Kravdokument. Integrert strategisk ledelse (ISL)

Transkript

1 Integrert strategisk ledelse (ISL) Kravdokument Dette er en revisjon av kravdokumentet fra Revisjonen har ikke medført vesentlige endringer i de rammer som ble fastsatt i

2 Innholdsfortegnelse: 1 Generelt HENSIKT Innledning PROSJEKTETS FORMÅL DAGENS SITUASJON LOKALISERING FREMDRIFT RAMMEBETINGELSER Brukernes krav VISJON OG HOVEDMÅL FUNKSJON, FLEKSIBILITET I BRUK OG AREALEFFEKTIVITET ARKITEKTUR OG IDENTITET (PROFILERING) SIKKERHET BYGNINGSMESSIGE KRAV KRAV TIL IKT-LØSNINGER AREALPROGRAM PARKERING Offentlige krav VERNEMYNDIGHETER OFFENTLIGE BESTEMMELSER Krav fra staten v/fd som eier og Forsvarsbygg som forvalter FDVU (FORVALTNING, DRIFT, VEDLIKEHOLD OG UTVIKLING) BÆREKRAFTIG BYGGING ENERGI SD- ANLEGG FDV-DOKUMENTASJON Digital dokumentasjon Papirdokumentasjon Vedlegg

3 1 Generelt 1.1 Hensikt Formålet med dette dokument er å fastlegge de funksjonskrav som bruker og forvalter setter til prosjektet. Kravdokumentet vil kunne videreutvikles gjennom forprosjektet.. Premissene i dette dokument er fremkommet gjennom et tett samarbeid mellom representanter fra FMO og FD som fremtidige leietagere og Forsvarsbygg som byggherre og fremtidig forvalter av anlegget. Dette dokument er gjennomgått av brukerne og representerer gjennom dette de samlede overordnede premissene for planlegging og bygging, med mindre det er nærmere spesifisert hvilke temaer som ikke er fyllestgjørende behandlet. Oslo 1. april Forsvarsdepartementet... Forsvarets Overkommando... Forsvarsbygg... 3

4 2 Innledning 2.1 Prosjektets formål I forbindelse med behandling av Innst. S.nr. 342 ( ), jfr.st. prp. nr. 45 ( ) Omlegging av Forsvaret i perioden , vedtok Stortinget at Forsvarets overkommando (FO) skulle legges ned og at det skulle opprettes en forsvarsstab samlokalisert med Forsvarsdepartementet (FD) tidligst mulig og senest innen Ved Stortingets behandling av Innst. S.nr. 232 ( ), jfr. St. prp. nr. 55 ( ) ble det vedtatt at Forsvarssjefen og hans strategiske funksjoner skulle integreres i Forsvarsdepartementet. Samtidig ble det besluttet at en ny forsvarsstab av begrenset størrelse skulle opprettes og samlokaliseres med det nye integrerte departementet. Et flertall i Forsvarskomiteen støttet Regjeringens forslag om å plassere ledelsen på Akershus festningsområde ved å reise et nybygg kombinert med eksisterende bygningsmasse. Forsvarskomiteen understreket viktigheten av at utformingen og plasseringen av bygget skjer i dialog med vernemyndighetene. Forsvarskomiteens anbefaling ble vedtatt av Stortinget I forbindelse med Statsbudsjettet for 2003 bevilget Stortinget midler til avdekkingsarbeider og prosjektering av anlegget. Prosjektets formål er å etablere et bygg som skal ivareta behovet i fredstid. Bygget skal omfatte kontorer, møterom, fellesfunksjoner og et senter for den strategiske ledelsen med særlige sikkerhetskrav. Lokalisering og prosjektalternativer er vurdert gjennom et omfattende utredningsarbeid fra høsten 2001 og frem til nå. 2.2 Dagens situasjon Forsvarsdepartementet (FD) er i dag plassert i ytre festningsområde på Akershus festning med adresse Myntgata 1, fordelt på bygningene 37, 38, 39, 40 og 41. Brutto areal er i dag m2. Forsvarets Overkommando (FO) er fordelt i FO-bygget på Huseby (ca m2) samt Oslo Havnelager, Aslakveien og Grev Wedels plass 7. Samlet brutto areal for FD og FO i Oslo er i dag ca m Lokalisering Lokaliseringen av ISL skal være representativ i forhold til sin funksjon som departement og forsvarsledelse. Det skal være god kontakt til Regjering og Storting, og den skal tilfredsstille de sikkerhetskravene som blir stilt. I tillegg skal det være god kontakt til regionalt, nasjonalt og internasjonalt transportsystem. FD har fastlagt at kun Akershusområdet er aktuelt lokaliseringsalternativ. Tomten og eksisterende bygninger eies av Staten v/forsvarsdepartementet og disponeres av Forsvarsbygg. 2.4 Fremdrift ISL etableres midlertidig på Akershus høsten 2003 i Myntgaten 1 og bygningene 64 og 66. Det permanente bygget planlegges innflyttingsklart Rammebetingelser Følgende instanser setter krav til prosjektet: FD og FST som brukere, se kap.3 Offentlige myndigheter med ansvar for å ivareta lover og forskrifter, se kap 4 4

