Innkalling til styremøte 17. desember- Møte 9

Transkript

1 Sakshandsamar: Ståle Berglund Vår dato: Vår ref. Tlf.: Dykkar dato: Dykkar ref.: Medlemene i styret for Høgskolen i Bergen Innkalling til styremøte 17. desember- Møte 9 Vi viser til møteplanen og tidligare utsendingar om styremøte og kallar med dette inn til møte i styret for Høgskulen i Bergen. Møtetid: Tirsdag 17. desember kl til kl Møtestad: Møterom A 526 (styrerommet) Nygårdsgaten : Styremøte : Lunsj : Styremøtet held fram. Dersom du ikkje kan møte ber vi om at du gir melding til styresekretariatet v/ståle Berglund på , e-post: stale.berglund@hib.no. Parkering er eit generelt problem. Vi oppmodar dokker å parkere på Bystasjonen om dokker kjem i bil. Elles ber vi om at folk reiser kollektivt. Med venleg helsing Sign. Ole-Gunnar Søgnen Rektor Sign. Audun Rivedal høgskuledirektør Postadresse: Postboks 7030, N 5020 Bergen Tlf: post@hib.no Besøksadr. Nygårdsgt Bergen Bankgironr.: Fakturaadresse: Høgskolen i Bergen fakturamottak, Postboks 363 Alnabru, N-0614 Oslo

2 STYREMØTE: MØTE: 9/2013 SAKSLISTE: Sak 110/13 Godkjenning av innkalling og sakliste Sak 111/13 Møtebok frå møte 8/2013 Sak 112/13 Referatsaker, orienteringssaker, fullmaktssaker - Oppdatering og orientering om Samlokaliseringsprosjekta. Sak 113/13 Årsplan 2014 Sak 114/13 Sak 115/13 Sak 116/13 Sak 117/13 Sak 118/13 Sak 119/13 Budsjettfordeling 2014-foreløpig fordeling av hovedrammer Organisasjonsprosjektet Pris for framifrå undervisning Etablering av Master i eigedomsfag og arealplanlegging Utvikling av det fjerde doktorgradsområdet Namn på styrerommet - Kronstad Sak 120/13 Tilsetting av dekan ved Avdeling for ingeniørutdanning U.off Sak 121/13 Sak 122/13 Tilsetting av instituttleiar ved Institutt for økonomiskadministrative fag ved Avdeling for Ingeniørfag. Søknad om personleg opprykk til professor i programvareutvikling U.off U.off Sak 123/13 Søknad om permisjon U.off Eventuelt Dei som ønskjer å stille spørsmål under eventuelt, og få svar i møtet, må melde frå til Ståle Berglund seinast kl dagen før styremøtet.

3 SAK 112/13 Referatsaker, orienteringssaker, fullmaktsaker Orientering ved rektor og ved høgskoledirektør Utsendte referatsaker og orienteringssaker: Brev frå NOKUT - Vedrørende institusjoners fullmakt til å gjøre endringer i studier akkreditert av NOKUT Brev frå KD - digitaliseringsrundskrivet Referat frå møte på verksemdsnivå Brev frå NOKUT -Oversendelse av rapport fra sakkyndig komité - Høgskolen i Bergen - søknad om søknad om akkreditering av ph.d.-studiet studier av danning og didaktiske praksiser (180 studiepoeng) Orientering om rekneskap pr oktober Brev frå NOKUT - Oversendelse av rapport fra sakkyndig komité - Høgskolen i Bergen - søknad om akkreditering av mastergradsstudium i idrett, kosthold og folkehelse Udatert Notat frå AL rapport om BLU Fullmaktsaker: Orienteringssaker lagt ut i møtet: 1. Referat frå møte på verksemdsmål tirsdag

4 Sak 113/13 Årsplan 2014 Dokumenter i saken - Utkast til årsplan for 2014 (vedlegg 1) - Etatsstyring frå KD våren 2013 (vedlegg 2) - Strategisk plan Strategi for forsking, utvikling og nyskaping Saken gjelder Høgskolestyret vedtar årleg årsplan for høgskolen. Prosessen med årsplanen følgjer årshjulet. Høgskoledirektøren legg med dette fram til drøfting plan for 2014 og inviterer styret til å komme med innspel. Mål og resultatstyring Mål og resultatstyring er det overordna styringsprinsippet for statlege verksemder som høgskolen er ein del av. Dette blir gjort igjennom rapportering om føregåande år og planer for kommande år, i tråd med dei malane og krava departementet har sett. Høgskolen skal innan 15. mars 2014 sende inn til KD Rapport og planer for Høgskolen i Bergen med kopi til Riksrevisjonen. Dokumentet legg grunnlaget for departementets etatsstyring. Høgskolen har vidareført målet om å halde omfanget på planen nede og sette fokus på å forenkle verksemdsstyringa. Rapportdelen vil bli behandla i februarmøtet. Plan 2013 Årsplanen er lagt opp til å omhandle høgskolen sine planar på institusjonsnivå. I arbeidet med å betre styringsverktøya for høgskolen har høgskoledirektøren med bakgrunn i innspel og tilbakemeldingar frå departementet vidareutvikla årsplanen. Planen tek utgangspunkt i høgskolens visjon slik den er omtale i Strategisk plan. Strategisk plan legg deretter opp verksemdsmåla til høgskolen i tråd med KD sin målstruktur og dei overordna sektormåla. I arbeidet med å nå måla er det identifisert kritiske suksessfaktorar. Til grunn for planane for det kommande året kjem så risikovurderingar som peiker ut områder der høgskolen i særleg grad må setje inn risikoreduserande tiltak for å nå prioriterte mål. Sektormål Det er gjort nokre justeringar av målstrukturen. Hovudmåla frå strategisk plan ligg fast (tidligare har disse figurert som verksemdsmål. No er dei satt som hovudmål). I årets plan er det foreslått å erstatte verksemdsmål 1.2 som omhandla planlegging av flytting til Kronstad, med 4 nye verksemdsmål under hovudmålet. Desse er: 1.1 Flyttinga til Kronstad og Møllendalsveien skal ikkje gå ut over kvaliteten i utdanningane 1.2 Høgskolen skal identifisere og støtte dei tverrfaglege utviklingsmuligheitene som samlokaliseringa gjev for utdanningane i høgskolen 1.3 Høgskolen skal legge til rette for auka bruk av e-læring i undervisning og vurdering

5 1.4 Høgskolen skal vurdere utdanningsporteføljen for å sikre god og forsvarlig ressursbase for utdanning på alle nivå Under sektormål 3 er det foreslått eitt nytt verksemdsmål som følgjer opp nokre av dei politiske signala som er gitt i budsjettpreposisjonen. Det nye verksemdsmålet er som følgjer: 3.2 Høgskolen skal i aktiv og systematisk kommunikasjon med målgruppene sørgje for merkevare- og omdømmebygging av HiB som kvalitetsleverandør av kompetansegjevande EVU. Studietilboda skal vere relevante for behova i arbeidslivet tilpassa behovet målgruppene har for fleksibilitet. Desse måla er ei utleiing av målsetningar høgskolen har i høvesvis Strategisk plan og Strategi for forsking, utvikling og nyskaping. Strategiske satsingar Nytt av året er at årsplanen vil ta opp i seg dei strategiske disposisjonane som ligg til styret. På den måten får styrets strategiske val ein tydelegare plass i planarbeidet. Dette vil bli innarbeidd i dokumentet når forslaga til strategiske satsingar er ferdig handsama. Vidare framdrift Med bakgrunn i tilbakemeldingane frå styret, vil administrasjonen arbeide vidare med planen i dialog med leiinga og avdelingane. Det er eit mål at modellen for risikostyring skal forankrast i budsjetteiningane slik at ein får ein betre samanheng mellom mål, risikoreduserande tiltak og resultatstyring i organisasjonen. Endeleg plan vil bli lagt fram for styret i februarmøtet. Rapportdelen vil bli lagt fram i same møte og reflektere dei mål og tiltak som var lagde for Innstilling til vedtak: 1. Styret tar utkast til Årsplan 2014 til orientering. 2. Styret sluttar seg til dei endringane som er gjort for verksemdsmåla. 3. Styret ber om at samla Rapport 2013 og Årsplan for 2014 vert lagd fram til slutthandsaming i februarmøtet, og at styrets innspel og merknadar vert tekne med i utforminga av endeleg plandokument. Sign. Audun Rivedal Høgskoledirektør sign. Ståle Berglund rådgjevar

6 3. Planer for 2014 Innleiing Arbeidet med gjennomføring av strategisk plan for vil i 2014 blir vidareført vil først og fremst bere preg av å vere eit år med mykje omstilling og tilpassing til den nye kvardagen på Kronstad og i Møllendalsveien. Bygget er snart så godt som ferdig, og arbeidet med å sette Høgskolen sitt preg på det tar til ut over året. I mai startar arbeidet med å flytte verksemda inn i dei nye lokala, eit arbeid som vil gå føre seg fram mot september blir derfor eit år kor mykje av fokuset blir retta mot dette skiftet, samt å halde oppe drifta tilnærma normalt. Sentralt i dette kjem arbeidet med omorganisering av dei administrative tenestene som vil ha verknad frå Store delar av 2. tertial vil gå med til sjølve flyttinga og få dei ulike delane på plass. Utover hausten vil ein derfor måtte rekne med mykje arbeid knytt til å «gå seg til» på dei nye lokala og den nye geografiske organiseringa er siste året for både Strategisk plan og for Strategi for forsking, utvikling og nyskaping. Det må i 2014 derfor leggjast planar for å starte ein ny planprosess med mål å avløyse dagens planar. HiB skal halde oppe normal drift i perioden med flytting og omorganisering. Som ledd i å betre arbeidet med risikostyring, har høgskolen i år lagt om planen og ytterlegare innarbeidd risikostyring som ein del av planarbeidet. Grunnlaget for verksemda ligg i Strategisk plan og Strategi for forsking, utvikling og nyskaping, samt dei planane som utgår av desse. Årsplanen vart drøfta av styret i desember 2013, før den blir endeleg vedteken i mars Dei overordna risikovurderingane til Høgskolen i Bergen Høgskolen i Bergen (HiB) sin strategiske plan blei utvikla i tråd med målstrukturen for sektoren slik denne er utforma av Kunnskapsdepartementet. Denne ligg som utgangspunkt for risikovurderingane vi gjer. HiB forstår risikovurderingane som saker med særleg vekt for å realisere dei målsettingane vi har. HiB sin strategiske plan tar utgangspunkt i vår visjon som er Profesjonskompetanse for framtida gjennom kunnskap, kultur og nyskaping. For å kunne vurdere overordna risiko har HiB definert 8 kritiske suksessfaktorar som er avgjerande for å kome nærare visjonen vår, og for å kunne realisere strategiske føresetnader slik desse er definert i form av verksemdsmål, og dei overordna sektormåla som eigaren vår, Kunnskapsdepartementet, har definert. Risikoen er definert ut frå følgande kritiske suksessfaktorar: A. Økonomisk handlingsrom B. Kvalitet og relevans i utdanning C. Kvalitet og relevans i forskings- og utviklingsarbeid D. Rekruttering og utvikling av personale E. Effektiv organisasjon og godt leiarskap på alle nivå i organisasjonen F. Gode samarbeidsrelasjonar lokalt, regionalt, nasjonalt og internasjonalt G. Tydelig rolle som regional profesjonshøgskole, nasjonal premissleverandør på våre utdanningsområder H. God framdrift og realisering av bygg- og organisasjonsprosjekta De kritiske suksessfaktorane er tversgåande og har innverknad på dei fleste sektormåla. Som det går fram nedanfor er mykje av verksemda vår prega av at høgskolen i planåret skal flytte til nye lokalar. Dette er reflektert i dei risikoane vi har identifisert for verksemda. Det er lett å berre sjå dei nære utfordringane og dei kommande forbetringane som dei nye lokala gjev oss. Men situasjonen med å samle ein såpass stor organisasjon som det vi legg opp til, krev at ein også tar høgde for dei utfordringane som 2014 vil gje oss i åra framover, og i arbeidet med å realisere måla i strategisk plan. Mange av dei risikoane som er påpeikte under går også igjen i evalueringa frå NOKUTs sakkyndige komité i samband med evalueringa av ph.d.-programma. Dette gjeld t.d. graden av internasjonalisering, 1

7 publisering og vitskapeleg verksemd, graden av eksterne prosjekt, robuste fagmiljø, rekruttering av personale, forvaltning av graden mv. A. Økonomisk handlingsrom 1) At husleigekostnader, og behov for å leige inn nye lokale, reduserer kvaliteten i den faglege og pedagogiske verksemda 2) Auka risiko for manglande oppnåing av strategiske mål og ambisjonar. 3) Ikkje nok kapasitet til langsiktig planlegging. (går igjen på fleire områder) 4) For låg del eksterne midlar (overskot). 5) Ikkje tilfredsstillande etablert innkjøpsorganisasjon. Sannsynligheit Konsekvens Risikobildet for det økonomiske handlingsrommet byggjer først og fremst på den usikkerheita som knyter seg til korleis organisasjonen blir når den i stor grad blir samla. Høgskolen har for ein stor del bygd opp reserver med tanke på den nye utgiftssituasjonen vi står overfor etter overtakinga av nybygget (A1), men førebels har vi for liten kapasitet til å handtere langsiktig økonomisk planlegging med bakgrunn i den nye fysiske og geografiske organiseringa av drifta (A3). Og i og med at det er ein ny situasjon er det førebels ingen erfaringar å ta utgangspunkt i. Kapasitet er og eit aspekt ved A5. Med omsyn til andelen eksterne midlar, A4, er dette først og fremst eit felt kor ein må sikre seg mot stagnasjon og sette fokus på ekspansjon. Effekten av tiltak på dette feltet vil gje resultat 2-3 år fram i tid. Måla må derfor settast i forhold til korleis ein best kan leggje til rette for ei god positiv utvikling. B. Kvalitet og relevans i utdanning 1) At utdanningane ikkje blir forskingsbaserte dersom høgskolen ikkje har tilstrekkelig forskingskompetanse. 2) At satsinga på masterutdanning og eigne ph.d.-utdanningar går utover kvaliteten i og ressursbasen til bachelorutdanningane ved høgskolen 3) At samlokalisering, flytting og omorganisering går ut over undervisninga og eksamensavviklinga 4) At Høgskolen ikkje legg til rette for god pedagogisk bruk og utvikling av den teknologiske infrastrukturen som er lagt opp til på Kronstad og i Møllendalsveien. 5) At fråfall i utdanningane aukar Konsekvens Sannsynligheit 2

8 For ein stor del er risikobiletet likt frå 2012 Det er gjort nokre justeringar av konsekvens og sannsynligheit. Høgskolen har ei viktig satsing på ph.d.-utdanning. Denne satsinga er det stor semje om innad i høgskolen, men det er mange kritiske røyster i samfunnet rundt oss. Det vert stilt spørsmål om relevansen av slik satsing i høgskolesektoren. Det er tydeleg uttrykt frå høgskolen si side at denne satsinga ikkje skal ha negativ innverknad på høgskolens grunnutdanningar slik at det går ut over kvaliteten for desse. Snarare tvert i mot. Sterkare forskingsmiljø skal gje ein kvalitetsheving også for grunnutdanningane. Risikobildet viser at dette er eit aspekt som må vektleggjast i det vidare arbeidet. Risiko knytt til samlokaliseringsarbeidet heng saman med korleis vi i året som kjem maktar å sikre normal drift på utdanningane medan arbeidet med å flytte verksemda går føre seg. Høgskolen har gode prosjektplanar på feltet, men vi må vere tydeleg medvitne på denne risikoen. Høgskolen legg betydelig økonomisk innsats i investeringar knytt til AV-utstyr og teknologi i undervisninga. Både i samband med e-læringsprosjekt og høgskolens omdømme som ein framtidsretta høgskole, er det avgjerande at undervisningsformene blir tilpassa desse verktøya. Ikkje minst er det viktig at nye læringsformar og verktøy som i dag er i bruk i arbeidslivet får ein naturleg del i undervisninga framover. C. Kvalitet og relevans i forskings- og utviklingsarbeid 1) Det kan vere ein risiko for at ein ikkje klarer å spisse personalressursar tilstrekkeleg til å etablere doktorgradsprogram. 2) At talet publikasjonspoeng per vitskapelig årsverk stagnerer/går attende. 3) At HiB ikkje aukar volum og suksessrate på søknader om ekstern forskingsfinansiering. 4) Problem med å få avvikla forskingstid under flytteprosjektet. Sannsynleghet Konsekvens Risikovurderinga viser at det er behov for å auke både volum og suksessrate for eksterne prosjekt. Høgskolen har behov for å intensivere dette arbeidet. Høgskolen i Bergen har hatt ei fin auke i talet på publikasjonspoeng. Sameleis gjeld det talet på eksterne prosjekt som gjev rom for stipendiatstillingar. Det er likevel ein risiko på kort og mellomlang sikt at denne aktiviteten stagnerer. Suksessrate og publisering heng saman med evna til å spisse personellresursar inn mot doktorgradsområda. På kort sikt kan det vere eit problem å få avvikla forskingstid i samband med flytteprosjektet. Dette kan gje negativ innverknad på både eksterne prosjekter og på publikasjonspoeng på lengre sikt. 3

9 D. Rekruttering og utvikling av personale 1) At det ikkje er tilgang på godt kvalifiserte søkjarar til faglege stillingar. 2) At det ikkje er tilgang på godt kvalifiserte relevante søkjarar til administrative stillingar 3) At arbeidet med å vidareutvikle kompetanse internt ikkje er godt nok forankra i overordna strategiar. 4) Avskaling av personell i samband med flytting og omorganisering. 5) Rekruttering av faglige leiarar på avdelingane. Sannsynlegheit Konsekvens Som dei fleste andre i høgskolesektoren ser vi generasjonsskiftet som no er starta som ei utfordring. Rekruttering av undervisnings- og forskingspersonell er ei utfordring som vil måtte takast omsyn til. Høgskolen har i sin strategi valt å satse på oppbygging av eigne forskarutdanningar med det mål å utvikle kompetansen sjølv, men jamvel om vi satsar sterkt her må heile organisasjonen delta i prosessane med å sikre god rekruttering til ledige stillingar. Det er vidare ei utfordring å skaffe relevant kompetanse til administrative stillingar. Høgskolen har også ei utfordring med å arbeide vidare med utvikling av kompetanse internt og følgje opp dei strategiane som er lagde. Mykje av realiseringa ligg til dei enkelte avdelingane. Men styret vil måtte ha eit særleg tilsyn med rekrutteringsarbeidet og at dei nye doktorgradene vil halde nødvendig kvalitet og at gjennomføringa på forskarutdanninga er effektiv. Høgskolen skal i 2015 tilsette i ny runde i åremålsstillingar på avdelingsnivå. Rekrutteringsarbeidet her må starte i Erfaring viser at det er svært krevjande å finne personell til denne type stillingar. Det må derfor setjast i gang godt forankra prosessar for å redusere risiko for manglande leiartilsetjingar i den neste åremålsperioden. E. Effektiv organisasjon og godt leiarskap på alle nivå i organisasjonen 1) Det vil fortsatt være kritisk å sikre god informasjonsflyt i organisasjonen. 2) Det kan vere ein risiko for at ein ikkje finn gode løysingar for alle tilsette og studentar i høve til manglande plass i nybygget. 3) Risiko for kvalitetstap når studieadministrasjonen må kjøre to parallelle løp i oppstartsfasen. 4) Risiko for at ein ikkje får tilstrekkeleg omfordeling av oppgåver i organisasjonen. 5) Svak felles forståing for behov for organisasjonsendring Sannsynlegheit Konsekvens

10 Risikobildet over kjem av nokre nye utfordringar høgskolen må jobbe med. Det vert vurdert som lågare sannsynlegheit knytt til risiko for manglande informasjon og plass-situasjonen i dei nye lokala. Dei erfaringane ein har føregåande år tyder på at det er ein alt for svak forståing av risiko knytt til omfordeling av oppgåver i organisasjonen. Særlig gjer dette seg gjeldande i samband med førebuinga av organisasjonen fram mot flytting. F. Gode samarbeidsrelasjonar lokalt, regionalt, nasjonalt og internasjonalt 1) At HiB ikkje klarer å prioritere tilstrekkelig samvirke med nærings- og arbeidsliv 2) Svak operasjonalisering av handlingsplan for internasjonalisering. 3) At resultat av aktiviteten ved sentra ikkje får god nok verknad i høgskolen sine utdanningsprogram på lågare grads nivå. 4) Institusjonalisering og strategisk forankring av samarbeid lokalt og regionalt. Sannsynlegheit Konsekvens G. Tydelig rolle som regionalt forankra profesjonshøgskole og nasjonal premissleverandør på våre utdanningsområder 1) At HiB ikkje lykkast i å utvikle i tilstrekkeleg grad ein forskingsprofil retta mot profesjonsutøving 2) At HiB ikkje klarer å synliggjøre sin strategiske rolle som regional aktør 3) At HIB ikkje når ut nasjonalt som ein sentral aktør på sine områder. 4) At HIB ikkje har innarbeidd det internasjonale perspektivet godt nok. Sannsynlegheit Konsekvens I dei to føregåande suksessfaktorane er risikobildet relativt likt. Høgskolen er trygg på rolla som regional profesjonshøgskole og som sentral regional aktør, og viser at vi har ein sentral plass nasjonalt på våre områder. Høgskolen har eit god samarbeid med omverda og har ei god utvikling på å sikre seg posisjonen. Jamvel er dette områder ein ikkje kan kvile på laurbæra og konsekvensane er jamt over høge på desse risikoane, og krev derfor at det arbeidast vidare med førebyggingstiltak. Ei stor utfordring i høgskolen er knytt til internasjonalisering. Ikkje minst er dette viktig i samband med master og forskarutdanninga. God internasjonal samhandling på forskarnivå stimulerer dessutan til auka internasjonalisering på lågare nivå. Høgskolen må derfor prioritere arbeidet med Strategi for internasjonalisering. 5

11 H. God framdrift og realisering av bygg- og organisasjonsprosjekta 1) For svak integrasjon mellom organisasjonsprosjektet og byggprosjektet 2) Uventa hendingar i prosjekta som bla streik, forseinkingar i leveransar mv. 3) Manglande motivasjon blant dei tilsette før, under og etter flyttefasen og «energilekkasje» i gjennomføringa. 4) Sjukdom og fråfall i sentrale direkte eller indirekte prosjektrelaterte stillingar. 5) Gjennomføringsevne i dei ulike etablerte delprosjekta som bla flytte- og avviklingsprosjektet. 6) Arealbehovet i forhold til vekst Konsekvens Sannsynlegheit Høgskolen er allereie merksam på mange av dei sentrale risikoane knytt til bygg- og organisasjonsprosjekta. Dette blei i stor grad avdekka i den eksterne risikovurderinga som høgskolen fekk utarbeidd våren Bildet speglar seg igjen i risikoane under G. Dei største risikoane er knytt til forholdet mellom byggprosjekta og organisasjonsprosjekta og sårbarheita i prosjektorganiseringa. Sistnemnte går også igjen i G5, ettersom framdrift i stor grad er avhengig av medarbeidarar med andre oppgåver i organisasjonen og i G3. G6 er eit aspekt av risikoen E2, men då ut frå eit ekspansjonsperspektiv. Høgskulen er ikkje statisk og erfaringane så langt er at det er eit aukande behov for kompetansen høgskulen tilbyr. Dette gjeld og spørsmålet om å ha eit langsiktig perspektiv for vidare utvikling av verksemda, noko ein må ta høgde for i tiltaka som vert sette i verk for Høgskolen vil i 2014 måtte ha eit hovudfokus på stabil og god framdrift i prosjekta og i gjennomføringa av flytting og omorganiseringsprosessane. Vesentlige risikoelement - Ikkje nok kapasitet til langsiktig planlegging. (går igjen på fleire område) (sm4) - Ikkje tilfredsstillande etablert innkjøpsorganisasjon. (sm 4) - At samlokalisering, flytting og omorganisering går ut over undervisninga og eksamensavviklinga (sm 1) - At Høgskolen ikkje legg til rette for god pedagogisk bruk og utvikling av den teknologiske infrastrukturen som er lagt opp til på Kronstad og i Møllendalsveien. (sm1) - At talet publikasjonspoeng per vitskapelig årsverk stagnerer/går attende. - At volum og suksessrate på søknader om ekstern forskingsfinansiering blir for lav - Problem med å få avvikla forskingstid under flytteprosjektet. - At det ikkje er tilgang på godt kvalifiserte søkjarar til faglege stillingar (note AI) (sm4) - At det ikkje er tilgang på godt kvalifiserte relevante søkjarar til administrative stillingar (sm4) - At arbeidet med å vidareutvikle kompetanse internt ikkje er godt nok forankra i overordna strategiar. (sm4) - Rekruttering av faglige leiarar på avdelingane. (sm4) - Risiko for at ein ikkje får tilstrekkeleg omfordeling av oppgåver i organisasjonen. - Manglande felles forståing for behov for organisasjonsendring - Manglande operasjonalisering av handlingsplanen for internasjonalisering. (sm 1,2,3,4) - At HIB ikkje har innarbeidd det internasjonale perspektivet godt nok. 6

12 Risiko knytt til flytting og organisasjonsprosjekta (sektormål 4) - Svak integrasjon mellom organisasjonsprosjektet og byggprosjektet - Uventa hendingar i prosjekta som bla streik, forseinkingar i leveransar mv. - Manglande motivasjon blant dei tilsette før, under og etter flyttefasen og «energilekkasje» i gjennomføringa. - Sjukdom og fråfall i sentrale direkte eller indirekte prosjektrelaterte stillingar. - Gjennomføringsevne i de ulike etablerte delprosjekta som bla flytte- og avviklingsprosjektet. Tiltak for å redusere risiko på dei kritiske suksessfaktorane over vert omtalte under gjennomgangen av sektormåla nedanfor. Politiske føringar for 2014 Økt kapasitet og kvalitet i høgare utdanning særleg i MNT-utdanning og profesjonsutdanning - Høgskolen vil måtte vurdere kapasiteten ut frå den spesielle situasjonen høgskolen står overfor med tanke på flytting som også omfattar fysisk infrastruktur. Økt forskingsinnsats i MNT-fag og profesjonsfag - Høgskolen i Bergen arbeidar aktivt med å realisere Strategi for forsking og utvikling og nyskaping som er retta inn mot Teknologi; Økonomi og innovasjon; Energiteknologi, Informasjons- og kommunikasjonsteknologi; Kunstfag; Utdanningsvitskap; Kunnskapsbasert praksis; Omsorgsforsking og Samfunnsarbeid. Desse satsingsområda går igjen i sentrerstrukturen ved HiB og ligg som grunnlag for den satsinga som er gjort på utvikling av ph.d.-utdanningar. Økt samarbeid, arbeidsdeling og konsentrasjon Høgskolen skal vidareføre arbeidet med UH-Nett Vest med underliggande prosjekt t.d. Teknovest. Høgskolen har eit viktig samarbeid på strategisk nivå med Storbyhøgskolene, og bilateralt samarbeid med andre institusjonar. 3.1 Planer for verksemda 2014 Fleire av risikoområda hører til normalt strategisk- og organisatorisk arbeid. Det blir gitt styringssignaler til avdelingane rundt disse, og reisast eigne saker til styret både for å initiere og å følgje disse opp. Fordeling til avdelingane skjer etter eigen fordelingsnøkkel. Likevel settast det av x % av løyvinga til strategiske formål, satsingar og prioriteringar. Strategiske satsingar for 2014 er (korrespondanse til risiko i parentes): Utdanning - Tiltak (B1, B2)? Forsking - (A1, C1, C2)? Organisasjon - Bygg - 7

13 8

14 Sektormål 1: Hovudmål HiB: Verksemdsmål 1.1 Verksemdsmål 1.2 Verksemdsmål 1.3 Verksemdsmål 1.4 Universiteter og høyskoler skal gi utdanning av høy internasjonal kvalitet i samsvar med samfunnets behov. Høgskolen i Bergen skal tilby solide, forskingsbaserte og relevante utdanningar på eit høgt fagleg nivå, og utdanne høgt kvalifiserte, sjølvstendige, reflekterte og etisk bevisste yrkesutøvarar for ein nasjonal og internasjonal arbeidsmarknad. Flyttinga til Kronstad og Møllendalsveien skal ikkje gå ut over kvaliteten i utdanningane Høgskolen skal identifisere og støtte dei tverrfaglege utviklingsmuligheitene som samlokaliseringa gjev for utdanningane i høgskolen Høgskolen skal legge til rette for auka bruk av e-læring i undervisning og vurdering Høgskolen skal vurdere utdanningsporteføljen for å sikre god og forsvarlig ressursbase for utdanning på alle nivå Risikoelement for 2014 Samlokaliseringsprosjektet vil få særleg merksemd i 2014.Eit av dei viktigaste tiltaka er å sikre at flyttinga ikkje har negativ innverknad på undervisings- og eksamensavviklinga. Det vil difor vere avgjerande at avdelingane saman med studieadministrasjonen og leiinga legg tilstrekkelege planar for å sikre ei forsvarleg avvikling av studieåret våren Som peika på over er det først og fremst ei sårbarheit knytt til sjølve gjennomføringa av prosjekta, - ein prosess som er starta allereie hausten Det er difor viktig at ein har dei ulike risikobilda framme også i samband med planlegginga av tiltaka. Høgskolen må på eit så tidleg tidspunkt som mogleg ha ein oversikt over behova for areal i juni, og ein plan for areal og bruken av den i overgangen i august. Vidare må ein være trygg på bemanningssituasjonen for gjennomføring av eksamen. At Høgskolen ikkje legg til rette for god pedagogisk bruk og utvikling av den teknologiske infrastrukturen som er lagt opp til på Kronstad og i Møllendalsveien. Høgskolen har gjort betydelege investeringar i ny teknologisk infrastruktur som vil gje nye moglegheiter for høgskolens utdanningar. Høgskolen initierte i 2013 fleire e-læringsprosjekt som også vil måtte sjåast i lys av denne satsinga. Det er spelt inn behov for god opplæring bruk av ny teknologi til tilsette. Det skal riggast opp ein god organisasjon rundt dette med sikte på support, opplæring og vidareutvikling av den pedagogiske bruken i samarbeid med fagmiljøa internt. Manglande operasjonalisering av handlingsplanen for internasjonalisering. Høgskolen i Bergen utarbeida ein handlingsplan for internasjonalisering og arbeidet med denne vil måtte vidareførast i Strategien grip inn på alle sektormåla. I forhold til utdanningsdelen er det difor viktig at den får ein god forankring i avdelingane og i institutta i arbeidet med utdanningane. Hovudprioriteringar 2014 Som risikovurderingane over visar oss er den mest grunnleggjande prioriteringa for 2014 å sørgje for ein god overgang for studentane i samband med flytting til Kronstad og til Møllendalsveien. Det skal leggjast opp til eit godt mottak av nye dei nye studentane, og studentane skal møte fullgode tenester frå høgskolen på Kronstad og i Møllendalsveien. Høgskolen skal vidare leggje til rette for og ta i bruk ny teknologisk infrastruktur på Kronstad og i Møllendalsveien i samhandlinga med studentane både i dei faglege aktivitetane og dei administrative. 9

15 Flytting og omorganisering Gjennomføring av normal drift Høgskolen har lagt planar for korleis sjølve avviklinga av studieåret og starten av nytt på Kronstad og i Møllendalsveien skal handterast. Dette arbeidet vert gjort i fellesskap mellom avdelingane, leiinga og studieadministrasjonen. Høgskolen skal prioritere å sikre forsvarlig gjennomføring undervisning og eksamenar som planlagt. Omorganisering av utdanningsadministrasjonen Høgskolen er i gang med ei omorganisering av studieadministrasjonen med det mål å kunne tilby ein felles og god oppfølging av studentane etter flyttinga. Det er ei målsetning at studentane skal få likeverdige og fullgode tenester av administrasjonen uavhengig av kva utdanning dei tek, og at studentane vert handsama likt i høve til forvaltningsbaserte rettar. Målet er å få etablert den nye organiseringa i løpet av våren Teknologi og digitale verktøy i utdanningane Høgskolen må vidareutvikle og styrke arbeidet med å bruke den nye teknologien på Kronstad og i Møllendalsveien til pedagogisk god utvikling av studietilboda. Fagmiljøa må forplikte seg til å ta i bruk digitale verktøy i utviklinga av fagtilboda sine. Høgskolen må også etablere tverrfaglege møteplassar for erfaringsutveksling på dette området, der også studentane kan inviterast inn. Tverrfaglig gevinst Samlokaliseringa vil kunne gi tverrfaglege gevinstar som det er viktig at høgskolen identifiserer, anerkjenner og støttar. Det bør arbeidast for å etablere tverrfaglege studentprosjekt, gjerne gjennom utlysing av strategiske midlar. Studiekvalitet Studiekvalitet eit område som høgskolen må ha eit særskilt sterkt fokus på, ikkje minst i lys av den utviklinga høgskolen er i og dei måla høgskolen har sett seg føre. Det det er eit mål for HiB at vi skal halde ein høg kvalitetsstandard på alle utdanningane. Grunnlaget for kvalitetsarbeidet ligg både i organisering av studia og i studiekvardagen for den einskilde. Studentane må følgjast opp av gode undervisarar og dyktige fagfolk på alle nivå i utdanningane. Studentane må delta aktivt i kvalitetsutviklinga av utdanninga og også i gjennomføring av utdanninga. I 2013 har det blitt sett i gang fleire prosjekt med mål om å utvikle e- læringstibodet. Høgskolen legg i samband med flytting opp til auka grad av e-læringsløysingar og har gjort store investeringar i nytt AV-utstyr i tilknyting til undervisningsromma. I 2014 vil erfaringar og effekt av nokre av desse prosjekta kunne haustast. Samhandling mellom utdanning og forsking Høgskolen i Bergen har no starta arbeidet med å få på plass eigne doktorgradsløp med tanke på å utvikle relevant kompetanse for eigne utdanningar, og med dette arbeidet vert også studietilboda ved høgskolen utvikla. Det er viktig å ha eit fokus på alle utdanningsnivåa slik at etablering av fleire masterutdanningar og eigne ph.d.-program ikkje går ut over kvaliteten i bachelorutdanningane. Tiltak for integrering og involvering av studentar på alle nivå i relevante forskingsmiljø blir viktig i så måte. Likeeins vil tiltak som sikrar at masterstudentar kan bli involverte i undervisninga på bachelornivå og korleis pliktarbeidet til stipendiatane kan brukast til kvalitetsheving i utdanningane vere viktige bidrag til korleis satsinga på forsking og forskarutdanning kan få reell og positiv påverknad på grunnutdanninga. Rekruttering Rekrutteringsarbeidet vil bli vidareført i same omfang som tidligare. Høgskolen har som mål å tiltrekkje seg dei beste kandidatane til studia sine. I 2013 har det vore fokusert på ei auke i det kulturelle mangfaldet. Dette er eit arbeid som vil bli vidareført i Høgskolen har god dokumentasjon på eit aukande behov for den kompetansen høgskulen sine utdanningar gir. Ikkje minst tyder tala frå SSB på dette. Det vil med dette som bakgrunn vere grunnlag for vekst i talet 10

16 på studieplassar innan utdanningane våre. Høgskulen er positiv til ein vidare auke talet på studieplassar i åra som kjem, men dette må vurderast nøye i høve til romkapasitet og moglegheita til å skaffe praksisplassar. Erfaringane frå den nye barnehagelærarutdanninga som starta opp i 2013 etter ny rammeplan, vil i 2014 måtte gjennomgåast. Internasjonalisering I 2012 vart ein ny handlingsplan for internasjonalisering vedteken. Høgskulen skal fortsetje å arbeide godt med utveksling av studentar på alle nivå. Det er eit mål å auke talet på innreisande studentar, undervise fleire emne på engelsk, og på sikt etablere minst ein internasjonal samarbeidsmaster. Arbeid med å etablere strategiske partnarskap vil halde fram i Erasmus + vil bli lansert i løpet av Høgskolen vil arbeide vidare med å realisere muligheitene i programmet i dialog med avdelingane, Utdanningsutvalet og FOU-utvalet. Styringsparameter Resultat Mål Gjennomføring på normert tid (KD) 1 91, Delen uteksaminerte kandidatar tekne opp på doktorgradsprogram seks år tidlegare (KD) 0,5 (3 av 6) 0,7 0,7 Talet på kvalifiserte førstevalssøkarar per studieplass (HiB) Talet på nye studiepoeng per eigenfinansiert heiltidsekvivalent per år (HiB) Talet på studentar per årsverk i undervisnings-, forskings og formidlingsstilling (HiB) 2,15 2,1 2,25 49,6 50, , ,5 Studiepoengproduksjon for høgskolen totalt (HiB) Talet på utvekslingsstudentar totalt over 3 mnd. (ut/innreisande) (HiB) Talet på utvekslingsstudentar på masternivå over 3 mnd. (ut/innreisande) (HiB) Talet på utvekslingsstudentar totalt (ut/innreisande) 2 (HiB) 227/73 265/60 270/90 0/0 /0 5/5 264/86 265/60 300/90 Talet på framandspråklege mastergradar (HiB) Studietilbod i samarbeid med 3 andre institusjonar (fellesgradar) (HiB) Styringsparameter for rapportering Gjennomføring på normert tid (KD) - Kvalitativt styringsparameter: Studentane skal lykkes med å oppnå læringsutbyttet som er definert for studieprogramma(kd) 1 Rapport for denne parameteren finst ikkje i DBH eller FS enno. Vi har derfor valt å bruke rapporten «Gjennomføring i henhold til avtalt utdanningsplan» denne gongen. Vi reknar med at en ny rapport vil vere klar før vi skal rapportere for 2012, og vil da bruke korrekte tal. 2 Inkluderer alle registrerte utvekslingsstudentar som var på utveksling frå 1 veke til 12 månader, og som avslutta opphaldet i rapporteringsåret. 3 11

17 - Del uteksaminerte kandidatar tatt opp på doktorgradsprogram seks år tidligare (KD) - Antall nye studiepoeng per egenfinansiert heltidsekvivalent - Talet på tatt opp og talet på nye opptatte studentar - Ant. inn/utreisande på utvekslingsavtaler Sektormål 2: Hovudmål HiB: Universiteter og høyskoler skal i tråd med sin eigenart, utføre forsking, kunstnarisk- og faglig utviklingsarbeid av høy internasjonal kvalitet. Høgskolen i Bergen skal auke aktiviteten og kvaliteten innanfor FoUverksemda, og medverke til å utvikle eit kunnskapsbasert arbeidsliv. Risikoelement for At talet publikasjonspoeng per vitskapelig årsverk stagnerer/går attende. Høgskolen i Bergen har hatt ein jamn auking av publikasjonar over ein del år. Jamvel er det grunn til å oppretthalde fokuset på denne verksemda. Ein eventuell stagnasjon/tilbakegang vil kunne ha ein negativ verknad på høgskolen si vidare utvikling som forskingsinstitusjon. - At volum og suksessrate på søknader om ekstern forskingsfinansiering blir for lav Høgskulen har eit mål om å auke den eksternt finansierte forskingsverksemda. Dette er ikkje minst viktig i forhold til å styrke forskingssamarbeid nasjonalt og internasjonalt og auke kompetansetilfanget ved høgskolen. Ein stagnasjon her vil kunne redusere evna til å nå måla i Strategisk plan og i Strategi for FoU/N. - Problem med å få avvikla forskingstid under flytteprosjektet. I samband med gjennomføring av flytteprosjektet er det ein risiko for at det i deler av organisasjonen vil være problematisk å få avvika forskingstid. Dette kan ha negative konsekvensar for gjennomføring av forskingsprosjekt og for publiseringsgraden. - Manglande operasjonalisering av handlingsplanen for internasjonalisering. (sm 1,2,3,4) Eit viktig ledd, spesielt i arbeidet med ph.d-utdanningane, er gode internasjonale fagnettverk som gjer høve til utveksling og internasjonalt samarbeid for stipendiatane og fagmiljøa. - At HIB ikkje har innarbeidd det internasjonale perspektivet godt nok. Graden av suksess i høve til å etablere gode internasjonale kontaktar og deltaking på den internasjonale arenaen, vil også påverke evna vår til å nå ut internasjonalt som ein sentral aktør på våre områder. Graden av internasjonal deltaking har også følgje for vår rolle som regionalt og nasjonalt tyngdepunkt. Hovedprioriteringer 2014 Eksterne prosjekt og publisering Som risikovurderingane viser er den største risikoen for høgskolen for lavt volum og suksessrate, kor mange av søknadane som går igjennom, på eksterne prosjekt. Vidare er det ein, på lang sikt, risiko for stagnasjon i forhold til utviklinga på vitskapeleg publisering. «Sannsynlegheit» på den siste er låg, men konsekvensen er høg. Flyttinga av verksemda i 2014 vil ta mykje tid for einingane. Målet er å få gjennomført dette arbeidet på ein best mogleg måte slik at det ikkje råkar forskingsverksemda i for stor grad. Høgskolen må i fellesskap og avdelingsvis finne ordningar som medfører at forskingstida ikkje råkast i så stor grad at det vil gi negativ innverknad på forskingsverksemda og arbeidet med å søke prosjektmidlar. forskarutdanning Høgskolen i Bergen sendte i 2013 inn to søknadar på ph.d.-studiar til NOKUT. I tillegg til å starte opp desse gitt at dei blir godkjend, vil det 2014 vere eit mål å få sendt inn ytterligare ein søknad. Grunngjevinga for denne ekspansjonen ligg i høgskolens behov for å kunne tilby gjennomgåande utdanningsløp, frå bachelor 12

18 til ph.d og der igjennom sikre seg nødvendig kompetanse for å kunne ivareta målet om grunnleggjande god forskingsbasert undervisning på våre utdanningar. Stipendiatstilligar må leggjast inn i søknader til eksternt finansierte prosjekt. Vidare må det være eit langsiktig mål å knytte eksterne stipendiatar til ph.d.-utdanninga. Høgskolen skal i 2014 starte arbeidet med det 4. doktorgradsområdet. Internasjonalisering Arbeidet med å bygge gode internasjonale nettverk må prioriterast i Nokre av tiltaka i den nye handlingsplanen for internasjonalisering er implementert. I samband med ph.d.-søknadane har Høgskolen særskilt hatt fokus på å få til avtalar med utanlandske fagmiljø. I det vidare vil koplinga mellom utdanningssamarbeid og forskingssamarbeid få eit sterkare fokus særleg på master- og ph.d.-nivå. Høgskolen har som mål stadig å auke den vitskaplege publiseringa i internasjonalt anerkjende publiseringskanalar. HiB skal halde fram arbeidet med å stimulere til vitskapleg publisering av høg kvalitet med stimulering og opplæring av fagleg tilsette, og ved sterkare å vektlegge det som kriterium for tildeling av FoU-tid. Høgskolen skal prioritere FoU/N av høg internasjonal kvalitet som medverkar til å utvikle profesjonsfaga, og som utviklar fagområde der høgskolen har eit særskilt regionalt ansvar. Tverrfagleg gevinst Samlokaliseringa som skal gjennomførast i 2014 vil bidra til at det tverrfaglege arbeidet mellom profesjonsutdanningane vert styrka. Målet er å leggje til rette for at dette kan kome i gang allereie frå hausten Særleg vil dette spille ei rolle for sentra som drivkrefter for auka tverrfagleg vitskapeleg verksemd. Resultat Styringsparameter Talet på vitskapleg publisering Ikkje klare før i april Mål Vitskapleg publisering, målt i publikasjonspoeng (HiB) 4 Midlar frå Noregs forskingsråd (i tusen kr) (HiB) Styringsparameter for rapportering Midlar frå Noregs forskingsråd (i tusen kr) (HiB) - Vitskapleg publisering, målt i publikasjonspoeng (HiB) 5 - Talet på vitskapleg publisering - Resultatoppnåelse på forsking i forhold til sin eigenart (KD). - Samspill mellom forsking og utdanning (KD). - forskningsinnsats i MNT-fag og profesjonsfag (KD) 4 Talet på publikasjonspoeng for 2013 er ikkje klart for denne rapporten, fordi rapporteringsfristen til Cristin for publikasjonar ikkje er før 3. april Talet på publikasjonspoeng for 2013 er ikkje klart for denne rapporten, fordi rapporteringsfristen til Cristin for publikasjonar ikkje er før 3. april

19 Sektormål 3: Universiteter og høyskoler skal være tydelige samfunnsaktører og bidra til formidling, internasjonal, nasjonal og regional utvikling, innovasjon og verdiskaping. Hovudmål HiB: Verksemdsmål 3.1 Verksemdsmål 3.2 Høgskolen i Bergen skal vere ein sentral samarbeidspart og aktør i det regionale samfunns- og næringslivet. Høgskolen skal delta i samarbeidsprosjekt, kunnskapsutvikling og kompetanseoppbygging som kan gje menneske betre livsvilkår, regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Forskings- og kompetansesentera til høgskolen skal ha høg relevans for regionen og være nasjonalt og internasjonalt konkurransedyktige innan sine fagområde. Sentera skal ha kritisk masse og bidra med kompetanse på tvers av avdelingane. Høgskolen skal i aktiv og systematisk kommunikasjon med målgruppene sørgje for merkevare- og omdømmeoppbygging av HiB som kvalitetsleverandør av kompetansegjevande EVU. Studietilboda skal vere relevante for behova i arbeidslivet og tilpassa behovet målgruppene har for fleksibilitet. Risikoelement for Manglande operasjonalisering av handlingsplanen for internasjonalisering. - At HIB ikkje når ut internasjonalt som ein sentral aktør på sine områder. Arbeidet med internasjonalisering er rekna som ein risiko for høgskolen. Høgskolens sentra er ein viktig brikke i relasjonen med omverden, men står og sentralt i utviklinga av dei sentrale forskingsfelta høgskolen har prioritert. I arbeidet med utvikling av doktorgradar er internasjonalisering eit sentralt mål som må følgjast opp. Det øvrige risikobildet er ikkje vurdert som kritisk for dette sektorområdet. Høgskolen vil fortsatt vere bevisst at den satsinga som gjerast på forskarutdanning og i sentra ikkje dreg resursane frå grunnutdanningane, men gjør ein positiv forskjell. Vidare må ein vere oppmerksame på omfanget og tilfanget av eksterne prosjekt og omsettinga her. Verknadane av denne verksemda visast over år og vil kunne gje negative innverknader om den ikkje vedlikehaldas. Det same gjeld relasjonar til omverda. Av meir indirekte karakter er omsynet til organiseringa av høgskolen og den verknaden den nye geografiske organiseringa gjev for sektormål 3. Det er naudsynt på generelt grunnlag at vi har fokus på å trekke veksel på dei moglegheitene som ligg i den framtidige plasseringa av einingane og organiseringa av verksemda etter samlokaliseringa i arbeidet med å vidareutvikle høgskolen i den retninga som våre strategiar legg opp til fram mot den overordna visjonen. Hovudprioriteringar 2014 Profilering Høgskolen vil i 2014 satse ytterligare på strategisk kommunikasjonsverksemd og samfunnskontakt for å styrke kjennskapen til profilen og samfunnsmandatet vårt. Det er kritisk viktig at kommunikasjonsressursane blir konsentrert rundt flytteaktiviteten og det høgskolen skal tilby på ny campus. God kommunikasjon internt og eksternt kan bidra til å gjere overgangen til nye omgjevnader mest mogleg smidig. Kommunikasjonsverksemda ved høgskolen vil såleis fokusere litt annleis enn i eit vanleg driftsår. Arbeidet med studentrekruttering, internkommunikasjon, marknadsføring av våre etter- og vidareutdanningar, omdømmearbeid og mediekontakt blir også prioritert. Tilbod om medietreningskurs for fagleg tilsette og for leiinga er sett opp i februar. Kurs i kronikkskriving vil også bli tilbydd i

20 HiB lanserer nye websider i juli 2014, og overflyttinga til ny teknisk plattform tek til straks over nyttår. Dette arbeidet blir høgt prioritert for å vere på plass med nye websider til semesterstart. HiB skal i 2014 vidareutvikle merkevare- og omdømmebygging retta mot eksterne samarbeidspartar og EVU-studentar. Formidling Arbeidet med Open Access-publisering vidareførast i Det vil derfor vere viktig at Høgskolen i Bergen Utarbeidar ein Open Access-policy Etablerer eit publiseringsfond for Open Access-publisering Etablerer ei nettbasert løysing for publisering av Høgskolens skriftserie i BORA Legge til rette for at masteroppgåver blir gjort tilgjengelege elektronisk av i BORA Høgskolen vil komme i gang med å etablere formidlingsfora på campus som knyter kontakt mellom forskarane, studentar og aktørar innan samfunns- og næringsliv. Arbeidet med tilgang på e-forskingsressursar må utviklast vidare og intensiverast. Målet er å oppnå meir fleksible lisensavtaler for forskingsressursar slik at UH-institusjonanes avtaler opnar for at man kan inkludere andre institusjonar/personer enn eigne tilsette og studentar i avtalene. Høgskolen har i samband med samlokaliseringa gjennomført ei omorganisering av bibliotektenesta ved høgskolen. Biblioteket vil frå nyttår av vere organisert som ein eining leia av bibliotedirektøren. Samstundes arbeidast det med å vidareutvikle biblioteket til å bli eit fullverdig forskingsbibliotek som ledd i arbeidet med utviklinga av forskingsområda, doktorgradssatsinga og universitetsambisjonane som ligg nedfelt i høgskolens strategiar. Arbeidet med å implementere ny organisasjon vil halde fram i 2014 med vekt på innplassering i dei nye lokala på Kronstad og med vidareutvikling av bibliotektenestane. Samfunnskontakt HiB har i dag ein tett relasjon med dei områda vi utdannar for og mykje av denne kontakten er gjennomført på avdelingsnivå og i tilknyting til utdanningane. Andre er knytt til samarbeidsprosjekt innanfor utdanning, forsking, utvikling og nyskaping. Mykje av denne eksterne kontakten går igjennom Høgskolens EVOkontor som er organisert under seksjon for forsking og ekstern samhandling. I 2013 har det blitt lagt eit grunnlag for arbeidet med RSA. I den samanhengen er denne kanalen knytt direkte opp til EVO-kontoret. HiB vil arbeide vidare med å utforme og konkretisere ein strategi som sikre kvalitet og relevans i utdanningane våre.. Erfaringane frå arbeidet med RSA så langt er at aktørane har mykje å bidra med, og utfordringa for høgskolen blir å konkretisere dei innspela i det vidare samarbeidet med praksisfelta og tilstøytande næringar, samt i vårt eige arbeid med utdanning og forsking. Høgskolen i Bergen er ein sentral samarbeidspart i det regionale samfunns- og næringslivet, med tette relasjonar til aktørar innan dei områda vi utdannar for. Høgskolen har fleire fleksible utdanningstilbod, både grunnutdanningar og etter- og vidareutdanning for å imøtekome kompetansebehovet i samfunnet I 2013 starta høgskolen opp subsea-ingeniørutdanning i Florø etter mal av den suksessrike utdanning på Sotra. I 2014 ligg det an til at denne utdanninga får eit nytt opptak. Høgskolen fekk i 2013 tildelt midlar for Nasjonalt senter for mat helse og fysisk aktivitet. Arbeidet med dette senteret er i gang og vil ha oppstart i Høgskolen vil i 2014 fortsette arbeidet med koordineringsansvaret for etter og vidareutdanning av grunnskolelærarar og barnehagelærarar på Vestlandet. I samband med innflytting på Kronstad vil nokre av dei større strategiske e-læringsprosjekt bli sett i gang ved høgskolen. Nokre støtta av Norgesuniversitetet. Høgskolen har lagt opp til topp moderne infrastruktur på dette feltet som no skal takast i bruk. 15

21 Forsking, utvikling og nyskaping Høgskolen arbeidar vidare med forsking, utvikling og nyskaping i tråd med dei tiltaka som er nedfelte i Strategi for forsking, utvikling og nyskaping. Hjørnesteinen i dette arbeidet er fortsatt sentera ved høgskolen. Den profesjonsutviklande forskinga krev tett dialog med praksis og brukarfeltet. Høgskolen vil arbeide vidare med råda som er oppretta for sentera, kor utvalde relevante representantar frå arbeidslivet i regionen er representert. Dette arbeidet må sjåast i samanheng med arbeidet med RSA som no er oppe og går. Gjennom desse råda og andre større regionale prosjekt som Barnehagen som danningsarena, Senter for omsorgsforsking, Tematisk forskingsprogram i Kunnskapsbasert praksis i HelseVest, VRI, NCE Subsea, Nyskapingsparken m.m., vil høgskolen styrkje og vidareutvikle samarbeidet med dei praksisfelta som høgskolen utdannar for i) kommunal og fylkeskommunal sektor, ii) spesialisthelsetenesta, iii) næringslivet og iv) aktørar for næringsutvikling og innovasjon. Sentera ved høgskolen skal vidareutviklast i 2014, kor kritisk masse og ei fagleg utvikling blir halde i fokus. Sentra skal halde god nasjonal og internasjonal standard. Arbeidet med implementere Strategi for internasjonalisering vil måtte haldast som sentral satsingsområde. Sentera skal vere tett på utviklinga i samfunns- og arbeidslivet, og fleire av sentera er sentrale i utvikling av doktorgradsprogramma, mellom anna med etablering av fleire internasjonale avtalar i Det er eit mål at sentera i sterkare grad enn no vert senter for heile høgskulen på tvers av etablerte fagfelt. Sentera er aktive i å hente inn eksterne midlar og samarbeider tett med Seksjon for forsking og ekstern samhandling i forhold til den eksterne porteføljen. Dette arbeidet må prioriterast og vidareførast. Kvantitative styringsparameter sektormål 3 Resultat Mål Styringsparameter Delen inntekter frå bidragsog oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) utanom EU og 4,8 % 2,7 % 5% NFR (KD) Total registrering av publisering samt bruker- og allmennretta formidling i CRISTIN (HiB) Talet på forretningsidear (HiB) Styringsparameter for rapportering Del av inntekter fra bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA)utenom forskningsfinansiering fra EU og NFR (KD) - Kvalitativt Samarbeid med samfunns- og arbeidsliv (KD) - fleksibel utdanning (KD) 16

22 Sektormål 4: Verksemdsmål 4.1 Verksemdsmål 4.2 Verksemdsmål 4.3 Verksemdsmål 4.4 Verksemdsmål 4.5 Universiteter og høyskoler skal ha effektiv forvaltning av virksomheten, kompetansen og ressursene i samsvar med sin samfunnsrolle. Høgskolen i Bergen skal ha eit arbeids- og læringsmiljø som er ope, stimulerande, trygt og utfordrande Høgskolen i Bergen skal utvikle ein heilskapleg organisasjon på Kronstad/Møllendalsveien, der samlokaliseringa skal styrkje fagleg samarbeid på tvers av utdanningane. Høgskolen i Bergen skal leggje til rette for gode kunnskapslokale med høg kvalitet. Høgskolen skal ha som mål å verte miljøfyrtårnbedrift. Høgskolen i Bergen skal ha høg kompetanse blant dei tilsette, òg med tanke på å oppnå universitetsstatus. Høgskolen i Bergen skal skape eit større økonomisk handlingsrom gjennom effektiv bruk av ressursane og tydelege prioriteringar. Risikoelement for At det ikkje er tilgang på godt kvalifiserte søkjarar til faglege stillingar. HiB har som profesjonshøgskoler flest utfordringar knytt til rekruttering til vitskapelege stillingar. Årsakene er ulike frå avdeling til avdeling og frå fagfelt til fagfelt. I 2014 vil det vere viktig at det arbeidet som her er begynt på vidareutviklast og at rekrutteringsstrategiar vidareutviklast. - At det ikkje er tilgang på godt kvalifiserte relevante søkjarar til administrative stillingar Tatt i betraktning jobbmarknaden og konkurransesituasjonen som høgskolen er i med omsyn til rekruttering av relevante søkjarar til administrative stillingar, må det leggast ein plan for korleis dette arbeidet skal sikrast. - At arbeidet med å vidareutvikle kompetanse internt ikkje er godt nok forankra i overordna strategiar. Denne risikoen ligg først og fremst i korleis utvikling av fagpersonale i vitskapelege stillingar vidareutviklast. Høgkolen har ein overordna FoU/N-strategi, kor eit av måla er utvikling av kompetanse internt. Dette arbeidet må følgjast opp med dei planane og måla som høgskolen i dag styrer etter. Ikkje minst er det nødvendig at arbeidet forankrast på avdelingane og gjennom styringssignal til den enkelte eining. - Rekruttering av faglige leiarar på avdelingane. (sm4) Rekruttering av leiarar på avdeling- og grunn-nivå er eit kritisk punkt tatt i betraktning at svært mange åremålskontraktar går ut i Erfaring viser at det er utfordrande å få fylt disse stillingane. - Ikkje nok kapasitet til langsiktig planlegging. (går igjen på fleire område) (sm4) Det vurderast dit hen at høgskolen i dag ikkje har god nok kapasitet for langsiktig planlegging av økonomiområdet. Dette arbeidet vil vere viktigare i åra framover med økte kostnader og svakt erfaringsgrunnlag frå ny geografisk organisering. - Ikkje tilfredsstillande etablert innkjøpsorganisasjon. Høgskolen har lagt ned eit betydeleg arbeid på innstramming og konkretisering av innkjøpsrutinar, avtaleinngåing og utvikling av samarbeid (SAK) på innkjøpsfeltet. I forlenginga av dette må det i 2014 arbeidast vidare med ein operativ innkjøpsorganisasjon i heile høgskolen for å sikre at denne risikoen reduserast. 17

23 - Risiko for at ein ikkje får tilstrekkeleg omfordeling av oppgåver i organisasjonen. I samband med samlokalisering og dei pågåande prosjekta er det avgjerande at høgskolen får til ei omfordeling av oppgåver som både svarar til den nye geografiske organiseringa, men også til dei nye utfordringane og moglegheitene som samlokaliseringa gjer. - Manglande felles forståing for behov for organisasjonsendring Erfaringane frå omorganiseringsarbeidet som går føre seg, og dei delprosjekta som er i sving under flytte-, avvikling- og organiseringsprosjekta, viser at det er ulike verkelegheitsforståingar i organisasjonen som skapar utfordringar. År spreidd på ulike bygg bidreg til at høgskolen har til dels sterke sær-kulturar på dei ulike avdelingane og administrasjonane. Dette krev innsats i det komande året. - Svak integrasjon mellom organisasjonsprosjektet og byggprosjektet Byggprosjektet følgjer ein eigen timeplan og entreprenørar og byggherre skal ferdigstille bygget til 1. mai Frå den dagen av tek høgskolen over. Det går parallelle prosjekt i organisasjonen som både omhandlar innkjøp, innplassering og organisering. Koplinga mellom desse må vere optimal fram mot mai Uventa hendingar i prosjekta som bla streik, forseinkingar i leveransar mv. Dette er risikoar som ligg utanfor høgskolens handlingsfelt. Det må fortløpande vurderast korleis denne risikoen kan reduserast dersom avvik førekjem. - Manglande motivasjon blant dei tilsette før, under og etter flyttefasen og «energilekkasje» i gjennomføringa. Denne risikoen ligg som eit bakteppe på fleire områder og kan reduserast gjennom å sikre seg på dei andre risikoområda. Faren er at det ligg ein slitasje i organisasjonen som likevel svekker framdrifta når det kjem til gjennomføring. - Sjukdom og fråfall i sentrale direkte eller indirekte prosjektrelaterte stillingar. Dette er ein svært alvorlig risiko. Høgskolen har rigga en svært smal prosjektorganisasjon med få tilsette og lit i stor grad på interne krefter. Fråfall og/eller sjukdom i den fasen vi no går inn i kan gje svært negativ innverknad på framdrifta. Det er avgjerande at det gjennomførast løypande ROSanalyser. - Gjennomføringsevne i de ulike etablerte delprosjekta som bla flytte- og avviklingsprosjektet. Denne risikoen speglar også den smale organisasjonen som høgskolen bygger prosjektet sitt på. Det er lagt opp til å nytte stor grad av intern kapasitet i eksisterande stillingar. Moglege svikt ligg på ulike nivå i organisasjonen og dekkast mellom anna av andre risikoar som manglande felles forståing av situasjonen. Hovudprioriteringar 2014 Som risikovurderingane over viser er det identifisert til dels mange og alvorlige risikoar for I 2014 vil høgskolens nybygg stå ferdig på Kronstad. Det er lagt ned eit betydelig arbeid for å planlegge og leggje til rette for overtaking av bygget og bruken etter overtakinga. Arbeidet her har vore gjort på alle nivåa i organisasjonen. I 2014 vil derfor bli prioritert oppgåver i tilknyting til flyttinga og å få organisasjonen til å fungere i nye omgjevnader. I forarbeida som er gjort har det særleg vært lagt vekt på å legge til rette for eit optimalt arbeids- og læringsmiljø med fokus på gode teknologiske løysingar retta mot framtida. Arbeidet med å ta desse i bruk på ein god og konstruktiv måte vil være nøkkelen for den vidare utviklinga av høgskolen og vil måtte bli prioritert allereie ved starten. Høgskolen har som nemnt hatt fleire prosjekt gåande på dette feltet. Vidare er det vektlagt å auke kvaliteten på tenesteproduksjonen, og effektivisere den gjennom omlegging av organiseringa av i første omgang deler av administrasjonen; biblioteka, drift og studieadministrasjonen. 18

24 Arbeidet med å utvikle dei nye studiestadene i tråd med dei behova vi vil ha i 2014, er godt i gang og vil måtte følgjast vidare inn i og igjennom Rekruttering Som risikovurderingane viser ligg det til dels store utfordringar på dette feltet. Det kan vere vanskeleg å sjå at vi greier å redusere desse risikoane i det komande året. Jamvel må dette være et felt som haldast auge med og planlegging av korleis ein skal handsame det må halde fram i planåret. I 2013 har det vore tatt initiativ til auka grad av internasjonal rekruttering særlig innanfor ingeniørfaga. Høgskulen har tillagt oppgåver i ei eige stilling i HR-seksjonen for internasjonal rekruttering. Denne prosessen må vidareførast, særlig med omsyn til at det er eit mål å auke graden av internasjonalisering i både forsking og utdanning. Arbeidet på dette feltet vil bli følgt opp vidare og må forankrast også på avdelingane og i fagmiljøa. Ikkje minst er det viktig at det arbeidast med rekruttering av kandidatar til forskarkarrierar frå våre eigne studiar. Høgskolen har eit vedteke mål om å utvikle høg forskingskompetanse på kjerneområda, med det mål å kunne etablere eigne forskarutdanningar og vidare fram mot etablering av universitet. I 2013 har høgskolen søkt om godkjenning av to doktorgradsprogram. I 2014 vil høgskolen fortsette å prioritere å auke talet på tilsette med førstekompetanse. Dette arbeidet skal fjølgje opp dei prioriterte satsingane for FoU/N og halde fokus på å vere riktig orientert mot dei undervisningsområda høgskolen treng kompetanse innanfor. Som ein høgskole med eit sentralt utdannings- og forskingsfokus innanfor profesjonsfaga, er det avgjerande at dei tilsette kan virke innanfor og bidra til utvikling av faga både inn mot utdanningane og ut mot praksisfeltet. Medarbeidarutvikling Høgskolen skal vidareutvikla forskingskompetanse internt innanfor kjerneområda i tråd med FoU/Nstrategien. Det bør vurderast om ein må leggje opp ein felles strategi for høgskolen samla. Høgskolen må arbeide med god personaloppfølging på alle nivå med mål om å redusere fråfall og behalde godt kvalifiserte i stillingar. Leiarutvikling Høgskolen skal i 2015 i gang med ny utlysning av åremålstilsette leiarar på dei ulike nivåa. Rekrutteringsarbeidet her må starte opp i Høgskolen må i løpet av 2014 avklare kva for vegval og prioriteringar som skal gjerast for dette arbeidet. Likestilling Høgskolen har hatt ein liten vekst i andelen kvinner i dosent- og professorstillingar gjennom både opprykk og tilsetting. Målet er å halde fram med dette arbeidet også i Høgskolen skal vidareføre dei resursane som ligg i handlingsplan for likestilling med mål om å auke andelen kvinnelege forskarar. Mellombelse stillingar I ein periode med omstilling og flytting til nye lokalar vil det vere eit behov for mellombelse stillingar. Høgskolen har som mål å halde talet ned og ikkje eskalere denne andelen. Det vil være naudsynt å sjå nærare på den eksisterande permisjonspraksisen for høgskolen, då mykje av dei mellombelse stillingane følgjer av dynamikken i arbeidsstokken. Økonomi Som det går fram av risikovurderingane over er det knytt risiko på området økonomisk langtidsplanlegging og innkjøpsorganisasjon for høgskolen. Høgskolen har dei seinare åra hatt eit jamt fokus på å bygge opp avsettingar for å oppnå målsettinga om eit større økonomisk handlingsrom. Viktigheita av dette vil bli synleg i 2014 når husleigekostnadene vil auke. 19

25 I det vidare er det derfor naudsynt å fortsette å ha klare mål om godt økonomisk handlingsrom med tanke på dei måla høgskolen har for forsking og utvikling. Arbeidet med å sikre den langsiktige økonomiske planlegginga vil bli prioritert i 2014, særleg med tanke på at høgskolen ikkje sitt med erfaringar med å være samlokalisert. Arbeidet med innkjøpsrutinane for høgskolen vil bli prioritert vidare inn i med bakgrunn i styret sin handsaming av revisjonen i 2012, har det vore gjort fleire grep i 2013 for å styrke dette feltet. I 2014 vil erfaringar og vidare utvikling på dette området bli følgt opp. Eit sentralt tiltak vil vere å arbeida vidare med ein operativ innkjøpsorganisasjon i heile høgskolen. Organisasjon Ein stor del av risikobildet under sektormål 4 er knytt til organisasjon generelt. I første del av perioden vil det viktigaste vere at høgskolen held oppe tempoet i dei prosjekta som er starta. Situasjonen ved en eventuell stans i del-prosjekta vil få svært alvorlige konsekvensar for gjennomføringa av flyttinga. Det må arbeidast hardt med bevisstgjering rundt dei prosessane som no går framover for å hindre energilekkasje og sørgjast for at ting som settast i gang blir gjennomført. Dette stiller krav til leiing både på grunn, mellom og overordna nivå. Høgskolen skal vere ein dynamisk organisasjon og det er derfor viktig å kunne gjere omfordelingar av oppgåver ut frå vurdering av behov. Vi kjenner i liten grad verknaden av dei endringane som høgskolen skal igjennom i 2014, men må vere forberedt på at det vil vere behov for framtidig endringar. Omstilling og omorganisering av verksemda både i administrasjon og i fagavdelingane må vurderast ut frå korleis organisasjonen fungerer. Bygg prosjekt og organisasjonsprosjekt Ein viktig suksessfaktor for å nå visjonen for høgskolen er graden av suksess i bygg og organisasjonsprosjekta. Risikovurderingane over viser at det er fleire alvorlige risikoar. Eit av desse er uventa hendingar i prosjekta som bla streik, forseinkingar i leveransar mv. Dette er ein situasjon som kan sette mykje på spill og vil kunne gje verkand også i påfølgjande år, og råka andre sektormål. Serleg i forhold til leveransar på prosjektsida utgjer dette ein risiko. For leveransar på kontorutstyr er vil det bli gjort investeringar i lagringsløysingar av innkjøpt utstyr for å minske risiko på leveransar. Høgskolen må fortløpande vurdere tiltak opp mot gjennomføring av delmål i prosjektplanen for å redusere risiko. - Sjukdom og fråfall i sentrale direkte eller indirekte prosjektrelaterte stillingar. Høgskolen har ein liten og sårbar prosjektorganisasjon med få tilsette. Dette skapar høy risiko i gjennomføringa av dei prosessane som skal gå fram mot sommaren. Det må utarbeidast ROS-analyser for både prosessane og organisasjonen for å avdekke moglege avvik etter kvart som delmåla realiserast. Dette er tidkrevjande og organisasjonen bør vurderast styrka for å avhjelpe situasjonen. Det må gjørast avvegingar rundt overlapping i prosjektorganisasjonen for å sikre at avvik ikkje oppstår i gjennomføringa ut over første halvdel Gjennomføringsevne i de ulike etablerte delprosjekta som bla flytte- og avviklingsprosjektet. Med den organiseringa som høgskolen har valt, med ein liten organisasjon som trekker på interne resursar, reknast manglande gjennomføringsevne i dei ulike delprosjekta som ein risiko. Denne heng og saman med Manglande felles verkelegheitsforståing. Høgskolen må arbeide med bevisstgjering rundt prosessane og korleis dei heng saman, og sørgje for klåre avgjerdslinjer. 20

26 Kvantitative styringsparameter sektormål 4 Styringsparameter Delen kvinner i dosent- og professorstillingar (KD) Resultat Mål ,6% 31% 33% Delen midlertidig tilsette 20,7% 21% 20% (KD) 6 Delen førstestillingar av totalt tal på undervisnings-, forskar- og formidlingsstilling (HiB) Avsettingsnivå i prosent av samla statleg løyving (HiB) Resultatmargin frå oppdragsverksemda (HiB) Delen samla lønskostnadar i høve til samla driftskostnadar (HiB) 36,6% 43% 40% 6,75% 8,2% 5% 22 % 13,3% 16% 63 % 63,4% 64% Styringsparameter for rapportering Del kvinner i dosent og professorstillingar (KD) - Del midlertidig tilsette (KD) - Forholdet mellom tilsette i undervisnings-, forskings- og formidlingsstillingar og tilsette i administrative stillingar - Kvalitativt styringsparameter: Langsiktig økonomisk planlegging (KD) - Kvalitativt styringsparameter: Robuste fagmiljø (KD) 6 Her inngår mellom anna stipendiatar og åremålstilsette. 21

27 Etatsstyring tilbakemeldinger til Høgskolen i Bergen Dato og tid: Sted: Oslo Tilbakemelding på profil, prioriteringer, ambisjoner og utfordringer Universiteter og høyskoler med en tydelig profil er viktig for kvaliteten i høyere utdanning og forskning. Strategier og tiltak som styrker profil og egenart vil bidra til robuste fagmiljøer og en mangfoldig sektor. Departementet viser til høyskolens målstruktur i Rapport og planer ( ). Departementet leser av målstrukturen at Høgskolen i Bergen er en profesjonshøyskole som skal være en sentral samarbeidspartner og aktør i det regionale samfunns- og næringslivet. HiB vektlegger kvalitet i utdanningen og kompetanse blant tilsatte. Høyskolen har internasjonale ambisjoner, som kommer til uttrykk gjennom satsing på forsknings- og kompetansesentre. Høyskolen har utarbeidet en bedre målstruktur enn i fjor, men den har fortsatt en del utfordringer når det gjelder å ta hensyn til de innspillene departementet ga i tilbakemeldingsrapporten fra etatsstyringsmøtet i fjor. Det er viktig at høyskolen fortsetter å videreutvikle målstrukturen for å ta høyde for prioriteringer og risikoer som følge av planene om å blant annet etablere master- og ph.d.-utdanninger og flytteprosessen til Kronstad. Departementet vil oppfordre høyskolen til i enda sterkere grad å synliggjøre mål og profil, og skille mer mellom mål, styringsparametre og tiltak. Styret bør vurdere om Rapport og planer gir nok informasjon om institusjonens resultater og planer. Departementet vil ha etatsstyringsmøte med høyskolen i I dette møtet ønsker departementet å ha en strategisk dialog med styret om høyskolens utvikling. Sentrale punkter vil være profil og ambisjoner, strategiske prioriteringer og utfordringer sett i lys av nasjonale mål og prioriteringer, og høyskolens resultater og rammebetingelser. Videre vil utvikling av målstrukturen for høyskolen og bruk av målstrukturen som styringsverktøy, være en del av denne dialogen. I tilstandsrapporten Høyere utdanning 2013 presenterer departementet en overordnet analyse av virksomhetsmålene til de statlige universitetene og høyskolene for Vi oppfordrer styret til å benytte denne rapporten i det videre arbeidet med å utvikle målstrukturen for høyskolen. Tilbakemelding på mål og resultater Sektormål 1 Universiteter og høyskoler skal gi utdanning av høy internasjonal kvalitet i samsvar med samfunnets behov. Det er bra at Høgskolen i Bergen har høy studiepoengsproduksjon per student og at produksjonen har økt fra 2011 til Departementet synes det er positivt at gjennomføringsgraden på normert tid er stabilt høy. 1

28 Høyskolen har god søkning og opptak til bachelor- og mastergradsstudiene for Tall fra DBH viser imidlertid en nedgang i opptaket fra 2011 til 2012 innen helse- og sosialfag og lærerutdanningene. Oppgangen i opptaket ved Avdeling for ingeniørfag er lavere enn det tildelingen på 100 nye studieplasser i 2012 skulle tilsi. Departementet forventer at høyskolen har oppmerksomhet rundt dette i opptak Departementet merker seg at høyskolen har god måloppnåelse på de fleste aktivitetskravene innen helsesutdanningene. Høyskolen har to virksomhetsmål under sektormål 1. Disse gir ikke nok informasjon om status i dag og om høyskolen faktisk når målene. Gjennom HiBs hjemmesider registrerer departementet at høyskolen har fokus på kvalitet i utdanningen og bruk av ulike undervisningsmetoder. Departementet ber HiB om å være mer konkret i rapportering på utdanningskvaliteten i Rapport og Planer Høyskolen arbeider med å etablere egne mastergradsutdanninger for å hindre frafall innen økonomiutdanningen på bachelorstudiet, og at studenter skal søke seg over til NHH. Departementet ber høyskolen vurdere dette i lys av SAK-politikk og økonomisk effektivitet. Stortinget har bevilget ekstra midler til styrking av grunnskolelærerutdanningene (GLU) gjennom en kategoriøkning i finansieringssystemet. Kunnskapsdepartementet har klare forventninger til at den økonomiske styrkingen av grunnskolelærerutdanningen faktisk gir økt kvalitet i utdanningen. Det er tilfredstillende at HiB har implementert kvalifikasjonsrammeverket med læringsutbyttebeskrivelser på alle gradsutdanningene. Departementet viser til prosessen om avvikling av prosjekt metningsdykkerutdanningen. Departementet vil ha en egen dialog med høyskolen om dette. Sektormål 2 Universiteter og høyskoler skal i tråd med sin egenart utføre forskning, kunstnerisk og faglig utviklingsarbeid av høy internasjonal kvalitet. Det er positivt at høyskolen har fokus på tiltak for å styrke forskningen, herunder blant annet arbeid med ph.d.-utdanningene og oppbygging av sentrale forskningsfelt. Gjennomstrømningstiden for stipendiatene er relativ høy, men høyskolen må fortsatt ha fokus på tiltak som kan bedre denne. Departementet har merket seg at det er et mål for høyskolen å utdanne og ansette fremtidige egne stipendiater. Det er viktig at institusjonen har en tilsettingspolitikk som også er rettet mot ekstern rekruttering, og hvor mobilitet og samarbeid vektlegges. Høyskolen har hatt en god utvikling når det gjelder publisering. HiB var blant de ti institusjonene som hadde størst økning i publikasjonspoeng. Selv om det har vært en nedgang i publikasjoner på nivå 2, ligger høyskolens andel på dette nivå over gjennomsnittet for statlige høyskoler. 2

29 Ekstern forskningsfinansiering er nødvendig for at høyskolen skal oppfylle sine ambisjoner om høyere kvalitet, og data fra DBH viser at høyskolen har en økning i midler fra NFR. Departementet forventer at høyskolen har høy oppmerksomhet rettet mot ekstern forskningsfinansiering. Departementet merker seg at høyskolen arbeider for å koble utdanning og forskning, blant annet ved at studenter involveres i forskningsprosjekter og ved at det er tett kontakt mellom FoU-utvalget og utdanningsutvalget. Departementet merker seg også at høyskolen betoner forskningskompetansens betydning for undervisningskvaliteten, men også at høyskolen vurderer det slik at det er en risiko for at aktiviteten ved sentrene ikke får innvirkning på høyskolens utdanningsprogram. Departementet ber om en analyse av denne problemstillingen i neste års Rapport og planer også i lys av arbeidet med å koble utdanning og forskning. Sektormål 3 Universiteter og høyskoler skal være tydelige samfunnsaktører og bidra til formidling, internasjonal, nasjonal og regional utvikling, innovasjon og verdiskaping. Departementet merker seg at HiB har etablert Råd for Samarbeid med arbeidslivet (RSA). Departementet forventer at RSA står sentralt i HiBs rolle som samarbeidspart og aktør i det regionale samfunns- og næringslivet. Departementet ser positivt på HiBs planer om dette, og på de mange samarbeidsfeltene som fremheves i Rapport og planer. Tiltakene mangler imidlertid tidsramme for når de skal være gjennomført, og det mangler kvantitative mål eller effektmål. Departementet etterspør strategien fra RSA i neste års Rapport og Planer. BOA-inntektene viser en fallende tendens. Det er viktig at det legges vekt på å øke BOAinntektene. Det er bra at høyskolen vil videreutvikle infrastrukturen for e-læring for å støtte opp under arbeidet med fleksibel utdanning. Sektormål 4 Universiteter og høyskoler skal ha effektiv forvaltning av virksomheten, kompetansen og ressursene i samsvar med sin samfunnsrolle. Det er viktig at HiB har fokus på langsiktig økonomisk planlegging blant annet som følge av flytting til Kronstad og planer om å etablere master- og ph.d.-utdanninger. Høyskolen opplyser at den vil ha fokus på forsvarlige avsetninger, noe som er positivt. Departementet merker seg at HiB vil ha oppmerksomhet på utdanningsledelse og lederutvikling, særlig med hensyn til de mulighetene og utfordringene som ligger i samlokaliseringen og videre utvikling av høyskolen. Høyskolen skal flytte inn i nybygg på Kronstad høsten Departementet forutsetter at anlegget utnyttes maksimalt og at høyskolen vinner erfaring med dette før høyskolen fremmer nye prosjekter. Dette må ses i sammenheng med skolens økonomi og økte driftsutgifter. 3

30 Departementet forutsetter at Riksrevisjonens merknader regnskapsåret 2012 blir fulgt opp. HiB hadde tilsynsbesøk fra departementet vedrørende samfunnssikkerhet og beredskap i mars Departementet viser til tilbakemeldingsrapporten fra dette møtet. Departementet forutsetter at HiB har fokus på dette arbeidet og utarbeider ROS-analyser i løpet av Øvrige tilbakemeldinger Midlertidighet Det er fortsatt et mål for Regjeringen å redusere andelen midlertidig tilsatte i universitets- og høyskolesektoren, se bl.a. Meld. St. 18 ( ) Lange linjer kunnskap gir muligheter. HiB har fortsatt ikke tilfredsstillende resultater på dette området, og har oppnådd dårligere resultater enn flere sammenlignbare utdanningsinstitusjoner. Departementet ber HiB om å gjennomføre ytterligere tiltak for å redusere midlertidigheten. Likestilling Likestillingsloven pålegger alle offentlige virksomheter å jobbe aktivt for likestilling og å rapportere om den faktiske tilstanden på dette området. Likestillingsombudet har tatt opp mangelfull rapportering på likestilling i universitets- og høyskolesektoren. Styret har ansvar for at institusjonen redegjør for den faktiske likestillingssituasjonen ved institusjonen og sin innsats for likestilling i henhold til lovgivers krav i Rapport og planer. UHR har utarbeidet en veileder for rapportering. Styret må vurdere om det er behov for etterrapportering for 2012 i henhold til disse kravene. Arbeidstid og bierverv Kunnskapsdepartementet legger til grunn at det viktig og ønskelig at ansatte ved universiteter og høyskoler kan ha bistillinger og bierverv. Det er imidlertid nødvendig at bistillinger og eierinteresser ikke kommer i konflikt med hovedstillingen, slik at tilliten til ansattes uavhengighet kan svekkes. Institusjonene må vurdere om det i tillegg til etiske retningslinjer er nødvendig å etablere egne retningslinjer og oversikter over sidegjøremål. Lærlinger Det er av stor betydning for økt gjennomføring av yrkesfagene i videregående skole at det er tilgjengelige læreplasser. Det er fastsatt et mål om 20 prosent flere læreplasser fra utgangen av 2011 til utgangen av Virksomheter som ennå ikke har opprettet læreplasser, anmodes om å gjøre det. 4

31 SAK 114/2013: BUDSJETTFORDELING 2014 foreløpig fordeling av hovedrammer (2013/5432) Dokumenter i saken 1. Prop 1 S ( ) 2. Orientering om forslag til statsbudsjettet for 2014 fra KD (teknisk dokumentasjon) 3. Styresak 106/2008 Justering av intern budsjettmodell 4. Styresak 77/2010 Strategisk plan Styresak 74/2012 Budsjettforslag Styresak 100/2012 Intern budsjettfordeling 2013 foreløpig tildeling 7. Styresak 04/2013 Endelig budsjettfordeling Styresak 113/2013 Foreløpig årsplan Budsjettfordeling 2014 teknisk dokumentasjon (vedlegg 1) 10. Oversikt husleiekostnader (vedlegg 2) 11. Oversikt over nye og videreførte studieplasser budsjetteffekt 2014 (vedlegg 3) Saken gjelder Finansieringen av høgskolen er sammensatt av to hovedelementer: statlig og ekstern finansiering. Den statlige finansieringen, tildelt over statsbudsjettet kap. 0260, fordeles etter en intern fordelingsmodell, mens ekstern finansiering følger budsjettenhetenes eksterne aktiviteter. Annen statlig finansiering, f.eks særbevilgninger over kap er ikke omtalt i denne saken. I denne saken behandles bare den statlige finansieringen, men det er viktig å understreke at den eksternt finansierte virksomheten vil kunne finansiere et høyere aktivitetsnivå enn det den statlige finansieringsrammen dekker. Regjeringen Stoltenberg har fremmet forslag om budsjett for 2014, jf. Prop. 1 S ( ). Høgskolen i Bergen har fått en foreløpig nettobevilgning på kapittel 260 på totalt ,- kr. Regjeringen Solberg vil komme med en tilleggsproposisjon til budsjettet for Det er ventet at de varselede endringene vil øke høgskolens totale budsjettramme. Høgskolen vil motta endelig tildelingsbrev fra departementet ultimo desember. Som følge av at høgskolen er en nettobudsjettert institusjon, er ikke bevilgningen knyttet til spesifikke utgifts- og inntektsposter. Høgskolen er følgelig gitt et økt handlingsrom i forhold til disponeringen av bevilgningen. Inntekter fra eksternt finansiert virksomhet og andre inntekter kan høgskolen disponere fullt ut. Eventuell ubrukt bevilgning eller merinntekter vil bli overført i sin helhet til neste budsjettermin. På samme måte vil eventuelt merforbuk/overskridelser bli overført til neste budsjettperiode. Budsjettet skal i utgangspunktet være en tallmessig konkretisering av høgskolens planer for det kommende året, ref. sak 113/2013 Av hensyn til arbeidet med det øvrige/videre plan- og budsjettarbeidet, vil et foreløpig forslag til fordelingen av budsjettet 2014 bli behandlet i dette møtet. Men det understrekes at det er de mål og resultatkrav som blir gitt av styret under behandlingen av årsplanen, som skal gi premissene for budsjettenhetenes videre planarbeid. 1

32 Bevilgningene blir gitt som rammebevilgninger, dvs. at budsjettenhetene må selv utarbeide interne budsjetter til fellesformål og til drift av institutter/programmer/sentre. Det skal tas utgangspunkt i sentrale føringer i forhold til strategiske satsningsområder samt vedtatt planog målstruktur. Når endelig budsjettfordeling foreligger, vil det bli utarbeidet tildelingsbrev til alle budsjettenhetene. I tildelingsbrevene vil mål, resultatkrav og øvrige føringer fremgå mer detaljert. Denne saken omtaler altså et foreløpig forslag til budsjettfordeling for 2014 Endelig budsjettvedtak, inkludert fordeling av strategiske avsetning og midler til investeringsformål, vil bli gjort av styret på første møte i I vedlegget Budsjettfordeling 2014 teknisk dokumentasjon (vedlegg 1) er det gitt en mer detaljert redegjørelse for hvordan fordelingen er foretatt. I det følgende er det derfor bare gitt noen få supplerende kommentarer og tabeller. Vurdering Budsjettforslaget for 2014 er et godt budsjett som sikrer økt handlingsrom og gir høgskolen et bedre grunnlag til å følge opp sine ambisjoner for faglig kvalitetsutvikling og oppfylle samfunnsmandatet hva gjelder tilbud til flere utdanningssøkende. Følgende positive forhold kan trekkes frem, ref tab. 1: En forsvarlig husleiekompensasjon Finansiering av nye og videreførte studieplasser God resultatuttelling, både innenfor utdanning og forskning Finansiering av nye stipendiatstillinger Nøkkeltall: Høgskolen er blitt tildelt en nettobevilgning på kr , og bevilgningen fremkommer på følgende måte: Tabell 1: Statlig finansiering 2014, kap 0260 (i tusen kr) Tildeling Kompensasjon for pris- og lønnsvekst Husleiekompensasjon Brukerbevilgning nybygg -utfasing Investeringsmidler - teknologiske fag - utfasing Konsekvensjustering - videreføring av studiepl Nye stipendiatstillinger 625 Nye studieplasser høst Andre endringer Resultatuttelling i finansieringssystemet: Studiepoeng/utveksling Omfordeling av forskningsmidler (RBO) Sum

33 Høgskolens tildeling for 2014 innebærer en nominell økning på om lag 10 mill. kr. Med virkning for budsjettåret 2013 så har høgskolen mottatt hele brukerbevilgningen knyttet til nybygget på Kronstad. Dersom en ekskluderer brukerbevilgningen i 2013, så er den nominelle økningen på om lag 97,8 mill. kr (12,7 %). En hovedforklaring til den markante økningen skyldes en kompensasjon knyttet til økt husleie på Kronstad. Justert for husleiekompensasjonen blir økningen på 7,4 %. Med en pris- og lønnsvekstkompensasjon på 3,5 % i budsjettet (27,5 mill. kr) blir realøkningen på 3,9 %. Omtale av de resultatbaserte tildelingsindikatorene: a) Utdanningsincentiver - Studiepoengsproduksjon og utvekslingsstudenter Høgskolen hadde en økning i studiepoengproduksjonen fra 2011 til 2012, fra 5359 til studiepoengsenheter. Økningen i den samlede studiepoengproduksjonen, totalt studiepoengsenheter, gav høgskolen en økning i budsjettet på om lag 9,3 mill kr. Til sammenligning fikk høgskolen i 2013 en resultatuttelling på om lag 18,3 mill. kr. som følge av økningen i studiepoengsproduksjonen i Tab. 2 Utvikling i studiepoengsproduksjonen Avdeling for ingeniørutdanning: Avdeling for lærerutdanning: Avdeling for helse- og sosialfag: Høgskolen hadde landets nest beste studentgjennomføring i 2012, målt i studiepoengproduksjon per student. Høgskolen hadde en studiepoengproduksjon per student på 50,8 (2011:50), mens gjennomsnittet i høgskolesektoren var 45,7 studiepoeng. Høgskolen hadde en økning i antall inn-/utreisende studenter, fra 296 studenter i 2011 til 325 studenter i I 2012 hadde høgskolen 265 utreisende studenter, mens 60 studenter kom til høgskolen. Tendensen er at flere av høgskolens studenter tar et studieopphold i utlandet, mens færre utenlandske studenter ønsker å komme til høgskolen. Det er AHS som klart har flest utvekslingsstudenter resultatet gir høgskolen en samlet budsjettuttelling på om lag 2,4 mill. kr. Resultatmidlene tilbakeføres til avdelingene i sin helhet, og det forutsettes at midlene målrettes inn mot studentutveksling og internasjonaliseringsarbeidet. b) Forskningsincentiver - Resultatbasert omfordeling Høgskolen har fra 2011 til 2012 hatt en positiv utvikling i forhold til forskningsincentivene i finansieringssystemet. Forskningsrådsmidlene har økt fra 8,044 mill. kr i 2011 til 11,342 mill. kr i Antall publiseringspoeng har økt fra 114 i 2011 til 142 i Høgskolen har ikke fått tildelt midler fra EUs rammeprogram for forskning. Resultatene gir høgskolen en særskilt budsjettøkning på om lag 1,36 mill. kr. Til sammenligning fikk høgskolen en ekstra tildeling på om lag 0,6 mill kr i

34 Det må her merkes at siden forskningsincentivene er gjenstand for en resultatbasert omfordeling (RBO) i sektoren, så er det ikke nødvendigvis slik at en positiv resultatutvikling for en enkelt institusjon nødvendigvis gir en positiv budsjettuttelling. Videreføring av tidligere tildelte studieplasser (jf. vedlegg 3) I revidert nasjonalbudsjett for 2012 fikk høgskolen tildelt 95 nye studieplasser, og plassene kommer i tilegg til de 160 studieplassene som ble tildelt høgskolen i De nye studieplassene er videreført og trappet opp i Samlet budsjettøkning for videreføring av studieplasser for 2013 er om lag 17,3 mill. kr, ref. tabell 1. Den samlede budsjetteffekt i 2014 er beregnet til 35,4 mill. kr, jf. vedlegg 3. For tidligere budsjettår så har 30 % av det totale beløpet blitt holdt av som en sentral avsetning/reserve. For budsjettåret 2013 utgjorde denne avsetningen om lag 11,5 mill. kr. Begrunnelsen for uttrekket var å redusere risiko i forhold til de store oppgavene høgskolen står overfor med omstilling, kvalitetsutvikling, nybygg og universitetsamibisjonen. For budsjettåret 2014 foreslås det at avdelingene får beholde bevilgningene knyttet til nye og videreførte studieplasser 100 %. I et budsjettår med markant økte sentrale driftskostnader (ref husleie og ombygningskostnader) har det vært viktig å redusere budsjetteffekten av økte felleskostnader mest mulig, dvs. forsøke å opprettholde avdelingenes grunnbudsjetter. Høgskoledirektøren foreslår at bevilgningene knyttet til videreførte studieplasser fordeles som vist i vedlegg 3, med om lag 9,7 mill. kr. til AL, 8,5 mill. kr til AHS, 17,1 mill. kr til AI. Om forslaget til budsjettfordeling 2014: Til tross for at budsjettforslaget for 2014 må betegnes som rimelig godt, opplever høgskolen likevel betydelig kostnadsvekst som utfordrer målet om budsjettbalanse. Dette gjelder ikke minst de fremtidige husleiekostnadene, jf. vedlegg 2. For budsjettåret 2014 er det samlede husleiebudsjettet på om lag 175 mill. kr, som en økning på 75 mill. kr sammenliknet med 2013-budsjettet. En statlig husleiekompensasjon på 41 mill. kr (2/3 effekt i 2014) gir et udekket finansieringsbehov på i underkant av 30 mill. kr, og dette vil ha budsjettmessige konsekvenser for det øvrige budsjettet. For å styrke grunnbudsjettet for 2014 foreslår derfor høgskoledirektøren å styrke budsjettet med 20 mill. kr. Høgskolens totalbudsjett vil da utgjøre 886 mill. kr. Budsjettstyrkningen gjøres primært for å finansiere den merkostnad som følger av ombygningene i Møllendalsveien, ref. punkt 3.2 under. Høgskolen hadde per en reserve på om lag 72 mill. kr (eks. brukerbevilgningen) (ref sak 14/2013). Det ventes at avsetningene vil øke per Styret har tidligere vedtatt å bygge opp budsjettreserver slik at høgskolen skulle stå bedre rustet til å møte de finansielle utfordringene med økt husleie på Kronstad og satsningen mot universitetsstatus. Å redusere reservene med 20 mill. kr i 2014 kan forsvares, da budsjettstyrkningen er i hovedsak knyttet til finansieringen av en engangskostnad (ombygningene i Møllendalsveien). 4

35 Tab. 3 Statlig bevilgning 2014, kap. 260 (i tusen kr) Særbevilgninger: Husleiekompensasjon Dykkerutdanningen Forkurs ingeniørutdanning Desentralisert utdanningstilbud Små driftsmidler -920 Utdanningstilbud for tospråklige lærere -303 Komp. for lønnsoppgjør Nye studieplasser h Nye stipendiatstillinger -625 Metningsdykkerutdanning/Dykkerutdanning - investeringsmidler Styrking av grunnskolelærerutdanning Videreføring av tidligere tildelte studieplasser Til fordeling i budsjettmodell Budsjettforslaget er utarbeidet i henhold til gjeldende budsjettfordelingsmodell, vedtatt av styret høsten 2008, jf. sak 106/2008. I denne sak foreslås det å endre modellen på ett punkt, - den strategiske avsetningen reduseres med 0,5 % (i relative andel av budsjettrammen), frå 9 % i 2013 til 8,5 % i Reduksjonen må ses i sammenheng med en kraftig økning i driftsbudsjettet i Tab.4 Forslag til budsjett 2014 iht. budsjettfordelingmodell Modul 1 Strategiske tiltak ,5 % Modul 2 Faste fellesutgifter ,6 % Modul 3 Sentraladministrasjonen ,9 % Modul 4 Basis ,5 % Modul 5 Undervisning ,0 % Modul 6 Forskning ,5 % ,0 % Det foreslås å sette av om lag 64,3 mill. kr i strategiske midler, noe som er en økning på 2,3 mill. kr sammenliknet med Avsetningen skal styrke høgskolens satsinger, og skal bidra til særskilt finansiering av ulike FoU/N-tiltak, oppfølging av evalueringer og utdanningstiltak. Det kan også være andre øremerkede tiltak, som for eksempel faglig og administrativ omstilling for å fremme universitetsambisjonen og få til en optimal samlokalisering på Kronstad og i Møllendalsveien. 5

36 Forslag til endelig fordeling av midlene vil bli presentert for styret på første møte i 2014 basert på innspill gitt i styringsdialogmøtene høsten 2013samt søknader fra enhetene. Viser ellers til vedlegg 1 Teknisk dokumentasjon for detaljer. Tab. 5: Forslag til foreløpige budsjettrammer 2014 per enhet iht budsjettmodell kr endring % endring Avdeling for lærerutdanning ,03 % Avdeling for ingeniørutdanning ,92 % Avdeling for helse- og sosialfag ,14 % Sentraladministrasjonen ,15 % Felles ,84 % ,87 % Tabellen over gir en sammenstilling mellom budsjettfordeling 2013 og forslag til fordeling med utgangspunkt i de budsjettrammer som er nyttet i høgskolens budsjettmodell. Tallene per enhet inkluderer ikke videreføring av studieplasser og heller ikke ulike særtildelinger ref. tabell 3. Dersom en inkluderer tilleggsbevilgninger knyttet til nye og videreførte studieplasser og andre særbevilgninger i budsjettrammene blir forslaget til budsjett 2014 slik: Tab. 6 Totalt budsjett inkl. bevilgninger knyttet til videreførte studieplasser og særtildelinger Budsjettmodell Studieplasser Særtildelinger Budsjett 2014 Budsjett 2013 % % Avdeling for lærerutdanning ,4 % 11,7 % Avdeling for ingeniørutdanning ,9 % 13,0 % Avdeling for helse og sosialfag ,4 % 8,1 % Sentraladministrasjonen ,1 % 6,1 % Felles ,7 % 11,0 % ,3 % 10,4 % Metningsdykkerutdanningen-drift Dykkerutdanningen TOTALT 2014-BUDSJETT

37 Avsluttende merknader Det samlede budsjettet for 2014 må kunne sies å være et godt budsjett for høgskolen, selv om budsjettveksten er lavere sammenliknet med Nye og videreførte studieplasser i 2011 og 2012, samt økningen i studiepoengsproduksjonen i 2012 er hovedårsakene til den positive budsjettveksten. Høgskoledirektøren konstaterer at alle budsjettenheter vil få en økning i grunnbudsjettet i Økningen er riktignok relativ beskjeden for avdelingene når en korrigerer for den generelle pris- og lønnsvekst (3,5 %). Midler avsatt til investeringer og strategiske tiltak vil være med på å øke totalbudsjettene for enhetene. Betydelige investeringer i brukerutstyr finansiert over brukerbevilgning knyttet til nybygget på Kronstad, vil også dempe presset på det ordinære driftsbudsjettet i Uten den foreslåtte budsjettstyrkingen på 20 mill. kr ville alle avdelingene fått en negativ realvekst, med den konsekvens at målet om budsjettbalanse ville vært urealistisk uten at det samtidig ble gjennomført betydelige omlegginger av dagens drift/aktiviteter. I en situasjon hvor høgskolen har bygget opp relativt, store budsjettreserver kan det være fristende å frigjøre mer midler, men faren vil da være at høgskolen går inn kommende budsjettår, - budsjettår med fortsatt finansielle utfordringer, med en for stor «inngangshastighet». Det er derfor viktig at høgskolen har en stram økonomistyring. Det vil fortsatt være nødvendig med en sterkere prioritering i forhold til ressursbruk og strukturelle endringer må gjennomføres for å møte fremtidige finansielle utfordringer. Innstilling til vedtak: 1. Styret viser til premissene i fordelingen og godkjenner foreløpig budsjettfordeling for Endelig budsjettfordeling, herunder fordeling av den strategiske avsetningen, vil bli vedtatt av styret på første møte i Styret forutsetter at strategisk plan og mål og tiltak i årsplan for 2014 blir førende for anvendelsen av budsjettavsetningene. Audun Rivedal høgskoledirektør Jan Ove Henriksen økonomidirektør 7

38 Vedlegg 1 sak xx/2013 Budsjettfordeling 2014 foreløpig rammetildeling Budsjettfordeling 2014 teknisk dokumentasjon 1. Generelt om budsjettet for 2014 Regjeringen Stoltenberg har fremmet forslag om budsjett for 2014, jf. Prop. 1 S ( ). Høgskolen i Bergen har fått en nettobevilgning på kapittel 260 på totalt ,- kr. Regjeringen Solberg vil komme med en tilleggsproposisjon til budsjettet for Det er ventet at de varselede endringene vil øke høgskolens totale budsjettramme. Ekstraordinære bevilgninger på andre budsjettkapitler, for eksempel kap. 281, omtales ikke i dette dokumentet. Endelig tildelingsbrev fra departementet vil foreligge ultimo desember. Tabell 1: Statlig finansiering 2014, kap 0260 (i tusen kr) Tildeling Kompensasjon for pris- og lønnsvekst Husleiekompensasjon Brukerbevilgning nybygg -utfasing Investeringsmidler - teknologiske fag - utfasing Konsekvensjustering - videreføring av studiepl Nye stipendiatstillinger 625 Nye studieplasser høst Andre endringer Resultatuttelling i finansieringssystemet: Studiepoeng/utveksling Omfordeling av forskningsmidler (RBO) Sum Høgskolens tildeling for 2014 innebærer en nominell økning på om lag 10 mill. kr. Dersom en ekskluderer brukerbevilgningen i 2013 (med virkning for budsjettåret 2013 så har høgskolen mottatt hele brukerbevilgningen knyttet til nybygget på Kronstad), så er den nominelle økningen på om lag 97,8 mill. kr (12,7 %). En hovedforklaring til den markante økningen skyldes en særbevilgning knyttet til økt husleie på Kronstad. Justert for husleiekompensasjonen blir økningen på 7,4 %. Med en prisog lønnsvekstkompensasjon på 3,5 % i budsjettet (27,5 mill. kr) blir realøkningen på 3,9 %. Høgskolen i Bergen er en nettobudsjettert institusjon. Det betyr at høgskolen får én rammebevilgning fra departementet som vil inkludere all virksomhet, både ordinær drift og investeringer. Inntekter fra eksternt finansiert virksomhet og andre inntekter kan høgskolen disponere fullt ut. Eventuell ubrukt bevilgning eller merinntekter vil bli overført i sin helhet til neste budsjettermin. På samme måte vil eventuelt merforbuk/overskridelser bli overført til neste budsjettperiode. Side 1:12

39 2. Finansieringssystemet til departementet og intern budsjettfordelingsmodell. 2.1 Finansieringssystemet til departementet Fra og med budsjettåret 2003 ble det innført et nytt finansieringssystem for universitets- og høgskolesektoren. Tildelingssystemet legger mer vekt på en resultatbasert finansiering sammenliknet med tidligere fordelingsmodeller. Departementet gjennomførte i 2009 en større evaluering av finansieringssystemet. Det ble ikke foreslått større endringer i modellen. Modellen skilte tidligere mellom basisfinansiering, undervisningsfinansiering og forskningsfinansiering, men med virkning fra 2010-budsjettet er disse begrepene utelatt. Departementet ønsker med endringen å understreke at den statlige bevilgningen gis som en rammetildeling. Institusjonene har stor frihet til å nytte bevilgningen slik en mener er best for å nå overordnede samfunnspolitiske mål. Fra og med 2010-budsjettet er òg kapitlene for insitusjonene slått sammen til ett felles kap. 260, dette for å presisere at det finnes et finansieringssystem som i all hovedsak er felles for alle institusjonene i sektoren. 2.2 Intern budsjettfordelingsmodell og særskilte avsetninger Særskilte avsetninger Over kap. 260, post 50, har departementet gitt en del særbevilgninger, som ofte tidligere har blitt finansiert over andre budsjettkapitler/-poster. Alle tildelingene er justert for pris- og lønnsvekst. Dette gjelder midler til å finansiere (jf. tab 2): drifts- og investeringsmidler til metningsdykkerprosjektet, forkurs ved ingeniørutdanningen, desentraliserte utdanningstilbud, små driftsmidler utdanningstilbud for tospråklige lærere nye stipendiatstillinger I forslaget til statsbudsjett for 2014 er det foreslått at høgskolens budsjett styrkes med 41 mill. kr, dette som en kompensasjon for den økte husleien på Kronstad. Husleiekompensasjonen er en 2/3 årseffekt, slik at kompensajonen blir om lag 61,5 mill. kr (eks. prisjustering) for budsjettåret Som det fremgår av vedlegg 2 så er det samlede husleiebudsjettet for 2014 på om lag 175 mill. kr, og det er en økning på 75 mill. kr sammenliknet med I denne budsjettsaken har en valgt å trekke ut særbevilgningen på 41 mill. kr. her, og tilsvarende redusere husleiebudsjettet i budsjettmodul 2 Felles kostnader, ref. punkt 3.2 under. I forslaget til statsbudsjett 2012 ble det foreslått å styrke finansieringen av den nye grunnskolelærerutdanningen. Utdanningen er blitt flyttet fra finansieringskategori E til D, noe som betyr en økning i basisfinansieringen på ,- kr per studieplass. Departementet har i budsjettene for beregnet virkningstidspunktet fra høst 2011, mens den nye utdanningen startet allerede høsten Høgskolen har derfor valgt å beregne kompensasjonen fra opptaket høst Kompensasjonen er beregnet til 10,8 mill. kr. Tidligere budsjettår har kompensasjonen blitt redusert med 30 %, dette som et ledd i å styrke høgskolens sentrale avsetninger og dermed fremtidig handlingsrom.. Et slikt uttrekk er ikke gjennomført for budsjettåret Side 2:12

