VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Mandag 29. april 2013 Tid: Kl 09:00 Sted: Verdal rådhus - kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE 007/13 Referatsaker 008/13 Kontrollutvalgets uttalelse til Verdal kommunes årsregnskap for /13 Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon «Verdalsøra barneskole, Verdalsøra ungdomsskole, flerbrukshall og svømmehall - Oppfølging i byggeperioden» Verdal/Steinkjer, Kristine Karlgård Leder Paul Stenstuen kontrollsekretær Dir.tlf / E-post: paul.stenstuen@komsek.no KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: , e-post: post@komsek.no,

2 VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 007/13 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 007/ Referat 1 KomRev Trøndelag IKS Oppsummering av revisjonen av årsregnskapet Vedlagt for Samkommunestyret Sak 10/13 Skatteoppkreverfunksjonen Vedlagt 3 Kontrollutvalget Studietur til Bryssel Ikke vedlagt Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

3

4

5

6 VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 008/13 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL VERDAL KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2012 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 008/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse til årsregnskapet for Verdal kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget konstaterer at administrasjonen har grepet tak i de avdekkede forbedringspunkter. Den økonomiske internkontroll er imidlertid fortsatt ikke fullt ut tilfredsstillende og kontrollutvalget forutsetter at rådmannen fortsatt gir dette arbeidet tilstrekkelig oppmerksomhet. 3. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 4. Kontrollutvalget tar Årsberetning for Verdal kommune for 2012 til orientering. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Verdal kommunes årsregnskap for Revisjonsberetning for 2012 datert fra KomRev Trøndelag IKS 3. Brev nr , til kontrollutvalget i Verdal kommune fra KomRev Trøndelag IKS 4. Verdal kommunes årsregnskap for 2012 publisert på kommunens nettside 5. Verdal kommunes årsberetning for 2012 publisert på kommunens nettside Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyrets sak 53/12 «Årsregnskap og årsberetning Verdal kommune» 2. Kommunestyrets sak 50/11 Den økonomiske intern kontroll 3. Kontrollutvalgets sak 12/11 Den økonomiske intern kontroll 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 5. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 6. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Årsregnskapets funksjon er å gjøre rede for tilgangen på, og anvendelsen av, de midlene som er stilt til rådighet. Årsregnskapet må sees i sammenheng med kommunens årsberetning - hvor det også redegjøres for arbeidet gjennom året og hva som er oppnådd. Sammen utgjør disse derfor to av de viktigste dokumentene en kommune avgir i løpet av året.

7 Behandlingsmåten og frister Forskrift om kontrollutvalg 7 slår fast at kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet. Her heter det at: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 10 gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar. Årsberetning skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet for 2012 Regnskapet er gjort opp med regnskapsmessig mindre forbruk på 13,3 millioner kr. Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis 975,7 og 929,7 millioner kroner, noe som ga et brutto driftsresultat på 46,0 millioner kroner. Driftsregnskapet nøkkeltall i 1000 kr Budsjett Til fordeling drift Netto driftsresultat Bruk av tidligere års avsetninger Årets avsetninger Regnskapsmessig mer/mindreforbruk Investeringsregnskapet for 2012 Investeringsregnskapet er gjort opp i balanse, med et finansieringsbehov og sum finansiert på kr. 144,3 millioner kroner. Noter til regnskapet Det blir i notene til regnskapet gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for forståelsen av regnskapet. Årsberetningen Kommunens årsberetning for 2012 synes å gi et godt situasjonsbilde.

