Innføring i FS Høgskolen i Oslo og Akershus

Transkript

1 Innføring i FS Høgskolen i Oslo og Akershus Innhold INFORMASJON OM BRUKERDOKUMENTASJONEN... 2 INNLOGGING - BRUKERNAVN OG PASSORD... 3 ENDRING AV PASSORD... 3 KORT OM PERSONVERN OG SIKKERHET I FS... 4 ROLLER I FS... 4 GENERELT OM FS... 5 MODULENES INNHOLD... 6 BILDER, RUTINER OG RAPPORTER... 7 ÅPNE BILDER, RUTINER OG RAPPORTER... 8 GENERELL INFORMASJON OM ET FELT... 8 VINDUER... 9 BILDER I FS PERSON/STUDENT STUDENT SAMLEBILDE SØKING I BILDER SØKING MED JOKERTEGN LEGGE TIL OG SLETTE INFORMASJON (RADER) GENERELT OM BILDER RAPPORTER I FS NYTTIGE VERKTØY KOPIERE/LIME INN NØKKEL INNSTILLINGER FOR RUTINER OG RAPPORTER SENDE E-POST FRA FS DOKUMENTARKIV BOKMERKER SKREDDERSY DIN EGEN HOVEDMENY HURTIGTASTER BRUKERSTØTTE HURTIGTASTER I FS

2 Informasjon om brukerdokumentasjonen Denne dokumentasjonen er basert på USIT/FSAT sin brukerdokumentasjon/kurs. Dokumentasjonen er basert på FS-versjon Har du tips til hvordan man kan gjøre dokumentet bedre, hører vi gjerne fra deg på Sist endret 29. februar 2016, FS-hjelp 2

3 Innlogging - Brukernavn og passord Alle brukere må ha personlig brukernavn og passord for å logge seg inn i FS. Brukernavn og passord fås ved at leder eller FS-Superbruker på ditt fakultet henvender seg til fs-hjelp@hioa.no. Logg deg på FS via FS-ikonet på skrivebordet ditt. Du kan også logge på FS via programkiosken på Innloggingsbilde Endring av passord Alle nye brukere må endre det passordet de har fått utdelt ved førstegangspålogging. Med jevne mellomrom vil du også beskjed om å endre passord. Dersom du ikke har logget deg på de siste 3 månedene vil din bruker bli utestengt og du må kontakte FS-Superbruker på ditt fakultet for å åpne brukeren din igjen. Endring av passord Hvordan endre passord? 1) Tast inn ditt brukernavn og passord 2) Klikk på Endre passord 3) Tast inn ditt nåværende passord i feltet som heter: Gammelt passord 4) Velg et nytt passord 5) Trykk Endre passord 6) Bekreft nytt passord og trykk på Endre passord 7) Du vil da få opp en beskjed om passordet for din bruker er endret. Trykk OK 8) Du må så logge deg inn med det nye passordet! 3

4 Kort om personvern og sikkerhet i FS Når du får tilgang til FS forplikter du deg til å: - bevare taushet om opplysninger som angår personer og programvare og rutiner som ikke er alminnelig tilgjengelig i håndbøker og lignende - gjøre seg kjent med hva som er lov til å utgi av informasjon om studenter - IKKE låne ut passordet ditt til andre, herunder oppbevare det eller formulere det på en slik måte at det vil kunne bli tilgjengelig for andre - IKKE publisere eller utgi lister med fødselsnummer Din bruker er personlig og du har ikke lov til å gi andre tilgang til FS ved å låne ut din bruker. Alle FS-brukere skal sette seg inn i institusjonens rutiner for FS-bruk. Det er også viktig å låse eller logge av PC en når du forlater pulten din. Ctrl+Alt+Del og deretter «lås PC» eller «Logg av». Roller i FS En rolle er en rettighet du får til å lese, endre, registrere og/eller slette noe i FS. Riksrevisjonen setter krav til rutiner for rolletildeling, og det er nødvendig at disse blir fulgt. Alle FS-brukere får tildelt roller ut fra hvilke arbeidsoppgaver og kompetanse de har. Noen har mange roller, mens andre har begrenset med roller. Dersom du får melding om du ikke har rettigheter til å gjøre en aktivitet i FS, betyr det at du mangler rollen for å gjøre denne endringen. Hvis en FS-bruker skal få tildelt nye roller, må leder eller FS-superbruker på ditt fakultet henvende seg til fs-hjelp@hioa.no og be om dette. 4