5 Staten v/fd som eier og Forsvarsbygg som forvalter, se kap 5 3. Brukernes krav 3.1 Visjon og hovedmål Det er formulert følgende visjon Den integrerte strategiske ledelse skal lokaliseres i et fleksibelt bygg som understøtter og fremmer integrerte arbeidsprosesser og som inspirerer til et positivt og produktivt arbeidsmiljø. Dette innebærer følgende hovedmål: I tillegg skal: Meget godt funksjonelt og fleksibelt bygg hvor utformingen av det fysiske miljø skal støtte organisasjonens målsetninger Bygget skal gi ønsket profilering av forsvarets ledelse. Arealeffektiviteten være bedre enn gjennomsnittet for tilsvarende bygg måltall skal etableres Energieffektiviteten være høyere enn gjennomsnittet for tilsvarende bygg måltall skal etableres FDV-kostnadene være lavere enn gjennomsnittet for tilsvarende bygg måltall skal etableres. (FDV = Forvaltning, drift og vedlikehold) Sikkerhetskrav tilfredsstilles Bygning R5 i Regjeringskvartalet benyttes som et referansebygg mht bygningsmessig standard. Formatert: Innrykk: Venstre: 1,25 cm, Punktmerket + Nivå: 1 + Justert ved: 0 cm + Tabulator etter: 0,63 cm + Innrykk ved: 0,63 cm, Tabulatorstopp: 1,88 cm, Listetabulatorstopp + Ikke på 0,63 cm Formatert: Innrykk: Venstre: 1,25 cm, Punktmerket + Nivå: 1 + Justert ved: 0 cm + Tabulator etter: 0,63 cm + Innrykk ved: 0,63 cm, Tabulatorstopp: 1,88 cm, Listetabulatorstopp + Ikke på 0,63 cm 3.2 Funksjon, fleksibilitet i bruk og arealeffektivitet Bygget skal gi plass til 560 arbeidsplasser med stort spenn i funksjoner og kompetansetyper. Bygget inneholder også betydelige arealer for spesialfunksjoner. I prosessen med brukerne (FD og FO) er det fremkommet følgende krav: Et fleksibelt og effektivt kontorbygg som skal tilfredsstille flere kjente kontorkonsepter; tradisjonelle cellekontorer, kombikontorer, teamkontorer, mobile kontorer. Forholdet mellom teamkontorer og cellekontorer vil bearbeides videre i prosessen. ha fleksibilitet for å ivareta dagens og fremtidens arbeidsformer, som utvikles i retning av store krav til kunnskapshåndtering, høyt tempo, nettverksjobbing, elektroniske medier og stedsuavhengig arbeid. God kommunikasjon. Prosjektet må fungere som ett anlegg med klare og enkle kommunikasjonssoner, med god kommunikasjon i alle etasjer og med mulighet for integrering mellom ulike deler av organisasjonen. Samtidig skal det være mulighet for å etablere egne avdelinger og enheter avgrenset fra andre områder. Det fysiske miljø skal støtte organisasjonens målsetninger: 5

