FORVALTNINGSREVISJON VOSS KOMMUNE "VASSMÅI,ANSAK,4O'

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON VOSS KOMMUNE "VASSMÅI,ANSAK,4O'

2 Forvaltningsrevisjonsprosjektet: "Vassmålarsaka" FORORD Denne rapporten er eit resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet "Vassmålarsaka" i Voss kommune. I dette prosjektet er det gjennomført ein vurdering av om administrasjonen i Voss kommune følg er aktuelle lover, reglar, rutinar i samband med handsaminga av "Vassmålarsaka". I tillegg har vi sett om Voss kommune sjølv skulle bede departementet om ei vurdering på eit tidlegare tidspunkt. Forvaltningsrevisjon er ein lovbestemt oppgåve for Voss kommune etter kommunelova av 25. september 1992med endringar av 12. desember Føremålet med forvaltningsrevisjon er nedfelt i kommunelova $ 77 nr. 4 som har følgjande ordlyd: "Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fulkestingets vedtak og forutsetninger (forva ltn i n gsrev i sj on). " Revisjonen gjennomfører forvaltningsrevisjon på oppdrag frå Voss kommune sitt kontrollutval. Undersøkinga har vore gjennomførd av Odd Jakob Storebø. Vi vil takke kommunen for godt samarbeid i løpet av prosjektet. 15. november2006 Odd Jakob Storebø Indre Hordaland Revisjonsdistrikt l r0

3 Forvaltningsrevisjonsprosjektet: "Vassmålarsaka" Innhald omgrep og definisjonar Oppbygging av rapporten i dette prosjektet..., REVISJONSKRITERIUM Regelverk Kvifor vart ikkje brevet frå Miljøverndepartementet lagt ved saka? Kunne Voss kommune ha oppdaga dette sjølv? Registrering av post i Voss kommune Produksjon/endring av forskrifter..., Kvifor vart ikkje brevet frå Miljøverndepartementet lagt ved saka? Kunne Voss kommune ha oppdaga dette sjølv? l0 7.1 Tilbakemelding frâ râdmannen... I I Vedlegg: Vedlegg l: Vedtak kontrollutvalet 13. oktober 2006 Vedlegg 2: Kopi av brev frå Miljøverndepartementet Vedlegg 3: Uttale frå administrasjonen Indre Hordaland Revisjonsdistrikt

4 Forvaltnin gsrevisjonsprosjektet: "Vassnrâlarsaka" Samandrag På grunnlag av brev frå administrasjonen og påstandane som kom fram i avisa Hordaland og vedtak i kontrollutvalet, har revisjonen gjennomført forvaltningsrevisjon av "Vassmålarsaka". Vi har sett etter om administrasjonen i "Vassmålarsaka" har følgt aktuelle lover, reglar, og rutinar frå og med Voss kommune mottok brev fìir Miljøverndeparrtementet Dette brevet var-t etterlyst etter at det ikkje var sendt ut saman med sakspapira til kommunestyresak 79/06. Når det gjeld sakshandsaminga i saka og korleis denne er handsama meinar vi den er tilfredstillande. Vi har gjennom intervju og dokumentanalyse ikkje funne noko som indikerer at det er begått ein sakshandsamingsfeil i denne saka. Likevel meinar revisjonen at brevet frå Miljøverndepartementet skulle vore lagt ved sakspapira til sak 79/06, Dette er basert på punkt 2. "Huske-liste" i opplegg og mal for sakshandsaminga i Voss kommune. Vidare meinar revisjonen at dersom Voss kommune hadde hatt på plass eit kvalitetssikringssystem ville dei sjølve bedt Miljøverndepartementet om ei vurdering i forhold til lover og forskrifter. Vi har og merknader til kommunen sine manglande rutinar ved produksjon/endring av forskrift. Revisjonen meinar at kommunen bør utarbeide rettleiar for produksjon/endring av forskrift. Vi støttar delvis kritikken, og meinar at kommunen kunne ha gjort meir for å informere om brevet frå M i ljøverndepartementet. Mottekne kommentarar til den førebelse rapporten Revisjonen har motteke høyringsuttale frå Voss kommune ved rådmannen. Brevet er gjengjeve i vedlegg 3. I ndre Hordaland Revisjonsdistrikt