5 Generelt om FS Hovedmeny for FS Innholdet i FS er gruppert i moduler, som vist i hovedmenyen over. Innholdet i Bilder, Rutiner og Rapporter varierer fra modul til modul. Innholdet i Fil, Rediger, Person, Verktøy og Vindu er fast, dvs. uavhengig av hvilken modul som er punktmarkert bortsett fra om du står i modul Kode. 5

6 Modulenes innhold Opptak Godkjenningssaker Programstudent Utveksling Semesterregistrering Undervisning Vurdering Doktorgrad Kvalifikasjon Etterutdanning Betaling Stipend Studieelementer Koder Samordna opptak og opptak lokalt på avdeling. Registrering og saksbehandling av søkere, kjøring av opptak, oppretting av søkere til studenter m.m. Godkjenning av ekstern utdanning tatt ved utenlandske og norske institusjoner Oppretting, endring og vedlikehold av utdanningsplan. Administrasjon av eksisterende og nye kull, klasser og permisjoner. Klasse- og kullister med ulike utvalgsmuligheter. Rapporter knyttet til studierett. Rutiner for inndragning og fullføring av studierett Utvekslingsavtaler, utvekslingsprogram, inn- og utvekslingsstudenter og søknader m.m. Semesterkort, semesterregistrering, utsending av semesterkvittering, administrering av StudentWeb Hovedmodul for registrering av praksis. Undervisningssted, veiledere, fagpersoner, undervisningsenhet, undervisningsaktivitet, plassering av studenter på parti m.m. Forberedelse og gjennomføring av vurdering. Eksamensbemanning, kandidatnummerering, registrering av sensur, overføring til vurderingsprotokoll, karakterutskrifter m.m. Søknader, oppmelding til disputas, statistikker. Vedlikehold og registrering av informasjon knyttet til gradoppnåelse og kvalifikasjon/vitnemålsutskrivning Påmelding til etterutdanningskurs, registrering av kurstilbud, deltakere, fagpersoner, foredragsholdere m.m. Registrering av ulike avgifter. Fakturadetaljtyper, fakturautsending, reskontro. Brukes ikke ved HiOA per dags dato Emner, emnekombinasjoner, studieprogram m.m. Omfatter kodebilder (her finnes ingen rapporter) for alle de andre modulene. Brukes i liten grad av saksbehandlere på fakultetene. I menyen «Person» finnes informasjon knyttet til den enkelte student eller andre personer i FS som faglærere. Person-menyen har man alltid tilgang til i verktøylinjen, uansett hvilken annen modul man står i. 6

7 Bilder, rutiner og rapporter Bilder i FS henter informasjon fra flere ulike steder. For å nå frem til disse stedene kan du dobbeltklikke i feltet du ønsker mer informasjon fra (Se bilde under for eksempel). I bildene kan du søke frem, slette, legge til og redigere data. Student samlebilde Studieprogram Dersom du ønsker mer informasjon om studieprogrammet (for eksempel hvilke emner som inngår i programmet) så dobbeltklikker du i feltet. Studieprogram samlebilde I dette tilfellet åpnes Studieprogram samlebilde. Rutiner kjøres når du skal utføre samme handling for flere personer på én gang, eller når du skal oppdatere flere forekomster samtidig for én student. For eksempel hvis du skal tildele et helt kull kandidatnummer til eksamen eller gjøre om søkere til studenter ved opptak/ studiestart. Rutiner skal først kjøres uten oppdatering. Rapporter brukes til å hente ut data fra FS, for eksempel søkerlister, kull-/klasselister og resultatlister. Du kan ikke endre på data ved å kjøre rapporter. 7

