Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Arkivsak: Møtedato/tid: , kl. 11:30-16:00 Møtested: Møtedeltakere: Forfall: - Andre møtende: Kopi: Fylkeshuset, møterom Thulitt Guro Angell Gimse, møteleder Eivind Stende Sigrid Angen Hans Bøe Gunnar Hynne Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge IKS Anne Katharine Gardner, Revisjon Midt-Norge IKS Tor-Arne Stubbe, Revisjon MIdt-Norge IKS Odd- Inge Mjøen, Sør-Trøndelag fylkeskommune Fylkesordfører, fylkesrådmann, Revisjon Midt-Norge IKS, varamedlemmer Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på telefon , eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Guro Angell Gimse (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Rådgiver, Konsek Kontrollutvalgets møte Side 1

2 Sakliste 035/15 Referatsaker 036/15 Forvaltningsrevisjon av fylkeskommunens oppfølging av innkjøpsavtaler 037/15 Tilbakemeldinger i forbindelse med forvaltningsrevisjon om etikk og varsling 038/15 Varsling om mulige misligheter 039/15 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon av STFKs arbeid med mobbing og psykososialt læringsmiljø 040/15 Evaluering og rapportering - valgperioden /15 Eventuelt Kontrollutvalgets møte Side 2

3 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 15/82-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg FR-rapport miljøpakken Trondheim Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Forvaltningsrevisjon Trondheim kommune: Miljøpakken Kontrollutvalgets møte Side 3

4 Forvaltningsrevisjon av fylkeskommunens oppfølging av innkjøpsavtaler Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler: Torbjørn Berglann Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 14/64-10 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Rapport fra forvaltningsrevisjon av fylkeskommunens oppfølging av innkjøpsavtaler legges fram for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å: a) sørge for at brukerne av e-handelssystemet har kunnskap om og ferdigheter i bruk av systemet, og følge opp bruken av systemet b) sørge for at innkjøpsavtalene blir systematisk evaluert c) styrke brukergruppene ved blant annet å legge til rette for bedre deltakelse fra brukernes side d) styrke samhandlingen med kommunene e) oppdatere kompetanseplanen i jus- og innkjøpstjenesten f) vurdere å inngå innkjøpsavtaler for varer og tjenester der slike mangler 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å orientere om hvilke tiltak som er satt i verk i etterkant av revisjonen innen 1. mars Fylkestinget tar rapporten for øvrig til orientering Vedlegg Rapport - innkjøpsavtaler.pdf Saksutredning Kontrollutvalget bestilte i sak 35/14 en forvaltningsrevisjon av oppfølgingen av fylkeskommunens innkjøpsavtaler. Revisjonen presenterte en skisse for prosjektet, som utvalget godkjente i sak 45/14. Av skissen framgår det at forvaltningsrevisjonen skal innrettes mot arbeidet med innkjøpsavtalene etter at de er inngått. Rapporten er levert i henhold til tidsfrist, men med et omfang som har gått 66 timer utover de avtalte 400 timene. Hovedfunn Revisjonen har undersøkt om fylkeskommunens oppfølging av innkjøpsavtalene er tilfredsstillende. Undersøkelsen retter seg mot leverandører og brukere av innkjøpsavtalene. Brukerne av innkjøpsavtalene er virksomheter i fylkeskommunen og i 20 kommuner i Sør-Trøndelag, samt noen tilsluttede offentlige virksomheter. Revisjonen konkluderer med at oppfølgingen av leverandørene og brukerne i all hovedsak er tilfredsstillende. Revisjonen har også konkludert med at: Kontrollutvalgets møte Side 4

