Økonomisk forvaltning av brukermidler i samlokaliserte boliger

Transkript

1 Oslo kommune Kommunerevisjonen Rapport 6/ Økonomisk forvaltning av brukermidler i samlokaliserte boliger Kommunerevisjonen integritet og verdiskaping

2 Rapport 6/2007 Publikasjoner fra Kommunerevisjonen i Oslo 1/2006 Offentlige anskaffelser etterlevelse av regelverk 2/2006 Innføring av Gerica i to bydeler i Oslo kommune 3/2006 Kvalitet i skolen. Resultater, undervisning og ledelse ved Groruddalen skole 4/2006 Offentlige anskaffelser konkurranseelementet i kjøpsprosessen 5/2006 Analyse av pleie- og omsorgstjenester med bruk av KOSTRA 6/2006 Intern kontroll i økonomiforvaltningen samlerapport /2006 Bevaring av kunst i Oslo kommune 8/2006 Økonomistyring i Friluftsetaten, Kultur- og idrettsetaten og Park og Idrett Oslo KF 9/2006 Intern kontroll i og rundt IT-systemer 10/2006 IKT-basert overvåkingssystem Oslo Havn KF 11/2006 Sykefravær i PRO-sektoren oppfølgingsundersøkelse 12/2006 Er nøkkeltall i KOSTRA fra de nye bydelene pålitelige? 13/2006 Bydelsbarnevernet i Oslo kommune 14/2006 Generelle IT-kontroller i Utdanningsetaten 15/2006 Langsiktig kapitalforvaltning av Boligbygg Oslo KFs eiendomsmasse i kjølvannet av eiendomsreformen 16/2006 Granskingsrapport. Undervisningsbygg Oslo KF 17/2006 Granskingsrapport. Anskaffelser i forbindelse med sikkerhetsoppgraderingen av Munchmuseet 18/2006 Beredskap i Oslo kommune 19/2006 Prioriteringer av lederoppgaver i grunnskolen 20/2006 Offentlige anskaffelser konkurranseeksponering og direktekjøp 21/2006 Brukerorientering overfor ikke-vestlige innvandrere i helsestasjonstjenesten 22/2006 Kontroll og oppfølging av tilskudd til kollektivtrafikk 23/2006 Psykisk helsearbeid bruk av individuelle planer i to bydeler 24/2006 Psykisk helsearbeid styringsinformasjon 25/2006 Tilgangskontroller i Gerica 26/2006 IKT i grunnskolen (Oppfølging av rapport 17/2005) 27/2006 Granskingsrapport 2 Undervisningsbygg Oslo KF 28/2006 Virksomhetslederes lønn, reiseregninger og bilgodtgjørelse 1/2007 Oppfølgingsundersøkelse Undervisningsbygg Oslo KF 2/2007 Kontroller i og rundt det elektroniske bestillings- og fakturasystemet i Oslo kommune 3/2007 Intern kontroll i og rundt IT-systemer Samlerapport /2007 Offentlige anskaffelser etterlevelse av regelverk 5/2007 Bydelenes bruk av korttidsplasser For mer informasjon om Kommunerevisjonen og våre rapporter se,

3 Økonomisk forfaltning av brukermidler i samlokaliserte boliger Kommunerevisjonen 1

4 Forvaltningsrevisjonsrapport 6/ Kommunerevisjonen

5 Økonomisk forfaltning av brukermidler i samlokaliserte boliger Innhold Hovedbudskap... 5 Sammendrag Innledning Bakgrunn Formål og problemstilling Den økonomiske forvaltningen av brukermidler Regelverket for brukermidler Revisjonskriteriene Metodene i undersøkelsen Rapportens oppbygging Bruken av instruksen Rutinene i de ti boligene Om instruksen var kjent og i bruk i boligene Skriftlige avtaler med hjelpevergen eller annen representant for bruker Oversendelse av regnskapene til hjelpeverge eller annen representant Tilgang til brukernes bankkonti Kontroll av regnskapene Oppbevaring av regnskap Revisjonens oppsummering av funn Regnskapene i de ti boligene Kvittering for levering av kontanter fra hjelpeverge til beboerens lommebok Føring av saldokort Håndtering av kvitteringer for innkjøp Signaturer på kvitteringer Regnskapsføringen Revisjonens oppsummering av vurderinger og anbefalinger om regnskapene Interne kontroller Oppsummering av revisjonens anbefalinger Høringsuttalelser og Kommunerevisjonens kommentarer Mottatte høringsuttalelser Kommunerevisjonens kommentarer: Referanser...19 Vedlegg 1 Interne kontroller i fire bydeler Vedlegg 2 Metode Vedlegg 3 Høringsuttalelser Kommunerevisjonen 3

6 Forvaltningsrevisjonsrapport 6/ Kommunerevisjonen

7 Økonomisk forfaltning av brukermidler i samlokaliserte boliger Hovedbudskap Kommunerevisjonen har undersøkt om den økonomiske forvaltningen av brukermidler i ti samlokaliserte boliger følger kommunens regler på området. Undersøkelsen viser at alle boligene hadde vesentlige mangler i den økonomiske forvaltningen av brukermidlene. Dette medfører større risiko for misligheter og vanskeliggjør kontroll. Sammendrag Det bor ca. 560 personer med psykisk utviklingshemning i samlokaliserte boliger i Oslo 1, fordelt på ca. 75 boliger. Forvaltningen av deres økonomiske midler er regulert i instruks vedtatt av byrådet. Kommunerevisjonen har vurdert om forvaltningen av midlene er i samsvar med instruksen 2 vedtatt Etter at undersøkelsen var avsluttet og foreløpig rapport var sendt på høring, har byrådet vedtatt ny instruks 3 gjeldende fra Bakgrunnen for undersøkelsen er økonomiske misligheter begått i 2005 og 2006 mot flere personer med psykisk utviklingshemning i to samlokaliserte boliger i Bydel Grorud. Kommunerevisjonen avdekket manglende rutiner og større udokumenterte utgifter i flere regnskap i disse boligene. 4 Vi har undersøkt den økonomiske forvaltningen av brukermidler i ti boliger, fordelt på ti bydeler. I tillegg har fire bydeler utført egne kontroller av den økonomiske forvaltningen av brukermidler i sine samlokaliserte boliger. Den femtende bydelen, Bydel Grorud, er ikke med i denne undersøkelsen fordi to boliger i denne bydelen allerede ble undersøkt i 2005 og 2006 pga. mislighetene nevnt ovenfor. Revisjonen har valgt ut boliger hvor vi mente det var økt risiko for uregelmessigheter/misligheter. Noen boliger ble valgt etter at revisjonen mottok tips. Andre ble valgt fordi de ansatte ikke kjente kommunens instruks 1. Bydelenes årsstatistikk for 2006, tabell Instruks for forvaltning av økonomiske midler tilhørende beboere i institusjon og brukere av tjenester utenfor institusjon - byrådssak 1508 av , gjeldende fra Instruks for disponering av økonomiske midler tilhørende tjenestemottakere i og utenfor institusjon - samt håndtering av tjenestemottakeres egne midler - byrådssak 1037 av , gjeldende fra Økonomiske misligheter ved to boliger for psykiske utviklingshemmede i Bydel Grorud ble endelig innberettet til kontrollutvalget i juni 2006, sak 72. Vi gjør oppmerksom på at regnskapene for brukermidler i samlokaliserte boliger ikke er gjenstand for revisjon. for forvaltning av brukermidler eller fordi boligene hadde hatt gjennomtrekk av ledere. Kommunerevisjonens funn Undersøkelsen viser bl.a.: Fem av de ti boligene som revisjonen undersøkte fulgte ikke kommunens instruks for forvaltning av brukermidler i 2004 og I alle disse boligene fant revisjonen at det manglet dokumentasjon i regnskapene. De fem boligene som oppga at de fulgte kommunens instruks for brukermidler i 2004 og 2005, hadde likevel vesentlige mangler i forhold til kommunens instruks. Tilfredsstillende kontroll av regnskap ble bare gjennomført i en av boligene. Ofte manglet det skriftlige avtaler med hjelpeverger eller annen representant for brukerne. I noen tilfeller hadde de ansatte tilgang til kontier som omfattet hele trygden, og ikke bare midler til forvaltning i samsvar med instruksen. Kommunerevisjonens undersøkelse i de ti boligene har samlet sett avdekket uregelmessigheter i regnskapene ved seks av boligene. Uregelmessighetene er ofte manglende dokumentasjon på utgifter, som innebærer en risiko for misligheter. Fire av disse boligene 5 har blitt gjenstand for granskninger som er rapportert særskilt til bydelene. Ved to av disse ble det konstatert misligheter. Kommunerevisjonen har anmodet bydelene om selv å granske regnskapene ved de to siste boligene. 6 De viktigste anbefalingene er: Bydelsadministrasjonene bør sørge for at alle samlokaliserte boliger følger kommunens instruks for brukermidler, herunder sikre at: instruksens krav er kjent i boligene det inngås skriftlige avtaler mellom boligens ledelse og hjelpevergene eller andre representanter for brukerne dersom ordningen med forvaltning av brukermidler benyttes det gjennomføres kontroll av regnskapene de ansatte det gjelder får opplæring i regnskapsføring det etablerers et system for intern kontroll som etterprøver bruken av kommunens instruks for brukermidler tilgangen til bankkontier er i samsvar med instruksen 5. Dette gjelder boliger i bydelene St. Hanshaugen, Ullern, Nordre Aker og Gamle Oslo. 6. Dette gjelder boliger i bydelene Alna og Grünerløkka Kommunerevisjonen 5

