Handlingsplan for tusenårsjubileet og forslag til budsjett 2014

Transkript

1 Handlingsplan for tusenårsjubileet og forslag til budsjett 2014 Sist revidert: 29/ Handlingsplanen for tusenårsjubileet tar utgangspunkt i tiltakene som ble forslått i faggruppenes rapport fra desember 2011(et bakgrunnsdokument som forusettes kjent), samt i overordnete visjoner og målsettinger for tusenårsjubileet 1. Noen av tiltakene som ble foreslått i den nevnte rapporten har blitt sortert ut som tusenårsprosjekter i kommunal regi og arbeidet med disse følger ordinært linjeansvar i kommuneadministrasjonen. Dette gjelder for følgende tiltak: - Opprustning av Kulåsparken - Oppgradering av gågate - Oppgradering av park/gangsti i området rundt fossen og byvollen - Oppgradering av innfartsårene og skilting til og i byen - Belysning av i byen fram mot/i Glengshølen Disse tiltakene vil ikke bli behandlet i denne handlingsplanen. Det er likevel viktig å få fram betydningen av at det tusenårsjubileet skal jobbe med, i regi av jubileumskomiteens prosjekter, bør støtte oppunder tusenårsprosjektene i kommunal regi. Dette gjelder spesielt delprosjektene i det som under omtales som et overordnet jubileumsprosjekt kalt kreativ byutvikling, men også delprosjektene innunder hovedprosjektene historie og arrangementer og festligheter. Det finnes andre tusenårsprosjekter enn ovennevnte som i utgangspunktet er definert som prosjekter i regi av kommunen, men som bør være tettere integrert i tusenårsprosjektene i regi av jubileumskomiteen. Dette gjelder oppgaven med å formidle byens historie til skoler og barnehager og andre kommunale institusjoner, samt markeringer og arrangementer i 2016 i regi av de samme institusjonene. Dette gjelder også kulturskolens deltakelse i jubileumsarbeidet samt andre typer kulturproduksjoner i kommunal regi som det forventes vil få et ekstra trøkk i 2016 (eksempelvis Litteraturuka og ungdommens kulturmønstring). Tiltakene settes derfor opp som delprosjekter under de ulike hovedprosjektene i jubileumskomiteens regi, selv om ansvaret for disse tiltakene primært ligger i den ordinære linjestrukturen i kommuneadministrasjonen. Hva angår Olavsdagene, som også er kommunalt drevet, 1 Mål for tusenårsjubileet: Jubileet skal bidra til at Sarpsborg blir et bedre sted å bo, jobbe og besøke i 2016 og etterpå. Med utgangspunkt i en stolt historie skal jubileet bidra til å skape varige verdier for framtidas Sarpsborg. Verdiene festlig, historisk, framtidsretta, Involverende og engasjerende og miljøvennlig skal tusenårsjubileet skape en vellykket og synlig tusenårsfeiring og økt oppmerksomhet og attraktivitet for Sarpsborg. 1

2 står den i en særstilling. Olavsdagene og tusenårsjubileet vil jobbe tett integrert frem mot Arbeidet er organisert i fire hovedprosjekter i tillegg til kommunikasjon og markedsføring. Selve tiltakene, eller delprosjektene, vil bli sortert innunder de ulike hovedprosjektene. Handlingsplanene med mål, økonomi, prosess og status er beskrevet under de enkelte delprosjektene (tiltakene), mens den foreslåtte budsjettfordelingen for 2014 gjøres på hovedprosjektnivå og ikke ned på de enkelte delprosjekter. Etter hvert som arbeidet med tiltakene tar form vil det utarbeides detaljerte budsjett for hvert enkelt tiltak. Det er også viktig å bemerke at det p.t. ikke legges fram et budsjett for inntekter for 2014, selv om det under de enkelte tiltakenes pkt om økonomi skisseres andre aktuelle bidragsytere og samarbeidspartnere. Videre er det viktig å understreke at mange av tiltakene ikke vil være realiserbare ved kun å basere seg på bidrag fra jubileets økonomiske ramme 2 slik den er i dag, selv etter rådmannens forslag om økt bevilgning for 2014, og det forutsettes at andre, både private og offentlige aktører, bidrar økonomisk og praktisk for å realisere målsettingen satt for jubileet. FØLGENDE FIRE HOVEDPROSJEKTER FORESLÅS: 1. Kreativ byutvikling 2. Historie 3. Arrangementer og festligheter 4. Stimuleringspott 1. PROSJEKT: KREATIV BYUTVIKLING OM SATNINGSOMÅDET: Kreativ byutvikling skal favne ulike tiltak der vi setter fokus på bruk av byrommene i arbeidet med å bevisstgjøre befolkningen om byutvikling og der man aktivt integrerer kunst og kultur. Tiltakene skal bidra til at byens befolkning ser mulighetsrommet for bruk og utvikling av egen by gjennom å fokusere på byens kvaliteter. Tiltakene handler ikke om store fysiske forbedringer, men kan ta form av arrangementer, stunts/bruk og midlertidige løsninger. Tusenårsjubileets geografiske fokusområder er avgrenset til i hovedsak å dreie seg om sentrumsnære områder og ikke minst de historiske områdene 2 Per dags dato har bystyret satt av kroner på disposisjonsfond til jubileumsaktiviteter. Rådmann foreslår i forbindelse med budsjettarbeid høst 2013 å avsette ytterligere kroner som kommunens finansiering av jubileets satsinger til og med Det forutsettes at dette beløpet dekker gjennomføringen av «Stedsans». Prioriteringen av midlene for øvrig vil bli avklart senere. Budsjettfordeling for 2014 er basert på dette grunnlag, og vil være gjeldene såfremt rådmannens budsjettforslag vedtas. 2

