Aktivitetsleksjon om samarbeidsverktøy Svend Andreas Horgen

Transkript

1 Avdeling for informatikk og e-læring, Høgskolen i Sør-Trøndelag Aktivitetsleksjon om samarbeidsverktøy Svend Andreas Horgen Avdeling for informatikk og e-læring, Høgskolen i Sør-Trøndelag Lærestoffet er utviklet for faget "LN307D IT Introduksjon " Resymé: Dette er ikke en vanlig leksjon, men en aktivitetsleksjon hvor du blir utfordret til å prøve en del i praksis mens du leser. Du vil få en oversikt over nettbaserte samarbeidsverktøy, men vi går også i dybden på virkemåten med det til hensikt å forklare sentrale mekanismer som ofte fins i sky-baserte tjenester. Du bør helst være i utprøvingsmodus med tilgang til Internett når du jobber med stoffet, men kan også lese uten å prøve ut der og da. 1 HVA ER NETTBASERTE SAMARBEIDSVERKTØY? DROPBOX, ET CASE FOR Å LÆRE OM SKYBASERTE TJENESTER FORDELER MED DROPBOX EN SMART MODELL FOR Å FÅ MANGE KUNDER DELING OG SAMARBEID MED DROPBOX TILGANG FRA ANDRE PROGRAMMER, APP-ER OG TJENESTER SIKKERHET FØLG MED PÅ UTVIKLINGEN TIL SKY-TJENESTEN VERKTØY FOR SAMSKRIVING HVORFOR TRENGER VI MODERNE, NETTBASERTE VERKTØY? GOOGLE DOCS? ETHERPAD WIKI VERKTØY FOR MØTEVIRKSOMHET OG SAMHANDLING SKYPE ADOBE CONNECT OPPSUMMERING... 19

2 Aktivitetsleksjon om samarbeidsverktøy side 2 av 19 1 Hva er nettbaserte samarbeidsverktøy? Det er et stort behov for verktøy for å samarbeide med andre. Det kan handle om å skrive tekst sammen i et dokument, skrive tekst i en wiki eller liknende kunnskapsbase, lage noe digitalt sammen med andre generelt sett, samtale med andre, samhandle med andre, og så videre. Programvare for samarbeid har nå i stor grad blitt nettbasert, med Internett som medium og plattform. Det fins mye god gratis programvare og tjenester, mens noe koster penger. Ofte brukes en modell hvor en del begrenset funksjonalitet er gratis tilgjengelig. Dersom en ønsker ytterligere funksjonalitet må en typisk betale for en pro-tilgang. Vi skal nå ta en teoretisk og praktisk gjennomgang av noen populære nettbaserte verktøy for samarbeid. Vi går grundig inn på tjenesten og verktøyet DropBox. Dette er i utgangspunktet en veldig enkel tjeneste som du kanskje kjenner godt fra før, så hvorfor gå så grundig inn på den? DropBox har en del egenskaper som er typiske og karakteristiske for skybaserte tjenester, og er et flott case for å lære underliggende prinsipper. Det er også et forsøk på å få diskusjonen av enkle verktøy opp på høgskolenivå, og passer egentlig perfekt inn i et fag som IT Introduksjon hvor vi prøver å legge et solid fundamentet for mer avanserte tema og fagfelt. Underveis blir du utfordret til å prøve ut verktøyene i praksis. Det er delvis fordi en som regel utvider forståelsen av noe ved å prøve i praksis, og fordi en del ting rett og slett må erfares. Men det er også fordi det i IT Introduksjon-sammenheng er viktig at du får gode arbeidsvaner og kan bruke IKT effektivt, både om du bare skal ta dette faget og om du skal studere videre. Hver gang du bør gjøre noe i praksis står dette inne i en boks som ser slik ut: Instruksjoner kommer her på punktform Ok? Da starter vi med denne aktivitetsleksjonen! Håper du gleder deg og ivrig leser videre, selv om du kanskje har prøvd ut DropBox og andre tjenester fra før av. 2 DropBox, et case for å lære om skybaserte tjenester DropBox er en enkel men kraftfull tjeneste for synkronisering av filer mellom maskiner. Tjenesten fungerer slik at du må registrere deg som bruker på og installere et lite program på din maskin (en engangsoperasjon). Dette programmet kjører på oppgavelinjen hele tiden, og det opprettes en mappe som heter DropBox i hjemmemappen din (plasseringen kan endres i innstillingene til DropBox eller ved installasjon). Alt du flytter inn i denne mappen blir lastet opp i bakgrunnen til DropBox sin tjener. Fins det andre, tilsvarende tjenester? Ja, Microsoft har noe som heter SkyDrive, Google legger opp til at bruk av sine tjenester skal gjøre tradisjonell filbehandling mer eller mindre overflødig (satt på spissen), mens Google også har noe som heter Google Drive. Apple har icloud. Det fins også mange andre tredjeparts tjenester, for eksempel SugarSync. Dersom du heller foretrekker å bruke andre tjenester enn DropBox, så gjør gjerne det, men vær oppmerksom på at veldig mange bruker DropBox og at de har fått et veldig godt renommé. Vi bruker uansett DropBox som case i den påfølgende faglige forklaringen til sky-tjenesters egenskaper.

