Innhold. Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte... 3 Oppfølgingsprosess... 3 Oppfølging - innen 4 uker... 3 Oppfølging - innen 8 uker...

Transkript

1

2 Innhold Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte... 3 Oppfølgingsprosess... 3 Oppfølging - innen 4 uker... 3 Oppfølging - innen 7 uker... 4 Oppfølging - innen 8 uker... 4 Oppfølging - innen 9 uker... 5 Oppfølging - innen 26 uker... 5 Forklaring Web Modulen Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte... 6 Hjem... 6 Min Profil... 6 Personlig opplysninger... 6 Bytte passord... 6 Mine ansatte... 7 Oversikt \ Sykemeldinger... 7 Ansatte... 8 Fravær... 9 Oppfølging sykemelding... 9 Oppfølgingsprosess Lovpålagte oppgaver... 9 Oppfølgingsmøter / samtaler Dialogmøte Dialogmøte 2 og Oppfølgingsplan Registrer tiltak Send oppfølgingsplan Rapportering til NAV (9-ukers rapport) Notater Kontaktpersoner Fravær pr ansatt Forberedelser i Visma Lønn Du må gjøre følgende på ansatte som skal ha tilgang: Administrator Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte

3 Firmaopplysninger / Oppfølging sykemeldte Hendelsesstyrt varsling Altinn

4 Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte Denne versjon er tilrettelagt for Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte, som er et nytt nettbasert system for oppfølging av ansatte som er sykmeldt. Programmet guider deg på en enkel måte gjennom alle prosesser som må gjennomføres når en ansatt er sykmeldt. Hva bør en Oppfølgingsplan inneholde? Hvordan gjennomføre et Dialogmøte? Det er mye å huske på, og det er et vel av regelverk. Løsningen viser når hendelser er i ferd med å inntreffe, i tillegg til at Visma Lønn kan settes opp til å sende egne e-post varslinger. Du kan rapportere direkte til myndighetene via Altinn, for eksempel 9-ukersrapporten til NAV. Egne «bedriftshendelser» kan også registreres. For eksempel oppfølging på telefon etter 1 uke, sende blomster etter 10 dager osv. Brukere av modulen Oppfølging Sykmeldte er primært dem som er ansvarlig for oppfølgingen. Typisk avdelingsledere og/eller personal. Alt sykefravær som er registrert i Visma Lønn er automatisk tilgjengelig i Oppfølging Sykmeldte. Modulen bruker akkurat de samme data/database som Visma Lønn, så nye ledere, nye ansatte osv er automatisk tilgjengelig. Modulen Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte er veldig enkel å administrere. Dette skjer fra Visma Lønn. Se nedenfor for mer informasjon om dette. Oppfølgingsprosess For å sikre tidligere og tettere oppfølging av sykmeldte, fastsetter arbeidsmiljøloven og folketrygdloven noen møtearenaer og oppfølgingspunkter. God dialog mellom de aktørene som er involvert i forbindelse med sykefravær, er avgjørende for å komme fram til tiltak og løsninger. Med oppfølgingspunkter menes de fasene i sykefraværsforløpet hvor det er satt frister for arbeidsgiver, den sykmeldte, lege/sykmelder og NAV. De lovpålagte oppfølgingspunktene gjelder uavhengig av om arbeidstaker er helt eller delvis sykmeldt. Oppfølgingspunktene skal bidra til tidlig innsats for å få sykmeldte arbeidstakere tilbake i jobb, og reglene fastsetter ansvar og plikter for aktørene. For at arbeidstaker skal ha rett til sykepenger stilles det krav om aktivitet og medvirkning Fra arbeidsgiver forventes oppfølging gjennom tilrettelegging, planer og møter Sykmelder skal bidra med dokumentasjon og vurderinger av arbeidstakers mulighet for aktivitet Til NAV stilles det krav om dialogmøter og bistand, i tillegg til at etaten skal ha en rolle som kontrollør Oppfølging - innen 4 uker Arbeidsgiver skal ta initiativet til å lage en oppfølgingsplan sammen med arbeidstaker senest innen 4 ukers sykmelding Arbeidsgiver Innen en arbeidstaker har vært sykmeldt i 4 uker, skal arbeidsgiver ta initiativ til å lage en oppfølgingsplan for tilbakeføring til arbeid. Planen skal utarbeides i samarbeid med arbeidstaker, uavhengig av om det dreier seg om hel eller delvis sykmelding. Arbeidet med oppfølgingsplanen bør starte så tidlig som mulig. Oppfølgingsplanen skal sendes i kopi til sykmelder når den er utarbeidet Plikten til å utarbeide oppfølgingsplan gjelder ikke hvis det er åpenbart unødvendig å utarbeide en slik plan. Eksempler på unntak er tilfeller der det er klart at arbeidstaker kommer tilbake i jobb innen kort tid uten tilrettelegging, eller ved alvorlige sykdomstilstander der arbeidstaker ikke vil være i stand til å komme tilbake til arbeid. Sykmeldt arbeidstaker Sykmeldte skal delta i utarbeidelse av oppfølgingsplanen, med mindre det er grunnlag for unntak. 3

