STRATEGIDOKUMENT. Østre Agder - FORUTVIKLING AV ØSTREAGDER-SAMARBEIDET. Vedtatt i styret i Østre Agder et interkommunalt samarbeidsforum

Transkript

1 Østre Agder Interkommunalt samarbeid for kommunene Arendal, Froland, Gjerstad, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli STRATEGIDOKUMENT - FORUTVIKLING AV ØSTREAGDER-SAMARBEIDET Vedtatt i styret i Østre Agder Østre Agder et interkommunalt samarbeidsforum

2 Innhold: 1 Bakgrunn 1.1 Strategiprosessen 1.2 Vedtektsfestede formål for Østre Agder 1.3 Organisering Østre Agder 1.4 Sekretariat og prosjektressurser 1.5 Bo- og arbeidsmarkedsregioner i Østre Agder 2 Samarbeid i Østre Agder status, utfordringer og veien videre 2.1 Samarbeid i regionen 2.2 NIVI Analyse sine vurderinger og påpekning av behov Østre Agder 2.3 Strategi for styrket samarbeid 2.4 Hva er visjonen for Østre Agder? 3 Strategi - bevisst jobbing ut fra formålet 3.1 Samarbeidsforum for kommunene i regionen 3.2 Samordne regionens og kommunenes interesser ovenfor fylke, stat m.fl. 3.3 Arbeide for å styrke regionens infrastruktur 3.4 Systematisk arbeid for at regionen velges som lokaliseringssted 3.5 Bidra til etablering av samarbeidsløsninger for to eller flere kommuner 3.6 Stimulere til at regionen gjennomfører prosjekter for å øke kompetansen i regionens kommuner 3.7 Utvikle løsninger knyttet til levering av kommunale tjenester 4 Oppsummering av videre strategi for utvikling av Østre Agder Linker: Kommuneloven 27 Kommuneloven 4 Offentlighetsloven 1 Lov om planlegging og byggesaksbehandling (samordning, planstrategi, planlegging) - Dokumenter: - Regionplan Agder 2020 Med overskudd til å skape - Notat fra rådmannsgruppa, etter møte Felles konnmunestyresamling, Froland o Innledning v/ styreleder o Utfordringer og veivalg i Østre Agder v/ Geir Vinsand, NIVI Analyse Sammendrag innledende innspill - notater fra ordførere og rådmenn Styresamling Lyngørporten o Innledning v/ styreleder o Geir Vinsand, NIVI Analyse Vedtekter Østre Agder Vilieserklæring om samarbeid i regionen Agderforskning prosjektrapport 25/2008: Østre Agder 2015 Utredning av alternative stvringsmodeller

3 1. BAKGRUNN Det foregår mye praktisk samarbeid i Østre Agder- regionen, på ulike områder, der to eller flere kommuner deltar. Samarbeidet er utviklet over tid, men er i liten grad satt inn i et felles system for oppfølging og rapportering. Kommunene i regionen er enige om at interkommunalt samarbeid er nødvendig for å løse oppgaver og tjenestetilbud på en hensiktsmessig måte. Samfunnsutviklingen og stadig større krav og forventninger til kommunene gjør behovet for samarbeid stadig større. Balansegangen mellom det lokale selvstyret og det interkommunale samarbeidet er krevende. Mange er redde for at lokalpolitisk styring og kontroll svekkes. Samarbeid kan utfordre lokaldemokratiet i den enkelte kommune, og mange påpeker fare for å etablere "ordfører- og rådmannsvelder" i mer eller mindre lukkede rom. Det er utfordrende å få alle by- og kommunestyremedlemmer, administrasjon, ansatte, innbyggere og media involvert i og godt nok kjent med - det interkommunalt samarbeidet. Det er viktig å være observant på disse utfordringene. Staten har gjennom lovverk pålagt kommunen å ha en bevisst holdning til et levende demokrati, åpenhet og informasjon. Både Kommunelovens 4 og Offentlighetsloven 1 tydeliggjør dette. Slik kommunenorge ser ut i 2011, vil behovet for samarbeid mellom kommuner øke, snarere enn å minke. Det vises i denne sammenheng til reformer som er på gang, og Stortingets manglende vilje mot bruk av tvang for å endre kommunestruktur. Interkommunalt samarbeid er krevende, men det representerer også mange muligheter som kan komme innbyggerne til gode, og det kan bidra til å styrke regionen. Dette ønsker styret i Østre Agder å sette økt fokus på, og det er derfor igangsatt en prosess for videre utvikling av samarbeidet. Arbeidet skal i første omgang lede til utarbeidelse av et strategidokument som kan behandles i alle kommunestyrene før valget høsten STRATEGIPROSESSEN Som et ledd i arbeidet ble Geir Vinsand fra NIVI Analyse leid inn til å holde foredrag om temaet interkommunalt samarbeid. Han holdt først foredrag for styret og rådmennene høsten 2010, siden for alle kommunestyrene i Østre Agder i et felles møte for kommunestyrene den Geir Vindsand har i etterkant av dette møte kommet med ytterlige innspill til videre prosess. Han har bidratt med viktig kunnskap om status for kommunesamarbeid i Norge, og utfordringer og muligheter fremover. Gjennom dette er det lagt et felles grunnlag for refleksjon og diskusjon i de ulike by- og kommunestyrene. Ordførere og rådmenn har også gitt innledende innspill til strategiprosessen, gjennom korte notater. Notatene er skrevet med utgangspunkt i dagens vedtekter, formål og organisering for Østre Agder og fokus var rettet mot hva skal Østre Agder prioritere videre? - Hva er viktig for den enkelte kommune i videre samarbeid? - Hvilke forventninger og krav har den enkelte kommune til samarbeidet? Hva er aktuelle samarbeidsområder? areal- og transportplanlegg, næringsutvikling, tjenesteproduksjon, kompetanseutvikling (evnt hva/hvilket område) eller annet? Regionplan Agder 2020 hva er, blir og kan være Østre Agders rolle i det videre arbeidet?

