Rapport til Bergen kommune Gjennomgang av TTT-anskaffelse i Bergen kommune

Transkript

1 Rapport til Bergen kommune Gjennomgang av TTT-anskaffelse i Bergen kommune KONFIDENSIELT

2 Til Bergen kommune Advokatfirmaet G-Partner AS legger med dette frem sin rapport for undersøkelsen av TTTanskaffelsen i Bergen kommune. Rapporten er enstemmig. Oslo 19. mars 2010 Lars Wilberg Erling Grimstad Kristian Dahle Trygstad (Prosjektleder) (Ansvarlig advokat) II

3 OM DENNE RAPPORTEN Denne rapporten er den offentlig tilgjengelige versjonen av G-Partners rapport til Bergen kommune etter den gjennomførte utredningen av TTT-anskaffelsen i kommunen. Bergen kommune er underlagt offentleglovas bestemmelser om innsyn, herunder reglene om meroffentlighet. Deler av G-Partners rapport er imidlertid av en slik karakter at de faller inn under taushetsplikten i forvaltningsloven 13. Forretningssensitiv informasjon er blant de opplysningene som er underlagt taushetsplikt. Slike opplysninger er Bergen kommune avskåret fra å videreformidle til publikum, slik det også fremgår av offentleglova 13. Den samme begrensningen gjelder for G-Partner, og dette innebærer at forretningssensitiv informasjon i denne rapporten ikke kan offentliggjøres. I tillegg inneholder den originale rapporten opplysninger som kan unntas offentlighet etter offentleglova 24. Meroffentlighet er vurdert, men ikke funnet forsvarlig når det gjelder disse opplysningene. For ikke å bryte taushetsplikten er det gjort enkelte endringer i den opprinnelige rapporten: - Alle personnavn er anonymisert - All taushetsbelagt informasjon er tatt ut av rapporten Endringene er søkt gjort på en måte som legger til rette for at det i så liten grad som mulig gripes inn i rapportens innhold, samtidig som regler om taushetsplikt overholdes. Anonymiserte personnavn er for de flestes del erstattet med en bokstav bestemt av når vedkommende først er omtalt i rapporten. Tre personer er imidlertid omtalt på andre måter. Ved anonymiseringen av leder av styringsgruppen, prosjekteier og prosjektleder er personnavnene erstattet med disse betegnelsene. Når taushetsbelagt informasjon er tatt ut av rapporten, er det noen steder gitt en kort og overordnet beskrivelse av de opplysningene som er tatt ut. De steder dette er gjort, er markert, slik at publikum kan se at opplysninger er tatt ut, og at teksten i rapporten avviker fra den opprinnelige rapporten. III

4 Innholdsfortegnelse 1 SAMMENDRAG 1 2 OPPDRAGETS BAKGRUNN OG MANDAT Bakgrunn Mandat 4 3 UNDERSØKELSENS OMFANG OG AVGRENSNINGER 4 4 GJENNOMFØRING OG METODE Gjennomføringen av utredningen G-Partners ressurser og forholdet til bestiller/oppdragsgiver Utredning og bevisbedømmelse Innhenting av informasjon Generelt Dokumentasjon Særlig om elektronisk lagret informasjon Informasjon fra offentlige registre Tipsmottak Samtaler Informasjonsinnhenting om teletrafikk på enkelte involverte personer Kontradiksjon 11 5 ORGANISERING OG GJENNOMFØRING AV IKT-VIRKSOMHETEN I BERGEN KOMMUNE Organisering av byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling 12 I

5 5.2 Seksjon for konkurranse og utvikling (SKU) 13 6 REGELVERKET FOR OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Generelt Grunnkrav til offentlige anskaffelser Konkurranse med forhandling Konkurranseformen Antall leverandører det forhandles med Gjennomføring av forhandlinger Informasjonsflyt til leverandørene Dokumentasjon fra forhandlingene Tildeling av kontrakt Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet Kravet til presis og entydig angivelse av grunnlaget for tildeling av kontrakt Evalueringen av tildelingskriteriene Tildelingskriterienes relative verdi 24 7 ERSTATNINGSRETTSLIGE SPØRSMÅL Grunnvilkår for erstatning Uaktsomhetsansvar Uaktsomhetsnormen i kontraktsforhold - profesjonsansvaret 27 8 TIDSLINJE FOR TTT-PROSESSEN 30 9 BESLUTNINGEN OM IKKE Å FORHANDLE OM FORLENGELSE AV KONTRAKT MED EKSISTERENDE LEVERANDØR ETABLERING AV ANSKAFFELSESPROSJEKTET 32 II

6 10.1 Organisering av anskaffelsen Innhenting av ekstern prosjektleder Særlig om IKT Drifts rolle i anskaffelsen PREKVALIFISERING OG UTVELGELSE AV LEVERANDØRER UTARBEIDELSE AV KONKURRANSEGRUNNLAG KONTAKT MED LEVERANDØRENE Innleding Informasjonsflyt Kontakt mellom Bergen kommune og Atea Lansering av MS Office Communications Server R Tur til USA, Microsoft og Hewlet Packard BKK-saken E-post fra T til Prosjekteier 23. april Kontraktsfestede halvårlige statussamtaler på ledelsesnivå Kontakt Bergen kommune BKK Kontakt Bergen kommune Tele-Com Bergen Kontakt Prosjekteier E Kartlegging av mulige fordelsoverføringer Fordelsoverføringer Kontakt med Telenor 3GSM-messe i Barcelona Kontakt med Telenor Champagnefest i Cannes MULIGE FØRINGER PÅ GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN OG VALG AV TILBUD 50 III

7 14.1 Bakgrunn TDCs rolle som underleverandør Misnøye med avtalen med TDC As vurdering av avtalen med TDC Vurdering av avtalen med TDC i forbindelse med TTT-anskaffelsen Tvisten om fakturering ved bruk av mobilt bredbånd BKKs rolle som underleverandør DEN INNLEDENDE FASEN I FORHANDLINGENE Første tilbudsrunde og innledende vurderinger av tilbudene Status etter første tilbudsrunde Første forhandlingsrunde HÅNDTERINGEN AV BKKS ROLLE SOM UNDERLEVERANDØR Tidslinje som viser hendelsesforløpet Håndtering internt i Bergen kommune Dialog med Atea angående BKKs rolle som underleverandør FASEN FREM MOT ANDRE FORHANDLINGSRUNDE Mulig avslutning av konkurransen etter tilbakemeldinger 22. april Invitasjon til andre forhandlingsrunde ANDRE FORHANDLINGSRUNDE Forhandlingene 103 IV Dokumentasjon fra forhandlingene 103

8 Forhandlingene med Ergo Group Forhandlingene med Atea Arbeid med evalueringen etter gjennomførte forhandlingsrunder Hendelsesforløpet 29. april Bakgrunn Tidslinje med sentrale hendelser 29. april Personer som arbeidet med TTT-relaterte oppgaver 29. april Leverandørenes tilbakemeldinger kl Videre arbeid med tilbudene 110 DENNE TILBAKEMELDINGEN VIDERESENDTE PROSJEKTLEDER TIL PROSJEKTEIER KL 16: Annen kontakt mellom Bergen kommune og leverandørene 29. april Grunnlaget for Ateas rabatt kl 16: Videre arbeid etter andre forhandlingsrunde Politiske avklaringer og videre fremdrift As bekymringsmelding og oppfølgningen av denne Møte 4. mai 2009 hos Innkalling til tredje forhandlingsrunde og forberedelse til forhandlinger Bekymringsmelding fra C og B TREDJE FORHANDLINGSRUNDE Forhandlingene med Atea Forhandlingene med Ergo Group Korrespondanse omkring referat fra forhandlingsmøte med Ergo Group Innhenting av vurderinger fra Henvendelser fra TDC til prosjektgruppemedlemmer VIDERE ARBEID ETTER TREDJE FORHANDLINGSRUNDE 141 V

9 20.1 Fremdriften i TTT-prosjektet Bs beskjed om at hun trekker seg fra prosjektgruppen Særlig om evaluering av tilbudene Bakgrunn Poengskala for evaluering av kvalitet og funksjonalitet Uenigheten om fremgangsmåte ved evaluering av kvalitet og funksjonalitet Tilrettelegging for evaluering i konkurransegrunnlaget Tilrettelegging for evaluering i forhandlingene Fremdriften i evalueringen av tilbudene Ekstern evaluering fra KPMG Notat fra A og D angående KPMGs vurdering av prosjektgruppens evaluering av vedlegg 1A og 1B Oversendelse av utkast til innstilling m.m Avlysning av konkurransen 174 DEL III 175 VURDERING AV TTT-ANSKAFFELSEN G-PARTNERS VURDERINGER GJENNOMFØRING AV FORHANDLINGER Reduksjon av leverandører i forhandlingene Utvelgelsen av leverandører til forhandlingene Unnlatelse av å invitere Telenor til andre forhandlingsrunde Kravet til reelle forhandlinger Utgangspunkter Spørsmål om avslutning av konkurransen ultimo mars Spørsmål om avslutning av konkurransen etter leverandørenes tilbakemeldinger 22. april 182 VI

10 Vurderingen av at de konkurrerende tilbudene var tilnærmet like på kvalitet og funksjonalitet Kravet til reelle forhandlinger i TTT-anskaffelsen SÆRLIG OM ANDRE FORHANDLINGSRUNDE Problemstillinger relatert til gjennomføringen av andre forhandlingsrunde Dokumentasjon fra andre forhandlingsrunde Spørsmålet om Ateas tilbud inngitt kl 16:21 kunne hensyntas Problemstillingene Frist for å inngi tilbud etter andre forhandlingsrunde Kunne Bergen kommune fortsette forhandlingene på grunnlag av Ateas tilbud inngitt kl 16:21? EVALUERINGEN AV TILBUDENE Evalueringen av tilbudt kvalitet og funksjonalitet Vurderingen av at tilbudene var like på kvalitet og funksjonalitet G-Partners vurdering av evalueringen av tilbudt kvalitet og funksjonalitet DOKUMENTASJON VEDRØRENDE GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN SPØRSMÅLET OM REPRESENTANTER FRA BERGEN KOMMUNE HAR VIDEREFORMIDLET KONKURRANSESENSITIV INFORMASJON Generelt Vurdering av om Atea med underleverandører har mottatt tilbudsspesifikk informasjon Foranledningen til Ateas prisreduksjon 22. april Gjennomføringen av andre forhandlingsrunde 203 VII

11 Hendelsesforløpet 29. april Kartlegging av mulig informasjonsflyt til Atea 29. april Vurdering av om Ergo Group med underleverandører har mottatt tilbudsspesifikk informasjon Bakgrunnen for undersøkelsene av mulig informasjonsflyt til Ergo Group Ergo Groups forklaring om informasjonsflyten Kartlegging av personer som har hatt tilgang til Ateas tilbud inngitt kl 16:21 i den aktuelle perioden Undersøkelser knyttet til avlytting av datalinjer G-Partners vurdering KRAVET TIL LIKEBEHANDLING MULIG VEKTLEGGING AV UTENFORLIGGENDE HENSYN I TTT-ANSKAFFELSEN Utgangspunkter Håndteringen av BKKs rolle som underleverandør til Atea Vurderingen av TDCs rolle som underleverandør til Ergo Group Utslag av holdningen til TDC i TTT-anskaffelsen Spørsmålet om å la Atea respondere på Ergo Groups prisreduksjoner i andre forhandlingsrunde Spørsmålet om videreformidling av informasjon til Atea 29. april MSN-samtale 8. september 2008 mellom Prosjekteier og E Utkast til byrådsnotat om konkurransesituasjonen 25. mars Vurderinger av å avslutte konkurransen før andre forhandlingsrunde Spørsmål om bruk av justeringsmarginen for tildelingskriterienes vekt Håndteringen av Ateas tilbud inngitt 29. april kl 16: Adgangen til å vektlegge negative erfaringer med TDC VURDERING AV PROSJEKTORGANISASJONEN I TTT-ANSKAFFELSEN Arbeid i en prosjektorganisasjon 228 VIII

12 28.2 Vurdering av prosjektorganisasjonen i TTT-anskaffelsen Generelt Planlegging Tilrettelegging for fremdrift i TTT-anskaffelsen Dokumentasjon i TTT-anskaffelsen Forankring av beslutninger i prosjektorganisasjonen Sammenfattende vurdering av prosjektstyringen ANSVAR FOR INVOLVERTE Utgangspunkt Brudd på regler av betydning for arbeidsforholdet Kontraktsrettslige konsekvenser Brudd på andre lovbestemmelser Korrupsjon Økonomisk utroskap ANBEFALINGER G-Partners forslag til anbefalte tiltak Tiltak overfor ansatte i Bergen kommune Tiltak overfor innleid prosjektleder Anmeldelse av mistanke om straffbare forhold Generelt om anbefalinger for å styrke graden av etterlevelse av anskaffelsesregelverket 245 IX

13 X

14 XI Del I Bakgrunn

15 1 SAMMENDRAG Bakgrunnen for G-Partners oppdrag er en intern undersøkelse i Bergen kommune gjennomført av Enhet for økonomisk internkontroll med bistand fra kommuneadvokaten. Den interne undersøkelsen hadde som formål å belyse organisasjonsmessige og ledelsesmessige sidene ved gjennomføringen av Bergen kommunes konkurranse i den såkalte TTT-anskaffelsen. Konkurransen gjaldt en rammeavtale for levering av integrerte kommunikasjonstjenester til Bergen kommune, og tre leverandører deltok - Atea - Ergo Group - Telenor Den interne undersøkelsen ble avsluttet 11. september 2009, og i rapporten ble det reist kritikk mot flere forhold ved anskaffelsen. Ved Bergen kommunes byrådsvedtak 14. september 2009 ble G-Partner gitt følgende mandat for oppdraget: Mål for undersøkelsen er å kartlegge: Hele prosessen i konkurransen fra oppstart og frem til beslutning om å avlyse konkurransen Gjennomføring og håndtering av konkurransen, herunder kontakt med tilbydergrupperinger Om noen av tilbyderne har mottatt tilbudsspesifikk informasjon, og eventuelt kartlegge hvem som har formidlet slik informasjon Kommunens evaluering av innkomne tilbud, herunder hvilke prinsipper som har vært diskutert og anvendt i evalueringsarbeidet Styring og kontroll av anskaffelsesprosessen Eventuelt andre forhold knyttet til konkurransen 1 På bakgrunn av kartleggingen skal det vurderes: Om prosjektet har vært etablert, utviklet og gjennomført i samsvar med eksterne rammer og regelverk Om prosjektet har vært etablert og gjennomført med tilfredsstillende prosjektstyring Dersom det har forekommet brudd på regelverket for offentlige anskaffelser, andre lover eller interne instrukser, skal eventuelt ansvar for involverte vurderes nærmere og grunngis, herunder anbefalinger om eventuelle reaksjoner Eventuelle forslag om endringer i framtidig organisering av tilsvarende anskaffelser

16 G-Partners fremstilling av hendelsesforløpet i TTT-anskaffelsen er gitt i denne rapportens del II. I denne delen presenteres dokumentasjon som kan kaste lys over de faktiske omstendighetene i TTT-anskaffelsen sammen med de involvertes forklaringer om hendelsesforløpet gitt som supplement til dokumentasjonen. Rapportens del III inneholder G-Partners vurderinger av TTT-anskaffelsen. Nedenfor gjengis noen hovedpunkter i G-Partners vurderinger. G-Partner mener det ikke ble gjennomført reelle forhandlinger i TTT-anskaffelsen. Fokus i forhandlingene var pris, og på det stadiet i konkurransen hvor man skulle gå i gang med forhandlinger på tilbudenes kvalitet og funksjonalitet, ble det besluttet å gå over til en ren priskonkurranse. Vurderingen av forhandlingene er gitt i kapittel 22.2, og G-Partner konkluderer med at unnlatelsen av å gjennomføre reelle forhandlinger var i strid med anskaffelsesregelverket. Hendelsesforløpet 29. april står sentralt i vurderingen av TTT-anskaffelsen. Dette var dagen da Atea og Ergo Group innga tilbud i andre forhandlingsrunde. G-Partners vurderinger av utviklingen i konkurransen denne dagen er gitt i kapittel 23. G-Partner konkluderer med at Bergen kommune ikke kunne ta i betraktning et tilbud fra Atea inngitt etter tilbudsfristens utløp, og at det heller ikke var grunnlag for å gjenoppta forhandlingene etter at dette tilbudet ble mottatt. Mot slutten av TTT-prosessen oppsto det innad i prosjektgruppen en uenighet omkring hvordan tilbudenes kvalitative og funksjonelle sider skulle vurderes. I kapittel 24 gis G- Partners vurdering av de rettslige sidene ved tilbudsevalueringen. G-Partner konkluderer med at vurderingen av tilbudene som like på kvalitet og funksjonalitet ikke var basert på et forsvarlig grunnlag, og at Bergen kommune som følge av svikten i gjennomføringen av forhandlingene ikke hadde et tilstrekkelig godt grunnlag for å evaluere tilbudenes kvalitet og funksjonalitet. Utviklingen i konkurransen gjorde at det oppsto en mistanke om at representanter for Bergen kommune hadde videreformidlet konkurransesensitiv informasjon til Atea og/eller Ergo Group. G-Partner har ikke funnet det bevist at slik informasjon er videreformidlet, eventuelt av hvem eller på hvilken måte. Kartleggingsarbeidet som er gjennomført for å avdekke eventuell videreformidling av sensitiv informasjon er presentert i kapittel 26 sammen med G-Partners vurderinger. I kapittel 27 gis G-Partners vurdering som konkluderer med at det grunnleggende kravet til likebehandling er tilsidesatt ved flere anledninger. Etter G-Partners oppfatning hadde Bergen kommune ikke anledning til å legge vekt på tidligere negative erfaringer med TDC i TTT-anskaffelsen. Kapittel 28 omhandler prosjektorganisasjonen i TTT-anskaffelsen. Etter G-Partners vurdering har det mest alvorlige vært at den prosjektorganisasjonen som var etablert ikke 2

17 har fungert eller blitt benyttet som forutsatt fordi enkeltpersoner tok sentrale avgjørelser som skulle vært tatt av styringsgruppen og prosjektgruppen. I kapittel 29 vurderes ansvar for de involverte. Til slutt i rapporten gir G-Partner i kapittel 30 sine anbefalinger til forbedringstiltak for å redusere muligheten for liknende tilfeller i fremtiden. 2 OPPDRAGETS BAKGRUNN OG MANDAT 2.1 Bakgrunn Bergen kommune kunngjorde 2. juli 2008 en konkurranse med forhandling om rammeavtale for levering av integrerte kommunikasjonstjenester til Bergen kommune (heretter omtalt som TTT-anskaffelsen). Etter en prekvalifiseringsrunde ble tre leverandører invitert til konkurransen, og frist for å inngi første tilbud i konkurransen var 26. januar Mens konkurransen fortsatt pågikk, mottok prosjekteier og lederen av styringsgruppen 30. april 2009 en e-post om mulige irregulære forhold relatert til TTT-anskaffelsesprosessen. I e-posten tas flere forhold relatert til gjennomføringen av prosessen opp. Senere ble det sendt ytterligere bekymringsmeldinger fra andre aktører i prosessen, hvor det blant annet ble stilt spørsmål ved om leverandører var favorisert på usaklig grunnlag og om konkurransesensitiv informasjon var videreformidlet til en av leverandørene. Det ble på denne bakgrunn iverksatt en undersøkelse gjennomført i perioden medio juni til medio september av Enhet for økonomisk internkontroll (heretter omtalt som internkontrollenheten) i kommunen med bistand fra kommuneadvokaten. Undersøkelsen hadde til formål å belyse de organisasjonsmessige og ledelsesmessige sidene ved anskaffelsesprosessen, og å avklare om konkurransen var gjennomført i tråd med regelverket. Rapport fra den interne undersøkelsen ble ferdigstilt 11. september 2009, og i rapporten ble det reist kritikk mot flere forhold ved anskaffelsen. Det ble på bakgrunn av internkontrollenhetens undersøkelser besluttet å gjennomføre en ekstern undersøkelse av TTT-anskaffelsen. Etter en forutgående konkurranse ble oppdraget tildelt Advokatfirmaet G-Partner AS (G-Partner). 3

18 2.2 Mandat Ved Bergen kommunes byrådsvedtak 14. september 2009 ble G-Partner gitt følgende mandat for oppdraget: Mål for undersøkelsen er å kartlegge: Hele prosessen i konkurransen fra oppstart og frem til beslutning om å avlyse konkurransen Gjennomføring og håndtering av konkurransen, herunder kontakt med tilbydergrupperinger Om noen av tilbyderne har mottatt tilbudsspesifikk informasjon, og eventuelt kartlegge hvem som har formidlet slik informasjon Kommunens evaluering av innkomne tilbud, herunder hvilke prinsipper som har vært diskutert og anvendt i evalueringsarbeidet Styring og kontroll av anskaffelsesprosessen Eventuelt andre forhold knyttet til konkurransen På bakgrunn av kartleggingen skal det vurderes: Om prosjektet har vært etablert, utviklet og gjennomført i samsvar med eksterne rammer og regelverk Om prosjektet har vært etablert og gjennomført med tilfredsstillende prosjektstyring Dersom det har forekommet brudd på regelverket for offentlige anskaffelser, andre lover eller interne instrukser, skal eventuelt ansvar for involverte vurderes nærmere og grunngis, herunder anbefalinger om eventuelle reaksjoner Eventuelle forslag om endringer i framtidig organisering av tilsvarende anskaffelser 3 UNDERSØKELSENS OMFANG OG AVGRENSNINGER Underveis i gjennomføringen av undersøkelsen har det vært holdt jevnlige statusmøter mellom oppdragsgiver og G-Partner. I disse møtene er blant annet følgende forhold av betydning for undersøkelsen avklart: Det foretas lydopptak av samtaler, men disse slettes etter at referat er godkjent. Deltakelse i samtale med G-Partner er basert på frivillighet Referat fra samtaler skal overleveres oppdragsgiver etter oppdragets avslutning. G-Partner skal ikke utrede eller vurdere om beslutningen om å avlyse konkurransen var i tråd med gjeldende regelverk. Krav til kontradiksjon ivaretas av G-Partner Resultatene fra undersøkelsene skal så langt som mulig gjøres offentlig tilgjengelig, likevel slik at lovpålagte krav til taushetsplikt ivaretas. Rent praktisk løses dette ved at det lages en fullstendig rapport til oppdragsgiver, og at det samtidig utarbeides en bearbeidet versjon ment for offentligheten. 4

19 Konkurransetilsynet er orientert om mulige konkurranserettslige spørsmål i TTTprosessen. G-Partner har gitt Konkurransetilsynet informasjon, men en vurdering av konkurranserettslige spørsmål inngår ikke i mandatet. 4 GJENNOMFØRING OG METODE 4.1 Gjennomføringen av utredningen Det er ikke gitt lovregler eller forskrifter som særskilt regulerer krav til fremgangsmåten eller innholdet av en utredning som den G-Partner har foretatt. De relevante rettslige normene bygger på forskjellige grunnlag, alt fra lov, forskrift og rettslige prinsipper til rene hensiktsmessighetsvurderinger av hva som er den optimale fremgangsmåte for på en betryggende måte å ende opp med et mest mulig korrekt faktum. Valg av fremgangsmåte og vurderinger av selve bevisresultatene skal skje i tråd med de føringer som følger når de ulike rettslige grunnlagene holdes opp mot hverandre. De gjennomførte undersøkelsene har tatt sikte på å belyse saken, slik den fremstår av mandatbeskrivelsen. G-Partner har hatt ansvaret for å planlegge og gjennomføre undersøkelsen. Bergen kommune har lagt forholdene til rette for at undersøkelsen har kunnet skje i tråd med de ønsker G-Partner har hatt angående fremdrift og gjennomføring. 4.2 G-Partners ressurser og forholdet til bestiller/oppdragsgiver Utredningsarbeidet har vært organisert som et prosjekt (teamarbeid) satt sammen av medarbeidere fra G-Partner. Følgende personer har deltatt i utredningsarbeidet: Advokat Anders Venemyr (ansvarlig advokat og prosjektleder frem til 1. februar 2010) Advokat Erling Grimstad (ansvarlig advokat fra og med 1. februar 2010) Seniorrådgiver Lars Wilberg (prosjektleder fra og med 1. februar 2010) Advokatfullmektig Kristian Dahle Trygstad Advokat Anders Venemyr sluttet i G-Partner ved fratredelsesavtale 1. februar 2010 og gikk samtidig ut av samtlige oppgaver i firmaet. G-Partner har i utredningsperioden vært jevnlig i kontakt med oppdragsgiver (Bergen kommune v/internkontrollenheten). Gjennom statusmøter og annen informasjonsflyt er Internkontrollenheten holdt løpende orientert om planleggingen, organiseringen, styringen og fremdriften av utredningen. 5

20 Bergen kommune har stilt til rådighet de ressurser det har vært behov for gjennom utredningsarbeidet, og har lagt forholdene til rette for at G-Partner har kunnet gjennomføre arbeidet på en selvstendig måte. Bergen kommune har bistått med å fremskaffe etterspurt informasjon, også etter at arbeidet startet. I tillegg har Bergen kommune underveis i undersøkelsene bidratt til å avklare spørsmål om omfang og avgrensning av utredningen. 4.3 Utredning og bevisbedømmelse En sentral avveining i en utredning som denne er hvor grundige undersøkelser som skal gjennomføres. Hensynet til saksopplysning og fremskaffelse av relevant informasjon må veies opp mot kostnadene forbundet med dette arbeidet, sammen med hensynet til fremdrift for å ivareta hensynet til de involverte. G-Partner har sett hen til utredningsprinsippet i straffeprosessloven 294 og forvaltningsloven 17. Det er metodisk søkt gjennomgått et antatt representativt materiale, og vi har forsøkt å kombinere informasjon fra ulike informasjonsbærere, for eksempel intervjuobjekter, saksdokumenter og andre skrevne dokumenter for å skaffe et bredest og sikrest mulig avgjørelsesgrunnlag. Til forskjell fra Internkontrollenhetens gjennomgang har G-Partner også innhentet informasjon fra flere eksterne kilder. G-Partner har lagt seg på en forsiktig linje når det gjelder bevisbedømmelse og bevisvurderinger. Hvor vi ikke har kunnet avklare faktum på forsvarlig måte i form av sikre informasjonsbærere og dokumentbevis, er det i svært liten grad trukket konklusjoner kun på basis av alminnelige erfaringssetninger og sannsynlighetsbetraktninger. Ved innbyrdes motstridende opplysninger er det sett hen til alminnelige regler om bevisvurdering, herunder regelen om at skriftlige bevis fra det aktuelle tidsrommet skal tillegges stor vekt. 1 G-Partner har lagt vekt på å bidra til et mest mulig fullstendig vurderingsgrunnlag, deriblant ved å synliggjøre tvil og peke på usikkerhetsfaktorer. Dette er i tråd med føringer gitt i beskrivelsen av krav til undersøkelsesrapporter i NOU 2009:9 Lov om undersøkelseskommisjoner, kapittel Når det gjelder bevisbyrderegler, har G-Partner lagt sannsynlighetsovervektsprinsippet til grunn for sivilrettslige normer. I vurderingen av strafferettslige normer (her begrenset til de objektive straffbarhetsvilkår) er det lagt til grunn et mye strengere beviskrav, slik dette f. eks. fremgår av Rt 1978 side 882 og side 884. Det presises at G-Partner sine vurderinger av strafferettslige normer er begrenset til straffebudets objektive gjerningsbeskrivelse. Subjektive vilkår, som vurdering av skyld, bedømmes ikke i denne utredningen. 1 Slik eksempelvis Rt 1998 side

21 4.4 Innhenting av informasjon Generelt Rapporten er i hovedsak basert på dokumenter, herunder elektronisk lagret informasjon, og samtaler. Mandatet ber blant annet om en vurdering av mulig ulovlige forhold. Det utredningsarbeidet som G-Partner har utført i denne saken er ikke en etterforskning. Det er kun politiet som bør og kan gjennomføre etterforskninger. G-Partner har ikke adgang til å benytte straffeprosessuelle tvangsmidler eller på annet grunnlag gi pålegg om fremleggelse av bevis, herunder pålegge involverte personer å forklare seg eller forklare seg sant. Dette og de etterforskningstaktiske virkemidler politiet kan benytte, er det som særlig skiller den form for utredning G-Partner har foretatt fra etterforskning. I dette ligger også at subjektive elementer slik som motiv/formål med handlinger eller unnlatelser bare i helt begrenset grad kan identifiseres ved en utredning som denne. I de følgende punktene gis det en kort redegjørelse for innhenting og oppbevaring av informasjon Dokumentasjon Dokumentene har vi primært fått tilgang til fra Bergen kommune eller fra andre personer med kunnskap om saken, samt fra åpne kilder og offentlig tilgjengelige registre. G-Partner fikk ved oppdragets start utlevert informasjon og dokumentasjon fra Internkontrollenhetens gjennomgang av saken. I tillegg fikk G-Partner tilgang til den relevante delen av Bergen kommunes saksbehandlingssystem, BK-sak, og prosjektallmenningen som ble brukt til å lagre dokumenter i TTT-prosessen. Det er videre gjennomført sikring av elektronisk lagret informasjon tilhørende enkelte av de involverte personene, og det er gjennomført temabaserte søk i denne informasjonen. Nærmere omtale av denne delen av undersøkelsen er gitt i neste punkt. Underveis i utredningsarbeidet har G-Partner også fått overlevert dokumentasjon i forbindelse med samtaler med involverte personer. All dokumentasjon G-Partner har innhentet, er oppbevart i samme stand som da vi fikk dokumentasjonen. Eventuelle påtegninger er gjort på kopier, og påtegninger på originale dokumenter er foretatt før overlevering til G-Partner. All informasjon vil bli tilbakelevert oppdragsgiver ved ferdigstillelse av oppdraget, og all elektronisk informasjon vil bli slettet. 7

22 4.4.3 Særlig om elektronisk lagret informasjon Bergen kommune v/ byråd G fattet 9. juli 2009 vedtak om sikring av sentral e-post boks og e-post arkiv på H-området (personlig lagringsområde på Bergen kommunes server) for følgende personer: Sikringen ble gjennomført av Bergen kommune v/ikt Drift 9. juli 2009, ved at tilgjengelig e-post på sentral postboks og eventuelle e-postarkiver ble kopiert ut på en ekstern HD. G-Partner inngikk etter tildeling av oppdraget en databehandleravtale med Bergen kommune for å sikre ivaretakelse av de krav som fremkommer i personopplysningsloven om tredjepart (databehandler) sin håndtering av elektronisk lagret informasjon på vegne av behandlingsansvarlig. G-Partner har fått tilgang til det sikrede materialet på den eksterne harddisken, og har sikret dette ved speilkopiering. Det sikrede materiale ble deretter oppbevart nedlåst uten videre undersøkelser i påvente av videre prosess med varsling av de ansatte og forespørsel om samtykke til innsyn. G-Partner gjennomførte 29. og 30. september 2009 orienteringsmøter med de 7 ansatte som var berørt av vedtaket om sikring fattet 9. juli På møtene ble det redegjort for bakgrunnen for sikringen, samt gitt en orientering om hvilke regler som gjelder for arbeidsgivers innsyn i ansattes elektronisk lagret materiale og hvilke rettigheter den ansatte har i slike saker. Det ble i tillegg overlevert et informasjonsskriv som innholdt opplysninger om det som ble formidlet i møte. På møtet ble det også orientert om Byrådsvedtak av 15. september 2009, og beslutningen om sikring av lokale datamaskiner i tillegg til e-post og filer fra H-område. De berørte ble forelagt en samtykkeerklæring til sikring og søk i elektronisk lagret informasjon, sammen med orienteringsskrivet. Samtykkeerklæringen omhandlet også datamaskiner som ble disponert i arbeidsforholdet. Det er grundig redegjort for fremgangsmåten og mulighet til selv eller via representant å være til stede under gjennomgangen. De berørte ble gjort oppmerksom på at de ikke behøvde ta stilling til samtykkeerklæringen under møtet, og at de hadde anledning til å rådføre med andre før de tok en avgjørelse. 8