8 Revisjon Verdal kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor la fram sin uavhengighets erklæring i sakene 1/12 og 24/12. Revisjonsstrategien for regnskapsåret ble presentert i sak 34/12. Kontrollutvalget har på denne måten påsett at regnskapet er blitt revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt forskriftens kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Revisjonen skal planlegges, gjennomføres og rapporteres slik lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk krever. Revisor skal også vurdere risikoen for at det kan foreligge feilinformasjon i årsregnskapet som følge av misligheter og feil. Dersom revisor avdekker mangler eller svakheter gjennom revisjonen av regnskapet, vil revisor etter en fast og innarbeidet praksis sende et revisjonsnotat til rådmannen med kopi til kontrollutvalget. Forhold som tas opp i et revisjonsnotat er av mindre vesentlig betydning, og vektlegges ikke ved vurderingen av hvorvidt regnskapet kan godkjennes eller ikke. Revisjonsnotatet følger derfor ikke som vedlegg til denne sak, men blir fremlagt for kontrollutvalget som referatsak. Enkelte forhold anser lovgiver som så vesentlige at revisor skriftlig skal påpeke dem overfor kontrollutvalget, med kopi til rådmannen. Jf. forskrift om revisjon 4: 1. «mangler ved plikten til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, 2. feil og mangler ved organiseringen av den økonomiske internkontrollen, 3. misligheter, 4. feil som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet, 5. om det ikke er redegjort for vesentlige avvik mellom beløpene i den revisjonspliktiges årsregnskap og regulert budsjett slik det fremstår etter gyldige vedtak/endringer fattet på riktig beslutningsnivå, 6. begrunnelse for manglende underskrift ved bekreftelser overfor offentlige myndigheter som gis i henhold til lov eller forskrift, og 7. begrunnelse for å si fra seg oppdrag etter 16.» Slike brev skal nummereres fortløpende, og omtales gjerne som nummererte brev. Kontrollutvalget har plikt til å påse at påpekninger som nevnt i nummerte brev bli fulgt opp og utbedret. Kommunen vil på sin side ha en tilsvarende plikt til å utbedre de påpekte mangler og svakheter. Ved vesentlige mangler og svakheter ved økonomiarbeidet og regnskapsføringen (årsregnskapet), vil revisor måtte avgi sin revisjonsberetning med forbehold for virkningen av disse. Er summen av avdekkede feil omfattende vil revisor ikke kunne anbefale at regnskapet blir godkjent slik det foreligger (negativ revisjonsberetning).

9 Revisors arbeid Revisor har avgitt revisjonsberetning den Revisor har ikke funnet forhold som krever omtale i revisjonsberetningen - utover å presisere at årsregnskapet ble avlagt etter utløpet av lovens frist. Revisor har imidlertid gjennom sin revisjon avdekket forhold revisor mener det er nødvendig å ta opp i form av et nummert brev til kontrollutvalget. Brev nr til kontrollutvalget Revisor gir innledningsvis økonomiavdelingen ros for å ha grepet tak i forbedringspunktene mht. internkontroll og kvalitetssikring av regnskapene. Til tross for det omfattende arbeid administrasjonen og revisor har nedlagt her, har revisor allikevel avdekket mangler ved den økonomiske internkontroll. Revisor forutsetter at det blir fokusert på internkontroll også i 2013, og at dette arbeidet gis tilstrekkelig prioritet. Se vedlegg. Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunens årsregnskap. Det vises her til forskrift om kontrollutvalg 7, hvor det bl.a. heter: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapene revideres på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget følger opp revisors arbeid bl.a. ved å motta rapporter etter gjennomgang av møteprotokoller, statusrapporter og orienteringer fra revisor mv. Kontrollutvalget skal i sin uttalelse kommentere revisjonsmerknader av vesentlig karakter, samt eventuelle tidligere revisjonsmerknader som ikke er blitt tilfredsstillende fulgt opp. Ettersom dokumentene er en oppsummering av fjoråret, kan kontrollutvalget også kommentere andre forhold som måtte være mangelfullt fulgt opp. Saksbehandlers vurdering Kontrollutvalget og revisor har over flere år påpekt mangler og svakheter vedørende den økonomiske internkontroll og kvalitetssikring av regnskapene. Det vises her også til kommunestyret, sakene 50/11 og 53/12. Slik en har oppfattet det har det skjedd vesentlige forbedringer mht. den økonomiske internkontroll og kvalitetssikring av regnskapene. Revisor har derfor funnet grunn til å gi økonomiavdelingen ros for å ha grepet tak i de påviste mangler. For regnskapsåret 2012 har revisor ikke funnet det nødvendig å ta forbehold i sin revisjonsberetning. Revisjonsberetningen for 2012, datert , er dog avgitt med en presisering om at regnskapet er avlagt etter utløpet av den lovfastsatte frist.

