Generell innføring i Cordel

Transkript

1 Generell innføring i Cordel

2 Generell innføring i Cordel Uten skriftlig tillatelse fra System-Konsult AS er det ulovlig å kopiere programmet eller håndboken. Innholdet i håndboken kan endres uten varsel og er ikke bindende for System-Konsult AS. Alle henvisninger til firmanavn, titler, navn og andre data som er brukt i eksempler, er oppdiktede. Denne brukerhåndboken og programvaren som beskrives i den, leveres på lisens i henhold til lisensavtale. Lisensavtalen er obligatorisk så lenge programmet er i bruk. Oppsigelse skal skje skriftlig og senest 1 måned før utløpet av inneværende avtaleperiode. System-Konsult AS er ikke ansvarlig for tidsforbruk eller driftstap som kan oppstå som følge av feil/mangler i programvaren, mangelfull sikkerhetskopiering, feilaktig bruk, manglende opplæring, eller evt. feil og svakheter i det datautstyret som programmet kjøres på. Tap/rekonstruksjon av data dekkes heller ikke av lisensavtalen. Kjøper har full bruksrett over programmet så lenge lisensavtalen er gyldig, men ingen eiendomsrett. Bruksretten kan ikke overdras til andre. Eiendomsretten tilhører System-Konsult AS, Postboks 7618 Spjelkavik, 6022 Ålesund. Det tas forbehold om endringer i betingelsene. Skrevet: Juli 2005 i Ålesund Utgiver... System Konsult AS Forfatter... Erik Furnes Boken er skrevet med verktøyet... Help & Manual fra EC Software Trykket av... Hatlehols AS Cordel er utviklet i... Borland C++ Builder Professional... og bruker databasen... RDM Embedded 6 fra Birdstep Technology

3 1 Innhold Innholdsfortegnelse Kapittel 1 Introduksjon Kapittel 2 Installasjon og oppdatering Veiledning... ved første gangs installasjon 11 2 Veiledning... ved oppgradering 13 3 Innlogging Systemlisens Kjøp av nye... moduler 18 5 Registrere... arbeidsstasjon 18 6 Samspill... med antivirus-programvare 19 Kapittel 3 Bli kjent med ditt nye arbeidsmiljø 25 1 Menysystem Registerområdet Definere... "Min meny" 26 4 Systeminformasjon Skrifttyper... (fonter) 29 Slik definerer... du skrifttyper 29 6 Standard... tekster 30 Kapittel 4 Definere brukere og tilgang 35 1 Brukerinfo Tilgangskontroll Referanse-nummerering Skjermbilde-oppsett Kommunikasjon Kapittel 5 Definere skrivere og fax 43 1 Definere... skrivere 44 2 Definere... fax 46 Kapittel 6 Registre 51 1 Betjening... av registre 52 2 Kolonnevalg... og rekkefølge 53 3 Standardfunksjoner Lage og endre... data 54 Redigere... med TabEdit 57 Slette data Søkefunksjoner Spørrefunksjoner... (filter) 60 Definering... av utvalg 61 Sortering... av filter 63 Aktivering... av filter 63 Utskrift... 64

4 2 Generell innføring i Cordel Import/eksport Eksport til... tekstfil 65 Formatet fast... kolonnebredde 65 Formatet semikolon-separert Formatet tabulator-separert Eksport til... Cordel-database 67 Import fra... tekstfil 69 Import fra... Cordel-database Kapittel 7 Rapporter 1 Noen begreper Rapporttyper Hvordan... lese inn standarddefinisjoner 76 4 Lage og endre... rapporter 77 5 Utvalg/sortering Skriver-valg Velge skrifttype... og bakgrunnsfarge 78 8 Kolonne-oppsett Layout Rapportinnhold Gruppe Felt/Tekst/Grafikk Standard... rapportinnhold Aktivere utskrift... til skriver, skjerm, fax og epost 85 Kapittel 8 Metoder - et grunnleggende begrep 91 1 Hva er en... "metode" i Cordel? 91 2 Hvordan... definere metode 91 3 Kolonneoppsett... i spesifikasjoner 94 4 Konfigurere... uke/dato-felt 95 5 Egendefinerte... felt i spesifikasjoner Kapittel 9 Flere språk og valuta 1 Definere... land, språk og valuta 99 2 Registrere... valuta direkte på kunden via kunderegisteret 99 3 Vareregister... på annet språk Bruke språk/valuta... i spesifikasjoner Utskrift... av spesifikasjon på annet språk 100 Kapittel 10 Spesifikasjoner - en grunnleggende innføring Plukke varer,... timer, pakker Fritekst Kopiere Avsnitt Lagre avsnitt Slette hele... avsnitt eller bare avsnittssummen Blokk

5 3 Innhold Flytte et... område 111 Kopiere... et område 111 Slette et... område 111 Avsnittsmarkere... et område 111 Justere et... område 112 Oppdater... et område 112 Angi eller... endre påslag på et område 112 Angi eller... endre rabatt på et område Velge kolonner Totaler Utskrift... av spesifikasjoner 114 Utvalg/Sortering Totaler Detaljnivå Brevtekst Kapittel 11 Tillegg I: Egendefinerte felt i registre Spørring... mot menyfelt 119 Kapittel 12 Tillegg II:Datasikkerhet og feilretting 123 Kapittel 13 Tillegg III:Feilkoder Programfeil Systemfeil Alfabetisk indeks 139

6

7 Kapittel 1 ORDEL Cmodulbasert datasystem Introduksjon

8

9 Introduksjon 1 Introduksjon Gratulerer med ditt valg av Cordel! Denne lille boken er ment som en starthjelp for deg som ikke kjenner systemet på forhånd, og vi håper den vil bidra til å gi deg en så "myk" start som mulig. Cordel er et omfattende dataprogram, men alle deler av systemet er laget rundt samme mal og med et gjennomført likt brukergrensesnitt. Selv om denne boken ikke gir noen detalj-informasjon om alle moduler og funksjoner, vil den likevel gi deg en viktig basis for å jobbe videre med systemet. Det antas at du har grunnleggende kunnskaper om datamaskinen og hvordan du bruker den, inkludert hvordan du bruker musen og tastaturet. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du gjør dette, ser du i dokumentasjonen til Windows. Symbolforklaring I denne boken finner du følgende symboler brukt: 7 betyr at det gjelder en tast på tastaturet. 7[F3] betyr altså funksjonstasten F3 på tastaturet. 8 betyr en knapp på skjermen. Når det står 8[Avbryt], betyr det at du vil finne en knapp med teksten Avbryt på skjermen. Svært ofte vil knappene også ha en hurtigtast (tastekombinasjon) og denne vil da være en del av knappens tekst. Vær også oppmerksom på at dersom knappen har en bokstav som er understreket (f.eks. [Kunderegister]), så kan knappen velges ved å holde nede tasten [Alt] mens en trykker på den bokstaven som er understreket (i vårt eksempel [ALT+K]). 0 betyr et skilleark på skjermen. Når det står 0[Jobb], betyr det at i nåværende vindu vil du finne et skilleark med teksten Jobb. G betyr at det følger en viktig detalj eller et tips som det er lurt å være oppmerksom på. Tipset vil stå inne i en skravert blokk. betyr sidehenvisning (i dette tilfellet altså "se side 49"). Elektronisk hjelp Den detaljerte hjelpeinformasjonen er tilgjengelig som elektronisk hjelp, og du får den fram ved å trykke på tasten 7[F1], eller klikke på knappen 8[Hjelp] der den er tilgjengelig. Cordel er et system som er i kontinuerlig utvikling, og det er en umulig oppgave å lage trykte manualer som til enhver tid er oppdatert. Den elektroniske hjelpeinformasjonen skal være oppdatert, og har i tillegg den store fordel at du kan søke etter stikkord og begreper i den. Oppdaterte hjelpefiler installeres når du installerer fra en Cordel-CD, og kan også hentes ned via våre WEB-sider. Gyldighet Denne boken beskriver systemet til og med versjon 5.4. Senere versjoner vil på noen områder kunne avvike m.h.t. utseende og funksjonalitet. 7

10

11 Kapittel 2 ORDEL Cmodulbasert datasystem Installasjon og oppdatering

12

13 Installasjon og oppdatering 2 Installasjon og oppdatering 2.1 Veiledning ved første gangs installasjon Vi skal i dette kapittelet se hvordan en installerer Cordel første gang. Dette skjer via en Cordel-CD. Sett i CD'en, og vent noen sekunder til installasjonsprogrammet starter opp automatisk. G Dersom installasjonsprogrammet ikke starter automatisk, klikker du på Windowsknappen 8[Start] (som oftest nederst til venstre på skjermen). Deretter klikker du på [Kjør], og deretter 8[Bla gjennom]. Bla deg til stasjonen for CD, dobbeltklikk på fila SETUP.EXE. Installasjonsprogrammet skal nå starte. Trinn 1: Informasjon Åpningsbildet inneholder litt informasjon om installasjonsprogrammet. Klikk på 8[Neste] for å gå videre. Trinn 2: Disk/mappe Her skal du velge hvilken disk og mappe systemet skal installeres i. Du kan angi dette manuelt, eller du kan bruke tre-strukturen for å bla deg fram til ønsket område: Når du har angitt ønsket område, velger du 8[Neste] for å gå videre. Trinn 3: Snarvei Installasjonsprogrammet kan lage en snarvei til programmet, og på dette trinnet får du presentert noen alternative plasseringer. Det mest tilgjengelige er under startmenyen i Windows. Uansett hvilket program du er inne i, vil du alltid ha Windows sin Start-knapp tilgjengelig (som oftest nederst til venstre), og Cordel vil da være tilgjengelig i den menyen som kommer opp idet du klikker på Start-knappen. Du kan selvsagt lage en snarvei på den manuelle måten. Programfila heter SKW.EXE, og aktiv mappe skal være Cordel-mappen. G Du kan også aktivere Start-menyen i Windows ved å trykke 7[Ctrl+ESC] Klikk på 8[Neste] for å gå videre. 11

14 12 Generell innføring i Cordel Trinn 4: Flerbruker? G Det kan være at du på dette trinnet får fram et vindu der du skal velge bransje. Cordel er skreddersydd for flere ulike bransjer, og vanligvis får du en CD tilpasset den bransjen du tilhører. I motsatt fall: Velg din bransje, og gå videre. Cordel kan kjøres som enbruker eller som flerbruker. Enbruker-installasjon betyr at bare en kan være inne i systemet om gangen. Dersom en bruker prøver å gå inn på systemet mens en annen bruker allerede er inne, vil en få en feilmelding og bli kastet ut. Denne sikkerhetsmekanismen skal en derimot ikke stole blindt på, så derfor bør en kjøre systemet i flerbruker-modus dersom flere skal benytte det. Dersom systemet skal kjøres i flerbruker-modus, har du to alternativer: Flerbruker (TCP/IP) kan brukes i alle typer nettverk, og er vanligvis å foretrekke. Et lite program som heter Lock Manager installeres på en av arbeidsstasjonene i nettverket, eller på serveren dersom en har NT-nettverk (Windows 2000/NT/XP). Dersom du velger dette alternativet, får du åpnet boksen Installere Lock Manager på denne maskinen. Setter du kryss her, vil Lock Manager startes som en tjeneste (NT-service) dersom maskinen kjører Windows NT/2000/XP, eller i et DOS-vindu dersom maskinen har Windows 9X. Flerbruker (Novell TTS) kan kun benyttes dersom du kjører i et Novell-nettverk. Fordelen med denne er at en ikke trenger å kjøre et eget Lock Manager program for å håndtere flerbruker-mekanismen. Alt håndteres av Novell-serveren selv. Bakdelen er at en ikke har et eget konsoll-program for å overvåke brukerne, og en må også passe på at en del parametre er satt korrekt på Novell-serveren. Kontakt System Konsult for nærmere veiledning angående dette alternativet. G Etter at systemet er kommet i drift, kan du endre en enbruker-installasjon til flerbruker (og omvendt) når du måtte ønske det. Avsnittet Innlogging 14 gir en nærmere beskrivelse. Klikk på 8[Neste] for å gå videre. Trinn 5: Sammendrag Dette er siste trinn i installasjons-prosedyren. Sjekk at alle valg er i henhold til dine ønsker. Velg 8[Forrige] dersom du vil korrigere noen av valgene som er gjort, eller 8[Installér] for å starte selve installasjonen. Filer kopieres fra CD'en, og du ser framdriften på skjermen. Du kan starte systemet ved å svare Ja på spørsmålet om du vil starte Cordel nå, eller starte det ved å klikke på snarveien som er laget.

15 Installasjon og oppdatering 2.2 Veiledning ved oppgradering Oppgradering av eksisterende Cordel-installasjon kan skje ved at du henter ned en installasjonsfil via vår Internett-side får tilsendt en installasjonsfil fra en av våre kundekonsulenter får tilsendt en Cordel-CD. I det siste tilfellet vil en, i tillegg til å få siste versjon av programvaren, også få mulighet til å oppdatere en del standard-registre (pakker, varer, akkorder, etc). Start installasjonsprogrammet (SETUP.EXE). Dersom du benytter en Cordel-CD, skal dette starte automatisk noen sekunder etter at du har satt i CD'en. G Dersom du har en flerbruker-installasjon, må du være sikker på at alle brukere er ute av systemet før du starter oppgraderingen. Trinn 1: Informasjon Åpningsbildet inneholder litt informasjon om installasjonsprogrammet. Klikk på 8[Neste] for å gå videre. Trinn 2: Disk/mappe Her skal du velge hvilken disk og mappe der systemet er installert. Du kan angi dette manuelt, eller du kan bruke tre-strukturen for å bla deg fram til ønsket område. Du kan også benytte knappen 8[Finn Cordel] for å lete etter din Cordel-installasjon ved hjelp av snarveiene på din arbeidsstasjon. Den vil søke etter en snarvei som peker til programfila SKW.EXE. Vær oppmerksom på at denne søkingen kan gi visse feilmeldinger på grunn av at du har slettet programmer uten at snarveiene til disse programmene er slettet. Ignorér disse meldingene. Trinn 3: Snarvei Snarvei til Cordel har du sikkert fra før, så her kan du gå videre med en gang. Trinn 4: Velg bransje Når du installerer fra en Cordel-CD, vil dette trinnet vanligvis ikke være synlig, da en sender ut CD'er som er skreddersydd den bransjen du tilhører. Hvis dette trinnet er synlig, vil tidligere valgt bransje være merket, og du klikker straks 8[Neste] for å gå videre. Trinn 5: Flerbruker? Det er sjelden du vil ha behov for å endre noe på de eksisterende innstillingene her. Se i tilfelle under trinn 4 i Veiledning ved første gangs installasjon. Klikk på 8[Neste] for å gå videre. Trinn 6: Sammendrag Dette er siste trinn i installasjonsprosedyren. Sjekk at alle valg er i henhold til dine ønsker. Velg 8[Forrige] dersom du vil korrigere noen av valgene som er gjort, eller 8[Installér] for å starte selve installasjonen. Filer kopieres fra CD'en, og du ser framdriften på skjermen. Du kan starte systemet ved å svare Ja på spørsmålet om du vil starte Cordel nå, eller starte det ved å klikke på snarveien som er laget. 13

16 14 Generell innføring i Cordel Database-oppgradering Dersom det kun er gjort endringer i programkoden i forhold til din tidligere versjon, vil du ikke merke noen forskjell idet du starter opp systemet. Dersom det i tillegg er gjort endringer i database-strukturen, vil du få fram følgende spørsmål (versjonsnumrene vil selvsagt være annerledes): Svar 8[Ja] for å gå videre. Cordel vil da aktivere et program som vil foreta oppgraderingen: Alle felter er korrekt utfylt, så du kan straks velge 8[Start] for å starte oppgraderingen. Programmet vil starte med å ta en sikkerhetskopi av databasen. Tiden det tar å oppgradere databasen vil avhenge av hvor mye data som finnes i den. Er det en stor database i et nettverk, kan det være lurt å kjøre oppgraderingen direkte på den maskinen der databasen ligger, slik at en reduserer nettverkstrafikken og dermed tiden det tar å oppgradere. Etter at oppgraderingen er ferdig, velger du 8[Avslutt] for å returnere til Cordel. Oppdatering av standardregistre og definisjoner Dersom du oppgraderer fra en Cordel-CD, kan du få spørsmål om du ønsker å oppdatere standardregistre (pakker, varer, akkorder, etc). Har du registrert nye poster i disse registrene, vil de ikke bli slettet, men de vil bli overskrevet dersom du har brukt koder som også er brukt i standardregistrene som finnes på CD'en. Svar 8[Ja] for å importere. Du kan også kjøre importrutinene manuelt senere. Du kan også få spørsmål om du ønsker å oppdatere utskrifter, egendefinerte felt, med mer. Dersom du svarer Ja på dette spørsmålet, vil det medføre at de endringer du har gjort i systemet blir overskrevet. Svar Nei dersom du ønsker å beholde de innstillingene som du har gjort. 2.3 Innlogging Når du starter opp systemet, får du fram et vindu for innlogging. Kun feltene for brukers initial og passord vil være åpne. De øvrige feltene skal være satt av installasjonsprogrammet, og er sperret.

17 Installasjon og oppdatering G Dersom en ønsker å hoppe over innloggingsbildet, kan en oppgi brukers initial og passord direkte i snarveien til programmet. Dersom initial er EF og passord er HYSE, kan en tilføye strengen /bef /physe Vær oppmerksom på at en da løper en risiko for at alle som har tilgang til maskinen også kommer inn i din Cordel database. Oppgi brukers initial og passord. Små eller store bokstaver spiller ingen rolle, og tegnene i passordet vises som stjerner idet du taster inn. Dersom databasen er tom, bestemmer du selv hva verdiene skal være. I motsatt fall, sjekker system om det finnes en bruker med denne initalen i databasen, og om passordet korresponderer med det som ligger lagret på brukeren. Du får 3 forsøk på å oppgi korrekt passord. Skifte database-modus De to feltene nederst i vinduet kan åpnes ved at du sletter fila SS.CFG, som ligger i Cordelmappen. Dette kan være tilfelle dersom du ønsker å gå over fra enbruker til flerbrukermodus, eller at Lock Manager blitt flyttet til en annen maskin i nettverket. Feltet Databasemodus kan ha følgende verdier: Modus Forklaring Enbruker Bare en bruker kan benytte systemet om gangen. Dersom en bruker prøver å starte systemet mens en annen er inne, vil han få en feilmelding (-940) og bli kastet ut. Sjelden i bruk. Systemet vil knytte seg opp mot Lock Manager, og få tilgang til databasen dersom ingen andre brukere er inne. Når brukeren er inne, vil ingen andre få anledning til å gå inn i databasen før brukeren logger ut av systemet. Den vanligste måten å kjøre i flerbruker-miljø på. Se nærmere forklaring under avsnittet Trinn 4: Flerbruker side 11 Kun tilgjengelig dersom du har mottatt en versjon av Cordel som er beregnet for Novell Netware. Se nærmere forklaring under avsnittet Trinn 4: Flerbruker side 11 Ikke alltid et tilgjengelig valg. En veldig treg modus, og skal kun brukes i nødstilfeller. Behøver ingen Lock Manager, og all flerbrukerhåndtering skjer via en fil. Enbruker (Eksklusiv) Flerbruker (TCP/IP) Flerbruker (Novell TTS) Flerbruker (Generell) Vanligvis vil flerbruker-modus via TCP/IP være å foretrekke. Da må du huske å oppgi rett 15

18 16 Generell innføring i Cordel IP-adresse i feltet Lockmanager-navn. IP-adressen skal være til den maskinen der Lock Manager kjører. NB! I tillegg til å slette fila SS.CFG, må du også slette filene RDM.TAF og VISTA.TAF hvis de finnes. Ingen andre filer må slettes! 2.4 Systemlisens Cordel er beskyttet ved at en installasjon må ha en gyldig lisensnøkkel for å fungere. Når du logger deg inn på systemet første gang, vil ikke systemet finne riktig systemlisens, og du får derfor servert følgende spørsmål: Svar 8[Ja], og du får fram et vindu der du kan legge inn lisens. Lisensinformasjonen må legges inn likt med det som er registrert i System Konsults egen lisens-database. Derfor må dette må gjøres i samarbeid med en av System Konsults kundekonsulenter, eller i samsvar med utskrevet lisens-informasjon som du får tilsendt fra System Konsult. NB! Det er særdeles viktig at du er nøyaktig med å legge inn rett lisens-informasjon, ellers vil lisensnøkkelen bli underkjent. På første skilleark legger du inn firma opplysninger. I vinduet ovenfor finner du en ring rundt de feltene som er viktige for å få en rett lisensnøkkel. Gå videre til neste skilleark ( 0[Installerte moduler]) når du er ferdig med firma opplysningene.

