Dokumenthåndtering og saksbehandling

Transkript

1 Dokumenthåndtering og saksbehandling Malvik kommune November 2006

2 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Malvik kommunes kontrollutvalg i perioden september-november Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt- Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, Inger Johanne Flønes Ansvarlig forvaltningsrevisor Anne Gråberg Prosjektmedarbeider Dokumenthåndtering og saksbehandling 2

3 0 Sammendrag Revisjon Midt-Norge har på oppdrag fra kontrollutvalget i Malvik, gjennomført en forvaltningsrevisjon rettet mot dokumenthåndtering og saksbehandling i kommunen. Det ble utarbeidet slik problemstilling: Hvordan ivaretas krav til dokumenthåndtering og saksbehandling? For å svare på problemstillingen har revisor foretatt informasjonsinnhenting fra ansatte ved kommunens servicekontor, virksomhet for barnehager/barnehagene Vikhammer Vestre og Vikhammeråsen, Saksvik skole, Malvik sykehjem, Vikhammer bo- og servicesenter, Sosialtjenesten og Virksomhet for Plan, Byggesak og Landbruk (PBL). Dette er ansatte som har verv som ledere/kontorstøtte-funksjon/saksbehandlere. For Virksomhet for Plan, Byggesak og Landbruk er det i hovedsak området byggesaker som har vært gjenstand for revisjon. Informasjonen er verifisert av de ansatte. Det er gjennomført møte med kommunens ledelse og arkivleder i oppstartsfasen av prosjektet. Revisor har innhentet arkivplan, postlister, saksbehandlingsmaler, restanselister samt noen tjenestebeskrivelser fra kommunens hjemmeside. Rapporten har følgende konklusjoner: Kommunen har felles arkivplan fra 2004 og denne skal revideres. Arkivplanen skal inneholde en fullstendig og ajourført oversikt over de systemene som blir benyttet til journalføring og eventuelle andre former for registrering av saksdokument. Det er også i forskriften om arkiv nevnt viktigheten av at arkivplanen er ajourført. Kommunen har ansatt egen arkivleder som er sentral i dette arbeidet. I tillegg jobbes det med prosjektet om full-elektronisk saksbehandling. Malvik kommune har satset på arkiv og arkivarbeide. Med prosjektet vil forhåpentligvis uklarheter i forhold til enhetenes arkiveringsmåter bli ryddet opp i der dette er nødvendig. Kartleggingen og beskrivelsene i rapporten viser at arkivarbeidet og sakssystemene i kommunen er forskjellige. De fleste enhetene er komfortabel med enhetens håndtering av arkivarbeidet. Enkelte viser imidlertid til praksis i forhold til arkivoppbyggingen, uten at de har kjennskap til at dette er beskrevet i arkivplan. Dette tyder på at arkivplanen er lite kjent ute blant enhetene og kommunen bør gjøre planen bedre kjent. Kommunen bør i forbindelse med revideringen av en felles arkivplan ha en felles forståelse og oppfatning av innholdet i og bruken av postjournalene. Det bør også være ensartet praksis for journalføring på alle enheter som har krav til journalføring. Forskriften om offentlig arkiv 2-8 sier at ved journalføring på papir må en se til at journalen inneholder de opplysningene som kreves, jf 2-7 første og annet ledd. Barnehagens postjournal er etter revisors vurdering i samsvar med dette. Opplysningene i de postlister som er hentet fra K2000 er etter revisors vurdering i samsvar med forskriftens 2-7. I revideringen av kommunens arkivplan kan det settes ytterligere fokus på hva som er arkivverdige dokumenter herunder e-post. Kommunen har praksis med å sende ut foreløpig svar skriftlig når dette er nødvendig. Det viser seg også at kommunen er i kontakt med brukerne og orienterer de om saksbehandlingstid. Rapporten viser også at kommunen bør ha fokus på å innarbeide rutiner for restanseoppfølging. Utkjørte restanser viser at antall registreringer som ikke er avskrevet er veldig lite på barnehager og i rådmannens stab. Antallet øker betraktelig i PBL som bør foreta en opprydding i avskrivningene for å få frem realistiske restanser. Ut fra de saksbehandlingsprosedyrer og maler som er forvist i denne revisjonsrapporten, har ikke revisor grunn til å tro annet enn at saksbehandlingen i de reviderte enheter vil være i samsvar med lovkrav på området. Rapporten kan oppsummeres i følgende anbefalinger: 1. Arkivplanen gjøres bedre kjent i organisasjonen 2. Rutiner for restanseoppfølging utarbeides. Dokumenthåndtering og saksbehandling 3

4 INNHOLDSFORTEGNELSE 0 SAMMENDRAG INNLEDNING OG BAKGRUNN FOR UNDERSØKELSEN BAKGRUNN PROBLEMSTILLINGER, REVISJONSKRITERIER OG METODE PROBLEMSTILLING REVISJONSKRITERIER Lover og forskrifter METODE GJENNOMFØRING Avgrensninger av prosjektet REVISORS FUNN OG VURDERINGER KOMMUNENS REGISTRERINGSSYSTEM OG ARKIVORDNING Nærmere om kildene for revisjonskriteriene Revisors funn Revisors vurdering REGISTRERING AV INNKOMNE SAKER Nærmere om kildene for revisjonskriteriet Revisors funn Revisors vurderinger RESTANSEOPPFØLGING Nærmere om kilde for revisjonskriteriet Revisors funn Revisors vurdering SAKSFORBEREDELSE OG VEDTAK Nærmere om kildene for revisjonskriteriet Revisors funn Revisors vurdering HØRING KONKLUSJON OG ANBEFALINGER Dokumenthåndtering og saksbehandling 4

5 1 Innledning og bakgrunn for undersøkelsen 1.1 Bakgrunn I medhold av plan for forvaltningsrevisjon vedtatt av kommunestyret , har kontrollutvalget gitt Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS i fullmakt å bestille prosjekt Følges lovpålagte frister ved henvendelse til kommunen. Kontrollutvalget behandlet plan for forvaltningsrevisjon i sitt møte som sak 5/06. Kontrollutvalgssekretariatet har i brev av bestilt prosjektet Dokumenthåndtering og saksbehandling. (Følges lovpålagte svarfrister ved henvendelser til Malvik kommune). Det vises til at det er ønskelig at prosjektet har hovedfokus på saksbehandlingstiden (svarfrister) da bl.a. presseoppslag på manglende svar er grunnlaget for valg av dette prosjektet. 2 Problemstillinger, revisjonskriterier og metode 2.1 Problemstilling Vi undersøker følgende problemstilling: Hvordan ivaretas krav til dokumenthåndtering og saksbehandling? 2.2 Revisjonskriterier Vi har sett på hva arkivloven, offentlighetsloven og forvaltningsloven stiller som krav på området, og om de ansatte har tilstrekkelig kunnskap om registreringssystemet. Vi har også sett på saksbehandlingsbestemmelser i noen særlover. Problemstillingen belyses ved hjelp av følgende revisjonskriterier: Kommunens registreringssystem og arkivordning Registrering av innkomne saker Restanseoppfølging Saksforberedelse og vedtak. De gjeldende revisjonskriteriene blir presentert innledningsvis i kap Lover og forskrifter Lovverket Arkivloven med forskrifter Lov av 4. des 1992, nr. 126 om arkiv m.m. og forskrifter vedtatt Loven trådte i kraft Loven inneholder bestemmelser om offentlige organers arkivansvar, om Riksarkivarens rettlednings- og tilsynsansvar og om kassasjon og bevaring av arkiv. Arkivloven inneholder også bestemmelser om private arkiv. De viktigste bestemmelser for kommunen er: 1 Lovens formålsparagraf Ta vare på arkiv av kulturell eller forskningsmessig verdi og som inneholder rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjon. 2 Det er felles lovbestemmelser for offentlige arkiv, både statlige, kommunale og fylkeskommunale. 6 Arkivansvar Offentlige organer har plikt til å ha arkiv som skal være innrettet og ordnet slik at dokumenter er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid. Dokumenthåndtering og saksbehandling 5

