CustomPublish.com Introduksjonsmanual for publiseringssystemet

Transkript

1 CustomPublish.com Introduksjonsmanual for publiseringssystemet 1. HVA ER CUSTOMPUBLISH? 2. HVEM BØR LESE DENNE VEILEDNINGEN 3. INTRODUKSJON 4. TRENGER DU MER HJELP 5. STØTTEDE NETTLESERE

2 6. INNLOGGING 7. NETTSTEDSADMINISTRASJON 8. ARTIKKELPUBLISERING 1. Artikkeleksempler 2. Generelt om artikkelpublisering 3. Hvordan publisere en artikkel? 4. Hvordan krysspublisere artikler? 5. Hva er videresendings URL? 6. Hvordan fungerer tidsstyring av artikler? 7. Artikler med tilknyttede elementer? 8. Poll funksjon 9. VEDLIKEHOLD AV SIDER 1. Generelle tips om sider 10. SØKEFUNKSJON 1. Ikonforklaring 11. DISKUSJONSFORUM 12. FORMULARER / SKJEMABYGGER 13. BILDE- OG FILDATABASE 1. Generelt om bruk av bilder 2. Bildeserier 14. BUTIKKFUNKSJONALITET 1. Hva er CustomPublish? CustomPublish er et publiseringssystem for hjemmesider på Internett. Systemet gir mulighet for å publisere artikler, bilder og dokumenter. Systemet gir også mulighet for nettbutikk, prosjektkommunikasjon og online-community. 2. Hvem bør lese denne veiledningen Denne brukerveiledningen bør leses av alle som skal administrere eller publisere artikler i et nettsted som bruker CustomPublish. Den er ment å være en kort innføring for både redaktører og nettstedsansvarlige og bør lese av alle som skal publisere innhold på nettstedet. Vi oppfordrer alle å lese veiledningen og prøve ut funksjonene før man spør sin nettstedsansvarlig eller oss i CustomPublish. Den beste læringen skjer gjennom prøving og feiling. Du vil fort oppdage at det er enklere enn du tror å utnytte funksjonaliteten i CustomPublish. Det finnes også en HOWTO som gir en kort introduksjon i å publisere første artikkel. Denne finnes også tilgjengelig på

3 3. Introduksjon Innhold er nøkkelen til gode brukeropplevelser på hjemmesidene. Utviklingen av et nettsted bør starte med produksjon og organisering av innhold og avslutte med å presentere dette for brukerne. Profesjonelle publiseringsløsninger er laget nettopp for denne prosessen. Fra en artikkelkladd, gjennom godkjenning og frem til brukeren på den formen brukeren vil ha det. Enten det er på en dataskjerm, på en PDA eller en WAP telefon. Innholdet på nettsteder vokser over tid. Vedlikehold av nettsteder kan være vanskelig uten bruk av et publiseringssystem. Dagens publiseringssystemer gjør det mulig å fordele publiseringsansvar til flere personer i en organisasjon, dermed unngås flaskehalser som ofte oppstår når all informasjon som skal ut på web må gå via en person. For større organisasjoner, eksempelvis kommuner, så egner det seg dårlig å benytte statiske nettsider. Statiske nettsider administreres som regel ved hjelp av Frontpage, PageMill eller andre verktøy tenkt for meget små nettsteder. Utfordringen ved denne type verktøy ligger i at det over tid kan oppstå vedlikeholdsproblemer, særlig dersom man ønsker å legge om på det grafiske grensesnittet. For å løse denne utfordringen har publiseringssystemer som CustomPublish separert informasjon og presentasjon. Dermed kan grafisk fremstilling med enkelthet endres uten at informasjon må legges inn på nytt. For å benytte CustomPublish for vedlikehold av nettstedet trenges kun en vanlig nettleser. 4. Trenger du mer hjelp Hvis man har spørsmål så bør man først kontakt sin nettstedsansvarlig. Hvis vedkommende ikke kan svare på spørsmålet, så kan hun sende spørsmålet videre på e-post til support@custompublish.com. For at vi skal kunne svare raskest mulig på support e-post, så er det fint om alle henvendelser inneholder URL (webadresse) til siden som man har problemer med. Nettleserversjon, artikkel overskrift og ID er også bra å inkludere i henvendelsen. Vi anbefaler også at man besøker våre kunders nettsteder for inspirasjon og tips om hvordan ting kan løses. Følgende nettsteder kan med fordel benyttes for inspirasjon: Skjervøy kommune - Oslo Spektrum - a-ha - Kriminalomsorgen - Thriller - Langrenn.com - Se også referanselisten på for flere nettsteder. Send gjerne tips til oss på support@custompublish.com hvis du har tips til forbedringer av denne veiledningen eller hvis du har idé til ny funksjonalitet i systemet.

