MØTEINNKALLING Ski kontrollutvalg Dato: Sted: kl. 18:00 Ski rådhus - formannskapsalen Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre s

Transkript

1 Saksliste Møteinnkalling Møteinnkalling Ski kontrollutvalg Saker til behandling 41/16 Rådmannens svar - oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport - vann og avløp 15 42/16 Rådmannens oppfølging av anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten - Sikkerhet og beredskap 44 43/16 Mål og problemstillinger - forvaltningsrevisjon møteplass/isflatesaken 86 44/16 Undersøkelse -sykefraværsrapportering og IKT /16 Revisors egenvurdering av uavhengighet /16 Kommunesammenslåing - kontroll og tilsynsaspektene /16 Orienteringssaker Eventuelt 148

2 MØTEINNKALLING Ski kontrollutvalg Dato: Sted: kl. 18:00 Ski rådhus - formannskapsalen Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet. Møtedokumenter er publisert på Saksliste Saker til behandling 41/16 15/ Rådmannens svar - oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport - vann og avløp 42/16 15/ Rådmannens første tilbakemelding om oppfølgingen av anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten - Sikkerhet og beredskap 43/16 16/ Mål og problemstillinger - forvaltningsrevisjon av saken om kunstisflaten/møteplassen 44/16 16/ Undersøkelse - sykefraværsrapportering og IKT 45/16 16/ Revisors egenvurdering av uavhengighet 46/16 16/ Kommunesammenslåing - kontroll og tilsynsaspektene 47/16 16/ Orienteringssaker Eventuelt Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. Varamedlemmer møter etter særskilt innkalling. Ås, Lars Chr. Bilet/s./ leder 16/00002 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær

3 Ski KU-41/16 Rådmannens svar - oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport - vann og avløp Saksbehandler: Saksgang 1 Ski kontrollutvalg Lene H. Lilleheier Saksnr.: 41/16 15/ Møtedato Sekretariatets innstilling: Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rådmannens svar om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avløp til orientering. Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Øvrige dokumenter som ligger på saken: Forvaltningsrevisjonsrapporten Vann og avløp SAKSUTREDNING: Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avløp den I følge vedtaket bes rådmannen følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks måneder. Rådmannens ga sitt svar til kontrollutvalget om oppfølgingen av anbefalingene i vedlagte brev av 6. september Gjennomgang av revisjonens anbefalinger og rådmannens oppfølging: 1.Øke aktiviteten når det gjelder sporing av lekkasjer Rådmannens oppfølging: Kommunen har gått igjennom sine rutiner for kildesporing, og utarbeidet en plan for systematisk gjennomgang av de mest sårbare og de mest forurensede områdene. Planen ferdigstilles innen Kompetanseplanen for kommunalteknikk revideres og ferdigstilles , her innarbeides opplæring av medarbeider innen kildesporing for å øke kompetansen på området. 2. Avklare ansvar og lovhjemmel for oppfølging av pålegg om utbedring av private stikkledninger: Rådmannens oppfølging: Plan-, Bygg og Geodataavdelingen og Kommunalteknisk virksomhet har i samarbeid laget en prosedyre for å håndtere oppfølging av pålegg om utbedring av private stikkledninger. Prosedyren er beskrevet i rådmannens svar. Ski kontrollutvalg Side 2 av 12

4 Sekretariatet mener rådmannen har fulgt opp anbefalingene. Ås, 25. oktober 2016 Lene H. Lilleheier/s./ Sekretær Vedlegg: Rådmannens svar oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport Vann og avløp datert Ski kontrollutvalg Side 3 av 12

5 Ski KU-42/16 Rådmannens første tilbakemelding om oppfølgingen av anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten - Sikkerhet og beredskap Saksbehandler: Saksgang 1 Ski kontrollutvalg Lene H. Lilleheier Saksnr.: 42/16 15/ Møtedato Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar rådmannens første tilbakemelding om oppfølgingen av anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapporten om sikkerhet og beredskap til orientering. Øvrige dokumenter som ligger på saken: Forvaltningsrevisjonsrapporten - Sikkerhet og beredskap SAKSUTREDNING: Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten «Sikkerhet og beredskap» den 2. desember I tråd med kontrollutvalgets innstilling ba kommunestyret rådmannen om å gi to tilbakemeldinger om oppfølgingen av rapportens anbefalinger. Rådmannens første tilbakemelding forelå i brev av , og ligger vedlagt saken. Forvaltningsrevisjonsrapporten om Sikkerhet og beredskap følger også saken til utvalgets orientering. Formålet med prosjektet var å undersøke beredskapsarbeidet i kommunen på virksomhetsnivå. I rapporten konkluderte Follo distriktsrevisjon blant annet med at det varierer i hvilken grad virksomhetene har beredskapsplaner. Det ble også pekt på at Ski kommune i liten grad gir føringer for og stiller krav til hvordan beredskapsarbeidet skal ivaretas i kommunen. Gjennomgang av rådmannens oppfølging av revisjonens anbefalinger: 1.Stille krav til hvordan beredskapsarbeidet skal ivaretas i kommunen Rådmannens svar: Alle virksomheter har gjennomført ROS-analyser for aktuelle hendelser vedtatt av kommunestyret. Det er videre utarbeidet beredskapsplaner etter en felles mal som er lagret i kvalitetslosen, som skal revideres jevnlig. 2.Utarbeide sektorvise ROS-analyser etter behov Ski kontrollutvalg Side 4 av 12

6 3.Utarbeide lovpålagte helseberedskapsplaner Rådmannens svar: Arbeidet med overordnet plan for beredskap for helse- og omsorgstjenester eller sosialtjenester starter høsten 2016, og skal ferdigstilles ved årsskiftet 16/17. 4.Utarbeide, revidere og oppdatere beredskapsplaner for kommunalområder og virksomheter med bakgrunn i ROS-analyser Rådmannens svar: Alle virksomheter har utarbeidet beredskapsplaner med bakgrunn i ROS- analyser for aktuelle hendelser i tråd med kommunestyrets vedtak. 5.Sørge for å ha en oppdatert oversikt over kommunens beredskapsplaner. 6.Følge opp krav til ajourhold og øvelser. Rådmannens svar: Krav til øvelser vil i hovedsak ivaretas av ekstern aktør, da det er krevende å gjennomføre større øvelser. 7.Vurdere om enkelte planer bør utvides med forberedte tiltak som kan bidra til raskere reetablering av driften etter en hendelse. Sekretariatet minner om at kontrollutvalget, da de behandlet rapporten, antok at en del av anbefalingene ikke ville vært fulgt opp i løpet av seks måneder. Det ble derfor vedtatt to tilbakemeldinger. I følge rådmannens første tilbakemelding vil Overordnet ROS analyse ferdigstilles i løpet av våren Lovpålagte helseberedskapsplaner er under arbeid, men foreløpig ikke ferdigstilt. Så langt vi kan se har rådmannen foreløpig ikke svart ut/ferdigstilt punkt 2, 6 og 7. Vi savner også et noe mer utfyllende svar på punkt 1. Ut over det mener vi at kommunen er på god vei til å følge opp anbefalingene i rapporten, og avventer endelig konklusjon og oversendelse til kommunestyret etter neste tilbakemelding. Ås, 25. oktober 2016 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Vedlegg til sak Rådmannens første tilbakemelding vedr. oppfølgingen av anbefalingene. Ski kontrollutvalg Side 5 av 12

7 Ski KU-43/16 Mål og problemstillinger - forvaltningsrevisjon av saken om kunstisflaten/møteplassen Saksbehandler: Saksgang 1 Ski kontrollutvalg Lene H. Lilleheier Saksnr.: 43/16 16/ Møtedato Sekretariatets innstilling: I Kontrollutvalget vedtar følgende mål og problemstillinger for forvaltningsrevisjonen «Gjennomgang av saken om kunstisflaten/møteplassen» Mål: Formålet med prosjektet er å undersøke hvorfor planlegging og sluttføring av kunstisflaten/møteplassen har tatt så lang tid, fra 2006 fram til Problemstillinger: 1. I hvilken grad har administrasjonens arbeid og oppfølging av saken om kunstisflaten/møteplassen vært utført i tråd med kommunestyrets vedtak? 2. Hvordan har samspillet mellom administrasjonen og de aktuelle politiske organ fungert i denne saken? II Revisjonen bes legge frem forslag til prosjektplan. SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget vedtok i forrige møte jf. sak 39/16 å åpne for forvaltningsrevisjon av saken om kunstisflaten/møteplassen, og at utvalgets møte i november presiserer mandatet til revisjonen. Saken ble satt på dagsorden etter anmodning fra ordfører, som ba om en gjennomgang av sakskomplekset. Rådmann og ordfører redegjorde muntlig for saken i ovennevnte møte. Notatet fra rådmannen av «Historikk på kunstisflate i Ski idrettspark», som ble delt ut i forrige møte, vedlegges denne saken for oversiktens del. Ordføreren presiserte i forrige møte viktigheten av å se på saken fra den startet , da Handlingsprogrammet for 2007 kommunedelplan idrett, fysisk aktivitet og friluftsliv ble revidert av kommunestyret jf. sak 103/06 og fram til sluttføring. Tuva Moflag sendte denne kommunestyresaken til sekretariatet etter møtet. Dokumentet ligger vedlagt. Ski kontrollutvalg Side 6 av 12

8 Rune Sletner (1. vara til kontrollutvalget) sendte en e-post til kontrollutvalget den 20. september. Samtlige utvalgsmedlemmer sto som mottaker av e-posten, men den ble ikke distribuert eller omtalt i møtet. E-post fra Sletner vedlegges derfor denne saken. Sekretariatet foreslår følgende mål og problemstillinger for forvaltningsrevisjonsprosjektet: Mål: Formålet med prosjektet er å undersøke hvorfor planlegging og sluttføring av kunstisflaten/møteplassen har tatt så lang tid, fra 2006 fram til Problemstillinger 1. I hvilken grad har administrasjonens arbeid og oppfølging av saken om kunstisflaten/møteplassen vært utført i tråd med kommunestyrets vedtak? 2. Hvordan har samspillet mellom administrasjonen og de aktuelle politiske organ fungert i denne saken? Ås, 25. oktober 2016 Lene H. Lilleheier/s./ Sekretær Vedlegg: 1) Notat fra rådmannen av Historikk på kunstisflate i Ski idrettspark 2) Kommunestyrets sak 103/06 - Revidering av handlingsprogrammet for 2007 Kommunedelplan for idrett, fysisk aktivitet og friluftsliv ) E-post fra Rune Sletner til kontrollutvalget datert Ski kontrollutvalg Side 7 av 12