6 7 Riksarkivaren har rettlednings- og tilsynsansvar for offentlige arkiv. Det innebærer godkjenning, inspeksjon og pålegg. 8 Riksarkivaren kan be om regelmessige rapporter om arkivforholdene i offentlige organer. 9 Riksarkivaren skal godkjenne kassasjoner av offentlig arkivmateriale. Bestemmelser i personopplysningsloven går foran denne bestemmelse, men Riksarkivaren må rådspørres først uansett. 10 Riksarkivaren kan kreve at fylkeskommunale/kommunale arkiver avleveres til Arkivverket dersom særlige hensyn tilsier det. 11 Riksarkivaren kan kreve refusjon fra avleverende organ for merkostnader arkivverket blir påført hvis arkivet ikke er i henhold til reglene. 12 Kongen kan gi utfyllende regler om arkiv. Forvaltningsloven Forvaltningsloven av med senere endringer inneholder saksbehandlingsregler som skal sikre publikum visse rettigheter: 6 Habilitet. 11 Veiledningsplikt, bestemmelser om foreløpige svar. 13 Taushetsplikt, bestemmelser om foreløpige svar. 16 En part skal varsles og gis anledning til å uttale seg før vedtak treffes. 17 Utrednings- og informasjonsplikt ovenfor part. 18 En part har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter. (Med visse unntak.) 23 Enkeltvedtak skal være skriftlige. 24 Enkeltvedtak skal begrunnes. Unntak: Ansettelsessaker. 27 Partene skal underrettes om vedtaket. 28 Enkeltvedtak skal kunne påklages. Kap VII: Utarbeidelse av forskrifter. Saksbehandlingsregler i andre særlover, spesielt forskrift om saksbehandling og kontroll i byggesaker kap VII (SAK) nr 749 Offentlighetsloven Offentlighetsloven av inneholder regler for dokumentinnsyn, bl.a. i forhold til postjournal og arkiv. Postjournal og lignende register skal være tilgjengelig for publikum. Alle brev skal registreres i postjournal, også de som inneholder konfidensielle og sensitive opplysninger. Det skal gå frem av den offentlige journalen at slike brev er mottatt eller sendt, men opplysninger utelates i henhold til den gradering saken er gitt. Enkeltsaker om barnevern, sosial omsorg, adopsjon, psykisk helsevern, umyndiggjørelse o.l. kan føres i en egen ikke offentlig journal, jfr. KGL. Res av 11. juni Kart til møter, d.v.s. fortegnelse over saker til behandling på møter som er åpne for publikum er offentlige. Publikums rett til innsyn i arkivet er ellers avgrenset til enkelte saker som må identifiseres på forhånd. Kommuneloven Lov om kommuner av nr 107 med senere endringer slår fast at kommunestyret har det formelle ansvaret for arkivordningen, mens administrasjonssjefen (rådmannen) har det praktiske og reelle ansvaret som en del av lederfunksjonen, jfr. kommuneloven Ny offentlighetslov er sanksjonert Ikrafttredelse blir enten eller Dokumenthåndtering og saksbehandling 6

7 Etter lovens 4 plikter kommunen å drive aktiv informasjon om sin virksomhet, og at forholdene legges best mulig til rette for offentlig innsyn i saksdokumentene. Kommuneloven inneholder bl.a. bestemmelser om saksbehandling, innsynsrett, møtebøker osv. Personopplysningsloven Helseregisterloven Helsepersonell-loven Pasientrettighetsloven Arbeidsmiljøloven Regnskapsloven Pliktavleveringsloven Sikkerhetsloven Dette er lover som har betydning for kommunens oppbevaring og behandling av personopplysninger, arkivrom m.v. Forskrifter og bestemmelser Forskrift av nr om offentlige arkiv. Andre forskrifter som omhandler behandling av offentlige arkiver. Arkivplan for Malvik kommune Metode For å svare på problemstillingen har revisor foretatt informasjonsinnhenting fra ansatte ved kommunens servicekontor, virksomhet for barnehager/barnehagene Vikhammer Vestre og Vikhammeråsen, Saksvik skole, Malvik sykehjem, Vikhammer bo- og servicesenter, Sosialtjenesten og Virksomhet for Plan, Byggesak og Landbruk Dette er ansatte som har verv som ledere/kontorstøttefunksjon/saksbehandlere. For virksomhet for Plan, byggesak og landbruk er det i hovedsak området byggesaker som har vært gjenstand for revisjon. Informasjonen er verifisert av de ansatte. Det er gjennomført møte med kommunens ledelse og arkivleder i oppstartsfasen av prosjektet. Revisor har innhentet arkivplan, postlister, saksbehandlingsmaler og restanselister. Videre er det innhentet noen tjenestebeskrivelser fra kommunens hjemmeside. 2.4 Gjennomføring Oppdragsansvarlig revisor for prosjektet er Inger Johanne Flønes. Prosjektmedarbeider har vært Anne Gråberg Avgrensninger av prosjektet Informasjonsinnhentingen ble påbegynt i juni 2006, men er hovedsakelig foretatt i septemberoktober. Undersøkelsen har vært rettet mot formelle forhold og rutiner i selve saksgangen og dokumentflyten, og ikke mot faglige vurderinger i saksbehandlingen. Undersøkelsen omfatter heller ikke om arkivenes oppbygging er i samsvar med arkivregelverket og personvernregisterloven. Dokumenthåndtering og saksbehandling 7

8 3 Revisors funn og vurderinger 3.1 Kommunens registreringssystem og arkivordning Nærmere om kildene for revisjonskriteriene Arkivloven av nr. 126, 1 og 6 slår fast at offentlige organer plikter å ha et arkiv, og at arkivet er innrettet slik at dokumenter er sikret som informasjonskilder både for samtid og ettertid. For øvrig er detaljbestemmelsene hjemlet i forskrifter til arkivloven. Offentlighetsloven stiller forøvrig krav om at det skal føres journal i henhold til bestemmelsene i arkivloven Forskriften om offentlige arkiv legger under henvisning til kommunelovens 23 det praktiske og reelle ansvar for arkivområdet til administrasjonssjefen. Videre skal arbeidet som hovedregel utføres av en egen enhet (en arkivtjeneste), felles for hele forvaltningsorganet, under ledelse av en arkivansvarlig. Forskriften legger videre føringer på at dagligarkivet (det aktive arkivet) skal være sentralisert så langt dette er praktisk mulig. Forskriftens bestemmelser om bl.a. journal og behandling av post og saksdokument legger føringer på dokumenthåndteringen (Forskriften av nr. 1193, 1-1, 2-1 til 2-4 samt 2-6 ff og 3-1 ff.) Forskrift om offentlige arkiv 2-2 pålegger alle offentlige organ å utarbeide arkivplan. En arkivplan er en samleplan med oversikt over arkivet og arkivarbeidet i kommunen. Forskriften sier følgende i 2-2: Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet. Det finnes for øvrig en rekke spesialbestemmelser som regulerer offentlig saksbehandling og krav til arkivering av dokumenter. Eksempler på slike er personregisterloven, pliktavleveringsloven, kulturminneloven m.v. Vi velger imidlertid ikke å gå nærmere inn på disse lovene her Revisors funn Stab/Servicekontoret Kommunen har igangsatt et prosjekt med innføring av nytt saksbehandlingssystem med fullelektronisk arkiv. Kommunen tar i bruk EDB sak- og arkiv (K2000) versjon 6.0 fra Dette er et web-basert fullelektronisk sakssystem. Dette tas i bruk fra årsskiftet, men de venter med overgangen til fullelektronisk til senere. Kommunen er selv nødt til å se på sine områder mht. rutiner og prosedyrer for å kvalitetssikre hvordan dette skal gjøres. Det skal settes ned en gruppe på hver avdeling. Arkivleder ble tilsatt i november Arkivleder har laget en prosjektplan for dette og rådmannsteamet er styringsgruppe. Arkivleder er prosjektleder og organisasjonssjef er prosjektansvarlig. Det skal trekkes inn ressurspersoner fra hele kommunen. Prosjektet styres etter PLP (Prosjektlederprosess). Opplæring i det nye systemet må til. Det er et tungvint system i dag og det nye systemet vil være mer brukervennlig. Arkivleder vil ta det meste av opplæringen selv. De fleste saksbehandlerne på rådhuset er inne i K2000. Det har vært grunnkurs og oppfriskningskurs i systemet. Alle kan opprette saker i K2000. Bare arkivet kan avslutte saker. Skole, barnehage og sykehjem er ikke knyttet opp mot sakssystemet K2000. De har eget saksarkiv samt at alle har egne spesialarkiv. (Sykehjemmet og bo- og servicesentrene er knyttet opp mot K2000). Tekniske virksomheter 2 faller stort sett utenom selv om de bruker K2000. De har egne spesialarkiv, men felles saksarkiv med resten av rådhusplassen. De registrerer sakene selv og de blir stort sett ikke skannet. 2 Tekniske virksomheter: Plan, byggesak og landbruk, Kommunalteknisk drift, FDV eiendom 1 tjenesteenhet: Brann, redning og feiing Dokumenthåndtering og saksbehandling 8

