Ark.: 614 Lnr.: 2444/08 Arkivsaksnr.: 08/431

Transkript

1 Ark.: 614 Lnr.: 2444/08 Arkivsaksnr.: 08/431 Saksbehandler: Brit-Olli Nordtømme NAV-KONTOR I GAUSDAL KOMMUNE Vedlegg: 1. Skisse til planløsning for kommunehusets østre fløy 2. Skisse til planløsning for Anbo-bygget/Gjennsidigebygget 3. Nye skisser til planløsning for Anbo-bygget, tegning 3 og 4 SAMMENDRAG: Etablering av NAV-kontor i Gausdal vil skje i løpet av 2. kvartal Det er vurdert to alternativer for lokalisering av et NAV-kontor. Det ene er kommunehustes østre fløy og det andre er Anbo-bygget/Gjensidigebygget. Rådmannen tilrår at NAV-kontoret lokaliseres i kommunehuset. De kommunale tjenestene som overflyttes tilsvarer de tjenester som ligger i enheten Sosial og arbeid, men med unntak av boveiledning for flyktninger. SAKSOPPLYSNINGER NAV-reformen i nasjonal sammenheng Stortinget vedtok å etablere en Ny Arbeids- og Velferdsetat (NAV). På organisatorisk nivå består reformen av en sammenslåing av Trygdeetaten og Aetat. I tillegg baseres reformen på forpliktende avtaler mellom staten og kommunen når det gjelder etablering av NAV-kontor i hver kommune, samt samordning av relevante kommunale tjenester med de aktuelle tjenestene i den nye statlige etaten. Den nye etaten skal yte tjenester til alle innbyggere i alle deler av livet, og hver kommune skal ha et lokalt NAVkontor som skal være brukernes fysiske kontaktpunkt i forhold til de tjenester som etaten skal yte. NAV-reformen regnes for å være en av de største reformene i offentlig sektor. Overordnet mål er: 1) Flere i arbeid og aktivitet færre på stønad, 2) Enklere for brukerne og tilpasset brukernes behov og 3) En helhetlig og effektiv arbeids- og velferdsforvaltning. Status brukere og tjenester i Gausdal kommune I Gausdal kommune bruker trygdeetaten, Aetat og sosialtjenesten mill. kroner årlig til langsiktig oppfølging av innbyggere som har utfordringer i forhold til arbeidslivet. Ca 300 personer i Gausdal inngår til enhver tid i denne brukergruppen som krever offensive tiltak for å komme ut av en stønadssituasjon. I kommunen er de fleste brukere og virkemiddel innenfor arbeids- og velferdsområdet organisert i enheten Sosial og arbeid, primært med tjenester knyttet til sosialtjenesten, flyktningetjenesten, rus, sysselsetting og oppfølging.

2 Nav-prosjekt i Lillehammer-regionen og i Gausdal Gausdal kommune gjennomførte en forstudie for etablering av lokalt NAV kontor i Gausdal i perioden januar til mars Et sentralt element i forstudien for etablering av NAV kontor var å gi ramme for den videre planlegging og etablering. Forstudien foreslo at det skulle etableres et forprosjekt mellom NAV Oppland og Gausdal kommune med følgende oppdrag: Involvere ansatte og brukere i planleggingen av kontor og innhold Definere tjenesteinnhold utover minimumsløsning Lage bemannings-, kompetanse- og organisasjonsplan Finne egnede lokaler Utarbeide nye og gode arbeidsprosesser i kontoret som sikrer et helhetlig tjenestetilbud. Forstudien foreslo også å vektlegge brukerfokus med ønske om å ta reformen på alvor for å kunne lage løsninger som fungerer for brukerne slik at målet for reformen nås: Flere i arbeid og aktivitet færre på stønad! Det ble i samarbeid med Øyer og Lillehammer gjennomført et regionalt forprosjekt som ble avsluttet april 2007 med følgende resultat: Den enkeltes kommunes utfordringer ble kartlagt Interessentanalyse ble delvis gjennomført Regionens brukere ble beskrevet med tall Personalressurser i NAV kontor ble kartlagt Organisatorisk modell i regionen ble besluttet Kommunal