8 Åpne bilder, rutiner og rapporter Bilder, rutiner og rapporter forandrer seg utfra hvilken modul du står i. Skal du for eksempel åpne bildet Søknad samlebilde i opptaksmodulen, merker du av for modulen Opptak, klikker på Bilder og deretter på Søknad samlebilde. Generell informasjon om et felt Dersom du er usikker på hva et felt forteller kan du markere feltet og trykke på F2. Bildet som kommer opp heter «Kolonnebeskrivelse». Kolonnebeskrivelse Her er informasjon om feltet Studieprogram 8

9 Vinduer Åpne bilde, rutine eller rapport via vindu Man kan ha flere vinduer åpne samtidig, men bare ett kan være aktivt om gangen. Vinduer som er åpne eller minimert aktiviseres ved å klikke med musen i det, eller ved å markere det under Vindu-menyen. Dersom du vet nummeret på rapporten eller rutinen du skal åpne, kan du også åpne denne ved å velge Ctrl+O og taste inn det aktuelle nummeret. Ønsker du for eksempel å åpne rapporten FS Studenter i studiekull, velger du Ctrl+O, taster inn og OK. Du kan også bruke knappen Åpne på hovedmenyen til dette. Dersom du trykker på knappen «Vinduoversikt» vil du få opp en liste med alle tilgjengelige vinduer. 9

10 Bilder i FS Person/student Informasjon om studenter finner du i mange bilder i FS. I bildet Person/Student finner du alle personer som er registrert i FS, enten de er studenter, fagpersoner, søkere, saksbehandlere eller kursdeltakere. All generell informasjon om personene er registrert her som fødselsnummer, adresse og språk. Bildet Person/Student åpnes ved å velge Person og Personbilder på verktøylinjen. Før du søker ser bildet slik ut (Se bilde under). Etter søket ser vi at bildet er todelt, og det nederste vinduet sier noe om en person er student eller ikke. Er nederste del av vinduet blankt, er personen ikke en student ved høgskolen. I eksempelet nedenfor har vi derfor med en student å gjøre. Det ser du fordi vedkommende har fått opprettet et studentnummer. 10

11 Endring av adresse, ekstern e-post, språk, m.m. må foretas i dette bildet. Dette er også informasjon studenten selv kan endre på StudentWeb, og endringer vil da automatisk bli oppdatert i FS. Endringer som gjelder tilsatte skal ikke oppdateres i FS, men gjøres i SAP. HiOA vasker én gang i året sine data mot Folkeregisteret. En person vil ikke kunne søkes opp i Student samlebilde før vedkommende har blitt opprettet som student i bildet Person/Student. De aller fleste studenter opprettes i en felles rutine i forbindelse med Samordna opptak eller lokalt opptak. 11

12 Student samlebilde Student samlebilde er et svært informativt bilde hvor du kan hente ut mye informasjon. Dette åpnes, som med bildet Person/Student, ved å velge Person og Personbilder på verktøylinjen, eller direkte fra hovedmenyen. Student samlebilde I Student samlebilde vil du kunne søke frem en student og få en rekke opplysninger om vedkommende, blant annet om studierett, kull og klasse, adresser, vurderingsmeldinger, resultater i vurderingsprotokoll og oppnådde grader. Det er opprettet ett bilde per studieprogram som studenten er eller har vært knyttet til. Det betyr at dersom en student for eksempel har vært student både ved «barnehagelærerutdanningen», «grunnskolelærerutdanningen» og «Rehabilitering og habilitering», vil det være tre forekomster knyttet til denne studenten. Dette ser du i bildet over ved at det står 1/3. Dvs. at det er tre bilder for denne studenten der du nå står i nr. en. Ved å velge Kun aktive studieretter er det kun bildet for det aktive studieprogrammet som kan leses. For å få frem informasjon om telefonnr, klikk «Ctrl+I», mens du står i bildet. I den grå delen av Student samlebilde finner man også en snarvei til o StudentWeb o Informasjon om rapportering til Lånekassen 12

13 Søking i bilder Når bakgrunnsfargen i et bilde er i grått, betyr dette at du står i søkemodus. Et bilde åpnes alltid i søkemodus. Du ser også på spørsmålstegnet øverst til venstre at du er i søkemodus. Bildet Student samlebilde i søkemodus Egenskapene på knapperaden øverst i bildet endrer seg avhengig om bildet er i søke- eller registreringsmodus. Knapperad for bilde i søkemodus Knapperad for bilde i registreringsmodus En mer detaljert forklaring av de ulike ikonenes funksjoner finnes på listen over hurtigtaster bakerst i dette heftet. Søking i numeriske felter, f.eks. i feltet Fnr: fødselsdato og personnummer, oppgis enkeltvis (f.eks ) eller i kombinasjon. 13

