Delprosjekt 2 Studie. Forskning. SEVU. Bibliotek.

Transkript

1 Delprosjekt 2 Studie. Forskning. SEVU. Bibliotek. 48

2 Delprosjekt S 2 Studie. Forskning. SEVU. Bibliotek Delprosjektkoordinator Einar Amundsen STUDIE FORSKNING S 2.1- ST S 2.2- ST Studieadministrative system/it støttesystemer/rapportering Forskrift om opptak, studier og eksamen med tilhørende retningslinjer Gruppeleder Lars Vemund Solerød, UMB Einar Amundsen, NVH S 2.3- ST Internasjonalisering Melanie Etchell S 2.4- ST Opptak Cathrine Strømø S 2.5- ST Førstelinjetjeneste, studieinformasjon og studieveiledning S 2.6- ST Kvalitetssikring Ann Kristin Egeli S 2.7- FO Effektivt støtteapparat for eksternfinansiert forskning Cathrine Strømø/Iben N. Andersen, UMB Colin Murphy, UMB S 2.8- FO Innovasjon på DnU Elin Kubberød, UMB S 2.9- FO Interne forskningsstrategiske Ågot Aakra, UMB 49

3 SEVU BIBLIOTEK virkemidler S FO Doktorgrad ved DnU Ågot Aakra, UMB S FO Forskningsdokumentasjon S SEVU Etter og videreutdanning - SEVU Vigdis Johansen, UMB S2.13- BI Bibliotek Geir Arne Rosvoll, UMB 50

4 Delprosjekt: S 2 Studie. Økonomi. SEVU. Bibliotek. Arbeidsgruppe: S 2.1- ST Studieadministrative system/it støttesystemer/rapportering Rapportområde Skriv her: 1. Arbeidsoppgaver Oppgaven vil bestå i å samordne alle IT- støttesystemer som brukes innen studieadministrasjon og forskningsadministrasjon, og samordne opplegg og rutiner for rapportering. Arbeidsgruppa skal samordne studieadministrativ system (FS) og få på plass felles kodestruktur, felles emnestruktur, felles navnestruktur, rutiner for registrering etc. samordne andre IT- systemer innen forskning- og studieadministrasjon, som f.eks. Fronter, Quest Back, Time Edit m.fl, og foreta kobling mellom FS og de av disse systemene som er aktuelle. foreta nødvendige samordninger for rapportering, dvs. gjennomgå og samordne rutiner for rapportering av data til DBH, NIFU, KD, Cristin etc. Arbeidsgruppa skal avklare spørsmål om lisenser / felles lisens Arbeidsgruppa skal vurdere behov for ekstern konsulenthjelp til dette arbeidet, og innen 15. mai 2012 legge fram en oversikt over hvilke oppgaver det (eventuelt) trengs konsulenthjelp til hvor stort omfang slik (eventuell) hjelp vil måtte ha hvor store kostnader en må påregne for slik (eventuell) hjelp 51

5 Arbeidsgruppa skal selv sette opp en detaljert oversikt over arbeidet og i denne sammenheng legge fram en detaljert milepælsplan. Arbeidsgruppa skal, innen utgangen av november 2012, ha identifisert og avklart eventuelle spørsmål/saker som en må ha klarsignal og vedtak i institusjonenes styreorganer for å kunne gå videre med. 2. Dagens systemer/arbeidsprosesser/ rutiner NVH Norges veterinærhøyskole har ingen rutinebeskrivelse på opprettelse, endring og godkjenning av emner. Studieplanene ved NVH er faste, og det er kun mindre endringer underveis i emnene. Det er studieutvalget (SU) ved NVH som tar initiativ til, gjennomfører arbeidet og godkjenner evt emneendringer. Emnene registreres i FS og ved større endringer (stp, eksamensordning og lignende) opprettes nye emner i FS. Det har ikke vært noen mal for sammensetning av koder i FS, men NVH vurderer å ta ibruk en form for mal i kodeverket, dette er ikke avgjort ennå. Det foreslåes da å bruke en kombinasjon av bokstaver og tall. Emnene begynner med VET eller DPL for de ulike studieprogrammene, deretter bokstavkoder som sier noe om emnet/faget, så evt et løpenummer eller nivånummer. UMB 1. Felles studentsystem(primærkilde til studentdata) 2. Emneregistreringsdatabase(Egenutviklet. For innsamling og videre distribusjon 52

6 av data om emner. Planlegges byttet ut med EPN (emneplanlegging på nett) fra Samarbeidstiltaket FS så snart det er klart(per nå: høsten 2013)) a. Rutiner for emneregistrering 3. Studieprogramdatabase (Egenutviklet. For håndtering av data om studieprogram) 4. Timeplansystem(Timeedit, er under oppgradering høst 2012) a. Rutiner for timeplanlegging 5. Evalueringssystem (questback med ett tillegg av egenutviklet presentasjonsverktøy) Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutiner Studieadministrativt system FS (felles studentsystem) brukes av begge parter der vi har forpliktet oss til å være med på å finansieringen og vi ser ingen alternativer på kort sikt. Hvilke deler av systemet man bruker kan variere, men jobben med databasen blir uansett den samme. Læringsstøttesystem Fronter har vært i bruk ved UMB lenge og tas i bruk av NVH høsten Gruppen ser det ikke hensiktsmessig eller nødvendig å bruke tid på å skifte leverandør på dette området i fusjonsperioden. Timeplansystem Timeedit brukes av UMB. NVH har hittil brukt Excel men ha ytret ønske om å ta i bruk TIMEEDIT når det kommer ut i neste versjon (V 3). UMB tar sikte på å tilby NVH tilgang gjennom UMBs lisenser høsten 2012 dersom oppgraderingen er på plass. Oppgraderingen er blitt noe forsinket da innkjøpet må ut på anbud. Vi har identifisert Timeedit som ett godt utgangspunkt for å bli kjent med hverandres kodesystemer (bygningskoder, ansattroller++, emnekoder) 53

7 Emneregistrering UMB har utviklet ett eget system for emneregistrering som samler inn og vedlikeholder data om de over 1000 emnene som ligger i vår base. NVH har en såpass oversiktlig struktur at de har gjort endringer direkte i FS. Vi ser at UMBs system har for stor bruk av manuelle rutiner ved overføring til andre systemer og er moden for utskiftning. FS (USIT) planlegger å levere sitt verktøy emneplanlegging på nett (EPN) våren 2013 og UMB satser på å ta dette kjapt i bruk (våren 2014). Erfaringene fra dette vil vise om NVH skal ta det fort i bruk og videre satsing på dette feltet. Studieprogramregistrering NVH gjør dette direkte i FS. UMB har en egen nettløsning for innsamling og vedlikehold av informasjon om sin ca 70 studieprogram. Vi ser det naturlig at NVHs to studieprogram blir integrert i dette systemet til vi ser informasjonsstrukturen falle på plass. Emneevaluering NVH bruker Questback. UMB bruker Questback sammen med en egenutviklet nettside for presentasjon av resultatene. Gruppen kommer ikke til å ta tak i forskjellene i emneevalueringsskjemaene da vi ikke anser det som tidskritisk at en felles mal er på plass ved fusjonstidspunktet. 4. Interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser Forskrift om opptak, studier og eksamen med tilhørende retningslinjer. Egen gruppe jobber med disse. Ett nytt IT- reglement vil kunne spille inn i vårt arbeidsområde. Egen gruppe jobber med disse 54