9 Ski KU-44/16 Undersøkelse - sykefraværsrapportering og IKT Saksbehandler: Saksgang 1 Ski kontrollutvalg Lene H. Lilleheier Saksnr.: 44/16 16/ Møtedato Sekretariatets innstilling: 1. Kontrollutvalget tar revisjonens undersøkelse om Ski kommunes sykefraværsrapportering til orientering. 2. Kontrollutvalget utsetter IKT som tema for en forvaltningsrevisjon inntil ny IKT-strategi er vedtatt og implementert i kommunen. SAKSUTREDNING: Da kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten «Omorganisering, økonomi og IKT» i sitt møte den 14. juni tidligere i år, ble det stilt spørsmål ved kommunens utfordringer knyttet til sykefraværsrapporteringen. Kontrollutvalget sendte rapporten til kommunestyret. I tillegg oversendte kontrollutvalget følgende to bestillinger til Follo distriktsrevisjon (FDR); 1) Kontrollutvalget ber FDR foreta en egen undersøkelse av kommunen tekniske problemer i forbindelse med sykefraværsrapportering, og levere rapport til kontrollutvalget innen utgangen av oktober ) FDR bes utarbeide en rapport som forstudie til et fremtidig forvaltningsrevisjonsprosjekt på IKT. Rapporten bør omfatte status, utfordringer, forsystemer og problemstillinger for et revisjonsprosjekt. Rapporten leveres i løpet av FDR besvarer begge bestillingene i vedlagte brev av som vi oppsummerer i det følgende: 1. Sykefraværsrapporteringen Undersøkelsen er basert på opplysninger innhentet fra KS og en redegjørelse fra kommunen. I sin konklusjon viser revisor til at sykefraværsrapportering er utfordrende for mange kommuner og at Ski kommune i oktober 2016 tar i bruk en ny programvare (Tieto), som vil gi riktigere sykefraværstall. Det fremkommer at hovedutfordringene ved å fremskaffe riktig sykefraværsprosent har vært gradert sykefravær og turnusansatte. Feilkildene vil korrigeres ved innføring av det nye systemet «Tieto», som skal ta hensyn til hvilken individuell arbeidsplan den sykemeldte har. Systemet skal også sikre en enklere innmelding, bedre oppfølging av sykemeldte og riktig sykefraværsprosent for alle ansatte. Ski kontrollutvalg Side 8 av 12

10 Sekretariatet mener at Ski kommune har tatt grep om utfordringene med korrekt sykefraværsrapportering ved innføring av det nye systemet Tieto. Kontrollutvalget kan følge opp resultatet ved en fremtidig forvaltningsrevisjon av IKT. 2. IKT Revisor mener at kommunens oppdaterte IKT-strategi, som kommer i desember 2016 bør ligge til grunn for en forvaltningsrevisjon av IKT. Siden IKT også inngår i plan for forvaltningsrevisjon neste periode mener revisjonen at det ikke er behov for en forstudie. Sekretariatet er enige med revisor om at en forvaltningsrevisjon bør bygge på en oppdatert versjon av kommunens IKT-strategi. For at revisor skal kunne kontrollere om aktuelle mål og tiltak er fulgt opp, er det en fordel at disse er oppdaterte og aktuelle. Forvaltningsrevisjon av IKT inngår i utvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Her fremgår det at aktuelle tema for en revisjon kan være; Opplæring og kompetanse System og rutiner IKT risiko Drift og vedlikehold Informasjonssikkerhet Beredskap. FIKS anbefaler at utvalget utsetter en forvaltningsrevisjon av IKT til kommunens IKTstrategi har virket ett til to år. Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget da på nytt vurderer om det er behov for en forstudie. Alternativet til en forstudie kan være en statusrapport fra rådmannen for IKT-området, for å få oversikt over risikoområder og dermed et oppdatert grunnlag for mål og problemstillinger i et prosjekt. Vi anbefaler i tillegg at system for sykefraværsrapportering inngår som aktuelt tema for en forvaltningsrevisjon av IKT. Ås, 25. oktober 2016 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Vedlegg: Rapport fra Follo distriktsrevisjon av om sykefraværsrapportering og IKT Ski kontrollutvalg Side 9 av 12

11 Ski KU-45/16 Revisors egenvurdering av uavhengighet Saksbehandler: Saksgang 1 Ski kontrollutvalg Lene H. Lilleheier Saksnr.: 45/16 16/ Møtedato Sekretariatets innstilling: Revisors egenvurdering av uavhengighet i brev av 12. oktober 2016 tas til orientering. SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget skal løpende påse at revisjonsarbeidet foregår på en betryggende måte, jf. kontrollutvalgsforskriften 6. Revisors egenvurdering av uavhengighet skal ifølge forskrift om revisjon 15 avgis skriftlig til kontrollutvalget hvert år. I tråd med denne bestemmelsen følger oppdragsansvarlig revisor i Follo distriktsrevisjon IKS Steinar Neby s egenvurdering datert 12. oktober Vi forutsetter at revisjonssjefen har innhentet tilsvarende egenvurderinger fra sine revisorer. Ås, 25. oktober 2016 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Vedlegg: 1) Revisors egenvurdering av uavhengighet datert ) Utdrag fra vedlegg 2 rundskriv H fra KMD Ski kontrollutvalg Side 10 av 12

12 Ski KU-46/16 Kommunesammenslåing - kontroll og tilsynsaspektene Saksbehandler: Saksgang 1 Ski kontrollutvalg Lene H. Lilleheier Saksnr.: 46/16 16/ Møtedato Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget stiller seg positive til forslaget om et fellesmøte med Oppegård om kontroll og tilsynsarbeidet i forbindelse med kommunesammenslåingen. Vedtaket oversendes ordfører Tuva Moflag til orientering. SAKSUTREDNING: I forbindelse med kommunereformen har Norges kommunerevisorforbund (NKRF) utarbeidet en sjekkliste som utgangspunkt for kontroll og tilsynsarbeidet. Denne legges fram for utvalget til foreløpig orientering. Kontrollutvalget i Oppegård har nylig sluttet seg til sin ordførers forslag om å ta initiativ til et fellesmøte med Ski vedrørende kontroll- og tilsynsaspektene ved kommunesammenslåingen. Forslaget innebærer at det i første omgang avholdes et fellesmøte med leder og nestleder av kontrollutvalgene, ordførere og rådmann fra begge kommuner og sekretariat om saken. Sekretariatet foreslår at utvalget stiller seg positive til forslaget fra Oppegård om et møte i en tidlig fase. Vi foreslår at utvalget tar utgangspunkt i vedlagte sjekkliste fra NKRF. Det vil være nyttig om revisjonen også kan engasjere seg i denne diskusjonen. Ås, Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Vedlegg: 1) Kommunereform sjekkliste for revisor, kontrollutvalg og sekretariat fra NKRF 2) Saksutskrift fra kontrollutvalget i Oppegård sak 32/16 m/vedlegg Ski kontrollutvalg Side 11 av 12

13 Ski KU-47/16 Orienteringssaker Saksbehandler: Saksgang 1 Ski kontrollutvalg Lene H. Lilleheier Saksnr.: 47/16 16/ Møtedato Sekretariatets innstilling: Sakene tas til orientering. VEDLEGG: 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets møte ) Kopi av Kommunestyrets vedtak sak 131/16 Forvaltningsrevisjonsrapport Omorganisering, økonomi og IKT 3) Kopi av kommunestyrets vedtak sak 137/16 Rådmannens redegjørelse vedr Landbrukskontoret i Follo. 4) 2. tertialmelding 2016 m/vedlegg A 5) Kopi av kommunestyrets vedtak sak 155/16 Sammenslåing av Follo distriktsrevisjon IKS med Østfold kommunerevisjon IKS 6) Kopi av kommunestyrets vedtak sak 146/16 Valg av nytt kontrollutvalg 7) Kopi av kommunestyrets vedtak sak 153/16 Plan selskapskontroll ) Kopi av kommunestyrets vedtak sak 154/16 Rapport om psykisk helsearbeid for barn og unge 9) Aktivitetsplanen per oktober 2016 Ås, 25. oktober 2016 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Ski kontrollutvalg Side 12 av 12

14 KONTROLLUTVALGET I SKI Sak Rådmannens svar - oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport vann og avløp Saksbehandler: Lene H. Lilleheier Behandlingsrekkefølge Ski kontrollutvalg Saksnr.: 15/ Møtedato Sekretariatets innstilling: Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rådmannens svar om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avløp til orientering. Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Vedlegg: Svar - oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport.pdf, Rapport vann og avløp Ski kommune endelig rapport med rådmannens uttalelse.pdf Øvrige dokumenter som ligger på saken: Forvaltningsrevisjonsrapporten Vann og avløp SAKSUTREDNING: Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avløp den I følge vedtaket bes rådmannen følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks måneder. Rådmannens ga sitt svar til kontrollutvalget om oppfølgingen av anbefalingene i vedlagte brev av 6. september Gjennomgang av revisjonens anbefalinger og rådmannens oppfølging: 1.Øke aktiviteten når det gjelder sporing av lekkasjer Rådmannens oppfølging: Kommunen har gått igjennom sine rutiner for kildesporing, og utarbeidet en plan for systematisk gjennomgang av de mest sårbare og de mest forurensede områdene. Planen ferdigstilles innen Kompetanseplanen for Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

15 kommunalteknikk revideres og ferdigstilles , her innarbeides opplæring av medarbeider innen kildesporing for å øke kompetansen på området. 2. Avklare ansvar og lovhjemmel for oppfølging av pålegg om utbedring av private stikkledninger: Rådmannens oppfølging: Plan-, Bygg og Geodataavdelingen og Kommunalteknisk virksomhet har i samarbeid laget en prosedyre for å håndtere oppfølging av pålegg om utbedring av private stikkledninger. Prosedyren er beskrevet i rådmannens svar. Sekretariatet mener rådmannen har fulgt opp anbefalingene. Ås, 25. oktober 2016 Lene H. Lilleheier/s./ Sekretær Vedlegg: Rådmannens svar oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport Vann og avløp datert Side 2 av 2

16

17

18 KONTROLLUTVALGET I SKI Sak 42/16 Rådmannens første tilbakemelding om oppfølgingen av anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten - Sikkerhet og beredskap Saksbehandler: Lene H. Lilleheier Behandlingsrekkefølge Ski kontrollutvalg Saksnr.: 15/ Møtedato Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar rådmannens første tilbakemelding om oppfølgingen av anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapporten om sikkerhet og beredskap til orientering. Vedlegg: Rådmannnens første tilbakemelding om oppfølgingen av anbefalingene. Øvrige dokumenter som ligger på saken: Forvaltningsrevisjonsrapporten - Sikkerhet og beredskap SAKSUTREDNING: Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten «Sikkerhet og beredskap» den 2. desember I tråd med kontrollutvalgets innstilling ba kommunestyret rådmannen om å gi to tilbakemeldinger om oppfølgingen av rapportens anbefalinger. Rådmannens første tilbakemelding forelå i brev av , og ligger vedlagt saken. Forvaltningsrevisjonsrapporten om Sikkerhet og beredskap følger også saken til utvalgets orientering. Formålet med prosjektet var å undersøke beredskapsarbeidet i kommunen på virksomhetsnivå. I rapporten konkluderte Follo distriktsrevisjon blant annet med at det varierer i hvilken grad virksomhetene har beredskapsplaner. Det ble også pekt på at Ski kommune i liten grad gir føringer for og stiller krav til hvordan beredskapsarbeidet skal ivaretas i kommunen. Gjennomgang av rådmannens oppfølging av revisjonens anbefalinger: 1.Stille krav til hvordan beredskapsarbeidet skal ivaretas i kommunen Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