14 Søking med jokertegn I søking i tekstfelter, f.eks. i feltene for etternavn og fornavn, fungerer %-tegnet som jokertegn, dvs. som erstatning for ett eller flere tegn. Det er likegyldig om du søker med store eller små bokstaver i personnavn-felter (søking på e finner både e og E). Dette gjelder ikke nødvendigvis for andre tekstfelter. Du kan i hovedsak søke på alle felter i et bilde. Fyller du ut flere felter i en søkeforekomst, fanger du opp bare de forekomstene som oppfyller alle kriterier (både og). Søk på person FS vil liste opp alle personer som heter Hansen til etternavn og som har fornavn som begynner med ole. Her ville for eksempel Oleanna Hansen også blitt hentet opp. Søk på kull Her vil FS liste opp alle studentene som startet bachelorstudiet i fysioterapi høsten 2003 Hvis ikke noen søkekriterier er oppgitt, og du gir Hent-kommandoen (Trykker på Enter på tastaturet ditt), ber du om å hente alle forekomstene fra databasen. Hvis det finnes mer enn 2000 forekomster som oppfyller søkekriteriet, får du et spørsmål om du nøyer deg med de første Hvis du svarer ja til dette, begrenses søket til disse, hvis nei hentes alle forekomster. Legge til og slette informasjon (rader) Som saksbehandler har man ofte behov for å endre informasjon i FS. Når et bilde er i registreringsmodus kan man legge til rader eller slette. Et eksempel er å melde studenter opp til vurdering. Når man skal legge til og slette informasjon bruker man knappene på verktøylinjen, eventuelt hurtigtaster (se også vedlegg). Når man skal legge til et felt så må man markere den delen av bildet hvor man skal legge inn en ny rad, så klikke på Ny rad-ikonet i verktøylisten. Da vil det åpne seg en rad med felter som må fylles inn. Alle gule felter i FS er obligatoriske og man får ikke lagret om de ikke er fylt ut. Turkise felter er viktige felter. Disse må ikke fylles ut, men det anbefales at man gjør det allikevel. Når man ønsker å slette en rad, markerer man den raden man skal slette og trykker videre på Slett rad- ikonet i verktøylisten. 14

15 Generelt om bilder I samlebilder er det ofte hurtigtaster til andre bilder, rapporter og rutiner som har sammenheng med det aktuelle bildet. For eksempel ligger det i Student samlebilde en direkte overgang til rapporten FS Karakterutskrift. Velger du denne snarveien for en valgt student, vil karakterutskrift for denne studenten hentes opp. En del snarveier til andre bilder, rapporter og rutiner finner du i rullegardinen til høyre i Student samlebilde. Dette er snarveier til de mest brukte funksjonene knyttet til en student. En del bilder, spesielt samlebilder, har underordnede faner, også kalt underbilde og kartotekkort. Faner markert med blå tekst betyr at det er forekomster/informasjon under den aktuelle fanen. Fanen som er åpen vil være markert med uthevet skrift. Svart skrift betyr at det ikke ligger informasjon i det aktuelle underbildet. På enkelte bilder er det mange faner. Du kan skjule de fanene du sjelden eller aldri benytter ved å høyreklikke på fanen og velge Skjul. Ved å høyreklikke og velge Vis alle, vil alle de skjulte fanene vises igjen. For noen underbilder kommer det opp et avkrysningsfelt for Detaljer i området til høyre for hovedbildet. Dersom du krysser av for detaljer, får du opp et mer detaljert bilde om hver forekomst i underbildet. 15