19 Installasjon og oppdatering Her merker du av hvilke moduler du har kjøpt av programmet. Dersom du merker av flere eller færre enn det du skal, vil lisensnøkkel bli underkjent. Dersom du har kjøpt lagermodulen, må du passe på å angi om det gjelder bare varetelling eller komplett lagerstyring. Gå videre til siste skilleark ( 0[Passord for systemlisens]) når du har merket av modulene. I siste skilleark legger du inn antall brukere, kassepunkt, ny dato for når lisens utløper, og den lisensnøkkelen som du har fått oppgitt fra System Konsult. Klikk til slutt på 8[Lagre] for å lagre lisens-informasjonen. Dersom lisensnøkkelen blir underkjent, får du en feilmelding, og du må gå over lisens-informasjonen på nytt. 17

20 18 Generell innføring i Cordel Kjøp av nye moduler Det er veldig enkelt å kjøpe nye moduler av systemet. Når System Konsult har fått bekreftet at du har betalt for den/de nye modulen(e), kan du gå inn i lisens-informasjonen, merke av modulen(e), og legge inn den nye lisensnøkkelen du får fra System Konsult. 2.5 Registrere arbeidsstasjon Når du starter Cordel for første gang på en arbeidsstasjon, vil du (etter innlogging) få fram et vindu der du skal legge inn en beskrivelse av arbeidsstasjonen: Systemet foreslår en beskrivelse som er lik det fulle datamaskinnavnet som ligger i Windows. Akseptér denne beskrivelsen, eller legg inn en annen unik beskrivelse. Klikk til slutt på 8[Lagre] for å lagre arbeidsstasjons-beskrivelsen. Grunnen til at arbeidsstasjonen må registreres, er følgende: 1. Cordel har et eget skriver-register (se kapittelet Definere skrivere og fax 43 ), og i et nettverk med flere arbeidsstasjoner kan den interne skriverlisten i Windows være forskjellig fra stasjon til stasjon. Skriver-registeret i Cordel er knyttet til arbeidsstasjonen, og ikke til en bruker. Når en bruker logger seg på en annen arbeidsstasjon i nettverket enn den han vanligvis bruker, skal han benytte den nye arbeidsstasjonens tilgjengelige skrivere. Derfor må Cordel ha en knytting mellom en arbeidsstasjon og de skriverne som er tilgjengelige fra den arbeidsstasjonen. 2. En del parametre som benyttes i systemet, er knyttet mer til arbeidsstasjonene enn til brukerne. For eksempel er en håndterminal tilknyttet en arbeidsstasjon i en butikk, mens det kan være flere brukere som benytter denne arbeidsstasjonen. Kommunikasjonsparametrene for håndterminalen må derfor registreres under arbeidsstasjonen. I systemets hovedmeny, under System-konfigurasjon, vil en finne et register over alle arbeidsstasjoner, og den stasjonen du er pålogget vil være merket med fet skrift. Ved å velge 8[Forandre] kan en endre beskrivelse for en arbeidsstasjon. Velg så knappen 8[Detaljer], og du får fram et vindu med mulig til å sette en del parametre for stasjonen:

21 Installasjon og oppdatering Under skillearket 0[Kommunikasjon] konfigureres kommunikasjon med håndterminal. Parametrene må stemme med de som håndterminalen er programmert med. System Konsult leverer ferdig programmerte terminaler, og parameter-beskrivelse følger med. Kontakt en av våre kundekonsulenter om du er usikker på kommunikasjons-parametrene eller hvilket format du skal benytte. Cordel kan importere data direkte fra DDE tegnesystem, og under skillearket 0[Tegnesystem] setter en opp kommunikasjon med dette systemet. Kontakt en av våre kundekonsulenter for veiledning. G Dersom en sletter fila XPLOKAL.CFG (ligger i C:\Windows eller C:\WINNT) vil en på nytt få beskjed om å registrere arbeidsstasjon idet en starter opp Cordel neste gang. Det er denne fila som er knytningen mellom den fysiske arbeidsstasjonen og arbeidsstasjons-posten i Cordel. 2.6 Samspill med antivirus-programvare Vi går ut fra at du har installert en eller annen versjon av antivirus-programvare. Om du har en Internett-forbindelse, og særlig om du benytter elektronisk post, utsetter du maskinen for virus-angrep. Derfor bør du absolutt kjøre antivirus-programvare. Antivirus-programvare vil sjekke bevegelse på disken, med den hensikt å forhindre at filer blir infisert av virus. G Installasjonsfilene som sendes ut av System Konsult vil alltid være sjekket for virus. Denne mekanismen kan medføre at ytelsen reduseres, og i og med at database-filene i Cordel oppdateres kontinuerlig, bør de unnlates fra virus-sjekk. Det en bør passe på, er at DATA 19

22 20 Generell innføring i Cordel mappen under Cordel-området blir fritatt for virus-sjekk. Det vil gå for vidt å beskrive hvordan dette gjøres for alle typer antivirus-programvare som finnes i markedet. Her følger likevel en beskrivelse av hvordan det gjøres i en av markedslederne, Norton Antivirus: 1. Klikk på knappen 8[Options] etter at Norton AntiVirus er startet opp. Dersom denne knappen ikke er synlig eller aktiv, betyr det at du ikke har administrator-rettigheter til maskinen. 2. Klikk på [Auto-Protect] og deretter på [Exclusions] i den undermenyen som kommer fram: 3. Klikk på 8[New]-knappen under What items to exclude: 4. Angi Cordel sin DATA-mappe i den dialogen som kommer opp, f.eks.:

23 Installasjon og oppdatering 5. Klikk på 8[Ok] i alle vindu for å lagre den informasjonen du har lagt inn. Nå skal Cordel sine datafiler være unnlatt virus-sjekk.. 21

24

25 Kapittel 3 ORDEL Cmodulbasert datasystem Bli kjent med ditt nye arbeidsmiljø

26

27 Bli kjent med ditt nye arbeidsmiljø 3 Bli kjent med ditt nye arbeidsmiljø Dette kapittelet gir deg et innblikk i hvordan Cordel er bygd opp med menysystem og registre, og hvordan du selv kan påvirke dette. Når du har startet opp Cordel, og gjennomført en vellykket pålogging, får du fram hovedbildet: 3.1 Menysystem Hovedmenyen er del inn i to: En komplett menystruktur til høyre, kalt 0[Hele menyen]. Dette er en tre-struktur over alle funksjoner som finnes i systemet. Bruk piltastene 7[h] og 7[i] for å bevege markøren opp og ned i menyen. Dersom menypunktene her har en foran seg, betyr det at det har en undermeny under seg. For å få fram undermenyen, klikker du i boksen eller trykker 7[+]. For å skjule undermenyen igjen, klikker du i boksen eller trykker 7[-]. En egendefinert meny til høyre, kalt 0[Min meny]. På grunn av alle funksjonene som finnes i Cordel, blir det tungvint å bruke 0[Hele menyen], så derfor kan du lage en egen meny der du plukker inn ønskede menypunkter fra den komplette menystrukturen. Hver bruker har sin egen meny. Les mer om hvordan du definerer denne i avsnittet Definere "Min meny" 26. Dersom du har definert 0[Min meny], vil denne være aktiv idet systemet startes opp. I motsatt fall, vil 0[Hele menyen] være aktiv. 25

28 26 Generell innføring i Cordel 3.2 Registerområdet Hovedbildet er laget slik at menysystemet skal være lett tilgjengelig selv om en står inne i et register, et tilbud, en ordre, eller lignende. Når du åpner et register, vil det fylles ut i et skilleark på hovedbildets høyre side. Straks et slikt register er åpnet, vil alle tastetrykk gjelde det nye registeret, og ikke menysystemet. Trykk på piltastene vil derfor medføre at en blar opp/ned i registeret, istedenfor å bla i menysystemet. Etter hvert som du åpner flere registre, plasseres de i nye skilleark (se figur ovenfor). En kan ha sju slike registre oppe samtidig. Når det åttende åpnes, lukkes det "eldste". Når du lukker hovedbildet, vil programmet lukke alle registre som du har åpnet. Når det gjelder betjening av registre, viser vi til en mer utførlig beskrivelse under kapittelet Registre. G Dersom du av en eller annen grunn bare vil ha et vindu oppe om gangen (dvs. at du må lukke et register før du kan åpne et annet), kan du konfigurere systemet slik at det oppfører seg slik. Se i kapittelet Definere brukere og tilgang Definere "Min meny" Slik går du fram for å definere din egen meny: 1. Velg 0[Min meny] øverst til venstre i hovedbildet. 2. Klikk på knappen 8[Definere meny] :

29 Bli kjent med ditt nye arbeidsmiljø 3. Du får nå fram et vindu der alle tilgjengelige funksjoner er listet til høyre (Tilgjengelig), og dine menyvalg til venstre (Valgt): G Du kan like godt først som sist sette deg inn i hvordan dette vinduet betjenes. Samme vindu benyttes nemlig flere steder i programmet (velge kolonner i registre, velge kolonner i rapporter, etc). Plukke nye menyvalg Du kan nå plukke menyvalg fra listen til høyre over til listen til venstre. Dette kan du gjøre på to måter: 1. Klikk på et menyvalg i listen til høyre (ikke de gule menyoverskriftene) slik at menyvalget blir blått. Klikk deretter på knappen 8[Flytt fra tilgjengelig til valgt]. Menyvalget plasseres sist i listen til venstre. 2. Bruk dra-og-slipp. Dette er det enkleste framgangsmåten: Trykk ned mustasten over et menyvalg i listen til høyre Hold nede mustasten mens du fører markøren over til den posisjonen i listen til venstre der menyvalget skal inn Slipp opp mustasten 27

30 28 Generell innføring i Cordel Slette menyvalg Dersom du vil fjerne menyvalg fra din meny, kan det gjøres tilsvarende på to måter: 1. Klikk på et menyvalg i listen til venstre slik at menyvalget blir blått. Klikk deretter på knappen 8[Flytt fra valgt til tilgjengelig]. 2. Bruk dra-og-slipp. Dette er det enkleste framgangsmåten: Trykk ned mustasten over et menyvalg i listen til venstre Hold nede mustasten mens du fører markøren over til listen til høyre (posisjon er irrelevant). Slipp opp mustasten Menyvalget fjernes nå fra listen til venstre, og dukker opp på sin rettmessige plass i listen til høyre. Endre rekkefølge Under listen over dine menyvalg finner du to knapper som du kan benytte for å endre rekkefølgen. Klikk på et av menyvalgene slik at det blir blått, og klikk på knappene for å flytte menyvalget oppover eller nedover. Klikk til slutt på 8[Lagre] for å lagre dine menyvalg. Din egen meny vil komme opp, og du kan bruke den med en gang. 3.4 Systeminformasjon Hovedbildet i Cordel inneholder en informasjonsknapp helt til venstre. Ved å klikke på denne knappen, får du fram et vindu som gir en del teknisk informasjon om din Cordelinstallasjon: Vinduet gir informasjon om program- og database-versjon flerbruker/enbruker-modus plassering på disk Windows-versjon (NT 5.0 er det samme som 2000 og NT 5.1 er det samme som XP) minne- og diskplass. Denne informasjonen er av særlig interesse for System Konsults kundekonsulenter

31 Bli kjent med ditt nye arbeidsmiljø 3.5 Skrifttyper (fonter) En sak vi tar opp her, er hvordan en setter opp skrifttyper i Cordel. Det er nemlig slik at når en skal skrive notater og fritekst i Cordel, så er ikke alle skrifttyper tilgjengelig. Systemet gir deg mulighet til å benytte 16 ulike skrifttyper. For noen er denne begrensningen kanskje underlig, men forklaringen er ganske enkel: 1. Det har med plasshensyn å gjøre. Dersom Cordel skulle lagre strengen "Times New Roman" eller "Courier New" for hver gang en skifter skrifttype i en fritekst, ville det ta uforholdsmessig mye plass. Faktisk bruker Cordel bare 2 tegn (bytes) for å lagre full informasjon om skrifttype, størrelse, understreking, kursiv og utheving. 2. Det har med standardisering å gjøre. Når en bruker f.eks. lager et tilbud og skriver en del fritekst, så bør det samme tilbudet se likt ut når det åpnes på en annen arbeidsstasjon i nettverket. Det er uheldig dersom brukeren skriver tilbudet med en eller annen "sær" skrifttype som ikke er installert på andre maskiner Slik definerer du skrifttyper Velg menypunktet Skrifttyper under System-konfigurasjon i hovedmenyen. Du vil få fram vinduet der skrifttypene skal defineres. Som du ser, er de fire første allerede fylt ut, og kan ikke endres. Dette skyldes at Arial, Times New Roman, MS Sans Serif og Courier New er standard i alle Windows-installasjoner. 29

32 30 Generell innføring i Cordel Klikk på rullegardin-knappen bak neste ledige skrifttype, og du får fram alle typer som er installert på din maskin. Velg ønsket skrifttype. I vinduet vil nå neste ledige felt være åpent, dersom du ønsker å definere flere typer. Klikk til slutt på 8[Lagre] for å lagre dine valg. De valgte skrifttypene vil nå straks være tilgjengelige i Cordel på din arbeidsstasjon. For andre brukere vil typene være tilgjengelige neste gang de starter Cordel. G Programmet har ingen mulighet til å sjekke om den/de valgte skrifttypen(e) finnes på andre maskinene i nettverket, så det må du gjøre selv. Velg derfor vanlige skrifttyper. Du kan eventuelt kopiere skrifttype-filer fra din maskin og legge de inn på andre maskiner, men det berører vi ikke her. 3.6 Standard tekster Cordel har eget register der en kan lagre standard tekster som kan benyttes ulike steder i programmet. Du finner det under Basisregistre i hovedmenyen: Standardtekster sparer deg for mye arbeid. Du slipper f.eks. å taste inn den samme avslutningsteksten hver gang du skal lage et tilbud, eller du slipper å taste inn den samme standard leveringsbetingelse i hver ordrebekreftelse. Du kan hente inn en standardtekst, og eventuelt endre det innholdet som er spesielt for det tilbudet eller den ordren. Du oppnår også å standardisere rapporter. I spesifikasjoner kan en knytte standardtekster direkte til definisjonen. Endringer i standardteksten vil da få direkte konsekvens for de utskriftene der teksten er referert. Slik lager du standardtekst: Velg 8[Ny] i registeret, og du får opp redigeringsvinduet. Under skillearket 0[Generelt] gir du standardteksten en unik kode og en mest mulig beskrivende tekst. Deretter legger du inn selve teksten under 0[Tekst]:

33 Bli kjent med ditt nye arbeidsmiljø Bruk tekstbehandlerens ulike funksjoner til å utforme teksten akkurat slik du vil ha den. Du kan også lime inn tekst fra en ekstern tekstbehandler (via utklippstavlen i Windows). Avslutt med 8[Lagre]. 31

34

35 Kapittel 4 ORDEL Cmodulbasert datasystem Definere brukere og tilgang

36

37 Definere brukere og tilgang 4 Definere brukere og tilgang Alle som skal benytte Cordel, må være i det interne bruker-registeret. I dette kapittelet beskrives hvordan du registrerer brukere, i tillegg til å forklare hvordan en bruker kan tilpasse systemet etter sine behov. For å definere brukere, aktiverer du først bruker-registeret. Dette finner du som menypunktet Bruker-konfigurasjon under System-konfigurasjon i hovedmenyen. Velg 8[Ny] for å lage en ny bruker eller 8[Forandre] for å endre den brukeren som markøren er plassert ved. Du får fram et vindu med en del skilleark, og her følger en detaljert forklaring. 4.1 Brukerinfo De tre feltene som må fylles ut her er navn, initialer og passord. Initialene er det som brukes ved pålogging, og må selvsagt være unikt. NB! Bruk kun tegn som finnes i det engelske tegnsettet (bokstavene A-Z), samt tallene 0-9. Database-motoren vil lage en såkalt logg-fil for hver enkelt bruker, og da liker den f.eks. ikke Æ,Ø eller Å. G Bruk knappen 8[Kopier] for å kopiere data fra en annen bruker. Du vil da få opp en liste over de øvrige brukerne i systemet. Når du velger en av dem, vil de aller fleste av den valgte brukerens egenskaper kopieres til den brukeren du redigerer i øyeblikket. Dette kan spare deg for mye arbeid når mange brukere skal defineres. Dersom brukeren skal benytte håndterminal eller kommunisere med eksternt tegnesystem (DDE), må en sette opp parametre for dette ved å velge knappen 8[Oppsett arbeidsstasjon]. En får da fram følgende vindu: 35

38 36 Generell innføring i Cordel Under skillearket 0[Kommunikasjon] konfigureres kommunikasjon med håndterminal. Parametrene må stemme med de som håndterminalen er programmert med. System Konsult leverer ferdig programmerte terminaler, og parameter-beskrivelse følger med. Kontakt en av våre kundekonsulenter om du er usikker på kommunikasjons-parametrene eller hvilket format du skal benytte. Cordel kan importere data direkte fra DDS tegnesystem, og under skillearket 0[Tegnesystem] setter en opp kommunikasjon med dette systemet. Kontakt en av våre kundekonsulenter for veiledning. 4.2 Tilgangskontroll Under skillearket 0[Tilgang moduler] setter en opp hvilke registre/funksjoner brukeren skal ha tilgang til. Tilgang kan tildeles på fire nivå: Ingen tilgang betyr at brukeren får beskjeden "Du har ikke tilgang til denne funksjonen" når han prøver å gå inn på den. Lesetilgang betyr at brukeren kan gå inn i registeret/funksjonen og se på data, men alle felter vil være sperret for redigering. Skrivetilgang betyr at brukeren kan lagre, endre og slette data. Administrator betyr at brukeren (i tillegg til skrivetilgang) kan konfigurere registeret (knappen 8[Konfig] vil være tilgjengelig).