5 Forvaltningsrevisjons lrosjektet: "Vassnrålarsaka" I. INNLEIING I denne undersøkinga har vi sett etter orn Voss kommune har følgd aktuelle lover, reglar og rutinar i samband med handsarning av "Vassmålarsaka" frå og med Voss mottok brev frå Miljøverndepaftementet 2l tillegg har vi vurdert om Voss kommune sjølv burde bede departementet om ei slik vurdering på eit tidlegare tidspunkt. Ut frå dette har vi sett spesielt på kvifor brevet frå Miljøverndepartementet ikkje vart lagt ved sakspapira i sak som vaft handsama i Voss kommunestyret 28. september Det er viktig at Voss kommune har effektive, heilskaplege prosedyrar for produksjon og forvaltninga av regelverk. I denne rapporlen har vi sett på korleis Voss kommune forvaltar regelverket (lover, forskrilier og internt regelverk). Vi har og sett etter om Voss kommune har sørgt for tilgang til, kjennskap til og aktiv bruk av eksisterande statleg og kommunale veiledingsmateriale som vert brukt ved produksjon og forvaltning av regelverk. 1.1 Formål Formålet med denne undersøkinga er todelt.: l. Kvifor låg ikkje brevet frå Miljøverndepartement ved sak79/06 som vart handsama i kom m unesty ret 28. september. Føremålet med revisjonen er om aktuelle lover, reglar, rutinar er fylgde i samband med handsaminga av "Vassmålarsaka" frå og med Voss kommune mottok brev frå miljøverndeparternentet Det skal også gjerast ei vurdering av orn Voss kommune sjølv burde bede departementet om ei slik vurdering på eit tidlegare tidspunkt. 2. Skulle Voss kommune sjølv ha bede departementet om ei vurdering på eit tidlegare tidspunkt. Regelverk er ein grunnleggande komponent i det kommunale styringssystemet som i Voss kommune vert gjennomført med målstyring sorn styringsprinsipp. Revisjonen ser det slik at manglande eller mangelfull regelverkproduksjon og - forvaltning kan være eit hinder for effektiv tenesteproduksjon og myndigheitsutøving. Kommunen kan påførast tap av renomè og brukaranes rettstryggleik kan bli lidande. På statleg nivå har det særleg gjennom nittitalet og etter årtusenskiftet, vorte giennomført viktige arbeider med sikte på sanering og forenkling av regelverk. Ein har også arbeidd med å etablere hjelpeverktøy lor regelprodusentane og - forvaltarane i form av handbøker, rettleiarar, sjekklister og liknande. 1.2 Bakgrunn Den 4. oktober mottok revisjonen eit brev frå administrasjonen i Voss kommune der dei bad revisjonen gjennomføre ein forvaltningsrevisjon. Revisjonen tok kontakt med sekretariatet for lndre Hordaland Revisjonsdistrikl t r0

6 Forvaltningsrevisjonsprosjektet: "Vassnrålarsaka" kontrollutvalet og bad dei vurdere brevet. Det var innkalla til møte i kontrollutvalet og kontrollutvalet gjorde i punkt slikt vedtak: I. Kontrollutvalet meiner at opprnodinga frå administrasjonen datert må reknast som ein førespunad om forvaltningsrevisjon. I forskrift om kontrollutval $ 9 er ansvaret for å gjennomføre forvaltningsrevisjon lagt til kontrollutvalet. Vidare går det fram av forskrift om revisjon $ 8 at revisor skal rappoftere resultatet av forvaltningsrevisjon til kontrolhrtvalet. Slik kontrollutvalet tolkar denne rollefordelinga skal ei slik oppmoding gjerast til kontrollutvalet. 2. På bakgrunn av at denne saka har fått stor merksemd, vil kontrollutvalet be IHR gjennomføre ei n forvaltningsrev isjon. 3. Føremålet med revisjonen er om aktuelle lover, reglar, rutinar er fylgde i samband med handsaminga av "Vassmålarsaka" frå og med Voss kommune mottok brev frå miljøverndepaftementet Det skal også gjerast ei vurdering av om Voss kommune sjølv burde bede departementet om ei slik vurdering på eit tidlegare tidspunkt. 4. Revisjonsrappoften skal leverast slik at den kan handsamast på møte i kontrollutvalet 20. r r Problemstillingar Problemstillingar i denne evalueringa er: Har administrasjonen i Voss kommune følgt aktuelle lover, reglar, rutinar i samband med handsaminga av brevet frå Miljøverndepartementet datert 21. juni2006. Har Voss kommune eit internt regelverk som gjer at dei sjølv ved bruk av dette tok kontakt med departementet for vurdering på eit tidlegare tidspunkt. Har kommunen sørgt for lett tilgang til og systematisk bruk av fiøreliggande statleg og kommunalt vei led ingsmateriale ved produksjon/endring av forskri fter? 1.4 Regelverk - omgrep og definisjonar I kommunal samanheng vert det i hovudsak brukt forskrifter, vedtak, instruksar og retningsliner som nemning på internt regelverk. Ein forskrift er ein avgjerd som treffes under utøving av offentleg myndigheit, og som er bestemmande for rettigheitar eller plikter til eit ubestemt mengd eller ubestemt krins av private personar (einski ldpersonar eller andre private rettssubjekt). Lokale forskrifter kan delast inn i tre typar: l. forskrifter som gjeld for ein eller fleire bestemte kommunar, fastsett av statlege myndigheitar eller ved klg. Res. 2. Forskrifter som veft vedteken av kommunen, men som må stadfestast av statlege myndigheitar. I stor utstrekning fastset dei einskilde heimelslovane at ein statleg myndigheit, f. eks. fylkesmannen eller eit direktorat, må stadfeste dei kommunale forskriftene. Gjennom stadfesting har statlege myndigheiter muligheit til å påverke Indre Hordaland Revisjonsdistrikt I

