Innspill fra LFH til Revisjon av Helse Sør-Øst standard rammeavtalevilkår for varer ( med vedlegg, inkludert HSØ Logistikkbetingelser.

Transkript

1 Innspill fra LFH til Revisjon av Helse Sør-Øst standard rammeavtalevilkår for varer ( med vedlegg, inkludert HSØ Logistikkbetingelser.) Det er positivt at leverandørene, via LFH, gis anledning til komme med innspill. I følgebrevets femte avsnitt opplyses det blant annet om at «Fokus har særlig vært rettet mot : å forenkle og oppdatere malverket slik at det både er bedre tilpasset både oppdragsgivers og leverandørenes behov» Med bakgrunn i dette har en egen arbeidsgruppe fra LFH gått igjennom det 122 sider lange dokumentet og kommet frem til flere innspill med tanke på å tilpasse revisjonen bedre til leverandørenes behov. LFHs hovedsyn er at forslaget til revidert rammeavtale med logistikkbetingelser er ubalansert med svært stor og ensidig vekt på kundens interesser. Mange bestemmelser oppleves å være laget for å straffe leverandører, ikke for å sikre et godt samarbeidsforhold eller dekke reelle merkostnader. En del bestemmelser gir for stort rom for tolkning, spesielt i kombinasjon med bøter og straffer. I de spesifikke kommentarene nedenfor, er sidetallet referert til sidetallet i det 122 sider lange pdf-dokumentet fra HSØ (og ikke til sidetall i de enkelte vedleggene.) «RAMMEAVTALE» (s 4) 1. AVTALENS FORMÅL OG OMFANG (s. 8) ( Mal for «Rammeavtale» s 4) Punkt nr Tema Innspill fra LFH: Kommentarer fra Sykehuspartner 1.1 Avtalens formål og omfang Prinsippet i avsnitt 3 er i utgangspunktet problematisk for leverandørene. Spesielt vanskelig er det ved flere, parallelle rammeavtaler hvor leverandørene har alle forpliktelsene i kontrakten og Dette er ingen endring fra dagens rammeavtaler. Punktet sier at avtalen ikke innebærer noen kjøpsforpliktelse på et Det foreligger ikke endringer av betydning.

2 samtidig gis få rettigheter og fordeler. Man kan spørre seg om et slikt avtalesystem i et marked med få kunder- er bærekraftig over tid? 1.4 Varighet Ved prolongering må også leverandøren ( i likhet med kunden) gis rett til å stille krav om forbedring av vilkårene dersom disse ikke lenger oppfattes som konkurransedyktige eller bærekraftige. Jmfr bestemmelser om valutaklausul og regulering for endring i konsumprisindeks. bestemt volum for Helse Sør-Øst RHF. Den åpner på den annen side ikke for at virksomhetene (HF) under rammeavtalen, kan gå utenfor rammeavtalen når de har behov for et produkt som er inkludert i rammeavtalens omfang. Parallelle rammeavtaler brukes i begrenset grad, og har da en prioritert rekkefølge på leverandørene Lovverket gir liten anledning til dette (læren om vesentlige endringer), da det vil utgjøre en endring til fordel for leverandør som vi i meget begrenset grad har adgang til. Ved inngivelse av tilbud må leverandøren ta hensyn til de Det foreligger ikke endringer av betydning ( leverandør gis ingen rett til å motsette seg prolongering på opprinnelige vilkår eller foreta endringer i hht det vi foreslo.)

3 2. LEVERANDØRENS PLIKTER (S. 11) ( Mal for «Rammeavtale» s 8 ) endringsvilkårene som er lagt til grunn i konkurransegrunnlaget. 2.3 Statistikk I prinsipp bør ikke avtalen ha bestemmelser om statistikk for produkter som ikke inngår i avtalen. Kun den regulære, kvartalsvise statistikken kontraktsfestes. Bestemmelsene om dagbøter oppfattes som urimelige God statistikk er nødvendig for at konkurransene skal inneholde best mulige prognoser som igjen vil gi forutsigbarhet for leverandørene. Sykehuspartner vil arbeide for forenkling av statistikkinnlevering. Fristen for innlevering av ekstraordinær statistikk på forespørsel er utvidet fra 5 til 10 virkedager ellers er det ingen endringer av betydning i punkt 2.3 ( eller mht i punkt som omhandler dagsbøter i forb med statistikk) 2.4 Elektronisk samhandling Selve avtalen er ikke vedlagt. Vi er ikke fornøyd med dagens praksis og denne må derfor gjennomgås. Vi får i dag ingen form for forecast, men må levere 100%. Det kan for enkelte varer gå ujevn tid mellom leveransene, liten forutsigbarhet. Samhandlingsavtalen er en avtale som regulerer hvordan partene skal samhandle med elektronisk handel, uavhengig av volum og antall transaksjoner. Ref. punkt 1.1. overfor gir rammeavtalen ingen kjøpsforpliktelse, men i vedlegg 4 til Det er ingen endringer av betydning i dette punktet