39 Definere brukere og tilgang Skillearket har også knappen 8[Oppdatér alle] som kan benyttes for å sette samme tilgangsnivå på alle funksjoner. 4.3 Referanse-nummerering Alle ordrer og tilbud får i Cordel tildelt et unikt løpenummer. I tillegg får de også automatisk tildelt en unik referansekode, og i dette skillearket kan en påvirke hvordan denne koden lages. Som standard-verdi foreslår systemet brukerens initialer etterfulgt av et seks-sifret løpenummer (se eksempel ovenfor). I et flerbruker-miljø ser en da straks på referansenummeret hvem som har laget tilbudet/ordren. Prefiks (det som står foran løpenummerdelen) kan bestå av maksimalt seks tegn, og løpenummeret kan ha maksimalt seks siffer. G Dersom du ønsker å ha et referanse-nummer som består av årstall, signatur, pluss tresifret løpenummer (f.eks. 03GH-001), kan du sette prefiks til 03GH- og antall siffer i løpenummer til tre. Da må du huske å endre prefiks når en går inn i et nytt år. Husk at alle brukere bør ha samme formel, men (selvsagt) med annen signatur. 37

40 38 Generell innføring i Cordel 4.4 Skjermbilde-oppsett For å møte ulike ønsker og behov, har Cordel en del valgmuligheter som gjør at kan hver enkelt bruker få et tilpasset brukergrensesnitt. Her følger en beskrivelse av de ulike feltene i skillearket: Grid (Rutenett) bestemmer om det skal tegnes stiplede streker mellom linjer og mellom kolonner i registrene. Flate knapper bestemmer om knapper skal ha et litt mer moderne utseende,, eller et mer tradisjonelt utseende,. Flate knapper får ikke utseende som en knapp før en beveger mus-markøren over den, og er også gjennomsiktig. slik at bakgrunnen kommer fram. De har samme betjening som de tradisjonelle knappene. Vis tekst og Vis ikon bestemmer om de små registerknappene (Forandre, Slett, Ny, Let, osv.) skal tegnes med tekst: med ikon: eller begge deler:. Dersom du velger bare å tegne ikonet, vil teksten vises idet du beveger markøren over knappen. Skrifttype i fritekst og Skrifttype i notat bestemmer hvilken skrifttype som skal være satt idet du legger inn en ny fritekst (spesifikasjoner) eller et notat (eget skilleark under vare, tilbud, ordre, etc). I utgangspunktet vil systemet sette 10-punkt Arial som skrifttype, men her har du altså en mulighet til å endre på det. Når du klikker i rullegardin-knappen til høyre i feltet, kommer det opp et vindu der du kan velge skrifttype og størrelse, samt attributtene understreking, utheving og kursiv:

41 Definere brukere og tilgang Nederst i vinduet ser du hele tiden et eksempel på resultatet av dine valg. Åpne vinduer bestemmer om brukeren skal ha mulighet til å ha flere register-vindu oppe samtidig. Registrene plasseres i separate skilleark i hovedbildet. Fordelen med dette er at en slipper å lukke et register/tilbud/ordre når en må åpne et annet. Holder du f.eks. på med et tilbud og finner ut at du må sjekke noe i et annet tilbud, kan du la det første tilbudet stå åpent mens du ser på det andre. Dersom du velger bare å kunne ha et vindu åpent om gangen, vil systemet oppføre seg mer likt de gamle DOS-systemene. Det å ha flere åpne vindu beslaglegger litt mer maskin-ressurser, men det har lite å si for nyere maskiner. G Operativsystemene Windows 95, 98 og ME har en del begrensninger for hvor mange vindu som kan være åpne om gangen. Dette er også en av grunnene til at vi sterkt anbefaler alle om å kjøre Windows NT/2000/XP. I motsatt fall, bør en kun kjøre med et vindu om gangen. Minimere hovedmeny bestemmer om hovedmenyen skal "forsvinne" idet brukeren åpner et register (f.eks. tilbudsregisteret) eller idet en åpner et redigeringsvindu for registeret (f.eks. et tilbud). Registeret vil da fylle hele hovedbildet, og hovedmenyen vil automatisk bli synlig igjen idet brukeren lukker det siste registeret. Knappen til venstre i hovedbildet, den som åpner/lukker hovedmenyen, vil fortsatt fungere som før. Feltene i boksen Redigerings-vindu med flere skilleark, brukes til å bestemme hvilket skilleark nye registre skal legges på når de åpnes. Du kan velge om de skal starte i første skilleark eller i det sist brukte. Disse valgene tas selvsagt bare hensyn til dersom en velger å ha flere vindu åpne om gangen. 39

42 40 Generell innføring i Cordel 4.5 Kommunikasjon I dette skillearket kan du legge inn hvilken profil som skal benyttes idet en åpner Windows Messaging. Dette gjøres i forbindelse med lesing av inngående elektronisk post. Velg profil og eventuelt passord, og benytt knappen 8[Test] for å teste at dine valg virkelig klarer å aksessere Windows Messaging..

43 Kapittel 5 ORDEL Cmodulbasert datasystem Definere skrivere og fax

44

45 Definere skrivere og fax 5 Definere skrivere og fax Dette kapittelet beskriver rutiner rundt definering av skrivere og telefax-støtte. Skrivere (og fax) registreres i et eget register i Cordel, og disse vil da være tilgjengelig i alle rapportdefinisjoner (i tillegg til Windows standardskriver). Alle som disponerer mer enn en skriver, bør registrere disse i skriver-registeret. Enkelte undres kanskje over at det finnes et eget skriver-register i Cordel, fordi det vanlige i andre Windows-program er å knytte en skriver-driver direkte til en rapport. Forklaringen er følgende: I et nettverk der flere brukere deler de samme skrivere, vil brukerne ofte ha ulike driver-navn og/eller ulike kø-navn på samme fysiske skriver. Dersom en i et nettverk f.eks. har en HP Laserjet 6, så kan en bruker benytte driveren HP Laserjet 4 og en annen HP Laserjet 5. Begge drivere vil fungere. I Cordel deles alle rapporter av samtlige brukere, og dersom en bruker knytter sin HP Laserjet 5 til rapportene, så vil skriver-valget være ukjent for den brukeren som har driveren HP Laserjet 4. Som nevnt, løses dette i Cordel enkelt ved at en registrerer skriverne i skriver-registeret, og disse knyttes så til rapportene i systemet. Så må en på hver enkelt arbeidsstasjon knytte rett driver til hver enkelt skriver. I eksempelet ovenfor kan en definere en skriver som heter "Laserskriver, 2.etasje", og så må den ene brukeren knytte sin driver HP Laserjet 4 til denne skriver-definisjonen og den andre må knytte sin HP Laserjet 5 til den samme definisjonen. Idet rapporten startes, vil systemet hente rett driver for den lokale arbeidsstasjonen. Dette har også en annen stor fordel: Når en skal bytte ut en skriver (f.eks. laserskriveren HP Laserjet 6 byttes ut med en Brother HL8), så trenger en kun å gå inn i skriver-registeret og bytte ut driver for hver enkelt arbeidsstasjon. Det er ikke unormalt at det finnes rapporter i en Cordel-installasjon, og det sier seg selv at det er litt av en jobb å skifte driver for så mange rapporter (på hver arbeidsstasjon). G I tillegg til de skriverne som defineres i dette registeret, vil brukerne også kunne velge sin Windows standardskriver under definering av rapporter. 43

46 44 Generell innføring i Cordel 5.1 Definere skrivere I skriver-registeret velger du 8[Ny], og får fram følgende vindu: Gi skriveren et unikt nummer (neste ledige foreslås). Beskrivelsen vil være den teksten som er synlig i rapport-definisjonene. La gjerne plassering være en del av beskrivelsen (f.eks. "Brother-skriver, salgsavd.", "Fargeskriver, 2.etg"). Feltet Type skal som oftest ha verdien Windows-skriver, og feltet Driver vil da gi deg en liste over skriverne som ligger i Windows. Dersom du i feltet Type velger Kvitterings-skriver (ESC/POS), vil det gi deg en liste over noen kvitterings-skrivere som Cordel har en spesiell støtte for. Disse skriver så langsomt med sine Windows-drivere, at de er uhensiktsmessig i en butikk-løsning. Cordel kan derfor sende såkalte ESC/POS kommandostrenger, og da vil utskriftene gå mye raskere. G En del kvitteringsskrivere har god nok hastighet med vanlige Windows-drivere, og da skal du bruke dem. Det er kun kvitterings-skrivere som skriver tregt med Windows-drivere som skal bruke ESC/POS kommandoer. Knappen 8[Detaljer], lar deg legge inn standardvalg for skriveren. Hvilket vindu du får fram, avhenger av verdien i feltet Type.

47 Definere skrivere og fax Windows-skrivere Dersom du i feltet Type har valgt en Windows-skriver, får du fram følgende vindu: Når du legger inn de mest vanlige valgene (A4 er vanlig papirstørrelse i Norge og stående utskrift er vanligere enn liggende), så slipper du å fylle ut disse valgene når skriveren skal velges i dine rapporter. Kilde vil være den skuffen som du vanligvis vil bruke på skriveren. Velg 8[Lagre] for å lagre innstillingene. Kvitterings-skriver (ESC/POS) Dersom du i feltet Type har valgt en Kvitterings-skriver (ESC/POS), får du fram følgende vindu: Utskriftene vil ikke gå gjennom Windows sitt utskrifts-system i det hele tatt, så derfor må skriveren ha litt mer informasjon enn Windows-skrivere. I feltet Port velger du hvilken port skriveren er tilkoblet. Dersom du har et display, kan det av og til kobles direkte på skriveren, og da må du sette kryss i feltet Tilkoblet kundedisplay. Velg 8[Avansert] for å aktivere et vindu der mer avansert informasjon kan legges inn: 45

48 46 Generell innføring i Cordel Bruk knappen 8[Bruk standard] for å hente fram standardverdier for alle felter. Språket ESC/POS har en egen måte å sette skrift-størrelse på, og du angir i boksen Fontstørrelser alle verdier for stor skrifttype (Font A) og liten skrifttype (Font B). Alle verdier oppgis i millimeter. Nederst i vinduet angir du horisontal og vertikal oppløsning (vanligvis 180) i enheten pixler per tomme (dots per inch). Skrive-bredde er kvitterings-arkets skrivbare bredde, og angis i millimeter. Feltet Korreksjon angir horisontal og vertikal korreksjon, og skal ha en verdi mellom 225 og 254 for de fleste skrivere. Velg 8[Lagre] i samtlige vinduer (helt til bare skriver-registeret står igjen) for å lagre innstillingene. 5.2 Definere fax Det finnes en del fax-programvare på markedet, og det aller meste av dette fungerer som faxservere i et nettverk. Fax-løsningene finnes da som skriver-drivere i Windows. Når du skriver til disse driverne, vil fax-programvaren (etter å ha bedt om fax-nummer) prøve å sende rapporten om og om igjen, helt til den lykkes (eller gir opp). Så kan en se på egne fax-logger hvilke rapporter som ble sendt og hvilke som ble avvist. Cordel har egen fax-støtte, og tar ikke mål av seg å konkurrere med den type programvare som er nevnt ovenfor. Vår fax-løsning forutsetter direkte tilgang til en lokal fax, og Cordel vil være opptatt mens faxen sendes. Den har minst tre store fordeler: En ser umiddelbart om faxen kommer gjennom hos mottakeren eller ikke. Den henter fax-nummer direkte fra kunde- eller leverandør-registeret i Cordel (du slipper med andre ord å ha et eget kunde/leverandør-register i fax-programvaren). Installasjonen er meget enkel.

49 Definere skrivere og fax Slik installerer fax-programvare: Gå inn i skriver-registeret i Cordel. Velg knappen 8[Installér faxdriver]. Dersom du får fram meldingen betyr det at en del filer som behøves ikke er installert. Denne programvaren er ikke en del av vår standard installasjonsfil, men finnes i mappen FAX på Cordel-CD'en (eller du kan få den tilsendt fra System Konsult). Kopiér filene fra denne mappen inn på Cordel-området, og start installasjon av faxdriver igjen. Svar bekreftende på at du vil installere Async Professional Fax Printer Driver. På Windows 2000/XP vil du bli bedt om å lokalisere fila RASDD.DL_. Klikk på fila RASDD.DDL som skal ligge i din Cordel-mappe, og velg deretter 8[Åpne/Open]. Det var alt. Nå skal det ligge en skriver som heter APF Fax Printer i din Windowsinstallasjon. Nå kan du definere en skriver som heter f.eks. Telefax i Cordel' eget skriverregister, og knytter din nye faxdriver til denne skriveren (se foregående avsnitt Definere skrivere). Under kapittelet Rapporter, vil du under avsnittet Aktivere utskrift til skriver, skjerm, fax og epost 85 finne en beskrivelse av hva som skjer når utskrift sendes til fax. 47

50

51 Kapittel 6 ORDEL Cmodulbasert datasystem Registre

52

53 Registre 6 Registre Hele Cordel er bygd opp av ulike registre, og alle er stort sett like med tanke på basisutseende, behandlingsmåte og funksjonalitet. Dette kapittelet gir en generell beskrivelse av hvordan du bruker registre. Når du har lest dette, har du derfor en god basiskunnskap for videre bruk av systemet. G Systemet har en del spesialiserte registre med utvidet funksjonalitet, kalt spesifikasjoner, men disse er mer utførlig omtalt i kapittelet Spesifikasjoner en grunnleggende innføring 105. Nedenfor ser du et eksempel på hvordan et register i Cordel ser ut: Knapperad: De ti små knappene til venstre i knapperaden, er felles for alle registre. Av og til vil noen av dem være passivert, enten fordi funksjonen ikke er aktuell for registeret eller fordi brukeren ikke har tilgang til funksjonen. Til høyre for de små knappene vil det være en rekke med store knapper, og denne knapperekken vil være forskjellig fra register til register. G Utseendet kan endres for de ti små knappene i knapperaden. oppsett 38 Se avsnittet Skjermbilde- i kapittelet Definere brukere og tilgang. Navigasjonsknapper: Her finner du knapper for å bla til starten av registeret, slutten av registeret, opp en side, ned en side, opp en linje og ned en linje. Til forskjell fra en del andre Windows-programmer, har ikke Cordel en "heis-knapp" som viser hvor i registeret markøren befinner seg i øyeblikket. Grunnen til det er at Cordel, for å øke ytelsen på systemet, kun 51

54 52 Generell innføring i Cordel leser inn så mye data som det er plass til i skjermbildet. Cordel "vet" med andre ord ikke om det er flere linjer under den nederste linjen. Det er først når du trykker bla-taster (se neste avsnitt Betjening av registre 52 ) eller klikker på navigasjonsknappene at mer data leses inn fra databasen. Knapper for å bla i kolonner: Du kan plukke inn så mange kolonner i registeret som du ønsker (se avsnittet Kolonnevalg og rekkefølge 53 ), men alle vises selvsagt ikke på skjermen samtidig. Derfor kan en ved å benytte disse to knappene (eller trykke på tastene 7[g] og 7[f]) skifte ut kolonner sideveis. En kan også bestemme at en eller flere kolonner skal stå fast (dvs. at de ikke skifter sideveis når disse knappene/tastene benyttes). Endre kolonnebredde: Ved å plassere muspekeren i skillet mellom to kolonner i kolonneoverskriften, vil du se at muspekeren skifter utseende. Det betyr at du kan benytte dra-ogslipp for å endre bredden for kolonnene. 6.1 Betjening av registre Under utformingen av Cordel har en lagt vekt på at systemet skal kunne betjenes så enkelt og effektivt som mulig. I praksis betyr det at så og si alle funksjoner kan betjenes ved hjelp av tastaturet. Nedenfor finner du en tabell over taster, med tilhørende knapper, som benyttes i registre: Tast Knapp Resultat [Home] Gå til første linje i registeret [End] Gå til siste linje i registeret [i] Gå til neste linje [h] Gå til forrige linje [Page Up] Bla opp en side [Page Down] Bla ned en side [g] Bla i valgte kolonner, mot høyre [f] Bla i valgte kolonner, mot venstre Aktivere redigerings-vindu for den aktive linjen [F] Ingen, men en kan klikke Hvis TabEdit (direkte editering i med høyre musknapp over en registerets celler) ikke er aktivert, vil den celle, og velge TabEdit i bli aktivert med denne tasten. I motsatt menyen som dukker opp fall markøren hoppe til cellen til høyre. [Shift]+[F] Hvis TabEdit er aktivert, vil markøren hoppe til cellen til venstre. [Esc] Hvis TabEdit er aktivert, vil den bli avbrutt. Hvis ikke, lukkes registeret. [F1] Aktiverer elektronisk hjelp [Enter ] G Tabellen refererer til begrepet TabEdit, som betyr at en kan redigere direkte i registerets celler (som et regneark). I avsnittet Redigere med TabEdit 57 er dette nærmere beskrevet. I tillegg kan alle knapper i knapperaden velges ved å trykke på den bokstaven som er understreket. For å aktivere søke-funksjonen, kan en altså klikke på knappen 8[Let], eller en kan trykke på tasten 7[L]. Du slipper å holde nede tasten 7[Alt], slik som du må

55 Registre når du har oppe et redigeringsvindu (se avsnittet Lage og endre data 54 ). G Registrene har støtte for mushjul. Når du du ruller et hakk oppover eller nedover med hjulet, vil registeret bla tre linjer oppover/nedover. 6.2 Kolonnevalg og rekkefølge I registrene kan du selv velge hvilke kolonner du vil ha framme på skjermen, hva som skal stå i kolonne-overskriften, rekkefølgen mellom kolonnene. I menyen som framkommer når du velger knappen 8[Konfig], velger du Standard kolonner. Du får da fram et vindu der registerets nåværende kolonner er listet opp: Følgende felter krever nærmere forklaring: Navn er det opprinnelige navnet på kolonnene, og er en del av programkoden (kan ikke endres). Brd.punkt er den synlige bredden til kolonnene på skjermen, og oppgis i antall skjermpunkter (pixler). Denne bredden kan også endres ved å bruke dra-og-slipp i kolonneoverskriftene (se forrige avsnitt). Des står for antall desimaler, og finnes for kolonner med desimaltall. Dersom du setter 0 i dette feltet, vil heller ikke desimal-punktum tegnes på skjermen. Heading er den synlige kolonne-overskriften, og kan være på maks 30 tegn. Faste kolonner: Ved å trykke på piltastene 7[f] og 7[g], eller bruke navigasjonsknappene, kan brukeren bla fram kolonner som ikke vises på skjermen. Faste kolonner betyr kolonner som står fast når denne funksjonaliteten benyttes, og det vil alltid være en fordel at minst en kolonne står fast og identifiserer linjene. I eksempelet ovenfor (med 3 faste kolonner), vil kolonnene Tilbud.nr, Kunde og Dato stå faste, men kolonner fra og med Beløp vil skifte sideveis. Dersom du vil legge til nye kolonner, fjerne kolonner eller endre rekkefølge på kolonner, benytter du knappen 8[Rekkefølge]. Du vil da få fram systemets standard-vindu for valg av felter/menyvalg og rekkefølge: 53

56 54 Generell innføring i Cordel Betjeningen av dette vinduet er detaljert beskrevet i avsnittet Definere "Min meny" 26 under kapittelet Bli kjent med ditt nye arbeidsmiljø 25. Bruk dra-og-slipp for å flytte kolonner mellom vinduets Valgt-liste og Tilgjengelig-liste, og benytt Flytt-knappene for å endre rekkefølge. Velg til slutt 8[Lagre] for å godkjenne dine valg. G Vær oppmerksom på at disse konfigurasjons-endringene blir gjeldende for alle brukere av systemet. Det er derfor en må ha administrator-tilgang til et register for å endre. Systemet har også mulighet til å konfigurere ledetekster i skjermbilder, samt å lage egendefinerte felt i enkelte register. Les mer om dette i tillegget Egendefinerte felt i registre Standardfunksjoner I det følgende skal vi se nærmere på systemets standardfunksjoner. Disse er representert med små knapper øverst til venstre i registrene. Lage og endre data Når du skal lage en ny post i et register, velger du 8[Ny]. I noen registre vil du få opp et redigerings-vindu med en gang, mens du i andre vil få fram en meny eller lignende. I fakturaregisteret får du fram en meny der du må velge om du skal lage en manuell faktura, manuell kreditnota, fakturere en ordre, osv. I tilbudsregisteret får du fram et vindu der du må oppgi kalkulasjonsmetode, kunde, osv. Men til slutt får du i alle tilfeller fram registerets redigeringsvindu. For vareregisteret ser det slik ut:

57 Registre På grunn av at dette er en generell brukerhåndbok, skal vi ikke kommentere spesifikke felter og funksjoner her. Fyll ut alle nødvendige felter (du får beskjed dersom du ikke fyller ut felter som må være utfylt), og velg 8[Lagre] for å lagre. Vinduet vil da forsvinne, og markørlinjen vil stå ved den nye posten. Dersom du trykker 7[ESC] eller velger 8[Avbryt], og du har gjort endringer i et eller flere felter, vil systemet spørre om du virkelig vil avbryte. For å endre data, trykker du på 7[ENTER ] eller velger knappen 8[Forandre]. Redigerings-vinduet vil da komme opp igjen, og alle felter vil være utfylt. Du vil også se at knapperaden har fått to nye knapper: 8[Neste] og 8[Forrige]. Med disse kan du bla til forrige neste post i registeret, og markøren vil stå i samme felt hele tiden. 55

58 56 Generell innføring i Cordel Tabellen i tabellen nedenfor gir en oversikt over tastebruk. Noen taster er hurtigtaster for noen av knappene i vinduet også: Tast Knapp Resultat [Home] Gå til siste posisjon i nåværende felt [End] Gå til første posisjon i nåværende felt [i] [h] [Page Up] [Page Down] [g] [f] [Enter ] [F] [Shift]+[Enter] [Esc] [F1] [Alt] [Ctrl] + [C] [Ctrl] + [V] [Ctrl] + [X] Hvis beskrivelse-felt: Gå til neste linje, eller neste felt dersom markøren står på siste linje. Andre felttyper: Gå til neste felt. Hvis beskrivelse-felt: Gå til forrige linje, eller forrige felt dersom markøren står på første linje. Andre felttyper: Gå til forrige felt. Ved redigering av post: Lagre, og gå til forrige post Ved ny post: Lagre, og blank ut felter slik at ny post kan registreres (av og til er det kun tillatt å lagre en post, så da vil vinduet lukkes, og registeret kommer fram igjen. Ved redigering av post: Lagre, og gå til neste post. Flytter markøren mot høyre i nåværende felt Flytter markøren mot venstre i nåværende felt Hvis beskrivelse-felt: Hvis dette er første tast som trykkes i feltet, eller hvis markøren står etter siste linje: Gå til neste felt. Hvis ikke, sett inn ny linje foran markøren. Andre felttyper: Gå til neste felt. Gå til neste felt Lagre og lukk vinduet Avbryt. Dersom et eller flere felter er endret, får brukeren spørsmål om en virkelig vil avbryte. Aktiverer elektronisk hjelp Dersom det aktive feltet har en "rullegardin"-knapp, vil et trykke på denne tasten aktivere meny. Menyen aktiveres idet en slipper tasten. Noen knapper i knapperaden vil ha en bokstav som er understreket. Disse knappene kan aktiveres ved å holde nede [Alt] mens bokstavtasten trykkes ned. Kopierer den merkede delen av feltet til Windows' utklippstavle Kopierer inn fra Windows' utklippstavle Flytter den merkede delen av feltet til Windows' utklippstavle

59 Registre Redigere med TabEdit For å gjøre det raskere å endre data i registre, har Cordel en funksjon som heter TabEdit. Når registeret er i TabEdit-modus, oppfører det seg mye likt et regneark. Aktivering av TabEdit kan skje på to måter: 1. Trykk på tasten 7[F] (tabulator-tasten). 2. Klikk med høyre musknapp over den cellen du vil redigere, og velg TabEdit i den menyen som da framkommer. Når registeret går inn i TabEdit-modus, passiveres alle knapper. Det vil si at en f.eks. ikke kan lage nye poster (ved å velge 7[Ny]) mens registeret er i denne modusen. Du kan kun redigere celler i eksisterende poster. Redigering av cellene skjer på samme måte som tilsvarende felt i redigeringsvindu. Nedenfor finner du en tabell med gyldige taster og knapper som kan benyttes. Som du ser, er det mye likt tastebruken som er nevnt i avsnittet Betjening av registre 52 ovenfor. Tast [Home] [End] [i] Knapp Resultat Lagrer endringer gjort i cellen, og går til første linje i registeret Lagrer endringer gjort i cellen, og går til siste linje i registeret Lagrer endringer gjort i cellen, og går nedover til neste redigerbare celle. [h] Lagrer endringer gjort i cellen, og går oppover til neste redigerbare celle. [Page Up] [g] Lagrer endringer gjort i cellen, og blar opp en side Lagrer endringer gjort i cellen, og blar ned en side Beveger markøren mot høyre i feltet [f] Beveger markøren mot venstre i feltet [Enter ] Lagrer endringer gjort i cellen, og går nedover til neste redigerbare celle. Går til neste redigerbare celle til høyre. [Page Down] [F] [Shift]+[F] [Esc] Hvis nåværende celle er i første kolonne, avsluttes TabEdit. Ellers hopper den til neste redigerbare celle til venstre. AvbryterTabEdit uten å lagre eventuelle endringer i nåværende celle. Når du benytter tastaturet til å flytte markøren til ulike celler, vil systemet hele tiden hoppe til redigerbare celler. Celler som er sperret, vil systemet hoppe over. Når du benytter mus, kan du flytte markøren til den celle du vil, men idet du begynner å redigere i cellen, får du beskjed (på meldingslinjen nederst i registervinduet) at cellen er skrivebeskyttet. Når du avslutter TabEdit (7[Esc]), aktiveres knappene i knapperaden igjen. 57

60 58 Generell innføring i Cordel Slette data Sletting av data aktiveres ved å velge knappen 8[Slett]. Knapperaden øverst i registeret vil da endres, og gi deg mulighet til å slette en eller flere poster: Forklaring til knapperad: Knapp Resultat [Nåværende] Sletter den posten som markøren står ved [Alle] Sletter alle poster i registeret [Blokk] Denne funksjonen gir deg en ny knapperad. Når du flytter markøren oppover eller nedover, vil du se at en gul blokk merkes. Når du så velger 8[Slett blokk], vil alle poster innenfor blokken slettes. Lar deg lage nytt filter, eller bruke eksisterende filter, som gjør at du får et utvalg av postene i registeret. Deretter kan du slette poster i henhold til det filteret. For mer informasjon om hvordan man lager filter, se avsnittet Spørrefunksjoner (filter) 60. Aktiverer søke-funksjon slik at du kan lete etter de data du vil slette [Filter] [Let] [Vis] Aktiverer vindu i lese-modus, slik at du kan kontrollere en post før du sletter den. G Før data slettes, får du et spørsmål om du virkelig vil slette. Dette gjelder samtlige knapper som er nevnt ovenfor Søkefunksjoner Cordel har en meget kraftig søkefunksjon, og du aktiverer den ved å velge 8[Let] i registerets knapperad. Registeret vil få en ny knapperad:

61 Registre Samtidig som at knapperaden er ny, vil systemet åpne en celle der du kan taste inn en søkeverdi (varekode i eksempelet ovenfor). Dersom dette er en tekst-celle, vil systemet iverksette søking idet du gjør et halvt sekund pause under tastingen. For numeriske celler, må du fylle ut hele tallet og trykke 7[ENTER ], før søking starter. Selve søkingen går meget raskt, fordi disse cellene hentes fra felter i databasen som er såkalt indekserte. Bruk tastene 7[F] og [Shift]+[F] for å hoppe til neste/forrige celle som har slik rask søking. Når du har funnet ønsket post, kan du avslutte søkemodus med tasten 7[Esc] eller du kan bruke knappen 8[Redigér post] for å endre posten direkte. Frisøk Knappen 8[Frisøk] aktiverer en funksjon der du kan søke på alle felter i registeret. Knapperaden skiftes ut med en del felter og knapper: Velg felt, fyll ut søkeverdi, og start søket ved å bruke knappen 8[Første]. Søkingen kan ta litt tid, avhengig av registerets størrelse og hvor langt ut i registeret programmet må bla for å finne det du ber om. Teksten Vent... vises øverst til venstre mens søkingen pågår. Når systemet har funnet det du leter etter, vil markørlinjen stå ved den posten som er funnet. Du kan bruke knappen 8[Neste] for å finne neste post som oppfyller søkeverdien. Avslutt søket ved å bruke 8[Velg] (rett i redigeringsmodus) eller 8[Avbryt]. 59

62 60 Generell innføring i Cordel G Dersom du starter søkeverdien med en stjerne, vil programmet søke inne i et tekstfelt. Dersom du f.eks. søker på varebeskrivelse, og oppgir PUMPE som søkeverdi, vil systemet kun søke etter beskrivelser som starter på PUMPE. Dersom du derimot oppgir *PUMPE, vil søket slå til beskrivelser som LENSEPUMPE og SYKKELPUMPE Spørrefunksjoner (filter) Cordel har en meget sterk funksjon som heter Filter. Det er en rapportgenerator på den måten at en kan velge ut data fra et eller flere felter i et register, og en kan også sortere på de felter en vil. Det unike med Filter er likevel at resultatet av en spørring vil være et nytt register der en kan videre bearbeide data, slette data eller skrive det ut som en rapport. Du aktiverer Filter-funksjonen ved å velge 8[Filter] i registeret. Dersom det finnes et eller flere filter fra før i dette registeret, vil du få fram en liste over dem. Du kan aktivere et eksisterende filter ved å velge 8[Aktivér], og du kan forandre en filter-definisjon ved å trykke 7[ENTER ] eller velge 8[Forandre]. For å lage et nytt filter, velger du 8[Ny]. Du får da muligheten til å opprette et nytt blankt filter, eller lage et nytt på grunnlag av et av de eksisterende. Definere filter Vinduet for definering av filter ser slik ut: Vinduet har to skilleark, et for definering av utvalg og sortering, og et for valg av kolonner. Betjeningen av skillearket 0[Kolonner] er identisk slik en velger kolonner i registrene (se avsnittet Kolonnevalg og rekkefølge 53 tidligere i dette kapittelet), og beskrives ikke videre her I skillearket 0[Generelt] legger du først inn en beskrivelse av filteret, slik det er vist i eksempelet ovenfor. Dernest legger du inn et utvalg, slik det er beskrevet i neste avsnitt.

63 Registre Definering av utvalg Vi skal i dette avsnittet beskrive hvordan du definerer utvalg. G Du gjør lurt i å sette deg inn i hvordan en definerer utvalg, da det blir gjort på identisk samme måte i flere andre sammenhenger (rapporter, eksport/import, justeringer, filter, m.m.). Et utvalg har fire mulige utvalgslinjer. Det er viktig å være klar over at en begrenser utvalget når en legger inn noe i en eller flere utvalgslinjer. Det vil si at dersom en ikke legger inn utvalg, så vil alle data i registeret bli tatt med. En starter defineringen av en utvalgslinje med å velge et feltnavn. Hent fram registerets feltliste (bruk 7[Alt] eller feltets rullegardin-knapp), og velg et felt fra lista. Dernest velger du en metode. For de aller fleste felt vil du kunne velge mellom metodene lik, ulik og fra(/til). G Du kan i den del registre lage såkalte egendefinerte felt. Disse feltene kan defineres som menyer eller flervalgs-menyer, vil da få flere metode-muligheter i definering av utvalg. Egendefinerte felt er beskrevet i eget tillegg 117, og der er også beskrevet de andre metodevalgene. Metode: Lik Når du velger denne metoden, vil det åpnes et felt bak metoden. Der kan du legge inn hvilken verdi feltet skal ha for å bli tatt med i utvalget: For numeriske felt (heltall, dato, beløp, etc) må du legge inn den eksakte verdien. For tekstfelt kan du legge inn starten av tekstverdien (det har ingen hensikt å legge inn stjerne bak eller foran). I eksempelet ovenfor vil utvalget slå til på alle varekoder som starter med 23. Metode: Ulik Når du velger denne metoden, vil det også åpnes et felt bak metoden. Der kan du legge inn hvilken verdi feltet ikke skal ha for å bli tatt med i utvalget: For numeriske felt må du fortsatt legge inn den eksakte verdien, slik det er vist i eksempelet ovenfor. For tekstfelt skal du også fortsatt legge inn starten av tekstverdien. Metode: Fra (/til) Når du velger denne metoden, vil det åpnes to felt bak metoden. I disse to feltene kan du legge inn grenseverdiene for det som skal tas med: Legge i nedre grenseverdi i det første feltet, og øvre grenseverdi i det andre feltet (ledetekst Til). For numeriske felt gjelder det fortsatt at må du legge inn de eksakte verdiene. I eksempelet ovenfor vil systemet plukke ut alle poster der listeprisen er under en krone. Neste 61

64 62 Generell innføring i Cordel eksempel viser et tekstfelt der alle varekoder som alfabetisk er mellom A4 og B7 vil bli tatt med. Flere utvalgslinjer Som nevnt, kan en legge inn opp til fire utvalgslinjer, og i eksempelet nedenfor har vi lagt inn tre: Dette utvalget vil plukke ut alle varer med varekode mellom A4 og B7 der prisen er oppdatert i løpet av 2003 med salgspris lik null. Når en legger inn mer enn en utvalgslinje, dukker det også opp en ny knapp i vinduet: 8[Logikk]. Med denne knappen kan en lage mer avanserte utvalg. Her er et eksempel på det: Dersom en ikke legger inn noen spesiell logikk, vil de tre utvalgslinjene bety at varekoden må være mellom A1 og A9 samtidig som den må være mellom V1 og V9, og listeprisen må

65 Registre være lik null. Dette blir meningsløst. En måte å få plukke ut disse to varekode-intervallene vil være å lage to filter, et for varekode A1 til A9 og et for varekode V1 til V9. En mer elegant måte vil være å bruke 8[Logikk]-knappen, og velge (1 ELLER 2) OG 3 i logikk-vinduets metode-felt (se eksempelet). Da vil systemet plukke ut de varer som har varekode A1 til A9 eller V1 til V9, og som samtidig har listepris lik null. G Husk å spesifisere utvalgslinjene før du velger logikk. Dersom du f.eks. først legger inn to utvalgslinjer, så velger logikk for de to linjene, og så legger inn en utvalgslinje til, vil ikke logikken klare å innbefatte den nye utvalgslinjen Sortering av filter Du kan legge inn sortering på ett, to eller tre felt: I eksempelet ovenfor vil sortering skje først og fremst på stigende varegruppe. Innenfor samme varegruppe vil varene være sortert etter stigende rabattsats. For de varer som har samme rabattsats, vil systemet til slutt sortere varene etter stigende listepris Aktivering av filter Når du er ferdig med å definere filter (utvalg, sortering og kolonner), kan du aktivere (starte) filteret ved å velge 8[Aktivér] i definisjons-vinduet. Filter-definisjonen vil da bli lagret, definisjons-vinduet vil lukkes, og filteret vil aktiveres. Du kan også velge 8[Lagre definisjon], velge 8[Filter] på nytt, og til slutt 8[Aktivér] i listen over lagrede filter. Når en velger 8[Aktivér]-knappen, vil systemet begynne å lese data fra databasen. Hvor lang tid dette vil ta, avhenger av registerets størrelse. Når beregningen er ferdig, vil du få fram de utvalgte postene, sortert slik du har bedt om, og med de kolonnene du har valgt: Det du nå har fått fram er egentlig det opprinnelige registeret, men en del poster er filtrert bort i henhold til det utvalget du har lagt inn. Du kan nå benytte alle funksjonene som eller finnes i registeret (endre, slette, utskrift, osv). Filteret har i tillegg tre nye knapper: 63

66 64 Generell innføring i Cordel 8[Bytt] lar deg skifte til et annet forhånds-definert filter. 8[Forandre] lar deg forandre filter-definisjonen (det samme vil skje om du velger 8[Filter]) 8[Avslutt] avslutter filteret, og hele registeret kommer fra igjen. 7[Esc] vil lukke både filteret og registeret forøvrig Utskrift De aller fleste registre har en aktiv knapp for 8[Utskrift]. Ved å trykke på denne knappen vil en enten få fram en meny med aktuell rapporttyper for det aktuelle registeret, eller en får fram vindu for definering av register-utskrift. Neste kapittel (Rapporter 75 ) gir en detaljert innføring i hvordan en lager rapporter i Cordel. Import/eksport De funksjonene som ligger i Cordel for import og eksport av data, kan deles inn i to grupper: 1. Import og eksport fra/til Cordel-databaser. Dette kan være en annen Cordelinstallasjon, eller til en såkalt kopi-database. En kopi-database har samme databasestruktur som en vanlig Cordel-installasjon, men den kan kun brukes til å utveksle data mellom Cordel-installasjoner. Cordel vil også håndtere pakking av en kopi-database, slik at den er samlet i en komprimert fil. 2. Import og eksport fra/til tekstfiler (ASCII-filer). Dette innbefatter semikolon- og tabulator-separert format, og disse er enkle å importere inn i regneark-program. I tillegg inneholder systemet rutiner for utveksling av data til mer spesialiserte systemer, men det faller utenfor rammen til denne boken å beskrive dette her. Som tilfellet er for rapporter og filter, lagres import-definisjoner og eksport-definisjoner i egne registre. Dersom det finnes en eller flere definisjoner for det registeret du er inne i, vil du derfor få fram en liste over definisjonene når du velger 8[Import] eller 8[Eksport]. Start import eller eksport ved å velge 8[Aktivér], eller velg 8[Forandre] for å endre en eksisterende definisjon. Skal du lage en ny definisjon, velger du 8[Ny]. Les videre hvordan du lager definisjoner.