7 Forvaltningsrevisjonsprosjektet: "Vassnrålarsaka" forskriftsutforminga. Eksempel: forskrift om opningstider for utsalsstader (stadfesta av fylkesmannen) 3. Forskrifter som veft vedtekne av kommunen. Eksempel: vedtekter til bygningslova Vedtak er avgjerder som veft treft under utøving av offentleg rnyndigheit, og som er bestemmande for rettigheitar eller plikter. Instruksar er avgjerder som veft fastsett internt i ein organisasjon, basert på den instruksjonsmyndigheiteten som eksisterer i organisasjonen. Dei er retta mot underliggande forvaltningsorgan og tenestemenn. For forvaltningstenestemenn er instruksar like bindande som lover og forskrifter. Instruksar har i utgangspunktet ikkje heimel i lov. Det kan vere vanskeleg å skilje mellom bindande instruks og tenestemessig tilvising (rettleiing) av meir veiledane karakter. Retningsliner har ikkje ein presist definert tyding. Det er vanleg å nytte retningsliner som nemning på regelsett ito samanhengar: For det første blir det brukt internt i forvaltninga når eit overordna organ sender skriv til underliggande etat om korleis regeltekst skal forståast og/eller praktiserast. Slike bestemmingar kan klassifiserast som ein undergruppe av instruksar, nemleg skjønnsutøvingel ler regelforståingsinstruksar. For det andre har delar av forvaltninga nytta retningsliner som ein nemning på regelsett som er retta mot publikum. Utgangspunktet for ein slik utetterretta retningslinje, er som regel at eit formelt regelverk pålegg publikum â følg a visse standardar, for eksernpel for forsvarleg framgangsrnåte eller aktsam åtferd. Slike retningsliner er ikkje direkte bindande for publikurn sjølv orn dei ha ein utforming som er til forveksling lik ei forskrift. I praksis kan dei likevel ñ ei ikkje liten styrande effekt. Definisjonane er henta frå NOU 1992:32 Bedre struktur i lovverket, Lovstrukturutvalgets delutredning II. 1.5 Generelle krav til kommunal sakshandsaming Overordna lovverk og regler (f kommunelova og forvaltningslova). Adrninistrasjonen har ansvar for at sakene er så godt opplyste sorn mogeleg før vedtak vert fatta. o Administrasjonen skal gjennomføre sakshandsaminga utan unødig opphald Administrasjonen har informasjonsplikt overfor partar og andre interesserte. Sakshandsaminga skal vera balansert i forhold til dei ulike moment og motstridande interesser som måtte vere i saka. Administrasjonen skal gjennom den kommunale sakshandsaminga bidra til at folk får tillit til sakshandsaminga 1.6 Oppbygging av rapporten i dette prosjektet I dette forvaltningsrevisjonsprosjektet gjer vi rede for revisjonskriteria i kapittel 2. I kapittel 3 gjer vi rede for metode, vidare i kapittel 4 viser vi data som vedkjem saka. Drøfting opp mot revisjonskriterium og konklusjonar er omhandla i kapittel 5. Tilrådingar gir I ndre Hordaland Revisjonsdistrikt o r 0