4 Selv om svarene fra ordførerne og rådmennene spriker, er det fra de fleste uttrykt et klart behov for å videreutvikle et forpliktende interkommunalt samarbeid, med fokus på god ressursutnyttelse og større fokus på regional utvikling. Rådmennene utarbeidet den et notat til styret i Østre Agder. I møtet deltok også styreleder Maya Twedt Berli. Innspill fra dette møtet er tatt med i det videre arbeidet med strategidokumentet. Rådmennene har gjennom systematisk og langsiktig arbeid bygd opp kjennskap og tillit til hverandres kommuner, og har uttrykt et klart ønske og behov for å utøve sin rådmannsrolle i samarbeid med sine kolleger. Et godt samarbeid mellom rådmennene er avgjørende for en god utvikling av det videre samarbeid mellom kommunene. Tilsvarende er det viktig at både ordførere og kommunestyrer også bygger gode relasjoner og samhandler på tvers av kommunegrensene. Strategidokumentet er for øvrig utarbeid av sekretæren i samarbeid med styreleder og rådmannsgruppa, og er drøftet med styret underveis. Før det blir oversendt til behandling i hvert enkelt kommunestyre, inviteres kommunene til å gi innspill til utkastet før det sluttbehandles i styret, og endelig behandling i kommunestyrene. 1.2 VEDTEKTSFESTEDEFORMÅL FOR ØSTREAGDER Østre Agder er et samarbeidsforum for kommunene i regionen. Det skal bidra til å samordne regionens og kommunenes interesser overfor fylket, staten og andre organer på region-, fylkes- og/ eller riksplan. Samarbeidet skal arbeide for å styrke regionens infrastruktur og systematisk arbeide for at regionen velges som lokaliseringssted for offentlige og private virksomheter. Østre Agder kan bidra til etablering av samarbeidsløsninger for to eller flere kommuner knyttet til områder av kommunenes virksomhet og tjenesteproduksjon der kommunene finner det formålstjenelig. I tillegg skal samarbeidet stimulere til at regionen gjennomfører prosjekter for å øke kompetansen i regionens kommuner og utvikle løsninger knyttet til levering av kommunale tjenester. Østre Agder kan fatte vedtak knyttet til den løpende drift innenfor rammen av innbetalt deltakeravgift, men kan ikke forplikte den enkelte kommune utover dette uten etter særskilt avtale. 1.3 ORGANISERING Samarbeidet er hjemlet i vedtekter fastsatt av de deltakende kommuner, og er organisert med hjemmel i Kommunelovens 27, interkommunalt og interfylkeskommunalt samarbeid. Finansiering: Virksomheten i Østre Agder finansieres gjennom kontingent fra de deltakende kommunene basert på innbyggertallet pr året før. Kontingenten utgjør nå kr per innbygger. I tillegg kan styret søke om eksterne bidrag til enkeltprosjekt på vegne av de deltakende kommuner. Styret: Ordførerne + opposisjonsleder i Arendal bystyre utgjør styret. Rådmennene innkalles til alle styremøter (styret ønsker at de møter fast, personlig eller ved stedfortreder). Fylkesordfører og fylkesrådmann inviteres til å delta på møtene.

