Årsmelding Årsmelding 2013 Side 1 av 25

Transkript

1 Årsmelding 2013 Årsmelding 2013 Side 1 av 25

2 Innhald 1. Innleiing IKA Møre og Romsdal IKS Føremål og ansvarsområde Styremøte Representantskapsmøte Likestilling Forureining Økonomi Det faglege arbeidet til IKA Møre og Romsdal - generell del Eldre og avslutta arkiv i depot Personregister Digitale arkiv Privatarkivarbeid Kulturnett Møre og Romsdal FylkesFOTOarkivet Fylkessenter for digitalisering av kulturarven SEDAK Kurs, konferansar og andre arrangement Kontaktkonferansen KAI-konferansen Andre IKA arrangement: Seminar, kurs og foredrag Deltaking i utval, redaksjonar, prosjekt og møte Kompetanseutvikling Publikasjonar/Skriv Arkivdagen Årsmelding 2013 Side 2 av 25

3 1. INNLEIING 2013 har vore eit utfordrande år på mange måtar. Året har vore prega av endringar i arbeidsstokken. Fem personar har kome til og ein har slutta. Resultatet av dette er at IKAMR har fordobla arbeidsstokken på eit par år. Dette er utfordrande på to måtar. Det eine er knytt til opplæring og samkøyring av dei nytilsette. Det andre er knytt til organisasjonen. Det at arbeidsstokken vert større krev fastare administrative og fagrelaterte rutinar. IKAMR har med bakgrunn i dette sett i gang eit organisasjonsutviklingsløp. Løpet omfattar: Internkontroll for faglege og administrative rutinar Utarbeiding av ein løns- og kompetanseplan i samband med hovudoppgjeret Utarbeiding av ein organisasjonsplan med arbeidsbestemmingar. IKAMR har som siktemål å ha det meste av dette på plass i løpet av På den faglege sida kjem ein ikkje utanom den formidable auken i talet på avleveringar. IKAMR hadde i 2013 ei auke på rundt 50% i høve til året før. Om lag 900 hyllemeter vart avlevert totalt. Ein naturleg konsekvens av dette er at talet på førespurnadar aukar i takt med dette. Når ein i tillegg veit at det var ein auke i fjor i høve til året før der igjen, så seier det seg sjølv at dette byr på ein del utfordringar. Ein ting går på å det å ta unna, ein annan ting går på evna til å formidle dette attende til brukaren på ein akseptabel måte. Slurvar ein med avleveringane vil seinare betjening bli skadelidande. IKAMR har teke konsekvensen av dette, og starta hausten 2013 med å utforme nye avleveringsrutinar. Rutinar som i større grad er automatiserte og integrerte mot Riksarkivarens registreringssystem ASTA. Desse rutinane skal vere med på å sikre kvaliteten på avleveringane, samstundes som dei skal gjere IKAMR i stand til å ta imot langt fleire arkiv enn dersom ein hadde halde fram med det manuelle systemet. Det er likevel viktig å presisere at ein for å lukkast er avhenging av eit godt samarbeid med kommunane. Det vil alltid vere arkiv som er meir krevjande enn andre og som ikkje lar seg presse inn i eit A4-system. Vi trur, alt tatt i betraktning, at kommunane vil merke at prosessane vert meir effektive med det nye systemet. Ein siste ting som eg vil trekke fram særskilt i frå 2013 er Arkivdagen, som IKAMR arrangerte for første gong 9. november i fjor. Det var open dag i IKAMR sine lokale og kven som helst kunne komme på besøk å få eit innblikk i kva IKAMR er for noko og kva for dokumentasjon vi sit på. Her var utstillingar, føredrag, omvising i magasina, barnerom m.m. I tilknyting til denne dagen lanserte også IKAMR si nye profilering. Ein stad mellom 150 og 200 menneske besøkte IKAMR denne laurdagen, og hendinga var bra dekka av massemedia. 2. IKA MØRE OG ROMSDAL IKS Selskapet vart formelt stifta på representantskapsmøte i Molde På eit ekstraordinært representantskapsmøte i desember 2007 vart dei fire siste kommunane i fylket innlemma i selskapet slik at det no er 37 eigarar inkludert Møre og Romsdal fylkeskommune. Styret i 2013 Styremedlemar Personlege varamedlemar Perry Ulvestad, Rauma (leiar) frå Eli Karin Hagset, Molde til Jan Olav Szontheimer frå Karl Kjetil Skuseth, Kristiansund (nestleiar) Helga Grødal, Sunndal frå frå Årsmelding 2013 Side 3 av 25

4 Geir Håvard Ellingseter, Møre og Romsdal fylkeskommune, frå Oddny Løvik, Haram Kirsti Hoel, Vanylven Nils-Gunnar Solli, Møre og Romsdal fylkeskommune, frå Elin Haddal, Ulstein Synnøve Hunnes, Sykkylven Representantskapsleiar: Anita Vadseth Valle, Ålesund kommune Nestleiar: Torbjørn Fylling, Ørskog kommune Tilsette i selskapet var i 2013: Arnt Ola Fidjestøl - Dagleg leiar Torbjørn Aasen - IT-rådgjevar Gunnar O. Morsund - Prosjektkoordinator Vibeke Lunheim - Arkivar Guro Flø - Arkivar (frå ) Åsta Vadset - Arkivar (frå ) Elisabeth Holst - Arkivar (frå til ) Ingunn Vestnes - Arkivar (50 % stilling) - delvis finansiert med tilskot frå NAV Kristian Hove - Arkivmedarbeidar - delvis finansiert med tilskot frå NAV Sølvi J. Knudsen Arkivmedarbeidar (deltid digitalisering og ordningsprosjekt) Jan Aakvik - Redaktør for Kulturnett Møre og Romsdal - finansiert av Møre og Romsdal fylkeskommune Ragnar H. Albertsen - FylkesFOTOarkivar Ottar André Breivik Anderson - Leiar SEDAK/fotograf (frå ) Axel Karlsen - KDRS (engasjert ved Kommunenes Digitale Ressurssenter i Trondheim og delvis finansiert med tilskot frå NAV) Det fysiske arbeidsmiljøet ved selskapet har vore fullt ut tilfredsstillande. Det var ein del sjukefråvær i Sjukefråværet er fordelt på fleire personar og utgjer ca 12 månadsverk til saman. Arbeidsmiljøet er ikkje årsaka til sjukefråveret. Selskapet har elles eit bevisst forhold til likestilling i tilsetjingssamanheng. Arnt Ola Fidjestøl Torbjørn Aasen Gunnar Morsund Vibeke Lundheim Guro Flø Åsta Vadset Dagleg leiar IT-Rådgjevar Prosjektkoordiantor Arkivar Arkivar Arkivar Ingunn Vestnes Kristian Hove Jan Aakvik Ragnar H. Albertsen Ottar André Brevik Anderson Sølvi J. Knudsen Arkivar Arkivmedarbeidar Redaktør Kulturnett MR Fotoarkivar Leiar SEDAK/fotograf Arkivmedarbeidar FylkesFOTOarkivet Fotograf: Ottar André Breivik Anderson Årsmelding 2013 Side 4 av 25

