EØS-ANBUD FOR VAKTTJENESTER VED RIKSARKIVET I OSLO

Transkript

1 EØS-ANBUD FOR VAKTTJENESTER VED RIKSARKIVET I OSLO 1 Oppdragsgiver. Riksarkivet, Postboks 4013 Ullevål Hageby, 0806 Oslo Besøksadresse: Sognsveien 221 Telefon E-post: gesu@arkivverket.no 1.2 Anskaffelsens formål Riksarkivet oppbevarer og forvalter store mengder uerstattelig arkivmateriale og satser betydelige ressurser på å sikre dette materialet. Vi ønsker derfor å inngå et profesjonelt og forpliktende samarbeid med et vaktselskap for å ivareta sikkerheten til dette materialet på best mulig måte. 1.3 Kontraktsperiode Kontraktsperioden er satt til 5 år fra Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i TED/DOFFIN-basen den Tilbudsbefaring Det vil bli avholdt en tilbudsbefaring med samtlige leverandører den kl. 10:00. Befaringen finner sted i Riksarkivets lokaler med inngang fra Sognsveien 221, Oslo. 2.0 Tjenestebeskrivelse 2.1 Stasjonært vakthold Det stasjonære vaktholdet utføres i 52 uker (260 dager hverdager med unntak for bevegelige helligdager) + 44 lørdager i perioden 20. august til 21. juni. På hverdager utføres tjenesten i tidsrommet fra kl På lørdager utføres tjenesten i tidsrommet fra kl Stasjonærvaktens arbeidsoppgaver er følgende: Kort innvendig vaktrunde med åpning av dører Mottak av vareleveranse til kantine Resepsjonstjeneste Stor innvendig vaktrunde med låsing

2 2.1.1 Nærmere om resepsjonstjenesten Stasjonærvakten forventes betjent av en person pr skift. Vaktperioden fordeles på to til tre personer. Mannskapet står til disposisjon for Riksarkivets sikkerhetsansvarlig, p.t. Geir Sunde, og rapporter til denne. Resepsjonstjenesten inneholder en rekke servicefunksjoner som skal utføres innenfor kontrakten. Adgangskontroll Mottak, oppbevaring og utlevering av bager, vesker og annet som ikke er tillatt medbrakt inn i publikumsområdene Overvåking av bygget via videoskjerm / TV overvåkning Salg av Riksarkivets publikasjoner og souvenirer Holde orden i resepsjonens salgsutstilling og montre Besvare inngående telefonsamtaler utenfor sentralbordets åpningstid Besvare inngående telefonsamtaler i perioder der sentralbordet er ubetjent Respondere på alarmer / innbrudd og ordensforstyrrelser Bidra til rømning og kontroll ved brannalarm etter egen instruks Utføre forefallende arbeid pålagt av sikkerhetsansvarlig for bygningen Da betjeningen i resepsjonen er Riksarkivets ansikt utad, kreves det at de som skal betjene resepsjonen har en utadvent og positiv holdning både til publikum og husets ansatte. Det er krav om uniformering og det forventes et normalt velpleid ytre. 2.2 Mobilt vakthold Det skal gås en utvendig vaktrunde hver natt, dvs 365 netter pr år. Vaktrunden skal gjennomføres i tidsrommet mellom kl. 24:00 og 04:00. På alle søndager og bevegelige helligdager skal vaktrunden også gås på dagtid. Kl. 09:00 og 16:00. På vaktrundene skal dører, utvendig belysning og vinduer inspiseres. Avvik rapporteres. Hver runde skal kunne dokumenteres elektronisk med start og slutt samt på avtalte kontrollpunkter underveis. Det vil være mulig å prøvegå runden under anbudsbefaringen. 2.3 Alarm og utrykning Riksarkivet har installert et moderne alarmsystem for overvåkning av innbrudd og brann. Systemet skal knyttes direkte til vaktselskapets alarmsentral. Brannalarmen er koblet direkte til brannvesenet. Vaktselskapet skal respondere på alle andre alarmer i tidsrommet utenfor på hverdager og på lørdager. I den perioden stasjonærvakten er i bygget, vil denne agere i samarbeid med sikkerhetsansvarlig for bygningen.