8 Forvaltningsrevisjonsrapport 6/2007 Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester bør sikre kontroll av at de samlokaliserte boligene etterlever kommunens instruks for brukermidler. Mottatte tilbakemeldinger til foreløpig rapport Kommunerevisjonen har mottatt høringsuttalelse fra alle de ti undersøkte bydelene. I tillegg har vi mottatt høringsuttalelse fra Bydel Bjerke, Bydel Grorud, Bydel Stovner og Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester. Alle de ti undersøkte bydelene har gitt tilbakemelding om at de har iverksatt, eller vil iverksette, tiltak på bakgrunn av Kommunerevisjonens undersøkelse. Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester uttaler bl.a. i sin høringsuttalelse at rapporten avdekker en del områder der det er grunn til å ha økt oppmerksomhet mot opplæring og bydelens ansvar i forhold til dette. Høringsuttalelsene har ikke gitt grunnlag for å endre rapportens hovedkonklusjoner. Vi har imidlertid presisert enkelte ting nærmere i rapportens kap Kommunerevisjonen

9 Økonomisk forfaltning av brukermidler i samlokaliserte boliger 1. Innledning I denne undersøkelsen har vi gjennomgått forvaltningen av brukernes økonomiske midler i ti bydeler, én samlokalisert bolig per bydel. Revisjonen har vurdert om de ansatte i boligene har fulgt kommunens regler for denne type økonomisk forvaltning, og vi har vurdert risikoen for misligheter. Brukerne i samlokaliserte boliger er ofte personer med psykisk utviklingshemning. I den økonomiske forvaltningen av brukermidler får brukerne hjelp av de ansatte til å håndtere sitt daglige forbruk. Tjenesten starter med at bruker/klient 7 anmoder om slik bistand, eller at kommunen gir tilbud om forvaltning av økonomiske midler til brukere som av særlige grunner ikke klarer å disponere selv Bakgrunn Et siktemål med HVPU-reformen var å avvikle institusjonsomsorgen for psykisk utviklingshemmede og å utvikle alternative botilbud i kommunene. I samlokaliserte boliger leier brukerne sine egne leiligheter av Oslo kommune. Her mottar brukerne nødvendig hjelp etter vedtak med hjemmel i lov om sosiale tjenester. I institusjoner er det flere forskriftsbestemmelser som regulerer håndteringen av brukernes egne midler der brukerne har legevedtak på at de ikke kan håndtere sine egne penger. 9 Det er også pålagt en ekstern årlig revisjon av regnskapene i sykehjem for brukere med legevedtak. Tilsvarende gjelder ikke i de samlokaliserte boligene. Fem av ti mislighetssaker rapportert til kontrollutvalget i 2005 gjelder misligheter begått mot enten brukere av 7. Undersøkelsen har ikke skilt på bruken av utrykkene "bruker", "klient" og "beboer". Det samme gjelder uttrykkene "bolig" og "tjenestested". 8. Instruks for forvaltning av økonomiske midler tilhørende beboere i institusjon og brukere av tjenester utenfor institusjon - byrådssak 1508 av , punkt 3.1 og Forskrifter som gjelder i institusjoner for forvaltning av brukermidler: Forskrift nr. 2 om disponering av kontantytelser fra folketrygden til personer innlagt i helseinstitusjoner for langtidspasienter. Forskrift nr om disponering av kontantytelser fra folketrygden under opphold i sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie. Forskrift nr om disponering av kontantytelser fra folketrygden til pasienter i privat forpleining etter spesialisthelsetjenesteloven 8-3. Forskrift nr. 915 til lov om sosiale tjenester m.v. (kap. 6 i forskriften regulerer disponering av beboernes kontantytelser under opphold i bolig med heldøgnsomsorgstjenester etter loven). hjemmetjenester eller brukere av kommunens omsorgstjenester. 10 Kommunerevisjonen gjennomførte høsten 2005 og våren 2006 granskninger på to boliger i Bydel Grorud. Revisjonen avdekket alvorlige misligheter begått mot flere av de psykisk utviklingshemmende. Som et resultat av dette besluttet kontrollutvalget å gjennomføre dette prosjektet og intensivere arbeidet med å forsøke å avdekke økonomiske misligheter og feil i forvaltningen av brukermidler i samlokaliserte boliger. 1.2 Formål og problemstilling Formålet med undersøkelsen var å vurdere om den økonomiske forvaltningen av brukermidler i samlokaliserte boliger følger kommunens regler på området. Kommunerevisjonen har gjennomgått den økonomiske forvaltningen av brukermidler på utvalgte samlokaliserte boliger og vurdert: om praksis var i henhold til kommunens regler (instruksen vedtatt og gjeldende fra ) risikoen for misligheter eventuelle forbedringsmuligheter 1.3 Den økonomiske forvaltningen av brukermidler Forvaltning av brukernes økonomiske midler innebærer hjelp til innkjøp, oppbevaring av lommepenger og føring av regnskap over brukernes forbruk. Det var ca. 560 brukere i samlokaliserte boliger i Funksjonsnivået til brukerne varierer fra å trenge hjelp i alle praktiske gjøremål, til å klare seg nesten helt selv. Revisjonen har beregnet at det i gjennomsnitt er i underkant av åtte brukere i hver bolig og ca. 75 samlokaliserte boliger i Oslo. Brukernes inntekter er vanligvis trygd på kroner i måneden. I tillegg mottar noen botilskudd. Brukernes forbruk, i den økonomiske forvaltningen av brukermidler som revisjonen har undersøkt, varierer fra noen tusen kroner til over kroner i året. 10.Oversikt nr Økonomiske uregelmessigheter og misligheter som er endelig innberettet til kontrollutvalget i 2005, side 5. Forelagt kontrollutvalget , sak 20/06. Kommunerevisjonen 7