og statlig tjenestemeny ble beskrevet Styringsgruppen for det regionale prosjektet besluttet den følgende: Det etableres selvstendige NAV kontorer i de tre kommunene. NAV Lillehammer skal fungere som regionalt vertskontor for følgende statlige tjenester/oppgaver: markedsarbeid, regional AMO, koordinering av arbeid mot tiltaksarrangører, tiltaksøkonomi. Oppstart av lokalt NAV-prosjektet i Gausdal skjedde , og status pr er: Mandat for lokalt prosjekt er utarbeidet. Oppstart av etableringsprosjektet Stilling som NAV leder er lyst ledig med tiltredelse Avtale om kostnadsfordeling av etableringskostnader er klar for underskriving av rådmann og NAV direktør Møtestruktur på plass 1. halvår 08. Første generasjon kommunikasjonsplan utarbeidet Milepælsplan utarbeidet Organisering av NAV-prosjektet i Gausdal

3 Styringsgruppe: Synnøve Flått, NAV Oppland - leder Brit-Olli Nordtømme, kommune Per-Audun Øvstehage, tillitsvalgt stat Liv-Else Ertresvåg Brenden, tillitsvalgt kommune Prosjektgruppe:(pr ) Turid O. Hansen trygd Anne-Kari Ulsaker arbeid Steinar Selven sosial og arbeid Prosjektleder: Else Kjerkol Elvenes Arbeidsgrupper Følgende arbeidsgrupper ble valgt opprettet: Arbeidsgruppe lokaler Arbeidsgruppe - Visjon, mål og verdier Arbeidsgruppe Roller, arbeidsprosesser Arbeidsgruppe IKT Arbeidsgruppe brukermedvirkning. I samtlige arbeidsgrupper sitter en representant fra hver av partene, - arbeid, trygd og sosial/arbeid. I forbindelse med vurdering av lokaler har arbeidsgruppa lokaler vært supplert med Gudbrand Aanstad, enhetsleder for Eiendom, og Liv-Else Ertresvåg Brenden, ergoterapeut. Etablering av en referansegruppe bestående av representanter for rådet for funksjonshemmede, Mental helse, RIO (Interesseorganisasjon for rusmisbrukere) og Gausdal næringsforum vil skje med det første. NAV-kontor i Gausdal vil bli etableres i løpet av 2. kvartal Kommunal tjenestemeny i NAV Gausdal I forbindelse med det regionale prosjektet ble det foretatt en avklaring av hvilke kommunale tjenester som skal overføres til NAV-kontoret i Gausdal. Følgende tjenester skal overføres: Økonomisk sosialhjelp Råd og veiledning Sosialfaglig endringsarbeid/psykiatrisk endringsarbeid Økonomisk rådgivning/ gjeldsrådgivning Arbeidsrettet tiltaksarbeid Boligsosialt arbeid Rusmiddel arbeid Diverse oppgaver iht. husbankens, låne- og tilskuddsordninger

4 Flyktningetjenesten introduksjonsprogram, men ikke boveiledning Kvalifiseringsprogram Kommunale ressurser inn i NAV kontoret Fra kommunen vil det bli lagt inn 5,3 årsverk. Dette tilsvarer dagens bemanning for ivaretakelse av ovennevnte tjenester. Kostnadsfordelingen mellom de statlige tjenestene og kommunen tar utgangspunkt i antall årsverk som hver av partene går inn med. For NAVkontoret i Gausdal blir kostnadsfordelingsnøkkelen 50% stat og 50% kommunen. Lokaler og lokalisering av NAV-kontor i Gausdal I Handlingsprogrammet er det vedtatt et låneopptak på 4,5 mill. kroner til nødvendige investeringer i et NAV-kontor. Overslaget ble gjort ut fra en grovskisse og i samråd med arkitekt, men uten forprosjektdetaljering på kalkulasjonsgrunnlaget. På grunnlag en mer detaljer planskisse og grundig kostnadsberegning for ombyggingen, viser de nye beregningene at ombyggingen kommer på 5,4 mill. kroner inkl. moms. Det foreligger to alternativer til etablering av NAV-kontor i Gausdal. Det er 1) i kommunens eget bygg, kommunehusets østre fløy og 2) i Anbo-bygget (Gjensidigebygget) like ved kommunehuset. Når det gjelder alternativ 1, kommunehusets østre fløy, vil det 1. april 2008 bli ledig kontorareal