GENERALFORSAMLING. i Foreningen Bjørn West. lørdag den 27. august 2011

Transkript

1 GENERALFORSAMLING i Foreningen Bjørn West lørdag den 27. august ) Innkalling og dagsorden 2) Styrets årsberetning for perioden ) Revisors beretning 4) Styrets regnskap for perioden ) Innkomne forslag 6) Valg 7) Eventuelt F or notater:

2 Foreningen Bjørn West Innkalling til Generalforsamling 2011 Dato : Lørdag 27.august 2011 kl Sted : Bjørn West hytten i Stusdalen, Lindås Til generalforsamlingen bes alle ta med seg: 1 pose potetstapp + pølser. DAGSORDEN: 1. Styrets Årsberetning for perioden Styrets Regnskap for perioden Innkomne forslag - forslag fra Rune Mowinkel Nilsen om endring av 2 i vedtektene (vedlegg) 4. Valg av formann, styremedlemmer med varamedlemmer, revisor og valgkomite. 5. Eventuelt Det sittende styret er: Formann: Oddvar Fyllingen tlf Styremedlem: Anders Stusdal tlf / Hallvard Fosse Stein Olav Jordal Johs Totland Varamedlem: 1. Ivar Kristoffersen 2. Sverre Bernes 3. Anne Andersson Revisor: Rune Mowinkel Nilsen Valgkomite: Formann: Kristian Bjørge Tove Kayser Øystein Revheim Leknes, 8. august 2011 Oddvar Fyllingen (sign) formann Vedlegg: Forslag til endring av vedtekter

3 Foreningen Bjørn West. Styrets Årsberetning Styremøter i Foreningen Bjørn West. Det har våre halde 2 styremøte, 1 på Kronstad og 1 i hytten. Saker som er behandla er mellom anna: Nye ting til hytta, fornying av utstyr, vedlikehald og reperasjoneer, uthus og uteområde, etterkommartreff og Bjørn West marsjen. 3 Museet på Koengen. Formannen vil i løpet av hausten/vinteren ta kontakt med leiinga og Generalmajor Blom, som er kommandant på festninga, for å få til eit møte. 4 Etterkomartreff 19/ Dårleg vær, regn og haglebyger, grilling under presenning, eting inne der det var godt og varmt. 24 stk møtte fram, av dei 15 etterkommarar. Gerd Daae med mann, Anders med familie og Rune hadde utført eit storarbeid med vasking, rydding og maling. Stor takk til desse. 5 Bruk av hytten. Enkeltpersoner, grupper og skoleklasser har nytta hytta gjennom året. Viser til regnskap for leigeinntekte. 6 Internettsiden. Fungerer bra. Takk til Johs Totland som styrer denne. Kom gjerne med bilete og innspel for å gjera den betre. 7 Støttemedlemmer til foreningen. Det er mottatt innbetaling for 46 stk. pr31/ Navneliste mangler, Anders og Rune ordner dette. 8 Bjørn West museet. Museet har siste året fenge fleire besøkande. Dette pga. aktiv marknadsføring, der venneforeininga og Ola Hiss Berg har lagd ned mykje arbeid. 9 Hyttens ve og vell. Det har vert gjort nyinnkjøp og fornyingar siste året. Det har komt ny gasskomfyr på kjøkkenet. (den er ikkje endeleg plasert enno.) Rune og Oddvar skal ordne det i haust. Ein del nytt service er kome på plass i hyllene. Trond Helland har spandert kjøleskap, men det er ikkje oppe å går enno, dessverre. Det er innkjøpt strekklaken og nye putetrekk til køyer, og stor matte til yttergang. -

4 Det er og utført storarbeid med innsetting av nye dører på alle soverom. Dette er utført av Arvid Matre med god hjelp av Anders. Reidar Fyllingen har lakket to strøk. Stor takk tildesse. Eit kraftig torever slo ut delar av solcelleopplegget i hytta. Dette er forsikringssak, og Helland Elektro er sett på arbeidet.. ' 10 Nytt uthus. Papirarbeidet med søknader og teikningar er sett i gang. Vonar på byggeløyve i løpet av vinteren. Satser på eit bygg på 6x4 meter. Formannen arbeider med saka. 11 Bjørn West marsjen. Oddvar Fyllingen og Alf Høiland har representert foreningen i rådet. for marsjen. Marsjen i år hadde ein ny vri: lang og kort løype, og det vil no verte ein del diskusjon om premiering, reklame, økonomi og statutter. Marsjen 2011 samla 650 deltakara. Foreningen hadde 10 menneske i arbeid under marsjen. To var og engasjert lørdagen før. Takk til alle som var med. 12 Foreningens økonomi. Foreningen Bjørn West har god økonomi. Viser til rekneskap. Leikl')~s 25 august d?~0j?-- Oddvar Fyllingen Form. Halvard Fosse Anders Stusdal Stein Olav Jordal Johs.Totland Styremedlemer.