5 Oppfølging - innen 7 uker Hvis arbeidstakeren har vært sykmeldt helt eller delvis i 7 uker, skal arbeidsgiver innkalle til dialogmøte. Sykmelder skal delta, med mindre arbeidstaker ikke ønsker det, eller arbeidsgiver og arbeidstaker vurderer at det ikke er hensiktsmessig. Arbeidsgiver Innen en arbeidstaker har vært sykmeldt i 7 uker, skal arbeidsgiver avholde dialogmøte 1 med arbeidstaker. Målet er å finne løsninger i virksomheten som kan hjelpe den sykmeldte tilbake i arbeid, og oppfølgingsplanen oppdateres i møtet. Dialogmøtet skal holdes uavhengig av om det dreier seg om hel eller delvis sykmelding. Sykmelder skal innkalles med mindre arbeidstaker ikke ønsker det eller det ikke anses hensiktsmessig. Har virksomheten bedriftshelsetjeneste, skal denne innkalles. Unntak fra å avholde dialogmøte må avklares med arbeidstaker. Eksempler på unntak er tilfeller der det er klart at arbeidstaker kan komme tilbake i jobb innen kort tid uten tilrettelegging, eller ved alvorlige sykdomstilstander der arbeidstaker ikke vil være i stand til å komme tilbake til arbeid. Sykmeldt arbeidstaker Skal delta i dialogmøte 1 Lege/sykmelder Skal delta i dialogmøte 1 Bedriftshelsetjeneste Skal delta i dialogmøte 1 Oppfølging - innen 8 uker Ved 8 uker skal aktivitetskravet kontrolleres spesielt. Sykmeldte (både med og uten arbeidsforhold) Sykmeldte har en aktivitetsplikt, som innebærer at det skal pågå arbeidsrelatert aktivitet i sykmeldingsperioden med mindre det er medisinske forhold som hindrer dette. Ved 8 uker kontrolleres aktivitetskravet spesielt, og den sykmeldte kan få stanset sykepengene hvis plikten til arbeidsrettet aktivitet ikke er oppfylt og det ikke er unntaksgrunner. I så fall varsles den sykmeldte og eventuell arbeidsgiver. Lege/sykmelder Senest innen 8 uker skal det skrives en utvidet legeerklæring. Her må det gis en nærmere redegjørelse for medisinske grunner hvis den sykmeldte ikke kan delta i arbeidsrelatert aktivitet. NAV På dette tidspunktet skal NAV vurdere om aktivitetsplikten er oppfylt og avgjøre om det fortsatt er grunnlag for rett til sykepenger. Samtidig blir det vurdert om det er behov for arbeidsrettet oppfølging fra NAV. Unntaksvis kan NAV godkjenne unntak fra aktivitetsplikten hvis det er dokumentert at arbeidsrettet aktivitet ikke kan gjennomføres på den sykmeldtes arbeidsplass. 4

6 Oppfølging - innen 9 uker Innen 9 uker skal arbeidsgiver sende oppfølgingsplanen til NAV, sammen med rapporteringsskjema med informasjon om oppfølgingsarbeidet. Arbeidsgiver Innen 9 ukers sykefravær skal arbeidsgiver rapportere til NAV om oppfølgingen av den sykmeldte, knyttet til oppfølgingsplan og dialogmøte 1. Både NAV-skjema «Rapport om oppfølging av sykmeldt arbeidstaker» og «Oppfølgingsplan» skal sendes inn. Hvis det er forhold som gjør at oppfølgingsplan ikke er utarbeidet eller dialogmøte 1 ikke er avholdt, skal dette framgå av rapporteringsskjemaet. Rapporteringen kan gjøres elektronisk eller pr post. Les mer om rapportering til NAV. NAV Rapporteringsskjema og oppfølgingsplan skal mottas og registreres av NAV. Innsendingen er grunnlag for NAVs kontroll av om pliktene i oppfølgingsarbeidet er oppfylt. Samtidig er det grunnlag for at NAV kan vurdere behov for tiltak og bistand. Hvis ikke pliktene i oppfølgingsarbeidet er oppfylt, sender NAV ut varsel om sanksjon, med tre ukers frist for å rette opp forholdet. Manglende rapportering til NAV innen 9-ukersfristen er grunnlag for sanksjonsvarsel. Oppfølging - innen 26 uker Hvis sykmeldingen forlenges ved 9 uker, skal NAV-kontoret innkalle til et dialogmøte 2 senest innen 26 uker. Både arbeidstaker og arbeidsgiver er pliktig til å delta, sykmelder og annet helsepersonell skal delta hvis det er hensiktsmessig. NAV Senest innen sykefraværet har vart i 26 uker skal NAV avholde dialogmøte 2 med arbeidstaker og arbeidsgiver. Sykmeldende lege skal innkalles hvis det anses hensiktsmessig. Tema for dialogmøtet er oppfølgingsplanen og muligheter for løsninger på arbeidsplassen, samt behov for arbeidsrettede tiltak i regi av NAV. NAV kan gjøre unntak fra dialogmøte 2 hvis det anses å være unødvendig med et slikt møte. I så fall skal NAV sende brev til aktørene om unntaket, slik at det er mulig å gi tilbakemelding hvis det likevel er behov for møtet. Arbeidsgiver Arbeidsgivere har plikt til å delta i dialogmøte 2, og må melde tilbake hvis tidspunktet ikke passer. Oppdatert oppfølgingsplan skal sendes til NAV innen møtet. Sykmeldt arbeidstaker Sykmeldte har plikt til å delta i dialogmøte 2, og må melde tilbake hvis tidspunktet ikke passer. Sykmeldende lege Den sykmeldtes lege har plikt til å delta i dialogmøtet hvis NAV innkaller, og må ta kontakt hvis det er spesielle behov knyttet til møteform, tidspunkt eller sted. Etter behov kan aktørene be NAV om å avholde et dialogmøte 3 før sykepengeperioden utløper ved 52 uker. 5