8 Forvaltningsrevisjonsprosjektet: "Vassnrålarsaka" vi i kapittel 6 og i kapittel 7 finn ein tilbakemelding frå rådmannen og kommentarar til tilbakemeldinga. 2. REVISJONSKRITERIUM I dette kapittelet vert revisjonskriteria skildra. Revisjonskriteria er grunnlaget for revisjonen si vurdering av system og praksis ved sakshandsaminga i Vassmålarsaka i Voss kommune. Med revisjonskriterium meinar vi den målestokk vi legg til grunn for vår vurdering. Frå lov om kommunar og fylkeskommunar (kommunelova), forskrifter (sentrale og lokale) utleiar vi i dette kapitlet revisjonskriterium. Kriteria i denne undersøkinga ligg på to nivå. Først undersøker vi om kvifor brevet frå Miljøverndepaftementet ik(e var lagt med sak som vart handsama i kommunestyret 28. september. I det andre nivået ser vi etter om Voss kommune kunne ha oppdaga dette sjølv. Det kan gjerast i kommunesektor som i statleg sektor, ved å etablere tilgang til og aktivt bruke eksisterande rettleiingsmateriale, prosedyreskildringar og liknande. Det andre nivået er ein konkretisering av dei ulike aktivitetane som må eller bør setjast i verk i dei ulike fasane som ei forskrift eller instruks kan gjennomgå. Det vil sei opparbeiding og bruk av ein eller fleire prosedyreskildringar som gir heilskapeleg og samla grunnlag for effektiv produksjon av regelverk. Dei aktuelle fasane er utredning, stadfesting (gjelder forskrift), kunngjering (gjelder forskrift) og andre informasjonstiltak, sikring av tilgjengelegheit, etterkontroll eller evaluering, endring og eventuelt utfasing 2.1 Kvifor vart ikkje brevet frå Miljøverndepartementet lagt ved saka? Det er viktig at lover og regler (sentrale og lokale) er kjent for sakshandsamar slik at alle saker vert handsama samsvar med regelverket. 2.2 Kunne Voss kommune ha oppdaga dette sjølv? Det bør etablerast enkel tilgang til, kjennskap til og verta sørgt for aktiv bruk av eksisterande kommunalt og statleg rettleiingsrnateriale om produksjon og forvaltning av regelverk. 3. Metode Metodane som er nytta ved innhenting av informasjon i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet er hovudsakleg dokumentanalyse og intervju. Dokumentanalysen er retta mot relevante dokument som vedkjem saka. Denne undersøkinga er baseft på to hovudkjelder: kommunale saksdokument og intervju med ulike interessentar i saka. Vi har intervjua nokre tilsette i administrasjonen. Vi har og sett etter om Voss kommune har rutinar for korleis dei skal handsame dette med produksjon/endring av forskrifter. I ndre Hordaland Revisjonsdistrikt r0

9 Forva ltningsrevisjonsprosjektet: "Vassnrâlarsaka" 4. DATA I dette kapitlet ser vi på sakshandsaminga i sarnband med kommunestyresak som var oppe i kommunestyret2s. september. I denne saka vart kopi av brev frå Miljøverndepaftementet (original vaft sendt advokatfìnnaet Schjødt AS) ikkje vedlagt sakspapira som vaft sendt til kommunestyremedlemrnane. Brevet frå Miljøverndepartementet omhandlar Forskrifter for kommunale vass- og kloakkavgifter i Voss kommune med pålegg om å installere vannmåler. Brevet frå Miljøverndepartementet var ikkje lagt ved sakspapira som var sendt til kommunestyremedlemmene. Først etter at saka vaft handsama i avvisa Hordaland vart dei ettersendt kommunestyremed lemmane. 4.1 Registrering av post i Voss kommune Når posten kjem inn og er opna, veft brevet stempla og ein leitar opp arkivsaka dette brevet skal registrerast til eller viss det er eit nytt felt/ny oppgåve må det først registrerast arkivsak og så registrera korrespondansen til denne saka. Når all korrespondanse er registrert inn, skriv ein ut postjournalen (ein rapport for kvar dag) og alt vert samla i ei postmappe og lagt inn til rådmannen lor gjennomgang. Dette skjer ut på ettermiddagen, frå kl eller seinare alt etter kor travelt det er. Før rådmannen går heirn for dagen, ser han gjennom mappa. Morgonen etter veft all registrert post frå dagen før, scanna og tilknytt registreringane. Det ven delt ut kopi til dei som skal ha og eventuelt endra saksbehandlar, viss dette er feilført. I og rned at dokumenta verl scanna, får ikkje sakbehandlarane ut fysiske brev, men finn korrespondansen på sin PC. Dei fysiske dokumenta går rett ned i saksmappa i arkivet. Før posten vert rydda vekk, fär journalistane bla gjennom den offentlege delen, det skal vanlegvis skje i tidsrommet mellom kl I 100. I "vassmålarsaka" har Voss kommune hatt to arkivsaker (og to mapper). Sakene er arkivert som sak 05/409 Endring av Kommunal forskrift for Vass- og kloakkavgifter og sak 05/1335 Søknad om utsetjing/fritak vedk. vassmålarmontering/søknad om kommunal garanti Brev frå Miljøverndepartementet datert frå departementet til advokatfirmaet Schjødt AS er ført inn på arkivsak 05/1335, då korrespondansen med Advokatfirmaet Scjhødt alt ligg på denne arkivsaka. 4.2 Produksjon/endring av forskrifter Sak 05/409 "vassmålarsaka" er ei sak som har versert i media og i kommunestyret i lang tid. Saka starta med eit brev til advokatfirma ANS Stiegler der Voss kommune bad om eijuridisk utgreiing om tilknytningsplikten etter plan- og bygningslovens $ 65 og $ 66 som gjelder henholdsvis vatn og avløp. Voss kommune har ikkje utvikla eit heilskapeleg rettleiingsmateriale til bruk ved produksjon/endring av forskrift. Ved produksjon/endring av forskrifter bruker Voss kommune forvaltningslova når dei førebur nye eller endrar eksisterande forskrifter. Dette er viktig, men Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Õ r0