5 Rune Mowinckel Nilsen 5200 Os Til Generalforsamlingen i Foreningen Bjørn West den 27. august 2011: Jeg påtok meg revisoransvar på Generalforsamlingen i august 2010 under forutsetning av at det ble innført regnskapsavslutning pr Il. Bakgrunnen var å unngå tidspress mht. gjennomgang av bilag samt oppsett av regnskap. Overraskelsene var mange da jeg fikk regnskapsmaterialet for gjennomgang! l) Jeg kan ikke finne at det har vært ført regnskapsbok i perioden Il. Om det har vært ført regnskapsbok tidligere stiller jeg meg tvilende til. 2) Det finnes ikke løpende og sammenhengende bankutskrifter for perioden juli 2010 og frem til mars Kassereren måtte bestille, i slutten av juni 20 Il, utskrifter av kontobevegelsene for nevnte periode. Ved regnskapsgjennomgangen for det fremlagte regnskap har det vært mulig å følge alle bevegelsen i bank f.o.m og frem t.o.m Nå fungerer rutinene slik at alle kontoutskrifter, f.o.m. april 2011, sendes til Anders Stusdal, som har disposisjons-fullmakt over alle bankkonti. Jeg kan bekrefte at samtlige inntekter og utgifter henført til det fremlagte regnskap er relevante for regnskapet. Som bruker av BW hytten har jeg, ved selvsyn, kunnet iaktta de vesentigste utgifter. Pr er alle regnskapsmessige bankbeholdninger bekreftet gjennom bankutskriftene uten avik fra bokføringen. På grunn avtidligere / årelang mangelfull kontroll og oppfølging av bankbeholdninger har jeg måttet inntektsføre kr ,61 som Andre inntekter for å bli ajour med bankutskriftene pr Jeg har måttet foreta fullstendig bokføring ved bruk av Excel regneark for å kunne komme frem til det oppsatte regnskap. Det har vært tidkrevende og nødvendig. Gjennom bokføringen har jeg avdekket rutiner som må stoppes Gfr. Andre utgifter kr. 343,34). Forsikringen hos Gjensidige er vist på Spesifikasjoner / informasjon om regnskapet. Forsikrings-postene har neppe vært til gjennomgåelse over meget lang tid. Det kommende Styre bør gjennomgå og oppdatere denne mht. forsikringsbehovet. Fremtidige rutiner for foreningen's regnskap anbefales basert på følgende: Det må innføres bruk av regnskapsbok. Det må påsees at bankutskrifter samles fortløpende. Det må bokføres på bakgrunn av bankutskriftene f.eks. annenhver måned - for kontrollen's skyld. På bakgrunn av det som er nevnt i denne rapporten, tillater jeg meg å stille meg skeptisk til riktigheten av de tidligere fremlagte regnskap. Man bør, fra nå av og heretter, benytte sjansen til å forbedre rutinene slik at det kan vises riktige regnskap i tiden fremover. Min kritikk av regnskapsrutinene har vært maktpåliggende - men det er gjort i aller beste hensikt for Foreningen Bjørn West. Rensett til det fremlagte regnskap, anbefaler jeg at Generalforsamlingen godkjenner det. Regnskapet viser utgifter på kr ,34 og inntekter på kr ,31. Foreningens netto driftskapital er på kr ,91. a;~0 i/;;;;a \ RuneM!i~ Nihen ~ revisor