19 Rådmannens svar: Alle virksomheter har gjennomført ROS-analyser for aktuelle hendelser vedtatt av kommunestyret. Det er videre utarbeidet beredskapsplaner etter en felles mal som er lagret i kvalitetslosen, som skal revideres jevnlig. 2.Utarbeide sektorvise ROS-analyser etter behov 3.Utarbeide lovpålagte helseberedskapsplaner Rådmannens svar: Arbeidet med overordnet plan for beredskap for helse- og omsorgstjenester eller sosialtjenester starter høsten 2016, og skal ferdigstilles ved årsskiftet 16/17. 4.Utarbeide, revidere og oppdatere beredskapsplaner for kommunalområder og virksomheter med bakgrunn i ROS-analyser Rådmannens svar: Alle virksomheter har utarbeidet beredskapsplaner med bakgrunn i ROS- analyser for aktuelle hendelser i tråd med kommunestyrets vedtak. 5.Sørge for å ha en oppdatert oversikt over kommunens beredskapsplaner. 6.Følge opp krav til ajourhold og øvelser. Rådmannens svar: Krav til øvelser vil i hovedsak ivaretas av ekstern aktør, da det er krevende å gjennomføre større øvelser. 7.Vurdere om enkelte planer bør utvides med forberedte tiltak som kan bidra til raskere reetablering av driften etter en hendelse. Sekretariatet minner om at kontrollutvalget, da de behandlet rapporten, antok at en del av anbefalingene ikke ville vært fulgt opp i løpet av seks måneder. Det ble derfor vedtatt to tilbakemeldinger. I følge rådmannens første tilbakemelding vil Overordnet ROS analyse ferdigstilles i løpet av våren Lovpålagte helseberedskapsplaner er under arbeid, men foreløpig ikke ferdigstilt. Så langt vi kan se har rådmannen foreløpig ikke svart ut/ferdigstilt punkt 2, 6 og 7. Vi savner også et noe mer utfyllende svar på punkt 1. Ut over det mener vi at kommunen er på god vei til å følge opp anbefalingene i rapporten, og avventer endelig konklusjon og oversendelse til kommunestyret etter neste tilbakemelding. Ås, 25. oktober 2016 Lene H. Lilleheier/s./ Side 2 av 3

20

21

22 KONTROLLUTVALGET I SKI Sak 43/16 Mål og problemstillinger - forvaltningsrevisjon av saken om kunstisflaten/møteplassen Saksbehandler: Lene H. Lilleheier Behandlingsrekkefølge Ski kontrollutvalg Saksnr.: 16/ Møtedato Sekretariatets innstilling: I Kontrollutvalget vedtar følgende mål og problemstillinger for forvaltningsrevisjonen «Gjennomgang av saken om kunstisflaten/møteplassen» Mål: Formålet med prosjektet er å undersøke hvorfor planlegging og sluttføring av kunstisflaten/møteplassen har tatt så lang tid, fra 2006 fram til Problemstillinger: 1. I hvilken grad har administrasjonens arbeid og oppfølging av saken om kunstisflaten/møteplassen vært utført i tråd med kommunestyrets vedtak? 2. Hvordan har samspillet mellom administrasjonen og de aktuelle politiske organ fungert i denne saken? II Revisjonen bes legge frem forslag til prosjektplan. Vedlegg: Notat fra rådmannen om isfaltesaken av delt ut i møte pdf, vedrørende kveldens sak om møteplassen.msg, Handlingsprogram 2007.pdf SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget vedtok i forrige møte jf. sak 39/16 å åpne for forvaltningsrevisjon av saken om kunstisflaten/møteplassen, og at utvalgets møte i november presiserer mandatet til revisjonen. Saken ble satt på dagsorden etter anmodning fra ordfører, som ba om en gjennomgang av sakskomplekset. Rådmann og ordfører redegjorde muntlig for saken i ovennevnte møte. Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

23 Notatet fra rådmannen av «Historikk på kunstisflate i Ski idrettspark», som ble delt ut i forrige møte, vedlegges denne saken for oversiktens del. Ordføreren presiserte i forrige møte viktigheten av å se på saken fra den startet , da Handlingsprogrammet for 2007 kommunedelplan idrett, fysisk aktivitet og friluftsliv ble revidert av kommunestyret jf. sak 103/06 og fram til sluttføring. Tuva Moflag sendte denne kommunestyresaken til sekretariatet etter møtet. Dokumentet ligger vedlagt. Rune Sletner (1. vara til kontrollutvalget) sendte en e-post til kontrollutvalget den 20. september. Samtlige utvalgsmedlemmer sto som mottaker av e-posten, men den ble ikke distribuert eller omtalt i møtet. E-post fra Sletner vedlegges derfor denne saken. Sekretariatet foreslår følgende mål og problemstillinger for forvaltningsrevisjonsprosjektet: Mål: Formålet med prosjektet er å undersøke hvorfor planlegging og sluttføring av kunstisflaten/møteplassen har tatt så lang tid, fra 2006 fram til Problemstillinger 1. I hvilken grad har administrasjonens arbeid og oppfølging av saken om kunstisflaten/møteplassen vært utført i tråd med kommunestyrets vedtak? 2. Hvordan har samspillet mellom administrasjonen og de aktuelle politiske organ fungert i denne saken? Ås, 25. oktober 2016 Lene H. Lilleheier/s./ Sekretær Vedlegg: 1) Notat fra rådmannen av Historikk på kunstisflate i Ski idrettspark 2) Kommunestyrets sak 103/06 - Revidering av handlingsprogrammet for 2007 Kommunedelplan for idrett, fysisk aktivitet og friluftsliv ) E-post fra Rune Sletner til kontrollutvalget datert Side 2 av 2

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33 Fra: Sendt: Til: Emne: Rune Sletner 20. september :41 'Janne Brit Myrmo Lene Lilleheier; Rune Sletner vedrørende kveldens sak om møteplassen Til Kontrollutvalget Som vara til kontrollutvalget tillater jeg meg følgende kommentar til denne saken. Jeg er dessverre forhindret i å være tilstede. Jeg var for øvrig en av de som var engasjert i denne saken i forrige kommunestyreperiode. Da hadde jeg ingen verv som gjorde at jeg var inhabil. Nå er jeg styreleder i Ski alliansehall som er eid av Ski IL Alliansen, og som sådan mest sannsynlig inhabil i denne saken, selv om Ski IL Alliansen ikke lenger er en av de involverte partene. Saken slik den er lagt frem for kontrollutvalget er noe underlig, da formuleringen " i dette tilfellet kvalitet i saksbehandlingen og administrasjonens oppfølging av kommunestyrets vedtak» stiller Rådmannen i sjakk matt allerede før fremmøte. Det er ingen hemmelighet for noen at det i denne saken ble brukt for å si det forsiktig - både uvanlige virkemidler, uvanlig språkbruk og uortodoks omgang med fakta. Det er nok ingen som kjenner kommunal saksbehandling som bestrider kommunestyrets suverene rett til å ta de avgjørelsene organet mener er riktig helt uavhengig av rådmannens innstilling. Det som vil være av interesse i forhold til saksbehandlingen og prosessen i denne saken som eventuelt vil kunne skape presedens - er imidlertid enkelt politikeres fremtreden. Det være seg i omgang med det man trodde/mente var fakta ( kan kjøleanlegget drifte 2 flater med forskjellig temperatur?), påstander om hvordan kommunale delplaner skulle forstås ( hvem meldte inn hva når og hva gjelder), diktering av saksbehandlere fra kommunestyrets talestol etc etc. Jeg vil med en gang understreke at jeg ikke beskylder noen for å lyve - det er ikke en interessant problemstilling - jeg ønsker å få belyst administrasjonens handlingsrom ift til kunne fremme saker på mest mulig objektivt grunnlag - de politiske føringene skal etter min mening legges i beslutninger i styrer, råd og utvalg med beslutningsmyndighet. Jeg mener det er på sin plass med en gransking fra Kontrollutvalgets side i forhold til om noen har gått over kanten i forhold til hvordan politikere skal forholde seg til administrasjonen. Jeg har hatt en oppfatning at vi i Ski som andre steder har en forståelse av at politikerne i prinsippet kjenner kun en i administrasjonen - og det er rådmannen eller de han har bemyndiget til å representere seg i politiske møter med beslutningskompetanse, og at administrasjonen styres gjennom vedtak i politiske råd og utvalg med beslutningsmyndighet. Jeg mener det ville være sunt om det politiske miljøet i Ski tør å si at Kontrollutvalget gjerne må granske vår adferd i denne saken så mye mot må man kunne utvise som folkevalgt. Et annet moment er at vi i Ski kommune har en verdi som heter respekt som ble utarbeidet tidlig i forrige periode. Det kan jo være interessant om det politiske miljøet mener at det var forventet respekt for administrasjonen, frivillige og politiske motstandere som preget debatten og «parallell saksbehandling» frem mot de mange vedtakene i denne saken.

34 Konklusjonen i forhold til om det var politisk lurt at dette utviklet seg fra å være en sak som kunne koste kommunen kun i støtte til et hardt tiltenkt nærmiljøanlegg, til å bli en sak vedrørende et omstridt vintersesongs anlegg til ca 5-6 millioner, som har gått på den ene kostnadssprekken etter den andre, er det opp til andre enn Kontrollutvalget å trekke eksempelvis velgerne og de folkevalgte selv. Jeg regner med at sekretæren sørger for at de som ikke står på adresselisten men allikevel burde ha teksten får den. Godt møte Med hilsen Rune Sletner Den :42, skrev Lene Lilleheier: Hei, Oversender link til innkallingen. Jeg gir beskjed når kommunen har lagt den ut til dere for nedlasting på ipad. Bente har meldt forfall, jeg jobber med å få tak i en vararepresentant. 20ski%20ku% pdf Med vennlig hilsen Lene H. Lilleheier rådgiver Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS)

35 KONTROLLUTVALGET I SKI Sak 44/16 Undersøkelse - sykefraværsrapportering og IKT Saksbehandler: Lene H. Lilleheier Behandlingsrekkefølge Ski kontrollutvalg Saksnr.: 16/ Møtedato Sekretariatets innstilling: 1. Kontrollutvalget tar revisjonens undersøkelse om Ski kommunes sykefraværsrapportering til orientering. 2. Kontrollutvalget utsetter IKT som tema for en forvaltningsrevisjon inntil ny IKT-strategi er vedtatt og implementert i kommunen. Vedlegg: SkiSykefraværIKTBrevtilFIKS.pdf SAKSUTREDNING: Da kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten «Omorganisering, økonomi og IKT» i sitt møte den 14. juni tidligere i år, ble det stilt spørsmål ved kommunens utfordringer knyttet til sykefraværsrapporteringen. Kontrollutvalget sendte rapporten til kommunestyret. I tillegg oversendte kontrollutvalget følgende to bestillinger til Follo distriktsrevisjon (FDR); 1) Kontrollutvalget ber FDR foreta en egen undersøkelse av kommunen tekniske problemer i forbindelse med sykefraværsrapportering, og levere rapport til kontrollutvalget innen utgangen av oktober ) FDR bes utarbeide en rapport som forstudie til et fremtidig forvaltningsrevisjonsprosjekt på IKT. Rapporten bør omfatte status, utfordringer, forsystemer og problemstillinger for et revisjonsprosjekt. Rapporten leveres i løpet av FDR besvarer begge bestillingene i vedlagte brev av som vi oppsummerer i det følgende: Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