5 Styremøter: Etter vedtektene minimum 4 per kalenderår, samt temasamlinger og seminarer for et bredere utvalg av politikere og administrasjon. Erfaringsmessig er det behov for flere møter i året. I 2011 er det planlagt 1 møte per mnd. Underutvalg (temporære eller faste): - Arbeidsutvalg: styreleder, en valgt rådmann og sekretær saker til styrebehandling Prosjektgrupper Samhandlingsprosjekt: Rådmennene + faggrupper Leseprosjektet: Prosjektleder - faglig e prosjektgrupper 1.4 SEKRETARIATOGADMINISTRATIVE PROSJEKTRESSURSER Østre Agder leier en 50 % sekretærstilling fra Arendal kommune. I tillegg er det engasjert administrative prosjektledere til Sannhandlingsprosjektet og Leseprosjektet. De enkelte kommuner bidrar i tillegg med fagpersoner i forberedelsen av saker til styret og felles saksfremlegg til kommunestyrene. 1.5 BO- OG ARBEIDSMARKEDSREGIONERI ØSTRE AGDER Østre Agder består i 2011 av 7 kommuner, beliggende øst i Aust- Agder. Regionen har et samlet innbyggertall på i overkant av innbyggere og et samlet areal på km2. Regionen kan vise til befolkningsvekst det siste tiåret, men det er utfordrende forskjeller mellom kommunene både når det gjelder både innbyggerantall og areal. Det vises til nedenstående tabell, som viser forskjellene mellom kommune. ØSTREAGDER Areal: År 2000 År 2002 År 2004 År 2006 År 2007 År 2008 År 2009 År 2010 År 2011 Kommune km2 Innbygg innbygg innbygg innbygg innbygg Innbygg Innbygg innbygg Innbygg Arendal Risør Tvedestrand Froland Gjerstad Vegårshei Åmli Sum: I en NIBIR rapport fra 2002 er landet delt inn i funksjonelle bo- og arbeidsmarkedsregioner. Grunnlaget for inndelingen er geografiske områder med begrensede interne reiseavstander, der avgrensningen er knyttet til forholdet mellom bosted og arbeidssted. I denne inndelingen er Risørregionen (Gjerstad og Risør) en region, mens de øvrige kommune (+Grimstad) er samlet i Arendalsregionen. I NIBIR-rapporten blir det påpekt at en sammenslåing av Risørregionen og Arendalregionen er aktuell. Utviklingen fra rapporten ble utarbeid og frem til i dag viser også at de 2 regionene over tid veves tettere sammen, noe bl.a. de ulike interkommunale samarbeidsløsningene og nyere pendlingsdata viser. Ny E-18 mellom Brokelandsheia og Akland har kortet ned reisetiden, og det jobbes nå med konkrete planer for ny E-18 mellom Tvedestrand og Arendal. Ny E-18 mellom Grimstad og Kristiansand påvirker også arbeidsmarkedet i regionen.

6 2. SAMARBEIDI ØSTREAGDER STATUS,UTFORDRINGEROG VEIENVIDERE Dagens formelle Østre-Agder er en arvtager etter det tidligere 8K samarbeidet. Samarbeidet representerer mye positivt, men det er også klare utfordringer som det bevisst bør tas tak i for å styrke samarbeidet ytterlige. Tydeligere rammer for arbeidet og felles forståelse for hva samarbeidet er og skal være er vesentlig i så måte. 2.1 SAMARBEID I REGIONEN Kommunene i regionen samarbeider om svært mye, blant annet: brannvesen, overformynderi, krisesenter, friluftsråd, legevakt, IKT, kulturskole, PPT, renovasjon, skatteinnkreving, arbeidsgiverkontroll, næringsfond, landbruksforvaltning, etablererveiledning m.m. Samarbeidet er organisert på ulike måter; som AS'er, IKS'er, vertskommuneløsninger og samarbeidsavtaler etter kommunelovens bestemmelser. Østre Agder utarbeidet i 2008 publikasjonen Samarbeid på tvers i Østre Agder som viser svært mye av det to eller flere av kommunen i regionen samarbeider om. Østre Agder har også etablert nettsiden for å bidra til informasjon om virksomheten. Det foregår også samarbeid med Grimstad og Froland på en rekke områder. Grimstad har valgt å stå utenfor Østre-Agder samarbeidet, og Froland har vedtatt utmeldelse fra Disse kommunene blir dermed de eneste kommunene på Agder som ikke er med i et forpliktende regionsamarbeid. Dette utfordrer koordineringen av samarbeidet i regionen. Rådmennene og administrasjonene samarbeider likevel med Grimstad og Froland der dette er naturlig. Ideelt sett burde både administrativt og politiske nivå vært bedre samordnet, da dette kunne styrket regionen som helhet. Østre Agder har ved flere anledninger tatt initiativ til og utredet samarbeid på ulike områder, men etter utredningsfasen er over er samarbeidet overlatt til de kommunene som deltar. Ingen samarbeids-løsninger driftes av Østre Agder. De ulike samarbeidsløsningene er hjemlet i egne avtaler mellom de kommunene som deltar i det respektive samarbeidet. Østre Agder har også tatt initiativ til tidsavgrensa prosjektorganisert samarbeid. Prosjektene driftes i regi av Østre Agder, med innleide eksterne prosjektledere. Prosjektmedarbeiderne rapporterer jevnlig til styret. Geir Vinsand/ Nivi Analyse påpeker i sine foredrag at det generelt sett er lettest å samarbeide om typiske støttefunksjoner, som publikum ikke merker i det daglige. Lokaliseringsdebatter er som regel krevende, og vi har sett eksempler i Østre Agder på at disse har ført til at samarbeid ikke er iverksatt. 