9 Pleie- og omsorg og Fysio- ergoterapi 3 bruker saksbehandlersystemet Profil. K2000 har ett felles saksarkiv og det er i tillegg mange spesialarkiv. Kommunen har felles arkivplan fra Denne skal revideres. Arkivplanen beskriver hvordan arkiv skal organiseres. Denne er godt kjent blant administrasjonene på rådhuset, men er ikke godt nok kjent ute. Kommunen holder på med å kartlegge de forskjellige arkivseriene. Arkivet har 2 ansatte i hel stilling samt at en er ansatt på teknisk. Vikhammer bo- og servicesenter Vikhammer Bo- og servicsenter organiserer tjenestetilbudet i 3 avdelinger: -Avdeling Hjemmesykepleie inkl. bofellesskap for eldre og bofellesskap psykiatri. -Avdeling Stasjonsveien 16, bofellesskap utviklingshemmede. -Avdeling Aktivitet- og rehabilitering med fysio-/ergoterapi, psykisk helsearbeid og hjelpetiltak etter Sosialtjenesteloven. Alle 3 avdelingene behandler saker i fagprogrammet Profil. Dette er et klientbehandlingsprogram som er spesielt tilrettelagt for denne type behandling ift. rapporter, personvern med mer. Iplos ligger i Profil. De har jobbet mye for å få til dette. Systemet virker veldig greit når en kjenner programmet. En kan hente ut mange opplysninger som statistikk, rapporteringer med mer. Maler ligger inne på systemet. Det er mye arbeid ved registrering, men i følge lederne er det er verdt det. Det som savnes i systemet er regneark med tanke på å fordele ressurser riktig ift. tunge brukere. Systemet har ikke brukerstøtte, men dette savnes for å kunne bruke systemet ordentlig. De benytter rådgiver hos rådmannen, men vedkommende har ikke erfaring fra saksbehandling innen området. Saksbehandlingsystemet K2000 benyttes for andre saker. Alle har tilgang til og bruker saksbehandlingssystemet K2000. Alle har rutiner for å gå inn for å se om det er kommet saker. Rutinene varierer fra daglig til en gang pr uke. Systemet brukes til personalsaker, eks. tilsettinger i avslutningsfasen. Dette brukes stort sett av virksomhetsledere. Virksomhetsleder opplever at ved jevnlig bruk læres programmet greit. Når programmet brukes sjelden, oppleves programmet vanskelig. Programmet har mange muligheter som ikke brukes. Avd. ledere mener det er et vanskelig program og at de gruer seg til å bruke det. De vet ikke om det finnes et system til for eksempelvis arbeidsavtaler, tilsettingssaker m.m. De har lite av politiske saker. Stort sett personalsaker delegert fra adm.utvalget. Når det gjelder arkiv så har de klientarkiv. Dette lagres på Vikhammer bo- og servicesenter. Det er ett klientarkiv ved hver avdeling. Hver avd. har sitt saksarkiv hvor instruksen er at dette skal sorteres etter fødselsdato. Usikkerhet om hvor instruksen kommer fra. I tillegg så har de et personalarkiv. Saker blir skannet og sendt fra rådhuset til Vikhammer bo- og servicesenter for arkivering. Avdeling hjemmesykepleie: oppbevarer arkivet i låste skap og med låst ytterdør. Arkivet er bygd opp med hengemapper med en person pr. mappe. Stasjonsveien 16: Klientarkivet oppbevares i låst skuffeseksjon. Pga. fukt ble arkivet flyttet til tilsvarende seksjon i lager i sokkel. Det er mye papirer delt inn etter hver enkelt klient. Hjemmejournal tømmes hvert halvår. Personalarkiv er samla ved Vikhammer bo- og servicesenter. Avdeling Aktivitet- og rehabilitering: Klientarkivet oppbevares i låste skap. Det er hengemapper på hver enkelt person sortert etter fødselsdato. Ved spørsmål om kassasjon svarte de slik: 3 Følgende fagområder: Malvik sykehjem, Hjemmetjeneste, Praktisk bistand og opplæring, Avlastning, Støttekontakt,Trygghetsalarm, BPA (brukerstyrt personlig assistent) Dokumenthåndtering og saksbehandling 9

10 Stasjonsveien 16: Avdelingen ryddet ved flytting. De hadde papirer fra 50-tallet. Sendte dette til rådmannen, men fikk de i retur. Uavklarte saker oppbevares i fjernarkiv. Avdeling hjemmesykepleie: Mange journaler fra lege, hjemmesykepleien, institusjoner. Usikkert om alle journaler samles på et sted når noen dør. De sitter med mye som skulle være på fjernlager og har tatt opp dette med arkivansvarlig. Ved spørsmål om de har hørt om Interkommunal arkivordning Trøndelag IKS så har virksomhetsleder hørt om dette, men det ukjent for avd.ledere. Det er enighet om at arkivarbeid er viktig og at dette arbeidet er undervurdert. Det er arbeidskrevende og det er dårlig kapasitet til dette arbeidet. De håper på et godt samarbeid med arkivlederen. Ved spørsmål om de har kjennskap til arkivplan så sier de at de har lite kunnskap om eksisterende plan. Arbeidsgruppe er satt ned og ny plan er på gang. Alt arkiv og post skal gjøres full-elektronisk. Malvik Sykehjem Sykehjemmet benytter fagsystemet Profil som er felles med hjemmetjenesten. De er også tilknyttet sakssystemet K2000. Det er bare virksomhetsleder og sekretærer som har tilgang til og bruker K2000 og Profil. De har litt for lite trening i å bruke K2000. De har tatt en del kurs i K2000. De ringer arkivleder ved behov. I forhold til arkiv så har Malvik sykehjem følgende arkiv: Ett personalarkiv og ett pasientarkiv med økonomiske og administrative saker. Arkivene er låsbare. I tillegg er det låsbart journalarkiv på pasient ute på hver avdeling. I forhold til regler om oppbevaring og kassasjon skjer dette i samsvar med retningslinjer. Ved spørsmål om de kjenner kommunens arkivplan så opplyser de at de ikke kjenner denne. En person fra område helse- og sosial i kommunen sitter i prosjektgruppe og er representant fra virksomhetene i arbeidet med fullelektronisk arkivsystem (NOARK) Personalarkivet oppbevares på sykehjemmet. Når personen slutter så sendes mappen over til rådhuset for arkivering. K2000 benyttes i ansettelsessaker. Uniqe Ansatt er et program for personaldelen. Arkivleder har vært på sykehjemmet for å bli kjent med sykehjemmets rutiner. Det opprettes en personalmappe pr. pers i K2000. Barnehager Virksomhetsleder bruker K2000, mens barnehagene har ikke dette. Programmet IST benyttes ved søknad om barnehage, opptak og registrering. Søknader og registrering foregår i rådhuset og blir ivaretatt av administrativt ansatt. Systemet ble tatt i bruk for 4-5 år siden. Det er et uavhengig program som omhandler barnehager, SFO, skole og kulturskole. IST brukes mye og inneholder informasjon om det meste, f.eks. personnummer, vesentlige opplysninger om f.eks. kontantstøtte. I systemet kan man kjøre spørringer på og har informasjon om venteliste, foresatte, 1. ønske med mer, kartotek på alle. IST er et Lukka system for disse områdene. Barnehagene har kun tilgang til informasjon om sin enhet. Det fungerer godt og er veldig standard. Hele systemet fungerer på personnummer, man legger inn saker på dette; resten følger av seg selv. K2000 brukes av virksomhetsleder på saksbehandling m.m: Godkjenning av barnehager, møter innkallinger og referatskriving, tilsyn, ansettelsessaker, saker til høring m.m. Det oppleves som et komplisert system. I kommunen drøftes det i forbindelse med full-elektronisk arkiv og saksbehandling om også om barnehagestyrere skal inn på dette systemet. Kommunen har nylig nedsatt gruppe for å se på fullelektronisk arkiv, deriblant arkivplan. De har kjennskap til kommunens arkivplan. Målet er å kvalitetssikre tjenestene til brukerne i forbindelse med saksbehandlingen. Styrerne i hver barnehage bør ha opplæring i K Dette medfører også mindre sårbarhet og mer effektivisering i saksbehandlingen hvis alle styrerne er i stand til å utføre slike tjenester. Fra blir det fullelektronisk saksbehandling i IST-extence. Foreldre må da søke barnehageplass via internett. Dette forenkler saksbehandlingen veldig. Systemet blir det samme. Det ligger en del maler i systemet som er tilpasset saksbehandlingen vedrørende barnehageopptaket. IST er også et elevregister hvor alle elever i Malvik kommune legges inn av skolene. I dag brukes IST i saksbehandlingen på barnehager. K2000 brukes i en rekke andre saker. Dokumenthåndtering og saksbehandling 10