grunnet interkommunal sammenslåing av regnskap, skatt og innfordring. Det er dette arealet som foreslås ombygget til NAV-kontor. Kommunens støttefunksjoner knyttet til blant annet personal og politisk sekretariat som i dag har sine kontorer i østre fløy må i så fall flyttes til lokaler annet sted i kommunehuset. I og med at enheten Sosial og arbeid innlemmes i det lokale NAV-kontoret, vil denne enhetens lokaler bli frigjort. Utredning av kostnader for NAV-kontor i kommunehuset vil være bygningens østre fløy. Når det gjelder alternativ 2, Anbo-bygget, der blant annet trygdeetaten i dag har sine lokaler, er det for tiden lokaler som står tomme. Gausdal kommune har fått tilbud om å kjøpe hele bygget eller leie nødvendig areal til NAV-kontor. Utredning av kostnader for alternativ 2 vil være for både kjøp av bygningen og for leie av nødvendig areal. Planløsning og funksjonalitet for NAV-kontor i Gausdal For begge alternativene foreligger det planløsninger utarbeidet av arkitekt i henhold til lokale behov i Gausdal. Det forelå 2 alternativ; - alternativ 1: Kommunehuset s 2.etg. østre fløy og alternativ 2: Anbo-bygget. Prosjektgruppa og arbeidsgruppe lokaler har gått gjennom begge planløsningene og foretatt en analyse. Til analysearbeidet ble det benyttet en enkel analyse-mal der ulike forhold knyttet til funksjonalitet ble vurdert. De funksjoner og forhold som gruppa vurderte løsning for var: Publikumsarealet, møterom, samtalerom, kontorareal, brukertilgjengelighet, tilgjengelighet for HC, fasiliteter, lysforhold, parkeringsplass HC, arkivløsning og sambruksmulighet med kommunen når det gjelder møterom og kantine.

5 Prosjektgruppas vurdering og konklusjon Verken alternativ 1 eller alternativ 2 gir en optimal løsning for NAV lokaler Publikumsarealet er ikke godt egnet i noen av alternativene, men akseptabelt. Når Anbo vurderes bedre egnet her forutsettes det at planløsningen endres slik at møterommet til yttervegg mot Kommunehuset og selvbetjeningsløsningene flyttes etter. De 2 VP (veileder i publikumsmottak) må ha god oversikt over alt som skjer i publikumsarealet. Møterom/samtalerom antall vurderes likt i begge alt. Kontorareal alt. 1 gir en åpnere/mer samlet løsning, alt. 2 mer spredt. Brukertilgjengelighet/tilgjengelighet HC vurderes likt i begge alt. Parkering HC vurderes til å kunne være like bra i begge alt. Kantineløsning klart bedre i alt. 1, men alt. 2 er godt egnet med egen kjøkken/spiseromløsning. Fasiliteter egen personalinngang m/garderobe, eget pauserom/kjøkken, stillerom, totalt større areal som gir større mulighet for å være framtidsrettet, tenke nytt og jobbe bedre sammen med brukerne Anbo-bygget skårer noe høyere enn østre fløy. Lysforhold vurderes best i alt. 2 Arkivløsning for knapp i begge alt. fjernarkiv må plasseres utenfor selve NAV lokalene. Sambruksmuligheter med kommunale og andre eksterne enheter vurderes som godt egnet i begge altternativene Konklusjon Ut i fra prosjektgruppas totalvurdering er begge løsningene akseptable og stort sett godt egnet som lokaler for NAV Gausdal. Under forutsetning av en bedre planløsning for ANBOs møterom og bedre plassering av PC er for selvbetjening, vurderes alt. 2 som den beste planløsningen. Et eget lokale gir større mulighet for å bygge egen identitet, gir større mulighet for å tenke nytt og jobbe annerledes til det beste for brukerne. Alt. 2 ligger på bakkeplan og foretrekkes av brukerne. Styringsgruppas vurdering og konklusjon Styringsgruppen behandlet spørsmålet om lokaler for NAV-kontor i sitt møte den Som grunnlag for