3 i sentrum. Det vil derfor være fokus på torget, gågata, Kulåsparken og de historiske områdene rundt fossen i dette arbeidet. Status 29/ : Prosjektleder for kreativ byutvikling er tilknyttet prosjektet. Da medarbeideren er konstituert prosjektleder for jubileet høsten 2013, er arbeidet med kreativ byutvikling noe nedtonet i denne fasen. DELPROSJEKTER/TILTAK INNUNDER KREATIV BYUTVIKLING: Tiltak: Stedsans Sarpsborg en byvandring med fokus på byens fortid, nåtid og framtid Hva: Stedsans er helt konkret en byvandring med mange stasjoner som tar i bruk ulike kunst og kulturuttrykk. Det er således et tverrkunstnerisk prosjekt med fokus på byen og menneskene både i et historisk, nåtids og framtidsperspektiv. Stedsans tar i bruk og iscenesetter byens rom og plasser og har som mål å skape sterkere følelse av identitet og tilhørighet, øke interessen for lokal historie og kultur, åpne opp muligheter for nye møteplasser i byrommet, samt revitalisere lokalt kunst og kulturmiljø. I tillegg til at Stedsansprosjektet er et byutviklingsprosjekt er det også et stort involveringsprosjekt som inkluderer amatører og profesjonelle (unge og gamle). Ved Stedsans-prosjekter i andre byer har det vært opp til 350 lokale deltakere involvert. Deltakerne kan være alt fra de lokale teatergruppene, lokale kor og korps, lyd og lysmiljøer, riggere, tekstforfattere og komponister til fotballklubben, Frelsesarmeen og den lokale pensjonistforeningen. Prosjektet er derfor i tillegg til å være et kulturarrangement også et prosjekt som kan og skal stimulere lokale lag, foreninger og andre aktører til aktivitet. Overordnete mål: - Økt bevissthet om byutvikling blant Sarpsborgs befolkning. - Revitalisering og utvikling av lokalt kunst og kulturmiljø i Sarpsborg - Kompetanseheving av lokalt kunst og kulturmiljø i Sarpsborg gjennom samarbeid med profesjonelle aktører - Økt bevissthet om Sarpsborgs fortid, nåtid og framtid gjennom bevisst bruk av byrommet - Stimulere til kreative løsninger i den videre utviklingen av byen Mål for gjennomføringen: - bred involvering av byens befolkning - høy kunstnerisk kvalitet - god lokal forankring - Sarpsborg som en framtidens by skal vektlegges (miljøaspektet) - Historieformidlingen må vektlegges tett integrert med Olavsdagene 3

4 Økonomi: Fra tusenårsjubileets ramme, samt på sikt sponsormidler og søknadsbaserte ordninger. 2012: Midler til konsulentbistand (Grenland friteater og lokale teaterkrefter) 2013: Midler til utvikling, smakebit av Stedsans. 2014: Midler til utvikling og en liten versjon av Stedsans 2015: Midler til utvikling og en liten versjon av Stedsans 2016: Gjennomføring av jubileumsversjonen av Stedsans Sarpsborg Prosess: Tusenårsjubileet inngikk avtale med Grenland Friteater (som har gjort ulike Stedsansprosjekter både i egen hjemby men også for andre steder i Norge og utlandet) om forprosjekt høsten Forprosjektet danner grunnlag for videre beslutning og eventuell organisering av et Stedsans Sarpsborg-prosjekt. Overordnede mål for prosjektet er å involvere store deler av lokalsamfunnet og at der man har lokal kompetanse benytter seg av denne. Det skal skapes noe varig ut av prosjektet gjennom økt aktivitet og kompetanse i lokale kunst og kulturmiljøer, fysiske spor i byrommet, økt bruk av byrommene m.m. Status 29/ : Prosjektleder for kreativbyutvikling og prosjektleder for festligheter og arrangement samarbeider om oppfølgingen av prosjektet. Tusenårsjubileet inngikk avtale med Grenland Friteater som gjennomførte et forprosjekt høsten ble det inngått avtale om fordypningsår. For å sikre lokal forankring under hele prosessen er det også inngått avtale mellom Grenland friteater og lokal prosjektleder. Utover fordypningsarbeidet bidro Stedsans også med kunstnerisk innhold under Forbausende byfest, 21. September. Vandringen ble en suksess, med fullsatt forestilling og fornøyd publikum. Forestillingen ble dokumentert gjennom fotografi og film, og vil fungere som innsalg ovenfor sponsorer og vedlegg til søknader om støtte. Jubileumskomiteen vedtok 20.juni 2013 at man skal bruke av avsatte midler til jubileumsaktivitet til et Stedsans-prosjekt i Sarpsborg høsten Rammen for produksjonen er satt til 1,9 millioner kroner. Avtale med Grenland friteater for produksjonsåret 2014 utarbeides innen utgangen av Eksterne midler til produksjonen vil aktivt søkes gjennom ble det avholdt takkefest, samling av alle som bidro inn i Stedsans Sarpsborg 2013, i samarbeid med Kick off for søkere tildelt tilskudd fra stimuleringspott Hva angår oppsetning av Stedsans Sarpsborg i 2015 og 2016, er det fra rådmannens side foreslått å avsette ytterligere 10 mill. kroner som kommunens finansiering av jubileets satsinger til og med Det forutsettes at dette beløpet dekker gjennomføringen av «Stedsans». Forestilling i 2014 vil evalueres. For å sikre 4