7 Forklaring Web Modulen Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte Hjem Visma-applikasjonene leveres med en egen nettbasert informasjonstjeneste, Visma Community. Denne gratistjenesten er full av praktisk brukernytte. Samtlige brukere vil finne Visma Community svært nyttig. Her finner du blant annet en mengde verdifulle brukertips og svar på ofte stilte spørsmål om applikasjonene. Min Profil Personlig opplysninger Her finner du dine personlige opplysninger som er hentet i fra ansatt registeret i Visma Lønn. De fleste feltene kan du endre. De endringene som gjøres her blir oppdatert på ansatt i Visma Lønn. Forklaring til feltene i Personlige opplysninger: Fornavn Etternavn Adresse 1 Adresse 2 Postnr Poststed Telefon privat Mobil Epost Fornavn, kan endres. Etternavn, kan endres. Adresse 1, kan endres. Adresse 2, kan endres. Postnr., kan endres. Poststed, kan endres. Telefon privat, kan endres. Mobil, kan endres. Epost adresse, kan ikke endres. Bytte passord Første gang du logger deg på Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte er passordet ditt fødselsnummer 11 siffer. Vi anbefaler at du endrer passordet første gang du logger deg på. Forklaring til feltene i Bytt passord: Nåværende passord Nytt passord Gjenta nytt passord Passordet du må angi når du logger deg på Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte. Her angir du nytt passord. Her gjentar du nytt passord. 6

8 Mine ansatte Oversikt \ Sykemeldinger Her har du to utvalg. Sykemeldinger aktive pr. dags dato og alle sykemeldinger siste 12 mnd. Forklaring til feltene i Sykemeldinger aktive pr dags dato: Ansatt nr Navn Fra dato Til dato Neste oppfølgingspunkt Oppfølgingsprosess Ansatt nr Ansatt navn Sykemelding fra dato Sykemelding til dato Melding om neste frist for oppfølging / møte i forhold til sykemeldingens lengde. Her kan du starte, vise og avslutte oppfølgingsprosessen. Utløpte sykemeldinger siste 14 dager. Her vises sykemelding som er utløpt siste 14 dager og hvor oppfølging er startet og ikke avsluttet. Forklaring til feltene i Utløpte sykemeldinger siste 14 dager: Ansatt nr Navn Fra dato Til dato Ansatt nr Ansatt navn Sykemelding fra dato Sykemelding til dato 7

9 Ansatte Viser oversikt over dine ansatte pr avdeling, hvilken avdeling du ønsker å se må du velge i headingen. Du kan søke i alle feltene i bildet. Forklaring til feltene i Ansatt: Ansatt nr Fornavn Etternavn Epost Mobil Ansatt nr Ansatt fornavn Ansatt etternavn Ansattes Epost adresse Ansattes Mobil nr Her kan du endre opplysninger på de ansatte. Endringene vil bli oppdatert på de ansatte i Visma Lønn. 8

10 Fravær Oppfølging sykemelding Forklaring til feltene Heading Oppfølging av sykemelding : Ansatt Avdeling Yrke Første fraværsdag Sykemeldt dato Sykemelding gyldig til Status oppfølging Oppfølging startet Nærmeste leder Ansatt nr og navn Avdeling nr og navn Viser Yrkeskode som ligger på den ansatte i Visma Lønn. Viser første fraværsdag som er registrert på de ansatte i Visma Lønn. Viser første dag det er registrert sykmelding på den ansatte i Visma Lønn. Viser siste dag det er registrert sykmelding på den ansatte i Visma Lønn. Viser status på oppfølgingen av sykemeldingen. Dato for når oppfølgingen startet. Ansattes nærmeste leder som er registrert på de ansatte i Visma Lønn. Oppfølgingsprosess Lovpålagte oppgaver I tabellen finner du alle de lovpålagte oppfølgingspunktene i fra NAV. Forklaring til feltene i Oppfølgingsprosessen \ Lovpålagte oppgaver: Oppfølgingspunkt For å sikre tidligere og tettere oppfølging av sykmeldte, fastsetter arbeidsmiljøloven og folketrygdloven noen møtearenaer og oppfølgingspunkter. Oppfølgingspunktene under er satt opp i Visma Lønn i bilde Oppsett oppfølging sykemeldte (Grunndata\firmaopplysninger\oppsett\oppfølgings sykemeldte). Gjennomføre møte for å utarbeide oppfølgingsplan Sende oppfølgingsplan til sykmeldt/sykmelder Gjennomføre dialogmøte 1 i regi av arbeidsgiver Sende oppfølgingsrapport til NAV (9-ukers rapport) Sende revidert oppfølgingsplan til NAV (ifm 9-ukers rapport) Sende revidert oppfølgingsplan til NAV i forkant av dialogmøte 2 Gjennomføre dialogmøte 2 i regi av NAV Sende revidert oppfølgingsplan til NAV i etterkant av dialogmøte 2 Sende revidert oppfølgingsplan til NAV i forkant av dialogmøte 3 Gjennomføre dialogmøte 3 i regi av NAV Sende revidert oppfølgingsplan til NAV i etterkant av dialogmøte 3 Klikker du på oppfølgingspunktet kobler linken deg videre til riktig fane for oppfølgingsprosessen. 9