36 1. Sykefraværsrapporteringen Undersøkelsen er basert på opplysninger innhentet fra KS og en redegjørelse fra kommunen. I sin konklusjon viser revisor til at sykefraværsrapportering er utfordrende for mange kommuner og at Ski kommune i oktober 2016 tar i bruk en ny programvare (Tieto), som vil gi riktigere sykefraværstall. Det fremkommer at hovedutfordringene ved å fremskaffe riktig sykefraværsprosent har vært gradert sykefravær og turnusansatte. Feilkildene vil korrigeres ved innføring av det nye systemet «Tieto», som skal ta hensyn til hvilken individuell arbeidsplan den sykemeldte har. Systemet skal også sikre en enklere innmelding, bedre oppfølging av sykemeldte og riktig sykefraværsprosent for alle ansatte. Sekretariatet mener at Ski kommune har tatt grep om utfordringene med korrekt sykefraværsrapportering ved innføring av det nye systemet Tieto. Kontrollutvalget kan følge opp resultatet ved en fremtidig forvaltningsrevisjon av IKT. 2. IKT Revisor mener at kommunens oppdaterte IKT-strategi, som kommer i desember 2016 bør ligge til grunn for en forvaltningsrevisjon av IKT. Siden IKT også inngår i plan for forvaltningsrevisjon neste periode mener revisjonen at det ikke er behov for en forstudie. Sekretariatet er enige med revisor om at en forvaltningsrevisjon bør bygge på en oppdatert versjon av kommunens IKT-strategi. For at revisor skal kunne kontrollere om aktuelle mål og tiltak er fulgt opp, er det en fordel at disse er oppdaterte og aktuelle. Forvaltningsrevisjon av IKT inngår i utvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Her fremgår det at aktuelle tema for en revisjon kan være; Opplæring og kompetanse System og rutiner IKT risiko Drift og vedlikehold Informasjonssikkerhet Beredskap. FIKS anbefaler at utvalget utsetter en forvaltningsrevisjon av IKT til kommunens IKTstrategi har virket ett til to år. Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget da på nytt vurderer om det er behov for en forstudie. Alternativet til en forstudie kan være en statusrapport fra rådmannen for IKT-området, for å få oversikt over risikoområder og dermed et oppdatert grunnlag for mål og problemstillinger i et prosjekt. Vi anbefaler i tillegg at system for sykefraværsrapportering inngår som aktuelt tema for en forvaltningsrevisjon av IKT. Ås, 25. oktober 2016 Side 2 av 3

37 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Vedlegg: Rapport fra Follo distriktsrevisjon av om sykefraværsrapportering og IKT Side 3 av 3

38 FOLLO DISTRIKTSREVISJON IKS Org.nr MVA DELTAKERKOMMUNER: ENEBAKK NESODDEN SKI ÅS Ski kommunes kontrollutvalg v/fiks Postboks 195, 1431 Ås tlf J.nr. 224/2016 Ski, Omorganisering, økonomi og IKT sykefraværsrapportering og IKT Ski kommunes kontrollutvalg vedtok i møte å oversende forvaltningsrevisjonsrapport Omorganisering, økonomi og IKT til kommunestyret, samt følgende to punkter: 1. "Kontrollutvalget ber Follo distriktsrevisjon foreta en egen undersøkelse av kommunens tekniske problemer i forbindelse med sykefraværsrapportering, og levere rapport til kontrollutvalget innen utgangen av oktober FDR bes utarbeide en rapport som forstudie til et fremtidig forvaltningsrevisjonsprosjekt på IKT. Rapporten bør omfatte status, utfordringer, forsystemer og problemstillinger for et revisjonsprosjekt. Rapporten leveres i løpet av 2016." 1 Sykefraværsrapportering Sykefraværet rapporteres med litt forskjellige tall fra kommunene og KS: Kilde: Kommunenes årsrapporter og HR-sjefer. Samlet sykefravær (legemeldt og egenmeldt) KS' PAI-register Sykefravær: Ås, ,0 % Nesodden, ,2 % Ski, ,3 % Enebakk, ,9 % Kilde: PAI (Personal Administrativt Informasjonssystem), Ks.no/fagområder. 2015: gjennomsnitt av sykefraværstall for 4. kvartal kvartal 2015 og 2. kvartal kvartal (PAI følger ikke kalenderåret.) Parkaksen 6, Postboks 3010, 1402 Ski, tlf , revisjonen@follodr.no

39 Ved å sammenlikne kommunenes 2015-tall med KS' tall, ser vi at kommunenes sykefraværstall ligger ca. 1,8 prosentenheter lavere enn KS' tall. Dette er et vanlig sprik mellom kommuners sykefraværstall og KS' tall. Fagsjef Eirik Solberg i KS Arbeidslivsstab forklarer spriket slik (epost ): "Som regel er årsaken følgende: a. Antall mulige dagsverk er forskjellig. Noen bruker kalenderdager, andre bruker kalenderdager fratrukket lørdag/søndager, mens PAI bruker sistnevnte minus ferie. b. Omfanget av personer er forskjellig. Det kan være at noen har med vikarer som det ikke registreres fravær på. Disse skal ikke være med i PAI-fraværsdata." Ski kommunes HR-sjef Øyvind Kramer redegjør for sykefraværsrapportering i vedlagte brev ( ). Revisor oppsummerer noen hovedpunkter: 1. Ski kommune innførte økonomisystemet Agresso , som inkluderte lønns-/ personaldatasystem. Sykefraværsrapportering fikk da økt fokus. 2. Ski kommune har inngått avtale med datafirmaet Tieto Norway AS (som også har levert turnussystemet RS) om å sikre bedre innmelding og oppfølging av sykemeldte og riktig sykefraværsprosent for alle ansatte. Ordningen starter opp i oktober To utfordringer i sykefraværsrapporteringen er gradert sykefravær (at den ansatte jobber kortere dager) og turnusansatte (som har en annen arbeidstid enn kontoransatte). Tietos nyutviklete rutine skal håndtere gradert sykefravær så vel som turnusansatte korrekt. 4. At ansatte glemmer å registrere sykefravær, er også en feilkilde. Med Tietos system blir registreringen enklere (fra mobiltelefon m.m.), og lederen får påminnelse. HR-sjefen ser den nye sykefraværsrutinen som et ledd i "helsefremmende ledelse". Han antar at rutinen kan påvirke sykefraværet i positiv retning med redusert fravær. Revisor stilte også spørsmål om sykelønnsrefusjon fra NAV er ajour. HR-sjefen svarer slik (epost , med innspill fra avdelingsleder regnskap Helga Løtuft): "Status for sykelønnsrefusjonene varierer litt mellom enhetene, men vi er tilnærmet ajour på mange enheter. Forsinkelser skyldes hovedsakelig etterslep etter ferieavvikling. Generelt er vi nok litt mer etter enn normalt, men mye er tatt igjen de siste dagene. [...] Hovedregel er at alle refusjonskrav bokføres løpende når kravet oversendes til NAV. For gamle krav hender det at dette gjøres først etterpå når det er travelt fokus er på å få over kravet slik at vi rekker 3 måneders fristen til NAV." HR-sjefen gir så en detaljert gjennomgang av situasjonen for sykelønnsrefusjon på sykehjem, skoler, barnehager og administrasjon m.fl., før han avslutter: "Generelt sett har nok alle noen opprydningssaker liggende." HR-sjefen bekrefter for øvrig at Ski kommune sender månedlig a-melding: "Alle stillinger og timer med lønnsinformasjon utbetalt i september-lønn rapporteres innen 4. oktober, osv."1 2 IKT Fra kommunens kvalitetssystem har revisor hentet Ski kommunes IKT-strategi ( ; 35 sider). IKT-strategien viser status, mål og tiltak på 13 fokusområder m.m. IKT-sjef Eivind Stensrud opplyser til revisor at de 70 tiltakene er "lite aktuelle nå" og at 1 Det statlige nettstedet Altinn.no opplyser følgende: "Rapportering av lønns- og ansettelsesforhold til Skatteetaten, NAV og Statistisk sentralbyrå (SSB) er samlet i a-meldingen og skal sendes inn hver måned av alle som utbetaler lønn, pensjon og andre ytelser. A-meldingen inneholder opplysninger om lønn og ytelser, i tillegg til status på alle arbeidsforhold." A-ordningen ("én melding tre etater") har erstattet det tidligere A-registeret.

40 strategien er under oppdatering: IKT-strategi vil foreligge i november 2016 og behandles politisk i desember. 3 Konklusjon Sykefraværsrapportering er en utfordring for mange kommuner. Ski kommune tar i oktober 2016 i bruk ny programvare fra Tieto, som vil gi riktigere sykefraværstall. Ski kommunes oppdaterte IKT-strategi, som kommer i desember 2016, bør legges til grunn for forvaltningsrevisjon av IKT. Temaet er inkludert i Plan for forvaltningsrevisjon , som kontrollutvalget behandlet i møte En forstudie er, etter det vi kan se, ikke behøvd. Med vennlig hilsen Follo distriktsrevisjon IKS (sign.) Steinar Neby revisjonssjef (sign.) Didrik Hjort avdelingsleder forvaltningsrevisjon Vedlegg: Ski kommunes HR-sjefs brev ( ) om sykefraværsrapportering.

41 Follo distriktsrevisjon IKS, Parkaksen 6 Postboks Ski Vår ref.: Deres ref.: Arknr.: Dato: 9. september Utfordringer med å finne riktig sykefraværsprosent i Ski kommune Sykefraværsprosenten i Ski kommune har vært et gjentatt tema i flere år. I forbindelse med innføring av nytt lønns/personaldatasystem (Agresso) fikk registrering og rapportering på sykefravær et nytt fokus. Erfaringene som er gjort, viser at sykefraværsprosenten er reliabel (samme resultat ved gjentatt kjøring), men vi er også klar over at den er systematisk feil. Ski kommune har derfor tatt grep som vil bøte på dette. For å bedre registreringen og rapporteringen har Ski kommune inngått en avtale med Tieto som allerede leverer turnussystemet (RS) i Ski kommune. Avtalen skal sikre en enklere innmelding, bedre oppfølging av sykemeldte og riktig sykefraværsprosent for alle ansatte. Ordningen skal innføres gradvis med oppstart i oktober Prosessen med innføring av den nye rutinen for registrering/oppfølging av fravær har trukket ut i tid fordi systemene Tieto (Registrering av arbeidstid) og Agresso (vårt lønns/ personaldatasystem) ikke har klart å håndtere hvordan gradert sykefravær skal registreres. Ut i fra at det har vært høy bevissthet rundt sykefraværsprosenter i Ski kommune, har vi bedt leverandørene av systemene om å finne en riktig måte å legge inn gradert fravær. Dette arbeidet er i sluttfasen og har resultert i at Tieto den 22. september leverer en ny programversjon på nasjonalt nivå hvor integrasjonen mot Agresso nå blir riktig. Formel for beregning av sykefravær i Ski kommune: Årsaken til at nevneren er lavere enn antall planlagte dagsverk, er at vi gjennomsnittsberegner feriedagene, og trekker dette fra nevneren. På den måten vil en ansatt få samme fraværsprosent uansett om vedkommende er syk i mars som i juli. Mulige feilkilder ved dagens ordning:

42 Type feil Ulik arbeidstid ligger til grunn for kontoransatte, lærere og ansatte i turnus Glemme å registrere eget fravær Følge opp egne sykemeldte ansatte konsekvent Systematisk feil Ja Korrigert i nytt system? Ja Nei Nei Ja Ja Kontoransatte har 5 dagers arbeidsuke (37,5 timer), mens turnusansatte har 6 dagers arbeidsuke (35,5 timer). I Agresso blir alle behandlet med 5 dagers arbeidsuke. Dvs at en turnusansatt som blir syk på en fridag (man-fredag) blir regnet som syk i Agresso. I tillegg vil en turnusansatt som blir syk i en helg ikke bli regnet som syk, fordi helgene ikke er arbeidsdager for kontoransatte. Gitt at det ikke er systematikk i fraværet (eksempelvis at det er oftere at man er syk en lørdag enn en mandag) skaper ikke beregningsfeilen systematisk skjevhet i resultatet. Ved å innføre Tieto som registreringsvei vil denne feilkilden forsvinne, da systemet tar hensyn til hvilken individuelle arbeidsplan den sykemeldte har. En annen kilde til feil sykefraværsprosent, er at den ansatte kan glemme å registrere sitt fravær når vedkommende returnerer til arbeidet. Denne feilkilden reduseres ved innføring av Tieto ved at: 1) Den ansatte kan registrere eget fravær med mobiltelefon, nettbrett eller PC når man blir syk (hjemme) 2) Lederen får en påminnelse om at det ikke er registrert inn/ut-aktivitet på vedkommende. Da kan lederen selv føre fraværet for sin ansatt, eller be den ansatte om å registrere fraværet. Det antas at myndiggjorte medarbeidere som får riktig oppfølging returnerer raskere til arbeidet. Ski kommune har lenge satset på «Helsefremmende ledelse», dvs ansatte som opplever involvering, medbestemmelse og myndiggjøring. Men også ved å kjøpe et system som minner leder på/ letter arbeidet med å følge opp sykemeldte antar vi at det vil påvirke resultatet i en positiv retning. Med vennlig hilsen Øyvind Kramer HR-sjef

43 KONTROLLUTVALGET I SKI Sak 45/16 Revisors egenvurdering av uavhengighet Saksbehandler: Lene H. Lilleheier Behandlingsrekkefølge Ski kontrollutvalg Saksnr.: 16/ Møtedato Sekretariatets innstilling: Revisors egenvurdering av uavhengighet i brev av 12. oktober 2016 tas til orientering. Vedlegg: Revisors egenvurdering av uavhengighet, Utdrag fra vedlegg 2 rundskriv H fra KMD.pdf SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget skal løpende påse at revisjonsarbeidet foregår på en betryggende måte, jf. kontrollutvalgsforskriften 6. Revisors egenvurdering av uavhengighet skal ifølge forskrift om revisjon 15 avgis skriftlig til kontrollutvalget hvert år. I tråd med denne bestemmelsen følger oppdragsansvarlig revisor i Follo distriktsrevisjon IKS Steinar Neby s egenvurdering datert 12. oktober Vi forutsetter at revisjonssjefen har innhentet tilsvarende egenvurderinger fra sine revisorer. Ås, 25. oktober 2016 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Vedlegg: 1) Revisors egenvurdering av uavhengighet datert ) Utdrag fra vedlegg 2 rundskriv H fra KMD Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

44

45

46

47 KONTROLLUTVALGET I SKI Sak 46/16 Kommunesammenslåing - kontroll og tilsynsaspektene Saksbehandler: Lene H. Lilleheier Behandlingsrekkefølge Ski kontrollutvalg Saksnr.: 16/ Møtedato Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget stiller seg positive til forslaget om et fellesmøte med Oppegård om kontroll og tilsynsarbeidet i forbindelse med kommunesammenslåingen. Vedtaket oversendes ordfører Tuva Moflag til orientering. Vedlegg: Sjekkliste kommunereform fra NKRF 2016.pdf, SV_ Invitasjon til kontorllutvalgets møte den 20. oktober kl i Rådhuset.pdf, Saksutskrift fra Oppegård.docx SAKSUTREDNING: I forbindelse med kommunereformen har Norges kommunerevisorforbund (NKRF) utarbeidet en sjekkliste som utgangspunkt for kontroll og tilsynsarbeidet. Denne legges fram for utvalget til foreløpig orientering. Kontrollutvalget i Oppegård har nylig sluttet seg til sin ordførers forslag om å ta initiativ til et fellesmøte med Ski vedrørende kontroll- og tilsynsaspektene ved kommunesammenslåingen. Forslaget innebærer at det i første omgang avholdes et fellesmøte med leder og nestleder av kontrollutvalgene, ordførere og rådmann fra begge kommuner og sekretariat om saken. Sekretariatet foreslår at utvalget stiller seg positive til forslaget fra Oppegård om et møte i en tidlig fase. Vi foreslår at utvalget tar utgangspunkt i vedlagte sjekkliste fra NKRF. Det vil være nyttig om revisjonen også kan engasjere seg i denne diskusjonen. Ås, Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Vedlegg: Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

48 1) Kommunereform sjekkliste for revisor, kontrollutvalg og sekretariat fra NKRF 2) Saksutskrift fra kontrollutvalget i Oppegård sak 32/16. Ås, Lene H. Lilleheier/s./ sekretær Side 2 av 2

49 FOLLO INTERKOMMUNALE KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT ENEBAKK, FROGN, OPPEGÅRD, NESODDEN, SKI, VESTBY OG ÅS Saksutskrift Kommunesammenslåingen - kontroll og tilsynsaspektene Arkivsak-dok. Saksbehandler 16/ Jan T. Løkken Saksgang 1 Oppegård kontrollutvalg Møtedato Saknr /16 Oppegård kontrollutvalgs vedtak : Kontrollutvalget stiller seg positiv til ordførerens forslag om fellesmøte med Ski vedr. kontroll- og tilsynsaspektene ved kommunesammenslåingen. Særutskriften bekreftes, 20. oktober 2016 Jan T. Løkken Dokumentet er elektronisk godkjent Saksutskriften bekreftes Ås, 25.oktober 2016 Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

50 Tidligere behandlinger Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget stiller seg positiv til ordførerens forslag om fellesmøte med Ski vedr. kontroll- og tilsynsaspektene ved kommunesammenslåingen. Vedlegg: Sjekkliste kommunereform fra NKRF 2016.pdf, SV_ Invitasjon til kontorllutvalgets møte den 20. oktober kl i Rådhuset.pdf SAKSUTREDNING: Vi inviterte ordføreren til møtet for å få en orientering om kommunesammenslåingen og for å drøfte kontroll- og tilsynsarbeidet i den forbindelse. Ordføreren har meldt forfall, jf. vedlagte kopi av e-post, men mener det kan være nyttig å diskutere kontrollarbeidet i en tidlig fase. Ordføreren spør derfor om det bør innkalles til et fellesmøte med f.eks. leder og nestleder for kontrollutvalgene, ordførere og rådmann fra begge kommuner og sekretariat om saken og deretter rapporteres til kontrollutvalgene om saken. Jeg foreslår at utvalget stiller seg positive til ordførerens forslag og ber kommunen invitere til et slikt møte. Utvalget bør gjøre en foreløpig drøfting av de utfordringer sammenslåingen reiser på utvalgets område. Jeg foreslår at utvalget tar utgangspunkt i vedlagte sjekkliste fra NKRF. Det vil være nyttig om revisjonen også kan engasjere seg i denne diskusjonen. Ås, Jan T. Løkken/s./ sekretær Vedlegg: 1. Kommunereform sjekkliste for revisor, kontrollutvalg og sekretariat fra NKRF 2. Kopi av e-post fra ordfører Thomas Sjøvold av Rett utskrift 25.oktober.2016 Ås kommune Vår ref.: 16/00291 Side 2 av 2

51 From: To: Cc: Subject: Date: Attachments: Thomas Sjøvold on behalf of Ordfører Jan Løkken "Odd Harald Røst " SV: Invitasjon til kontorllutvalgets møte den 20. oktober kl i Rådhuset 2. oktober :06:41 image002.png image003.png image004.png image005.png Hei Jeg beklager, men heller ikke denne kvelden har jeg anledning, da jeg deltar på KS konferanse. Vi oppretter en foreløpig fellesnemd fra 01/ Denne vil ikke ha egne ressurser. Kostnadene vil fordeles mellom kommunene og dekkes av ekstra tilskudd som kommunene vil motta. En av oppgavene blir å planlegge for etablering av fellesnemd. Jeg ser at det vil være nyttig å diskutere dette tidlig, mens vi ennå er i forberedende fase. Kanskje jeg kan foreslå at vi innkaller til et felles møte med f.eks. leder og nestleder for kontrollutvalgene, ordførere og rådmenn fra begge kommuner og sekretariatet? Dette er jo ting som må løses i fellesskap. Så kan vi rapportene tilbake til kontrollutvalgene etter det? Ellers stiller jeg gjerne slik som dere ønsker, men det må bli på en annen dato. Med vennlig hilsen Thomas Sjøvold ordfører tlf Oppegård kommune I Kolbotnveien 30 I Postboks 510 I 1411 Kolbotn I sentralbord Følg oss i sosiale medier Fra: Jan Løkken [mailto:jan.lokken@as.kommune.no] Sendt: 29. september :21 Til: Ordfører Kopi: 'Odd Harald Røst ' Emne: Invitasjon til kontorllutvalgets møte den 20. oktober kl i Rådhuset Hei! Du inviteres med dette til kontrollutvalgets møte den 20. oktober for å orientere om status og videre framdrift i arbeidet med kommunesammenslutningen. Kontrollutvalget er bl.a. opptatt av de formelle reglene for arbeidet, herunder kontroll og tilsynsaspektene, jf. vedlagte sjekkliste fra Norges kommunerevisorforbund. Med vennlig hilsen Jan T. Løkken

52 Kontrollsjef i FIKS Tlf Tlf.(m) E-post: FIKS@follofiks.no Internettadresse: FIKS - Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Medlemskommuner: Enebakk, Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski, Vestby og Ås

53 KONTROLLUTVALGET I SKI Sak 47/16 Orienteringssaker Saksbehandler: Lene H. Lilleheier Behandlingsrekkefølge Ski kontrollutvalg Saksnr.: 16/ Møtedato Sekretariatets innstilling: Sakene tas til orientering VEDLEGG: 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets møte ) Kopi av Kommunestyrets vedtak sak 131/16 Forvaltningsrevisjonsrapport Omorganisering, økonomi og IKT 3) Kopi av kommunestyrets vedtak sak 137/16 Rådmannens redegjørelse vedr Landbrukskontoret i Follo. 4) 2. tertialmelding 2016 m/vedlegg A 5) Kopi av kommunestyrets vedtak sak 155/16 Sammenslåing av Follo distriktsrevisjon IKS med Østfold kommunerevisjon IKS 6) Kopi av kommunestyrets vedtak sak 146/16 Valg av nytt kontrollutvalg 7) Kopi av kommunestyrets vedtak sak 153/16 Plan selskapskontroll ) Kopi av kommunestyrets vedtak sak 154/16 Rapport om psykisk helsearbeid for barn og unge 9) Aktivitetsplanen per oktober 2016 Ås, 25. oktober 2016 Lene H. Lilleheier/s./ sekretær

54 MØTEPROTOKOLL Ski kontrollutvalg Møtetid: Sted: kl. 18:00-22:45 Formannskapssalen Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 6 av 7. Møtende medlemmer: Lars Christian Bilet (Frp), Roar Thun (Ap), Karl M. Johnsen (PP), Svein Kamfjord (V), Anne Marit Holene (Sp) Møtende varamedlemmer: Ellen-Ane Aspestrand (H) for Bente Njøs Paulshus (H) Ikke møtt: Janne Brit Myrmo (SV) Fra administrasjonene møtte: Audun Fiskvik, rådmann, sakene: 31,32,33 og 39 Tore Petter Stensrud, spesialrådgiver plan og bygg, sakene: 31 og 39 Fra Follo distriktsrevisjon IKS møtte: Steinar Neby, revisjonssjef Bjørn Tore Nedregård, forvaltningsrevisor Didrik Hjort, avdelingsleder Fra sekretariatet møtte: Jan T. Løkken, kontrollsjef Lene H. Lilleheier, møtesekretær Diverse merknader: Sak 39/16 ble behandlet som første sak i møtet Møteprotokoll godkjent Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