6 I Regnskap for Foreningen Bjørn West I Utgifter : Bårebuketter og blomster ifm. dødsfall Gaver og oppmerksomheter Drift og vedlikehold BW hytten inne Drift og vedlikehold BW hytten ute Ved BW hytten Gass BW hytten Forsikring BW hytten Etterkommertreff Utgifter ved siste generalforsamling Adm. utgifter Tilskudd til BW museet Bankomkostninger Andre utgifter I Inntekter : Bjørn West marsjen Pengegaver Støttemedlemmer a kr. 200, Leieinntekter for BW hytten Bankrenter Andre inntekter I Driftsresultat i perioden: Utgifter I Inntekter I 1L---,,-Ut~gi;;.;.fte;;.;.r_..I.I_I;;.;.n~nt.;;.;ek.;.;.;te;.;..r---J 2020, , ,40-780, ,00 605,00 828, , ,00 345,60-660,00 667,00 423, , ,00 130,00 94,00 343, , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 Kassebeholdning Driftskonto DnBNor Foreningskonto DnB Nor DnBNor termininnskudd Debitorer Kreditorer I Netto driftskapital Foreningens driftskapital: pr pr , , , , , , , ,00 4 ~9 212,50~ , , august 2011./lnJ;vs sl l A dal Anders Stusdal - kasserer Revisjonsberetning avgitt. 1) Kassebeholdning fremvist og funnet iorden. 2) Bokført saldo = saldo bankutskrift pr Rentesats p.t. 0,15% p.a. 3) Tennininnskuddet forrentes til 3,50% p.a.,og utløper 26. november Opptjente, ikke godskrevne renter pr = kr ,80. 4) Debitorer og kreditorer er oppgjort via bank pr Spesifikasjoner og informasjon om utgifter og inntekter: se eget vedlegg

7 2020,00 Bårebuketter og blomster 4 stk ,40 Hyttedrift innvendig herav 780,50 Hyttedrift ute 605,00..::G:.:a:.::ss=- skiftet 5 dører gulvlakk, slipepapir og pensler 20 madrass varetrekk, 16 putretrekk, 5 puter og 4 kjøkkenhåndklær 10 krus, 3 middagssett, 2 kaffeservice, 1 TV kanne gasskomfyr ny dørmatte (plastgress) fomyelser i førstehjelps-skapet diverse vedlikehold og fornyelser 1 gassfylling 1 beholder innlevert og ny mottatt ca. spesif. 8700,00 800, , , ,00 350,00 550, ,00 395,00 210,00 605, ,00 Forsikring Gjensidige Gnr. 216, bnr. 4 i Lindås hovedforfall 1.10 hvert år pr bygning fullverdi husleietap 36 mndr løst utstyr og motorredskaper til vedl.hold uteområde hageanlegg riving og rydding påbud fra off. myndighet bygningsmessige investeringer i fors.året huseieransvar rekonstruksjon av arkiver og data innvesteringer og nyanskaffelser maskiner, inventar og løsøre premiegrunnlag ,60 Etterkommerfreff i juni 2011 heldekning lag/klubb huseieransvar egenandeler ,00 Adm. utgifter 130,00 Bankomk. 343,84 Andre utgifter porto ifrn. utsendelses-brev om fomyelse støttem. Gebyr for innsyn på konti via Internett Dette blir stoppet pr ,00 Generalforsamling i august 2010 Marsipankake + 1 fl. kpt. Morgan 9200,00 Støttemedlemmer 46 innbetalinger a kr. 200, ,00 Leieinntekter BW hytten 1 066,70 Renteinntekter godskrevne renter pr opptjente, ikke godskrevne renter pr , ,61 Andre inntekter 1 042,00 Forsikringsbonus fra Gjensidige ,61 Oppjustert bankkonti for tidligere mangelfull kontroll 12704,61

8 RUlle Mowinckel Nilsen 5200 OS Til Generalforsamlingen i Foreningen Bjørn West 27. august Forslag til endling av fo reningens vedtekter : For å forenkle og øke interessen for foreningens generalforsamling. foreslåes følgende ordlyd på 2 : nmedlemmer av foreningen er soldater fra basen nbjøm West" og basens sivile kontakter. På foreningens å rlige Generalforsamling kan diss~ representeres ved en direkte etterkommer i nedadstigende linje. Ji'or åblj '1&11' ira i roi eniiigelis Styre kreves det 8~ medlemmet er mirst 25 it. Følgelig el alle euea komlbea:e av soldater fra baseø "Bjørn West" og basens sivil, Iwafttkter, i.--direkte nedadstigende linje; medlemmer ~' foreaialeø Bjørn West." ForannevntefQreslåes som erstatning for hele nåværende og gjeldene 2. Som følge av forannevnte, seg til styret og blir registrert so Mottatt på e-post Johs Totland (sign)

9 Innkommet sak fra styret. Forandring par.3. l.del. I vedtekter for foreningen Bjørn West. Ny paragrafdellyder som følger. Foreningen skal ha ett styre på 5 medlemmer, som velges på generalforsamlingen. Formannen velges for 1 år om gangen. Øvrige styremedlemmer velges for 2 år. Førstegang velges 2 stk for 1 år, etter loddtrekning. Det skal og velges 1. og 2. Varamann for 1 år om gangen. Styre rår til at denne paragrafendingen trer i kraft fra generalforsamlingen 2012 Oddvar Fyllingen Form.

