Gro Kjellnes Løvik (AL) Knut Inge Bakkemyr (H) Arne Hjelmås (Krf) (under sak 28/15 36/15) Ingen

Transkript

1 KONTROLLUTVALET I AUKRA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 4/15 Møtedato: Tid: kl kl Møtestad: Kommunestyresalen, Aukra kommunehus Sak nr: 26/15 36/15 Møteleiar: Rita Rognskog, leiar (V) Møtande medlemmer: Katrine Rindarøy, nestleiar (Ap) Forfall: Ikkje møtt: Møtande vara: Frå sekretariatet: Frå revisjonen: Gro Kjellnes Løvik (AL) Knut Inge Bakkemyr (H) Arne Hjelmås (Krf) (under sak 28/15 36/15) Ingen Ingen Ingen Åse Solveig Eriksen, rådgiver Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor June B. Fostervold, rekneskapsrevisor Av øvrige møtte: Ingrid H. Rimstad, rådmann (under sak 28/15 30/15 og sal 35/15) Terje Urdshals, utbyggingssjef (under sak 28/15 og 29/15) Jon-Gunnar Gjelberg, prosjektleiar (under sak 28/15 og 29/15) Anita R. Otterlei, 1.konsulent serviceavd. (under sak 30/15) Geir J. Göncz, kommunalsjef plan og utv.(under sak 35/15) Jan Erik Hovdenak, kommunalsjef drift og forvaltn. (under sak 35/15) Leiaren ønskte velkommen og leia møtet. Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart godkjent. TIL HANDSAMING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 26/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 11. JUNI 2015 PS 27/15 PS 28/15 PS 29/15 PS 30/15 PS 31/15 PS 32/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR SLUTTRAPPORT VEGLYS EIKREM. BYGGEREKNESKAP NYE RIKSFJORD SKOLE. BYGGEREKNESKAP OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK FORSLAG TIL BUDSJETT FOR 2016 FOR KONTROLL OG TILSYN KONTROLLUTVALET SIN RAPPORT TIL KOMMUNESTYRET OM UTVALET SI VERKSEMD I VALPERIODEN PS 33/15 REVISJONEN SIN RAPPORT TIL KONTROLLUTVALET FOR 1. HALVÅR 2015 PS 34/15 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2015 Side 1 av 9

2 PS 35/15 PS 36/15 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT PS 26/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTET 11. JUNI 2015 Protokollen frå møte 11. juni 2015 vert godkjend. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (4 voterande) PS 27/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering. Referatsaker: RS 18/15 RS 19/15 Sammenslåingsprosjekt kommunal revisjon M&R referat frå møte i styringsgruppa Informasjon om etablering av nytt revisjonsselskap brev til kommunane frå Kommunerevisjonsdistrikt 2 i M&R, datert Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug gjorde greie for status i prosessen med etableringa av det nye revisjonsselskapet. RS 20/15 Protokoll frå møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Orienteringssaker: OS 10/15 OS 11/15 Møte- og forklaringsplikt «Bernt svarer: Du har plikt til å forklare deg til kontrollutvalget» - artikkel fra Kommunal Rapport, Kvalitet i hjemmebaserte tjenester i Aukra kommune ny oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Kommunalsjef Jan Erik Hovdenak orienterte: Brukarmedverknad på systemnivå og individnivå: Gjennom KS sitt effektiviseringsnettverk har kommunen arbeidd med brukarundersøking. Det vart gjennomført undersøking ved intervju i november Hovdenak gjorde greie for detaljane i undersøkinga. Resultata viser at brukarane er godt nøgd og føler seg trygge. Det arbeidast med tiltak der det Side 2 av 9