3 Aktivitetsleksjon om samarbeidsverktøy side 3 av Fordeler med DropBox Hva er fordelen med dette? Hvorfor skulle du ønske at dine dokumenter lastes opp på DropBox? For det første får du automatisk en backup av det du laster opp, men det beste med tjenesten er at dersom du installerer DropBox-programvaren på en annen maskin, så vil alt som ligger i skyen lastes ned igjen. Det blir altså tilgjengelig offline, noe som sikrer hurtighet og øker nytteverdien betraktelig. Hvis du gjør endringer på den maskinen eller legger til nye ting, så lastes det opp på DropBox og ned til den første maskinen igjen. Du kan logge inn på DropBox via flere maskiner samtidig, og det er også laget DropBox-apper for mobile enheter. Du kan også logge inn på websidene og hente ned innhold derfra. Dermed har du i praksis filene dine tilgjengelig overalt. En ulempe med DropBox er at det kun er ting du legger i DropBox-mappen på din maskin som synkroniseres og da er det kun 1 mappe med alle undermapper som synkroniseres. Du kan altså ikke velge å synkronisere for eksempel C:\MineDokumenter og D:\musikk, men bare en av dem. Det fins andre tjenester som løser dette problemet (for eksempel SugarSync). Opprett en konto på DropBox. Hvis du bruker lenken, får både undertegnede og du ekstra plass. Hvis du ikke vil det, så gå til Installer DropBox-programvaren Flytt noen dokumenter over i DropBox-mappen Logg inn på web og se om filene blir tilgjengelige der Hvis du har en mobil enhet, så last ned DropBox- En viktig egenskap med DropBox er også innebygd versjonskontroll. Med en gang du lagrer en fil vil den lastes opp i ny versjon til DropBox, men den forrige versjonen blir ikke slettet. Dermed kan du i praksis rekonstruere gamle versjoner av filene dine, noe som kan være hendig om du ved en feiltakelse skulle slette noe. 2.2 En smart modell for å få mange kunder DropBox gir deg noe gratis lagringsplass. Dersom du fyller opp kvoten og trenger mer, må du betale. Det er faktisk en god del mennesker på verdensbasis som betaler for mer plass. De starter med tjenesten, blir avhengig fordi den løser et problem, men så når de tar den i bruk for fullt oppdager de at de trenger mer lagringssplass, og må enten kjøpe plassen eller slutte å bruke tjenesten. Da velger mange å kjøpe, og det er slik mange selskaper opererer i dag innenfor gratisparaplyen. Tenk litt over følgende: Noen har kommet med en god idé til produkt, utviklet produktet og tilbyr dette gratis med en betalingsmulighet for å fullversjonen. Men hvordan sikre seg at produktet blir raskest mulig utbredt? Det er flere nøkler til suksess, men la oss se på en modell som DropBox har brukt og blitt kjent for: Lag et produkt som dekker et behov

4 Aktivitetsleksjon om samarbeidsverktøy side 4 av 19 Legg vekt på kvalitet og sikre at det blir stabilt nok før det lanseres offisielt i form av en såkalt beta-versjon. Da er brukerne inneforstått med at det kan være feil eller en ustabil opplevelse i perioder. Spre informasjon om produktet gjennom sosiale medier. Det er nettopp det siste punktet som er interessant. Hvordan spre ryktet om produktet mest mulig effektivt? Det er vanlig å ty til sosiale medier og bruke sosiale strategier for å gjøre det. Når nye brukere lager seg en DropBox-konto, må de oppgi e-postadressen sin og dermed kan DropBox sende nyhetsbrev og annen informasjon til dem (se Figur 1). Et viktig tiltak som DropBox har gjort i stor skala, er å få brukerne sine til å spre informasjon om produktet sitt til venner og bekjente. Hvordan gjøre det i praksis? De kan spørre kan du være så snill å tipse andre om å installere DropBox, men det fungerer sjeldent. Folk trenger en gulrot. Et problem mange brukere raskt støter på, er at lagringsplassen er begrenset. DropBox-teamet har derfor utviklet en gulrot som følger: Send denne unike lenken til en venn, og dersom vennen din installerer DropBox (ved å klikke på lenken) får dere begge litt ekstra lagringsplass i belønning. En unik lenke kan for eksempel se slik ut: Figur 1: Egenskaper som kan styres på websidene til DropBox De allerede eksisterende brukerne av DropBox inviteres for eksempel via e-post/nyhetsbrev eller ved å klikke på et ikon på websidene. Det er mye mer tillitsvekkende å ta i bruk et produkt når det anbefales fra noen vi kjenner: Figur 2: DropBox tilbyr gratis plass til deg og den som verves 2.3 Deling og samarbeid med DropBox Du kan også bruke DropBox til å dele dokumenter med andre. Dette er en fin mulighet til å samarbeide i for eksempel prosjektsammenheng, og både studenter og folk i arbeidslivet bruker denne muligheten. I Figur 3 kan du se hvordan en typisk DropBox-mappestruktur kan se ut. Bildet er hentet fra en Mac, men det vises tilsvarende i andre operativsystemer.