11 Frist Ansvarlig Status Utført dato Endre oppfølgingspunkt Viser fristen for oppfølging av oppfølgingspunktet. Viser hvem som er ansvarlig for oppfølgingen. Viser status på oppfølgingen. Utført Ikke utført Utføres ikke Viser utført dato. Her kan du endre Frist Ansvarlig Status Du kan legge inn et Notat Du kan legge inn en påminnelse som sendes automatisk på e-post, du kan legge inn flere mottakere. Aktiver automatisk påminnelse. Krysser du i feltet har du tilgang til feltene under for å sende automatisk e-post. Påminnelse dato Her legger du inn dato for når påminnelsen skal sendes. Mottaker Her legger du inn mottakers e-post adresse. Emne Fri tekst felt. Beskjed Fri tekst felt. Merk! Du må sette opp Abonnement e-postvarsel i Visma Lønn for at automatisk påminnelse skal bli sendt. Du får opp et av følgende varsler for hvert av Oppfølgingspunktene når fristen for oppfølging er utløpt eller når oppfølging er utført. Forklaring til varslene: Advarsel, Frist for oppfølging er utløpt. Utført, Oppfølging er utført. Stop, Status er endret til Utføres ikke. Tilbake til oversikt sykemeldinger: Velger du knappen Tilbake til oversikt sykemeldinger kommer du tilbake til skjermbilde Fravær\ sykemeldinger. Avslutt oppfølging: Gjenoppta oppfølging: Velger du gjenoppta oppfølging, blir oppfølging av tidligere avsluttet sykemeldinger satt tilbake i oppfølgingsprosessen. 10

12 Oppfølgingsmøter / samtaler Dialogmøte 1 Dialogmøte skal avholdes på arbeidsplassen senest innen 7 uker, med mindre det er åpenbart unødvendig gjelder både vel hel og gradert sykmelding. Arbeidsgiver har ansvar for å arrangere møtet. Sykmelder skal delta i møtet med mindre arbeidstaker ikke ønsker det eller det ikke anses hensiktsmessig. Rapportering til NAV innen 9 uker som viser at dialogmøte ble avholdt innen fristen. Også delvis sykmeldte arbeidstakere skal innkalles til dialogmøte. Plikten til å avholde dialogmøte skal overholdes uavhengig av om det foregår annen oppfølging og dialog på arbeidsplassen. Unntak - eksempler på tilfeller hvor dialogmøtet kan være åpenbart unødvendig: Tilfeller med alvorlige sykdomstilstander hvor det kan fastslås at vedkommende arbeidstaker ikke vil være i stand til å vende tilbake til arbeid. Tilfeller der det er åpenbart at arbeidstaker innen kort tid uansett vil vende tilbake til full jobb uten tilretteleggingstiltak. Tilfeller der det allerede er iverksatt tilretteleggingstiltak på arbeidsplassen som fungerer, og det er åpenbart at arbeidstaker uansett innen kort tid vil komme tilbake til full jobb. Alvorlige sykdomstilstander hvor årsaken til sykmeldingen er av en slik art at møtet ikke kan gjennomføres på en hensiktsmessig måte (det forutsettes i slike tilfeller at møtet hvis mulig avholdes på et senere tidspunkt). Arbeidsgiver må ha kontakt med den sykmeldte for å bringe på det rene om tilfellet kan falle inn under unntaket. Sykmelder skal som hovedregel delta i dialogmøtet, med dette er ikke et absolutt krav Om det er hensiktsmessig å innkalle sykmelder, må avgjøres av arbeidsgiver og arbeidstaker i fellesskap Arbeidstaker har anledning til å motsette seg sykemelders deltakelse. Sykmelder skal delta i dialogmøtene dersom vedkommende blir invitert. Når det skal avholdes dialogmøte, kontakt lege/sykmelder så snart det er mulig for å avtale møtetidspunkt, møtested og møteform. Fleksibilitet øker sykemelders mulighet til å delta! Har virksomheten bedriftshelsetjeneste, skal denne innkalles. Unntak fra å avholde dialogmøte må avklares med arbeidstaker. Eksempler på unntak er tilfeller der det er klart at arbeidstaker kan komme tilbake i jobb innen kort tid uten tilrettelegging, eller ved alvorlige sykdomstilstander der arbeidstaker ikke vil være i stand til å komme tilbake til arbeid. 11

13 Dialogmøte 2 og 3 NAV skal innkalle til nytt dialogmøte etter senest 26 uker. Formål med NAVs dialogmøter Formålet med dialogmøte 2 i regi av NAV er at partene og NAV skal møtes til en felles gjennomgang av situasjonen. Møtet skal gi grunnlag for å kvalitetssikre arbeidet med oppfølgingsplanen. En grundig vurdering og oppfølging på 26 ukers tidspunktet kan ha avgjørende betydning for å hindre varig utstøting fra arbeidslivet. Partene kan i tillegg be NAV om å innkalle til dialogmøte 3 hvis det er behov for et ytterligere stoppunkt og forum for dialog i slutten av sykepengeperioden. Både arbeidstaker, arbeidsgiver og sykmelder har plikt til å delta når NAV innkaller til dialogmøte. Hvor skal møtet avholdes? NAV skal så langt det er mulig legge til rette for at dialogmøtet gjennomføres på en måte som er praktisk for alle parter. Hvis det er vanskelig for sykmelder å være til stede i møtet, er det mulig å delta på telefon, eventuelt video m.v. Innkalling NAV skal sende innkalling tre uker før dialogmøtet avholdes. Dette for at arbeidsgiver, arbeidstaker og sykmelder skal kunne forberede seg best mulig til møtet. Sykemelders deltakelse Sykmelder skal delta dersom NAV vurderer at det er hensiktsmessig, og det er viktig at NAV tar kontakt med sykmelder i forkant for å finne egnet møtetidspunkt, -sted og -form. Unntak I noen situasjoner er det grunnlag for å gjøre unntak fra dialogmøte 2: Medisinske grunner Innleggelse i helseinstitusjon Forventet friskmelding innen 28 ukers sykmelding Pågående tiltak som sannsynligvis vil føre til friskmelding Etter møtet Hvis ikke annet er avtalt, skal NAV oppsummere møtet i et referat. Det er et mål at deltakerne i møtet er enige om veien videre, hvem skal gjøre hva i etterkant og videre tidsplan. Forklaring til feltene i Oppfølgingsmøter /samtaler: Dato Fra kl Her ligger det fire faste oppfølgingspunkter. Du kan også opprette nye ved å trykke på knappen Registrer oppfølgingsmøte/samtale nederst i skjermbilde. Møte for å utarbeide oppfølgingsplan Dialogmøte 1 i regi av arbeidsgiver Dialogmøte 2 i regi av NAV Dialogmøte 3 i regi av NAV Her blir dato kopiert fra dialogen Registrer oppfølgingsmøte/samtale / Møteinnkalling. Her blir tid kopiert fra dialogen Registrer oppfølgingsmøte/samtale / Møteinnkalling. 12