40 I revidert nasjonalbudsjett (RNB) for 2012 fikk høgskolen tildelt totalt 95 nye studieplasser. Studieplassene er videreført og trappet opp i Det samme gjelder de 160 studieplassene som høgskolen fikk tildelt i statsbudsjettet for Budsjettvirkningen for 2014 er om lag 17,27 mill. kr, ref. tab. 1. Den samlede budsjetteffekt i 2014 er beregnet til omlag 35,4 mill. kr, jf. tab. 3 og vedlegg 3. I tillegg kommer 10 nye studieplasser innenfor ingeniørutdanningene som er blitt vedtatt opprettet fra høsten 2014, totalt 0,325 mill. kr. Tidligere budsjettår har særbevilgningn knyttet til nye/videreførte studieplasser blitt redusert med 30 %, dette som et ledd i å styrke høgskolens sentrale avsetninger og dermed fremtidig handlingsrom.. Et slikt uttrekk er ikke gjennomført for budsjettåret I tillegg foreslås det å budsjettere Dykkerutdanningen særskilt, da høgskolens budsjettfordelingsmodell ikke tar høyde for denne utdanningen (som ble overført til høgskolen fra og med budsjettåret 2005). Budsjettforslaget for 2014, totalt om lag 18,03 mill. kr, er justert for pris- og lønnsvekst. Estimerte husleiekostnader er trukket ut og dekkes av sentrale avsetninger. Grunnbudsjettet til utdanningen ble styrket i 2013 med 0,5 mill. kr, og det ble også tilført særskilte investeringsmidler for å kompensere for etterslepet på utstyrsiden. Også for budsjettåret 2014 vil det være behov for økte investeringsbevilgninger til utdanningen, men dette må kunne sees i sammenheng med departementets særbevilgning knyttet til metningsdykkerprosjektet (om lag 5,6 mill. kr). Det foreslås videre å avsette sentrale midler til dekning av lønnsoppgjøret i 2014, totalt 14 mill. kr. Avsetningen er et nøkternt estimat på effekten av lønnsoppgjøret 2014, og midlene vil bli overført til budsjettenhetene høsten Effekten av oppgjøret samt økte lønnskostnader som følger av opprykk og forhandlinger må dekkes innenfor enhetenes budsjettrammer. For å styrke grunnbudsjettet for 2014 er det her foreslått å styrke budsjettet med 20 mill. kr, og totalbudsjettet vil da utgjøre 886 mill. kr. Budsjettstyrkningen gjøres primært for å finansiere den merkostnad som følger av ombygningene i Møllendalsveien, ref. punkt 3.2 under. Høgskolen hadde per en reserve på om lag 72 mill. kr (eks. brukerbevilgningen) (ref sak 14/2013). Det ventes at avsetningene vil øke per Styret har tidligere vedtatt å bygge opp budsjettreserver slik at høgskolen skulle stå bedre rustet til å møte de finansielle utfordringene med økt husleie på Kronstad og satsningen mot universitetsstatus. Å redusere reservene med 20 mill. kr i 2014 kan derfor forsvares, spesielt siden budsjettstyrkningen er i hovedsak knyttet til finansieringen av en engangskostnad (Møllendalsveien). Etter fratrekk for nevnte særlige avsetninger, vil en budsjettramme på om lag 757 mill. kr bli nyttet i fordelingsmodellen, noe som er en økning på om lag 68 mill. kr sammenliknet med 2013-budsjettet. Tab 2: Statlig bevilgning 2014, kap. 0260( tusen kr) Særbevilgninger: Husleiekompensasjon Dykkerutdanningen Forkurs ingeniørutdanning Desentralisert utdanningstilbud Små driftsmidler -920 Utdanningstilbud for tospråklige lærere -303 Komp. for lønnsoppgjør Nye studieplasser h Nye stipendiatstillinger -625 Side 3:12

41 Metningsdykkerutdanning/Dykkerutdanning - investeringsmidler Styrking av grunnskolelærerutdanning Videreføring av tidligere tildelte studieplasser Til fordeling i budsjettmodell Intern fordelingsmodell Høgskolestyret vedtok, i sak 56/2002, ny intern budsjettfordelingsmodell for høgskolen. Modellen har en større grad av resultatbasert tildeling enn tidligere og bygger på grunnprinsippene i departementets finansieringssystem. Modellen er senere blitt noe justert, jf. sakene 97/2003, 75/2004, 83/2005 og 84/2006. I 2008 ble det nedsatt et budsjettutvalg, ledet av prorektor og hvor alle dekanene deltok. I sin sluttrapport foreslo utvalget en del endringer i fordelingsmodellen. Styret vedtok ny fordelingsmodell i møte (ref. sak 106/08). Høgskolens interne budsjettfordelingsmodell består av 6 moduler, og modulene hadde følgende relative prosentandel av totalbevilgningen i 2013; Modul 1 Strategiske midler 9 % Modul 2 Fellestiltak og investeringer 22,2 % Modul 3 Sentraladministrasjon 12,1 % Modul 4 Basis 32,2 % Modul 5 Undervisning 22 % Modul 6 Forskning 2,5 % I sak 93/2009 vedtok styret at den strategiske modulen skal gradvis økes, slik at de strategiske avsetningene utgjør 10 % av den statlige bevilgningen i I dette dokumentet vil det bli redegjort for de ulike fordelingsmodulene i forhold til hvilke uttelling modellen vil ha for budsjettfordelingen for Da modulene 2 og 3, i all hovedsak, vil være realbudsjetterte størrelser, vil de relative andelene for disse modulene kunne variere fra budsjettår til budsjettår. 3. Beregning av budsjettfordelingen for 2014 Tab.3Forslag til budsjett 2014 iht. budsjettfordelingmodell Modul 1 Strategiske tiltak ,5 % Modul 2 Faste fellesutgifter ,6 % Modul 3 Sentraladministrasjonen ,9 % Side 4:12

42 Modul 4 Basis ,5 % Modul 5 Undervisning ,0 % Modul 6 Forskning ,5 % ,0 % Modul 1 STRATEGISKE MIDLER kr ,- I 2013 ble 9 % av budsjettrammen avsatt til strategiske formål, totalt om lag 62 mill. kr, jf. sak 100/2012. Styret har tidligere vedtatt av den strategiske avsetningen skal utgjøre 10 % av totalbudsjettet i For budsjettåret 2014 foreslås det å redusere denne prosentvise avsetningen noe, til 8,5 % av budsjettet. Reduksjonen må ses i samanheng med en kraftig økning i driftsbudsjettet i 2014, ref. økt husleie og økte ombygningskostnader. Den strategiske avsetningen øker likevel med 2,3 mill. kr sammenliknet med Den samlede strategiske avsetning vil være på om lag 64,3 mill. kr. Avsetningen muliggjør en sterkere satsning mot oppbygning av doktorgradsprogrammene, herunder tilsetning i professorater og i stipendiatstillinger. Tiltak/aktiviteter knyttet til samlokaliseringen på Kronstad og i Møllendalsveien vil være en annen sentral budsjettpost her. Det strategiske budsjettet vil være knyttet til gjennomføring av høgskolens strategiske plan, og skal være en budsjettmessig konkretisering av høgskolens årsplan for 2014, ref. sak xx/2013. Forslag til fordeling vil bli basert på søknader fra enhetene og innspill gitt i styringsdialogmøtene høsten Hovedparten av avsetningen vil bli tilbakeført til avdelingene, men da til øremerkede formål/tiltak. De strategiske midlene skal primært nyttes til tiltak/prosjekter innenfor følgende hovedområdene (ref. styresak 106/2008): Utdanningstiltak Faglig utvikling Særskilte tiltak Det er viktig at avsetningene støtter opp under høgskolens overordnede strategi. Det vises her spesielt til arbeidet mot universitetsstatus. Det bør også settes av midler til en strategisk reserve, som bla. kan nyttes i forhold til ekstraordinære tiltak gjennom budsjettåret, herunder oppfølging av risikoområder. Resultatenhetene vil bli invitert til å fremme søknader om strategiske midler. Søknadene vil bli vedlagt styresaken. Fordelingen av de strategiske midlene vil bli foretatt av styret på det første møtet i Modul 2 FASTE FELLESTILTAK kr Det foreslås at 26,6 % av den totale bevilgningen avsettes til faste fellestiltak ved høgskolen, totalt kr ,- kr. Avsetningen er en økning på om lag 48,4 mill. kr sammenliknet med Midler til dekning av Husleie m.m. utgjør om lag 66,6 % av avsetningen. Høgskolens totale husleiebudsjett er stipulert til om lag 175 mill. kr i 2014 og til 191 mill. kr i 2015, jf. vedlegg 2. Høgskolens har for budsejttåret 2014 fått en husleiekompensasjon på 41 mill. kr og denne Side 5:12

43 kompensasjonen er trukket ut av budsjettet, ref. tab. 2. Budsjettavsetningen under i tab. 4 er blitt tilsvarende redusert. Avsetningene inkluderer også 3,97 mill. kr til delfinansiering av drift- og vedlikeholdsutgiftene ved studiested Nygård (deler av vedlikeholdsutgiftene er inkludert i husleien ved de øvrige studiesteder). Etter fraflytting fra Nygård vil ubrukte midler (tilsvarende 7 mnd) bli overført til sentralt driftsbudsjett. Det er også satt av 22 mill. kr til ombygninger på studiested Møllendalsveien. På budsjettet ble det avsatt 5 mill. kr til formålet, men det ble da presisert at bevilgningen da var å betrakte som en startbevilgning ift. det videre arbeidet frem mot Det var også knyttet stor usikkerhet til hvor mye ombygninger som måtte gjøres og kostnaden knyttet til dette. Det totale budsjettet for ombygningene i Møllendalsveien er nå på 27 mill. kr, og da inkluderer budsjettet også byggingen av ny, stor kantine for ansatte og studenter. Det foreslås videre at det avsettes 11 mill. kr til budsjettposten Sentrale IT-midler. Avsetningen gjelder, i all hovedsak, økte lisensutgifter for bruk av flere, nye programvarer (studiestøttesystemet It`s Learning, studentsystemet FS, arkiv- og saksbehandlersystemet Ephorte, bestillings- og fakturasystemet Basware, alumnisystemet Mira, Timeplanleggingssystemet TimEdit, prosjektstyringssystemet Artemis og Lønns- og personalsystemet SAP HR). I tillegg kommer tjenesteavgiften til Uninett, på om lag 2,8 mill. kr. Det foreslås å sette av 3,7 mill. kr til ulike profilerings- og markedsføringstiltak i Økningen er økt med 0,35 mill. kr og økningen med ses i sammenheng med økt profileringsaktiviteter i 2014, ref innflytting i nytt bygg og ny logo. Tiltakene vil bli initiert fra høgskolen sentralt, og vil innbefatte bla. fadderordning, studiestart-åpning, studiekatalog og andre trykksaker, annonsering, alumnus, deltakelse på Forskningsdagene. Avsetningen til Studentdemokrati synliggjør høgskolens totale finansiering av studentdemokratiet både på sentalt og avdelingsnivå, - totalbudsjettet er 2 mill. kr. Avsetningen er økt med 0,2 mill. kr sammenliknet med Kr ,- er knyttet til høgskolens fullfinansiering av lønnskostnaden til studenttillitsvalgte (leder og 2 nestledere) og organisasjonssekretær. En avsetning på kr ,- gjelder generell driftsstøtte til Studentparlamentet. Fra 2011 er driftsstøtten til de tre studentrådene blitt finansiert over den sentrale avsetning, totalt tildeles ,- kr i Tidligere ble driftsstøtten til studentrådene dekket over avdelingenes budsjetter. Avsetningen til Studentvelferd, totalt 2,3 mill. kr, skal finansiere høgskolens andel av Studentsamskipnadens velferdstilbud. Hovedparten er knyttet samskipnadens idrettstilbud for studenter og ansatte. Det er inngått avtale med SiB om å øke høgskolens bidrag til studentidretten med 0,9 mill. kr i Det foreslås å avsette 2,5 mill. kr til nye IKT-prosjekter i Avsetningen er i hovedsak knyttet til innføringen av nytt saks- og arkivsystem høsten 2014 (1,8 mill. kr). Avsetningen skal dekke kostnader knyttet til anskaffelse, lisenser og systemdrift. Resterende andel gjelder arbeidet med å oppgradere høgskolens web-løsning, hvor målet er at både intranettet og internettet skal være bygget på samme tekniske plattform. Dagens løsning med ulike plattformer gir en svært lite effektiv driftssituasjon. En tilsvarende avsetning ble gjort i 2013, men arbeidet kom ikke i gang. Til formålet IKT-investeringer er det avsatt 4,5 mill. kr, som er en reduksjon på 2,1 mill. kr sammenliknet med Oppgradering og nyinvesteringer i maskinparken er en sentral utgiftspost, og dette er investeringer som det i utgangspunktet ikke er budsjettert med over brukerbevilgningen til nybygget. Midlene fordeles senere. Det foreslås å avsette 1 mill. kr til kjøp av Vitenskaplig utstyr og inventar, noe som er vesentlig lavere enn i 2013 (5,3 mill. kr). Reduksjonen må sees i sammenheng med de økte utstyrsinvesteringer som finansieres over brukerbevilgningen til nybygget. Midlene vil bli fordelt senere. Side 6:12

44 For øvrig er det bare foreslått mindre budsjettendringer. Endringene er, i all hovedsak, en følge av pris- og lønnsjusteringer. Tab.4 Budsjettavsetninger til felles tiltak i Tillitsvalgte på virksomhetsnivå Velferdsmidler Profilerings- og markedsstrategi HMS/bedriftshelsetjeneste Kopinor avgift Sentrale IT-midler Oppfølging - kvalitetssikringssystem Driftsmidler internasjonalisering Studentvelferd EFV - utviklingsmidler Formidlingstiltak Leder- og organisasjonsutvikling Personalpolitiske tiltak Kompetansemidler IKT-prosjekter IKT-investeringer og andre investeringer Vitenskapelig utstyr og Inventar Studentparlamentet Midler til fellestiltak v/høgskoledirektør Drift/vedlikehold Nygård Prosjekt Møllendalsveien Husleie m.m Sum midler til fellestiltak Modul 3 SENTRALADMINISTRASJONEN kr , - Det foreslås at 11,9 % av budsjettrammen avsettes til dekning av lønn og øvrige driftskostnader ved enheter knyttet til Sentraladministrasjonen, totalt kr (tilsvarende tall for 2013 var kr (12,1 %)). Avsetningen er tilnærmet realbudsjettert og skal blant annet også dekke alle utgifter knyttet til drift av biblioteket og Mediesenteret. Budsjettet er, i all hovedsak, kun justert for generell pris- og lønnsvekst. Det er budsjettert med 2 nye faste stillinger (innenfor AV-området) i Budsjettøkningen er ellers knyttet til stillinger som ble besatt i 2013 og som vil få full budsjetteffekt i I tillegg vil ,- kr bli overført til Avdeling for ingeniørutdanning til dekning av Sentraladministrasjonens andel av felles driftsutgifter ved studiested Nygård. 3.4 Modul 4 BASIS kr ,- Det avsettes kr ,- til fordeling i basismodulen, som utgjør 28,5 % av totalbevilgningen. (tilsvarende tall i 2013 var omlag kr 222 mill. kr (32,2 %)). Modulens størrelse er blitt redusert som en konsekvens av at avsetningen til Fellestiltak har økt. Side 7:12

45 Styret vedtok i møtet å endre beregningsgrunnlaget for basismodulen, jf. sak 106/2008. Beregningsgrunnlaget er nå todelt: % -andel knyttet gjennomsnittet av avdelingenes relative budsjettandeler i 2001, 2002 og % -andel knyttet til følgende relative andeler AHS 32,4 %, AI 31,8 % og AL 35,8 % Det nye beregningsgrunnlaget gir følgende fordeling. Tab. 5 Fordeling av basismodulen Avdeling for lærerutdanning ,95 % Avdeling for ingeniørutdanning ,30 % Avdeling for helse- og sosialfag ,75 % sum ,00 % Modul 5 UNDERVISNING kr ,- Sum undervisningskomponent Utvekslingsstudenter kr 7500 per student Til avdelingene studiepoengproduksjon 100 % Undervisningsmodulen er 100 % resultatbasert og utgjør 22 % total bevilgning, totalt kr ,- (2013: kr). Grunnlaget for tildeling er produserte studiepoeng og antall utvekslingsstudenter i 2012 og følger prinsippene i departementets finanseringssystem. Studietilbud er inndelt i 6 forskjellige utdanningskategorier, som gir ulik resultatuttelling. Høgskolen har studietilbud innenfor 4 ulike utdanningskategorier, og fordelingen av produserte studiepoeng i hver kategori er hentet fra DBHstatistikken for Samlet sett så hadde høgskolen en økning i studiepoengsproduksjonen på i alt studiepoengsenheter, men følgende fordeling: AHS 16, AI 79 og AL 53. Økningen gir et ekstraordinært budsjetttilskudd på om lag 9,3 mill. kr i 2014, ref. tab. 1. Høgskolen har totalt 325 utvekslingsstudenter i 2012 (2011: 296 studenter) og dette gir en resultatuttelling i budsjettet for 2014 på totalt kr ,- (7.500,- kr per inn- og utreisende utvekslingsstudent). Tab. 6 Beregning av den resultatbaserte undervisningsmodulen studiepoengenheter antall studiepoeng Vektede studiepoeng Tildeling-kr AL Kategori F- vekt 1 68, Kategori E -vekt 1, , Kategori D- vekt 1,5 811, , Side 8:12

46 Utvekslingsstudenter AI Kategori F- vekt 1 353, Kategori E -vekt 1, , Kategori D- vekt 1,5 97, Kategori C - vekt 2 18, , Utvekslingsstudenter AHS Kategori F- vekt 1 170, Kategori E -vekt 1,25 883, Kategori D- vekt 1,5 618, , Utvekslingsstudenter Modul 6 FORSKNING kr ,- Styret vedtok i møtet å øke størrelsen på forskningsmodulen fra 2 % til 2,5 % av budsjettrammen og modulen har siden lagt på dette prosentnivået. Forskningsmodulen består av en resultatbasert komponent (30,5 %) og en avsetning knyttet til høgskolens stipendiatstillinger, totalt kr (2013: kr ,-). Høgskolen har frem til 2014 hatt statlig finansiering for totalt 20 stipendiatstillinger. For budsjettåret 2014 er høgskolen blitt tildelt ytterligere 2 stipendiatstillinger (med 1/3 budsjetteffekt). Disse stillingene vil bli fordelt senere og er derfor ikke tatt med i oppstillingen under, ref. tab.2. Evt. andre stipendiatstillinger må finansieres innenfor tildelt budsjettramme, ref de strategiske avsetninger. Resultatkomponenten består av kriterier som er identiske med de kriterier som departementet nytter. Det er de gjennomsnittlige resultatdataene i perioden som er nyttet som beregningsgrunnlag. - 1) antall doktorgradskandidater (vekt 0,3) - 2) andel EU-midler (vekt 0,2) - 3) andel NFR-midler (0,2) - 4) publiseringspoeng (vekt 0,3) Da høgskolen ikke har blitt tildelt forskningsmidler gjennom EUs forskningsprogrammer i perioden , så utgår dette tildelingskriteriet i De øvrige kriterier er blitt tilsvarende oppjustert. Tab.7 Beregning av forskningsmodulen 2014 antall sats Stipendiat stillinger sentrale lønnsmidler driftsmidler til avd driftsmidler til stipendiater Side 9:12

47 AL vekting andel tildeling doktorgradskandidater 0,375 0, EU-midler 0 0,33 0 NFR- midler 0,25 0, publikasjonspoeng 0,375 0, Stipendiatstillinger- drift SUM AL AI doktorgradskandidater 0,375 0, EU-midler 0 0,33 0 NFR- midler 0,25 0, publikasjonspoeng 0,375 0, Stipendiatstillinger- drift SUM AI AHS doktorgradskandidater 0,375 0, EU-midler 0 0,33 0 NFR- midler 0,25 0, publikasjonspoeng 0,375 0, Stipendiatstillinger- drift SUM AHS SUM Sentrale lønnsmidler Budsjettfordeling 2014 grunntildeling (fra budsjettmodell) Tab. 8 Budsjett 2014 fordelt per enhet og budsjettmodul Felles/ Ufordelt AL AI AHS SA Totalt Strategiske tiltak 8,5 % Faste fellestiltak 26,6 % Sentraladm. 11,9 % Basis 28,5 % Undervisning 22,0 % Forskning 2,5 % % andel ,1 % 18,8 % 17,0 % 16,3 % 11,8 % 100,0 % Side 10:12

48 Tab. 9 Budsjettsammenlikning (tall fra budsjettfordelingsmodell) kr endring % endring Avdeling for lærerutdanning ,03 % Avdeling for ingeniørutdanning ,92 % Avdeling for helse- og sosialfag ,14 % Sentraladministrasjonen ,15 % Felles ,84 % ,87 % Tabell 9 gir en oppstilling og sammenlikning av budsjettall gitt av fordelingsmodellen for 2012 og Oversikten inkluderer således ikke de budsjettmidler som er knyttet til videreføring av studieplasser (opprettet i 2011 og 2012) og heller ikke ulike særtildelinger, ref tab. 2. Dersom overnevnte særtildelinger inkluderes gir dette følgende, foreløpige totalbudsjett for 2014: Tab. 10 Totalt budsjett 2014 inkl. bevilgninger knyttet til videreførte studieplasser og særtildelinger Budsjettmodell Studieplasser Særtildelinger Budsjett 2014 Budsjett 2013 % % Avdeling for lærerutdanning ,4 % 11,7 % Avdeling for ingeniørutdanning ,9 % 13,0 % Avdeling for helse og sosialfag ,4 % 8,1 % Sentraladministrasjonen ,1 % 6,1 % Felles ,7 % 11,0 % ,3 % 10,4 % Metningsdykkerutdanningen-drift Dykkerutdanningen TOTALT 2014-BUDSJETT Side 11:12

49 Andre momenter: - Fordeling av strategiske midler vil øke resultatenhetenes budsjettrammer. Samlet avsetning om lag 64,3 mill. kr. Fordelingen vedtas av styret på første møte i Investeringsmidler til IKT og vitenskaplig utstyr/inventar er i tabellen over ikke fordelt/inkludert per enhet. Totalt utgjør avsetningene 5,5 mill. kr, og fordelingen vil bli vedtatt av styret på første møte i Budsjettfordelingen gjelder bare hovedbevilgningen på kap Evt. særskilte bevilgninger, over budsjettkapitler, vil komme i tillegg til overnevnte budsjettrammer. - Budsjettfordelingen kan bli endret som følge av den nye regjeringens tilleggsproposisjon. Styret vil på første møte i 2014 vedtatt de eventuelle budsjettjusteringer som følger av dette. Side 12:12

50 HUSLEIE Husleie 2013 Husleie 2014 Husleie 2015 Statsbygg Haukelandsbakken Haugeveien Landåssvingen Skålevikveien Kronstad Andre Nygårdsgt Nygårdsgt Møllendalsveien Straume, Sotra Ole Bull-akademiet (Voss) Haukeland sykehus(kk+ghb) Haukelandsbakken Spelhaugen næringspark Tilleggsareal Leieavtale med HelseBergen 0? SUM

51 SAK xx/ VEDLEGG x OVERSIKT OVER VIDEREFØRTE OG NYE STUDIEPLASSER 2014 Studieplasser opprettet høst 2012 med videreføring Studie Kategori 2013-sats ny sats Varighet AL AHS AI sum 2013 Budsjett 2014 Fag/studier innen lærerutdanningen D år Studier/fag innen helsefag D år Førskolelærerutdanningen E år Teknologiske fag innen ingeniørutdanningen D år Studieplasser opprettet høst 2011 med videreføring Studie Kategori 2013-sats ny sats Varighet AL AHS AI sum 2013 Budsjett 2014 Masterutd. - helse og sosialfag D år Grunnskolelærerutdanning D år Frie studieplasser D Frie studieplasser realfagsutdanning D Nye 2011 Nye 2012 Totalt 70 % 30 % Avdeling for lærerutdanning Avdeling for helse og sosialfag Avdeling for ingeniørutdanning HiB

52 Styresak: 115/2013 Dokumenter i saken 1. Lov om universiteter og høgskoler 2. Notat: Historisk oversikt over omstillingsarbeidet ved Høgskolen i Bergen 2009-d.d. (vedlegg 1) 3. Notat: Oversikt over funksjonsområder innenfor Biblioteket, Bygningsdrift og Utdanningsadministrasjo kortversjon (vedlegg 2) 4. Styresak 115/11 (vedlegg 3) 5. Styresak 61/13 (vedlegg 4) 6. Funksjons- og bemanningsplan for utdanningsadministrasjonen ved Høgskolen i Bergen (vedlegg 5) 7. Funksjons- og bemanningsplan for biblioteket ved Høgskolen i Bergen (vedlegg 6) 8. Funksjons- og bemanningsplan for Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift ved Høgskolen i Bergen (vedlegg 7) 9. Prosessbeskrivelse for omstillinger ved Høgskolen i Bergen (vedlegg 8) 10. Oversikt over møter i forbindelse med utarbeiding av funksjons- og bemanningsplan for utdanningsadministrasjonen (vedlegg 9) 11. Brev fra høgskoledirektør og utdanningsdirektør til avdelingene (vedlegg 10) 12. Svar fra dekan, Avdeling for helse- og sosialfag (vedlegg 11) 13. Svar fra dekan, Avdeling for ingeniørutdanning (vedlegg 12) 14. Svar fra dekan, Avdeling for lærerutdanning (vedlegg 13) Sakens bakgrunn I 2011 ga høgskolestyret høgskoledirektøren ansvar for Organisasjonsprosjektet, med følgende mandat (sak 115/11): Prosjektet har som formål å utvikle administrasjonen som en forvaltningsenhet og etablere én samlet administrasjon for høgskolen når denne samlokaliseres på Kronstad i Prosjektet skal bidra til at administrasjonen utøver gode støttefunksjoner for kjernevirksomhetene utdanning, forskning og formidling. Prosjektet skal videre bidra til videreutvikling av en felles kultur og identitet for hele høgskolen. Videre beskrives følgende kjennetegn for administrasjonen etter omstilling: En administrasjon som er godt tilpasset behovene (funksjoner, ressurser, organisering) og med kompetanse tilpasset oppgavene En kvalitetsbevisst og effektiv administrasjon, med høy etisk bevissthet En kompetent og lærende administrasjon En organisering av administrasjonen som bidrar til åpenhet og godt arbeidsmiljø En administrasjon som tar hensyn til særtrekk og spesielle behov på avdelinger og i fagmiljøer En administrasjon som sammen med øvrige ansatte bidrar til kultur- og identitetsbygging for merkevaren Høgskolen i Bergen En administrasjon som bidrar til å legge til rette for god virksomhetsstyring ved HiB Høgskolestyret behandlet det foreløpige omstillingsarbeidet ved Høgskolen i Bergen i styremøte (sak 61/13). For at høgskolen skal være godt administrativt rustet til studiestart etter samlokalisering på Kronstad og i Møllendalsveien i 2014, har de mest kritiske administrative fagområdene vært under omstilling først. Dette gjelder høgskolens utdanningsadministrasjon, bibliotek og bygningsdrift. 1

53 Høgskoledirektøren gav en innledende presentasjon av saken. Styret hadde en grundig drøfting. På grunnlag av denne la rektor i samråd med høgskoledirektøren fram et revidert forslag, og styret samlet seg om følgende vedtak: Styret tar vurderingene i saken til etterretning og ber høgskoledirektøren videreføre arbeidet i tråd med følgende prinsipper: Studieadministrasjonen ved HiB skal bestå av både en fellesadministrasjon og avdelingsvise administrasjoner. Det forutsettes at flere oppgaver/funksjoner i dagens administrasjonsordning flyttes til en fellesadministrasjon. Oppgaver/funksjoner som ved fellesløsninger bidrar til standardisering, effektivisering, robuste administrasjonsmiljø, kvalitetssikring og utvikling, samles i en felles studieadministrasjon. Fagnære studieadministrative oppgaver/funksjoner som avdelingsrelevant utredning og planlegging, fagplaner og eksamensplanlegging, praksiskoordinering og utdanningskvalitet løses i avdelingsvise administrasjoner. Styret tar arbeidet med å etablere en helhetlig organisering av driftstjenestene til etterretning, og ber høgskoledirektøren fortsette prosjektarbeidet i henhold til plan. Styret ber om at arbeidet i Delprosjekt Biblioteket fortsettes i henhold til plan. Styret ber om å få saken om fremtidig organisering av administrasjonen tilbake når endelig organisering av de tre delområdene er ferdigstilt, senest innen utgangen av høstsemesteret Prosjektprosessen I tråd med styrets vedtak, har delprosjektene utarbeidet et helhetlig forslag til funksjons- og bemanningsplan. For å klare å holde tidsfristen både opp mot fristen som fremgår av styrets vedtak fra juni 2013, og for å ivareta organisasjonens behov for å «trene inn» den nye organiseringen, ble det utarbeidet en relativt tett tidsplan. Å overholde denne har stilt store krav til fokus og tempo i prosjektarbeidet. Prosjektet har vært gjennomført med stor grad av direkte involvering av medarbeiderne i prosjektarbeidet gjennom arbeidsgrupper, samt ulike referansegrupper, samarbeids- og informasjonsmøter og interne høringer. I tillegg har prosjektet løpende vært presentert i faste møter, samlinger og på ulike andre arenaer i de ulike fasene. Tiden har ikke gitt mulighet for en intern høringsrunde om funksjons- og bemanningsplanene som har vært utarbeidet i denne fasen, men dokumentene er utarbeidet av prosjektgruppene i samråd med representanter for brukergruppene og avdelingsledelsene, og har blitt gjort kjent for alle ansatte på Allmenningen så snart de har vært drøftet med tjenestemannsorganisasjonene og blitt godkjent av høgskoledirektøren. 2

54 Forslag til fremtidig organisering Delprosjekt Biblioteket 1 Arbeidet med funksjons- og bemanningsplaner for høgskolens bibliotek har blitt ivaretatt av en prosjektgruppe under ledelse av bibliotekdirektør. Prosjektgruppen har hatt jevnlige møter i løpet av høstsemesteret for å utarbeide funksjons- og bemanningsplan, og gruppen har rådført seg med Bibliotekrådet, som har fungert som referansegruppe, i prosessen. Det har vært arrangert interne informasjonsmøter for alle medarbeiderne i biblioteket både for å informere om arbeidet med planene underveis og for å få innspill. Funksjons- og bemanningsplan Funksjonsplanen for biblioteket skisserer en organisering som innebærer gjennomgripende endringer fra dagens organisasjonsmodell, og er dét funksjonsområdet, blant de tre som nå er under omstilling, som vil gjennomgå de største endringene. Biblioteket vil gå fra dagens organisering med fem studiestedsbaserte avdelingsbibliotek til å bli et samlokalisert bibliotek med en organisasjonsstruktur basert på bibliotekets kjernefunksjoner: Publikums-/utlånstjenester Studiestøtte Forskningsstøtte Digitale systemer Formidling Samlingsutvikling/tilvekst Administrasjon Det foreliggende forslaget til funksjons- og bemanningsplan bygger på rapportene fra delprosjektets tidligere faser, drøftinger med de tilsattes organisasjoner samt høringsinnspill fra organisasjonen. Planene er knyttet opp til høgskolens strategiske plan, og målsetninger om at biblioteket skal støtte opp under høgskolens universitetsambisjon ved å utvikles til å bli et moderne studie- og forskningsbibliotek. 2 Det foreslås en organisering av biblioteket i tre enheter: enhet for studie- og forskningsstøtte, enhet for publikumstjenester og enhet for informasjonsressurser. Hver enhet ledes av en leder som rapporterer til bibliotekdirektøren. Antall lederstillinger i biblioteket reduseres dermed fra fem til tre, 1 Detaljer i forslaget til organisering er beskrevet i vedlagt notat 2 Dette innebærer et støttetilbud i form av veiledning (digitalt, individuelt og i grupper) i f.eks. informasjonssøk og håndtering, publiseringskanaler, opphavsrett, forskningsregistrering og arkivering, samt utvikling av støttetjenester for ph.d.-kandidater i doktorgradsstudiene. I tillegg skal biblioteket være en formidlingsarena og skape en fysisk møteplass for forskere, studenter og profesjonsutøvere for formidling av forsknings- og utviklingsarbeid ved høgskolen. 3

55 samt at det opprettes en stilling/stabsfunksjon som støtte for bibliotekdirektøren: Organiseringen forutsetter tett samarbeid på tvers av bibliotekenhetene. Ressursbruk Den foreliggende bemanningsplanen fra Delprosjekt Biblioteket skisserer et ressursbehov tilsvarende 20 årsverk for å løse de arbeidsoppgavene som er beskrevet i funksjonsplanen. Dette tilsvarer de ressursene avdelingsbibliotekene samlet har til rådighet pr. i dag. I tillegg skisserer bemanningsplanen et fremtidig ressursbehov på 4 årsverk for å ivareta utviklingsoppgaver som vil være nødvendige å løse på sikt, dersom biblioteket skal kunne ha den faglige utviklingen som et fagog forskningsbibliotek krever. Til tross for de relativt store organisasjonsendringene som ligger i forslaget til funksjons- og bemanningsplan, har det vært stor grad av enighet om forslaget i organisasjonen både blant bibliotekets medarbeidere og i organisasjonen for øvrig, slik det har kommet til uttrykk i tidligere høringsrunder, i møter på virksomhetsnivå og i tilbakemeldinger fra Bibliotekrådet. Delprosjekt Bygningsdrift 3 Arbeidet med funksjons- og bemanningsplaner for Delprosjekt Bygningsdrift har blitt ivaretatt av en prosjektgruppe under ledelse av driftssjef. I prosjektets tidlige faser ble det klart at det er behov for å utvide driftsbegrepet slik det tradisjonelt har vært kjent ved høgskolen med vekt på mer tradisjonelle vaktmestertjenester og teknisk drift, til også å omfatte en mer utvidet brukerservice, resepsjonstjeneste og arealforvaltning/romplanlegging. Det har vært viktig å ta hensyn til behovet for profesjonalisering og utvikling av høgskolens driftsorganisasjon, særlig med tanke på forutsigbarhet i tjenestene og å legge til rette for oppfølging av leveranser og kontrakter. Arbeidet som ble gjort i de tidlige fasene i Delprosjekt Studieadministrasjon indikerte videre at det ville være hensiktsmessig å skille ut noen av arbeidsoppgavene som har lagt til studieadministrasjonen og flytte disse over til driftsorganisasjonen, for å kunne optimalisere ressursbruken knyttet til disse oppgavene. Dette innebærer å skille resepsjonstjenester fra studieadministrativ veiledning, samt å flytte time-/romplanleggingen til driftsorganisasjonen for en helhetlig arealdisponering. Resepsjonen vil betjene høgskolens studenter når det gjelder 3 Detaljer i forslaget til organisering fremgår av eget notat 4

56 driftsrelaterte oppgaver som adgangskort, utlån av bokskap m.m., mens den rent studieadministrative veiledningen vil foregå i Studenttorget 4. Funksjons- og bemanningsplan Prosjektarbeidet har resultert i en funksjonsplan som beskriver en fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift. Fellesenheten yter støttetjenester til hele organisasjonen. Det har vært stor grad av samordning og koordinering mellom Delprosjekt Bygningsdrift og Delprosjekt Studieadministrasjon med tanke på riktig og effektiv ressursallokering. For å oppnå dette, er funksjons- og bemanningsplanene for disse to administrative områdene sett i sammenheng. Endringer i den ene planen vil derfor lett få konsekvenser for den andre. I dette arbeidet har en tatt utgangspunkt i at brukerservice og bygningsdrift skal ivareta høgskolens behov for servicefunksjoner, resepsjonstjenester, teknisk drift og vaktmestertjenester, samt ivareta det totale behovet for koordinering og fordeling av rom til undervisning, eksamen, møter, konferanser m.m. I tillegg kommer det at enhetens arbeidsoppgaver i stor grad er knyttet opp til høgskolens HMS-arbeid, samt at flere utviklingsoppgaver er lagt til enheten. I funksjonsplanen er det er lagt opp til en heving av servicekvaliteten ut mot brukerne av tjenestene, samt implementering av systemer for kvalitetssikring på områder ved høgskolen som mangler pr. i dag. En ny og viktig oppgave for høgskolen vil være implementering og oppfølging av FDV-systemet (Forvaltning, Drift og Vedlikehold), som skal ivaretas av fellesenheten. Forvaltningen av systemet vil være en omfattende oppgave, men systemet vil muliggjøre kvalitetssikring av bestillinger, mottak av varer, forutsigbarhet i indre vedlikehold, registrering/rapportering av avvik og uønskede hendelser etc., og dermed gi grunnlag for sporbarhet, internkontroll og effektiv drift. FDV-systemet er også en effektiv og profesjonell kommunikasjonsplattform, som høgskolens 7000 studenter og 770 ansatte vil få tilgang til via en egen web-plattform. Her kan alle melde inn avvik/bestillinger og få teknisk informasjon, informasjon om hva som skjer i byggene m.m. FDV-systemet er også det verktøyet høgskolen vil bruke for å følge opp leveranser og kontrakter, eksempelvis at renhold leveres i henhold til avtale. Fellesenheten skal også håndtere utvikling og integrering av andre systemer som vil heve servicenivået til høgskolens studenter, for eksempel når det gjelder mulighetene for oversiktlighet i forbindelse med undervisning gjennom integrering av time- og romplanleggingssystemet med It s Learning og SMS-varslinger. Fellesenheten ledes av driftssjef, og er foreslått inndelt i tre underenheter: 4 Se beskrivelse av Studenttorget side 8 5

57 Driftssjef Servicesenter/resepsjon Gruppekoordinator Funksjonsområder: Betjening av resepsjon, sentralbord, post Driftssentral Driftsleder Funksjonsområder: Teknisk drift, vaktmestertjenester, varemottak, renhold Arealforvaltning Gruppekoordinator Funksjonsområder: Time-/romplanlegging, systemutvikling og - integrering Driftssjef har resultatansvar og personalansvar for medarbeiderne i fellesenheten, mens gruppekoordinator/driftsleder deltar i det daglige arbeidet og har ansvar for den daglige driften i sin underenhet med tanke på fordeling og koordinering av arbeidsoppgaver. Ressursbruk Dagens driftsorganisasjon teller fem årsverk i tillegg til driftssjef, samt et innleid årsverk, til sammen syv. Funksjons- og bemanningsplanen for fellesenheten beskriver en organisasjon med et større ressursbehov, og det har i løpet av prosjektprosessen vært stilt spørsmål ved ressursbruken i fellesenheten. I den forbindelse er det viktig å understreke at disse ressursene langt på vei er tenkt dekket inn gjennom en omdisponering av ressurser gjennom samordningen mellom Delprosjekt Bygningsdrift og Delprosjekt Studieadministrasjon. I bemanningsplanen er det lagt opp til fem årsverk som skal ivareta servicesenteret og resepsjonstjenestene på Kronstad og i Møllendalsveien og fire årsverk som skal løse arbeidsoppgavene som er lagt til arealforvaltningsgruppen. Disse funksjonene skal bidra til å ivareta driftsoppgaver som tidligere har lagt til den studieadministrative virksomheten, og i det foreliggende forslaget til organisering flyttes både oppgaver og ressurser til driftsorganisasjonen. Når det gjelder driftssentralen ser delprosjektet at det på sikt vil være behov for ressurser som høgskolen ikke disponerer pr. i dag. Det er i første omgang tatt høyde for en bemanning på seks årsverk, som inkluderer de fem årsverkene høgskolen har til disposisjon pr. i dag, samt inndekning for en innleid ressurs ved Avdeling for helse- og sosialfag. I tillegg ser prosjektet behov for en økning på ytterligere to årsverk i driftssentralen dersom driftsorganisasjonen skal løse de oppgavene som er beskrevet i funksjonsplanen, herunder oppgaver som vil gi økt servicekvalitet for brukerne og bedre kvalitetssikring og internkontroll. Det er foreslått at gruppen som skal arbeide med arealforvaltning/rombooking skal bestå av fire årsverk 5. I dag bruker høgskolen ca. to årsverk på rombooking. En brukerundersøkelse som ble gjennomført høsten 2012 avdekket mangler i rom- og timeplanleggingen ved alle tre avdelingene. Arealforvaltningsgruppen er tiltenkt ansvar for å forvalte alle deler av bygningsmassen på Kronstad, i Møllendalsveien og høgskolenes øvrige lokasjoner. Enheten vil fungere som et bindeledd mellom de 5 Se eget notat om ressursplan for arealforvaltningsgruppen 6

58 ulike brukerne/aktivitetene i bygget, og se til at rombruken koordineres med vedlikeholdsoppgaver, renhold, m.m. Gruppen vil utarbeide statistikker og oversikter over avvik, servicefunksjoner, renhold, m.m. Det vil også være arealforvaltningsgruppen som vil ha hovedansvar for det nevnte FDVsystemet, samt integrasjon mellom andre systemer som vil gi god sporbarhet og oversikt for høgskolen og god servicekvalitet til ansatte og brukere. Delprosjekt Studieadministrasjon Arbeidet med funksjons- og bemanningsplaner for den fremtidige studieadministrasjonen ved høgskolen har blitt ivaretatt av en prosjektgruppe ledet av utdanningsdirektør. Planene er utarbeidet i samråd med høgskoleledelsen, tjenestemannsorganisasjonene, studentene, studieadministrasjonen og avdelingsledelsen. Funksjons- og bemanningsplanen for utdanningsadministrasjonen er bygget på: Rapportene og høringsuttalelsene fra tidlige faser i delprosjektet Styrets vedtak i juni, som ga en retning for hvordan de administrative funksjonene innenfor utdanningsfeltet skulle organiseres Samtaler med dekanene om hvordan styrevedtaket skulle forstås Innspill fra avdelingene Innspill fra studieadministrasjonene, både de avdelingsvise administrasjonene og Seksjon for utdanning Diskusjon med Studentparlamentet, som har kommet med innspill til utkastet Utkast til funksjonsplan har også blitt presentert underveis i prosessen; på ledersamling, i møte med administrasjonene og på virksomhetsnivå, med muligheter for innspill og kommentarer. Funksjons- og bemanningsplan I løpet av denne fasen i prosjektarbeidet har en valgt å benytte begrepet utdanningsadministrasjon heller enn studieadministrasjon. Dette for å poengtere at en ny organisering av de administrative funksjonene er tenkt å styrke støttefunksjonene mot avdelingene og faglig-administrativ ledelse på alle nivå ved at det legges opp til stillinger i som vil arbeide mer med utvikling og utredning, i tillegg til driftsoppgavene som ligger til studieadministrasjonen. Planene er utarbeidet med tanke på å kunne møte høgskolens behov for utdanningsadministrativ kompetanse knyttet opp til: Kvalitetssikring og -utvikling av støttetjenester mot undervisnings-/forskerpersonale og studenter, basert på rapportene fra arbeidet i delprosjektets tidlige faser Utvikling av nødvendig kompetanse for å møte strategiske målsetninger som beskrevet i Strategisk plan , f.eks. når det gjelder administrativ støtte med tanke på universitetsambisjonen, til ph.d-studier, internasjonalisering og internasjonale opptak Det foreslås en organisering av utdanningsadministrasjonen hvor ressursene fordeler seg mellom et sentralt nivå, som yter felles tjenester til hele organisasjonen, og avdelingsvise administrasjoner, som ivaretar mer fagnære oppgaver: 7

59 Utdanningsadministrasjonen ved avdelingene ledes av avdelingens kontorsjef, og har sin rapporteringslinje til avdelingens faglig-administrative leder, dekan. Utdanningsseksjonen i fellesadministrasjonen har sin rapporteringslinje til utdanningsdirektør, og omfatter Studieadministrativt kontor, Internasjonalt kontor, Opptakskontoret og stabsfunksjoner, herunder Utdanningskvalitet og Studenttorget. Studieadministrativt kontor, Internasjonalt kontor og Opptakskontoret ledes av kontorsjef, som har ansvar for daglig drift av kontoret og personalansvar for medarbeiderne i egen enhet. Daglig drift og koordinering av tjenestene lagt til Studenttorget ivaretas av en arbeidsleder, mens personalansvaret fordeles på utdanningsdirektør 6 og avdelingenes kontorsjefer 7. Utdanningsdirektør har i tillegg personalansvar for den øvrige staben og lederne i fellesadministrasjonen. De avdelingsvise utdanningsadministrasjonene vil være noe ulikt organisert, bl.a. p.g.a ulike behov knyttet til praksis. De administrativt ansatte her vil som tidligere rapportere til kontorsjef/dekan. Som det fremgår av figuren over, vil fellestjenestene levere tjenester til avdelingene. Den store forskjellen fra tidligere er etableringen av et Studieadministrativt kontor som er tenkt satt opp med en leder og ansatte med avdelingsspesifikk kompetanse. I en slik modell sikres utvikling av enhetlige tjenester mot studentene, samtidig som avdelingenes særskilte behov ivaretas. 6 For grunnbemanningen i Studenttorget 7 Kontorsjefene har personalansvar for avdelingenes studiekonsulenter, som skal bidra til bemanningen av Studenttorget. 8

60 Fellesadministrasjonens utdanningsseksjon skal ivareta det administrative ansvaret for oppgaver som ved fellesløsninger bidrar til standardisering, effektivisering, robuste administrasjonsmiljø, kvalitetssikring og utvikling, så som: Eksamensgjennomføring (i samarbeid med avdelingene og arealforvaltningsgruppen) Vitnemål/karakterutskrifter Studieadministrativ saksbehandling (klagesaker, privatister m.m.) Studenttorget (studieadministrativ førstelinjetjeneste og selvbetjeningsløsninger) Opptak Internasjonalisering Systemansvar (FS, It s Learning m.m.) Kvalitetssikring og utvikling m.m. Utdanningsadministrasjonen ved avdelingene skal ivareta det administrative ansvaret for fagnære oppgaver så som: Praksisadministrasjon Studieveiledning Eksamensplanlegging, i henhold til læringsutbyttebeskrivelsene inkl. sensoroppnevning Oppgaver knyttet til utdanningskvalitet, f.eks. rådgivning i forbindelse med etablering og utvikling av fag- og studieplaner, søknader til NOKUT-akkreditering, utredning, saksbehandling m.m., m.m. Detaljene mht funksjons- og bemanningsplaner både for fellesadministrasjonen og de avdelingsvise utdanningsadministrasjoner er beskrevet grundig i funksjons- og bemanningsplanene der også organisasjonskartene fremgår. Formalisering av lederoppgaver Ut fra dette forslaget til organisering har det vært stilt spørsmål ved om høgskolen nå oppretter et helt nytt ledernivå. Forslaget innebærer ikke at det opprettes et nytt ledernivå, men at stillinger som pr. i dag er tillagt lederansvar og lederoppgaver, formaliseres som kontorsjefstillinger. 8 Det er også et viktig poeng at disse stillingene ikke er rene lederstillinger, men har en svært stor andel av sine arbeidsoppgaver i daglig drift på linje med andre medarbeidere i enhetene. Studenttorget og Studieadministrativt kontor Det foreliggende forslaget til organisering er et resultat av en langvarig prosess og har vært vurdert å være i tråd med styrets vedtak i sak 61/13. I forslaget beskrives Studenttorget og Studieadministrativt kontor som nye enheter innenfor utdanningsadministrasjonen ved høgskolen, og omtales derfor her spesielt: Studenttorget et kvalitetsmessig løft for høgskolens største brukergruppe Studenttorget skal være høgskolens førstelinjetjeneste ut mot studentene, og være et knutepunkt for de samlede studieveiledningstjenestene ved høgskolen. Studenttorget vil også være et naturlig kontaktpunkt for eksterne aktører, som f.eks. SiB, for samarbeid med høgskolen om tjenester for studenter. Det har lenge vært et ønske fra studentene å få et felles sted for studenthenvendelser, og denne funksjonen legges til Studenttorget. 8 Unntaket er én stilling, leder for Opptakskontoret, som i bemanningsplanen tillegges personalansvar i tillegg til øvrig lederansvar og oppgaver, og derfor oppjusteres til kontorsjef. I tillegg opprettes det én lederstilling for Studieadministrativt kontor, som blir en ny enhet i høgskolen. 9

61 Rapportene fra de tidlige fasene i delprosjektet viste at det er behov for en styrking av den studieadministrative kompetansen i førstelinjetjenesten. For å betjene ca 6000 studenter på Kronstad og 1000 studenter i Møllendalsveien, kreves det ressurser til Studenttorget. For å imøtekomme behovet for tilstrekkelige ressurser og kompetanse, er det foreslått en organisering av Studenttorget gjennom et samarbeid mellom avdelingene og fellesadministrasjonen. Bemanningen i torget skal være tilpasset bruken gjennom året: En fast grunnbemanning fra fellesadministrasjonen, under ledelse av en rådgiver, vil ha hovedansvar for fellesoppgavene til Studenttorget Studiekonsulenter fra avdelingene, med fag- og avdelingsspesifikk kompetanse, bidrar til bemanningen av Studenttorget gjennom en rotasjonsordning. 9 Studenttorget skal også bemannes opp av spesifikk kompetanse i tråd med årshjulet: medarbeidere fra Opptakskontoret bidrar i relevante perioder, medarbeidere fra Internasjonalt kontor bidrar når det nærmer seg søknadsfrist for utveksling o.l. En god førstelinjetjeneste vil være svært viktig for å frigjøre tid og ressurser for den utdanningsadministrative andrelinjen, og vil gjøre det enkelt for studentene å finne svar på sine spørsmål. Studenttorget vil, også sammen med gruppen som arbeider med romplanlegging, også ha et særskilt ansvar for utvikling av 0.-linjetjenestene (selvbetjeningsløsningene) for studentene ved høgskolen. Til sammen vil dette utgjøre et stort kvalitetsmessig løft for høgskolens største brukergruppe. Studieadministrativt kontor målrettet arbeid med kvalitetssikring og -utvikling Studieadministrativt kontor skal ivareta de funksjonene og oppgavene som med fordel kan samles i fellesadministrasjonen. Kontoret vil gi gode støttetjenester til avdelingene, og vil kunne gi avlastning og etablere back-up løsninger i høyintensive perioder som f.eks. i eksamensperioder. Kontoret vil ha et robust administrasjonsfaglig arbeidsmiljø, og vil kunne jobbe målrettet med kvalitetssikring og -utvikling innenfor det studieadministrative feltet. Dette vil sikre lik forvaltningspraksis i henhold til lover og regelverk, uavhengig av studentenes avdelingstilhørighet. Kontoret vil også ha ansvar for vedlikehold og oppbygning av utdanningsinformasjon i FS og vil utgjøre et robust miljø som kan ha fokus på å utvikle bruken av FS ved høgskolen, både kvantitativt og kvalitativt. Eksempelvis vil et større trykk på bruken av undervisningsmodulen i FS kunne bety mye for samarbeidet om timeplanlegging og integrasjon med Time Edit, og på sikt også It s Learning. Disse, og andre utviklingsoppgaver som på sikt vil være ressursbesparende for høgskolen, vil dette kontoret få et operativt ansvar for å utføre. Studieadministrativt kontor skal bemannes gjennom en omdisponering av noen av dagens ressurser fra lokale nivå til fellesadministrasjonen i omstillingsprosessen. Samlet vurdering av ressursbruk knyttet til bygningsdrift og utdanningsadministrasjon Funksjonsplanene tar sikte på å profesjonalisere tjenestene og øke servicekvaliteten på støttetjenestene ut mot brukerne, både studentene og undervisnings- og forskerpersonalet. I henhold til planene vil en flytte en del administrative oppgaver fra undervisnings- og 9 På denne måten oppnår en optimal ressursutnyttelse og muliggjør kompetanseoverføring mellom sentrale og lokale nivåer i organisasjonen. 10

62 forskerpersonalet over til administrasjonen, for å frigi tid til kjerneoppgavene undervisning, forskning og formidling - i tråd med intensjonen bak Kvalitetsreformen. Funksjons- og bemanningsplanene tar høyde for å løse både nåværende og fremtidige oppgaver, og det er dermed skissert flere stillinger i disse planene enn det høgskolen pr. i dag har budsjettmessige rammer for. I de interne diskusjonene om funksjons- og bemanningsplaner har avdelingene ytret ønske om å styre en større andel av ressursene selv enn det som opprinnelig var tenkt. I utarbeidingen av funksjons- og bemanningsplan for utdanningsadministrasjonen har delprosjektledelsen langt på vei imøtekommet disse ønskene. Dette får noen konsekvenser for rasjonaliseringseffekten. Behovet for tilførsel av ressurser vil være avhengig av om man tar hensyn til behov for å styrke praksisadministrasjonen i avdelingene og behovet for styrking av avdelingenes arbeid med utdanningskvalitet. Det vil også være behov for å styrke det strategiske arbeidet i fellesadministrasjonen, f.eks. for å operasjonalisere handlingsplanen for internasjonalisering og bygge opp kompetanse for å ivareta nye master- og phd-utdanninger. Prosjektene har avdekket at det dels ligger til rette for en rasjonalisering som følge av at antall studiesteder (lokasjoner) går ned, og at dette vil føre til et redusert behov for ekspedisjons/resepsjonstjenester med det innhold vi har hatt frem til nå. På den annen side melder det seg en rekke nye behov som følge av egenskaper ved nybygget og de valg som tidligere er gjort i planleggings- og byggeprosess. De funksjoner som en ser behov for å få dekket er detaljert beskrevet andre steder, bl.a. i funksjons- og bemanningsplanene. Samlet sett vil de funksjoner og oppgaver som er beskrevet som nødvendige for en profesjonell og fremtidsrettet drift av høgskolen innebære en ressursøkning på 4-10 årsverk sannsynligvis nærmere 10 enn 4, som beskrevet i planene. Pause i omstillingsprosessen 27. november valgte høgskoledirektøren å stanse deler av omstillingsprosessen i påvente av styremøtet Omstillingsprosessen for biblioteket og for driftssentralen i Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift følger den planlagte framdriftsplanen. Avgjørelsen om midlertidig stans gjelder derfor: Studieadministrasjonen Servicesenteret (resepsjonen) Arealforvaltningsgruppen Utfordringer i prosessen Avgjørelsen om midlertidig stans i omstillingsprosessen bunnet i hovedsak i følgende faktorer: At organisasjonen ikke var omforent i forståelsen av hvordan styrevedtaket fra juni skulle fortolkes, med tanke på hvilke administrative oppgaver som skal løses i avdelingene og hvilke oppgaver som skal løses i fellesadministrasjonen Spørsmål knyttet til ressursbruk samlet sett og ressursfordeling mellom lokale og sentrale nivå i organisasjonen Spørsmål om informasjonsflyten og medvirkningen har vært tilstrekkelig i denne fasen av prosjektet Uenigheten i organisasjonen har hovedsakelig vært knyttet til organiseringen av utdanningsadministrasjonen. Siden funksjons- og bemanningsplanene for 11

63 utdanningsadministrasjonen og driftsorganisasjonen er tett sammenvevd når det gjelder oppgave- og ressursfordeling, medfører stans i omstillingen av studieadministrasjonen også stans i prosessen for deler av driftsorganisasjonen. Styrevedtaket Det er høgskoledirektørens oppfatning at oppgavefordelingen mellom fellesadministrasjonen og avdelingene i de foreliggende planene er i tråd med styrets vedtak i sak 61/13. Det fremgår tydelig av funksjons- og bemanningsplaner for utdanningsadministrasjonen at fagnære oppgaver, slik de er omtalt i styrevedtaket, foreslås lagt til avdelingsadministrasjonene i den nye organisasjonsstrukturen. Oppgavene som foreslås samlet i en fellesadministrasjon bidrar også til å nå målsetningene i styrevedtaket. Innspill fra dekanene For å få konkrete innspill til en organisatorisk løsning som høgskolen kan være omforent om, ble avdelingsledelsen i brev av 27. november bedt om å skissere forslag til oppgave- og ressursfordeling som ivaretar behovene utdanningsadministrasjonen må imøtekomme. Dekanene fikk frist fredag 6. desember med å utarbeide et slikt forslag. Innenfor tidsrammen frem til styresaken skulle være styrets medlemmer i hende, har det ikke vært mulig å utarbeide noe nytt forslag til organisering basert på disse innspillene. Innspillene følger derfor saken som vedlegg. Disse innspillene må tas med i det videre arbeidet med organisering av administrasjonen, og må ligge til grunn for nødvendige tilpasninger og justeringer i tiden fremover. I lys av det foreliggende organisasjonsforslaget, kan vi foreløpig kommentere noen av innspillene: Avdelingene er ikke omforente i tilbakemeldingene på hvilke funksjoner som etter deres mening kan samles i en fellesadministrasjon: Avdeling for helse- og sosialfag og Avdeling for ingeniørutdanning er i all hovedsak enige i funksjonsog oppgavefordelingen slik den er beskrevet i funksjons- og bemanningsplanen for utdanningsadministrasjonen. Avdeling for lærerutdanning ønsker å beholde flere oppgaver i avdelingsadministrasjonen enn det som er beskrevet i funksjons- og bemanningsplanen for utdanningsadministrasjonen. Avdelingene vurderer imidlertid ressursbehovet slik at de ikke vil kunne overføre nok ressurser til fellesadministrasjonen til at oppgavene for avdelingene skal kunne utføres i tråd med det foreliggende forslaget. Tallet varierer litt fra avdeling til avdeling, men hovedsakelig ønskes 2/3 av eksisterende ressurser beholdt i avdelingsadministrasjonene. Dekanene stiller seg samlet bak to punkter, som blir kommentert her: organiseringen av Studenttorget og spørsmål knyttet til ressursbruk. 1) Studenttorget Dekanene viser her til løsninger som fungerer godt i dagens situasjon. De foreslår at servicesenteret/resepsjonen fortsatt skal ivareta noen studentrelaterte oppgaver. Det grundige kartleggingsarbeidet som ble utført av nærmere 40 studieadministrative medarbeidere i den første fasen i Delprosjekt Studieadministrasjon tilsier at denne løsningen må tilpasses en ny situasjon i nye bygg. 12

64 Som nevnt skal servicesenteret ivareta noen driftsrelaterte oppgaver for studentene, men resepsjonen på Kronstad er ikke dimensjonert for å kunne betjene 6000 studenter - verken med tilstrekkelig antall arbeidsplasser eller med tilstrekkelig antall luker for studentene å henvende seg i 10. Det er også viktig å sikre en profesjonalisering av resepsjonstjenesten, slik at øvrige ansatte og besøkende kan ivaretas på en god måte, uten å måtte stå i lange køer for å få hjelp. Studenter som har behov for kvalitative studietjenester vil derfor få hjelp i Studenttorget, men vil kunne få bistand fra resepsjonen dersom det gjelder en mer driftsrelatert henvendelser. Det var et uttalt mål tidlig i prosjektarbeidet å heve kvaliteten på førstelinjetjenesten med en spisset studieadministrativ kompetanse, både for å heve servicekvaliteten mot studentene og for å frigjøre ressurser i den studieadministrative andrelinjen. Dette har det frem til nå vært stor enighet om gjennom hele prosjektprosessen. Den foreslåtte organiseringen av Studenttorget, med skille mellom drift og studieadministrasjon, har vært beskrevet i flere rapporter som har vært på høring i organisasjonen ved to anledninger, samt presentert på ledersamling i september, uten at det har fremkommet motforestillinger mot modellen. Høgskoledirektøren anser det derfor som hensiktsmessig å lytte til anbefalingene fra prosjektet på dette området. 2) Ressursbruk Dekanene forstår det slik at funksjons- og bemanningsplanene legger opp til langt flere ledere, særlig i fellesadministrasjonen, enn høgskolen har pr. i dag. Som beskrevet tidligere i denne saken, dreier det seg om opprettelse av én ny lederstilling som kontorsjef for Studieadministrativt kontor, som blir en ny enhet ved høgskolen. De andre lederstillingene det vises til eksisterer også pr. i dag, men foreslås formalisert i bemanningsplanen 11. Det har vært hevdet at antallet lederstillinger i driftsorganisasjonen og i biblioteket er økt opp i de foreliggende planene, noe som ikke er i samsvar med realitetene: I biblioteket er antallet lederstillinger redusert fra fem til tre. Det er opprettet en stabsfunksjon som støtte for bibliotekdirektøren, men dette er ikke en lederstilling. I driftsorganisasjonen er antallet driftsledere redusert fra to til én. Det foreslås opprettet to gruppekoordinatorstillinger i servicesenteret og i arealforvaltningsgruppen. Disse har et koordinerende arbeidslederansvar, men er ikke tillagt personal-, budsjett- eller resultatansvar, og kan ikke regnes som formelle lederstillinger. Det stilles spørsmål ved dimensjoneringen for arealforvaltningsgruppen, og det vises til at pr. i dag utføres time- og romplanleggingen ved høgskolen ved hjelp av ca. 2 årsverk. Årsaken til økningen i årsverk til 4 innen arealforvaltning finnes i den økte kompleksiteten i arbeidsoppgavene 12 som er lagt til gruppen, samt at det er lagt langt flere arbeidsoppgaver til denne gruppen enn ren time- og romplanlegging. I utarbeidingen av bemanningsplan for arealforvaltningsgruppen er det også innhentet sammenlignende informasjon fra andre høgskoler og universitet som Høgskolen i Sør- 10 Det finnes 4 arbeidsplasser og 3 luker i resepsjonen på Kronstad. 11 Leder for Opptakskontoret er den eneste lederstillingen som, gjennom å bli tillagt personalansvar som ikke ligger i stillingen pr i dag, oppgraderes fra arbeidsleder til kontorsjef. De andre lederstillingene har allerede personalansvar som del av stillingsbeskrivelsen, og det er dermed snakk om formalisering av allerede eksisterende ansvarsområder. 12 Pr. i dag har høgskolen en gjennomsnittlig arealutnyttelsesprosent på 55%. På Kronstad og i Møllendalsveien stilles det krav til en langt høyere arealutnyttelse, noe som øker omfanget og kompleksiteten av den rene timeog romplanleggingen betraktelig. 13

65 Trøndelag, Høgskolen i Oslo og Akershus, Lund universitet, Høgskolen i Buskerud og Høgskolen i Sogn og Fjordane. Dimensjoneringen i den foreslåtte bemanningsplanen for HiB er et forsiktig estimat i sammenligning med de nevnte institusjonene. I tabellen nedenfor er det gitt et estimat på sammenhengen mellom stillingsressurser og arbeidsoppgaver/omfang. Arbeidsoppgaver merket blått kan gjennomføres med dagens bemanning. Arbeidsoppgaver merket rødt krever høyere bemanning. Antall stillinger Utførte abeidsoppgaver Forbedringer og nye arbeidsoppgaver i Timeedit Rom- og timeplanleggere legger inn timeplan for gjeldende studiesemester TimeEdit databasen 2 oppdateres ikke. Klasser og fag føres uvhenging FS-koder (lærere føres ikke) Ansatte og studenter foretar selv oppdateringer og reservasjoner på web reservasjon Romplaner EVO kontor + 2 Alle rom- og timeplaner føres med FS-koder Teamet bidrar med romplan til avvikling av eksamen (AL og AI) Koordinerer og reserverer spesialrom Ansvar for oppdateringer og reservasjoner alle timeplaner blir korrekt 4 totalt oppdatert Integrasjon til FS, It s Learning, Outlook, web, mobil og FDV-system (studentene varsles automatisk om timeplanendringer på SMS) All informasjon om undervisning, eksamen og praksis samles i TimeEditdatabsen. Ansvar for reservasjonssystemer (grupperom og møterom) Arrangementsupport for interne brukere (konferanser, seminarer m.m) Databaseoppdateringer i TimeEdit Arealforvaltnings-oppgaver driftsseksjon Arealforvaltnings-ansvar for Kronstad og Møllendalsveien (undervisningsrom, kontorarealer, m.m) Koordinere utleie av lokaler til faste leietakere (SiB, Studia) og eksterne brukere, herunder også utleie av kultursal Ansvar for leiekontrakter Arrangementsupport leietakere/event m.m. Ansvar for vedlikehold av FDV-database. Superbrukere av systemet Ansvar for statistikker/rapporter over arealbruk TimeEdit og FDVsystem (energieffektivisering, avvik m.m.) Sekretærfunksjoner for driftsenheten Tabellen lar seg illustrere i følgende fremstilling: 14

66 Det vil være hensiktsmessig at en ser an dimensjoneringen på arealforvaltningsgruppen etter hvert, men at en starter med det antall årsverk som er foreslått. Gjennom hele prosjektprosessen har det vært kommunisert at den nye organiseringen skal tilpasses og justeres etter behov, og dette må gjøres i samarbeid med avdelingene. Ovenstående eksempel med arealforvaltningsgruppen illustrerer situasjonen også for de andre administrative områdene som er under omstilling: omfanget av oppgavene som skal utføres er kartlagt og beskrevet gjennom prosjektprosessene. Det arbeidet som har vært gjort når det gjelder å beskrive fremtidens oppgaver (funksjonsplanene) og å kartlegge dagens oppgaver (beskrevet i rapportene fra fase 1) gir grunnlag for å tilpasse oppgaveløsning og ressurser. Dersom det ikke finnes ressurser til å løse oppgavene, må noen oppgaver velges vekk. Informasjon og medvirkning Det har vært stilt spørsmål ved om medvirkningen har vært tilstrekkelig i denne fasen av prosjektet, og om det burde vært gjennomført en formell høring i organisasjonen om funksjons- og bemanningsplanene. Fremdriftsplanen for delprosjektene ble utarbeidet for å imøtekomme styrets vedtak om å få endelig og ferdigstilt forslag til fremtidig organisering forelagt innen utgangen av høstsemesteret Det fremgår av fremdriftsplanen at det ikke har vært mulig å gjennomføre en formell høring om funksjons- og bemanningsplaner i organisasjonen i løpet av denne fasen. Som tidligere nevnt er planene utarbeidet i samråd med avdelingsledelsen, tjenestemannsorganisasjonene, administrasjonen og studentene. Vedlagt saken følger en oversikt over møter mellom delprosjektledelsen og berørte parter i omstillingsprosessen i forbindelse med utarbeiding av funksjons- og bemanningsplan for utdanningsadministrasjonen. Tilsvarende møter har vært holdt for Delprosjekt Bygningsdrift. Biblioteket har rådført seg med Bibliotekrådet og tjenestemannsorganisasjonene. I tillegg til disse møtene har det vært avholdt egne informasjonsmøter rettet mot medarbeidere under omstilling, arbeidet har vært tema på dekanmøter, i Samlokaliseringsrådet og i AMU, det har blitt opprettet en egen e-postboks for å ivareta muligheten til å komme med innspill og 15

67 kommentarer gjennom hele prosjektprosessen, planene har vært diskutert med administrasjonene og prosjektarbeidet har vært fast punkt på agendaen i møter på virksomhetsnivå. Høgskolen har en egen kommunikasjonsmedarbeider som jobber med informasjonsformidling knyttet til Organisasjons- og Byggprosjektet. Det er opprettet egne interne nettsider for å ivareta behovet for informasjon i prosessene. All dokumentasjon av prosessen, rapporter, planer, møtereferater og nyheter knyttet til samlokaliseringen på Kronstad og i Møllendalsveien er tilgjengelig for alle høgskolens ansatte på disse nettsidene. I forbindelse med omstillingsarbeidet har det blitt utarbeidet særskilt informasjon til medarbeidere under omstilling, og det har vært avholdt omstillingssamtaler med alle disse. Deler av samtalene omhandlet informasjon; hvorvidt medarbeiderne hadde opplevd å få den informasjonen de har hatt behov for i tilknytning til omstillingen og om det hadde vært tydelig hvor en kunne henvende seg med spørsmål eller innspill. Flertallet av medarbeiderne sa seg enig i dette. Høgskoledirektørens merknader Høgskoledirektøren viser til sakens dokumenter og framhever at det har vært gjort et grundig og systematisk omstillingsarbeid for å komme fram til en ny modell for organisering av de administrative tjenestene for Høgskolen i Bergen. Det skal heller ikke legges skjul på at prosessene har vært krevende og støtt på en god del motstand underveis. Dette er normalt for omstillingsprosesser og forståelig ettersom prosjektene har vært omfattende. Selv om informasjonstjenesten har vært styrket i perioden så har det likevel for mange vært vanskelig å holde seg løpende oppdatert under veis. Et betydelig antall ansatte har deltatt i prosessene fram til den endelige utformingen. Høgskoledirektøren vil derfor takke alle som har bidratt med tid og innsats, med konstruktive og kritiske innsspill, alle like viktige i prosesser som dette. Som øverste leder for den samlede administrative virksomheten mener høgskoledirektøren at det forslaget som legges fram her er gjennomarbeidet og framtidsretta og legger vekt på å få utnyttet de samlede administrative ressursene på en kvalitetsmessig god måte. Høgskoledirektøren har merket seg styrets ønske om å oppnå en rasjonaliseringsgevinst i forbindelse med omstillingsprosjektet. Dette kan man ikke få til uten å endre dagens organisasjonsmodell. Mandatet til Organisasjonsprosjektet beskriver formålet med prosjektet som kvalitetssikring/- utvikling av støttetjenestene til kjernevirksomheten, samt kultur- og merkevarebygging for Høgskolen i Bergen. De tidlige prosjektfasene har vist hvor administrativ praksis må endres og/eller utvikles for å nå disse målsetningene, og de foreliggende funksjons- og bemanningsplanene reflekterer dette. Effektiviseringsgevinsten man oppnår med den foreslåtte organiseringen er dermed ikke en direkte kostnadseffektivisering. Den innebærer derimot at høgskolen, ved å etablere en ny organisering og omdisponere ressursene, vil kunne utføre langt flere oppgaver og få et kvalitetsmessig løft. Dette er i tråd med prosjektmandatet: det vil ruste organisasjonen forvaltningsmessig for å imøtekomme krav i lov- og regelverk, og gi høgskolen en robust og kompetent administrasjon som yter gode støttetjenester til avdelingene - også med tanke på fremtidens behov og skisserte målsetninger i Strategisk plan. En slik opprustning av administrasjonen innenfor dagens organisering ville krevd tilføring av ressurser i en størrelsesorden som ville medført en betydelig kostnad for høgskolen. 16

68 Kompleksiteten i oppgavene som venter høgskolens driftsorganisasjon i nye bygg er langt større enn i dag, og å videreføre dagens organisasjon for å løse morgendagens oppgaver vil være lite heldig. Rapportene fra tidligere faser i Delprosjekt Studieadministrasjon har også vist at dagens organisering av de studieadministrative tjenestene - med noen viktige unntak - fungerer for å løse dagens behov. Denne organiseringen er imidlertid ikke rustet til å møte morgendagens behov for tjeneste- og kompetanseutvikling, som høgskolens strategiske målsetninger fordrer. De tre delprosjektene i Organisasjonsprosjektet, Studieadministrasjon, Bygningsdrift og Biblioteket, har vært i funksjon siden mai Arbeidet med alle de tre delprosjektene har i stor grad vært basert på bred arbeidstakermedvirkning, og den kompetansen relevante medarbeidere besitter på aktuelle administrative fagområder. Nærmere 70 medarbeidere ved høgskolen har vært direkte involvert i prosjektarbeidet i større eller mindre grad. I tillegg har flere medarbeidere og studenter vært involvert, gjennom samarbeid eller i ulike råd og grupper som også har støttet prosjektarbeidet på ulike måter. Tillitsvalgte på virksomhetsnivå har ved flere anledninger uttrykt misnøye med gjennomføringen av omstillingsprosessen, to ganger uttrykt gjennom brev til styremedlemmer. En gjennomgang av referatene fra møter på virksomhetsnivå viser at det i liten grad rettes kritikk mot innholdet i planene 13, og at kritikken dreier seg om informasjonsflyt og muligheter til medvirkning. Det ser derfor ut til at kritikken dreier seg mer om prosess enn resultat. Høgskoledirektøren har forståelse for at tempoet i prosessene har gjort informasjonsarbeidet utfordrende. Prosessene har i mange tilfeller gått fort, og det har derfor skjedd mye i prosjektene mellom hver gang det har vært holdt formelle møter på virksomhetsnivå. Høgskoledirektøren har derfor forsøkt å bøte på dette ved å invitere de tillitsvalgte på virksomhetsnivå til uformelle møter i tillegg til de formelle IDF-møtene. Høgskoledirektøren valgte å stoppe organisasjonsprosjektet på bakgrunn av informasjon om økende motstand mot gjennomføringen av planene fra mange hold i organisasjonen. Flere faktorer har spilt inn: motforestillinger fra ledelsen i avdelingene, misnøye fra de tillitsvalgte uttrykt i flere sammenhenger og tvetydige signaler fra styret fremkommet gjennom diskusjoner i forbindelse med gjennomgang av status i styremøtene. Den økende styrken i motstanden kan tyde på at den har samlet støtte i mer uformelle sammenhenger. Samlet sett ser høgskoledirektøren det som nødvendig at administrasjonen får styrets uttrykte tillit for å kunne gå videre med omstillingsarbeidet. En stans i omstillingsprosessen er svært beklagelig for høgskolen, og risikoen i prosjektene er allerede økt betydelig med tanke på fremdrift og en vellykket innflytting og studiestart på Kronstad og i Møllendalsveien høsten Det er likevel viktig at høgskolen er omforent om organiseringen av de administrative funksjonene som skal løse så viktige oppgaver for høgskolens største brukergrupper. Det er vesentlig at en ny organisering får benytte våren til å trene seg i sine nye roller for å være fullt operativ til studiestart. Det vil ikke være mulig å utarbeide et nytt, gjennomarbeidet forslag til organisasjonsstruktur og implementere dette innenfor den tidsrammen høgskolen har til rådighet. Høgskoledirektøren er derfor av den oppfatning at det eneste realistiske alternativet til det forslag til 13 Med unntak av det som tidligere er nevnt når det gjelder spørsmål om ledernivåer, samt at det er referert bekymringer knyttet til om oppgavene i servicesenteret/resepsjonen er interessante nok og at saksbehandlingsoppgaver burde vært lagt inn i stillingene. 17

69 organisering en har lagt til grunn for omstillingsarbeidet, er å videreføre nåværende organisering av de administrative tjenestene knyttet til drift og utdanningsadministrasjon. Dette er basert på følgende konsekvensvurdering: Konsekvensene av en stans i prosessen kan deles i tre kategorier: 1. En midlertidig stans, uten at det skal gjøres endringer i funksjons- og bemanningsplaner, medfører i praksis at en mister 1 ½-2 mnd i omstillingsprosessen. Administrativt tilsatte får mindre tid til å trene seg i sine nye roller før studiestart. 2. Dersom det skal gjøres større endringer i de foreliggende funksjons- og bemanningsplanene for utdanningsadministrasjonen og driftsorganisasjonen, må planene utarbeides på nytt. Dette er et stort og omfattende arbeid, som ikke kan utføres i løpet av tidsrammen frem til samlokalisering på Kronstad og i Møllendalsveien. Høgskolen vil dermed ikke være rustet til å utføre de berørte administrative funksjonene på en god måte. 3. En reversering av prosessen, med en videreføring av dagens organisering av de administrative funksjonene, vil også stille høgskolen i en vanskelig situasjon: Mindre handlingsrom. Dagens studieadministrasjon og bygningsdrift slukes i daglig drift, og det levnes liten tid til kvalitetsutvikling, profesjonalisering og fremtidsretting. Høgskolen har, uavhengig av organisasjonsstruktur, behov for å profesjonalisere driften av flere områder det i dag ikke eksisterer systemer for. Det er også behov for å videreutvikle administrasjonen for å ivareta nye oppgaver som følger av høgskolens vedtatte strategier og ambisjoner. Dette er grundig beskrevet i dokumentasjon utarbeidet som ledd i prosjektarbeidet. Studentene har etterlyst en enhetlig service og lik praktisering av regelverket på tvers av avdelingene. Dette er tenkt imøtekommet gjennom etablering av Studenttorget og en felles enhet for studieadministrasjon. Det vil bli vanskelig å etablere en fungerende resepsjonstjeneste. Dette får konsekvenser for betjeningen av høgskolens FDV-system, posthåndtering, telefonsentral m.m. Kravene til arealutnyttelse på Kronstad og i Møllendalsveien og graden av kompleksitet i dette arbeidet vil gjøre dette til en uhåndterbar oppgave dersom den ikke ivaretas av en felles enhet. Det vil heller ikke være ressurser til å arbeide med nødvendige systemintegrasjoner som f.eks. mellom FDV-systemet, Time Edit, FS g It s Learning. Prosjektgruppen for Organisasjonsprosjektet, drøftet situasjonen i møte 2. desember og stilte seg der samlet bak følgende råd til høgskoledirektøren og styret: Styret må ta stilling til funksjonsnivå Det må fattes et vedtak, og hele organisasjonen må forholde seg til dette vedtaket uten å kaste bort mer tid Brukerne av de administrative tjenestene må være i fokus for beslutningene Det må være økt fokus og ressurser til utvikling av 0.-linjetjenestene Dekanatene må utarbeide sitt eget alternative forslag på funksjonsnivå (ref. vedlagte innspill fra dekanene) Forslaget som nå forelegges høgskolens styre er basert på et grundig og omfattende arbeid gjennom 1 ½ år. Svært mange medarbeidere har lagt ned et stort stykke arbeid i forslaget til utformingen av en ny organisasjonsstruktur. Dersom denne innsatsen ikke blir tatt vare på, vil det med stor sannsynlighet skape negative ringvirkninger i organisasjonen. 18

70 På den annen side er det i en sen fase også kommet innspill fra avdelingene om ressurs- og oppgavefordeling mellom avdelingene og fellesadministrasjonen. Som beskrevet tidligere i saken er tiden nå for knapp til å ta dette inn i organiseringen av administrasjonen. Det vil imidlertid være viktig å ta med seg disse innspillene, og den organisasjonsform som nå velges må evalueres før det er gått for lang tid etter innflytting - også sett i lys av disse innspillene. Den nye organiseringen av administrasjonen må ta hensyn til særtrekk og spesielle behov på avdelinger og i fagmiljøer, og bidra til at støttefunksjonene til avdelingene fungerer best mulig. Forslaget som nå legges frem for styret har vært forhandlet med de ansattes organisasjoner. Protokoller fra forhandlingene følger vedlagt. På denne bakgrunn anbefaler høgskoledirektøren at styret fatter Følgende vedtak: Styret slutter seg til den foreslåtte organisering av høgskolens bibliotek Styret slutter seg til den foreslåtte organisering av bygningsdrift og utdanningsadministrasjon. Styret ber om at en i implementeringsfasen tar tilbørlig hensyn til de innspill som er kommet fra avdelingene for nødvendige tilpasningene. Av hensyn til effektiviseringsbehovet og høgskolens økonomi, ber styret om at antall nye årsverk i biblioteks-, bygningsdrifts- og utdanningsadministrasjonen begrenses til et minimum. Det forutsettes at den vedtatte strukturen evalueres senest våren 2016 Audun Rivedal Høgskoledirektør Eli Glambek personaldirektør 19

71 NOTAT vedlegg til styresak 115/2013 ORIENTERING TIL STYRET OVERSIKT OVER SAMLOKALISERINGS- PROSJEKTENE Høgskolestyret vedtok i sak 66/09 å sette i gang et større omstillingsprosjekt som omfattet både faglig organisering/reorganisering, utvikling av doktorgradsprogrammer, gjennomgang av den faglige porteføljen, studieprogrammene, ressursvurderingen av disse og gjennomgang/omstilling av høgskolens samlede administrasjon. Som en oppfølging til saken nevnt over, ble det høsten 2010 igangsatt et prosjekt for omstilling av høgskolens administrasjon frem mot flytting i Prosjektet involverte hele ledergruppen; rektorat, høgskoledirektør, dekaner og stabsdirektører, og utarbeidelsen av mandat for prosjektet «Sammen til Kronstad» ble ledet av en erfaren konsulent fra Ernst & Young. Styret behandlet saken i møte (Sak 76/2010) og gjorde følgende vedak: «Styret tar prosjektplanen for prosjektet Sammen til Kronstad til orientering. Styret ber om å bli løpende orientert og forutsetter at styrets innspill fra styreseminaret og møtebehandlingen blir innarbeidet i den videre prosessen.» Denne saken bygger på sak 62/2010 «Omstilling: faglig og administrativ organisering. Styring og ledelse», som ble behandlet av styret i møte Prosjektet Sammen til Kronstad hadde til formål å: etablere én administrasjon for forvaltning og drift utvikle helhetlig virksomhetsstyring videreutvikle og motivere for en felles kultur og identitet For å lede arbeidet ble det ansatt en prosjektleder som begynte i stillingen Prosjektleder brukte mye tid på å bli kjent med organisasjonen gjennom våren 2011, og etter en oppsummering for egen del sommeren samme år, valgte hun å slutte i august. Bakgrunnen for dette var at det opplevdes svært tungt i det hele tatt å få prosjektet i gang og hun opplevde at organisasjonen bød på stor motstand gjennom fraværende motivasjon og lav forståelse for behovet for omstilling og endringer. Konkret kom dette både direkte til uttrykk gjennom toneangivende personer på ulike arenaer og sammenhenger både formelle og uformelle. Selv om mandatet for arbeidet var utarbeidet av ledergruppen i fellesskap, ble det aldri forstått på en omforent måte og hadde således ikke den nødvendige støtte i gruppen. Dertil kom at historiene knyttet til tidligere omstilling i høgskolen var negative og skapte mye friksjon. Det ble også opplevd at noen sider ved de rådende kulturer i høgskolen gjorde at det var vanskelig å nå gjennom med budskapet om behovet for endringer. 1

72 I forbindelse med oppstart av prosjektet vedtok styret i sak 10/2011 å opprette en felles styringsgruppe for både byggprosjektet og organisasjonsprosjektet. Samtidig ble det vedtatt å lyse ut stilling som prosjektdirektør for byggprosjektet. Styringsgruppen ble bl.a., på vegne av styret, gitt «det overordna ansvaret for arbeidet med førebuing, iverksetjing og kvalitetssikring av innflytting på Kronstad, inkludert byggmessige og organisasjonsmessige prosessar.» Styringsgruppen skulle ledes av høgskoledirektøren og for øvrig bestå av dekanene og stabsdirektørene. Siden prosjektleder for organisasjonsprosjektet valgte å slutte og det samtidig var skifte i høgskolens øverste ledelse, var det behov for en nytenkning rundt hele prosjektorganiseringen. Nytt rektorat og nytt styre tiltrådte sine verv 1. august Dette innebar ny faglig ledelse på øverste nivå og at styret samtidig fikk mange nye medlemmer. Rektor og høgskoledirektør brukte en del tid i løpet av høsten for å samsnakke om rolle- og ansvarsfordeling i prosjektene mellom institusjonens to øverste ledere. Et nytt oppsett for omstillingsprosjektene ble utviklet av rektor og direktør i løpet av høsten og direktøren la frem flere saker for styret i til denne prosessen. I sak 103/11 ble det lagt frem sak om «Justeringer i omstillings- og samlokaliseringsprosjektet». I saken ble det gjort rede for at det var nødvendig å endre selve organiseringen og ledelsen av prosjektene knyttet til bygg og organisering av administrasjonen med vektlegging av: - tydeligere og mer logisk organisering - tydeligere prosjektstruktur - bedre forankring/eierskap i høgskolens ledelse og avdelinger til de delprosjektene som settes i gang - bedre sammenheng mellom nivåene i prosjektorganiseringen - nødvendig ressursallokeringer i forhold til delprosjektene som settes i gang - nødvendige informasjonsressurser for å sikre god kommunikasjon mellom samlokaliseringsprosjektet, høgskolens ledelse og medarbeidere I saken ble det foreslått opprettet et Samlokaliseringsutvalg ledet av rektor og for øvrig sammensatt med representanter for dekaner, administrativ ledelse, studenter, tillitsvalgte og verneombud. I sak 115/11 (styremøte ) ble det lagt frem en detaljert oversikt over organisering av samlokaliseringsprosjektet (organisasjons- og byggprosjektet). I saken beskrives utfordringene for prosessene knyttet til samlokaliseringen slik: «Nybygget på Kronstad står ferdig til innflytting 1. mai 2014, og ansatte og studenter skal være på plass innen studiestart i august samme år. Det betyr at en ikke har mer enn tid og vei for å legge alt på plass for en vellykket samlokalisering i nytt bygg.» Som en konsekvens av dette ble det besluttet å anlegge et noe lengre perspektiv på prosjekter knyttet til kulturbygging og virksomhetsstyring og ikke opprette egne delprosjekter knyttet til dette. 2

73 Det ble videre pekt på en rekke risikofaktorer for prosjektene. Tidsfaktoren ble vurdert å være en risikofaktor i seg selv fordi svært mange aktiviteter skulle gjennomføres i løpet av drøyt to år. I tillegg ble de kritiske suksessfaktorer som ble identifisert allerede i utarbeidelsen av prosjektmandatet for «Sammen til Kronstad» trukket frem som risiki i prosjektet dersom de ikke ble innfridd. Det ble pekt på at en vellykket gjennomføring av prosjektet ville være avhengig av at: Prosjektet forankres hos styret, og at høgskolens øverste ledelse tar et synlig eierskap til det Prosjektet forankres hos mellomlederne i organisasjonen (stabsdirektører, dekaner, instituttledere mv) og disse tar ansvar for prosjektet/delprosjektene i egen enhet Ledere og medarbeidere opplever og utviser lojalitet til de beslutter mht prosjektets mandat og fremdrift Det er tilstrekkelig kompetanse, ressurser og kapasitet i prosjektet Vi lykkes med å skape entusiasme og motivasjon hos ansatte og studenter Det legges til rette for nødvendig samordning mellom StK (organisasjonsprosjektet) og de byggrelaterte prosjektene Det legges til rette for involvering og medvirkdning fra ansatte og studenter Tjenestemannsorganisasjonene gjøres til viktige medspillere i arbeidet med å omstille virksomheten Etter å ha drøftet saken gjorde styret følgende vedtak: «Styret vedtar å nedlegge tidligere felles styringsgruppe for Omstillingsprosjektet Styret godkjenner overordna plan for Samlokaliseringsprosjektet som omfatter organisering, mandater og sammensetning av samlokaliseringsråd og prosjektgrupper med de forslag som framkom angående: - konsensus i Informasjons- og drøftingsmøtet på virksomhetsnivå av en god og hensiktsmessig representasjon fra studentene i prosjektgruppene - et samlokaliseringsråd utvidet med tre ansatte fra vitenskapelig personale, en fra hver avdeling, og en T/A-ansatt - vektlegging av god og løpende informasjon om prosjektene til de ansatte i høgskolen - tiltak for felles kulturbygging Når det gjelder faglig organisering viser styret til tidligere styrevedtak i sak 5/2011. Styret tar til etterretning de beskrivelser av prosjekter og prosesser som framgår av saken. Styret ber om overordnet rapport om status og framdrift i Samlokaliseringsprosjektet i slutten av hvert semester, og ellers løpende orientering om status i hvert møte.» Som en følge av styrets vedtak ble det opprettet et Samlokaliseringsråd ledet av rektor, og en prosjektgruppe for både organisasjonsprosjektet og byggprosjektet. Begge prosjektgruppene ble sammensatt på bakgrunn av representativitet (fag/administrasjon/avdelinger/arbeidstaker/student) og gitt egne mandater. For organisasjonsprosjektet ble målet beskrevet slik: 3

74 «Prosjektet har som mål å utvikle og etablere administrasjonen for høgskolen som en administrasjon/en forvaltningsenhet fram til samlokaliseringen på Kronstad i En vesentlig målsetting er kontinuerlig kvalitetsutvikling av de administrative tjenestene både gjennom prosjektet og i driftsfasen etter innflytting.» Formålet er formulert slik i selve prosjektmandatet: «Prosjektet har som formål å utvikle administrasjonen som en forvaltningsenhet og etablere en samlet administrasjon for høgskolen når den når dette samlokaliseres på Kronstad i Prosjektet skal bidra til at administrasjonen utøver gode støttefunksjoner for kjernevirksomhetene utdanning, forskning og formidling. Prosjektet skal videre bidra til videreutvikling av en felles kultur og identitet for hele høgskolen.» Det ble videre beskrevet følgende kjennetegn ved den samlete administrasjon etter at omstillingsarbeidet var gjennomført: - En administrasjon som er godt tilpasset behovene (funksjoner, ressurser, organisering) og med kompetanse tilpasset oppgavene - En kvalitetsbevisst og effektiv administrasjon, med høy etisk bevissthet - En kompetent og lærende administrasjon - En organisering av administrasjonen som bidrar til åpenhet og godt arbeidsmiljø - En administrasjon som tar hensyn til særtrekk og spesielle behov på avdelinger og i fagmiljøer - En administrasjon som sammen med øvrige ansatte bidrar til kultur- og identitetsbygging for merkevaren Høgskolen i Bergen - En administrasjon som bidrar til å legge til rette for god virksomhetsstyring ved HiB 2012 Prosjektgruppen for organisasjonsprosjektet har 12 medlemmer og har fra opprettelsen av gruppen frem til d.d. avviklet 15 møter, det første 3. februar 2012 ( I de første møtene i prosjektgruppen våren 2012 ble det brukt mye tid på å diskutere opprettelse av delprosjekter innenfor organisasjonsprosjektet. Det var enighet om at siden tiden som var til rådighet var knapp, var det hensiktsmessig å dele arbeidet inn i delprosjekter heller enn å arbeide med administrasjonen under ett. På denne bakgrunn ble det besluttet at en skulle etablere følgende delprosjekter: 1) Ny studieadministrasjon ( 2014/delprosjekter/ny-studieadministrasjon/) 2) Ny organisering av Biblioteket ( 2014/delprosjekter/biblioteket/) 3) Bygningsdrift ( Fire faser Arbeidet har vært gjennomført med stor grad av koordinering og samarbeid mellom de ulike delprosjektene, både for å ivareta og samordne arbeidsoppgaver som skal løses i den nye organisasjonsstrukturen og for å kunne benytte mulighetene for 4

75 optimal ressursdisponering hvor det er relevant og hensiktsmessig i ny organiseringen. Dette gjelder særlig mellom områdene studieadministrasjon og bygningsdrift. Prosjektplanen for alle de tre delprosjektene har definert de samme fire fasene for prosjektgjennomføring: 1. Kartlegging av dagens praksis (ulik oppstart for hvert delprosjekt) 2. Utarbeiding av forslag til ny praksis og ny organisasjonsstruktur (ulik oppstart for hvert delprosjekt) 3. Utarbeiding av funksjons- og bemanningsplaner (samkjøring for alle delprosjektene: høst 2013) 4. Iverksetting/implementering (samkjøring for alle delprosjektene: vår 2014) Målet har vært å ferdigstille organiseringen innen utgangen av høstsemesteret 2013 (se også styresak 61/13). Styrets bestilling var krevende, og det var avgjørende med stramme framdriftsplaner og tydelig prosjektstyring for å nå målsettingen som beskrevet i styresaken 61/13. Bakgrunnen for frist til ferdigstilling høsten 2013 var behovet for å gi handlingsrom våren 2014 til å både ivareta daglig drift og samtidig gjennomføre en implementering av den nye organiseringen. Det har vært gjennomgående enighet om at man måtte sikre at arbeidsprosessene fungerer og at medarbeiderne er trygge i sine roller når dørene åpner på Kronstad og i Møllendalsveien i august neste år. Studieadministrasjonsprosjektet Fase 1 i studieadministrasjonsprosjektet startet opp før sommeren 2012 under følgende motto: «Best for flest!» - Studenten skal lykkes - med felles beste praksis! Arbeidet var organisert i fem undergrupper med hver sin gruppeleder. Gruppene besto i tillegg til gruppeleder av 6 9 medlemmer med god kompetanse på de aktuelle funksjonsområder. Til sammen var rundt 40 medarbeidere som arbeider med studieadministrative oppgaver involvert i denne fasen. Alle arbeidsprosesser innenfor det studieadministrative området ble kartlagt og beskrevet og resultatet ble lagt frem i en rapport utarbeidet av delprosjektgruppen i desember 2012 ( osjektet/delprosjekt%20studieadministrasjon/rapport%20fase%201.pdf). Rapporten ble sendt på høring i organisasjonen. Hovedfunnet fra kartleggingen var at det er stor grad av ulik praksis mellom avdelingene/ studiestedene når det gjelder de studieadministrative tjenestene og at en viktig årsak er at studiene er ulikt organisert. Kartleggingen viste også at 5

76 studieadministrasjonene på de tre avdelingene til dels har ulike ansvarsområder eller grader av ansvar knyttet til sine områder og at servicenivået i de ulike studentekspedisjonene er forskjellig. Delprosjektets fase 2 fikk i oppdrag å foreslå ny organisasjonsstruktur for den samlede studieadministrative virksomheten etter samlokalisering på Kronstad og i Møllendalsveien, samt foreslå ny stillingsstruktur for å ivareta de administrative funksjonene/oppgavene. I fase 2 ble ansvaret for prosjektet lagt til en prosjektgruppe ledet av utdanningsdirektøren. Prosjektgruppen besto av 12 personer deprosjektleder for fase 1, de fem gruppelederne fra fase 1, 2 studenter og representanter for de faglig ansatte samt faglige ledere og en kontorsjef. Prosjektgruppen la frem sin rapport før påske 2013, og den ble deretter sendt på høring i organisasjonen ( osjektet/delprosjekt%20studieadministrasjon/rapport%20fase%202.pdf) Oppgavene innenfor studieadministrasjonen ble i rapporten gruppert slik: Studieadministrative tjenester o 0.linjetjeneste selvbetjening o Servicetorg / førstelinjetjeneste o Eksamensadministrasjon o Praksisadministrasjon o Studieveiledning o Rekruttering og opptak o Utdanningskvalitet o Internasjonalisering av utdanning Gruppen klarte ikke å enes om en organisasjonsmodell, og det ble lagt frem forslag til tre ulike organiasjonsmodeller. Styret fikk saken om organisering av administrasjonen til behandling i møte (sak 61/13) og fattet i forhold til arbeidet med organisering av studieadministrasjonen følgende vedtak: Studieadministrasjonen ved HiB skal bestå av både en fellesadministrasjon og avdelingsvise administrasjoner. Det forutsettes at flere oppgaver/funksjoner i dagens administrasjonsordning flyttes til en fellesadministrasjon. Oppgaver/funksjoner som ved fellesløsninger bidrar til standardisering, effektivisering, robuste administrasjonsmiljø, kvalitetssikring og utvikling, samles i en felles studieadministrasjon. Fagnære studieadministrative oppgaver/funksjoner som avdelingsrelevant utredning og planlegging, fagplaner og eksamensplanlegging, praksiskoordinering og utdanningskvalitet løses i avdelingsvise administrasjoner. I tillegg ba styret om få saken tilbake senest innen utgangen av 2013: «Styret ber om å få saken om fremtidig organisering av administrasjonen tilbake når endelig organisering av de tre delområdene er ferdigstilt, senest innen utgangen av høstsemesteret 2013.» 6

77 Dette har ved flere anledninger vært konkretisert og tydeliggjort ytterligere fra høgskolens øverste ledelse ved en understreking av viktigheten av å være ferdig med fase 3 før årsskiftet, slik at en ville få våren til å «trene» på den nye organiseringen (fase 4). Styrets vedtak ga grunnlaget for det videre arbeidet med organisering av studieadministrasjonen i prosjektets fase 3. Ny utdanningsdirektør tiltrådte medio august 2013, og hun grep umiddelbart fatt som delprosjektleder for denne fasen der oppgaven var å utarbeide funksjons- og bemanningsplan for høgskolens nye studieadministrasjon. Nye utfordringer knyttet til høgskolens ambisjonsnivå bl.a. mht. etablering av nye master- og doktorgradsprogrammer, gjorde det nødvendig å etablere en administrasjon som også rommer utviklingsoppgaver i større grad enn det en frem til nå har funnet rom for. I arbeidet hadde utdanningsdirektøren en rekke samtaler og møter med både faglig og administrativ ledelse i avdelingene, studentene og med høgskolens øverste ledelse for å sikre at organisasjonen «var koblet på» arbeidet i tilstrekkelig grad. Utviklingen i arbeidet har også vært lagt frem for de tillitsvalgte i informasjons- og drøftingsmøter på virksomhetsnivå både til informasjon og til drøfting. Resultatet av arbeidet og prosessene i fase 3, var et forslag om organisering av studieadministrasjonen som forsøkte å romme resultatet av arbeidet i prosjektets to første faser samt de interesser og behov som var meldt inn fra styret, høgskolens øverste ledelse, avdelingene, de tillitsvalgte, studentene, og de ansatte i studieadministrasjonen. Biblioteket Arbeidet med omorganisering av biblioteket fra en avdelingsorganisering til en funksjonsorganisering lik den vi finner i andre store forsknings- og utdanningsorganisasjoner, har vært preget av høy grad av involvering (alle medarbeiderne har vært direkte involvert) og god fremdrift. Prosjektet har fulgt samme mal som studieadministrasjonsprosjektet, inndelt i faser. Prosessen i biblioteket kan følges gjennom den dokumentasjone som foreligger fra de ulike fasene: Bygningsdrift Dette delprosjektet ble igangsatt våren 2013 og i utgangspunktet etter samme mal som de to øvrige delprosjekter. Utgangspunktet var imidlertid nokså forskjellig ved at høgskolen har hatt en desentralisert driftsstruktur, der intern drift og vedlikehold knyttet til de bygningene høgskolen disponerer, har vært lagt inn under dekanenes ansvarsområder. Deler av dagens drift og vedlikehold utføres av egne ansatte, deler utføres av innleid personale på kontrakt, og noe kjøpes av Statsbygg eller andre. Dagens situasjon preges av at det finnes fem studiesteder med ulik organisering, og behovet for drift og vedlikehold varierer i type og omfang. Høsten 2014 kan det anslås at samlet areal vil være redusert med om lag m2. Samtidig vokser høgskolen både i antall ansatte og i antall studenter, hvilket medfører en vesentlig høyere intensitet i arealutnyttelsen enn i tilsvarende lokaler for dagens situasjon - både når det gjelder flere personenheter pr. m2 og en viss økning i arbeidsdagens lengde. Gjennomførte simuleringer for undervisningsaktivitet viser en gjennomsnittlig utnyttelse på rundt 70% for alle undervisningsarealer innenfor tidsrammen alle arbeidsdager. Nybygget på Kronstad er også mer 7

78 krevende både utstyrsmessig, teknologisk og miljømessig. Likevel er det forventet at når byggene på Kronstad og i Møllendalsveien kommer i ordinær drift, vil dette kunne gi en viss effektiviseringsgevinst. En må likevel også ta høyde for behovet for kompetanseheving i tilknytning til flere av gjøremålene som høgskolen vil ha ansvaret for. I tillegg kommer forventninger fra brukerne om høyere kvalitet i service- og driftstjenesteleveranser. Gjennomgangen av dagens driftsorganisering, har vist at det gjøres svært mye godt arbeid på dette området, men at høgskolen kan dra nytte av å organisere tjenesten på en mer helhetlig og effektiv måte. Høgskolen har for eksempel pr. i dag ingen strukturert oppfølging og kvalitetssikring av underleverandører og kontrakter. Dette medfører potensielt store kostnader, da vi i liten grad kan dokumentere avvik, feil og mangler ved en avtalt leveranse. Et eksempel på dette er dagens renholdskontrakt, hvor tjenestene leveres med store variasjoner i kvalitet. Høgskolen har pr. i dag heller ikke noe system for en planmessig drift og vedlikehold av inventar, utstyr eller bygningsmasse. Dette medfører at driftspersonalet i stor grad ikke har mulighet til å arbeide på en forutsigbar og forebyggende måte, men må løse oppgavene fortløpende etter hvert som det oppstår problemer. Risikovurdering våren 2013 Høgskoledirektøren fant det på dette tidspunkt nødvendig å få vurdert hvilke risiki som knyttet seg til samlokaliseringsprosjektene. Vurderingen ble gjennomført av Ernst & Young og rapporten ble lagt frem for styret i sak 41/2013 (møte ). Organisasjonsprosjektet og byggprosjektet ble vurdert under ett, og direktøren skriver bl.a. følgende i sitt saksforelegg: Og videre: «Høyt press på nøkkelressurser og beslutninger som ikke tas i tide er også risikofaktorer som vil kunne gi alvorlige konsekvenser. Dette har sammenheng med at prosjektene er avhengig av nøkkelressurser som til dels er sparsomme og ikke dupliserte. Prosjektene blir derfor nokså sårbare. I tillegg er beslutningsmakten ikke entydig ved at enkeltspørsmål ofte forventes lagt fram til drøfting i flere organer/fora, noe som fører til at det tar lang tid å få avgjort vesentlige spørsmål. Samlet utgjør dette en fare for slitasje på enkeltpersoner, forsinkelser og redusert kvalitet i beslutninger og løsninger.» «I tillegg kan det vises til den risiko som er identifisert for redusert kvalitet i administrative tjenester (1.4) med høy sannsynlighet og alvorlig konsekvens som resultat. Utvikling og iverksetting av en tiltaksplan som foreslått vil ytterligere øke presset på de administrative ressursene og gjennom dette øke sannsynligheten for at kvaliteten i de administrative tjenestene synker. Dette vil kunne ramme både fagmiljøer, ansatte og studenter.» De funn risikovurderinger som er beskrevet i rapporten var godt forankret blant ledere og andre nøkkelpersoner, herunder prosjektmedarbeidere, tillitsvalgte og studenter gjennom intervjuer som ble gjennomført og etterfølgende behandling av rapporten. Høsten 2013 Det ble lagt ned et stort arbeid for å utarbeide funksjoneplaner for de tre administrative delområdene. 8

79 I forkant av arbeidet med innplassering i stillinger i ny organisering, ble det gjennomført samtaler med den enkelte ansatte. Samtalene har vært gjennomført etter en felles samtalemal og etter et informasjonsmøte for dem som skulle gjennomføre samtalene. For å imøtekomme forventninger om at samlokalisering og fellesløsninger også skal føre til en effektivisering, har det vært nødvendig å se delprosjektene knyttet til studieadministrasjon og bygningsdrift i sammenheng. Det har derfor vært nødvendig med en nær kontakt mellom Delprosjekt Bygningsdrift, Byggprosjektet, Delprosjekt Studieadministrasjon og Seksjon for personal- og organisasjonsutvikling. På denne måten har det vært mulig å vurdere en omdisponering av en del av de ressursene som i dag utfører ekspedisjons-/resepsjonstjenester til nye oppgaver som vil måtte legges til resepsjonene på Kronstad og i Møllendalsveien og til en felles arealforvaltnings-/rombookingstjeneste. I tilknytning til arbeidet med innplassering av medarbeidere i henhold til bemanningsplan, ble fremdriften i arbeidet ble stoppet av høgskoledirektøren i påvente av styrets behandling Involvering og medvirkning i prosjektene Spørsmålet om prosjektene har hatt rom for tilstrekkelig involvering av og medvirkning fra ansatte og tillitsvalgte har fulgt prosjektene som en rød tråd helt siden starten i Dette fremgår bl.a. av ulike styresaker, diskusjoner i formelle organer og også i mer uformelle sammenhenger. Måten styret og øverste daglige ledelse valgte å organiserer selve prosjektarbeidet på, vitner også om at hensynet til involvering og medvirkning i noen sammenhenger kanskje har trumfet andre overordnede og viktige aspekter knyttet til fremdrift i prosjektene. Egen sak om involvering i Samlokaliseringsprosjektet ble lagt frem for styret (sak 37/2012). 2.htm Her gir høgskoledirektøren uttrykk for følgende: Det er et utfordrende prosjekt og prosjektet kommer til å kreve ekstra innsats fra hver enkelt ansatt og dels studentene. Prosjektet forutsetter villighet til å forplikte seg, ta ansvar og arbeide i samme retning mot felles mål. Strukturen er lagt og prosessene er begynt å rulle med større tyngde. Mye tyder på at en etter hvert økende involvering vil gi ytterligere eierskap og engasjement. Prosessene er omfattende og det kan være vanskelig å framstille en overordna plan for involvering konsentrert og i ett dokument. Ansatte og prosjektledere har imidlertid gjort en ekstraordinær innsats for å få til framdrift i prosjektarbeidet og informere om prosjektarbeidet. Dette arbeidet bærer nå frukter. Høgskoledirektøren vil likevel påpeke at det fortsatt er høy risiko i prosjektet. Ettersom tidslinjen krymper måned for måned er det avgjørende å få til godt samspill med de ulike aktørene for å få til helt nødvendig framdrift. Prosjektet har nå nokså nøyaktig to år på seg til deadline, innflytting. Store tunge omstillingsprosesser som HiB er inne i vil alltid til en viss grad være preget av motstand og skepsis mot endring. Ansatte må derfor oppmuntres og motiveres til å delta med entusiasme. I denne saken ble det lagt frem plan for involvering der det nokså tydelig gikk frem at det både hadde vært og fortsatt ble lagt opp til en betydelig involvering og 9

80 medvirkning i prosjektene. Det har imidlertid vært svært krevende å klare å fremstille helheten i kompliserte prosesser og prosjekter på en slik måte at informasjonen når frem på en slik måte at alle opplever seg involvert og gitt anledning til å medvirke tilstrekkelig underveis. Hvilke utvalg, grupper og råd som er opprettet i prosjektene: Bygningsdrift Biblioteket Møllendalsveien Ny studieadministrasjon Brukarutstyr Miljø HMS Estetikk og møblering(interiør) Skilting IKT KS Nybygg AV Flytting Arkiv Informasjon Motivasjon Kunstutvalet Prosjektgruppe for byggprosjektet Prosjektgruppe for organisasjonsprosjektet Samlokaliseringsrådet I løpet av 2012 og 2013 har det vært etablert en rekke formelle møtearenaer for å sikre god involvering og medvirkning/medbestemmelse i prosjektene: Prosjektgruppe for organisasjonsprosjektet med 12 medlemmer og 15 møter (2 3 timers varighet). Prosjektgruppe for byggprosjektet med 10 medlemmer og 10 (?) møter Samlokaliseringsrådet med 10 medlemmer og 13 møter (2 3 timers varighet) Møter på virksomhetsnivå: Ca personer møter hver gang. Omstilling/samlokalisering er fast post i hvert møte. 31 møter i denne perioden. Dette innebærer at det i 2012 og 2013 har vært avholdt nær 70 møter der involvering og medvirkning har vært et tema. Dette kommer i tillegg til den faktiske involveringen som har skjedd gjennom deltakelse i prosjektene der svært mange (ca 70) ansatte i høgkskolen er eller har vært direkte involvert i prosjektarbeid. Dokumentasjon Det foreligger en svært fyldig dokumentasjon på omstillingsarbeidet i høgskolen gjennom de fire siste år, både styresaker, referater fra ulike møtearenaer, rapporter og høringsuttalelser. Dokumentene beskriver både involvering, medvirkning, problemstillinger, vurderinger, forslag og beslutninger underveis i prosessen. Samlet vurdert har prosessene vært svært arbeids- og ressurskrevende ved at svært mange ansatte har deltatt i arbeidet og ved at høgskolens ressurser til organisasjons- og lederutvikling i stort grad har vært båndlagt over tid /egl 10

81 Bergem Til AHS, AI og AL Innspill fra avdelingene til organisasjonsprosjektet delprosjekt studieadministrasjon Det vises til tidligere møter med avdelingene i forbindelse med utarbeiding av funksjonsplan for utdanningsadministrasjonen, til møtet mellom rektorat, dekaner og prosjektledelse 26. november 2013 og til beslutningen om å stoppe omstillingsprosjektene for utdanningsadministrasjonen og delvis for fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift. Bakgrunnen for å stoppe opp er at man i denne fasen av organisasjonsprosjektet ikke er tilstrekkelig omforent om fortolkningen av styrevedtaket fra junimøtet og prosessene omstillingen har fulgt. Styret skal ha sak om omorganisering opp i desembermøtet og dagens beslutning om å stoppe opp innebærer at innplasseringer og stillinger som er under utlysning settes i bero for disse to delprosjektene i påvente av styrets nærmere vedtak i organisasjonssaken. Dette notatet følger opp spørsmålene fra dagens møte som berører fortolkning av junivedtaket og organisasjonsmodellen som er utarbeidet for utdanningsadministrasjonen slik den fremstår i funksjons- og bemanningsplanen av 1. november For utdanningsadministrasjonen er det særlig funksjonsbeskrivelsen og arbeidsfordelingen mellom avdelingsadministrasjonen og det foreslåtte studieadministrative kontoret som trenger en grundigere gjennomgang før saken presenteres for styret. Med dette bes avdelingene om å gi skriftlige tilbakemeldinger på spørsmålene under. Rammene for vurderingene fra avdelingene er de studieadministrative årsverkene som finnes i dagens avdelingsadministrasjon, den detaljerte oversikten over administrative arbeidsoppgaver som finnes i funksjons- og bemanningsplanen og styrets vedtak i sak 61/13: Styret tar vurderingene i saken til etterretning og ber høgskoledirektøren videreføre arbeidet i tråd med følgende prinsipper: Studieadministrasjonen ved HiB skal bestå av både en fellesadministrasjon og avdelingsvise administrasjoner. Det forutsettes at flere oppgaver/funksjoner i dagens administrasjonsordning flyttes til en fellesadministrasjon.