4 logistikkbetingelsene legges det opp ved en god implementeringsplan til at partene samarbeider om å definere artikler og kjøpsvolum knyttet til avtalen og oppfølging i avtaleperioden. 2.5 Miljø- og samfunnsansvar Allerede her vil vi kommentere krav om pallestørrelse - bør være Europall - og antall forpakningslag som vi mener strider mot ønsket om å være miljøvennlig. Krav til HMS produktdatablad bør være at det finnes tilgjengelig på norsk eller engelsk. Punktet regulerer etterlevelse av generelle miljøkrav og miljølovgivning. På sikkerhetsdatablader på kjemikalier og miljøog helsefarlige stoffer er det lovmessig krav om at disse skal være på norsk. Ny henvisning til Bilag 1 og miljøkrav, ellers ingen større endringer 4. PLIKTER SOM GJELDER KUNDE OG LEVERANDØR (S. 13) ( Mal for «Rammeavtale» s 10) 4.1 Møter Dialog og evalueringsmøter i avtaleperioden bør være Helse Sør-Øst v/sykehuspartner Det er ingen endringer under dette punktet

5 kontraktsfestet. Gode oppfølgingsrutiner er viktig for å sikregod samarbeid og samsvar mellom faktisk leveranse og kontraktens formål. God kontraktsoppfølging forebygger konflikter og bidrar til effektiv ressursbruk for oppdragsgiver og leverandør. Kontraktsmøter bør finne sted 6 mnd etter kontraktsinngåelse og deretter med 6-12 måneders intervall igjennom hele avtaleperioden. Jmfr punkt Lojalitet til avtalen Linje / avsnitt 2 bør ut? Det er kundens ansvar å kjøpe hos avtale part og ikke andre leverandører som skal regulere dette. ønsker best mulig dialog med leverandørene, og vil gjerne bidra til kontraktsoppfølging i tråd med innspillene fra LFH. Det handler om lojalitet i kontraktsforholdet fra begge parter. Vi gjennomgår punktet for å se om det er nødvendig å tydeliggjøre dette. Det er ingen endringer i dette punktet 5. VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER (S. 14) ( Mal for «Rammeavtale» s 11 ) 5.2 Fakturering Vi ser ingen grunn til å gå utover 30 dager Innspillet er mottatt. Ved e-faktura er det Betaling etter 45 dager er ikke endret. Teksten er endret slik at det nå står at etterfakturering av

6 Vi ber om en forklaring på bestemmelse vedrørende etterfakturering av restordrelinjer og punkt om at dette ikke gjelder ved e- faktura bør forklares bedre. ( Etter vår oppfatning er punktet om etterfakturering overflødig ettersom kunde krever e-faktura.) 5.5 Prisendring Valutaklausul er nødvendig som en sikkerhetsventil mot store valutaendringer. Det foreliggende forslaget gir fortsatt rom for tolkning, og bør derfor tydeliggjøres. ( LFH kommer gjerne med konkret forslag.) Priser må også reguleres i forhold endringer i konsumprisindeks system-messig støtte som forenkler håndtering av delfaktura. Ved ordinær faktura er det ressursmessig krevende å splitte en faktura i flere delfakturaer. Valutaklausuler benyttes i hovedsak i avtaler der produktene som kjøpes inn, er importprodukter. Konsumprisindeks benyttes i hovedsak der produkter/tjenester som kjøpes inn, produseres innenlands. Sykehuspartner vil se på en tydeliggjøring av punktet. restordre linjer ikke aksepteres og og det kun skal forekomme en faktura per ordre slik det står beskervet nå vil dette gjelde ved både ved elektronisk og ordinær faktura. Det foreligger ingen større endringer av betydning. 6. LEVERANDØRENS MISLIGHOLD 16 ( Mal for «Rammeavtale» s 13 ) Dagsbot ved forsinket levert statistikk Dette punktet er urimelig og bør tas ut. Samarbeid og tilbakemeldinger omkring avtalen bør fortrinnsvis løses Slike saker vil alltid søkes å løses på en fornuftig måte gjennom samarbeid og dialog. Ingen endringer under dette punktet