6 Arkitekturen skal være et aktivt virkemiddel (katalysator) i organisasjonsutviklingen. En fysisk utforming som fremmer effektive og verdiskapende prosesser med utgangspunkt i produksjonsprosessene i vår tids kunnskapsbaserte organisasjoner vektlegges. Særlig skal konseptet fremme rasjonelle og enhetlige beslutningsprosesser, arbeidsprosesser, organisasjonsstruktur og - kultur. Det planlegges en prosess med brukerne om arkitekturens rolle som verktøy i organisasjonenes utvikling Anlegget skal ha høy arealeffektivitet Det stilles krav til effektiv arealutnyttelse med hensiktsmessig plassering av arbeidsplasser og støttefunksjoner. Sambruk av fellesareler vil gi større arealeffektivitet enn i eksisterende lokaliteter. Sambruken skal også omfatte Forsvarets øvrige anlegg på Akershus. Det skal legges til rette for et variert og stimulerende arbeidsmiljø som skal legge grunnlaget for trivsel hos de ansatte og god rekruttering i fremtiden. 3.3 Arkitektur og identitet (profilering) Bygget for ISL er en offentlig representativ bygning i Oslo. Det skal samtidig være et rasjonelt og praktisk kontorbygg. Bygget skal ha et arkitektonisk uttrykk som signaliserer den autoritet som Forsvarsdepartementet og Forsvarsstaben representerer som Forsvarets øverste ledelse. Materialvalget skal være nøkternt, men solid og miljøriktig. 3.4 Sikkerhet Krav til sikkerhet : Det utarbeides et eget kravdokument vedrørende sikkerhet. Dette er et gradert dokument og vedlegges derfor ikke kravdokumentet. - Bygget skal ha en indre sikret sone (sit-senter), skallsikring og muligheter for ytre beredskap. - Bygningen skal ha en skjermet hovedinngang med biladkomst (evt som supplement til annen hovedinngang) - Det skal være mulig å dele bygget i soner med ulik sikring (indre/ytre sone). - Det skal være mulig å sikre bygningens nærområde ved skjerpet beredskap. - Hovedinngangen skal ligge skjermet fra nabobygg. - Det skal være en avstand på ca 20 meter til bygg med andre leietagere enn Forsvaret. - Det skal ikke være andre leietagere i bygget. - Spesielle krav vedr. de bygningsmessige anlegg fremgår av eget kravdokument vedr. sikkerhet Justert ved: 0,63 cm + Tabulator etter: 1,27 cm + Innrykk ved: 1,27 cm 3.5 Bygningsmessige krav Brukernes krav til et moderne og effektivt kontormiljø innebærer bygningsmessige krav: Det skal etableres en vesentlig del av kontorarealer med nybyggstandard. Andel slike lokaler bør være minst 70% av bruttoareal. (minst 40% forutsettes å være nybygg) Fri høyde i kontorlandskaper og møterom skal være minimum 270 cm. For primærfunksjonene i ISL skal det tilstrebes horisontal kommunikasjon mellom alle fløyer på alle plan Det skal være mulighet for å etablere egne avdelinger og enheter avgrenset fra andre områder. 6