67 Registre Eksport til tekstfil Gi definisjonen et mest mulig beskrivende navn. Dersom du ikke skal eksportere hele registeret, må du spesifisere et utvalg slik det er beskrevet i avsnittet Definering av utvalg 61, eller merke enkelte poster (knappen 8[Merk poster]). Oppgi filnavnet som data skal skrives til. Du kan bruke rullegardin-knapp til høyre i feltet for å velge en eksisterende mappe/fil på disken, eller du kan oppgi mappe/fil manuelt. Dersom mappe(r) og filnavn ikke finnes fra før, vil de bli opprettet. Dersom filnavn finnes fra før, vil den bli overskrevet uten advarsel. Velg hvilket format som skal benyttes. Du har tre alternativer, og de er beskrevet i de tre følgende avsnittene Formatet fast kolonnebredde 65

68 66 Generell innføring i Cordel Dette formatet betyr at hvert enkelt felt legges ut med den bredde som oppgis under skillearket 0[Kolonner]. Under det skillearket får du fram alle felt som er tilgjengelig i registeret. Oppgi fra/til kolonne kun for de felter som skal eksporteres. Du må selv passe på at ikke felter overlapper hverandre (i eksempelet ovenfor vil det f.eks. skje ved at beskrivelse får kolonne 1 til 30 og dermed overskriver varekode). Beløpsfelt kan oppgis med antall desimaler. Dersom du setter null desimaler, vil også desimaltegnet fjernes. Når du aktiverer eksport med dette formatet, vil eksportfila f.eks. se slik ut: Formatet vil kutte de feltene som er lengre enn det du har bedt om, slik det er gjort i kolonne 2 (beskrivelse) i eksempelet ovenfor. Felt som er kortere enn det du har oppgitt som fra/til verdi, vil bli forlenget med blanke posisjoner Formatet semikolon-separert Dette formatet betyr at feltene skrives rett etter hverandre med et semikolon imellom. I motsetning til fast kolonnebredde, har dette formatet altså variabel feltlengde. Formatet egner seg godt til import i den del programvare der en kan oppgi skilletegn mellom feltene. Når du velger dette formatet, vil skillearket 0[Kolonner] byttes ut med 0[Feltliste]. Når du går inn i dette skillearket, får du fram følgende: Det store hvite feltet inneholder en liste over hvilke felt som vil bli eksportert. Du kan endre denne listen (legge til felt, slette felt og endre rekkefølge) ved å benytte knappen 8[Rekkefølge]. Da får du opp et vindu som du har sett før:

69 Registre Betjeningen av dette vinduet er detaljert beskrevet i avsnittet Definere "Min meny" 26 under kapittelet Bli kjent med ditt nye arbeidsmiljø. Bruk dra-og-slipp for å flytte kolonner mellom vinduets Valgt-liste og Tilgjengelig-liste, og benytt Flytt-knappene for å endre rekkefølge. Velg til slutt 8[Lagre] for å godkjenne dine valg. Når du aktiverer eksport med dette formatet, vil du eksportfila f.eks. se slik ut: Alle felter eksporteres i hele sin lengde, og et semikolon plasseres bak hvert felt Formatet tabulator-separert Dette formatet er identisk med semikolon-separert, men istedenfor semikolon legges tegnet tabulator ut. Dette er et usynlig tegn, men som er fullt lesbart for et dataprogram. Spesielt Microsoft Excel er "glad" i å lese tekstfiler i dette formatet. Definisjon av formatet er også likt semikolon-separert, så her kan du se i forrige avsnitt Eksport til Cordel-database Du kan eksportere data direkte inn i en annen Cordel-installasjon, eller til en såkalt kopidatabase. Velg eksporttype Til Cordel-database for å lage denne type eksport. Gi definisjonen et mest mulig beskrivende navn. Dersom du ikke skal eksportere hele registeret, må du spesifisere et utvalg slik det er beskrevet i avsnittet Definering av utvalg 61, eller merke enkeltposter (knappen 8[Merk poster]). I nedre del av definisjonsvinduets første skilleark, kan du velge hvilken Cordel-database du vil eksportere til: 67

70 68 Generell innføring i Cordel Feltet Eksportér til kan ha to verdier. Annen Cordel installasjon betyr at en må logge seg inn på en annen oppegående installasjon av Cordel (se eksempel ovenfor). Dette vil f.eks. være tilfelle ved kommunikasjon mellom Cordel på en bærbar maskin og en bedriftens hovedinstallasjon av Cordel. Bruk feltet Lokasjon til å angi hvor Cordel-installasjonen ligger. For å sikre at ikke uvedkommende får tilgang, må du også angi hvilken brukerid og hvilket passord som skal benyttes for å få kontakt med Cordel-installasjonen. Cordel Kopidatabase betyr at eksport vil gå til database med samme struktur som en vanlig Cordel-installasjon, men den kan kun brukes til å utveksle data mellom Cordel-installasjoner. Cordel vil pakke sammen denne database, slik at den er samlet i en komprimert fil. Denne fila vil hete XPBACK_L.Z01, og i feltet Lokasjon angir du hvor fila skal plasseres. Dersom du angir diskett (A:) vil systemet om nødvendig håndtere skriving til flere disketter. Velg Erstatt eller Legg til i feltet Legg til/erstatt innhold i kopi-basen. Dersom du velger Legg til og det allerede ligger en kopidatabase i den angitte disk/mappe, vil data tilføyes databasen. Velger du Erstatte, vil du uansett få en kopidatabase som kun inneholder de data som du holder å eksportere nå. G Dersom du benytter eksport/import mye, kan du velge å registrere standard lokalisering av andre Cordel-databaser. Velg da knappen 8[Std.lokasjon], og registrér eksporttype, lokasjon og andre parametre der. Deretter kan du bruke den samme knappen for raskere å fylle ut innholdet i dette vinduet. Skillearket 0[Felt/moduler] inneholder en liste over alle felt i registeret, og for noen registre (f.eks. tilbud) vil den også inneholde en modulliste. Merk av hvilke felt/moduler som skal eksporteres. Velg 8[Aktivér] for å starte eksport. Framdrift vises på skjermen:

71 Registre Import fra tekstfil Cordel kan lese inn data fra tekstfiler (ASCII-filer). Dette brukes særlig ofte når en skal importere prisdisketter. Foreløpig støttes kun format der hvert felt står rett under hverandre i fila (se avsnittet Formatet fast kolonnebredde 65 ). Senere versjoner vil også støtte import fra filer med variabel feltlengde. Her følger en beskrivelse av hvordan en lager import-definisjonen: Skilleark 0[Generelt]: Dersom en ikke vil importere alle data som ligger i importfila, kan en spesifisere et utvalg her. I eksempelet ovenfor er det angitt at kun varer med varekode som starter på B10 skal importeres. I feltet Fil angir du hvor importfila er. Du kan bruke rullegardin-knappen til høyre i feltet for å bla deg fram til importfila. Systemet sjekker om fila finnes idet import aktiveres eller idet du aktiverer linjal under kolonne-beskrivelsen (se nedenfor). 69

72 70 Generell innføring i Cordel Skilleark 0[Metode språk]: Sett kryss i feltet Les inn nye... dersom du vil at systemet skal lagre poster som finnes på fila, men som ikke finnes i din database enda. Dersom du bare skal oppdatere eksisterende, setter du med andre ord ikke kryss her. Sett kryss i feltet Oppdatér eksisterende dersom du vil at systemet skal oppdatere poster som både finnes i importfila og i din database. Dersom du bare skal importere nye poster, setter du altså ikke kryss her. Sett kryss i feltet Slett ifølge diskett dersom du vil at systemet skal slette de postene som finnes i fila. Dette kan være nyttig f.eks. når en grossist leverer en fil med varer som ikke føres lenger. Sett kryss i feltet Oversette tegnsett fra DOS til ANSI dersom importfila er laget av et DOS-program. Cordel er et Windows-program som benytter tegnsettet ANSI, så derfor må en kjøre konvertering av tegnsett i slike tilfeller. Dersom du lager en import til vareregisteret (som i eksempelet ovenfor), vil du også få mulighet til å velge språk. Varebeskrivelsen kan lagres med ulike språk, og du kan angi språk ved å velge i feltets meny.

73 Registre Skilleark 0[Kolonner]: I dette skillearket spesifiserer du hvor i importfila de ulike feltene ligger. Du kan angi fra/til posisjon ved å taste inn verdiene, eller du kan bruke dra-og-slipp. Slik gjør du det: 1. Øverst til venstre i skillearket finner du feltet Vis linjal. Når du krysser av her, vil systemet åpne importfila (du får feilmelding om den ikke finnes), og lage en linjal nederst i vinduet (se eksempel ovenfor). Linjalen er like lang som linjene i fila. 2. Du kan benytte knappene 8[Neste post] og 8[Første post] til å bla deg fram og tilbake blant linjene i fila. 3. La oss si at du ønsker å importere feltet Enh, og dette ligger i posisjon 64 til 66 i fila. Nedenfor ser du 3 trinnene du må følge for å angi posisjonen: 4. Du vil nå se at feltene bak Enh får utfylt verdiene 64 og 66. G Husk å angi prefiks dersom du benytter det i ditt vareregister. Prefiks er måte å skille ulike leverandørers varer på. Dersom f.eks. leverandør A har en varekoden 001 for å indentifisere en hammer, og leverandør B benytter samme varekode for å identifisere en pumpe, må du skille dem med et prefiks. Bruker du prefiks A for leverandør A vil hammeren får varekode A001, og bruker du prefiks B vil pumpen få varekode B001. Prefiks kan bestå av et eller to tegn. 71

74 72 Generell innføring i Cordel Skillearkene 0[Leverandør] og 0[Priskalkulasjon]: Disse skillearkene gjelder kun import til vareregister og rabattmatrise. Vareregisteret kan ha opp til fem ulike prissett, og du velger her hvilken leverandør og hvilken av de fem prissettene som skal oppdateres Import fra Cordel-database Denne importtypen leser data fra en Cordel-database, enten det er en annen Cordelinstallasjon, eller det er en kopidatabase. Defineringen av denne importtypen er veldig lik eksport til Cordel-database 67, men med noen forandringer: Du kan merke (i feltet Nye) om importen skal lagre poster som finne i import-basen, men som ikke finnes i den basen du er pålogget nå. På samme måte kan du merke (i feltet Eksisterende) og importen skal oppdatere poster som finnes i begge basene. Dersom du benytter knappen 8[Merk poster], vil programmet åpne import-databasen og du kan merke av en eller flere poster som skal importeres. Start importen ved å velge 8[Aktivér].

75 Kapittel 7 ORDEL Cmodulbasert datasystem Rapporter

76

77 Rapporter 7 Rapporter Dette kapittelet gir en generell beskrivelse av hvordan en lager rapporter i Cordel. Systemet inneholder en mengde spesialrapporter som blir definert med en del andre felter og skilleark. Det som blir beskrevet her vil være det som stort sett er felles for alle rapporttyper. Vi viser til den elektroniske hjelpe-informasjonen for mer informasjon om spesifikke rapporter. 7.1 Noen begreper I dette kapittelet vil en del begreper gå igjen, og en enkelt rapport-utskrift vil forklare disse: 7.2 Rapporttyper Det første en må være klar over, er at rapportene er delt inn i ulike rapporttyper, og en kan lage mange rapporter av samme rapporttype. De ulike rapporttypene (det finnes i alt over 70 av dem) er plassert i systemet der de logisk hører hjemme. Når du vil skrive ut en kundeliste, så finner du den i kunderegisteret. Når du vil skrive ut et tilbud, så finner du det under tilbudsregisteret. Når en velger kommandoen 8[Utskrift] i et register, vil en i noen registre få fram en 75

78 76 Generell innføring i Cordel meny der en skal velge rapporttype. I vareregisteret får en f.eks. en meny med valgene Vareliste, Etiketter, Spesialetiketter og Vareforbruk. Når en gjør det samme i ordreregisteret, får en fram følgende meny: Alle disse rapporttypene har sine egne spesialiteter som skiller dem fra hverandre. Når en velger en av rapporttypene, får en fram en liste over de rapportene som er laget av den typen: Dette er altså en rapportliste, og deles av alle brukere som har tilgang til registeret. I noen registre, f.eks. brukerregisteret, får en ikke fram en meny der en skal velge rapporttype. Det er fordi det kun finnes en rapporttype for det registeret. G Dersom du ikke får fram en slik meny som er vist ovenfor, betyr det at det enda ikke er laget noen rapport for den aktuelle rapporttypen. Da vil systemet gå rett inn i definering av ny rapport (se beskrivelse lenger nede). 7.3 Hvordan lese inn standarddefinisjoner Som oftest vil Cordel bli levert med et sett av ferdige rapportdefinisjoner, ferdig til bruk. Det kan imidlertid av og til være behov for å hente inn rapport-definisjoner på senere tidspunkt også, og da kan du bruke knappen 8[Importér] i rapportlisten. Du får da fram følgende vindu:

79 Rapporter I feltet Importér fra velger du om du vil importere fra en annen Cordel-installasjon eller en kopidatabase. I begge tilfeller må du angi disk/mappe der Cordelinstallasjonen/kopidatabasen befinner seg. Du kan eventuelt benytte rullegardin-knappen til høyre i Lokasjon-feltet for å bla deg fram til rette disk/mappe. Dersom du vil hente data fra en annen Cordel-installasjon, må du angi en gyldig brukerid og passord for å tilgang til databasen. Velg 8[Aktivér] for å starte importen. 7.4 Lage og endre rapporter For å lage nye rapporter, velger du 8[Ny] i rapportlisten, og vil du endre en rapportdefinisjon velger du 8[Forandre] idet markørlinjen står ved den rapporten du vil endre. Du vil få fram definisjonsvinduet. For vanlige register-utskrifter, vil det se slik ut: Gi definisjonen et mest mulig beskrivende navn, slik at den skilles fra øvrige rapporter. Det du setter i feltet Rapport-heading vil i standard rapport-oppsett skrives med stor skrift i rapportens overskrift. Under 0[Rapportinnhold] skal vi se hvordan denne blir brukt. 77

80 78 Generell innføring i Cordel 7.5 Utvalg/sortering Dersom du ikke skal skrive ut hele registeret, må du spesifisere et utvalg eller merke enkelte poster (knappen 8[Merk poster]). Dette er beskrevet i avsnittet Definering av utvalg 61, og du henvises dit for en utdypet beskrivelse. Det samme gjelder sortering (se Sortering av filter 63 ). 7.6 Skriver-valg Nederst til venstre i definisjons-vinduet finner du to menyfelt (tre i faktura-utskrift) der du kan velge skriver og skriver-parametre. Det første feltet gjelder side en, og det andre for de etterfølgende sidene. Ved å trykke på tasten 7[Alt], eller klikke i feltets rullegardinknapp, får du fram valg av skriver. I tillegg til de skriverne som er registrert i systemets skriver-register (se Definere skrivere 44 ), vil du øverst i menyen kunne velge den skriveren som er definert som standardskriver i din Windows-installasjon. Ved å trykke på tasten 7[Ctrl], eller klikke i knappen for den valgte skriver:, vil du kunne sette parametre Dersom du har satt parametre (f.eks. papirstørrelse) under definering av skrivere, vil disse også hentes idet denne rapporten defineres. Du kan her endre disse innstillingene, og de blir kun gjeldende for denne rapport-definisjonen. Dersom du ønsker å sende førstesiden til en annen skriver eller papirkilde enn de øvrige sidene, velger du en annen skriver/papirkilde i det første feltet enn det andre. Dette kan f.eks. være greitt dersom en har brevark med firmaets logo i en egen skriver/papirkilde, og kun ønsker det på rapportenes førsteside. NB! Du bør absolutt velge samme papir-retning for begge skrivere. G Dersom du velger forskjellig skriver/papirkilde mellom side en og de etterfølgende sidene, vil dette resultere i to utskriftsjobber i Windows. Dersom du ber om å få skrevet ut flere kopier av samme rapport, eller en annen bruker i nettet starter en utskriftsjobb på samme tid som deg, vil dette kunne medføre litt rot i sorteringen av arkene. Cordel er helt overlatt funksjonaliteten til Windows på dette feltet. 7.7 Velge skrifttype og bakgrunnsfarge De ulike rapporttypene er noe ulike med tanke på hvor mye du kan variere skrifttyper (fonter). Alle typer har stor fleksibilitet under definering av topp- og bunn-tekster. De såkalte spesifikasjonene 105 har stor fleksibilitet også når det gjelder variasjon av skrifttype i rapport-innholdet. For de vanligste rapportene er det derimot kun mulig å sette skrifttyper for liste-delen, kolonne-overskrift, og totaler.

81 Rapporter Alle steder der det kan defineres skrifttyper under rapport-definering, kan det refereres til type Standard. Det er den skrifttypen du velger nederst til høyre i dette første skillearket. Når du klikker i rullegardin-knappen til høyre i feltet, (eller trykker 7[Alt]) kommer det opp et vindu der du kan velge skrifttype og størrelse, samt attributtene understreking, utheving og kursiv: Som forklart i avsnittet Skrifttyper 29 under kapittelet Bli kjent med ditt nye arbeidsmiljø 25, kan ikke alle skrifttyper i Windows velges, bare de typer som er registrert i Cordel. Det er også et begrenset antall farger og skriftstørrelser, men mange nok til å dekke de flestes behov. Bakgrunnsfargen som du kan sette, vil gjelde liste-området (området der rapportens data skrives). I de aller fleste tilfeller skal denne fargen være hvit. Du kan også sette denne fargen i boksen Liste under 0[Layout]. G Dersom du ønsker å ha et vannmerke-bilde i bakgrunnen, kan du definere dette som grafikk under Rapportinnhold Kolonne-oppsett Det å velge kolonner for en rapport, er ganske identisk med å definere kolonner i registre. Du benytter knappen 8[Rekkefølge] for å kunne velge hvilke kolonner som skal være med, og i hvilken rekkefølge de skal være. Se avsnittet Kolonnevalg og rekkefølge 53 for en beskrivelse av hvordan dette gjøres. Til forskjell fra definering av kolonner under registre, skal du i rapportene angi kolonnebredde i millimeter, ikke skjermpunkter (pixler): Angi kolonne-bredde, og bruk hele tiden knappen 8[Forhåndsvis] for å se resultatet av dine valg. Rapportens kolonne-overskrifter kan også fritt endres. For beløps-kolonner, kan antall desimaler angis. Systemet vil runde av beløp i henhold til det antall desimaler du 79

82 80 Generell innføring i Cordel angir. Nederst i kolonne-skillearket, kan du sette noen tilleggs-parametre: Visning av beskrivelse-kolonne: Du kan velge hvordan beskrivelse-kolonne skal skrives ut. Her er tre valg, og nedenfor ser du hva de er og resultatet av dem: 1. Skriv ut slik du har tastet inn beskrivelsen: 2. Bruke ledig plass mot høyre for å redusere antall linjer: 3. Justere teksten for å utnytte plass innenfor kolonnebredden: Ved å velge fra menyfeltet Maks linjer per post, kan du også forhindre at alle linjer i varebeskrivelsen blir skrevet ut. Strekkode: Dersom du definerer rapporttypene vareliste, medarbeiderliste, eller timekategori-liste, kan du velge at kodefelt skal skrives som strekkoder. Systemet støtter to typer strekkoder, Code39 eller EAN13. Velg den koden som støttes av din strekkode-leser. Strekkoden vil bli skrevet ut bak siste kolonne, så derfor bør ikke denne være for bred. Delsummer kan skrives ut dersom du har valgt en eller flere beløpskolonner. Du kan velge delsum for på bunnen av hver side, og ved hvert skifte av første bokstav dersom du sorterer på et tekstfelt. Blanke linjer kan benyttes for å få mer luft i rapporten. Du kan velge å skrive en halv blank linje etter hver post. Ønsker du å skrive ut hele blanke linjer, har du en del flere alternativer for hvor ofte det skal skje.