5 3. FØREMÅL OG ANSVARSOMRÅDE Selskapet skal arbeide for at arkivmateriale frå medlemane eller slikt materiale som desse tek ansvar for, blir teke vare på og gjort tilgjengeleg for offentleg bruk, forsking og andre administrative og kulturelle føremål, i samsvar med arkivlova. Selskapet skal vere depotinstitusjon for medlemane sine melde- og konsesjonspliktige arkiv i høve til Personopplysningslova. Selskapet skal i samråd med medlemane arbeide for å utvikle effektive og rasjonelle arkivtenester hjå medlemane, m.a. ved å assistere ved utarbeiding av arkivplan og oppbygging av arkiv, stå for opplæring og rettleiing i arkivsystem og arkivrutinar, gje råd og ha tilsyn med arkivlokale, og utføre anna arkivarbeid for medlemane. Selskapet utfører arbeid for den einskilde medlem som står i høve til medlemen sin del av driftstilskotet. Selskapet kan etter nærare vedtak av styret prise visse tenester og slik ha eigne inntekter. Dei tenestene som kan prisast skal i hovudsak vere slike som ikkje vil bli gjevne til alle medlemane, eller medlemane vil ha ulik etterspurnad etter, eller tenester som ligg utanfor hovudføremål til arkivet. Selskapet skal også kunne vere ein bidragsytar i problemstillingar knytt til private arkiv. Til gjennomføring av spesielle prosjekt utanom dei ordinære arbeidsgåvene til arkivet, blir det søkt finansiering frå medlemar eller andre som spesielt ønskjer prosjektet gjennomført. Selskapet har høve til å ta på seg konsulentoppdrag for andre, når oppdragsgjevar betalar for tenestene og det ikkje går ut over hovudoppgåvene til arkivet. Definisjonen av føremål og ansvarsområde er uttømmande. Styret og representantskapet har ikkje mynde til å fatte vedtak på område som ikkje er nemnt ovanfor. 4. STYREMØTE Styret hadde fire ordinære møte i 2013, og i tillegg eitt i samband med representantskapsmøtet. Styret handsama 38 saker i REPRESENTANTSKAPSMØTE Representantskapet er det øvste organet i selskapet og er samansett av ein representant for kvar av eigarane. Representantskapsmøtet 2013 vart halde på Vestnes Fjordhotell av eigarane var representert, som utgjorde 73,968 % av eigardelane. Årsmelding og rekneskap vart godkjent. Orientering om overordna mål og retningsliner for drifta vart teke til vitande inkludert at FylkesFOTOarkivet og SEDAK er lagt til IKAMR frå og med Styret fekk fullmakt til å fastsetje budsjett innanfor dei rammene som fastsette kontingent og leigesatsar set. For å få lovfesta kjønnsbalanse i styret vart Jan Olav Szontheimer, Molde vald som personleg varamedlem for Perry Ulvestad i staden for Eli-Karin Hagset, Molde. Årsmelding 2013 Side 5 av 25

6 6. LIKESTILLING Styret i IKAMR er etter representantskapsmøtet 2013 samansett av fem medlemar, tre menn og to kvinner. Av varamedlemane er tre kvinner og to menn. Av dei 10 fast tilsette ved slutten av 2013 var seks menn og fire kvinner. Av to tilsette på engasjement var det ein av kvart kjønn. Selskapet har ein løns- og tilsetjingspolitikk som ikkje diskriminerer mellom kjønna. 7. FORUREINING Selskapet si verksemd forureinar ikkje det ytre miljø. 8. ØKONOMI Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal IKS (IKAMR) er organisert som eit interkommunalt selskap etter Lov om interkommunale selskap av Eigarane er alle kommunane og fylkeskommunen i Møre og Romsdal. Eigar- og ansvarsdelane er fordelt i høve til folketal samt ein grunnsum som er lik for alle kommunane. Fylkeskommunen sin eigardel er rekna ut frå ein basissum og folketalet, men etter ein annan nøkkel enn kommunane. Kontingenten i 2013 var kr per kommune og kr 9,39 per innbyggjar. Fylkeskommunen betalte kr i grunnkontingent og kr. 2,84 per innbyggjar. I tillegg kjem depotleige for eldre arkiv. Kontingenten dekkjer personregistermateriale og elektronisk deponering. IKAMR har no depot både i Kirkegata 10 og i Kirkegata 42 i Ålesund. Begge lokala er leigde, men det er investert i reol- og sikringssystem. Selskapet har ikkje lånegjeld ved årsskiftet. Drifta er i all hovudsak basert på inntekter frå eigarane, dvs fylkeskommunen og kommunane og lagt opp i samsvar med denne. Møre og Romsdal fylkeskommune har ytt tilskot til privatarkivarbeidet og finansierer drifta av Kulturnett, SEDAK og FylkesFOTOarkivet. Årsresultatet av desse tre blir balansert mot bunde fond slik at IKAMR i seg sjølv korkje blir belasta kostnadar eller tar ut forteneste av desse. Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS) vart skipa i juni IKAMR har ein eigardel på kr i dette tiltaket som er organisert som eit samvirke mellom åtte kommunearkivinstitusjonar frå Resultat på ordinær drift er sett til kr som vert føreslått overført disposisjonsfond. Driftsresultat på prosjekt som vert direkte finansiert utanfor ordinær drift vert ført mot bunde fond på gjeldande prosjekt. Lønsføring, utbetalingar og rekneskapsføring er utført av Ålesund kommune. Revisjonen er utført av Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS ved revisor Bodill Skeide. Økonomien i selskapet vert vurdert som god, og det er godt grunnlag for vidare drift. Årsmelding 2013 Side 6 av 25

