Referat Hovedstyremøte

Transkript

1 Referent: Halvor Kake: Jenny Referat Hovedstyremøte Info fra leder Til Asker mandag-torsdag Gaute drar hjem på mandag. Tilbake til møtet på torsdag. Tilgjengelig på Slack, FB og mail som vanlig. Lederevaluering gjennomført - bra! Inntrykk av at alle har vært ærlige. Har kommet en del fram. Gaute har fått en del å jobbe med. Ingen hårreisende katastrofer. Virker som han har et bra utgangspunkt. Siste linjeledermøte snart Ikke fastsatt dato enda. Mulig at Gaute ikke har mulighet. Tone stiller dersom Gaute er borte. Blir kanskje samme dag som styrefest, da må Gaute droppe styrefest. Mailet Wikipendium - intet svar Følger opp neste uke dersom det ikke kommer svar. Kan eventuelt ta kontakt via Facebook. Forespørsel om ny diskusjonskveld med backup HS prioriterer sosialkveld nå på slutten av semesteret. Bedre å utsette diskusjonskvelden til våren så alle har tid til å være med. Runde rundt bordet Nestleder Mailet med Lipton. Vært på XYZ-faktor. Begynt å etterspørre budsjetter fra undergruppene til budsjettkvelden. Økans Vært på XYZ-faktor. Planlagt budsjettkveld. Levert hovedoppgave til skattetaten for juli og august. Tilgang til de nye på mail. Godkjent en søknad, avslått én. Hatt kontakt med LaBamba ang. budsjett. Webkom LEGO. Sendt mail til Stripe om man kan få avslag i pris fordi vi er non-profit. Det kan vi!

2 Mailer og diverse. Satt i gang med jubileumsdiskusjon om hvordan siden skal bli. Koskom Epleslang på mandag. Litt dårlig blest for den, men skal bli bedre i framtiden. Har godkjent søknader til kontoret, men det blir trolig strengere framover. Ønsker å øke tilbudet i Snack-overflow. Bestemt at utenlandstur blir til Riga Fagkom Laget booking-bibel. Samlet tall fra tidligere år. Bedre oversikt for prioriteringslisten for bedrifter. Hatt booking-ws. 8-timers møte med Bedkom, veldig koselig. Satt foreløpige datoer til JavaZone Academy og Lightning Talks. Hatt midtsemesterforelesing i Algdat, og Hackaton med Computas. Møtt med booking- og utviklingsansvarlig, planlegger å sette en arbeidsgruppe til å se på hvordan tilbudet vårt blir presentert til bedrifter før neste bookingrunde. PR-ansvarlige har jobbet med Fagkom-undersøkelsen. Skal være klart til ukesmailen neste uke. Arrkom Arrangerte paintball på søndag. Har sett på hytte til helgesamling. Blir der vi var i fjor dersom vi ikke finner noe bedre. Datoen burde holdes av hos de vi var hos i fjor. Stiller med lag på internludøl. Bedkom BedEx 2016 snart ferdig med etterarbeidet. 8-timersmøte med Fagkom, det var veldig hyggelig. De nye har begynt å sende mail nå. Møte med Universum om undersøkelsen som blir sendt ut i januar. Backup Mathias er ny økans! Abakaffe er snart ferdig. Jobber ellers med prosjekter. Ledervalg neste mandag PR Jobbet en del med plakater, fått en del utkast. Vipps til kontoret og sjakkplakakat. Sett på løsning for Interkom deltakerlapper. 250 kr i stedet for 1000! Blir veldig bra. Da kan Bedkom/Fagkom miste så mange de vil. PR-ansvarlige er lagt inn på mail og vi har sendt ut info til dem. Kult om alle oppdaterer bildene sine på abakus.no. Send mail til PR. Trenger ikke være proffe bilder. Åre-film blir filmet på søndag.