3 Kravet til maksimal responstid er satt til 30 minutter. Forsinket utrykning vil ikke gi rett til full betaling, med mindre forsinkelsen skyldes forhold utenfor vaktselskapets kontroll. 3. Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 ajourført med endringer senest ved lov 30. juni 2006 nr 41. Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april nr Anskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse og innebærer at forhandlinger ikke er tillatt. Anskaffelsen er kunngjort på Doffin og TED databasen , med referanse xxxxx-2013 (2013/S xx-xxxxxx) Leverandørene vil kunne laste ned alle relevante dokumenter på Doffin, som vedlegg til denne tilbudsinvitasjonen. 3.1 Utforming av anbudet Anbudet skal være skrevet på norsk Alle poster anført i anbudsgrunnlaget skal besvares. Alle rubrikker i prisskjema skal være utfylt Signert og datert anbud legges i nøytral konvolutt som tydelig merkes Anbud vakttjenester Riksarkivet. Tilbudets skal vedlegges en minnepinne med en elektronisk kopi av tilbudet. Ved motstrid vil papirversjon av tilbudet ansees som gjeldende. 3.2 Frist for innlevering av anbud Senest Kl , må anbudene være mottatt av resepsjonen i Riksarkivet Folke Bernadottes vei 21, Oslo. For sent mottatte anbud vil bli avvist. 3.5 Åpning av anbudene Offentlig åpning av anbudene vil ikke finne sted. Oppdragsgiver og de personer som oppdragsgiver gir myndighet til å delta, vil være tilstede under åpningen. 3.6 Vedståelsesfrist Anbudene forutsettes vedstått til Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Attester for innbetalt skatt og merverdiavgift. Det skal leveres skatteattest utstedt av kemner / kommunekasserer, samt merverdiavgiftsattest utstedt av skattefogden som bekrefter på at anbyder har oppfylt sine lovpålagte forpliktelser med hensyn til betaliung av skatter og avgifter. Attestene skal være utstedt på skjema RF 1244 fastsatt av Skattedirektoratet. Tilsvarende attester fra det landet anbyder er etablert tillates også. Dersom anbyders hjemstat ikke

4 har opprettet ordning med skatteattester, skal egenerklæring overfor retts- eller forvaltningsmyndighet vedlegges anbudet. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra anbudsfristen HMS Erklæring HMS erklæring Det skal leveres utfylt egenerklæring (se vedlegg) om lovbestemte krav i Norge innen Helse, Miljø og Sikkerhet (HMS) Manglende skatteattester og HMS- egenerklæring kan medføre avvisning av anbudet Samfunnsansvar Egenerklæring Det skal leveres utfylt egenerklæring knyttet til menneske og arbeidstakerrettigheter. (se vedlegg) 4.2 Juridisk stilling Det kreves at leverandøren er lovlig etablert foretak. Som bevis skal det legges fram firmaattest fra Foretaksregisteret. Leverandøren må være godkjent av politiet i henhold til Lov om vaktvirksomhet av 2. januar 2001, og på forespørsel kunne dokumenterer at Lov om endringer i lov om vaktvirksomhet romertall I og II, av 19. juni 2009, nr. 85. er implementert i virksomheten. Det forutsettes videre at alle endringer av lov og forskrift som måtte komme i løpet av kontraktsperioden iverksettes fortløpende. 4.3 Forsikringer Anbyder må opplyse om ansvarsforsikring og om eventuelle andre relevante forsikringer. Søker skal minimum ha alle lovpålagte forsikringer, og kunne dokumentere dette ved et forsikringsbevis. 4.4 Kvalitet Det kreves at leverandøren har et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Det skal legges frem enten kopi av sertifikat utstedt av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon, eksempelvis NS / ISO serien. Alternativt en grundig redegjørelse for foretakets kvalitetssikrings- og styringssystem. 4.5 Kapasitet Riksarkivet vil kreve at vaktleverandøren har kapasitet til å løse alle elementer i leveransen uten bruk av underleverandører. 4.6 Sikkerhetsklarering Riksarkivet vil i løpet av kontraktsperioden ha mulighet til både å kreve leverandørklarering og sikkerhetsklarering av personalet som inngår i leveransen. Dette i hht. Lov om forebyggende sikkerhetstjeneste.

