WinTid Brukerdokumentasjon

Transkript

1 WinTid Brukerdokumentasjon Logica Norge HRM Innhold i

2 Innhold WinTid 1 WinTid, et tidregisteringssystem... 1 Verktøylinjalen, hurtigtaster og snarveier... 3 Verktøylinjalen... 3 Snarveier... 6 Faste data 7 Beregningsskjema og kalender... 7 Grunnregler Grunnregler for Fleksitid Grunnregler for Fravær Grunnregler for Avrunding Grunnregler for Min / Maks regel Grunnregler for pause Beregningsskjema Grunndata for skjema? Tidssoner for skjema Tillegg for skjema Helligdager Grunndata helligdager Faste helligdager Bevegelige helligdager Legg opp helligdager Helligdagsprofiler Profiler for dag- og fleksitidsansatte Profiler for skift- og deltidsansatte Kalender Grunndata Syklus for kalender Legg opp/slett kalenderdata Regeloppsett overtid Tilknytning av regeloppsett til ansatt Markering i skjema om regeloppsett skal benyttes Koder og kategorier Kategorier Fleksible kategorier Fraværskoder Variable tillegg Overtidskoder Oppmøte / Faste OT Overtidskode for oppmøte / vaktillkalling Overtidskoder med Fast antall Frie tekster Koder og kategorier Tilordningsdata Firma Avdeling Lønnsart tabell Adgangsgruppe Lønnsgruppe ii Innhold WinTid

3 Gruppering Stillingskategorier Personal data Personalia Tilordning Frie tekster Personal data Fraværsplan Gruppering Notisblokk Produksjonsdata Fraværssjekk Kostnadssted Tilknyttet kategorier Periode data Opplegg av perioder Opplegg av avvikende perioder Periodeavrunding Adgangskontroll Grunndata for adgangskontroll Terminaler Adgangsgrupper Spesielle dager Profiler server subterminaler Generelle data Dør åpning (9290 terminalserver) Dør åpner bryter Atomatisk døråpning Åpne / lukke dør Adgangs status Stemplinger Alarmer Oppsett Rapporter Daglige data 137 Stemplingsbildet Oversikt stemplinger Vedlikehold stemplinger Variable tillegg Angi Årsakstekst i stemplingsbildet Fraværssjekk Overtid (OT) og Fleksitid på lørdag Dagens resultater Akkumulert resultat Melde frav./ot kode Resultatkorreksjoner Stemp.korreksjoner Stemp. detaljer Vedlikehold av jobbregistreringer Sykmeldinger Fraværsplan i stemplingsbildet Perioderesultater Rapporter under daglige data Innhold iii

4 Resepsjonsmodul Status Sende beskjed Oppsett Beregning Beregning per ansatt Beregning per kalender Beregning per avdeling Terminalbeskjeder Arbeidsplan Rapporter 187 Rapportbestilling Utvalg av ansatte Eksportere WinTid rapporter i Excel Slik vil rapporten se ut i Excel Lagre som PDF-format Mønstringsrapport Perioderapport Lønnsrapport Resultatrapport AML OT rapport AML OT rapport - detaljert Helkontinuerlige skift (33,6 timer pr. uke etter tariff) med særavtale og utregning etter arbeidstilsynets metode FTO rapport med AML OT FTO rapport med prosent Resultatkorreksjoner Stemplingskorreksjoner Variable tillegg rapport Kostnadsstedsrapport Rapport bestilling Rapport resultatet Resultatrapport uten oppsett Avviksrapport Dagsrapport Glemte utstemplinger Saldorapport Inndata Tilstede/fravær Kjernetidsrapport Loggliste Feilstemplinger Fraværsrapport Ferierapport Fraværsstatistikk Rapport over planlagt fravær Grunnlag for SSB sykefraværsrapport Fraværsprosentrapport Rapportbestillingsvinduet Sykefraværsstatistikk Grunndata rapporter Beregningsskjemaer Beregningsskjema per ansatt Utskrift av Kalendere iv Innhold WinTid

5 Kalender tilordning Utskrift av helligdager/ spesialdager Utskrift av lønnsarter Utskrift av frigrupper Utskrift av kategorier Utskrift av fraværskoder Utskrift av overtidskoder Utskrift av ansatt data Ansatt frie tekster Oversikt Godkjenning 319 Godkjenning Godkjenning i WinTid Godkjenn periode Feltbeskrivelse for Godkjenn periode Godkjenning av resultater/stemplinger Beskrivelse av feltene i godkjenningsvinduet Godkjenning av kostnadssted Godkjenningsrapporten Egenskaper for Godkjenningsrapporten: Rapport for revisjon Produksjon 333 Jobb / Produksjonsrapport Rapportbestilling for Jobb / Produksjonsrapport Jobb / Produksjonsrapporten Jobb-status Status Oppsett Jobb-kontroll Jobb-informasjon Produksjonsfelt Jobb informasjon Ansatte på jobb Ordforklaringer 351 Index 353 Innhold v

6

7 WinTid WinTid, et tidregisteringssystem WinTid er et tidregistreringssystem som ivaretar de ansattes tid. Det være seg tid som Fleksitid, OT, Tillegg og tid på forskjellige fraværskoder osv. Systemet ivaretar den ansattes jobb syklus, dvs hvis den ansatte jobber etter en turnusplan som varer fra for eksempel 2 til 5 uker samt sommer og vintertid. I WinTid kan man også måle tid på forskjellige jobber ved å stemple seg inn og ut på bytt jobb, denne funksjonen forutsetter at man bruker Produksjonsmodulen. Man kan ta ut en del rapporter, alt etter behov og ved oppretting av lønnsarter så kan resultatene overføres til forskjellige lønnssystemer. WinTid Konfigurasjon består av mange forskjellige program. Her går man inn hvis man skal lage nye brukere (superbruker og ledere) for at de skal få tilgang til å jobbe i WinTid. Noen av programmene sletter data automatisk som for eksempel inndata, årskalendre, helligdager osv, men de legger også opp nye årskalendre, kalendre osv hvert år. Skal man slette stemplinger og ansatte så gjøres dette her i Konfigurasjon samt endring av ansattnr og mailboks tekster. MinTid er et brukerprogram, hvor alle ansatte har tilgang til deres saldoer ved hjelp av Perioderapporten. De kan stemple seg inn og ut via skjermstempling, legge inn planlagt fravær og ved hjelp av stempling korreksjon kan de ansatte selv gå inn å endre / rette deres egne stemplinger. Ledere har tilgang til lederrapport, hvor lederen har tilgang til den enkelte ansatt perioderapport og han / hun kan godkjenne resultater. Funksjonene skjermstempling og stemplingskorreksjon må bestilles for seg. MinTid.net (webstempling) er en webapplikasjon, hvor den ansatte selv kan logge seg inn på via Internett Explorer. Her kan de ansatte stemple seg inn og ut, melde OT og fravær, legge inn planlagt fravær og rette egne stemplinger. Dashboard er en lederapplikasjon hvor det er tenkt at leder skal kunne ha oppfølging for sine ansatte. Dette være seg godkjenning av timer før overføring til lønn og oppfølging av sykefravær. WinTid 1

8 Menyene i WinTid WinTid består av forskjellige menyer: 1. Produksjon, egen tilleggsmodul Jobb / Produksjonsrapport,brukes til å rapportere resultater enten fra Jobbregistrering eller fra Prosjektfordeling av timer. Jobb - Status, brukes i dagelig oppfølging. Du ser hvilken jobb de ansatte holder på med og du kan flytte en eller grupper av ansatte til andre jobber. I tillegg kan du låne ut ansatte til andre operatører. Jobb-kontroll, brukes til oppfølging og godkjenning av resultater. Jobb-Informasjon, gir oversikt over jobb-strukturen med antall pfelter, oversikt over jobber og status. 2. Godkjenning, forutsetter at man har lov til å godkjenne Ved hjelp av godkjenningsmodulen i WinTid kan du elektronisk godkjenne resultater for ansatte for valgfritt tidsrom. Dette betyr at daglige resultater låses for endringer etter at de er godkjent. Dette er aktuelt å benytte i-fm overføringer av resultater til andre systemer som lønn, personal og MPS. 3. Faste data I Faste data lager man beregningsskjema og kalender Beregningsskjema og kalender brukes som begrep for den informasjonen som må legges inn for å beskrive arbeidstidsregler og som danner grunnlaget for hvordan resultatene skal beregnes. Før du kan ta WinTid i bruk må du definere dette regelverket med bl.a. regler for avrunding minimum/maksimums regler, beskrive helligdager etc. Beregningsskjema beskriver hvordan alle dager skal behandles. Her lager man fraværskodene og OT koder og definerer perioder. 4. Rapporter Under denne menyen finnes et utall av forskjellige rapporter, til alles behov. Alle rapportene har det samme rapportbestillingsbildet. Rapportbestilling er likt lagd for alle rapporter, men kan ha forskjellige variabler å velge mellom. Du kan alltid velge datoer og ansatte med fra og til verdier. I noen rapporter kan du i tillegg velge fra og til på koder (fraværskoder, kategorier, status, osv). 5. Daglige data I denne menyen foretar man endringer på stemplinger. Her retter man stemplinger, legger inn stemplinger, melde OT og fravær og så videre. Etter at retting er foretatt, kan man foreta en beregning for å se at resultatet ble som forventet. Man har også tilgang til noen daglige rapporter som vi anbefaler å ta ut daglig. Disse rapportene finnes også under menyen Rapporter. Her ligger også Resepsjonsmodulen, som viser hvem som er inne, ute elle ute på fravær. Ved bruk av menyen beregning, kan man foreta beregning per ansatt, kalender og per avdeling. Ved bruk av menyen Mailbox kan man sende beskjeder til stemplingsterminal eller til skjermstemplingsuret, for de som har programmet MinTid. 2 WinTid

9 Verktøylinjalen, hurtigtaster og snarveier Verktøylinjalen På verktøylinjalen finnes en del verktøyknapper for bruk til for eksempel å endre stemplinger, legge til nye beregningsskjemaer, OT koder osv. Det finnes knapper som for eksempel sortere og filtrere som kan være gode å bruke ved utkjøring av rapporter. Verktøylinjalene kan se forskjellige ut, ut fra hvilket bilde man har framfor seg. Denne verktøylinjalen ser for eksempel slik ut når man står inne i stemplingsbildet. Og den ser slik ut når man står for eksempel inne i rapporter. Ikon Hurtigtast Beskrivelse Ctrl + F4 Lukke Du avslutter programmer i WinTid ved å bruke dette ikonet. Programmet vil avslutte og gå et nivå tilbake eller hente opp et annet startet porgram Ctrl + X Ctrl + C Ctrl + V Crtl + I Klipp ut Klipper ut markert tekst. Kopiere Kopierer markert tekst. Lim inn Limer inn markert tekst. Sett inn ny rad Du bruker dette ikonet når du skal opprette nye poster i tabellene. Raden vil legge seg over den raden du har satt markøren din på. Ctrl + L Legg til ny rad på slutten Du bruker dette ikonet når du ønsker å legge til ny rad på slutten. Ctrl + S Lagre post Du lagrer ved å bruke dette ikonet. Ctrl + D Slette post Funksjonen sletter den posten som du står i / har framme. I tabeller er det den raden du står i som vil bli slettet. Du vil alltid få en advarsel/bekreftelse på hvilken post som vil bli slettet for å bekrefte slettingen. WinTid 3

10 Ikon Hurtigtast Beskrivelse Ctrl + F Ctrl + R Første post Finner frem første post i tabellen for eksempel når du skal finne riktig firma eller lønnsgruppe. Forrige post Gir deg forrige post i tabellen for eksempel når du skal finne riktig firma eller lønnsgruppe. Ctrl + N Neste post Gir deg neste post i tabellen for eksempel når du skal finne riktig firma eller lønnsgruppe. Ctrl + E F3 Siste post Gir deg siste post i tabellen for eksempel når du skal finne riktig firma eller lønnsgruppe. Søke Ønsker du å søke frem bestemte poster i tabellen for eksempel i personalia eller i vedlikehold i stemplinger, kan du ved å starte denne funksjonen selv definere betingelsene / utvalget for søket ditt. Du får opp et eget søkebilde for å definere søket ditt. Filtrer Med denne funksjonen filtrerer du bort poster som du ikke ønsker å se. Fin å bruke ved uttak av rapporter, da kan man filtrere bort det som er uinteressant. Sorter poster Ønsker du en bestemt sortering når du skal bla mellom postene, bestemmer du sorteringskriteriene med denne funksjonen. Fin å bruke på rapporter. F2 Fraværsjekk Brukes når man står i Vedlikehold av stemplinger for å sjekke om det er noen overskredet dager ved egenmelding, sykbarn på den ansatte. Inndata Brukes når man står i vedlikehold av stemplinger på en ansatt, her får man opp de stemplinger som den ansatte har stemplet på terminalen. Forhåndsvisning Brukes ved uttak av rapporter, her kan man se hvordan rapporten ser ut før man skriver den ut. Skriv ut Brukes for å skrive ut rapporten på skriver. 4 WinTid

11 Ikon Hurtigtast Beskrivelse Oppsett Brukes ved uttak av rapporten, viser oppsett av printer. Bruk av hjelpeteksten Starter hjelpe-funksjonen i WinTid. Ved å sette ned spørsmålstegnet på ønsket sted får du frem hjelpeteksten. F8 Personaldata F5 Stemplingsbilde F7 Resepsjonsmodul F6 Beregningsprogram F9 Mønstringsrapport F10 Avviksrapport WinTid 5

12 Snarveier Menyene i WinTid har en understrek på en bokstav, dette betyr at du kan bruke hurtigtaster for å åpne menyen. For å åpne menyen Faste data, trykker du ned Alttasten og F (F fordi det er denne bokstaven som har understrek) Når menyen Faste data har åpnet seg, trykker du på feks P, for å åpne menyen Personal data. Man behøver ikke å trykke ned Alt-tasten den andre gangen. Enkelte menyer har også en annen snarvei for å åpne disse. I dette eksempelet står det F8 på Personal data menyen, trykk på funksjontast F8 for å åpne. Man kan lage hurtigtaster for å åpne programene WinTid, WinTid Konfigurasjon og MinTid. Høyreklikk på WinTid ikonet og velg egenskaper / properties i hurtigmenyen. Velg Arkfane Snarvei og sett markøren din i feltet Hurtigtast. Hold nede Ctrl tasten og Alt tasten og bokstaven W ( W for WinTid) og klikk OK. Prøv å åpne programmet ved å holde inne Ctrl + Alt + W. Gjør det samme for programmene Konfigurasjon (Ctrl + Alt + K) og MinTid (Ctrl + Alt + M) 6 WinTid

13 Faste data Beregningsskjema og kalender Beregningsskjema og kalender brukes som begrep for den informasjonen som må legges inn for å beskrive arbeidstidsregler og som danner grunnlaget for hvordan resultatene skal beregnes. Før du kan ta WinTid i bruk må du definere dette regelverket med bl.a. regler for avrunding, minimum/maksimums-regler, beskrive helligdager etc. Beregningsskjema beskriver hvordan alle dager skal behandles. En skjematisk oversikt over hvordan en kalender settes sammen og tilslutt tilknyttes en ansatt. Fleksitids -regel Fraværs -regel Avrundings -regel Min/maks -regel Pauseregel Beregningsskjema Kalender Helligdags type Helligdags profil ANSATT Faste data 7

14 8 Faste data

15 Beregningsskjema og kalender Grunnregler, beregningsskjema, helligdager, helligdagsprofiler og kalender inneholder alle nivåer for å etablere nødvendig regelverk og lage kalendere. Rekkefølgen beskriver også naturlig gang i denne prosessen. Du kan ikke lage kalendere før du har definert beregningsskjema og helligdager, og du må definere regelverket for avrunding og fravær før du kan lage beregningsskjema. Kalenderen inneholder beskrivelse for hver dag i et helt år. For hver dag legges det inn hvilket beregningsskjema som brukes eventuelt om det skal være forskjellige skjemaer avhengig av tidspunktet det stemples inn. Du må lage alle beregningsskjemaene du trenger for et år før du kan sette dem sammen i en kalender. De ansatte knyttes deretter mot en kalender fom en dato. Beregningsskjema beskriver regelverket for en dag og du må lage beregningsskjema for alle dager i året. De dagene som er like bruker samme beregningsskjema. Beregningsskjema inneholder informasjon for fleksitidsberegning dvs. om resultatet skal sammenlignes mot en verdi (lengden på arbeidsdagen) noe for å gi eventuelt + eller - tid. Du må velge hvordan fraværstid skal vurderes og beregnes. Stemplinger og resultater kan avrundes og dette registreres regler for avrunding. På tilsvarende måte legges regelverket vedrørende minimums- og maksimumstid inn. Dette styrer hva du må ha jobbet for å få overtidsgodtgjøring og riktig overtidstillegg. Faste data 9

16 Grunnregler Grunnregler for Fleksitid Hvilken hensikt / funksjon har Fleksitid? I dette skjermbildet defineres reglene rundt fleksitid eller om skjemaer skal benytte fast arbeidstid. Hvor henvises det til Fleksitid? Når man lager beregningsskjemaer setter man der hvilken fleksitidsregel som benyttes for det beregningsskjemaet Feltbeskrivelser for skjermbildet Fleksitid Skjermbildet består av to felter hvor feltet til venstre lister de reglene som er definerte. Ved å klikke på raden vises posten i feltet til høyre, og du kan foreta eventuelle korrigeringer. Du kan flytte bildet mot høyre ved å dra rulleboksen mot høyre. Regel nr Regelens nummer. Dette er unikt, det vil si at du ikke kan ha to regler med samme nummer. Navn på fleksitidsregel Regelens navn som beskriver hvilken regel det er snakk om. Skal det brukes fleksitid Ja innebærer at dette er en fleksitidsregel. Nei innebærer at dette blir en fasttidsregel. Type fleksitidsregel Her bestemmes om det skal brukes normaltid mot arbeidstid eller fleksitidssoner. 10 Faste data

17 Flekssoner Denne funksjonen gjør at fleksitidssoner kan sees på atskilt med egen fleksitidssone på morgenen og en på kvelden. Dette vil innvirke kun ved avspasering/fravær i kjernetidssonen. De ansatte skal alltid ha en fleksitidssaldo. Funksjonen viser hvordan fleksitidsresultatet fremkommer. Dvs hvor mye kommer fra morgen, kvelden eller lunsjen. Med den nye funksjonen vil ikke fleksitid lenger ha noe med arbeidstidens lengde å gjøre. Kun hva du har opptjent i fleksitidssonen, eventuelt mangler av tid i den delen av fleksitidssonen som er innenfor ordinær arbeidstid. Kjernetid = Tid mellom kjernetid start og kjernetid slutt Tid(er) mellom pause start og pause slutt. Oppsett og regler for fleksitidsutregning ved hjelp av fleksitidssoner. Valg av hvilken fleksitidsberegning som skal benyttes. For å opprette en ny regel går du inn på faste data-beregningsskjema og kalender-grunnregler og vedlikehold av fleksitidsregler. Her er det lagt inn en ny tekst med type fleksitidsregel. I nedtrekksfeltet er det to valg. Normaltid mot arbeidstid som er default. Dvs. at oppsettet fungerer som det alltid har gjort. Det andre valget er å bruke fleksitidssoner. Ved å opprette ny fleksitidsregel for bruk av fleksitidssoner, må dette legges inn i beregningsskjema. Krav til fraværsregel I beregningsskjemaet settes den nye fleksitidsregelen inn. Når det i regel nr for beregning av fleksitid er valgt å bruke fleksitidssoner, kan det ikke benyttes fraværsregel for utvidet fraværssone. Dette fordi fleksitidssonen er avhengig av at fraværstid start = den normale arbeidstidens start. Konsekvens: Deltidsansatte med samme arbeidstidslengde, men forskjellig starttidspunkt for når de kommer på jobben, kan ikke lenger ha samme skjema. Dette innebærer at det må lages flere skjema. Faste data 11

18 Bruk arbeidstidslengde for fleksitid (Dette valget kommer kun opp hvis det er satt Ja i Skal det brukes fleksitid.) Ja betyr at grunnlaget for om man oppnår pluss- eller minustid på fleksitidssaldoen er arbeidstidens lengde. Arbeidstidens lengde angis på beregningsskjemaet (hvor man også velger hvilken fleksitidsregel som skal benyttes). Nei betyr at man ikke oppnår pluss- eller minustid på fleksitidssaldoen i forhold til arbeidstidslengden (angitt på beregningsskjema), men mot Grunnlag for beregning av fleksitid. Dersom man benytter fleksitid er det vanlig å sette Ja her. Da kan denne regelen benyttes på alle skjema med fleksitid (ettersom det er på skjemaet du setter antallet timer du sammenligner mot). Grunnlag for beregning av fleksitid Antall timer og minutter man må jobbe for å oppnå pluss- eller minustid på fleksitidssaldoen. Gjelder kun dersom det er svart Nei i Bruk arbeidstidslengde for fleksitid. Dersom du velger å gjøre dette må du lage en regel for hver arbeidslengde du har. De fleste velger derfor å sette at det skal sammenlignes mot arbeidstidens lengde (som bestemmes på beregningsskjemaet). Grunnregler for Fravær Hvilken hensikt/funksjon har Fravær? I dette skjermbildet defineres reglene rundt behandling av fravær. Du oppretter de reglene for fraværsberegning som gjelder på din arbeidsplass. Det kan være ulike regler for forskjellige grupper av ansatte, men vanligvis følger en bedrift et felles regelverk for fraværsberegning. Hvor henvises det til Fravær? Når man lager beregningsskjema setter man der hvilken fraværsregel som benyttes for det beregningsskjemaet. 12 Faste data

19 Feltbeskrivelser for skjermbildet Fravær Skjermbildet består av to felter hvor feltet til venstre lister de reglene som er definerte. Ved å klikke på raden vises posten i feltet til høyre, og du kan foreta eventuelle korrigeringer. Du kan flytte bildet mot høyre ved å dra rulleboks mot høyre. Regel nr Regelens nummer. Dette er unikt, det vil si at du ikke kan ha to regler med samme nummer. Navn på fraværsregel Regelens navn som beskriver hvilken regel det er snakk om. Det anbefales å bruke et beskrivende tekst for fraværsregelen Begrensning av fraværstiden WinTid har definert faste grunnregler for fraværavgrensning som du kan velge mellom i dette feltet. Ved å klikke på feltet får du frem de tre alternativene du kan velge mellom: 1. Ingen begrensning Dvs. du kan ha ubegrenset med fraværstid pr. døgn. Fraværstiden vil allikevel begrenses av de tidsavgrensningene du setter for når du kan få fraværstid i beregningsskjemaet. Se tidssoner i beregningsskjemaet. 2. Summen av fraværstid og normaltid begrenses til fraværsdag. Avgrensingen for når du kan få fraværstid settes i beregningsskjema, men fraværstiden vurderes sammen med normaltiden (betalt tid) til ikke å overstige en fraværsdag. Hvor lang fraværsdagen er, bestemmer du i de neste feltene. Ved fleksitid betyr dette at du ikke kan oppnå plusstid på en dag som inneholder fraværstid. 3. Summen av fravær begrenses til fraværsdag. Lengden på fravær i løpet av en dag begrenses til lengden av en fraværsdag. Dvs. den sammenlignes ikke sammen med annen tid den dagen. Avgrensingen av når du oppnår fraværstid settes i tidssoner i beregningsskjema. Bruk arbeidstidslengde Ja betyr at antall timer for en fraværsdag settes lik arbeidstidens lengde. Arbeidstidens lengde angis på beregningsskjemaet (hvor man også velger hvilken fraværsregel som skal benyttes). Nei betyr at antall timer for en fraværsdag settes her i fraværsregelen (kommer som neste felt). Dette feltet må i tilfelle også fylles ut. Faste data 13

20 Grunnregler for Avrunding Hvilken hensikt / funksjon har Avrunding? I dette skjermbildet defineres reglene rundt avrunding av resultater. Du kan definere regelverk for hvordan du ønsker å avrunde stemplinger og resultatene pr. dag. Resultatene du kan påvirke ved avrunding er normaltidsresultater, overtidstid og tilleggstid. Hvis dere for eksempel kun utbetaler hele og halve timer overtid, må du definere hvordan avrundingen skal utføres. Det er som regel samme regel for dette for alle ansatte, selv om de har ulike arbeidstider. På den måten lager du en regel som du bruker i alle beregningsskjemaene du lager. Hvor henvises det til Avrunding? Når man lager beregningsskjema setter man der hvilken avrundingsregel som benyttes for det beregningsskjemaet. Feltbeskrivelser for skjermbildet Avrunding 14 Faste data

21 Skjermbildet består av to felter hvor feltet til venstre lister de reglene som er definert. Du kan flytte bildet mot høyre ved å dra linjalmarkøren mot høyre. Ved å klikke på raden vises posten i feltet til høyre, og du kan foreta eventuelle korrigeringer. Regel nr Regelens nummer. Dette er unikt, det vil si at du ikke kan ha to regler med samme nummer. Navn på avrundingsregel Regelens navn som beskriver hvilken regel det er snakk om. Avrunding av stemplinger Alle stemplinger vil bli avrundet slik det er angitt her. Setter man f. eks. Til nærmeste lik 10 minutter Med grense 5 minutter, vil alle stemplinger beregnes ut fra nærmeste ti minutter. En stempling 07:56 vil være identisk med å stemple 08:00 og en stempling 15:04 er identisk med 15:00. Avrunding av normaltidsresultater Her angis hvordan den opptjente normaltiden skal avrundes (pr døgn). Har du jobbet 7:44 og det her står Til nærmeste lik 00:30 med grense 00:25 vil resultatet bli 7:30 Normaltid er den tiden den ansatte opptjener som danner grunnlaget for den ansattes lønn. Har den ansatte fast lønn, akkumuleres normaltiden og kan sjekkes mot det timetallet den ansatte skal ha for å få utbetalt lønnen. Er den ansatte timelønnet og får betalt time for time, vil kategorien normaltid vise hvor mange timer den ansatte skal ha betalt for. Det er for denne gruppen det kan være aktuelt å avrunde resultatene pr. dag for å betale hele halvtimer eller kvarter. Ved fleksitid er det ikke vanlig å avrunde dette daglig, men etter en periode (lønnsperiode). Se periodeavrundingen. Resultatet avrundes til nærmeste timeverdi. Verdien oppgis i timer og minutter. Eks. du ønsker å telle opp betalt tid i hele kvarter og registrerer 00:15 i feltet. Du får et kvarter betalt tid ved å jobbe 8 minutter. Du oppgir 00:08 i feltet med grense. For hver 8 minutter du jobber over hvert kvarter får du godskrevet et nytt kvarter. Avrunding av tilleggsresultater Her angis hvordan den opptjente tilleggstiden skal avrundes (per døgn). Har du jobbet 5:44 timer med tillegg og det her står Til nærmeste lik 00:30 med grense 00:25 vil resultatet bli 5:30 med tillegg Avrunding av overtidsresultater Avrunding med grense Her angis hvordan den opptjente overtiden skal avrundes (pr døgn). Har du jobbet 2:44 overtid og det her står Til nærmeste lik 00:30 med grense 00:25 vil resultatet bli 2:30 overtid. Avrunding av overtidsresultater virker på samme måte som avrunding av normaltidstimer. Avrundingen skjer per dag (for hver forekomst av overtid), og legges til overføringsprogrammet som overfører overtidstimene til lønnsprogrammet dvs avrunder total antallet per periode. Avrundingen vil skje for alle overtidskoder der du har spesifisert at overtidskoden skal ta hensyn til avrundingen. Det er nye regler i forhold til avrunding av overtid. Det er to hovedmomenter: Faste data 15

22 Det er den totale overtiden som skal være grunnlag for avrundingen, og det er da den sist brukte overtidskategori som skal avrundes. (I dagens løsning er det separat avrunding av de forskjellige overtidskategoriene). Når avrundingen gjør at det legges til tid så skal tiden som legges til komme på kategori ut fra overtidssonene som den nye tiden dekker. (I dagens løsning kommer all tillagt tid på sist brukte overtidskategori). De nye reglene som kan benyttes er Avrunding med grense, slik at man kan velge mellom dagens løsning ( Avrund hver overtidstype for seg ) og det nye med å avrunde ut fra total overtid, samt i så fall å angi hvordan tillagt tid skal beregnes. Avrund hver overtidstype for seg; Betyr at hver overtidskategori avrundes for seg (slik det har vært i tidligere versjoner). Avrund ut fra total overtid; Betyr at total overtid regnes ut og benyttes som grunnlag for hva som skal avrundes. Lag resultat på siste brukte overtid; Kun synlig/tilgjengelig når det er valgt Avrund ut fra total overtid. Når avrundingen gjør at det skal legges til tid vil den tillagte tiden komme på sist brukte kategori. Lag resultat ut fra soner; Kun synlig/tilgjengelig når det er valgt Avrund ut fra total overtid. 16 Faste data

23 Når avrundingen gjør at det skal legges til tid vil den tillagte tiden komme på kategori ut fra skjema og tilsvarende som om den ansatte skulle jobbet den tillagte tiden. Avrunding med rest-håndtering Ved å sette en hake for avrunding med resthåndtering, angir man at det skal benyttes totalavrunding for dagen og overføring av resttid til valgt kategori. Når denne er valgt, har man valgt følgende regler. Total overtid skal avrundes slik at det går opp i grenseverdien. Det rundes alltid ned. Restminutter som blir stående igjen etter dette overføres til angitt kategori. Dersom det er opptjent overtid på flere kategorier er regelen at den kategorien man først har opptjent skal bli stående. En eventuell rest blir på kategori nr 2. Dette betyr at dersom man har opptjent 100 % på morgenen og 50 % på ettermiddagen, så er det fra 50 % det eventuelt blir en rest. Unntaket er mertid da denne har førsteprioritet uansett. I skjermbildet som vises betyr det at det avrundes til 00:30. Rest overføres til fleksitid for alle kategoriene. Separat avrunding av mertid Hvis man ønsker separat avrunding av mertid, settes en hake i feltet. Dvs at for deltidsansatte som er tilknyttet regeloppsett og mertidsone, vil få avrundet mertid og overtid separat. Faste data 17

24 . Grunnregler for Min / Maks regel Hvilken hensikt / funksjon har Min / Maks? I dette skjermbildet defineres reglene rundt minimum og maksimumverdier for hva du må ha jobbet før du kan få overtid. Minimum og maksimum styrer hva du må ha jobbet før du kan få overtid og hvor mye overtid du må jobbe for å få de ulike overtidstilleggene. Minimum tid brukes for å si at du får ikke overtid før f.eks. du har jobbet 07:30 med betalt tid (normal tid). Det betyr at selv om du jobber utover arbeidstidens slutt og skal ha overtid etter klokkeslettet på døgnet, vil du ikke oppnå dette før du først har jobbet din normaldag. I feltet maks. tid før overtid setter du hvor mye den ansatte må jobbe før han skal få overtid, dette hvis den ansatte har startet tidlig den dagen og har rett på overtid etter å ha jobbet 7:30. Man kan slå av min / maks regler når man lager OT - koder. Dette kan gjøres for hver enkelt kode. Hvor henvises det til Min / Maks? Når man lager beregningsskjema, setter man hvilken min / maksregel som benyttes for det beregningsskjemaet. Feltbeskrivelser for skjermbildet Min / Maks Skjermbildet består av to felter hvor feltet til venstre lister de reglene som er definert. Ved å klikke på raden vises posten i feltet til høyre og du kan foreta korrigeringer. Du kan flytte bildet mot høyre ved å dra rulleboksen mot høyre. 18 Faste data

25 Regel nr Regelens nummer. Dette er unikt, det vil si at du ikke kan ha to regler med samme nummer. Navn på min/ maks regel Regelens navn som beskriver hvilken regel det er snakk om. Brukes også før arbeidstidens start Dersom det er avkrysset her, så gjelder regelen også ved beregning av overtid før arbeidstidens start. Se Faste data Tilordningsdata Lønnsgruppe Overtid før / etter sees på på side 84, her bestemmes om det skal brukes en eller flere OT koder per dag. Brukes også før arbeidstidens slutt Dersom det er avkrysset her, så gjelder regelen også ved beregning av overtid etter arbeidstidens slutt. Se Faste data Tilordningsdata Lønnsgruppe Overtid før / etter sees på på side 84, her bestemmes om det skal brukes en eller flere OT koder per dag. Skal det brukes arb. tidslengde som min. for normaltid Ja betyr at vedkommende må jobbe like mange timer som arbeidstidens lengde (satt i beregningsskjemaet) før det opptjenes overtid, uavhengig av når på døgnet det arbeides. Nei betyr at det ikke sammenlignes mot arbeidstidens lengde, men mot det du setter inn i feltet Min. tid for normaltid. Setter du 00:00 her betyr det at de får overtid med en gang de jobber i overtidstidsrommet du bestemmer i beregningsskjemaet. Skal det brukes arb. tidslengde som maks for normaltid Ja betyr at den ansatte får overtid etter å ha jobbet det antall timer som er satt som arbeidstidens lengde (satt i beregningsskjemaet). Nei betyr at det ikke sammenlignes mot arbeidstidens lengde, men mot det du setter inn i feltet Maks tid for normaltid. Setter du 00:00 her betyr det at de får overtid med en gang de jobber i overtidstidsrommet du bestemmer i beregningsskjemaet. Minimum tid for normaltid Kun gyldig hvis det er satt Nei i Skal det brukes arb. tidslengde som min. for normaltid. Antall timer/minutter som settes her må det jobbes før tiden kan bli opptjent som overtid. Maksimum tid for normaltid Kun gyldig hvis det er satt Nei i Skal det brukes arb. tidslengde som maks. for normaltid. Etter det antall timer/minutter som settes her blir resterende tid overtid. Normaltid overføres til Ved valgt Samlet (se avsnittet Nytt felt i lønnsgruppen for overtidsbruk ) i lønnsgruppen og ved bruk av OT kode innenfor normaltiden, vil man i dette tilfellet få først 50 % OT for deretter 100 % OT. Velger man 100 % i feltet, vil man få 100 % OT ved OT innenfor normaltiden Faste data 19

26 Minimum tid for overtid 1 Antall timer/minutter som settes her må arbeides med denne overtidssatsen før neste sats kan tre i kraft. Maksimum tid for overtid 1 Etter det antall timer/minutter som settes her trer neste overtidssats i kraft. Minimum tid for overtid 2 Antall timer/minutter som settes her må arbeides med denne overtidssatsen før neste sats kan tre i kraft. Maksimum tid for overtid 2 Etter det antall timer/minutter som settes her trer neste overtidssats i kraft. Minimum tid for overtid 3 Antall timer/minutter som settes her må arbeides med denne overtidssatsen før neste sats kan tre i kraft. Maksimum tid for overtid 3 Etter det antall timer/minutter som settes her trer neste overtidssats i kraft. Minimum tid for overtid 4 Antall timer/minutter som settes her må arbeides med denne overtidssatsen før neste sats kan tre i kraft. Maksimum tid for overtid 4 Etter det antall timer/minutter som settes her trer neste overtidssats i kraft. Minimum overtidsgrense Dette feltet angir hvor mye overtid man må jobbe for å få overtid. Setter man 00:30 timer som overtidsgrense, må man jobbe en halvtime OT før man kan få OT. Strøket OT overfør til kategori Har man stemplet OT og minimum overtidsgrense ikke er oppfylt, kan man overføre dette resultatet til en annen kategori for eksempel fleksitid. Grunnregler for pause Hvilken hensikt/funksjon har pauseregel I dette skjermbildet defineres reglene rundt behandling av pause. Pausehåndteringen i WinTid er utvidet slik at man for hver pause skal kunne registrere pausefravær. Dette for at den enkelte ansatte skal kunne følge med på hvor mye pause vedkommende tar i løpet av en dag. Dette gjelder online-beregning av pause. 20 Faste data

27 Hvor henvises det til pause? Når man lager beregningsskjema, setter man der hvilken pauseregel som skal benyttes for det beregningsskjemaet. Feltbeskrivelser for skjermbildet pause Regel nr Regelens nummer. Dette er unikt, det vil si at du ikke kan ha to regler med samme nummer. Regel navn Her legges inn regelens navn som beskriver hvilken regel det er snakk om Fast pause Ved å sette hake i feltet fast pause, vil WinTid alltid trekke pause uansett når de ansatte forlater arbeidsplassen etter at pausesonen har inntruffet. Produksjonen stoppes i pausen som er felles for alle. Det er derfor ikke mulig å jobbe noen minutter ekstra fordi man skal forlate arbeidet f.eks midt i pausen. Pause lengde Her legger du inn tiden for hvor lang pausen skal være. Pausens varighet dersom det ikke stemples pause. Dersom det angis pauselengde i beregningsskjemaet vil verdien der overstyre den som ligger her i regelen Minimum pause Dersom det stemples pause skal det alltid trekkes minimum denne tiden. Dersom den ikke er angitt (00:00) så beregnes det med verdien for pauselengde. Maksimum pause Kan ha pause til denne uten at det er ulovlig. Dersom den ikke er angitt (00:00) så beregnes det med verdien for pauselengde. Faste data 21

28 Trekk maks pause når pausestempling mangler Angir at det skal trekkes maksimum pause når det ikke er stemplet pause. Default er ikke avhuket. Minimumtid før pause Det skal ikke trekkes pause før det er arbeidet minimumstiden. Dette sjekkes mot Normaltid og Normaltid&Mertid i beregningsskjemaet. (Inkluderer dermed fraværstid som oppdaterer normaltid). Fraværskode for pause Her legger du inn fraværskoden for pause dersom det skal stemples pause som fravær). Stempling på denne vil gi online-beregnet pausetid. Pauseresultatet vil komme på fraværskodens kategori selv når pause stemples som INN/UT uten angivelse av fraværskode. Kategori for ikke benyttet pause Resultatet for tiden som er oppspart mellom Minimum pause og Pause lengde kommer på kategori 50. Denne kategorien er hardprogrammert og kan ikke velges. Dersom det er fleksistidsskjema uten flekssoner, vil tiden også komme som normaltid og dermed som fleksgrunnlag slik at man får evt + på fleksen. Dersom det er flekssoner, vil dette påvirke fleksitiden. Ved Fast tid vil det gi normaltid og dermed mulighet for tidligere overtid. Kategori for for mye pause Tiden fra Pause lengde til Maksimum pause kommer på Kategori 51. Denne kategorien er hardprogrammert og kan ikke velges. Dersom det er fleksitidsskjema uten flekssoner vil tiden også gi manglende normaltid og dermed påvirke fleksitiden. Ved flekssoner vil det påvirke fleksitiden. Ved Fasttid vil det gi manglende normaltid og dermed evt skoft. Kategori for tid utover maksimum Tiden utover Maksimum pause kommer på kategori 52. Denne er hardprogrammert og kan ikke velges. Dersom det er fleksitidsskjema uten flekssoner, vil tiden også gi manglende normaltid og dermed påvirke fleksitiden. Ved flekssoner, vil Trekk-kategori for tid utover maksimum ved bruk av fleks-soner avgjøre hva annet som påvirkes. Ved Fasttid vil tiden medføre at normaltiden reduseres og dermed medføre skoft. Hvis man stempler ut og deretter inn igjen utenfor klokkeslettene som er lagt inn for pause i beregningsskjemaet, vil systemet automatisk trekke ut timene/fraværet på kategorien ulovlig pause(kategori 52). Dette selv om det ikke benyttes pauseregel. For å unngå dette, bør man sette kategorien ulovlig pause til ikke å vises. Kategorier som har status ikke vis, vil ikke bli synlig i dagens resultat eller akkumulert resultat. Trekk-kategori for tid utover maksimum ved bruk av flekssoner Denne benyttes kun av skjemaer med Flekssoner. Her legges inn hvilken kategori tiden utover Maksimum pause skal trekkes fra. Her finnes en nedtrekksliste hvor det kan velges fra kategori 2, 4 eller > Faste data

29 Beregningsskjema Behold pause-fleks ved overtid Benyttes i forbindelse med flekssoner. Dvs at du beholder den fleksitiden du har opparbeidet deg ifm pause. (Ikke benyttet all pause). Fleksitiden blir ikke omgjort til overtid ved stempling av overtidskode.. Hvilken hensikt / funksjon har et Beregningsskjema? I beregningsskjemaet legger du inn regelverket for hvordan en dag skal beregnes for en ansatt. Det betyr at det er i beregningsskjemaet du må gå for å forstå resultatene etter beregning. Ved definering av et beregningsskjema, anbefales det at du først tegner opp en tidslinje og avmerker når du kan ha fravær, arbeidstid, overtid, kjernetid, pause etc. Selve defineringen utføres i tre steg: 1. Grunndata for skjema. Du knytter her regelverk for fleksitid, fravær, avrunding og min./maks til skjemaet. I tillegg definerer du arbeidsdagens lengde i timer, samt eventuell utvidelse av døgnet. 2. Opprette tidssoner hvor du definerer hva slags beregningsregel som gjelder for de forskjellige tidsintervallene. Og om skjemaet skal byttes ut ved helligdager, og evt helligdagsgodtgjørelse. Du kan også kopiere skjemaet til et nytt skjema. 3. Definering av tillegg og tidspunkter de skal gjelde for. Faste data 23

