UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE"

Transkript

1 NEDRE ROMERIKE DISTRIKTSREVISJON REVISJONSRAPPORT UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE NITTEDAL KOMMUNE MARS 2007 Utført av Morten Kallevig

2

3 INNHOLD SAMMENDRAG OG ANBEFALINGER...I PROSJEKTETS BAKGRUNN OG FORMÅL I REVISJONENS SAMLEDE VURDERING II KONKLUSJON III ANBEFALINGER IV 1 INNLEDNING BAKGRUNN OG FORMÅL PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSING RAPPORTENS OPPBYGNING DATA 3 2 OM BYGGEPROSJEKTET HAGEN SKOLE BYGGEPROSJEKTET HAGEN SKOLES ORGANISERING BYGGEPROSJEKTET HAGEN SKOLES FREMDRIFT 5 3 KOMMUNESTYRETS BESLUTNINGSGRUNNLAG REVISJONSKRITERIER FAKTA REVISJONENS VURDERING 13 4 PROSJEKTSTYRING OG -KONTROLL REVISJONSKRITERIER FAKTA REVISJONENS VURDERING 22 5 PROSJEKTERING OG KALKULASJON REVISJONSKRITERIER FAKTA REVISJONENS VURDERING 30 6 GJENNOMFØRINGSFASEN REVISJONSKRITERIER FAKTA REVISJONENS VURDERINGER 34 7 LOV OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER REVISJONSKRITERIER FAKTA REVISJONENS VURDERING 43 8 HØRING RÅDMANNENS KOMMENTAR 46 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

4 TABELLER Tabell 2.1: Faser i et byggeprosjekt... 6 Tabell 3.1: Byggeprogrammets kostnadsvurderinger:... 8 Tabell 3.2: Tilbudsgrunnlaget for prosjekt- og byggeledelses fremdriftsplan... 9 Tabell 3.3: Alternativer fremlagt for kommunestyret Tabell 4.1: Anbydere på prosjekt- og byggeledelse rangert etter pris Tabell 4.2: Svendby Bygg Consults tilbud på prosjekt- og byggeledelse: Tabell 5.1: Budsjett for forprosjekt datert , revidert forprosjekt (april 2004), vedtatt , vedtatt og per Tall i millioner Tabell 5.2: Tilbud på forprosjekt og detaljprosjektering av Hagen skole Tabell 5.3: Pris for prosjekteringsgruppens oppdrag eksklusive merverdiavgift Tabell 5.4: Prosjekteringsgruppens honorarer fordelt på firma. eksklusive mva Tabell 5.5 Registrerte tillegg tilknyttet prosjekteringsgruppens kontrakt Tabell 6.1: Endringsmeldingene fordelt på prosjekteringsgruppen: Tabell 6.2: Tillegg i henhold til byggeleders prosjektregnskap per Tabell 6.3: Entreprenørenes kontraktsbeløp eksklusive merverdiavgift FIGURER Figur 1.1: Påvirkningsmulighet og akkumulert kostnad i byggeprosjekter... 2 Figur 2.1: Byggeprosjektet Hagen skoles organisering... 4 Figur 3.1: Prosjekteringsgruppens tegning av opprinnelig forprosjekt... 9 Figur 3.2: Forprosjekter i prosjektet Hagen skole Figur 3.3: Prosjekteringsgruppens tegning av vedtatt forprosjekt UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

5 SAMMENDRAG OG ANBEFALINGER I sammendraget redegjøres det for prosjektets bakgrunn og problemstillinger. Deretter gjengis revisjonens hovedvurderinger. Avslutningsvis fremmes forslag til tiltak. Prosjektets bakgrunn og formål Prosjektet Hagen skole startet med en foreløpig ramme på kroner 15 millioner i Planleggingen startet våren Det var da forutsatt at prosjektet skulle vært ferdig juni Prosjektet ble første gang behandlet som egen sak i kommunestyret mai Kostnadsrammen ble her satt til kroner 36,1 millioner. Kostnadsrammen ble økt til kroner 46,2 millioner i kommunestyret juni 2004, og 55,8 millioner mars 2005 (etter anbudsrunden). Hagen skole ble ferdig desember Kostnad per januar 2007 er kroner 69 millioner. Kommunestyret i Nittedal vedtok at kontrollutvalget i Nittedal skulle gjennomgå byggeprosjektet Hagen skole (sak 39/06). Vedtakets bakgrunn var at byggeprosjektet Hagen skole overskred kostnadsrammen. Kontrollutvalget i Nittedal vedtok følgende (sak 21/06): Kontrollutvalget ber revisjonen foreta en gjennomgang av utbyggingen ved Hagen skole. Prosjektets formål er å foreta en gjennomgang av byggeprosjektet Hagen skole. Noen kommunestyrerepresentanter har stilt spørsmål ved om kommunestyret ville vedtatt prosjektet Hagen skole, dersom de visste at sluttsummen ble så høy. Problemstillingene som undersøkes er: 1. Er byggeprosjektet og tilhørende kostnadsanslag godt nok avklart/definert ved beslutning om igangsetting? 2. Har prosjekteringsarbeidet hatt tilstrekkelig lojalitet/forankring til det besluttede prosjektet? 3. Har prosjekteringsfasen hatt tilfredsstillende kvalitet målt etter generelle krav? 4. Har kommunen hatt riktig kompetanse og tilstrekkelig ressurser i forhold til valgt entrepriseform? 5. Er det forhold i gjennomføringsfasen som har vært en kostnadsdrivende faktor? 6. Har rutiner for rapportering om avvik fungert etter hensiktene? 7. Er det svakheter knyttet til organisering, styring eller kompetanse som kan forklare hvorfor byggeprosjektet ender opp med en vesentlig høyere kostnad enn planlagt? 8. Har prosjektledelsen hatt tilstrekkelig lojalitet/fokus og budsjettdisiplin i forhold til godkjente planer/budsjetter? 9. Etterleves lov om offentlige anskaffelser i prosjektet Hagen skole? Om byggeprosjekter Innenfor kommunal sektor er det vanlig å organisere utbygging som hovedentreprise eller totalentreprise. En hovedentreprise krever at kommunen har økte ressurser til styring og kontroll, sammenlignet med en totalentreprise. Nittedal kommune valgte å organisere byggeprosjektet Hagen skole som hovedentreprise. Byggeprosjekter inndeles vanligvis i følgende faser: Utredningsfase: Her utredes prosjektet. Programmeringsfase: Her fastsettes rammebetingelsene. Byggeprogram utarbeides. Prosjekteringsfase: Utarbeidelse av skisseprosjekt, forprosjekt og detaljprosjekt. Kontraheringsfase: Anbudsutsendelse, evaluering og kontraktsslutning. Produksjonsfase: Selve byggeprosessen. Driftsfase: Forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling. I UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

6 Revisjonens samlede vurdering Etter revisjonens vurdering har prosjektets overskridelser følgende hovedårsaker: Uklare forutsetninger tidlig i prosjektet Etter revisjonens vurdering avklares byggeprosjektets forutsetninger for sent. Sentrale forutsetninger (omfang og budsjettramme) fastsettes først i prosjekteringsfasen. Administrasjonen kontraherer dermed konsulenter samt bestiller forprosjekt ut i fra forutsetninger som senere viser seg å være feilaktige. Forutsetningene bør avklares senest i programmeringsfasen (planleggingsfasen) og stadfestes i byggeprogrammet. Uklare forutsetninger tidlig i prosjektet får tids- og kostnadsmessige konsekvenser for prosjektet. Revisjonen mener at bedre planlegging i programmeringsfasen ville redusert overskridelsene i prosjektet. Underkalkulasjon Revisjonen finner grunn til å kritisere prosjekteringsgruppens kalkyler. Per var overskridelsene i forhold til kostnadsramme vedtatt av kommunestyret på kroner 20,70 millioner (45 prosent). Etter revisjonens vurdering har ikke prosjekteringsgruppens arbeidsforhold vært optimale, blant annet fordi prosjekteringsgruppen ikke har hatt et eksplisitt rammevedtak å forholde seg til under prosjekteringen. Dette kan imidlertid ikke unnskylde at kalkulert kostnad ligger betydelig under reell kostnad. Underkalkulasjon bidrar til at kommunestyret fatter vedtak på feilaktig grunnlag. Feil og mangler ved prosjekteringsmaterialet Det er grunn til å kritisere prosjekteringsmaterialets kvalitet. Antall feil og mangler er hovedårsaken til overskridelsene i byggefasen. Ifølge byggeleders prosjektregnskap skyldes cirka 71 prosent (kroner ) av tilleggsutgiftene i byggefasen feil og mangler i prosjekteringsmaterialet. Antall feil og mangler har svekket Nittedal kommunes stilling i forhold til hovedentreprenør Seby. Andre forhold revisjonen finner grunn til å påpeke: Manglende oppfyllelse av vedtak Kommunestyret i Nittedal kommune vedtok (sak 65/04) utsettelse av 1880 bygget (besparelse på kroner ), samt areal- og kostnadsbesparende tiltak (besparelse på kroner ). Prosjektledelsen fjernet 1880 bygget fra prosjektet, men igangsatte ikke areal og kostnadsbesparende tiltak. Dette medførte at prosjektets kalkulerte kostnad ved anbudsutsendelse var en million kroner over budsjett vedtatt (sak 65/04).Etter revisjonens vurdering oppfyller dermed ikke prosjektledelsen kommunestyrets vedtak (sak 65/04) i tilstrekkelig grad. Anbudsrunden medførte økte kostnader på kroner Minst 1 av 7,7 million var dermed en beregnet overskridelse i forhold til kommunestyrets vedtak (sak 65/04). Manglende prosjektlederytelser Etter revisjonens vurdering er det uheldig at Nittedal kommune ikke utarbeider en spesifisert ytelsesspesifikasjon ved anskaffelse av prosjekt- og byggeleder. Mangel på spesifiserte ytelser kan forklare hvorfor tilbudene på prosjekt- og byggeledelse varierer fra kroner til kroner eksklusive merverdiavgift. Etter revisjonens vurdering mangler prosjektlederytelser som ville gitt økt styring og kontroll i prosjektet. Dette gjelder spesielt mangel på rapporteringsrutiner i prosjekteringsfasen. Manglende rapportering i prosjekteringsfasen medfører risiko for at prosjekteringsgruppen ikke rapporterer om usikkerheter og avvik. Manglende rapporteringsrutiner henger sammen med mangel på prosjektadministrativ håndbok. Mangel på prosjektadministrativ håndbok medfører at prosjektet i liten grad har prosjektadministrative bestemmelser i prosjekteringsfasen. I tillegg har ikke prosjektet styringsdokument, rutiner for behandling av usikkerhet samt nedtegning av fullmakter og rolle- og ansvarsfordeling. Prosjektleder krever heller ikke at prosjekteringsgruppen fremlegger kontrollplan for godkjennelse samt dokumentasjon på gjennomført egenkontroll. Nevnte ytelser kunne forebygget prosjekteringsfeil og -mangler samt gitt økt styring og kontroll i prosjektet. UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE II

7 Manglende ansvarsfordeling og rapportering internt i Nittedal kommune Prosjektet mangler skriftlig rapportering internt i Nittedal kommune. Byggherrens ansvar og myndighet tilfaller i hovedsak byggherrerepresentanten. Byggherrerepresentantens ansvar og myndighet er ikke nedtegnet. Manglende ansvarsfordeling svekker beslutningers legitimitet, og øker sannsynligheten for feil. Manglende kontroll på byggeplassen Byggeleder har i liten grad kontrollert at funksjoner og mengder som spesifiseres i entreprisekontraktene utføres i henhold til spesifikasjonene. Svendby Bygg Consults tilbud spesifiserte to befaringer på byggeplass per uke (240 timer). Byggeleder har i liten grad oppholdt seg på byggeplassen. Byggeledelsen utøves hovedsakelig fra Svendby Bygg Consults lokaler i Feiring (Eidsvoll). Ifølge prosjektleder skulle kommunen selv foreta byggelederkontroll. Etter revisjonens vurdering er kontroll på byggeplassen byggeleders ansvar. Mangelfull kompetanse om lov om offentlige anskaffelser Nittedal kommune bryter krav i lov om offentlig anskaffelse med forskrift. Samtlige anskaffelser bryter krav om etterprøvbarhet (protokoll) og begrunnelse (meddelelse). I tillegg skiller ikke anskaffelsene tilstrekkelig mellom kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Anskaffelse av prosjekt- og byggeleder bryter i tillegg krav om likebehandling og forhandling. Anskaffelse av entreprenører bryter krav relatert til konkurransegrunnlagets innhold og forutberegnlighet. Anskaffelse av advokat bryter kravet om konkurranse. Etter revisjonens vurdering skyldes bruddene hovedsakelig mangel på kunnskap. Manglende kontroll med prosjekt- og byggeleders kontrakt Revisjonen finner det uheldig at Nittedal kommune honorerer prosjektleder og byggeleder uten øvre ramme. Nittedal kommune har per honorert Svendby Bygg Consult med kroner eksklusive merverdiavgift. Dette er 226 prosent over Svendby Bygg Consults tilbud ( ). Etter revisjonens vurdering varsler prosjektleder overskridelser for sent etter norsk standard 8402 punkt Mangelfulle rutiner for oppbevaring og journalføring av dokumenter i Nittedal kommune Nittedal kommune arkiverer og journalfører ikke samtlige saksdokumenter. Blant annet er all inngående e-post før slettet. Praksis er ikke i samsvar med offentlighetsloven, arkivloven med forskrift og kommunens arkivplan. Svendby Bygg Consult oppbevarer dokumentasjon i byggeprosjektet på en tilfredsstillende måte. Manglende relevant tilstandsrapport Det foreligger ikke relevant tilstandsrapport. Relevante tilstandsrapporter kan forebygge prosjekteringsfeil. Sen kontraktstegning og utbetaling før kontrakt Nittedal kommune tegner kontrakt med Svendby Bygg Consult, prosjekteringsgruppen og Seby etter igangsetting av arbeid. Prosjekteringsgruppens arbeid igangsettes i tillegg 19 kalenderdager før klagefrist. Svendby Bygg Consult og Seby mottar vederlag før kontrakt er signert. Nittedal kommune bør som offentlig byggherre sørge for at kontrakt tegnes etter klagefrist og før arbeid igangsettes og honorarer utbetales. Nittedal kommunes nye rutiner for gjennomføring av byggeprosjekter Revisjonen vurderer ikke eksplisitt Nittedal kommunes nye rutiner for gjennomføring av byggeprosjekter. Revisjonen vil likevel anbefale at rutinene oppdateres i henhold til rapportens funn. Konklusjon Hagen skole ble ferdigstilt desember Tilbudsgrunnlaget for prosjekt- og byggeledelse skisserte opprinnelig ferdigstillelse juni Etter revisjonens vurdering finnes mange av forklaringene på problemene med Hagen skole i de innledende faser av prosjektet. Uklare forutsetninger tidlig i prosjektet er en hovedårsak til at prosjektets fremdrift forsinkes i forhold til opprinnelig fremdriftsplan. Svakheter i de tidlige fasene kan også forklare overskridelsene i prosjektet. Samlet utgjør denne overskridelsen kroner 13 millioner. Vi sammenligner da kommunestyrets ramme vedtatt mars 2005 etter III UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

8 anbudsrunden (55,8 millioner) med påløpte kostnader januar 2007 (69 millioner). Dette er en overskridelse på cirka 24 prosent. Kommunen bør av den grunn ha spesiell oppmerksomhet mot å forbedre de innledende fasene i byggeprosjekter. Dette gjelder både å etablere klare og ryddige rutiner i planfasen, og i tillegg kan det være god økonomi å få frem usikkerheter (risikovurderinger) i prosjektet. Utover i byggeprosjekter blir det stadig vanskeligere og dyrere å gjøre vesentlige endringer i prosjektet. Etter byggestart vil det nesten være umulig å stanse et prosjekt. Vi stiller også spørsmål ved om saken var tilstrekkelig belyst før det ble fattet vedtak i saken. Dersom kommunestyret hadde kommet til et annet resultat hvis den endelige kostnaden for prosjektet var kjent da beslutningen ble tatt, er dette i så fall en vesentlig mangel. Anbefalinger På bakgrunn av gjennomgangen anbefaler revisjonen følgende: 1. Nittedal kommune bør sørge for at forutsetninger avklares i programmeringsfasen. Dette gjelder budsjettramme og omfang. Forutsetningene bør stadfestes i byggeprogrammet. Administrasjonen bør vurdere å legge frem byggeprogrammet for politisk organ. 2. Nittedal kommune bør vurdere å kvalitetskontrollere arbeid foretatt i programmeringsfasen og prosjekteringsfasen. 3. Nittedal kommune bør sørge for ansvarsfordeling i kommunen i forbindelse med byggeprosjekter. Ansvar og myndighet bør nedtegnes. 4. Nittedal kommune bør sørge for at det eksisterer ytelsesspesifikasjon for prosjektledelse og byggeledelse. Ytelsesspesifikasjonen bør sikre styring og kontroll i prosjektet. Ytelsesspesifikasjonen bør fremgå av konkurransegrunnlaget. 5. Nittedal kommune bør sørge for at det eksisterer prosjektadministrative rutiner for samtlige faser i byggeprosjekter. Rutinene bør inngå som krav i leverandørenes (arkitekt, rådgiver og entreprenører) kontrakter. Rutinene bør minimum inneholde nedtegnelse av ansvar og myndighet i prosjektorganisasjonen og rapporteringsrutiner. 6. Nittedal kommune bør sørge for at kommunens innkjøpere, samt eksterne rådgivere med innkjøpsansvar, innehar tilstrekkelig kompetanse om lov om offentlige anskaffelser. 7. Nittedal kommune bør sørge for at saksdokumenter behandles i henhold til reglement (inklusive elektronisk post) Nina Neset Konstituert revisjonssjef Morten L. Kallevig Forvaltningsrevisor UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE IV

9 1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn og formål Kommunestyret i Nittedal vedtok at kontrollutvalget i Nittedal skulle gjennomgå byggeprosjektet Hagen skole (sak 39/06). Bakgrunn for vedtaket var at byggeprosjektet Hagen skole overskred kostnadsramme vedtatt (sak 06/05) med kroner 10,7 millioner. Kommunestyrerepresentanter stilte i protokolltilførsel 1 spørsmål ved om kommunestyret i Nittedal kommune ville vedtatt prosjektet Hagen skole, dersom de visste at sluttsum ble kroner 67 millioner. Kontrollutvalget i Nittedal vedtok følgende (sak 21/06): Kontrollutvalget ber revisjonen foreta en gjennomgang av utbyggingen ved Hagen skole. Kontrollutvalget i Nittedal godkjente prosjektplan (sak 30/06). Prosjektets formål er å foreta en gjennomgang av byggeprosjektet. En evaluering av et byggeprosjekt i Nittedal kommune er også i tråd med vedtatt plan for forvaltningsrevisjon for perioden Arbeidet er utført av forvaltningsrevisor Morten Kallevig, fagrevisor Jens Christian Utsigt og ekstern rådgiver Rolf Stenersby. Rolf Stenersby er innleid fra Prosjekt- og teknologiledelse AS (PTL). Morten Kallevig har ledet prosjektet og forfattet rapporten. 1.2 Problemstillinger og avgrensing I henhold til prosjektplan behandles følgende problemstillinger: 1. Er byggeprosjektet og tilhørende kostnadsanslag godt nok avklart/definert ved beslutning om igangsetting? 2. Har prosjekteringsarbeidet hatt tilstrekkelig lojalitet/forankring til det besluttede prosjektet? 3. Har prosjekteringsfasen hatt tilfredsstillende kvalitet målt etter generelle krav? 4. Har kommunen hatt riktig kompetanse og tilstrekkelige ressurser i forhold til valgt entrepriseform? 5. Er det forhold i gjennomføringsfasen som har vært en kostnadsdrivende faktor? 6. Har rutiner for rapportering om avvik fungert etter hensikten? 7. Er det svakheter knyttet til organisering, styring eller kompetanse som kan forklare hvorfor byggeprosjektet ender opp med en vesentlig høyere kostnad enn planlagt? 8. Har prosjektledelsen hatt tilstrekkelig lojalitet/fokus og budsjettdisiplin i forhold til godkjente planer/budsjetter? I tillegg finner revisjonen grunn til å undersøke følgende problemstillinger: 9. Etterleves lov om offentlige anskaffelser i prosjektet Hagen skole? I denne rapporten er fokus i hovedsak rettet mot byggeprosjektets tidlige faser. Kostnadene er lavest i begynnelsen av et byggeprosjekt, så er det her det er størst muligheter til å påvirke kostnadene i prosjektet totalt, jamfør figur Nittedal kommune, formannskapet ( ): Utvidelse og Rehabilitering av Hagen skole. Ny behandling av kostnadsramme III. UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 1

10 Høy Påvirkningsmulighet Akkumulert kostnad Lav Utredningsfase Programmeringsfase Prosjekteringsfase Kontraheringsfase Produksjonsfase Driftsfase Figur 1.1: Påvirkningsmulighet og akkumulert kostnad i byggeprosjekter 2. Kostnadsoverskridelsene forekommer ofte i byggefasen. Feil og mangler som forårsaker overskridelsene inntreffer gjerne i tidligere faser. Når prosjekteringen igangsettes foretas en sekvens av beslutninger og kostnadsutlegg som i økende grad er irreversible. I utbygningsfasen (produksjonsfasen) vil det nærmest være umulig for de folkevalgte å stoppe et prosjekt 3. Rapporten omhandler ikke forhold knyttet til byggesaks- og reguleringsplansbehandling. Rapporten vurderer ikke eksplisitt Nittedal kommunes nye rutiner for gjennomføring av byggeprosjekter 4. Kommunestyret i Nittedal kommune vedtok rutinene (sak 65/05). Rutinene var ikke tatt i bruk ved gjennomføringen av byggeprosjektet Hagen skole. 1.3 Rapportens oppbygning Kapittel to inneholder informasjon om byggeprosjektets organisering og fremdrift. I tillegg gis en oversikt over fasene i et byggeprosjekt, samt ulike entrepriseformer. Dette er ment å være til hjelp ved lesingen av rapporten videre. Revisjonen har valgt å bygge opp rapporten tematisk, slik at hvert tema dekker flere problemstillinger. Dette fordi problemstillingene kan knyttes til samme tema. Kapittel tre om kommunens beslutningsgrunnlag behandler problemstilling en. Kapittel fire om prosjektstyring og kontroll omhandler problemstilling fire, seks, syv og åtte. Kapittel fem om prosjektering og kalkulasjon behandler problemstilling to og tre. Kapittel seks om gjennomføringsfasen behandler problemstilling fem. Kapittel syv om lov om offentlige anskaffelser behandler problemstilling ni. 2 Undervisningsbyggs kost+ modell. 3 Dalen, Dag Morten, Ola Lændre og Christian Riis (2004): Statlig styring av prosjektledelse: Nittedal Kommune, Eiendomsavdelingen ( ): Gjennomføring av byggeprosjekter i Nittedal. Rutiner. 2 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

11 I hvert av kapitlene setter vi først opp vurderingskriterier knyttet til problemstillingene som blir behandlet. Deretter presenteres de funn og fakta som er relevante i forhold til kriteriene, og til slutt i hvert kapittel gjør vi en vurdering av fakta opp mot kravene. Sammendrag og anbefalinger er plassert foran i rapporten. Rådmannens kommentar til rapporten fremkommer i kapittel åtte. 1.4 Data Datainnsamlingsmetoder Revisjonen har gjennomgått Nittedal kommunes dokumenter tilknyttet prosjektet. Revisjonen har mottatt 36 permer og mapper tilknyttet Hagen skole. Revisjonen har i tillegg etterspurt dokumentasjon fra prosjektleder. Revisjonen mottok 22 permer fra Svendby Bygg Consult Permene inneholdt korrespondanse i byggefasen, tilbud fra prosjekteringsgruppene, samt etterspurt informasjon. Revisjonen har ikke gått gjennom all korrespondanse i byggefasen. Viktige avgjørelser tas tidlig i prosjektet. Revisjonen har derfor prioritert å gjennomgå dokumentene fra programmerings- og prosjekteringsfasen. Revisjonen har i liten grad hatt tilgang til Nittedal kommunes utgående elektroniske post i prosjektet. Dette fordi Nittedal kommune ikke har ivaretatt utgående elektronisk post. Revisjonen har ikke hatt tilgang til inngående elektronisk korrespondanse fra før Dette fordi Nittedal kommunes inngående elektroniske korrespondanse tilknyttet Hagen skole fra før er slettet. Revisjonen gjennomførte intervju med prosjektleder , byggeleder , byggherrerepresentant og prosjekteringsgruppeleder Intervjuene er verifisert ved at respondentene har lest, lagt til, rettet og underskrevet referatene. I tillegg benyttes informasjon fra byggeleders prosjektregnskap. Datas pålitelighet og gyldighet Med datas pålitelighet menes hvorvidt data behandles med tilstrekkelig nøyaktighet 5. Revisjonen forutsetter at data er tilstrekkelig pålitelige. Dette ved at intervjuene verifiseres av respondentene. Kilder er oppgitt for samtlige dokumenter. Dokumentasjonen er dermed etterprøvbar. I tillegg sendes rapporten på faktahøring. Kommunen får her mulighet til å påpeke feil og mangler ved datagrunnlaget. Med datas gyldighet menes hvorvidt data er relevant i forhold til problemstilling 6. Etter revisjonens vurdering er innsamlede data relevante i forhold til problemstillingene. Lav tilgang på elektronisk post er imidlertid en svakhet. Tapt elektronisk korrespondanse inneholder antagelig relevante data. 5 Hellevik, Ottar (1999): Forskningsmetode i sosiologi og statsvitenskap: Hellevik, Ottar (1999): Forskningsmetode i sosiologi og statsvitenskap: 457. UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 3

12 2 OM BYGGEPROSJEKTET HAGEN SKOLE Kapittel to gir en oversikt over prosjektets organisering og fremdrift. I tillegg gis en oversikt over fasene i et byggeprosjekt, samt ulike entrepriseformer. 2.1 Byggeprosjektet Hagen skoles organisering Innenfor kommunal sektor er det vanlig å organisere utbygging som hovedentreprise eller totalentreprise. En hovedentreprise krever at kommunen har økte ressurser til styring og kontroll, sammenlignet med en totalentreprise. I en totalentreprise overlates ansvar og risiko til totalentreprenøren. Det er uenighet om hovedentreprise eller totalentreprise utgjør beste organisasjonsmodell. Mange kommuner velger imidlertid totalentreprise. Dette skyldes at totalentreprise ofte medfører et enklere prosjekt med mindre konflikt. Motstandere av totalentreprise bedyrer at totalentreprise ofte medfører redusert kvalitet. Dette ved at totalentreprenøren kan ha insentiv til å velge billige løsninger. Prosjektorganisering og valg av entrepriseform baseres vanligvis på plassering av risiko. I en totalentreprise plasseres risiko i stor grad hos totalentreprenøren. Risiko er innberegnet i totalentreprenørens tilbud. I en hovedentreprise er risiko i stor grad plassert hos byggherren. Nittedal kommune valgte å organisere byggeprosjektet Hagen skole som hovedentreprise. Dette fordi hovedentreprise normalt gir byggherren økt styringsmulighet 7. Aktørene i byggeprosjektet Hagen skole fremgår av organisasjonskartet: Byggherre: Nittedal kommune v/byggherrerepresentant Prosjektleder: Svendby Bygg Consult Byggeleder: Svendby Bygg Consult Prosjekteringsgruppeleder: Aursand og Spangen AS Bygningsmessig entreprise: Seby As Arkitekt: Aursand og Spangen AS Ventilasjonsentreprise: Luftkvalitet AS Rådgivende ingeniør byggeteknikk (RIB): Eiendomsprosjektering AS Rørentreprise: Andenæs AS Rådgivende ingeniør Ventilasjon, rør og kuldeteknikk (RIV): Tøfte og Smedstad AS Elektroentreprise: AS WATT Rådgivende ingeniør elektroteknikk (RIE): IBR ELprosjekt AS Heisentreprise: Elevator AS Figur 2.1: Byggeprosjektet Hagen skoles organisering 8 Byggherre er den som får utført et byggearbeid, jamfør byggherreforskriften 2 punkt C. Byggherren tar samtlige vesentlige beslutninger i et byggeprosjekt. Byggherren definerer krav til bygningens innhold og kvalitet. Byggherren velger entrepriseform samt aktører som leder, prosjekterer og bygger bygningen. I plan- og bygningsloven betegnes byggherren som 7 Nittedal kommune, byggherrerepresentant ( ). Faktahøringssvar. Notat til rådmannen. 8 Svendby Bygg Consult (2005): Byggelederrutiner for Hagen skole. 4 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

13 tiltakshaver 9. Byggherren betegnes også som oppdragsgiver. I prosjektet Hagen skole er Nittedal kommune byggherre. Byggherrerepresentant er den som handler på byggherrens vegne overfor aktørene i byggeprosjektet. I prosjektet Hagen skole er byggherrerepresentant ansatt i prosjektlederstilling i Nittedal kommunes eiendomsavdeling. Prosjektleder (PL) sørger for prosjektering, gjennomføring og kontroll med oppførelsen på byggherrens vegne, jamfør byggherreforskriften 2 punkt d. Prosjektleder ivaretar prosjektets administrative funksjon. Prosjektleder bidrar med profesjonelle råd om prosjektets organisering, og ivaretar byggherrens interesser overfor øvrige parter. Prosjektleder i prosjektet Hagen skole er eier og leder av Svendby Bygg Consult 10. Byggeleder (BL) ivaretar byggherrens interesser på byggeplassen i gjennomføringsfasen. Byggeleder entrer normalt byggeprosjektet etter prosjektering og før kontrahering av entreprenører. Byggeleder representerer byggherren overfor entreprenørene. I en hovedentreprise er byggeleder også bindeleddet mellom prosjekteringsgruppeleder og entreprenørene. Byggeleders hovedoppgave er kvalitetssikring på byggeplassen. Dette ved å kontrollere om funksjoner, kvaliteter og mengder blir utført som spesifisert i entreprisekontraktene 11. I prosjektet Hagen skole er byggeleder medeier og leder i Svendby Bygg Consult. Prosjektleder og byggeleder er ikke samme person. Byggeleder kan etter avtalt fullmakt forplikte oppdragsgiver i saker angående utførelse på byggeplassen 12. Prosjekteringsgruppeleder (PGL) er den som byggherren har engasjert til å lede, administrere og koordinere gjennomføringen av prosjekteringen. Prosjekteringsgruppeleder fungerer som bindeledd mellom fagrådgivere i prosjekteringsgruppen og byggherren. Prosjekteringsgruppeleder er vanligvis ansvarlig søker overfor bygningsmyndighetene. I prosjektet Hagen skole er prosjekteringsgruppeleder eier og leder i Aursand og Spangen AS 13. Prosjekteringsgruppen består av de prosjekterende. Dette er arkitekt, samt fagrådgivere. Arkitekt er ansatt ved Aursand og Spangen. Prosjekteringen består i å utarbeide beskrivelser og tegninger samt utøve rådgivning. Rådgivende ingeniør byggeteknikk (RIB) beskriver og utarbeider kostnadskalkyle for bygningskonstruksjoner. I prosjektet Hagen skole er ansatt ved Eiendomsprosjektering AS rådgivende ingeniør byggeteknikk. Rådgivende ingeniør elektroteknikk (RIE) utarbeider kostnadskalkyle og beskrivelse av elektrotekniske anlegg. I prosjektet Hagen skole er ansatt ved IBR Elprosjekt AS rådgivende ingeniør elektroteknikk. Rådgivende ingeniør ventilasjon, rør og kuldeteknikk (RIV) utarbeider kostnadskalkyle og beskrivelse av VVS-tekniske anlegg. Ansatt ved Tøfte og Smestad AS er rådgivende ingeniør Ventilasjon, rør og kuldeteknikk (RIV) i prosjektet Hagen skole. Entreprenørene bygger i samsvar med prosjekteringsgruppens tegninger og beskrivelser. Seby AS bygger selve bygget. Luftkvalitet AS har ansvaret for og oppfører ventilasjonssystemet. Andenæs AS har ansvaret for rørleggerinstallasjoner. AS Watt har ansvaret for og installerer elektroniske anlegg. Elevator AS installerer heisen. 2.2 Byggeprosjektet Hagen skoles fremdrift Kommunestyret vedtok utbygging av skolene Li, Sørli, Rotnes og Hagen (sak 58/00). Planen den gang var at Hagen skole skulle utvides og rehabiliteres i Kommunestyret bevilget 15 millioner til Hagen skole 14. Kommunestyret behandlet Hagen skole første gang som egen sak Administrasjonen fremla fire alternative utbygginger. 9 Arge, Kirsten (2004): Stiller byggherren krav til tilgjengelighet. Norsk byggforskningsinstitutt (byggforsk). 10 Rådgivende ingeniørers forening (2000): Prosjektledelse i bygge- og anleggsprosjekter. 11 Rådgivende ingeniørers forening (februar 1999): Byggeledelse i bygge- og anleggsprosjekter. 12 Rådgivende ingeniørers forening (2000): Prosjektledelse i bygge- og anleggsprosjekter:4. 13 Rådgivende ingeniørers forening (februar 1999): Prosjekteringsledelse i bygg- og anleggsprosjekter, 2. utgave. 14 Nittedal kommune, kommunestyret ( ): Elevtallsutvikling og skolekapasitet. Saksprotokoll. Sak 58/00. UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 5

14 Revidert forprosjekt ble vedtatt av kommunestyret Kostnadsrammen var på kroner 46,2 millioner. Kommunestyret valgte å rehabilitere og utbygge Hagen skole fra en klasse per trinn, til en klasse per trinn med store klasserom. Etter anbudsutlysningen ble utbyggingen på nytt lagt frem for kommunestyret, som vedtok en ny kostnadsramme på kroner millioner. Selve utbyggingen ble påbegynt mai 2005, og ble ferdig desember Hagen skole besto opprinnelig av tre bygg, der to av disse har vært en del av utbyggingen. Et nybygg binder de to opprinnelige bygningene sammen. Skolen er blitt bygd ut til en klasse per trinn med store klasserom (fleksibel løsning). Kommunestyret i Nittedal vedtok (sak 39/06) å øke kostnadsrammen fra kroner til kroner Per var Nittedal kommunes utgifter vedrørende utbyggingen av Hagen skole på cirka kroner 69 millioner. Hagen skoles sluttsum kan imidlertid bli høyere enn dette 15, fordi endelig avregning ikke er foretatt per Faser i et byggeprosjekt Byggeprosjekter inndeles vanligvis i følgende faser: Tabell 2.1: Faser i et byggeprosjekt Fase Oppgaver 0 Utredningsfase Fastlegging av rammebetingelse/ utredning. Vurdere kontrahering av prosjektledelse for kommende faser. Vurdere kontraktstrategi for innkjøp av ytelser og leveranser. 1 Programmeringsfase Kontrahering av prosjektledelse. Utarbeidelse av byggeprogram. Byggeprogrammet består av pedagogisk program, arealprogram, teknisk program. 2 Prosjekteringsfase Kontrahering av prosjekterende. Utarbeidelse av skisseprosjekt, forprosjekt og detaljprosjekt. 3. Kontraheringsfase Anbudsutsendelse, evaluering og kontraktsslutning. Kontrahering av byggeledelse og entreprenører. 4. Produksjonsfase Oppfølging og overtakelse. Selve byggeprosessen. 5. Driftsfase Ettårsbefaring og garantioppfølging. Forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling. Påvirkningsmulighetene er størst i programmeringsfasen. Programmeringsfasen danner grunnlag for utforming, planløsning, kvalitet, fremdrift og økonomi i de øvrige fasene. 15 Svendby Bygg Consult ( ): Hagen skole kommentarer til faktainnhenting. Notat. 6 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