5 Aktivitetsleksjon om samarbeidsverktøy side 5 av 19 Figur 3: DropBox med undermapper Merk hvordan mappene Faget Sosiale medier og Konferanse-SAMTEK har et litt anderledes ikon enn de andre (mennesker som holder hverandre i hendene). Disse mappene er delte mapper hvor flere har tilgang. For å dele en mappe er det bare å høyreklikke, og oppgi e- postadressen til den eller de du vil sende gi tilgang til. Hvis de aksepterer å ta del i delingen, vil mappen synkroniseres med deres DropBox. Hver gang du legger inn noe i den delte mappen, synkroniseres det med de andres DropBox, og motsatt. Dersom du legger en stor fil i en delt mappe, vil dette sluke noe av lagringsplassen til mottakeren, så det lønner seg å være bevisst på filstørrelse for å ikke fylle opp andres kontoer. Samarbeid omfatter stort sett tekstdokumenter og liknende, så dette er ikke noe stort problem, men skulle du for eksempel samarbeide med andre om å produsere video vil det være et potensielt problem. I Figur 3 kan du også se at hver mappe har et lite statusikon. De grønne hakene indikerer at denne mappens innhold er synkronisert til DropBox, mens blå piler indikerer at synkronisering ikke er gjort (eventuelt pågår). I starten kan slik mappegrafikk virke uvant, men det er i praksis verdifull informasjon som kommuniseres gjennom disse statusikonene. Mappen GTD-blogg ser for øvrig litt rar ut. Den har et ikon som undertegnede har satt inn spesielt (mulighet i Mac OS X å velge egne ikoner) og har ingenting med DropBox å gjøre (den snek seg bare med på skjermbildet).

6 Aktivitetsleksjon om samarbeidsverktøy side 6 av 19 Oppgi den e-postadressen du har registrert til bruk av DropBox i forumet i itslearning. Del en mappe med en av de andre som tar faget (du finner forhåpentligvis noen andre e-postadresser i forumet med mindre du er først ute). Kopier en fil inn i den delte mappen og be den andre om å gjøre det samme. Sjekk at filen faktisk deles. Hva skjer om du har åpen en fil og redigerer på den, og den andre samtidig har åpen filen og redigerer på den? Test ut. Det er også mulig å dele enkeltfiler med andre og sende ut lenken. Dette kan være veldig nyttig om du skal spre en liten (eller stor) fil til andre. Bare legg den i DropBox, høyreklikk og velg Get link. Se også for detaljer. Prøv å finne tak i lenken til en fil du har lagt ut i DropBox Besøk lenken selv i en nettleser hvor du ikke er logget inn i DropBox for å se hvordan andre vil se det. 2.4 Tilgang fra andre programmer, app-er og tjenester Mappen GoodReaderSynkes i Figur 3 er interessant. Undertegnede har en ipad og iphone og leser PDF-dokumenter i app-en Good Reader for ipad og iphone. Når en ny PDF skal jobbes med, så kan en i Good Reader ta notater og skrive rett oppå PDF-en. Du kan også gjøre dette med PDF-leksjoner om du vil det. Mange app-er støtter synkronisering med DropBox, og DropBox gjør det enkelt å utveksle filer mellom iphone og ipad. I stedet for å laste opp en PDF i for eksempel Good Reader for ipad, så lastes den opp i mappen GoodReaderSynkes (mappenavnet kan være hva som helst) i DropBox, og vil da automatisk vises i både Good Reader for ipad, Good Reader for iphone, Good Reader for Android (hvis det fins en slik versjon), i DropBox på datamaskinen, på websidene til DropBox, og den kan også lett hentes inn i andre app-er som støtter DropBox-tilgang. Vi er dermed inne på en viktig, men kanskje noe mindre kjent egenskap ved DropBox, nemlig muligheten til å gi andre app-er tilgang til DropBox-kontoen din. På websidene til DropBox får du en oversikt over hvilke app-er du har gitt tilgang til. Dette er vist i Figur 4.

7 Aktivitetsleksjon om samarbeidsverktøy side 7 av 19 Figur 4: Hva har tilgang til din DropBox-konto? Det er stadig flere Web 2.0-tjenester som har denne type funksjonalitet hvor andre app-er og tjenester får tilgang til kjernefunksjonalitet i tjenesten. Det gjør datautveksling mulig noe som medfører mer effektive og brukervennlige arbeidsflyter. Facebook og Twitter har også tilsvarende mekanismer. Hvis du har gitt en app eller tjeneste tilgang, og denne ikke ligger i oversikten til DropBox, så bør du bli småskremt. Det kan da være at app-en/tjenesten ikke skaper tilgang med DropBox sin offisielle måte. Vær skeptisk til det, fordi det kan være de bare er ute etter å fiske opp passordet ditt. Et viktig poeng med DropBox-godkjenning, er at passordet ikke sendes til app-en/tjenesten, men app-en/tjenesten får en godkjenning fra DropBox om at innlogging er ok. Dermed gis ikke passordet til tredjeparter. Et annet viktig poeng er at de app-ene du gir tilgang, i praksis kan gjøre ugagn. Dersom en app/tjeneste velger å slette filene dine, så blir filene dine slettet (se Access type-kolonnen i Figur 4). Du må stole på app-en/tjenesten (helt nye programmer kan ha bugs, så de bør en kanskje være ekstra skeptiske til). Hvis du har en mobil enhet, så se gjennom app-ene du har om det er noen som har DropBox-støtte Prøv å logge inn på DropBox på denne app-en Logg inn på DropBox sine websider og se at app-en nå ligger i listen 2.5 Sikkerhet Har DropBox en god nok sikring av dataene? Når millioner av brukere laster opp flere gigabytes med private filer, så er sikkerhet viktig. DropBox sine tjenere blir et yndet mål for hackere.