3 vart avdekka utfordringar. Kommunen ser at det er viktig å lage god og tydeleg informasjon til brukarane og erkjenner at dei har eit stort forbetringspotensiale på det området. Det er allereie sett i gang eit arbeid med å endre malar i sakshandsamingsprogrammet og revidere serviceerklæringa som er informasjon ut ved søknad om tildeling av teneste. Dei viktigaste funna i heimetenesta viser at kommunen bør arbeide vidare med: Styrke forvaltninga med tydelegare vedtak og kontaktinformasjon vedr. klage. Innføre ID til dei tilsette og plikt til dei tilsette å nytte det, samt betre informasjon til brukarane. Brukarane opplever liten grad av medråderett til individuell plan Undersøkinga viste og at brukarane er nøgd med at det er god tilgjengelegheit til heimetenesta på telefon og at dei tilsette har nok tid til oppdraga. Individuell plan og koordinator for brukarane: Individuell plan er i liten grad nytta i heimetenesta. Kvar brukar har primærkontakt og sekundærkontakt som følgjer opp plan / problem og utfordringar. Kartlegging i IPLOS (eit nasjonalt kartleggingsverkty) skjer kvar 6. veke. Likeverdig døgntilbod / beredskap for heimetenesta i heile kommunen: Staben er styrka med 2 3 fagpersonar på kveld som fører til at tenestene i Julsundet har betre tid. Framleis utfordringar med teneste på sein kveld og natt pga. reduserte ferjeavgangar. OS 12/15 Ny orientering om Dagsenter Solbakken Kommunalsjef Jan Erik Hovdenak orienterte: Dagsenteret er nå ope fem dagar i veka. I tillegg til tilbod til tidlegare målgruppe, er tilbodet utvida med 3dagar i veka til heimebuande personar med demens. Arbeid med tilbod om teneste i tidleg fase av demenssjukdomen til pasient og pårørande er sett i verk i form av informasjonsarbeid, grupper for pårørande, aktivitet og temamøter. Dagsenter Psykisk helse, som er ope 2 dagar i veka er i ei endringsfase. Endring av tenestetilbodet er tidkrevjande prosessar. Individuelle tiltak i samhandling mellom psykisk helse, heimesjukepleie, lege og spesialhelsetenesta fungera godt. Aukra kommune har ikkje tilstrekkeleg med ressursar tilgjengeleg, men det er plan for å starte eit klinisk tverrfagleg team kor fagpersonar frå NAV, psykisk helse og rus er med i arbeidet. OS 13/15 Kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune Kommunalsjef Geir J. Göncz orienterte: Fylkesmannen i M&R gjennomførte i 2013 tilsyn med kommunen si oppfølging av den kommunale beredskapsplikta. Tilsynet avdekka 3 avvik og 3 merknadar. Aukra kommune har i februar 2014 lukka alle avvika. Göncz gjorde greie for dei tiltak Aukra kommune har sett i verk for å lukke avvika og merknadane. Utarbeida plan for lukking av avvik Utarbeida ny/revidert plan for kriseleiing Revidert kommunen sin risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) Side 3 av 9

4 Av Fylkesmannen i Møre og Romsdal sitt brev av gjeng det fram at kommunen sin plan for lukking av avvik er føremålstenleg, gjennomførbar og at avvika vil verte følgde opp i løpet av rimeleg tid. Med brevet avslutta Fylkesmannen tilsynet, men bad om å bli orientert dersom kommunen ikkje klarer å etterleve sin eigen oppfølgingsplan. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (4 voterande) PS 28/15 SLUTTRAPPORT VEGLYS EIKREM. BYGGEREKNESKAP Kontrollutvalet sitt fråsegn Kontrollutvalet har i møte i sak 28/15 handsama byggerekneskapen for Veglys Eikrem. Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen samt revisor sin uttale, datert Prosjektet Veglys Eikrem var budsjettert med ei totalramme på kr Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein kostnad på kr Dette gir eit mindreforbruk på prosjektet på kr eller 32 % i høve til budsjett. Prosjektet er finansiert gjennom frie fond. Utbygging av veglys på Eikrem vart ferdig i juni I medhald av pkt. 15 i Aukra kommune sitt reglement for Investeringsprosjekt, skal byggerekneskap leggast fram for politisk handsaming innan 1 år etter overtakingsforretning Kontrollutvalet ser at reglementet på dette punkt er følgt i denne saka. Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje kontrollutvalet noko merknader til byggerekneskapen for Veglys Eikrem. Utvalsmedlem Arne Hjelmås kom i møtet. Utbyggingssjef Terje Urdshals orienterte om byggeprosjektet. PS 29/15 NYE RIKSFJORD SKOLE. BYGGEREKNESKAP Kontrollutvalet sitt fråsegn Kontrollutvalet har i møte i sak 29/15 handsama byggerekneskapen for Nye Riksfjord skole. Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen samt revisor sin uttale, datert Side 4 av 9

