Ny Giv i Askvoll Sentrum: Prosjekt 1 Revitalisering av Skjærgårdstreffet Rapport Forprosjekt

Transkript

1 Ny Giv i Askvoll Sentrum: Prosjekt 1 Revitalisering av Skjærgårdstreffet Rapport Forprosjekt 2013

2 Innhald Innhald... 3 Innleiing... 4 Avgrensning/spesifisering... 4 Målsetting... 4 Mandat... 4 Budsjett... 5 Organisering... 5 Tolking av mandat... 5 GJENNOMFØRING AV FORPROSJEKTET... 6 Aktivitetar i forprosjektet... 7 Arrangørseminar... 7 Kritiske suksessfaktorar Kontinuitet i arrangementsleiinga/profil Arbeidsdeling internt/eksternt Økonomi Lokalisering/samarbeid med kommunen Arrangørkompetanse - beste praksis/erfaringsoverføring Forankring... 9 Kvalitetssikring Vidareføring Utfordringar Tilråding Lenkar

3 Innleiing Ny giv i Askvoll Sentrum er eit prosjekt under Program B: TILFLYTTING i Handlingsplan for Omstilling Prosjektet er todelt: 1. Revitalisering av arrangementet «Skjærgårdstreffet» 2. Utvikle plan for tiltak i Askvoll sentrum Avgrensning/spesifisering Fokuset i dette prosjektet med to svært ulike arbeidsområder krev to ulike styringsgrupper, og er i realiteten to ulike prosjekt. Av praktiske omsyn vert prosjektet difor delt i to, og det vert utarbeida sluttrapport for kvart av arbeidsområda. Forprosjektet knytt til Skjærgårdstreffet vert avslutta når prosessen med å etablere ein ny organisasjonsmodell er på plass, nytt arrangementsstyre er etablert og planlegginga av årets arrangement er undervegs. Forprosjektet omfattar ikkje, og går ikkje inn i arrangementsførebuingane og detaljplanlegginga. Målsetting Målsettinga for forprosjekt 1 er å revitalisere «Skjærgårdstreffet». Resultatmålet for tiltaket er å bidra til kvalitetssikring av sentrumsarrangementet, og effektmålet er å auke attraktiviteten for Askvoll sentrum. Mandat Styringsgruppa er gjeve slikt mandat: 1. Mobilisere næringsliv og frivillige til felles innsats 2. Definere ny organisering for «Skjærgårdstreffet» 3. Definere innhald og planlegge gjennomføring 4. Plan for kvalitetssikring og vidareføring 4

4 Budsjett Forprosjekt Kr (totalbudsjettet for Ny Giv i Askvoll Sentrum) Organisering Prosjekteigar Askvoll Sentrumsgruppe (ASG) Viktige aktørar Næringsliv, lag, foreiningar, kulturutøvarar Prosjektansvarleg Herfinn Takle Prosjektleiing Anne Karin Misje Ved oppstart av forprosjektet fungerte styret i ASG (Askvoll Sentrumsgruppe) som styringsgruppe saman med PA og PL. Det vart etter vedtak om å arrangere Skjærgårdstreffet også i 2013, etablert eit eige arrangementsstyre. Tolking av mandat Styringsgruppa tolkar mandatet sitt slik at målsettinga for forprosjekt 1 er å: 1. Avklare målsetting, innhald og profil for Skjærgårdstreffet 2. Syte for erfaringsoverføring frå andre festivalar som går godt. 3. Etablere eit arrangementsstyre 4. Definere ny organisasjonsform, økonomi og forankring 5. Mobilisere næringsliv og frivillige 6. Utarbeide plan for kvalitetssikring og vidareføring Sluttrapporten vil gje ei tilråding til vidare arbeid. 5

