Mitt beste tips. Samarbeid på topp i lavkonjunktur. Nr 1 Mai 2008

Transkript

1 Nr 1 Mai 2008 Mitt beste tips Det er uro i verdensøkonomien og konjunkturen har bremset opp. Hvordan påvirker dette støttefunksjonene i et selskap? Jobbes det annerledes med servicetjenester i gode tider enn i dårligere tider? På bakgrunn av usikkerheten som nå råder, lar vi konjunkturen bli et tema i Nova i Først ute er Jan Mohlin, Director of Facility Management i Ericsson, som forteller om hvordan det er å drive FM-virksomhet i en lavkonjunktur. Mitt beste tips i alle konjunkturer er å sørge for at serviceleveransen er fleksibel og enkelt kan trappes opp eller ned. Da kan du utvikle, endre innholdet i og omfanget av servicestøtten etter hvert som behovene endres i selskapet eller i organisasjonen. En av de viktigste forutsetningene for å få fleksibilitet i en serviceleveranse som er satt ut, er gjennomarbeidede og funksjonelle avtaler. Jeg vet av erfaring at det tar tid å skrive Freddy Eriksen, adm. dir. Coor Service Management i Norge gode avtaler, men du får igjen for strevet ved at du legger grunnlaget for en serviceleveranse som vil utvikles kontinuerlig for å støtte selskapet i nedgangstider så vel som i oppgangstider. Med ønsker om en flott vår! Samarbeid på topp i lavkonjunktur Det er snart ti år siden vi opplevde en lavkonjunktur. Etter flere svært gode år, kan man imidlertid ikke lukke øynene for at det kommer en svekkelse. Men hvordan påvirkes FM-funksjonen av en synkende etterspørsel i kjernevirksomheten? Er det business as usual eller endres servicetjenestene? Jan Mohlin, som er Director of Facility Management i Ericsson, mener at det ofte er i lavkonjunkturer det viser seg hvor godt samarbeidet mellom kunde og leverandør egentlig er. Ericsson satte ut FM-virksomheten i Det overordnede målet med utsettingen var å senke kostnadene for FM-virksomheten. I dag er hele Ericssons service i Norden satt ut til Coor, og den svenske virksomheten styres av en intern gruppe bestående av fire personer, som også har et funksjonelt ansvar i Ericsson globalt. 1

2 ansatt synker, ettersom vi utnytter arealet bedre. Det er et løpende arbeid der vi ser på hvor mange kvadratmeter hver medarbeider bruker og hvordan vi kan arbeide med konsentrering i lokalene osv. Det viktigste er at leverandøren merker når det er på tide å bremse. Vi som bestiller har også et ansvar for å kommunisere hva som gjelder overfor leverandøren. Når man har et så godt samarbeid med leverandøren som oss, blir denne diskusjonen fruktbar også i dårligere tider, sier Jan Mohlin, som er Director of Facility Management i Ericsson. Tilpasning til endrede forhold I en lavkonjunktur stilles det større krav til å kunne tilpasse seg det rådende klimaet for kjernevirksomheten. Jan Mohlin trekker frem fleksible avtaler som en viktig faktor for at FM-virksomheten skal kunne tilpasses en mer nøktern virkelighet. Den viktigste erfaringen fra den forrige konjunkturnedgangen er at avtalene vi hadde fungerte godt da konjunkturen snudde. Vi trengte egentlig ikke endre så mye i avtalen, men hadde gode muligheter til å bremse opp virksomheten og også redusere personalstyrken i henhold til den nye situasjonen. Dette fungerte svært bra sammen med Coor, til tross for at den forrige konjunktursvingningen var svært dramatisk. Jan Mohlin mener at samarbeidet mellom bestiller og leverandør er avgjørende. Enkelte tjenester er det alltid behov for, og det finnes et minstemål for hvor mye man kan redusere uten at kvaliteten blir for lav. Derfor lar vi med jevne mellomrom en ekstern rådgiver se