Rapport frå tilsyn med Sunnhordland Interkommunale Barnevern

Transkript

1 Sakshandsamar, innvalstelefon Vibeke Herskedal, Vår dato Dykkar dato Vår referanse 2014/1470 Dykkar referanse Rapport frå tilsyn med Sunnhordland Interkommunale Barnevern Adressa til verksemda: Sunnhordland Interkommunale Barnevern, Postboks 326, 5402 STORD Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i verksemda: Leiar SIB Trine Hjertholm 1. Samandrag Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte i perioden tilsyn med Sunnhordland Interkommunale Barnevern (SIB). Denne rapporten gjer greie for avvik som blei påpeika innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Tilsynet omfatta barnevernstenesta sitt arbeid med barn som bur i kommunale fosterheimar. Tema for tilsynet var: Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterheimen Barnets medverknad Råd og rettleiing til fosterforeldra Vi har peika på gjennomgåande manglar i styringa. Manglane er knytt til at barns medverknad er for liten, til manglar ved oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterheimen, til oversikt og tiltak over områder med risiko for svikt og til å følgje med på at rutinar blir følgde. Dette fører til at det er stor risiko for svikt i oppfølginga av barn i fosterheimar. Det er gitt eit avvik under tilsynet. Avvik 1: Sunnhordland Interkommunale barnevern gjev ikkje alle barn i kommunale fosterheimar oppfølging og kontroll i samsvar med lovkrav. Dato: 2. juni 2014 Vibeke Herskedal revisjonsleiar Randi Alme Flataker revisor 1

2 Innhald Samandrag Innleiing Omtale av verksemda. 3. Gjennomføring Kva tilsynet omfatta Funn Vurdering av styringssystemet Regelverk Dokumentunderlag Deltakarar ved tilsynet

3 1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Sunnhordland Interkommunale Barnevern, i perioden Tilsynet omfattar barnevernstenesta sitt arbeid med barn i kommunale fosterheimar. Vi har sett på barnevernstenesta sin oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterheimen, barnets medverknad og råd og rettleiing til fosterforeldra. Tilsynet inngår som ein del av Fylkesmannens planlagde tilsynsverksemd for inneverande år, og er ein del av det landsomfattande tilsynet med kommunale barnevernstenester i 2014, initiert av Statens helsetilsyn, jf. lov om barnevernstenester (bvl) 2-3b. Fylkesmannen i Hordaland er gitt mynde til å føre tilsyn med den kommunale barnevernstenesta, jf. bvl 2-3, 4. ledd. Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta undersøking av: kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei områda tilsynet omfattar om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten handlar om avvik som er avdekte under tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte Merknad er tilhøve som ikkje er i strid med krav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift, med der tilsynsmyndigheita finner grunn til å påpeike mogelegheit for betring 2. Omtale av verksemda Stord kommune er vertskommune for Sunnhordland interkommunale barnevernteneste, Bømlo, Fitjar og Stord (SIB). Til saman nærmar kommunane Bømlo (11 749), Fitjar (3009) og Stord (18 425) seg ca innbyggjarar. Stord kommune er organisert med Strategisk leiing med stab og fleire einingar. Rådmannen saman med to kommunalsjefar, økonomisjef og personal- og organisasjonssjef utgjer Strategisk leiing i Stord kommune. Desse har det overordna leiaransvaret i kommunen. Leiargruppa/strategisk leiing arbeider som eit arbeidslag(team), med ei klar arbeidsdeling. Kvar eining har klart definerte oppgåver og kvar av einingsleiarane i kommunen rapporterer til eit av medlemmene i Strategisk leiing. SIB er organisert som eigen eining Barnevern, med einingsleiar som leiar. Einingsleiar rapporterer til kommunalsjef, som rapporterer til rådmannen og har møter på leiarnivå i Bømlo og Fitjar kommune. 3