5 gjennomførbarhet må eventuelt samlet avtale for 2015 og 2016, underskrives tidlig høst Tiltak: Bruk av midlertidighet i byrommet Hva: Temporær bruk av byen, til nye formål. Mål: Skape framtidsscenarioer, diskusjoner og engasjement. Gjennomføringskraft gjennom det midlertidige. Økonomi: Ikke avklart p.t Prosess: Samarbeid med private og kommunale eiere om bruk av ulike rom i byen og om gjennomføring av midlertidige tiltak. Ansvarlig vil være prosjektleder for hovedprosjektet kreativ byutvikling. Status 29/ : Forbausende byrom- et arbeid med dette som tema vil starte opp våren 2014, og arbeidsgruppe nedsettes. Aktuelle aktører i arbeidsgruppen er sentrumsforeningen med representanter fra forretninger og gårdeier. Det er ønskelig å benytte midlertidighet for å utvikle Sarpsborgs egne forbausende byrom, for eksempel bakgårdene i byens kvartaler, lommeparker, skjulte perler, historiske steder. Arbeidet har som mål å bygge opp under stedsans-satsningen, i såmåte at dette prosjektet utnyttes til å jobbe med midlertidighet. Hensikten er å bidra til lokal innsats innen kreativ byutvikling. Tiltak: Oppussingsdugnad i sentrum Hva: en felles dugnad for en renere og penere by Mål: byen skal skinne til tusenårsjubileet engasjement. Økonomi: Behov ikke definert p.t. Jobbes fram som et spleiselag mellom ulike private og kommunale aktører og foreninger. Prosess: Prosjektet ses på som et delprosjekt under hovedprosjektet kreativ byutvikling Prosjektleder for kreativ byutvikling vil få ansvaret for å sette sammen en gruppe av relevante aktører som sammen jobber fram en plan for framdrift og finansiering. Arbeidet er tenkt som et samarbeid mellom byens aktører så som sentrumsforeningen, næringslivet, privatpersoner, tusenårsjubileet og andre kommunale enheter som service- og kommunikasjon, plan- og samfunn, vår-aksjonen m.m. Prosjektet må også ses i sammenheng med arbeidet med belysning fram mot Status 29/ : Kommunen har søkt om støtte hos MD (Framtidens byer) til prosjektutarbeidelse av «Mitt kvartal». Kjernen i prosjektet er innbyggermobilisering. 5

6 Det er ideer om å etablere en konkurranse mellom kvartalene, eventuelt også mellom butikkene for dekorering, belysning hvor jubileets rolle vil kunne være prosjektledelse/koordinering. Det er ønskelig at jubileet kan stille med premiering og motivering f. eks gjennom profesjonelle kursholdere, jurymedlemmer eller veiledere. Ideen vil bearbeides og utvikles i 2014 i samarbeid med arbeidsgruppe. Tiltak: Barnehager og kreativ byutvikling Hva: Formidling, kreativt arbeid i barnehagene i tråd med jubileets verdier. Mål: Få fram barns syn på og bruk av egen by. Bevisstgjøring av barn om byens fortid, nåtid og framtid. Økonomi: Ikke avklart p.t. Prosess: Del av jubileets arbeid med barnehager generelt. Knyttes til tiltakene som skal formidle historie til barn og arbeidet med deres markeringer i Samarbeid med kommuneområde oppvekst. Status 29/ : Barnehagene i Sarpsborg ble invitert til å dekorere torget i forbindelse med kick-off 6.april. Fire barnehager deltok (pris ble delt ut Ipad). Det planlegges at lignende konkurranse skal utlyses i forbindelse med Stedsans vandring 2014, for dekorering av byrom langs løypa. Det er tenkt at dette kan videreføres og utvikles fremover mot Flere kommunale barnehager i Sarpsborg har for øvrig implementert tusenårsjubileet i sin årsplan. Det arbeides videre med samarbeid mellom tusenårsjubileet og barnehageenhetene. Formidling innen kreativ byutvikling ønskes også sett i sammenheng med historieformidling, delprosjekt under satsningsområdet historie. Tiltak: Skoleelever og kreativ byutvikling Hva: Formidling, kreativt arbeid i skolene i tråd med jubileets verdier. Mål: Få fram skoleelevers syn på og bruk av egen by. Bevisstgjøring av skolelever om byens fortid, nåtid og framtid. Økonomi: Ikke avklart p.t. Prosess: Som del av jubileets arbeid med skoler generelt. Knyttes til tiltakene som skal formidle historie til barn og arbeidet med deres markeringer i Samarbeid med kommuneområdeoppvekst. Status 29/ : Høsten 2013 er det gjennomført grundercamp i regi av Ungt entreprenørskap, hvor tusenårsjubileet har fungert som oppdragsgiver. I oktober arbeidet 30 studenter ved HiØ, Remmen med jubileet som tema, i november vil studenter ved Kalnes videregående gjøre det samme. Samarbeidet med Ungt 6