23 Samtlige samtykket til sikring og gjennomgang under møtet, og to personer ønsket å være til stede under søket. Noe senere i prosessen frafalt de dette kravet og samtykket til søk uten tilstedeværelse. På bakgrunn av samtykke ble det sikret ni datamaskiner og én ekstern harddisk som ble benyttet som dokumentarkiv av Den eksterne harddisken ble frivillig overlevert av med den begrunnelsen at han ønsket at G-Partner skulle få et fullstendig dokumentasjonsgrunnlag for sine undersøkelser. Harddisken var kryptert og oppga selv passord for at informasjonen skulle bli tilgjengelig. Etter at søkene var gjennomført ble det gjennomført en orientering med den enkelte, hvor det ble redegjort for fremgangsmåte og søkeresultat. I den forbindelse ble det også utlevert et informasjonsskriv om søket. På bakgrunn av nye opplysninger fremskaffet i utredningsarbeidet om kontakt mellom og, fattet Byrådet 8. januar 2010 vedtak om sikring av elektronisk lagret informasjon tilhørende. sluttet i Bergen kommune ble i e-post fra G-Partner 15. januar 2010 informert om sikringen. Vedlagt e-posten fulgte kopi av vedtak og orienteringsbrev om sikring og søk i elektronisk lagret informasjon fra G-Partner. ble anmodet om å vurdere samtykke til gjennomgang av den sikrede informasjonen på et eget skjema. Han returnerte samme dag utfylt skjema hvor han samtykket uten ønske om tilstedeværelse under prosessen. Han ba samtidig om kopi av eventuell informasjon som ble benyttet. ble i e-post 27. januar 2010 orientert om at søk var gjennomført uten at dette hadde gitt relevante treff, og at ingen informasjon var trukket ut fra datagrunnlaget Informasjon fra offentlige registre Som et ledd i utredningsarbeidet er det innhentet informasjon fra internett og offentlige registre. Resultatet fra informasjonsinnhentingen er overlevert oppdragsgiver Tipsmottak Innledningsvis i undersøkelsen ble det etablert et mottak for tips og informasjon i saken, og det ble publisert en oppfordring på Bergen kommunes hjemmesider om å videreformidle informasjon. To henvendelser har kommet, én av disse anonymt. Begge tipsene er vurdert 9

24 opp mot temaet for undersøkelsen, men tipsene har ikke gitt informasjon ut over det som har vært kjent Samtaler G-Partner har innhentet informasjon gjennom samtaler, og personer som antas å ha relevant informasjon er gitt muligheten til å gjøre G-Partner kjent med denne. G-Partner har også mottatt flere svar og andre redegjørelser pr e-post. Sentrale personer i saken er gitt anledning til å supplere/korrigere de opplysninger som fremgår av de skriftlige informasjonskildene. Informasjonsinnhenting gjennom samtaler har primært skjedd ved samtaler med ansatte i Bergen kommune og hos de aktuelle leverandørene. Det er i tillegg funnet hensiktsmessig å gjennomføre enkelte samtaler også med andre personer med tilknytning til saken. Til sammen er det gjennomført samtaler med 29 personer tilknyttet TTT-prosessen, fra kommunen, fra Atea og fra Ergo Group. Fem av disse har stilt til to samtaler. Tre personer har i tillegg svart på spørsmål tilsendt pr e-post. Det er kun én person som ikke har stilt til samtale etter forespørsel. De gjennomførte samtalene og den tilsendte informasjonen har gitt tilgang til sentrale dokumenter og har ellers bidratt til å kaste lys over den informasjonen som fremgår av skriftlige dokumenter i saken. Kun de forholdene vi mener er tilstrekkelig dokumentert gjennom den utførte informasjonsinnhentingen, er beskrevet i rapporten. Forut for samtaler vi har gjennomført har intervjuobjektet mottatt informasjon om undersøkelsene, og om at det anses å være frivillig å delta i en slik samtale. Samtidig har det blitt informert om at samtalen blir tatt opp på bånd, og at lydopptaket vil bli brukt til å nedtegne et skriftlig referat fra samtalen. Referatet har blitt oversendt til godkjenning, og etter at et godkjent referat foreligger, er lydopptaket slettet. Eventuelle innspill fra intervjuobjektet om endringer/presiseringer av referatene er hensyntatt. Alle som har ønsket det, har hatt muligheten til å la seg bistå under samtalene, og alle har dessuten blitt gjort kjent med at oppdragsgiver vil få utlevert samtalereferatene etter at G-Partner har avsluttet oppdraget Informasjonsinnhenting om teletrafikk på enkelte involverte personer Som et ledd i undersøkelsene av mulig videreformidling av konkurransesensitiv informasjon til leverandørene ble det 30. september 2009 rettet en henvendelse til TDC, som er Bergen kommunes nåværende leverandør av fasttelefoni- og mobiltelefontjenester. Formålet med henvendelsen var å avklare hvilke muligheter som forelå for uthenting av spesifiserte fakturaer som viste trafikk mellom bestemte telefonnummer i en avgrenset tidsperiode av betydning for utredningsarbeidet. Det ble innledningsvis anmodet om 10

25 spesifisert faktura så langt tilbake i tid som mulig, senere ble dette innsnevret til å gjelde i perioden mars til og med juni TDC ga tilbakemelding om at det på grunn av sletterutiner ikke ville være mulig å fremskaffe informasjon om telefontrafikk lengre tilbake enn til juni Etter dette ble det besluttet at det ikke skulle iverksettes videre tiltak for å innhente denne informasjonen. Det fremstår som lite sannsynlig at trafikkinformasjon fra perioden fra og med juni 2009 vil kunne være egnet til å belyse saken. 4.5 Kontradiksjon Kontradiktorisk saksbehandling innebærer i en undersøkelse som denne at den eller de som det kan bli aktuelt å kritisere i den endelige rapporten, må få anledning til å gi sine synspunkter og supplere/imøtegå annen informasjon før undersøkelsen ferdigstilles. En side ved kravet til kontradiksjon er at de som uttaler seg i saken, skal få innsyn i de opplysninger som blir lagt til grunn i rapporten. Det klare utgangspunktet er at slikt innsyn skal skje etter anmodning fra den det gjelder, se for eksempel straffeprosessloven 242 om innsyn i straffesaksdokumenter. Den samme begrensningen følger underforstått av forvaltningsloven 18, og av 21 fremgår det implisitt at innsyn må kreves. Kontradiksjon er en sentral rettssikkerhetsgaranti. Når de som presumptivt kan bidra til sakens opplysning har fått anledning til å fremlegge sine synspunkter, gjøres beslutningstakeren kjent med eventuelle kryssende standpunkter som gjør seg gjeldende og tar disse i betraktning i sine avveininger. Det er videre få om noen som har bedre forutsetninger for å kjenne et hendelsesforløp enn de som har vært involvert i saken. Kontradiktorisk behandling kan derfor gi nyttige innspill som bidrar til å øke kvaliteten på det endelige produktet, i dette tilfellet G-Partners rapport. Personer med tilknytning til saken er gitt mulighet til å gi informasjon de mener er av betydning for undersøkelsene. Intervjuobjekter er herunder gitt anledning til å uttale seg om temaer av sentral betydning. Primært har dette skjedd ved at det er åpnet for besvarelse av spørsmål i saken, skriftlig eller ved personlig oppmøte. Denne formen for kontradiksjon er viktig for å sikre en forsvarlig utredning av saken og ivaretakelse av de involvertes rettigheter. Etter gjennomførte samtaler har det blitt nedtegnet et samtalereferat, som vedkommende i etterkant har fått anledning til å gå gjennom og korrigere. Innholdet i samtalereferatet er lagt i de videre undersøkelsene. Samtlige personer som har stilt til samtale har blitt informert om G-Partners mandat og om at referatet kan bli benyttet som underlagsdokumentasjon i granskingsrapporten, Både ved 11

26 innkalling til, og innledningsvis i samtalene, er det informert om at samtalen er basert på frivillighet. Innspill fra involverte personer har bidratt til sakens opplysning, og flere av innspillene har vært nyttige for utredningsarbeidet. I kontakten med enkeltpersoner har G-Partner også søkt å ivareta den enkeltes behov for å bli informert, rettssikkerhetsmessig ivaretatt og behandlet med alminnelig respekt og høflighet. G-Partner har lagt særlig vekt på å oppnå en samarbeidsbasert kommunikasjon med personer som har vært berørt av undersøkelsen. Hovedsiktemålet har vært å legge grunnlaget for medinnflytelse gjennom kontradiksjon og å oppnå kvalitetssikring av granskingsprosessen og granskingsresultatet. Kravet til kontradiktorisk behandling rekker imidlertid ikke lengre enn til at den som berøres skal gis en mulighet til å imøtegå bevis/opplysninger av betydning for deres forhold. Selv om en person skulle nekte å forklare seg eller ikke forklarer seg fullstendig, vil det følgelig være tilstrekkelig at vedkommende har fått anledning til det. G-Partner har generelt oppnådd godt samarbeid med alle berørte, og flere enkeltpersoner har gitt informasjon og bidratt med å stille til rådighet skriftlig dokumentasjon som ikke har vært tilgjengelig fra andre kilder. 5 ORGANISERING OG GJENNOMFØRING AV IKT-VIRKSOMHETEN I BERGEN KOMMUNE 5.1 Organisering av byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling IKT-virksomheten i Bergen kommune er organisert under byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling. Denne byrådsavdelingen er organisert slik: 12

27 Innledningsvis i TTT-prosessen var denne byrådsavdelingen ledet av byråd F. Etter endringer av byrådssammensetningen 29. april 2009, ble G ansvarlig fagbyråd. G ble valgt inn på Stortinget høsten 2009, og han fratrådte da sitt verv som byråd. 5.2 Seksjon for konkurranse og utvikling (SKU) Seksjon for konkurranse og utvikling (SKU) var ved oppstart av TTT-prosessen organisert slik: 13

28 IKT-virksomheten i Bergen kommune fungerer etter en "bestiller leverandør modell". I denne modellen er to enheter etablert - IKT Drift som er Bergen kommunes prefererte leverandør av driftstjenester av alle IKT-systemer, fagsystemer og infrastruktur. IKT Drift er organisert som en egen resultatenhet i BFKO, og Direktør IKT Drift (H) er underlagt kommunaldirektør BFKO. - IKT Forretningsutvikling som er bestillerenheten som ivaretar de konsernovergripende strategiske føringene for IKT-området, samt handlings- og investeringsplanen for IKT-området. IKT Forretningsutvikling er en del av SKU, og avdelingssjef IKT Forretningsutvikling er underlagt direktør SKU ( ). Det er kommunaldirektør BFKO som har det overordnede ansvaret for IKTvirksomheten i Bergen kommune. Innkjøpsenheten var under gjennomføringen av TTT-prosessen underlagt SKU. Innkjøpsenheten har det overordnede ansvaret for overholdelsen av anskaffelsesregelverket, for inngåelse og bruk av større fellesavtaler (rammeavtaler), samt rådgivning og utvikling i forbindelse med kommunens forsynings- og innkjøpsfunksjon. Kjernevirksomheten til innkjøpsenheten er knyttet til rådgivning og bistand i forbindelse med regelverk og avtaler. Innkjøpsenheten er også involvert i en rekke større prosjekter knyttet til problemstillinger som privatisering av offentlig virksomhet og utviklingsprosjekter under ulike fagavdelinger og etater under Bergen kommune. 14

29 6 Regelverket for offentlige anskaffelser 6.1 Generelt I det følgende redegjøres det for deler av anskaffelsesregelverket som antas å ha betydning for de forhold som har vært utredet av G-Partner. Det er kun anskaffelsesrettslige temaer som kan få betydning for de senere vurderingene som behandles her, og fremstillingen nedenfor skal på ingen måte forstås som en dekkende og fullstendig beskrivelse av anskaffelsesreglene. Et anskaffelsesrettslig tema som ikke behandles i gjennomgangen nedenfor, er reglene om erstatning ved brudd på anskaffelsesreglene. I mandatet er G-Partners undersøkelser begrenset i tid frem til tidspunktet for avlysning av konkurransen. I tidsrommet som er utredet og vurdert har det følgelig ikke vært truffet noen beslutning angående avslutning av konkurransen. Mandatet er i lys av dette forstått slik at det ikke omfatter vurderinger av leverandørenes eventuelle krav på erstatning. 6.2 Grunnkrav til offentlige anskaffelser De detaljerte reglene for gjennomføringen av offentlige anskaffelser suppleres med grunnleggende krav til anskaffelsesprosessen. De grunnleggende kravene er konkretisert i lov om offentlige anskaffelser 5 og forskrift om offentlige anskaffelser 3-1. De grunnleggende kravene er retningsgivende for hvordan prosedyrereglene gitt i lov og forskrift skal tolkes, og utgangspunktet er at disse reglene så langt som mulig skal tolkes i tråd med de grunnleggende kravene. 2 I tillegg kan man utlede regler for fremgangsmåten direkte av de grunnleggende kravene. 3 Helt sentralt blant de grunnleggende kravene står kravet til konkurranse. Oppdragsgivere plikter så langt som mulig å basere sine innkjøp på konkurranse, og gjennomføringen av reelle konkurranser er en grunnleggende forutsetning for å sikre mest mulig effektive innkjøp. 4 Årsaken til at konkurranse bidrar til å utnytte markedspotensialet, er at leverandørene i en konkurranse presser hverandre, og i en reell konkurranse går kontrakten til den leverandøren som alt i alt leverer det beste tilbudet. Baseres innkjøpene på en forutgående konkurranse får man også en annen gevinst, nemlig at leverandører som ikke når frem i konkurransen ser hvilke elementer de må forbedre seg på. Slik kan offentlige oppdragsgivere bidra til å utvikle et konkurransedyktig næringsliv. 2 Se blant annet EF-domstolen i sak C-470/99 avsnitt 53 3 Slik Rt 2000 side 1706 og flere saker avgjort av KOFA, blant annet KOFA 2003/3 og KOFA 2003/59 4 Se NOU 1997:21 side 21 15

30 Det grunnleggende kravet til likebehandling er en forutsetning for konkurranse som grunnlag for valg av tilbud. 5 Likebehandling innebærer at like tilfeller skal vurderes likt og ulike tilfeller skal vurderes ulikt, med mindre det er en saklig og lovlig grunn til forskjellsbehandlingen. 6 Dette kravet gjelder for alle stadier i konkurransen og forbyr også skjulte former for forskjellsbehandling, for eksempel en dragning mot bestemte produkttyper som følge av personlige preferanser og uten faglig forankring. For leverandørene er kravet til likebehandling en viktig garanti for en korrekt og rettferdig behandling når de deltar i konkurranser om offentlige kontrakter. Kravet til forutberegnelighet er en tredje forutsetning for reell konkurranse. Kjernen i kravet er at oppdragsgiver må forholde seg til de fastsatte rammene for konkurransen, slik at leverandørene kan innrette seg i tillit til disse. I en forutberegnelig konkurranse har leverandørene i enhver fase av konkurransen kunnskap om hvordan anskaffelsen vil bli gjennomført, og de har kunnskap om grunnlaget for de beslutninger som skal treffes. 7 Når leverandørene har denne kunnskapen og vet at de kan forholde seg til denne, kan de skreddersy sine tilbud mest mulig i tråd med oppdragsgivers preferanser. For å sikre reell konkurranse gjelder det også grunnleggende krav til gjennomsiktige og etterprøvbare innkjøpsprosesser. Gjennomsiktighet (transparens) innebærer åpenhet omkring innkjøpsprosessen. Transparens bidrar til å legge til rette for en eventuell senere kontroll av anskaffelsen, 8 og åpenhet i anskaffelsesprosessen bidrar også til økt tillit til kontraktstildelingen. Kravet til etterprøvbarhet innebærer at viktige beslutninger i konkurransen skal dokumenteres. Dette kravet til dokumentasjon virker oppdragende for innkjøper samtidig som det er en nødvendig forutsetning for effektive kontroll- og overprøvingsmuligheter. I tillegg til disse kravene gjelder et generelt krav om å utvise god forretningsskikk og å opptre på en måte som sikrer høy forretningsetisk standard. I dette kravet ligger blant annet at offentlige innkjøpere ikke skal la seg lede av personlige sympatier, antipatier eller av tanke på egen vinning. 9 Forarbeidene gir flere eksempler på handlinger som ikke er i tråd med kravet til høy forretningsetisk standard, blant annet vektlegging av utenforliggende hensyn, misbruk av posisjon som stor aktør i markedet og oppdragsgivere som lar seg smøre eller bestikke. 5 Se blant annet Rt 2001 side Se for eksempel NOU 1997:21 side Slik også Amdal/Roll-Mathiesen Kommentarutgave side 34 følgende 8 Se blant annet EF-domstolens avgjørelser i sakene C-470/99 avsnitt 91-92, C-19/00 avsnitt 41 og C-448/01 avsnitt 49 9 Slik NOU 1997:21 side 31 og 32 16

31 6.3 Konkurranse med forhandling Konkurranseformen Konkurranser med forhandling gjennomføres på en annen måte enn anbudskonkurranser. Mens anbudskonkurransen avgjøres på bakgrunn av leverandørenes tilbud slik de fremstår ved tilbudsfristens utløp, skal oppdragsgiver forhandle med leverandørene etter den innledende tilbudsrunden i en konkurranse med forhandling. Formålet med forhandlingene er å optimalisere tilbudene, slik at de i størst mulig grad oppfyller oppdragsgivers behov, for dermed å utnytte markedspotensialet maksimalt. Gjennomføringen av en konkurranse med forhandling aktualiserer særlige spørsmål som ikke oppstår ved gjennomføringen av anbudskonkurranser. Det er derfor gitt egne regler for denne konkurranseformen. Fremgangsmåten ved konkurranse med forhandling er imidlertid ikke detaljregulert, og grunnen til det er at slike konkurranser ofte gjennomføres ved anskaffelser som stiller store krav til fleksibilitet med hensyn til hvordan forhandlingene legges opp. 10 Selv om det ikke er gitt detaljerte regler om fremgangsmåten ved konkurranse med forhandling, betyr det ikke at oppdragsgiver står fritt til å bestemme hvordan forhandlingene skal legges opp. En konkurranse med forhandling skal under enhver omstendighet gjennomføres i tråd med de grunnleggende kravene i lov om offentlige anskaffelser 5 og forskrift om offentlige anskaffelser 3-1. Disse kravene legger relativt omfattende begrensninger på oppdragsgivers handlefrihet i forhandlingene Antall leverandører det forhandles med Det følger av kravet til konkurranse i lov om offentlige anskaffelser 5, jf forskrift om offentlige anskaffelser 3-1, at oppdragsgiver skal forhandle med et tilstrekkelig antall leverandører til å sikre reell konkurranse. Hva som er et tilstrekkelig antall leverandører, må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Normalt er det antatt at det må forhandles med minst tre leverandører for å sikre konkurranse, men det kan også tenkes situasjoner hvor to leverandører gir tilstrekkelig konkurranse. 11 Hva som skal til for å sikre etterlevelsen av kravet til konkurranse, avhenger også av hvilket stadium i forhandlingene man er på. Anskaffelsesregelverket åpner for at forhandlingene gjennomføres i faser, slik at antall tilbud det forhandles om reduseres etter hvert som forhandlingene skrider frem. I den avsluttende fasen av forhandlingene er det større grunn til å åpne for konkurranse bare mellom to leverandører. 12 Forutsetningen for å gjennomføre forhandlinger i faser er at kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget 10 Slik Veileder om regelverket for offentlige anskaffelser side Slik Veileder om regelverket for offentlige anskaffelser side I denne retning KOFA 2008/131 og KOFA 2008/170 17

32 opplyser om at denne fremgangsmåten blir fulgt, jf forskrift om offentlige anskaffelser (2) Gjennomføring av forhandlinger I en konkurranse med forhandling må det gjennomføres reelle forhandlinger med leverandørene. Formålet med forhandlingene er å tilpasse tilbudene til kravene som er stilt i konkurransegrunnlaget og gjøre tilbudene best mulig målt opp mot tildelingskriteriene. Det er anledning til å forhandle om endringer, suppleringer og avklaringer av alle sider ved tilbudene, 13 og plikten til å forhandle er ikke oppfylt bare ved at interesserte leverandører får inngi tilbud i konkurransen. 14 Forhandlingene skal gjennomføres på en måte som sikrer likebehandling mellom leverandørene. Leverandørene skal så langt som mulig gis lik informasjon og likeverdige muligheter til å forbedre sine tilbud, og et sentralt element i kravet til reelle forhandlinger er at det legges til rette for at leverandørene kan inngi sitt beste tilbud. I praksis er det vanskelig å oppnå absolutt likebehandling siden forhandlingene vil kunne utvikle seg forskjellig ut fra leverandørenes varierende innspill. Ulike tilbud vil også etter omstendighetene tilsi variasjoner i forhandlingsstrategi i forhold til den enkelte leverandør. 15 Oppdragsgiver må gjøre leverandørene kjent med de forholdene som vil kunne ha størst betydning i tilbudsvurderingen, herunder de områdene hvor hver av leverandørene har størst forbedringspotensial. 16 I den grad det er aktuelt plikter også oppdragsgiver å avklare tvil relatert til tilbudenes innhold, slik at priser og ytelser blir sammenlignbare. 17 Plikten til å legge til rette for reelle forhandlinger går ikke så langt som at enhver svakhet ved tilbudene må påpekes. 18 Klagenemnda for offentlige anskaffelser har imidlertid lagt til grunn at oppdragsgiver plikter å opplyse om forhold som vil bli tillagt vesentlig eller avgjørende betydning i den etterfølgende tilbudsevalueringen. 19 Hvis det er jevnt mellom leverandørene, skjerpes plikten til å gi informasjon om forhold av betydning for konkurransesituasjonen fordi det skal mindre til før negative forhold ved tilbudene kan bli utslagsgivende Jf forskrift om offentlige anskaffelser (4) 14 Slik KOFA 2004/2 15 Slik KOFA 2005/ Se blant annet KOFA 2003/61, KOFA 2003/171, KOFA 2003/267, KOFA 2005/295 og 2007/ Se for eksempel KOFA 2003/ Se KOFA 2003/61, KOFA 203/105, KOFA 2004/295, KOFA 2004/275 og KOFA 2007/ Slik KOFA 2005/218, KOFA 2006/13, KOFA 2008/59, KOFA 2008/123, KOFA 2008/136 og KOFA 2009/69 20 Slik KOFA 2008/59, KOFA 2008/123, KOFA 2008/136 og KOFA 2009/69 18

33 Så sant kravet om reelle forhandlinger er oppfylt, er det først og fremst de grunnleggende kravene omtalt i kapittel 6.2 som begrenser oppdragsgivers handlefrihet i forhandlingene. 21 Det er særlig kravene til konkurranse, forutberegnelighet og likebehandling som får betydning for gjennomføringen av forhandlingene, og handler oppdragsgiver i tråd med de grunnleggende kravene, gir regelverket stor frihet til å tilrettelegge forhandlingene på en tjenelig måte Informasjonsflyt til leverandørene Som det fremgår av forrige punkt skal oppdragsgiver gjøre de konkurrerende leverandørene kjent med deres forbedringspotensial. Samtidig følger det direkte av forskrift om offentlige anskaffelser (5) at reglene om taushetsplikt i 3-6 skal etterleves, og at det ikke skal gis informasjon om innholdet i øvrige leverandørers tilbud eller andre opplysninger som kan stille noen leverandører bedre enn andre. Reglene om taushetsplikt i forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 pålegger oppdragsgiver å hindre spredning av forretningshemmeligheter og konkurransesensitiv informasjon. Leverandørenes forslag til løsninger er et typisk eksempel på konkurransesensitiv informasjon som er vernet av denne taushetsplikten. Begrensningene i informasjonsflyten er utdypet i forarbeidene til lov om offentlige anskaffelser, og i NOU 1997:21 står følgende på side 144: det må settes skranker for hvorledes forhandlingene kan foregå. Begrensningene består først og fremst i at det skal bevares taushet omkring innholdet av de tilbudene som har kommet inn. Informasjon om innholdet i et tilbud kan følgelig ikke benyttes direkte til å presse prisen ned på et annet tilbud. En slik praksis vil ikke være i overensstemmelse med likhetsprinsippet. For å ivareta dette måtte konkurransedeltakerne fortløpende ha blitt underrettet om hverandres tilbud og underbud. En slik forhandlingssituasjon ville trolig gi et uheldig prispress mot leverandørsiden. Klagenemnda for offentlige anskaffelser har i flere saker fulgt opp føringene fra forarbeidene og lagt til grunn at leverandørenes tilbudspriser ikke skal videreformidles under forhandlingene. 22 Samtidig som oppdragsgiver skal gi leverandørene tilstrekkelig veiledning i forhandlingene, skal oppdragsgiver altså hindre spredning av visse typer informasjon av betydning for konkurransesituasjonen. For å overholde begge disse forpliktelsene må oppdragsgiver påse at svakheter ved leverandørenes tilbud påpekes, men dette må gjøres uten at innholdet i konkurrentenes tilbud videreformidles. I Fornyings- og 21 Jf forskrift om offentlige anskaffelser (5) første punktum 22 Se KOFA 2004/240, KOFA 2004/182, KOFA 2005/215 og KOFA 2005/243 19

34 administrasjonsdepartementets veileder til reglene om offentlige anskaffelser er fremgangsmåten beskrevet slik: Innholdet av tilbudene må holdes hemmelig for de øvrige leverandørene. Formålet med dette er å beskytte forretningshemmeligheter, og å forhindre at noen leverandører får et konkurransefortrinn ved å få innsyn i øvrige tilbud (og dermed «skreddersy» sine egne tilbud). Oppdragsgiver må begrense informasjonen til generelle beskrivelser om de relative svakheter og styrker ved det aktuelle tilbudet. 23 Det vil være i strid med god forretningsskikk, jf forskriftens 3-1 (2), å gi villedende informasjon til en leverandør i et forhandlingsmøte. Dette innebærer blant annet at oppdragsgiver, dersom en leverandør stiller konkrete spørsmål om leverandøren på spesifikke punkter kan forbedre seg, plikter å ta stilling til om det er adgang til å besvare spørsmålet, og deretter enten besvare spørsmålet, eller gi uttrykk for at det ikke kan besvares. Dersom leverandøren besvarer spørsmålet, må svaret gi korrekt uttrykk for oppdragsgivers foreløpige evaluering Dokumentasjon fra forhandlingene Det følger av de grunnleggende kravene til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet at sentrale trinn i en anskaffelsesprosess skal dokumenteres. I forhandlingsmøtene drøftes forhold av betydning for kontraktstildelingen, for eksempel oppdragsgivers forståelse av tilbudene og deres forbedringspotensial samt videre forløp i forhandlingene. På denne bakgrunn har Klagenemnda for offentlige anskaffelser lagt til grunn at oppdragsgiver skal sikre dokumentasjon fra avholdte forhandlingsmøter. 25 Informasjonshåndteringen må gjøres på en måte som sikrer etterlevelse av de grunnleggende kravene i anskaffelsesretten. I praksis betyr det at oppdragsgiver skriver referat fra forhandlingsmøtene enten disse skjer ved telefonmøter eller fysiske møter. Slike referater kan også forelegges leverandør for kommentarer eller rettelser. 23 Jf Veileder til reglene om offentlige anskaffelser side Se KOFA 2004/ Se for eksempel KOFA 2003/171, KOFA 2003/247, KOFA 2004/124, KOFA 2007/94, KOFA 2007/134, KOFA 2009/74 og KOFA 2008/170 20

35 6.4 Tildeling av kontrakt Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet Når oppdragsgiver velger å tildele kontrakt til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, baseres valg av tilbud på en helhetsvurdering av ulike aspekter ved tilbudet, for eksempel pris, kvalitet, teknisk verdi og funksjonelle egenskaper. Siktemålet med vurderingen er å finne det tilbudet som samlet sett er best målt opp mot oppdragsgivers behov, og kvalitativt gode tilbud kan for eksempel vurderes som bedre enn tilbud med lav pris. Vurderingen av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, skal skje på bakgrunn av tildelingskriterier. Det er tildelingskriteriene som gir uttrykk for hvilke elementer ved tilbudet som vil bli bedømt i helhetsvurderingen, og tildelingskriteriene skal på forhånd gjøres kjent i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. 26 Samtlige tildelingskriterier oppdragsgiver har oppstilt for valg av tilbud, skal inngå i vurderingen av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. 27 For å avgjøre hvilket tilbud som alt i alt er det økonomisk mest fordelaktige, må tildelingskriteriene vurderes og holdes opp mot hverandre. Tildelingskriteriene skal være relative, slik at dårlig uttelling på et kriterium kan oppveies av god uttelling på andre kriterier. Tildelingskriteriene skal følgelig ikke være minstekrav, men legge opp til en vurdering og premiering av hvor godt tilbudene oppfyller hvert enkelt kriterium. I og med at tildelingskriteriene inngår i vurderingen av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, må kriteriene vurdere elementer ved tilbudene som har en verdi for oppdragsgiver oppdragsgiver må være villig til å betale for de aspektene som etterspørres gjennom tildelingskriteriene. Anskaffelsesregelverket oppstiller en rekke krav til hvilke tildelingskriterier oppdragsgiver har anledning til å bruke, og hvordan tildelingskriteriene skal brukes i evalueringen av tilbudene. For ordens skyld bemerkes at gjennomgangen nedenfor kun tar sikte på å belyse helt kort enkelte problemstillinger av særlig relevans for G-Partners utredning. Fremstillingen kan altså ikke leses som en fullstendig gjennomgang av reglene for tildeling av offentlige kontrakter Kravet til presis og entydig angivelse av grunnlaget for tildeling av kontrakt Gjennom tildelingskriteriene fastsetter oppdragsgiver rammene for vurderingen av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Det er ikke tillatt å bruke tildelingskriterier 26 Jf forskrift om offentlige anskaffelser 22-2 (2) tredje punktum 27 Se eksempelvis KOFA 2003/88, KOFA 2003/61, KOFA 2003/ For mer dekkende fremstillinger se eksempelvis Veileder til reglene om offentlige anskaffelser kap 15 og Trygstad, Kristian: Tildeling av offentlige kontrakter 21

36 som overlater vurderingen til oppdragsgivers eget skjønn. 29 Slike tildelingskriterier ville åpnet for at oppdragsgiver fremhevet gode sider ved enkelte leverandørers tilbud og la mindre vekt på sider der andre leverandørers tilbud utmerket seg. Ved å stille krav til utformingen av tildelingskriteriene reduseres risikoen for at oppdragsgiver under dekke av skjønnsfriheten vrir vurderingen for å favorisere bestemte leverandører. Kravet om at tildelingskriteriene skal gi uttrykk for en objektiv vurdering av hva som er best, utelukker ikke tildelingskriterier som legger opp til en kvalitativ vurdering. Kvalitative tildelingskriterier kan legge opp til vurderinger av faglig karakter hvor ulike kompetansemiljøer kan ha ulike oppfatninger. Selv om slike kvalitative vurderinger åpner for en viss grad av faglig skjønn, er det tillatt så lenge tildelingskriteriene kan evalueres objektivt og ensartet basert på et konkret og uomtvistet faktagrunnlag. 30 Bedømmelsen av tilbudene må altså baseres på saklige momenter med faglig forankring, og opplysninger i leverandørenes tilbud må gi oppdragsgiver grunnlag for å vurdere i hvilken grad tilbudene oppfyller tildelingskriteriene. 31 Tildelingskriteriene må videre utformes tilstrekkelig presist til at normalt påpasselige leverandører forstår hvilke sider av tilbudet som skal vurderes og som gir uttelling i vurderingen. 32 Dette kravet til entydig avgrensning av vurderingstemaet gir leverandørene muligheten til å inngi sine beste tilbud, og det hindrer at uklarheter skaper tvil om hvilke premisser som skal ligge til grunn for tilbudsvurderingen. Kravet til presis utforming av tildelingskriteriene er ikke til hinder for at kriteriene angis på en måte som forutsetter en viss tolkning fra leverandørenes side. Beskrivelsen av den etterspurte leveransen kan for eksempel gi informasjon om hvilke forhold som vil gi uttelling i vurderingen av konkurrerende tilbuds kvalitative og funksjonelle egenskaper. 33 Et av de absolutte minstekravene er imidlertid at tildelingskriteriene utformes tilstrekkelig klart til at leverandørene inngir sammenlignbare tilbud. I sak C-448/01 (Wienstrom) slo EF-domstolen ned på et tildelingskriterium som ikke ga tilstrekkelig informasjon om hvilke aspekter ved tilbudene som ville gi uttelling i tilbudsevalueringen. EF-domstolen tok utgangspunkt i kravet til gjennomsiktighet som synes å forutsette at oppdragsgiver må gi leverandørene tilstrekkelig informasjon til at de kan gi sammenlignbare tilbud. 34 Deretter kom EF-domstolen til at uklar informasjon vil være i strid med kravet til presisjon såfremt 29 Se for eksempel EF-domstolens avgjørelse i sak 31/87 (Beentjes) 30 Se for eksempel KOFA 2004/ Slik EF-domstolen i sak C-448/01 (Wienstrom) avsnitt Slik EF-domstolen i sak C-19/00 (Siac), avsnitt 42. Kravet er også under betegnelsen klarhetskravet lagt til grunn i en rekke saker avgjort av Klagenemnda for offentlige anskaffelser 33 Se mer om dette temaet i Trygstad, Kristian: Tildeling av offentlige kontrakter, punkt Se sak C-448/01 avsnitt 54 22