7 9. DET FAGLEGE ARBEIDET TIL IKA MØRE OG ROMSDAL - GENERELL DEL 9.1 Eldre og avslutta arkiv i depot Arbeidet med eldre arkiv har i 2013 i hovudsak bestått av å rettleie kommunane i ordningsarbeidet, planlegge og ta imot arkiv, sette opp arkiv i reolar og svare på førespurnadar frå både kommunar og privatpersonar. Deponeringar Vi har mottatt 40 store deponeringar av både uordna, grovordna og ordna arkiv frå kommunane i Dette er meir enn ei dobling frå Til saman bestod desse aksesjonane på om lag 800 hyllemeter med eldre arkiv i 2013 frå totalt 10 kommunar samt Ålesundregionens Havnevesen og Sunnmøre Regionråd. Dei som har deponert flest hyllemeter er Ålesund kommune, Kristiansund kommune og Volda kommune. Halvparten av det deponerte materialet var ordna og listeført då det kom til IKAMR. Å motta arkiv er ei krevjande oppgåve for eit arkivdepot. Dette er oppgåver som, i tillegg til god arkivfagleg og datateknisk kompetanse, også krev kunnskap om kommunal administrasjonshistorie og om utviklinga av lovverka for offentleg sektor dei siste to hundre åra. For å effektivisere avleveringsprosessen, lette arbeidet med oppsetting i reolar og syte for gjenfinning, har ein i 2013 utvikla og testa ut nye avleveringsrutinar for både personregister og eldre arkiv. Førespurnadar I 2013 har IKAMR, i samarbeid med kommunane, fokus på ordning, registrering, tilgjengeleggjering og formidling av arkiv via ulike formidlingskanalar som Arkivportalen og bruk av media. Dette fører til at institusjonen blir meir synleg for brukarar av arkiv. Dette igjen fører til at det blir meir press frå folk som ynskjer å vite kva vi har i magasina, og talet på førespurnadar aukar. Til saman er det registrert 759 saker i Acos Websak. Dei fleste har med innsyn i eller avlevering av arkivmateriale. Årets trend på innsynsfronten har vore stemmerettjubileet. I 2013 var det 100 år sidan kvinner fekk allmenn stemmerett i Noreg. I tillegg har vi hatt fleire hundre rettleiingar på telefon og korrigeringar av avleveringslister og andre arkivfaglege spørsmål frå både kommunane og eksterne kundar. Lesesalen er godt besøkt. I overkant av 50 personar har besøkt lesesalen i Personar som er innom lesesalen er interessert i sakarkiv frå sentraladministrasjonen, kladdelister, skattelister, jordmorsprotokollar, valprotokollar, skuleprotokollar og ikkje minst formannskap og kommunestyre protokoller. I tillegg reknar ein med at vi har hatt omvisingar i magasina for om lag 250 personar. Asta Det har blitt registrert 11 arkiv, 94 seriar og 638 arkivstykke og 4480 mapper i Asta i Depot Magasina våre er i stadig endring. Arkivmengda i depota våre har fordobla seg dei siste fire åra. Det inneber ikkje berre eit auka krav til effektivitet og nytenking, men også eit betydeleg større materiale å plassere, registrere, og ikkje minst ekspedere i ved spørsmål etter dokumentasjon. Årsmelding 2013 Side 7 av 25

8 9.2 Personregister IKAMR hadde per desember 2013 totalt henta inn 1430,87 hyllemeter med personregister. 85,2 av desse hyllemeterane blei henta inn i I 2013 vart det registrert 167 førespurnadar i Acos Websak på dette arkivmaterialet, mot 116 saker i Arbeidsmengda knytt til førespurnadar varierer stort. Dokumentasjon av rettar krev til dømes at ein også må leite fram i arkiv som ikkje er av typen personregister. Sakshandsamingstida kan i slike tilfelle bli opp mot ei veke. Det vart registrert 119 saker i 2013 vedkomande godkjenning av lister og etikettar av personregistermateriale for deponering, mot 95 frå året før. Det er brukt tid på innsyn, gjenfinning og mottak av personregister. Det er betydeleg auke i talet på førespurnadar angåande reglar, rutinar og lovverk i helse- og sosial-, skule- og barnehagesektoren. Denne type førespurnadar kan vere alt frå innkjøp av lim til etikettar, kassasjon og bevaringsvurderingar, til journalføring i sak- og journalsystem. I tillegg kjem mange spørsmål angåande fagsystem særleg i helse- og omsorg og skule. I tabellen under er personregisterseriane som vart avlevert i 2013 registrerte: Kommune Arkivskapar Talet på boksar Talet på hyllemeter Aure Tustna legekontor 15 1,5 Giske Godøy skule 21 2,1 Giske PPT 17 1,7 Valderøy 21 2,1 Giske omsorgsdistrikt Fysio 6 0,6 Giske ergoterapitenesta Fysio 1 0,1 Giske ergoterapitenesta Fysio 2 0,2 Giske ergoterapitenesta Gjemnes Legekontoret 24 2,4 Gjemnes Legekontoret 13 1,3 Hareid Helsestasjon 70 7,0 Herøy Pleie og ,3 omsorgsavdelinga Kristiansund Allanengen skole 11 1,1 Langveien 2,1 Kristiansund ungdomsskole 21 Kristiansund Fløya barnehage 3 0,3 Kristiansund Kultur og utdanning 54 5,4 Kristiansund Barnevernstjenesten 34 3,4 Kristiansund Hjemmetjenesten D3 8 0,8 Kristiansund Frei hjemmetjeneste 7 0,7 Kristiansund Rokilde sykehjem 22 2,2 Kristiansund Dalabrekka skole 8 0,8 Kristiansund Karihola barnehage 1 0,1 Kristiansund Frei oppvekstkontor 22 2,2 Kristiansund Bekkefaret bo - og 11 1,1 Årsmelding 2013 Side 8 av 25

9 dagtilbud Skolekontoret, 1,5 Molde voksenopplæring og logopedi 15 Barne- og 1,2 Molde familietjenesten 12 Molde PPT 42 4,2 PPT 0,7 Molde Synspedagogtjenesten 7 PPT 0,3 Molde Audiopedagogtjenesten 3 MR Fylke MST-Teamet i M&R, 6 0,6 Sunnmørsheimen Rindal Legekontor/helsetun ,6 Skodje Skodje Helsestasjon 16 1,6 Skodje Legeseksjonen 15 1,5 Stranda PPT Norddal og Stranda 38 3,8 Sykkylven Pleie og omsorg 19 1,9 Sykkylven Pleie og omsorg 15 1,5 Sykkylven Barne- og 2 0,2 familietjenesten Tingvoll Legesenter 14 1,4 Ulstein PPT Ulstein og Hareid 25 2,5 Ålesund Helserådet 4 0,4 Ålesund Helserådet 2 0,2 Ålesund Helserådet 3 0,3 Ålesund Helserådet 1 0,1 Ålesund Helse- og sosialsektoren 20 2,0 Ålesund Klipra sjukeheim 6 0,6 Ålesund Åse sjukeheim 38 3,8 Ålesund Skarbøvik sjukeheim 51 5,1 Ålesund Volsdalen aldersheim 25 2,5 Ålesund Legegruppen i Klipra 62 6,2 Ålesund PPT 56 5,6 Ålesund PPT 39 3,9 Ålesund PPT 33 3,3 Ålesund PPT, Synspedagogen 5 0,5 Ålesund PPT, Audiopedagogen 3 0,3 Ålesund PPT, Audiopedagogen 1 0,1 Ålesund PPT 1 0,1 Ålesund PPT, syns- og audioped. 3 0,3 Ålesund Sjukeheimsoverlegen 1 0,1 Ålesund Sjukeheimsoverlegen 2 0,2 Ålesund VH Flyktning 2 0,2 Ålesund VH Flyktning 5 0,5 Ålesund VH Flyktning 9 0,9 Ålesund Skarbøvik sykehjem 6 0,6 Ålesund Voksenopplæringssenter 8 0,8 Ålesund Volsdalen skole 1 0,1 Ålesund Spjelkavik barneskole 1 0,1 Årsmelding 2013 Side 9 av 25