14 Til kl Møtested Innkalling sendt Her blir tid kopiert ra dialogen Registrer oppfølgingsmøte/samtale / Møteinnkalling. Her blir møtested kopiert fra dialogen Registrer oppfølgingsmøte/samtale / Møteinnkalling. Når du sender møteinnkalling blir dagens dato lagt inn i feltet. Status Endre oppfølgingsmøte / Samtaler Her blir Status kopiert fra dialogen Registrer oppfølgingsmøte/samtale. Med en av følgende statuser: Ikke gjennomført Gjennomført Gjennomføres ikke Velg når du skal du endre på registrerte oppfølgingsmøter /samtaler. Møteinnkalling Velg når du skal sende møteinnkalling. Slett Velg når du skal slette en linje. 13

15 Oppfølgingsplan Oppfølgingsplan er et verktøy i oppfølgingsarbeidet på arbeidsplassen. Planen skal sikre at dialog mellom arbeidsgiver og arbeidstaker kommer raskt i gang, og at tiltak og muligheter for å komme tilbake i arbeid vurderes grundig. Formålet er å bli enige om tiltak for tilbakeføring til arbeid i forbindelse med sykdom, ulykke, slitasje eller lignende. Skal være ferdig utarbeidet senest når arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet i 4 uker Planen må inneholde både mål, aktiviteter og ansvar. Innhold i oppfølgingsplanen Etter arbeidsmiljøloven skal oppfølgingsplanen inneholde en vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne. Planen skal også inneholde aktuell tilrettelegging og tiltak i arbeidsgivers regi, eventuelt behov for ekstern bistand fra myndighetene, samt plan for videre oppfølging. Oppfølgingsplanen skal være et levende verktøy Oppfølgingsplanen skal være et dynamisk verktøy i oppfølgingsarbeidet på arbeidsplassen. Den skal være utarbeidet senest innen 4 ukers sykefravær og revideres etter behov underveis i sykefraværsløpet, blant annet i forbindelse med dialogmøter. En skriftlig plan er viktig for å dokumentere oppfølgingsinnsatsen. Unntak fra oppfølgingsplan Det kan gjøres unntak fra å utarbeide oppfølgingsplan hvis det er åpenbart unødvendig med en slik plan. Med åpenbart unødvendig menes sykdomstilfeller der arbeidstaker vil vende tilbake til jobb uten tilrettelegging, eller ved alvorlige sykdomstilstander hvor arbeidstaker ikke kan vende tilbake til arbeid. Arbeidsgiver må ta kontakt med den sykmeldte for å avklare om det er grunnlag for unntak. Utlevering av oppfølgingsplan Oppfølgingsplan skal sendes uoppfordret til sykmelder når den er utarbeidet første gang, dvs ved 4 uker. NAV senest innen 9 uker. I tillegg skal den sendes til NAV ved forespørsel. Forklaring til feltene i Oppfølgingsplan: Kontaktperson Leder Annen kontaktperson Her blir Leder som er satt opp på den ansatte i Visma Lønn lagt inn. Du kan overstyre feltene. Her kan du legge en annen kontaktperson enn leder. Sykemelding Første sykefraværsdag Sykemeldt dato Sykemeldingsgrad Ordinære arbeidsoppgaver Tiltak Dato for første dag borte i fra jobb med egenmelding eller sykemelding. Du kan overstyre i feltet. et må være utfylt. Dato for første dag oppgitt på sykemelding. Du kan overstyre i feltet. et må være utfylt. Sykemeldingsprosent på den første sykemeldingsblanketten. Du kan overstyre i feltet. et må være utfylt. Beskriv kort og konkret hvilke oppgaver arbeidstakeren vanligvis har. et må være utfylt. Gi en statusbeskrivelse som viser hvilke ordinære arbeidsoppgaver som fortsatt kan utføres til tross for sykdommen, og om det er oppgaver som ikke kan utføres. 14