5 GJENNOMFØRING AV FORPROSJEKTET Skjærgårdstreffet vart opphavleg skipa og arrangert i regi av Sentrumsgruppa, men auka i 2010 i tal besøkande, slik at det vaks ut over det ein organisasjon åleine klarar å ta seg av. Bakgrunnen for at ein vil gjennomføre eit forprosjekt for å styrke arrangementet er mellom anna at: 1. Arrangementet har stor betydning for handelsnæringa i sentrum. Spesielt gjeld dette daglegvarehandelen og serveringsstadane, men også andre. 2. Arrangementet har dei siste åra hatt ein nedgang i innhald/kvalitet/omfang og arrangørane slit med den arrangementsmessige gjennomføringa. 3. Arrangementet er positivt for Askvoll sitt omdømme, men berre dersom det er eit godt gjennomført arrangement. Skjærgårdstreffet har dei siste åra vore arrangert av Askvoll og Holmedal IL, som er mangeårig arrangør av «Askvollmarknaden». Innhalds- og kvalitetsmessig har arrangementet endra karakter i forhold til dei åra arrangementet var «på topp» (2010 med ca 2000 besøkande). Dette ønska Sentrumsgruppa, som er «eigar» av arrangementet/konseptet å gjere noko med. Det vart ved oppstart halde eit møte i ASG styret der ein beslutta å hente inn rådgjeving frå annan festival. Ein prinsipiell beslutning om kor vidt ein ville arrangere Skjærgårdstreffet i 2013 vart utsett til etter seminaret. Arrangørseminaret vart gjennomført med påfølgande styremøte i ASG. På dette møtet vart det vedteke å arrangere Skjærgårdstreffet i 2013, samt at ein ville jobbe vidare med å få på plass eit arrangementsstyre og utvikle ein modell for arrangementet. Styret vart skipa og har sidan hatt planleggingsmøter, utvikla ny organisasjonsmodell, sett opp budsjett og jobba vidare. Dette arbeidet vert ikkje omfatta av forprosjektet. 6

6 Aktivitetar i forprosjektet Dato Aktivitet Status Oppstartsmøte m/pa Utført Møte med Sentrumsgruppa: Utført Januar 13 Definere prosjektgruppe Utført Innhente beste praksis fra andre arrangører (Utkantfestivalen) Utført Jan 2013 Avklare målsetting, innhald og profil for Skjærgårdstreffet Utført Februar 13 Definere ny organisering for «Skjærgårdstreffet» (org. form, økonomi og ansvar) Utført Februar 13 Mobilisere næringsliv og frivillige til felles innsats Utført Mai 2013 Utarbeide plan for kvalitetssikring og vidareføring Utført Sluttrapport med tilråding Milepæl Utført Arrangørseminar Prosjektgruppa vedtok tidleg at ein hadde behov for å innhente kunnskap og røynsler frå andre festivalar knytt til organisering, leiing, økonomi, booking m.m. Det vart difor tidleg i prosessen gjennomførd eit seminar der heile ASG vart invitert. Førdefestivalen, Countryfestivalen på Breim og Utkantfestivalen i Gulen vart invitert til bistå i arbeidet. Festivalsjef Viggo Randal frå «Utkant» festivalen på Skjerjehamn sa ja til å komme på kort varsel for å informere om korleis dei der organiserte arbeidet. Seminaret gjekk føre seg med foredrag og lysbilder frå Utkant, og femna over tema som: organisering/leiing, styresamansetting, økonomi, organisering av frivillige, booking av artistar, tryggleik, publikumshandtering m.m. Etter foredraget bistod Randal ASG resten av kvelden. Han har og fungert som rådgjevar for styret i fleire prosessar etter oppstart; i samband med planlegging, utforming av budsjett, val av artistar, forhandlingar med management, booking/kontraktsinngåing. 7

7 Kritiske suksessfaktorar Følgjande kritiske suksessfaktorar er avdekka ved oppstart og undervegs i prosessen: 1. Kontinuitet i arrangementsleiinga/profil Noko av årsaka til at arrangementet har hatt ujamn kvalitet/omfang er manglande kontinuitet i arrangementsleiinga. Idrettslaget har nyval i styret kvar vår, og det vert det nye styret si oppgåve å gjennomføre arrangementet. Dette gjer at ein får kort tid til planlegging fram mot arrangementshelga og at det vert stor arbeidsbelastning på dei involverte. Dette gjer også at laget får problem med rekruttering til styret, fordi styremedlemmane veit at dei får ansvar for arrangementet i tillegg til styrearbeidet i idrettslaget. Idrettslaget meldte våren 2013 frå om at dei ikkje lenger vil ta på seg eit så stort arrangement. Sentrumsgruppa ønskjer å styrke arrangementet gjennom reorganisering, og sjå på ulike modellar (mellom anna drøfte skiping av eit eventselskap). Målsettinga er at arrangementet skal få ein fastare organisasjonsform som sikrar kontinuitet over tid. Ein kritisk suksessfaktor er at erfaringar frå eit år vert teke med neste år og bygd vidare på, og at element som fungerer bra vert vidareført. Det må innarbeidast ein fast profil for arrangementet slik at ein skapar attkjenning frå år til år (merkevarebygging). 2. Arbeidsdeling internt/eksternt Arrangementet er for stort å gjennomføre for eit lag åleine. Ny organisasjonsmodell skal fordele oppgåvene mellom fleire lag for å fordele «trykket». Organisering av frivilligheit bør inn i ordna former evt. med betaling - i alle fall med skiftordningar. Dette for å unngå at eit lag skal bere alle oppgåvene og at eldsjeler slit seg ut. Ein vil i prosessen vurdere/sjekke ut vilje til samarbeid med dei andre større festivalane i kommunen, eller vurdere å samkøyre seg med større kulturaktiviteter i regionen. Felles marknadsføring er ein god start, men andre formar for samarbeid bør og drøftast. 8