2.2 NIVI ANALYSES VURDERINGERAV ØSTREAGDER OG PAPEKNINGAV BEHOV FOR UTVIKLINGAV VIDERESAMARBEID Nivi Analyse/Geir Vinsand sine vurderinger av Østre Agder: en fornuftig samarbeidsregion - problematisk at Grimstad ikke er med (Agderbyen naturlig vokser frem langs kysten) - samarbeid som hittil har vært preget av en rekke praktiske samarbeidsløsninger - ikke et forpliktende og strategisk overordnet samarbeid, med en klar politisk målsetting Vinsand påpeker behov for: - sterkere fokus på overordna mål

7 - uttrykt vilje og intensjon om å utvikle Østre Agder som en sterk samarbeidsregion med enighet om strategiske fellessatsinger å etablere tydeligere prinsipper for organisering og styring å tilrettelegge slik at alle kommunene får en opplevelse av "å få" når det gjelder lokalisering, selv om alle ikke kan få alt... at kommunenes beste kompetanse må settes på arbeidet med denne saken 2.3 STRATEGIFORET STYRKETSAMARBEID Det foregår som nevnt svært mye praktisk samarbeid i regionen, men styret i Østre Agder ser behov for å samordne og strukturere dette bedre. Styret ønsker å styrke samarbeidet ytterlige. Regionen har felles samfunnsmessige utfordringer som det i større grad må tas tak i. Strategien må knyttes til hva vi skal ha gjort, og hva som er viktig for å nå mål og visjoner. En uttalt strategi tydeliggjør hva som skal gjøres, og i utgangspunktet ikke så mye om hvordan ting skal gjøres. Styret mener det er helt nødvendig å tydeliggjøre ansvarsforhold og arbeidsformer, og dette støttes også av Vinsands sine innspill. 2.4 VISJONEN FOR ØSTREAGDER Selv om formålet i vedtektene sier noe om hva det skal jobbes med i Østre Agder-samarbeidet er det ikke i fastsatt konkrete felles overordna mål. Østre Agder har heller ingen uttalt felles visjon for regionen. Dette bør det jobbes mer med. Det vil være naturlig å knytte visjon for det regionale samarbeidet opp mot den nylig vedtatte Regionplan Skal en slik visjon bli verdifull, må den forankres i de enkelte kommuner. Dette er en utfordring som ordførerne som velges til høsten må ta ansvar for å ta tak i. 3. Å JOBBEBEVISSTUT FRA FORMÅLSBESTEMMELSENE I VEDTEKTENE Det sentrale spørsmålet videre er hva Østre Agder skal drive med. Det er sentralt at både by- og kommunestyrene, ordførerne, rådmenn og kommunenes administrasjoner har en felles forståelse av hva samarbeidet skal handle om og ha fokus på, og at det er gitt tydelige rammer og prinsipper for det felles arbeidet. Når det nå utarbeides et strategidokument for å styrke samarbeidet i regionen, er det tatt utgangspunkt i dagens formål. Gjennom endrede krav i ny Plan- og bygningslov, vedtatt Regionplan Agder 2020 og arbeidet med strategidokumentet er det tydeliggjort et behov for å vurdere formålsbestemmelsene for samarbeidet. Strategisk tiltak: Større bevissthet og styrka fokus på felles visjoner for regionen og formålet for samarbeidet Formålet for Østre Agder samarbeidet tydeliggjøres og styrkes. I formålet må det fremgå at regionen vil ta et regionalt ansvar og ta konkrete posisjoner vi ønsker å bli gode på, gjennom planmessig og langsiktig arbeid. Styret tar ansvar for at det utarbeides en felles visjon for Østre Agder-samarbeidet. kommunestyrene skal aktivt involveres i dette arbeidet. De nye

8 3.1 ET SAMARBEIDSFORUM FOR KOMMUNENE I REGIONEN I regionen er det 7 by- og kommunestyrer med selvstendig ansvar og myndighet. Mange er bekymret for at kommunestyrene ved opprettelse av interkommunale samarbeid mister makt og myndighet. Det finnes en rekke eksempler på at kommunene samarbeider svært godt på administrativt og faglig nivå, gjennom kjøp av tjenester fra hverandre, eller i samarbeid som er bygd på formelle samarbeidsavtaler, felles interkommunale selskaper, eller vertskommunemodeller. Dette gjelder spesielt innenfor typiske støttefunksjoner, men også innen publikumsrettede funksjoner, som for eksempel brannvern. Det er i svært liten grad delegert myndighet til Østre Agder. Den reelle styringen ligger derfor ikke til styret for Østre Agder, men styremøtene er en hensiktsmessig arena der ordførere og rådmenn får felles informasjon, drøfter aktuelle saker og felles strategier for pågående