5 e-handelssystemet ikke er effektivt utnyttet på grunn av brukerterskler evalueringen av innkjøpsavtalene kan gjøres mer regelmessig og systematisk oppfølgingen av enhetsledere og kommuner er i hovedsak tilfredsstillende brukergruppene fungerer ikke optimalt, fordi tilsluttede kommuner deltar i for liten grad og fordi gruppene er mindre aktive etter at avtalene er inngått. Avtalelojaliteten er tilfredsstillende internt i STFK, men de tilsluttede kommunene kan bli mer lojale. Informasjon om innkjøpsavtalene når ikke ut til den enkelte innkjøper i kommunene. Om rapporten Revisjonen mener at fordelingen av ansvar og organiseringen av innkjøp er klart definert og forstått i fylkeskommunen. Innkjøpsstrategiens punkt om miljø, sosial dumping og etikk blir i hovedsak fulgt i anskaffelsene som er undersøkt i denne revisjonen. Leverandørene anser fylkeskommunen som en profesjonell innkjøper. Enkelte etterlyser likevel bedre informasjon om forpliktelser og fordeler med avtalene. Revisjonen har testet kunnskapen om innkjøpsavtalene blant enhetslederne i fylkeskommunen og kontaktpersonene for innkjøp i kommunene. Lederne i STFK mener at de stort sett har tilfredsstillende kunnskap om avtalene, mens kunnskapen om avtalene er noe mindra blant kontaktpersonene i de tilsluttede kommunene. Flere av brukerne stiller spørsmål ved om avtalene forenkler innkjøpene og om de gir innsparinger. Både enhetsledere og kontaktpersoner i kommunene savner avtaler på viktige områder for deres virksomhet. Revisjonen skriver at både enhetslederne og kommunekontaktene opplever kontakten med jus og innkjøp som tilfredsstillende, men at informasjonen i forbindelse med endringer i avtalene kan bli bedre. Det er gjennomgående høy lojalitet til innkjøpsavtalene i fylkeskommunen, noe som forklares med at fylkeskommunen handler gjennom et e-handelssystem. I de tilsluttede kommunene er avtalelojaliteten dårligere. Revisjonen gir fylkesrådmannen følgende anbefalinger: oppdatere kompetanseplanen innenfor innkjøpsområdet sørge for at brukerne av nettbaserte innkjøpssystem har kunnskap om og ferdigheter i bruk av systemet, og følge opp bruken av systemet sørge for at innkjøpsavtalene blir systematisk evaluert styrke brukergruppene, ved bl.a å legge til rette for bedre deltakelse fra brukernes side styrke samhandlingen med kommunene Kontrollutvalgets møte Side 5

6 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat mener at den foreliggende rapporten er i tråd med utvalgets bestilling. Revisjonens anbefalinger indikerer at innkjøpsområdet i hovedsak er godt håndtert internt i fylkeskommunen. Anbefalingene viser likevel at fylkeskommunen bør styrke dialogen med, og informasjonen til brukerne internt, til de tilsluttede kommunene og virksomhetene. På bakgrunn av opplysningene om at flere ledere og kommunekontakter savner innkjøpsavtaler på viktige områder bør fylkesrådmannen vurdere om det er grunnlag for å inngå avtaler på disse områdene. Kontrollutvalgets møte Side 6

7 Tilbakemeldinger i forbindelse med forvaltningsrevisjon om etikk og varsling Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 14/27-10 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget ber Revisjon Midt-Norge om å ta kontakt med de som har sendt inn kommentarer, og komme tilbake til kontrollutvalget dersom det er saker som bør følges opp videre. Vedlegg Tilbakemelding etikk og varsling Saksutredning I forbindelse med forvaltningsrevisjon av etikk og varsling, som ble behandlet i kontrollutvalget i sak 57/14 ble det gjennomført en spørreskjemaundersøkelse rettet mot alle ansatte i STFK. Det var 1253 svar på undersøkelsen. Respondentene hadde mulighet til å komme med avsluttende kommentarer i spørreskjemaet. Revisjonen har sett på disse kommentarene, og det er tre kommentarer revisjonen vurderer at refererer til spesifikke forhold respondenten mener er kritikkverdige. Disse tre kommentarene har også blitt forelagt sekretariatet. Spørreundersøkelsen var elektronisk og anonym, men selv om de ikke har tilgang til adresser til respondentene har revisjonen mulighet til å sende en tilbakemelding til respondenten gjennom systemet som benyttes. Disse kan da eventuelt oppfordres om å ta kontakt med revisjonen direkte, slik at det er mulig å følge opp henvendelsen. Det var et premiss for spørreundersøkelsen at man ikke skulle gå aktivt ut og be tter tips. Når enkelte av respondentene likevel har valgt å melde om forhold som oppleves som kritikkverdige kan det knytte seg en forventning til at disse meldingene blir fulgt opp. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet er av den oppfatning at det kan være hensiktsmessig å avklare med respondentene hvorvidt dette er saker som bør følges opp av kontrollutvalget. Et første skritt kan da være å be revisjonen om å ta kontakt med respondentene og eventuelt gi kontrollutvalget en tilbakemelding dersom man får en bekreftelse på dette fra respondenten. Sekretariatet ser det ikke som hensiktsmessig å sette i gang videre undersøkelser før selve henvendelsene er nærmere avklart. Kontrollutvalget må vurdere behovet for videre oppfølging av sakene når det eventuelt foreligger en bekreftet henvendelse. Kontrollutvalgets møte Side 7