10 Referat fra generalforsamling i Foreningen Bjørn West 28. august 2010 Generalforsamlingen fant sted i Bjørn West hytten i Stusdallørdag 28. august 2010 kl Til stede: Fra styret: Øystein Revheim, Anders Stusdal, Hallvard Fosse, Stein Olav Jordal, Oddvar Fyllingen, Ivar Kristoffersen (vara) Veteraner utenom styret: Eilert Eilertsen 2. generasjonsmedlemmer med stemmerett: Rune Mowinkel Nilsen, Johs Totland, Arvid Matre Apning av møtet Formann Øystein Revheim åpnet møtet. Johs Totland ble valgt til referent Formannen gav deretter ordet til Hallvard Fosse som leste opp navnene på veteranene som hadde gått bort siden sist generalforsamling: Magne Kalhovde Olaf Lie Einar Vatshelle og foreningens revisor Laila Bernes som døde i en tragisk turulykke 9. august De avdøde ble minnet med ett minutts stillhet. Formannen gikk deretter gjennom dagsorden, og referatet fra forrige årsmøte. Deretter gikk han videre til sak 1 på dagsorden. Sak 1: Styrets årsberetning for perioden til Formannen gikk gjennom styrets årsberetning for perioden til De fleste punktene var det ingen kommentarer til, men noen få ble diskutert: Pkt. 4: Etterkommerlreff 12. juni Det ble foreslått å flytte etterkommertreffet til helgen før eller etter torgdagen for å øke opplsutningen. Pkt. 10 FeI/es innsats for Bjørn West museet, Foreningen Bjørn West, hytten og Bjørn West marsjen Eilert: Bjørn West har blitt mer kjent i media, bl.a. gjennom profilering i 17. mai toget i Bergen. Ola Hiis Berg har gjort en stor innsats for Bjørn West i Oddvar: Prøve å få innspill til styret via nettsidene. Pkt. 11 Bjørn West marsjen Oddvar: Det kommer ny felles brosjyre for BW-marsjen i Årsberetningen ble enstemmig godkjent.

11 < r Sak 2: Styrets regnskap for perioden til Styrets regnskap ble enstemmig godkjent. Sak 3: Innkomne forslag Ingen nye skriftlige forslag hadde kommet inn til styret innen fristens utløp Forslag fra 2008 som hadde feil ordlyd: 2 personer i styret står på valg hvert år. Første år går 2 ut etter loddtrekning. Forslaget tas opp i styret og fremmes på neste generalforsamling. Sak 4: Valg Formannen hadde på forhånd bedt om å få tre ut av styret. Det måtte også velges ny revisor - etter avdøde Laila Bernes. Valgkomiteen la fram følgende forslag.. Formann: Oddvar Fyllingen Styremedlem: Anders Stusdal " Hallvard Fosse " Stein Olav Jordal " Johs Totland Varamedlem: Revisor: Valgkomite: 1. Ivar Kristoffersen 2. Sverre Bernes 3. Anne Andersson Rune Mowinkel Nilsen Formann: Kristian Bjørge Tove Kayser Øystein Revheim Forslaget ble enstemmig godkjent. Sak 5: Eventuelt r Rune ytret ønske om å endre vedtektene om stemmerett på neste generalforsamling. Forslaget vil gå ut på at det skal bli slutt på å søke om å få stemmerett. En etterkommer fra. hver veteran har stemmerett. Han ytret også å komme med forslag om aldersgrenser i styret. Avslutning Formannen takket av til applaus og ny formann Oddvar Fyllingen sa noen avslutningsord før middag ble servert. Totland, 1. oktober 2010 A / '/.( ~/6t.-J 1,1('--"1 Johs Totland referent