10 Ålesund Spjelkavik ungdomsskole 17 1,7 Ålesund Spjelkavik ungdomsskole 6 0,6 Ålesund Spjelkavik ungdomsskole 4 0,4 Ålesund Spjelkavik ungdomsskole 4 0,4 Ålesund Ellingsøy barne- og ungdomsskole 6 0,6 Ålesund Blindheim ungdomsskole 4 0,4 Ålesund Åse skole 3 0,3 Ålesund Vik skole 1 0,1 Ålesund Vik skole 1 0,1 Ålesund Lerstad skole 1 0,1 Ålesund Blindheim ungdomsskole 2 0,2 Ålesund Kolvikbakken ungdomsskole 9 0,9 Ålesund Kolvikbakken ungdomsskole 8 0,8 Ålesund Klipra skole - klassene Ålesund for hørselshemmede 3 0,3 Skarbøvik ungdomsskole 10 1,0 Ålesund Nørvøy ungdomsskule 2 0,2 Ålesund Nørvøy ungdomsskule 7 0,7 Ålesund Skarbøvik helsestasjon 5 0,5 9.3 Digitale arkiv KDRS - KAI Digitale RessursSenter IKAMR og kommunearkivinstitusjonane (KAI) har hatt eit tett samarbeid i fagområdet digitale arkiv (elektroniske arkiv). Både innanfor Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS), og saman med KAI som enno ikkje har meldt seg inn i KDRS. KDRS har hatt to opne fagseminar for IT-arkivarar i KAI (IKA og byarkiv) med gjestar og føredragshaldarar frå fagmiljø og leverandørar. Seminara samla IT-arkivarar både frå KDRS sine eigne tilslutta KAI og dei mest aktive av dei andre KAI (IKA og byarkiv). KDRS telefon- og nettmøte for IT-arkivarane blir halde månadleg og det gir auka samarbeid og kompetanseheving. Kommunane - Arkivplan og digitale avleveringar Kommunane - Arkivplan IKAMR brukar oppslag i elektroniske skjema i arkivplan.no som eit verktøy til å dokumentere dei ulike einingane sin bruk av sakarkiv og fagsystem. Arbeidet med å integrere skjema for elektroniske Årsmelding 2013 Side 10 av 25

11 system opp mot Betty er fullført (Arkivverket og KAI sitt plansystem for oversikt over arkivdanning og uttrekk/deponering av papir- og elektroniske system). Kommunane Noark sak- og arkivsystem IKAMR har framleis ikkje motteke uttrekk i Noark 4 eller 5-format med eller utan fullelektroniske dokument. Hovudårsaka er som tidlegare manglar i leverandørane sine system og uttrekksmodular, samt høge konsulentkostnadar og manglande avtalar i leveransar av sakarkivsystem. Sak- og arkivsystem i uttrekk og under arbeid i digitalt depot er derfor baserte på tabelluttrekk og det handterast greitt fordi mottatte system i hovudsak er KOARK (Noark 3)-baserte. IKAMR har arbeidd med sak- og arkivsystemuttrekk frå systema Forum Winsak (KOARK/Noark 3), nyare system Kontor 2000 og ephorte (KOARK/Noark 3 og Noark 4 utan fullelektroniske dokument). For Acos Websak samt Acos sosial som er Noark 4-basert på Acos Websak, skal IKAMR på kurs med Acos for å kunne ta uttrekk av desse systema i Fleire kommunar har avtalt uttrekk av sakarkivsystem i 2014 og deponering av første uttrekk frå IKT-Orkide ephorte med 12 kommunar er ei viktig målsetjing. Sak- og arkivsystem i digitalt depot IKAMR - Ferdig arkivpakke AIP: 25 stk - Arkivpakke SIP mottatt/under arbeid: 41 stk - Total mengde sak- og arkivsystem i digitalt depot IKAMR: 66 stk - Nye sak- og arkivsystem arkivpakke SIP mottatt i 2013: 3 stk Kommunane - Fagsystem IKAMR har mottatt og handsama fagsystem frå kommunane, der dei ulike systema også er testa med nye verktøy for å validere, migrere og gjere desse tilgjengelege frå langtidslager i IKAMR sitt digitale depot. IKAMR har samarbeidd med andre KAI for å kunne ta vare på gamle fagsystem med dokument og pasientjournalar frå Visma Unique. Kommunen kan då søke om dispensasjon frå Riksarkivaren for å sleppe papirutskrift av fagsystemet, men i staden få deponert systemet elektronisk i digitalt depot. Fagsystem i digitalt depot IKAMR - Ferdig arkivpakke AIP: 13 stk - Arkivpakke SIP mottatt/under arbeid: 29 stk - Total mengde fagsystem i digitalt depot IKAMR: 42 stk - Nye fagsystem arkivpakke SIP mottatt i 2013: 1 stk Handsaming av datauttrekk og digitalt depot Riksarkivet og KDRS testar det nye nasjonale/regionale depotforvaltingsystemet ESSARch, men dette arbeidet er dessverre enda forsinka slik at oppstart blir i Dei enkelte Noark sak- og arkivsystem og fagsystem som er arbeidd med vil bli brukt som mal for andre kommunar med tilsvarande system. Dei fleste kommunane vil ha nytte av den tida som er brukt for å definere tabellar og generell beskriving av desse systema. Uttrekk som er ferdig i arkivformat/arkivpakke (AIP) er derfor laga med utgangspunkt i eit standard tabelluttrekk der beskriving av tabellar, felt og koplingsnøklar er dokumenterte i tilhøyrande ADDML-fil slik Riksarkivaren si forskrift krev. Uttrekk som ikkje er ferdig i arkivformat blir lagra som ein uttrekkspakke (SIP) i digitalt depot i påvente av arbeidet mot arkivformat/arkivpakke (AIP). Metodar kan der vere standard tabelluttrekk eller valt Noark arkivformat 3 (KOARK), 4 eller 5. Gamle uttrekk blir utan fullelektroniske dokument, medan nyare uttrekk kan bli laga som eit fullverdig Noark-uttrekk, til dømes med Acos uttrekksmodul, URD ephorte uttrekksmodul eller andre verktøy. Årsmelding 2013 Side 11 av 25