15 3 KOMMUNESTYRETS BESLUTNINGSGRUNNLAG I kapittel tre behandles følgende problemstilling: Er byggeprosjektet og tilhørende kostnadsanslag godt nok avklart ved beslutning om igangsetting? 3.1 Revisjonskriterier Kommunestyret er det øverste kommunale organ. Kommunestyret treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak, jamfør Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 6. Nittedal kommunes delegasjonsreglement fastslår at kommunestyret skal avgjøre saker som gjelder økonomiplan, årsbudsjett, skattevedtak, igangsetting av nye tiltak ut over årsbudsjettet, vesentlige endringer i årsbudsjettet samt avtaler som gir økonomiske forpliktelser utover årsbudsjettet. Revisjonen forutsetter at kommunestyret bør avgjøre prosjektets forutsetninger. Avgjørende forutsetninger er prosjektets budsjettstørrelse, samt om Hagen skole bør utbygges til en eller to klasser per trinn (prosjektets omfang). Hagen skole hadde en klasse per trinn før utbyggingen. Byggeprosjektets grunnleggende forutsetninger bør avklares i programmeringsfasen (se figur 1.1). Hensikten er å unngå omprosjektering i prosjekteringsfasen. Saker som legges fram for folkevalgte organer skal være forsvarlig utredet, jamfør kommuneloven 23 punkt 1. Utredningskravet presiseres i Norges Offentlige Utredninger:1990 nr : Administrasjonssjefen - eller den som legger saken fram på hans eller hennes vegne - vil imidlertid ha plikt til å gjøre oppmerksom på eventuelle svakheter og ufullstendigheter i saksforelegget, slik at de folkevalgte kan ta hensyn til dette. Ut fra dette setter revisjonen opp følgende kriterier: Hagen skoles omfang bør avgjøres av kommunestyret. Avklaringen bør foretas senest i programmeringsfasen. Kommunestyrets beslutningsgrunnlag skal samsvare med offentlige utredningskrav. 3.2 Fakta Utredningsfasen Kommunestyret vedtok (sak 58/00) utvidelse og rehabilitering av skolene Hagen, Li, Sørli og Rotnes 17. Saksfremlegget til kommunestyremøtet (sak 58/00) informerte kommunestyremedlemmene om at utbygging av Hagen skole ikke var utredet eller kostnadsberegnet. Rådmannen antydet at elevtallet ved Hagen skole antagelig var for lavt for utbygging til to klasser per trinn. Rådmannen anslo at rehabilitering minimum ville kostet kroner 35 millioner 18. Kommunestyret bevilget kroner femten millioner til Hagen skole. Kommunestyret forutsatte igangsetting i Kommunestyret vedtok også at kostnadene skulle vurderes nærmere for hvert enkelt prosjekt i kommende handlingsplaner 19. Neste kommunestyrebehandling av skoleutbygging var i møte (sak 27/01). Rådmannen informerte kommunestyret om at det fortsatt ikke var foretatt vurdering av Hagen skole. Rådmannen anbefalte at det ved rehabilitering burde utbygges til to klasser per trinn. Dette av hensyn til fremtidig boligbygging 20. Kommunestyrets vedtak i sak 27/01 omtalte ikke Hagen skole eksplisitt. Vedtakets punkt seks fastslo imidlertid at investeringsbeløpene fra sak 58/00 var foreløpige, og at byggeprosjektene skulle fremmes som egen sak. 16 Norges Offentlige Utredninger (NOU) 1990: Forslag til ny lov om kommuner og fylkeskommuner. 17 Nittedal kommune, kommunestyret ( ): Elevtallsutvikling og skolekapasitet. 18 Nittedal kommune, rådmann (2000): Elevtallsutvikling og skolekapasitet prioritering av investeringstiltak. 19 Nittedal kommune, kommunestyret ( ): Elevtallsutvikling og skolekapasitet. 20 Nittedal kommune, rådmann (2001): Elevtallsutvikling og skolekapasitet. UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 7

16 I budsjettbehandlingen for 2001/2002 økte Hagen skoles bevilgning til kroner 20 millioner kroner Programmeringsfasen Byggherrerepresentanten fikk oppdraget av tidligere eiendomssjef på begynnelsen av Ifølge byggherrerepresentanten var byggeprosjektets grunnlag uklart 22. Byggherrerepresentanten sendte notat til skolesjef, med kopi til rektor på Hagen skole, Av notatet fremgikk: For å komme i gang med utbyggingen er det nødvendig å utarbeide et byggeprogram hvor viktige krav, funksjoner og behov blir avklart. Nedenfor har jeg listet opp områder som skolen må se på innen og som skal inngå i byggeprogrammet. Byggeprogrammet vil bli lagt til grunn for utarbeidelse av et forprosjekt som skal gi mulige svar på den kabal som utbyggingen til 2 paralleller vil bli. Forutsetninger. a) På grunn av den økonomiske situasjon er det ikke mulig å realisere en full utbygging til 2 paralleller nå. Utbyggingen nå må derfor ta utgangspunkt i gjeldende investeringsbudsjett på 20 mill kr og det må legges til grunn en etappevis utbygging... Byggherrerepresentanten utarbeidet byggeprogram i samarbeid med brukerne. Med brukere menes ansatte og foresatte ved Hagen skole. Brukerne ønsket utbygging til to klasser per trinn. Byggeprogrammet er datert Byggeprogrammet forutsatte utbygging til to klasser per trinn med etappevis utbygging. Byggeprogrammet inneholdt følgende kostnadsvurderinger: Tabell 3.1: Byggeprogrammets kostnadsvurderinger: Alternativ Utgifter rehabilitering Utgifter nybygg Sum Ny to parallell skole (1400 m2) (2600 m2) Ny en parallell skole (1400 m2) (1200 m2) Utbygning til 20 mill. kr (ventilasjon) (800 m2) Byggeprogrammet ble ikke fremlagt for kommunestyre eller formannskap. Til grunn for byggeprogrammet lå et romprogram vedtatt av kommunestyret (sak 56/98) 24. Romprogrammets tittel er Arealnorm for barneskoler i Nittedal. Romprogrammet er basert på to klasser per trinn. Romprogrammet opplister alle nødvendige rom i en ny skole. Romprogrammet angir også arealbehov for hver romtype. Romprogrammets hensikt er å redusere arealbehovet og unngå overskridelser. Rådmannen skrev 25 : Hvert enkelt nytt skoleprosjekt må vurderes for seg og romprogrammet og arealbehovet må gjennomgås grundig hver gang. Prosjektleder sa følgende om romprogrammet 26 : Det forelå også et politisk vedtatt romprogram for en to parallell skole som var vedlagt tilbudsgrunnlaget. For to parallell skole viste programmet en budsjettantydning på 66 mill kr. Det var forutsatt en etappevis utbygging. Prosjekteringsgruppen benyttet romprogrammet vedtatt av kommunestyret som prosjekteringsgrunnlag Prosjekteringsfase Anskaffelse av prosjektleder, byggeleder og prosjekteringsgruppe samt utarbeidelse av forprosjekter Administrasjonen anskaffet ekstern prosjektleder (Svendby Bygg Consult) august Kunngjøringen opplyste at skolen skulle utbygges til to klasser per trinn i to faser 27 : 21 Nittedal kommune (2001): Handlingsplan (inklusive årsbudsjett 2002 og økonomiplan ). 22 Intervju med byggherrerepresentant Nittedal kommune, Eiendomsenheten ( ): Tilbygging/ombygging/rehabilitering av Hagen skole. Programmering. 24 Nittedal kommune, kommunestyret ( ): Protokoll fra kommunestyremøte Nittedal kommune: Saksfremlegg til kommunestyremøte (Møtebok). 26 Intervju med prosjektleder Nittedal kommune (2002): Konkurranse med forhandling. Prosjekt- og byggeledelse for tilbygging/ombygging/ 8 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

17 Oppdraget omfatter prosjekt- og byggeledelse for 1. etappe av tilbygg/ombygging/rehabilitering av Hagen skole innenfor en budsjettramme på ca 20 mill kr. Ferdig utbygget skal skolen bli en 2 paralleller skole. Konkurransegrunnlagets punkt tre opplyste: Oppdragets omfang er prosjekt- og byggeledelse for ombygging/rehabilitering/tilbygg på Hagen skole inklusive innhenting av tilbud på prosjektering, 1. etappe. Byggearbeidene vil foregå i etapper og skal som sluttresultat gi en 2 paralleller skole Framdriften i utbyggingen skal tilpasses kommunens økonomi. Nødvendige avklaringer forutsettes å skje i forprosjektet. Tilbudsgrunnlaget for anskaffelse av prosjekt- og byggeledelse forutsatte følgende fremdrift: Tabell 3.2: Tilbudsgrunnlaget for prosjekt- og byggeledelses fremdriftsplan Aktivitet Fremdrift Planlegging/prosjektering September/oktober 2002 til desember 2003 Anbud/kontrahering Januar til juni 2003 Byggearbeid August 2003 til juni 2004 Byggherrerepresentant og prosjektleder kunngjorde anskaffelse av prosjekteringsgruppe september Konkurransegrunnlaget beskrev oppdragets omfang som følgende: I handlingsplanen er det avsatt 20 millioner kroner som vil være første etappe i en utbygging som skal resultere i en fullverdig barneskole med to klasser på trinnet. Nittedal kommune valgte arkitektfirmaet Aursand og Spangens prosjekteringsgruppe for oppdraget. Prosjekteringsgruppens mandat var å utarbeide et forprosjekt basert på utbygging til to klasser per trinn i to faser 28. Leveringsfrist var Prosjektleder og byggherrerepresentant antydet i prosjektmøte nummer tre at skolen heller burde utbygges til en klasse per trinn med fleksible klasserom. Et fleksibelt klasserom har plass til 35 elever (trondheimsmodellen) 30. Brukerne utrykte skepsis til en løsning med store klasserom 31. Prosjekteringsgruppens opprinnelige forprosjekt var ferdig Prosjekteringsgruppens tegning av opprinnelig forprosjekt fremgår av figur 3.1. Figur 3.1: Prosjekteringsgruppens tegning av opprinnelig forprosjekt Kommunestyret behandlet byggeprosjektet Hagen skole første gang som egen sak (sak 19/03). Rådmannen fremmet et saksfremlegg med tittelen Forprosjekt Utvidelse og rehabilitering av Hagen skole. Ifølge saksfremlegget var det bevilget kroner til Hagen skole. Administrasjonen fremla ikke forprosjektet for kommunestyret. I stedet fremla administrasjonen redigert utgave. Utgavens tittel var Byggetrinn I, II og alternativt prosjekt. 32. Forprosjektet datert ble oppført i liste over andre saksdokumenter. 28 Svendby Bygg Consult ( ): Prosjektmøte. Hagen skole Nittedal kommune. Møtereferat. Møte nummer Aursand og Spangen AS ( ): Byggetrinn I, II og alternativt prosjekt. Redigert forprosjekt. 30 Svendby Bygg Consult ( ): Prosjektmøte. Hagen skole Nittedal kommune. Møtereferat. Møte nummer Svendby Bygg Consult ( ): Prosjektmøte. Hagen skole Nittedal kommune. Møtereferat. Møte nummer Aursand og Spangen AS ( ): Byggetrinn I, II og alternativt prosjekt. Redigert forprosjekt. UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 9

18 Saksfremlegget fremla fire alternative utbygninger. Forprosjektet lå til grunn for alternativ en og to. Alternativ en var identisk med første byggetrinn i forprosjektet. I saksfremlegget ble alternativ en kostnadsberegnet til kroner 35 millioner. Alternativ to var identisk med byggetrinn en og to i forprosjektet datert Alternativ to ble kostnadsberegnet til kroner 75 millioner. Alternativ tre var ikke utredet eller beskrevet i forprosjekt. Alternativet innebar kun rehabilitering (ingen kapasitetsøkning). Alternativ tre ble kostnadsberegnet til kroner 52,5 millioner. Alternativ fire besto av alternativt prosjekt (trondheimsmodellen). Alternativ fire ble kostnadsberegnet til kroner 57,8 millioner. Prosjekteringsgruppeleder skriver i redigert utgave ble det avtalt at det også presenteres et mulig alternativt prosjekt. Grunnet tidspress presenteres en programskisse med arealer, generelle planer med enkle beskrivelser og kalkyler basert på m² priser fra de øvrige prosjektene. Prosjektet er ikke drøftet med brukergruppen. Alternativt prosjekt var basert på forprosjekt datert Alternativt prosjekt var imidlertid utarbeidet på generelt teoretisk grunnlag og måtte bearbeides videre 34. Rådmannen innstilte at forprosjekt datert skulle godkjennes og legges til grunn for detaljprosjektering. Rådmannen innstilte videre at Hagen skole rehabiliteres og utvides til en klasse per trinn med store klasserom i henhold til forprosjektet. Rådmannen anbefalte at kostnadsrammen ble satt til kroner Byggherrerepresentanten utdyper i faktahøringssvar 36 : Forprosjektet, k-sak 19/03, ble av administrasjonen framlagt i formannskap og kommunestyre i form av et redigert forprosjekt hvor all vesentlig informasjon var medtatt. Begrunnelsen for denne måten å orientere på var at det gjorde forprosjektet lettere tilgjengelig. Den redigerte versjon var utdrag av prosjekteringsgruppens 2 forslag; "Forprosjekt byggetrinn I og II og alternativt forprosjekt". Selve permene (forprosjektene i detalj) ble ikke sendt ut til kommunestyrets medlemmer, men var tilgjengelige hos ordførerens sekretær. Rådmannen innstilte i innstillingens pkt 1 på at forprosjekt datert skulle godkjennes og legges til grunn for hoved/detalj-prosjekt. Med denne formuleringen ble prosjekteringsgruppens arbeide godkjent og avtalen om forprosjekt oppfylt. Samtidig og med dette ble det forutsatt at de tekniske og arkitektoniske løsninger/hovedgrep som var foreslått skulle legges til grunn for det videre arbeide med hoved/detaljprosjekt. I pkt 2 ble det innstilt på at alternativet med store klasserom skulle velges. Kommunestyret vedtok at forprosjekt datert skulle godkjennes og legges til grunn for detaljprosjektering. Videre vedtok kommunestyret at Hagen skole skulle rehabiliteres til en klasse per trinn (vanlige klasserom). Kommunestyret satte kostnadsrammen til kroner Kommunestyret utsatte samtidig endelig vedtak om utbygging av Hagen skole. Først skulle det avgjøres om Hagen skole burde utbygges til en eller to klasser per trinn. Rådmannen ble også bedt om å utrede trondheimsmodellen 37. Etter kommunestyrets vedtak arbeidet administrasjonen og prosjekteringsgruppen videre med trondheimsmodellen. Rådmannen fremmet alternativ fem og seks for formannskapet Alternativene var ulike versjoner av trondheimsmodellen med fleksible klasserom. I begge alternativer var varmepumpe fjernet. I tillegg var nybyggets størrelse redusert fra 1900 m (alternativt prosjekt) til 1500 m. I alternativ seks var også rehabiliteringen redusert til et minimum. Ordfører innstilte alternativ fem. Alternativ fems kostnadsramme var kroner Rådmannen anbefalte alternativ seks. Kostnadsramme for alternativ seks var kroner Formannskapet vedtok (sak 72/03) at forprosjekt behandlet i kommunestyresak 19/03 skulle oppdateres og revideres i henhold til alternativ fem (trondheimsmodellen). 33 Aursand og Spangen AS ( ): Byggetrinn I, II og alternativt prosjekt. Redigert forprosjekt. 34 Aursand og Spangen AS ( ): Byggetrinn I, II og alternativt prosjekt. Redigert forprosjekt: Nittedal kommune, rådmann (2003): Forprosjekt. Utvidelse og rehabilitering av Hagen skole. Saksdokument. 36 Nittedal kommune, byggherrerepresentant ( ). Faktahøringssvar. Notat til rådmannen. 37 Nittedal kommune, kommunestyret ( ): Forprosjekt. Utvidelse og rehabilitering av Hagen skole. Protokoll. 38 Nittedal kommune, rådmann (2003): Utvidelse og rehabilitering av Hagen skole. Ny behandling av kostnadsramme. 10 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

19 Formannskapet vedtok videre at oppdatert forprosjekt skulle fremlegges for formannskapet snarest mulig i Forprosjektene illustreres i figur 3.1: Opprinnelig forprosjekt: To klasser per trinn ( ) Kalkyle: 75 millioner kroner Status: Fullverdig forprosjekt Bestilt: Oktober Bestiller: Byggherrerepresentant Endres til Alternativt prosjekt: En klasse per trinn. Store klasserom (mars 2003) Kalkyle: 57,8 millioner kroner Status: Teoretisk alternativ Bestilt: Bestiller: Byggherrerepresentant Endres til Oppdatert forprosjekt: En klasse per trinn. Store klasserom (april 2004) Kalkyle: 48,7 millioner kroner Status: Fullverdig forprosjekt Bestilt: Bestiller: Formannskap Figur 3.2: Forprosjekter i prosjektet Hagen skole På bakgrunn av formannskapets vedtak utarbeidet prosjekteringsgruppen nye skisser. Skissenes økonomiske ramme var kroner Formannskapet behandlet oppdatert og revidert forprosjekt (sak 51/04). Ifølge rådmannen reduserte ikke prosjekteringsgruppen nybygget som forutsatt i vedtaket. Ifølge rådmannen var kostnadene i stedet redusert ved å benytte enklere konstruksjoner. Rådmannen fremmet oppdatert forprosjekt som alternativ syv. Saksfremlegget informerte at oppdatert forprosjekts ramme var på kroner Saksfremlegget informerte 41 : Prosjektet har vært igjennom tre runder med kalkyler uten at vesentlige avvik er avdekket og rådmannen anser at kostnadskalkylen for det oppdaterte forprosjektet gir et godt beslutningsgrunnlag for byggekostnadene Rådmannen anser at med de beløp som er avsatt, 3.1 mill kr til generell reserve, 1.2 mill kr til prisstigning og 1.0 mill kr til midlertidige løsninger at når disse sees samlet så er det forsvarlig å opprettholde den foreslåtte ramme på 48.7 mill kr. Prosjektet er også såpass grundig vurdert av arkitekt/konsulent at det ikke kan forventes å redusere rammen uten samtidig å redusere omfang og/eller kvalitet. Rådmannen innstilte at oppdatert forprosjekt (alternativ syv) godkjennes, og at kostnadsrammen settes til kroner Formannskapet vedtok ikke rådmannens innstilling I stedet vedtok formannskapet at kostnadene i prosjektet skulle reduseres. Formannskapets vedtak medførte at rådmannen fremmet alternativ åtte og ni i R- notat datert Alternativ åtte innebar arealreduksjon. Ved å redusere arealet var det mulig å spare kroner Alternativ ni innebar at bygg A (1880 bygningen) utgikk. Ifølge R-notatet kan kostnadene reduseres med kroner ved at 1880 bygningen utgår. Rådmannen innstilte alternativ ni. Rådmannen anbefalte at kostnadsrammen ble satt til kroner Rådmannen fremla R-notatet for kommunestyret Kommunestyret vedtok oppdatert forprosjekt (sak 36/04). Kommunestyret satte kostnadsrammen til kroner Kommunestyret vedtok at besparelse på kroner skulle oppnås ved å utsette renovering av 1880 bygningen og ved at andre areal- og kostnadsreduserende tiltak settes i verk. Kommunestyret vedtok at dersom prosjektet etter anbud overstiger kostnadsrammen, måtte prosjektet beskjæres ytterligere 44. Prosjekteringsgruppens tegning av vedtatt prosjekt fremgår av figur 3.3: 39 Nittedal kommune, formannskap ( ): Utvidelse og rehabilitering av Hagen skole. Ny behandling av kostnad. 40 Svendby Bygg Consult ( ): Prosjektmøte. Hagen skole. Nittedal kommune. Prosjektmøte nummer Nittedal kommune, rådmann (2004): Utvidelse og rehabilitering av Hagen skole. Oppdatert forprosjekt. Saksfremlegg 42 Nittedal kommune, formannskap ( ): Utvidelse og rehabilitering av Hagen skole. Oppdatert forprosjekt. 43 Nittedal kommune, rådmann ( ): Utvidelse og rehabilitering av Hagen skole. R-notat nummer 15/ Nittedal kommune, kommunestyret ( ): Utvidelse og rehabilitering av Hagen skole. Oppdatert forprosjekt. UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 11

20 Figur 3.3: Prosjekteringsgruppens tegning av vedtatt forprosjekt Samtlige alternativer fremlagt for de folkevalgte fremgår av tabell 3.3: Tabell 3.3: Alternativer fremlagt for kommunestyret 45 Kjennetegn Bygning Areal m² Kalkyle. Tall i millioner A Omfang A B C D Reh Nyb Tot. Grun My Inv Mid Re V Pri Sum 1 1 etappe Nei Ja Nei Ja ,5 3,3 2,4 1 0,2 1 1,7 35,0 2 To parallell Nei Ja Ja Ja ,7 0,0 5,1 1,0 0,7 1 3,6 75,1 3 En parallell Ja Ja Ja Ja ,7 0,0 3,5 1,0 0,7 1 2,5 52,5 4 St. enparall Ja Ja Ja Ja ,4 0,0 3,9 1,0 0,7 1 2,8 57,8 5 St. enparall Ja Ja Ja Ja ,4 0,0 3,3 1,0 0,7 0 2,3 48,7 6 St. enparall Re Re Re Re ,0 0,0 2,7 1,0 0,4 0 1,9 40,0 7 St. enparall Ja Ja Ja Ja ,0 0,0 3,4 1,0 1,1 0 1,2 48,7 8 St. enparall Ja Ja Ja Re ,8 0,0 3,4 1,0 1,1 0 1,2 47,5 9 St. enparall Nei Ja Ja Ja ,5 0,0 3,4 1,0 1,1 0 1,2 47,2 Varmepumpe inngikk ikke i vedtatt revidert forprosjekt. Saksfremlegget forutsatte at lønnsomhetsberegninger skulle foretas, og at varmepumpe føres opp som egen sak utenfor prosjektets kostnadsramme 46. Lønnsomhetsberegning av varmepumpe forelå i utredning datert Prosjekteringsgruppen fullførte detaljprosjektering av byggene fra juni til september Kontraheringsfasen Prosjekteringsgruppen fjernet 1880 bygget (bygg A) før anbudskonkurransen. Prosjekteringsgruppen satte ikke i verk andre areal- eller kostnadsreduserende tiltak før anbudskonkurransen. Prosjektleder kunngjorde anbudet i Norsk lysningsblad Varmepumpen var integrert i anbudsdokumentene. Ifølge Rådgivende ingeniør ventilasjon fra Tøfte og Smestad AS (RIV) var varmepumpen fordelt på ventilasjons-, rør- og bygningsmessig entreprise. RIV skriver i e-post 48 : Selve aggregatet er inkludert i ventilasjonsentreprisen mens alle rørføringer til og fra varmepumpen ligger hos rørleggeren. Energibrønnene ligger hos Seby. Totalkostnaden er fordelt på alle tre byggene etter areal. Kommunestyret vedtok varmepumpe (sak 65/04). Regnskapsmessig føres varmepumpen som prosjekt med egen kostnadsramme. 45 Forklaring til kolonneoverskrifter: A= Alternativ, Reh= Rehabilitering, Nyb= Nybygg, Tot= Total, Grun= Grunnkalkyle, antatt kostnad før byggherrens kostnadstillegg, My= utgifter til oppfylling av myndighetskrav, Inv= Utgifter til inventar, Mid= Utgifter til midlertidige løsninger før ferdigstillelse, Re= utgifter til økte reserver, V= utgifter til varmepumpe, Pri= Utgifter til prisstigning. 46 Nittedal kommune, rådmann (2004): Utvidelse og rehabilitering av Hagen skole. Oppdatert forprosjekt. Saksfremlegg 47 Aursand og Spangen ( ): Utredning varmepumpe. 48 Tøfte & Smestad, RIV ( klokken 07:31): Svar: Hagen skole Justert konstadsfordeling VVS- entrepriser. 12 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

21 Totalkostnad etter anbudskonkurransen overskred oppdatert forprosjekt med kroner Kommunestyret vedtok (sak 06/05) revidert kostnadsramme. Rammen ble satt til kroner Innenfor hovedrammen skulle kostnader fordeles på hovedprosjekt (kostnadsramme på kroner ), VA-grøftprosjekt (kroner ) og varmepumpeprosjekt (kroner) Revisjonens vurdering Etter revisjonens vurdering er uklare forutsetninger tidlig i prosjektet en av årsakene til overskridelsene i prosjektet. Sentrale forutsetninger (omfang og budsjettramme) ble fastsatt sent i prosjekteringsfasen. Byggeprosjektets forutsetninger fastsettes dermed for sent. Forutsetningene bør avklares i programmeringsfasen og stadfestes i byggeprogrammet. Endrede forutsetninger medfører at byggeprogrammet i liten grad er gyldig i forhold til vedtatt prosjekt. Etter revisjonens vurdering er det uheldig at administrasjonen baserte byggeprogrammet, anskaffelse av prosjekt- og byggeleder, prosjekteringsgruppe og opprinnelig forprosjekt på et urealistisk og foreløpig budsjettvedtak. Kommunestyrets vedtak i sak 27/01 punkt seks bestemte at investeringsbeløpene fra sak 58/00 var foreløpige, og at det skulle fremmes egen sak om byggeprosjektene. Administrasjonen burde sørget for at det lå et realistisk budsjettvedtak til grunn for programmeringsarbeidet. Uklare forutsetninger medfører at administrasjonen kontraherer konsulenter, samt bestiller forprosjekt, ut fra forutsetninger som senere viser seg å være feilaktige. Uklare forutsetninger tidlig i prosjektet er en hovedårsak til at prosjektets fremdrift forsinkes i forhold til opprinnelig fremdriftsplan. Prosjektet ble ferdigstilt desember Tilbudsgrunnlaget for prosjekt og byggeledelse skisserte ferdigstillelse juni Uklare forutsetninger i programmerings- og prosjekteringsfasen får tids- og kostnadsmessige konsekvenser for prosjektet. Etter revisjonens vurdering ville bedre planlegging i programmeringsfasen redusert overskridelsene i prosjektet. Etter revisjonens vurdering oppfylte ikke prosjektledelsen kommunestyrets vedtak (sak 65/04) i tilstrekkelig grad. Prosjektledelsen sørget ikke for areal- og kostnadsbesparende tiltak som reduserte prosjektet til kommunestyrets ramme på Utsettelse av 1880 bygget utgjorde kun en besparelse på cirka Vedtatt besparelse var kroner Dette medførte at prosjektets kalkulerte kostnad var cirka en million kroner over vedtatt budsjett ved anbudsutsendelse. Anbudsrunden medførte økte kostnader på kroner Minst 1 av 7,7 million var dermed en beregnet overskridelse i forhold til kommunestyrets vedtak (sak 65/04). Revisjonen finner grunn til å påpeke at Bygg A (1880) utelates fra alternativ en og to. Dette skyldes antagelig en feil i saksfremlegget. UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 13

22 4 PROSJEKTSTYRING OG -KONTROLL I kapittel fire behandles følgende fire problemstillinger: Har kommunen hatt riktig kompetanse og tilstrekkelige ressurser i forhold til valgt entrepriseform? Er det svakheter knyttet til organisering, styring eller kompetanse som kan forklare hvorfor byggeprosjektet ender opp med en vesentlig høyere kostnad enn planlagt? Har rutiner for rapportering om avvik fungert etter hensikten? Har prosjektledelsen hatt tilstrekkelig lojalitet/fokus og budsjettdisiplin i forhold til godkjente planer/budsjetter? Revisjonskriteriene forutsetter at oppdragsgiver innhenter ekstern prosjektledelse. 4.1 Revisjonskriterier Hovedentreprise krever at byggherren har økte ressurser til styring og kontroll, sammenlignet med totalentreprise. Prosjektet bør derfor tilføres tilstrekkelig med ressurser. Med ressurs menes hovedsakelig prosjektstyringskompetanse og -ytelse. Ressursene bør tilføres senest i programmeringsfasen. Dette fordi prosjektets forutsetninger avgjøres i programmeringsfasen. Feil i programmeringsfasen medfører merkostnader i øvrige faser (se figur 1.1). I forhold til ytelse kan det være en interessekonflikt mellom oppdragsgiver og prosjektleder. Prosjektleder ønsker høye honorarer og lav ytelse. Høye honorarer og lav ytelse maksimerer prosjektleders profitt. Oppdragsgiver ønsker derimot lave honorarer og høy ytelse 49. Prosjektleder vil i liten grad ha insentiver til å yte utover kravene som fremkommer av kontrakt. Ytelse utover dette gir ikke økonomisk fortjeneste for prosjektleder. Ytelser utover kontrakt medfører i stedet ekstra kostnader for prosjektleder 50. I tillegg vil prosjektleder i et privat selskap ofte være engasjert i flere parallelle prosjekter 51. I henhold til sedvane bør det eksistere spesifikke og omforente krav til ytelse for prosjekt- og byggeledelse. Ytelsesspesifikasjonene bør nedtegnes i kontrakt og instruks. Følgende ytelser kan medføre økt styring og kontroll i byggeprosjekter: 1. Opprettelse av et styringsdokument kan gi økt styring og kontroll i byggeprosjekter. Styringsdokumentet bør inneholde historikk, formål, rammebetingelser, prosjektbeskrivelse, prosjektmål, strategier, økonomi, fremdriftsplan, kritiske suksessfaktorer og gjennomføringsstrategi. 2. Opprettelse av prosjektadministrativ håndbok kan gi økt styring av byggeprosjekter. Prosjektadministrativ håndbok inneholder prosjektadministrative bestemmelser, rutiner og orienteringer. Prosjektadministrativ håndbok bør gjelde for samtlige faser og inngå som krav i leverandørenes (arkitekt, rådgivere og entreprenører) kontrakter. Prosjektadministrativ håndbok bør inneholde rutiner for rapportering av avvik. 3. Eksplisitte rutiner for behandling av usikkerhet kan gi økt styring og kontroll i byggeprosjekter. Hensikten er å oppnå presis vurdering av sluttkostnad samt å motvirke uønskede hendelser. 4. Hensiktsmessige rapporteringsrutiner fremmer styring og kontroll i byggeprosjekter. Regelmessig rapportering tilgjengliggjør relevant informasjon for beslutningstagere. Det bør stilles krav om regelmessig skriftlig rapportering fra prosjektleder til oppdragsgiver. Prosjektleders rapporter bør bygge på rapportering fra programmeringsleder (programmeringsfasen), prosjekteringsgruppeleder (prosjekteringsfasen) og byggeleder (byggefasen). Rapporteringen bør være regelmessig. Med regelmessig menes for eksempel rapportering fra prosjekteringsgruppeleder/byggeleder til 49 Dalen, Dag Morten, Ola Lændre og Christian Riis (2004): Statlig styring av prosjektledelse: Dalen, Dag Morten, Ola Lændre og Christian Riis (2004): Statlig styring av prosjektledelse: Dalen, Dag Morten, Ola Lændre og Christian Riis (2004): Statlig styring av prosjektledelse: UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

23 prosjektleder hver fjortende dag, og fra prosjektleder til byggherre hver måned. Prosjekteringsgruppeleders rapport kan opplyse om prosjekteringsarbeidets status med angivelse av avvik fra fremdriftsplan, påløpte timer med forventet restforbruk, bemanningsstatus, oversikt over endringer, avvik fra byggeprogram, planlagt og gjennomført kvalitetskontroll, HMS forhold, forhold til myndigheter og informasjon vedrørende avholdte møter, nødvendige beslutninger og korrespondanse som krever svar. Byggeleders rapport kan angi økonomisk status, fremdriftsstatus, utførte kontroller, oversikt over endringer og avvik, oversikt over attesterte fakturaer, bemanning, HMS og informasjon om viktig korrespondanse 52. Byggherrerepresentant bør rapportere videre til eiendomssjef, rådmann og politisk organ. Byggherrerepresentantens rapportering bør baseres på prosjektleders rapporter. Rapporteringsrutinene bør fremgå av prosjektadministrativ håndbok samt inngå i kontrakter. 5. I henhold til forskrift om godkjenning av foretak for ansvarsrett (GOF) 8 punkt fire skal ansvarlig kontrollerende for prosjekteringen ha system for planlegging, gjennomføring, dokumentasjon, overvåking og rapportering av kontroll. Kontrollen kan være egenkontroll eller uavhengig kontroll. Styring og kontroll i byggeprosjektet kan øke ved at prosjektleder kreve at prosjekteringsgruppen fremlegger kontrollplan for godkjennelse, samt dokumentasjon på gjennomført egenkontroll underveis i prosjekteringen. I tillegg kan det utføres en uavhengig tredjepartskontroll av prosjekteringsmaterialet. 6. Kontroll på byggeplass sikrer at funksjoner og mengder som spesifiseres i entreprisekontraktene utføres i henhold til spesifikasjonene 53. Kontroll på byggeplass er en av byggeleders hovedoppgaver. Ifølge Svendby Bygg Consults kvalitetshåndbok skal oppfølging og kontroll på byggeplass foretas minst to ganger per uke 54. Prosjektledelsen skal ved styring av prosjektet være lojal i forhold til kommunestyrets vedtak. Med lojal menes her at prosjektleder tar sikte på å overholde kommunestyrets og formannskapets vedtak. Vellykkede byggeprosjekter forutsetter en klar rolle- og ansvarsfordeling 55. Rolle- og ansvarsfordeling bør nedtegnes i instrukser og kontrakter 56. Byggherren bør ha en klar rolle- og ansvarsfordeling internt. Ansvarsfordeling gir beslutninger legitimitet, og reduserer sannsynligheten for feil og misligheter. Intern ansvarsfordeling bør nedtegnes. Byggherrerepresentantens rolle og ansvar bør nedtegnes i stillingsinstruks. Ved omfattende byggeprosjekter kan byggherrens ansvar fordeles i styringsgruppe. Kontrakt for prosjekt- og byggeledelse bør etterleves. Kontrakt med prosjekt- og byggeleder baseres på norsk standard Ifølge norsk standard 8402 skal rådgiveren uten ugrunnet opphold varsle oppdragsgiver hvis det er grunn til å anta at honoraret vil overskrides. Oppdragsgiver skal uten ugrunnet opphold ta stiling til varselet. Overskridelser som ikke varsles gir ikke grunnlag for krav på høyere honorarer, jamfør norsk standard 8402 punkt Forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- og anleggsplasser (byggherreforskriften) 6 bestemmer at byggherre og prosjektleder skriftlig skal avtale hvem som skal utpeke koordinator, sørge for plan for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø og sende forhåndsmelding. Saksdokumenter skal behandles etter offentlighetsloven, arkivloven med forskrift og kommunens arkivplan. Lov om offentlighet i forvaltningen (offentlighetsloven) 2 fastslår at forvaltningens saksdokumenter er offentlige, og at forvaltningsorganet skal føre journal etter bestemmelsene i arkivloven med forskrifter. Forskrift om offentlige arkiv 2-6 bestemmer at alle inngående og utgående dokumenter som regnes som saksdokument skal journalføres. Forskrift om offentlige arkiv 3-2 og Nittedal kommunes arkivplan bestemmer at elektronisk post skal behandles som ordinære brev. Nittedal kommunes arkivplan bestemmer at utgående e-post skal behandles på lik linje med papirdokumenter. Dette gjelder dersom e-post er gjenstand for saksbehandling, eller har verdi som dokumentasjon. Revisjonen forutsetter 52 Undervisningsbygg (januar 2004): Mal for PA bok. 53 Rådgivende Ingeniørers forening ANS (1999): Byggeledelse i bygge- og anleggsprosjekter. 54 Svendby Bygg Consult (februar 2001): Kvalitetshåndbok for Svendby Bygg Consult AS. Vedlagt Svendbys tilbud. 55 Goa Oskar og Arne Gunnerud (1989): Kommunen som byggherre: 1. Staalby Jens E. (2003): Sådan tilrettelægges en driftsikker projektorganisation. 56 Rådgivende ingeniørers forening (2000): Prosjektledelse i bygge- og anleggsprosjekter. 57 Norges standardiseringsforbund (2001): Juridiske standarder for bygg og anlegg. UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 15