behandlingen ble arkitektens planløsninger for begge bygningsalternativene lagt til grunn, samt prosjektgruppas analyse og vurdering. Det ble også informert om resultatet av de kostnadsmessige utredningene vedrørende drift for alle tre alternativene. Styringsgruppa så det ikke som sin oppgave å trekke de kostnadsmessige beregningene inn i sin vurdering. Styringsgruppen var delt i sitt syn på de foreliggende alternativene. Styringsgruppa mente i likhet med prosjektgruppa at begge alternativene var egnet. Dette blant annet ut fra at østre fløy ser ut til å være en bra løsning både for ansatte og brukere på grunn av heis, og at vegger lar seg flytte for å gi bedre lysforhold og et bedre publikumsareal.

6 Konklusjon: De tillitsvalgte gikk inn for Anbo-bygget særlig ut i fra et bruker- og ansattperspektiv, og sluttet seg til prosjektgruppas konklusjon. Leder i styringsgruppa delte tillitsvalgtes syn på at bruker- og ansattperspektivet best blir ivaretatt i Anbo-bygget. Kommunens representant i styringsgruppa gikk inn for kommunehustes østre fløy ut fra en større vektlegging av sambruksmuligheter, at offentlige kontorer er samlet i samme bygg og at det på sikt vil være enklere å foreta nødvendige tilpasninger ut fra en eventuell redusert eller økt aktivitet. Kostnader ved etablering av NAV-kontor I forbindelse med lokalisering av NAV-kontor i Gausdal, ble Anbo AS invitert til å komme med planløsning for NAV-kontor i Anbo-bygget samt konkret tilbud om pris på leie av lokaler. I brev av fra Anbo AS får kommunen tilbud om å kjøpe Gjensidige-bygget, - tilbudssum kr I brev av fra Anbo AS vedlegges skisse til planløsning, og tilbud om leie av 450 kvm for kr pr. kvm pr. år. Det er senere opplyst at uteieperioden i utgangspunktet settes til 10 år, men at det åpnes opp for mulighet til at dette kan forhandles. Lokalisering av NAV-kontor i Gausdal vurderes ut fra følgende tre alternativer: 1. NAV-kontoret etableres i den østre delen av kommunehuset 2. NAV-kontoret etableres i Anbo-bygget (Gjensidige-bygget). Lokalene leies av ANBO. 3. NAV-kontoret etableres i Anbo-bygget (Gjensidige-bygget). Hele bygget selges til Gausdal kommune. Beregningsgrunnlag for de tre alternativene For alternativ 1 er det behov for en betydelig ombygging i kommunehuset, bla. oppføring av ny heis. Rent plassmessig lar dette alternativet seg gjennomføre i og med at økonomifunksjonene flyttes til Øyer og Lillehammer. Det er om lag like mange personer som nå flytter ut, som antall personer som tilhører trygd og arbeid i det framtidige NAVkontoret. Tidlig i fasen var det også oppe som et forslag om å etablere NAV-kontoret i den vestre delen av kommunehuset. Dette alternativet falt bort av flere årsaker, bla. medførte en slik løsning problemer med å skille NAV delen fra kommune delen (felles inngang og felles atkomst internt i bygget). En slik løsning ville også gi utfordringer mht møteromskapasiteten siden den la beslag på formannskapssalen. Denne løsningen er ikke skikkelig kostnadsberegna, men antydning fra arkitekt var at dette vil bli en dyrere løsning, bl.a. fordi den medfører utskifting av ventilasjonsanlegget. For alternativene 2 og 3 er planløsningene like, men i alt 2 leier kommunen areal til NAVlokaler av Anbo AS, mens i alternativ 3 kjøper Gausdal kommune hele bygget av Anbo AS. For begge av disse alternativene vil det være ledige lokaler som kommunen kan leie ut og få inntekter. Velges alternativ 2 vil det være ledige lokaler i kommunehuset, og i alternativ 3 er det ledige lokaler både i kommunehuset og i Anbo-bygget.