7 ved konstruktiv dialog og utvikling av samarbeidet mellom avtale partene. Bøter og avstraffelser gir et dårlig samarbeidsklima Dekningskjøp Dette punktet må forklares/ utdypes nærmere og sees i sammenheng med punkt 3.5 i Vedlegg 1 Dersom dette i et sjeldent tilfelle ikke er nok, er dette en mulighet som oppdragsgiver kan velge å benytte. Punkt 3.5 regulerer det forhold der Leverandøren av en eller annen grunn ikke er leveringsdyktig på produkter som vedkommende har på avtale. Rammeavtalens punkt om dekningskjøp kommer kun til anvendelse dersom det foreligger vesentlig mislighold, da det er et krav for at et kjøp kan heves, ref. første setning: Dersom kjøpet heves kan Kunden foreta dekningskjøp hos en annen leverandør. (vår understrekning) Ingen endringer

8 8. ØVRIGE BESTEMMELSER 19 ( Mal for «Rammeavtale» s 16 ) 8.6 Utprøvning av nye produkter produkter til forskning Retten til utprøvning bør begrenses til en maks % av kontraktens volum og koordineres med avtaleleverandør. Dagens praksis med utprøvinger vil i svært liten grad påvirke volum til avtaleleverandør. I møte med LFH er vi åpne for å justere formuleringen og evt legge inn en maks% av kontraktens volum. Ingen endringer 8.7 Prøvetid Leverandørene ser ingen grunn til å operere med prøvetid. Dersom avtalepartene opplever av leveransen ikke er i henhold til avtalen vil avtalen kunne heves etter bestemmelsene i punkt 6 i rammeavtalen Sykehuspartner vil vurdere å fjerne dette punktet. Punktet er fjernet BILAG 1 KRAVSPESIFIKASJON- KRAV TIL OG BESKRIVELSE AV LEVERANSEN s 23 ( bilag 1 s 2) 2.6 Konsignasjonslager LFH har igangsatt et arbeid med tema konsignasjonslager. Konsignasjonslager innebærer en stor kostnad og kapitalbinding for leverandør og vi sporer en NA- ingen endringer foreløpig men her avventes våre innspill fra det pågående prosjektet.

9 økt skepsis til praksisen blant våre medlemmer. Vi må derfor å komme tilbake med våre innspill på dette området. BILAG 3 ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER s 28 ( bilag 3 s 6) Møter Jmfr våre innspill til punkt 4.1 i rammeavtalen Fakturering Jmfr våre innspill til punkt 5.2 i rammeavtalen Positive endringer i teksten men ingen formelle endringer Her åpnes det, som tidligere, for delfakturering ved bruk av e faktura. Ingen endringer HELSE SØR-ØST LOGISTIKKBETINGELSER (S. 35) 4 Endring av betingelsene Vi foreslår at setningen f.o.m "men SP IOL...behov for oppdateringer" fjernes. Varslingsfristen bør være minimum 8 uker. Sykehuspartner innarbeider endring som imøtekommer 8 ukers varslingsfrist, men ønsker å beholde øvrig tekst. Varslingsfristen er endret fra 4 uker til 8 uker Ellers ikke endringer 6.2 Prosess Det er behov for utdyping av innholdet i konsignasjonslager. LFH har for tiden et arbeid i gang rundt ønskeligheten av konsignasjonslager og evt. bestemmelser knyttet til dette. Vi må derfor komme