7 entreprenørskap videreføres og det planlegges en større grunder workshop for alle ungdomsskolene i Sarpsborg nærmere Formidling innen kreativ byutvikling kan også sees i sammenheng med historieformidling, delprosjekt under satsningsområdet historie. Det arbeides med dette opp mot den kulturelle skolesekken. Skoler og barnehagers arbeid med kreativ byutvikling bør sees i sammenheng med gjennomføringen av stedsans, midlertidige byrom og oppussingsdugnad. Tiltak: Kunstprosjekt Hva: Utsmykning fra unge kunstnere med tilhørighet til Sarpsborg og/eller generell utsmykking av byrommet. Mål: Formidle kunst til byen og bevisstgjøring av innbyggerne om kunst og eventuelt kunstnere med tilhørighet til Sarpsborg. Økonomi: Fra avsatte jubileumsmidler. Det bør jobbes for å få med andre samarbeidspartnere, både offentlige og private. I tillegg finnes det også fond og stiftelser man kan søke om støtte fra. Prosess: Forrige jubileumskomité satte ned en arbeidsgruppe som skal lage et forslag til kriterier for valg av kunstnere, lokalisering, budsjett etc. Gruppas arbeid vil bli gjennomgått for å se om man i dag vil jobbe litt annerledes med tanke på samarbeidspartnere etc. enn hva man tenkte opprinnelig. Status 29/ :Det har blitt gjort et arbeid i å kartlegge pågående prosesser rundt kunst i kommunens prosjekter. Skulpturpark er tema inn i arbeidet med Kulås og i gågateprosjektet vil bruk av kunst sees i sammenheng med den helhetlige utbyggingen. Dette inngår da som del av kommunens tusenårsprosjekter. Olavsdagene arrangerte gjestekunst sommeren Ideen er at det holdes en stor utstilling med alle gjestekunstnerne fom 2013 i 2016, og at byen benyttes som kunstarena gjennom bruk av utendørs monterer. Tusenårsjubileet vil bistå i dette arbeidet i 2014, og fremover mot Det ble igangsatt et arbeid omkring et utsmykningsoppdrag i forbindelse med jubileet, i forbindelse med faggruppe arbeidet høsten Arbeidet bør gjenopptas, og kan sees i sammenheng med kommunens arbeid med innfartsårer. Tiltak: Bruk av tusenårsjubileets visuelle profil i byrommet Hva: Jubileets visuelle profil er laget med tanke på at man også kan utvikle elementer tredimensjonalt. Tiltaket ligger i skjæringspunktet mellom synliggjøring/markedsføring og kreativ byutvikling. 7

8 Mål: Bruke byrommet for å markedsføre/synliggjøre jubileet og informasjon om byen. Økonomi: Tusenårsjubileet og eventuelt andre private og offentlige aktører som sammen vil jobbe med byprofilering. Prosess: Status 29/ :Visuell profil er ferdig, men konsept og ide for tredimensjonale elementer må utvikles fram mot 6.april Studenter ved HiØ, Fredrikstad, designprosess med utvikling av innovative konsepter som bidrar til kreativ byutvikling i forbindelse med Sarpsborgs jubileumsfeiring i Arbeidet opp mot høgskolen er viktig i forhold til synliggjøring av jubileumsarbeidet, samtidig som det kan bidra til innspill til dette prosjektarbeidet. Prosjektet er ikke igangsatt utover dette. 2. HISTORIE OM SATSNINGSOMRÅDET: Med utgangspunkt i en stolt historie skal tusenårsjubileet bidra til å skape varige verdier for Framtidas Sarpsborg. Dette er utdrag fra jubileets målsetting. For å få en felles forståelse av hva som er vår stolte historie, er det besluttet at tre storhetsperioder skal utgjøre det overordnede historiske budskapet i forbindelse med jubileet. Epokene er som følger: og Olavs by - Sagbruks og herregårdstiden fra 1600 tallet til slutten av 1800 tallet - Industriperioden Status 29/ : Hovedprosjektleder tilknyttet jubileet Borgarsyssel har ansatt en person til å jobbe med tusenårsjubileet. Tusenårsjubileet finansierer deler av stillingen, gjennom midler avsatt til historie. DELPROSJEKTER/TILTAK INNUNDER HISTORIE: Tiltak: Historisk publikasjon 1 Hva: Tre epoker, tre historikere i en flott publikasjon. 8

9 Mål: Formidle byens tre storhetstider på en enkel og kort måte til byens befolkning. Historien vi alle skal kunne om byen vår. Publikasjonen skal videre kunne brukes som ramme for bruk av kunst, kultur og formidling fram mot Økonomi: Finansieres fra tusenårsjubileets fond for avsatte midler. Utgifter til utvikling og ferdigstillelse vil belastes regnskapsåret 2012, mens utgifter knyttet til utsendelse 6.april 2013 vil regnskapsføres i Prosess: Utarbeidelsen av denne historiske publikasjonen var noe av det første den gamle jubileumskomiteen tok stilling til og arbeidet ble igangsatt våren Publikasjonen ble besluttet sendt alle husstander 6.april 2013 som varden dagen den offisielle nedtellingen til jubileet startet (1000 dager igjen). Status 29/ : Publikasjonen ble sendt ut til alle husstander i Sarpsborg kommune i samme uke som 6.april Publikasjonen har også blitt lagt ut med illustrasjoner på vårt nye websted Publikasjonen er ment for gjenbruk i ulike former (som lydfil, bearbeides for skolelever, teater etc.) og er vårt historiske utgangspunkt for 1000års markeringen. Til 6.april arrangementet ble det laget en historisk film basert på tekst fra publikasjonen. Publikasjonen er i sin helhet formet i tråd med den grafiske profilen til 1000-årsjubileet. Tiltak: Historisk publikasjon 2 Hva: Utgivelse av SAs Hendelser i 1000 år Mål: Formidling av Sarpsborgs historie for den historieinteresserte delen av publikum. Økonomi: Økonomibehovet er p.t ikke konkretisert. Prosess: Samarbeid mellom SA, Eirik Moe og tusenårsjubileet der intensjonen er at jubileet står for selve bokutgivelsen. Status 29/ : Tusenårsjubileet har inngått intensjonsavtale med SA og Eirik Moe om utgivelse i Kontakt er videreført til hovedprosjektleder for historie, og intensjonsavtalen opprettholdes som planlagt. Det må snarest sees på hvordan denne publikasjonen skal finansieres, og kostnader som må påregnes. Tiltak: Middelalderbyen Borg, Pilegrimsleden og Olavsarven Mål: formidle historien om den opprinnelige Olavs by (middelalderbyen Borg) og byvollen. Prosjektet kan også inkludere utvikling av pilegrimsled, pilegrimsenter og middelalderfestival på Borgarsyssel. Samarbeid mellom Borgarsyssel (som prosjektansvarlig), Sarpsborg historielag, Østfold fylkeskommune, Kirken, Tusenårsjubileet, Olavsdagene og andre kommunale enheter som kultur (park og kulturminner), plan- og samfunn og teknisk. 9