4 5. Støttede nettlesere Følgende nettlesere anbefales for å bruke administrasjonsverktøyet i CustomPublish Mozilla Firefox 1.0 Internet Explorer 6.0 Benytt en nettleser som er kompatibel med siste anbefalinger fra W3C. Vær oppmerksom på at enkelte underversjoner kan ha feil og mangler. Det er derfor nødvendig at man benytter siste versjon av valgte nettleser. De som bruker Mac bør benytte seg av Mozilla Firefox da Internet Explorer kun finnes i versjon 5.2 for Mac. Vi kan dessverre ikke lengre støtte eldre versjoner av Explorer på Mac.

5 6. Innlogging Eksempeladresse for innlogging: Skriv inn din e-postadresse og det passordet du har fått tildelt. Alternativt kan du logge inn via Logg inn siden på Brukernavn og passord for din forfatterrolle får du tildelt av din Webmaster eller IT ansvarlig. Hvis du har glemt passordet ditt, så er det mulig å klikke på Glemt passord linken nederst på siden. Du vil da få tilsendt ditt passord på den e-postadressen som er registrert på deg. Tips: Hvis du får beskjed om at det er feil passord, sjekk først at du ikke har CAPS LOCK tasten på før du kontakter din IT ansvarlig.

6 7. Nettstedsadministrasjon Når man er logget inn i nettstedsadministrasjonen får man opp en side med nyheter og tips fra CustomPublish AS. Nye komponenter som blir lagt til i tjenesten vil bli informert om her. På toppen av denne siden er hovedmenyen for nettstedsadministrasjonen. Følgende valg er tilgjengelig i hovedmenyen på toppen: Vis side Velg denne for å se nettstedet ditt med administrative funksjoner tilgjengelig i grensesnittet, dette inkluderer editering, rekkefølgeending av artikler m.m. Ny artikkel Opprett en ny artikkel for nettstedet. Søk Søk etter artikler for editering, visning eller sletting. Sider Viser sidestrukturen for nettstedet. Strukturen vises i en trestruktur slik at du veldig enkelt kan finne de sidene og artiklene du er på jakt etter. Filer Bilde og dokumentdatabase for nettstedet. Her kan man laste opp bilder, filer og dokumenter som skal tilgjengeliggjøres på nettstedet. Grupper Administrasjon av brukergrupper på nettstedet. Her kan man definere grupper for nyhetsbrev og tilgangskontroll til lukkede sider. Verktøy

7 Diverse verktøy er tilgjengelig her for knytning mot artikler, dette inkluderer kalender, formularbygger, avstemmingsfunksjon m.m. Egenskaper Administrasjon egenskaper og alternativer for nettstedet, inkludert forfattere, statistikkoversikt, flerspråklighet m.m. Dette menyvalget er kun tilgjengelig for Webmaster. Vær oppmerksom på at menyvalgene kan variere avhengig av de rettigheter den enkelte forfatter har. Kontakt din webmaster hvis du har spørsmål rundt din tilgang.