5 Prosjektet Nye Riksfjord skole vart budsjettert med ei totalramme på kr 316,3 mill. kroner. Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein kostnad på kr Dette gir eit mindreforbruk på prosjektet på kr eller 4,5 % i høve til budsjett. Prosjektet er finansiert med frie midlar. Bygging av Nye Riksfjord skole vart ferdig og tatt i bruk ved skulestart i I medhald av pkt. 15 i Aukra kommune sitt reglement for Investeringsprosjekt, skal byggerekneskap leggast fram for politisk handsaming innan 1 år etter overtakingsforretning Kontrollutvalet har merka seg at reglementet på dette punkt ikkje er følgt i denne saka. Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje kontrollutvalet noen merknader til byggerekneskapen for Nye Riksfjord skole. Utbyggingssjef Terje Urdshals orienterte om byggeprosjektet og gjorde greie for budsjettvedtaka knytt til kostnadane. Etter spørsmål frå kontrollutvalet, gjorde prosjektleiar Jon-Gunnar Gjelberg greie for årsak til at prosjektet vart delt i tre hovudkontraktar og korleis grensesnitta vart definert. Rekneskapsrevisor June B. Fostervold kommenterte differansen mellom beløpa i prosjektrekneskapen og det som er ført i kommunen sitt rekneskap. PS 30/15 OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK Kontrollutvalet tek gjennomgangen av politiske vedtak til etterretning. Førstekonsulent ved serviceavd. Anita R. Otterlei orienterte utvalet om kommunen sine rutinar for å kvittere ut saker i sakshandsamingssystemet Ephorte. Rådmann Ingrid H. Rimstad ber om at lister frå Ephorte vert nytta i rapporteringa i staden for manuelle lister. PS 31/15 FORSLAG TIL BUDSJETT FOR 2016 FOR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalet si tilråding Kontrollutvalet sitt forslag til budsjett for 2016 med ei ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstenester og sekretariatstenester for kontrollutvalet, vert vedteke. Side 5 av 9

6 Sekretæren gjorde greie for budsjettforslaget. Det kom ingen forslag til korrigeringar i sekretariatet sitt budsjettforslag. PS 32/15 KONTROLLUTVALET SIN RAPPORT TIL KOMMUNESTYRET OM UTVALET SI VERKSEMD I VALPERIODEN Kontrollutvalet godkjenner vedlagte rapport om utvalet sin verksemd i valperioden som vert sendt over til kommunestyret med følgjande anbefaling: Kommunestyret tek framlagte rapport om kontrollutvalet sin verksemd i valperioden til vitande. Sekretær orienterte og svarte på spørsmål frå utvalet sine medlemmer. Kontrollutvalet gikk igjennom innhaldet i verksemdsrapporten. Det framkom ingen merknader eller forslag til endringar i rapporten. PS 33/15 REVISJONEN SIN RAPPORT TIL KONTROLLUTVALET FOR 1. HALVÅR 2015 Kontrollutvalet tek revisjonen sin rapport for 1. halvår 2015 til vitande. Rekneskapsrevisor June B. Fostervold orienterte og svarte p spørsmål frå kontrollutvalet. PS 34/15 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2015 Kontrollutvalet tek revisjonsplana for revisjonsåret 2015, saman med revisorane si vurdering av sjølvstende, til vitande. Rekneskapsrevisor June B. Fostervold gjorde greie for revisjonsplana og svarte på spørsmål. Side 6 av 9