37 det måtte vise sig, at denne undlatelse har gjort det vanskeligt eller endog umulig for de bydende at kende den nøjagtive rækkevidde af det omhandlede kriterium og derfor være i stand til at fortolke det på samme måde. 35 Klagenemnda for offentlige anskaffelser har i en rekke saker fulgt opp EF-domstolens standpunkt og lagt til grunn at oppdragsgiver må legge til rette for at leverandørene inngir sammenlignbare tilbud Evalueringen av tildelingskriteriene I tilbudsevalueringen skal oppdragsgiver vurdere hvor godt de konkurrerende tilbudene oppfyller hvert enkelt tildelingskriterium. Utgangspunktet for denne vurderingen er leverandørenes tilbudte leveranse slik denne er beskrevet i tilbudet, og oppdragsgiver må gradere tilbudene etter hvor godt de oppfyller tildelingskriteriene. Uttellingen på tildelingskriteriene skal reflektere tilbudets verdi for oppdragsgiver og gjenspeile relevante forskjeller mellom tilbudene. 37 Anskaffelsesregelverket legger begrensninger på bedømmelsen av tildelingskriteriene, og oppdragsgivers bedømmelse av tilbudenes uttelling på tildelingskriteriene kan bli satt til side av domstolene. Rt 1998 side 1398 (Torghatten-saken) gjaldt tildeling av hurtigbåtkonsesjon for Møre- og Romsdal. Konsesjonen ble tildelt på bakgrunn av en forutgående konkurranse, og Høyesterett kom til at båtenes overfartstid var tillagt uforholdsmessig stor betydning i tilbudsvurderingen. Denne konkurransen fulgte ikke lov om offentlige anskaffelser med forskrift, men domstolenes kompetanse til å vurdere evalueringen av tildelingskriteriene antas å gjelde tilsvarende etter anskaffelsesregelverket. Fra Klagenemnda for offentlige anskaffelsers praksis er det flere eksempler på at utmålingen av uttelling på tildelingskriteriene er ansett regelstridig. På den annen side er ikke domstolene (eller KOFA) innkjøpsorganer. Evalueringen av tildelingskriteriene beror på sammensatte vurderinger som ofte baseres på andre vurderinger enn de rettslige, og innkjøper som besitter fagspesifikk kompetanse og har definert behovene som skal dekkes ved leveransen er nærmere til å vurdere hvilket tilbud som er best. De rettslige rammene for tilbudsvurderingen går derfor ikke så langt som at domstolene (og andre rettslige overprøvingsorganer) skal overta rollen som innkjøpsorgan. På samme måte som ved overprøvingen av skjønnsmessige forvaltningsvedtak vil enkelte deler av tilbudsvurderingen være unntatt rettslig kontroll Sak C-448/01 avsnitt Se eksempelvis KOFA 2003/192, KOFA 2003/242, KOFA 2003/264, KOFA 2004/123, KOFA 2004/67, KOFA 2004/79, KOFA 2004/64 og KOFA 2004/ Se eksempelvis KOFA 2004/275, KOFA 2004/294, KOFA 2005/50, KOFA 2008/106 og KOFA 2008/67 38 Slik Ot.prp. nr 71 (1997/98) side 67 23

38 Det kan ikke avgjøres på generelt grunnlag hvilke vurderinger som er av en slik karakter at de ikke kan overprøves rettslig. Rekkevidden av de rettslige begrensningene må fastsettes konkret i hvert enkelt tilfelle, og det innkjøpsfaglige skjønnet er betegnelsen på de vurderingene som ikke kan prøves rettslig. Et eksempel på en innkjøpsfaglig vurdering er gitt i KOFA 2003/61 som gjaldt en konkurranse om anskaffelse av helsetjenester. I bedømmelsen av tildelingskriteriet tilgjengelighet hadde oppdragsgiver gitt bedre uttelling til operasjoner utført i ukedagene enn operasjoner utført i helgene. Klagenemnda kom til at oppdragsgiver med sin fagkunnskap og erfaring fra området var nærmest til å vurdere hvordan tilgjengeligheten skulle vurderes Tildelingskriterienes relative verdi Etter at hvert enkelt tildelingskriterium er vurdert, skal uttellingen på de ulike tildelingskriteriene holdes opp mot hverandre i den samlede vurderingen av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Noen ganger gir denne vurderingen seg selv. Dersom et tilbud scorer best på samtlige tildelingskriterier, er det eksempelvis klart at dette tilbudet er det økonomisk mest fordelaktige. Som regel er imidlertid vurderingen vanskeligere, og ofte trekker tildelingskriteriene i ulike retninger, for eksempel ved at et tilbud scorer høyest på kvalitet, mens et annet har den laveste prisen. Tildelingskriteriene må vurderes opp mot hverandre, og den samlede vurderingen beror på to forhold: - tilbudenes styrkeforhold på de enkelte tildelingskriteriene - tildelingskriterienes innbyrdes styrkeforhold Tilbudenes styrkeforhold på de enkelte tildelingskriteriene gir utslag i den uttellingen tilbudene får på kriteriet. Denne vurderingen ble omtalt i forrige punkt. Feil ved beregning av tilbudenes uttelling kan også forrykke tildelingskriterienes innbyrdes verdi. Bruker oppdragsgiver en for grovmasket skala, kan det eksempelvis føre til at relevante forskjeller ikke gis tilstrekkelig uttelling, slik at kriteriet reelt sett får for liten vekt. 39 Tildelingskriterienes innbyrdes styrkeforhold beror på oppdragsgivers preferanser og forventninger til leveransen. I anskaffelser som reguleres av forskrift om offentlige anskaffelser del I og III, følger det av 22-2 (2) at tildelingskriterienes innbyrdes styrkeforhold vekten skal oppgis i konkurransegrunnlaget. Tildelingskriterienes vekt fastsettes av oppdragsgiver på bakgrunn av hvor viktig kriteriet er for vurderingen av leveransen, og tildelingskriterier av stor betydning gis større vekt enn mer perifere kriterier. Den vektingen som fastsettes i konkurransegrunnlaget, binder oppdragsgiver i evalueringen av tilbudene. En presisering av dette kravet til forhåndsbinding gis i forskrift om offentlige anskaffelser 22-2 (2) hvor det fremgår at tildelingskriterienes vekt kan angis innenfor et 39 Se som eksempel KOFA 2005/104 24

39 område med et passende maksimalt utslag. Oppdragsgiver kan altså oppgi vekten i intervaller og betinge seg en skjønnsmargin for tildelingskriterienes innbyrdes styrkeforhold. Oppdragsgiver står imidlertid ikke helt fritt til å justere vekten innenfor intervallene. Endringen av tildelingskriterienes vekt må være i tråd med de grunnleggende kravene og begrunnet i saklige hensyn. Ønske om å tilgodese en leverandør på bekostning av en annen kan for eksempel ikke begrunne en endring av tildelingskriterienes innbyrdes verdi. En faglig forankret erkjennelse av at tildelingskriterienes opprinnelige verdi ikke gjenspeilet oppdragsgivers reelle preferanser, er på den annen side et eksempel på en situasjon hvor skjønnsmarginen kan benyttes. 7 Erstatningsrettslige spørsmål 7.1 Grunnvilkår for erstatning Mandatet ber om en vurdering av involvertes ansvar såfremt det foreligger brudd på regler og retningslinjer. Erstatningsansvar er en mulig følge av opptreden i strid med regler og retningslinjer. Den som har påført andre en skade eller en annen form for økonomisk tap, kan bli erstatningsansvarlig for dette tapet. I norsk rett opereres det med tre grunnvilkår for erstatning. Samtlige må være oppfylt før erstatningsplikten inntrer. De fleste vilkårene for erstatning og den nærmere angivelse av hvordan vilkårene skal forstås og anvendes må utledes av rettspraksis. Enkelte av vilkårene er imidlertid nedfelt i lov 13. juni 1969 nr. 26 om skadeserstatning. For at erstatningsansvar skal være aktuelt, må skadelidte være påført et økonomisk tap, og dette tapet må skyldes forhold som er ansvarsbetingende. I erstatningsretten er det vanlig å omtale dette som krav om at det foreligger et ansvarsgrunnlag og et økonomisk tap, og at det er påregnelig årsakssammenheng mellom ansvarsgrunnlaget og det økonomiske tapet. I det følgende redegjøres det for innholdet i vilkåret om ansvarsgrunnlag. I den grad det vil være aktuelt vil spørsmål knyttet til årsakssammenheng og økonomisk tap bli drøftet i sammenheng med den rettslige vurderingen av eventuell skadevoldende opptreden. 7.2 Uaktsomhetsansvar Et av ansvarsgrunnlagene innenfor erstatningsretten er skade påført ved uaktsomhet. Det er et erstatningsrettslig grunnprinsipp at den som har opptrådt uaktsomt, kan bli ansvarlig for økonomisk tap som har oppstått som en konsekvens av denne opptredenen. Ansvar på 25

40 uaktsomhetsgrunnlag forutsetter brudd på en norm for forsvarlig opptreden, også kalt culpanormen, og innebærer at den skadevoldende kunne og burde ha handlet annerledes. Enkelte mindre avvik fra den perfekte handlemåte tolereres uten at uaktsomhetsansvar er aktuelt, men har skadevolder handlet på en måte som ikke tilfredsstiller de krav man i handlingssituasjonen finner det rimelig å kreve, vil culpanormen være overtrådt. Vurderingen av om en skadevoldende handling er uaktsom, er konkret og situasjonsbestemt. I rettspraksis er det imidlertid trukket frem en rekke momenter som typisk vil være relevante i en vurdering av om normen for forsvarlig opptreden er overholdt. Nedenfor presenteres enkelte av disse momentene helt kort. Utvalget av momenter er styrt av hvilke momenter som kan tenkes å være relevante i det sakskomplekset som er undersøkt, og skal ikke oppfattes som en uttømmende angivelse av relevante momenter i en aktsomhetsvurdering. Et sentralt moment i en aktsomhetsvurdering er i hvilken grad den aktuelle handlingen skaper en risiko for skade. Desto større risikoen er, desto større forsiktighet må det utvises. Risikoen for skade er et sentralt moment i de aller fleste rettsavgjørelser om mulig uaktsomhetsansvar. 40 Ofte legger man i en vurdering av forsvarlig opptreden også vekt på hva som er vanlig fremgangsmåte på det feltet hvor skaden er skjedd. Tanken er da at negative avvik fra alminnelig fremgangsmåte taler i retning av brudd på de krav man med rimelighet kan stille til skadevolderens opptreden. Dette momentet er imidlertid ikke uten videre avgjørende. Man blir ikke alltid erstatningsansvarlig selv om man ikke følger vanlig fremgangsmåte, og man kan bli erstatningsansvarlig selv om man har fulgt denne fremgangsmåten. Erstatningsansvar i sistnevnte tilfelle forutsettes at den alminnelige fremgangsmåten ikke anses å være i tråd med de kravene man må stille til forsvarlig opptreden. En handling blir ikke forsvarlig bare fordi flere andre har opptrådt på samme måte. 41 Et annet moment som ofte tillegges betydning i en uaktsomhetsvurdering, er om det foreligger skrevne normer for opptreden, og om disse eventuelt er etterlevet. Mange livsområder er regulert, gjennom lover, forskrifter eller interne retningslinjer. Dersom skadevolder har overtrådt regler som er gitt for å forhindre den skaden som skjedde, er dette et tungtveiende moment i retning av uaktsomhet. Dette henger sammen med at regler forutsettes kjent, og at bakgrunnen for reglene (hvilke interesser reglene skal beskytte eller hvilken risikoe reglene skal redusere) også forutsettes kjent. Når skadevolder likevel 40 Se som eksempler Rt 1958 side 984 (hvor det ble sagt at film var meget brannfarlig og derfor måtte behandles med stor forsiktighet), Rt 1934 side 204 (hvor det ble sagt at kravene til vedlikehold øker for potensielt farlige installasjoner brukt av mange mennesker) og Rt 1950 side 1091 (hvor det i aktsomhetsvurderingen ble lagt vekt på at barn ofte var i nærheten av maskinen, og at flere ulykker med lignende maskiner hadde funnet sted i løpet av kort tid) 41 I Rt 1950 side 1091 (rulledommen) og Rt 1959 side 666 kom Høyesterett til at alminnelig fremgangsmåte ikke var i tråd med de krav som måtte stilles til forsvarlig opptreden 26

41 handler i strid med reglene og deretter påfører skade, får dette stor betydning for utfallet av vurderingen av om han har handlet forsvarlig. I en vurdering av om skadevolderen kunne og/eller burde handlet annerledes, er det også av betydning hvor enkelt det ville vært å redusere eller fjerne risikoen for skade. Hvis skaden relativt enkelt kunne vært forebygget, vil det lettere bli ansett uaktsomt at skadevolder har valgt å handle annerledes. 42 Dersom den som påførte skaden har vært under tidspress, kan dette få betydning for hvilke krav som stilles til forsvarlig opptreden. Det stilles ikke uten videre samme krav til handlinger som er utført med svært liten tid til rådighet som for handlinger hvor tidspresset ikke var fremtredende. Dette er imidlertid ikke mer enn et utgangspunkt. For det første må tidspresset være reelt. Dersom handlingen kan utføres på et senere tidspunkt, kan ikke tidspress brukes som en unnskyldningsgrunn. 43 For det andre fratar tidspress ikke skadevolderen ansvaret for å vurdere om han/hun ved sin handlemåte opptrer slik at risiko for skade oppstår. For å overholde krav til forsvarlig opptreden kan den potensielle skadevolderen også måtte ta stilling til om det er forsvarlig å utføre den aktuelle handlingen med kort tid til rådighet. Selv om risikoen for skade/tap har realisert seg på det tidspunktet man vurderer om en person har handlet uaktsomt, skal skadevolderen vurderes ut fra den kunnskap vedkommende hadde på handlingstidspunktet. Man skal ikke gi seg etterpåklokskapen i vald Det kritiske tidspunkt er då han sist kunne handla annleis slik at hans bidrag til skaden var unngått. 44 Såfremt skadevolder ut fra den kjennskap han hadde på skadetidspunktet handlet forsvarlig, skal handlingen ikke vurderes annerledes fordi det eventuelt har fremkommet ny og relevant kunnskap senere Uaktsomhetsnormen i kontraktsforhold - profesjonsansvaret Skade som følge av uaktsomme handlinger kan danne grunnlag for erstatningsansvar også i kontraktsforhold. Dersom en av avtalepartene uaktsom påfører medkontrahenten et økonomisk tap, kan han altså bli ansvarlig for dette tapet. På samme måte som utenfor kontrakt er det sentrale vurderingstemaet om skadevolder er å bebreide fordi han kunne og burde handlet annerledes. Aktsomhetsvurderingen relaterer seg til om kontraktsparten har anstrengt seg tilstrekkelig for å oppfylle sin kontraktsforpliktelse. Ved et uklart og/eller sammensatt faktagrunnlag synes rettspraksis å legge opp til at bevisbyrden påhviler den kontraktsparten som er nærmest til og har lettest for å klarlegge årsaken til misligholdet Slik Rt 1950 side 1091 (rulledommen) og Rt 1947 side 723 (smiedommen) 43 Slik Rt 1962 side Slik Nygaard, Nils: Skade og ansvar side 147 og Betydningen av kunnskap på skadetidspunktet var sentralt i Rt 1973 side Se Rt 1966 side 626 og Rt

42 Normen for forsvarlig opptreden fastsettes på bakgrunn føringer i kontrakten og de forventninger man med rimelighet kan stille til en kontraktspart i skadevolders posisjon. I norsk rett gjelder det såkalte profesjonsansvaret som innebærer en streng norm for tilfredsstillende opptreden for profesjonsutøvere. 47 Vurderingen av om kontrakten er oppfylt på en aktsom måte tar utgangspunkt i de krav som stilles til den aktuelle profesjonen, og de faglige forventningene fastsettes ut fra bransjestandarden. Det tas hensyn til at profesjonsutøveren frivillig har påtatt seg en oppgave innenfor sitt kompetanseområde. Han har hatt god oversikt over hva denne oppgaven går ut på, og den er utført mot vederlag. 48 Samlet sett tilsier disse momentene at leverandøren skal innrømmes små feilmarginer under utførelsen av oppdraget. 49 Uerfarne aktører vurderes etter samme målestokk som en alminnelig erfaren aktør. Det at profesjonsutøveren har begrenset erfaring med det oppdraget han utfører, er følgelig ikke relevant i vurderingen av hvilke forventninger som stilles til utførelsen. 50 Enhver feil anses likevel ikke som brudd på profesjonsnormen. Høyesterett har åpnet for en viss kritikkverdig atferd uten at uaktsomhetsansvar konstateres. Har profesjonsutøveren innrettet seg i tråd med en forsvarlig forståelse av kontraktsforpliktelsene, har han eksempelvis ikke handlet uaktsomt selv om hans kontraktsforståelse senere viser seg å være uriktig Jf blant annet Rt 2000 side Slik Hagstrøm, Obligasjonsretten side Slik for eksempel Rt 1988 side 7 og Rt 1989 side Slik Rt 1994 side 1430 på side Slik Rt 1961 side

43 Del II TTT-ANSKAFFELSEN HENDELSESFORLØP FRA OPPSTART FREM TIL AVLYSNING AV KONKURRANSEN 29

44 8 Tidslinje for TTT-prosessen 9 Beslutningen om ikke å forhandle om forlengelse av kontrakt med eksisterende leverandør Bergen kommune inngikk 31. januar 2006 avtale for leveranse av transportnettverk og teletrafikktjenester med TDC. Avtalen løp til 31. januar 2009, med en opsjon for Bergen kommune på ytterligere to års forlengelse. Våren 2008 ble spørsmålet om innløsning av opsjonen tatt opp til vurdering. Seksjon for konkurranse og utvikling (SKU) v/a utferdiget en faglig evaluering av leveransene under avtalen sammen med en vurdering av om Bergen kommunes behov i dag og de påfølgende to årene var tilstrekkelig dekket i kravsspesifikasjonen som ble utarbeidet i Deler av denne evalueringen gjengis i kapittel under omtalen av Mulige føringer på konkurransen. Daværende Byråd for konkurranse og omstilling, F, fremmet byrådssak 24. april 2008 angående spørsmålet om forhandlinger om forlengelse av avtalen med TDC. Saken ble fremmet med to innstillinger til vedtak. Det ene alternativet var følgende: 30 Byrådet vedtar å ikke innløse opsjon på ytterligere to år med TDC. Det utlyses ny anbudskonkurranse for leveranse av transportnett og telefonitjenester til Bergen kommune.

45 Byrådet vedtar å bevilge 0,5 MNOK i forbindelse med fremleggelse av 1. tertialrapport til IKT Handlingsplan for gjennomføring av konkurranse og implementering av ny avtale. I tillegg foretas det omdisponeringer innenfor IKT Handlingsplan på inntil 1 MNOK. Sammenfatningsvis var denne innstillingen til vedtak begrunnet slik: En helhetsvurdering av leveransene fra dagens leverandør under avtalen og Bergen kommunes behov innen transportnettverk og teletrafikktjenester i de neste 2-5 årene tilsier at det bør lyses ut en ny konkurranse hvor fokuset er leveranser tjenester som sterkt vil bidra effektivisering og kostnadsbesparelser for Bergen kommune. Det andre alternativet var følgende: Byrådet vedtar å innlede forhandling med TDC i den hensikt å innløse opsjonen i gjeldene avtale på ytterligere 2 år. Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling v/seksjon for konkurranse gis fullmakt til å gjennomføre forhandlinger og innløse opsjonen på ytterligere to år. Sammenfatningsvis var denne innstillingen til vedtak begrunnet slik: En helhetsvurdering av leveransene fra dagens leverandør under avtalen og Bergen kommunes behov innen transportnettverk og teletrafikktjenester i de neste 2-5 årene tilsier at det er i Bergen kommunes interesse å innlede forhandlinger med TDC i den hensikt å innløse opsjon på ytterligere 2 år. Byrådet besluttet 7. mai 2008 at det ikke skulle forhandles om innløsing av opsjonen på forlengelse av avtalen. I en pressemelding sendt ut samme dag, kommenterte direktør for SKU,, vedtaket slik: - Bergen kommune opplever at TDC har levert sine tjenester i henhold til avtalen, men det har vært en enorm endring og utvikling i både teknologi og marked de siste fire årene, noe som gir Bergen kommune muligheter vi ikke hadde da avtalen ble inngått, sier utviklingsdirektør i Bergen kommune. Bergen kommune ønsker å ta i bruk nye teknologiske løsninger for å kunne gi innbyggerne nye og bedre tjenester enn i dag. - Vi vil benytte denne anledning til også å vurdere om vi kan finne synergier mellom flere tjenesteområder som kan inkluderes i den forestående konkurransen, sier 31

46 10 Etablering av anskaffelsesprosjektet 10.1 Organisering av anskaffelsen Det ble valgt å gjennomføre anskaffelsen ved en prosjektmodell med en styringsgruppe og en prosjektgruppe. Styringsgruppen besto av personer hentet fra ledergruppen i SKU samt lederen av IKT Drift Leder av styringsgruppen, Prosjekteier, I, J, H, Leder av styringsgruppen har vært leder av styringsgruppen. Kontrakten som skulle inngås i TTT-anskaffelsen hørte inn under arbeidsområdet til IKT Forretningsutvikling, og det var denne avdelingen som ville bli eier av kontrakten. Prosjekteier ble gitt rollen som prosjekteier, og Prosjekteier har hatt en aktiv rolle i TTT-prosessen. Prosjektleder, Prosjektleder, sine ukerapporter ble sendt til Prosjekteier, og Prosjektleder har beskrevet Prosjekteier som bindeleddet mellom prosjektgruppen og styringsgruppen. Prosjekteier har også hatt oppgaven med å innkalle til møter i styringsgruppen. Prosjekteier har opplyst at dette var en sekretærfunksjon for leder av styringsgruppen, og at han ikke hadde annet ansvar enn rent faktisk å sende ut innkallingen. Det siste møtet i styringsgruppen ble holdt 1. april Fire av medlemmene i styringsgruppen har tilhørt ledergruppen ved SKU, og det er opplyst at spørsmål relatert til TTT-prosjektet også har vært diskutert uformelt i forbindelse med ledermøter i SKU. Det foreligger ikke referater eller annen dokumentasjon fra disse møtene. Styringsgruppen ble tillagt ansvaret for de overordnede beslutningene i TTT-anskaffelsen. Det ble også etablert en prosjektgruppe med det operative og praktiske ansvaret for gjennomføringen av anskaffelsen. Denne prosjektgruppen har bestått av følgende personer: Prosjektleder fra C, innkjøpsavdelingen B, innkjøpsavdelingen A, IKT-Forretningsutvikling K, Byrådsavdeling for barnehage og skole L, Byrådsavdeling for helse og omsorg D, IKT-Drift M IKT-Forretningsutvikling N IKT-sikkerhetsansvarlig Det ble besluttet å engasjere en ekstern prosjektleder, og denne prosessen beskrives nærmere i neste punkt. I tillegg til prosjektleder har også stilt ytterligere ressurser til disposisjon for bistand til prosjektgruppen. 32

47 Det fremgår av referat fra styringsgruppemøte 30. mai 2008 at daværende prosjektleder O ( ) gikk gjennom organiseringen av prosjektet og rutiner. I referatets punkt 3 oppsummeres dialogen om dette forholdet slik: O gikk gjennom prosjektleders forventninger til styringsgruppen: - Styringsgruppen er ansvarlig for gjennomføring av prosjektet - Styringsgruppen er ansvarlig for alle leveranser og gevinstrealisering - Styringsgruppen sørger for prioritert ressurstilgang fra BK - Styringsgruppen må vedta endringer ift omfang Det ble deretter gjennomgått rollene i prosjektet. Rollen som prosjekteier ble diskutert etter innspill fra I, men det ble besluttet at prosjekteierrollen diskuteres internt i BK på generelt grunnlag, og vil ikke endres i dette prosjektet og er således avklart. Prosjektet vil også trenge en operativ prosjektgruppe bestående av tekniske og innkjøpsfaglige ressurser. Denne gruppen bør etableres snarest. Videre vil det være hensiktsmessig å få etablert en referansegruppe bestående av representanter for de ulike interessene (brukerne) i BK, eksempelvis skole, helse osv. Enighet om både forventninger til styringsgruppen og roller i prosjektet. O gikk gjennom rutiner for prosjektet med fokus på: - Endringer - Risikohåndtering - Statusrapportering - Koordineringsmøter Enighet i styringsgruppen om viktigheten av gode rutiner, samt rutinene som ble skissert. Prosjektet etablerer faste rutiner basert på beslutning. Organisasjonsform ble også diskutert i prosjektgruppemøte 17. juni 2008, og av møtereferatet fremgår følgende: 3) Organisering av prosjektgruppe/roller og ansvar O gikk igjennom struktur for prosjektorganisasjon med tilhørende roller og beskrivelser. Fokus på at prosjektet må ha drivkraft og forankring internt, og at prosjektgruppen er en nøkkel til å oppnå dette. I forhold til prosjektgruppens ansvar vil presentasjonen oppdateres med fokus på kommunikasjon ut i de ulike enhetene, samt å hente innspill. 33 4) Prosjektrutiner O gikk gjennom forslag til prosjektrutiner. Diskusjon rundt hvor formelle rutinene skal være. Enighet om at endringer i omfang gjøres gjennom skriftlige forespørsler. Statusrapportering gjennom møtereferater.

48 Ukentlige møter før sommeren, annenhver uke etter sommeren. Innspill fra L om viktigheten av kommunikasjon, forslag om å informere kommunaldirektører og seksjonsledere. Innspill fra P om at man i arbeidet med en ny avtale må informere brukerne da dette vil skape engasjement. Lysbildearkene fra presentasjonen som ble gitt prosjektgruppen bidrar til å kaste lys over temaene som ble diskutert. To av lysbildearkene gjengis her: 34

49 Beskrivelsen ovenfor viser hvilke rammer for organiseringen av prosjektet som har vært lagt til grunn. I kapittel 15.3 omtales etableringen av forhandlingsgruppen i prosjektet og fordelingen av arbeidsoppgaver knyttet til evalueringen av tilbudene Innhenting av ekstern prosjektleder Det ble mye på grunn av ressurssituasjonen i Bergen kommune besluttet å innhente ekstern bistand til prosjektlederoppgaven i TTT-prosjektet. Prosjektlederen ble innhentet gjennom et avrop på en rammeavtale Bergen kommune har på denne typen tjenester, og oppdraget ble gitt Prosjektleder ( ) har vært prosjektleder for TTT-prosjektet. I en innledende overgangsperiode ivaretok O (også ) denne oppgaven før Prosjektleder ble introdusert som prosjektleder i prosjektgruppemøte 19. august Til grunn for Prosjektleders arbeid som prosjektleder lå en oppdragsbeskrivelse, og fra dette mandatet hitsettes følgende: 35

50 Oppdragsgiver ønsker å knytte til seg ekstern konsulent som skal ha være rådgiver og ha prosjektlederansvaret for anbudskonkurransen, samt implementering av avtalen. Oppdraget omfatter følgende aktiviteter: Utarbeide prosjektplaner for o Anbudskonkurransen (fra kvalifisering til kontrakt, fase 1-2) o implementering av avtalen (fase 3) Følge opp aktiviteter i henhold til prosjektplaner og sikre at prosjektet gjennomføres i henhold til avtalte prosjektplaner (fase 1, 2, 3) Ansvarlig for å utarbeide kvalifikasjonsgrunnlag, kravspesifikasjon og komplett konkurransegrunnlag Gjennomføre forhandlinger i samarbeid med Innkjøp Ansvarlig for å utforme innstilling til Byråd om tildeling av kontrakt Lede implementeringsarbeidet Prosjektet deles inn i følgende faser: Fase 1, mai - august 2008: Prekvalifisering og utarbeidelse av konkurransegrunnlag Det skal utarbeides kvalifikasjonsgrunnlag og konkurransegrunnlag for konkurranse med forhandlinger, slik at leverandørene kan prekvalifiseres og konkurransegrunnlag kan sendes til de kvalifiserte medio august Fase 2, september - desember 2008: Forhandlinger, innstilling til Byråd, kontrakt. Det skal gjennomføres forhandlinger og lages innstilling til Byrådet for vedtak innen utgangen av Fase 3, januar 2009: Implementering av kontrakt Dagens avtale avsluttes , og ny avtale må være implementert på et slikt nivå at denne kan tas i bruk i organisasjonen. Oppdraget avsluttes når ny avtale er implementert i henhold til plan for implementering (fase 3). Oppdraget skal gjennomføres i tett samarbeid med rådgivere i IKT Forretningsutvikling, IKT Drift og kommunens Innkjøpsavdeling. Anbudskonkurransen skal gjennomføres i tråd de prosedyrer og retningslinjer som gjelder for innkjøp i kommunen. Det kan bli aktuelt å samarbeide med andre innleide konsulenter. Oppdraget skal gjennomføres i tett samarbeid med ansatte i IKT Forretningsutvikling. Ressurser hos Oppdragsgiver trekkes inn etter avtale og ved behov. Prosjektleder rapporterer til Oppdragsgiver, Prosjekteier. 36

51 Bilag OP-09: Kvalitetssikringsprosedyrer Noen krav til rutiner og prosedyrer for å sikre kvalitet i leveranser: Det skal etableres gode rutiner for håndtering av dokumenter, herunder versjonsstyring/-kontroll og tilgjengeliggjøring. Dokumenter skal håndteres i henhold til kommunens retningslinjer og lagres i kommunens saks-/arkivsystem BKSAK, dersom ikke annet avtales. Kommunens krav til prosjektmetodikk og verktøy skal følges, dersom ikke annet avtales. Leverandøren må holde oversikt over leveranser og status på disse 10.3 Særlig om IKT Drifts rolle i anskaffelsen IKT Drift var som Bergen kommunes driftsleverandør representert både i styringsgruppen ved H og i prosjektgruppen ved D. Både H og D har vært kritiske til gjennomføringen av TTT-anskaffelsen, særlig etter hvert som prosessen skred frem. Selv om begge vurderte å trekke seg fra TTT-prosjektet, fortsatte begge to sitt arbeid I er en av dem som har understreket at IKT Drift har hatt en viktig rolle i TTT-prosjektet, blant annet i e-post til Leder av styringsgruppen og Prosjekteier 10. mars H har i samtale med G-Partner vist til at SKU hadde majoriteten i styringsgruppen og at svært få av de synspunktene han kom med i prosessen ble hensyntatt. Selv om all beslutningsmyndighet lå i SKU, anså H det som nødvendig å delta i prosessen for å målbære hensyn relatert til drift, erfaring og teknisk input. H vurderte det slik at det i det minste var en mulighet for at han nådde frem med sine synspunkter hvis han fortsatte i styringsgruppen, i tillegg unngikk han at en uttreden fra styringsgruppen ble brukt mot IKT Drift i spørsmålet om konkurranseutsetting av IKT Drift. H har kritisert informasjonsflyten i prosjektet, og han har fremholdt at mye informasjon ble sendt ut svært sent og at informasjon også ble endret helt frem til styringsgruppemøtene begynte. Av denne grunn ble det svært krevende å forberede seg på de temaene som skulle opp til diskusjon, noe som gjorde det svært krevende å utøve funksjonen i styringsgruppen på en forsvarlig måte. Det later til at en del informasjon i prosjektet er spredd via uformelle kanaler i SKU, og at ikke all denne informasjonen har gått videre til IKT Drift. H har forklart at han i perioden etter siste styringsgruppemøte 1. april 2009 ikke har mottatt ny informasjon som styringsgruppemedlem. D deltok ikke i forhandlingsgruppen, men han bisto i arbeidet i prosjektgruppen, blant annet med innspill til forhandlingene og med evalueringen av tilbudene. 37

52 11 Prekvalifisering og utvelgelse av leverandører TTT-anskaffelsen hadde en forventet samlet verdi på kr millioner inkludert eventuelle opsjoner. Konkurransen ble gjennomført som en konkurranse med forhandling, regulert av forskrift om offentlige anskaffelser del I og III. Konkurransen ble gjennomført som en to-trinnsprosess hvor det først ble gjennomført en kvalifikasjonsrunde, og hvor bare inviterte leverandører ble gitt adgang til å inngi tilbud i konkurransen. I kvalifikasjonsgrunnlaget ble opprinnelig frist for leverandørenes forespørsel om deltakelse i konkurransen satt til 1. september Denne fristen ble forlenget til 19. september Det ble i kvalifikasjonsgrunnlaget opplyst at minimum tre, maksimum fem leverandører ville bli invitert til konkurransen. Innen fristens utløp hadde ni leverandører inngitt forespørsel om deltakelse og oversendt dokumentasjon på at de oppfylte kvalifikasjonskravene for deltakelsen. Av disse ni leverandørene var det kun tre som sammen med sine underleverandører hadde oppfylt alle dokumentasjonskravene Bergen kommune hadde stilt i kvalifikasjonsgrunnlaget. Disse leverandørene var (i alfabetisk rekkefølge) 38 - Ementor (senere Atea) med følgende underleverandører o Telenor på teletrafikk o Telecom Norden (TCN) på telefonidrift o BKK Marked AS på transportnett o Presentasjons Data - Ergo Group med følgende underleverandører o TDC på transportnett og teletrafikk o Intelecom på telefonidrift - Telenor med følgende underleverandører o Ementor (senere Atea) som systemintegrator o Telecom Norden (TCN) på telefonidrift o BBS Prekvalifiseringen og utvelgelsen av leverandører til forhandlingene aktualiserte enkelte anskaffelsesrettslige spørsmål, og det ble innhentet en innkjøpsfaglig vurdering, avgitt av innkjøpsenheten i Bergen kommune 3. oktober Flere av leverandørene som hadde inngitt mangelfull dokumentasjon, hadde unnlatt å sende inn all den etterspurte dokumentasjonen på underleverandørenes kvalifikasjoner. I kvalifikasjonsgrunnlaget var det stilt krav om at underleverandørenes kvalifikasjoner ble dokumentert på samme måte som hovedleverandørenes. Innkjøpsenheten viste til at mulighetene for å etterspørre supplerende dokumentasjon på kvalifikasjonene er regulert i forskrift om offentlige anskaffelser 21-3 og 21-4, og at disse bestemmelsene gir begrensede muligheter til å innhente supplerende dokumentasjon. Anskaffelsesregelverket