11 Kommunen deltar i Det Digitale Trøndelag- et samarbeidsprosjekt om offentlige tjenester på internett. Omhandler implementering av interaktive tjenester. Tverrfaglig samarbeid med Stjørdal, Levanger, Verdal, Trondheim, Frosta, Steinkjer, Malvik, Fylkeskommune Nord og Sør Trøndelag og Fylkesmennene i Nord og Sør-Trøndelag. Faktura og all post som skal behandles skannes pr. i dag. Virksomhetsleder har arkiv over personalmapper. I forhold til klientmapper/barna: Arkivet inneholder alle originaler med saker på spes.ped, ressurs, godkjenningssaker m.m, alle private og kommunale barnehager og klagesaker. Styrere har egne personalmapper og egne klientmapper på barna. Dette betyr dobbelt arkiv; noe som i stor grad skyldes fysisk avstand til hoved-arkiv. Arkiv oppbevares i brannsikre låste skap på låst kontor. Når det gjelder oppbyggingen av arkiv opplyses det fra barnehagene at de ikke har merkantilt personale, styrer ivaretar denne funksjon og lager et hensiktsmessig eget system som fungerer godt. Det er mappesystem på hvert enkelt barn I forhold til kassasjon/avlevering opplyses det at det skilles på saker; barn med spesielle behov og barn uten spesielle behov. De tar vare på papirer i 10 år. Rydder ved overgang til skole. De føler trygghet på hva som skal beholdes og hva som skal kastes. Har sikkerhetsmargin ift. å ikke kaste for mye. Saksvik skole Skolen er ikke tilknyttet K2000. De bruker Uniqe til personalinformasjon. Kommunens intranett benyttes til diverse skjema, ansettelsespapirer, politiattester. Skolen bruker word i saksbehandlingen. Skolen har 3 arkivskap: Personalmappe på ansatte (Her er det en endring ved at tidligere ble disse oppbevart på rådhuset). Elevmapper, elevskap på spes. ped. rom. Her føres egen inn og ut post på hver enkelt mappe. Alle arkiv er låsbare. Skolen avgir elever til Vikhamar Ungdomskole og mappen følger eleven. Rektor har vært på arkivkurs og fått orientering om hva som skal arkiveres. Det arkiveres ikke kopier som er registrert i kommunen. Det er greie rutiner for avlevering til andre skoler, utflytting og elevmapper til rådhuset. Sosialtjenesten Sosialtjenesten benytter saksbehandlingsprogrammet Oskar i saksbehandlingen. Dette er et eget fagsystem for sosialtjenesten. K2000 brukes ikke mye. Eksempel på slike saker er skjenkebevilgninger. Fagleder har tilgang til brev utenom klientsystemet. Da mye av saksbehandlingen omhandler klienter brukes Oskar. Programmet har vært brukt siden 1991 med oppgraderinger underveis. De er fornøyd med Oskar systemet ivaretar alle sider det er behov for i jobben. Klientene er i arkivet arkivert på fødselsdato. Hver klient har hverr sin mappe og arkivet er låsbart. Det jobbes med en arkivplan i kommunen, men sosialtjenesten har ikke hørt noe. Plan, byggesak og landbruk Virksomhet for Plan, byggesak og landbruk har ansvar for planlegging/utbygging av veier, vann og avløpsanlegg. Andre saker er å administrere byggeprosesser, teknisk infrastruktur, kontraktsinngåelse/ anbud, forvaltningen av kart (lovpålagt) og digitalt planarkiv. Videre jobber de med tilrettelegging for næringslivet (søknader om tilskuddsmidler, skogforvaltning osv.). Fradelingssaker. Det er avdelingsledere for hver avdeling: -Kart og oppmåling -Plan- og byggesak -Plan- og utvikling -Landbruk Plan- og byggesak og Landbruk er selve kjernen i saksbehandlingen. Som nevnt i pkt er det i hovedsak området byggesaker som har vært gjenstand for revisjon. Dokumenthåndtering og saksbehandling 11

12 K2000 er det eneste programmet i forhold til byggesaker. Avdeling for kart og oppmåling og avdeling for plan- og utvikling har i tillegg egne fagsystem, f.eks. med kartprogram og VA-data. Mange har vært på kurs i K2000 og flere som har vært ansatt lenge har vært på oppfriskningskurs Dokumenter som skal ligge i saksarkivet til K2000 blir skannet. Bygge- og plansaker blir ikke skannet. (f.eks skal bygge hytte skannes ikke). Klagesaker anses som en byggesak skannes i noen tilfeller, alt etter hvilken sak det er. Post- og arkivansvarlig på plan, byggesak og landbruk har tett kontakt med arkivleder. Det er ulike arkiv: Eiendomsarkivet (byggesake), Gårdsarkiv (søkn. om tilskudd, alt vedr. gårdsdrift), Oppmålingsarkiv, Vedlikeholdsarkiv av kommunale bygg, Branntilsynsarkiv, eget planarkiv (reg.planer) og prosjektarkiv. Arkivplan er fra Det er et prosjekt på gang i kommunen om de skal innføre fullelektronisk arkiv. Prosjektet skal kartlegge alle saksbehandlerne, hva de gjør fra start til slutt i de ulike saker, hvilke skjema de bruker m.m. Interne rutiner for arkivføring revideres etter hvert. Saksarkivet er sentralisert fra Eiendomsarkivet ligger fortsatt hos plan, byggesak og landbruk. Det følger eiendommen hele tiden Revisors vurdering Det er innledningsvis beskrevet at arkivloven med forskrifter stiller krav til hvordan arkivet er organisert. Kommunen har et felles saksarkiv i K2000 fysisk plassert på Servicekontoret. Arkivet gjenspeiler dokumentene som finnes i K2000. I tillegg er det arkiver utenfor hovedarkivet av ulike årsaker, bl.a. egne fagsystemer. Kommunen har felles arkivplan fra Denne skal revideres. Å utarbeide/revidere en arkivplan krever arkivfaglige kunnskaper om de ulike emnene som planen skal inneholde. Arkivplanen skal inneholde en fullstendig og ajourført oversikt over de systemene som blir benyttet til journalføring og eventuelle andre former for registrering av saksdokument. Det er også i forskriften om arkiv nevnt viktigheten av at arkivplanen er ajourført. Kommunen har ansatt egen arkivleder som er sentral i dette arbeidet. I tillegg jobbes det med prosjektet om full-elektronisk saksbehandling. Malvik kommune har satset på arkiv og arkivarbeide. Med prosjektet vil forhåpentligvis uklarheter i forhold til enhetenes arkiveringsmåter bli ryddet opp i der dette er nødvendig. Kartleggingen og beskrivelsene ovenfor viser at arkivarbeidet og sakssystemene i kommunen er forskjellige. De fleste enhetene er komfortabel med enhetens håndtering av arkivarbeidet. Enkelte viser imidlertid til praksis i forhold til arkivoppbyggingen, uten at de har kjennskap til at dette er beskrevet i arkivplan. Dette tyder på at arkivplanen er lite kjent ute blant enhetene. Kommunen bør gjøre planen bedre kjent. 3.2 Registrering av innkomne saker Nærmere om kildene for revisjonskriteriet Krav til journal og elektroniske arkivsystem er omtalt i forskrift om offentlig arkiv kap II del B. Et offentlig organ skal ha en eller flere journaler for registrering av dokument i de sakene organet oppretter. I journalen skal en registrere alle inngående og utgående dokument som etter offentlighetsloven 2 og 3 må regnes som saksdokument for organet, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som informasjon. Journaler skal føres elektronisk eller på papir. Dersom journalen inngår i et elektronisk arkiv- eller saksbehandlingssystem, skal en på en enkel måte kunne hente ut og gjøre tilgjengelig de journalopplysningene som allmennheten har krav på å få innsyn i. ( 2-6) Det er ovenfor nevnt at arkivplanen skal inneholde en fullstendig og ajourført oversikt over de systemene som blir benyttet til journalføring og eventuelle andre former for registrering av saksdokument. Det er også nevnt viktigheten av at arkivplanen er ajourført. Dokumenthåndtering og saksbehandling 12