8 3. Økonomi Skal ein ha eit arrangement som trekk folk, må ein ha trekkplaster som når ut over det lokale/regionale, noko som kostar. Billettinntekter dekker vanlegvis berre ein viss prosent av dei totale utgiftene, og inntekter frå ølsal og mat er som hovudregel den største inntektskjelda til eit arrangement av denne storleiken. Økonomien må riggast så utgifter og inntekter går gjennom same konto, slik at ein unngår at arrangementet går med underskot. Det er viktig at inntekter frå øl/matsal går inn i arrangementet sin økonomi for å dekke utgiftene, og at ein set opp eit budsjett. Ein må og ha ein klar politikk på korleis evt. overskot vert pløya inn att i arrangementet for å stadig utvikle og forbetre det. Dette må nedfellast i vedtektene for arrangementet. 4. Lokalisering/samarbeid med kommunen Plasseringa av arrangementet i Askvoll må vurderast. Marka ved bensinstasjonen vert myr med mykje tråkk. Det er difor foreslått å flytte hovuddelen av arrangementet til plassen sør for Rådhuset. Kommunen bør ha ein person inn i arrangementsgruppa, for å avklare disponering av areal, samt sikre arrangementet gode dialog med kommunen som tenesteytar, premissgjevar og samarbeidspart. 5. Arrangørkompetanse - beste praksis/erfaringsoverføring Det bør innhentast beste praksis frå andre festivalar på dei tema som her er nemnd. Til dømes kan ein som ein lekk i forprosjektet invitere ansvarleg for Førdefestivalen, Malakoff, Countryfestivalen eller Utkant til å halde ein orientering knytt til korleis dei organiserer sine festivalar med tanke på tema som leiing, frivilligheit/dugnad og økonomi. 6. Forankring Det bør i det vidare arbeidet jobbast med å involvere samarbeidspartar og involverte aktørar på ein måte som skapar eigarskap til arrangementet. 9

9 Kvalitetssikring Prosjektgruppa har saman med det nye arrangementsstyret utarbeida ein ny organisasjonsmodell for arrangementet. Modellen klargjer ansvar for ulike arbeidsoppgåver i arrangementet på ulike lag med namngjeve ansvarsperson (sjå under). Arrangementet skal evaluerast etter gjennomføring, og røynslene frå eit år vil bidra til forbetring for neste års arrangement. Askvoll Skjærgårdstreff 2013 Hjelpefunksjon Askvoll Kommune Jeroen van Gangelen Anne Karin Misje Styre Bjørn M Solheim Herfinn Takle Rune Follevåg Veteranbil parade Søndag Jarl Audun Rivedal Personal Bilettsalg-frivillige Vakter Connie Heggøy Matgruppe Kjersti H Vårdal Rigg/Teknisk Frank Ask Aktiviteter/ idrett Leif Follevåg Stands Kenneth Herland Marknadsføring Lisbeth Strømmen Sentrumshav n/ Vakter Johnny Søreide Musikk/ Scene Erling Paul Eikemo Mat dagtid Aktiviteter Ordinær stand Sjømat Inger Johanne Loftheim Mat kveld Idrettslaget Fredag Øystein Endestad