8 8. Artikkelpublisering En artikkel består av overskrift, ingress og brødtekst. Bilder kan legges inn i artikler. I tillegg kan også andre dokumenter knyttes mot en artikkel. Mer avanserte egenskaper kan også settes slik at man kan få blant annet diskusjonsforum, tilbakemeldingsformularer og gjestebok. Produktegenskaper kan også settes hvis artikkelen representerer en vare. En artikkel må alltid knyttes mot en eller flere sider i systemet. Husk at man kan ha mange artikler på hver web side i systemet. Mer om dette under kapitlet om Vedlikehold av sider. Her følger noen eksempler på artikler fra nettsteder som benytter CustomPublish: 1. Artikkeleksempler Eksempel: Visning av en artikkel på Kriminalomsorgens nettsted:

9 Eksempel på flere artikler på en side: Fra Dyrøy kommunes hjemmeside:

10 En av artiklene over i fullvisning:

11 2. Generelt om artikkelpublisering For å publisere en artikkel så må man gå igjennom to steg. Første side i publiseringsprosessen gjelder generelle settinger og tekst. På side to setter man sidetilknytning, tidsstyring og lignende. En artikkel må minimum ha overskrift og ingress. Se eksempler under: Bilde av Side 1 i artikkelpublisering, øvre del:

12 Hovedelementene på siden for artikkelpublisering: Artikkelsettinger Her settes generelle ting om artikkelen, slikt som om artikkelen er aktiv, om den skal ha diskusjonsforum osv. Overskrift En artikkel må ha en overskrift. Hvis du ønsker å ikke vise overskriften kan du velge?vis kun ingress og listingsbilde? under artikkelegenskaper. Underoverskrift Også kalt stikktittel. Brukes som en underordnet overskrift, for eksempel for å sette artikkeltemaet. Ingress Introduksjonstekst til artikkelen. Bør ikke være mer en 3-4 setninger. Lite bilde for ingress listing Ønsker man bilde tilknyttet ingressen for artikkelen bør dette feltet brukes i stedet for å legge bildet direkte inn i ingress-teksten. Artikkeltype To alternative måter å editere brødteksten på. Legg merke til at man kan benytte seg av en Word-lignende editor for å editere både brødteksten og avsnittene i utvidet artikkeltype. Brødtekst Hovedteksten i artikkelen. Kan inneholde tekst og bilder. Word-lignende Editor for brødteksten

13 Denne editoren gjør det enkelt å formattere teksten i brødtekstfeltet slik du ønsker den. Ved kopiering av tekst fra Word dokumenter eller andre programmer så vil den opprettholde tekstformateringen. Nøkkelord for artikkelrelasjoner Kan brukes om man ønsker å knytte artikler til hverandre via nøkkelord. "Les mer" linktekst Teksten som brukes på linken fra artikkellistingssider. Sider Angir hvilke sider på nettstedet som artikkelen skal knyttes mot. En artikkel på være publisert på minst én side, men kan også være krysspublisert mot flere sider. Tema Artikler kan også grupperes på tema om det er ønskelig. Tilknyttede elementer Dokumenter, artikler og nettadresser kan knyttes mot artikkelen på samme måte som man legger vedlegg ved en e-post. Ved å benytte denne funksjonaliteten slipper man å linke inn dokumenter direkte inn i brødteksten via editoren. Publiseringstidspunkt Hvis det er ønskelig kan man sette tidspunkt for når artikkelen skal være lesbar på nettet, man kan også benytte den til å gjøre artikkelen utilgjengelig på et gitt tidspunkt. Bildeserier Når man har mange bilder som skal knyttes mot en artikkel kan det være hensiktsmessig å benytte seg av bildeseriefunksjonaliteten i systemet. Bilde av Side 1, nedre del:

14 Bilde av Side 2 i artikkelpublisering:

15 3. Hvordan publisere en artikkel? Publisering av en artikkel skjer ved å klikke?ny artikkel? fra hovedmenyen i admin/. Se bildene over og beskrivelsen av punktene i punkt Det er nødvendig å fullføre både side 1 og side 2 i publiseringsprosessen for at artikkelen skal bli synlig på nettstedet. 4. Hvordan krysspublisere artikler? På side 2 i publiseringsprosessen kan man velge hvilke sider artikkelen skal være knyttet mot. Her det mulig å velge flere sider som artikkelen skal vises på. Hvis man publiserer en artikkel på flere sider så kalles det krysspublisering.