53 ble videre vurdert slik at en hovedleverandør ikke selv kan tre inn i og erstatte delleveranser en ikke-kvalifisert underleverandør var tiltenkt i tilbudet. Innkjøpsenheten vurderte også konkurransesituasjonen, slik den så ut til å bli. Alle leverandørene hadde benyttet én eller flere underleverandører, og flere av leverandørene gikk igjen i ulike leverandørkonstellasjoner som hoved- og underleverandører. Av denne grunn var man bekymret for konkurransesituasjonen og risikoen for konkurransebegrensende anbudssamarbeid, jf konkurranseloven 10. Innkjøpsenheten konkluderte imidlertid med at de tre leverandørene ville gi tilstrekkelig konkurranse, og at man kunne iverksette tiltak for å redusere risikoen for informasjonsflyt mellom leverandørene og andre former for konkurransebegrensende samhandling. Et moment i vurderingen av konkurransesituasjonen var at anskaffelsen var omfattende og kompleks, og at det ville være få leverandører som kunne levere den etterspurte leveransen. Et utslag av vurderingene av leverandørkonstellasjonene og hensynet til reell konkurranse var konkurransegrunnlaget punkt som fastslo følgende: Det er ikke lov med konkurransehemmende anbudssamarbeid, og i den grad noen leverandører er involvert i flere tilbud, må dette ikke gjøres på en måte som strider mot dette prinsippet. Styringsgruppen besluttet i møte 8. oktober 2008 at de tre leverandørene som var kvalifisert ble invitert til konkurransen. Flertallet i styringsgruppen oppfattet det slik at disse tre leverandørene ville gi tilstrekkelig konkurranse. G-Partner har i samtaler med de involverte fått opplyst at man i denne forbindelse også innhentet erfaringer om konkurransesituasjonen og aktuelle leverandørsammenstillinger fra andre som hadde gjennomført tilsvarende anskaffelser, eksempelvis Skattedirektoratet. 12 Utarbeidelse av konkurransegrunnlag Konkurransegrunnlag ble sendt ut til de prekvalifiserte leverandørene 21. november 2008, og frist for å inngi tilbud ble satt til 12. januar Senere ble denne fristen endret til 26. januar 2009 som følge av konkurransegrunnlagets kompleksitet og omfang. Den valgte konkurranseformen var konkurranse med forhandlinger i tråd med forskrift om offentlige anskaffelser I konkurransegrunnlaget punkt 2.1 og 2.2 ble det opplyst at Bergen kommune la opp til å forhandle i flere faser og potensielt redusere antall tilbud i forhandlingene. Videre fremgår det av konkurransegrunnlaget at forhandlingene ville skje i samsvar med forskrift om offentlige anskaffelser 20-11, og at Bergen kommune hadde anledning til å forhandle med leverandørene om alle sider ved tilbudene. 39

54 I konkurransegrunnlaget er den etterspurte leveransen beskrevet slik: Tjenestene som skal anskaffes omfatter spennet fra grunnleggende plattformtjenester til drift og administrasjon: 40 Transportnett og internettaksess Teletrafikktjenester (fast- og mobiltelefoni) Løsning for intern og ekstern videokonferanse, inkludert drift og relaterte tjenester Ekspedientstøtte og kontakt-/anropssenter Administrasjonssystem for mobile terminaler Teknologisk plattform for implementering av elektronisk identifikasjon for ansatte i Bergen kommune Samordnede kommunikasjonstjenester i forlengelsen av Bergen kommunes gruppevareløsning, inkludert uniforme telefonitjenester og integrasjon mellom telefoni og fagsystemer Telefonidrift Bergen kommune sine tele- og datatjenester benyttes av et stort antall brukere, og er bærere for viktige tjenester og kritisk informasjon for kommunens ansatte og innbyggere. Mange av kommunens institusjoner og avdelinger utfører tjenester av livskritisk art, eller forvalter store materielle verdier. Det er derfor av stor betydning at tjenestene som tilbys er robuste, og leveres med høy oppetid og kvalitet. For å oppnå ønsket tjenestenivå og -kvalitet er det avgjørende at infrastrukturtjenester er fullt integrert med tjenester som: brukerkatalog, intern telefonkatalog, kalender- og gruppevareløsning for fraværsmarkering og -visning. Tjenestene, og driften av disse skal i størst mulig grad integreres, og det skal søkes å etablere felles, integrerte kontaktpunkter via Bergen kommunes leverandør av drift og brukerstøtte. Opsjoner Digitalt tv-innhold levert over transportnettet Løsning for elektronisk identifikasjon for ansatte i Bergen kommune/brukere av Bergen kommunes systemer Det fremgår av konkurransegrunnlagets punkt 5 at det skal konkurreres om å levere det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på tildelingskriteriene - Pris, med følgende underkriterier prisskjema, vedlegg V, prisreguleringsmekanismer og prisformat. - Kvalitet, herunder elementer som sikkerhet, oppetid, leveringstid, leveringssikkerhet, garantert tjenestekvalitet

55 (quality of service), dokumentasjon, og leverandørens tilbudte tjenestekvalitetsavtale som beskrevet i kap Funksjonalitet, herunder elementer som brukervennlighet, kapasitet, integrasjon og kompatibilitet med eksisterende løsninger i Bergen kommune, etterlevelse og støtte for industristandarder, responstid, redundans feilmeldings- og administrasjonssystem, porteføljeforvaltning og opplæringstilbud Det ble i tillegg til disse generelle føringene opplyst at Bergen kommune ville vektlegge følgende elementer innen enkelte av tjenestene: Telefoni: Integrasjon mellom mobil- og fastnett Nett: Båndbredde/hastighet og kapasitet i alle deler av løsningen, tjenestekvalitetsparametre (spesielt relevant for tale og multimedia) Samordnet kommunikasjon: Integrasjon mellom ulike tjenester Videokonferanse: Lyd - og bildekvalitet Samtlige tildelingskriterier ble gitt 33 % vekt, og Bergen kommune forbeholdt seg muligheten til å justere vektingen av hvert kriterium innen et maksimalt utslag +/- 10%. Konkurransegrunnlaget og den nærmere utformingen av dette var i forkant gjenstand for diskusjoner både i prosjektgruppen og i styringsgruppen. Temaer som ble diskutert var blant annet omfanget av leveransen og den nærmere utformingen av kravsspesifikasjonene. Av referat fra prosjektgruppemøte 14. oktober 2008 fremgår det videre at prosjektgruppen diskuterte tildelingskriterienes innbyrdes verdi (vektingen) og foreslo en 50/25/25 fordeling mellom pris/kvalitet/funksjonalitet. Dette ble videreformidlet til prosjekteier og styringsgruppen som besluttet å gi tildelingskriteriene lik vekt (33% hver) med mulighet for justering innenfor en margin på +/- 10%. Prosjekteier har i samtale med G-Partner forklart at han og Leder av styringsgruppen fra et tidlig tidspunkt var opptatt av at man fulgte opp signaler fra Byrådet om at man ikke skulle legge for mye vekt på pris. Kontraktens kompleksitet gjorde at de ønsket å unngå å bli sittende igjen med det billigste tilbudet istedenfor det beste. Av referat fra prosjektgruppemøte 11. november 2008 fremgår det at prosjektleder ba de enkelte prosjektmedlemmene om å vurdere sin egen tilgjengelighet i januar og februar, samt å flagge eventuelle behov for endring i arbeidssituasjon til sin nærmeste leder. Det ble særskilt påpekt at det måtte antas å bli et stort behov for ressurser i forbindelse med vurdering av tilbud og gjennomføring av forhandlinger. 41

56 13 Kontakt med leverandørene 13.1 Innleding Som ledd i utredningsarbeidet er kontakt mellom kommunens ansatte tilknyttet TTTanskaffelsen og leverandørene forsøkt kartlagt. Formålet med disse undersøkelsene har vært å identifisere eventuell kontakt utenfor de rammene som ble lagt, både i form av informasjonsflyt og i form av fordelsoverføringer Informasjonsflyt Utgangspunktet for TTT-anskaffelsen har vært at all kontakt med leverandørene skulle gå gjennom prosjektleder. Bergen kommune har løpende avtaler med flere av leverandørene og underleverandørene i konkurransen. Flere av de kommunalt ansatte i TTT-prosessen har hatt vært kommunens kontaktpunkter mot leverandørene i disse avtalene, og flere av de kommunalt ansatte har opplevd det som en utfordring å ivareta den løpende kontakten samtidig som de hadde en rolle i TTT-prosjektet. Viktigheten av kontroll med informasjonsflyten ble også understreket av Prosjektleder i e- post sendt 27. november 2008: Hei, Da flere av dere har naturlig kontakt med både de kvalifiserte leverandørene i TTT, deres underleverandører - og bransjen generelt; Leverandørene fisker etter informasjon, spesielt knyttet til hvor mange/hvilke konsortier som er med videre. Jeg ønsker derfor å presisere viktigheten av å IKKE GI DEM, ELLER ANDRE, NOEN OPPLYSNINGER som kan hjelpe dem med å forstå bildet. Litt her, og litt der, og tilsutt har man god kontroll. Som A så elegant uttalte det: Di meir usikre dei er, di opnare feltet ser ut for dei, di meir må dei skjerpa tilboda. " E-posten ble sendt til C, L, N, S, D, Prosjekteier, B, K og Q, med kopi til R, I, H, Leder av styringsgruppen, J og O Kontakt mellom Bergen kommune og Atea Lansering av MS Office Communications Server R2 D har opplyst at han i februar 2009 deltok i et Atea-arrangement for lansering av MS Office Communications Server R2 i Oslo. Arrangementet hadde ingen tilknytning til TTTprosjektet, og D traff ingen personer tilknyttet til Ateas team i TTT-anskaffelsen. Etter det faglige arrangementet reiste D tilbake til Bergen. 42

57 Tur til USA, Microsoft og Hewlet Packard I mars 2009 var Prosjekteier og Leder av styringsgruppen på studietur til Microsoft, i Redmond USA. Samtidig besøkte de Hewlett Packard i Paolo Alto, USA. Besøket hos Microsoft var initiert på bakgrunn av en invitasjon Leder av styringsgruppen mottok, og turen ble formelt søkt om og godkjent av kommunaldirektøren. I tillegg ble det arrangert et kundebesøk hos Hewlet Packard, som Atea bidro med å tilrettelegge for. Atea har rammeavtalen kommunen kjøper HP-utstyr på, og derfor var det naturlig at Atea bidro i tilretteleggingen og kontakten mot HP. E-postkontakt mellom Prosjekteier og T (Atea) vedrørende reisen viser at Atea underveis i forberedelsene til turen ga uttrykk for at også de vurderte å delta på turen. I e-post sendt Prosjekteier 23. februar skriver T følgende: Om vi får lov til å være med dere på i hvert fall første leg, håper jeg at dette kunne vært en ypperlig anledning til å kunne bli både bedre kjent, samtidig som det kunne gitt verdifull tid til diskusjoner. Samtidig ser jeg på agendaen i Palo Alto som noe vi gjerne bør få med oss. Ang Seattle får vi evt ta en prat. To dager senere, 25. februar, følger T opp med denne e-posten til Prosjekteier: I samme slengen, har du programmet for MS? Tar evt en titt på dette før jeg tar en avgjørelse om å hive meg over. Ts forslag om å være med på turen, ble ansett som upassende av Prosjekteier da dette var midt i første forhandlingsrunde i TTT-anskaffelsen. Prosjekteiers tilbakemelding var derfor at det var viktig å holde ryddige linjer mens TTT-prosessen pågikk BKK-saken I perioden mellom første og andre forhandlingsrunde var det kontakt mellom Bergen kommune og Atea ut over de fastsatte reglene for informasjonsflyt. Denne kontakten hadde sin bakgrunn i avisoppslagene i BA om Bergen kommunes rolle som eier i Bergenshalvøens kommunale kraftselskap (BKK). Dette omtales nærmere i kapittel 16. Parallelt med brevvekslingen mellom Bergen kommune og Atea, ble Prosjekteier i tidsrommet etter første avisoppslag 13. mars 2009, gitt i oppdrag av konstituert kommunaldirektør U å sondere terrenget og undersøke mer uformelt hvordan Atea stilte seg til situasjonen. Årsaken til at kontakten vedrørende BKK ikke ble håndtert gjennom den ordinære kommunikasjonskanalen via prosjektleder var et ønske om å skjerme prosjektgruppen fra annen kontakt enn den som var direkte relevant for konkurransen. Samme dag saken om oppfølgning av prinsippene i eierskapsmeldingen ble omtalt i BA, sendte Prosjekteier saken videre til V (Atea). Prosjekteier har opplyst at han sendte den over på forespørsel fra V, og han har presisert at dette dokumentet lå offentlig tilgjengelig på Bergen kommunes nettsider. 43

58 I den videre kontakten mellom Atea og Bergen kommune vedrørende BKKs rolle som underleverandør hadde Prosjekteier i hovedsak en administrativ funksjon med å sende, motta og arkivere korrespondanse til og fra kommunaldirektøren. Prosjekteier har opplyst at kontakten med leverandøren utover disse e-postene var svært begrenset E-post fra T til Prosjekteier 23. april 2009 T (Atea) sendte Prosjekteier følgende e-post 23. april 2009 kl 09:32: Emne: Så du ringte meg i går... Hadde lagt fra meg telefonen. Prøvde å ringe deg senere, men bare svareren din. Prøvde nå igjen med samme resultat. Gi meg gjerne et ord. Med vennlig hilsen, T Prosjekteier har i samtale med G-Partner forklart at han ikke husker denne e-posten eller i hvilken sammenheng den er skrevet. Han har videre opplyst at han aldri kan tenke seg at kontakten med T relaterte seg til tilbudene i TTT-anskaffelsen. Muligens kan kontakten ha sammenheng med at kommunen 22. april hadde tatt en avgjørelse på en forespørsel om audiovisuelt utstyr, og Atea var en av leverandørene som ikke ble tildelt kontrakten. I tidsrommet etterpå var Prosjekteier i kontakt med leverandørene for å gi tilbakemeldinger på denne forespørselen, og henvendelsen kan ha vært i denne sammenheng. Prosjekteier vil heller ikke utelukke at e-posten skyldes at Bergen kommune ba om en forlengelse av vedståelsesfristen i en annen konkurranse Atea deltok i. C i kommunens innkjøpsavdeling skrev et brev om dette 24. april. Prosjekteier har også vist til at det ikke virker som han vær særlig interessert i henvendelsen fra T i og med at han ikke besvarte e-posten Kontraktsfestede halvårlige statussamtaler på ledelsesnivå Prosjekteier har forklart at Bergen kommune i en annen avtale med Atea har kontraktsfestet halvårlige statussamtaler på ledelsesnivå. T sendte 15. april 2009 følgende e-post til Prosjekteier med kopi til W (Atea): Heisann Prosjekteier! Viser til samtale tidligere idag, og får nå tilbakemelding fra W om at han gjerne tar møte med deg og leder av styringsgruppen etter kl te mai om det er mulig å få det til, og om vi evt skal kjøre det med bakenforliggende begivenheter. Up to you. Mvh, T Prosjekteier har i samtale med G-Partner forklart at møtet som omtales er et av de kontraktfestede statusmøtene. 44

59 Den 28. april 2009 på morgenen sendte T en møteinnkalling via e-post til Prosjekteier og Leder av styringsgruppen med tema Executive meeting, Bergen kommune Atea. Møtetidspunkt er foreslått til 5. mai kl Møtet aksepteres med forbehold av Prosjekteier 28. april kl 09:30. Den 4. mai 2009 kl 08:45 sendte T en ny e-post til Prosjekteier med kopi til Leder av styringsgruppen: Heisann Prosjekteier. Jeg trenger en tilbakemelding på om dere har fått på plass innstillingen, og da også en bekreftelse rundt middag med W og BBB i morgen. Fint om du kan sende meg et ord på dette, eller evt gi meg et ord så snart som mulig. På kvelden samme dag ca kl 19:00 sendte Prosjekteier e-post til T hvor han avbrøt møtet i sin kalender. Prosjekteier sender samtidig avbruddsmelding via e-post på samme avtale til Leder av styringsgruppen. Prosjekteier har i samtale med G-Partner opplyst i samtale at han aksepterte avtalen i utgangspunktet med forbehold om at TTT-konkurransen var avgjort når middagen skulle finne sted. Når prosessen viste seg å trekke ut, valgte han og Leder av styringsgruppen å avlyse den planlagte middagen. Tidspunktet for møtet var satt fordi det passet med et besøk fra konsernsjef i Atea ASA, W, hadde i Bergen, uavhengig av TTT prosessen Kontakt Bergen kommune BKK Leder av styringsgruppen sender 20. april kl 15:08 en e-post til Prosjekteier, hvor han orienterer om en henvendelse fra BKK som han fant upassende. Hei Prosjekteier, Til orientering ble jeg kl i dag, 20 april, kontaktet av X i BKK marked. Han henviste til prosess med Atea om anbudet på infrastruktur. Formålet med henvendelsen var å få bekreftet at det ikke forelå noen politiske føringer i forhold til beslutning om leverandør. Min umiddelbare respons til X var at det er svært uheldig at de kontakter formann for styringsgruppen for denne anskaffelsen. Utover det presiserte jeg at Bergen kommune følger lov om anskaffelser og de regler som er forbundet med dette. Saken innstilles til Byråd som gjør det endelige vedtak slik som prosess og rutine tilsier. Utover dette kommenterte jeg ikke noe av det som var tema og vinkling i spørsmålsstillingen. Med dette ba jeg om å få avslutte samtalen da vi ikke bør ha slik kontakt overhodet Kontakt Bergen kommune Tele-Com Bergen Både A og E har opplyst at de gjennom sine daglige arbeidsoppgaver har kontakt med Tele-Com Bergen. A har opplyst at kontaktpersonen hos Tele-Com Bergen, Y, under påskudd av løpende avtaler har tatt kontakt under prosessen og forsøkt å få opplysninger om konkurransen. A har opplyst at alle slike henvendelser er avvist av ham. 45

60 Under gjennomgangen av elektronisk lagret informasjon er det registrert møteinvitasjoner sendt fra Y til A uten angitt tema. As elektroniske kalender viser at disse invitasjonene er avvist Kontakt Prosjekteier E Det gjennomførte utredningsarbeidet har dokumentert forholdsvis omfattende kontakt om temaer relatert til TTT-anskaffelsen mellom Prosjekteier og politisk rådgiver E. I samtaler, blant annet dokumentert gjennom MSN-logger identifisert ved gjennomgangen av elektronisk lagret informasjon, har Prosjekteier ved flere tilfeller gitt E detaljinformasjon om konkurransesituasjonen i TTT-anskaffelsen. Det er blant annet dokumentert at Prosjekteier har gitt A informasjon om detaljer i tilbudenes innhold i tidsrommet etter tilbudsfristen 26. januar 2009 og etter tilbakemeldingene etter andre forhandlingsrunde 29. april. Prosjekteier har i samtale med G-Partner forklart at informasjonsflyten i en slik prosess er begrenset til prosjekt- og styringsgruppe samt relevant politisk og administrativ ledelse i byrådsavdelingen for å overholde regler om konfidensialitet. Prosjekteier har videre vist til at Leder av styringsgruppen var kjent med, godkjente og også oppfordret til hans dialog om fagspørsmål med E. Gjennomgangen av elektronisk lagret informasjon har identifisert en logg fra en MSN-samtale hvor Leder av styringsgruppen ber Prosjekteier om å få informasjon fra E. E var politisk rådgiver for finansbyråden i Bergen kommune, og altså rådgiver for Prosjekteiers fagbyråd. Prosjekteier fant det derfor ikke problematisk å diskutere TTT-anskaffelsen med byrådens politiske rådgiver som hadde en jobbfunksjon som gjorde kontakten relevant. Prosjekteier har videre vist til at det i TTT-anskaffelsen har vært nær dialog mellom administrasjonen og politisk ledelse. Siden han opplever at hans kontakt med E har fått et særlig fokus fordi den er dokumentert gjennom MSN-logger, har Prosjekteier bemerket at denne kontakten ikke var unik i forhold til den dialogen som ofte foregikk mellom Byrådets representanter og personer i administrasjonen. Leder av styringsgruppen har i samtale med G-Partner forklart at han har vært kjent med at Prosjekteier og E har utvekslet en del informasjon, men at han hadde gjort det klart for Prosjekteier at han måtte skille mellom sine roller som ansatt i administrasjonen og politisk aktiv. Videre har Leder av styringsgruppen vist til at Prosjekteier strengt tatt ikke skulle gi videre noe informasjon om TTT-prosessen til E, men at BKK-saken gjorde det nødvendig med noe informasjonsflyt mellom TTT-prosjektet og politisk og administrativ ledelse. Tidligere byråd G har i samtale med G-Partner forklart at han er kjent med at E og Prosjekteier er bekjente, og også er kjent med at de har privat kontakt. G hadde imidlertid gjort det klart for E at han måtte skille mellom jobb og privatliv, og han forutsatte at dette skillet ble etterlevet. Videre har E vist til at uformell kontakt utenom de formelle 46

61 beslutningslinjer vil være problematisk for Prosjekteiers sjef og dennes sjef igjen fordi man får parallelle kommunikasjonskanaler. Betydningen av skillet mellom jobb og privatliv hadde G poengtert overfor E Kartlegging av mulige fordelsoverføringer Fordelsoverføringer Som et ledd i utredningsarbeidet har G-Partner undersøkt om sentrale representanter for Bergen kommune i TTT-anskaffelsen har krevd, mottatt eller fått tilbud om gaver eller andre fordeler i tilknytning til deres arbeid i anskaffelsesprosjektet. Nedenfor redegjøres det for enkelte tilfeller som bør vurderes i denne forbindelse. I kapittel 29.4 gir G-Partner sin vurdering av disse forholdene opp mot gjeldende normer. Med fordelsoverføring siktes det her til utilbørlige fordeler krevd, akseptert eller mottatt av noen i kommunen i tilknytning til deres arbeid i kommunen, gitt av representanter fra noen av leverandørene i denne anskaffelsen. G-Partner har også omtalt eventuelle fordelsoverføringer som kan stå i sammenheng med anskaffelsen selv om disse er gitt forut for TTT- konkurransen Kontakt med Telenor 3GSM-messe i Barcelona Prosjekteier deltok 11. til 14. februar 2008 på konferansen 3GSM i Barcelona. Turen var arrangert av Telenor som fakturerte hver deltaker for reise og opphold. Prosjekteier valgte sammen med sin samboer å tilbringe helgen i forkant av konferansen i Barcelona. Hotell for helgen i forkant ble også bestilt gjennom Telenor, og Prosjekteier ba i e-post om at den private delen av oppholdet måtte skilles ut på egen linje på faktura til Bergen kommune. I tillegg til Prosjekteier deltok Z fra Bergen kommune på konferansen. Telenor hadde problemer med å utstede faktura slik Prosjekteier ba om og informerte Prosjekteier pr e-post om at han ikke ville bli belastet for den private delen av oppholdet. Til tross for annen korrespondanse forut for avreise stilte Prosjekteier ingen spørsmål om fakturering av den private delen av oppholdet. Den 27. mars. sendte Prosjekteier en e-post til Æ hos Telenor hvor han etterspurte faktura. I de etterfølgende ukene korresponderte Prosjekteier med Æ og Ø i Telenor. Som avtalt i forkant ble Bergen kommune fakturert for deltakeravgift for to personer. Prosjekteier innhentet fakturaene og sendte disse i retur til Telenor, og i den forbindelse understreket han viktigheten av å kunne skille ut den private delen av oppholdet slik at den kunne betales av ham privat. Den 14. april sendte Ø svar til Prosjekteier hvor hun henviste til avtalen om at han ikke skulle faktureres for dagene i forkant. Prosjekteier svarte at det er prinsipielt viktig for ham 47

62 at hans private overnattinger belastes ham privat, og viste til at han i e-post til Æ i forkant hadde presisert dette. Det ble til slutt avtalt at Prosjekteier skulle faktureres for sitt private opphold med kr 6 480, og Prosjekteier oppga sin private adresse for fakturaen. Den 29. juni 2009 sendte Telenor en forespørsel til post@bergen.kommune.no hvor betaling av fakturaen ble etterlyst. Forespørselen ble sendt videre til Å (Telenor), via IKT Drift Helpdesk og videre til Prosjekteier. Den 10. august 2009 sendte Prosjekteier e-post til Å hvor han ba om å bli kontaktet pr telefon. Kort tid etter sender Prosjekteier videre e- posten hvor fakturaen omtales til Å med følgende påtegning: 48 Her er mailen - dette er åpenbart noe jeg skal betale privat. Ring meg når du har anledning. Fakturaen som fulgte som vedlegg til e-posten ( efatktura(2).htm ) var sendt med en samlefaktura til Bergen kommune, men utstedt til Prosjekteier på hans privatadresse, med forfall 29. mai Prosjekteier har opplyst til G-Partner at han aldri mottok noen faktura fra Telenor, og at han heller ikke etterspurte den da den ikke kom. Prosjekteier mener fakturaen må være feilsendt til Bergen kommune, og at han har opptrådt ryddig i saken. Videre har Prosjekteier forklart at han betalte fakturaen etter å ha blitt gjort oppmerksom på den, og at han kan dokumentere betalingen. Prosjekteier ble i samtale med G-Partner 6. januar 2010 bedt om å oversende dokumentasjon for at fakturaen er betalt. Han har tross flere purringer ikke etterkommet denne anmodningen. Som følge at Prosjekteier ikke oversendte dokumentasjon for betalingen, ble det 22. februar 2010 gjort en telefonhenvendelse til Ø (Telenor) for å få verifisert betalingen. Ø oversendte en oppsummerende e-post til G-Partner 25. februar I e-posten viste Ø til at hotelloppholdet skulle motregnes mot flybillettene i pakkeprisen som Telenor uansett fakturerte Bergen kommune fordi Prosjekteier valgte å reise på et annet tidspunkt enn resten av gruppen. I tillegg oppga Ø at hun ikke hadde eksakt pris på bestillingstidspunktet, og at Bergen kommune måtte betale for flybillettene i pakkeprisen som følge av at Telenor ikke fikk refundert disse. Prisen på hotelloppholdet var temmelig lik prisen på flybilletter som lå i pakkeprisen, og Ø opplyste videre at hun da overlot til Prosjekteier å gjøre opp med sin arbeidsgiver. Det påpekes fra G-Partner at det av e-postkorrespondanse mellom Æ og Ø, som er videresendt Prosjekteier av Æ før avreise, fremgår at prisen for hotelloppholdet var kr Ø har opplyst at regningen enda ikke er betalt og har fremskaffet en historikk som viser at Prosjekteier gjentatte ganger er purret på fakturaen, både gjennom betalingsvarsel og

63 inkassovarsel sendt til hjem til hans private postadresse. Siden Bergen kommune står oppført som juridisk ansvarlig på fakturaen har også de mottatt inkassovarsel. Det fremgår av det oversendte materialet at Telenor, på bakgrunn av Bergen kommunes juridiske ansvar for fakturaen, har motregnet deler av det utestående mot tilgodehavende som Bergen kommune har hos Telenor. Av opprinnelig pålydende beløp på fakturaen kr så har Telenor motregnet sitt tilgodehavende hos Prosjekteier mot et beløp på kr 2 627,07 som skulle vært kreditert Bergen kommune. Bergen kommunes tilgodehavende hos Telenor er altså brukt til å dekke deler av hotellregningen til Prosjekteier. Å som er kundeansvarlig for Bergen kommune hos Telenor, er gjentatte ganger bedt om å purre Prosjekteier på betalingen. Å har også ved flere ganger hatt kontakt med Prosjekteier om fakturaen, uten at den er blitt betalt. Prosjekteier sendte 5. november 2009 følgende e-post til Å vedrørende fakturaen: Hei! Jeg har ligget syk - fortsatt ikke på beina, men innom jobben en tur. Jeg har bedt om at denne fakturaen må sendes til meg privat og krediteres Bergen kommune, men har ikke fått den. Vi må få denne saken ut av verden, men det er viktig at fakturamottaker er meg privat, ikke Bergen kommune. Ellers vil det jo se ut som jeg privat har betalt en faktura til BK... I e-post til AA 17. desember 2009 ba Å om at AA fulgte opp Prosjekteiers anmodning. AA svarte Å samme dag og påpekte at fakturaen allerede var sendt Prosjekteier privat, og at han nå måtte få betalt den. Til dette svarte Å følgende i e-post sendt AA 17. desember Da må du purre ham direkte; han er en viktig kontakt for meg, og jeg ønsker ikke å bringe ham i forlegenhet Kontakt med Telenor Champagnefest i Cannes Prosjekteier har opplyst at han og Leder av styringsgruppen i november 2008 ble invitert av Telenor til å delta på en champagnefest i Cannes i forbindelse med Gartner-arrangementet som de deltok på. Invitasjonen kom kort tid etter prekvalifiseringen til TTT-anskaffelsen, og både Leder av styringsgruppen og Prosjekteier ga skriftlig tilbakemelding om at slike invitasjoner vil man ha seg frabedt. 49

64 14 Mulige føringer på gjennomføringen av konkurransen og valg av tilbud 14.1 Bakgrunn Flere av personene som har vært involvert i TTT-anskaffelsen har trukket frem føringer og bestillinger som skal ha virket styrende for gjennomføringen av konkurransen og for utfallet av konkurransen. Det er særlig forholdet til to leverandører som har vært omtalt, henholdsvis TDC og BKK. I fortsettelsen gis det en helt kort beskrivelse av mulige føringer relatert til disse leverandørene TDCs rolle som underleverandør Misnøye med avtalen med TDC Flere av de sentrale aktørene i TTT-prosjektet har fremholdt at det ikke var ønskelig å inngå kontrakt med TDC. Kommunens vedtak om ikke å utløse opsjonen med TDC er tolket som en føring om at TDC ikke var ønsket som avtalepart. Det er også vist til at politisk og administrativ ledelse har gitt uttrykk for sterk misnøye med den gamle TDCavtalen. Det foreligger ingen skriftlig dokumentasjon hvor det uttrykkelig fremgår at det fra politisk eller administrativ ledelse var lagt føringer i denne retning. I samtaler med G-Partner har de ansvarlige Byrådene i perioden, F og G, benektet at det forelå noen føringer på at avtale ikke skulle inngås med TDC. De har begge vist til at det er administrasjonen som gjennomfører anskaffelser, og at anskaffelsene skal gjennomføres i tråd med anskaffelsesregelverket. Daværende kommunaldirektør (konstituert) U har forklart at Byrådet ikke hadde noen føringer om valg av leverandør i TTT-anskaffelsen, og at Byrådets eneste mål var best mulig tjenester til lavest pris. Tilgjengelig dokumentasjon viser at flere aktører har opptrådt i samsvar med et ønske om ikke å inngå kontrakt med TDC. Leder av styringsgruppen har i samtale med G-Partner vist til at Bergen kommune har dårlige erfaringer med TDC, og at flere personer, deriblant Prosjekteier, var skeptiske til TDC som leverandør. Leder av styringsgruppen har videre vist til at man ikke går ut i markedet etter at en såpass stor kontrakt som den som var med TDC har løpt bare i tre år, uten at dette er et klart signal om at man ikke er fornøyd med leverandøren. Han har videre fremholdt at Byrådet ønsket å bytte leverandør, og at dette signalet var tydelig på et uformelt plan, men at man aldri vil få en formell uttalelse fra politikerne om at dette er et ønsket mål. Samtidig har Leder av styringsgruppen understreket at det i TTT-anskaffelsen ikke var noe som tydet på at Bergen kommune ville få en dårligere leveranse ved å velge en annen leverandør enn Ergo Group med TDC som underleverandør. I samtale med internkontrollenheten har Leder av styringsgruppen fremholdt at ønsket om leverandørskifte ikke førte til at man handlet i strid med anskaffelsesregelverket, men at 50

65 man ønsket å utnytte det legale handlingsrommet for å komme i mål på en god måte. Leder av styringsgruppen har videre fremholdt at det var ønskelig at prosjektgruppen fikk gjennomføre prosessen uten føringer, og hadde prosjektgruppen endt opp med å innstille på valg av tilbudet fra Ergo Group, ville Leder av styringsgruppen videreformidlet denne innstillingen til Byrådet. I en samtale på MSN 8. september 2008 mellom Prosjekteier og E uttrykker Prosjekteier sin misnøye med leverandørene som har søkt om prekvalifisering til TTT-anskaffelsen. Grunnen til Prosjekteiers misnøye var at TDC var hovedleverandør eller var tatt inn som underleverandør hos mange av de aktuelle leverandørene. Etter at Prosjekteier og E har snakket litt om ulike leverandørsammensetninger skriver Prosjekteier: 51 så da blir det Ementor med BKK og Telenor som underleverandører MEN det kan jeg jo ikke si for vi skal bruke 6-8 måneder på å finne det ut Prosjekteier har i samtale med G-Partner forklarte at Ergo Group var ny front for det kommunen allerede hadde, mens Atea var ny front for ny teknologi, og han har vist til at mye har vært sagt i ledermøter og i uformelle fora om TDC. Byrådet og administrativ ledelse hadde i følge Prosjekteier gitt beskjed om at det ikke var aktuelt å velge TDC, og signalene fra administrativ og politisk ledelse om sterk misnøye med TDC var klare. Etter Prosjekteiers oppfatning ga det en god indikasjon om hvordan konkurransen ville forløpe, og hans kommentar gjenspeiler magefølelsen hans på dette tidspunktet. I denne forbindelse har Prosjekteier blant annet vist til foranledningen til byrådets beslutning om ikke å forhandle om forlengelse av opsjonen med TDC. Bakgrunnnen for at saken om forhandling om forlengelse av avtalen ble fremmet med to innstillinger, var i følge Prosjekteier at verken Leder av styringsgruppen eller han selv ønsket å veie Byrådets ønske om å avslutte forholdet til TDC opp i mot de faglige argumentene for å innløse opsjonen med TDC. Prosjekteier har videre vist til at både Leder av styringsgruppen og han har prøvd å være ryddige overfor prosjektgruppen og legge til rette for at prosjektgruppen har fått gjøre et faglig solid arbeid. Poenget har aldri vært å begunstige Atea på noen måte. Han vurderte situasjonen slik at hvis de endte med å ha et objektivt grunnlag for å velge noe annet enn TDC, skulle de gripe den muligheten. Den andre leverandøren kunne altså vært hvem som helst, og det var tilfeldig at det ble Atea. Dersom det hadde vært konsensus i prosjektgruppen om at tilbudet fra Ergo var best, har Prosjekteier fremholdt at en innstilling på valg av dette tilbudet ville blitt sendt til Byrådet, og administrasjonen ville da heller tatt den støyten det ville ført til. Prosjekteier har videre forklart at det verken for ham eller Leder av styringsgruppen ville vært aktuelt å avgi en innstilling på valg av Ergo uten å være sikker på at man sto på trygg grunn. De var også innstilt på å bruke det legale manøvreringsrommet slik de mente det var riktig.