10 Forvaltningsrevisjonsrapport 6/2007 Ansvaret for forvaltningen av brukernes økonomiske midler Boligens leder og de ansatte i boligen har ansvaret for å håndtere brukerens midler på en forsvarlig måte og følge instruksen. Instruksen pålegger også bydelsadministrasjonen 11 i bydelene å kontrollere at instruksen etterleves i boligene. 12 Instruksen legger opp til en fortløpende vurdering av om brukeren selv kan inngå en avtale om forvaltning av sin økonomi, eller om forholdene tilsier at det bør oppnevnes hjelpeverge 13. Hjelpevergen er oppnevnt av overformynderiet og har følgende formål: Hensynet bak hjelpevergeordningen er å skaffe den som ikke kan ivareta sine anliggender en rettslig stedfortreder og økonomisk forvalter uten å måtte umyndiggjøre klienten Regelverket for brukermidler Det er i lovgivningen ikke gitt særskilte bestemmelser om kommunens forvaltning av økonomiske midler til brukere som bor i egen bolig. I kommunen har byrådet vedtatt et regelverk: Instruks for forvaltning av økonomiske midler tilhørende beboere i institusjon og brukere av tjenester utenfor institusjon byrådssak 1508 av (heretter kalt instruksen), gjeldende fra (Byrådet har vedtatt ny instruks som gjelder fra ) I tillegg kan den enkelte bolig utarbeide rutinebeskrivelser innenfor rammen av instruksen. Regnskapene for brukermidler i samlokaliserte boliger er ikke gjenstand for revisjon. 1.5 Revisjonskriteriene Revisjonskriteriene i denne undersøkelsen er hentet fra instruksen som gjaldt fra Instruksens kapittel 3 inneholder krav til økonomisk forvaltning av brukermidler utenfor institusjon. Kommunerevisjonen har sett på to sett med kriterier. Et sett med kriterier er krav til rutinene i den økonomiske forvaltningen. Kommunerevisjonen har valgt ut de syv mest overordnede kravene i instruksen som kriterier. Kravene som er valgt, pålegger den som er ansvarlig 11. Instruksen bruker uttrykket virksomhetene. 12. Instruksens punkt 1.6 om intern kontroll som behandles i delkapittel 2.3 og vedlegg Instruksens punkt 1.5 og hjelpevergeloven. 14.Orientering til hjelpeverger, utgitt av Justis- og politidepartementet. Orienteringen er ikke datert, men ble sendt Kommunerevisjonen fra overformynderiet i 2005 som et eksempel på informasjon som nye hjelpeverger mottar. for den økonomiske forvaltningen av brukermidlene i boligen å: 1. gjøre de ansatte kjent med kravene i instruksen 2. inngå skriftlige avtaler om den økonomiske forvaltningen med hjelpevergene eller andre representanter for brukerne 3. oversende regnskapene til hjelpevergene eller andre representanter for brukerne 4. begrense tilgang til bankkonti 5. sørge for at regnskapene blir kontrollert 6. oppbevare regnskapene i ti år 7. å etablere et internt kontrollsystem som etterprøver at instruksen følges Denne undersøkelsen bruker også et sett med kriterier fra instruksen som gjelder regnskapsføringen. Disse kriteriene gjelder: 1. kvitteringer for inntektssiden i regnskapene 2. kvitteringer for utgifter og signatur på disse 3. regnskapsføring generelt kriteriene her er at regnskapet skal føres og summeres riktig, at kasseopptellinger skal utføres for å avdekke feil, at mangler skal håndteres og meldes etc. 1.6 Metodene i undersøkelsen I denne rapporten oppsummerer vi undersøkelser av den økonomiske forvaltningen av brukermidler i ti bydeler, én bolig per bydel. Fakta er fremskaffet gjennom intervjuer, regnskaps- og dokumentanalyse. Det er gjennomført en analyse av avvik med utgangspunkt i kriterier og fakta. Revisjonen mener at faktaene innhentet i undersøkelsen har nødvendig relevans og pålitelighet i forhold til formålet med analysen. Se vedlegg 2 Metode, for nærmere informasjon om utvalg, anonymisering og gjennomføring. 1.7 Rapportens oppbygging I delkapittel 2.1 analyseres rutinene i boligene opp mot de valgte kriteriene fra instruksen. På denne bakgrunnen vurderer revisjonen om den økonomiske forvaltningen av brukermidler i samlokaliserte boliger følger kommunens regler på området. I delkapittel 2.2 presenteres de hyppigste manglene i regnskapene som revisjonen avdekker. Dette er områder med risiko for uregelmessigheter og misligheter. I delkapittel 2.3 presenteres hvilke bydeler som hadde gjennomført interne kontroller som instruksen krever. 8 Kommunerevisjonen

11 Økonomisk forfaltning av brukermidler i samlokaliserte boliger I kapittel 3 oppsummeres undersøkelsens anbefalinger. I kapittel 4 er utdrag av høringsuttalelsene inntatt samt Kommunerevisjonens kommentarer til disse. I vedlegg 2 presenteres metodene som er brukt i denne undersøkelsen. I vedlegg 3 er høringsuttalelsene inntatt. I vedlegg 1 beskriver vi hvordan fire bydelsadministrasjoner tilfredsstiller kravet om å etablere et internt kontrollsystem som etterprøver at instruksen følges. Kommunerevisjonen 9