10 Økonomi: P.t ikke definert økonomibehov. Må være et prosjekt som muliggjør finansiering fra ulike kilder så som fylkeskommune, østfoldmuseene, riksantikvar, private aktører, tusenårsjubileet og andre kommunale enheter. Prosess: Det er også viktig at dette arbeidet ses i sammenheng med hva kommunen ønsker å gjøre av opprustninger i de historiske områdene hva angår grøntarealer og tilgjengelighet. Status 29/ : Arbeidsgrupper nedsatt og var operative i Høst 2013 er arbeidsgrupper, både internt i kommunen og i regi av hovedprosjektleder for historie nedsatt for å arbeide videre. I forbindelse med mål om formidling av byvoll og middelalderby, vil representanter fra Sarpsborg kommune, samt representanter fra Borgarsyssel museum og fylkeskommunen ha sine første møter i november. I tillegg kobles Anne Sophie Hygen, som er prosjektleder for Østfold fylkeskommunes prosjekt Middelalderen i Østfold kirkesteder og pilegrimsleder, på arbeidet. Det er naturlig at delprosjektet sees i sammenheng med kommunens planer for tilrettelegging av området rundt fossen, og at det utvikles et grunnlag for gjennomføring og eventuelt materiale som kan være grunnlag for støtte om annen finansiering. Midlertidighet og kulturopplevelse kan tenkes inn i prosjektet. Tiltak: Formidling av tusenårshistorien til skolene Mål: Formidling og arbeidet med jubileet i skolene. Økonomi: Ikke avklart p.t. Prosess: Del av jubileets arbeid med skoler generelt. Det vil jobbes med ulike tiltak for å formidle historien til skolene. Samarbeid med kommuneområde oppvekst. Status 29/ : Kulturminneprosjekt i regi av Borgarsyssel, den kulturelle skolesekken i Sarpsborg (KISS) og tusenårsjubileet er etablert. Prosjektet er nå gjennomført én gang, og har fungert bra. Målet er innsamling av kulturminner som munner ut i utstilling hvert år, med en større utstilling i Barna er vært engasjerte i arbeidet med å komme med egne gjenstander, og en større utstilling med fokus på gjenstandsbehandling og bevaring av kulturminner i 2016 vil være gjennomførbar, så lenge avtalen med DKS kan videreføres. Historieformidling ønskes også sett i sammenheng med kreativ byutvikling. Tiltak: Formidling av tusenårshistorien til barnehagene Mål: Formidling og arbeidet med jubileet i skolene. Økonomi: Ikke avklart p.t. 10

11 Prosess: Del av jubileets arbeid med skoler generelt. Det vil jobbes med ulike tiltak for å formidle historien til barnehagene. Samarbeid med kommuneområde oppvekst. Status 29/ : Flere kommunale barnehager i Sarpsborg har for øvrig implementert tusenårsjubileet i sin årsplan, det vil arbeides videre med samarbeid mellom tusenårsjubileet og enhet barnehage. Historieformidling ønskes også sett i sammenheng med kreativ byutvikling. 3. ARRANGEMENTER OG FESTLIGHETER (1000 år 1000 arrangementer) ARRANGEMENTER FØR 2016: Tiltak: Nedtellingsmarkeringer Det er planlagt nedtellingsmarkeringer frem i mot 2016, som et ledd i synliggjørings og involveringsarbeidet. Den opprinnelige tanken var å markere hver 100 dag fram til Nivået på markeringene ville avgjøres av budsjett, men det var ikke intensjonen at de skal ligge på et høyt kostnadsnivå. Under markeringene skal det samles inn 100 nye bilder til Dagens Sarping. Det har også vært et mål at andre aktører oppfordres til å bruke nettopp disse datoene til sine arrangementer og tar ansvar for markeringene. (jubileet bistår f. eks med markedsføring.) Gjennomførte nedtellingsmarkeringer pr. dags dato er: Nedtellingsmarkering nr. 1:6.april dager igjen: Dagen markerte den offisielle nedtellingen til tusenårsjubileet og var den første store markeringen fram mot Arrangementet ble gjennomført på torget med ca 4000 tilskuere. Rammene for dagen var offisiell nedtelling, med avduking av nedtellingsmekanisme. Arrangementet hadde også kunstneriske innslag som kan trekke tråden til det vi ønsker å formidle fram mot I tillegg ble det holdt en pressefotografutstilling på Soli Brug 100 av 1000 bilder 1000 dager før 1000 år. I fht nedtellingsmekanisme installert på fasade mot torget til den 6. April er kjøpet hevet, da leveransen ikke var i henhold til bestilling. Det videre arbeidet med nedtellingsmekanisme kommenteres under avsnitt markedsføring. Nedtellingsmarkering nr. 2: 15.juli dager igjen: Arrangement på Sandvika. Programposter: Beach-Volleyball, Olav den heldige innslag, foto-session dagens sarping, brann- og redningsøvelse, Folk i form til Tusen, salg av grillmat. 11