12 Formidling av avleverte system IKAMR har arbeidd vidare for at vårt eigenutvikla system frå KAI-miljøet, Universell Relasjons Database (URD), kan fungere som eit verktøy i prosessane frå uttrekk, via omarbeiding vidare til formidling av avleverte system. Dette arbeidet fortset, og når Riksarkivet lanserer Betty med URD i 2014 vil KAI få bruke dette som den første stabile publiserte versjon av URD. Det er ein stor fordel at Riksarkivet har URD med i si verktøykasse for digitale arkiv. Vi har testa både tidligare deponerte system og nye uttrekk inn mot URD. IKAMR vil ha nok erfaring med å bruke URD til at systemet kan brukast aktivt til formidling. URD kan også validere data opp mot gjeldande uttrekksformat (Noark 4, Noark 3 og etter kvart Noark 5). Det er også laga skript for å generere både Noark 3, Noark 4 og Noark 5-uttrekk frå system som er lasta inn. Prosjekt innan digitale arkiv IKAMR deltek i Betty-prosjektet si referansegruppe. Betty er Arkivverket og KAI sitt plansystem for oversikt over arkivdanning og uttrekk/deponering av papir- og elektroniske system og vil bli sett i drift i IKAMR vil starte pilotinstallasjon av Betty første del av IKAMR deltek i KDRS-prosjektet Utforming av felles prosesser og rutinar for digitalt skapt materiale. KDRS skal saman med sine medlemar skape felles prosessar og rutinar basert på TRACstandarden. Det skal i utforminga av prosessar og rutinar takast omsyn til KAI sine utfordringar, samt leggast til rette for bruk av depotstyringssystem som Riksarkivet har valt. Desse rutinane fører til at dei ulike KAI vil samlast om einsarta rutinar for arkivdanning, arkivforvaltning, uttrekk, formidling og arbeid med arkivpakkar i depotforvaltningsystemet. IKAMR deltek i testfasen av Riksarkivprosjektet Ny metodikk for bevaring og tilgjengeliggjøring. Prosjektet testar nye verktøy for uttrekk av elektroniske system og formidling av systema i ettertid. 9.4 Privatarkivarbeid IKA har tatt imot 14 mindre arkiv i privatarkivordninga i Åsta Vadset hjå IKAMR har vore engasjert av A.M. Liaaen til å ordne og registrere arkivet til det eldste skipsverftet i Ålesund. Dette omfattar om lag 150 hyllemeter og er deponert hjå Liaaen. Det er planar om å digitalisere delar av arkivet hjå IKAMR. Næringshistorisk foreining som er ein organisasjon i nært samarbeid med IKAMR har vore lite aktiv. Dei vil no finansiere digitalisering av skipsteikningar frå Kverndokk og Eldøy i Ålesund og frå Storvik Mekaniske AS i Kristiansund. 9.5 Kulturnett Møre og Romsdal Kulturnett har i 2013 hatt eit hovudfokus på å få avdelinga til å fungere i sitt første driftsår. Dvs at FylkesFOTOarkivet og SEDAK kom i drift og at arbeidsoppgåvene ein har tatt på seg vert utført. Ein skal ikkje legge skjul på at usemja med Stiftinga Sunnmøre Museum (SSM) omkring FylkesFOTOarkivet har tatt mykje tid. Når det gjeld SEDAK så vart det ein grundig tilsetjingsprosess og ny leiar kom på plass I mellomtida tok fylkesfotoarkivaren hand om SEDAK og gjorde ein framifrå innsats. Årsmelding 2013 Side 12 av 25

13 Siste halvdel av 2013 var fokuset på ny nettstad som er eit samarbeid mellom ABMinstitusjonar i fylket omkring Noreg sitt 200-års jubileum. Dei siste månadane var prega av at ein kollega vart sjuk og Kulturnett tok over ein del funksjonar omkring økonomi og drift. Kulturkalender Norsk Kulturråd (NK) varsla nedlegging av den nasjonale kalendertenesta i Vi søkte difor om kr ,- som vi fekk utbetalt i 2013 og i den samanheng fekk vi laga eit nytt skjema for registrering og ei betre side for vising av arrangement. Kulturnett MR søkte midlane saman med Kulturnett Trøndelag, men dei la ned sitt Kulturnett og samarbeid om utvikling utan forvarsel. Vi vart difor sittande aleine med alt arbeidet opp mot utviklarane, noko som ikkje var ein optimal situasjon. Sluttresultatet er likevel blitt bra og dekkjer vårt behov. Både det nye skjemaet og visinga av kalenderen på Kulturnett fungerer tilfredstillande. Digitalt fortalt (Df) I skrivande stund er det 375 artiklar på Df, dvs ein merkbar nedgang frå føregåande år. Dette kjem nok av eit mindre fokus frå oss regionalt og frå sentrale myndigheiter ut mot regionane. Totalt sett har Df passert 3645 forteljingar og skal i åra som kjem vere en av departementet sine hovudsatsingar. Månadens kulturminne Månadens kulturminne som er kopla mot Df er, som tidlegare år, den mest leste artikkelserien vi har. Stadnamn Her har arbeidet stoppa heilt opp. Dei siste 10 kommunane ser seg ikkje råd til å få stadnamn på nett. Hareid har i skrivande stund varsla at dei treng hjelp frå Kulturnett i 2014 for å verte ferdig med arbeidet. Samarbeidspartnarar i fylket Samarbeidspartnarane for Kulturnett er dei same som føregåande år. Kommunane er viktige for Kulturnett og dei fleste er formelt interessert i kulturdugnaden og dei digitale tenestene. Kulturnyhende frå kommunane kjem sjeldan til Kulturnett Møre og Romsdal. Det er større institusjonar innafor kulturfeltet som sender pressemeldingar og anna redaksjonelt stoff som vi nyttar som nyheiter på heimesida vår. Vi vil for 2013 trekkje fram Jazzfestivalen, Nordic Light, Ålesund Kunstforening, Operaen i Kristiansund, Kunstsenteret i Møre og Romsdal, Galleri EogE. Forholdet til Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane Vi er nøgd med tenester som Sogn og Fjordane leverer til oss. Men vi merkar oss noko meir nedetid på databasetenester og ein aukande ustabilitet i Fotobasen og Stadnamnbasen. Forholdet til Kulturnett.no og NK Sidan Norsk Kulturråd legg ned dei fleste tenester som ABM-utvikling stod for så er ikkje det store samarbeidsgrunnlaget til stades. Vi ser det som positivt at vi har fått midlar til både prosjektet og ny Kulturkalender. Vi har vore lova nokon nye tenester som Kunstnarleksikon, men har ikkje høyrt noko meir. Det er og usikkert når storsatsinga på Natur- og Kulturreiser vert mogleg å overføre til regionane og om Kulturnetta skal ha noko rolle i arbeidet. Deltaking i prosjekt jubileet Kulturnett Møre og Romsdal har saman med ABM-sektoren i fylket opprette ein nettstad for 200-årsjubileet. Kulturnett fekk allereie , kr ,- til prosjektet. I mai 2013 heldt vi kurs i WordPress for ABM-sektoren i Molde. Dette var eit førebuande kurs for dei som skal fylle nettstaden med innhald. Prosjektet er eit godt eksempel på eit godt tverrfagleg samarbeid. IKAMR v/kulturnett er den formelle søkaren og har hovudansvar for Årsmelding 2013 Side 13 av 25