12 Forvaltningsrevisjonsrapport 6/ Bruken av instruksen Fremstillingen er den samme for alle revisjonskriteriene; først siteres kriteriet fra instruksen, så beskrives de fakta som revisjonen har avdekket og til slutt revisjonens vurdering og eventuelle anbefaling. Referansene til punktene i instruksen er satt i parentes. 2.1 Rutinene i de ti boligene En bolig fra hver av følgende bydeler er undersøkt: St. Hanshaugen, Vestre Aker, Nordstrand, Østensjø, Ullern, Alna, Grünerløkka, Søndre Nordstrand, Nordre Aker og Gamle Oslo Om instruksen var kjent og i bruk i boligene Revisjonskriterie Arbeidsgiver har ansvaret for at arbeidstakere som omfattes av instruksen blir informert om bestemmelsene før den tas i bruk (1.4). Fakta Lederne for halvparten av de ti undersøkte boligene oppga at boligenes ansatte ikke kjente til instruksen i 2004 og Alle disse fem boligene hadde fått ny boleder, en i desember 2005 og de andre i løpet av Tre av de fem nye bolederne kunne legge frem lokale prosedyrebeskrivelser som hadde vært i bruk i Lengden på prosedyrebeskrivelsene varierte fra en side til noen linjer. Prosedyrene handler hovedsakelig om å samle kvitteringer, føre regnskap, uttak fra bank og tilbakelevering av kontanter til brukernes skrin/lommebok. Ingen av disse prosedyrene var laget av bydelsadministrasjonene. En bolig hadde utarbeidet en kontraktsmal i 1998 som omfattet tilgang til beboernes konti, regnskap og lommepenger. De andre to bolederne kunne ikke dokumentere hvilke rutiner som var fulgt. Selv om boligene ikke kunne dokumentere hvilke rutiner som ble fulgt i 2004 og 2005, har boligene hatt en praksis for håndteringen av brukernes økonomiske midler. Bolederne oppga at denne praksisen for håndtering av brukermidler var i tråd med enkelte av kravene i instruksen. Lederne for de siste fem av de ti boligene som revisjonen undersøkte, oppga at de ansatte kjente til og brukte instruksen St. Hanshaugen, Ullern, Alna, Grünerløkka og Nordre Aker 16. Vestre Aker, Nordstrand, Østensjø, Søndre Nordstrand og Gamle Oslo Revisjonens vurdering og anbefaling Revisjonen finner det alvorlig at instruksen ikke var kjent eller i bruk i fem av ti undersøkte boliger i 2004 og Dette er brudd på kommunens regler. Manglende oppfyllelse av kravene i instruksen kan resultere i uklare ansvarsforhold og mangelfulle rutiner for hvem som har ansvar for hva i forvaltningen av brukernes midler. Det er grunn til å tro at risikoen for uregelmessigheter og misligheter er større når forvaltningen av brukermidler ikke følger instruksen. Undersøkelsen viser at samtlige av boligene som ikke brukte instruksen, manglet dokumentasjon for utgifter i sine regnskap. Når det gjelder de lokale prosedyrebeskrivelsene, var noen av disse prosedyrene i tråd med enkelte av kravene i instruksen. Revisjonen anbefaler at bydelsadministrasjonene sørger for at instruksen gjøres kjent og benyttes i samtlige boliger Skriftlige avtaler med hjelpevergen eller annen representant for bruker Revisjonskriterie Det skal inngås skriftlig avtale med bruker, pårørende, verge, hjelpeverge eller annen fullmektig dersom ordningen (forvaltning av brukermidler) er ønskelig (3.4.1). Fakta Fire av ti boliger hadde avtaler med hjelpeverger evt. andre (bruker, pårørende, verge eller annen fullmektig) for en til to av sine brukere. 17 Disse fire boligene manglet mellom en og fem avtaler for å dekke alle sine brukere. De siste seks boligene hadde ikke inngått noen skriftlige avtaler i I løpet av 2006 har flere boledere oppgitt at de arbeider med å inngå avtaler, men revisjonen har ikke undersøkt dette nærmere. Revisjonens vurdering og anbefaling Ingen av de ti undersøkte boligene tilfredsstilte kravet om å inngå avtaler om forvaltning av brukermidler for alle brukerne. Fire boliger hadde inngått noen få avtaler. Revisjonen mener at avtaler mellom boligens ledelse og hjelpevergen eller annen representant for bruker er 17. Vestre Aker, St. Hanshaugen, Ullern og Søndre Nordstrand 10 Kommunerevisjonen

13 Økonomisk forfaltning av brukermidler i samlokaliserte boliger viktig for å avklare rollefordelingen. Inngåelse av avtaler vil også sikre at hjelpevergen eller annen representant for bruker blir informert om instruksen. En avtale vil presisere hvem som har ansvaret for forvaltningen. Revisjonens undersøkelse har vist at i de undersøkte boligene har hjelpeverge eller annen representant for bruker i liten grad etterspurt regnskaper, eller gjennomgått disse. Revisjonen anbefaler at boleder og bydelsadministrasjonen sørger for at skriftlige avtaler blir inngått og holdt ved like i alle samlokaliserte boliger Oversendelse av regnskapene til hjelpeverge eller annen representant Revisjonskriterie I henhold til avtale skal saldokort og kvitteringene (regnskapet) sendes/overleveres bruker, pårørende, hjelpeverge eller annen fullmektig med bestemte mellomrom (3.4.7). Fakta I fire av de ti boligene ble det oppgitt at alle regnskapene (eller kopier av disse) ble sendt til hjelpeverge. 18 I to boliger ble ca. halvparten av regnskapene sendt/ overlevert til hjelpeverge. 19 I fire boliger ble regnskapene ikke oversendt i 2004 og Flere boliger understreker at de likevel har gitt hjelpevergene eller andre representanter for bruker innsyn i regnskapene. I en bolig hadde to av brukerne ikke fått utpekt hjelpeverge og derfor var regnskapene for disse brukerne heller ikke oversendt. 21 Noen hjelpeverger hadde inngått muntlige ordninger med boligens ledelse om å få innsyn i bilag når de var på besøk i boligen. Disse brukerne og hjelpevergene mottok derfor ikke kopi av bilagene når regnskapene ble sendt til dem. Revisjonens vurdering og anbefaling Revisjonen fant avvik mellom kriteriet fra instruksen og fakta i over halvparten av de undersøkte boligene. Dette er ikke tilfredsstillende. Revisjonen mener at det er viktig at brukeren eller en som representerer bruker, følger med på boligens forvaltning av brukerens midler. 18. Søndre Nordstrand, Østensjø, Nordstrand, St. Hanshaugen 19. Vestre Aker og Gamle Oslo 20. Nordre Aker, Grünerløkka, Alna og Ullern (som har praktisert innsyn). 21. Gamle Oslo Revisjonen understreker at instruksen forutsetter at regnskap og bilag skal oversendes eller overleveres hjelpeverge eller annen representant for bruker. Avtalen med boligens ledelse skal spesifisere hyppigheten på dette. Boledere og bydelsadministrasjonene bør iverksette rutiner i tråd med dette Tilgang til brukernes bankkonti Revisjonskriterie Forvaltningsansvarlig og avdelingsleders nærmeste overordnede er de eneste som kan ha fullmakt til å disponere denne kontoen (konto åpnet i brukerens navn for midler til forvaltning etter retningslinjene) (3.4.2). Fakta I en bolig omfatter forvaltningen av brukermidlene ingen bankkonti 22 og i en annen bolig oppgir bolederen at bare to ansatte har tilgang til bankkontiene 23. De åtte andre bolederne oppgir at både hjelpevergene og ansatte i boligen har disposisjonsrett til brukernes kontier. Noen av kontiene omfattet hele trygden, mens andre kun inneholdt midler til daglig forbruk i samsvar med instruksen. Ingen av boligene som revisjonen undersøkte, kunne vise til dokumenterte rutiner for at ansatte som slutter, eller får andre ansvarsoppgaver, får avviklet sine fullmakter. Det er vanskelig for revisjonen å sjekke kontofullmakter fordi bankene ikke vil oppgi hvem som har disposisjonsrett til kontiene. Bruk av bankkort i skranke eller med pinkode i bankautomater er brukt i ni av ti undersøkte boliger. Noen boliger hadde også nettbankløsninger. Revisjonens vurdering og anbefaling Bare en av ni boliger oppga at de hadde en praksis som var i tråd med instruksens krav om fullmakter til brukerkonti. Dette er ikke tilfredsstillende. Revisjonen mener at det er viktig at de ansatte kun disponerer kontier for midler til forvaltning etter instruksen. I tillegg er det viktig at fullmaktene til å disponere kontiene er i samsvar med instruksen. Revisjonen har erfart at det er en økt risiko for uregelmessigheter når flere personer har tilgang til samme konto. Hvis penger er borte og flere har tilgang til kontoen blir det vanskelig å plassere ansvar, og eventuelt beskytte ansatte mot feilaktig mistanke. 22. Vestre Aker 23. Gamle Oslo Kommunerevisjonen 11