på både kvaliteten på funksjonene våre og samarbeidet vårt med Coor for å se hvordan vi fungerer sammen. Ved et par tilfeller har Ericsson bevisst redusert kvaliteten, men da har det stort sett dreid seg om endringer som en sluttbruker ikke merker. En viktig faktor er ifølge Jan Mohlin å arbeide med utnyttelsen av lokalarealet. Vårt fokus ligger på å bruke færre kvadratmeter. Det kan innebære at prisen per utnyttet kvadratmeter faktisk blir høyere, men at kostnaden per Bedre forberedt denne gangen Ifølge Jan Mohlin har erfaringene fra den forrige konjunkturnedgangen ført til at Ericsson er bedre forberedt på denne konjunkturnedgangen. Vi er tidligere ute denne gangen, og forutsetningene er annerledes. Den gangen var Ericsson et selskap i krise, i dag er situasjonen en helt annen. Vi tjener penger og tar markedsandeler. Det vi holder på med nå er en korrigering av kostnadene våre. Vi prøver å ikke gjøre noen dramatiske endringer, men har innledet en dialog med Coor der vi ser på ulike scenarier. Jan Mohlin tror ikke at kravene til leverandøren endres i en lavkonjunktur, men understreker at det er viktig at leverandøren merker hvilken stemning som råder. Det viktigste er at leverandøren merker når det er på tide å bremse. Vi som bestiller har også et ansvar for å kommunisere hva som gjelder overfor leverandøren. Når man har et så godt samarbeid med leverandøren som oss, blir denne diskusjonen fruktbar også i dårligere tider. Vi har gått en lang vei sammen med Coor og har utviklet oss sammen. Coors styrke er at de har satset på kompetanse som kan utvikle virksomheten. Da har man også gode forutsetninger for å tilpasse virksomheten når forutsetningene endres. Om Ericsson Ericsson er den ledende leverandøren av utstyr og tjenester til telekommunikasjonsoperatører over hele verden. Ericsson er markedsledende på 2G og 3G, og er størst i verden innen drift og vedlikehold av mobilnett, en stilling som har gitt Ericsson ansvaret for driften av nett med drøyt 185 millioner brukere. Selskapets tilbud omfatter komplette infrastrukturløsninger for både fast og mobil telefoni samt bredbånd. I tillegg tilbyr Ericsson multimedieløsninger for operatører, selskaper og utviklere. Gjennom datterselskapet Sony Ericsson får verdens mobilbrukere tilgang til telefoner med alle de nyeste funksjonene. 2

3 Om serviceoppdraget Oppdraget er en funksjonsavtale der Coor leverer arbeidsplass- og eiendomsservice til Ericssons anlegg i Sverige, Norge, Danmark og Finland. Ny avtale gir mersmak Et konkret resultat av arbeidet med den nye avtalen er at vi har kunnet flytte til de nye, bedre tilpassede lokalene uten å øke kostnadsnivået. Dette er en frukt av det nære samarbeidet med Coor, som tilførte prosjektet mye fagkunnskap, sier Jörgen Scribe. Ett bra avtal är förutsättning för en bra leverans. När Volvo Powertrain i Göteborg gav Coor i uppdrag att förutsättningslöst se över de avtal som fanns mellan företagen fann man en dold besparingspotential. I dag har 17 avtal blivit ett och vinsterna är bland annat sänkta servicekostnader, bättre styrning, mindre administration och inte minst en effektivare service. En god avtale er en forutsetning for en god leveranse. Da Volvo Powertrain i Göteborg ga Coor i oppdrag å forutsetningsløst se over de eksisterende avtalene mellom selskapene, fant man et skjult besparelsespotensial. I dag er 17 avtaler blitt til én, og gevinstene er blant annet senkede servicekostnader, bedre styring, mindre administrasjon og, ikke minst, mer effektiv service. Volvo Powertrain er en del av Volvo Group, og er ansvarlig for