14 prosjektet. Redaktørgruppa klarte ikkje å få på plass ny nettstad hausten Mykje av forklaringa ligg i at to personar slutta i sine stillingar, medan ein tredje var på veg ut av si prosjektstilling. Dette kunne kanskje vore handtert betre frå vår side, men andre situasjonar gjorde at dette ikkje vart prioritert. Midlane vart sett av på fond til 2013, og deretter til fond for ABM-institusjonane legg ned ein betydeleg eigeninnsats i prosjektet. I skrivande stund vert nettstaden lansert for dei vidaregåande skulane i fylket. Deretter skal pressemelding sendast til aviser. Ny Kulturkalender Vi gjer merksam på at Kulturnett Trøndelag er lagt ned og at dei også trekte seg frå vidare samarbeid om kalender. Arbeidet vart fullført og skjema lagt ut for registrering. Det fungerer tilfredstillande og vi ser no ei lita auke i arrangement. Flåværsleia Flåværsleia er SSM sitt prosjekt. Arbeidet med Flåværsleia har vorte mindre for Kulturnett MR sin del i SSM har primært vore ute etter kompetansen som Kulturnett sit på i forhold til det digitale. Digitalt Kulturformidling på Vestlandet Kulturnett sa seg i 2013 villig til å forlenge si deltaking i prosjektet, men trass i purring frå vår side har det vore lite kontakt. Det har berre vore eit møte i Bergen (inviterte oss sjølve) kor vi vart oppdatert på prosjektet og framtidige planar. Prosjektet er initiert og finansiert av Hordaland fylkeskommune. Prosjektet skal i første omgang produsere ei digital formidlingsløysing til mobile plattformer som haustar data frå nasjonale databasar og gjer dette lett tilgjengeleg for brukaren. Eksempel på databasar som kan nyttast er mellom anna Digitalt fortalt, Digitalt museum, Wikipedia mm. Ved bruk av GPS-teknologi og kartfesting av all informasjon er tanken at ein brukar skal kunne finne relevant kulturinformasjon om sine næraste omgjevnadar. Det vil truleg vere bra om sluttproduktet er tre separate mobilapplikasjonar, ein for kvart fylke, der dei tre fylkeskommunane sjølve står ansvarlege for innhaldet på kvar sin del. Aktivitet Aktivitet på konferansar og føredrag har vore lavt. Det skyldast i hovudsak prioritering av ny Kulturkalender, prosjektet og arbeidsoppgåver ved slutten av året som ikkje var planlagt. Konferanse utan føredrag Årskonferanse Norsk Kulturråd i Bergen Føredrag Føredrag om Kulturnett Møre og Romsdal hjå Sykkylven Frivillighetssentral Arrangert kurs i WordPress Kurs i WordPress og Kurs Kurs i SEFRAK hjå Kulturavdelinga i Møre og Romsdal fylkeskommune Møter Møte omkring FylkesFOTOarkivet med SSM , , , Møte omkring prosjektet Møte med Skodje kommune omkring SEFRAK og kulturminne Møte med styreleiar omkring drift IKA Møte omkring Digital Kulturformidling på Vestlandet hjå Hordaland Fylkeskommune Årsmelding 2013 Side 14 av 25

15 Møte på Byarkivet i Bergen omkring digitalisering og lagring Styremøte IKAMR Anna DIS-dugnad. Ansvarleg på dugnad for foto , , , og Henting av skipsarkiv (Kverndokk og Eldøy) Ålesund Henting av Oksavik-arkivet (foto) Arkivdagen Høgdepunktet i FylkesFOTOarkivet Innleiing FylkesFOTOarkivet (FAK) flytta frå Aalesunds museum (ÅM) til IKAMR. FAK har ei fast stilling og fekk i 2013 eit offentleg tilskot på kr Hovudoppgåver Formidling av bilete og nyregistrering med fokus på nye og gamle fotografarkiv. Konsulentarbeid og digitalisering for og ved Nordmøre museum Flytting, innreiing og klargjering til drift i nye lokale under IKAMR i Kirkegata 10. Fagleg arbeid Samarbeid med musea Nordmøre museum, konsulentarbeid, digitalisering og registrering (prosjekt sidan 2007). Samarbeid med sogelag Kurs i fotoregistrering Aukra og Ørsta Digitalisering og registrering: Stranda sogelag, Ørskog historielag og Sande sogelag Samarbeid med kommunar Samarbeid om fotografarkiv med Sunndal, Ørsta og Volda. Her nemnast særskilt mykje samarbeid med Sunndal kommune om fotografarkivet frå Magne Mulvik. Samarbeid, nasjonalt Overføring av Widerøebilete til Nasjonalbiblioteket og samarbeid gjennom det Nasjonale nettverket for foto som FAK/IKAMR er medlem av. Samarbeid, andre Olgun Oksavik i Haram: Overtaking av fotograf Sverre Oksavik sitt arkiv. DIS-gjengen I alt var det 27 dugnadskveldar med DIS-gjengen. Oppgradering/registrering av fotograf Moa og fotograf Sponland sine arkiv vart prioritert. I tillegg innføring av brukarkommentarar. Formidling FAK sine bilete vert i hovudsak formidla gjennom databasen Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane driv for oss. Tilgang til bileta skjer gjennom ulike portalar. Samla omsetning for sal av bilete og fototenester var i 2013 på kr inkl. mva. Årsmelding 2013 Side 15 av 25

16 FylkesFOTOarkivet i tal Tilvekst 2013 Bilete i alt * Bilete i nettbasen, internt søk Bilete i nettbasen, eksternt søk Av desse: Nordmøre museum Brukarkommentarar Arkiv/samlingar under FAKf: I omgrepet «bilete» meiner vi her negativ, glasplater og papirkopiar (reflekskopiar) eksklusive dublettar.. * Tal bilete FAK disponerer iflg register. I tillegg kjem Sponlandarkivet med glasplater, og omlag bilete i fotografarkiv som ikkje er kvantifiserte og bilete frå eigen dokumentasjon. Samla tal bilete FAK disponerer er omlag Heimesider FAK fekk nye heimesider i 2013: Småhendingar frå arbeidet vert prioritert saman med linkar til foto-databasen. Magasinarbeid Ordningsarbeid har ikkje vore prioritert i 2013 utover ompakking av Mulvik-arkivet frå Sunndal og magasinering av Oksavik-arkivet frå Haram. Seminar - Møter (utvalde) : Arkivkonferansen 2013, foredrag : Landskonferanse i fotobevaring, Kristiansand : Arkivdagen 2013, fotoutstilling mm : Wikipediaseminar, Oslo Frå utstillinga til FylkesFOTOarkivet, Arkivdagen 2013 (Foto: RAL) Ekstrahjelp Sølvi J. Knudsen har assistert FAK i ad-hoc -økter i om lag 70 timar. Økonomi - Ressursar FAK sine inntekter i 2013 var på kr Fordelinga mellom sal av bilete og arkivavgifter, og sal av tenester/praktisk arbeid, var om lag Årsmelding 2013 Side 16 av 25