12 Nedtellingsmarkering nr. 3:12.oktober dager igjen: Markert i samarbeid med sentrumsforeningen. Rosa sløyfe aksjon, og åpning av midlertidig vegg i sentrum øst. Konsert og midlertidig vegg fikk støtte gjennom stimuleringspott 2013, som et prosjekt i forbindelse med satsningen på kreativ byutvikling. Markedsført i SA. Mal for framtidig samarbeidsmarkeringer vil bli utviklet før neste annonsering. I forbindelse med nedtellingsmarkering 3, og erfaringer gjort i fht tidligere markeringer besluttet Sarpsborg 2016 å gjøre endring på når nedtellingsmarkeringer skal gjennomføres. Det er ønskelig, som opprinnelig tenkt å fortsette nedtellingen frem mot 2016 som et ledd i markedsføringen, men det foreslås at nedtellingen foregår på andre premisser enn planlagte rene hundre dagers markeringer. Bakgrunnen for dette er at det er ønskelig å tilpasse seg andres arrangementer i større grad. Det foreligger heller ikke budsjetter for nedtellingsmarkeringer i 2013, og det sees utfordringer med ressursbruk og prioriteringer av disse sett oppimot Web- siden er etablert med nedtellingsmekanisme, og for at alle arrangementer skal passe inn i konseptet om nedtelling er det ønskelig at 811 dager skal markeres så godt som 900, 800 osv. Slik oppnås vi et mer tilpasningsdyktig verktøy. Det vil også muliggjøre markedsføring av f. eks Stedsans i 2014 og andre fremtidige arrangementer som en del av nedtellingsmarkeringene, ikke som et arrangement utenfor dette konseptet, slik det nå ble i Det er fortsatt et mål at tusenårsjubileet er synlig i ulike medier omtrent hver 100. dag frem mot 2016, gjennom samarbeid med andre (næringsliv, lag, foreninger, egne kommunale arrangementer)eller eventuelt arrangementer/prosjekter i regi av oss som skissert nedenfor. Det skal utarbeides mal for annonsering. Økonomi: Det budsjetteres for at tusenårsjubileet kan bidra til annonsering ved nedtellingsmarkeringer, såfremt annonseringen gjøres gjennom jubileets mal. Det avsettes også noen midler for å kunne honorere eventuelle bidragsytere, samt dekke kostnader for eventuell leie, enkel servering når jubileet arrangerer i egen regi. Tiltak: smakebiter av Stedsans Sarpsborg Prosjektet kommenteres under kreativ byutvikling. Om gjennomføring av arrangementet kan følgende suppleres: 2014: Planlegges lagt til samme periode som i 2013, under gjennomføringen av Forbausende byfest, september. Liten versjon. 2015: Planlegges eventuelt lagt til høst 2015, usikkert om Sarpsborg kommune vil gjennomføre Forbausende byfest da samarbeidet gjennom Framtidens byer er avsluttet. Liten versjon. 12

13 ARRANGEMENTER I 2016: Nedenfor listes arrangementer som p.t er under planlegging. Arrangementene er kategorisert som følger: 01. Offisielle jubileumsarrangementer i egen regi 02. Offisielle samarbeidsarrangementer 03. Andre arrangementer som skal gjennomføres av eksterne. 04. Øvrige kommunale arrangementer. 01. Offisielle jubileumsarrangementer, i regi av tusenårsjubileet: Nyttårsmarkeringer, inn i 2016 og ut av Mål: Gratis arrangement, folkefest! års fest, fredag 29. Juli, - (lørdag 30. og søndag 31.juli.) Mål: En gratis folkefest der flest mulig fra Sarpsborg deltar og som får nasjonal oppmerksomhet. Denne dagen skal sarpingen prate om de neste tusen år. Stedsans 2016 Mål: Involverende og engasjerende byvandring. Økonomi: Som et utgangspunkt er det disse tre offisielle arrangementene som skal prioriteres i forhold til ressurser og omfang. Tusenårsjubileet vil være hovedfinansier og ansvarlig for avklaringer av rammer. Prosess: 29/ : Det er ønskelig at det i løpet av 2014 vil inngås avtale med ekstern samarbeidspartner hva angår koordinering, planlegging av offisielle jubileumsarrangementer i tusenårsjubileets regi. Arrangementene er svært sentrale i forhold til sponsormarked, og bør derfor tas hånd om av profesjonelle. Arbeidet med sponsorater ønsket sett i sammenheng med eventutvikling og utvikling av kommunikasjons, markedsplan. Sarpsborg 2016 er i dialog med flere lokale aktører, som ønsker å bidra med planlegging/gjennomføring av innslag under de offisielle arrangementene. Det foreslås at disse samles i ulike arbeidsgrupper, for å konkretisere de ulike aktørers bidrag og gjennomføringsevne, innenfor de rammene som er lagt. 02. Offisielle jubileumsarrangementer, ansett som samarbeidsprosjekter mellom Sarpsborg 2016 og lokale aktører: Tiltak: Vinterfestival Mål: byen som arena for ulike vintersportsaktiviteter, fokus på barn og unge. Tiltak: Musikkfestival i Kulås 13