16 I de fleste tilfeller kan det være riktig å krysspublisere artikler både på forsiden og i de respektive temasidene på nettstedet. Eksempel på dette kan være artikler som har en nyhetsverdi og som hører hjemme på forsiden, men som også bør legges under rett underside for at den skal være lett å finne igjen for besøkende senere. Det er viktig å presisere at man bør oppdatere forsiden så ofte som mulig for å opprettholde interessen for nettstedet. Forsiden er den viktigste siden på nettstedet, og bør derfor gi inntrykk av at nettstedet er dynamisk og oppdatert. Eksempel på krysspublisering kan sees på Kåfjord kommunes hjemmeside. De benytter krysspublisering på blant annet sakspapirer slik at disse er lett å finne igjen på nettstedet. 5. Hva er videresendings URL? Videresendings URL benyttes når man ønsker å publisere bare overskrift og ingress på en artikkel, og la denne peke til et annet nettsted. Eksempel på dette er ved publisering av linker hvor man linker til andre nettsteder som partnere, nyhetsartikler osv. Kombinert med videresendings URL bør man også hake av åpne i nytt vindu. Eksempel på dette kan sees på siden I media på Kåfjord kommunes hjemmeside. 6. Hvordan fungerer tidsstyring av artikler? En artikkel kan gjøres midlertidig tilgjengelig ved å tidsstyre publiseringen av den. Eksempel på bruk av tidsstyring er hvis man ønsker å kjøre en konkurranse på nettstedet. Dette kan gjøres ved å kombinere bruken av spørreskjema (formular) og tidsstyring på en artikkel. På denne måten vil artikkelen kun være tilgjengelig og lesbar i den tidsperioden som er spesifisert. Både publiserings- og stopptidspunkt kan settes. Selv om artikkelen ikke er synlig lenger, så er den ikke slettet. Man må aktivt søke opp artikkelen i admin/ for deretter å slette den. 7. Artikler med tilknyttede elementer?

17 På samme måte som med vedlegg på e-post, så kan dokumenter, filer og andre elementer knyttes mot artikler. Dette gjøres på side 2 i artikkelpubliseringsprosessen. Trykk på respektive knapp for fil, artikkel eller link. I vinduet som dukker opp velger man det elementet som skal knyttes opp ved å klikke på plukkikonet. 8. Poll funksjon En enkel pollfunksjon som gir mulighet for å stille enkle spørsmål for avstemming er tilgjengelig ved å bruke stikkordet #POLL# i enten ingress eller brødtekst på en artikkel. På side 2 i publiseringsprosessen vil det da være mulighet for å legge inn spørsmål og svaralternativer. Brukes stikkordet i ingressen så vil spørsmålet være tilgjengelig på listing og visning av en artikkel, mens når man benytter det i brødteksten vil spørsmålet kun dukke opp på visningssiden etter at man har trykket?les mer?.

18 9. Vedlikehold av sider Sider i systemet kan også sees på som kategorier. Det er viktig å bygge opp sidestrukturen slik at den er enklest mulig å navigere i. I utgangspunktet bør man ikke ha flere enn tre nivåer på hver gren i trestrukturen. Denne strukturen kommer frem som menyen på nettstedet. Husk at det kan være mange artikler per side. Man bør ikke opprette en side per artikkel, men heller prøve å gruppere artikler på en måte som er hensiktsmessig og oversiktig. Ved å klikke det gråe menyikonet så dukker det opp en popup meny. På denne menyen kan man velge mellom forskjellige operasjoner som kan gjøres på en side. Eksempel på operasjon er endring av rekkefølge på artikler på siden, sletting av siden eller editering av egenskaper. Ny side opprettes ved å klikke linken Opprett ny side. Det kommer da opp et formular som fylles ut. Det eneste punktet i formularet som må fylles ut er navnet på siden, de andre feltene kan være urørt. Hvis man ønsker å opprette en underside så må man velge foreldre side i formularet, på denne måten er det mulig å bygge opp en trestruktur som vist i eksemplet over. Når en side slettes så vil alle artikler som på denne siden også slettes. Hvis en artikkel er knyttet mot flere sider, så vil artikkelen ikke bli slettet før alle sider den tilhører er slettet. Skal en side gjøres midlertidig utilgjengelig fra menyen så kan man velge bort synlig i meny. 1. Generelle tips om sider 1. Videresendings URL / Redirect URL