4 SIB er organisert i avdeling for mottak, avdeling for tiltak og avdeling for omsorg. Avdeling omsorg arbeider med oppfølging av barn som er plassert utanfor heimen. Barnevernsleiar er overordna fagleg, administrativ og personalansvarleg for eininga. Tenesta vart sist omorganisert i Barnevernstenesta har om lag 26 stillingar, der 5,6 stillingar er knytt til avdeling omsorg. Barnevernstenesta har også tilsett familierettleiarar. SIB brukar sakshandsamarverktøyet Familia. Omsorgsavdelinga har ansvar for barn som er plassert utanfor heimen etter barnevernslova 4-4, 4. ledd, 4-12 og 4-24 og Avdelinga skal følgje opp og rettleie fosterheim, følgje opp biologiske foreldre og føre tilsyn med barn plassert i fosterheim i Stord, Bømlo og Fitjar kommune. Omsorgsavdelinga har også ansvar for ettervern. SIB har hatt ein auke av barn med tiltak utanfor heimen det siste året. SIBs rapportering til Fylkesmannen pr viser at dei har oppfølgings- og kontrollansvar for 51 barn. SIB har i perioden i samband med regjeringa si styrking av det kommunale barneveret fått tilskot til i alt seks permanente stillingar i barnevernet. SIB er også tildelt tilskot til oppretting av ei permanent stilling til styrking av det kommunale barnevernet for Gjennomføring Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar: Melding om tilsyn blei sendt ut 30. januar Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Opningsmøte blei halde 6. mai Intervju Under tilsynet blei 7 personar intervjua. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte blei halde 7. mai Kva tilsynet omfatta Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom sine styringstiltak sikra at deira oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterheimar blir utført i samsvar med krav i barnevernslova. Tema for tilsynet var: Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterheimen Barnets medverknad Råd og rettleiing til fosterforeldra Lovkrav på området: Barnevernslova 4-22 med tilhøyrande forskrift om fosterheim Barnevernslova 4-5, 4-15 tredje ledd og 4-16 om planar og oppfølging av tiltak 4

5 Barnevernslova 3-2a om plikta til å utarbeide individuell plan FNs barnekonvensjon og barnevernslova 6-3 om barns medverknad Barnevernslova 2-1, forskrift om kommunens oppgåver og internkontroll Det lovpålagte styringssystemet for barnevernstenestene skal bidra til å sikre at krav i barnevernslova vert halde. Kommunen sine styringstiltak skal sikre at deira oppfølging og kontroll med barnets situasjon i kommunale fosterheimar vert utført i samsvar med lovkrav. Barnevernstenesta skal sikre at kvart enkelt barn som bur heile eller deler av sin oppvekst i fosterheim får tilfredstillande omsorg, og at dei føresetnadene som blir lagt til grunn for plasseringa blir følgt opp. Barns rett til å bli høyrt og medverke går fram både av nasjonal lovgjeving og av FNs barnekonvensjon. 5. Funn Avvik 1: Sunnhordland Interkommunale barnevern gjev ikkje alle barn i kommunale fosterheimar oppfølging og kontroll i samsvar med lovkrav. Det er gjennomgåande svikt i styringa av dette. Avvik frå: Barnevernlova 2-1, andre ledd om internkontroll, jf. forskrift om internkontroll 4 bokstav e, f, g og h. Barnevernlova 4-22, 3. ledd, jf. fosterheimsforskrifta særleg 6 og 7. Barnevernlova 4-5 og 4-16, om kommunen sitt oppfølgingsansvar Barnevernlova 6-3, om barns rett til å uttale seg, jf. FNs barnekonvensjon artikkel 12 Forvaltningslova 17 Kommentar: Barnevernstenesta skal inngå skriftlege avtalar om barnevernstenesta og fosterforeldra sine oppgåver og plikter. Avtalen skal ein gjennomgå ein gong i året og eventuelle endringar skal gjennomførast. Barnevernstenesta skal følgje opp og kontrollere barnets situasjon i fosterheimen, og besøke barnet så ofte som naudsynt, minimum 4 gangar i året. Barnekonvensjonen artikkel 12 fastslår at barn som er i stand til å danne seg eigne synspunkt skal ha rett til fritt å gje uttrykk for desse i alle forhold som vedkjem barnet. Barnets meining skal ein leggja vekt på i samsvar med barnets alder og utvikling. Barnevernstenesta skal tilby rett teneste til rett tid, med rett innhald og i tilstrekkelig omfang, basert på kva som er barnets beste. Barnevernstenesta skal dokumentere faglege vurderingar som ligg til grunn for avgjerdene som blir tatt. Dette skal gjerast på ein måte som gjer det mogeleg å sjå i saksdokumenta dei faglige vurderingar som ligg til grunn for barnevernstenesta sine avgjerder. Avviket byggjer på: Ikkje alle fosterheimane får dei lovpålagte oppfølgingsbesøka frå barnevernstenesta. Av SIBs halvtårsrapportering pr går det fram at det ikkje er gjennomført tilstrekkeleg besøk i 26 av 39 saker der barnet har vore plassert i fosterheim i meir enn eit år. Tilsynets gjennomgang av saker og intervju, bekrefta at SIB framleis ikkje gjennomfører tilstrekkelege oppfølgingsbesøk i fosterheimane. 5