83 Rapporter 7.9 Layout I dette skillearket kan du sette marger, fargebruk og hvilke streker som skal tegnes. Illustrasjonen nedenfor viser bruken av plasserings-feltene (marger): Vi gjør oppmerksom på at feltet Fra Høyre kant bestemmer en minimum avstand fra papirkant til siste kolonne. Denne avstanden vil være større dersom siste kolonne slutter før denne avstanden (som i eksempelet ovenfor). Nederst på skillearket finner du en boks for Liste, en for kolonneheading, og en for totaler. I starten av dette kapittelet er det forklart hvilke deler av rapportutskriften disse tre begrepene representerer (se begreper 75 ). Skrifttype velges på samme måte som når du velger standard skrifttype i det første skillearket. Husk at når du velger skrifttypen Standard her, vil rapporten 81

84 82 Generell innføring i Cordel sette samme skrifttype som den som er definert i 0[Generelt]. Bakgrunnsfargen under boksen Liste vil være den samme som kan settes under feltet Bakgrunnsfarge under 0[Generelt]. Bruk hele tiden knappen 8[Forhåndsvis] for å se resultatene av de valgene du gjør Rapportinnhold Dette er den mest avanserte muligheten du har for å påvirke rapportens utseende. Du kan sette inn registerfelt, standardopplysninger, faste tekststrenger, og grafikk. Disse elementene kan settes inn i følgende grupper: Heading første side Topptekst ved sideskift Avslutning siste side Bunntekst ved sideskift Når rapporten starter, vil den altså skrive ut alt som finnes under gruppen Heading første side, når en kommer til et sideskift vil alt i gruppen Bunntekst ved sideskift bli skrevet ut, osv. Disse fire hovedgruppene kan ikke slettes, og den eneste endringen en kan gjøre er å sette standard skrifttype. Når rapportene lages, vil de automatisk få en del felter utfylt i hver slik hovedgruppe. Disse kan du slette, og/eller du kan definere nye. Klikk i boksene foran de fire hovedgruppene for å slå på/av visning av gruppenes innhold. Bruk av tastene 7[+]og 7[-] har samme virkning. Velg 8[Forandre] for å endre den linjen som markøren står ved, eller velg 8[Ny] for å lage en ny post. Du vil få fram en meny der du velger hva som skal opprettes, og innholdet i denne menyen vil avhenge av hva slags linje markøren stod ved. De tre neste underavsnittene beskriver de tre valgene du kan få:. Gruppe, Felt/Tekst/Grafikk og Std.rapportinnhold Gruppe Velg Gruppe for å lage en ny samling av felter, tekster eller grafikk. Dersom gruppen ikke har et eller flere slik elementer i seg, har den ingen mening. Når du velger i lage en ny gruppe, får du fram en meny der du kan velge å sette inn en del forhåndsdefinerte grupper lage en gruppe der du kan legge inn grafikk-elementer (grafikk) lage en tom gruppe (annet) Når du har valgt en av disse gruppene får du fram følgende vindu:

85 Rapporter Legg inn ditt navn på gruppen i feltet Beskrivelse. Deretter skal du legge inn hvor på arket gruppen skal plasseres. Vertikal posisjon angis i millimeter fra arkets toppkant. Horisontal posisjon kan angis i millimeter fra arkets venstre kant, den kan plasseres på samme posisjon som venstre/høyre marg, eller den kan være sentrert midt på arket. Gruppens posisjon er ikke uvesentlig, da de ulike elementene som skal plasseres i gruppen, posisjoneres relativt i forhold til gruppens posisjon (se nedenfor). Velg om gruppen skal omgis av en ramme, og/eller om den skal tegnes med en bakgrunnsfarge. G Gruppens bredde og høyde bestemmes av de elementer (felt, tekst, grafikk) som den består av. Det vil si at det elementet som er plassert lengst til høyre vil bestemme gruppens høyre linje, og elementet som ligger nederst i gruppen vil bestemme gruppens nedre linje Felt/Tekst/Grafikk Velg Felt/Tekst/Grafikk for å sette inn et felt fra registeret, en fast tekst, eller grafikk. Dersom du gjør valget i en grafikk-gruppe, vil du kun ha mulighet til å legge inn grafikk: 83

86 84 Generell innføring i Cordel Posisjon: Angi vertikal og horisontal posisjon i antall millimeter i forhold til gruppens posisjon. Type: Når du velger type, vil aktuelle felt åpnes for den aktuelle typen. Et grafikk-objekt kan være en linje (angi bredde og høyde) en ramme (angi bredde og høyde) en bildefil (angi bredde, høyde og bildefil i formatene JPG eller BMP). Du kan bla deg fram til rett bildefil ved hjelp av feltets rullegardin-felt. Husk at filen må være tilgjengelig for andre brukere også, ellers vil ikke grafikkfila være synlig når de skriver ut rapporten. Dersom fila ligger lagret i Cordel-mappa, er du sikker på at alle brukere får tilgang til den. Grafikkbildet vil bli strukket slik at det fyller den bredden og høyden du angir. G Dersom du vil ha et vannmerke som bakgrunn for rapporten, må du først lage en grafikkfil ved hjelp av et bildebehandlings-program (PhotoShop, Paint Shop Pro, etc). Bildet må være uskarpt, slik at teksten som skal skrives ut i rapporten ikke blir forstyrret av bakgrunnsbildet. Deretter må du lage en grafikk-gruppe, og sette inn et grafikk-objekt i gruppen, slik det er vist i eksempelet ovenfor. Angi gjerne hele arkets størrelse (A4 er 210 x 290 mm) som bredde/høyde. All grafikk skrives ut før rapportens data skrives ut, derfor bilde ligge bak all tekst. Dersom du velger å opprette Felt/Tekst/Grafikk utenom en grafikk-gruppe, får du først beskjed om å velge om det nye feltet/teksten skal opprettes etter nåværende eller siste objekt. Dersom du vil ha inn et nytt felt eller en ny tekst rett under et annet felt, må du derfor først plassere markøren ved dette feltet. Når du har valgt hvilket felt det nye feltet/teksten skal knyttes til, får du fram et vindu der du må angi en del parametre: Vertikal posisjon angis i antall linjer etter forrige felt eller gruppe. Horisontal posisjon angis i antall millimeter i forhold til gruppen eller forrige felt. Så angir du type: Generelt felt er et felt fra de firmaopplysningene som er lagt inn under systemlisens 16, eller nåværende sidenummer/dato/klokkeslett. Du kan velge felt i menyfeltet som vil være tilgjengelig rett under Tekst er en fast tekst, og teksten oppgis i feltet som dukker opp nedenfor type-feltet.

87 Rapporter Rapport-tittel : Når systemet genererer rapport-definisjoner, vil det sette i dette feltet. Denne koden betyr at det som er satt i rapportdefinisjonens tittel (se 0[Generelt]) vil bli skrevet ut. Du kan også benytte denne koden, eller skrive inn ønsket tekst. Dersom du definerer en eller annen rapport under tilbud, bestilling eller ordre, vil du også kunne velge felter fra andre registre. Menyen i feltet Type vil da inneholde flere registre, og du kan velge felt i menyfeltet som vil være tilgjengelig rett under Standard rapportinnhold For å gjøre det enklere å standardisere rapportenes utseende, er det mulig å lage standard rapportinnhold. Dersom en f.eks. ønsker å ha en firmalogo i toppen av alle rapport-framsider, kan en legge logoen inn i standard rapportinnhold, og så benytte denne i alle rapporter. Definering av standard rapportinnhold En definerer standard rapportinnhold på stort sett samme måte som når en definerer rapportinnhold under en rapport. Velg knappen 8[Std.rapportinnhold]. Dersom systemet ikke finner et standard rapportinnhold, vil det bli laget. Velg 8[Forandre] i den menyen som kommer opp, og gå til 0[Rapportinnhold]. Her kan du nå lage nye grupper, felt, tekststrenger, grafikk, etc. på samme måte som det er beskrevet ovenfor. Bruk av standard rapportinnhold Stå i skillearket 0[Rapportinnhold] i den rapporten der du ha inn standard rapportinnhold, plassér markørlinjen ved den hovedgruppen der innholdet skal inn. Velg 8[Ny], og du vil få fram men meny der du skal velge objekttype. Velg Standard rapportinnhold. Svar på spørsmålet om eksisterende rapportinnhold i denne gruppen skal slettes. Etter dette vil du nå ha en linje av type Standard rapportinnhold under hovedgruppen. Under utskrift vil systemet hente og skrive alt det som står i dette standard rapportinnholdet Aktivere utskrift til skriver, skjerm, fax og epost Alle rapporter i Cordel kan sendes til skriver/fax, skjerm, PDF-fil eller elektronisk post. Skriver Velg knappen 8[Aktivér] fra rapportliste eller inne i en rapport-definisjon. Dersom du bare vil sende en av rapportens sider til skriver: se Skjerm nedenfor. Fax Velg knappen 8[Aktivér] fra rapportliste eller inne i en rapport-definisjon. Dersom skriveren er satt opp som fax (se Definere fax 46 ), vil systemet prøve å hente faxnummer fra kunde- eller leverandør-opplysninger. Dersom dette ikke lykkes, vil du få fram et vindu der du kan angi faxnummer: 85

88 86 Generell innføring i Cordel Oppgi faxnummer. Dersom du setter kryss i feltet Lagre faxnr, vil system prøve å oppdatere kunde/leverandør med det nummeret du oppgir. Hvis system finner et faxnummer, vil du få fram et lignende vindu der du blir bedt om å bekrefte at faxnummer er rett. Velg knappen 8[Aktivér] for å starte fax-programmet. Du får deretter fram faxprogrammets vindu: Dersom dette er første gang du sender fax fra Cordel, bør velge 8[Endre oppsett] for å åpne opp feltene i vinduet. Sett inn ditt navn under Identifikasjon, og kommunikasjonsporten som faxen henger på ved å velge knappen 8[Velg port]. Dette er stort sett det du behøver å fylle ut. Velg knappen 8[Send] for å starte overføringen. Du vil få fram et status-vindu, og se om faxen ble vellykket overført eller ikke. Skjerm Velg knappen 8[Forhåndsvis] fra rapportliste eller inne i en rapport-definisjon. Bruk knappen 8[Mindre] for å mer oversikt over siden, og knappen 8[Større] for å se nærmere på detaljer. Dersom det er flere sider i rapporten, kan du bla videre med knappen 8[Neste]. Bla tilbake med 8[Forrige]. Du kan sende den nåværende siden til skriver ved å velge knappen 8[Utskrift denne side], og du kan sende hele rapporten til skriver ved å velge 8[Utskrift alle sider]. Elektronisk post Velg knappen 8[Epost] fra rapportliste eller inne i en rapport-definisjon. Systemet vil da generere en fil i formatet Adobe Acrobat (PDF-fil). Systemet vil nå prøve å finne en epostadresse fra kunde eller leverandør. Dersom dette lykkes, får du fram en liste over tilgjengelige adresser:

89 Rapporter Sett kryss i ønsket adresse dersom den finnes. Dersom system ikke finner noen epostadresser, får du beskjed om det. Uansett kan du starte epost-programmet ditt ved å velge knappen 8[Start]. Når ditt epost-programmet ditt har startet opp, vil det stå klart til å sende eposten. PDF-dokumentet ligger som et vedlegg, en standard-melding er utfylt, og epost-adresse er utfylt dersom du valgte en i Cordel. Nå kan du eventuelt korrigere opplysningene, og deretter velge epost-programmets send-knapp for å starte overføring. PDF-fil Dersom du ikke ønsker å sende rapporten som epost direkte fra Cordel, kan du likevel få generert rapporten som en fil i formatet Adobe Acrobat (PDF-fil). Følg prosedyren som er beskrevet ovenfor (elektronisk post), men istedenfor å velge knappen 8[Start] kan du velge 8[Lagre PDF]. Du får da opp et vindu der du kan taste inn disk, mappe og filnavn. Dersom filnavnet ikke slutter på ".PDF", vil systemet tilføye dette. Dersom du oppgir en mappe som ikke finnes, vil system opprette den. 87

90

91 Kapittel 8 ORDEL Cmodulbasert datasystem Metoder - et grunnleggende begrep

92

93 Metoder - et grunnleggende begrep 8 Metoder - et grunnleggende begrep Cordel er utformet som et meget fleksibelt system, slik at hver enkelt bruker og bedrift kan tilpasse det sine behov. Noe av denne fleksibiliteten skyldes innføring av noe som vi har kalt metoder. Dette er en såpass fundamental del av systemet, at vi her setter av en del plass for å belyse det. Cordel leveres så og si alltid med metoder som er tilpasset din bedrift, og for de fleste brukere vil en sjelden, eller aldri, ha behov for å endre metodene. Likevel er det lurt å sette seg litt inn i hva dette er for noe, ihvertfall for de som har et systemansvar for Cordel-installasjonen. 8.1 Hva er en "metode" i Cordel? En metode er egentlig en samling av parametre som gjør at noen av systemets moduler får ulik funksjonalitet og ulike egenskaper. En bedrift ønsker f.eks. å beregne salgspris som påslag på listepris, mens andre ønsker å beregne det som påslag på selvkost. Det kan også hende at det er ulike behov innen samme bedrift, f.eks. at en ønsker å lage tilbud både med og uten akkordarbeid. I Cordel løses altså dette ved å lage en eller flere metoder. Det er flere ulike typer metoder i systemet. Metodene som kan opprettes i tilbudsregisteret har helt andre parametre enn metodene i ordreregisteret eller bestillingsregisteret. Vi skal i de etterfølgende avsnittene se nærmere på parametrene for metoder i ordreregisteret (kalt ordremetode) og i tilbudsregisteret (kalt tilbudsmetode eller kalkulasjonsmetode). Når du oppretter en ordre, et tilbud, en bestilling, etc, og det er registrert flere metoder for det registeret, vil du kunne velge hvilken metode som skal benyttes. Den nye posten vil da få alle de egenskapene som du har satt opp for metoden. Du kan så gå inn i den nye posten og velge 8[Parametre] for å gjøre endringer. De endringene vil da kun påvirke den ordren, det tilbudet eller den bestillingen. Endringene vil altså ikke ha tilbakevirkende kraft på den opprinnelige metoden. 8.2 Hvordan definere metode Gå til det registeret der du vil definere metode (tilbud, ordre, bestilling, etc) og velg 8[Konfig]. Den menyen som framkommer vil være forskjellig fra register til register. I tilbudsregisteret velger du Anbud/Spesifikasjon, og i ordreregisteret velger du Ordremetode/spesifikasjon. Du får da opp en liste med eksisterende metoder, f.eks.: Av de skillekortene som vinduet har, ser du at det er mer enn bare metode som kan defineres 91

94 92 Generell innføring i Cordel her. For ordre og tilbud vil du se en del felles skillekort, og disse er forklart på side 94 og utover. Du kan endre rekkefølgen på metodene ved å bruke knappene 8[Flytt opp] og 8[Flytt ned]. Metoder gir deg mange muligheter. Du kan bl.a.: Velge pristype Aktivisere rabatt/påslagsmatriser Bestemme påslagsgrunnlag Kalkulere arbeid pr vare (akkord) Avrunde priser (øreavrunding) Benytte valuta, etc Velg 8[Forandre] for å endre en eksisterende metode, og 8[Ny] for å lage en ny. For ordremetode vil vinduet se slik ut: Her kan du velge hvordan ordrens fakturagrunnlag skal bygges opp, om ordren skal kunne defineres med jobber, hvilke kolonne-oppsett som automatisk skal velges for de ulike ordrespesifikasjonene, etc. Skillearket 0[Generelt] vil være forskjellig mellom de ulike metode-typene. For ordrer og tilbud vil vi kommentere to skilleark som de stort sett har felles:

95 Metoder - et grunnleggende begrep 0[Priskalkyle] Påslagsprosenten kan beregnes på Selvkost eller Listepris. Generelt tilleggspåslag legges på varene i tillegg til påslag du evt. har gitt på hver enkelt vare tidligere. Skal du bruke akkord, må du velge Ja ved Kalkulere akkordarbeid. Du vil da åpne for akkord. Ved å taste 8[Tarifftillegg] vil du få ytterligere spesifisering av tarifftillegget. Velg valutakode, dersom annen valuta skal benyttes, jfr. Land/Språk/Valuta 99. Under AVRUNDING kan du velge mellom Øre, 10-øre, 50-øre og hele Kroner. Priser er stk-prisen, Beløp er sum pr varelinje/post, og Totaler er sluttsummen i spesifikasjonen. Avrunding ekskl. mva er mest vanlig i spesifikasjoner. Ved butikksalg er imidlertid inkl. mva mest vanlig. 0[Oppdaterings-parametre] 93

96 94 Generell innføring i Cordel Skal du f.eks. benytte Kundematrise, må du i tillegg huske å velge Hent fra matrise ved feltet Rabatt til kunde. Deretter kan du velge knappen 8[Rediger Matrise] for å få opp den valgte matrisen og evt. kunne redigere denne. Benytter du selvkost som kalkulasjonsgrunnlag, må du velge Registrere manuelt i feltene Rabatt fra leverandør, Påslag og Rabatt til kunde. For kalkulasjonsmetoder kan en i boksen PAKKER se feltet Detaljposter pakker. Her kan du velge mellom Lagre mengder pr pakkeenhet som innebærer at mengde vises som 1 stk av pakken eller Lagre for valgt antall pakker som innebærer at mengden blir ganget (multiplisert) med antall av elementet. I boksen PRISTYPE I VAREREG definerer du prioriteringsrekkefølgen ved innhenting av varer i en spesifikasjon. I dette eksempelet betyr det at dersom det ikke er registrert kampanjepriser eller at kampanjeperioden er utløpt, vil systemet hente priser fra pris-settet Veil pris. Har ikke denne leverandøren aktuelle varer, går systemet videre til leverandør nr 3, etc. G De to skillearkene som er kommentert ovenfor kan også nås inne ordren/tilbudet. Når du har gjort endringer og velger 8[Lagre], vil du få spørsmål om priser skal rekalkuleres. Svar Ja for å få priser som samsvarer med de parametrene som er satt opp. 8.3 Kolonneoppsett i spesifikasjoner På dette skillearket i metode-registeret (se ovenfor 91 ) kan du registrere ulike standard kolonneoppsett. Vi har tidligere sett at en i vanlige registre kan ha ett kolonneoppsett 53, og at dette deles av alle brukere som har tilgang til registeret. I spesifikasjoner vil det ofte være behov for å ha ulike kolonne-sett, og kunne skifte raskt mellom de ulike settene. I dette skillearket kan en definere så mange ulike kolonne-oppsett en vil: Velg 8[Forandre] for å endre et eksisterende kolonne-oppsett, og 8[Ny] for å lage et nytt. Du får opp et vindu der du skal definere hvilke kolonner som skal være med i oppsettet:

97 Metoder - et grunnleggende begrep Øverst i vinduet gir du en god beskrivelse av kolonne-oppsettet. Deretter bruker du knappen 8[Rekkefølge] for å velge hvilke kolonner som skal være med, og rekkefølgen mellom dem. I avsnittet Kolonnevalg og rekkefølge 53 kan du lese en mer detaljert beskrivelse av hvordan du betjener disse vinduene. G Under definering av ordremetoder kan en knytte de ulike kolonne-oppsettene til en metode. Det er derfor lurt å definere kolonne-oppsett før en begynner å definere ordremetode. 8.4 Konfigurere uke/dato-felt På skillearket 0[Uke/dato-felt]i metode-registeret (se ovenfor 91 ), kan du velge om en del sentrale datofelt skal vises som ukenummer-felt eller ikke. Ukenummer gis på formen ÅÅ.UU (uke 52 i år 2003 = 03.52), og lagrer dato som mandagen i uka. Dersom en omdefinerer et slikt felt fra ukenummerfelt til datofelt, vil derfor alle datoer framkomme som mandager. 8.5 Egendefinerte felt i spesifikasjoner På skillearket 0[Egendef.felt]i metode-registeret (se ovenfor 91 ), er det listet en del felt som du kan ta i bruk om du vil. Du kan definere ledetekster, og hvilken felttype de skal ha. Se mer detaljert forklaring i Tillegg I om egendefinerte felt

98

99 Kapittel 9 ORDEL Cmodulbasert datasystem Flere språk og valuta

100

101 Flere språk og valuta 9 Flere språk og valuta I Cordel har en mulighet til å benytte flere språk og valutatyper i spesifikasjoner med automatisk omregning til aktuelt lands valuta. Først må imidlertid aktuelle land, språk og valuta defineres, og dette gjøres her. 9.1 Definere land, språk og valuta Fra hovedmenyen velger du modulen Basisregistre og deretter menypunktet Land / Språk / Valuta. Velg deretter 8[Ny] for å legge inn nytt land. Registrer landkode og navn (land). I feltet Språk kan du aktivere språk-registeret. Her kan du registrere nytt språk, og velge det nye språket slik at feltet Språk i land-registeret blir utfylt. Gjør det samme for å registrere valuta. Avslutt hvert land ved å velge 8[Lagre] 9.2 Registrere valuta direkte på kunden via kunderegisteret Velg menyvalg Kunder/Marked under modulen Basisregistre. Opprett ny kunde eller velg 8[Forandre] på eksisterende. Du får opp nå opp detaljbildet på kunden. Velg skillekortet 0[Salgsinformasjon] Velg rullegardin-knappene (eller trykk tasten 7[Alt] for å aktivere menyer i feltene valutatype og språk. Velg aktuell valuta og språk. Velg 8[Lagre] til slutt for å avslutte og lagre kunden samtidig. 99