14 Forvaltningsrevisjonsrapport 6/2007 Instruksen ga ikke adgang til bruk av bankkort med pinkode og nettbank. (Den nye instruksen åpner imidlertid for bruk av bankkort) Kontroll av regnskapene Revisjonskriterie Før overlevering (av regnskapene til bruker, pårørende, hjelpeverge eller annen fullmektig), kontrolleres saldokort og kvitteringene av en annen person enn forvaltningsansvarlig. Kontrollen dokumenteres med dato og signatur på saldokortet (3.4.7). Fakta En boligleder kontrollerte alle regnskapene i sin bolig. 24 En annen boleder kontrollerte ett av syv regnskaper i sin bolig. 25 De åtte andre bolederne oppga at regnskapene ikke var kontrollert av dem eller noen andre enn den/de som førte regnskapet. Revisjonens vurdering og anbefaling Bare en av de ti bolederne hadde en praksis i tråd med kravet om kontroll av regnskapene. Dette er ikke tilfredsstillende. Revisjonen mener at det er viktig at alle regnskapene gjennomgås og godkjennes med signatur. Revisjonen fant ingen svakheter i regnskapet i den boligen der lederen kontrollerte regnskapene. Dette kriteriet blir også behandlet under punkt ved gjennomgangen av funn i regnskapene Oppbevaring av regnskap Revisjonskriterie Saldokort som er utskrevet oppbevares i ti år (3.4.8). Fakta Fire av ti boledere hadde oppbevart og kunne legge frem alle brukerregnskapene eller kopier for Fem andre boledere manglet ca. en tredjedel av regnskapene. 27 Den siste kunne ikke legge frem noen fullstendige regnskap. 28 Hjelpevergene kunne ofte bekrefte at de hadde mottatt regnskapene når det ikke var oppbevart kopier av regnskapene i boligene. I to tilfeller har hjelpevergen oppgitt at de selv har kastet regnskapene. 24. Vestre Aker 25. Gamle Oslo 26. Vestre Aker, Nordstrand, St.Hanshaugen og Ullern 27. Gamle Oslo, Søndre Nordstrand, Alna, Grünerløkka og Østensjø 28. Nordre Aker Revisjonens vurdering og anbefaling I seks av ti boliger var det et avvik mellom kriteriet og fakta med hensyn til å oppbevare regnskap. Revisjonen mener at oppbevaring av regnskap er et ufravikelig krav. Når boligen/bydelen har ansvaret for brukerens penger, så må boligen/bydelen også kunne dokumentere at ansvaret er ivaretatt. Revisjonen anbefaler at de aktuelle boledere/bydelsadministrasjoner iverksetter tiltak som sikrer at forvaltningen alltid kan dokumenteres Revisjonens oppsummering av funn Undersøkelsen omfattet ti boliger. I fem av boligene verken kjente eller brukte de ansatte instruksen i 2004 og Revisjonen fant også at alle de fem boligene som oppga å bruke instruksen hadde vesentlige mangler i sine rutiner i forhold til kriteriene. Manglene i forvaltningen av brukermidler i boligene omfattet bl.a.: de ansattes kjennskap til og bruk av instruksen inngåelse av skriftlige avtaler med hjelpevergene eller andre representanter for brukerne oversendelse/overlevering av regnskapene til hjelpevergene eller andre representanter for brukerne tilgangen til bankkonti kontroll av brukerregnskapene oppbevaring av regnskapene Fordi instruksen ikke var i bruk i fem boliger og ble dårlig fulgt i de fem andre, anbefaler revisjonen at Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester vurderer å forsterke kontrollen med at samlokaliserte boliger følger instruksen. Revisjonen anbefaler bydelsadministrasjonene og bolederne å sørge for at alle boliger bruker instruksen. 2.2 Regnskapene i de ti boligene Her følger en oppsummering av de hyppigste funnene avdekket ved undersøkelsen av regnskapene fra de ti boligene Kvittering for levering av kontanter fra hjelpeverge til beboerens lommebok Revisjonskriterie Ved personlig overlevering (av kontanter fra hjelpeverge eller annen representant for bruker til brukerens lommebok) kvitterer forvaltningsansvarlig for mottatt beløp og beholder selv kopi av kvitteringen. Beløpet føres på saldokortet til brukeren (3.4.2). 12 Kommunerevisjonen