17 Ymse I samband med flytting av FAK frå ÅM til IKAMR har det i 2013 vore fleire møter mellom partane for å avklare rettar og bruk av FAK sitt arkiv. Desse samtalene var ikkje ferdige ved årsskiftet. 9.7 Fylkessenter for digitalisering av kulturarven SEDAK Innleiing Senter for digitalisering av kulturarven (SEDAK) vart fast etablert Finansiert med ei 100% stilling av Møre og Romsdal fylkeskommune. Organisatorisk knytt til IKA Møre og Romsdal, og lokalisert saman med IKA Møre og Romsdal, Kulturnett og FylkesFOTOarkivet. Endra namn i oktober 2013 til Fylkessenter for digitalisering av kulturarven (SEDAK). Hovudoppgåver Vidareføring av prosjekt under arbeid som var starta i prosjektperioden Opplæring og kurs for ny leiar Vidareutvikling og kvalitetssikring av arbeidsmetodikk. Oppdrag Møre og Romsdal fylkeskommune - SEFRAK Kristiansund kommune prøvedigitalisering av 150 år gamle skøyte frå Kirkelandet Nordmøre museum prøvedigitalisering av skipsteikningar Storvik Fylkesbiblioteket MøreRom oppdeling og tilpassing av materiale frå prosjektperioden Sunnmøre Museum digitalisering av «Gavlen» Næringshistorisk Forening digitalisering og formidling av skipsteikningar Kverndokk og Eldøy Fortidsminneforeningen Sunnmøre protokoll Herøy kommune møtebok Oppdrag internt SEDAK har vore involvert i arbeidet med den nye profilen til IKA Møre og Romsdal, Kulturnett, FylkesFOTOarkivet og SEDAK. Koordinering og prosjektstyring saman med grafisk designar og intern organisasjon. Produksjon av utstilling og materiale til Arkivdagen 2013, samt fotografering av alle tilsette og utforming av julekort har vore gjennomført. SEDAK har også vore delaktig med henting av fotoarkiv gjennom FylkesFOTOarkivet og avleveringar av arkiv til IKA Møre og Romsdal. Fagleg arbeid SEDAK har arbeidd med å vidareføre prosjekt som var starta i prosjektperioden. Det har vore stort fokus frå den nye leiaren å få sett seg godt inn i rutinar og prosedyrar for arbeidet. Intern og ekstern opplæring og kurs har tatt mykje av tida. Vidareutvikling og kvalitetssikring av arbeidsmetode på utstyr og programvare har det likevel blitt tid til. Overføring av programvare til ny juridisk eigar IKA Møre og Romsdal og oppsett av produksjonsline har også vore prioritert. Faglege besøk Bergen Byarkiv, Bergen Hordaland fylkeskommune, Bergen PhaseOne AS, København Danmark Det Kongelige Bibliotek, København Danmark Statens Museum for Kunst, København Danmark Årsmelding 2013 Side 17 av 25

18 Heimesider SEDAK har hatt eigne heimesider oppretta i prosjektperioden. Denne har det ikkje vore fokus på i 2013, men er planlagt «ny-designa» og oppdatert i Dette er knytt opp mot dei nye nettsidene for IKA Møre og Romsdal. Bemanning Sølvi J. Knudsen har jobba med digitaliseringsarbeid for SEDAK. Dette har primært vore SEFRAKmateriale, men ho har også vore involvert i dei andre prosjekta. Sølvi har delteke på interne kurs og opplæring knytt til SEDAK-arbeid. Søknadar SEDAK søkte midlar i høve utlysninga til kreative næringar frå Møre og Romsdal fylkeskommune. Prosjektet «Refleks» var tenkt som eit forprosjekt for ein ny, utvida søknad. Innhaldet gjekk på opphavsrett og fysiske møteplassar mellom kulturinstitusjonane og dei private aktørane i kulturnæringa. Samarbeidspartnarar var Jugendstilsenteret, Nasjonalbiblioteket og Møre og Romsdal Fotograflaug. Søknaden fekk ikkje tildelingar. Kurs - Seminar Wordpress Pål Ødegaard (2 dagar), Molde Workshop i identifisering og bevaring av fotografisk og digitale materiale Preus Museum (3 dagar), Horten Online webinar Capture One Software (1 time), Ålesund Årskonferanse Norsk Kulturråd (2 dagar), Bergen Informasjonsmøte Nordisk Kulturfond (1 dag), København Danmark ACOS internt kurs IKA Møre og Romsdal (1 dag), Ålesund 10. KURS, KONFERANSAR OG ANDRE ARRANGEMENT 10.1 Kontaktkonferansen Konferansen var på Scandic Hotel i Ålesund Det var 70 deltakarar frå 29 kommunar og fylkeskommunen. I tillegg var det sju personar frå IKAMR og seks eksterne føredragshaldarar. Karen-Sofie Pettersen Arbeidsforskningsinstituttet Ivar Fonnes Riksarkivar Årsmelding 2013 Side 18 av 25

19 Tema var: - Rettighetsdokumentasjon v/karen-sofie Pettersen - Arbeidsforskningsinstituttet - Bevaring og kassasjon v/arnt Ola Fidjestøl - IKAMR - Arkivmeldinga v/riksarkivar Ivar Fonnes og Geir Håvard Ellingseter - Nestleiar i Norsk Arkivråd - Elarkiv: Open kjeldekode og Noark 5 kjerne i praksis v/christian Lundvang - NXC - Elarkiv: Demo og uttrekk og formidlingløysing for eit fagsystem v/torbjørn Aasen - IKAMR - Innbinding v/bokbindermester Leif Espen Skjegstad - Maske emballasje - Elevdokumentasjon v/arkivsjef Turid Holen - IKA Vest-Agder - Dialogkafe diskusjon om den digitale innbyggjar Gunnar Morsund var som vanleg ein framifrå Quizstyrar. Dialogcafe - Tema Den digitale innbyggjar Det er populært med dialogcafe. Det er nyttig å diskutere med andre kommunar. Det var god stemning og livleg diskusjon i gruppene KAI-konferansen Kommunearkivkonferansen (KAI-konferansen) var i 2013 i Balestrand, med Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane som vert. Hovudtema var Arkiv i endring. Konferansen samlar tilsette ved kommunearkivinstitusjonar over heile landet. I tilknyting til konferansen vert det lagt diverse samarbeidsmøte for desse arkivinstitusjonane. IKAMR var på konferansen representert ved Vibeke Lunheim, Ingunn Vestnes, Torbjørn Aasen, Guro Flø, Åsta Vadset og Arnt Ola Fidjestøl. Lunheim deltok på eigarmøte Arkheion. Fidjestøl deltok på leiarmøte og var møteleiar på eigarmøte i Arkivplan.no. Aasen deltok på nettverksmøte earkivar Andre IKA arrangement: Seminar, kurs og foredrag Innlegg for Skodje sogelag om IKAMR og kjelder på nett Innlegg på Forskerforbundet sitt seminar for tillitsvalgte i ABM-sektoren. Tema var Arkivarforeningens undersøkelse om løn- og stillingspolitiske forhold Arkivkurs for IKA Hordaland Foredrag på Riksarkivet, for Riksarkivet, KAI-institusjonane og Kulturrådet om strategisk tenking i handtering av Privatarkiv 11. DELTAKING I UTVAL, REDAKSJONAR, PROSJEKT OG MØTE PROSJEKT Betty Betty er Arkivverket og KAI-sitt nye plansystem for oversikt over arkivdanning og uttrekk/deponering av papir- og elektroniske system. Betty er allereie sett i drift i Riksarkivet og kan Årsmelding 2013 Side 19 av 25