10 tilbake til en mer grundig uttalelse rundt alt som berører konsignasjonslagre. HSØ SORTIMENT OG PRODUKTSTYRING (S.44) ( Vedlegg 1 HSØ Logistikkbetingelser) Vi savner en bestemmelse rundt Forecast fra SP (HSØ FS eller HF). Dette er viktig for å kunne levere «on time». Se også kommentaren under pkt. 2.4, side 11, ovenfor. Gjennom god dialog og oppfølgingsmøter vil vi i samarbeid sikre tett oppfølging av kjøpsvolum og endringer. Se også vedlegg 4 Implementeringsplan. Ingen store formelle endringer mht til forcast men teksten uttrykker generelt mer fokus på forcast fre oppdragsgivers side. 2.2 Lagervarer og skaffevarer Alle varer som er del av den sentrale kontrakten med SP/HSØ, må vises i de lokale varekatalogene/portalene. Ved eventuelle endringer i avtaleperioden bør det være krav om at leverandøren informeres i rimelig tid ( senest 8 uker) før eventuelle endringer iverksettes. Sykehuspartner bekrefter at varekatalog med skaffe- og lagervarer vises for det enkelte sykehus. Dette er betegnelser som benyttes for lager- og skaffevarer fra HSØ FS til HF. Punkt 2.2 er omformulert og beskrevet mye klarere i den reviderte utgaven

11 For leverandøren vil det som er valgt av avtalesortimentet forventes å være lagerført på leverandørens lager. HSØ velger selv om en artikkel fra dette sortiment skal lagerføres eller fungere som en skaffevare til HF. Hvordan er prosedyrene når skaffevarer omdefineres til lagervare? Det virker ikke klart En skaffevare er en artikkel som ikke har en klar prognose ved avtalestart eller der artikkelen ikke er kritisk for rask leveranse. En skaffevare kan bli en lagervare på HSØ FS når det er en klar prognose/etterspørsel fra HF. Endring skjer gjennom at varen blir bedt om til kontrollstajon (se vedlegg 5). NA 2.3 Beredskapsvarer og kritikalitet Dette lageret bør ligge hos HSØ FS ( og ikke hos Sykehuspartner presiserer at en beredskapsartikkel med Det er lagt til en setning om at «HF holder beredskapslager for særskilte varer knyttet til vurdering rundt

12 leverandørene). krav om beredskapslager vil bli definert i anbudet dersom det skulle bli aktuelt. pasientsikkerhet» Ellers er teksten tydeligere 3 Produkterstatninger og endringer i sortiment Hele punkt 3 med underpunkter bør skrives om og forenkles. Ved globale endringer i et sortiment, må det aksepteres av Kunden - dvs at 5 avsnitt strykes Sykehuspartner vil gjennomgå punktet og tydeliggjøre dette. Endringer skal godkjennes av kunde. 3.3 Krav til endringshåndtering Punkt 4: Vi ønsker å redusere varslingstiden til 14 dager Innspill mottatt. De fleste varslinger fra leverandører skjer planlagt og i god tid, men av hensyn til arbeidsprosessene opprettholdes 30 dager. Ingen endring 3.4 Fysisk endring på artikkel HSØ FS Varslingsfrist bør være 14 dager se punkt 3.3. ovenfor Ingen endring 3.6 Dekning av kostnader ved evt. Merarbeid i forbindelse med produkterstatninger og øvrige endringer Bestemmelsen bør bort. Den åpner for mye synsing. Sykehuspartner mener at det ikke er urimelig i de tilfeller det HSØ HF/FS kan dokumentere ekstraordinære kostnader og merarbeid som direkte skyldes Ingen endring

13 av sortiment leverandør. VEDLEGG 2 HSØ EMBALLERING, MERKING OG SPORBARHET (s. 47) 2 Krav til pakninger og pallestørrelser Ref hva vi har sagt under pkt. 2.5 i selve rammeavtalen mht miljø. Man må benytte internasjonal standard også på høyde. Sykehuspartner har valgt en standard tilsvarende andre bransjer. Sykehuspartner er opptatt av å likebehandle dagens leverandører og legger opp til at leverandørene kan levere på ulike pallestørrelser men at det medfører en omlastningsavgift for paller større enn 1,20m. Dette punktet er skrevet om og SKAL kravet er endret til «bestrebes» mht og avgift for ompakking er dette endret fra vil Leverandør bli fakturert til «dialog om eventuell belastning / leverandør kan bli belastet» Sykehuspartner vil vurdere saken nærmere når dokumentasjon om europeiske standarder mottas fra LFH. 3 Pakningsnivåer Kunden må forholde seg til minste innmeldte salgsenhet. Europeiske standarder bør gjelde! Egne krav for HSØ for max høyde på 120 cm, som Sykehuspartner har definert minste enheter og pakninger som gjenspeiles i innkjøpsportalen og