19 Ønsker man å ha kun en artikkel på en side, så kan dette gjøres ved å benytte Videresendings URL på siden og på denne måten gjøre at siden peker direkte til visning av den ønskede artikkelen. Vi anbefaler at man heller benytter seg av Videresendings URL enn å bruke editoren for å legge hele budskapet inn i ingressen av en artikkel. Eksempel på dette kan være en "Kontakt oss" side som leder videre til en artikkel som har et tilbakemeldingsformular knyttet mot seg. Det er også mulig å la et menyvalg lede direkte til et PDF dokument eller lignende. Det anbefales da at man lar menyvalget åpne i nytt nettleservindu gjennom valget "Åpne i nytt vindu". 2. Sidestruktur Det er viktig at man bruker tid på å bestemme seg for en side/menystruktur som er hensiktsmessig for nettstedet. Kombinasjon av en bra menystruktur og krysspublisering av artikler kan gi et nettsted som er enkelt å navigere. Husk at dine besøkende bør finne den informasjon de er på jakt etter uten å bruke mye tid på å klikke seg rundt.

20 10. Søkefunksjon Søkefunksjonen gjør det mulig å søke frem og administrere alle artiklene i systemet. Utsnitt av et søkeresultat: Datoen og klokkeslettet til venstre er når artikkelen sist ble editert. Tallet 0 her er antallet ganger artikkelen er lest. Tallet # er artikkelnummeret. 1. Ikonforklaring Editering av artikkel Trykk dette ikonet for å editere artikkelen. Kopiering Ved å trykke dette ikonet, så vil det opprettes en identisk kopi av artikkelen. Denne funksjonen kan for eksempel benyttes når man oversetter artikler. Sletting av artikkel For å slette artikler må artikkelen søkes frem i søkefunksjonen i administrasjonen. Derfra kan X-symbolet trykkes for å slette artikkelen. En artikkel som er blitt slettet kan ikke tas frem igjen. Skal en artikkel deaktiveres midlertidig, så anbefaler vi at man editerer artikkelen og markerer den som inaktiv i stedet for å slette den.

21 Søkefunksjonen som er beskrevet her er kun i admin/, og gjelder ikke for besøkende på nettstedet. 11. Diskusjonsforum Diskusjonsforum kan knyttes direkte mot artikler. På denne måten er det mulig å ha flere forskjellige diskusjonsforum på samme nettsted. Et diskusjonsforum kan også fungere som gjestebok. Diskusjonsforumet og gjesteboken på Kåfjord kommunes nettsted er eksempel på hvordan man kan utnytte denne funksjonaliteten i CustomPublish. Et forum knyttes opp mot en artikkel når man oppretter en artikkel og haker av for "Diskusjonsforum" i toppen av artikkelpubliseringssiden. Her har man også mulighet til å velge hvordan forumet skal bli presentert. Forumet er tilgjengelig på visningssider for artikler, men ikke på listingssider. En visningsside vil si der hvor artikkelen vises alene, en listingsside er hvor mange artikler blir vist på samme side.

22 12. Formularer / Skjemabygger På samme måte som Diskusjonsforum knyttes mot artikler, så kan også formularer/skjemaer knyttes mot artikler. Et standard tilbakemeldingsformular gir brukeren mulighet til å fylle ut navn, e- post og sin kommentar. En "Kontakt oss" side er et godt eksempel på hvor man kan bytte denne funksjonaliteten. Det er også i enkelte tilfeller lurt å la formularet vises som åpnet slik at den besøkende ikke trenger trykke "Gi tilbakemelding"-linken. For å bygge mer avanserte skjemaer så er dette tilgjengelig under Verktøy valget i hovedmenyen i administrasjonen. Her kan man bygge formularer som kan benyttes som påmeldingsskjemaer, konkurranser og lignende. Vi gjør oppmerksom på at dette verktøyet ikke er ment å erstatte verktøy for markedsundersøkelser på nett. Ønsker man mer avansert funksjonalitet anbefaler vi at man tar kontakt med tjenesteleverandører som spesialiserer på dette, for eksempel