16 Rapporter i FS I rapporter kan du ikke endre eller lagre ny informasjon. Her kan du kun hente ut og sortere data som allerede ligger i FS. Det er derfor trygt å prøve seg frem her, da du ikke kan gjøre noe som får konsekvenser for datagrunnlaget i FS. Noen viktige regler og tips for kjøring av rapporter er: Se til at alle nødvendige haker er haket av og nødvendig informasjon fylt inn. Hvis rapporten kommer opp som blank, har du sannsynligvis glemt noe av dette. Lær deg utvalgsmulighetene i de rapportene du bruker oftest. I de fleste rapportene kan du velge mellom flere ulike typer data som skal fremvises. Rapporter kan sorteres, filtreres, endres linjeavstand på m.m. Et eksempel er rapporten FS Studenter i studiekull. Lar du haken for klasse stå blank og ikke setter inn noe i feltet ved siden av, hentes alle studenter i kull 2015 Høst frem. Setter du hake i feltet for klasse, må du også sette inn aktuell klasse i feltet ved siden av. Du får da hentet frem kun studenter fra den aktuelle klassen i kullet. Hvilke data som tas med i rapporten, kan endres ved å hake av i feltene øverst til høyre. Du kan bl.a. velge å ta vekk fødselsnummer, få en liste med eller uten adresser, e-post osv. Hvilke felter en kan velge å ha med varierer fra rapport til rapport. 16

17 Om du skal skrive ut eller lagre rapporten skal du alltid hake bort fødselsnummeret! Informasjon fra rapporter, bilder og rutiner kan med enkle grep overføres til Excel. Hvordan gjør man det? 1) I verktøylinjen er det en liten diskett, klikk på denne. 2) I bildet/dialogboksen man får opp velg Datafil 3) Under Format haker man av for Kopi til klippebord 4) Hak også av for Kolonneheading 5) Trykk OK 6) Åpne et nytt dokument i Excel 17

18 7) Trykk CTRL+ V og informasjonen fra rapporten blir da limt inn i dokumentet Når man overfører informasjon fra FS til Excel kommer all informasjon med, også det man har haket bort i visningen av selve rapporten. Husk derfor å alltid fjerne fødselsnummer før man evt. sender rapporten fra seg! Nyttige verktøy For å lette arbeidet i FS finnes det en del nyttige verktøy du kan benytte deg av. Kopiere/lime inn nøkkel Skal du sette inn søkekriterier for samme person eller emne i flere bilder, kan du kopiere nøkkelen og lime den inn i det neste bildet du skal søke frem denne informasjonen. En nøkkel kan for eksempel være fødselsnummer eller en emnekode. På denne måten slipper du å fylle inn samme informasjon for hvert bilde du skal søke i. Still markøren i det feltet du ønsker å kopiere. Benytt knappene Kopier nøkkel og Lim inn nøkkel på verktøylinjen. Innstillinger for rutiner og rapporter Du kan under Verktøy Innstillinger på menylinjen velge forhåndsinnstilte verdier for rutiner og rapporter du benytter. Dette kan for eksempel være institusjonsnummer, år og termin. Selv om du har lagt inn forhåndsdefinerte verdier i Innstillinger, kan du gjøre endringer i de aktuelle feltene i rutinene og rapportene du kjører. Forhåndsbestemte innstillinger retter seg mot kjøring av rutiner og rapporter. 18

19 Sende e-post fra FS I dag har man muligheten til å sende e-post fra FS. Du kan sende e-post til en student eller et utvalg av studenter. E-posten du sender blir lagret i students dokumentarkiv om du haker av for dette. E-post kan sendes fra alle bilder, rapporter og rutiner som har personforekomster. Husk at e-poster til studenter bare skal sendes på intern e-post. Når du har funnet riktig utvalg av studenter (for eksempel i en klasse i rapport FS Studenter i studiekull), høyreklikker du med musen i listen nederst. Da får du frem en meny, velg Send e-post. Da får du opp rapport FS Send e-post. 19