30 Grunndata for skjema? Innlegging av basisinformasjon om hvordan beregningsskjemaet skal defineres. Det vil bl.a. si hvilke regelverk for fleksitid, fravær, avrunding og min / maks som skal brukes. Skjema nr. Beregningsskjemanummer. Dette er unikt, det vil si at du ikke kan ha to beregningsskjema med samme nummer. Ved å sjekke i listen til venstre i skjermbildet ser du hvilke nummer som er i bruk. Skjema navn Beregningsskjemanavn som beskriver hvilket regelverk som skjemaet gjelder for. F. eks Fast tid hverdag Fleksitid vinter 7.5 timers dag. Skjema kortnavn Her legges inn et kortnavn for skjemaet som vises i arbeidsplan. Les mer om arbeidsplan under daglige data og arbeidsplan. Pauseregelnr. Her legges inn en egendefinert regel for bruk av pause. Les mer om bruk av pauseregel under faste data-grunnregler-pause. 24 Faste data

31 Regel nr. for beregning av fleksitid Tilknytt ønsket regel for fleksitid ved å klikke i feltet og deretter velge fra nedtrekksmenyen. Hvis beregningsskjemaet skal behandle fleksitid eller målt tid (dvs. at opptjent tid skal sammenlignes mot noe for eksempel lengden på arbeidsdagen), må du tilknytte rett kode i feltet. Du kan ha to kriterier for hvordan fleksitiden skal måles, enten mot et fast timetall 7:30, eller mot en variabel Arbeidsdagens lengde som du registrerer lengre ned på denne siden. Ved fast arbeidstid velger du kode 0 = Fast tid. Med denne koden blir ikke kategorien Fleksitid tatt i bruk ved beregning av resultatet. Se også Faste data Beregningsskjema - Grunnregler Grunnregler for Fleksitid på side 10 Regel nr. for beregning av fraværstid Du har flere alternativer for å avgrense fraværstid i WinTid. Disse er: Fast fraværstid (ingen begrensing) settes til å gjelde mellom to tidspunkt. Fraværet begrenses da til dette intervallet og vil gi fraværstid frem til dette slutt-tidspunktet for fraværsintervallet eller fra starttidspunktet ved innstempling etter fravær som du har begynt arbeidsdagen med. Brukes i beregningsskjema for fast tid og for fleksitid der det skal være mulig å jobbe før fraværets start og få dette som plusstid på fleksisaldo når du stempler ut på fravær for resten av dagen. Fraværstid som beregnes av summen av arbeidet tid og fraværstid ikke skal overstige et antall timer. Dette kan være en fast verdi eller arbeidsdagens lengde. Ved å bruke denne formen for fraværsbegrensning, kan du ikke få pluss tid på fleksisaldo hvis du kommer før fraværsdagens begynnelse. Resultatene vil overstyres av stemplingsmønsteret dvs. antall stemplingspar og rekkefølgen på stemplingene. Se Faste data Beregningsskjema Grunnregler - Grunnregler for Fravær på side 12 Bruk scrollvinduet til å se alternative regler for beregning av fravær og velg ønsket regel. Avrundingsregel nr I WinTid kan du avrunde stemplingene og resultatene for normaltid, overtid og tillegg. Det betyr at det må lages avrundingsregler for alle kombinasjoner av avrundinger som ønskes. Det kan være for å avrunde stemplinger og runde av overtid eller bare avrunde overtidsresultatet. Se Faste data Beregningsskjema Grunnregler - Grunnregler for Avrunding på side 14. Min./ Maks regel nr Min./Maks reglene bestemmer når den ansatte er berettiget overtid. Overtid avhenger også at det stemples overtid eller den ansatte automatisk godskrives overtid ved arbeid i overtidssonene. Hvis andre kriterier som om den ansatte først skal ha jobbet en full dag eller et gitt antall timer skal legges til grunn, må disse defineres som en Min./Maks regel. Se Faste data Beregningsskjema Grunnregler - Grunnregler for Min / Maks regel på side 18. Faste data 25

32 Arbeidstidslengde Alle ovennevnte regler kan bruke arbeidstidslengde som beregningsgrunnlag. Verdien skrives i timer og minutter. Arbeidstidslengde brukes også til å bedømme om fravær på dagen utgjør halv eller hel dag (ut fra % satsen som er satt i lønnsgruppe/ fraværkoder). (Står det 00:00 vil dagens resultat kunne være f. eks 7 timer, men det blir 0 dager) Døgnets utvidelse På neste side skal du dele døgnet inn i tidsintervall og beskrive hva slags tid som opparbeides i intervallene. Det vanlige er å starte fra kl.0000 og dele inn døgnet derfra. For arbeid som foregår på dagtid holder dette vanligvis, da de ansatte som regel ikke vil fortsette arbeidet utover kl For ansatte med arbeidstid på ettermiddag, kveld og natt, må du utvide døgnet med så mange timer at inn -og utstempling behandles sammen. Dette gjør du ved sette et timeantall i dette feltet. Hvor lenge du skal forlenge døgnet bestemmer du ved å si hvor lenge kan den ansatte jobbe på det enkelte skift. Tid etter går over på dag 2. Et døgn begrenses utvidet med 23:59 timer/minutter. Dette betyr at f. eks for et nattskift som begynner kl. 23:30 kan strekkes til kl. 23:59 dagen etter dvs. vedkommende kan jobbe i 24.5 timer. Negativ Nei betyr at døgnet du beskriver med dette skjemaet er utvidet inn i neste døgn (som beskrevet i døgnets utvidelse. (Dag 2) Ja betyr at døgnet du beskriver med dette skjemaet er utvidet (det vil si starter) i forrige døgn. (Dag 0) Eks: Du vil at resultatet for skiftet som går fra kl 22:00 til 06:00 skal komme på det døgnet du jobber mest (dvs fra 00:00 til 06:00 i mitt eksempel). Du må da benytte Negativ = Ja for å få dette til. Hvor lenge må du være ute før ny dag starter? En innstempling vurderes om den hører med til avsluttet dag eller skal være starten på en ny dag. Dette kan være vanskelig å vurdere i de tilfeller innstemplingen kommer innenfor den forlengelsen som du har utvidet døgnet med. Er dette en ny dag eller skal tiden beregnes sammen med siste dagens resultat? Feltet bestemmer at hvis innstemplingen kommer etter det antall timer du har satt her, vil innstemplingen være starten på en ny arbeidsdag, kommer den innenfor skal tiden behandles sammen med dagens resultat. Eksempel: Ettermiddagsskiftet går fra kl til 22.00, du velger å utvide døgnet med 12 timer dvs. til klokken på dag 2. Dette betyr at dette skiftet kan jobbe frem til dette tidspunktet. Med 6 timer i feltet før ny dag starter, betyr det at hvis den ansatt stempler ut normalt kl , må han stemple inn igjen innen kl for at tiden skal behandles sammen med ettermiddagsskiftet. Innstempling etter kl starter en ny dag. Husk at det beregnes i forhold til utstemplingstidspunktet. Skal skjema byttes ut ved helligdag? I dette feltet kan man velge mellom Ja eller Nei. De fleste skjemaer ønsker vi å bytte ut på helligdager. Men om man har en deltidsansatt som har fri hver onsdag, ønsker man ikke at dette skjemaet skal byttes ut på onsdag før skjærtorsdag. 26 Faste data

33 Verdi for helligdagsgodtgjørelse Her legger man inn det antall timer som skal utbetales på helligdagen. Dette feltet knyttes automatisk mot fraværskoden helligdagsgodtgjørelse som er oppgitt i lønnsgruppen. Dette feltet i beregningsskjemaet fungerer på alle type-dager. For eksempel på onsdag før skjærtorsdag kan man legge inn 2,5 time med helliggodtgjørelse, kombinert med at man jobber for eksempel 5 timer. Helligdagsgodtgjørelse kombinert med fravær Om man ligger på et fravær for eksempel Syk, vil man allikevel få helligdagsgodtgjørelsen på helligdagen og sykefraværet fortsetter. Om man ønsker å fjerne helligdagsgodtgjørelsen fordi man har et ubegrunnet fravær før og etter helligdagen, må man fysisk endre skjema på helligdagen med et skjema som ikke inneholder timer i feltet Verdi for helligdagsgodtgjørelse. Skal regeloppsett for overtid benyttes Her setter du inn ja eller nei.. Les mer om hvordan man setter opp egen regel for overtidsoppsett under faste data-beregningsskjema og kalender-regeloppsett overtid. Kopier dette skjemaet til skjema nr Spesiell funksjon for raskt å kunne lage beregningsskjema. Du kan kopiere et eksisterende skjema til det nummeret du angir i dette feltet. Du henter først frem det skjemaet du ønsker å kopiere ved å klikke på tabellen til venstre i skjermen, slik at feltene i grunndata er fylt ut. Sett inn hvilket skjemanummer du vil at det nye skjemaet skal ha. Klikk deretter på kopier knappen. Skjemanavn endres til Kopi av x skjema. Start med å endre dette. Beregningsskjemaet inneholder hele oppsettet til det skjemaet du kopierte fra. Skjema benyttes i følgende kalender(e) Dette er en oversikt over hvilke kalendere som er tilknyttet valgt beregningsskjema. I venstre kolonne er en oversikt over alle beregningsskjemaer som er tilgjengelig i WinTid. De skjemaene som har en mørkere grå undertone viser skjemaer som er benyttet som en korreksjon for enkelte ansatte i stemplingsbildet. De skjemaene som har lyserød skrift er skjemaer som ikke er knyttet til noen kalender eller som er benyttet som en korreksjon. Tidssoner for skjema I denne delen deler du døgnet inn i tidssoner ved å angi en beregningstype for intervallet. Tid jobbet i intervallet godskrives/oppdaterer en kategori f. eks 50 % overtid, ferie, normaltid. Kategori skal vanligvis aldri endres. Faste data 27

34 F.o.m. kl Beregningstypen gjelder fra og med dette klokkeslettet. Døgnet starter klokken og beregningstypen varer frem til neste beregningstype starter. Du skal hele tiden markere starten på når enkelte beregningstyper starter, men samtidig må også enkelte beregningstyper markeres når de slutter. (Dette gjelder fravær, kjernetid, pause). Du fyller ut raden ved å angi klokkeslett for start/stopp av beregningstypen. Se egen beskrivelse av Beregningstype på side 28. Dag nr Angi dag - nummer slik at det sorteres korrekt. Du kan legge inn tidsintervallene i ønsket rekkefølge, men det anbefales å starte fra kl på dag 1 og definere utover. Se forklaringen på Døgnets utvidelse på side 26 for å forstå hensikten med Dag 1 og Dag 2. Beregningstype. Bruk oppslagboksen til å velge rett beregningstype. Behandlingene/utregningen av resultatet styres av beregningstypene. Beregningstypene er faste og du kan ikke definere nye eller endre disse. De som er tilgjengelig vises i oppslagboksen ved å klikke i feltet. 28 Faste data

35 0 - Velg en av beregningstypene. Denne vises automatisk ved oppretting av et nytt tidsintervall. Ved å bruke denne beregningstypen, vil arbeidet tid i dette intervallet legges til en kategori som kalles Ingen. Denne kategorien kan brukes til å vise tid opparbeidet i tidsrom hvor det ikke skal være mulig å få godkjent arbeidstiden. 1 - Normal tid. Begrepet normaltid brukes i WinTid som godkjent normalarbeidstid. For fast arbeidstid tilsvarer dette lengden på arbeidsdagen og du markerer normaltid fra det tidspunkt arbeidsdagen skal begynne for eksempel kl. 07:00. Neste beregningstype for eksempel Overtid i sone 1 (for 50 % overtidstillegg) startes etter lengden på arbeidsdagen for eksempel kl.15:00 hvis arbeidsdagen er 8 timer og det skal trekkes ut pause. For fleksitidsberegning startes normaltiden fra det tidspunktet de ansatte kan begynne arbeidsdagen kl. 07:00. Neste beregningstype startes på det tidspunkt de ansatte ikke under normale forhold skal arbeide utover kl. 18:00. Arbeidet tid i dette tidsrommet får kategoribetegnelsen normaltid. Denne måles mot lengden på arbeidsdagen (satt på side 1 i beregningsskjemaet) og du får +/- på kategorien Fleksitid. Se også Grunnregler for Fleksitid på side Overtidsats 1. Brukes til å beskrive overgang fra normaltid til første overtidssone. Normalt vil dette være 50 % overtidstillegg, men du kan selv styre det til den kategorien du måtte ønske. Se Kategorier på side Overtidsats 2. Brukes til å beskrive overgang fra første overtidssone til neste. Normalt vil dette være 100 % overtidstillegg, men du kan selv styre det til den kategorien du måtte ønske. Se Kategorier på side Overtidsats 3. Brukes til å beskrive overgang fra andre overtidssone til neste. Normalt vil dette være 133 % overtidstillegg, men du kan selv styre det til den kategorien du måtte ønske. Se Kategorier på side Overtidsats 4. Brukes til å beskrive overgang fra tredje overtidssone til neste. Normalt vil dette være 200 % overtidstillegg, men du kan selv styre det til den kategorien du måtte ønske. Se Kategorier på side 55 Faste data 29

36 20 - Normaltid & Mertid. Brukes for deltidsansatte som skal ha mertid for tiden mellom arbeidstidlengde og grensen for å få overtid. En deltidsansatt som har 6 timers arbeidsdag (80 % stilling) får ikke overtid før etter å ha arbeidet 7:30. Når han pålegges overtidsarbeid skal han ha 1:30 Mertid før han får overtidsbetalt Fraværstid start. For at WinTid skal avgrense fraværsperioden, må den startes og stoppes. Hvis du ønsker å styre/begrense fraværstid anbefales det at du starter fraværet på det tidspunktet arbeidsdagen starter (gjelder de fleste arbeidstidsavtaler). Fraværet stopper du det klokkeslettet arbeidsdagen slutter, slik at hvis den ansatt stempler ut på et fravær og ikke kommer tilbake, vil fraværstid og arbeidstid slutte dette klokkeslettet. Utvidet fraværsperiode (lengre enn en arbeidsdag) kan brukes og avgrensningen må sees i sammenheng med Regler for beregning av fraværstid Fraværstid slutt. Tidspunkt for når fraværstid avsluttes. Se fraværstid start Kjernetid start. Kjernetid brukes kun som markering i WinTid og påvirker ingen beregningsregler dvs. den påvirker ingen kategorier. Kjernetid start markerer seneste tidspunkt de ansatte kan starte arbeidsdagen. Stempling innenfor kjernetiden, vil bli markert og kan tas ut i egne rapporter Kjernetid slutt. Markerer tidspunkt for tidligste tidspunkt de ansatte kan avslutte arbeidsdagen. Se kjernetid slutt Pause start. Hvis pausetid skal trekkes ut av arbeidstiden (normaltiden), må den legges inn som egen beregningstype. De som har betalt pause, skal ikke legge inn denne markeringen! Under kategori angir du lengden og tiden som trekkes ut for eksempel 00:30. Du kan legge flere pauser inn i løpet av en dag. Pausetrekk kan også styres ved hjelp av spesielle tillegg Pause slutt. Legges inn med tidspunkt der pausen skal være slutt Automatisk innstempling Brukes hvis det ønskes at de ansatte skal kunne stemples inn automatisk på et gitt klokkeslett Automatisk utstempling. Brukes hvis det ønskes at de ansatte skal kunne stemples ut automatisk på et gitt klokkeslett. Hvis de GLEMMER å stemple seg ut, legges denne beregningstypen inn på ønsket klokkeslett og den ansatt får da dette som utstemplingsklokkeslett, men samtidig også beskjed om at vedkommende glemte å stemple seg ut i går ved neste innstempling. Det anbefales ikke å bruke denne funksjonen, da de ansatte kan spekulere i dette ved å la være å stemple hvis de går tidligere Avrunding før/etter. Denne beregningstypen vil vurdere inn/utstemplingstidspunktet og avrunde tiden til dette klokkeslett. Hvor mye avrunding du tillater markerer du under kategorikolonnen ved å sette fratid og til tid. Eksempel: Arbeidsdagen for en fasttidsansatt begynner klokken 08:00, men du vil tillate og ikke trekke den ansatte hvis vedkommende kommer klokken 08:10, men samtidig ikke gi overtid hvis vedkommende kommer inn klokken 07:45. Legg inn denne beregningstypen klokken 08:00 og sett før til.00:15 og etter 00:10. All innstempling i dette intervallet vil gi inntid lik klokken 08:00 ved beregning. Gjør eventuelt tilsvarende ved arbeidsdagens slutt. 30 Faste data

37 140- Overtid etter arbeidstidens slutt Dette er en spesiell beregningstype som gjelder sammen med en overtidskode (kode 9) og kun for fleksitidsregler. Den brukes hvis den ansatte ikke kan få overtid før et bestemt klokkeslett for eksempel kl uansett hvor lenge den ansatte har jobbet før dette klokkeslettet. Se Overtidskoder på side Begrenset fleksitid start. Denne beregningstype kan kun brukes i skjemaer som ikke inneholder Normaltidssone, for eksempel på lørdag og søndagsskjema. Ved bruk av denne beregningstypen sammen med beregningstype Begrenset fleksitid slutt, kan vedkommende opparbeide seg fleksitid på for eksempel en lørdag. Under kategori angir du lengden på fleksitiden den ansatte må jobbe før vedkommende kan få overtid, for eksempel 05: Begrenset fleksitid slutt. Benyttes sammen med beregningstype 150 Begrenset Fleksitid slutt Pausetrekk start. Denne markerer starten på en gyldig pausesone. Det er kun tillatt med en slik markering pr pausesone i skjemaet. Pausetrekk slutt er ikke nødvendig da denne blir pausetrekk start + pausens lengde. Kategori Kategori er resultatsaldo dvs. noe som tid samles opp på ved beregning. Noen kategorier er faste sånn som normaltid, 50 % overtidstillegg, mertid, fleksitid, mens andre opprettes av fraværskoder. Se Fraværskoder på side 62. I beregningsskjemaet fylles kategori ut automatisk, men den kan overstyres. Det betyr at du i skjemaet kan få overtid i sone 1 som normalt har 50 % tillegg, til å telle for eksempel som 100 % tillegg ved å endre kategoriene her. Kommentar Dette er fritekst felt til intern bruk for å en kort beskrivelse av hensikten med beregningstypen/kategori tilknytningen. Feltet er 60 karakterer langt. Forslag på tekst i hjelpefeltet Start arbeidsperioden fra kl. 00:00 og angi klokkeslett for start av hver ny tidssone/beregningstype. Tidssonen varer frem til neste tidssone startes. Noen beregningstyper fravær og kjernetid krever eget slutt tidspunkt og beregningstype. Fleksitid på lørdagdet kan opparbeides fleksitid på lørdag, uten at det legges inn Normaltid. Beregningstypene Fleksitid start og Fleksitid slutt benyttes. Antall maks-timer for fleksitiden må angis i forbindelse med Fleksitid start. Faste data 31

38 Tillegg for skjema Det kan defineres ubegrenset antall tillegg for hvert beregningsskjema. Tillegg er for eksempel ekstra godtgjøring ved arbeid på spesielle tider av døgnet og i helger, men det kan også være tillegg som følger hele skift som UB (ubekvems tillegg). Disse tilleggene må ikke blandes sammen med overtidstilleggene på 50 % og 100 %. Tilleggene er fast definerte og tilsvarer en kategori. De forskjellige tilleggskodenes betydning Vanlig tillegg 1 Vanlig tillegg 19 Disse tilleggene brukes til å telle tid i de intervallene du setter i skjermbildet. Du kan sette minimum - og maksimumverdier på det som opptjenes. Tillegg 45 Pausetrekk i normaltiden Med dette tillegget kan du trekke/ikke trekke pause ut fra hvor lenge vedkommende har jobbet. Du angir tidsrommet for normaltiden, samt hvor lenge det må jobbes før pause skal trekkes, og du angir hvor lang pausen er (altså hvor mye som skal trekkes). Tillegg 70 Tillegg 79 (Vakttillegg) Dette er tillegg som kun virker sammen med overtidskode 7. Det vil si at det må stemples overtidskode 7 for at tillegget skal virke. 32 Faste data

39 Eksempel på bruk av vanlig tillegg / kveldstillegg I dette eksempelet blir det opptjent tid på kveldstillegg i tidsrommet mellom klokken 1800 og klokken 2359 på kvelden. Det er også huket av for at dette tillegget skal gjelde alle typedager på følgende ukedager, mandag, tirsdag, onsdag, torsdag og fredag. Det er ikke satt noen begrensninger i de to nederste feltene (Parameter 1 og Parameter 2), slik at all arbeidet tid i tidsrommet vil gi tid på kveldstillegg. Det er også opprettet et felt for kategori ved markerte fravær. Dette fungerer på den måten at tillegget som er angitt i bildet, skal endres til et annet tillegg ved for eksempel sykdom. For fraværskoden syk må man i tillegg sette en hake for bruk erstatningstillegg. Se mer om dette under fraværskoder. Det er mulig å velge flere kategorier som skal redusere tillegg i beregningsskjemaet. Ved å trykke på knappen utvalg, får man opp et nytt skjermbilde hvor man skal velge kategorier. Dra aktuelle kategorier over i høyre felt og trykk OK Faste data 33

40 Feltet reduser tillegget ved kategori lister opp hvilke kategorinummer som er valgt. Det er ikke mulig å editere direkte i feltet, men via utvalgsknappen. For at kategorien skal redusere tillegget, må kategorien være opptjent innenfor tidspunktene som tillegget gjelder. Kategori: I feltet kategori hentes tillegget opp. Navn på tillegget lages i Vedlikehold Basisregister Kategorier. Type tillegg: Man gir tillegget egenskaper ved å velge hvilke type tillegg man skal ha. Dette gjør det mulig å ha flere tillegg med samme egenskap. Det er ingen begrensning på hvor mange tillegg man kan opprette. Navn: Navnet på tillegget må være unik ved opprettelse av flere tillegg under samme kategori. Skal gjelde alle type dager / Skal gjelde for type dag: Neste eksempel vil et tillegg kun bli gitt dersom det er en helligdag type 1, uansett hvilken ukedag helligdagen faller på 34 Faste data

41 Det er også mulig å definere at et tillegg kun skal gjelde dersom en helligdagstype faller på en spesiell ukedag. Nedenfor er et eksempel som gir tillegget kun dersom nyttårsaften faller på en søndag. Eksempel på bruk av tillegg 45 (pausetrekk i normaltiden) Faste data 35

42 36 Faste data I dette eksempelet er det bestemt at etter at man har jobbet i fem og en halv time i tidsrommet 7-15 vil det bli trukket en halv time i pause.

43 Helligdager Hvilken hensikt / funksjon har helligdager? Du har selv mulighet for å opprette helligdager og spesielle dager som kan tilknyttes egne beregningsskjema ved opplegg av kalendere. Tilknytningen skjer ved at du definerer helligdagsprofiler som du bruker ved opplegg av kalendere. Ved å opprette profilene setter du sammen hvilke beregningsskjema (regler) som skal gjelde på de ulike typer av helligdager og spesielle dager. Du kan opprette så mange profiler som du ønsker på samme måte som du kan definere hvilke som helst datoer med ønsket type. Helligdager deles i to grupper faste helligdager og bevegelige helligdager. De fleste faste helligdagene og bevegelige helligdagene er forhåndsdefinerte. Vi har også lagt med 4 ulike helligdagstyper som vil dekke behovet for helligdagsgruppering hos de fleste. Helligdager brukes ved opplegg av kalendere, slik at den ansatte blir satt opp med korrekt beregningsskjema på disse dagene. Markering av helligdagene oppdateres i årskalenderen. Grunndata helligdager Skjermbildet viser oversikt over helligdagstypene og blokker av bevegelige helligdager. Faste data 37

44 Helligdagstype - Grunndata. Helligdagstypene er koder for å gruppere avvikende dager. Alle dagene i årskalenderen har i utgangspunktet type 0. Hvilke dager du bruker til de enkelte kodene velger du selv, men vi anbefaler å bruke forslagene under på typene. Først definerer du de typene du har brukt for, etterpå skal du merke datoene med disse typene. Type = 1 Brukes på helligdager. Eksempel: 1.1, 1.5, 17.5, 25.12, og Dette er vanligvis fridager for de fleste arbeidstagere. Type = 2 Dager før helligdager. Dette kan være onsdag før skjærtorsdag, onsdag før Kristi Himmelfartsdag. Dette er ofte dager med redusert arbeidstid. Type = 3 Andre reduserte arbeidsdager julaften og / eller nyttårsaften. Hvis du har samme arbeidstid på onsdag før skjærtorsdag som julaften, bruker du type 2 på julaften også. Type = 4 Romjulsdager. Kun aktuelt for de som har avvikene arbeidsdag disse dagene. Type = 5 Hvis arbeidstiden på julaften (type 3) er ulik nyttårsaften, må nyttårsaften ha egen helligdagstype. Hvis du ikke har behov for Romjulsdager kan du endre teksten slik at den beskriver hva du ønsker å bruke type 4 til. Har du behov for flere typer oppretter du disse før du går over til merke datoene. Navn på helligdagstype Beskrivelse av hvilke dager typen gjelder for. (Kan endres). Blokker av bevegelige helligdager med start datoer. Her definerer du blokker av bevegelige helligdager. I kolonnen til venstre skriver du inn beskrivelsen på blokken og til høyre angir du startdato for blokken. Det er mulig å legge opp helligdager 5 år frem i tiden. Blokken må defineres med en linje (rad) for hvert år og korrekt startdato for hvert av årene. Startdato for påske er onsdag før skjærtorsdag. Det anbefales ikke å endre på dette. Bruk almanakken for å finne startdatoene. Du må selv huske å legge opp/sjekke at helligdagene er lagt opp før du lager kalendere for et år. Blokker av spesielle dager kan være fridager for spesielle skiftordninger for eksempel fri hver 5. fredag. I stedet for lage 5 ukers sykluser, kan du definere en blokk og startdato. Under bevegelige helligdager definerer du antall dager mellom hver fridag. På denne måten kan du legge inn fridager som kommer i et fast mønster gjennom året. Anbefales kun for skift som da kan legges opp med kort syklus. 38 Faste data

45 Faste helligdager Faste helligdager viser hvilke faste helligdager og faste spesielle dager som er definert og hvilken helligdags type som skal brukes på de forskjellige dagene. De vanligste helligdagene er forhåndsdefinerte. Du kan selv legge inn nye spesielle dager og endre på helligdagstypene på enkelte dager. Eksempel om dere har fri på julaften og/eller nyttårsaften, merkes datoen med helligdagstype 1. Har dere samme arbeidstid som onsdag før skjærtorsdag merkes den med helligdagstype 2. Du kan ha ulike helligdagstyper avhengig av ukedagen dagen faller på. Dette er praktisk spesielt for dager med redusert arbeidstid. Faller disse på lørdag/søndag skal det ikke ha redusert arbeidstid, men normalt lørdag/søndags regelverk. Dette får du ved å sette 0 under ukedagene lørdag/søndag. Hvis det er spesielle dager som dere ikke har som er definert under faste helligdager, trenger du ikke å fjerne disse. Du bruker bare de typene du trenger når du definerer helligdagprofiler. Dag nr. Feltet viser hvilken dag i måneden helligdagen gjelder for. Måned nr. Feltet viser hvilket månedsnummer helligdagen finnes i; 1=januar og 12=desember. Helligdagstype navn Fritekst felt som beskriver helligdagen/spesialdagen. Helligdagstype på mandag - søndag I matrisen merker du av hvilken helligdagstype som skal gjelde avhengig av hvilken ukedag helligdagen er på. På den måten kan du ha forskjellig regelverk for utregning av et resultat avhengig om din spesialdag havner på en mandag eller en søndag. Du kan bruke oppslagboksen til å finne korrekte helligdagstyper i hele matrisen. Faste data 39

46 Bevegelige helligdager Du definerer de helligdagene som forandrer dato fra år til år for eksempel påske og alle helligdagene som styres av påsken (Kristi Himmelfartsdag og Pinsen). Navnet og antall dager fra startdatoen på blokken er faste fra år til år og skal ikke endres. Blokker kan bygges ut og tilpasses med egne spesielle dager. Ønskes nye dager som for eksempel onsdagen før Kristi Himmelfartsdag opprettes denne. Hvis det er dager som ikke er aktuelle, anbefales det at disse ikke fjernes, men at helligdagstypen settes til 0. Dagen vil da bli en vanlig ukedag, men være enkel å ta i bruk senere. Navn på blokk med bevegelige helligdager. Navnet viser hvilken blokk helligdagen tilhører. Blokken opprettes under grunndata. Ved oppretting av ny dato brukes oppslagboksen til å finne blokknavn. Navn på helligdagen Fritekstfelt med beskrivelse av helligdagen. Antall dager fra blokkens startdato Feltet viser antall dager denne dagen kommer etter start av helligdagsblokken. Eksempel: Påsken startes med onsdag før skjærtorsdag dvs. startdag=0, da merkes Langfredag med 2 dvs. at den alltid kommer 2 dager etter startdatoen. Helligdagstype - Bevegelige helligdager Feltet viser hvilken helligdagstype helligdagen har. Dette kan endres, men det anbefales å beholde type 1 på offentlige fridager. Hvilke helligdagstyper du kan bruke, finner du i oppslagboksen. 40 Faste data

47 Legg opp helligdager Alle helligdager og spesielle dager må legges opp i en årskalender slik at de er tilgjengelig når årskalenderen brukes. Opplegg og vedlikehold av årskalenderen skjer fra systemprogrammet i WinTid. Det er viktig å sjekke at helligdagene er opprettet her før du skal legge opp nye kalendere eller opprette kalendere for et nytt år. Du kan endre helligdags type på enkeltdatoer hvis dette er lagt opp feil. Det anbefales allikevel å opprette helligdagen med korrekt type under faste- eller bevegelige helligdager og deretter legge opp helligdagene på nytt. Helligdagene vises i tabellen og du kan "scrolle" for å se datoer fremover i tid. Vinduet viser helligdager for inneværende år. Årsfelt Her kan man velge hvilke årstall kalenderen skal legges opp etter. Generer helligdager for ett år Funksjonen generer helligdager for et og et år. Helligdagsdato Kolonnen viser helligdagenes dato. Helligdagstype Legg opp helligdager Kolonnen viser hvilken helligdagstype helligdagen er definert som. Endringer av type skal skje enten under faste- eller bevegelig helligdager. Navn på helligdagen Kolonnen viser beskrivelse av helligdagen / spesialdagen. Faste data 41

48 Helligdagsprofiler Du oppretter profiler som beskriver hvilke beregningsskjema som skal brukes på de ulike helligdagstypene. Ved opplegg av kalendere knytter du denne profilen til kalenderen, slik at rett beregningsskjema legges inn på de helligdagene (typene) du har valgt å ta med i profilen. I en bedrift kan du ha profiler for ulike grupper av ansatte som administrasjon og produksjon, men du kan også ha individuelle profiler. Alle helligdagstyper og beregningsskjema må være definert før du kan opprette helligdagsprofiler. Du må opprette helligdagsprofilen før du kan legge opp kalender. Du kan ikke slette en profil som er i bruk i en kalender. I skjermbildet helligdagsprofiler har vi to forskjellige helligdagsprofiler til hvert sitt bruk. Profiler for dag - og fleksitidsansatte og Profiler for skift- og deltidsansatte. Kalenderen kan bruke begge helligdagsprofilene eller kun den ene. Profiler for dag- og fleksitidsansatte Profiler for dag -og fleksitidsansatte øvre del viser hvilke profiler som er definert. Du oppretter nye profiler og velger selv nummer og beskrivelse for profilen. Nedre del viser oppsettet av profilen. Du må stå på ønsket rad i den øvre tabellen for å se og vedlikeholde rett profil. Hvilken profil du jobber med er markert med en > i rad nummeret i profiltabellen. 42 Faste data

49 Helligdagstype - Profiler for dag- og fleksitidsansatte Feltet viser helligdagstypen. Du bruker oppslagboksen til å finne ønsket type. Fra tid Fra tid viser klokkeslettet den ansatte må komme etter for å få beregningsskjema på disse dagene. Brukes når det er ulike beregningsregler/godtgjøringer avhengig av tidspunktet de arbeider disse dagene. Ved autoskift må du legge inn flere rader for samme helligdagstype. Skjemanummer for mønstring Beregningsskjema som skal brukes på denne helligdagstypen for mønstringstid. Du bruker oppslagboksen til å finne rett skjema. Skjemanummer for produksjon Beregningsskjema som skal brukes på denne helligdagstypen for produksjon. Du bruker oppslagboksen til å finne rett skjema. Skjema er forskjellig hvis det er spesielle tillegg for produksjon disse dagene. Tillegg kan differensieres i skjema, men ikke OT satser. Sjekk i skjema før bytte utføres Her skal du krysse av om du vil at kalenderopplegget skal sjekke i skjemaet om det skal byttes ut ved helligdag. Dette løser følgende: om du har en deltidsansatt som har fri hver onsdag, vil du legge fridagsskjemaet på onsdager. Om du så sier at skjemaet ikke skal byttes ut ved helligdager, vil kalenderopplegget ikke legge skjema for onsdag før skjærtorsdag på denne onsdagen, men fridagsskjemaet vil ligge uberørt. Se beskrivelse Skal skjema byttes ut ved helligdag på side 26. Faste data 43

50 Profiler for skift- og deltidsansatte Om man i en produksjonsbedrift har dagskift, kveldskift, nattskift, må man også ha skjemaer som heter dagskift - helligdag, kveldskift - helligdag, nattskift - helligdag, dagskift - onsdag før helligdag, kveldsskift - onsdag før helligdag, nattskift - onsdag før helligdag. Helligdagstype - Profiler for skift- og deltidsansatte I helligdagstype fyller man ut helligdagstypen. Fra skjema nr Her henter man opp skjema som skal byttes ved helligdag for eksempel skjema 100 (dagtidsskjema) Til skjema nr Her henter man opp helligdagsskjema for eksempel skjema 200 (dagtid helligdag. Se eksempel nedenfor. Helligdagstype Fra skjema nr Til skjema nr (Dagtid) 200 (Dagtid helligdag) (Kveldsskift) 201 (Kveldsskift helligdag) (Nattskift) 202 (Nattskift helligdag) (Dagtid) 300 (Dagtid ons før skjærtorsdag) (kveldsskift) 301 (Kveldsskift ons før skjærtorsdag) (Nattskift) 302 (Nattskift ons før skjærtorsdag) Om man har deltidsansatte (med eller uten fleksitid) som skal ha egne skjemaer for eksempel på onsdag før skjærtorsdag og som gir kortere arbeidstid enn for heltidsansatte, bruker man begge helligdagsprofilene. Da sier man i den første helligdagsprofilen at skjemaet ikke skal byttes ut for dette er da et spesialskjema. Men i den andre helligdagsprofilen sier man at helligdagstype 2 dager skal dette skjemaet byttes ut med et annet spesialskjema. 44 Faste data

51 Kalender Vedlikehold av kalender består av flere arkfaner. Du starter med å definere grunndata, for deretter sette opp kalenderens syklus før du genererer (legger opp) kalenderen. Kalenderne legges opp for ett år om gangen. Før du kan legge opp kalendere, må du ha definert alle de beregningsskjemaene som kalenderen skal settes sammen av samt helligdagsprofilen som kalenderen skal bruke. Hvilken hensikt / funksjon har Kalender? Kalenderen inneholder informasjon om hvilke beregningsskjema som skal brukes hver eneste dag gjennom et helt kalenderår. De ansatte knyttes til en kalender i ansattregisteret, slik at når de stempler vet programmet hvilke beregningsskjema som skal brukes den dagen for å regne ut et resultat for den ansatte. Kalenderen kan også bestemme hvilket beregningsskjema som skal brukes avhengig av klokkeslettet den ansatte stempler inn (autoskift). Kalenderen skal vise korrekt beregningsskjema også for perioder i året med avvikende/andre arbeidstidsregler som for eksempel ved sommertidsperioder. Dette må det tas hensyn til ved opplegg av kalenderen. Grunndata Grunndata for kalendere består av to deler. Tabellen Innlagte kalendere som viser hvilke kalendere som finnes, og vedlikehold av kalender som viser grunndata for kalenderen. Når du skal se på en kalender, velger du denne fra tabellen og grunndataene vises til høyre. Faste data 45

52 Innlagte kalendere Tabell som viser kalendere som er laget. Tabellen viser kalender nr. og navn som er kalenderbeskrivelsen. Bruk rulleboksen i rullefeltet til å se flere hvis tabellen dekker hele skjermen. Klikk på ønsket kalenderrad for å se grunndata - oppsettet for kalenderen. Vedlikehold av kalender Dette er grunnlaget som kalenderen vil bli lagt opp etter. Du bestemmer syklus, helligdagsprofil og om det skal legges opp sommertidsperiode. Ved endringer må kalenderen legges opp på nytt under arket Legg opp kalender. Kalender nr Kalenderens nummer. Du velger selv dette ved oppretting av nye kalendere. Det anbefales og bruke en annen nummerserie enn det du brukte for beregningsskjemaene dine. Du må bruke tallnummerering og ikke overstige 10 siffer. Kalender navn Beskrivelse av kalenderen. Du har 50 karakterer til rådighet og det anbefales å beskrive kalenderen slik at andre skjønner hvilken ansattgruppe som bruker denne. Eksempel. 80 % deltid med fri hver onsdag. 50 % deltid man / ons / fre i par uker tirs / tors i odde uker 46 Faste data

53 Syklus i antall dager I feltet oppgir du antall dager for syklusen kalenderen skal legges opp etter. Syklusen vil bli repetert med dette antall dager gjennom hele året fra den datoen du angir i neste felt. Innholdet av syklusen definerer du på neste side. Start dato for syklusen Dato for den dagen syklusen skal begynne. Vanlig å starte på første mandag i året og programmet foreslår dette. Med helligdager Ønsker du at kalenderen skal ta hensyn til helligdager. Du kan velge mellom ja / nei i oppslagboksen. Ved ja vil kalenderen stoppe og legge inn egne beregningsskjema på definerte helligdager. Hvilke dette er avhenger av den helligdagsprofilen som kalenderen skal følge. Profilen velges i neste felt. Hvis du ikke skal ta hensyn til helligdager, svarer du nei i feltet og neste felt forsvinner. Profil for Dag- og fleksitidsansatte / Profil for skift- og deltidsansatte. Bruk oppslagboksen til å finne ønsket helligdagsprofil. Ved opplegg av kalenderen vil programmet stoppe for de helligdager/spesialdager som er definert i profilen og legge inn det beregningsskjema som er definert for disse helligdagstypene. Om dette er en eller fem forskjellige helligdagstyper, er bestemt i profilen. Sammensetningen av profilen finner du i Helligdagsprofiler på side 42 Autogenerering til neste år Ja betyr at kalenderen blir automatisk kopiert til nytt år når programmet startes. Nei betyr at du manuelt må legge opp kalenderen på nytt neste år. Du velger fra oppslagboksen. Sommertidsperiode I denne seksjonen av grunndata definerer du start - og sluttdato på sommertidsperioden. Dette må ikke forveksles med sommer- og vintertid hvor klokken stilles en time frem/tilbake; her er det snakk om en periode hvor det arbeides færre timer per dag enn ellers i året. Sommer f.o.m. dag Du velger fra oppslagboksen dag sommerperioden skal gjelde fra og med den 15. F.o.m. mnd Du velger fra oppslagboksen hvilken måned sommerperioden starter i for eksempel mai. Sommer t.o.m. dag Du velger fra oppslagboksen dag sommerperioden skal gjelde til og med 14. T.o.m. mnd Du velger fra oppslagboksen hvilken måned sommerperioden gjelder til og med september. Faste data 47