82 Oppgaver/funksjoner som ved fellesløsninger bidrar til standardisering, effektivisering, robuste administrasjonsmiljø, kvalitetssikring og utvikling, samles i en felles studieadministrasjon. Fagnære studieadministrative oppgaver/funksjoner som avdelingsrelevant utredning og planlegging, fagplaner og eksamensplanlegging, praksiskoordinering og utdanningskvalitet løses i avdelingsvise administrasjoner. Styret tar arbeidet med å etablere en helhetlig organisering av driftstjenestene til etterretning, og ber høgskoledirektøren fortsette prosjektarbeidet i henhold til plan. Styret ber om at arbeidet i Delprosjekt Biblioteket fortsettes i henhold til plan. Styret ber om å få saken om fremtidig organisering av administrasjonen tilbake når endelig organisering av de tre delområdene er ferdigstilt, senest innen utgangen av høstsemesteret Det bes om tilbakemelding fra avdelingen på følgende spørsmål: Styrets vedtak strekpunkt tre 1. Hvilke studieadministrative oppgaver og funksjoner mener avdelingen kan samles i en felles studieadministrasjon 2. Hvor mange årsverk kan avdelingen overføre til en fellesadministrasjon for å løse disse oppgavene? Styrets vedtak strekpunkt fire 3. Hvilke oppgaver anser avdelingen for å være fagnære studieadministrative oppgaver? Avdelingen skal gi tilbakemelding med utgangspunkt i oppgavene slik de er beskrevet i funksjons- og bemanningsplanen og arbeidsoppgavene som her er lagt til hhv utdanningskvalitetsrådgiverstillingene, studieveileder/studiekonsulentstillingene og i stillingene som er lagt til det studieadministrative kontoret. 4. Hvor mange av de årsverkene som i dag ligger i avdelingsadministrasjonen trengs for å løse disse fagnære oppgavene? 5. Hvordan tenker avdelingene at disse fagnære oppgavene skal organiseres? o Fordeling av studieadministrative arbeidsoppgaver i avdelingsadministrasjonen o Arbeidsområder og arbeidsoppgaver i de ulike stillingene o Bruk av stillingskategorier o Hvilken kompetanse trengs for å ivareta oppgavene som er lagt til de ulike stillingene Studentkontakt studentekspedisjon og veiledning 6. Hvordan mener avdelingen at høgskolen best kan organisere funksjonene i dagens studentekspedisjoner og knyttet til studieveiledning når vi flytter til Kronstad og Møllendalsveien?

83 Her legger lokalene administrasjonen er tenkt plassert i på Kronstad og i Møllendalsveien begrensninger på hva som er praktisk mulig å få til, da mange administrativt ansatte fra høsten 2014 vil sitte i arealer med begrenset adkomst og i kontorlandskap. Det er viktig at dette blir tatt høyde for i bekrivelsen av hvordan disse tjenestene skal organiseres fra høsten 2014 av. I funksjons- og bemanningsplanen er en mulig løsning skissert som innebærer etablering av et felles Studenttorg. Avdelingene bes om å komme med tilbakemeldinger på modellen slik den finnes beskrevet i funksjons- og bemanningsplanen, både i forhold til funksjonsområder Studenttorget er tenkt å dekke, samt modell for bemanning av torget. Avdelingene bes komme med innspill til alternative løsninger til etablering av et Studenttorg. Innspillene må gjøre rede for hvilke funksjoner en alternativ modell dekker, hvordan bemanningen av den alternative modellen skal være og hvordan eventuelle studentnære funksjoner som faller utenfor den alternative modellen skal ivaretas, både i forhold til bemanning og praktisk organisering med hensyn til lokaler og studentmottak. Innspillene må ivareta studentene både på Kronstad og i Møllendalsveien. Effektivisering Med utgangspunkt i anbefalingene fra avdelingen på spørsmålene over, hvor ligger etter avdelingens vurdering effektiviseringsgevinsten ved omorganiseringen av administrasjonen? Tilbakemeldinger må gis innen 6. desember for at vi skal rekke fristen for styresaker til desembermøtet. Dersom avdelingen har behov for møte i forbindelse med denne saken ber vi avdelingen om å gi tilbakemelding på det sammen med et forslag til møtetidspunkt. Saken sendes på grunn av tidsfristen på epost, men finnes også som notat i ephorte på saksnummer 2013/5165. Tilbakemeldingene fra avdelingene kan sendes på epost til post@hib.no og sonja.irene.dyrkorn@hib.no i løpet av 6. desember. Innspillene vil journalføres og følge saken videre.

84 Med vennlig hilsen Audun Rivedal høgskoledirektør Sonja Dyrkorn utdanningsdirektør

85 Innspill organisasjonsprosjektet delprosjekt studieadministrasjon Innledning Vi viser til brev fra utdanningsdirektøren med spørsmål om innspill til delprosjekt studieadministrasjon svarfrist AHS har inndelt dagens studieadministrasjon i ekspedisjonene, eksamenskontoret, studiekvalitet og praksiskontor. Siden avdelingen er delt på 3 studiesteder, betyr det at vi også har 3 ekspedisjoner, som i all hovedsak er studentekspedisjoner. De som jobber i ekspedisjonene har imidlertid også andre oppgaver enn studieadministrative, både for å utnytte ressursene og gjøre ekspedisjonsarbeidet mer interessant. De øvrige oppgavene er i hovedsak oppgaver som i organisasjonsprosjektet er definert som driftsoppgaver, men det er også eksempler på andre type oppgaver som reiseregninger og fakturakontroll. Dette betyr at når AHS skal definere hvor mange stillinger som er knyttet til studieadministrasjon i ekspedisjonene så må en foreta en ikke helt enkel beregning av hvor stor andel av oppgavene som er studieadministrative og hvor stor andel som er andre type oppgaver. Vi legger til grunn at i hovedtyngden av arbeidet i ekspedisjonene så forholder de tilsatte seg til studentene. Arbeidsoppgavene som er beskrevet for stillingsnr. U 46 og U47 i Funksjons- og bemanningsplan for utdanningsadministrasjonen kjennes i all hovedsak igjen for store deler av dagens ekspedisjonsarbeid. I tallene som framkommer under, har vi foretatt en beregning av omfang av studieadministrative oppgaver og andre oppgaver. Disse tallene er også grunnlag for hvor stor andel vi foreslår kan gå inn i en felles studieadministrasjon. Oversikt over studieadministrative årsverk i AHS 2013 (før romplanprosjektet startet i nov.2013) Type stilling Antall årsverk Studieadministrativ årsverk Ekspedisjoner 4,6 2,7 Eksamenskontoret 4,6 4,6 Studiekvalitet 0,5 0,5 Praksis 2 2 Totalt 11,7 9,8 I disse tallene er ikke våre studieveiledere tatt med. AHS har faglig tilsatte som studieveiledere. Pr i dag utgjør dette totalt 85 % stilling. Vi har lagt til grunn at denne ordningen fortsetter også etter flytting til Møllendalsveien og Kronstad. På sikt kan det imidlertid være aktuelt å gjøre endringer, men det må vi komme tilbake til.

86 Vi gjør videre oppmerksom på at de 1,9 årsverkene som står igjen i ekspedisjonene er mindre enn det som nå er tilbudt 3 av våre tilsatte til rom- og timeplanlegging. Etter vår beregning går det i dag før romplanprosjektet ble etablert om lag % stilling totalt til romplanlegging i AHS. Nedenfor gjengis spørsmålene fra notatet av og svar fra AHS. Styrets vedtak strekpunkt tre Svar: 1. Hvilke studieadministrative oppgaver og funksjoner mener avdelingen kan samles i en felles studieadministrasjon. AHS støtter i stor grad de funksjoner og arbeidsbeskrivelser som en finner i den foreliggende funksjons- og bemanningsplan for utdanningsadministrasjonen. Vi mener at alle stillingene i AHS gruppen i felles studieadministrasjonen kan ha samme type oppgaver, men at én kan være teamleder. Vi mener det er unødvendig med en arbeidsleder for AHS sin avdelingsgruppe i en felles studieadministrasjonen. Det er viktigere med en koordinator for alle i den felles studieadministrasjonen. Svar: 2. Hvor mange årsverk kan avdelingen overføre til en fellesadministrasjon for å løse disse oppgavene? Avdelingen har i dag 9,8 studieadministrative årsverk (se tabell over). Av disse kan AHS overføre 2,8-3 årsverk til en felles studieadministrasjon. Styrets vedtak strekpunkt fire Svar: 3. Hvilke oppgaver anser avdelingen for å være fagnære studieadministrative oppgaver? Avdelingen skal gi tilbakemelding med utgangspunkt i oppgavene slik de er beskrevet i funksjons- og bemanningsplan og arbeidsoppgavene som her er lagt til hhv utdanningskvalitetsrådgiverstillingene, studieveileder/studiekonsulentstillingene og i stillingene som er lagt til det studieadministrative kontoret.

87 AHS støtter i stor grad de fagnære studieadministrative arbeidsoppgavene slik de er beskrevet i funksjons- og bemanningsplanen. AHS ønsker ikke ansvar for studieadministrativ praksis for Avdeling for ingeniørutdanning. En eventuell slik stilling bør legges til AIs egen studieadministrasjon. Vi viser til tidligere innspill til utdanningsdirektøren, se tabellvedlegg. 4. Hvor mange av de årsverkene som i dag ligger i avdelingsadministrasjonen trengs for å løse disse fagnære oppgavene? Svar: Det er behov for 7 årsverk for å løse de fagnære oppgavene. Stillingene er: Utdanningskvalitetsrådgiver (1), Studiekonsulent (3), Praksiskonsulent (2), Konsulent praksisrefusjoner mm.(1). Svar: 5. Hvordan tenker avdelingene at disse fagnære oppgavene skal organiseres? Fordeling av studieadministrative arbeidsoppgaver i avdelingsadministrasjonen Arbeidsområder og arbeidsoppgaver i de ulike stillingene Bruk av stillingskategorier Hvilken kompetanse trengs for å ivareta oppgavene som er lagt til de ulike stillingene Studieadministrasjonen i AHS er organisert slik at de tilsatte har ansvar for hver sine institutter/utdanninger. Praksiskonsulentene har også et hovedansvar for kontakt med hhv spesialisthelsetjenesten og med den kommunale helse- og omsorgstjenesten, samt NAV og Bufetat. Dette tenker vi kan videreføres. Konsulent for praksisrefusjoner mv bistår praksiskonsulentene på tvers av utdanninger/institutter og praksisarenaer. Vi viser i tillegg til vedlagte tabellvedlegg. Avdelingens studieadministrasjon ledes av avdelingens kontorsjef. Stillingskategorier/kompetansekrav: Stillingskategorier bør fortrinnsvis påvirkes av utdanning og erfaring. Det ville være ønskelig at studiekonsulenter og praksiskonsulenter har kompetanse på masternivå. Dette er imidlertid ikke realiteten i AHS i dag.

88 Utdanningskvalitetsrådgiver (1): Stillingskategori: Rådgiver/Seniorrådgiver. Kompetansekrav: Mastergrad og kjennskap til avdelingens studietilbud. Det må kunne vises til relevant studieadministrativ erfaring og spesialkompetanse innenfor ansvarsfeltet. Den som tilsettes må kunne arbeide selvstendig og strategisk. Studiekonsulenter (3): Stillingskategori: Seniorkonsulent/førstekonsulent Kompetansekrav: Minst bachelorgrad og kjennskap til avdelingens studietilbud. Lang og relevant praksis kan i særlige tilfeller erstatte kravet om utdanning på bachelornivå. Studiekonsulenten må ha evne til å arbeide selvstendig og analytisk, må kunne ta initiativ og ha god serviceinnstilling. Gode samarbeids- og koordineringsevner er et krav. Praksiskonsulenter (2 likestilte stillinger): Stillingskategori: Seniorkonsulent/førstekonsulent Kompetansekrav: Minst bachelorgrad og kjennskap til avdelingens studietilbud og praksisfelt. Lang og relevant praksis kan i særlige tilfeller erstatte kravet om utdanning på bachelornivå. Praksiskonsulenten må ha evne til å arbeide selvstendig og analytisk, må kunne ta initiativ og ha god serviceinnstilling. Gode samarbeids- og koordineringsevner er et krav. Konsulent/førstekonsulent praksisfeltet (1): Stillingskategori: Konsulent/førstekonsulent. Kompetansekrav: Utdanning på bachelornivå eller spesialutdanning som er tilpasset oppgavene som er tillagt stillingen. Kjennskap til arbeidsoppgavene og avdelingens studietilbud tillegges vekt.

89 Svarene på punktene 6 og 7 er utarbeidet av de tre dekanene i fellesskap. Studentkontakt studentekspedisjon og veiledning Svar: 6. Hvordan mener avdelingen at høgskolen best kan organisere funksjonene i dagens studentekspedisjoner og knyttet til studieveiledning når vi flytter til Kronstad og Møllendalsveien? Vi mener at det både på Kronstad og i Møllendalsveien må være en ekspedisjon som både er driftsekspedisjon og førstelinje studentekspedisjon. Erfaring fra dagens ekspedisjonsløsninger viser at dette er en hensiktsmessig løsning. Et overveldende flertall av dem som betjenes i dagens ekspedisjoner er studenter, og deres behov er i hovedsak førstelinjetjenester innen studieadministrasjon. I Møllendalsveien er det viktig at det blir 2 faste medarbeidere i ekspedisjonen, og at begge kan svare på spørsmål som gjelder både førstelinje studieadministrasjon og drift. På Kronstad vil det være en klar fordel at førstelinje studentinformasjon gis i skranken ved inngangen, det som i organisasjonsprosjektet kalles «Resepsjonen». Dette er inngangsporten til huset, har nærhet til vrimlearealet for studenter og det er plass til at flere studenter venter på tur. I arealet i 2. etasje, som er satt av til studenttorg, kan de disponible kontorene benyttes til mer individuell studentveiledning. De som betjener disse kontorene kan rullere i henhold til årsplaner for de ulike studieadministrative felt. Det vil antakelig likevel være hensiktsmessig at tilsatte fra felles studieadministrasjon eller fra avdelingenes studieadministrasjoner, er tilgjengelige i disse kontorene store deler av uken. Det bør legges til rette for denne type kontor også i Møllendalsveien, enten betjent av dem som er i ekspedisjonen i Møllendalsveien eller en annen med kjennskap til de aktuelle studier. 7. Effektivisering. Med utgangspunkt i anbefalingene fra avdelingen på spørsmålene over, hvor ligger etter avdelingens vurdering effektiviseringsgevinsten ved omorganiseringen av administrasjonen? Effektivisering av den administrative driften ved overflytting til Kronstad og Møllendalsveien må vurderes samlet, både den delen som er under omstilling og den delen som ikke er det. En kan ikke se på studieadministrasjonen isolert.

90 Å flytte fra 5 hovedstudiesteder til 2 hovedstudiesteder bør danne grunnlag for effektivisering. En reduksjon med 3 ekspedisjoner bør være en slik opplagt effektiviseringsgevinst. I det foreliggende organisasjonsprosjektet er det vanskelig å få øye på effektiviseringsgevinster. I alle de tre områdene som er under omstilling, er det et sterkt fokus på videreutvikling av området, men lite fokus på effektivisering. Dette er prisverdig, men vi vil tro det forutsetter økte ressurser. Vi antar også at det er lettere å hente ut effektiviseringsgevinst, der oppgavene er standardiserte enn der oppgavene er knyttet til utvikling. I organisasjonsprosjektet er det også lagt inn langt flere lederstillinger enn vi har i dag, særlig i fellesadministrasjonsdelene. Vi stusser over dette, både fordi det må bety økte lønnskostnader og fordi det blir flere ledelsesnivåer en må forholde seg til for å få til en fleksibel drift. Når det gjelder studieadministrasjonen vil vi foreslå at ledernivået under utdanningsdirektøren begrenses til en kontorsjef. Denne har da lederfunksjon for alle enhetene i utdanningsseksjonen og kan være utdanningsdirektørens stedfortreder. Dette vil kunne bidra til at en utnytter de samlede ressursene på en fleksibel måte. I hver av enhetene; opptak, internasjonalt kontor mv. kan det da være en teamleder/koordinator. Et sentralt forhold med den oppdelingen av studieadministrasjonen som høgskolestyret har vedtatt og som er fulgt opp i organisasjonsprosjektet, er at vi må unngå at det fører til dobbelt arbeid. Dette kjenner vi fra deler av det som er den sentrale administrasjonen og avdelingsadministrasjonene i dag. Først gjennomfører avdelingsadministrasjonen en oppgave og så gjøres den en gang til eller kontrolleres i sentraladministrasjonen. Dette er det motsatte av effektivisering. Når det gjelder driftsprosjektet, så stusser vi over antallet tilsatte som er tenkt å arbeide med romplanlegging 4 mot vel 2 i dagens system. Vi ser at det første studieåret vil kunne være krevende for å få all rom- og timeplanleggingen på plass, men etter det bør det meste kunne komme inn i en mer ordinær driftsprosess. Det bør være effektiviseringsgevinster med å legge romplan for 2 hovedstudiesteder i stedet for på 5 hovedstudiesteder. I dag har alle som arbeider med rom- og timeplanlegging andre oppgaver i tillegg; i AL faglige oppgaver, i AHS studentekspedisjon (legger bare romplaner) og i AI andre administrative oppgaver. Bemanningsplanen for biblioteket innebærer et økt antall stillinger i forhold til dagens struktur, til tross for at antall ekspedisjonssteder reduseres fra 5 til 2. Også på biblioteket ser vi en markant økning i antall lederstillinger. Kompetanseheving er klart gunstig og nødvendig, men vi vil tro det vil være rom for revurdering av den totale bemanningsstørrelsen samt den interne ledelsesstruktur.

91 Også innenfor drift finner vi en betydelig økning i antall stillinger totalt og på ledernivå. Det må være betimelig å stille seg spørrende til om dette utnytter alle mulige effektiviseringsgevinster. Vi viser også til ønskeligheten av å samordne studenttorg og driftsgruppens ekspedisjonstjenester, slik det er argumentert for ovenfor.

92 Vedlegg Innspill til utdanningsdirektør fra dekan AHS. Ansvarsområde Oppgaver kompetanse ressurser Praksisorganise ring AHS Vurdere behov for praksisplassar i samarbeid med utdanning/institu tt Skaffe og kvalitetssikre praksisplassar i samråd med Utdanning/institu tt Sørgje for avtalar med praksisplassane Halde kontakten med praksisplassane Fordele studentar på praksisplassane Administrativ oppfølging av studentane i praksisperioden Etterarbeid etter praksisperioden Vedlikehald av FS innafor feltet Studieadministrat iv saksbehandling innafor feltet; særplass, varsle om ikkje bestått mv. Informasjon til studentar, praksisplassar Samarbeid med praksisadministra sjonen ved AL Kvalitetssikring og utvikling God kjennskap til utdanningene ved AHS. Bachelorgrad og/eller realkompetan se på området Selvstendighe t. Nøyaktighet. God skriftlig og muntlig framstillingsev ne. 2 likestilte stillinger på praksiskontoret i dag førstekonsulent/seniorkonsulent. Disse ønsker vi å beholde. I tillegg er en del oppgaver ivaretatt av andre; - behandling av refusjon for merutgifter, og informasjon til studenter om dette - Deler av saksbehandling i tilknytning til varsel om og stryk i praksis. - Oppfølgingen i FS - Kontaktperson ifm veiledningsseminar Utgjør i dag om lag 1 stilling Denne stillingen kan fra 2014 være på nivå konsulent/førstekonsulent, og ha følgende oppgaver (i nært samarbeid med de to hovudansvarlege): - Refusjoner for studenter - Registrering/oppfølging i FS - Kvalitetssikre formellekrav til studenter her under IT-tilganger på praksisplasser. - Kontaktperson ifm veiledningsseminar - Annen enkel saksbehandling og utsending informasjon.

93 innafor praksisfeltet saman med faglig tilsette Kvalitetssikre formelle krav til studentar Samarbeid med fagleg ansvarlege for praksisperiodane og studiekonsulenta ne Samarbeid med internasjonalt kontor om studentutveksling Sekretærfunksjon for samarbeidsfora med Bergen kommune En stilling har særlig ansvar for kontakt med spesialisthelseten esta En stilling har særlig ansvar for kontakt med den kommunale helse- og omsorgstenesta Saksbehandle refusjonar for studentane - meirutgifter ved reiser og bustad ift praksisutplasseri ng.

94 Bergen, 6. desember 2013 Organisering av studieadministrasjon ved Avdeling for ingeniørutdanning Det vises til henvendelse fra Høgskoledirektøren datert 27. november 2013 (sak 2013/5165), styresak 61/13 samt epost om omstillingsarbeidet sendt fra personaldirektør 1. november 2013, inkludert bemanningsplaner distribuert som vedlegg til denne epost. Avdeling for ingeniørutdanning ønsker lojalt å følge opp høgskolestyrets vedtak i sak 61/13. Etter grundig behandling på avdelingen ble det avsendt uttalelse fra avdelingen om arbeidsoppgaver og bemanningsbehov for fremtidig avdelingsadministrasjon på AI datert 16. september Hovedkonklusjonene i denne uttalelse er fortsatt gjeldende, og argumentasjonen i dette skriv vil bygge på konklusjonene i skrivet nevnt ovenfor, som også vedlegges denne uttalelse. Fra styresak 61/13 fremgår at det i dag er disponert 6 faste stillinger til studieadministrasjon ved AI. I tråd med vedlagt uttalelse opprettholder AI at det bør opprettes et felles studenttorg for alle avdelinger, samt at felles oppgaver knyttet til avvikling av eksamen inkludert vitnemål og klagesaker, arealdisponering og koordinering av timeplan samt spisskompetansefelter som juridiske tema, master- og doktorgradsadministrasjon med fordel kan legges sentralt. I bemanningsplanene distribuert i epost datert 1. november 2013 er det avsatt 4 stillinger til studieadministrasjon på avdelingen. Dette er et minimumsnivå som ansees absolutt nødvendig for å opprettholde de ansvarsområder som er beskrevet i vedlagte plan. Det forutsettes at disse 4 stillinger fortsatt legges til avdelingsadministrasjonen. Avdelingen har en fast stilling knyttet til studenttorget. Denne forutsettes overført til et felles studenttorg. For å ivareta fellesfunksjonene beskrevet ovenfor, kan det finnes rom for å overføre en stilling til slike formål, slik det også er gjort i bemanningsplanen fra 1. november. Avdelingen har gjennom en rekke år hatt en sterk vekst i studenttallet. Studieadministrasjonen stilles også overfor nye utfordringer i forbindelse med oppbygging av sivilingeniørstudier/ mastergrader. Videre er det behov for studieadministrative tjenester i Møllendalsveien, som presentert i høringsuttalelse fra Institutt for økonomisk-administrative fag. Dersom ny struktur ikke gir avlastning fra fellestjenester, vil det være behov for styrking av studieadministrasjonen på avdelingen i forhold til dagens nivå. Avdelingen ser seg i utgangspunktet tjent med den foreslåtte struktur for studieadministrasjonen i avdelingen slik den går fra av bemanningsplanen datert 1. november. Stillingskategori for den enkelte medarbeider må sees i sammenheng med den enkeltes kompetanse. Vurdering ved nytilsetting kan stille andre krav enn innplassering av medarbeidere under omstilling. Avdelingen ser et klart behov for effektivt mottak og betjening av studenter, ansatte og gjester ved alle studiesteder. Et kombinert studenttorg og ekspedisjon som betjener alle avdelinger må opprettes både på Kronstad og i Møllendalsveien. Denne ekspedisjonen må realiseres i nært samarbeid mellom driftstjenesten og studieadministrasjonen. Henvendelser som krever spesialisering ut over den kompetanse som finnes i ekspedisjonen må henvises til egnet personale, i utgangspunktet lokalisert i 2. etasje på Kronstad. Avdeling for ingeniørutdanning minner ut over dette at også andre oppgaver knyttet til

95 avdelingsadministrasjonen (FoU-koordinering, informasjonsarbeid) må finne sin løsning, selv om personene som har innehatt disse funksjonene nå har påtatt seg andre oppgaver. Vi forutsetter videre at avdelingen også skal fortsette å ha en økonomi- og personalfunksjon, samt en utrednings og saksforberedende funksjon for dekanatet, slik som i dag. Avdelingens administrasjon fremstår i dag som svært effektiv sammenliknet med andre deler av høgskolen. Gjennom en ti-års-periode har avdelingen taklet en årlig økning på ca 100 studenter uten nevneverdige endringer i administrasjonen eller økt støtte fra det sentrale leddet i organisasjonen. Økningen i antall administrative ansatte har ikke vært på utdanning, men på andre deler av administrasjonen. Derfor blir det unaturlig å gå inn for ytterligere effektivisering av utdanning/studieadministrasjon fremfor andre deler av organisasjonen. Svarene på punktene 6 og 7 er utarbeidet av de tre dekanene i fellesskap. Studentkontakt studentekspedisjon og veiledning 6. Hvordan mener avdelingen at høgskolen best kan organisere funksjonene i dagens studentekspedisjoner og knyttet til studieveiledning når vi flytter til Kronstad og Møllendalsveien? Svar: Vi mener at det både på Kronstad og i Møllendalsveien må være en ekspedisjon som både er driftsekspedisjon og førstelinje studentekspedisjon. Erfaring fra dagens ekspedisjonsløsninger viser at dette er en hensiktsmessig løsning. Et overveldende flertall av dem som betjenes i dagens ekspedisjoner er studenter, og deres behov er i hovedsak førstelinjetjenester innen studieadministrasjon. I Møllendalsveien er det viktig at det blir 2 faste medarbeidere i ekspedisjonen, og at begge kan svare på spørsmål som gjelder både førstelinje studieadministrasjon og drift. På Kronstad vil det være en klar fordel at førstelinje studentinformasjon gis i skranken ved inngangen, det som i organisasjonsprosjektet kalles «Resepsjonen». Dette er inngangsporten til huset, har nærhet til vrimlearealet for studenter og det er plass til at flere studenter venter på tur. I arealet i 2. etasje, som er satt av til studenttorg, kan de disponible kontorene benyttes til mer individuell studentveiledning. De som betjener disse kontorene kan rullere i henhold til årsplaner for de ulike studieadministrative felt. Det vil antakelig likevel være hensiktsmessig at tilsatte fra felles studieadministrasjon eller fra avdelingenes studieadministrasjoner, er tilgjengelige i disse kontorene store deler av uken. Det bør legges til rette for denne type kontor også i Møllendalsveien, enten betjent av dem som er i ekspedisjonen i Møllendalsveien eller en annen med kjennskap til de aktuelle studier. 7. Effektivisering. Med utgangspunkt i anbefalingene fra avdelingen på spørsmålene over, hvor ligger etter avdelingens vurdering effektiviseringsgevinsten ved omorganiseringen av administrasjonen? Effektivisering av den administrative driften ved overflytting til Kronstad og Møllendalsveien må vurderes samlet, både den delen som er under omstilling og den delen som ikke er det. En kan ikke se på studieadministrasjonen isolert. Å flytte fra 5 hovedstudiesteder til 2 hovedstudiesteder bør danne grunnlag for effektivisering. En reduksjon med 3 ekspedisjoner bør være en slik opplagt effektiviseringsgevinst.

96 I det foreliggende organisasjonsprosjektet er det vanskelig å få øye på effektiviseringsgevinster. I alle de tre områdene som er under omstilling, er det et sterkt fokus på videreutvikling av området, men lite fokus på effektivisering. Dette er prisverdig, men vi vil tro det forutsetter økte ressurser. Vi antar også at det er lettere å hente ut effektiviseringsgevinst, der oppgavene er standardiserte enn der oppgavene er knyttet til utvikling. I organisasjonsprosjektet er det også lagt inn langt flere lederstillinger enn vi har i dag, særlig i fellesadministrasjonsdelene. Vi stusser over dette, både fordi det må bety økte lønnskostnader og fordi det blir flere ledelsesnivåer en må forholde seg til for å få til en fleksibel drift. Når det gjelder studieadministrasjonen vil vi foreslå at ledernivået under utdanningsdirektøren begrenses til en kontorsjef. Denne har da lederfunksjon for alle enhetene i utdanningsseksjonen og kan være utdanningsdirektørens stedfortreder. Dette vil kunne bidra til at en utnytter de samlede ressursene på en fleksibel måte. I hver av enhetene; opptak, internasjonalt kontor mv. kan det da være en teamleder/koordinator. Et sentralt forhold med den oppdelingen av studieadministrasjonen som høgskolestyret har vedtatt og som er fulgt opp i organisasjonsprosjektet, er at vi må unngå at det fører til dobbelt arbeid. Dette kjenner vi fra deler av det som er den sentrale administrasjonen og avdelingsadministrasjonene i dag. Først gjennomfører avdelingsadministrasjonen en oppgave og så gjøres den en gang til eller kontrolleres i sentraladministrasjonen. Dette er det motsatte av effektivisering. Når det gjelder driftsprosjektet, så stusser vi over antallet tilsatte som er tenkt å arbeide med romplanlegging 4 mot vel 2 i dagens system. Vi ser at det første studieåret vil kunne være krevende for å få all rom- og timeplanleggingen på plass, men etter det bør det meste kunne komme inn i en mer ordinær driftsprosess. Det bør være effektiviseringsgevinster med å legge romplan for 2 hovedstudiesteder i stedet for på 5 hovedstudiesteder. I dag har alle som arbeider med rom- og timeplanlegging andre oppgaver i tillegg; i AL faglige oppgaver, i AHS studentekspedisjon (legger bare romplaner) og i AI andre administrative oppgaver. Bemanningsplanen for biblioteket innebærer et økt antall stillinger i forhold til dagens struktur, til tross for at antall ekspedisjonssteder reduseres fra 5 til 2. Også på biblioteket ser vi en markant økning i antall lederstillinger. Kompetanseheving er klart gunstig og nødvendig, men vi vil tro det vil være rom for revurdering av den totale bemanningsstørrelsen samt den interne ledelsesstruktur. Også innenfor drift finner vi en betydelig økning i antall stillinger totalt og på ledernivå. Det må være betimelig å stille seg spørrende til om dette utnytter alle mulige effektiviseringsgevinster. Vi viser også til ønskeligheten av å samordne studenttorg og driftsgruppens ekspedisjonstjenester, slik det er argumentert for ovenfor. Håvard Helstrup fungerende dekan AI

97 Notat Til: Høgskoledirektøren Kopi: Personaldirektøren, Studiedirektøren Fra: Dekan AI Dato: Vedlegg: Høringsuttalelse fra Institutt for Økonomisk-administrative fag. Avdelingsadministrasjon AI Notatet er utformet av dekan med grunnlag i følgende: Rapportene fra studieadministrasjonsprosjektet fase 1 og 2 Seminar med instituttledere og noen studiekoordinatorer Seminar med dagens avdelingsadministrasjon Høring blant institutter, Senter for nyskapning og nåværende avdelingsadministrasjon Avdelingen har valgt å vurdere avdelingsadministrasjonen som helhet, ikke kun den studieadministrative delen. Momentene fra seminarene ble oppdelt i tre hovedkategorier: Funksjoner som bør ligge i avdelingsadministrasjon Funksjoner som bør ligge sentralt Viktige momenter ved omorganiseringen De viktigste momentene fra seminarene var som følger: Fra instituttledere og studiekoordinatorer I avdelingsadministrasjon: Studentveiledning/studentkontakt (sosialt, motivasjon) Administrering av fagplanarbeid Utdanningsplaner/FS registrering Hands-on personalhåndtering (kortere oppdrag, midlertidige, engasjement, timelærere) Økonomi budsjett, regnskap, oppfølging Studiekvalitet, underveis- og sluttevalueringer koordinering FOU koordinering og ekstern kontakt med bedrifter for å generere FOU prosjekt Master-program administrasjon og kontakt med andre institusjoner Særtilfellene / Ad hoc løsningene

98 Sentralt: Eksamensavvikling Førstelinjetjenester/student-torg Timeplanarbeid Klagesaker fra studenter på eksamen og formelle feil (ikke på lærere og emner) Vitnemål Its learning Event og konferanser arrangementshjelp Overordnet administrativ funksjon for NOKUT søknader Sentral PhD administrasjon Koordinering faglig innpasning fra andre institusjoner Praksiskoordinering spesielt på de formelle delene (Bio-ing. Spesiell her) Fra nåværende avdelingsadministrasjon I avdelingen: Utdanningsplaner Veiledning studenter Fagplaner Mastergrader administrasjon Sekretariatsfunksjoner og rapportering Økonomi, regnskap og fakturabehandling Sentralt: Vedlikeholde nettsider Lage studiekatalog og annet rekrutteringsmateriell Kommunikasjonsrådgivning Koordinering av timeplaner og arealdisponering undervisningsrom Eksamensavvikling også for EVO-deltagere, særordninger og klagebehandling HMS: vernerunder, oppfølging, fysisk arbeidsmiljø Juridisk kompetanse Student-torg Studentfotografering Vitnemål utkjøring Andre momenter ved omorganiseringen Tjenestene må fungere godt både på Kronstad og i Møllendalsveien. Det kan være aktuelt med en servicetelefon for FA (ala IT-hjelpen) Avdelingsadministrasjonen bør rapportere til dekan, men det må i driftssaker etableres direktekontakter på rutinesaker mellom avdeling- og felles-administrasjon Avdelingsadministrasjonen bør bli en attraktiv arbeidsplass med kritisk masse i forhold til arbeidsmiljø (10) og attraktive stillinger og lønnsbetingelser Personalsaker bør fordeles FA/avdeling som i dag

99 Det er behov for bedre integrerte IT-verktøy for ledelse og administrasjon. For eksempel et system for ressurskoordinering (timeplan, rom, arbeidsplaner, person) Momenter fra høringsrunden Det er innen fristen kommet inn to høringssvar. Avdelingsadministrasjonen har påpekt at «Innpasningssaker» bør behandles på nært fagpersonalet på avdeling, Dette er tatt til følge i dette notatet. Vedlagt ligger høringssvar fra Institutt for Økonomisk Administrative fag. De fleste av de innspillene som kommer her er tatt til følge under. Instituttet er naturlig nok opptatt av servicenivået i Møllendalsveien, særlig gjelder dette studieadministrative funksjoner. Dekanens vurderinger I seminarene har det kommet frem momenter som er viktige i den direkte driften av avdelingen. Fra dekanens side suppleres dette med momenter som er viktig for å lede og videreutvikle avdelingens virksomhet innen utdanning, FUoI og eksternt finansiert virksomhet. I denne sammenheng er tre hovedmomenter viktig: 1. Avdelingens arbeid er syklisk og arbeidsbelastningen i de ulike funksjoner varier over året. Det medfører at avdelingsadministrasjonen bør arbeide teambasert og selv om den enkelte har spesialområder må en være villig til å «trø til» på andre oppgaver i perioder. 2. Avdelingsadministrasjonens stillingsnivå bør være mest mulig likt stillingene i fellesadministrasjonen, slik at det ikke blir lønns- eller kompetanse-gap. Stillinger i avdelingsadministrasjonen bør sikres en attraktivitet og utviklingsmulighet på linje med stillingene i Fellesadministrasjonen. Det bør legges til rette for og være attraktivt å rullere mellom sentral- og avdelingsadministrasjon. 3. Avdelingen er stor i norsk sammenheng og må ha kompetanse og kapasitet til å delta aktivt i og også være med på å sette dagsorden i den nasjonale (og internasjonale) faglige debatten på sine fagområder. For å støtte dekanatet i dette arbeidet kreves det administrative funksjoner på høgt nivå som kjenner og følger avdelingens fagområder over tid. Dette gjelder for eksempel arbeidet i forhold til UHR-organer, samarbeidsfora med storbyhøgskolene på avdelingens områder og i kontakten med institusjoner vi har utdannings og/eller forskningssamarbeid med. Det utføres også studieadministrativt arbeid av instituttledere, koordinatorer og faglig ansatte. Omfanget og innhold av dette arbeidet er ikke kartlagt. Det er viktig at denne gruppen av ansatte helst får redusert omfanget av studieadministrativt arbeide ved omorganiseringen. Det er viktig at studenter og ansatte i Møllendalsveien har god administrativ støtte. Jeg vurderer det likevel som uhensiktsmessig at avdelingsadministrasjonen på AI skal deles opp. Som beskrevet er flere av oppgavene sykliske og krever i perioder at man jobber sammen som et team for å få gjort det som trengs. En løsning for Møllendalsveien er at det settes opp faste,

100 ukentlige møtetider for studie-, økonomi- og personaladministrative ressurser fra AIs avdelingsadministrasjon.. Avdelingen har tre studiesteder utover Kronstad og Møllendalsveien. Dykkerutdanningen driver yrkesdykkerutdanning på fagskole nivå, og har egen organisasjon som håndterer det meste av deres administrative behov. Undervannsteknologiutdanningene i Florø og på Straume har egne koordinatorer som gjør noe studieadministrativt arbeid. Det er nødvendig å beholde en slik ressurs på disse to studiestedene. Avdelingen har i dag to administrative gruppeledere istedenfor en administrativ leder på avdelingen. Ved omorganiseringen vil det være riktig med en administrativ leder på avdelingen som rapporterer til dekan slik ordningen er på de to andre avdelingene. Avdelingens størrelse tatt i betrakting bør denne lederstillingen innplasseres på avdelingsdirektørnivå (Kode 1060). Avdelingen har de seneste årene økt studenttallet sitt betydelig, i tillegg har nye oppgaver som for eksempel mastergradsutdanninger kommet til. Avdelingen har dersom det ikke hadde vært omorganisering på gang, behov for å lyse ut 1-2 studieadministrative stillinger. Dette er satt på vent i påvente av omorganisering. Konklusjon Avdelingen bør beholde personal, økonomi, stabs- og sekretariatsfunksjoner og forskningsadministrasjon som i dag samt oppgaver innen interne og eksterne utviklingsprosjekter. Disse funksjonene tilsvarer om lag 4,5 årsverk. Følgende studieadministrative funksjoner bør i tillegg ligge til avdeling: 1. Støtte til faglig strategiarbeid og posisjonering i regionale, nasjonale og internasjonale fora 2. Studentveiledning/studentkontakt (sosialt, motivasjon) 3. Administrering av fagplanarbeid 4. Utdanningsplaner/FS registrering 5. Studiekvalitet, gjennomstrømming, underveis- og sluttevalueringer koordinering 6. Langsiktig studentrekrutteringsarbeid knyttet til avdelingens fagområder 7. Master-program administrasjon og kontakt med andre institusjoner 8. Særtilfellene / Ad hoc løsningene / opptak enkeltemner 9. Innpasning av studenter fra andre institusjoner Følgende administrative funksjoner kan ligge i fellesadministrasjonen (listen er ikke uttømmende): 1. Kommunikasjonsrådgivning og vedlikehold informasjonskanaler 2. Koordinering av timeplaner og arealdisponering undervisningsrom 3. Eksamensavvikling også for EVO-deltagere, særordninger og klagebehandling 4. HMS: vernerunder, oppfølging, fysisk arbeidsmiljø 5. Juridisk kompetanse 6. Student-torg

101 7. Studentfotografering 8. Vitnemål utkjøring 9. Studiekvalitetssystem vedlikehold, analyser, oppfølging og opplæring 10. Klagesaker fra studenter på eksamen og formelle feil (ikke på lærere og emner) 11. Akkrediterings spisskompetanse på master- og phd-nivå 12. Praksisadministrasjon for bioingeniør utdanningen (alternativt kan den håndteres ved AHS om praksis skal håndteres avdelingsvis)

102 HØRINGSUTTALELSE ANG. NY AVDELINGSADMINISTRASJON FRA INSTITUTT FOR ØKONOMISK- ADMINISTRATIVE FAG Innledningsvis mener vi det er viktig å påpeke at administrasjonen først og fremst skal tilrettelegge for og muliggjøre høgskolens kjernevirksomhet. Dette innebærer at vi må ta utgangspunkt i studentene/undervisningen og hvordan administrasjonen i best mulig grad kan støtte og tilrettelegge for denne. Dette fordrer nærhet (både fysisk og formelt) til grunnenhetene og en administrasjon som er responsiv i forhold til lokale behov. 1. Funksjoner som er foreslått i FA, men som vi mener bør flyttes til avdelingen 10. Innpassing av studenter fra andre institusjoner. Dette må skje i tett dialog med fagmiljøene. Det er ikke nok å si at «vi godkjenner studier ved UiB», vi må inn i hvert enkelt emne studenten har tatt og sammenligne med våre emner om hvorvidt faglig innhold er tilstrekkelig til å gi fritak. Faglærerne godkjenner fritak i sitt fag, mens studieveileder på instituttet setter opp ny utdanningsplan i samarbeid med studenten det gjelder. Administrasjonen registrerer resultatet. Dette har med Avdeling, pkt 4 å gjøre. Videre er også følgende punkter avhengig av tett dialog med fagmiljøene. Det er her et poeng med mest mulig nærhet og at den ekelte faglige ansatte har en begrenset mengde administrativt ansatte å forholde seg til, slik at vi også ønsker disse oppgavene på avdelingsnivå: 2. Koordinering av timeplaner og arealdisponering undervisningsrom. På grunn av sårbarhet er det nødvendig å ha et team (=mer enn en person) som kjenner datasystemet godt og jobber med disse sakene regelmessig. Vi mener også det er viktig at erfaring og kjennskap til behov og studier på den enkelte avdeling videreføres. Koordineringsbehovet på tvers må kunne dekkes ved at de involverte planleggerne jobber mot samme database og har løpende kommunikasjon med hverandre 3. Eksamensavvikling også for EVO-deltagere, særordninger og klagebehandling 11. Klagesaker fra studenter på eksamen og formelle feil (ikke på lærere og emner) Velger å behandle disse sammen, da vi mener det bør vurderes på nytt hva som skal være felles og hva som skal være avdelingsvis når det gjelder eksamensavviklingen. Det som går på å skaffe rom og eksamensvakter, sørge for at rommene er i orden etc. kan gjerne være felles. Det samme gjelder mottak av skjema for krav om begrunnelse og klagebehandling. En felles klagenemnd har vi også i dag, men det er avdelingene som gir bakgrunnsinformasjonen til sakene som behandles der. Det som bør være på avdelingen er særordninger henger sammen med studentveiledning og utdanningsplaner. Skjema kan selvfølgelig leveres i resepsjonen, men ellers bør ikke studenter med spesielle behov sendes rundt fra kontor til kontor. Klagebehandling (begrunnelser og klage på karakter) bør også administreres på avdelingen det er de faglige ansatte som gjør jobben, det er et poeng med nærhet til disse, samt at de bør slippe å forholde seg til mange forskjellige.

103 Videre vil instituttet gjerne ha et ord med i laget med tanke på eksamensdatoer, selvfølgelig i dialog med administrativt ansvarlig, men det er ofte føringer i forhold til faglærers behov/ønsker, emnenes innbyrdes rekkefølge, studenter som følger flere klassetrinn samtidig etc. Vi mener derfor at også dette bør være på avdelingen. 8. Vitnemål utkjøring. Selve utskriften er OK, den kan skje nærmest hvor som helst, men godkjenning av vitnemål må skje i tett dialog med fagmiljøene, som i dag. Studentweb/FS har sine svakheter, vi har stadig studenter som har problemer i forhold til dette, som vi i dag løser gjennom dialog mellom studieadministrasjon og instituttledelsen i forbindelse med at vitnemålene skrives ut. 9. Studiekvalitetssystem vedlikehold, analyser, oppfølging og opplæring. Er litt usikker på hva dette betyr, men hvis det innebærer prosedyrer for evalueringer, undervisnings- og vurderingsformer, mener vi dette bør være på avdelingsnivå (i tett samarbeid med SKU). Det er gjerne viktig å presisere hva dette er i forhold til punkt 5 under funksjoner på avdelingen. 2. Funksjoner vi mener bør ligge til studieadministrasjonen ved avdelingen som ikke er nevnt a) Privatister og studenter med studierett enkeltemne. Opptak til dette skjer på avdelingen i dag, og er avhengig av tett kontakt med fagmiljøene. b) Forskningsadministrasjon for avdelingen. Sekretariat for FUNS-utvalget 3. Møllendalsveien Instituttet er naturlig nok aller mest opptatt av hvordan forholdene blir for oss i Møllendalsveien. Vi er lovet likeverdige forhold som på Kronstad og da er ikke en servicetelefon godt nok, vi trenger fysisk tilstedeværelse. Egentlig trenger vi fysisk tilstedeværelse både når det gjelder personal, økonomi og studieadministrasjon, men aller viktigst er det når det gjelder studieadministrative saker. Vi kan ikke bare si til studentene at de må dra opp til Kronstad for å få ordnet disse, da vil det bare føre til at instituttledelsen gjør den jobben også. Ellers mener både forrige og nåværende instituttleder at det er svært gunstig når Elin Thane kommer innom kontoret for å hjelpe oss hver gang vi står fast på de administrative informasjonssystemene det er mye vi ikke klarer å løse per telefon. Vi mener den/de som skal sitte i Møllendalsveien og ha støttefunksjoner for ansatte og studenter ved Institutt for økonomisk- administrative fag og Senter for nyskaping, fortsatt bør være ansatt ved Avdeling for ingeniørutdanning og delta på møter etc. sammen med resten av avdelingsadministrasjonen. I tillegg vil disse kunne ha et faglig fellesskap med andre administrativt tilsatte i Mdv, samt at den/de det gjelder gjerne kommer såpass tett på instituttet at de naturlig blir en del av arbeidsmiljøet på instituttet også. Det er også viktig at eksamen blir avholdt i Møllendalsveien for oss som holder til der og at inn-/utlevering av oppgaver og besvarelser skjer samme sted.

104 4. Generell påpekning Høgskolen må få på plass rutiner for tilgang til historiske fagplaner via nettet. Se f.eks. HiOA hvor fagplanene legges ut som pdf-filer og hvor det er lett for en utenforstående å få ut fagplaner noen år tilbake i tid. Vi vil også understreke at vi støtter de tre punktene under dekanens vurderinger. Det er viktig at disse kommer frem som en del av premissene for organiseringen. Bergen 10. september 2013, Heidi Bjørstad instituttleder

105 Innspill fra avdelingene til organisasjonsprosjektet delprosjekt studieadministrasjon fra AL Saksnummer 2013/5165. Innledning Avdeling for lærerutdanning har tidligere uoppfordret spilt inn sine forslag til organisasjonsprosjektet delprosjekt studieadministrasjon, fase tre. [1] Der slår vi innledningsvis fast at avdelingen er glad for at organisasjonsprosjektet føres videre innenfor de rammene som styret har bestemt. I dokumentet forsøker vi deretter med utgangspunkt i styrevedtaket og organisasjonsprosjektets mandat å diskutere hva fagnære administrative oppgaver er og drøfte hvordan man kan bygge en robust studieadministrasjon. At vi nå blir bedt om å gi svar på lignende spørsmål som vi har forsøkt å melde inn tidligere, er derfor litt rart, men greit sett i lys av at prosessen har gått i stå. Det er hevet over enhver tvil at avdelingen stiller seg bak styrevedtaket fra juni, som blant annet slår fast at studieadministrasjonen skal bestå av en fellesadministrasjon og avdelingsvise administrasjoner; at oppgaver og funksjoner som ved fellesløsninger bidrar til standardisering, effektivisering, etc. skal samles i en felles studieadministrasjon, og at fagnære studieadministrative oppgaver og funksjoner som avdelingsrelevant utredning og planlegging, fagplaner, utdanningskvalitet etc. skal løses i avdelingsvise administrasjoner. Det er selvsagt beklagelig at det har oppstått en midlertidig stopp i arbeidet med å organisere studieadministrasjonen, men vi er sikre på at uenigheten om hvordan styrevedtaket skal følges opp, kan løses ved at saken fremmes for styret, som kan peke ut veien videre. Slik vi ser det, dreier den oppståtte uenigheten seg i vesentlig grad om hvor stor eller liten avdelingsadministrasjonene skal være, (eller for den saks skyld studieadministrasjonsdelen i fellesadministrasjonen). Dette henger i sin tur igjen sammen med oppfattelsen av hva som er fagnære studieadministrative oppgaver og funksjoner (eller for den saks skyld standardiserte oppgaver). Hva avdeling for lærerutdanning mener om dette, bør ikke komme som en overraskelse på noen. At mesteparten av det administrative arbeidet på avdelingen er tett forbundet med det faglige arbeidet er opplagt, og det ble tydelig klarlagt i fase 1 av organisasjonsprosjektet forrige høst (kartleggingsfasen). I fase 2, forrige vår, argumenterte avdelingen mot et forslag om full sentralisering av studieadministrasjonen og for behovet med egne avdelingsadministrasjoner. Som kjent sluttet styret seg til dette. Det kan virke som om prosjektledelsen tolker styrevedtaket dithen at den skal presentere for styret et ferdig utarbeidet forslag i detalj, der alle de administrativt tilsatte er innplasserte i stillinger som er beskrevet i funksjons- og bemanningsplanene som er utarbeidet. I denne prosessen er tidspress blitt brukt som argument for raske beslutninger, og muligheten for involvering fra berørte parter har åpenbart ikke vært god nok. Dette gjelder for eksempel dekanene på de tre avdelingene, som nå er trukket inn i saken nærmest på overtid. Vi har hatt forventninger om å bli hørt i forhold til hvilke behov avdelingene har, og hva som ansees som fagnære arbeidsoppgaver. Uenigheten som har oppstått, kan slik sett synes å bunne i om man setter ferdigstillelse framfor oppfyllelse av kriteriene om fagnærhet og standardisering (eller omvendt). Som sagt så motsetter ikke avdelingen seg at det opprettes en fellesadministrasjon, slik styrevedtaket fra juni har slått fast, bygd opp av dagens sentraladministrasjon, avdeling for [1] Jf. brev via e-post : «Funksjons- og bemanningsplan innspill fra Avdeling for lærerutdanning» som er lagt ved dette dokumentet. Det er uklart hvilken status dette innspillet har hatt i prosessene som har vært kjørt. 1

106 brukersørvis og bygningsdrift, biblioteket og en studieadministrativ enhet. Det er altså ikke tilfelle at valget nå står mellom prosjektledelsens forslag og dagens ordning (uendret). En bekymring som alle avdelingene deler, er likevel knyttet til det som kan se ut som vekst og økt ressursbruk i omleggingen/opprettingen av denne fellesenheten. Dette dreier seg både om oppretting av nye stillinger, innføring av nye ledernivå og oppdatering av stillingskategoriene (i forhold til stillingskategoriene til dem som innehar tilsvarende funksjoner og utfører de samme oppgavene i dag). Avdelingene har fått en bestilling der vi blir bedt om gi tilbakemelding på seks spørsmål med utgangspunkt i styrevedtakets strekpunkt, samt gi en kommentar knyttet til effektivisering (7). Dette dokumentet er et svar på denne bestillingen. Avdelingene vil svare hver for seg, men de tre dekanene har hatt et møte om saken, og deler av svarene vil være like (punkt 6 og 7). Avdelingene står samlet i denne saken og er i hovedsak enige. Vi er likevel ulikt oppbygd og bemannet, og utdanningen våre er forskjellige og styrt av divergerende. En del administrative oppgaver løses derfor ulikt, og det kan være en av grunnene til at innplasseringsprosessen så langt som den er drevet, har hatt forskjellige følger for de tre avdelingene. Derfor vil noen av svarene fra avdelingene også skille seg fra hverandre. På dette punktet kan vi for øvrig vise til styresaken vedrørende mandatet for organisasjonsprosjektet, hvor det heter at det skal tas hensyn til særtrekk og spesielle behov på avdelinger og i fagmiljø. Vi vil likevel gjenta at avdelingene i hovedsak står samlet i denne saken. Avdelingen har hatt store forventninger til denne prosessen, og de administrativt ansatte har deltatt i den med stort engasjement helt fra fase en. En av årsakene til det er et felles ønske om å få en bedre og mer effektiv administrasjon. En slik løsning kan man etter vår mening bare få viss man opprettholder det som fungerer bra i dag og endrer og justerer der vi har en åpenbar gevinst av å endre. Spørsmål og svar 1. Hvilke studieadministrative oppgaver og funksjoner mener avdelingen kan samles i en felles studieadministrasjon? Svar: Styrevedtaket fra juni gir de førende retningslinjene: Oppgaver/funksjoner som ved fellesløsninger bidrar til standardisering, effektivisering, robuste administrasjonsmiljø, kvalitetssikring og utvikling, samles i en felles studieadministrasjon. Utover dette er det ikke mulig for avdelingen med den korte fristen som er gitt å gi en utfyllende liste over alle disse oppgavene og funksjonene. Vi vil likevel kommentere det vi mener er viktigst og viser videre til arbeidet som er gjort med funksjonsplanene. Eksamen En oppgave som kan sentraliseres er alt som har med arrangering av skriftlig eksamen å gjøre. Dette gjelder oppmelding og registreringer og ny utsatt eksamen, sykemeldinger kandidatnummer, vakter, romfordeling og koordinering mellom avdelingenes innmeldte behov, arkivering av eksamensoppgaver, karakterutskrifter, klagebehandling, saksbehandling, særordninger og hjelpemiddel til skriftlig eksamen, trekk ved eksamen for å nevne det mest åpenbare. Til sammenligning an vi nevne at lærerutdanningen ved Høgskolen i Oslo og Akershus har funnet det hensiktsmessig å sentralisere den skriftlige eksamen, mens de mer komplekse og lite standardiserte eksamenene som de muntlige og praktisk-metodiske, de med spesialrom og som krever en tettere dialog med fagmiljøene, ligger til avdelingen. På avdelingsnivå ligger også den overordnede 2

107 planleggingen av eksamen som utarbeides i tett samspill mellom administrasjon og fagmiljøene. Resultatene meldes deretter inn til sentral enhet som koordinerer og fullfører eksamensavviklingen. Dette er i tråd med det avdelingen også ser kan være hensiktsmessig. I tillegg vil det være naturlig at fellestjenestene har ansvar for å utarbeide og ajourholde oppgaver knyttet til rammer og retningslinjer som skal sørge for at studenter får lik og rettferdig behandling, for eksempel det som har med eksamensforskrifter, felles standardskjema, søknadsskjema, fellesdatoer (der det er hensiktsmessig) mm. Systemutvikling Det vil også være naturlig at fellesenheten har et ansvar for systemutvikling, for eksempel arbeid med digitale eksamensløsninger, questback, FS, ephorte mm. Stilling nr. U44 bør kunne vurderes sammen med U51 og U52. HiB sentralt har nettopp forsterket FS-området med en nytilsetting innenfor FS som koordinator/superbruker. Det er vi glade for og har forventninger til. En god løsning kan være å etablere ulike fora som kan bidra til faglig innputt i fellesløsninger. Vi ser ingen grunn til at alle funksjoner må omstilles for å kunne samarbeide. Studentekspedisjon Vi støtter en sentralisering av studentekspedisjonen, og mener samtidig at det må være mulig å hente ut en effektiviseringsgevinst når vi reduserer til 2 studentekspedisjoner (se mer om dette under punkt 6) Informasjonstorg Vi støtter også en etablering av et sentralt informasjonstorg, men stiller spørsmål ved om ikke studentekspedisjonen og informasjonstorget må sees mer i en sammenheng. Den fysiske plasseringen av dagens informasjonstorg har klare begrensninger. Fire små kontor/grupperom i et korridoraktig areal er ikke en optimal løsning verken med tanke på tilgjengelighet for studentene eller muligheten for stor bemanning i hektiske perioder. Det er også viktig å sørge for et like godt tilbud både på Kronstad og i Møllendalsveien når det gjelder disse tjenestene. (Se pkt. 6) Ledelse og arbeidsoppgaver Vi kan ikke se at det er behov for å innføre flere nivå med koordinatorer og ledere for å få et eksamensteam til å fungere sentralt. Det vil være naturlig med en teamkoordinator for et sentralt eksamensteam. Det er ikke behov for en egen koordinator for 2 eller 3 personer pr. avdeling i fellesadministrasjonen. Tydelighet i fordeling av arbeidsoppgaver og ansvar må være stikkordet for «selvstendige» arbeidsoppgaver. Vi kan heller ikke se at det er behov for en ny kontorsjef for å flytte noen av avdelingenes arbeidsoppgaver sentralt. (Stilling U41 er kunstig sammensatt ut fra dagens arbeidsoppgaver. Stillingen er sammensatt fra 6 ulike stillinger fra AL i dag. Vi mener at flere av arbeidsoppgavene er unødvendig (ekstra ledelse og koordinering) og at det vil kreve unødvendig og omfattende opplæring av flere av arbeidsoppgavene som i dag løses svært effektivt og innenfor årshjulseffekten på avdelingene. Se for øvrig pkt. 7. Oppdelingen og innholdet i noen av stillingene som er foreslått i funksjonsplanene, er ikke godt nok gjennomarbeidet. Det ser også ut som mange av dagens arbeidsoppgaver sentralt er videreført uten videre justeringer i forhold til fremtidige behov. For eksempel savner vi en stilling som hovedsakelig krever juristkompetanse. 3

108 2. Hvor mange årsverk kan avdelingen overføre til en fellesadministrasjon for å løse disse oppgavene? Svar: 2 eller 3 vis systemtvang tvinger det fram. Beskrivelsen av stillingene passer dårlig med bemanningen på avdelingen i dag som ikke finner disse stillingene like attraktive. Det skaper et innpassingsproblem som må løses. I funksjonsplanen ligger et forslag om at 50 % av studie og eksamensbemanningen trekkes ut fra avdelingen ved AL. Det er ikke mulig å opprettholde alle arbeidsoppgavene som er fagnære ved et slikt forslag. Blir dette stående må flere administrative arbeidsoppgaver sannsynligvis tilbakeføres til fagpersonalet, noe som ikke kan være i tråd med intensjonene. Vårt forslag er at % av bemanningen i studie- og eksamensteamet overføres til å løse sentrale og standardiserte arbeidsoppgaver, ut fra dagens arbeidsoppgaver. I prosessen så langt hat vi direkte plassert en person som i dag hovedsakelig arbeider med eksamen. I tillegg har vi direkte plassert en person til studentekspedisjonsarbeid. I tillegg har vi stilt oss positive til å bidra med rulleringsordning og «dugnad»/turnus i informasjonstorget. Et annet alternativ til funksjonsplanens eksamensorganisering kan være at man samler en mindre antall personer i en sentral eksamensenhet som får som hovedarbeidsoppgave å koordinere eksamensplanleggingen med rom, eksamensvakter mm. I tillegg etableres et eksamensforum som alle avdelingene deltar i, og bidrar til i et felles samarbeid for gjennomføring. For øvrig minner vi om at avdelingene allerede har avgitt til sentralenheten alle medarbeiderne som arbeidet på drift, i tillegg til alle kveldsvakter. Flere av disse har også hatt arbeidsoppgaver som har vært en avlastning for ledelsen og deler av studieadministrasjon. Det har for eksempel vært arbeidsoppgaver innenfor innkjøp, HMS, AV- oppfølging i fagmiljø og innenfor FOU-arbeid/sentrene. Mange administrative arbeidsoppgaver er allerede sentraliserte ved HiB i dag, og disse funksjonene og stillingen kommer på toppen av dette. Vi presiserer viktigheten av at også avdelingene må få opprettholde et minimum av stillinger som gjør det robust, fleksibelt og effektivt å utføre de fagnære arbeidsoppgavene. 3. Hvilke oppgaver anser avdelingen for å være fagnære studieadministrative oppgaver? Avdelingen skal gi tilbakemelding med utgangspunkt i oppgavene slik de er beskrevet i funksjonsog bemanningsplanen og arbeidsoppgavene som her er lagt til hhv utdanningskvalitetsrådgiverstillingene, studieveileder/studiekonsulentstillingene og i stillingene som er lagt til det studieadministrative kontoret. Svar: Føringene fra styrevedtaket i juni angående avdelingsadministrasjonene er som følger: Fagnære oppgaver som avdelingsrelaterte utredninger, planlegging, fagplaner og eksamensplanlegging, praksiskoordinering og utdanningskvalitet skal legges til avdelingsadministrasjonene. Også under dette punktet (som punkt 2) gjelder det at vi ikke kan nevne alt innenfor rammene som her er gitt. I mandatet for organisasjonsprosjektet presiserer styret at det skal tas hensyn til særtrekk og spesielle behov på avdelinger og i fagmiljø. Vi er opptatt av at de fagnære administrative oppgavene skal bli godt ivaretatt i framtiden, og vi har derfor i et tidligere notat argumentert for at vi trenger 4

109 flere studieadministrative stillinger på avdelingen enn det som er foreslått i funksjons- og bemanningsplanene (jf. mail fra fredag ; 12:07). Vi tolker styrevedtaket dithen at det er det fagnære i arbeidsoppgavene som skal være målestokken for om en stilling hører hjemme i avdelingsadministrasjonen eller ikke. Forslaget som ligger i planene tar ikke opp dette. At studiekonsulenter legges til avdelingsadministrasjonen er bra og riktig etter vårt skjønn, men det er ikke mulig å presse flere arbeidsoppgaver inn i disse stillingene enn dem som allerede ligger der i dag. Det betyr at den siste stillingen i avdelingsadministrasjonen, som er en utdanningskvalitetsrådgiver, vil måtte ta på seg betraktelig flere arbeidsoppgaver enn det som godt er. Her er en liste over noen av de fagnære oppgaver som vi går ut fra fortsatt vil måtte ivaretas på avdelingsnivå (i tilfeldig rekkefølge): Arbeid/oppgaver knyttet til: Fagvalg Bachelorvalg Fagplanarbeid og studieprogram Rapportering Saksbehandling og praktisering av lovverk og forskrifter Utdanningskvalitet Høringssaker innenfor hele lærerutdanningsfeltet Daglig veiledning Diverse planleggingsoppgaver Diverse analysearbeid Overordnet eksamensplanlegging Muntlig og praktiskmetodisk eksamen 4. gangs eksamen Veiledning, rådgivning og utvikling Innpasningssaker Utdanningsløp for tidligere studenter Utvikling, planlegging, registrering av emner, FS studiemoduler Semesterstart Søknader om overflytting Permisjonssøknader Utenlandske utdanning Formell klage på eksamen(muntlig og praktisk) Fusk og plagiater Progresjonskrav og utdanningsløp Forhåndsgodkjenning Søknad om fritak og tilpassinger, tilrettelagte studieløp Oppretting og vedlikehold av utdanningsplan Kontrakter Vitnemål Studiekatalog Sensoroppnevning og oppfølging Eieravtaler (skoleeier og barnehageeier) Sekretær og lederstøtte for ledelsen (i for eksempel avdelingsråd og på drøftingsmøtet) Deltakelse i ulike utvalg og råd Informasjonsarbeid 5

110 Med mer FS-kompetanse Sentrale arbeidsoppgaver som i dag ligger under dekanens myndighet som for eksempel vedtak om 4. gangs eksamen, deler av fagplanarbeidet og arbeidet med vitnemål bør fortsatt ligge under dekanen på avdelingsnivå. Vitnemålsutskrivingen henger tett samen med spesialkompetanse i FS og fagplanarbeidet som er fagnært og hører til på avdeling. Det må finnes spisskompetanse på FS på avdelingen, fordi dette arbeidet henger tett sammen med oppbyggingen av studieløpene våre gjennom fagplanarbeid og emner (som vi har over 500 av).ved siden av fagplanarbeid, er FSkompetanse helt sentralt også i arbeidet med innpassingssaker, overflyttingssaker, tilretteleggingsløp, rådgivningsoppgaver, fagvalg og praksis mm. I funksjonsplanen er arbeidsoppgavene som hører til en slik stilling foreslått oppdelt i tre. Dette blir verken effektivt eller hensiktsmessig faglig-administrativt eller med tanke på årshjulssammenhengen. Andre arbeidsoppgaver Forslaget i funksjons- og bemanningsplan har ikke tatt høyde for flere av arbeidsoppgavene som i dag ligger på avdeling fordelt på de 10 personene som har arbeidet i studie- og eksamensadministrasjon. Dette gjelder f. eks. deltakelse og sekretærfunksjoner for ulike utvalg, grupper og råd. I tillegg kommer en rekke daglige akutte hendelser som skjer ved en avdelingsdrift som må løses umiddelbart. Vi stiller et stort spørsmål om hvem som skal løse disse arbeidsoppgavene i fremtiden? Vi kan ikke se at det her er tatt ut noen effektiviseringsgevinst i forslaget. Snarere vil det føre til at vi får løst færre arbeidsoppgaver. En halvering av studie- og administrasjonsenheten ved avdeling (slik dagens funksjonsplan foreslår) vil gjøre oss betydelig mindre robust og i stand til å løse pålagte og nødvendige arbeidsoppgaver. Nåværende årshjulseffekt reduseres betraktelig med forslaget i funksjonsplanene. Hensikten må være at vi samlet (både på avdeling og sentralt) blir bedre (kvalitetsheving) og eller får frigitt tid til å løse flere arbeidsoppgaver. Det er viktig at både avdelingsadministrasjonene og fellesenheten får effektive årshjul, og kan utnytte spisskompetansen de enkelte medarbeiderne har opparbeidet seg. 4. Hvor mange av de årsverkene som i dag ligger i avdelingsadministrasjonen trengs for å løse disse fagnære oppgavene? Svar: Selv om man i funksjonsplanene har fordelt arbeidsoppgaver likt til avdelingene (likhetsprinsipp), vil vi påpeke at avdelingenes ulikhet fører til at arbeidsoppgavene kan kreve ulik bemanning lokalt fordi utdanningene er ulike. Antall stillinger i administrasjonen trenger derfor nødvendigvis ikke være likt på alle avdelinger. Omstillingssamtalene og innplasseringsprosessen så langt bekrefter at flertallet av de tilsatte definerer arbeidsoppgavene sine som fagnære, og at de derfor ønsker å jobbe i avdelingsadministrasjonen. Det er sju personer som med rette kjenner seg igjen i fire stillinger (U14-17). Noen av disse kjenner seg delvis, men ikke i hovedsak, igjen i andre stillinger (U42,43 og 46). Vi har tidligere meldt inn behov for en minimumsbemanning på 7 personer (som vi har rangert i forhold til hverandre). Dette gjelder 1 Utdanningskvalitetsrådgiver 6

111 1 Studiekvalitetsrådgiver 5 studiekonsulent/studierettledere Praksisadministrasjonen er i sin helhet lagt til avdeling. Her ble vi enige om å gjøre krav på en halv stilling til ut fra nåværende behov, slik at bemanningen blir på fem og en halv stilling. Den siste halve stillingen er knyttet til praksis i PPU-utdanningen. Dette arbeidet har tidligere vært gjort av faglig tilsatte på seksjonen, men vi har inneværende år et midlertidig prosjekt der oppgaven er flyttet til praksiskontoret. Vi ønsker altså å opprettholde dette slik at vi unngår å belaste vitenskapelig tilsatte med disse administrative oppgaver. 5. Hvordan tenker avdelingene at disse fagnære oppgavene skal organiseres? o Fordeling av studieadministrative arbeidsoppgaver i avdelingsadministrasjonen o Arbeidsområder og arbeidsoppgaver i de ulike stillingene o Bruk av stillingskategorier o Hvilken kompetanse trengs for å ivareta oppgavene som er lagt til de ulike stillingene Svar: Arbeidsoppgavene må fordeles ulikt på studiekonsulentene i forhold til å utnytte hver enkelts spisskompetanse (utdanning og arbeidserfaring). Det vil for eksempel også måtte deles i spesialisering innenfor GLU, BLU, master og bachelor. Arbeidsoppgavene kan ikke fordeles likt mellom stillingene. Noen er spesialister innenfor arbeidsoppgaver som innpasningssaker, fagplaner, fagvalg i ulike utdanningsløp, sensur og saksbehandling osv. knyttet til de ulike studieløp. Andre igjen jobber tyngre med studierådgivning. Både for veilednings- og kvalitetsteamet/studieteamet og praksisteamet må det opprettholdes en teamleder for hver av dem (2 stk). Dette må være rådgivere. Vi forventer en harmonisering mellom sentralt og lokalt ledd når det gjelder stillingskategorier. Når det gjelder krav til utdanning og kompetanse, har vi lønnspolitiske retningslinjer. Inngangen til seniorkonsulenter er bachelorgrad el. tilsvarende og med relevant erfaring. De med mastergrad el. tilsvarende kan løftes i lønn og eller i rådgiverkoder. Funksjonsplan må justeres for dette. 6. Hvordan mener avdelingen at høgskolen best kan organisere funksjonene i dagens studentekspedisjoner og knyttet til studieveiledning når vi flytter til Kronstad og Møllendalsveien? Svar: Vi mener at det både på Kronstad og i Møllendalsveien må være en ekspedisjon som både er driftsekspedisjon og førstelinje studentekspedisjon. Erfaring fra dagens ekspedisjonsløsninger viser at dette er en hensiktsmessig løsning. Et overveldende flertall av dem som betjenes i dagens ekspedisjoner er studenter, og deres behov er i hovedsak førstelinjetjenester innen studieadministrasjon. I Møllendalsveien er det viktig at det blir 2 faste medarbeidere i ekspedisjonen, og at begge kan svare på spørsmål som gjelder både førstelinje studieadministrasjon og drift. 7

112 På Kronstad vil det være en klar fordel at førstelinje studentinformasjon gis i skranken ved inngangen, det som i organisasjonsprosjektet kalles «Resepsjonen». Dette er inngangsporten til huset, har nærhet til vrimlearealet for studenter og det er plass til at flere studenter venter på tur. I arealet i 2. etasje, som er satt av til studenttorg, kan de disponible kontorene benyttes til mer individuell studentveiledning. De som betjener disse kontorene kan rullere i henhold til årsplaner for de ulike studieadministrative felt. Det vil antakelig likevel være hensiktsmessig at tilsatte fra felles studieadministrasjon eller fra avdelingenes studieadministrasjoner, er tilgjengelige i disse kontorene store deler av uken. Det bør legges til rette for denne type kontor også i Møllendalsveien, enten betjent av dem som er i ekspedisjonen i Møllendalsveien eller en annen med kjennskap til de aktuelle studier. 7. Effektivisering. Med utgangspunkt i anbefalingene fra avdelingen på spørsmålene over, hvor ligger etter avdelingens vurdering effektiviseringsgevinsten ved omorganiseringen av administrasjonen? Effektivisering av den administrative driften ved overflytting til Kronstad og Møllendalsveien må vurderes samlet, både den delen som er under omstilling og den delen som ikke er det. En kan ikke se på studieadministrasjonen isolert. Å flytte fra 5 hovedstudiesteder til 2 hovedstudiesteder bør danne grunnlag for effektivisering. En reduksjon med 3 ekspedisjoner bør være en slik opplagt effektiviseringsgevinst. I det foreliggende organisasjonsprosjektet er det vanskelig å få øye på effektiviseringsgevinster. I alle de tre områdene som er under omstilling, er det et sterkt fokus på videreutvikling av områder, men lite fokus på effektivisering. Dette er prisverdig, men vi vil tro det forutsetter økte ressurser. Vi antar også at det er lettere å hente ut effektiviseringsgevinst, der oppgavene er standardiserte enn der oppgavene er knyttet til utvikling. I organisasjonsprosjektet er det også lagt inn langt flere lederstillinger enn vi har i dag i fellesadministrasjonsdelene. Vi stusser over dette, både fordi det må bety økte lønnskostnader og fordi det blir flere ledelsesnivåer en må forholde seg til for å få til en fleksibel drift. Når det gjelder studieadministrasjonen vil vi foreslå at ledernivået under utdanningsdirektøren begrenses til en kontorsjef. Denne har da lederfunksjon for alle enhetene i utdanningsseksjonen og kan være utdanningsdirektørens stedfortreder. Dette vil kunne bidra til at en utnytter de samlede ressursene på en fleksibel måte. I hver av enhetene; opptak, internasjonalt kontor mv. kan det da være en teamleder/koordinator. Et sentralt forhold med den oppdelingen av studieadministrasjonen som høgskolestyret har vedtatt og som er fulgt opp i organisasjonsprosjektet, er at vi må unngå at det fører til dobbelt arbeid. Dette kjenner vi fra deler av det som er den sentrale administrasjonen og avdelingsadministrasjonene i dag. Først gjennomfører avdelingsadministrasjonen en oppgave og så gjøres den en gang til eller kontrolleres i sentraladministrasjonen. Dette er det motsatte av effektivisering. Når det gjelder driftsprosjektet, så stusser vi over antallet tilsatte som er tenkt å arbeide med romplanlegging 4 mot vel 2 i dagens system. Vi ser at det første studieåret vil kunne være krevende 8

113 for å få all rom- og timeplanleggingen på plass, men etter det bør det meste kunne komme inn i en mer ordinær driftsprosess. Det bør være effektiviseringsgevinster med å legge romplan for 2 hovedstudiesteder i stedet for på 5 hovedstudiesteder. I dag har alle som arbeider med rom- og timeplanlegging andre oppgaver i tillegg; i AL faglige oppgaver, i AHS studentekspedisjon (legger bare romplaner) og i AI andre administrative oppgaver. Bemanningsplanen for biblioteket innebærer et økt antall stillinger i forhold til dagens struktur, til tross for at antall ekspedisjonssteder reduseres fra 5 til 2. Også på biblioteket ser vi en markant økning i antall lederstillinger. Kompetanseheving er klart gunstig og nødvendig, men vi vil tro det vil være rom for revurdering av den totale bemanningsstørrelsen samt den interne ledelsesstruktur. Også innenfor drift finner vi en betydelig økning i antall stillinger totalt og på ledernivå. Det må være betimelig å stille seg spørrende til om dette utnytter alle mulige effektiviseringsgevinster. Vi viser også til ønskeligheten av å samordne student torg og driftsgruppens ekspedisjonstjenester, slik det er argumentert for ovenfor. 9

114 Vedlegg: «Funksjons- og bemanningsplan innspill fra Avdeling for lærerutdanning» Funksjons- og bemanningsplan innspill fra Avdeling for lærerutdanning Avdeling for lærerutdanning er glad for at organisasjonsprosjektet føres videre innenfor de rammer som styret har bestemt. For å bidra til en at en god løsning skal komme på plass innenfor tidsrammene som er satt, ønsker vi derfor å komme med noen innspill til funksjonsplanene som skal legge grunnlaget for det videre arbeidet med bemanningsplaner (jf. sak 2012/618) og seinere innplasseringsplaner. Styresak 61/2013 I styresak 61/2013 blir det slått fast at studieadministrasjonen ved Høgskolen i Bergen skal bestå både av lokale avdelingsadministrasjoner og av en sentral fellesadministrasjon. Vedtaket sier ingenting om hvor store administrasjonene skal være eller hvordan de nøyaktig skal organiseres. Dette skal opp som en egen sak på styremøtet i desember. Derimot ble det i vedtaket pekt på hvilke funksjoner og oppgaver det vil være naturlig å legge til de ulike administrasjonsavsnittene. Det ble altså knesatt noen premisser for en arbeidsdeling mellom lokale og sentrale ledd: Oppgaver/funksjoner som ved fellesløsninger bidrar til standardisering, effektivisering, robuste administrasjonsmiljø, kvalitetssikring og utvikling, samles i en felles studieadministrasjon. Fagnære studieadministrative oppgaver/funksjoner som avdelingsrelevant utredning og planlegging, fagplaner og eksamensplanlegging, praksiskoordinering og utdanningskvalitet løses i avdelingsvise administrasjoner. Disse prinsippene er for så vidt tydelige, men ikke mer enn at de må underlegges tolkning og settes inn i en rett kontekst. To eksempler på det: 1) At uttrykket «robuste administrasjonsmiljø» kun brukes om fellesadministrasjonen, kan for eksempel umulig bety at avdelingsadministrasjonene ikke skal være robuste. 2) Eksemplene på fagnære oppgaver og funksjoner, som listes opp i vedtaket, er en liste over utvalgte oppgaver og funksjoner, og kan ikke betraktes som en uttømmende liste. Når det gjelder hva som skal høre til avdelingsadministrasjonene, er nøkkelordet «fagnærhet». Fagnære studieadministrative funksjoner skal legges til avdelingsadministrasjonene slik at de fagnære studieadministrative oppgavene kan løses nær fagmiljøene på avdelingsnivå. Styresak 115/2011 I mandatet til organisasjonsprosjektet (styresak 115/2011, vedlegg 3), ble følgende kjennetegn på den administrasjonen man ønsker, listet opp: En administrasjon som er godt tilpasset behovene (funksjoner, ressurser, organisering) og med kompetanse tilpasset oppgavene En kvalitetsbevisst og effektiv administrasjon, med høy etisk bevissthet En kompetent og lærende administrasjon 10

115 En organisering av administrasjonen som bidrar til åpenhet og godt arbeidsmiljø En administrasjon som tar hensyn til særtrekk og spesielle behov på avdelinger og i fagmiljøer En administrasjon som sammen med øvrige ansatte bidrar til kultur- og identitetsbygging for merkevaren Høgskolen i Bergen En administrasjon som bidrar til å legge til rette for god virksomhetsstyring ved HiB Disse kjennetegnene må gjelde for avdelingsadministrasjonene så vel som fellesadministrasjonen. Sammen med prinsippene fra styresak 61/2013 bør dette vektlegges når man diskuterer hvordan avdelingsadministrasjonene bør organiseres og være. Det er uklart om den framlagte funksjonsplanen fullt og helt er i overensstemmelse med disse forutsetningene, da for eksempel eksamensplanlegging og flere fagnære arbeidsoppgaver er foreslått flyttet fra avdelingen, samtidig som det ikke er tatt nok høyde for en del avdelingsvise særegenheter eller særtrekk. På denne bakgrunn vil avdelingen redegjøre for hva vi mener er fagnære arbeidsoppgaver og foreslå noen justeringer. Administrasjonen på avdeling for lærerutdanning (tilpassing) Avdeling for lærerutdanning er organisert i utdanninger og fagseksjoner. Avdelingsadministrasjonens arbeidsoppgaver er selvsagt tilpasset denne organiseringen og de oppgavene som skal løses innenfor den. Ved siden av administrativ kompetanse, har de administrativt ansatte ved avdelingen i dag kunnskap om og høy kompetanse inn mot utdanningene og praksisfeltene våre. Vi har over mange år rekruttert og bygget opp en kompetent og helhetlig administrasjon for å bidra til å fremme effektivitet, kvalitet og profesjonalitet i lærerutdanningene. Administrasjonen er organisert i team med ulike funksjoner. Størstedelen av arbeidsoppgavene er fagnære og tett på studentenes studieløp, og krever derfor nært samarbeid mellom administrasjonsteamene, avdelingsledelsen, fagpersonalet og praksisfeltet. Dette samspillet er av vesentlig betydning for å løse fagnære arbeidsoppgaver på en slik måte at vi fremmer god studiekvalitet og skaper gode læringsmiljøer. En god studieadministrasjon fordrer en fleksibel organisasjon, med god kompetanse og rask handlingskapasitet. Det innebærer blant annet at flest mulig arbeidsoppgaver må løses der de oppstår og det vil si tett inn på fagmiljøene og studentene. Vi ønsker ikke en organisering der store deler av de fagnære studieadministrative funksjonene (og oppgavene) legges til fellesadministrasjonen, og en liten del av de samme blir igjen i avdelingsadministrasjonene. Vi mener å kunne se antydninger til en slik arbeidsfordeling i de foreslåtte funksjonsplanene. En sterkere sentralisering må ikke føre til at utdanningsløpene ved avdelingene blir svekket eller mister sin robusthet og effektivitet. For å opprettholde studiekvaliteten ved avdelingen er det derfor viktig at noen flere stillinger med fagnære arbeidsoppgaver innenfor studieadministrasjonen beholdes på avdelingsnivå. Særpreg og beste praksis Første fase av organisasjonsprosjektet kartla blant annet ulikheter mellom avdelingene som hovedsakelig viste seg å være hjemlet i ulike rammeplaner og krav knyttet til fagplaner og 11

116 utdanningsløp. Slike særtrekk kan man ikke uten videre viske bort. I stedet må man ta hensyn til dem. Gjennom alle faser i organisasjonsprosjektet har man vært opptatt av å finne frem til «beste praksis». Det er en god idé som borger for effektive og gode løsninger. På avdelingen vår er det få eller ingen studieadministrative oppgaver som utføres av faglig tilsatte eller mellomledere. Det mener vi er en god praksis. De faglig tilsatte har den profesjonelle identiteten sin knyttet til faget de er tilsatt i, og lederne på avdelingene er koplet til utdanningene der de har lederoppgaver og administrativt ansvar (ikke oppgaver) nedfelt i arbeidsinstruksene og/eller delegert fra dekan. Det er altså ingen fagtilsatte eller mellomledere ved vår avdeling som utfører administrative arbeidsoppgaver som for eksempel har med innpassing, overflytting og lignende å gjøre, noe som i større grad er tilfelle ved de andre avdelingene. Vi mener det er fremtidsrettet at administrasjonen i så stor grad som mulig løser administrative arbeidsoppgaver, at undervisningspersonalet underviser og forsker og at lederne leder, slik vi etterstreber. Dette er etter vår mening den beste praksisen. Viss mange fagnære studieadministrative arbeidsoppgaver likevel skal legges til fellesadministrasjonen, slik funksjonsplanen ser ut til å legge opp til, og avdelingsadministrasjonene får for få folk til å løse de ordinære fagnære oppgavene, vil en åpenbar konsekvens være at faglig tilsatte og/eller ledere i framtiden må ta på seg administrative oppgaver på avdelingsnivå. Størrelsen på avdelingsadministrasjonen Den godkjente funksjonsplanen legger opp til at 5 av 10 studieadministrative stillinger ved avdeling for lærerutdanning overflyttes til fellesadministrasjonen. Administrasjonene på avdelingene har ulik bemanning og sitter samlet sett på ulike typer kompetanser i dag. Det er derfor ikke gitt at avdelingene skal avgi et likt antall personer til en felles administrasjonsenhet. Her kan det se ut til at ønsket om at studieadministrasjonene på avdelingene skal se like ut på organisasjonskartet har betydd mer enn tilpassing til lokale behov på avdelingene. Avdelingen ønsker ikke at studieadministrasjonen på avdelingen skal bli så liten at den mister robustheten, smidigheten og fleksibiliteten. Tallet på ansatte i avdelingsadministrasjonen må derfor justeres opp. Stillinger og arbeidsoppgaver I de framlagte planene er det ikke alltid samsvar mellom tekstene i innledningen og det som står om de enkelte funksjonene og arbeidsoppgavene seinere i planen. Her må det en realitetsorientering og justering til. Det er for eksempel beskrivelser der omfanget av arbeidsoppgavene virker urimelig stort og der arbeidsoppgavenes art ikke passer overens med stillingene. På dette punktet må planen kvalitetssikres, og avdelingen ønsker å bidra til at dette kan bli gjort på en skikkelig måte. At studiekonsulenter legges til avdelingsadministrasjonen er bra og riktig etter vårt skjønn, men det er ikke mulig å presse flere arbeidsoppgaver inn i disse stillingene enn dem som allerede ligger der i dag. Det betyr at den siste stillingen i avdelingsadministrasjonen, som er en utdanningskvalitetsrådgiver, vil måtte ta på seg betraktelig flere arbeidsoppgaver enn det som godt 12

117 er. Her er en liste over noen av de fagnære oppgaver som vi går ut fra fortsatt vil måtte ivaretas på avdelingsnivå (i tilfeldig rekkefølge): Arbeid/oppgaver knyttet til: Fagvalg Bachelorvalg Fagplanarbeid Rapportering Saksbehandling Daglig veiledning Diverse planleggingsoppgaver Diverse analysearbeid Eksamensplanlegging Veiledning og utvikling Innpasningssaker Utdanningsløp for tidligere studenter Registrering av emner, FS studiemoduler Semesterstart Søknader om overflytting Formell klage på eksamen Fusk og plagiater Progresjonskrav Søknad om fritak og tilpassinger Oppretting og vedlikehold av utdanningsplan Kontrakter barnehage og institusjoner knyttet til ulike bachelorprogram Eieravtaler (skoleeier og barnehageeier) Sekretær og lederstøtte for ledelsen (i for eksempel avdelingsråd og på drøftingsmøtet) Avdelingen trenger minimum sju stillinger for å løse de fagnære studieadministrative oppgavene. Det er vanskelig for oss å ta stilling til om det er foreslått nok personer i fellesadministrasjonen (inkludert dem med dedikasjon mot lærerutdanning), men viss det er slik at det er et misforhold mellom behov og bemanning også der, og ingen av dem kan flyttes tilbake til avdelingsadministrasjonen, synes det som om den eneste løsningen er å ansette noen flere personer. FS-kompetanse Sentrale arbeidsoppgaver som i dag ligger under dekanens myndighet som for eksempel vedtak om 4. gangs eksamen, deler av fagplanarbeidet og arbeidet med vitnemål bør fortsatt ligge under dekanen på avdelingsnivå. Vitnemålsutskrivingen henger tett samen med spesialkompetanse i FS og fagplanarbeidet som er fagnært og hører til på avdeling. Det må finnes spisskompetanse på FS på avdelingen, fordi dette arbeidet henger tett sammen med oppbyggingen av studieløpene våre gjennom fagplanarbeid og emner (som vi har over 500 av).ved siden av fagplanarbeid, er FSkompetanse helt sentralt også i arbeidet med innpassingssaker, overflyttingssaker, tilretteleggingsløp, rådgivningsoppgaver, fagvalg og praksis mm. I funksjonsplanen er arbeidsoppgavene som hører til en slik stilling foreslått oppdelt i tre. Dette høres ikke effektivt eller hensiktsmessig ut faglig-administrativt eller med tanke på årshjulssammenhengen. 13

118 Utdanningskvalitetsrådgiver Utdanningskvalitet er et ansvarsområde som ligger både til dekan, prodekaner, programansvarlige, kontorsjef, administrasjon og undervisningspersonalet i et tett samarbeid. Vi ønsker velkommen en utdanningskvalitetsrådgiver, som også skal arbeide tett med andre studiekvalitetsrådgiver ved HiB, men det blir et for snevert syn å tro at en stilling ved avdelingen vil kunne bedre denne funksjonen betydelig, samtidig som man reduserer antallet andre administrative stillinger. Profesjonskvaliteten er spesifikk og de administrative oppgavene er i dag delt mellom flere personer etter utdanningsløp og annet (for eksempel BLU, GLU 1-7, GLU 5-10, master, bachelor, lover forskrifter, rammeplaner fagplaner, enkeltvedtak osv). Det vil ikke være mulig for en administrativ person å inneha all den nødvendige spesifikke profesjonskunnskapen innenfor de ulike studieløpene. Avdelingen har nettopp vært igjennom to store og omfattende reformer med GLU og BLU, og påfølgende omstillinger og endringer av arbeidsoppgaver for å tilpasse seg de nye studieløpene. I nær fremtid forventes en økning av flere masterplasser og 5 årig lærerutdanning. Dette vil kreve ytterligere administrativ kapasitet ved avdelingene. Eksamen Styrevedtaket poengterer blant annet at fagnære arbeidsoppgaver og eksamensplan skal ligge på avdeling. Slik vi leser funksjonsplanen er alle arbeidsoppgavene knyttet til eksamen sentraliserte med unntak for den overordnede planleggingen. Avdelingen mener at dette bør organiseres motsatt med flere stillinger på avdelingsnivå og at en stilling som eksamenskoordinator og studiekonsulent kan flyttes fra avdelingen til fellesadministrasjonen. Slik vi tolker styrevedtaket er det de standardiserte arbeidsoppgavene knyttet til skriftlig eksamen som bør legges til fellesadministrasjonen. Vi foreslår i tillegg prosjektgrupper/forum for alle som arbeider med eksamen og at det utvikles et sikkert beredskap for de mest intensive og travleste eksamensperiodene. Praksiskontoret Praksiskoordinering er nevnt i styrevedtaket fra juni som et eget anliggende for avdelingsadministrasjonen. For praksiskontoret har vi i dag fem faste stillinger og et prøveprosjekt med vikar i 50 % stilling. Det siste handler om at vi ønsker å overføre praksisadministreringen på PPU fra fagseksjonen til administrasjonen. I funksjonsplanen var det på et tidligere stadium lagt inn seks stillinger på praksiskontoret, mens det i foreløpig siste utgave er fem stillinger. Nå ser det ut til at arbeidsoppgavene for den «overskytende» halve stillingen i sin helhet er lagt til en av de andre stillingene ved praksiskontoret. En og samme person kan ikke inneha en stilling med arbeidsoppgaver som per i dag tilsvarer over en og en halv stilling. Her ønsker avdelingen at man går tilbake til det opprinnelige forslaget med seks stillinger. Variasjon, overlapping, back up og utfylling Administrasjonen på avdelingen har i dag varierte og sammensatte stillinger som utfyller hverandre og utnyttes effektivt i forhold til årshjulet. Dette sikrer den administrative driften og gjør stillingene mer interessante. Varierte, overlappende og utfyllende oppgaver er særdeles viktig i forhold til arbeidsmiljøet. Det er vanskelig å opprettholde dette med redusert bemanning. Vi tror at dette vil gå ut over effektiviseringen, og at årshjulseffekten reduseres kraftig viss det ikke gjøres nødvendige endringer på dette punktet. For eksempel har vi erfart at det i de mest intensive eksamensperpodene trengs minst sju personer for å avvikle eksamen på avdelingen. Avpassing og harmonisering 14

119 Det er blitt lovet en harmonisering av stillinger og likeverdige muligheter for karriereveier uavhengig av om man plasseres i avdelings- eller fellesadministrasjon. Dette applauderer vi. På noen punkt er det vanskelig å se at dette er arbeidet inn i funksjonsplanene slik de nå foreligger. Et eksempel er teamledelse. Det er definitivt behov for å opprettholde to teamledere i avdelingsadministrasjonen en en for praksisteamet og en for rådgivnings- og kvalitetsteamet. Et annet eksempel er innsettingen av kontorsjefer i fellesadministrasjonen. Det er vanskelig å se hvorfor noen av enhetene i fellesadministrasjonen skal få både en kontorsjef- og en rådgiver, mens det som ser ut som tilsvarende stillinger i driftsorganisasjonen, på biblioteket og i avdelingene vekselsvis skal bekles av gruppekoordinatorer, hovedbibliotekarer, seniorkonsulenter og rådgivere. I tillegg harmoniserer disse kontorsjefstillingene ikke med kontorsjefstillingen slik vi kjenner den fra vår avdeling. Vår kontorsjef inngår i avdelingens ledergruppe med personalansvar for de administrativt ansatte og med administrativ myndighet rett under dekanen. Kontorsjefen har arbeidsoppgaver innenfor områder som studieadministrasjon, økonomiforvaltning, regnskap med mer (og inntil nylig også for avdelingens drift). De foreslåtte nye kontorsjefene i fellesadministrasjonen synes å være på et annet nivå med en annen type ansvar og andre arbeidsoppgaver enn de gamle kontorsjefene. En harmonisering i dette tilfelle vil enten innebære at de nye eller de gamle kontorsjefene får nye stillingsbenevnelser. Vi ønsker fortsatt å ha en administrativ leder i ledergruppen på avdelingen, og kan godt oppgradere stillingen viss den nye kontorsjefsfunksjonen endrer innholdet i stillingen i forhold til dagens praksis. Oppsummering Avdelingen ønsker en funksjons- og bemanningsplan som følger opp styrevedtaket og lager en robust og effektiv avdelingsadministrasjon som kan ivareta de fagnære arbeidsoppgavene innenfor studieadministrasjonen. Vårt forslag er at minst sju av de ti studieadministrative stillingene vi har i dag forblir på avdeling (med nødvendige justeringer) og at tre flyttes til fellesadministrasjonen. Utover stillingen som eksamens- og studiekoordinator, foreslår vi at arbeidsoppgavene som ligger til studentekspedisjonen sentraliseres (mellom en og to stillinger). Vi støtter også at hele driftspersonalet og kveldsvaktene sentraliseres. Timeplanlegger/romplanlegger bør etter vårt syn også flyttes sentralt. Øvrige arbeidsoppgaver ansees som fagnære og hører til på avdelingen. Det presiseres at hele studieadministrasjonen ser positivt på å delta i en turnusordning knyttet til studenttorget og imøteser denne «nykommeren». Vi opprettholder at behovet for stillinger på praksiskontoret er seks (og ikke fem). Avdelingen ønsker en sterk avdelingsadministrasjon som kan ta seg av de fagnære studieadministrative oppgavene slik styret har indikert, og ber om at funksjons og bemanningsplanene justeres i henhold til dette. Vi tilbyr oss å gå i tettere dialog med ledelsen for og eieren av organisasjonsprosjektet for å komme fram til en best mulig organisering av den framtidige studieadministrasjonen. 15

120 NOTAT - Oversikt over funksjonsområder innenfor Biblioteket Bygningsdrift Utdanningsadministrasjon BIBLIOTEKET 1

121 Dette bildet kan ikke vises for øyeblikket. 2

122 BYGNINGSDRIFT Ansvarsområder for servicesenteret: Betjening av resepsjonen på Kronstad og i Møllendalsveien Betjening av høgskolens telefonsentral Posthåndtering Avviksregistrering og -oppfølging i FDV-systemet Registrering og oppfølging av bestillinger i FDV-systemet Betjene infoskjermer og talevarslingsanlegg Administrering av bokskap Administrering av parkeringsplasser Administrering av el-sykler og el-biler Møteromsservice og konferansevertfunksjon Erstatning av adgangskort til studenter og ansatte, samt utlevering av gjestekort Administrering av oblater til studentkort, passord for datatilgang for studenter o.a. Ajourhold av kontorrekvisita 3

123 Ansvarsområder for driftssentralen: Operativ bygningsdrift for alle leide arealer, herunder løpende drift, inspeksjoner og ettersyn (internkontroll) Oppfølging av gårdeieres vedlikeholdsplikt og inngåtte drifts- og vedlikeholdsavtaler Oppfølging av renholdskontrakten, samt andre drifts- og serviceavtaler Oppfølging, drift og vedlikehold av brukerutstyr, møblering og innredning Adgangskontroll og sikkerhet Brannvernorganisasjon Varemottak, inkl. mottakskontroll Arrangementsstøtte, herunder transport og flytting, rydding, fremlegg av vann og strøm m.m. Post- og varedistribusjon Internflyttinger Avfallshåndtering, inkl. kildesortering Kontroll og tilsyn med lys-, lyd- og sceneutstyr Produksjon av adgangs- og gjestekort Tilrettelegging for eksamen Bistand ved studiestart (registrering, fotografering) 4

124 5

125 UTDANNINGSADMINISTRASJON Ansvarsområder for avdelingsadministrasjonene: Praksisadministrasjon: Adm. ansvar for etablering og utvikling av praksisplasser i samarbeid med fagmiljø, inkl. planer og retningslinjer Studentveiledning og informasjon i forbindelse med praksis Saksbehandling i forbindelse med praksis FS-registrering av praksis Basware Økonomi i forbindelse med praksis Rapportering Samarbeid med Studenttorget og studieadministrativt kontor Studieveiledning: Oppfølging av spesifikke utdanninger/studentgrupper Adm. studieveiledning i samarbeid med fagmiljøene Bemanning av Studenttorg i henhold til rotasjonsordning Adm. ansvar for planlegging og gjennomføring av utdanninger og studieprogram Saksbehandling av studentsaker (tilrettelegging, permisjoner m.m.) Eksamensplanlegging i samarbeid med fagmiljøene og studieadministrativt kontor, inkl. sensoroppnevning Adm. formidlingsoppgaver (studiekatalog, arrangement) Studiemestringsgrupper Utdanningskvalitet: Rådgivning/støtte i etablering og utvikling av fag- og studieplaner Saksbehandling, utredning og rådgivning Adm. ansvar for søknader til NOKUT - akkreditering Saksforberedelse til avdelingens råd og utvalg på utdanningsfeltet 6

126 Ansvarsområder for utdanningsseksjonen i fellesadministrasjonen Studieadministrativt kontor: Samarbeid med avdelingene, egne kontaktpersoner mot avdelingene Eksamensplanlegging og -gjennomføring Veiledning og studentkontakt FS Vitnemål/karakterutskrifter Studieadministrativ saksbehandling (klagesaker, særordninger, privatist, 4.gangs eksamen m.m.) Internasjonalt kontor: Adm. ansvar for høgskolens internasjonaliseringsarbeid Utredingsarbeid, avtaler/partnerskap, prosjektutvikling Student- og ansattmobilitet, utveksling, saksbehandling Ekstern kontakt og søknader Internasjonale fellesgrader Intern rådgivning og bistand Informasjons- og profileringsarbeid Opptakskontoret: Samordna opptak, lokalt opptak, EVO-opptak, internasjonalt opptak, ph.d. FS, Søknadsweb - utvikling, vedlikehold Utenlandsk høyere utdanning Saksbehandling Informasjons- og profileringsarbeid Samarbeid med avdelingene Stab: Utdanningskvalitet, LMU/læringsmiljø, Klagenemnda: saksforberedelse, saksbehandling, rådgivning, rapportering, NOKUT Kvalitetssikring og -utvikling Samarbeid med avdelingene Systemansvar: FS, It's Learning, kvalitetssystemet m.m. Studenttorget: Betjening av førstelinjetjenestene mot studentene på Kronstad og i Møllendalsveien i samarbeid med avdelingene Videreutvikling av 0.linjetjenestene (elektroniske selvbetjeningsløsninger) 7

127 [UTKLIPP AV SAKEN PÅ NETT] SAK 115/11 (9/3383) ORGANISERING AV SAMLOKALISERINGSPROSJEKTET Styresak : 115/2011 ORGANISERING AV SAMLOKALISERINGSPROSJEKTET (ref. 9/3383) Dokumenter i saken: Strategisk plan Styresak 66/2009 Analyse, reorganisering og omstilling ved Høgskolen i Bergen Styresak 62/2010 Faglig organisering. Styring og leiing på institusjonsnivå Styresak 76/2010 Prosjektplan for organisasjonsutviklingsprosjektet Saman til Kronstad Styresak 10/2011 Mandat for styringsgruppa nybygg organisering og leiing av delprosjekt i omstillingsarbeidet Styresak 103/2011 Justeringer i omstillings- og samlokaliseringsprosjektet Prosjektmandat for Sammen til Kronstad av Prosjektskisse Samlokaliseringsprosjektet (vedlegg 1) Mandat og sammensetning Samlokaliseringsrådet (vedlegg 2) Mandat og sammensetning Organisasjonsprosjektet (vedlegg 3) Mandat og sammensetning Byggprosjektet (vedlegg 4) Forslag til prosjektorganisering nybygg Kronstad (vedlegg 5) Prosessbeskrivelse, byggrelaterte prosjekter (relokalisering) (vedlegg 6) Bakgrunn Høgskoledirektøren la i styresak 103/2011 frem sak om Justeringer i omstillings- og samlokaliseringsprosjektet. Innledningsvis i denne saken fremgår det følgende: Høgskolestyret vedtok i sak 66/09 å sette i gang et større omstillingsprosjekt som omfattet både faglig organisering/reorganisering, utvikling av doktorgradsprogrammer, gjennomgang av den faglige porteføljen, studieprogrammene, ressursvurdering av disse og gjennomgang/omstilling av høgskolens samlede administrasjon. Høsten 2009 og dels våren 2010 gikk med til planlegging og allokering av ressurser til de ulike utviklingsprosjektene. Av saken fremgår videre: I løpet av høsten 2010 ble det utviklet en omfattende prosjektplan for Omstillingsprosjektet, med vekt på faglig og administrativ organisering, byggeprosesser, kulturutvikling og virksomhetsstyring. Ett av tre hovedprosjekter fikk navnet Sammen til Kronstad og det ble tilsatt prosjektleder. Prosjektet ble organisert og startet opp. Det ble etablert en felles styringsgruppe for de byggrelaterte prosessene og omstillingsprosjektet. I tillegg ble det etablert en egen prosjektgruppe for omstillingsprosjektet Sammen til Kronstad. Arbeidet hadde kommet godt i gang inntil prosjektleder sa opp stillingen sin med virkning fra medio august i år.