23 13. Bilde- og fildatabase Dokumenter kan grupperes på mapper på samme måte som man er vandt til i Windows. Det er lurt å lage en mappestruktur som gjør det enkelt å finne igjen bildene når man publiserer artikler som skal ha bilder. Enkle funksjoner for skalering og rotering av bilder er tilgjengelig. Disse funksjonene er tilgjengelig fra menyen for bildet. Denne menyen dukker opp ved å klikke på det gråe menyikonet. Sletting av filer og mapper er også tilgjengelig fra samme meny. Opplasting av filer skjer gjennom å trykke opplastingsikonet filbehandleren. i hovedmenyen på toppen av Bilde- og fildatabasen egner seg ikke for veldig store filer. Hvis man ønsker å publisere store filer som for eksempel videoer og store musikkfiler så bør man benytte seg av en tradisjonell FTP/Web server som de fleste ISPer tilbyr. 1. Generelt om bruk av bilder Bilder i artiklene som publiseres bør helst ikke overstige 32 kb (helst ikke over 500 pixler brede). Dette for å minimere nedlastingstid og for å gi den besøkende en bedre opplevelse. Bildene bør heller ikke være for brede, slik at de bryter eller dominerer designet for artikkelen. Vanligvis er et nettsted designet for en oppløsning på 800x600 og bilder som er bredere enn 500 pixler vil derfor bryte med designet. Dette for at man skal ta hensyn til hva slags oppløsning brukerne har på sine skjermer, ref. brukerundersøkelse på Det er også et poeng at bildene ikke er større en leseren forventer og har tilnærmet lik størrelse både i utstrekning og kb som en av de anerkjente?guruene? på webpublisering, Jakob Nielsen påpeker ( Tilrettelegging av bildene som skal publiseres bør gjøres i et bildebehandlingsprogram før de lastes opp og legges inn i artikkelen. Et eksempel på et bildebehandlingsprogram er Paint Shop Pro (PSP), eller PhotoShop for de som har behov for bilder til mer profesjonelt bruk. Bildene kan være i flere forskjellige formater, mest hensiktsmessige format er JPEG for fotografier, eller GIF for tegninger og figurer. Bilder i artikkeloversiktene (thumbnails) bør maksimalt være 100 punkter (pixels) i lengste retning. Lite bilde bør nedskaleres i antall kb før det legges inn i artikkelen (1-2 kb), siden det er mange bilder som skal lastes opp og vises på artikkeloversikten.

24 2. Bildeserier Opprettelse av bildeserier: Gå inn på Filer. Last opp de bildene du vil ha med i bildeserien. Hak av de bildene du vil ha med i bildeserien. Det dukker nå opp en meny som vist her. Velg Lag bildeserie og trykk på haka til høyre.

25 Du får nå opp en ny dialogboks som vist her. Gi bildeserien en tittel og eventuelle kommentarer til hjelp for deg selv for å huske hva den inneholder. Bildene er nå lagt inn i bildeserien. Du kan editere bildetittel, bildetekst, og rekkefølge. Og du kan legge til nye bilder.

26 I artikkelen du har opprettet, kan du nå velge bildeserien fra nedtrekksmenyen (på side to i artikkelredigering) utfra den tittelen du ga bildeserien. Bildeserien kan åpnes ieget vindu (velg poi nytt vindu) eller åpnes i samme vindu. Velges fra nedtrekksmenyen nederst

27 14. Butikkfunksjonalitet CustomPublish inneholder også butikkfunksjonalitet. Det er utenfor rekkevidden av denne veiledningen å beskrive denne funksjonaliteten i detalj. Butikkfunksjonaliteten inneholder blant annet: Kryptert bestilling Kredittkortbetaling via WorldPay.com Produkttyper som farger, størrelse osv. Kundedatabase Ordrehistorikk Eksempel på nettsteder som benytter CustomPublish butikkfunksjonalitet er for billettsalg. for salg av varer. Kontakt oss på info@custompublish.com hvis du ønsker å etablere en nettbutikk. CONTENT IS KING