8 Aktivitetsleksjon om samarbeidsverktøy side 8 av 19 Når du har hatt behov for å installere DropBox på en fremmed maskin, eller kanskje skal kassere/selge din gamle maskin, så blir det plutselig viktig å kvitte seg med DropBoxtilgangen. Som vist i Figur 5 er det en rekke enheter som er koblet til DropBox. Figur 5: Svend sine enheter som er koblet til DropBox Etter å ha kjøpt ny maskin, er to av Mac-ene gitt bort/solgt, og det mest fornuftige da er å trykke Unlink til høyre. Windows-maskinen hvor Last activity står til august 2011, stammer fra en dags bruk av en fremmed Windows-maskin siden egen maskin kræsjet. DropBox ble lastet ned, og undertegnede kunne jobbe helt normalt den dagen på en fremmed maskin, med alle filer tilgjengelig som normalt. Men når dagen var omme og Windowsmaskinen skulle leveres tilbake igjen, burde alle spor fra DropBox blitt fjernet. Løsningen er å trykke Unlink. Det holder ikke bare å logge ut av DropBox. Merk også at når du bruker DropBox på en maskin, så synkroniseres filene til en lokal mappestruktur. Denne strukturen er der selv om du fjerner DropBox-programvaren eller velger Unlink. Det er derfor viktig å slette filstrukturen manuelt, og også tømme søppelkassen. Ellers kan andre få tilgang til dine filer. Les mer om sikkerhetsaspektene ved DropBox her: DropBox oppdaterer seg også selv, og eventuelle sikkerhetshull tettes derfor fort uten at du trenger å gjøre noe. 2.6 Følg med på utviklingen til sky-tjenesten Det har vært mye fokus på både sikkerheten til DropBox og brukervilkårene, og de har fått noen klageanmerkninger som de har ryddet opp i. De som utvikler DropBox har i likhet med mange andre tjenesteleverandører en blogg hvor de skriver om produktet sitt ( Finner du en tjeneste du ofte bruker og blir glad i så kan du med fordel vurdere å følge med på bloggen. Blant fordeler er en lett tone, mulighet for brukere å komme med innspill og ofte en forklaring til virkemåte, deling av tips og kanskje avsløring av planlagt videreutvikling.

9 Aktivitetsleksjon om samarbeidsverktøy side 9 av 19 Besøk bloggen til DropBox og les noen innlegg. Se også på eventuelle kommentarer. Legg til bloggen til DropBox i RSS-leseren din: Er bloggen levende (med jevnlige oppdateringer) kan det tyde på at tjenesten lever godt og har dedikerte utviklere. Det trenger ikke være slik at en dårlig oppdatert blogg er symptom på en døende tjeneste, men det kan være det. 3 Verktøy for samskriving Vi tar nå en noe kortere gjennomgang av verktøy, og starter med kategorien samskriving. Det handler om å skrive tekst (eller andre ting) i fellesskap. 3.1 Hvorfor trenger vi moderne, nettbaserte verktøy? Den gamle måten å samskrive med andre på, foregikk typisk slik: Start på et Word-dokument (eller annet tekstformat) Skriv til du er ferdig og ikke har mer å bidra med. Enten motta innspill på e-post fra de andre og sy sammen (altså tar du redaktøransvaret) eller gi stafettpinnen videre til nestemann som skriver og deretter gir stafettpinnen videre igjen. I så fall navngis dokumentet typisk med dokumentnavn-v1.doc, dokumentnavn-v2.doc og så videre. Microsoft Word (og andre tilsvarende tekstbehandlere) har kommet med funksjonalitet for sporing av endringer i et dokument. Dette hjelper til en viss grad i skriveprosesen, men en del grunnleggende problemer er fortsatt til stede. Denne gamle arbeidsmåten å samarbeide på, er mer utbredt og innarbeidet enn en skulle tro, og har flere ulemper: Deltakerne finner i praksis opp versjonshåndtering på nytt for hver gang et nytt dokument skal samskrives. Faren for feil er stor. Tid går med til å finne fram til siste versjon, og tunga må holdes rett i munnen. Skriveprosessen tar tid, og en ny bidragsyter må først lese hva andre har gjort, men får så typisk ballen igjen først når hele runden er fullført. Det er altså en veldig lite dynamisk skriveprosess ute og går.