54 Hvis du har lagt inn en sommerperiode og vil fjerne denne igjen, velger du i oppslagboksen Sommer f.o.m. dag verdien Ingen som du finner nederst i boksen. Feriefaktor I grunndata for kalender kan man få beregnet feriefaktor for hver enkelt kalender som opprettes. (Faste data-beregningsskjema og kalender-kalender). I tillegg til feltet feriefaktor er det opprettet en ny knapp som heter beregn feriefaktor. Feriefaktoren beregnes etter formelen: (Antall kalenderdager i syklus/antall arbeidsdager i syklus) * (5/7). For at feriefaktoren skal beregnes, er følgende forutsetninger viktige: En syklus må være lagt opp for aktuell kalender Det må finnes skjema på alle dager mellom første og siste dag i syklusen Alle dager i syklusen må ha et skjema knyttet til f.o.m kl = 00:00 Det tas ikke hensyn til syklus for sommertid. (Det antas at eneste forskjell på syklusen vil være arbeidstidens lengde og ikke antall arbeidsdager). Følgende ansatt(e) er tilknyttet denne kalenderen Dette er en oversikt over hvilke ansatte som er tilknyttet valgt kalender. I venstre kolonne vises alle kalendere som er tilgjengelig i Wintid. De kalendere som har lyserød skrift er kalendere som ikke er knyttet til noen ansatte. Syklus for kalender Ved opplegg av kalenderen, vil den lage kalenderen basert på en fast syklus som repeteres gjennom hele året. Hensikten er å få lagt inn rett beregningsskjema på alle dagene i året basert på syklusen. Det vanligste er en 7-dagers syklus fra mandag til søndag. Ved opplegget vil programmet repetere denne syklusen fra oppgitt startdato og legge samme beregningsskjema på alle dager gjennom hele året tilsvarende slik du her definerer syklusen. Det eneste som overstyrer er eventuelle helligdager som finnes. Hvis du har definert sommertidsperiode under grunndata får du frem to tabeller på denne siden med det antall rader tilsvarende syklusen kalenderen skal bruke. Tabellen fylles ut likt og du begynner med kalendersyklus for hele året. Syklus for hele året Kolonnen til venstre viser antall rader som syklusen bruker. Dette vil ofte tilsvare nummeret under dag nr. bortsett fra der det defineres flere beregningsskjema pr. dag (autoskift). 48 Faste data

55 Dag / Dag navn Feltet viser dag i syklusen og navn på dagen. Ved autoskift kan du ha flere rader med samme dag nr., men forskjellig klokkeslett. F.o.m. kl. Fra og med dette klokkeslettet skal den ansatte få beregningsskjemaet i neste felt. På denne måten kan du ved innstemplingstidspunktet styre det beregningsskjemaet den ansatte skal få. Dette er vanlig ved skift der de ansatte kan bytte skift seg imellom. Første rad med start 00:00 bør vise det beregningsskjemaet den ansatte skal ha i følge skiftplanen. Dette for å få korrekt informasjon ved fravær den dagen. Det er ingen begrensning på antall rader du kan opprett pr. dag avgrenset av klokkeslettet, men det bør vurderes å ikke legge det for tett slik at en som kommer for tidlig eller sent får feil beregningsskjema. Autoskift styres av innstemplingstiden slik at rett beregningsskjema blir brukt ved beregning. Ved autoskift må du innsette flere rader pr. dag i syklusen og merke dem med samme dag nr. men forskjellig klokkeslett. Skjemanummer for mønstring Beregningsskjema som skal brukes på denne dagen/klokkeslettet for mønstringstid. Du bruker oppslagboksen til å finne rett skjema. Skjemanummer for produksjon Denne kolonnen kommer kun fram dersom dere benytter Produksjonsmodulen. Beregningsskjema som skal brukes på denne dagen/klokkeslettet for produksjon. Du bruker oppslagboksen til å finne rett skjema. Skjema er forskjellig hvis det er spesielle tillegg for produksjon denne dagen/skiftet. Faste data 49

56 Syklus for hele året (vintertid) Har man i utgangspunktet valgt å legge inn sommer og vintertid i Grunndata for kalender, så er det her man legger inn beregningsskjemaene for vintertid. Syklus kun for sommertid Legg opp sommer syklusen på samme måte som årssyklusen (vintertid). Du skal ikke vurdere dag nr. i forhold til hvilken dato/dag sommerperioden starter på. Dette gjelder uansett lengden av sommersyklusen. Kopier syklus for en annen kalender Har man en annen kalender med syklus som du godt kan bruke i denne kalenderen, kan man kopiere denne syklusen. Klikk i boksen for Kopier syklus for en annen kalender, velg kalenderen du ønsker å kopiere fra og velg om du ønsker å kopiere syklus for hele året (vintertid) og/ eller sommertid. Velg Kopier til slutt. Legg opp/slett kalenderdata På denne siden legger du opp kalendere dvs. kalenderen blir komplett med en post /rad for hver dag som beskriver hvilket beregningsskjema som skal brukes for hver dag. Du kommer til denne siden med informasjon om den kalender du valgte under grunndata enten for å legge den opp på nytt eller slette den. Du kan også legge opp alle kalendere for et år og kopiere inn sykluser for spesielle perioder. Siden viser også innholdet av kalenderen når den er lagt opp, og den er da tilgjengelig for endringer av enkelt datoer. 50 Faste data

57 Legg opp kalender Kalendernummeret viser hvilken kalender du jobber med. Du velger årstall i oppslagboksen og trykker knappen Legg opp kalender nr. xx Oppleggsbildet vises på skjermen. Hvis kalenderen er i bruk får du beskjed om dette, og du må bekrefte at du ønsker å legge den opp på nytt. Når opplegg av kalenderen er ferdig velger du Lukk. Kalenderen vises (og er tilgjengelig for eventuelle rettinger). Legg opp alle Programmet brukes for å legge opp alle kalendere for nytt år. Velg ønsket år i oppslagboksen og trykk knappen Legg opp alle kalenderne. Oppleggsprogrammet legges ut og du kan følge opplegget av alle kalenderne til ønsket år. Du velger Lukk når programmet er ferdig. Data for kalender nr. Tabellen viser en rad for hver dag, ved bruk av autoskift blir det flere rader pr. dato. Du bruker rulleboksen i rullefeltet til å bevege deg fremover i året. Tabellen viser: Dato, Navn/betegnelse på dagen med uke nummer, klokkeslett som styrer hvilket beregningsskjema som skal brukes den datoen og beregningsskjema nummer for mønstring og produksjon. Faste data 51

58 Slette data for alle kalendere Med denne funksjonen kan du slette en kalender for et spesielt år. Hvis kalenderen er i bruk (det vil si at en ansatt er knyttet opp mot kalenderen for dette året), får du ikke slettet kalenderen. Hvilket år du ønsker å slette velger du i oppslagboksen. Ønsker du å fjerne hele kalenderen, gjør du dette under grunndata og velger funksjonen for å slette en post. Også dette kan kun gjøres hvis kalenderen ikke er i bruk dvs. at ansatte er knyttet til kalenderen. Hente syklus for en annen kalender Her er det mulig å kunne hente opp syklus fra en kalender for å kopiere inn i den eksisterende kalenderen.. Du bestemmer om du vil hente syklus for hele året eller bare for sommertid. Endre kalenderdata fra / til dato I dette feltet bestemmer du fra og til dato som endringen skal gjelde. Når du har lagt inn riktige datoer, trykker du på endre. Det vil da komme spørsmål om den egendefinerte syklusen skal være grunnlaget for kalenderopplegg til neste år. Regeloppsett overtid Noen ansatte har forskjellige overtidstyper ut fra type dag. Eksempelvis kan man ha forskjellig på hverdager, lørdager og søndager hvilket betyr 3 beregningsskjemaer pr skift. Det er da mulig å lage ett skjema med overtidssoner avhengig av type dag. Dette forutsetter at skiftene har lik arbeidstid. Med denne funksjonen kan man lage egne overtidsregler som defineres pr type dag. Reglene knyttes opp mot ansatte via lønnsgruppe 52 Faste data

59 Skjermbilde for definering av overtidsregler Menyen for definering av overtidsregler finnes under faste data beregningsskjema og kalender regeloppsett overtid. Nr Her defineres regelens nummer. Navn Her defineres regelens navn. Når en regel er markert her, er det denne som vises i det nedre skjermbildet. Venstre del av skjermbildet lister opp alle helligdagstyper. Under hver helligdagstype legges det inn ønskede varianter. Dette gjøres ved å høyreklikke på helligdagstypen, velg Sett inn rad og gi den et navn. Ved å klikke på de forskjellige variantene vises disse i høyre del av skjermbildet. Høyre del av skjermbildet viser informasjon om valgt variant av helligdagstype. Her krysses det av for hvilke ukedager regelen skal gjelde. Det kan også defineres egen min/maks-regel for oppsettet. Hvis det er valgt Bruk default er det min/maks-regelen i beregningsskjemaet som gjelder. Alle andre varianter vil overstyre det som ligger i beregningsskjemaet. I nederste del av bildet, legges det inn rader med tidspunkt for når de forskjellige overtidssonene skal gjelde. Dersom det ikke finnes oppsett for aktuell helligdagstype på aktuelle type dager, så benyttes beregningsskjemaet slik det er. Dette betyr at man kan lage skjema som et hverdagsskjema med tilhørende overtidssoner og så la være å definere vanlige hverdager i oppsettet under menyen Regeloppsett overtid. Tilknytning av regeloppsett til ansatt Tilknytning av regeloppsett gjøres via lønnsgruppe, meny Faste data Tilordningsdata Lønnsgruppe. Faste data 53

60 Under Regeloppsett overtid finnes en dropdown med innlagte regler. Feltet inneholder også et blankt felt slik at evt alle regler kan fjernes. Markering i skjema om regeloppsett skal benyttes I grunndata beregningsskjema legger man inn om det skal benyttes regeloppsett for overtid. Skal regeloppsett for overtid benyttes? Her finnes en dropdown med Ja/Nei for om regeloppsett skal brukes. I tidssonen for skjemaet skal det være definert enten en overtidssone eller en rad Ingen beregning sone som angir at normaltiden slutter, dersom det ligger en sone med Normaltid i skjemaet. 54 Faste data

61 Koder og kategorier I dette menyvalget finnes flere grunnregistre som inneholder kategorier, fraværskoder, variable tillegg, overtidskoder og frie tekster. Måten disse er definert påvirker hvordan WinTid TM beregner resultater på dager med fravær og/eller overtid. Kategorier Hvilken hensikt / funksjon har Kategorier? Kategori er resultatsaldo, det vil si noe som tid samles opp på ved beregning. Noen kategorier er faste, slik som normaltid, 50 % overtidstillegg, mertid og fleksitid, mens andre opprettes av fraværskoder, variable tillegg eller direkte under kategorier. Hvor henvises det til Kategorier? Kategorier benyttes mange steder i WinTid TM der det er snakk om hvor tid skal samles i saldo. Feltbeskrivelser for skjermbildet Kategorier Faste data 55

62 Kategori nr Kategoriens nummer. Mange kategorier er forhåndsdefinert og du skal ikke endre nummer på disse. Når det legges inn fraværskoder vil det automatisk bli laget nye kategorier fra nr 1000 og oppover. Lager du en fraværskode 10 vil den få kategorinummer 1010, lager du en fraværskode 43 vil den få kategorinummer 1043 (osv). Dersom du lager egne kategorier (ved Sett inn rad / Sett inn rad på slutten ) vil disse automatisk bli nummerert fra 2001 og oppover. La WinTid selv styre nummereringen! (Det er beskrivelsen i Navn du skal benytte for å huske hva denne kategorien er!). Kategori navn En beskrivelse av hva denne kategorien er. Dersom du lager en kategori selv; pass på å gi den et så beskrivende navn som mulig! Kortnavn Dette er det som vil stå som kolonneoverskrift på rapportene. Kategori type Hva slags type kategori det er snakk om. WinTid TM velger selv korrekt type på de kategorier som automatisk opprettes. (For eksempel når du oppretter en fraværskode i fraværskoderegisteret, vil det automatisk opprettes en kategori av typen fravær her). Dersom du selv oppretter en kategori manuelt her i Kategorier velger du en type fra lista i feltet. Vis kategori Ja innebærer at kategorien vises overalt i WinTid TM. Nei innebærer at denne kategorien ikke vises i stemplingsbildet, på mønstringsrapporten og perioderapporten. Eks.: Dersom du ikke benytter kategorien SumTid til noe, kan du få den vekk fra rapportene ved å velge Nei her. Du sparer da plass på rapporten og rapporten blir mer lettlest. Regn i Timer/Dager Timer betyr at kategorien viser akkumulert resultat i Timer. Dager betyr at kategorien viser akkumulert resultat i Dager. Eks.: Ferie ønsker de fleste å telle i dager, mens fraværskoden Tannlege kanskje skal telle i timer. Antall betyr at det er et variabelt tillegg. Det presiseres at det kun er mulig å velge antall eller timer for variable tillegg fra Automatisk godkjenning Her kan man velge om en Kategori må godkjennes eller ikke før evt overføring til lønn. Velger man Ja, er man nødt for å godkjenne denne kategorien før man overfører den til lønnsystemet. Velger man Nei, kan denne kategorien overføres til lønnsystemet uten å bli godkjent først. 56 Faste data

63 Fleksible kategorier Fleksible kategorier er kategori nr 95 Sum timer reell, 96 Sum overtid reell, 98 Sum timer og 99 Sum overtid. Disse kategoriene er fleksible dvs at man kan selv bestemme hvilke kategorier for eksempel Sum overtid skal inneholde. Hvilken hensikt / funksjon har Kategoriene 95 Sum timer reell og 96 Sum overtid reell. Disse kategoriene er opprettet for at vi skal kunne se hvor mye reell tid vi har jobbet. For eksempel ved overtidsarbeid: Hvis det er satt i avrundingen på OT at man må jobbe i 15 min i overtidssonen for å få en time overtid og man jobber kanskje 20 min en dag i overtidssonen. Så er det kun de 20 minuttene som vil vise tid på kategorien Sum overtid reell (denne kategorien har jeg valgt i kategorien Sum timer reell, se bilde under Definer kategori 95), men den ansatte vil få utbetalt 1 time overtid. Denne timen vil vise i kategorien Sum overtid. Se Avrunding av overtidsresultater på side 15. Bruker man for eksempel OT kode Vakttillkalling eller OT kode Oppmøte som sier at hvis man jobber fra 1min 2 timer så skal man ha 2 timer OT. En ansatt kommer på jobb og bruker en av disse overtidskodene, men personen jobber kun i 30 minutter. Disse 30 minuttene skal legge seg under kategorien Sum overtid reell og 2 timer under kategorien Sum overtid. Se Oppmøte / Faste OT på side 69. All den tiden som ligger under kategorien 96 Sum overtid reell, skal også brukes i bunn i AML OT rapport for at den skal bli korrekt.. Hvilken hensikt / funksjon har Kategoriene 98 Sum timer og 99 Sum overtid. Disse kategoriene fungerer slik som før. De viser oss hvor mye tid som den ansatte skal ha utbetalt. Disse kategoriene ligger i grunn for lønnsutbetaling. Faste data 57

64 Definer kategori 95 Sum timer reell Kategori 95 Sum timer reell ble opprettet fordi denne kategorien skal fortelle oss hvor mye reell tid vi har jobbet. I denne kategorien har jeg valgt kategoriene Normaltid og Sum overtid reell. Ved å dobbelklikke på kategori 95 Sum timer reell, vil du få opp dette vinduet. I dette bildet henter du over de kategoriene som du ønsker at Sum timer reell skal inneholde. Man kan klikke og dra de over til høyre kolonne eller man kan merke en kategori og klikke på pil (til høyre) for at kategorien skal legge seg i høyre kolonne. Trekk Når man har valgt en kategori og lagt den over til Valgte kategorier, vil det dukke opp en ny kolonne til høyre, kolonne Trekk. Som regel så har vi noen fraværskoder som oppdaterer normaltiden. Ønsker vi å fjerne denne fraværstiden i Sum timer reell, henter vi opp denne fraværskoden og legger den over i høyre kolonne og merker av i boksen for trekk. Se Fraværskoder på side 62 Oppdater normaltid. 58 Faste data

65 Definer kategori 96 Sum overtid reell Kategori 96 Sum overtid reell ble opprettet fordi denne kategorien skal fortelle oss hvor mye reell tid vi har jobbet. I denne kategorien har jeg valgt kategoriene Overtid til avspasering, Mertid og Sum overtid Ved å dobbelklikke på kategori 96 Sum overtid reell, vil du få opp dette vinduet. I dette bildet henter du over de kategoriene som du ønsker at Sum overtid reell skal inneholde. Man kan klikke og dra de over til høyre kolonne eller man kan merke en kategori og klikke på pil (til høyre) for at kategorien skal legge seg i høyre kolonne. Brukt tid Når man har valgt en kategori og lagt den over til Valgte kategorier, vil det dukke opp en ny kolonne til høyre, kolonne Brukt tid. I denne kolonnen kan man velge mellom Reell eller Avrundet tid. Siden denne kategorien kun skal vise reell tid, bør man velge Reell på alle valgte kategorier. Faste data 59

66 Definer kategori 98 Sum timer Denne kategorien fungerer slik som før. Den viser oss hvor mye tid som den ansatte skal ha utbetalt. Disse kategoriene ligger til grunn for lønnsutbetaling. Ved å dobbelklikke på kategori 98 Sum timer, vil du få opp dette vinduet. Denne kategorien har default oppsett. Trekk Når man har valgt en kategori og lagt den over til Valgte kategorier, vil det dukke opp en ny kolonne til høyre, kolonne Trekk. Som regel så har vi noen fraværskoder som oppdaterer normaltiden. Ønsker vi å fjerne denne fraværstiden i Sum timer, henter vi opp denne fraværskoden og legger den over i høyre kolonne og merker av i boksen for trekk. Se Fraværskoder på side 62 Oppdater normaltid. 60 Faste data

67 Definer kategori 99 Sum overtid Denne kategorien fungerer slik som før. Den viser oss hvor mye overtid som den ansatte skal ha utbetalt. Disse kategoriene ligger til grunn for lønnsutbetaling. Ved å dobbelklikke på kategori 99 Sum overtid, vil du få opp dette vinduet. Denne kategorien har default oppsett. Brukt tid Når man har valgt en kategori og lagt den over til Valgte kategorier, vil det dukke opp en ny kolonne til høyre, kolonne Brukt tid. I denne kolonnen kan man velge mellom Reell eller Avrundet tid. Siden denne kategorien skal vise all den tiden den ansatte skal ha utbetalt, bør man velge Avrundet på alle valgte kategorier. Forskjellen på kategori nr 95 Sum timer reell og kategori nr 98 Sum timer Faste data 61

68 Fraværskoder Hvilken hensikt/funksjon har Fraværskoder? I dette skjermbildet defineres fraværskodene. Her knyttes de forskjellige fraværene opp mot en kode (nr). Det bestemmes også hvordan den tiden fraværet varer skal behandles. Den ansatte kan selv angi hvilket fravær hun går ut på (eller kommer inn fra) på stemplingsterminalen. Ved hjelp av Fraværsrapporten kan det tas ut statistikker på de forskjellige fraværskodene. Hvor henvises det til Fraværskoder? WinTid TM benytter denne informasjonen når resultater for dagen skal beregnes. Feltbeskrivelser for skjermbildet Fraværskoder Fraværskode nr Det er dette nummeret den ansatte angir på stemplingsterminalen ved en fraværsstempling. Fraværskode navn Fraværskodens navn. Kategori navn Hvilken kategori denne fraværskoden teller tid i (plusstid). Trekk kategori navn Hvilken kategori denne fraværskoden teller tid i (minustid). Fravær fra i morgen Angir om dette er en fra i morgen kode eller ikke. (Huker du av blir det en "fra i morgen kode") Eksempel: Du har en "vanlig" tjenestereise og en "fra i morgen" tjenestereise. 62 Faste data

69 Stempler du deg ut kl 12 på "vanlig" tjenestereise vil resten av den dagen bli tjenestereise og også dagen etter (dersom du ikke kommer på jobb). Stempler du ut kl 12 på "Tjenestereise fra i morgen" blir resten av inneværende dag "minustid" (du går hjem for dagen) og neste dag (i morgen) blir på tjenestereise (dersom du ikke kommer på jobb). Begrenset fravær Fraværskoden gir gyldig fravær i maksimum den tiden som settes her. Etter denne tiden er det ikke lenger et gyldig fravær. Benyttes for eksempel dersom du har betalt for tannlegebesøk inntil 2 timer. Står det 00:00 i feltet betyr det at det ikke er noen maksimumsgrense for denne fraværskoden. Oppdater fleks Hukes det av her vil fraværskoden oppdatere fleksitidssaldoen (i tillegg til å telle opp på fraværskoden). Eksempel: Fraværstid fra 8-16 (=full dag). Du kommer på jobb kl 0700 og går ut på fravær kl 12. Fraværskoden du benyttet er huket av på Oppdater fleks. Resultatet blir 1 time pluss på fleksitid. Fleks med grense Hukes det av her vil du ikke kunne få pluss på fleksitid dersom fraværskoden er en del av grunnlaget. Eksempel: Fraværstid fra 8-16 (=full dag). Du kommer på jobb kl 0700 og går ut på fravær kl 12. Fraværskoden du benyttet er huket av på Fleks med grense. Resultatet blir 0 på fleksitiden, du oppnår kun full dag. Mange bruker dette på f. eks Syk del av dag. Oppdater normaltid Hukes det av her vil fraværet telle (oppdatere) normaltid (i tillegg til å telle opp på fraværskoden). Oppdater tillegg Hvis det er avkrysset her, vil eventuelle tillegg også bli oppdatert under fraværet. Oppdater overtid Hvis det er avkrysset her, vil eventuell overtid også bli oppdatert under fraværet. Oppdater prod Hvis det er avkrysset her, vil fraværet også telle tid på den jobben vedkommende er innstemplet. (Kun aktuelt dersom dere benytter Jobb/Produksjonsmodulen). Faste data 63

70 Begrens til dag Er det huket av i feltet Begrens til dag, vil fraværet kun fungere den dagen det er stemplet eller meldt. Koden kan kombineres med Begrenset fravær for eksempel 2t. Overstyr helligdagsgodtgjørelse Er det huket av i dette feltet her, betyr det at du ikke får helligdagsgodtgjørelse ved bruk av denne fraværskoden på en helligdag. Bruk erstatningstillegg Er det huket av her, vil det være tillegg som er satt opp i beregningsskjemaet under kategori ved markerte fravær som benyttes. For eksempel er det huket av for bruk erstatningstillegg for fraværskoden sykmeldt. Er vedkommende sykmeldt vil han/hun få et annet tillegg, (erstatningstillegg), enn det som er satt opprinnelig i beregningsskjemaet. Kun i kjernetiden Den fraværskoden som skal benyttes ved ugyldig fravær i kjernetiden må settes opp i fraværskoden med en hake i denne kolonnen. Se også forklaring under ny type kjernetidsstempling i konfigurasjon. Uten pause I dette feltet kan du bestemme hvilke fraværskoder som ikke skal trekke pause. Dette gjelder ikke når det er heldagsfravær på fraværskoden eller at fraværet dekker hele pausesonen. TESS kode Fraværskodenummer som overføres til telefonstøttesystem. Benyttes kun dersom man er knyttet opp mot et telefonstøttesystem Andel i % av en fraværsdag som utgjør en halv fraværsdag / Andel i % av en fraværsdag som utgjør en hel fraværsdag Ved barn/barnepassers sykdom er det mulig å benytte halve dager. Setter man inn 50 % i feltet for halv fraværsdag og 100 % for hel fraværsdag, betyr det at vedkommende vil kun få halv dag med sykt barn hvis vedkommende er borte fra jobben 50 % og opp til 100 %. 64 Faste data

71 Variable tillegg Hvilken hensikt/funksjon har variable tillegg? Faste tillegg legges inn i beregningsskjema fordi disse tilleggene er faste og de er like for hver gang de skal taes i bruk. Variable tillegg er ikke faste, men et tillegg som skal gies en gang i blant. Hvor stort tillegget skal være bestemmes der og da. Variable tillegg lages direkte i arkfanen variable tillegg og får automatisk et kategorinummer på 4000 serien. Man registrerer et variabelt tillegg i stemplingsbilde. For mer informasjon se Faste data Stemplingsbilde Vedlikehold av stemplinger Variable tillegg. Feltbeskrivelser for skjermbildet Variable till Variabelt tillegg nr Her skriver man inn nummeret på tillegget. Navn på variabelt tillegg Her skriver man inn navnet på tillegget. Kategori kortnavn I dette feltet skriver man kortnavnet på tillegget. Det er kortnavnet som er overskriften i rapportene. Tildelt kategori Når det opprettes et variabelt tillegg vil disse tilleggene legge seg på 4000 serien i arkfanen Kategorier. Denne kategorien opprettes etter at du har skrevet navnet og lagret tillegget. Oppdater kategori I feltet for oppdater kategori kan det bestemmes hvilken kategori man ønsker skal oppdateres ved opprettelse av et tillegg. Se for eksempel variabelt tillegg nr 15 Reisetid utenfor arbeidstid. Her er det valgt at det skal oppdatere fleksitid. Dvs at når Faste data 65

72 66 Faste data man registrerer x antall timer på variabelt tillegg nr 15 - Reisetid utenfor arbeidstid, vil man få x antall timer overført til sin fleksitidssaldo

73 Overtidskoder Hvilken hensikt / funksjon har Overtidskode? Overtidskodene angir hvordan eventuell arbeidet overtid skal godtgjøres. Dette benytter WinTid seg av da resultatet for dagen skal regnes ut. Den ansatte kan selv angi ønsket overtidskode på terminalen dersom vedkommende har tillatelse til dette. Tillatelse settes i Lønnsgruppe se side 82 Her i Overtidskode setter du opp hvordan de forskjellige overtidskodene skal fungere. Hvor henvises det til Overtidskode? WinTid TM benytter seg av overtidskoden da resultatet for dagen skal regnes ut. I Personaldata Tilordning på side 93 kan den ansatte tilknyttes en fast overtidskode. Denne vil gjelde så sant den ikke blir overstyrt av den ansatte via stemplingsterminalen, eller manuelt av en WinTid TM operatør via Stemplingsbildet. Feltbeskrivelser for skjermbildet Overtidskoder Overtidskode nr Kodens nummer. Det er dette nummeret de ansatte må stemple på stemplingsterminalen, MinTid eller MinTid.net (webstempling). Overtidskode navn Overtidskodens navn. Bruke min regel for overtid Skal denne overtidskoden ta hensyn til minimumsregelen for overtid? For eksempel: En fleksitidsansatt jobber fra kl , hans vanlige arbeidstid er 7:30 time. Ved at det er satt inn bruk regel i skjema og brukes ikke for maks regelen, vil den ansatte få 3:30 på fleksitid og 1t OT ved bruk av pålagt overtid. Overtiden i tidssoner bestemmer når den ansatte skal få overtid ved bruk av denne regelen. Faste data 67

74 Bruke maks regel for overtid Skal denne overtidskoden ta hensyn til maksimumsregelen for overtid? For eksempel: Den samme ansatte jobber fra kl og det er satt inn bruk regel i skjema for både min- og maks regel. Da vil den ansatte få 4:30 i OT ved bruk av pålagt overtid. Overtiden vil bli styrt av maksregelen i beregningsskjema som sier at den ansatte vil få overtid etter 7:30t. Til informasjon er det mulig å koble de ulike min/maks-reglene som man har opprettet i grunndata til ulike overtidskoder. Eks.: I beregningsskjemaet ligger standard-regelen for min/maks. (Full dag før overtid). I tillegg kan det opprettes egne overtidskoder hvor man kan sette inn en annen min/maks-regel enn standard. Når denne overtidskoden benyttes, tas det hensyn til den min/maks-regelen som er satt på overtidskoden. Overtid overføres til kategori Her angis hvilken kategori man ønsker at denne overtiden skal summeres i. Skal overtid multipliseres Er det huket av her skal den opptjente overtid multipliseres med den verdien som er satt i vedkommendes lønnsgruppe. For mer informasjon se Lønnsgruppe på side 82 under prosentsats for overtid 1 osv. OT tillegget skal utbetales Hukes det av her vil du få overtidstillegget utbetalt. For eksempel på overtidskode 4 sier man at resultatet skal overføres til fleksitid time for time, og da skal man ikke ha utbetalt tillegget. Tillegget skal overføres til kategori Her angis hvilken kategori man ønsker at dette tillegget skal summeres i. Spesiell for tillegg Hukes det av her vil overtidskoden aktivere tilleggene Overtid etter arbeidstidens slutt Knytter overtidskoden til linjen "Overtid etter arbeidstidens slutt" som settes i Beregningsskjema Tidssoner. Denne hører sammen med OT kode 9 Siste normaltid-tidssone til overtid. Bruke min OT kode Har man satt opp minimum overtidsgrense i grunnregelen min / maks, så må det hukes av her på den overtidskoden dette gjelder for. Se Grunnregler for Min / Maks regel på side 18. Mertid For deltidsansatte som jobber for eksempel 6t per dag og må jobbe 7t30min før man kan få overtid. I dette tilfellet vil vedkommende få 1t30min mertid hvis man velger mertid i dette feltet her. Man kan også velge noe annet enn mertid for eksempel fleksitid hvis den ansatte ønsker at timene skal gå til fleksitid i stedet for mertid. 68 Faste data

75 Bruk fleks-sone For de som har opprettet eget beregningsskjema på lørdag som skal gi maks 5 timer på fleksitid, må opprette egen overtidskode hvis det i tillegg skal gis overtid etter opparbeidet 5 timer fleksitid. En sånn overtidskode må ha hake i feltet bruk flekssone. Oppmøte / Faste OT Hvilken hensikt / funksjon har Oppmøte / Fast OT? Overtidskodene angir hvordan eventuell arbeidet overtid skal godtgjøres. Dette benytter WinTid TM seg av da resultatet for dagen skal regnes ut. Den ansatte kan selv angi ønsket overtidskode på terminalen dersom vedkommende har tillatelse til dette. Tillatelse settes i Lønnsgruppe se side 82 Her i Oppmøte / Faste OT setter du opp hvordan disse overtidskodene skal fungere. Overtidskode for oppmøte / vaktillkalling Feltbeskrivelser for skjermbildet Overtidskoder for oppmøte / vaktillkalling Overtidskode nr Overtidskodens nummer. Må være unikt (kan heller ikke være likt noen av de vanlige overtidskodenumrene). Det er dette nummeret den ansatte skal angi på registreringsterminalen, MinTid eller MinTid.net (webstempling). Overtidskode navn Overtidskodens navn. Antall timer Minimum antall timer man skal få for oppmøtet. Angis i timer og minutter. Format 00:00. Står det 02:00 her vil man få 2 t for oppmøtet for all tilstedetid mindre eller lik 2t. Er man lenger enn 2 t vil resultatet være avhengig av avrundingsregelen for skjemaet. (2t 18 minutter vil gi 2 t 18 min dersom det ikke er avrunding den dagen og f. eks 2t 30 minutter dersom det er avrundingsregel til nærmeste 30 med grense på 15). Det er ingen mulighet for å sette at man maks skal kunne få 2 t uansett tilstedetid, f. eks når man har vært tilstede i 3 t (I så fall må man heller opprette en overtidskode av typen Fast antall ). Fast kategori Her finnes en Dropdown-liste med alle kategorier. Velges kategori Ingen (som er default) vil resultatet være avhengig av skjema-soner (se neste kolonne). Velges det en kategori vil tiden beregnes på den valgte kategorien. Faste data 69

76 Overskytende kategori Her finnes valgene Bruk fast kategori eller Bruk sone-skifte. Velger du bruk fast kategori gis det alltid overtid i henhold til den overtidssatsen som er lagt inn i kolonnen fast kategori. Se over. Velger du bruk sone-skifte vil overtiden du får utover 2 t oppmøte gi overtid ut fra sonene i beregningsskjemaet. Sone kategori Kun mulig å velge noe her dersom Fast kategori er Ingen. Her finnes 2 valgmuligheter: Kun innstemplet sone og Bruk soneskifte Kun innstemplet sone: Kun innstemplet sone innebærer at all tid godtgjøres i henhold til den sonen man stemplet inn i. Bruk soneskifte gjør at man får resultat på flere kategorier ut fra skjemaet som benyttes. Eks.: Dersom det før 20:00 er 50 % og etter er 100 % så vil Inn kl 19/Ut 19:15 gi 2t 50 % ved Kun innstemplet sone, og 1 t 50 % og 1 t 100 % ved Bruk soneskifte. Bruk soneskifte: er default Kategori i normaltiden Kun mulig å velge noe her dersom Fast kategori er Ingen. Her finnes en Dropdown-liste med alle kategorier. Resultatet havner på den valgte kategorien dersom oppmøtet skjer i en sone med Normaltid, Normaltid&Mertid. (Når skjema benyttes i sammenheng med beregning av oppmøte, vil normaltiden i skjema være byttet ut med den kategorien man setter her). Ingen er default Oppdater SumOT Her finnes følgende valg: Nei: Oppdaterer ikke SumOT Resultat: Hvis man for eksempel jobber 1t vakttilkalling og man får utbetalt for 2 timer, så blir resultatet til SumOT 2 timer. Tilstedetid: Hvis man for eksempel jobber 1 t vakttilkalling og man får utbetalt for 2 timer, så blir tilstedetid på SumOT 1 time. Tilstedetid er default. Oppdater SumTid Her finnes følgende valg: Nei: Oppdaterer ikke SumTid. Resultat: Hvis man for eksempel jobber 1t vakttilkalling og man får utbetalt for 2 timer, så blir resultatet til SumTid 2 timer. Tilstedetid: Hvis man for eksempel jobber 1 t vakttilkalling og man får utbetalt for 2 timer, så blir tilstedetid på SumTid 1 time. Tilstedetid er default. 70 Faste data

77 Oppdater SumOT Reell Her finnes følgende valg: Nei: Oppdaterer ikke SumOT Reell. Resultat: Hvis man for eksempel jobber 1t vakttilkalling og man får utbetalt for 2 timer, så blir resultatet til SumOT Reell 2 timer. Tilstedetid: Hvis man for eksempel jobber 1 t vakttilkalling og man får utbetalt for 2 timer, så blir tilstedetid på SumOT Reell 1 time. Tilstedetid er default Oppdater SumTid Reell Her finnes følgende valg: Nei: Oppdaterer ikke SumTid Reell. Resultat: Hvis man for eksempel jobber 1t vakttilkalling og man får utbetalt for 2 timer, så blir resultatet til SumTid Reell 2 timer. Tilstedetid: Hvis man for eksempel jobber 1 t vakttilkalling og man får utbetalt for 2 timer, så blir tilstedetid på SumTid Reell 1 time. Tilstedetid er default Oppdater mønstring Her finnes følgende valg: Ja: Vakttilkallingen vises i stemplingsbildet under dagens resultat og akkumulerte resultater samt rapporter. Nei: Vakttilkalling vises ikke i stemplingsbildet under dagens resultat og akkumulerte resultater samt rapporter. Ja er default. Oppdater kostnadssted Her finnes følgende valg: Nei: Oppdaterer ikke kostnadssted. Fra personalia: innebærer at den benytter den ansattes tilknyttede kostnadssted (enten fast kostnadssted eller forrige kostnadssted). Vakt-kostnadssted: betyr at resultatet kommer på det vakt-kostnadsstedet den ansatte er knyttet til (settes opp i Personalia Kostnadssted.). Stemplede kostnadssteder (manuelt eller automatiske) vil ikke bli behandlet Nei er default. Oppdater produksjon Her finnes følgende valg: Nei: Oppdaterer ikke produksjon. Fra Personalia: betyr at resultatet kommer på den jobben som er angitt i Personalia Produksjonsdata (enten fast jobb eller forrige jobb). Vakt-jobb: betyr at resultatet kommer på vaktjobben den ansatte er knyttet til (settes opp i Personalia Produksjonsdata. ). Faste data 71

78 Stemplede jobber (manuelt eller automatiske) vil ikke bli behandlet Nei er default. Oppdater tillegg Feltet angir om tillegg skal gis i forbindelse med vaktoppmøtekoder. Følgende valg er mulig: Nei; Oppdaterer ikke tillegg Tilstedetid; Får tilleggene som tilstedetiden dekker. Vanlige regler for tillegg gjelder slik at hvis det er minimumskrav på for eksempel 1 t og tilstedetiden kun er 30 min, vil det ikke komme noe tilleggsresultat. Resultat; Gir tillegg for antall timer som overtidskoden er definert med i oppsettet. Merk; Når det er satt tilstedetid eller resultat, vil det komme resultater på de jobbtypene det er satt skal oppdateres. (Mønstring/kostnadssted/produksjon) Tilstedetid i tillegg Dersom det ikke er avkrysset her, vil det ikke beregnes noe resultat for selve tilstedetiden. Dersom det er avkrysset vil det beregnes tilstedetid. Fast kategori for tilstedetid Kun mulig å velge noe her dersom Tilstedetid i tillegg er avkrysset. Her finnes en Dropdown-liste med alle kategorier. Velges kategori Ingen (som er default) vil resultatet være avhengig av skjemasoner (se neste kolonne).velges det en kategori vil tiden beregnes på den valgte kategorien. Avrunding av resultatet er avhengig av avrundingsregelen for den valgte kategorien ifølge skjemaet. Sonekategori for tilstedetid Kun mulig å velge noe her dersom Tilstedetid i tillegg er avkrysset. Her finnes følgende valg: Kun innstemplet sone: Kun innstemplet sone innebærer at all tid godtgjøres i henhold til den sonen man stemplet inn i. Bruk soneskifte gjør at man får resultat på flere kategorier ut fra skjemaet som benyttes. Eks.: Dersom det før 20:00 er 50 % og etter er 100 % så vil Inn kl 19/Ut 19:15 gi 2t 50 % ved Kun innstemplet sone, og 1 t 50 % og 1 t 100 % ved Bruk soneskifte. Bruk sone-skifte: er default Fungerer som beskrevet for kolonnen Sone-kategori. Avrunding av resultatet er avhengig av avrundingsregelen for de(n) aktuelle kategorien ifølge skjemaet. Stemplingskrav på arbeidsdager Her finnes følgende valg: Ja: Hvis Ja så sjekkes det mot arbeidstidens lengde i skjemaet. Dersom arbeidstidens lengde er > 0 så innebærer Ja at det er krav til et vanlig stemplingspar i tillegg til oppmøte før oppmøtet beregnes. Dersom dette ikke er ok legges tilstedetiden på kategori Ikke-ot (slik at det skal være mulig å fange opp slike tilfeller). 72 Faste data

79 Nei: Hvis Nei så sjekkes det ikke mot arbeidstidens lengde i skjemaet. Nei er default. Faste data 73

80 Overtidskoder med Fast antall Feltbeskrivelser for skjermbildet Overtidskoder med fast antall Dette er overtidskoder som skal gi et fast antall timer. Overtidskode nr Dette er overtidskodens nummer. Må være unikt (kan heller ikke være likt noen av de vanlige overtidskode-numrene eller oppmøtekodene). Det er dette nummeret den ansatte skal angi på registreringsterminalen. Overtidskodens navn Navn på overtidskoden Antall timer Antall timer man skal få for oppmøtet. Angis i timer og minutter. Format 00:00. Står det 02:00 her vil man få 2 t. Setter ikke noe krav til at verdien må være større enn 00:00 i tilfelle noen vil skru av en slik kode etter at den har vært i bruk. Bedre da å sette verdien til 00:00 i stedet for å slette koden inntil det ikke lenger er forekomster av denne overtids-stemplingen i databasen. Fast kategori Her finnes en Dropdown-liste med alle kategorier. Resultatet kommer på den kategorien som velges her. Oppdater SumOT Her finnes følgende valg: Nei: Oppdaterer ikke SumOT. Ja: Oppdaterer SumOT med antall timer jeg har satt på overtidskoden. Nei er default. Oppdater SumTid Her finnes følgende valg: 74 Faste data

81 Nei: Oppdaterer ikke SumTid. Ja: SumTid med antall timer jeg har satt på overtidskoden. Nei er default. Oppdater SumOT Reell Her finnes følgende valg: Nei: Oppdaterer ikke SumOT Reell. Ja: Oppdaterer SumOT Reell med antall timer jeg har satt på overtidskoden. Nei er default Oppdater SumTid Reell Her finnes følgende valg: Nei: Oppdaterer ikke SumTid Reell. Ja: Oppdaterer SumTid Reell med antall timer jeg har satt på overtidskoden. Nei er default Oppdater mønstring Her finnes følgende valg: Ja: Overtidskoden vises i stemplingsbilde under dagens resultat, akkumulerte resultater samt rapporter. Nei: Overtidskoden vises ikke i stemplingsbilde under dagens resultat, akkumulerte resultater samt rapporter. Ja er default. Oppdater kostnadssted Her finnes følgende valg: Nei: Oppdaterer ikke kostnadssted. Fra personalia: betyr at resultatet kommer på det som er den ansattes Faste kostnadssted/forrige kostnadssted. (Dersom den ansatte har Ingen beregning, så vil det ikke komme noe kostnadssteds-resultat selv om det ikke står Nei her). Nei er default. Oppdater produksjon Her finnes følgende valg: Nei: Oppdaterer ikke produksjon. Fra Personalia: betyr at resultatet kommer på den jobben som er angitt i Personalia Produksjonsdata. OBS! Er det ikke angitt noen jobb der så kommer det ikke noe jobbresultat selv om det ikke står Nei her. Nei er default. Faste data 75