66 As vurdering av avtalen med TDC I forbindelse med vurderingen av om det skulle innledes forhandlinger med TDC på bakgrunn av opsjonen på forlengelse av avtalen utarbeidet A et internt notat, Evaluering av transportnett- og teletjenesteavtalen med TDC, datert 14. april I notatet oppsummerer A erfaringer med kommunens avtale med TDC. 52

67 53

68 54

69 55

70 56

71 Som det fremgår av kapittel 9, ble As anbefaling om opsjonsforhandlinger ikke tatt til følge. 57

72 Vurdering av avtalen med TDC i forbindelse med TTT-anskaffelsen Synspunkter og erfaringer med avtalen med TDC har naturlig nok vært et tema i forbindelse med vurderingen av konkurransens omfang og hvilke krav som ble stilt til leveransen i TTT-anskaffelsen. Av referat fra prosjektgruppemøte 17. juni 2008 fremgår det at erfaringer med avtalen med TDC og ønskede elementer i en ny avtale var et tema, og at A ga følgende innspill vedrørende avtalen med TDC: Positive sider Negative sider Teknologisk god løsning Fakturering lang tid å få etablert, men OK nå. Spesifisert fra grunnen av TDC har ikke evnet å håndtere en så stor Gode prismodeller som kunde som BK sikrer fleksibilitet Integrasjon fast-mobil Gratis interntrafikk Integrasjon med sentralbord Det ble i forbindelse med utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget også gjennomført en brukerundersøkelse i kommunen. Siktemålet med brukerundersøkelsen var å kartlegge dagens bruk av avtalen med TDC og vurdere i hvilken grad tjenestene innfridde brukernes krav. Brukerundersøkelsen ble gjennomført med bistand fra PwC og fra presentasjonen av resultatet gjengis følgende kulepunkter: 58

73 Tvisten om fakturering ved bruk av mobilt bredbånd Høsten 2008 ble det avdekket at Bergen kommune ble fakturert betydelige summer for GPRS-trafikk gjennom Bergen kommune sin avtale med TDC. På denne bakgrunn ble byråder og politiske rådgiveres mobilutgifter gjennomgått, og det ble besluttet å gjennomføre en full gjennomgang av påløpte mobilutgifter for kommunens ansatte for å avdekke mulig feilfakturering. IKT Forretningsutvikling ble 14. oktober gitt mandat til å iverksette undersøkelser av forholdene. PwCs granskingsenhet ble engasjert til å utføre arbeidet, og PwC leverte sin rapport 11. desember PwC konkluderte i sine undersøkelser knyttet til mulig feilfakturering at det ikke var mulig å kontrollere faktisk forbruk opp mot fakturert beløp på grunn av manglende spesifikasjon om taletid og nedlastet datamengde pr. bruker på fakturaene. Videre ble det konkludert med at det innad i kommunen har vært ulik oppfatning av hvordan avtalens regulering av fakturering av GPRS-tjenester skal forstås, og at kommunens praktisering av kontrollrutiner ikke synes å ha hatt fokus på den enkeltes forbruk av GPRS-tjenester. TDC erkjente i ettertid ikke overfakturering og mente det var fakturert i henhold til avtale. Saken ble ikke fulgt opp av SKU i påvente av at ny avtale skulle på plass BKKs rolle som underleverandør BKK (Bergenshalvøens kommunale kraftselskap) var underleverandør til Atea i TTTanskaffelsen. Selskapets hovedkontor ligger på Kokstad i Bergen, og selskapet omsatte for 4,1 milliarder kroner i På BKKs egen hjemmeside beskrives selskapets virksomhet på denne måten: Eier og drifter landets [nest] største distribusjonsnett med nettkunder. Eier og drifter 30 vannkraftverk med en årlig middelproduksjon på 6,7 TWh. Bygger og drifter fjernvarmenett i Bergen. Tilbyr boligalarm, bredbånd, kabel-tv og bredbåndstelefoni. Selger rådgivings- og entrepenørtjenester i bedriftsmarkedet. Bergen kommune er nest største eier i BKK, og kommunen eier 37,75 % av selskapet. 59

74 Som deleier har Bergen kommune ønsket at BKK fokuserte på sin kjernevirksomhet, kraft og strøm. I Bergen kommunes eierskapsmelding (sak ) omtalte byrådet blant annet kommunens aksjepost i BKK, og byrådet fremholdt at kommunen burde arbeide for at BKK i fremtiden begrenset sin ressursbruk og kapital til kjernevirksomheten kraftnett, vannkraftproduksjon og fjernvarme. G som var eierskapsbyråd for BKK i den aktuelle perioden har i samtale med G-Partner forklart at han ønsket en kritisk gjennomgang av BKKs bredbåndssatsning. Hans initiativ på vegne av Bergen kommune var å jobbe forsiktig med å fremme ønske om en gjennomgang av satsningen overfor styret og administrasjon i BKK. Ved siden av Gs initiativ pågikk det en diskusjon i styret i BKK hvor Statskrafts eierrepresentanter målbar det samme syn som ham. Det var altså flere som var kritiske til BKKs bredbåndssatsning, men det var ikke truffet noen beslutning i styret om videre satsning eller gjennomgang av denne. Samtidig var BKK Marked AS (heretter bare BKK) underleverandør i Ateas tilbud i TTTanskaffelsen. Ateas tilbud innebar en omfattende utbygging av BKKs nettverkinfrastruktur, og det var satt mål om at store deler Bergen kommunes bygg ble tilbudt fibernett. Fibernett er dyrere enn kobberbaserte nett, men det gir vesentlige fordeler ved drift og ytelse. I konkurransegrunnlaget var det ikke etterspurt fibernett i det omfanget som fulgte av Ateas tilbud. Denne forbedringen av leveransen kunne derfor ikke gis full uttelling i evalueringen av tilbudets kvalitative og funksjonelle aspekter. Byrådet behandlet 11. mars 2009 en sak om oppfølgning av Bergen kommunes eierskapsmelding fra juni To dager senere ble saken omtalt i Bergensavisen (BA). BA startet 13. mars 2009 en artikkelserie om Bergen kommunes eierskapsmelding, herunder eierskapsmeldingens betydning for BKK. Denne artikkelserien tydeliggjorde de mulige problemene man kunne stå overfor ved å velge Ateas tilbud med BKK som underleverandør. Dilemmaet var at Byrådet kunne risikere å havne i en situasjon hvor de én dag inngikk avtale med Atea med BKK som underleverandør, før de neste dag utøvde sin eierinteresse slik at BKK ble forhindret fra å oppfylle selskapets kontraktsforpliktelser fordi kommunen direkte eller indirekte hadde stanset BKKs satsning på bredbåndstjenester. Håndteringen av problemstillinger relatert til BKK er omtalt nedenfor i kapittel

75 15 Den innledende fasen i forhandlingene 15.1 Første tilbudsrunde og innledende vurderinger av tilbudene Konkurransegrunnlag ble sendt ut til leverandørene 21. november 2008, og frist for å inngi tilbud ble satt til 12. januar Det ble avholdt en tilbyderkonferanse 4. desember 2008 hvor samtlige hovedleverandører var representert. På bakgrunn av innspill i forbindelse med denne tilbyderkonferansen ble tilbudsfristen forlenget til 26. januar 2008 som følge av kompleksiteten i konkurransen. Samtlige av de inviterte leverandørene innga tilbud innen tilbudsfristens utløp. Det ble utarbeidet en fremdriftsplan for forhandlingene, og milepælene i denne fremdriftsplanen oppsummeres slik i prosjektleders ukerapport for uke 5: - Avsluttet evaluering: uke 9 - Initial innstilling til Styringsgruppen(med forbehold om forhandlingsforløp): uke 14 - Innstilling til Byrådet: uke 18 Denne fremdriftsplanen ble senere forskjøvet, blant annet på grunn av vurderingene omkring BKKs rolle som underleverandør, omtalt nedenfor i kapittel 16. Ressurstilfanget og fremdriften videre var et sentralt tema for prosjektgruppen i denne perioden. I et notat om ressursbehovet datert 22. januar 2009, skriver A: Prosjektet er underlagt et betydelig tidspress for å kunne levere innstilling som ønsket. Basert på felles gjennomgang av prosjektplan for TTT-prosjektet i dag, samt prosjektmøte 13. januar, henstiller jeg derfor at følgende ressurser tilføres prosjektet: Fase 3 vurdering av tilbyderne uke juniorkonsulenter for: - strukturering og organisering av innkomne tilbud - initial vurdering av tilbud sammen med undertegnede og prosjektleder - dokumentasjon av evalueringsprosessen Estimert tidsforbruk vil være tilsvarende av 5 ukeverk * 2, totalt 10 ukeverk. Det vil være en fordel å benytte ressurser som har vært inne i prosjektet tidligere og kjenner problemstillingene og evalueringsmetodikken. 61 Fase 3 forhandling med tilbydere uke med opsjon på forlengelse til uke 18 1 juniorkonsulent i rollen som prosjektsekretær for: - dokumentasjon av forhandlingsprosessen

76 - strukturering av ny/endret informasjon fra tilbydere - analyse av tekniske og merkantile elementer i forhandlingene - deltagelse i vurderingen av tilbyderne Av prosjektleders ukerapport for uke 4, avgitt 26. januar 2009, fremgår følgende av beslutningsprotokollen punkt 19: Beslutning Virkning/kommentar Dato Ressurser til Ressursbehov utover dette meldes 22/01/09 evaluering/forhandlinger til prosjekteier asap. -A, prosjektleder og Innkjøp (B/C) setter av 100% av tiden til evaluering Se eget notat fra A for detaljer og forhandlinger - Fagekspertise benyttes e. behov - 2 konsulenter leies inn fra PwC til evaluering, 1 ifm forhandlinger I en MSN-samtale 26. januar mellom Prosjekteier og E siterte Prosjekteier enkelte deler av Ergo Groups tilbud vedrørende leveranser fra TDC. Begge ga deretter klart uttrykk for misnøye med TDC som leverandør og manglende tiltro til leveransen slik den var beskrevet i tilbudet fra Ergo Group. I prosjektgruppemøte 27. januar 2009 fordeles arbeidsoppgaver i forbindelse med evaluering av tilbudene og gjennomføring av forhandlinger. A og Prosjektleder ble gitt hovedansvaret for totalevalueringen, mens innkjøpsenhetens deltakere skulle evaluerer alle merkantile aspekter i konkurransegrunnlaget og gi juridisk/kontraktteknisk bistand. Representantene fra utdanning og helse skulle gå gjennom tilbudene i sin helhet og gi innspill på de elementene som var relevante for deres bruk av tjenester i avtalen. Følgende arbeidsfordeling er gitt i møtereferatet: 62 Hva Ansvarlig Støtte fra Konkurransegrunnlaget totalt Innkjøp (C/B) prosjektleder. Konkurransegrunnlaget 4.5 Fakturering Innkjøp LRS Konkurransegrunnlaget 4.9 Generelle krav til Sikkerhet Innkjøp N Konkurransegrunnlaget 4.12 Servicenivå Innkjøp BB Vedlegg 1A Transportnettverk og Internettak. A D Vedlegg 1B Teletrafikktjenester A D Vedlegg 1C Videokonferanse prosjektleder/a A/V-ansk.

77 Vedlegg 1D Ekspedientst. og kontakt/anropssent. prosjektleder CC Vedlegg 1E Adm. system for mobile terminaler A DD Vedlegg 1F Plattform for eid prosjektleder CCC/N Vedlegg 1G Samordnet kommunikasjon A Vedlegg 1H Telefonidrift A D/ CCC Vedlegg 1I Digitalt TV-innhold prosjektleder EE I møtet ble også oppdatert prosjektplan gjennomgått, og det ble påpekt at fremdriftsplanen var ambisiøs, og forutsatte at det ikke oppsto uforutsette hendelser som forstyrret fremdriften. Videre ble betydningen av gode forberedelser til forhandlingene med leverandørene understreket, og betydningen av at de som deltok i forhandlingene hadde god forståelse for leverandørenes tilbud. Følgende milepæler for videre fremdrift fremgikk av referatet: 27. februar: Ferdig med evaluering av tilbud, klar til forhandlinger 2. april: Fremlegging av midlertidig forhandlingsresultat til Styringsgruppen 28. april: Innstilling til Byråd klar. 6. mai: Politisk behandling Etter den innledende gjennomgangen av tilbudene ble det i perioden 9. til 12. februar gjennomført separate møter med leverandørene hvor de ble gitt anledning til å presentere sine tilbud. Presentasjonene ble gjennomført på samme sted, og med lik agenda for alle leverandørene. Leverandørpresentasjonene ble ikke ansett som forhandlinger. Bergen kommune stilte enkelte avklaringsspørsmål til leverandørene i møtet, og leverandørene ga innen frist satt til 18. februar tilbakemelding på de ulike elementene som var ønsket avklart. Etter leverandørpresentasjonene ble det avholdt et møte i prosjektgruppen 13. februar. Av referatet fra dette møtet fremgår det at prosjektgruppen har diskutert betydningen av leverandørenes evne til å levere en fornuftig tidsplan for utrulling og gode løsninger, både for tele/transport og de integrerte løsningselementene i rammeavtalen. Det understrekes i referatet at evalueringen skal avdekke de svakheter som skal søkes forbedret gjennom dialog og forhandlinger Status etter første tilbudsrunde Det ble anvendt et excel-ark for evalueringen av tilbudene i konkurransen. Dette regnearket ble utarbeidet av, og Prosjektleder oversendte 10. februar 2009 følgende e-post til prosjektgruppen med kopi til FF og GG (begge ): 63 Hei, Jeg har nå lagt ut evalueringsskjema for TTT på Prosjektportalen Viktig at dere leser øverste flik "read me" før dere setter i gang.

78 Hvis dere oppdager feil/mangler, må dere si ifra til meg snarest mulig. Viktig 1: Benytt "underarkene" for de enkelte vedleggene til å evaluere - sjekk alltid ut dokumentet når du jobber på det Viktig 2: Hvis du evaluerer samme pkt som en annen, og ikke er enig i score'en som er satt, marker dette med rød tekst og evnt en begrunnelse/merknad Viktig 3: Ikke endre strukturen i regnearket (legge til celler etc.). Arbeidsarket var inndelt i underark. Hvert av vedleggene til konkurransegrunnlaget var gitt et eget underark, slik at det gikk tydelig frem hvor de ulike delene av leveransen ble vurdert. Arbeidsarket prosjektgruppen benyttet for evalueringen av tilbudene viste 4. mars 2009 følgende score på tildelingskriteriene kvalitet og funksjonalitet: Atea ErgoGroup Telenor Kvalitet 82,08 % 84,40 % 81,11 % Funksjonalitet 82,16 % 83,95 % 80,35 % Det er bekreftet fra de involverte i prosessen at arbeidsarket i denne perioden ikke var oppdatert, noe som også fremgår av enkeltpostene i excelarkene. I prosjektgruppemøte 24. februar 2009 gikk prosjektgruppen gjennom status på evalueringen av tilbudene. Gjennomgangen oppsummeres slik i møtereferatet: Mandag 26/01 ble det innlevert tre tilbud fra henholdsvis Atea (tidl. Ementor), Telenor og ErgoGroup til BK. A oppsummerte status på evaluering av disse tilbudene for vedlegg 1A (Transportnettverk og Internettak) og vedlegg 1B (Teletrafikktjenester). Prosjektleder presenterte status på evaluering av de gjenstående vedleggene (1C-1I). Evalueringsprosessen frem til møtets tidspunkt viser at tilbudene fra Atea og ErgoGroup scorer særdeles nær. Løsningen fra ErgoGroup fremstår som en løsning med lav risiko i og med den baserer seg mye på dagens infrastruktur. Løsningen fra Atea fremstår som en fremtidsrettet løsning med økt risiko på grunn av betydelig utbygging og implementering av nye teknologier. 64

79 Av møtereferatet fremgår videre at prosjektgruppen ville anbefale styringsgruppen å invitere alle tre leverandører til en første forhandlingsrunde, med klare signaler til Telenor om at de måtte redusere prisen betydelig for å gå videre i konkurransen. I dette tidsrommet ble det arbeidet med en presentasjon av konkurransesituasjonen til styringsgruppen. Prosjektleder oversendte 23. februar et foreløpig utkast av denne presentasjonen til Prosjekteier med følgende påtegning: Her er oversikt over vurderingene av de enkelte tjenesteområdene etter initiell vurdering (skal diskuteres i prosjektgruppen i morgen). Venter på tilbakemelding fra A vedr. trafikk og telefoni, bildet er ikke ulikt der heller. Så; det ser ut til at det er mulig å gjøre det som skissert avhengig av valgt taktikk/posisjon. Prosjektleder presenterte status etter første tilbud fra leverandørene for styringsgruppen i styringsgruppemøte 25. februar I referatet fra styringsgruppemøtet beskrives presentasjonen slik: Evaluering av tilbudene ble gjennomgått slik det foreligger p.t. Hovedvekt på de tre tjenesteområdene transportnett og internettaksess, teletrafikktjenester og telefonidrift som utgjør den klart største delen av tilbudet. Leverandørenes tilbud knyttet til fremtidsrettede tjenester, samt plan for gjennomføring av de forskjellige prosjektene ble også presentert. Prismodeller og mottatte pristilbud ble presentert og diskutert. For detaljer knyttet til dette vises det til vedlagte presentasjon. Basert på evalueringen av de innleverte tilbud kommer det frem at det er store forskjeller på leverandørenes priser innen enkelte tjenesteområder, spesielt knyttet til transportnettverk, mobiltelefoni og telefonidrift. Tilbudt kvalitet og funksjonalitet forklarer ikke denne prisforskjellen. Deretter fulgte en tabell som viste kostnader knyttet til de tre tilbudene i et beregnet normalår (snitt av tre års avtale). Tabellen ga følgende totalsummer: 65

80 Tilbudene fra Atea og Ergo Group står sentralt i de videre forhandlingene. Av denne grunn gjengis prosjektgruppens oppsummering av evaluering av disse tilbudene, slik den ble presentert for styringsgruppen i styringsgruppemøtet. Av presentasjonen fremgår det at følgende tjenesteområdene utgjorde 80% av totalvurderingen av tilbudenes kvalitet og funksjonalitet: - transportnettverk og internettaksess - teletrafikktjenester - telefonidrift. Disse områdene er derfor sentrale i presentasjonen. Vurderingen av transportnettverk og internettaksess oppsummeres slik: Generelt Grunnleggende samme teknologiske plattform fra alle leverandører, de kan levere samme transporttjenester. Tre reelt distinkte tilbud. Atea og Telenor har svært lang etableringstid, vesentlige deler av nett og til dels tjenester skal først etableres etter avtaleinngåelse. (Videreføring av ferdig design med standard teknologi. Forrige skifte inkludert nytt design gjennomført på 9 mnd.) Vurderingen av teletrafikktjenester (fasttelefoni og drift) oppsummeres slik: 66

81 Generelt Prismodellen øre/sekund er viktig for funksjonalitet og kostnadskontroll. Uten abonnementspris ikke press til å avvikle fasttelefon ( Fasttelefon er blitt for billig, overgang til mobil gir grunnlag for høyere priser ). Reelt to løsningstilbud: Telenor og TDC. Telenor 54 % dyrere på fasttlf og 40 % dyrere på mobil. Alle kan levere ønskede tjenester. Forskjell i risiko, framdrift og modenhet. Vurderingen av teletrafikktjenester (mobiltelefoni) oppsummeres slik: I oppsummeringen av leverandørenes respektive gjennomføringsplaner legges det for Ateas del vekt på risikoen knyttet til utbyggingen av fibernett. Atea har tilbudt ferdigstillelse av fiberløsningen innen 2014, og det er BKK som skal ta på seg kostnadene ved utrulling av fiberløsning. Prosjektgruppen stiller spørsmål ved om det skal gjøres forsøk på å forsere fremdriftsplanen. For Ergo Groups del vises det til at det er lav risiko knyttet til valgt transportnettløsning og kortere implementeringstid enn Atea. Ergo Group legger opp til å benytte eksisterende transportnett, og eventuell risiko knytter seg da til tilgjengelig kobber. Avslutningsvis gir prosjektgruppen sin anbefaling for videre fremdrift i TTT-prosessen, oppsummert slik: 67

82 La alle tre leverandører presentere et oppdatert tilbud basert på tilbakemeldinger fra prosjektgruppen best forhandlingsposisjon gitt allerede få tilbydere ryddig ift prosessen mulighet for vesentlig endring av dagens bilde Klare krav for videre deltagelse i forhandlingene prisnivået må ned viktige avklaringer mtp fremdriftsplaner Relativt like tilbud gir Bergen kommune god forhandlingsposisjon, og mulighet for å finne merkantil bunn alle kan og vil levere! Prosjektleder har vist til at enkelte av elementene som ble påpekt som negative i denne fremstillingen, ble forbedret i de etterfølgende forhandlingene med leverandørene. Styringsgruppen besluttet i møtet å invitere til en første runde med forhandlinger. Videre ble fremdrift diskutert, og det ble planlagt ut fra at man skulle avgi en innstilling for politisk behandling i uke 18 (28. april). Samtidig fortsatte prosjektgruppen evalueringen av tilbudene. Blant annet fremgår det av e- postkorrespondanse at A og D 27. februar evaluerte besvarelsene på vedlegg H (Telefonidrift), 27. februar. Vider fremgår det av As kalender at det var møter om evaluering av vedlegg A (transportnettverk), B (telefoni) og H (telefonidrift) i tidsrommet 18. til 27. februar. Resultatet av denne evalueringen ble imidlertid først på et senere tidspunkt lagt inn i arbeidsarket for evalueringen av tilbud Første forhandlingsrunde I prosjektgruppemøte 10. mars 2009 ble gjennomføringen av forhandlinger diskutert. Av møtereferatet fremgår følgende tentative plan for videre fremdrift i forhandlingsprosessen: - uke 11/12 1. runde forhandlingsmøter fokus på gjennomføring og pris - uke 12 styringsgruppemøte (19/3), med mulighet for prisjusteringer i forkant. Målsetting om å gå videre med to leverandører - uke runde forhandlingsmøter fokus på funksjonalitet/kvalitet - uke runde forhandlingsmøter fokus på pris styringsgruppemøte ¼ - uke 16/17 klargjøring av innstilling og 4. runde forhandlingsmøter Det ble etablert en egen forhandlingsgruppe for gjennomføringen av forhandlingene. I forhandlingsgruppen deltok: - Prosjektleder - C - M 68

83 - B - GG - A Første forhandlingsrunde med leverandørene ble gjennomført i tidsrommet 11. til 16. mars 2009: Atea 11. mars, Ergo Group 12. mars og Telenor 16. mars. Formålet med den første forhandlingsrunden var å gå gjennom de viktigste elementene som var identifisert ved evalueringen av tilbudene. Før forhandlingene ble leverandørene ble gitt individuelle tilbakemeldinger på hvilke områder forhandlingene ville bli fokusert omkring i denne fasen. I e-post fra Prosjektleder 26. februar 2009 ble Ergo Group gjort kjent med følgende om tema for første forhandlingsrunde: I møtet ønsker Bergen kommune å diskutere ErgoGroups tilbud med spesiell fokus på prisnivå knyttet til transportnett og telefonidrift, både før og etter en overgang til IP. I e-post samme dag til Atea opplyser Prosjektleder følgende om tema for første forhandlingsrunde med Atea: I møtet ønsker Bergen kommune å diskutere Ateas tilbud med spesiell fokus på prisnivå og modell knyttet til telefoni, både fast og mobil. Bergen kommune ønsker også å ta en detaljert gjennomgang rundt rammene og tidsperspektivet for innføringen av tjenester levert fra Atea, da med spesiell vekt på transportnett og mobiltelefoni. Leverandørene mottok deretter mer konkrete punkter for forhandlingene, og det ble skilt mellom - oppklarende spørsmål som kunne besvares skriftlig i forkant av forhandlingsmøtet - administrative avklaringer som kunne besvares i forkant av forhandlingsmøtet - forhandlingselementer til diskusjon i møtet. I første forhandlingsrunde var fokus de store linjene og prinsipielle avklaringene. I e-post sendt D 2. mars kl 16:14 spør Prosjektleder om D kan bistå med å generere en spørsmålsliste for de store spørsmålene i konkurransen. Prosjektleder viste til en samtale med A som ikke hadde noen spørsmålsliste lagret. D svarte noe oppgitt at han måtte se hva han kunne få bidratt med, men viste til at han hadde relativt full timeplan de nærmeste dagene. D videresendte Prosjektleders e-post til H og bemerket at A hadde reist utenlands på en konferanse, og han stilte seg samtidig kritisk til hvordan TTT-prosjektet vil komme til å utvikle seg videre. 69

84 Etter gjennomført møte fikk hver av leverandørene et møtereferat med en oppsummering av forhandlingene og en angivelse av Bergen kommunes forventede tilbakemelding. Det ble avholdt et prosjektgruppemøte 17. mars, etter at forhandlingsmøtene med leverandørene var gjennomført. Av referatet fra møtet fremgår det at de gjennomførte forhandlingene ble oppsummert og diskutert i prosjektgruppen, og de viktigste elementene i forhandlingene ble oppsummert slik: - Prosjektgruppen la også planer for videre arbeid, og blant de arbeidsoppgavene som ble planlagt, var oppdatering og ferdigstillelse av evalueringsskjemaene for vedlegg A (transportnett), B (teletrafikktjenester), G (samordnet kommunikasjon) og H (telefonidrift). Av referatet fra prosjektgruppemøtet fremgår også at forhandlingene ble besluttet frosset i én uke fra 16. mars som følge av vurderingene omkring BKKs rolle i konkurransen. Dette forholdet omtales nærmere i kapittel 16. Som følge av pausen i forhandlingene ble alle stående frister til leverandørene utsatt i tilsvarende grad, og den planlagte rapporteringen til styringsgruppen 19. mars ble utsatt. Leverandørene ga sin tilbakemelding i tidsrommet 24. mars til 27. mars. Atea ga sin tilbakemelding 24. mars, Ergo Group ga sin tilbakemelding 25. mars og Telenor ga sin tilbakemelding 27. mars. I referat fra møte i forhandlingsgruppen 30. mars 2009 ble det opplyst om at avklaringene relatert til BKKs rolle i konkurransen ikke var klare, men at prosjektgruppen uansett skulle fortsette å evaluere tilbudene. Hovedpunktene i tilbakemeldingene fra Atea og Ergo Group oppsummeres slik: 1. 70

85 Telenors tilbud ble vurdert som vesentlig dyrere enn tilbudene fra de to konkurrerende leverandørene, uten at Telenors tilbud utmerket seg på tildelingskriteriene kvalitet og funksjonalitet. Av denne grunn anbefalte forhandlingsgruppen at styringsgruppen besluttet å fortsette forhandlingene kun med Atea og Ergo Group. Prosjektgruppen ble gitt oppgaven med å utarbeide forslag til begrunnelse for innsnevringen av forhandlingene. Videre ble prosjektgruppen gitt oppgaven med å utarbeide en detaljert evaluering av tilbudene fra Atea og Ergo Group til styringsgruppemøtet 1. april Følgende arbeidsplan for neste forhandlingsrunde og videre fremdrift ble fastsatt i forhandlingsgruppens referat: Telefonidriftsprisene (før og etter overgang til IP), samt investeringskostnader for overgang til IP, skal gjennomgås nærmere. Evalueringsarkene for tjenesteområdene transportnettverk og internettaksess (vedlegg I.A), teletrafikktjenester (vedlegg I.B), samordnet kommunikasjon (vedlegg I.G), og telefonidrift (vedlegg I.H) skal fylles inn. Videre oppdateres alle evalueringsarkene etter tilbakemeldingen i den første forhandlingsrunden. Agendaen for andre forhandlingsrunden skal også forberedes. Forhandlingsgruppen ønsker å gjennomføre andre forhandlingsrunden i uke 17 hvis situasjonen relatert til BKK Marked tillater det. Som i første forhandlingsrunden skal hver tilbyder få på forhånd et brev med spørsmål som besvares skriftlig før forhandlingene og agendaen for diskusjonene i møtet. I lysbildepresentasjonen som ble fremlagt i forhandlingsgruppemøtet 30. mars angis følgende mulige fremdriftsplan: Onsdag 1. april 2009: Brev til Atea vedrørende avklaringer og brev til Ergo Group med spørsmål til andre forhandlingsrunde Tirsdag 7. april: Frist for tilbakemelding fra Atea vedrørende avklaringer og planlagt utsendelse av spørsmål til Atea vedrørende andre forhandlingsrunde Tirsdag 14. april: Tilbakemeldinger fra Ergo Group på spørsmål til andre forhandlingsrunde 71

86 Fredag 17. april: Tilbakemelding fra Atea på spørsmål til andre forhandlingsrunde Uke 17 (20. til 24. april) andre forhandlingsrunde (med Atea og Ergo Group) I e-post 30. mars 2009 kl 13:45 videreformidler Prosjektleder forhandlingsgruppens forslag til vedtak til Prosjekteier: "Bergen kommune, TTT-prosjektet velger å fortsette forhandlinger med to leverandører, Atea og ErgoGroup. Telenor sitt tilbud, og tilbakemeldingene etter 1. forhandlingsrunde, vurderes som vesentlig dyrere enn de andre tilbyderne. Både enkeltelementer av Telenor sitt tilbud, og den totale kostnaden for Bergen kommune ved å velge Telenor som leverandør er høyere. Videre evalueres ikke Telenor sitt tilbud på kriteriene "Kvalitet" og "Funksjonalitet" bedre enn de andre leverandørene. I sum vurderes Telenor sitt tilbud til det minst økonomisk fordelaktig tilbudet til Bergen kommune for rammeavtale for leverering av integrerte kommunikasjonstjenester, EØS " Styringsgruppen tok imidlertid ikke denne anbefalingen til følge. I styringsgruppemøte 1. april 2009 ble det besluttet å gi alle tre leverandørene beskjed om å inngi oppdaterte tilbud innen 22. april kl 12. Om videre fremdrift etter mottatte tilbakemeldinger, fremgår følgende av referatet fra styringsgruppemøtet: Basert på disse tilbakemeldingene inviteres en eller flere leverandører til nytt forhandlingsmøte i uke 18. Det vil om nødvendig bli avholdt nytt styringsgruppemøte etter at tilbakemeldingene er mottatt. Prosjektleder sendte 1. april likelydende e-post til samtlige leverandører: Bergen kommune takker for deres tilbakemelding etter forhandlingsmøtet. Dere gis anledning til å revidere deres tilbud med tilhørende oppdateringer og priser innen onsdag 22. april kl 12. I den forbindelse vil vi i inneværende uke sende ut noen konkrete spørsmål knyttet til deres tilbud. Dere bes besvare disse spørsmålene innen samme frist. Bergen kommune vil på bakgrunn av mottatte svar avgjøre hvem som inviteres til nytt forhandlingsmøte i uke

