Konkurransegrunnlag. Kristiansand kommune. Anskaffelse av forsystem for eiendomsskatt. opsjon på anskaffelse av forsystem for kommunale avgifter

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Kristiansand kommune Anskaffelse av forsystem for eiendomsskatt og opsjon på anskaffelse av forsystem for kommunale avgifter Desember

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Innbydelse Om oppdragsgiver Orientering om prosjektet og kontrakten Generelle konkurranseregler Konkurranseform Kunngjøring Utforming av kontrakten Konkurransegrunnlaget m.v Konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudet Tilbudsbrev ene Språk, format, kopier Adresse for levering av tilbud pr. post (Postadresse) Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudskonvolutt Vedståelsesfrist Forbehold og avvik Alternative tilbud Annet Kvalifikasjoner Tildeling av kontrakt Underskrift... 9 Vedlegg 1: Mal for tilbudsbrev Vedlegg 2 Tilbudsskjema

3 1 Innledning 1.1 Innbydelse Kristiansand kommune innbyr med dette til konkurranse om kontrakt for kjøp av: Forsystem eiendomsskatt Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette, herunder bl.a. manglende økonomisk bevilgning. 1.2 Om oppdragsgiver Kontaktperson for anskaffelsen: Navn: Nils Olav Berge Telefon: E- post : nils.olav.berge@kristiansand.kommune.no 1.3 Orientering om prosjektet og kontrakten Kristiansand kommune (Oppdragsgiver) har ikke tidligere hatt skattemodul for forvaltning av eiendomsskatt. I forbindelse med omtaksering av alle eiendommer i Kristiansand, skal det innføres slikt forvaltningssystem (forsystem). Kristiansand kommune gjennomførere derfor denne konkurransen for å anskaffe egnet IT-system for forvaltning av eiendomsskatt sammen med serviceavtale. Kristiansand kommune benytter i dag ProAktiv som forsystem for kommunale avgifter. Det er ønskelig å styrke funksjonaliteten, og det bes samtidig om tilbud på slikt forsystem. Denne delen av forespørselen er å anse som en opsjon og inngår ikke i vurderingen av tildelingskriteriene. Forsystemene (eiendomsskatt og kommunale avgifter) skal være ferdige utviklede produkt ihht fastsatte krav, jfr. vedlegg 3 og 4 (bilag 1 og 3 til avtalen), installert og integrert mot aktuelle fagsystemer i Kristiansand kommune og klart til bruk. Forsystem for eiendomsskatt og kommunale avgifter skal installeres og settes i drift umiddelbart etter kontraktsinngåelse. Det er frysperiode for nye installasjoner i kommunen i perioden 15. juni -15. august. 1.4 Generelle konkurranseregler Lov om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser FOR nr 402 gjelder for konkurransen. 3

4 1.5 Konkurranseform Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling ihht. regelverk for offentlige anskaffelser, jfr. forskrift om offentlig anskaffelser Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-databasen ( 1.7 Utforming av kontrakten Kontrakten baseres på Statens Standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser ved IT Kjøpsavtalen, april Avvikende avtalevilkår er listet opp i vedlegg 6 til konkurransegrunnlaget, og utgjør bilag 8 til avtalen. 2 Konkurransegrunnlaget m.v. 2.1 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med vedlegg. 2.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Leverandøren oppfordres til å ta kontakt med oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristens utløp dersom han finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller endres. Forespørselen skal rettes til: Navn: Nils Olav Berge Telefon: E- post : nils.olav.berge@kristiansand.kommune.no Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp. Dersom forespørsel fremsettes pr telefon, skal den bekreftes med skriftlig henvendelse. Dersom det lar seg gjøre før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Meddelelsen skal gis senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. Oppdragsgiver vil vurdere om tilbudsfristen skal forlenges, jf forskrift om offentlige anskaffelser. 3 Tilbudet 3.1 Tilbudsbrev Tilbyder skal levere tilbudsbrev basert på den mal som følger vedlagt denne tilbudsinnbydelsen, jf vedlegg 1. Tilbudet skal være underskrevet. Dersom den som underskriver tilbudsbrevet ikke har offisiell fullmakt til å forplikte tilbyder, skal nødvendig fullmakt vedlegges tilbudsbrevet. 4