samarbeid og nye samarbeidsområder. Forholdet politikk og administrasjon. I kommunens virksomhet er det et skille mellom politikk og administrasjon. Grunnpilaren i vårt lokaldemokrati er at de folkevalgte vedtar og bestiller, mens rådmennene med sine fagfolk utreder og utfører. Det er rådmannens oppgave å sørge for at de aktuelle tjenestene leveres, med den kvalitet og pris kommunestyret har bestemt. Det interkommunale samarbeidet i Østre Agder har i stor grad vært av praktisk! administrativ karakter. Det forventes at rådmennene er bevisst på hvilke typer samarbeid de kan igangsette innenfor sine administrative rammer, og hvilke saker som krever overordnede politiske avklaringer. Rapportering til styret og by- og kommunestyrer. Politisk styring og kontroll må ivaretas også der det samarbeides på tvers av kommunegrenser. Det er svært viktig med klare bestillinger, formålsbestemmelser og målformuleringer fra de folkevalgte, samt tilbakerapportering til de folkevalgte fra administrasjonen. Fokuset må være om de tjenester som leveres har den ønskede kvalitet, og om de leveres i forhold til avtalt økonomi og målsetting. De folkevalgtes rolle og oppgaver i samarbeidet. Det er viktig å understreke betydningen av å ha sterke by- og kommunestyrer. Disse har en helt avgjørende rolle i å uttrykke folkemeningen og behovene i de enkelte lokalsamfunn. Dette må vernes om, ved at kommunestyrene sikres gode arbeidsvilkår og settes i stand til å trekke de store linjene for sin kommune og en samlet region. De folkevalgte skal: stille krav (definere og sette mål) gi armslag (tildele rammer og ressurser, gi ansvar) spørre etter resultater underveis markere støtte når det er behov for dette evaluere resultatene grundig og redelig ivareta medbestemmelse og medinnflytelse Skal man lykkes i å utvikle det interkommunale samarbeidet er det viktig at alle kommunestyrerepresentantene føler fellesskap med de andre kommunene, og at viktige saker har en god politisk forankring. Felles møter for alle kommunestyrene kan bidra til å styrke fellesskapsfølelsen. Styrets rolle og oppgaver. Styrets rolle må være klart definert. Styret har ikke omfattende fullmakter til å fatte vedtak på vegne av kommunene. Styret må forholde seg til vedtatt budsjett for Østre Agder. Styret kan ha en viktig rolle i forbindelse med høringsuttalelser fra kommunene. Disse er ofte omfattende og krevende å saksbehandle, og det vil være arbeidsbesparende for alle om saksbehandlingen gjøres felles. Det er likevel det enkelte kommunestyre som avgir høringsuttalelse for den respektive kommune dersom ikke annet er bestemt.

9 Felles administrativ ressurs. I dagens Østre Agder- samarbeid er det satt av 50 % stilling til sekretariatsoppgaver, og sekretæren er ansatt i Arendal kommune. Det forutsettes at det settes av inntil 100% stilling til arbeidet fremover, men det skal ikke bygges opp et eget administrativt nivå. Stillingens betegnelse endres til sekretariatsleder. Når nye oppgaver skal utredes, må rådmennene bli enige om hvilke ressurser som skal settes inn, og hva den enkelte kommune kan bidra med av personell. Strategisk tiltak: Tydeliggjøre "oppdraget" og de ulikes roller og ansvar i samarbeidet Styrke forankringen mot kommunestyrene Styrke og strukturere det administrative samarbeider på rådmannsnivå Styrke sekretariatsressursene, uten å øke den felles stillingsressursen - Samarbeidet skal fortsatt bygges på at konkrete samarbeidsløsninger skal være hjemlet i egne vedtekter eller samarbeidsavtaler mellom de kommunene som deltar. Bevissthet om rolleforståelse skal økes, og kan frigjøre kapasitet til reelle styringsoppgaver. Overordnede, prinsipielle og strategiske saker behandles politisk. For å sikre forankring og god informasjonsflyt skal det være faste, strukturerte møtepunkter mellom rådmenn og ordførere. Ordfører/ rådmannsmøtene for Østre Agder-kommunene formaliseres som faste møtepunkter for informasjon og drøftinger av viktige saker for regionen. Politikerne/Styret har et særskilt ansvar for å sette dagsorden for viktige regionale saker. Både ordførere og rådmenn skal prioritere deltakelse og møtevirksomhet i Østre Agder-samarbeidet. Ordførerne har et særskilt ansvar for å orientere kommunestyrene om viktige saker, tilsvarende har rådmenn et særskilt ansvar for å orientere administrativt nivå i de respektive kommuner om viktige saker som pågår, eller ligger foran oss. Styret skal være den viktigste politiske samordningsarenaen for kommunene. Felles saker som krever behandling i kommunene skal forelegges, og