20 Trykker du på «Vis» finner du utvalget. Det kan ikke redigeres i denne rapporten, det må du gjøre i den rapporten, bildet eller rutinen du brukte som utgangspunkt. Sett din egen e-post inn som avsender, du kan også sette inn en e-post som CC. Videre kan velge hvor lenge e- posten skal lagres. I Subject fyller du inn emne for e-post, mens selve innholdet skrives i feltet som heter tekst. Det er ikke mulig å sende vedlegg med epostene fra FS. Når du er sikker på at alle felter er fylt ut riktig går du opp i verktøy-linjen. Der trykker du på knappen for å kjøre rapporten (CTRL+R). E-posten blir da sendt. Dokumentarkiv All e-post, brev som genereres og sms som sendes lagres i studentens dokumentarkiv. En snarvei til studentens dokumentarkiv finner du i Student samlebilde, via rullegardinen. Du kan også finne dokumentarkivet i modul Person Personbilder Dokumentarkiv. Bokmerker skreddersy din egen hovedmeny Du kan lage et bokmerke i hovedmenyen for alle bilder, rutiner og rapporter du benytter mye. Dette gjøres ved hjelp av menyvalg Fil Legg til bokmerke når du står i det aktuelle bildet, rutinen eller rapporten som du ønsker å legge til på menyen. 20

21 Du kan da åpne bildet, rapporten eller rutinen direkte fra hovedmenyen ved å dobbeltklikke på navnet. Dersom du bruker mange vinduer (bilder/rapporter/rutiner), kan du lage egne mapper for vinduene (se under). Du kan lage/slette grupper og bokmerker ved å trykke tasten merket Bokmerke i hovedmenyen. Dersom du klikker på navnet til en gruppe, vil alle vinduene under denne gruppen åpne seg. Hurtigtaster Det anbefales å lære seg hurtigtastene i FS, både for å effektivisere arbeidet og å redusere belastning på håndledd og armer. En oversikt over nyttige hurtigtaster i FS finner du til slutt i dette heftet. Brukerstøtte FS-hjelp ved Høgskolen i Oslo og Akershus har egne nettsider. Her kan du finne informasjon om FS, veiledninger og oppskrifter: Kom gjerne med innspill om det er noe vi burde ha med på disse sidene. På hvert fakultet er det minst én superbruker i FS som skal kunne svare på spørsmål vedrørende FS. En oversikt over superbrukere finner du på FS-sidene på HiOA sine nettsider: Studentsystem/Superbrukere-paa-fakultet-og-senter Dersom du har spørsmål om noe i FS, skal du i første omgang henvende deg til superbruker ved ditt fakultet. 21

22 Vedlegg Hurtigtaster i FS Meny Valg Tastkombinasjon Trykknapp Funksjon Fil Åpne Ctrl+O Dialog for å gå direkte til et bilde (eller rapport) Fil Lukk Ctrl+W Lukk Lukker det aktive vinduet Fil Oppdater Ctrl+S Oppdater Legger inn nye eller endrede data i databasen Fil Hent Ctrl+J+Enter Hent alle forekomster Henter data fra databasen Fil Skriv ut aktivt vindu Ctrl+P Skriver ut det aktive vinduet i flernivåbilder. Hvis øverste del er aktivert, skrives ut datainnholdet som finnes der (for eksempel alle emner i Emne samlebilde). Fil Avslutt Ctrl+Q Avslutt Avslutter FS når hovedmenyen er aktivert Rediger Kopier nøkkel Rediger Lim inn nøkkel Rediger Kopier rad Ctrl+Shift+C Kopier nøkkel Ctrl+Shift+V Lim inn nøkkel Ctrl+K Kopierer nøkkelverdien i feltet hvor markøren står Limer nøkkelverdien inn i nytt felt hvor markøren står Kopierer aktiv forekomst inn i ny rad Rediger Ny rad Ctrl+N Ny rad Setter inn nye forekomster i aktivt vindu Rediger Brukerprofil Ctrl+B Endre profil for felt Åpner dialog for å endre brukerprofil (innsettingsvalg) Rediger Tekstfelt Ctrl+T Åpner dialog som viser tekstfeltets navn, lengde og innhold Rediger Blank ut spørrebuffer Rediger Neste datavindu Ctrl+L Alt+Z Sletter tidligere registrerte søkekriterier Gjør neste vindu i bildet aktivt (roterer) Modus Lag søk Ctrl+F Søk Setter bildet i søkemodus med grå bakgrunn Modus Registreri ngsmodus Ctrl+R Registrering smodus Setter bildet i registreringsmodus, med hvit bakgrunn 22