8 Rutine for timeplanlegging Rutine for emneregistrering Rutine for godkjenning av studieprogram 5. Behov for ny kompetanse Vi har tidligere spilt inn behovet for ekstern hjelp til sammenslåing av FS- databasene. 6. Annet Hvem i OPAD- prosessen har ansvaret for rutinebeskrivelser på områdene: - Timeplanlegging - Godkjenning av nye emner - Godkjenning av eksisterende emner - Godkjenning av studieprogram - Emneevaluering 55

9 Delprosjekt: S 2 Studie, forskning, SEVU, bibliotek Arbeidsgruppe: S 2.2 ST Forskrift Rapportområde Skriv her: 1. Arbeidsoppgaver I mandat til arbeidsgruppa gitt av studiesjef NVH / studiedirektør UMB er arbeidsoppgaven beskrevet som: Oppgaven vil bestå i utarbeiding av felles studieforskrift samt harmonisering av regler ag retningslinjer som følger av forskriften. Dette innebærer at arbeidsgruppa skal - - Utarbeide felles forskrift(er) om opptak, studium og eksamen for det nye universitetet. Den nye felles forskriften (ev. forskrifter) skal ta utgangspunkt i Forskrift om opptak, studium og eksamen ved Norges veterinærhøgskole og Forskrift om opptak og studier ved Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB). Utarbeide maler for nye vitnemål og Diploma Supplement (vitnemålstillegg). Med bakgrunn i at en arbeidsgruppe oppnevnt av Universitets- og høgskolerådets utdanningsutvalg nå har utarbeidet forslag til mal for norske vitnemål og vitnemålstillegg (bachelor- og mastergrad), 56

10 ser arbeidsgruppa det som naturlig at dette forslaget legges til grunn for utforming av vitnemål og vitnemålstillegg ved NMBU. Arbeidsgruppa vil justere forslaget slik at det også passer for de profesjonsutdanninger som faller utenfor bachelor- og mastergradsrammen, men vil ellers i ikke vektlegge denne del av mandatet i sitt arbeid. 2. Dagens systemer/arbeidsprosesser/ rutiner De to nåværende forskriftene er gitt med hjemmel i LOV nr 15: Lov om universiteter og høyskoler (universitets- og høyskoleloven). De hovedområder som disse to forskriftene tar for seg er bestemmelser om opptak, studium og eksamen ved de to institusjonene. Innen hvert av disse hovedområdene er det nedfelt bestemmelser som regulerer virksomheten innen områdene, bestemmelser som i noen grad kan rubriseres under arbeidsprosesser og rutiner. Når det gjelder overordna bestemmelser innen hvert av disse områdene, er det store likheter mellom de to forskriftene. Riktignok er disposisjonen litt ulik, selve utformingen av paragrafene likeså men innholdsmessig dekker forskriftene de samme hovedtemaene. Når en beveger seg ned på neste nivå, bestemmelser som mer har karakter av regler og retningslinjer, er forskriftene ulike på to måter. De er ulike fordi slike bestemmelser utfyllende bestemmelser enten er innarbeidet i og er en del av selve forskriften (gjelder særlig NVH) eller følger som utdyping og presisering til den enkelte paragraf (gjelder særlig UMB). De er også ulike fordi bestemmelsene er ulike innholdsmessig ved at de er tilpasset den 57

11 enkelte institusjons studier, organisering, særtrekk og særordninger. Med grunnlag i disse utfyllende bestemmelsen har hver av institusjonene utarbeidet et sett med arbeidsprosesser og rutiner som relativt detaljert gir retningslinjer for hvem som skal gjøre hva når og hvordan. 3. Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutiner Vi gjør oppmerksom på at stikkordene som her er gitt ikke passer særlig godt på arbeidsgruppens oppgave. Det arbeidsgruppa fram til nå har arbeidet med og sikter mot, er å sortere ut de delene av de to forskriftene som har karakter av utfyllende bestemmelser. De delene som da gjenstår deler av overordna karakter vil arbeidsgruppa sammenstille til en felles forskrift som så må bearbeides disposisjonsmessig og språklig og innholdsmessig kvalitetssikres. Etter tidsplanen skal dette skje i løpet av november. De delene som er skilt ut (utfyllende bestemmelser) vil gruppa bearbeide i to varianter en variant som gjelder studiested Adamstua og en variant som gjelder studiested Ås. Bakgrunnen for dette er at arbeidsgruppa ser det vil være nødvendig at disse utfyllende bestemmelsene er tilpasset egenartene til studiene på de to studiestedene og at de er tilpasset eksisterende infrastruktur på de to studiestedene. Fra og med 2018 ser arbeidsgruppa for seg at deler av disse utfyllende bestemmelsene kan harmoniseres. 58

12 De utfyllende bestemmelsene er grunnlag for utforming av en rekke arbeidsprosesser og rutiner. I første omgang, dvs i tidsrommet , er det, som hovedregel, naturlig å videreføre de arbeidsprosesser og rutiner som eksisterer ved de to studiestedene. Arbeidsgruppa vil imidlertid komme tilbake til områder der det allerede fra 2014 kan være aktuelt med harmonisering og samordning. Både ferdigstilling av selve forskriften og av de utfyllende bestemmelsene forutsetter at forhold vedrørende organisering, myndighetsfordeling mellom sentralt, fakultets- og instituttnivå er avklart og at spørsmål vedrørende fordeling av administrative ressurser på ulike nivåer er avklart. Dette fordi en rekke av bestemmelsene i både forskrift og utfyllende bestemmelser skal angi hvem (hvilket nivå) som har ansvar og myndighet for oppfølging. 4. Interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser Som nevnt i arbeidsgruppas mandat er utgangspunktet for felles forskrift: Forskrift om opptak, studium og eksamen ved Norges veterinærhøgskole Forskrift om opptak og studier ved Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB). Disse forskriftene danner overordnet utgangspunkt og ramme for en underskog av utfyllende bestemmelser, regler og retningslinjer. Som nevnt ser vi det som aktuelt å at disse bestemmelsene, reglene og retningslinjene videreføres fram mot 2018, dette under forutsetning at de ikke er i konflikt med 59

13 bestemmelser i selve forskriften. Om så er tilfelle, må de utfyllende bestemmelsene justeres. 5. Behov for ny kompetanse Arbeidsgruppa legger til grunn at NMBU fram mot 2018 vil legge til rette for kompetanseheving og kontinuerlig oppdatering av de tilsattes kunnskaper. Dersom NMBU organiseres på en måte som medfører at den enkelte administrative medarbeider får mer spesialiserte arbeidsoppgaver («spisskompetanse- oppgaver»), ser imidlertid arbeidsgruppa at det kan bli behov for særskilte etterutdannings- eller kompetansegivende tiltak. 6. Annet 60