128 I forbindelse med at prosjektleder for omstillingsprosjektet Sammen til Kronstad (StK) sluttet, vurderte høgskoledirektøren å foreta justeringer i styring og organisering av Omstillingsprosjektet. Om lag samtid tiltrådte ny prosjektdirektør for byggrelaterte prosjekter. Det nye rektoratet tiltrådte primo august og det framkom et ønske å gi den faglige toppledelsen en synlig rolle i prosjektet. På denne bakgrunn ble det 21. september lagt fram en ny sak (103/11) for styret basert på følgende: Endret prosjektstruktur Endret forankring/eierskap i høgskolens ledelse og avdelinger til de delprosjektene som settes i gang Endret sammenheng mellom nivåene i prosjektorganiseringen Ressursallokering i forhold til delprosjektene som settes i gang Informasjonsressurser for kommunikasjon mellom samlokaliseringsprosjektet, høgskolens ledelse og medarbeiderne i høgskolen Høgskolestyret drøftet saken og fattet følgende vedtak: Styret takker for det arbeidet som er gjort med omstillings- og byggeprosjektet så langt, og imøteser til neste møte et forslag til detaljert plan med endelig sammensetning og mandat for utvalget og prosjektgruppene, i tillegg til en samlet framdriftsplan. Denne saken er en direkte oppfølging av styrets vedtak i forrige møte. Tilbakeblikk Som ledd i oppfølging av sak 66/ 2009 ble omstillingsprosjektet Sammen til Kronstad (StK) utviklet høsten 2010, og det ble tilsatt prosjektleder. Alt våren 2009 nedsatte høgskoledirektøren en koordineringsgruppe (KG) som på vegne av høgskoledirektøren skulle utgjøre et bindeledd mellom brukerne og byggherre (Statsbygg) i en tidlig fase av byggeprosjektet. Byggearbeidet gikk etter hvert inn i en mer intensiv periode og det ble klart at oppgavene knyttet til bygg forandret karakter og det det var grunnlag for å styrke ressursinnsatsen med hensyn til brukernes delaktighet knyttet til bygg og innflytting. Styret ga på denne bakgrunn grønt lys for oppretting av en prosjektdirektør som skulle ivareta disse oppgavene. Styret vedtok også i sak 62/10 at det var grunnlag for å gå gjennom den faglige organiseringen på nytt, før innflytting på Kronstad. Det ble vedtatt å samle disse tre hovedprosjektene, faglig organisering, Sammen til Kronstad og Byggrelaterte prosjekter under en felles paraply Styringsgruppen og med en felles målsetting som ble nedfelt i prosjektmandatet: Det er et overordnet strategisk mål å heve kvaliteten i profesjonsutdanningene. Dette skal utvikles gjennom tilbud om hele utdanningsløp til og med doktorgrad, og slik oppnå universitetsstatus. Fra og med 2014 vil høgskolens fagmiljø samles på Kronstad. Gjennom denne samlokaliseringen skal høgskolen oppnå økt samarbeid og utvikle en felles kultur og identitet. Samlokaliseringen vil være en god mulighet for videre utvikling av organisering, roller, jobbutførelse, kompetanse, kultur og identitet samt effektiv utnyttelse av infrastruktur. Prosjektene skulle ledes av henholdsvis en prosjektleder med tilknyttet prosjektgruppe (Sammen til Kronstad) og en nytilsatt prosjektdirektør med Koordineringsgruppen (KG) som ressursgruppe.

129 I styresak 76/2010 er formål og hovedmål for StK beskrevet beskrevet slik: Formål, samspill og avgrensning for Sammen til Kronstad : Prosjektet har til formål å: etablere én administrasjon for forvaltning og drift utvikle helhetlig virksomhetsstyring videreutvikle og motivere for en felles kultur og identitet Hovedmål for Sammen til Kronstad : Etablere én administrasjon for forvaltning og drift Utvikle helhetlig virksomhetsstyring Konkretisere utnyttelsen og behov for areal til forvaltning og drift i samspill med koordineringsgruppen. Videreutvikle og motivere for en felles kultur og identitet. Sikre bred medvirkning fra ansatte og studenter i hele prosjektperioden. Slik sett var dette prosjektet dels tiltenkt å utvikle en del av organisasjonen en enhetlig administrasjon og virksomhetsstyring og dels å ha prosjektovergripende oppgaver knyttet til utvikling av felles kultur og identitet. Dette er elementer som samspiller både med faglige og fysiske rammebetingelser. Utfordringene fremover Utfordringene frem mot samlokalisering i 2014 er mange, men selv om omstillingsarbeidet på noen områder har hatt en svakere fremdrift enn ønsket de siste månedene, betyr det likevel ikke at en starter på null. Når det gjelder arbeidet med faglig struktur og profil, er dette i god gjenge og en har et tiårsperspektiv når det gjelder universitetsambisjonene. Koordineringsgruppen (KG) har over lang tid utført godt og verdifullt arbeid i samarbeid med Statsbygg og med brukerne av det fremtidige høgskolebygget. Kompetansen i KG vil bli ivaretatt og inngå i de byggrelaterte prosjektene. Når det gjelder arbeidet som er utført i StK foreligger det også her en fyldig dokumentasjon. Den kompetansen som finnes i prosjektgruppen, som ble opprettet i forbindelse med etableringen av dette prosjektet, vil bli søkt videreført i prosjektet. Nybygget på Kronstad står ferdig til innflytting 1. mai 2014, og ansatte og studenter skal være på plass innen studiestart i august samme år. Det betyr at en ikke har mer enn tid og vei for å legge alt på plass for en vellykket samlokalisering i nytt bygg. Daglig ansvar for oppfølging av prosjektene Styret har det overordnete og strategiske ansvaret for alt omstillingsarbeid ved høgskolen, mens høgskoledirektøren har det operative og iverksettende ansvaret for å sørge for at styrets vedtak gjennomføres. Det faglige omstillingsarbeidet må forankres i høgskolens faglige og administrative ledelse på alle nivå. Høgskoledirektøren har også her et iverksettende ansvar. For de byggrelaterte prosjektene vil nytilsatt prosjektdirektør på vegne av høgskoledirektøren ha prosjektlederansvar og rapportere til denne i henhold til mandat og prosjektplan.

130 Prosjektdirektøren har på kort tid utarbeidet en oversikt over de prosesser og aktiviteter som må planlegges og gjennomføres i forbindelse med relokalisering av høgskolen, herunder også en milepelsplan med hovedpunkter. Dokumentet ligger vedlagt. Basert på denne prosessplanen vil det bli utviklet en prosjektplan for de ulike delprosessene. Her har KG allerede gjort et godt innledende arbeid som det vil arbeides videre med i forhold til innlemming i prosessplanen. Tilsvarende vil personaldirektøren på vegne av høgskoledirektøren ha prosjektlederansvar for Sammen til Kronstad og rapportere i forhold til mandat og planer. Som nevnt tidligere ble det høsten 2010 utarbeidet en overordnet plan/mandat der det også er tatt inn en fremdriftsplan. Denne foreslås videreført i en noe justert form der hovedvekten av arbeidet framover konsentreres om å etablere en enhetlig administrasjon som kan betjene høgskolen som èn organisasjon når den er samlokalisert. Det betyr at det foreløpig ikke etableres egne delprosjekter knyttet til kulturbygging og virksomhetsstyring, men at en anlegger et noe lengre perspektiv på dette. Kulturbygging vil uansett ta tid, og arbeidet er allerede påbegynt gjennom de lederopplærings- og utviklingsprogrammer som pågår eller er under etablering. Det å etablere arenaer der høgskolens ledere får ta del i samme opplærings- og utviklingstiltak og får anledning til å etablere kontakter mellom avdelinger og enheter, vil være viktige elementer i å etablere en felles kultur. Som det fremgår av prosjektmandatet/-planen vil kartlegging av administrative arbeidsprosesser og ressursbruk stå sentralt for å etablere en enhetlig administrasjon. Det er etablert et pilotprosjekt for å kartlegge/forbedre prosessen knyttet til tilsetting i faste faglige stillinger ved hjelp av LEAN-metoden. Dette arbeidet vil bli evaluert med tanke på om denne metoden skal anvendes i det videre i arbeidet med å kartlegge de ulike administrative prosesser og treffe beslutninger om hvilken organisering av disse som er mest hensiktsmessig ut fra høgskolens faglige ambisjoner. Risikovurderinger for prosjektene Tidsfaktoren er en risikofaktor i seg selv. Det er svært mange aktiviteter som skal gjennomføres i løpet av de neste 2 ½ år. For Sammen til Kronstad, er det identifisert kritiske suksessfaktorer. Å ikke innfri disse innebærer en risiko. En vellykket gjennomføring av prosjektet vil derfor være avhengig av at : Prosjektet forankres hos styret, og at høgskolens øverste ledelse tar et synlig eierskap til det Prosjektet forankres hos mellomlederne i organisasjonen (stabsdirektører, dekaner, instituttledere mv) og disse tar ansvar for prosjektet/delprosjektene i egen enhet Ledere og medarbeidere opplever og utviser lojalitet til de beslutninger som fattes mht prosjektets mandat og fremdrift Det er tilstrekkelig kompetanse, ressurser og kapasitet i prosjektet Vi lykkes med å skape entusiasme og motivasjon hos ansatte og studenter Det legges til rette for nødvendig samordning mellom StK og de byggrelaterte prosjektene Det legges til rette for involvering og medvirkning fra ansatte og studenter Tjenestemannsorganisasjonene gjøres til viktige medspillere i arbeidet med å omstille virksomheten

131 Også når det gjelder Byggprosjektet kan det identifiseres en rekke risikofaktorer. Den vedlagte prosessbeskrivelsen gir en god oversikt over de ulike delprosjekter/aktivitetspunkter som må planlegges og organiseres. En vellykket gjennomføring av samlokaliseringen vil være avhengig av at Det avsettes tilstrekkelige ressurser til organisering, planlegging og gjennomføring av prosjekter og aktiviteter Det anskaffes/bygges opp den nødvendige kapasitet og kompetanse innen områder som anskaffelser, eiendomsforvaltning, -drift og -vedlikehold (dokumentasjon og systemer) når det gjelder det ansvar som påhviler høgskolen som leietaker, profesjonell håndtering av avtaler og kontrakter (leiekontrakter, serviceavtaler, rammeavtaler mv.) Det etableres en organisasjon for drifting av bygningsmassen og ivaretakelse av pålagt internkontroll, brannvern, HMS, hygiene mv. Det etableres en tilfredsstillende samordning med StK Brukerne (ansatte og studenter) involveres på en hensiktsmessig måte Når det gjelder det faglige omstillingsarbeidet og endringer i den faglige organiseringen var dette noe som stod sentralt slik omstillingsprosjektet var definert tidligere. Dette er tonet ned slik prosjektet er definert nå. Utvikling av doktorgradsprogrammene fortsetter imidlertid med like stort fokus på framdrift som tidligere. Risikoen ved å tone ned den faglige organiseringen ellers, vil være at en flytter inn på Kronstad hvor avdelingene er organisert etter ulike modeller og med større kompleksitet i forhold til organisering av de administrative tjenestene, med lavere kvalitet og effektivitet i de administrative tjenestene samlet sett. Ellers har styret bedt om en ny gjennomgang av faglig understruktur ved avdelingene i løpet av inneværende åremålsperiode. Dette arbeidet vil vi komme tilbake til. Tjenestemannsorganisasjonenes rolle i omstillingsarbeidet Omstillingsbegrepet favner vidt og omfatter endringer på samfunnsnivå, virksomhetsnivå og personnivå. Omstilling kan således omfatte løpende endringer, effektiviserings- og utviklingstiltak, omstrukturering og formell organisasjonsendring.(1) De tillitsvalgte fyller flere viktige roller i omstillingsprosesser. De er partsrepresentanter i forhold til avtaler om medbestemmelse, og de er også rådgivere for enkeltpersoner og deres rettigheter og plikter som arbeidstakere. De tillitsvalgte er også en viktig informasjonskanal og kan formidle informasjon både til arbeidsgiver og ut i organisasjonen. En vellykket omstillingsprosess er avhengig av at ledelse og tillitsvalgte kommuniserer godt og samarbeider om tiltak i de ulike stadier av omstillingsprosessen. Ved Høgskolen i Bergen er det inngått en omstillingsavtale mellom arbeidsgiver og de ansattes organisasjoner. Avtalens formål er beskrevet slik i avtalen: Partene er enige om at omstillingsprosesser ved Høgskolen i Bergen skal gjennomføres på en måte som gir de tilsatte trygghet tar vare på den enkeltes rettigheter er preget av god informasjon og personalbehandling. Partene er enige om å medvirke til at avtale om fremgangsmåte blir praktisert slik at høgskolen er i stand til å gjennomføre kostnads- og formålseffektive omstillinger. Partene er enige om at når avgjørelsen er tatt, skal omstillingsprosessene

132 gjennomføres raskt for å avklare den enkeltes situasjon og for å kunne oppnå en tilpasning av virksomheten slik at en unngår unødige kostnader. Partene er enige om at den enkelte medarbeider også selv har et ansvar for å bidra til gode løsninger, bl.a. ved å delta aktivt i både omorganiseringsprosessen og gjennomføringen av tiltakene som skal iverksettes. Partene er enige om å gjøre sitt ytterste for at omstillingsprosesser ikke skal føre til oppsigelser. Avtalen har også regler om hvordan en omstillingsprosess som får personalmessige konsekvenser skal gjennomføres. Sammen med Hovedavtalen og tilpasningsavtalen til denne utgjør omstillingsavtalen gode redskaper for medbestemmelse i omstillingsprosesser. Når omstillingsprosessene kommer så langt at det vil få innvirkning på arbeidstakeres arbeidsforhold, vil dette bli tatt opp i et eget Omstillingsutvalg som vil være sammensatt av medbestemmelsesmøtet på virksomhetsnivå. Justeringer i organisering av omstillingsprosjektene Samlet sett viser de utfordringer som er pekt på over, at det er behov for et tydeligere samlet grep om og justeringer i måten prosjektene er organisert på. Samlokaliseringsrådet Samlokaliseringsrådet foreslås opprettet for å synliggjøre den faglige ledelsens rolle i den samlede prosjektstrukturen. Sett på bakgrunn av de store oppgavene høgskolen står overfor er det nødvendig å etablere et råd ledet av rektor, med bred representasjon fra faglig ledelse og studenter, for å ivareta de faglige interessene i forhold til de prosessene som er knyttet til organisering/omstilling av administasjonen og til de byggrelaterte prosessene. Utvalget foreslås sammensatt slik: Rektor (leder) Dekan AL Dekan AHS Dekan AI Rep. for faglig tilsatte Student Student Samlokaliseringsrådet vil ha et samlet tilsynsansvar for samlokaliseringen. Rådet skal tilse at organisering og gjennomføring av samlokaliseringsprosjektet inkludert Organisasjonsprosjektet og Byggprosjektet med tilhørende delprosjekter/arbeidsgrupper følger etablerte prosjektplaner. Rådet skal videre kvalitetssikre at prosjekter og delprosjekter er godt integrert med den generelle faglige utvikling i høgskolen og ivaretar faglige perspektiv og behov i prosjektene. De konkrete oppgaver som er tenkt lagt til utvalget er nærmere beskrevet i vedlegg til saken. Prosesseier

133 Høgskoledirektøren er prosesseier og har det operative og iverksettende ansvaret i henhold til de fullmakter han har ifølge U & H loven 10,3, særlig punktene 2, 4 og dels 5 som gjelder den samlede administrasjon og forvaltning av bygg. samt fullmakter gitt av styret. Høgskoledirektøren rapporterer til styret innenfor sine fullmakter og forbereder alle saker for styret etter samråd med rektor. Høgskoledirektøren har gjennomføringsansvaret for samlokaliseringsprosjektet og for at iverksetting av prosessene i Organisasjonsprosjektet og Byggprosjektet skjer i henhold til godkjente planer og med høy kvalitet i prosess, tjenester og sluttprodukt. Høgskoledirektøren gjennomfører prosjektene ved hjelp av sin stab og knytter nødvendige ressurser til gjennomføringen som informasjonstjenester, sikre innvirkning fra de ansattes organisasjoner gjennom Omstillingsutvalget/Informasjons- drøfting- og forhandlingsutvalet på Virksomhetsnivå. Han har løpende kontakt med Hovedverneombud og benytter de ressursene i organisasnonen som er nådvendige for gjennomføringen av prosjektene. Organisasjonsprosjektet Sammen til Kronstad (StK) Som nevnt ble det høsten 2010 utarbeidet et prosjektmandat med en overordnet milepælsplan. I forbindelse med at prosjektleder sluttet og en besluttet en restrukturering av prosjektet, slik det gjøres rede for i denne saken, er det nødvendig å nedskalere prosjektet til først og fremst å ivareta målformuleringen om å utvikle og etablere administrasjonen for høgskolen som en administrasjon/en forvaltningsenhet fram til samlokaliseringen på Kronstad i Prosjektet skal bidra til at administrasjonen utøver gode støttefunksjoner for kjernevirksomhetene utdanning, forskning og formidling. Prosjektet skal videre bidra til videreutvikling av en felles kultur og identitet for hele høgskolen. Arbeidet med kulturutvikling vil i første omgang legges inn som et element i det administrative utviklingsarbeidet og i lederutvikling/-opplæring. Arbeidet med å utvikle felles kultur er imidlertid tidkrevende, og må derfor ha en lengre tidshorisont enn Prosjektet må raskt starte kartlegging av organisering og ressursbruk for hovedfunksjonene. Kartlegging av administrative prosesser for å finne frem til beste praksis for de enkelte prosessene er allerede i gang og må etter hvert omfatte alle hovedfunksjonene. Beste praksis må så implementeres som enhetlig praksis. Kartleggingsarbeidet vil bli gjennomført av arbeidsgrupper som er kompetansemessig sammensatt slik at de dekker hele den aktuelle prosessen og arbeidet vil bli fulgt av en prosjektgruppe som tilnærmet får samme sammensetning som den tidligere prosjektgruppen. Gruppen skal ivareta en rådgivende funksjon for prosjektledelsen og det forutsettes aktiv medvirkning og tett dialog med gruppen i det løpende arbeidet. Den enkelte stabsdirektør/fagdirektør tiltrer og leder arbeidsgruppene innen sine respektive funksjonsområder. Prosjektets mandat og oppgaver er nærmere beskrevet i vedlegg til saken. Byggprosjektet Det ble våren 2009 nedsatt en koordineringsgruppe (KG) som har hatt ansvaret for å være bindeleddet mellom brukerne og Statsbygg. Gruppen har også hatt ansvaret for å formidle og

134 kvalitetssikre brukernes ønsker om justeringer og tilpasninger i henhold til opprinnelig prosjektplan. Gruppen har nedlagt et betydelig arbeid for å sikre at brukernes interesser har vært ivaretatt og arbeidet er godt dokumentert både med hensyn til problemstillinger, konklusjoner og resultat. Arbeidet har medført endringer og tilpasninger i selve bygget etter brukernes ønsker. Også dette arbeidet er godt dokumentert. Høsten 2010 gikk byggprosjektet inn i en ny fase og det var behov for å opprette en rekke delprosjekter for å ivareta bestemte oppgaver i forholdet mellom byggherre og brukerne, men og prosjekter som er et spesifikt brukeransvar Delprosjekt bygg/bruker fortsatt, men med færre oppgaver enn tidligere. Det ble opprettet et delprosjekt estetikk/møblering, Det ble pekt på behovet for å opprette et delprosjekt knyttet til innkjøp, et delprosjekt sanering og gjenbruk, samt et delprosjekt for flytting. I tillegg kommer delprosjekter for utvikling av relasjonen til Statsbygg driftsorganisasjon og et delprosjekt for videreutvikling av Campus Kronstad. I og med at Prosjektdirektør er nylig tilsatt vil det ennå ta noe tid før Byggprosjektet er fullstendig rigget med delprosjekter, deltakere og overordna prosjektplan. Det foreslås at det opprettes en prosjektgruppe som skal ha en viktig støttefunksjon for prosjektleder. Det ligger en betydelig kompetanse i den tidligere koordineringsgruppen. Denne kompetansen vil bli tatt vare på og videreført, dels i prosjektgruppen og dels i de ulike delprosjektene som er/vil bli rigget opp. Prosjektgruppen skal ivareta en rådgivende funksjon for prosjektdirektøren Byggprosjektets mandat og oppgaver er nærmere beskrevet i vedlegg til saken. Oppsummering prosjektorganisering Bakgrunnen for de endringsforslag som presenteres har vært et behov for styrke en tydelig ledelseslinje og for å etablere et entydig ansvar for og eierskap til prosessene. Prosjektene styrkes når det gjelder kommunikasjon ved at det knyttes en ressurs til prosessgruppen som skal sikre både den vertikale og den horisontale internkommunikasjonen. Noe av informasjonsbehovet i byggeprosjektet er allerede dekket gjennom bildebloggen på Almenningen som har fulgt byggingen over lang tid allerede. Det er også behov for å ivareta den dokumentasjonen som foreligger knyttet til det arbeidet som allerede er utført av Koordineringsgruppen og i Sammen til Kronstad og benytte dette i informasjonsarbeidet fremover. Det følger også av saken at den tidligere styringsgruppen legges ned. Vedlagt følger også en skisse over samlet prosjektorganisering. Oppsummering med høgskoledirektørens merknader Samlokaliseringsprosjektet er uten tvil den mest omfattende og krevende oppgave i høgskolens historie. En hel høgskole skal flyttes fra 5 ulike studiesteder til ett nytt bygg i løpet av 3 sommermåneder. På den annen side representerer samlokaliseringen fantastiske muligheter for faglig videreutvikling, for identitetsbygging og for synliggjøring av Høgskolen i Bergen som en viktig regional aktør. Prosjektet har innebygget i seg betydelige risiki som kan utløses både av eksterne forhold utenfor høgskolens kontroll, for eksempel knyttet til byggherre (Statsbygg), men også av interne forhold. Disse risiki kan bare reduseres ved grundig planlegging og gode prosesser ledelsesforankret og med god medvirkning.

135 Høgskoledirektøren mener at organiseringen beskrevet i notatet med vedlegg bidrar betydelig til å redusere risiki. Prosjektet er ledelsesmessig godt forankret både i toppledelsen og på mellomledernivå, og de ulike aktørene har tydelige roller. Samlokaliseringsprosjektet er tydelig forankret i den faglige ledelsen på institusjons- og avdelingsnivå og den administrative ledelsen har et like tydelig ansvar og rolle for å gjennomføre god planlegging og iverksette, samt kjøre de prosessene som skal til for at prosjektet kan gjennomføres. Ansvaret er tydelig forankret til de ulike hoved- og delprosesser i både den faglige og administrative ledelsen. Prosjektene skal sikre høy brukermedvirkning gjennom prosjektgrupper og arbeidsgrupper, og høgskoledirektøren forutsetter godt samspill mellom prosjektlederne og de ansatte. Den formelt etablerte kontakten gjennom Omstillingsutvalget, Informasjons- drøfting og forhandlingsutvalg på Virksomhetsnivå skal sikre dette. Det er allokert kommunikasjonsressurser i prosjektene som skal følge prosessene tett og informere om framdrift og måloppnåelse slik at brukerne er oppdatert om status. Høgskoledirektøren viser til samlet framstilling av prosjektplaner, organisering og prosessbeskrivelser i saksforelegg og vedlegg. Det gjenstår fortsatt et arbeid med en nødvendig detaljering i planarbeidet, og høgskoledirektøren må ta høyde for at planer vil måtte kunne justeres og endres ettersom arbeidet skrider fram og en vinner erfaring i prosessene. Høgskoledirektøren råder styret til å gjøre følgende Vedtak: Styret vedtar å nedlegge tidligere felles styringsgruppe for Omstillingsprosjektet Styret godkjenner overordna plan for Samlokaliseringsprosjektet som omfatter organisering, mandater og sammensetning av utvalg, råd og prosjektgrupper. Styret tar til etterretning de beskrivelser av prosjekter og prosesser som framgår av saken. Styret ber om overordnet rapport om status og framdrift i Samlokaliseringsprosjektet i slutten av hvert semester. Audun Rivedal høgskoledirektør Eli Glambek personaldirektør (1) Fornyings- og administrasjonsdepartementet: Personalpolitikk ved omstillingsprosesser, revidert 2008 Sist endret:

136 Styresak 61/2013: FREMTIDIG ORGANISERING AV ADMINISTRASJONEN VED HØGSKOLEN I BERGEN Sakens dokumenter: St.meld. nr. 40 ( ) «Fra visjon til virke om høgre utdanning» Lov om universiteter og høgskoler Handlingsromutvalget: «Handlingsrom for kvalitet», 2010 Styresak nr. 76/2010: Prosjektplan for organisasjonsutviklingsprosjektet «Sammen til Kronstad» Styresak 103/2011: Justeringer i omstillings- og samlokaliseringsprosjektet Styresak nr. 115/11: Organisering av samlokaliseringsprosjektet Styresak nr. 38/13: Ny organisering av driftspersonalet og utvikling av en fellesenhet for drift og arealforvaltning ved HiB Rapport fra delprosjekt studieadministrasjon, fase I Rapport fra delprosjekt studieadministrasjon, fase II Høringsuttalelser til rapport, fase II Rapport fra delprosjekt Biblioteket, fase I Prosjektrapport - Delprosjekt Bygningsdrift. Organisering av driftstjenestene ved Høgskolen i Bergen etter samlokalisering 2014 Prosessbeskrivelse for omstilling ved Høgskolen i Bergen Samlokaliseringsprosjektet (under utarbeidelse) Innledning Høgskolen i Bergen (HiB) ble etablert gjennom en sammenslåing av en rekke mindre høgskoler. Dette skjedde etter at det i St.meld. nr. 40 ( ), «Fra visjon til virke», ble foreslått at norske universiteter og høgskoler ble felt sammen «i et integrert hele, et Norgesnett for høgre utdanning og forskning.» Formålet var å heve kvaliteten totalt sett og få en bedre utnyttelse av de samlede ressurser reformen av høyere utdanning ble starten på en omfattende strukturendring av høgskolesystemet og omfattet høgskoler med ulik bakgrunn, både høgskolene som var tuftet på de ulike profesjonenes historiske og kulturelle tradisjoner og de gamle disktrikshøgskolene med sin bakgrunn i fagdisipliner likt universitetene. Arbeidet med å få reist et felles høgskolebygg startet umiddelbart etter at HiB var etablert 1. Allerede i det første styremøtet i august 1994 ble det lagt frem et brev høgskolens ledelse hadde sendt til statsråden. Styret pekte på at skulle visjonen om en felles høgskole realiseres måtte dette innebære et felles bygg i en ikke altfor uoverskuelig fremtid. I styresak 51/96 ble det påpekt følgende positive effekter av en samlokalisering: Samordning og koordinering av faglige tiltak vil bli lettere Administrative strukturer vil kunne forenkles og reduseres Høgskolen vil kunne effektivisere sin arealbruk Profilering av høgskolen ville bli lettere I 2002 ble lokalisering av nytt høgskolebygg til tomten på Kronstad godkjent, og i 2008 kom bevilgningen og byggingen ble påbegynt. Sakens bakgrunn Arbeidet med å tilpasse høgskolens administrasjon til nye rammebetingelser både mht de strategiske valg knyttet til forskningssatsingen og universitetsambisjonen og til nye fysiske 1 Ertresvaag m.fl.: Veien til Kronstad Høgskolebygninger i Bergen,

137 rammebetingelser startet allerede høsten Det ble gjennomført en prosess med deltakelse av hele ledelsen for å utarbeide en prosjektplan for dette arbeidet. Planen ble lagt frem for styret i møte (sak 76/2010). Det ble satt ambisiøse mål for arbeidet, og det ble ansatt egen prosjektleder som brukte våren 2011 til å forberede organisasjonen på de kommende omstillingene. Det ble gjennom dette arbeidet tydelig at HiB s organisasjon på dette tidspunkt ikke var i «omstillingsmodus», noe som førte til at prosjektleder valgte å slutte i august Begrunnelsen for denne beslutningen var bl.a. knyttet til at mandatet ikke opplevdes som omforent og støttet av ledergruppen, at det ble reist tvil om høgskolen var under omstilling, at kvalitet som system ikke ble opplevd å være helhetlig innarbeidet. Videre ble det vist til at kulturelle forhold vanskeliggjorde arbeidet, bl.a. gjennom at historiene knyttet til tidligere omstillingsfaser i HiB var negative og skapte mye friksjon. Samlet sett vurderte prosjektleder det slik at det ville være umulig å komme i havn med prosjektet slik mandat og ambisjoner var utformet. Høgskoledirektøren fant det, i samråd med faglig og administrativ ledelse, nødvendig å foreslå endringer i selve organiseringen og ledelsen av prosjektene med vekt på: - Tydeligere og mer logisk organisering - Tydeligere prosjektstruktur - Bedre forankring/eierskap i høgskolens ledelse og avdelinger til de delprosjektene som settes i gang - Bedre sammenheng mellom nivåene i prosjektorganiseringen - Nødvendig ressursallokering i forhold til delprosjektene som settes i gang - Nødvendige informasjonsressurser for å sikre god kommunikasjon mellom samlokaliseringsprosjektet, høgskolens ledelse og medarbeidere Som en følge av endringene ble prosjektets ambisjoner justert, og organisering av og mandat for arbeidet ble behandlet av styret høsten Styret valgte å organisere samlokaliseringsarbeidet i to prosjekter Organisasjonsprosjektet og Byggprosjektet, med tilhørende rådgivende prosjektgrupper. Det ble også vedtatt opprettet et Samlokaliseringsråd ledet av rektor. I Strategisk Plan for heter det blant annet at «Høgskulen skal utvikla ein heilskapleg organisasjon på Kronstad, der samlokaliseringa skal styrkja fagleg samarbeid på tvers av utdanningane». Videre fastsetter planen at «Høgskulen skal ha høg kompetanse blant dei tilsette, óg med tanke på å oppnå universitetsstatus. [Dette skal ein oppnå ved mellom anna å] læra av beste praksis i organisasjonen, og arbeida for lik praksis der dette er naturleg [og å] gjennomføra ein omstillingsprosess [ ] som sikrar at tilsette og studentar blir ivaretekne, får delta og blir høyrde». Styret ga Organisasjonsprosjektet mandat til å utvikle administrasjonen som en forvaltningsenhet og etablere én samlet administrasjon for høgskolen når denne samlokaliseres på Kronstad i Prosjektet skal bidra til at administrasjonen utøver gode støttefunksjoner for kjernevirksomhetene utdanning, forskning og formidling. Prosjektet skal videre bidra til videreutvikling av en felles kultur og identitet for hele høgskolen (styresak 11/115). Mandatet gir følgende kjennetegn for den samlede administrasjonen: En administrasjon som er godt tilpasset behovene (funksjoner, ressurser, organisering) og med kompetanse tilpasset oppgavene En kvalitetsbevisst og effektiv administrasjon, med høy etisk bevissthet En kompetent og lærende administrasjon En organisering av administrasjonen som bidrar til åpenhet og godt arbeidsmiljø En administrasjon som tar hensyn til særtrekk og spesielle behov på avdelinger og i fagmiljøer 2

138 En administrasjon som sammen med øvrige ansatte bidrar til kultur- og identitetsbygging for merkevaren Høgskolen i Bergen En administrasjon som bidrar til å legge til rette for god virksomhetsstyring ved HiB Sentrale oppgaver i prosjektet er blant annet: Kartlegging av organisering og ressursbruk for funksjonene i dagens administrasjon Analyse av ressursbruk og forbedring av funksjoner og prosesser Foreslå ny stillingsstruktur for de samlede administrative funksjonene/oppgavene Innpasse samlet personale i målgruppen i ny stillingsstruktur Den samlede administrasjonen inngår i Organisasjonsprosjektet, og administrative funksjoner som pr. i dag er tilnærmet sentraliserte (økonomi, forskningsadministrasjon, kommunikasjon og personaladministrasjon) vil gjennomgås i tilsvarende prosesser på sikt, som ledd i langsiktig og kontinuerlig kvalitetsutvikling av de administrative tjenestene. Med tanke på tiden høgskolen har til rådighet frem mot samlokalisering i 2014, har prosjektledelsen valgt å starte med tre delprosjekter som er kritiske for at høgskolens kjernevirksomhet skal kunne fungere tilfredsstillende fra semesterstart 2014: Delprosjekt Studieadministrasjon, Delprosjekt Bygningsdrift og Delprosjekt Biblioteket. De administrative tjenestene som faller inn under disse delprosjektene er i dag spredt mellom høgskolens avdelinger og studiesteder, og er organisert på ulik måte fra avdeling til avdeling. For å sikre en hensiktsmessig samordning av disse tjenestene har de ulike delprosjektene fått i oppgave å kartlegge prosesser innenfor hvert sitt område som er kritiske med tanke på hva som må være på plass når høgskolen åpner dørene for semesterstart høsten Delprosjektene utarbeider så forslag til ny organisering av virksomheten, og nye prosesser basert på beste praksis. Arbeidet med å utarbeide detaljene i den fremtidige organiseringen er ikke ferdigstilt, deriblant hvordan tjenestene skal organiseres ved de to campusene, Kronstad og Møllendalsveien. Dette arbeidet vil fortsette utover sommeren og høsten. Alle de tre delprosjektene er likevel opptatt av å sikre et kvalitativt godt tilbud både på Kronstad og i Møllendalsveien, og har dette hensynet med seg i det videre arbeidet. 3

139 STUDIEADMINISTRASJON Sakens bakgrunn Den studieadministrative virksomheten ved Høgskolen i Bergen (HiB) har siden sammenslåingen i 1994 vært organisert ved tre faglige avdelinger og i sentraladministrasjonen, og har vært lokalisert på fem ulike studiesteder. Dette har medført ulik organisering av tjenestene og ulik studieadministrativ praksis ved de forskjellige studiestedene. Ulikhetene skyldes i visse tilfeller faglige vurderinger, mens det i andre tilfeller er tradisjon og/eller sedvane ved det enkelte studiested som har ledet til dagens praksis. Fra og med 1. mai 2014 skal høgskolen samlokaliseres på Kronstad og i Møllendalsveien. I den forbindelse har det vært nødvendig å foreta en gjennomgang av den studieadministrative virksomheten slik den har vært organisert, og utarbeide og foreslå en mer hensiktsmessig organisering og studieadministrativ praksis tilpasset høgskolens nye hverdag etter samlokalisering og fremtidige utviklingsbehov. Som ledd i Organisasjonsprosjektet har Delprosjekt Studieadministrasjon kartlagt den studieadministrative virksomheten ved høgskolen, og utarbeidet forslag til organisering av den fremtidige studieadministrasjonen. Fra prosjektrapporten for Delprosjekt Studieadministrasjon fase 1: «Visjonen for Delprosjekt Studieadministrasjon: «Best for flest!» Studenten skal lykkes med felles beste praksis! Hovedmålet for prosjektet er at Høgskolen i Bergen skal ha en kvalitetsbevisst og effektiv studieadministrasjon som er godt tilpasset behovene og med kompetanse tilpasset oppgavene, den fremtidige studieadministrasjonen skal bidra til kultur- og identitetsbygging for merkevaren Høgskolen i Bergen, samtidig som den skal ta hensyn til særtrekk og spesielle behov i fagmiljøer. Videre skisseres følgende målsetninger for prosjektet: Å utvikle høgskolens studieadministrasjon slik at ulike studentgrupper sikres like gode tjenester Å sikre høy kvalitet og effektiv drift i de studieadministrative tjenestene Å identifisere og implementere beste praksis som felles praksis for gjennomgående prosesser Å legge til rette for utviklende og interessante arbeidsoppgaver for ansatte med oppgaver innenfor studieadministrasjon» Første fase i delprosjektet hadde oppstart i mai 2012, og involverte 38 medarbeidere fra studieadministrasjonen (ca. 2/3 av samtlige ansatte i studieadministrasjonen) ved de faglige avdelingene og sentraladministrasjonen. En referansegruppe bestående av representanter fra fagmiljøene, studentene og delprosjektledelsen var også tilknyttet prosjektet. I denne første fasen ble de studieadministrative arbeidsprosessene ved høgskolen kartlagt, og arbeidet med å lage nye prosesser basert på tanken om felles, beste praksis ble startet. Arbeidet i fase 1 viste at det gjøres svært mye godt arbeid på det studieadministrative feltet, men også at høgskolen har et klart forbedringspotensial. Dette gjelder blant annet i forhold til lov- og regelverk, hvor høgskolen ikke tilfredsstiller gjeldende krav i alle henseender. Det kan nevnes her at høgskolens gjennom ulik behandling av studentene bryter med regelverk og god forvaltningsskikk, for eksempel ved at det ble påvist ulike muligheter for studentene til å avlegge 4. gangs eksamen avhengig av hvilken avdeling studentene tilhørte. Kvalifikasjonsrammeverket følges ikke opp slik det skal, og kvalitetssikring av fag- og studieplaner fungerer ikke tilfredsstillende. Mangler i kvalitet gjelder også i forhold til 4

140 sårbarhet ved ferier og fravær gjennom manglende tilgjengelighet for brukerne av tjenestene. Det ble også påvist sårbarhet knyttet til manglende dublering av viktig kompetanse. Anbefalinger fra Delprosjekt Studieadministrasjon I tråd med delprosjektets formål, anbefales det generelt å sikre felles praksis og likebehandling av studentene på alle områder hvor det ikke foreligger faglige begrunnelser for ulikhet, samt å sikre kvalitet og utvikling av de studieadministrative tjenestene. Mer spesifikt kan den studieadministrative virksomheten ved høgskolen deles inn i følgende understående funksjoner, som ble kartlagt i første fase av Delprosjekt Studieadministrasjon. Delprosjektgruppen ga i flere tilfeller anbefalinger om endringer i funksjonsområdene: 0. linjetjeneste/selvbetjeningsløsninger Anbefaling: disse løsningene må videreutvikles og oppdateres i større grad enn tilfellet er i dag. Bedre selvbetjeningsløsninger vil bidra til bedre ressursutnyttelse i studieadministrasjonen for øvrig, og studentene får i større grad oppfylt sine ønsker om lett tilgjengelig informasjon og bedre elektroniske tjenester. Studieadministrativt servicetorg/førstelinjetjeneste Størrelsen og utformingen av resepsjonen på Kronstad er ikke egnet for å betjene 6000 studenter. Det er behov for en kvalitetsmessig oppgradering av førstelinjetjenesten mot studentene. Anbefaling: Det vil være langt mer hensiktsmessig å skille studieadministrative tjenester fra resepsjonstjenester, og opprette et studieadministrativt servicetorg som en førstelinjetjeneste mot studentene. Servicetorget må ha en egen leder og må bestå av en fast stab, i tillegg til at medarbeidere med spisskompetanse fra de ulike studieadministrative enhetene kan rotere inn i/bemanne opp servicetorget ved behov. God studieadministrativ kompetanse hos den faste staben i servicetorget er en forutsetning for god kvalitet i tjenesten. Dette vil også hindre unødige henvendelser til den øvrige studieadministrasjonen, og vil således frigjøre ressurser i den studieadministrative andrelinjen. Servicetorget må plasseres slik at det er lett tilgjengelig for alle studentene, uavhengig av avdelingstilhørighet, og selvbetjeningsstasjoner (PCer) bør stå i nær tilknytning til servicetorget, slik at kompetent personale kan bistå studentene ved behov. Eksamensadministrasjon Eksamensplan settes opp av studieadministrasjonen etter innspill fra og i samråd med fagmiljøene/studieprogrammene. Anbefaling: Planlegging og gjennomføring av eksamen må følge regelverket. Det må utarbeides og implementeres like rutiner for planlegging og gjennomføring av eksamen. Etter samlokaliseringen vil dette bli en komplisert kabal som vil kreve helhetsoversikt og samkjøring. Praksisadministrasjon Lærerutdanningene og helse- og sosialfagutdanningene har rammeplanstyrte krav om praksisstudier. Enkelte studier knyttet til Avdeling for Ingeniørutdanning har også praksis integrert, og det er pr. i dag de vitenskapelig ansatte som utfører det studieadministrative arbeidet knyttet til praksisorganisering. Anbefaling: Rapporteringsverktøy for praksis må forbedres. Roller og ansvarsfordeling mellom praksisadministrasjonen og fagmiljøene må avklares. En fremtidig praksisadministrasjon må også kunne yte studieadministrativ støtte til aktuelle fagmiljøer på AI. Dette vil kreve økte ressurser til funksjonsområdet. 5

141 Studieveiledning Studieveiledning må her skilles fra faglig veiledning, som utføres av vitenskapelig ansatte. Høgskolen mangler et profesjonelt og solid apparat for studieveiledning, og det er store forskjeller på hvordan dette utføres ved de tre faglige avdelingene i dag. Et profesjonelt studieveiledningstilbud vil bidra til god gjennomstrømning. Anbefaling: studieveiledningsområdet bør styrkes. Det bør opprettes et eget studieveilederteam, bestående av medarbeidere med god studieadministrativ kompetanse og med særskilt veilederkompetanse. Rekruttering og opptak Opptak av nye studenter, og saksbehandling knyttet til dette, har vært felles ved høgskolen siden Det foreligger ingen grunn til å endre på dette. Anbefaling: Det bør opprettes en gruppe/et team som skal videreutvikle høgskolens rekrutteringsarbeid. For å sikre best mulig rekrutteringsgrunnlag er det behov for økt samarbeid mellom opptakskontoret, kommunikasjonsseksjonen og vitenskapelig ansatte/utdanningsledere. Utdanningskvalitet Rammer og regelverk for kvalitetsarbeidet er likt for alle, men praksis er ulik ved høgskolens avdelinger i dag. Anbefaling: det helhetlige kvalitetsarbeidet ved høgskolen må forbedres for å sikre systematisk oppfølging og kvalitet. Kompetansen og kapasiteten på studiestøttesystem og øvrige sårbare områder må bedres. Internasjonalisering av utdanning Administrering av det internasjonale utdanningssamarbeidet har vært samlet siden Det foreligger ingen grunn til å endre på dette (felles organisering). Dagens situasjon Den studieadministrative staben ved HiB er liten sammenlignet med mange andre høgskoler og universiteter. Det må ses på som et fortrinn at HiB i dag har en effektiv studieadministrasjon. Dette må også kjennetegne fremtidens studieadministrasjon. Dette står ikke i motsetning til behovet for å videreutvikle en studieadministrasjon med nødvendig kvalitet og profesjonalitet. Funksjoner som i dag er organisert sentralt, under ledelse av stabsdirektør: Rekruttering og opptak Utdanningskvalitet og læringsmiljø Internasjonalisering Funksjoner som i dag er organisert avdelingsvis, under ledelse av dekanene: Eksamensadministrasjon Praksisadministrasjon Studentinformasjon Studieveiledning Studiekvalitet/utredningsarbeid 6

142 Antall ansatte medarbeidere avdelingsvis (inkl. leder): Sentraladministrasjon Avdeling for helseog sosialfag Avdeling for ingeniørutdanning Totalt: 15,5 15 7,5 17 Studie-/eksamensrelatert: 5 6 (2 på 10 deloppgaver) Praksisrelatert Avdeling for lærerutdanning Informasjon/studentekspedisjon 4/5 3 1 Studieveiledning Faglig 3 (deloppgave) som deloppgave Studiekvalitet/læringsmiljø 4,5 0,5 + 0,5 1 (deloppgave) Rekruttering og opptak 6 Internasjonalt kontor 4/5 Organiseringen er ulik på de ulike avdelingene. Medarbeiderne kan dermed ha arbeidsoppgaver som inngår i flere funksjonsområder. Utfordringer ved dagens organisering har vist seg å være knyttet hovedsakelig til: Kvalitetssikring. Gjeldende lov- og regelverk blir ikke tilfredsstillende fulgt opp. Kvalitetsutvikling. Ressurser som spres tynt utover slukes fort i løpende drift og levner små muligheter for utvikling, både når det gjelder individuell kompetanseutvikling og kvalitetsutvikling av tjenestene generelt. Det er i tillegg vanskelig å drive helhetlig kvalitetsutvikling av det studieadministrative fagområdet så lenge ressursene er organisert under fire ulike ledere. Sårbarhet ved fravær og ferieavvikling. Høgskolen mangler dublering av viktig kompetanse. Perioder med ferieavvikling medfører ulemper for brukerne, da tjenester ikke er tilgjengelige. Delprosjekt Studieadministrasjon fase 2 forslag til organisering av den studieadministrative virksomheten I fase 2 av Delprosjektet Studieadministrasjon ble det utarbeidet forslag til fremtidig organisering av den studieadministrative virksomheten ved høgskolen. Mandatet for fase 2 bygger på det overordnede mandatet for Organisasjonsprosjektet, og sier følgende om den fremtidige organiseringen av den studieadministrative virksomheten: Den foreslåtte organisasjonsmodellen skal bidra til: Å sikre profesjonalitet i de studieadministrative tjenestene Å sikre at studieadministrasjonen yter god service til brukerne av de studieadministrative tjenestene, blant annet gjennom å sikre nærhet og godt samarbeid mellom administrasjon og brukere (studenter og vitenskapelig ansatte) Å sikre kobling mellom faglig kvalitetsutvikling og kvalitetsutvikling i den studieadministrative virksomheten Å sørge for at den studieadministrative virksomheten ivaretar både daglig drift og utviklingsorienterte oppgaver (kvalitetsutvikling, utredning, regelverk, styresaker, jus etc.) Å sikre en hensiktsmessig fordeling av studieadministrative ressurser Det var delte meninger i delprosjektgruppen om hvordan det overordnede prosjektmandatet ( utvikle administrasjonen som en forvaltningsenhet og etablere én samlet administrasjon for høgskolen ) skulle fortolkes. Proponenter for forslagene A og C mente mandatet måtte fortolkes slik at prosjektets oppgave var å videreutvikle dagens administrative praksis og å 7

143 etablere én samlet administrasjon, med den forståelsesbakgrunn at høgskolens administrasjon er delt mellom en sentral enhet og tre avdelinger pr. i dag. Proponenter for forslag B mente at høgskolen allerede har en samlet administrasjon pr. i dag, og at prosjektets oppgave var begrenset til å videreutvikle dagens administrative praksis innenfor dagens organisering. Delprosjektgruppen klarte dermed ikke å enes om en felles modell for den fremtidige studieadministrative virksomheten, og tre ulike modeller ble sendt på høring i organisasjonen. Det henvises til rapporten for Delprosjekt Studieadministrasjon for en grundigere gjennomgang, men de foreslåtte modellene kan i korte trekk beskrives slik: Modell A: Felles organisatorisk enhet for studieadministrasjonen Modellen beskriver en samlet studieadministrativ virksomhet under ledelse av utdanningsdirektør. En ser for seg at dette vil være en hensiktsmessig organisering etter samlokalisering, og med tanke på utvikling av de studieadministrative tjenestene. Modellen tar utgangspunkt i utdanningsdirektørens ansvar for utvikling og drift av profesjonelle studieadministrative tjenester, og skisserer en felles enhet som leverer tjenester til avdelingene. Fellesenheten kan eksempelvis deles inn i følgende underenheter, som ledes av egne ledere: Studieadministrative tjenester 0.linjetjeneste Servicetorg / førstelinjetjeneste Eksamen Praksis Studieveiledning Rekruttering og opptak Utdanningskvalitet Internasjonalisering av utdanning Begrepet 0-linjetjeneste tar utgangspunkt i at det må legges til rette for at studentene kan finne mest mulig oppdatert og riktig informasjon selv. All informasjon som studenten kan finne på høgskolens nettsider må være lett tilgjengelig og oppdatert. Alle skjema som studenten skal fylle ut må utvikles til å bli helelektroniske (både utfylling og sending) og skal finnes på nettsidene. Lederne for de ulike underenhetene utgjør stabsdirektørens ledergruppe, og har personalansvar for medarbeiderne i sin underenhet. Dedikerte personer innenfor de ulike funksjonsområdene skal være tilknyttet utvalgte studieprogram for å ivareta nærhet og kjennskap til programmenes egenart. I praksis vil da hver avdeling ha sine personer å forholde seg til i det daglige, slik som nå. Nær kontakt og gjensidige forpliktende samarbeidslinjer mellom utdanningsledelse og studieadministrativ ledelse er viktig for en smidig og effektiv drift. Saker skal løses på lavest mulig nivå. Fordeler ved modell A kan i korte trekk oppsummeres slik: modellen gir gode muligheter for nødvendig kvalitetssikring og kvalitetsutvikling modellen gir gode muligheter for effektiv og rasjonell drift modellen gir gode muligheter for kompetanse- og karriereutvikling, samt faglig fellesskap for ansatte i studieadministrasjonen Bekymringer knyttet til modell A kan i korte trekk oppsummeres slik: fare for økt byråkratisering fare for at modellen vil bidra til mindre fokus på støttefunksjonen mot fagmiljøene, med påfølgende lavere opplevd kvalitet i tjenestene for en vesentlig brukergruppe 8

144 Modell B: Studieadministrative tjenester tilknyttet avdelingene (noen tjenester på avdeling, andre i en fellesadministrasjon) Modellen tar utgangspunkt i avdelingsledelsenes ansvar for studiene, og anser to typer administrasjon som nødvendig: en administrasjon som utøver støttefunksjoner mot studiene og som bør ligge på avdelingsnivå, og en administrasjon som ivaretar spisskompetanse, koordinering og kontakt med myndighetene, og som kan ligge på sentralt nivå. Denne modellen viderefører dagens organisering med avdelingsadministrasjoner under ledelse av dekan, og en fellesadministrasjon under ledelse av stabsdirektør. Det foreslås å opprettholde de fleste studieadministrative oppgaver på avdelingsnivå, slik det gjøres i dag. I tillegg foreslås det at studentinformasjon og studierådgivning legges til fellesadministrasjonen, sammen med andre oppgaver som ikke er tidskritiske for virksomheten. Studieadministrative tjenester på avdelingsnivå: Praksisadministrasjon Eksamensadministrasjon Rom- og timeplanlegging Utredningsarbeid Fagplanarbeid Studieadministrativ saksbehandling knyttet til o Eksamen o Fritak o Dispensasjon o Klager o Innpassing o Permisjoner og overflytting o Vitnemål o Privatister Studieadministrative fellestjenester: Utdanningskvalitet og læringsmiljø Internasjonalisering Rekruttering og opptak Studentekspedisjon/-informasjon Studieveiledning Andre oppgaver som ikke er tidskritiske for virksomheten Studieadministrativt ansatte har dedikerte oppgaver knyttet til instituttenes behov, og sikrer at utdanningene får den støtten de har behov for. Saker løses fleksibelt og på lavest mulig nivå. Fordeler ved modell B kan i korte trekk oppsummeres slik: modellen gir gode muligheter for ivaretakelse av støttefunksjonen mot kjernevirksomheten modellen gir gode muligheter for å videreføre dagens tjenestekvalitet Bekymringer knyttet til modell B kan i korte trekk oppsummeres slik: fare for at videreføring av dagens modell innebærer en videreføring av dagens problemer kvalitetssikring og kvalitetsutvikling av tjenestene vil kreve særskilte tiltak og økte personalressurser til administrasjon 9

145 Modell C: Felles studieadministrativ enhet og administrative ressurser til dekanene Modellen søker å forene behovet for kvalitetsutvikling og effektiv drift av administrasjonen med dekanenes behov for administrative ressurser. Modellen tar utgangspunkt i at utdanningsdirektøren har ansvar for drift og utvikling av profesjonelle studieadministrative tjenester, og at dekanene har ansvar for studiekvaliteten og det faglige innholdet. Det foreslås å etablere en enhet for studieadministrative fellestjenester, som beskrevet i forslag A, men i tillegg å avsette spesifikke administrative ressurser tilknyttet dekanene, med funksjonsområder innen utrednings- og utviklingsarbeid, herunder støtte på fagstrategisk nivå samt studiekvalitetsarbeid knyttet til avdelingene. Prinsippet i modellen er at det meste av de studieadministrative tjenestene er fellestjenester, men at det er behov for at visse fagnære oppgaver løses av administrativt personale som rapporterer til dekan. Hvor store ressurser det er behov for til disse funksjonene må avklares nærmere. Det må etableres og holdes nær kontakt mellom den studieadministrative fellesenheten og dekanenes studieadministrative ressurser for å sikre godt samarbeid, erfaringsutveksling og kompetanseoverføring. Fordeler ved modell C kan i korte trekk oppsummeres slik: modellen gir gode muligheter for å ivareta fordelene knyttet til både modell A og B modellen gir gode muligheter for fleksibilitet, og kan tilpasses behovet på hver enkelt avdeling Bekymringer knyttet til modell C kan i korte trekk oppsummeres slik: avhengig av hvilke oppgaver som legges hvor, vil bekymringene være knyttet til de samme momentene som ved modell A og B Høringssvar fra organisasjonen De innkomne høringssvarene i forbindelse med rapporten fra fase 2 viser at organisasjonen er delt i synet på hvilken organisasjonsmodell som vil være best tjenlig for høgskolen. Fagmiljøene gir sin tilslutning til modell B, studentene gir sin tilslutning til modell C, mens administrasjonen er delt mellom forslagene eller avstår fra å gi sin tilslutning til noen av modellene. Tjenestemannsorganisasjonene er delt mellom alle tre forslagene, men likevel slik at majoriteten støtter modell B. Argumentene for de ulike modellene i høringssvarene tilsvarer og utdyper argumentene som kommer frem i rapporten, og gjenspeiler uenigheten som var til stede i delprosjektgruppen i fase 2 av prosjektarbeidet. Det er dermed god grunn til å anta at rapportens fremstilling er representativ for organisasjonen som helhet. Svært kort oppsummert skisserer høringssvarene følgende behov som må tas hensyn til i utformingen av den fremtidige studieadministrative virksomheten ved høgskolen: Behovet for gode støttetjenester mot fagmiljøene Behovet for kvalitetssikring og kvalitetsutvikling Behovet for kultur- og identitetsbygging for å bygge én høgskole på tvers av faglige skillelinjer Samtlige høringssvar følger saken, og for en mer detaljert kunnskap om de ulike synspunktene henvises det til disse. Fremtidige behov og rammebetingelser Den fremtidige organiseringen av den studieadministrative virksomheten vil med nødvendighet måtte ta hensyn til og adressere de utfordringene som ble avdekket i 10

146 rapporten fra første fase i Delprosjekt Studieadministrasjon, samt i høringssvar fra organisasjonen. Det utpeker seg dermed hovedsakelig tre viktige behov som må ivaretas i den fremtidige studieadministrasjonen: Behovet for profesjonalisering og kvalitetssikring av tjenestene Behovet for kvalitetsutvikling og utvikling av nye støttetjenester (f.eks. mot master- og ph.d.utdanningene) med tanke på universitetsambisjonen Behovet for en organisering av den studieadministrative virksomheten som ivaretar støttefunksjonen mot fagmiljøene og studentene. Høgskolen er i dag under omstilling, noe som betyr tre ting: større effektivitet i tjenestene, omdisponering av ressurser, eventuelt tilføring av ny kompetanse ved naturlig avgang eller ved nyopprettede stillinger. Høgskolen løser i dag de administrative oppgavene med nokså knappe ressurser. Disse er som nevnt i stor grad bundet opp i daglig drift, noe som levner små muligheter for nødvendig kvalitets- og kompetanseutvikling. Samtidig skal høgskolen flytte inn i nye lokaler på Kronstad og i Møllendalsveien, noe som vil medføre økte husleiekostnader og krav til en mer effektiv arealutnyttelse. Skal høgskolen opprettholde dagens organisering av studieadministrasjonen og samtidig innfri kravene til kvalitetssikring og behovet for tjeneste- og kvalitetsutvikling som påpekes gjennom Delprosjekt Studieadministrasjon, vil dette medføre økte kostnader til studieadministrative ressurser for høgskolen. Dimensjoneringen er ikke ferdig utarbeidet av Delprosjekt Studieadministrasjon, men anslagsvis kan en si noe om det økte ressursbehovet dette vil medføre innenfor visse funksjonsområder: Delprosjekt Studieadministrasjon anbefaler å opprette et studieadministrativt servicetorg, bemannet med en fast stab av medarbeidere, som en førstelinjetjeneste mot studentene. Det vil være behov for økt kompetanse innenfor studieadministrative områder i forhold til dagens studentekspedisjoner. Med tanke på behovet for profesjonalisering av tjenestene, anbefaler både Delprosjekt Studieadministrasjon og Delprosjekt Bygningsdrift å oppløse dagens studentekspedisjoner og dele oppgavene mellom studieadministrasjon og bygningsdrift. De studieadministrative oppgavene i dagens studentekspedisjoner vil dermed kunne flyttes til det studieadministrative servicetorget, mens service- og resepsjonsoppgaver som ikke er tilknyttet studieadministrasjon, vil kunne utføres av medarbeidere i driftsenheten. Delprosjekt Bygningsdrift anbefaler at også rom-/tidsplanlegging for fremtiden utføres av et eget team, som legges under drift. Dette vil med stor sannsynighet føre til at deler av personalet tilknyttet dagens studentekspedisjoner vil få andre oppgaver og en annen organisatorisk plassering i den fremtidige administrasjonen. Ut fra de nevnte forutsetningene, kan en dermed ikke påregne at hele det studieadministrative servicetorget kan bemannes med ansatte i dagens studentekspedisjoner. Servicetorget anbefales å ha en egen leder, og det vil anslagsvis være behov for 5-6 medarbeidere i servicetorget på Kronstad, i tillegg til 1-2 medarbeidere som ivaretar samme funksjon i Møllendalsveien. Det legges til grunn at de fleste spørsmål og behov studentene henvender seg med, skal løses i servicetorget. Dette stiller krav til høy kompetanse hos de medarbeiderne som skal yte service overfor studentene. God gjennomstrømning bidrar positivt i forhold til utdanningsinsentivene for tildeling av midler gjennom rammebevilgningen, i tillegg til at det bidrar til positiv omdømmebygging for Høgskolen i Bergen, og derigjennom til et godt rekrutteringsgrunnlag. Delprosjekt Studieadministrasjon anbefaler å styrke studieveiledningstjenesten gjennom å etablere et studieveiledningsteam bemannet med medarbeidere med god studieadministrativ kompetanse, samt særskilt veiledningskompetanse. Dette vil være et godt tiltak for å redusere frafall av studenter, noe KD forventer at høgskolen har fokus på. De økte kostnadene knyttet 11

147 til etablering av veiledningstjeneste vil helt eller delvis kunne tas inn igjen hvis dette fører til at flere av de studentene som tar i mot studieplass, faktisk gjennomfører. Dersom høgskolen skal følge anbefalingene fra Delprosjekt Studieadministrasjon om å sikre studieadministrativ støtte til praksisadministrasjon på Avdeling for Ingeniørutdanning med anslagsvis én stilling ligger det potensielt økte kostnader også i dette. Etter Kvalitetsreformen er det påkrevd for institusjonene å bygge opp kompetanse på områder som tidligere har vært overlatt til departementet å beslutte. Innenfor det studieadministrative området betyr dette høyere krav til spisskompetanse og generell kvalitetsutvikling av tjenestene en utvikling som vanskelig kan ivaretas med en delt organisering av den studieadministrative virksomheten over flere avdelinger uten økt tilføring av ressurser. I tillegg må høgskolen sikre sårbar kompetanse ved hjelp av dublering, og studieadministrasjonen må bygge opp ytterligere kompetanse med tanke på høgskolens universitetsambisjon. I så måte er det et vesentlig poeng at HiB må være en attraktiv arbeidsplass som tilbyr faglige utfordringer også innenfor det studieadministrative området, slik at høgskolen kan tiltrekke seg og beholde den gode kompetansen som bidrar til å utvikle høgskolen som en nyskapende og lærende organisasjon. Det er vanskelig å kostnadsberegne dette behovet, men det må legges til grunn at en styrking på dette punktet vil føre til økte personalkostnader. I tillegg til å understreke betydningen av rettferdighet i forvaltningen og kvalitet i tjenestene, vektlegger også Kvalitetsreformen god virksomhetsstyring. Kvalitetsreformen ga institusjonene større frihet, men dermed også større ansvar for egen styring. I St. meld. nr. 27 ( ) står følgende: Institusjonene må etablere mindre tidkrevende beslutningsstrukturer, blant annet gjennom å unngå dobbeltarbeid i ulike organer og på ulike nivåer. God styring av institusjonene forutsetter profesjonalitet og kvalitet i støttefunksjoner, personalforvaltning, økonomistyring og studieadministrasjon. Det bør være sterkest mulig faglig orientering i ledelse og styring på fakultets- og avdelingsnivå, samt på instituttnivå. Ansvar for og utførelse av administrative oppgaver og støttefunksjoner kan derfor i større grad legges til institusjonenes sentrale nivå i de tilfellene der dette best legger til rette for å heve kvaliteten på disse tjenestene. Dette må også vurderes i forhold til mulige stordriftsfordeler som frigjør ressurser fra administrative til faglige oppgaver, og til at det kan bidra til å rendyrke faglige orienteringer og tidsbruk på de lavere nivåene ved institusjonene. Med en omdisponering av ressursene, som setter høgskolens studieadministrative personale i stand til å jobbe mer effektivt gjennom å gjøre oppgavene én gang istedenfor to - tre, kan det frigjøres ressurser til nødvendig styrking av aktuelle områder eller gi rom for å omdisonere ressurser til faglig virksomhet. Tildelingsbrevet for Høgskolen i Bergen 2013 understreker at både ambisjonene og kvaliteten på forskning og utdanning må heves, og at tydeligere prioriteringer må til for å utvikle universitets- og høyskolesektoren. Sektormål 4 i tildelingsbrevet påpeker at universiteter og høyskoler skal ha effektiv forvaltning av virksomheten. Med tanke på utvikling av høgskolens kjernevirksomhet og universitetsambisjonen, vil det ikke være formålstjenlig for høgskolen å organisere administrasjonen på en måte som vil kreve økte ressurser for å kunne utføre nødvendig kvalitetssikring og utvikling. Høgskolens ressurser bør i størst mulig grad benyttes for å utvikle høgskolens kjernevirksomhet, ikke støttefunksjonene. 12

148 Handlingsromutvalget, som ble oppnevnt av Kunnskapsdepartementet i 2009, påpekte i sin rapport Handlingsrom for kvalitet (februar 2010) at det eksisterer et generelt behov i UHsektoren for utvidede budsjettrammer for å øke handlingsrommet, men understreket også viktigheten av at den enkelte institusjon selv arbeider for å øke sitt interne handlingsrom, gjennom en mer effektiv forvaltning av sine ressurser. Styret ved den enkelte institusjon har ansvar for å forvalte og prioritere den samlede rammebevilgningen best mulig for å nå de målene Stortinget har vedtatt for sektoren. I høgskolens nye hverdag, med økning i utgifter til blant annet husleie, vil det bli enda viktigere å disponere høgskolens midler på en måte som best mulig bidrar til god kvalitet og effektiv ressursdisponering. Det er også slik at ansatte ved høgskolen vil ha mindre areal til rådighet i de nye lokalene på Kronstad og i Møllendalsveien. Det vil dermed være vanskeligheter forbundet med å øke de studieadministrative ressursene i den størrelsesorden som er skissert ovenfor - pr. i dag er det ikke tilgjengelig areal for en slik økning i personalet. Med henvisning til det ovenstående, fremstår ikke en videreføring av dagens organisering av de studieadministrative tjenestene som en god løsning for høgskolen. En slik videreføring er heller ikke i henhold til mandatet for prosjektet, som spesifiserer at det skal etableres én samlet administrasjon for høgskolen. Erfaringer fra sektoren I den interne debatten ved høgskolen, og i høringsuttalelsene, har det vært påpekt at høgskolen må trekke veksler på andres erfaringer med ulike organisasjonsmodeller for den studieadministrative virksomheten. Det har også blitt stilt spørsmål ved hvorfor Delprosjekt Studieadministrasjon ikke har vurdert lokal studieadministrasjon på instituttnivå som et alternativ for høgskolen. Universitetene i Oslo og Bergen har vært trukket frem som eksempler til etterfølgelse når det gjelder organisering av den studieadministrative virksomheten. Felles for begge institusjonene er at de vanskelig kan sammenlignes med HiB: de er betraktelig større, og de er geografisk spredt over et større område enn høgskolen vil bli etter flytting til Kronstad og Møllendalsveien, de har langt større administrative staber til disposisjon enn høgskolen og de har en betydelig bedre finansiering. Universitetet i Stavanger, med sine 3 fakulteter, 14 institutter, 2 sentre og rundt 9000 studenter, er langt mer egnet for sammenligning med HiB etter 2014 både når det gjelder størrelse og fysisk nærhet i tilknytning til campus. UiS gikk gjennom en organisasjonsutviklingsprosess i En egen arbeidsgruppe bestående av administrativ og faglig ledelse, samt representanter for tjenestemannsorganisasjonene, gikk i den forbindelse gjennom fokusområdet Utvikling av støttefunksjoner og studentservice. Utfordringene i forkant av prosjektet var blant annet tilknyttet instituttledelsens opplevelse av manglende administrativ støtte. Denne opplevelsen var knyttet både til omfanget av oppgavene som skulle gjøres, og til den forvaltningsmessige dybdekompetanse oppgavene krevde av instituttlederne. Prosjektarbeidet vurderte generelle administrative funksjoner, inkludert økonomi og personal, men på det studieadministrative området var en av konklusjonene fra gruppen at oppgaver som er rutinepreget og som finnes i stort omfang, ikke bør utføres på instituttnivå (f.eks. eksamensforberedende arbeid, klagebehandling og utskriving av vitnemål). De studieadministrative ressursene ble foreslått tilknyttet fagnære oppgaver (f.eks. studentevalueringer, oppdatering av emne- og studieplan, saksbehandling knyttet til rådsarbeid, individuelle tilpasninger av studieplan og andre særordninger/enkeltvedtak). Seksjon for utdanning peker i sin høringsuttalelse på mange andre høgskoler og universiteter som har valgt en lignende løsning, med felles studieadministrative tjenester i større eller mindre grad (oppgaver i parentes er fellestjenester). Noen eksempler: 13

149 Universitetet i Agder (eksamen, opptak, timeplan, FS, tilrettelegging, Fronter) Tidligere Høgskolen i Akershus (studentservice, eksamen, opptak, studieveiledning, FS m.m.) Høgskolen i Gjøvik (studenttorg, studieveiledning, eksamen, opptak, FS, tilrettelegging, Fronter) Høgskolen i Narvik (opptak, studieplaner, eksamen, IKT verktøy FS, timeplanlegging, studieinformasjon på web og It's Learning) Universitetet i Nordland (studentinformasjon, registrering, opptak, oppmelding til eksamen, utstedelse av karakterutskrifter, vitnemål, samt forskningsadministrative tjenester) Høgskolen i Volda (Fronter, FS, Nexus - studie- og emneplan, opptak, eksamen, regelverk, eldre studieplaner) Høgskolen i Sogn og Fjordane (opptak, rekruttering, studenttorg, eksamen, sensur, tilrettelegging, fagplaner, studiekvalitet, IT, oppdrag) Høgskolen i Hedmark (eksamen, utdanningsplaner og studieveiledning, opptak, FS, internasjonalt kontor, utvikle og legge til rette for pedagogisk bruk av IKT i høgskolen m.m.) Høgskolen i Telemark (delvis - koordinering av utdanningsvirksomheten, studieinformasjon, markedsføring og opptak, studieadministrativ saksbehandling, sekretærfunksjon bl.a. for høgskolens klagenemnd, internasjonalt utvalg, utdanningsutvalget og læringsmiljøutvalget, utrednings- og utviklingsarbeid, utforming og vedlikehold av høgskolens forskrifter, retningslinjer og instrukser, utvikling av høgskolens kvalitetssikringssystem m.m.) Høgskolen i Lillehammer (studenttorg, opptak, eksamenskontor, internasjonalt kontor, studieplanlegging) Høgskolen Stord/Haugesund (fellestjenestene omfatter alt teknisk og administrativt personale) Universitetet i Stavanger (delvis enhet for studentservise: sentralbord, servicetorg, opptak, planlegging av semesterstart, rom og vakter til eksamen, rom og timeplanlegging, FS, rapportering, studieveiledning og tilrettelegging) Norges Handelshøyskole (eksamen, timeplanlegging, informasjon/service, opptak, markedsføring, utredning og kvalitetssikring, utveksling og internasjonalisering) Oppsummering Delprosjekt studieadministrasjon har påvist ulik praksis og mangler som må forbedres. Høgskolen har også en ambisjon om å bli profesjonsuniversitet innen I tillegg til dette, og i tråd med føringer fra Kunnskapsdepartementet, setter høgskolens strategiske plan fokus på internasjonalisering av utdanning. Dette vil kreve utvikling av studieadministrative tjenester og kompetanse som høgskolen ikke har pr. i dag. Eksempelvis vil det være behov for studieadministrativ støtte til master- og ph.d-utdanningene, kompetanseheving i forhold til mastergrader på engelsk og økt kompetanse på internasjonalt opptak. Det er altså behov for nye støttetjenester, og endringer i eksisterende. Dette vil betinge effektivisering og omfordeling/tilføring av ressurser til aktuelle områder. Uavhengig av hvilken organisasjonsform som velges for den fremtidige studieadministrasjonen, må disse behovene tas på alvor. Prosessen frem mot styrets behandling av saken har til dels vært polarisert når det gjelder spørsmålet om hvordan studieadministrasjonen skal organiseres. Dette til tross for høy grad av enighet om at tjenestene må utvikles på fagenes premisser og i nært samarbeid mellom fag og administrasjon. En udelt positiv effekt av de gjennomførte prosessene har likevel vært at organisasjonen gjennom disse har ervervet betydelig høyere kunnskap om seg selv, både når det gjelder hva som fungerer og hva som ikke fungerer godt nok. 14

150 Sammenligner vi oss med flere andre høgskoler finner vi at disse følger et felles utviklingsmønster med flere oppgaver utført i større fellesadministrasjoner og mindre administrasjon på underliggende nivåer. Selv om det er ulike synspunkter på valg av organisasjonsmodell mellom de to store brukerne av studieadministrative tjenester de faglige ansatte som ønsker modell B og studentene som ønsker modell C, er det likevel enighet om at dekanene må ha en tilknyttet stab som bl.a. kan ivareta de fagnære studieadministrative oppgavene samt faglige særtrekk ved utdanningene. Dekanene vil fortsatt ha det administrative ansvaret innen sin avdeling og ha direkte tilknyttet funksjoner som planlegging, utredning, studiekvalitet samt planleggingsoppgaver i forbindelse med eksamen som ikke er egnet for fellesløsninger. Dersom det avsettes nødvendige ressurser som kan bistå avdelingenes ledelse og enheter i dette arbeidet vil dette kunne frigjøre tid og ressurser hos avdelingenes faglige ledelse. Disse stillingene bør i minst mulig grad belegges med driftsoppgaver og løpende saksbehandling. 15

151 BYGNINGSDRIFT Sakens bakgrunn Bygningsdrift er organisert som et delprosjekt under Organisasjonsprosjektet, og forholder seg således til Organisasjonsprosjektets overordnede mandat og målsetninger. Delprosjekt Bygningsdrift er relatert til det som omhandler drift av høgskolens leide areal. Dagens driftsvirksomhet ved høgskolen er organisert i de tre faglige avdelingene, og med tanke på samlokaliseringen i 2014 har Delprosjekt Bygningsdrift som formål å utvikle ulike driftsfunksjoner til en samlet driftsenhet. Den samlede driftsenheten skal ivareta høgskolens behov for drifts- og servicetjenester. Delprosjektet skal foreslå ny organisasjonsstruktur for den samlede driftsenheten etter samlokalisering på Kronstad og i Møllendalsveien, samt foreslå ny stillingsstruktur for å ivareta de administrative funksjonene/oppgavene. I henhold til mandatet for delprosjektet, skal den foreslåtte organisasjonsmodellen bidra til: Å sikre profesjonalitet i driftstjenestene, herunder å sikre en operativ og handlekraftig enhet Å sikre forutsigbare og gode støttefunksjoner til høgskolens primærvirksomhet Å sikre godt samarbeid mellom driftsenheten, gårdeiere og øvrige ansatte og studenter ved høgskolen Å sørge for både daglig drift og utvikling av den driftsmessige virksomheten, herunder relevant kompetanseutvikling for driftspersonalet Å sikre en hensiktsmessig fordeling av oppgaver/ansvar mellom høgskolen og aktuelle gårdeiere Prosjektorganisering og fremdrift - Delprosjekt Bygningsdrift I henhold til Organisasjonsprosjektets struktur, er høgskoledirektøren prosjekteier for prosjektet, og personaldirektør er prosjektleder. Delprosjektet ledes av høgskolens driftssjef. Høgskolens samlede driftspersonell er involvert i prosjektet, inkludert innleid personell. Selve delprosjektgruppen består av fast ansatte ved høgskolen med god kompetanse på sine felt, og har medlemmer fra alle avdelingene og sentraladministrasjonen. Delprosjekt Bygningsdrift ser på driftsoppgaver knyttet opp til seks funksjonsområder: 1. Renhold 2. Vaktmestertjenester 3. Logistikk 4. Lys, lyd, scene 5. Sikkerhet 6. Servicesenter/resepsjon Innenfor det første funksjonsområdet, renhold, har høgskolen valgt å få bistand fra et eksternt konsulentfirma, som utreder behov, utarbeider renholdsplan etc. Resultatet av dette arbeidet vil bli levert innen 1. juli d.å. Delprosjekt Bygningsdrift leverte sin rapport fra første fase i arbeidet , og har beskrevet fremtidige behov og forslag til organisering av en samlet driftsenhet. I forslaget er det forutsatt at dagens studentekspedisjoner omorganiseres i henhold til anbefalingene fra Delprosjekt Studieadministrasjon, og at deler av dagens ekspedisjonsarbeid inngår i en samlet driftsenhet i form av resepsjons-/servicearbeid. Med tanke på omfanget av oppgaver i forbindelse med flytteprosessen og overtakelse av nybygg, vedtok høgskolens styre å samle driftspersonalet i en felles prosjektorganisasjon for optimal ressursdisponering (sak 38/13). Det samlede driftspersonalet utfører dermed pt. sine daglige driftsoppgaver tilknyttet avdelingene som før, men deltar i tillegg i prosjektarbeidet og rapporterer til driftssjef, som også er delprosjektleder for bygningsdrift. I henhold til styrevedtaket, skal Delprosjekt Bygningsdrift også videreutvikles og inngå i et større 16

152 Delprosjektet felles bygningsdrift og arealforvaltning. En samlet plan for organisering av driftsfunksjoner og arealforvaltning ved HiB med virkning fra 1. mai 2014 skal tilbake til styret for vurdering innen utgangen av høstsemesteret Rapporten fra Delprosjekt Bygningsdrift Gjennomgangen av dagens driftsorganisering har vist at det gjøres svært mye godt arbeid innenfor driftsområdet ved HiB, men at høgskolen kan dra nytte av å organisere tjenesten på en mer helhetlig og effektiv måte. Høgskolen har for eksempel pr. i dag ingen strukturert oppfølging og kvalitetssikring av underleverandører og kontrakter. Dette medfører potensielt store kostnader, da man i liten grad kan dokumentere avvik, feil og mangler ved en avtalt leveranse. Et eksempel på dette er renholdskontrakten, som leveres med store variasjoner i kvalitet. Høgskolen har pr. i dag heller ikke noe system for en planmessig drift og vedlikehold av inventar, utstyr eller bygningsmasse. Dette medfører at driftspersonalet i stor grad ikke har mulighet til å arbeide på en forutsigbar og forbyggende måte, men må løse oppgavene fortløpende etter hvert som det oppstår problemer. Det vil også være en vesentlig høyere intensitet i arealutnyttelsen på Kronstad og i Møllendalsveien enn det som er tilfelle pr. i dag, noe som vil påvirke hvordan arealene må driftes. Driften må også legges opp på en måte som gjenspeiler at arealene på Kronstad på den ene siden vil kreve mindre fordi de er nye, men som på den andre siden vil kreve mer på grunn av mer avanserte tekniske løsninger. For å imøtekomme forventinger til høyere servicegrad og høyere kvalitet på serviceleveransen, mener Delprosjekt Bygningsdrift at høgskolen vil være tjent med å utvide driftsbegrepet til også å omfatte service rettet mot brukerne av tjenestene. Det foreslås at det etableres et servicesenter, en driftssentral, et felles varemottak og en funksjon som sammen med avdelingene ivaretar felles time- og romplanlegging. Driftsvirksomheten vil dermed kunne ivareta flere funksjoner en det man tradisjonelt forbinder med slike tjenester, og vil da kunne ivareta høgskolens totale drifts- og servicebehov. En hensiktsmessig og effektiv drift vil også måtte kommunisere på en annen måte enn tidligere mot andre administrative og tekniske fagområder for en «sømløs» produksjon av tjenester. Et eksempel på dette er at arealplanlegging og-utnyttelse må ses i en tettere sammenheng med de faglige- og studieadministrative oppgavene knyttet til en helhetlig undervisnings- og eksamensplanlegging. Et annet aspekt som det videre arbeidet med organisering av bygningsdrift må integrere i arbeidet, er målsettingen om at HiB skal bli et miljøfyrtårn. Denne målsettingen er krevende, og innebærer at alt fra valg som gjøres i fasen med innkjøp av brukerutstyr til valg som vil ha betydning for den langsiktige driften av byggene, må gjenspeile miljøambisjonen. Servicesenteret skal motta, samordne og koordinere tilbakemeldinger og bestillinger fra avdelinger og enkeltpersoner. Sentralbord og resepsjon vil naturlig inngå i et slikt senter, i tillegg til andre servicerettede oppgaver både til studenter, ansatte og besøkende, samt oppfølging av underleverandører. Andre oppgaver som kan legges her, kan være bestillinger og booking av møte- og grupperom. Bestillinger av mer tradisjonelle driftsoppgaver vil bli ivaretatt i driftssentralen, slik som vaktmester- og driftsteknikeroppgaver. Det sentrale varemottaket vil også kunne ligge til bygningsdrift, slik at høgskolen kan etablere en innkjøpskontroll. Pr. i dag har ikke høgskolen noe system for kontroll av mottatte leveranser/varer mot bestilling/faktura. Varemottaket vil også håndtere intern distribusjon av varer og post, mellom høgskolens ulike studiesteder (Kronstad, Møllendalsveien, Straume og Skålevik). De nye lokalene vil kreve langt større grad av effektiv arealutnyttelse enn pr i dag. Det foreslås dermed å opprette en funksjon som ivaretar høgskolens felles behov for koordinering av undervisningsrom sammen med avdelingene, et time-/romplanleggingsteam. Dette er også i samsvar med anbefalingene fra Delprosjekt Studieadministrasjon. 17

153 Den samlede driftsenheten vil kunne inngå i en fremtidig seksjon for arealforvaltning. Dette vil være en hensiktsmessig organisering med tanke på effektiv og helhetlig drift, arealforvaltning, oppfølging av kontrakter og avtaler etc. Universitetet i Stavanger og Universitet i Bergen er eksempler på institusjoner som har organisert drifts- /arealforvaltningsfunksjonene på lignende måte. Delprosjektet har vurdert stillingsstruktur, oppgaver og funksjoner i organiseringen, og anbefaler en teamorganisering, med en teamleder for servicesenteret, en teamleder for driftssentralen og en teamleder for time- /romplanlegging. Disse tre teamlederne inngår i enhetens ledergruppe, og rapporterer til driftssjef. Det henvises til rapporten fra Delprosjekt Bygningsdrift for en grundigere beskrivelse av oppgaver som er tenkt å inngå i de ulike funksjonene. Delprosjektet vil i neste fase arbeide videre med detaljene i arbeidsprosesser, organisering og dimensjonering. BIBLIOTEKET Sakens bakgrunn Delprosjekt Biblioteket er det tredje delprosjektet under Organisasjonsprosjektet som er under arbeid ved Høgskolen i Bergen pr. i dag. Dagens bibliotekstjenester er lokalisert ved de ulike studiestedene og fungerer som avdelingsbibliotek for de faglige avdelingene, men er organisert sentralt under ledelse av stabsdirektør. Prosjektarbeidet ved biblioteket dreier seg i stor grad om hvordan dagens tjenester skal samordnes og utføres etter samlokalisering på Kronstad og i Møllendalsveien, samt hvordan bibliotekstjenestene kan videreutvikles i henhold til strategiske planer. Prosjektorganisering og fremdrift - Delprosjekt Biblioteket I henhold til Organisasjonsprosjektets struktur, er høgskoledirektøren prosjekteier for prosjektet, og personaldirektør er prosjektleder. Delprosjektet ledes av bibliotekdirektøren, og Bibliotekrådet fungerer som referansegruppe for delprosjektet. Alle fast ansatte ved biblioteket er involvert i prosjektarbeidet, som er organisert i syv undergrupper tilknyttet kjernefunksjoner ved biblioteket: Publikums-/utlånstjenester Studiestøtte Forskningsstøtte Digitale systemer Formidling Samlingsutvikling/tilvekst Administrasjon Prosjektarbeidets første fase inkluderte kartlegging av dagens bibliotekfunksjoner ved de ulike avdelingsbibliotekene med tanke på oppgaver, prosesser og organisering, samt kartlegging og analyse av ressursbruken knyttet til funksjonene. Delprosjektet leverte rapport fra dette arbeidet Fase 2 er under arbeid pt., og har rapporteringsfrist Delprosjektgruppen prioriterer kritiske prosesser frem mot samlokaliseringen i 2014, og utarbeider nye prosesser i henhold til prioritering basert på beste praksis. Det videre prosjektarbeidet i påfølgende faser vil dreie seg om dimensjonering og utarbeiding av funksjonsplan, innplassering, tilrettelegging/gjennomføring av evt. kompetanseutvikling og iverksetting. En samlet plan for organisering og stillingsstruktur skal fremlegges styret for vurdering innen utgangen av høstsemesteret. 18

154 Fremtidige behov Delprosjekt Biblioteket har fokus på å utnytte de utviklingsmuligheter som ligger i en samlokalisering av bibliotekstjenestene. Kartleggingen i første fase viser forbedringsområder innenfor kjernefunksjonene som vil bidra til bedre servicekvalitet og mer effektiv ressursbruk, og dette arbeides det videre med pt. Anbefalte tiltak dreier seg eksempelvis om å sikre dublering av nøkkelkompetanse for å unngå sårbarhet i organisasjonen, utvikling av elektroniske støttesystemer og e-læring, utvikling av rutiner for tilvekst og satsing på oppbygging av digitale samlinger, markedsføring av bibliotekstjenestene, utvikling av studieog forskningsstøtte og utvikling av biblioteket som formidlingsarena for forskning- /utviklingsaktivitet ved høgskolen. Det er et sterkt ønske i delprosjektet å synliggjøre bibliotekets funksjon som verdiskapende enhet for høgskolen. Biblioteket skal utvikles som kunnskapsallmenning for profesjonskompetanse med tanke på både interne og eksterne omgivelser. Delprosjektet ser særlig utviklingspotensial ved at bibliotekstjenestene etter samlokalisering kan organiseres ut fra funksjoner, heller enn avdelinger. Dette vil medføre samordning av oppgaver og mer effektiv ressursbruk, som igjen vil frigjøre ressurser til videreutvikling av tjenestekvalitet og til den nødvendige utviklingen av biblioteket som forskningsbibliotek i henhold til strategisk plan. ØVRIGE ADMINISTRATIVE FAGFELT Høgskolens administrasjon forøvrig er i dag hovedsakelig sentralisert: Økonomi, regnskap og innkjøp ligger til Økonomiseksjonen, og seksjonen yter tjenester og støtte til avdelinger og institutter innen sine fagområder i tillegg til å ha ansvar for å utvikle de fagområder den har ansvar for. Avdelingsvise ressurser knyttet til dette feltet varierer. Dokumentsenteret, Lønnskontoret, HR Rekruttering, HMS, kompetanse- og organisasjonsutvikling samt forvaltning av tariffavtaler og forholdet til de ansattes organisasjoner ligger til Seksjon for personal- og organisasjonsutvikling. Avdelingene har noe ressurser knyttet til forberedende lønnsarbeid og personaladministrasjon. Seksjon for forskning og ekstern samhandling bistår avdelingene når det gjelder utvikling av dr.gradsprogrammene, forskningskontrakter og eksterne prosjekter. Seksjonen har også ansvar for Mediesenteret. Avdelingene har noe ressurser knyttet til forskningsadministrasjon. Seksjon for kommunikasjon yter støtte og bistand til høgskolens fagmiljøer og ledelse i forhold til formidling, profilering samt ekstern og intern kommunikasjon og informasjon. Avdelingene har i dag hver sin medarbeider på feltet. Disse ivaretar også avdelingsinterne oppgaver knyttet til sekretærfunksjoner for avdelingsrådene. Som nevnt innledningsvis inngår den samlede administrasjonen i Organisasjonsprosjektet, og administrative funksjoner som pr. i dag er sentraliserte vil bli gjennomgått i tilsvarende prosesser på sikt, som ledd i langsiktig og kontinuerlig kvalitetsutvikling av de administrative tjenestene. I dette arbeidet vil en også legge føringer og kriterier som fremgår av mandatet for Organisasjonsprosjektet til grunn. Høgskoledirektørens vurderinger Høgskoledirektøren mener at flyttingen til Kronstad og Møllendalsveien gir en unik mulighet til å etablere et større fellesskap og utvikle identiteten som en høgskole. Organiseringen av 19

155 de administrative tjenestene kan bidra til dette. Høgskolen må ha et sterkt fokus på dette og ikke ta med seg en desentralisert kultur og struktur inn i den nye campus. Selv om arbeidet med å gjennomgå og finne frem til en hensiktsmessig organisering av det totale administrative apparat ved Høgskolen i Bergen ikke fullt ut kan ferdigstilles før innflytting på Kronstad og i Møllendalsveien i 2014, er høgskoledirektøren fornøyd med at en ser ut til å komme i mål med de mest kritiske administrative fagområdene. Det er likevel grunn til å understreke at det haster med å komme frem til endelige beslutninger slik at de valgte løsninger kan implementeres med tilstrekkelig margin mot tidspunktet for flytting, og senest Høgskoledirektøren vil også takke for den innsats som er lagt inn i prosjektene fra svært mange medarbeidere i høgskolen. Deres kompetanse og innsikt har vært uvurderlig for utviklingen av høgskolens fremtidige organisasjon, ikke minst i lys av de felles utfordringer som skal løses. Organisering av den studieadministrative virksomheten Med henvisning til det ovenstående, foreslås det at den studieadministrative virksomheten ved Høgskolen i Bergen organiseres etter modell C. Modell C fremstår som den beste modellen for å kombinere behovet for gode støttetjenester og behovet for kvalitetssikring og utvikling med behovet for god virksomhetsstyring. En omdisponering av ressursene vil legge til rette for at oppgavene kan utføres én gang istedenfor tre, og vil frigjøre ressurser til å dekke mange av de behovene som skisseres i rapportene fra Delprosjekt Studieadministrasjon. Med henvisning til eksempler fra andre institusjoner i UH-sektoren, foreslås det å samle oppgaver som egner seg for standardisering (f.eks. overlappende oppgaver innenfor et funksjonsområde), som gir stordriftsfordeler og som bidrar til nødvendig kvalitetsutvikling i en fellesadministrasjon under stabsdirektør, mens fagnære oppgaver (f.eks. fagplanarbeid, lokalt studiekvalitetsarbeid, fagstrategisk arbeid) og oppgaver som krever individuell tilrettelegging kan organiseres på avdelingsnivå under dekan. Høgskolen har ansatt en ny utdanningsdirektør, som starter 12. august. Detaljene i hvilke oppgaver som skal utføres i fellesadministrasjonen og hvilke oppgaver som skal utføres på avdelingsnivå, må utarbeides i nær samhandling mellom avdelingsledelsen og den nye utdanningsdirektøren i neste fase av delprosjektet. Fellestjenester under ledelse av stabsdirektør Gjennom høringsrunden er det avdekket at motstanden mot å flytte studieadministrative oppgaver fra avdelingene til en fellesadministrasjon bl.a. springer ut av en manglende tro på at en slik løsning vil kunne levere de tjenestene avdelingene og fagmiljøene trenger. Høgskoledirektøren mener at svaret på denne utfordringen må være å inngå gjensidig forpliktende samarbeidsavtaler mellom studieadministrasjonen og de faglige avdelingene, slik at aktivitetene kan utføres på en forutsigbar og hensiktsmessig måte. Den felles studieadministrasjonen må kunne forplikte seg overfor avdelingene i form av serviceavtaler som igjen bygger på at avdelingene oppfyller sine forpliktelser etter en samarbeidsavtale. Fellestjenestene deles inn i følgende underenheter, hvor hver enhet har en egen leder og disse til sammen utgjør stabsdirektørens ledergruppe: Studieadministrative tjenester o 0.linje-tjeneste o Servicetorg/førstelinjetjeneste 20

156 o Eksamensadministrasjon, herunder klagebehandling o Praksisadministrasjon Studieveiledning Rekruttering og opptak Utdanningskvalitet, herunder rapporteringssystemer Internasjonalisering av utdanning Funksjonene leverer tjenester til avdelingene, og innen hver funksjon må det være dedikerte personer knyttet til avdelinger/studieprogram for å ivareta og videreføre nærhet til og kunnskap om de ulike studieprogrammene. Dekanenes stab En av fordelene med modell C er som sagt at den er fleksibel. Detaljene i arbeidsoppgavene og dimensjoneringen vil derfor kunne tilpasses hver enkelt avdeling etter behov. Den endelige fordeling av oppgaver og ressurser mellom en fellesadministrasjon og dekanenes administrative stab må foretas med utgangspunkt i felles prinsipper og kriterier slik det er beskrevet i saken. Dersom høgskolen skal klare å løfte seg i samsvar med de faglige ambisjoner som ligger til grunn for de vedtatte faglige satsingene, er det behov for et kontinuerlig faglig ledelsesfokus. Dersom en skal lykkes med dette, er det viktig at løpende driftsoppgaver knyttet til administrative forhold løftes vekk fra dekanenes ansvarsområde slike at større del av dekanatenes oppmerksomhet og tid kan vies faglige utviklingsoppgaver. Det er også et vesentlig poeng at studentene i sin høringsuttalelse har stilt seg samlet bak modell C, da studentene utgjør den største brukergruppen av de studieadministrative tjenestene. Det er også andre viktige hensyn å ta, som kommer frem i høringsuttalelsene fra de faglige avdelingene, nemlig behovet for nærhet til de faglige miljøene og gode og tilgjengelige støttetjenester for ansatte i undervisnings- og forskerstillinger. Administrasjonen har en dobbeltfunksjon som både tjenesteyter og kontrollør, og begge områdene må ivaretas på en kvalitativt god måte. Høgskoledirektøren har forståelse for de synspunkter som er kommet frem angående behovet for en tett kobling mellom fag og administrasjon og mener derfor at det må avsettes en studieadministrativ ressurs for å ivareta nødvendig koordinering mellom fag og administrative fellesløsninger og sikre kvaliteten i fagnære administrative oppgaver slik det er beskrevet i oppsummeringen av arbeidet som er gjort mht gjennomgangen av studieadministrasjoner. Størrelsen på ressursen vil kunne variere mellom avdelingene og må dimensjoneres i forhold til de administrative oppgavene som blir liggende igjen i hver avdeling. Eventuelt andre behov for avdelingsvise administrative ressurser vil måtte vurderes i forbindelse med at det gjennomføres tilsvarende utviklingsprosesser på de øvrige administrative fagområder. Høgskoledirektøren mener at de administrative stabene i avdelingene i utgangspunktet ikke må overstige 5 personer i tillegg til dekanatene. Det tas ikke sikte på å etablere administrative stillinger på instituttnivå, men det kan være aktuelt å legge administrativ ressurs til avdelingsnivå som kan gi støtte til instituttledere. Organisering av bygningsdrift Arbeidet med å finne frem til en tjenlig organisering av driftsfunksjonene er fortsatt i prosess. Grensedragningen mot Statsbyggs ansvarsområde er nå utarbeidet, og arbeidet med å organisere og dimensjonere høgskolens interne driftsoppgaver og trekke grensen mot andre administrative områder pågår. Dette er langt på vei beskrevet i den nylig fremlagte 21

157 rapporten. Når vi mottar renholdsplanen, vil arbeidet med å utarbeide en spesifikasjon over behov for renholdstjenester starte. Begrepet bygningsdrift er ikke klart definert. I dagens organisering kan tjenestene i hovedsak beskrives som tradisjonelle vaktmestertjenester. En mer moderne forståelse av begrepet omfatter langt flere tjenester enn dette f.eks. en funksjon som «husvert», resepsjonstjenester, sentralbord, distribusjon og transport, oppfølging av mer spesialisert elektronisk og teknologisk utstyr mv. Høgskoledirektøren mener at høgskolens driftstjenester må gis et oppdatert innhold i tråd med de behov vi vil ha etter flytting til Kronstad og Møllendalsveien. Prosjektrapport Bygningsdrift gir et godt grunnlag for det videre arbeidet med å utvikle dette fagområdet i høgskolen. Det er fortsatt mye utviklingsarbeid som gjenstår, ikke minst når det gjelder grensedragningen mot andre administrative fagfelt. Mens en tidligere har hatt tette skott mellom de ulike feltene, ser vi nå at grensene blir mindre tydelige. Eksempler på dette er rom- og timeplanlegging som har elementer både av arealforvaltning og studieadministrasjon. Adgangskontroll er et annet eksempel å holde oversikt over og gi korrekt adgang til 7000 studenter handler både om sikkerhet og tilgang til faglige og sosiale aktiviteter. Det kan også pekes på at det i forbindelse med relokaliseringen investeres mange titalls millioner i avansert teknologisk utstyr som både har en IT-messig og en driftsmessig komponent som skal følges opp. Høgskolen i Bergen har også ambisjoner utover de rent faglige, bl.a. om å bli Miljøfyrtårn. Dette stiller oss overfor en rekke krav som må innfris, ikke minst når det gjelder innretning og nivå på driftstjenester. Her kan nevnes avfallshåndtering, valg av vaskemidler og kjemikalier, tilrettelegging for miljøvennlige transportmidler som el-biler, el-sykler, sykkelparkering, dusjer mv. Organisering av biblioteket Kartleggingen av bibliotekets kjernefunksjoner er avsluttet, og en er nå i gang med fase II av prosjektet. Det er svært positivt at samtlige av bibliotekets medarbeidere har deltatt i dette viktige utviklingsarbeidet. Høgskoledirektøren støtter en organisering av biblioteket ut fra funksjoner, heller enn avdelinger. En organisering ut fra funksjoner vil støtte opp under utvikling av biblioteket som forskningsbibliotek i henhold til strategisk plan. En omlegging av bibliotekets organisasjon vil ventelig kunne frigjøre ressurser. Disse kan benyttes til å utvikle nye tjenester og til å utvikle kvaliteten på eksisterende tjenester. Alternativt kunne ressursene omdisponeres til andre formål enn til biblioteket. Høgskoledirektøren mener at mulighetene som åpner seg ved denne omleggingen bør benyttes til å heve kvaliteten gjennom å utvikle nye tjenester og nå nye brukergrupper. Et sentralt moment i dette er høgskolens universitetsambisjoner. Et fremtidsrettet forskningsbibliotek vil være en vesentlig faktor for at Høgskolen i Bergen skal klare å nå sine faglige mål. For at vi skal klare å komme i mål til innflytting i 2014 er det viktig at styret nå treffer beslutning om veien videre. I det kommende året vil det i samarbeid med de ansattes organisasjoner bli arbeidet med funksjons- og bemanningsplaner og innplassering av ansatte i den nye organiseringen. Før styrets endelige behandling av organisering av studieadministrasjonen, bygningsdrift og biblioteket vil det bli ført forhandlinger med organisasjonene i medhold av Hovedavtalens 13. Parallelt med dette arbeidet må det legges til rette for kompetanseutvikling og innpassing av nye funksjoner. Høgskolens ledelse og ansatte må i fellesskap sørge for at organisasjonen er beredt når studentene møter til studiestart i

158 Høgskoledirektøren legger med dette saken frem for styret med følgende forslag til vedtak: 1. Styret gir sin tilslutning til de vurderinger det er gjort rede for når det gjelder organisering av de studieadministrative tjenestene, og ber om at høgskoledirektøren viderefører arbeidet i tråd med følgende prinsipper: Oppgaver/funksjoner som egner seg for standardisering, som gir stordriftsfordeler og som bidrar til nødvendig kvalitetssikring og utvikling, samles i en felles enhet under ledelse av stabsdirektør Fagnære oppgaver/funksjoner løses på avdeling under ledelse av dekan. 2. Styret tar arbeidet med å etablere en helhetlig organisering av driftstjenestene til etterretning, og ber høgskoledirektøren fortsette prosjektarbeidet i henhold til plan. 3. Styret ber om at arbeidet i Delprosjekt Biblioteket fortsettes i henhold til plan. 4. Styret ber om å få saken om fremtidig organisering av administrasjonen tilbake når endelig organisering av de tre delområdene er ferdigstilt, senest innen utgangen av høstsemesteret Audun Rivedal Høgskoledirektør Eli Glambek personaldirektør 23

159 Funksjons- og bemanningsplan for utdanningsadministrasjonen Organisasjonsprosjektet, rapport fase

160 Innhald Bakgrunn...2 Utdanningsadministrasjonsprosjektet fase tre...3 Andre premissar...3 Oppgåver frå studentekspedisjonane...4 Funksjonsskildringar for utdanningsadministrative hovudområde...5 Utdanningskvalitet...5 Studenttorget...6 Praksisadministrasjon...8 Opptak...9 Internasjonalisering...9 Studieadministrative tenester Vedlegg 1 Organisasjonskart Utdanningsadministrasjonen ved Avdeling for helse- og sosialfag Utdanningsadministrasjonen ved Avdeling for ingeniørutdanning Utdanningsadministrasjonen ved Avdeling for lærarutdanning Fellesadministrasjonen Internasjonalt kontor Opptakskontoret Studieadministrativt kontor Stab: Utdanningskvalitet og Studenttorg Vedlegg 2 Vedlegg til funksjonsplan Fellesadministrasjonen Avdelingsadministrasjonane Vedlegg 3 Oversikt over stillingar Avdeling for helse- og sosialfag Avdeling for ingeniørutdanning Avdeling for lærarutdanning Utdanningsseksjonen i Fellesadministrasjonen Opptakskontoret Studieadministrativt kontor Studenttorget Vedlegg 4 Stillingsomtalar

161 Bakgrunn Mandatet for organisasjonsprosjekt har gitt retning for arbeidet med omstillingsarbeidet for utdanningsadministrasjonen. Administrasjonen ved høgskolen skal kjenneteiknast på følgjande måte: En administrasjon som er godt tilpasset behovene (funksjoner, ressurser, organisering) og med kompetanse tilpasset oppgavene En kvalitetsbevisst og effektiv administrasjon, med høy etisk bevissthet En kompetent og lærende administrasjon En organisering av administrasjonen som bidrar til åpenhet og godt arbeidsmiljø En administrasjon som tar hensyn til særtrekk og spesielle behov på avdelinger og i fagmiljøer En administrasjon som sammen med øvrige ansatte bidrar til kultur- og identitetsbygging for merkevaren Høgskolen i Bergen En administrasjon som bidrar til å legge til rette for god virksomhetsstyring ved HiB Alle omstillingsprosjekta ved høgskolen har vorte gjennomført i tre fasar. Rapport frå fase to av studieadministrasjonsprosjektet vart lagt fram for høgskolestyret i juni Vedtak i høgskolestyret i juni 2013 gav såleis ytterlegare retning for den tredje og siste fasen av studieadministrasjonsprosjektet. Styret gjorde følgjande vedtak: Studieadministrasjonen ved HiB skal bestå av både en fellesadministrasjon og avdelingsvise administrasjoner. Det forutsettes at flere oppgaver/funksjoner i dagens administrasjonsordning flyttes til en fellesadministrasjon. Oppgaver/funksjoner som ved fellesløsninger bidrar til standardisering, effektivisering, robuste administrasjonsmiljø, kvalitetssikring og utvikling, samles i en felles studieadministrasjon Fagnære studieadministrative oppgaver/funksjoner som avdelingsrelatert utredning og planlegging, fagplaner og eksamensplanlegging, praksiskoordinering og utdanningskvalitet løses i avdelingsvise administrasjoner. Den vart ei prosesskildring for omstillinga godkjent, som har gitt rammer for korleis omstillingsprosessen skal takast vidare fram mot ei slik ny organisering. I denne prosesskildringa heiter det: Det skal utarbeides en funksjonsplan for enheten(e). Funksjonsplanen skal gjenspeile behovene fremover i tid. Leder for enheten har ansvar for at dette blir gjort i samsvar med de vedtak som er fattet og med bistand fra Seksjon for personal- og organisasjonsutvikling. Enhetens ansatte skal involveres i dette arbeidet, og funksjonsplanen skal drøftes med de tillitsvalgte i aktuelle ID-utvalg (driftsenhetsnivå). Omstillinger på institusjonsovergripende nivå skal drøftes i IDF-utvalget (virksomhetsnivå). På grunnlag av funksjonsplanen skal det utarbeides en bemanningsplan. Denne utarbeides av leder for enheten i samarbeid med høgskoledirektør/seksjon for 2