16 Mål med tiltak Gyldig fra dato Gyldig til dato Tekst blir kopiert fra feltet Mål med tiltak som du har registrert i dialogen registrer tiltak ifm oppfølgingsplan. Dato blir kopiert fra feltet gyldig fra dato som du har registrert i dialogen registrer tiltak ifm oppfølgingsplan. Dato blir kopiert fra feltet gyldig til dato som du har registrert i dialogen registrer tiltak ifm oppfølgingsplan. Registrer tiltak Under Tiltak beskrives hvilke oppgaver som kan utføres/ikke utføres, og hvilke konkrete tiltak som avtales for at arbeidstaker skal være i eller komme tilbake i arbeid. Informasjon på sykmeldingsblanketten kan gi viktige opplysninger til vurderingen av tilrettelegging eller andre tiltak. Tiltak skal avtales for en angitt periode, og vurderes ved slutten av eller underveis i perioden. Hvis vurderingen viser at det er behov for nye tiltak, oppdateres oppfølgingsplanen ved å fylle ut tiltak for en ny tiltaksperiode. Tidligere tiltak vil være synlige i oppfølgingsplanen. Forklaring til feltene i dialogen Registrer tiltak ifm oppfølgingsplan: Ordinære arbeidsoppgaver som kan /ikke kan utføres Mål med tiltak Gi en statusbeskrivelse som viser hvilke ordinære arbeidsoppgaver som fortsatt kan utføres til tross for sykdommen, og om det er oppgaver som ikke kan utføres. Det kan være ulike mål med et tiltak. I den enkelte situasjon er det viktig å tenke gjennom hva som kan være realistiske mål, for eksempel: - Tilbakeføring til ordinært arbeid - Gradvis tilbakeføring til ordinært arbeid - Gradvis innføring i nye arbeidsoppgaver (midlertidige eller faste) - Tilrettelegging for å forebygge fravær - Arbeid/aktivitet i påvente av utredning eller behandling - Opprettholde kontakt med arbeidsplassen Gyldig fra / til dato Sykemeldingsgrad i perioden % Avtalt startdato og sluttdato for tiltaket. Sykmeldingsprosent endring av sykmeldingsprosent i den aktuelle tiltaksperioden Behov for bistand fra NAV Her kan det krysses av for ett eller flere punkter for å signalisere behov for bistand fra NAV: Råd og veiledning Dialogmøte i regi av NAV Arbeidsrettede tiltak og virkemidler Hjelpemidler Behov for bistand fra andre Bedriftshelsetjenesten Andre Hvis behov for bistand fra Andre skal dette spesifiseres i feltet Andre opplysninger. Andre opplysninger Fritekstfelt fylles ut dersom Andre er krysset av i feltet over Behov for bistand fra andre. Behov for avklaring med lege /sykemelder 15 Fylles ut der det kan være ulike spørsmål om oppfølgingen der en ønsker råd fra

17 lege/sykmelder. Forslag til situasjoner der det kan være viktig å be om avklaring: Er det tvil om aktiviteter eller tiltak er medisinsk forsvarlig? Ved 100 % sykmelding, er det riktig at tilrettelagt arbeid ikke er mulig? Hvor lenge er det ut fra en medisinsk vurdering behov for tilrettelegging? Behov for å skifte arbeid, ut fra en medisinsk vurdering? Varighet/prognose? Eventuelle synspunkter fra arbeidstaker ang friskmeldingsdato? Tilrettelagt arbeid ikke mulig Framdrift Utfyllende opplysninger Arbeidstaker kan også ta disse spørsmålene direkte opp med behandler, eller de kan drøftes i dialogmøte. Når det skal avholdes dialogmøte, kontakt lege/sykmelder så snart det er mulig for å avtale møtetidspunkt, møtested og møteform. Fleksibilitet øker sykemelders mulighet til å delta! Her gis begrunnelse på hvorfor det ikke er mulig å tilrettelegge for aktivitet. Beskriv eventuelt hvilke tiltak som er vurdert og hvorfor det ikke lar seg gjøre å finne noen løsning. Om det er uavklarte medisinske spørsmål som hindrer tilrettelegging, bruk også feltet behov for avklaring med lege/sykmelder. I dette fritekstfeltet legges det inn opplysninger som sikrer oppfølging og framdriften i perioden, f.eks tidspunkt for når oppfølgingssamtaler og dialogmøter er planlagt og avholdt. Utfyllende opplysninger om Dialogmøte 1: Dialogmøte skal avholdes på arbeidsplassen senest innen 7 uker, med mindre det er åpenbart unødvendig. Også delvis sykmeldte arbeidstakere skal innkalles til dialogmøte 1. Plikten til å avholde dialogmøtet skal overholdes uavhengig av om det foregår annen oppfølging og dialog på arbeidsplassen. Arbeidsgiver må tidligst mulig og senest i forbindelse med utarbeidelsen av oppfølgingsplanen innen fire uker etablere en kontakt med den sykmeldte for å bringe på det rene om det dreier seg om et tilfelle som kan falle inn under unntaket. Dersom arbeidsgiver, arbeidstaker eller ev. sykmelder mener det er behov for dialogmøte, vil det neppe kunne anses som åpenbart unødvendig å avholde dette. Eksempler på tilfeller hvor dialogmøtet kan være åpenbart unødvendig er: Tilfeller med alvorlige sykdomstilstander hvor det kan fastslås at vedkommende arbeidstaker ikke vil være i stand til å vende tilbake til arbeid Tilfeller der det er åpenbart at arbeidstaker innen kort tid uansett vil vende tilbake til full jobb uten tilretteleggingstiltak. Tilfeller der det allerede er iverksatt tilretteleggingstiltak på arbeidsplassen som fungerer, og det er åpenbart at arbeidstaker uansett innen kort tid vil 16