14 Delprosjekt: S 2 Studie, forskning, SEVU og bibliotek Arbeidsgruppe: S 2.4 ST Opptak Rapportområde Skriv her: 1. Arbeidsoppgaver Arbeidsgruppen skal: - Utrede hvordan opptak skal foregå fra og med NOM- opptaket i Utrede hvordan lokale opptak skal foregå fra og med Vurdere oppretting av felles opptakskontor og innplassering av 2. Dagens systemer/arbeidsprosesser/ rutiner opptaksfunksjonen i organisasjonen. Ansvar for opptakene til: - Grunnutdanninger (både NVH og UMB) - 2- årige master og høyere årstrinn, (UMB) - erstatningsopptak, (NVH) - tilleggsutdanning (NVH) - praktisk pedagogisk utdanning (UMB) - enkeltemner (UMB) - erfaringsbaserte mastere (UMB) Dette inkluderer da tilrettelegging av opptakene, saksbehandling, rapportering, videreutvikling etc. I dag benyttes Felles studentsystem (FS), NVHs og UMBs publiseringsverktøy for informasjon på nettsider, Questback og Office pakken (Word, Excel, Powerpoint etc). Arbeidsprosessene er styrt av felles nasjonale regelverk og rutiner. Opptakskontoret ved UMB har et årshjul som beskriver rutinene. NVH har også ett årshjul som beskriver rutinene for de ulike opptakene. 61

15 3. Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutiner 4. Interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser De samme systemene vil også bli benyttet etter sammenslåingen. Den nye institusjonen vil få felles FS i løpet av 2014, men trolig ikke før etter at DBH- rapporteringen i februar er gjennomført. Med felles FS på plass, vil det være mulig å melde inn og saksbehandle et felles NOM- opptak for opptaket Frem til da må saksbehandlingen av NOM- opptaket foregå ved den enkelte institusjon. Fra 2015 vil det være mulig med et felles opptakskontor lokalisert på Campus Ås. Arbeidsgruppa vil imidlertid avvente med sin endelige konklusjon på dette punktet inntil selve organiseringen av det nye universitetet er nærmere fasttømret (jf. arbeidet innen delprosjektgruppe 4). Det er naturlig at et framtidig felles opptakskontor fortsatt vil være organisert under Studieavdelingen i Sentraladministrasjonen som det er ved begge institusjonene i dag Når det gjelder de lokale opptakene, så vil disse også kunne registreres i «felles FS» så snart det er på plass. At det blir lagt til to nye opptakstyper i FS (som NVH i dag har ansvaret for) etter sammenslåingen påvirker ikke opptakskontorene sine rutiner. Saksbehandlingen av de lokale opptakene vil foregå ved de enkelte Campusene frem til samlokaliseringen. Disse opptakene vil gjelde studieaktivitetene ved de enkelte Campusene og involverer fagmiljøene ved de enkelte Campusene, slik at det ikke er hensiktsmessig at de behandles av et felles lokalisert opptakskontor på Campus Ås. Forskrift om opptak til høyere utdanning. Forskrift om opptak og studier ved Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB) Forskrift om opptak, studium og eksamen ved Norges veterinærhøgskole Informasjon og regler for opptak på erstatningsopptaket. Retningslinjer for søknad om opptak til tilleggsutdanningen ved NVH 5. Behov for ny kompetanse 62

16 Per i dag kan vi ikke se at det er noe slikt behov. 6. Annet Ved oppretting av et felles opptakskontor på Campus Ås, vil det være behov for en ekstra medarbeider pga økte arbeidsmengder ved dette kontoret. 63

17 Delprosjekt: S 2 Studie, forskning, SEVU, bibliotek Arbeidsgruppe: S 2.5 ST Førstelinje Rapportområde Skriv her: 1. Arbeidsoppgaver Utarbeide serviceerklæring som definerer servicenivå, serviceomfang og tilgjengelighet for oppgaver som faller inn under områdene førstelinjetjeneste, studentinformasjon og studieveiledning Vurdere hvordan disse tjenester skal organiseres fra 2014, og skissere hvordan de kan organiseres fra 2018 Utrede hvordan studieveiledning organiseres fra Dagens systemer/arbeidsprosesser/ rutiner NVH Studie og forskningsadministrativ avdeling (SFA) har hovedansvar for studentinformasjon og studieveiledning. NVH har tett oppfølging av studentene. To studieveiledere en med dyrepleierutdanningen som studieområde og en med veterinærutdanningen som studieområde har hovedansvar for studieveiledning. I tillegg blir veiledning om utvekslingsordninger og muligheter gitt av 64

18 internasjonaliseringsrådgiver. Studieveiledningen er primært av faglig- administrativ art, dvs knyttet til konkretisering og utdyping av retningslinjer for f.eks. utdanningsplan, krav til progresjon i studiet, permisjon og studieavbrudd, utvekslingsordninger, eksamensordninger etc. Men studieveiledningen grenser også i enkelte tilfeller inn på det mer personlige området, dvs. den vil dreie seg om råd til og oppfølging av studenter med sosiale eller personlige problemer av ulik karakter. Råd om hvor studentene kan gå for å få profesjonell hjelp i slike tilfeller, er en viktig side ved dette arbeidet. Generell informasjon til studentene blir ellers gitt via nett, e- post, ved oppslag og muntlig i SFAs resepsjon. UMB UMB har organisert veiledning av studenter på 2 plan: Faglig veiledning som gis av veiledere på instituttene. Denne veiledning omfatter veiledning innen studievalg, emnevalg, delstudie i utlandet, innpassing/godkjenninger i utdanningsplan og personlige utfordringer i studiehverdagen Generell veiledning skjer på Studentenes informasjonstorg (SiT). Veiledningen på SiT omfatter studievalg og opptak, semesterregistrering og semesteravgift, intro- helg for norske studenter og introuke for utenlandske studenter, administrasjon og veiledning inne delstudier i utlandet, oppmelding, avmelding, personlige utfordringer i studiehverdagen, mottak av bachelor- og masteroppgaver, administrasjon av kvoteordningen, Yggdrasil, HEC, Eurasia, kontakt til Skat Øst, folkeregisteret, 65

19 helsevesenet, UD, karriereveiledning, karakterutskrifter, Derutover er det sentralt rutiner for veiledning om tilrettelegging i studiene og eksamen 3. Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutiner Vi konstaterer at sentrale forhold vedrørende organisering av NMBU pr i dag ikke er avklart. Eksempelvis er myndighetsfordeling mellom de ulike nivåene sentralt nivå, fakultetsnivå og instituttnivå ikke avklart, og hvor stor administrativ bemanning de ulike nivåene eller enhetene skal ha, står også åpent. Vi ser det som viktig at den faglig- administrativ studieveiledningen ved NMBU knyttes nær opp til de enheter som studentene hører hjemme ved. Dette vil kunne bety institutt som ved UMB i dag men igjen er dette avhengig av hvilken form for organisering som blir den endelige ved NMBU. Vi ser det som naturlig at generell veiledning blir gitt sentralt som ved UMB i dag (SiT). 4. Interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser NVH Forskrift om opptak, studium og eksamen ved Norges veterinærhøgskole En rekke utfyllende regler og retningslinjer. 66

20 UMB Forskrift om opptak og studier med utfyllende bestemmelser Forskrift om krav til bachelorgraden med utfyllende bestemmelser Forskrift om krav til mastergraden med utfyllende bestemmelser Forskrift for graden philosophiae doctor (ph.d.) Forskrift for graden dr.philos Forskrift om adgang til å gå opp til eksamen m.v. som privatist Retningslinjer for studenter som arbeider med masteroppgaver 5. Behov for ny kompetanse For å sikre at alle studenter får lik og kvalitetssikret studieveiledning er det behov for utvikling av felles opplæringsrutiner av alle studieveiledere innen veiledningspedagogikk, universitetets studietilbud, strategi, regelverk og rutiner. For nyansettelser bør settes det krav om utdanning på høyere nivå, kulturell forståelse og sosial kompetanse 6. Annet 67