24 elektronisk korrespondanse mellom byggherrerepresentant og øvrige aktører i byggeprosjektet har verdi som dokumentasjon. Ut fra dette setter revisjonen opp følgende kriterier: Byggeprosjektet bør tilføres tilstrekkelig med ressurser. Ressursene bør tilføres senest i programmeringsfasen. Det bør eksistere spesifikke krav til ytelse for prosjekt- og byggeledelse. Ytelsene bør nedtegnes i kontrakt og instruks. Kontrakt for prosjekt- og byggeledelse bør etterleves. Prosjektledelsen skal være lojal mot kommunestyrets vedtak. Det bør være en klar rolle- og ansvarsfordeling i prosjektorganisasjonen og internt i Nittedal kommune. Byggherre og prosjektleder skal skriftlig avtale hvem som skal utpeke koordinator, sørge for plan for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø og sende forhåndsmelding, jamfør byggherreforskriften 6. Nittedal kommune bør ha gode rutiner for oppbevaring av dokumentasjon. Saksdokumenter skal behandles etter offentlighetsloven, arkivloven med forskrift og kommunens arkivplan. 4.2 Fakta Ytelsesspesifikasjoner Byggherrerepresentanten kunngjorde anskaffelse av prosjekt- og byggeleder juni Ifølge prosjektleder kunne ytelsene vært klarere definert 58 : Ytelsene tilknyttet prosjekt- og byggeledelse kunne vært klarere definert. Men med unntak av Oslo kommune og Statsbygg (som er mer detaljerte) så var tilbudsgrunnlaget slik vi var vant til fra andre tilbud. Vi var klar over hva som skulle leveres, med en klar spesifisering er man som tilbyder tryggere på at alle tilbyr det som kreves. Utlysningen medførte ti tilbud på prosjekt- og byggeledelse. Tilbudene fremgår av tabell 4.1: Tabell 4.1: Anbydere på prosjekt- og byggeledelse rangert etter pris Anbydere Honorarbud. eks. mva. Kilde Sivilingeniør Jach Larsen AS Tilbudet Svendby Bygg Consult AS Tilbudet Sivilingeniør Trond Thorvaldsen AS Byggherrerepresen. Notater Byggeadministrasjon AS Byggherrerepresen. Notater Ole K Larsplass AS Byggherrerepresen. Notater OPAK AS Byggherrerepresen. Notater Erstad & Lekven Tilbudet Kåre Hagen Byggeleder Firma AS Byggherrerepresen. Notater Apon prosjektteknikk AS Byggherrerepresen. Notater Nortakst AS Mangler Byggherrerepresen. Notater Nittedal kommune antok Svendby Bygg Consults tilbud på prosjekt- og byggeledelse august Ifølge prosjektleder var programmeringsfasen da avsluttet 60. Svendby Bygg Consults tilbud på prosjektledelse utgjorde 256 timer (kroner eksklusive merverdiavgift 61 ). Til sammenligning tilbød Erstad & Lekven 1127 timer til prosjektledelse. Svendby Bygg Consults tilbud på byggeledelse utgjorde 576 timer (kroner eksklusive merverdiavgift). Til sammenligning tilbød Erstad & Lekven 702 timer til byggeledelse. Tilbudets ytelser gjengis i tabell Intervju med prosjektleder Intervju med prosjektleder Intervju med prosjektleder Svendby Bygg Consult ( ): Hagen skole. Tilbud på prosjekt- og byggeledelse. 16 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

25 Tabell 4.2: Svendby Bygg Consults tilbud på prosjekt- og byggeledelse: Prosjektledelse Byggeledelse Ytelse Timer Ytelse Timer Utarbeidelse av tilbudsgrunnlag 32 Utarbeidelse av byggelederrutiner 8 Gjennomgang av tilbud 16 Opprette og ajourføre byggeregnskap 120 Kontraktsforhandlinger 8 Byggemøter med referater (8t hver 14 d) 160 Utarbeidelse av prosjekteringsrutiner 8 Befaring på byggeplass (2 x per uke) 240 Møter med referater (8 t hver 14 dag) 144 Ferdigbefaring. 16 Vurdering av naturlig ventilasjon 32 Gjennomgang sluttfakturering 32 Gjennomgang av prosjektets dokumenter 16 Sum: 256 Sum: 576 Ifølge Svendby Bygg Consults tilbud kunne ytelsene reduseres 62 : Dersom det er ønskelig for oppdragsgiver kan vi forenkle angitte ytelser, redusere antall prosjekteringsmøter samt redusere generell oppfølging på byggeplass. Anslått reduksjon av budsjett vil være i størrelsesorden 20 % og 30 % for henholdsvis prosjektledelse og byggeledelse. Svendby Bygg Consult tilbød prosjektledelse for kroner 550, byggeledelse for kroner 530 samt medarbeider for kroner 500 per time eksklusive merverdiavgift 63. Prosjektleder bedømte tilbudet som følgende 64 : Tilbudet var gunstig for kommunen. Vi var bestemt på å gjøre en god jobb for kommunen innenfor denne rammen. Med den fremdrift som var forutsatt, prosjektgrunnlag klart og bygging ferdig i løpet av 2004 skulle dette være mulig. Nittedal kommunes eiendomssjef undertegnet kontrakt med Svendby Bygg Consult Oppdraget skulle påbegynnes august 2002, og avsluttes juli Kontrakten fastsatte følgende honorarer 65 : Honorar etter medgått tid med kroner eksklusive merverdiavgift (se tilbud). Prosjektledelse etter medgått tid med øvre honorartak på kroner eksklusive merverdiavgift. Byggeledelse etter medgått tid med øvre honorartak på kroner eksklusive merverdiavgift. Norsk standard 8402 inngikk i kontraktsbestemmelsene. Prosjektleder og byggeleder skriver i faktahøringsvar vedrørende tilbudt prosjektledelse 66 : Medgått tid til prosjektledelse har naturlig nok dirkekte sammenheng med prosjektets varighet. Hagen skole har endret seg fra å være et prosjekt med forutsatt varighet på 29 måneder til 54 måneder. Prosjektleder og byggeleder skriver i faktahøringsvar vedrørende tilbudt byggeledelse 67 : Det var i tilbudet forutsatt 20 byggemøter. Vi har avholdt 34 byggemøter pluss et stort antall særmøter. Dette er en syv måneder lengre byggetid enn forutsatt i tilbudet fra Dette medfører lengre tid også til oppfølging. Med to timer per endring var det i tilbudet lagt til grunn 60 endringer. På Hagen skole er tilsvarende tall i størrelsesorden 500. Bare byggemøtene og endringene alene medfører en økning av arbeidsomfang på i størrelsesorden 1000 timer. Det er da ikke tatt hensyn til særmøter, hvor mye detaljoppfølging det har vært behov for underveis i prosjektet og som følge av en syv måneder lengre byggetid enn forutsatt og at et så stort omfang tillegg medfører økt tid på grunn av uoversiktelighet. For øvrig medfører mange av tilleggene vesentlig mer tidsforbruk enn to timer per stykk. De fleste byggemøtene har punkter som gjelder prosjekteringsforhold. Dette i seg selv medfører mye tid til gjennomføring av møtet, referatskriving og oppfølging av punktene i etterkant. Et såpass høyt konfliktnivå som det har vært i denne saken medfører også tid til mye diskusjon og argumentasjon som ikke er målrettet. Videre legges opp til en erstatningssak mot prosjekteringsgruppa som i seg selv medfører ekstra tidsbruk. Tiden som var planlagt til befaringer (240 timer) er benyttet til overnevnte forhold, men er på ingen måte i nærheten av å være tilstrekkelig i forhold til det arbeidsomfang denne saken har fått. Med et prosjekt som var godt planlagt, ikke så komplisert og der byggetiden var som forutsatt, kunne byggeledelsen vært utført i henhold til tilbudet. 62 Svendby Bygg Consult ( ): Hagen skole. Tilbud på prosjekt- og byggeledelse. 63 Svendby Bygg Consult ( ): Hagen skole. Tilbud på prosjekt- og byggeledelse. 64 Intervju med prosjektleder Nittedal kommune ( ): Avtaledokument mellom Nittedal kommune og Svendby Bygg Consult. 66 Svendby Bygg Consult ( ): Hagen skole kommentarer til faktainnhenting. Notat. 67 Svendby Bygg Consult ( ): Hagen skole kommentarer til faktainnhenting. Notat. UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 17

26 4.2.2 Faktiske ytelser Ytelsesbeskrivelse, styringsdokument og prosjektadministrativ håndbok Nittedal kommune har ikke sørget for detaljert og omforent ytelsesbeskrivelse for prosjekt- og byggeledelse. Det eksisterer ikke styringsdokument for byggeprosjektet. Det fantes ikke prosjektadministrativ håndbok i prosjektet. Ingen prosjektadministrative rutiner fantes dermed ikke for prosjekteringsfasen. I byggefasen benyttet Svendby Bygg Consult AS egne byggelederrutiner. Byggeleder gjennomgikk byggelederrutinene på første byggemøte 68. Ifølge prosjektleder definerer byggelederrutinene rapporteringsrutiner, møteopplegg, dokumentflyt og endringshåndtering i byggefasen. Byggelederrutinene er ikke innlemmet i kontraktene 69. Rapportering og kontroll Prosjektet har ikke hatt rutiner for behandling av usikkerhet. Prosjektleder uttalte : Det ble ikke foretatt en formell usikkerhetsanalyse. Usikkerhet ble ikke beregnet og nedtegnet. Usikkerhetsanalyse ville ikke medført bedre prosjekteringsarbeid og dermed ikke ha bidratt til endret situasjon i dette tilfellet. Skulle man ha avslørt feilene i dette tilfellet måtte det ha blitt gjennomført en grundig tverrfaglig prosjektgransking, for eksempel etter hver fase, og spesielt før anbudsutsendelse. Dette bør i tilfelle tas med i avtalene og legges inn i fremdriftsplaner og budsjetter. Dette ville ha medført tilleggskostnader. Ifølge byggherrerepresentanten har rapportering hovedsakelig foregått gjennom referater 71 : Rapportering har hovedsakelig foregått gjennom byggmøtereferater. Rapporteringen ut over byggemøtereferatene har vært mer tilfeldig. Det har vært rapportert når jeg har bedt om status Jeg har ikke sett behovet for ukentlige eller månedlige statusrapporter. Har fått se (fra Svendby Bygg Consult) utdrag fra prosjektregnskapet, samleside og fordelt på byggene. Det har vært løpende kontakt og uformell rapportering. Prosjekteringsgruppeleder bekrefter at det ikke har vært annen rapportering enn gjennom referater 72 : Det har ikke vært noen annen rapportering enn prosjekteringsmøtereferatene Aursand & Spangen skrev prosjekteringsmøtereferater. Prosjekteringsmøtereferatene er oversendt prosjektleder. Prosjektleder ble innkalt til samtlige prosjekteringsmøter, men møtte sjelden. Prosjektleder meldte ofte forfall rett før møtene. Prosjektleder var ofte savnet. Dette for å avklare uklarheter. Men det var forståelig at prosjektleder ikke møtte. Prosjektleder hadde ingen aktiv rolle i prosjekteringen. Vi opplevde at prosjektleder nedprioriterte prosjekteringsmøtene. Prosjektleder og byggeleder uttrykker i faktahøringssvar 73 : I fasen før byggestart fra november 2002 til august 2004 er det gjennomført 11 prosjektmøter og 13 prosjekteringsmøter der det fra alle møter foreligger detaljert referat. I alle prosjektmøtereferatene fremgår mandat og rammer for brukergruppen og prosjektleders arbeid også med henhold til budsjettrammer. Det er ikke vanlig i bransjen å gjennomføre egen usikkerhetsanalyse for denne type prosjekter. I byggefasen har byggeleder utarbeidet notat ved behov. Notatene dokumenterer økonomisk status. Byggeleder har også oversendt kopi av prosjektregnskap ved behov 74. Prosjektleder og byggeleder uttrykker i faktahøringssvar 75 : Økonomi er rapportert i form av egne notater i samsvar med byggherrens ønsker. Øvrige forhold, der i blant fremdrift, fremgår detaljert av byggmøtereferatene som sendes byggherrerepresentant og eiendomssjef hver 14. dag. I tillegg er byggherrerepresentant med på byggemøtene der fremdrift blir gjennomgått. 68 Svendby Bygg Consult (2005): Byggelederrutiner for Hagen skole. 69 Intervju med prosjektleder Intervju med prosjektleder Intervju med byggherrerepresentant intervju med prosjekteringsgruppeleder Svendby Bygg Consult ( ): Hagen skole kommentarer til faktainnhenting. Notat. 74 Byggeleder har oversendt kopi av byggeleders prosjektregnskap , , og Notat medfølger prosjektregnskap oversendt , , , og Svendby Bygg Consult ( ): Hagen skole kommentarer til faktainnhenting. Notat. 18 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

27 Byggherrerepresentanten uttrykte følgende om rapportering internt i Nittedal kommune: Det er i liten grad rapportert skriftlig til eiendomssjefen. Eiendomssjefen er informert muntlig når det har vært problemer. Det har ikke vært noen krav om skriftlig rapportering innad i kommunen, med unntak for tertialrapport. Byggelederrutinene punkt 3.1 bestemmer at det skal foretas kontroll av alle dokumenter i henhold til kontrollplan. Det var ikke rutiner som krever at prosjekteringsgruppen skal fremlegge kontrollplan for godkjennelse før prosjekteringsarbeidet påbegynnes. Det var ikke rutiner som krever at prosjekteringsgruppen skal fremlegge dokumentasjon på gjennomført egenkontroll. Prosjektleder og byggeleder uttrykker i faktahøringssvar 76 : I henhold til byggelederrutinene skal de prosjekterende foreta kontroll av alle dokumenter i henhold til kontrollplan. Prosjekteringen er utført før byggelederrutinene er et aktivt dokument. Tekst angitt i byggelederrutinene er kun ment som en presisering av at kontrollrutiner skal følges i henhold til kontrollplan (plan- og bygningsloven) også i forhold til eventuelle tilleggsarbeider. Det er ikke utført uavhengig tredjepartskontroll av prosjekteringsmaterialet. Sebys mengdekontroll avdekket feil og mangler i prosjekteringsmaterialet. Ifølge prosjektleder ble prosjekteringsgruppen derfor pålagt å gjennomføre en prosjektgransking: Da det ble avdekket en del prosjekteringsfeil påla prosjektleder prosjekteringsgruppen å gjennomføre en kvalitetsrevisjon av tegninger og beskrivelse. Dette i form av en prosjektgransking. Prosjekteringsgruppen igangsatte en tverrfaglig gjennomgang, det ble rapportert at det var nedlagt et omfatende arbeid i dette. Tegninger og beskrivelse ble korrigert for en rekke feil som ble avdekket. Men det viste seg i ettertid at det fortsatt var mange forhold som ikke var samkjørt mellom fagene. Byggeleder foretok i liten grad kontroll på byggeplass. Ifølge byggeleder er det byggherrerepresentanten som skal ivareta denne funksjonen. Byggeleder var i liten grad på byggeplassen. Byggelederfunksjonen er i hovedsak utført fra Svendby Bygg Consults lokaler i Feiring. Byggemøtene holdes på byggeplass. Prosjekteringsgruppeleder uttrykte 77 : Byggeleder er i liten grad på byggeplassen. Er blitt en papirtiger. Tar seg av papirarbeidet. Prosjektleder og byggeleder uttrykker i faktahøringssvar 78 : Med det omfang oppfølging som dette prosjektet har krevd ville det ikke vært fysisk mulig for oss å følge opp de formelle forholdene med et tillegg av tid på oppfølging på byggeplass og 2,5 timer kjøring per dag. Tiden hadde ikke strukket til. Vi så at prosjektet ville kreve vesentlig større ressurser enn vi hadde forutsatt og hadde til rådighet, uavhengig av honorar. Vi tok dette opp med kommunen (brev med påfølgende møte) og ble enige om at kommunen selv skulle foreta noe mer oppfølging på byggeplass, spesielt mot 1919-bygget, ut over den rutinemessige oppfølging vi hadde i forbindelse med byggemøter og befaring på byggeplassen. Det er avholdt 34 byggemøter og 10 særmøter på byggeplassen som også er kombinert med befaringer på bygget. Vi skulle utover dette konsentrere oss om papirarbeidet. Vi så at dette også ville medføre en betydelig jobb som ville legge beslag på større ressurser enn vi hadde forutsatt å bruke på prosjektet da vi hadde vesentlige oppgaver som ventet. Ansvars- og rollefordeling Prosjektets rolle- og ansvarsfordeling er ikke nedtegnet. Prosjekteringsgruppeleder uttalte: Vi har kjent våre roller, men har vært usikker på arbeidsfordelingen mellom byggherrerepresentant og prosjektleder/byggeleder. Byggeleder beskriver ansvarsfordelingen mellom byggherre og prosjektleder/byggeleder som uproblematisk: Ikke noe som har vært uklart. Der det har vært grensetilfeller mellom byggeleder, prosjektleder og byggherrens representant, har vi avtalt hvem som gjør hva. Prosjektleder og byggeleder har ikke avtalt skriftlig hvem som skal utpeke koordinator, sørge for plan for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø og sende forhåndsmelding. Byggherrerepresentanten uttrykte Svendby Bygg Consult ( ): Hagen skole kommentarer til faktainnhenting. Notat. 77 Intervju med prosjekteringsgruppeleder Svendby Bygg Consult ( ): Hagen skole kommentarer til faktainnhenting. Notat. 79 Intervju med byggherrerepresentant UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 19

28 Byggherreforskriftens krav for byggherren er i liten grad gjennomført i Nittedal kommune. For øvrig blir de øvrige funksjonene som koordinatorer delegert og ivaretatt av arkitekt og hovedentreprenør i samsvar med deres respektive kontrakter. Ifølge byggherrerepresentanten har det i liten grad vært rolle- ansvarsfordeling i Nittedal kommune. I tillegg foreligger ikke skriftlige mandater 80 : Det foreligger ikke noe skriftlig mandat eller stillingsbetegnelse for byggherrerepresentant. Dette burde foreligget. Byggherrerepresentanten definerer selv sine oppgaver i forbindelse med prosjektet Hagen skole Det er hovedsakelig kun byggherrerepresentanten som har jobbet med prosjektet (i Nittedal kommune). Prosjektleder bekrefter at byggherrerepresentanten i stor grad har vært alene om prosjektet: Mitt inntrykk er at byggherrerepresentanten i stor grad har vært alene om prosjektet Hagen skole fra kommunens side. Dette skyldes blant annet at det har vært skifte av teknisk sjef, eiendomssjef og rådmann underveis i prosjektet. I tillegg er eiendomsetaten omorganisert. I startfasen var teknisk sjef/eiendomssjef inne i prosjektet. Ny eiendomssjef startet i jobben da prosjektet var i god gang. Dokumentbehandling Vedrørende dokumentbehandling utrykte byggherrerepresentanten: Oppbevaring av dokumentasjon er et vanskelig tema. Dette er kommunens ansvar. Men Svendby har kompetanse i forbindelse med oppbevaring av dokumenter. Han har et rikholdig arkiv. Svendby oppbevarer(har nesten alle) dokumenter i saken. Svendby Bygg Consult arkiverer samtlige dokumenter som Svendby Bygg Consult produserer eller mottar i forbindelse med Hagen skole 81. Kommunikasjon i prosjektet foregår hovedsakelig muntlig, via elektronisk post eller faks. Kopi av referater og korrespondanse i byggefasen er oversendt Nittedal kommune. Byggherrerepresentanten har hovedsakelig arkivert byggeprosjektets dokumenter i to permer. Permene er merket 02/02111 Hagen skole / og 02/ /00052 Utvidelse/Rehab Hagen skole. I tillegg er møtereferater, og endringer i byggefasen arkivert i tre permer merket Hagen skole BMR Endringslister mm1, Hagen skole BMR Endringslister mm2, og BMR Endringslister Hagen skole 3. Byggherrerepresentantens utgående elektronisk post er ikke arkivert, eller journalført. Byggherrerepresentantens inngående elektroniske post er hovedsakelig ikke arkivert eller journalført. Byggherrens inngående elektroniske post i byggefasen er tilgjengelig gjennom byggherrerepresentantens e-post program. Byggherrerepresentantens inngående elektroniske post fra før er slettet. Frem til ble inngående elektronisk post automatisk slettet hver tredje måned. En rekke arkiverte saksdokumenter er ikke journalført. Dette gjelder blant annet referater, konkurransegrunnlag og korrespondanse i forbindelse med anskaffelser, byggeprogram, forprosjektene og rapporter i forbindelse med prosjektering samt kontrakter og medfølgende korrespondanse Prosjekt- og byggeleders honorarer Prosjektleders honorarer I brev datert ba prosjektleder om å øke rammen for prosjektledelse. Prosjektleder skrev 82 : Viser til avtale om prosjektledelse datert med honorarramme på kroner eksklusive merverdiavgift. På grunn av endrede forutsetninger med henhold til fremdrift og alternative utredninger må honorarrammen endres. Per har det påløpt 304 timer, det vil si cirka kroner på prosjektledelse. Vi foreslår at honorarrammen økes til kroner eksklusive merverdiavgift og at nedlagt arbeid avtales fortløpende. Nittedal kommune aksepterte økt honorarramme i brev datert Intervju med byggherrerepresentant Intervju med prosjektleder Svendby Bygg Consult ( ): Vedrørende Hagen skole- ombygging/rehabilitering - Honorar prosjektledelse. 83 Nittedal kommune, eiendomsavdelingen ( ): Svar Hagen skole honorar prosjektledelse. 20 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

29 Prosjektleder foreslo i brev datert at videre prosjektledelse skulle honoreres etter medgått tid. Det var påløpt kroner til prosjektledelse 84. Nittedal kommune aksepterte at prosjektledelse honoreres, uten øvre ramme, i brev datert Prosjektleder har fakturert Nittedal kommune med kroner 550 per time eksklusive merverdiavgift gjennom hele prosjektet. Prosjektleder kommenterte prosjektlederhonorarene på følgende måte 86 : Prosjekt- og byggeleders kontrakt ble undertegnet Kontrakten definerte forutsetningene for arbeidet, blant annet at prosjektet skulle stå ferdig, og arbeidet være avsluttet, i juli Forutsetningen om tid og innholdet i prosjektet endret seg underveis. Etter hvert som forutsetningene ble endret ble det fortløpende og skriftlig avtalt nye rammer for mitt arbeid, avtalene ble bekreftet av eiendomssjef Ifølge byggeleder var Nittedal kommunes kostnad til prosjektledelse per kroner eksklusive merverdiavgift. Byggeleders honorarer Byggeleder varslet tillegg for byggeledelse i brev datert Ifølge brevet var arbeidets omfang større enn beregnet. Det fremgår at kroner av avtalens honorartak på var medgått 87. Nittedal kommune møtte Svendby Bygg Consult Hensikten var å reforhandle byggeledervilkår. På bakgrunn av møtet tilbød Svendby Bygg Consult i brev datert byggeledelse for kroner 690 per time. Svendby Bygg Consult foreslo at honorarene justeres fra Byggeleder påklaget manglende honorering fra Nittedal kommune i brev datert Ifølge brevet er siste fakturaer på kroner fakturert med høyere timepris. I tillegg informerte byggeleder om at byggeledelse opphører dersom Nittedal kommune ikke honorerer Svendby Bygg Consult 89. Nittedal kommunes svar er datert Nittedal kommune bekreftet at avtale om byggeledelse endres. De første 30 timene i måneden skal honoreres i henhold til kontrakt. Overskytende antall timer skal honoreres med kroner 690 per time uten prisjustering. Endringen skulle gjelde fra Prosjektleder kommenterte byggeleders honorarer på følgende måte: For byggeledelse er omfanget av arbeidet av en helt annen art enn forutsatt på grunn av oppfølging av erstatningssaken mot prosjekteringsgruppa og oppfølging av alle endringene. Her krevde vi at forutsetningen for at vi skulle sette på vår mest erfarne byggelder og øke vår innsats som det var ønsket, måtte vi ha en timepris nærmere normal markedspris. Vi tok dette opp med eiendomssjefen. Vårt primære ønske var at kommunen i større grad hadde brukt egne ressurser og at vi kunne ha omtrent samme bemanning som forutsatt. Det faktureres nå, fra , 690 kr pr time. Prosjektleder og byggeleder skriver i faktahøringsvar 91 : På grunn av en misoppfatning fra vår side ble det fakturert med kroner 690,- fra og med i stedet for fra Av praktiske årsaker er det fakturert med kroner 690, for alle timene, det vil si ikke med redusert timespris på de 30 første timene i hver måned. Avregning av dette gjøres, av praktisk årsaker, i forbindelse med sluttavregningen sammen med avregning av kontraktsfestet prisstigning (Det er foreløpig ikke fakturert noe prisstigning på byggeledelse). Da vil en samlet avregning utføres, det vil si også korrigering av timepris i desember Avregning av disse timene sammen med tillegg for prisstiging vil samlet ikke medføre vesentlig justering. Prisstigning for prosjektledelse er foreløpig heller ikke fakturert for påløpt tid etter Svendby Bygg Consult ( ): Vedrørende Hagen skole- ombygging/rehabilitering- Honorar prosjektledels. 85 Nittedal kommune, eiendomsenheten ( ): Svar - Hagen skole- Ombygging/rehabilitering tilleggsavtale til k. 86 Intervju med prosjektleder Svendby Bygg Consult ( ): Vedrørende Hagen skole honorarer byggeledelse. 88 Svendby Bygg Consult ( ): Vedrørende Hagen skole. Honorar byggeledelse. 89 Svendby Bygg Consult ( ): Vedrørende Hagen skole. 90 Nittedal kommune, eiendomssjef ( ): Svar- Hagen skole honorar byggeledelse. Brev til Svendby Bygg Consult. 91 Svendby Bygg Consult ( ): Hagen skole kommentarer til faktainnhenting. Notat. UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 21

30 Byggeleder fakturerte Nittedal kommune med kroner 550 per time i Fra har byggeleder fakturert Nittedal kommune med kroner 690 per time 92. Ifølge byggeleder er det per påløpt kroner eksklusive merverdiavgift til byggeledelse. 4.3 Revisjonens vurdering Ytelser Etter revisjonens vurdering er det risiko for at prosjektet ikke tilføres tilstrekkelig med ressurser i programmeringsfasen. Prosjektleder anskaffes først etter at programmeringsfasen er avsluttet. Etter revisjonens vurdering angir Svendby Bygg Consults tilbud på prosjektledelse for lav timeressurs i forhold til behov. Det kan stilles spørsmål ved om tilstrekkelig ytelse for prosjektledelse er mulig innenfor 240 timer (kroner eksklusive merverdiavgift). Prosjektet var forutsatt å vare to år. Etter revisjonens vurdering er det uheldig at Nittedal kommune antar et tilbud som inneholder et minimum av prosjektlederytelser. Svendby Bygg Consults tilbud medfører risiko for at prosjektet ikke tilføres tilstrekkelig med ressurser til prosjektledelse. Etter revisjonens vurdering er det uheldig at Nittedal kommune ikke utarbeider en spesifisert ytelsesspesifikasjon ved anskaffelse av prosjekt- og byggeleder. Mangel på spesifiserte ytelser kan forklare hvorfor tilbudene på prosjekt- og byggeledelse varierer fra kroner til kroner eksklusive merverdiavgift, jamfør tabell 4.1. Dette ved at tilbudene inneholder ulikt ytelsesnivå. Mangel på ytelsesspesifikasjon gjør det dermed vanskelig å sammenligne tilbudene. Mangelen på spesifiserte ytelser utgjør en konkurransefordel for anbydere som ofte samarbeider med kommunen. Dette ved at anbydere som ofte engasjeres av kommunen er klar over hva som skal leveres, selv om ytelsesspesifikasjon mangler. Prosjekt- og byggeledelse måles ved å sammenligne faktisk ytelse med kontraktens ytelseskrav. Prosjektet har i liten grad spesifikke ytelseskrav for prosjekt- og byggeleder. Nittedal kommune stiller dermed ingen spesifikke ytelseskrav til prosjektleder. Etter revisjonens vurdering kan ikke Nittedal kommune forvente at prosjektleder skal yte utover kontrakt. Revisjonen kan heller ikke kritisere prosjekt- og byggeleder for ikke å yte i henhold til kontrakt. Det kan imidlertid stilles spørsmål ved om prosjektleder som profesjonell aktør burde sørget for en omforent ytelsesbeskrivelse for prosjekt- og byggeledelse. Revisjonen finner grunn til å kritisere mangel på rapporteringsrutiner i prosjekteringsfasen. Manglende rapportering i prosjekteringsfasen medfører risiko for at prosjekteringsgruppen ikke rapporterer om usikkerheter og avvik. Nødvendig informasjon om usikkerhet og avvik tilgjengliggjøres dermed i liten grad for beslutningstagere. I henhold til revisjonskriteriene kan prosjekteringsgruppeleder rapportere om prosjekteringsarbeidets status med angivelse av avvik fra fremdriftsplan, påløpte timer med forventet restforbruk, bemanningsstatus, oversikt over endringer, avvik fra byggeprogram, planlagt og gjennomført kvalitetskontroll, HMS forhold, forhold til myndigheter og informasjon vedrørende avholdte møter, nødvendige beslutninger og korrespondanse som krever svar. Prosjektleders referatføring har vært tilfredsstillende. Møtereferater kan imidlertid ikke sidestilles med eller erstatte hensiktsmessige rapporteringsrutiner. Manglende rapporteringsrutiner henger sammen med mangel på prosjektadministrativ håndbok. Mangel på prosjektadministrativ håndbok medfører at prosjektet i liten grad har prosjektadministrative bestemmelser i prosjekteringsfasen. I tillegg har ikke prosjektet styringsdokument, eksplisitte rutiner for behandling av usikkerhet samt nedtegning av fullmakter og rolle- og ansvarsfordeling. Prosjektleder krever heller ikke at prosjekteringsgruppen fremlegger kontrollplan for godkjennelse samt dokumentasjon på gjennomført egenkontroll. Prosjektlederytelsene i prosjektet er i liten grad egnet til identifisere usikkerheter samt forebygge og oppdage feil og mangler. Et minimum av prosjektlederytelser forutsetter at øvrige rådgiveres arbeid er ulastelig. Dette er ikke tilfellet i prosjektet Hagen skole. 92 Fakturakontroll. 22 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

31 Revisjonens vurderer det positivt at prosjektleder beordrer gransking av prosjekteringsdokumentene. Bøtende tiltak kan imidlertid ikke sidestilles med forebyggende tiltak. Svendby Bygg Consults byggelederrutiner angir administrative rutiner i byggefasen. Revisjonen finner ikke grunn til å kritisere byggeleders rapportering i byggefasen. Revisjonen vil likevel påpeke at rapporteringen i større grad kunne vært formalisert. I henhold til revisjonskriteriene kan byggeleders rapport angi økonomisk status, fremdriftsstatus, utførte kontroller, oversikt over endringer og avvik, oversikt over attesterte fakturaer, bemanning, HMS og informasjon om viktig korrespondanse. Etter revisjonens vurdering er det uheldig at byggeleder ikke foretar regelmessig kontroll på byggeplassen. Manglende kontroll på byggeplassen medfører risiko for at funksjoner og mengder som spesifiseres i entreprisekontraktene ikke utføres i henhold til spesifikasjonene. Behovet for kontroll på byggeplassen stiger antagelig med antall endringer i byggefasen. Ifølge prosjektleder skulle kommunen selv foreta byggelederkontroll. Etter revisjonens vurdering er kontroll på byggeplassen byggeleders ansvar. Revisjonen finner grunn til å fremtrekke mangel på skriftlig rapportering internt i Nittedal kommune. Etter revisjonens vurdering mangler prosjektet skriftlig rapportering fra byggherrerepresentant til eiendomssjef, kommunalsjef og politisk organ. Nedre Romerike distriktsrevisjon finner grunn til å påpeke manglende ansvarsfordeling i Nittedal kommune. Dette ved at byggherrens ansvar og myndighet i hovedsak tilfaller byggherrerepresentanten. I tillegg nedtegnes ikke byggherrerepresentantens ansvar og myndighet. Svendby Bygg Consult oppbevarer dokumentasjon i byggeprosjektet på en tilfredsstillende måte. Etter revisjonens vurdering er det uheldig at Nittedal kommune som offentlig byggherre ikke arkiverer og journalfører samtlige saksdokumenter. Nittedal kommunes behandling av elektronisk post er spesielt uheldig. Dette ved at all innkommende elektronisk post før 2005 er slettet. I tillegg er ikke utgående elektronisk post ivaretatt. Dette medfører at en stor del av sakens korrespondanse er tapt. Nittedal kommunes praksis samsvarer ikke med offentlighetsloven, arkivloven med forskrift samt kommunens arkivplan. Frem til kommunestyrets vedtak finner revisjonen ikke belegg for at prosjektledelsen har vært illojal i forhold til kommunestyrets vedtak. Programmeringsfasen var avsluttet da prosjektleder ble anskaffet. Prosjektleder har ikke et realistisk rammevedtak å styre etter. Revisjonen vurderer det imidlertid som kritikkverdig at prosjektledelsen ikke sørger for arealog kostnadsbesparende tiltak i tråd med kommunestyrets vedtak , jamfør revisjonens vurdering i kapittel 3. Prosjektledelsen var kjent med at prosjektets kalkulerte kostnad var en million over kommunestyrets vedtatte ramme ved anbudsutsendelse. Etter revisjonens vurdering ville flere prosjektstyringsytelser tidlig i prosjektet kunne forebygget kalkulasjonsfeil, prosjekteringsfeil og prosjekteringsmangler. Honorarer Det kan stilles spørsmål ved om avtale om prosjekt- og byggeledelse var gyldig ved byggestart mai Avtalen gjaldt til juli Nittedal kommune og Svendby Bygg Consult forutsetter imidlertid i korrespondanse at kontrakten gjelder også etter juli Etter revisjonens vurdering har prosjektleder grunnlag for å kreve økte honorarer. Svendby Bygg Consults tilbud bygde i stor grad på forutsetninger som senere viste seg å være feilaktige. Endrede forutsetninger medfører at prosjekteringsfasen tar vesentlig lenger tid enn forutsatt. Det vurderes imidlertid som uheldig at Svendby Bygg Consult ikke varsler i henhold til norsk standard 8402 punkt 12.3 ved forslag om økt kostnadsramme i brev datert Kostnadsramme for prosjektledelse var allerede overskredet med kroner da prosjektleder ba om at rammen økes til kroner Det vurderes også som uheldig at Svendby Bygg Consult ikke varslet i henhold til norsk standard 8402 punkt 12.3 ved forslag om at honorarer for prosjektledelse honoreres etter medgått tid. Det er allerede fakturert for kroner over ny ramme på da Svendby foreslo at videre arbeid honoreres etter medgått tid. Ifølge norsk standard 8402 skal rådgiveren uten ugrunnet opphold varsle oppdragsgiver hvis det er grunn til å anta at honoraret vil overskrides. Overskridelser som ikke varsles gir ikke grunnlag for krav på høyere honorarer, jamfør norsk standard 8402 punkt UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 23