drøftes i, styret før sakene sendes ut til politiske behandling i de respektive by- og kommunestyrer. Dette gjelder også for rapportering og saker som er hjemlet i egne samarbeidsavtaler mellom kommunene. Målsettingen med dette vil være at kommunestyrenes vedtak alltid får med det regionale perspektivet, og at kommunene har mulighet til å opptre samlet der det er ønskelig og hensiktsmessig. Styret kan iverksette prosjekter og bestille utredninger. Styret kan ikke forplikte kommunen utover innbetalt kontingent. Styret skal innstille i høringsuttalelser, men det er det enkelte kommunestyre som formelt må avgi høringsuttalelser dersom ikke annet er bestemt i det enkelte tilfelle. Forankringen mot kommunestyrene skal styrkes. Kommunestyrene samles minst en gang i året til et felles møte. Tema for slike møter kan være fokus på store saker, som for eksempel regionale planstrategier, politi, sykehus eller samferdsel, men det kan også være samlinger hvor målsettingen er å gi de folkevalgte samlet informasjon om nye reformer, utviklingstrekk i landet mv. Fylkeskommunen trekkes aktivt inn i planleggingen av disse møtene, med spesielt fokus på oppfølgingen av regionplanen/regionale saker. For å utvikle det videre samarbeid i Østre Agder må det planmessige samarbeid på rådmannsnivå styrkes. Rådmennene skal ha et uttrykt politisk mandat i ryggen for å finne

10 gode løsninger på administrative problemstillinger, og skal ha mulighet til å utnytte kreativitet og kompetanse, også på tvers av kommunegrenser. Rådmannsmøtene skal struktureres, og skal følge kommunenes årshjul for viktige budsjettog beslutningsprosesser. Rådmennene skal være oppdatert i saker hvor den ene kommunen er vertskommune, slik at alle kommunestyrene kan få oppdatert informasjon på aktuelle fagfelt. - Rådmennene skal fortsatt gi vanlige rapportering til sine kommunestyrer gjennom års- og tertialrapporter, i tillegg skal det rapporteres jevnlig til kommunestyrene på de ulike samarbeidsområdene som kommunene samarbeider om. - Sekretariatsoppgaven utvikles til mer saksbehandling for styret. Saker som fremlegges bør fortrinnsvis inneholde forslag til vedtak. - Betegnelsen på funksjonen endres til sekretariatsleder. 3.2 BIDRA TIL Å SAMORDNEREGIONENSOG KOMMUNENESINTERESSEROVENFOR FYLKE, STAT M.FL. Kommunal planstrategi. Planlegging etter Plan- og bygningsloven skal bidra til å samordne statlige, regionale og kommunale oppgaver og gi grunnlag for vedtak om bruk og vern av ressurser. Planlegging og vedtak skal sikre åpenhet, forutsigbarhet og medvirkning for alle berørte interesser og myndigheter. Kommunestyrene skal minst en gang i hver valgperiode, og senest innen ett år etter konstituering, utarbeide og vedta en kommunal planstrategi. Planstrategien bør omfatte en drøfting av kommunens strategiske valg knyttet til samfunnsutvikling, herunder langsiktig arealbruk, miljøutfordringer, sektorenes virksomhet og en vurdering av kommunens planbehov i valgperioden. Kommunene skal i arbeidet med kommunal planstrategi innhente synspunkter fra statlige og regionale organer og nabokommuner. Det er grunn til å anta at de kommuner som kan vise til konkrete forskningsresultater vil stå sterkere i forhold til statlige myndigheter for å tiltrekke seg ytterligere statlige virkemidler. Regionplan Agder I samsvar med Plan- og bygningslovens 8-2 skal Regionplan Agder 2020 legges til grunn for regionale organers virksomhet og for kommunal og statlig planlegging og virksomhet i Agder. Planen gir viktige føringer for arbeidsområder Østre Agder-kommunene må jobbe med. Hovedmålet i Regionplan Agder 2020 Med overskudd til å skape er: å utvikle en sterk og samlet landsdel som er attraktiv for bosetting og næringsutvikling både i kystsonen og de indre distriktene. I planen blir det lagt til grunn at: hele landsdelen skal tas i bruk, med vekt på balansert utvikling og helhetstenkning et spesielt fokus på å videreutvikle regionens sterke sider gjennom økt samhandling fellesskap er en forutsetning for å nå de ambisiøse målene Planen har fem hovedsatsingsområder: - Klima: Høye mål lave utslipp - Det gode livet: Agder for alle - Utdanning: Verdiskaping bygd på kunnskap - Kommunikasjon: De viktige veivalgene - Kultur: Opplevelser for livet Regionplanen er ikke et detaljert handlingsprogram, den er først og fremst en prioritering av viktige mål for landsdelen. Fylkestingene i Agder har vedtatt en organisering av arbeidet som vil involvere alle regionene i fylkene ved at de inkluderes både i den politiske og administrative organiseringen.