82 Minimumskrav Angis i timer og minutter. Format 00:00. Henger sammen med neste kolonne. 00:00 er default. Minimumskrav-kategori Her finnes en dropdown-liste med alle kategorier. Kategorien det er minimumskrav til før det blir beregnet resultat for overtidskoden. Ingen er default. 76 Faste data

83 Frie tekster Koder og kategorier Hvilken hensikt/funksjon har skjermbildet Frie tekster? I dette skjermbildet defineres de forskjellige frie tekstene som kan velges i Frie tekst på side 96 i personaldata Feltbeskrivelser for skjermbildet Frie tekster Fri tekst id Et nummer som benyttes internt i programmet som en henvisning til selve teksten (Navn). Fritekst Navn Beskrivelse av hva Fri tekst vil inneholde (for eksempel Parkeringsplass Mobiltelefonnummer osv). Nummeret på parkeringsplassen samt nummeret til mobiltelefonen legges inn i frie tekster i personal data for hver enkelt ansatte. Se Faste data Personaldata Frie tekst på side 96. Sortering Tallene i denne kolonnen angir i hvilken rekkefølge radene skal vises under Frie tekster i personalia. Det er ikke mulig å ha samme verdi for sortering flere ganger. Vis i resepsjonsmodul Huker man av her, vil disse opplysningene komme frem i resepsjonsmodulen. Se Daglige data Resepsjonsmodul Ansatt opplysninger. Faste data 77

84 Tilordningsdata I dette menyvalget finnes flere grunnregistre som de ansatte knyttes opp mot, som Firma, Avdeling, Lønnart tabell, Adgangsgruppe, Lønnsgruppe, Gruppering og Stillingskategorier. Firma Hvilken hensikt/funksjon har Firma? Firma kan benyttes som et utvalgskriterium ved for eksempel uttak av rapporter eller når du tildeler en bruker, hvilke ansatte han skal kunne jobbe med. For å legge til et nytt firma, klikk på knappen Legg til en ny rad på slutten. Er det registrert flere firmaer, bytter du mellom firmaene ved å klikke i ruta og velge riktig firma. Hvor henvises det til Firma? I Personal data Personalia knyttes de ansatte opp mot et firma. Man kan legge opp et eller flere firmaer og de firmaene som er definert her i Tilordningsdata, vil komme opp som mulige valg i listboksen i Personal data Personalia. Se Personaldata Firma på side 93. Beskrivelse av skjermbildet Firma Det er kun Firma nr og Firma navn som må fylles ut dersom du ønsker å kunne velge på Firma som et kriterie. 78 Faste data

85 Var.tillegg default I dette feltet velger man hvor man ønsker at resultatene fra variable tillegg skal registreres. Man kan velge mellom mønstring, kostnadssted, jobb/produksjon, kostnadssted og mønstring og jobb/produksjon og mønstring. I ovennevnte skjermbilde vil variable tillegg bli registrert på jobb/produksjons- og mønstringsresultater for de som er tilknyttet vist firma. Samme feltet finnes også i Personaldata/Kostnadssted eller Produksjonsdata hvor dette kan overstyres for hver enkelt ansatt. Bruk årsakskode Her angir man om man skal bruke Årsakskode eller ikke. Alle de som er tilknyttet dette firmaet i Personaldata, har nå mulighet for å angi en årsakstekst. Man kan bruke denne årsaksteksten ved forskjellige typer korrigeringer i Stemplingsbildet, dette gjelder: Bytte av beregningsskjema Endringer i stemplingslinjene (kun en årsakstekst ved lagring) Sletting og oppretting av stemplingslinjer (kun en årsakstekst per ny linje) Melde Fravær og OT Saldoendring Registrering av Variable tillegg For mer informasjon se Daglige data/ stemplingsbilde Kostnadssted oppsett Her velger man kostnadssted på firmanivå. Kostnadsstedet må defineres før det kan hentes opp her. Dette gjøres i Konfigurasjonsprogrammet. De øvrige feltene benyttes foreløpig ikke noe annet sted i WinTid. Egenmeldingstype Her defineres det på firmanivå hvilken type egenmelding som skal gjelde. Hvis det legges inn dato i datofeltet, vil ikke egenmeldinger tidligere enn denne datoen telles med. De samme feltene finnes også i Personaldata/fraværssjekk hvor dette kan overstyres for hver enkelt ansatt. Hvis det på firmanivå er satt at IA gjelder, bør det være valgt ikke spesifisert i personaldata. Avdeling Hvilken hensikt/funksjon har Avdeling? Avdeling benyttes for gruppering av de ansatte. Dette kan være hensiktsmessig for eksempel i forbindelse med uttak av rapporter og statistikker. For å legge til en ny avdeling, klikk på knappen Legg til en ny rad på slutten. Faste data 79

86 Hvor henvises det til Avdeling? I Personal data Personalia knyttes de ansatte opp mot en avdeling. De avdelingene som er definert her i Avdeling, vil komme som mulige valg i listboksen i Personal data Personalia. Se Personaldata Avdeling på side 93. Feltbeskrivelser for skjermbildet Avdeling Avdeling nr Her skriver man inn nummer på avdelingen. Navn på avdeling Her skriver man inn navnet på avdelingen. Lønnsart tabell Hvilken hensikt/funksjon har Lønnsart tabell? Benyttes dersom du har automatisk overføring fra WinTid til et lønnssystem. Det er her du bestemmer hvilke tall som skal overføres til lønnssystemet. Du kan definere så mange forskjellige tabeller som du behøver. For å legge inn en ny lønnsart tabell, merk først en av radene, så klikk på knappen Legg til en ny rad på slutten. Skal man legge inn en ny lønnsart, merk en av lønnsartradene, klikk så på knappen Legge til en ny rad på slutten. Hvor henvises det til Lønnsart tabell? I Personal data Tilordning knyttes de ansatte opp mot en lønnsart tabell (som altså må legges inn her i Lønnsart tabell for å kunne velges der). Se Personaldata - Lønnsart tabell på side Faste data

87 Feltbeskrivelser for skjermbildet Lønnsart tabell Lønnsarttabell nr Lønnsarttabellens nummer. (Selve innholdet i tabellen vedlikeholdes i nedre del av skjermbildet). Navn på lønnsarttabellen Lønnsarttabellens navn. (Selve innholdet i tabellen vedlikeholdes i nedre del av skjermbildet). Lønnsart Her ser du innholdet i den lønnsarttabellen du har valgt i øvre del av skjermbildet. I dette feltet står lønnartens nummer. Kategori navn Hvilken tidskategori (saldo) som skal overføres som denne lønnarten. Multiplikasjonsfaktor Den faktoren du angir her vil bli multiplisert med kategorien for å få det resultatet som overføres. Kriterie Benyttes ifm enkelte lønnsutlegg hvor det i tilfeller skal brukes 2 forskjellige overtidskoder med for eksempel 50 % eller 100 %. Da setter man inn kriterie for hvilken av overtidskoden det skal tas hensyn til. Adgangsgruppe Foreløpig benyttes dette kun til å bestemme hvilke stemplingsterminaler saldo skal sendes til. Dersom dere har stemplingsterminaler på geografisk forskjellige steder kan det være lurt å benytte seg av flere adgangsgrupper. Eks: du har ett stemplingsur på Faste data 81

88 hovedkontoret i Bergen og et annet ur på avdelingen i Stavanger. Ved bruk av forskjellige adgangsgrupper kan du da sette opp til kun å sende aktuelle saldo til de forskjellige terminalene. (Det er ikke noe poeng at saldoene til de som jobber i Stavanger sendes til uret i Bergen og omvendt). De ansatte knyttes opp mot en Adgangsgruppe i Faste data - Personal data Personalia. Se Personaldata - Adgangsgruppe på side 93 For å legge til en ny gruppe, merk en av radene til Gruppe og klikk på knappen Legg til en ny rad på slutten. For å legge til flere terminaler, merk en av radene til Stemplingsterminal og klikk på knappen Legg til en ny rad på slutten. Beskrivelse av skjermbildet Adgangsgruppe Gruppe nr Adgangsgruppens nummer. (Noe du selv velger når du lager den). Navn på adgangsgruppen En beskrivelse av adgangsgruppen. Stemplingsterminal Her ser du adressen til de stemplingsterminalene som det er lagt inn for den adgangsgruppen du har valgt i øvre del av skjermbildet. Send saldo Ja Betyr at saldo sendes til denne terminalen for alle ansatte som er tilknyttet den adgangsgruppen du ser på (har valgt i øvre del av skjermbildet). Nei Betyr at saldo ikke sendes til denne terminalen (er i så fall egentlig ikke noe poeng i at denne terminalen skal stå listet opp for denne adgangsgruppen). Lønnsgruppe Hvilken hensikt / funksjon har Lønnsgruppe? Lønnsgruppe angir regler i forbindelse med overtid og fravær for de ansatte. Personer med ulike regler rundt for eksempel om de har lov til å stemple overtid eller ikke, må følgelig knyttes til forskjellige lønnsgrupper. For å legge til en ny lønnsgruppe, klikk på knappen Legg til en ny rad på slutten 82 Faste data

89 . Er det registrert flere lønnsgrupper, bytter du mellom disse ved å klikke i ruta og velge riktig lønnsgruppe Hvor henvises det til Lønnsgruppe? I Personal data Tilordning knyttes de ansatte opp mot en lønnsgruppe. De lønnsgruppene som er definert her i Lønnsgruppe, vil komme som mulige valg i listboksen i Personal data Tilordning. Se Personaldata Tilordning - Lønnsgruppe nr på side 94 Feltbeskrivelser for skjermbildet Lønnsgruppe Lønnsgruppe nr Lønnsgruppens nummer samt et beskrivende navn. Periode type nr Periodetype for denne lønnsgruppen. Periodetype angir når de forskjellige saldo skal nullstilles. Folk som lønnes hver 14. dag har annen periodetype enn de som har månedslønn (og har derfor også forskjellige lønnsgrupper siden det er via lønnsgruppen at de knyttes mot periodetypen). Mulige valg her er definert i Periodedata Grunndata - Opplegg av perioder på side 111. Regeloppsett overtid Her legges inn det regeloppsettet for overtid som skal gjelde for denne lønnsgruppen. Se hvordan man oppretter regeloppsett overtid under faste data-beregningsskjema og kalender og regeloppsett overtid. Tillatt å stemple overtid Ja betyr at personell som er knyttet opp mot denne lønnsgruppen tillates å stemple overtidskoder på stemplingsterminalen (og dermed få godkjent overtid). Faste data 83

90 Nei betyr at personell som er knyttet opp mot denne lønnsgruppen ikke tillates å stemple overtidskoder på stemplingsterminalen. (For at disse personene skal kunne få godtgjort overtid må det legges inn fast overtidskode i Personaldata Tilordning). Overtid før / etter sees på Her bestemmer man om man har lov til å bruke en overtidskode eller flere per dag. Her finnes følgende valg: Samlet: betyr at med kun 1 overtidsstempling per dag vil overtid bli regnet ut fra full dag. Dvs at du må ha fylt opp dagen din før du får overtid. Atskilt: gir mulighet for å få skilt overtid før og etter arbeidstiden. Denne kan kun velges dersom Arbeidstidens lengde er større enn 00:00 (altså ikke på fridager), og den kan heller ikke velges på skjema med andre fraværsregler enn Fravær begrenset av beregningsskjema. Dersom det kun er stemplet overtid før vil man ikke få noe for evt overtid etter (får i så fall enten + på fleks og/eller ikke-ot). Selve overtidsstemplingene må være registrert i sonen før/etter arbeidstid. Atskilt hvis 2: betyr dersom det på dagen er registrert kun 1 overtidskode vil systemet oppføre seg akkurat som i dagens versjon (se beskrivelse av Fast overtidskode under for evt. avvik). Dersom det er registrert 2 overtidskoder (en i sonen før arbeidstid og en i sonen etter arbeidstid) vil systemet oppføre seg som for valget Adskilt. NB! Når man stempler samme overtidskode både før og etter arbeidstiden, skal dagen beregnes tilsvarende som ved samlet. Tillatt å stemple fravær Ja: betyr at personell som er tilknyttet denne lønnsgruppen tillates å stemple fravær på stemplingsterminalen. Nei: betyr at personell som er tilknyttet denne lønnsgruppen ikke tillates å stemple fravær på stemplingsterminalen. Fraværstid utenfor fraværssonen Ja: betyr at det kan opptjenes fraværstid også utenom fraværssonen (som er bestemt i Bergningsskjema Tidssoner). Forutsetningen er at det stemples inn fra fravær på samme fraværskode som det ble stemplet ut på. Eksempel: Fraværssonen er fra Du stempler ut på Tjenestereise klokken Du stempler inn fra Tjenestereise kl 18. Du vil med Ja i dette feltet bli godskrevet med 6 timer på tjenestereise. Nei: betyr at det ikke kan opptjenes tid utenfor fraværssonen. Med samme eksempel som over vil du med Nei kun bli godskrevet tjenestereise fram til 16, altså 4 timer. Godkjenning av egne dager Her kan det settes inn i lønnsgruppe om de ansatte skal kunne godkjenne egne dager. Dette kan overstyres på den enkelte ansatte i personaldata. Ja betyr at de ansatte skal godkjenne egene dager. Nei betyr at de ansatte ikke kan godkjenne egne dager. 84 Faste data

91 Fraværskode for automatisk beregning av helligdagsgodtgjørelse Angir hvilken fraværskode tiden summeres på ved timelønnede som har fri fordi det er en helligdag. Fraværskode for automatisk beregning av skoft/ubegrunnet fravær På den fraværskoden som legges her vil alt ubegrunnet fravær summeres opp. Dette kan være en opprettet fraværskode skoft. Ansatte som bare stempler inn og ut og ikke har opptjent full dag, resterende timer fylles opp på fraværskoden for skoft. Bruk av dette feltet forutsetter at ansatte måles mot et gitt timeantall. Andel av antall timer for en fraværsdag som utgjør en halv fraværsdag Angir hvor mange prosent av dagen du må være fraværende før systemet regner det som en halv dag. Det som står her kan overstyres for den enkelte fraværskode. Se Faste data Koder og kategorier Fraværskoder - Andel i % av en fraværsdag som utgjør en halv fraværsdag / Andel i % av en fraværsdag som utgjør en hel fraværsdag på side 64 Eksempel: Settes 25 her må fraværet være mer enn 25 % av arbeidsdagen for at det skal regnes som en halv dag i rapporter og statistikker. Hvor mye mer enn en halv dag du er fraværende og allikevel får en halv fraværsdag er avhengig av verdien i Andel av antall timer for en fraværsdag som utgjør en hel fraværsdag. Dersom det der står 75 % vil vårt eksempel gi en halv fraværsdag for fravær som varer mellom 25 % og 75 % av arbeidsdagen. Andel av antall timer for en fraværsdag som utgjør en hel fraværsdag Angir hvor mange prosent av dagen du må være fraværende før systemet regner det som en hel dag. Det som står her kan overstyres for den enkelte fraværskode. Se Faste data Koder og kategorier Fraværskoder - Andel i % av en fraværsdag som utgjør en halv fraværsdag / Andel i % av en fraværsdag som utgjør en hel fraværsdag på side 64. Eksempel: Settes 75 her må fraværet være mer enn 75 % av arbeidsdagen for at det skal regnes som en hel dag i rapporter og statistikker. Dersom fraværet er mindre enn den angitte verdien blir fraværet muligens regnet som en halv dag avhengig av hva som står i Andel av antall timer for en fraværsdag som utgjør en halv fraværsdag. Prosentsats for overtid 1 Verdien her vil påvirke resultatet for overtid 1 dersom det for den benyttede overtidskoden er krysset av for "Skal overtid multipliseres". Setter du eksempelvis 150 i feltet her vil resultatet for overtid 1 bli halvdoblet. Det er med andre ord det du setter her som er multiplikasjonsfaktoren for de overtidskodene hvor "Skal overtid multipliseres" er krysset av Prosentsats for overtid 2 Verdien her vil påvirke resultatet for overtid 2 dersom det for den benyttede overtidskoden er krysset av for "Skal overtid multipliseres". Setter du eksempelvis 200 i feltet her vil resultatet for overtid 2 bli doblet. Det er med andre ord det du Faste data 85

92 setter her som er multiplikasjonsfaktoren for de overtidskodene hvor "Skal overtid multipliseres" er krysset av Prosentsats for overtid 3 Verdien her vil påvirke resultatet for overtid 3 dersom det for den benyttede overtidskoden er krysset av for "Skal overtid multipliseres". Setter du eksempelvis 200 i feltet her vil resultatet for overtid 3 bli doblet. Det er med andre ord det du setter her som er multiplikasjonsfaktoren for de overtidskodene hvor "Skal overtid multipliseres" er krysset av Prosentsats for overtid 4 Verdien her vil påvirke resultatet for overtid 4 dersom det for den benyttede overtidskoden er krysset av for "Skal overtid multipliseres". Setter du eksempelvis 200 i feltet her vil resultatet for overtid 4 bli doblet. Det er med andre ord det du setter her som er multiplikasjonsfaktoren for de overtidskodene hvor "Skal overtid multipliseres" er krysset av Prosentsats for overtid 5 Verdien her vil påvirke resultatet for overtid 5 dersom det for den benyttede overtidskoden er krysset av for "Skal overtid multipliseres". Setter du eksempelvis 200 i feltet her vil resultatet for overtid 5 bli doblet. Det er med andre ord det du setter her som er multiplikasjonsfaktoren for de overtidskodene hvor "Skal overtid multipliseres" er krysset av Saldovisning i timer og minutter Ja viser saldoene i timer og minutter på stemplingsterminalen. Nei viser saldoene i timer og hundredeler på stemplingsterminalen. (Eks. 7,50 betyr 7 timer og 30 minutter). 1 kategori som vises i saldo Hvilken kategori som vises i terminalen som "saldo nr 1". (Terminalene kan kun vise 4 forskjellige saldoer). Dette er også akkumulert saldo nr 1 på topp/bunn av Mønstringsrapporten. 2 kategori som vises i saldo Hvilken kategori som vises i terminalen som "saldo nr 2". (Terminalene kan kun vise 4 forskjellige saldoer). Dette er også akkumulert saldo nr 2 på topp/bunn av Mønstringsrapporten. 3 kategori som vises i saldo Hvilken kategori som vises i terminalen som "saldo nr 3". (Terminalene kan kun vise 4 forskjellige saldoer). Dette er også akkumulert saldo nr 3 på topp/bunn av Mønstringsrapporten. 4 kategori som vises i saldo Hvilken kategori som vises i terminalen som "saldo nr 4". (Terminalene kan kun vise 4 forskjellige saldoer). Dette er også akkumulert saldo nr 4 på topp/bunn av Mønstringsrapporten. Ferie må legges inn som kategori, siden dette er hardkodet i programmet. 86 Faste data

93 Gruppering Hvilken hensikt / funksjon har Gruppering? Gruppering kan benyttes for å få flere muligheter til å inndele de ansatte for så å kunne selektere på dette ved uttak av rapporter. Velger da å selektere på "frigrupper" i utvalgsbildet for rapporten. For å legge inn en ny gruppe, merk først en av radene, så klikk på knappen Legg til en ny rad på slutten. For å legge inn en ny undergruppe, merk først en av radene, så klikk på knappen Legg til en ny rad på slutten. Hvor henvises det til Gruppering? Programmet gir muligheter for en svært fleksibel mulighet for å gruppere de ansatte. I Gruppering lages de mulighetene man har for å gruppere de ansatte. I Personalia Gruppering knyttes personer til de forskjellige grupperingene som er definert her. Se Personaldata - Gruppering på side 100 Feltbeskrivelser for skjermbildet Gruppering Gruppe nr Her skriver man inn gruppens nr. Rekkefølge Den rekkefølgen som postene kommer på her er rekkefølgen på arkene i Personalia Gruppering på side 100. Betegnelse Beskrivende navn på denne hovedgrupperingen. Det er dette som er navnet på arket i Personalia Gruppering på side 100. Undergruppe Undergruppen tilhører en hovedgruppe (se over). Her er undergruppens nummer. Faste data 87

94 Betegnelse - undergruppe Undergruppens navn. Det er dette som kommer opp som valg i listboksen på det tilhørende arket (hovedgruppering) i Personalia Gruppering på side 100. Stillingskategorier Hvilken hensikt/funksjon har Stillingskategorier? Hensikten er todelt. For det første gir det en mulighet til å inndele de ansatte for deretter å kunne selektere på dette ved uttak av rapporter. For det andre er det i dette bildet reglene ligger for hvordan UB-tillegg skal håndteres og regnes ut. For å legge til en ny stillingskategori, klikk på knappen Legg til en ny rad på slutten. Er det registrert flere stillingskategorier, bytter du mellom disse ved å klikke i ruta og velge riktig stillingskategori Generelt vedrørende UB-tillegg UB-tillegg tildeles etter ulike kriterier og det skilles i de fleste tilfeller på heltidsansatte som fyller hele stillinger og som får UB på sine timer i henhold til de skiftene de går. Dette styres ved at de får UB tillegget som tillegg ut fra klokkeslett satt i beregningsskjema. Deltidsansatte og UB. Deltidsansatte får også UB-tillegg etter slik det er definert i beregningsskjema, men i tillegg må de først ha oppfylt et gitt antall timer for eksempel 12 timer siste uke eller 24timer siste 14 dager før de kan få tillegget. Når dette er oppfylt skal de ha UB etter skjema for hele perioden. Overtidsbetalt. Overtidstyres normalt etter beregningsskjema og min./maks regler for når dette skal virke dag for dag. Er det behov for avvik dvs. at de etter arbeidet periode skal ha alt som overtid styres dette her ved at du går over på eget skjema som igjen gir overtid etter andre kriterier enn normalt. Hvor henvises det til Stillingskategorier? I dette skjermbildet defineres de forskjellige stillingskategoriene. I Personal data Personalia knyttes de ansatte opp mot en stillingskategori (som altså må legges inn her i Stillingskategorier for å kunne velges der).se Personaldata - Stillingskategori på side Faste data

95 Feltbeskrivelser for skjermbildet Stillingskategorier Stillingskategori Nr Stillingskategoriens nummer. Stillingskategori Navn Stillingskategoriens navn. Skal det være UB-tillegg Dersom du krysser av her aktiveres de resterende UB-feltene. Antall uker i UB-perioden Her velges det mellom 1 uke eller 2 uker. Start dag for UB-perioden Her ligger hvilken ukedag UB-perioden starter. (Kan velge mellom dag 1 til dag 7) Antall timer i UB-perioden Antall timer (deltidsansatte) må ha jobbet i UB-perioden før de er berettiget UBtillegg. Bytt til et annet skjema etter antall timer Dersom vedkommende har jobbet mer enn det antall timer som settes her ønsker man å endre beregningsgrunnlaget (slik at det blir godskrevet tid på en annen måte enn "standard"). Dette gjøres ved å si at det skal benyttes et annet beregningsskjema enn det som ligger i kalenderen. (Hvilket skjema som nå skal benyttes står i neste felt "Bytt til skjema nummer". Bytt til skjema nummer Hvilket beregningsskjema som skal benyttes når vedkommende i løpet av UBperioden har jobbet mer enn det antall timer som er angitt i forrige felt " Bytt til et annet skjema etter antall timer". Faste data 89

96 Personal data Personalia Hvilken hensikt/funksjon har Personalia? Her legges alle ansatte inn som er med i tidsregistreringen. Alle som man skal kunne ta ut rapporter og statistikker på må være lagt inn her. Alle som stempler må ligge her. Alle som ikke stempler, men som man vil vedlikeholde manuelt for å få ut for eksempel fraværsstatistikker på, må også legges inn her. For å legge inn ny ansatt i personalia, klikk på knappen Legg til en ny rad på slutten. Har man mange ansatte, bruk F3 tasten for å søke etter ansatte. Det er seks felter man bør fylle ut før man lagrer. Det er Ansattnummer, Fornavn, Etternavn, Kortnummer Firma og Avdeling. Feltbeskrivelser for skjermbildet Personalia Ansatt nummer Ansattnummer er systemets henvisning til denne personen. Kan i utgangspunktet velges fritt. (Må være et tall). Dette nummeret legger seg også i feltet MinTid login. Ved bytte av ansattnummer, vil ikke dette nummeret automatisk bli endret i MinTid login. Dette må du gjøre manuelt. Dette gjøres såfremt du ikke bruker programmet MinTid. Se MinTid login på side 92 for forklaring. 90 Faste data

97 Bytte av ansattnummer gjøres i WinTid Konfigurasjon. Se WinTid Konfigurasjon Vedlikehold Ansatt Bytte av ansatt nr Fornavn Personens fornavn. Etternavn Personens etternavn Kortnummer Kortnummeret på det kortet denne personen benytter på stemplingsterminalen. Feltet har en begrensning på 9 siffer. Dette må være et unikt nummer. Det vil si at systemet ikke godtar at to personer har samme kortnummer. Lønnsnummer Personens lønnsnummer. Benyttes dersom data overføres til lønnssystem. Angir hvem dataene gjelder. (Må følgelig være samme nummeret som denne personen har i lønnssystemet). Dersom du ikke benytter overføring til lønnssystem behøver det ikke stå noe i dette feltet Fødselsdato Denne personens fødselsdato. Personnummer Denne personens personnummer. Kjønn Her angis det om personen er mann eller kvinne. Benyttes i enkelte statistikker hvor det skal skilles på kjønn. Signatur Personens signatur. Feltet vises i Resepsjonsmodulen. Dersom det er flere med samme navn, kan de skilles eventuelt på signatur. Det er også mulig å benytte feltet for interntelefon nummer. (Dersom de benytter Resepsjonsmodulen). Stillingsprosent Viser stillingsprosenten til denne ansatte. Ved full stilling settes det 100 her. Benyttes i enkelte statistikker hvor det skal taes hensyn til deltidsprosenten (for eksempel fraværsstatistikker). Hvis du endrer stillingsprosenten, vil det komme frem en dialogboks som spør om du vil endre verdien i opptjent ferie. Ferie i dager/ timer Her kan man velge om man ønsker resultatet for ferie i dager eller timer for denne personen. Faste data 91

98 Skiftarbeider Velg Ja eller Nei. Dette er informasjon som WinTid trenger for å gi riktig rapportering dersom den ansatte arbeider i en skiftsyklus som gir hele fridager selv om stillingen 100 %. Rett til ferie i år Her står det hvor mange feriedager denne personen hadde 1. januar dette år. Har man normalt 25 dagers ferie, men overført 10 dager fra året før, vil det i så fall stå 35 her. Opptjent ferie Antall feriedager denne personen har på grunn av stilling og alder. Dette er altså så mange feriedager man har krav på før eventuelle overføringer. Pin kode Pin kode kan benyttes i forbindelse med pålogging i programmet MinTid og feltet fylles ut med et firesifret tall. Om Pin kode skal benyttes bestemmes i WinTid Konfigurasjon. Se WinTid Konfigurasjon Vedlikehold System Systemdata Andre. MinTid login Ved pålogging i programmet MinTid, skal datamaskinens brukernavn skrives inn her. For de som ikke skal bruke programmet MinTid, vil ansattnummeret legge seg inn her automatisk. Dette feltet er i utgangpunktet kryptert, men man kan fjerne denne krypteringen i WinTid Konfigurasjon. Se WinTid Konfigurasjon Vedlikehold System - systemdata Andre. Passord Hvis firmaet skal benytte seg av MinTid.net, må det legges inn passord i dette feltet. MinTid web oppsett For å kunne ta i bruk MinTid web, må hver ansatt være tildelt et webapplikasjonsoppsett. Dette oppsettet må opprettes i databasen. Dette blir lagt inn via script eller man kan definere egne oppsett ved hjelp av Configuration. Det siste krever at kunden benytter Dashboard. Ansatt fom dato Dato for når vedkommende ble ansatt. Ansatt tom dato Dato for når vedkommende sluttet. (Dato for siste jobb dag) Når en ansatt har sluttet og man har glemt å legge inn sluttetdato, vil WinTid beregne et resultat på den ansatte. Setter man inn sluttdato vil systemet slette resultatene automatisk fra den dagen du setter inn sluttdato og tilbake til selve sluttdatoen. Prosjektoppsett Gir ansatte tilgang til prosjektfordeling i MinTid.net. 92 Faste data

99 Godkjenning av egne dager I forbindelse med godkjenning, er det lagt opp til at de ansatte selv skal kunne godkjenne sine egne resultater. Valgene som foreligger er bruk lønnsgruppe, ja eller nei. Hvis det står bruk lønnsgruppe, så må man sjekke hvilken tillatelse som er gitt i lønnsgruppa som de ansatte er knyttet mot. Faste data-tilordningsdata-lønnsgruppe. Epost-adresse Ved å legge inn epost-adressen til den enkelte ansatte i dette feltet, er det mulig å sende epost til ansatte fra Dashboard og MinTid.net Firma Hvilket firma personen er knyttet til. Mulige valg her er bestemt i Faste data Tilordningsdata Firma på side 78. Avdeling Avdelingen personen er tilknyttet. Brukes for å gruppere de ansatte ved f. eks rapporter/statistikker. Mulige valg her er bestemt i Faste data Tilordningsdata Avdeling på side 79. Stillingskategori Hvilken stillingskategori personen er knyttet til. Mulige valg her er bestemt i Faste data Tilordningsdata Stillingskategorier på side 88. Adgangsgruppe Adgangsgruppen personen er tilknyttet. Mulige valg her er bestemt i Faste data Tilordningsdata Adgangsgruppe på side 81. Lønnsart tabell Hvilken lønnarttabell denne personen er knyttet til. Benyttes dersom man overfører data til lønnssystem. Mulige valg her er bestemt i Faste data Tilordningsdata Lønnsart tabell på side 80, hvor det bestemmes hvordan og hvilke data som skal overføres til lønnssystemet. "Direkte" overføring til lønn (dvs via et filutlegg) krever at dere har kjøpt modulen for lønnsoverføring. Selve oppsettet for, og utkjøring av lønnsfil gjøres fra programmet WinTid Konfigurasjon. Tilordning Hvilken hensikt/funksjon har Tilordning? Det er her de ansatte knyttes til forskjellige definerte arbeidsregler. Det være seg Lønnsgruppe, Kalender og Overtidskode. Her kan man også legge inn delvis sykmeldt, permisjon med delvis lønn samt aktiv sykmeldte. Faste data 93

100 Feltbeskrivelser for skjermbildet Tilordning Lønnsgruppe nr Her henter man opp den lønnsgruppen personen skal tilknyttes. Mulige valg av Lønnsgrupper er bestemt i Faste data Tilordningsdata Lønnsgruppe på side 82, hvor det bestemmes regler rundt blant annet overtid og fravær. Navn på lønnsgruppe Den valgte lønnsgruppens navn. Dette kommer opp automatisk når du velger Lønnsgruppe nummer. Fra dato (Lønnsgruppe) Her er det angitt fra hvilken dato denne lønnsgruppen gjelder for denne personen. Dersom en ansatt endrer stilling eller av andre grunner skal ha andre regler for behandling av overtid eller fravær, kan du legge inn en ny rad med en annen lønnsgruppe gyldig fra den datoen du setter. Ved beregning vil systemet ta hensyn til lønnsgruppe avhengig av hvilken periode du beregner. Det er alltid den lønnsgruppen med nyest Fra dato som gjelder nå. Kalender nr Her henter man opp den kalenderen personen skal tilknyttes. Mulige valg her er bestemt i Faste data Beregningsskjema og kalender Kalender på side 45. Kalender inneholder hvilke beregningsskjema som gjelder på de forskjellige dagene i året avhengig av når det stemples 94 Faste data

101 Navn på kalender Den valgte kalenderens navn. Dette kommer opp automatisk når du velger Kalender nr. Fra dato (Kalender) Her er det angitt fra hvilken dato denne kalenderen gjelder for denne personen. Dersom en ansatt endrer stilling eller av andre grunner skal ha andre regler for beregning av tid (eller fravær), kan du legge inn en ny rad med en annen kalender her, gyldig fra den datoen du setter her. Ved beregning vil systemet ta hensyn til kalender avhengig av hvilken periode du beregner. Det er alltid den kalenderen med nyest Fra dato som gjelder nå. Overtidskode Hvilken overtidskode denne personen får automatisk, uten å måtte stemple overtid på stemplingsterminalen. Dersom den ansatte stempler overtidskode på stemplingsterminalen, vil stemplingen overstyre det som ligger her. Overtidskoden bestemmer hvordan eventuelt arbeidet overtid skal behandles. Mulige valg her er bestemt i Faste data Koder og kategorier Overtidskoder på side 67. Dersom det ikke er tilordnet noen overtidskode (eller det er tilordnet overtidskode 1) betyr det at den ansatte eventuelt må stemple overtid for å få overtidsgodtgjørelse. Om vedkommende har tillatelse til å stemple overtid bestemmes i vedkommendes Lønnsgruppe. Navn på Overtidskode Den valgte overtidskodens navn. Dette kommer opp automatisk når du velger Overtidskode. Fra dato (Overtidskode) Her er angitt fra hvilken dato denne overtidskoden gjelder for denne personen. Det er alltid den overtidskoden med nyest Fra dato som gjelder nå. Fraværskode Dette feltet brukes til å melde forskjellige typer sykefravær samt fravær som skal inneholde en prosent. Sykefraværskoder som brukes her er Delvis sykmeldt, Aktiv sykmeldt og Sykmeldinger. Når man legger inn sykmeldingskoden i dette feltet, så vil ikke de ansatte få tilgang til de kodene gjennom fraværsplanen i MinTid. Delvis sykmeldt / Permisjon med delvis lønn Fraværskoden Delvis sykmeldt og Permisjon med delvis lønn må først lages før de kan tas i bruk i dette feltet her. Dette gjøres under Faste data Koder og kategorier Fraværskoder på side 62. Klikk i feltet fraværskode og hent opp fraværskoden delvis sykmeldt eller permisjon med delvis lønn. Skriv inn fom dato for når fraværet begynner og skriv inn tom dato for når fraværet slutter. Skriv så inn prosenten og huk av om vedkommende kan jobbe seg opp fleksitid i denne perioden. Det er også mulig å legge inn tilsvarende fravær i arkfanen for sykmeldinger som finnes under daglige data-stemplingsbildet. Faste data 95

102 Aktiv sykmeldt Fraværskoden Aktiv sykmeldt må først lages før den kan taes i bruk i dette feltet her. Dette gjøres under Faste data Koder og kategorier Fraværskoder på side 62. Klikk i feltet fraværskode og hent opp fraværskoden Aktiv sykmeldt. Skriv inn fom dato for når fraværet begynner og skriv inn tom dato for når fraværet slutter. Når man velger denne fraværskoden vil prosenten for koden automatisk bli satt til 100 % og fleksitiden kan ikke opparbeides i denne perioden. Det er derfor ikke mulig å velge vekk Skru av fleksitid. Hvis dette gjelder for en periode tilbake i tid, må det beregnes på nytt i stemplingsbildet for at dagen skal bli riktig oppdatert. Når personen som er aktiv sykmeldt er på jobb, skal det stemples inn og ut på normal måte. Resultatene i stemplingsbilde vil vise Tilstedetid ved aktiv sykmeldt for timene personen har vært til stede. Kategorien Sykmelding oppdateres med antall timer personen skulle ha arbeidet iht. full dag. Aktiv sykmeldingskoden vises som Sykmelding i stemplingsbilde og i rapporter. Er man Aktiv sykmeldt så er det samme som 100 % sykmeldt. Fraværskoden Aktiv sykmeldt legges inn i WinTid konfigurasjonsprogrammet under Vedlikehold System data Generell. Frie tekster Personal data Hvilken hensikt / funksjon har Frie tekster? Fri tekst benyttes for å legge inn diverse selvvalgte opplysninger om den ansatte. Her legges de forskjellige opplysningene inn ved å hente inn definerte beskrivelser og så skrive inn teksten. Eksempel: Du kan definere en fritekst (i Faste data Koder og kategorier Frie tekster på side 77) som heter Parkeringsplass. For de ansatte dette er aktuelt for henter du denne teksten inn her i Frie tekster, og skriver plassnummeret inn i Tekst. Hvis man i ettertid oppretter nye tekster under frie tekster og vil lese inn disse på de enkelte ansatte i personalia, vil knappen i ansattes fritekst "være aktiv" igjen. Når knappen er aktiv, er dette en indikasjon på at det er laget nye rader som skal legges til. Ved å trykke på knappen i ansatt fritekst, vil nye rader legges til i den sorteringen de 96 Faste data

103 hører hjemme. Det er kun de nye radene som legges inn. Det vil ikke være mulig å legge inn alle radene 2 ganger, dvs duplisere rader i ansatt fritekst bildet. Feltbeskrivelser i skjermbildet Frie tekster Fritekst Beskrivelsen av denne opplysningen. Mulige valg her er bestemt i Faste data - Koder og kategorier Frie tekster på side 77. Tekst Selve informasjonen /opplysningen. Utskrift formular Det er mulig å skrive ut opplysninger på frie tekster for de enkelte ansatte. Det er opprettet en ny knapp ved siden av knappen legg inn alle rader som heter Utskrift-formular. Det som skrives ut er dagens fritekst-rapport inkludert dvs. alle fritekstfeltene slik de er sortert/satt opp for en ansatt. Rapporten har ikke annet utvalg enn den ansatte du er inne på og alle felter. Ved å trykke på knappen, skrives hele formularet direkte ut på skrivere med beskrevet layout. Du får ikke spørsmål om noe utvalg. Rapporten bruker standard utskriftsfunksjoner dvs. skrives til skjerm som igjen kan skrives ut eller eksporteres til fil. Faste data 97

104 Fraværsplan Hvilken hensikt/funksjon har Fraværsplan? Det er mulighet for å legge inn framtidig fravær i systemet. Det framtidige fraværet vises her i Fraværsplan. Fremtidig fravær er fravær som den ansatte eventuelt ikke skal/kan stemple selv på stemplingsterminalen Vi anbefaler at de ansatte alltid selv stempler seg ut på det første fraværet og at de påfølgende fraværende legges inn som planlagt fravær. Det nyeste fraværet som legges inn vises nederst. Skal du se eldre rader som det ikke er plass til i bildet, må det scrolles oppover. Sletting av rader gjøres av programkjøring. Slettes etter antall dager som er satt opp i dette programmet. (Normalt 400 dager). Eks: Den ansatte skal på tjenestereise hele fredag, og fra og med mandag skal han ha ferie. Når han går ut på torsdag stempler han seg ut på Tjenestereise (eventuelt Tjenestereise fra i morgen). Noen må så legge inn at fra mandag er han på ferie Det er flere måter å legge inn framtidig fravær på: Det kan gjøres manuelt her i Fraværsplan i Personal data. Det kan gjøres manuelt i Fraværsplan i Stemplingsbilde Den ansatte kan selv legge inn framtidig fravær via programmet MinTid.exe eller MinTid.net. Det innlagte fraværet vil så vises her i Fraværsplan. 98 Faste data

105 Det framtidige fraværet kan legges inn i Resepsjonsmodulen Feltbeskrivelser for skjermbildet Fraværsplan Planlagt fravær Kode nr Fraværskode nummer. Mulige valg er definert i Faste data Koder og kategorier Fraværskoder på side 62. Fraværskode navn (Fraværsplan) Den valgte fraværskodens navn. Kommer automatisk når du har valgt Kode nr. Fra dato (Fraværsplan) Dato for når det framtidige fraværet starter. (Fra og med denne datoen) Fra tid (Fraværsplan) Tidspunkt for når det framtidige fraværet starter. Dette er ikke nødvendig å fylle ut. Fraværet styres etter fraværssonen i beregningsskjemaet. Til dato (Fraværsplan) Dato for når det framtidige fraværet slutter. (Til og med denne datoen). Til tid (Fraværsplan) Tidspunkt for når det framtidige fraværet slutter. Dette er ikke nødvendig å fylle ut. Fraværet styres etter fraværssonen i beregningsskjemaet Faste data 99