8 Unntatt offentlighet Opplysningar som er underlagde teieplikt Varsling om mulige misligheter Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 13/192-6 Saken ettersendes. Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Her skrives innstillinga. Saksutredning Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets møte Side 10

9 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon av STFKs arbeid med mobbing og psykososialt læringsmiljø Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler: Torbjørn Berglann Arkivkode: 033, &58 Arkivsaknr.: 15/49-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget godkjenner prosjektplanen. 2. Kontrollutvalget forutsetter at forvaltningsrevisjonen gjennomføres innenfor en ressursramme på 400 timer og at rapporten leveres til sekretariatet innen 15. januar Vedlegg Prosjektplan - Mobbing STFK Saksutredning Kontrollutvalget bestilte i møte , sak 12/15, en forvaltningsrevisjon av fylkeskommunens arbeid med mobbesaker og det psykososiale læringsmiljøet i videregående opplæring. I forbindelse med bestillingen ga kontrollutvalget innspill til prosjektet, som så ble innarbeidet i en prosjektskisse. Revisjonen la fram prosjektskissen i det påfølgende møtet, , sak 19/15. I vedtaket i saken ba kontrollutvalget om å bli forelagt en prosjektplan, før det tar stilling til ressursramme og leveringsfrist. Oppdragsansvarlig revisor vil være til stede og orientere om prosjektplanen og gjennomføringen av forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet viser til revisjonens muntlige redegjørelse og den vedlagte prosjektplanen og anbefaler at kontrollutvalget tar begge til etterretning. Kontrollutvalgets møte Side 11

10 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: STFK Prosjekt: Mobbing i vgs Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2376 Styringsgruppe, dato: Mobbing og psykososialt læringsmiljø i videregående opplæring 1. BESTILLING Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune vedtok i sak 12/15 ( ) å bestille en forvaltningsrevisjon med fokus på mobbing og psykososialt læringsmiljø i videregående opplæring. I brev datert mottok Revisjon Midt-Norge følgende bestilling fra kontrollutvalgets sekretariat: 1. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på mobbing og psykososialt læringsmiljø i videregående opplæring. 2. Kontrollutvalget ber revisor ta med seg innspill fra kontrollutvalget i det videre arbeidet med prosjektet. 3. Kontrollutvalget ber om at revisjonen legger fram et forslag til prosjektskisse i utvalgets neste møte. 4. Kontrollutvalget vedtar endelig ramme og leveringstidspunkt etter at revisjonen har lagt frem forslag til innretting. Revisor deltok i kontrollutvalgets møte den for å presentere bakgrunn og innfallsvinkler til, og ha dialog med utvalget om innrettingen av en slik forvaltningsrevisjon. Protokoll fra utvalgets møte den viser til følgende vedtak i sak 19/15: Kontrollutvalget tar revisjonens forslag til innretning til orientering. Kontrollutvalget vil ta standpunkt til ressursramme og leveringsfrist når det foreligger en prosjektplan. Kontrollutvalget ga ingen spesielle føringer for innrettingen av forvaltningsrevisjonen ut over at man ønsket en tilbakemelding på hvordan skolene arbeidet med å avdekke og følge opp saker knyttet til mobbing av elever i videregående opplæring i fylket. Kontrollutvalgets møte Side 12 side 1 av 6