14 avviker fra europeiske standarder på 180 cm ( som veldig mange leverandører forholder seg til) medfører merarbeid, økte kostnader og økt miljøbelastning. varekataloger. For sterile artikler forholder Norge seg til internasjonale EU-krav tilsvarende «good distribution practice» men HSØ har satt faglig strengere krav til emballering. Det vises her til tidligere prosjekt av 2011 som LFH deltok i samt pågående arbeid med ROS-analyse og oppdatering av retningslinjer for krav til steril håndtering. 4.1 Krav til sporbarhet og holdbarhet Har SP IOL et system for lot/batchnr-registrering for oppfølging ved evt. recall? Dette bør være et krav. Sykehuspartner jobber i disse dager med å få på plass lot/batch styring og forventer å få dette i drift i 2015 for utvalgte varegrupper. Et lite tillegg mht varer med krav til lot og batch info : «dette avspeiles gjennom katalog) Holdbarhet Det er urimelig at disse kravene avviker fra kravene til holdbarhet ved retur punkt 5, avsnitt 6 i bilag 8. Ved eventuelt konsignasjonslager vil avtalen avvike fra disse Sykehuspartner vil vurdere dette nærmere etter innspill fra LFH innspill. Ingen endringer i teksten

15 5 Krav til emballering og varehåndtering bestemmelsene på punkt om utløpsdato 3. avsnitt: Strider mot Rammeavtalens pkt. 2.5 (Miljø) og internasjonal praksis (International Guidelines Se punkt 3. ovenfor knyttet til sterile artikler avsnitt: Prinsipielt bør hele avsnittet fjernes. Sekundært kan vi godta at leverandøren kun bærer ansvar frem til mottakskontroll er utført. Innspill er mottatt. Sykehuspartner vil vurdere punktet rundt ansvar og mottakskontroll. Avsnittet er skrevet om og begrepet «generell lager håndtering» er tatt ut. Det fremgår at avsnittet handler om forskriftsmessig pakking 5.6 Krav til temperaturregulert gods Merking av varer må følge europeiske/ internasjonale standarder mht etiketter og merking ( og ikke ha egne krav for SP/ HSØ) Dette har vært et eksisterende punkt i dagens vedlegg til rammeavtalen. LFH bes evt. komme med innspill til hva standarden bør være. Ordlyden er endret i hht vårt innspill 5.8 Spørreskjema for leverandør av steril gods Helse Sør Øst Dette skjema bør også gjelde for HSØ FS / HF ved retur av lagrede varer til leverandør eller fra konsignasjonslager Spørreskjema gjelder for HSØ FS. Skjema gir en status på dagens situasjon. Ingen endringer i teksten Det støttes at det bør være samme regler for retur av gods til

16 leverandør. VEDLEGG 3 HSØ VEILEDER OG KRAV TIL KORREKT GRUNNDATA s 59 ( Vedlegg 3) Se eget dokument 5. Veileder for innhold på avtaleinformasjon 5.2 Leverandørs artikkelnavn Hva er bakgrunnen for de ekstremt spesifikke formkravene? Har alle kravene en funksjonell bakgrunn? Formkravene krever veldig mange manuelle og ressurskrevende arbeidsprosesser fra leverandørene. Bakgrunnen for kravene er at det skal være klart for bruker hva produktet er uten at bruker må ha god kjennskap til leverandørens produkter. Det skal forenkle søkbarhet og være uniform navnestruktur på tvers av artikler som sikrer intuitiv handel fra brukerne. Se eget dokument HSØ IMPLEMENTERINGSPLAN (S. 72) ( Vedlegg 4 HSØ Logistikkbetingelser) 3.1 Signering av implementeringsplan Siste setning: «Leverandøren» må erstattes med «Partene har gjensidig» Sykehuspartner imøtekommer kommentaren og vil gjennomgå ordlyden for å sikre gjensidig ansvar. Ordlyden er endret i hht vår anmodning 3.3 Konverteringslister I de to siste avsnittene i Sykehuspartner Ordlyden er endret i hht vår anmodning