106 Fravær med fast verdi I dette feltet kan man legge inn gradert sykmelding hvor det skal gis fleksitid i sykmeldingsperioden. Det blir lagt inn fast verdi for fraværet ut fra prosenten som er satt i forhold til arbeidstidens lengde. For eksempel: Arbeidstidens lengde er 7:30t. Fraværet settes med 25 %. Uansett stemplinger vil resultatet for fraværet bli 1:52t. Dersom den ansatte er full dag på jobben, vil resultatet bli 1:52t i tillegg på fleksitid. I stemplingsbildet vil resultatene bli registrert med antall timer i henhold til prosenten på fraværskoden. Deretter vil det være midlertidig fleks pluss eller minus ut fra hvordan vedkommende jobber. Her vil fleksitidssaldoen være byttet ut med kategori 65 Saldo gradert syk. Dette må settes opp i konfigurasjon systemdata generell før det vil fungere. Hvis det er ønskelig å se hvor mye fleksitid den sykmeldte har opparbeidet, +/-, i sykmeldingsperioden, er det mulig å kjøre ut en saldo-rapport for siste dato i sykmeldingen. Gruppering Hvilken hensikt/funksjon har Gruppering? Gruppering benyttes dersom man ønsker å gruppere de ansatte ut fra egendefinerte kriterier. (Altså utover avdelings- og kategoribegrepene). Dette for eventuelt å kunne ta ut egne statistikker på disse kriteriene. Beskrivelse av skjermbildet Gruppering Gruppering (dvs arkets navn ) Navnet er definert i Faste data Tilordningsdata Gruppering på side 87. Rekkefølgen på arkene er bestemt i Faste data Tilordningsdata Gruppering på side 87. Gruppe nr Nummeret for den valgte undergruppen. Gruppe navn Navnet på den valgte undergruppen. Kommer automatisk når du har valgt Gruppe nr. 100 Faste data

107 Notisblokk Hvilken hensikt/funksjon har Notisblokk? Notisblokk gir deg en mulighet for å notere opplysninger/ huskelapper om den ansatte. Notisblokk er et eget Windows-program (et gratis tekstbehandlingsprogram) Produksjonsdata Arkfanen Produksjonsdata i personalia styrer hvilken jobb den ansatte skal ha ved innstempling. Arkfanen benyttes også når du prosjektfordeler timer. Ved å legge inn en Fast jobb under produksjonsdata, vil det bli beregnet jobbresultater som vises i stemplingsbildet. Uten oppsett må den ansatte stemple Bytt jobb eller det må legges inn manuelt en Bytt jobb stempling i stemplingsbildet for å få jobb resultater. Det er ikke mulig å opprette nye jobber fra dette bildet. Pfelt informasjon skal brukes som I oppsettet kan du velge mellom følgende: Følgende alternativer kan velges i Pfelt-informasjon i personalia produksjonsdata: 0 = Fast jobb 1 = Forslag til jobb 2 = Personlig jobb 3 = Ingen produksjonsberegning 4 = Forrige prosjekt 5 = Forslag til prosjekt 6 = Ingen forslag til prosjekt Mulighetene 0, 1 og 2 gjelder for produksjon og er de eneste som vil gi jobbresultater ved beregning. Faste data 101

108 Fast jobb Hvis denne er valgt, vil du ha to alternativer. Du får bytt jobb til den jobben som står i pfeltene under. Oppsettet over gir alle en bytt jobb stemplingstype når den ansatte stempler INN. Unntaket er personlig jobb. Forslag til jobb Med forslag til jobb får du bytt jobb til gårsdagens siste jobb. Personlig jobb Tid mellom Avslutt/Avbryt jobb og utstempling vil gå til personlig jobb. Inn neste dag lager ingen jobbstempling, slik at tid frem til Bytt jobb godskrives Personlig Jobb. Ved personlig jobb må det velges verdier for pfeltene som beskriver denne jobben. Ingen produksjonsberegning Denne skal brukes på ansatte der det ikke skal beregnes resultater til jobb/produksjon. Tilsvarer at det er blank, men hindrer allikevel at det lages produksjonsresultater hvis den ansatte skulle stemple Bytt jobb ved en feiltagelse. Mulighetene 4, 5 og 6 er for ansatte som benytter prosjekt-fordeling. Reglene for disse er som følger: Forrige prosjekt Forrige dags siste prosjekt vil foreslås ved innlegging av rad 1. Ved innlegging av rad >1, foreslås forrige dags siste prosjekt kun dersom dette ikke ble brukt på en tidligere rad. Er det allerede brukt, kommer det opp blankt som forslag. Forslag til prosjekt Dette vil være forslaget når man skal fordele. Ved innlegging av rad >1, foreslås prosjektet kun dersom dette ikke ble brukt på en tidligere rad. Er det allerede brukt, kommer det opp blankt som forslag. Ingen forslag til prosjekt. Det vil ikke automatisk foreslås noe prosjekt ved fordeling. Pfelt1 5 Ledeteksten og antall droppbokser tilsvarer det som er satt opp i WinTid Konfigurasjon - System data produksjon. I eksemplet over er det definert 3 nivåer (kunde, kategori og type) Lov til å ferdigmelde? Å ferdigmelde betyr at jobben avsluttes og låses. Dvs. normalt skal det ikke være mulig å gjenstarte jobben. Når jobben er ferdigmeldt, får den jobb-status 2. Når den ansatte stempler Avslutt Bytt jobb og er siste ansatt på jobben, vil han med Ja her få satt jobben til ferdigmeldt. Lov til å angi antall og vrak Her kan man definere ja eller nei om den ansatte skal ha tillatelse til å registrere antall og vrak. Denne registreringen gjøres fra stemplingsterminalen. 102 Faste data

109 Default ved registrering av variabelt tillegg Her bestemmes hvor man ønsker å kunne se variable tillegg for denne personen. Dette feltet overstyrer det samme feltet som finnes under Tilordningsdata/ Firma. Vaktjobb Vaktjobb brukes når spesielle jobber skal godskrives ved vaktoppmøte. Egne overtidskoder brukes til dette. For mer informasjon se oppsett av Overtidskoder i WinTid Brukerdokumentasjon. Faste data 103

110 Jobb begrensing Det er 2 måter å begrense utvalg av jobber som kommer frem i droppboksen når du skal vedlikeholde jobbstemplinger i stemplingsbildet: 1. Begrensning ut fra persondata for hver ansatt. 2. Begrensning ut fra valgte verdier i lister over pfelter. Pfelt-filtrering er forklart I WinTid Konfigurasjon. Det er mulig å begrense jobbutvalget for den enkelte ansatte ved å spesifisere et utvalg av jobber som vises i utvalgslister i stemplingsbilde. For å få dette til må det opprettes verdier under funksjonen Frie tekster. For mer informasjon se WinTid, Faste data, koder og Kategorier og arkfanen Frie tekster på side 77. Bildet er viste under. Her oppretter du så mange rader som du har pfelt-nivåer. Fri tekst id MÅ kalles pfelt1 eller pfelt2 eller pfelt5. Navn eller betegnelsen kan du velge selv. Vil du begrense utvalg av jobber basert på kun ett pfelt holder det med en rad under frie tekster. Vil du at jobber skal begrenses ut fra kombinasjon mellom pfelt1 og pfelt2, må du legg inn flere friet ekster med relevante pfelt navn. I eksemplet er lagt inn 3 pfelter. For hver fritekst legg inn passende navn eller betegnelse. For hver ansatt som skal ha begrensning, må du opprette ny(e) rad(er) under arkfanen - fri tekst i personalia. I eksemplet har vi begrenset utvalget av jobber for den ansatte. For den ansatte får du kun frem jobber som har pfelt1 verdier som er lik 3 eller 25 eller begynner med ula eller begynner med 1 eller begynner med 5. I tillegg til begrensning av jobber vil det bli satt begrensning på utvalget i relevant lister med pfelter (her pfelt1) slik at kun oppgitte verdier finnes i listen. Dropplister over de andre pfelter er ikke begrenset og vil vise alle verdier. Det er viktig at du oppgir eksakte verdier som finnes i pfelt/jobb tabeller. Vil du matche flere pfelter/jobber som starter med et felles uttrykk kan du oppgi *. 1* betyr alle jobber/pfelt1 som begynner med 1. Det er viktig at alle verdier er komma separert. Etter siste verdi skal det ikke være noe komma. 104 Faste data

111 For å gjøre arbeidet lettere er det mulig å dobbelklikke på raden med fritekst og få opp lister over verdiene på pfelt-nivået: Her kan du fritt velge data ved å dra rader til høyre siden. Du lagrer ved å velge OK og listen fylles automatisk ut i fritekst tekstfeltet. Ved å begrense utvalget på et pfeltnivå, vil du kun få tilgang til jobber som inneholder verdien når du manuelt skal velge jobber i stemplingsbildet. For også å begrense antall verdier under de andre pfeltnivåene, anbefales det at du har satt på jobb-filtrering. Det gjør at du kun får frem verdier som finnes i kombinasjon med verdiene du har valgt for den ansatte på dette pfeltnivået. Siden begrensning er relatert til en person kan du sette diverse utvalg for ulike personer. De som skal velge mellom alle jobber, skal ikke legge inn noe under fritekst i personalia. Hvis det legges inn fritekst i personalia uten å oppgi verdier, behandles dette som om det ikke er noe begrensning. Jobb-begrensning for en gruppe ansatte Ønsker du å tildele jobber til en gruppe ansatte, må dette gjøres i WinTid konfigurasjon. Se System data Prosjekt og Begrensning av jobbutvalg / Forslag til jobb. Det er kun jobber med status forskjellig fra Ferdig (status < 2) som vises i dropplistene. Faste data 105

112 Fraværssjekk Hvilken hensikt/funksjon har Fraværssjekk? Denne fraværsjekken kan brukes til å overstyre fellesbestemmelsene i Fraværsjekken som ligger i WinTid Konfigurasjon for hver enkelt person. Se WinTid Konfigurasjon Vedlikehold system - Fraværssjekk Beskrivelse av skjermbildet Fraværsjekk Sperret for egenmelding til dato Har den ansatte brukt opp sine egenmeldinger for denne perioden kan man sette inn en dato for sperring av egenmelding. Rett til antall egenmeldinger Ansatte som for eksempel lider av kronisk sykdom har rett til flere egenmeldinger. Når dette feltet fylles ut for eksempel med 20 egenmeldinger, har den ansatte rett til 20 egenmeldinger mens de andre ansatte omfattes av rett til antall egenmeldinger du setter inn i WinTid konfigurasjon. Max antall dager i en egenmelding Arbeidsgiver kan gi en eller flere ansatte flere dager i en egenmelding. Dette skal skrives i dette feltet her. Rett til antall dager med sykt barn/barnepasser Hvis du er enslig forsørger, dobles rettigheten til sykt barn/barnepasser dager til henholdsvis 20 dager for 1eller 2 barn og 30dager for 3 barn eller flere (under 12 år). Hvis du har kroniskt sykt barn, har hver forelder rett til 20 sykt barn/ barnepasser dager. Og enslige forsørgere har rett til 40 dager. Dette gjelder uavhengig hvilke barn som er syke. Regel for fraværssjekk, Standard: Skal denne ansatte bruke regelen for Standard Egenmelding hukes det av i feltet Standard. Se WinTid konfigurasjon/vedlikehold system/ Fraværssjekk/Egenmelding standard. (Kan også defineres på firmanivå. Faste data-tilordningsdata-firma). 106 Faste data

113 Regel for fraværssjekk, Inkluderende Arbeidsliv: Skal denne ansatte bruke regelen for Egenmelding IA hukes det av i feltet Inkluderende Arbeidsliv. Se WinTid konfigurasjon/vedlikehold system/ Fraværssjekk/ Egenmelding IA. (Kan også defineres på firmanivå. Faste datatilordningsdata-firma). Bytter man fra Standard til IA eller omvendt, må man huske å kjøre en ny beregning fra 1 år tilbake eller fra den oppgitte datoen. Ikke spesifisert Er det lagt inn regel for fraværssjekk på firmanivå hukes det av i dette feltet på den ansatte. OBS! Hvis det er haket av for egenmelding standard på firmanivå og egenmelding IA på den enkelte ansatte, vil det være haken i personaldata som gjelder. Regel for fraværsberegning, Gjelder fra: Her setter man inn dato for når denne regelen skal tre i kraft og da vil systemet begynne å telle egenmeldinger på nytt uten at den tar hensyn til det som er brukt fra før. Kostnadssted Hvilken hensikt / funksjon har Kostnadssted I personaldata styrer du hvilket kostnadssted den ansatte knyttes til ved innstempling. Den ansatte skal selv alltid stemple Bytt Kostnadssted ved endring. Oppsettet finnes under arkfanen Kostnadssted. Faste data 107

114 Beskrivelse av skjermbildet Kostnadssted Hvilket kostnadssted skal dagen starte med? Du kan velg mellom følgende verdier: Ingen beregning av kostnadssted Det blir ikke beregnet resultater på kostnadssted så sant det ikke stemples Bytt Kostnadssted. Dette må den ansatte da selv gjøre etter å ha stemplet INN. Fast kostnadssted Du ønsker at den ansatte alltid eller i perioder skal føre timene på et kostnadssted. I nedre vindu legger du inn perioden og hvilket kostnadssted som skal gjelde. Kostnadsstedet velges ved å sette sammen verdier fra de nivåene som er definert. Med dette oppsettet trenger den ansatte kun å stemple Bytt Kostnadssted når det avviker fra det som er registrert her. Forrige kostnadssted Dette gjør at den ansatte fortsetter på det kostnadsstedet som han avsluttet på dagen før. Default ved registrering av variable tillegg Her bestemmes hvor man ønsker å kunne se variable tillegg for denne personen. Dette feltet overstyrer det samme feltet som finnes under Tilordningsdata/ Firma. 108 Faste data

115 Fast kostnadssted Du ønsker at den ansatte alltid eller i perioder skal føre timene på et kostnadssted. I nedre vindu legger du inn perioden og hvilket kostnadssted som skal gjelde. Kostnadsstedet velges ved å sette sammen verdier fra de nivåene som er definert. Med dette oppsettet trenger den ansatte kun å stemple Bytt Kostnadssted når det avviker fra det som er registrert her. Vakt-kostnadssted Vakt-kostnadsstedet brukes når spesielle kostnadssteder skal godskrives ved vaktoppmøte. Egne overtidskoder brukes til dette. For mer informasjon se oppsett av Overtidskoder i WinTid Brukerdokumentasjon. Tilknyttet kategorier Hvilken hensikt/funksjon har tilknyttet kategorier? Her kan man legge inn regel for utregning av tillegg. Det legges inn prosentvis beregning av kategorier for en periode. Beregningen av resultatet skjer etter at avrunding og beregning av min/maks er gjort. Beskrivelse av skjermbildet tilknyttet kategorier Kategori Her velges det variable tillegget som resultatet skal vises på. Prosentverdi Her settes inn den prosentverdien det skal beregnes med. Beregningskategori Her er det nedtrekksfelt for alle kategorier i WinTid. Den kategorien som velges her vil det bli regnet prosentverdi fra. Fra dato og til dato Her settes det inn fra dato og til dato for når utregningen skal gjelde fra. Mønstring Er det haket av i dette feltet vil resultatene vises på mønstringsresultatene. Det er default haket av på mønstring. Faste data 109

116 Kostnadssted Hvis resultatene skal vises på kostnadssted, må det hakes av i denne rubrikken. Kostnadssted er kun synlig dersom den ansatte er satt opp til å benytte kostnadssted. Produksjon Hvis det er ønskelig at resultatene skal vises på produksjonsresultatene, må det hakes av i denne rubrikken. Dette feltet er kun synlig dersom lisensen inneholder produksjon 110 Faste data

117 Periode data Opplegg av perioder Hva er hensikten med Perioder? Du kan bestemme hvilke daglige resultater du vil akkumulere. Disse resultatene kan være grunnlaget for overføring til andre systemer som f. eks lønn. For å avgrense og nullstille akkumulatorene må programmet vite start- og sluttdato for en periode. Det kan opprettes ulike perioder som de ansatte følger til via den lønnsgruppen de tilknyttes i Personal data. Periodedata omfatter både å opprette perioder og bestemme hvordan kategoriene (akkumulatorene) skal behandles ved overgang fra en periode. Du legger opp perioder i to steg. Først defineres nummer, navn og periodetype før du deretter kan legge opp periodene automatisk med eget oppleggsprogram. Når periodene er lagt opp, kan du se og kontrollere og eventuelt endre på periodene i egen tabell som legges på egen side. Sletting av perioder utføres i samme grunndatabilde. Grunndata - Opplegg av perioder Grunndata for perioder består av faste data, program for å lage periodene og slette periodene. Under grunndata vises definerte periodetyper. Kolonnen til venstre angir antall perioder som er definert. For å legge opp eller se på en periode, må du klikke på ønsket rad slik at den merkes med > tegnet. Periodetype nr. Dette er kode for perioden. Dette nummeret velges i lønnsgrupperegisteret i feltet periodetype. Feltet er numerisk og du kan velge type med inntil 7 siffer. Faste data 111

118 Navn på Periodetype Beskrivelse av periodetypen f. eks månedlig fra 15 til 14 eller 14 dagers perioder. Type Velges fra oppslagboksen. Typene er faste og det kan velges mellom: Måned, halvmåned, uke eller annet. Typene styrer fleksibiliteten for opprettelse av perioden og hva som skal fylles inn i de neste feltene. Start dag Start dag viser hvilken dag perioden skal startes fra. Hvilken dato dette er, definerer du som startdato når perioden skal legges opp. For periodetypene måned og halvmåned skal dette alltid være 1. For periodetypene uke eller annet angir du hvilken ukedag du ønsker perioden skal startes fra, mandag =1 og søndag =7. I feltet startdato oppgir du dato for start på første perioden. Antall dager Feltet viser antall dager perioden skal gå over. Feltet fylles kun ut for periodetypene uke og 14 dagers perioder. Automatisk opplegg av perioder Denne funksjonen lager perioder etter oppsettet for periodetypen. Du klikker på ønsket rad under grunndata og fyller ut feltene før du kan starte opplegget av periodene. Evt, felles navn Alle periodene for dette periodenummeret får dette navnet. Det anbefales å beholde navnet fra grunndata, for eksempel månedlig. Startdato for opplegg av perioder Oppgi startdato for først i perioden. For månedperioder fra 1 til siste dag er dette 01/01/xxxx, går perioden fra den 20 oppgir du 20/01/xxxx. Slutt dato for opplegg av perioder Oppgi sluttdato for den siste perioden Startverdi periode nr. Periodene må gis unike koder. Kodene telles opp fortløpende fra den verdi du her angir som start verdi. Start verdi kan være årstallet med en tellefaktor f. eks der 01 telles opp med det antall perioder som defineres. (Har dere flere perioder som skal legges opp, må du bruke startverdi for eksempel osv.) Du starter opplegget av perioder ved å trykke på knappen legg opp perioder. Antall perioder som er lagt opp vises i hjelpeteksten nederst til venstre. Hvis du ønsker å se periodene velger du arkfanen Månedlig (i dette tilfelle) for visning av periodene. Sletting av perioder Perioder må ikke slettes før året er slutt og det anbefales å beholde et år gamle perioder pga. av mulige korreksjoner og nye resultater. Før sletting må du merke 112 Faste data

119 ønsket periodetype i grunndata og deretter fylle ut start og sluttdato for perioden. Start sletting ved trykke på knappen Slett perioder Månedlig - Opplegg av perioder Når periodene er lagt opp, kan du kontrollere at du har fått den inndelingen du ønsket. Tilgangen til tabellen får du ved å klikke på menyfolderen som viser navnet på periodetypen. Tabellen viser alle periodene som er laget for denne periodetypen. En rad er en periode. Kolonnen til venstre viser antall rader med perioder. Bruker dere programmet MinTid.exe og MinTid.net, bør dere endre periode navnene til Januar 03, Februar 03 osv, dette pga av perioderapporten i MinTid.exe og MinTid.net. Periode nr. Startverdi periode nr for perioden. Navn på perioden Navn på perioden. Dette er fellesbetegnelsen som ble valgt som felles navn ved opplegg av periodene. Start dato for perioden Feltet viser startdato for perioden. Faste data 113

120 Slutt dato for perioden Feltet viser sluttdato for perioden. Opplegg av perioder tar hensyn til lengden på månedene. Periode godkjent Når perioden er godkjent ved godkjenningsmodulen, vil dette vises her. Det betyr at endringer ikke kan utføres uten først å oppheve godkjenningen og utføre retting og godkjenne på nytt. Periode overført Ved overføring til lønn blir feltet oppdatert slik at ikke perioden automatisk kan overføres flere ganger. Endringer av perioder Ønsker du å endre på start eller slutt dato for en periode gjør du det direkte i kolonnen. Du må selv passe på så du ikke får overlappende perioder. Endring av perioder er aktuelt ved årsskifte ved at f. eks periode 12 går fra til og at periode 1 går fra 1.1. til Når du har avvikende perioder må du huske på dette ved automatisk opplegg at du angir at første periode xxxx02 slik at du kan enten endre eller manuelt opprette periode 1. Opplegg av avvikende perioder Avvikende perioder brukes når avrunding av resultatet skal skje på spesielle datoer i løpet av et år og ikke på de normale avrundingsperiodene. Avrunding av fleksitid kan i det offentlige i dag avtales utført for eksempel engang pr. år eller hvert halvår eller hvert kvartal. Ønsker du å bruke slik avrunding må du først definere de avvikende periodene, dvs. hvilke datoer avrundingen skal skje. I vedlikehold av avvikende perioder vises definerte lønnsgrupper i øvre venstre del av skjermbildet. Du velger lønnsgruppen som skal bruke avvikende perioder ved å markere raden (blir blå og du får en > bak radnummeret). Du kan velge å legge opp avvikende perioder automatisk eller manuelt. De avvikende periodene vises i midtre del av skjermbildet. 114 Faste data

121 Feltbeskrivelser for skjermbildet vedlikehold av avvikende perioder Lønnsgruppe nr Her vises liste over de lønnsgrupper som er definert under Faste data Tilordningsdata Lønnsgruppe på side 82. Periodetype I lønnsgruppe knyttes gruppen til den periodetype som lønnsgruppen skal bruke. Teksten på periodetypen vises her. Ønsker du å se hvordan periodene er definert for typen må du gå til Periode data - Opplegg av perioder på side 111. Lønnsgruppe navn Kolonnen viser navnet til lønnsgruppen. Hentes fra Basisregisteret - Lønnsgruppe. For videre opplegg må lønnsgruppe velges ved å markere raden. Dette gjelder også ved senere oppslag for å se på de avvikende periodene for en av lønnsgruppene. Automatisk opplegg av avvikende perioder Dette anbefales brukt hvis du skal ha flere perioder. Du kan velge mellom noen forslag som WinTid gir deg under periodetype. Faste data 115

122 Start dato Start dato angir hvordan programmet skal regne seg frem til de neste periodene avhengig av den periodetype du velger i neste felt. Periodetype Velg dette fra oppslagboksen. Du kan velge mellom: Kvartalsvis som vises default. Dvs. at du får datoer for perioder for 1.1, 1.4, 1.7 og Månedlig. Dvs. du får inndelt avvikende månedlig perioder. Du må da huske å sette start dato til riktig dag i måneden. Dette skal kun brukes for avvikende avrunding av enkelte kategorier. Ukentlig. Aktuelt hvis du ønsker å avrunde noe på en spesiell ukedag unntatt søndag. 2 ukers. Brukes kun ved avvikende inndeling av 14 dagers periode. Halvårlig. Ved å sette riktig start dato får du to perioder pr. år. Du kan alltid også redigere på de datoene som WinTid lager som avvikende perioder. Antall perioder Du angir hvor mange perioder du ønsker å legge opp. Det er ingen rutiner for automatisk å legge opp avvikende perioder i WinTid, slik at dette må sjekkes og eventuelt legges opp før inngangen til et nytt år. Velger du kvartalsvis og 12 perioder får du perioder for 3 år fremover. Ev. felles navn for alle perioder Du kan selv gi periodene en felles betegnelse. F. eks kvartalsvis, halvårlig etc. Legg opp perioder Når parametrene er satt, legger du opp avvikende perioder ved å trykke på knappen. Periodene vises i midtre del av skjermbildet med start dato for perioden og felles navn under periode navn. Manuelt opplegg av perioder I midtre seksjon av skjermbildet kan du selv sette inn rader med start dato og navn. Endringer i avvikende perioder I midtre del av skjermbildet vises avvikende perioder. Disse kan redigeres ved å endre i begge kolonner og slette rader. Du må lagre etter redigering. Start dato for automatisk opplegg av avvikende periode Viser start dato på den avvikende perioden. Dvs. perioden går frem til neste rads startdato. Navn på avvikende periode Viser den betegnelsen du valgte som felles periode navn ved automatisk opplegg. Har du lagt opp kvartalsvis kan du endre raden slik at de heter 1. kvartal, 2. kvartal etc. 116 Faste data

123 Avvikende perioder brukes ved at det i periodeavrunding er krysset av for at avvikende periodeinndeling skal brukes. Beregningsprogrammet sjekker hver natt om det finnes kategorier som det er krysset av for avvikende perioder. Hvis det er det, sjekkes det hvilke datoer som er definert. Er dagens dato lik en start dato utføres den avrundingen som er satt under avvikende periodes minimums - og maksimums tid. Periodeavrunding Hvilken hensikt/funksjon har Vedlikehold av periode avrunding? I dette skjermbildet bestemmer du hvordan akkumulatorene til de forskjellige kategoriene strykes, og når dette skal skje. Du kan stryke akkumulatoren daglig, ukentlig, månedlig, periodisk eller årlig. I tillegg kan du definere avvikende periode dvs. enkeltdatoer som du ønsker å stryke akkumulatoren. Dette må brukes for de som skal stryke fleksitid f.eks. hvert kvartal. Ved stryking av timer på en kategori, kan disse overføres til en annen kategori. F.eks. kan timer som strykes fra fleksisaldo føres over til en annen eller ny kategori som du kaller Strøket fleks. På den måten tar du vare på timer som strykes. Øverste halvdel av skjermen viser en oversikt over de forskjellige innlagte lønnsgruppene som du må knytte avrundingsregelen til. Lønnsgruppene er definert i Faste data - Tilordningsdata Lønnsgruppe på side 82. Når du går fra en periode eller passerer et av de andre kriteriene for å gjøre opp akkumulatoren, vil beregningsprogrammet gjøre strykningen slik den er definert i tabellene her. Faste data 117

124 Feltbeskrivelser for skjermbildet Vedlikehold av periodeavrunding. Kategori nr Kategori er begreper for ulike typer av tid. Noen er fast, andre opprettes som fraværskoder og du kan definere dine egne. For at du hele tiden skal se hvilken kategori du jobber med vises dette i egen kolonne til venstre. Beveg deg kun i høyre del av bildet. Overskytende kategori nr Tid som strykes kan overføres til en annen kategori. Du ønsker f.eks. å samle all tid som strykes av fleksitid. Opprett egen kategori som du kaller strøket fleks i kategorier. Dette må du gjøre først for å få tilgang til kategorien i listboksen i denne kolonnen. Ønsker du å akkumulere ulike fraværskoder f. eks koder for permisjoner på en felles akkumulator/teller, krysser du av for daglig avrunding og fører timene/dagene over på samlekategorien. Daglig avrunding Utresultatet for kategorien vurderes og avrundes daglig. Brukes når du ikke er interessert i å akkumulere resultatet over flere dager f.eks. ved daglig avlønning av innleide eller at du samler tid på egne kategorier som du overfører til. 118 Faste data

125 Minimum daglig tid Kolonnen viser hvor mye tid du minimum kan ta med deg til neste dag. Maksimum daglig tid Kolonnen viser hvor mye tid du maksimum kan ta med deg til neste dag. Ukentlig avrunding Utresultatet for kategorien vurderes og avrundes ukentlig. Uken starter mandag og avsluttes søndag. Brukes når du ikke er interessert i å akkumulere resultatet lengre enn for en uke. Aktuelt for avlønning av innleide eller at du overfører resultater ukentlig til andre systemer som lønn- eller fraværsystemer. Minimum ukentlig tid Kolonnen viser hvor mye tid du minimum kan ta med deg til neste uke. Maksimum ukentlig tid Kolonnen viser hvor mye tid du maksimum kan ta med deg til neste uke. Månedlig avrunding Utresultatet for kategorien vurderes og avrundes månedlig. Kan brukes på kategorier som skal følge månedene og ikke lønnsperioden. Minimum månedlig tid Kolonnen viser hvor mye tid du minimum kan ta med deg til neste måned. Maksimum månedlig tid Kolonnen viser hvor mye tid du maksimum kan ta med deg til neste måned. Periodisk avrunding Utresultatet for kategorien vurderes og avrundes periodisk dvs. etter hvordan perioden typen er definert. Når siste dato i perioden er over, vil det ved beregning av 1 dag i neste periode utføre avrundingen på siste dags utresultat og sette inn avrundet innresultat på 1. dag i neste periode. Minimum periodisk tid Kolonnen viser hvor mye tid du minimum kan ta med deg til neste periode. Maksimum periodisk tid Kolonnen viser hvor mye tid du maksimum kan ta med deg til neste periode. Avvikende periodisk avrunding Avvikende perioder brukes når en kategori skal avrundes noen få ganger i løpet av et år eller etter spesielle intervaller. Dette er aktuelt å bruke for de som har fleksitidsregel som gir anledning til å avrunde fleksitid f.eks. hvert kvartal eller 2 ganger i året. Du må definere hvordan den avvikende perioden ser ut under Opplegg av avvikende perioder på side 114. Bruker du avvikende perioder, må du fjerne den andre avkrysningen. Faste data 119

126 Minimum avvikende periodisk tid Kolonnen viser hvor mye tid du minimum kan ta med deg til neste avvikende periode. Maksimum avvikende periodisk tid Kolonnen viser hvor mye tid du maksimum kan ta med deg til neste avvikende periode. Årlig avrunding Utresultatet for kategorien vurderes og avrundes hvert år. Dvs. at 1.1 som er kategorien null stilt eller akkumulatoren avrundet etter de verdier som er satt i minimum og maksimum tid. Kategorier som Ferie og syk barn bør avrundes årlig. Husk også at kategorien mertid eller overtid til avspasering hos de fleste ikke skal nullstilles. Minimum årlig tid Kolonnen viser hvor mye tid du minimum kan ta med deg til neste år. Maksimum årlig tid Kolonnen viser hvor mye tid du maksimum kan ta med deg til neste år. Jobb daglig avrunding, Jobb min daglig tid, Jobb maks daglig tid Får å begrense antall poster/rader pr. dag skal alle jobb-resultater avrundes daglig. Dette er default og skal ikke røres! 120 Faste data

127 Adgangskontroll Grunndata for adgangskontroll Hvilken hensikt og funksjon har adgangskontrollmodulen? I denne modulen er det mulig å definere adgangsgrupper som ved hjelp av adgangsterminaler begrenser adgang til bestemte områder i bedriften. Utover adgangsgrupper er det mulig å definere adgangsprofiler som tidsmessig begrenser adgang på bestemte tidspunkter. Som en ekstra mulighet kan det legges inn tidspunkter for automatisk åpning og lukking av utvalgte dører. Beskrivelse av skjermbildet Grunndata for adgangskontroll. Terminaler Her vises en oversikt over de tilsluttede registreringsterminaler Terminal type Viser den aktuelle terminal type. Benzing adresse Viser registreringsterminalens fysiske gruppe og device adresse. Logisk adresse Viser terminalens logiske gruppenr og terminalnummer. Stream nr. Viser hvilken stream som terminalen er koblet til. Terminal til reperasjon Hvis det er feil med terminal e.g terminalen er sendt inn til reperasjon så er det mulig å sette inn Ja i dette feltet i oversikten over stemplingsterminaler i Konfigurasjonsprogrammet. Dette gjøres hvis man ønsker at WinTid skal utføre beregning selv om terminal ikke er i orden. Terminal aktiv Faste data 121

128 Viser terminalens aktuelle status. Forutsetningen er at WinTid er on-line, dvs. feltet Innlesning nederst i høyre hjørne av skjermen er grønt. Hvis feltet er rødt er der ikke kontakt til terminalene, og aktuell status kan derfor ikke vises. Navn / plassering Her vises i klar tekst evt. terminalens plassering i virksomheten. Dør relé status Feltet viser dørens aktuelle status. Forutsetningen er at WinTid er on-line, dvs. feltet Innlesning nederst i høyre hjørne av skjermen er grønt. Hvis feltet er rødt er der ikke kontakt til terminalene, og aktuell status kan derfor ikke vises. Adgangsgrupper Her er det mulig å knytte adgangsterminaler, adgangsprofiler og personer til en adgangsgruppe. Man starter med å opprette terminalgruppen. Deretter knyttes de terminaler som skal være omfattet av gruppen, til denne. Der er ingen begrensning på hvor mange terminalgrupper somr kan opprettes, men man bør tilstrebe et begrenset antall av hensyn til overskueligheten. Etter tilknytning av terminaler til terminalgruppen, er det mulig å angi hvilken adgangsprofil som skal være gjeldende i den enkelte adgangsterminal for den utvalgte adgangsgruppe. Hvilke medarbeidere som er knyttet til adgangsgruppen vises i skjermbildets høyre side. Den enkelte medarbeider knyttes til adgangsgruppen i Personal Data. Gruppe nr Viser det valgte gruppe nummer Navn Her vises gruppens navn f. eks. Alle ansatte Stemplingsterminal Viser registreringsterminalens fysiske gruppe og device adresse Send saldo JA / NEI. Ved JA i dette felt vil medarbeiderens saldo, som også inneholder adgangsprofiler bli overført til den respektive terminal. Ved NEI vil det ikke overføres data på markerede medarbeidere til terminalen. Bruk profil nr. 122 Faste data

129 Her anføres den adgangsprofil som skal være gjeldende for medarbeiderne på den angitte terminal. Faste data 123

130 Send saldo(er) til ansatt(e) markert under For at medarbeiderens grunndata skal være kjent av terminalene, skal disse overføres til de terminaler hvor de har adgang til. Dette gjøres ved at markere den eller de medarbeidere som ønskes overført til terminalene, og deretter trykke på [Send saldo(er) til ansatt(e) markert under] knappen. Medarbeideren markeres ved at høyre klikke på medarbeideren. Spesielle dager Hva er hensikten / funksjonen med Spesielle dager Her er det mulig at definere helligdager og andre spesielle dager hvorpå medarbeideren har andre adgangsprivilegier. Øverst i skjermbildet vises de aktuelle helligdager for adgangskontroll delen. I stedet for at taste inn alle helligdagene her, er det mulig å hente helligdagene fra tidsdelen, ved at trykke på knappen Hent helligdager. Systemet vil da hente helligdagene for det valgte tidsrom. Disse kan umiddelbart (kopieres) og deretter benyttes uendret, eller man kan hente og kopiere disse og deretter foreta endringer som gjelder andre helligdagsprofiler enn dem som er kopiert. Husk å slette de brukte helligdagene (øverst i bildet), før det trykkes på Kopier helligdager, da der kun er plass til maksimalt 32 helligdager i terminalene. Det er mulig at tilføye nye helligdager/spesielle dager så lenge det maksimale antallet er under 32 linjer. Feltet helligdagstype refererer til feltene Spesielle dager i adgangsprofilene. Kun helligdagstype 1,2,3 og 4 må benyttes. Etter man har definert sine helligdager, sendes disse til terminalene ved at trykke på Lagre data og sende spesielle dager til terminaler. 124 Faste data

131 Har det tidligere vært sendt helligdager til terminaler bør disse først slettes med knappen Nullstille spesielle dager i terminalen før ny utsendelse. Profiler Her legges inn adgangsprofiler som bestemmer på hvilke tidspunkter det gis adgang, samt om det skal benyttes pinkode eller ei. Hvis profilen også skal være gjeldende på spesielle dager (helligdager) markeres hvilken helligdagstype den skal være gjeldende på. Feltene adgang til sikkerhetsnivå brukes kun i forbindelse med 9290 terminalservere. Der kan maksimalt opprettes 32 adgangsprofiler med maks. 6 tidsprofil-linjer i hver. Det er ikke tillatt at benytte tidspunktet 24:00. Skal det gis adgang hele døgnet skal det skrives som i det viste eksempel. Overførsel av adgangsprofiler til terminaler skjer ved å velge adgangsgruppe eller terminal. Deretter trykkes det på Lagre data og sende parametrene til terminaler. Har der tidligere været sendt profiler til terminalene som ikke benyttes mer anbefales det å nullstille profiler i terminaler innen nye profiler sendes ut. Er man i tvil om hvilke profiler som er sendt til terminalene kan man trykke på Se hvilke profiler som er sendt til terminaler for at få en oversikt over terminaler med de profiler som er sendt til terminalene. Faste data 125

132 9290 server Her legges inn grunndata for 9290 terminalserver. Disse data bør ikke endres uten forutgående avtale med leverandøren av WinTid. 126 Faste data

133 9290 subterminaler Generelle data Konfigurering av subbterminaler foretaes fra denne meny. Under hver 9290 kan defineres 4 eller 8 subterminaler, antallet avhenger av hardware konfigurasjonen som opplyses av leverandøren. Subterminal nr. Subterminaler bør nummereres fra 1-4 eller 8. Teksten for subterminalen er fritt definerbar. Dør Her kan det angies et dørnummer eller en dørplassering. Vise godkjente passeringer i sekundet Hvis terminalen er forsynet med display vil en godkjent adgangsregistrering eller tidsregistrering bli vist i det antall sekunder som defineres i dette felt. Lagre godkjente passeringer Her defineres om godkjente adgangsregistreringer skal lagres i systemet. Svares det nei her, vil det ikke være mulig senere å se hvem som har benyttet adgangsterminalen. Faste data 127

134 Vise ikke godkjente passeringer i sekundet Hvis terminalen er forsynet med display vil en ikke godkjent adgangs- eller tidsregistrering bli vist i det antall sekunder som defineres i dette felt. Lagre ikke godkjente passeringer Her defineres om ikke godkjente adgangsregistreringer skal lagres i systemet. Svares det her nei, vil det ikke være mulig senere å se hvem som er blitt avvist av terminalen. Antall sifre i pinkode Her defineres hvor mange sifre som skal tastes hvis man benytter pinkode i forbindelse med adgangskort. Antallet av sifre er min. 1 og max. 8. Hvis man har flere adgangsterminaler bør antallet av sifre alltid være ens i alle terminaler. Aktiverende alarmrelé Her defineres i hvilken situasjon alarmreleet skal aktiveres. Gissel alarm Det er mulig å aktivere en stille alarm ved at taste en forhåndsbestemt pinkode kombinasjon. Den ønskede kombinasjon velges i dette felt. Rom informasjon Feltene i dette avnittet er ennå ikke implementert i applikasjonen, og bør derfor ikke benyttes. Konfigurasjon Her angis hvilken konfigurasjon subterminalen skal innstilles til. For nærmere opplysning om dette henvises til hardware manual fra Kaba-Benzing. Døråpnerbryter Hvis det er montert døråpnerbryter på innsiden av døren velges døråpnerkontakt. Opsjon nøkkelkontakt bør ikke velges, da denne ikke supporteres av applikasjonen. Logge status endringer Her defineres om statusendringer (subterminal,aktiv/inaktiv) skal lagres. Trykkplate/fotocelle Trykkplate eller fotocelle kan benyttes til å sikre at den person som åpner døren virkelig passerer døren. Dersom en person åpner døren med et kort, men ikke går igjennom døren vil det utløse en alarm hvis denne parameter er satt. Dette forutsetter dog at trykkplate eller fotocelle er montert til terminalserver. Låsbolt kontroll Denne parameter settes hvis det på låsen er en kontakt som indikerer posisjonen av låsbolten. (Døren kan være lukket, men er kanskje ikke låst). 128 Faste data

135 Dørkarm kontakt Hvis der er montert en karm kontakt er det mulig å gi alarm for, dør for lenge åpen, dør brutt opp, dør lukket igjen, dør ikke åpnet. Maksimum tid døren kan stå åpen. Her defineres i sekunder hvor lang tid det tillates at døren står åpen. Tillatt tid er 0-99,9 sek Relé aktiverings tid Her defineres hvor lenge døren skal være låst opp for passeringer. Tillatt tid er 0-99,9 sek. Hvis det tastes inn 0 vil døren være permanent låst. Låsebolt posisjonerings tid Her defineres den tiden det tar fra døren er lukket til låsbolten er på plass. (Benyttes kun ved særlige motorlåser). Tillatt tid er 0-99,9 sek. Maksimal passeringstid Her defineres hvor lang tid det høyst må ta for å passere døren. Dette krever opsjon Trykkplate/fotocelle. Tillatt tid er 0-99,9 sek. Dør åpning (9290 terminalserver) I dette skjermbilde defineres tidspunkter for automatisk åpning og lukking av de dørene som er tilsluttet 9290 terminalserveren. Det kan maksimalt defineres 7 tidsprofiler (tidspar) pr. subterminal. Bemerk.: kl. 24:00 er ikke et gyldig tidspunkt. Spesiell dag 1-4 henviser til helligdagstabell Det viste eksempel vil mandag til fredag automatisk åpne døren ved subterminal 1, kl , og lukke denne igjen kl Alle andre dager kan døren kun passeres ved hjelp av et gyldig kort, og evt. pin kode. Faste data 129