11 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: STFK Prosjekt: Mobbing i vgs Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2376 Styringsgruppe, dato: BAKGRUNN Selv om retten til et godt psykososialt miljø for elever i skolen er lovfestet i opplæringsloven, så er problemstillinger knyttet til mobbing og annen krenkende atferd aktuell. En nylig gjennomført utredning om det psykososiale miljøet ved landets skoler, anslår at inntil elever i grunnopplæringen er gjenstand for krenkende atferd. Den ble rapporten fra Djupedalutvalgets utredning om virkemidler for et trygt psykososialt skolemiljø sendt på høring fra Kunnskapsdepartementet. Høringsfristen er satt til Utvalget ønsker å sette søkelyset på fem utfordringer som kan forbedres i arbeidet med å fremme et trygt psykososialt skolemiljø og å forebygge og håndtere krenkelser, mobbing, trakassering og diskriminering på en god måte. Disse utfordringene er basert på kunnskap fra forskning, kartlegginger, utvalgsmedlemmers egne erfaringer fra praksis, høringsinnspill fra ulike organisasjoner og tilbakemeldinger fra elever, foreldre og organisasjoner som utvalget har vært i kontakt med på utvalgsmøter og studiereiser. 1. Rettssikkerhet elevenes rettigheter blir ikke oppfylt 2. Skolekultur skolekulturen fokuserer for lite på nulltoleranse for krenkelser, mobbing, trakassering og diskriminering 3. Involvering og samarbeid elever og foreldre involveres ikke godt nok i skolens arbeid med det psykososiale skolemiljøet 4. Ansvarliggjøring og systematikk skoleeiernes og skoleledernes kapasitet til å jobbe systematisk og langsiktig med å utvikle skolemiljøet er mangelfull 5. Organisering ansvarsfordelingen i støttesystemet er for utydelig Utdanningsdirektoratet har over mange år laget veiledere og informasjonsmateriell knyttet til hvordan skoleeiere, skoler og lærere kan arbeide for et godt psykososialt miljø for elevene. Veilederne tar for seg alt i fra det forebyggende arbeidet, hvordan mobbing og krenkende atferd avdekkes, og hvordan skolene bør følge opp hendelser. Selv om det har vært uttrykt nulltoleranse for mobbing i skolen, så viser eksempelvis elevundersøkelsene at mange barn og unge er rammet av mobbing. Alle elever har i følge opplæringsloven rett til et godt og inkluderende læringsmiljø. Med læringsmiljø menes de samlede kulturelle, relasjonelle og fysiske forholdene på skolen som har betydning for eleve- Kontrollutvalgets møte Side 13 side 2 av 6

12 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: STFK Prosjekt: Mobbing i vgs Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2376 Styringsgruppe, dato: nes læring, helse og trivsel. Det psykososiale miljøet skal virke positivt på elevenes helse, trivsel og læring, trygghet og sosiale tilhørighet. Det er den enkelte elevs subjektive opplevelse av å bli krenket som er utgangspunktet for skolens håndtering av opplæringsloven kapittel 9a ( elevenes arbeidsmiljølov ). Det understrekes at det psykososiale miljøet omfatter mer enn mobbing og at kapittel 9a gjelder for både grunnskolen og videregående opplæring. Det er en diskusjon om hvordan mobbing skal defineres, men Utdanningsdirektoratets definisjon og tolkning ligger tett opp til Dan Olweus definisjon av begrepet. Olweus definerer mobbing slik: "En person er mobbet eller plaget når han eller hun, gjentatte ganger og over en viss tid, blir utsatt for negative handlinger fra en eller flere andre personer". Det finnes andre definisjoner på mobbing. De fleste av disse krever at følgende kjennetegn er tilstede: Det må være ubalanse i styrkeforholdet mellom de som mobbes og de som mobber. Et mobbeoffer kan imidlertid mobbe andre elever (ca. 17 % av mobbeofrene). Elever som ofte slåss med hverandre blir ikke mobbet dersom det varierer hvem som tar initiativet til slåssingen. Mobbingen må foregå over en viss tid. Over hvor lang tid kan diskuteres, men enkeltepisoder kalles vanligvis ikke mobbing, selv om de er aldri så alvorlige. Handlingene må være av en viss alvorlighetsgrad. En kan ta utgangspunkt i hva eleven opplever som alvorlig. Det er klart at lett erting, som eleven ikke plages av, ikke er mobbing. Sør-Trøndelag fylkeskommune har i samarbeid med flere aktører fått utarbeidet et ressurhefte om «Arbeid mot krenkende adferd og seksuell trakassering i videregående opplæring i Sør-Trøndelag fylkeskommune». Heftet ble utgitt i 2015 og der kommer det fram at fylkeskommunen ønsker å føre et aktivt arbeid mot krenkende atferd i videregående skole som et ledd i det generelle folkehelsearbeidet. Elevundersøkelsen viser at elever i videregående opplæring i Sør-Trøndelag oppgir at de trives like godt på skolen som elever i resten av landet, og at de opplever omtrent det samme omfanget av mobbing. Tallene varierer noe over de årene hvor elevundersøkelsen er gjennomført. Av alle elever i videregående opplæring som har besvart elevundersøkelsen i Sør-Trøndelag, så er det ca 2,7 % som oppgir at de har opplevd mobbing 2-3 ganger i måneden eller oftere. Gitt at elevundersøkelsen gjennomføres på samtlige videregående skoler hvor fylkeskommunen er skoleeier, og for alle elever, så tilsvarer dette 291 elever som oppgir at de blir mobbet. Kontrollutvalgets møte Side 14 side 3 av 6