10 Aktivitetsleksjon om samarbeidsverktøy side 10 av 19 Det blir antakeligvis en større redigeringsjobb på slutten for en av deltakerne hvor ulike formateringer fra bidragsyterne må ryddes opp i. Det kan skyldes at ikke alle er like flinke til å formatere riktig, og ulike versjoner av programvaren kan klusse opp formateringen (med formatering mener vi fet skrift, overskrifter, innrykk, punktlister, skrifttyper, størrelse og så videre). Det er med andre ord behov for nye måter å jobbe på, og det er nå mulig som følge av nye verktøy. Likevel er det en del gamle tankesett som er vanskelig å endre på, så ikke bli overrasket om du i arbeidslivet noen år frem i tid vil oppleve å måtte jobbe etter gamle-måten. Kanskje kan du da foreslå for dine samarbeidspartnere å tenke nytt? 3.2 Google Docs? Google har i mange år vært innovative og utviklet mye mer enn bare en søkemotor. Det de kanskje er mest kjent for, er e-posttjenesten Gmail og dokumenttjenesten Google Docs. Google Docs handler om å lage dokumenter i nettleseren og i skyen. Alt du trenger er en Google-konto og starte skrivingen. Etterhvert har funksjonaliteten blitt god nok til at Google Docs kan erstatte tradisjonelle tekstbehandlingsprogrammer som installeres på egen maskin. Logg inn med Google-kontoen din (eller lag en ny) på Opprett et nytt dokument Skriv noe tekst (eller kopier fra noe annet du har skrevet) Hva er fordeler med Google Docs? Du trenger ikke å installere noe på egen maskin. Nye oppdateringer av programvaren skjer uten at du trenger å tenke på det. Dette er en viktig egenskap med skybaserte tjenester, og løser problem med sikkerhetshull og treghet i brukermassens adoptering av nyeste versjon programvare. Tygg litt på viktigheten av dette... Innlogging skjer med en Google-konto, som, når den er opprettet, også gir tilgang på mange andre nyttige tjenester. Du kan aksessere dokumentene med en hvilken som helst maskin som har en nettleser og er koblet til nettet, også app-er på mobile enheter. Samskriving med andre går som en drøm (se utdypende gjennomgang i eget avsnitt). Gratis. Stor tilgang til opplæringsvideoer og hjelpeartikler på nettet. Brukervennlig brukergrensesnitt (til en viss grad). Ingen tradisjonell mappestruktur for lagring kan øke fleksibiliteten for strukturering av dokumenter, og frigjøre tid som ellers ville gått med til filadministrasjon.

11 Aktivitetsleksjon om samarbeidsverktøy side 11 av 19 De du samarbeider med trenger ikke ha en Google-konto. Det du skriver lagres automagisk, helt av seg selv. Hvilke ulemper kan Google Docs ha? Hvis du mister tilgang til nettet, kan informasjon som ikke enda er lagret gå tapt. Når du ikke har tilgang til nettet har du heller ikke tilgang til dokumentene dine. Hvem eier dokumentene dine og hva skjer med dem hvis Google på et eller annet vis går dukken? Brukergrensesnittet er ikke helt slik du er vant til fra tradisjonell programvare. Du stoler på at Google forvalter dokumentene dine på en sikker måte. Hvis Google-tjenerne hackes, kan dokumentene dine komme på avveie. Flere ting? Del eventuelt i diskusjonsforumet i itslearning. Ingen tradisjonell mappestruktur for lagring kan gjøre det vanskelig å finne tilbake til dokumenter. Brukt av en person alene, er Google Docs i stor grad en alternativ måte å lage dokumenter på. En enorm fordel viser seg når det kommer behov for samskriving eller deling. Det er nemlig mulig å invitere andre inn som eiere, bidragsytere eller med lesetilgang til en Google Docssamling. Sett at Ole har skrevet et dokument, og ønsker at Kari og Lise skal samskrive. Da er det bare å velge delingsfunksjonaliteten og angi innstillinger for deling. Figur 6: Deling av et dokument i Google Docs De som har skrivetilgang til samme dokument, kan i praksis skrive samtidig. Dette er en stor fordel, og øker produktiviteten i samskriveprosesser betraktelig. Ulike personer som er inne i samme dokument samtidig, ser navnet på de andre som er inne og får hver sin fargekode på

12 Aktivitetsleksjon om samarbeidsverktøy side 12 av 19 markøren. Det gjør det enklere å skrive på for eksempel ulike avsnitt og se hvem som skriver hva og når. Går det an å gjøre et dokument tilgjengelig uten at brukeren er logget inn eller invitert med? Ja. Figur 7 viser hvordan en kan åpne opp de i utgangspunktet private innstillingene vi så i Figur 6. Merk mulighetene for å angi hva de som får tilgang har lov til å gjøre. Kanskje du bare vil tillate å se på innholdet, eller vil du åpne for redigering? Vær nøye med innstillingene. Figur 7: Delingsinnstillinger for bred spredning Et annet viktig poeng er at lenken til ting du deler, blir laaaaaaang og noe knotete å dele. Det kan være den brekkes av i e-postprogrammet til mottakeren, for eksempel, og at klikk på lenken blir feil (fordi lenken brytes i to pga linjeskift). Se bare: Det fins tjenester på nettet for å forkorte lenker, for eksempel bit.ly. Lenken over kan gjøres om til som vist i Figur 8. Figur 8: Forkorting av en laaaang lenke til en kort bit.ly-lenke Merk muligheten i bit.ly for å trykke Customize og selv bestemme lenken. Du kan for eksempel lage en lenke som får adressen forutsatt at den ikke

