MØTEBOK Blad 1. Møtestad: Styret returnerte til Hotel Alexandra der møtet ble satt kl

Transkript

1 MØTEBOK Blad 1 Styre, råd, utval m v: Følgende møtte: Elisabeth Elliott Sigurd Reksnes Kristian Skibenes Frode Kupen Magny H Myklebust Solveig Lien Gusdal Per Kjøllesdal Styrets leder Nestleder Havnedirektør Trond E Garshol Ordfører Sven Flo, Stryn Kommune Steinar Nesdal, Nordplan AS kl Jan Flore, Stryn Kommune kl Wenche Nygaard Eeg, Cruise & Travel Management Ole Heggheim, Arthur Kordt Cruise Ventures AS kl Jon Olav Lefdal, Nordfjord Serviceterminal AS kl Rolf Bøe, Visma Services Norge AS kl Hildegunn Midtgaard, referent Journalist fra Fjordingen kl og Orienteringssaker: Styret møtte på Olden Cruiseterminal kl 0930 der havnedirektøren orienterte om oppgradering av fylling mot nord Området blir asfaltert før cruise sesongen begynner Videre ga Steinar Nesdal, Nordplan AS, en kort informasjon om endringer på cruisekaia for sesongen 2016 der ny innkjørsel og nye oppstillingsplasser for busser er planlagt Planene innebærer økt trafikk- og passasjersikkerhet på kaia Disse endringer har sin bakgrunn i rapport fra Norconsult som anbefaler endringer i bruken av bakenforliggende området pga ustabil sjøfront Et 3 m belte av området fra sjøfronten blir sperret for busstrafikk ol og kun benyttet til gangvei for passasjerer Omvisninga fortsatte på Myklebust tomta der planer for ny tender kai, bussparkering, servicebygg, gangvei etc ble informert om Området vil muligens også kunne benyttes som venteplass for busser for inneværende sesong om dette er påkrevet Styret returnerte til Hotel Alexandra der møtet ble satt kl 1015 Styreleder informerte om endringer i sakskartet for møtet Pga habilitet fratrådte styreleder i B-sak vedr Orientering sak Domstein Eiendom AS Presentasjon Wenche Nygård Eeg, Cruise & Travel Management vedr utvikling innen cruise: - Cruisemarkedet

2 MØTEBOK Blad 2 Styre, råd, utval m v: - Markedsutsikter - Cruisetrender - Behov sett i forhold til «ny terminal» (Myklebusttomta) Presentasjon Steinar Nesdal,Nordplan AS, over Olden Terminalområde som omfattet: - Utredning - Planprogram - Kommunedelplan - Reguleringsplan - Byggeplan Deretter ble avtale mellom Stryn Kommune og NH IKS vedr forvaltning og drift av kommunens del av hamneområdet i Olden, godkjent , signert av ordfører i Stryn, Sven Flo, havnedirektør Trond E Garshol og styreleder Elisabeth Elliott Pause kl Presentasjon Sea Walk Ventures AS på Nordfjordeid v/ Ole Heggheim, Arthur Kordt Cruise Ventures AS og J O Lefdal - Nordfjord Serviceterminal AS I medhold av Offentlighetsloven 23, ble møtet lukket mellom kl under Orienteringssak: Oppsigelse av Nordfjord Serviceterminal AS angående trossehjelp og ferskvannsleveranse Innkjøp av 2 trossebåter samt ansettelse av fortøyningspersonell i Olden for sesongen 2016 Lunch kl Orienteringssaker fortsatte etter lunch, her har styremedlemmene fått tilsendt informasjon og saker der det er spørsmål ble diskutert og besvart Trollebø Industriområde Barstadvika Markedsrapporter etc fra CLIA, Cruisestrategi for Vestlandsregionen og Innovasjon Norge Orientering fra havnedirektøren vedrørende status / fremdrift området Trollebø Container området Orientering fra havnedirektøren vedrørende vedlikeholdsplan for 2016 Rapport fra Norconsult vedrørende parkeringsarealet bak kaien i Olden Forbud mot ferdsel fra skåningskant og 3 meter bakover Siste bygge møte referat for Nordlige landareal Olden cruiseterminal Felles informasjon som er sendt ut til samtlige Generalagenter i Olden Kjøreregler for området ved cruisekaien i Olden for sesong 2016 Styreinstruks, ønsker styret en egen styreinstruks vedtatt av Havnerådet?