10 Det er imidlertid fortsatt rom for forbedringer i den økonomiske internkontroll. Kontrollutvalget har derfor mottatt et såkalt nummert brev fra revisor vedrørende avdekkede mangler ved den økonomiske internkontroll og kvalitetssikring av regnskapene. Det vurderes derfor som viktig at rådmannen opprettholder sitt fokus på dette arbeidet og gir det tilstrekkelig prioritet også i tiden som kommer. Forslag til uttalelse følger vedlagt. Kontrollutvalget har imidlertid anledning til å knytte kommentarer opp mot årsregnskapet og årsberetningen utover dette. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

11 VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget Sak 8/13/12 Vedlegg 1 Til Verdal kommunestyre KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL VERDAL KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2012 Kontrollutvalget har i møte den sak 8/13 behandlet Verdal kommunes årsregnskap for Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter samt noter. Sammen med regnskapet foreligger rådmannens årsberetning for 2012 samt revisjonsberetning avgitt den av KomRev Trøndelag IKS. I forbindelse med gjennomgangen har kontrollutvalget fått muntlig orientering av rådmannen og kommunens økonomiansvarlige. Kontrollutvalget har fått alle de opplysninger og dokumenter som det har bedt om. Årsregnskapet er i det vesentlige ført i samsvar med gjeldende lover og regler. Det er samsvar mellom årsregnskapet og de forhold som omtales i rådmannens årsberetning og årsregnskapet gir et riktig inntrykk av de forhold som omtales i årsberetningen. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen omfatter. Kontrollutvalget mener at det framlagte årsregnskap kan fastsettes som Verdal kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget viser til kommunestyret, sakene 50/11 og 53/12. Administrasjonen har grepet tak i avdekkede forbedringspunkter, og har gjennomført vesentlige forbedringer i den økonomiske internkontroll. Dette fortjener administrasjonen ros for. Det gjenstår imidlertid fortsatt et forbedringspotensial mht. den økonomiske internkontroll og kvalitetssikring av regnskapene. Det vises her til brev nr. 6 for 2012 fra revisor, samt til presiseringen i revisjonsberetningen om at årsregnskapet er avlagt etter utløpet av lovens frist. Det er derfor viktig at rådmannen opprettholder sitt fokus på dette arbeidet og gir det tilstrekkelig prioritet. Verdal, Kristine Karlgård leder John Hermann nestleder Marita Nergård Gustad Bjørn Holmli Kopi: Formannskapet

12

13

14

15

16 VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 009/13 RAPPORT ETTER GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON «VERDALSØRA BARNESKOLE, VERDALSØRA UNGDOMSSKOLE, FLERBRUKSHALL OG SVØMMEHALL - OPPFØLGING I BYGGEPERIODEN» Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 009/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget slutter seg til rapporten og oversender den til kommunestyret for videre behandling. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar rapporten til etterretning og ber rådmannen merke seg revisors kommentarer. Vedlegg Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon «Verdalsøra barneskole, Verdalsøra ungdomsskole, flerbrukshall og svømmehall - Oppfølging i byggeperioden», KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 019/10 2. Kontrollutvalgets sak 008/10 3. Kontrollutvalgets sak 025/09 4. Kommunestyret , sak 101/08 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt Kontrollutvalget , sak 026/07 6. RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 7. Forskrift om kontrollutvalg 8. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 9. Kommuneloven

