Teknisk brukerveiledning. Hverdagsrehabilitering. Brukerveiledning for administrator, innregistrer og rapportbruker

Transkript

1 Teknisk brukerveiledning Hverdagsrehabilitering Brukerveiledning for administrator, innregistrer og rapportbruker

2 Innhold 1. Om Hverdagsrehabiliteringsløsningen Pålogging Påloggingsside E-post og passord Organisasjonsstruktur Brukere og brukeradministrasjon Type roller Administrere rolletilgang Registrering av tjenestemottaker Tjenestemottaker Søke etter eller opprette tjenestemottaker Opprette tjenestemottaker Registrere sak Start ny sak Opplysninger Ressursinnsats COPM, SPPB, ADL Avslutte og arkivere sak Utskrift Rapporter Rapport 1: Hvor kommer brukeren fra? Rapport 2: Dager og timer hverdagsrehabilitering Rapport 3: COPM (Canadian Occupational Performance Measure) Rapport 4: SPPB (Short Physical Performance Battery) Rapport 5: ADL (Activities of Daily Living) Rapport 6: Antall timer pr. uke hjemmetjenester Eksportere grafer/rapporter Dele presentasjon

3 1. Om Hverdagsrehabiliteringsløsningen Denne veiledningen viser hvordan du går frem for å bruke den digitaliserte løsningen for å kartlegge tjenestemottakere som får tilbud om hverdagsrehabilitering. Løsningen bygger på det arbeidet KS har gjort gjennom etablering av registreringsog beregningsmodellen for hverdagsrehabilitering sammen med Fürst og Høverstad ANS og de erfaringene som er gjort i nettverkssamarbeid med kommuner. Løsningen gir anledning til å registrere og dokumentere utviklingen av kommunens ressursinnsats og brukernes funksjons- og mestringsnivå. Løsningen dekker registrering på individnivå, oversikt over tjenestemottakere, samt sammenstilling av resultat for kommuner. Løsningen vil bidra til å gi kommunen informasjon og dokumentasjon om kommunens systematiske utviklingsarbeid. Resultatene bidrar til å gi kommunen en god oversikt over den interne ressursbruken og effekten av den, samt et godt grunnlag for å sammenligne seg med andre kommuner Både bakgrunnsopplysninger om tjenestemottakerne, ressursinnsats (antall timer bistand/ hjelp pr. uke) og resultater fra kartlegging av funksjons- og mestringsnivå kan registreres. Løsningen gir anledning til å registrere resultater fra kartleggingsredskapene COPM, SPPB og ADL (IPLOS). Kommunen velger selv hvilke kartleggingsredskaper som er ønskelig å bruke. Ingen felt er påkrevd, det betyr at ingen felt må besvares. Løsningen kan logges på via alle nettlesere, via pc, nettbrett og smarttelefon. 3

4 2. Pålogging 2.1. Påloggingsside Tast inn i nettleseren for å logge på med ditt brukernavn og passord E-post og passord Logg på med e-postadresse og passord: 1. Brukernavn: E-post adressen din. E-post adressen må være meldt inn til Kommuneforlaget i forkant av pålogging. 2. Passord: Ved førstegangs pålogging bruk «Glemt passord» funksjonen og følg instruksjonen som kommer. Ved senere pålogging; logg på med din e-post og passordet som du har opprettet tidligere. 3. Organisasjonsstruktur Kommunen må ta stilling til hvilken organisasjonsstruktur som er ønskelig. I en del kommuner er hverdagsrehabiliteringstjenesten knyttet til forskjellige områder som for eksempel soner/distrikt eller virksomhet. Tjenestemottakerne som skal registreres knyttes til et av disse områdene. Kommunens administrator må melde inn hvilken struktur de ønsker til Kommuneforlaget før de går i gang med selve registreringen av 4

5 tjenestemottakerne. Dette for at tjenestemottaker skal bli knyttet til riktig område når dataene skal presenteres i etterkant. Eks. 4. Brukere og brukeradministrasjon 4.1. Type roller Det er lagt til rette for to typer brukerroller: 1. Administrator 2. Innregistrerer Administratorrollen gis til et begrenset antall personer i kommunen. Administrator har tilgang til alle soner/distrikt/enheter i kommunen. Administrator kan tildele innregistrerer tilgang til å registrere på områder. I tillegg kan administrator opprette og registrere saker og informasjon på tjenestemottakerne. 5