3 Jobber med julebordet også. Fikset alle plakettene. Ikke gjort siden Morten har blitt admin i Abakus-gruppa på LinkedIn. LaBamba Planlagt Safari og blestet for det i diskmat. Usikker på hvor mange som dukker opp. Skulle ønske flere stod som attending og ikke bare interessert på FB. Bestilt nye t-skjorter av PR. Snakket om Ludøl. Sett på budsjettet for høsten 2016 Jobbet med reddkjellerne. readme Distribuert utgaven Hatt møte og begynt diskusjon om utenlandstur sammen med PR. Har vært på hyttetur Ris og ros Ros til alle i Fag- og Bedkom som var har jobbet med bookingrunden. Ros til Hege som spotta navn på . Ros til Mathias som ny økans i backup Ros til PR for Safari-plakat Ros til NT-gangen for XYZ-faktor Ris til Abacash for å ikke svare på mail Ros til Morten for jobb hos Junior Ros til readme for bra bakside Ros til Spanskrøret for Snøhvit-innslag på XYZ-faktor Ros til HC-leder for kveldens beste vits på XYZ-faktor. Ros til Fagkom for algdat-midsemesterforelesning Ros til Sigurd for å vinne Raspberry Pi på lunsjpres. Ros til Jubileumsgruppa Ros til Arrkom som stiller på internludøl Ros til backup for bra opplegg med ledertrening. Ros til Morten for retningslinje-fix. Ros til Nora for mail før møtet om møtepunkt. Ros til Jenny for kakebaking. Ros til Webkom for billigere Stripe-løsning Ros til Webkom for raske svar Ros til Fagkom for generelt mye tanker og diskusjoner. Dagsorden Referent og kontorvakt Sak én:

4 En i HS refererte for å redusere antall prikker, så nå er man referent uka etter at man baker kake, og kaffevakt uka etter det. Kjipt at man må huske på noe tre uker på rad. Ingen diskusjon. Kontorvakt har kaffeansvar, referent fikser møteplaner. Man kan bytte kontorvakter. Sak to: Jenny har tilbudt seg å bli fast referent, gitt at vi andre hjelper med ukesmailen. Viktig at alle bidrar. Ukesmail blir nå et større felles ansvar. Q: Hvem skriver ut møteplaner? Vi konkluderer på mail med hvordan det blir rent praktisk. Q: Hva om nestleder stiller for Jenny? Det tar vi om det blir et problem. Q: Blir Jenny fortsatt kontorvakt? Nei. Jenny blir fast referent! Jazzhands. Sak tre: Gaute vil ha frist torsdag 23:59 for å sende ut utkast for ukesmail og referat, slik at HS har god til til å redigere før utsending søndag. Ingen diskusjon. Frist torsdag 23:59 for å sende ut utkast for ukesmail og referat Diskusjonskveld 4. november. Bra med påmeldinger. Blir på ITV-454 fra og utover. Mulighet for Lyche og øl etterpå. Det blir pizza. Hoveddiskusjonen blir integritet vs sponsing. Vi må ha konkrete punkter før vi går i gang med diskusjonen. Kan ikke bare spørre om noen har noen tanker, må ha en plan for hvordan vi skal få ballen til å rulle. Formålet med kvelden er at vi vil ha input utenifra. Hør hva folk synes om plakater på kontoret generelt. Gaute er ordstyrer. Skal være nøytral i stor grad. Finner ut av referent senere. Hege kan godt referere. De som har prikker må bake kake. Bruker ikke så mye tid på underpunkter nå, Gaute sender ut et dokument vi kan slenge inn punkter i.

5 Matpause med pizza og kaker fra 18:00-18:30. Foreløpig plan sendes ut på mail. Gaute sliter med å møte Hallén ang punkt om Fondstyret Macen hans er ødelagt og han er syk. Virker ikke som Fondet brenner inne med noe. Punktet blir ikke nødvendigvis med hvis vi ikke får kontakt med Fondet. Planen er dynamisk, og vi ser litt an hvor mye tid vi ønsker å bruke på hvert punkt. Overordnet tema blir sponsing og integritet, og muligens Abakus' Fond. Burde jobbe litt med formuleringen på forhånd. Kan bli kjedelig. Viktig å selge inn temaet på riktig måte. Gaute jobber mye med presentasjonen Q: Burde ukesmail være et underpunkt for punktet som gjelder kontakt med HS? Vi jobber med dokumentet og da vil vi trolig se hvordan oppbygging vi burde ha. Løs plan, jobber videre med underpunkter og formulering. Budsjettkveld Hvor? ITV-454 forhåpentligvis. Hvem: leder og nestleder har møteplikt, ny nestleder har møterett. Dato: 13 november. Referent: Komiteen til venstre referer. 5 november 23:59 er frist for å sende inn forslag til budsjett Blir WS før dette. En dag etter på å rydde opp i budsjettet, og 7 november må forslaget være ferdigstilt. Ønsker ikke å bruke mye tid på WS-penger. Foreslått agenda: Praktisk info WS-penger Litt info om WS-penger. Går gjennom hver komité sitt forslag. Stemmer over som en helhet. Komitébudsjetter i alfabetisk rekkefølge. HS-budsjett Stemme over Abakus' budsjett som helhet. Budsjettet er avhengig av at det er et UKA år, ikke se overskudd i sammenheng med året. Bruk en del tid på dette. Viktig å ta med påtroppende nestleder. Tips: Se på alle nåværende budsjettposter. Se om man har gått i overskudd eller underskudd. Det er ikke noe poeng i å ha tomme buffere.