17 og prognoser punktet legges ansvar for kvalitetssikring av konverteringslister og volumjustering på ny art om pakningsantallene er forskjellige på leverandør (dvs ny leverandør). Kvalitetssikring må skje hos kunde som kjenner detaljer fra forrige avtaleprodukt. imøtekommer kommentaren og vil gjennomgå ordlyden for å sikre at kvalitetssikring skjer gjensidig. 3.4 innkjøp, kontroll- stasjon (hsø/fs) og sluttsalg/retur Dersom leverandør har disse opplysningene elektronisk bør dette holde, alternativt straffegebyr hvis feil info oppgis. Varer som eventuelt skal til kontrollstasjon skal kjøpes og legges til lager. Sykehuspartner etablerte kontrollstasjon i 2012 og har hatt god erfaring med denne løsningen der alle varer som lagerlegges gjennomgår kontrollstasjon. Sykehuspartner bekrefter at alle varer som er til kontrollstasjon kjøpes dersom varene er i god stand og sterile varer er blitt kontrollert evt. via steril rom. OK oppklart 3.6 avvik implementerings- plan og sanksjoner for forsinkelser 2. avsnitt: Generelt har leverandør plikt til å skaffe varer til samme pris, derfor bør ikke Implementeringsplanen signeres når begge parter er omforent om innhold, aktiviteter og tidsplan. Dette sikrer en Uendret

18 dobbel straff være aktuelt. Hvordan sanskjoneres eventuellt mislighold fra kundens side? gjensidig god plan. Rammeavtalens regulering om kundens mislighold vil gjelde: Se punkt 7 i rammeavtalen. HSØ FS KONTROLLSTASJON (s. 79) ( Vedlegg 5 HSØ Logistikkbetingelser) 1 Bakgrunn Vi reiser spørsmål om prinsippet om at Leverandør skal betale for varer til kontrollstasjon? Kontrollstasjon er noe kunden velger å ha som en kvalitetssikring. Kunde bør finansiere varene de ønsker å kontrollere fra ordinære ordre evet en «testordre»? Vi referer her til prinsippene for finansiering av varer til utprøvning. Leverandør sender i dag varer til kontrollstasjon. Leverandøren får kun en kostnad dersom varen er steril og man ønsker å betale for at denne åpnes i steril rom. Sykehuspartner dekker i dag øvrige kostnader for kontrollstasjon. Oppklaring 6.1 Hastekontroll av erstatningsvarer. Bestemmelse om leverandørs ansvar mht hastekontroll av erstatningsvarer bør strykes. Sykehuspartner opprettholder rutinen for å sikre god kontroll ved en akutt endring i Oppklaring ingen endring i teksten

19 Ved akutte behov til leverandør alltid tilstrebe å møte kundensbehov. en artikkel som skal lagerføres. HSØ BESTILLING (s. 84) ( Vedlegg 6 HSØ Logistikkbetingelser) 2.1 Ordre 3. avsnitt: Vi ønsker tidspunkt endret til kl Vi ønsker å diskutere hvordan innholdet i en ordrebekreftelse defineres. Tidsfristen for ordrebekreftelsen bør være lenger eller defineres i arbeidstimer innenfor normal arbeidstid. Ordrebekreftelsen går til avsender av ordre. 2.2 Ordresvar Klargjør om ordrebekreftelse ( brukt i avsnittet over) er det samme som ordresvar. Sykehuspartner tar imot innspillet og vurderer fristene. Sykehuspartner bekrefter at dette er det samme. Tidspunkt er endret Tekst endret HSØ KONSIGNASONSLAGER OG INSTUMENTARIUM s 88 ( Vedlegg 7 HSØ Logistikkbetingelser)

20 Her kommer LFH med et mer inngående innspill. Ref vår kommentar under punkt 2.6 Bilag 1. HSØ VARELEVERANSE (S. 93) ( Vedlegg 8 HSØ Logistikkbetingelser) 3.3 Levering til HSØ FS 3. avsnitt: Ineffektiv, forsinkende og kostnadsdrivende ordning: Ved levering av flere kolli av samme skaffevarer oppleves fra tid til annen at transportskade oppdages ved ankomst FS. Da vil uskadde kolli returneres (returkostnader) og det forventes ny komplett levering i stedet for at uskadde kolli går ut til HF og ny levering skjer på det antall som var skadd. Forsinkelse til HF som man må anta ville synes det er bedre å motta noe å starte med ekstra kostnader på leverandør? Antar at dette kravet skyldes nåværende operatørs ITsystem som ikke kan Ref. punkt 2.2. i vedlegg 2. gjelder dette kun skaffevarer som HSØ FS har definert i sitt sortiment. Dette er varer som bestilles som kundeordre som kun skal crossdockes via HSØ FS og sendes ut til en kunde. Ordrelinjen med skaffevarer må leveres komplett og ikke splittes opp. Det som Sykehuspartner har definert som Oppklaring?