7 De ledige lokalene representerer et inntektspotensial. I beregningene er det ikke medtatt husleieinntekter for disse lokalene, da vi pr. d.d. ikke har registrert aktuelle leietakere. Det skal presiseres at de beregningene vi har gjort som vurderingsgrunnlag, for en del er basert på skjønnsmessige vurderinger. Avskrivningstid er et eksempel i så måte. Gjennom dette har vi forsøkt å ta hensyn til at de ulike delene av et bygg har ulik levetid. Fundamenter og bærekonstruksjoner har lang levetid, mens innvendige lette konstruksjoner og en del tekniske anlegg, spesielt tele og data, har kortere levetid. Etter vår vurdering utgjør de installasjonene med kortest levetid en mindre andel av investeringene i kommunehuset enn i Anbo-bygget. Vi har derfor avskrivningstid på de ombyggingene som nå foretas på 25 år for kommunehuset, og 20 år for Anbo-bygget. Avskrivningstid på kjøpesummen for Anbobygget er brukt 30 år. Her er lagt til grunn en vurdering om at levetiden totalt sett kan være om lag 50 år, og at det nå er drøyt 20 år siden den er oppsatt. For beregning av forvaltnings-, drift- og vedlikeholdskostnader er benytta tallmateriale fra FOBE (forum for offentlige bygg og eiendommer). Det er ikke i noen av alternativene medtatt såkalte utviklingskostnader. Dette er kostnader knyttet til senere ombygginger, endringer eller moderniseringer. Det er gjennomgående brukt en rentesats på 6 % i beregningene. Kostnadsberegning for alternativ 1: Kommunehustes østre fløy Ved beregning av kostnadene med dette alternativet er følgende tatt med: Kapitalkostnader (investering på kr , avskrivingstid 25 år, 6 % rente). FDV-kostnader (forvaltning-, drift- og vedlikeholds kostnader) Statens andel av husleien (fordeling 50/50 mellom stat og kommune) I dette alternativet er det forutsatt at NAV benytter den eksisterende kantina i kommunehuset. På den ene side kan det hevdes at NAV bør betale en forholdsmessig andel av FDVkostnadene for kantina. Statens andel av dette vil utgjøre mellom kr/årlig. På den andre side kan det hevdes at flere brukere av kantina er med på å opprettholde grunnlaget for videre drift. I beregningene er det ikke medtatt noen beløp for bruk av kantina eller andre fellesarealer. Etter dette framkommer en årlig kostnad for kommunen på om lag kr Kostnadsberegning for alternativ 2: NAV-kontor i leide lokaler i Anbo-bygget Ved beregning av kostnadene med dette alternativet er følgende medtatt: Kommunens andel av den husleien som betales til Anbo (fordeling 50/50 mellom stat og kommune).