21 Delprosjekt S 2 Arbeidsgruppe S 2-7 Effektivt støtteapparat for eksternfinansiert forskning Kartleggingen er basert på følgende faser i prosjektløpet: Proaktivt påvirkning, identifisere søknadsmuligheter, råd og veiledning i søkefasen, utforming og innsending av søknader, kontrakter og avtaler, økonomistyring, prosjektavslutning og rapportering til bidragsyter/oppdragsgiver. Gruppen har ikke tatt med fasene formidling av resultater og kommersialisering som faller inn under ansvarsområdet til andre arbeidsgrupper. Delprosess: Proaktiv påvirkning Tema NVH- rutiner UMB- rutiner Avvik rutiner/forslag oppfølging Organisering: hvor ligger ressursene i organisasjonen Aktiviteter sentralt Aktiviteter instituttnivå Rektor, avdelingsleder studie- og forskningsavd, instituttleder, forskningsgruppeleder og hos den enkelte forsker. Høringssvar til NFR, EU og andre finansieringskilder. Møter med NFR, innspill til utforming av programmer, innspill til forskningsmeldinger og andre sentrale forskningspolitiske dokumenter. Møter med næringslivet og deltakelse på møter i regi. Av Forskningsrådet. Rektor, forskningsdirektør, instituttleder, forskningsleder på instituttene, forskningsgruppeleder. Høringssvar til NFR, EU og andre finansieringskilder. Møter med divisjoner og programstyrer i NFR, innspill til utforming av programmer, innspill til forskningsmeldinger og andre sentrale forskningspolitiske dokumenter. Deltakelse på høringsmøter, høringssvar på programutkast. Enkelte institutter har årlige møter med viktige næringslivspartnere for å drøfte Må ses nærmere på. Må gjøres Kan vente X X 68

22 behov og planlegge aktiviteter Generelt Rektor, instituttledere og avdelingsleder for studie og forskningsavd. tar ansvar for å koordinere og samordne innspill til Forskningsrådet, EU. M. m. Ingen tydelig samordnet og strategisk innsats for å påvirke eller posisjonere UMB i forhold til finansieringskilder mht. satsinger, innhold i nye programmer eller deltakelse i sentrale råd og utvalg. Arbeidet p.t. ad hoc preget. Forsk.avd. ved UMB har så vidt startet et arbeid mht. hvordan UMB kan arbeide mer strategisk og proaktivt i forhold til finansieringskilder. Samt bygge gode relasjoner til disse. Dette omfatter også viktige potensielle næringslivspartnere. NMBU bør vurdere å utforme et samlet opplegg for hvordan man bør arbeide strategisk og proaktivt for å øke forskningsfinansierings - mulighetene til det nye universitetet. X Delprosess: Identifisering av søknadsmuligheter Tema NVH- rutiner UMB- rutiner Avvik rutiner/forslag oppfølging Organisering: hvor ligger ressursene i organisasjonen Vitenskapelige ansatte, forskningsledere på instituttene, forskningsgruppeledere Vitenskaplige ansatte, forskningsledere på instituttene, forskningsgruppeledere forskningsadm. (inst. og sentralt, Må gjøres Kan vente 69

23 Aktiviteter sentralt forskningsadm. Rektor, prorektor, Forskningsavdelingen sørger å spre informasjon om nasjonale og aktuelle internasjonale søknadsmuligheter. Utvalg for forskning og etikk, fordeler sentrale forskningsmidler og stipendiatstillinger m. m. Organiserer kurs i forskningsledelse. «Medarbeidersamtale» med alle forskergruppelederne. EU- rådgiver i samarbeid med VI. EU rådgiver) Hjemmeside over nasjonale og internasjonale finansierings- muligheter inkludert egen hjemmeside for EU som oppdateres jevnlig. Forskningsavdelingen sørger for hyppig informasjon om nasjonale og aktuelle internasjonale søknadsmuligheter til Forskningsnemnda (forskingsledere på instituttene) samt e- mail til enkeltforskere og forskergrupper. Man organiserer også informasjonsmøter. EU- rådgiver går rutinemessig gjennom nye utlysninger i EUs rammeprogram for å identifisere relevante søknadsmuligheter for hvert av instituttene. Aktuelle utlysninger videreformidles til instituttledelsen som videreformidler til aktuelle forskere. Forskningsavdelingen tilbyr kvalitetssikring av EU- søknader. Det foreligger en rutinebeskrivelse for kvalitetssikringen. Samordne sentral informasjon om søknadsmuligheter. Aktiviteter på Videreformidling av Videreformidling av Må ses nærmere på og X 70

24 instituttnivå Generelt søknadsmuligheter fra Instituttlederne til forskerne. søknadsmuligheter fra forsknings- ledere på instituttene og fra forsker- til- forsker. Forskere på instituttene ser ut til å ha relativt god oversikt over de viktigste finansieringsmulighetene i Norge. Tilbakemeldinger fra forskere om dublisering av informasjon om søknadsmuligheter. Forskerne ikke alltid så kjent med søknadsmuligheter i EU og fra andre internasjonale finansieringskilder. Oversikten over finansieringsmuligheter fra næringsliv og private ikke så god. kartlegges. NMBU bør vurdere å utvikle et bedre apparat for å identifisere internasjonale søknads- muligheter utenom EU. X Delprosess: Råd og veiledning i søkefasen Tema NVH- rutiner UMB- rutiner Avvik rutiner/forslag oppfølging Organisering: hvor ligger ressursene i organisasjonen Andre forskere på instituttet, forskningsadm. (inst. og sentralt), økonomiadm. (inst. og sentralt EU), kontorsjefer, 1 stilling EU Andre forskere på instituttet, UMB eller utenfor UMB, forskningsadm. (inst. og sentralt), økonomiadm. (inst. og sentralt EU), kontorsjef/adm.sjef, enhetsleder. 1 stilling EU NEI Må gjøres Kan vente 71

25 Aktiviteter sentralt rådgiver i samarbeid med VI Forsk.avd. tilbyr noe assistanse og ekstern konsulentbistand for søkning til større prosjekter i NFR (SFF, SFI mv.) og EU. rådgiver i Forsk.avd. Forsk.avd. tilbyr noe assistanse og ekstern konsulentbistand for søkning til større prosjekter i NFR (SFF, SFI mv.). Avd. gir også løpende informasjon om søknadsvilkår for sentrale utlysninger i NFR. Avdelingen tilbyr rutinemessig veiledning og assistanse til alle som søker EUs rammeprogram. Herunder ekstern konsulentbistand og kvalitetssikring av søknader samt arrangering av søkerkurs. Det foreligger en rutinebeskrivelse for kvalitetssikringen. Når det gjelder EU- søknader bør støttefunksjonene for økonomi og budsjettering styrkes. X Aktiviteter på instituttnivå Generelt De beste forskerne ser ut til å ha et godt grep om prosjektforberedelse og søknadsutforming til nasjonale søknadskilder. Instituttene har ulik praksis. Det meste av råd og veiledningen foregår fra økonomimedarbeidere mht. budsjettering og beregning av kostnader for personale, utstyr og drift. De beste forskerne ser ut til å ha et godt grep om prosjektforberedelse og søknadsutforming til nasjonale søknadskilder. Ellers kan det Må ses nærmere på og kartlegges. NMBU bør vurdere å styrke omfanget av tjenester og støtteapparatet for de store prosjektene (SFF, X 72