32 Etter revisjonens vurdering har også byggeleder grunnlag for å kreve økte honorarer. Dette gjelder arbeid tilknyttet oppfølging av sak mot prosjekteringsgruppen. I tillegg varer byggeperioden lenger enn forutsatt. Det kan imidlertid stilles spørsmål ved om byggeleder har grunnlag for å kreve økte honorarer på grunn av endringsarbeid. Svendby Bygg Consults tilbud inneholder ikke forbehold mot høyt antall endringer. Endringsomfang i byggefasen er dermed en beregnet risiko fra Svendby Bygg Consults side. Byggeleder varslet i henhold til norsk standard 8402 punkt 12.3 i brev datert Det gjenstår fortsatt kroner før kontrakt om byggeledelse overskrides. Nittedal kommune bryter imidlertid norsk standard 8402 punkt Dette ved å ikke ta stilling til varselet uten ugrunnet opphold. Først 132 kalenderdager etter at varselet fremmes ( ) dateres Nittedal kommunes svar ( ). Revisjonen finner det uheldig at byggeleder i liten grad honoreres i henhold til kontrakt. Nittedal kommune honorerer byggeleder med kroner 550 per time i Ifølge kontrakt og Svendby Bygg Consults tilbud skal byggeleder honoreres med kroner 530 per time. Fra honorerer Nittedal kommune byggeleder med kroner 690 per time. Ifølge Nittedal kommunes brev datert skal byggeleder honoreres etter kontrakt de første 30 timene i måneden. Resterende timer skal byggeleder honoreres kroner 690 per time. Dette gjelder fra I faktahøringssvar informerer prosjekt- og byggeleder at avregning av praktiske årsaker skal gjøres i forbindelse med sluttavregningen. Etter revisjonens vurdering burde fakturaene vært løpende oppdatert i henhold til avtalt timespris. Nittedal kommune har per honorert Svendby Bygg Consult med kroner eksklusive merverdiavgift. Dette er 226 prosent over Svendby Bygg Consults tilbud fra juni Nittedal kommunes endelige utgifter tilknyttet prosjekt- og byggeledelse ved vil overstige kroner Etter revisjonenes vurdering er det uheldig at Nittedal kommune honorerer Svendby Bygg Consult uten øvre ramme. 24 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

33 5 PROSJEKTERING OG KALKULASJON I kapittel fem behandles følgende problemstillinger: Har prosjekteringsfasen hatt tilfredsstillende kvalitet målt etter generelle krav? Har prosjekteringsarbeidet hatt tilstrekkelig lojalitet og forankring til det besluttede prosjektet? Kapittelet baseres på informasjon fra intervju, korrespondanse og byggeleders prosjektregnskap. 5.1 Revisjonskriterier Prosjekteringsfasen må ha tilfredsstillende kvalitet. Feilaktige og mangelfulle prosjekteringsdokumenter medfører høyt antall endringer i byggefasen. Høyt antall endringer er ofte en hovedårsak til overskridelser i gjennomføringsfasen. Norges byggforskningsinstitutt (nå SINTEF Byggforsk) anbefaler at det foretas en tilstandsanalyse før rehabilitering av gamle bygninger 93. Nittedal kommune bør derfor sørge for at det foreligger en tilstandsrapport før rehabilitering. Tilstandsanalysen bør være relevant i forhold til rehabilitering og utbygging. Nittedal kommune bør sørge for at kalkylene i forprosjektet er av tilstrekkelig kvalitet. Reservene bør være tilstrekkelig høye. Hensikten er å garantere at prosjektets totale ramme ikke overskrides. Prosjekteringsarbeidet skal være lojalt mot vedtak i kommunestyret. Med dette menes at prosjekteringsgruppen prosjekterer løsninger som samsvarer med vedtatte rammer. Brukerne kan ønske løsninger som overgår prosjektets økonomiske rammer. Brukermedvirkning sent i prosjekteringsfasen kan medføre ekstrakostnader. Brukermedvirkning bør av denne grunn foregå tidlig i prosjektet. Brukermedvirkning bør foregå i programmeringsfasen, eller senest i forprosjektet. Nittedal kommune bør honorere prosjekteringsgruppen i henhold til kontrakt. Prosjekteringsgruppens kontrakt styres av norsk standard Ifølge norsk standard 8401 punkt 10.1 kan oppdragsgiver pålegge prosjekteringsgruppen endringer. Pålegg om endring må være skriftlig, og gi klar beskjed om at det er en endring. Det må også fremkomme hva endringen går ut på. Dersom prosjekteringsgruppen pålegges oppgaver som ligger utenfor oppdraget uten at det skjer ved endringsordre, skal det varsles, jamfør norsk standard 8401 punkt Ut fra dette setter revisjonen opp følgende kriterier: Prosjekteringsarbeidet bør ha tilfredsstillende kvalitet. Nittedal kommune bør sørge for at det foreligger en relevant tilstandsanalyse før prosjektering. Kalkylene bør være av tilstrekkelig kvalitet. Reservene bør sørge for at totalrammen ikke overskrides. Prosjekteringsarbeidet skal være lojalt mot besluttet prosjekt. Prosjekteringsgruppen skal ta sikte på å prosjektere innenfor vedtatte rammer. Brukermedvirkning bør foregå tidlig i prosjektet. Prosjekteringsgruppen skal honoreres i henhold til kontrakt. 93 Norges byggforskningsinstitutt (1995), Rehabiliterings av gamle bygårder, Prosjektrapport 181; Riksrevisjonen ( ): 21. UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 25

34 5.2 Fakta Tilstandsanalyse og prosjekteringsarbeidets kvalitet Tilstandsanalyse OBOS utarbeidet tilstandsrapporter for bygg A, B og C på Hagen skole mars Prosjekteringsgruppen baserte i liten grad prosjekteringen på tilstandsrapportene 94. Ifølge prosjektleder var ikke rapportene egnet som prosjekteringsgrunnlag. Rapportene viste hovedsakelig vedlikeholdsbehov 95. Rådmannen kommenterer i høringssvar vedrørende rapportens faktagrunnlag 96 : Prosjekteringsgruppen er betalt spesielt for å foreta oppmåling, registrering og opptegning av eksisterende bygningsmasse. Dette for å ha et bedre grunnlag enn bare tilstandsanalysen fra OBOS. Sammen med grunnundersøkelsen burde dette vært et tilstrekkelig grunnlagsmateriale. Ved eventuelle uklarheter eller tvil kunne prosjekteringsgruppe supplert sin kunnskap ved henvendelse til prosjektleder. Prosjekteringsarbeidets kvalitet Ifølge byggeleder inneholdt prosjekteringsmaterialet betydelige mangler. Prosjekteringsgruppen glemte for eksempel å prosjektere sprengning, beslag, brannmaling, kledning samt tilkobling av persienner 97. Ifølge byggeleder medførte manglene per ekstrakostnader på kroner eksklusive merverdiavgift. Prosjekteringsgruppeleder omtalte manglene som følgende: Alt som ikke er beskrevet er problematisk. Det er i utgangspunktet en absolutt uønsket situasjon for oss som prosjekterende at mengder og poster mangler. Det genererer enormt mye ekstraarbeid, med endringsmeldinger og diskusjoner med byggeleder og entreprenør. I tillegg inneholdt prosjekteringsmaterialet feil. Ifølge byggeleder medførte feilene per ekstrautgifter på kroner eksklusive merverdiavgift. Rådgivende ingeniør bygg (Eiendomsprosjektering) og arkitekt (Aursand og Spangen) prosjekterte for eksempel ulik betongvegg. Dette medførte at deler av veggen måtte skjæres ned. I tillegg var det nødvendig med ombygging av sprinkleranlegg og stålkonstruksjoner 98. Ifølge prosjektleder var brannprosjekteringen spesielt kritikkverdig. Aursand og Spangen utførte brannprosjektering 99. Rådgivernes forklaringer på prosjekteringsarbeidets kvalitet Ifølge prosjektleder var en årsak til det ufullkomne prosjekteringsarbeidet mangelfull koordinering i prosjekteringsgruppen. Prosjekteringsgruppeleder bekreftet svak koordinering i prosjekteringsgruppen 100 : Koordineringen av prosjekteringsgruppen har vært svakere enn vanlig i dette prosjektet. Vi er ikke vant til å måtte være barnepike for rådgiverne. Arbeidsformen er innarbeidet, og alle kjenner rollene sine. Prosjektleder antydet at manglede kontinuitet hos prosjekteringsgruppen forverret situasjonen. Prosjekteringsgruppeleder bekreftet antagelsen 101 : Et problem er tiden. Prosjektet har vart over fire år. Dermed har flere av firmaene skiftet saksbehandler. Mye kunnskap og kompetanse gikk dermed tapt. Dette er kunnskap som sitter i hodene, og som ikke er nedfelt. Dette er en risiko med langvarige prosjekter. Dette gjelder rådgivende ingeniør ventilasjon (RIV: Tøfte og Smestad), rådgivende ingeniør bygg (RIB: Eiendomsprosjektering) og arkitekt (ARK: Aursand og Spangen). Hos elektrorådgiveren (IBR Elprosjekt) har det vært kontinuitet. Elektro har også en relativt normal feilprosent. 94 Intervju med prosjekteringsgruppeleder Intervju med prosjektleder Nittedal kommune, Eiendom ( ): Revisjonsrapport Hagen skole. Høringssvar 97 Intervju med byggeleder Intervju med byggeleder Intervju med prosjektleder Intervju med prosjekteringsgruppeleder Intervju med prosjekteringsgruppeleder UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

35 Ifølge prosjekteringsgruppeleder benyttet Aursand og Spangen en uerfaren medarbeider til en stor del av prosjekteringen. Vedkommende fikk mye ansvar og varslet ikke at oppgaven var uoverkommelig. Dette fremtrekkes av prosjekteringsgruppeleder som en hovedårsak til feil og mangler i prosjekteringsgrunnlaget Kalkulasjon I tabell 5.1 fremgår budsjettene fra forprosjekt datert , revidert forprosjekt (april 2004), forprosjekt vedtatt , revidert budsjett etter anbud vedtatt og budsjettstatus per I tillegg fremgår avvik i forhold til forprosjekt vedtatt og etter revidert kostnadsramme vedtatt Tabell 5.1: Budsjett for forprosjekt datert , revidert forprosjekt (april 2004), vedtatt , vedtatt og per Tall i millioner. Budsjett A B C D Konsul Bygg Varm VA Uspes Reser Nyby. enter herre epum grøft ifisert ver Sum Forpr ,69 4,27 40,46 6,37 9,67 1,00 0,00 6,60 75,07 Forpr. apr ,20 7,92 3,91 22,17 4,61 5,77 0,00 0,00 0,00 3,12 48,70 Forpr ,00 7,92 3,91 22,17 4,61 5,53 0,00 0,00-1,00 3,06 46,20 Forpr ,00 7,37 5,67 27,02 5,05 5,52 1,13 1,07 0,00 3,01 55,83 Budsj ,00 10,35 6,93 33,58 6,72 6,40 1,22 1,63 0,00 0,08 66,90 Budsjettoverskridelse per i forhold til kostnadsramme vedtatt : I kroner (mill.) - 2,43 3,02 11,41 2,11 0,87 1,13 1, ,99 20,70 I prosent - 31 % 77 % 51 % 46 % 16 % % Budsjettoverskridelse per i forhold til revidert kostnadsramme vedtatt : I kroner (mill.) - 2,99 1,27 6,56 1,67 0,88 0,09 1, ,93 11,07 I prosent - 41 % 22 % 24 % 33 % 16 % 8 % % Reservene i prosjekteringsgruppens kalkyler var lave. Byggherrerepresentant og prosjektleder økte derfor reservene. I forprosjekt vedtatt av kommunestyret utgjorde reserven syv prosent av forventet prosjektkostnad. I revidert kostnadsramme vedtatt (sak 06/05) utgjorde reserven seks prosent av forventet prosjektkostnad. Prosjektregnskapet anslår per en totalkostnad på kroner 67 millioner (per anslås totalkostnaden til kroner 69 millioner). Anslått totalkostnad var kroner 21 millioner (45 prosent) over forprosjekt vedtatt Samtlige bygg kostet mer enn kalkulert i forprosjekt. Nybygget kostet kroner 11,41 millioner, 1967 bygget kroner 3 millioner og 1919/40 bygget kroner 2,4 millioner mer. Totalkostnaden er kroner 11 millioner (20 prosent) over revidert kostnadsramme vedtatt Rådgivernes forklaringer på kalkylenes kvalitet Ifølge prosjekteringsgruppeleder var et hovedproblem at forutsetningene var flytende 103 : Dette har vært vårt mareritt. Forutsetningene var flytende. Aursand & Spangen gav pris på et konkret program. En betingelse var at programmet var avsluttet. Programmeringsfasen var ikke avsluttet, og det var gjentatte endringer i prosjektet. Ifølge prosjekteringsgruppeleder manglet prosjektet styring og kontroll i de tidlige fasene 104 : Det var veldig dårlig styring fra byggherrens side i de tidlige fasene av prosjektet. Dette medførte flere runddanser. Tidligere prosjekteringsgruppeleder ble syk som følge av kommunens dårlige styring. Kommunen hadde vanskelig for å bestemme alternativ. Alle mulige alternativer ble vurdert. Bygninger ble flyttet og endret på. Den første fasen var preget av mye tull, og mangel på kontroll. Ifølge prosjekteringsgruppeleder var det i tillegg problematisk å forholde seg til både bruker- og politikerønsker 105 Brukermedvirkning var problematisk i prosjektet. Det kom krav fra brukerne langt inne i detaljprosjekteringen. I tillegg kom krav om kraftige nedskjæringer fra politikerne. En politisk behandling foregikk parallelt med prosjekteringen Det var vanskelig å forholde seg til både 102 Intervju med prosjekteringsgruppeleder Intervju med prosjekteringsgruppeleder Intervju med prosjekteringsgruppeleder Intervju med prosjekteringsgruppeleder UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 27

36 brukerønsker og politikerønsker. Vi leverte to forprosjekter, og fikk tilleggshonorar som kompensasjon for forgjeves prosjektering Ifølge prosjekteringsgruppeleder var en hovedårsak at kalkylene ikke er etterprøvd 107 : Kalkylene er ikke etterprøvd. Etterprøving er et stort arbeid. Ressurskrevende. Dette henger sammen med markedssituasjonen. I tillegg ligger det en optimisme i kalkylene. Prosjekteringsgruppeleder uttrykte : Det ligger en optimisme i kalkylene. Kalkylen er presset i forhold til rammebetingelsene. Prosjektleder utrykte : Prosjekteringsgruppa har i liten grad rettet seg etter nøkternheten som ligger til grunn for prosjektet og prosjekteringsgruppas kalkyle. Det er benyttet kompliserte detaljløsninger, kompliserte takløsninger og eksisterende bygg er ombygd uten at man har klart å ta med seg sine egne forutsetninger i kalkylen Brukermedvirkning Byggherrerepresentanten uttaler om brukermedvirkningen: Første runde var med en tidligere rektor. Det kom et skifte av rektor. Ny rektor har siden fulgt prosjektet. Det er etablert brukergruppe og det har vært brukermøter. Byggherrerepresentanten og rektor ved Hagen skole har hatt løpende kontakt underveis i prosjektet. Rektor ved Hagen skole var også kommunestyrerepresentant i denne perioden. Brukerne nedsatte tidlig en brukergruppe. Brukergruppen utarbeidet utkast til byggeprogram. Brukerne ved Hagen skole ønsket opprinnelig en utbygging til to klasser per trinn 109. Brukerne uttrykte skepsis da byggherrerepresentanten foreslo å redusere prosjektet til en klasse per trinn med store klasserom 110. Representanter fra skolen deltok på prosjektmøtene i prosjekteringsfasen. Blant representantene var rektor, sekretær, representant for foreldrerådet, leder for samarbeidsutvalget (SU), representant fra kulturskolen og vaktmester. Formannskapet vedtok at opprinnelig forprosjekt skulle revideres. Formannskapet vedtok samtidig at det pedagogiske personalet skulle involveres i dette arbeidet. Ordfører og rådmann bekreftet i saksfremlegg til kommunestyremøte (sak 36/04) at vilkåret var oppfylt. Anbudskonkurransen medførte økte kostnader på kroner Ifølge rådmannen var det mulig å kutte kostnader ved å fjerne forbindelsesgangen samt å utsette rehabilitering av 1919 bygningen. Samarbeidsutvalget motsatte seg å fjerne forbindelsesgangen og utsettelse av rehabilitering av 1990 bygget 111. Kommunestyret vedtok (sak 06/05) å øke prosjektets kostnadsramme til kroner Prosjektets kostnader ble dermed ikke redusert. Prosjektleder uttrykker følgende om brukermedvirkning i prosjektet: Brukermedvirkningen ble organisert etter hva som er vanlig i lignende byggeprosjekter. Det er avholdt 11 prosjektmøter med bruker der prosjektet er drøftet grundig, møtene er dokumentert med detaljerte referater. Arkitekten har deltatt på de fleste av disse møtene. De øvrige rådgiverne etter behov. I tillegg er det avholdt en rekke særmøter og prosjekteringsmøter (referat fra arkitekt). Omfanget av arbeidet i brukergruppene har blitt større enn normalt på grunn av at byggherren har endret forutsetningene og utsatt prosjektet flere ganger. Dette har sammenheng med revurdering av skolestruktur/kretsgrenser vurdering av flere byggetrinn etc. Brukergruppa har arbeidet konstruktivt og lojalt til nye signaler for få til en god skole innenfor de politiske rammer som var fastlagt. Brukergruppas innspill er vurdert og tatt med i de forprosjektene som er politisk behandlet. 106 Rådmannen kommenterer i høringsvar at prosjekteringsgruppens påstander om dårlig styring i begynnelsen av prosjektet, og brukerønsker langt inne i detaljprosjekteringen er udokumentert. 107 Intervju med prosjekteringsgruppeleder Intervju med prosjekteringsgruppeleder Nittedal kommune, Eiendomsenheten ( ): Utbygging/ombygging Hagen skole. Problemnotat. 110 Nittedal kommune Hagen skole ( ): Neste etappe i planlegging av nybygg og rehabilitering. 111 Leder i samarbeidsutvalget ved Hagen skole ( ): Uttalelse fra samarbeidsutvalget om utbygging og rehabilitering av Hagen skole. Vedlagt brev til skolesjefen. 28 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

37 Prosjektleder og byggherrerepresentant konkluderte i intervju at brukermedvirkning ikke har medført økte kostnader i prosjektet. Ifølge prosjekteringsgruppeleder var brukermedvirkningen problematisk: Aursand & Spangen stilte i flere møter med brukerne i forprosjektfasen. Det ble ikke konkludert. Prosjektledelsen stoppet ikke diskusjonene. Prosjektleder styrte møtene. Aursand & Spangen strakte seg langt for å at brukerne skulle bli fornøyd Brukerne fikk omstrukturere Prosjekteringsgruppens honorarer Det kom inn åtte tilbud på prosjektering av Hagen skole. Prosjekteringsgruppenes tilbud fremgår av tabell Tabell 5.2: Tilbud på forprosjekt og detaljprosjektering av Hagen skole Tilbydere Forprosjekt Detaljprosjekt Sum eks. mva. Wiig og Horgmo AS Aursand og Spangen AS Ark 19 arkitektkontor AS Code Arkitekter AS NVK Gosholt Skjerven AS Heggelund og Koxvold AS Dahle/Dahle og Breitenstein AS Arkiforum AS Nittedal kommune holdt kontraktsforhandlinger med Aursand & Spangen Nittedal kommune tegnet kontrakt med prosjekteringsgruppen Kontrakten gjaldt forprosjekt med kostnadsoverslag, oppmåling, registrering og opptegning av eksisterende bygninger A, B og C, samt søknad om rammetillatelse for utbyggingsetappe en. Første prosjektmøte var Oppdraget skulle ferdigstilles Prisen for oppdraget var eksklusive merverdiavgift 114. Ifølge Svendby Bygg Consults prosjektregnskap honorerte Nittedal kommune prosjekteringsgruppen med eksklusive merverdiavgift fra november 2002 til november Prosjektleder anmodet Aursand og Spangen i brev datert om å oversende dokumentasjon på ekstra detaljprosjektering på grunn av reduksjon av nybygg fra 1900 m til 1500 m samt tilbud på revidert forprosjekt 115. Aursand og Spangens nye tilbud er datert I tilbudet fremkommer at opprinnelig tilbud ble utarbeidet på grunnlag av kostnadsramme på kroner , og entreprisekostnad på kroner eksklusive merverdiavgift 116. Kontraktsforhandlinger mellom Nittedal kommune og prosjekteringsgruppen ble holdt Nittedal kommune undertegnet ny avtale med prosjekteringsgruppen februar Følgende rammer ble avtalt 117. Tabell 5.3: Pris for prosjekteringsgruppens oppdrag eksklusive merverdiavgift Oppdrag Øvre honorarramme Revidert forprosjekt Detaljprosjektering/oppfølging Komplette LARK-ytelser Ikke anvendt detaljprosjektering Sum: Nittedal kommune undertegnet tilleggsavtale med Aursand og Spangen Tilleggsavtalen utvidet honorarrammen for revidert forprosjekt med kroner eksklusive merverdiavgift Svendby Bygg Consult (2002): Utskrift fra excelark med data om anbyderne. 113 Nittedal kommune ( ): Avtaledokument mellom Nittedal kommune og prosjekteringsgruppen. 114 Nittedal kommune ( ): Avtaledokument mellom Nittedal kommune og prosjekteringsgruppen. 115 Svendby Bygg Consult ( ): Vedrørende Nittedal kommune - Hagen skole Honorar prosjektering. 116 Aursand og Spangen ( ): Prosjekt nummer Hagen skole Nittedal. Beregning av honorar for red 117 Nittedal kommune (februar 2004): Avtaledokument mellom Nittedal kommune og prosjekteringsgruppen. 118 Nittedal kommune ( ): Tilleggsavtale til kontrakt om prosjekteringsoppdrag. Hagen skole i Nittedal. UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 29

38 Øvre honorarramme for prosjekteringsgruppen var dermed kroner eksklusive merverdiavgift. Samtlige kontrakter inngår i rammen. Prosjektleder informerte følgende om prosjekteringsgruppens kontrakter: Kontraktsforhandlinger med prosjekteringsgruppa ble gjennomført basert på den konkurransen som var gjennomført. Konkurransen var lagt opp slik at man ga pris på fase en forprosjekt og fase to detaljprosjektering (alternative entrepriseformer). Kontrakt for fase en ble undertegnet av eiendomssjef i Nittedal kommune... Som del av den første avtalen lå en opsjon der kommunen hadde en avtale om detaljprosjektering. Det er denne opsjonen som senere blir avtalen om detaljprosjekteringen. Ifølge byggeleders prosjektregnskap har prosjekteringsgruppen per fakturert Nittedal kommune for kroner eksklusive merverdiavgift. Honorarenes fordeling innad i gruppen fremgår av tabell 5.4. Tabell 5.4: Prosjekteringsgruppens honorarer fordelt på firma. eksklusive mva. Aur og Sp (ARK) Eiendomsp (RIB) Tøf og Sme (RIV) IBR Elpros (RIE) Sum Ifølge prosjekteringsleder er Aursand og Spangen uenige med byggeleder angående honorarer for endringsarbeid. Dette ved at byggeleder Aursand og Spangen ikke honoreres for pålagt endringsarbeid 120. Byggeleder bekrefter uenigheten: Byggeleder har ofte sendt tilbake fakturaer fra prosjekteringsgruppen da vi har vurdert gjenstående honorar som for lite i forhold gjenstående arbeid. Videre er det fakturert tilleggsarbeider som byggeleder (i samråd med byggherrerepresentanten) har vurdert som ivaretatt i kontrakt, og dermed returnert. Ifølge byggeleder er det registrert tillegg knyttet til prosjekteringsgruppens kontrakt på cirka kroner eksklusive merverdiavgift 121. I faktahøringssvar spesifiseres beløpet på følgende måte: Tabell 5.5 Registrerte tillegg tilknyttet prosjekteringsgruppens kontrakt Hva Sum Alternativt forprosjekt Varmepumpeanlegg Utvendig VA anlegg Presentasjon Tegningskopiering Tilleggsfakturaer Sum: Revisjonens vurdering Det er grunn til å kritisere prosjekteringsgruppen for høyt omfang av feil og mangler knyttet til prosjekteringsmaterialet. Høyt antall feil og mangler er en hovedårsak til overskridelsene i prosjektet. Per er overskridelsene i forhold til revidert kostnadsramme vedtatt (etter anbud) kroner 11,1 millioner (20 prosent). Revisjonen finner grunn til å kritisere prosjekteringsgruppens kalkyler. Byggeprosjektet Hagen skole er underkalkulert. Per er overskridelsene i forhold til kostnadsramme vedtatt av kommunestyret på kroner 20,70 millioner (45 prosent). Revisjonen konstaterer at prosjekteringsgruppens arbeidsforhold ikke har vært optimale. Prosjekteringsgruppen har ikke hatt et eksplisitt rammevedtak å forholde seg til under prosjekteringen (se kapittel 3). Prosjekteringsgruppen har redusert opprinnelig prosjekt betydelig. I tillegg har prosjektet hatt sterk grad av brukermedvirkning, noe som kan ha bidratt til økte kostnader. Dette kan imidlertid ikke unnskylde at kalkulert kostnad ligger betydelig under reell kostnad. Mangelfull kalkulering bidrar til at kommunestyret fatter vedtak på feilaktig grunnlag Intervju med prosjekteringsgruppeleder Intervju med byggeleder UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

39 Prosjektet har etter revisjonens vurdering hatt en relativt høy grad av brukermedvirkning, som forutsatt i formannskapets vedtak Prosjektleder/byggherrerepresentant og prosjekteringsgruppeleder er uenige om brukermedvirkningen har vært problematisk. Ifølge prosjekteringsgruppeleder har det vært vanskelig å forholde seg både til brukernes kostnadsøkende ønsker og politikernes kostnadsreduserende krav. Det kan stilles spørsmål ved om kombinasjonen av manglende rammevedtak (fastlagte forutsetninger) og høy grad av brukermedvirkning i prosjekteringsfasen medvirker til overskridelsene. Revisjonen finner ikke belegg for at prosjekteringsgruppen er illojal i forhold til kommunestyrets vedtak. Dette ved at prosjektet mangler et eksplisitt rammevedtak underveis i prosjektet. Manglende avklaring tidlig i prosjektet medfører risiko for at byggeprosjekter får høyere kostnader enn ønsket. Etter revisjonens vurdering kan reservene settes høyere i forprosjektets kalkyler. Dette på grunn av usikkerhet tilknyttet rehabilitering. Kalkylens sluttsum er 45 prosent under anslått sluttsum per En reserve på 45 prosent er imidlertid urealistisk. Forhøyet reserve ville derfor i liten grad bidratt til at budsjettet overholdes. Det vurderes som uheldig at det ikke foreligger relevant tilstandsrapport. Relevante tilstandsrapporter kan forebygge prosjekteringsfeil. Nittedal kommune har hovedsakelig honorert prosjekteringsgruppen i henhold til kontrakt. Frem til november 2003 honoreres imidlertid prosjekteringsgruppen med kroner over beløp bestemt i kontrakt datert Dette beløpet ble innlemmet i kontrakt datert februar UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 31

40 6 GJENNOMFØRINGSFASEN I kapittel seks behandles følgende problemstilling: Er det forhold i gjennomføringsfasen som har vært en kostnadsdrivende faktor? 6.1 Revisjonskriterier Kostnadsdrivende faktorer i gjennomføringsfasen kalles vanligvis endringer. De fleste byggeprosjekter har endringer i byggefasen. Endringene har hovedsakelig negative konsekvenser. Konsekvensene kan være økte kostnader, forsinkelser, dårligere arbeidsmoral, redusert produktivitet og konflikt 122. Stort endringsomfang medfører at varer og tjenester på byggeplassen prises uten konkurranse. Endringsomfang bør derfor være lavest mulig. Norsk standard 8405 gjelder for entreprenørenes kontrakt. Norsk standard 8405 ble fremmet i Standarden erstattet norsk standard Norsk standard 8405 krever økte ressurser fra byggherren sammenlignet med norsk standard Et eksempel er strengt formaliserte varslingsregler i punkt 20 til Byggherren kan pålegge entreprenørene endringer, jamfør norsk standard 8405 punkt Byggherren kan ikke pålegge endringer ut over 15 % av kontraktssum. Ved uenighet skal partene søke å oppnå avtale om justering av vederlaget. Dersom avtale ikke oppnås, skal kontraktens enhetspriser anvendes, jamfør norsk standard 8405 punkt Dersom anvendelige enhetspriser ikke foreligger, kan byggherren kreve at entreprenøren gir et spesifisert tilbud på fastpris for vederlaget. Byggherren skal ta stilling til tilbudet uten ugrunnet opphold. Avslås entreprenørenes tilbud gjelder bestemmelsene om regningsarbeid, jamfør norsk standard 8405 punkt Ut fra dette setter revisjonen opp følgende kriterier: Endringsomfang bør være lavest mulig. 6.2 Fakta Endringer Endringsbehandling Byggeleder beskriver endringsbehandlingen på følgende måte 124 : Endringene begynner ofte med en problemstilling i en e-post, en problemstilling som tas opp i et byggemøte eller med varsel fra entreprenør om feil/mangel ved prosjekteringsmaterialet. Dette videreformidles umiddelbart til prosjekteringsgruppa med beskjed om at dette må gjennomgås og gis tilbakemelding på. Det må utarbeides endringsliste og revideres tegningsliste dersom det er relevant. Da dette etter hvert er på plass, sendes endringslisten til entreprenør for prising med kopi til byggeleder. Entreprenøren priser endringslisten og sender den til byggeleder. Byggeleder sender den til prosjekteringsgruppa for gjennomgang og anbefaling. I den grad anbefalingen er i samsvar med entreprenørens pris og byggelederes vurdering, signeres endringslisten av byggeleder som sender denne til entreprenør med kopi til byggherrerepresentant.. Endringen er med dette å betrakte som bestilt Rutinen ble slik på grunn av entreprenørens krav om å få fortgang i prosessen rundt tillegg/endringer for ikke å hindre byggearbeidene og for å unngå/redusere tilhørende krav om fremdriftskonsekvenser. Ifølge byggeleder foreligger det 362 endringsmeldinger per Tabell 6.1 viser antall endringsmeldingene fordelt på prosjekteringsgruppen: Tabell 6.1: Endringsmeldingene fordelt på prosjekteringsgruppen: Aur og Sp (ARK) Eiendoms (RIB) Tø og Sm (RIV) IBR El (RIE) Sum I tillegg har byggeleder utarbeidet 56 rekvisisjoner. Med rekvisisjon menes en bestilling fra byggherren. Entreprenørene har sendt 118 varsler. 122 ABB: Prosjekteringsarbeid. 123 Hassellund, Silje og Hans Cappelen (2004): Generelt om byggherrene og NS 8405 Norsk bygge- og anleggskontrakt. 124 Intervju med byggeleder UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

41 Ifølge prosjekteringsgruppeleder responderes varsler med endringsmeldinger: I praksis går varsler og endringsmeldinger ut på det samme. Varsler responderes med endringsmeldinger. Vi blir pålagt å produsere endringsmeldinger. Byggeleder behandler endringene videre. Ifølge prosjektleder er det normalt med mellom 100 og 150 endringer i tilsvarende prosjekter. Majoriteten av endringene er tilknyttet bygningsmessig arbeid. Bygningsmessig arbeid utføres av Seby. Antall endringer har medført at endringenes kostnad overstiger 15 prosent av kontraktssum. Kommunen kan dermed ikke pålegge hovedentreprenør Seby å utføre endringer 125. Nittedal kommune må ofte godta at endringsarbeid prises uten konkurranse. Ifølge byggelder, prosjektleder og prosjekteringsgruppeleder utnytter hovedentreprenør Seby situasjonen maksimalt. Dette ved å varsle endring når det er mulig etter norsk standard Ifølge prosjekteringsgruppeleder og prosjektleder priser ofte Seby endringene for høyt 126. Prosjektleder uttrykte i den forbindelse: Det er risiko for rettslig oppgjør med entreprenøren. Dette på grunn av stor grad av uenighet om forhold tilknyttet endringene. Ifølge byggeleder og prosjektleder har norsk standard 8405 ført til flere endringer i prosjektet. Prosjektleder utrykte: norsk standard 8405 bidrar til at selv det minste avvik varsles og blir en sak. Dette bidrar til større konfliktnivå i byggesaken ved at det blir strid om samtlige endringer. I ettertid er det min vurdering at norsk standard 3430 ville vært et bedre valg for Nittedal kommune i prosjektet Hagen skole. Ifølge byggeleder kunne situasjonen vært unngått: Hadde prosjekteringsgruppa foretatt en grundigere gjennomgang i forbindelse med prosjektgranskingen som ble foretatt før jul 2005, kunne arbeidsmengden for alle involverte blitt betydelig mindre og de direkte tilleggskostnadene redusert vesentlig. Byggeleders prosjektregnskap Byggeleders prosjektregnskap inneholder liste over samtlige justeringer i prosjektet. Justeringene gjelder i forhold til revidert kostnadsramme vedtatt (sak 06/05). Listen inneholder forhold som medfører fradrag. Fradragene utgjør kroner I tillegg inneholder listen forhold som medfører tillegg. Med tillegg menes kostnader som ikke er kontraktsfestet. Tilleggene utgjør kroner Prosjektets endringsutgifter inngår i listen over tillegg. Flere av utgiftene er foreløpige beregninger av endelig utgift. Byggeleder grupperer tilleggene på følgende måte: Tabell 6.2: Tillegg i henhold til byggeleders prosjektregnskap per Kat. Forklaring Kroner Pros. Kum. p A Merkostnad på byggeplass p.g.a. prosjekteringsfeil B Merkostnad på grunn av prosjekteringsfeil rettet før bygging C Mangler i prosjekteringsmaterialet D Økt rigg og drift på grunn av økt volum E Økt rigg og drift knyttet til fremdrift/forsering F Plunder og heft på grunn av feil og mangler G Økt byggeledelse, administrasjon og advokathonorar H Konsulentutgifter I Innredningsutgifter U Uforutsette utgifter BGH Byggherrebeslutninger Ingen Annet Sum: Utgiftene knyttet til kategoriene A til G kan hovedsakelig tilskrives feil og mangler ved prosjekteringsmaterialet. Dette utgjør 71 prosent av tilleggsutgiftene (kroner ,3). Mangler i prosjekteringsmaterialet utgjør den største enkeltposten (kroner ). 125 Intervju med prosjektleder Intervju med prosjektleder Tilleggsberegningene er foreløpige. Flere av tilleggene baseres på forventet kostnad. UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 33