10 Forvaltningsrevisjons rrosj ektet: "Vassmålarsaka" ein bør også ha på plass interne rutinar. I tillegg har kommunen sett på korleis andre kommunar har handsarna dette med endring i regelverket. På statleg hald er det utvikla eit særskilt rettleiingsmaterialet for arbeidet med lover og forskrifter på statleg hald. Det meste av dette er også veleigna for arbeidet med lokale, kommunale forskrifter. I tillegg er noko spesielt innretta mot slikt regelverk. Det statlege rettleiingsmaterialet er ikkje direkte innretta mot arbeidet med kommunale instruksar, men det har overføringsverdi. Det som kjem fram er at det over tid vert opparbeidd ein forståing av korleis regelverk kan og må byggjast opp når ein etat skal produsere/endre forskrifter. 5 Vurderingar og konklusjonar I dette kapittelet gjer vi greie for dei ulike problemstillingane knytt til sak79106 som vaft handsama i kommuneslyret2s. september. Vi drøftar kvifor brevet frå Miljøverndepartementet motteken 21. juni ikkje var lagt ved saka. 5.1 Kvifor vart ikkje brevet frå Miljøverndepartementet lagt ved saka? Brevet lrå Miljøverndepartementet vart motteken i Voss kommune 2l. juni og journalført under sak 05/1335 Søknad om utsetjing/fritak vedk. vassmålannontering/søknad om kommunalgaranti. Kommunestyresak 79106"Yassmålarsaka" som varoppe ikommunestyret 28. september byggjer på sak 05/409 Endring av Kommunal forskrift for Vass- og kloakkavgifter I kommunen innrømmer dei at dei kjende til brevet frå Miljøverndeparternentet. Det har ikkje vore drøfta, berre nemnt i forbifarten. Nokon meinar det berre er ein kopi og høyrer til og er journalført på ei heilt anna sak. Brevet vart ved mottak berre journalfør1og då under ei heilt anna sak (sak 05/1335. Dokurnentet vart ikkje oversendt kommunalavdelinga eller sakbehandlar som "fysisk" dokument. For å få tilgang til dokument som ligg lagra elektronisk må ein henta dei fram ved aktiv handling. Brevet frå Miljøverndepaftementet har ik(e vore drøfta i MKU som skulle førebu denne saka for kommunestyret. MKU sette ned ei blanda politisk og administrativ politisk og administrativ arbeidsgruppe som skulle arbeide ut utkast til reglement. Ved gjennomgang av det interne regelverket til Voss kommune finn vi i skriv datert som er gått til alle sakshandsamarane følgjande under punkt 2 i Opplegg og Mal for sakshandsaminga i Voss kommune står det: 2. "lluske-liste" - Når du som saksbehandlar blir beden om å utgreie ei sak skal du stilla deg fylgjande spørsmål: a) Kva gjeld saka? b) Er saka komen til rett instans? c) Kan saka sjåast i samanheng med andre saker/saksførebuingar? d) Har du greie på dette? e) Er du ugild? Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Y