13 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: STFK Prosjekt: Mobbing i vgs Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2376 Styringsgruppe, dato: AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING I dialog med kontrollutvalget har skolenes arbeid mot og håndtering av mobbing vært det sentrale diskusjonstema. Utvalget er opptatt av hvordan skolene arbeider med trivsel på skolen (forebygging), hvordan de arbeider systematisk for å avdekke mobbing, hvilke tiltak som iverksettes og hvordan disse tiltakene følges opp, og ikke minst om tiltakene gir god virkning overfor de elevene som er involvert (både mobber og mobbet). 3.1 AVGRENSNING Revisor har på bakgrunn av utvalgets diskusjoner avgrenset undersøkelsen til å gjelde mobbing av elever i videregående skole, og at man derved ser bort fra lærlinger i bedrift. Undersøkelsen vil ikke dekke psykososialt miljø blant ansatte ved skolene, og den vil heller ikke belyse det fysiske skolemiljøet. Øvrige forhold og tiltak for trivsel ved skolen vil tas inn i den grad det har relevans i arbeid med forebygging av mobbing. Revisor avgrenser seg fra å undersøke og vurdere forhold som ligger utenfor virkeområdet for kapittel 9a i opplæringsloven (elevens fritid jfr rundskriv Udir ). 3.2 PROBLEMSTILLING Arbeides det aktivt og systematisk for å forbygge, avdekke og håndtere mobbing i de videregående skolene i Sør-Trøndelag? Under denne problemstillingen vil vi eksempelvis belyse hvordan skolene arbeider for å sikre et godt psykososialt miljø; innhentes kunnskap om skolemiljøet jevnlig, analyseres og anvendes kunnskap om skolemiljøet, er det iverksatt generelle tiltak for øke trivsel eller ta ned omfang av mobbing, og vurderes resultatene av tiltakene? Det er særdeles relevant å se på om skolen har planer for skolemiljøet, oppfølging/rullering av disse planene, og gjennomføring og oppfølging av læringsmiljøundersøkelser. I tillegg er det viktig å belyse om skolene aktivt og systematisk informerer ansatte om skolens arbeid mot mobbing og om ansattes plikt til å melde fra til skoleledelsen om de avdekker mobbing. Det er dessuten vesentlig å få vite hvordan skolene håndterer meldinger om mobbing, da dette har betydning for elevenes mulighet til å klage på skolemiljøet. Videre er det interessant å se på hvordan skoleledelsen følger opp med informasjon om skolemiljøet til lovbestemte utvalg, og om ordningen med skolemiljøutvalg fungerer ved skolene. Kontrollutvalgets møte Side 15 side 4 av 6