6 Sjekk om man har store engangssummer. Gjør dere kjent med WS-penger. Blir nøye gått gjennom på forhånd. Teambuilding: prøv å forutse hvor mange man blir neste år. «Better safe than sorry» I verste fall brukes ikke pengene. Bruk skjønn og vær ærlige. Kommer dette ut på mail? Ja. Er en ganske lang mail. Støtt dere på nestlederne. De har peiling. Ros til Hege for å sette opp datoer på forhånd. Generelt stor ros for hele kvelden! Er det urettferdig at man får et ulikt beløp med WS-penger? Send mail på forhånd. Deltakelse på arrangementer, abakuler som har byttet linje (Nora) Sak: Abakuler som bytter linje har fortsatt like rettigheter ved påmelding til arrangementer på abakus.no som de som faktisk går data/komtek. Dvs. at etter de har byttet linje kan de melde seg på kurs/bedpres/arrkomfester på lik linje med oss andre og så blir de bumpet opp et klassetrinn per år. Det er da først etter 5 år, når de skulle ha gått ut, at de mister disse rettighetene. Dette fører til at studenter som har byttet f.eks. arkitektur eller informatikk fortsatt kan melde seg på arrangementer og dermed "tar fra" plassen fra data/komtek studentene. Det har vært diskutert på mail at det kan være problematisk å finne ut av hvem som bytter linje. I tillegg kan alle med en stud-mail melde seg inn i Abakus. Vi kommer til å få klasselister fra IDI og ITEM Hvor troverdige er de? Mer troverdig enn sånn vi har det nå i alle fall. For de som er i eldre klassetrinn må vi være sikre på at listene er 100% korrekte. Bumper folk basert på mail. Hva er kjipest, å ikke være listet på Abakus.no i det hele tatt eller være listet opp i feil klasse? Tror det er mye det samme. De må sende mail uansett. Q: Hva med de som går andre linjer, men vil være med Abakus? Man må ha spesiell grunn, at man for eksempel skal bytte til data/komtek. Hva mener dere om Bedkom-og Fagkom-arrangementer: Litt problematisk. Lover bedriftene kontakt med 900 Abakus-studenter, da er det litt kjipt om det kommer studenter som går andre linjer Gjelder ikke de sosiale arrangementene

7 Kjipt om noen tar plassen til f.eks. Åre. Synes vi skal ekskludere andre linjer på Interkom-arrangementer, men ha lav terskel på sosiale. Enkelte som har byttet linje fra Abakus som ikke ønsker å melde seg på fordi de føler de trenger seg på. Q: Har man noe å gjøre på bedpres/kurs for data/komtek dersom man ikke går noen av delene? Nei, ikke egentlig. Har man byttet til Kyb kan det f.eks. være relevant. Det er flere andre linjer vi har mye til felles med Skulle f.eks. person x, som byttet til indøk etter en stund, da ikke få være med på bedpres med oss? Potensiell løsning er at de ikke har mulighet til å være med på bedpres og kurs, men kan sende mail slik at vi kan bruke skjønn. Mulig at bedrifter har lyst å åpne for flere plasser, og vi ikke har nok påmeldte for å gjøre det. Vi bruker klassetrinn for rettigheter til kurs og bedpres. Det er forsvarlig å ha forskjellige bedpreser. Skummelt dersom vi innfører at andre linjer ikke får delta. Vi kan ikke kun ta med person x f.eks. Må være konsekvent. Kjipt å stenge ute noen Man kan ikke forvente å få være med på alt når man tross alt har byttet linje Positiv til at vi kun tillater abakusstudenter på kurs og bedpres. Tallmessig: Hvor mange er det som ikke er relevante som er på bedpreser? Vi har ikke eksakte tall på det. Kan godt være 10/30 for alt vi vet. Er antageligvis ikke mange det er snakk om. Trenger ikke konkludere akkurat nå. Online fjerner de som ikke er onlinere. Må tenke på hvordan dette blir med styrer under jubileumet. Man kan bare velge om man går data eller komtek. Skal vi si at man må ha vært bruker så-så lenge for å melde seg på jubileumet? Ingen konklusjon. Nora følger opp med Sarmilan, som er leder av Linjesamarbeidet, og hører med de andre linjene. Endring av tidspunkt for backup-leder (Hege B) Sak: Leder i backup sitter i et kalenderår. Går ikke å stille som leder når man skal utveksle eller går i femte, så det blir få mulige kandidater igjen. backup lurer på om man skal gå over til å følge skoleåret, ikke kalenderåret.