17 Saksopplysninger Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i sak 019/10 Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Følge byggingen av ny barne- og ungdomsskole med svømme- og flerbrukshall Kontrollutvalget ber revisor iverksette forvaltningsrevisjonsprosjekt Følge byggingen av ny barne- og ungdomsskole med svømme- og flerbrukshall iht. fremlagte prosjektplan.» Revisor har ferdigstilt prosjekt og har den overlevert sin rapport, se vedlegg. Revisor gir i sin hovedkonklusjon bl.a. uttrykk for at: «Ved bygging av Verdalsøra barneskole, Verdalsøra ungdomsskole, flerbrukshall og svømmehall har retningslinjer for organisering og oppfølging av prosjektet blitt fulgt. Det er gjennomført rapportering til formannskapet som forutsatt, men rapportering i til kommunestyret i henhold til økonomireglementet ble ikke gjort høsten Vi mener håndteringen tillegg og endringer i forholdet til NCC er gjort slik det er forutsatt, og at styringsgruppen sammen med byggherreombudet ser ut til å ha hatt god kontroll på dette. Med et merforbruk på ca 2 % mener revisor at prosjektet har hatt en tilfredsstillende økonomistyring. Styringsgruppen har hatt en bevisst holdning til å fatte beslutninger som har fått økonomiske konsekvenser. Revisor mener at det skulle blitt opprettet et nytt prosjektregnskap for prosjektet slik økonomireglementet krever. Revisor mener at Verdal kommune har gjennomført byggeprosjektet på en god måte.» Revisor legger imidlertid til (side 24): «Måten journalføringen av tilbud og bestillinger har blitt gjort på underveis i prosjektet, med samling av diverse e-poster i en journalpost, mener vi har gjort det vanskelig å identifisere en del av disse dokumentene i ettertid. Derfor er det også vanskelig å få oversikt over om journalføringen er fullstendig hva gjelder tilbud og bestillinger. I denne sammenheng vil vi bemerke at KomRev Trøndelag IKS i forbindelse med første del av oppfølgingen av skoleutbyggingen (rapport september 2010) pekte på at journalføringen av saksdokumenter kunne vært bedre. Dette ser fortsatt ut til å gjelde, og vi har også fått opplyst at kommunen i forbindelse med en klagesak til KOFA i utbyggingsfasen ikke fant etterspurt dokumentasjon. Å rydde opp i dette i ettertid vil være en ressurskrevende jobb, derfor bør det vurderes å prioritere ressurser for å sikre dokumentasjon ved oppstart av store prosjekter.» Rådmannen har avgitt høringssvar som følger vedlagt rapporten (vedlegg 2). Det vises for øvrig til den vedlagte rapport i sin helhet. 2

18 Vurdering Rapporten synes å ha besvart kontrollutvalgets intensjoner med prosjektet og spørsmål på en god måte. De foreliggende opplysninger viser at Verdal kommune har gjennomført byggeprosjektet på en god måte. En har likevel merket seg utfordringene med journalføring og arkivering av tilbud og bestillinger. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 3

19 FORVALTNINGSREVISJON Verdalsøra barneskole, Verdalsøra ungdomsskole, flerbrukshall og svømmehall Oppfølging i byggeperioden VERDAL KOMMUNE

20 FORORD Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført av KomRev Trøndelag IKS på oppdrag fra kontrollutvalget i Verdal kommune i perioden september 2010 til mars Undersøkelsen er gjennomført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Vi takker alle som har bidratt med informasjon i prosjektet. En oversikt over tidligere gjennomførte prosjekter fra KomRev Trøndelag IKS finner du på vår hjemmeside Levanger/Grong 17. april 2013 Heidi Galguften Oppdragsansvarlig revisor Rikke Haave Prosjektleder byggeperioden 1

21 INNHOLDSFORTEGNELSE 0. Sammendrag Innledning Bestilling Bakgrunn Problemstillinger Revisjonskriterier Metodisk tilnærming og gjennomføring Avgrensning Oppfølging av prosjektet i byggeperioden Data Generelt Spesielt for bygging av Verdalsøra barneskole, Verdalsøra ungdomsskole, flerbrukshall og svømmehall Er retningslinjer for organisering, oppfølging, rapportering og økonomistyring fulgt? Revisjonskriterier Data Vurderinger Konklusjon Er retningslinjene for behandling av tillegg og fradrag fulgt? Revisjonskriterier Data Vurdering og konklusjon Rådmannens kommentarer byggeperioden 2