55 Saksliste Side Saker til behandling 31/16 16/ Byggesaksbehandling - Praksis i Ski 3 32/16 16/ Henvendelse til kontrollutvalget fra KK88.no AS 4 33/16 16/ Forvaltningsrevisjon - Psykisk helsearbeid for barn og unge 5 34/16 16/ Overordnet analyse og plan for selskapskontroll /16 16/ Plan for forvaltningsrevisjon /16 16/ Overordnet revisjonsstrategi /16 16/ Sammenslåing av Follo distriktsrevisjon IKS med Østfold kommunerevisjon IKS 9 38/16 16/ Budsjett kontroll og tilsyn /16 16/ Gjennomgang møteplass/isflatesaken 11 40/16 16/ Orienteringssaker 11 Eventuelt Ski kontrollutvalg Side 2 av 11

56 Ski KU-31/16 Byggesaksbehandling - Praksis i Ski Sekretariatets innstilling: 1) Revisjonen bes om å undersøke om det er grunnlag for å mistenke korrupsjon i byggesaksbehandlingen i Ski kommune. 2) Resultatet av undersøkelsene leveres i en rapport til utvalgets neste møte. Ski kontrollutvalgs behandling : Innkommet forslag fra utvalget: 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra rådmannen til orientering. 2. Kontrollutvalget finner med bakgrunn i redegjørelsen fra rådmannen ikke grunnlag for å undersøke nærmere påstander/ mistanke om korrupsjon i byggesaksbehandlingen i Ski kommune. 3. Kontrollutvalget melder tilbake til ordfører og klagerne om kontrollutvalgets vedtak i saken. 4. Plan og byggesaksavdelingen oppfordres til meroffentlighet rundt vurderingskriterier ved dispensasjon i byggesaker. Votering: Innkommet forslag fra utvalget ble enstemmig vedtatt. Ski kontrollutvalgs vedtak : 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra rådmannen til orientering. 2. Kontrollutvalget finner med bakgrunn i redegjørelsen fra rådmannen ikke grunnlag for å undersøke nærmere påstander/ mistanke om korrupsjon i byggesaksbehandlingen i Ski kommune. 3. Kontrollutvalget melder tilbake til ordfører og klagerne om kontrollutvalgets vedtak i saken. 4. Plan og byggesaksavdelingen oppfordres til meroffentlighet rundt vurderingskriterier ved dispensasjon i byggesaker. Ski kontrollutvalg Side 3 av 11

57 Ski KU-32/16 Henvendelse til kontrollutvalget fra KK88.no AS Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget finner ikke grunnlag for å ta henvendelsen fra KK88.no AS v/harald Marthinussen opp til nærmere behandling. Ski kontrollutvalgs behandling : Innkommet tilleggsforslag fra utvalget: Påstander om falske forklaringer bør eventuelt politianmeldes av fornærmede part. Votering: Innstillingen med tilleggsforslaget ble enstemmig vedtatt. Ski kontrollutvalgs vedtak : Kontrollutvalget finner ikke grunnlag for å ta henvendelsen fra KK88.no AS v/harald Marthinussen opp til nærmere behandling. Påstander om falske forklaringer bør eventuelt politianmeldes av fornærmede part. Ski kontrollutvalg Side 4 av 11

58 Ski KU-33/16 Forvaltningsrevisjon - Psykisk helsearbeid for barn og unge Sekretariatets innstilling: Forvaltningsrevisjonsrapporten «Psykisk helsearbeid for barn og unge» legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Psykisk helsearbeid for unge» til orientering. 2) Kommunestyret merker seg at revisjonen har gitt følgende anbefalinger: a. Kommunen bør vurdere å gi ansvaret for psykisk helsearbeid for barn og unge en sterkere forankring på ledernivå i kommunen. b. Ansvar og prioriteringer bør komme frem i det kommunale plansystemet. c. Kommunen bør ha oversikt over barn og unge som er risikoutsatt i forhold til utvikling av psykiske vansker eller lidelser. d. Kommunen bør ha samlet oversikt over forebyggende tiltak. e. Kommunen bør ha avtaler som sikrer lovpålagte samarbeidsordninger for helsestasjons- og skolehelsetjenesten. f. Brukerundersøkelse bør gjennomføres g. Kommunen bør gi føringer for valg av koordinator for individuell plan. 3) Rådmannen bes om å følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks måneder. Ski kontrollutvalgs behandling : Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Ski kontrollutvalgs vedtak : Forvaltningsrevisjonsrapporten «Psykisk helsearbeid for barn og unge» legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Psykisk helsearbeid for unge» til orientering. 2) Kommunestyret merker seg at revisjonen har gitt følgende anbefalinger: a. Kommunen bør vurdere å gi ansvaret for psykisk helsearbeid for barn og unge en sterkere forankring på ledernivå i kommunen. b. Ansvar og prioriteringer bør komme frem i det kommunale plansystemet. Ski kontrollutvalg Side 5 av 11

59 c. Kommunen bør ha oversikt over barn og unge som er risikoutsatt i forhold til utvikling av psykiske vansker eller lidelser. d. Kommunen bør ha samlet oversikt over forebyggende tiltak. e. Kommunen bør ha avtaler som sikrer lovpålagte samarbeidsordninger for helsestasjons- og skolehelsetjenesten. f. Brukerundersøkelse bør gjennomføres g. Kommunen bør gi føringer for valg av koordinator for individuell plan. 3) Rådmannen bes om å følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks måneder. Ski KU-34/16 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling: 1. Kontrollutvalget tar den overordnede analysen til orientering og slutter seg til planen for selskapskontroll for Selskapskontrollen gjennomføres av FIKS. 3. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til forslaget til plan for selskapskontroll Kontrollutvalget gis i fullmakt å endre planen i planperioden Ski kontrollutvalgs behandling : Innkommet forslag fra Anne Marit Holene: Kontrollutvalget ber sekretariatet ta initiativ til et felles møte mellom Landbrukskontoret og kontrollutvalgene i deltakerkommunene. Innkommet forslag fra Roar Thun: Sekretariatet bes om å ta opp i styret i FIKS, spørsmålet om en forvaltningsrevisjon av et av de interkommunale selskapene. Votering: Innstillingen med tillegg av de to innkomne forslagene ble enstemmig vedtatt. Ski kontrollutvalg Side 6 av 11

60 Ski kontrollutvalgs vedtak : 1. Kontrollutvalget tar den overordnede analysen til orientering og slutter seg til planen for selskapskontroll for Selskapskontrollen gjennomføres av FIKS. 3. Kontrollutvalget ber sekretariatet ta initiativ til et felles møte mellom Landbrukskontoret og kontrollutvalgene i deltakerkommunene. 4. Sekretariatet bes om å ta opp i styret i FIKS, spørsmålet om en forvaltningsrevisjon av et av de interkommunale selskapene. 5. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til forslaget til plan for selskapskontroll Kontrollutvalget gis i fullmakt å endre planen i planperioden Ski kontrollutvalg Side 7 av 11

61 Ski KU-35/16 Plan for forvaltningsrevisjon Sekretariatets innstilling: Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret slutter seg til kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta endringer av prioriteringene i planperioden. Ski kontrollutvalgs behandling : Innkommet forslag fra utvalget: «Byggesak» og «Oppfølging av vedtak» legges til som prosjekter i planen. Votering: Kontrollutvalget sluttet seg til innstillingen med tillegg av innkommet forslag. Ski kontrollutvalgs vedtak : 1. Kontrollutvalget slutter seg til forslag til plan for forvaltningsrevisjon med tillegg av prosjektene «Byggesak» og «Oppfølging av vedtak.» 2. Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret slutter seg til kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta endringer av prioriteringene i planperioden. Ski kontrollutvalg Side 8 av 11

62 Ski KU-36/16 Overordnet revisjonsstrategi 2016 Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar overordnet revisjonsstrategi 2016 til orientering. Ski kontrollutvalgs behandling : Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Ski kontrollutvalgs vedtak : Kontrollutvalget tar overordnet revisjonsstrategi 2016 til orientering. Ski KU-37/16 Sammenslåing av Follo distriktsrevisjon IKS med Østfold kommunerevisjon IKS Sekretariatets innstilling: Saken oversendes kommunestyret med forslag til innstilling: Kommunestyret slutter seg til forslaget om selskapsavtale for Østfold Follo Kommunerevisjon IKS med organisasjonsnummer Ski kontrollutvalgs behandling : Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Ski kontrollutvalgs vedtak : Saken oversendes kommunestyret med forslag til innstilling: Kommunestyret slutter seg til forslaget om selskapsavtale for Østfold Follo Kommunerevisjon IKS med organisasjonsnummer Ski kontrollutvalg Side 9 av 11

63 Ski KU-38/16 Budsjett kontroll og tilsyn 2017 Sekretariatets innstilling: 1. Ski kommunes utgifter for tilsyn og kontroll 2017 foreslås budsjettert til Kr Saken oversendes Ski kommune og skal inngå i kommunens budsjett for Ski kontrollutvalgs behandling : Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Ski kontrollutvalgs vedtak : 1. Ski kommunes utgifter for tilsyn og kontroll 2017 foreslås budsjettert til Kr Saken oversendes Ski kommune og skal inngå i kommunens budsjett for Ski kontrollutvalg Side 10 av 11

64 Ski KU-39/16 Gjennomgang møteplass/isflatesaken Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar rådmannens og ordførers redegjørelser til orientering. Ski kontrollutvalgs behandling : I møtet delte ordfører ut saksutskrift av kommunestyresakene 103/13 og 133/15. Rådmannen delte ut notat av «Historikk på kunstisflate i Ski idrettspark». Dokumentene legges ved saken. Innkommet forslag fra Roar Thun: Kontrollutvalget tar redegjørelsene til orientering. Redegjørelsene tilsier at kontrollutvalget åpner for forvaltningsrevisjon av denne saken. Utvalgets møte i november presiserer mandatet til revisjonen. Votering: Innkommet forslag fra Roar Thun ble enstemmig vedtatt. Ski kontrollutvalgs vedtak : Kontrollutvalget tar redegjørelsene til orientering. Redegjørelsene tilsier at kontrollutvalget åpner for forvaltningsrevisjon av denne saken. Utvalgets møte i november presiserer mandatet til revisjonen. Ski KU-40/16 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling: Sakene tas til orientering. Ski kontrollutvalgs behandling : Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Ski kontrollutvalgs vedtak : Sakene tas til orientering. Ski kontrollutvalg Side 11 av 11

65 Saksprotokoll Arkivsak: UTVALG: Kommunestyret SAKNR. 131/16 16/ DATO FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT- OMORGANISERING ØKONOMI OG IKT Kommunestyrets behandling : Anne Kristine Linnestad (H) fremmet følgende endringsforslag til forslag til vedtak pkt. 2, 1. setning: «Kommunestyret foreslår følgende tiltak:» Votering: Forslag til vedtak pkt. 1 ble enstemmig vedtatt. Forslag til vedtak pkt. 2 fikk 0 stemmer og falt. Linnestads endringsforslag til forslag til vedtak pkt. 2 fikk 1 stemme og falt. Forslag til vedtak pkt. 3 ble enstemmig vedtatt. Kommunestyrets vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Omorganisering, økonomi og IKT» til orientering. 2. Rådmannen bes følge opp anbefalingene i rapporten og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks måneder.