87 16 Håndteringen av BKKs rolle som underleverandør 16.1 Tidslinje som viser hendelsesforløpet 73

88 16.2 Håndtering internt i Bergen kommune Samme dag som Bergensavisen trykket den første artikkelen om Bergen kommunes eierskapsmelding og eierskapsmeldingens betydning for BKK, ble A bedt om å utarbeide et notat som beskrev situasjonen i konkurransen og de ulike leverandøralternativene. Leder av styringsgruppen har i samtale med G-Partner forklart at han anså det nødvendig å ta problemstillingen uformelt opp med byrådet og be om en tilbakemelding på hvordan situasjonen skulle håndteres. Det var viktig at Byrådet ikke ble satt i en vanskelig situasjon, men samtidig var man midt i en anskaffelsesprosess som måtte håndteres riktig. Henvendelsen til Byrådet skjedde under streng konfidensialitet. A omtalte notatet slik i en e-post han sendte 13. mars som svar på spørsmål fra D om oppslaget i BA var relevant for TTT-anskaffelsen: Me (her inne) er bedne om ei utgreiing som blir byrådsnotat i løpet av dagen: Kva er effekten av BKKs fibertilbod utbyggingsplanar for Ateas tilbod og konkurransen. I neste omgang om det er alternative løysingar for Atea/BKKs deltaking, og så kjem vel spørsmålet om konkurransen kan gjerast ferdig om Atea (via BKK) ev. må trekkja seg. I notatet beskrev A forhandlingssituasjonen slik: 74 Atea (BKK) og Telenor utgjør to relativt like konsortier, med unntak for teknologi,

89 75 leveransemodell og pris relatert til transportnettet. P.t. fremstår Atea som et klart førstevalg blant disse to. Det antas at det er mulig å redusere prisene fra Atea ytterligere, mens det kan være vanskeligere for Telenor å kunne komme opp med et konkurransedyktig tilbud grunnet de store prisforskjellene. ErgoGroup (TDC) utgjør det andre alternativet. Teknologien og leveransen fra TDC er kjent og tilsvarer Telenors tilbud, og det antas at det er mulig å redusere noen av priselementene tilbudt fra ErgoGroup. For oppnåelse av best mulig funksjonalitet og kvalitet til riktig pris anses det som viktig å kunne fortsette forhandlingene med både ErgoGroup og Atea. Med mindre det skjer vesentlige endringer i Telenors tilbud, er de ikke å anse som en reell forhandlingspartner. NB! Det presiseres at dette notatet er skrevet midt i en forhandlingsrunde, slik at det fremdeles er mulighet for store bevegelser hos leverandørene. Det er også flere elementer ved tilbudene som må evalueres grundigere, samt at det er flere avklaringer som må gjøres med partene før endelige konklusjoner kan trekkes. ErgoGroup og Telenor baserer sin leveranse av transportnett i stor grad på SDSLteknologi (kopper), mens Atea sammen med BKK Marked baserer sin leveranse på utbygging av et fibernettverk til % av Bergen kommunes lokaliteter. Deretter vurderte A BKKs fibernettilbud. Han viste til at transportnettet og teletrafikktjenestene utgjorde omkring 80% av kontraktsomfanget, og at transportnettet alene utgjorde omtrent halvparten av totalkostnaden i tilbudet fra Atea med BKK som underleverandør. Tilbudet om fibernett var basert på en betydelig utbygging av BKKs totale nettverksinfrastruktur, og A antok at satsningen baserte seg på en lang nedskrivingstid for infrastrukturinvesteringene og en vesentlig periode med underskudd i driften. A fremholdt videre i notatet at fiberteknologi er dyrere å etablere enn kobberbaserte nett, men at teknologien gir fordeler når det gjelder drift og ytelse. Han påpekte imidlertid at disse fordelene ikke ville gi utslag i konkurransen ettersom både fiber- og kobberbaserte nett oppfylte kravene satt i konkurransegrunnlaget. A vurderte det slik at økonomien i den tilbudte leveransen trolig baserte seg på fremtidig inntjening i privatmarkedet, samtidig som han påpekte at det for privatmarkedet finnes ulike teknologier og aktører, slik at effekten av BKKs satsning eller eventuelle uttreden av markedet vanskelig lot seg vurdere. Konsekvensene for tilbudet ved en begrensning i eller avvikling av BKKs bredbåndssatsning vurderte A slik: Atea/BKK vil ikke kunne opprettholde tilbudet om utvidet fiberdekning, eventuelt vil det bli et tapsprosjekt for selskapet (finansiering via privatmarkedet faller bort).

90 76 Hvis BKK trekker seg fra konkurransen vil trolig også Atea måtte gå ut, da det er BKK som er kvalifisert som nettverksleverandør. Ved en begrensning som innebærer videreføring av dagens nettverksleveranser og eksisterende infrastruktur, vil det kunne være mulig for selskapet å tilby en leveranse mer i tråd med de to andre deltakerne, dvs. en kombinasjon av fiber- og kopperinfrastruktur (hvor sistnevnte innebærer bruk av Telenors telefoninfrastruktur, noe som i dag er tilfelle for flertallet av BKs lokaliteter). I konkurransens aktuelle fase, hvor det kan se ut til å gå mot en siste runde mellom Ateas og Ergo Groups konstellasjoner, vil det være uheldig hvis Atea/BKK trekker seg fra konkurransen, da det er lagt opp til å oppnå en skjerping av tilbudenes konkurransekraft (forbedret pris og ytelse) i løpet av denne fasen. Disse har så langt levert de beste tilbudene. Hvis Atea/BKK trekker seg, vil det stå igjen to leverandører. Deres plass vil da tas av Telenor/Atea med TeleCom (som også inngår med Atea/BKK), slik at det er kun transportnettleveransen fra BKK som skiller dette alternativet fra Atea/BKK. Disse to gjenværende tilbyderne er begge er kvalifiserte og begge tilbudene dekker BKs behov. Det vil derfor sannsynligvis være vanskelig å avlyse konkurransen med saklig grunn. I dagene fremover utarbeidet Prosjekteier et forslag til byrådsnotat vedrørende BKKs posisjon som underleverandør til Atea. Prosjekteier har opplyst at notatet ble utarbeidet på oppdrag fra og i svært tett dialog med Leder av styringsgruppen. Prosjekteier sendte utkastet videre til Leder av styringsgruppen 15. mars kl 19:26, og Leder av styringsgruppen og Prosjekteier utvekslet utkast før Leder av styringsgruppen sendte et omforent utkast videre til U i e-post samme dag kl 19:56. I oversendelsen skrev Leder av styringsgruppen: Hei U, vedlagt er utkast til notat til Byrådet. Basert på at ledermøtet i morgen er kansellert, må vi be om et ekstraordinært møte snarest i morgen formiddag slik at denne saken blir tatt videre. Prosjekteier og undertegnede deltar i dette møtet fra vår side. Slik situasjonen er i TTT anskaffelsen nå er det kritisk at dette blir håndtert i morgen formiddag. mvh Leder av styringsgruppen I utkastet til notat som ble oversendt U ble det anmodet om at TTT-prosessen ble stilt bero i sju dager for å gi tilstrekkelig tid til avklaringer omkring BKKs rolle. Det ble videre anmodet om at Byråd for finans, konkurranse og utvikling innkalte SKU og IKT Forretningsutvikling til et møte for å avklare forholdet til BKK og videre løp i TTTanskaffelsen. Konkurransesituasjonen ble omtalt i utkastet til notat. Innledningsvis beskrives de konkurrerende tilbudene og konkurransesituasjonen på tilsvarende måte som i As notat. Deretter gis det en vurdering av ønsket forløp i konkurransen:

91 77 For oppnåelse av best mulig funksjonalitet og kvalitet til riktig pris anses det som viktig å kunne fortsette forhandlingene med både ErgoGroup og Atea. Med mindre det skjer vesentlige endringer i Telenors tilbud, er de ikke å anse som en reell forhandlingspartner. Det presiseres at dette notatet er skrevet midt i en forhandlingsrunde, slik at det fremdeles er mulighet for store bevegelser hos leverandørene. Det er også flere elementer ved tilbudene som må evalueres grundigere, samt at det er flere avklaringer som må gjøres med partene før endelige konklusjoner kan trekkes. Etter en omtale av fiberteknologi vurdert opp mot kobberbasert teknologi basert på As notat 13. mars, avsluttes redegjørelsen i utkastet til byrådsnotat slik: Slik situasjonen er for øyeblikket er det sannsynlig at Ateas tilbud, basert på transportnettverk levert av BKK, er det alternativet IKT-Forretningsutvikling vil innstille på ovenfor Byrådet. Ut i fra det som ble kjent gjennom Bergensavisen kan dette være utfordrende. Dersom det ikke er aktuelt for Bergen kommune å inngå avtale med Atea grunnet underleverandøren BKK, er de å anse for ute av konkurransen. Telenor sitt tilbud er så høyt priset at gjenværende alternativ er å allikevel inngå avtale med ErgoGroup og TDC. Det vil sannsynligvis være vanskelig å avlyse konkurransen med saklig grunn framfor å velge TDC. Det kan muligens være et alternativ, dersom en leveranse basert på BKK sin fiberutbygging ikke er aktuell, at man gir Atea mulighet for å revidere sitt tilbud ved å bytte ut underleverandør av transportnett for å fortsatt være aktuelle i konkurransen. Om dette er mulig, må utredes nærmere. U besvarte Leder av styringsgruppens e-post 15. mars kl 21:56 og skrev at hun hadde sendt notatet til F, og at hun ville gå innom F før sistnevnte gikk i møte mandag kl 09:30. Til dette responderte Leder av styringsgruppen i e-post kl 22:28: OK, Det blir avgjørende for oss å få denne avklaringen i morgen. Telenor er inne i siste forhandlingsrunde i morgen. Vi må agere umiddelbart etter dette med en melding til leverandørene. Det ble avholdt et møte 16. mars hvor BKKs rolle som underleverandør ble drøftet. I møtet deltok byrådsleder HH, ansvarlig byråd F, byråd G, Leder av styringsgruppen, og kommuneadvokat II. Kommuneadvokaten ble trukket inn for å bistå i vurderingen av BKKs rolle som underleverandør og for å foreta de nødvendige juridiske avklaringer. II ga i møtet beskjed om at han ikke kunne gi noe forsvarlig råd der og da, men at de juridiske sidene av saksforholdet ville bli utredet nærmere.

92 Leder av styringsgruppen har forklart at F i møtet opplyste at det var uaktuelt at kontrakt ble inngått med Atea med BKK som underleverandør med en slik leveranse som var tilbudt. Leder av styringsgruppen har videre forklart at administrasjonen ble instruert politisk om å sørge for at BKK ble fjernet som underleverandør, og at F også ved senere anledninger har gitt uttrykk for at BKK skulle fjernes som underleverandør til Atea. F har i samtale med G-Partner forklart at hun kan ha uttalt at det var uaktuelt å inngå kontrakt med Atea med BKK som underleverandør, men at en slik uttalelse i så fall har vært gitt som en politisk ytring, og at det må ha gått klart frem at standpunktet skulle forstås med de begrensninger som fulgte av anskaffelsesregelverket. I prosjektgruppemøte 17. mars ble prosjektgruppen orientert om situasjonen, og det ble avtalt at forhandlingene skulle fryses i én uke fra og med mandag 16. mars. Alle stående frister ble utsatt i dette tidsrommet og planlagt rapportering til styringsgruppen 19. mars ble også utsatt. Leverandørenes tilbakemeldinger etter første forhandlingsrunde ble gitt i tidsrommet 24. mars til 27. mars. Atea ga sin tilbakemelding 24. mars, og Ergo ga sin tilbakemelding 25. mars. I e-post til Prosjekteier og Leder av styringsgruppen 24. mars 2009 videresendte Prosjektleder tilbakemeldingen fra Atea vedrørende BKKs posisjon som underleverandør, og Prosjektleder ga samtidig følgende vurdering: Prosjekteier besvarte denne e-posten senere samme dag og ba Prosjektleder lage et utkast til notat fra Leder av styringsgruppen til Byråden som oppsummerer status i konkurransen. Prosjekteier ba også Prosjektleder utarbeide en beregning på om det innenfor vektingen 1/3, 1/3, 1/3 kunne aksepteres en prisdifferanse lik den som forelå mellom tilbudene fra Ergo Group og Atea med Telenor som underleverandør. Prosjektleder besvarte denne e- posten kort tid etter: 78 Gi meg litt tid, så sender jeg notatet. Slik det nå foreligger (det mangler litt evalueringsinfo, samt at innspill etter forhandlingsmøtene ikke er lagt inn), er det ikke stor forskjell på de to alternativene på kvalitet/funksjonalitet. Selv om Atea m/telenor vil være ca % dyrere på WAN'et enn Ergo ( ), jevnes denne

93 forskjellen ut, slik at de vil være nokså like (avhengig av modellvalg, og hva Ergo kommer med av forhandlingsutspill i morgen). Med mindre det er veldig viktig å få dette av gårde i dag, vil jeg anbefale å vente til svaret fra Ergo foreligger i morgen. Prosjekteier og Leder av styringsgruppen ble deretter enige om å gi Prosjektleder tid til å innarbeide svaret fra Ergo Group i notatet. Ergo Group ga sine tilbakemeldinger 25. mars kl 11:59. Prosjektleder sendte følgende e- post til Prosjekteier og Leder av styringsgruppen kl 14:19: Hei, Her er et utkast til notat som avtalt. Det er fremdeles noen forbehold rundt priser etc., men hovedtrekkene er klare. Det er naturlig nok endel rom for tolkninger her, det får være opp til dere hva dere ønsker å fremføre. Slik jeg ser det; - Atea er klar over først og fremst via media situasjonen BKK Marked kan komme i, men da de allikevel fremholder sitt opprinnelige tilbud med BKK Marked som underleverandør, kan det forstås slik at de har tillit til at den utbyggingsplanen som er fremsatt videreføres i en eller annen form (BKK Marked eller kjøperen av hele eller deler av BKK Marked/fibersatsingen). - Atea ser at deres tilbud med Telenor er vesentlig mindre konkurransedyktig enn med BKK Marked, men håper på muligheten til å "hoppe på igjen" om BKK Marked blir en umulighet å få gjennom i Byrådet - Atea fortsetter å presse prisene ned, og vil på den måten kunne sette press på oss til å velge dem, evnt. øke sine muligheter til å gå KOFA/rettens vei med en klage. - Vi bør få en avklaring på om vi kan forvente en reell likebehandling basert på den informasjon som er fremsatt i kvalifikasjon og tilbudsfasene (dette er egentlig siste kulepkt i notatet) - Telenor har sannsynligvis forstått at de ikke er en del av hovedtilbudet på WAN fra Atea, slik at konkurransen der er like (lite!) reell som den var. Gi meg en lyd om dere trenger mer info. Vi jobber videre med å plukke detaljene på det vi har så langt. I statusoppdateringen skrev Prosjektleder følgende om tilbakemeldingen fra Atea og Ergo Group: Med de prisene som foreligger nå (Telenor er ikke oppdatert!), vil et tilbud fra Atea med BKK være (før/etter overgang til IP-telefoni), og ca lavere enn Telenor. Forskjellen på Atea m/bkk og Atea m/telenor er følgelig ca. i året. 79

94 Kort tid etter oversendte Prosjektleder regneark med oppdaterte priser fra Ergo Group og Atea til Prosjekteier, og kl 16:48 oversendte Prosjektleder en ny utgave av notatet til Prosjekteier og Leder av styringsgruppen med kopi til A. Etter at Prosjekteier ba Prosjektleder om å lime dokumentet inn i e-posten slik at han kunne lese det fra mobiltelefonen, oversendte Prosjektleder dokumentet på ny med følgende påtegning: Hei, Du får vurdere om du vil ha med siste pkt i tilbudene og siste pkt i forhandlingsposisjon... Gi meg en tilbakemelding om du trenger mer. Følgende tekst inngår i statusoppdateringen: Tilbakemeldinger fra leverandørene Pr. 25. mars har Atea og ErgoGroup levert tilbakemeldinger etter 1. forhandlingsmøte. Telenor har frist frem til 27. mars for sine tilbakemeldinger. Atea leverte tilbakemeldinger som avtalt, hvor de viderefører tilbudet fra sin underleverandør BKK Marked på transportnettjenester. Sammen med sin tilbakemelding vedlegger Atea også et brev hvor de fremholder at Atea også kan tilby transportnettjenester fra Telenor på samme betingelser som det Telenor tilbyr Bergen kommune direkte, men med rabatt. Atea fremsetter at den prisen ikke er mulig å forhandle videre ned grunnet reguleringsbestemmelser fra Post- og teletilsynet. Prosjektgruppen har, slik jeg forstår det, ikke anledning innenfor gjeldende regelverk til å vurdere parallelle tilbud fra samme leverandør. Skal tilbudet med Telenor som leverandør av transportnettjenester evalueres, må tilbudet med BKK Marked trekkes. Alternativt må prosjektets styringsgruppe ta stilling til muligheten for å fremsette dette som et reelt alternativ. ErgoGroup leverte tilbakemeldinger som avtalt. ErgoGroup setter ned prisen ytterligere på drift av telefonisentraler, samt på teletrafikktjenester. Tilbudene Med de prisene 52 som foreligger nå, vil et tilbud fra Atea med BKK være lavere pr. år enn Ergo, og ca lavere enn Telenor. Atea med Telenor som leverandør av transportnett vil være Ergo, og ca. lavere enn Telenor sitt tilbud. Forskjellen på Atea m/bkk og Atea m/telenor er følgelig ca. høyere enn i året. 52 Beregnet basert på full overgang til IP-telefoni 80

95 Det gjenstår fremdeles en del arbeid på evalueringene/forhandlingene knyttet til tildelingskriteriene kvalitet og funksjonalitet, og i hvilken grad forskjeller der kan 53 forsvare prisdifferansen på 5 av totaltilbudet. Bergen kommunes forhandlingsposisjon Da Atea fremholder sitt tilbud med BKK Marked er Bergen kommunes forhandlingsposisjon avhengig av leverandørenes tillit til at Atea med BKK Marked fremdeles er et reelt alternativ. Da Atea har valgt å videreføre sitt tilbud med BKK Marked har vi anledning til å fortsette med Atea og Ergo, mens videre forhandlinger med Telenor avsluttes. For å lykkes med denne strategien, må både Atea og Ergo ha tillit til at BKK Marked utgjør et reelt alternativ. Styringsgruppen kan også ta stilling til om det er anledning til å vurdere Atea m/telenor som et reelt alternativ, eventuelt om det må bes om en bekreftelse fra Atea hvilket tilbud de fremsetter. Slik det fremstår p.t. vil forholdet mellom tilbudene på tildelingskriteriene kvalitet/funksjonalitet og pris gi reell konkurranse mellom Atea m/telenor og ErgoGroup. Det gjenstår avklaringer på flere av områdene (som vil kunne gies i neste forhandlingsrunde) for å gi et nøyaktig bilde, spesielt knyttet til et eventuelt tilbud fra Atea m/telenor (hva er utgangspunktet for rabatten?) Samme dag sendte Prosjekteier et nytt utkast til byrådsnotat til Leder av styringsgruppen for gjennomgang. Leder av styringsgruppengjorde noen mindre justeringer og returnerte dokumentet til Prosjekteier sammen med et spørsmål om dokumentet også skulle oversendes II til gjennomgang. Prosjekteier har vist til at grunnen til at Leder av styringsgruppen kun foretok mindre endringer i notatet før videresendelse, var at notatet ble utarbeidet på hans instruks og i tett dialog med h am, både på telefon, SMS og MSN. Under utarbeidelsen av notatet diskuterte også Prosjekteier og Leder av styringsgruppen situasjonen på MSN. Leder av styringsgruppen beskrev situasjonen som håpløs, og sa det var vanskelig å vurdere hvilken strategi som var den riktige. Alternativene Leder av styringsgruppen skisserte var: Alt 1: Atea/BKK står og den fremmes til byråd Alt 2: Atea blir bedt om å levere med Telenor, men her er vi på tynn is.. Til dette svarte Prosjekteier at de ikke kunne gjøre noe annet enn å presentere alternativene for byrådet og be om eventuelle tilbakemeldinger eller kommentarer. Leder av styringsgruppen repliserte at byrådets mening ikke ville endre situasjonen så lenge Atea sto 53 ErgoGroup vs Atea m/telenor 54 Atea m/bkk vs ErgoGroup 81

96 ved BKK, og at man da måtte instruere Atea indirekte til å endre underleverandør, noe som ville føre til at risikoen steg betydelig. Prosjekteier svarte da at de kunne få et signal fra byrådet om at kvalitet ble vektet maksimalt innenfor rammene i forespørselen, for å åpne for valg av et tilbud som var høyere i pris. Leder av styringsgruppen bemerker da at dette forutsetter at Atea endrer underleverandør. I samtale med G-Partner har Prosjekteier forklart at denne diskusjonen henspeiler på at Ateas tilbud ville blitt dyrere enn dersom Telenor hadde overtatt BKKs underleveranse, og at sannsynligheten var stor for at Atea da ville bli dyrere enn Ergo. Bergen kommune kunne ikke pålegge Atea å bytte underleverandør for så å velge konkurrenten på grunn av lavere pris. Derfor måtte man se på hvilket spillerom man hadde i en slik situasjon. Dette handlet ikke om å nedprioritere TDC, men om å rydde opp i situasjonen som var skapt fordi politikerne ikke ønsket BKK. Normal forretningsetikk tilsier at Bergen kommune ikke kan pålegge en leverandør å bytte underleverandør for så å straffe leverandøren for byttet i etterkant. Leder av styringsgruppen har forklart at hans alternativ 2 var skissert som et svar på det politiske ønsket om å fjerne BKK som underleverandør til Atea. Senere samme dag sendte Prosjekteier utkastet til II pr e-post med følgende oversendelsestekst: Hei II! Leder av styringsgruppen og jeg har utarbeidet et utkast til notat til Byrådet i forbindelse med TTT, basert på de siste dagers hendelser. Hadde satt stor pris på om du kunne lest igjennom og kommentert før vi sender det videre. Leder av styringsgruppen og jeg er i Seattle, 8 timer bak Bergen, så hadde håpet du hadde anledning til å se på dette i løpet av torsdagen. Deretter oversendte Prosjekteier utkastet til U sammen med en orientering om at utkastet også er sendt Kommuneadvokaten for gjennomgang. Det er gjort relativt omfattende endringer i utkastet til byrådsnotat sammenlignet med tidligere versjoner. Etter en innledende tekst hvor det redegjøres for bakgrunnen for TTTprosessen, hvilke leverandører som deltar i konkurransen, og hvilket arbeid som er gjort, redegjøres det for utfordringene knyttet til BKKs rolle som underleverandør. Deretter gis det følgende beskrivelse av konkurransesituasjonen og mulige handlingsalternativer: På bakgrunn av første runde med forhandlinger er situasjonen pr. i dag slik: 82 Tilbyder Atea m/ BKK Ergo m/ TDC Atea m/ Telenor Telenor Total pris (ved overgang til IP) Kvalitet (foreløpig vurdering) Best Som i dag Noe bedre enn i dag Noe bedre enn i dag

97 Gitt dette bildet er Telenor, som direkte leverandør, ute av konkurransen og det gjenstår to alternativer; Atea og ErgoGroup. Under normale omstendigheter ville det da være helt naturlig å fullføre evalueringen av tilbudene og sluttføre forhandlingene for så å fremme en innstilling til Byrådet om valg av den leverandøren som er vurdert best i forhold til kriteriene gitt i forespørselen. I denne saken tyder alt foreløpig på at det vil bli Atea med BKK som underleverandør på transportnett. Gitt de særskilte omstendighetene i denne saken vil vi forsøke å redegjøre for de ulike potensielle utfallene. Figuren nedenfor forsøker å vise risiko og fordelaktighet knyttet til de fire ulike alternativene som for øyeblikket er identifisert. 83

98 F o r d e l ErgoGroup Telenor Risiko Atea m/ Telenor a k t i g h e t Kansellering Atea m/ BKK 84 A Atea med BKK som underleverandør av transportnett Dette vil være det objektivt sett riktige valget basert på evaluering av kravene i konkurransegrunnlaget. Dette valget innebærer at BKK påtar seg en vesentlig forpliktelse i forhold til å bygge ut fibernettverk i Bergen da tilbudet innebærer opp i mot fiberdekning på alle kommunale bygg. Dette vil være motstridende i forhold til Byrådets holdning som eier i BKK i forhold til selskapets satsning på bredbåndsutbygging. B Atea med Telenor som underleverandør For at dette skal være et reelt alternativ å vurdere vil Kommuneadvokaten vurdere hvorvidt vi kan vurdere to alternative tilbud fra en leverandør da det er lite trolig at Atea selv, uten formelle signaler fra Bergen kommune, vil trekke sitt opprinnelige tilbud med BKK som underleverandør. Gitt at Kommuneadvokaten enten finner at Bergen kommune kan vurdere to alternative tilbud fra en leverandør eller at Atea mot formodning på eget initiativ trekker sitt opprinnelige tilbud med BKK som underleverandør vil det gi Bergen kommune ytterligere ett alternativ å vurdere. Dette alternativet, Atea med Telenor som underleverandør på transportnett, vil gi noe bedre tjenestekvalitet enn hva vi har i dag og i forhold til hva ErgoGroup tilbyr til

99 85 en noe høyere kostnad enn ErgoGroup. Kostnadsforskjellen mellom ErgoGroup og Atea med Telenor utgjør om lag en prisdifferanse som kan rettferdiggjøres gitt den bedre tjenestekvaliteten som tilbys fra Atea. Det presiseres at dette er basert på de foreløpige vurderingene som er gjort, og ikke nødvendigvis representerer en endelig vurdering. Risikoen ved et slikt valg er et spørsmål Kommuneadvokaten nødvendigvis må vurdere nærmere, men gitt den seneres tid medieomtale omkring BKK og det faktum at det i markedet er godt kjent at Byrådet er negativt innstilt til TDC gjør at det ikke er usannsynlig at ErgoGroup vil rette ett søksmål mot Bergen kommune. C ErgoGroup med TDC som underleverandør på transportnett Den foreløpige vurderingen av ErgoGroups tilbud viser at de er dårligere på kvalitet og dyrere enn Ateas tilbud basert på BKK som underleverandør. Også her er det naturlig å anta at det er en reel mulighet for søksmål mot Bergen kommune, men i dette scenariet fra Atea og eventuelt BKK. Hvis vi ikke velger det tilbudet som er både best på kvalitet og på pris vil de kunne ha en svært god sak. Det må også tas med i betraktningen at Atea, basert på senere tids mediedekning, vil anta at det ligger føringer bak valget som ikke vil være i tråd med lov om offentlig anskaffelser. Igjen er dette noe Kommuneadvokaten må vurdere. D Telenor Dette alternativet er så mye dyrere, og har ikke noen vesentlige kvalitetsfordeler, slik at det ikke representerer noe reelt alternativ. Telenor vil således bli meddelt at de ikke lenger er del av konkurransen. E Kansellering av konkurransen Det synes usikkert om det foreligger gyldig grunn til å kansellere konkurransen. Dette er noe Kommuneadvokaten eventuelt må vurdere nærmere. Dersom Bergen kommune skulle ha gyldig grunn til å kansellere konkurransen har vi en betydelig utfordring ovenfor dagens leverandør, TDC. Avtalen er utløpt og kun midlertidig forlenget i påvente av utfallet av denne konkurransen. En kansellering og ny utlysning vil ta ca 1 år. Det innebærer at det må fremforhandles minst en 1,5-2 års kontrakt med TDC om fortsatt leveranse av tjenester mens anskaffelsen pågår, og gitt situasjonen Bergen kommune da er i vil det ventelig være et helt annet kostnadsbilde enn det vi har i dag. Dette vil medføre betydelig merkostnader uten at det kan anslås nå hvor stor merkostnad dette vil utgjøre. En ny anskaffelse vil også i seg selv medføre vesentlige kostnader, i tillegg til de kostnadene som allerede er påløpt. Dette anslås samlet til 4-5 MNOK.