22 0. SAMMENDRAG I plan for forvaltningsrevisjon for ønsket kommunestyret at å få gjennomgått en større investering. Valget falt på bygging av Verdalsøra barneskole, Verdalsøra ungdomsskole, flerbrukshall og svømmehall. En rapport om planleggingsprosessen ble levert i september I tillegg til å beskrive hvordan Verdal kommune har organisert arbeidet med oppfølging av prosjektet i byggeperioden tar denne rapporten sikte på å besvare følgende problemstillinger: Er retningslinjene for organisering av oppfølging, rapportering og økonomistyring fulgt? Er retningslinjene for håndtering av tillegg og fradrag fulgt? Rapporten bygger på informasjon innehentet gjennom dokumentanalyse, intervju med prosjektleder og observasjon i styringsgruppemøter og samspillmøter. Vi har valgt å fokusere på hoveddelen av prosjektet; nybygg etter kontrakt med NCC. Organisering og oppfølging Da kommunestyret vedtok igangsetting av byggeprosjektet i mai 2010 ble formannskapet gitt fullmakt til å vedta videre organisering av byggeprosessen. Formannskapet oppnevnte en styringsgruppe som ble gitt beslutningsmyndighet. Styringsgruppen har hatt 72 møter i byggeperioden. Så langt revisor kan se, har styringsgruppen tatt stilling til de fleste beslutninger knyttet til gjennomføringen av prosjektet. Det er avholdt brukermøter og møter i referansegruppe, og det er gjennomført egne møter om universell utforming. Når det gjelder HMS-arbeid var det utarbeidet SHA-plan (sikkerhet, helse, arbeidsmiljø) ved oppstart. Hovedentreprenør hadde ansvar for koordineringen av HMS-arbeidet på arbeidsplassen. Kommunen fulgte opp entreprenørens ansvar gjennom å delta på vernerundene under byggingen, men ikke under arbeidet med uteområdet. Referat fra vernerundene er tilgjengelig i kommunens arkiv. Rapportering I byggeperioden er det rapportert jevnlig om framdrift og økonomisk status til formannskapet under posten orientering fra rådmannen. I januar 2013 ble det lagt fram sak til formannskapet om merforbruk i byggeprosjektet. byggeperioden 3

23 Kommunestyret fikk en statusgjennomgang for prosjektet i august 2011, og det ble også gitt jevnlige orienteringer i driftskomiteen fra byggestart og til bygget stod ferdig. Sammen med tertialrapport til kommunestyret for 2. tertial 2010 ble det også gitt rapport over løpende investeringer deriblant utbyggingen av skolene (Sak 84/10). Det ble også rapportert på prosjektet i tertialrapport pr , men det ble ikke rapportert på investeringer i tertialrapporten pr Prosjektregnskap og økonomistyring Utbyggingsprosjektet ble godkjent av kommunestyret med en kostnad på ca 322 millioner kroner inkl. mva. Utgiftene til dette prosjektet er ført på samme tiltak som planlegging av utbedring ved Verdalsøra barneskole (tiltak 5156 Verdalsøra barneskole). Tiltaket inkluderer en bevilgning fra 2007 på 9 millioner kroner inkl mva, slik at det til sammen er bevilget ca 331 millioner inkl. mva. i alt på dette tiltaket. Ved utgangen av 2012 viste regnskapet for dette tiltaket et forbruk på kr 329,5 millioner kroner. Styringsgruppen gjennomgikk jevnlig økonomiske oppstillinger for skoleutbyggingen utarbeidet av byggherreombudet. Innkallinger og referat til styringsgruppens møter viser at økonomi har stått på agendaen i hele byggeperioden og styringsgruppen har hatt et stort fokus på økonomistyring underveis. Mot slutten av byggeprosjektet (våren 2012) ble det klart at budsjettet ikke ville holde for ombygging av paviljongen, og det ble i januar 2013 fremmet sak for formannskapet der det ble rapportert mot en bevilgning på 331 millioner kroner. Det ble rapportert om en mulig overskridelse på ca 6 millioner kroner (totalkostnad på 337 millioner kroner inkl. mva). Ser vi forbruket fra fram til og med regnskapet i 2012, ser vi et totalt forbruk inkl. mva på ca 322 millioner kroner, i tilegg stipuleres det kostnader i 2013 på 9 millioner kroner. Det gir en total kostnad på ca 331 millioner kroner; 9 millioner mer enn forutsatt for selve utbyggingsprosjektet. Behandling av tillegg og fradrag I følge oversikt fra NCCs sluttfaktura er det behandlet i alt 165 endringsordreforslag og endringsordrekrav i samhandlingen med NCC. NCC har gjennom byggeperioden sendt nummererte skjema med beskrivelse og kostnad på forslag og krav til byggherreombudet, som har sørget for behandling i byggeperioden 4