8 Q: Hva tenker HS om at en ny backup-leder kommer på høsten, når ting er veldig travelt i styret? Synes det er viktig at mange kan stille så man får valgt en best mulig leder. Rundt våren er det småkaos, da er det greit å ha en erfaren gamling som kan styre HS inn på rett kjør når vi sporer av. Hege har vært en veldig god djevelens advokat og er flink til å holde oss på plass. Q: Burde det være et kriterie at backup-lederen har sittet i HS før? Viktig at lederen har erfaring fra HS siden man skal holde HS i tøylene. Q: Hvordan er erfaringsoverføringen? Vanskelig å si i overgangen nå. Er ikke veldig mye erfaringsoverføring. Viktigste er å være en støttespiller for HS Tror ikke man vinner på å begrense kandidatene til kun tidligere HS-medlemmer Kan oppfordres, men trenger ikke være et kriterium Kommer til å veie tungt at man har sittet i HS før uansett. Q: Hva hvis det blir valgt en tredjeklassing? Fra og med nytt system må personen stille til gjennvalg etter et halvt år. Deretter vil leder sitte fra august til august. Tror ikke det trenger å ha så mye å si, så lenge de har erfaring fra HS. Enig. Tror ikke man må ha møtt personen fra før. Dersom alle er ferske er det en stor fordel at bakcup-lederen har vært i HS tidligere og kan være til hjelp. Tenker man tar det litt som det kommer, eventuelt henter inn flere fra backup. Føler vi har i størst grad blitt kjent nå på høstsemesteret uansett, så det vil ikke ha så mye å si. Før sommeren er bare lett oppvarming, så det har ikke så mye å si. Viktig å gi informasjon om hva lederollen innebærer. Fordel å vite hva man går til. Kan kaste bort mye tid på å forklare ting man ikke ville trengt å forklare til noen som allerede har vært i HS før. Kan alltids være positivt at backup-lederen har vært med fra januar av, men er ikke et must HS er positive til forslaget om endring. backup får grønt lys. Eventuelt LinkedIn (Morten)

9 Morten har blitt admin i Abakus-gruppen på LinkedIn. Planen er å fjerne de som er admin nå. De gikk ut av NTNU for lenge siden. Tenker å ha leder av PR, noen andre i Hovedstyret og en gammel til å være administratorer av LinkedIn-profilen. Q: Skal LinkedIn profilen brukes til noe utad? Nei. Høres fair ut å slette de andre. Ta det på mail dersom det ønskes innspill. Trenger en ekstra person. Ha leder i PR og en i HS som admin. Tar nestleder fra HS. Jubileumsdaljer Det var WS på søndag. Gikk bra. Blanding av HS, jubileumstyret, og PR. Foreslått kuleramme eller grafmønster på daljen. Pin til de som har vært med på revyen. Q: Skal jubileumsgruppen skal få daljen i gull, mens resten i sølv? Vi tror at det ble konkludert at de ikke skal få det, at alle blir i gull Den er fin i sølv og. Den kommer til å skille seg veldig ut Q: Skal gruppen gå med bånd på jubileumet? Vet ikke De burde få ha en egen farge på daljen siden det er de som har organisert og fikset. Dumt om vi legger oss for mye oppi det de gjør. Synes det er fair at de får spesiell dalje. Viktig at jubileumsgruppent får frie tøyler. Kult at de får anerkjennelse, men synes ikke det burde komme fram i daljen. Det er mulig å gjøre det på forskjellige måter. Kan spille mye inn på prisen på daljen. Kanskje de kan ha noe ekstraordinært bakpå? Daljen vil bli spesiell for dem uansett Det ble ikke konkludert om hvorvidt gruppen skal ha en annen farge på daljen. Det får de bestemme selv.