utvikling og fremstilling av tunge motorer, girkasser og drivaksler. Nylig ble det foretatt en ombygging av Volvo Powertrains hovedkontor i Göteborg for å tilpasse det til selskapets endrede behov. I forbindelse med flyttingen til de nye lokalene ble det besluttet å se over avtalen med Coor om levering av arbeidsplass- og produksjonsservice. Den eksisterende avtalestrukturen var uoversiktlig og vanskelig å forstå, og fremfor alt var det for mange avtaler. Volvo Powertrain ga derfor Coor i oppdrag å se over hvordan avtalene var skrevet. Vi ville se over avtalesituasjonen, og ba Coor om å komme med forslag til hvordan vi sammen kunne bli mer effektive. Det var en oppgave som Coor tok på alvor, sier Jörgen Scribe, CFO i Volvo Powertrain. Forutsetningsløs analyse Coor gjennomførte en analyse av hele leveransen til Volvo Powertrain i Göteborg. Dette munnet ut i flere forslag til endringer, blant annet knyttet til avtaleoppbygningen. Da granskningen var gjennomført, var til sammen 17 avtaler blitt redusert til én heldekkende avtale. Den nye avtalen dekker hele Coors leveranse av arbeidsplass- og produksjonsservice. På slutten av 2007 skrev Volvo Powertrain under den nye avtalen, og effekten var umiddelbart merkbar. I avtalen er det også fastsatt at vi sammen skal fortsette å finne frem til ytterligere effektiviseringer som Coor kan tilby Volvo Powertrain. Et konkret resultat av arbeidet med den nye avtalen er at vi har kunnet flytte til de nye, bedre tilpassede lokalene uten å øke kostnadsnivået. Dette er en frukt av det nære samarbeidet med Coor, som tilførte prosjektet mye fagkunnskap, sier Jörgen Scribe. Funksjon i stedet for person En stor endring i avtalen er at Volvo Powertrain i dag kjøper en funksjon i stedet for bare bemanning fra Coor. Det innebærer at Volvo Powertrain betaler for en utført tjeneste og ikke for en gitt bemanning. På denne måten kan leveransen bedre tilpasses det aktuelle behovet for service i Volvo Powertrain. Avtalen bygger på en prismodell som innebærer at kostnaden for funksjonen justeres i forhold til størrelsen på kontorlokalet som benyttes, hvor mange medarbeidere Volvo Powertrain

4 for tiden har og antall konferanserom, noe som gir Volvo Powertrain større fleksibilitet. I tillegg er administrasjonen betydelig redusert for begge parter, blant annet gjennom færre fakturaer. Som kunde har vi et ansvar for å bidra til at leverandørene blir stadig bedre. Ikke minst når det gjelder å stille tydelige krav. Det er selvfølgelig viktig å ha gode relasjoner på personnivå, men det må også være en profesjonell relasjon med hensyn til tydelighet i avtalen, sier Jörgen Scribe. Gjennom den nye avtalen har Volvo Powertrain fått en mer kostnadseffektiv serviceleveranse, og man ser nå på hvordan den nye avtalestrukturen kan anvendes på flere steder i selskapet. Gjennomgangen av avtalen har påvirket Coors leveranse svært positivt, og vi håper å kunne utvide dette, avslutter Jörgen Scribe. Om Volvo Powertrain Volvo Powertrain AB er en forretningsenhet i AB Volvo med ansvar for utvikling og fremstilling av motorer, girkasser, aksler og komplette drivsystemer for tunge kommersielle kjøretøyer og applikasjoner for varemerkene Volvo, Renault og Mack. Selskapet er et av de største i verden i sin bransje. Volvo Powertrain har cirka 8000 ansatte og driver virksomhet i Sverige, Frankrike, USA og Brasil. Fakta om avtalen for Volvo Powertrain i Göteborg Avtalen omfatter tjenester hovedsakelig innen arbeidsplasservice og produksjonsservice. Avtalen regulerer Coors funksjonsoppdrag hos Volvo Powertrain i Göteborg og