8 Kommunens andel av de FDV-kostnader som ikke inngår i husleien. Den største delen av dette er knyttet til energi og renhold. Kommunen vil etter dette alternativet få ledige lokaler i kommunehuset. Selv om lokalene står tomme, påløper visse FDV-kostnader. Etter dette framkommer en årlig kostnad for kommunen på om lag kr Kostnadsberegning for alternativ 3: NAV-kontoret i eide lokaler i Anbo-bygget Ved beregning av kostnadene med dette alternativet er følgende medtatt: Kapitalkostnader for kjøp av bygget(investering på kr , avskrivingstid 30 år, 6 % rente. Kapitalkostnader for ombygging(investering på kr , avskrivingstid 20 år, 6 % rente. FDV-kostnader for NAV-lokalene. FDV-kostnader for resten av bygget. FDV-kostnader for tomme lokaler i kommunehuset. Statens andel av husleie for NAV-lokalene Husleieinntekt fra resten av bygget. Etter dette framkommer en årlig kostnad for kommunen på om lag kr Beregningene av de årlige kostnader for hvert alternativ viser følgende: Alternativ 1: Beregna årlige kostnader kr Alternativ 2: Beregna årlige kostnader kr Alternativ 3: Beregna årlige kostnader kr Etter de beregningene som er vist til ovenfor, faller alternativ 1 billigst ut for kommunen. VURDERING: Som utgangspunkt legges til grunn prosjektgruppas vurderinger når det gjelder tilfredsstillende planløsninger og funksjonalitet i henhold til ansatte og brukere. I tillegg legges til grunn de økonomiske vurderingene knyttet til etablerings- og driftskostnader for kommunen ved etablering av NAV-kontor i egne lokaler i østre fløy og etablering av lokaler i Anbo-bygget kjøpt eller leid. Når det gjelder valg av kommunale tjenester og antall årsverk som skal inn i NAV-kontoret er forslaget fra det regionale prosjektet drøftet i administrasjonen og rådmannen gir sin tilslutning til det valg som er gjort. Rådmannen deler prosjektgruppas syn på at begge alternativene vil gi gode og tilfredsstillende løsninger for et NAV-kontor i Gausdal. Det synes å være små forkjeller i prosjektgruppas analyse og vurdering vedrørende planløsning og funksjonalitet for alternativene. Ledelsen finner av den grunn til også å trekke inn andre forhold som kan ha betydning for Gausdal kommune.

9 Kommunen har i dag ledige lokaler i eget bygg, og som med ombygging til en kostnad av 5,4 mill. kroner kan gi gode og tilfredsstillende løsninger. Lokalene er slik plassert at det gir mulighet for at alle offentlige tjenester kan være samlet i en og samme bygning. En egen inngang til NAV synes å være viktig i henhold til statens kravspesifikasjoner når det gjelder NAV-kontor. Dette vil kunne imøtekommes ved etablering av NAV i kommunehustes østre fløy. Selv om NAV skal framstå som en egen etat med økt samordning av tjenester for brukerne, vil det være grensetilfeller der det kan være behov for kommunikasjon og samhandling også med kommunale tjenester. Tverrfaglig samarbeid på tvers av etater vurderes å være enklere når disse er lokalisert i samme bygg. Det er forståelse for at brukerne ideelt sett vurderer inngang fra bakkeplan som den beste løsningen. Imidlertid viser det seg at mange NAV-kontorer har lokaler som ligger i andre etasje eller høyere, og det ser ikke ut til at dette blir vurdert som særlig ugunstig når tilgjengeligheten lar seg løse med heis. Videre vil det også være riktig å legge vekt på utviklingstrekk i samfunnet. Det kan føre til at det i framtida blir behov for mindre areal til et NAV-kontor enn det legges til grunn i dag. Dette ut fra at organisatoriske og teknologisk endringer og behov for omstillinger synes å være akselererende. Dagens måte å møte brukerne og deres utfordringer på kan for eksempel innebære økt behov for spesialkompetanse, - en kompetanse et lite lokalt NAV-kontor ikke kan dekke på en tilfredsstillende måte. Videre