162 personal- og organisasjonsutvikling. Bemanningsplanen drøftes i IDF-utvalget (virksomhetsnivå). Funksjonsplanen for utdanningsadministrasjonen er noko annleis enn funksjonsplanane for biblioteket og driftsorganisasjonen. Årsaka er at utdanningsadministrasjonen ikkje høyrer til éi eining organisatorisk, noko både biblioteket og driftsorganisasjonen gjer. Utdanningsadministrasjon er eit stort og komplekst administrativt område som er organisert i fleire einingar og på ulike nivå i organisasjonen. Det får konsekvensar for korleis planen vert sjåande ut og for korleis funksjonane vert skildra i det vidare. Det betyr også at det ikkje vert gitt noka fullstendig funksjonsskildring for den samla administrasjonen på avdelingsnivå med dei ulempene det medfører. Organisasjonskarta på avdelingsnivå i denne funksjons- og bemanningsplanen viser såleis berre utdanningsadministrasjonen. Øvrige funksjonar kjem i tillegg. Utdanningsadministrasjonsprosjektet fase tre Det overordna målet med omstillinga er å utvikle og etablere ein administrasjon ved høgskolen som framstår som éin administrasjon og éi forvaltingseining, og som evnar å ha eit kontinuerleg fokus på kvalitetsutvikling av dei administrative tenestene. I utarbeidinga av funksjonsplanen har dokumentasjon frå fase ein og to vore viktige og heilt sentrale grunnlagsdokument, og uttalar og tilbakemeldingar undervegs i prosessen har likeleis vore viktige supplement til dei rammene som styret gav i junimøtet. Styrevedtaket frå junimøtet gav ei tydlegare retning til korleis dei administrative funksjonane innafor utdanningsfeltet skulle organiserast. Det har vore gjennomført samtalar med dekanane om forståinga av og forventningar til vedtaket frå styret, og det har også kome innspel frå avdelingane gjennom fase tre av prosjektet. Det har også vore gitt presentasjonar av funksjonsplanen i leiarsamling, i møte med administrasjonane og på verksemdsnivå med muligheiter for innspel og merknader. Utkast til funksjonsplan har også vore diskutert med Studentparlamentet. Brukarperspektivet, både representert ved aktiviteten i avdelingane og ikkje minst høgskolen sine studentar, har såleis vore klart retningsgjevande når funksjonsplanen har vore lagt. Andre premissar Den fysiske plasseringa av administrasjonen i høgblokka gir ein unik muligheit for å ivareta både omsynet til fagnær administrasjon og oppfølging innafor kjerneområde, og samstundes ha fokus på standardisering og kvalitetsutvikling av administrative tenester innafor utdanningsadministrasjonen sett under eitt. Ein samla administrasjon i høgblokka vil skape gode arbeids- og kompetansemiljø som vil bidra til utvikling av administrasjonen og samhandling i linja. 3

163 Dei utdanningsadministrative funksjonane som finst i tilknyting til desentraliserte studietilbod er ikkje tekne med eller vurdert i dette prosjektet. Samhandling med og oppfølging av desse administrasjonane vil vere eit ansvar som også framover vil liggje til avdelingane. Funksjons- og bemanningsplanen er laga med utgangspunkt i den kjende aktiviteten ved høgskolen innafor utdanningsområdet og utifrå dagens nivå på aktiviteten. Høgskolen er i ei ekspansiv fase og har sett seg store mål for framtida. Det må såleis understrekast at dimensjoneringa av utdanningsadministrasjonen slik den ligg føre i dette dokumentet er laga utifrå dagens rammer. Endring i rammer og aktivitet vil kunne føre til justeringar i administrasjonen og ressursar innafor det utdanningsadministrative feltet. Oppgåver frå studentekspedisjonane Tilsette i studentekspedisjonane frå dei fem studiestadane som høgskolen har vore i fram til samlokaliseringa har hatt samansette oppgåver og funksjonar. I kartleggingsarbeida som har vorte gjennomført er det identifisert fleire oppgåver som etter samlokaliseringa ikkje lenger blir ein del av utdanningsadministrasjonen og som må ivaretakast av andre. I forståing med driftsprosjektet vil følgjande oppgåver etter samlokaliseringa bli ivaretekne av driftsorganisasjonen: Romplanlegging (Time Edit) Superbrukar på Time Edit Skrivarar/kopimaskiner Bestilling av kontorrekvisita AV-utstyr utlån og opplæring Tilsetting, kontraktar og timelister for tilsynsvakter Adgangskort til studentar og tilsette Studentkort/oblat Utlån av bygg Følgjande oppgåver som i dag heilt eller delvis vert utført av tilsette i studieadministrasjonen, har ikkje vorte tekne med i funksjonsplanen for utdanningsadministrasjonen. Høgskolen må i tida fram til samlokaliseringa avgjere kven som overtek desse funksjonane: Fakturaoppfølging Reiserekningar Honorarutbetaling Sekretærfunksjonar for råd og utval som til dømes avdelingsråd og IDF-møte 4

164 Funksjonsskildringar for utdanningsadministrative hovudområde Funksjonsplanen er skildra i administrative hovudområde. Det blir gjort greie for kva oppgåver som vert utført i avdelingane og kva oppgåver som vert utført av utdanningsseksjonen i fellesadministrasjonen. Oppgåvene innafor alle felta er av ein slik art at dei inneber samarbeid mellom funksjonar i avdelingane og i fellesadministrasjonen. Identifisering av møteplassar og samarbeidsmåtar utgjer såleis ein sentral del av funksjonsplanen og vil også ha eit særskilt fokus i planleggingsfasen fram mot samlokaliseringa hausten Utdanningskvalitet Høgskolen skal ha utdanningskvalitetsrådgivarar i fellesadministrasjonen og i avdelingane og det skal vere eitt tett og nært samarbeid mellom desse. Høyringsrundane har vist at det er behov for ressursar og kompetanse både i avdelingane og fellesadministrasjonen på dette området. Ansvar for utviklinga av høgskolens studieadministrative system ligg til utdanningsseksjonen i fellesadministrasjonen. Superbrukarfunksjonane for høgskolen innafor FS og andre studieadministrative IKT-system ligg til fellesadministrasjonen, som skal ha ein koordinerande funksjon for høgskolen i utviklinga og bruken av desse. Vidare skal utdanningsseksjonen ha juridisk kompetanse, kvalitetssikringskompetanse og anna spisskompetanse som skal vere ressursar for heile høgskolen i arbeid med utdanningskvalitet. Sekretariatsfunksjon for høgskolens utdanningsutval, læringsmiljøutval og Klagenemnd er lagt til utdanningskvalitetsgruppa. Gruppa har eit overordna ansvar for rapportering og skal utvikle rutinar og system for rapportering internt i høgskolen. Utdanningskvalitetsstaben i fellesadministrasjonen har ansvar for kvalitetssikringa på vegner av høgskolen. Fellesadministrasjonen skal saman med avdelingane utvikle og følgje opp dei interne kvalitetssikringssystema ved høgskolen. For ph.d.-utdanninga skal gruppa etablere kontaktpunkt mot forskingsseksjonen, og utdanningsseksjonen har ansvar for studieadministrative oppgåver i administreringa av ph.d.-utdanninga ved høgskolen. På same måte vil utdanningskvalitetsstaben saman med internasjonalt kontor byggje kompetanse på fellesgradar og internasjonalt samarbeid om utdanningar. Avdelingane og dekanane skal ha eigne utdanningskvalitetsrådgivarar som skal vere strategiske støttespelarar i spørsmål knytt til utdanningskvalitet ved avdelingane og ved institutta, programma og seksjonane. Kvalitetsrådgivarane i avdelingane skal arbeide tett med fagmiljøa og ha eit administrativt ansvar for koordinering og oppfølging av studiekvalitetsarbeidet saman med andre i utdanningsadministrasjonen ved avdelinga. Dei skal kunne ta hand om tyngre saksbehandling innafor feltet, drive utgreiing og leie kvalitetsprosjekt ved avdelinga ut frå behova som finst i avdelingane. Dei må ha god kjennskap til utdanninga i avdelinga og halde seg oppdaterte på utviklinga i studia, både lokalt ved høgskolen og nasjonalt gjennom rammeplanar osb. Saman med dei tilsette i fellesadministrasjonen skal dei utgjere kvalitetsteam som 5

165 avdelingane skal gjere bruk av i samband med søknadsskriving, større utgreiingar osb. innafor utdanningsfeltet. Den samla utdanningskvalitetsstaben ved høgskolen vil såleis vere eit viktig administrativt kompetansemiljø for høgskolen for framtida. Dei skal som gruppe vere oppdaterte og i front når det kjem til utdanningskvalitet og utviklinga på feltet, og gruppa har eit kollektivt ansvar for erfaringsoverføring mellom nivåa og internt i gruppa. Studenttorget Studiekonsulentar/studierettleiarar Institutta og programma ved avdelingane treng ei gruppe administrativt tilsette som har eit særskilt administrativt ansvar for planlegging og gjennomføring av utdanningane og studieprogramma, og for administrativ studierettleiing og studentkontakt. Studiekonsulentane/studierettleiarane vil følgje opp utdanningane og studentgruppene ved avdelingane. Avdelingane vil stå fritt til å organisere fordelinga av arbeidsoppgåver for denne gruppa slik dei finn det mest hensiktsmessig, anten ved å fordele arbeidsoppgåver etter program, etter institutt eller på anna måte 1. Målsettinga med å opprette eigne studiekonsulent/studierettleiar-stillingar ved avdelingane er å styrke støttefunksjonane og kompetansen kring etablering, utvikling, planlegging og gjennomføring av utdanningsløpa i dei einskilde avdelingane. Dette er fagnære oppgåver som avdelingane har vore opptekne av skulle bli verande og utvikla ved avdelingane, og som ein har ønskt å styrke og reindyrke i samband med organisasjonsprosjektet. Eit anna siktemål med å etablere ei studiekonsulent-/studierettleiargruppe ved avdelingane er å avlaste dekanar, instituttleiarar, studieprogramkoordinatorar og andre fagleg tilsette som har studierettleiingsoppgåver ved at visse studieadministrative oppgåver blir overlatne til administrasjonen. Det er såleis ein føresetnad at studiekonsulentane kjenner faga og utdanningane dei skal arbeide med, og at dei er tett på den faglege aktiviteten i arbeidet sitt. Studenttorget eit felles sørvistorg og rettleiingsteneste I dei tidlegare fasane i prosjektet har det vore snakk om eit sørvistorg og ei rettleiingsteneste som separate funksjonar og storleikar. Samlokaliseringa gjer det mogeleg å sjå desse tenestene saman. Det er også den mest framtidsretta løysinga. 1 Stillingsomtalane for denne gruppa i bemanningsplanvedlegget er såleis utforma ganske breitt nettopp med det siktemålet at dekanane kan innrette stillingane slik dei finn det mest tenleg utfrå behovet i avdelinga, men likevel innafor felles rammer gitt av høgskolen. 6

166 Studenttorget skal etablerast og utviklast gjennom eit samarbeid mellom avdelingane og fellesadministrasjonen. I tillegg til kvardagsrettleiinga og skranketenester skal eit årshjul vise kva aktivitetar Studenttorget kan tilby studentane. Denne aktiviteten vil kunne skje i vrimlearealet, i føredrag, i grupper eller gjennom ein-til-ein-rettleiing, alt etter føremål og behov. Studenttorget vil ha ei fast bemanning som har sin dagleg arbeidsstad i Studenttorget. Denne faste bemanninga vil ha eit hovudansvar for fellesoppgåvene til Studenttorget, for at bemanninga i torget er tilpassa bruken gjennom året og vere hovudkontaktpunkt mot driftsorganisasjonen i oppgåvene som ligg i skjeringsfeltet mellom driftsorganisasjonen og Studenttorget. Den faste bemanninga vil rapportere til utdanningsdirektøren. I tillegg vil Studenttorget vere bemanna gjennom ei turnusordning der utdanningsadministrasjonen i avdelingane og i fellesadministrasjonen inngår. Studenttorget skal ivareta både ekspedisjonsfunksjonane og kvardagsrettleiinga frå dagens studentekspedisjonar samstundes som det vil vere mogeleg å bestille rettleiingstenester på ulike område via Studenttorget. Ei god studentteneste ved høgskolen sørgjer for god rettleiing innafor alle område studenten har behov for. For å gi eit slikt tilbod må Studettorget ha tilsette med god avdelingskompetanse og med god kjennskap til avdelingane og utdanningane der. Samstundes må Studenttorget vere institusjonsnær i den forstand at torget skal gi eit samla godt og likeverdig tilbod til alle studentane ved høgskolen uavhengig av kva avdeling eller studieprogram dei høyrer til og uavhengig av kvar fagmiljøet er lokalisert. Studiekonsulentane/studierettleiarane ved avdelingane vil ha god kjennskap til utdanningane, fagmiljøa og aktiviteten i avdelinga, og gjennom å vere ein del av eit større rettleiingsfellesskap bygd opp rundt Studenttorget, vil kompetansen innafor det generelle rettleiingsområdet bli utvida. Det vil skape eit miljø som kollektivt tek ansvar for og vidareutviklar rettleiingstenestene ved høgskolen. Utdanningsseksjonen i fellesadministrasjonen skal bidra inn i Studenttorget. Funksjonane i fellesadministrasjonen inneber også studentkontakt og -rettleiing meir eller mindre gjennom heile året. Fellesadministrasjonen sin studentkontakt og rettleiing skal organiserast gjennom Studenttorget, og Studenttorget skal tilby tilstrekkeleg og tilgjengeleg rettleiing innafor fellesadministrasjonens oppgåver etter sesong og behov. Førstelinetenestene ved høgskolen i regi av driftsorganisasjonen og Studenttorget skal ha eit godt og nært samarbeid. Ekspedisjonen i Møllendalsveien er eit felles ansvar for administrasjonen ved høgskolen. Studenttorget skal bemanne ekspedisjonstenesta i Møllendalsveien saman med driftsorganisasjonen ved at ei førstelinestilling får fast arbeidsplass i ekspedisjonen i Møllendalsveien. Elles skal Studenttorget gjennom turnusordninga syte for at studentane i Møllendalsveien får likeverdige tilbod. 7

167 Studenttorget som knutepunkt Aktiviteten i Studenttorget og lokaliseringa av Studenttorget på Kronstad gjer det naturleg å sjå torget som eit knutepunkt også for rettleiingsverksemd som går ut over aktiviteten i torget åleine. Dei gode erfaringane enkelte avdelingar har med å engasjere studentmedarbeidarar i ekspedisjonsfunksjonar kan overførast til heile høgskolen og organiserast gjennom Studenttorget. Studenttorget er også eit naturleg knutepunkt når samarbeidet med SiB og SiB sine tenester inn mot heile høgskolen skal utviklast. Det er også tenleg at høgskolen etablerer meir formelle møteplassar mellom den administrative studierettleiinga som no vert lokalisert og organisert gjennom Studenttorget, og den studierettleiinga som vert utført av fagleg tilsette i avdelingane 2. Det skal leggjast til rette for at fagleg tilsette som har fått definert delar av stillinga sin som studierettleiarar også kan knytast til aktiviteten i Studenttorget, gjerne gjennom turnusordninga. Avdelingane må saman med Studenttorget finne fram til ei hensiktsmessig ordning. Studenttorget vil vidare kunne fungere som koordinator og arnestad for eit større rettleiingsforum ved høgskolen der rettleiarar frå fagleg stab, frå bibliotek osb. blir med. Det vil skape nye møteplassar som vil leggje til rette for ei vidare utvikling av rettleiing som eit felles fagfelt og kompetanseområde for administrativt og fagleg tilsette ved høgskolen. Praksisadministrasjon Praksis er rammeplanstyrte krav i fleire av utdanningane ved høgskolen. Det er spesifisert kva typar praksis som inngår i dei ulike studia og som må gjennomførast og godkjennast før studentane får utdanninga si godkjent. Administrasjon av praksis er ei fagnær oppgåve som best kan ivaretakast i avdelingane. Det krevst god kjennskap til innhaldet og særpreget i utdanningane og til det aktuelle praksisfeltet. Ein fagnær administrasjon av praksisfeltet vil vere avgjerande for ei god tilrettelegging av praksisen for studentane. Praksisadministrasjonen blir verande i avdelingsadministrasjonane. Praksis for AI vert handtert av praksisadministrasjonen ved AHS gjennom at éi stilling også får tildelt ansvar for praksis for AI. Praksisadministrasjonane ved avdelingane vil etter samlokaliseringa vere tettare på kvarandre fysisk i arbeidskvardagen og vil kunne drive erfaringsutveksling på ein dag-til-dagbasis. Praksisadministrasjonane har også mykje studentkontakt og det skal leggjast til rette for at praksisadministrasjonen kan organisere studentkontakten gjennom Studenttorget på Kronstad og i Møllendalsveien. Praksisadministrasjonane i avdelingane vil samarbeide med Studenttorget om å finne ei hensiktsmessig organisering. 2 Det vil vere behov for ein gjennomgang av arbeidsfordelinga mellom den administrative og den faglege studierettleiinga ved høgskolen på sikt. 8

168 Det finst nokre merkantile oppgåver som i dag vert utført av tilsette i praksisadministrasjonen som det kan vere aktuelt å overføre til andre funksjonar i framtida. Desse oppgåvene bør vurderast i samband med gjennomgangen og omstillinga av øvrige administrative funksjonar ved høgskolen. Opptak Opptakskontoret har hovudansvar for opptak til alle poenggivande studieprogram og gir informasjon og rettleiing til søkjarar i samband med opptak. Kontoret er ansvarleg for saksbehandling i samband med opptak, noko som også inkluderer saksbehandling og verifisering av utanlandsk utdanning. Dei tilsette skal vere oppdaterte på lokale og nasjonale forskrifter og retningsliner på vegner av høgskolen og skal utarbeide rapportar, analyser og utgreiingar i til leiing og utval i saker som handlar om opptak. Som ansvarleg eining for opptaka ved høgskolen vil kontoret ha kontakt med fleire einingar og alle nivå. Kontoret samarbeider tett med avdelingane i samband med førebuing til opptak, gjennomføring av opptak og rapportering av opptak. Opptakskontoret skal vere synleg i aktiviteten i Studenttorget (inkludert studentekspedisjonen i Møllendalsveien) og kontoret må saman med Studenttorget finne ei hensiktsmessig organisering. Kontoret vil også ha eit nært samarbeid med EVO-kontoret og Seksjon for Kommunikasjon om fellesoppgåver. Internasjonalisering Internasjonalt kontor skal koordinere og samordne internasjonaliseringsarbeidet ved høgskolen og ha spisskompetanse på internasjonalisering av høgre utdanning. Kontoret skal ha kompetanse på nasjonale satsingsområde for internasjonalisering og samarbeide med andre relevante administrative og faglege miljø om å utvikle og nå målsettingane høgskolen har innafor internasjonaliseringsfeltet. Kontoret har ansvar for utgreiingar, analyser og rapportering innafor sitt ansvarsfelt og for å forvalte sentrale internasjonaliseringsmidlar på vegner av styret. Internasjonalt kontor utarbeider og inngår internasjonale avtalar i samarbeid med avdelingane og høgskolenleiinga. Internasjonalt kontor er ansvarleg for å saksbehandle studentmobilitet, både inn- og utgåande studentmobilitet. Etter samlokaliseringa vil ikkje Internasjonalt kontor lenger ha eigne kontorlokale som i dag. Samhandling med og involvering i Studenttorget blir viktig i denne samanheng og kontoret må saman med Studenttorget finne ei hensiktsmessig organisering av aktiviteten. 9

169 Internasjonalt kontor skal ha kompetanse på utvikling og drift av internasjonale utdanningsprosjekt og kjenne til eksterne finansieringskjelder for å bistå fagmiljøa i søknad og drift av slike. Internasjonalt kontor samarbeider med EVO-kontoret om oppfølging av større internasjonale utdanningsprosjekt med ekstern finansiering. Saman med EVO-kontoret skal Internasjonalt kontor utgjere eit administrativt støtteapparat for prosjektleiarar i planlegging og gjennomføring av prosjekt. Kompetanseoppbygging på etablering og drifting av internasjonale fellesgradar blir vidare eit viktig område for kontoret. Studieadministrative tenester Funksjonane og oppgåvene som fleire i høyringsrundane har meint med fordel kan samkjørast og som vil kunne vinna på ei samling, vert organisert i eit studieadministrativt kontor og lagt til utdanningsseksjonen i fellesadministrasjonen. Kontoret vil utgjere eit robust administrasjonsmiljø og vil vere ei samla forvaltningseining ved høgskolen innafor studieadministrative funksjonar. Kontoret vil drive meir effektivt ved ei samanslåing då det er ulike høgintense periodar i dei ulike avdelingane når det kjem til oppgåvene som ligg til kontoret. Kontoret vil kunne gi avlastning og etablere back-up-løysingar på ein betre og meir effektiv måte som ein samla funksjon enn om oppgåvene hadde vore organisert i kvar av avdelingsadministrasjonane. Eit felles studieadministrativt kontor vil kunne ha fokus på standardisering og kvalitetssikring- og utvikling innafor det studieadministrative feltet og ivareta den forvaltningsmessige funksjonen ved å sjå til at lovar, reglar og system vert følgt på ein eins måte ved høgskolen. Samstundes er dei studieadministrative funksjonane viktige for avdelingane, og det er avgjerande at avdelingane får fullgode tenester frå ein slik fellesadministrasjon. Avdelingane må vite kven det er som har primæransvar for oppfølginga av den einskilde avdelinga, dei må vere trygge på at administrasjonen kjenner utdanningane og fagmiljøa ved avdelingane godt, og at dei har eit godt og velfungerande samarbeid med avdelingsadministrasjonane. Kontoret skal vere med på å bemanne Studenttorget ved høgskolen i periodar der det er naturleg i høve til oppgåver og etterspurnad, og elles etter behov. Kontoret skal også ha ansvar for å utvikle registreringshjelpsfunksjonen ved semesterstart saman med Opptakskontoret. 10

170 Vedlegg 1 Organisasjonskart Utdanningsadministrasjonen ved Avdeling for helse- og sosialfag Dekan AHS Rettleiing og kvalitet Praksisadministrasjon (U1) Utdanningskvalitetsrådgivar (kode 1434) (U5) Praksiskonsulent AHS (kode1408) (U2) Studiekonsulent/ studierettleiar (kode 1363) (U6) Praksiskonsulent AHS (kode1408) (U3) Studiekonsulent/ studierettleiar (kode 1363)) (U7) Praksiskonsulent AHS * (kode 1363) 0, 5 stilling (U4) Studiekonsulent/ studierettleiar (kode 1363) (U8) Praksiskonsulent AHS (kode1065) *Sjåast i samanheng med 0,5 stilling for praksis AI. Det er ein og same stilling som arbeider halvt om halvt for AHS og AI 11

171 Utdanningsadministrasjonen ved Avdeling for ingeniørutdanning Dekan AI Rettleiing og kvalitet (U7) Praksiskonsulent* (kode 1363) - 0,5 stilling (U9) Utdanningskvalitetsrådgivar (kode 1434) (U10) Studiekonsulent/ studierettleiar (kode 1363) (U11) Studiekonsulent/ studierettleiar (kode 1363) (U12) Studiekonsulent/ studierettleiar (kode 1363) 12

172 Utdanningsadministrasjonen ved Avdeling for lærarutdanning Dekan AL Rettleiing og kvalitet Praksisadministrasjon (U13) Utdanningskvalitetsrådgivar (kode 1434) (U18) Leder praksis ved AL (kode 1363) (U14) Studiekonsulent/ studierettleiar (kode 1363) (U19) Praksiskonsulent (kode 1363) (U15) Studiekonsulent/ studierettleiar (kode 1363) (U20) Praksiskonsulent (kode1363) (U16) Studiekonsulent/ studierettleiar (kode 1363)) (U21) Praksiskonsulent (kode1363) (U17) Studiekonsulent/ studierettleiar (kode 1363)) (U22) Praksiskonsulent (kode 1065) 13

173 Fellesadministrasjonen Internasjonalt kontor (U23) Kontorsjef (kode 1054) (U24) Erasmuskoordinator (kode 1363) (U25) Mobilitetskoordniator (kode 1408) (U26) Mobilitetskoordinator (kode 1408) (U27) Rådgivar internasjonalisering (kode 1434) Opptakskontoret (U28) Kontorsjef (kode 1054) (U29) (U30) (U31) (U32) (U33) Seniorkonsulent (kode 1363) Seniorkonsulent (kode 1363) Seniorkonsulent (kode 1363) Førstekonsulent (kode 1408) Førstekonsulent (kode 1408) 14

174 Studieadministrativt kontor (U34) Kontorsjef (kode 1054) AHS-gruppe AI-gruppe ALgruppe (U44) Seniorkonsulent (kode 1363) (U35) (U38) (U41) Seniorkonsulent (kode 1363) Seniorkonsulent (kode 1363) Seniorkonsulent (kode 1363) (U36) (U39) (U42) Førstekonsulent (kode 1408) Førstekonsulent (kode 1408) Førstekonsulent (kode 1408) (U37) (U40) (U43) Førstekonsulent (kode 1408) Førstekonsulent (kode 1408) Førstekonsulent (kode 1408) Stab: Utdanningskvalitet og Studenttorg Stab Studenttorget Utdanningskvalitet Systemforvaltning (U45) Leiar av Studenttorget (kode 1434) (U48) Rådgivar (kode 1434) (U51) Seniorkonsulent (kode 1363) (U46) Førstekonsulent (kode 1408) (U49) Rådgivar (kode 1434) (U52) Seniorkonsulent (kode 1363) (U47) Førstekonsulent (kode 1408) (U50) Rådgivar (kode 1434) 15

175 Vedlegg 2 Vedlegg til funksjonsplan Følgjande gjeld for fellesadministrasjonen og avdelingsadministrasjonane: Generelt: Det vert kravd kvalifikasjonar lik dei som er skildra i Lønspolitiske retningsliner (LPR) for den enkelte stillinga. Realkompetanse oppnådd gjennom lang og variert praksis saman med relevant etter- og vidareutdanning kan også vurderast. Spesielt: Bemanningsplanen skal beskrive kvalifikasjonskrav for den einskilde stillinga. Det vil då gå fram om det vert stilt krav om spesiell kompetanse (særleg utdanning eller erfaring) i tillegg til dei generelle krava. Fellesadministrasjonen Internasjonalt kontor: Opptakskontoret: Studieadministrativt kontor: Utdanningskvalitet: Studenttorget: 5 årsverk 6 årsverk 11 årsverk 5 årsverk 3 faste årsverk og bemanning etter turnusteneste Avdelingsadministrasjonane Avdeling for helse- og sosialfag: Avdeling for ingeniørfag: Avdeling for lærarutdanning: 7,5 årsverk 4,5 årsverk 10 årsverk 16

176 Vedlegg 3 Oversikt over stillingar Under følgjer ei oversikt over kva stillingar som er lagde til avdelingane og til fellesadministrasjonen, med stillingskodar. Stillingane er nummererte og ei detaljert stillingsomtale for kvar stilling følgjer etter dei innleiande oversiktene. Avdeling for helse- og sosialfag Nr. U1) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Rådgivar Arbeidsområde: Utdanningskvalitet Tilsetting ved: Avdeling for helse- og sosialfag Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1434 Stillingsprosent: 100 % Nr.U2) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Studiekonsulent/studierettleiar Tilsetting ved: Avdeling for helse- og sosialfag Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1363 Stillingsprosent: 100% Nr.U3) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Studiekonsulent/studierettleiar Tilsetting ved: Avdeling for helse- og sosialfag Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1363 Stillingsprosent: 100% Nr.U4) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Studiekonsulent/studierettleiar Tilsetting ved: Avdeling for helse- og sosialfag Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1363 Stillingsprosent: 100% 17

177 Nr.U5) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Førstekonsulent Arbeidsområde: Praksisadministrasjon Tilsetting ved: Avdeling for helse- og sosialfag Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1408 Stillingsprosent: 100% Nr.U6) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Førstekonsulent Arbeidsområde: Praksisadministrasjon Tilsetting ved: Avdeling for helse- og sosialfag Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1408 Stillingsprosent: 100 % Nr.U7) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Praksisadministrasjon AHS (50%) og AI (50%) Tilsetting ved: Avdeling for helse- og sosialfag Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1363 Stillingsprosent: 50 % Nr.U8) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Konsulent Arbeidsområde: Praksis administrasjon Tilsetting ved: Avdeling for helse- og sosialfag Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1065 Stillingsprosent: 100 % 18

178 Avdeling for ingeniørutdanning Nr.U9) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Rådgivar Arbeidsområde: Utdanningskvalitet Tilsetting ved: Avdeling for ingeniørutdanning Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1434 Stillingsprosent: 100 % Nr.U10) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Studiekonsulent/studierettleiar Tilsetting ved: Avdeling for ingeniørutdanning Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1363 Stillingsprosent: 100% Nr.U11) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Studiekonsulent/studierettleiar Tilsetting ved: Avdeling for ingeniørutdanning Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1363 Stillingsprosent: 100% Nr.U12) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Studiekonsulent/studierettleiar Tilsetting ved: Avdeling for ingeniørutdanning Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1363 Stillingsprosent: 100% Nr.U7) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Førstekonsulent Arbeidsområde: Praksisadministrasjon AHS og AI Tilsetting ved: Avdeling for ingeniørutdanning Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1408 Stillingsprosent: 50 % 19

179 Avdeling for lærarutdanning Nr. U13) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Rådgivar Arbeidsområde: Utdanningskvalitet Tilsetting ved: Avdeling for lærarutdanning Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1434 Stillingsprosent: 100% Nr.U14) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Studiekonsulent/studierettleiar Tilsetting ved: Avdeling for lærarutdanning Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1363 Stillingsprosent: 100% Nr.U15) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Studiekonsulent/studierettleiar Tilsetting ved: Avdeling for lærarutdanning Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1363 Stillingsprosent: 100% Nr.U16) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Studiekonsulent/studierettleiar Tilsetting ved: Avdeling for lærarutdanning Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1363 Stillingsprosent: 100% Nr.U17) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Studiekonsulent/studierettleiar Tilsetting ved: Avdeling for lærarutdanning Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1363 Stillingsprosent: 100% 20

180 Nr.U18) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent 3 Arbeidsområde: Teamleder, praksisadministrasjon Tilsetting ved: Avdeling for lærarutdanning Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1363 Stillingsprosent: 100 % Nr.U19) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Praksisadministrasjon Tilsetting ved: Avdeling for lærarutdanning Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1363 Stillingsprosent: 100 % Nr.U20) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Praksisadministrasjon Tilsetting ved: Avdeling for lærarutdanning Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1363 Stillingsprosent: 100 % Nr.U21) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Praksisadministrasjon Tilsetting ved: Avdeling for lærarutdanning Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1363 Stillingsprosent: 100 % Nr.U22) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Konsulent Arbeidsområde: Praksisadministrasjon Tilsetting ved: Avdeling for lærarutdanning Arbeidsstad: Høgblokka 3 Kan bli endret i forbindelse med fastlegging av endelig struktur i administrasjonen 21

181 Kode: 1065 Stillingsprosent: 100 % Utdanningsseksjonen i Fellesadministrasjonen Nr.U23) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Kontorsjef Arbeidsområde: Internasjonalisering Tilsetting ved: Internasjonalt kontor i Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1054 Stillingsprosent: 100 % Nr.U24) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Erasmuskoordinator Tilsetting ved: Internasjonalt kontor i Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1363 Stillingsprosent: 100 % Nr.U25) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Førstekonsulent Arbeidsområde: Mobilitetskoordinator Tilsetting ved: Internasjonalt kontor i Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1408 Stillingsprosent: 100 % Nr.U26) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Førstekonsulent Arbeidsområde: Mobilitetskoordinator Tilsetting ved: Internasjonalt kontor i Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1408 Stillingsprosent: 100 % Nr.U27) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Rådgivar Arbeidsområde: Internasjonale avtalar/fellesgradar Tilsetting ved: Internasjonalt kontor i Fellesadministrasjonen 22

182 Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1434 Stillingsprosent: 100 % Opptakskontoret Nr.U28) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Kontorsjef Arbeidsområde: Opptak Tilsetting ved: Opptakskontoret i Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1054 Stillingsprosent: 100 % Nr.U29) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Opptak Tilsetting ved: Opptakskontoret i Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1363 Stillingsprosent: 100 % Nr.U30) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Opptak Tilsetting ved: Opptakskontoret i Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1363 Stillingsprosent: 100 % Nr.U31) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Opptak Tilsetting ved: Opptakskontoret i Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1363 Stillingsprosent: 100 % Nr.U32) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Førstekonsulent Arbeidsområde: Opptak 23

183 Tilsetting ved: Opptakskontoret i Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1408 Stillingsprosent: 100 % Nr.U33) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Førstekonsulent Arbeidsområde: Opptak Tilsetting ved: Opptakskontoret i Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1408 Stillingsprosent: 100 % Studieadministrativt kontor Nr.U34) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Kontorsjef Arbeidsområde: Studieadministrativt kontor Tilsetting ved: Studieadministrativt kontor i Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1054 Stillingsprosent: 100 % Nr.U35) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Studieadministrativt kontor, gruppeleiar AHS Tilsetting ved: Studieadministrativt kontor i Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1363 Stillingsprosent: 100 % Nr.U36) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Førstekonsulent Arbeidsområde: Studieadministrativt kontor, AHS Tilsetting ved: Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1408 Stillingsprosent: 100 % Nr.U37) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Førstekonsulent 24

184 Arbeidsområde: Studieadministrativt kontor, AHS Tilsetting ved: Studieadministrativt kontor i fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1408 Stillingsprosent: 100 % Nr.U38) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Studieadministrativt kontor, gruppeleiar AI Tilsetting ved: Studieadministrativt kontor i Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1363 Stillingsprosent: 100 % Nr.U39) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Førstekonsulent Arbeidsområde: Studieadministrativt kontor, AI Tilsetting ved: Studieadministrativt kontor i Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1408 Stillingsprosent: 100 % Nr.U40) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Førstekonsulent Arbeidsområde: Studieadministrativt kontor, AI Tilsetting ved: Studieadministrativt kontor i Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1408 Stillingsprosent: 100 % Nr.U41) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Studieadministrativt kontor, gruppeleiar AL Tilsetting ved: Studieadministrativt kontor i Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1363 Stillingsprosent: 100 % Nr.U42) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Førstekonsulent 25

185 Arbeidsområde: Studieadministrativt kontor, AL Tilsetting ved: Studieadministrativt kontor i Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1408 Stillingsprosent: 100 % Nr.U43) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Førstekonsulent Arbeidsområde: Studieadministrativt kontor, AL Tilsetting ved: Studieadministrativt kontor i Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1408 Stillingsprosent: 100 % Nr.U44) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Studieadministrativt kontor Tilsetting ved: Studieadministrativt kontor i Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1363 Stillingsprosent: 100 % Studenttorget Nr.U45) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Rådgivar Arbeidsområde: Studenttorget, leiar Tilsetting ved: Studenttorget i Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1434 Stillingsprosent: 100 % Nr.U46) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Førstekonsulent Arbeidsområde: Studenttorget Tilsetting ved: Studenttorget i Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1408 Stillingsprosent: 100 % 26

186 Nr.U47) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Førstekonsulent Arbeidsområde: Studenttorget Tilsetting ved: Studenttorget i Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Møllendalsveien Kode: 1408 Stillingsprosent: 100 % Nr.U48) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Rådgivar Arbeidsområde: Utdanningskvalitet Tilsetting ved: Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1434 Stillingsprosent: 100 % Nr.U49) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Rådgivar Arbeidsområde: Utdanningskvalitet Tilsetting ved: Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1434 Stillingsprosent: 100 % Nr.U50) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Rådgivar Arbeidsområde: Utdanningskvalitet Tilsetting ved: Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1434 Stillingsprosent: 100 % Nr.U51) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Systemforvaltning Tilsetting ved: Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1343 Stillingsprosent: 100 % 27

187 Nr.U52) STILLINGSOMTALE Stillingskategori: Seniorkonsulent Arbeidsområde: Systemforvaltning, FS Tilsetting ved: Fellesadministrasjonen Arbeidsstad: Høgblokka Kode: 1343 Stillingsprosent: 100 % 28

188 Vedlegg 4 Stillingsomtalar Stillingsnummer U1 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Rådgivar Mastergrad Dekan AHS Ansvarsområde Rådgivaren skal vere ein strategisk støttespelar i spørsmål knytt til utdanningskvalitet ved avdelinga. Rådgivaren skal arbeide tett med fagmiljøa og ha eit administrativt ansvar for koordinering og oppfølging av studiekvalitetsarbeidet saman med andre i utdanningsadministrasjonen ved avdelinga. Rådgivaren skal ta hand om tyngre saksbehandling innafor feltet, drive utgreiing og leie kvalitetsprosjekt ved avdelinga ut frå behova som finst i avdelinga. Rådgivaren må ha god kjennskap til utdanninga i avdelinga og halde seg oppdatert på utviklinga i studia, både lokalt ved høgskolen og nasjonalt gjennom rammeplanar osb. slik at rådgivaren kan bidra med fagadministrativ rådgiving inn mot utdanningane som avdelinga har ansvar for. Saman med kvalitetsstaben i fellesadministrasjonen skal kvalitetsrådgivar AHS utgjere eit kvalitetsteam som avdelinga skal gjere bruk av i samband med søknadsskriving, større utgreiingar osb. innafor utdanningsfeltet. Arbeidsoppgåver: Rådgiving og støtte i etablering og utvikling av fag- og studieplaner, inkludert kvalifikasjonsrammeverk Saksbehandle, utgreie og gi råd i saker som handlar om utdanningskvalitet Administrativt ansvarleg for søknader til NOKUT om akkreditering av utdanningar Førebu saker til råd og utval på avdelinga innafor utdanningsfeltet Sekretær for Studiekvalitetsutvalet Saksbehandling og utgreiing - Kvalitetsutvikling og sikring ved avdelinga - Studieadministrativ saksbehandling ved avdelinga Høringssaker innafor utdanningsfeltet Prosjektarbeid innafor utdanningsfeltet ved avdelinga Kvalifikasjonskrav Det vert stilt krav om masterutdanning som inkluderer avdelingsrelevant utdanning. Det må kunna visast til relevant studieadministrativ erfaring og spesialkompetanse innafor ansvarsfeltet og den som vert tilsett må kunne arbeide sjølvstending og strategisk. Det vert stilt krav om god formidlingsevne munnleg og skriftleg, på begge målformer og på engelsk. 29

189 Stillingsnummer U2 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Mastergrad Dekan AHS Ansvarsområde Studiekonsulenten/studierettleiaren vil følgje opp spesifikke utdanningar og studentgrupper ved AHS etter nærare spesifikasjon frå dekanen. Studiekonsulenten/studierettleiaren har eit særskilt og koordinerande administrativt ansvar for planlegging og gjennomføring av utdanningar og studieprogram, og for administrativ studierettleiing og studentkontakt ved avdelinga. Studiekonsulenten/studierettleiaren skal vere ein aktiv støttespelar for fagmiljøa og leiinga i etablering, utvikling, planlegging og gjennomføring av utdanningsløpa for utdanningane i avdelingane. Studiekonsulenten skal også vere eit knutepunkt for avdelingsadministrasjonen sin kontakt med ulike funksjonar i fellesadministrasjonen. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil vere avdelinga sitt bindeledd mot studieadministrativt kontor og avdelingsgruppa der og sørgje for koordinering og god kommunikasjon mellom fagmiljøa og det sentrale kontoret. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil stå for studieadministrativ rettleiing for program og utdanningar etter nærare spesifikasjon frå dekanen. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil inngå i ei fast turnusordning i Studenttorget for å sikre at avdelingsnærleiken i Studenttorget blir ivareteken, og elles ha eit medansvar for fellestenestene der. I tillegg vil studiekonsulenten/studierettleiaren gi rettleiing til studentar etter behov anten i ei fast treffetid eller etter behov. Arbeidsoppgåver: Administrativ oppfølging for ( ) o Administrative oppgåver i samband med utvikling og planlegging av fag- og emneplanar for bachelor-, master- og ph.d.-nivå: Rådgi og bistå fagmiljø i fagplan- og emneplanarbeid Rådgi studieadministrativt kontor i samband med oppbygging og vedlikehald av FS-data knytt til utdanningane o Saksbehandling i studentsaker: Innpassing og tilrettelegging av studieløp Saksbehandling av søknader frå studentane om overflytting, hospitering og permisjon Bistå i saksbehandling knytt til vitnemål som vert utskrive av studieadministrativt kontor o Sensoroppnemning o Overordna planlegging av eksamen saman med fagmiljøa og samhandling med studieadministrativt kontor som står for gjennomføring av eksamen 30

190 o Administrative formidlingsoppgåver knytt til studieprogramma: Studiekatalog Arrangement Administrativ studierettleiing for ( ) o Ein fast arbeidsdag i Studenttorget o Samarbeid med studiekoordinatorar, faglærarar og instituttleiarar i rettleiingsspørsmål: Oppfølging av utdanningsplanar på individnivå Val av bacheloroppgåve Oppfølging av masterkontraktar o Administrativ koordinering og oppfølging av studiemestringsgrupper o Bidra til utvikling av rettleiingsfellesskapet ved høgskolen og utvikling av rettleiingstenestene ved høgskolen i regi av Studenttorget Kvalifikasjonskrav Det blir stilt krav om masterutdanning med avdelingsrelevant utdanning og erfaring frå rettleiingsarbeid. Lang og relevant praksis kan i kombinasjon med utdanning på bachelornivå erstatte kravet om utdanning på masternivå. Studiekonsulenten/studierettleiaren må ha evne til å arbeide sjølvstendig og analytisk, og må kunne ta initiativ og ha ei god sørvisinnstilling. Gode samarbeids- og koordineringsevner er eit krav. Studiekonsulenten/studierettleiaren må ha god framstillingsevne munnleg og skriftleg og ha gode engelskkunnskapar. 31

191 Stillingsnummer U3 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Mastergrad Dekan AHS Ansvarsområde Studiekonsulenten/studierettleiaren vil følgje opp spesifikke utdanningar og studentgrupper ved AHS etter nærare spesifikasjon frå dekanen. Studiekonsulenten/studierettleiaren har eit særskilt og koordinerande administrativt ansvar for planlegging og gjennomføring av utdanningar og studieprogram, og for administrativ studierettleiing og studentkontakt ved avdelinga. Studiekonsulenten/studierettleiaren skal vere ein aktiv støttespelar for fagmiljøa og leiinga i etablering, utvikling, planlegging og gjennomføring av utdanningsløpa for utdanningane i avdelingane. Studiekonsulenten skal også vere eit knutepunkt for avdelingsadministrasjonen sin kontakt med ulike funksjonar i fellesadministrasjonen. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil vere avdelinga sitt bindeledd mot studieadministrativt kontor og avdelingsgruppa der og sørgje for koordinering og god kommunikasjon mellom fagmiljøa og det sentrale kontoret. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil stå for studieadministrativ rettleiing for program og utdanningar etter nærare spesifikasjon frå dekanen. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil inngå i ei fast turnusordning i Studenttorget for å sikre at avdelingsnærleiken i Studenttorget blir ivareteken, og elles ha eit medansvar for fellestenestene der. I tillegg vil studiekonsulenten/studierettleiaren gi rettleiing til studentar etter behov anten i ei fast treffetid eller etter behov. Arbeidsoppgåver: Administrativ oppfølging av ( ) o Administrative oppgåver i samband med utvikling og planlegging av fag- og emneplanar for bachelor-, master- og ph.d.-nivå: Rådgi og bistå fagmiljø i fagplan- og emneplanarbeid Rådgi studieadministrativt kontor i samband med oppbygging og vedlikehald av FS-data knytt til utdanningane o Saksbehandling i studentsaker: Innpassing og tilrettelegging av studieløp Saksbehandling av søknader frå studentane om overflytting, hospitering og permisjon Bistå i saksbehandling knytt til vitnemål som vert utskrive av studieadministrativt kontor o Sensoroppnemning o Overordna planlegging av eksamen saman med fagmiljøa og samhandling med studieadministrativt kontor som står for gjennomføring av eksamen o Administrative formidlingsoppgåver knytt til studieprogramma: Studiekatalog 32

192 Arrangement Administrativ studierettleiing for ( ) o Ein fast arbeidsdag i Studenttorget o Samarbeid med studiekoordinatorar, faglærarar og instituttleiarar i rettleiingsspørsmål: Oppfølging av utdanningsplanar på individnivå Val av bacheloroppgåve Oppfølging av masterkontraktar o Administrativ koordinering og oppfølging av studiemestringsgrupper o Bidra til utvikling av rettleiingsfellesskapet ved høgskolen og utvikling av rettleiingstenestene ved høgskolen i regi av Studenttorget Kvalifikasjonskrav Det blir stilt krav om masterutdanning med avdelingsrelevant utdanning og erfaring frå rettleiingsarbeid. Lang og relevant praksis kan i kombinasjon med utdanning på bachelornivå erstatte kravet om utdanning på masternivå. Studiekonsulenten/studierettleiaren må ha evne til å arbeide sjølvstendig og analytisk, og må kunne ta initiativ og ha ei god sørvisinnstilling. Gode samarbeids- og koordineringsevner er eit krav. Studiekonsulenten/studierettleiaren må ha god framstillingsevne munnleg og skriftleg og ha gode engelskkunnskapar. 33

193 Stillingsnummer U4 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Mastergrad Dekan AHS Ansvarsområde Studiekonsulenten/studierettleiaren vil følgje opp spesifikke utdanningar og studentgrupper ved AHS etter nærare spesifikasjon frå dekanen. Studiekonsulenten/studierettleiaren har eit særskilt og koordinerande administrativt ansvar for planlegging og gjennomføring av utdanningar og studieprogram, og for administrativ studierettleiing og studentkontakt ved avdelinga. Studiekonsulenten/studierettleiaren skal vere ein aktiv støttespelar for fagmiljøa og leiinga i etablering, utvikling, planlegging og gjennomføring av utdanningsløpa for utdanningane i avdelingane. Studiekonsulenten skal også vere eit knutepunkt for avdelingsadministrasjonen sin kontakt med ulike funksjonar i fellesadministrasjonen. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil vere avdelinga sitt bindeledd mot studieadministrativt kontor og avdelingsgruppa der og sørgje for koordinering og god kommunikasjon mellom fagmiljøa og det sentrale kontoret. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil stå for studieadministrativ rettleiing for program og utdanningar etter nærare spesifikasjon frå dekanen. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil inngå i ei fast turnusordning i Studenttorget for å sikre at avdelingsnærleiken i Studenttorget blir ivareteken, og elles ha eit medansvar for fellestenestene der. I tillegg vil studiekonsulenten/studierettleiaren gi rettleiing til studentar etter behov anten i ei fast treffetid eller etter behov. Arbeidsoppgåver: Administrativ oppfølging av studieprogram ( ) o Administrative oppgåver i samband med utvikling og planlegging av fag- og emneplanar for bachelor-, master- og ph.d.-nivå: Rådgi og bistå fagmiljø i fagplan- og emneplanarbeid Rådgi studieadministrativt kontor i samband med oppbygging og vedlikehald av FS-data knytt til utdanningane o Saksbehandling i studentsaker: Innpassing og tilrettelegging av studieløp Saksbehandling av søknader frå studentane om overflytting, hospitering og permisjon Bistå i saksbehandling knytt til vitnemål som vert utskrive av studieadministrativt kontor o Sensoroppnemning o Overordna planlegging av eksamen saman med fagmiljøa og samhandling med studieadministrativt kontor som står for gjennomføring av eksamen 34

194 o Administrative formidlingsoppgåver knytt til studieprogramma: Studiekatalog Arrangement Administrativ studierettleiing for ( ): o Ein fast arbeidsdag i Studenttorget o Samarbeid med studiekoordinatorar, faglærarar og instituttleiarar i rettleiingsspørsmål: Oppfølging av utdanningsplanar på individnivå Val av bacheloroppgåve Oppfølging av masterkontraktar o Administrativ koordinering og oppfølging av studiemestringsgrupper o Bidra til utvikling av rettleiingsfellesskapet ved høgskolen og utvikling av rettleiingstenestene ved høgskolen i regi av Studenttorget Kvalifikasjonskrav Det blir stilt krav om masterutdanning med avdelingsrelevant utdanning og erfaring frå rettleiingsarbeid. Lang og relevant praksis kan i kombinasjon med utdanning på bachelornivå erstatte kravet om utdanning på masternivå. Studiekonsulenten/studierettleiaren må ha evne til å arbeide sjølvstendig og analytisk, og må kunne ta initiativ og ha ei god sørvisinnstilling. Gode samarbeids- og koordineringsevner er eit krav. Studiekonsulenten/studierettleiaren må ha god framstillingsevne munnleg og skriftleg og ha gode engelskkunnskapar. 35

195 Stillingsnummer U5 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Førstekonsulent Bachelorgrad Dekan AHS Ansvarsområde Administrativt ansvar for praksis for utdanningar etter nærare spesifikasjon frå dekanen. Arbeidsoppgåver: Samarbeid med fagansvarleg i avdelinga og i praksisfelta Administrativt ansvar for etablering og utvikling av praksisplassar i samarbeid med utdanningane og fagmiljøa: o Vurdere behov for praksisplassar i samarbeid med utdanningane o Skaffe og kvalitetssikre praksisplassar i samråd med utdanningane o Sørgje for avtalar med praksisplassane o Halde kontakten med praksisplassane o Delta i samarbeidsmøter med praksisfelta o Samarbeid med studiekonsulent/studierettleiar Studentrettleiing og informasjon i samband med praksis Saksbehandling i samband med praksis: o Sjekke politiattest før praksis o Permisjonssøknader, særplass, tilrettelegging m.m. o Fordeling av studentar på praksisplassane FS-registrering av praksis i forkant og etterkant Kvalifikasjonskrav Det vil bli stilt krav om utdanning på minst bachelornivå eller spesialutdanning som er tilpassa dei oppgåvene som er lagt til stillinga. I særskilte tilfelle kan lang erfaring i kombinasjon med relevant etter- og vidareutdanning erstatte kravet om høgare utdanning. Førstekonsulenten må ha god kjennskap til utdanningane ved avdelinga og må ha evne til å arbeide sjølvstendig, vere nøyaktig og ta initiativ. Førstekonsulenten må ha god munnleg og skriftleg framstillingsevne. 36

196 Stillingsnummer U6 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Førstekonsulent Bachelorgrad Dekan AHS Ansvarsområde Administrativt ansvar for praksis for utdanningar etter nærare spesifikasjon frå dekanen. Arbeidsoppgåver: Samarbeid med fagansvarleg i avdelinga og i praksisfelta Administrativt ansvar for etablering og utvikling av praksisplassar i samarbeid med utdanningane og fagmiljøa: o Vurdere behov for praksisplassar i samarbeid med utdanningane o Skaffe og kvalitetssikre praksisplassar i samråd med utdanningane o Sørgje for avtalar med praksisplassane o Halde kontakten med praksisplassane o Delta i samarbeidsmøter med praksisfelta o Samarbeid med studiekonsulent/studierettleiar Studentrettleiing og informasjon i samband med praksis Saksbehandling i samband med praksis: o Sjekke politiattest før praksis o Permisjonssøknader, særplass, tilrettelegging m.m. o Fordeling av studentar på praksisplassane FS-registrering av praksis i forkant og etterkant Kvalifikasjonskrav Det vil bli stilt krav om utdanning på minst bachelornivå eller spesialutdanning som er tilpassa dei oppgåvene som er lagt til stillinga. I særskilte tilfelle kan lang erfaring i kombinasjon med relevant etter- og vidareutdanning erstatte kravet om høgare utdanning. Førstekonsulenten må ha god kjennskap til utdanningane ved avdelinga og må ha evne til å arbeide sjølvstendig, vere nøyaktig og ta initiativ. Førstekonsulenten må ha god munnleg og skriftleg framstillingsevne. 37

197 Stillingsnummer U7 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Bachelorgrad Dekan AHS Ansvarsområde Administrativt ansvar for turnus for fysioterapeutar og praksis knytt til studieprogramma ved AI. Seniorkonsulenten vil ha koordineringsoppgåver på vegner av den samla praksisstaben ved AHS og gje leiarstøtte knytt til praksisfeltet for avdelinga. Arbeidsoppgåver Samarbeid med fagansvarleg i avdelingane og i praksisfelta Administrativt ansvar for etablering og utvikling av praksisplassar i samarbeid med utdanningane og fagmiljøa: o Vurdere behov for praksisplassar i samarbeid med utdanningane o Skaffe og kvalitetssikre praksisplassar i samråd med utdanningane o Sørgje for avtalar med praksisplassane o Halde kontakten med praksisplassane o Delta i samarbeidsmøter med praksisfelta o Samarbeid med studiekonsulent/studierettleiar Studentrettleiing og informasjon i samband med praksis Saksbehandling i samband med praksis: o Sjekke politiattest før praksis o Permisjonssøknader, særplass, tilrettelegging m.m. o Fordeling av studentar på praksisplassane FS-registrering av praksis i forkant og etterkant Budsjettering Rapportering innafor ansvarsfeltet Koordinering av samarbeid med Studenttorget for praksisadministrasjonen ved AHS Koordinere samarbeidet med studieadministrativt kontor for praksisadministrasjonen ved AHS Kvalifikasjonskrav Det vil bli stilt krav om utdanning på minst bachelornivå eller spesialutdanning som er tilpassa dei oppgåvene som er lagt til stillinga. I særskilte tilfelle kan lang erfaring i kombinasjon med relevant etter- og vidareutdanning erstatte kravet om høgare utdanning. Seniorkonsulenten må god kjennskap til utdanningane ved avdelinga og ha evne til å arbeide sjølvstendig, vere nøyaktig og ta initiativ. Seniorkonsulenten må ha god munnleg og skriftleg framstillingsevne. 38

198 Stillingsnummer U8 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Konsulent Bachelorgrad Dekan AHS Ansvarsområde Konsulenten har administrative oppgåver i samband med planlegging, gjennomføring og oppfølging av praksis ved AHS og AI og vil samarbeide nært med praksiskoordinatorane. Arbeidsoppgåver Refusjonar for studentar som har vore i praksis ved AHS og AI Baswareoppfølging i samband med praksis Fakturaoppfølging for alle praksisstudia Registrering og oppfølging i FS Kvalitetssikre formelle krav til studentar i samband med praksis Koordinere IT-tilgang for studentar på praksisplassar Kontaktperson rettleiingsseminar Anna generell saksbehandling i samband med praksis Informasjonsoppgåver Kvalifikasjonskrav Det vil bli stilt krav om utdanning på minst bachelornivå eller spesialutdanning som er tilpassa dei oppgåvene som er lagt til stillinga. Erfaring saman med relevant etter- og vidareutdanning kan erstatte krav om høgare utdanning. Konsulenten må ha god munnleg og skriftleg framstillingsevne. Det vert stilt krav til nøyaktigheit og god sørvisinnstilling. 39

199 Stillingsnummer U9 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Rådgivar Mastergrad Dekan AI Ansvarsområde Rådgivaren skal vere ein strategisk støttespelar i spørsmål knytt til utdanningskvalitet ved avdelinga. Rådgivaren skal arbeide tett med fagmiljøa og ha eit administrativt ansvar for koordinering og oppfølging av studiekvalitetsarbeidet saman med andre i utdanningsadministrasjonen ved avdelinga. Rådgivaren skal ta hand om tyngre saksbehandling innafor feltet, drive utgreiing og leie kvalitetsprosjekt ved avdelinga ut frå behova som finst i avdelinga. Rådgivaren må ha god kjennskap til utdanninga i avdelinga og halde seg oppdatert på utviklinga i studia, både lokalt ved høgskolen og nasjonalt gjennom rammeplanar osb. slik at rådgivaren kan bidra med fagadministrativ rådgiving inn mot utdanningane som avdelinga har ansvar for. Saman med kvalitetsstaben i fellesadministrasjonen skal kvalitetsrådgivar AI utgjere eit kvalitetsteam som avdelinga skal gjere bruk av i samband med søknadsskriving, større utgreiingar osb. innafor utdanningsfeltet. Arbeidsoppgåver: Rådgiving og støtte i etablering og utvikling av fag- og studieplaner, inkludert kvalifikasjonsrammeverk Administrativt ansvarleg for søknader til NOKUT om akkreditering av utdanningar Saksbehandle, utgreie og gi råd i saker som handlar om utdanningskvalitet Førebu saker til råd og utval på avdelinga innafor utdanningsfeltet Sekretær for Studiekvalitetsutvalet Saksbehandling og utgreiing - Kvalitetsutvikling og sikring ved avdelinga - Studieadministrativ saksbehandling ved avdelinga Høringssaker innafor utdanningsfeltet Prosjektarbeid innafor utdanningsfeltet ved avdelinga Kvalifikasjonskrav Det vert stilt krav om masterutdanning som inkluderer avdelingsrelevant utdanning. Det må kunna visast til relevant studieadministrativ erfaring og spesialkompetanse innafor ansvarsfeltet og den som vert tilsett må kunne arbeide sjølvstending og strategisk. Det vert stilt krav om god formidlingsevne munnleg og skriftleg, på begge målformer og på engelsk. 40

200 Stillingsnummer U10 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Mastergrad Dekan AI Ansvarsområde Studiekonsulenten/studierettleiaren vil følgje opp spesifikke utdanningar og studentgrupper ved AI etter nærare spesifikasjon frå dekanen. Studiekonsulenten/studierettleiaren har eit særskilt og koordinerande administrativt ansvar for planlegging og gjennomføring av utdanningar og studieprogram, og for administrativ studierettleiing og studentkontakt ved avdelinga. Studiekonsulenten/studierettleiaren skal vere ein aktiv støttespelar for fagmiljøa og leiinga i etablering, utvikling, planlegging og gjennomføring av utdanningsløpa for utdanningane i avdelingane. Studiekonsulenten/studierettleiaren skal også vere eit knutepunkt for avdelingsadministrasjonen sin kontakt med ulike funksjonar i fellesadministrasjonen. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil vere avdelinga sitt bindeledd mot studieadministrativt kontor og avdelingsgruppa der og sørgje for koordinering og god kommunikasjon mellom fagmiljøa og det sentrale kontoret. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil stå for studieadministrativ rettleiing for program og utdanningar etter nærare spesifikasjon frå dekanen. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil inngå i ei fast turnusordning i Studenttorget for å sikre at avdelingsnærleiken i Studenttorget blir ivareteken, og elles ha eit medansvar for fellestenestene der. I tillegg vil studiekonsulenten/studierettleiaren gi rettleiing til studentar etter behov anten i ei fast treffetid eller etter behov. Arbeidsoppgåver: Administrativ oppfølging av ( ) o Administrative oppgåver i samband med utvikling og planlegging av fag- og emneplanar for bachelor-, master- og ph.d.-nivå: Rådgi og bistå fagmiljø i fagplan- og emneplanarbeid Rådgi studieadministrativt kontor i samband med oppbygging og vedlikehald av FS-data knytt til utdanningane o Saksbehandling i studentsaker: Innpassing og tilrettelegging av studieløp Saksbehandling av søknader frå studentane om overflytting, hospitering og permisjon Bistå i saksbehandling knytt til vitnemål som vert utskrive av studieadministrativt kontor o Sensoroppnemning 41

201 o Overordna planlegging av eksamen saman med fagmiljøa og samhandling med studieadministrativt kontor som står for gjennomføring av eksamen o Administrative formidlingsoppgåver knytt til studieprogramma: Studiekatalog Arrangement Administrativ studierettleiing for ( ) o Ein fast arbeidsdag i Studenttorget o Samarbeid med studiekoordinatorar, faglærarar og instituttleiarar i rettleiingsspørsmål: Oppfølging av utdanningsplanar på individnivå Val av bacheloroppgåve Oppfølging av masterkontraktar o Administrativ koordinering og oppfølging av studiemestringsgrupper o Bidra til utvikling av rettleiingsfellesskapet ved høgskolen og utvikling av rettleiingstenestene ved høgskolen i regi av Studenttorget Kvalifikasjonskrav Det blir stilt krav om masterutdanning med avdelingsrelevant utdanning og erfaring frå rettleiingsarbeid. Lang og relevant praksis kan i kombinasjon med utdanning på bachelornivå erstatte kravet om utdanning på masternivå. Studiekonsulenten/studierettleiaren må ha evne til å arbeide sjølvstendig og analytisk, og må kunne ta initiativ og ha ei god sørvisinnstilling. Gode samarbeids- og koordineringsevner er eit krav. Studiekonsulenten/studierettleiaren må ha god framstillingsevne munnleg og skriftleg og ha gode engelskkunnskapar. 42

202 Stillingsnummer U11 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Mastergrad Dekan AI Ansvarsområde Studiekonsulenten/studierettleiaren vil følgje opp spesifikke utdanningar og studentgrupper ved AI etter nærare spesifikasjon frå dekanen. Studiekonsulenten/studierettleiaren har eit særskilt og koordinerande administrativt ansvar for planlegging og gjennomføring av utdanningar og studieprogram, og for administrativ studierettleiing og studentkontakt ved avdelinga. Studiekonsulenten/studierettleiaren skal vere ein aktiv støttespelar for fagmiljøa og leiinga i etablering, utvikling, planlegging og gjennomføring av utdanningsløpa for utdanningane i avdelingane. Studiekonsulenten/studierettleiaren skal også vere eit knutepunkt for avdelingsadministrasjonen sin kontakt med ulike funksjonar i fellesadministrasjonen. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil vere avdelinga sitt bindeledd mot studieadministrativt kontor og avdelingsgruppa der og sørgje for koordinering og god kommunikasjon mellom fagmiljøa og det sentrale kontoret. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil stå for studieadministrativ rettleiing for program og utdanningar etter nærare spesifikasjon frå dekanen. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil inngå i ei fast turnusordning i Studenttorget for å sikre at avdelingsnærleiken i Studenttorget blir ivareteken, og elles ha eit medansvar for fellestenestene der. I tillegg vil studiekonsulenten/studierettleiaren gi rettleiing til studentar etter behov anten i ei fast treffetid eller etter behov. Arbeidsoppgåver: Administrativ oppfølging av ( ) o Administrative oppgåver i samband med utvikling og planlegging av fag- og emneplanar for bachelor-, master- og ph.d.-nivå: Rådgi og bistå fagmiljø i fagplan- og emneplanarbeid Rådgi studieadministrativt kontor i samband med oppbygging og vedlikehald av FS-data knytt til utdanningane o Saksbehandling i studentsaker: Innpassing og tilrettelegging av studieløp Saksbehandling av søknader frå studentane om overflytting, hospitering og permisjon Bistå i saksbehandling knytt til vitnemål som vert utskrive av studieadministrativt kontor o Sensoroppnemning 43

203 o Overordna planlegging av eksamen saman med fagmiljøa og samhandling med studieadministrativt kontor som står for gjennomføring av eksamen o Administrative formidlingsoppgåver knytt til studieprogramma: Studiekatalog Arrangement Administrativ studierettleiing for ( ) o Ein fast arbeidsdag i Studenttorget o Samarbeid med studiekoordinatorar, faglærarar og instituttleiarar i rettleiingsspørsmål: Oppfølging av utdanningsplanar på individnivå Val av bacheloroppgåve Oppfølging av masterkontraktar o Administrativ koordinering og oppfølging av studiemestringsgrupper o Bidra til utvikling av rettleiingsfellesskapet ved høgskolen og utvikling av rettleiingstenestene ved høgskolen i regi av Studenttorget Kvalifikasjonskrav Det blir stilt krav om masterutdanning med avdelingsrelevant utdanning og erfaring frå rettleiingsarbeid. Lang og relevant praksis kan i kombinasjon med utdanning på bachelornivå erstatte kravet om utdanning på masternivå. Studiekonsulenten/studierettleiaren må ha evne til å arbeide sjølvstendig og analytisk, og må kunne ta initiativ og ha ei god sørvisinnstilling. Gode samarbeids- og koordineringsevner er eit krav. Studiekonsulenten/studierettleiaren må ha god framstillingsevne munnleg og skriftleg og ha gode engelskkunnskapar. 44

204 Stillingsnummer U12 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Mastergrad Dekan AI Ansvarsområde Studiekonsulenten/studierettleiaren vil følgje opp spesifikke utdanningar og studentgrupper ved AI etter nærare spesifikasjon frå dekanen. Studiekonsulenten/studierettleiaren har eit særskilt og koordinerande administrativt ansvar for planlegging og gjennomføring av utdanningar og studieprogram, og for administrativ studierettleiing og studentkontakt ved avdelinga. Studiekonsulenten/studierettleiaren skal vere ein aktiv støttespelar for fagmiljøa og leiinga i etablering, utvikling, planlegging og gjennomføring av utdanningsløpa for utdanningane i avdelingane. Studiekonsulenten/studierettleiaren skal også vere eit knutepunkt for avdelingsadministrasjonen sin kontakt med ulike funksjonar i fellesadministrasjonen. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil vere avdelinga sitt bindeledd mot studieadministrativt kontor og avdelingsgruppa der og sørgje for koordinering og god kommunikasjon mellom fagmiljøa og det sentrale kontoret. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil stå for studieadministrativ rettleiing for program og utdanningar etter nærare spesifikasjon frå dekanen. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil inngå i ei fast turnusordning i Studenttorget for å sikre at avdelingsnærleiken i Studenttorget blir ivareteken, og elles ha eit medansvar for fellestenestene der. I tillegg vil studiekonsulenten/studierettleiaren gi rettleiing til studentar etter behov anten i ei fast treffetid eller etter behov. Arbeidsoppgåver: Administrativ oppfølging av ( ) o Administrative oppgåver i samband med utvikling og planlegging av fag- og emneplanar for bachelor-, master- og ph.d.-nivå: Rådgi og bistå fagmiljø i fagplan- og emneplanarbeid Rådgi studieadministrativt kontor i samband med oppbygging og vedlikehald av FS-data knytt til utdanningane o Saksbehandling i studentsaker: Innpassing og tilrettelegging av studieløp Saksbehandling av søknader frå studentane om overflytting, hospitering og permisjon Bistå i saksbehandling knytt til vitnemål som vert utskrive av studieadministrativt kontor o Sensoroppnemning 45

205 o Overordna planlegging av eksamen saman med fagmiljøa og samhandling med studieadministrativt kontor som står for gjennomføring av eksamen o Administrative formidlingsoppgåver knytt til studieprogramma: Studiekatalog Arrangement Administrativ studierettleiing for ( ) o Ein fast arbeidsdag i Studenttorget o Samarbeid med studiekoordinatorar, faglærarar og instituttleiarar i rettleiingsspørsmål: Oppfølging av utdanningsplanar på individnivå Val av bacheloroppgåve Oppfølging av masterkontraktar o Administrativ koordinering og oppfølging av studiemestringsgrupper o Bidra til utvikling av rettleiingsfellesskapet ved høgskolen og utvikling av rettleiingstenestene ved høgskolen i regi av Studenttorget Kvalifikasjonskrav Det blir stilt krav om masterutdanning med avdelingsrelevant utdanning og erfaring frå rettleiingsarbeid. Lang og relevant praksis kan i kombinasjon med utdanning på bachelornivå erstatte kravet om utdanning på masternivå. Studiekonsulenten/studierettleiaren må ha evne til å arbeide sjølvstendig og analytisk, og må kunne ta initiativ og ha ei god sørvisinnstilling. Gode samarbeids- og koordineringsevner er eit krav. Studiekonsulenten/studierettleiaren må ha god framstillingsevne munnleg og skriftleg og ha gode engelskkunnskapar. 46

206 Stillingsnummer U13 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Rådgivar Mastergrad Dekan AL Ansvarsområde Rådgivaren skal vere ein strategisk støttespelar i spørsmål knytt til utdanningskvalitet ved avdelinga. Rådgivaren skal arbeide tett med fagmiljøa og ha eit administrativt ansvar for koordinering og oppfølging av studiekvalitetsarbeidet saman med andre i utdanningsadministrasjonen ved avdelinga. Rådgivaren skal ta hand om tyngre saksbehandling innafor feltet, drive utgreiing og leie kvalitetsprosjekt ved avdelinga ut frå behova som finst i avdelinga. Rådgivaren må ha god kjennskap til utdanninga i avdelinga og halde seg oppdatert på utviklinga i studia, både lokalt ved høgskolen og nasjonalt gjennom rammeplanar osb. slik at rådgivaren kan bidra med fagadministrativ rådgiving inn mot utdanningane som avdelinga har ansvar for. Saman med kvalitetsstaben i fellesadministrasjonen skal kvalitetsrådgivar AL utgjere eit kvalitetsteam som avdelinga skal gjere bruk av i samband med søknadsskriving, større utgreiingar osb. innafor utdanningsfeltet. Arbeidsoppgåver: Rådgiving og støtte i etablering og utvikling av fag- og studieplaner, inkludert kvalifikasjonsrammeverk Administrativt ansvarleg for søknader til NOKUT om akkreditering av utdanningar Saksbehandle, utgreie og gi råd i saker som handlar om utdanningskvalitet Førebu saker til råd og utval på avdelinga innafor utdanningsfeltet Sekretær for Studiekvalitetsutvalet Saksbehandling og utgreiing - Kvalitetsutvikling og sikring ved avdelinga - Studieadministrativ saksbehandling ved avdelinga Høringssaker innafor utdanningsfeltet Prosjektarbeid innafor utdanningsfeltet ved avdelinga Kvalifikasjonskrav Det vert stilt krav om masterutdanning som inkluderer avdelingsrelevant utdanning. Det må kunna visast til relevant studieadministrativ erfaring og spesialkompetanse innafor ansvarsfeltet og den som vert tilsett må kunne arbeide sjølvstending og strategisk. Det vert stilt krav om god formidlingsevne munnleg og skriftleg, på begge målformer og på engelsk. 47

207 Stillingsnummer U14 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Mastergrad Dekan AL Ansvarsområde Studiekonsulenten/studierettleiaren vil følgje opp spesifikke utdanningar og studentgrupper ved AL etter nærare spesifikasjon frå dekanen. Studiekonsulenten/studierettleiaren har eit særskilt og koordinerande administrativt ansvar for planlegging og gjennomføring av utdanningar og studieprogram, og for administrativ studierettleiing og studentkontakt ved avdelinga. Studiekonsulenten/studierettleiaren skal vere ein aktiv støttespelar for fagmiljøa og leiinga i etablering, utvikling, planlegging og gjennomføring av utdanningsløpa for utdanningane i avdelingane. Studiekonsulenten/studierettleiaren skal også vere eit knutepunkt for avdelingsadministrasjonen sin kontakt med ulike funksjonar i fellesadministrasjonen. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil vere avdelinga sitt bindeledd mot studieadministrativt kontor og avdelingsgruppa der og sørgje for koordinering og god kommunikasjon mellom fagmiljøa og det sentrale kontoret. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil stå for studieadministrativ rettleiing for program og utdanningar etter nærare spesifikasjon frå dekanen. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil inngå i ei fast turnusordning i Studenttorget for å sikre at avdelingsnærleiken i Studenttorget blir ivareteken, og elles ha eit medansvar for fellestenestene der. I tillegg vil studiekonsulenten/studierettleiaren gi rettleiing til studentar etter behov anten i ei fast treffetid eller etter behov. Arbeidsoppgåver: Administrativ oppfølging av ( ) o Administrative oppgåver i samband med utvikling og planlegging av fag- og emneplanar for bachelor-, master- og ph.d.-nivå: Rådgi og bistå fagmiljø i fagplan- og emneplanarbeid Rådgi studieadministrativt kontor i samband med oppbygging og vedlikehald av FS-data knytt til utdanningane o Saksbehandling i studentsaker: Innpassing og tilrettelegging av studieløp Saksbehandling av søknader frå studentane om overflytting, hospitering og permisjon Bistå i saksbehandling knytt til vitnemål som vert utskrive av studieadministrativt kontor o Sensoroppnemning o Overordna planlegging av eksamen saman med fagmiljøa og samhandling med studieadministrativt kontor som står for gjennomføring av eksamen 48

208 o Administrative formidlingsoppgåver knytt til studieprogramma: Studiekatalog Arrangement Administrativ studierettleiing for ( ) o Ein fast arbeidsdag i Studenttorget o Samarbeid med, faglærarar og seksjonsleiarar i rettleiingsspørsmål: Oppfølging av utdanningsplanar på individnivå Fagval Oppfølging av masterkontraktar o Administrativ koordinering og oppfølging av studiemestringsgrupper o Bidra til utvikling av rettleiingsfellesskapet ved høgskolen og utvikling av rettleiingstenestene ved høgskolen i regi av Studenttorget Kvalifikasjonskrav Det blir stilt krav om masterutdanning med avdelingsrelevant utdanning og erfaring frå rettleiingsarbeid. Lang og relevant praksis kan i kombinasjon med utdanning på bachelornivå erstatte kravet om utdanning på masternivå. Studiekonsulenten/studierettleiaren må ha evne til å arbeide sjølvstendig og analytisk, og må kunne ta initiativ og ha ei god sørvisinnstilling. Gode samarbeids- og koordineringsevner er eit krav. Studiekonsulenten/studierettleiaren må ha god framstillingsevne munnleg og skriftleg og ha gode engelskkunnskapar. 49

209 Stillingsnummer U15 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Mastergrad Dekan AL Ansvarsområde Studiekonsulenten/studierettleiaren vil følgje opp spesifikke utdanningar og studentgrupper ved AL etter nærare spesifikasjon frå dekanen. Studiekonsulenten/studierettleiaren har eit særskilt og koordinerande administrativt ansvar for planlegging og gjennomføring av utdanningar og studieprogram, og for administrativ studierettleiing og studentkontakt ved avdelinga. Studiekonsulenten/studierettleiaren skal vere ein aktiv støttespelar for fagmiljøa og leiinga i etablering, utvikling, planlegging og gjennomføring av utdanningsløpa for utdanningane i avdelingane. Studiekonsulenten/studierettleiaren skal også vere eit knutepunkt for avdelingsadministrasjonen sin kontakt med ulike funksjonar i fellesadministrasjonen. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil vere avdelinga sitt bindeledd mot studieadministrativt kontor og avdelingsgruppa der og sørgje for koordinering og god kommunikasjon mellom fagmiljøa og det sentrale kontoret. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil stå for studieadministrativ rettleiing for program og utdanningar etter nærare spesifikasjon frå dekanen. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil inngå i ei fast turnusordning i Studenttorget for å sikre at avdelingsnærleiken i Studenttorget blir ivareteken, og elles ha eit medansvar for fellestenestene der. I tillegg vil studiekonsulenten/studierettleiaren gi rettleiing til studentar etter behov anten i ei fast treffetid eller etter behov. Arbeidsoppgåver: Administrativ oppfølging av ( ) o Administrative oppgåver i samband med utvikling og planlegging av fag- og emneplanar for bachelor-, master- og ph.d.-nivå: Rådgi og bistå fagmiljø i fagplan- og emneplanarbeid Rådgi studieadministrativt kontor i samband med oppbygging og vedlikehald av FS-data knytt til utdanningane o Saksbehandling i studentsaker: Innpassing og tilrettelegging av studieløp Saksbehandling av søknader frå studentane om overflytting, hospitering og permisjon Bistå i saksbehandling knytt til vitnemål som vert utskrive av studieadministrativt kontor o Sensoroppnemning 50

210 o Overordna planlegging av eksamen saman med fagmiljøa og samhandling med studieadministrativt kontor som står for gjennomføring av eksamen o Administrative formidlingsoppgåver knytt til studieprogramma: Studiekatalog Arrangement Administrativ studierettleiing for ( ) o Ein fast arbeidsdag i Studenttorget o Samarbeid med faglærarar og seksjonsleiarar i rettleiingsspørsmål: Oppfølging av utdanningsplanar på individnivå Fagval Oppfølging av masterkontraktar o Administrativ koordinering og oppfølging av studiemestringsgrupper o Bidra til utvikling av rettleiingsfellesskapet ved høgskolen og utvikling av rettleiingstenestene ved høgskolen i regi av Studenttorget Kvalifikasjonskrav Det blir stilt krav om masterutdanning med avdelingsrelevant utdanning og erfaring frå rettleiingsarbeid. Lang og relevant praksis kan i kombinasjon med utdanning på bachelornivå erstatte kravet om utdanning på masternivå. Studiekonsulenten/studierettleiaren må ha evne til å arbeide sjølvstendig og analytisk, og må kunne ta initiativ og ha ei god sørvisinnstilling. Gode samarbeids- og koordineringsevner er eit krav. Studiekonsulenten/studierettleiaren må ha god framstillingsevne munnleg og skriftleg og ha gode engelskkunnskapar. 51

211 Stillingsnummer U16 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Mastergrad Dekan AL Ansvarsområde Studiekonsulenten/studierettleiaren vil følgje opp spesifikke utdanningar og studentgrupper ved AL etter nærare spesifikasjon frå dekanen. Studiekonsulenten/studierettleiaren har eit særskilt og koordinerande administrativt ansvar for planlegging og gjennomføring av utdanningar og studieprogram, og for administrativ studierettleiing og studentkontakt ved avdelinga. Studiekonsulenten/studierettleiaren skal vere ein aktiv støttespelar for fagmiljøa og leiinga i etablering, utvikling, planlegging og gjennomføring av utdanningsløpa for utdanningane i avdelingane. Studiekonsulenten/studierettleiaren skal også vere eit knutepunkt for avdelingsadministrasjonen sin kontakt med ulike funksjonar i fellesadministrasjonen. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil vere avdelinga sitt bindeledd mot studieadministrativt kontor og avdelingsgruppa der og sørgje for koordinering og god kommunikasjon mellom fagmiljøa og det sentrale kontoret. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil stå for studieadministrativ rettleiing for program og utdanningar etter nærare spesifikasjon frå dekanen. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil inngå i ei fast turnusordning i Studenttorget for å sikre at avdelingsnærleiken i Studenttorget blir ivareteken, og elles ha eit medansvar for fellestenestene der. I tillegg vil studiekonsulenten/studierettleiaren gi rettleiing til studentar etter behov anten i ei fast treffetid eller etter behov. Arbeidsoppgåver: Administrativ oppfølging av ( ) o Administrative oppgåver i samband med utvikling og planlegging av fag- og emneplanar for bachelor-, master- og ph.d.-nivå: Rådgi og bistå fagmiljø i fagplan- og emneplanarbeid Rådgi studieadministrativt kontor i samband med oppbygging og vedlikehald av FS-data knytt til utdanningane o Saksbehandling i studentsaker: Innpassing og tilrettelegging av studieløp Saksbehandling av søknader frå studentane om overflytting, hospitering og permisjon Bistå i saksbehandling knytt til vitnemål som vert utskrive av studieadministrativt kontor o Sensoroppnemning o Overordna planlegging av eksamen saman med fagmiljøa og samhandling med studieadministrativt kontor som står for gjennomføring av eksamen 52

212 o Administrative formidlingsoppgåver knytt til studieprogramma: Studiekatalog Arrangement Administrativ studierettleiing for ( ) o Ein fast arbeidsdag i Studenttorget o Samarbeid med faglærarar og seksjonsleiarar i rettleiingsspørsmål: Oppfølging av utdanningsplanar på individnivå Fagval Oppfølging av masterkontraktar o Administrativ koordinering og oppfølging av studiemestringsgrupper o Bidra til utvikling av rettleiingsfellesskapet ved høgskolen og utvikling av rettleiingstenestene ved høgskolen i regi av Studenttorget Kvalifikasjonskrav Det blir stilt krav om masterutdanning med avdelingsrelevant utdanning og erfaring frå rettleiingsarbeid. Lang og relevant praksis kan i kombinasjon med utdanning på bachelornivå erstatte kravet om utdanning på masternivå. Studiekonsulenten/studierettleiaren må ha evne til å arbeide sjølvstendig og analytisk, og må kunne ta initiativ og ha ei god sørvisinnstilling. Gode samarbeids- og koordineringsevner er eit krav. Studiekonsulenten/studierettleiaren må ha god framstillingsevne munnleg og skriftleg og ha gode engelskkunnskapar. 53

213 StillingsnummerU17 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Mastergrad Dekan AL Ansvarsområde Studiekonsulenten/studierettleiaren vil følgje opp spesifikke utdanningar og studentgrupper ved AL etter nærare spesifikasjon frå dekanen. Studiekonsulenten/studierettleiaren har eit særskilt og koordinerande administrativt ansvar for planlegging og gjennomføring av utdanningar og studieprogram, og for administrativ studierettleiing og studentkontakt ved avdelinga. Studiekonsulenten/studierettleiaren skal vere ein aktiv støttespelar for fagmiljøa og leiinga i etablering, utvikling, planlegging og gjennomføring av utdanningsløpa for utdanningane i avdelingane. Studiekonsulenten/studierettleiaren skal også vere eit knutepunkt for avdelingsadministrasjonen sin kontakt med ulike funksjonar i fellesadministrasjonen. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil vere avdelinga sitt bindeledd mot studieadministrativt kontor og avdelingsgruppa der og sørgje for koordinering og god kommunikasjon mellom fagmiljøa og det sentrale kontoret. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil stå for studieadministrativ rettleiing for program og utdanningar etter nærare spesifikasjon frå dekanen. Studiekonsulenten/studierettleiaren vil inngå i ei fast turnusordning i Studenttorget for å sikre at avdelingsnærleiken i Studenttorget blir ivareteken, og elles ha eit medansvar for fellestenestene der. I tillegg vil studiekonsulenten/studierettleiaren gi rettleiing til studentar etter behov anten i ei fast treffetid eller etter behov. Arbeidsoppgåver: Administrativ oppfølging av ( ) o Administrative oppgåver i samband med utvikling og planlegging av fag- og emneplanar for bachelor-, master- og ph.d.-nivå: Rådgi og bistå fagmiljø i fagplan- og emneplanarbeid Rådgi studieadministrativt kontor i samband med oppbygging og vedlikehald av FS-data knytt til utdanningane o Saksbehandling i studentsaker: Innpassing og tilrettelegging av studieløp Saksbehandling av søknader frå studentane om overflytting, hospitering og permisjon Bistå i saksbehandling knytt til vitnemål som vert utskrive av studieadministrativt kontor o Sensoroppnemning o Overordna planlegging av eksamen saman med fagmiljøa og samhandling med studieadministrativt kontor som står for gjennomføring av eksamen o Administrative formidlingsoppgåver knytt til studieprogramma: 54

214 Studiekatalog Arrangement Administrativ studierettleiing for ( ) o Ein fast arbeidsdag i Studenttorget o Samarbeid med faglærarar og seksjonsleiarar i rettleiingsspørsmål: Oppfølging av utdanningsplanar på individnivå Fagval Oppfølging av masterkontraktar o Administrativ koordinering og oppfølging av studiemestringsgrupper o Bidra til utvikling av rettleiingsfellesskapet ved høgskolen og utvikling av rettleiingstenestene ved høgskolen i regi av Studenttorget Kvalifikasjonskrav Det blir stilt krav om masterutdanning med avdelingsrelevant utdanning og erfaring frå rettleiingsarbeid. Lang og relevant praksis kan i kombinasjon med utdanning på bachelornivå erstatte kravet om utdanning på masternivå. Studiekonsulenten/studierettleiaren må ha evne til å arbeide sjølvstendig og analytisk, og må kunne ta initiativ og ha ei god sørvisinnstilling. Gode samarbeids- og koordineringsevner er eit krav. Studiekonsulenten/studierettleiaren må ha god framstillingsevne munnleg og skriftleg og ha gode engelskkunnskapar. 55

215 Stillingsnummer U18 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Mastergrad Dekan AL Ansvarsområde Seniorkonsulent er teamleiar og leier praksisgruppa ved AL, har eit koordinerings- og oppfølgingsansvar for dei samla praksistenestene ved AL og har personalansvar for praksisadministrasjonen. Teamleiar har ansvar for å etablere eit godt samarbeid med Studenttorget og med praksisadministrasjonen ved AHS og AI. Arbeidsoppgåver t: Dagleg drift av praksisadministrasjonen ved avdelinga Personalansvar for praksisadministrasjonen ved avdelinga Kvalitetssikring og utvikling innafor praksisfeltet saman med utdanningane Budsjettering og rapportering knytt til praksis, godkjenning refusjonsgrunnlag og attestasjon av fakturaer Koordinering av samarbeid med Studenttorget ved høgskolen og med studieadministrativt kontor Samarbeid med praksisadministrasjonen ved AHS/AI Praksisorganisering for masterutdanningar, vidareutdanning for arbeid i grunnskolen, allmennlærarutdanning og grunnskolelærarutdanning: o Samarbeidsavtalar med skoleeigarar o Skaffe praksisplassar, utarbeide praksislister, kontrakt med praksisskoler o Oppgåve- / ressursfordeling praksislærerar grunnskolepraksis, avtalar praksislærere på timebasis grunnskolepraksis o Møter med skoleleigarar, praksislærarar og faglærarar o Praksisinformasjon til studentar, praksisskoler og faglærarar o Koordinering av nettsider for praksis AL, oppdatering fellessider, utdanningssider master og vidareutdanning o Grunnskolepraksis ved utveksling (inn- og utreisande) Oppfølging studentar: o Administrativ oppfølging (retningslinjer og formelle rammer, tilbakemeldinger praksis, vurdering m.m.) o Studentrettleiing i samband med praksis (studenter med tilpasset praksisløp og spesielle behov) Oppdatering av nettsider o Koordinering av nettsidene for praksis ved AL o Oppdatere fellessider, utdanningssider master og vidareutdanning Saksbehandling: o Kontraktar og avtalar med praksiskoler o Taushetserklæringar 56

216 o Studentsaker (søknader, klager m.m.) Kvalifikasjonskrav Utdanning på masternivå eller spesialutdanning tilpassa oppgåvene i stillinga. Erfaring frå budsjettarbeid er ønskeleg og teamleiaren må ha god økonomisk forståing. God munnleg og skriftleg framstillingsevne. Teamleiar må ha gode leiareigenskapar og ha gode samarbeidsevner. 57

217 Stillingsnummer U19 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Bachelograd kontorsjef praksis AL Ansvarsområde Seniorkonsulenten har eit administrativt koordineringsansvar for organisering av praksisopplæringa for spesifikke utdanningar ved AL. Arbeidsoppgåver Ansvar for praksis i Bachelor i teiknspråk og tolking, Bachelor for tospråklige lærarar, Bachelor i folkehelse, Faglærarutdanning i idrett, Førskolelærarutdanning deltid, Førskolelærarutdanning, grunnskolepraksis: o Skaffe praksisplassar, utarbeide praksislister og kontrakt med praksisstader o Avtaler praksislærere på timebasis o Årsplan for praksis, bachelorutdanningane o Møteplan praksis o Møter med studentar, leiarar, praksislærarar/praksisrettleiarar og faglærarar o Praksisinformasjon til studentar, praksisstader og faglærarar o Organisere ny og utsatt praksis o Kurs, fagdagar og seminar for praksisrettleiarar o Organisere vidareutdanning i rettleiing for praksislærarar/praksisrettleiarar o Nettsider for praksis, oppdatering av bachelorsider o Praksis ved utveksling bachelorutdanningar (inn- og utreisande) Oppfølging studentar: o Administrativ oppfølging (retningslinjer og formelle rammer, tilbakemeldinger praksis, vurdering m.m.) o Studentrettleiing i samband med praksis (studenter med tilpasset praksisløp og spesielle behov) Utarbeide og utvikle planar og retningsliner Saksbehandling o Søknader o Klager o Anna saksbehandling knytt til praksis Økonomioppfølging (utarbeide budsjettgrunnlag, refusjonar) Utgreiing innafor saksfeltet Kvalifikasjonskrav Det vil bli stilt krav om utdanning på minimun bachelornivå og avdelingsrelevant utdanning. 58

218 Seniorkonsulenten må ha god kjennskap til utdanningane ved avdelinga og ha evne til å arbeide sjølvstendig, vere nøyaktig og ta initiativ. Seniorkonsulenten må ha god munnleg og skriftleg framstillingsevne. 59

219 Stillingsnummer U20 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Bachelorgrad teamleiar for praksis AL Ansvarsområde Seniorkonsulenten har eit administrativt koordineringsansvar for organisering av praksisopplæringa for spesifikke utdanningar ved AL. Arbeidsoppgåver Ansvar for praksis i Grunnskolelærarutdanning 1 7, Grunnskolelærarutdanning 5 10 o Skaffe praksisplassar, utarbeide praksislister og kontrakt med praksisstadar o Avtaler praksislærarar på timebasis o Årsplan for praksis, bachelorutdanningane o Møteplan praksis o Møter med studentar, leiarar, praksislærarar/praksisrettleiarar og faglærarar o Praksisinformasjon til studentar, praksisstader og faglærarar o Organisere ny og utsatt praksis o Kurs, fagdagar og seminar for praksisrettleiarar o Organisere vidareutdanning i rettleiing for praksislærarar/praksisrettleiarar o Nettsider for praksis, oppdatering av bachelorsider o Praksis ved utveksling bachelorutdanningar (inn- og utreisande) Oppfølging studentar: o Administrativ oppfølging (retningslinjer og formelle rammer, tilbakemeldinger praksis, vurdering m.m.) o Studentrettleiing i samband med praksis (studenter med tilpasset praksisløp og spesielle behov) Utarbeide og utvikle planar og retningsliner Saksbehandling o Søknader o Klager o Anna saksbehandling knytt til praksis Utgreiing innafor saksfeltet Kvalifikasjonskrav Det vil bli stilt krav om utdanning på minimun bachelornivå og avdelingsrelevant utdanning. 60

220 Seniorkonsulenten må ha god kjennskap til utdanningane ved avdelinga og ha evne til å arbeide sjølvstendig, vere nøyaktig og ta initiativ. Seniorkonsulenten må ha god munnleg og skriftleg framstillingsevne 61

221 Stillingsnummer U21 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Bachelorgrad kontorsjef for praksis AL Ansvarsområde Seniorkonsulenten har eit administrativt koordineringsansvar for organisering av praksisopplæringa for spesifikke utdanningar ved AL. Arbeidsoppgåver Ansvar for praksis i utdanningane Barnehagelærerutdanning, Førskolelærarutdanning heiltid barnehagepraksis, Vidareutdanning for arbeid i barnehage: o Skaffe praksisplassar, utarbeide praksislister og kontrakt med praksisstader o Avtaler praksislærere på timebasis o Årsplan for praksis, barnehagepraksis o Møteplan praksis o Møter med studentar, leiarar, praksislærarar/praksisrettleiarar og faglærarar o Praksisinformasjon til studentar, praksisstader og faglærarar o Organisere ny og utsatt praksis o Kurs, fagdagar og seminar for praksisrettleiarar o Organisere vidareutdanning i rettleiing for praksislærarar/praksisrettleiarar o Nettsider for praksis, oppdatering av bachelorsider o Praksis ved utveksling (inn- og utreisande) Oppfølging studentar: o Administrativ oppfølging (retningslinjer og formelle rammer, tilbakemeldinger praksis, vurdering m.m.) o Studentrettleiing i samband med praksis (studenter med tilpasset praksisløp og spesielle behov) Utarbeide og utvikle planar og retningsliner Saksbehandling o Søknader o Klager o Anna saksbehandling knytt til praksis Økonomioppfølging (utarbeide budsjettgrunnlag, refusjonar) Utgreiing innafor saksfeltet Kvalifikasjonskrav Det vil bli stilt krav om utdanning på minimun bachelornivå og avdelingsrelevant utdanning. 62

222 Seniorkonsulenten må ha god kjennskap til utdanningane ved avdelinga og ha evne til å arbeide sjølvstendig, vere nøyaktig og ta initiativ. Seniorkonsulenten må ha god munnleg og skriftleg framstillingsevne 63

223 Stillingsnummer U22 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Konsulent Bachelorgrad teamleiar praksis AL Ansvarsområde Konsulenten har administrative oppgåver i samband med planlegging, gjennomføring og oppfølging av praksis ved AL og vil samarbeide nært med praksiskoordinatorane i avdelinga. Konsulenten har også eit hovudansvar for praksisregistrering i FS Arbeidsoppgåver Praksisregistrering for alle utdanningar i FS Registrering og purring av alle utdanningar Kontroll og registrering av politiattestar Refusjonar i samband med praksis Baseware Saksbehandling i samband med praksis Utarbeiding av informasjonsskriv Kontraktar og oppfølging Arkiv i samband med praksis Kvalifikasjonskrav Det vil bli stilt krav om utdanning på minst bachelornivå eller spesialutdanning som er tilpassa dei oppgåvene som er lagt til stillinga. Erfaring saman med relevant etter- og vidareutdanning kan erstatte krav om høgare utdanning. Konsulenten må ha god munnleg og skriftleg framstillingsevne. Det vert stilt krav til nøyaktigheit og god sørvisinnstilling. 64

224 Stillingsnummer U23 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Kontorsjef Mastergrad Utdanningsdirektør Ansvarsområde Kontorsjefen skal koordinere og samordne internasjonaliseringsarbeidet for høgskolen samla sett. Til stillinga ligg eit ansvar for å følgje opp ansvarsområdet for kontoret og ha personalansvar for medarbeidarane der. I tillegg skal kontorsjefen vere ein ressurs for høgskoleleiinga i å utvikle strategiske mål for internasjonaliseringa i tråd med nasjonale/ internasjonale føringar og vere ein aktiv pådrivar for at høgskulen når måla. Arbeidsoppgåver: Dagleg ansvar for og oppfølging av kontoret sine arbeids- og ansvarsområde: o Personalansvar for dei tilsette ved kontoret o Rutineutvikling o Budsjettansvar o Strategiarbeid o Samarbeid med høgskoleleiinga og avdelingsleiingane o Ekstern kontaktperson (SIU, UD, KD etc.) Utgreiingsarbeid knytt til internasjonalisering av studiar Nye bilaterale avtalar Strategiske partnarskap Prosjektutvikling og søknader om eksterne midlar Internasjonale fellesgradar Stedfortredar for utdanningsdirektør Kvalifikasjonskrav Utdanning på masternivå med relevant erfaring frå internasjonalisering av høgare utdanning. Erfaring frå budsjettarbeid er ønskeleg og kontorsjefen må ha god økonomisk forståing. Bør kunne vise til eit breitt og relevant kontaktnettverk nasjonalt og internasjonalt innafor ansvarsfeltet. God munnleg og skriftleg framstillingsevne på norsk og engelsk. Kontorsjefen må ha gode leiareigenskapar og ha gode samarbeidsevner. 65

225 Stillingsnummer U24 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Mastergrad Kontorsjef internasjonalt kontor Ansvarsområde Erasmuskoordinatoren skal ha koordineringsansvar for høgskolen si deltaking i Erasmusprogrammet og følgje dette opp administrativt. Til stillinga ligg utgreiingsoppgåver på vegner av avdelingane og høgskoleleiinga knytt til Erasmus- programmet. Erasmuskoordinatoren skal vere ein ressursperson for heile høgskolen innafor sitt ansvarsområde og ha ansvar for å halde seg oppdatert innanfor feltet og utviklinga som skjer der. Arbeidsoppgåver Koordinering av høgskolens deltaking i Erasmus programmet o Høgskolens kontaktperson for Erasmus o Rådgi og bistå fagmiljø i utvikling av Erasmus-samarbeid o Utgreiingsarbeid knytt til ansvarsområdet o Inngåing og fornying av Erasmus- avtalar o Student- og tilsettmobilitet innan Erasmus, saksbehandling og fordeling av stipendmidlar o Registrering i FS o Søknad og rapportering, Erasmus-midlar o Informasjon og rettleiing i høve til Erasmus- programmet og andre relevante program, inkludert nettsider o Søknad om prosjektmidlar innan EU og EØS o Organisere Erasmus Staff Mobility Week o Koordinere HiBs deltaking på EAIE Områdeansvar: Norden, Europa og Eurasia o Oppfølging og fornying av bilaterale avtaler o Driftsstøtte, utdanningssamarbeid Kvalifikasjonskrav Det blir stilt krav om utdanning på mastergradsnivå. Seniorkonsulenten må ha gode engelskkunnskapar og ha gode kunnskapar i minst eitt framandspråk i tillegg. Det vert stilt krav til god formidlingsevne og analytiske ferdigheiter. Erasmuskoordinatoren må ha evne til å arbeide sjølvstendig, ta initiativ, ha ei god sørvisinnstilling og ha gode samarbeidsevner. 66

226 Stillingsnummer U25 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Førstekonsulent Mastergrad Kontorsjef internasjonalt kontor Ansvarsområde Førstekonsulent innkomande studentmobilitet skal vere ein ressursperson for høgskolen i å få fleire internasjonale studentar til høgskolen, og for internasjonalisering heime. Førstekonsulenten skal samarbeide med Studenttorget om rettleiing av internasjonale studentar. Førstekonsulenten skal ha eit aktivt samarbeid med einingane ved høgskolen og med studentane. Arbeidsoppgåver Studentmobilitet o søknadsbehandling/ saksbehandling med særleg ansvar for innkomande studentar og kvotestudentar o registrering i FS Planlegging og gjennomføring av velkomstveke for innkomande utvekslingsstudentar Administrere sluttevaluering for internasjonale studentar utarbeide årleg rapport Oppfølging av studentassistentens arbeidsområde Samarbeid med kommunikasjonsavdelinga og opptakskontoret om profilering for og opptak av internasjonale studentar, inkludert ansvar for høgskulens studiekatalog på engelsk Informasjon gjennom nettsider og sosiale medium Områdeansvar: Sør-Amerika o Oppfølging og fornying av bilaterale avtaler o driftsstøtte, utdanningssamarbeid Kvalifikasjonskrav Det blir stilt krav om utdanning på masternivå. Utdanning på bachelornivå kan i kombinasjon med lang relevant erfaring kan erstatte kravet om utdanning på masternivå. Førstekonsulenten må ha gode engelskkunnskapar og ha gode kunnskapar i minst eitt framandspråk i tillegg. Førstekonsulenten må ha evne til å arbeide sjølvstendig, ta initiativ, ha ei god sørvisinnstilling og ha gode samarbeidsevner. 67

227 Stillingsnummer U26 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Førstekonsulent Mastergrad Kontorsjef internasjonalt kontor Ansvarsområde Førstekonsulent studentmobilitet skal vere ein ressursperson for høgskolen i utvikling av eit godt og variert utvekslingstilbod som samsvarar med krav til læringsutbytte og kvalitet i utdanninga. Førstekonsulenten bistår såleis også utdanningane i rettleiing av og godkjenning av utvekslingsopphald. Førstekonsulenten skal ha eit særleg ansvar for informasjon om utveksling gjennom Studenttorget. Førstekonsulenten skal ha eit aktivt samarbeid med einingane ved høgskolen og med studentane. Arbeidsoppgåver: Studentmobilitet o søknadsbehandling og saksbehandling med særlig ansvar for utreisande studentar o planlegging og gjennomføring av søkjarmøter for utreisande studentar o registrering i FS Koordinering av førebuingskurs for utveksling til land i Sør (p.t. PRASØR kan erstatte kulepunktet over) Administrere utbetaling av rettleiingsgodtgjersle Informasjon gjennom nettsider og sosiale medium Områdeansvar: Afrika og Asia o Oppfølging og fornying av bilaterale avtaler o Driftsstøtte, utdanningssamarbeid Kvalifikasjonskrav Det blir stilt krav om utdanning på masternivå. Utdanning på bachelornivå kan i kombinasjon med lang relevant erfaring og i særskilte tilfelle erstatte kravet om utdanning på masternivå. Førstekonsulenten må ha gode engelskkunnskapar og ha gode kunnskapar i minst eitt framandspråk i tillegg. Førstekonsulenten må ha evne til å arbeide sjølvstendig, ta initiativ, ha ei god sørvisinnstilling og ha gode samarbeidsevner. 68

228 Stillingsnummer U27 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Rådgivar Mastergrad Kontorsjef internasjonalt kontor Ansvarsområde Rådgivaren skal ha eit overordna koordineringsansvar for internasjonalisering av høgre utdanning og skal med sin spisskompetanse vere ein støttespelar for avdelingane og høgskolen i internasjonaliseringsspørsmål. Rådgivaren skal ha eit fokus på internasjonaliseringa si rolle i høve til å fremma kvalitet og relevans i utdanningane. I dette ligg eit særleg fokus på internasjonalisering i koplinga mellom utdanning og forsking og rådgivaren skal vere den spisskompetanse høgskolen har på internasjonale fellesgradar og utviklinga innafor det feltet. Arbeidsoppgåver Bistå i utvikling av internasjonale fellesgradar (rådgiving, sakshandsaming og oppfølging) Utgreiingsarbeid og analyser knytt til internasjonalisering av studiar Internasjonalisering heime Tilrettelegging for mobilitet på master- og ph.d.-nivå Prosjektutvikling og søknader om eksterne midlar Samarbeid med avdelingane og forskingsseksjonen Arrangere internasjonal dag Områdeansvar: Nord-Amerika, Australia, New Zealand o Oppfølging og fornying av bilaterale avtaler o Driftsstøtte, utdanningssamarbeid Kvalifikasjonskrav Det blir stilt krav om utdanning på masternivå. Rådgivaren må ha gode engelskkunnskapar og har gode kunnskapar i minst eitt framandspråk i tillegg. Rådgivaren må kunne vise til relevant og solid studieadministrativ erfaring og spisskompetanse innafor ansvarsfeltet. Rådgivaren må kunne ta initiativ, vere ein pådrivar og kunne arbeide sjølvstending og strategisk. Det vert stilt krav om god formidlingsevne munnleg og skriftleg, på begge målformer og på engelsk. 69

229 Stillingsnummer U28 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Kontorsjef Mastergrad Utdanningsdirektør Ansvarsområde Kontorsjefen har ansvar for samordning av aktiviteten i og for utvikling av Opptakskontoret, og har eit overordna ansvar for kontoret si samhandling med avdelingane og eksterne. Arbeidsoppgåver Ansvar for dagleg drift av Opptakskontoret Personalansvar for dei tilsette ved Opptakskontoret Kontaktperson for Samordna opptak, Rapportering innafor ansvarsområdet til Opptakskontoret Ansvarleg for bemanning av Studenttorget frå Opptakskontoret si side Hovudkontakt for EVO-kontoret om opptak Ansvar for rutineutvikling innafor Opptakskontoret sine ansvarsområde Ha eit koordinerande ansvar for å utarbeide saker til styre og utval innafor ansvarsområdet til kontoret Ha eit koordinerande ansvar for utvikling av bruken av FS i opptakssaker saman med høgskolens sentrale FS-koordinator Rettleiing og rådgiving av søkjarar, vidaregåande skolar og andre eksterne i opptaksspørsmål Saksbehandle og poengberekne opptakssøknader Vedlikehald og definere opptak i FS og på Søknadsweb Kvalifikasjonskrav Det vert normalt stilt krav om utdanning på masternivå. Relevant erfaring er eit krav og kontorsjefen må ha god kjennskap til administrative IT-system og ha god FS-kompetanse. Kontorsjefen må ha erfaring med økonomiforvalting og ha god økonomiforståing. Kontorsjefen må ha evne til samarbeid og ha gode leiareigenskapar. Det vert stilt krav om god munnleg og skriftleg framstillingsevne. 70

230 71

231 Stillingsnummer U29 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Bachelorgrad Kontorsjef for opptakskontoret Ansvarsområde Som dei andre tilsette ved opptakskontoret har seniorkonsulenten ansvar for saksbehandling til nasjonale og lokale opptak. Seniorkonsulenten har vidare eit særskilt ansvar for opptak av internasjonale studentar i vid forstand og skal vere opptakskontoret sin ressursperson for høgskolen i saksbehandling som gjeld opptak og utanlandsk utdanning. Seniorkonsulenten vil også ha eit særskilt ansvar for utvikling og oppbygging av opptaksmodulen og SøknadsWeb for opptak av internasjonale studentar. Arbeidsoppgåver Informasjon og rettleiing om opptak Saksbehandle opptak av studentar til alle høgskolens studiepoenggjevande studium Særskilt ansvar for koordinering og kompetansebygging for opptak til engelske vidareutdanningar og mastergradar Vurdere og verifisere høgare utenlandsk utdanning Utviking av FS med særskilt fokus på informasjon til og opptak av internasjonale søkjarar Utvikling av Søknadsweb for opptak av internasjonale studentar Utgreiing innafor saksfeltet Opptak av kvotestudentar i samarbeid med Internasjonalt kontor Samarbeid med avdelingane i samband med opptak Vedlikehald av opptaksinformasjon på nettsidene Delta på utdanningsmesser Delta på opptaksmøter, internt, eksternt Opplæring/oppfølging av ekstrahjelp i opptaksperioden Dokumentasjonskontroll Arkiv / post Kvalifikasjonskrav Det vert stilt krav om utdanning på minst bachelornivå eller spesialutdanning tilpassa oppgåvene som er lagt til stillinga. Seniorkonsulenten må ha relevant praksis og dokumentert gode IT-kunnskapar, spesielt i FS. Det vert stilt krav om god munnleg og skriftleg framstillingsevne og gode engelsk-kunnskapar. Seniorkonsulenten må kunne arbeide sjølvstendig og analytisk, vere initiativrik og ha gode samarbeidsevner. 72