7 Anlegget skal ha utvidelsesmulighet inntil 15% av bruttoarealet. (På Akershus vil dette kreve at flere bygg trekkes inn eller ytterligere avklaringer med vernemyndighetene) Bygningsmessig standard: - Som referansebygg mht bygningsmessig standard benyttes R5 i Regjeringskvartalet. Andre mulige referansebygg vurderes i den videre prosess. 3.6 Krav til IKT-løsninger Prosjektet skal ha en fremtidsrettet IKT-infrastruktur som reduserer kostnader knyttet til organisasjonsendringer og teknologiske endringer. Spesifiserte krav er vedlagt. Justert ved: 0,63 cm + Tabulator etter: 1,27 cm + Innrykk ved: 1,27 cm Formatert: Flere nivåer + Nivå: 2 + Nummereringsstil: 1, 2, 3, + Start på: 1 + Justering: Venstre + Justert ved: 0 cm + Innrykk ved: 0 cm Arealprogram Det ble utarbeidet et arealprogramm i tett samarbeid med brukerne i perioden fra november 2001 til april I det videre prosjekteringsarbeidet er programmet bearbeidet videre innenfor den totale arealrammen på kvm BRA som ble fastsatt våren (Samlet bruttoareal inklusive yttervegger antas å bli på ca kvm (BTA). Det er da også tatt hensyn til lavere arealeffektivitet ved ombygging av eksisterende bygg). Vedlagte arealprogram viser status i programmeringen pr. mars Programmet kan bli ytterligere noe justert gjennom forprosjektet, men bør deretter låses. Risikoen for arealøkning vurderes som meget lav. Nedenfor omtales kort de enkelte deler av arealprogrammet: Inngangsparti Dette området skal ivareta entydig adkomst til bygget for ansatte, besøkende, bud og post. Området skal gi mulighet for vakthold og sikkerhetskontroll av personer, bagasje og pakker. Det skal være et eget skjermet postmottak. Det skal være mulighet for gjennomlysning og bombesøk. Inngangsdører og vaktrom skal sikres med skuddsikkert glass. Området skal også ha plass for samband og sjåførtjeneste. Inngangen til ISL blir gjennom bygning 53. Møterom Det skal etableres møterom i bygget som dels kan lokaliseres nær kantine som egen møteromsavdeling dels i forskjellige deler av bygget, og dels som mindre uformelle møterom og soner i kontorområdene. Møterommene skal ha god takhøyde (min 270 cm) og være forberedt for visning med moderne audiovisuelle hjelpemidler. Kontorfunksjoner mm Foreløpig er det programmert en blanding av cellekontorer og teamarbeidsplasser. Fordelingen av disse skal kunne endres etter at bygget er prosjektert og ferdigstilt. Kontorarealene skal ha gode dagslysforhold tilpasset arbeide med dataverktøy. Andelen teamarbeidsplasser vil være minimum 35%. Plassering av føringsveier skal vurderes nøye med sikte på optimalisering av fleksibilitet og kvalitet på den enkelte arbeidsplass. Støttefunksjoner Dette omfatter arkiver, infotorg, kopifunksjoner, dokumentsenter, kaffebar, velferdsrom og lagre. Funksjonene skal lokaliserer for optimal støtte og skal samtidig vurderes i forhold til møteplasser og fellesområder i bygget. 7

8 Kantine og VIP-fasiliteter Kantine omfatter kjøkken/servering og sitteområde. Plasseringen skal også vurderes i forhold til sambruksfunksjon. Støy fra kantineområdet skal ikke forstyrre kontorområder eller møterom. Dette skal være et attraktivt møtepunkt, og kontakt med uterom skal vurderes. Programmet inneholder også møterom og konferanserom for Statsråden samt en VIP-avdeling med salong og møterom og mulighet for forpleining. Varelevering Økonomiadkomst skal være plassert i forhold til annen adkomst og vakthold. Det skal være mulig å foreta kontroll av inn- og uttransport. Spesialrom Dette omfatter skjermede områder tilpasses ISL sin særegne virksomhet. Arealet omfatter forskjellige kategorier møterom, planleggingsrom, kontorareal samt nødvendige støttefunksjoner. Funksjonen har særegent behov for sikring. Kravene til spesialrom fremgår dela av arealprogrammet dels av eget kravdokument vedr. sikkerhet (gradert). Sekundære rom Omfatter toaletter, dusjer, garderober og rengjøringssentraler. Drift I disse arealene er tekniske rom, sentraler, varemottak, avfallsrom og tekniske sjakter ivaretatt. Rommene skal plasseres optimalt med hensyn til korte føringsveier, støyskjerming, vedlikehold og intern/ ekstern sikkerhet. Arealene er beregnet i forhold til erfaringstall og skal optimaliseres i forhold til å unngå unødig arealforbruk Parkering Det er forutsatt en parkeringsdekning på 20% av antall arbeidsplasser. Parkeringsbehovet vil dels dekkes innenfor ISLs område (ca. 50%) og dels dekkes gjennom andre parkeringsarealer på festningen. 4 Offentlige krav 4.1 Vernemyndigheter For lokalisering på Akershus må prosjektet koordineres med verneplanen for Akershus festning og gjeldene reguleringsbestemmelser for området. Dette skal skje gjennom et nært samarbeide med Riksantikvaren. Det forutsettes at det legges til rette for at både nybygg og eksisterende bygg kan utnyttes på en slik måte at en kan oppnå en effektiv arealutnyttelse i forhold til kravet om å etablere et moderne og fremtidsrettet prosjekt. 4.2 Offentlige bestemmelser Bygget skal tilfredsstille plan og bygningsloven med tilhørende forskrifter. Deler av planløsningen skal om nødvendig unntas offentlighet. 5 Krav fra staten v/fd som eier og Forsvarsbygg som forvalter. 8