24 styringsgruppa. Bestillingene til NCC var skriftlige og viser til nummerert tilbud fra NCC, beskrivelse av bestillingen og kostnad. I forbindelse med NCCs sluttfaktura ble det oversendt en samleliste fra NCC til byggherreombudet som har gjennomgått denne mot kopier av skriftlige bestillinger. Dette førte til en mindre justering av sluttfakturaen. Konklusjon Ved bygging av Verdalsøra barneskole, Verdalsøra ungdomsskole, flerbrukshall og svømmehall har retningslinjer for organisering og oppfølging av prosjektet blitt fulgt. Det er gjennomført rapportering til formannskapet som forutsatt, men rapportering i til kommunestyret i henhold til økonomireglementet ble ikke gjort høsten Vi mener håndteringen tillegg og endringer i forholdet til NCC er gjort slik det er forutsatt, og at styringsgruppen sammen med byggherreombudet ser ut til å ha hatt god kontroll på dette. Med et merforbruk på ca 2 % mener revisor at prosjektet har hatt en tilfredsstillende økonomistyring. Styringsgruppen har hatt en bevisst holdning til å fatte beslutninger som har fått økonomiske konsekvenser. Revisor mener at det skulle blitt opprettet et nytt prosjektregnskap for prosjektet slik økonomireglementet krever. Revisor mener at Verdal kommune har gjennomført byggeprosjektet på en god måte. byggeperioden 5

25 1. INNLEDNING 1.1 Bestilling På bakgrunn av Plan for forvaltningsrevisjon har kontrollutvalget i Verdal kommune bestilt forvaltningsrevisjon av oppfølging av et investeringsprosjekt. De valgte å følge byggingen av Verdalsøra barneskole, ungdomsskole, flerbrukshall og svømmehall. For å besvare denne bestillingen, er det utarbeidet to forvaltningsrevisjonsrapporter. Den første kom i september 2010, og omhandlet prosessen fram mot byggestart. I denne rapporten er fokus rettet mot kommunens rutiner i gjennomføringsfasen. Kontrollutvalget vedtok prosjektplanen for dette prosjektet i sitt møte den (sak 19/10). I samråd med kontrollutvalget ble det høsten 2012 bestemt at forvatningsrevisjonen kunne avsluttes på nyåret 2013, og at det ikke var nødvendig å vente på sluttrapport og sluttregnskap. 1.2 Bakgrunn Bygging av Verdalsøra barneskole, Verdalsøra ungdomsskole, svømmehall og flerbrukshall er den største investering i Verdal kommunes historie. Budsjettet 2, som lå til grunn da kommunestyret vedtok utbyggingen i sak 42/10, var på kr eks mva. Kontrakten med entreprenøren NCC var på 203 millioner kroner, andre store budsjettposter var inventar og utstyr (15 mill), finansiering, prisstigning, usikkerhet, reserver (22,2 mill) og tomteforhold (7,5 mill). Kontrollutvalget behandlet i september 2010 forvaltningsrevisjonsrapporten som omhandlet prosessen fram til byggestart (saksbehandling, prosjektering, anbud, igangsettingsvedtak). Rapportens hovedkonklusjoner var: Det er gjennomført forsvarlig saksutreding. Investeringsreglementets bestemmelser om utredning gjennom forprosjekt er fulgt, og forprosjektene har vært gode grunnlag for utarbeiding av beslutningsgrunnlag /saksutredning Saksutredningene er presentert på en oversiktlig måte, og inneholder relevant informasjon. Beskrivelse av økonomiske konsekvenser av utbyggingen ser ut til å være ivaretatt, og investeringen har vært forankret i kommunens økonomiplaner Vårt inntrykk er at sentral kunnskap om innkjøpsregler ikke er kommunisert godt nok ut i organisasjonen. 1 Vedtatt i kontrollutvalget , sak 29/08 og i kommunestyret , sak 101/08 2 Vedlegg 1 byggeperioden 6