10 Arrangementsstyret har etablert eit «tankekart» på nett, der erfaringar undervegs vert notert og utveksla med dei andre i organisasjonen. Dette vert eit verdifullt verktøy som bidreg til jamn informasjonsstrøm og kvalitetsforbetringar undervegs, samt lette organisering/gjennomføring av arrangementet frå eit til det neste. Det er utvikla ein plan for marknadsføring som inneber at brosjyrer vert lagt ut på sentrale informasjonspunkt, og at plakatar vert hengt opp. Arrangementet har også fåt sin eigen Facebookside som vert oppdatert jamnleg. Styret har også i samband med arrangementet inngått avtalar med organisasjonar og ressurspersonar som har lang arrangementserfaring. I tillegg har styret oppretta kontakt med kommune, politi og forsikringsselskap for å sikre kvalitet i forhold til lovverk og forskrifter. Det vart tidleg i prosessen oppretta dialog med kommunen jfr. skjenkeløyve, arealbruk, toalett. God dialog med kommunen som serviceorgan og jfr. plassering av arrangementet er viktig også for kommande års arrangement. Vidareføring Arrangementsstyret tek sikte på at arrangementet vert vidareført som ei årleg hending etter modellen som er utarbeida i Evalueringa av Skjærgårdstreffet 2013 vil danne grunnlag for eventuelle endringar for arrangementet for 2014 og seinare år. Røynsler frå forprosjektet tilseier at arrangementsstyret må jobbe vidare med dei kritiske suksessfaktorane som ikkje er løyst i løpet av forprosjektet for å sikre kontinuitet og kvalitet. Ein har så langt i prosjektet langt på veg fått ei løysing på ei rekkje kritiske suksessfaktorar. Ein har utvikla/etablert: ein plan for å sikre kontinuitet i arrangementsleiinga ein modell som fordelar arbeidsoppgåver på fleire budsjett/økonomistyring samarbeid med kommunen lokalisering av arrangementet erfaringsoverføring, kompetanseheving og tilgang til beste praksis frå andre festivalar tilgang på rådgjeving ved behov 11

11 Utfordringar Områder som framleis er utfordrande for arrangementsstyret gjeld forankring og økonomi, samt profil/ambisjonsnivå som til en viss grad heng saman. Til tross for at styret i ASG ved oppstart understreka at ein ønska å køyre arrangementet etter mal av dei åra det hadde høg kvalitet og var godt besøkt, oppstår det likevel usemje undervegs. Dette undergrev arbeidet og trøttar ut arrangementsstyret. Det er viktig at ein klart og tydeleg definerer kva ambisjonsnivå ein har for arrangementet og at ein greier å samlast om ein profil. Det vert og viktig å fatte tydelege skriftlege vedtak som gjev styret klare retningsliner og mandat å jobbe etter. Vidare er det viktig for arrangementsstyret at ASG styret held seg til vedtak og at medlemmar respekterer det ein har blitt samd om. Arrangementskomiteen ønskjer å etablere eit eige selskap som styrer gjennomføring og økonomi i framtida. Det vert sett opp som sak på neste møte i ASG (august 2013). Tilråding Det vert framover viktig å auke innsatsen knytt til dei kritiske suksessfaktorane som ikkje er på plass, og gjere tiltak som sikrar kontinuitet og eit godt arrangement på sikt. Dei kritiske suksessfaktorane er sett opp i diagram med tilhøyrande tiltak, ansvarsfordeling og status: Kritisk suksessfaktor Tiltak Ansvar Tidsrom Status 1. Kontinuitet i arrangementsleiing Etablere arrangements styre ASG 2013 Utført som sitt for fleire år 2. Profil/ambisjonsnivå Utforme skriftlege vedtekter for arrangementet Arrangementsstyret Arbeidsdeling internt Utarbeide organisasjonskart med arbeidsfordeling 4. Arbeidsdeling eksternt Inngå avtale om fellesmarknadsføring med andre festivalar ASG ASG 2013 Utført Arrangementsstyret 2013 Utført 12

12 Utvikle anna samarbeid Arrangementsstyret Økonomisikring Utvikle budsjett Arrangementsstyret 2013 Utført 6. Lokalisering Avklare lokalisering Arrangementsstyret 2013 Utført 7. Samarbeid med kommunen Inngå avtale med kommunen om tenester 8. Arrangørkompetanse/ Arrangere seminar 2013 Erfaringsoverføring frå andre Deltaking arrangørseminar 9. Kvalitetssikring/erfaringsoverføring frå Evaluering år til år Tankekart 10. Sikre stabile økonomiske rammer Etablere eige arrangementsselskap Utført ASG/DPL 2013 Utført Arrangementsstyre Årleg Arrangementsstyret Årleg etter avslutta Utført arrangement Arrangementsstyret/ASG 2013 Vert avgjort august 2013 Askvoll 27. august 2013 Anne-K. Misje Omstillingsorganisasjonen i Askvoll kommune Delprosjektleiar Lenkar nt=no&utm_campaign=listingscontrol 13