15 Økonomisk forfaltning av brukermidler i samlokaliserte boliger Funn i regnskapene De aller fleste boligene vi har undersøkt hadde ikke rutiner for håndtering av kvitteringer ved overlevering av kontanter fra hjelpeverge til forvaltningsansvarlig. I den grad de hadde slike rutiner, ble disse sjelden etterlevd i praksis. Revisjonens vurdering og anbefaling Det er brudd på instruksen at regnskap mangler kvitteringer for innkommende kontanter. Revisjonen anbefaler at bolederne sikrer at kvitteringer alltid blir skrevet og at en kopi blir lagt inn i brukernes regnskap. En signert kvittering for levering av penger sikrer at inntektssiden i regnskapet blir riktig og kontrollerbar. Uten bilag på inntektsiden er regnskapet ikke fullstendig og risikoen for misligheter øker ettersom regnskapet ikke gir oversikt over disponible midler. Dette prinsippet gjelder også neste punkt (punkt 2.2.2) Føring av saldokort Revisjonskriterie Saldokort (regnskap) skal holdes løpende ajour, slik at alle uttak/innskudd fremgår og til enhver tid viser innestående beløp (3.4.6). Funn i regnskapene I noen boliger var bankuttak fra brukerens konto ikke ført inn i brukerregnskapet. Revisjonens vurdering og anbefaling At kontantuttak ikke er ført inn i regnskapet er brudd på instruksen. Det er viktig at regnskapet stemmer med uttakene i banken. Hvis uttak ikke føres inn i regnskapet kan midler ha vært brukt uten at det er dokumentasjon for utgiftene. Hvis bankuttak ikke kan forklares, eller det er usikkert hvem som har gjort uttakene, kan revisjonen ikke se bort fra at misligheter kan ha forekommet. Revisjonen anbefaler at boledere følger instruksen slik at regnskapet viser helheten av forvaltningen. Revisjonen anbefaler også at boledere, når de godkjenner brukerregnskap, kontrollerer at alle bankuttak er ført i regnskapet Håndtering av kvitteringer for innkjøp Revisjonskriterie Avdelingsleder, eller tilsvarende leder for virksomheten, skal påse at kvitteringer innleveres samme dag innkjøpet er foretatt eller senest påfølgende virkedag og at disse oppbevares i en egen mappe for hver klient etter dato (3.2.2). Funn i regnskapet I noen få boliger fant revisjonen en utstrakt praksis med bruk av egenproduserte kvitteringer. I en bolig manglet alle kvitteringer fullstendig og i en annen bolig var det bare dokumentert utgifter over 100 kr. I flere boliger fant revisjonen at det var praksis å gi brukerne lommepenger uten at dette var signert for eller avtalt. Ved bruk av lommepenger trenger brukerne ikke å levere kvitteringer for forbruket. Revisjonens vurdering og anbefaling Manglende kvitteringer eller dokumentasjon på utgifter er brudd på instruksen. Manglende kvitteringer eller mange egenproduserte kvitteringer øker risikoen for misligheter. Bare i tilfeller hvor det ikke er vanlig å få kvittering, skal det benyttes egenprodusert kvittering, for eksempel ved kjøp av pølse og brus i kiosker. I slike tilfeller må den ansatte selv skrive en kvittering. Hvis kvitteringen er mistet, må dette dokumenteres og signeres for. Revisjonen anbefaler boledere å følge opp at dette kravet tilfredsstilles. I den grad brukere ønsker og har behov for å handle selv, bør boligen ha rutiner for at brukerne signerer for å motta lommepenger som han eller hun ikke trenger å levere kvitteringer for. Revisjonen mener imidlertid at bruken av lommepenger bør avtales med brukeren/ foresatte/hjelpevergen. Det vil bidra til at det er mulig å dokumentere hele forbruket, og slik unngå risiko for misligheter Signaturer på kvitteringer Revisjonskriterie Kvittering fra innkjøp signeres av den som har foretatt innkjøpet (3.4.5). Funn i regnskapene I mange av regnskapene undersøkt av revisjonen var kvittering fra innkjøp ikke signert av den som hadde foretatt innkjøpet. Noen boliger hadde lokale krav om at to personer måtte signere kvitteringene fra innkjøp. Det varierte om dette kravet var oppfylt. Revisjonens vurdering og anbefaling Manglende signaturer på kvitteringer fra innkjøp er avvik fra instruksen. Manglende signaturer på kvitteringer kan være et signal om risiko for misligheter. Revisjonen anbefaler at det sikres at kravet om signatur på kvitteringene blir tilfredsstilt. Kommunerevisjonen 13

16 Forvaltningsrevisjonsrapport 6/ Regnskapsføringen Revisjonskriterier Saldokort (regnskap) skal holdes løpende ajour, slik at alle uttak/innskudd fremgår og til enhver tid viser innestående beløp (3.4.6). Før overlevering (til hjelpeverge) kontrolleres saldokortet og kvitteringene (regnskapet) av en annen person enn forvaltningsansvarlig. Kontrollen dokumenteres med dato og signatur på saldokortet (3.4.7). Funn i regnskapene I undersøkelsene av brukerregnskapene har revisjonen funnet følgende: at regnskap ikke er summert riktig at utgående balanse en måned ikke blir overført til inngående balanse måneden etter, eller blir ført over med mindre beløp at bilag er ført galt i regnskapet, for eksempel med en null for mye at kasseopptellinger ikke blir gjort regelmessig av den som fører regnskapet at kasseopptellinger er utført og manko konstatert uten annen håndtering enn at det er overført til neste periode, eller bare avskrevet Revisjonens vurdering og anbefaling Manglene i regnskapene øker risikoen for misligheter. I forbindelse med regnskapskontroll er kasseopptellinger et viktig redskap til å unngå feil og mangler. Hvis kontantene i skrinet/lommeboken ikke stemmer med tallene i regnskapet er dette feil som må avdekkes og rettes. Revisjonen anbefaler at både boleder og regnskapsfører kontrollerer regnskapene og kassebeholdningene regelmessig for å unngå feil og mangler. Føringer av regnskap elektronisk kan redusere utilsiktede feil fordi summeringene foregår automatisk. Instruksen har ingen krav om at ansatte som deltar i forvaltningen av brukermidler bør ha opplæring i hvordan de skal håndtere kvitteringer, regnskapsførsel og opptelling av brukerskrinet/lommebok. Revisjonen mener likevel at opplæring av de ansatte som skal håndtere brukernes midler er nødvendig for å sikre en god forvaltningspraksis. Ved feil i regnskapsføringen eller ved manglende dokumentasjon på utgifter eller inntekter bør ledelsen i boligen undersøke dette nærmere. Hvis ingen god forklaring eller dokumentasjon kan fremlegges, bør bydelsadministrasjonen og hjelpevergen eller annen representant for bruker kontaktes Revisjonens oppsummering av vurderinger og anbefalinger om regnskapene Undersøkelsen viser at noen mangler i regnskapene gikk igjen i flere regnskap og boliger: Manglende dokumentasjon av brukerregnskapene. Dette gjelder både uttak fra bank og levering av kontanter fra hjelpeverge. Manglende kvitteringer og signatur på disse fra innkjøp. Feilsummeringer og feilføringer i regnskapene. Manglene er brudd på instruksen og medfører økt risiko for uregelmessigheter og misligheter. Revisjonen oppfordrer ledelsen til å gjennomgå feil og mangler i regnskapene og rapportere dette til hjelpevergen/bydelsadministrasjonen. Revisjonen oppfordrer også ledelsen av boligene å lære opp de det gjelder i å føre regnskap og håndtere bilag i forhold til instruksen. 2.3 Interne kontroller Revisjonskriterie Virksomhetene skal selv etablere et internkontrollsystem som kan etterprøve at instruksen følges (1.6). Fakta I forbindelse med oppstart av prosjektet, forsto revisjonen det slik at fire bydeler 30 hadde etablert et internt kontrollsystem og foretatt interne kontroller av forvaltningen av brukermidler. Disse fire bydelene har derfor ikke vært gjenstand for nærmere undersøkelse i denne omgang. 31 Revisjonens vurdering og anbefaling Ingen av de ti undersøkte bydelene kunne vise til utførte interne kontroller i samlokaliserte boliger på revisjonstidspunktet og tilfredsstilte derfor ikke instruksen på dette området. Kommunerevisjonen anbefaler at alle bydelsadministrasjoner gjennomfører interne kontroller for å etterprøve at instruksen følges. 29. Retningslinjer for saksbehandling i saker om økonomiske uregelmessigheter og misligheter i Oslo kommune, vedtatt Dok. nr. R-14/ Bydel Frogner, Bydel Stovner, Bydel Bjerke og Bydel Sagene 31. Bydel Grorud er heller ikke med i denne undersøkelsen fordi to boliger i denne bydelen ble undersøkt i 2005 og Kommunerevisjonen