66 Saksprotokoll Arkivsak: UTVALG: Kommunestyret SAKNR. 137/16 16/446-7 DATO RÅDMANNENS REDEGJØRELSE VEDRØRENDE LANDBRUKSKONTORET I FOLLO Kommunestyrets behandling : Votering: Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kommunestyrets vedtak er: Kommunestyret tar rådmannens redegjørelse om Follo landbrukskontor til orientering.

67 Saksframlegg Saksbehandler: Ida Scheflo Arkivsaksnr.: 16/ TERTIALMELDING 2016 Forslag til vedtak: Tertialmelding per vedtas som følger: 1. Tertialrapporten tas til orientering. 2. Det foretas budsjettjusteringer for investeringsprosjektene slik det fremgår av sakens vurdering, og som er oppsummert i sakens konklusjon. Bruk av lån som finansieringskilde, samt opptak av lån justeres tilsvarende. Ingress/hovedbudskap: Årsprognosen for virksomhetenes driftsaktiviteter og kommunens tilskuddsposter viser et netto merforbruk på 18,1 mill. kroner i forhold til justert budsjett. Dersom tendensen for skatteinngangen fortsetter ut året, kan det gi samlede merinntekter fra skatt- og rammetilskudd som ligger ca 15 mill. kroner over justert budsjett. Rådmannen vurderer fortløpende avvikene med tanke på å iverksette korrigerende tiltak slik at regnskap 2016 kan avlegges i balanse. Gjennomgang av investeringsprosjektene gjør at rådmannen foreslår en økning på om lag 10,2 mill. kroner fra tidligere vedtatt budsjett. Sykefraværet siste 12 måneder er 8,2 prosent, som ved rapporteringen etter første tertial. Innen utgangen av september forventes samtlige dialogmøter med virksomheter og politikere gjennomført. Saksopplysninger: Saken legges frem med henvisning til Økonomireglementets bestemmelse 8.1.2, punkt c). I saken redegjøres det for status i kommunen per 2. tertial vedrørende: 1) Økonomi (årsprognoser for drifts- og investeringsbudsjettet) 2) Brukere (avviksrapportering) 3) Medarbeidere (attraktiv arbeidsplass, medarbeidersamtaler og lærlinger) 4) Miljø Vurdering:

68 1) Økonomi Driftsbudsjettet Prognoser for driftsbudsjettet gjennomgås nedenfor. Kun områder med avvik er omtalt. Oppvekst: Prognose for merbehov 2016 på er 0,1 mill. kroner Prognosen for merbehov 2016 er redusert med 1,6 mill. kroner fra 1. tertial. Området ble tilført 0,4 mill. kroner til opprettelse av spesialavdeling for autisme ved Hebekk skole ved behandlingen av 1. tertialmelding. Familiens hus varsler at virksomheten vil gå med merforbruk i 2016, anslagsvis 2,8 mill. kroner, som er en økning med 0,4 mill. kroner fra 1. tertial. Merforbruket knyttes spesielt til aktivitetsøkning for fosterhjem, samt kostnader knyttet til barn plassert i statlige tiltak. Det legges fortsatt til grunn at det vil være et behov for ytterligere midler knytter til omsorg/ettervern. Det er knyttet usikkerhet til oppstart og kostnader for etablering av nye tiltak (Stenfeltbakken). Det legges til grunn at ytterligere tiltak ikke etableres i 2016 til tross for tidligere beslutning om utvidelse på Siggerud. Dette på bakgrunn av nye tall/behov signalisert fra IMDI. De kommunale barnehagene viser til et foreløpig forventet mindreforbruk på 4,7 mill. kroner i 2016, som er en økning i besparelse fra 1. tertial på 4,1 mill. kroner. Årsaken er at kommunen har ledig kapasitet på området, som gjør at det ikke er nødvendig å hyre inn vikarer i samme omfang som budsjettert. Pedagogisk virksomhet forventer en besparelse knyttet til tilskudd til ikke-kommunale barnehager på om lag 1 mill. kroner, som er en økning fra 1. tertial på 0,5 mill. kroner. Følgende virksomheter varsler merbehov siden 1. tertial: Ski ungdomsskole varsler et merbehov på om lag 1,9 mill. kroner som følge av merforbruk på lønn. Siggerud skole varsler om et merforbruk på 0,3 mill. kroner til økte utgifter til språkopplæring til enslige mindreårige flyktninger Velferd: Prognose for merbehov 2016 er 12,7 mill. kroner Prognosen for 2016 har økt med 5,8 mill. kroner fra 1. tertial. Økningen i utgifter knyttet til brukere som er avhengig av ressurskrevende tjenester, fortsetter. Brukere som har kommet og kommer til i løpet av året, trenger mye, kostnadskrevende bistand, og gir utgifter som ikke nødvendigvis lar seg beregne i forkant. For yngre brukere, mottar kommunen delvis refusjon, men for brukere over 67 år må kommunen dekke utgiftene i sin helhet. Det er økningen i utgifter for brukere i kategorien over 67 år, som i hovedsak bidrar til økt merforbruk. Sykehjemmene jobber kontinuerlig med å redusere utgiftene til vikarbruk og ekstrahjelp, samtidig som det iverksettes prosjekter som forventes å gi en positiv økonomisk effekt i fremtiden. Forbruk hittil i år, sett i sammenheng med historiske tall, tilsier at det er sannsynlig at sykehjemmene og Kråkstadtunet vil få et merforbruk ved slutten av året; anslagsvis 7,6 mill. kroner.

69 Hjemmetjenestens aktivitet påvirkes av økning i antall vedtakstimer, både som følge av økningen av pasienter som utskrives fra A-hus og økning i behov for helsehjelp hjemme generelt. Dette har medført ekstra innleie av ressurser fra og med juni. Det forventes at denne situasjonen vil vedvare ut året. I tillegg påvirkes aktiviteten fortsatt av trafikksituasjonen i kommunen. Dette gir et estimert merforbruk på 1,6 mill. kroner. Dagsentrene erfarer fortsatt at kostnadene knyttet til nødvendig transport for brukere til og fra dagsentre er økende, og merutgifter til dette anslås å utgjøre 0,6 mill. kroner i Samhandlingsenheten opplever en økning i kostnader knyttet til overliggerdøgn. I tillegg har kjøp av plasser for ressurskrevende tjenestemottagere blitt noe høyere enn forventet. Merutgifter til dette anslås å gi et merforbruk på 2,9 mill. kroner. Samfunn: Prognose for merbehov 2016 er 1,8 mill. kroner. Tidligere prognose for merbehov ved årsslutt, ble saldert i 1. tertialmelding. Nye merbehov utgjør 1,8 mill. kroner. I virksomhet Eiendom meldes det om merforbruk knyttet til Rådhussvingen 7, på til sammen 0,54 mill. kroner. Dette gjelder utgifter til husleie, FDV og renhold. For virksomhet Kultur og fritid vil et merforbruk, knyttet til inntektssvikt på Rådhusteateret på grunn av forskjøvet åpningsmulighet, utgjøre 0,8 mill. kroner. Virksomhet Kultur og fritid melder også om lavere salgsinntekter ved Kommuneskogen på om lag 0,5 mill. kroner. Dette skyldes dårligere tømmerpriser og klimaendringer. Dette vil sannsynligvis medføre varig nedgang i inntektene. Det er foretatt en grundig gjennomgang av økonomien i virksomhet Kommunalteknikk og det prognostiseres regnskapsmessig balanse ved årets slutt. Dersom det skal foretas ekstra feiing av gang og sykkelveger høsten 2016 utløser det behov for 0,3 mill. kroner. Det vises til egen sak om feiing av gang og sykkelveger. Stab og støtte, samt rådmannsnivå: Prognose for merbehov 2016 er 1,2 mill. kroner Det meldes om økte utgifter til lisenser, kontingenter og opprettelse av IKT-vaktordning for kritiske systemer og infrastruktur fra juli 2016 som utgjør til sammen 1,2 mill. kroner. Virksomhetsovergripende poster: Prognose for merbehov 2016 er 2,3 mill. kroner Balanse er avhengig av innfrielse av innsparingskrav på 3,3 mill. kroner vedtatt for budsjett 2016: Netto bruk av konsulenter/styrke kompetanse og kapasitet egen stab tilsvarende 2,3 mill. kroner. Tiltaket er foreløpig ikke realisert, og endelig vurdering av inndekningskravet fremmes i egen sak. Reforhandling innkjøp/rammeavtaler, tilsvarende 1,0 mill. kroner. Kommunen har reforhandlet avtaler i 2016 som skal gi besparelser på beløpet, og rådmannen er i prosess for fordeling av inndekningen på ulike virksomheter. Områder med besparelser er - Kontrolltjenester for skjenking av alkohol Forsikringer, inkl. gruppeliv for ansatte

70 - Telefoni - fastnett og mobil Rammeavtale Arkitekt og rådgivertjenester Rammeavtale forsikringsmegling Renter og avdrag: Endringer i estimert årsprognose ved 1. tertial knyttet til renteinntekter, renteutgifter og avdragsutgifter er budsjettjustert. Samlet vurdering av finansutgifter ved 2. tertial viser at postene ligger an til balanse ved årsslutt. Skatt- og rammeinntekter: Skatt- og rammeinntekter vurderes samlet på grunn av omfordelingsmekanismene i kommunesektorens inntektssystem. Prognosen bygger på Revidert nasjonalbudsjett 2016 og tilhørende prognosemodell. Skatteinngangen ved utgangen av august var drøyt 10 prosent høyere enn på samme tidspunkt i fjor. Både lokalt og nasjonalt er sist tilgjengelige tall bedre enn forutsatt ved forrige tertialrapport og i revidert nasjonalbudsjett. Dersom tendensen fortsetter ut året kan det gi samlete skatt- og rammeinntekter som ligger ca. 15 mill. kroner over justert budsjett. Overordnet vurdering av forbruk lønn- og pensjonsmidler: Det samlede forbruket av lønnsmidler, inkl. bokførte refusjoner fra NAV, er ca. 3,6 mill. kroner lavere enn periodisert budsjett på 885 mill. kroner per august. Overordnet vurdering av salgsinntekter: Samlet inntekt er om lag 6,2 mill. kroner lavere enn periodisert budsjett per august på 242 mill. kroner. Dette skyldes hovedsakelig forsinket inntektsføring av vederlagsinntekter for opphold i institusjon som vil være a jour ved årsavslutningen og avvik i periodiseringen av inntekter av oppholdsbetaling i barnehagene. Investeringsbudsjettet Revisjon av investeringsbudsjettet ved 2. tertial 2016 vil være med å legge grunnlaget for investeringer i Budsjett og handlingsplan for Saken viser investeringsprosjekter som har endrede budsjettbehov, eller prosjekter med endret fremdrift i forhold til vedtatt budsjett og økonomiplan samt forslag til nye prosjekter. Kommunens investeringer finansieres i stor grad av låneopptak, og rådmannens forslag til endringer i investeringsbudsjettet får konsekvenser for rente- og avdragsbelastningen i neste års budsjett. På bakgrunn av nedenstående gjennomgang, foreslås netto budsjettramme (ekskl. mva.) for investeringer i 2016 økt med 10,2 mill. kroner til 512,6 mill. kroner. Følgende investeringsprosjekter er vurdert særskilt (alle tall er eksklusive merverdiavgift): Behov for nye investeringsprosjekter med oppstart i 2016: 5,8 mill. kroner: Dette er behov som ikke er tidligere vedtatt, og som øker total budsjettbevilgning for NY; Ski kommunale fastlegekontor: 1,3 mill. kroner.