13 Aktivitetsleksjon om samarbeidsverktøy side 13 av 19 er tatt fra før av (nå trenger du ikke besøke den lenken, fordi den er ikke laget og virker derfor ikke, men er laget og fungerer). Sørg for å logge deg ut av alle Google-tjenester eller bruk en nettleser hvor du ikke er logget inn Gå til dokumentet (uten å logge deg inn på Google) Bidra i henhold til instruksjonene i dokumentet Det er mulig å lage mer enn bare tekstdokumenter med Google Docs. Du kan lage regneark, spørreskjemaer (hvor resultatene kommer inn i et regneark), presentasjoner og liknende. Det er også til en viss grad mulig å spore endringer på hvem som har bidratt med hva i Google Docs, som vist i Figur 9. Det kommer i det hele tatt ny funksjonalitet eller forbedringer ganske regelmessig. Dette er også et karakteristisk trekk ved mange skybaserte tjenester. Figur 9: Ulike bidragsytere vil få ulik fargekode Det fins også en del andre slike dokument-tjenester, og særlig Microsoft sin Office 365 er mye brukt. Vi har her valgt å fokusere på Google Docs, rett og slett fordi det er (veldig) mye brukt, et godt eksempel på en samskrivingstjeneste og mulig å fremheve ytterligere sentrale mekanismer med skybaserte tjenester enn det vi viste til i gjennomgangen av DropBox. 3.3 Etherpad Google Docs representerer en form for samskriving som kan oppleves som noe komplisert og omstendelig å sette i gang med. Hva om du bare trenger en veldig enkel kladdeside å jobbe med? Etherpad er et produkt som raskt ble veldig populært. Ja, det ble så populært at det ble kjøpt opp av Google (i forbindelse med den nå nedlagte Google-tjenesten Google Wave, se også Heldigvis stilte utviklerne av Etherpad som krav at produktet slik det var akkurat da skulle gjøres fritt

14 Aktivitetsleksjon om samarbeidsverktøy side 14 av 19 tilgjengelig slik at hvem som helst kunne installere Etherpad på sin egen webtjener. HiST har gjort dette, og studenter kan dermed benytte Etherpad slik de måtte ønske. Gå til Bidra i henhold til instruksjonene i dokumentet Her er et eksempel på hvordan Etherpad ble brukt på en konferanse. Mange deltakere satt i salen med laptoper i fanget, og hørte på en foredragsholder. En person opprettet et Etherpaddokument og begynte å skrive notater av hva foredragsholderen snakket om. Han delte også lenken på Twitter. Det kom raskt nye personer til, og de begynte å skrive ulike ting som de oppfattet. Når noen skrev noe, søkte andre opp lenke til mer informasjon og limte inn det, og så videre. I tillegg ble chatten i Etherpad brukt til litt sosialisering. Det var også andre som så lenken på Twitter men som ikke deltok på konferansen som kom innom Etherpaddokumentet. Vi ser konturene av at denne type verktøy åpner for helt nye måter å samarbeide på, også med mennesker du ikke nødvendigvis kjenner fra før av eller har planlagt å samarbeide med. Figur 10: Eksempel på samskriving i Etherpad For en mer grundig gjennomgang av muligheter med Etherpad og video, se dette blogginnlegget:

15 Aktivitetsleksjon om samarbeidsverktøy side 15 av Wiki Kjenner du til Wikipedia, verdens største dugnadsprosjekt? Har du noen gang bidratt på dugnad? En dugnad innebærer at alle hjelper til med små ting, helt gratis, og i sum blir mye gjort. Wikipedia er et leksikon hvor hvem som helst kan bidra. Gå til Wikipedia: Søk opp en artikkel Finn ut hvem som er bidragsytere til artikkelen (hint: Klikk på pil ned ved siden av Vis historikk øverst) Wikipedia bygger på en programvare som heter MediaWiki. Den gjør det mulig for hvem som helst å opprette konto og deretter skrive i eksisterende artikler eller opprette nye artikler. De artikler som lages blir søkbare. De som bare bruker wikien til å lese det som står der, kan i utgangspunktet søke opp en artikkel, klikke på lenker og vise grunnleggende informasjon om for eksempel artikkelens historikk (se hvilke endringer som er gjort over tid og lese gamle versjoner). De som lager konto og ønsker å bidra i wikien, får tilgang på en større mengde av funksjonalitet, mens de som administrerer wikien har enda flere muligheter og kan blant annet låse artikler slik at det ikke er mulig å videreutvikle dem. Når kan det være aktuelt, tror du? Hint: Kontroversielle temaer som det er mulig å beskrive objektivt, for eksempel konflikter i Midtøsten. Det er også en spesiell type syntaks som brukes i wikier. I MediaWiki kan du bruke en enkel editor og foreta enkel formattering, men dersom du ønsker mer avansert formattering må du ty til såkalt Wiki markup. Gå til Finn ut hvilken markeringssyntaks en må bruke for å lage en punktliste i en wiki-artikkel Finn ut hvilken markeringssyntaks en må bruke for å få fet skrift som også er i kursiv Det fins mange typer wikibasert programvare i skyen, og Wikispaces er et som utmerker seg som mer brukervennlig enn MediaWiki. Mange skoler og virksomheter bruker Wikispaces til å opprette en wiki og jobbe i den. I Wikispaces er det for eksempel lett å inkludere mikroninnhold fra andre webbaserte tjenester, for eksempel videoer fra YouTube eller presentasjoner fra SlideShare. Samarbeid i en wiki blir litt forskjellig fra samarbeid i for eksempel Google Docs. En wiki er nemlig en samling av en rekke dokumenter, mens Google Docs typisk har et mye sterkere fokus på enkeltdokumenter eller en liten mengde dokumenter. Det er ingen lenker mellom dokumenter i en Google Docs-samling, det kan riktignok være lenker mellom ulike Etherpad-

16 Aktivitetsleksjon om samarbeidsverktøy side 16 av 19 dokumenter, men det er liten tvil om at det er et mye større fokus på både eksterne lenker til andre webressurser og interne lenker til andre wikiartikler, i en wiki. Et viktig skille går også på skriveformen: Google Docs og Etherpad tilbyr synkron skriving i sanntid, mens de fleste wikiløsninger legger opp til asynkron skriving. Her er eksempel på en prosjektwiki laget med tjenesten Wikispaces for forskningsprosjektet Snarfilm. I prosjektet deltar BI, HiST, HiNT og UiO. I stedet for å sende møteinnkallinger og referater på e-post, legges alt i wikien. Dersom Geir (prosjektleder) lager en møteinnkalling og Svend (prosjektdeltaker) oppdager en feil i innkallingen, så er det bare for Svend å rette opp feilen slik at de som kommer inn etterpå ser riktig informasjon. Ingen e- poster sendes, med unntak av en e-post for å minne deltakerne på om å sjekke wikien i forkant av et møte. Figur 11: Wiki brukt i prosjektarbeid Underveis i prosjektperioden til Snarfilm-prosjektet utvikles det en rekke innhold som skrives rett inn i wikien av hver prosjektdeltaker. Filmer lages. De lastes opp på YouTube og inkluderes deretter i wikien. Slik blir wikien en dynamisk kunnskapssamling for dette prosjektet, og den vokser hele tiden. Informasjonen i wikien blir også synlig utad, men dette kan begrenses om en ønsker å holde det internt.

17 Aktivitetsleksjon om samarbeidsverktøy side 17 av 19 Gå til Les litt av innholdet, gjerne se på Piloter Merk deg ikonene som står ytterst til høyre i hver artikkel Trykk...-ikonet (more page options) Velg Source og prøv å forstå syntaksen som er brukt Sammenlikn syntaksen som brukes i MediaWiki med syntaksen som brukes i Wikispaces 4 Verktøy for møtevirksomhet og samhandling Det er mye vi kunne tatt opp i en slik leksjon om skybaserte verktøy. La oss til slutt se på noe som er relevant for mange virksomheter. Møter er viktig, men tar mye tid og sliter på miljøet. Er det mulig å kjøre nettbaserte møter med høy kvalitet? 4.1 Skype Verktøyet Skype har fått enorm utbredelse på få år, og dette var nok hovedgrunnen til at det ble kjøpt av Microsoft i Skype er i utgangspunktet enkelt: Du lager en konto, legger til andre som har konto i din kontaktliste, og kan ringe dem for en lydsamtale eller videosamtale når du måtte ønske. Dette skjer over Internett, helt gratis, og det eneste som kreves er en Skype-klient installert på maskinen eller den mobile enheten. Det er også mulig å ringe til vanlige telefoner, men det koster penger. Skype har også mulighet for å ha flere brukere i en lyd-samtale samtidig, og også mange-tilmange-video støttes (men det koster penger). Stadig flere bruker derfor Skype (eller liknende tjenester) til møtevirksomhet. I stedet for å reise og møtes fysisk, kan en logge seg inn på Skype på et bestemt tidspunkt og starte en gruppesamtale. I HiST har vi ofte benyttet oss av Skype for å kjøre møter. I Snarfilm-prosjektet kombinerer vi Etherpad, Wiki og Skype slik: Innkalling til møtet legges i wikien Prosjektleder ringer opp de øvrige prosjektdeltakerne på Skype kl 13 på møtedagen Underveis i møtet skriver alle på møtereferatet, som er et Etherpad-dokument. Siden Etherpad har fargekoding vises det hvem som skriver hva. Prosjektleder leder møtet og gir ordet til en og en, for å unngå at en snakker i munnen på hverandre. Hvis det er behov for å få alle til å for eksempel se på en webside underveis i møtet, så legges lenken inn i chat-feltet i Skype, eller i chat-feltet i Etherpad.