3 MØTEBOK Blad 3 Styre, råd, utval m v: Generell drøftelse av selskapets håndtering av interne og eksterne konflikter Hvem skal Nordfjord Havn være overfor kunder, brukere, næringsliv og andre Brev til Skatt Vest angående feil i merverdiavgiften som skriver seg tilbake til 2012 Renteregulering pr fra KBN Overtagelse av Myklebust tomten på Oldenleirane Plassering av tunellmasser frå Stadt skipstunell Havnedirektøren orienterte om møte uke 16 mellom entreprenør Jimmy Nore AS, Moldskred AS og NH IKS der man vil diskutere kvaliteten på plastring og sen ferdigstillelse Rapport fra prosjektgruppe vedr landstrøm fremlegges på neste styremøte Havnedirektøren orienterte om at NH IKS deltar på Nor Fishing i Trondheim, august 2016, og på Transport og Logistikk 2016 den oktober sammen med Stad Skipstunnel Det arrangeres kurs for nye styremedlemmer mai 2016 Styremedlemmer gir tilbakemelding til havnedirektør om deltagelse Informasjonsmøte om bord på Hurtigruten der havnedirektør deltok Informasjon utsendt Utarbeidelse av grunnbetingelser for Barstadvik arealet slik som vei, vann, overvann etc Vedtakssaker: Sak H11/16 Endring av vedtekter for Spørsmål om hvem som ansetter havnedirektør ble diskutert Styret mener det er kunstig at havnedirektør ansettes av havneråd til tross for at havnedirektør har tettest samarbeid med havnestyret Det mest naturlige vil være at havnestyret ansetter/avsetter daglig leder Informasjonsflyten mellom havnestyret/havneråd ble også diskutert Til tross for at havnerådsleder har møterett i havnestyret, må det ikke være tvil om hvem som er styreleder Styret ser det som fornuftig å se på vedtektene og sender følgende forslag til endring av vedtekter videre til havneråd: Forslag til vedtak: Vedtektene foreslås endret i samsvar med utkast forelagt for styret 3-3 Haverådets myndighet Punkt 7 er flyttet til 4-3, det foreslås med dette at det skal være havnestyret som ansetter havnedirektøren, samt fastsetter dennes instruks Punk 8 Ta bort siste del av siste punktum «og til havnedirektørens bruk av delegert myndighet» Denne kontrollen er foreslått overført til havnestyret da det faller mer naturlig med den øvrige organiseringen 4-2 Havnestyrets møter 3 avsnitt siste setning er i samsvar med reglement vedtatt av Havnestyret i sak H37/15 5 Reglementet skal også være sanksjonert av havnerådet 4-3 Havnestyrets myndighet Språklig endring i andre setning, for å tilpasse endringen med ny andre setning i bestemmelsen 6-2 Årsregnskap og årsberetning Endret datoene ettersom de gjeldende datoene viser seg å være vanskelig å overholde i praksis 8-3 Vedtektsendringer

4 MØTEBOK Blad 4 Styre, råd, utval m v: Antas å ha vært en skrivefeil i vedtektene da bestemmelsen tidligere lød «I dei tilfelle hamnerådet sjølv ikkje har mynde til å foreta vedtektsendringar, skal ensringforslag også leggast fram for hamnerådet»dette er nå endret til kommunestyret i hver av de samarbeidende kommunene 9-1 Tvisteløsning,voldgift Sorenskriveren i Nordfjord eksisterer ikke lenger, endret til Fjordane tingrett Forslaget fremlegges for Havnerådet Ved avstemming ble forslaget enstemmig vedtatt Vedtak Sak H11/16 Endring av vedtekter for Vedtektene foreslås endret i samsvar med utkast forelagt for styret se vedlegg Forslaget fremlegges for Havnerådet for endelig godkjenning Sak H12/16 Godkjenning Årsrapport og revidert regnskap 2015 Rolf Bøe orienterte styret om oppdaget feil i momsavregning tilbake til 2012 Korreksjon er foretatt Videre gjennomgikk Rolf Bøe regnskapet for 2015 Styret presiserte viktigheten av at endringer i noter også blir gjort i regnskapet Som eksempel nevnes Vågsøy Kommunes inngangsbeløp i NH IKS ved etablering av selskapet I regnskapet kan dette leses som del av låneopptak noe det ikke er Revisor foretar korreksjon i regnskapet Årsrapport inneholdt detaljert informasjon om vedlikehold av det enkelte kai avsnitt Egen vedlikeholdsplan/rapport vedr kaier bør utarbeides uavhengig av årsrapport Styreleder mener vedlikeholdsplan kaier bør inngå i havne-/handlingsplan Godkjenning av årsrapport og regnskap 2015 ble utsatt til disse endringer er gjennomført Sak H13/16 Innføring av Integrert Ledelses System ILS Forslag til vedtak: Styret godkjenner fremlagt ILS system Administrasjonen gis fullmakt til å implementere systemet umiddelbart ILS systemet tas opp til revidering ved utgangen av 2016 Ved avstemming ble forslaget enstemmig vedtatt Vedtak H13/16 Innføring av Integrert Ledelses System ILS Styret godkjenner fremlagt ILS system Administrasjonen gis fullmakt til å implementere systemet umiddelbart ILS systemet tas opp til revidering ved utgangen av 2016 Sak H14/16 Selstad AS forslag til forlik minnelig løsning Både havnedirektør og styret er enig i at dårlige kontrakter er årsaken til konfliktene selskapet nå er en del av Selskapet må medvirke til å løse konflikter på lavest mulig nivå