12 Side l fl1n Vedtekter for For~mingen BJØRN WEST Vedtatt på generalforsamlinga 30. august 2003 l. Foreningens formål er å samle veteranene fra basen "Bjørn West" til kameratslig samvær og friluftsliv - først og fremst i foreningens hytte på eiendommen gnr.216, bnr.4 Stusdal i Lindås, og eller ved sammenkomster i by og på land. 2. Medlemmer av foreningen er soldater fra basen ''Bjørn West" og basens sivile kontakter. Når et medlem faller fra, kan en etterkommer i slekten tre inn som medlem ved henvendelse til foreningens styre. Når et medlem på grunn av alder eller sykdom ikke lenger kan delta i foreningens arbeid, kan vedkommende ved skriftlig henvendelse til styret med begrunnelse anmode om at en etterkommer kan tre inn i hans sted. Hvis medlemmet ikke er i stand til å rette en slik henvendelse til styret, kan en etterkommer selv gjøre det. 3. Foreningen skal ha et styre på 3-5 medlemmer som velges av generalforsamlingen for l år ad gangen, styrets formann likeså. I -tillegg skal velges l. og 2. varamedlem til styret. Styret skal ivareta foreningens interesser,og sørge for drift og forvaltning av dens midler på hensiktsmessig måte. Styret skal spesielt ha ansvar for at Bjørn Westhytten blir holdt i god og forsvarlig stand, og et av styrets medlemmer skal være hyttesjef Eventuelt kan styret utnevne eget hyttestyre hvor et medlem av foreningens styre skal være leder eller medlem. Styret skal sørge for, og til en hver tid holde a jour, medlemsliste over alle etterkommere som melder seg til styret og blir registrert som medlemmer. Styret holder møte når formannen innkaller eller når et av styremedlemmene ønsker det. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er tilstede. Formannen har dobbeltstemme ved stemmelikhet. Det skal føres møtebok. Formannen og l styremedlem i fellesskap forplikter foreningen. 4. Generalforsamlingen avholdes årlig siste lørdag i august i hytten. Eventuelle saker som av medlem/mer ønskes lagt frem på en forestående generalforsamling, må være styret i hende senest 1. august angjeldende år. Generalforsamlingen skal behandle: l) Styrets årsberetning og regnskap. 2) Andre saker som styret ønsker å ta opp som er meldt i innkallingen. 3) Eventuelt innkomne saker som er meldt i innkallingen. 4) Valg av formann, styremedlemmer med varamedlemmer, revisor og valgkomite. Det skal føres -møteprotokoll som undertegnes av formannen og et medlem utenom styret. PDF created witl:1 pdffactory trial version W,w.w..J2.Qf.f.9.t9..rY ill

13 Side 2 5. Ekstraordin~r genemlforsamling avholdes når styret finner der nødvendig eller når minst 10 av foreningens medlemmer sender skriftlig krav om det med oppgave over forhandlingsemner. Innkalling skjer gjennom dagspressen i Bergen med 14 dagers varsel. 6. Forandring av eierforholdet til hytten og! eller oppløsning av foreningen kan bare foregå etter vedtak av generalforsamlingen. For at vedtaket skal være gyldig og kunne settes ut j livet må: l) 2/3 deler av de fremmøtte medlemmene stemme for. 2) Vedtaket bekreftes på ny generalforsamling eller ekstraordinær generalforsamling. Her er det simpelt flertall nødvendig for vedtakets gyldighet. Eventuell avhending av hytte og eiendom skal ikke skje til kommersielle interesser eller interessenter og skal ikke skje mot vederlag. I tilfelle foreningen i fremtiden en gang ikke lenger skulle samle nok interesse til å kunne drive hytte og eiendom i formålets ånd, bør generalforsamlingen - eventuelt med hjelp fra off~ntlig eller annen myndighet - finne en verdig arvtaker til å drive hytte og eiendom videre til gode formål innenfor et sunt natur- og turliv. Hytte og eiendom kan da overdras vederlagsfritt til vedkommende. Ved opplø~ning av foreningen disponeres foreningens eiendeler på lignende måte etter generalforsamlingens bestemmelse. Ved stemmelikhet skal styrets stemmer være avgjørende. 7. Forandring av disse vedtekter kan bare foretas på ordinær generalforsamling med 2/3 deler flertall. Lindås TH PDF created with pdffactory triaj version w.w.w..j2.qf.f.g~qry'.,9qm