21 håndtere delleveranser/restleveranser. Sampakking Skaffevarer/ lagervarer dette punktet må klargjøres. 3.4 Pakkseddel Krav til informasjonsinnhold, punkt 9 : ny forventet dato bør utgå skaffevarer skal være lett tilgjengelig ferdigpakket for eksempel på toppen av en pall/ved siden av og skal kunne lett crossdockes og sendes ut med på leveranse til sykehus. Sykehuspartner ønsker en ny forventet dato på elektronisk ordre eller elektronisk pakkseddel som oppdateres som gir god oppfølging av leveransen. Uendret Tilbakekalling av artikler 1.avsnitt: Skal det varsels til HSØ FS (som det står) og/eller til SP? Sykehuspartner imøtekommer innspill. Det skal varsles både SP IOL og HSØ FS. Avklaring 4. REKLAMASJONER, AVVIK OG TILBAKEKALLING AV ARTIKLER 4.1 Feil og reklamasjoner Kreditering av frakt må avklares ; menes det frakt av retur til leverandør? Sykehuspartner bekrefter at det er enkelte leverandører som ikke henter sitt gods og således kan få fraktkostnad. Oppklaring

22 4.2 Tilbakekalling av artikler Avsnitt 2 bør ut. Når det er snakk om tilbakekalling av artikler skyldes dette forhold på leverandørens side. Da er det ikke urimelig at leverandøren må bære kostnadene forbundet med tilbakekallingen. Teksten er omformulert Sykehuspartner vil se på omformulering som suppleres med at det kan dokumenteres kostnader som en direkte konsekvens av tilbakekalling. 5 RETUR FRA HELSEFORETAK OG HELSE SØR-ØST FORSYNINGSSENTER 5.1 Retur fra HF og HSØ FS 2. avsnitt: HSØ må forplikte seg til å sluttselge eget varelager. Kan eventuelt returnere etter avtale med leverandør 6. avsnitt: Passer dårlig ift de krav HSØ selv setter. De fleste kunder Sykehuspartner skal etterstrebe sluttsalg og jobbe med gode overganger fra gammelt til ny avtale. Gjennom god dialog i avtaleperioden sikrer man en smidig overgang med et minimum av retur til leverandør. Våre innsigelser er ikke hensyntatt mht returrett eller ubd/ holdbarhetskrav

23 har samme krav og kravet bør være likt det HSØ selv setter. 6.4 Mislighold av kravet til leveringspresisjon Er leverandør dårlig på levering kan kontrakten heves. Mener det er feil at bot kommer i tillegg på hele ordren. Hvis bot, må denne beregnes på restede varers verdi. Uklar formulering av dagbotberegning. Prinsippet om dagsbøter er vi i mot. Vi mener god kontrakts oppfølging oppnås best gjennom konstruktiv dialog mellom partene. Sykehuspartner mener god dialog er absolutt det som er viktigste fokus for håndtering av leveranser. I oppfølging av leveringspresisjon jobber Sykehuspartner tett sammen med de leverandørene som trenger oppfølging rundt forbedring av leveringspresisjon. Sykehuspartner mener sanksjoner er et godt virkemiddel og benytter dette når en leverandør ikke har vist tegn til å komme med en forbedret løsning av sin leveringspresisjon. Uendret LEVERINGSFORHOLD Helse Sør-Øst Forsyningssenter og Helseforetakenes hovedlokasjoner (S. 101) ( Vedlegg 9 HSØ Logistikkbetingelser)

24 Vedlegget beskriver en sann variantflom av åpningstider for varemottakene. Kunne med fordel standardiseres slik at åpningstiden er lik overalt. Sykehuspartner er enig i at det kunne med hell standardiseres med tanke på mottak, utstyr, etc. og dette må være et mål på sikt at dette standardiseres. Men pga. alle variantene har vedlegget til hensikt å sikre at leverandørene har korrekt informasjon og telefonnummer til de ulike hoved-lokasjonene. NA