6 Innregistrererollen kan knyttes til en eller flere områder. Innregistrerer har tilgang til sin sone/distrikt/enhet, samt å opprette tjenestemottakere og registrere opplysninger på den enkelte tjenestemottaker Administrere rolletilgang Administrator kan gi innregistrerer tilgang til det området de skal registrere brukere for i løsningen. Ved å klikke på ikonet «hjulet» øverst i vinduet til høyre vil administrator få tilgang til å gjøre disse endringene. Administrator får følgende visning: Klikk på «Administrer områdetilganger» som ligger under «Annet». Områdene som er valgbare vises. Trykk på aktuelt område for eksempel «Sone Nord». 6

7 Klikk på e-post adressen til aktuell innregistrerer og velg «Lagre». Aktuell innregistrerer har nå fått tilgang til ønsket område. 7

8 5. Registrering av tjenestemottaker 5.1. Tjenestemottaker Tjenestemottaker er personen som mottar hverdagsrehabilitering. Du kan opprette en ny tjenestemottaker eller søke opp en allerede registrert tjenestemottaker. For å kartlegge ressursinnsatsen til selve vurderingen av personene i forkant av vedtak om personen er egnet til hverdagsrehabilitering eller ikke, er det ønskelig at også de som har fått avslag registreres Søke etter eller opprette tjenestemottaker Velg mellom å opprette en ny tjenestemottaker eller å søke opp eksisterende tjenestemottaker. Ved første gangs registrering trykk på «Opprett tjenestemottaker». 8

9 Opprette tjenestemottaker Fyll inn feltet for Bruker-ID. Bruker-ID hentes fra kommunens fagsystem. Tjenestemottaker skal ikke registreres med navn, kun kjønn og fødselsår. Trykk «Opprett» og tjenestemottaker er opprettet i systemet. Dersom opplysningene som er registrert er feil kan en trykke på «Endre tjenestemottaker». Dersom opplysningene er korrekte kan du klikke på «Start ny sak» Registrere sak 9

10 Når informasjonen om tjenestemottaker er lagt inn kan du opprette en sak. Trykk på «Start ny sak» Start ny sak Spørsmålet om du ønsker å opprette en ny sak kommer opp. Klikk på «Avbryt» dersom du ikke ønsker å opprette en ny sak. Dersom du ønsker å opprette en ny sak trykk på «Opprett sak». Saken opprettes. I menyen til venstre ser du en oversikt over hva som skal registreres og tidspunkt Opplysninger Start med å fylle ut opplysninger om rehabiliteringen. 10

11 Første spørsmål er om personen er aktuell for hverdagsrehabilitering. Dette registreres for å kartlegge hvor mange som har blitt vurdert som egnet til hverdagsrehabilitering men som ikke innfrir kravene. Spørsmålet stilles for å kunne kartlegge hvor manges som er vurdert. Svar på spørsmålene ved å klikke på feltene «Ja» og «Nei» og registrer dato for når vurderingen er gjort og dato for når hverdagsrehabiliteringen starter. Når disse feltene er utfylt trykk «Lagre» og «Neste» til høyre nederst på siden. Feltet for «Registreres ved avslutning» fylles ut når rehabiliteringen er ferdig. 11

12 Dersom du går videre uten å lagre kommer følgende melding opp: Du får et valg om å gå tilbake å lagre eller å gå videre uten å lagre. Trykk på tilbake og gå tilbake for å lagre eller trykk på «Gå videre uten å lagre». 12

13 Ressursinnsats Her registreres den direkte brukerrettede timesinnsatsen som gjøres i innsatsperioden. Antall timer pr. uke skal registreres. Som standard er felt for seks uker lagt inn. 13