7 PS 35/15 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar: Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i hjemmebaserte tjenester i Aukra kommune» Rapporten vart lagt fram for kontrollutvalet i møte i sak PS 10/13og sendt til kommunestyret som handsama saka i møte i k-sak 60/13. Kontrollutvalet handsama oppfølging av rapporten i møte i sak PS 32/14. Etter anbefaling frå revisjonen vil kontrollutvalet framover følgje opp kommunen sitt vidare arbeid med følgjande punkt: *Brukarmedverknad på systemnivå og individnivå *Individuell plan og koordinator for brukarane *Likeverdig døgntilbod/ beredskap for heimetenesta i heile kommunen Kontrollutvalet ønskte ei ny orientering frå kommunen til første møte hausten : Kommunalsjef Jan Erik Hovdenak orienterte og gjorde greie for Aukra kommune sine tiltak knytt til dei fire punkta som revisjonen oppmoda kontrollutvalet om å følgje opp. Sjå protokoll til orienteringssak OS 11/15 i dagens møte. Kontrollutvalet er nøgd med det arbeidet som Aukra kommune har sett i verk og ser saka som avslutta. Revidering av gjeldande økonomireglement i Aukra kommune Eit økonomireglement skal beskrive hovudreglane for den økonomiske styringa av kommunen si verksemd. Reglementet bør klargjere ansvaret mellom det politiske og det administrative nivået i kommunen og beskrive kommunen sine interne reglar og fullmakter. Aukra kommune sitt økonomireglement er frå 2005 og vart revidert i desember Eit økonomireglement bør rullerast og oppdaterast jamleg : Rådmann orienterte. Bemanningssituasjonen i økonomiavdelinga har vore vanskeleg og avdelinga har av den grunn ikkje sett seg i stand til å prioritere dette arbeidet. Det er vurdert å kjøpe konsulenttenester for å fullføre arbeidet med revidering av økonomireglementet. Kontrollutvalet ser ikkje grunn for at kommunen skal få auka kostnadar ved kjøp av konsulenttenester og ber administrasjonen om å utsette dette arbeidet til bemanninga i avdelinga er tilfredstillande. Kontrollutvalet vil be administrasjonen om ein ny statusrapport til første møte i Ny organisering av pleie og omsorgstenestene i Aukra kommune Aukra kommune har gjort ei omorganisering av pleie- og omsorgstenesta ved å dele tenesta i to med ei eining for Institusjonstenester og ei for Heimetenester. Kontrollutvalet fekk ei orientering frå kommunen sin administrasjon hausten 2014 og ønskte ei ny orientering etter eit år : Rådmann bad om utsetting av orienteringa grunna sjukefråveret i avdelinga. Kontrollutvalet vil utsette orienteringa til neste møte. Ny orientering om Dagsenter Solbakken Dagsenter Solbakken starta opp i juni 2014 og har ope to dagar i veka. Hensikta med dagsenteret er å kunne tilby daglege aktivitetar som matlaging, handarbeids-aktivitetar, turar og trening. Målgruppa er personar som sit heime, ungdom som fell utanom skolen og for dei som slit med rus og psykiatri. Dei ønskjer òg å kunne tilby betre tiltak rundt demente som bur heime. Tenesta er behovsprøvd og tildeles etter vedtak på bakgrunn av søknad og kartlegging. Kontrollutvalet fekk ei orientering hausten 2014 og ønskte å følgje kommunen sitt arbeid med dagsenteret vidare og bad om ei ny orientering til første møte på hausten i Side 7 av 9