20 settast i drift hjå andre arkivinstitusjonar i løpet av For meir informasjon sjå under punkt 9.3 SAMDOK-prosjektet Riksarkivet har sett ned tre grupper for oppfølging av Arkivmeldinga. Desse skal arbeide med strategi som skal gi retning til arbeidet framover. Gruppene fordeler seg på følgjande satsingsområde: Kommunale arkiv Privatarkiv Arkiv i e-forvaltning Fidjestøl deltek i gruppa for Privatarkiv. Han deltok på to møter i Helsedirektoratet sin revisjon av EPJ-standarden Fidjestøl satt i prosjektgruppa, og deltok på tre telefonmøte årsjubileet i Møre og Romsdal Aakvik og Lunheim deltek i eit tverrfagleg prosjekt for feiringa av 200-års jubileet for grunnlova saman med andre ABM-institusjonar i fylket. Kulturnett Møre og Romsdal med Aakvik har hovudansvar for prosjektet. Les meir om prosjektet under den faglege delen til kulturnett punkt 9.5 og ta ein kik på nettsida ANNA Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurs Senter (KDRS) Møter IKA deltok på to KDRS elarkivseminar på DORA i Trondheim. IKA deltok på ti telefonmøte med KDRS elarkivgruppe. IKA deltok på fem telefonmøte om prosjekt KDRS prosesser og rutinar. IKA deltok på eitt strategimøte. IKA deltok på årsmøte. Fidjestøl deltok som representant for eigarane i møte med IKA Trøndelag, Kulturrådet og dagleg leiar av KDRS. Arkivarforeningen Lunheim er leiar i Arkivarforeningen, ei fagpolitisk foreining under Forskerforbundet. Styret har hatt sju ordinære styremøte i Fagbladet Arkheion Lunheim er valt inn i redaksjonskomiteen til Arkheion for to nye år i eigarmøte på Balestrand i september Det var ikkje andre møte enn eigarmøtet i KS sin faggruppe for arkiv Fidjestøl deltok på to møte. Leiarmøte for Kommunale arkivinstitusjonar Fidjestøl deltok på tre leiarmøte. Eit av dei gjaldt spesifikt for IKS-institsjonar. Arkivplan.no Fidjestøl deltok på eitt eigarmøte og på eitt arbeidsmøte. Årsmelding 2013 Side 20 av 25

21 Kommunesamarbeidmøte Møre og Romsdal Aasen deltok på møte med IKT-Orkide om ephorteuttrekk i august. Fidjestøl og Aasen deltok på møte med IKT-Orkide i november. Møte med Fylkekommunen og Sunnmøre Museum i høve flytting av Fylkesfotoarkivet frå Sunnmøre Museum til IKA Møre og Romsdal. Fidjestøl og Aakvik deltok på tre møte med Sunnmøre Museum og eitt med Fylkeskommunen. ASTA-stiftelsen Fidjestøl deltok på to møter som vararepresentant i styret. I tillegg deltok han på eit styrekurs i regi av stiftinga. Møte med Riksarkivet Fidjestøl møtte på møte med Riksarkivet der temaet var oppfølgjing av Arkivmeldinga. Møte med Statsarkivet i Trondheim IKA var i møte med Statsarkivet i Trondheim sine tilsynsrepresentantar. Tema var gjennomføring og strategiar. Personalmøte Dagsmøte for dei IKA tilsette der organiasjonsutvikling av IKA var på dagsordenen. Møte representerte ein kick-off til eit organsiasjonsutviklingsløp som har som målsetjing å bli sluttført i KOMPETANSEUTVIKLING ASTA-kurs i import og dataformat - Aasen og Lunheim ASTA-kurs - Vadset og Flø ICA årlege konferanse i Brussel. Temaet var Accountability, transparency and Access to Information (ansvar, openheit og tilgang på informasjon) - Lunheim Forskerforbundet sitt sektorseminar for tillitsvalde i ABM-sektoren - Lunheim Arkivarforeningen sitt vårseminar og generalforsamling i mars. Tema Storingsmelding om arkiv Lunheim Grunnopplæring for nye tillitsvalde Trinn 1 i oktober - Lunheim 13. PUBLIKASJONAR/SKRIV I 2013 vart det publisert 10 artiklar på IKAMR si heimeside. IKAMR kom med to høyringsuttaler til Riksarkivarens i 2013: - Arbeid med strategiar og prioriteringar Arkivverket sitt tilsynsarbeid. Årsmelding 2013 Side 21 av 25

22 14. ARKIVDAGEN 2013 Arkivdagen blir arrangert kvart år og er eit samarbeid mellom arkiv i heile Norden og omfattar alle typar arkivinstitusjonar. Hensikta med Arkivdagen er å vekkje interesse for arkiva som samfunnet sitt minne både for fortid og framtid. Arkivdagen 2013 var første gong IKAMR deltok på arrangementet, tema for 2013 var stemmer. Arkivmateriale frå heile fylket var lagt fram på dei ulike stasjonane med tema kvinner og val, barnestemmer i arkiva, andre verdskrig, søk etter slekt, Bjørlykkearkivet og kultursøk og omvising i magasina. Ein protokoll frå andre verdskrig skriven av motstandsrørsla XU, som vart funnen på ei synfaring IKAMR gjorde ved Fagerlia vidaregåande skule tidlegare på hausten, var det store trekkplasteret. Føredraget om protokollen og XU var så populært at det måtte haldast to gongar. Arkivdagen 2013 vart ein stor suksess, det kom så mykje folk, og det var så fullt at vi til slutt mista litt oversikta. Vi fekk god mediadekking frå heile fylket både før og etter arrangementet. Bra annonsering i forkant Vi laga ein plakat som vi hengde opp på bibliotek og matbutikkar, laga eiga side på Facebook, sende ut invitasjonar på Facebook og e-post. Vi hadde artiklar i Sunnmørsposten og Romsdals Budstikke og intervju på lokalradioen. Vi hadde i tillegg annonse i Regionavisa og Nordre. Foredrag Jan Olav Flatmark heldt foredrag om XU i Møre og Romsdal. Så populært var dette at det ikkje var plass til alle som ville høyre. Han heldt derfor foredraget to gongar. XU var den største og viktigaste etterretningsorganisasjonen i Noreg under andre verdskrig. Mykje folk Vi hadde håpa på at minst 50 personar ville kome innom oss i løpet av dagen. Det kom rundt 150, vi mista litt teljinga etter Det var stappfullt under det første foredraget til Flatmark. Årsmelding 2013 Side 22 av 25