14 Registrere uke Dersom innsatsperioden pågår over en kortere periode enn seks uker så registreres data kun i feltene for de aktuelle ukene. Dersom innsatsperioden er lengere enn seks uker kan du legge til flere uker ved å trykke på «Legg til uke». Felt for en ny uke vil legges til. Trykk på «Lagre». Velg «Før/ved start» eller trykk «Neste» nederst til høyre på siden COPM, SPPB, ADL Det er lagt opp til at COPM, SPPB og ADL kan kartlegges og registreres på flere tidspunkt i løpet av rehabiliteringen. OBS - utfylling av feltene er valgfrie, ingen av feltene må fylles ut. I innsatsperioden Ved avslutning av innsatsperioden 3 måneder etter innsatsperioden ble startet 6 måneder etter innsatsperioden ble startet 12 måneder etter innsatsperioden ble startet COPM (Canadian Occupational Performance Measure) I COPM-kartleggingen prioriterer tjenestemottaker de fem viktigste aktivitetene i sitt liv - som de ønsker å forbedre. For hver av disse aktivitetene gir bruker en vurdering av hvor godt den kan utføres og hvor tilfreds vedkommende er med sin evne til å utføre denne aktiviteten. Registrering: Brukers aktivtetsproblemer i en rekkefølge fra 1 til 5 (med stikkord eks: dusje selv). Disse feltene fylles ut kun ved oppstart av hverdagsrehabiliteringen. Dato for kartlegging Skår for «utførelse» og «tilfredshet» for hvert av aktivitetsproblemene som er kartlagt (skala 1-10, hvor 10 er best). 14

15 Aktivitetsproblemene som blir opprettet kopieres automatisk videre slik at når skår for tilfredshet og utførelse skal registreres ved senere tidspunkt, så er disse feltene ferdig utfylt. Dette for å sikre at det er de samme aktivitetene som registreres gjennomgående. 15

16 SPPB (Short Physical Performance Battery) SPPB er en standardisert test med tre deltester: statisk balanse, gangfunksjon og evne til å reise seg. Hver deltest skåres på tid, og tiden omgjøres til poeng (0-4). Totalskår (0-12) beregnes automatisk. Registrering: Skår for hver av deltestene på en skala fra 0 til 4, hvor 4 er best. 16

17 ADL-kartlegging iht. IPLOS (Activities of Daily Living) ADL-kartleggingen innebærer at brukernes funksjonsnivå vurderes i forhold til 15 funksjoner som er viktige i dagliglivet. Alle kommuner skal registrere ADL-nivå for brukere av helse- og omsorgstjenester (jf. IPLOS-forskriften). Det er gjennomsnittsverdien som fremkommer i virksomhetens fagsystem som registreres. Registrering: Gjennomsnittsverdi ADL-skår i fagsystemet (lav skår angir best funksjonsnivå) 17

18 Fyll ut COPM, SPPB og ADL-Kartlegging for alle periodene og velg «Lagre». 18

19 5.4. Avslutte og arkivere sak I menyen til venstre er det et eget punkt for å arkivere saken. Trykk på «Arkiver sak». Saken må ha en avslutningsdato før den kan arkiveres. Klikk på «Opplysninger» i menyen til venstre. Legg inn «Dato for avslutning av hverdagsrehabiliteringen». Registrer videre «Ja» eller «Nei» for om hverdagsrehabiliteringen er avbrutt. 19

20 Årsak til at hverdagsrehabiliteringen er avbrutt: Dersom hverdagsrehabiliteringen er avbrutt velg årsak til hvorfor den er avbrutt. Valgmulighet: Innleggelse (f.eks. sykehus) Sykehjemsplass Avbrutt av bruker Avbrutt av tjenesten Død Velg «Lagre» og gå tilbake for til «Arkiver sak» i menyen til venstre for å arkivere saken. Etter at saken er arkivert kommer du tilbake til oversikten med tjenestemottakere. 20

21 Videre kan du opprette en ny tjenestemottaker eller søke opp neste tjenestemottaker for så å starte en ny sak eller oppdatere en allerede opprettet sak. Ved å trykke «Vis tjenestemottaker» får du opp informasjon om tjenestemottaker, samt oversikt over arkiverte saker. Her er det også anledning til å åpne saken på nytt Utskrift Dersom du ønsker å skrive ut hele saken kan du klikke på dato for når saken er arkivert slik som på bildet under. Hele saken med registreringer vises. 21