136 Dør åpner bryter Hvis der er montert døråpnerbryter i forbindelse med en subterminal, skal det defineres hvor/når denne er aktiv. Dette gjøres i dette skjermbildet Der kan maksimalt defineres 7 tidsprofiler (tidspar) pr. subterminal. Bemerk.: kl. 24:00 er ikke et gyldigt tidspunkt. Spesiell dag 1-4 henviser til helligdagstabell.etter definering av parametrene for subterminalerne trykkes det på knappen Lagre data og sende parametrene til terminaler Bemerk at det kan ta litt tid innen terminalerne blir oppdateret. Oppdatering av parametrene bør ikke foretas på tidspunkter hvor det foretas automatisk åpning og lukking av dører, da denne funksjonen da vil kunne bli forsinket. 130 Faste data

137 Atomatisk døråpning I dette bildet er det muligt å definere automatisk åpning og lukking av dører som er tilsluttet terminaler av typen Bedas 9220, 9340, 9260, Åpne / lukke dør Marker den terminal som skal styres automatisk. Sett deretter inn det nødvendige antall tidssoner. Tast tidspunkter inn, velg om døren skal åpne eller lukke. Velg deretter ukedag, og evt. spesialdag. Forutsetning for at dørene vil bli åpnet/lukket på det tidligere definerte tidspunkt er, at WinTid Innlesning er online. Åpningstidspunktene er ikke lagret i terminalene, og skal derfor styres fra WinTid. Det er kun 9290 terminalserver som kan åpne og lukke dører i offline modus. Det er mulig å se dørenes aktuelle status øverst i skjermbildet. Det er mulig å endre statusen manuelt på en eller flere utvalgte dører. Dette gjøres ved å markere den utvalgte døren (høyreklikk på den utvalgte døren og velg marker rekke) og deretter velge den status man ønsker døren satt til og til slutt trykke på endre status. Døren vil nå innta den valgte status og forbli i denne inntil det automatisk skjer en endring av denne eller man manuelt endrer status igjen. Faste data 131

138 Adgangs status Stemplinger Dette statusbildet gir en oversikt over de siste adgangsstemplingene. Bildet oppdateres dynamisk med det intervall som er valgt under oppsetning. Det er likeledes mulig å sortere medarbeiderne etter forskjellige kriterier som vises i feltet Søk på: Der er 3 utvalgskriterier Alle, OK status og Feilstemplinger. OK status er alle medarbeidere som har passert en dør. Feilstemplinger vises med rød statustekst som forklarer årsaken til at medarbeideren er blitt avvist. Følgende årsaker kan forekomme: Feil pin kode var benyttet. Adgang forsøkt på feil tidspunkt. Medarbeider ikke kjent av terminal. Se eksempel nedenfor. Alarmer Dette bildet viser en oversikt over de sist registrerede alarmer. For å generere disse er det nødvendig at det er montert de nødvendige følere på dører og lås. Skjermbildet oppdateres umiddelbart etter alarmen er registrert av databasen. 132 Faste data

139 Oppsett I dette bildet innstiller man hvordan rapporten over alarmer og adgangsstemplinger skal sorteres. Forslaget i drop boks er sortert på Etternavn. Det innebærer at alle passeringer per ansatt vil listes etter hverandre. Merk : For å få listet opp autoriserte passeringer og uautoriserte passeringsforsøk må terminaler være konfigurert til å overføre autoriserte passeringer og / eller uautoriserte passeringsforsøk. For å kunne ta ut adgangsrapporter på ansatte kreves det konsesjon fra Datatilsynet. Du kan også i oppsettet velge om rapporten kun skal inneholde autoriserte passeringer (OK status), uautoriserte passeringer (Feil stemplinger) eller begge deler. Sjekk for endringer i adgangsstemplinger hver: sekunder Her innstilles hvor ofte listen skal oppdateres med nye stemplinger/alarmer I nederste feltet angir man antall dager tilbake i tid som skal rapporteres. Faste data 133

140 Rapporter Der finnes to adgangsrapporter i WinTid. Den ene viser en oversikt over de registreringer som er foretatt, og den andre viser de alarmer som er generert i forbindelse med adgangskontrollen. Disse kan skrives utpå både skjerm og printer. 134 Faste data

141 Faste data 135

142

143 Daglige data Stemplingsbildet Hvilken hensikt / funksjon har Stemplingsbildet? I dette skjermbildet vedlikeholder du stemplinger. Her kan du rette stemplinger, legge inn stemplinger, melde fravær og så videre. Etter at retting er foretatt, kan du i samme skjermbilde foreta en beregning for å se at resultatet ble som forventet. Oversikt stemplinger Beskrivelse av skjermbildet Oversikt over stemplinger - øvre del Her vises en oversikt over de siste dagers stemplinger for den ansatte du har hentet opp. (Dersom du ikke har valgt en person vil hele skjermbildet være blankt bortsett fra overskrifter og lignende). Daglige data 137

144 Dato Feltet angir hvilken dato du har valgt. Navn Her står ytterligere opplysninger om datoen i form av ukedag og ukenummer. Første stemp Tidspunktet for denne datoens første stempling. Siste stemp Tidspunktet for denne datoens siste stempling. Antall stemp Viser antall stemplinger som er foretatt på denne datoen. Ettersom du i de to foregående feltene kun får se første og siste stempling er tanken med dette feltet at du ser om det er ytterligere stemplinger denne dagen. Dette kan påvirke at resultatet for dagen blir annerledes enn det du skulle tro ut fra første og siste stempling. Ved flere enn to stemplinger må du gå til Vedlikehold av stemplinger for å få den fulle oversikt. Fravær stemp Dersom det er foretatt en fraværsstempling på denne datoen, vil benyttet fraværskode vises her. Også om man er koblet til en lønnsgruppe med automatisk tilknyttet fraværskode for eksempel skoft koden. Klikk på tallet, så vises fraværskodens navn nede i hjelpefeltet i "rammen". Overtid stemp Her står overtidskoden som er benyttet denne datoen. Denne kommer enten fra en stempling foretatt på stemplingsterminalen, eller verdien er hentet fra Fast overtidskode i Personalia Tilordning. Klikk på tallet, så vises overtidskodens navn nede i hjelpefeltet i "rammen". System stemp Klikk på tallet, så vises en forklaring nede i hjelpefeltet i "rammen" Noen eksempler: 2 betyr at det er en glemt utstempling på denne dagen. 3 betyr at et innlagt fravær har startet. 5 betyr at det er meldt et fravær. 7 betyr at det er meldt (innlagt manuelt) en overtidskode. Kjernetid Hvis det er stemplet i kjernetiden vil det her stå antallet kjernetidsstemplinger for denne dagen. (Kjernetiden er angitt i beregningsskjemaet). 138 Daglige data

145 Ber. skjema Nummeret på det beregningsskjemaet som er valgt på denne datoen. Skjemaet er hentet ut i fra hvilken kalender den ansatte er tilknyttet. Beregnet J/N Ja betyr at denne dagens resultater er beregnet. Nei betyr at denne dagen ennå ikke er beregnet. Normalt vil WinTid beregne dagens dato påfølgende natt (etter at "døgnet" er slutt). Godkjent (øvre skjermbilde) Viser om dagen er godkjent. Korr. Ja betyr at dagen er korrigert. Dagens resultater Her kan du se resultatene for den datoen som er valgt i øverste del av skjermbildet. Mønstring / Jobb (dagens resultat) Viser om dette er et resultat for mønstring eller jobb (produksjon). Daglige data 139

146 Kategori (dagens resultat) Hvilken kategori resultatet er for. Timer / 100 Resultatet vist i hundredeler (f. eks er 7.50 lik syv og en halv time). Timer / 60 Resultatet vist i timer og minutter. Dager / Antall Viser resultatet omregnet i hel eller halv dag. Korreksjon Viser verdi hvis det er foretatt en resultatkorreksjon. Det kan være et tillegg til dagens resultat, eller en verdi som resultatet blir satt til. For å kunne se dette må du sjekke i Vedlikehold av stemplinger Resultat korreksjoner Korreksjon av resultater for ansatt på side 157. Godkjent (dagens resultat) Viser om dagen er godkjent. 140 Daglige data

147 Vedlikehold stemplinger Ansatt Her får man opp den ansatte man ønsker å gjøre endringer på. Enten kan man velge nr eller navn fra listen eller man kan bruke søk funksjonen F3. Dato / ukedag Her velger man den datoen man ønsker å gjøre endringer på. Klikker man på knappen med tre piler som peker mot venstre, går du en måned tilbake i tid. Knappen med to piler som peker mot venstre, går du en uke tilbake i tid og knappen med en pil som peker mot venstre, går du en dag tilbake i tid. Knappene på motsatt side fungerer på samme måte, men der går du fram i tid. Enkelt er det også å bruke knappen helt til høyre, den har en kalender funksjon hvor du kan velge dag, måned og kalenderår. Står du i bilde under Vedlikehold stemplinger kan man bruke tastene Page up og Page down på tastaturet for å gå til neste og forrige dag. Mønstringsskjemaer Her vises hvilket skjema som er valgt for mønstring på denne dagen. Hvilket skjema som velges bestemmes i Kalenderen som den ansatte er knyttet opp mot. Ønsker man å bytte skjema denne dagen, gjøres det ved å hente opp et nytt skjema ved å klikke på skjema nr. Ved endring av skjema vil du se et rødt merke i det høyre feltet for skjema navn. Ønsker man å gå inn i det aktuelle beregningsskjemaet for å se hvordan skjemaet er bygget opp, dobbelklikker man på navnet på skjema. Det finnes også en mulighet i WinTid TM for at den ansatte selv angir skjema når man stempler inn. Arb. Lengde på mønstringsskjema Arbeidstidens lengde for dette skjemaet (Verdien er satt i det gjeldende beregningsskjemaet) Døgn utv.på mønstringsskjema Døgnets utvidelse for dette skjemaet (Verdien er satt i det gjeldende beregningsskjemaet) Daglige data 141

148 Produksjonsskjema Her vises hvilket skjema som er valgt for produksjon på denne dagen. Hvilket skjema som velges bestemmes i Kalenderen som den ansatte er knyttet opp mot. Ønsker man å bytte skjema denne dagen gjøres det ved å hente opp et nytt skjema ved å klikke på skjema nr. Ved endring av skjema vil du se et rødt merke i det høyre feltet for skjema navn. Ønsker man å gå inn i det aktuelle produksjonsskjemaet for å se hvordan skjemaet er bygget opp, dobbelklikker man på navnet i skjema. For mer informasjon vedr produksjon stempling se Vedlikehold av jobbregistreringer på side 160 Arb. Lengde på produksjonsskjema Arbeidstidens lengde for dette skjemaet. (Verdien er satt i det gjeldende beregningsskjemaet) Døgn utv.på produksjonsskjema Døgnets utvidelse for dette skjemaet (verdien er satt i det gjeldende beregningsskjemaet) Godkjenn Knapp For de som benytter godkjenningsmodulen, brukes denne knappen til å godkjenne dagen. For at denne knappen skal vises i stemplingsbilde, må brukeren være oppsatt med autorisasjon til å godkjenne resultater. Dette gjøres i WinTid Konfigurasjon Brukeradministrasjon Brukere. Beregn resultater Hvis fargen rundt knappen er grønn, er denne dagens resultat beregnet. Er den rød, er dagens resultat ikke beregnet. Klikk på knappen for å beregne resultater. Beregn rettede I stemplingsbildet kan du få en egen beregningsknapp som kun beregner dager der det er gjort endringer. Hensikten er å øke hastigheten for å reberegne flere dager og at det ikke legges ut resultater fra dager uten endringer. Funksjonen virker slik at den kun ajourfører inn og ut resultatene på en dag der det ikke er gjort endringer. På den måten begrenses antall transaksjoner ved utlegg av jobbresultater. Funksjonen settes opp i konfigurasjon under System data og arkfanen Andre. For mer informasjon se WinTid konfigurasjon og System data. Beskrivelse av skjermbildet Vedlikehold av stemplinger - midtre del Skjermbildet forandrer utseende avhengig av om det vises stemplinger i mønstring eller produksjon. 142 Daglige data

149 Tid Klokkeslettet stemplingen er foretatt. Stemplingstype Angir hva slags stempling som er utført. Korrigert Dersom dette feltet er markert med rød farge betyr det at stemplingen er manuelt korrigert. Er feltet hvitt betyr det at stemplingen er stemplet på stemplingsterminalen, i MinTid, fra mobiltelefon eller via web. Er feltet burgunder så er det systemet som har lagt på en stempling. Fraværskode Denne vises kun dersom det er foretatt en fraværsstempling denne dagen. Feltet viser hvilken fraværskode som er benyttet. Variable tillegg Ønsker man å gi en ansatt et variabelt tillegg, dobbelklikker man i feltet Tid på selve tidspunktet eller man kan høyreklikke i det hvite feltet i stemplingsbilde. Tillegg nr/ Tilleggs navn Her henter man opp det variable tillegget og navnet legger seg i kolonne TilleggsNavn. Daglige data 143

150 Antall I denne kolonne fører man på antall tillegg den ansatte skal ha. Skal ansatte ha flere variable tillegg, legger man til en ny rad på slutten og henter opp neste tillegg. Kostnadssted Benytter bedriften kostnadssted blir resultatene som legges inn på variable tillegg også lagt på kostnadsstedet den ansatte har jobbet på. Jobb Benytter bedriften produksjon blir resultatene som legges inn på variable tillegg også lagt på den jobben den ansatte har jobbet på. Mønstring Det variable tillegget blir automatisk lagt til mønstringsresultatene. Registrert Viser dato og tid for når det variable tillegget ble registrert. Innlagt av Viser hvilken bruker som har registrert det variable tillegget. Innlagt Manuelt vil vises når man legger inn det variable tillegget fra vedlikehold av stemplinger. Når man har gitt de tilleggene den ansatte skal ha, klikk på Bruk og Sum registrerte tillegg summerer seg. Klikk på OK for å lukke registreringen og kjør eventuell en beregning for å se resultatet under kolonnen Dager / Antall under Dagens resultat. Variabelt tillegg oppretter man under Faste data Koder og kategorier Variable tillegg. 144 Daglige data

151 Angi Årsakstekst i stemplingsbildet For at muligheten til å angi årsaktekst skal være mulig, må du sette Ja i feltet Bruk årsakskode. Velg Faste data/ Tilordningsdata/ Firma. Ved å høyreklikke på en stempling i stemplingsbilde får man opp valgene: Angi årsakstekst Stemp.korreksjonsrapport Resultatkorreksjonsrapport Variable tillegg Stemplingsdetaljer Denne dagen så har Ola Nordmann glemt å stemple seg ut. For å angi en årsakstekst ved endringer/ opprettinger av stemplingslinjene, gjør følgende: Høyreklikk i det røde korrigerte feltet og velg Angi årsakstekst. Skriv inn teksten og klikk OK. Sletter man en linje, får man opp vinduet for Registrering av årsak for korreksjon. Ønsker man ikke å skrive noe, klikker man bare OK. Daglige data 145

152 Ved bytting til et nytt beregningsskjema, høyreklikker man i det feltet til høyre for mønstringsskjema navn og velger Angi årsaktekst, skriv inn teksten og klikk OK Stemplingskorreksjonsrapport Når man høyreklikker på en stempling eller i det hvite feltet i stemplingsbilde, kan man også få tatt ut rapporten Stemplingskorreksjoner. I rapporten får jeg opp den ansatte jeg hadde fremme i stemplingsbilde. Jeg valgte å skrive inn en Årsak på Inn stemplingen som forteller meg at denne personen glemte å stemple. Siden denne personen har fått et variabelt tillegg denne dagen, så vises tillegget som er blitt gitt under kolonnen Årsak. 146 Daglige data

153 Resultatkorreksjonsrapport I stemplingsbildet så har det blitt foretatt en saldoendring på ferie for denne personen under arkfanen resultatkorreksjoner. Grunn for denne endringen vises i denne rapporten under kolonnen Grunn. Variable tillegg Ved å velge Variable tillegg i hurtigmenyen, kommer jeg inn i bilde for registrering av tillegg for ansatt. Her kan jeg legge til et tillegg eller jeg kan endre et tillegg. Stemplingsdetaljer Ved å velge stemplingsdetaljer i hurtigmenyen, kommer du inn i arkfanen Stemp.detaljer. Dette er en snarvei for å komme seg dit. Daglige data 147

154 Fraværssjekk Fraværssjekk-rapporten kjøres for å frem ansatte med sykefravær. Alle ansatte som er tildelt brukeren, vises i denne rapporten. Fraværssjekken viser en oversikt over hvem som eventuelt har overskredet antall egenmeldingsdager, sykt barn dager samt ansatte som har vært sykmeldt i henhold til sjekkpunktene. (Disse sjekkpunktene legges inn i oppsettet for Sykmeldinger og man legger inn det som bedriften måtte ønske). Se Konfigurasjon/ Vedlikehold system/ Fraværssjekk. For at fraværssjekk-rapporten skal fungere, er det viktig at oppsettet for Fraværssjekk er satt opp riktig i Konfigurasjonsprogrammet. Stå i WinTid og klikk på ikonet på verktøylinjalen, eller trykk F2 for å kjøre Fraværssjekk rapporten, og rapporten vil se slik ut. Man kan også dobbelklikke på en melding og kommer da rett inn i stemplingsbilde på den personen dette gjelder for. Navn og ansattnr Ansattes navn og ansattnummer. Melding Her vil man få opp melding for hva som er overskredet av antall egenmeldinger, sykt barn dager eller tiltak for hva som skal gjøres ved sykemeldinger som har oversteget for eksempel 16, 28, 56 eller 64 dager. Feildato Dato for overskridelsen eller dato for når sykemeldingen har oversteget et viss antall dager. (se over) Når man har fått overskredet antall egenmeldinger, må dette rettes opp i stemplingsbilde på ansatte. Når du har fått rettet dette opp, vil ikke denne overskridelsen vises her lengre. Beh. Sykemeldinger som har overskredet i henhold til sjekkpunkter, skal behandles i følge loven. Når denne behandlingen er gjort, hukes det av i feltet under kolonne Beh. Neste gang man kjører denne fraværssjekken, vil ikke denne meldingen vises her lengre. 148 Daglige data

155 Egenskaper Ved å høyreklikke i rapporten og velge egenskaper, kan man velge forskjellige typer fraværssjekk rapporter. Vise alt Denne rapporten viser overskredet egenmeldingsdager samt de sykemeldingene som er behandlet. Kun max nådd sykt barn Viser ansatte som har brukt opp kvoten på sykt barn. Kun max nådd egenmelding (alle) Viser ansatte som har brukt opp kvoten for egenmelding. Kun max nådd egenmelding (ubehandlet) Når en ansatt har nådd max-grensen for egenmelding, skal vedkommende få beskjed om dette og det skal sperres for flere egenmeldinger. Dette gjøres i Personaldata/ Fraværsjekk. Denne rapporten viser de ansatte som har nådd max egenmeldinger, og som det ikke er satt sperre for i personaldata (ubehandlet). Ubehandlede sykefravær Viser ansatte som har hatt mer enn 16 dager på sykemelding (settes i oppsettet for Sykemeldinger i Fraværssjekk i Konfigurasjonsprogrammet). Dette er et signal om at man kan søke refusjon fra trygdeverket. Daglige data 149

156 Behandlede sykefravær Viser ansatte som har hatt mer enn 16 dager på sykmelding og som er behandlet. (Oppsettet for sykmeldinger i Fraværssjekk settes i Konfigurasjonsprogrammet). Dette er et signal om at legen skal vurdere hvorvidt de ansatte kan settes til annet forenklet arbeid i bedriften. Overtid (OT) og Fleksitid på lørdag Man skal også kunne opparbeide seg både fleksitid og OT på lørdag. Egen OT-kode opprettes for bruk på lørdag. Se Koder og kategorier/ overtidskoder. 2 nye beregningstyper Fleksitid start og Fleksitid slutt må også ligge i beregningsskjema, se Faste data/ Beregningsskjema/ Tidssoner. 150 Daglige data

157 Dagens resultater Her kan du se resultatene for den datoen som er valgt i øverste del av skjermbildet. Mønstring / Jobb (dagens resultat) Viser om dette er et resultat for mønstring eller jobb (produksjon). Kategori (dagens resultat) Hvilken kategori resultatet er for. Timer / 100 Resultatet vist i hundredeler (f. eks er 7.50 lik syv og en halv time). Timer / 60 Resultatet vist i timer og minutter. Dager / Antall Viser resultatet omregnet i hel eller halv dag. Har man gitt et variabelt tillegg vil også dette antallet vises her i grønt. Om resultatet omregnes i hel eller halv dag er det lønnsgruppen som bestemmer eller den enkelte fraværskode. Se Faste data Tilordningsdata Lønnsgruppe eller Faste data koder og kategorier Fraværskode. Se kolonnene Andel i % av en fraværsdag som utgjør en halv / hel fraværsdag. Korreksjon Viser verdi hvis det er foretatt en resultatkorreksjon. Det kan være et tillegg til dagens resultat, eller en verdi som resultatet blir satt til. For å kunne se dette må du sjekke i Vedlikehold av stemplinger Resultatkorreksjoner Korreksjon av resultater for ansatt på side 157 Godkjent (dagens resultat) Viser om disse kategoriene er godkjente og på hvilket nivå. Er resultatene godkjent av ansatt vil det stå ansatt under kolonnen godkjent. Er resultatene godkjent både av ansatt og leder, vil dette stå. Er resultatene kun godkjent av leder vil det være markert med leder. Benytter man godkjenning og overføring til lønn, vil det vises leder + overført i samme kolonnen. Daglige data 151

158 Akkumulert resultat Her ser du en oversikt over akkumulerte resultater. Det er periodeavrundingen som bestemmer hvor langt tilbake akkumuleringen går. De kategoriene som har daglig avrunding vil ikke vises i dette bildet. Se Faste data Periodedata Periodeavrunding. Mønstring/Jobb (akk.res) Her vises det om dette er et resultat for mønstring eller jobb (produksjon). Kategori (akk.res) Hvilken kategori resultatet er for. Inn resultat (fra forrige dag) Her står resultatet for kategoriene fra gårsdagen (Utresultatet fra i går). Dagens resultat Resultatet for i dag. Dagens korrigerte resultat Her vises korreksjonsverdi på den korreksjonen som er foretatt. Om dette er en verdi som er lagt til resultatet eller om resultatet er satt til denne ser du for eksempel ut fra kombinasjonen Dagens resultat og Ut resultat. Ut resultat (til neste dag) Viser hvilket resultat du ender opp med etter denne dagen (inklusive eventuelle resultatkorrigeringer). Inn resultat +/- Dagens resultat +/- korreksjon = Ut resultat til neste dag. 152 Daglige data

159 Melde frav./ot kode Her kan du melde fravær for den gjeldende dag og /eller melde overtidskode som skal benyttes denne dagen. Melde fravær den dagen Skal man melde fravær for en hel dag benyttes dette skjermbildet. Man henter opp den fraværskoden som er aktuell og klikker på Meld fravær på venstre side. Systemet vil da legge inn fraværsstemplinger den dagen. NB! Husk at det ikke må ligge noen stemplinger fra før i stemplingsbildet, når man skal melde fravær. Legge inn overtidskode Dette skjermbildet kan brukes for å legge inn en overtidskode og systemet selv vil legge inn registreringen på rett plass i stemplingsbildet. Man henter opp den OT koden som er aktuell og klikker på Meld OT kode på høyre side. Overtidskoder med fast verdi eller for oppmøte behandles spesielt ved beregning. Det vil derfor ikke være mulig å benytte "Fravær ut" i stedet for "Ut" når en slik overtidskode benyttes. Man må benytte "Fravær inn" når man kommer tilbake på jobb. I lønnsgruppen kan man velge om man ønsker å benytte en eller flere overtidskoder per dag. Se Faste data- Tilordningsdata Lønnsgruppe. Man kan velge mellom følgende: Daglige data 153

160 Samlet: betyr at beregningen skjer med kun 1 overtidsstempling per dag. Atskilt: gir mulighet for å få skilt overtid før og etter arbeidstiden. Denne kan kun velges dersom Arbeidstidens lengde er større enn 00:00 (altså ikke på fridager), og den kan heller ikke velges på skjema med andre fraværsregler enn Fravær begrenset av beregningsskjema. Dersom det kun er stemplet overtid før, vil man ikke få noe for evt overtid etter (får i så fall enten + på fleks og/eller ikke-ot). Selve overtidsstemplingene må være registrert i sonen før/etter arbeidstid. Atskilt hvis 2: betyr dersom det på dagen er registrert kun 1 overtidskode, vil systemet oppføre seg akkurat som i dagens versjon. Dersom det er registrert 2 overtidskoder (en i sonen før arbeidstid og en i sonen etter arbeidstid), vil systemet oppføre seg som for valget Atskilt. Legge inn overtidskode ved valgt Samlet i lønnsgruppen Når man har valgt en overtidskode og melder OT kode, vil overtidsraden legge seg mellom inn og utstemplingen. Man kan kun benytte en overtidskode per dag. Se bildet under. Legge inn overtidskode ved valgt Atskilt i lønnsgruppen Har man valgt at overtiden før / etter sees på Atskilt i lønnsgruppen, betyr det at man kan legge inn to overtidskoder per dag. Man kan ha en bestemt overtidskode i overtidssonen på morningen og en annen bestemt overtidskode på ettermiddag / kveld. Dette forutsetter at man må melde OT 2 ganger. Hvis man velger en overtidskode på morningen og ikke velger noen overtidskode på ettermiddagen, så vil den overtidskoden som er tilknyttet den ansatte i personaldata slå til i overtidssonen på ettermiddagen. Med unntak av overtidskode 1 Ingen overtid, denne vil ikke fungere. Når man har valgt en overtidskode og melder OT kode, vil man få disse valgene opp: 154 Daglige data

161 Både før og etter arbeidstiden: betyr om overtidskoden skal gjelde for hele dagen. Velger du denne vil du få opp 2 overtidsrader i stemplingsbildet på samme overtidskode. Kun før arbeidstiden: brukes når jeg vil ha en bestemt overtidskode i overtidssonen på morningen. Overtidsraden legger seg under innstemplingen på tidspunktet et sekund senere enn innstemplingen. Har jeg jobbet i overtidssonen på ettermiddag / kveld, vil denne tiden vises på den faste overtidskoden som man er tilknyttet i personalia. Kun etter arbeidstiden: brukes når jeg vil ha en annen bestemt overtidskode i overtidssonen på ettermiddag / kveld. Overtidsraden legger seg over utstemplingen på tidspunktet et sekund før utstemplingen. Har jeg jobbet i overtidssonen på morningen, vil denne tiden vises på den faste overtidskoden som man er tilknyttet i personalia. Daglige data 155

162 Legge inn overtidskode ved valgt Atskilt hvis 2 i lønnsgruppen Har man valgt at overtiden før / etter sees på Atskilt hvis 2 i lønnsgruppen, betyr det at man kan legge inn to overtidskoder per dag. Man kan ha en bestemt overtidskode i overtidssonen på morningen og en annen bestemt overtidskode på ettermiddag / kveld. Dette forutsetter at man må melde OT 2 ganger. Hvis man velger en overtidskode på morningen og ikke velger noen overtidskode på ettermiddagen, så vil den overtidskoden som er tilknyttet den ansatte i personaldata, slå til i overtidssonen på ettermiddagen. Med unntak av overtidskode 1 Ingen overtid, denne vil ikke fungere. Valgene Atskilt og Atskilt hvis 2 er svært like. Forskjellen på disse valgene er at hvis man velger Både før og etter arbeidstiden, vil kun en overtidsrad legge seg inn mellom Inn og Utstemplingen. Stemplingsbildet blir seende slik ut som jeg har valgt Samlet i lønnsgruppen. Se bilde under avsnittet Legge inn overtidskode ved valgt Samlet i lønnsgruppen på side 154. Dette gjelder ved bruk av overtidskoder på stemplingsterminalen. Hvis det legges inn OT kode og velger Både før og etter arbeidstid i selve stemplingsbildet, vil det dukke opp 2 overtidsrader med samme overtidskode. 156 Daglige data

163 Resultatkorreksjoner Her kan du korrigere dagens resultat, samt se på stemplingsparene for denne dagen. Stemplingsparene er de stemplingene som hører sammen, eksempelvis vil det naturlig tilhøre en utstempling til en innstempling (enten i form av vanlig Ut eller som Ut på fravær ). Korrigere dagens resultater Ønsker man å korrigere et resultat på for eksempel fleksitid kan dette benyttes. Man velger da Korrigere resultater. Korreksjon av resultater for ansatt Man henter opp den korreksjonstypen man ønsker å benytte for eksempel Legg til verdi på resultater, velger så om dette resultatet skal legge seg på mønstring eller jobb. Deretter velger man den kategorien resultatet skal legge seg på samt verdi på Daglige data 157

164 kategori. Under Grunn for korreksjon, kan man skrive inn grunnen for korrigeringen. Klikker man på Bruk knappen ser man korrigeringen i rødt i det øvre vinduet. Deretter klikker man på OK knappen. Korreksjonstyper Vi har 3 forskjellige korreksjonstyper: Sett resultatet til verdi Den korreksjonsverdi du setter vil overstyre resultatet som står på dagens resultat. Legg til verdi på resultater Denne funksjonen vil legge til resultatet til dagens resultat. Sett utresultat til verdi Setter man korreksjonsverdi til for eksempel 4 vil utresultatet endre seg til 4. Stemp.korreksjoner Her vises en oversikt over eventuelle stemplingskorreksjoner som er utført på den gjeldende dagen. Her ser du når og av hvem korreksjonen er utført, samt hva den består i. Foretatt Her kan du lese av dato og tidspunkt for korrigeringen. Av Hvem har foretatt denne korrigering, i dette tilfellet er det administrasjonsbruker. Korreksjonstype Hva slags korrigering som har blitt foretatt. I dette korreksjonsbildet har administrasjonsbruker lagt inn en INN stempling kl 0800 og UT stempling kl Administrasjonsbruker har så igjen meldt en overtidsstempling. 158 Daglige data

165 Stemp. detaljer Her vises en mer detaljert informasjon om de enkelte stemplingene. Her finnes blant annet informasjon om hvilken terminal det er stemplet på, tidspunktet stemplingen er behandlet og mye mer. (Benyttes mest i forbindelse med feilsøking sammen med telefonvakten). For å få frem denne informasjonen, må man dobbelklikke i det røde korreksjonsfeltet på stemplingen. Daglige data 159

166 Vedlikehold av jobbregistreringer Oppfølging av jobbregistreringer kan gjøres direkte i stemplingsbildet, fra formannsbildet (spesialprogram i verftsmodulen) eller via jobb-status og jobbkontroll i produksjonsmenyen i WinTid. Tilgang til skjermbildet får du i WinTid og stemplingsbildet under menyen Daglig data. Jobbregistrering i stempingsbildet Alle resultater som beregnes vises i stemplingsbildet. Vedlikeholdet gjøres under arkfanen Vedlikehold av stempling. På samme måte som mønstringsstemplinger vises det egne rader for stemplingstypene fra jobbregistrering. Når en ansatt stempler INN på skiftet vil han normalt stemples på en jobb. Dette styres i Personalia Produksjonsdata. Han kan enten automatisk fortsette på siste jobb fra i går eller starte på en fast jobb for eksempel klargjøring. Denne jobben er da ofte definert som en indirekte jobb dvs. en jobb der medgått tid ikke skal overføres til MPS systemet. Under beskrives de funksjoner som utføres på jobbregistreringer i stemplingsbildet. Stemplingstype Den stemplingstypen som er brukt på registreringsterminalen vil vises i denne kolonnen. Den kan endres av superbruker. Stemplingstypene er beskrevet under Stemplingstyper - jobb. 160 Daglige data

167 Jobbnr. Jobben den ansatte har byttet til vises her. Informasjonen om jobben hentes fra Jobb- Informasjon og viser også verdiene for alle pfeltnivåene jobben er satt sammen av (her avdeling, prosjekt og aktivitet). Antall og vrak Til høyre i vinduet etter pfeltene vises kolonnene antall og vrak. Hvis registreringsterminalen er satt opp til at de ansatte skal oppgi dette ved Bytt jobb, vil verdiene legges inn her. Det kan korrigeres direkte i kolonnen. Se WinTid Konfigurasjon og Integrasjon til andre systemer. Jobbresultatene I nederste vindu vises resultatene på de jobbene det har vært jobbet på den dagen. Grunnlaget for beregningen hentes fra produksjonsskjemaet som vises i midtre del av skjermbildet under Beregningsskjema. Jobb-filtrering Ved manuelt jobb bytte, er utfordringen å finne riktig jobb blant alle jobbene i droppboksen. I WinTid Konfigurasjon - System data Produksjon velger du om du ønsker filtrering eller jobbsøkfunksjon. Jobb-filtrering betyr at du velger en verdi i ett av pfeltene. Når du åpner droppboksen for annet pfeltnivå, får du kun frem verdier som det finnes jobber der den første verdien inngår. På denne måten kan du filtrere deg frem til lovlige jobber. Det er også mulig å opprette nye jobber her ved å lage nye kombinasjoner. Dette forutsetter at det er åpnet for det i konfigurasjon under System data Produksjon. Jobbsøk Har du mange jobber, selv om det er satt begrensning på den ansatte, anbefales det å bruke Jobbsøk. Du aktiviserer muligheten ved å sette Benytte jobbsøk = Ja i konfigurasjon. Se WinTid Konfigurasjon - System data Produksjon. Jobbsøk virker på følgende måte: Når du åpner stemplingsbildet, hentes det ikke inn noen jobber til droppboksen. For stemplinger innhentet i stemplingsbildet, hentes det kun data om jobber som er benyttet den dagen. Du spesifiserer søkekriteriet ved å oppgi noe i et av pfeltene. Har du ikke oppgitt noe, vil ingenting hentes opp og en meldingsboks viser informasjon om dette. Ut i fra det som er oppgitt, søker programmet etter jobber. Jo mer du spesifiserer, jo mindre hentes opp fra databasen. Du starter frem hentingen enten med F12 for jobb-søk start. Programmet henter jobber som tilfredsstiller søkekriteriet. Det er også mulig å søke på jobbnavn. Du stiller deg i jobbnummer-kolonnen, oppgi første bokstav(er) for jobbnavnet og tast F12 eller søkeikonet. Velg deretter riktig jobb i droppboksen. Data i droppboksen vil være aktiv inntil ny F12 benyttes. Det anbefales derfor å vedlikeholde ansatte som jobber på samme jobber etter hverandre fordi du slipper hente data på nytt i droppboksen.. Jobb søk kan kombineres med jobb-begrensning. Da vil programmet søke etter det som er spesifisert i pfeltene, begrenset til jobbene den ansatte er tildelt. Daglige data 161

168 Jobbsøk kan kombineres med Jobb-filtrering på side 161. Etter at data er hentet opp, kan du filtrere for å finne jobben. Jobbsøk henter ikke frem jobber med Ferdig status. Se Produksjon - Jobb - Status. Uten jobbsøk Ved åpning av stemplingsbildet henter programmet inn alle definerte jobber dersom du ikke benytter jobbsøk. Hvor mange jobber som hentes er avhengig av antall rader i jobbtabellen og pfelttabellene, samt om det er satt begrensning på ansatt. For at begrensning skal slå til må du ha benyttet jobb-begrensning =Ja og oppgi hvilke jobber den ansatte skal ha tilgang på. Se Personal data Produksjonsdata jobb-begrensning. Med mange jobber og du ikke vil benytte jobbsøk, anbefales det å sette benytte jobbbegrensning =Nei. Dette vil føre til at programmet henter inn data til alle droppboksene på en enklere måte, og føre til reduksjon av tid. Dette er eneste grunn til å sette benytte jobb-begrensning=nei. Utlegg etter jobb-korreksjoner Når resultater overføres on-line dvs. når det stemples, må det avklares retningslinjer for hvordan korreksjoner skal behandles fordi resultatene allerede er overført. En måte å løse det på er at beregningen etter korreksjonen genererer negative transaksjoner på de gamle resultatene. I tillegg blir det laget nye transer (positive). Alle transene legges ut til overføringsfilen. Se WinTid Konfigurasjon - System data MPS. Hvis korreksjoner gjøres flere dager tilbake, vil beregning reberegne alle dager frem til dags dato. Dette ville medført at det blir generert mange unødvendige transaksjoner på dager det ikke er endringer på. I stemplingsbildet finnes feltet Ant.Dg =Antall dager som skal omberegnes. Parameteren settes i WinTid Konfigurasjon - System data - MPS. Denne kan overstyres direkte i stemplingsbildet. 162 Daglige data

169 Sykmeldinger Denne arkfanen brukes til å melde sykefravær. Sykefraværskoder som brukes her er sykmeldt, delvis sykmeldt og aktiv sykmeldt. Husk å legge inn riktig prosentsats for delvis sykmeldt. Når det gjelder sykmeldinger eller aktiv syk, vil det automatisk legges inn 100 %. Det nyeste fraværet som legges inn vises nederst. Skal du se eldre rader som det ikke er plass til i bildet, må det scrolles oppover. Sletting av rader gjøres av programkjøring. Slettes etter antall dager som er satt opp i dette programmet. (Normalt 400 dager). Hvis man legger inn et nytt fravær i arkfanen sykmeldinger og dette er fortsettelse på et pågående sykefravær, vil beregningen starte fra første dag i sykefraværet. Dette for at WinTid til en hver tid skal gi riktig varsel ved bruk av fraværssjekk og bytte av sykekoder. Kode nr Fraværskodenummer. Mulige valg er definert i Faste data Koder og kategorier Fraværskoder. Fraværskode Den valgte fraværskodens navn. Kommer automatisk når du har valgt Kode nr. F.o.m dato Dato for når dette fraværet starter. (Fra og med denne datoen) T.o.m dato Dato for når dette fraværet slutter. (Til og med denne datoen) Prosent Her skriver man inn riktig prosent for sykmeldingen. Dette gjelder for delvis sykmelding eventuelt gradert sykmelding. Daglige data 163

170 Skru av fleksitid Huker du av i dette feltet, vil ikke vedkommende kunne opparbeide seg fleksitid i denne perioden. 164 Daglige data

171 Fraværsplan i stemplingsbildet Hvilken hensikt/funksjon har Fraværsplan? Det er mulighet for å legge inn framtidig fravær i systemet. Det framtidige fraværet vises her i Fraværsplan. Framtidig fravær er fravær som den ansatte eventuelt ikke skal/kan stemple selv på stemplingsterminalen Vi anbefaler at de ansatte alltid selv stempler seg ut på det første fraværet og at de påfølgende fraværende legges inn som planlagt fravær. Det nyeste fraværet som legges inn vises nederst. Skal du se eldre rader som det ikke er plass til i bildet, må det scrolles oppover. Sletting av rader gjøres av programkjøring. Slettes etter antall dager som er satt opp i dette programmet. (Normalt 400 dager). Eks: Den ansatte skal på tjenestereise hele fredag og fra og med mandag skal han ha ferie. Når han går ut på torsdag, stempler han seg ut på Tjenestereise (eventuelt Tjenestereise fra i morgen). Noen må så legge inn at fra mandag er han på ferie Det er flere måter å legge inn framtidig fravær på: Det kan gjøres manuelt her i Fraværsplan i stemplingsbildet. Det kan gjøres manuelt i Fraværsplan i Personaldata Den ansatte kan selv legge inn framtidig fravær via programmet MinTid.exe eller MinTid web. Det innlagte fraværet vil deretter vises her i Fraværsplan. Det framtidige fraværet kan legges inn i Resepsjonsmodulen under Registrere fravær. Daglige data 165

172 Planlagt fravær Kode nr Fraværskodenummer. Mulige valg er definert i Faste data Koder og kategorier Fraværskoder. Fraværskode navn Den valgte fraværskodens navn. Kommer automatisk når du har valgt Kode nr. Fra dato / Fra tid Dato for når det framtidige fraværet starter. (Fra og med denne datoen) Tidspunkt for når det framtidige fraværet starter. Til dato / Til tid Dato for når det framtidige fraværet slutter. (Til og med denne datoen) Tidspunkt for når det framtidige fraværet slutter. Fravær med fast verdi Det blir lagt inn fast verdi for fraværet ut fra prosenten som er satt i forhold til arbeidstidens lengde. For eksempel: Arbeidstidens lengde er 7:30t. Fraværet settes med 25 %. Uansett stemplinger vil resultatet for fraværet bli 1:52t. Dersom den ansatte er full dag på jobben, vil resultatet bli 1:52t i tillegg på fleksitid. Det er også mulig å sette inn et prosenttall med desimaler. I stemplingsbildet vil resultatene bli registrert med antall timer i henhold til prosenten på fraværskoden. Deretter vil det være midlertidig fleks pluss eller minus ut fra hvordan vedkommende jobber. Her vil fleksitidssaldoen være byttet ut med kategori 65 Saldo gradert syk. Dette må settes opp i konfigurasjon systemdata generell før det vil fungere. Hvis det er ønskelig å se hvor mye fleksitid den sykmeldte har opparbeidet, +/-, i sykmeldingsperioden, er det mulig å kjøre ut en saldo-rapport for siste dato i sykmeldingen. 166 Daglige data