71 Prosjektet foreslås vedtatt med en total budsjettramme på 1,3 mill. kroner. Fastlegekontoret er opprettet, og det har allerede påløpt kostnader knyttet til oppgraderinger av lokalene, samt innkjøp av inventar og medisinsk utstyr. Budsjett 2016 blir 1,3 mill. kroner. 2. NY; Hjemmetjenesten, etablering nye lokaler: 2 mill. kroner. Prosjektet foreslås opprettet med en total budsjettramme på 3,5 mill. kroner. Det skal etableres nye lokaler for hjemmetjenesten i Jernbaneveien 4 og det vil påløpe utgifter til kontor- og romtilpasninger i 1. etg., samt etablering av garderober og lager i kjelleren. I tillegg kommer flyttekostnader. Budsjett 2016 blir 2 mill. kroner. 3. NY; Bøleråsen skole, overvann: 2,5 mill. kroner. Prosjektet foreslås opprettet med en total budsjettramme på 2,5 mill. kroner. Dagens steingrøfter klarer ikke lenger å ta av for store vannmengder. For å unngå overvann på skoletomten, må det etablere ny løsning. Budsjett 2016 blir 2,5 mill. kroner. Behov for tilførsel av budsjettmidler i 2016, sum 16,6 mill. kroner: Dette er behov som ikke er tidligere vedtatt, og som øker total prosjekt-/budsjettbevilgning for Kirkeveien 3, rådhuskvartalet: 10,0 mill. kroner. Prosjektet foreslås tilført budsjettmidler på 10,0 mill. kroner knyttet til et myndighetskrav om nytt ventilasjonsanlegg i rådhusteateret. Ventilering vil skje langs gulv og det bærende gulvet må skiftes. Budsjett 2016 blir om lag 37,8 mill. kroner Ski rådhus, utskifting av vinduer: 0,3 mill. kroner. Prosjektet foreslås tilført budsjettmidler på 0,3 mill. kroner som følge av at det i utgangspunktet var kun punkterte vinduer som skulle byttes. Det vil være mest kostnadseffektivt å bytte alle vinduene samtidig. Budsjett 2016 blir 0,8 mill. kroner Vevelstadveien, rundkjøringer: 4,3 mill. kroner. Prosjektet foreslås tilført budsjettmidler på 4,3 mill. kroner knyttet til endringsmeldinger og mengdejusteringer. Rådmannen vil legge frem eget byggeregnskap for prosjektet. Budsjett 2016 blir om lag 14,0 mill. kroner Berghagan nord, VVA: 2,0 mill. kroner. Prosjektet foreslås tilført budsjettmidler på 2,0 mill. kroner knyttet til anleggsvei og byggelederkostnader. Budsjett 2016 blir om lag 6,4 mill. kroner. Forskyvning av budsjettmidler fra 2016 til senere år: -12,2 mill. kroner: Dette er tidligere vedtatte budsjettmidler som reduserer total budsjettbevilgning for 2016, men øker bevilgning for senere år Veilys, ombygging til måling: 1,0 mill. kroner. 1,0 mill. kroner foreslås flyttet ut i tid, fra 2016 til Det er inngått en rammeavtale om oppsett av nye skap og ledlys, og arbeidet starter i januar Budsjett 2016 blir om lag 0,3 mill. kroner Eikeliveien fortau, grunnerverv: 1,2 mill. kroner. 1,2 mill. kroner foreslås flyttet ut i tid, fra 2016 til Prosjektet planlegges ferdigstilt 2017.

72 Budsjett 2016 blir 0,0 mill. kroner Eikeliveien fortau: 4,5 mill. kroner. 4,5 mill. kroner foreslås flyttet ut i tid, fra 2016 til Prosjektet planlegges ferdigstilt desember 2017, men må ses i sammenheng med tilhørende grunnerverv. Budsjett 2016 blir 0,3 mill. kroner Dagaktivitetsplasser, inventar og utstyr: 0,7 mill. kroner. 0,7 mill. kroner foreslås flyttet ut i tid, fra 2016 til 2017, på grunn av forsinket fremdrift. Budsjett 2016 blir 0,0 mill. kroner Kråkstad kirkegård, utvidelse: 1,1 mill. kroner. 1,1 mill. kroner foreslås flyttet ut i tid, fra 2016 til 2017, på grunn av forsinket fremdrift. Budsjett 2016 blir om lag 0,1 mill. kroner Sprinkelanlegg, verneverdige kirker: 0,5 mill. kroner. 0,5 mill. kroner foreslås flyttet ut i tid, fra 2016 til 2017, på grunn av forsinket fremdrift. Budsjett 2016 blir 0,0 mill. kroner Middelalderkirken, fjerne plastmaling: 3,2 mill. kroner. 3,2 mill. kroner foreslås flyttet ut i tid, fra 2016 til 2017, på grunn av forsinket fremdrift. Budsjett 2016 blir om lag 0,2 mill. kroner. Tiltak vedtatt i 1. tertial, som manglet angivelse av finansieringskilde: 7,8 mill. kroner: Skotbu, paviljonger: 1,0 mill. kroner. Tildeling ble vedtatt i KST 100/16, uten vedtak på hvilket fond investeringen skal belastes. Det foreslås at prosjektet finansieres av Økonomiplanfond Kråkstad skole, midlertidig kapasitetsutvidelse: 6,8 mill. kroner. Tildeling ble vedtatt i KST 101/16, uten vedtak på finansieringskilde. Det foreslås at prosjektet finansieres gjennom låneopptak. Eiendomssalg Et tomteområde på Langhus på om lag 33 daa, gnr. 107 bnr. 867, er annonsert for salg og budrunden åpnet 1. september. Prisantydning for tomteområdet er 100 mill. kroner. Resultatet av prosessen vil man komme tilbake til i egen sak. I august måned er det inngått kontrakter for salg av tilleggsareal til to boligeiendommer, og hvor salgssummene er avtalt på til sammen kroner. Utover høsten vil kommunen ha fremsatt tilbud om salg av tilleggsareal til noen boligeiendommer og noen næringseiendommer, og dersom tilbudene blir akseptert av kjøperne vil dette innebære salgssummer på til sammen om lag 3,5 mill. kroner. Startlån Utbetalte startlån per 2. tertial utgjør om lag 43 mill. kroner. Dette er en markant økning sammenlignet med De fleste utbetalinger er fullfinansieringer, da private banker har strammet inn praksis med samfinansiering. I den første av årets to tildelinger fra Husbanken er det bevilget 49 mill. kroner. Ski kommune finner det tilstrekkelig, da det foreligger ubrukte lånemidler fra tidligere. Det er økning i antall søknader, dette antas å ha sammenheng med innføring av e-søknad i mai. Totalt er det mottatt 140 søknader. Boligmarkedet i Ski kommune er fremdeles preget av stigende boligpriser, og en del av de med innvilget forhåndstilsagn sliter med å få kjøpt egnet bolig.

73 Det er per andre tertial betalt ekstraordinære innfrielser på 20,5 mill. kroner. 2) Brukere Dialogprosess Ordfører avholdt møte med brukerrådslederne i kommunens virksomheter den 28. januar. Fra de virksomheter som ikke har brukerråd, møtte virksomhetslederne. Fra mars har det vært avholdt dialogmøter i kommunens virksomheter, mellom representanter for brukerne, virksomhetsleder, representanter for de ansatte og kommunestyrets medlemmer. Tre politikere fra kommunestyret innkalles til det enkelte dialogmøte. 30 av kommunens 32 virksomheter har avholdt slike dialogmøter og innen utgangen av september er alle dialogmøter planlagt avholdt. Også i årets dialogprosess har det vært avholdt møter i virksomheter som ikke har brukerråd. Deltakelsen fra politisk side er omtrent på nivå med deltakelsen i I 15 av dialogmøtene møtte samtlige innkalte politikere. I 7 av møtene møtte kun 1 eller ingen politikere. Avviksrapportering Antall uønskede hendelser blir hentet ut fra Kvalitetslosen, kommunens elektroniske kvalitetssystem. Differansen mellom antall meldte hendelser og antall registrerte avvik, skyldes at samme avvik kan registreres i flere hovedkategorier og underkategorier. Avvikene behandles i den enkelte virksomhet, og en samlet oversikt for hele kommunen blir drøftet i Kvalitetsutvalget. Avvik er brudd på lov eller forskrift eller annet overordnet styringsdokument, og en avviksmelding skal dokumentere manglende samsvar mellom definerte/spesifiserte krav for tjenesten/aktiviteten gitt i lov og/eller forskrift eller i prosedyrens beskrivelse for tjenesteutførelsen. Rapporterte avvik skal føre til forbedring. Avviksrapporteringen vil være et utgangspunkt for refleksjon i videre arbeid i virksomheten. Prosedyren for avviksbehandling skal hjelpe til å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav som er fastsatt i lov, forskrift eller annet styrende dokument. Virksomhetslederne er ansvarlige å følge opp avvikene iflg. prosedyrene, og avvikene er gjenstand for refleksjon og endring i virksomhetene Det ble i 2. tertial 2016 meldt inn 466 hendelser, mot 405 i samme periode i fjor. Diagrammet viser utviklingen i antall avvik pr tertial: Avvikene i 1., 2 og 3. tertial for 2015 og 1. og 2. tertial for 2016 fordelte seg slik :

74 Kommentarer: HMS Flest registreringer på kategorien Vold og trusler, herunder underkategori Verbal trakassering. Nest flest registreringer på kategorien Arbeidsmiljø, herunder underkategori Lugging/slag/spark. Organisasjon/internt: Flest registreringer på kategorien Informasjon/kommunikasjon, herunder underkategori Oppfølging/utførelse Like mange registreringer på kategorien Samhandling, herunder underkategori Prosedyre/beskrivelse. Tjeneste/bruker: Flest registreringer på kategorien Tjenesteproduksjon, herunder underkategori Legemiddelhåndtering. Nest flest registreringer på kategorien Nesten-uhell, herunder underkategori Legemiddelhåndtering. 3) Medarbeidere Medarbeiderundersøkelse Årets medarbeiderundersøkelse ble gjennomført i 1. tertial. Det var svar av forespørsler (74 %). Det tilsvarer 140 besvarelser flere enn i fjor. De som har flere stillinger i Ski kommune, skal svare på flere undersøkelser. Nytt i år er at HR skal bistå, eller kjøre oppfølgingsarbeidet i alle virksomhetene/avdelingene. Ved å gjennomføre prosessen i flere virksomheter, tilegner HR seg en prosesskompetanse som styrker sannsynligheten for at prosessen kommer frem til konkrete forbedringsmål og tiltak/handlingsplan. I ca 90 av 140 virksomheter/avdelinger har HR bistått i oppfølgingsarbeidet. HR legger vekt på involvering, bevisstgjøring og klare mål for forbedring når HR leder forbedringsarbeidet i virksomhetene. Tilbakemeldingene fra ansatte og ledere viser at det gir en positiv effekt med klare mål og tydeliggjøring av den enkelte sitt bidrag i forbedringsarbeidet. Sykefravær Målet om å redusere sykefraværet i Ski kommune er høyt prioritert av politikere, verneombud, tillitsvalgte og administrativ ledelse i Ski kommune. I andre kvartal 2016 viser sykefraværet 9,0 % mot 9,1 % i første kvartal Sykefraværet siste 12 måneder er 8,2 prosent, som ved rapporteringen etter første tertial.