14 Referat fra generalforsamling i Foreningen Bjørn West 27. august 2011 Generalforsamlingen fant sted i Bjørn West hytten i Stusdal lørdag 27. august 2011 kl Til stede: Fra styret: Oddvar Fyllingen, Anders Stusdal, Hallvard Fosse, Stein Olav Jordal, Johs Totland, Ivar Kristoffersen (vara) Fra valgkomitéen: Kristian Bjørge, Tove Kayser, Øystein Revheim Revisor: Rune Mowinkel Nilsen 2. generasjonsmedlemmer med stemmerett: Arvid Matre Åpning av møtet Formann Oddvar Fyllingen åpnet møtet og ønsket velkommen. Johs Totland ble valgt til referent. Formannen gav deretter ordet til Hallvard Fosse som leste opp navnene på veteranen som hadde gått bort siden sist generalforsamling, Jan Axel Eknes. Den avdøde ble minnet med ett minutts stillhet. Formannen gikk gjennom dagsorden, og referatet fra forrige årsmøte. Deretter gikk han videre til sakene på dagsorden. Sak 1: Styrets årsberetning for perioden til Formannen gikk gjennom styrets årsberetning for perioden til De fleste punktene var det ingen kommentarer til, men noen få ble diskutert: Pkt. 7: Støttemedlemmer til foreningen Kristian undret på om det blir sendt ut faktura til registrerte støttemedlemmer. Øystein hevdet at alle som står på listen hadde fått, men at det kan være feil i adresser. Anders skal gå gjennom listene på nytt. Pkt. 3 Museet på Koengen Rune: Hvorfor skal Bjørn West engasjere seg i museet på Koengen? Oddvar: På grunn av at blant annet de tingene Helen har samlet er på Koengen, men mye av det som er der er dårlig utstilt eller ikke utstilt i det hele tatt. Det har kommet flere innspill fra veteranene om å gjøre noe med dette. Det har nå kommet ny ledelse på museet, og de kan være interesserte i at ting blir gjort på en litt annen måte. Grunnen til at generalmajor Blom er nevnt under pkt 3 er at han har sagt seg interessert i å komme å besøke Bjørn West hytten og at styret i den forbindelse kan bruke han i et initiativ overfor museet på Koengen for å bedre utstillingen der. Rune: Har det vært et møte med museet? Oddvar: nei det står i årsberetningen at formannen vil prøve å få til et møte i løpet av høsten/vinteren. Tove: Bra initiativ. Jeg har vært på jakt etter min mors uniform, og ble låst inn på depotet. Der var det ikke kontroll i det hele. Rune: Det meste fra Kronstad er pakket ned på Koengen. Ivar: Det som ikke ble brukt på utstillingen skulle lagres på Nordsjøfartmuseet. Tidligere leder på museet var ikke villig til å endre på utstillingen. Rune: Hvis det ikke er mulig å få utstilt tingene på Koengen, er det da mulig å få tingene til Bjørn West museet eller på Nordsjøfartmuseet? Hallvard: Enig med Rune. Tingene bør ut derfra og jeg kan ikke se at de hører hjemme noe annet sted enn på Bjørn West museet på Matre. Anders: Jeg har en del ting som jeg har hentet på Kronstad og jeg har tatt kontakt med Jan Thorsheim i sogelaget om lagring og systematisering. Foreningen kan få lagre ting der vederlagsfritt. Tingene må dog systematiseres og merkes i kasser. Det er så mange effekter at alt kan ikke stilles ut til en hver tid. Det er viktig å kunne lagre et trygt sted. Oddvar: Styret skal gripe tak i saken.