kan teknologiske IT-løsninger medføre effektivisering i forhold til brukernes behov, og ikke minst når det gjelder framtidas behov for arkivplass. Ut fra et slikt perspektiv vil lokale behov endres, og eierne må sikre seg mulighet for å kunne tilpasse og se dette sammen med kommunens øvrige behov og tjenestetilbud. Med lokalisering i eget bygg vil denne fleksibiliteten være tilstede i større grad enn i leide lokaler med mangeårig bindingstid. Ut fra det faktum at kommunehuset etter 1. april vil ha ledig kontorareal, er det lite sannsynlig at dagens lokaler kan leies ut uten at det vil kreve midler til investering i forhold til ombygging og tilpassning. Det synes også å være riktig å nevne at dagens leietaker DnB NOR i framtida både kan komme til å regionalisere, og i større grad tilby sine tjenester gjennom Bank i butikk. Dessuten er det usikkerhet knyttet til kommunesammenslutning eller etablering av ytterligere interkommunale løsninger for våre tjenester. Dette kan innebære betydelig ledig kontorareal som det kan bli vanskelig å få leietakere til. For kommunen vil dette være fordyrende og lite tilfredsstillende bruk av offentlige ressurser. Sambruk av felles areal som møtelokaler og kantine vurderes også å være positivt. Særlig vurderes kulturkafeen m/kantinetilbud for ansatte å være av svært god kvalitet. Med økt antall ansatte og besøkende til kulturkafeen, er det grunn til å tro at dette også både generelt og spesielt vil styrke driften av kulturkafétilbudet. Når det gjelder de økonomiske beregningene for de tre alternativene, viser NAV-kontor i østre fløy seg å være mest økonomisk gunstig. Samtidig med at NAV-kontor i disse lokalene også vurderes å være gode og tilfredsstillende, må kostnader vektlegges stor betydning. Dette er særlig viktig ut fra kommunens anstrengte økonomiske situasjon i årene som kommer.

10 Ut fra en totalvurdering av både planløsning, funksjonalitet, tverrfaglige samarbeidsmuligheter, framtidsperspektiv, fleksibilitet og økonomi vil rådmannen anbefale at kommunehusets østre fløy blir valgt til etablering av NAV-kontor. Dette er kommunisert med NAV-direktøren som slutter seg til rådmannens syn. Administrasjonen foreslår at det gjøres følgende innstilling: NAV-kontor i Gausdal etableres i kommunehustes østre fløy, og med de kommunale tjenestene og årsverk som beskrevet i saken Det fastsettes en ny kostnadsramme på 5,4 mill. kroner. Manglende finansiering dekkes ved økt låneopptak. Det gjøres følgende budsjettendring: kr kr Formannskapet behandlet saken, saksnr. 25/08 den Behandling: Brev fra FFO Gausdal ble delt ut. Hans Oddvar Høistad, Ap, satte fram følgende forslag: Saken realitetsbehandles i kommunestyret 24. april etter at det har vært ført nye forhandlinger med ANBO i forhold til arealbehov og leiepris. Forslaget til Jens Oddvar Høistad ble enstemmig vedtatt. Innstilling: Saken realitetsbehandles i kommunestyret 24. april 2008 etter at det har vært ført nye forhandlinger med ANBO i forhold til arealbehov og leiepris. NYE SAKSOPPLYSNINGER Det ble umiddelbart tatt kontakt med Anbo AS med forespørsel om utarbeidelse av ny planløsning for NAV-kontor med et redusert areal, - tilsvarende arealstørrelse som kommunehusets østre fløy. Likeså ble det bedt om en ny vurdering og nytt pristilbud på leie av lokaler. Gausdal kommune har fra Anbo AS mottatt to nye planskisser basert på mindre areal enn opprinnelig forslag (tegning nr. 3 og 4) vedrørende planløsning for NAV-kontor i Gausdal. De nye forslagene har begge en planløsning på 380 kvm, men med forskjellige innredningsalternativer. Videre har Anbo AS kommet med et nytt pristilbud vedrørende

