Heidi Myklebost, leder Paul Jostein Aune, nestleder Frode Selvik, styremedlem Linh Nilsen, styremedlem Olav Egil Roseth, styremedlem

Transkript

1 Vestbyen Svømming Styret Referat Møtedato/tid: Søndag den 31. mai kl Møtested: Møterom på PM-bygget på Flatåsen Deltagere: Heidi Myklebost, leder Paul Jostein Aune, nestleder Frode Selvik, styremedlem Linh Nilsen, styremedlem Olav Egil Roseth, styremedlem Andre møtende: Meldt forfall: Miriam Næss, trenerrepresentant, Tom Erik Bekkavik, svømmerepresentant Nils Gaasvik Berit Grundstad Sakliste: Saker Sak 86/15 Begrenset tilgang til svømmehallen Sak 87/15 Møte med kommunen angående rehabilitering av hallen Sak 88/15 Politiattest - oppfølging Sak 89/15 Oppfølging av ansatte Sak 90/15 Oppholdstillatelse for Darijan Milojkovic Sak 91/15 Virksomhetsplan Sak 92/15 Terminliste Sak 93/15 Plan for utdanning av trenere backup. Sak 94/15 Opplæring - StyreWeb og klubbens nettside Sak 95/15 Status sommeravslutning Sak 96/15 Status Mjøssvøm og oppstartsleir Sak 97/15 Orientering om klubbens økonomi ved Eva Bekkavik Sak 98/15 Trener og lederkonferanse september på Gardermoen Orienteringssaker Sak 99/15 Søknad om vare- og tjenestemomskompensasjon 2015 Sak 100/15 Søknad om arrangementsstøtte fra kommunen frist 1. juni Sak 101/15 Ekstraordinært årsmøte i Vestbyen hovedforening Sak 102/15 Eventuelt

2 Sak 86/15 Begrenset tilgang til svømmehallen Den 18. mai ble det sendt ut melding om begrenset adgang til bassenget for foreldre i A- B- og C- gruppa. Hallen stenges for foreldre mandag-torsdag og søndag. Foreldre med barn i D og Delfin kunne sitte på tribunen under treningene for sine barn. Hallen er åpen for alle på fredager og under ministevner. Stengingen ble foretatt på bakgrunn av at dette var et ønske fra trenerne og at styret ønsker å legge til rette for at trenerne får best mulig arbeidsforhold når det er på jobb. Styret har fått noen skriftlige reaksjoner på stengingen. Styret har ikke mottatt mange reaksjoner på vedtaket. Enkelte foreldre har etter vedtaket begynt å oppholde seg i garderoben. Svømmerepresentant understreker at de ikke ønsker at foreldre skal oppholde seg i garderoben. Miriam tar det opp med trenergruppa på trenermøte og innhenter info om hvordan det fungerer. Paul sender mail om at foreldre ikke skal være i garderoben og sjekker muligheten for å sette ut bord, stoler og ev. kaffeautomat. Stengningen opprettholdes men evalueres etter sommeren. Enstemmig. Sak 87/15 Møte med kommunen angående rehabilitering av hallen Styret har vært i kontakt med Marius Winge Austeen angående rehabilitering av tribune og ny sklie. Marius har gitt grønt lys for riving av tribunen i sommer. Kommunen har nå forberedt et saksframlegg som skal omtale behovene for rehabilitering i bassenganlegget (tribune og sklie), samt henvendelse fra Vestbyen IL svømming om å bygge en 3x50m bane på vestsiden av bygget. Styret har bedt om et møte og en orientering om disse sakene. Marius ønsker også en kvalitetssikring i forhold til det som skrives om 50m-bassenget. Det blir møte med kommunen mandag den 8. juni kl Styret stiller med så mange som mulig på møtet. Målet er å avklare hvordan en slik prosess kan drives fremover. Må ta opp oppbygging av vendekant. Heidi sender ut søknad fra Vestbyen om 3x50m bane på vestsiden av bygget til alle styremedlemmer. Sak 88/15 Politiattest oppfølging Styret i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) vedtok 10. mars 2008 at alle som skal utføre oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige skal

3 ha politiattest. Vestbyen krever derfor politiattest av alle trenere, instruktører og andre som har ansvarsforhold overfor mindreårige. Politiattesten skal forevises til Styreleder (alternativt sekretæren). Politiattesten skal bare fremvises og aldri lagres hos idrettslaget. Rerefat: Tine B. Husnes står som ansvarlig for politiattestene på SportsAdmin, og arbeidet er i gang med å samle inn politiattester. Tine er ansvarlig for å registrere politiattester på StyreWeb, elller annen elektronisk registrering. Sak 89/15 Oppfølging av ansatte Tine B. Husnes har fått fast ansettelse som svømmeskoleansvarlig fra 1. april 2014, stillingsinstruks er utarbeidet. Alexandru Ioanovici, er ansatt som hovedtrener (100%) fra med en prøvetidsperiode frem til Det er startet et arbeid med å lage en fullstendig stillingsinstruks for stillingen. Øvrige trenere er ansatt på timebasis. Det er viktig å ha en eller flere personer som kan følge opp de ansatte i klubben. Olav Egil Roset har hovedansvar for personaloppfølging av Alex og Tine, i samarbeid med Linh Nilsen. Roger Larsen får ansvar for å følge opp det sportslige og tekniske i grensesnitt mot trenerne. Det skal gjennomføres medarbeidersamtaler en gang i året og innen utgangen av november. Olav Egil og Linh gjennomfører i tillegg et møte med hovedtrener før sommeren for å følge opp status så langt, og styrets forventninger til rollen som hovedtrener. Sak 90/15 Oppholdstillatelse for Darijan Milojkovic er. Unntatt offentlighet Unntatt offentlighet Sak 91/15 Virksomhetsplan