14 Mål: festival med stor bredde, lokale og kommersielle utøvere. Økonomi: Det er ønskelig fra tusenårsjubileets side at lokale aktører styrer gjennomføringen av arrangementer i denne kategorien. Det betyr at det må inngås avtaler i forhold til prosjektarbeid eller lignende. Tusenårsjubileet tilrettelegger for gjennomføringen. Prosess: 29/ : Tusenårsjubileet er i dialog med lokale samarbeidspartnere. Avtaler må inngås tidlig i løpet av første halvår må arbeidsgrupper være operative og økonomiske rammer på plass. 03. Andre arrangementer som skal gjennomføres av eksterne: Utvalg: Tiltak: Kunstutstilling på Soli Brug, Gyllenstens studenter. Tiltak: Rotary markering Kongstanken Tiltak: Stipendiat konsert, Robert Normann stipend. Tiltak: NM- i golf Tiltak: O- festival Tiltak: Vennskapsbystevne Tiltak: Landsstevne for kor Tiltak: Gymnastikkfestival Tiltak: Vintercup Jfr. Web- kalender for oppdatert liste. Økonomi: Tusenårsjubileet ønsker arrangementer og aktiviteter velkommen til byen i 2016, og er positive til at det finnes lyst og vilje til å ta på seg arrangør rollen. Tusenårsjubileet vil tilrettelegge for at arrangementer skal markedsføre seg innunder tusenårsparaplyen, og det vil i tiden fremover vurderes hvordan kommunen vil tilrettelegge for gjennomføring. Eksterne kan søke støtte til arrangementer/ tiltak fra ordningen stimuleringspott. Prosess: 29/ : Arrangementer som har stadfestet dato er lagt inn i kalender på jubileets web- side. Det må i løpet av 2014 arbeides med hvordan kommunen vil tilrettelegge for gjennomføring av arrangementer i Det vil gjennom markedsplan arbeides med hvordan det skal tilrettelegges for at arrangementer som gjennomføres av eksterne skal kunne kle seg i jubileets drakt. 14

15 04. Øvrige kommunale arrangementer, som vi ønsker å knytte til jubileet gjennom markedsføring og tematikk: Tiltak: 17.mai uke/helg i 2016 Tiltak: Mangfoldmarkering Tiltak: Skolenes markering i 2016 Tiltak: Barnehagenes markering i 2016 Tiltak: Andre institusjoners (eks. innen pleie og omsorg) markeringer i 2016 Tiltak: Samarbeid med kulturskolen hva angår markeringer i 2016 Økonomi: Fra jubileet vil det bety at noe ressurser vil kreves i forbindelse med planlegging, koordinering av satsninger, møtedeltagelse osv i tiden frem mot Det er ikke innlagt budsjett på gjennomføringen av disse arrangementene fra jubileets side. Prosess: 29/ : Det må jobbes målrettet mot disse arrangementene frem mot 2016 for å sikre at tusenårsjubileet implementeres, både gjennom markedsføring og tematikk. ANDRE DELPROSJEKTER INNUNDER ARRANGEMENTER OG FESTLIGHETER: I tillegg til arrangementer nevnt over, er det startet opp prosjektarbeid som arbeider målretter i forhold til involvering frem mot Arbeidet ligger innunder hovedprosjekt arrangementer og festligheter, da arbeidet vil resulterer i ulike arrangementer i tiden frem mot, og i Tiltak: Folk i form til tusen Hva? Sette i gang tiltak som kan bidra til at vi får flere folk i form til Lage felles konkurranser og andre spesifikke tiltak som på en morsom måte kan stimulere til aktivitet for bedre folkehelse. Mål: bidra til økt aktivitet blant folk generelt. Økonomi: Tiltaket er drevet fram av Sarpsborg idrettsråd som er prosjekteier. Tusenårsjubileet støtter med noe midler til prosjektledelse fra avsatte aktivitetsmidler. Utover dette driftes prosjektet av prosjekteier, samt søknadsbaserte midler knyttet til folkehelse arbeid og annet. Prosess: Tusenårsjubileet støttet igangsettingen av prosjektarbeidet med midler i Det er sentralt for arbeidet at ulike lag og grupper som jobber med helse, fysisk aktivitet m.m. involveres i prosjektet. 15

16 29/ : Det er utarbeidet prosjektbeskrivelse for 2013 og 2014 for dette arbeidet. Det er ønskelig å videreføre samarbeidsavtale for Det foreslås også at delprosjektet Vinterfestival i 2016 legges som del av dette prosjektet. Tiltak: 1000 års kor og korps Hva? Et mangfoldskor - og korps som samler aktører fra kor og korps i Sarpsborg. Mål: Stimulere til økt aktivitet i og interesse for kor og korps. Et stort kor og korps som kan delta i ulike markeringer og arrangementer i 2016 og i perioden fram mot årskoret- og korpset som kontaktpunkt mellom korene og korpsene i Sarpsborg og tusenårsjubileet. Økonomi: Det vil være naturlig at tusenårsjubileet bidrar med midler i forhold til prosjektledelse i Det er ønskelig å inngå samarbeidsavtale. Prosess: Tiltaket er drevet fram av Sarpsborg sang- og musikkråd som er prosjekteier. Tusenårsjubileet sitter i styringsgruppe. 29/ : Det er søkt om støtte til utarbeidelse av festkantate høsten Avtaler i forhold til samarbeid bør inngås første halvår STIMULERINGSPOTT OM SATSNINGSOMRÅDET: Midler til jubileumsaktiviteter avsatt for å støtte aktører som vil drive utviklingsarbeid/arrangementer fram mot 2016 innenfor kunst, kultur og byutvikling. Hensikten med arbeidet må være å bidra til jubileets overordnete målsettinger og lokal forankring, involvering og grad av varighet vil være sentrale kriterier. Mål: bidra til stimulering av kunst og kultur miljøer i Sarpsborg. Aktivitet frem mot og i Økonomi: Fra avsatte midler en sum per år fra 2013 tom Dersom man setter som kriterium at andre private deltar med økonomiske bidrag vil potten i praksis være større for mottakerne en det jubileet bidrar med. Prosess: Kriterier for tildeling ble lagt frem for jubileumskomiteen høsten 2012 Komiteen fordeler potten på forslag fra prosjektleder. Status 29/ : Når søknadsfristen gikk ut 5.august 2013 hadde det kommet inn 15 søknader, der åtte fikk tildelt tilskudd. Disse åtte blir sett på som jubileets ambassadører i tiden fram mot Den 4. november 2013 ble det arrangert et 16