5 Følgende informasjon må fremgå av tilbudet: Leverandørens navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, mobiltelefon, kontaktperson, e-postadresse og eventuell Internett-adresse. 3.2 ene Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt 4 nedenfor, samt den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over tildelingskriterier i pkt 5 nedenfor, jf tabellenes kolonne C: Dokumentasjonskrav Dokumentasjonen skal systematiseres i hht. den vedleggsstrukturen som fremgår av tabellenes kolonne D:. 3.3 Språk, format, kopier Tilbudet skal utformes på norsk. Tilbudet skal utformes på papir i ett originaleksemplar. I tillegg skal det leveres 5 stk komplette papirkopier. Det skal leveres ett eksemplar i elektronisk versjon sammen med papirversjonene. Ved uoverensstemmelser mellom elektronisk- og papirversjon, vil papirversjonen være gjeldende. 3.4 Adresse for levering av tilbud pr. post (Postadresse) Kristiansand kommune Økonomisektoren v/prosjektleder Nils Olav Berge Postadresse: Postboks 417 Lund, 4604 Kristiansand 3.5 Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) Kristiansand kommune v/prosjektleder Nils Olav Berge Byhallen, Rådhusgt Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver, dvs kommet frem til angitt postadresse eller besøksadresse, innen følgende frist: kl Tilbudskonvolutt Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. Tilbud skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. (Dette gjelder også for eventuell ekstra kopi av tilbudet) Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: Konkurranse anskaffelse av forsystem 5

6 3.8 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende i seks måneder fra tilbudsfristens utløp. 3.9 Forbehold og avvik Forbehold og avvik vil kunne føre til avvisning. Før tilbyder eventuelt tar forbehold eller utformer tilbud med avvik, bør derfor juridisk kompetanse konsulteres. I stedet for å gi tilbud med forbehold/avvik bør leverandørene stille spørsmål underveis i gjennomføringen av anskaffelsen, jf pkt 2.2. Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom vilkårene avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Slike henvisninger vil følgelig kunne lede til avvisning. Eventuelle forbehold og avvik skal være presise og entydige og skal beskrives i eget tilbudsvedlegg. Tilbyderen kan ikke påberope forbehold og avvik som er beskrevet på annen måte. Det må informeres om priskonsekvenser av forbehold og avvik Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. Tilbud på andre systemer som ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget vil derfor anses som tilbud med avvik eller forbehold, jf pkt 3.9 ovenfor Annet Leverandøren må selv dekke alle kostnader til å utarbeide tilbud, deltakelse i forhandlinger og ved demonstrasjoner, samt andre kostnader han påføres ved å delta i konkurransen. Mottatte tilbud vil bli behandlet ihht. Offentleglova. Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjoner For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner, vil kriterier, krav og dokumentasjon, slik det fremgår av tabellen nedenfor, bli lagt til grunn. A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjonskrav D: Firmaregistrering, skatt og HMS Obligatoriske krav Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert 1.1 Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (Utstedes av skattefogden i 6

7 tilbyders fylke) 1.2 Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (Utstedes av kemner/kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor) 1.3 Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser. ( 1.4 Økonomisk og finansiell stilling Foretaket skal ha en tilfredsstillende økonomisk og finansiell stilling Regnskapsopplysninger vil bli sjekket av oppdragsgiver mot kredittopplysningsforetak. Tilbyder skal minimum ha betegnelsen god soliditet og god likviditet i hht. Lindorff Decision for siste avlagte regnskapsår. Innhentes av oppdragsgive r Alvorlige revisoranmerkninger vurderes skjønnsmessig. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha tilfredsstillende tekniske og faglige kvalifikasjoner Dokumentasjon på at systemet/løsningen er i bruk i Norge. Leverandørens organisasjonskart på firmanivå. Oversikt over antall ansatte fordelt på kompetansegrupper