17 Økonomisk forfaltning av brukermidler i samlokaliserte boliger 3. Oppsummering av revisjonens anbefalinger Sikre at boligene følger instruksen Undersøkelsen viste at fem av ti boliger ikke brukte instruksen og at de fem andre boligene ikke fulgte instruksen på vesentlige områder. Vi anbefaler at: De ansatte i samtlige samlokaliserte boliger blir informert om instruksen og begynner å følge denne. Hjelpevergene eller andre representanter for brukerne blir involvert i den økonomiske forvaltningen via avtaler og rapportering av regnskapene. Brukerregnskapene blir kontrollert av annen person enn forvaltningsansvarlig og at feil og mangler følges opp, evt. rapporterer dette til bydelsadministrasjonen og hjelpevergen. Tilgangen til bankkonti for oppbevaring av midler til forvaltning begrenses i samsvar med instruksen. Boleder lager rutiner for opprettelse og avvikling av tilgang til brukernes konti og skriftlige rutiner for oppbevaring av bankkort, jf den nye instruksen. Brukerregnskapene oppbevares i ti år. De ansatte det gjelder får opplæring i regnskapsføring. Bydelsvise interne kontroller Undersøkelsen viste at ni av de ti bydelene ikke tilfredsstilte instruksens krav om å utføre interne kontroller for å etterprøve at instruksen følges. Revisjonen anbefaler at alle bydelene følger instruksen og jevnlig kontrollerer boligenes økonomiske forvaltning av brukermidler for å sikre at instruksen er i bruk og avdekke feil og mangler som kan lede til forbedringer. Forsterket kontroll med boligenes bruk av instruksen Revisjonen vurderer det som svært alvorlig at instruksen i ti boliger enten ikke var kjent eller at den ikke ble fulgt på vesentlige områder. Det er flere forhold som forsterker denne bekymringen: Det er mer enn tre år siden instruksen ble vedtatt. Årlig blir det avdekket misligheter begått mot brukere i kommunens omsorg. Den økonomiske forvaltningen av brukermidler i samlokaliserte boliger er ikke regulert i lovverket slik som forvaltningen av brukermidler i institusjoner. På denne bakgrunnen anbefaler revisjonen at Byrådsavdelingen for velferd og sosiale tjenester forsterker kontrollen med forvaltningen av brukermidler i samlokaliserte boliger. Forsterket kontroll kan ha forskjellige former og nedenfor gir revisjonen noen innspill: Bydelsdirektørene kan årlig rapportere bydelenes interne kontroller, funn og tiltak til byrådsavdelingen. Ekstern kontroll av rutinene og brukerregnskapene. Ekstern revisjon av brukerregnskapene. Kommunerevisjonen 15

18 Forvaltningsrevisjonsrapport 6/ Høringsuttalelser og Kommunerevisjonens kommentarer Foreløpig rapport ble sendt på høring til samtlige bydeler og til byråden for velferd og sosiale tjenester. 4.1 Mottatte høringsuttalelser Kommunerevisjonen har mottatt høringsuttalelse fra Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester og alle de ti bydelene som har blitt undersøkt i denne forvaltningsrevisjonen. I tillegg har vi mottatt høringsuttalelser fra to av de bydelene som har utført egne kontroller Bydel Stovner og Bydel Bjerke. Bydel Grorud som har vært undersøkt tidligere har også gitt høringsuttalelse. Nedenfor følger et utdrag av høringsuttalelsene: Bydel Ullern opplyser i høringsuttalelsen at den vil iverksette tiltak på bakgrunn av rapporten og dens tilrådninger tiltak som bidrar til at instruksen etterleves. Umiddelbart etter at bydelen fikk tilsendt forslag til rapport ble det avholdt møter med boledere og miljøterapeuter i boligene hvor instruksen og forslag til nye rutiner for oppfølging av instruksen ble gjennomgått. Bydelen har nå utarbeidet skriftlige rutiner for hver samlokaliserte bolig. I løpet av 2007 vil bydelen også lage et kontrollsystem for oppfølging av instruksen. Bydel Vestre Aker opplyser i høringsuttalelsen at den spesielt vil følge opp punktet om at det kun er to ansatte som har tilgang til brukernes bankkonti. Bydelen vil også sette inn forsterket interne kontroller for å påse at instruksen blir fulgt. Videre vil den påse at det er gjort avtale med samtlige beboere og deres hjelpeverger/pårørende for den økonomiske forvaltningen. Bydelen vil i løpet av 2007 følge opp og kontrollere disse tiltakene. Bydel Østensjø opplyser i høringsuttalelsen at den vil revidere bydelens interne rutiner vedrørende instruksen. Bydelen vil også etablere internkontroll- og opplæringsrutiner og innskjerpe ansvaret for å følge instruksens bestemmelser i alle ledd. Videre vil bydelen legge skjemaene som skal benyttes ut på bydelens intranettsider. Tiltakene vil bli påbegynt snarest mulig etter at ny instruks er vedtatt og målsetningen er iverksettelse av tiltak i løpet av første halvår Bydel Alna opplyser i høringsuttalelse datert at den har tatt revisjonens anbefalinger og konklusjoner til etterretning og jobber med forbedringer. Bydelen hadde før Kommunerevisjonens besøk satt ned en arbeidsgruppe for å utarbeide rutinebeskrivelser innenfor rammen av byrådets instruks. Den var rutinebeskrivelsene ferdige, og ble da gjort kjent for alle boligene gjennom bolederne. Pårørende/hjelpeverger ble invitert til å inngå forvaltningsavtaler. Det jobbes nå med implementering av rutinene i boligene, bl.a. må alle ansatte gjøre seg kjent med, og skrive under på at instruksen er lest. Det er også berammet et opplæringsmøte med bolederne hvor sentrale og lokale rutiner for håndtering av beboermidler vil bli gjennomgått. Bydelen opplyser videre at det gjenstår opplæring i god regnskapsskikk blant de forvaltningsansvarlige og etablering av overordnet intern kontroll. Dette vil imidlertid bli gjennomført innen første halvdel av Alle forvaltningsavtaler vil også være etablert innen første kvartal Bydel Nordre Aker påpeker innledningsvis i høringsuttalelsen at rapporten ikke gir et helhetlig bilde av hvordan bydelens boliger forvalter beboermidler. Det vises herunder til at bydelen ba Kommunerevisjonen om bistand til å gjennomgå beboerregnskap i en bolig der bydelen hadde avdekket misligheter, og at rapporten omhandler denne boligen. Bydelen viser også til at det er en del forhold som ikke har kommet frem i rapporten. Det påpekes herunder at bydelsadministrasjonen informerte alle ledere av boliger om instruksen og det ble etterspurt «om instruks for forvaltning av beboermidler følges». Lederne ble videre bedt om å følge rutiner fra tidligere bydeler inntil nye felles rutiner for bydel Nordre Aker ble etablert. Bydelen opplyser videre at den i 2006 har innført de rutinene som er omhandlet i «instruksen». Rutinene er gjennomgått på nytt etter at Kommunerevisjonens foreløpige rapport ble mottatt, og det vil bli gjort mindre justeringer for å bedre rutinene. I tillegg vil bydelen innføre noen nye rutiner. Videre har bydelen laget en rutinebeskrivelse for internkontroll som skal sikre at rutinene følges. De fleste tiltakene var iverksatt per Bydel Grünerløkka opplyser i høringsuttalelsen at den vil sette ned en egen gruppe som skal følge opp rapporten. Gruppen vil også ha ansvar for en gjennomgang av de øvrige botilbudene bydelen driver, og bydelens økonomiske forvaltning knyttet til andre brukere. I tillegg skal gruppen ha ansvar for implementeringen av den nye instruksen (vedtatt av bystyret ). Det skal utarbeides et eget mandat for gruppen og en gjennomføringsplan. Bydelen opplyser videre at gruppen forventes etablert «innen utgangen av januar», og at tiltakene vil bli satt i gang fortløpende og skal være avsluttet før sommeren Kommunerevisjonen