5 5. Tildelingskriterier Kriterier som blir lagt til grunn ved tildeling av kontrakten er det økonomiske mest fordelaktig tilbud, basert på: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris: 40 % Korrekt utfylt prisskjema Kvalitet: Beskrivelse i tilbudsmateriell Rekruttering og opplæring 20 % Redegjørelse for hvordan opplæringen ivaretas i selskapet samt kompetanse på nøkkelpersoner i denne sammenheng Organisering av oppdraget / faglige kvalifikasjoner 20 % Bemanning, CV for nøkkelpersoner knyttet til oppdraget. Kundeoppfølging, kapasitet og kompetanse i overordnet organisasjon. Beskrivelse av alarmsentral. Fagbrev blant vektere m.v. Leveringssikkerhet 10 % Dokumentasjon på årlig turnover og gjennomsnittlig ansettelsestid for utøvende vektere tilknyttet oppdraget. Vekterkorpsets størrelse innenfor Oslo. Rapportering 10 % Beskrivelse av dokumentasjon av vaktrunder, forslag til rutiner i denne forbindelse Prisen spesifiseres i prisskjema vedlegg 3, for de øvrige tildelingskriteriene skal tilbyder framlegge en skriftlig redegjørelse som legges til grunn for evalueringen. 6. Kontraktsforhold Med unntak for de presiseringer som gjengis under vil bestemmelsene i NS 8434:2008 "Alminnelige kontraktsbestemmelser for manuelle vakt- og sikkerhetstjenester" legges til grunn for leveransen. Innholdsfortegnelsen i kontrakten gjengis i vedlegg 3. Rettighetsmessige grunner forhindrer oss å gjengi kontraktsformularet i sin helhet. Kontrakten kan kjøpes hos Standard Norge. 6.1 Pris og prisjustering Tilbudt pris skal være fast i 1 driftsår. Første prisjustering skjer først ved lønnsoppgjøret Prisene vil kunne justeres med 100 % av endring i gjennomsnittlig tarifflønn for vektere fra 2013 til Hvis slik endring overstiger 5 % forbeholder Riksarkivet seg retten til å justere arbeidsomfanget i kontrakten. Forøvrig følges bestemmelsene i NS 8434:2008 Kapittel II pk.8

6 6.2 Fakturering Elektronisk faktura skal benyttes ved all fakturering i forbindelse med kontrakten. Riksarkivet praktiserer fri leveringsmåned + 30 dager betalingsfrist. Faktura kan utstedes den siste i hver kalendermåned. Fakturaen skal være dokumentert og spesifisert slik at kostnaden ved de ulike tjenestetypene framkommer. 6.3 Svikt i leverandørens ytelser Dersom leverandøren ved gjentatte anledninger ikke har vært i stand til å utføre avtalens tjenenester, og har fått skriftlig varsel om dette, har oppdragsgiver rett til å si opp avtalen med 3 måneders varsel. Med gjentatte anledninger forstås her mangler som har medfør skriftlig pålegg om utbedring 3 eller flere ganger i løpet av en 6 måneders periode. Dette punktet kommer i tillegg til leverandørens ansvar med hensyn til mangler i leveransen. NS 8434 kapittel III punkt Innsynsrett På bakgrunn av de forpliktelser som påhviler oppdragsgivere i henhold til Lov om allmenngjøring av tariffavtaler 12. Vil oppdragsgiver kreve innsynsrett i timelister og lønnsslipper for vektere tilknyttet oppdraget. Dette gjelder også dokumentasjon på den enkelte vekters ansiennitet. 7. Vedlegg til anbudsgrunnlaget: Det foreligger følgende vedlegg til dette anbudsgrunnlaget: Vedlegg 1: HMS - Egenerklæring Vedlegg 2: Samfunnsansvar Egenerklæring Vedlegg 3: Forside og innholdsfortegnelse fra NS8434:2008 Vedlegg 4: Prisskjema Med vennlig hilsen Riksarkivet Geir Sunde Seniorkonsulent Ansvarlig bygningssikkerhet