11 lokalleie basert på de nye planskissene. Tilbud husleiepris fra Anbo AS er kr I tillegg kommer kommunens beregning av FDV-kostnader på kr. 428 pr. kvm/årlig, jf. tabell. Arbeidsgruppas vurdering av funksjonalitet NAV-lokaler Arbeids- og prosjektgruppa for NAV-kontor i Gausdal har gjort en ny vurdering og analyse i henhold til egnethet for ansatte og brukere. De alternativer som er sammenlignet er alternativ 1 (kommunehusets østre fløy) og alternativ 2 (Anbo-bygget tegning nr. 4). De forhold som synes å gi høyere skår i alternativ 2 er brukertilgjengeligheten, planløsningen av publikumsarealet, lysforhold for ansatte og parkeringsforholdene. Når det gjelder kommunehustes østre fløy, som også er vurdert som akseptablt, er det sambruksmuligheter med kommunen om kantineløsning for ansatte som gir høyere skår. Arbeids- og prosjektgruppas konklusjon er: Begge løsningene er akseptable, men ingen gir optimal løsning Anbo-bygget, tegning nr. 4, fremstår som det best egnede lokalet De økonomiske aspektene ved eventuelle leieavtaler eller ombyggingskostnader er ikke vurdert, - det er kun sett på de byggtekniske løsningene til beste for brukere og ansatte Administrasjonens beregning av husleiekostnader for NAV-kontor Leie Anbo-bygget Kommunehusets østre fløy. Areal 380 m2 360 m2 Husleie kr pr m2 og år kr/m kr/m2 FDV-kostnader *) **) 428 kr/m2 550 kr/m2 Sum leie inkl. drift pr. m kr/m kr/m2 Sum utgifter for samlet areal NAV-kontor kr kr *) FDV-kostnader = Forvaltning, energi, renhold, vaktmester, vedlikehold **) I FDV-kostnader for Anbo-bygget er kostnader knyttet til ytre vedlikehold og vaktmester utomhus inkludert i husleia, mens det for østre fløy er en del av FDV-kostnadene Denne nye tabellen viser en differens i kostnader i forhold til opprinnelig saksutredning for NAV-kontor i Gausdal. I kostnadsberegningene i K-sak 42/08 er det oppdaget en regnefeil knyttet til kostnadene for østre fløy. Feilen skyldes at det i en formel i regnearket var glemt å rette opp et tidligere anslag på antall m2. Dette førte til at husleiesatsen var satt for lavt. I tillegg har kostnader for Anbo-bygget knyttet til en reduksjon av areal fra 450 m2 til 380 m2, og en leiekostnadsøkning fra 1200 kr/m2 til 1250 kr/m2 også innvirkning på differensen. Kommunale utgifter for de alternative NAV-lokalene blir slik: Leie Anbo-bygget Kommunehusets østre fløy. Sum utgifter kr kr Refusjon fra staten kr kr FDV-kostnader tomme lokaler kr

12 Kostnader Gausdal kommune kr kr Merkostnader for kommunen ved leie av Anbo-bygget blir kr pr. år Andre utleiemuligheter for Anbo-bygget Administrasjonen er gjort kjent med at Gausdal videregående har behov for midlertidige lokaler til undervisning fra høsten Rektor har vært på befaring og vurderer lokalene i Anbo-bygget som veldig egnet i forhold til skolens behov. NY VURDERING Rådmannen har med utgangspunkt i ny skisse til NAV-lokaler, arbeids- og prosjektgruppas vurderinger og ny kostnadskalkyle foretatt en ny vurdering av NAV-lokaler i Gausdal. Begge alternativene for NAV-kontor vurderes som akseptable. Rådmannen merker seg at arbeids- og prosjektgruppa har kommet fram til at alternativ 2 (Anbo-bygget, tegning nr. 4) blir vurdert som bedre egnet enn østre fløy ut fra et ansatt- og brukerperspektiv. Siden begge alternativene fortsatt er vurdert som akseptable, vil rådmannen ut fra økonomi og bygningsmessig ressursbruk ikke endre forslag til vedtak. I tillegg styrkes dette valget ved at Gausdal videregående skole får løst sine behov. Rådmann anbefaler derfor østre fløy som det helhetlige beste alternativet. Administrasjonen foreslår at det gjøres følgende innstilling: NAV-kontor i Gausdal etableres i kommunehustes østre fløy, og med de kommunale tjenestene og årsverk som beskrevet i saken Det fastsettes en ny kostnadsramme på 5,4 mill. kroner. Manglende finansiering dekkes ved økt låneopptak. Det gjøres følgende budsjettendring: kr kr