11 Forva ltnin gsrev isjon sprosj ektet: "Vassnrålalsaka" Administrasjonen meinar at brevet frå Miljøverndepaftementet ikkje var relevant i denne saka, men revisjonen meinar at i denne saka burde ein sett sak 05/409 og 05/1335 i samanheng. Revisjonen si vurdering av dette er at sidan dokumentet er dent skulle det vore henta fram og teke med i saksførebuinga. 5.2 Kunne Voss kommune ha oppdaga dette sjølv? Ved produksjon/endring av forskrifter ser det ut som om det viktigaste for Voss kommune er at utarbeiding er i samsvar med forvaltningslova. Dette er viktig, men revisjonen meinar at Voss kommune bør ha rutinar for dette arbeidet og i tillegg bør ein tenke på kvalitetssikring av nye/endra forskrifter. Voss kommune bør ikkje sjå etter kva andre kommunar har gjort. Ved produksjon/endring av forskrifter bør Voss kommune kun gjere bruk av lover og sentrale forskrifter. Teknisk etat har ikkje på systematisk måte sørgt for tilgang til, kjennskap til og aktiv bruk av eksisterande statleg rettleiingsrnateriale om produksjon og forvaltning av regelverk. Dette kan gi ineffektivitet i arbeidet med regelverk. Kommunalt rettleiingsmaterialet finns i avgrensa omfang og gir ikkje heilskapleg uttrykk for korleis produksjon og forvaltning av forskrifter og instruksar kan og bør føregä. Kommunen gjer bruk av forvaltningslova og bruker fylkesmannen der det er nødvendig. Slik revisjonen ser det bør ein prøve å bruke juristar i dette arbeidet. Ein rekke tiltak kan ha aktualitet i forhold til ein slik intensjon, så som hensiktsmessig organisering, bruk av relevant kompetanse, systematisk opplæring og liknande. I forhold til undersøkinga sitt fokus, byr det seg i tillegg ein enkel og lite kostnadskrevjande løysing. Den vil gi lett tilgang, auka kjennskap til og aktiv bruk av eksisterande statleg og kommunalt rettleiingsmateriale om produksjon og forvaltning av regleverk. Kvalitetsikring frå kommunen sin advokat vil kunne bidra til kvalitetsheving. Meir ideelt i forhold til ressursbruk og kostnader, er det likevel at kvalitet vert bygt inn i regelverket frå starten av. Ein rekke tiltak kan ha aktualitet i forhold til ein slik intensjon, så som hensiktsmessig organisering, bruk av relevant kompetanse, systematisk opplæring og liknande. I forhold til fokus i undersøkinga, byr det seg i tillegg ein enkel og lite kostnadskrevjande løysing. Den vil gi lett tilgang, økt kjennskap til og aktiv bruk av eksisterande statleg og kommunalt rettleiingsmateriale om produksjon og forvaltning av regelverk. Revisjonen konkluderer med at dersom Voss kommune hadde hatt på plass eit system for kvalitetssikring ville dei sjølve kontakta Miljøverndepa tementet i denne saka og bedt om ei vurdering i forhold til lover og forskrifter. I ndre Hordaland Revisjonsdistrikt IU

12 Forva ltningsrevisjonsprosjektet; "Vassmålarsaka" 6 TILRÄ.DINGAR Med bakgrunn i våre konklusjonar som går fram av vurderingskapitlet vil vi komme med følgjande tilrådingar: o Kommunen bør i framtida sikre seg at det interne regelverket er kjent for alle sakshandsamarane og at det er lett tilgjengeleg. o Kommunen bør innføre eit kvalitetssikringssystem til bruk når dei utarbeider/endrar forskrifter. 7 Tilbakemelding 7.1 Tilbakemelding frå rådmannen Revisjonen har motteke høyringsuttale frå administrasjonen datert l6.l I Vi gir her eit kort samandrag av tilbakemeldinga samt nokre avsluttande kommentarar frå revisjonen. Administrasjonen har mange kommentarar til rapporten og meinar at revisjonen skulle gått meir inn i sakskomplekset. Dersom revisjonen skulle gjennomført dette, burde rapporten teke utgangspunkt sak 05/409 frå dag l. Revisjonen tar til orientering at Voss kommune bruker "Forskriftsarbeid for kommuner" utarbeida av Justisdepartementet sin lovavdeling i samarbeid med Statskonsult, januar 2002, som startte for mykje av sitt forskriftsarbeid. Spørsmålet er om informasjonen om denne rettleiar er god nok for dei utarbeider/endrar forskrifter. 7.2 Avsluttande kommentarar Revisjonen har ikkje kommentarar til høyringsutalen frå administrasjonen og viser til uttalen som er lagt ved i vedlegg 3. Indre Hordaland Revisjonsdistrikt ll