26 Ellers kan det variere noe. Særlig unge forskere kan ha behov for mer råd og støtte i søknadsfasen. Søknader er ofte omfattende prosesser som krever gode nettverk og kompetanse på mange felt. Innsatsen og forutsetningen for å utforme gode søknader er særlig krevende for store prosjekter, dette gjelder for eksempel NFR (SFF, SFI mv.) Støttefunksjonene for søknadsfasen for EU- prosjekter er gode bortsett fra for økonomi og budsjettering hvor kompetansen og bemanningen bør styrkes. variere noe. Særlig unge forskere kan ha behov for mer råd og støtte i søknadsfasen. Søknader er ofte omfattende prosesser som krever gode nettverk og kompetanse på mange felt. Innsatsen og forutsetningen for å utforme gode søknader er særlig krevende for store prosjekter, dette gjelder for eksempel NFR (SFF, SFI mv.) Støttefunksjonene for søknadsfasen for EU- prosjekter er gode bortsett fra for økonomi og budsjettering hvor kompetansen og bemanningen bør styrkes. SFI mv.). NMBU bør også vurdere å styrke kompetanse og støtteapparatet når det gjelder økonomistyring og budsjettering i EU- prosjekter. Delprosess: Utforming og sending av søknad Tema NVH- rutiner UMB- rutiner Avvik rutiner/forslag Må Kan 73

27 Organisering: hvor ligger ressursene i organisasjonen System: Agresso, ephorte, eventuelle andre rapporteringsverkt øy Reglement/retning slinjer for BOA. Stort sett gitt av KDs BOA- forskrift. Vitenskapelig personale og Forskningskoord., økonomiadm., kontorsjef, prosjektkontroller (EU), instituttleder. 50% EU- koord pr 1/10-12, og prosjektcontroller Vitenskapelig personale, forskningsadm. (inst. og sentralt inkl. EU), økonomiadm. (inst. og sentralt), kontorsjef/adm.sjef, enhetsleder. 1 stilling EU rådgiver Forsk. avd., og ca. 10% stilling i Øk.avd.på EU. oppfølging NEI Office og eksterne maler Office og eksterne maler Små (budsjettering i Excel/prosjektinnmeldi ng, bl.a. snitt lønnssats ulike stillinger) F20/07 (KDs rundskriv), BOA- reglementet, interne retningslinjer F20/07 (KDs rundskriv), BOA- reglementet, UMBs generelle retningslinjer Små (må tilpasses) Egeninnsats Ikke ensartet praksis Ikke ensartet praksis Ensartet rutine må utarbeides Indirekte JA kostnader, satser Kontrollhandlinger DB av totale kostnader: 11% bidrag 20% EU 25% oppdrag. Regner med å få ny modell (P- dat) på plass i løpet av 2013 Ingen (noen forsøk, men store mangler) Avhengig av prosjekttype (f. Retningslinjer for BOA ved UMB). Vurderer innføring av ny modell i løpet av Sjekkliste for enhetsledere, godkjenning av budsjett inkl. klassifisering og egeninnsats Alle søknader og innvilgede JA gjøres vente X X x x x 74

28 prosjekter til programmer på europeisk nivå skal registreres i en intern database. Det foreligger en rutinebeskrivelse for registreringen. Rutinen for registrering er ikke innarbeidet i tilstrekkelig grad slik at ikke alle søknader og prosjekter blir registrert. Delprosess: Kontrakter og avtaler Tema NVH- rutiner UMB- rutiner Avvik rutiner/forslag oppfølging Må gjøres Kan vente Organisering: hvor ligger ressursene i organisasjonen System: Agresso, ephorte, eventuelle andre rapporteringsverktøy Reglement/retningslinjer for BOA. Stort sett gitt av KDs BOA- forskrift. Vitenskapelig tilsatte, instituttledere og kontorsjefer, prosjektcontroller, adm. direktør Vitenskapelig tilsatte, administrasjonen ved enhetene, økonomiavd., jurist i Forskningsavd., enhetsleder, direktør (EU) Små (jurist ved UMB, ikke ved NVH) Arkiveres i ephorte Arkiveres i ephorte NEI - - Iht. BOA- reglementet og NVHs rutiner, NVHs standardkontrakt Iht. BOA- reglementet og UMBs rutiner, UMBs standardkontrakt for oppdragsforskning. Mal for Sammenlikne kontrakts- maler og vurdere behov for og - x - 75

29 for oppdragsforskning og bidragsforskning. bidragsforskning under utarbeidelse. Forskningsavdelingen tilbyr juridisk bistand og kvalitetssikring av kontrakter og avtaler i EU- prosjekter. oppbygging av spesialkompetanse på kontrakter og avtaler med særskilte finansieringskilder e.g. Interreg, NIH, NSF mv. Indirekte kostnader, satser Kontrollhandlinger All finansiering inkl. egeninnsats skal inkl. i kontrakt Gjennomlesing og evt. forhandlinger på instituttnivå (økonomi og faglig), unntaksvis sentral Øk.avd., alltid sentral Øk.avd. for EU- prosjekt All finansiering inkl. egeninnsats skal inkl. i kontrakt Kontroll på enhetsnivå, unntaksvis assistanse fra sentral Forskninsavd. og/eller sentral Økonomiavd. NEI - - Ubetydelige - - Delprosess: Økonomistyring Tema NVH- rutiner UMB- rutiner Avvik rutiner/forslag oppfølging Må gjøres Kan vente Organisering: hvor ligger ressursene i organisasjonen Institutter (prosjektleder, lokal øk.adm.), sentral økonomiavd. Institutter (prosjektleder, lokal øk.adm.), sentral økonomiavd. Mer sentralisert kompetanse ved NVH. Ser på konklusjonene fra UMBs A07- prosjekt. X EU- admi nistra sjon bør 76

30 System: Agresso, ephorte, eventuelle andre rapporteringsverktø y Reglement/retningsl injer for BOA. Stort sett gitt av KDs BOA- forskrift. Rutiner for håndtering BOA (oppretting, timelister, budsjettmaler, brukerveiledninger, osv.) Agresso, ephorte, Ibistic (fakturabehandling), SAP (lønn, personal, reiseregning), Matrix F20/07 og NVHs interne reglement/rutiner for BOA - Rutiner ved administrering av prosjekt - Brukerveiledning for registrering av prosjekt inkl. budsjettering (budsjett oppdateres årlig) - Prosjektrapporter i Excel (Excelerator og Access) - Tertialoppgjør - Tertialvis periodisering - Intern og ekstern Aresso inkl. prosjektmodulen og web med reiseregning, timeregistrering og fakutraattestering, ephorte. PAGA (lønn) F20/07 og UMBs interne reglement/rutiner - Rutiner ved administrering av prosjekt - Brukerveiledning for registrering av prosjekt inkl. budsjettering (budsjett oppdateres årlig) - Prosjektrapporter i Agresso web for prosjektleder - Månedlig periodisering - Intern rapportering månedlig - Ekstern rapportering (KD) per tertial - Timeregistrering i Agresso eller manuelle timelister minimum der JA, løses gjennom andre arb.grupper. NEI - - JA - sentr aliser es Prosj ektm odule n i Agres so også for NVH 77