14 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: STFK Prosjekt: Mobbing i vgs Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2376 Styringsgruppe, dato: REVISJONSKRITERIER Overordnet er det opplæringsloven som angir rammen for skolenes og skoleeiers arbeid med det psykososiale miljøet for elevene i videregående opplæring. Det er kapittel 9a som regulerer forholdet mellom elevenes rettigheter og skolens plikter i forhold til skolemiljøet. Loven er ikke konkret på alle områder, men den beskriver blant annet ansattes plikt til å undersøke, varsle og gripe inn dersom man får kunnskap eller mistanke om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger som mobbing, diskriminering, vold eller rasisme ( 9a-3). Den peker videre på krav til internkontroll ved skolen som sikrer at lovkravene blir oppfylt ( 9a-4), krav til håndtering av mulige brudd på elevenes rettigheter ( 9a-3), og krav til at skolen skal nedsette skolemiljøutvalg ( 9a-5). I forskrift til opplæringsloven er skoleeier pålagt å få gjennomført de nasjonale undersøkelser om skolemiljøet ved hver skole, og sørge for at skolene følger opp resultatene ( 2-3). Videre har utdanningsdirektoratet utgitt veiledningsmatriell etc. for hvordan skolene skal arbeide for å ivareta elevenes rettigheter til et godt psykososialt miljø ( Dette er viktige og autorative føringer for hvordan skolene og fylkeskommunen som skoleeier skal arbeide for et godt skolemiljø og hvordan man skal håndtere eventuelle mobbesaker. I Sør-Trøndelag fylkeskommune er det utarbeidet en del felles styrende dokumenter for hvordan skolene skal arbeide med det psykososiale skolemiljøet, og det er utarbeidet maler for hvordan skolene skal håndtere og dokumentere at de ivaretar lovkravene for arbeid med psykososialt skolemiljø. Fylkestinget har dessuten vedtatt en ramme for skolens handlingsplan mot krenkende atferd (FT 76/12). Både de felles styrende dokumenter og Fylkestingets vedtak er føringer for hvordan skolene skal arbeide med det psykososiale miljøet og håndtere krenkende atferd. 5. METODE I denne undersøkelsen vil det etterstrebes å innhente foreliggende data fra skoleadministrative system og utdanningsdirektoratets databaser. Det vil bli behov for å innhente dokumentasjon for rutiner og prosedyrer knyttet til den enkelte skoles arbeid med skolemiljøet, og dokumentasjon for korrekt behandling av meldinger om mobbing (saksbehandling). Revisor vil også søke å få beskrivelser av skolenes praksis omkring eksempelvis trivselsarbeid/tiltak, og hvordan resultatene av dette vurderes. Slike prosesser blir trolig best belyst gjennom kvalitative data, da fortrinnsvis intervju med ansatte ved skolene. Det synes Kontrollutvalgets møte Side 16 side 5 av 6

15 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: STFK Prosjekt: Mobbing i vgs Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2376 Styringsgruppe, dato: viktig at lærerne får gi uttrykk for hvordan de avdekker og håndterer mobbing blant elevene. Det er derfor aktuelt å gå ut med en spørreundersøkelse til lærerne i de videregående skolene i Sør Trøndelag. Datainnsamling i korte trekk: - Spørreskjema og intervju med et utvalg enhetsledere - Gjennomgang av alle skolenes planer, rutiner og prosedyrer for skolemiljøet - Gjennomgang av 5 10 saker med enkeltvedtak ifm mobbing. - Spørreskjema til lærere - Intervju med strategisk utvalg elevtillitsvalgte og representanter i faste utvalg - UBAS og skoleadm system 6. ORGANISERING AV PROSJEKTET Tor Arne Stubbe vil være oppdragsansvarlig revisor for prosjektet, og Anna Ølnes vil være prosjektmedarbeider. Det er avtalt levering av rapport 15.januar (evt. 1.mars) til en timeressurs på 400 timer. Kontrollutvalgets møte Side 17 side 6 av 6

16 Evaluering og rapportering - valgperioden Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033, &14 Arkivsaknr.: 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget ber sekretariatet utarbeide forslag til rapport for valgperioden basert på innspillene gitt i møtet. Saksutredning På slutten av valgperioden leverte kontrollutvalget en rapport til nytt fylkesting. Denne inneholdt kontrollutvalgets evaluering av eget arbeid og rammevilkår, samt en egen gjennomgang av oppfølgingen av alle forvaltningsrevisjonsprosjekter. Dette har kommet i tillegg til kontrollutvalgets årlige rapportering gjennom årsmeldinger. Som vedlegg til denne har det blitt laget en oversikt over all gjennomført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og oppfølging av disse. Uvalget bør vurdere hvorvid man ønsker å utarbeide en egen rapport til det nye fylkestinget, og i så fall hva kontrollutvalget ønsker å legge vekt på av erfaringer og eventuelt anbefalinger for neste periode. Følgende er noen aktuelle temaer for kontrollutvalget å vurdere: Kontrollutvalgets arbeidsform Kontrollutvalget har i perioden variert mellom 9 og 10 møter i året. Kontrollutvalget har gjennom hele perioden hatt åpne møter, noe som nå har blitt lovpålagt. Fylkesordfører og revisjonen har møte- og talerett i utvalgets møter, men fylkesordføreren har ikke valgt å benytte seg av denne. Representanter for fylkesrådmannen har jevnlig vært invitert til å gi orienteringer, og utvalget har prioritert å besøke eller få orientering fra ulike enheter i fylkeskommunen gjennom perioden. Fylkesrådmannen har mot slutten av perioden ytret ønske om nærmere personlig kontakt med utvalget. Er frekvensen på møter riktig? Er utvalget fornøyd med typen og mengden saker som legges fram for utvalget? Er utvalget fornøyd med form og utredning på sakene? Valg og sammensetning av kontrollutvalget Kontrollutvalget består i dag av 5 medlemmer valgt fra to valglister med hver sin varaliste. I fylkestingssak 113/11 ble det vedtatt at leder og nestleder av kontrollutvalget skal velges blant fylkestingets medlemmer. Likevel har leder av kontrollutvalget vært fast medlem av fylkestinget gjennom perioden. Lovens minstekrav er at ett medlem skal være medlem av fylkestinget. Kontrollutvalgets møte Side 18