102 100 Generell innføring i Cordel 9.3 Vareregister på annet språk Velg menyvalg Varer/Prisbok under modulen Basisregistre Velg menyknapp 8[Språk]. Meny med innlagte språk kommer opp. Marker aktuelt språk, f.eks. engelsk, og velg menyknapp 8[Velg]. Du vil nå få opp vareregisteret med engelsk beskrivelse. Dette forutsetter selvsagt at engelsk beskrivelse er lagt inn eller importert fra fil/diskett tidligere. Hvis ikke, kan du nå manuelt endre den norske varebeskrivelsen og enhet til engelsk. Opprinnelig norsk beskrivelse blir beholdt, og ny/endret beskrivelse blir knyttet til det valgte språket. Hvis du importerer fra prisdiskett ved hjelp av kommandoen 8[Prisdiskett], er 0[Språk] et eget skillekort under importdefinisjonen. NB! Alle priser ajourholdes i norske kroner. 9.4 Bruke språk/valuta i spesifikasjoner Språk og valuta kan benyttes både i tilbud, ordrer, faktura og bestilling. Vi bruker tilbud som eksempel, men fremgangsmåten er lik for alle spesifikasjoner. Valg av valuta og språk hentes fra kunde-opplysningene ved opprettelse av tilbudet. Valutakurs hentes fra valuta-registeret. Mva-satsen settes til "0" hvis kunden ikke er momspliktig. Disse valgene kan endres i ettertid under menyknappen 8[Parametre] i spesifikasjonen. Velg menypunkt Kalkulasjon/Tilbud. Opprett nytt tilbud på vanlig måte og velg ønsket kunde og kalkulasjonsmetode. Gå til skillearket 0[Spesifikasjon]. Klikk menyknapp 8[Parametre] for å endre/sjekke kalkyleparametre (valuta/kurs) og avslutt med 8[Lagre]. Klikk deretter menyknapp 8[Kolonner] for å velge kolonne-oppsett med pris og beløp i kundens valuta. Disse kolonnene kan redigeres på lik linje med andre priser og beløp. Dersom det ikke er definert kolonneoppsett for dette, kan du se dette beskrevet under Kolonneoppsett i spesifikasjoner 94. Bruk/velg kolonnene Pris i kundens valuta og Beløp i kundens valuta. Systemet beregner fra/til norsk/kundens valuta ved hjelp av valutakurs i valutaregisteret. Eventuell automatisk avrunding av priser/beløp, foretas på pris/beløp i kundens valuta. Når en plukker inn varer i spesifikasjonen, lagres beskrivelse i det valgte språk - hvis det finnes. Hvis ikke, hentes norsk beskrivelse. Beskrivelse kan etterpå redigeres i tilbudet på vanlig måte. 9.5 Utskrift av spesifikasjon på annet språk Du må opprette en egen utskriftsdefinisjon for hvert språk som benyttes Stå i spesifikasjonen og velg menyknapp 8[Utskrift], 8[Ny] for ny definisjon og Nei på spørsmål om å bruke nåværende definisjon Gi en dekkende beskrivelse under Navn definisjon, f.eks. "Engelsk utskrift", og velg/sjekk deretter printer Velg skillekortet 0[Kolonner]. Velg menyknapp 8[Rekkefølge] for å endre rekkefølge, og angi aktuell rekkefølge i

103 Flere språk og valuta kolonnene Pris i kundens valuta og Beløp i kundens valuta. Klikk deretter 8[Lagre], og du kommer tilbake til forrige skjermbilde. Oversett nå tekstene under Kolonneheading til aktuelt språk. Velg 0[Totaler] og endre ledetekster til aktuelt språk Gå gjennom alle ledetekster i 0[Heading/Bunntekst] og endre også disse tekstene til aktuelt språk. Ønsker du en fast innlednings- eller avslutningstekst, velger du skillekortet 0[Brevtekst]. Teksten må i tilfelle være lagt inn på forhånd under standard tekster 30. Velg til slutt 8[Aktiver] for å starte utskriften. For ytterligere informasjon om utskrifter, se Utskrift av spesifikasjoner

104

105 Kapittel 10 ORDEL Cmodulbasert datasystem Spesifikasjoner - en grunnleggende innføring

106

107 Spesifikasjoner - en grunnleggende innføring 10 Spesifikasjoner - en grunnleggende innføring Spesifikasjoner er et spesielt type register som på en avansert måte gjør det mulig å mikse varer, timer, pakker, fritekst, osv, i samme skjermbilde. Det er flere moduler som har spesifikasjoner: PAKKER RUNDSKRIV TILBUD/KALKYLE ORDRE BESTILLING FAKTURA KREDITNOTA KONTANTNOTA Dette kapittelet gir en kort innføring i hvordan en betjener spesifikasjoner. Emnet er for omfattende til å behandles i hele sin bredde, så vi begrenser oss til å nevne de mest brukte funksjonene. Når du skal lage en spesifikasjon, må du først lage posten som den skal knyttes opp til. Stå i pakke-register, tilbuds-register, bestillings-register, eller et annet register som er nevnt i listen ovenfor, og velg 8[Ny]. Fyll ut de nødvendige opplysningene i skillearket 0[Generelt], og gå deretter til 0[Spesifikasjon]. Du vil få fram en tom spesifikasjon: Tabellen nedenfor gir deg en oversikt over de ulike kommandoene i spesifikasjonen: 105

108 106 Generell innføring i Cordel Kommando Funksjonalitet [Forandre] Slår opp den posten du står ved, og gir deg mulighet til å redigere denne [Slett] Sletter posten du står ved, evt. en blokk av poster. Marker ut område ved hjelp av 7[ ] og tast deretter 7[Enter ]. Se forøvrig Slette data 58. Brukes for å legge inn nye poster (varer, arbeid, pakker, tekst etc). Posten(e) vil plassere seg etter linja du står ved når du velger 8[Ny]. Søker etter en bestemt post i spesifikasjonen [Ny] [Let] [Kopiér] [Import] [Total] [Utskrift] [Oppdatér] [Justér] [Avsnitt] [Blokk] [Metode] [Parametre] [Vis] [Detalj] [Kolonner] [Totaler] Kan kopiere inn en annen spesifikasjon, og evt. bearbeide denne. Kan f.eks. stå i bestilling og kopiere inn et tilbud eller en ordre Kan importere spesifikasjon fra annet program, f.eks. en ASCII tekstfil, fra RSKALK eller et tegnesystem Gir deg totalsummene på spesifikasjonen fordelt på materiell og arbeid med bl.a. mulighet for å gi rabatt eller påslag på totalen, samt resummere Gir deg mulighet til å skrive ut spesifikasjonen Gir deg mulighet til å oppdatere priser og beskrivelse fra vare-/time- og pakkeregisteret. Kryss av med 7[ordskiller] for hva som skal oppdateres Kan justere opp/ned prisene i spesifikasjonen, sette påslag, gi rabatt etc. på hele spesifikasjonen eller et utvalg av den Gir deg mulighet til å dele spesifikasjonen inn i avsnitt med avsnittssummer Ved hjelp av blokk-kommandoen kan du flytte, kopiere, slette eller oppdatere et område, justere, gi påslag eller rabatt på et område etc. Under denne menyknappen kan du se hvilken kalkulasjonsmetode som er valgt i spesifikasjonen, og evt. endre denne. Priskalkyleparametre 7[F3] og oppdateringsparametre 7[F4]. Valg av rabattmatriser, avrunding, pristype, valuta etc. Her velger du hvilke opplysninger du ønsker skal vises i skjermbildet vedr. avsnitt, pakker, material-koblinger og totaler Slår av og på detalj-informasjon vedr. pakker (element) Gir deg mulighet til å veksle mellom forskjellige kolonneoppsett dersom dette er definert. Se evt. kapittelet om metoder 91, for oppsett. Ved hjelp av denne funksjonstasten, slår du av og på totaler (viser nederst i skjermbildet) Bruk av taster, navigasjonsknapper og TabEdit er identisk slik det er beskrevet for vanlige registre (se side 52 ) Plukke varer, timer, pakker... Du legger inn nye poster (varer, arbeid, pakker, tekst, etc) i spesifikasjonen ved å velge knappen 8[Ny]. Postene vil plassere seg etter linjen du står ved når du velger 8[Ny]. Du vil få fram en meny der du kan velge den posttypen du ønsker:

109 Spesifikasjoner - en grunnleggende innføring Velg aktuell posttype, f.eks. Vare fra prisbok ved å klikke på ønsket posttype eller taste understreket menybokstav. Aktuelt register kommer opp, i dette eksempelet vareregisteret: Registeret står nå i søke-modus, og du søker fram til ønsket vare på samme måte som det er beskrevet under Søkefunksjoner 58. Når du har funnet fram til en vare, kan du merke en stykk av den ved å trykke på 7[Ordskiller]. Skal du ha større mengde enn det: Trykk 7[Enter ], angi ønsket mengde, og trykk 7[Enter ] igjen. Fortsett så med neste vare. Lukk vinduet når du er ferdig, og de postene du har plukket vil nå være lagret i spesifikasjonen. Totaler og dekningsgrad blir automatisk akkumulert etter hvert som nye poster legges inn/endres. Du kan slå på/av visning av totaler via knappen 8[Vis] eller ved å trykke 7[Shift]+[F5]. Veksle mellom plukking og inntasting I eksempelet ovenfor vil du se en knapp som heter 8[Reg.metode]. Med denne kan du skifte mellom plukke-modus og en inntastings-modus. Når du velger denne knappen, vil plukkebilde forsvinne, de postene som du eventuellt har plukket vil bli lagret, og du får fram 107

110 108 Generell innføring i Cordel følgende skjermbilde: Dersom du ønsker å registrere varer eller timer i spesifikasjonen som ikke finnes i vare- eller time-registeret, er denne metoden fin å benytte. Fyll ut alle felter etter beste evne. Taster du inn en varekode/timekode som eksisterer, blir feltene automatisk utfylt. Mengde, pris og beskrivelse bør minimum fylles ut. Velger du 8[Lagre(PgDn)] vil system lagre det du holder på å registrere, blanke ut alle felter, og du kan begynne å taste neste post. Avbryt med 7[Esc]. G Du kan forandre alle poster som er registrert i spesifikasjonen, uten at det har tilbakevirkende kraft på det registeret de er plukket fra. Når du velger 8[Forandre] på en post, får du fram vinduet ovenfor i redigerings-modus Fritekst Cordel har integrert en tekstbehandler (editor) i spesifikasjonene, slik at du kan legge inn fritekst så og si hvor som helst. Når du trykker 8[Ny] og velger posttypen Fritekst, vil du få fram en liten editor, klar til å ta imot tekst. Editoren er bare en linje høy, og skyver neste linje i spesifikasjonen en linje ned. Etter hvert som du taster inn flere linjer i editoren, vil den utvides i høyden, og linjene nedenfor vil skyves lenger ned: Lengst til høyre i editoren finner du en knapp (hurtigtast 8[Ctrl]+[H]) som vil vise editorens egen knapperad. Denne knapperaden synliggjør all tekstbehandlingsfunksjonaliteten som editoren har. For å avbryte redigering, trykker du 8[Esc] (du får spørsmål om du vil lagre). Du lagrer teksten ved å klikke utenfor editor-området, eller trykke 7[Shift]+[Enter ].

111 Spesifikasjoner - en grunnleggende innføring Du kan også hente inn en tekst fra standardtekst-registeret. Dette kan du gjøre mens du redigerer inne i editoren (hurtigtast 7[Ctrl]+[T]) eller velge 8[Ny] og posttype Std.Tekst i menyen som framkommer. Når standardteksten er hentet inn, kan du fritt redigere den uten at det har tilbakevirkende kraft på teksten i tekst-registeret. G Vær oppmerksom på at standardtekster også kan knyttes til utskrifts-definisjoner. Dersom du har tekster i starten eller slutten av spesifikasjonen, og som ikke trenger å endres for hver enkelt spesifikasjon, er det lurest å definere teksten i rapporten. Du sparer både arbeid og diskplass Kopiere 8[Kopiér] er en kommando for å kopiere fra en "gammel" spesifikasjon til en ny, for deretter å bearbeide den nye spesifikasjonen. Det kan også være at du f.eks. vil kopiere et tilbud inn i en bestilling etc. eller at du skal lage flere like tilbud. Når du velger denne knappen, får du fram følgende vindu: Du kan velge å kopiere fra andre spesifikasjoner (Tilbud, Ordre, Forespørsel, Bestilling, Faktura, Pakke og Rundskriv), ved å velge ønsket spesifikasjonstype i feltet Kopier fra. Angi deretter spesifikasjonsnummeret. Skal du ha en identisk kopi, hopper du over resten av valgene og velger 8[Aktivér] direkte. Velger du sorter og akkumuler pr varenr blir spesifikasjonen sortert etter stigende varenr, og poster med samme nummer blir samlet i en post, mens mengden blir akkumulert. Altså vil du ikke få samme rekkefølgen på postene som i "originalspesifikasjonen". Dersom det har vært prisstigning i mellomtiden, og du vil oppdatere priser og beskrivelse i henhold til aktuelle registre, krysser du av for dette. Ved hjelp av knappen 8[Utvalg], kan du velge å kopiere bare deler av spesifikasjonen. Når du har foretatt aktuelle valg, velger du 8[Aktivér] og kopieringen starter. Etter at kopiering er foretatt, kan du bearbeide spesifikasjonen (slette, endre, legge til nye poster) uten at originaldokumentet blir endret. 109

112 110 Generell innføring i Cordel 10.4 Avsnitt Kommandoen gir deg mulighet til å dele spesifikasjonen inn i avsnitt med delsummer, f.eks. hvis du skal gi tilbud på en enebolig, og kunden ønsker delsummer pr rom eller lignende Lagre avsnitt Stå i aktuell spesifikasjon og marker første posten som skal være med i avsnittet Velg menyknapp 8[Avsnitt] Marker ut område ved hjelp av 7[i] og 7[h] (området blir gult) Klikk deretter menyknapp 8[Lag avsnitt] Angi deretter et avsnittsnr og en beskrivelse. Eksempel: Du kan evt. også kalkulere avsnittet med forskjellige påslag og rabatter ved å velge menyknapp 8[Priskalkyle], men denne knappen er først synlig når en endrer et avsnitt. Avslutt i tilfelle dette bildet med 8[Lagre] for å returnere til ovenstående bilde Når avsnittsnr, beskrivelse og evt. priskalkyle er gitt, velges 8[Lagre] for å opprette avsnittet Kun den første linjen av beskrivelse blir lagt i sumlinjen med ordet SUM først. I overskriften på avsnittet blir hele beskrivelsen tatt med Slette hele avsnitt eller bare avsnittssummen Hele avsnittet med underposter slettes ved å markere headingen (avsnittsoverskriften), og velge menyknappene 8[Slett] og 8[Slett blokk]. Dersom du kun vil slette avsnittsmarkeringen (heading og sumlinje), trykker du 7[Delete].

113 Spesifikasjoner - en grunnleggende innføring 10.5 Blokk Dette er en meget anvendelig kommando som kan brukes til flere operasjoner: Flytte et område Stå i aktuell spesifikasjon ved den første posten som skal flyttes Velg menyknapp 8[Blokk] Marker ut område ved hjelp av 7[i] og 7[h] (området blir gult) Velg deretter menyknapp 8[Flytt] Plasser markørlinjen der du vil ha området/blokken Velg deretter menyknapp 8[Flytt hit] Kopiere et område Stå i aktuell spesifikasjon ved den første posten som skal kopieres Velg menyknapp 8[Blokk] Marker ut område ved hjelp av 7[i] og 7[h] (området blir gult) Velg deretter menyknapp 8[Kopiér] Plasser markørlinjen dit du vil kopiere området/blokken Velg deretter menyknapp 8[Kopiér hit] Slik kan du fortsette å kopiere område flere ganger om du ønsker Tast 7[Esc] når ønsket kopiering er utført Slette et område Stå i aktuell spesifikasjon ved den første posten som skal slettes Velg menyknapp 8[Blokk] Marker ut område ved hjelp av 7[i] og 7[h] (området blir gult) Velg deretter menyknapp 8[Slett] Velg Komplett alle poster (i området) eller Poster med antall = Avsnittsmarkere et område Stå i aktuell spesifikasjon ved den første posten som skal avsnittsmarkeres Velg menyknapp 8[Blokk] Marker ut område ved hjelp av 7[i] og 7[h] (området blir gult) Velg deretter menyknapp 8[Avsnitt] Angi et avsnittsnr og en beskrivelse av avsnittet Du kan evt. også kalkulere avsnittet med forskjellige påslag og rabatter ved å velge menyknapp 8[Priskalkulasjon (F2)]. Avslutt i tilfelle dette bildet med 8[Lagre] for å returnere til forrige bilde 111

114 112 Generell innføring i Cordel Når avsnittsnr, beskrivelse og evt. priskalkyle er gitt, velges 8[Lagre] for å opprette avsnittet Kun den første linjen av beskrivelse blir lagt i sumlinjen med ordet SUM først. I overskriften på avsnittet blir hele beskrivelsen tatt med Justere et område Justering vil si å endre verdiene for flere poster i slengen. Justerins-definisjoner kan lagres, på samme måte som rapport-definisjoner og filter. I en justerings-definisjon velger en et eller flere felter som skal justeres, hva som skal skje med feltet (sette nytt feltinnhold, justere prosentvis, eller lignende. F.eks. kan en justere opp priser på denne måten: En del registre (bl.a. vareregisteret) har egen 8[Justér]-kommando. Her i spesifikasjonen, kan du benytte 8[Justér]-kommandoen direkte, eller innen 8[Blokk]-kommandoen: Stå i aktuell spesifikasjon ved den første posten som skal justeres Velg menyknapp 8[Blokk] Marker ut område ved hjelp av 7[i] og 7[h] (området blir gult) Velg deretter menyknapp 8[Justér] Marker aktuell definisjon og velg 8[Aktivér] Oppdater et område Stå i aktuell spesifikasjon ved den første posten som skal oppdateres Velg menyknapp 8[Blokk] Marker ut område ved hjelp av 7[i] og 7[h] (området blir gult) Velg deretter menyknapp 8[Oppdatér] Kryss av for hva som skal oppdateres i blokken, og velg 8[Aktivér] Angi eller endre påslag på et område Stå i aktuell spesifikasjon ved den første posten som skal ha påslag Velg menyknapp 8[Blokk] Marker ut område ved hjelp av 7[i] og 7[h] (området blir gult) Velg deretter menyknapp 8[Påslag] Angi ønsket påslagsprosent, kryss av for evt. materiell og arbeid, og klikk 8[Lagre] Angi eller endre rabatt på et område 10.6 Stå i aktuell spesifikasjon ved den første posten som skal ha rabatt Velg menyknapp 8[Blokk] Marker ut område ved hjelp av 7[i] og 7[h] (området blir gult) Velg deretter menyknapp 8[Rabatt] Angi ny rabattsats, kryss av for evt. materiell og arbeid, og klikk 8[Lagre] Velge kolonner Kolonneoppsett i spesifikasjonen følger valgt kalkulasjonsmetode, og metode velges når spesifikasjonen opprettes. Metode bør i utgangspunktet ikke endres/byttes fordi dette innebærer omregning av priser. Du kan imidlertid veksle mellom flere forskjellige kolonneoppsett mens du kalkulerer samme spesifikasjonen:

115 Spesifikasjoner - en grunnleggende innføring Stå i aktuell spesifikasjon og velg menyknapp 8[Kolonner] Nåværende kolonneoppsett er markert med en hake/pil Klikk på ønsket oppsett Skjermbildet endrer seg nå til å vise valgte kolonner Standard kolonneoppsett defineres fra oversiktsbildet ved hjelp av 8[Konfig] Totaler Denne funksjonen gir deg mange muligheter. Du kan bl.a.: Resummere/kontrollsummere spesifikasjonen og elementspesifikasjonene Angi rabatt/påslag på totalen Endre/overstyre totalsum Kalkulere arbeid pr. vare (akkord) Avrunde priser Bruke rabattmatrise Velge pristype, etc. Videre lister funksjonen ut økonomiske nøkkeldata på skjermen Når du velger 8[Total], får du fram følgende vindu: Velg menyknapp 8[Forandre] for å kunne justere materiell og arbeid, f.eks. kalkulere påslag eller gi rabatt. Gjør aktuelle beregninger og velg 8[Lagre] og deretter 8[Avbryt] dersom du skal avslutte totalbildet. I totalbildet kan du også velge 8[Parametre] for å endre flere parametre. Vil du skrive ut kalkylesammendraget, velger du menyknapp 8[Utskrift]. Velg til slutt 8[Esc] for å avslutte kalkylebildet og returnere til spesifikasjonen 113