31 Kodeverk (jfr. Regnskap/kontoplan der dette avgjøres) Indirekte kostnader, satser rapportering per tertial - Månedlig innlevering av manuelle timelister der det er påkrevet Kontoplan Prosjekttype styrer kontobruk Prosjektbasert regnskap Månedlig manuell DB- beregning det er krav om det (ulike rutiner ved enhetene) Kontoplan Prosjekttype styrer kontobruk Prosjektbasert regnskap Automatisk belastning av DB månedlig Ulik praktisk tilnærming Lik rappo rterin g Prosj ektty pe, prosj ektnu mmer serier og kostst ed, må samkj øres Egeninnsats Ulik praksis ved Ulik praksis ved enhetene på Må ses nærmere på x Blir likt ved innfør ing av prosj ektm odule n for NVH? 78

32 Kontrollhandlinger på sentralt nivå Kontrollhandlinger på lokalt nivå instituttene Matrixrapport Månedlige rapporter på Synapse (intranett) - BOA- kontroller minimum hvert tertial - EU: kontroll timelister Kontroll basert på månedlige rapporter på Synapse (intranett), tertialvis gjennomgang (ikke dokumentert). - BOA- kontroller minimum hvert tertial (ikke dokumentert) UMB Kontrollhandlinger av Øk.avd. hvert tertial (enkelte kontroller oftere). Ingen enhetlig praksis eller pålagte kontrollhandlinger. Signatur av alle prosjektledere og enhetsledere på saldo ved årsslutt som kontroll på at saldo er korrekt. - EU:kontroll timelister Må ses nærmere på Må ses nærmere på x x Delprosess: Rapportering til bidragsyter/oppdragsgiver og prosjektavslutning Tema NVH- rutiner UMB- rutiner Avvik rutiner/forslag oppfølging Må gjøres Kan vente Organisering: hvor ligger ressursene i organisasjonen System: Agresso, ephorte, eventuelle andre Vitenskapelig tilsatte, kontorsjef, økonomiavd. Agresso, Matrix, ephorte, office- pakken og/eller oppdragsgivers web- Vitenskapelig tilsatte, enhetenes adm, Økonomiavd. Iht. bidragsyters ønsker/rutiner og kontrakt. Arkiveres i ephorte. Ligger ingen NEI - - NEI

33 rapporteringsverktø y Reglement/retningsli njer for BOA. Stort sett gitt av KDs BOA- forskrift. Herunder fordeling overskudd på ulike typer institutter, virksomhetskapital Rutiner for håndtering BOA (avslutning) Kontrollhandlinger løsninger Overskudd/underskudd går i sin helhet tilbake til enhetene. Resultat påvirker virksomhetskapitalen. 10% av overskudd går til styret, 90% til enhetene. Kontrollrutiner for avslutning av prosjekter Regnskapskontroll, anleggsmidler, kontroll timelister, at alt er iht. avtale. Mangelfull kontakt mellom prosjektleder og øk.adm. kan skape feil i fremdriftsrapport maler i UMBs systemer (unntatt mal for prosjektavslutning) Overskudd/underskudd går i sin helhet tilbake til enhetene. Resultat påvirker virksomhetskapitalen. UMB kjøper ut enhetene (100% til enhetene). Kontrollrutiner for avslutning av prosjekter Avslutning iht. pkt. 5 i Brukerveiledning for registrering av prosjekt. Sjekker at saldo=0 og at det ikke er aktivert utstyr på prosjektet Mangelfull kontakt mellom prosjektleder og øk.adm. kan skape feil i fremdriftsrapport JA Må ses på nærmere Må ses på nærmere EU Iht. regelverk FP7 Iht. regelverk FP7 NEI Kompetanse innen økonomi og rapportering bør styrkes. Sluttrapportering Får tall fra øk.adm. Får tall fra øk.adm. Må få rutiner på plass x x x 80

34 økonomisk del 81

35 Delprosjekt: S 2 Studie, forskning, SEVU, bibliotek Arbeidsgruppe: S 2.8 FO Innovasjon Rapportområde Skriv her: 1. Arbeidsoppgaver Kartlegging av dagens praksis på feltet innovasjon: Sette oss inn i strategier, prosjekter og arbeidsmåter ved de to universitetene, herunder en systematisk gjennomgang av retningslinjer på feltet kommersialisering (IPR, kommersialisering, nettofordelingsreglementet (se på hverandre som ressurser og finne best practice), i gang høst 2012, ferdig juni 2013 Utarbeide en ny og felles strategi- og handlingsplan for innovasjon, herunder en kommunikasjonsstrategi, i løpet av 2013 Avklare budsjettmessige konsekvenser (ett viktig punkt: Skal vi fortsette å outsource kommersialiseringstjenester eller skal vi danne en egen Kommersialiseringsaktør) Dette må sees i nær sammenheng med prosess for næringsutvikling Campus Ås igangsatt av Akershus Fylkeskommune (oppstart ) Avklare rolle og samarbeid med andre partnere på Campus Ås, i regionen og finansiører, se også forrige punkt Arrangere Workshop Start Innovasjon : Hva kan vi lære av hverandre på feltet innovasjon og hvor kan vi hente inspirasjon, i løpet av første halvår 2013 Planlegge minst ett felles arrangement eller tiltak for felles satsning på innovasjon på NVH/UMB i løpet av høst vår 2014, med utgangspunkt i eller på tvers av noen av disse kjerneaktivitetene: - Innovasjonsarena og regionalt næringsliv - Entreprenørskap 82

36 Delprosjekt: S 2 Studie, forskning, SEVU, bibliotek Arbeidsgruppe: S 2.8 FO Innovasjon Rapportområde Skriv her: 2. Dagens systemer/arbeidsprosesser/ rutiner NVH - Kommersialisering NVH har innenfor feltet innovasjon, et konkret fokus og aktivitet innenfor kommersialisering av forskningsbaserte ideer. Arbeidet er administrativt organisert under seksjon for forskningsadministrasjon og underlagt ansvarsområdet til en av de ansatte der. Arbeidet med innovasjon er beskrevet gjennom: Har en strategi for IPR og innovasjonsarbeid ved NVH, se vedlegg 1 Har retningslinjer for IPR og innovasjonsarbeid ved NVH (Retningslinjer for rettigheter til immaterielle verdier), se vedlegg 2 NVH har etablert et eget innovasjonsråd som arbeider med beslutningsgrunnlagene for UMB UMB har operasjonalisert sitt arbeid på feltet innovasjon på tre strategiske arbeidsområder: 1) kommersialisering av forskningsbaserte ideer, 2) Entreprenørskap, 3)Næringslivssamarbeid. Arbeidet er organisert administrativt gjennom Næringslivskontoret i forskningsavdelingen som består av tre prosjektledere for de tre innovasjonsområdene. Arbeidet med innovasjon er beskrevet gjennom: UMBs strategi, side 13 Strategisk handlingsplan for forskning med tilhørende handlingsplaner for områdene Søknader på tre feltene, se vedlegg 3,4,5 Har retningslinjer for kommersialisering 83