15 Ivar: Styret bør prøve å få tak i arkivskapet med dokumenter som ble flyttet fra Kronstad. Vi bør huske at foreningen har solgt utstyret fra Kornstad til museet på Koengen for Punkt 10 nytt uthus Rune: Kan du Oddvar gi status på dette? Oddvar: Papirarbeid er satt i gang. Det må søkes om dispensasjoner men søknadsprosessen er dyr uansett utfall. Oddvar har kontakt med en person i teknisk etat i kommunen som skal prøve noen omveier. Det er noen skisser til uthus som kan diskuteres etter generalforsamlingen. Oddvar følger opp søkeprosessen i kommunen. Årsberetningen ble tatt opp til votering og ble enstemmig godkjent. Sak 2: Styrets regnskap for perioden til Rune leser revisors beretning til styret. Regnskapet er avsluttet per for å få tid til å sette opp balanse- og resultatsoppstilling til generalforsamlingen. Fremtidige rutiner for foreningens regnskap anbefales basert på følgende: Det må innføres bruk av regnskapsbok. Det må påsees at bankutskrifter samles fortløpende. Det må bokføres på bakgrunn av bankutskriftene f.eks. annenhver måned For de andre punktene vises det til revisors beretning. Det kom noen kommentarer til forsikringsutgiftene. Anders tar kontakt med Gjensidige om det er mulig å redusere disse. Revisor anbefalte til slutt at styret godkjenner regnskapet. Styrets regnskap ble deretter enstemmig godkjent Sak 3: Innkomne forslag Det har kommet inn to skriftlige forslag til endring av foreningens vedtekter pkt 2 og 3 første ledd, se vedlegg til innkalling. Forslagene har kommet inn til styret innen fristens utløp Etter en del diskusjon ble de innsendte forslagene til tekst trukket og generalforsamlingen kom fram til følgende forslag til endringer: Opprinnelig tekst 2. Medlemmer av foreningen er soldater fra basen ''Bjørn West" og basens sivile kontakter. Når et medlem faller fra, kan en etterkommer i slekten tre inn som medlem ved henvendelse til foreningens styre. Når et medlem på grunn av alder eller sykdom ikke lenger kan delta i foreningens arbeid, kan vedkommende ved skriftlig henvendelse til styret med begrunnelse anmode om at en etterkommer kan tre inn i hans sted. Hvis medlemmet ikke er i stand til å rette en slik henvendelse til styret, kan en etterkommer selv gjøre det. 3. Foreningen skal ha et styre på 3-5 medlemmer som velges av generalforsamlingen for 1 år ad gangen, styrets formann likeså. I tillegg skal velges 1 og 2. varamedlem til styret. Ny tekst: 1. Medlemmer av foreningen er soldater fra basen ''Bjørn West" og basens sivile kontakter. Når et medlem faller fra eller på grunn av alder eller sykdom ikke lenger kan delta i foreningens arbeid, kan etterkommere i nedadstigende linje tre inn som medlemmer ved å henvende seg til foreningens styre. 2. Foreningen skal ha et styre på 5 medlemmer, som velges på generalforsamlingen. Formannen velges for 1 år om gangen. Øvrige styremedlemmer velges for 2 år *). I tillegg skal det velges 1. og 2. varamann for 1 år om gangen. *) Første gang (2011) velges 2 styremedlemmer for 1 år, etter loddtrekning. Forslaget til endring i vedtektene ble enstemmig vedtatt.

16 Sak 4: Valg Valgkomiteen la fram forslag om at styret gjenvelges. Formann: Styremedlemmer: Oddvar Fyllingen Anders Stusdal, Hallvard Fosse, Stein Olav Jordal og Johs Totland Styret ble gjenvalgt ved akklamasjon. Det ble lagt fram forslag om følgende varamedlemmer: 1. Ivar Kristoffersen, 2. Øystein Revheim Varemedlemmene ble valgt ved akklamasjon. Det ble lagt fram forslag om gjenvalg av revisor Rune Mowinkel Nilsen Revisor ble gjenvalgt ved akklamasjon. Det ble lagt fram følgende forslag til valgkomité: Øystein Revheim og Tove Kayser Valgkomiteen ble valgt ved akklamasjon. Valgets utfall ble da slik: Formann: Styremedlemmer: Varamedlemmer: Revisor: Valgkomité: Oddvar Fyllingen Anders Stusdal, Hallvard Fosse, Stein Olav Jordal og Johs Totland 1. Ivar Kristoffersen, 2. Øystein Revheim Rune Mowinkel Nilsen Øystein Revheim og Tove Kayser Sak 5: Eventuelt Punktet eventuelt har ikke noe på generalforsamlingen å gjøre og vil bli fjernet på neste innkalling. Oddvar ville likevel benytte anledningen denne gangen siden punktet stod på innkallingen til å ta opp endringene som har skjedd i Bjørn West marsjen. Oddvar mente det er viktig at Bjørn West marsjen ikke blir endret fra en minnemarsj til en hvilken som helst turmarsj. Her er det viktig av styret gjennom sin stemmerett i styret for Bjørn West marsjen sørger for at marsjen forblir en minnemarsj. Avslutning Formannen takket for fornyet tillit og takket for frammøte til applaus fra eneralforsamlingen. Totland, 20. september 2011 Johs Totland referent