173 Perioderesultater Beregningsperioder Her ser du en liste over de fem siste periodene til denne ansatte. Du velger en av periodene ved å klikke på den (evt pile til den). Den valgte perioden er markert med gult. Resultatene for den valgte perioden ser du i nedre delen av skjermbildet. De forskjellige feltene for hver periode ble definert når du definerte periodene i Faste data Periodedata Opplegg av perioder. Resultater i valgte periode Her ser du resultatene for den perioden du valgte i øvre del av skjermbildet. Daglige data 167

174 Rapporter under daglige data Avviksrapport, for mer informasjon se Rapporter - Avviksrapport Dagsrapport, for mer informasjon se Rapporter Dagsrapport - Glemte utstemplinger, for mer informasjon se Rapporter Glemte utstemplinger Inndata rapport, for mer informasjon se Rapporter Inndata rapport Andre daglige rapporter, for mer informasjon se Rapporter Andre daglige rapporter Saldorapport, Tilstede/ Fraværsliste, Kjernetidsrapport, Loggliste og Feilstemplinger. 168 Daglige data

175 Resepsjonsmodul Resepsjonsmodulen i WinTid gir informasjon om hvor de ansatte er. Dvs. om de er kommet på jobb eller er på fravær. På den måten kan sentralbord eller andre raskt få en oversikt over hvem som er på jobb og eventuelt se når de som er på fravær er ventet tilbake. Denne informasjon vises i hovedbildet og oppdateres automatisk når folk stempler på stemplingsterminalene. Det finnes også funksjoner i Resepsjonsmodulen for å registrere ansatte på fravær og å sende beskjeder til de ansatte. Skulle ikke alle ansatte vises i status bilde, kan du sjekke en parameter setting i WinTid Konfigurasjon Vedlikehold System data Andre Alltid vise alle ansatte i resepsjonsmodulen. Status Dette er hovedvinduet i resepsjonsmodulen. Vinduet presenterer alle ansatte den påloggede brukeren har tilgang til. Ansatte som ennå ikke har begynt å stemple vises ikke i vinduet. Vinduet viser siste status uansett når siste stempling er foretatt. Siden vil endre seg fortløpende. Man kan klikke på alle overskrifter og få listen sortert stigende eller synkende. Radteller på venstre side viser 3 forskjellige farger som status for ansatte: Rød for de som er ute. Grønn for de som er inne. Gul for de som er på fravær. Søk på I feltet søk på kan man velge om man ønsker å søke på etternavn, fornavn, ansatt nr osv. Klikk i feltet og velg det alternativet som passer best. I det hvite søk feltet kan man begynne å skrive inn for eksempel etternavn og systemet merker den personen man søker på. Daglige data 169

176 Default verdi spesifiserer du på Oppsett på side 175 og er vanligvis Etternavn. Vis Ønsker man å ha oversikt over alle, velger man funksjonen alle. Ønsker kun å se de ansatte som er til stede, velger man Til stede. Oversikt over de som kun er fraværende får du ved å klikke på Fraværende. Default valg settes på Oppsett. Dette valget vil bli brukt ved neste gang du åpner resepsjonsmodulen. Forklaring til kolonnene i Status visning: Sig./tlf Her vises signatur eller eventuelt internt telefonnummer. Dette hentes fra feltet signatur i personaldata. Signatur kan brukes for å skille eventuelle ansatte med samme navn eller til å vise internt telefonnummer til vedkommende. Status Ute betyr at den ansatte ikke har stemplet inn ennå. Det finnes ingen annen informasjon om vedkommende. Når dette vises bør du sjekke kolonnen for dato og tid for å se når den ansatte sist stemplet. Inne betyr at de ansatte er til stede. Fraværstype beskriver hvilket fravær den ansatte er på. Dato / Tid Datoen og tidspunkt for siste stempling. Avdeling Hvilken avdeling de ansatte er tilknyttet. Stillingskategori Hvilken stillingskategori de ansatte er tilknyttet. Mailbox Kolonnen viser mailbox nummer på Benzing formatet dvs. 0-9, A-F. A=10 og F =15. Dette er den mailbox beskjeden som er sendt. Du kan definere inntil 15 egne mailbox beskjeder. Datoen viser når mailbox beskjeden skal vises (eller er vist). 170 Daglige data

177 T.o.m dato / T.o.m. tid Ved bruk av fremtidig fravær i fraværsregistreringen, kan man legge inn t.o.m-dato og tid for når vedkommende er tilbake fra fravær. Denne dato og tid kan sees i denne kolonnen. Ansatt opplysninger Vi la inn Frie tekster under Faste data Koder og kategorier for deretter å legge inn informasjon i Frie tekster i personaldata. Denne informasjonen kan være tilgjengelig her i resepsjonsmodulen hvis det er huket av for Vis i resepsjonsmodul under frie tekster i arkfanen Koder og kategorier. For å få frem informasjonen dobbelklikk på navnet og du får opp ansatt opplysninger. Fravær Hvis det er lagt inn i konfigurasjon-vedlikehold system-systemdata-andre at fraværsplan og sykmeldinger skal være tilgjengelig fra resepsjonsmodulen, vises dette her ved å markere en ansatt og deretter høyreklikke. Daglige data 171

178 I vinduet for fraværsplan vises alt fremtidig fravær. Her kan resepsjonisten raskt få en oversikt over når den ansatte eventuelt er tilbake fra ferie. Tilsvarende vil vises under arkfanen for sykefravær. Er den ansatte sykmeldt, vil det i bildet her vises når den ansatte eventuelt er tenkt tilbake. Registrere fravær I dette bildet kan man registrere de ansatte ut på fravær. 172 Daglige data

179 Merk den ansatte som skal ut på fravær og skriv inn dato og tid for fraværet. Hent opp fraværskoden som er aktuell og velg Registrer. Ved framtidig fravær vil man kunne se fraværet under fraværsplan i Personaldata samt fraværsplan i Stemplingsbildet. Og man kan også legge inn t.o.m-dato og t.o.m-tid som vises under arkfanen Status. Skulle man legge inn fravær på dagens dato, kan man ikke legge inn retur dato og retur tid. (Disse feltene blir gråe) For å hente opp ansatte man skal registrere fravær for, kan man også bruke ansatt søk, F3 knappen. Du vil da få opp denne søkeboksen. Sende beskjed På denne siden kan resepsjonisten gi beskjed til ansatte. Enten i form av tekster som vises på stemplingsterminaler eller som vanlig e-post. Når du er ferdig med å definere og sende beskjed, må du lukke programmet for å komme tilbake til resepsjonsmodulen. Daglige data 173

180 Ønsker man å sende beskjed via stemplingsterminalen, klikker man på Send knappen og man får opp vinduet til Utsending av en mailbox tekst til en / alle ansatte. Sende beskjed via stemplingsterminalen I dette vinduet kan du sende ut valgfri beskjed til en eller flere ansatte. Beskjeder vises på venstre side og du velger en rad ved å klikke på radteller (første kolonne på venstre siden). Deretter kan du spesifisere dato for visning av beskjed. Ved utsending vil du bli spurt om beskjed er en bursdags hilsen. I dette tilfellet finner systemet dato for bursdag for ansatt (lagt inn i personal data) og bruker dette som ønsket dato for visning av mailbox beskjed. Svarer du Nei på at dette er en bursdagshilsen er det du som bestemmer når beskjeden skal sendes ut. Har du først sendt en beskjed, kan du ikke tilbakekalle den. Og den ansatte vil få meldingen etter å ha dratt kortet på terminalen første gang etter meldingen er sendt. Den ansatte vil kun få meldingen en gang. Ved endringer av mailbox tekster, må dette gjøres via WinTid Konfigurasjonsprogrammet. Se WinTid Konfigurasjon Vedlikehold Utdata og mailbox Mailbox. Sende beskjed via e-post Den andre måten å sende beskjed på er å sende en e-post til vedkommende. Etter at du har lagt inn adresser for mottaker(e) (for flere mottakere bruk ; tegnet som skilletegn mellom adressene). Tilsvarende for de som skal motta kopi av mailen. Beskjeden skriver du i tekstfeltet nederst. Dette er vanlig "notebook" med enkle redigeringsmuligheter. Når alt er utfylt, klikker du på den store tasten (konvolutten) på høyre siden for å sende ut mail. 174 Daglige data

181 Hvis adressene ikke er komplette, vil systemet be deg om å oppgi de på nytt. Oppsett På denne siden definerer du det som vil bli standard for vedkommende som jobber med resepsjonsmodulen. Parameterisering av resepsjonsmodulen I dette vinduet kan du bestemme hva du ønsker å søke på, om du ønsker å vise alle og hvor ofte man ønsker å friske opp data i statusbildet. Den settingen som blir gjort her, gjelder for alle som bruker resepsjonsmodulen. Start søk på følgende kolonne Hvilken kolonne ønsker du å søke etter ansatte i statusvinduet. Default foreslås Etternavn. Vis alle/utvalg Ved oppstart kan man ønske om man vil se Alle, de som er Til stede (dvs inne) og de som er Fraværende dvs. ute eller på fravær Frisker opp data i statusbildet hvert: Data i statusdelen hentes opp med mellomrom bestemt i oppsettet. Verdi 0 stopper innhenting. Alt større enn 0 viser hvor ofte data skal friskes opp i statusvinduet (i sekunder). Standard er satt til 60 sek. Det anbefales ikke å sette mindre verdier enn 30 siden hver innhenting krever mye oppdatering. (Ved mange ansatte kan også 60 sekunder være for ofte. Hver gang systemet oppdateres går statusbildet tilbake til "utgangspunktet" når det gjelder sortering, det vil si at hvis du søker etter en person og systemet oppdateres akkurat 1/10 etter at vedkommende er funnet, vil du kun se vedkommende i 1/10-sekund. Dersom systemet, på grunn av for kort intervall, er opptatt med å oppdatere nesten hele tiden vil resepsjonsmodulen bli uhåndterlig å bruke). Daglige data 175

182 Lagre utseende for statusvisning. Lagring av oppsettet utføres med å trykke på lagre knappen. Det er også mulighet til å lagre utseendet til statusvindu. Denne funksjonen forandrer nåværende utseende av statusvindu permanent,dvs. at du kan komme tilbake til opprinnelig utseende ved å reversere alle endringer og lagre på nytt. Du kan bl.a. endre på : Rekkefølge av kolonner (klikk på kolonne overskrift og flytt hele kolonne til venstre eller høyre) Størrelse av kolonner (still markøren mellom overskrift og dra til venstre/høyre) Sortering av data (enkelt sortering ved å klikke på kolonneoverskrift eller sammensatt ved Sortering fra meny) 176 Daglige data

183 Beregning Hvilken hensikt/funksjon har beregning? Det er beregningsprogrammet som regner ut resultater på bakgrunn av hvilke stemplinger som er foretatt, hvilke fravær som har vært i forhold til valgte beregningsskjema. I skjermbildet Utvalg for beregningsprogrammet - F6 velger du hvilke ansatte og hvilke datoer beregningsprogrammet skal kjøre beregning for der og da. Man kan utføre beregning per ansatt, per kalender og per avdeling. Hvor fra / når kjøres beregningsprogrammet? Beregningsprogrammet startes automatisk hver natt (kjøres fra innlesningspc n). Her beregnes alle u-beregnede dager (fram til dagens dato) i systemet. (Nå beregnes alt. Her er det ingen utvalg ). Du kan manuelt starte beregningsprogrammet enten fra Stemplingsbildet. Daglige data og Beregning. Hurtigtasten F6 Beregning per ansatt Daglige data 177

184 Velg hvor mange ansatte som skal beregnes Du kan velge mellom beregning for en ansatt eller flere ansatte. Velg ansatte og beregningsintervall Deretter velger du den ene ansatte, eventuelt fra til ansatt, og skriv inn fom dato for når beregningen skal starte. Tom dato kan ikke endres slik at resultatet akkumulerer seg fram til og med gårsdagens dato. Beregn kun korrigerte ansatte Feltet er kun tilgjengelig dersom både F.o.m. dato og T. o. m dato er gårsdagens dato. Velger du dato tilbake i tid vil alle utvalgte ansatte beregnes. Tanken bak denne muligheten er at dersom du har rettet stemplinger for f. eks 15 ansatte, så kan du beregne kun disse 15 på følgende måte: Velg Flere ansatte, det foreslåes da fra laveste til høyeste ansattnummer. Beregn kun korrigerte ansatte blir automatisk avkrysset, hvis man velger gårsdagen dato. Ettersom det kun er de 15 med rettinger som har u-beregnede dager vil kun disse bli beregnet. Systemet bruker dermed ikke tid på å beregne alle de andre. OK Ved å trykke OK etter at utvalget er utført vil beregningsprogrammet startes og beregning utføres. Dersom det finnes u-beregnede dager tidligere enn angitt datointervall så vil disse automatisk bli beregnet (overstyrer valgte datoer). 178 Daglige data

185 Beregning per kalender Hvilken hensikt/funksjon har beregning per kalender? Under denne funksjonen kan vi utføre beregning ut fra utvalg på kalender. Har man foretatt endringer på en eller flere kalendere kan det være vanskelig å utføre bergegning ut fra en eller flere ansatte. Derfor så er det mye enklere å utføre beregning på de ansatte som er tilknyttet den kalenderen. Velg kalendere og fra dato for omberegning Hent opp de kalendere som er aktuell å beregne i feltene Fra kalender nr og Til kalender nr. Skriv inn Fom dato for når beregningen skal gjelde fra og klikk på knappen Hent ansatte. Ansatte som omberegnes / hører til utvalgte kalendere på fom dato Når man har klikket på knappen hent ansatte, vil de ansatte som er tilknyttet kalenderen i feltene fra - og til kalender nr vises i denne tabellen. Klikk OK for å utføre beregningen. Daglige data 179

186 Beregning per avdeling Hvilken hensikt/funksjon har beregning per avdeling? Under denne funksjonen kan vi utføre beregning ut fra utvalg på avdelinger. Har man foretatt endringer på en eller flere stemplinger innenfor en eller flere avdelinger, kan det være vanskelig å utføre bergegning ut fra en eller flere ansatte. Derfor så er det mye enklere å utføre beregning på de ansatte som kun er tilknyttet den avdelingen. Velg avdelinger og fra dato for omberegning Hent opp de avdelingene som er aktuelle å beregne i feltene Fra avdeling nr og Til avdeling nr. Skriv inn Fom dato for når beregningen skal gjelde fra og klikk på knappen Hent ansatte. Ansatte som omberegnes / hører til utvalgte avdelinger Når man har klikket på knappen hent ansatte, vil de ansatte som er tilknyttet avdelingene i feltene fra - og til kalender nr vises i denne tabellen. Klikk OK for å utføre beregningen. Beregning av fravær og resultater er nå slått sammen. Dersom man i stemplingsbildet trykker på "Beregn resultater", vil dette inkludere fraværsberegning. Fraværsberegningen starter også etter beregning fra F6. Det er fremdeles mulig å foreta selvstendig fraværsberegning. I tillegg er det mulig å slå på denne funksjonen i WinTid Konfigurasjon Vedlikehold System data - Andre. 180 Daglige data

187 Terminalbeskjeder Hvilken hensikt / funksjon har Terminalbeskjeder? Mailbox funksjonen gir deg mulighet til å sende enkle tekstmeldinger til de ansatte på stemplingsterminalen. Meldingen vil de kunne få når de stempler den dagen du har satt at meldingen skal sendes og de får meldingen kun en gang. Skal de ha meldingen for eksempel to dager etter hverandre, må meldingen sendes to ganger. Du kan velge mellom å sende melding til en ansatt eller å sende meldingen til samtlige ansatte. Beskrivelse av skjermbilde Utsending av beskjeder for en / alle ansatte Sende en terminalbeskjed til en ansatt / alle ansatte Denne knappen benyttes for å sende en melding til en ansatt / alle ansatte. Før man kan sende ut en melding må man velge hvilken ansatt du skal sende til. Dette gjør du ved å velge fra feltene Ansatt, enten via ansattnummer eller ansatt navn. Deretter velger du hvilken tekst du vil sende ved å klikke på rad nummeret, raden blir da gul. Trykk på knappen Sende en terminalbeskjed til an ansatt / alle ansatte. Når man skal sende ut en melding, får man alltid denne brukermeldingen opp. Grunnen til det er at hvis denne meldingen var en bursdagshilsen, så ville ikke systemet ha sendt ut denne meldingen før på fødselsdatoen til den ansatte / alle ansatte. Vedlikehold av terminalbeskjeder Du har mulighet til å endre tekstene på de meldingene som ligger inne. Dette skal ikke gjøres her, men i Konfigurasjon Daglige data 181

188 Vedlikehold System Utdata og terminalbeskjed Terminalbeskjed. Husk å overføre nye tekster til terminalen etter endringer.. Arbeidsplan Arbeidsplanen er et verktøy for å kunne gi bedre oversikt/planlegging ifm skift/turnus/vaktordninger. Oppsett: Antall uker i visningen: Angi antall uker. Det kan velges 1-2 uker eller 3 uker sammenhengende. Hvilket type skjema skal vises: Brudd pr avdeling: Med antall pr skift: Visning av skjemainformasjon: Velg mellom mønstringsskjema eller produksjonsskjema. Velg mellom ja eller nei. Velg mellom ja eller nei. Ja vil vise hvor mange som er på aktuelt skift Velg mellom kortnavn, skjemanavn eller skjemanr. Hvis det velges kortnavn som visning, må kortnavn angis i grunndata for beregningsskjema. (Faste data-beregningsskjema og kalender-beregningsskjema). 182 Daglige data

189 Skjermbilde for vedlikehold og utskrift av Arbeidsplan. Hent opp arbeidsplanen i WinTid fra daglige data-arbeidsplan. Arbeidsplanen vil vise de ansatte du er tildelt og hvilken skiftplan de er registrert med. Planen viser turnus for 2 uker. Inneværende uke og neste uke. Man kan bla seg frem i tid ved å trykke <<->> knappene. Ved å trykke en gang på >>, går man en uke frem i tid. Dvs da vises uke 6 og uke 7 fra eksemplet over. Tilsvarende tilbake <<. Rapporten vil vises sortert pr avdeling og de ansatte listes opp alfabetisk innenfor avdelingen. Settes det opp i rapportoppsettet at man ønsker visning av stillingskategori, vil dette vises etter navnet på de ansatte. Ved å klikke på stillingskategori, vil det komme opp en boks som viser navnet på stillingskategorien. Daglige data 183

190 Ved å føre pc-musa over kortnavnet i summeringen, vil skjemanavnet vises nederst i venstre hjørne. Bytte av skjema I kolonnen for hver enkelt dag vises hvilket skjema den ansatte beregnes etter på den aktuelle dagen. Dersom man ønsker å bytte skjema, dobbeltklikker man på den aktuelle dagen eller høyreklikker og et pop-up bilde kommer frem. Den valgte datoen foreslåes. Skriv inn ny dato eller endrer dato via kalenderknappen til høyre for dato-feltet. Til dato fungerer på samme måte. Velg aktuell til dato eller endre dato via kalenderknappen. Under skjema vises det mønstrings-/produksjonsskjema som gjelder for valgt dato. Produksjonsskjema er synlig dersom man har produksjon i lisensen. Ved å klikke i de 3 forskjellige rutene skjemanr., kortnavn eller navn, kan det enkelt bytte til det skjemaet som skal gjelde for den/de valgte dagene. Ansatt utlån I arbeidsplanen er det muligheter for å låne ut ansatte til andre ledere/skift. Ved utlån velger man den brukeren de(n) markerte ansatte skal lånes ut til. De(n) ansatte tildeles den valgte brukeren fra nedtrekkslista. Ved kopiering beholdes de(n) ansatte også hos utlåner. Ved flytting, slettes de(n) ansatte fra utlåneren. De(n) 184 Daglige data

191 ansatte man har lånt inn fra andre brukere har rød skrift i arbeidsplanen. Ansatte man låner ut (kopiert og ikke overført) har blå skrift. (Resterende har vanlig sort skrift). For tilbakeføring av de(n) ansatte gjøres dette av vedkommende som har lånt. Fravær Planlagt fravær samt innlagt 100 % sykefravær (lagt inn på egen arkfane) gjør ruta mørk. Delvis sykefravær (lagt inn på egen arkfane) gjør ruta gul. Oppsummering Helt sist i rapporten vises en oppsummering. Det vises en summert kolonne pr skjema. Dvs at er det 6 personer som har skift D2 på mandag, skal det vises en sum for D2 som sier 6. Endring av beregningsskjema Hvis det endres beregningsskjema for de(n) ansatte i en periode, vil dette automatisk bli oppdatert i rapporten over beregningsskjema pr ansatt. Daglige data 185

192

193 Rapporter Rapportbestilling Alle rapportene har det samme rapportbestillingsbildet. Rapportbestilling er likt laget for alle rapporter, men kan ha forskjellige variabler å velge mellom. Du kan alltid velge datoer og ansatte med fra og til verdier. I noen rapporter kan du i tillegg velge fra og til på koder (fraværskoder, kategorier, status, osv). Dato / Fra "Fraverdi" for utvalgskriteriet. I dette eksempelet hentes rapporten f.o.m Dato / Til "Tilverdi" for utvalgskriteriet. I dette eksempelet hentes rapporten t.o.m Rapportbestillingen vil alltid foreslå dato for forrige periode. Men dette kan du endre. NB! Bruk aldri dagens dato på t.o.m dato, da denne dagen ikke er beregnet. Du vil da ikke få opp utgående saldo på rapporten. Rapporter 187

194 Utvalg Her får du en annen og mer avansert mulighet til å bestemme fra- og til-verdier. Du kan velge mellom: Alle. Dvs. du får fra og med, til og med de verdier du skrev inn. Sist utvalg. Gir deg det siste utvalget du lagret for dette utvalgskriteriet. Nytt utvalg. Gir deg mulighet til å definere utvalget mer nyansert enn fra-til. Se Utvalg av ansatte på side 189. Lagre utvalg Betyr at du tar vare på dette utvalget og kan bruke det igjen ved neste kjøring. Skriv detaljer Når denne er tilgjengelig, kan du velge mellom to rapportvarianter; en detaljert og en kun med summer. Forskjellene er beskrevet for hver rapport. 1/100 dels minutter Velg om du ønsker rapporten i 1/100 timer (7,75) eller timer og minutter (7:45). Med kryss i feltet får du den i 1/100. Styrer også visning av resultater i stemplingsbildet i 1/100 eller 1/60. Se stemplingsbildet Akkumulerte resultater. Send til Skjerm eller Printer Angir utskrift direkte til printer eller skjerm. Det anbefales å velge til skjerm da du i flere rapporter har valgmuligheter / layout etter at rapporten er skrevet til skjerm. Du kan selvfølgelig også skrive ut rapporten etter at du har sett den på skjermen. Ved utskrift direkte til skriver får du opp skjermbildet "Skriv ut" for valg og oppsett av skriver. Forskjellige måter å skrive datoer på Skriver man datoen 1, vil dette bety den første i inneværende måned / år. Skriver man datoen 1,4 vil dette bety den første april i inneværende år. 188 Rapporter

195 Utvalg av ansatte I rapportbestilling kan du i boksen Utvalg utføre en utvidet seleksjon. Dette gjøres for en eller flere av de tilgjengelige variable (dato, ansatt, fraværskode ), som du ser til venstre i bildet. Lagre utvalget I utgangspunktet avkrysset slik at du får frem dette utvalget hvis du velger Siste utvalg ved neste rapportuttak. OK Går tilbake til rapportbestillingsbildet (for utskrift av rapporten). Avbryt Avbryter Nytt utvalg og går tilbake til rapportbestillingsbildet. NB! Du får da ikke mulighet til å velge Nytt utvalg på denne variabelen igjen uten å velge Alle og så velge Nytt utvalg. Hjelp Gir tilgang til online hjelpetekst. Detaljer Gir deg mulighet til å redigere i de radene som du har fått i høyre kolonne. Eksempel: Du har valgt en avdeling, men i denne avdelingen ønsker du ikke å ha med to av de ansatte med på utskriften. Velg detaljer og ansattnumrene til de ansatte i avdelingen som vises. Du markerer en og en av numrene og kaster de ut av den åpne døren som vises under. Trykk OK når du er ferdig. Rapporter 189

196 Eksportere WinTid rapporter i Excel Man kan eksportere rapporter fra WinTid Til Excel. De rapportene som kan eksporteres er Perioderapport, Resultatrapport, Saldorapport og FTO-rapport med %. Åpne for eksempel resultatrapport, velg menyen WinTid - Eksport Du vil få opp et nytt vindu Exporter Resultatrapporten. Se bildet under. Her må man velge hvor man ønsker å lagre dette excel-arket i Lagre i feltet samt gi dokumentet et Filnavn. Filtype er valgt fra før Excel-filer (*.xls) Slik vil rapporten se ut i Excel. 190 Rapporter

197 Eksportere rapporter til valgfri filtype Man kan kjøre ut disse rapportene med valg av annen filtype også. Åpne for eksempel resultatrapport, velge menyen WinTid Lagre som. Du vil få opp et nytt vindu Lagre som. Se bildet under. Her må man velge hvor man ønsker å lagre dette arket i Lagre i feltet samt gi dokumentet et Filnavn. Filtype er nå valgfritt. Utskrift av skjermbilder Under menyen WinTid er det et valg for å skrive ut skjermbildet direkte. Ved å benytte seg av dette, skrives det aktive skjermbildet ut direkte på skriveren som er satt opp som standard på brukerens pc. Hurtigtast for funksjonen er Ctrl + P. Rapporter 191

198 Lagre som PDF-format For å kunne ha nytte av utskrift i PDF.format, er det anbefalt å installere en distiller i maskinen. Vi velger GhostScript distiller da denne kan brukes i PowerBuilder 9. Kunden bør selv laste ned GhostScript filen og installere i sin maskin. Lagre en rapport til PDF format De rapportene som kan lagres til en fil, kan lagres til PDF format. Under WinTidmeny velger man Lagre som og får opp dialog-boksen på skjermen. Se figuren under. I feltet lagre i brukes temp. Filtypen blir automatisk satt til PDF. For å kunne bruke PDF formatet må katalogen med drivere ligge under en katalog for applikasjonen for eksempel c:\wintid\drivers\. Installer GhostScript i maskinen og les End user License Agreement. Se i avsnittet Referanser. GhostScript bin katalog må være med i PATH system environment variable eks. c:\gs\gs8.00\ bin Dette gjør man slik: Åpne kontrollpanel og klikk på systemikonet og deretter på arkfanen avansert. Se skjermbilde. 192 Rapporter

199 Velg avansert og klikk på miljøvariabler. Rapporter 193

200 Velg TEMP i Variabelkolonnen på øverste rammen i dialogboksen. I nederste rammen, Systemvariabler, velg Path under variabel og legg til (klikk på rediger) og lim inn strengen for GhostScript bin katalog. OBS! Hvis Path variable ikke finnes i TEMP variable, søk i andre variable som er tilgjengelig i din maskin. Vanligvis trenger man ikke å gjøre denne prosessen da den blir lagt automatisk av GhostScript når du har installert programmet. PowerBuilder setter opp printer automatisk første gang det lagres en rapport til PDF og bruker de driverne som finnes i driverkatalogen. Det er derfor viktig at personen som først lagrer til PDF har tilgang til å installere printere. Til sist trenger man en Acrobat Reader til å kunne åpne PDF-filen. Mønstringsrapport Mønstringsrapporten er resultatrapporten i WinTid og dokumenterer resultatene for ønsket periode. Ved at de ansatte får denne pr. periode får de dokumentasjon på når de har kommet og gått, og resultatene for hver dag i perioden. Alle som får utlevert mønstringsrapporten, må få informasjon om hvordan den skal leses dvs. en forklaring på den informasjonen som finnes på rapporten. Rapporten kan også brukes til godkjenning av overtid for perioden ved at ansvarlige får disse til attestasjon. (Resultatrapporten er et alternativ til dette formålet). Dersom det er lagt inn brukerbegrensninger i systemet, er det kun mulig å ta utskrifter av data til de ansatte som brukeren har autorisasjon til å behandle. Default skrives rapporten ut sortert etter ansattnummer med sideskift pr. ansatt. Mønstringsrapporten gir kun utskrift av de ansatte som brukeren er tildelt rettigheter til. Rapportbestilling - Mønstringsrapport Rapportbestillingen består i å definere datointervall og ansatte som skal med på utskriften. 194 Rapporter

201 Fra til dato kan skrives inn for den perioden du ønsker å skrive ut. Siste måned vises default. Alternativt kan du ved å bruke utvalg og nytt utvalg velge datointervallet som enkelte uker, måned, enkelte datoer, år, ukedag eller perioder. Fra til ansatte kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalg. Med denne funksjonen kan du velge ansatte etter navn, firma, avdeling, frigruppe, adgangsgruppe eller lønnsart tabell. Default vises alle ansatte fra første til største ansattnummer. Du har følgende avkrysninger i rapportbestillingsvinduet: Lagre utvalg Siste utvalg 1/100 dels minutter (sende til) skjerm/printer. Rapporten skrives ut på stående A4 format. Hvis den ansatte har flere resultatkolonner enn det er plass til på en side, skrives det ut en side til. Det er kun kategorier som har resultater som kommer med på utskriften. Resultatene er enten i 1/100 timer 7,75 eller i timer og minutter 7:45. Dette velger du i rapportbestillingsbildet. Rapporter 195

202 Beskrivelse av mønstringsrapporten Ansattnr og navn: Fra personaltabellen. Avdeling: Fra personaltabellen. Periode: Valgt periode fra rapportbestilling. Lønnsnr: Vises kun hvis det er registrert i personaltabellen Saldo: Saldo fra dagen før angitt periode. Hvilke saldo som vises styres av den lønnsgruppe den ansatte er tilknyttet. 196 Rapporter

203 Overskriftslinjen: Beskriver de enkelte kolonner med ledetekst. Ledeteksten er kategorienes kortnavn og kan endres (Faste data Koder og kategorier Kategorier). Du må begrense det til 6 karakterer for å få plass i boksen. Dato: Stemplingens dato Dag: Stemplingens Ukedag. Stemplingspar: Alle stemplingsparene som finnes pr. dag vises med 2 par i bredden. Res. korr.: Ved korreksjon av resultater vises dette på egen linje under dagens resultat. Dette markeres med rødt og korrigert verdi ligger under den kategorien som er korrigert. Kategorier: Vises i følgende rekkefølge: fleks, normaltid, overtid, tillegg og fravær Da dette er variabelt fra ansatt til ansatt hvilke kategorier som er brukt vises det under noen eksempler på noen kategorier fra de ulike gruppene. Fleks Dagens fleksitid dvs. resultatet av antall timer normaltid minus lengden på arbeidsdagen. Normal Dagens normaltid dvs. antall timer opparbeidet innenfor normaltidsavgrensningen i beregningsskjemaet. SumTid Overtid Total tid den dagen. Dvs. både normaltid og overtid Overtidskategorier viser all overtidsarbeid 50 % Antall timer den dagen med overtidstillegg 1. for eksempel 50 %. 100 % Antall timer den dagen med overtidstillegg 2. for eksempel 100 %. Sum OT OTa 50 OTa 100 Mertid IkkeOT Antall fullt utbetalte overtidstimer i perioden 50 % overtidstillegg opparbeidet ved overtid avspasering. 100 % overtidstillegg opparbeidet ved overtid avspasering. For deltidsansatte. Dette er tiden mellom arbeidstidslengde og fram til tiden når OT starter. Dette utbetales som vanlig timelønn. Tid utenfor normaltidsavgrensningen på dager det ikke er stemplet overtid. Rapporter 197

204 Tilleggene Kategoriene tillegg vises etter overtiden der disse er brukt. Dere kan selv bestemme navn på tilleggene slik at det som er vist under bare er eksempler. Hvilke tillegg og hva de beskriver defineres i beregningsskjemaet når disse lages. Kveld Helg Fravær Timer tjent opp slik dette tillegget er definert i beregningsskjemaet. Timer tjent opp slik dette tillegget er definert i beregningsskjemaet. Etter tillegg vises fravær som er brukt i perioden. Om tallene viser timer eller dager avhenger av hva du har definert på fraværet i kategoritabellen (Faste data Koder og kategorier Kategorier). Det anbefales å merke kategori kortnavnet med en D for de fravær som viser resultatet i dager. Koder OGMK er koder som gir viktig informasjon om hva som har påvirket resultatet den dagen. O G M K Nr. Hvis det er stemplet overtid den dagen eller den ansatte er tilknyttet en fast OT kode, viser kolonnen hvilken overtidskode som er brukt. Dette brukes til raskt å finne hvilke dager det er jobbet overtid i løpet av perioden. G under G-kolonnen, betyr glemt utstempling den dagen. Hvis det står R, er den glemte utstemplingen den dagen korrigert, dvs. utstemplingen er lagt inn manuelt. M står for merknad og kan inneholde disse kodene: R - ved rettelser/korreksjoner og A auto innlegging fra for eksempel planlagt fravær. K under K-kolonnen, betyr kjernetidsstempling den dagen. Kjernetiden er definert i beregningsskjema. Du kan ta ut egen Kjernetidsrapport. Kolonnen viser hvilket beregningsskjema som er brukt den dagen. Ved korreksjon av resultat (Korrigere resultat) viser kolonnen hvilken type korreksjon som er utført. 1 = Sett resultat til; dvs. dagens resultat som du har på linjen over er erstattet av verdien på linjen under. 2=Legg til verdi på resultat; dvs. utregnet resultat blir påplusset korrigert verdi. 3=Sett utresultat til verdi; dvs. du overstyrer det som er påløpt tidligere og det er denne verdien som akkumuleres fremover. Tid Kolonnen viser hvor lang en arbeidsdag skal være. Tallet hentes fra feltet arbeidsdagens lengde i beregningsskjema. Sum Uke Alle kolonnene summeres pr. uke dvs. fra mandag til søndag. Sum i perioden Sum linjen viser kolonnene summert og har tilsvarende overskriftslinje som over kolonnene. Eksempelvis: 50 % viser hvor mye overtid med 50 % tillegget som er 198 Rapporter

205 jobbet for utskrevet periode. Tilsvarende for de andre overtidstilleggene, andre tillegg og fravær. Saldo Nederst finner du akkumulerte verdier per. siste dag i perioden. Dvs. saldoene dagen før perioden startet (vist øverst på rapporten), pluss resultatet i perioden. Hvilke saldo som vises er definert i lønnsgruppe tabellen den ansatte er tilknyttet. Derfor kan det vises ulike kategorier, men vi anbefaler at den siste skal vise ferie. Under forklares 4 saldi som ofte er brukt. Fleksitid Viser akkumulert +/- saldo den siste dagen i perioden. Hvor mange timer som blir overført til ny periode er definert i periodeavrunding (Faste data Periodedata Periodeavrunding) og strykningen blir utført på første dag i ny periode. Mertid Mertid er den tiden mellom arbeidstidslengde og fram til tiden når OT starter. Dette gjelder deltidsansatte som jobber mindre enn 7,5 time om dagen og som må jobbe 7,5 time før de får overtid. Dette utbetales som regel som vanlig timelønn. Overtid Saldoen viser antall timer med overtid til utbetaling som er jobbet i perioden. Dette fordi denne nullstilles for hver periode. Ferie Feriesaldo viser antall brukte feriedager hittil i år (tallet foran /) av antall tilgjengelige feriedager i inneværende år (tallet etter /). Tilgjengelige feriedager hentes fra personal tabellen (Faste data Personaldata - Personalia) og feltet Rett til feriedager. Attestasjon Nederst blir det skrevet ut signaturfelt for attestasjon. Egenskaper for mønstringsrapport Dersom man tar ut rapporten for flere avdelinger kan det være ønskelig å sortere de ansatte alfabetisk innen avdelingen de tilhører. Man gjør da følgende etter at man har fått frem resultatene på skjermen. Høyreklikk i skjermbildet Velg egenskaper Sortert avdelingsvis med sideskift. Man har også mulighet til å skrive ut de ansatte sortert avdelingsvis uten sideskift. Rapporter 199

206 Perioderapport Perioderapporten viser resultater for utvalgt valgfri periode som kan være for eksempel en dag, en lønnsperiode eller et helt år. Perioden definerer du ved rapportbestilling. Vanlig å skrive ut etter at mønstringsrapportene er fordelt og godkjent. Det skrives en rad pr. ansatt med akkumulert resultat for valgt periode under de kategoriene som har resultater. Rapporten skrives med summering og sideskifte pr. avdeling og en total sum på siste side. Rapporten skrives ut liggende. Hvis det er resultater på flere kategorier enn det er plass til på ett liggende A4, tar den resten på neste side. Perioderapporten skal skrives ut etter endt periode og gis avdelingsledere. Den anbefales også brukt på større perioder som kvartal, halvår og som årsresultat. Perioderapporten kan også brukes som oppfølging ved at den skrives for en enkelt dato. Du vil da raskt kunne se hvem som mangler korrekte stemplinger. Perioderapporten gir kun utskrift av de ansatte bruker er tildelt rettigheter til. Rapportbestilling - Perioderapport Rapportbestillingen består i å definere datointervall og ansatte som skal med på utskriften. 200 Rapporter

207 Fra til dato kan skrives inn for den perioden du ønsker å skrive ut. Siste måned vises default. Alternativt kan du ved å bruke utvalg og nytt utvalg velge datointervallet som enkelte uker, måned, enkelte datoer, år, ukedag eller perioder. Fra til ansatte kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge ansatte etter navn, firma, avdeling, frigruppe, adgangsgruppe eller lønnsart tabell. Default vises alle tilgjengelige ansatte fra første til største ansatt nummer. Du har følgende avkrysninger i rapportbestillingsvinduet: Lagre utvalg 1/100 dels minutter (sende til) skjerm/printer. Rapporten skrives ut på liggende A4 format. Hvis den ansatte har flere resultat kolonner enn det er plass til på en side skrives det ut en side til. Det er kun kategorier som har resultater og som skal vises som kommer med på utskriften. Resultatene er enten i 1/100 timer 7,75 eller i timer og minutter 7:45. Dette velger du i rapportbestillingsbildet. Beskrivelse av Perioderapporten Datoer: Viser rapportens periode. Tas fra rapportbestilling. Rapporter 201

208 Ansatte: Ansatte som er utvalgt med fra laveste til høyeste. Overskriftslinjen Beskriver de enkelte kolonner med ledetekst. Ledeteksten er kategorienes kortnavn og kan endres (Faste data Koder og kategorier Kategorier). Du må begrense det til 6 karakterer for å få plass i boksen. Rapportlinjen, en linje pr. ansatt Nr / Navn: Ansatt nummer og ansattes navn. Hentes fra personaltabellen. Kategorier: Vises gruppert i følgende rekkefølge: fleks, normaltid, overtid, tillegg og fravær. Da det er variabelt fra ansatt til ansatt hvilke kategorier som er brukt, vises det under noen eksempler på noen kategorier fra de ulike kategorigruppene. Fleks Dagens fleksitid dvs. resultatet av antall timer normaltid minus lengden på arbeidsdagen. Normal Dagens normaltid dvs. antall timer opparbeidet innenfor normaltidsavgrensningen i beregningsskjemaet. SumTid: Total tid den dagen. Dvs. både normaltid og overtid 202 Rapporter

209 Overtid: Overtidskategorier viser alt overtidsarbeide 50 % Antall timer den dagen med overtidstillegg 1. for eksempel 50 %. 100 % Antall timer den dagen med overtidstillegg 2. for eksempel 100 %. Sum OT OTa 50 OTa 100 Mertid Ikke OT Tilleggene Antall fullt utbetalte overtidstimer i perioden 50 % overtidstillegg opparbeidet ved overtid avspasering. 100 % overtidstillegg opparbeidet ved overtid avspasering. Opparbeidet timer til avspasering i fm. overtid. Tid utenfor normaltidsavgrensningen på dager det ikke er stemplet overtid. Kategoriene tillegg vises etter overtiden der disse er brukt. Dere kan selv bestemme navn på tilleggene slik at det som er vist under bare er eksempler. Hvilke tillegg og hva de beskriver blir definert i beregningsskjemaet når disse lages. Kveld Helg Timer tjent opp slik dette tillegget er definert i beregningsskjemaet. Timer tjent opp slik dette tillegget er definert i beregningsskjemaet. Fravær; Etter tillegg vises fravær som er brukt i perioden. Om tallene viser timer eller dager avhenger av hva du har definert på fraværet i kategoritabellen (Vedlikehold Basisregistre Kategori). Det anbefales å merke kategori kortnavnet med en D for de fravær som viser resultatet i dager. Avdeling: Viser summerte kolonner pr. avdeling. Ny avdeling følger på neste side. Totalt for alle avdelinger: Vises til slutt med total summer for alle avdelingene. Kolonne TID: Kolonnen Tid skal vise summen av arbeidstidens lengde som står i beregningsskjema. For at man kan kunne se Tid i perioderapporten, må man inn i WinTid Konfigurasjon Vedlikehold system Systemdata Andre. Deretter velger man Ja i feltet Skal kolonne for Tid vises i Perioderapporten. Rapporter 203