42 Andre kostnadsdrivende forhold i gjennomføringsfasen Ifølge byggherrerepresentant har ikke prosjekteringsgruppen ansvaret for samtlige overskridelser i byggefasen. Dette ved at grunnforholdene var uklare. Problemet var størst i forhold til vann og avløp. Disse kostnadene er hovedsakelig ivaretatt i eget budsjett (VA grøft). Byggherrerepresentant uttrykte: Prosjekteringsgruppa har ikke ansvar for alt. Noe er også kommunens ansvar. Dette gjelder vann og avløp. Det har stadig dukket opp nye ledninger og andre forhold i grunnen som har fordyret prosjektet. Prosjektleder og byggeleder kommenterer i faktahøring 128 : Kostnader tilknyttet grunnforhold/vann/avløp er plassert på hovedprosjekt og VA-grøft i forhold til hvordan den opprinnelig prosjekterte løsningen er splittet Entreprenørenes vederlag Byggherren kan etter norsk standard 8405 pålegge entreprenørene å kontrollere beskrivelsens angitte mengder mot tegningenes mengder (mengdekontroll). Entreprenørenes kontraktssummer etter mengdekontroll fremgår av tabell 6.3. Tabell 6.3: Entreprenørenes kontraktsbeløp eksklusive merverdiavgift Entreprenør Tilbudssum Tillegg Fratrekk Kontraktssum Elevator AS Watt Andesnes Luftkvalitet Seby Sum Byggeleder har per registrert kroner eksklusive merverdiavgift som tillegg på Sebys kontrakt (bygningsmessig entreprise). Byggeleder har per registrert kroner eksklusive merverdiavgift som tillegg på Andenæs kontrakt (rørentreprise). Byggelder har per registrert kroner eksklusive merverdiavgift som tillegg på AS Watts kontrakt (elektroentreprise). Byggeleder har per registrert tillegg på kroner eksklusive merverdiavgift på Luftkvalitet AS` kontrakt (ventilasjonsentreprise). Byggeleder har ikke registrert tillegg på Elevators kontrakt (heisentreprise). 6.3 Revisjonens vurderinger Byggeleder har godkjent 362 endringsmeldinger i prosjektet. I tillegg har byggeleder utarbeidet 56 rekvisisjoner. Endringene skyldes hovedsakelig feil og mangler i prosjekteringsdokumentene. Ifølge byggeleders prosjektregnskap skyldes cirka 71 prosent (kroner ) av tilleggsutgiftene i byggefasen feil og mangler i prosjekteringsmaterialet. Det kan stilles spørsmål ved om hovedentreprenør Seby har benyttet omfanget av feil og mangler til å øke egen margin. Hovedentreprenør Seby varsler endring når det er mulig etter norsk standard Endringenes kostnad overstiger 15 prosent av kontraktssum. Nittedal kommune kan dermed ikke pålegge Seby å utføre endringer, jamfør norsk standard 8405 punkt Dette medfører risiko for at Nittedal kommune må akseptere priser som overgår markedspris. 128 Svendby Bygg Consult ( ): Hagen skole kommentarer til faktainnhenting. Notat. 34 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

43 7 LOV OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER I kapittel syv behandles følgende problemstilling: Etterleves lov om offentlig anskaffelse i prosjektet Hagen skole? 7.1 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene baseres på regler for anskaffelser under EØS/WTO-terskelverdiene. Samtlige anskaffelser i prosjektet Hagen skole var på kunngjøringstidspunktet under EØS/WTOterskelverdiene. 129 Offentlige anskaffelser skal, så langt det er mulig, baseres på konkurranse 130. Dette gjelder uavhengig av anskaffelsens verdi. Tillatt anskaffelsesprosedyre for anskaffelser under EØS/WTO terskelen er åpen eller begrenset anbudskonkurranse, eller konkurranse med forhandlinger 131. Med unntak av direkte kjøp, er det kunngjøringsplikt for alle anskaffelser. Kunngjøringen skal sendes Norsk lysningsblad for utlysning i DOFFIN-databasen 132. Konkurransegrunnlaget skal opplyse om ytelsen som skal anskaffes 133. Anskaffelsens omfang bør angis slik at leverandørene kan beregne sammenlignbare priser, jamfør kravet om forutberegnlighet i lov om offentlige anskaffelser 5 tredje ledd. Konkurransegrunnlaget skal opplyse om valgt anskaffelsesprosedyre, frist for mottak av tilbud (dag og klokkeslett), adressen tilbudet skal sendes til, hvordan tilbudet skal merkes, vedståelsesfrist, kriterier for tildeling av kontrakt, tilbudets språk samt inneholde henvisning til kunngjøring 134. Ved henvisning til forskrift om offentlige anskaffelser bør det vises til korrekt paragraf i henhold til anskaffelsens terskelverdi. Offentlige anskaffelser bør bestå av to evalueringer. Først evalueres om leverandørene er kvalifisert til å delta i konkurransen. Evalueringen gjøres på grunnlag av kvalifikasjonskrav. Kvalifikasjonskravene gjelder bare leverandøren, og angår ikke tilbudet 135. Kvalifikasjonskrav kan for eksempel være faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet 136, økonomi eller kapasitet 137. Kvalifikasjonskrav samt krav til dokumentasjon skal fremkomme av kunngjøringen 138. Leverandørenes tilbud evalueres etter at kvalifiserte leverandører er utvalgt. Leverandørene er nå likestilt. Når en leverandør er kvalifisert, skal ikke leverandøren kvalifiseres på nytt i tildelingsfasen. Her er det selve ytelsen (tilbudet) som skal evalueres 139. Tilbudene vurderes på bakgrunn av tildelingskriteriene. Tildelingskriteriene må knyttes til kontraktens gjenstand samt være så presise at utvelgelsen ikke baseres på fritt skjønn 140. Alle kriterier som inngår i helhetsvurderingen skal fremgå av konkurransegrunnlaget 141. Det kan benyttes kriterier som pris, kvalitet, teknisk verdi, estetiske og funksjonsmessige egenskaper, service og teknisk bistand og oppfyllelsestid 142. Tildelingskriterier bør ikke benyttes som kvalifikasjonskrav, og motsatt. Et forhold bør kun vektlegges en gang. Kravet om likebehandling er hjemlet i lov om offentlige anskaffelser 5 fjerde ledd. Her fastslås at utvelgelse av kvalifiserte tilbydere og tildeling av kontrakt skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Forskrift om offentlige anskaffelser 3-1 (2) bestemmer at konkurransen skal gjennomføres på en forsvarlig måte med lik behandling av leverandørene. 129 Ny forskrift om offentlige anskaffelser trer i kraft Lov om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser Nærings- og handelsdepartementet (mars 2004): Beste praksis offentlige anskaffelser: Forskrift om offentlige anskaffelser 12-5 (1). 137 Klagenemda for offentlige anskaffelser ( ): Sak 2003/ Forskrift om offentlige anskaffelser 12-6 (1). 139 Høyesteretts dom av : Nucleus dommen. 140 Nærings- og handelsdepartementet (2004): Veileder. Beste praksis offentlige anskaffelser: Nærings- og handelsdepartementet (2004): Veileder. Beste praksis offentlige anskaffelser: Forskrift om offentlige anskaffelser UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 35

44 Dette medfører at oppdragsgiver plikter å se bort fra erfaringer gjort med deltakere i tidligere kontraktsforhold ved valg av tilbud, jamfør Klagenemnda for offentlige anskaffelsers avgjørelse i sak 2003/60. Ved konkurranse med forhandling under EØS/WTO-terskelverdiene skal oppdragsgiver invitere minst tre leverandører til forhandlinger. Det forutsettes at leverandørene har en reell mulighet til å få tildelt kontrakt 143. Det skal holdes reelle forhandlinger der tilbyderne gis like muligheter til å komme med reviderte tilbud. Forhandlingene bør benyttes til å gjøre tilbudene sammenlignbare med hensyn til oppdragsomfang, timebruk og timepriser. Kravet til etterprøvbarhet forutsetter at det skrives referat fra forhandlingsmøtene 144. Beslutning om hvem som får kontrakt skal meddeles samtidig til alle deltakere i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen skal inneholde begrunnelse for valget samt angi klagefrist 145. Oppdragsgiver skal fastsette vedståelsesfrist, jamfør forskrift om offentlige anskaffelser Vedståelsesfristen angir tiden tilbudene er bindende. Når vedståelsesfristen har utløpt er konkurransen avsluttet. Forlenget vedståelsesfrist etter utløpsdato, er brudd på krav om forutberegnlighet og konkurranse i lov om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser 15-1 punkt en bestemmer at oppdragsgiver skal føre protokoll fra konkurransen. Direkte anskaffelser unntas protokollplikt 147. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Protokollen skal angi navn på samtlige leverandører og begrunnelse for valg av tilbud. Tilbudets verdi samt relative fordeler og egenskaper i forhold til de øvrige tilbudene skal angis. Kravet om etterprøvbarhet tilsier at tilbudene oppbevares for ettertiden. Kontrakt skal inngås i rimelig tid etter meddelelse om hvem som får kontrakt, jamfør forskrift om offentlige anskaffelser Kontrakt er inngått når den er undertegnet av begge parter 148. Kontrakt bør inngås før arbeid igangsettes. Undertegnet kontrakt binder partene. Retten kan ikke omgjøre beslutninger når kontrakt er inngått, jamfør lov om offentlige anskaffelser 7 og 8. Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) avviser saker dersom det er mer enn seks måneder siden kontrakt inngås 149. Kontrakt bør inngås før honorarer utbetales. Dette for å motvirke at honorarer betales uten gyldig grunnlag. En forutsetning for å overholde lov om offentlige anskaffelser med forskrift, er at ansvarlige aktører innehar nødvendig kompetanse. I kommunen er dette rådmannens ansvar. I tillegg bør konsulenter som bidrar i anskaffelsesprosessene ha påkrevd kompetanse. Ut fra dette oppsetter revisjonen følgende kriterier: Offentlige anskaffelser skal, så langt det er mulig baseres på konkurranse. Konkurransegrunnlaget skal opplyse om ytelsen som anskaffes, anskaffelsesprosedyre, frist for mottak av tilbud, adressen tilbudet skal sendes til, hvordan tilbudet skal merkes, vedståelsesfrist, kriterier for tildeling av kontrakt, tilbudets språk samt inneholde henvisning til kunngjøring, jamfør forskrift om offentlige anskaffelser Anskaffelsene bør bestå av to evalueringer. Det bør skilles mellom kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Det er ikke tillatt å legge vekt på erfaring gjort med deltakere i tidligere kontraktsforhold ved valg av tilbud. Ved konkurranse med forhandling under EØS/WTO-terskelverdiene skal oppdragsgiver invitere minst tre leverandører til forhandlinger. Beslutning om hvem som får kontrakt skal meddeles samtidig til alle deltakere i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen skal inneholde begrunnelse for valget samt angi klagefrist. Når vedståelsesfristen er utgått skal konkurransen være avsluttet. Vedståelsesfrist kan ikke forlenges etter at fristen er utløpt. 143 Forskrift om offentlige anskaffelser 16-3 punkt Klagenemnda for offentlige anskaffeleser (KOFA)( ): Avgjørelse i sak 2003/ Forskrift om offentlige anskaffelser Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) ( ): Avgjørelse i sak 2004/ Forskrift om offentlige anskaffelser 11-2 punkt Forskrift om offentlige anskaffelser 17-3 (1). 149 Klagenemda for offentlige anskaffelser (2003): Årsrapport. 36 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

45 Det skal føres protokoll etter forskrift om offentlige anskaffelser Kravet om etterprøvbarhet tilsier at tilbudene bør oppbevares. Kontrakt skal inngås i rimelig tid etter meddelelse om hvem som får kontrakt, jamfør forskrift om offentlige anskaffelser Kontrakt bør inngås før arbeid igangsettes og honorarer utbetales. Dette for å motvirke at honorarer betales uten gyldig grunnlag. 7.2 Fakta Anskaffelse av prosjekt- og byggeleder Prosedyre for anskaffelse av prosjekt- og byggeleder var konkurranse med forhandling 150. Byggherrerepresentanten kunngjorde anskaffelsen i DOFFIN-databasen juni Konkurransegrunnlagets punkt 3.1 oppgav følgende krav til tilbyder (kvalifikasjonskrav): Tilbyder skal ha erfaring fra lignende oppdrag. Tilbyder skal ha relevante godkjenninger i henhold til Plan- og bygningsloven og bygningsloven. Tilbyder skal dokumentere nødvendige rutiner/styringssystemer. Tilbyder bør ha kjennskap til naturlig ventilasjon. Konkurransegrunnlaget krevde i tillegg innlevering av skatteattester og HMS-erklæring. Nittedal kommune valgte tilbyder ut i fra hvilket tilbud som var økonomisk mest fordelaktig. Valget krevde en samlet vurdering mot tildelingskriteriene (ikke kun pris). Tildelingskriteriene var 152 : Referanser fra tidligere relevante arbeider inklusive naturlig ventilasjon. Honorarbudsjett i henhold til NS Timepriser for aktuelle deltagerkategorier som skal oppgis i henhold til NS 8402 punkt Kapasitet/ evne til å gjennomføre prosjektet. Utlysningen medførte ti tilbud, jamfør tabell 4.1 (kapittel fire). Byggherrerepresentanten sendte spørsmål til fire tilbyderne med lavest pris 153. Dette var Sivilingeniør Jach Larsen AS, Svendby Bygg Consult AS, Sivilingeniør Trond Thorvaldsen AS og Byggeadministrasjon AS 154. Nittedal kommune avholdt således ikke reelle forhandlinger med minst tre tilbydere. Sivilingeniør Jach Larsen AS fremmet konkurransens laveste tilbud, jamfør tabell 4.1. Sivilingeniør Jach Larsen AS tilbød prosjekt- og byggeledelse for kroner eksklusive merverdiavgift. Byggherrerepresentanten presiserer i faktahøringssvar 155 : I første sammenstilling for valg av prosjekt/byggeledelse er Jach Larsen laveste anbyder. Etter at de fire laveste anbydere hadde besvart tre tilleggsopplysninger, spesielt om valg av entrepriseform (total/ hovedentreprise) hadde innvirkning på tilbudssummen ble ny sammenstilling satt opp og hvor Svendby Bygg Consult da ble laveste anbyder fordi Larsen hadde forutsatt totalentreprise i sitt tilbud. Svendby Bygg Consult ble dermed laveste anbyder enten man gikk for total eller hovedentreprise. Ifølge byggherrerepresentanten var Sivilingeniør Jach Larsen AS et enmannsforetak. Dette var en årsak til at Sivilingeniør Jach Larsen AS tilbud ikke ble antatt. Nittedal kommune antok Svendby Bygg Consult AS tilbud. Tilbudet lød på kroner eksklusive merverdiavgift. Byggherrerepresentantens erfaring med Svendby Bygg Consult AS ble vektlagt. Byggherrerepresentanten representerte Nittedal kommune i prosjektet Hakadal ungdomskole. Svendby Bygg Consult AS var prosjekt- og byggeleder ved Hakadal ungdomsskole. I tillegg var Svendby prosjektleder for utbygging av Rotnes og Kirkeby skole i Nittedal 150 Nittedal Kommune (2002): Konkurranse med forhandling. Prosjekt- og byggeledelse for tilbygg/ombygging/rehab. 151 Nittedal kommune, byggherrerepresentant (2002): Excel fil med kopi av utfylt skjema til Norsk Lysningsblad. 152 Nittedal Kommune (2002): Konkurranse med forhandling. Prosjekt- og byggeledelse for tilbygg/ombygging og rehab. 153 Intervju med byggherrerepresentant Intervju med byggherrerepresentant Nittedal kommune, byggherrerepresentant ( ). Faktahøringssvar. Notat til rådmannen UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 37

46 kommune 156. Byggherrerepresentanten vektla også at Svendby Bygg Consult AS er et firma med flere ansatte. Byggherrerepresentanten uttrykte i intervju 157 : Svendby og Jach Larsen leverte inn lavest tilbud. Jach Larsen fikk ikke oppdraget fordi han representerte et enmannsforetak som ble vurdert som risikabelt i samsvar med tildelingskriteriene Svendby leverte inn et lavt tilbud. Svendby har tidligere hatt lignende prosjekter for Nittedal kommune. For eksempel i forbindelse med Hakadal skole. Byggherrerepresentanten kjente til både Jach Larsen og Svendby fra før. Også Jach Larsen har tidligere gjort arbeid for Nittedal kommune. Hagen skole var en stor jobb, og passet ikke for et enmannsforetak. Meddelelse om hvem som skal få kontrakt er datert Byggherrerepresentanten sendte ut meddelelsen per faks. Klagefristen ble satt til Meddelelsen inneholdt ikke begrunnelse for valg av Svendby Bygg Consult. Protokoll fra anskaffelsen ble vedlagt 158. Protokollen informerte at Svendby Bygg Consult fikk oppdraget samt tilbudets verdi. I tillegg listet protokollen opp tapende leverandører. Protokollen innformerte ikke om vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom anskaffelsesprosessen. Protokollen inneholdt ikke en nærmere begrunnelse for valg av Svendby Bygg Consult AS med angivelse av relative fordeler og egenskaper i forhold til de øvrige tilbudene. Byggherrerepresentanten uttrykte 159 : Som mal er brukt protokoll fra Interkommunal innkjøpsordning Nedre Romerike. Kravene til protokollførsel ble endret , noe som jeg ikke hadde registrert da. To av ti tilbud er tatt vare på av Nittedal kommune. Dette er tilbudene til Erstad & Lekven og Sivilingeniør Jach Larsen AS. Svendby Bygg Consult oppbevarer eget tilbud. Syv av ti tilbud er ikke tatt vare på. Prosjektleder startet arbeidet Nittedal kommune tegnet avtale med Svendby Bygg Consult Nittedal kommune honorerte Svendby Bygg Consult kroner eksklusiv merverdiavgift før kontrakt var undertegnet av Nittedal kommune Anskaffelse av prosjekteringsgruppe Prosedyre for anskaffelse av prosjekteringsgruppe var konkurranse med forhandling 163. Nittedal kommune kunngjorde anskaffelsen i DOFFIN-databasen august Konkurransegrunnlagets punkt 3.1 oppgav følgende krav til tilbyder (kvalifikasjonskrav): Tilbydere må ha erfaring fra lignende oppdrag og dette skal dokumenteres med CV for angjeldende person(er) samt ha relevante godkjenninger i henhold til plan og bygningsloven. Tilbyder må kunne dokumentere nødvendige rutiner og styringssystemer. Det er nødvendig med kjennskap til prinsipper for og praktisk utforming av naturlig ventilasjon. Konkurransegrunnlaget krevde i tillegg innlevering av skatteattester og HMS-erklæring. Nittedal kommune la til grunn hvilke tilbud som var økonomisk mest fordelaktig ved valg av tilbud. Dette ved at Nittedal kommune ikke kun la vekt på pris. Kriteriene ble angitt i uprioritert rekkefølge: Referanser fra tidligere relevante arbeider. Fastpris i henhold til 8401, Honorarbudsjett i henhold til NS 8402 med angivelse av øvre tak. Utlysningen medførte åtte tilbud. Prosjektleder sendte ut spørsmål til tilbyderne. Dermed fikk tilbyderne mulighet til å presisere sine tilbud. Prosjekteringsgruppeleder utrykte: 156 Svendby Bygg Consult 2002: Oversikt over referanseprosjekter. 157 Intervju med byggherrerepresentant Nittedal kommune, Eiendomsenheten ( ): Gjelder prosjekt- og byggeledelse Hagen skole. 159 Intervju med byggherrerepresentant Svendby Bygg Consult ( ): Timefordeling for Hagen skole- Prosjektledelse. Alle timer fra til Nittedal kommune ( ): Avtaledokument mellom Nittedal kommune og Svendby Bygg Consult. 162 Fakturaer på kroner og registrert i byggeleders prosjektregnskap og Nittedal kommune (2002): Konkurranse med forhandling. Utarbeidelse av forprosjekt og prosjektering for tilbygging. 164 Svendby Bygg Consult ( ): Opplysninger til protokoll; Nedre Romerike distriktsrevisjon har ikke sett kunngjøringen. 38 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

47 Vi ble skviset i forhandlinger. Det var ikke formelle forhandlinger, men et avklaringsmøte. Forhandlingene foregikk gjennom korrespondanse. Vi måtte svare på et avklaringsbrev fra Svendby. Dette medførte at vi måtte ta på oss en reguleringsjobb i forbindelse med oppdraget. Reguleringsarbeidet inngikk egentlig ikke i tilbudet. Det var et avklarende møte tilslutt, før vi underskrev kontrakt. Svendby Bygg Consult anbefalte i brev datert at det holdes avklarende møter med ARK 19 arkitektkontor AS, Aursand & Spangen AS og Wiig og Horgmo AS 165. Avklaringsmøter ble holdt Det ble ikke skrevet referat fra avklaringsmøtene. Nittedal kommune holdt kontraktsforhandlingsmøte med Aursand & Spangen Prosjektleder daterte meddelelse om hvem som skal tildeles kontrakt Klagefrist var Meddelelsen inneholdt ingen begrunnelse for valg av Aursand & Spangen 167. Prosjektleder sendte også ut meddelelse om at kontrakt er opprettet til samtlige tilbydere. Meddelelsen er datert Meddelelsen informerte at kontraktsbeløp for forprosjekt er kroner og at kontraktsbeløpet for detaljprosjektering er kroner Meddelelsen opplyste at Aursand og Spangen har referanser fra relevante skoleprosjekter. Det angis ingen begrunnelse for valg av Aursand og Spangens tilbud 168. Det er ikke ført protokoll fra anskaffelsen etter forskrift om offentlige anskaffelser Samtlige tilbud oppbevares av Svendby Bygg Consult. Nittedal kommune undertegnet kontrakt med Aursand og Spangens prosjekteringsgruppe Ifølge kontrakten påbegynte Aursand og Spangen arbeidet Prosjektleder registrerte første faktura fra Aursand og spangen Fakturaen var første avdragsnota for forprosjektet, og lød på kroner eksklusive merverdiavgift Anskaffelse av entreprenører Prosjektleder registrerte anskaffelsene hos Norsk lysningsblad for kunngjøring i DOFFIN-databasen 170. Kunngjøringen opplyste at anskaffelsesprosedyre var konkurranse med forhandling. Prosjekteringsgruppen utarbeidet konkurransegrunnlaget for anskaffelse av entreprenørene. Konkurransegrunnlaget besto av tilbudsbeskrivelse & fellesbestemmelser for alle entrepriser (bok 0) samt et tilbudsdokument med mengdebeskrivelse for hver entreprise. Konkurransegrunnlaget opplyste ikke om valgt anskaffelsesprosedyre og tilbudets språk. Konkurransegrunnlaget henviste ikke til kunngjøringen. Konkurransegrunnlagets punkt tre viste til forskrift om offentlige anskaffelser 5-3 (befaringer og konferanser), 5-7 (krav til leverandørens organisering underentreprenører), 5-9 (fast ansatte), 7-5 (vedståelsesfrist) og (krav til utfylling av tilbudet). Samtlige paragrafer tilhører del II i forskrift om offentlige anskaffelser. Del II gjelder kun anskaffelser over EØS- /WTO-terskelverdiene. Tilbudsbeskrivelsen & fellesbeskrivelsen for alle entrepriser beskrev følgende kvalifikasjonskrav: K1:Godkjent ansvarsrett i henhold til plan- og bygningsloven, K2: Relevante referanseprosjekter siste tre år (del av tildelingskriteriet), K3: HMS-egenerklæring, K4: Kvalitetsikringssystem/- styringssystem for firmaets arbeider, K5: Administrativt personell (del av tildelingskriteriet), K6: registrert foretak, K7: skatteattest. K:8 økonomisk styrke (del av tildelingskriteriet). Ifølge kunngjøringen la Nittedal kommune til grunn hvilke tilbud som var økonomisk mest fordelaktige ved valg av entreprenør. Nittedal kommune la dermed ikke kun vekt på pris. Konkurransegrunnlaget beskrev pris og byggherrens vurdering av gjennomføringsevne som tildelingskriterier 171. Pris vektlegges med et grunnpoengtall på 80, mens byggherrens vurdering av gjennomføringsevne vektlegges med et grunnpoengtall på 20. Gjennomføringsevne måles 165 Svendby Bygg Consult ( ): Vedr: Hagen skole Prosjekteringstilbud. 166 Svendby Bygg Consult ( ): Timefordeling for Hagen skole- Prosjektledelse. 167 Svendby Bygg Consult ( ): Hagen skole, tilbud på prosjektering. 168 Svendby Bygg Consult ( ): Vedr. Hagen skole prosjekteringstilbud. 169 Nittedal kommune ( ): Avtaledokument mellom Nittedal kommune og prosjekteringsgruppen. 170 Norsk lysningsblad ( ): Kunngjøring av konkurranse under terskelverdien. 171 Aursand og Spangen AS ( ): Hagen skole bok 0. Tilbudsinnbydelse & fellesbestemmelser for alle entr.:8 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 39

48 ved hjelp av kvalifikasjonskriterium 2 (relevante referanseprosjekter), 5 (administrativt personell) og 8 (økonomisk styrke). Følgende evalueringsformel oppgis: Leverandørs poengtall= ((gjennomsnitt av samtlige tilbud/ leverandørs pris)) x 80+ ((karakter (1til 6) for gjennomføringsevne) /6x 20. Evalueringsformelen ble ikke benyttet. Prosjekteringsgruppen innstilte utelukkende på bakgrunn av pris. Ifølge kunngjøringen var det lukket tilbudssåpning klokken på rådhuset i Nittedal. I konkurransegrunnlaget fremgår at tilbudsåpning foretas klokken Ifølge byggherrerepresentanten var prosjekteringsgruppeleder og prosjektleder uenige om prosjekteringsgruppen eller prosjektledelsen skulle utarbeide innstillingene: Hver fagkonsulent hadde sin åpning. Svendby skrev protokollen. Hver konsulent tok med seg tilbud tilhørende sin entreprise. Det var litt divergens. Arkitekten mente Svendby påla han arbeid han ikke skulle utføre. Arkitekten mente at det ikke stod i kontrakten. Men arkitekten gjorde arbeidet. Innstillingene ble laget. Med fagkonsulent menes representant for de ulike fagene i prosjekteringsgruppen (Arkitekt, RIB, RIV, og RIE). Prosjektleder nedtegnet pristilbudene i protokoller. Protokollene ble sendt til samtlige tilbydere per telefaks Her fremkom at byggherrens målsetning var å utføre kontrahering innen utgangen av desember Prosjekteringsgruppen gjennomgikk tilbudene og laget innstilling til Nittedal kommune. Elektrorådgiver IBR Elprosjekt AS innstilling er datert Elektrorådgiver innstilte tilbud for elkraftinstallasjoner og heisinstallasjoner. Nittedal kommune fikk kun et tilbud på heisentreprisen. Tilbudet tilhørte Elevator AS. IBR Elprosjekt AS tilrådde Nittedal kommune å oppta forhandlinger med Elevator AS. Nittedal kommune undertegnet kontrakt med Elevator AS Byggeleder registrerte første faktura fra Elevator Fakturaen lød på eksklusiv merverdiavgift (en tredjedel av kontraktssum). Nittedal kommune utbetalte beløpet Byggeleder og prosjektleder uttrykte i faktahøringssvar følgende om utbetalingen 175 : Betalingsbetingelser for heisen er i henhold til tilbudet fra Elevator AS: 1/3 ved bestilling, 1/3 ved materialleveranse og 1/3 etter tre måneders prøvetid. Dette er normalt for større prosjekttilpassede leveranser. I referat fra kontraktsmøte avholdt (datert 12.04)står det: Tiltakshaver - Nittedal kommune- finner for sin del at det etter gjennomgåelse av tilbudet for K610 er grunnlag for å bestille arbeidene hos Elevator AS. Entreprenøren for sin del bekreftet at det er enighet om forståelsen av tilbudet og grunnlaget. Avtaledokument vil bli utarbeidet og oversendt i overensstemmelse med dette. Dette må, etter vår vurdering, av begge parter, oppfattes som en bestilling av arbeidene og er grunnlaget for anvisning av fakturaen. For øvrig ble underskrevet oppdragsbekreftelse fra Elevator mottatt Første faktura ble anvist Ni tilbud kom inn på elkraftentreprise. AS WATTs tilbud hadde lavest pris. IBR Elprosjekt AS tilrådde derfor at Nittedal kommune burde oppta forhandlinger med AS WATT 176. Nittedal kommune holdt avklaringsmøte med AS Watt Kontraktsforhandlingsmøte ble holdt klokken hos Svendby Bygg Consult. Nittedal kommune aksepterte et tillegg på kroner for fastpris 178. AS Watt avdekket ingen avvik på mengdene mellom beskrivelse og tegninger 179. Nittedal kommune tegnet avtale med AS WATT Kontraktssum var kroner inklusive merverdiavgift 181. Nittedal kommune 172 Svendby Bygg Consult ( ): Vedrørende Hagen skole. Telefaks til samtlige anbydere med tilbudsprotokoll. 173 Nittedal kommune ( ): Kontrakt med Elevator AS. Kontrakt om heisinstallasjon. 174 Fakturakontroll. 175 Svendby Bygg Consult ( ): Hagen skole kommentarer til faktainnhenting. Notat. 176 IBR Elprosjekt AS ( ): Hagen skole- innstilling elektriske installasjoner og heisinstallasjoner. 177 IBR Elprosjekt AS ( kl: 11:30): Referat vedrørende Hagen skole k410 Elektroinstallasjoner. 178 IBR Elprosjekt AS ( kl: 15:00): Referat vedrørende Hagen skole k410 Elektroinstallasjoner. 179 AS WATT ( ): Vedrørende Hagen skole, Elektroniske installasjoner. Mengdekontroll. 180 Nittedal kommune ( ): Kontrakt med AS Watt. Kontrakt om elektroinstallasjoner. 181 Nittedal kommune ( ): Kontrakt med AS Watt. Kontrakt om elektroinstallasjoner. 40 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

49 gjennomførte ikke forhandlinger med andre tilbydere enn AS WATT. Byggeleder registrerte første faktura fra AS WATT Innstilling fra Tøfte & Smestad (RIV) er datert Rådgivende ingeniør ventilasjon innstilte entreprenører for rørleggerarbeider og ventilasjonsarbeider. Innstillingen opplyste at tilbudene var innhentet i åpen anbudskonkurranse. Ifølge innstillingen leverte kun fire av ni påmeldte tilbydere tilbud på rørleggerarbeid. Innstillingen informerte om at tilbudene var vesentlig høyere enn beregnet. Tøfte & Smestad innstilte at kontraktsforhandlinger ble innledet med laveste tilbyder Andenæs VVS Nittedal kommune holdt kontraktsforhandlingsmøte med Andenæs VVS , og undertegnet kontrakt Kontraktssum var kroner inklusive merverdiavgift. Det ble ikke gjennomført møter med andre tilbydere enn Andenæs VVS. Byggeleder registrerte første faktura Det kom inn 8 tilbud på ventilasjonsarbeider. Tøfte & Smestad innstilte at kontraktsforhandlinger skulle innledes med tilbyder med lavest pris. Luftkvalitet AS fremmet tilbudet med lavest pris. Nittedal kommune holdt kontraktsforhandlingsmøte med Luftkvalitet AS Luftkvalitet AS bekreftet utført mengdekontroll Nittedal kommune undertegnet kontrakt med Luftkvalitet AS Kontraktssum var kroner ,50 inklusive merverdiavgift. Det ble ikke gjennomført møter med andre tilbydere enn Luftkvalitet AS. Byggeleder registrerte første faktura fra Luftkvalitet AS Fakturabeløp var kroner eksklusive merverdiavgift. Aursand & Spangen innstilte entreprenør for bygningsmessige arbeider. Innstillingen fra Aursand & Spangen er datert Ifølge innstillingen rangeres ikke tilbyderne etter gjennomføringsevne. Aursand & Spangen anbefalte at Nittedal kommune tar kontakt med laveste tilbyder Lid Entreprenør AS, for avklarende møte med sikte på kontraktsforhandlinger 188. Nittedal kommune holdt avklarende møte med Lid Entreprenør AS klokken Møtet ble holdt i Svendby Bygg Consults lokaler i Feiring. Nittedal kommune tok forbehold om politisk godkjenning av tilleggsbevilgning 189. Nittedal kommune holdt avklarende møte med Seby AS klokken Møtet ble holdt i Svendby Bygg Consults lokaler i Feiring. I møtereferatet fremgikk at Seby AS vedsto tilbudet til Nittedal kommune holdt kontraktsmøte med Seby AS Her ble det avtalt at mengdekontroll ferdigstilles av Seby innen Seby bes oversende garanti før kontrakt foreligger, og før det faktureres. Byggestart forutsettes når igangsettingstillatelse foreligger 190. Nittedal kommune tegnet kontrakt med Seby Dette er 221 kalenderdager etter at arbeidet var igangsatt. Kontraktssum var kroner ,50 inklusive merverdiavgift. Ifølge byggeleders prosjektregnskap honorerte Nittedal kommune Seby med kroner før kontrakt. Ifølge byggeleder var mengdekontroll hovedårsaken til at kontrakten med Seby ble undertegnet sent i byggeprosessen: Når det gjelder den bygningmessige kontrakten ble dette en langdryg affære. Det var planlagt at mengdekontrollen skulle vært ferdigstilt til Begge parter (arkitekt og entreprenør) varslet at dette var mer tidkrevende enn antatt. Det ble avholdt eget møte om mengdekontrollen der entreprenør, arkitekt og byggeleder var til stede. Etter flere runder forelå mengdekontrollen slik den nå foreligger i kontrakten. Etter dette utarbeidet arkitekt flere avtaledokument der byggeleder påpekte feil og mangler. Kontrakt/mengdekontroll for bygningsmessige arbeider var et tema på alle byggemøter fra 1.byggemøte til byggemøte nr 14, , der det endelig bekreftes at kontrakt er signert. 182 Tøfte & Smestad A/S ( ): Innstilling: Rørleggerarbeider. Brev til Nittedal kommune. 183 Tøfte & Smestad A/S ( ): Møtereferat. Rørleggerarbeider/kontraktsforhandlingsmøte. Kontraktsforhandling 184 Nittedal kommune ( ): Kontrakt med Andenes VVS. Kontrakt om rørleggerarbeid. 185 Tøfte & Smestad AS ( ): Ventilasjon/kontraktsforhandlingsmøte 8046 Hagen skole. 186 Luftkvalitet ( ): Vedrørende Hagen skole. Mengdekontroll. Faks til Nittedal kommune. 187 Nittedal kommune ( ): Kontrakt med Luftkvalitet A/S. Kontrakt om ventilasjonsentreprise. 188 Aursand og Spangen ( ): Prosjektnummer ,04 Hagen skole Anbudsinnstilling bygningsmessige arbeider. Brev til Nittedal kommune. 189 Aursand og Spangen ( ): Prosjektnummer ,04 Hagen skole, Hakadal. Nittedal kommune. Avklarende møte Svendby Bygg Consult ( ): Kontraktsmøte Hagen skole. Kontraktsmøte med Seby. UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 41