100 Etter denne gjennomgangen avsluttes notatet slik: 86 Dette innebærer at med mindre Byrådet har andre momenter som skal tas med i vurderingen vil det bli fremmet en sak for Byrådet hvor det innstilles på å inngå avtale med Atea med BKK som underleverandør av transportnettjenester. Prosjekteier har i samtale med G-Partner bemerket at notatet ikke er ment som en grundig gjennomgang av konkurransesituasjonen, og at notatet ble skrevet under tidspress fordi man ønsket å understreke mulige problemer knyttet til BKKs rolle. Prosjekteier viste til at han er kjent med at den grafiske fremstillingen av risiko og fordelaktighet er feil. Prosjekteier har vist til at vurderingene i notatet er basert på innspill han fikk fra Prosjektleder og A. I tabellen står det at Ergo leverer som i dag. Prosjekteier har vist til at det i kontraktsperioden med TDC har vært stilt styrkede krav til leveransen, og at han vurderte det slik at den tilbudte leveransen i TTT-anskaffelsen var samsvarende med nivået i dag. Prosjekteier har videre vist til at vurderingen av at Atea med BKK var best, var av foreløpig karakter basert på at deler av leveransen fra Ergo Group rent faktisk var dårligere enn tilsvarende leveranser fra Atea med BKK. Videre trakk Prosjekteier frem at det er uomtvistelig at transportnett av fiber er bedre enn transportnett av kobber. Grunnen til at vurderingen av tilbudene var såpass overordnet, var usikkerheten knyttet til bedømmelsen av styrkeforholdet. Samtidig måtte det tas høyde for at vurderingene kunne endre seg. Leder av styrinsgruppen har i samtale med G-Partner forklart at han antar at vurderingene av tilbudene er gjort av Prosjekteier etter beste skjønn. Leder av styringsgruppen har videre vist til at notatet var ment som et grunnlag for diskusjon, ikke et formelt dokument. De vurderingene som Prosjekteier ga uttrykk for skulle danne grunnlag for en diskusjon i Byrådet om BKKs rolle som underleverandør og de ulike scenarioene man kunne tenke seg. Tematikken var ikke valg av tilbud, men valg mellom ulike underleverandører. Hovedessensen i dokumentet var om Byrådet var åpne for å godta BKK som underleverandør. I en MSN-samtale mellom Prosjekteier og E 26. mars omtales også BKKs rolle i konkurransen og utkastet til byrådsnotat. Prosjekteier fremholder at Atea med BKK som underleverandør har revidert tilbudet, og han forklarer videre at denne leverandørkonstellasjonen ikke bare er best på kvalitet, men også på pris. E viser på sin side til at dette ikke trenger å være et problem siden de jobber med et vindu mot bedriftsmarkedet. II var opptatt med andre oppdrag da Prosjekteiers notat ble oversendt og responderte ikke på e-posten. Prosjekteier oversendte derfor utkastet til advokat JJ og ba om en tilbakemelding fra ham. I e-post 27. mars kl 14:43 skrev advokat JJ følgende:

101 Jeg har kort sett gjennom notatet, og må bare konstatere at det vil være omfattende arbeid å si noe konkret om de problemstillinger/ alternativer dere her skisserer. Videre har vi tenkt gjennom situasjon og ser den slik: Atea er invitert til å delta på konkurransens vilkår. Ingen andre hensyn enn tildelingskriteriene kan vektlegges. Dette alene er avgjørende i forhold til anskaffelsesreglene. Advokat JJ ga deretter anbefalinger til hvilke forhold Bergen kommune burde be Atea ta stilling til. Dette er nærmere omtalt i kapittel U besvarte Prosjekteiers oversendelse av utkastet til byrådsnotat i en e-post sendt 27. mars kl 16:13: Hei! Jeg har diskutert saken med både F og HH og ber om at vi følger planen fra før avreise til Canada. Det vil si å få Atea til å trekke avtalen med BKK slik at vi kan vurdere Atea med Telenor som underleverandør. Telenor som direkte leverandør er ute av bilde etter som jeg skjønner. Mvh U U har i samtale med G-Partner forklart at F ikke var komfortabel med BKKs rolle som underleverandør og de mulig kryssende interessene knyttet til Bergen kommunes utøvelse av rollen som eier og innkjøper. U mener denne e-posten er tatt ut av sin sammenheng, og at den uansett ikke skal forstås som et direktiv til anskaffelsesprosessen. Hun viser til at e- post er en uformell kommunikasjonsform, og at det må ha vært klart for mottakerne at man ikke kunne legge det samme i denne e-posten som i et utredet saksdokument. U var ikke dypt inne i denne prosessen, og hun syntes det var litt rart at hun ble trukket inn i denne fasen. Eventuelle uklarheter knyttet til e-posten har hun forklart at skyldes henne selv, ikke de signalene hun fikk fra politikerne. Prosjekteier har vist til at Us budskap i e-posten ble formidlet muntlig av U til Leder av styringsgruppen og Prosjekteier både før og etter at e-posten ble sendt. Han har også vist til at e-post var kommunikasjonsformen U benyttet overfor ham. Prosjekteier har videre forklart at U på dette tidspunktet var godt inne i saken gjennom de orienteringer og diskusjoner hun i uken før hadde med Leder av styringsgruppen I e-post sendt samme dag kl 19:22 fra Prosjektleder til Prosjekteier med kopi til Leder av styringsgruppen og R ( ), gjengir Prosjektleder informasjon fra Bergens Tidende om styremøte i BKK: Utsatte avgjørelsen til mai Styret i selskapet utsatte i dag avgjørelsen. Etter en svært lang diskusjon gikk styret inn for å vente med avgjørelsen til neste møte i mai. Vi er veldig tilfreds med vedtaket, sier G. Byrådet går inn for å ta 1,5 milliarder kroner av egenkapitalen ut av BKK over en treårsperiode. BKK-ledelsen har drevet hektisk lobbyvirksomhet for å stoppe planene, foreløpig uten hell. 87

102 Bergen kommunes håndtering av tilbudet fra Atea med BKK som underleverandør omtales i MSN-samtale mellom Prosjekteier og E 30. mars. Etter samtalen videreformidlet Prosjekteier tilbakemeldingen fra kommuneadvokaten v/advokat JJ, og Prosjekteier ga deretter E sin vurdering av situasjonen: Så valgene er A) Velge ATEA/BKK og få trøbbel som eier B) Velge ATEA/Telenor og bli saksøkt av Ergo og/eller BKK for positiv og negativ kontraktsverdi fordi vi har direkte påvirket prosessen C) Velge Ergo/TDC og bli saksøkt av Atea for positiv og negativ kontraktsverdi fordi vi har direkte påvirket prosessen og vektlagt kriterier utenfor anskaffelsen. Etter noe ordveksling om fordeler med fiberkabler sier Prosjekteier følgende: Løsningen er å få skriftlig beskjed fra byrådet om at de, selv om det kan ha konsekvenser, ber oss om å uformelt kontakte Atea for at de skal trekke BKKtilbudet mot en garanti om at de blir valgt. Prosjekteier har forklart til G-Partner at det her henvises til fremgangsmåten dersom Byrådet besluttet å utelukke BKK fra konkurransen. Prosjekteier har fremholdt at en slik fremgangsmåte ville være uakseptabel, og at Byrådet da måtte gi tydelige direktiver hvor de tok ansvar. Han har videre vist til at man på dette tidspunktet visste at Ateas tilbud ikke ville bli konkurransedyktig på pris dersom BKK ble byttet ut med Telenor. Forretningsetisk ville dette være et problem fordi man ikke kunne pålegge Atea å bytte underleverandør for deretter å straffe dem for byttet. Prosjekteier har understreket at det ville være uaktuelt for ham og Leder av styringsgruppen å fremme en innstilling som de visste var feil. De kunne derimot fremmet en innstilling som sa at Ergos tilbud var best, men at andre, tungtveiende hensyn ble tillagt avgjørende vekt slik at man likevel valgte Atea. Han har videre forklart at dette scenariet var bakgrunnen for at temaet erstatningsansvar ble trukket frem. I en slik situasjon ville et erstatningssøksmål fra Ergo vunnet frem. Samtidig ville et søksmål fra Atea også fått medhold dersom Ergo ville blitt valgt Dialog med Atea angående BKKs rolle som underleverandør Samtidig med prosessen internt i Bergen kommune var kommunen i dialog med Atea angående BKKs rolle som underleverandør i tilbudet. I brev 19. mars 2009 skrev T (Atea) følgende: 88 Vi viser til deres kvalifisering av Atea Norge AS (heretter kalt Atea) med underleverandører i dette anbud.

103 Atea som forhandlingspart i TTT-anbudet, prekvalifiserte både BKK Marked og Telenor innen transportnett. Med bakgrunn i dette, ønsker Atea å avklare at vi står fritt til å justere innen nevnte delbesvarelse i henhold til prekvalifiseringen slik Atea finner det hensiktsmessig innen fristen utløper kl 12:00. Brevet ble oversendt Prosjektleder pr e-post, og T ba samtidig om en raskest mulig avklaring og tilbakemelding på de forhold som tas opp. Fristen det ble vist til er fristen for tilbakemeldinger etter første forhandlingsrunde. De juridiske sidene ved henvendelsen fra Atea ble vurdert internt i kommunen. I e-post sendt Prosjektleder med kopi til Leder av styringsgruppen og Prosjekteier samme dag kl 12:19 skrev I: Hei Det var oppklarende å få over brevet. Rask gjennomgang av kvalifikasjonsgrunnlaget bekrefter det som er sagt vedrørende kvalifisering av Telenor innen transportnett. De har også sendt inn dokumentasjon (uavhengig av våre føringer). Jeg kan ikke se at det foreligger noen juridiske hinder for å gi Atea en mulighet til å ende sitt tilbud slik de ber om. Utgangspunktet er at de er bundet av det tilbudet som foreligger. Når vi antar at et revidert tilbud både økonomisk og kvalitetsmessig vil bli dårligere kan vi avstå for å åpne for dette. Vi innskrenker også konkurransen ved at Atea og Telenor som hovedleverandører blir "like". Problemene i saken ligger på moralsk/politisk nivå. Det er kommunen som har kludret saken til og som derfor har medvirket til at situasjonen har oppstått. Det er derfor "tidspunktet" som skaper problemer. BKK har ikke trukket sin bredbåndsatsing (det kan ikke Byrådet gjøre). Spørsmålet blir videre om BK med sine aksjer vil få de resterende eierne med på dette??? Dette får vi ikke vite nå. Står vi hardt på at de ikke gis anledning til å bringe inn Telenor som ny underleverandør og BKK om noen måneder avslutter sin bredbåndsatsing, vil jeg tro at Atea vil kunne heve en eventuell avtale under henvisning til avtalelovens 36. Da er vi like langt... Dette er derfor ikke helt enkelt. Ved å gi de det de ber om gir vi avkall på et tilbud som er en viktig brikke i denne konkurransen. Dersom vi gjør det skriver vi en bekreftelse på brevet av i dag. Dette var i all hast. Ring meg gjerne. I Prosjekteier fulgte opp med følgende e-post kl 12:53 som innspill til ordvekslingen: 89 Hei! Dersom det ikke foreligger juridisk hinder for å gi Atea denne muligheten synes jeg vi bør gjøre det. At det eventuelt forringer kvaliteten på tilbudet fra Atea, så vil det fremkomme og få konsekvenser under de videre evalueringene og forhandlingene. Er absolutt ikke enkelt, men som du sier, ser jeg ikke at vi av

104 hensyn til vår konkurransesituasjon kan forhindre de i å gjøre dette. Hvem tar beslutningen? I? Leder av styringsgruppen? Stor fordel om svaret går ut allerede i dag. Mvh Prosjekteier Til dette bemerket I i e-post sendt kl 13:12 at hun gikk ut fra at Leder av styringsgruppen fulgte opp spørsmålet og sørget for eventuelle avklaringer oppover i systemet. A ga sitt syn på spørsmålet i e-post kl 13:24 til Prosjekteier og Leder av styingsgruppen, med kopi til Prosjektleder: Hei! Her er mine betraktningar over situasjonen. Eg er samd i Is vurdering av at Atea formelt er kvalifisert med både Telenor og BKK, og at dei slik står fritt til å fordela nettleveransen mellom desse to som dei ønskjer. Me bør difor kort stadfesta at Atea kan komma med nytt tilbod. Når det gjeld konsekvensane av dette på konkurransesituasjonen, kan det svekka konkurransen noko. Situasjonen som utløyser dette, har opphav i BK, og slik sett er truleg dette den minst vanskelege måten å komma ut av uføret, og den med minst usikkerheit. Atea vil ut frå kva som har skjedd i forhandlingane hittil, vita at det har lite for seg for dei å komma attende med eit tilbod som er særleg svekka i høve til kor dei står i dag, det vil bare vera sløsing med tida deira. Når dei då vel å trekkja inn Telenor på nettverk, må me difor tru at dei reknar med å kunna vera konkurransedyktige. Telenor vil grunna reguleringsregimet truleg stå friare prismessig i ein allianse under anna namn enn som Telenor. Skulle det nye tilbodet vera dårlegare ville det vanskeleg kunna gå til finalen. At me opnar for dette bør etter mitt syn også innebæra at me aksepterer at eit nytt tilbod frå Atea erstattar dagens, uavhengig av korleis det nye i utgangspunktet ser ut. Atea veit nok om stoda til å formulera eit best mogleg nytt tilbod. Ein konkurranse mellom Ateas første og andrelag, kor eventuelt pris skal vegast mot usikkerheit, vil elles flytta problemet attende til oss. Atea ønskjer å gje sitt nye tilbod innafor gjeldande frist. Får dei ei rask godkjenning, vil det medføra at konkurransen ikkje misser særleg tempo i høve til planen. Helsing A Prosjektleder sendte 23. mars 2009 kl 10:19 en e-post til B og I, med kopi til C. I e-posten skrev Prosjektleder følgende: Hei, Hadde nettopp Atea sin bid-manager på telefonen. De jobber (hardt!) med å sjekke ut mulighetene for å få Telenor inn på WAN i sitt tilbud. Hvis de gjør det til riktig pris er det en del informasjon i selve tilbudet som må endres/oppdateres. Er det muligheter for å la oss godta overordnet informasjon til fristen i morgen kl 12.00, for så å be dem komme med detaljert Telenor-info ila uken? 90

105 B bekreftet i e-post kl 12:24 at dette var i orden så lenge prisene var inkludert i den overordnede informasjonen. Prosjektleder stilte deretter et oppfølgningsspørsmål om Atea ved å skifte underleverandør til Telenor, måtte trekke tilbudet fra BKK. Til dette svarte B at Atea var gitt anledning til å gjøre endringer innenfor rammen av sitt tilbud, og at det var til hinder for at det ble etablert parallelle tilbud fra Atea. I e-post til KK og T 23. mars kl 12:56 opplyste Prosjektleder at Atea kunne ettersende detaljinformasjon vedrørende sitt oppdaterte tilbud innen torsdag 26. mars kl 12. Prosjektleder presiserte samtidig at informasjonen som ville bli oversendt til avtalt frist tirsdag 24. mars måtte inneholde detaljert prisinformasjon og mest mulig informasjon om teknisk/funksjonell løsning og utrullingsplan. Atea ga 24. mars 2009 tilbakemelding på forhold fra første forhandlingsrunde. Samme dag mottok Bergen kommune følgende orientering fra Atea v/kk og LL: Vi viser til deres brev oversendt pr. e-post 19. mars d. a. vedr. avklaring knyttet til kvalifiseringsgrunnlaget for transportnett, med tilhørende bekreftelse på at Atea står fritt til å justere tilbudet til dette innen frist for tilbakemelding, tirsdag 24. mars kl. 12:00. I lys av mediedekningen omkring kommunens politiske ønsker for driften av BKK, har Atea funnet det riktig å reagere på dette gjennom å etablere et bredere grunnlag for videre forhandlinger. Atea ønsker med dette å meddele BK, at Atea også kan tilby Transportnettjenesten gjennom en underleverandøravtale med Telenor. Leveransen vil eventuelt være underlagt de samme retningslinjer og kriterier som tilbudt gjennom Telenors direkte tilbud til kommunen. Ateas pristilbud på Transportnettleveranse med Telenor som underleverandør, vil være underlagt rabatt på gjeldende tilbud fra Telenor. Grunnet regulatoriske krav fra Post- og Teletilsynet ovenfor Telenors virksomhet, vil ikke Atea kunne forhandle ytterligere på dette prisgrunnlaget. Det er Ateas håp at dette alternativet har merverdi for BK. Prosjektleder videresendte denne tilbakemeldingen til forhandlingsgruppen med kopi til Leder av styringsgruppen og Prosjekteier. Deretter ga A innspill til situasjonen i e-post sendt Prosjektleder 24. mars kl 14:16: Hei prosjektleder! 91 Som me snakka om før helga, blir det eit problem for oss om Atea skal køyra med to lag/tilbod, då hamnar det hjå oss å vekta risiko mot pris etc, og ev. klagerisiko. Så langt eg kan lesa det dei skriv, er det planen deira:

106 "Atea ønsker med dette å meddele BK, at Atea også kan tilby Transportnettjenesten gjennom en underleverandøravtale med Telenor. Leveransen vil eventuelt være underlagt de samme retningslinjer og kriterier som tilbudt gjennom Telenors direkte tilbud til kommunen." Me må vel krevja at dei vel å fremja eitt av tilboda, og trekk det andre. Skal me tolka det dei skriv om pris om å gjelda ein fast rabatt på det til ein kvar tid beste Telenor tilbyd oss under eige namn? "Ateas pristilbud på Transportnettleveranse med Telenor som underleverandør, vil være underlagt rabatt på gjeldende tilbud fra Telenor. Grunnet regulatoriske krav..." Elles var det framleis ein del inkonsistens og ting å gripa fatt i, men det ovanståande må vera klart før me kan gå til finale med to leverandørar (med til saman to tilbod). Kommuneadvokaten ga også innspill til hvilke avklaringer som var nødvendig å få fra Atea. I e-post 25. mars 2009 anmodet Prosjekteier om en uttalelse fra Kommuneadvokaten til Prosjekteiers utkast til byrådssak (se nærmere omtale i forrige punkt). Kommuneadvokaten hadde ikke anledning til å gi en vurdering av utkastet, men advokat JJ ga i e-post 27. mars 2009 følgende tilbakemelding på behovet for avklaringer fra Atea: I relasjon til eierskapsmeldingen aktualiserer dette følgende problemstilling: 1.Forhandlingsteamet til Atea må gjøres oppmerksom på innholdet i eierskapsmeldingen (At saken er gitt generell medieomtale er her ikke tilstrekkelig). Eierskapsmeldingen sier at Byrådet konstaterer at avkastningskravet for BKK er for lavt, og at nedstrømsaktivitetene isolert sett har gitt en negativ avkastning over tid. Byrådet har der innstilt på at kommunens eierrådighet i BKK skal anvendes på en bestemt måte. 2. Dernest må tilbudet til Atea avklares: er det en bindende forutsetning for tilbudet at kommunen i generalforsamlingen til BKK vil utøve sin eierrådighet på en bestemt måte eller står Bergen kommune her fritt. Denne avklaringen er det Atea som må komme med, og den må foreligge skriftelig. Så langt jeg kan se bør denne avklaringen finne sted før en trekker videre konklusjoner. I forhandlingsgruppemøte 30. mars diskuterte forhandlingsgruppen også Ateas situasjon i konkurransen og spørsmålet om Atea var ansvarlig for sitt tilbud selv om det ble eierskapsskifte eller nedlegging av BKKs bredbåndsaktiviteter. I en mulig fremdriftsplan presentert under møtet var også generalforsamlingen i BKK markert. Senere samme dag sendte Prosjektleder følgende oppdatering på e-post til prosjektgruppen: 92

107 93 Hei, En liten status på TTT; Da det fremdeles er knyttet usikkerhet til BKKs fiberutbygging, er vi litt på hold i forhandlingene i TTT. Vi hadde møte i forhandlingsgruppen i dag, hvor vi innstiller på å fortsette forhandlinger med Atea og Ergo. Styringsgruppen skal etter planene ta stilling til det onsdag denne uken. Vi vil da også få en tilbakemelding på hvordan/når vi fortsetter. Ambisjonene er å kunne ha en 2. runde med forhandlinger i uke 17. I vedlagt power-point er det en liten oppdatering etter 1. runde forhandlinger. Ring meg gjerne om dere har spørsmål. D ba i e-post samme dag om en forklaring på hvor Atea m/telenor kom inn i bildet. Prosjektleder ga en tilbakemelding som D besvarte i e-post neste dag. D viste til at Atea m/telenor-konstellasjonen måtte gjennomgås på samme måte som de andre tilbudene. Han fremholdt at Atea med Telenor som linjeleverandør i praksis ikke tilførte merverdi, men kun risiko og kompleksitet ved leverandørskifte. Prosjektleder utdypet deretter at et tilbud fra Atea med Telenor som linjeleverandør ikke ville bli realitetsbehandlet før det eventuelt forelå et komplett tilbud som håndterte hele kompleksiteten knyttet til transportnettet. Han viste videre til at det kun var gjort enkle beregninger for å se hvordan et eventuelt tilbud fra Atea med Telenor som linjeleverandør ville ligge an rent økonomisk. Samme dag gikk det ut et brev til Atea v/v, signert av U og Prosjekteier. I brevet ble det opplyst om følgende: Atea AS har i sin besvarelse til EØS valgt å tilby infrastruktur for transportnett til Bergen kommune gjennom sin underleverandør BKK. I den forbindelsen ønsker Bergen kommune å gjøre Atea AS oppmerksom på at Bergen kommune har en eierinteresse i BKK. Byrådet vedtok nylig en eierskapsmelding hvor det blant annet fremgår at: Det er i den senere tid kommet signaler fra BKK om at selskapet ønsker å satse ytterligere innenfor området telefoni og bredbånd. Det er byrådets oppfatning at BKK i stedet må ha fokus på sin kjernevirksomhet og kjernekompetanse, som er produksjon og distribusjon av elektrisk kraft. Byrådet vil med bakgrunn i svake resultat fra nedstrømsaktivitene, samt betydelig høyere risiko knyttet til disse virksomhetsområdene sammenlignet med kjernevirksomheten, derfor anbefale at selskapet i størst mulig grad begrenser egen ressursbruk og kapital til disse områdene i fremtiden. Selv om det må antas at kommunens eierrolle i BKK er alment kjent gjennom den senere tids dekning i media, vil vi for ordens skyld meddele dette direkte overfor Atea AS og vedlegger til orientering Byrådets eierskapsmelding hvor dette er nærmere omtalt. Det vil derfor være nødvendig for Bergen kommune å be om at Atea AS klargjør om det er en forutsetning for det tilbud som nå er gitt at kommunen i

108 generalforsamlingen hos BKK utøver sin eierrådighet på en bestemt måte, eller om Bergen kommunen her vil stå fritt. Vi ber om en skriftlig tilbakemelding fra Atea på ovennevnte innen fredag 3. april Under utarbeidelsen av dette brevet diskuterte Prosjekteier og Leder av styringsgruppen situasjonen på MSN. Prosjekteier fortalte om brevet og opplyste om at hvis Atea ikke endret tilbudet, ville utfallet bli å sette prosessen i hvilemodus frem til etter generalforsamlingen i BKK. Prosjekteier viste til at generalforsamlingen var i midten av mai, og at generalforsamlingen ville gi en avklaring på om Bergen kommune fikk medhold i sitt syn på bredbåndsutbyggingen til BKK, noe som igjen ville klargjøre premissene for konkurransesituasjonen. Styringsgruppen ble på sin side orientert om kontakten med Atea i anledning BKKs rolle som underleverandør i styringsgruppemøte 1. april Ateas tilbakemelding signert BBB ble oversendt i e-post fra V til Prosjekteier 2. april V ba Prosjekteier videreformidle følgende brev til rette vedkommende: Viser til Deres brev av 30. mars angående besvarelse av nevnte med BKK som en av flere underleverandører. Atea har et langt og godt forhold til Bergen kommune. Vi ser Bergen kommune som en meget spennende kunde det er utfordrende, og svært ønskelig å jobbe tett sammen med også i årene som kommer. Vi er kjent for å være særdeles kundetilpasset og ønsker å være så også i EØS Vi setter pris på den redegjørelsen som gis, og merker oss kommunens tanker om eierskapet i BKK. I lys av den utsettelsen som ble kunngjort i går mht tilbudsfrist, vil Atea revurdere den delen av vårt tilbud som bygger på BKK som underleverandør. Atea ønsker ikke tvinge frem en bestemt eierrådighetsutøvelse på kommunens hånd i den nært forestående generalforsamling i BKK. Prosjekteier videresendte samme dag Ateas tilbakemelding til U pr e-post med kopi til Leder av styringsgruppen og Prosjektleder. I e-posten skrev Prosjekteier: Hei U! Se vedlagte svar fra ATEA. Vi legger dette i BKSAK, unntatt offentlighet. Dette betyr, så langt jeg kan tolke det, at vi innen 22/4 vil få et revidert tilbud fra Atea basert på en annen underleverandør enn BKK. 94

109 Tilbakemeldingen fra Atea på BKKs rolle som underleverandør ble gitt i brev fra BBB til U 21. april 2009: Vi viser til Deres brev av 30. mars angående besvarelse av nevnte med BKK som en av flere underleverandører, med Ateas tilsvar datert 2. april. Atea orienterte om at vi ville revurdere den delen av vårt tilbud som bygger på BKK som underleverandør. Atea vil kort informere om vår revurdering med tilhørende konklusjon: - Atea blir holdt juridisk ansvarlig til en eksklusivitetsavtale inngått med BKK på et tidlig stadium i tilbudsprosessen. - Det eksisterer ingen offentlig tilgjengelig informasjon som kan forkaste grunnlaget for avtalen. - Forretningsetisk er det ikke innenfor rammene til Atea å skulle søke å unndra seg inngåtte avtaler. Atea vil grunnet ovenstående måtte fremholde BKK som underleverandør. Vi ser Bergen Kommune som en meget spennende kunde det er utfordrende, og svært ønskelig å jobbe tett sammen med også i årene som kommer. Det er vårt håp at Bergen Kommune anser Ateas tilbud best, og at vi på det grunnlag kan se frem til et utvidet og godt samarbeid også gjennom EØS Fasen frem mot andre forhandlingsrunde 17.1 Mulig avslutning av konkurransen etter tilbakemeldinger 22. april 2009 Som omtalt i kapittel 15.3 besluttet styringsgruppen 1. april 2009 å gi alle leverandørene beskjed om å inngi oppdaterte tilbud innen 22. april kl 12. I e-post 2. april 2009 kl 11:55 med oppdateringer etter styringsgruppemøtet gir Prosjektleder følgende utdypning av videre fremdrift som viser at også BKK-spørsmålet hadde betydning for den valgte fremgangsmåten: I styringsgruppemøtet på onsdag ble det bestemt av vi gir samtlige 3 leverandørene frist til 22. april med å komme med tilbakemeldinger på spørsmål fra oss. Den utvidede fristen er gitt med tanke på å gi leverandørene mulighet til å gjøre nødvendige oppdateringer av sine tilbud - også om det skulle bli endringer relatert til BKK. Avhengig av tilbakemeldingene som kommer inn 22. april, vil vi innkalle til forhandlingsmøte i uke 18 med to eller tre leverandører. Jeg tar en gjennomgang av møtetidspunkter for oss for å reflektere disse endringene. Leverandørene fikk 3. april 2009 tilsendt spørsmål knyttet til sine respektive tilbud. 95

110 Endringene av forhandlingsforløpet gjenspeiles i prosjektleders ukerapport for uke 14 til 16. Prosjektleder viste i denne rapporten til at første milepæl var tilbakemeldingen fra leverandørene 22. april, mens andre forhandlingsrunde var planlagt gjennomført i uke 18. Prosjektleder sendte 15.april to møteinnkallinger til forhandlingsgruppen vedrørende forhandlingsmøter i TTT-anskaffelsen. Et forhandlingsmøte med ErgoGroup var planlagt 28. april 11:00-13:00, mens et annet forhandlingsmøte (leverandør ikke angitt) var planlagt 29. april 09:00 16:00. I innkallingen til forhandlingsmøtet 29. april skriver Prosjektleder: Setter av tid/rom i påvente av tilbakemelding fra leverandører og SG [styringsgruppen] Samtlige besvarte spørsmålene innen fristen, og Prosjektleder bekreftet mottak av tilbakemeldingene og opplyste følgende om videre fremdrift: Vi planlegger å gi en tilbakemelding på videre fremdrift, og evnt. nytt møte, i midten av neste uke. MM (Ergo Group) opplyste i e-post 23. april kl 13:26 om at det ved en feil var kommet med en kostnad i prisskjemaet som ikke var relevant for kommunen. Han la samtidig ved et nytt, oppdatert prisskjema. Ved siden av å besvare spørsmålene som ble stilt, opplyste Atea som nevnt i kapittel 16.3 at de fastholdt bruk av BKK som underleverandør. I tillegg reduserte Atea tilbudsprisen. Atea reduserte tilbudsprisen med ca kr pr år, blant annet ved å gi avslag i prisen på enkelte obligatoriske priser i tjenesteområdet transportnettverk og internettaksess. Ergo Group reduserte ikke tilbudsprisen i samme grad. I e-post til forhandlingsgruppen (inkludert GG) med kopi til Prosjekteier 22. april kl 12:30 oversendte Prosjektleder leverandørenes tilbakemeldinger med følgende påtegning: Hei, Vedlagt finner dere tilbakemeldingene som vi fikk oversendt i dag. Fint om dere ser gjennom og gir meg tilbakemelding på om det er spesielle ting vi trenger å ta hensyn til her. Jeg lager en oppsummering, og etterhvert et forslag til styringsgruppen for videre fremdrift. Prosjekteier var fra og med lunsjtider 22. april på tjenestereise i forbindelse med en LRGkonferanse i Bilbao. Etter at han dro fra kontoret, ble Prosjekteier holdt orientert pr e-post og pr telefon. Dagen etter, 23. april kl 14:37, sendte Prosjekteier en e-post til Prosjektleder hvor han skrev: 96 Hei Prosjektleder! Planen blir at Leder av styringsgruppen og jeg får ferdig evaluering av tilbudene fra deg før helgen. Intensjonen er å sende opp innstillingen til Byrådet torsdag 30. april

111 om morgenen forutsatt at det ikke kommer uforutsette momenter opp i evalueringen dere nå ferdigstiller. Prosjektleder videresendte denne e-posten til A kl 17:34. Prosjekteiers e-post til Prosjektleder om fremdrift i prosessen ble besvart av Prosjektleder 23. april kl 23:41: Hei, Kostdelen blir ferdig til i morgen. Jeg trenger endel innspill fra Innkjøp, A og N. Gir deg en tilbakemelding ila dagen. Vi bør også vurdere å be de to beste leverandørene om en siste tilbakemelding/forhandlingsmulighet Deretter sendte Prosjektleder kl 23:48 følgende e-post til B med kopi til C: Hei, Har du/dere anledning til å få ferdig oppdatert evalueringen av leverandørene på innkjøpsdelen? Jeg trenger et ferdig skjema som ligger til grunn for protokollføringen hvis vi skal ta ut noen fra forhandlingene. Prosjekteier ønsker en tilbakemelding i morgen, jeg er avhengig av input fra innkjøp for å kunne forberede en innstilling :) B har i samtale med G-Partner forklart at prosjektleder ringte henne og ga uttrykk for at det ikke var grunnlag for å fortsette forhandlingene. I følge Johnsen skal Prosjektleder ha ordlagt seg omtrent slik: Atea har gitt det de har og har ikke mer å gi. I samtale med internkontrollenheten har B forklart at hennes tilbakemelding til prosjektleder var at forhandlinger skal skje i forhandlingsmøter, og at man i så fall måtte få en bekreftelse fra Atea på at de ikke hadde mer å gi i et forhandlingsmøte. Prosjektleder har på sin side forklart at det aldri var et reelt valg å avslutte konkurransen på dette tidspunktet fordi man hadde mye å gå på i forhandlingene. Prosjektleder har videre vist til at kommunen hadde bundet seg overfor leverandørene til å avholde flere forhandlingsrunder. Prosjektleders statusoppdatering angående tilbud og konkurransesituasjon pr 22. april 2009 ble sendt Prosjekteier i e-post 24. april kl 12:49. Av statusoppdateringen fremgår følgende om de samlede tilbudsprisene fra Atea og Ergo Group: Med overgang til IP Uten overgang til IP Atea m/bkk Atea m/telenor Ergo Group I e-post til Leder av styringsgruppen 24. april kl 13:03 oversendte Prosjekteier statusen utarbeidet av prosjektleder. E-posten gjengis i sin helhet: 97

112 Se vedlagte status. Atea er p.t. billigst både med og uten overgang til IP. Kvalitetsmessig er de mer eller mindre likt. Dermed er situasjonen at vi med god samvittighet kan innstille på Atea/BKK nå. Med ett unntak, anskaffelsesgruppen mener det er mest fair at Ergo får en mulighet til å komme på møte mandag for en siste sjanse til å revidere prisene sine siden det kun har vært avholdt en forhandlingsrunde. Jeg er ikke nødvendigvis uenig at det er fair, men har bedt om en vurdering av hvorvidt vi juridisk er forpliktet til det. Akkurat nå er vi akkurat der vi ønsker å være, og således vil det mest hensiktsmessige være som vi snakket om å sende opp innstillingen neste uke basert på det vi har så langt. Det er liten grunn til å tro at vi bedrer vilkårene fra Atea ved å ta en slik runde, det eneste vi vil oppnå er å redusere eller eliminere prisforskjellen som innstillingen skal bygge på. Hva tenker du? Prosjekteier har i samtale med G-Partner forklart at denne e-posten viser at han med det informasjonsgrunnlaget han hadde tilgang til utenfor kontoret mente man var i en situasjon hvor leverandørene var mer eller mindre like på kvalitet og funksjonalitet, Atea var best på pris, og man kunne nå målet om å ha en innstilling klar innen 30. april. Etter hans vurdering var det derfor grunn til å stille spørsmål ved hensiktsmessigheten av å gå nye runder med leverandørene. Prosjekteier har videre vist til at han ikke har vært bombastisk, og at han avslutter med å spørre hva Leder av styringsgruppen mener om saken. Det at Atea var best på pris dette tidspunktet mens leverandørene ble vurdert som like på kvalitet og funksjonalitet, trakk Prosjekteier i samtalen frem som et argument for at vurderingen av tilbudene kunne fattes på et objektivt grunnlag. Slik kunne Bergen kommune ha et sikkert grunnlag for valg av tilbud ved eventuelle klager i etterkant, og man ville samtidig ha unngått klager fra Atea som følge av den politiske innblandingen i konkurransen. I tillegg har Prosjekteier vist til at det ville være ønskelig å få saken oversendt til Byrådet før generalforsamlingen i BKK for å slippe avveiningene omkring BKKs rolle som underleverandør. Videre har Prosjekteier vist til bestillingen om skifte av leverandør, og at en innstilling på valg av tilbudet fra Atea ville være i tråd med denne bestillingen, samtidig som tidsanslaget stemte med de planer de hadde for gjennomføringen av TTT-prosessen. Prosjekteier så i ettertid at han ikke hadde tilstrekkelig informasjon om hva leverandørene var forespeilet i forhandlingsmøtet, og da han fikk vite at leverandørene ble lovet flere forhandlinger, så sluttet han seg til vurderingen av at de skulle få det. 98