17 I tråd med tidligere praksis i STFK er leder av utvalget valgt fra fylkestingets mindretall. Flertallsgruppen har også flertall i kontrollutvalget, i tråd med forholdstallsprinsippet. Er sammensetningen av kontrollutvalget tilfredsstillende? Bør både leder og nestleder være fast medlem i fylkestinget? Har det betydning om flertallet eller mindretallet i fylkestinget har flertall og/eller leder i kontrollutvalget? Bør fylkestinget søke å velge kontrollutvalget ved avtalevalg med felles varaliste? Kontrollutvalgets ressurser Kontrollutvalget disponerer i 2015 et budsjett på kr , derav kr til sekretariatstjenester, kr til revisjonstjenester og kr til kontrollutvalgets øvrige virksomhet, herunder møtegodtgjørelser. Kontrollutvalget får sine sekretariatstjenester fra Kontrollutvalgssekretariat Midt- Norge IKS, der fylkeskommunen deltar i samarbeid med 14 kommuner i fylket. Sekretariatet har ansvar for saksbehandling, arrangering av møter, kontrollutvalgets arkiv og andre administrative oppgaver. Antall timer bistand budsjettert til det enkelte kontrollutvalg fordeles av representantskapet. Mindre avvik fører ikke til endring i honoraret. Har kontrollutvalget en tilfredsstillende økonomisk ramme? Er kontrollutvalget fornøyd med sekretariatsbistanden og relasjonen til sekretariatet? Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon gjennomføres i henhold til en plan som vedtas av fylkestinget. Kontrollutvalget utarbeider planen på bakgrunn av en overordnet analyse av risiko og vesentlighet innenfor de ulike områder av fylkeskommunens virksomhet. Kontrollutvalget foretar bestillinger ut fra planen, innenfor de avtalte rammer for forvaltningsrevisjon. Ut fra kontrollutvalgets bestilling legger revisjonen normalt frem et forslag til innretning for utvalget, før revisjonen utarbeider prosjektplan og gjennomfører prosjektet. Prosjektrapporter behandles i kontrollutvalget og legges fram for fylkestinget. Kontrollutvalget har hatt en praksis med utarbeidelse av toårige planer, mens overordnet analyse bare gjennomføres én gang i perioden. Kontrollutvalget har også etablert praksis med å ha møter med representanter for fylkesrådmannen og gruppe- og komiteledere i fylkestinget i løpet av prosessen. Gir prosessen med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon god informasjon for å prioritere forvaltningsrevisjonsprosjekter? Er kontrollutvalget fornøyd med måten forvaltningsrevisjonsprosjekter bestilles og gjennomføres på? Er kontrollutvalget fornøyd med form og innhold i rapportene? Selskapskontroll Selskapskontroll og plan for selskapskontroll utarbeides og bestilles i prinsippet etter samme prosess som forvaltningsrevisjon, og må prioriteres av samme ramme. Mange selskaper eies sammen med andre kommuner og fylkeskommuner, og kontrollutvalget har lagt vekt på samarbeid med disse der det har vært aktuelt. Kontrollutvalgets møte Side 19