11 Det skal nedsettes administrative prosjektgrupper, og regionrådssekretariatene skal delta i administrativ sekretariatsgruppe. Videre skal en representant fra Østre Agder skal delta i politisk samordningsgruppe. Samordningsgruppen har fått fullmakt til å nedsette politiske ad hoc- og eller referansegrupper. Samordningsgruppen er for øvrig et rådgivende organ som også skal ta initiativ ved behov, og samordne lobby virksomhet i forhold til landsdelens interesser. Strategisk tiltak: Ta større fellesansvar for regional samordning og utvikling Østre Agder skal bidra aktivt i arbeidet med å nå regionplanens målsettinger. Både kommunestyrer og styret skal aktivt engasjeres i prioritering av oppgaver det bør og må jobbes med på tvers av kommunegrensene. Østre Agder-kommunene skal i større grad enn tidligere sammenstille statistikk og analysegrunnlag, og bruke dette som et grunnlag for å se på felles utfordringer. Særskilte fellesutfordringer skal tas inn i den enkelte kommune ved utarbeidelse av kommunal planstrategi, kommuneplaner og økonomiplaner. Styret i Østre Agder vil aktivt bidra til samarbeid med de øvrige regionråd på Agder. Dette kan bl.a. skje gjennom felles møter mellom regionrådssekretariatene, felles opplegg for folkevalgtopplæring mv. Det etableres tettere dialog med forskningsmiljøer, og settes i gang forskningsprosjekter knyttet til for eksempel Samhandlingsrefornnen. 3.3ARBEIDEFORÅ STYRKEREGIONENSINFRASTRUKTUR En viktig oppgave for Østre Agder skal være å styrke regionens infrastruktur. Dette gjelder både vei, tog og fly. God kommunikasjon er en viktig forutsetning for et styrka og variert arbeidsmarked, og bedret levekår i regionen. Strategisk tiltak Økt felles fokus på regionens infrastruktur og betydning den har for regional utvikling - Kommunene i Østre Agder skal arbeide for felles prioriteringer for kommunene som innspill til kommende fylkeskommunale handlingsplaner. 3.4SYSTEMATISKARBEIDEFORAT REGIONENVELGESSOMLOKALISERINGSSTED Det er en viktig oppgave å tiltrekke ny offentlig og privat virksomhet til regionen. Skal man lykkes med dette må kommunene samarbeide, og være villig til å fordele nye arbeidsplasser mellom seg. Strategisk tiltak: Økt fokus på en balansert utvikling for alle Østre Agder-kommunene - Østre Agder skal utvikle en felles strategi for å tiltrekke seg ny virksomhet. - Det skal utarbeides en felles overordnet næringsplan for regionen.