113 A har forklart til G-Partner at Prosjekteier den 22. april orienterte ham om at det hadde kommet et veldig bra tilbud fra Atea, og at det nå ikke kunne være mer å hente. A har videre forklart at Prosjekteier ga beskjed om at konkurransen skulle avsluttes, og at innstilling på valg av tilbudet fra Atea skulle fremmes for Byrådet. A har videre forklart at han om formiddagen 24. april tok opp spørsmålet om avslutning av konkurransen med Prosjektleder. Prosjektleder sa seg enig i As vurdering av at man ikke kunne tildele kontrakten til Atea på dette tidspunktet. Samtidig hadde Prosjekteier gitt prosjektgruppen en tidsfrist for når utkast til innstilling skulle være klar for å holde ønsket fremdriftsplan. De falt derfor ned på en løsning hvor det ikke ble forhandlet (mer) på kvalitet og funksjonalitet, mens konkurransen ble avgjort på grunnlag av en siste prisforhandlingsrunde. A har vist til at hans klare anbefaling var at forhandlingsprosessen fortsatte fordi man fortsatt var på et tidlig stadium i arbeidet med tilbudene og forhandlingene. Løsningen om å gå til prisforhandlinger blir av A beskrevet som en nødløsning som følge av de tidsrammer som ble stilt til rådighet. A har forklart at han mente denne løsningen kunne forsvares formelt fordi leverandørene på dette tidspunktet ble vurdert som rimelig likeverdige på kvalitet og funksjonalitet, men at den ville stride med god praksis. Det var Prosjekteier som tok på seg å melde videre til Prosjekteier (som på dette tidspunktet var på tjenestereise til Bilbao). I diskusjonen om videre fremgangsmåte hadde A anbefalt at innkalling til ny forhandlingsrunde gikk ut samme fredag, slik at leverandørene fikk tid til å forberede seg. Da det mot slutten av fredagen fortsatt ikke hadde skjedd noe, sendte A følgende SMS til Prosjekteier kl 14:41: Hei! Forstår Prosjektleder ikkje får kontakt m deg. Det vil bryta med den prosessen dei beste leverandørane er forespegla, om dei ikkje får høve til å komma med eit siste tilbod. Me er pliktige til å guida i høve til finalen, noko førre runde ikkje var. Dei har forhandlingsmon sett av til siste runde dei ikkje vil få brukt, som me vil få kasta mot oss. Får dei melding no, kan fristen bli mandag/tysdag, medan me arbeider vidare, utan at det vil gje særleg tempotap (utover dei utsetjingane som er gjorte pga BKK). Helsing A A har opplyst at Prosjekteier kort tid etter ringte ham og sa seg enig i den skisserte fremgangsmåten. Prosjekteier ønsket imidlertid først å avklare med Leder av styringsgruppen. Etter at Leder av styringsgruppen bekreftet overfor A at den skisserte fremgangsmåten ville bli fulgt, sendte A kl 15:23 følgende SMS til Prosjekteier: 99 Hei igjen! Leder av styringsgruppen passerte kontoret mitt no. Er det rett forstått at me lar dei få ein siste runde? I tilfelle bør det ut i dag for å spara tid. Helsing A

114 Denne SMS-en besvarer Prosjekteier minuttet etter: Det er rett. Følger din anbefaling! Men, ønsker fortsatt sak til torsdag. Før A sender en ny SMS til Prosjekteier kl 15:32: Hei! Fint, så får me sikra oss mot problem på det punktet. Då må eg avslutningsvis vera så ufin å minna om Xerox-presentasjonen! A Prosjekteier har i samtale med G-Partner forklart at han kjenner igjen disse SMS-ene, at de viser at Leder av styringsgruppen har vært inne i prosessen, og at Prosjekteier har akseptert at man måtte ha en runde til. Selv om Prosjekteier var tydelig på hva han mente i e-posten til Leder av styringsgruppen 24. april, mener han denne episoden viser at han lyttet til de rådene han fikk. I samtalen med internkontrollenheten i Bergen kommune forklarte Prosjekteier at det var dialog om videre fremdrift i konkurransen, og at I, Leder av styringsgruppen og han selv ga innspill. De landet på at man måtte gjennomføre ytterligere én forhandlingsrunde, og Prosjekteier var også enig i den konklusjonen. Leder av styringsgruppen har i samtale med internkontrollenheten i Bergen kommune forklart at A ønsket å fortsette forhandlingene, mens Prosjekteier ønsket å avslutte, og at Prosjekteiers standpunkt var basert på faglige vurderinger. Leder av styringsgruppen bekreftet at han ble rådspurt, og at han ga beskjed om at det var uaktuelt å avslutte etter én forhandlingsrunde. På spørsmål om hvorfor han ble koblet inn i vurderingen, viste Leder av styringsgruppen til at man hadde fått et tilbud som var slik som byrådet ønsket fordi man kunne komme unna problemer knyttet til den forutgående politiske prosessen mot Atea med BKK som underleverandør. Prismatrisen viste også at kommunen ville få en like god eller bedre pris enn i den eksisterende avtalen, og de fleste i byrådet og i administrativ ledelse ønsket et skifte av leverandør. Samtidig var det ikke faglig tilrådelig å avslutte en så vidt stor anskaffelse etter bare én forhandlingsrunde. I Prosjektleders ukerapport avgitt til Leder av styringsgruppen og Prosjekteier 29. april 2009, er det i beslutningsprotokollen inntatt et punkt 24 om innkalling til andre forhandlingsrunde. Her fremgår det at Atea og Ergo Group skal kalles inn til forhandlinger 28. april, og at det er et mål å ha en innstilling klar etter denne runden Invitasjon til andre forhandlingsrunde Utfallet ble følgelig at Atea og Ergo Group ble invitert til en ny forhandlingsrunde. Telenor ble ikke invitert til denne runden. 100

115 I e-poster sendt av Prosjektleder 24. april 2009 ble Ergo Group og Atea invitert til forhandlingsmøter 28. april 2009, henholdsvis kl 11:00 og kl 13:00. I invitasjonen til Ergo Group gis det følgende opplysninger om konkurransesituasjonen: ErgoGroup vurderes p.t. til å ha det nest beste tilbudet totalt sett. ErgoGroup gis derfor anledning til å oppdatere sitt tilbud i dette forhandlingsmøtet. Bergen kommune ønsker å innstille på en leverandør i etterkant av møtet. Bergen kommune vurderer pris totalt sett, og p.t. er ErgoGroup dyrere enn det ledende tilbudet. I invitasjonen til Atea gis det følgende opplysninger om konkurransesituasjonen: Atea vurderes p.t. å ha det ledende tilbudet totalt sett. Andre leverandører gis i samme tidsrom anledning til å oppdatere sitt tilbud, Bergen kommune ønsker derfor at Atea vurderer sine priser for å opprettholde sin posisjon.. Temaene som tas opp i invitasjonen som sendes ut til leverandørene, relaterer seg til tilbudsprisen. Ingen av leverandørene ble stilt spørsmål om de leveransene de tilbød. Gjennomføringen av forhandlingsmøtene endret timeplanen for prosjektet. Prosjektleder sendte 27. april følgende e-post til prosjektgruppen: Hei, Fredag ble det bestemt at det skal gjennomføres forhandlingsmøter i morgen tirsdag med Atea og Ergo. Det er etter planen siste runde forhandlinger før en innstilling til byrådet. For å få passet inn dette, må vi dessverre avlyse prosjektmøtet. Jeg kommer tilbake med mer informasjon om videre fremdrift straks jeg vet mer. D videresendte denne e-posten til H sammen med et lett ironisk spørsmål om det var styringsgruppemøte den fredagen Prosjektleder viste til i orienteringen. 101

116 A har til G-Partner opplyst at evalueringen av tilbudene ble forsinket som følge av at han av Prosjekteier ble pålagt en rekke arbeidsoppgaver i tidsrommet fra februar til slutten av april. A har vist til at han i denne perioden ble pålagt å arbeide med følgende saker: Prinsipputredning om konkurranseutsetting og eksterne enheters tilknytning til og bruk av BKs nett og systemressurser. Konkurranse om rammeavtale AV-utstyr Ny telefoniløsning for NAV Diverse haste-/krisesaker i forbindelse med innføring av ny kopi-skriverløsning. Saksutredning i forbindelse med mulig KOFA-klage/midlertidig forføyning på konkurranse om AV-utstyr Forberedelser for konkurranse om alarmanlegg Utredning av anskaffelsesform for ny rammeavtale programvare Foredrag på IDC-konferanse om kopi-utskriftstrategi m.m. I e-post 27. april kl 21:23 opplyste A følgende til Prosjektleder: 102 Hei Då er telefoni ferdig. Klokka er 21.20, og eg kunne gjerne jobba lengre med saka... Rekk altså neppe telefonidrifta før eg reiser etter møta i morgon, og skulle gjerne sett nærare på nokre av dei andre, sjølv om dei gjev mindre utslag. Og så var det endringar etter forhandlingsrundane. Førebels konklusjon: Me treng i det minste (!) torsdag føremiddag for å kunna levera med snev av anstendig innhald.! Prosjektleder besvarte denne e-posten 28. april kl 00:12: Flott! Ift timingen, så foreslår jeg at vi tar en prat (sammen) med Prosjekteier i morgen, fortrinnsvis etter møtet med Atea. Jeg er enig med deg i at det vil være vanskelig å produsere et fullgodt grunnlag på tilgjengelig tid. //prosjektleder BB sendte 27. april kl 17:35 e-post til Prosjektleder og A med vedlagt regneark for å kunne vurdere overgangen fra kobbernett til fibernett i Ateas tilbud. I samme e-post viste GG til at det i Ergo Groups tilbud står at nettet skal implementeres i løpet. GG foreslo derfor at leverandørene ble spurt om den nye prisen gjaldt fra dag 1 eller om det ville bli operert med lavere priser i overgangsperioden. I e-post sendt morgenen 28. april oversendte GG en bearbeidet versjon av regnearket hvor det også var tatt hensyn til investerings- og driftskostnader. I As bekymringsmelding omtalt i kapittel , skrev A at det i forberedelsen til andre forhandlingsrunde ble sagt av Prosjektleder at det skulle forhandles med Ergo Group først,

117 slik at Atea fikk anledning til å respondere på eventuelle prisreduksjoner som måtte komme fra Ergo. A skrev videre at forslaget ble kraftig imøtegått fra alle andre i prosjektet som uetisk og i strid med alle regler om likebehandling, og at forslaget deretter ble frafalt. A har i sin forklaring bekreftet at beskrivelsen i bekymringsmeldingen samsvarer med hans oppfatning av situasjonen. B har også forklart at Prosjektleder foreslo denne fremgangsmåten. Prosjektleder har vist til at det aldri har vært intensjonen å la leverandører benytte informasjon fra sine konkurenter. Prosjektleder kjenner seg ikke igjen i As beskrivelse, og han mener at dette i høyden kan ha vært nevnt som en spøk. Til internkontrollenheten ga Prosjektleder følgende forklaring om temaet: Vi har hatt som prinsipp at man ikke skal bruke informasjon fra forhandlinger med en i forhandlinger med en annen. Det kan brukes taktisk, men det skulle vi ikke her. Prosjektleder forklarte videre at han ikke husket noen diskusjon omkring videreformidling av opplysninger om Ergos tilbud til Atea. 18 Andre forhandlingsrunde 18.1 Forhandlingene Dokumentasjon fra forhandlingene Forhandlinger med Ergo Group og Atea ble gjennomført som planlagt 28. april. Det foreligger ikke noe formelt referat fra forhandlingsmøtene. Beskrivelsen av hendelsesforløpet er derfor basert på forklaringer gitt av involverte personer og dokumenter som omtaler forhandlingene, herunder As bekymringsmelding 30. april og C og Bs bekymringsmelding til I 5. mai. G-Partner har også fått overlevert Bs egne, håndskrevne notater fra andre forhandlingsrunde. Samtlige involverte har bekreftet at det ble gitt en frist til kl 10:00 den 29. april for å inngi tilbakemeldinger fra andre forhandlingsrunde, og at det ikke kunne påregnes ytterligere forhandlingsrunder etter dette. Leder av styringsgruppen, Prosjekteier og Prosjektleder har imidlertid presisert at de anså fristen kl 10:00 som en administrativ frist som ble satt for å sikre at arbeidsdagen kunne benyttes til å arbeide med innstillingen. Av disse var det kun Prosjektleder som var til stede i forhandlingsmøtene. Det er uklart hvorfor det ikke foreligger noe referat fra andre forhandlingsrunde. 103

118 Et av punktene i As notat om ressurssituasjonen, datert 22. januar 2009, er behovet for bistand til dokumentasjon fra forhandlingene. A foreslår at det hentes inn en juniorkonsulent som prosjektsekretær, blant annet for å sikre dokumentasjon fra forhandlingene. Innhentet e-postdokumentasjon fra perioden etter første forhandlingsrunde viser at referater fra første forhandlingsrunde ble ferdigstilt av Prosjektleder og GG, mens B ga betydelige innspill til arbeidet. Prosjektleder har i samtale med G-Partner forklart at det var B som hadde ansvaret for å skrive referatene. Han har vist til at B førte referatene for første forhandlingsrunde, og at hun også skulle gjøre det for de påfølgende rundene. Prosjektleder har videre vist til at han purret på B angående referater fra andre forhandlingsrunde, men at B da ga tilbakemelding om at det burde være greit å benytte leverandørenes tilsvar som referat. Det er Prosjektleders klare oppfatning at B skulle komme med utkast til referat fra andre forhandlingsrunde, slik at han eventuelt sammen med andre kunne kvalitetssikre dette og sende det ut til leverandørene. B har forklart at hun ikke vet hvorfor det ikke ble ført referat fra andre forhandlingsrunde. Hun har vist til at hun utarbeidet utkast til referat fra første forhandlingsrunde fordi hun visste hvordan slike skal skrives, men at det var GG som var utnevnt til å føre referater, og at han også sluttførte referatene fra første forhandlingsrunde. GG har forklart at han ikke ble gitt oppgaven med å føre referater fra samtlige forhandlingsrunder, og at han ikke husker noen faste rutiner for hvem som skrev referater. Han har forklart at han noterte punker til oppfølgning, og at disse ble bearbeidet av andre, blant annet B og teknisk fagkyndige i den grad tekniske spørsmål hadde blitt diskutert. GG har også vist til at de i deler av prosessen hadde svært dårlig tid, og at det kan ført til at det ikke ble prioritert å sette av tid til å skrive gode og fullstendige referater Forhandlingene med Ergo Group I forhandlingsmøtet med Ergo Group stilte på vegne av Bergen kommune Prosjektleder, A, M, B og GG. Fra Ergo Groups side stilte MM og NN (begge Ergo Group), OO og PP (begge TDC) og QQ (Intelecom). Forhandlingene med Ergo Group ble innledet med at Prosjektleder opplyste om at de konkurrerende leverandørene ble oppfattet som relativt like på kvalitet og funksjonalitet, og at pris ville bli utslagsgivende. På priskriteriet lå Ergo Group på dette tidspunktet etter den konkurrerende leverandøren (Atea). Prosjektleder forklarte videre at anskaffelsesgruppen var under tidspress fordi innstilling på valg av leverandør skulle være klar 30. april for byrådsbehandling i den påfølgende uken. 104

119 Ergo Group viste til tildelingskriteriene og reagerte på beskjeden om at det ikke var rom for forhandlinger og forbedringer omkring tilbudets kvalitative og funksjonelle sider. Det ble noe diskusjon omkring detaljspørsmål ved tilbudets kvalitet og funksjonalitet, og prosjektleder viste til at de konkurrerende løsningene var meget like. Av Bs nedtegninger fra forhandlingene fremgår det at Prosjektleder opplyste om at - de konkurrerende leverandørene hadde samme tjenesteleveranse og noen ganger samme underleverandør, mens det var noen forskjeller mellom løsningsforslagene - sikkerheten rundt løsning hadde jevnet seg ut Ergo Group aksepterte konkurransesituasjonen slik den ble beskrevet av prosjektleder. Prosjektleder redegjorde også noe for konkurransesituasjonen på priskriteriet. Ergo Group fikk beskjed om at de måtte redusere prisen med ca, noe som ville medføre en reduksjon tilsvarende kroner. De ble imidlertid samtidig gjort kjent med at konkurrerende leverandør også ville bli oppfordret til å redusere tilbudsprisen. Oppfølgningsspørsmål fra Ergo Group viste at deres vurdering av reelle kostnader lå nært opp til simulatormodellen benyttet av Bergen kommune. Ergo Group ga ikke noe konkret tilbud i møtet, men signaliserte at de ville matche forskjellen og gjøre tilbudet konkurransedyktig på pris. Ergo Group fikk i møtet opplyst at frist for å inngi revidert tilbud var 29. april kl 10:00, og at dette var siste mulighet til å inngi tilbud i konkurransen. Prosjektleder har overfor G- Partner fremholdt at fristen ble diskutert frem i møtet, og at det ikke var en forhåndsplanlagt/-satt frist Forhandlingene med Atea I forhandlingsmøtet med Atea stilte på vegne av Bergen kommune Prosjektleder, A, M, B og GG. Fra Ateas side stilte KK, RR og T (alle Atea). Forhandlingene med Atea ble innledet med at Prosjektleder opplyste om at de konkurrerende leverandørene ble oppfattet som relativt like på kvalitet og funksjonalitet, og at pris ville bli utslagsgivende. På priskriteriet lå Atea på dette tidspunktet best an. Av Bs notater fra forhandlingsmøtet fremgår det at Atea som ledd i redegjørelsen for konkurransesituasjonen på kvalitets- og funksjonalitetskriteriene fikk opplyst at det var mye likt i de konkurrerende tilbudene, herunder at enkelte underleverandører og tjenestetilbud var like. Prosjektleder har videre forklart at anskaffelsesgruppen var under tidspress fordi innstilling på valg av leverandør skulle være klar 30. april for byrådsbehandling i den påfølgende uken. Atea ble deretter gitt frist til 29. april kl 10:00 med å inngi revidert tilbud, og det ble opplyst at dette var siste mulighet til å inngi tilbud i konkurransen. 105

120 Stemningen i forhandlingsmøtet var god, og Atea aksepterte fremdriftsplanen slik den ble skissert. Atea hadde rett før møtet fått tilbakemelding fra Telenor med reduksjon i prisen på telefoni. I møtet opplyste Atea om at de ville redusere prisen på fasttelefoni med prisen på IP-telefoni med og prisen på mobiltelefoni med. Atea leverte i møtet et prisskjema hvor denne prisreduksjonen inngikk. Atea ga også uttrykk for at de så muligheten for ytterligere rabatter, og at de skulle komme tilbake til dette innen tilbudsfristen neste dag kl 10:00. Ateas rabatt inngitt 29. april kl 16:21 ble forankret i inntekter generert på IN-noden og femsifrede telefonnummer. IN-node og femsifrede telefonnummer ble ikke diskutert i møtet 28. april, men det var tidligere nevnt i forbindelse med Ateas tilbudspresentasjon Arbeid med evalueringen etter gjennomførte forhandlingsrunder Etter at forhandlingsmøtene 28. april var gjennomført, arbeidet Prosjektleder med evaluering av tilbudene, og han sendte følgende løypemelding på e-post til Prosjekteier kl 20:23: Det er en del diskusjon i prosjektgruppen på hvordan pris skal regnes inn, evnt om kvalitet/funksjonalitet skal deles på pris. Et alternativ er å gi beste pris 100%, og så trekke fordelt på 100%) pr. mill i årskost (ca. Er ikke helt ferdig med å oppdatere, men vi vil få noe som ser omtrent slikt ut, mellom Atea og Ergo... Atea ErgoGroup Telenor Kvalitet 68,08 % 66,53 % 67,57 % Funksjonalitet 68,20 % 65,15 % 66,49 % Pris 100,00 % 97,00 % 80,00 % Snittscore 78,76 % 76,23 % 71,35 % 106

121 Vedlagt e-posten fulgte en versjon av arbeidsarket for evaluering av tilbudene Hendelsesforløpet 29. april Bakgrunn Hendelsesforløpet 29. april 2009 står sentralt i det saksforholdet som mandatet ber G- Partner utrede, både hva gjelder vurderingen av gjennomføringen av konkurransen, og hva gjelder vurderingene av mulige informasjonslekkasjer. Det blir derfor redegjort i detalj for det fremskaffede faktagrunnlaget denne dagen. Beskrivelsen av hendelsesforløpet tar utgangspunkt i tilgjengelig dokumentasjon som suppleres av informasjon gitt i forklaringer. Beskrivelsen følger i det alt vesentlige kronologien, og det vil av teksten gå frem hvor opplysningene stammer fra Tidslinje med sentrale hendelser 29. april 107

122 108

123 Personer som arbeidet med TTT-relaterte oppgaver 29. april Ut fra den informasjon som foreligger, legges det til grunn at Prosjektleder og GG jobbet med TTT-anskaffelsen den 29. april. Prosjektleder har i samtale med G-Partner forklart at planen var at han skulle levere fra seg et mest mulig ferdig grunnlag den dagen, slik at A kunne ferdigstille innstillingen den påfølgende dagen. Innstillingen skulle deretter videresendes styringsgruppen for videre behandling. Prosjekteier hadde sykdomsfravær første del av dagen, og han har forklart at han var på jobb fra ca kl 12. Deler av dagen arbeidet Prosjekteier med oppgaver knyttet til endringene i byrådssammensetning som ble gjennomført denne dagen, blant annet ved å forberede sletting av sensitiv informasjon i henhold til kommunens rutiner. Bortsett fra det brukte han mye tid på TTT-anskaffelsen. Leder av styringsgruppen deltok også i dette arbeidet. Prosjektleder har forklart at han 29. april hadde flere møter med Leder av styringsgruppen og Prosjekteier hvor de diskuterte tilbakemeldingene fra Atea og Ergo Group. Han kan imidlertid ikke si med sikkerhet når på dagen disse møtene fant sted. Prosjekteier har forklart at han stort sett hele dagen etter at han kom på jobb satt i uformelle TTT-relaterte møter hvor de diskuterte tilbudene. Leder av styringsgruppen husker ikke å ha vært involvert i TTT-anskaffelsen før på ettermiddagen. Leder av styringsgruppen kan ikke huske å ha vært til stede da Ateas tilbud kl 16:21 kom inn. Den 29. april var innkjøpsenheten i Bergen kommune på heldagsmøte om et annet tema enn TTT-anskaffelsen. B og C deltok følgelig ikke i arbeidet med TTT-anskaffelsen denne 109

124 dagen. I var på tjenestereise, og bortsett fra en telefonsamtale med Leder av styringsgruppen om prinsipper for vekting av tildelingskriterier deltok heller ikke hun i arbeidet. A var på tjenestereise i Sverige, og han holdt foredrag frem til kl 12. A mottok informasjon om fremdriften i prosjektet ved e-poster og kontakt på telefon (samtaler og SMS) med Prosjektleder. A har opplyst til G-Partner at han ikke leste e-postene under oppholdet i Stockholm Leverandørenes tilbakemeldinger kl Som det fremgår av gjennomgangen foran, ble leverandørene gitt en siste frist for å inngi reviderte tilbud til 29. april kl 10:00. Prosjektorganisasjonen i kommunen hadde fått beskjed om å avlevere sin innstilling i løpet av dagen 30. april. Prosjektleder mottok kl 09:59 revidert tilbud fra Ergo Group. Avsender var MM, med kopiadressat NN hos Ergo Group. I e-posten ble det henvist til tre vedlegg som fulgte e- posten, henholdsvis - følgebrev som oppsummerte prisendringene samt konsekvensen på årlig totalsum - revidert prisskjema versjon akkumulerte kostnader for telefonidrift Ateas reviderte tilbud ble mottatt av Prosjektleder kl 10:01. Avsender var T, og kopiadressater KK, LL og RR (alle Atea). E-posten hadde følgende innhold: Viser til møte hos dere i går, , og sender som avtalt besvarelse på spørsmål som kom opp under møtet. Samtidig med dette, innrømmer Atea en reduksjon i pris på, stor,- eks.mva. Vi ber samtidig om at BK tar kontakt med undertegnede om noe skulle være uklart. Vedlagt e-posten fulgte dokumentet BK Klarifisering nr 5 v 2-0.docx. I samtaler med G-Partner har Atea opplyst at rabatten tilknyttet var noe som kom opp helt i sluttfasen av arbeidet med det reviderte tilbudet. Underleverandøren,, hadde ganske uventet kommet opp med rabatten, og det var ikke tilstrekkelig tid til å arbeide den inn i prisskjemaet før tilbudsfristen løp ut Videre arbeid med tilbudene Nedenfor refereres viktige hendelser av betydning for TTT-anskaffelsen og andre hendelser som kan forklare gjøremål de enkelte deltakerne i anskaffelsen hadde denne dagen. Formålet er å gi en beskrivelse av aktiviteter av betydning og hvem som gjorde hva. 110

125 I en MSN-samtale påbegynt kl 10:45 spurte Prosjekteier Prosjektleder om det hadde kommet noe input fra leverandørene, og Prosjektleder henviste til en SMS. Prosjekteier bekreftet kl 11:05 at han har sett denne SMS-en. A mottok kl 10:51 følgende SMS fra Prosjektleder: Basert på ergo s egne kalkyler, reduserer de prisen med. Vi jobber med å oppdatere våre modeller nå. Da snakker vi vel ikke om å skjære inn til benet, men kappe det rett av De reviderte tilbudenes konsekvenser for leverandørenes priser ble vurdert av GG. Både Prosjektleder og GG har i samtaler med G-Partner bekreftet i samtaler at de satt sammen deler av dagen og jobbet med tilbudene, og GG sendte kl 11:01 e-post til Prosjektleder hvor han tok opp følgende tre forhold ved tilbudene: (1) Samtidig med dette, innrømmer Atea en reduksjon i pris på, stor kr. eks mva. Det er ikke spesifisert om det er kr/år eller kr totalt, men antageligvis er kr totalt. (Det er det jeg antar). (2) Angående WAN: Atea vil fakturere for endelig løsning når denne er levert. Det betyr at BK kan forholde seg til kostnaden fra dagens operatør mellom avtaleinngåelsen og endelig leveranse på disse samband. BK vil bli fakturert for denne kosten fra Atea. Vi kunne ha brukt regnearket som jeg sendte deg i går for å ta dette i betrakning, men dagens prisene er ukjent til oss. Det går ikke an å bare gjette hvor mye vi betaler i dag som jeg gjorde Med mindre vi får en nøyaktig tall så er den eneste alternativen å anta at Atea sine priser for WAN gjelder fra dag 1, som går kanskje litt i Ergos disfavør siden Atea har gitt oss så mange rabatter. (Jeg er ikke helt sikkert på hva det er som gjelder for ErgoGroup om dette.) (3) Jeg kan ikke si om strukturen fra Atea angående redundans av servere for telefonidrift/overgang til IPT er bedre/verre en det som ErgoGroup beskrev til oss i går Prosjektleder sendte kl 11:31 bekreftelse på mottak av ErgoGroups reviderte tilbud etter andre forhandlingsmøte. Kl 11:31 sendte Prosjektleder følgende bekreftelse på mottak av Ateas reviderte tilbud med anmodning om ytterligere informasjon: Hei, Bekrefter med dette mottak av deres besvarelse. For å unngå evnt misforståelser, kan du sende meg et oppdatert regneark, hvor også prisene på oppdatert. er 111

126 Leder av styringsgruppen har forklart at det 29. april ble gjennomført sensitivitetsanalyser for å se om og eventuelt i hvilken grad endring av vektingen fikk betydning for utfallet av konkurransen. Selv om leverandørene var guidet på at de var relativt like på kvalitet og funksjonalitet, var de ikke like. Leder av styringsgruppen har forklart at han, Prosjekteier og Prosjektleder ønsket å forsikre seg om at vektingen ikke ville gi utslag fordi dette kunne gjøre dem sårbare for klager fra leverandørene. Prosjektleder har bekreftet denne fremstillingen og supplert med at de så på hvilke utfall de ulike evalueringsmetodene ville gi, og om valg av metodikk kunne få betydning for valg av tilbud. Denne problemstillingen hadde også vært tema i anskaffelsen av kopi- og printleveranser som Bergen kommune nettopp hadde vært gjennom, og Prosjektleder tror dette kan ha vært en av grunnene til at både Prosjekteier og Leder av styringsgruppen var svært opptatt av dette arbeidet. B oversendte i e-post kl 11:49 dokumentet TTT som er et grunnotat som utgangspunkt for utarbeidelse av innstilling for valg av tilbud. I e-post sendt Prosjektleder, med kopi til KK, RR og V kl 11:57 skrev T følgende: 112 Hei igjen! Jeg har bedt KK om å få dette sendt til dere. Informerer ellers om at jeg blir ute av kontoret ut dagen i dag, og deler av morgendagen, og jeg ber derfor om at eventuelle avklaringsspørsmål rettes til KK i mitt fravær. Kl 12:00 ble det gjennomført det en pressekonferanse i forbindelse med endringene av byrådssammensetning i Bergen kommune etter at de to medlemmene fra FrP gikk ut av byrådet. Nytt byråd for finans, kultur og idrett ble G, og G overtok også ansvaret for konkurranse og omstilling. Prosjektleder videresendte kl 12:12 de innkomne tilbudene pr e-post til forhandlingsgruppen A, M, C og B. Han glemte å sende e-posten til Prosjekteier, men videresendte den umiddelbart etterpå. B mottok kl 13:11 en e-post fra Prosjektleder hvor Prosjektleder spurte om hvordan tilbud evalueres uten at man vurderer dem på grunnlag av summert poengsum på kvalitets- og funksjonalitetskriteriene delt på tilbudsprisen. Mer konkret ønsket Prosjektleder en tilbakemelding på hvordan man skal gi poeng på priskriteriet. B besvarte denne e-posten kl 13:45, og hun oversender dokumentet evalueringsmodeller.doc. Dette dokumentet gir en beskrivelse av evalueringsmodeller til bruk ved avveining av tildelingskriterier i vurderingen av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. A mottok en orientering om konkurransesituasjonen fra Prosjektleder en gang i tidsrommet mellom kl 13:30 og 14:00. A har kunnet tidfeste denne samtalen relativt nøyaktig fordi den fant sted mens han satt på en kafé i Stockholm, og han har en kvittering fra kafébesøket med tidsangivelse. I denne samtalen har Prosjektleder i følge A gitt uttrykk for at han var

127 travel og mottok instrukser, og A har forklart at Prosjektleders ordvalg var bakgrunnen for formuleringen i hans egen SMS sendt kl 15:49. A har fremholdt at han forsto Prosjektleder slik at han var blitt instruert til å justere evalueringen av tildelingskriteriene kvalitet og funksjonalitet for å tilgodese Atea. A forsto Prosjektleder slik at målet var å kunne tildele kontrakten til Atea på grunnlag av uttellingen på kvalitets- og funksjonalitetskriteriene. Prosjektleder har benektet at han ble gitt noen slik instruks. Prosjektleder har forklart at han oppdaget at A hadde evaluert tildelingskriteriene slik at de ga Ergo Group urettmessige fordeler, og at han endret evalueringen for å få en objektiv bedømmelse av tilbudene. Han vurderer tilbudet fra Ergo Group som dårligere enn tilbudet fra Atea, og dette er grunnen til endringen av score til fordel for Atea. Prosjekteier forsøkte kl 14:08 å få kontakt med A på MSN, og han skrev: Er du her? Trenger to ord meg deg jobb. E responderte ikke på denne henvendelsen. E har i skriftlig forklaring til G-Partner opplyst at han antar at Prosjekteier forsøkte å kontakte ham angående byrådsskiftet og tablet-pcene til de byrådene og rådgiverne som forlot byrådet. A har vist til at det var noe diskusjon i byrådet om hvordan tilgangen til papirløst byråd og byrådets dokumenter skulle sperres, og han mener at han henviste til byrådsleders avdeling om dette. Kl 15:07 sendte Prosjektleder en e-post til Prosjekteier. E-posten var uten tekst, men vedlagt fulgte regnearket Temp_eval.xls. (Prosjekteier videresendte dette vedlegget til Leder av styringsgruppen 10. juni 2009.) Regnearket viser en vurdering av de ulike delene av tilbudene fra Ergo Group, Atea og Telenor, og Atea ligger inne med en pris på 28,80, mens Ergo Group ligger inne med en pris på 28,90. I regnearket er Ateas tilbudspris kr 4 millioner lavere enn prisen de innga i sitt tilbud kl 10:

128 Prosjekteier har forklart at Prosjektleder oversendte dokumentet for at Prosjekteier skulle kunne ta det opp på storskjermen på kontoret. Kl 15:09 gjorde Prosjekteier et nytt forsøk på å få kontakt med E på MSN. Prosjekteier skrev Er du på kontoret? I så fall hvor er det? Jeg kommer bort en tur nå hvis det går bra, men E svarte at han var opptatt med G og ba om ikke å bli forstyrret. Deretter tok E kontakt med Prosjekteier på MSN kl 15:52, og han skrev: G gir for så vidt klare bestillinger: koste hva det koste vil. Jeg sa han kunne bli saksøkt for 100 mill, men det bare fnøs han av. Prosjekteier svarte jeg elsker klare bestillinger. Her jobbes det på spreng nå, og til dette responderer E du klarer å svindle til noen vikarierende argumenter. Prosjekteier skrev svindle? ;P og fortsatte med Leder av styringsgruppen og jeg stråler av lykke her på tross av en utrolig kinkig utfordring G har i samtale med G-Partner forklart at han ikke kjenner seg igjen i denne ordvekslingen, og at han ikke vet hva som er bakgrunnen. Han vet ikke hva som er ment med klare bestillinger, og det har aldri vært aktuelt for ham å treffe beslutninger som kunne pådra kommunen et erstatningskrav. G har også forklart at han er av den oppfatning at anskaffelsessaker skal håndteres administrativt, og at det ikke er noen grunn til at politikerne skal holdes informert om anskaffelsesprosesser underveis. Videre har G forklart at BKKs rolle var en utfordring også fordi kommunen senere kunne bli beskyldt for å ville favorisere et selskap som de selv var deleier i. Også av denne grunn ønsket han en anskaffelsesfaglig vurdering som grunnlag for sitt standpunkt. Leder av styringsgruppen har i samtale med G-Partner forklart at Prosjekteiers bemerkning om at de strålte av lykke må ha hatt sammenheng med byrådsskiftet. G hadde vært positiv 114