18 Aktivitetsleksjon om samarbeidsverktøy side 18 av 19 Etter at møtet er ferdig, renskriver prosjektleder møtereferatet og limer inn i wikien, og sender lenke til deltakerne om at de kan lese referatet og merke seg de oppgaver de har til neste gang. Dette er en utrolig effektiv måte å kjøre møter på, og en blir mer produktive enn ellers. Det er samtidig en fare for at noen faller for fristelsen å jobbe parallelt mens andre snakker. Det kan være lurt å avtale hva som er akseptabelt og hvordan en skal oppføre seg i Skype-møter. Lydkvaliteten er den viktigste suksessfaktoren. Dårlig lyd kan ødelegge en Skype-samtale, og tekniske problemer bør overkommes ved å teste utstyr i forkant. Microsoft har som nevnt kjøpt opp Skype, og stadig flere tar i bruk deres samhandlingssystem Lync. Det er rimelig å anta at selv om Skype fortsatt eksisterer som produkt, er kompetansen og erfaringene fra Skype-teamet tatt med videre i utviklingen av blant annet Lync. 4.2 Adobe Connect Adobe Connect er eksempel på en type samhandlingsverktøy som er mer avansert enn Skype. En adminsitrator kan opprette et rom, og sende ut lenke til de som skal delta. Et rom i Adobe Connect kan møbleres med chat, et område for deling av skjerm, avstemninger, filområde, samskrivingsnotater, lydressurser som kan spilles av og så videre. Dette gjør Adobe Connect godt egnet til for eksempel nettbasert synkron undervisning i sanntid. Det har blitt kjørt en del undervisningsøkter med Adobe Connect i itfag-regi, og alle erfaringene kan leses på bloggen Figur 12: Webinar (gjesteforelesning) i Adobe Connect I Figur 12 kan du se eksempel på bruk av Adobe Connect i praksis. Det er 33 deltakere i tillegg til en vert (undertegnede) og en gjesteforeleser (Troels Mathisen fra Stiftelsen Organdonasjon). Her har han delt sin skjerm slik at deltakerne ser mens han snakker (viser for

19 Aktivitetsleksjon om samarbeidsverktøy side 19 av 19 eksempel en Powerpoint-presentasjon). I tillegg er det en avstemning som skaper aktivitet underveis, og en chat hvor tilhørerne kan stille spørsmål som foredragsholderen kan svare på. Verten kan når som helst gi hvem som helst rettigheter til å slå på mikrofon, webkamera eller bli oppgradert til presenter/host, og slik for eksempel dele sin skjerm. I flere prosjekter har vi (HiST) brukt Adobe Connect aktivt, og da lar vi deltakerne automatisk promoteres til Presenter -rollen, slik at alle som deltar kan slå på webkamera og lyd og eventuelt dele sin skjerm om det er ønskelig. Dette tar møter til et nytt nivå enn det Skype klarer å by på. Adobe Connect kan kjøres via Flash i nettleseren, men Adobe selv anbefaler å installere en plugin på maskinen for bedre flyt. Det er også utviklet mobile app-klienter. Det fins flere konkurrenter til Adobe Connect, for eksempel GoToMeeting og TeamViewer. Det er liten tvil om at denne type verktøy vil modnes i de kommende årene. Det blir stadig mer attraktivt å samhandle digitalt, fordi det er effektivt, miljøbesparende, uavhengig av sted og kostnadmessig rimelig. Mange mener at fysiske møter gir en ekstra dimensjon, og at det er viktig med en viss fysisk sosialisering for å lykkes med viktige digitale møter. Slike møter stiller også krav til møtedeltakerne med tanke på disiplin, teknisk utstyr og digital kompetanse. 5 Oppsummering I denne leksjonen har vi tatt opp de viktigste typene av samarbeidsverktøy. Det fins mange å velge mellom, men du skal nå ha fått en dypere forståelse for ikke bare verktøy, men også bruk av verktøyene, de IT-tekniske virkemåtene bak og strategier for hvordan selskaper opererer og tjener penger i skyen. Dersom du ikke har prøvd ut verktøyene før bør du gjøre de praktiske øvelsene. Du lærer mye av å erfare selv, og vil trolig kunne ha god nytte av denne type verktøy både i studiesammenheng og jobbsammenheng. Til slutt understrekes at denne type skybaserte verktøy og tjenester endres fort både innholdsmessig, utseendemessig og funksjonalitetsmessig. Kanskje noen tjenester sågar plutselig forsvinner. Prinsippene som er skrevet her gjelder fortsatt, så om noen skjermbilder med tiden skulle virke utdaterte, så får du heller prøve å fokusere på den generelle virkemåten. Har du spørsmål eller står fast, så er det veldig viktig å spørre i diskusjonsforumet. Faglærer kan også vise deg i praksis om du trenger konkret hjelp (for eksempel via en Adobe Connectdemonstrasjon), men søk til forumet i første omgang. Lykke til!