17 Vedtekter for Foreningen BJØRN WEST Vedtatt på generalforsamlingen 27. august Foreningens formål er å samle veteranene fra basen "Bjørn West" til kameratslig samvær og friluftsliv - først og fremst i foreningens hytte på eiendommen gnr.216, bnr.4 Stusdal i Lindås, og eller ved sammenkomster i by og på land. 2. Medlemmer av foreningen er soldater fra basen ''Bjørn West" og basens sivile kontakter. Når et medlem faller fra eller på grunn av alder eller sykdom ikke lenger kan delta i foreningens arbeid, kan etterkommere i nedadstigende linje tre inn som medlemmer ved å henvende seg til foreningens styre. 3. Foreningen skal ha et styre på 5 medlemmer, som velges på generalforsamlingen. Formannen velges for 1 år om gangen. Øvrige styremedlemmer velges for 2 år *). I tillegg skal det velges 1. og 2. varamann for 1 år om gangen. *) Første gang (2011) velges 2 styremedlemmer for 1 år, etter loddtrekning. Styret skal ivareta foreningens interesser,og sørge for drift og forvaltning av dens midler på hensiktsmessig måte. Styret skal spesielt ha ansvar for at Bjørn Westhytten blir holdt i god og forsvarlig stand, og et av styrets medlemmer skal være hyttesjef. Eventuelt kan styret utnevne eget hyttestyre hvor et medlem av foreningens styre skal være leder eller medlem. Styret skal sørge for, og til en hver tid holde a jour, medlemsliste over alle etterkommere som melder seg til styret og blir registrert som medlemmer. Styret holder møte når formannen innkaller eller når et av styremedlemmene ønsker det. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er tilstede. Formannen har dobbeltstemme ved stemmelikhet. Det skal føres møtebok. Formannen og 1 styremedlem i fellesskap forplikter foreningen. 4. Generalforsamlingen avholdes årlig siste lørdag i august i hytten. Eventuelle saker som av medlem/mer ønskes lagt frem på en forestående generalforsamling, må være styret i hende senest 1. august angjeldende år. Generalforsamlingen skal behandle: l) Styrets årsberetning og regnskap. 2) Andre saker som styret ønsker å ta opp som er meldt i innkallingen. 3) Eventuelt innkomne saker som er meldt i innkallingen. 4) Valg av formann, styremedlemmer med varamedlemmer, revisor og valgkomite. Det skal føres møteprotokoll som undertegnes av formannen og et medlem utenom styret.

18 5. Ekstraordinær generalforsamling avholdes når styret finner der nødvendig eller når minst 10 av foreningens medlemmer sender skriftlig krav om det med oppgave over forhandlingsemner. Innkalling skjer gjennom dagspressen i Bergen med 14 dagers varsel. 6. Forandring av eierforholdet til hytten og/eller oppløsning av foreningen kan bare foregå etter vedtak av generalforsamlingen. For at vedtaket skal være gyldig og kunne settes ut j livet må: l) 2/3 deler av de fremmøtte medlemmene stemme for. 2) Vedtaket bekreftes på ny generalforsamling eller ekstraordinær generalforsamling. Her er det simpelt flertall nødvendig for vedtakets gyldighet. Eventuell avhending av hytte og eiendom skal ikke skje til kommersielle interesser eller interessenter og skal ikke skje mot vederlag. I tilfelle foreningen i fremtiden en gang ikke lenger skulle samle nok interesse til å kunne drive hytte og eiendom i formålets ånd, bør generalforsamlingen - eventuelt med hjelp fra offentlig eller annen myndighet - finne en verdig arvtaker til å drive hytte og eiendom videre til gode formål innenfor et sunt natur- og turliv. Hytte og eiendom kan da overdras vederlagsfritt til vedkommende. Ved oppløsning av foreningen disponeres foreningens eiendeler på lignende måte etter generalforsamlingens bestemmelse. Ved stemmelikhet skal styrets stemmer være avgjørende. Forandring av disse vedtekter kan bare foretas på ordinær generalforsamling med 2/3 deler flertall. Stusdal, 27. august 2011 Halvard Fosse, Anders Stusdal, Stein Olav Jordal, Johs Totland Styremedlemmer