12 3.5 BIDRA TIL ETABLERING AV SAMARBEIDSLØSNINGERFORTO ELLERFLERE KOMMUNER Gjennom felles arbeid i styret og rådmannsmøtene vil de enkelte kommuners behov for samarbeid alltid være i fokus, og det må tilstrebes at det finnes nye fellesløsninger som gir god ressursutnyttelse. Strategisk tiltak: Økt fokus på at Østre Agder er "førstevalget" for videreutvikling av eksisterende og nye samarbeid Dersom en kommune ønsker samarbeid med andre i regionen på nye områder er vedkommende kommune ansvarlig for å informere om dette i felles ordfører/ rådmannsmøter i Østre Agder. Kommunene tar hver for seg stilling til om de ønsker å være med på utredninger. Ingen kommuner plikter å være med på mer enn det de selv ønsker. Utredninger kan foregå i regi av Østre Agder og kan finansieres av kontingentmidler. Dersom kommuner som står utenfor samarbeidet skal delta i utredningen, må disse faktureres spesielt. 3.6 STIMULERETIL AT REGIONEN GJENNOMFØRERPROSJEKTERFORÅ ØKE KOMPETANSENI REGIONENS KOMMUNER Rådmennene har spesielt pekt på at det allerede nå er problematisk å skaffe fagfolk til alle relevante fagfelt i kommunene. Et tettere faglig samarbeid over kommunegrensene kan derfor være avgjørende for om vedkommende kommune i det hele tatt kan utføre alle sine oppgaver fremover. Et godt eksempel på felles opplæringstiltak er søknad om BKA midler (basiskompetanse i arbeidslivet). Her kan Østre Agder ta initiativ til og samordne søknader og tiltak. Strategisk tiltak: Større fokus på felles kompetansehevingstiltak i regionen Kommunene skal i større grad samordne sine opplæringsbehov og så langt som mulig gjennomføre opplæringen lokalt i regionen. Dette er både billigere og gir normalt større effekt enn om bare enkeltmedarbeidere sendes på dyre kurs i andre deler av landet. Ved at kommunene står sammen har man i stedet mulighet til å hente gode forelesere inn til regionen. - Samarbeidet med fylkeskommunen skal bedres med tanke på lærlingplasser, fagutdannelse og viktige utdanningstilbud på videregående nivå - Østre Agder skal bedre kontakten mot Universitetet i Agder og andre utdanningsmiljøer for å styrke mulighetene for lokalt tilrettelagte undervisningstilbud og kompetansehevingstiltak i tråd med våre kommuners behov 3.7 UTVIKLE LØSNINGERKNYTTETTIL LEVERING AV KOMMUNALETJENESTER Erfaringsmessig er det lettest å samarbeide om typiske støttefunksjoner, som publikum ikke merker i det daglige. Geir Vinsand i NIVI Analyse påpeker at utviklingen i Norge sannsynligvis også vil føre til behov for økt samarbeid om lovpålagte tjenesteytende oppgaver, noe Samhandlingsreformens målsettinger tydeliggjør nokså klart. Det vil være behov for en rekke spesialiserte tjenester, hvor kommunene bør gi seg selv mulighet til å samarbeide.

13 I det interkommunale samarbeidet er det vesentlig at alle kommunene opplever å få, men alle kan ikke få alt. Dette utfordrer, og det er viktig å være bevisst dette. Raushet fra de største blir ofte trukket frem som en viktig forutsetning for å lykkes med interkommunalt samarbeid. I dag er det en rekke samarbeid i regionen. Samarbeidet er bygd opp over tid, og er ikke strukturert gjennom enhetlige organisasjonsformer og tydelige styringsmodeller. Dette svekker den politiske styringen og kontrollen med virksomhetene, og mange føler at samarbeidene lever sitt eget liv. Mange politikere opplever dette som vanskelig, særlig i forhold til budsjettprosesser i den enkelte kommune. Strategiske tiltak: Bedret struktur, styring og kontroll med regionens samarbeidsløsninger Det gjennomføres en opprydding i dagens ulike samarbeidsordninger, i den hensikt å etablere tilnærmet like styringsorganer og administrativ organisering. Politisk styring og kontroll skal ivaretas, samtidig må de administrative oppgavene tydeliggjøres. Rapporteringen til kommunestyrene skal systematiseres og styrkes. Det opprettes ikke samkommuneløsninger eller flere interkommunale selskaper i regionen. Samarbeidet i Østre Agder skal bygges videre på systemet med vertskommuner og samarbeidsavtaler mellom kommunene. Alle avtaler skal forelegges styret i Østre Agder til uttalelse, før de går videre til behandling i hvert enkelt by- eller kommunestyre. Det skal tilstrebes at alle kommunene får ta del i oppgaveløsningen på vegne av øvrige kommuner i regionen. Grunnlaget for fordeling må bygges på den enkelte kommunes styrker og spesielle forutsetninger, samt hensiktsmessighet for den tjenesten som skal leveres. Rådmennene skal samarbeide systematisk om budsjettarbeid innenfor alle vertskommuneløsninger som er etablert. Rådmennene kan vurdere kjøp av tjenester av de andre kommunene for klart avgrensede oppgaver, gjerne tidsbegrenset, uten at dette krever politiske vedtak i den enkelte kommune. Rådmennene/kommunens administrasjoner kan samarbeide med Grimstad og Froland der dette er naturlig, men det må klart fremgå hvordan Grimstad og Froland (eller andre kommuner utenfor samarbeidet) skal bidra til finansiering av det de nyter godt av. 4. Oppsummering av hovedstrategi for utvikling av Østre Agder Hovedstrategien for utvikling av Østre Agder-samarbeidet baseres på følgende hovedelementer: 1. Styrke forankringen av Østre Agder-samarbeidet i by/kommunestyrene. 2. Ordfører/rådmannsmøter som strategisk samarbeidsorgan. 3. Vertskommuneløsninger som hovedprinsipp for organisering av samarbeidet mellom to eller flere kommuner om praktiske oppgaver organisert med hjemmel i Kommuneloven Systematisk samarbeid mellom rådmennene om budsjettarbeid innenfor alle vertskommuneløsninger.