26 Revisors gjennomgang har avdekket at Verdal kommune har foretatt et spesifikt innkjøp uten konkurranseutsetting, men at kommunen i hovedsak har gjennomført design- og priskonkurransen med prekvalifisering og kjøp av byggherretjeneste etter regelverket Revisor har avdekket mangelfull forståelse av hvordan en anskaffelsesprotokoll ved innkjøp skal utformes, og dermed også hvilke funksjoner den skal fylle Verdal kommune har gjennomført en samspillfase/prosjekteringsperiode som har klart å kombinere mål og funksjoner for utbyggingen, kostnadskontroll og brukermedvirkning på en god måte. Anbefalinger: Verdal kommune bør innskjerpe reglene om offentlig innkjøp og sørge for at kunnskap om reglene er kjent i tilstrekkelig omfang i organisasjonen Verdal kommune har fått mye ros for brukermedvirkningen i dette prosjektet, og bør systematisere erfaringene slik at de kan brukes ved senere prosjektarbeid Verdal kommune bør fokusere på arkivering og journalføring av prosjektdokumenter; dette er særlig viktig når eksterne aktører opptrer på vegne av kommunen Denne rapporten tar for seg perioden fra byggestart i juni 2010 fram til og med ferdigstillelse av byggeprosjektet, med hovedfokus på hovedentreprisen med NCC. Skolebygningene ble tatt i bruk 1. januar 2012, utearealene var ferdigstilt til skolestart 2012 og skolene ble offisielt åpnet 28. september Ombygging av paviljongen ved ungdomsskolen ble gjennomført på nyåret Problemstillinger Følgende problemstillinger er besvart i undersøkelsen: Hvordan har Verdal kommune organisert arbeidet med oppfølging av prosjektet i byggeperioden? Er retningslinjene for organisering av oppfølging, rapportering og økonomistyring fulgt? Er retningslinjene for håndtering av tillegg og fradrag fulgt? byggeperioden 7

27 1.4 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er de krav og forventninger som kommunens praksis vurderes opp mot. I dette prosjektet er kriteriene hentet fra: Verdal kommunes økonomireglement Prosjektadministrativ bok for byggeprosjektet PA-bok Vedtak i kommunestyre og formannskap om bygging og organisering i gjennomføringsfasen Byggherreforskriften og kommentarer til denne 1.5 Metodisk tilnærming og gjennomføring Rapporten bygger på informasjon innehentet gjennom dokumentanalyse, intervju med prosjektleder og observasjon i styringsgruppemøter og samspillmøter. Vi har brukt kommunens sak/arkiv system e-phorte til dokumentsøk. Da en del journalposter i utbyggingssaken er omfattende og uoversiktlige (posten Div. dokumenter/korrespondanse på mail mellom Myklebust as/ncc/verdal kommune m. flere 2008-> 729 dokumenter av ulike typer: prosessbeskrivelser, tilbud, bestillinger, statusrapporter, økonomirapporter osv) er det en fare for at vi ikke har fått med oss alt. Saken er heller ikke ajourholdt. I januar 2013 var siste journalførte møte fra styringsgruppa fra Vi har også bedt om dokumentasjon fra prosjektmedarbeidere for å få nyere dokumentasjon, og også tilgang til dokumenter som ikke har blitt journalført. Referat fra intervju er verifisert av informantene i etterkant for å rette opp eventuelle faktafeil og misforståelser. 1.6 Avgrensning Vi har valgt å fokusere på hoveddelen av prosjektet; nybygg etter kontrakt med NCC. Prosesser rundt kjøp av inventar og utstyr og ombygging av eksisterende del av ungdomsskolen vil bli nevnt, men det er ikke vurdert om innkjøp foretatt i byggeperioden tilfredsstiller reglene om offentlige anskaffelser. Det er ikke tatt stilling til nødvendighet eller innholdet i tilleggsbestillinger, endringer og avvik, og heller ikke gitt vurdering av det økonomiske resultatet. Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildetilfang i dette prosjektet gir et tilstrekkelig grunnlag til å svare på problemstillingene. byggeperioden 8