13 Vassmålar Forvaltingsrevisjon Verifisering av rapport Kommentar frå Ola Folkestad Denne kommentaren er knytt til førebels rappoft oversendt med skriv datert l5.l L06 frå IHR til rådmannen og vidaresend via e-post l6.l I.06. l. Under pkt 1.3 framgår det at når det gjeld miljøverndepaftementet sitt skriv datert frå (heretter kalla brevet), har IHR avgrensa undersøkinga til spørsmålet om administrasionen har fylgt aktuelle lover, reglar og rutiner. Dette er etter mi vurdering både ei sværl uheldig og uforståeleg avgrensing i høve til kontrollutvalet sitt vedtak i sak 33/06. Spesielt veft dette heilt uforståeleg når ein tek omsyn til det faktum at MKU i den aktuelle saka, og etter politisk fatta vedtak, har tatt over det totale ansvaret for saksutgreiing m.v. Dette har eg dokumentert i notat datert Etter mi vurdering må den måten arbeidet er organisering på vere eit viktig element i den aktuelle forvaltingsrevisjonen. M.a. vil dette vere viktig for plassering av mogleg kritikk. Likevel er den organiseringa i det heile ikkje nemnd i rapporten. 2. Under pkt 3 framgår det at IHR "har ínterujua nokre tilsette í admínistrasjonen". Eg tolkar dette slik at IHR ikkje har intervjua nokon politikarar. All den stund det er grunn til å tru at intervjuv av utvalde politikarar kunne kasta lys over dei tilhøve som vert granska, er dette,etter mi vurdering, både uheldig og uforståeleg. Sjå også kommentar under pkt I og pkt Under pkt 5.1 framgår det at IHR meiner at "sidon dokumentet er kjent skulle del vore henta frum og teke med i saksþrebuínga'. Det frarngår ikkje om IHR sorn grunnlag for denne konklusjonen har vurdert kva relevans innhaldet i brevet har for saka. Slik det står skrive framgår ingen annan grunngjeving enn det tilhøve af "dokumentel er kjent". Det framgår heller ikkje kven IHR meiner kritikk i tilfelle bør rettast mot for at brevet ikkje vart lagt fram. Jfr kommentar undr pkt L At det i rapponen i det heile ikkje er vurder-t kva relevans innhaldet i brevet har for saka generelt, og då spesielt for pkt I i KST sitt vedtak i sak79106 frå møtet , er etter mi vurdering det svakaste lekken i rapporten. Dette momentet har eg kommentert i notat datert 0l.l I I tilknyting til kommentarane under pkt 2 og3 finn eg grunn til å peike på at IHR ikkje har undersøkt om innhaldet i brevet var kjent for politikarane sjølv om dette ikkje låg ved saka. Eg tenkjer her primær't på at brevet varf omtalt i eit større innlegg under Ordet IIKOMMUNAR (Sekret. HFK)WOSS KOMMUNE\Møter i KU\2006\ \Vedlegg sak Vassmålar Folkestad vedlegg 3.doc