116 114 Generell innføring i Cordel 10.8 Utskrift av spesifikasjoner Utskrift av spesifikasjoner er noe mer avansert enn øvrige rapporttyper. Vi skal her kommentere de skillearkene som ikke finnes i vanlige register-utskrifter Utvalg/Sortering Spesifikasjoner har et eget skilleark for utvalg. Her kan en sette begrensning, slik at bare deler av spesifikasjonen blir skrevet ut. Hopp derfor over dette valget dersom hele spesifikasjonen skal skrives ut. Dersom du ikke krysser av for sortering, vil du få vanlig rekkefølge. Det innebærer at postene blir skrevet ut i samme rekkefølge som de vises på skjermen. Dette er det mest brukte alternativet. Eventuelt ønsker du eksempelvis å samle postene pr Posttype (varer for seg, timer for seg, pakker for seg) som 1 + beskrivelse som nr 2 + varenr som 3. Akkumulert pr sorteringsnøkkel, innebærer at alle poster i spesifikasjonen med samme nummer, blir samlet i en post på utskriften med akkumulert mengde. Ønsker du overskrift/ heading pr 1. sorteringsfelt, krysser du av i dette feltet. Ønsker du sum pr 1. sorteringsfelt, krysser du av for det. I dette eksempelet innebærer det delsummer for varer, timer og pakker. Klikk i boksene for å sette eller fjerne kryss Totaler Kryss av for hvilke totaler du vil ha med på utskriften. Forandre evt. ledetekstene (f.eks. til engelsk hvis dette er en engelsk utskriftsdefinisjon). Ønsker du totalsum nederst på hver side (hvis flere sider), krysser du av ved Overføres. Ønsker du totalsum øverst fra side 2 osv, krysser du av ved Overført. En del av ledetekst-feltene har koder som består av pluss en bokstav. Feltets hjelpetekst på meldingslinjen (kommer også fram som et hint når du holder muspekeren over disse feltene) vil forklare betydningen av disse kodene Detaljnivå Velg og kryss av for hvilken informasjon og nivå som skal være med på utskriften vedr. pakker, avsnitt og kontoer, og velg/endre evt. skrifttyper for disse Brevtekst Under dette skillekortet velger du hvilke tekster som skal være med på utskriften av spesifikasjonen, både når det gjelder innlednings- og avslutningstekster. Klikk i boksen ved notat for å sette kryss, dersom dette skal skrives ut. Dersom du vil hente en fast innledningstekst fra standardtekst-registeret 30, klikker du her og angir tekstnummeret (evt. velge rullegardin-knappen i feltet for å lete i tekstregisteret). Dette forutsetter at teksten ikke allerede er hentet inn i spesifikasjonen, for da vil den komme 2 ganger på utskriften Med Skriv innledningstekst, menes den teksten du selv har skrevet eller hentet inn før de øvrige postene i spesifikasjonen. Vil du at denne teksten skal skrives over kolonneheadingen, klikker du i boksen Før første kolonneheading. Med Avslutningstekst menes den teksten du selv har skrevet eller hentet inn til slutt i spesifikasjonen. Vil du at denne teksten skal skrives etter totalene (mest vanlig), klikker du i denne boksen. Dersom du vil hente en fast avslutningstekst fra tekstregisteret, klikker du her og angir tekstnummeret. Dette forutsetter at teksten ikke allerede er hentet inn i spesifikasjonen, for da vil den komme 2 ganger på utskriften.

117 Kapittel 11 ORDEL Cmodulbasert datasystem Tillegg I: Egendefinert felt i registre

118

119 Tillegg I: Egendefinerte felt i registre 11 Tillegg I: Egendefinerte felt i registre Noe av det som gjør Cordel til et så fleksibelt system, er muligheten for å omdefinere ledetekster i skjermbilder, samt å kunne definere egne felt i noen registre. Du må ha administrator-rettigheter for å kunne bruker denne funksjonen. I den menyen som kommer fram når du velger knappen 8[Konfig] i et register, velger du Egendefinerte felt. Vi vil i dette tilfellet benytte kunderegisteret som eksempel, og du får fram følgende vindu: Dette vinduet vil stort sett ha samme oppbygning som registerets vanlige redigeringsvindu. Men der det i redigeringsvinduet står står ledetekster, er det nå felter der ledeteksten kan redigeres. Bak noen av ledetekst-feltene finnes menyfelt der en kan endre egenskapene til feltene i redigeringsvinduet. For eksempel kan en velge om fornavn og etternavn skal redigeres i ett felt, eller om de skal være separate felt. Den viktigste funksjonen er likevel at du kan ta i bruk de feltene som har tittelen Egendefinert. I eksempelet ovenfor har vi blant annet laget et felt som heter Antall ansatte. Etter at feltets ledetekst er endret, velger vi felttype. Du har følgende alternativer: 117

120 118 Generell innføring i Cordel Felttype Egenskap Alfa-Numerisk Felt der du kan skrive både tall, tegn og bokstaver Numerisk Felt der du kan skrive bare tall (siffer) Dato Felt der systemet bare godtar en dato (dag/md/år) Ukenr Felt der systemet bare godtar årstall og uke, f.eks. uke 48 i 2000 = Felt der systemet bare godtar en meny med forhåndsdefinerte alternativ Samme som over, men her kan det i tillegg velges at det skal være flere aktive valg for hvert felt. De første valgene vises på 1. skjermbilde. Ikke i bruk, dvs at feltet ikke vil vises i skjermbildet. Anbefales for ubenyttede felt. Meny Flervalgmeny Ikke i bruk I vårt tilfelle har vi valgt at feltet Antall ansatte skal være et menyfelt. Bak felttype-feltet kommer det da fram en knapp med en lyspære i. Ved å klikke på denne (eller trykke på 7[Ctrl]) får vi fram en meny der en kan legge inn menyvalgene: Du kan legge inn opp til 255 valg for en meny. Bruk knappen 8[Sett inn] for å legge inn et nytt menyvalg foran det feltet som markøren står i, og bruk knappen 8[Slett] for å slette det menyvalget som markøren står i. Når du har endret type felt, eller har endret menyvalgene i et felt, må systemet vite hva som skal skje med de eksisterende data i disse feltene. Du får derfor opp følgende meny:

121 Tillegg I: Egendefinerte felt i registre Velg det som passer best i den aktuelle situasjonen. Vi anbefaler å velge "Ikke i bruk" på felt som står ubenyttet. Dette for å få et ryddigere skjermbilde Spørring mot menyfelt For egendefinerte felt av type Meny og Flervalgmeny, vil en få noen flere muligheter når en skal velge metode i utvalgslinjer. Dersom en lager et utvalg der feltet Antall ansatte (se eksempelet ovenfor) blir tatt i bruk, vil en få fram følgende muligheter i metode-feltet: Vanlige felt har valgmulighetene Lik, Ulik og Fra/til. Her er det ingen mulighet for Fra/til, men det er byttet ut med mer relevante alternativ. De to nye valgene (Er en av og Ingen av) vil gi en flervalgsmeny i neste felt, der du kan merke et eller flere av feltet menyvalg: Metoden Er en av betyr at systemet vil plukke ut de postene der et av de merkede alternativene er valgt. I eksempelet ovenfor vil det alstå gjelde alle kunder der antall ansatte er 6-10, eller Metoden Ingen av betyr at systemet vil plukke ut de postene som ikke har noen av de merkede alternativene. Dersom du skal lage utvalg mot et felt av typen flervalgmeny, vil du få disse metodealternativene: På samme måte som beskrevet for menyfelt, vil feltet bak metode-feltet gi en flervalgsmeny, 119

122 120 Generell innføring i Cordel der du kan velge en eller flere av feltets menyvalg: Med henvisning til eksempelet ovenfor, der Elektro og Bygg er er merkede alternativ, kan vi beskrive metodene slik: Metode Har noen Velger ut De poster som har et eller flere av de merkede alternativene Har alle De poster som har alle de merkede alternativene Mangler noen De poster som mangler et eller flere av de merkede alternativene Mangler alle De postene som ikke har noen av de markede alternativene I henhold til eksempel Elektro eller Bygg Elektro, Bygg og evt flere bransjer Har Elektro eller Bygg, men ikke begge Hverken har Elektro eller Bygg.

123 Kapittel 12 ORDEL Cmodulbasert datasystem Tillegg II: Datasikkerhet og feilretting

124

125 Tillegg II:Datasikkerhet og feilretting 12 Tillegg II:Datasikkerhet og feilretting Cordel er bygd på en database som heter RDM Embedded. Den er blitt valgt ut fra dens unike egenskaper og gode ytelse. Etter mange års erfaring med denne databasen, kan vi for de aller fleste installasjoners vedkommende, konstatere en forbløffende god driftsstabilitet. Mange kunder har kjørt våre systemer i år så og si uten driftsstans. Noen andre har hatt en del problemer, og grunnene kan være mange. En kilde til problem er selvsagt mindre bra koding av programkode fra System Konsults side. Men den viktigste feilkilden er likevel mangelfulle eller uheldige innstillinger av arbeidsstasjoner og servere. Gjennom flere år har en også smertelig erfart at operativsystemer (de systemene som kjører i bunnen på maskinene) ikke leverer den driftsstabiliteten som de skulle. De siste årene har situasjonen likevel bedret seg på dette området. I tillegg til dette kommer eksterne feilkilder som strømbrudd, lynnedslag, feil på maskinvare, og tobente skapninger som foretar seg ting de ikke skulle. Det er en del tiltak en kan gjøre for å forhindre at problem oppstår, og vi vil kort nevne en del av dem: 1. Unngå operativsystemene Windows 95, 98 og ME. På arbeidsstasjoner bør du altså kjøre Windows NT, 2000, XP eller nyere. På servere kan du kjøre Windows NT/2000/XP i tillegg til Novell Netware eller Linux. 2. Husk å deaktivere hurtigbufring (engelsk: caching) av Cordel-området på serveren. Dette er en mekanisme som skal øke ytelsen på serveren, men vår erfaring er at database-filene ikke blir oppdatert så raskt og nøyaktig som de skal. 3. Fjern antivirus-sjekk av Cordel-området, slik det er beskrevet under Samspill med AntiVirus-programvare 19. Dette gjør at Cordel kjører raskere, men erfaring har også vist at feilsituasjoner kan oppstå dersom Cordel sine datafiler behandles av antivirus-program. 4. Ta sikkerhetskopi (engelsk: backup) regelmessig, det vil si minst en gang i døgnet. Husk å oppbevare kopiene på et trygt sted. Sjekk også at det er mulig å ta tilbake data fra en av dine sikkerhetskopier, og at kopiene inneholder alle dine data. Noen har nemlig erfart å ha tatt sikkerhetskopi i lang tid, men oppdaget at kopiene var mangelfulle da de skulle benytte dem. Når feil har oppstått Når databasen rapporterer en feilsituasjon, vil Cordel rapportere den videre til brukeren. Som vist i neste tillegg, kan disse feilene deles inn i to grupper. Programfeil (feilkode -1 til -53) skyldes som oftest feil i programkoden. Særlig gjelder det -24. Systemfeil (feilkode -900 til 946) skyldes som oftest omkringliggende omstendigheter. Når du får en feilsituasjon, vil vi sterkt oppfordre til å ta kontakt med en av våre kundekonsulenter, slik at han/hun kan gi deg råd. Av og til kan feilen allerede være opprettet i en nyere versjon av vår programvare. Av og til kan du være den første til å finne en feil i vår programvare, slik at vi trenger litt tid til å fikse feilen. Men av og til kan det ha oppstått feil i databasen. Da trenger du å benytte programmet DbTools. DbTools I en Cordel-installasjon vil du finne et program som heter DbTools. Dette programmet inneholder en del vedlikeholdsrutiner for databasen. En skal ikke bruke DbTools uten først å konferere med en av System Konsults kundekonsulenter, da feil bruk kan medføre at galt blir verre. Unntakene er 8[Sikkerhetskopi] og 8[Filoverføring] som er "ufarlige" rutiner. 123

126 124 Generell innføring i Cordel Alle funksjonene i programmet har forskjellige opsjoner som kan slås av og på. Dette må gjøres hver gang programmet kjøres (ingen slike verdier lagres). Disse opsjonene er automatisk satt til de verdier vi mener er de beste i 90% av tilfellene programmet skal benyttes, men de kan altså endres for å oppnå spesielle resultater i noen enkeltstående tilfeller. Etter at programmets rutiner er fullført kommer det meldinger i den store hvite rammen. Disse meldingene kan lagres til tekstfiler og sendes til System Konsult ved å klikke på Fil og Lagre output. De kan også evt. skrives ut og fakses. Vær da oppmerksom på at slike utskrifter kan bli svært lange hvis mange feil rapporteres. Her følger en beskrivelse av de ulike funksjonene som finnes i programmet: Alle brukere må være ute av Cordel når denne rutinen kjøres! Gjenoppbygge indekser (søkenøkler) i systemet. Alle indekser blir gjenoppbygget. Denne rutinen kjøres også automatisk etter at de andre rutinene er fullført. Det kan likevel i enkelte tilfeller være behov for å få korrigert indeksene før en av de andre rutinene kjøres. I så fall benyttes denne separat i de tilfellene. Opsjoner:

127 Tillegg II:Datasikkerhet og feilretting Alle brukere må være ute av Cordel når denne rutinen kjøres! Kjører gjennom alle datafiler og retter opp feil som den finner der. Dette kan gå på feil 6, -7 etc. Bruk denne rutinen når slike feil oppstår. Feil 24 rettes ikke av denne rutinen, disse er rene programmeringsfeil. Databasen endres når denne rutinen kjøres. Opsjoner: De to første og den siste opsjonen forklarer seg selv. Modify page-zero problems: Denne skal være på i de fleste tilfeller. Korreksjoner blir også foretatt på filstørrelse, antall poster, slettekjeder etc. Antall sider i intern cache: Verdien på dette feltet er satt til 64 som standard. Hvis man får mange feil av typen 902 kan denne verdien økes. I praksis har vi vært oppe i verdier på rundt 200 på de databasene som har hatt ekstremt mange 902 feil. Alle brukere må være ute av Cordel når denne rutinen kjøres! Denne rutinen endrer ikke innholdet i databasen, den rapporterer bare hvilke evt. feil som finnes, og som kan korrigeres med dbfix. 125

128 126 Generell innføring i Cordel De opsjonene som er avkrysset over er de som kommer fram som standard. Det er ikke nødvendig å endre disse. Alle brukere må være ute av Cordel når denne rutinen kjøres! Denne rutinen utfører det samme som 8[Oppgrader], men den erstatter ikke eksisterende data med oppgraderte data automatisk. Den har også noen flere valg på opsjoner. Rutinen utfører følgende: 1. Oppretter en ny, tom database i det nye formatet. 2. Kopierer data fra gammelt format post for post over til nytt format. 3. Data i det gamle formatet blir liggende i mappen Data, og de i nytt format i mappen Nydata. Dersom flere nydata-mapper finnes blir det opprettet mapper med navnet nydata0, nydata1, nydata2 etc. Resultatet av den siste kjøringen av Revise ligger i den nydata med høyest nummer. Opsjoner: Hurtig beholde slettede poster: Revise med denne opsjonen på medfører at selve

129 Tillegg II:Datasikkerhet og feilretting rutinen tar kortere tid å utføre, men man kan risikere at feil som finnes i den 'gamle' basen kommer over i den nye. Konverter tegnsett: Denne opsjonen brukes dersom man skal kjøre revise på en dos-versjon for å få fram data til Windows-versjonen. RDL-Script: Her kan man oppgi filnavnet på en fil som blir lest og brukt under Revise. Denne filen brukes hvis vi ønsker å instruere Revise til å utføre spesielle operasjoner med dataene. Slike RDL-filer opprettes, vedlikeholdes og distribueres fra utviklingsavdelingen på forespørsel. Det kan være behov for å benytte en slik fil i enkelte tilfeller der for eksempel oppgradering ikke vil fullføre normalt. Alle brukere må være ute av Cordel når denne rutinen kjøres! Rutinen endrer data i databasen. Den brukes for å oppgradere data fra en versjon til en annen, og i tilfeller der dbfix ikke klarer å rydde opp i feil i databasen. Den utfører følgende: 1. Lager en ny, tom database i nytt format. 2. Kopierer data fra gammelt format post for post over til nytt format. 3. Lager en pakket kopi av gamle data. Filen får navnet olddata_ddmmååttmmss. Tidspunkt sløyfes på første oppgradering på en dato. Hvis flere oppgraderinger kjøres samme dag benyttes tidspunktet i tillegg til datoen for å ha sikkerhetskopier av alle tidligere oppgraderinger samme dag. 4. Data nydata mappen erstatter så data i mappen 'data'. RDL-Script: Her kan man oppgi filnavnet på en fil som blir lest og brukt under Revise. Denne filen brukes hvis vi ønsker å instruere Revise til å utføre spesielle operasjoner med dataene. Slike RDL-filer opprettes, vedlikeholdes og distribueres fra utviklingsavdelingen på forespørsel. Det kan være behov for å benytte en slik fil i enkelte tilfeller der for eksempel oppgradering ikke vil fullføre normalt. 127

130 128 Generell innføring i Cordel De fleste har en eller annen type programvare som håndterer automatisk sikkerhetskopiering, men ikke alle. Denne enkle funksjonen hjelper deg til å ta sikkerhetskopi av dine data. Den innebærer ingen automatikk (du må starte den hver gang selv), men den er bedre enn ingenting. Sikkerhetskopien vil være fil i såkalt ZIP-format. Dette er den mest kjente måten å pakke sammen data på, og gir veldig komprimerte filer. Programmet vil selv foreslå database-mappe, det vil si mappen der alle database-filene ligger. I feltet Navn på backup kan du angi hva navnet på sikkerhetskopi-fila skal hete, og hvor den skal ligge. Programmet vil foreslå et filnavn direkte i din Cordel-mappe, men her kan du altså angi en annen plassering. Dersom du vil lagre kopi på disketter, setter du kryss i feltet Lagre sikkerhetskopi på diskett(er). Programmet vil da foreslå et ledig filnavn på disketten. Programmet vil be om tomme disketter etter hvert som diskettene fylles opp. G I dag finnes det et stort utvalg av hendige lagringsmedier som er mye mer praktiske enn diskett-stasjoner. Flyttbare harddisker som settes i USB-porten på maskinen din kan fås for noen få hundrelapper. Spør i data-butikken din! Vinduet gir deg ellers mulighet til bare å ta med data-filer (sett kryss i Ikke ta med indeksfiler). Dersom du tar inn en sikkerhetskopi der indeksfiler ikke er med, må du kjøre en keybuild før databasen er komplett. Dokumenter som er lagret i Cordel sin dokument-kontroll, er lagret i en mappe kalt Dokument. Dersom du vil ta sikkerhetskopi også av denne mappen, setter du kryss i feltet Ta sikkerhetskopi av dokumenter, og angir dokument-mappe. Til slutt kan du også angi om sikkerhetskopien skal sendes direkte til System Konsults FTPserver. Dette er en greitt alternativ dersom det er ønskelig at System Konsult skal se nærmere på databasen. Dette valget avhenger av at du har en Internett-forbindelse på din maskin.