37 kommersialisering, se retningslinjene side 3 og 4. Beslutning om kommersialiseringsvei er lagt til NVHs ledelse sammen med eiere. NVHs nettofordelingsreglement for godtgjørelse av kommersialisering: Når høgskolens direkte utgifter er dekket, deles nettoinntekten med 1/3 til oppfinner(e)/forsker(e) og 2/3 til NVHs innovasjonsråd. Disse midlene inngår i NVHs innovasjonsfond som skal forvaltes av innovasjonsrådet. Formålet med innovasjonsfondet er å stimulere og støtte opp om innovative prosjekter ved NVH, og gi NVH mulighet til å etablere selskaper Har utarbeidet skjema for innmelding og håndtering av forskningsresultater NVH har i felleskap med UMB etablert en egen samarbeidsavtale med kommersialiseringsaktøren Campus Kjeller til og med 2013 Det konkrete arbeidet med idefangst og strategisk kontakt med forskere følges opp av UMB har lagt arbeidet med beslutningsgrunnlagene for kommersialisering til Næringslivskontoret som arbeider tett med forskeren. Beslutning om kommersialiseringsvei e. g. salg, lisensiering eller oppstartselskap er lagt til Forskningsdirektøren ved UMB Endelig beslutning om opprettelse av oppstartsselskaper er lagt til Universitetsstyret UMBs nettofordelingsreglement for godtgjørelse av kommersialisering: UMB er forpliktet er gjennom US- vedtak 183/2003 ( Regler for fordeling av nettoinntekter fra næringsmessig utnyttelse av oppfinnelser ved Universitetet for miljø- og biovitenskap ) at de første kr fra nettoinntekt fra næringsmessig utnyttelse går uavkortet til oppfinner(e)/idehaver(e). Nettoinntekter utover dette fordeles med 1/3 direkte til oppfinner(e)/idehaver(e), 1/3 til hjemmehørende UMB institutt og 1/3 til UMB sentralt. Tredjedelen som går 84

38 Campus Kjeller i nær dialog med seksjon for forskningsadministrasjon NVH har ingen konkrete kulturstimulerende aktiviteter for idefangst per i dag Det konkrete arbeidet med kommersialisering følges opp av Campus Kjeller til UMB sentralt er øremerket for å brukes som enten egenkapital ved aksjekjøp eller til et fond for å stimulere til nyskaping og entreprenørskap ved UMB Har et eget skjema for innmelding av forskningsresultater som benyttes aktivt og synliggjøres gjennom nettsider, Har også en egen nettportal for næringsliv, med tilhørende sider for de tre områdene på innovasjon UMB har i felleskap med NVH etablert en egen samarbeidsavtale med kommersialiseringsaktøren Campus Kjeller til og med 2013 Det konkrete arbeidet med idefangst og kulturbyggende tiltak for stimulering til kommersialisering følges opp av UMB og prosjektleder i næringslivskontoret og gjennom prosjektet UMB Discovery. Det konkrete arbeidet med kommersialisering følges opp av Campus Kjeller i nært samarbeid med Næringslivskontoret og forsker fra idevurdering til kommersialisering (fra analysefasen og ut) 85

39 3. Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutiner NMBU: Næringslivskontoret arbeider med å stimulere til innovasjon både i forskning, utdanningen og næringsliv / forvaltning gjennom en rekke metoder; dette særlig gjennom åpne innovasjonsarenaer som Gründercamps med forskere og studenter, egne kommersialiseringscamps ( Fra forskning til business ) for forskere som ønsker å kommersialisere i kreative team sammen med investorer, næringsaktører og studenter, gjennom studentbedrift og gjennom finansieringen av små prosjekter i samarbeid med næringslivet i regionen i FoU - start programmet Å komme frem til spørsmål og avklaringer om felles organisering av innovasjonsarbeidet ved DNU. Deriblant: Felles strategi og retningslinjer for innovasjon med utgangspunkt i nodene kommersialisering, entreprenørskap og næringslivssamarbeid Kartlegge og vurdere hvilke funksjoner, hensiktsmessig organisering, ressurs- og personalbehov på området innovasjon i forbindelse med og etter fusjonen Felles handlingsplan for innovasjon fra

40 4. Interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser Komme frem til en konkret felles aktivitetsplan på feltet til nytte for både UMB og NVH Vurdere koordinering med fremtidig innovasjonssenter på Campus Ås Lenker og dokumenter: NVH om innovasjon UMB om innovasjon: Kommersialisering, Nyskaping og Entreprenørskap rettet mot næringsliv, Entreprenørskap rettet mot studenter, Tjenester innen innovasjon UMBs strategi, side 13 Strategisk handlingsplan for forskning, PhD og samarbeid med Næringsliv og forvaltning Retningslinjer for kommersialisering UMB Strategi og Retningslinjer for ipr og innovasjonsarbeid NVH, se vedlegg 1 og 2 5. Behov for ny kompetanse Viktig for den operative arbeidsmodell som UMB har i dag på kommersialisering og innovasjon for øvrig, at kjennskap og faglig troverdighet ift fagmiljøer på veterinærsiden blir ivaretatt, og at det vurderes om det i NMBU og innovasjonsapparatet bør tilsettes en person med kompetanse som kan ivareta veterinærfagene bedre når det skal arbeides med innovasjon og kommersialisering på et operativt nivå. 6. Annet I tillegg bør vi vurdere om vi allerede skal utvikle et felles utviklingsområde som kan være en faglig node innen innovasjon, eksempel akvakultur. Merk UMB setter akvakultur opp som tema på vårkonferansen

41 Delprosjekt: S 2 Studie, forskning, EVU, bibliotek Arbeidsgruppe: S 2.10 Doktorgrad ved Dnu Rapportområde Skriv her: 1. Arbeidsoppgaver Foreslå løsninger for organisering og gjennomføring av dr.- utdanninga i NMBU (omfatter ph.d.- utdanning, dr. philos, uavhengig av finansieringstype (NFR-, stats-, kvote-, NUFU-, nærings- ph.d. osv.) Kartlegge hvilke områder innenfor ph.d.- utdanninga som krever felles rutiner i Dnu. Foreslå implementering av nye rutiner 2. Dagens systemer/arbeidsp rosesser/ rutiner 3. Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/r utiner NVH Overordnet ansvar ligger under ph.d.- utvalget og utvalg for forskning og etikk Administrativt ansvar i Studie- og forskningsadministrativ avdeling Se ellers vedlegg (Studieadministrasjon UMB- NVH.doc) Noen momenter: UMB Forskningsnemnda ansvar for «forskningsdelen», Studienmenda ansvar for «studiedelen» Studieavdelingen og forskningsavdelingen delt admininstrativt ansvar En del oppgaver delegert til instituttene (forskningsutvalg evt. forskerutdanningsutvalg Se ellers vedlegg (Studieadministrasjon UMB- NVH.doc) Én ph.d.- utdanning/programmer fra Felles forskrifter og avtaleverk utarbeides. Felles forskningsetiske retningslinjer. Vitnemålsmal utarbeides. Felles nettsider? Felles doktorgradsmodul i FS og rapportering til DBH, NIFU og KD. Felles rutiner på intern rapportering (framdriftsrapportering) Felles Studentweb og læringsplattform (Fronter) Praktisk ansvar både på Ås og på Adamstua. 88