omfatter blant annet arbeidsservice for 1136 servicebrukere fordelt på kvm og 73 konferanserom. Svicefokus når Skanska bygger nytt Sluttbrukeren har klare meninger og erfaring med forskjellige tjenester og hvordan de fungerer i det aktuelle lokalet. Man bør lytte mer til sluttbrukerne i planleggingen av nye lokaler, sier Katja Käyhty. Når et nytt kontorlokale skal bygges, tas det sjelden hensyn til hvilke servicetjenester som skal leveres eller behovene til servicebrukerne som skal arbeide der. Det vanligste er at lokalene er tegnet og bygd, kanskje har personalet til og med rukket å flytte inn, når man begynner å tenke på hvilke tjenester som skal tilbys, sier Katja Käyhty, som er serviceutvikler i Coor. Men når Skanska nå bygger nytt kontor i Helsingfors, er servicetjenestene med i planleggingen fra begynnelsen av. Skanska planlegger å bygge et nytt hovedkontor i Helsingfors i løpet av de neste årene. Parallellt med beslutningen om nytt kontor, har Skanska valgt Coor som konsulent for et prosjekt som skal sørge for at arbeidsplasstjenestene og sluttbrukernes behov for servicetjenester tas med allerede fra begynnelsen av når et nytt kontor skal bygges. Dermed kan mange og kostnadskrevende lokaltilpasninger i sluttfasen unngås. Ettersom Skanska lenge har vært kunde hos oss, vil vi være med på dette prosjektet, som har som mål å utvikle tjenester for sluttbrukerne og relasjonene med sluttbrukerne ved Skanskas nye kontor. Utvikling sammen med kunden er viktig for oss, sier Katja Käyhty.

5 Kartlegging av brukernes behov Tyngdepunktet i prosjektet er servicetjenester som resepsjons-, sentralbord-, post-, rengjørings-, utskrifts- og kontortilbehørstjenester samt drikkeautomater. Coor og Skanska er enige om at kunnskapen om hvilke tjenester Skanskas personale trenger må bli bedre. I prosjektet kartlegges servicebrukernes meninger, erfaringer og behov, arbeidsplasser besøkes og intervjuer gjennomføres. Denne informasjonen danner grunnlaget for planleggingen av det nye hovedkontoret. I pilotprosjektet undersøker vi brukernes behov og det nåværende kontorlokalets fordeler og ulemper. Vi samler inn brukernes synspunkter og erfaringer fra det nåværende kontoret og overfører de beste delene til det nye lokalet. I forbindelse med pilotprosjektet har vi utviklet et verktøy som vi kaller SPOT, Service Planning & Optimization Tool, som vi kan bruke til å undersøke sluttbrukernes behov for servicetjenester, sier Katja Käyhty. Verktøy for utvikling sammen med kunden Ifølge Jukka Tuominen, virksomhetssjef i finske Coor, kan verktøyet i framtida også brukes til å undersøke hvordan eksisterende kontorlokaler og servicebygg fungerer og behovet for å skape en komplett liste over framtidige tjenester for et nytt eller eksisterende kontorlokale, sammen med opplysninger om hvilke arealer og funksjoner tjenestene krever. På denne måten skaper vi forutsetninger for gode og effektive tjenester. Det viktigste for oss er å utvikle tjenestene som skal tilbys kundene. Vi tror at dette prosjektet fører til noe nytt som vil hjelpe kundene våre å bli enda mer fremgangsrike. Katja Käyhty arbeider med servicetjenester i Coor ved siden av sitt sivilingeniørstudium, som snart avsluttes, ved den tekniske høgskolen i Helsingfors. I Coor har Katja fått mulighet til å kombinere studiene i eiendomsledelse med arbeidet med tjenesteutvikling basert på eksisterende kunders behov. Sluttbrukeren har klare meninger og erfaring med forskjellige tjenester og hvordan de fungerer i det aktuelle lokalet. Man bør lytte mer til sluttbrukerne i planleggingsarbeidet, sier