232 Stillingsnummer U30 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Mastergrad Kontoesjef Opptakskontoret Ansvarsområde Som dei andre tilsette ved opptakskontoret har seniorkonsulenten ansvar for saksbehandling til nasjonale og lokale opptak. Seniorkonsulenten er back-up for kontorsjefen i koordineringsfunksjonane og representerer opptakskontoret i rekrutteringsgruppa til Utdanning i Bergen. Seniorkonsulenten har vidare eit særskilt ansvar for utgreiing og høyringar innafor opptakskontoret sitt ansvarsfelt og har ansvar for førebuing og skriving av saker til styre og utval. Arbeidsoppgåver Back-up-funksjon for kontorsjefen Informasjon og rettleiing om opptak Saksbehandle opptak av studentar til alle høgskolens studiepoenggjevande studium Vurdere og verifiserer utenlandsk høyere utdanning Skriving av styresaker, utgreiing, høyringar for Opptakskontoret Felles studentsystem (FS) opptaksmodul opptaksregistrering og oppdatering Søknadsweb Ansvar for opptak av ph.d.-studentar Vedlikehald av opptaksinformasjon på nettsidene Representant rekrutteringsgruppa i Utdanning i Bergen Koordinere rekrutteringsarbeidet for Opptakskontoret o Ansvarlig for koordinering av utdanningsmesser og studieorientering o Studiekatalog/informasjonsmateriell på papir og nett i samarbeid med Seksjon for kommunikasjon Delta på utdanningsmesser Samarbeid med avdelingane i samband med opptak og rekruttering Delta på opptaksmøter internt, eksternt Dokumentasjonskontroll Opplæring/oppfølging av ekstrahjelper i den mest hektiske opptaksperioden Arkiv, post Kvalifikasjonskrav Det vert stilt krav om utdanning på masternivå. Det vert stilt krav om relevant praksis og dokumentert gode IT-kunnskapar, spesielt i FS. 73

233 Det vert stilt krav om god munnleg og skriftleg framstillingsevne og gode engelsk-kunnskapar. Seniorkonsulenten må kunne arbeide sjølvstendig og analytisk, vere initiativrik og ha gode samarbeidsevner. 74

234 Stillingsnummer U31 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Bachelorgrad Kontorsjef opptakskontoret Ansvarsområde Som dei andre tilsette ved opptakskontoret har seniorkonsulenten ansvar for saksbehandling til nasjonale og lokale opptak. Seniorkonsulenten har i tillegg eit ansvar for å saksbehandle søknader om opptak på særskilt grunnlag. Seniorkonsulenten vil også ha eit særskilt ansvar for utvilking av opptaksmodulen, etterutdanningsmodulen, doktorgradsmodulen og høgskolens søknadsweb. Arbeidsoppgåver Informasjon og rettleiing om opptak Saksbehandle opptak av studentar til alle høgskolens studiepoenggjevande studium Vurdere og verifisere utanlandsk utdanning Ansvar for koordinering og samhandling mot avdelingane for søknader om særskilt vurdering og søknad om opptak på bakgrunn av realkompetanse Utgreiing innanfor saksfeltet Ansvar for utvikling av FS innafor opptaks-, etterutdannings- og doktorgradsmodul, samt søknadsweb saman med høgskolens sentrale FS-koordinator Vedlikehald av opptaksinformasjon på nettsidene Delta på utdanningsmesser Delta på opptaksmøter internt, eksternt Dokumentasjonskontroll Opplæring/oppfølging av ekstrahjelper i den mest hektiske opptaksperioden Arkiv, post Kvalifikasjonskrav Det vert stilt krav om utdanning på minst bachelornivå eller spesialutdanning tilpassa oppgåvene stillinga skal dekkje. Lang og variert praksis saman med relevant etter- og vidareutdanning kan i særskilte tilfelle erstatte kravet om høgare utdanning. Seniorkonsulenten må ha god administrativ IT-kompetanse og grundig kunnskap i FS. Seniorkonsulenten må ha god munnleg og skriftelg framstillingsevne og kunne arbeide analytisk, nøyaktig og sjølvstendig. 75

235 Stillingsnummer U32 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Førstekonsulent Bachelorgrad Kontorsjef opptakskontoret Ansvarsområde Som dei andre tilsette ved opptakskontoret har førstekonsulenten ansvar for saksbehandling til nasjonale og lokale opptak. Førstekonsulenten har i tillegg eit ansvar for å saksbehandle søknader om opptak på særskilt grunnlag. Arbeidsoppgåver Informasjon og rettleiing om opptak Saksbehandle opptak av studentar til alle høgskolens studiepoenggjevande studium Saksbehandle søknader på grunnlag av realkompetanse, søknader om særskilt vurdering og søkejarar med utanlandsk utdanning (SO-opptak) Felles studentsystem (FS) opptaksmodul opptaksregistrering og oppdatering Søknadsweb Samarbeid med avdelingane i samband med opptak Vedlikehald av opptaksinformasjon på nettsidene Delta på utdanningsmesser Delta på opptaksmøter, internt, eksternt Dokumentasjonskontroll Opplæring/oppfølging av ekstrahjelper i opptaksperioden Arkiv, post Kvalifikasjonskrav Det vert stilt krav om utdanning på minst bachelornivå eller spesialutdanning tilpassa oppgåvene stillinga skal dekkje. Lang og variert praksis saman med relevant etter- og vidareutdanning kan i særskilte tilfelle erstatte kravet om høgare utdanning. Førstekonsulenten må ha god administrativ IT-kompetanse og grundig kunnskap i FS. Førstekonsulenten må ha god munnleg og skriftelg framstillingsevne og kunne arbeide analytisk, nøyaktig og sjølvstendig. 76

236 Stillingsnummer U33 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Førstekonsulent Bachelorgrad Kontorsjef opptakskontoret Ansvarsområde Som dei andre tilsette ved opptakskontoret har førstekonsulenten ansvar for saksbehandling til nasjonale og lokale opptak. Førstekonsulenten har i tillegg eit ansvar for å saksbehandle søknader om opptak på særskilt grunnlag. Arbeidsoppgåver Informasjon og rettleiing om opptak Saksbehandle opptak av studentar til alle høgskolens studiepoenggjevande studium Saksbehandle søknader på grunnlag av realkompetanse, søknader om særskilt vurdering og søkjarar med utanlandsk utdanning (SO-opptak) Felles studentsystem (FS) opptaksmodul opptaksregistrering og oppdatering Søknadsweb Samarbeid med avdelingane i samband med opptak Vedlikehald av opptaksinformasjon på nettsidene Delta på utdanningsmesser Delta på opptaksmøter, internt, eksternt Dokumentasjonskontroll Opplæring/oppfølging av ekstrahjelper i opptaksperioden Arkiv, post Kvalifikasjonskrav Det vert stilt krav om utdanning på minst bachelornivå eller spesialutdanning tilpassa oppgåvene stillinga skal dekkje. Lang og variert praksis saman med relevant etter- og vidareutdanning kan i særskilte tilfelle erstatte kravet om høgare utdanning. Førstekonsulenten må ha god administrativ IT-kompetanse og grundig kunnskap i FS. Førstekonsulenten må ha god munnleg og skriftelg framstillingsevne og kunne arbeide analytisk, nøyaktig og sjølvstendig. 77

237 Stillingsnummer U34 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Kontorsjef Mastergrad Utdanningsdirektør Ansvarsområde Kontorsjefen har ansvar for drift og utvikling av dei studieadministrative tenestene som er lagt til kontoret og har personalansvar for dei tilsette. Kontorsjefen skal koordinere arbeidet på tvers av dei tre avdelingspesifikke gruppene i kontoret og arbeide for standardisering og effektivisering av tenestene ved kontoret. I etableringsfasen av kontoret må kontorsjefen har eit særskilt fokus på samkjøring og back-up- og avlastingsløysingar. Kontorsjefen skal koordinere verksemda ved kontoret slik eins forvaltingsmessig praksis vert følgt ved høgskolen innafor ansvarsfeltet som er lagt til kontoret samstundes som dei avdelingsspesifikke behova vert ivaretekne. Arbeidsoppgåver Ansvar for drift og utvikling av studieadministrativt kontor Personalansvar for medarbeidarane ved kontoret Ansvar for rutineutvikling Ansvar for at avdelingane får gode, effektive og tilpassa tenester av kontoret Samarbeid med avdelingane om utvikling av dei studieadministrative tenestene Sørgje for vidareutvikling av oppgåvene som er lagt til kontoret Sørgje for at høgskolens felles regelverk vert følgt opp av avdelingane Utvikle bruken av FS for å standardisere og kvalitetssikre data for høgskolen innafor ansvarsfeltet Leggje til rette for erfaringsoverføring mellom gruppene i kontoret Ansvar for samhandling med driftsorganisasjonen i timeplanlegging og eksamensplanlegging Lage plan for opplæring for medarbeidarane i kontoret Kvalifikasjonskrav Det vert stilt krav om utdanning på masternivå. Kontorsjefen må ha relevant erfaring frå studieadministrativt arbeid innafor høgare utdanning og ha god og inngåande kjennskap til FS og gode IT-kunnskapar. 78

238 Det vert stilt krav om god munnleg og skriftleg framstillingsevne på norsk og engelsk. Kontorsjefen må vere initiativrik og innovativ, ha gode leiareigenskapar og gode samarbeidsevner. 79

239 Stillingsnummer U35 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Mastergrad Kontorsjef studieadministrativt kontor Ansvarsområde Seniorkonsulenten har eit koordineringsansvar internt i gruppa som har hovudansvar for AHS og i høve til avdelinga og andre einingar. Arbeidsoppgåver Arbeidsleiaransvar for avdelingsgruppa Koordinering og oppfølging av dei samla studieadministrative tenestene for avdelinga Samarbeid med dei andre gruppeleiarane om back-up-løysingar internt i kontoret og samhandling med praksisadministrasjon, Studenttorget og timeplanleggarane Samarbeid med avdelinga o Ansvar for samla eksamensplan for avdelinga, kontakt med avdelinga i førebuing, gjennomføring og etterarbeid o Ressursperson for avdelinga i arbeid med fag- og emneplanar på bachelor-, master- og ph.d.-nivå i høve til etablering i FS Eksamensansvarlig i studieadministrativt kontor for avdelingseksamenane Registrering i FS o Studieprogram o Emnekombinasjonar o Emne o Etablering av utdanningsplanar o Diploma supplement Hovudansvar for vitnemålsutskriving Studieadministrativ saksbehandling: o Saksbehandling i samband med inndraging av studierett o Klagesaker master- og ph.d.-nivå frå A-Å Kvalifikasjonskrav Det blir stilt krav om utdanning på masternivå. Relevant praksis kan i kombinasjon med utdanning på bachelornivå erstatte kravet om mastergrad. Seniorkonsulenten må ha kjennskap til utdanningane på avdelinga. Solid kjennskap til FS er eit krav og seniorkonsulenten må ha gode IT-kunnskapar. Erfaring frå studieadministrativt arbeid innan høgre utdanning er eit krav. 80

240 Seniorkonsulenten må vere initiativrik, vere nøyaktig og kvalitetsbevisst, og ha god sørvisinnstilling. Gode samarbeids- og koordineringsevner er eit krav. 81

241 Stillingsnummer U36 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Førstekonsulent Bachelorgrad Kontorsjef studieadministrativt kontor Ansvarsområde Eksamensoppfølging og studieadministrativ saksbehandling med særleg ansvar for AHS og etter nærare spesifikasjon frå kontorsjef og gruppekoordinator. Arbeidsoppgåver Førebuing, gjennomføring og oppfølging av eksamen o Gjennomgang eksamensmeldingar: oppmeldingar og registreringar, sjukemeldingar, registrering møtt/ikkje møtt, klasselister m.m. o Registrering og utarbeiding av lister for obligatoriske arbeidskrav og øvingar o Samarbeid med driftsorganisasjonen om romplan for eksamen o Oppdatering av eksamensplan o Administrativ oppfølging av eksamensvaktar og eksamensoppgåver frå A-Å o Administrativ støttefunksjon i samband med gjennomføring av digital eksamen o Sensurlister og sensurregistrering o Arkivering av eksamensoppgåver Kontaktperson for studentar som tek ekstern eksamen Utskriving vitnemål/ karakterutskrifter Studieadministrativ saksbehandling o Saksbehandling av søknader om særordning og hjelpemiddel til eksamen o Saksbehandling av søknader om oppmelding til ny og utsett eksamen o Saksbehandling av søknad om 4. gongseksamen o Saksbehandling av søknad om privatisteksamen o Klagesaker bachelor- og masternivå frå A-Å Rettleiing innafor ansvarsområdet Back-up-funksjonar for gruppeleiar knytt til FS Kvalifikasjonskrav Det vil bli stilt krav om utdanning på minst bachelornivå og erfaring frå studieadministrativt arbeid innan høgre utdanning. Det blir stilt krav om god FS-kompetanse og god IT-kompetanse. Førstekonsulenten må ha evne til å arbeide sjølvstendig og nøyaktig, og vere oppteken av kvalitetssikring. Førstekonsulenten må ha god munnleg og skriftleg framstillingsevne. Gode samarbeidsevner og sørvisinnstilling er eit krav. 82

242 Stillingsnummer U37 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Førstekonsulent Bachelorgrad Kontorsjef studieadministrativt kontor Ansvarsområde Eksamensoppfølging og studieadministrativ saksbehandling med særleg ansvar for AHS og etter nærare spesifikasjon frå kontorsjef og gruppekoordinator. Arbeidsoppgåver Førebuing, gjennomføring og oppfølging av eksamen o Gjennomgang eksamensmeldingar: oppmeldingar og registreringar, sjukemeldingar, registrering møtt/ikkje møtt, klasselister m.m. o Registrering og utarbeiding av lister for obligatoriske arbeidskrav og øvingar o Samarbeid med driftsorganisasjonen om romplan for eksamen o Oppdatering av eksamensplan o Administrativ oppfølging av eksamensvaktar og eksamensoppgåver frå A-Å o Administrativ støttefunksjon i samband med gjennomføring av digital eksamen o Sensurlister og sensurregistrering o Arkivering av eksamensoppgåver Kontaktperson for studentar som tek ekstern eksamen Utskriving vitnemål/ karakterutskrifter Studieadministrativ saksbehandling o Saksbehandling av søknader om særordning og hjelpemiddel til eksamen o Saksbehandling av søknader om oppmelding til ny og utsett eksamen o Saksbehandling av søknad om 4. gongseksamen o Saksbehandling av søknad om privatisteksamen o Klagesaker bachelor- og masternivå frå A-Å Rettleiing innafor ansvarsområdet Back-up-funksjonar for gruppeleiar knytt til FS Kvalifikasjonskrav Det vil bli stilt krav om utdanning på minst bachelornivå og erfaring frå studieadministrativt arbeid innan høgre utdanning. Det blir stilt krav om god FS-kompetanse og god IT-kompetanse. Førstekonsulenten må ha evne til å arbeide sjølvstendig og nøyaktig, og vere oppteken av kvalitetssikring. Førstekonsulenten må ha god munnleg og skriftleg framstillingsevne. Gode samarbeidsevner og sørvisinnstilling er eit krav. 83

243 Stillingsnummer U38 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Mastergrad Kontorsjef studieadministrativt kontor Ansvarsområde Seniorkonsulenten har eit koordineringsansvar internt i gruppa som har hovudansvar for AI og i høve til avdelinga og andre einingar. Arbeidsoppgåver Arbeidsleiaransvar for avdelingsgruppa Koordinering og oppfølging av dei samla studieadministrative tenestene for avdelinga Samarbeid med dei andre gruppeleiarane om back-up-løysingar internt i kontoret og samhandling med praksisadministrasjon, Studenttorget og timeplanleggarane Samarbeid med avdelinga o Ansvar for samla eksamensplan for avdelinga, kontakt med avdelinga i førebuing, gjennomføring og etterarbeid o Ressursperson for avdelinga i arbeid med fag- og emneplanar på bachelor-, master- og ph.d.-nivå i høve til etablering i FS Eksamensansvarlig i studieadministrativt kontor for avdelingseksamenane Registrering i FS o Studieprogram o Emnekombinasjonar o Emne o Etablering av utdanningsplanar o Diploma supplement Hovudansvar for vitnemålsutskriving Studieadministrativ saksbehandling: o Saksbehandling i samband med inndraging av studierett o Klagesaker master- og ph.d.-nivå frå A-Å Kvalifikasjonskrav Det blir stilt krav om utdanning på masternivå. Relevant praksis kan i kombinasjon med utdanning på bachelornivå erstatte kravet om mastergrad. Seniorkonsulenten må ha kjennskap til utdanningane på avdelinga. Solid kjennskap til FS er eit krav og seniorkonsulenten må ha gode IT-kunnskapar. Erfaring frå studieadministrativt arbeid innan høgre utdanning er eit krav. 84

244 Seniorkonsulenten må vere initiativrik, vere nøyaktig og kvalitetsbevisst, og ha god sørvisinnstilling. Gode samarbeids- og koordineringsevner er eit krav. 85

245 Stillingsnummer U39 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Førstekonsulent Bachelorgrad Kontorsjef studieadministrativt kontor Ansvarsområde Eksamensoppfølging og studieadministrativ saksbehandling med særleg ansvar for AI og etter nærare spesifikasjon frå kontorsjef og gruppekoordinator. Arbeidsoppgåver Førebuing, gjennomføring og oppfølging av eksamen o Gjennomgang eksamensmeldingar: oppmeldingar og registreringar, sjukemeldingar, registrering møtt/ikkje møtt, klasselister m.m. o Registrering og utarbeiding av lister for obligatoriske arbeidskrav og øvingar o Samarbeid med driftsorganisasjonen om romplan for eksamen o Oppdatering av eksamensplan o Administrativ oppfølging av eksamensvaktar og eksamensoppgåver frå A-Å o Administrativ støttefunksjon i samband med gjennomføring av digital eksamen o Sensurlister og sensurregistrering o Arkivering av eksamensoppgåver Kontaktperson for studentar som tek ekstern eksamen Utskriving vitnemål/ karakterutskrifter Studieadministrativ saksbehandling o Saksbehandling av søknader om særordning og hjelpemiddel til eksamen o Saksbehandling av søknader om oppmelding til ny og utsett eksamen o Saksbehandling av søknad om 4. gongseksamen o Saksbehandling av søknad om privatisteksamen o Klagesaker bachelor- og masternivå frå A-Å Rettleiing innafor ansvarsområdet Back-up-funksjonar for gruppeleiar knytt til FS Kvalifikasjonskrav Det vil bli stilt krav om utdanning på minst bachelornivå og erfaring frå studieadministrativt arbeid innan høgre utdanning. Det blir stilt krav om god FS-kompetanse og god IT-kompetanse. Førstekonsulenten må ha evne til å arbeide sjølvstendig og nøyaktig, og vere oppteken av kvalitetssikring. Førstekonsulenten må ha god munnleg og skriftleg framstillingsevne. Gode samarbeidsevner og sørvisinnstilling er eit krav. 86

246 Stillingsnummer U40 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Førstekonsulent Bachelorgrad Kontorsjef studieadministrativt kontor Ansvarsområde Eksamensoppfølging og studieadministrativ saksbehandling med særleg ansvar for AI og etter nærare spesifikasjon frå kontorsjef og gruppekoordinator. Arbeidsoppgåver Førebuing, gjennomføring og oppfølging av eksamen o Gjennomgang eksamensmeldingar: oppmeldingar og registreringar, sjukemeldingar, registrering møtt/ikkje møtt, klasselister m.m. o Registrering og utarbeiding av lister for obligatoriske arbeidskrav og øvingar o Samarbeid med driftsorganisasjonen om romplan for eksamen o Oppdatering av eksamensplan o Administrativ oppfølging av eksamensvaktar og eksamensoppgåver frå A-Å o Administrativ støttefunksjon i samband med gjennomføring av digital eksamen o Sensurlister og sensurregistrering o Arkivering av eksamensoppgåver Kontaktperson for studentar som tek ekstern eksamen Utskriving vitnemål/ karakterutskrifter Studieadministrativ saksbehandling o Saksbehandling av søknader om særordning og hjelpemiddel til eksamen o Saksbehandling av søknader om oppmelding til ny og utsett eksamen o Saksbehandling av søknad om 4. gongseksamen o Saksbehandling av søknad om privatisteksamen o Klagesaker bachelor- og masternivå frå A-Å Rettleiing innafor ansvarsområdet Back-up-funksjonar for gruppeleiar knytt til FS Kvalifikasjonskrav Det vil bli stilt krav om utdanning på minst bachelornivå og erfaring frå studieadministrativt arbeid innan høgre utdanning. Det blir stilt krav om god FS-kompetanse og god IT-kompetanse. Førstekonsulenten må ha evne til å arbeide sjølvstendig og nøyaktig, og vere oppteken av kvalitetssikring. Førstekonsulenten må ha god munnleg og skriftleg framstillingsevne. Gode samarbeidsevner og sørvisinnstilling er eit krav. 87

247 Stillingsnummer U41 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Mastergrad Kontorsjef studieadministrativt kontor Ansvarsområde Seniorkonsulenten har eit koordineringsansvar internt i gruppa som har hovudansvar for AL og i høve til avdelinga og andre einingar. Arbeidsoppgåver Arbeidsleiaransvar for avdelingsgruppa Koordinering og oppfølging av dei samla studieadministrative tenestene for avdelinga Samarbeid med dei andre gruppeleiarane om back-up-løysingar internt i kontoret og samhandling med praksisadministrasjon, Studenttorget og timeplanleggarane Samarbeid med avdelinga o Ansvar for samla eksamensplan for avdelinga, kontakt med avdelinga i førebuing, gjennomføring og etterarbeid o Ressursperson for avdelinga i arbeid med fag- og emneplanar på bachelor-, master- og ph.d.-nivå i høve til etablering i FS Eksamensansvarlig i studieadministrativt kontor for avdelingseksamenane Registrering i FS o Studieprogram o Emnekombinasjonar o Emne o Etablering av utdanningsplanar o Diploma supplement Hovudansvar for vitnemålsutskriving Studieadministrativ saksbehandling: o Saksbehandling i samband med inndraging av studierett o Klagesaker master- og ph.d.-nivå frå A-Å Kvalifikasjonskrav Det blir stilt krav om utdanning på masternivå. Relevant praksis kan i kombinasjon med utdanning på bachelornivå erstatte kravet om mastergrad. Seniorkonsulenten må ha kjennskap til utdanningane på avdelinga. Solid kjennskap til FS er eit krav og seniorkonsulenten må ha gode IT-kunnskapar. Erfaring frå studieadministrativt arbeid innan høgre utdanning er eit krav. 88

248 Seniorkonsulenten må vere initiativrik, vere nøyaktig og kvalitetsbevisst, og ha god sørvisinnstilling. Gode samarbeids- og koordineringsevner er eit krav. 89

249 Stillingsnummer U42 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Førstekonsulent Bachelorgrad Kontorsjef studieadministrativt kontor Ansvarsområde Eksamensoppfølging og studieadministrativ saksbehandling med særleg ansvar for AL og etter nærare spesifikasjon frå kontorsjef og gruppekoordinator. Arbeidsoppgåver Førebuing, gjennomføring og oppfølging av eksamen o Gjennomgang eksamensmeldingar: oppmeldingar og registreringar, sjukemeldingar, registrering møtt/ikkje møtt, klasselister m.m. o Registrering og utarbeiding av lister for obligatoriske arbeidskrav og øvingar o Samarbeid med driftsorganisasjonen om romplan for eksamen o Oppdatering av eksamensplan o Administrativ oppfølging av eksamensvaktar og eksamensoppgåver frå A-Å o Administrativ støttefunksjon i samband med gjennomføring av digital eksamen o Sensurlister og sensurregistrering o Arkivering av eksamensoppgåver Kontaktperson for studentar som tek ekstern eksamen Utskriving vitnemål/ karakterutskrifter Studieadministrativ saksbehandling o Saksbehandling av søknader om særordning og hjelpemiddel til eksamen o Saksbehandling av søknader om oppmelding til ny og utsett eksamen o Saksbehandling av søknad om 4. gongseksamen o Saksbehandling av søknad om privatisteksamen o Klagesaker bachelor- og masternivå frå A-Å Rettleiing innafor ansvarsområdet Back-up-funksjonar for gruppeleiar knytt til FS Kvalifikasjonskrav Det vil bli stilt krav om utdanning på minst bachelornivå og erfaring frå studieadministrativt arbeid innan høgre utdanning. Det blir stilt krav om god FS-kompetanse og god IT-kompetanse. Førstekonsulenten må ha evne til å arbeide sjølvstendig og nøyaktig, og vere oppteken av kvalitetssikring. Førstekonsulenten må ha god munnleg og skriftleg framstillingsevne. Gode samarbeidsevner og sørvisinnstilling er eit krav. 90

250 Stillingsnummer U43 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Førstekonsulent Bachelorgrad Kontorsjef studieadministrativt kontor Ansvarsområde Eksamensoppfølging og studieadministrativ saksbehandling med særleg ansvar for AL og etter nærare spesifikasjon frå kontorsjef og gruppekoordinator. Arbeidsoppgåver Førebuing, gjennomføring og oppfølging av eksamen o Gjennomgang eksamensmeldingar: oppmeldingar og registreringar, sjukemeldingar, registrering møtt/ikkje møtt, klasselister m.m. o Registrering og utarbeiding av lister for obligatoriske arbeidskrav og øvingar o Samarbeid med driftsorganisasjonen om romplan for eksamen o Oppdatering av eksamensplan o Administrativ oppfølging av eksamensvaktar og eksamensoppgåver frå A-Å o Administrativ støttefunksjon i samband med gjennomføring av digital eksamen o Sensurlister og sensurregistrering o Arkivering av eksamensoppgåver Kontaktperson for studentar som tek ekstern eksamen Utskriving vitnemål/ karakterutskrifter Studieadministrativ saksbehandling o Saksbehandling av søknader om særordning og hjelpemiddel til eksamen o Saksbehandling av søknader om oppmelding til ny og utsett eksamen o Saksbehandling av søknad om 4. gongseksamen o Saksbehandling av søknad om privatisteksamen o Klagesaker bachelor- og masternivå frå A-Å Rettleiing innafor ansvarsområdet Back-up-funksjonar for gruppeleiar knytt til FS Kvalifikasjonskrav Det vil bli stilt krav om utdanning på minst bachelornivå og erfaring frå studieadministrativt arbeid innan høgre utdanning. Det blir stilt krav om god FS-kompetanse og god IT-kompetanse. Førstekonsulenten må ha evne til å arbeide sjølvstendig og nøyaktig, og vere oppteken av kvalitetssikring. Førstekonsulenten må ha god munnleg og skriftleg framstillingsevne. Gode samarbeidsevner og sørvisinnstilling er eit krav. 91

251 Stillingsnummer U44 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Mastergrad Kontorsjef studieadministrativt kontor Ansvarsområde Seniorkonsulenten skal vere ein fleksibel ressurs i studieadministrativt kontor og ha ansvar for tyngre utviklingsoppgåver som ligg inn under ansvarsområdet til studieadministrativt kontor. Seniorkonsulenten skal ha eit særskilt ansvar for å utvikle dei administrative tenestene knytt til digitale eksamensformar. Seniorkonsulenten skal gjennomføre utgreiingar og analysar innafor saksfeltet. Arbeidsoppgåver: Utvikling og oppfølging av digital eksamen, herunder også samarbeid med biblioteket om masteroppgåver og BORA Ansvar for etablering av rutinar og arbeidsmetodar Utvikling av 0-linetenesta for studieadministrativt kontor Ansvar for nettsider og anna informasjonsmateriale for studieadministrativt kontor Superbrukar FS i dei studieadministrative modulane kontoret nyttar og samarbeid med institusjonsansvarleg om utviklinga av FS ved høgskolen Prosjektarbeid i tråd med utvklingsbehov i kontoret Rådgiving, utgreiings- og analysearbeid innafor ansvarsområdet til kontoret Samarbeid med avdelingane og øvrig utdanningsadministrasjonen Kvalifikasjonskrav Det vert stilt krav om utdanning på masternivå. Det er krav om relevant erfaring frå studieadministrativt arbeid innan høgare utdanning og lang erfaring og kompetanse i bruk av FS. Gode IT-kunnskapar er eit krav. Seniorkonsulenten må ha god munnleg og skriftleg framstillingsevne på norsk og engelsk. Seniorkonsulenten må vere analytisk og løysingsfokusert og ha fokus på høg kvalitet i arbeidet. Arbeidsoppgåvene krev ei sjølvstendig tilnærming og gode samarbeidsevner. 92

252 Stillingsnummer U45 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Rådgivar Mastergrad Utdanningsdirektør Ansvarsområde Rådgivaren har eit overordna ansvar for drift av Studenttorget, noko som også inkluderer tenestene i Møllendalsveien. Rådgivaren skal koordinere og utvikle den samla aktivteten i Studenttorget og ha fokus på heile tenestefeltet til Studenttorget. Rådgivaren skal vere ein pådrivar i arbeidet med å vidareutvikle rettleiingstenestene ved høgskolen og Studenttorget som ein felles møtestad for alle studentane ved høgskolen. Arbeidsoppgåver Dagleg drift av Studenttorget Arbeidsleiaransvar for stillingane som fullt eller delvis er knytt til Studenttorget Overordna ansvar for årshjul og planlegging av aktivitetar i tilknyting til Studenttorget Utvikling av tenestene som fell inn under rettleiingstenesta og sørgje for gode rutinar, inkludert utvikling av ordninga med studentmedarbeidarar Samarbeid med andre administrative einingar om tenester i regi av Studenttorget Kontaktperson for SiB i samarbeidsprosjekt gjennom Studenttorget Etablere møteplassar og -forum for rettleiing Kompetanseheving for tilsette i Studenttorget i ulike funksjonar Ansvar for vidareutvikling av 0-linetenestene for Studenttorget ved HiB Koordinering av informasjon til høgskolens studentar frå utdanningsseksjonen si side (nettsider, kataloginformasjon m.m.) Kvalifikasjonskrav Det vert stilt krav om utdanning på masternivå. Rådgivaren må kunne dokumentere solid rettleiarerfaring og interesse for rettleiing som fagfelt. Rådgivaren må ha god framstillingsevne munnleg og skriftleg både på engelsk og norsk. Det vert stilt krav til gode leiar- og samarbeidsevner og til å motivere medarbeidarar og kollegaer. 93

253 Stillingsnummer U46 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Førstekonsulent Bachelorgrad Utdanningsdirektør Ansvarsområde Førstekonsulenten er ansvarleg for den daglege drifta av førstelinetenestene i Studenttorget på Kronstad. Saman med leiar av Studenttorget er førstekonsulenten ansvarleg for at fellestenestene som Studenttorget har ansvar for fungerer, og at Studenttorget er riktig bemanna, også med back-up-funksjonar Arbeidsoppgåver Dagleg drift av førstelina i Studenttorget på Kronstad Ansvar for utvikling og vedlikehald av turnusplanen for Kronstad saman med leiar for Studenttorget, avdelingane og seksjonane i fellesadministrasjonen Ansvar for rutinar og system for mottak, utsending og arkiv for eksamensinnleveringar og anna levert inn over skranke Oppfølging av årshjul for Studenttorget saman med leiar av Studenttorget Vere ressursperson i gjennomføring av ulike tiltak i regi av Studenttorget Studentekspedisjon over skranke saman med andre på turnusvakt i førstelina i Studenttorget Registrering og bestilling av ulike rettleiingstimar, elektronisk, på telefon og over skranke Ansvar for fordeling av meldingar som kjem til epost-mottaket Betjening av telefon Kontakt og samarbeid med driftsorganisasjonen Kvalifikasjonskrav Det er stilt krav om utdanning på bachelornivå eller spesialutdanning som er tilpassa oppgåvene som stillinga skal ivareta. Lang og variert erfaring i kombinasjon med relevant etter- og vidareutdanning kan erstatte kravet om høgare utdanning. Førstekonsulenten må ha god munnleg og skriftleg framstillingsevne både på norsk og engelsk. Førstekonsulenten må vere sørvisinnstilt og kunna trivast i eit hektisk miljø med mykje variert aktivitet. Motivasjon for stillinga vert sterkt lagt vekt på. 94

254 Stillingsnummer U47 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Førstekonsulent Bachelorgrad Utdanningsdirektøren Ansvarsområde Førstekonsulenten er ansvarleg for den daglege drifta av førstelinetenestene i Studenttorget i Møllendalsveien. Saman med leiar av Studenttorget er førstekonsulenten ansvarleg for at fellestenestene som Studenttorget har ansvar for fungerer, og at Studenttorget er riktig bemanna, også med back-up-funksjonar Arbeidsoppgåver Dagleg drift av førstelina i Studenttorget i Møllendalsveien Ansvar for utvikling og vedlikehald av turnusplanen for Møllendalsveien saman med leiar for Studenttorget, avdelingane og seksjonane i fellesadministrasjonen Ansvar for rutinar og system for mottak, utsending og arkiv for eksamensinnleveringar og anna levert inn over skranke Oppfølging av årshjul for Studenttorget saman med leiar av Studenttorget Vere ressursperson i gjennomføring av ulike tiltak i regi av Studenttorget Studentekspedisjon over skranke saman med andre på turnusvakt i førstelina i Studenttorget Registrering og bestilling av ulike rettleiingstimar, elektronisk, på telefon og over skranke Ansvar for fordeling av meldingar som kjem til epost-mottaket Betjening av telefon Kontakt og samarbeid med driftsorganisasjonen Kvalifikasjonskrav Det er stilt krav om utdanning på bachelornivå eller spesialutdanning som er tilpassa oppgåvene som stillinga skal ivareta. Lang og variert erfaring i kombinasjon med relevant etter- og vidareutdanning kan erstatte kravet om høgare utdanning. Førstekonsulenten må ha god munnleg og skriftleg framstillingsevne både på norsk og engelsk. Førstekonsulenten må vere sørvisinnstilt og kunna trivast i eit hektisk miljø med mykje variert aktivitet. Motivasjon for stillinga vert sterkt lagt vekt på. 95

255 Stillingsnummer U48 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Rådgivar Mastergrad Utdanningsdirektør Ansvarsområde Rådgivaren er ein del av den samla utdanningskvalitetsstaben ved høgskolen og samhandlar tett med kvalitetsrådgivarane i avdelingane og fellesadministrasjonen. Rådgivaren har eit delegert oppfølgingsansvar for Utdanningsutvalet og er ressursperson i utdanningssaker som involverer NOKUT. Rådgivaren har også ansvar for førebuing av saker til styre og utval og for utgreiingsoppgåver. Arbeidsoppgåver Sekretær for Utdanningsutvalet Saksførebuing og utgreiing til styre og utval Saksbehandling, saksførebuing og rådgiving innafor utdanningskvalitetsfeltet Administrativ oppfølging av utdanningskvalitetsprosjekt for høgskolen Oppfølging og vidareutvikling av høgskolens kvalitetssystem på utdanningsfeltet, inklusiv ph.d.-nivået. Ressursperson i samband med NOKUT-søknader, koordinering i samband med NOKUTevalueringar Høgskolens NOKUT-kontakt Rapportering innafor feltet Samarbeid med avdelingane sine kvalitetsrådgjevarar Kvalifikasjonskrav Det vert stilt krav om utdanning på masternivå og lang og relevant erfaring innafor studieadministrasjon. Rådgivaren må ha god skriftleg og munnleg framstillingsevne på norsk og ha gode engelskkunnskapar. Rådgivaren må kunne arbeide strategisk og ta initiativ til utvikling og oppdatering innafor ansvarsfeltet. Det vert stilt krav om evne til samarbeid og stor grad av sjølvstendigheit. 96

256 Stillingsnummer U49 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Rådgivar Mastergrad Utdanningsdirektør Ansvarsområde Rådgivaren er ein del av den samla utdanningskvalitetsstaben ved høgskolen og samhandlar tett med kvalitetsrådgivarane i avdelingane og fellesadministrasjonen. Rådgivaren har eit delegert oppfølgingsansvar for LMU, ressursperson i læringsmiljøsaker og har eit overordna kvalitetssikringsansvar for fag- og studieplanar ved høgskolen. Rådgivaren har også ansvar for førebuing av saker til styre og utval og for utgreiingsoppgåver. Arbeidsoppgåver Sekretær for LMU Saksførebuing og utgreiing til styre og utval Saksbehandling, saksførebuing og rådgiving innafor læringsmiljøfeltet Administrativ oppfølging av læringsmiljøprosjekt for høgskolen Samarbeid med avdelingane og Studenttorget om utvikling av læringsmiljø Kvalitetssikring av fag- og studieplanar saman med avdelingane og studieadministrativt kontor o Sikre heilskap i høgskolens arbeid med fag- og studieplanar o Utvikle malar og retningsliner for høgskolen Koordinering av høgskolens arbeid for tilrettelegging av universelt læringsmiljø Institusjonskontakt for studentar med nedsett funksjonsevne Ansvar for handlingsplan for studentar med nedsett funksjonsevne Rapportering innafor feltet Samarbeid med avdelingane sine kvalitetsrådgjevarar Kvalifikasjonskrav Det vert stilt krav om utdanning på masternivå og lang og relevant erfaring innafor studieadministrasjon. Rådgivaren må ha god skriftleg og munnleg framstillingsevne på norsk og ha gode engelskkunnskapar. Rådgivaren må kunne arbeide strategisk og ta initiativ til utvikling og oppdatering innafor ansvarsfeltet. Det vert stilt krav om evne til samarbeid og stor grad av sjølvstendigheit. 97

257 Stillingsnummer U50 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Rådgivar Mastergrad Utdanningsdirektør Ansvarsområde Rådgivaren er ein del av den samla utdanningskvalitetsstaben ved høgskolen og samhandlar tett med kvalitetsrådgivarane i avdelingane og fellesadministrasjonen. Rådgivaren har eit delegert oppfølgingsansvar for Klagenemnda og skal drive rådgiving og saksbehandling knytt til forvaltningsspørsmål på utdanningsfeltet. Rådgivaren har også ansvar for førebuing av saker til styre og utval, for utgreiingsoppgåver og høringssaker. Arbeidsoppgåver Sekretær for Klagenemnda Rådgiving og saksbehandling knytt til forvaltningsspørsmål på utdanningsområdet for høgskolen: o Utvikling av reglar, retningsliner og arbeid med justering av forskrifter o Juridisk rådgiving innafor saksfeltet o Ressursperson for fellesgradar med særleg ansvar for etablering av kontraktar for nye initiativ Utgreiing og saksbehandling Saksførebuing til styrer og utval Høringssaker Kvalifikasjonskrav Det vert stilt krav om utdanning på masternivå og lang og relevant erfaring innafor studieadministrasjon. Juridiske fag må inngå i utdanninga. Rådgivaren må ha god skriftleg og munnleg framstillingsevne på norsk og ha gode engelskkunnskapar. Rådgivaren må kunne arbeide strategisk og ta initiativ til utvikling og oppdatering innafor ansvarsfeltet. Det vert stilt krav om evne til samarbeid og stor grad av sjølvstendigheit. 98

258 Stillingsnummer U51 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Mastergrad Utdanningsdirektør Ansvarsområde Seniorkonsulenten er ein del av systemforvaltningsgruppa i utdanningsseksjonen. Seniorkonsulenten har eit særskilt ansvar for utvikling av it s learning frå utdanningsseksjonen si side og skal ha eit medansvar for utvikling av it s learning som system saman med andre einingar ved høgskolen. Stillinga har eit delegert webansvar på eksternweben og på Allmenningen og skal utvikle og vedlikehalde kvalitetssystemet på vegner av høgskoleleiinga. Arbeidsoppgåver It s learning o Kontaktperson for it s learning o Utdanningsseksjonen sin ressursperson i utvikling av it s learning som studie- og fagadministrativt verktøy og som pedagogisk verktøy: Samarbeid med avdelingane sine superbrukarar Samarbeid med driftsorganisasjonen og biblioteket om it s learning Webansvarleg ved seksjonen: o oppdatering og vedlikehold av seksjonen sine nettsider på Allmenningen o kvalitetssikre utdanningsadministrativ informasjon på hib.no saman med Studenttorget Superbruker Questback Utvikling og vedlikehold av kvalitetssystemet til høgskolen Back-up-funksjon FS Dokumentasjon og risikovurdering innafor feltet Saksførebuing til styre og utval Rapportering og analyser Kvalifikasjonskrav Det vert normalt stilt krav om utdanning på masternivå. Utdanning på bachelornivå med it-fag og relevant administrativ erfaring kan erstatte mastergrad. Seniorkonsulenten må ha god munnleg og skriftleg framstillingsevne og ha gode kunnskapar i engelsk. Seniorkonsulenten må ha god IT-kompetanse og pedagogisk kompetanse er ønskeleg. Det vert stilt krav om evne til å arbeide sjølvstendig og analytisk, med fokus på kvalitetssikring og -utvikling. 99

259 Stillingsnummer U52 Stillingskategori Kompetansekrav Rapporterer til Seniorkonsulent Mastergrad Utdanningsdirektør Ansvarsområde Seniorkonsulenten er ein del av systemforvaltningsgruppa i utdanningsseksjonen. Seniorkonsulenten har eit særskilt ansvar for utvikling av FS ved høgskolen og skal vere ein pådrivar og ein ressursperson for avdelingane og andre einingar i utvikling og bruk av FS. Seniorkonsulenten skal drive opplæring internt og følgje med utviklinga av FS nasjonalt. Seniorkonsulenten er rapporteringsansvarleg for FS og får tildelt analyseoppgåver knytt til FSdata for høgskolen. Arbeidsoppgåver Koordineringsansvar for Felles studentsystem (FS) o Koordinere utviklinga av FS ved høgskolen o Utviklingsansvar for høgskolens bruk av ph.d.-modul i FS o FS- brukarstøtte og utvikle rutinar o Ansvarlig for opplæring o FS-oppdatering og vedlikehold av databasen o Kvalitetssikre FS data o Rapportering av studentdata til NSD og andre databaser o Kontaktperson for nasjonal FS-gruppe og er medlem av diverse brukergrupper o Integrasjon FS og andre system o Risikovurdering FS Saksførebuing, utgreiing, rapportering og rådgiving innafor ansvarsområdet Samarbeid med driftsorganisasjonen om integrering av FS til andre system Kontaktperson for UMAP-system Kvalifikasjonskrav Det vert normalt stilt krav om utdanning på masternivå. Utdanning på bachelornivå med it-fag og relevant administrativ erfaring kan erstatte mastergrad. Seniorkonsulenten må ha god munnleg og skriftleg framstillingsevne og ha gode kunnskapar i engelsk. Seniorkonsulenten må ha god IT-kompetanse og pedagogisk kompetanse er ønskeleg. Det vert stilt krav om evne til å arbeide sjølvstendig og analytisk, med fokus på kvalitetssikring og -utvikling. 100

260 Funksjonsplan for biblioteket Organisasjonsprosjektet, delprosjekt Biblioteket, fase 3 Prosjektleder: Maria Carme Torras Calvo

261 Innholdsfortegnelse Innledning 2 Organisasjonskart 3 Funksjonsplan for administrasjon og ledelse av biblioteket 4 Funksjonsplan for studie- og forskningsstøtte 7 Funksjonsplan for publikumstjenester 11 Funksjonsplan for informasjonsressurser 16 Total ressursbruk i henhold til ny organisering av biblioteket 22 Vedlegg. Framdriftsplan, delprosjekt Biblioteket, fase

262 Innledning Mål med fase 3 Fase 3 i delprosjektet Bibliotek (1. august-31. desember 2013) har som mål å utarbeide en ny organisering av biblioteket ved Høgskolen i Bergen. Framdriftsplan for fase 3 finnes i vedlegget. Fase 3 har følgende delmål: 1. Utarbeide nytt organisasjonskart og funksjonsplan 2. Utarbeide bemanningsplan 3. Innplassere bibliotekansatte i stillinger 4. Vurdere kompetansebehov i henhold til ny organisering Her leveres det forslag til nytt organisasjonskart og funksjonsplan. Funksjonsplanen «[ ] beskriver hvilke oppgaver enheten skal løse, hvordan enheten (oppgavene, funksjonene) skal organiseres, hvilken kompetanse som trengs for å løse oppgavene og hvor mange årsverk enheten skal ha» 1. Prosjektgruppe i fase 3 Prosjektgruppen i fase 3 består av følgende: Gunhild Austrheim, universitetsbibliotekar Marit Frydenberg, konsulent Trude Færevaag, spesialbibliotekar Turid Hitland, spesialbibliotekar Atle Hårklau, bibliotekar Ingvild Monsen, spesialbibliotekar Monica Roos, spesialbibliotekar Maria Carme Torras, bibliotekdirektør, leder Bente Tveito, spesialbibliotekar Rådgiver Maria Stene-Jonassen fungerer som prosjektstøtte for delprosjektet. Prosjektmedlemmene er valgt på bakgrunn av både ekspertise i funksjonsområder og type stilling. Hensikten har vært at prosjektgruppen i denne fasen skal ha representanter fra alle stillingstyper (merkantilt personale, bibliotekleder, bibliotekar, universitetsbibliotekar, spesialbibliotekar), og inneha ekspertise i de ulike kjernefunksjonene ved biblioteket. Kommunikasjon, møter og samlinger Det var kommet to høringsuttalelser da høringsfristen for prosjektrapport fra fase 2 gikk ut , fra Avdeling for ingeniørutdanning og fra Forskerforbundet. Innspillene tas med i det videre arbeidet i fase 3. Informasjon om fase 3 og presentasjon av foreløpig funksjonsplan er gitt og gis på følgende møter: - Bibliotekpersonalsamling/ oppstart av fase 3, Møte på virksomhetsnivå, Informasjonsmøte for bibliotekansatte, og (se framdriftsplan i vedlegg 1) I tillegg er rapporten fra fase 2, forslag til organisasjonskart og til funksjonsplan diskutert i møtet i bibliotekrådet, som er prosjektets referansegruppe, Fra Prosessbeskrivelse for omstillinger ved Høgskolen i Bergen, s.3. se%20omstilling/prosessbeskrivelse.pdf 2

263 Organisasjonskart Forslag til organisasjonskart for biblioteket ved Høgskolen i Bergen. Bibliotekdirektør Administrativt støtte Enhet for studie- og forskningsstøtte Leder Funksjonsområder: Studiestøtte, forskningsstøtte Enhet for publikumstjenester Leder Funksjonsområder: 1.linjetjeneste, indre tjenester Enhet for informasjonsressurser Leder Funksjonsområder: Digitale systemer, samlingsutvikling Det foreslås en organisering av biblioteket i tre enheter: enhet for studie- og forskningsstøtte, enhet for publikumstjenester og enhet for informasjonsressurser. Enhetene ledes av en leder som rapporterer til bibliotekdirektøren. Støtte i form av noen administrative ressurser er tilknyttet bibliotekdirektøren. Organiseringen forutsetter tett samarbeid på tvers av bibliotekenhetene. Eksempler på områder som vil kreve tett samarbeid er undervisning og veiledning, der personale fra både enheten for publikumstjenester og informasjonsressurser kan bidra. Bibliotekansatte fra alle enhetene vil bidra til førstelinjetjenesten. Formidling av bibliotektjenester på web vil også kreve samarbeid mellom de tre enhetene. Likeledes vil det være kontaktflater mellom bibliotekenhetene og alle de andre faglige og administrative enhetene ved høgskolen. 3

264 Funksjonsplan for administrasjon og ledelse av biblioteket Årsverk: 2 Bibliotekdirektør: Bibliotekfaglig personale: Merkantilt personale: 1 årsverk 0,6 årsverk 0,4 årsverk Organisering: Biblioteket ledes av bibliotekdirektøren. I tillegg vil det være felles administrative oppgaver som kan utføres delvis av bibliotekfaglig personale og delvis av merkantilt personale. Ansvarsområder Oppgaver Kompetanse Ressursbruk Personal Nye stillinger ansettelsesprosess Medarbeidersamtaler Oppfølging av sykefravær HMS planlegging/oppfølging Studentvakter ansettelser Studentvakter timelister mm Oppfølging av nyansatte Kompetanseutvikling planer Oppfølging av fravær Personalsamlinger planlegging Lønnsforhandlinger forslag og møter Intervjuer og innstillinger Medarbeidersamtaler med ledergruppen Kontakt med NAV (i samarbeid med funksjonsleder) Kontraktskriving praktisk oppfølging Godkjenning av timelister Planlegge behovet for kompetanseheving (både for biblioteket og for den enkelte) Ha oversikt over fravær utover sykefravær -ferier o.l. Arkivering i Ephorte Ledelseskompetanse Bibliotekfaglig kompetanse Sosial kompetanse Administrativ erfaring Rutinekunnskap Grunnleggende ITkompetanse 0,2 Økonomi Budsjettplanlegging Kontakt med økonomiavdeling og bibliotekets seksjoner Ledelseskompetanse Bibliotekfaglig kompetanse 0,1 4

265 Regnskap oppfølging Anvisning Søknadsskriving midler Økonomiprognoser Økonomikunnskap Grunnleggende ITkompetanse Kunnskap om søknadsprosesser Ledelseskompetanse Bibliotekfaglig kompetanse Grunnleggende ITkompetanse Samspill med den øvrige HiB organisasjonen Direktørmøter/ledermøter/HiBledersamlinger HiB styremøter Utdanningsutvalg Publiseringsutvalg Forskningsutvalg Studiekvalitetsutvalg Læringsmiljøutvalg Bibliotekråd Annen kontakt med ledelse/administrasjon Høringsuttalelser Daglig ledelse Ansvar for rekvisita Arbeidsplaner Bibliotekledermøter Personalmøter på funksjonsnivå Ferieplaner Diverse drift Årsrapport statistikk (Nasjonalbibliotekstatistikken, funksjonsstatistikk, årsmelding bibliotektjenesten) Kontroll med utgiftene Søknader Arkivering i Ephorte Deltakelse på møter på alle nivå i organisasjonen der det er nødvendig Sekretæroppgaver for bibliotekråd Sekretæroppgaver for publiseringsutvalg Skriving av høringsuttalelser Arkivering i Ephorte Bestilling og lagerhold av rekvisita Oversikt over arbeids- og ferieplaner Planlegge, organisere og delta på ledermøter og personalmøter i biblioteket. Referatskriving. Lage statistikken til Nasjonalbiblioteket Skrive bibliotekets årsmelding på grunnlag bl.a. av funksjonsstatistikk og NBstatistikk i forhold til bibliotekets planer Ledelseskompetanse Bibliotekfaglig kompetanse Grunnleggende ITkompetanse Statistikkompetanse 0,4 0,6 5

266 Eksternt samarbeid og deltakelse i eksterne utvalg IFLA/UNESCO arbeid utenom konferansene UHR-Bibliotekutvalg UHNettVest Samhandling med andre biblioteksektorer Kurs, konferanser, seminarer Strategisk utvikling av biblioteket Strategi / Handlingsplan Prosjektstyring Aktivitet i komiteer og i IFLAs Governing board Arbeid nasjonalt, regionalt og lokalt med andre bibliotekaktører, inkl. deltakelse i styringsgrupper Arrangement av og deltakelse på IFLA-konferanser og andre nasjonale og internasjonale konferanser og møter Lage planer for strategisk utvikling av biblioteket og handlingsplaner Oversikt over aktuelle prosjekter Skriving av prosjektsøknader til forsknings- og utviklingsprosjekt Ledelseskompetanse Bibliotekfaglig kompetanse Ledelseskompetanse Bibliotekfaglig kompetanse Kunnskap om søknadsprosesser 0,5 0,2 SUM 2 årsverk 6

267 Funksjonsplan for studie- og forskningsstøtte Årsverk: 8 Enhetsleder rapporterer til bibliotekdirektør. Enhetsadministrasjon og ledelse: Ansvarsområder Oppgaver Kompetanse Ressursbruk Administrasjon og Faglig ledelse av enheten Administrasjon og ledelse ledelse Personalansvar Pedagogisk kompetanse Oppfølging av nyansatte Bibliotek- og informasjonsfaglig kompetanse Seksjons- og ledermøter Erfaring med forskningsstøttetjenester i UHbibliotek Økonomiansvar Strategi og utvikling Følge opp skrankevaktplan Faglig arbeid i enheten Kompetanseutvikling Delta på bibliotekledermøter Betjene Brukerservice, søkeveiledning, informasjonsspørsmål, Bibliotekfaglig kompetanse førstelinjetjenesten referansespørsmål Merkantil kompetanse Sum 1 årsverk 7

268 Forskningsstøtte: Ansvarsområder Oppgaver Kompetanse Ressursbruk Formidling Høgskolens egne formidlingskanaler: Bibliotek- og informasjonsfaglig skjer på mange o BORA kompetanse måter og o Skriftserien Førstekompetanse (ph.d. eller tilsvarende) gjennom Arrangement/arrangør av forskningsformidling, i Opphavsrett mange kanaler samarbeid med forskningsmiljø og Publiseringskanaler og Open Access forskningsadministrasjon Bibliometri Formidling på nett Pedagogisk kompetanse Kunnskapsbasert praksis med fokus på store systematiske søk Publiseringsstøtte Veiledning i forhold til: Publiseringsstrategi Publikasjonskanaler nivå 1 og 2 Publiseringsutvalget Opphavsrett Rettighetsklarering Open Access Impact og bibliometri for den enkelte forsker Veiledning og undervisning i informasjonssøking og referansehåndtering Kontaktbibliotekarer til alle fagmiljø Effektive hjelpetjenester til referansehåndtering Hjelp til ulike referanseverktøy Lån en bibliotekar Informasjonssøking o Veiledning o Undervisning o Oppdrag Egne veilednings- og undervisningstilbud til ph.d.- utdanningene Deltakelse i PhD on Track 8

269 Fagutvikling og kompetanseutvikling Betjene førstelinjetjenesten SUM Deltakelse i kurs og konferanser Brukerservice, søkeveiledning, informasjonsspørsmål, referansespørsmål Bibliotekfaglig kompetanse Merkantil kompetanse 2,5 årsverk Studiestøtte: Ansvarsområder Oppgaver Kompetanse Ressursbruk Integrert undervisning i Forberede og gjennomføre timeplanfestet undervisning Bibliotekarkompetanse informasjonskompetan på Bachelor og Master-nivå Bibliotekar med tilleggsutdanning i KBP se Kontakt med faglærere angående planlegging og Mastergrader oppfølging av undervisning Pedagogisk kompetanse Utvikling av nye kurs Digital kompetanse Møter med utdanningene og studieadministrasjon Kompetanse innen webpublisering og sosiale Arbeid i studiekvalitetsutvalget medier Fagplanarbeid Evaluering, kvalitetssikring og vurdering Veiledning Forberede og gjennomføre individuell veiledning for studenter Åpne kurs og verksteder E-læring Fagutvikling og kompetansetiltak Utvikle e-læringsmoduler Deltakelse i driftsgruppa for Søk & Skriv Informasjonsarbeid og markedsføring Betjene førstelinjetjenesten Brukerservice, søkeveiledning, informasjonsspørsmål, referansespørsmål Bibliotekfaglig kompetanse Merkantil kompetanse SUM 4,5 årsverk 9

270 Framtidige behov: Ifølge HiBs strategiske plan, skal biblioteket videreutvikles til å bli et moderne forskningsbibliotek. Bibliotekets egen handlingsplan beskriver et støttetilbud i form av veiledning (digitalt, individuelt og i grupper) i f.eks. informasjonssøk, -håndtering, publiseringskanaler, opphavsrett, forskningsregistrering og arkivering, samt utvikling av støttetjenester for ph.d.-kandidater i doktorgradsstudiene. I tillegg skal biblioteket skape en fysisk møteplass for forskere og studenter for formidling av forsknings- og utviklingsarbeid ved høgskolen. Biblioteket ser derfor behov for å utvide tjenestetilbudet i forhold til PhD-programmene. Dette kan medføre nye kompetansebehov i biblioteket, og på sikt behov for nye stillinger. 10

271 Funksjonsplan for publikumstjenester Årsverk: 4 faste årsverk + 4 årsverk som avgis av alle enheter + 2 årsverk i form av bibliotekvakter på ettermiddagstid Enhetsleder rapporterer til bibliotekdirektøren. Enheten skal ha det faglige ansvaret for den daglige drift i førstelinjetjenesten og de tilhørende oppgaver under indre tjenester. Førstelinjetjenesten-skrankevakttjenesten blir et samarbeid på tvers av alle enheter, siden hele personalet skal rullere i skrankevakttjenesten. Skrankevakttjenesten utgjør totalt 4 årsverk, slik det framgår i tabellen nederst (Førstelinjetjenesten Skrankevakttjenesten). Ressursbruk i form av årsverk som er avgitt fra de andre enhetene er tatt med her i funksjonsplanen for publikumstjenester. Bibliotekvakter på ettermiddagstid utgjør 2 ekstra årsverk, men de innebærer ikke faste bibliotekansatte. Den skisserte bemanningsplanen forutsetter bemanning og åpningstider som i dag. Vi ser at det vil bli et behov for utvidete åpningstider på sikt. Dette kan eventuelt medføre at bemanningen med fast kvalifisert bibliotekpersonale må økes. Åpningstider: Mandag torsdag kl.: , fredag kl.: , lørdag og søndag stengt. Stengt i påske, pinse og romjul, samt stengt i juli. Fast bibliotekpersonale arbeider fra kl vinterstid, kl sommerstid. Bibliotekvakter: Mandag- torsdag , fredag Enhetsadministrasjon og -ledelse: Ansvarsområder Oppgaver Kompetanse Ressursbruk Faglig ledelse av enheten Administrasjon og ledelse Personalansvar Administrasjon og ledelse Medarbeidersamtaler Bibliotekfaglig kompetanse Oppfølging av sykefravær og annet fravær Veiledning- og undervisningskompetanse Oppfølging av nyansatte Markedsføringskompetanse Økonomiansvar for enheten Generell IT- kompetanse Daglig ledelse av publikumstjenester på Digital kompetanse Kronstad og i Møllendalsveien 11

272 Betjene førstelinjetjenesten Sum Vaktplaner, arbeidsplaner, skrankevaktplaner, ledermøter, personalmøter, oppfølging av retningslinjer, prosedyrer, reglement, åpningstider, profileringsarbeid, arrangement, samarbeid med andre, web-informasjon Årsrapporter, statistikk Funksjonsstatistikk, brukerundersøkelser Samhandling med andre Faglig arbeid i enheten Strategisk utvikling av enheten Strategi og handlingsplan Kompetanseheving Kompetanseutvikling Kontakt med øvrige i HiB-organisasjon Delta på bibliotekledermøter Brukerservice, søkeveiledning, informasjonsspørsmål, referansespørsmål Bibliotekfaglig kompetanse Merkantil kompetanse 1 årsverk 12

273 Indre tjenester: Ansvarsområder Oppgaver Kompetanse Ressursbruk Fjernlån Brubest, inbest, utbest, etc. finne frem, evt. kopiere Bibliotekfaglig Purringer/erstatningskrav/inkasso Bestilling og utsending av purrebrev, oppfølging, sjekking på hyllen m.m., samt samarbeid med SA-økonomi og fagansvarlige for evt. erstatningskjøp Merkantil Kjenne til bibliotekets prosedyrer Postmottak Mottak, utsendelse, pakking, boktransport mellom avdelingene og eksterne bibliotek, ansattpostkasser Telefontjeneste, e-post Telefonbesvaring, e-post svar, evt. videresending Oppsett, henting, rydding Omvisning Kompetanseheving Profileringsarbeid Magasinhenting, hyllerydding, forskyvning For studenter, ansatte, andre Delta på kurs, faglige møter Utstillinger, brukerveiledninger, arrangement m.m. Web-stoff Informasjonsarbeid Betjene førstelinjetjenesten Brukerservice, søkeveiledning, informasjonsspørsmål, referansespørsmål Sum Bibliotekfaglig kompetanse Merkantil kompetanse 3 årsverk 13

274 Førstelinjetjenesten - Skrankevakttjenesten: Dette gjelder både Kronstad og Møllendalsveien. Bibliotekansatte skal betjene førstelinjetjenesten i veiledningskranken og utlånsskranken mellom kl , i henhold til rullerende vaktplan. Vi tar utgangspunkt i 3 skrankepunkt med 3 personer på vakt samtidig på Kronstad. Evt. 2 på vakt samtidig og en bakvakt. I Møllendalsveien ser vi for oss 1 skrankepunkt med forvakt og bakvakt. Ansvarsområder Oppgaver Kompetanse Ressursbruk: Kronstad Årsverk: 2,5 Ressursbruk: MDV Årsverk: 1,5 Betjene publikumshenvendelser: veiledning, info- og referansetjenester, inn og utlånstjenester Brukerservice, søkeveiledning, informasjonsspørsmål, referansespørsmål Bibliotekfaglig kompetanse Generell it-kompetanse Merkantil kompetanse Sosiale medier It-hjelp Orden Følge med på utlånsautomater, sorteringsanlegg, publikums-pc-er, kopimaskiner Teknisk assistanse, bruksanvisninger kopieringshjelp Ryddige lokaler og utstillinger 14

275 Bibliotekvakter på ettermiddagstid: Dette gjelder både Kronstad og Møllendalsveien. Ansvarsområder Oppgaver Kompetanse Ressursbruk Kronstad: Årsverk 1,5 Utlån og innlevering Ta i mot, sortere, fornye, Kunne prosedyren i Arbeidsrutiner for Kopiering Artikkelkopiering studentvakter, kjenne utlånsmodulen i Publikumsbetjening Svare på spørsmål, biblioteksystemet, hjelpe brukeren å finne frem i kjennskap til hjemmesiden, Telefonbesvaring biblioteklokalet Generell it-kompetanse, Kunne oppstillingssystemet Klargjøring av bøker og annet materiale Plastre, stemple, kode Ressursbruk MDV: Årsverk: 0,5 Oppsetting Rydde, lukke, stenge Sette på plass, også i magasin Følge stengerutiner 15

276 Funksjonsplan for informasjonsressurser Årsverk: 8 Enhetsleder rapporterer til bibliotekdirektør. Enhetsadministrasjon og -ledelse: Ansvarsområder Oppgaver Kompetanse Årsverk Administrasjon og ledelse Strategi- og virksomhetsplaner for seksjonen o Utviklingsarbeid og nytenking Kompetanse innen administrasjon og ledelse o Kartlegge satsingsområder (for eksempel e-ressurser) o Utarbeide retningslinjer for samlingsutvikling IT kompetanse og teknisk kunnskap o Utarbeide en helhetlig digital politikk Bibliotekfaglig kompetanse og o Oppfølging av HiBs policy angående web og digitale satsningsområder eksempelvis digitale eksamen og digital bibliotekfaglig kompetanse innleveringsløsninger, læringsplattformer o.l. Kjennskap til aktører på o Følge med på internasjonale trender innenfor digitale bibliotek markedet (forlag, konsortier, Økonomiansvar for seksjonen, mediebudsjettet aggregatorer) Faglig ledelse av og faglig arbeid i seksjonen Kjennskap til innkjøpsprosesser Personalansvar: arbeidsplaner, kompetanseutvikling, i Staten medarbeidersamtaler, oppfølging av sykefravær og annet fravær, oppfølging av nyansatte Delta på bibliotekledermøter Avholde personalmøter i seksjonen og sikre god informasjon til ansatte Avlevere tall og statistikk til årsmelding Følge opp skrankevaktplan Betjene førstelinjetjenesten Brukerservice, søkeveiledning, informasjonsspørsmål, referansespørsmål Bibliotekfaglig kompetanse Sum 1 årsverk 16

277 Behov for ny/utvidet kompetanse i arbeidet med ledelse: 1. Styrke kompetansen innen administrasjon og personalledelse 2. Styrket kompetanse på IT og teknisk kunnskap 3. Prosjektledelse Digitale systemer og bibliotektjenester: Ansvarsområder Oppgaver Kompetanse Årsverk BORA Teknisk IT kompetanse og teknisk kunnskap Administrasjon Opphavsrett/åndsverkslovgivning Registrering Kunnskap om NVI og publisering Opphavsrett/Lisensiering Kunnskap om open access Videreutvikling Kunnskap om DSpace Samsnakking med andre system Kontaktpersoner mot interne og eksterne aktører Her må vi ha økt kompetanse og dette må deles innad i enheten. Intern opplæring Intern teknisk støtte Kontakt med DSpace miljø og utviklere av tjenester Kvalitetssikring av data Metadatastandarder Grunnleggende IT kompetanse og teknisk Digitalisering kunnskap. Teknologi Metadata og digital kompetanse Intern opplæring Intern teknisk støtte Her må vi ha økt kompetanse og dette må deles Kontaktperson mot IT avd innad i enheten. CRISTIN Teknisk Grunnleggende IT kompetanse og teknisk Administrasjon kunnskap. Registrering Opphavsrett/åndsverkslovgivning Opphavsrett Kunnskap om NVI og publisering 17

278 Videreutvikling Samsnakking med andre system Her må vi ha økt kompetanse og dette må deles Godkjenning innad i enheten. NVI rapportering Kontaktpersoner mot interne og eksterne aktører Intern opplæring Intern teknisk støtte Kontaktperson mot IT avd SKRIFTSERIEN Kommunikasjon med faglige og fagmiljø Grunnleggende IT kompetanse og teknisk Koordinere trykk, korrektur o.l. kunnskap. Distribusjon Kunnskap om trykte vs. digitalt materiale. Kunnskap om redaksjonsarbeid, ISBN DATABASER Vurdere tilbud fra ulike leverandører Grunnleggende IT kompetanse og teknisk Referansedatabaser Innkjøp tilpassing og tilgjengeliggjøring kunnskap Abonnementstjenester Inngåelse og fornyelse av kontrakter Grunnleggende kunnskap over markedet Tilrettelegge og tilpasse Statistikkunnskap Kontaktperson mot leverandører Overordnet oversikt over abonnement og økonomi Dette er et område hvor vi ser behov for økte ressurser Statistikk Intern opplæring Intern teknisk støtte Kontaktperson mot IT avd BIBSYS/ORIA/ASK Teknisk tilpassing av systemet Grunnleggende IT kompetanse og teknisk (Bibliotekssystem) Kontaktperson kunnskap Samsnakking mellom system Import Intern opplæring Intern teknisk støtte Kontaktperson mot IT avd WEBARBEID Samarbeid mot intern webredaksjon Grunnleggende IT kompetanse og teknisk 18

279 /kommunikasjonssesjon kunnskap Utvikling av brukergrensesnitt Kunnskap om HiB sin sentrale web politikk Samsnakking mellom web og system Kunnskap om webdesign Redigere, oppdatere og videreutvikle Intern opplæring Intern teknisk støtte Utvikling av nye tjenester ENDNOTE / Teknisk tilpassing og tilgjengeliggjøring Grunnleggende IT kompetanse og teknisk REFERANSEHÅNDTERINGS- Teknisk brukerstøtte kunnskap VERKTØY Intern opplæring Kunnskap om ulike Intern teknisk støtte referansehåndteringsverktøy Kontaktperson mot IT avd TEKNISK UTSTYR PÅ BIBLIOTEKET Støtte av alt teknisk utstyr på biblioteket (ryggmerkingsmaskiner o.l.) Grunnleggende IT kompetanse og teknisk kunnskap Kontaktperson mot IT avd. Betjene førstelinjetjenesten Brukerservice, søkeveiledning, Bibliotekfaglig kompetanse informasjonsspørsmål, referansespørsmål Merkantil kompetanse SUM 3,5 Behov for ny/utvidet kompetanse i arbeidet med digitale systemer og tjenester: Styrket kompetanse på IT og teknisk kunnskap Styrket kompetanse på opphavsrett/åndsverkslovgivning Arbeidsmengden med digitale systemer øker raskt, og vi trenger en styrking av personalressursene her 19

280 Samlingsutvikling: Ansvarsområder Oppgaver Kompetanse Årsverk Samlingsutvikling Innsikt i fagområdene Bokvalg Bibliotekfaglig kompetanse Magasinering Kassering TILVEKST Bestilling Merkantil, bibliotekar- og digital kompetanse med kjennskap til: Bøker, enkelttitler (trykte- og elektroniske) aktører på markedet (konsortier, aggregatorer, Tidsskrifter, enkelttitler (trykte og elektroniske) forlagsbransjen m.m.) Fulltekstdatabaser/bok- og tidsskriftpakker former for brukertilgang til e-ressurser Bestilling av prøveabonnement vurdering av mulighet for tilgang til ekstern oppkobling kontraktsinngåelse (prismodeller m.m.) Tilgjengeliggjøring (fysisk / elektronisk) Merkantil og digital kompetanse med god kjennskap til lenking av enkeltdokumenter og av pakker + andre former for tilgang (passord m.m.) Drifting (e-ressurser) Digital kompetanse kontakt med leverandør ved problemer, feilretting o.l. lenking og andre former for tilgang (eks via passord) Fornying (Trykte og digitale ressurser) Samme kompetansebehov som for bestilling Purring (leverandør) Merkantil og bibliotekfaglig kompetanse med kjennskap til: periodikamodulen Mottak og registrering i bibliotekbasen Bibliotekfaglig- og merkantil kompetanse med aksing dybdekompetanse på: katalogisering katalogmodulen klassifisering Web-Dewey emneordssetting emneordssetting budsjettføring i BIBSYS Behandling av trykte tidsskrifter Bibliotekfaglig- og merkantil kompetanse med katalogisering dybdekompetanse på: tilveksføring periodikamodulen heftemottak katalogmodulen purring tilvekstmodulen 20

281 MAGASINERING (fysisk og i bibliotekkatalog) KASSERING (fysisk og i bibliotekkatalog) Betjene førstelinjetjenesten magasinering / kassering Rette opp i bibliotekkatalog og fysisk merking av dokumentene Rette opp i bibliotekkatalog og fysisk makulering av dokumentene Merkantil kompetanse Bibliotekfaglig kompetanse Merkantil kompetanse Bibliotekfaglig kompetanse Brukerservice, søkeveiledning, informasjonsspørsmål, referansespørsmål Bibliotekfaglig kompetanse Merkantil kompetanse SUM 3,5 Behov for ny/utvidet kompetanse i arbeidet med tilvekst: Styrking av den teknisk/digitale kompetansen som kreves i tilvekstarbeidet og deling av denne kompetansen på flere hoder. Styrking av den bibliotekfaglige kompetansen på katalogisering av elektroniske dokumenter. Dybdekunnskap i periodikamodulen til biblioteksystem Bibsys. 21

282 Total ressursbruk i henhold til ny organisering av biblioteket Funksjonsområde/enhet Årsverk Administrasjon og ledelse av biblioteket 2 Studie- og forskningsstøtte 8 Publikumstjenester 4 Bibliotekvakttjenester på ettermiddagstid* 2 Informasjonsressurser 8 Total 24 * Midlertidig personale (bibliotekvakter) utgjør de 2 årsverkene som trenges for å dekke bibliotekvakttjenesten på ettermiddagstid i Møllendalsveien og på Kronstad. 22

283 Vedlegg. Framdriftsplan, delprosjekt Biblioteket, fase 3 Delprosjekt Biblioteket - FASE 3 FRAMDRIFTSPLAN Uke Aktivitet FRIST Funksjonsplan Forslag sendes til h-direktøren Godkjent av h-direktøren innen Informasjonsmøte (funksjonsplan) 27.09, kl Bemanningsplan Forslag sendes til h-direktøren Godkjent av h-direktøren innen Informasjonsmøte (bemanningsplan og prosessen videre) 25.10, kl Utlysning av stillinger (Uke 43) Samtaler (uke 43-44) Søknader Frist for søknader:

284 46 Intervjuer for nye stillinger Innplassering og drøfting Melding av styresak Styresaksinnlevering Styremøte Vår 2014 Etablering av grupper/team Planlegging/teambygging Kompetanseplaner/-utvikling 24

285 Bemanningsplan for biblioteket Organisasjonsprosjektet, delprosjekt Biblioteket, fase 3 Prosjektleder: Maria Carme Torras Calvo Revidert

286 Innholdsfortegnelse Organisasjonskart: Biblioteket 27 Oversikt over stillinger 28 Stillingsomtale 33 Nødvendige stillinger som ikke kan dekkes per i dag 48 Vedlegg. Med brukeren i sentrum: Kontaktflater mellom biblioteket og andre enheter ved HiB 52 26

287 Organisasjonskart: Biblioteket Bibliotekdirektør Administrativ støtte hovedbibliotekar (B1)* Enhet for studie- og forskningsstøtte Enhet for publikumstjenester Enhet for informasjonsressurser Leder hovedbibliotekar (B2) Leder hovedbibliotekar (B10) Leder hovedbibliotekar (B13) spesialbibliotekar / universitetsbibliotekar / førstebibliotekar (B3) konsulent (B11) spesialbibliotekar (B14) spesialbibliotekar / universitetsbibliotekar / førstebibliotekar (B4) konsulent (B12) sekretær (B15) spesialbibliotekar / universitetsbibliotekar / førstebibliotekar (B5) spesialbibliotekar (B16) universitetsbibliotekar / førstebibliotekar / spesialbibliotekar (B6) førstekonsulent (B17) universitetsbibliotekar / førstebibliotekar / spesialbibliotekar (B7) spesialbibliotekar / universitetsbibliotekar (B18) førstebibliotekar / universitetsbibliotekar / spesialbibliotekar (B8) spesialbibliotekar / førstekonsulent/ seniorkonsulent (B19) førstebibliotekar / universitetsbibliotekar / spesialbibliotekar (B9) spesialbibliotekar / universitetsbibliotekar (B20) *Stillingsnummer 27

288 OVERSIKT OVER STILLINGER Stilling nr. B1 Stillingskategori: Hovedbibliotekar Arbeidsområde: Administrativ støtte til bibliotekdirektør Tilsetting ved: Biblioteket Arbeidssted: Kronstad Kode: 1077 Stillingsprosent: 100% Stilling nr. B2 Stillingskategori: Hovedbibliotekar Arbeidsområde: studie- og forskningsstøtte Tilsetting ved: Biblioteket Arbeidssted: Kronstad Kode: 1077 Stillingsprosent: 100% Stilling nr. B3 Stillingskategori: spesialbibliotekar / universitetsbibliotekar / førstebibliotekar Arbeidsområde: studie- og forskningsstøtte (studiestøtte) Tilsetting ved: Biblioteket Arbeidssted: Kronstad Kode: 1515 / 1199 / 1200 Stillingsprosent: 100% Stilling nr. B4 Stillingskategori: spesialbibliotekar / universitetsbibliotekar / førstebibliotekar Arbeidsområde: studie- og forskningsstøtte (studiestøtte) Tilsetting ved: Biblioteket Arbeidssted: Kronstad Kode: 1515 / 1199 / 1200 Stillingsprosent: 100% Stilling nr. B5 Stillingskategori: spesialbibliotekar / universitetsbibliotekar / førstebibliotekar Arbeidsområde: studie- og forskningsstøtte (studiestøtte) Tilsetting ved: Biblioteket Arbeidssted: Møllendalsveien Kode: 1515 / 1199 / 1200 Stillingsprosent: 100% Stilling nr. B6 Stillingskategori: universitetsbibliotekar / førstebibliotekar / spesialbibliotekar Arbeidsområde: studie- og forskningsstøtte (studiestøtte og forskningsstøtte) Tilsetting ved: Biblioteket 28

289 Arbeidssted: Møllendalsveien Kode: 1199 / 1200 / 1515 Stillingsprosent: 100% Stilling nr. B7 Stillingskategori: universitetsbibliotekar / førstebibliotekar / spesialbibliotekar Arbeidsområde: studie- og forskningsstøtte (studiestøtte og forskningsstøtte) Tilsetting ved: Biblioteket Arbeidssted: Kronstad Kode: 1199 / 1200 / 1515 Stillingsprosent: 100% Stilling nr. B8 Stillingskategori: førstebibliotekar / universitetsbibliotekar / spesialbibliotekar Arbeidsområde: studie- og forskningsstøtte (forskningsstøtte) Tilsetting ved: Biblioteket Arbeidssted: Kronstad Kode: 1200 / 1199 / 1515 Stillingsprosent: 100% Stilling nr. B9 Stillingskategori: førstebibliotekar / universitetsbibliotekar / spesialbibliotekar Arbeidsområde: studie- og forskningsstøtte (forskningsstøtte) Tilsetting ved: Biblioteket Arbeidssted: Kronstad Kode: 1200 / 1199 / 1515 Stillingsprosent: 100% Stilling nr. B10 Stillingskategori: Hovedbibliotekar Arbeidsområde: Publikumstjenester Tilsetting ved: Biblioteket Arbeidssted: Kronstad / Møllendalsveien Kode: 1077 Stillingsprosent: 100 Stilling nr. B11 Stillingskategori: Konsulent Arbeidsområde: Publikumstjenester Tilsetting ved: Biblioteket Arbeidssted: Kronstad /Møllendalsveien Kode: 1065 Stillingsprosent: 100 Stilling nr. B12 Stillingskategori: Konsulent Arbeidsområde: Publikumstjenester 29

290 Tilsetting ved: Biblioteket Arbeidssted: Kronstad /Møllendalsveien Kode: 1065 Stillingsprosent: 100 Stilling nr. B13 Stillingskategori: Hovedbibliotekar Arbeidsområde: Informasjonsressurser Tilsetting ved: Biblioteket Arbeidssted: Kronstad Kode: 1077 Stillingsprosent: 100 Stilling nr. B14 Stillingskategori: Spesialbibliotekar Arbeidsområde: Informasjonsressurser Tilsetting ved: Biblioteket Arbeidssted: Kronstad Kode: 1515 Stillingsprosent: 100 Stilling nr. B15 Stillingskategori: Sekretær Arbeidsområde: Informasjonsressurser Tilsetting ved: Biblioteket Arbeidssted: Kronstad Kode: 1070 Stillingsprosent: 100 Stilling nr. B16 Stillingskategori: Spesialbibliotekar Arbeidsområde: Informasjonsressurser Tilsetting ved: Biblioteket Arbeidssted: Kronstad Kode: 1515 Stillingsprosent: 100 Stilling nr. B17 Stillingskategori: Førstekonsulent Arbeidsområde: Informasjonsressurser Tilsetting ved: Biblioteket Arbeidssted: Kronstad Kode: 1408 Stillingsprosent: 100 Stilling nr. B18 Stillingskategori: Spesialbibliotekar / Universitetsbibliotekar 30

291 Arbeidsområde: Informasjonsressurser Tilsetting ved: Biblioteket Arbeidssted: Kronstad Kode: 1515 / 1199 Stillingsprosent: 100 Stilling nr. B19 Stillingskategori: Spesialbibliotekar / Førstekonsulent / Seniorkonsulent Arbeidsområde: Informasjonsressurser Tilsetting ved: Biblioteket Arbeidssted: Kronstad Kode: 1515 / 1408 /1363 Stillingsprosent: 100 Stilling nr. B20 Stillingskategori: Spesialbibliotekar / Universitetsbibliotekar Arbeidsområde: Informasjonsressurser Tilsetting ved: Biblioteket Arbeidssted: Kronstad Kode: 1515 / 1199 Stillingsprosent: 100 NØDVENDIGE STILLINGER SOM IKKE KAN DEKKES AV ANTALL ÅRSVERK OG/ELLER KOMPETANSE BIBLIOTEKET HAR I DAG Stilling nr. B21 Stillingskategori: Spesialbibliotekar Arbeidsområde: Informasjonsressurser Tilsetting ved: Biblioteket Arbeidssted: Kronstad Kode: 1515 Stillingsprosent: 100 Stilling nr. B22 Stillingskategori: Spesialbibliotekar / Universitetsbibliotekar Arbeidsområde: Informasjonsressurser Tilsetting ved: Biblioteket Arbeidssted: Kronstad Kode: 1515 / 1199 Stillingsprosent: 100 Stilling nr. B23 Stillingskategori: Førstekonsulent / Seniorkonsulent 31

292 Arbeidsområde: Informasjonsressurser Tilsetting ved: Biblioteket Arbeidssted: Kronstad Kode: 1408 / 1363 Stillingsprosent: 100 Stilling nr. B24 Stillingskategori: Førstebibliotekar / Universitetsbibliotekar / Spesialbibliotekar Arbeidsområde: Studie- og forskningsstøtte Tilsetting ved: Biblioteket Arbeidssted: Kronstad Kode: 1200 / 1199 / 1515 Stillingsprosent:

293 STILLINGSOMTALE Ledelse og administrasjon av biblioteket Stillingsnummer B1: administrativ støtte til bibliotekdirektør Stilllingskategori Stillings% Kvalifikasjonskrav Rapporterer til 1077 Hovedbibliotekar 100 Eksamen fra bibliotekfaglig utdanning på høgskolenivå eller tilsvarende bibliotekfaglig utdanning Bibliotekdirektør Erfaring med budsjettplanlegging og regnskapsføring Erfaring med personalforvaltning Statistikkompetanse Grunnleggende ITkompetanse Oppgavebeskrivelse: Assistere bibliotekdirektøren i følgende oppgaver: o Budsjettplanlegging og regnskapskontroll o Ansettelser o Oppfølging av sykefravær, IA o Søknadsskriving o Høringsuttalelser o Kompetansehevingsplan o Strategi og handlingsplan o HMS-arbeid Delta i bibliotekledermøtene Lage statistikk (f.eks. til Nasjonalbiblioteket) Skrive bibliotekets årsmelding Oversikt over arbeidsplaner (årshjul) og fraværsplaner (ferie, reise, o.l.) Oppfølging av timelister Praktisk oppfølging av besøk til biblioteket (gjesteforelesere, utvekslingsmedarbeidere, kursholdere) Arkivering i E-Phorte Bestilling og lagerhold av rekvisita og andre varer Bestilling av ulike tjenester (vedlikehold og drift, rombestilling, praktisk tilrettelegging av arrangement og kurs) 33

294 Delta i annet faglig bibliotekarbeid (e.g. undervisning, veiledning, førstelinjetjeneste) Enhet for studie- og forskningsstøtte Stillingsnummer B2: leder for enhet for studie- og forskningsstøtte Stilllingskategori Stillings% Kvalifikasjonskrav Rapporterer til 1077 Hovedbibliotekar 100 Eksamen fra bibliotekfaglig utdanning på høgskolenivå eller tilsvarende bibliotekfaglig utdanning Bibliotekdirektør Ledererfaring Erfaring med personal- og budsjettforvaltning Pedagogisk kompetanse Erfaring med forskningsstøtte i UHbibliotek Oppgavebeskrivelse: Faglig ledelse av enheten Faglig arbeid i enheten Personalansvar og Kompetanseutvikling Økonomiansvar Strategi og utvikling Følge opp skrankevaktplan Rapportering Enhets- og ledermøter Internt og eksternt samarbeid Førstelinjetjeneste Stillingsnummer B3: Spesialbibliotekar / Universitetsbibliotekar / Førstebibliotekar (studiestøtte) Stillingskategori Stillings% Kvalifikasjonskrav Rapporterer til 1515 Spesialbibliotekar 1199 Universitetsbibliotekar 1200 Førstebibliotekar 100 Eksamen fra bibliotekfaglig utdanning på høgskolenivå eller tilsvarende bibliotekfaglig utdanning ELLER Utdanning på masternivå Enhetsleder 34

295 fortrinnsvis med bibliotekfag i fagkretsen. Relevant realkompetanse kan kompensere for krav om bibliotekfag i fagkretsen. Tilleggsutdanning i pedagogikk Tilleggsutdanning i kunnskapsbasert praksis Oppgavebeskrivelse: Forberede og gjennomføre timeplanfestet bibliotekundervisning Kontakt med faglærere og fagavdeling om planlegging og oppfølging av undervisning Utvikling av nye kurs Utvikle E-læringsmoduler Informasjonsarbeid og markedsføring Fagansvar (med budsjett) 2 Førstelinjetjeneste Stillingsnummer B4: Spesialbibliotekar / Universitetsbibliotekar/ Førstebibliotekar (studiestøtte) Stillingskategori 1515 Spesialbibliotekar 1199 Universitetsbibliotekar 1200 Førstebibliotekar Stillings Kvalifikasjonskrav % 100 Eksamen fra bibliotekfaglig utdanning på høgskolenivå eller tilsvarende bibliotekfaglig utdanning ELLER Utdanning på masternivå fortrinnsvis med bibliotekfag i fagkretsen. Relevant realkompetanse kan kompensere for krav om bibliotekfag i fagkretsen. Rapporterer til Enhetsleder Tilleggsutdanning i pedagogikk 2 Oppgavene tilhørende fagansvar er følgende: Samarbeid med fagavdelingene om samlingspleie Bokvalg, enkelttitler (elektronisk og trykte bøker) Vurdere innkjøp/fornyelse av tidsskriftabonnement, enkelttitler (elektronisk og trykt) innen fagområdet Vurdere innkjøp/fornyelse av elektroniske tidsskrift-/bok-pakker innen fagområdet Gjennomgang av samlingene innen fagområdet med tanke på kassering / magasinering 35

296 Tilleggsutdanning i kunnskapsbasert praksis Oppgavebeskrivelse: Forberede og gjennomføre timeplanfestet bibliotekundervisning Kontakt med faglærer og fagavdeling om planlegging og oppfølging av undervisning Utvikling av nye kurs Utvikle E-læringsmoduler Informasjonsarbeid og markedsføring Fagansvar (m/budsjett) Førstelinjetjeneste Stillingsnummer B5: Spesialbibliotekar / Universitetsbibliotekar / Førstebibliotekar (studiestøtte) Stillingskategori Stillings% Kvalifikasjonskrav Rapporterer til 1515 Spesialbibliotekar 1199 Universitetsbibliotekar 1200 Førstebibliotekar 100 Eksamen fra bibliotekfaglig utdanning på høgskolenivå eller tilsvarende bibliotekfaglig utdanning Enhetsleder ELLER Utdanning på masternivå fortrinnsvis med bibliotekfag i fagkretsen. Relevant realkompetanse kan kompensere for krav om bibliotekfag i fagkretsen. Tilleggsutdanning i pedagogikk Tilleggsutdanning i kunnskapsbasert praksis Oppgavebeskrivelse: Forberede og gjennomføre timeplanfestet bibliotekundervisning Kontakt med faglærer og fagavdeling om planlegging og oppfølging av undervisning Utvikling av nye kurs Utvikle E-læringsmoduler Informasjonsarbeid og markedsføring Fagansvar (m/budsjett) Førstelinjetjeneste 36

297 Stillingsnummer B6: Universitetsbibliotekar/ Førstebibliotekar / Spesialbibliotekar (studiestøtte og forskningsstøtte) Stillingskategori Stillings% Kvalifikasjonskrav Rapporterer til 1199 Universitetsbibliotekar 1200 Førstebibliotekar 1515 Spesialbibliotekar 100 Eksamen fra bibliotekfaglig utdanning på høgskolenivå eller tilsvarende bibliotekfaglig utdanning Enhetsleder ELLER Utdanning på masternivå fortrinnsvis med bibliotekfag i fagkretsen. Relevant realkompetanse kan kompensere for krav om bibliotekfag i fagkretsen. Tilleggsutdanning i pedagogikk Tilleggsutdanning i kunnskapsbasert praksis Oppgavebeskrivelse: Forskningsstøtte Kontaktansvar for forskningssentrene i Møllendalsveien Forberede og gjennomføre timeplanfestet bibliotekundervisning Utvikle E-læringsmoduler Informasjonsarbeid og markedsføring Fagansvar (m/budsjett) Førstelinjetjeneste Stillingsnummer B7: Universitetsbibliotekar/ Førstebibliotekar / Spesialbibliotekar / (studiestøtte og forskningsstøtte) Stillingskategori Stillings% Kvalifikasjonskrav Rapporterer til 1199 Universitetsbibliotekar 1200 Førstebibliotekar 1515 Spesialbibliotekar 100 Eksamen fra bibliotekfaglig utdanning på høgskolenivå eller tilsvarende bibliotekfaglig utdanning Enhetsleder ELLER Utdanning på masternivå fortrinnsvis med bibliotekfag i fagkretsen. Relevant realkompetanse kan kompensere for krav 37

298 om bibliotekfag i fagkretsen. Tilleggsutdanning i pedagogikk Tilleggsutdanning i kunnskapsbasert praksis Oppgavebeskrivelse: Ansvarlig for å utvikle e-læringsmoduler o Ansvarlig for bibliotekets internopplæring i pedagogisk bruk av e-læring o Ansvarlig for testing av e-læringsverktøy o Superbruker for It s Learning Forskningsstøtte Forberede og gjennomføre timeplanfestet bibliotekundervisning Informasjonsarbeid og markedsføring Førstelinjetjeneste Stillingsnummer B8: Førstebibliotekar / Universitetsbibliotekar/ Spesialbibliotekar (Forskningsstøtte) Stillingskategori Stillings% Kvalifikasjonskrav Rapporterer til 1200 Førstebibliotekar 1199 Universitetsbibliotekar 1515 Spesialbibliotekar 100 Eksamen fra bibliotekfaglig utdanning på høgskolenivå eller tilsvarende bibliotekfaglig utdanning Enhetsleder ELLER Utdanning på masternivå fortrinnsvis med bibliotekfag i fagkretsen. Relevant realkompetanse kan kompensere for krav om bibliotekfag i fagkretsen. Tilleggsutdanning i pedagogikk Tilleggsutdanning i kunnskapsbasert praksis Oppgavebeskrivelse: Hovedansvarlig for forskningsstøtte innenfor systematisk litteratursøk, med fokus på kunnskapsoversikter og oppsummert forskning, inkl. bruk av verktøy for datamining Hovedansvarlig for bibliotekets internopplæring i avansert litteratursøking Hovedansvarlig for utvikling av veilednings- og undervisningstilbud til forskere og ph.d.- kandidater Referansehåndtering 38

299 Førstelinjetjeneste Bistå studiestøtte ved behov Stillingsnummer B9: Førstebibliotekar / Universitetsbibliotekar/ Spesialbibliotekar (Forskningsstøtte) Stillingskategori Stillings% Kvalifikasjonskrav Rapporterer til 1200 Førstebibliotekar 1199 Universitetsbibliotekar 1515 Spesialbibliotekar 100 Eksamen fra bibliotekfaglig utdanning på høgskolenivå eller tilsvarende bibliotekfaglig utdanning, fortrinnsvis med master i informasjonsvitenskap eller kunnskapsbasert praksis ELLER Utdanning på masternivå fortrinnsvis med bibliotekfag i fagkretsen. Relevant realkompetanse kan kompensere for krav om bibliotekfag i fagkretsen. Enhetsleder Tilleggsutdanning i bibliometri Oppgavebeskrivelse: Hovedansvarlig for forskningsformidling med særlig vekt på bruk av sosiale medier og arrangement Hovedansvarlig for bibliotekets internopplæring i forhold til e-science Hovedansvarlig for publiseringsstøtte veiledning i publiseringsprosessen vedrørende: o Open Access o Publiseringsstrategi, publiseringskanaler o Opphavsrett og rettighetsklarering Hovedansvarlig for bibliometri analyser og formidling o For den enkelte forsker i forbindelse med søknader, publiseringsstrategi etc. o For forskningsmiljø identifisering av sentrale publiseringskanaler og impact av egen forskning Førstelinjetjeneste Bistå studiestøtte ved behov Enhet for publikumstjenester Stillingsnummer B10: leder for enhet for publikumstjenester Stilllingskategori Stillings% Kvalifikasjonskrav Rapporterer til 39

300 1077 Hovedbibliotekar 100 Eksamen fra bibliotekfaglig utdanning på høgskolenivå eller tilsvarende bibliotekfaglig utdanning Ledererfaring Erfaring med personalog budsjettforvaltning Erfaring med brukerservice og veiledning Bibliotekdirektør Oppgavebeskrivelse: Faglig ledelse av enheten Faglig arbeid i enheten Utvikling av referanse- og informasjonstjeneste Personalansvar og kompetanseutvikling Personalansvar for bibliotekvakter Økonomiansvar, herunder også inkassosaker Strategi og utvikling Rapportering Enhets- og ledermøter Internt og eksternt samarbeid Daglig ledelse av publikumstjenester på Kronstad og i Møllendalsveien Hovedansvarlig for fjernlån Hovedansvar for telefontjeneste og e-posttjeneste Intern opplæring Omvisning Hovedansvarlig for hyllerydding, inkl. magasin Hovedansvarlig for utstillinger or praktisk arrangementsarbeid i biblioteket Hovedansvarlig for informasjonsarbeid og markedsføring; f. eks nytt til web-siden Førstelinjetjeneste Stillingsnummer B11: Konsulent Stillingskategori Stillings% Kvalifikasjonskrav Rapporterer til 1065 Konsulent 100 Utdanning på minst bachelornivå eller Enhetsleder 40

301 spesialutdanning tilpasset de oppgavene stillingene skal dekke. Tilsvarende kvalifikasjoner kan oppnås gjennom lang og variert praksis. Administrativ erfaring Rutinekunnskap Grunnleggende ITkompetanse Erfaring med brukerservice og veiledning Oppgavebeskrivelse: Hovedansvarlig for postmottak og utsendelse Saksbehandling vedr. purringer og erstatningskrav Kontakt med fagansvarlige for eventuelle erstatningskjøp, tapsmelding etc. Følge opp prosedyrer, retningslinjer, reglement for bibliotek og andre samarbeidspartnere Fjernlån Låntakerregister Telefontjeneste og e-posttjeneste Informasjonsarbeid og markedsføring Utstillinger, omvisning, arrangementer Magasinhenting, hyllerydding, oppsetting Opplæring av bibliotekvakter Førstelinjetjeneste Stillingsnummer B12: Konsulent Stillingskategori Stillings% Kvalifikasjonskrav Rapporterer til 1065 Konsulent 100 Utdanning på minst bachelornivå eller spesialutdanning tilpasset de oppgavene stillingene skal dekke. Tilsvarende kvalifikasjoner kan oppnås gjennom lang og variert praksis. Enhetsleder 41

302 Administrativ erfaring Rutinekunnskap Grunnleggende ITkompetanse Erfaring med brukerservice og veiledning Oppgavebeskrivelse: Hovedansvarlig for saksbehandling vedr. purringer og erstatningskrav Kontakt med fagansvarlige for eventuelle erstatningskjøp, tapsmelding etc. Følge opp prosedyrer, retningslinjer, reglement for bibliotek og andre samarbeidspartnere Fjernlån Postmottak og utsendelse Låntakerregister Telefontjeneste og e-posttjeneste Informasjonsarbeid og markedsføring Utstillinger, omvisning, arrangementer Magasinhenting, hyllerydding, oppsetting Opplæring av bibliotekvakter Førstelinjetjeneste Enhet for informasjonsressurser Stillingsnummer B13: leder for enhet for informasjonsressurser Stilllingskategori Stillings% Kvalifikasjonskrav Rapporterer til 1077 Hovedbibliotekar 100 Eksamen fra bibliotekfaglig utdanning på høgskolenivå eller tilsvarende bibliotekfaglig utdanning Ledererfaring Erfaring med personalog budsjettforvaltning Erfaring med utvikling av digitalt bibliotek IT kompetanse og teknisk kunnskap Kjennskap til aktører på markedet (forlag, konsortier, aggregatorer) Kjennskap til Bibliotekdirektør 42

303 innkjøpsprosesser i Staten Oppgavebeskrivelse: Faglig ledelse av enheten Faglig arbeid i enheten Personalansvar og Kompetanseutvikling Økonomiansvar for enhet Ansvar for mediebudsjettet Ansvar for Cristin-rapportering Strategi og utvikling Følge opp skrankevaktplan Rapportering Enhets- og ledermøter Internt og eksternt samarbeid Førstelinjetjeneste Stillingsnummer B14: Spesialbibliotekar Stilllingskategori 1515 Spesialbibliotekar Stillings Kvalifikasjonskrav % 100 Eksamen fra bibliotekfaglig utdanning på høgskolenivå eller tilsvarende bibliotekfaglig utdanning Erfaring med registrering av trykte og digitale ressurser Rapporterer til Enhetsleder Oppgavebeskrivelse: Samlingspleie av digitale og trykte ressurser Bestilling, mottak og registrering i bibliotekbasen Magasinering/kassering Fagansvar (m/budsjett) Drift og tilgjengeliggjøring av elektroniske ressurser Godkjenning i Cristin Intern teknisk støtte og intern opplæring Utvikle digitale bibliotektjenester Førstelinjetjeneste Bistå publikumstjenestene i fjernlån ved behov 43

304 Stillingsnummer B15: Sekretær Stillingskategori Stillings% Kvalifikasjonskrav Rapporterer til 1070 Sekretær årig videregående skole eller tilsvarende, relevant etter- og videreutdanning, omfattende og variert praksis Administrativ erfaring Rutinekunnskap Grunnleggende ITkompetanse Erfaring med registrering av trykte ressurser Enhetsleder Oppgavebeskrivelse: Mottak og registrering i bibliotekbasen Behandling av tidsskrifter Magasinering/kassering Magasinrydding Annet forefallende arbeid 44

305 Stillingsnummer B16: Spesialbibliotekar Stilllingskategori 1515 Spesialbibliotekar Stillings Kvalifikasjonskrav % 100 Eksamen fra bibliotekfaglig utdanning på høgskolenivå eller tilsvarende bibliotekfaglig utdanning Erfaring med registrering av trykte og digitale ressurser Rapporterer til Enhetsleder Oppgavebeskrivelse: Samlingspleie av digitale og trykte ressurser Bestilling, mottak og registrering i bibliotekbasen Magasinering/kassering Fagansvar (m/budsjett) Drift og tilgjengeliggjøring av elektroniske ressurser Godkjenning i Cristin Intern teknisk støtte og intern opplæring Utvikle digitale bibliotektjenester Førstelinjetjeneste Bistå publikumstjenestene i fjernlån ved behov Stillingsnummer B17: Førstekonsulent Stilllingskategori 1408 Førstekonsulent Stillings Kvalifikasjonskrav % 100 Utdanning på minst bachelornivå eller spesialutdanning tilpasset de oppgavene stillingene skal dekke. Tilsvarende kvalifikasjoner kan oppnås gjennom lang og variert praksis. Relevant praksis fra arbeid i bibliotek Erfaring med registrering av trykte og digitale ressurser Kjennskap til opphavsrett/åndsverklovgiving Rapporterer til Enhetsleder Oppgavebeskrivelse: Hovedansvar for behandling av tidsskrifter, herunder heftemottak Samlingspleie av digitale og trykte ressurser Bestilling, mottak og registrering i bibliotekbasen Opphavsrettsklarering Distribusjon av skriftserien Digitalisering av ressurser 45

306 Utvikle bibliotekets websider i tråd med HiBs overordnete strategi Førstelinjetjeneste Stillingsnummer B18: Spesialbibliotekar/Universitetsbibliotekar Stilllingskategori Stillings% Kvalifikasjonskrav Rapporterer til 1515 Spesialbibliotekar 1199 Universitetsbibliotekar 100 Eksamen fra bibliotekfaglig utdanning på høgskolenivå eller tilsvarende bibliotekfaglig utdanning IT-kompetanse og teknisk kunnskap Kjennskap til teknologi og verktøy for utvikling av digitale tjenester Kjennskap til opphavsrett/åndsverklovgiving Enhetsleder Oppgavebeskrivelse: Hovedansvarlig for drifting og utvikling av åpent arkiv Hovedansvarlig for Cristin (drifting, utvikling, rapportering) Utvikle bibliotekets websider i tråd med HiBs overordnete strategi Utvikle digitale bibliotektjenester Godkjenning og intern opplæring i Cristin Teknisk tilpasning og tilgjengeliggjøring av referansehåndteringsverktøy Internt og eksternt samarbeid Intern teknisk støtte og intern opplæring Førstelinjetjeneste Stillingsnummer B19: Spesialbibliotekar / Førstekonsulent / Seniorkonsulent Stilllingskategori 1515 Spesialbibliotekar 1408 Førstekonsulent 1363 Seniorkonsulent Stillings Kvalifikasjonskrav % 100 Eksamen fra bibliotekfaglig utdanning på høgskolenivå eller tilsvarende bibliotekfaglig utdanning ELLER Utdanning på minst bachelornivå eller spesialutdanning tilpasset de oppgavene stillingene skal dekke. Tilsvarende kvalifikasjoner kan oppnås gjennom lang og variert praksis. Rapporterer til Enhetsleder Erfaring med registrering av trykte og digitale ressurser IT-kompetanse og teknisk kunnskap Kjennskap til aktører på markedet (forlag, konsortier, aggregatorer) 46

307 Erfaring med innkjøp av digitale informasjonsressurser Kjennskap til innkjøpsprosesser i Staten Oppgavebeskrivelse: Hovedansvar for drift og tilgjengeliggjøring av elektroniske ressurser Internt og eksternt samarbeid (f.eks. konsortier, IT, biblioteksystem) Samlingspleie av digitale og trykte ressurser Utvikle digitale bibliotektjenester Bestilling, mottak og registrering i bibliotekbasen Fagansvar (m/budsjett) Utvikle bibliotekets websider i tråd med HiBs overordnete strategi Intern teknisk støtte og intern opplæring Førstelinjetjeneste Stillingsnummer B20: Spesialbibliotekar / Universitetsbibliotekar Stilllingskategori 1515 Spesialbibliotekar 1199 Universitetsbibliotekar Stillings Kvalifikasjonskrav % 100 Eksamen fra bibliotekfaglig utdanning på høgskolenivå eller tilsvarende bibliotekfaglig utdanning IT-kompetanse og teknisk kunnskap Kjennskap til teknologi og verktøy for utvikling av digitale tjenester Kjennskap til opphavsrett/åndsverklovgiving Rapporterer til Enhetsleder Oppgavebeskrivelse: Hovedansvarlig for utvikling av bibliotekets websider i tråd med HiBs overordnete strategi Utvikle digitale bibliotektjenester Drifting og utvikling av åpent arkiv Cristin (drifting, utvikling, rapportering) Godkjenning og intern opplæring i Cristin Teknisk tilpasning og tilgjengeliggjøring av referansehåndteringsverktøy Internt og eksternt samarbeid Intern teknisk støtte og intern opplæring Førstelinjetjeneste 47

308 NØDVENDIGE STILLINGER SOM IKKE KAN DEKKES AV ANTALL ÅRSVERK OG/ELLER KOMPETANSE BIBLIOTEKET HAR I DAG Følgende stillinger må prioriteres i fremtiden, slik at biblioteket kan ha den faglige utviklingen som et fag- og forskningsbibliotek krever: Stillingsnummer B21: Spesialbibliotekar (Arbeidsområde: Informasjonsressurser) Stilllingskategori 1515 Spesialbibliotekar Stillings Kvalifikasjonskrav % 100 Eksamen fra bibliotekfaglig utdanning på høgskolenivå eller tilsvarende bibliotekfaglig utdanning Erfaring med registrering av trykte og digitale ressurser IT-kompetanse og teknisk kunnskap Kjennskap til aktører på markedet (forlag, konsortier, aggregatorer) Kjennskap til innkjøpsprosesser i Staten Rapporterer til Enhetsleder Oppgavebeskrivelse: Samlingspleie av digitale og trykte ressurser Utvikle digitale bibliotektjenester Drift og tilgjengeliggjøring av elektroniske ressurser Bestilling, mottak og registrering i bibliotekbasen Fagansvar (m/budsjett) Internt og eksternt samarbeid (f.eks. konsortier, leverandører, IT, biblioteksystem) Utvikle bibliotekets websider i tråd med HiBs overordnete strategi Intern teknisk støtte og intern opplæring Førstelinjetjeneste 48