8 : Kommunalsjef Jan Erik Hovdenak orienterte og gjorde greie for Aukra kommune sine tiltak. Sjå protokoll til orienteringssak OS 12/15 i dagens møte. Kontrollutvalet ser saka som avslutta. Oppfølging av politiske vedtak Kontrollutvalet har ikkje, sidan november 2010, fått framlagt oversikt over politiske vedtak som av ulike årsaker ikkje er vorte satt i verk innan rimeleg tid. Oversikta skal gjere greie for vedtak fatta av formannskapet, kommunestyret, drift og arealutvalet, livsløpsutvalet og andre politiske utval med avgjerdsmynde. Hensikta med å få ei slik oppstilling er å kontrollere at administrasjonen sett i verk og gjennomfører dei vedtak som er vedteke av dei ulike politiske organ : Oppfølging av politiske vedtak vart lagt fram som eigen sak i dagens møte, jfr. sak PS 30/15. Kontrollutvalet ser saka som avslutta. Kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune Kommunal beredskapsplikt blei lovfesta i Kommunane plikter å kartlegge kva for uønskte hendingar som kan inntreffe i kommunen, vurdere kor sannsynleg det er for at desse hendingane inntreff og korleis dei i så fall kan påverke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderast og samanstillast i ein heilskapleg risiko- og sårbarhetsanalyse. I forskrift om kommunalt beredskap stilles det krav om at alle kommunar må lage ei risiko- og sårbarhetsanalyse som ser beredskapsarbeidet under eitt. Fylkesmannen i Møre og Romsdal har tidlegare gjennomført eit tilsyn med Aukra kommune sin kommunale beredskapsplikt. Det var funne 3 avvik og gitt 3 merknader : Kommunalsjef Geir J. Göncz orienterte. Fylkesmannen i M&R har lukka avvika. Sjå protokoll til orienteringssak OS 13/15 i dagens møte. Kontrollutvalet ser saka som avslutta. Sekretær orienterte. Utvalet gjekk i gjennom sakene som er ført opp på oppfølgingslista. Det kom ingen forslag til ny sak til oppfølgingslista. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med omforeint forslag frå utvalet sine medlemmar. (5 voterande) PS 36/15 EVENTUELT Innspel til arbeidet med overordna analyse Innan utgangen av 2016 skal Aukra kommune vedta ein plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden Revisjonen vil leie prosessen med å utarbeide ei overordna analyse av risikofaktorar i kommunen si verksemd. Denne analysen skal ligge til grunn for utarbeiding av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Revisjonen ønskte i dagens møte å innhente innspel frå det avtroppande kontrollutvalet til denne prosessen. Utvalet sine medlemmer var derfor beden om å tenke gjennom om aktuelle risiko områder før møtet. Side 8 av 9

9 Utvalet drøfta fleire områder og hadde eit forslag til risikoområde: Førebygging av rusmisbruk Uklarhet i avstemminga i kommunestyret si sak 45/14 førespurnad til kontrollutvalet Kontrollutvalet sin leiar var kontakta av ein av kommunens sine innbyggarar, Håkon Oterhals, som ønskte at kontrollutvalet skulle sjå nærare på protokollen frå kommunestyret sitt møte til sak 45/14. Oterhals viser til resultatet av avstemminga i protokollen og spør om protokollen inneheld feil på det punktet. Utvalet sin leiar Rita Rognskog gjorde greie for førespurnaden frå H. Oterhals. Kontrollutvalet konkluderte med at dei finn protokollen mangelfull, men ser ikkje at dette påverkar konklusjonen og vedtaket i saka. Kontrollutvalet finn ikkje grunn til å undersøke saka nærare. Avslutning Da dette var det siste møtet for det sittande kontrollutvalet, takka utvalet sin leiar utvalsmedlemmene, sekretariatet og revisjonen for godt og konstruktivt samarbeid gjennom denne valperioden. Rita Rognskog Katrine Rindarøy Knut Inge Bakkemyr leiar nestleiar Arne Hjelmås Gro Kjellnes Løvik Åse Solveig Eriksen sekretær Side 9 av 9