4 er Det ble arrangert handlingsplanmøter for medlemmene den 2. og 3. mars. På grunn av dårlig oppslutning fra medlemmene rådet NIF oss til å utsette arbeidet med handlingsplanen til etter årsmøtet og nytt styre var på plass. Det er viktig at en handlingsplan er godt forankret i medlemsmassen. Videre arbeid med handlingsplan og klubbhåndbok tas opp. Anders Hoff fra NIF ønsker fortsatt å bidra i denne prosessen. Styreleder tar initiativ til møte med Anders Hoff over sommeren. Sak 92/15 Terminliste Terminliste for høst 2015 må utarbeides og legges frem for styret på neste styremøte. Hovedtrener har hovedansvar for å starte arbeidet. Terminliste sendes ut til trenerene og diskuteres på trenermøte. Generelt må det bli færre utreisestevner for å holde kostnadene nede. Sommerleir blir på Frøya. Sak 93/15 Plan for utdanning av trenere Har klubben behov for å ha en plan for utdanning av trenere? Saken utsettes til neste styremøte Sak 94/15 Opplæring - StyreWeb og klubbens nettside Det er behov for å få opplæring i bruk av StyreWeb og redigering av klubbens nettside. Leif Erik Skjelten er forespurt om å ta opplæring på redigering av klubbens nettside. Vi har også mulighet til å få Lerkefugl som har designet nettsiden til å ta opplæring. Opplæring på StyreWeb gjøres internt i styret. Paul kan Wordpress og gir opplæring i dette. Frode og Heidi tar opplæring på StyreWeb Sak 95/15 Status sommeravslutning Velferdskomiteen har fått i oppgave å arrangere sommeravslutning. Tre har meldt seg til velferdsgruppa og sommerfesten foreslås lagt til helga august på Haukvannet. Info sendes ut før sommeren. Velferdsgruppa ønsker å gjøre mer ut av ministevnene

5 med mat og salg av klær. Medlemmer i velferdsgruppa tilbyr kurs i hjerte- og lungeredning for interesserte. Ønsker å arrangere foreldrefest til høsten. Styret ber velferdsgruppa legge frem et budsjett for planlagte aktivteter. Sak 96/15 Status Mjøssvøm og oppstartsleir Mjøssvøm: Påmelding, overnatting og felles transport med TSLK er ordnet. Oppstartsleir: Oppstartsleiren blir på Frøya. Påmelding er sendt ut med frist 22. juni. Overnatting på skole og tid i svømmehall er booket. Sak 97/15 Orientering om klubbens økonomi ved Eva Bekkavik Saken utsettes til neste styremøte. Sak 98 Trener og lederkonferanse september på Gardermoen er Styret bør representeres på denne konferansen. Det er ønskelig at flest mulig fra styret melder på seg på trenerkonferansen. Det ble reist spørsmål om trenerne skal ha lønn under trenerkonferansen. Kostnaden er ca 6000 kroner pr trener. Miriam tar opp med trenergruppa at det trolig ikke er økonomisk rom for lønn under arrangementet, men at kostnadene dekkes. Sluttbehandles på neste styremøte. Orienteringssaker Sak 99/15 Søknad om vare- og tjenestemomskompensasjon 2015 Fra 8. mai til 15. august kan alle medlemsorganisasjoner søke om vare- og tjenestemomskompensasjon for Styreleder har ansvar for å rapportere til SportsAdmin Styret tar saken til orientering. Sak 100/15 Søknad om arrangementsstøtte fra kommunen frist 1. juni Arrangementsstøtte er et økonomisk bidrag til gjennomføringen av mindre arrangement i Trondheim. Man kan maksimalt søke om 10 prosent av driftsutgiftene direkte knyttet til gjennomføringen av arrangementet. Maksimal tildeling er kroner. Tilskuddsordningen har to søknadsfrister i året, 1. desember og 1. juni.

6 Vestbyen har søkt om arrangementsstøtte fra kommunen i forbindelse med Trondheimsmedleyen. Det er søk om kr. 8000,- til å dekke noen av utgiftene i forbindelse med stevnet. Styret tar saken til orientering. Sak 101/15 Ekstraordinært årsmøte i Vestbyen hovedforening Styreleder ble innkalt til ekstraordinært årsmøte i Vestbyen hovedforening den 21. mai i forbindelse med bygging av nytt klubbhus (Vestbyenhuset) Det nye klubbhuset skal samlokaliseres med barnehagen Læringsverkstedet AS. Vestbyen Fotball vil stå som utbygger og eier av huset sammen med Læringsverkstedet AS. Vestbyens allianseidrettslag skal fortsatt ha mulighet til å disponere festsalen gratis til eget bruk to ganger i året. Vestbyen svømming har ingen økonomiske forpliktelser i forbindelse med bygging av nytt klubbhus. Byggestart er august Ferdigstillelse august Styret tar saken til orientering. Sak 102/15: Eventuelt Svømmerepresentant meldte inn behov for større badehetter Større badehetter bestilles Styret etterlyser stevnerapporter Personalansvarlig følger opp dette med hovedtrener. Miriam meldte inn spørsmål om utbetaling av feriepenger til trenere i juni Styreleder tar opp saken med Eva med sikte på utbetaling i juni. Linh meldte inn spørsmål om sommetrening for de som ikke er på leir Husebybadet er stengt og det er heller ikke trenerkapasitet til egen sommertrening under leiren.