309 Stillingsnummer B22: Spesialbibliotekar / Universitetsbibliotekar (Arbeidsområde: Informasjonsressurser) Stilllingskategori 1515 Spesialbibliotekar 1199 Universitetsbibliotekar Stillings Kvalifikasjonskrav % 100 Eksamen fra bibliotekfaglig utdanning på høgskolenivå eller tilsvarende bibliotekfaglig utdanning IT-kompetanse og teknisk kunnskap Kjennskap til teknologi og verktøy for utvikling av digitale tjenester Kjennskap til opphavsrett/åndsverklovgiving Rapporterer til Enhetsleder Oppgavebeskrivelse: Utvikle bibliotekets websider i tråd med HiBs overordnete strategi Utvikle digitale bibliotektjenester Drifting og utvikling av åpent arkiv Cristin (drifting, utvikling, rapportering) Godkjenning og intern opplæring i Cristin Teknisk tilpasning og tilgjengeliggjøring av referansehåndteringsverktøy Internt og eksternt samarbeid Intern teknisk støtte og intern opplæring Førstelinjetjeneste Stillingsnummer B23: Førstekonsulent / Seniorkonsulent (Arbeidsområde: Informasjonsressurser) Stilllingskategori 1408 Førstekonsulent 1363 Seniorkonsulent Stillings Kvalifikasjonskrav % 100 God IT-kompetanse og teknisk kunnskap God kjennskap til, og brukerkompetanse på vanlige standarder for oppbygging av digitale tjenester - eksempelvis HTML, XML, CSS Kjennskap til publiseringsverktøy og programmeringsspråk som Java og PhP for enkle programmering og utviklingsjobber Kjennskap til utvikling innen eksempelvis linked data og andre teknologier for deling av strukturerte data. Relevant praksis fra arbeid i bibliotek Rapporterer til Enhetsleder Oppgavebeskrivelse: 49

310 Utvikle digitale bibliotektjenester Drift og tilgjengeliggjøring av elektroniske ressurser Utvikle tjenester for deling av strukturerte data, forskningsdata og andre data fra bibliotek og høgskolen Internt og eksternt samarbeid i forhold til nasjonale og internasjonale trender innen digital bibliotekteknologi Utvikle bibliotekets websider i tråd med HiBs overordnede strategi Samling og utvikling av digitale biblioteksdatabaser Intern teknisk støtte og intern opplæring Førstelinjetjeneste Stillingsnummer B24: Førstebibliotekar / Universitetsbibliotekar / Spesialbibliotekar (Funksjonsområde: Studie- og forskningsstøtte) Stillingskategori Stillings% Kvalifikasjonskrav Rapporterer til 1200 Førstebibliotekar 1199 Universitetsbibliotekar 1515 Spesialbibliotekar 100 Eksamen fra bibliotekfaglig utdanning på høgskolenivå eller tilsvarende bibliotekfaglig utdanning Enhetsleder ELLER Utdanning på masternivå fortrinnsvis med bibliotekfag i fagkretsen. Relevant realkompetanse kan kompensere for krav om bibliotekfag i fagkretsen. Tilleggsutdanning i pedagogikk Tilleggsutdanning i kunnskapsbasert praksis Oppgavebeskrivelse: Forberede og gjennomføre timeplanfestet bibliotekundervisning Kontakt med faglærer og fagavdeling om planlegging og oppfølging av undervisning Utvikling av nye kurs Utvikle E-læringsmoduler Informasjonsarbeid og markedsføring Fagansvar (m/budsjett) Førstelinjetjeneste 50

311 Biblioteket har i tillegg behov for bibliotekvakter (ettermiddagsvakter). De er ikke fast ansatt, og dermed ikke berørt av omstillingsprosessen. Det kan bli behov for flere bibliotekvakter om bibliotekets åpningstider utvides. Stillingsnummer B25: Bibliotekvakt (ettermiddagsvakt) (Arbeidsområde: Publikumstjenester) Stillingskategori Stillings% Kvalifikasjonskrav Rapporterer til 1078 Betjent 200 Fordelt på flere vakter Student ved HiB/annen utdanningsinstitusjon Serviceinnstilt og fleksibel med gode samarbeidsevner God ordenssans Generell it-kompetanse Kjennskap til Arbeidsrutiner for studentvakter, utlånsmodulen i biblioteksystemet, og til bibliotekets hjemmeside Enhetsleder Oppgavebeskrivelse: Utlån og innlevering; ta imot, sortere, fornye Kopiering; artikkelkopiering Publikumsbetjening; svare på spørsmål, hjelpe brukerne å finne frem i samlingene og lokalet Telefonbetjening Dialog med tilsynsvakt, f. eks problemer med kopieringsmaskiner, uvedkommede brukere etc Klargjøring av bøker og annet materiale; plastre, stemple, ryggmerking m.m. Oppsetting; også oppsetting i magasin, tømme traller, sorteringsanlegg Rydde, lukke, stenge; følge stengerutiner 51

312 Vedlegg Med brukeren i sentrum: Kontaktflater mellom biblioteket og andre enheter ved HiB. Studentparlament Drift Studieadministrasjon Kommunikasjonsseksjon Forskningsadministrasjon IT Mediesenter Publikumstjenester Studiestøtte Digitale systemer og tjenester Innkjøp Forskningsstøtte Studenter Ansatte/forskere Øvrige brukere Samlingsutvikling Avdelingene 52

313 53

314 DELPROSJEKT BYGNINGSDRIFT FASE 3 FUNKSJONSPLAN FELLESENHET FOR BRUKERSERVICE OG BYGNINGSDRIFT Dato:

315 INNHOLD 1. Innledning side Målsetninger for den fremtidige organisasjonen...side 3 2. Forslag til organisering..side Servicesenteret side Driftssentralen side Arealforvaltning...side 7 3. Dimensjonering av funksjonsplanen.side 8 4. Kronstad Møllendalsveien side 8 5. Funksjonsplaner Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift Funksjonsplan - Ledelse Vedlegg 1 Funksjonsplan Servicesenteret Vedlegg 2 Funksjonsplan Driftssentralen Vedlegg 3 Funksjonsplan Arealforvaltning Vedlegg 4 Summeringstabell årsverk Vedlegg 5 2

316 1. Innledning Arbeidet med Delprosjekt Bygningsdrift fase 1 munnet ut i en rapport som beskrev et forslag til organisering av driftstjenestene ved Høgskolen i Bergen etter samlokalisering i På bakgrunn av denne ble det fattet et styrevedtak 13. juni 2013 som fastslo at arbeidet med organiseringen av driftstjenestene skulle fortsettes i henhold til plan (styresak 61/13). Både i delprosjektets første fase, og i det videre arbeidet, har et utvidet driftsbegrep stått sentralt. Det innebærer at den tradisjonelle forståelsen av bygningsdrift som for eksempel vaktmestertjenester og driftstekniske funksjoner utvides til også å omfatte ulike servicefunksjoner og kontrakts-/avtaleforvaltning innenfor drifts-/serviceområdet, for å ivareta høgskolens totale behov for drifts- og servicetjenester. I tråd med dette ble det i rapporten fra delprosjektets første fase foreslått å samle de driftstjenester som i dag utføres lokalt ved den enkelte avdeling, i en samlet enhet. Høgskolens styre vedtok å samle driftspersonalet i en felles prosjektorganisasjon for optimal ressursdisponering. I henhold til styrevedtaket, skal Delprosjekt Bygningsdrift også videreutvikles og inngå i et større Delprosjektet felles bygningsdrift og arealforvaltning. En samlet plan for organisering av driftsfunksjoner og arealforvaltning ved HiB med virkning fra 1. mai 2014 skal tilbake til styret for vurdering innen utgangen av høstsemesteret I denne funksjonsplanen foreslår vi dermed at det etableres en fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift, som fungerer som et felles ressurssenter for hele høgskolen innenfor rammene av det utvidede driftsbegrepet. I tråd med styrevedtaket ligger enheten organisatorisk under prosjektorganisasjonen frem til vedtak om fremtidig organisering foreligger. Arbeidet med den nye organiseringen av driftstjenestene har vært basert på bred medvirkning, både fra medarbeidere i dagens driftsorganisasjon og fra studieadministrasjonen. Medarbeidere fra dagens studieadministrasjon har vært involvert i arbeidet som omhandler organiseringen av servicesenteret/resepsjonstjenesten. Fase 2 i Delprosjekt Bygningsdrift har dreid seg om avklaring av oppgaver/grensesnitt mot Statsbygg/gårdeier og avdelingene/fagmiljøene. Det er ikke skrevet en egen rapport for fase 2, men avklaringene som har blitt gjort ligger til grunn for den organiseringen som foreslås i denne funksjonsplanen. 1.1 Målsetninger for den fremtidige organisasjonen Delprosjekt Bygningsdrift er et ledd i Organisasjonsprosjektet, som har som overordnet målsetning å utvikle og etablere administrasjonen for høgskolen som en administrasjon/en forvaltningsenhet fram til samlokaliseringen på Kronstad i En vesentlig målsetting er kontinuerlig kvalitetsutvikling av de administrative tjenestene både gjennom prosjektet og i driftsfasen etter innflytting. ( ) Den samlede administrasjonen skal ha følgende kjennetegn: 3

317 En administrasjon som er godt tilpasset behovene (funksjoner, ressurser, organisering) og med kompetanse tilpasset oppgavene En kvalitetsbevisst og effektiv administrasjon, med høy etisk bevissthet En kompetent og lærende administrasjon En organisering av administrasjonen som bidrar til åpenhet og godt arbeidsmiljø En administrasjon som tar hensyn til særtrekk og spesielle behov på avdelinger og i fagmiljøer En administrasjon som sammen med øvrige ansatte bidrar til kultur- og identitetsbygging for merkevaren Høgskolen i Bergen En administrasjon som bidrar til å legge til rette for god virksomhetsstyring ved HiB (styresak 115/11). Delprosjekt Bygningsdrift har hatt mandat til å utarbeide et forslag til fremtidig organisering som skal bidra til å nå følgende konkrete målsetninger: Å sikre profesjonalitet i driftstjenestene, herunder å sikre en operativ og handlekraftig enhet Å sikre forutsigbare og gode støttefunksjoner til høgskolens primærvirksomhet Å sikre godt samarbeid mellom driftsenheten, gårdeiere og øvrige ansatte og studenter ved høgskolen Å sørge for både daglig drift og utvikling av den driftsmessige virksomheten, herunder relevant kompetanseutvikling for driftspersonalet Å sikre en hensiktsmessig fordeling av oppgaver/ansvar mellom høgskolen og aktuelle gårdeiere 4

318 2. Forslag til organisering av Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift Driftssjef Servicesenter Gruppeleder Driftssentral Gruppeleder Arealforvaltning Gruppeleder Resepsjon Telefonsentral Renholdsoppfølging Posthåndtering Registrering og oppfølging av bestillinger, feil og avvik Bygningsdrift Varemottak/mottakskontroll Oppfølging av drifts-, vedlikeholds- og serviceavtaler Adgangskontroll, kortproduksjon Koordinere aktiviteter i høgskolens arealer Fordele undervisningsog fellesarealer i henhold til time- /romplanleggingssystem Arrangementsstøtte m.m. Brannvern/sikkerhet Tilsynsvakter Integrasjon mot aktuelle IKT-systemer m.m. m.m. Den foreslåtte organisasjonsmodellen ivaretar målsetningene som ble satt for Delprosjekt Bygningsdrift. Forslaget til funksjonsplan medfører varige endringer i organisasjonskartet og innebærer endringer for ansatte som pr. i dag har sitt daglige virke i drift og studieadministrasjon i avdelingene. De viktigste endringene er: Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift samler dagens drifts- og servicefunksjoner i en felles enhet, som yter tjenester til hele høgskolen Enheten ledes av driftssjef, og organiseres i tre undergrupper, med hver sin gruppeleder, som utgjør driftssjefens ledergruppe: o Driftspersonalet samles i en felles driftssentral, som ivaretar høgskolens behov for driftstjenester 5

319 o o Dagens resepsjonstjenester skilles ut fra studieadministrasjon (studentekspedisjonene), og organiseres i et felles servicesenter som ivaretar et utvidet servicebegrep rettet mot hele høgskolen og eksterne besøkende Dagens time-/romplanleggingstjenester organiseres i en felles arealforvaltningsenhet, som ivaretar behovet for fordeling av undervisnings- og fellesareal for hele høgskolen Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift vil ha ansvar for: Løpende drift Renhold Arealforvaltning (fordeling av undervisnings- og fellesarealer i henhold til rom- /timeplanleggingssystem) FM-forvaltning (avtaler og kontrakter) Sentralbord Resepsjon Posthåndtering og distribusjon Varemottak/innkjøpskontroll Utførelse og dokumentasjon av internkontroll (IK) Praktisk arrangementsstøtte Brukertjenester og lokal service Bruker- og leietakermøter Lyd, lys, scene Sikkerhet/brannvern Beredskap Undergruppene vil håndtere følgende oppgaver: 2.1 Servicesenteret Servicesenteret skal være brukernes primære kontaktpunkt når det gjelder drifts- og servicetjenester. Her mottas, samordnes og koordineres alle tilbakemeldinger og bestillinger fra avdelingene og brukerne i organisasjonen. Servicesenteret vil også være det naturlige møtepunktet for besøkende og gjester. Sentralbord og resepsjon vil utgjøre en naturlig del av servicesenteret. Servicesenteret ledes av en gruppeleder, som også vil ha ansvar for oppfølging av renholdskontrakten. Servicesenteret vil ha ansvar for: Å motta og registrere av besøkende Å anvise studenter, ansatte og andre Å motta og henvise nyansatte Å betjene telefonsentralen Å registrere og frankere utgående post Å registrere og følge opp avvik Å registrere og følge opp oppdrag/bestillinger Møteroms-service 6

320 Å korrigere/erstatte adgangskort for studenter og ansatte Å fordele og registrere gjestekort Oblater SiB/semesteravgift Passord datatilgang studenter/påloggingsbrev Å oppdatere infotavler Administrering av bokskap, samt salg av egne hengelåser til bokskap Tøykort til studenter Oversikt og fordeling av p-plasser Å administrere utlån av el-sykler og el-biler Ajourhold av posthyller og dørskilt til studentorganisasjoner og ansatte Ajourhold og bestilling av kontorrekvisita 2.2 Driftssentralen Driftssentralen er den operative gruppen i fellesenheten som har ansvaret for høgskolens vedlikeholdsplikt, samt drift og vedlikehold av brukerutstyr og innredning. Driftssentralen ledes av en gruppeleder. Driftssentralen vil ha ansvar for: Operativ bygningsdrift for alle leide arealer Oppfølging av gårdeieres vedlikeholdsplikt og inngåtte drifts- og vedlikeholdsavtaler Oppfølging av drifts- og serviceavtaler Superbrukeransvar og brukerstøtte på kopimaskiner/skrivere Ajourhold av adgangskontrollsystem og kortproduksjon. Å bemanne varemottak Å foreta mottakskontroll Brukerkontakt Lys, lyd, scene Sikkerhet/brannvern Ajourhold av felles rekvisitalager Ajourhold av Driftssentralens oppgaver i FDV-systemet (Forvaltning, Drift og Vedlikehold) Tilsynsvakter/studentvakter 2.3 Arealforvaltning Gruppen for arealforvaltning ivaretar og koordinerer aktiviteten i alle høgskolens fellesarealer. I tillegg til koordinering av undervisningsaktivitet, eksamensavvikling og annen faglig virksomhet, vil koordinering av kontorarealer, møterom, grupperom, utleie av høgskolens areal, og eventuell bruk av eksterne lokaler inngå i gruppens arbeid. Arealforvaltningen ledes av gruppeleder. Arealforvaltningen vil ha ansvar for: Effektiv bruk av skolens areal fordeling av undervisnings- og andre fellesarealer i henhold til bestillinger og time-/romplanleggingssystem 7

321 Å utvikle og kvalitetssikre gode kommunikasjons- og reservasjonssystemer som ivaretar brukere av alle disponible areal (undervisningsrom, grupperom, spesialrom, møterom, m.m.) Registrering av avdelingenes rom- og timeplaner i TimeEdit-databasen Å utvikle gode rutiner som ivaretar avdelingenes utdanninger på best mulig måte, i skolens tilgjengelige areal Å utvikle og bearbeide gode integrasjoner til andre av skolens IKT-program som FS, it s learning, infotavler etc. Systemansvar for fellesenhetens programvare Forvaltning av høgskolens avtaler og kontrakter knyttet til service, bygningsdrift og leieforhold (FM-forvaltning) 3. Dimensjonering av funksjonsplanen I Delprosjekt Bygningsdrift har det vært vanskelig å dimensjonere oppgavene på en eksakt måte. Dette skyldes blant annet at de fremtidige driftsoppgavene i all hovedsaklighet vil være svært annerledes enn de driftsoppgavene som utføres ved høgskolen pr. i dag. Det har dermed ikke vært grunnlag for å innhente relevante nøkkeltall i dagens driftsorganisasjon for å dimensjonere den fremtidige funksjonsplanen. Dimensjoneringen er dermed utarbeidet på grunnlag av et estimat av omfanget av oppgaver innenfor de ulike funksjonene, kombinert med en gjennomgang av aktiviteter gjennom året. Estimatet er beregnet etter samtaler med avdelingsledelsen ved de ulike faglige avdelingene, samtaler med dagens driftspersonale, samt i prosjektgruppemøter i Delprosjekt Bygningsdrift. Dimensjoneringen avhenger av at høgskolen selv i fremtiden overtar ansvaret for posthåndtering internt, og at en dermed ikke viderefører avtalen høgskolen pr i dag har med Posten/Bring om intern postdistribusjon. Dette har vi valgt å inkludere i den fremtidige fellesenhetens oppgaver fordi vi mener dette best kan ivaretas av høgskolens eget personale i kombinasjon med utførelsen av andre daglige driftsoppgaver ved høgskolens ulike lokasjoner (Kronstad Møllendalsveien Straume Skålevik). Å ta ansvar for den interne postdistribusjonen har også et sikkerhetsaspekt, i det at det bør overlates til høgskolens eget personale å bevege seg rundt i mer lukkede arealer i byggene. Det ivaretar også ønsket om at driftsorganisasjonen skal være synlig og tilgjengelig for brukerne av tjenestene. I tillegg vil en også måtte påregne en større utvidelse av avtalen med Posten/Bring, med påfølgende økte kostnader, dersom Posten/Bring skal utføre disse tjenestene for høgskolen i fremtiden. Vi har også regnet et ekstra årsverk inn i driftsorganisasjonen for å dekke opp for avtalen som vil utgå om innleid personell i Møllendalsveien. 4. Kronstad Møllendalsveien Fellesenheten for brukerservice og bygningsdrift vil være lokalisert på Kronstad, men vil også ivareta behovene innenfor funksjonens arbeidsområde på alle høgskolens studiesteder. 8

322 Servicesenteret vil bemanne resepsjonen i Møllendalsveien i følge rotasjonsordning. Resepsjonen i Møllendalsveien vil fungere i samarbeid med studieadministrasjon/studenttorg, slik at en vil få et samlet kontaktpunkt i Møllendalsveien. Driftspersonalet vil daglig være tilstede i Møllendalsveien, både i forbindelse med postdistribusjon og vedlikehold/andre driftsoppgaver. Arealforvaltningsgruppen vil ivareta behovet for fordeling/koordinering av arealer både på Kronstad og i Møllendalsveien. 9

323 DELPROSJEKT BYGNINGSDRIFT FASE 3 BEMANNINGSPLAN FELLESENHET FOR BRUKERSERVICE OG BYGNINGSDRIFT REVIDERT:

324 Innhold: Organisasjonskart: Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift 12 Oversikt over stillinger 13 Stillingsomtale 16 Tilsynsvakter 39 Behov for stilling i fremtidig organisering 40 11

325 Organisasjonskart: Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift Driftssjef Gruppekoordinator Servicesenter Seniorkonsulent (1) Gruppekoordinator Driftssentral Driftsleder (6) Gruppekoordinator Arealforvaltningsgruppen Rådgiver (14) Konsulent (2) Driftstekniker (7) Førstekonsulent (15) Konsulent (3) Driftstekniker (8) Førstekonsulent (16) Konsulent (4) Driftstekniker (9) Førstekonsulent (17) Konsulent (5) Driftstekniker (10) Driftstekniker (11) Driftstekniker (12) Driftstekniker (13) 12

326 OVERSIKT OVER STILLINGER Stilling nr. FBB1 Stillingskategori: Gruppekoordinator - Seniorkonsulent Arbeidsområde: Servicesenter/resepsjon Tilsetting ved: Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift Arbeidssted: Kronstad Kode: 1363 Stillingsprosent: 100% Stilling nr. FBB2 Stillingskategori: Konsulent Arbeidsområde: Servicesenter/resepsjon Tilsetting ved: Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift Arbeidssted: Kronstad/Møllendalsveien Kode: 1064/1065 Stillingsprosent: 100% Stilling nr. FBB3 Stillingskategori: Konsulent Arbeidsområde: Servicesenter/resepsjon Tilsetting ved: Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift Arbeidssted: Kronstad/Møllendalsveien Kode: 1064/1065 Stillingsprosent: 100% Stilling nr. FBB4 Stillingskategori: Konsulent Arbeidsområde: Servicesenter/resepsjon Tilsetting ved: Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift Arbeidssted: Kronstad/Møllendalsveien Kode: 1064/1065 Stillingsprosent: 100% Stilling nr. FBB5 Stillingskategori: Konsulent Arbeidsområde: Servicesenter/resepsjon Tilsetting ved: Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift Arbeidssted: Kronstad/Møllendalsveien Kode: 1064/1065 Stillingsprosent: 100% 13

327 Stilling nr. FBB6 Stillingskategori: Gruppekoordinator - driftsleder Arbeidsområde: Driftssentral Tilsetting ved: Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift Arbeidssted: Kronstad Kode: 1137 Stillingsprosent: 100% Stilling nr. FBB7 Stillingskategori: Driftstekniker Arbeidsområde: Driftssentral Tilsetting ved: Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift Arbeidssted: Kronstad Kode: 1136 Stillingsprosent: 100% Stilling nr. FBB8 Stillingskategori: Driftstekniker Arbeidsområde: Driftssentral Tilsetting ved: Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift Arbeidssted: Kronstad Kode: 1136 Stillingsprosent: 100% Stilling nr. FBB9 Stillingskategori: Driftstekniker Arbeidsområde: Driftssentral Tilsetting ved: Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift Arbeidssted: Kronstad Kode: 1136 Stillingsprosent: 100% Stilling nr. FBB10 Stillingskategori: Driftstekniker Arbeidsområde: Driftssentral Tilsetting ved: Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift Arbeidssted: Kronstad Kode: 1136 Stillingsprosent: 100% Stilling nr. FBB11 Stillingskategori: Driftstekniker Arbeidsområde: Driftssentral 14

328 Tilsetting ved: Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift Arbeidssted: Kronstad Kode: 1136 Stillingsprosent: 100% Stilling nr. FBB12 Stillingskategori: Driftstekniker Arbeidsområde: Driftssentral Tilsetting ved: Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift Arbeidssted: Kronstad Kode: 1136 Stillingsprosent: 100% Stilling nr. FBB13 Stillingskategori: Driftstekniker Arbeidsområde: Driftssentral Tilsetting ved: Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift Arbeidssted: Kronstad Kode: 1136 Stillingsprosent: 100% Stilling nr. FBB14 Stillingskategori: Gruppekoordinator - rådgiver Arbeidsområde: Arealforvaltningsgruppen Tilsetting ved: Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift Arbeidssted: Kronstad Kode: 1434 Stillingsprosent: 100% Stilling nr. FBB15 Stillingskategori: Førstekonsulent Arbeidsområde: Enhet for arealforvaltning Tilsetting ved: Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift Arbeidssted: Kronstad Kode: 1408 Stillingsprosent: 100% Stilling nr. FBB16 Stillingskategori: Førstekonsulent Arbeidsområde: Enhet for arealforvaltning Tilsetting ved: Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift Arbeidssted: Kronstad Kode: 1408 Stillingsprosent: 100% 15

329 Stilling nr. FBB17 Stillingskategori: Førstekonsulent Arbeidsområde: Enhet for arealforvaltning Tilsetting ved: Fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift Arbeidssted: Kronstad Kode: 1408 Stillingsprosent: 100% STILLINGSOMTALE 1. Servicesenter Stillingsnummer FBB1: Gruppekoordinator - seniorkonsulent Stillingskategori Stillingsprosent Kvalifikasjonskrav Rapporterer til Utdanning på 1363 Seniorkonsulent 100% minst bachelornivå, eller spesialutdanning tilpasset de oppgavene stillingen skal dekke Driftssjef Tilsvarende kvalifikasjoner kan i spesielle tilfeller oppnås ved lang og variert praksis sammen med relevant etter- og videreutdanning Omfattende relevant praksis Gode kunnskaper i fremmedspråk Gode samarbeidsog kommunikasjonsevner Kunne jobbe selvstendig og strukturert Serviceinnstilling 16

330 Ansvarsområde: daglig drift og utvikling av servicesenter/resepsjon på Kronstad og i Møllendalsveien Arbeidsoppgaver: Bemannings-/ressursplanlegging for servicesenter/resepsjon Oppfølging av bestillinger og avvik (FDV-systemet) Samarbeids-/brukermøter Bistå i utvikling og oppfølging av sikkerhetsrutiner Daglig personaloppfølging av medarbeidere i servicesenteret Utvikling og kvalitetssikring av rutiner/arbeidsprosesser for servicesenteret i samråd med driftssjef Bidra i daglige oppgaver i servicesenteret Stillingsnummer FBB2: Konsulent Stillingskategori Stillingsprosent Kvalifikasjonskrav Rapporterer til Utdanning på 1065 Konsulent 100% minst bachelornivå eller spesialutdanning tilpasset de oppgavene stillingen dekker, evt. bred relevant realkompetanse sammen med etter- og videreutdanning Driftssjef Imøtekommende og utadvendt Gode samarbeidsog kommunikasjonsevner Kunnskaper i fremmedspråk Trives med varierte arbeidsoppgaver Strukturert og nøyaktig Serviceinnstilling Ansvarsområde: servicesenter/resepsjon/sentralbord/posthåndtering. Stillingen inngår i et team, hvor medarbeiderne deler på oppgavene i henhold til servicesenterets ressursplan. Stillingen har sitt hovedarbeidssted på Kronstad, men inngår også i bemanning av resepsjon i 17

331 Møllendalsveien i henhold til servicesenterets ressursplan. Bemanning av resepsjon i Møllendalsveien skjer i samarbeid med Studenttorget. Arbeidsoppgaver: o Motta og registrere besøkende o Henvisning av ansatte, studenter og besøkende o Motta og registrere bestillinger og avvik (FDV-systemet) Brukerkontakt: kvalitetssikre at bruker får tilbakemelding og oppfølging av bestilling i henhold til plan (FDV-system) o Betjene høgskolens sentralbord o Posthåndtering Ajourhold av posthyller Fordele inngående post i ansattes posthyller Frankering av utgående post o Møteromservice og konferansevert-funksjon Møtemat Rekvisita/utstyr Fasilitering under konferanse/møte o Administrere adgangskort og diverse oblater/tilganger for ansatte, studenter og besøkende o Betjene infoskjermer og talevarslingsanlegg o Ansvar for ajourhold av felles kontorrekvisita o Administrere bokskap til studenter Salg av hengelåser til bokskap o Utlån av el-sykler og el-biler o Fordele parkeringsplasser o Mottak av nyansatte (på bestilling) Velkomstmappe, blomst, dørskilt, posthylle Stillingsnummer FBB3: Konsulent Stillingskategori Stillingsprosent Kvalifikasjonskrav Rapporterer til Utdanning på 1065 Konsulent 100% minst bachelornivå eller spesialutdanning tilpasset de oppgavene stillingen dekker, evt. bred relevant realkompetanse sammen med etter- og videreutdanning Driftssjef Imøtekommende 18

332 og utadvendt Gode samarbeidsog kommunikasjonsevner Kunnskaper i fremmedspråk Trives med varierte arbeidsoppgaver Strukturert og nøyaktig Serviceinnstilling Ansvarsområde: servicesenter/resepsjon/sentralbord/posthåndtering. Stillingen inngår i et team, hvor medarbeiderne deler på oppgavene i henhold til enhetens ressursplan. Stillingen har sitt hovedarbeidssted på Kronstad, men inngår også i bemanning av resepsjon i Møllendalsveien i henhold til enhetens ressursplan. Bemanning av resepsjon i Møllendalsveien skjer i samarbeid med Studenttorget. Arbeidsoppgaver: o Motta og registrere besøkende o Henvisning av ansatte, studenter og besøkende o Motta og registrere bestillinger og avvik (FDV-systemet) Brukerkontakt: kvalitetssikre at bruker får tilbakemelding og oppfølging av bestilling i henhold til plan (FDV-system) o Betjene høgskolens sentralbord o Posthåndtering Ajourhold av posthyller Fordele inngående post i ansattes posthyller Frankering av utgående post o Møteromservice og konferansevert-funksjon Møtemat Rekvisita/utstyr Fasilitering under konferanse/møte o Administrere adgangskort og diverse oblater/tilganger for ansatte, studenter og besøkende o Betjene infoskjermer og talevarslingsanlegg o Ansvar for ajourhold av felles kontorrekvisita o Administrere bokskap til studenter Salg av hengelåser til bokskap o Utlån av el-sykler og el-biler o Fordele parkeringsplasser o Mottak av nyansatte (på bestilling) Velkomstmappe, blomst, dørskilt, posthylle 19

333 Stillingsnummer FBB4: Konsulent Stillingskategori Stillingsprosent Kvalifikasjonskrav Rapporterer til Utdanning på 1065 Konsulent 100% minst bachelornivå eller spesialutdanning tilpasset de oppgavene stillingen dekker, evt. bred relevant realkompetanse sammen med etter- og videreutdanning Driftssjef Imøtekommende og utadvendt Gode samarbeidsog kommunikasjonsevner Kunnskaper i fremmedspråk Trives med varierte arbeidsoppgaver Strukturert og nøyaktig Serviceinnstilling Ansvarsområde: servicesenter/resepsjon/sentralbord/posthåndtering. Stillingen inngår i et team, hvor medarbeiderne deler på oppgavene i henhold til enhetens ressursplan. Stillingen har sitt hovedarbeidssted på Kronstad, men inngår også i bemanning av resepsjon i Møllendalsveien i henhold til enhetens ressursplan. Bemanning av resepsjon i Møllendalsveien skjer i samarbeid med Studenttorget. Arbeidsoppgaver: o Motta og registrere besøkende o Henvisning av ansatte, studenter og besøkende o Motta og registrere bestillinger og avvik (FDV-systemet) Brukerkontakt: kvalitetssikre at bruker får tilbakemelding og oppfølging av bestilling i henhold til plan (FDV-system) o Betjene høgskolens sentralbord o Posthåndtering 20

334 o o o o o o o o Ajourhold av posthyller Fordele inngående post i ansattes posthyller Frankering av utgående post Møteromservice og konferansevert-funksjon Møtemat Rekvisita/utstyr Fasilitering under konferanse/møte Administrere adgangskort og diverse oblater/tilganger for ansatte, studenter og besøkende Betjene infoskjermer og talevarslingsanlegg Ansvar for ajourhold av felles kontorrekvisita Administrere bokskap til studenter Salg av hengelåser til bokskap Utlån av el-sykler og el-biler Fordele parkeringsplasser Mottak av nyansatte (på bestilling) Velkomstmappe, blomst, dørskilt, posthylle Stillingsnummer FBB5: Konsulent Stillingskategori Stillingsprosent Kvalifikasjonskrav Rapporterer til Utdanning på 1065 Konsulent 100% minst bachelornivå eller spesialutdanning tilpasset de oppgavene stillingen dekker, evt. bred relevant realkompetanse sammen med etter- og videreutdanning Driftssjef Imøtekommende og utadvendt Gode samarbeidsog kommunikasjonsevner Kunnskaper i fremmedspråk Trives med varierte arbeidsoppgaver Strukturert og nøyaktig Serviceinnstilling 21

335 Ansvarsområde: servicesenter/resepsjon/sentralbord/posthåndtering. Stillingen inngår i et team, hvor medarbeiderne deler på oppgavene i henhold til enhetens ressursplan. Stillingen har sitt hovedarbeidssted på Kronstad, men inngår også i bemanning av resepsjon i Møllendalsveien i henhold til enhetens ressursplan. Bemanning av resepsjon i Møllendalsveien skjer i samarbeid med Studenttorget. Arbeidsoppgaver: o Motta og registrere besøkende o Henvisning av ansatte, studenter og besøkende o Motta og registrere bestillinger og avvik (FDV-systemet) Brukerkontakt: kvalitetssikre at bruker får tilbakemelding og oppfølging av bestilling i henhold til plan (FDV-system) o Betjene høgskolens sentralbord o Posthåndtering Ajourhold av posthyller Fordele inngående post i ansattes posthyller Frankering av utgående post o Møteromservice og konferansevert-funksjon Møtemat Rekvisita/utstyr Fasilitering under konferanse/møte o Administrere adgangskort og diverse oblater/tilganger for ansatte, studenter og besøkende o Betjene infoskjermer og talevarslingsanlegg o Ansvar for ajourhold av felles kontorrekvisita o Administrere bokskap til studenter Salg av hengelåser til bokskap o Utlån av el-sykler og el-biler o Fordele parkeringsplasser o Mottak av nyansatte (på bestilling) Velkomstmappe, blomst, dørskilt, posthylle 2. Driftssentral Stillingsnummer FBB6: Gruppekoordinator driftsleder Stillingskategori Stillingsprosent Kvalifikasjonskrav Rapporterer til Relevant teknisk 1137 Driftsleder 100% eller håndverksmessig utdanning, som hovedregel med fag- eller svennebrev og omfattende praksis Driftssjef 22

336 I spesielle tilfeller kan manglende formell utdanning oppveies av lang og bred relevant erfaring innen relevante fagfelt Relevant praktisk arbeidserfaring God økonomisk forståelse Fortrinnsvis ledererfaring Gode samarbeidsog kommunikasjonsevner Kunne jobbe selvstendig, strukturert og nøyaktig Ansvarsområde: daglig drift av driftssentralen, oppfølging av renholdskontrakt, samt operativt ansvar for brannvern Arbeidsoppgaver: Ansvar for daglig drift av driftssentralen o Planlegge og koordinere driftsoppgaver o Bemannings-/ressursplanlegging, inkl. tilsynsvakter o Ajourføre driftsrelaterte oppgaver i FDV-systemet Renholdsledelse o Oppfølging og kvalitetssikring av renholdsleveransen o Dokumentasjon og rapportering av avvik o Kunde- og brukermøter o Insta 800-kontroll. o Bestille og følge opp tilleggsbestillinger av renholdstjenester Daglig personaloppfølging av medarbeidere i driftssentralen, inkl. tilsynsvakter Utvikling/kvalitetssikring av rutiner/arbeidsprosesser for driftssentralen i samråd med driftssjef Bistå driftssjef i utvikling og oppfølging av sikkerhetsrutiner Bistå driftssjef i utvikling og oppfølging av arbeidsinstrukser for et forutsigbart vedlikehold (FDV-system) Brannvernansvarlig o Delta i branntilsyn o Samle branndokumentasjon o Sammen med gårdeier, planlegge og gjennomføre brann- og evakueringsøvelser 23

337 o Påse at brannvernopplæring gis o Sikre at egenkontrollen utføres o Føre avvikskontroll, og sammen med gårdeier, planlegge utbedring av feil og mangler o Stille ressurser tilgjengelig i en beredskapssituasjon Bidra i daglige oppgaver i driftssentralen Delta i enhets-/leietaker- og brukermøter Stillingsnummer FBB7: Driftstekniker Stillingskategori Stillingsprosent Kvalifikasjonskrav Rapporterer til Fagbrev innen 1136 Driftstekniker 100% relevant håndverksfag og /eller vaktmesterskole, evt. bred relevant realkompetanse Driftssjef Relevant praktisk arbeidserfaring God økonomisk forståelse Gode datakunnskaper, fortrinnsvis med erfaring fra databasert FDVarbeid Gode samarbeidsevner Kunne jobbe selvstendig og strukturert Ansvarsområde: Drift, med hovedansvar for adgangskontroll og sikkerhet Arbeidsoppgaver: o Stillingen vil ha den daglige oppfølgingen og driften av adgangskontrollsystemet, samt øvrig sikkerhetsfunksjoner ved høgskolen. o Stillingen inngår i den øvrige bemanningen, og vil delta i alle oppgaver som er lagt i driftssentralen Adgangskontroll og sikkerhet o Ajourhold av adgangskontrollsystem, ITV og porttelefoner o Vedlikehold og oppfølging av kortlesere, dørautomatikk og øvrig sikkerhetsutstyr o Oppfølging av leverandører o Organisere kortproduksjon o Brannrunder 24

338 Løpende drift Utskiftning av forbruksdeler Justering av bygningskomponenter Innvendig renovasjon Inspeksjoner og ettersyn Ettersyn og kontroll (IK) Utføre egenkontroller Følge opp serviceavtaler Dokumentere IK Arrangementsstøtte. Utplassering av bord, stoler, benker, telt, postervegger, bannere, griller etc. Transport og flytting av møbler og utstyr Fremlegg av strøm og vann Rydding etter arrangement Låserunde Brukertjeneste og lokal service Bemanning av felles varemottak Registrering og innmelding av mottatte varer i hht bestilling Distribusjon av post og varer mellom Dokumentsenteret og postrom. Lokal distribusjon av varer til/fra avdelinger/seksjoner Ajourhold og etterfylling av rekvisita og førstehjelpsskrin Internflyttinger Kildesortering av avfall Destruksjon av sensitive dokumenter Flaggheising Kontroll av og tilsyn med lyd, lys og sceneutstyr Bistå med lyssetting og rigg i forbindelse med oppsetninger Tilrettelegging for eksamen Bistå med innregistrering og fotografering av nye studenter v/studiestart. Produksjon av adgangskort til nye studenter og ansatte, samt gjestekort Ajourhold av adgangskortsystemet Delta i bakvaktsordning/rullering Delta i enhetsmøter Stillingsnummer FBB8: Driftstekniker Stillingskategori Stillingsprosent Kvalifikasjonskrav Rapporterer til Fagbrev innen 1136 Driftstekniker 100% relevant håndverksfag og /eller vaktmesterskole, evt. bred relevant realkompetanse Driftssjef 25

339 Relevant praktisk arbeidserfaring God økonomisk forståelse Gode datakunnskaper, fortrinnsvis med erfaring fra databasert FDV arbeid Gode samarbeidsevner Kunne jobbe selvstendig og strukturert Ansvarsområde: Drift, med hovedansvar for brukerutstyr Arbeidsoppgaver: o Stillingen vil ha den daglige oppfølgingen og driften av det skolefaglige brukerutstyret. o Stillingen inngår i den øvrige bemanningen, og vil delta i alle oppgaver som er lagt i driftssentralen Brukerutstyr o Service og vedlikehold av brukerutstyr i henhold til avtale o Bistå brukere i utskifting/oppgradering av utstyr o Oppfølging av leverandører Løpende drift Utskiftning av forbruksdeler Justering av bygningskomponenter Innvendig renovasjon Brannrunder Inspeksjoner og ettersyn. Ettersyn og kontroll (IK) Utføre egenkontroller Følge opp serviceavtaler Dokumentere IK Arrangementsstøtte. Utplassering av bord, stoler, benker, telt, postervegger, bannere, griller etc. Transport og flytting av møbler og utstyr Fremlegg av strøm og vann Rydding etter arrangement Låserunde Brukertjeneste og lokal service 26

340 Bemanning av felles varemottak Registrering og innmelding av mottatte varer i hht bestilling Distribusjon av post og varer mellom Dokumentsenteret og postrom. Lokal distribusjon av varer til/fra avdelinger/seksjoner Ajourhold og etterfylling av rekvisita og førstehjelpsskrin Internflyttinger Kildesortering av avfall Destruksjon av sensitive dokumenter Flaggheising Kontroll av og tilsyn med lyd, lys og sceneutstyr Bistå med lyssetting og rigg i forbindelse med oppsetninger Tilrettelegging for eksamen Bistå med innregistrering og fotografering av nye studenter v/studiestart. Produksjon av adgangskort til nye studenter og ansatte, samt gjestekort Ajourhold av adgangskortsystemet Delta i bakvaktsordning/rullering Delta i enhetsmøter Stillingsnummer FBB9: Driftstekniker Stillingskategori Stillingsprosent Kvalifikasjonskrav Rapporterer til Fagbrev innen 1136 Driftstekniker 100% relevant håndverksfag og /eller vaktmesterskole, evt. bred relevant realkompetanse Driftssjef Relevant praktisk arbeidserfaring God økonomisk forståelse Gode datakunnskaper, fortrinnsvis med erfaring fra databasert FDV arbeid Gode samarbeidsevner Kunne jobbe selvstendig og strukturert Ansvarsområde: Drift, med hovedansvar for kontorteknisk utstyr Arbeidsoppgaver: 27

341 o o Stillingen vil ha den daglige oppfølgingen og driften av det kontortekniske utstyret. Stillingen inngår i den øvrige bemanningen, og vil delta i alle oppgaver som er lagt i driftssentralen Kontorteknisk utstyr o Service og vedlikehold av kontorteknisk utstyr i henhold til avtale o Bistå brukere i utskifting/oppgradering av utstyr o Oppfølging av leverandører Løpende drift Utskiftning av forbruksdeler Justering av bygningskomponenter Innvendig renovasjon Brannrunder Inspeksjoner og ettersyn. Ettersyn og kontroll (IK) Utføre egenkontroller Følge opp serviceavtaler Dokumentere IK Arrangementsstøtte. Utplassering av bord, stoler, benker, telt, postervegger, bannere, griller etc. Transport og flytting av møbler og utstyr Fremlegg av strøm og vann Rydding etter arrangement Låserunde Brukertjeneste og lokal service Bemanning av felles varemottak Registrering og innmelding av mottatte varer i hht bestilling Distribusjon av post og varer mellom Dokumentsenteret og postrom. Lokal distribusjon av varer til/fra avdelinger/seksjoner Ajourhold og etterfylling av rekvisita og førstehjelpsskrin Internflyttinger Kildesortering av avfall Destruksjon av sensitive dokumenter Flaggheising Kontroll av og tilsyn med lyd, lys og sceneutstyr Bistå med lyssetting og rigg i forbindelse med oppsetninger Tilrettelegging for eksamen Bistå med innregistrering og fotografering av nye studenter v/studiestart. Produksjon av adgangskort til nye studenter og ansatte, samt gjestekort Ajourhold av adgangskortsystemet Delta i bakvaktsordning/rullering Delta i enhetsmøter Stillingsnummer FBB10: Driftstekniker 28

342 Stillingskategori Stillingsprosent Kvalifikasjonskrav Rapporterer til Fagbrev innen 1136 Driftstekniker 100% relevant håndverksfag og /eller vaktmesterskole, evt. bred relevant realkompetanse Driftssjef Relevant praktisk arbeidserfaring God økonomisk forståelse Gode datakunnskaper, fortrinnsvis med erfaring fra databasert FDV arbeid Gode samarbeidsevner Kunne jobbe selvstendig og strukturert Ansvarsområde: Drift, med hovedansvar for møblering og innredning Arbeidsoppgaver: o Stillingen vil ha den daglige oppfølgingen og driften av møblering og innredning. o Stillingen inngår i den øvrige bemanningen, og vil delta i alle oppgaver som er lagt i driftssentralen Møblering og innredning o Service og vedlikehold av møbler og innredning i henhold til avtale o Bistå brukere i utskifting/oppgradering o Oppfølging av leverandører Løpende drift Utskiftning av forbruksdeler Justering av bygningskomponenter Innvendig renovasjon Brannrunder Inspeksjoner og ettersyn. Ettersyn og kontroll (IK) Utføre egenkontroller Følge opp serviceavtaler Dokumentere IK Arrangementsstøtte. Utplassering av bord, stoler, benker, telt, postervegger, bannere, griller etc. 29

343 Transport og flytting av møbler og utstyr Fremlegg av strøm og vann Rydding etter arrangement Låserunde Brukertjeneste og lokal service Bemanning av felles varemottak Registrering og innmelding av mottatte varer i hht bestilling Distribusjon av post og varer mellom Dokumentsenteret og postrom. Lokal distribusjon av varer til/fra avdelinger/seksjoner Ajourhold og etterfylling av rekvisita og førstehjelpsskrin Internflyttinger Kildesortering av avfall Destruksjon av sensitive dokumenter Flaggheising Kontroll av og tilsyn med lyd, lys og sceneutstyr Bistå med lyssetting og rigg i forbindelse med oppsetninger Tilrettelegging for eksamen Bistå med innregistrering og fotografering av nye studenter v/studiestart. Produksjon av adgangskort til nye studenter og ansatte, samt gjestekort Ajourhold av adgangskortsystemet Delta i bakvaktsordning/rullering Delta i enhetsmøter Stillingsnummer FBB11: Driftstekniker Stillingskategori Stillingsprosent Kvalifikasjonskrav Rapporterer til Fagbrev innen 1136 Driftstekniker 100% relevant håndverksfag og /eller vaktmesterskole, evt. bred relevant realkompetanse Driftssjef Relevant praktisk arbeidserfaring God økonomisk forståelse Gode datakunnskaper, fortrinnsvis med erfaring fra databasert FDV arbeid Gode samarbeidsevner Kunne jobbe selvstendig og strukturert 30

344 Ansvarsområde: Drift, med hovedansvar for lyd, lys og scene Arbeidsoppgaver: o Stillingen vil ha den daglige oppfølgingen og driften av sceneteknisk utstyr, som lys, lyd etc. o Stillingen inngår i den øvrige bemanningen, og vil delta i alle oppgaver som er lagt i driftssentralen Lyd, lys, scene o Service og vedlikehold av lyd-, lys- og sceneutstyr i henhold til avtale o Bistå brukere i utskifting/oppgradering o Oppfølging av leverandører Løpende drift Utskiftning av forbruksdeler Justering av bygningskomponenter Innvendig renovasjon Brannrunder Inspeksjoner og ettersyn. Ettersyn og kontroll (IK) Utføre egenkontroller Følge opp serviceavtaler Dokumentere IK Arrangementsstøtte. Utplassering av bord, stoler, benker, telt, postervegger, bannere, griller etc. Transport og flytting av møbler og utstyr Fremlegg av strøm og vann Rydding etter arrangement Låserunde Brukertjeneste og lokal service Bemanning av felles varemottak Registrering og innmelding av mottatte varer i hht bestilling Distribusjon av post og varer mellom Dokumentsenteret og postrom. Lokal distribusjon av varer til/fra avdelinger/seksjoner Ajourhold og etterfylling av rekvisita og førstehjelpsskrin Internflyttinger Kildesortering av avfall Destruksjon av sensitive dokumenter Flaggheising Kontroll av og tilsyn med lyd, lys og sceneutstyr Bistå med lyssetting og rigg i forbindelse med oppsetninger Tilrettelegging for eksamen Bistå med innregistrering og fotografering av nye studenter v/studiestart. Produksjon av adgangskort til nye studenter og ansatte, samt gjestekort Ajourhold av adgangskortsystemet Delta i bakvaktsordning/rullering 31

345 Delta i enhetsmøter Stillingsnummer FBB12: Driftstekniker Stillingskategori Stillingsprosent Kvalifikasjonskrav Rapporterer til Fagbrev innen 1136 Driftstekniker 100% relevant håndverksfag og /eller vaktmesterskole, evt. bred relevant realkompetanse Driftssjef Relevant praktisk arbeidserfaring God økonomisk forståelse Gode datakunnskaper, fortrinnsvis med erfaring fra databasert FDV arbeid Gode samarbeidsevner Kunne jobbe selvstendig og strukturert Ansvarsområde: Drift, med hovedansvar for varemottak og distribusjon Arbeidsoppgaver: o Stillingen vil ha den daglige oppfølgingen og driften av varemottaket og intern distribusjon i høgskolens studiesteder. o Stillingen inngår i den øvrige bemanningen, og vil delta i alle oppgaver som er lagt i driftssentralen Varemottak og distribusjon o Motta og registrere innkomne varer og post o Intern distribusjon (alle høgskolens studiesteder) o Melde mottatte varer til adressat o Tilsyn og kontroll med felleslager Løpende drift Utskiftning av forbruksdeler 32

346 Justering av bygningskomponenter Innvendig renovasjon Brannrunder Inspeksjoner og ettersyn. Ettersyn og kontroll (IK) Utføre egenkontroller Følge opp serviceavtaler Dokumentere IK Arrangementsstøtte. Utplassering av bord, stoler, benker, telt, postervegger, bannere, griller etc. Transport og flytting av møbler og utstyr Fremlegg av strøm og vann Rydding etter arrangement Låserunde Brukertjeneste og lokal service Bemanning av felles varemottak Registrering og innmelding av mottatte varer i hht bestilling Distribusjon av post og varer mellom Dokumentsenteret og postrom. Lokal distribusjon av varer til/fra avdelinger/seksjoner Ajourhold og etterfylling av rekvisita og førstehjelpsskrin Internflyttinger Kildesortering av avfall Destruksjon av sensitive dokumenter Flaggheising Kontroll av og tilsyn med lyd, lys og sceneutstyr Bistå med lyssetting og rigg i forbindelse med oppsetninger Tilrettelegging for eksamen Bistå med innregistrering og fotografering av nye studenter v/studiestart. Produksjon av adgangskort til nye studenter og ansatte, samt gjestekort Ajourhold av adgangskortsystemet Delta i bakvaktsordning/rullering Delta i enhetsmøter Stillingsnummer FBB13: Driftstekniker Stillingskategori Stillingsprosent Kvalifikasjonskrav Rapporterer til Fagbrev innen 1136 Driftstekniker 100% relevant håndverksfag og /eller vaktmesterskole, evt. bred relevant realkompetanse Driftssjef Relevant praktisk arbeidserfaring God økonomisk 33

347 forståelse Gode datakunnskaper, fortrinnsvis med erfaring fra databasert FDV arbeid Gode samarbeidsevner Kunne jobbe selvstendig og strukturert Ansvarsområde: Drift, med hovedansvar for varemottak og distribusjon Arbeidsoppgaver: o Stillingen vil ha den daglige oppfølgingen og driften av varemottaket og intern distribusjon i høgskolens studiesteder. o Stillingen inngår i den øvrige bemanningen, og vil delta i alle oppgaver som er lagt i driftssentralen Varemottak og distribusjon o Motta og registrere innkomne varer og post o Intern distribusjon (alle høgskolens studiesteder) o Melde mottatte varer til adressat o Tilsyn og kontroll med felleslager Løpende drift Utskiftning av forbruksdeler Justering av bygningskomponenter Innvendig renovasjon Brannrunder Inspeksjoner og ettersyn. Ettersyn og kontroll (IK) Utføre egenkontroller Følge opp serviceavtaler Dokumentere IK Arrangementsstøtte. Utplassering av bord, stoler, benker, telt, postervegger, bannere, griller etc. Transport og flytting av møbler og utstyr Fremlegg av strøm og vann Rydding etter arrangement Låserunde Brukertjeneste og lokal service Bemanning av felles varemottak 34

348 Registrering og innmelding av mottatte varer i hht bestilling Distribusjon av post og varer mellom Dokumentsenteret og postrom. Lokal distribusjon av varer til/fra avdelinger/seksjoner Ajourhold og etterfylling av rekvisita og førstehjelpsskrin Internflyttinger Kildesortering av avfall Destruksjon av sensitive dokumenter Flaggheising Kontroll av og tilsyn med lyd, lys og sceneutstyr Bistå med lyssetting og rigg i forbindelse med oppsetninger Tilrettelegging for eksamen Bistå med innregistrering og fotografering av nye studenter v/studiestart. Produksjon av adgangskort til nye studenter og ansatte, samt gjestekort Ajourhold av adgangskortsystemet Delta i bakvaktsordning/rullering Delta i enhetsmøte 3. Arealforvaltningsgruppen Stillingsnummer FBB14: Gruppekoordinator rådgiver Stillingskategori Stillingsprosent Kvalifikasjonskrav Rapporterer til Høyere utdanning 1434 Rådgiver 100% fra universitet eller høgskole, på minst bachelornivå Driftssjef God kjennskap til utdanningssektoren Relevant praktisk arbeidserfaring God analytisk forståelse God kjennskap til relevante IKTverktøy (TimeEdit, FS, It s Learning) Fortrinnsvis ledererfaring Gode samarbeidsog kommunikasjonsevner Kunne jobbe selvstendig, nøyaktig og strukturert 35

349 Ansvarsområde: daglig drift av arealforvaltningsgruppen Arbeidsoppgaver: o Ansvar for daglig drift i arealforvaltningsgruppen o Planlegge og koordinere arbeidsoppgaver o Bemannings-/ressursplanlegging o Daglig personaloppfølging av medarbeidere i arealforvaltningsgruppen o Kvalitetssikring av rutiner/arbeidsprosesser for arealforvaltning o Utvikling av arealforvaltningsgruppen i samråd med driftssjef o Ansvar for å utarbeide analyser, rapporter og statistikker over arealbruken o Etablere rutiner for samarbeid med avdelingene o Systemansvar for fellesenhetens IKT-verktøy o Bidra i daglig arbeid i arealforvaltningsgruppen Stillingsnummer FBB15: Førstekonsulent Stillingskategori Stillingsprosent Kvalifikasjonskrav Rapporterer til Høyere utdanning 1408 Førstekonsulent 100% fra universitet-/ høgskole på bachelorgradsnivå, i spesielle tilfeller kan tilsvarende realkompetanse på arbeidsområdet vurderes Driftssjef Relevant praktisk arbeidserfaring fra utdanningssektoren God analytisk forståelse Gode datakunnskaper, med erfaring fra databasert rom- og timeplanarbeid. Gode samarbeidsog kommunikasjonsevner Kunne jobbe selvstendig, nøyaktig og strukturert 36

350 Ansvarsområde: rom- og timeplanlegging i TimeEdit med særskilt fokus på Avdeling for helseog sosialfag Arbeidsoppgaver: o Legge høsten og vårens rom- og timeplaner i TimeEdit-databasen o Brukerkoordinering o Ansvar for alle rom- og timeplanoppdateringer i undervisningssemesteret o Koordinere bruk av spesialrom o Drifte reservasjonssystem for møterom og grupperom o Utarbeide romplaner for alle typer interne arrangement (konferanser, seminarer, workshops m.m.) på Kronstad og Møllendalsveien o Arrangementsstøtte/support i samarbeid med Servicesenteret o Utarbeide romplaner og tilrettelegge rom for EVO-aktiviteter og Senter-aktiviteter o Utarbeide romplaner og bestille rom til avvikling av eksamen for alle avdelinger o Oppdatere og drifte TimeEdit-databasen o IKT integrasjoner til andre systemer som FS og It s Learning o Formidling av timeplaner på web, infoskjermer, trykkskjermer, mobiltlf. m.m. o Oppfølging av kravspesifikasjoner fra brukere/ kvalitetssikring av brukerkrav o Tilrettelegge for ekstern utleie (leieprosjekter) og utleie av kultursal o Ekstern leie; arealer til eksamen, konferanser, o Forvaltning av kontorarealer o Dokumentasjon av arealbruk/behov, arealvurderinger, analyser og rapportering o Sekretærfunksjoner Stillingsnummer FBB16: Førstekonsulent Stillingskategori Stillingsprosent Kvalifikasjonskrav Rapporterer til Høyere utdanning 1408 Førstekonsulent 100% fra universitet-/ høgskole på bachelorgradsnivå, i spesielle tilfeller kan tilsvarende realkompetanse på arbeidsområdet vurderes Driftssjef Relevant praktisk arbeidserfaring fra utdanningssektoren God analytisk forståelse Gode datakunnskaper, med erfaring fra databasert rom- og timeplanarbeid. 37

351 Gode samarbeidsog kommunikasjonsevner Kunne jobbe selvstendig, nøyaktig og strukturert Ansvarsområde: rom- og timeplanlegging i TimeEdit med særskilt fokus på Avdeling for ingeniørutdanning Arbeidsoppgaver: o Legge høsten og vårens rom- og timeplaner i TimeEdit-databasen o Brukerkoordinering o Ansvar for alle rom- og timeplanoppdateringer i undervisningssemesteret o Koordinere bruk av spesialrom o Drifte reservasjonssystem for møterom og grupperom o Utarbeide romplaner for alle typer interne arrangement (konferanser, seminarer, workshops m.m.) på Kronstad og Møllendalsveien o Arrangementsstøtte/support i samarbeid med Servicesenteret o Utarbeide romplaner og tilrettelegge rom for EVO-aktiviteter og Senter-aktiviteter o Utarbeide romplaner og bestille rom til avvikling av eksamen for alle avdelinger o Oppdatere og drifte TimeEdit-databasen o IKT integrasjoner til andre systemer som FS og It s Learning o Formidling av timeplaner på web, infoskjermer, trykkskjermer, mobiltlf. m.m. o Oppfølging av kravspesifikasjoner fra brukere/ kvalitetssikring av brukerkrav o Tilrettelegge for ekstern utleie (leieprosjekter) og utleie av kultursal o Ekstern leie; arealer til eksamen, konferanser, o Forvaltning av kontorarealer o Dokumentasjon av arealbruk/behov, arealvurderinger, analyser og rapportering o Sekretærfunksjoner Stillingsnummer FBB17: Førstekonsulent Stillingskategori Stillingsprosent Kvalifikasjonskrav Rapporterer til Høyere utdanning 1408 Førstekonsulent 100% fra universitet-/ høgskole på bachelorgradsnivå, i spesielle tilfeller kan tilsvarende realkompetanse på arbeidsområdet vurderes Driftssjef Relevant praktisk 38

352 arbeidserfaring fra utdanningssektoren God analytisk forståelse Gode datakunnskaper, med erfaring fra databasert rom- og timeplanarbeid. Gode samarbeidsevner Kunne jobbe selvstendig og strukturert Ansvarsområde: rom- og timeplanlegging i TimeEdit med særskilt fokus på Avdeling for lærerutdanning Arbeidsoppgaver: o Legge høsten og vårens rom- og timeplaner i TimeEdit-databasen o Brukerkoordinering o Ansvar for alle rom- og timeplanoppdateringer i undervisningssemesteret o Koordinere bruk av spesialrom o Drifte reservasjonssystem for møterom og grupperom o Utarbeide romplaner for alle typer interne arrangement (konferanser, seminarer, workshops m.m.) på Kronstad og Møllendalsveien o Arrangementsstøtte/support i samarbeid med Servicesenteret o Utarbeide romplaner og tilrettelegge rom for EVO-aktiviteter og Senter-aktiviteter o Utarbeide romplaner og bestille rom til avvikling av eksamen for alle avdelinger o Oppdatere og drifte TimeEdit-databasen o IKT integrasjoner til andre systemer som FS og It s Learning o Formidling av timeplaner på web, infoskjermer, trykkskjermer, mobiltlf. m.m. o Oppfølging av kravspesifikasjoner fra brukere/ kvalitetssikring av brukerkrav o Tilrettelegge for ekstern utleie (leieprosjekter) og utleie av kultursal o Ekstern leie; arealer til eksamen, konferanser, o Forvaltning av kontorarealer o Dokumentasjon av arealbruk/behov, arealvurderinger, analyser og rapportering o Sekretærfunksjoner Tilsynsvakter Høgskolen vil være avhengig av et visst antall tilsyns-/studentvakter, for å få en forsvarlig drift. Tilsynsvaktene vil ha sin funksjon utenom den ordinære arbeidstiden til fellesenheten, dvs. i tidsrommet i perioden 15. mai-15. september, samt i tidsrommet i tidsrommet 39

353 15.september-15.mai. For å løse alle oppgavene høgskolen har behov for utenom normalarbeidstiden, vil dette være snakk om 6 årsverk. Stillingskategori Stillingsprosent Kvalifikasjonskrav Rapporterer til 2. eller 3. års Tilsyns-/studentvakt 20%-40% etter avtale student ved høgskolen Driftssjef Ansvarsområde: Drift/service Arbeidsoppgaver: o Håndtering og transport av avfall fra depoter til komprimatorer i økonomigården, og tilbake igjen (Kronstad) o Rengjøre konteinere ved behov (Kronstad) o Rigge undervisningsrom og laber etter oppsatt møbleringsplan o Rydde undervisningsrom ved behov o Rydde utvendige soner og sosiale soner inne o Spesifikke, avtalte oppgaver for avdelingene (eks. fremlegging av tøy på lintøyrom, transport av materiell til lærerutdanningen etc.) o Enkle reparasjoner o Tømme utvendige miljøstasjoner og askebeger o Betjene driftssentral/varemottak, med overført sentralbord, fra kl. 15:00 22:00 o Konferansevert-funksjon/fasilitering ved møter/konferanser etc. utenom normalarbeidstid Behov for stilling i fremtidig organisering I en fremtidig organisering for ivaretakelse av høgskolens totale behov innen områdene drift, service og areal-/eiendomsforvaltning, vil det være behov for å opprette en stilling som FM-forvalter, med følgende spesifikasjoner: FM-forvalter Stillingskategori Stillingsprosent Kvalifikasjonskrav Rapporterer til Høyere utdanning 1087 Overingeniør 100% på minst mastergradsnivå fra universitet/ høgskole (bygg/ingeniør) Stabsdirektør? Innkjøpserfaring med bred erfaring innenfor kontraktsinngåelse 40

354 og -oppfølging God økonomisk forståelse Gode samarbeidsog kommunikasjonsevner Denne stillingen er det behov for allerede pr i dag, for å ivareta oppgaver knyttet til kontraktsinngåelse og oppfølging innenfor fagområdene til fellesenhet for brukerservice og bygningsdrift. Det er likevel ikke naturlig å plassere denne stillingen inn i fellesenheten, slik den organiseres pr i dag. Det vil være mer hensiktsmessig å organisere denne stillingen under en fremtidig stabsdirektørstilling. Vi anbefaler at dette blir gjort så snart den fremtidige organiseringen er bestemt. I mellomtiden vil oppgaver knyttet til kontraktsinngåelse og oppfølging innenfor fellesenhetens fagområder ivaretas av driftssjef. 41

355 Høgskolen i Bergen 2. september 2013 PROSESSBESKRIVELSE FOR OMSTILLINGER VED HØGSKOLEN I BERGEN 1. Innledning Prosessbeskrivelsen er utarbeidet for å beskrive og gi retningslinjer for omstillingsprosesser ved Høgskolen i Bergen. Den er utarbeidet med bakgrunn i lover, overordnete retningslinjer for omstillingsarbeidet i staten samt sentrale og lokale avtaler. Prosessbeskrivelsen begrenser ikke de rettigheter eller plikter som er forankret i disse. Den er ment som en utdyping av en del rettigheter og plikter som påhviler arbeidsgiver, de tillitsvalgte og den enkelte ansatte i forbindelse med omstillingsprosesser. Ved omstillinger har de tillitsvalgte rettigheter til medbestemmelse etter hovedavtalen om medbestemmelse (HA) og høgskolens tilpasningsavtale til denne. Dette utøves av IDFutvalget (virksomhetsnivå). Arbeidsgiver skal påse at rettighetene til informasjon, drøfting og forhandling ivaretas gjennom hele omstillingsprosessen. De tillitsvalgte skal gis informasjon på så tidlig tidspunkt som mulig slik at mulighetene til medbestemmelse blir reell i de forskjellige fasene av omstillingen, jfr. HA. Det skal utarbeide god og tydelig informasjon og en gjennomtenkt plan for kommunikasjon både mot dem som er direkte berørt og dem som er indirekte berørt av omstillingen. Ved omstillinger skal: det beskrives hvordan omstillingen skal gjennomføres det vurderes om det er behov for ekstern bistand til å gjennomføre omstillingen det settes opp tidsplan for omstillingen det identifiseres hvem som omfattes av omstillingen prosessen dokumenteres slik at den kan etterprøves 2. Formålet med prosessbeskrivelsen Prosessbeskrivelsen skal bl.a. bidra til å: skape forutsigbarhet og trygghet for dem som er direkte berørt av omstillingen skape tillit til og forståelse for institusjonens behov for omstilling og for selve prosessen klarlegge faktum, behov for endring, beskrivelse av nåsituasjon og ønsket situasjon samt hvilke konsekvenser endringene vil få i relasjon til vedtatte strategier tydeliggjøre målene med omstillingen sikre at de som blir berørt av omstillingen blir involvert på en god måte i prosessene og at deres tillitsvalgte sikres mulighet til reell medvirkning ved at deres rettigheter som følger av lov- og avtaleverk ivaretas 1

356 3. Prosessbeskrivelse for omstillinger 3.1. Før beslutning om omstillinger fattes Forut for at det fremmes sak eller tas beslutning om omstillinger, skal behovet kartlegges og konsekvenser utredes. Det kan settes ned en prosjektgruppe for å gjennomføre dette. Prosjektgruppen skal bestå av personer med kompetanse på personal- og økonomifeltet samt på det fagfeltet som berøres. Annen kompetanse tilføres etter behov. Ansatte ved berørte enheter skal involveres og høres før beslutning fattes. Ved omstilling som berører hele organisasjonen, (eks. omstilling av fellestjenester) skal høgskolens ansatte høres enten gjennom ordinær, skriftlig høringsrunde eller ved at det arrangeres høringsmøter. Dersom omstillingen er av en slik karakter at vedtaket skal fattes av styret, skal saken før den legges frem for styret, drøftes/forhandles med arbeidstakerorganisasjonene. I de saker der organisasjonene har forhandlingsrett etter HA 13 (organisasjonsendringer) og endringen skal vedtas av styret, skal saken behandles i samsvar med HA 8. Saken skal presenteres på en slik måte at alle relevante opplysninger fremgår: behovet for omstilling beskrives relevant tallgrunnlag (økonomi, studenttall, gjennomstrømming mv.) konsekvenser av omstillingen, herunder vurdering av risiko Behov for en kommunikasjonsplan for omstillingen vurderes. En kommunikasjonsplan kan inneholde: hvordan og når informere hele organisasjonen hvordan og når informere berørte enheter oversikt over milepæler i omstillingsprosessen fremdrifts- og møteplan for omstillingsprosessen oversikt over møter med de tillitsvalgte beskrivelse av prosessen hva møter de ansatte på ulike stadier i prosessen hvilken rolle har de ulike aktører ledere på ulike nivåer, tillitsvalgte, IDF-utvalget, verneombud mv hvem kan de ansatte kontakte for o hjelp og bistand o å få svar på spørsmål 3.2. Når beslutning om omstillinger er fattet Det skal utarbeides plan for informasjonsmøter med berørte ansatte. Denne tas inn som vedlegg til en eventuell kommunikasjonsplan. Dersom det ikke allerede er gjort, skal den enkelte ansatte beskrive sin nåværende stilling på et skjema utarbeidet til formålet. 2

357 Det skal utarbeides en funksjonsplan 1 for enheten(e). Funksjonsplanen skal gjenspeile behovene fremover i tid. Leder for enheten har ansvar for at dette blir gjort i samsvar med de vedtak som er fattet og med bistand fra Seksjon for personal- og organisasjonsutvikling. Enhetens ansatte skal involveres i dette arbeidet, og funksjonsplanen skal drøftes med de tillitsvalgte i aktuelle ID-utvalg (driftsenhetsnivå). Omstillinger på institusjonsovergripende nivå skal drøftes i IDF-utvalget (virksomhetsnivå). På grunnlag av funksjonsplanen skal det utarbeides en bemanningsplan 2. Denne utarbeides av leder for enheten i samarbeid med høgskoledirektør/seksjon for personal- og organisasjonsutvikling. Bemanningsplanen drøftes i IDF-utvalget (virksomhetsnivå). Når bemanningsplanen er ferdigstilt, presenteres den for de ansatte i enheten(e) som er under omstilling. Enheten(e)s medarbeidere gis tilbud om samtale med nærmeste leder, alternativt enhetens direktør/dekan eller representant for Seksjon for personal og organisasjonsutvikling, for å kartlegge den enkeltes ønsker, behov og muligheter. Endringer i organisasjonskartet forhandles i IDF-utvalget (virksomhetsnivå), jfr. HA Gjennomføring av omstillinger Det vises til heftet Personalpolitikk ved omstillingsprosesser, se: Plikt til å motta stilling Alle tjenestemenn er forpliktet til å finne seg i endringer i arbeidsoppgaver og omorganisering av virksomheten. Dette følger av tjenestemannslovens 12. I utgangspunktet har arbeidsgivere styringsrett ved omstillinger. Dette innebærer at ansatte kan pålegges forholdsvis store endringer i arbeidsoppgavene så lenge dette ligger innenfor rammen av ansettelsesforholdet og ikke endrer stillingens grunnpreg. 1) Overtallige arbeidstakere har plikt til å motta stilling vedkommende er kvalifisert for og der de nye arbeidsoppgavene ikke endrer grunnpreget i den opprinnelige stillingen. 2) Endringer som går ut over stillingens grunnpreg kan ikke iverksettes uten at det foreligger enighet mellom arbeidsgiver og den ansatte. Dersom arbeidsgiver likevel ensidig pålegger den ansatte endringer som går ut over rammene for styringsretten, vil det foreligge en såkalt endringsoppsigelse. 3) Finnes der ingen ledig stilling som nevnt under punkt 1) eller det ikke foreligger enighet som under punkt 2), skal den ansatte motta en endringsoppsigelse og gis tilbud om annen ledig stilling som vedkommende er kvalifisert for, eller kan bli kvalifisert for innen en avtalt periode. 1 En funksjonsplan beskriver hvilke oppgaver enheten skal løse, hvordan enheten (oppgavene/funksjonene) skal organiseres, hvilken kompetanse som trengs for å løse oppgavene og hvor mange årsverk enheten skal ha. 2 En bemanningsplan angir den enkelte stilling innenfor funksjonsplanen kode og tittel, funksjonsområde, hvilke oppgaver som er lagt til stillingen samt kvalifikasjonskrav 3

358 4) Viser det seg umulig å finne en løsning som skissert under 2) og 3) får den ansatte status som overtallig i staten, og vil bli utstyrt med en overtallighetsattest som gir vedkommende eksternt fortrinnsrett til stillinger i andre statlige virksomheter Innplasseringer Gjennomføringen av innplasseringene skal skje så raskt som mulig. Arbeidsgiver foretar innplasseringen av de enkelte ansatte i ny organisasjonsstruktur. Dersom de faste arbeidsoppgavene anses som i "vesentlig grad videreført" etter omorganiseringen, vil tidligere stillingsinnehaver som utgangspunkt ha krav på å beholde sin stilling i ny organisasjonsstruktur, eventuelt med de endringer arbeidsgiver kan pålegge innenfor styringsrettens rammer og tjenestemannslovens 12. For å vurdere om endringene i arbeidsforholdet er innenfor grunnpreget av stillingen, foretar arbeidsgiver en sammenlignende vurdering av det faste stillingsinnholdet før og etter omorganiseringen. Dersom flere ansatte ser sine faste arbeidsoppgaver videreført i en stilling i ny organisasjonsstruktur, uten at noen kan påberope seg "vesentlig mer videreføring" av arbeidsoppgaver enn de øvrige, er det arbeidsgivers oppgave å fastslå hvem som eventuelt har krav på stillingen. Arbeidsgiver foretar da en «før og etter vurdering» samt en vurdering basert på følgende kriterier: den enkeltes kompetanse i forhold til de krav som fremgår av bemanningsplanen ansiennitet sosiale forhold Dersom arbeidsgiver kan konstatere at ingen har krav på stillingen, skal de aktuelle ansatte vurderes med tanke på omplassering, jfr. tjenestemannslovens 13 nr. 1. Ansatte som ikke går inn under det som er beskrevet over, kan søke på de ledige stillingene som fremgår av bemanningsplanen, eller på andre stillinger som på omstillingstidspunktet er lyst ut internt 3 ved høgskolen. Hver ansatt kan søke på inntil tre stillinger som fremgår av bemanningsplanen og i prioritert rekkefølge. Saksbehandlingen følger de regler for tilsetting som følger av høgskolens tilsettingsreglement. Vedtak fattes av tilsettingsorganet. Ansatt som ikke er innplassert/har fått tilbud om stilling etter prosedyrene beskrevet over, er overtallige. Arbeidsgiver skal til enhver tid ha oversikt over hvilke stillinger som er ledige ved Høgskolen i Bergen, og overtallig ansatte skal gis tilbud om ledig stilling som vedkommende er kvalifisert for, eller kan bli kvalifisert for i løpet av en periode som fastsettes i hvert enkelt tilfelle. Plikten er betinget av at det finnes ledig stilling. Saksbehandlingen følger de regler for tilsetting som følger av høgskolens tilsettingsreglement. Vedtak fattes av tilsettingsorganet. 3 I tillegg kan den ansatte søke eksternt utlyste stillinger ved HiB 4

359 3.4. Når omstillingene er gjennomført Alle ansatte har etter omstillinger rett til å beholde sin lønn, men stillingskode kan bli endret. I de tilfeller en arbeidstaker får vesentlig endrede arbeidsoppgaver og disse ligger på et høyere nivå enn de oppgaver vedkommende hadde tidligere, kan det kreves forhandlinger etter HTA pkt

360 Møter i forbindelse med utarbeiding av funksjons- og bemanningsplan for utdanningsadministrasjon 12/8: Møte med prosjektleder 22/8: Møte med ledere Studentparlamentet Møte med prosjektleder 23/8: Møte med driftsprosjektet prosjektleder for rombooking 27/8: Møte med driftsprosjektet 28/8: Møte med AI 29/8: Møte med rektor Møte med AL Møte med personal tema stillingskoder 30/8: Møte AHS 3/9: Møte med kommunikasjon 5/9: Møte med høgskolens studieveiledere Møte med avtroppende utdanningsdirektør Møte med prosjektleder 10/9: Møte med leder for studiegruppen AI 12/9: Møte med driftsprosjektet 13/9: Møte med kontorsjef AHS 16/9: Møte med prosjektleder tema stillingskoder for lederstillinger 20/9: Ledersamling innlegg fra AI, AHS, AL om utd.adm., utd.dir. presenterte forslag til funksjonsplan, drøfting 24/9: Møte med administrasjon AL Møte IDF: informasjon om funksjonsplan 25/9: Møte med administrasjon AI Møte med administrasjon AHS

361 26/9: Møte med prosjektleder 7/10: Møte med ledere Studentparlamentet 14/10: Møte AHS Møte med høgskolens studieveiledere 15/10: Møte med AL Møte med samlet studieadministrasjon ved høgskolen 16/10: Møte med AI 18/10: Møte med prosjektleder (uformelle møter, ad.hoc.-møter og møter med delprosjektledere av fase 1 og 2 kommer i tillegg)

362 SAK 116/13: PRIS FOR FREMRAGENDE UNDERVISNING (ref 2012/ ) Dokumenter i saken: 1. Utdanningsutvalget - Sak 24/2013 Pris for fremragende undervisning 2. Vedtekter for pris for fremragende undervisning (vedlegg 1) Saken gjelder: Utdanningsutvalget foreslår at høgskolen oppretter en pris for fremragende undervisning. I møte 4.oktober drøftet utvalget vedtekter for prisen og ble enige om forslaget som ligger vedlagt. Utdanningsutvalget ønsker med denne prisen å rette oppmerksomheten mot fremragende undervisning og anerkjenne dyktige undervisere ved høgskolen. Prisen skal være en inspirasjon til videre faglig og pedagogiske innsats, engasjement og bruk av nyskapende undervisningsmetoder og læringsarenaer. Målsettingen er at prisen skal fremme HiB som utdanningsinstitusjon og bidra til høyere kvalitet i undervisnings- og evalueringsformene. Prisen blir delt ut på den årlige Utdanningskonferansen ved høgskolen. Utvalget foreslår at den som får prisen samtidig blir høgskolen sin kandidat til Kunnskapsdepartementets pris for fremragende utdanningskvalitet, som NOKUT deler ut hvert år. Vurdering: I dag tildeler Høgskolen i Bergen to priser, FoU-prisen og Læringsmiljøprisen. Det er henholdsvis FoU-utvalget og Læringsmiljøutvalget som innstiller til de to prisene. Læringsmiljøprisen er opprettet for å stimulere til og anerkjenne tiltak som fremmer og utvikler studiekvaliteten og læringsmiljøet ved Høgskolen i Bergen. Den retter seg med andre ord mot en annen type tiltak enn det prisen for fremragende undervisning vil gjøre. Når utvalget foreslår at prisvinneren også skal være høgskolen sin kandidat til KDs pris for fremragende utdanningskvalitet, innebærer det en ekstra kvalitetssikring av søknadene. Høgskoledirektøren foreslår på denne bakgrunn at styret oppretter en pris for fremragende undervisning. Prisen vil bestå av et diplom og en nærmere fastsatt

363 rundsum som prisvinner kan benytte til faglige tiltak. I samsvar med øvrige priser fastsettes utdanningskvalitetsprisen til NOK ,- Forslag til vedtak: 1. Styret vedtar å opprette pris for fremragende undervisning. 2. Styret godkjenner vedtekter for prisen. Audun Rivedal høgskoledirektør Sonja Dyrkorn utdanningsdirektør

364 Vedlegg PRIS FOR FREMRAGENDE UNDERVSISNING VEDTEKTER 1. Prisen har som mål å anerkjenne medarbeidere og fagmiljø som utmerker seg ved fremragende undervisning. 2. Prisen blir gitt for å fremme HiB som utdanningsinstitusjon og bidra til å fremme kvalitet i undervisnings- og evalueringsformene. Den skal være en inspirasjon til videre faglig og pedagogiske innsats, engasjement og bruk av nyskapende undervisningsmetoder og læringsarenaer. 3. Prisen kan gå til enkeltpersoner eller grupper og benyttes til faglig utviklingsarbeid. 4. Prisen består av en rundsum og et diplom til vinneren. 5. Prisen blir delt ut årlig. 6. Prisen blir delt ut av Utdanningsutvalget. 7. Studenter og ansatte kan nominere kandidater til prisen. Alle forslagene skal være begrunnet.

365 Sak 117/13: Etablering av Master i eiendomsfag og arealplanlegging. En fellesgrad mellom Høgskolen i Bergen og Universitetet i Bergen. Dokumenter i saken Lov om universiteter og høgskoler (LOV ) Forskrift om krav til mastergrad (FOR ) Forskrift om opptak og rangering til mastergradsstudier og videreutdanninger ved HiB (FOR ) Studietilsynsforskriften (FOR ) Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning (FOR ) Styresak 88/12 Mastergradsstudier ved HiB Styresak 89/12 Universitetsstatus og framtidig studieportefølje Strategisk plan for HiB En håndbok for felles gradssamarbeid i Universitets- og høgskolesektoren (7. oktober 2008) Brev fra Institutt for bygg datert (vedlagt behovsanalyse) ( vedlegg 1) Intensjonsavtale mellom HiB og UiB datert Avtale med Domstolsadministrasjonen datert (vedlegg 2) Rapport fra Domstolsadministrasjonen oktober 2013 (vedlegg 3) Innledning Institutt for byggfag ved Avdeling for ingeniørutdanning ønsker å etablere mastergradsstudium i Eiendomsfag og Arealplanlegging (se vedlegg). Studiet er planlagt som en fellesgrad, eventuelt et felles studieprogram, mellom Høgskolen i Bergen (HiB) og Universitetet i Bergen (UiB). En fellesgrad er et samarbeid mellom to eller flere institusjoner (nasjonale eller internasjonale) om et felles studieprogram som fører frem til en felles grad. En fellesgrad innebærer at samarbeidspartnerne har ansvaret for hele programmet og ikke bare for sin egen del. Det utstedes vitnemål/grad med logo til alle institusjoner som samarbeider om fellesgraden (jf, Studietilsynsforskriften og Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning) 1

366 Når to eller flere institusjoner samarbeider om et studieprogram, men hver institusjon er ansvarlig for opptak og utstedelse av grad/vitnemål for sine egne studenter, defineres dette som et felles studieprogram. Utviklingen og driften av programmet gjøres i fellesskap, men den enkelte institusjon eier sine studenter(jf En håndbok for felles gradssamarbeid i Universitets- og høgskolesektoren (7. oktober 2008) Institutt for byggfag presiserer at de ønsker å inngå et samarbeid om en fellesgrad. Studiet har et omfang på 120 studiepoeng og er planlagt med to studieretninger jordskiftefag og arealplanlegging. Bakgrunn for etablering av fellesgrad I 2008 ble det innledet et samarbeid mellom UiB og HiB om å utvikle en fellesgrad. Samarbeidet har også involvert Domstolsadministrasjonen. Det har i perioden blitt avholdt flere møter mellom Domstoladministrasjonen, Universitetet i Bergen og Høgskolen i Bergen hvor intensjonen har vært å etablere en fellesgrad, Mastergrad i eiendomsfag og arealplanlegging. Universitetet for miljø- og biovitenskap har tidligere hatt et monopol når det gjelder å utdanne jordskiftedommere. Dette monopolet ble opphevet i I ny lov heter det: "Dommarar til jordskifteoverrett og jordskifterett og jordskiftedommar med allment løyve må ha jordskiftefaglig utdanning på mastergradsnivå med fagkrins fastsatt av departementet." Det er utarbeidet rapport om kompetansekrav for jordskiftedommere (se vedlegg) og disse kompetansekravene er innarbeidet i studieplanen for den planlagte fellesgraden. Det er blitt undertegnet en intensjonsavtale mellom Det juridiske fakultet, UiB og Høgskolen i Bergen om å arbeide videre med utarbeiding av en fellesgrad, eventuelt et felles studieprogram, jfr. vedlegg. En forutsetning for videre behandling av saken fra Det juridiske fakultets side er at Høgskolestyret gir sin tilslutning til samarbeidet om utvikling av fellesgraden, eventuelt et felles studieprogram. Videre forutsetter UiB at studiet blir finansiert ved tildeling av nye studieplasser. Oppstart av studiet kan tidligst skje høsten 2015 og høgskolen arbeider mot søknadsfristen 1.februar 2014 med tanke på å få akkreditering tidsnok til oppstart studieåret 2015/2016. Frem mot søknadsfristen i februar 2014 må det arbeides intensivt med å fastsette samarbeidsavtalen med universitetet slik at arbeidsoppgaver og ressursspørsmål kan avklares og fastsettes endelig. Kort beskrivelse av det planlagte studiet Studieplan Studiets faglige oppbygning og ansvarsfordeling på emnenivå mellom HiB og UiB vises i tabellen under. 2

367 Mastergrad i eiendomsfag og arealplanlegging Ansvarlig institusjon Emne Sp UiB Planrett Obligatorisk fellesfag 10 X UiB (og HiB) Utdyping i eiendomsrett Obligatorisk fellesfag 10 X HiB Bydannelse og byplanlegging Obligatorisk fellesfag 10 X UiB /HiB Kontraktsrett og grunnerverv Obligatorisk fellesfag 15 X HiB Konflikt og konflikthåndtering Obligatorisk fellesfag 7,5 X HiB Eiendomsøkonomi Obligatorisk fellesfag 7,5 X HiB Metodekurs Obligatorisk fellesfag 5 X HiB UiB /HiB HiB HiB HiB Fordyping i jordskifte Obligatorisk for fordypning eiendomsfag 10 X Obligatorisk for fordypning Sivilprosess og jordskifteprosess eiendomsfag 15 X Stedsforming og teknisk Obligatorisk for fordypning infrastruktur planleggingsfag 7,5 X Estetikk, arkitektur og Obligatorisk for fordypning kulturmiljø planleggingsfag 7,5 X Obligatorisk for fordypning By- og tettstedsplanlegging planleggingsfag 10 X Mastergradsoppgave 30 X Krav i aktuelt lovverk Studiet oppfyller de krav til mastergrad av 120 studiepoengs omfang som framkommer i Forskrift om mastergrad, Studietilsynsforskriften og høgskolens mastergradsreglement. Det er utformet læringsutbyttebeskrivelser i tråd med Nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk. Opptakskrav Studiet bygger på et av følgende studieløp (jf. Forskrift om mastergrad 3: Bachelor i Landmåling og eiendomsdesign Bachelor i ingeniørfag, studieprogram bygg, spesialisering samfunnsplanlegging Bachelor i eiendomsfag (fra UMB) eller tilsvarende Bachelor i geografi med fordypning innen fagområdet Master i rettsvitenskap, Tilleggskrav: Tekniske fag på bachelornivå Dimensjonering av studieplasser På bakgrunn av rekrutteringssituasjon og arbeidsmarkedet for studenter som har fullført en mastergradsutdanning i eiendomsfag og arealplanlegging vil det være naturlig med et årlig opptak på om lag 20 heltidsstudenter. 3

368 Samarbeidsavtale I henhold til gjeldende regelverk forutsettes at det blir utarbeidet en samarbeidsavtale hvor blant annet finansiering, arbeidsdeling innen opptak/vitnemålstildeling samt etablering av programstyre blir regulert. Høgskolen framtidige studieportefølje og satsing på mastergrader I styresak 89/2012 Universitetsstatus og framtidig studieportefølje fattet styret vedtak om hvilke prinsipper som skal legges til grunn for utviklingen av fremtidig studieportefølje. I det videre vil det bli gjort rede for hvordan den planlagte fellesgraden oppfyller de krav ( i uthevet, kursiv skrift under) som styret har satt til etablering av nye studietilbud. Studiet skal samsvare godt med høgskolens faglige profil. Mastergraden bygger på to av Avdeling for ingeniørutdanning sine bachelorstudier og er således i et ledd i arbeidet med å etablere gjennomgående utdanningsløp, jf Strategisk plan Videre har studiet en faglig profil innenfor de fagområder som er gitt i nevnte plan. Nye studietilbud skal være økonomisk forsvarlige Høgskolen i Bergen har fått tildelt studieplasser på mastergradsnivå som i dag midlertidig benyttes på bachelornivå. Avdelingen er innstilt på å omfordele studieplasser etter hvert som nye masterstudier blir akkreditert og igangsatt. Det inngått en avtale mellom HiB og Domstolsadministrasjonen (DA) som forplikter DA til å gi et økonomisk årlig bidrag på kr i 2012 og Tilsvarende avtale vil bli inngått for 2014 og Det økonomiske bidraget skal benyttes til tiltak som styrker den faglig utvikling av jordskiftefaget, herunder utvikling av en utdanning som skal tilfredsstille kravene til en mastergradsutdanning i eiendomsfag og arealplanlegging. Flere bachelorgradsstudium skal kunne kvalifisere for opptak til ett mastergradsstudium Studiet har to studieretninger, jordskiftefag og arealplanlegging, noe som muliggjør opptak av studenter fra ulike studieprogram ved Avdeling for ingeniørutdanning. Rekrutteringen av studenter til et mastergradsstudium i eiendomsfag, studieretning jordskiftefag, vil hovedsakelig være knyttet til bachelorstudiet i landmåling og eiendomsdesign. I løpet av de siste årene har antallet søkere til studiet økt betydelig fra 60 studenter som hadde studiet som 1. prioritet i 2008 til 131 studenter som hadde studiet som 1. prioritet i 2013 (Totalt 665 søkere i 2013). Dette har ført til en jevn økning poenggrensene for de som blir tatt opp i studiet slik at poengkravet i hovedopptaket for den ordinære kvoten i 2013 var på 48,9. Med økt inntakskvalitet har også flere studenter enn tidligere signalisert ønske å gå videre på mastergradsstudier i Bergen. 4

369 Etter overgangen fra den 2-årige kandidatutdanningen i jordskifte til dagens bachelorstudium «Landmåling og eiendomsdesign» i 2007 har mange studenter ytret ønske om å fortsette på mastergradsstudier i Bergen. Ettersom svært få av disse har valgt å søke seg inn på andre mastergradsstudier har man dermed mange aktuelle søkere blant studentene som har tidligere har fullført bachelorstudiet. Den andre studieretnigen innen arealplanlegging gjør det også mulig å ta opp andre studenter som kun kan spesialisere seg innenfor planlegging for eksempel byggingeniørstudenter med fordypning i samfunnsplanlegging. Dette vil kunne bidra til å øke inntakskvaliteten og antall søkere til et mastergradsstudium i eiendomsfag og arealplanlegging. Studiet skal være behovsvurdert Som nevnt innledningsvis har Universitetet for miljø- og biovitenskap tidligere hatt et utdanningsmonopol når det gjelder å utdanne jordskiftedommere, og at dette monopolet nå har opphørt. Fellesgraden oppfyller de krav som settes til mastergradsutdanning for jordskiftedommere. Domstolsadministrasjonen utrykker at det vil være et svært stort behov for nye jordskiftedommere de neste 10 årene grunnet et generasjonsskifte. Andre aktører, blant annet Hordaland fylkeskommune, etterlyser mastergradskandidater med arealplanleggingskompetanse. For en mer detaljert behovsanalyse vises det til vedlegg. Robuste og stabile fagmiljø Høgskolen oppfyller Studieforskriftens krav til fagmiljø til studier i 2. syklus ( 7-3).Høgskolen i Bergen har i 2013 ansatt to professorer innen de aktuelle fagområdene HiB UiB Hovedstilling Professor Førsteamanuensis Høgskolelektor 1 Bistilling 0,2 5

370 Vurdering I arbeidet med å etablere en fellesgrad i eiendomsfag og arealplanlegging er tidligere gitte føringer og prinsipper fra styret lagt til grunn. Det planlagte mastergradsstudiet i eiendomsfag og arealplanlegging er et studium som samfunnet etterspør og der høgskolen har kompetanse. Organiseringen av studiet faller inn under Kunnskapsdepartementets satsing på nasjonalt utdanningssamarbeid, SAK (Samarbeid, Arbeidsdeling, Konsentrasjon), ved at det er blitt til i et samarbeidsprosjekt mellom flere aktører på Vestlandet. Høgskoledirektøren ser også at fellesgrader kan gi flere fordeler, blant annet: Utnytte et samlet faglig miljø, flere ressurser Raskere etablering av studiet Flere tilbud kan utvikles Samarbeid reduserer risiko Høgskoledirektøren forutsetter at det framforhandles en samarbeidsavtale mellom HiB og UiB som kan følge søknaden til NOKUT. Denne samarbeidsavtalen må være detaljert og inneholde bestemmelser om de respektive institusjonenes forpliktelser og ansvar for hvordan samarbeidet styres, hvilke økonomiske forpliktelser hver institusjon har, hvordan gradsansvar og vitnemålsansvar skal ivaretas, opptaks- og registreringsprosedyrer, varighet av avtalen samt prosedyrer for endring, forlengelse og oppsigelse. Høgskoledirektøren har merket seg at flere av våre søknader om etablering av mastergradssøknader blir tilbakesendt eller avslått av NOKUT og ønsker en grundig gjennomgang av hvorvidt høgskolens søknadsprosesser holder den nødvendige kvalitet. Dette vil en komme tilbake til. I denne omgang synes saken å ha vært tilfredstillende bearbeidet. Høgskoledirektøren anbefaler på denne bakgrunn at studiet etableres. Innstilling til vedtak: 1. Styret godkjenner at studiet Master i eiendomsfag og arealplanlegging, fellesgrad mellom HiB og UiB, etableres, og at søknad om akkreditering sendes til NOKUT. 2. Godkjenningen gis med forbehold om det framforhandles en detaljert samarbeidsavtale mellom HiB og UiB før studiet etableres. Audun Rivedal Høgskoledirektør Sonja Iren Dyrkorn utdanningsdirektør 6

371 7

372 Institutt for byggfag Bergen, Avdeling for ingeniørutdanning ETABLERING AV MASTERGRADSSTUDIUM I EIENDOMSFAG Institutt for byggfag ber Avdeling for ingeniørutdanning om å fremme sak for høgskolestyret om etablering av et mastergradsstudium i eiendomsfag. Mastergradsstudiet vil være en fellesgrad mellom Høgskolen i Bergen og Universitetet i Bergen. 1. Bakgrunn for saken 1.1 Søknad om fellesgrad i eiendomsfag Det juridiske fakultet ved Universitetet i Bergen og Høgskolen i Bergen innledet i 2008 et samarbeid om å utvikle en mastergrad i eiendomsfag. Forutsetningen for Det juridiske fakultet har hele tiden vært et fullfinansiert mastergradsstudium. I brev av 7. juli 2009 redegjorde Det juridiske fakultet for de faglige, praktiske og økonomiske rammene for et forpliktende samarbeid. Initiativtakerne var den gang professor Jørn Øyrehagen Sunde ved Det juridiske fakultet og professor Per Kåre Sky ved Høgskolen i Bergen. De faglige rammene ble publisert som en artikkel Kart og Plan, nr. 4/2009, sidene Samarbeidet har også involvert Domstolsadministrasjonen som har signalisert at de ønsker å bidra med å utvikle en slik mastergrad i eiendomsfag, med tanke på rekruttering av nye medarbeidere til jordskiftedomstolen. Dette særlig med tanke på at jordskiftedomstolene de neste 10 årene vil gjennomgå et stort generasjonsskifte blant jordskiftedommerne. Det har i perioden blitt avholdt flere møter mellom Domstoladministrasjonen, Universitetet i Bergen og Høgskolen i Bergen hvor en mulig master i eiendomsfag har vært tema. Domstoladministrasjonen har også sendt en henvendelse til Kunnskapsdepartementet 15. juni 2011 hvor de ber departementet legge til rette for at arbeidet med å utvikle en felles mastergrad i eiendomsfag kan sluttføres. I perioden har det vært en stor faglig utvikling av studietilbudet ved Høgskolen i Bergen, samtidig som Det juridiske fakultet har utviklet sitt tilbud av spesialemner. I lys av dette har det derfor vært nødvendig å gjennomgå de faglige rammene for en mastergrad i eiendomsfag på nytt. I tillegg har Høgskolen i Bergen utviklet egne fag på mastergradsnivå innenfor planlegging som en ønsker å integrere i samarbeidet. Høgskolen i Bergen ansatte derfor førsteamanuensis Ingunn E. Myklebust i en 20 % stilling i 6 måneder fra august 2012 for å bidra til planleggingen av et slikt mastergradstilbud. Nytt utkast til mastergradsstudium innen eiendomsfag med spesialisering innen jordskiftefag eller planlegging vil i stor grad bygge på de samme økonomiske forutsetningen som tidligere forutsatt. Det innebærer at studentene kan følge 32,5 studiepoeng (stp) det av eksisterende tilbudet fra Det juridiske fakultet. Det foreslås at Det juridiske fakultet kan tilby et nytt kurs i «Fordjuping eigedomsfag» på 10 stp. hvor Høgskolen i Bergen er forpliktet til å bidra med inntil 50 % av undervisningen.

373 Følgende kombinasjoner er planlagt med hensyn til eksisterende kurs ved juridisk fakultet - Kontraktsrett I 10 stp (100 % av JUS113) vil bli integrert med grunnerverv 5 stp - Sivilprosess 10 stp (50 % av JUS242) vil bli integrert med jordskifteprosess 5 stp - Planrett 10stp (100 % av JUS265) - Juridisk metode I 2,5 stp (30 % av JUS114) vil bli integrert med samfunnsvitenskapelig metode 2,5 stp Samlet vil dermed Det juridiske fakultet gi inntil 42,5 studiepoeng av undervisningen i mastergradsstudiet. Dette vil dermed være noe lavere enn det som ble lagt til grunn for de økonomiske beregningene fra Det juridiske fakultet i 2009 hvor en planla å gi 50 studiepoeng (vurdert kuttet til 45 studiepoeng den gang). I forhold til de forutsetningene som Det juridiske fakultet la til grunn i brev av 7. juli 2009 vil dette kun medføre mindre justeringer. De øvrige kursene på mastergradsstudiet vil bli gitt av Høgskolen i Bergen. Som redegjort for i vil rekrutteringen av studenter til et mastergradsstudium i eiendomsfag hovedsakelig være knyttet til bachelorstudiet i landmåling og eiendomsdesign. I løpet av de siste årene har antallet søkere til studiet økt betydelig fra 60 studenter som hadde studiet som 1. prioritet i 2008 til 131 studenter som hadde studiet som 1. prioritet i 2013 (Totalt 665 søkere i 2013). Dette har ført til en jevn økning poenggrensene for de som blir tatt opp i studiet slik at poengkravet i hovedopptaket for den ordinære kvoten i 2013 var på 48,9. Med økt inntakskvalitet har også flere studenter enn tidligere signalisert ønske å gå videre på mastergradsstudier i Bergen. Etter overgangen fra den 2-årige kandidatutdanningen i jordskifte til dagens bachelorstudium «Landmåling og eiendomsdesign» i 2007 har mange studenter ytret ønske om å fortsette på mastergradsstudier i Bergen. Ettersom svært få av disse har valgt å søke seg inn på andre mastergradsstudier har man dermed mange aktuelle søkere blant studentene som har tidligere har fullført bachelorstudiet. Utkastet til mastergradsstudium i eiendomsfag med to spesialiseringer gjør det også mulig å ta opp andre studenter som kun kan spesialisere seg innenfor planlegging for eksempel byggingeniørstudenter med fordypning i samfunnsplanlegging. Dette vil kunne bidra til å øke inntakskvaliteten og antall søkere til et mastergradsstudium i eiendomsfag. På bakgrunn av den rekrutteringssituasjonen og arbeidsmarkedet for studenter som har fullført en mastergradsutdanning i eiendomsfag vil det være naturlig med et årlig opptak på mellom 20 og 30 studenter. Sentrale spørsmål ved opprettelsen av et mastergradsstudium i eiendomsfag er i hvor stor grad det vil ligne tilsvarende mastergradsstudium ved Universitetet i miljø- og biovitenskap (UMB) på ÅS. På den ene siden vil det være en forutsetning at det skal være en viss likhet. Dette skyldes at UMB frem til 2013 hadde et utdanningsmonopol med hensyn til jordskiftedommere og dette tidligere monopolet vil kunne legge visse føringer på hva som også i fremtiden vil være kravene for å bli jordskiftedommere. I denne sammenheng kan vi vise til «Kompetansekrav for framtidens jordskiftedommere» som for tiden er ute til høring med høringsfrist 15. desember På den annen side skal mastergradstudiet være langt mer enn en utdanning av jordskiftedommere. Det vil derfor være behov for å synliggjøre at et slikt mastergradsstudium er relevant i forhold til andre yrker som i dag har rekrutteringsproblemer på mastergradsnivå, typisk grunnerververe, planleggere og ulike private eiendomsfaglige konsulentselskaper.