14 fritt i "Hordaland" , og der dei sentrale/aktuelle formuleringane vaft siterte og framheva. Dette har eg dokumentert i notat datert 0l.l I.06. I og med at politikarar i det heile ikkje er intervjua, framgår heller ikkje om det til det politiske miljøet har vore gjeve direkte informasjon om brevet. M.a. under pkt 5.2 rettast det kritikk mot korleis arbeidet med kommunale forskrifter er organisert og vert utført.l tilknyting til dette vert det for framtida tilrådd endringar. Av naturlege grunnar skal eg ikkje kommentere korleis slikt arbeid bør organiserast i framtida. Men når det rettast ein generell kritikk mot den måten slik arbeid til no har vorte lagt opp/gjennomførtpâ, så kan eg ikkje sjå at IHR har grunnlag for sin kritikk. Eg meiner at det er eit uomtvista faktum at arbeidet med utarbeiding og endring av forskrifter i Voss kommune generelt har lege på eit høgt nivå, dette same kva andre kommuner som ein måtte ynskje å samanlikne seg med. 6. Til slutt har eg eit par mindre kommentarar, som kanskje mest har med formulering å gjere: Før det første gjeld dette kva som ligg i omgrepet lg!gi4gg!g, slik dette framgår av pkt 1.4. Dei to "definisjonane" som er nemnde er ok. Men omgrepet nyttast også i ein deltilhøve iein klart meir "styrande" tyding. Døme på dette er plan- og bygningslova $ 74 pkt2. For det andre gjeld dette fylgjande formuleringa under pkt 5.2 "Ved produksjon/endring av forskrifter ser det ut som det viktígaste for Voss kommune er at ularbeídinga er í samsvor medforvaltingslovo". Dette er klart ikkje rett. Det viktigaste er at innhaldet i forskriftene er godt. Dette vil seie godt og presist i høve til siktemålet med forskriftene. Men det er sjølvsagt ein viktig føresetnad at dette skjer i samsvar med forvaltingslova. Voss I Ola Folkestad ITKOMMUNAR (Sekret. HFK)WOSS KOMMUNE\MøIer i KU\2006\ \Vedlegg sak Vassmålar Folkestad vedlegg 3.doc

15 Kort tilbakemelding fra undertegnede Nevner her enkelte elementer som jeg mener bør belyses i rapporten:. L Etter min vurdering er det sentralt å fä fram at det aktuelle brev av ( som er kopi av brev fra Miljøverndep. til adv. finnaet Schjødt (adv. for Asvard og Else Marie Skipenes) som ble journalført på sak 05/1335- Soknad on utsetjing/fritak vedk. vassmålarmontering- soknad om kommunal garanti", etter adm. sin vurdering ikke var et avgiørende juridisk moment i sak 05/409. Dette fordi at kommunen uansett vil ha mulighet til å iverksette tiltak i medhold av en off. forskrift ved å gå vegen om domstolene. Dette syn er også støttet av advokat. I e-post fra ass. rådmann til ordfører av 26.sept.2006 heter del: "lfolgie adv. Solberg i adv.firmaet Stiegler må ein gå vegen om domstolane þr å skaffa seg tvqngsgrunnlagþr å instalera vassmålar. Når dom liggfore kan vassmålar instalerast ved hjelp av namsn?ennen". Legger derfor til grunn at adm. sin faktabeskrivelse er juridisk korrekt. Ut i fra det som jeg i ettertid har fätt inntrykk av var tema under kommunestyrebehandlingen den 28.sept ( der jeg selv ikke deltok), så vurderte derimot kommunestyret Miljøverndep. sitt brev som helt avgjørende for organet sin beslutning i vassmålersaka. Dersom dette er rett oppfattet så vil en følge være at kommunestyret kan ha fattet beslutning på sviktende grunnlag; man la avgjørende vekt på et bev som juridisk sett ikke har avgjørende betydning. Viser også til at kommunestyret i samme vedtak den 28.sept. legg til grunn å opprettholde kravet om tvungen vassmåler i nybygg. Det eventuelle problemet med manglede tvangsgrunnlag er i så fall det samme som ved eksisterende bygg. Kan ikke se at rapporten så langt berører disse forhold. 2. Med hensyn til prosedyre for utarbeiding av forskrifte/ regelverk så bruker ledelsen v/ teknisk veilederen "Forskriftsarbeid for kommuner" Utarbeidet av Justisdepartementets lovavdeling i samarbeid med Statskonsult, januar 2002, som støtte for mye av sitt forskriftsarbeid. Ta gjerne kontakt med sjefsingeniør Olav Bjørke om dette. Adm. mener forøvrig at det må være rasjonelt å kunne dra nytte av andre kommuner sitt arbeide. Dersom adm. skal starte arbeidet fra "bunnen" i hver sak (slik jeg oppfatter rapporten øverst på s l3) uten å dra nytte av andre kommuners erfaringer, så vil dette være ressurskrevende. I denne saka, når regleverket ble endret i 2003,så hadde kommunen bla. basert seg på utarbeid regleverk fra andre kommuner. Derfor ble innføring av "dobbelavgift" for manglende vassmålerinnstallering en form for følgefeil. Dette er selvsagt uheldig. Miljøverndep. sitt skriv av vil derfor også få konsekvenser for regelverk i andre kommuner. l6.l 1.06 Einar Hauge rådmann