50 I faktahøringssvar kommenterer prosjektleder og byggeleder Sebys kontrakt på følgende måte 191 : Vi er svært påpasselige med å få oversendt garanti før utbetaling av faktura. Vi forsøkte også å få til dette i denne saken. Etter erfaringer fra andre prosjekter er det en fordel å få massekontrollen med i kontrakten for på den måten å tvinge gjennom prosessen og få en oversikt over konsekvensene fra massekontrollen tidlig i byggesaken. I denne saken oppsto det en svært uheldig situasjon. Gjennomføring av massekontrollen tok svært lang tid. Dette medførte at resultatet av massekontrollen ikke kunne legges inn i kontraktsdokumentet og at kontrakt ikke kunne underskrives, selv om øvrige forhold var avklart. Dermed kunne heller ikke garanti utstedes. Seby AS produserte etter hvert for store beløp, og hadde behov for å fakturere. Vi (byggeleder og prosjektleder) diskuterte hva vi skulle gjøre. Hvis fakturaene ikke ble anvist ville arbeidene stoppe opp med de kostnadskonsekvenser det hadde medført. Alternativt kunne vi droppe massekontrollen i kontrakten og medta den som en endring i ettertid i stedet. Vi kunne da risikere at massekontrollen ikke hadde kommet på plass før prosjektet var ferdigstilt, med de konsekvenser det hadde medført. Vår konklusjon ble å anvise fakturaene, men være ekstra påpasselige med at det ikke ble overfakturert i forhold til produsert på byggeplassen. I vurderingen var også at vi visste at Seby AS var et solid selskap, hvilket innebar at vi ikke anså dette som noen risiko. Nittedal kommune holdt kun møter med Seby og Lid Entreprenør. Vedståelsesfrist for entreprenører Vedståelsesfrist ble i konkurransegrunnlaget satt til 60 kalenderdager regnet fra tilbudsåpning. Vedståelsesfristen er dermed På grunn av politisk behandling ble leverandørene i telefaks datert bedt om å vedstå tilbudene til Vedståelsesfrist viste seg å ikke være tilstrekkelig. Lid entreprenør vedsto i møte tilbudet til Prosjektleder ba i elektronisk post sendt Lid entreprenør AS vedstå tilbudet til Lid Entreprenør AS svar datert var negativt 195. Seby vedsto på avklarende møte med Nittedal kommune tilbudet til Seby AS forlenget vedståelsesfristen til i faks datert Dette etter telefonsamtale med prosjektleder 196. Prosjektleder ba i faks datert Luftkvalitet AS, Andenæs VVS A/S, AS WATT, og Elevator AS vedstå tilbudet til Faksen ble sendt åtte kalenderdager etter at vedståelsesfristen var utløpt. Samtlige vedsto tilbudet til Prosjektleder tilbød ikke øvrige tilbydere forlenget vedståelsesfrist. Prosjektleder daterte meddelelse om hvem som skal få kontrakt Klagefrist var kl Prosjektleder sendte identisk meddelelse til samtlige tilbydere uavhengig av entreprise 197. Teknisk seksjon ved Nittedal kommune gav igangsettingstillatelse Hovedentreprenør Seby satte i gang arbeidet umiddelbart etter dette. Det er ikke ført protokoll etter forskrift om offentlige anskaffelser 15-1 for anskaffelse av entreprenører. Prosjekteringsgruppen har ikke overlevert tilbudene til Nittedal kommune. Flertallet av tilbudene er forsvunnet. Aursand og Spangen oppbevarte tilbudene tilknyttet bygningsmessig entreprise Anskaffelse av advokat Prosjektleder anskaffet advokatbistand fra Cappelen & Krefting våren Cappelen & Krefting ble anskaffet uten konkurranse. Anskaffelsesmetode var direkte anskaffelse. Det er ikke skrevet kontrakt. Byggherrerepresentanten uttrykte : 191 Svendby Bygg Consult ( ): Hagen skole kommentarer til faktainnhenting. Notat. 192 Svendby Bygg Consult ( ): Vedrørende Hagen skole. 193 Aursand og Spangen ( ): Prosjektnummer ,04 Hagen skole, Hakadal. Nittedal kommune. 194 Svendby Bygg Consult ( klokken 15:47): Hagen skole. E-post til Lid entreprenør AS. 195 Lid entreprenør AS ( klokken 11:09): Svar Hagen skole: E-post til Svendby Bygg Consult. 196 Seby As ( ): Vedrørende Hagen skole. Faks til prosjektleder ved Svendby Bygg Consult. 197 Svendby Bygg Consult ( ): Vedrørende Hagen skole. Tildeling av kontrakt bygningsmessige arbeider. 198 Nittedal kommune, teknisk seksjon ( ): Avgjørelse på søknad om igangsettingstillatelse. 42 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

51 Vi har brukt Cappelen tidligere. Dette var i forbindelse med bygging av Hakkadal skole. Cappelen gjorde en god jobb i forbindelse med Hakkadal skole. Det er hittil honorert for cirka kroner. Byggherrerepresentanten vet ikke hvilken timespris Cappelen fakturerer etter. Cappelen fakturerer et salær, noe som er sedvane. Byggeleder har per avsatt kroner til advokathonorar Revisjonens vurdering Anskaffelse av prosjekt- og byggeleder Etter revisjonens vurdering bryter Nittedal kommune følgende bestemmelser ved anskaffelse av prosjekt- og byggeleder: 1. Konkurransegrunnlaget for anskaffelse av prosjekt- og byggeleder skiller ikke tilstrekkelig mellom kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Erfaring fra lignende oppdrag (referanser) samt kjennskap til naturlig ventilasjon benyttes som både kvalifikasjonskrav og tildelingskriterium. Tildelingskriterier bør ikke benyttes som kvalifikasjonskrav, og motsatt. Ett forhold bør vektlegges kun en gang. Erfaring er vanligvis kvalifikasjonskrav og bør som hovedregel ikke benyttes som tildelingskriterium. Nittedal kommune angir kapasitet/evne som tildelingskriterium. Kapasitet/evne er vanligvis kvalifikasjonskrav og bør som hovedregel ikke benyttes som tildelingskriterium, jamfør Klagenemnda for offentlige anskaffelser sak 2003/ Nittedal kommune bryter kravet om likebehandling i lov om offentlige anskaffelser 5, samt forskrift om offentlige anskaffelser Dette ved å vektlegge byggherrerepresentantens erfaring med Svendby Bygg Consult AS` ved valg av tilbud, jamfør Klagenemnda for offentlige anskaffelsers avgjørelse i sak 2003/ Nittedal kommune bryter forskrift om offentlige anskaffelser 16-3 (gjennomføring av konkurranse med forhandling). Dette ved at Nittedal kommune ikke foretar reelle forhandler med minst tre tilbydere. 4. Nittedal kommune bryter kravet om begrunnelse for valget i meddelelsen av hvem som får kontrakt, jamfør forskrift om offentlige anskaffelser 17-3 (2). 5. Nittedal kommune bryter kravet om etterprøvbarhet i lov om offentlig anskaffelser 5 fjerde ledd. Dette ved at syv av ti tilbud ikke bevares for ettertiden. Protokollen oppfyller ikke forskrift om offentlige anskaffelser Protokollen opplyser ikke om vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom anskaffelsesprosessen. Protokollen inneholder ikke en nærmere begrunnelse for valg av Svendby Bygg Consult AS med angivelse av relative fordeler og egenskaper i forhold til de øvrige tilbudene. I tillegg vurderes det som uheldig at Nittedal kommune tegner kontrakt med prosjekt- og byggeleder 62 kalenderdager etter at arbeid igangsettes. Revisjonen finner også grunn til å påpeke at Nittedal kommune honorerer prosjektleder kroner eksklusive merverdiavgift før kontrakt tegnes. Nittedal kommune bør som offentlig byggherre sørge for at kontrakt tegnes før arbeid igangsettes og honorarer utbetales. Anskaffelse av prosjekteringsgruppe Etter revisjonens vurdering bryter Nittedal kommune følgende bestemmelser ved anskaffelse av prosjekteringsgruppe: 1. Konkurransegrunnlaget for anskaffelse av prosjekteringsgruppe skiller ikke tilstrekkelig mellom kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Dette ved å benytte referanse både som kvalifikasjonskrav og tildelingskriterium. Referanse er vanligvis et kvalifikasjonskrav. Kvalifikasjonskrav bør ikke benyttes som tildelingskriterium og motsatt. Ett forhold bør vektlegges kun en gang. 199 Intervju med byggherrerepresentant Byggeregnskapets liste over justeringer. UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 43

52 2. Nittedal kommune bryter forskrift om offentlige anskaffelser 17-3 (2). Meddelelsen om hvem som skal tildeles kontrakt inneholder ikke en begrunnelse for valg av Aursand & Spangen som prosjekteringsgruppe. 3. Nittedal kommune bryter forskrift om offentlige anskaffelser 15-1 i prosjektet Hagen skole. Dette ved at det ikke skrives protokoll fra anskaffelse av prosjekteringsgruppe. Nittedal kommune oppfyller forskrift om offentlige anskaffelser Det foretas avklaringsmøter/forhandlinger med minst tre leverandører. Kommunen bryter imidlertid kravet om etterprøvbarhet. Dette ved at det ikke skrives referat fra forhandlingsmøtene, jamfør Klagenemnda for offentlige anskaffelsers (KOFA) avgjørelse i sak 2003/171. Det vurderes som uheldig at kontrakt med prosjekteringsgruppen undertegnes av Nittedal kommune 43 kalenderdager etter at arbeidet igangsettes. Revisjonen finner også grunn til å påpeke at prosjekteringsgruppens arbeid settes i gang 19 kalenderdager før klagefrist. Anskaffelse av entreprenører Etter revisjonens vurdering bryter Nittedal kommune følgende bestemmelser ved anskaffelse av entreprenører: 1. Nittedal kommune bryter forskrift om offentlige anskaffelser Dette ved at konkurransegrunnlaget ikke opplyser om valgt anskaffelsesprosedyre og tilbudets språk. Konkurransegrunnlaget mangler også henvisning til kunngjøringen. 2. Konkurransegrunnlaget skiller ikke mellom kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier ved anskaffelse av entreprenører. Konkurransegrunnlaget angir relevante referanseprosjekter (k2), administrativt personell (k5) og økonomisk styrke (k8) både som kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Relevante referanseprosjekter, administrativt personell og økonomisk styrke er vanligvis kvalifikasjonskrav. Kvalifikasjonskrav bør ikke benyttes som tildelingskriterier og motsatt. Ett forhold bør vektlegges kun en gang. 3. Nittedal kommune oppfyller ikke kravet om forutberegnlighet i lov om offentlige anskaffelser 5. Kunngjøringen angir at anskaffelsesprosedyre er konkurranse med forhandling. I realiteten organiseres anskaffelsen som åpen anbudskonkurranse. Dette ved at det ikke avholdes forhandling med minst tre leverandører innen hver entreprise. I kunngjøringen fremgår at tildeling baseres på økonomisk mest fordelaktige tilbud. Evalueringen legger imidlertid kun vekt pris. Evalueringsformel beskrevet i konkurransegrunnlaget benyttes ikke ved valg av tilbud. 4. Nittedal kommune bryter kravet om forutberegnlighet og konkurranse i lov om offentlige anskaffelser 5. Dette ved å ikke utsende forespørsel om forlenget vedståelsesfrist før fristen utgår Dette gjelder rør-, ventilasjon-, elektroog heisentreprise. Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) regner konkurransen som avsluttet når vedståelsesfristen utløper. Tildeling av kontrakt etter vedståelsesfristens utløp forutsetter dermed ny konkurranse jamfør KOFAs avgjørelse i sak 2004/ Nittedal kommune oppfyller ikke forskrift om offentlige anskaffelser 17-3 (2). Meddelelsen om hvem som skal tildeles kontrakt inneholder ikke en begrunnelse for valget. Tilbudene ble valgt utelukkende på bakgrunn av pris. 6. Nittedal kommune bryter kravet om etterprøvbarhet i lov om offentlig anskaffelser 5 fjerde ledd. Nittedal kommune sørger ikke for protokoll fra anskaffelsene. I tillegg bevares ikke tilbudene for ettertiden. Nittedal kommune viser til uriktige paragrafer i konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlaget viser til 5-3, 5-7, 5-9, 7-5 og Samtlige gjelder for anskaffelser over EØS-/WTOterskelverdiene, og finnes i forskrift om offentlige anskaffelser del II. Anskaffelsen er på kunngjøringstidspunktet under EØS-/WTO-terskelverdien. Det bør derfor henvises til regler for anskaffelser under EØS-/WTO-terskelverdien. Disse reglene finnes i forskrift om offentlig anskaffelser del III. Etter revisjonens vurdering er tidspunkt for undertegning av kontrakt med Seby for sent. Dette ved at kontrakt undertegnes av Nittedal kommune Dette er 221 kalenderdager 44 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

53 etter byggestart. Sen kontraktstegning har sammenheng med feil og mangler i prosjekteringsdokumentene. Revisjonen finner det uheldig at Nittedal kommune honorerer Seby og Elevator før kontrakt tegnes. Nittedal kommune bør som offentlig byggherre tegne kontrakt før honorarer utbetales. Dette for å motvirke at honorarer betales uten gyldig grunnlag. Advokatbistand Nittedal kommune bryter lov om offentlige anskaffelser 5. Dette ved å anskaffe advokatbistand fra Cappelen & Krefting uten konkurranse. Lov om offentlige anskaffelser 5 bestemmer at offentlige anskaffelser, så langt det er mulig, skal baseres på konkurranse. Fordi kjøpet på anskaffelsestidspunktet var under terskelverdien for direkte anskaffelse, var det ikke nødvendig med kunngjøring. Kravet om konkurranse tilsier likevel at flere tilbud burde vært innhentet. Kompetanse Etter revisjonens vurdering skyldes brudd på lov om offentlige anskaffelser i prosjektet hovedsakelig mangel på kunnskap. Det er rådmannens ansvar at ansatte med innkjøpsansvar innehar tilstrekkelig kompetanse. UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 45

54 8 HØRING Rådmannen skal gis anledning til å utrykke sitt syn på forholdene som fremgår i rapporten. Kommentarene skal fremgå i rapporten, jamfør forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 8 annet ledd. I kapittel åtte gjengis rådmannens kommentarer. Høringssvarets vedlegg følger som vedlegg til rapporten (se vedlegg en til fire). Revisjonen har endret rapporten i henhold til rådmannens kommentarer til rapportens faktagrunnlag. 8.1 Rådmannens kommentar Rådmannens følgebrev Viser til Deres brev av vedr forvaltningsrapport om Hagen skole. Administrasjonen har gått gjennom rapporten og vil i etterfølgende notat kommentere: - faktagrunnlaget i rapporten og - revisjonens vurderinger og anbefalinger, samt hvordan administrasjonen vil følge opp anbefalingene. Vi har spesielt vektlagt sistnevnte for å vise at administrasjonen arbeider etter andre rutiner enn det som var rådende i 2002, samt å vise at vi arbeider for å videreutvikle og forbedre våre rutiner med prosjektgjennomføringer. Vi reagerer på at revisjonen generaliserer og fremstiller dette ene prosjektet som om dette er gjennomføringsmodellen for prosjekter i Nittedal kommune. Vedlegg til notatet fra enhet eiendom ligger innholdsfortegnelsen til en samling av eksisterende dokumenter, samt utkast til nye rutiner og instrukser. Vi må understreke at administrasjonen trenger tid å tilpasse disse for vårt bruk Notat fra enhet for eiendom Viser til revisjonsrapporten, utvidelse og rehabilitering av Hagen skole av februar 2007, samt brev fra Nedre Romerike distriktsrevisjon av I nevnte brev ønskes det tilbakemelding på faktagrunnlag i rapporten, revisjonens vurderinger og anbefalinger, samt hvordan administrasjonen eventuelt vil følge opp anbefalingene. Enhet for eiendom ser på rapporten som en verdifull gjennomgang og er klar over at vi har et betydelig forbedringspotensiale til å ivareta det komplekse fagfeltet det innebærer å gjennomføre store kommunale byggeprosjekter. Samtidig registrerer vi at rapporten ikke bemerker uryddig saksgang med tanke på politikernes gjentatte kostnadsreduserende krav og løsninger. Gjentatte justeringer av en tidlig kostnadsramme er svært uheldig og gjør ikke fagenhetens oppgave enklere, vi er ikke komfortable med dette. Revisjonsrapporten tar utgangspunkt i étt prosjekt som er gjennomført i regi av eiendom, det understrekes at dette ikke er gjennomføringsmodellen for alle våre prosjekter. Flere i eiendomsenheten kjenner ikke Hagen-prosjektet fra annet enn gjennom denne revisjonsrapporten. A. Kommentarer til faktagrunnlaget i rapporten. 1. Side 3, 20, 23. Journalføring. Sletting av inngående post etter 3 mnd var en automatisk funksjon. 2. Side 8. Byggeprogram: Det ville vært kritikkverdig hvis byggeprogrammet ikke hadde medtatt planlegging for en mulig utvidelse til 2 paralleller, slik som situasjonen var og med krav om klassedeling ved 28 elever på trinnet. Jfr. vår kommentar under pkt Side 26, 29,31. Prosjekteringsgrunnlag. Prosjekteringsgruppen er betalt spesielt for å foreta oppmåling, registrering og 46 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

55 opptegning av eksisterende bygningsmasse., jfr pkt Dette for å ha et bedre grunnlag enn bare tilstandsanalysen fra OBOS. Sammen med grunnundersøkelsen burde dette være et tilstrekkelig grunnlagsmateriale. Ved evt uklarheter eller tvil kunne prosjekteringsgruppa supplert sin kunnskap ved henvendelse til prosjektleder. 4. Side 27, 28. Styring av prosjektet. Påstand om dårlig styring i begynnelsen av prosjektet og påstand om at det kom brukerønsker langt inne i detaljprosjekteringen må dokumenteres. Byggeprogrammet sammen med rapportene i pkt 3 ga tilstrekkelig anvisning på relevante forhold for å utarbeide et forprosjekt. 5. S 39. Anskaffelse av entreprenører. Det var prosjekteringsgruppen som utarbeidet konkurransegrunnlaget. 6. Side III, s 3. Sletting av E-post 7. Side 13. Revisjonen skriver.. Det vurderes som uheldig at administrasjonen oppgav at Hagen skole skulle utbygges til to klasser pr trinn i to faser.. Ut fra teksten i kunngjøringen med (vedlegg programmering), kan det ikke være noe tvil for tilbydere, både prosjekt /byggeledelse og prosjekteringsgruppe, om at hensikten med formuleringene var å forberede den utbygging som skulle skje for en senere mulig utvidelse til 2 paralleller. Ut fra den behandling som saken tidligere hadde hatt i kommunestyret ville det ha vært uforsvarlig å planlegge nye byggearbeidene uten mulighet for utvidelse senere. Samtidig med forberedelsen for mulig utvidelse ble også kommunestyret gjennom forprosjektet informert om kostnadene ved en full utbygging. Det har da heller aldri vært reist spørsmål om dette under den meget grundige behandling som forprosjektet har vært igjennom. Muligheten for utvidelse er derfor ingen feilaktig forutsetning. B. Kommentarer på revisjonens vurderinger og anbefalinger, samt hvordan administrasjonen eventuelt vil følge opp anbefalingene. Eiendomsavdelingen påbegynte i 2005 arbeidet med å lage rutiner for initiering og gjennomføring av kommunale byggeprosjekter som ble vedtatt av kommunestyret , sak 65/05. Det var blant annet behov for klarere ansvarsfordeling internt i administrasjonen og mellom administrasjon og politisk nivå. Før rutinene ble vedtatt var det tilfeldig hvordan og til hvilket tidspunkt behov for byggeprosjekter ble innmeldt. Videre var intensjonen at det etter hvert skulle utarbeides flere rutiner, ettersom man ikke hadde nødvendig ledig kapasitet til å få alle rutiner på plass. I forbindelse med utviklingen i Hagen skole-prosjektet og forberedelsene til å bygge en ny ungdomsskole på Li, har eiendomsenheten prioriterert å få flere viktige rutiner på plass. Enheten har pr jan.-07 laget utkast til styringsdokument, retningslinjer for en styringsgruppe og instruks for prosjekt- og byggeleder. Disse er lagt frem for politisk behandling i mars i år som ett svar på det politiske spørsmålet om ivaretakelsen av byggherrefunksjonen i kommunen. Nedenfor beskriver vi både tidligere vedtatte og nye rutiner. 1. Organisering av byggeprosjekter Rapportens pkt 2.1 angir hvordan organisasjonen har vært. Den har vært tradisjonell i forhold til entreprise formen. Vi ønsker å styrke administrasjonens/ledelsens tilknytning i fremtidige prosjekter med en styringsgruppe, vi utarbeidet utkast til en slik gruppe med retningslinjer pr januar Dokumentene finnes i dag hos eiendom. Om det skal etableres et byggeutvalg i tillegg er det ikke tatt beslutning på. 2. Byggeutvalg Det har tidligere vært et plan- og byggeutvalg i Nittedal kommune. Dette ble oppløst i år Dette var organisert med politiske medlemmer og med en sekretærfunksjon fra administrasjonen. Utvalgets hovedarbeidsområde var å: - Utarbeide fullstendig romprogram for kommunale bygg med tilhørende uteanlegg. - Fremme forslag om bygging, arkitekt og andre medhjelpere og kontraheringsmåte. - Utarbeide grunnlag for og innhente anbud/tilbud. UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 47

56 - Forestå økonomioppfølging av byggeprosjekter - Plan- og byggeutvalget består av medlemmer med varamedlemmer valgt av kommunestyret. Utvalget hadde også et eget reglementet å forholde seg til, disse dokumentene finnes hos eiendom. I gjeldende rutine for initiering og gjennomføring av byggeprosjekter i Nittedal kommune vedtatt , vedlegg 2, er det åpning et slikt utvalg for prosjekter over 30 mill. med et skriftlig avklart mandat. Dette er et utvalg som politisk nivå må ta initiativ til, administrasjonen kan ikke pålegge å opprette et slikt utvalg. 3. Styringsdokument For fremtidige prosjekter er det foreslått å etablere en styringsgruppe, ref R-notat av og retningslinjer for styringsgruppen. I en slik styringsgruppe er det forslagsvis kommunalsjef, eiendomssjef, intern og evt ekstern prosjektleder som deltar. Dette for å forankre prosjektet i administrasjonens ledelse. Her vil tema være månedlig rapportering på fremdrift, økonomi, HMS avvik og det skal tas stilling til endringer og ønsker underveis i prosessen. Prosjektleder skal rapportere også på bakgrunn fra byggeleders rapporter. Oppstår det vesentlige avvik/hendelser skal det foretas ekstra avklaringsmøter. Styringsgruppens leder er fra rådmannsnivået og har direkte kontakt med det politiske miljøet i kommunen. Det bør ligge i styringsgruppens mandat (evt byggeutvalget) klare retningslinjer hva som skal fremlegges for det politiske miljøet, rapporteringsform, romprogram, byggeprogram osv. 4. Retningslinjer for styringsgruppe Det foreligger utkast til retningslinjer for en styringsgruppe, pr januar Anskaffelse av prosjekteringsgruppe, prosjekt- og byggeleder Alle anskaffelser i eiendomsenheten skal siden ha vært i tråd med gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser. Vi har kunnskap om offentlig anskaffelse og det skjer stadig justeringer av regelverket som vi forløpende oppdaterer oss på. Vi må i fremtidige prosjekter klargjøre kvalitetskriterier og tildelingskriterier. Vi ønsker å inngå rammeavtaler med forskjellige fagfirma, ARK, RIB, RIV, RIE osv. for å kunne raskere komme i gang med prosjekter. For store prosjekter som for eksempel Li skole bør det innhentes egne til-/anbud på disse tjenestene. 6. Programmeringsfasen, jfr. også vedtatte rutiner av s. 4, 5, 11 og 12 Vi må forlange et entydig grunnlag fra bestiller. Vi må etablere entydige ytelsesbeskrivelser ovenfor prosjekteringsgruppen. Slik at byggeprosjektet forutsetninger er klart definert. Det foreligger rutine for brukermedvirkning og vi bør tydeliggjøre brukergruppens mandat. Krav og ønsker må komme så tidlig som mulig for å unngå en kostnadsdriftende effekt. Alle krav og ønsker utover i prosessen vil ha en fremdrifts- og kostnadskonsekvens i form av omprosjekteringer og eventuelle ombygginger. Det vi må unngå er at administrasjonen må utarbeide gjentatte kalkyler og forslag i den størrelsesorden som på Hagen skole. 7. Ytelsesbeskrivelser Vi må etablere entydige ytelsesbeskrivelser også ovenfor prosjekt- og byggeleder. Slik at byggeprosjektets aktører har klare forutsetninger for det arbeidet som skal gjennomføres. Eiendom har i dag utkast til slike ytelsesbeskrivelser, men de må bearbeides til Nittedal kommunes bruk. NS 8403 inneholder alminnelige kontraktsbestemmelser og veiledende ytelsesbeskrivelse for byggelederoppdrag. Med en god PA-bok og prosjekt- og byggeleders egen kvalitetshåndbok og evt egen PA-bok bør forholdene ligge godt til rette for tilfredsstillende kontroll. God oppfølging på byggeplass både fra prosjekt- og byggeleder er et ufravikelig krav og en nødvendighet for å ha god kontroll med byggeprosessen av hensyn til fremdrift, avvik og økonomi og ikke minst rettidig rapportering. Byggelederen er daglig leder på byggeplassen høy grad av tilstedeværelse er et absolutt krav som resulterer i et godt sluttprodukt. Det bør bl.a. være et eget kontor med tegningsarkiv på byggeplassen. Det vil alltid være entreprenører som kalkulerer lavt mtp å kompensere 48 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

57 med et visst antall endringsmeldinger, det er derfor viktig å ha gode prosjekt- og byggeledere som håndterer dette profesjonelt. 8. Brukermedvirkning Det foreligger rutine for brukermedvirkning, vi bør tydeliggjøre brukergruppens mandat. 9. Prosjektstyring, kontroll og PA-bok Ved innføring av evt. byggeutvalg, men i alle fall en styringsgruppe samt god deltagelse og styring av prosjekteringsgruppen har vi et godt utgangspunkt. Vi bør i tillegg ha en prosjektadministrativ håndbok, PA-bok, for prosjekterende og en PA-bok for prosjektgjennomføringen. Sistnevnte kan gjerne være ekstern prosjektleders egen versjon, men den skal godkjennes av administrasjonen, slik at den inneholder de elementer som vi må ha på plass for en effektiv prosjektgjennomføring. Hos eiendom ligger det utkast til slike dokumenter, men de må tilpasses Nittedal kommenes prosjekter. 10. Kalkyler i for- og detaljprosjekt jfr. vedtatte rutiner av s. 13 Vanligvis foretas kalkyler av prosjekteringsgruppen og vi forventer at slike kalkyler er fagmessig riktig utført av de profesjonelle aktører som vi inngår kontrakter med. Enkelte fag benytter seg av et 3.parts firma, beklageligvis viser det seg at slike kalkyler kan bli for lave. Administrasjonen må påse at reserver og marginer er tilstrekkelig høye. Det er også viktig at budsjettrammen er på riktig nivå og ikke for høy da det kan medføre at gode prosjekter blir skrinlagt. 11. Usikkerhetsanalyse og 3. parts kontroll av prosjekteringsmaterialet I prosjekter av lang varighet eller kompliserte bygg skal det jevnlig gjennomføres usikkehetsanalyser for å kartlegge avvik som kan føre til fremdrifts og økonomiske konsekvenser, dette for å avdekke avvik på et så tidlig tidspunkt som mulig. En 3. partskontroll kan være omfattende og tidkrevende. Dersom prosjekteringsgruppen gjør den jobben de er satt til å gjøre, skulle det være unødvendig med en 3. parts kontroll. Men er vi kommet dit i et prosjekt at en slik kontroll må gjennomføres, må bestiller være klar over at dette er en stor kostnadsdrivende aktivitet. 12. Tilstandsanalyse før rehabilitering og utbygging Vi må forusette at en prosjekteringsgruppe bestående av kompetent fagpersonell er i stand til å foreta en slik analyse/kontroll. Det burde være unødvendig å engasjere ytterligere et firma med dette for øye. 13. Arkiveringsrutiner i Nittedal kommune Byggherre skal oppbevare 1 eksemplar av alle tilbud. Om prosjekteringsgruppen og prosjekt- og byggeleder skal ha et eksemplar så må det kopieres opp tilstrekkelig antall. Alle brev og notater behandles i kommunens saksbehandlerverktøy kontor 2000, e- mail er ikke tilrettelagt for behandling i dette systemet. All arkivverdig mail skal journalføres etter gjeldende regelverk. Det er rutine for dette i Nittedal kommune. 14. Byggehåndbok og prosjekthåndbok Vi skal jobbe med en byggehåndbok, som beskriver hvordan bygg og tekniske installasjoner skal utformes i Nittedal kommunes bygg, samt en prosjekthåndbok som skal bidra til bedre de forskjellige fasene i byggeprosessen. Eiendom har i dag utkast til slike håndbøker, som er samlet i 3 stk A4 ringpermer. 15. Implementering / tilretteleggelse av rutiner Dette er dokumenter som må revideres kontinuerlig og det er en tids- og ressursskrevende prosess i en periode med mange arbeidsoppgaver og lav bemanning. Vi regner med at alle nødvendige dokumenter vil være på plass i løpet av året. Vedlegg: 1. Notat fra Prosjektleder i eiendom 2. Notat fra Svendby Bygg Consult s prosjektleder av , mottatt Notat fra Svendby Bygg Consult s byggeleder av , mottatt UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 49

58 4. Innholdsfortegnelsen, utkast til Prosjekthåndbok - Utkast til Prosjekthåndbok og Byggehåndbok kan sees hos eiendomsenheten og består av p.t. av 3 stk A4 ringpermer 50 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

59 KILDEHENVISNING: Arge, Kirsten (2004): Stiller byggherren krav til tilgjengelighet. Norsk byggforskningsinstitutt (byggforsk). AS WATT ( ): Vedrørende Hagen skole, Elektroniske installasjoner. Mengdekontroll. Brev til Svendby Bygg Consult. Aursand og Spangen ( ): Prosjekt nummer Hagen skole Nittedal. Beregning av honorar for redusert prosjekt. 1 ¼ parallellers skole. Brev til Svendby Bygg Consult AS. Aursand og Spangen AS ( ): Byggetrinn I, II og alternativt prosjekt. Redigert forprosjekt. Utvidelse av Hagen skole. Nittedal kommune. Aursand og Spangen AS ( ): Hagen skole bok 0. Tilbudsinnbydelse & fellesbestemmelser for alle entrepriser. Utarbeidet på vegne av Nittedal kommune. Aursand og Spangen ( ): Utredning varmepumpe. Utført av Tøfte og Smestad. Aursand og Spangen AS ( ): Prosjektnummer ,04 Hagen skole Anbudsinnstilling bygningsmessige arbeider. Brev til Nittedal kommune. Aursand og Spangen ( ): Prosjektnummer ,04 Hagen skole, Hakadal. Nittedal kommune. Avklarende møte Referat fra avklarende møte med Lid Entreprenør AS. Dalen, Dag Morten, Ola Lændre og Christian Riis (2004): Statlig styring av prosjektledelse. Stiftelsen Frischsenteret for samfunnsøkonomisk forskning. Forskrift om godkjenning av foretak for ansvarsrett (GOF), Vedtatt: , Utarbeidet av: KRD (Kommunal og regionaldepartementet), Ikrafttredelse: , Hjemmel: plan og bygningsloven. Forskrift om offentlige anskaffelser. Vedtatt FAD (Fornyings- og administrasjonsdepartementet). Goa Oskar og Arne Gunnerud (1989): Kommunen som byggherre. Hassellund, Silje og Hans Cappelen (2004): Generelt om byggherrene og NS 8405 Norsk byggeog anleggskontrakt. Cappelen & Krefting. URL: (online: ). Hellevik, Ottar (1999): Forskningsmetode i sosiologi og statsvitenskap. Universitetsforlaget AS. 6. utgave, 2. opplag. Høyesteretts dom av : Nucleus dommen. IBR-elprosjekt a.s ( ):Hagen skole- innstilling elektriske installasjoner og heisinstallasjoner. Brev til Nittedal kommune. IBR-elprosjekt AS ( kl: 11:30) Referat vedrørende Hagen skole k410 Elektroinstallasjoner. Fra avklaringsmøte hos Svendby Bygg Consult AS. IBR-elprosjekt AS ( kl: 15:00): Referat vedrørende Hagen skole k410 Elektroinstallasjoner. Kontraktsforhandlingsmøte hos Svendby. Klagenemnda for offentlige anskaffeleser (KOFA)( ): Avgjørelse i sak 2003/171. URL: (online: ). Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) ( ): Avgjørelse i sak 2004/48. URL: (online: ). Klagenemda for offentlige anskaffelser ( ): Sak 2003/59. Luftkvalitet ( ): Vedrørende Hagen skole. Mengdekontroll. Faks til Nittedal kommune. Lid entreprenør AS klokken 11:09): Svar Hagen skole. E-post til Svendby Bygg Consult. Lid Entreprenør vedstår ikke tilbudet ytterligere. UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 51