13 Innføring i journalen skal skje på en måte som gjør det mulig å identifisere dokumentet, så langt dette kan gjøres uten å røpe opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, eller som ellers kan unntas fra offentlig innsyn etter 5 eller 6 i offentlighetsloven. Ved registrering av dokument skal en føre inn følgende: a) journalføringsdato b) saks- og dokumentnummer (journalnummer i papirbaserte journaler) c) sender og/eller mottaker d) opplysninger om sak, innhold eller emne, d) dokumentets dato I tillegg skal journalen inneholde arkivkode (etter arkivnøkkelen), ekspedisjons- eller avskrivingsdato og avskrivingsmåte. ( 2-7, 1. og 2. ledd) Ved journalføring på papir må en se til at journalen inneholder de opplysningene som kreves, jf. 2-7 første og andre ledd. Statlige organ bør nytte en av statens fellesblanketter. ( 2-8) Utgangspunktet for saksbehandlingen er at saker skal forberedes og avgjøres i forvaltningen uten ugrunnet opphold. Dette følger av forvaltningsloven 10. februar a første ledd samt alminnelige prinsipper for forsvarlig saksbehandling. Den tid som går med til å ferdigbehandle en sak, vil avhenge av flere forhold, bl.a. sakens omfang og art, samt arbeidsbelastningen og de ressurser som står til disposisjon i vedkommende forvaltningsorgan. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det snarest mulig gis underretning om dette med angivelse av grunnen, og så vidt mulig også meddeles når svar kan ventes, jf. forvaltningsloven 11 a annet ledd. I saker som gjelder enkeltvedtak er det satt en uttrykkelig tidsfrist for å sende foreløpig svar. Foreløpig svar skal sendes dersom «en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt», jf. 11 a tredje ledd. Svikt i forvaltningsorganets rutiner for registrering av innkomne saker og/eller for restanseoppfølging, fører lett til «ugrunnet opphold» i saksbehandlingstiden, jf. forvaltningsloven 11 a første ledd. I forvaltningsloven 11 b er Kongen gitt hjemmel til å vedta forskrift som fastsetter frister for forvaltningens behandling av saker om enkeltvedtak samt forskrift med nærmere regler om beregning av fristene. I forskrift 8. september 2000 nr. 899 om beregning av saksbehandlingsfrister er det gitt regler om hvordan svarfristene skal beregnes. Det er foreløpig ikke, med hjemmel i forvaltningsloven 11 b, gitt forskrift om frister for forvaltningens saksbehandling. Det ble i 2003 innført tidsfrister i byggesaksbehandlingen på flere områder enn tidligere Revisors funn Stab/Servicekontoret Servicetorget henter posten selv. Den åpnes og sorteres av servicetorget. Post til barnevern, sosial og PPT åpnes ikke, bare sorteres. Noen andre åpnes heller ikke. De har liste over hvilken post som skal sorteres ut. Rådmann, organisasjonssjef og 3 kommunalsjefer ser igjennom dagens postliste og post. Som hovedregel påfører arkivet saksbehandler samt unntatt offentlighet. I de tilfeller dette er uklart gjøres dette av rådmannen/organisasjonssjef/kommunalsjefer. Deretter går postlista og post ned til arkivet som påfører saksbehandler samt unntatt offentlighet der dette kreves. Inngående dokumenter stemples med eget stempel og påføres saksbehandler, arkivsaksnummer og arkivkode. E-post skal behandles som vanlig post. Dette blir tatt opp i prosjektet for å få felles rutiner og etablere rutiner rundt omkring. Sakssystemet K2000 har mange maler liggende inne. Også foreløpig svar. Det er delvis benyttet. Arkivet må få system på bruken av foreløpig svar. Krav om postjournal følger av 2-6 i arkivforskriften. De ulike fagsystemene har tidligere ikke kunnet kjøre postlister, men nå er det lagt mer til rette. Det er bekreftet fra IKA Trøndelag at det ikke er nødvendig da dokumentasjonen ligger i mappe. Dokumenthåndtering og saksbehandling 13

14 Skole og barnehager fører manuell postjournal. Det har vært en bra gjennomgang på hvordan de skal føre manuelt. De er egne journalenheter og arkivenheter. Alle innenfor kommunen er ett felles arkiv. Alle som bruker K-2000 er en journalenhet. Hvis kopi fra andre journalenheter danner grunnlag for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon så skal kopi journalføres på kopimottakers enhet Skolene knyttes opp til K-2000 fra Da slipper de egen journal og eget saksarkiv. Skolene skal fortsatt ha spesialarkiv på elevmappe og personalarkiv. Revisor fikk postliste for perioden Vikhammer bo- og servicesenter All post til Vikhammer bo- og servicesenter skal gjennom mottak/merkantil personale og registreres inn. Mye kommer inn direkte via brukere og/eller pårørende. Henvendelser blir registrert inn i Profil. Stasjonsveien 16 sender alle saker til Vikhammer bo- og servicesenter sin ekspedisjon/merkantil for registrering. I forhold til K2000-saker skannes all post fra rådhuset og det skjer en postinnregistrering. All innkommende post til senteret sendes til rådhuset for registrering og skanning dersom det ikke skal registreres i Profil (ikke-klientsaker). Når slik post kommer til Vikhammer bo- og servicesenter, blir posten åpnet, men den blir alltid sendt videre til rådhuset. Originaldokument i personalsaker sendes til Vikhammer bo- og servicesenter for arkivering. Vikhammer bo- og servicesenter tar ikke ut postlister fra K2000. Det er merkantilt personell sitt ansvar å finne ut hvor ulike saker skal. All post som skal inn i Profil registreres så fort som mulig. Papirversjon ligger i hylla. Posten stemples daglig med mottatt, nummer, år, virksomhet, saksbehandler. Ved direkte henvendelse til hjemmesykepleien stempler de selv sakene. Det er usikkerhet om papirer er stemplet unntatt offentlighet, men all utgående post er unntatt offentlighet. Saksbehandlingssystemet er skjerma for innsyn og alt er automatisk unntatt offentlighet i Profil. De kan kjøre postlister i Profil, men dette brukes ikke. For avdelingslederne er det ikke vanskelig å skille mellom hva som skal registreres inn på K2000 og hva som skal inn på Profil. Virksomhetsleder kan ha spesielle saker som kan komme i begge system f.eks tilsynssaker. Kopi vil ligge i mappa til bruker. E-post registreres ikke inn i K2000. Det er usikkerhet om postregistreringen av dette f.eks når en får en kopi, eller når en får en mail med mange adressater. Også usikkerhet om hva som er arkivverdig post. Det er blitt sagt at e-post skal registreres. Mye av e-posten er videresending. Dette registreres ikke. Det er bevissthet om at e-post er post inn og ut. Stasjonsveien 16: Saksbehandlingen dreier seg om i hovedsak om 16 plasser. Avdeling Aktivitet og rehabilitering: Avdelingsleder og psykiatrisk helsearbeider skriver vedtak. Fysioergo skriver ikke vedtak, men har mye saksbehandling og bruker Profil. Felles rutiner for alle: Ved henvendelser opprettes sak i Profil. Alle skriver inn saker. I postjournal hakes type sak av f.eks. opprettet sak eller henvendelses sak. Ved opprettet sak fører dette til vedtak. Om ikke disse prosedyrene følges, får man restanse eller man får det igjen i rapporter. Systemet er logisk oppbygd. Systemet er ca 2 ½ år. Det hadde en trang start. Nå ser man imidlertid nytten av systemet. Systemet inneholder maler er etter hvilke tjenester som tildeles. Ved spørsmål om rutiner i forbindelse med å sende ut foreløpig svar ble det svart fra avdeling Hjemmesykepleie at kort saksbehandlingstid gjør at behovet for forhåndsvarsel ikke er tilstede. De etterstreber å gi svar innen frist. Ved spesielle tilfeller blir foreløpige svar sendt. De har maler på dette. Dokumenthåndtering og saksbehandling 14