Katja Käyhty. Om Skanska Skanska er et av verdens ledende byggefirmaer med ekspertise innen bygging og utvikling av kommersielle lokaler og boliger samt prosjekter i offentlig-privat samarbeid. Konsernet har i dag medarbeidere på utvalgte hjemmemarkeder i Europa, USA og Latin- Amerika. Omsetningen i 2007 var på 139 milliarder svenske kroner. Om serviceoppdraget Coor leverer arbeidsplasservice, blant annet resepsjonstjenester, konferanseservice, post- og godshåndtering og rengjøring, til Skanskas største kontorer i Sverige, Finland, Norge og Danmark. I Finland og Norge inngår også eiendomsservice i oppdraget for Skanska. Coor inngikk nylig en ny avtale med Skanska om å levere arbeidsplasservice til kontorene i Stockholm, Göteborg og Malmö. Ny teknikk gjør rent hus Hos LEO Pharma driver Coor et forbedringsarbeid med det formål å både skape kundeforbedringer og gjøre medarbeidernes hverdag enklere og mindre slitsom. Selv om dette arbeidet akkurat har startet, har LEO Pharma allerede sett effektivitetsgevinster. En av hemmelighetene er mikrofiber. En annen suksessfaktor er at medarbeiderne får større ansvar. LEO Pharma er et dansk legemiddelfirma med produkter innen blant annet dermatologi og kritiske sykdommer (hjerte/kar). Ettersom LEO Pharma arbeider med legemiddelproduksjon, stilles det store krav til renhold av firmaets lokaler. Liste over tiltak Da Coor overtok ansvaret for servicen hos LEO Pharma, foreslo Coor at det skulle gjøres en omfattende evaluering av servicetjenestene hos LEO

6 Pharma. Formålet var å finne ut hvilke forbedringspotensialer som fantes, både kvalitets- og kostnadsmessig. Blant annet undersøkte man mulighetene for å gå over til rengjøring med mikrofiberteknikk. Mikrofiber er en type tekstilfiber med svært høy absorberings- og rengjøringsevne som ved hjelp av mikroskopiske tråder/fibrer binder og låser smusset. Tidligere rengjorde LEO Pharma lokalene med tradisjonell vannbasert rengjøring. Bedre arbeidsmiljø, mer effektiv rengjøring og at det rett og slett ble renere, var tre veldig gode argumenter for å gå over til mikrofiber, sier Svend Hirth som er facility manager i LEO Pharma. Evalueringen ble gjennomført av Coors spesialister innen forbedringsarbeid, change-gruppen. Vi laget en liste over ting vi ville gjennomføre. Totalt presenterte vi 65 forbedringsforslag, der den største forandringen var forslaget om å skifte rengjøringssystem fra vannbasert rengjøring til mikrofiberteknikk, sier Andreas Lövgren, leder for Coors change-gruppe i Danmark. Mindre slit bedre resultat Det nye rengjøringssystemet ga en umiddelbar effekt. I stedet for bare å flytte smusset rundt på gulvet, noe som er faren ved tradisjonell rengjøring med vann, rengjør mikrofiberteknikken i dybden, og gulvene blir renere. For rengjøringspersonalet innebærer det nye rengjøringssystemet at arbeidet er mindre fysisk krevende og går raskere. En vanlig forestilling er at jo mer vann man bruker, desto renere blir det. Men gjennom de resultatene mikrofiberteknikken har gitt, med bedre rengjøring og bedre arbeidsmiljø for personalet, har Coor vist at det ikke er tilfellet. Med vannbasert rengjøring må rengjøringspersonalet skifte vann hele tiden for at det skal bli rent. Tanken nå er at man ikke skal behøve å gå så mye og ikke slepe rundt på så mye vann, mener Svend Hirth. Da Coor overtok ansvaret for servicen hos LEO Pharma, gikk rengjøringspersonalet over til å bli ansatt hos Coor. Dette innebar noen forandringer, blant annet i form av en ny struktur med gruppeledere som fikk et større ansvar. Gjennom ansettelsen av