60 Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Vedtatt Ikrafttredelse Lov om offentlige anskaffelser. Vedtatt Ikrafttredelse Sist endret FAD (Fornyings- og administrasjonsdepartementet). Nittedal kommune: Saksfremlegg til kommunestyremøte (Møtebok). Nittedal kommune, kommunestyret ( ): Protokoll fra kommunestyremøte Nittedal kommune, rådmann (2000): Elevtallsutvikling og skolekapasitet prioritering av investeringstiltak. Foreløpig saksdokument. Arkivsaksnr: 00/ Nittedal kommune, kommunestyret ( ): Elevtallsutvikling og skolekapasitet. Saksprotokoll. Sak 58/00. Arkivsak: 00/ Nittedal kommune (2001): Handlingsplan (inklusive årsbudsjett 2002 og økonomiplan ). Vedtatt av kommunestyret (sak 91/01). Nittedal kommune, rådmann (2001): Elevtallsutvikling og skolekapasitet. Foreløpig saksdokument. Arkivkode 01/ Nittedal kommune, byggherrerepresentant (2002): Excel fil med kopi av utfylt skjema til Norsk Lysningsblad. Nittedal kommune (2002): Konkurranse med forhandling. Prosjekt- og byggeledelse for tilbygging/ombygging/rehabilitering på Hagen skole. Konkurransegrunnlag for anskaffelse av prosjekt- og byggeleder. Nittedal Kommune (2002): Konkurranse med forhandling. Prosjekt- og byggeledelse for tilbygg/ombygging/rehabilitering på Hagen skole. Konkurransegrunnlag for anskaffelse av prosjekt- og byggeleder. Nittedal kommune (2002): Konkurranse med forhandling. Utarbeidelse av forprosjekt og prosjektering for tilbygging/ombygging/rehabilitering av Hagen skole. Konkurransegrunnlaget for anskaffelse av prosjekteringsgruppe. Nittedal kommune ( ): Avtaledokument mellom Nittedal kommune og Svendby Bygg Consult. Avtale om prosjekt- og byggeledelse. Undertegnet av Nittedal kommune, ved Eiendomssjef. Nittedal kommune, Eiendomsenheten ( ): Gjelder prosjekt- og byggeledelse Hagen skole. Meddelelse om hvem som får kontrakt. Nittedal kommune, Eiendomsenheten ( ): Tilbygging/ombygging/rehabilitering av Hagen skole. Programmering. Nittedal kommune ( ): Avtaledokument mellom Nittedal kommune og prosjekteringsgruppen ved Aursand og Spangen. Gjelder forprosjekt. Underskrevet av Nittedal kommune ved eiendomssjef Nittedal kommune, rådmann (2003): Utvidelse og rehabilitering av Hagen skole. Ny behandling av kostnadsramme. Foreløpig saksdokument. Arkivsaksnummer 02/ Arkivkode 614 A20. Nittedal kommune, rådmann (2003): Forprosjekt. Utvidelse og rehabilitering av Hagen skole. Saksdokument. Arkivsaksnummer: 02/ Arkivkode: 614 A20. Nittedal kommune, formannskap ( ): Utvidelse og rehabilitering av Hagen skole. Ny behandling av kostnadsramme. Saksprotokoll. Sak 72/03. Arkivsak 02/ Nittedal kommune, kommunestyret ( ): Saksprotokoll. Forprosjekt. Utvidelse og rehabilitering av Hagen skole. Møtedato , Sak 19/03. Arkivsak 02/ Nittedal kommune, rådmann (2004): Utvidelse og rehabilitering av Hagen skole. Oppdatert forprosjekt. Foreløpig saksdokument. Arkivsak: 02/ Arkivkode 614A20. Nittedal kommune, eiendomsavdelingen ( ): Svar Hagen skole honorar prosjektledelse. Honorarramme på kroner aksepteres 52 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

61 Nittedal kommune (februar 2004): Avtaledokument mellom Nittedal kommune og prosjekteringsgruppen ved Aursand og Spangen. Gjelder detaljprosjektering med mer. Kontraktversjonen er ikke undertegnet av Nittedal kommune. Nittedal kommune, formannskap ( ): Utvidelse og rehabilitering av Hagen skole. Oppdatert forprosjekt. Saksprotokoll. Sak 51/04. Arkivsak: 02/ Nittedal kommune, rådmann ( ): Utvidelse og rehabilitering av Hagen skole. R-notat nummer 15/04. Nittedal kommune, kommunestyret ( ): Utvidelse og rehabilitering av Hagen skole. Oppdatert forprosjekt. Saksprotokoll. Sak 36/04. Nittedal kommune, eiendomsenheten ( ): Svar - Hagen skole- Ombygging/rehabilitering tilleggsavtale til kontrakt om prosjekt- og byggeledelse. Brev til Svendby Bygg Consult. Tilbud aksepteres. Nittedal kommune, teknisk seksjon ( ): Avgjørelse på søknad om igangsettingstillatelse. Brev til Aursand og Spangen. Nittedal kommune, kommunestyret ( ): Rutiner for gjennomføring av kommunale byggeprosjekter. Sak 65/05, Arkivsak 05/2662. Nittedal kommune ( ): Kontrakt med Elevator AS. Kontrakt om heisinstallasjon. Nittedal kommune ( ): Kontrakt med Andenes VVS. Kontrakt om rørleggerarbeid. Nittedal kommune ( ): Kontrakt med AS Watt. Kontrakt om elektroinstallasjoner. Nittedal kommune ( ): Kontrakt med Luftkvalitet A/S. Kontrakt om ventilasjonsentreprise. Nittedal Kommune, Eiendomsavdelingen ( ): Gjennomføring av byggeprosjekter i Nittedal Kommune. Rutiner. Vedtatt av kommunestyret Kommunestyresak 65/05. Nittedal kommune, eiendomssjef ( ): Svar- Hagen skole honorar byggeledelse. Brev til Svendby Bygg Consult. Nittedal kommune, formannskapet ( ): Utvidelse og Rehabilitering av Hagen skole. Ny behandling av kostnadsramme III. Sak 56/06. Arkivsak 05/52. Nittedal kommune, byggherrerepresentant ( ). Faktahøringssvar. Notat til rådmannen. Faktahøringssvar. Nittedal kommune, Eiendom ( ): Revisjonsrapport Hagen skole. Notat til rådmannen. Høringssvar Norges byggforskningsinstitutt (1995), Rehabiliterings av gamle bygårder, Prosjektrapport 181, i Riksrevisjonen ( ): Norges Offentlige Utredninger (NOU) 1990: Forslag til ny lov om kommuner og fylkeskommuner. Utvalgsnavn: Kommunelovutvalget, Utvalgsleder: Bernt, Jan Fridthjof, Utgiver: Kommunaldepartementet. Norges standardiseringsforbund (2001): Juridiske standarder for bygg og anlegg. Utvalg av Norsk standard.4. utgave januar 2001, 1. opplag. Norsk lysningsblad ( ): Kunngjøring av konkurranse under terskelverdien. Utvidelse og rehabilitering av Hagen skole. URL: (online: ). Nærings- og handelsdepartementet (mars 2004): Beste praksis offentlige anskaffelser. Veileder. Riksrevisjonen ( ): Riksrevisjonens undersøkelse vedrørende Statsbyggs rehabilitering av Det Kongelige Slott, Regjeringens representasjonsbolig i Parkveien 45 og Stiftsgården i Trondheim. Dokument nr. 3:7. Rådgivende ingeniørers forening (februar 1999): Byggeledelse i bygge- og anleggsprosjekter. Rådgivende ingeniørers forening (februar 1999): Prosjekteringsledelse i bygg- og anleggsprosjekter, 2. utgave UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 53

62 Rådgivende ingeniørers forening (2000): Prosjektledelse i bygge- og anleggsprosjekter. Seby As ( ): Vedrørende Hagen skole. Faks til prosjektleder ved Svendby Bygg Consult. Viser til telefonsamtale og bekrefter at tilbudet vedstås til Staalby Jens E. (2003): Sådan tilrettelægges en driftsikker projektorganisation i Byggeindustrien byggeforum mars 2003 nr. 2. Svendby Bygg Consult (2002): Utskrift fra excelark med data om anbyderne. Overlevert Nedre Romerike distriktsrevisjon Dokumentnummer 173. Svendby Bygg Consult (2002): Oversikt over referanseprosjekter. Vedlagt Svendby Bygg Consults tilbud. Svendby Bygg Consult (februar 2001): Kvalitetshåndbok for Svendby Bygg Consult AS. Vedlagt Svendbys tilbud. Svendby Bygg Consult ( ): Hagen skole. Tilbud på prosjekt- og byggeledelse Svendby Bygg Consult ( ): Vedr: Hagen skole Prosjekteringstilbud. Brev til Nittedal kommune. Svendby Bygg Consult ( ): Prosjektmøte. Hagen skole Nittedal kommune. Møtereferat. Møte nummer 1. Møtested Hagen skole. Svendby Bygg Consult ( ): Hagen skole, tilbud på prosjektering. Brev sendt til samtlige anbydere. Informerer om valg av prosjekteringsgruppe. Svendby Bygg Consult ( ): Vedr. Hagen skole prosjekteringstilbud. Brev til samtlige anbydere. Svendby Bygg Consult ( ): Prosjektmøte. Hagen skole Nittedal kommune. Møtereferat. Møte nummer 3. Møtested Hagen skole. Svendby Bygg Consult ( ): Prosjektmøte. Hagen skole Nittedal kommune. Møtereferat. Møte nummer 4. Møtested Hagen skole. Svendby Bygg Consult ( ): Timefordeling for Hagen skole- Prosjektledelse. Timelister. Alle timer fra til Svendby Bygg Consult ( ): Vedrørende Hagen skole- ombygging/rehabilitering- Honorar prosjektledelse. Forslag om økt honorarramme. Svendby Bygg Consult ( ): Vedrørende Nittedal kommune - Hagen skole Honorar prosjektering. Brev til Aursand og Spangen AS. Svendby Bygg Consult ( ): Vedrørende Hagen skole- ombygging/rehabilitering- Honorar prosjektledelse. Brev til Nittedal kommune ved eiendomsavdelingen. Svendby ber om at arbeid honoreres etter medgått tid. Svendby Bygg Consult ( ): Prosjektmøte. Hagen skole. Nittedal kommune. Prosjektmøte nummer 10. Møtested Hagen skole. Møteleder: Byggherrerepresentant. Svendby Bygg Consult ( ): Vedrørende Hagen skole. Telefaks til samtlige anbydere med tilbudsprotokoll. Svendby Bygg Consult ( ): Vedrørende Hagen Skole. Telefaks til samtlige anbydere. Anbyderne bes vedstå tilbud til Svendby Bygg Consult (2005): Byggelederrutiner for Hagen skole. Svendby Bygg Consult ( klokken 15:47): Hagen skole. E-post til Lid entreprenør AS. Lid entreprenør bes vedstå tilbud til Svendby Bygg Consult ( ): Vedrørende Hagen skole. Tildeling av kontrakt bygningsmessige arbeider. Standardisert meddelelse sendes samtlige anbydere uavhengig av entreprise. Svendby Bygg Consult ( ): Kontraktsmøte Hagen skole. Kontraktsmøte med Seby. 54 UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE

63 Svendby Bygg Consult ( ): Vedrørende Hagen skole honorarer byggeledelse. Brev til Nittedal kommune ved eiendomsavdelingen. Svendby ber om reforhandlingsmøte. Svendby Bygg Consult ( ): Vedrørende Hagen skole. Honorar byggeledelse. Brev til Nittedal kommune. Tilbyr byggeledelse for kroner 690 per time fra Svendby Bygg Consult ( ): Vedrørende Hagen skole. Brev til Nittedal kommune ved byggherrerepresentant. Svendby Bygg Consult ( ): Opplysninger til protokoll. Redegjørelse utarbeidet etter forespørsel fra Nedre Romerike distriktsrevisjon. Svendby Bygg Consult ( ): Hagen skole kommentarer til faktainnhenting. Notat. Til Nittedal kommune ved kommunalsjef, byggherrerepresentant og Nedre Romerike distriktsrevisjon. Tøfte & Smestad A/S ( ): Innstilling: Rørleggerarbeider. Brev til Nittedal kommune. Tøfte & Smestad, RIV ( klokken 07:31): Svar: Hagen skole Justert konstadsfordeling VVS- entrepriser + bygningsmessig vvs. Elektronisk post til byggeleder. Tøfte & Smestad A/S ( ): Møtereferat. Rørleggerarbeider/kontraktsforhandlingsmøte. Kontraktsforhandlingsmøte med Andenes AS kl: Tøfte & Smestad AS ( ): Ventilasjon/kontraktsforhandlingsmøte 8046 Hagen skole. Undervisningsbyggs kost+ modell. Undervisningsbygg (januar 2004): Mal for PA bok. Inngår i Undervisningsbyggs kost+ modell. UTVIDELSE OG REHABILITERING AV HAGEN SKOLE 55

64

65 VEDLEGG 1 (RÅDMANNENS KOMMENTAR): NOTAT FRA PROSJEKTLEDER I EIENDOM NITTEDAL KOMMUNE EIENDOM Notat Til: Fra: Rådmannen Eiendom v/prosjektleder Kjell K. Saupstad Kopi Dato: Emne: REVISJONSRAPPORT HAGEN SKOLE Det vises til ovennevnte revisjonsrapport, datert februar Vi vurderer rapporten som grundige og omfattende, interessant og nyttig lesning. Vi må i etterkant bare konstatere at gjennomføringen av prosjektet har vært mangelfull, og at tiltak må iverksettes for å hindre gjentakelse ved fremtidige prosjekter. Imidlertid må vi presisere at gjennomføringen av prosjektet Utvidelse og rehabilitering av Hagen skole overhodet ikke er representativt for hvordan Nittedal kommune gjennomfører byggeprosjekter. Vi slutter oss til de Anbefalinger som listes opp avslutningsvis under SAMMENDRAG OG ANBEFALINGER på side IV, men reagerer sterkt på at Anbefalinger presenteres på en måte som gjør at den som ikke har kjennskap til hvordan øvrige prosjekter er gjennomført i Nittedal kommune må anta at dette prosjektet er representativ for hvordan byggeprosjekter i Nittedal kommune gjennomføres. Dette prosjektet er overhodet ikke representativt for noen av de byggeprosjektene undertegnede har kjennskap til. Med referanse til prosjekt Døhli sykehjem Nybygg/Ombygging/Rehab, som også var et konfliktfylt prosjekt, med mange endringsordrer/tilleggskrav fra totalentreprenøren, vil vi i det etterfølgende kommentere revisjonsrapportens 7 Anbefalinger. 1) Enig i at forutsetningene, så langt det er mulig, fastlegges i programmeringsfasen, bl.a. for å få frem en sum for tidligst mulig å kunne få kostnadene med i kommunens handlingsplaner/budsjettrammer. Så vidt oss bekjent gjøres dette alltid i Nittedal kommunes byggeprosjekter (Hagen skole må være et særtilfelle). Imidlertid må justeringer av budsjettrammene, etter at romprogrammet er fastlagt, måtte påregnes. Nøyaktigheten stiger etter hvert som prosjekteringen skrider frem, prosjektet bestemmes, detaljeres, jfr. gjeldende rutiner av Etter at programmet er vedtatt, er neste milepæl forprosjektstadiet, der prosjektets omfang, funksjons- og kvalitetskrav skal være bestemt, og et vesentlig sikrere kalkylegrunnlag enn kun programmet foreligger. Endelig byggebudsjett kan dog ikke settes opp (særlig ikke i dagens overopphetede byggemarked) før tilbudene ligger på bordet. Administrasjonen fremlegger alltid prosjektets romprogram/-funksjonskrav for politisk behandling/- vedtak. Dette inngikk bl.a. i retningslinjene for kommunens plan- og byggeutvalg. For eksempel ble konseptet for Døhli sykehjem fremskaffet på grunnlag av gjennomført skissekonkurranse blant fire prekvalifiserte arkitektfirmaer, og konkurransegrunnlaget var det politisk vedtatte romprogram med kostnadsoverslag, jf vedlegg 1 (kfr. også pkt 5 nedenfor).

66 2) Nittedal kommune gjennomfører kvalitetskontroll av program- og prosjekteringsarbeidet, for eksempel ble Medvita og OPAK benyttet for å kvalitetssikre Døhli sykehjem, mens SINTEF/Byggforsk og OPAK har kvalitetssikret Li skole. 3) Ansvarsfordelingen foreligger plan- og byggeutvalget (PBU) hadde et klart definert mandat, som et utvalg direkte underlagt FSK. Da PBU ble nedlagt fikk rådmannen utvidet sin myndighet, men ansvarsfordelingen var kjent. Organiseringen av prosjektet inngår saksfremlegget som fremlegges i forbindelse med den politiske behandlingen av program, kvalitets-/funksjonskrav mv, jf pkt Organisering av byggesaken, utrykte vedlegg 1. 4) Oss bekjent har ytelsesbeskrivelse alltid ligget til grunn for våre forespørsler om varer og tjenester, og det er derfor svært overraskende at dette mangler for dette prosjektet. NS 8403 Alminnelige kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag med Veiledende ytelsesbeskrivelse for byggelederoppdrag, legges i dag til grunn når kommunen utlyser denne type tjenester, i tillegg til egen kravspesifikasjon. 5) Kommunen har prosjektadministrative rutiner, men i hovedsak på et overordnet nivå, jf tidligere fremlagte Gjennomføring av byggeprosjekter med diverse Rutiner. Mer detaljert PA-bok, sjekklister for gjennomføring av byggeprosjekter mv. er under utarbeidelse, men skal dette bli et nyttig hjelpemiddel, må de impliserte selv delta i utviklingen/utarbeidelsen, og det er en kjensgjerning at Eiendom har vært og er vesentlig underbemannet (på prosjektsiden) i forhold til utbyggingsaktiviteten, og historisk har det vært vanskelig å få gehør (politisk) for at det å sørge for nødvendig bemanning er god butikk, jf bl.a. vedlagte ytring fra 1996, utrykte vedlegg 2. Å avsette nødvendige ressurser til grundig å kunne jobbe med retningslinjer, rutiner, sjekklister, kvalitets-/funksjonsløsninger mv. vurderes som viktig nyttig og utviklende, vil bidra til å sikre at kommunen/byggherren oppnår ønsket sluttprodukt, -mest mulig for pengene. Som eksempel på kommunens kravspesifikasjon til arkitekter/rådgivere vedlegges deler av kravspesifikasjonen/kontrakten med ark/rådgivere for prosjekt Døhli sykehjem, vedlegg 3. Etter grundig vurdering av valg av entrepriseform (jf utrykt vedlegg 4) valgte kommunen å gjennomføre Døhli sykehjem i en totalentreprise. Vedr. kravspesifikasjonen for totalentreprisen om Døhli sykehjem vises det bl.a. til generelle- og spesielle kontraktsbestemmelser, utrykt vedlegg 5 og 6, administrative bestemmelser, vedlegg 7, orientering om prosjektet, utrykt vedlegg 8. Meg bekjent har Nittedal kommune alltid sørget for at det eksisterer prosjektadministrative rutiner for samtlige faser i byggeprosjekter,og i alle prosjekter jeg kjenner til inngår alltid rutiner for ansvar og myndighet i prosjektorganisasjonen og rapportteringsrutiner, jf bl.a. ovennevnte vedlegg. Samtidig tror vi at svulmende permer i hylla, i seg selv ikke sikrer et vellykket sluttprodukt, det aller viktigste er nitidig, sakkyndig oppfølging av prosjektet, fra A til Å, noe som kan være svært ressurskrevende. -Ny plan- og bygningslov, som enkelt sakt har skiftet ut ingeniørene/bygningskontrollørene med et omfattende skjemavelde er etter vårt syn et eksempel på det, jf bl.a. artikkel i Byggeindustrien nr 2/2007, utrykt vedlegg 9. 6) Kommunens innkjøpere er kjent med lov om offentlige anskaffelser, og loven, forskriften blir normalt fulgt. Det er svært beklagelig at så ikke har vært tilfelle i Hagen skole prosjektet. Til orientering følger vedlagt kopi av utlysningsteksten, Døhli sykehjem (utrykt vedlegg 10) Anbudsevalueringen, Døhli sykehjem (utrykt vedlegg11), avklaring vedr. utvidet vedståelsesfrist (vedlegg 12) og bestilling (vedlegg13) der kommunen På grunn av varslingsreglene i EØS-avtalen og i lov om offentlig anskaffelse bestilles arbeidene med rett til avbestilling mot at påløpte kostnader dekkes.

67 7) Alle korrespondanse gjøres i kontor 2000, i tråd med arkivloven/-forskriften. Revisjonsrapporten om Hagen skole-prosjektet har som nevnt vært skremmende, men nyttig og interessant lesing, og den må inngå som et viktig korrektiv i det arbeidet som må gjøres for å sikre at kommunens fremtidige prosjekter gjennomføres iht. lover og forskrifter, og på en måte som sikrer at kommunen oppnår vedtatt sluttprodukt innenfor vedtatt økonomisk ramme/byggebudsjett. Nittedal kommune er en forholdsvis stor byggherre en forutsetning for å lykkes er at byggherren selv har nødvendig kompetanse, -ressurser (bl.a. innenfor planlegging, bestilling, gjennomføring, lover/forskrifter mv). Vi tror det vil være meget god økonomi for kommunen å styrke prosjektorganisasjonen. Prosjekt- og byggeledelsen av flere kommunale prosjekter (bl.a. Hagen skole) er i sin helhet gjennomført av eksterne, som følge av manglende ressurser i egen prosjektorganisasjon. Rådhuset 1/3-07 Kjell K. Saupstad

68 VEDLEGG 2 (RÅDMANNENS KOMMENTAR): NOTAT FRA PROSJEKTLEDER ( )

69

70 VEDLEGG 3 (RÅDMANNENS KOMMENTAR): NOTAT FRA BYGGELEDER

71

72

Befaring: Nytt sykehjem/omsorgssenter Sarpsborg kommune, kl. 13.00 15.00

Befaring: Nytt sykehjem/omsorgssenter Sarpsborg kommune, kl. 13.00 15.00 MØTEINNKALLING Fast Byggekomite Sted: Rakkestad Kulturhus, Formannskapssalen Dato: 17.01.2014 Tid: 11.00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/14 13/2358 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FAST BYGGEKOMITE

Detaljer

Follo distriktsrevisjon. Byggeprosjektet Enebakk ungdomsskole

Follo distriktsrevisjon. Byggeprosjektet Enebakk ungdomsskole Follo distriktsrevisjon Byggeprosjektet Enebakk ungdomsskole 29. mars 2006 Innholdsoversikt. FORORD... 2 1. SAMMENDRAG... 3 2. FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER... 4 3. METODISK OPPLEGG... 4 4. PROSJEKTETS RAMME....

Detaljer

MØTEINNKALLING. Befaring: Nytt sykehjem/omsorgssenter Sarpsborg kommune, kl. 13.00 15.00

MØTEINNKALLING. Befaring: Nytt sykehjem/omsorgssenter Sarpsborg kommune, kl. 13.00 15.00 MØTEINNKALLING Fast Byggekomite Sted: Rakkestad Kulturhus, Formannskapssalen Dato: 17.01.2014 Tid: 11.00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/14 13/2358 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FAST BYGGEKOMITE

Detaljer

Aure kommune. Reglement for gjennomføring av kommunale bygge- og anleggsprosjekter. Vedtatt av Aure kommunestyre 1. oktober 2013, k.

Aure kommune. Reglement for gjennomføring av kommunale bygge- og anleggsprosjekter. Vedtatt av Aure kommunestyre 1. oktober 2013, k. Aure kommune Reglement for gjennomføring av kommunale bygge- og anleggsprosjekter Vedtatt av Aure kommunestyre 1. oktober 2013, k.sak 55/13 Innhold 1. Formål med reglementet... 3 2. Omfang... 3 3. Organisering

Detaljer

MØTEINNKALLING. Plankomitéen har møte 02.03.2006 kl. 18:00

MØTEINNKALLING. Plankomitéen har møte 02.03.2006 kl. 18:00 ÅS KOMMUNE MØTEINNKALLING Plankomitéen har møte 02.03.2006 kl. 18:00 Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken i flg lov er unntatt fra offentlighet. Saksliste: Utv.sak nr2/06 06/460 MØTEPLAN

Detaljer

INSTRUKS FOR PROSJEKTLEDER (PL). GENERAL- /HOVED-/ DELTE ENTREPRISER

INSTRUKS FOR PROSJEKTLEDER (PL). GENERAL- /HOVED-/ DELTE ENTREPRISER INSTRUKS FOR PROSJEKTLEDER (PL). GENERAL- /HOVED-/ DELTE ENTREPRISER For prosjekt: Dato: Prosjektleders hovedoppgaver: Prosjektleder (PL) skal bistå og representere oppdragsgiver overfor offentlige myndigheter,

Detaljer

1. SAMMENDRAG 2 2. INNLEDNING 3 3. FORMÅL 3 4. FAKTADEL 3 5. REVISORS VURDERING 5 6. REVISORS KONKLUSJONER 7 7. REVISORS ANBEFALINGER 8 8.

1. SAMMENDRAG 2 2. INNLEDNING 3 3. FORMÅL 3 4. FAKTADEL 3 5. REVISORS VURDERING 5 6. REVISORS KONKLUSJONER 7 7. REVISORS ANBEFALINGER 8 8. Innholdsfortegnelse side 1. SAMMENDRAG 2 1.1 MÅLSETTING FOR PROSJEKTET 2 1.2 REVISORS VURDERINGER OG KONKLUSJONER 2 1.3 REVISORS ANBEFALINGER 2 2. INNLEDNING 3 2.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET 3 2.2 HJEMMEL

Detaljer

Prosjektadministrativ håndbok PA-bok

Prosjektadministrativ håndbok PA-bok PA-BOK Dato: 20.11.10 Side: 1 av 14 Prosjektadministrativ håndbok PA-bok Prosjekt nr: 35175 Prosjekt navn: STRØMMEN VGS INNEKLIMAPROSJEKT FASE 2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1.0 INNLEDNING... 7 2.0 ORGANISASJONSPLAN...

Detaljer

Prosjektadministrativ håndbok PA-bok

Prosjektadministrativ håndbok PA-bok AFK eiendom FKF 7.02a PA BOK Fylke dato: 25.10.2012 Filnavn: FEF dato: Side: 1 av 14 Prosjektadministrativ håndbok PA-bok Prosjekt nr: --------- Prosjekt navn: ---------- Merknad: Malen må tilpasses det

Detaljer

Sak 24/12. Sakstittel: MELDINGER - FORMANNSKAPET 06.09.2012

Sak 24/12. Sakstittel: MELDINGER - FORMANNSKAPET 06.09.2012 Side 2 Sak 24/12 Sakstittel: MELDINGER - FORMANNSKAPET 06.09.2012 BEHANDLING: Enhetsleder Elisabeth Høyem og h.adv. John Olav Engelsen orienterte om de ulike sakene som angår Saltnessand. Nye meldinger:

Detaljer

Følgende tekniske anlegg er medtatt i prosjekteringsoppdraget og skal vurderes:

Følgende tekniske anlegg er medtatt i prosjekteringsoppdraget og skal vurderes: Følgende tekniske anlegg er medtatt i prosjekteringsoppdraget og skal vurderes: Sanitæranlegg Ventilasjonsanlegg Varmeanlegg: varmepumpe, EL/olje - kjel med vannbåren oppvarming av bygget via radiator-

Detaljer

Protokoll. Kontrollutvalget i Tysfjord 2012-2015 FRA: MØTESTED: MØTEDATO: 17. desember 2013 Fra sak: Til sak: formannskapssalen 11/2013 11/2013

Protokoll. Kontrollutvalget i Tysfjord 2012-2015 FRA: MØTESTED: MØTEDATO: 17. desember 2013 Fra sak: Til sak: formannskapssalen 11/2013 11/2013 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, formannskapssalen 17. desember 2013 Fra sak: Til sak: 11/2013 11/2013 Fra kl.: Til kl.: 10.00 14:30 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild

Detaljer

INSTRUKS FOR ARKITEKT (ARK). GENERAL- /HOVED-/ DELTE ENTREPRISER

INSTRUKS FOR ARKITEKT (ARK). GENERAL- /HOVED-/ DELTE ENTREPRISER INSTRUKS FOR ARKITEKT (ARK). GENERAL- /HOVED-/ DELTE ENTREPRISER For prosjekt: Dato: Arkitekts hovedoppgaver: Arkitekt (ARK.) skal forestå de arbeider som normalt tillegges arkitektrollen i en byggesak

Detaljer

Rapport orientering til kontrollutvalget Oppfølging byggeprosjekt Fase 2 Fremdrift, rapportering, inventar og økonomi Gimse ungdomsskole Melhus

Rapport orientering til kontrollutvalget Oppfølging byggeprosjekt Fase 2 Fremdrift, rapportering, inventar og økonomi Gimse ungdomsskole Melhus Rapport orientering til kontrollutvalget Oppfølging byggeprosjekt Fase 2 Fremdrift, rapportering, inventar og økonomi Gimse ungdomsskole Melhus kommune År 2006 Innholdsfortegnelse side 1. INNLEDNING...

Detaljer

Innhold. Hvorfor en ITB-standard? Hva er målet med standarden? Rollen som ITB-ansvarlig. Standardens oppbygging og innhold

Innhold. Hvorfor en ITB-standard? Hva er målet med standarden? Rollen som ITB-ansvarlig. Standardens oppbygging og innhold Innhold Hvorfor en ITB-standard? Hva er målet med standarden? Rollen som ITB-ansvarlig Standardens oppbygging og innhold Hvordan bruke standarden i praktisk prosjektering 07.03.2014 NS 3935 ITB, Integrerte

Detaljer

Entreprisemodeller og kontrakter. 05.10.2010 Larsen Atterås og Brosvik AS 1

Entreprisemodeller og kontrakter. 05.10.2010 Larsen Atterås og Brosvik AS 1 Entreprisemodeller og kontrakter 05.10.2010 Larsen Atterås og Brosvik AS 1 Introduksjon - foreleser Stig Hole Prosjekt- og prosjekteringsleder i LAB Bygg og anlegg, Bergen Ingeniørhøyskole, 1984 NTH, Bygg,

Detaljer

Vestre Revisjonsdistrikt ST VRD Rapport forvaltningsrevisjon Vinjeøra skole utbygging - ombygging Hemne kommune År 2001

Vestre Revisjonsdistrikt ST VRD Rapport forvaltningsrevisjon Vinjeøra skole utbygging - ombygging Hemne kommune År 2001 Vestre Revisjonsdistrikt ST VRD Rapport forvaltningsrevisjon Vinjeøra skole utbygging - ombygging Hemne kommune År 2001 Innholdsfortegnelse side 1. REVISORS KONKLUSJON 3 2. INNLEDNING 4 2.1 BAKGRUNN FOR

Detaljer

Langøyåsen Barnehage

Langøyåsen Barnehage Fredrikstad kommune, Teknisk drift, Bygg og Eiendom Postboks 1405 1602 Fredrikstad Langøyåsen Barnehage TILBUDSKONKURRANSE - ANSKAFFELSE AV INTERIØRARKITEKT FREDRIKSTAD KOMMUNE TD, Bygg og Eiendomsavdelingen,

Detaljer

DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING. Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF

DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING. Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING Saknr. 24/12 Saksbeh. Monika Pedersen Jour.nr 12/4673 Drammen Eiendom KF Mappe Avgj. Styret Møtedato 19.3.2012 SAK 24/12: ÅSKOLLEN SKOLE, STATUSRAPPORT Innstilling til:

Detaljer

- Har rendyrket fokus på inngåelse og gjennomføring av kontrakter i bygge- og anleggsbransjen

- Har rendyrket fokus på inngåelse og gjennomføring av kontrakter i bygge- og anleggsbransjen Pål Grønstad Arne Scott Morten Gran Knut A Sannes Live W Lindholm Steffen Kvisler - 6 advokater - Har rendyrket fokus på inngåelse og gjennomføring av kontrakter i bygge- og anleggsbransjen - Kontrakter,

Detaljer

Hva er byggeledelse? 03.09.2013 Elisabeth Aase

Hva er byggeledelse? 03.09.2013 Elisabeth Aase Hva er byggeledelse? 03.09.2013 Elisabeth Aase Byggeledelse Å se til at entreprenøren(e) leverer det de har påtatt seg å levere til avtalt tid med avtalt kvalitet til avtalt pris Aase Byggeadministrasjon

Detaljer

Selskapskontroll i praksis. Steinkjerhallen AS

Selskapskontroll i praksis. Steinkjerhallen AS Selskapskontroll i praksis Steinkjerhallen AS 1 Steinkjerhallen AS Litt historikk Selskap stiftet i 1980. Aksjekapital 100 000 Eiere: Steinkjer kommune 60 % (2 styremedl), NTFK 40 % (1 styremedlem) Formål:

Detaljer

BONDEN I BYGGEFASEN -SUKSESSKRITERIER

BONDEN I BYGGEFASEN -SUKSESSKRITERIER BONDEN I BYGGEFASEN -SUKSESSKRITERIER ENTREPRISEFORM, TILBUDSGRUNNLAG, KONTRAKT OG BYGGEFASE Galleriet i Steinkjer rådhus 26.06.2012 Vegar Brenne rådgiver landbruksbygg 1 Prosess Forprosjekt Strategiarbeid

Detaljer

DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING. Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF. Foreløpig

DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING. Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF. Foreløpig DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING Saknr. 63/13 Saksbeh. Monika Pedersen Jour.nr 13/9587 Drammen Eiendom KF Mappe Avgj. Styret Møtedato 11.11.2013 SAK 63/13: KONNERUD SKOLE, PROSJEKTRAPPORT Innstilling til:

Detaljer

PTL - modellen Prosjektgjennomføring i samhandling

PTL - modellen Prosjektgjennomføring i samhandling PTL - modellen Prosjektgjennomføring i samhandling Side 1 av 8 0. Innledning For å oppnå bedre prosjektgjennomføring har PTL AS i samarbeid med oppdragsgivere utviklet en alternativ gjennomføringsmodell

Detaljer

DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING. Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF

DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING. Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING Saknr. 08/09 Saksbeh. Monika Pedersen Jour.nr Fagavd. Drammen Eiendom KF Mappe Avgj. av Styret Møtedato 06.02.2009 08/09 SKOGER SKOLE Innstilling til: Styret i Drammen

Detaljer

I konkurransegrunnlagets punkt 1.2 var det oppstilt følgende tildelingskriterier:

I konkurransegrunnlagets punkt 1.2 var det oppstilt følgende tildelingskriterier: Klagenemnda for offentlige anskaffelser Innklagede gjennomforte en åpen anbudskonkurranse for prosjektering av nytt bibliotek i Grimstad. Klagenemnda kom til at valgte leverandørs tilbud skulle vært avvist

Detaljer

INSTRUKS FOR RÅDGIVER I BYGGETEKN. (RIB) GENERAL- /HOVED-/ DELTE ENTREPRISER

INSTRUKS FOR RÅDGIVER I BYGGETEKN. (RIB) GENERAL- /HOVED-/ DELTE ENTREPRISER INSTRUKS FOR RÅDGIVER I BYGGETEKN. (RIB) GENERAL- /HOVED-/ DELTE ENTREPRISER For prosjekt: Dato: RIBs hovedoppgaver: RIB skal forestå de arbeider som normalt tillegges rådgiver for byggeteknikk i en byggesak,