5 MØTEBOK Blad 5 Styre, råd, utval m v: Det viser seg at opsjoner kan være årsak til fremtidige konflikter Selskapet må være bevisst på dette og etablere mest mulig «reine» avtaler Havnedirektøren har savnet diskusjon om prinsipper for eierskap/avhending av eiendommer og var positiv til at spørsmål om en slik diskusjon ble tatt opp av styret Styret må ta stilling til hvorvidt en skal inngå en minnelig løsning med Selstad i denne saken eller om man ønsker å fastholde vårt utgangspunkt om at opsjonsretten i saken ikke er utløst Argumentet for ikke å selge, er å sikre inntekter og muligheter for utvidelse av området i fremtiden for NH ved en langsiktig festeavtale Det avgjørende vil uansett være at NH beholder sjøfronten og at containeraktiviteten på området fortsatt kan øke I neste styremøte (19416) diskuteres saken videre og styret formulerer nytt forslag til vedtak Sak H14/16 Selstad AS vedtas endelig i telefonmøte den Sak H15/16 Intensjonsavtale for areal Barstadvika med Onshore Farming Solution Havnedirektørens innstilling: Foreslår at administrasjonen får fullmakt til å forhandle videre med selskapet der en må få frem en skikkelig skisse over ønsket leieareal for fase 1 og fase 2, hva som kreves av infrastruktur og om det kan være noen restriksjoner med å etablere annen form for aktivitet på området Estimert leiepris må beregnes etter at vi har fått kalkulert totale kostnader NH IKS har hatt for opparbeidelse av området Havnedirektørens forslag ble enstemmig vedtatt Vedtak Sak H15/16 Intensjonsavtale for areal Barstadvika med Onshore Farming Solution Administrasjonen får fullmakt til å forhandle videre med selskapet der en må få frem en skikkelig skisse over ønsket leieareal for fase 1 og fase 2, hva som kreves av infrastruktur og om det kan være noen restriksjoner med å etablere annen form for aktivitet på området Estimert leiepris må beregnes etter at vi har fått kalkulert totale kostnader NH IKS har hatt for opparbeidelse av området Sak H16/16 Engasjere konsulent Wenche Nygård Eeg utvikling Olden Cruisehavn Selskapet står foran en omfattende investering og utvikling av Olden cruisehavn I forbindelse med dette arbeidet sees det som hensiktsmessig å få på plass en helhetlig plan for utviklingen som også tar høyde for videre utviklingspotensial Selskapet har som mål å øke inntektene i Olden, skape mer aktivitet herunder få på plass den landbaserte infrastrukturen En vurderer dette arbeidet som tidkrevende og at man internt ikke har tilstrekkelig kompetanse og ressurser til å gjennomføre dette arbeidet på en tilstrekkelig måte Dette arbeidet vil være nødvendig for å kvalitetssikre cruisesatsinga i Olden Forslag til vedtak:

6 MØTEBOK Blad 6 Styre, råd, utval m v: Styret gir administrasjonen fullmakt til å engasjere konsulent Wenche Nygård Eeg for prosjekt Olden/cruise Styret fastsetter en kostnadsramme på totalt kr ,- Administrasjonen gir styret løpende orientering om fremdrift i prosjektet, samt oversikt over påløpte kostnader Ved avstemming ble forslaget enstemmig vedtatt Vedtak H16/16 Styret gir administrasjonen fullmakt til å engasjere konsulent Wenche Nygård Eeg for prosjekt Olden/cruise Styret fastsetter en kostnadsramme på totalt kr ,- Administrasjonen gir styret løpende orientering om fremdrift i prosjektet, samt oversikt over påløpte kostnader Sak H17/16 Seawalk på Nordfjordeid (På anmodning fra Cruise Ventures AS, ble denne sak behandlet først av vedtakssakene) Styret diskuterte saka grundig og kom frem til følgende forslag til vedtak: Styret fastholder vedtak gjort i sak H09/16 I tillegg gir styret havnedirektøren i oppgave å sluttføre forhandlingene med Seawalk Nordfjordeid SUS med sikte på å ha klart ei sak der styret kan ta en endelig stilling til om en vil gå inn i selskapet eller ikke Styret ber om å få utgreie tilhøvet til lov om offentlig anskaffelser, hvor stor eierandel i selskapet NH IKS bør ha, og tilhøva rundt drift av Seawalk Nordfjordeid Ved avstemming ble forslaget enstemmig vedtatt Vedtak Sak H17/16 Seawalk på Nordfjordeid Styret fastholder vedtak gjort i sak H09/16 I tillegg gir styret havnedirektøren i oppgave å sluttføre forhandlingene med Seawalk Nordfjordeid SUS med sikte på å ha klar ei sak der styret kan ta en endelig stilling til om en vil gå inn i selskapet eller ikke Styret ber om å få utgreie tilhøvet til lov om offentlig anskaffelser, Hvor stor eierandel i selskapet bør NH IKS ha, og tilhøva rundt drift av Seawalk Nordfjordeid Møtet slutt kl 1810 Elisabeth Elliot Sigurd Reksnes _ Kristian Skibenes Frode Kupen

7 MØTEBOK Blad 7 Styre, råd, utval m v: _ Magny H Myklebust Per Kjøllesdal Solveig Lien Gusdal