18 komme tilbake til full jobb. Alvorlige sykdomstilstander hvor årsaken til sykmeldingen er av en slik art at møtet ikke kan gjennomføres på en hensiktsmessig måte. (Det forutsettes i slike tilfeller at møtet hvis mulig avholdes på et senere tidspunkt.). Vurdering effekt av tiltak Behov for nye tiltak Når det skal avholdes dialogmøte, kontakt lege/sykmelder så snart det er mulig for å avtale møtetidspunkt, møtested og møteform. Fleksibilitet øker sykemelders mulighet til å delta! Fritekstfelt. Ved slutten av hver tiltaksperiode vurderes effekten av tiltaket/aktivitetene: Hva fungerte og hva fungerte ikke? Hvordan ser mulighetene ut framover? Er det behov for annen tilrettelegging eller tiltak? Fritekstfelt. Opprett ny versjon av planen når vurderingen viser at det er behov for nye tiltak. Papirkopi Signert papirkopi foreligger på arbeidsplassen Underskrevet papirkopi skal oppbevares i personalmappen som dokumentasjon på oppfølgingsarbeidet. Kryss av i feltet for at dette foreligger. Skjema for oppfølgingsplan Trykker du på ikonet kommer du til Send oppfølgingsplan Forklaring til feltene i utskriftsdialogen Send oppfølgingsplan: Formål med utsendelse av Sende oppfølgingsplan til sykemeldt / sykemelder oppfølgingsplan Sende revidert oppfølgingsplan til NAV (ifm 9-ukers rapport) Sende revidert oppfølgingsplan til NAV i forkant av dialogmøte 2 Sende revidert oppfølgingsplan til NAV i etterkant av dialogmøte 2 Sende revidert oppfølgingsplan til NAV i forkant av dialogmøte 3 Sende revidert oppfølgingsplan til NAV i etterkant av dialogmøte 3 Annet formål Mottakere Arbeidstaker / sykemeldt Nærmeste leder Lege / sykemelder Tillitsvalgt Verneombud Bedriftshelsetjenesten NAV Annen kontaktperson Melding e-post Dersom du har valgt Annet formål under Formål med utsendelse av oppfølgingsplan 17

19 AltInn Send skjema uten feilkontroll Krysser du av for NAV i feltet mottakere, får du frem feltet. Sender skjema uten feilkontroll må du ferdigstille skjema i Altinn. Vis Arkiv / Oppfølgingsplan arkiv Dette er et arkiv som viser hvilke skjemaer som er sendt på de ansatte som du jobber med. Sendt Avsender Mottaker(e) Utsendelsesmetode Dato og klokkeslett for når rapporten er skrevet ut / sendt til altinn. Hvem som har skrevet ut / sendt rapporten til Altinn. Hvem som er mottaker av skjema. Om rapporten er skrevet ut eller sendt til AltInn. Kopi av vedlegg som er sendt. 18

20 Rapportering til NAV (9-ukers rapport) Arbeidsgiver skal sende NAV rapporteringsskjema med melding om oppfølgingsarbeidet som er gjort (oppfølgingsplan og dialogmøte), og oppfølgingsplanen innen sykefraværet har vart i 9 uker. NAV kan sanksjonere ved manglende rapportering. Rapporteringsplikten gjelder alle sykmeldte, uavhengig av sykmeldingsgrad og diagnose. Rapport om oppfølging av sykmeldt arbeidstaker skal alltid sendes inn. Oppfølgingsplan skal sendes inn hvis den er utarbeidet. NAV kan sanksjonere ved manglende rapportering. Forklaring til feltene: 9-ukers rapport (NAV) Kontaktperson Dialogmøte avholdt Dato for møte Utfyllende opplysninger Her blir Leder som er satt opp på den ansatte i Visma Lønn lagt inn. Du kan overstyre feltene. Når du har avholdt dialogmøte krysser du av i feltet. Når feltet krysset får du frem feltet Dato for møte og utfyllende opplysninger som du må fylle ut. Legg inn Dato for møte. Du får frem feltet når du har krysset av for dialogmøte avholdt. Kryss av for hvor møte ble avholdt. Du får frem feltene når du har krysset av for Dialogmøte avholdt. Møte ble avholdt på arbeidsplassen Møte ble avholdt på legekontoret Møte ble avholdt på NAV-kontoret Møte ble avholdt på telefon/video Lege /sykemelder deltatt på telefon/video Bedriftshelsetjenesten deltatt Annet Årsaken til at møtet ikke er avholdt Lege /sykemelder innkalt til møte Kryss av i et av feltene for hvorfor ikke dialogmøte er avholdt. Oppfølgingsplan Unødvendig grunnet arbeidstakers situasjon : Arbeidstaker ikke møtt Andre forhold enn arbeidstakers situasjon : Oppfølgingsplan utarbeidet Utfyllende opplysninger Når oppfølgingsplan er utarbeidet krysser du av i feltet. Er feltet krysset får du frem utfyllende opplysninger. Når oppfølgingsplan er utarbeidet krysser du av i et av feltene under: Oppfølgingsplan sendt til lege/sykemelder. Arbeidstaker har ikke medvirket til gjennomgang av oppfølgingsplan og evnt tiltak Årsaken til at oppfølgingsplan ikke er utarbeidet Er ikke oppfølgingsplan utarbeidet krysser du av i et av feltene under. Unødvendig grunnet arbeidstakers situasjon Arbeidstaker ikke medvirket til utarbeiding av oppfølgingsplan Andre forhold enn arbeidstakers situasjon : 19

21 Forklaring til feltene i Utskriftsdialogen Send 9-ukersrapport (NAV): Mottaker(e) Oppfølgingsplan Altinn Du kan sende rapporten til NAV via Altinn eller skrive ut rapporten. Velger du Altinn får du frem oppfølgingsplan. Skal oppfølgingsplan inkludere når du sender rapporten til Altinn krysser du av i feltene. Send skjema uten feilkontroll. Velger du å sende skjema uten feilkontroll må du ferdigstille skjema i Altinn, da må du krysse av i feltet. Trykker du på ikonet kommer du til Forklaring til feltene i Vis Arkiv / 9-ukers rapport (NAV) arkiv: Sendt Avsender Mottaker(e) Utsendelsesmetode Dato for når rapporten er skrevet ut / sendt til Altinn. Hvem som har skrevet ut / sendt rapporten til Altinn. Hvem som har mottatt rapporten dersom den sendes til NAV. Om rapporten er skrevet ut eller sendt til Altinn Kopi av vedlegg som er sendt. 20