9 5.1 FDVU (Forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling) Forsvarsbyggs generelle retningslinjer og krav til FDVU skal ivaretas både i planlegging, produksjon og drift av bygget. Bygget skal gi mulighet for rasjonell og miljøeffektiv drift på linje med moderne kontorbygg i dag. Det skal utarbeides egen kravspesifikasjon for FDV som skal ivaretas i prosjektering og produksjon av bygget. Det stilles krav til fleksibilitet på føringsveier, dvs. at det skal dimensjoneres for fremtidige endringer m.h.t. tele, data og ventilasjon. Det skal brukes miljøvennlige og solide materialer med lite behov for vedlikehold. Det skal gjennom hele prosjektet dokumenteres at valgte løsninger gir gode rammebetingelser for virksomheten i bygget, lave livssykluskostnader og et program for overføring av informasjon fra prosjektet til driftsorganisasjonen gjennom FDVU - dokumentasjon, opplæring og drifts- og serviceavtaler. Bygget skal være fleksibelt for alternativ bruk. 5.2 Bærekraftig bygging Bygningen må utføres etter anerkjente prinsipper for bærekraftig bygging. Forsvarsbyggs kravdokumenter som fremgår av Veiviseren legges til grunn. Det skal velges fremtidsrettede løsninger innen økonomisk forsvarlige rammer. Bygget skal tilknyttes infrastruktur på Akershus festning Energi Det må stilles krav til byggets energibruk, som bør være så lavt som mulig. For å oppnå brukernes krav, visjon og hovedmål (pkt 3.1), med hensyn til energieffektivitet og FDV, skal det. legges til rette for tilknytning til ny energiforsyning (varmepumpe) dersom dette senere etableres på festningen. Energigjenvinning skal gis høy prioritet. 5.4 SD- anlegg SD- anlegget skal tilknyttes områdets datasystem for drift og overvåkning både for tekniske anlegg samt sikkerhetsanlegg (alarm, brann og adgangskontroll). 5.5 FDV-dokumentasjon Digital dokumentasjon All registrering av digital FDV-dokumentasjon skal gjøres i Forsvarbyggs system JobTech. Programmet installeres på en frittstående PC med Oracle database som tilknyttet forsvarets datanett. Dataene overføres til FBT`s dokumentdatabase som utføres av eget personell Papirdokumentasjon FDV dokumentasjonen leveres også på tradisjonelt vis i form av en papirkopi og skal omfatte følgende dokumenter : Utstyrsspesifikasjon Produsert direkte ut i fra registrerte data. Vedlikeholdsdokumentasjon Standardrapport som ligger i systemet. Driftsinstruks Innholdsfortegnelsen fastlegges av Forsvarsbygg. 6 Vedlegg 9

10 Arealprogram Kravspesifikasjon for tele- og data 10