Detaljer

TRØNDERSK ANLEGGSKONFERANSE 1.12.2010

TRØNDERSK ANLEGGSKONFERANSE 1.12.2010 TRØNDERSK ANLEGGSKONFERANSE 1.12.2010 Prosjektgjennomføring Offentlige anskaffelser Anbudsregler Entrepriseformer Kontrakter Byggherreforskriften Universell utforming Miljø 1 PROSJEKTGJENNOMFØRING 2 PÅVIRKNINGSMULIGHETER

Detaljer

Oslo kommune Kommunerevisjonen

Oslo kommune Kommunerevisjonen Oslo kommune Kommunerevisjonen Kontrollutvalget Dato: 06.12.2012 Deres ref: Vår ref (saksnr.): Saksbeh: Arkivkode 201200770-11 Arve Alstad 126.2.2 Revisjonsref: Tlf.: OPPFØLGINGSUNDERSØKELSE ETTER RAPPORT

Detaljer

Verdal kommune Sakspapir

Verdal kommune Sakspapir Verdal kommune Sakspapir Utbygging av Verdalsøra Ungdomsskole, Verdalsøra barneskole, flerbrukshall og svømmehall - Utbyggingsvedtak Saksbehandler: E-post: Tlf.: Bård Kotheim baard.kotheim@verdal.kommune.no

Detaljer

Klagenemnda kan ikke se at det foreliggende materialet gir grunnlag for å ta stilling til denne anførselen. Erstatningsspørsmålet

Klagenemnda kan ikke se at det foreliggende materialet gir grunnlag for å ta stilling til denne anførselen. Erstatningsspørsmålet KOFA-2003-74 INSTANS: Klagenemnda for offentlige anskaffelser DATO: 2003-06-05 DOKNR/PUBLISERT: KOFA-2003-74 STIKKORD: Forskrift om offentlige anskaffelser 3-8. SAMMENDRAG: Tildelingskriterier, plikten

Detaljer

STYRING OG KONTROLL MED BYGGEPROSJEKTER

STYRING OG KONTROLL MED BYGGEPROSJEKTER NEDRE ROMERIKE DISTRIKTSREVISJON REVISJONSRAPPORT STYRING OG KONTROLL MED BYGGEPROSJEKTER SKEDSMO KOMMUNE MAI 2011 Utført av Nina Neset, Ingar Leiksett og Kristin Lundevall INNHOLD SAMMENDRAG, SAMLET

Detaljer

Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet

Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Arkiv: 614 Arkivsaksnr: 2013/1442-29 Saksbehandler: Wolfram Pretzsch Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Sandfjæra barnehage - valg av entreprenør Vedlegg: 1. Sandfjæra barnehage Tilbudsinnstilling

Detaljer

Saksbehandler: Kommunalsjef, Frode Holst LUNNER BARNESKOLE - RAMME FOR VIDERE PLANLEGGING. Lovhjemmel:

Saksbehandler: Kommunalsjef, Frode Holst LUNNER BARNESKOLE - RAMME FOR VIDERE PLANLEGGING. Lovhjemmel: Arkivsaksnr.: 05/00800-001 Ark.: 614 A20 &47 Saksbehandler: Kommunalsjef, Frode Holst LUNNER BARNESKOLE - RAMME FOR VIDERE PLANLEGGING Lovhjemmel: Rådmannens innstilling: ::: Sett inn rådmannens innstilling

Detaljer

Byggeprosjekter i Finnmarkssykehuset HF: Tertialrapport pr. 31. august 2014

Byggeprosjekter i Finnmarkssykehuset HF: Tertialrapport pr. 31. august 2014 Møtedato: 29. oktober 2014 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Tor-Arne Haug, 75 51 29 00 Bodø, 17.10.2014 Styresak 119-2014 Byggeprosjekter i Finnmarkssykehuset HF: Tertialrapport pr. 31. august 2014 Formål/sammendrag

Detaljer

Praktisk prosjekteringsledelse kontrakt. Oslo, 23. oktober 2013 Advokat Knut Anders Sannes

Praktisk prosjekteringsledelse kontrakt. Oslo, 23. oktober 2013 Advokat Knut Anders Sannes Praktisk prosjekteringsledelse kontrakt Oslo, 23. oktober 2013 Advokat Knut Anders Sannes Pål Grønstad Arne Scott Morten Gran Knut A Sannes Live W Lindholm Steffen Kvisler - 6 advokater - Har rendyrket

Detaljer

Styresak 81/11 Utbyggingsprosjektet ved Nordlandssykehuset i Bodø - usikkerhetsanalyse og rammeforutsetninger

Styresak 81/11 Utbyggingsprosjektet ved Nordlandssykehuset i Bodø - usikkerhetsanalyse og rammeforutsetninger Direktøren Styresak 81/11 Utbyggingsprosjektet ved Nordlandssykehuset i Bodø - usikkerhetsanalyse og rammeforutsetninger Saksbehandler: Gro Ankill Saksnr.: 2011/1888 Dato: 28.09.2011 Dokumenter i saken:

Detaljer

Byggeprosjekter i Universitetssykehuset Nord- Norge HF: Tertialrapport pr. 31. august 2014

Byggeprosjekter i Universitetssykehuset Nord- Norge HF: Tertialrapport pr. 31. august 2014 Møtedato: 29. oktober 2014 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Tor-Arne Haug, 75 51 29 00 Bodø, 17.10.2014 Styresak 120-2014 Byggeprosjekter i Universitetssykehuset Nord- Norge HF: Tertialrapport pr. 31.

Detaljer

Byggekostnadsprogrammet. Hvordan unngå prosjekteringsfeil RESULTATER

Byggekostnadsprogrammet. Hvordan unngå prosjekteringsfeil RESULTATER Byggekostnadsprogrammet Hvordan unngå prosjekteringsfeil RESULTATER Kvalitetssjef Endre Grimsmo COWI AS 1 Målsetting Prosjektets mål er å kartlegge årsaker til prosjekteringsfeil i forskjellige typer prosjekter,

Detaljer

HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET. SÆRUTSKRIFT Møte 24. mai 2011. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt økonomistyring i byggeprosjekter

HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET. SÆRUTSKRIFT Møte 24. mai 2011. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt økonomistyring i byggeprosjekter HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Hammerfest kommune v/ kommunestyret Postboks 1224 9616 Hammerfest SÆRUTSKRIFT Møte 24. mai 2011 Arkivkode 4/1 02 Journalnr. 2011/12020-1 Sak/13 2011 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt

Detaljer

GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL - FAST BYGGEKOMITÉ

GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL - FAST BYGGEKOMITÉ MØTEINNKALLING Fast byggekomité Sted: Rakkestad kulturhus, Formannskapssalen Dato: 11.4.2013 Tid: 09.00 SAKSLISTE Saksnr. Tittel 7/13 13/738 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL - FAST BYGGEKOMITÉ - 8.3.2013 8/13

Detaljer

ADMINISTRATIV ANALYSE AV BYGGEPROSJEKTET LEIRFJORD RÅDHUS. Kontrollutvalget i Leirfjord kommune vedtok i sitt møte 23.94.14 i sak 1/2014 følgende

ADMINISTRATIV ANALYSE AV BYGGEPROSJEKTET LEIRFJORD RÅDHUS. Kontrollutvalget i Leirfjord kommune vedtok i sitt møte 23.94.14 i sak 1/2014 følgende ADMINISTRATIV ANALYSE AV BYGGEPROSJEKTET LEIRFJORD RÅDHUS 1.0 Bestilling Kontrollutvalget i Leirfjord kommune vedtok i sitt møte 23.94.14 i sak 1/2014 følgende «Kontrollutvalget i Leirfjord ser på nåværende

Detaljer

Valg av entrepriseformer. Byggeleders rolle ved ulike entrepriseformer

Valg av entrepriseformer. Byggeleders rolle ved ulike entrepriseformer Valg av entrepriseformer Byggeleders rolle ved ulike entrepriseformer Om OBA Stiftet 1996 7 ansatte Oppdrag primært oslo /østlandsområdet Oppdragsgivere store profesjonelle utbyggere OBA s arbeidsfelt

Detaljer

Kap 10 - Eiendoms - forvaltning

Kap 10 - Eiendoms - forvaltning Kap 10 - Eiendoms - forvaltning ID ØK.F.4.2.10 Versjon 0.01 Gyldig fra 20.12.2012 Forfatter Magnar Steffensen Verifisert [] Godkjent Side 1 av5 Formål Omfang Ansvar Handling Gi god økonomistyring

Detaljer

KONTROLLUTVALGET I ULLENSAKER KOMMUNE. Forvaltningsrevisor Roar Kristiansen, ØRRD Revisjonsmedarbeider Naheed Esam, ØRRD Kjell Nordengen, sekretær

KONTROLLUTVALGET I ULLENSAKER KOMMUNE. Forvaltningsrevisor Roar Kristiansen, ØRRD Revisjonsmedarbeider Naheed Esam, ØRRD Kjell Nordengen, sekretær Møtebok Tid Tirsdag 11. mars 2014, kl. 09.00 Sted Ullensaker rådhus, formannskapssalen Tilstede Tron Erik Hovind, leder medlemmer Emse Lote, nestleder Dag Bakke Knut Fjell Halldis Helleberg Tilstede varamedlemmer

Detaljer

Følge byggeprosjekt Overhalla kommune Forvaltningsrevisjon nr. 1744-1/2010

Følge byggeprosjekt Overhalla kommune Forvaltningsrevisjon nr. 1744-1/2010 Følge byggeprosjekt Overhalla kommune Forvaltningsrevisjon nr. 1744-1/2010 1 Forord KomRev Trøndelag IKS har i perioden januar til juni gjennomført en forvaltningsrevisjon av å følge byggeprosjektet OBUS

Detaljer

Fagnotat. BERGEN KOMMUNE Finans, eiendom og eierskap/etat for utbygging. Saksnr.: 200407860-267. Til: Finans - Stab Kopi til: Etat for utbygging

Fagnotat. BERGEN KOMMUNE Finans, eiendom og eierskap/etat for utbygging. Saksnr.: 200407860-267. Til: Finans - Stab Kopi til: Etat for utbygging BERGEN KOMMUNE Finans, eiendom og eierskap/etat for utbygging Fagnotat Saksnr.: 200407860-267 Emnekode: UTBY-1638 Saksbeh: EITO Til: Finans - Stab Kopi til: Fra: Etat for utbygging Dato: 7.januar 2015

Detaljer

De ulike aktørene og deres oppgaver

De ulike aktørene og deres oppgaver Byggherreforskriften Kursdagene -8. januar 2009 De ulike aktørene og deres oppgaver Byggherreforskriften Ny forskrift forslag om egne kapitler for hver gruppe Tredeling av ansvar Byggherren, 5 m fl Og

Detaljer

MØTEINNKALLING. Plankomitéen har møte i Eiendomsavdelingen. 28.02.2008 kl. 1800

MØTEINNKALLING. Plankomitéen har møte i Eiendomsavdelingen. 28.02.2008 kl. 1800 MØTEINNKALLING Plankomitéen har møte i Eiendomsavdelingen 28.02.2008 kl. 1800 Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken i flg lov er unntatt fra offentlighet. Saksliste: Utv.sak nr3/08

Detaljer

Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Øyvin Grongstad/90 60 30 41 Kirkenes, 09.10.2014

Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Øyvin Grongstad/90 60 30 41 Kirkenes, 09.10.2014 Styremøte i Finnmarkssykehuset HF Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Øyvin Grongstad/90 60 30 41 Kirkenes, 09.10.2014 Saksnummer 89/2014 Saksansvarlig: Drifts- og eiendomssjef Øyvin S Grongstad Møtedato:

Detaljer

Byggeprosjekter i Universitetssykehuset Nord-Norge HF: Tertialrapport pr. 31. desember 2013

Byggeprosjekter i Universitetssykehuset Nord-Norge HF: Tertialrapport pr. 31. desember 2013 Møtedato: 26. februar 2014 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Tor-Arne Haug, 75 51 29 00 Bodø, 14.2.2014 Styresak 14-2014 Byggeprosjekter i Universitetssykehuset Nord-Norge HF: Tertialrapport pr. 31. desember

Detaljer

KOMMUNESTYRET Møtested: Møtedato: Kl. Kommunestyresalen, Frøya 30.05.2013 10.00. Tilleggssaker til Kommunestyret.

KOMMUNESTYRET Møtested: Møtedato: Kl. Kommunestyresalen, Frøya 30.05.2013 10.00. Tilleggssaker til Kommunestyret. FRØYA KOMMUNE KOMMUNESTYRET Møtested: Møtedato: Kl. Kommunestyresalen, Frøya 30.05.2013 10.00 herredshus Tilleggssaker til Kommunestyret. Saksliste Sakliste: Saksnr. Arkivsaksnr. Innhold 62/13 10/1112

Detaljer

KOFA - Klagenemnda for offentlige anskaffelser

KOFA - Klagenemnda for offentlige anskaffelser KOFA - Klagenemnda for offentlige anskaffelser 2008/1 Innklaget virksomhet: Klager: Saksnummer: 2008/1 Saksbehandler: Vedtak: Avgjort av: Saksdokument: Saken gjelder: Nemndas kommentar: Dato saken ble

Detaljer

PA- RUTINER. Prosjekt: Råholt ungdomsskole - RUSK. PROSJEKT: Råholt ungdomsskole - RUSK OPPDRAGSGIVER: Eidsvoll kommune DATO: 10.12.

PA- RUTINER. Prosjekt: Råholt ungdomsskole - RUSK. PROSJEKT: Råholt ungdomsskole - RUSK OPPDRAGSGIVER: Eidsvoll kommune DATO: 10.12. PA- RUTINER PROSJEKT: Råholt ungdomsskole - RUSK OPPDRAGSGIVER: Eidsvoll kommune DATO: 10.12.13 INNHOLD 0 RUTINER 3 0.1 GENERELT 3 0.2 WEB -BASERT DOKUMENTHOTELL 3 0.3 PROSJEKTERINGSRUTINER 3 1 ORGANISASJON

Detaljer

ORIENTERING - STATUS PROSJEKTER, FORMANNSKAPET 5. MARS 2015

ORIENTERING - STATUS PROSJEKTER, FORMANNSKAPET 5. MARS 2015 ORIENTERING - STATUS PROSJEKTER, FORMANNSKAPET 5. MARS 2015 Innhold RANDABERG ARENA 2. etg... 2 TORSET BOFELLESSKAP, PÅBYGG... 3 NORDHEIÅ BOFELLESSKAP, PÅBYGG... 4 BARNEHAGE OG RESSURSSENTER I TARZANSKOGEN...

Detaljer

Behandlet i Andebu kommunestyre 20. oktober 2009

Behandlet i Andebu kommunestyre 20. oktober 2009 Økonomi,- tjeneste- og kvalitetsstyring Kommunen som samfunn, tjenesteyter og organisasjon Månedsbrev: Oktober 2009 Delrapport 2 Behandlet i Andebu kommunestyre 20. oktober 2009 Andebu 2010 Månedsbrev

Detaljer

Kommentarer til budsjettvedtak for byggeprosjekt i økonomiplan for Sandnes kommune 2015-2018

Kommentarer til budsjettvedtak for byggeprosjekt i økonomiplan for Sandnes kommune 2015-2018 Kommentarer til budsjettvedtak for byggeprosjekt i økonomiplan for Sandnes kommune 2015-2018 Generelt: Korte byggetider kan medføre økte byggekostnader. Prosjekter som framskyndes og gir kortere byggetider

Detaljer

UNINETT. Fysisk infrastruktur fagdag. UFS 121 Retningslinjer for prosjektering av UH-bygg, IKT- og AVinfrastruktur

UNINETT. Fysisk infrastruktur fagdag. UFS 121 Retningslinjer for prosjektering av UH-bygg, IKT- og AVinfrastruktur UNINETT Fysisk infrastruktur fagdag UFS 121 Retningslinjer for prosjektering av UH-bygg, IKT- og AVinfrastruktur Stein Ottar Nygaard sony@cowi.no 1 Et bygg blir til Kjennetegn for byggeprosjekter i UH-sektoren

Detaljer

Sist redigert 01.12.2009 1. Behandlet Oppfølging Ferdig. Brev rådmann. Lagt inn i årsplanen for oppfølging

Sist redigert 01.12.2009 1. Behandlet Oppfølging Ferdig. Brev rådmann. Lagt inn i årsplanen for oppfølging 16.2.09 1/09 Referater og orienteringer. 1. Kontrollutvalget sender brev til rådmannen med ønske om tilbakemelding i forhold til Fylkesmannens tilsyn med grunnskoleopplæringen, slik som beskrevet under

Detaljer

Saksfremlegg. Saksnr.: 09/3848-4 Arkiv: 280 Sakbeh.: Bjørn-Atle Hansen Sakstittel: NORDLYSKATEDRALEN - EVENTUELT NY KOSTNADSRAMME

Saksfremlegg. Saksnr.: 09/3848-4 Arkiv: 280 Sakbeh.: Bjørn-Atle Hansen Sakstittel: NORDLYSKATEDRALEN - EVENTUELT NY KOSTNADSRAMME Saksfremlegg Saksnr.: 09/3848-4 Arkiv: 280 Sakbeh.: Bjørn-Atle Hansen Sakstittel: NORDLYSKATEDRALEN - EVENTUELT NY KOSTNADSRAMME Planlagt behandling: Formannskapet Kommunestyret Innstilling: ::: &&& Sett

Detaljer

KOSTNADSOVERSLAG 2 FOR 9 BOLIGER TIL FUNKSJONSHEMMEDE MED PERSONALBASE, I MAUDLANDLIA.

KOSTNADSOVERSLAG 2 FOR 9 BOLIGER TIL FUNKSJONSHEMMEDE MED PERSONALBASE, I MAUDLANDLIA. Arkivsak-dok. Sak 63-14 Saksbehandler: Rolf Åsbø Behandles av: Møtedato: Sandnes Eiendomsselskap KF 20.08.2014 Formannskapet 26.08.2014 KOSTNADSOVERSLAG 2 FOR 9 BOLIGER TIL FUNKSJONSHEMMEDE MED PERSONALBASE,

Detaljer

KONKURRANSEGRUNNLAGET RIB,RIV,RIE.

KONKURRANSEGRUNNLAGET RIB,RIV,RIE. Side 1 av 2 Espen Aursand Fra: "Espen Aursand" Til: "Eikanger Magne" Sendt: 30. juni 2006 12:45 Legg ved: Vedlegg 7.Teging trafikkløsning vest.pdf; Vedlegg 1.Plan

Detaljer

Hattfjelldal kommune PROSJEKTBESKRIVELSE/ FORPROSJEKT

Hattfjelldal kommune PROSJEKTBESKRIVELSE/ FORPROSJEKT Hattfjelldal kommune PROSJEKTBESKRIVELSE/ FORPROSJEKT Flyktningeboliger 2013 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 HENSIKTEN MED PROSJEKTET... 3 2 PROSJEKTETS MÅLSETNING... 3 3 PROSJEKTETS OMFANG... 3 4 ANSVARSFORHOLD...

Detaljer

Evaluering av entreprenøroppdrag

Evaluering av entreprenøroppdrag Evaluering av entreprenøroppdrag Dette evalueringsskjemaet er utarbeidet av Norsk Kommunalteknisk Forening (NKF) og Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) med innspill fra kommuner og berørte bransjeorganisasjoner.

Detaljer

S T Y R E S A K # 20/01 STYREMØTET DEN 08.04.14 STATUS FOR BYGGESAKEN

S T Y R E S A K # 20/01 STYREMØTET DEN 08.04.14 STATUS FOR BYGGESAKEN S T Y R E S A K # 20/01 Vedrørende: STYREMØTET DEN 08.04.14 STATUS FOR BYGGESAKEN Forslag til vedtak: Styret tar statusrapport for byggesaken til orientering. Vedlegg: Saksfremlegg Utkast til mandat for

Detaljer

Regler for organisering og gjennomføring av kommunale bygge- og anleggsprosjekter.

Regler for organisering og gjennomføring av kommunale bygge- og anleggsprosjekter. EIGERSUND KOMMUNE Miljø- og driftsavdelingen Regler for organisering og gjennomføring av kommunale bygge- og anleggsprosjekter. Vedtatt av kommunestyret den 08.09.03. Arkiv WinSak: 03/01295. Regler for

Detaljer

MØTEPROTOKOLL. Berg kommune. Formannskapet. Møtested: Biblioteket, Skaland Møtedato: 13.01.04 Tid: 10.00

MØTEPROTOKOLL. Berg kommune. Formannskapet. Møtested: Biblioteket, Skaland Møtedato: 13.01.04 Tid: 10.00 Berg kommune Møtested: Biblioteket, Skaland Møtedato: 13.01.04 Tid: 10.00 MØTEPROTOKOLL Formannskapet Medlemmer: Trond Abelsen, Siv Wilsgård, Roy-Willy Hansen, Guttorm Nergård Anne Jespersen Forfall: Varamedlemmer:

Detaljer

SHA-PLAN FOR NY TURN- OG FLERBRUKSHALL PÅ KJENN PLAN FOR SIKKERHET, HELSE OG ARBEIDSMILJØ

SHA-PLAN FOR NY TURN- OG FLERBRUKSHALL PÅ KJENN PLAN FOR SIKKERHET, HELSE OG ARBEIDSMILJØ SHA-PLAN FOR NY TURN- OG FLERBRUKSHALL PÅ KJENN PLAN FOR SIKKERHET, HELSE OG ARBEIDSMILJØ Skrevet av: Ove M. Bergane Publisert: 16.04.2015 Innhold 1 Formål og hensikt... 3 2 Lover og forskrifter... 3 3

Detaljer

Klagenemnda for offentlige anskaffelser

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Klagenemnda for offentlige anskaffelser Saken gjelder: Tildelingsevaluering, De generelle kravene i 5 Innklagede kunngjorde en åpen anbudskonkurranse vedrørende prosjektering og bygging av kommunale flyktningeboliger

Detaljer

LYNGDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

LYNGDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK LYNGDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/15 Dato: 03.09.15 kl. 08.00 09.30. Sted: Rådhuset, formannskapssalen. MØTEBOK Tilstede: Harald Lande, leder Margit Hovland, nestleder Leif B. Hestad, 1. varamedlem

Detaljer

Evaluering av entreprenøroppdrag

Evaluering av entreprenøroppdrag 1. Opplysninger om oppdraget Oppdragsgivers organisasjon 1.1 Oppdragsgiver (virksomhet) 1.2 Prosjektleder for oppdragsgiver 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson/prosjekteier Entreprenørens organisasjon Evaluering

Detaljer

ERFARINGSOVERFØRING EVALUERING AV PROSJEKTGJENNOMFØRING

ERFARINGSOVERFØRING EVALUERING AV PROSJEKTGJENNOMFØRING ERFARINGSOVERFØRING EVALUERING AV PROSJEKTGJENNOMFØRING Seminar over halvannen dag med følgende deltakere: Prosjektansvarlig Prosjektledelse Prosjekteringsledelse Prosjekteringsgruppe Byggeledelse 1 Plenum

Detaljer

Mal for samhandlingskontrakter, med incitaments - og målprisbestemmelser

Mal for samhandlingskontrakter, med incitaments - og målprisbestemmelser Mal for samhandlingskontrakter, med incitaments - og målprisbestemmelser Vegdirektoratet, Byggherreseksjonen Mai 2010 Innholdsfortegnelse Forord... 3 Kap. 1 Formålet med samhandlingskontrakt... 4 Konkurransegrunnlag

Detaljer

DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING. Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF

DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING. Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING Saknr. 34/11 Saksbeh. Monika Pedersen Jour.nr 11/4403 Drammen Eiendom KF Mappe Avgj. Styret Møtedato 22/08-2011 SAK 34/11: PROSJEKTRAPPORT PHUS Innstilling til: Styret

Detaljer

Klagenemnda for offentlige anskaffelser. Omgjøring av tildelingsbeslutning, avvisning av leverandør, kvalifikasjons-/dokumentasjonskrav

Klagenemnda for offentlige anskaffelser. Omgjøring av tildelingsbeslutning, avvisning av leverandør, kvalifikasjons-/dokumentasjonskrav Klagenemnda for offentlige anskaffelser Saken gjelder: Omgjøring av tildelingsbeslutning, avvisning av leverandør, kvalifikasjons-/dokumentasjonskrav Innklagede gjennomførte en åpen anbudskonkurranse for

Detaljer

Fabrikkbygd sykehus i Kirkenes Hvorfor gjør vi det og hvordan gjør vi det?

Fabrikkbygd sykehus i Kirkenes Hvorfor gjør vi det og hvordan gjør vi det? Fabrikkbygd sykehus i Kirkenes Hvorfor gjør vi det og hvordan gjør vi det? Fabrikkbygd sykehus i Kirkenes Hvorfor gjør vi det og hvordan gjør vi det? Prosjektleder Gunnar Stumo Frokostseminar 24.02.2015

Detaljer

HERØY KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Liv Hansen Arkiv: 614 Arkivsaksnr.: 15/527

HERØY KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Liv Hansen Arkiv: 614 Arkivsaksnr.: 15/527 HERØY KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Liv Hansen Arkiv: 614 Arkivsaksnr.: 15/527 HELSEHUSET - OMBYGGING / TILBYGG UTTALELSE FRA RÅDET FOR ELDRE OG FUNKSJONSHEMMEDE Rådets uttalelse: Saksutredning:

Detaljer

ASPERHOLEN BARNEHAGE, VURDERING AV ALTERNATIVER. Bakgrunn for saken: Saksopplysninger: Arkivsak-dok. 18-15. Sandnes Eiendomsselskap KF 02.03.

ASPERHOLEN BARNEHAGE, VURDERING AV ALTERNATIVER. Bakgrunn for saken: Saksopplysninger: Arkivsak-dok. 18-15. Sandnes Eiendomsselskap KF 02.03. Arkivsak-dok. 18-15 Saksbehandler: Torbjørn Sterri Behandles av: Møtedato: Sandnes Eiendomsselskap KF 02.03.2015 ASPERHOLEN BARNEHAGE, VURDERING AV ALTERNATIVER Bakgrunn for saken: I styresak 09 15 ble

Detaljer

Bedre skolebygg et løft for Sør-Trøndelag fylkeskommune.

Bedre skolebygg et løft for Sør-Trøndelag fylkeskommune. Bedre skolebygg et løft for Sør-Trøndelag fylkeskommune. Ideen Hva med oss? sa hun, - rektor på en gammel videregående skole. Skal de gamle skolene bare forfalle og sakke akterut nå? Det var høsten 2001,

Detaljer

Har kommunen rutiner for styring av byggeprosjekter- og er de gode nok?

Har kommunen rutiner for styring av byggeprosjekter- og er de gode nok? Har kommunen rutiner for styring av byggeprosjekter- og er de gode nok? Kommunalteknikk 2013 Fornebu 15.05.2013 Utbyggingssjef Kristine Hjellup Horne 1 Tall og fakta 191 kvadratkilometer 9776 netto pendler

Detaljer

Hamar katedralskole Byggeprosess og samspill

Hamar katedralskole Byggeprosess og samspill Hamar katedralskole Per Kr. Ljødal Prosjektleder Eiendom og Innkjøp 4 VIDEREGÅENDE SKOLER I HAMAR Ajer videregående skole Hamar katedralskole Ankerskogen videregående skole Storhamar videregående skole

Detaljer

AVTALEDOKUMENT OM SAMSPILLFASEN

AVTALEDOKUMENT OM SAMSPILLFASEN AVTALEDOKUMENT OM SAMSPILLFASEN mellom som byggherre og foretaks.nr. som entreprenør vedrørende Bilag 1: Avtaledokument om samspillfasen 2 1 PARTENE Med utgangspunkt i tilbud av er det inngått følgende

Detaljer

Deres ref: Vår ref: Saksbehandler: Arkivkode: Dato: 2012/53-25623/2012 Ole Hallandvik 612 20.08.2012

Deres ref: Vår ref: Saksbehandler: Arkivkode: Dato: 2012/53-25623/2012 Ole Hallandvik 612 20.08.2012 Søgne kommune Deres ref: Vår ref: Saksbehandler: Arkivkode: Dato: 2012/53-25623/2012 Ole Hallandvik 612 20.08.2012 Ref.nr: Prosjekt: Søgne rådhus - Renovering og ombygging. Referat fra byggekomitemøte.

Detaljer

Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 15.12.2014 085/14

Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 15.12.2014 085/14 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler Dato: Side 1 av 6 FE-614, TI-&30 10/939 14/8259 Stian Skjærvik 12.12.2014 Godkjenning av stiftelsesdokumenter. Utvalg Møtedato Saksnummer

Detaljer

Revisjon: Revisjonen gjelder: Godkjent: Dato: Revidert skrivefeil i pkt 1.3 Opv 25.12.2012 Til behandling i styringsgruppa 21.12.

Revisjon: Revisjonen gjelder: Godkjent: Dato: Revidert skrivefeil i pkt 1.3 Opv 25.12.2012 Til behandling i styringsgruppa 21.12. Dokumentkontroll Revisjon: Revisjonen gjelder: Godkjent: Dato: Revidert skrivefeil i pkt 1.3 Opv 25.12.2012 Til behandling i styringsgruppa 21.12.2012 Prosjektnr: 714023 Arkivnr.: 02 Saksbeh.: OPV Kontroll:

Detaljer

GRIMSTAD KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL

GRIMSTAD KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL GRIMSTAD KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Grimstad kommune avholdt møte: Møtedato: Tirsdag 20. oktober 2009 Tid: Kl. 12.00 15.00 Møtested: Grimstad Rådhus, formannskapssalen

Detaljer

Levanger kontrollutvalg

Levanger kontrollutvalg MØTEINNKALLING Levanger kontrollutvalg TID: 22.09.2003 Kl. 13:00 STED: Revisjonens kontor, Gjensidigegården Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil

Detaljer

1. Kontrollutvalget ber om å få tilsendt kopi av alle tilsynsrapporter etter tilsynsbesøk i kommunen.

1. Kontrollutvalget ber om å få tilsendt kopi av alle tilsynsrapporter etter tilsynsbesøk i kommunen. 19.2.07 1/07 Referater og orienteringer. Kontrollutvalget tar referatene og orienteringen til etterretning. 2/07 Samtale med rådmannen. Kontrollutvalget tar samtalen med rådmannen til orientering. 3/07

Detaljer

Rapport orientering til kontrollutvalget Oppfølging byggeprosjekt Fase 2 Gjennomføring Orkanger ungdomsskole Orkdal kommune

Rapport orientering til kontrollutvalget Oppfølging byggeprosjekt Fase 2 Gjennomføring Orkanger ungdomsskole Orkdal kommune Rapport orientering til kontrollutvalget Oppfølging byggeprosjekt Fase 2 Gjennomføring Orkanger ungdomsskole Orkdal kommune År 2004 Innholdsfortegnelse side 1. INNLEDNING... 3 1.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET...3

Detaljer

Sak 28/13. Sakstittel: MELDINGER - FORMANNSKAPET 03.10.2013. BEHANDLING: Sigve Laugsand orienterte om status for bygging av Børsa skole.

Sak 28/13. Sakstittel: MELDINGER - FORMANNSKAPET 03.10.2013. BEHANDLING: Sigve Laugsand orienterte om status for bygging av Børsa skole. Side 2 Sak 28/13 Sakstittel: MELDINGER - FORMANNSKAPET 03.10.2013 BEHANDLING: Sigve Laugsand orienterte om status for bygging av Børsa skole. Statusrapport pr. 03.10.13 for planlegging av barnehage på

Detaljer

Hovedprosess for investeringsprosjekt - Bygg

Hovedprosess for investeringsprosjekt - Bygg Hovedprosess for investeringsprosjekt - Bygg Mulighetsstudie Programfase Forprosjektfase Detaljprosjektfase Byggefase Bruks og drfitsfase Politisk nivå Handlings program PS1 Politisk sak PS2 Politisk sak

Detaljer

1. Kontrollutvalget ber om å få tilsendt kopi av alle. Lagt inn i årsplanen tilsynsorganer. tilsynsrapporter etter tilsynsbesøk i kommunen.

1. Kontrollutvalget ber om å få tilsendt kopi av alle. Lagt inn i årsplanen tilsynsorganer. tilsynsrapporter etter tilsynsbesøk i kommunen. 5.3.07 1/07 Referater og orienteringer. Kontrollutvalget tar referatene og orienteringen til etterretning. 2/07 Informasjon fra enhetene Kontrollutvalget tar enhetenes redegjørelse til teknisk sektor og

Detaljer

UTSKRIFT AV MØTEBOK SAK 11/15 SLUTTRAPPORT LYNGDAL UNGDOMSSKOLE REGNSKAP OG EVALUERING AV MODELL

UTSKRIFT AV MØTEBOK SAK 11/15 SLUTTRAPPORT LYNGDAL UNGDOMSSKOLE REGNSKAP OG EVALUERING AV MODELL UTSKRIFT AV MØTEBOK LYNGDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Onsdag 26. august 2015 SAK 11/15 SLUTTRAPPORT LYNGDAL UNGDOMSSKOLE REGNSKAP OG EVALUERING AV MODELL Utvalgssekretær orienterte om forenklet evaluering

Detaljer

Dato: 12. september 2007. Fullmaktssak 23/07. Direktør for Bergen kommunale bygg

Dato: 12. september 2007. Fullmaktssak 23/07. Direktør for Bergen kommunale bygg Dato: 12. september 2007 Fullmaktssak 23/07 Direktør for Bergen kommunale bygg Indre Sædal - ny barneskole og flerbruks idrettshall. Framføring av ny atkomstvei med ledningsanlegg. Valg av entreprenør.

Detaljer

DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING. Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF

DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING. Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING Saknr. 14/08 Saksbeh. Rino Pettersen Jour.nr Fagavd. Drammen Eiendom KF Mappe Avgj. av Styret Møtedato 02.04.2008 SAK 14/08 STATUSRAPPORT MARIENLYST SKOLE Innstilling til:

Detaljer

Behandling i plan- og utviklingskomiteen og driftskomiteen i sak nr. 116/09 vil bli utlagt i møtet.

Behandling i plan- og utviklingskomiteen og driftskomiteen i sak nr. 116/09 vil bli utlagt i møtet. Verdal kommune Møteinnkalling Formannskapets medlemmer Det innkalles med dette til følgende møte: Utvalg: Verdal formannskap Møtested: Kommunestyresalen, Verdal Rådhus Dato: 19.11.2009 Tid: 09:00 Evt.

Detaljer

To nye sykehjem i Porsgrunn

To nye sykehjem i Porsgrunn Eiendomsforvaltningen To nye sykehjem i Porsgrunn Åpen anbudskonkurranse Gjennomgående samspill med insitament Informasjonsmøte - 28. juni 2013 Program: 1. Orientere om prosjektet, bakgrunn, mål og innhold

Detaljer