15 Stasjonsveien 16 opplyser at foreløpige svar sendes sjelden. Vet ikke om det blir brukt maler. Det er praksis for å fange opp dette, men det kan ta litt tid fra saksbehandling til vedtak pga spesielle tjenester. Avdeling Hjemmesykepleie fatter 300 vedtak i året. Det benyttes mal som ligger i Profil. Saksgang: henvendelse fra bruker, leger, 2.linjetjenesten med mer fører til kartleggingsak eller endring med en gang. Dette fører til et vedtak begrunnet ut fra saksbehandling og vurdering. Avdelingsleder er vedtaksansvarlig. Saksbehandling foregår stort sett innen frist, og tar ikke mange dager. Klient kan få hjelp før vedtak, mao. hjelp til bruker er ikke avhengig av vedtak. Unntak fra dette er omsorgslønn. Dette er omfattende saker og tar ofte over fire uker. Det er mye dialog og kontakt, om ikke skriftlig. Vanskelige saker og utløser ofte økonomiske konsekvenser for kommunen. Det er noen klagesaker fra fylkesmann. BSS (Bruker styrte saker) er også vanskelige, men slike saker har ikke kommet til fylkesmannen. Ved endra vedtak: Henvendelse om dette fra sykepleier, bruker el. som blir fulgt opp med ny postregistrering og nytt vedtak. Alle endringer følges opp av nytt vedtak. Avdelingen har lite klager og har fått skryt for dette. Det gjelder generelt at de tar kontakt enten skriftlig eller muntlig. De kan ikke vente på vedtak før tiltak. Ved endra vedtak; inneholder dato for kontakt og hva som har skjedd. Avdelingsleder har delegert vedtaksmyndighet på sine områder. Klagesak undertegnes av virksomhetsleder som også blir kobla inn i slike saker Malvik sykehjem Post som vedrører pasienter skal registreres i Profil. Annen post registreres i K2000. Dersom det kommer brev i K2000 som skal saksbehandles av virksomhetsleder/administrasjonen, kommer det ikke opp melding i systemet. De må daglig selv inn og se i K2000 om det er nye saker der. Posten kommer enten direkte til Malvik sykehjem eller via internposten. De registrerer selv i Profil. Det går an å ta ut postliste, men de har ikke behov for postlister. Registreringsnummer føres på inngående brev som ikke skal besvares. Journalnummer føres i tillegg på brev som skal besvares. Det kommer automatisk opp journalnummer. All post stemples og påføres journalnummer dersom det skal besvares. Det fattes vedtak om langtidsplass, avlastning og kortidsopphold, eventuelt rullerende korttidsopphold. Søknadsskjema kan fås ved henvendelse til sykehjemmet eller hjemmetjenesten. De fleste søkerne er i stand til å skrive under søknaden selv. Rutiner: Søknaden registreres som innkommet. Kopi til medlemmer av inntaksteam 5 stk. Møter hver torsdag dersom det er saker å behandle. Inntaksteamet består av virksomhetsleder sykehjem, en av tilsynslegene, sykehjemmets fysioterapeut og 2 fra hjemmetjenestens avdelinger. Vedtak fattes umiddelbart. IPLOS-registrering ligger som et av grunnlagene til vedtak. Etter møtet skriver virksomhetsleder vedtaket. Dette leveres til kontoret som skriver vedtaket i Profil. Kopi til hjemmetjenesten, avdelingen, virksomhetsleder og pasientarkivet. Pasienten får original. Det fattes et vedtak uansett utfall av saken. Det står i saken hvor det kan klages. Vedtaksbrev er utformet sammen med helsetilsynet for ca 5 år siden. Det er 4-5 søknader i gjennomsnitt hver uke. Søkere som ikke får plass får vedtak om dette. De settes ikke på venteliste. Noen ganger kan inntaksteamet gi et kortidsopphold for å få vurdert funksjonsevne og omsorgsbehov til pasienten. Saken tas inn til ny vurdering. Der pasienten har behov for sykehjemsplass blir dette innvilget. Sykehjemmet har 68 plasser fordelt på 3 avdelinger. Der tildeling av plass skjer fort, f.eks ved akuttplass, kan det hende at vedtakene kommer i etterkant, men muntlige beskjeder er gitt. Det skrives alltid et formelt vedtak. Barnehager Saker som registreres i K2000 blir skannet og registrert av servicekontoret før virksomhetsleder får sakene. Søknader om barnehageplass registreres manuelt og fortløpende i IST. Systemet er basert på fødsels- og personnummer. Disse saker skannes ikke. Felles for alle dokumenter er at de stemples med saksbehandlers navn og saksnummer. Inngående post skal inn i system. Noe inn i K2000 og noe inn i IST. Det er ikke blanding mellom IST og K2000 slik at søknader blir ikke lagt inn i K2000. Dokumenthåndtering og saksbehandling 15

16 De svarer i god tid før frist. På enkeltvedtak er klagefristen 3 uker. Det er felles opptak både for private og offentlige barnehager. Hovedfristen for søknad er felles, 1. mars, men man tar inn barn hele året. Alle søkere nullstilles ved hovedopptak. De som søker om plass etter hovedfrist, blir satt på venteliste på lik linje med andre som venter. Brukerne bestemmer selv hvilke barnehager de vil ha. Postjournal i enhetene: Få saker, men alt registreres sentralt. Har eget journalark som sakene føres inn på. Postjournal for en barnehage er mottatt av revisor. Kurstilbud, generell informasjon m.m. kommer pr. e-post. Dette er ikke saksbehandling. Det kommer også intern e-post. Virksomhetsleder mener at det kommer mye e-post og en må sortere. Servicekontoret er flinke til å skille mellom vesentlig og ikke-vesentlig e-post. Ved forespørsel om ledige plasser ved mail, sendes dette til administrativt ansatt på barnehager som legger dette inn i IST. Barnehagene får noen ganger mail fra forelde om aktivitetsgrupper, referat, bilder. Det er mest telefonhenvendelser direkte til barnehagene. Barnehageopptaket er sentralt håndtert i samarbeid med styrere for de enkelte barnehagene. Saksgang på søknader: Søknader kommer sentralt, blir kopiert, 1. prioritet sendes til barnehagene, samkjøring og smidighet for å oppnå best mulig løsninger til beste for foreldre og barna. Barnehagene får kopier fra administrativt ansatt etter registrering. Foreløpige svar sendes til alle. Her står bl.a. når søknaden blir behandlet, saksbehandlingstid med mer. Systemet er enkelt og brevene er standard etter registrering. Vedtak blir gjort godt før egen frist er satt. Er usikker på frist ift. lov. Det sendes ut opptaksbrev/avslagsbrev samtidig til alle. Dette er enkeltvedtak som kan påklages. Administrativt ansatt på barnehager har øvrig saksbehandling i K2000: Dette er økonomisk moderasjon, fritak for kost, inkassosaker, tap av plass i SFO og barnehage. Oppsigelsessaker tas 1 gang pr. mnd. Det sendes ut et forhåndsvarsel til foreldre der det vises til vedtektene for barnehage/sfo. Det fattes senere et vedtak om tap av plass som kan påklages. Det blir mye saksbehandling ut av slike saker fordi flere etater kobles inn. Andre saker er skoleskyss, f.eks tvist mellom foreldre om betaling av skyss. Dette er enkeltvedtak av 1 års varighet. Skoleskyss til private skoler eller andre skoler. I saker om skoleskyss: Skolene/foreldre sender over til administrativt ansatt ved ikke kurante saker. I kurante saker saksbehandler skolene selv. Saksvik skole Post kommer til skolen. De registrerer posten selv. Posten føres inn og ut i Excel, i et system de har laget selv. Revisor fikk utskrift fra postjournal. Postjournalen settes i egen perm med datostempel og eget journalnummer. Rektor vurderer hva som skal inn på postlisten. De har postmøte 1 dag i uka. Inngående saker tas opp i postmøtet. Rektor, sekretær og inspektør deltar i postmøtet. Ved utpost legger lærerne ut brev til sekretær som registrerer i postjournal. Rektor og inspektør leser igjennom hverandres brev før de sendes ut. Ved E-post vurderer rektor hva som skal inn i journalen. Skolen har rask saksbehandling. Rektor er opptatt av at foreldre/folk utad skal få et ordentlig svar. Bruker å ringe tilbake igjen dersom ikke kan svare med en gang. Det er viktig å ha kontakt med foreldre og alle skal svares like greit. I forhold til saksbehandling så søker foreldre om permisjoner. Det fattes enkeltvedtak på spes.ped.tiltak. Det er ikke lang saksbehandlingstid. Ansatte søker permisjoner, saksbehandling i forbindelse med sykefravær. Andre typer saksbehandling er elevskader, ansatte (egne maler). Det er viktig å ha rutiner på dette. Det er også forespørsler om overnatting og eget utleieskjema benyttes. Det er også saksbehandling tilknyttet SFO, hjelpemiddelsentral, oppmelding til PPT. Skolen har egen spes.ped.ansvarlig. Alle får plass på SFO. Det gis bekreftelse på plass/endring. Ved manglende betaling er det saksbehandlere på rådhuset som saksbehandler dette. Det er laget en informasjonsperm til ansatte som oppdateres årlig. Alle rutinene til skolen skal ligge der. Informasjonskalender til foreldre er lagt ut på nettet. 1. trinn får denne. Dokumenthåndtering og saksbehandling 16