42 Delprosjekt: S 2 Studie, forskning, EVU, bibliotek Arbeidsgruppe: S 2.10 Doktorgrad ved Dnu Rapportområde Skriv her: 4. Interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser Overordnet ansvar for doktorgradsutdanning legges til ett sentralt utvalg med ansvar for forskning og doktorgradsutdanning Administrativt ansvar legges til hvilken avdeling? Må drøftes. En del oppgaver og ansvar delegeres til enhetene (eks. godkjenning av studieplaner, oppnevning av veiledere, gjennomføring av obligatoriske seminarer, praktisk gjennomføring av disputas) Rutiner for godkjenning av programmer utarbeides Veilederforum for ph.d.- veiledere videreføres i 2013, i samarbeid mellom NVH og UMB Ph.d.- programmer beskrives i tråd med nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk Opplæringsdel: Insentivordninger med mål om å etablere brede emner (kurstilbud) for doktorgradsstudenter. Felles stipendiatforum Felles kreeringsseremoni Osv., osv. NVH: UMB: Ph.d.- forskrift Mandat ph.d.- utvalget, vedlagt Mandat UFE, vedlagt Søknad og avtaleskjema, se vedlegg (skal revideres) Avtale med ekstern institusjon, se vedlegg (skal revideres) Nettsider med «all» informasjon om ph.d.- utdanning: Kurs, opplæringsdel opptak skjer via Studentweb Praktisk informasjon Studienemnd, Forskningsnemnd Ph.d.- studier («all informasjon»; forskrift, håndbok, maler, disputaser, avtaler osv.) Ph.d.- programbeskrivelser, pågående arbeid ved UMB (2012) Veilederforum for ph.d.- veiledere 89

43 Delprosjekt: S 2 Studie, forskning, EVU, bibliotek Arbeidsgruppe: S 2.10 Doktorgrad ved Dnu Rapportområde Skriv her: 5. Behov for ny kompetanse 6. Annet Om krav til avhandlingen og doktorgradsprøven, I kvalitetssystemet på NVHs nettsider finnes også ph.d.- dokument Arbeidsgruppa suppleres med en person med god kjennskap til FS- systemene. Samkjøring av FS- systemene ligger utenfor arbeidsgruppas kompetanse. Gruppa vil bruke noe tid på å studere andre universiteter og høgskolers organisering av dr. utd. (eks. UiT, UiB, HiOA) Ligger bak «skjema» (ansvarskart). Regner med å være a jour til neste frist (november) En del av prosessene over er avhengig av at organisasjons- og styringsmodellen kommer på plass (bl.a. utarbeiding av ny felles forskrift og ansvarsdeling) 90

44 Delprosjekt: S 2 Studie, forsknings, EVU, bibliotek Arbeidsgruppe: S 2.11 Forskningsdokumentasjon Rapportområde Skriv her: 1. Arbeidsoppgaver Foreslå løsninger for organisering, ansvars- og oppgavedeling vedr. forskningsdokumentasjon Vurdere og foreslå rutiner for lagring av forskningsdata (primærdata), som sikrer at forskningen kan etterprøves Det forutsettes at CRIStin benyttes som (eneste) forskningsdokumentasjonssystem 2. Dagens systemer/arbeidsprosesser/ rutiner NVH Ansvar for registrering, kontroll, godkjenning og rapportering av vitenskapelig publisering er tillagt biblioteket, i praksis er det én person som utfører arbeidet. I dag ingen rutiner eller krav om registrering av annen forskningsaktivitet enn vitenskapelige publikasjoner (NVI- kategoriene). Publikasjoner blir registrert fortløpende (manuelt) i CRIStin. Forfatteradresser: UHRs veiledende retningslinjer for kreditering av vitenskapelige publikasjoner til UMB Ansvar for kontroll og godkjenning av publikasjoner i NVI- kategoriene ligger hos biblioteket. Forskningsdirektøren er rapporteringsansvarlig. Alle instituttene har sine CRIStin- ansvarlige, som sørger for å registrere og kvalitetssikre publikasjoner og annen forskningsaktivitet. Pga UMBs interne system med økonomisk uttelling for forskningsformidling, blir en god del annen forskningsaktivitet enn vitenskapelige publikasjoner registrert i Cristin. 91

45 Delprosjekt: S 2 Studie, forsknings, EVU, bibliotek Arbeidsgruppe: S 2.11 Forskningsdokumentasjon Rapportområde Skriv her: 3. Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutiner institusjoner Ingen felles etablerte rutiner for lagring av forskningsdata NMBU: All forskningsaktivitet registreres i CRIStin Brukerstøtte (CRIStin) ytes på flere nivåer (institutt, bibliotek, forskningsavd.) i organisasjonen Forskningsavdelingen står, hovedsakelig, for løpende kontakt med CRIStin- sekretariatet Egne retningslinjer for bruk av forfatteradresser på vitenskapelige publikasjoner Primærdatalagringssystemet er UMBs ordning for lagring av forskningsdata. Forskningsdata som ligger til grunn for vitenskapelige publikasjoner og doktoravhandlinger skal lagres på egen server. Datalagringen er obligatorisk ved at systemet er koblet til UMBs budsjettmodell. Egen ordning for publiseringsstøtte til OpenAccess- publikasjoner er under etablering 92

46 Delprosjekt: S 2 Studie, forsknings, EVU, bibliotek Arbeidsgruppe: S 2.11 Forskningsdokumentasjon Rapportområde Skriv her: CRIStins prosjektkatalog bør benyttes når den er etablert, det samme gjelder CV- modulen i CRIStin. Sistnevnte kobles til NMBUs ansattsider. Arbeidsdelingen for registrering, kontroll og rapportering av vitenskapelige publikasjoner fungerer (godt) ved begge institusjoner i dag. Systemet med at ulike personer registrerer, kontrollerer, godkjenner, rapporterer representerer robusthet. Brukerstøtte (CRIStin) ytes på flere nivåer i organisasjonen. Den enkelte forsker og instituttene (fakultetene) får ansvar for korrekt registrering i CRIStin. Biblioteket får ansvar for gjennomgang, kvalitetssikring (og dermed) godkjenning av publikasjoner i NVI- kategoriene. Brukerstøtte: ved instituttene (fakultetene) og biblioteket. Forskningsadministrasjonen bør være rapporteringsansvarlig når det gjelder vitenskapelig publisering. Primærdatalagringssystemet ved UMB er under revisjon (med mål om forenkling). Den reviderte versjonen av systemet, bør kunne anvendes av NMBU. Krever involvering av forskere og IT- personer. Både NVH og UMB benyttet Forskdok som forskningsdokumentasjonssystem t.o.m. publiseringsåret Ved overgangen til CRIStin skjedde det mange feil i dataoverføringen, slik at CRIStin- poster som gjelder aktivitet i 2009 og lenger tilbake ikke er pålitelige. Det er ønskelig at disse feilene blir rettet opp, men dette er et nitidig og omfattende arbeid. Foreslås som seniortiltak ved NMBU UHRs retningslinjer for kreditering av institusjoner på vitenskapelige publikasjoner legges til grunn. Det utarbeides noen konkrete eksempler på bruk av forfatteradresser, jf.dagens retningslinjer ved UMB. 93