18 Er kontrollutvalget fornøyd med opplegg og prosess rundt selskapskontroll? Er kontrollutvalget fornøuyd med form og innhold på den selskapskontrollen som har vært gjennomført? Har selskapskontroll vært riktig prioritert i forhold til forvaltningsrevisjon? Regnskapsrevisjon Regnskapsrevisjonen gjennomføres av Revisjon Midt-Norge. Kontrollutvalget er ikke bestiller av regnskapsrevisjon på samme måte som for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, men har et ansvar for å påse at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget får på høsten en orientering om planlagt regnskapsrevisjon for regnskapsåret. I april får kontrollutvalget fremlagt revisjonsberetning og blir presentert resultatene av revisjonsarbeidet. I tillegg får kontrollutvalget i etterkant kopi av revisjonens tilbakemeldingsbrev etter årsoppgjøret. Får kontrollutvalget tilstrekkelig informasjon til å ivareta påse-ansvaret for regnskapsrevisjon? Samarbeid med andre kontrollutvalg og fellesfora Fylkeskommunen deltar i Konsek i samarbeid med 14 kommuner i fylket. Konsek inviterer årlig til en samling for kontrollutvalgene på senhøsten. Kontrollutvalget er medlem av Forum for kontroll og tilsyn som årlig arrangerer fagkonferanse og årsmøte i juni. I tillegg inviteres kontrollutvalget til en årlig kontrollutvalgskonferanse i regi av Norges kommunerevisorforbund i februar. I tillegg hadde kontrollutvalget tidligere årlige samlinger med kontrollutvalgene i Nord-Trøndelag, Møre og Romsdal og Trondheim. På grunn av synkende oppslutning om disse samlingene har dette nå blitt trappet noe ned. Er kontrollutvalget fornøyd med felles samlinger og felles opplæring gjennom Konsek? Synes kontrollutvalget det er nyttig å delta på konferanser i regi av FKT og NKRF, og ønsker kontrollutvalget å opprettholde medlemsskapet i FKT? Bør kontrollutvalget fortsatt ha et samarbeid med kontrollutvalgene i Nord-Trøndelag, Møre og Romsdal og Trondheim? I hvilken form og frekvens ønsker utvalget i så fall på slike samlinger? Samarbeid med fylkesordfører, fylkesrådmann og politiske organer i fylkeskommunen Kontrollutvalget utfører sitt arbeid på vegne av fylkestinget, og hovedvekten av arbeidet går ut på å kontroll med virksomheten som utføres av fylkesrådmannen og fylkeskommunens administrasjon. Kontrollutvalget har lagt vekt på jevnlige besøk hos eller orienteringer fra enheter i fylkeskommunen, og har fått orienteringer fra rådmannsnivået i aktuelle saker. Kontrollutvalget rapporterer til fylkestinget fortløpende angående forvaltningsrevisjon, og selskapskontroll, årlig angående regnskapsrevisjonen i tillegg til gjennom årsmeldinger og planer. Kontrollutvalgets sakspapirer gjøres tilgjengelig for andre politikere gjennom synkronisering til Ipad, men har grunnet tekniske begrensninger ikke vært tilgjengelige i samme løsning på web (Politisk Agenda) som øvrige politiske organer de siste to årene. Fylkesordføreren har møterett i kontrollutvalget, men det har ikke vært praksis for at denne retten benyttes. Det har vært en intensjon om halvårlige møter Kontrollutvalgets møte Side 20

19 mellom fylkesordfører, fylkesrådmann, sekretariat og utvalgsleder, men noe varierende gjennom perioden hvorvidt dette har blitt gjennomført. I senere tid har det også, ved beslutning fra fylkesordfører, blitt inført praksis om at rapporter fra forvaltningsrevisjon og selskapskontroll også presenteres for relevant fagkomité før behandling i fylkestinget. Er kontrollutvalget fornøyd med kommunikasjon og samarbeid med fylkesrådmannen og administrasjonen? Er det et hensiktsmessig antall, nivå og form på orienteringer og enhetsbesøk? Er kontrollutvalget fornøyd med samandlingen med fylkesordfører og andre politiske organer? Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å diskutere behovet for rapportering samt spørsmålene til evaluering av virksomheten, og foreslår at det eventuelt utarbeides en rapport basert på dette som legges frem for det nye fylkestinget. Kontrollutvalgets møte Side 21

20 Eventuelt Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 15/82-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Kontrollutvalgets møte Side 22