22 Her kan en enkelt skrive ut alle opplysningene i saken. Etter saken er skrevet ut kan du trykke på «Tilbake til tjenestemottaker». 22

23 6. Rapporter For å hente ut rapporter om kommunens tjenestemottakere innenfor de forskjellige områdene eller for å kunne sammenligne sin kommunes resultater med andre kommunes resultater kan du klikke på «Rapporter». I løsningen er det lagt til rette for seks forskjellige typer rapporter Rapport 1: Hvor kommer brukeren fra? Oversikt over hvor tjenestemottakerne kommer fra; om bruker har hatt hjemmetjeneste før, kommer fra et korttids- eller rehabiliteringsopphold, sykehusopphold eller fra KAD eller ØHJ vises for den eller de aktuelle kommunene. Velg kommunen(e) som du ønsker å se resultater for. 23

24 6.2. Rapport 2: Dager og timer hverdagsrehabilitering Grafen viser tjenestemottakere for hver kommune og hvor mange dager hverdagsrehabilitering mottakeren har fått. Den svarte linjen viser snitt for antall dager for kommunens tjenestemottakere. Velg en eller flere kommuner. Rapporten presenterer tjenestemottakere for hver kommune, hvor mange timer hverdagsrehabilitering mottakeren har fått. Den svarte linjen viser snitt for antall timer for kommunens tjenestemottakere. Velg en eller flere kommuner. 24

25 6.3. Rapport 3: COPM (Canadian Occupational Performance Measure) Grafene viser oversikt over skår for utførelse og tilfredshet COPM for utvalgte tjenestemottakere over tid for ønskelig kommune. 25

26 Velg for å se resultat for en eller flere kommuner. Velg tjenestemottaker for den aktuelle kommunen. Grafene gir anledning til å kunne sammenligne tjenestemottakere på tvers av kommuner. Se utviklingen i COPM over tid: Før/ved start i innsatsperioden Ved avslutning av innsatsperioden 3 måneder etter oppstart 6 måneder etter oppstart 12 måneder etter oppstart 6.4. Rapport 4: SPPB (Short Physical Performance Battery) Grafene viser oversikt over skår for SPPB utførelse og tilfredshet for utvalgte tjenestemottakere for ønsket kommune før/ved start og ved avslutning av hverdagsrehabiliteringen. 26

27 Se utviklingen i SPPB resultatet over tid: Før/ved start i innsatsperioden Ved avslutning av innsatsperioden 3 måneder etter oppstart 6 måneder etter oppstart 12 måneder etter oppstart 6.5. Rapport 5: ADL (Activities of Daily Living) Se ADL snittet før/ved start og ved avslutning av innsatsperioden. Velg den/de kommunene som du ønsker å se resultat for. Velg den/de tjenestemottakerne som du ønsker å se resultat for. 27

28 Se utviklingen i ADL-scoren over tid: Før/ved start i innsatsperioden Ved avslutning av innsatsperioden 3 måneder etter oppstart 6 måneder etter oppstart 12 måneder etter oppstart 6.6. Rapport 6: Antall timer pr. uke hjemmetjenester Se antall timer pr. uke med hjemmetjenester ved start (vedtak eller estimert) og ved avslutning av hverdagsrehabiliteringen (vedtak) for aktuell kommune og tjenestemottaker. Velg ønsket kommune i listen på høyre side. Velg de tjenestemottakerne som du ønsker å se resultat for. 28

29 6.7. Eksportere grafer/rapporter Trykk på «Download» for å laste ned valgt bilde eller alle de bildene som du har laget. Velg mellom å laste ned PDF eller Image. 29

30 Velg mellom å laste ned aktuelle visning eller alle de visningene som du har foretatt hittil. Klikk på «This Dashboard» eller «Sheets in Workbook» og velg «Download». Velg mellom «Åpne» eller «Lagre». Når du åpner PDF`en vil alle grafene med de valgene du har gjort vises. 30

31 6.8. Dele presentasjon Grafen kan deles på Facebook, Twitter eller om ønskelig på for eksempel kommunens internettside. 31