gruppeledere vet de som leder arbeidet hva som kreves, og de kan dermed ha en direkte dialog med resten av teamet. Det kan være en fordel også for oss som kunde, sier Svend Hirth. Coor lot personalet teste ulike systemer og samlet inn inntrykk, tanker og forslag til forbedringer. Det skapte delaktighet og entusiasme blant Coors nye medarbeidere, sier Svend Hirth. Nært samarbeid med rengjøringsleverandør For å få best mulig resultat av arbeidet hadde Coor en tett dialog med det selskapet som Coor valgte som leverandør av rengjøringsutstyret, det amerikanske hygiene- og rengjøringsselskapet Johnson- Diversey. Det nye rengjøringssystemet har gitt mange fordeler. Vi er fornøyd med det, og vi forventer forbedringer både når det gjelder arbeidsmiljø og kvalitet når systemet er innkjørt etter ca. et halvt år, avslutter Svend Hirth. Om LEO Pharma LEO Pharma er et stiftelseseid dansk konsern med hovedkontor i Ballerup i Danmark. Konsernet har totalt ca ansatte og hadde en omsetning på 5245 MDKK i LEO Nordic består av salgsselskap i Sverige/Danmark, Finland og Norge, og har 110 ansatte. I Norden har LEO Pharma produkter innen blant annet dermatologi, koagulering, infeksjon og hjerte/kar. Markedsføring, informasjon og klinisk forskning i de nordiske landene ledes fra kontoret i Malmö..

7 Om serviceoppdraget I januar 2007 overtok Coor ansvaret for følgende tjenester hos LEO Pharma: postservice, pakke- og godsservice, rengjøring av lokaler, intern og ekstern avfallshåndtering, transport, drikkeautomater, utemiljø, planter og flytteservice. Gjennom serviceoppdraget overtok Coor ca. 40 medarbeidere fra LEO Pharma. Hos LEO Pharma i Ballerup er det nærmere 1200 servicebrukere. Coor-innsats ga kunden gullstatuett ROM Eiendom, Pål Berger, i sin takketale etter å ha mottatt gullstatuett og æresdiplom. - Det er Coor som til daglig er ute og gjør en både viktig og god jobb på stasjonene i Groruddalen. Det er spesielt hyggelig å få en pris for vedlikehold over tid, sa Berger, og delte villig æren med Berit Urianstad fra Coor og Jørgen Lillehol som var til stede under seremonien. Det var Oslo kommune som utfordret Jernbaneverket, Oslo Sporveier og ROM til konkurransen om beste banestrekning i Groruddalen. ROM vant prisen for godt vedlikehold og for å ta vare på sitt reisende publikum ved god tilgjengelighet. Stasjonene fremsto som mest velholdt, uten søppel og tagging. Et godt helhetsinntrykk av stasjonene ble understreket som avgjørende for pristildelingen. En stolt og glad Pål Berger i Rom Eiendom hentet hjem Ruskens gullstatuett og æresdiplom. Her sammen med Jørgen Lillehol og Berit Urianstad. Like før jul mottok vår gode kunde, ROM Eiendom, Ruskens bedriftspris for Høytideligheten ble markert i Oslo Rådhus med ordfører Fabian Stang i spissen, og ble en verdig markering av kommunens satsning på en renere og triveligere by. At Coor spilte en betydelig rolle gjennom sin innsats på Grorud Jernbanestasjon, var det liten tvil om: - Jeg er veldig glad for å motta denne prisen, og deler den med mine kolleger og våre samarbeidspartnere i Coor, sa administrerende direktør i. Nyhetsbrevet Nova er et elektronisk nyhetsbrev fra Coor Service Management som formidler nyheter om bransjen og om Coor. Nyhetsbrevet lages på språkene svensk, engelsk, dansk, norsk. Kontaktperson: Torunn Maria Holm Tekster: Susanne Kinnunen, Staffan Bruzæus, Webbkraft Grafisk formgivning og produksjon: Webbkraft Foton og illustrasjon: Jann Lipka, Lisa Dahlqvist, Coor, Webbkraft Jann Lipka Coor Service Management, Stockholm. Råsundavägen 12, Solna, Tel +46 (0) , Fax +46 (0) ,