6 Ikkje alle barn får det lovpålagte tal besøk av tilsynsførar. Av SIBs halvtårsrapportering pr går det fram at det ikkje er gjennomført tilstrekkeleg besøk av tilsynsførar i 17 av 66 saker der barnet har vore plassert i fosterheim i meir enn eit år. Det er risiko for svikt i tenestene til barn i dei kommunale fosterheimane SIB har ansvar for. Det er heller ikkje sett i verk tilstrekkelege kompenserande tiltak. Leiinga ved SIB har ikkje tilstrekkeleg oversikt over område med risiko for svikt. Dette gjeld til dømes konsekvensen av knapp kapasitet hjå sakshandsamar. Oppfølging av det enkelte barn er avhengig av sakshandsamar/kontaktperson sin kapasitet. Dette medfører blant anna at dersom planlagt oppfølgingsbesøk vert avlyst, så utgår det som oftast. SIB har ei rutinehandbok som blant anna inneheld rutinar knytt til arbeid med barn i fosterheimar, men denne blir berre i liten grad nytta i det praktiske og daglege arbeidet, og er derfor ikkje styrande for arbeidet. Manglande bruk av rutinar/felles praksis medfører liten kontroll og kvalitetssikring av arbeidet med kommunale fosterheimar. Leiinga følgjer ikkje med på at alle lovkrav og eigne rutinar (rutinehandbok) blir følgd. Det gjeld mellom anna at SIB ikkje gjennomfører årleg gjennomgang av fosterheimsavtalen med fosterforeldra. Behandlinga av avvik er lite utvikla. Det er gitt noko opplæring, men denne har ikkje vore systematisk og alle tilsette er ikkje kjend med kva som er eit avvik. Viktige avvik er ikkje rapportert. Der avvik likevel er kjend, har leiinga ikkje følgd opp alt. Til dømes avvik som går fram av rapportering. Leiinga ved SIB er kjent med at dei ikkje gjennomfører minimumskrava i høve oppfølgings- og tilsynsbesøk i den enkelte fosterheim. Likevel er det ikkje satt inn korrigerande tiltak for å endra på dette i Det er heller ikkje vurdert kva dette kan medføre for det enkelte barn. Dette viser manglande kontroll frå leiinga si side. Det er ikkje dokumentert i alle saker at kommunen sørgjer for barnet sin rett til medverknad. Dokumentasjon på samtaler med barn i fosterheim er mangelfull. Det ligg ikkje føre skriftlege rutinar for innhaldet i ein slik samtale og det kjem heller ikkje fram at det er ei felles forståing for kva slike samtalar skal innehalde/omfatte. Leiingas oppfølging for å ha oversikt og for å sjå til at tenestene er i samsvar med måloppnåing og eigne rutinar, at prioriteringa er rett, at rapporteringa blir brukt til å styre verksemda mv, blir ikkje gjort på ein måte som fangar opp det den skal. Kommuneleiinga blir ikkje informert om innhaldet i rapporteringa til sentrale styresmaktar. 6. Vurdering av styringssystemet i verksemda Kommunane skal ha eit styringssystem (internkontrollsystem) for å sikre forsvarleg oppfølging av barn i kommunale fosterheimar. SIBs lovpålagte styringssystem har manglar 6