17 Sosialtjenesten De fleste søker via søknadsskjema, noen pr. brev. Dette journalføres og innregistreres i Oskar. Sakene er unntatt offentlighet. Det er mye personlig oppmøte. Saker fordeles, møte 2 ganger pr. uke. Det er faste saksbehandlere, men nye saker fordeles. Tar med liste over ubehandlede saker. Noen blir registrert dobbelt, de lukes ut. Postlista i Oskar inneholder både inn- og utgående brev. Revisor fikk eksempel på postliste. Servicekontoret fordeler posten i hylle til sosialtjenesten. All post kommer uåpnet til sosialtjenesten. All post åpnes av sekretær. Ikke alt postregistreres, f.eks. lønnsslipper og melding til a-etat. Sosialtjenesten mottar lite e-post. Noen få klienter sender på e-post men ikke mange. Når saksbehandlingstiden blir over 14 dager sendes det ut et forvaltningsbrev til klienten. Det skjer i travle tider og der det mangler dokumentasjon. Kan strekkes ut til 3 uker hvis det har vært kommunikasjon med klienten. De forholder seg til saksbehandlingsfristene i forvaltningsloven. Det fattes enkeltvedtak. Det er lite klager. Det kan forekomme f.eks. ved misforståelser. Plan, byggesak og landbruk Arkivansvarlig på plan, byggesak og landbruk henter posten i servicekontoret. De stempler posten, men kun dato. I emnearkivet (saksarkivet) så skannes alt og legges i arkivet etter K-koder. I hovedsak utføres dette av sentralt arkiv (servicekontoret). All innkommet post registreres i K2000. Det er viktig å velge riktig saksmal etter hvilken sak det er. I malene ligger de milepælene/aktivitetene som gjelder de ulike sakstyper. Virksomhetsleder leser gjennom all post tilhørende Plan, Byggesak og Landbruk. Arkivansvarlig får postmappa tilbake og legger det i saksmappene. Saksmappa på en sak følger hele prosessen. Underveis er den i det midlertidige arkivet. Arkivansvarlig legger post i en postmappe m/saksbehandler. I byggesak er saksbehandler avdelingsleder. Avdelingsleder setter på endelig saksbehandler, og endrer dette i K2000. Den som får post, får beskjed gjennom systemet når det journalføres og evt. skannes at man har fått en sak som man da finner i K2000/arkivet. Hvis dokumentene ikke skannes vil dette leveres i posthylla. Brev blir stemplet samme dag som de kommer så mottaksdatoen blir riktig. Dette blir ført/registrert i arkivet. Arkivet fører på saksbehandler som er en av lederne for de ulike avdelingene og velger mal etter sakstype. Det er arkivet som vurderer hvilken type sak det er (byggesak, plan osv.), men det kan være vanskelig noen ganger for arkivet å vite hvilken type sak det er. Kommer en sak inn som melding, registrerer arkivansvarlig den som melding, men det kan være at det egentlig er en søknad. Saksbehandler vurderer kriteriene om det er melding eller søknad og endrer i K2000 hvilken type det er. Alle saker blir registrert som egne saker, f.eks. byggesak som byggesak osv. I plansaker er alt digitalt. Det ligger papirkopier på mappen samt høringsuttalelser. De har ikke noe eget saksbehandlingssystem, men flere fagsystem som de jobber med. All saksbehandling som er i etaten er i K2000. De er opptatt av viktigheten med å få all post og spesielt e-post registrert i arkivet.. Når noe kommer på e-post, sendes det da til arkivet som oppretter det som sak eller føres på eksisterende sak. De får en del e-post som skrives ut og registreres som inngående post. Arkivansvarlig har ikke oversikt over all e-post som kommer inn til saksbehandlerne og over hva de vurderer som arkivverdig Leder for de ulike avd. får inn alle sakene, deretter har de møte 1-2 ganger pr.uke hvor sakene fordeles til saksbehandlerne. Noen saker har korte frister (f.eks en meldingssak har 3 uker svarfrist). I saker med lengre frister sendes det ut et foreløpig svar (12 ukers frist).dersom det mangler dokumenter i en søknad blir fristen utsatt. Det har skjedd at de ikke har klart å overholdt frister, f.eks. ved sykdom. Overskridelse av fristene medfører at saksbehandlingsgebyret reduseres (har ikke skjedd enda). Det er viktig at fristene overholdes da det er inntekt til kommunen. Det er veldig viktig at de hele tiden dokumenterer alt de gjør. Dokumenthåndtering og saksbehandling 17

18 De har ikke mange klagesaker. Det er flest klager på fradelingssaker. De som blir avslått administrativt kommer opp som en klagesak. Saker hvor mange skal uttale seg tar lengre tid. Kurante dispensasjonssaker trenger ikke ut på høring. Ved plansaker f.eks. må de følge med på kalenderen når det er møte i utvalget, og saksbehandlingen må planlegges ut fra det. Egne frister også i plansaker. Når en plansak kommer inn må den opp i planutvalget for 1.gangsbehandling innen 12 uker. Det er viktig for å få inn saksbehandlingsgebyrene. Deretter løper nye 24 uker før saken må opp i planutvalget igjen osv. Overholdelsesfrist kan være vanskelig å følge p.g.a. de fastsatte møtedatoene. Det har vært enklere hvis det har vært møter i planutvalget oftere eller at utleggelse til offentlig ettersyn var delegert til administrasjonen. Det er delegasjonsreglementet i kommunen som bestemmer myndighetsområdet til administrasjonen. Det ligger ikke frister i saksmaler. Det er milepælene/aktivitetene som ligger der. Eks. på saksmal er BYG-MELDING som har milepæler for meldingssaker. Revisor fikk eksempler på milepæler i meldingssak og saksgang i ett-trinns-søknad. Dokumentmaler er de word-malene de bruker for å svare på søknadene/meldingene etc. Det sendes ut foreløpig svar hvis det er en mangelfull søknad. Det er forskjellige saksbehandlingsfrister etter type sak Revisors vurderinger Revisor har satt opp en oversikt over postjournaler i en enkel tabell. Enhet K2000 Postjournal fra K2000 Servicekontor Ja Ja Vikhammer bo- og servicesenter Eget sakssystem Profil Egen postjournal Ja, men har ikke rutine for å kjøre ut postliste Malvik sykehjem Profil Ja, men har ikke rutine for å kjøre ut postliste Barnehager IST Ja, manuell Virksomhetsleder/administrativt ansatt Ja Ja Saksvik skole Nei, benytter Ja word/excel Sosialtjenesten Oskar Ja Plan, Byggesak og Landbruk Ja Ja Arkivplanen skal inneholde et fullstendig og ajourført oversyn over de systemene som blir benyttet til journalføring og eventuelt andre former for registrering av saksdokument. Kommunen bør i forbindelse med revideringen av en felles arkivplan ha en felles forståelse og oppfatning av innholdet og bruken av postjournalene. Det bør også være ensartet praksis for journalføring på alle enheter som har krav til journalføring. Forskriften 2-8 sier at ved journalføring på papir må en se til at journalen inneholder de opplysningene som kreves, jf 2-7 første og annet ledd. Barnehagens postjournal er etter revisors vurdering i samsvar med dette. Opplysningene i de postlister som er hentet fra K2000 er etter revisors vurdering i samsvar med forskriften om offentlige arkiv 2-7. Hva som er arkivverdige dokumenter herunder e-post som skal postregistreres fremgår av forskriften om arkiv 2-6. Spørsmålet om arkivverdighet stilles uansett. I revideringen av kommunens arkivplan kan det settes ytterligere fokus på dette. Funnene beskrevet ovenfor viser at kommunen har praksis med å sende ut foreløpig svar skriftlig når dette er nødvendig. Det viser seg også at kommunen er i kontakt med brukerne og orienterer de om saksbehandlingstid. Av de reviderte enheter har sosialtjenesten, hjemmetjenesten, barnehagene og Dokumenthåndtering og saksbehandling 18