17 Kreativt Kick off for mottakere av Stimuleringspotten, der hver og en ga en liten smakebit av hva de har planlagt framover. Basert på erfaringer fra første fordeling skal retningslinjer revideres før neste søknadsperiode. KORT OM PROFILERING OG MARKEDSFØRING AV TUSENÅRSJUBILEET Detaljerte planer for markedsaktiviteter og kommunikasjon blir ikke beskrevet i denne handlingsplanen, men vil bli beskrevet i et eget dokument. Det er likevel hensiktsmessig å nevne noen overordnete momenter ved dette arbeidet. Arbeidet med å synliggjøre tusenårsjubileet vil være todelt med hhv synliggjøring av Sarpsborg generelt og selve jubileet (byens historie og byen som et godt sted å bo, jobbe og besøke) og synliggjøring av selve jubileumsarrangementene og aktivitetene. Målene for den generelle synliggjøringen er primært å skape lokal stolthet og kunnskap om egen by og historie og deretter å synliggjøre byen og jubileet regionalt og nasjonalt. Status 29/ : Markeds- og kommunikasjonsplan er under utarbeidelse. I løpet av våren 2014 utarbeides også en strategi for profileringsartikler. Grafisk profil: Utarbeidet av Uniform strategisk design. I løpet av 2013 den grafiske profilen tatt enda tydeligere i bruk i annonse- og kampanjemateriell. Det foreligger en designmanual og en rekke elementer å jobbe med. Noen av dem ble blant annet benyttet i forbindelse med markeringen av 1000 dager igjen til 1000-årsjubilet 6. april, til Forbausende byfest 21. september og Rosa sløyfe-aksjonen 12. oktober. Her ble det tatt i bruk grafiske elementer utelukkende for eget arrangement (6. april) og i samarbeid med andre arrangementer (21. september og 12. oktober). Den grafiske profilen skal over tid gi den ønskede gjenkjennende effekten, samtidig kan man ikke ta i bruk og/eller «bruke opp» elementene lang tid før selve jubileumsåret. Det er først da profilen skal brukes i sin fulle bredde og tyngde. Sosiale medier: Tusenårsjubileet kommuniserer med innbyggerne i de sosiale mediekanalene Facebook, Twitter og Instagram, i tillegg til at det på jubileets nettside deleset mangfold av gode bilder som er delt på Instagram med #Sarpsborg april lanserte tusenårsjubileet nettsiden Den har et design som er tilpasset visning både på pc-skjermer, nettbrett og såkalte smarttelefoner. De bærende elementene i nettsiden er jevnlige blogginnlegg om alt fra historie til hverdagsbetraktninger og kreativ byutvikling, samt kalender og publikums egne Instagram-bilder. Dette er det levende innholdet. Det statistiske innholdet er basert på satsningsområdene historie og kreativ byutvikling. 17

18 Nedtellingsmekanisme: 6. April 2013 ble nedtellingsskjerm åpnet på Storbyens fasade inn mot Sarpsborg torg. Da produktet ikke var i henhold til bestilling, er kjøpet hevet. Software i forhold til formidling er innkjøpt, og nedtelling er et viktig redskap i forhold til markedsføringen av jubileet frem til Det bør vurderes alternative løsninger for skjermløsninger i løpet av OPPSUMMERING OG FORSLAG TIL VEDTAK SOM VIL BLI LAGT FRAM SOM SAK FOR PLAN- OG ØKONOMIUTVALGET Handlingsplan: Handlingsplanen legges fram for plan- og økonomiutvalget til orientering og som grunnlag for overføring av midler til enhet byjubileet for aktiviteter i Økonomi: Basert på forslaget om fire hovedprosjekter og beskrivelsene av de ulike tiltakene innunder disse hovedprosjektene, foreslås det at jubileumskomiteen innstiller til plan- og økonomiutvalget om å overføre følgende økonomiske rammer til enhet byjubileet for hhv 2014 ved bruk av disposisjonsfond avsatt til jubileumsaktiviteter. Hovedprosjekt 2014 Kreativ byutvikling * Historie Arrangementer og festligheter Stimuleringspott ** Markedsføring og profilering Totalt * budsjettert for Stedsans Sarpsborg 2014, inntekter i forhold til Stedsans ikke medregnet for kreativ byutvikling for øvrig. ** overføres fra disposisjonsfond for 2014 i fht stimuleringspott overføres fra avsatte stimuleringsmidler i Stimuleringspotten samlet disponerer ,-. Det opplyses videre at den ovennevnte rammen ikke er ment å dekke administrative utgifter knyttet til lønn av kommunens ansatte (prosjektleder, stab og prosjektmedarbeidere fra kommunen) husleie og andre kostnader knyttet til drift av prosjektet. 18