374 Ved å kategorisere fagene får en frem følgende forskjeller mellom UMB sitt mastergradsstudium i eiendomsfag og det planlagte mastergradstudiet i eiendomsfag ved UiB/HiB: Kategori HiB bachelor UiB og HiB master (jordskifte) Juridisk fag og eiendomsfag Tekniske planleggingsfag Totalt i master fordypning jordskifte 45 72,5 117, Landmåling GIS Samfunns- og 20 17,5 37,5 85 realfag Valgfag Bachelor- og masteroppgave Totalt Tabell 1. UMB eiendomsfag jordskifte Den overordnede forskjellen mellom UMB sitt mastergradsstudium og det planlagte mastergradsstudiet i eiendomsfag (fordypning jordskifte) ved UiB/HiB er, som en ser av tabell 1, at UMB har langt flere samfunns- og realfag (hovedsakelige samfunnsfag), mens UiB/HiB har langt flere tekniske fag innen landmåling og GIS. Denne forskjellen skyldes bachelorstudiet ved HiB. Dette er ikke til hinder for å oppfylle de kravene som kommer til å bli stilt for å bli jordskiftedommer. Vi kan i den sammenheng vise til vedlegg 3 side 30 som redegjør for forskjellen mellom studenter som har tatt hele mastergradsstudiet ved Universitetet for miljø- og biovitenskap og de studentene som først har tatt bachelorstudiet i «Landmåling og eiendomsdesign» i Bergen: Fagområde HiB + UMB UMB Eiendomsfag Juridiske fag Geomatikk 47,5 20 Samfunnsfag 32,5 35 Vitenskapsteori og - metode Valgfag Selvstendig avsluttende arbeid Sum For studenter som velger fordypning i planleggingsfag har vi gjort tilsvarende sammenligning med UMB sitt mastergradsstudium. Kategori HiB bachelor UiB og HiB master (planlegging) Juridisk fag og eiendomsfag Totalt i master fordypning (planlegging) 45 47,5 92,5 55 UMB Planlegging

375 Tekniske planleggingsfag Landmåling GIS Samfunns- og 20 17,5 37,5 30 realfag Valgfag Bachelor- og masteroppgave Totalt Tabell 2. Som vi ser av tabell 2 er forskjellene mellom UMB sitt mastergradsstudium og det planlagte mastergradsstudiet i eiendomsfag (fordypning planlegging) ved UiB/HiB langt større enn det tabell 1 viste (fordypning jordskifte). Her vil studentene ved UiB/HiB ha en tydeligere profil både innenfor de juridiske fagene og eiendomsfagene, samt de tekniske fagene landmåling og GIS. Når det gjelder de tekniske planleggingsfagene må det presiseres at studentene kan velge mellom 3 kurs a 10 studiepoeng valgfag på bachelornivå innenfor planlegging. Når det gjelder det faglige behovet for planleggerkompetanse viser vi til tidligere begrunnelse for opprettelse av et erfaringsbasert mastergradsstudium i arealplanlegging (styresak 54/12): I følge en rapport fra NIBR (2011) er kompetanseutviklingen for planleggere i fritt fall i dag. Det er stort behov for å styrke kurstilbud til planleggere, og særlig er det behov for etterutdanningsbehov. Den siste revisjonen av Plan- og bygningsloven som ble gjort i 2008 er i følge NIBR et eksempel på at planleggerne må forholde seg til stadig mer komplekse rammevilkår og mange kryssende hensyn. I 2010 ble behovet for økt fokus på planutdanning på Vestlandet satt på dagsordenen av Hordaland Fylkeskommune. Siden den gang har det vært en rekke møter mellom Fylkeskommunen og ulike undervisningsinstitusjoner på Vestlandet, med det formål å få etablert et større utdanningstilbud for arealplanleggere, særlig på Vestlandet. Høgskolen i Bergen har fått, og har tatt på seg ansvaret med å koordinere og skrive en søknad om en erfaringsbasert master i Arealplanlegging. Det har blitt bevilget kr fra Hordaland Fylkeskommune for å kunne utarbeide en slik søknad, som må akkrediteres av NOKUT. Denne masteren skal gis som en fellesgrad, og være et samarbeid mellom Høgskolen i Bergen, Universitetet i Bergen, Høgskolen i Volda og Høgskolen i Sogn og Fjordane (se arbeidsfordeling i vedlegg 1). 1.2 Emnebeskrivelsene Tentative emnebeskrivelser for mastergradsstudiet i eiendomsfag er lagt ved i vedlegg 1 og gir en oversikt over fagkombinasjonene som er planlagt. Ved utarbeidelsen av studieprogrammet er det vektlagt at utdanningen skal tilfredsstille kravene til å kunne søke jordskiftedommerembete, grunnerververkompetanse og planleggerkompetanse. Master i eiendomsfag skal gi følgende læringsutbytte:

376 Studieprogrammet skal utdanne kandidater med en helhetlig og tverrfaglig forståelse for eiendomsfaget. Kandidatene skal med utgangspunkt i sin bachelorutdanning videreutvikle forståelsen for eiendomsfaget i et helhetlig og tverrfaglig perspektiv. Studieprogrammets visjon er å utdanne kandidater med gode kunnskaper om konfliktforebygging og konfliktløsning av eiendomsfaglige spørsmål. Studieprogrammet skal danne grunnlag for at kandidatene skal kunne jobbe varierte eiendomsfaglige spørsmål. Master i eiendomsfag har et studieprogram hvor alle studentene i det første studieåret skal få inngående kunnskaper om planrett, eiendomsrett, bydanning og byplanlegging, kontraktsrett og grunnerverv, konflikt og konflikthåndtering, eiendomsøkonomi. I det andre studieåret velger studentene fordypning i jordskiftefag eller planleggingsfag. I tillegg til kurs innen fordypningen skal studentene skrive en mastergradsoppgave på 30 studiepoeng sammen med en annen student. I mastergradsoppgaven skal studentene gjennomføre et forsknings- eller utviklingsprosjekt hvor de analysere faglige problemstillinger innenfor fordypningen. Det er tilrettelagt for at studentene etter eget valg skal kunne skrive mastergradsoppgaven under et utenlandsopphold 2. Vurdering 2.1 Behovsanalyse Domstolsadministrasjonen har i perioden vært i dialog med ledelsen ved Høgskolen i Bergen med hensyn til behovet for jordskiftedommere i fremtiden. I den sammenheng kan det vises til at flere stillinger som jordskiftedommere i dag står ubesatt som følge av mangel på kvalifiserte søkere. Når det gjelder behovsanalysene for planleggere viser vi til tidligere redegjørelse i styresak 54/ Personalplan Høgskolen oppfyller bestemmelsene i 4-1 c) i Tilsynsforskriften om krav til fagmiljø. Høgskolen i Bergen har i 2013 ansatt to professorer innen de aktuelle fagområdene. Godkjenningen krever ikke flere tilsatte fagpersoner ved Høgskolen i Bergen enn det bachelorstudiet i «Landmåling og eiendomsdesign allerede har pr i dag. HiB Hovedstilling Professor Førsteamanuensis 3 4 UiB - Høgskolelektor 1 Bistilling 0,2 Faglige tyngdepunkt Undervisningspersonale Stilling Utdanningsinstitusjon Juridiske fag Ingunn E. Myklebust Sigrid E. Schütz Ernst Nordtveit Johan Giertsen Førsteamanuensis Førsteamanuensis Professor Professor UiB UiB UiB UiB

377 Eiendomsfag Planleggingsfag Ørnulf Øyen Magne Strandberg Børge Aadland Leiv B. Mjøs Solfrid Mykland Per Kåre Sky Akkelies van Nes Carolyn Ahmer Førsteamanuensis Førsteamanuensis Høgskolelektor Førsteamanuensis Førsteamanuensis Professor Professor Førsteamanuensis UiB UiB HiB HiB HiB HiB HiB HiB Bistillinger Hans-Jacob Roald Førsteamanuensis II HiB/Bergen kommune 2.3 Kostnader og finansiering Endelig opprettelse av studiet forutsetter fullfinansierte studieplasser over statsbudsjettet. 2.4 Intensjonsavtale Det er inngått en intensjonsavtale mellom Det juridiske fakultet ved Universitetet i Bergen og Høgskolen i Bergen vedørende samarbeid om utdanning av jordskiftedommere. Med vennlig hilsen Arve Leiknes Instituttleder Børge Aadland Studiekoordinator Landmåling og eiendomsdesign Vedlegg 1. Skisse - Emneskildringer 2. Behovsanalyse fra Fylkeskommunen ifm behovet for planleggerkompetanse. 3. Kompetansekrav for framtidens jordskiftedommere 4. Intensjonsavtale mellom Det juridiske fakultet ved Universitetet i Bergen og Høgskolen i Bergen 5. Samarbeidsavtale mellom Domstolsadministrasjonen og Høgskolen i Bergen

378 Vedlegg 2: Behovsanalyse BEHOVSANALYSE - erfaringsbasert mastergrad i planlegging på vestlandet. Dette notatet gjev ei grov analyse av behovet og grunnlag for ein erfaringsbasert mastergrad i planlegging. Behov for vidareutdanning på Vestlandet Behovet for godt kvalifiserte planleggjarar i kommunane er aukande, det same er planmengda. Dagens samfunn er komplekst, og det er store krav til demokrati, openheit og medverknad. Planarbeid skal føre til samfunnsutvikling, og større krav til både innhald i planane og planprosess fører til meir komplekse planar, der ein må sjå samanhengen mellom ulike interesser og vekte mellom dei. Kommunane som har ansvaret for planlegginga, men kommunane på Vestlandet har utfordringar med å rekruttere kompetent arbeidskraft. Sidan planlegging dreier seg om å sjå ulike prosessar og interesser i samanheng, må planleggjarane ha brei kjennskap til mange fagfelt. Mellom anna trengs det kompetanse innan alt i frå juss, geologi, meteorologi, arkitektur, kartografi og samfunnsfag i kvar enkelt reguleringsplan (lista er ikkje uttømmande). Løysinga for mange kommunar er å leige inn konsulenttenester, men det er kostnadskrevjande og set òg krav om høg bestillarkompetanse i kommunen. Kva kompetanse som trengs i planavdelingane i kommunane vil variere med storleik på kommunen. Små avdelingar vil trenge få personar med tverrfagleg generell kompetanse. Større kommunar har moglegheit til å setje saman personell med ulik spesialisert kompetanse. I alle høve vil tverrfagleg generalistkompetanse vere eit gode i ein vanleg kommune. Det er i dag ikkje noko krav til minstekompetanse for planleggjarar, anna enn at planar skal utformast av fagkyndige. Planleggjarar i kommunane har derfor veldig ulik bakgrunn. Det er heller ikkje nokon utdanning på vestlandet som er spesifikt retta mot planlegging, men nesten alle høgskulane og universiteta på Vestlandet tilbyr utdanning som er relevant på kvar sin måte. Ei samordning av desse i ein felles grad vil gje eit potensiale til ei tilnærma komplett tverrfagleg planutdanning. Potensielt studentgrunnlag Ein mastergrad i planlegging vil rette seg mot alle som er involvert i arealplanlegging i frå oppstart og analyser til tiltaket skal settast i verk. Det vil seie at det vil vere relevant både for konsulentar, planleggjarar i kommunane og regionale etatar. Kommunar I kommunane i Hordaland arbeider om lag 280 personar med planlegging eller byggesak. 106 av dei arbeider i Bergen kommune, 174 arbeider i andre kommunar. Dersom ein ser bort i frå Bergen kommune, er det i snitt 5 tilsette i kvar kommune. Grovt utrekna snitt av planleggjarar i kommunal sektor: Hordaland: snitt 5 årsverk pr kommune* 33 kommunar 280 tilsette Rogaland 26 kommunar 146 tilsette Sogn og Fjordane 26 kommunar 146 tilsette Møre og Romsdal 36 kommunar 202 tilsette SUM 774 tilsette

379 * Snittet er utrekna utan Bergen kommune. Hordaland er einaste fylke vi har talt alle kommunane, resultatet i dei andre fylka er med utgangspunkt i snittet for Hordaland. Talet på planleggjarar er truleg høgare, med tanke på at byar som Stavanger, Sandnes, Molde og Ålesund truleg ville drege snittet opp. Konsulentfirma Bruken av konsulentar i planlegging er omfattande. 80% av alle reguleringsplanane i Hordaland er utarbeidd av konsulentar, og konsulentar blir engasjert til alle stadium av planprosessar, frå moglegheitsstudiar og planprogram til konsekvensutgreiing og planutforming. Det er eit mangfald av konsulentar, både i forhold til storleik og kompetanse. Store konsulentfirma har brei og spesialisert kompetanse, medan mindre firma med få tilsette har færre faglege bein å stå på. Konsulentanes kompetanse er ofte avgjerande for kvaliteten på planane, og moglegheit for ein dokumentert planutdanning som konsulent vil vere Regionale etatar Fylkesmennene og fylkeskommunane arbeider mykje opp mot kommunal planlegging, og har i tillegg eit rettleiaransvar ovanfor kommunane. Andre regionale etatar som aktivt tilset planleggjarar er Statens Vegvesen. Desse etatane opplever òg vanskar med å få tilsett rett kompetanse. Behov for ein erfaringsbasert mastergrad Den tidlegare diskusjonen viser at det er behov for kompetanseheving hos planleggjarar på alle nivå. Dette behovet gjeld både utdanning av nye planleggjarar så vel som vidareutdanning. Det manglande samsvaret mellom høgt krav til planlegging og tilgang til relevant kompetanse gjer at det også er eit behov for rask styrking av etterutdanninga. Etterutdanning kan styrkast både i form av enkeltfag og som erfaringsbasert mastergrad. For mange som arbeider med planlegging vil det truleg vere godt nok å spe på eksisterande utdanning med enkeltfag. For andre vil det vere teneleg å knytte ei utdanning til arbeidsfeltet som ein tilhøyrer. Dette vil mellom anna vere med på å heve statusen til planfaget og planprofesjonen, som i følgje NIBRs rapport (2011) er i fritt fall. Ved å knytte ulike utdanningsinstitusjonar saman om ein erfaringsbasert mastergrad vil ein i større grad sikre heilskapen i planleggarutdanninga. Eit breitt fagtilbod med ein heilskapleg samanheng vil have planutdanninga på Vestlandet. Konklusjon Det er stort etterspurnad etter plankompetanse på alle nivå på Vestlandet, samstundes som det er store krav til både innhald og utarbeiding av planar. Sidan planfaget er så vidt er trengs det ei styrking både på utdanning og på etterutdanningsnivå. Studentgrunnlaget finn i kommunane, men også blant andre aktørar som konsulentfirma og regionale etatar som fylkesmannen, fylkeskommunen og statens vegvesen. Etablering av ein erfaringsbasert mastergrad på Vestlandet vil gje ein heilskapleg etterutdanningstilbod for planleggjarar. Det vil òg vere eit grep for å heve statusen til planfaget og profesjonen. Ressursar Rødseth, Marit (2011): Plankompetanse, planutdanning og planforsking kunnskapsgrunnlag for vidare utvikling av planleggarutdanning i Hordaland, Rapport Hordaland fylkeskommune

380 Kleven, T; Naustdalslid, J; Bjørn C (2011): Styrking av planforskning og planleggerutdanning i Norge Rapport, NIBR. Eigen oppteljing av tilsette i planstillingar i kommunar i Hordaland, mars 2012

381

382 KOMPETANSEKRAV FOR FRE FRAMTIDENS JORDSKIFTEDOMMERE Rapport fra prosjektgruppe nedsatt av Domstoladministrasjonen Oktober

383 Innhold 1 Sammendrag og konklusjoner Prosjektgruppens mandat, organisering og arbeid Bakgrunn for arbeidet Mandatet Organisering av arbeidet Førende dokumenter for arbeidet Prop. 101 L ( ) Merknader i forbindelse med Stortingets behandling Gjeldende studieplan for master i eiendomsfag ved UMB Det norske systemet for høyere utdanning Studiepoeng, karakterer og grader Nærmere om forskrift om krav til mastergrad (mastergradforskriften) Noen prinsipielle utgangpunkt Master i eiendom og det øvrige arbeidsmarkedet Skal det tas hensyn til realkompetanse? Etatsopplæring sett i forhold til mastergrad Hva skal man legge i begrepet Utdanning på mastergradsnivå? Rolleavklaringer Dagens masterutdanning i eiendom Masterutdanningen ved Institutt for landskapsplanlegging på UMB Opptak til høyere årstrinn på UMB Bachelorutdanningen ved Høgskolen i Bergen, Institutt for byggfag i kombinasjon med påbygning ved UMB Bachelor i rettsvitenskap og høyere årstrinn på UMB Andre aktuelle utdanningsinstitusjoner Samarbeidsmaster mellom Høgskolen i Bergen og Universitet i Bergen Utvikling av master i eiendomsfag på Høgskolen i Bergen Universitetet i Tromsø Master i eiendom for studenter med master i rettsvitenskap Tidligere godkjenningsordninger Jordskiftefagligutdanning på mastergradsnivå i et fremtidig arbeidsmarked Forslag til innhold i kjernekompetansen i master i eiendom Studenter med andre utdanningsløp

384 10 Forslag til forankring og kontroll med at kompetansekravene overholdes Kontroll med at kompetansekravene overholdes utgangspunkt Ulike alternative kontrollmetoder Alternativ 1 - Forskrift Alternativ 2 - Rammeplan Behandling av enkelthenvendelser til DA Forankring av kompetansekravene Intern forankring Ekstern forankring Vedlegg Vedlegg 1 : Mandat Vedlegg 2: Studieplan master i i eiendom - opptak 2013 Vedlegg 3. Notat vedrørende mastergrad i eiendomsfag Vedlegg 4: Grovskisse mastergrad i eiendomsfag Vedlegg 5: Brev av fra DA til institusjoner i.h.t. liste Vedlegg 6-9 : Eksempler på individuelle studieplaner ved UMB Vedlegg 10 : FOR nr 4887 Vedlegg 11: FOR n

385 1 Sammendrag og konklusjoner Som en konsekvens av at utdanningsmonopolet er opphevet, vil man i fremtiden kunne få jordskiftedommere med utdanning fra ulike utdanningssteder. Dette innebærer at det vil utdannes kandidater med ulik formell bakgrunn. Domstoladministrasjonen (heretter DA) har gjennom en lovendring og delegasjon av myndighet fra Landbruks- og matdepartementet (heretter LMD), fått myndighet til å fastsette krav til hvilken faglig kompetanse som skal settes for å være kvalifisert til å bli jordskiftedommer. Denne rapporten er laget av en prosjektgruppe på oppdrag fra Domstoladministrasjonen. Kapittel 2 gjengir prosjektgruppens mandat og grunnlagsbeskrivelse. De førende dokumenter innebærer at den jordskiftefaglige utdanningen fremdeles skal være på et mastergradsnivå og at det ikke er meningen å gjøre "nemnande" endringer i utdanningen. I forbindelse med stortingsbehandlingen ble det videre uttalt at den fremtidige utdanningen må innrettes på en slik måte at innholdet i utdanningen er overførbar mellom de ulike utdanningsinstitusjonene. I tillegg gjør man i dette kapitlet greie for sammensetningen av prosjektgruppen og hvordan arbeidet med rapporten ble organisert. Kapittel 3 gir en kort oversikt over det norske systemet for høyere utdanning, herunder forskrift om krav til mastergrad. Kapittel 4 drøftes noen prinsipielle forhold som prosjektgruppen mener har betydning for det faglige innholdet i en jordskiftefaglig utdanning på mastergradsnivå. Prosjektgruppen legger til grunn at fagkompetansen fortsatt skal sitte bak dommerbordet og at etatsopplæring uansett vil være et supplement til den kjernekompetansen som må ligge i en master i eiendom. Ved tolkning av begrepet "utdanning på mastergradsnivå" legger prosjektgruppen til grunn at mastergradsforskriftens krav til studiepoeng på oppfylles. Det legges videre til grunn at det skal skrives en masteroppgave, men at omfanget av denne må avgjøres av den enkelte utdanningsinstitusjon. I samme kapittel gis det en kortfattet beskrivelse av den rolle DA og Innstillingsrådet for dommere (heretter IR) har ved fastsettelse av kompetansekrav og rekruttering av dommere til jordskifteretten. I kapittel 5 går prosjektgruppen gjennom de ulike utdanningsløp som kan lede frem til en master i eiendom i Norge i dag med en nærmere beskrivelse av masterutdanningen ved UMB. Dette kan være ulike bachelorutdannelser (landmåling og eiendomsdesign ved Høgskolen i Bergen eller rettsvitenskap. Her beskrives også enkelte individuelle studieplaner som er gitt ved slike studier. Prosjektgruppen beskriver også aktuelle utdanningsinstitusjoner som vil kunne tilby en mastergrad i eiendomsfag i fremtiden, med særlig vekt på et mulig samarbeid mellom Høgskolen i Bergen og Universitetet i Bergen. Muligheten for en master i eiendom for studenter som har en master i rettsvitenskap gjøres det kort greie for. Prosjektgruppen foreslår at studiet må avsluttes med en masteroppgave 4

386 selv om studentene allerede for eksempel har skrevet en mastergradsoppgave i rettsvitenskap, for å oppnå graden master i eiendom. Når prosjektgruppen senere i rapporten beskriver den fremtidige kjernekompetansen i en master i eiendom, må forslaget leses med henblikk på dagens utdanning slik det er beskrevet i dette kapittelet. Kapittel 6 omtaler tidligere godkjenningsordninger for fagkretsen ved UMB. Departementet, i dette tilfelle LMD, har aldri fastsatt noen formelle og skriftlige krav til fagkretsen for den jordskiftefaglige utdanningen på mastergradsnivå. I kapittel 7 beskrives noen hovedtrekk som har betydning for jordskiftefaglig utdanning i et fremtidig arbeidsmarked generelt og i jordskiftedomstolen spesielt. Det legges til grunn av hovedtyngden av saker fremdeles vil ligge i landbruksområder selv om man vil se en økt urbanisering og fortetting i og rundt byene. Økt fokus på samferdsel og fornybar energi krever sterk eiendomskompetanse både i utbyggingsinstitusjonene og i jordskiftedomstolene. En stadig økende saksmengde kombinert med nye arbeidsoppgaver som følge av ny jordskiftelov, tilsier at jordskiftedomstolene må styrkes både mht. kompetanse og bemanning. Kapittel 8 gir innholdet i kjernekompetansen i en master i eiendom fordelt på hovedområdene eiendomsfag, juridiske fag, geomatikk og samfunnsfag og med en angivelse i minimum studiepoeng i de ulike hovedområdene. Dette kapittelet må ses i sammenheng med kapittel 5. Prosjektgruppen er av den oppfatning at grunnleggende kunnskap om norsk landbruk i vid forstand er helt sentralt for å kunne praktisere som jordskiftedommer, og at dette bør inngå som kjernekompetanse i en master i eiendom. Prosjektgruppen foreslår at dette fagområdet må vektes opp i forhold til gjeldende studieplan ved UMB, og minimum utgjøre 10 studiepoeng av totalt 45 studiepoeng i fagområdet samfunnsfag. Prosjektgruppen anbefaler at kjernekompetansen for master i eiendom må inneholde følgende som minimum i studiepoeng; 75 studiepoeng i eiendomsfag,, 55 studiepoeng i juridiske fag, 20 studiepoeng i geomatikk og 45 studiepoeng i samfunnsfag. I kapittel 9 går prosjektgruppen inn på hvordan andre utdanningsløp må innrettes for å kunne munne ut i en master i eiendomsfag. Studenter med andre utdanningsløp enn 5 årig master i eiendom fra UMB eller kombinasjonen HiB og høyere årstrinn ved UMB, må dokumentere at de har minst 75 studiepoeng i eiendomsfag, 55 studiepoeng i juridiske fag, 20 studiepoeng i geomatikk og 45 studiepoeng i samfunnsfag. Kapittel 10 drøfter ulike måter å kontrollere at kompetansekravene overholdes samt hvordan disse skal forankres. Prosjektgruppen anbefaler at kompetansekravene utarbeides som retningslinjer som kommuniseres til utdanningsinstitusjonene innenfor rammen av foreliggende samarbeidsavtaler. Prosjektgruppen legger videre til grunn at kompetansekravene må forankres i alle ledd i Innstillingsrådet for dommere (IR) sitt arbeid. 5

387 Avslutningsvis er det gjort en kortfattet beskrivelse av hvordan enkelthenvendelser til DA skal behandles. Prosjektgruppen takker for oppdraget og håper rapporten kan danne et godt grunnlag for det videre arbeidet med utdanning av fremtidens jordskiftedommere. 2 Prosjektgruppens mandat, organisering og arbeid 2.1 Bakgrunn for arbeidet Ved Prop. 3L ( ) fremmet Landbruks- og matdepartementet (LMD) forslag om å oppheve utdanningsmonopolet ved UMB. Lovforslaget ble enstemmig vedtatt i Stortinget 13. desember 2012, og loven trådte i kraft 1. februar 2013 Lovteksten lyder: "Dommarar til jordskifteoverrett og jordskifterett og jordskiftedommar med allment løyve må ha jordskiftefaglig utdanning på mastergradsnivå med fagkrins fastsatt av departementet." Ved brev av har LMD delegert myndigheten til å fastsette kompetansekravene til DA. For å kunne ivareta den myndighet som er delegert nedsatt DA i mai 2013 en prosjektgruppe som fikk i oppgave å legge frem forslag til hvilke kompetansekrav som må settes til fremtidens jordskiftedommere og hvilke rutiner som bør etableres for å sikre at kompetansekravet innarbeides i de ulike utdanningsløpene. 2.2 Mandatet 1 Ved oppnevningen fikk prosjektgruppen følgende oppdrag: "Mandat Som en konsekvens av at utdanningsmonopolet er opphevet, vil man i fremtiden kunne få jordskiftedommere med utdanning fra ulike utdanningssteder. Dette innebærer at det vil utdannes kandidater med ulik formell bakgrunn. For å være formelt kvalifisert til jordskiftedommer, må kandidaten tilfredsstille nødvendig jordskiftefaglig kjernekompetanse uansett utdanningssted. Denne kompetansen, sammen med valgfrie fag, vil gi en jordskiftefaglig utdanning på mastergradsnivå. Jordskiftefaglig basiskunnskap 1 Se vedlegg 1 til rapporten 6

388 Prosjektet skal angi hvilke jordskiftefaglige basiskunnskaper som må være tilstede for å tilfredsstille kompetansekravene til fremtidens jordskiftedommer innenfor følgende hovedområder: Kartfag Eiendomsfag Jus Jordskiftefag Innenfor hver av de fire hovedområdene skal tema og omfang, gjerne i form av studiepoeng/ vekttall angis. Det foreligger i dag et godkjent studieløp på UMB. Det er naturlig at prosjektet tar utgangspunkt i dette, se vedlegg 1 til mandatet 2. Det er under planlegging en master i eiendom og planfag i Bergen. Planene fra dette arbeidet bør også benyttes som et grunnlag. Notater, utdelt på møte mellom HiB og DA, 14. mars 2013, følger som vedlegg 2 og 3 til mandatet. 3 Kompetansekravene bør være slik utformet at de aktuelle utdanningsinstitusjoner på en enkel måte kan utarbeide en individuell studieplan for kandidater som skal kvalifisere seg til en jordskiftefaglig utdanning på mastergradnivå. Dialog med andre Det er viktig at prosjektgruppens arbeid er godt kjent og forankret i de ulike utdanningsinstitusjonene som tenker å tilby en slik utdanning. Prosjektgruppen skal derfor underveis i arbeidet, legge fram og drøfte sine forslag med disse. UiB, HiB, UiT og UMB bør inngå i denne gruppen av utdanningsinstitusjoner. I denne dialogen bør også styringsgruppen inviteres til å delta. Prosjektgruppen skal også ta initiativ til en dialog med Sametinget. Andre forhold Prosjektgruppen skal gi en vurdering av hvordan DA på best mulig måte skal; - forankre kompetansekravene internt og eksternt, - etablere rutiner for hvordan konkrete henvendelser skal behandles i DA, - etablere rutiner som må innføres for oppdatering av kompetansekravene. 2 Se vedlegg 2 til rapporten 3 Se vedlegg 3 og 5 til rapporten. 7

389 DA legger til grunn at det kan være andre spørsmål, ut over det som er nevnt i mandatet, som prosjektgruppen ønsker å vurdere. Slike spørsmål tas opp på forhånd med styringsgruppen. 2.3 Organisering av arbeidet Prosjektet er organisert som følger; Oppdragsgiver: Direktør Tor Langbach, DA (frem til ) Oppdragsansvarlig: Avdelingsdirektør Solveig Moen, DA Prosjektgruppe: Seniorrådgiver Hilde Wahl Moen/leder DA Jordskifteoverrettsleder Per Kåre Sky Jordskiftedommer Tore Bjørnbet (Tekna) Seniorrådgiver Benedicte Aas (DA) Styringsgruppe: Avdelingsdirektør Solveig Moen /leder, DA Avdelingsdirektør Kari Berget, DA Jordskifteoverrettsleder Magne Reiten Prosjektgruppen har hatt 6 møter, hvorav 2 telefonmøter. Det har videre vært avholdt 3 møter med styringsgruppen. På ett av prosjektgruppens møter var også seniorrådgiver Anette Birkeland fra NOKUT invitert. Underveis i arbeidsprosessen har prosjektgruppen hatt dialogmøte med h.h.v. representanter for eiendomsfag ved UMB ( )og HiB/UiB ( ). Etter første møte i prosjektgruppen ble det besluttet å be DA sende et brev 4 til aktuelle utdanningsinstitusjoner og Sametinget hvor det ble orientert om arbeidet og invitert til dialog. 2.4 Førende dokumenter for arbeidet Prop. 101 L ( ) " Departementets vurderingar Departementet meiner at dommarane i ein særdomstol må ha reell fagleg kompetanse på eit høgt nivå i det som er oppgåvene og arbeidsmåtane i domstolen. Departementet meiner det er viktig å gjer dette synleg i jordskiftelova slik at partane enkelt kan få tilgang til dette. Departementet meiner erfaringane med utdanninga til jordskiftedommerane tilseier at det er ikkje er nødvendig med nemnande endring. Departementet meiner utdanninga må vere på eit mastergradsnivå. Utdanningsmonopolet som Noregs Landbrukshøgskole hadde etter Jordskiftelova 7 blei oppheva ved ei lovendring i 2012, sjå prop som er omtala under kap Lovforslaget i 2-4 fører vidare denne løysinga. " 4 Brev av fra DA, se vedlegg 5 til rapporten. 8

390 På side 417 i proposisjonen i kommentaren til 2-4: Til 2-4 Utdanningskrav Jordskiftelagdommar, jordskiftedommar og jordskiftedommarfullmektig må ha jordskiftefagleg utdanning på mastergradsnivå med fagkrins fastsatt av departementet. Omtalen til forslaget går fram av kap Omgrepet jordskiftefagleg utdanning inneber at den som skal tilsetjast som dommar må ha utdanning innan eigedomsfag, rettstilhøva til fast eigedom og planlegging med tilhøyrande grunnfag. Utdanninga for jordskiftedommarar må liggje på mastergradsnivå. Det er ikkje meininga å gjere nemnande endringar i krava til dei grunnleggjande komponentane i utdanninga eller i kravet til utdanningsnivå.jordskiftekandidatar som er utdanna før ordninga med mastergrad blei innført har den høgste utdanning under doktorgrad,. Dei har eit utdanningsnivå som kvalifiserer for jordskiftedommar Merknader i forbindelse med Stortingets behandling I forbindelse med behandlingen i Stortingets næringskomite ble følgende uttalt: Komiteen forutsetter at de utdanningsinstitusjoner som tilbyr denne type utdanning i fremtiden etter denne lovendring, innretter utdanningen på en slik måte at innholdet i utdanningen er overførbart mellom de ulike utdanningsinstitusjoner i tilfelle studenter velger å bytte mellom utdanningsinstitusjoner under utdanningsløpet Gjeldende studieplan for master i eiendomsfag ved UMB 5 Gjeldende studieplan, siste revidert i 2011 for opptak 2012 er nærmere omtalt i rapportens pkt 5. 3 Det norske systemet for høyere utdanning 6 Innledningsvis mener prosjektgruppen at det er hensiktsmessig å gi en kort oversikt over utdanningssystemet og de ulike gradene innenfor gjeldende system. Dette er nødvendig for å kunne innpasse de nye kompetansekravene til de ulike utdanningsløpene, både eksisterende og eventuelt nye. I Norge finnes det til sammen 53 akkrediterte (godkjente) høyere utdanningsinstitusjoner (høsten 2011). Av disse er åtte universiteter, ni vitenskapelige høyskoler, to kunsthøyskoler og 34 høyskoler. I tillegg er det 23 ikke-akkrediterte høyskoler som har godkjente utdanningstilbud på lavere grad. Det er NOKUT (Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen som fører tilsyn med og stimulerer til kvalitet og utvikling ved norske universiteter og høyskoler. Rammene for utdanningsinstitusjonene og NOKUTs virksomhet er regulert i Lov 5 Se vedlegg 2 til rapporten 6 9

391 om universiteter og høyskoler 7 med tilhørende forskrifter. Det er Kunnskapsdepartementet som har det overordnede ansvaret for høyere utdanning i Norge. Det er Samordna opptak som har ansvar for å administrere opptak til høyere utdanning på universitet og høgskole. Generell studiekompetanse eller tilsvarende er et kriterium for å tas opp på høyere utdanning, men utdanningene kan ha ulike opptakskriterier utover dette. I enkelte utdanninger kreves et visst karaktergrunnlag eller bestemte fagkombinasjoner fra videregående skole. Dersom en utdanning har høyt søkertall er det vanligvis poengberegning basert på karakterer fra videregående og eventuell relevant arbeidserfaring som ligger til grunn for konkurransen om studieplass. Tabell 1: Antall studenter i høyere utdanning 2011 Kilde: DBH (2011)* Antall studieplasser ved UMB og HiB som ansees relevante for eiendomsfag UMB HiB Tabell 2: Antall studieplasser ved h.h.v. masterstudiet i eiendomsfag (UMB) og bachelorstudiet ved landmåling og eiendomsdesign (HiB). Gjennomføringsgrad ved UMB og HiB for relevant utdanning UMB 81,4 82,3 79 HiB 85,1 87,5 86,7 Tabell 3: Prosentvis fordeling av studenter som har gjennomført planlagt studieløp innenfor eiendom ved h.h.v. UMB og HiB. 3.1 Studiepoeng, karakterer og grader Oppnådd utdannelse måles i studiepoeng, og følger europeiske standarder. Et fulltidsstudium i ett akademisk år tilsvarer 60 studiepoeng. Karakterer på eksamener gis 7 Lov av nr 15: Lov om universiteter og høyskoler 10

392 etter en skala fra A (høyest) til F (stryk), der E er den laveste ståkarakteren. Ved enkelte eksamener gis kun vurderingen bestått eller ikke bestått. Når det gjelder karakterkravene for å kunne kvalifisere seg til embete som jordskiftedommer, har Innstillingsrådet 8 i sitt praksis-/policynotat lagt følgende krav til grunn: Etter etablert praksis bør søkere som innstilles ha hovedkarakter på 2,5 eller bedre. Dagens nye bokstavkarakterer gjør at søkere bør ha oppnådd karakteren A eller B i eiendomsfagene og de juridiske fagene. Det må likevel foretas en totalvurdering av søkerne der karakteren kun utgjør ett av flere vurderingselementer. Siden 2003 er høyere utdanning strukturert som treårig bachelorutdanning, toårig masterutdanning og treårig doktorgradsutdanning, med noen unntak. Bachelorstudium Et tre-årig fulltidsprogram som fører fram til graden bachelor (tidligere cand.mag.). Denne graden legger grunnlaget for eventuelt påbygg til mastergrad og videre til doktorgrad. Masterstudium Et masterstudium er et to-årig fulltidsstudium. Studiet bygger på faglig fordypning i bachelorgraden (cand.mag.), og omfatter vanligvis en stor andel selvstendig arbeid. Universitet, vitenskapelige høyskoler og enkelte statlige høyskoler tilbyr masterstudium med egne opptak direkte til lærestedet. Studiet fører fram til mastergrad (tidligere hovedfag). Doktorgrad (Ph.D) Denne graden bygger på mastergrad eller tilsvarende utdanning og er den høyeste akademiske graden en kan oppnå i Norge. Studiet skal være basert på uavhengig forskning i samarbeid med veiledere og andre forskere. Studiet kan gjennomføres innenfor rammene av et forskerutdanningsprogram og gir graden Ph.D. Profesjonsstudium Profesjonsstudiene har fastlagte fagplaner over flere år innenfor et fagområde og retter seg mot bestemte yrker. De fleste profesjonsstudier er femårige og fører frem til en mastergrad. Farmasi, fiskerifag, jus, odontologi (tannlege), lærerutdanning og samfunnsøkonomi er eksempel på slike studier ved universitetene. Profesjonsstudium i tre år gir bachelorgrad. Eksempel på slike studier er sykepleier og sosionomutdanning. Profesjonsstudium på seks år gir egne grader. Medisin, veterinær, psykologi og teologi gir gradene cand.med., cand.med.vet., cand.psychol. og cand.theol. 8 Innstillingsrådets praksis-/policynotat, sist revidert januar 2011, s 13 11

393 Kandidatstudium Dette er to-årige fulltidsstudium ved høyskolene som gir tittelen høyskolekandidat. Det er mulig å bygge på dette for å oppnå en bachelorgrad. Yrkesutdanninger Flere av høyskolene har fire-årige lærerutdanninger. Kandidatene kan få tildelt graden bachelor etter tre år dersom utdanningen fyller kravene til graden etter høyskolens forskrifter. Lærerkompetanse blir først oppnådd etter fire år. Årsstudium Det finnes en rekke årsstudium ved lærestedene. Mange av disse kan inngå i en bachelorgrad. I tillegg kan noen av dem være grunnlag for et profesjonsstudium i faget, for eksempel psykologi. 3.2 Nærmere om forskrift om krav til mastergrad 9 (mastergradforskriften) Forskriften er gitt med hjemmel i Lov om universiteter og høyskoler og omhandler faglige krav til en mastergrad samt ulike typer mastergrader. En mastergrad oppnås på grunnlag av mastergradseksamen av 120 studiepoeng (2 års) omfang, inkludert selvstendig arbeid i henhold til forskriften 6. Graden bygger på ett av følgende fullførte utdanningsløp: - bachelorgrad - cand.mag.-grad - annen grad eller yrkesutdanning av minimum 3 års omfang - utdanning som i henhold til 3-4 i lov om universiteter og høyskoler er godkjent som jevngod med ovennevnte grader eller utdanningsløp. Innenfor ett av de nevnte utdanningsløp må det inngå: - fordypning i fag, emne eller emnegruppe av minimum 80 studiepoengs omfang eller - integrert yrkesrettet utdanning av minimum 120 studiepoengs omfang innenfor fagområdet for mastergrad. Institusjonene kan i spesielle tilfeller godkjenne andre dokumenterte kvalifikasjoner som helt eller delvis likeverdig med utdanningsløpene nevnt ovenfor. Forskriften definerer tre typer mastergrader: Integrert mastergrad (forskriften 4 ). Graden master oppnås på grunnlag av mastergradseksamen av 300 /330 studiepoengs (5 års) omfang, inkludert selvstendig arbeid. Denne graden forutsetter selvstendig arbeid mellom 20 og 60 studiepoeng. Hvorvidt ex. Phil. (forberedende) skal inngå i studiet avgjøres av institusjonen selv. 9 FOR nr

394 Eksisterende mastergradsstudium i eiendomsfag ved UMB er en integrert master, også mht. studenter som tas opp med individuell studieplan på høyere årstrinn. Masteren i eiendom ved UMB er pr. i dag 5 årig. Dette innebærer at dersom en mastergrad tas som en påbygning til en bachelorgrad, må alle fagene i masterstudiet være på mastergradsnivå. Et kombinasjonsstudium forutsetter således enten forkunnskaper før opptak på masterstudiet eller at det aktuelle kurset kan gis på mastergradsnivå. Pr. i dag innebærer dette at det må settes krav om forkunnskaper i f.eks. geomatikk før opptak til mastergrad ved et studieløp utviklet i Bergen. Erfaringsbasert mastergrad (forskriften 5). Denne mastergraden oppnås på grunnlag av mastergradseksamen av 90 eller 120 studiepoengs omfang, inkludert selvstendig arbeid på mellom 30 og 60 studiepoeng og ett av følgende fullførte utdanningsløp: - bachelorgrad - cand.mag.-grad - annen grad eller yrkesutdanning av minimum 3 års omfang I tillegg kreves minst 2 års relevant yrkespraksis. Institusjonen vurderer hva som er relevant yrkespraksis, og kan for det enkelte studium fastsette krav om lengre yrkespraksis. Disiplinbasert mastergrad (forskriften 3). Denne mastergraden setter et absolutt krav om 120 studiepoeng (2 års omfang) inkludert selvstendig arbeid. Graden bygger på fullførte utdanningsløp som beskrevet under erfaringsbasert master. Institusjonene kan i spesielle tilfeller godkjenne andre dokumenterte kvalifikasjoner som helt eller delvis likeverdig med utdanningsløpene nevnt ovenfor. Samtlige varianter av mastergradsutdanning kan tilbys som felles grader gitt i et samarbeid mellom to institusjoner, der en eller begge står som vitnemålutsteder. I mastergrad etter 3 og 5 (disiplinbasert og erfaringsbasert) skal det inngå selvstendig arbeid av et omfang på minimum 30 studiepoeng. I en integrert mastergrad etter 4 skal det inngå selvstendig arbeid av et omfang på minimum 20 studiepoeng. I en mastergrad i eiendom ved UMB er kravet til selvstendig arbeid 30 studiepoeng. Omfanget av det selvstendige arbeidet skal ikke overstige 60 studiepoeng. Det selvstendige arbeidet skal vise forståelse, refleksjon og modning. Institusjonen kan selv fastsette nærmere regler om det selvstendige arbeidet, herunder omfang, vurderingsform og om arbeidet skal utføres individuelt eller av flere studenter. 13

395 4 Noen prinsipielle utgangpunkt 4.1 Hvor skal fagkompetansen sitte foran eller bak dommerbordet? Jordskiftedomstolene er en særdomstol 10. Dette innebærer nettopp at domstolens grunnlag og legitimitet er tuftet på at jordskiftedomstolen har en særlig faglig kompetanse som ikke finnes i de alminnelige domstolene. Den særlige kompetansen skapes av en blanding av jus, geomatikk, økonomi, arealplanlegging og "grønne fag" alt rettet inn mot eiendom og bruk av eiendom. Med grønne fag menes i denne sammenheng; - Geologi/Jordbunnslære - Botanikk/plantekultur - Jordbruk (driftsformer, driftsteknikk ) - Skogbruk - Utmarksnæringer (jakt, fiske, beite, turisme ) - Anleggsteknikk og veibygging, særlig innen landbruk Fagfeltet verdsetting er i denne sammenheng sentralt. Jordskiftedommernes fagkompetanse må sies å være unik. At jordskiftedommeren har solid kompetanse i disse fagene er særlig viktig i de såkalte rettsendrende sakene. Her skal jordskifteretten skape gode framtidige løsninger for partene og dommeren må spille en mer aktiv rolle ved å legge fram forslag enn ved de rettsfastsettende sakene. Dette krever både gode eiendomsfaglige og prosessuelle kunnskaper. Forholdet mellom jordskifteretten og tingretten sin kompetanse kan illustreres på følgende måte: Figur 1: Kompetanseforholdet mellom jordskiftedomstolene og de alminnelige domstolene I Jordskiftedomstolene er det et stort innslag av selvprosederende parter. Undersøkelser 11 viser at partene kun i 1/3 av sakene valgte å la seg representere ved advokat i jordskiftedomstolen, mens parter for en alminnelig domstol som hovedregel lar seg representerer ved advokat. Det vil derfor være en særlig oppgave for en jordskiftedommer å 10 Lov nr 5, 2 11 A.Skarsbø og K. Hansen (2013). Advokater i jordskifteretten. Bacheloroppgave ved HiB Rognes J og Sky P.K (2000) Mekling i domstolene særlig i jordskifteretten. Lov og Rett nr 2 s

396 få saken tilstrekkelig opplyst, og å veilede og involvere alle i prosessen. Dommeren må beherske balansegangen mellom å være aktiv og veilede uten at det går på bekostning av tilliten. Omdømmerapporten 12, viser at jordskiftedommere nyter stor tillit blant brukerne av jordskiftedomstolene og at mye av tilliten er basert på dommernes faglige kompetanse og integritet. Denne spesielle siden ved jordskiftedomstolene krever at man har jordskiftedommere med solid generell fagkompetanse samt god prosesskompetanse, både innenfor det generelle (sivilprosess) og den spesielle (jordskifteprosess) og skjønnsprosess. At jordskiftedommerne har denne unike kompetansen gjør at bruken av sakkyndige, jf. tvisteloven kap. 25, er moderat, hvilket også bidrar til god prosessøkonomi. Det tekniske arbeidet er et annet og viktig særtrekk. Selv om dette arbeidet som hovedregel ikke utføres av jordskiftedommeren, men av domstolens egne ingeniører, er det likevel slik at det er dommeren i den aktuelle saken som må innestå for kvaliteten på det tekniske arbeidet som er utført. Dette krever at jordskiftedommeren har både kart- og landmåling kompetanse. Det er prosjektgruppens vurdering at flere særtrekk ved jordskiftesakene og jordskifteprosessen tilsier at fagkompetansen fortsatt skal være bak dommerbordet og at kompetansekravene klart må gjenspeile dette. 4.2 Master i eiendom og det øvrige arbeidsmarkedet Jordskiftedomstolene består av til sammen 36 domstoler, 32 førsteinstansdomstoler og 4 ankedomstoler. Det er om lag 250 ansatte i jordskiftedomstolene på landsbasis, hvorav om lag 95 jordskiftedommere. Jordskiftedomstolene rekrutterer på årsbasis et relativt lite antall jordskiftekandidater (nå master i eiendom). På den annen side utgjør disse kandidatene totalt 40 % av den totale arbeidsstokken i jordskiftedomstolene. For å bli jordskiftedommere kreves det i tillegg til en masterutdanning at kandidaten har 8-10 års relevant yrkeserfaring. 13 Kompetansekravene i en fremtidig masterutdanning i eiendom må derfor settes slik at kandidatene også er attraktive for andre arbeidsgivere innenfor eiendomsfaget. 4.3 Skal det tas hensyn til realkompetanse? Dette spørsmålet vil etter hvert gjøre seg gjeldende når flere utdanningsløp etableres og kandidatene har realkompetanse f.eks. i form av relevant yrkeserfaring. Dette vil særlig bli et 12 TNS Gallup (2006) Omdømmeundersøkelse av Norges domstoler 13 Innstillingsrådet for dommere: Praksis-/policynotat, sist revidert januar 2011 s. 24, se 15

397 spørsmål hva angår jurister med f.eks. dommerfullmektigpraksis eller bred prosedyreerfaring fra jordskiftedomstolene. I en periode noe tilbake i tid var det også mange ingeniører ansatt i jordskiftedomstolene som gjennom permisjons- og stipendordninger fikk mulighet til å utdanne seg til jordskiftekandidat (nå master i eiendom). Skal dette kvalifisere til fritak i enkelte fag eller obligatorisk selvstendige arbeid? Prosjektgruppen mener realkompetanse vil ha et så mangfoldig og ulikt innhold at det vil være det vil være både vanskelig og uheldig å innføre dette som en fritaksgrunn. Det er også høyst tvilsomt om det innenfor gjeldende regelverk kan gis denne type unntak knyttet til enkelte fag. Mastergradsforskriften legger til grunn at man kan i spesielle tilfelle godkjenne andre kvalifikasjoner, men at dette må være dokumenterbare kvalifikasjoner. Realkompetanse faller neppe inn under dette begrepet, men realkompetansen kan få betydning i forhold til f.eks. en eventuell senere utnevnelse som jordskiftedommer. 4.4 Etatsopplæring sett i forhold til mastergrad En av DAs viktigste oppgaver, er å utvikle og legge til rette for gode og tidsmessige kompetansetiltak for ansatte i domstolene. For jordskiftedomstolene er det etablert en egen faggruppe som har til oppgave å sikre at behov for kompetanse ivaretas på best mulig måte innen de ulike fagområdene. I de siste årene har det vært et betydelig fokus på å tilby jordskiftedommere og jordskiftedommerfullmektiger gode tiltak innenfor materielt jordskifte, altså innenfor selve fagområdet jordskifte (verdsetting, skifteplanlegging mv.). DA har i samarbeid med representanter fra jordskiftedomstolene nylig utredet 14 fremtidig kompetansebehov og hvordan dette skal dekkes i de ulike fasene i av karrieren til en jordskiftedommer eller jordskiftedommerfullmektig. Kompetansearbeid har alltid hatt en sterk posisjon i jordskiftedomstolene og mye av kompetansehevende tiltak skjer også gjennom regionale kompetanseutvalg. Prosjektgruppen legger til grunn at den interne opplæringen som tilbys jordskiftedommere og jordskiftedommerfullmektiger samlet sett er strukturert og god. Tilbudet vil gjenspeile kompetansebehov i forhold til saksutviklingen, sakstyper og ikke minst faglige utfordrende problemstillinger. Slike interne tiltak må uansett sees på som et frivillig og supplerende etterutdanningstilbud til den basiskompetansen som må ligge i en master i eiendomsfag. 4.5 Hva skal man legge i begrepet Utdanning på mastergradsnivå? I de førende dokumenter, se pkt.2.4, er betydningen av at utdanningen må være på mastergradsnivå tydelig understreket både fra departementet og i komitebehandlingen. Slik prosjektgruppen tolker begrepet, må dette innebære at ethvert utdanningsløp må tilfredsstille de formelle krav til studiepoeng og selvstendig arbeid som ligger i 14 Domstoladministrasjonen Prosjektrapport Kompetanseløpet for jordskiftedommere og jordskiftedommerfullmektiger 16

398 mastergradsforskriften. Avsluttet utdanning skal videre lede til at utdanningsinstitusjonen kan tildele en mastergrad, enten i et 5 års- eller 2 års-løp (normert tid). På den annen side må man innfortolke et rom for at de ulike utdanningsinstitusjonene kan ha en noe ulikt faglig vinkling. En kan godt se for seg at en master fra HiB eller HiB/UiB vil ha et større innslag av tekniske fag (landmåling, GIS), mens en master utviklet ved UiT kan ha et større fokus på reindrift og arktisk landbruk. Innenfor disse utgangspunktetene må det altså defineres en kjernekompetanse som alle må ha for å tilfredsstille kompetansekravet til å bli jordskiftedommer. I diskusjonen rundt hva man skal legge i dette begrepet, er det også reist spørsmål knyttet til doble mastere. Dette gjelder altså en utdanningsgruppe som fra før har en master, f.eks. i rettsvitenskap eller arealplanlegging, og som ønsker å ta en ny master for å kvalifisere seg til jordskiftedommer. Det er særlig spørsmålet om kandidater som fra før har skrevet en masteroppgave, må skrive en ny masteroppgave for å kunne få tildelt tittelen master i eiendomsfag, alternativt ta flere fag for å oppfylle kravet til studiepoeng. Mastergradforskriften har følgende bestemmelse om krav til selvstendig arbeid: 6. Krav til selvstendig arbeid I mastergrad etter 3 og 5 skal det inngå selvstendig arbeid av et omfang på minimum 30 studiepoeng. I mastergrad etter 4 skal det inngå selvstendig arbeid av et omfang på minimum 20 studiepoeng. Omfanget av det selvstendige arbeidet skal ikke overstige 60 studiepoeng. Det selvstendige arbeidet skal vise forståelse, refleksjon og modning. Institusjonen fastsetter nærmere regler om det selvstendige arbeidet, herunder omfang, vurderingsform og om arbeidet skal utføres individuelt eller av flere studenter. Etter henvendelse til UMB er prosjektgruppen kjent med ta det foreligger et vedtak 15 fra studienemnda ved UMB som legger til grunn at ved eventuelle doble grader, vil det være krav om at en ny masteroppgave skal inngå i de 60 nye studiepoengene. Prosjektgruppen har valgt å legge fram problemstillingen for NOKUT v/tilsynsavdelingen for vurdering. I mail av svarer NOKUT: Mastergradsforskriften stiller bare krav om at det må inngå et selvstendig arbeid i mastergraden, som skal være mellom 30 og 60 studiepoeng. De integrerte mastergradene kan ha oppgave på 20 studiepoeng. Forskriften stiller ikke andre krav til det selvstendige arbeidet, heller ikke om at oppgaven skal være faglig relevant for mastergraden. Av universitets- og høyskoleloven (UH-loven) 3-5 har institusjonene fått fullmakter til å gi fritak for fag/emner/eksamener som er avlagt ved andre institusjoner. Fritak gjøres på grunnlag av en faglig vurdering. Det betyr at den institusjonen som tilbyr utdanningskravet 15 Utfyllende bestemmelser vedtatt av studienemnda 7. Juni 2006, sist endret 17. april

399 for jordskiftedommere (en eller annen form for mastergradsutdanning) kan gi fritak for det selvstendige arbeidet i mastergraden, på grunnlag av annet selvstendig arbeid. Om institusjonen kan gi fritak for masteroppgaven er altså et faglig spørsmål passer den tidligere masteroppgaven faglig sett med læringsutbyttet for mastergradsstudiet i «jordskiftefag»? UH-loven har forbud mot å gi dobbel uttelling for fag/emner, men forbudet gjelder bare hvis de samme fagene/emnene brukes inn i en ny grad uten øvrige tillegg. Kunnskapsdepartementet har uttalt følgende i et brev fra 2006: «Forbudet mot dobbel uttelling gjelder innenfor en og samme grad. Det vil si at dersom faget oppfyller deler av kravene som stilles til en ny grad eller en ny fagutdanning, er ikke det at faget har fått uttelling tidligere til hinder for at faget inngår i en ny grad eller en ny yrkesutdanning». Slik vi tolker loven og forskriftene, så kan en student oppnå en ny mastergrad (for eksempel i «jordskiftefag») ved å «gjenbruke» en tidligere mastergradsoppgave. Begrepet utdanning på mastergradsnivå må etter prosjektgruppens syn tolkes dithen at, utdanningsløpet må tilfredsstille de formelle krav til studiepoeng og selvstendig arbeid som ligger i mastergradsforskriften. Avsluttet utdanning skal videre lede til at utdanningsinstitusjonen kan tildele en mastergrad, enten i et 5 års- eller 2 års-løp (normert tid). Når det gjelder studenter med "doble mastere " anbefaler prosjektgruppen at det avlegges en ny mastergradsoppgave, men at det må ligge innenfor den enkelte utdanningsinstitusjons frihet til å avgjøre hvor mange studiepoeng denne skal vekte. 4.6 Rolleavklaringer Før man går nærmere inn i detaljene, mener prosjektgruppen at det er viktig å gi en beskrivelse av DA sin rolle når det gjelder å fastsette kompetansekrav og hvordan denne rollen må sees i sammenheng med andre aktører sin rolle. DA sin rolle er bl.a. å legge til rette for god rekruttering av kompetente medarbeidere til jordskiftedomstolene gjennom utlysninger og praktisk tilrettelegging av intervju mv. IR er et frittstående og uavhengig organ hvis hovedoppgave er å gi innstilling til Kongen vedrørende dommerutnevnelser. Til hjelp i sitt arbeid har IR utarbeidet et praksis- /policynotat som bl.a. beskriver kvalifikasjonskrav knyttet til dommerutnevnelser. Når DA vedtar kompetansekrav til fremtidens jordskiftedommere, må dette innarbeides i IR praksis- /policynotat. Dette omtales nærmere i pkt Når DA vedtar hvilke kompetansekrav som må stilles til kandidater som ønsker å bli jordskiftedommere, må dette ansees som et kvalifikasjonskrav knyttet til ansettelse/utnevnelse. Utdanningsinstitusjonene sin rolle er å tilby en utdanning som tilfredsstiller kompetansekravene og som munner ut i en master i eiendom (tildele grader). Fordi dette må anses som et kvalifikasjonskrav knyttet til ansettelse/utnevnelse i en bestemt type stilling, faller kompetansekravene utenfor f.eks. Kunnskapsdepartementets formelle tilsyn og godkjenning. 18

400 5 Dagens masterutdanning i eiendom 5.1 Masterutdanningen ved Institutt for landskapsplanlegging på UMB Ved lov av 22. mai 1897 om Norges landbrukshøgskole ble det etablert en avdeling for Utdanning av utskiftere. Utdanningen av jordskiftekandidater (utskiftningskandidater) startet opp i 1898 og første kull ble uteksaminert i Helt frem til endringen i jordskifteloven 7, femte ledd ved Prop. 3 L ( ), med i kraftreden 1. februar 2013, har Universitetet for miljø- og biovitenskap hatt monopol på utdanning av jordskiftekandidater med fagkrets tilpasset arbeidet som dommer i jordskifte(over)retten. I starten i 1898 og frem til 1920 var utdannelsen 2-årig. Nå er det en 5-årig mastergradsutdannelse. Ved en omfattende revisjon av studieplanen i 2010/2011 ga Domstoladministrasjonen 17 og Tekna 18 innspill. I dag heter studiet master i eiendom og gjeldende studieplan er revidert senest i 2013 og gjelder for studenter som starter høsten Studiet er på 300 studiepoeng hvorav 250 studiepoeng er obligatoriske. 19 De resterende valgfrie emner kan velges fritt, men det gis anbefalinger. Når det gjelder det enkelte fags innhold, viser vi til de ulike fagplanene og dette gjengis ikke i denne rapporten. De obligatoriske emnene fordeler seg slik: 1. år EIE100 Innføring i eiendomsfag EIE202 Eiendomshistorie JUS100 Juridisk metode og norsk rettssystem JUS102 Kontrakts- og selskapsrett JUS110 Innføring i eiendomsjuss BUS100 Foretaksøkonomi PHI100 Examen Philosophicum 10 studiepoeng 10 studiepoeng 5 studiepoeng 5 studiepoeng 5 studiepoeng 5 studiepoeng 10 studiepoeng 16 Loe. L. (1959). Tjenestemennenes utdannelse. I Hårberg, K. (red.). Det norske jordskifteverks tjenestemenn s Brev av 14. september 2010 fra Domstoladministrasjonen til Universitetet for miljø- og biovitenskap (ref ) 18 Brev av 22. februar 2011 fra Tekna, Etatsforeningen i jordskifterettene til Institutt for landskapsplanlegging

401 2. år EIE105 Kart- og landmålingslære EIE200 Eiendomsregistrering og eiendomsdanning EIE222 Verdsetting av fast eiendom 5 studiepoeng 10 studiepoeng 10 studiepoeng JUS201 Offentlig saksbehandling og forvaltningsrett 5 studiepoeng JUS220 Miljørett JUS320 Plan- og bygningsrett LAD100 Introduksjon til digitale verktøy LAD102 Geografiske informasjonssystemer LAD103 Kartografi og geodatakilder i planlegging 3. år EIE310 Eiendomsmarked og analyse JUS210 Eierrådighet og rettigheter i fast eiendom EDS280 Land rights APL350 Prosjektutvikling og prosjektgjennomføring TBA270 Byggesak og prosjektadministrasjon 4. år EIE320 Ekspropriasjon og grunnerverv 5 studiepoeng 5 studiepoeng 5 studiepoeng 5 studiepoeng 5 studiepoeng 10 studiepoeng 10 studiepoeng 5 studiepoeng 15 studiepoeng 10 studiepoeng 10 studiepoeng EIE306 Konfliktbehandling, prosjekt- og prosesstyring 10 studiepoeng EIE302 Jordskiftearbeid JUS311 Overføring av fast eiendom JUS331 Prosess og jordskifte 10 studiepoeng 5 studiepoeng 5 studiepoeng AOS340 Kvalitativ metode 5 studiepoeng 5. år EIE304 Feltarbeid JUS331 Prosess og jordskifte MAST300 Planlegging av masteroppgave Masteroppgave Sum obligatoriske emner: 5 studiepoeng 10 studiepoeng 5 studiepoeng 30 studiepoeng 250 studiepoeng 20

402 Oppsummert på de enkelte fagområder fordeler det seg slik: Eiendomsfag (kurskode EIE) 85 studiepoeng Juridiske fag (kurskode JUS) 60 studiepoeng Geomatikk Planfag og økonomi mv 20 studiepoeng 35 studiepoeng Vitenskapsteori og -metode 20 studiepoeng Valgfag Masteroppgave Sum 50 studiepoeng 30 studiepoeng 300 studiepoeng 5.2 Opptak til høyere årstrinn på UMB Det er i dag mulighet for å søke høyere årstrinn på UMB for master i eiendom og for kandidater med bakgrunn i ingeniørfag, eiendomsmegling, økonomi og administrasjon, rettsvitenskap, geografi og landmåling. Det er en forutsetning for opptak at søkeren kan vise til minst 120 studiepoeng som har relevans for studiet. I punkt 5.3 og 5.4 vil vi gå nærmere inn på to muligheter; studenter med bachelorgrad i landmåling og eiendomsdesign fra Høgskolen i Bergen og studenter med bachelorgrad i rettsvitenskap. 5.3 Bachelorutdanningen ved Høgskolen i Bergen, Institutt for byggfag i kombinasjon med påbygning ved UMB Jordskifteutdanningen ved Høgskolen i Bergen har en historie tilbake til De første årene var det en 1-årig utdannelse. Fra 1981 ble utdanningen 2-årig og i 2006 ble det et 3- årig bachelorstudium i landmåling og eiendomsdesign. 20 Studiet gis på Institutt for byggfag. Dagens studieplan 21 er bygget opp slik: 1. år LEI100 Innføring i eiendomsfagene og profesjonsdannelse for landmålere 10 studiepoeng 20 Leiknes, A. og Mjøs, L.B. (2006). Utdanning i landmåling og eiendomsdesign ved Høgskolen i Bergen. Kart og Plan, Vol. 66(1), s

403 LEI101 Geografiske informasjonssystemer (GIS) LEI102 Matematikk BYG102 Statistikk og landmåling LEI103 Arealforvaltning, eiendom og matrikkel 2. år BYG109 Geografisk informasjonsanalyse 10 studiepoeng 10 studiepoeng 15 studiepoeng 15 studiepoeng 10 studiepoeng LEI104 Eiendomsdannelse og oppmålingsforretning 10 studiepoeng LEI105 Eiendomslandmåling BYG110 Vei og arealplanlegging LEI107 Ingeniørlandmåling LEI108 Sivilprosess og grunnerverv 3. år LEI109 Jordskifte og verdsettelse Bacheloroppgave Sum obligatoriske emner 10 studiepoeng 10 studiepoeng 10 studiepoeng 10 studiepoeng 10 studiepoeng 15 studiepoeng 145 studiepoeng Studiepoeng for kurs som inneholder elementer fra to eller flere fagområder er skjønnsmessig fordelt på de ulike områdene. Oppsummert på de enkelte fagområder fordeler det seg slik: Eiendomsfag Juridiske fag Geomatikk Planfag, økonomi og matematikk Valgfag Hovedprosjekt Sum 30 studiepoeng 20 studiepoeng 47,5 studiepoeng 32,5 studiepoeng 35 studiepoeng 15 studiepoeng 180 studiepoeng Det er en rekke eksempler på studenter med 2- og 3-årig utdannelse i jordskifte fra Høgskolen i Bergen som har søkt på høyere årstrinn på UMB og tatt mastergrad i eiendom. De har fått individuelle studieplaner på henholdsvis 3 år og 2 år. I dag er det er mest relevant å se på kombinasjonen 3 år på Høgskolen i Bergen og 2 år på UMB. De obligatoriske emnene som disse studentene må ta fordeler seg slik: 22

404 1. år EIE320 Ekspropriasjon og grunnerverv EIE222 Verdsetting av fast eiendom EIE302 Jordskiftearbeid JUS220 Miljørett JUS311 Overføring av fast eiendom JUS320 Plan- og bygningsrett PHI100 Examen Philosophicum 2. år EIE304 Feltarbeid i eiendomsfag JUS331 Prosess og jordskifte 10 studiepoeng 10 studiepoeng 10 studiepoeng 5 studiepoeng 5 studiepoeng 5 studiepoeng 10 studiepoeng 5 studiepoeng 20 studiepoeng EIE306 Konfliktbehandling, prosjekt og prosesstyring 10 studiepoeng Masteroppgave 30 studiepoeng Sum 120 studiepoeng Oppsummert på de enkelte fagområder fordeler de 2 årene seg slik: Eiendomsfag Juridiske fag Vitenskapsteori og -metode Masteroppgave Sum 45 studiepoeng 35 studiepoeng 10 studiepoeng 30 studiepoeng 120 studiepoeng Som vi ser av denne oversikten, er det ikke plass til valgfrie emner. Hvis vi summerer studiepoengene for den 3-årige bachelorgraden sammen med den 2-årige påbygningen på UMB, fordeler dette seg slik på de ulike fagområdene: Eiendomsfag Juridiske fag Geomatikk Planfag og økonomi mv 75 studiepoeng 55 studiepoeng 47,5 studiepoeng 32,5 studiepoeng 23

405 Valgfag Vitenskapsteori Masteroppgave og hovedprosjekt Sum 35 studiepoeng 10 studiepoeng 45 studiepoeng 300 studiepoeng Det gis fritak for noen fag på UMB. Disse fagene er heller ikke en direkte del av bachelorutdannelsen på HiB. Dette gjelder fagene: JUS102 Kontrakts- og selskapsrett BUS100 Foretaksøkonomi EDS280 Land rights APL350 Prosjektutvikling og prosjektgjennomføring TBA270 Byggesak og prosjektadministrasjon AOS340 Kvalitativ metode 5 studiepoeng 5 studiepoeng 5 studiepoeng 15 studiepoeng 10 studiepoeng 5 studiepoeng Delvis dette: JUS100 Juridisk metode og norsk rettssystem 5 studiepoeng Dette er fag som UMB har vurdert at ikke nødvendig i forhold til å kunne tildele graden master i eiendom. 5.4 Bachelor i rettsvitenskap og høyere årstrinn på UMB En annen mulig vei frem til master i eiendomsfag kan være via bachelor i rettsvitenskap. Det er tre utdanningsinstitusjoner som tilbyr bachelor i rettsvitenskap. Det er Universitetet i Agder 22, Universitetet i Stavanger 23 og Høgskolen i Buskerud 24. Det er variasjon i studieplanene og der er mulig å fordype seg i visse emner. Det finnes eksempel på individuell studieplan for et slikt kombinasjonsstudium. Prosjektgruppen har ikke kunnskap om hvilken av de tre studiestedene denne studieplanen bygger på, men planen gjengis her som en illustrasjon

406 For å oppnå graden master i eiendom kreves 165 studiepoeng (3 år) på UMB og følgende kurs må tas: 3. år EIE101 Innføring i eiendomsfag EIE105 Kart- og landmålingslære EIE200 Eiendomsregistrering og eiendomsdanning EIE202 Eiendomshistorie JUS210 Eierrådighet og rettigheter i fast eiendom JUS320 Plan- og bygningsrett LAD100 Introduksjon til digitale verktøy LAD102 Geografiske informasjonssystemer LAD103 Kartografi og geodatakilder i planlegging BUS100 Foretaksøkonomi 5 studiepoeng 5 studiepoeng 10 studiepoeng 5 studiepoeng 10 studiepoeng 5 studiepoeng 5 studiepoeng 5 studiepoeng 5 studiepoeng 5 studiepoeng 4. år EIE222 Verdsetting av fast eiendom EIE302 Jordskiftearbeid EIE320 Ekspropriasjon og grunnerverv JUS311 Overføring av fast eiendom JUS331 Prosess og jordskifte AOS340 Kvalitativ metode 5. år EIE304 Feltarbeid 10 studiepoeng 10 studiepoeng 10 studiepoeng 5 studiepoeng 5 studiepoeng 5 studiepoeng 5 studiepoeng EIE306 Konfliktbehandling, prosjekt- og prosesstyring 10 studiepoeng JUS331 Prosess og jordskifte MAST300Planlegging av masteroppgave Masteroppgave Sum 10 studiepoeng 5 studiepoeng 30 studiepoeng 165 studiepoeng 25

407 Som man ser, er studieplanen på 165 studiepoeng og nesten 3 års fulltidsstudium. Vi antar at studenter med slik plan fyller opp med 15 studiepoeng slik at det oppnås studielån/stipend i Statens lånekasse. Prosjektgruppen har merket seg at denne gruppen studenter totalt sett får en svært liten andel samfunnsfag (5 studiepoeng). 5.5 Andre aktuelle utdanningsinstitusjoner Samarbeidsmaster mellom Høgskolen i Bergen og Universitet i Bergen Det planlegges en master i eiendom på 120 studiepoeng i et samarbeid mellom Juridisk fakultet ved Universitetet i Bergen og Institutt for byggfag ved Høgskolen i Bergen. I følge forslaget som foreligger, vil masteren i eiendom med fordypning i jordskiftefag ha som mål å tilfredsstille de kravene som DA vil stille til utdanning for å kunne søke på jordskiftedommerstillinger. I tillegg vil utdannelse møte de faglige krav som samfunnet og arbeidsmarkedet stiller til grunnerververe og planleggere. I den skissen som foreligger pr dags dato inneholder den 2-årige masteren følgende fag: 1. år Utdyping i eiendomsrett Planrett Bydannelse og byplanlegging Konflikt og konflikthåndtering Kontraktsrett og grunnerverv 25 Eiendomsøkonomi 10 studiepoeng 10 studiepoeng 10 studiepoeng 7,5 studiepoeng 15 studiepoeng 7,5 studiepoeng 2. år Metode for mastergradsoppgave Jordskiftearbeid med feltkurs Sivilprosess og jordskifteprosess 26 Valgfag Masteroppgave Sum 5 studiepoeng 10 studiepoeng 10 studiepoeng 5 studiepoeng 30 studiepoeng 120 studiepoeng 25 Jusstudenter må ta 5 studiepoeng i faget grunnerverv. 26 Jusstudenter må ta 5 studiepoeng i faget jordskifteprosess. 26

408 I likhet med UMB legger også HiB/UiB opp til at studiet skal avsluttes med en masteroppgave på 30 studiepoeng Utvikling av master i eiendomsfag på Høgskolen i Bergen Hvis en ikke får til en avtale om et samarbeid med juridisk fakultet på Universitet i Bergen om en samarbeidsmaster, kan det være et alternativ å utvikle en egen master i eiendom på Høgskolen i Bergen. Høyskolen i Bergen må da utarbeide en søknad i egen regi. Prosessen må da antas å ta noe lenger tid og vil avhenge at det rekrutteres til vitenskapelig stillinger i noen sentrale fagområder Universitetet i Tromsø Det er ingen konkrete planer for å etablere en egen mastergradsutdanning på Universitetet i Tromsø. Samerettsgruppa ved det juridiske fakultet støttet forslaget om opphevelsen av utdanningsmonopolet på UMB. Øyvind Ravna 27 har i en artikkel i Kart og Plan i 2009 argumentert for behovet for jordskifteutdanning i Nord-Norge. 5.6 Master i eiendom for studenter med master i rettsvitenskap Det foreligger pr dags dato ingen godkjent individuell studieplan for kandidater med master i rettsvitenskap som ønsker å ta master i eiendom på UMB. Vi har tatt utgangspunkt i den individuelle studieplanen i punkt 5.4 som inneholder hvilke fag en kandidat med bachelorgrad i rettsvitenskap må ta. Til sammen må kandidater med bachelorgrad i rettsvitenskap ta fag tilvarende 165 studiepoeng. En kandidat med mastergrad i rettsvitenskap bør kunne få fritak for ytterligere fag, men dette vil bl.a. avhenge av hva man har som valgfag/spesialisering. Prosjektgruppen foreslår at studiet avsluttes med en masteroppgave for å oppnå graden master i eiendom, se for øvrig pkt Ravna Ø. (2009) Behovet for en jordskifteutdanning i Nord-Norge. Kart og Plan, Vol 69 (4) s på side

409 6 Tidligere godkjenningsordninger I tidligere jordskiftelov 7, femte ledd går det fram at Dommarar til jordskifteoverrett og jordskifterett og jordskiftedommar med allment løyve må ha jordskiftefagleg utdanning på mastergradsnivå med fagkrins fastsett av departementet. I realiteten har departementet, i dette tilfelle LMD, aldri fastsatt noen formelle og skriftlige krav til fagkrets for den jordskiftefaglige utdanningen på mastergradsnivå. Bakgrunnen for dette må antas å være at det jordskiftefaglige miljøet I Norge har vært og fremdeles er lite og oversiktlig, og at det har vært en tett og tillitsfull kontakt mellom fagenheten I LMD og de meste sentrale akademiske personene I jordskiftefaget ved UMB. Ytterligere formalisering har derfor ikke vært nødvendig. Etter samtaler med bl.a. studieveileder ved Institutt for landskapsplanlegging ved UMB, er det prosjektgruppen inntrykk at i den grad f.eks. studenter har henvendt seg til LMD med spørsmål om fagkrets og kompetansekrav, har disse blitt henvist til å ta kontakt med UMB. UMB har etterhvert utarbeidet individuelle studieplaner i forhold til mange utdanningsløp Jordskiftefagligutdanning på mastergradsnivå i et fremtidig arbeidsmarked Det er flere forhold som tilsier et økt behov for kandidater med master i eiendom i et fremtidig arbeidsmarked generelt og i jordskiftedomstolene spesielt. Domstoladministrasjonen i en egen rapport 29 gitt en fyldig oversikt over faktorer i samfunnsutviklingen som kan påvirke etterspørselen i arbeidsmarkedet. Vi vil her begrense oss til å nevne noen hovedtrekk: Geografisk fordeling av saker. Det er ingen ting som tyder på annet enn at hovedtyngden av sakene i jordskiftedomstolene fortsatt vil refererer seg til eiendom innenfor landbruksområdet (LNF-området). Antall skjønnssaker er begrenset og vil neppe få et betydelig omfang selv om jordskiftedomstolenes skjønnskompetanse utvides i forhold til i dag, se nedenfor. Saker i urbane områder er fortsatt begrenset selv etter nesten 10 år etter at jordskiftelovens virkemidler ble endret på dette området. 30 Økt satsing på store samferdselstiltak og fornybar energi. I Nasjonal Transportplan (NTP) legges det opp til en økning på 45 % av nåværende økonomiske rammer til veg og jernbane. Samlet økonomisk ramme for perioden vil være på om lag 322 milliarder kroner. Dersom denne satsingen blir realisert, vil dette utløse behov for å styrke den eiendomsfaglig 28 Se vedlegg 6-9 til rapporten 29 Domstoladministrasjonen Framtidige organisering og struktur i jordskiftedomstolene. 30 Bjerva Ø. J (2012) Jordskiftedomstolene i endring s

410 kompetanse både i utbyggingsinstitusjonene (JBV og SVV) og i jordskiftedomstolene (samferdselsjordskifter ). Økt urbanisering og fortetting. I 2011 bor om lag 80 % av landets befolkning i det som kan defineres som byer og tettsteder. Denne urbaniseringen vil etter all sannsynlighet fortsette, men slik at det også blir en ekspansjon i randsonene til byer og tettsteder. Arealpolitikken fremover vil være basert på økt fortetting ved at arealer i allerede urbane områder må utnyttes bedre. Økt fortetting og urbanisering krever eiendomsfaglig kompetanse både på planleggings, gjennomføring- og eventuelt tvistenivå. Det må også legges til grunn at urbaniseringen, som innebærer at andre områder fraflyttes, kan innebære et større tvistepotensiale mellom fastboende og ikke-boende. Saksutviklingen i jordskiftedomstolene. Fram til 2011 var jordskifterettene inne i en svært positiv trend med sammenhengende reduksjon i saksbeholdningen og saksbehandlingstid. Utviklingen snudde i 2011 pga. sterk økning i tilgangen på nye saker. I inneværende år er det fortsatt sterk økning i tilgangen på nye saker. Nye saker Omarrondering Bruksordning/felles tiltak Rettsfastsetting Ande saker/skjønn Figur 2: Fordeling av nye saker på sakstyper for årene 2010 pr Nye arbeidsoppgaver til jordskiftedomstolene. I mars 2013 oversendte LMD t Prop.101L "Lov om fastsetjing og endring av eigedoms- og rettshøva på fast eigedom m.m." (jordskiftelova) til behandling i Stortinget. Loven ble sanksjonert i statsråd 21. juni Planlagt ikrafttredelse er I ny jordskiftelov er jordskifterettens skjønnskompetanse utvidet, slik at jordskiftedomstolene kan avholde skjønn for alle typer eiendommer over hele landet. I tillegg har jordskifteretten fått eksklusiv skjønnskompetanse i 5 særlover. Det skal også nevnes at jordskifteretten i ny jordskiftelov har fått hjemmel til å ta stilling til både hjemmelsgrunnlag og erstatningsutmåling ved tiltaksjordskifte og vernejordskifte. I politianalysen 31 som nettopp har vært ute til høring foreslås det også å legge alle lensmannskjønn hva angår fast eiendom til jordskiftedomstolene. Dersom 31 NOU: 2013:9 Ett politi rustet til å møte fremtidens utfordringer 29

411 jordskiftedomstolene tildeles nye arbeidsoppgaver som skissert, innebærer dette at jordskiftedomstolene må styrkes både m.h.t. kompetanse og bemanning. 8 Forslag til innhold i kjernekompetansen i master i eiendom Kjernekompetansen kan etter prosjektgruppens vurdering grupperes i følgende fire hovedområder; A) eiendomsfag, B) juridiske fag, C) geomatikk og D) samfunnsfag. Forklaring på hva som legges inn under de ulike begrepene, er tatt inn under de respektive bokstavpunktene. Skillet mellom de ulike fagområdene er ikke alltid helt entydig. Dette kapitlet i rapporten må for øvrig leses i sammenheng med rapportens kap. 5 og 7 hvor det gås mer i detalj. Med utgangspunkt i de to studieoppleggene som foreligger i dag, den 5-årige masteren på UMB og den kombinerte masteren hvor studentene går 3 år på HiB og søker på høyere årstrinn på UMB, får vi følgende vektlegging av fagområder: Fagområde HiB + UMB UMB Eiendomsfag Juridiske fag Geomatikk 47,5 20 Samfunnsfag 32,5 35 Vitenskapsteori og - metode Valgfag Selvstendig avsluttende arbeid Sum Dette danner et godt grunnlag for å vurdere omfang av kurs innenfor hovedområdene. Vi ser av sammenstillingen at det er en del forskjeller i faglig profil og vektlegging av fagområder. De største forskjellene er: Kombinasjonsstudentene vil ha 27,5 studiepoeng mer geomatikk. Kombinasjonsstudentene vil ha 15 studiepoeng mer i selvstendig arbeid UMBs 5-årige mater vil ha 15 studiepoeng mer i valgfrie fag UMBs 5-årige master vil ha 10 studiepoeng mer eiendomsfag. Prosjektgruppen legger til grunn at mastergraden i eiendom avsluttes med et selvstendig arbeid, jf. også punkt 4.5. A) Eiendomsfag: Eiendomsfag vil utgjøre tyngdepunktet i masterutdannelsen og kompetansen skal ligge på et høyt nivå. Studentene må ha kunnskap om jordskifteloven, begrepene ved jordskifte og de 30

412 materielle delene ved et jordskifte, som for eksempel problemanalyse, verdsetting og planlegging. Studentene må også ha kunnskap om utviklingstrekk i norsk eiendomshistorie og hovedtrekkene i historisk eiendomsgeografi /eiendomsdannelse samt viktige dokumenttyper innenfor eiendomsfaget, som for eksempel kjøpekontrakter, skjøter, delingsforretninger, utskiftningsforretninger og kart. Det forutsettes slik kunnskap om både urbane og rurale områder. Videre skal studentene ha kunnskap om ulike lover for overføring av fast eiendom og rettsvernproblematikk, eiendomsregistrering og eiendomsdanning, verdsetting av fast eiendom samt ekspropriasjon og grunnerverv. Omfang: Minst 75 studiepoeng B) Juridiske fag: Det forutsettes kunnskap om grunnleggende juridisk metode og norsk rettssystem, tolkningslære og teknikk for å kunne løse saker i praksis. Sentralt vil være sivilprosess, jordskifteprosess og skjønnsprosess. Studentene må kunne analysere og drøfte sivil- og jordskifteprosessuelle spørsmål Videre kunnskap om offentlig forvaltning og saksbehandling slik at studentene er i stand til å vurdere grensene for forvaltningens myndighetsutøvelse. God kunnskap om og forståelse for miljørettsfag, herunder innføring i plan- og bygningsloven, forurensningsloven, naturmangfoldloven, kulturminneloven, energiloven, jordloven, friluftsloven mv. Studentene skal kunne se de ulike lovene i sammenheng, forstå og drøfte praktiske oppgaver, kjenne til relevant rettspraksis og forvaltningspraksis. Eierrådighet og rettigheter i fast eiendom. Viktige temaer er matrikkel og tinglysningsordning, erverv av eiendomsrett - herunder hevd, eiendomsgrenser, servitutter, tomtefeste, nabolov, gjerdehold og beitelov, sameie, eierrådighet og samfunnskontroll. Videre forutsettes kunnskap i plan- og bygningsrett og avtalerett. Omfang: Minst 55 studiepoeng C) Geomatikk Studentene må ha grunnleggende kunnskap om kart, landmåling, geografiske databaser. Faget bør også omfatte kunnskap om kartframstilling i et historisk perspektiv. Det forutsettes også kunnskap om kvalitet og nøyaktighet på geodata. Geomatikkkunnskap vil for kombinasjonsstudenter være på bachelornivå eller at det settes som et krav til forkunnskaper for opptak til 2 årig master dersom det etableres et utdanningsløp i Bergen. Omfang: Minst 20 studiepoeng D) Samfunnsfag 31

413 En jordskiftedommer må ha kunnskap fra et vidt område som vi har valgt å kalle samfunnsfag. Dette omfatter fag som foretaksøkonomi, planfag og ikke minst "grønne fag", jf. pkt 4.1. Prosjektgruppen har merket seg at dagens studier i liten grad har fokus på " grønne fag". Etter prosjektgruppen sin oppfatning kunnskaper innenfor disse fagfeltene helt essensielt for å kunne gjennomføre en problemanalyse og verdsetting. En utvidelse av jordskiftedomstolenes skjønnskompetanse, slik det ligger an til i nær fremtid, forsterker dette kompetansebehovet. Majoriteten av sakene som behandles i jordskiftedomstolen, er i landbruksområder. Kun en svært liten del av saksmassen er i urbane områder. Innføring av ny jordskiftelov tilsier heller ikke noen endring på dette feltet med det aller første. Denne kunnskapen vil for kombinasjonsstudenter kunne være på bachelornivå eller at det settes som et krav til forkunnskaper for opptak til 2 årig master. Prosjektgruppen er kjent med at det fra studenthold har vært rettet kritikk mot et tidligere innføringskurs innenfor landbruk. Prosjektgruppen er av den oppfatning at grunnleggende kunnskap om norsk landbruk i vid forstand er helt sentralt for å kunne praktisere som jordskiftedommer, og at dette bør inngå som kjernekompetanse i en master i eiendom. Vurdering av individuelle studieplaner viser at man i en del tilfeller velger å ta ut obligatoriske fag, jf. rapportens pkt Når det foreslås å vekte opp faget samfunnsfag, må man etter prosjektgruppens vurdering også foreta en ny vurdering av omfanget av disse fagene. Omfang: Minst 45 studiepoeng Prosjektgruppen anbefaler at kjernekompetansen for master i eiendom må inneholde følgende som minimum i studiepoeng; 75 studiepoeng i eiendomsfag,, 55 studiepoeng i juridiske fag, 20 studiepoeng i geomatikk og 45 studiepoeng i samfunnsfag. 9 Studenter med andre utdanningsløp Vi vil i fremtiden sannsynligvis oppleve at studenter med andre utdanningsløp på ulike nivåer, så som rettsvitenskap, arealplanlegging, landskapsarkitektur, ønsker å ta en master i eiendom For noen av disse utdanningsløpene er det fra UMB sin side utarbeidet individuelle studieplaner. Prosjektgruppen legger til grunn at det for slike utdanningsløp må etableres den samme kjernekompetanse og at det må tas utgangspunkt i de samme fagene og vektinger av disse, slik det fremgår av rapportens kap 8. I slike tilfeller må kandidatene kunne dokumentere relevante forkunnskaper slik at de er kvalifisert til å søke på en mastergradsutdannelse i eiendom. Dette må de respektive utdanningsinstitusjonene ta hensyn til når de tilbyr individuelle studieplaner. Disse kandidatene må kunne dokumentere etter endt 32

414 mastergradsstudium at de har minst 75 studiepoeng eiendomsfag, 55 studiepoeng juridiske fag, 20 studiepoeng geomatikk og 45 studiepoeng samfunnsfag. Studenter med andre utdanningsløp enn 5 årig master i eiendom fra UMB eller kombinasjonen HiB og høyere årstrinn ved UMB, må dokumentere at de som et minimum har følgende studiepoeng: 75 studiepoeng i eiendomsfag, 55 studiepoeng i juridiske fag, 20 studiepoeng i geomatikk og 45 studiepoeng i samfunnsfag. 10 Forslag til forankring og kontroll med at kompetansekravene overholdes 10.1 Kontroll med at kompetansekravene overholdes utgangspunkt Slik prosjektgruppen ser det, må utgangspunktet være at det er utdanningsinstitusjonene som tildeler en mastergrad, jf. Lov om høyskoler og universiteter 4-6. For DA må det være viktig at det etableres et system for forankring og kontroll slik at dette ikke påfører DA en rolle som saksbehandler eller klageinstans. DA sin rolle må være å sikre at utdanningen har et faglig innhold og nivå som gjør at kandidatene til enhver tid har en kompetanse som jordskiftedomstolene har behov for. DA sin rolle må være å overvåke kompetansebehovet bla. i lys av samfunnsutviklingen og saksutviklingen, sette dette inn i et faglig perspektiv, og kommunisere disse kravene mot utdanningsinstitusjonene som tilbyr denne utdanningen. Prosjektgruppen har i møte med representant for NOKUT fått nyttige innspill og drøftet ulike alternative måter man kan se for seg at kompetansekravene skal kunne kontrolleres på Ulike alternative kontrollmetoder Alternativ 1 - Forskrift Det finnes i dag utallige forskrifter som regulerer ulike utdanningsløp. Prosjektgruppen har sett på et par av disse; 32 FOR FOR om masterstudiet i økonomi og administrasjon ved Norges Handelshøyskole om masterstudiet ved Arkitektur- og designhøyskolen Felles for disse forskriftene er at de er omfattende og regulerer alle sider ved studiesituasjonen fra begynnelse til slutt. I den grad kompetansekrav er tatt inn er dette kun en relativt liten og ubetydelig del av forskriften. 32 Se vedlegg 10 og 11 til rapporten 33

415 Prosjektgruppen ligger til grunn at DA gjennom delegert fullmakt har kompetanse til å utarbeide disse kravene I forskrifts form, men at LMD som øverste fagansvarlig for Jordskifteloven formelt sett må godkjenne forskriften. Fordelen med å forankre dette i en forskrift er at det gir en god oversikt og kan virketidsbesparende for den som søker kunnskap om dette. Ulempene er at det krever en formell prosess for å gjennomføre endringer, gir lite fleksibelt og at slike prosesser tar tid. Å benytte forskriftsformen kan også virke unødig autoritært i forhold til det gode samarbeidet DA ønsker å ha til utdanningsinstitusjonene. Prosjektgruppen mener det er viktig å medvirke til utdanningsinstitusjonenes frie stilling. Uten å gå inn i en nærmere juridisk vurdering av om en beskrivelse av kompetansekravene tilfredsstiller kravene til å bli forankret i en egen forskrift, mener prosjektgruppen at forskriftsformen ikke egner seg til dette formålet Alternativ 2 - Rammeplan Et annet mulig verktøy er å etablere en rammeplan for masterutdanningen i eiendom. En rammeplan er en forskrift som gjennom få bestemmelser setter rammer for en bestemt utdanning gjennom angivelse av fagkrets og studiepoeng. Det følger av Lov om universiteter og høyskoler 3-2 (2) at det er kun departementet, i dette tilfelle Kunnskapsdepartementet, som har myndighet til å fastsette slike planer. Siden DA ikke har formell kompetanse til å fastsette rammeplaner, anses dette alternativet som uaktuelt Alternativ 3 - Retningslinjer for utdanningen kombinert med samarbeid og dialog med aktuelle utdanningsinstitusjoner Etter universitets- og høyskoleloven 3-3 har institusjoner som er akkreditert som universitet, betydelig frihet til å bestemme hvilke fag og emner som de vil undervise i innenfor de utdannelsene/gradene de tilbyr, og til å fastsette studieplan for det faglige innholdet i studiene. Som nevnt tidligere, har det i realiteten ikke vært fastsatt formelle og skriftlige krav fra departementets side til det faglige innholdet i den jordskiftefaglige utdanningen på mastergradsnivå ved UMB. Ved tidligere revisjon av studieplanen har UMB invitert ulike interessenter, herunder DA, til å komme med innspill det faglige innholdet. Det har også blitt gjennomført jevnlige møter mellom UMB og DA hvor ulike jordskiftefaglige temaer diskuteres, i tillegg til at det er en løpende kontakt mellom UMB og DA. Det er prosjektgruppens inntrykk at samarbeidet mellom DA og den institusjon som i dag tilbyr graden master i eiendomsfag er godt. Et grunnleggende synspunkt i prosjektgruppen er at fastsettelsen av kompetansekravene og kontrollen med at disse overholdes ikke bør gå lenger enn det som er nødvendig og tilstrekkelig. Det er videre viktig at eventuelle endringer i kompetansebehovene fanges opp 34

416 raskt, og at utdanningsløpene på enkel måte kan tilpasses de behovene som til enhver tid foreligger. Som redegjort for i punkt 5, er det få utdanningsinstitusjoner som i forholdsvis nær fremtid vil tilby graden master i eiendomsfag. Når man også ser hen til at det jordskiftefaglige miljøet i Norge er svært lite og oversiktlig, mener prosjektgruppen at kompetansekravene best formidles til institusjonene gjennom å gi retningslinjer for de ulike fagområdene og kommunisere og kontrollere at disse blir overholdt innenfor rammene av samarbeidsavtaler som er inngått/vil bli inngått med aktuelle utdanningsinstitusjoner Behandling av enkelthenvendelser til DA Prosjektgruppen legger til grunn at DA vil få henvendelser fra enkeltpersoner. Disse må besvares med en henvisning til rette vedkommende, alt avhengig av hva henvendelsen gjelder. Hva angår spørsmål om fagkrets, kompetansekrav og andre konkrete spørsmål vil det være riktig å henvise til de ulike utdanningsinstitusjonene. Slik prosjektgruppen ser det, vil dette være best i tråd med institusjonenes autonomi som følger av universitets- og høyskoleloven. Dersom henvendelsen gjelder spørsmål som ligger innenfor DAs ansvarsområde/beslutningsmyndighet, må spørsmålet kanaliseres riktig internt i DA, og for øvrig må DA som forvaltningsorgan veilede på vanlig måte. Prosjektgruppen anbefaler at enkelthenvendelser som gjelder kompetansekravene skal kanaliseres direkte til de aktuelle utdanningsinstitusjoner Forankring av kompetansekravene Intern forankring Med internt forankring menes forankring i DA og jordskiftedomstolene som skjer fortløpende uavhengig av høringen. Det er viktig at arbeidet med kompetansekravene forankres i DA slik at man sikres den nødvendige faglige forståelsen og ikke minst kontinuitet i dialogen og oppfølgingsarbeidet overfor de relevante utdanningsinstitusjonene. Det forutsettes at kompetansekravene til enhver tid er lett tilgjengelig for ansatte i DA og jordskiftedomstolen gjennom publisering på internett/intranett Ekstern forankring Med ekstern forankring menes forankring i Innstillingsrådet (IR), utdanningsinstitusjonene, aktuelle studentgrupper, aktuelle departementer, andre større arbeidsgivere, relevante 35

417 arbeidstakerorganisasjoner. Vedtatte kompetansekrav på kommuniseres med alle disse gruppene på en dertil egnet måte. Spesielt vil det være viktig å få en dialog om kompetansekravene hos andre større arbeidsgivere. Den etablerte arbeidet med studentgruppene (sommerjobb, stipend, Class Fronter, studentrepresentanter, karrieredager, utdanningsmesser mv.) må videreføres og det er naturlig at kompetansekravene gjøres kjent i dette arbeidet. De vedtatte kompetansekravene må innarbeides i IR sitt praksis- og policynotat. I intervjugruppens arbeid og saksframlegg for IR må kompetansekravene legges inn som et kontrollpunkt. Det må i dette arbeidet også utarbeides en standardformulering som bekrefter at kontrollen er gjennomført. 36

418 SAK 118/13: Utvikling av det fjerde doktorgradsområdet 1. Dokumenter i saken 1. Skisse til et 4 Ph.d.-studie: Innovasjonspraksis i et profesjons- og samfunnsperspektiv (Vedlegg 1) 2. Styresak 10/2010 Endring av samansetjing av FoU-utvalet (Ref 2010/248) 3. Styresak 33/2010 Utvikling av doktorgradsområde (Ref 2008/4438) 4. Styresak 77/2010 Strategisk plan Slutthandsaming (Ref 08/4336) 5. Møtebok fra FoU-utvalgsmøte (Ref 2013/566) 6. Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning (FOR ) 7. Møtebok fra FoU-utvalgsmøte (Ref 2010/483) 8. Møtebok for FoU-utvalgsmøte (Ref 2011/552) 2. Saken gjelder I styresak 10/2010 ble FoU-utvalgets mandat endret til å inkludere arbeid knyttet til høgskolens doktorgradsområder. FoU-utvalget skal følgelig 1. gi råd til styret i arbeidet med utvikling av FoU/N-strategi, høgskolens framtidige doktorgradsområde og overordna kriterium for FoU/N-verksemd 2. arbeide for at det vert etablert gode rammevilkår og støttefunksjonar for utvikling av høgskolens doktorgradsområde Våren 2010 godkjente styret (sak 33/2010) profilen på de tre første avdelingsvise doktorgradsområdene. Samtidig ble etablering av et fjerde program vurdert, og det ble påpekt at det ville være naturlig at det fjerde doktorgradsområdet kunne utvikles som et avdelingsovergripende program. På styremøte 3. november 2010 (sak 77/2010) ble ny strategisk plan for Høgskolen i Bergen vedtatt. Denne presiserer at det skal utvikles et fjerde doktorgradsområde som skal være avdelingsovergripende og tverrfaglig. På rektoratets blogg våren 2013 inviterte rektor fagmiljøene til å presentere forslag til det fjerde doktorgradsområdet på et arbeidsseminar 5. juni. Følgende kriterier ble satt til programmet: «eit fjerde doktorgradsprogram bør famne breitt og aller helst vere forankra på alle tre avdelingane. [ ] Vidare bør programmet byggje på etablerte mastergradar og vere innretta slik at det ikkje konkurrerer med dei tre andre programma om knappe fagressursar. Til sist, og ikkje minst, programmet må vere samfunnsrelevant. Det må, direkte eller indirekte, svare på sentrale utfordringar regionalt og nasjonalt i eit internasjonalt perspektiv.» ( I FoU-utvalget 25. november 2013 (sak 24/2013) presenterte leder for Senter for Nyskaping Stig-Erik Jakobsen et forslag til et fjerde doktorgradsområde. Dette var basert på forslaget han presenterte på

419 seminaret 5. juni og som han da fikk godkjennelse fra rektoratet til å arbeide videre med. FoUutvalget gjorde følgende vedtak: FoU-utvalget viser til premissene i saken, og tar saken til etterretning med følgende anbefaling: Utvalget anbefaler at det arbeides videre med forslaget til det fjerde doktorgradsområdet med tanke på presentasjon av skisse for høgskolestyret i desember. 3. Vurdering Denne vurderingen inneholder følgende: 3.1 Kriterier for det fjerde doktorgradsområdet 3.2 Doktorgradsområdets forutsetning for å møte kriteriene for det fjerde doktorgradsområdet 3.3 Videre arbeid 3.1 Kriterier for det fjerde doktorgradsområdet I rektoratets oppfordring til å komme med forslag til et fjerde doktorgradsområde ble følgende kriterier lagt til grunn: 1) Et fjerde doktorgradsprogram bør fremme bredt og aller helst være forankret på alle tre avdelingene 2) Programmet bør bygge på etablerte mastergrader og være innrettet slik at det ikke konkurrerer med de tre andre programmene om knappe fagressurser 3) Programmet bør være samfunnsrelevant. Det må, direkte eller indirekte, svare på sentrale utfordringer regionalt og nasjonalt i ett internasjonalt perspektiv I tillegg er det gjort endring i akkrediteringskravene fra NOKUT i forhold til det som ble presentert da Styret godkjente profil for de tre første doktorgradsområdene (Sak 33/2010). En av endringene gjelder fagmiljøets sammensetning: 4) Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning kapittel 3, 3-1, tredje ledd, lyder: Ved akkreditering av et nytt doktorgradsstudium skal studiet ha et fagmiljø tilsvarende minst 8 årsverk med førstestillingskompetanse, hvorav minst seks er i heltids kombinerte forsknings- og undervisningsstillinger og minst 4 har professorkompetanse. Institusjonen må videre kunne dokumentere at den har kapasitet og rekrutteringspotensial til å knytte minst 15 doktorgradsstudenter til studiet i løpet av fem år etter oppstart. Institusjonen må kunne sannsynliggjøre at den over tid kan opprettholde et doktorgradsmiljø med minst 15 doktorgradsstudenter. 3.2 Doktorgradsområdets forutsetninger for å møte kriteriene for det fjerde doktorgradsområdet Skisse til ph.d.-studiet Innovasjonspraksis i et profesjons- og samfunnsperspektiv presenteres i vedlegg 1. Forslaget setter hovedfokus på innovasjonspraksis med begrunnelse om at flere forskningsgrupper ved HiB jobber med innovasjon som forskningstema. Det foreslåtte studiet har således fått tittelen «Innovasjonspraksis i et profesjons- og samfunnsperspektiv» som skal synliggjøre studiets flerfaglige profil og forankring i praksis- og profesjonsrettet forskning.

420 Følgende fagmiljøer er tenkt med inn i det foreslåtte doktorgradsområdet: Senter for nyskaping (AI), Senter for omsorgsforskning (AHS), Institutt for sosialfag og vernepleie (AHS), Institutt for økonomisk-administrative fag (AI), Institutt for bio- og kjemiingeniørfag (AI), Institutt for elektrofag og Senter for mat, helse og fysisk aktivitet (AL). I tillegg kan det være aktuelt å inkludere andre miljøer. Det spesifiseres i skissen at både antall og gruppenes sammensetning vil få en fastere form gjennom utvikling av studiet. Med hensyn til kriteriet om forankring av det fjerde doktorgradsområdet ved de tre avdelingene, fremgår det ikke klart av skissen i hvilken grad ph.d.- studiet er tilfredstillende forankret i de tre respektive avdelingene. Med hensyn til Nasjonalt senter for mat, helse og fysisk aktivitets bidrag til et ph.d.-studie fremgår det av senterets mandat at forskningsvirksomhet ikke skal finansieres gjennom senterets grunnbevilgning. Det må dermed undersøkes hvordan senteret kan bidra inn i et slikt studium. En viktig forutsetning er at programmet bør bygge på etablerte mastergrader. Følgende programmer skisseres: Innovasjon og entreprenørskap realfaglig retning (AI), Undervannsteknologi (AI), Energi: termiske maskiner (AI) og Samfunnsarbeid (AHS). I forhold til kriteriet om ikke å konkurrere med de tre andre ph.d.-studiene om fagressurser, er tre av fagpersonene som per i dag er tenkt inn i det fjerde ph.d.-studiet allerede involvert i andre ph.d.-søknader. Skissen peker på samfunnsmessig relevans på flere måter: gjennom fokus på miljøutfordringer og hvordan bedrifter og offentlig sektor kan utvikle mer bærekraftige og grønne innovasjoner gjennom fokus på utvikling av ny kunnskap om innovasjon og innovasjonsorganisering som kan styre virksomheters verdiskaping og konkurranseevne ivareta høgskolens regionale ansvar som utdanningsinstitusjon tettere kobling mellom regionalt næringsliv og høgskolen utfordringer offentlig sektor står ovenfor Skissen gir en oversikt over fagpersoner knyttet til ph.d.-studiet så langt. Denne består av 9 professorer, 2 professor II, 13 førsteamanuenser og 2 stipendiater. I vedlagte tabelloversikt er denne listen noe mer spesifisert. Ettersom Forskrift om kvalitet i høyere utdanning stiller klare krav til fagmiljøets sammensetning er det viktig å få avklart i hvilken grad de nevnte fagpersonene har ledig kapasitet til å bidra inn i programmet. Videre viser forskriften til at institusjonen må kunne sannsynliggjøre at den over tid kan opprettholde et doktorgradsmiljø med minst 15 doktorgradsstudenter. Det er derfor viktig å få en oversikt over antall stipendiater som per i dag er tilknyttet fagmiljøene som er tenkt inn i ph.d.-studiet, og en vurdering av potensialet for å innhente ytterligere stipendiatstillinger på dette fagområdet 3.3 Merknader og videre arbeid Å bygge opp et tverrfaglig doktorgradsområde som går på tvers av høgskolens avdelinger er et krevende arbeid. Etablering av et nytt doktorgradsområde impliserer at alle involverte parter må være villig til å sette av faglige ressurser til dette arbeidet både i form av undervisning, veiledning og drift (programutvalg og sentralt ph.d.-utvalg), at doktorgradsområde blir satset på som forskningsområde både i form av tildeling av FoU-tid og ved tilsetting av nye professorer og stipendiater. En grundig forankring av det foreslåtte doktorgradsområdet i avdelingsledelsene og de

421 berørte fagmiljøer, samt mulighet til å avsette nødvendige ressurser synes viktig for det videre arbeidet. I tråd med vedtak i FoU-utvalget (FoU-sak 06/2010) bør det fremmes et forslag til arbeidsgruppe og referansegruppe for utvikling av doktorgradsområdet. Ettersom det fjerde doktorgradsområdet skal være tverrfaglig og avdelingsovergripende bør dette reflekteres i arbeidsgruppen og referansegruppen. Høgskoledirektøren vil komme tilbake til styret med en egen sak om dette. I tråd med vedtak i FoU-utvalget (FoU-sak 08/2011) skal FoU-utvalget gis statusrapport og fatte vedtak med anbefalinger for framdriften i det videre arbeidet med utvikling av programmet. Høgskoledirektøren merker seg at et fjerde program som er overgripende over alle avdelingene trolig er mer krevende både i oppbygging, organisering og i ressursdisponering enn et program primært utviklet innen en avdeling. Dersom styret ønsker at arbeidet fortsetter på bakgrunn av saken slik den er presentert, vil høgskoledirektøren komme tilbake til en ressursavsetning til programmet ved fordeling av strategiske midler på budsjettet for Innstilling til vedtak: Styret viser til premissene i saken, og tar saken til etterretning med følgende anbefalinger: Det foreslåtte fjerde doktorgradsområdet må forankres på alle nivå ved avdelingene. Det etableres en arbeidsgruppe for utvikling av det fjerde doktorgradsområdet basert på den fremlagte skissen. Arbeidsgruppens sammensetning må reflektere de involverte fagmiljøene. Forslag til arbeidsgruppe fremmes for behandling i FoU-utvalget. Arbeidsgruppen gjør en videre utredning av den faglige profilen til det fjerde ph.d.-studiet Bergen Audun Rivedal Høgskoledirektør Eirin Fausa Pettersen Forskningskoordinator

422 Innovasjonspraksis i et profesjons- og samfunnsperspektiv Skisse til ph.d-studie, Kontakt: Stig-Erik Jakobsen Senter for nyskaping, AI sjak@hib.no

423 1 1. Overordnet faglig perspektiv for satsingen Dette notatet gir beskrivelse av et initiativ som et tatt ved Høgskolen i Bergen for å utvikle et «fjerde» ph.d.-studie ved høyskolen. Vår intensjon er å etablere et ph.d.-studie med et hovedfokus på innovasjonspraksis. Ved HiB er det flere forskningsgrupper som på ulike måter, og med forskjellige perspektiver, jobber med innovasjon som forskningstema. Det drives eksempelvis en omfattende forskning på innovasjon i bedrifter, næringsklynger og innovasjonspolitikk ved Senter for nyskaping (Avdeling for ingeniørutdanning (AI)). Ved Senter for omsorgsforskning (Avdeling for helse og sosial (AHS)) er fokuset rettet mot innovasjon i offentlig sektor og særlig mot implementering av nye løsninger innenfor helsesektoren (for eksempel omsorgsteknologi og hverdagsrehabilitering). På institutt for sosialfag og vernepleie (AHS) drives det forskning på utforming og leveranse av velferdstjenester på nye arenaer, mens profesjonsutøvelse, samfunnsansvar og den innovative ingeniør er sentrale tema i forskningen ved Institutt for økonomisk-administrative fag (AI). Videre har flere av instituttene ved Avdeling for ingeniørutdanning et fokus mot utvikling av teknologiske innovasjoner, mens det eksempelvis ved Avdeling for lærerutdanning (AL) har vært drevet med forskning på nye innovative å fremme folkehelse på. I vårt studium ønsker vi å videreutvikle disse forskningsgruppene gjennom kompetansebygging og læring på tvers av grupper og fagdisipliner. Dette impliserer et ph.d.-studium med en flerfaglig profil, og hvor vi ønsker å stimulere til tverrfaglig forskning. Vi mener at høyskoler er spesielt godt egnet til å utvikle slike studier, siden høyskolenes profesjonsstudier har tradisjon for å jobbe på tvers av fagdisipliner. I en norsk og internasjonal sammenheng blir også innovasjonsfeltet sett på som flerfaglig. Videre er innovasjon et fagområde som er tett koblet opp mot praksisfeltet, noe som innebærer et søkelys på hvordan man kan nyttiggjøre forskningsbasert kunnskap. Også dette bidrar til å gjøre temaet særlig egnet som studium ved en profesjonshøyskole. Innenfor innovasjonsforskningen er man både opptatt av å forstå innovasjon, tilrettelegge for innovasjon og å utvikle kunnskap om hvordan man kan gjennomføre innovasjoner. Den tittelen vi har valgt for studiet, «Innovasjonspraksis i et profesjons- og samfunnsperspektiv», mener vi synliggjør både studiets flerfaglige profil og dets forankring innenfor praksis- og profesjonsrettet forskning.

424 2 Vi ønsker altså et studium som tar for seg ulike sider ved innovasjonspraksis i samfunnet og hvordan innovasjon er reflektert inn i ulike profesjonsutdanninger. En innovasjon innebærer at en ny ide eller en ny løsning implementeres i organisasjoner eller introduseres i et marked. Det kan dreie seg om et nytt produkt, en ny tjeneste, en ny organisasjonsform eller en ny teknologi. Det handler om at materielle og immaterielle ressurser kombineres på nye måter (Fagerberg 2005, Abelsen, Isaksen og Jakobsen 2013). Tradisjonelt har introduksjon av innovasjoner gjerne vært sett på som lineare prosesser, hvor man går fra en ide, som enten er erfaringsbasert eller forskningsbasert, og deretter videre til utvikling og implementering. Vår plattform er en helhetlig forståelse hvor både prosessen rundt det å utvikle en innovasjon og innovasjonpraksisen i seg selv gjøres til gjenstand for kritisk drøfting og analyse. Vårt utgangspunkt er at innovasjoner må forstås som komplekse fenomen som både har en teknisk dimensjon, en organisatorisk dimensjon og en diskursiv dimensjon (Fløysand, Hidle og Jakobsen 2013). Den tekniske dimensjonen er knyttet til innovasjons materialitet, dvs. innovasjon som en fysisk gjenstand eller som en ny og bedre teknisk løsning. Fig.1. Innovasjonskomplekset Den organisatoriske dimensjon handler for det første om hvordan innovasjonsprosesser organiseres, ledes og fasiliteres. Begreper som kapabiliteter, nettverk, innovasjons- og teknologiledelse, innovasjonsmodeller og innovasjonsimplementering står her sentralt.