19 Økonomisk forfaltning av brukermidler i samlokaliserte boliger Bydel Nordstrand opplyser i høringsuttalelsen at prosedyre for «Disponering og regnskap av brukermidler» er revidert i tråd med tilbakemelding fra Kommunerevisjonen. Videre har bydelen etablert internrevisjon i tråd med instruksen. Instruksen skal benyttes aktivt i denne revisjonen og revisjonsgruppen som er dannet forbereder å starte revisjonsbesøk våren Bydelen har også satt i gang arbeid for å få signert avtaler mellom bruker og ansatt som bistår bruker i økonomisk forvaltning. Bydel Søndre Nordstrand opplyser i høringsuttalelse at den har nedsatt en arbeidsgruppe bestående av lederne i de ulike boligene. Denne gruppen går gjennom alle rutiner og sørger for at alle boliger følger samme rutiner. Rutinene er i tråd med instruksen. Bydelsdirektøren har bedt lederne av disse boligene om en skriftlig tilbakemelding om hvilke rutiner de har for forvaltning av beboermidler. Denne skriftlige tilbakemeldingen fra boligene skal følges opp årlig. Bydelen opplyser videre at alle boligene er kjent med den gamle instruksen og at den nye nå skal implementeres i boligene. Dette arbeidet påregnes å være ferdig i løpet av første halvår Bydel St. Hanshaugen viser i høringsuttalelse til at den i rapportens punkt 2.3 ikke er nevnt som en av bydelene som hadde etablert internt kontrollsystem og foretatt interne kontroller av forvaltning av brukermidler til tross for at bydelen gjennomførte interne revisjoner ved to virksomheter i Bydelen opplyser videre at den vil vurdere tiltak på bakgrunn av rapportens anbefalinger både når det gjelder å sikre at boligene følger instruksen og en forsterket kontroll av dette. Bydelen vil også fortsette gjennomføringen av interne kontroller, inkludert revisjoner knyttet til instruks for forvaltning av beboermidler. Bydelen anbefaler for øvrig at det bør vurderes å kreve sjekk av vandel og bedre sjekk av referanser for ansatte som skal jobbe med utviklingshemmede. Bydel Gamle Oslo opplyser i høringsuttalelse at de har utarbeidet skriftlige rutiner på bakgrunn av rapportens anbefaling og at den arbeider med å implementere disse. Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester uttaler i sin høringsuttalelse at rapporten avdekker en del områder der det er grunn til å ha økt oppmerksomhet mot opplæring og bydelens ansvar i forhold til dette. Byrådsavdelingen påpeker at «tiltak på bakgrunn av rapporten må ses i sammenheng med ny instruks som er under godkjenning». På grunn av ny instruks antar byrådsavdelingen det vil være hensiktsmessig at avdelingen i første omgang konsentrerer seg om informasjon til bydelene. Byrådsavdelingen opplyser videre at det vil være et prioritert arbeid å trykke opp ny instruks og legge ut egen informasjon på intranett. Tre bydeler som ikke har vært omfattet av revisjonen, har kommet med høringsuttalelser: Bydel Bjerke opplyser bl.a. i sin høringsuttalelse at den alt har innført alle de anbefalingene til bydelsadministrasjonen som listes opp i rapporten. Bydelen vil «også i 2007 fortsette arbeidet med dette inkludert internkontroller i alle boligene i bydelen». Bydel Grorud har i sin høringsuttalelse opplyst at den allerede har iverksatt og gjennomført tiltak som i store trekk er i overensstemmelse med Kommunerevisjonens anbefalinger. Bydelen vil også sørge for at de ansatte/bolederne får regelmessig veiledning og tilbakemelding på gjennomføringen av instruksen. Bydelen foreslår bl.a. at det som del av Oslo kommunes regelverk også utarbeides standardkontrakter for avtaler med hjelpeverge. Bydel Stovner har i sin høringsuttalelse vist til at tiltakene og anbefalingene i Kommunerevisjonens rapport bygger opp under bydelens funn i egen undersøkelse. Bydelens erfaring er at det spesielt er viktig at det inngås en skriftlig avtale for forvaltningen og at forvaltningen begrenses til en særskilt bankkonto opprettet for dette formålet. 4.2 Kommunerevisjonens kommentarer: Høringsuttalelsene gir ikke grunnlag for å endre rapportens hovedkonklusjoner. Vi har imidlertid gjort enkelte presiseringer i kap. 1, 2 og 3. Alle de ti undersøkte bydelene har gitt tilbakemelding om at de har iverksatt, eller vil iverksette, tiltak for at forvaltningen av brukermidler i samlokaliserte boliger skal være i samsvar med kommunens regelverk. Når det gjelder opplysningen fra Bydel St. Hanshaugen om at den har etablert et internt kontrollsystem og foretatt interne revisjoner ved to virksomheter i 2005, kan vi ikke se at dette gjelder kontroll som etterprøver at instruksen følges. Som det fremgår under punkt 2.3 foran krever instruksen at virksomhetene skal etablere et internkontrollsystem «som kan etterprøve at instruksen følges». Når det gjelder forslaget fra Bydel Grorud om at det bør utarbeides standardkontrakter for avtaler med hjelpeverge, påpeker Kommunerevisjonen at slik standardkontrakt følger som vedlegg til den nye instruksen. Kommunerevisjonen 17

20 Forvaltningsrevisjonsrapport 6/2007 Byrådsavdelingen har gitt tilbakemelding om at tiltak på bakgrunn av Kommunerevisjonens rapport må sees i sammenheng med den nye instruksen, som ble vedtatt av byrådet Byrådsavdelingen antar herunder at det vil være hensiktsmessig at den i første omgang konsentrerer seg om informasjon til bydelene. Kommunerevisjonen anbefaler at byrådsavdelingen i løpet av kort tid også iverksetter tiltak for å kontrollere at bydelene følger gjeldende regelverk. Når det gjelder forvaltning av midler utenfor institusjon, er reglene i instruksen fra 2002 videreført i den nye instruksen med enkelte endringer. Vi nevner bl.a. at punkt 3.2 i den nye instruksen gir en mer utdypende forklaring på hva som inngår i tilbud om disponering. Det fremkommer også her at virksomhetene nå har mulighet til å kunne ta i bruk bankkort. I instruksen gjeldende fra var hovedregelen at innkjøp på vegne av bruker ikke kunne overstige kr ,- pr. dag. Virksomhetene kunne heller ikke oppbevare større beløp enn det som «antas å være brukers løpende behov, maksimalt kr » Den nye instruksen er nøytral både med hensyn til beløp som kan oppbevares av virksomhetene og i forhold til størrelsen på enkeltstående innkjøp. Beløpsgrensene skal imidlertid fastsettes i avtale med brukeren/representant for brukeren. 18 Kommunerevisjonen