19 plan- og byggesak utarbeidet maler for foreløpig svar. Hovedregelen er at dersom det viser seg at saksbehandling av en sak tar lengre tid enn 3 uker, så er saksbehandler ansvarlig for å sende og journalføre foreløpig svar. Unntak er ved enkeltvedtak som fattes innen 4 uker. Saksbehandlingsforskriften i byggesaker har særregler mht. saksfrister. Revisor har i denne undersøkelsen ikke funnet at kommunen har praksis som er i strid med denne i forhold til å sende ut foreløpig svar. 3.3 Restanseoppfølging Nærmere om kilde for revisjonskriteriet Av forskrift om arkiv 3-7, 2. ledd fremgår at det til fastsatt tid skal tas ut restanseliste. Krav til avskriving og arkivlegging fremkommer i 3-8: Når behandlingen er avsluttet og svarbrev er ekspedert, skal alle dokumentene i saken tilbake til arkivtjenesten, og det inngående brevet skal avskrives i journalen. I forhold til saksbehandlingsrutiner har sivilombudsmannen gjort undersøkelser på området og erfaringen er at forvaltningens praksis med å sende foreløpig svar, og eventuelt forsinkelsesmelding dersom tidligere angitte svarfrister ikke kan overholdes, i mange tilfeller er utilfredsstillende. Svikt i forvaltningsorganets rutiner for registrering av innkomne saker og/eller for restanseoppfølging fører lett til «ugrunnet opphold» i saksbehandlingstiden, jf. forvaltningsloven 11 a første ledd. Når en sak trekker uforholdsmessig lenge ut, oppleves det også som en trussel mot den enkeltes rettssikkerhet. Det gjelder spesielt hvis forvaltningen ikke orienterer om forventet saksbehandlingstid og eventuelle forsinkelser i fremdriften, jf. forvaltningsloven 11 a annet ledd. Gode rutiner for å sikre forsvarlig fremdrift og orientering om saksbehandlingstid er av stor betydning for tilliten til forvaltningens saksbehandling generelt. Det er derfor viktig at forvaltningen er oppmerksom på at sviktende eller manglende rutiner for oppfølging av at innkomne saker behandles i «tur og orden», kan ha uheldige virkninger for tillitsforholdet mellom forvaltningen og borgerne langt ut over den enkelte sak. Forvaltningsorganenes ledelse og administrasjon må derfor ta sitt ansvar alvorlig også når det gjelder å påse at organet har saksbehandlingsrutiner som sikrer at behandlingstiden og orienteringen om denne i den enkelte sak er i samsvar med forvaltningslovens regler og kravene til god forvaltningsskikk. Der hvor forholdet mellom sakstypene, tilgjengelige ressurser og arbeidsmengde gjør det nødvendig å differensiere og prioritere saksområder og/eller sakstyper, er det også viktig med en løpende vurdering av om den til enhver tid gjeldende prioritering er i overensstemmelse med de alminnelige prinsipper for forsvarlig saksbehandling. Forskrift om saksbehandling og kontroll i byggesaker (SAK) ( nr 749) kap. VII. omhandler kommunens saksbehandling og har bl.a. krav til frister i saksbehandlingen. Veiledning til forskrift om saksbehandling og kontroll i byggesaker (SAK) gir nærmere veiledning til saksbehandlingen. Tidsfristene i SAK 23 gjelder kun saker hvor tiltaket er i samsvar med bestemmelser gitt i eller i medhold av plan- og bygningsloven. For byggesaker der det søkes dispensasjon, gjelder 12 ukers fristen. Fristene gjelder likevel ikke dispensasjonssaker som gjelder arealplaner. Ikke alle frister medfører rettsvirkninger ved overskridelse. Dokumenthåndtering og saksbehandling 19

20 Revisor har satt opp i en enkel tabell oversikt over tidsfrister i saksbehandlingsforskriften 23. Tidsfrister i byggesaker m.m annet er avtalt SAK 23 Forhåndskonferanse innen 2 uker Meldinger innen 3 uker Driftsbygning 3+3 uker Konsekvens: Kan igangsettes Meldinger innen midlertidig eller transportable Pbl 85 og 86b 3 uker Konsekvens: Kan igangsettes. Obs! 85 MÅ ha samtykke Søknader Ett-trinns Rammetillatelse 12 uker 12 uker Forlengelse begrenset mulig Konsekvens: 25% rabatt påbegynt uke Igangsetting 3 uker Konsekevns: Ingen Enkle tiltak 3 uker Konsekvens: Tillatelse gitt Andre myndigheter 4 uker. Kan forlenges Konsekvens: Ingen. Kan ikke få tillatelse Midlertidig brukstillatelse 1 uke Konsekvens: Brukstillatelse gitt, men må samsvare med reglene Ferdigattest 2 uker Konsekvens: Ingen Klagesaker Til fylkesmannen Utsatt iverksetting 6 uker 6 uker Konsekvens: Ingen Kommunen har ansvar for å behandle sakene innenfor de fastsatte fristene. For søknad løper behandlingsfristen fra søknaden mottas i kommunen og til vedtak er sendt. Fristen omfatter tid for journalføring, arkivbehandling, saksbehandling og ekspedisjon. Om en kommune regelmessig ønsker å behandle søknader i politisk organ gis det ikke tillegg i behandlingsfristene for dette. Kommunen må enten øke delegasjonen til administrasjonen, eller innføre særdeles hyppige politiske møter. Fristene gjelder også for søknader som ikke er komplette eller inneholder feil. Men her kommer nødvendig tid til å innhente supplerende opplysninger, eller til å få rette feil, i tillegg til fristen. Søknadene skal være fullstendige før fristen løper Revisors funn Stab/Servicekontoret Det er ikke rutiner for å kjøre ut restanselister fra K2000 sentralt. Kommunen må få på plass rutiner om dette i løpet av året. Tidligere ble dette kjørt 1 gang pr. mnd, enten til saksbehandler eller til avdelingen. Prosjektet skal også se på dette. Arkivleder er usikker på om det går an å kjøre restanselister i fagsystemene. Arkivleder har 2 ganger kjørt ut rapport til alle saksbehandlere i K2000. Hun har prøvd å følge opp dette. Dette er en annen type restanseliste da den gir oversikt over ikkeavskrevne dokument på hver saksbehandler. Det går ikke an å kjøre rapporter på saksbehandlingstid i byggesaksmodulen i K-2000 i forhold til fristene i plan- og bygningsloven/saksbehandlingsforskriften. Mer om restanser i K-2000: Hver virksomhet og hver tjenesteenhet er en avdeling. Kommunen startet med ny produksjonsbase i arkiv. Dette førte til et skarpt skille i arkivet. Dokumenthåndtering og saksbehandling 20