22 Notater Her blir alle endringer på en ansatt logget. Fra du starter oppfølgingsprosessen til den avsluttes. Du kan også legge inn egne notater ved å trykke på knappen nederst i skjermbilde Registrer notat. Kontaktpersoner Forklaring til feltene i Kontaktpersoner: Kontaktperson type Kontaktpersoner blir hentet i fra firmakontakter i Visma Lønn. Du kan endre på de ansatte. Endringen blir da gjort på det oppfølgingsløpet som du endrer på. Standard kontaktpersoner er følgende: Tillitsvalgt Verneombud Bedriftshelsetjenesten NAV Anne kontaktperson Lege /sykmelder Kontaktperson navn Telefon Epost Endre kontaktperson opplysninger Kontaktpersonens navn Kontaktpersonens telefonnummer Kontaktpersonens Epost adresse Du klikker på om du vil endre på opplysninger om kontaktperson som gjelder oppfølgingsløpet. 21

23 Fravær pr ansatt Her velger du ansatt du vil se fravær for. Under utvalg kan du se fravær for Siste år, siste 2 år, Siste 3 år og alt fravær for den ansatte du har valgt. Markerer du type fravær vil du se i kolonnen under Fraværstilfeller knyttet til fraværet hvilke fraværskoder og eventuelle kommentarer som ligger på fraværet til den ansatte. I kolonnene dokumentasjon har du en, velger du denne får du opp dialogen for Last opp dokumentasjon for fraværet. Her kan du legge inn dokumentasjon vedr fraværet. Gyldig formater er pdf, png og jpg. Denne vil da følge det fraværet som du har valgt. 22

24 Forberedelser i Visma Lønn For at Ledere skal få tilgang til å ta i bruk Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte må du gi ansatte tilgang i fra Visma Lønn. Du må gjøre følgende på ansatte som skal ha tilgang: Ansatt (avdelingsleder) som skal ha tilgang til Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte må ha kryss i feltet Visma Oppfølging sykemeldte. Brukernavn på de ansatte må være utfylt. E-postadressen blir foreslått, denne kan overstyres. Du må legge inn Leder på alle ansatte som skal følges opp, kan endres via masseendring på ansattlister. Ved først gangs pålogging i Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte er passordet = fødselsnummer 11 siffer. Vi anbefaler at dette endres ved første gangs pålogging i Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte. Administrator Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte Du burde ha en ansatt som er Administrator og har da tilgang til å se alle ansatte. Kryss av i feltet Administrator Visma oppfølging sykemeldte feltet ligger på Ansatt \ Personalopplysninger. Firmaopplysninger / Oppfølging sykemeldte Forklaring til feltene i Oppsett oppfølging sykemeldte: Oppgaver Vise utløpt fravær for siste (dager) Vise fravær for siste (måneder) Er IA-bedrift Her ligger de lovpålagte oppfølgingspunktene i fra NAV. 1. Gjennomføre møte for å utarbeide oppfølgingsplan 2. Sende oppfølgingsplan til sykmeldt/sykmelder 3. Gjennomføre dialogmøte 1 i regi av arbeidsgiver 4. Sende oppfølgingsrapport til NAV (9-ukers rapport) 5. Sende revidert oppfølgingsplan til NAV (ifm 9-ukers rapport) 6. Sende revidert oppfølgingsplan til NAV i forkant av dialogmøte 2 7. Gjennomføre dialogmøte 2 i regi av NAV 8. Sende revidert oppfølgingsplan til NAV i etterkant av dialogmøte 2 9. Sende revidert oppfølgingsplan til NAV i forkant av dialogmøte Gjennomføre dialogmøte 3 i regi av NAV 11. Sende revidert oppfølgingsplan til NAV i etterkant av dialogmøte 3 Her legger du inn antall dager som du vil se utløpte sykemeldinger for i Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte. Legger du for eksempel inn 20 dager her, vises sykemeldinger for de siste 20 dagene i Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte i bilde Fravær \ oversikt\ kolonnen Utløpte sykmeldinger siste 20 dager. Her legger du inn antall måneder som du vil se sykemeldinger for i Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte. Legger du for eksempel inn 18 måneder her, vises sykemeldinger for de siste 18 månedene i Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte i bilde Fravær \ oversikt\ kolonnen Alle sykemeldinger siste 18 mnd. Er bedriften din IA-bedrift krysser du i feltet. Når du skriver ut Oppfølgingsplan ved sykemelding fra Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte blir feltet Virksomheten er IA-virksomhet krysset på utskriften. 23

25 Har bedriftshelsetjeneste URL Visma Oppfølging sykemeldte Oppstartside Visma oppfølging sykemeldte Oppsett av Visma Lønn service Har bedriften din bedriftshelsetjeneste krysser du i feltet. Når du skriver ut Oppfølgingsplan ved sykemelding fra Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte blir feltet felte Virksomheten har bedriftshelsetjeneste krysset på utskriften. et er ikke i bruk. Her legger du inn URL for oppstart siden i Visma Lønn Oppfølging Sykmeldte. Standard er: Se beskrivelse i installasjonsveiledningen. Hendelsesstyrt varsling Du oppretter E-postvarsel for oppfølging av sykefraværet i Visma Lønn. Du setter opp E-postvarsel under Verktøy\ Administrasjonsfunksjoner\ System \ Abonnement e-postvarsel. Eksempel: Altinn Når du skal sende inn oppfølgingsplan / rapporter til Altinn må du ha virksomhetssertifikat. Du setter opp integrasjon mot Alt inn under Grunndata \Firmaopplysninger \ Oppsett \ Altinn under Altinn virksomhetssertifikat. 24