7 og sikrar ikkje i tilstrekkeleg grad at alle krav i barnevernslovgjevinga vert halde. Manglane er knytt til sikring av barns medverknad og manglar ved oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterheimen. Ved tilsynet har vi avdekka gjennomgåande manglar i denne styringa, og vår vurdering er at det er stor risiko for svikt i oppfølginga av barn i fosterheimar. Konsekvensen av dette er manglar i oppfølginga av barn i kommunale fosterheimar. Mellom anna manglande oppfølgings- og tilsynsbesøk og manglande dokumentasjon på barns rett til medverknad. Leiinga er berre delvis kjend med områder med risiko for svikt og omfanget av dette. Dei har heller ikkje sett i verk tilstrekkelege kompenserande tiltak. Det å halde oversikt over at oppgåver blir utført i samsvar med lova er eit leiaransvar. Når det gjelder å sikre at barn i kommunale fosterheimar blir følgt opp etter lovkrava, er dette ei oppgåve som SIB i stor grad har lagt til den enkelte sakshandsamar/kontaktperson. Det er få tilsette i omsorgsavdelinga som arbeider med oppfølging av barn i kommunale fosterheimar. Kapasiteten til sakshandsamar kan synast å vera for liten. Den knappe kapasiteten gjer at det er sårbart og risikoen for svikt er stor. Manglande oppfølgingsbesøk er eit døme på kapasitetsutfordringar. Gjeldande rutinar er i liten grad nytta i det daglige arbeidet og er ikkje styrande for oppfølgingsarbeidet. Møteverksemd og munnleg kommunikasjon mellom kommunalsjef og leiar, mellom leiar/nestleiar og lagleiar og mellom lagleiar og kontaktpersonane er ikkje i tilstrekkeleg grad styrande for å sikre at myndighetskrav blir etterlevd. Manglande oversikt over sårbare områder gjer at det ikkje er sett inn korrigerande tiltak for å sikre oppfølging av barn i fosterheimar. Tilsynet viste at SIB sine styringstiltak knytt til oppfølging og kontroll av barns situasjon i kommunale fosterheimar ikkje sikrar at lov og forskriftskrav blir overhaldt. 7. Regelverk FNs barnekonvensjon om barns rettar av 20. november Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (barnevernsloven). Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar Forskrift om internkontroll for kommunens oppgåver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr Forskrift om fosterheim av 18. desember 2003 nr Dokumentunderlag Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet: Organisasjonskart over Stord kommune Notat av strategisk leiing. Fordeling av einingar/ansvarsområde, rapportering m.m. Ny organisasjonsmodell 2012 Oversikt over medarbeidarar innan dei ulike arbeidsområde i barnevernet Rutinehandbok for SIB datert Mål med ny organisering av SIB Delegasjon av avgjerdsmynde frå rådmann til leiar og stadfortredar i barnevernet HMS retningsliner/rutinar 7

8 Oppfølging nytilsette introduksjon Kompetanseplanlegging og kartlegging Protokoll for vernerunde 2013 Handlingsplan 2013 Utkast til årsmelding 2013 Rutine Stord kommune konflikthandtering Årshjul, visjon mål og verdiar, kommunikasjonsreglar SIB Sjekkliste fosterheimsarbeid - sjekkliste ved rekruttering av fosterheim - sjekkliste søknad om fosterheim - sjekkliste ved hjelpetiltaksplassering etter 4-4, 5. ledd - sjekkliste ved omsorgsovertaking - sjekkliste etablering av tilsynsførar for fosterbarnet - sjekkliste plasseringsfasen - sjekkliste ved hjelpetiltaksplassering av ungdom over 18 år - sjekkliste avslutning av fosterheim Evaluering av overføring mellom lag mottak og lag tiltak Rutinar knytt til vald og overgrep Møtestruktur SIB Oversikt eksterne møter SIB Årshjul Stord kommune Analyse arbeid, risikovurdering oktober 2012 Mitt liv - medverknad Dokumentasjon som blei lagt fram og gjennomgått i samband med tilsynet: Årshjul for SIB Rekruttering og tilsetjing i SIB Oppfølging av nytilsette introduksjon Rett hjelp til rett tid Mitt liv Dokumentasjon som blei gjennomgått i samband med tilsynet: Eit utval av saksmapper der barnet er under omsorg og er plassert i kommunal fosterheim, jf. bvl (18 saksmapper). Alle barn som er frivillig plassert i kommunal fosterheim, jf. bvl 4-4, 4. ledd - (4 saksmapper). Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Hordaland: E-post med planlegging og avtalar knytt til gjennomføring av tilsynet, program for tilsynet og kva saksmapper ein ønska å gjennomgå. 9. Deltakarar ved tilsynet Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua. Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Bjarte S. Epland Lagleiar tiltak X X 8

9 Monica P. Barbour Kontaktperson omsorg X X X Trine Hjertholm Leiar SIB X X X Marianne Kannelønning Lagleiar omsorg X X X Birthe Blokhus Nestleiar/stedfortreder X X X Mariann J. Hilt Kommunalsjef X X X Britt Karin Nævdal Kontaktperson omsorg X X X Torill Eide Lagleiar mottak X X Laila Iren Økland Kontakperson omsorg X X X Idun Braathen Kontaktperson omsorg X Frå Fylkesmannen deltok: Seniorrådgjevar Randi Alme Flataker Rådgjevar Ivar Skjolden Seniorrådgjevar Vibeke Herskedal, revisjonsleiar 9