8 5 Tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige ut fra de kriterier som fremgår av nedenstående tabell. A: Kriterier B: Vekt C: Dokumentasjonskrav D: Pris 30% Forbehold eller avvik som har betydning for pris 2.1 Utfylt tilbudsskjema. Funksjonalitet 50% Funksjonsbeskrivelse ihht vedlegg 3 og demonstrasjon av system i forhandlingsmøte på grunnlag av data/spesifikasjoner gitt av oppdragsgiver i forkant av demonstrasjonsmøte Gjennomføringsevne 20% Organisasjons- og bemanningsplan for dette oppdraget med angivelse av nøkkelpersonell for minimum kompetanseområdene: - Prosjektledelse - Utvikler - Teknisk installasjon - Opplæring CV på nøkkelpersonell angitt i organisasjonsplanen med angivelse av formal- og realkompetanse, samt liste med siste fire referanseprosjekter fra tilsvarende oppgaver med kontaktinformasjon til oppdragsgiver. Det vil bli foretatt referansesjekk på minimum 1 av referanseprosjektene på forespurt nøkkelpersonell (4 pers.). Prosjektplan med beskrivelse av bl.a. implementering og opplæring. Fremdrift og ressursbehov pr fase/aktivitet skal fremgå klart av prosjektplanen Evalueringsmodell Evalueringen av de enkelte kriterier skjer etter en karakterskala fra 1 til 5, der karakter 1 er dårligst og 5 er best. Evalueringen vil være relativ, ikke absolutt, og angitt score for hvert kriterium normaliseres rundt middelverdien (score 3) i en evalueringsmodell. Normalisert 8

9 score for hvert kriterium summeres og vektes og danner grunnlag for rangering av leverandørene. Utdypende beskrivelse for evaluering av kriteriet Pris. Kriteriet pris er summen av innkjøpspris, installasjonskostnader (ferdig installert og fungerende ihht funksjonalitet), og lisenskostnad og kostnader forbudet med serviceavtale over en periode på 4 år. Prisen skal spesifiseres som angitt i tilbudsskjemaet, vedlegg 2, som utgjør bilag 7 til avtalen. Installasjon avregnes etter medgått tid innenfor avtalt ramme. Leverandøren skal derfor oppgi timepris på tilbudt personell og %-vis fordeling av samlet ressursbehov på hver enkelt person. Ressursfordelingen benyttes ved beregning av vektet timepris. For beregning av dette priselementet, setter oppdragsgiver ressursomfanget til 250 timer. Leverandøren skal selv dekke alle nødvendige kostnader ifm oppmøte i Kristiansand. Oppmøtekostnaden skal gjelde for en person og inneholde kostnader ifm reisetid, reisekostnader, overnatting og diett. For beregning av dette priselementet, forutsetter oppdragsgiver 5 oppmøter á 2 dager i Kristiansand. Både leverandørens priser på produkter og tjenester, og kjøpers interne infrastrukturkostnader teller ved økonomiske vurderinger. Fremgangsmåte ved forhandlinger Ved eventuelle forhandlinger vil oppdragsgiver benytte følgende retningslinjer: Forhandlingsmøter ledes av prosjektleder Nils Olav Berge. Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet. De som møter fra leverandøren skal ha nødvendige fullmakter, eller må kunne skaffe dette på kort varsel. Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter etter oppdragsgivers behov, og satt av tilstrekkelig tid til demonstrasjon av systemet. Leverandørene tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat/forhandlingsprotokoll fra hvert forhandlingsmøte. Oppdragsgiver skal sørge for at leverandørene er sikret konfidensialitet og likebehandling. I forhandlingsperioden kan leverandørene kun kontakte Nils Olav Berge. For øvrig skal forhandlingene gjennomføres i samsvar med regelverket om offentlige anskaffelser og god forretningsskikk. 6 Underskrift Kristiansand, /

10 . Nils Olav Berge (sign.) Vedlegg Vedlegg 1: Mal for tilbudsbrev Vedlegg 2: Tilbudsskjema Vedlegg 3: Kravspesifikasjon I - Generelle krav ved systeminnføring og funksjonelle krav til forsystem eiendomsskatt Vedlegg 4: Kravspesifikasjon II - Oversikt over aktuelle systemer som forsystemet skal kommunisere med. Vedlegg 5: Kristiansand kommune, rammer og retningslinjer for forvaltning av eiendomsskatteloven, herunder gjennomføring av alminnelig taksering, versjon Vedlegg 6: Bilag 8 til avtalen vil bli publisert på et senere tidspunkt. 10

11 Vedlegg 1: Mal for tilbudsbrev Tilbud på kontrakt forsystem for eiendomsskatt (og kommunale avgifter) Vi gir med dette tilbud på ovennevnte kontrakt. Vårt tilbud består av dette tilbudsbrevet og de avkryssede tilbudsvedlegg: (Tilbyder skal krysse av for de dokumentene som er vedlagt tilbudet): Kvalifikasjoner Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (Utstedes av skattefogden i tilbyders fylke) Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (Utstedes av kemner/kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor) Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser. ( Dokumentasjon på at systemet/løsningen er i bruk i Norge. Leverandørens organisasjonskart på firmanivå. Oversikt over antall ansatte fordelt på kompetansegrupper. Tildelingskriterier Redegjørelse for eventuelle avvik eller forbehold Utfylt tilbudsskjema (bilag 7 til avtalen). 11

12 Funksjonsbeskrivelse ihht vedlegg 3 og demonstrasjon av system i forhandlingsmøte på grunnlag av data/spesifikasjoner gitt av oppdragsgiver i forkant av demonstrasjonsmøte (bilag 2 til avtalen). Organisasjons- og bemanningsplan for dette oppdraget med angivelse av nøkkelpersonell for minimum kompetanseområdene: - Prosjektledelse - Utvikler - Teknisk installasjon - Opplæring CV på nøkkelpersonell angitt i organisasjonsplanen med angivelse av formell- og realkompetanse, samt liste med siste fire referanseprosjekter fra tilsvarende oppgaver med kontaktinformasjon til oppdragsgiver. Prosjektplan med beskrivelse av bl.a. implementering og opplæring. Fremdrift og ressursbehov pr fase/aktivitet skal fremgå klart av prosjektplanen (bilag 4 til avtalen).. Dato. Underskrift. Firmanavn. Foretaksnummer. Internett-adresse. Postadresse. Kontaktperson. Telefon og E-postadresse 12

13 Vedlegg 2 Tilbudsskjema 1. Forsystem eiendomsskatt Undertegnede tilbyr seg herved å levere forsystem for eiendomsskatt for Kjøp av forsystem - eiendomsskatt kr... eks. mva. Lisens (pr år) kr... eks. mva. Serviceavtale (pr år) kr... eks. mva. Installasjon Tilbudte timepriser ved installasjon og opplæring inklusiv integrasjon med %-vis fordeling av ressursbehovet. Personell Funksjon Timepris (eks mva) Andel av samlet ressursbehov (%) Oppmøtekostnad pr person (inkl mva) kr... inkl. mva. 13

14 2. Kjøp forsystem kommunale avgifter - OPSJON Kjøp forsystem kommunale avgifter kr... eks. mva. Lisens (pr år) kr... eks. mva. Serviceavtale (pr år) kr... eks. mva. Installasjon: Tilbudt timepris og reisekostnad for installasjon av forsystem eiendomsskatt, forutsettes benyttet ved installasjon av forsystem kommunale avgifter. 3. Forbehold Eventuelle forbehold skal fremgå av tilbudsvedlegg Underskrift Leverandør..., den