210 Lønnsrapport Lønnsrapporten er opprettet for å være til hjelp med å hente ut resultatene som er interessante i forhold til lønn for en ansatt, avdelingsvis eller alle ansatte for en ønsket periode. Rapporten vil bare presentere resultater for de valgte kategorier på de dager som man har resultater (i disse kategoriene). Rapportbestilling Lønnsrapport Rapportbestillingen består i å definere datointervall og ansatte som skal med på utskriften. Fra til dato kan skrives inn for den perioden du ønsker å skrive ut. Siste måned vises default. Alternativt kan du ved å bruke utvalg og nytt utvalg velge datointervallet som enkelt uker, måned, enkelt datoer, år, ukedag eller perioder. Fra til ansatte kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge ansatte etter navn, firma, avdeling, frigruppe, adgangsgruppe eller lønnsart tabell. Default vises alle tilgjengelige ansatte fra første til største ansatt nummer. Fra til kategorier kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge mellom alle kategorier som finnes i WinTid. Det være seg Normaltid, Fleksitid, OT koder, tillegg og fraværskoder. Default vises alle kategorier fra første til siste kategorinummer. Du har følgende avkrysninger i rapportbestillingsvinduet: Lagre utvalg 1/100 dels minutter (sende til) skjerm/printer. 204 Rapporter

211 Rapporten skrives ut på liggende A4 format. Hvis de ansatte har flere resultatkolonner enn det er plass til på en side, skrives det ut en side til. Det er kun kategorier som har resultater og som skal vises som kommer med på utskriften. Resultatene er enten i 1/100 timer 7,75 eller i timer og minutter 7:45. Dette velger du i rapportbestillingsbildet. Beskrivelse av Lønnsrapporten Ansattnr / Navn: Ansatt nummer og navn. Hentes fra personaltabellen Periode: Viser rapportens periode. Tas fra rapportbestilling. Avdeling: Ansattes avdeling. Hentes fra personaltabellen Lønnsnr: Ansattes lønnsnummer. Hentes fra personaltabellen Overskriftslinjen Beskriver de enkelte kolonner med ledetekst. Ledeteksten er kategorienes kortnavn og kan endres (Faste data Koder og kategorier Kategorier). Du må begrense det til 6 karakterer for å få plass i boksen. Rapporter 205

212 Rapportlinjen, en linje pr. dag. Dato: Stemplingens dato Dag: Stemplingens Ukedag. Stemplingspar: Alle stemplingsparene som finnes per. dag vises med 2 par i bredden. Kategorier: De kategoriene du har bestemt til å vises. Bestemmes i rapportbestillingsbildet. Koder OM er koder som gir viktig informasjon om hva som har påvirket resultatet den dagen. O M Sum i perioden Hvis det er stemplet overtid den dagen, viser kolonnen hvilken overtidskode som er brukt. Dette brukes til raskt å finne hvilke dager det er jobbet overtid i løpet av perioden. M står for merknad og kan inneholde disse kodene: R ved rettelser/korreksjoner Sum linjen viser kolonnene summert og har tilsvarende overskriftslinje som over kolonnene. Eksempelvis: 50 % viser hvor mye overtid med 50 % tillegget som er jobbet for utskrevet periode. Tilsvarende for de andre overtidstilleggene, andre tillegg og fravær. Attestasjon Nederst blir det skrevet ut signaturfelt for attestasjon. Egenskaper for lønnsrapport Dersom man tar ut rapporten for flere avdelinger kan det være ønskelig å sortere de ansatte alfabetisk innen avdelingen de tilhører. Man gjør da følgende etter at man har fått frem resultatene på skjermen. Høyreklikk i skjermbildet Velg egenskaper Sortert avdelingsvis med sideskift. Man har også mulighet til å skrive ut de ansatte sortert avdelingsvis uten sideskift. 206 Rapporter

213 Rapporter 207

214 Resultatrapport Resultatrapporten gir mulighet til resultater på valgfri periode og for ønskede kategorier. Den kan brukes til å dokumentere på overtidstimer, påløpte tillegg eller andre kategorier som brukes til å akkumulere timer. Rapporten egner som derfor som grunnlag for registrering av overtid til lønn. Rapporten kan også brukes til rapportering av fravær. Oppsett - Resultatrapport Når du velger Resultatrapport under rapporter, vil du få opp dette oppsettet. Det er du selv som må sette opp dette oppsettet for rapporten. I dette oppsettet kan du velge 15 kategorier som du ønsker å se i rapporten. 208 Rapporter

215 Oppsett I dette feltet gir du ditt oppsett et navn, for eksempel Resultatrapport Rapportoverskrift I kolonnen til høyre under verdi skriver du navnet på rapporten som skal vises i overskriften i selve rapporten Overskrift kolonne 1 Dette er første kolonne i rapporten og her skriver du inn hvilken kategori du ønsker å se i høyre kolonne. Kategorier i kolonne 1 Klikk på Utvalg knappen på høyreside og velg den kategorien som du skrev navnet på i feltet Overskrift kolonne 1. Ber metode kolonne 1 Klikk på knappen på høyreside og velg om du ønsker å se resultat, saldo eller antall på den kategorien du har valg i kolonne 1. Deretter fortsetter man å velge de kategorier og beregningsmetoder som er interessante. Det er plass til 15 kolonner i rapporten. Lagre oppsett Når man har fylt opp oppsettet med de kategoriene man vil ha med i rapporten, klikk på Lagre oppsett knappen. Nytt oppsett Ønsker man å lage et oppsett til, klikk på knappen Nytt oppsett. Slett oppsett Ønsker man å slette oppsett, velg det oppsettet du ønsker å slette og klikk på knappen Slett oppsett. OK Ønsker man å ta ut rapporten, klikk OK Rapportbestilling Resultatrapport Når man har klikket på OK knappen på oppsettet, vil man få opp rapportbestillingsvinduet til rapporten. Rapporter 209

216 Fra til dato kan skrives inn for den perioden du ønsker å skrive ut. Siste måned vises default. Alternativt kan du ved å bruke utvalg og nytt utvalg velge datointervallet som enkelte uker, måned, enkelte datoer, år, ukedag eller perioder. Fra til ansatte kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge ansatte etter navn, firma, avdeling, frigruppe, adgangsgruppe eller lønnsart tabell. Default vises alle tilgjengelige ansatte fra første til største ansattnummer. Du har følgende avkrysninger i rapportbestillingsvinduet: Lagre utvalg: Lagrer det utvalget som er blitt foretatt i rapportbestillingsvinduet Sideskift: (dette valget kommer ikke frem før man har valgt rapport- type ansatt) 1/100 dels minutter: om man ønsker rapporten i 60 eller 100 deler Alfabetisk sortert: Ved valg av Rapporttype ansatt, så får man opp valget Alfabetisk sortert. Ved bruk av denne funksjonen vil rapporten liste opp alle ansatte i alfabetisk rekkefølge uten gruppering per avdeling. Man kan velge mellom 2 forskjellige rapporttyper: Ansatt, viser resultater per ansatt, per avdeling Avdeling, viser resultater per avdeling Man kan velge å sende rapporten til: Skjerm Skriver Oppsett (resultatrapport) Klikk her for å gå tilbake til oppsettet. 210 Rapporter

217 Rapporten skrives ut på liggende A4 format. Resultatene er enten i 1/100 timer 7,75 eller i timer og minutter 7:45. Dette velger du i rapportbestillingsbildet. Klikk OK, for å kjøre ut rapporten. Beskrivelse av resultatrapporten, rapporttype ansatt Overskriften til resultatrapporten Viser valgt periode for rapporten, dato vises oppe til høyre i rapporten. Ansatt nr og navn: Rapporten sorteres på ansattnummer og dato. Ønskes annen sortering må du bruke funksjonen sorter på høyre musetast eller ikonet i menylinje og velge hvilket felt du ønsker å sortere etter. Kategorier Kategoriene som er valgt i oppsettet vises her. (S): Kategorien som er valgt viser Saldo (R): Kategorien som er valgt viser Resultat (A): Kategorien som er valgt viser Antall Sum alle ansatte Sum for alle ansatte vises nederst på rapporten Rapporter 211

218 Beskrivelse av resultatrapporten, rapporttype avdeling Overskriften til resultatrapporten Viser valgt periode for rapporten, dato vises oppe til høyre i rapporten. Avdeling Her vises avdelingene som du har valgt i rapportbestillingen. Rapporten sorterer på avdelingsnr. Ønskes annen sortering må du bruke funksjonen sorter, ved å høyreklikke på selve rapporten. Kategorier Kategoriene som er valgt i oppsettet vises her. (S): Kategorien som er valgt viser Saldo (R): Kategorien som er valgt viser Resultat (A): Kategorien som er valgt viser Antall Sum alle avdelinger Alle avdelinger summert vises nederst på rapporten 212 Rapporter

219 AML OT rapport AML overtidsrapport brukes til å dokumentere total arbeidet tid overfor Arbeidstilsynet. Rapporten viser ikke antall overtidstimer av ulike kategorier, men totalt timer pr. dag, per uke og per år sammen med antall overskredet timer. Det er kategorien SumTimerReell og SumOvertidReell i WinTid som brukes til å vurdere om det er jobbet overtid eller overskredet grensen. Se koder og kategorier Kategorier Fleksible kategorier. Utregning av AML OT Alminnelig arbeidstid, etter 46, er normalt 9 timer pr dag og 40 timer pr uke. For skiftarbeid er alminnelig arbeidstid 38 eller 36 timer pr uke. Arbeid ut over dette regnes som overtid etter arbeidsmiljøloven. Arbeidsgiver kan pålegge den enkelte arbeidstaker å arbeide opptil 13 timer pr døgn. I virksomheter som er bundet av tariffavtale kan arbeidsgiveren og arbeidstakernes tillitsvalgte inngå skriftlig avtale om en utvidelse av arbeidstiden pr døgn. Grensene for hvor mye overtid arbeidstakeren kan arbeide pr uke er satt til 10 timer og grensen for overtid pr 4 uker er satt til 25 timer. I virksomheter som er bundet av tariffavtale kan arbeidsgiveren og arbeidstakernes tillitsvalgte inngå skriftlig avtale om en utvidelse av arbeidstiden pr uke. Arbeidsgiveren kan pålegge arbeidstakeren å arbeide inntil 200 timer overtid pr kalenderår.. I virksomheter som er bundet av tariffavtale kan arbeidsgiveren og arbeidstakernes tillitsvalgte inngå skriftlig avtale om en utvidelse av arbeidstiden pr år. Oppsett AML OT Når du velger AML OT under Rapporter Andre periodiske rapporter, vil du få opp dette oppsettet. Klikk på nedtrekksmenyen til oppsett og du finner oppsettet Vanlig arbeid. Dette oppsettet er i henhold til arbeidsmiljøloven. Klikk OK, for å gå videre til rapportbestillingen. Rapporter 213

220 Oppsett Klikk i feltet oppsett og hent opp oppsettet Vanlig arbeid Antall timer per dag etter AML Antall arbeidstimer per dag er standard 9 timer. Alt over dette regnes som overtid. Antall timer per uke etter AML Antall arbeidstimer pr. uke er standard 40 timer. Alt over dette regnes som overtid. AML pause Her kan man sette inn fratrekk for pause 0,5. Dette betyr at hvis du jobber mer enn 2 timer overtid på en dag, vil det trekkes 0,5 timer pause. Dette er i henhold til Arbeidsmiljølovens Maksimalt antall arb. timer per dag Maksimalt antall arbeidstimer pr. dag er 13. Dette er Arbeidstilsynet spesielt strenge med når det gjelder ansatte som jobber med maskiner der skader lett kan skje. Alt over dette regnes som "overskredet" tid. 214 Rapporter

221 Antall uker i AML perioden Gjennomsnittlig arbeidstid arbeidstakeren kan arbeide pr uke over en periode på 8 uker. Maksimalt antall overtidstimer per år Antall overtidstimer pr. år kan være inntil 200. Alt over dette regnes som overskredet tid Antall uker i syklus Her setter man inn antall uker i syklus. Antall timer i syklus ved særavtale Her setter man inn antall timer i syklus ved særavtale. Maks antall OT timer pr uke Her setter man inn 10 timer som er det antall overtidstimer som er tillatt arbeidet innenfor en periode på 7 dager Maks antall OT timer pr 4-uker Her setter man inn 25 timer som er det antall overtidstimer som er tillatt arbeidet innenfor en periode på 4 sammenhengende uker. OK Klikk på knappen OK, for å gå videre til rapportbestillingen. Rapportbestilling - AML Overtidsrapport Rapportbestillingen består i å definere tidsintervall og hvilke ansatte du ønsker med på rapporten. Rapporter 215

222 Fra til dato for ønsket datointervall. Siste 4 uker vises default. Bruk TAB hvis du ønsker å endre dato verdiene direkte i feltene. Alternativt kan du ved å bruke utvalg og nytt utvalg velge datointervallet som enkelt uker, måned, enkelt datoer, år, ukedag eller perioder. Fra til ansatte kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge ansatte etter navn, firma, avdeling, frigruppe, lønnsgruppe, adgangsgruppe eller lønnsart tabell. Default vises alle tilgjengelige ansatte fra første til største ansatt nummer. Du har følgende avkrysninger i rapportbestillings vinduet: Lagre utvalg Skriv detaljer 1/100 dels minutter (sende til) skjerm/skriver. Ved å krysse for Skriv detaljer får du sum arbeidet tid pr. dato. Uten detaljer for du sum pr. uke og i begge tilfeller totalsum pr. ansatt og totalt for hele utvalget til slutt. Rapporten skrives ut på stående A4 format. AML OT rapport - detaljert. Under følger en beskrivelse av AML OT rapport. Både detaljert dvs. med en linje pr. dato pr. ansatt og ikke detaljert som viser en sum pr. uke pr. ansatt. 216 Rapporter

223 Overskriften Viser perioden i rapportbestillingsvinduet og dato vises til høyre. Rapporten sorteres på ansatt nummer og viser ansattes navn som overskrift. Dette etterfølges av tilhørende avdeling og avdelingsnavn hentet fra personalia. Dato og dag Viser dato og ukenavn / ukenr Antall timer Antall timer som er jobbet den dagen. Eventuell ekstra spisepause er trukket fra utefra det som er definert i oppsettet. OT timer Antall overtidstimer. Hvis Antall timer (se over) er større enn 9, vil det som er større enn 9 stå her. For eksempel det står 16 timer under kolonnen Antall timer, da vil det stå 7 timer i kolonnen OT timer. Overskredet Antall overskredet timer denne dag. Dvs. timer mer enn det som er oppgitt som maksimalt antall timer per dag 14 timer. For eksempel det står 16 timer under kolonnen Antall timer, da vil det stå 7 timer i kolonnen OT timer og 2 timer under kolonnen Overskredet. Når OT timer Totalt i perioden overstiger 200 vil det overskytende komme under kolonnen Overskredet og når antall timer som overstiger 48 Snitt pr uke for de siste 4 måneder vil også denne vises under kolonnen Overskredet. Rapporter 217

224 Totalt uke Det vises et resultat for hver uke. Overstiger Antall timer 40 per uke, vil antallet over 40 stå under kolonne OT timer. Totalt i perioden Totalt Antall timer og OT timer summert i valgte periode. Siste 4 måneder Totalt Antall timer summert for de siste 4 måneder. Snitt per uke Viser snitt per uke. AML OT rapport ikke detaljert Denne rapporten viser kun totalen per uke på Antall timer og OT timer. Helkontinuerlige skift (33,6 timer pr. uke etter tariff) med særavtale og utregning etter arbeidstilsynets metode Det vil si at det er maks grense på 36 timer per uke. Oppsettet vil se slik ut. 218 Rapporter

225 Når du legger inn skiftsykluser må du oppgi antall uker i syklusen og antall timer ved særavtalen. Med dette i oppsettet sjekker den hvordan kalenderen ser ut og hvor mye det skal jobbes pr. dag etter beregningsskjemaene i syklusen. Det er likevel de samme reglene som gjelder for overtidsbruk. Summen av arbeidstid, merarbeid og overtid skal i gjennomsnitt ikke overstige 40 timer per uke. Rapporter 219

226 FTO rapport med AML OT FTO rapport med AML OT er en rapport som viser de ansattes arbeidstid i en periode med et intervall fra 8-52 uker og deres OT timer fra begynnelsen av året fram til rapportperiodens slutt. FTO står for Fravær, tillegg, overtid og disse kategoriene kan du selv legge inn i oppsettet for rapporten. Det er kategorien Sum Timer Reell og Sum Overtid Reell i WinTid som brukes til å vurdere om det er jobbet overtid eller overskredet grensen. Se koder og kategorier Kategorier Fleksible kategorier. Nye forskrifter til arbeidsmiljøloven Alminnelig arbeidstid, etter 46, er normalt 9 timer pr dag og 40 timer pr uke. For skiftarbeid er alminnelig arbeidstid 38 eller 36 timer pr uke. Arbeid ut over dette regnes som overtid etter arbeidsmiljøloven. Arbeidsgiver kan pålegge den enkelte arbeidstaker å arbeide opptil 13 timer pr døgn. Dette kan økes gjennom avtale med tillitsvalgte. Grensene for hvor mye overtid arbeidstakeren kan arbeide pr uke og pr 4 uker er opphevet. Grensene er erstattet med en ny regel om hvor mye gjennomsnittlig arbeidstid arbeidstakeren kan arbeide pr uke over en periode på 4 måneder. Summen av arbeidstid, merarbeid og overtid skal i gjennomsnitt ikke overstige 48 timer pr uke. Fire måneders perioden kan på visse vilkår utvides til seks måneder. I virksomheter som er bundet av tariffavtale kan perioden utvides til ett år etter avtale med tillitsvalgte. Arbeidsgiveren kan pålegge arbeidstakeren å arbeide inntil 200 timer overtid pr kalender år. Det er kommet en ny regel om at den enkelte arbeidstaker på frivillig basis kan avtale ytterligere 200 timer i tillegg, dvs inntil 400 timer overtid pr kalender år. Oppsett FTO rapport med AML OT Når du velger FTO rapporter med AML OT under Rapporter Andre periodiske rapporter, vil du få opp dette oppsettet. Her må man selv legge inn tallene i oppsettet iht arbeidsmiljøloven. 220 Rapporter

227 Oppsett I dette feltet gir du ditt oppsett et navn, for eksempel FTO rapport med AML OT. Antall timer per dag etter AML Antall arbeidstimer per dag er standard 9 timer. Alt over dette regnes som overtid. Antall timer per uke etter AML Antall arbeidstimer pr. uke er standard 40 timer. Alt over dette regnes som overtid. AML pause Her kan man sette inn fratrekk for pause 0,5. Antall uker i AML perioden Gjennomsnittlig arbeidstid arbeidstakeren kan arbeide pr uke over en periode fra 8-52 uker. Antall uker i syklus Her setter man inn antall uker i syklus. Rapporter 221

228 Antall timer i syklus ved særavtale Her setter man inn antall timer i syklus ved særavtale. Deretter så fortsetter man å velge de kategorier og beregningsmetoder som er interessante, man har plass til 15 kolonner i rapporten. Dato for årsstart Her setter man inn dato for årsstart. Datoen må være første mandagen i uke 1. Det kan være siste mandagen i forrige år eller første mandagen dette år. FTO kategorier Klikk på utvalgsknappen i høyre kolonne og velg de kategorier du selv ønsker å ha med i rapporten. Man har plass til 8 FTO-kategorier i rapporten. Lagre oppsett Når man har lagt inn tall og kategorier i oppsettet, må man klikke på knappen Lagre for å lagre oppsettet. Gjør man endring, husk å Lagre endringen. Nytt oppsett Ønsker man å lage et oppsett til, klikk på knappen Nytt oppsett. Slett oppsett Ønsker man å slette et oppsett, velg det oppsettet du ønsker å slette og klikk på knappen Slett oppsett. OK Ønsker man å gå videre til rapportbestillingen, klikk OK Rapportbestilling FTO rapport med AML OT Når man har klikket på OK knappen på oppsettet, vil man få opp rapportbestillingsvinduet til rapporten. 222 Rapporter

229 Fra til dato kan skrives inn for den perioden du ønsker å skrive ut. Rapporten foreslår datointervall for det som settes inn i antall uker i AML-perioden. I viste tilfelle er det valgt 8 uker. Alternativt kan du ved å bruke utvalg og nytt utvalg velge datointervallet som enkelt uker, måned, enkelt datoer, år, ukedag eller perioder. Fra til ansatte kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge ansatte etter navn, firma, avdeling, frigruppe, adgangsgruppe eller lønnsart tabell. Default vises alle tilgjengelige ansatte fra første til største ansatt nummer. Du har følgende avkrysninger i rapportbestillingsvinduet: Lagre utvalg 1/100 dels minutter Man kan velge mellom 2 forskjellige rapporttyper: Ansatt, viser resultater per ansatt, per avdeling Avdeling, viser resultater per avdeling Man kan velge å sende rapporten til: Skjerm Skriver Oppsett (FTO rapport med AML OT) Klikk her for å gå tilbake til oppsettet. Rapporten skrives ut på liggende A4 format. Resultatene er enten i 1/100 timer 7,75 eller i timer og minutter 7:45. Dette velger du i rapportbestillingsbildet. Klikk OK, for å kjøre ut rapporten. Rapporter 223

230 FTO rapport med AML OT, rapporttype ansatt Overskriften Viser perioden i rapportbestillingsvinduet og ukenr. Dato for rapportuttak vises til høyre i rapporten. Rapporten sorteres på ansattnummer og viser ansattes navn og avdeling. For å se ansatte i andre avdelinger må man scrolle seg nedover. AML overtid Uke 17 Den første kolonnen (Uke173) vil vise total arbeidstid i den første uka i aktuell 8 ukers periode. Uke 22, 23 og 24 De tre neste kolonnene (Uke 22, 23 og 24) vil vise total arbeidstid i hver av de 3 siste ukene i angitt periode. Snitt Den femte kolonnen (Uke 17-24) vil vise gjennomsnittlig arbeidet tid per uke de siste 8 ukene. Tom uke 24 Den sjette kolonnen (Tom uke 24) vil vise antall overtidstimer fra og med års start (angitt i oppsettet) og fram til og med periodeslutt. Normaltid Viser den ansattes arbeidstid og fraværstid. (Gjelder kun fravær som oppdaterer normaltid) Se Faste data Koder og kategorier Fraværskoder. Overtid, tillegg, overtid Under denne kolonnen vises de kategorier du har valgt i oppsettet for denne rapporten. 224 Rapporter

231 Sum avdeling Viser sum per avdeling. FTO rapport med AML OT, rapporttype avdeling Rapporten viser summert per avdeling. Rapporter 225

232 FTO rapport med prosent FTO står for Fravær, Tillegg og Overtid, og er en fleksibel rapport som kan brukes til å hente resultater for en ønsket periode. (Normalt siste 4 ukers periode) Rapporten gir deg resultat for siste uke, den perioden du har valgt ut og hittil i år (dvs fra 1.1 og frem til i dag). Rapporten viser prosentfordelingen mellom de resultatene du velger å rapportere på for eksempel sykdom i forhold til det du skulle jobbet. Hvilke kategorier du ønsker å sette mot hverandre velger du selv når du lager rapporten. Du lager selv de rapportene du har behov for. Du kan velge å skrive rapporten detaljert, dvs en ansatt per linje og bunnsum og sideskift for hver avdeling eller kun en linje per avdeling. Rapporten kan enten skrives ut per ansatt eller per avdeling. Beskrivelse av Oppsett av FTO rapport med prosent I stedet for å velge Normaltid som overskrift kolonne 1 (fig 2), kan du skrive arbeidstidens lengde og du skal ikke hente opp noen kategorier i feltet Kategori utvalg kolonne 1. Systemet vil automatisk hente opp tiden du har på arbeidstidens lengde. (fig 1) 226 Rapporter

233 Du lager din egen rapport dvs du velger hvilke kategorier du skal skrive ut og sammenligne. Når du starter menyvalget FTO rapport med prosent, får du opp dette vinduet, men vinduet er helt blankt og oppsettet må lages av deg. Oppsett I dette feltet må du skrive inn navnet for dette oppsettet. Rapportoverskrift Dette blir overskriften i rapporten. Overskrift kolonne 1 I dette tilfelle har jeg valgt å lage en sykefraværsrapport utefra Normaltiden. Jeg får opp 2 forskjellige kolonner i rapporten, hvor kolonne 1 skal være Normaltid. Rapporter 227

234 Overskrift kolonne 2 I denne kolonnen har jeg skrevet inn Sykefravær, som blir den andre kolonnen i rapporten. Kategori utvalg kolonne 1 Klikk på utvalg knappen og hent over kategorien Normaltid fra venstre til høyre kolonne (klikk å dra) samt de sykefraværskoder som man ønsker å ha med i rapporten. NB! Enkelte sykefraværskoder oppdaterer normaltid og skal ikke taes med her. (Disse tallene ligger inne i normaltiden fra før) Sjekk Faste data Koder og kategorier Fraværskoder for å se hvilke fraværskoder som oppdatere normaltid. Kategori utvalg kolonne 2 Her legger jeg over alle sykefraværskoder som jeg ønsker å sammenligne med Normaltiden. Lagre oppsett Klikk på lagre oppsett, for å lagre dette oppsettet. Nytt oppsett Ønsker man et nytt oppsettet for en annen rapport, klikker du på denne knappen her. Slett oppsett Ønsker du å slette oppsett, klikker du her. Avbryt Ønsker du å avbryte for å gå ut av oppsette, klikk her. OK Ønsker du å bruke dette oppsette klikker du OK. Og du går videre til rapportbestillingsbilde for rapporten. Rapportbestilling for FTO rapport med prosent Rapportbestillingen består i å definere datointervall og ansatte som skal med på utskriften. 228 Rapporter

235 Fra til dato vil default foreslå inneværende måned 4 ukers periode. Er det for eksempel mai 2003 foreslåes mandag til søndag Den tar alltid fra mandag til søndag. Ønskes andre utvalg gjøres dette under funksjonen Utvalg der du fritt kan velge ønsket periode Fra til ansatte kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge ansatte etter navn, firma, avdeling, frigruppe, adgangsgruppe eller lønnsart tabell. Default vises alle tilgjengelige ansatte fra første til største ansatt nummer. Du har følgende avkrysninger i rapportbestillingsvinduet: Lagre utvalg Lagre utvalget i rapportbestillingsbilde. Rapport type - Ansatt Rapport type - Avdeling (sende til) skjerm/printer Eksempel på FTO rapport med prosent per ansatt Rapporter 229

236 Eksempel på FTO rapport med prosent per avdeling Beskrivelse av FTO rapporten med prosent Overskrift Sykefravær i prosent blir hentet fra oppsettet. Dato Dette er utskriftsdato Ukenr Bestemmes i rapportbestillingsbilde, i dette tilfelle ønsket jeg en rapport fom uke 19 tom uke 22. (4 uker, mandag til søndag) Normaltid Kategorien normaltid samt sykefraværskoder (sykefraværskoder som ikke oppdaterer normaltid) blir hentet fra oppsettet. Sykefravær Alle sykefraværskoder blir hentet fra oppsettet Avdelingnr og navn Ble valgt i rapportbestillingsvinduet Uke nr Resultatoversikt over normaltid og sykefravær i uke 22. (siste uken) Uke nr Resultatoversikt over normaltid og sykefravær fom uke 19 tom uke 22. (siste 4 uker) Uke nr Resultatoversikt over normaltid og sykefravær fom uke 1 tom uke 22. (Hittil i år) Sum / Sum avdelinger Resultat summert på avdeling og på ansatt. 230 Rapporter

237 Resultatkorreksjoner Alle korreksjoner som gjøres i WinTid logges og kan skrives ut. Det kan utføres to typer av korreksjoner: Endringer på stemplinger og stemplingskoder. Endringer direkte av daglige resultater. Rapporten resultatkorreksjoner viser korreksjoner utført på daglige resultater. Dette gjøres under Vedlikehold stemplinger Resultat korreksjoner - Korrigere resultater. Du kan utføre korreksjoner på alle kategorier ved å endre dagens resultat (nr.1), legge til verdi på dagens resultat (nr.2) eller sette utresultatet til ønsket verdi den dagen (nr.3). Nummeret over vises også på mønstringsrapporten i kolonnen Nr.. Ønsker du å se hva som er korrigert dvs. verdi, når det gjort og av hvem, bruker du rapporten Resultatkorreksjoner. Rapporten skrives ut på liggende A4 format. Sortert pr. ansatt og dato for korreksjonen. Rapportbestilling - Resultatkorreksjoner Rapportbestillingen består i å definere tidsintervall og hvilke ansatte du ønsker med på rapporten. I tillegg må du velge ut hvilke korreksjonstype du ønsker tatt med. Fra til dato for ønsket datointervall. Siste måned foreslår default. Bruk TAB hvis du ønsker å endre dato verdiene direkte i feltene. Alternativt kan du ved å bruke utvalg og nytt utvalg velge datointervallet som enkelt uker, måned, enkelt datoer, år, ukedag eller perioder. Fra til ansatte kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge ansatte etter navn, firma, avdeling, frigruppe, lønnsgruppe, adgangsgruppe eller lønnsart tabell. Default vises alle tilgjengelige ansatte fra første til største ansatt nummer. Rapporter 231

238 Fra til korreksjonstype. Her angir du hvilke korreksjonstype du ønsker med på rapporten. Bruk utvalg og nytt utvalg for å se hvilke korreksjonstyper 1-3 du kan velge. Du har følgende avkrysninger i rapport bestillingsvinduet: Lagre utvalg (sende til) skjerm/printer. Beskrivelse for rapporten Resultatkorreksjoner. Overskrift Inneholder datointervallet, utvalget for ansatte og hvilke korreksjonstyper som er valgt under rapportbestilling. Laveste og høyeste verdi vises hvis det er valgt enkelt verdier, ellers vises teksten Alle. Ansatt navn / nr Ansatt navn og nummer sortert på ansatt navn som første sortering. Avd.navn Kolonnen viser avdelings og navn hentet fra personal data. Dato Kolonnen viser hvilken dato resultat korreksjonen er utført på. Kategori Kolonnen viser hvilken kategori som har fått endret resultatet. 232 Rapporter

239 Korreksjonstype Kolonnen viser hvilken korreksjonstype som er utført. Sett resultat til verdi: Betyr at korrigert verdi erstatter utregnet verdi den dagen. Dvs dagens resultat. Legge til dagens resultat. Betyr at det er lagt til en verdi på dagens resultat, slik at utresultatet den dagen er dagens resultat pluss det som er korrigert inn, pluss det du hadde med deg inn den dagen. Eks. du hadde inn den dagen 12,5 timer på fleksitid. Dagens fleksitid resultat ble 0,5 timer. Det er lagt til 2,25 timer. Utresultatet er da 12,5 + 0,5+2,75=15,75 timer som du tar med videre til neste dag. Sett utresultat til verdi: Det betyr at du erstatter tidligere akkumulerte resultat med ny verdi og at det er denne som akkumuleres videre fra denne dagen. Verken dagens resultat eller tidligere resultater påvirker dette. Verdi Kolonnen viser verdi som er korrigert. Verdien vises i desimal og du må vite hvilke kategorier som vises i timer og dager. Kategorier som vises i dager har blå skrift i resultatene i stemplingsbildet. Bestemmes i Faste data Koder og Kategorier Kategorier). Endret av/ Dato Kolonnen viser hvilken WinTid bruker som har utført resultatkorreksjonen samt dato for når korreksjonen ble utført. Jobb nr Kolonnen viser eventuelt jobbnummer det er korrigert på en jobb (gjelder kun for de som stempler produksjon eller har prosjektregistrering). Hvis korreksjonen er utført på mønstringsresultater vises Mønstring i kolonnen. Grunn Grunn for korreksjonen. Legges til ved bruk av resultat korreksjon i stemplingsbilde. Rapporter 233

240 Stemplingskorreksjoner Alle korreksjoner som gjøres i WinTid logges og kan skrives ut. Det kan utføres to typer av korreksjoner: Endringer på stemplinger og stemplingskoder. Endringer av daglige resultater. Rapporten stemplingskorreksjoner viser korreksjoner utført på stemplinger. Dette gjøres under Vedlikehold stemplinger, og kan være endringer av tidspunkter, melde fravær, overtidskoder og bytte av beregningsskjema. At en slik korreksjon er utført vises med et rødt felt i stemplingsbildet og merkes med en R retting under kolonnen M på mønstringsrapporten. Ønsker du å se hva som er korrigert dvs. gammel verdi, når det gjort og av hvem, bruker du denne rapporten. Rapporten skrives ut på liggende A4 format. Sortert pr. ansatt og dato for korreksjonen. Rapportbestilling - Stemplingskorreksjoner Rapportbestillingen består i å definere tidsintervall og hvilke ansatte du ønsker med på rapporten. Fra til dato for ønsket datointervall. Siste måned foreslås i utgangspunktet. Bruk TAB hvis du ønsker å endre datoverdiene i feltene. Alternativt kan du ved å bruke utvalg og nytt utvalg velge datointervall som enkeltuker, måned, enkeltdatoer, år, ukedag eller perioder. Fra til ansatte kan enten skrives direkte inn, eller du kan bruke utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge ansatte etter navn, firma, avdeling, frigruppe, lønnsgruppe, adgangsgruppe eller lønnsart tabell. I utgangspunktet vises alle tilgjengelige ansatte fra laveste til høyeste ansatt nummer. Du har følgende avkrysninger i rapport bestillingsvinduet: 234 Rapporter

241 Lagre utvalg (sende til) skjerm/printer. Beskrivelse for rapporten Stemplingskorreksjoner Overskrift Inneholder det valgte datointervallet og utvalget for ansatte. Dato og klokkeslett for rapportutskriften vises også i overskriften. Ansatt navn / nr Ansatt navn og nummer sortert på ansattes navn som første sortering. Dato Kolonnen viser hvilken dato stemplingskorreksjonen er utført på. Rapporter 235

242 Bruker Viser hvilke bruker som har gjort korreksjonen. Korreksjonstype Kolonnen viser hvilken korreksjonstype som er utført. 1 - Lagt inn stempling. Dvs. at det er lagt inn rader for inn eller utstempling. 2 - Endret stempling. Stemplingen er endret f.eks. klokkeslettet, stemplingstypen, beregningsskjema, overtidskode etc. 3 - Slettet stempling. Dvs. stemplingslinje er slettet. Gammel verdi/ Ny verdi Her vises gammel stempling og ny stempling. Årsak Ved å benytte årsakstekst, kan man skrive inn årsak til endringen. Dette gjøres under stemplingsbilde- Vedlikehold stemplinger. Endret dato Kolonnen viser hvilken dato korreksjonen er utført. 236 Rapporter

243 Variable tillegg rapport Nå kan du ta ut rapport over alle variable tilleggene som du har fått godskrevet over en viss periode. Variable tillegg defineres under Fasta data Koder og kategorier Variable tillegg. Variable tillegg gis til den ansatte i stemplingsbilde ved å dobbelklikke på stemplingstiden, eller man kan programmere inn forskjellige variable tillegg på terminalen. Slik at de ansatte selv taster inn kode for det tillegget de skal ha. Ønsker du å se hva slags variable tillegg som er gitt til en eller flere personer over en viss periode, kan denne rapporten brukes. Rapporten kan taes ut detaljert og ikke detaljert. Rapportbestilling Variable tillegg Rapportbestillingen består i å definere tidsintervall og hvilke ansatte du ønsker med på rapporten. Fra til dato for ønsket datointervall. Siste måned foreslås i utgangspunktet. Bruk TAB hvis du ønsker å endre datoverdiene i feltene. Alternativt kan du ved å bruke utvalg og nytt utvalg velge datointervall som enkeltuker, måned, enkeltdatoer, år, ukedag eller perioder. Fra til ansatte kan enten skrives direkte inn, eller du kan bruke utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge ansatte etter navn, firma, avdeling, frigruppe, lønnsgruppe, adgangsgruppe eller lønnsart tabell. I utgangspunktet vises alle tilgjengelige ansatte fra laveste til høyeste ansatt nummer. Du har følgende avkrysninger i rapport bestillingsvinduet: Lagre utvalg Skriv detaljer (sende til) skjerm/printer. Rapporter 237

244 Eksempel på variable tillegg rapport, ikke detaljert Eksempel på variable tillegg rapport, detaljert 238 Rapporter

245 Beskrivelse for rapporten Variable tillegg Overskrift Inneholder det valgte datointervallet og utvalget for ansatte. Dato og klokkeslett for rapportutskriften vises også i overskriften. Avdeling navn / nr Hentes fra Personal data. Ansatt navn / nr Ansatt navn og nummer sortert på ansattes navn som første sortering. Dato Kolonnen viser hvilken dato stemplingskorreksjonen er utført på. Jobb Viser om dette er mønstring eller produksjon Tillegg nr / tillegg navn Tilleggets nr og navn, Registrert Viser når dette tillegget ble registrert på den ansatte. Antall Viser antall variable tillegg som er blitt registrert på den ansatte. Innlagt Viser hvordan tillegget er innlagt. Rapporter 239

246 Kostnadsstedsrapport Du finner den under rapporter og Andre periodiske rapporter. Den er bygget opp tilsvarende Jobb-/produksjonsrapporten. Kostnadsstedsrapporten gir muligheter for ulike varianter av resultater avhengig av sorteringsnivåer som velges. I tillegg kan du velge mellom å skrive ut detaljert rapport dvs. med stemplinger eller kun summer. Rapporten viser resultater for valgt periode som du velger med fra og til dato. Perioden definerer du ved rapportbestilling. Et kostnadssted kan bestå av flere nivåer. Under Struktur på kostnadssted definerer du antall nivåer og navn på nivåene. Rapportbestillingsbildet viser antall nivåer og navn som er definert. Rapporten skrives med summering pr. sorteringsnivå og en total sum på siste side for hver kolonne. Rapporten skrives ut liggende. Hvis det er resultater på flere kategorier enn det er plass til på ett liggende A4-ark, tar den resten på neste side. Du får tilgang til de ansatte som har jobbet på kostnadssteder som du er tildelt. Dvs. at du ser resultatene og kan godkjenne disse resultatene selv om den ansatte ikke tilhører brukeren. 240 Rapporter

247 Rapport bestilling Når du velger rapporten får du først opp rapportbestillingsvinduet. 1. Velg hvilket kostnadssteds oppsett du ønsker å rapportere fra. Du finner aktuelle oppsett ved å åpne droppboksen øverst. 2. Velg sortering. Du kan velge antall og hvilke nivå i kostnadsstedsstrukturen du ønsker sortering/brudd på. I tillegg kan du velge å sortere på ansatte slik eksempelet viser. Ønsker du sideskift, setter du hake i boksen til høyre for nivået du har valgt 3. Utvalg dato, ansatte og kostnadssteder. Du velger hvilke data som skal tas med i rapporten. Seleksjonen gjøres pr. dato, ansatte eller avdeling og verdier på nivåene i kostnadssteds strukturen. Dette gjøres tilsvarende måte som andre rapporter i WinTid. Du kan enten skrive inn verdier under Fra/Til eller åpne Nytt utvalg i kolonnen utvalg og velge verdier. 4. Rapportparametere Rapporter 241

248 a. Liggende utskrift, anbefales hvis du vet at det er mange kategorier som er brukt for perioden du skal rapportere. b. Lagre utvalg. Hvis du skal kjøre rapporten med det samme eller deler av utvalget flere ganger, vil det lønne seg å krysse av her. Du kan da benytte funksjonen Siste Utvalg for de deler av utvalget som er det samme (perioden eller ansatte) neste gang du kjører rapporten. c. Skriv detaljer. Med kryss her får du en detaljert rapport dvs. den viser hver dag med stemplingstidspunktene for bytte av kostnadssted. d. 1/100 dels minutt. Med kryss får du resultatene i 100-deler. Uten kryss får du resultatet i timer og minutter. e. Skjerm/skriver. Kryss i om du ønsker rapporten direkte på skriver eller først til skjerm. Ved utskrift til skjerm kan du lett skrive ut resultatet til skriver ved å velge skrive ikonet i menyen. Rapport resultatet Rapporten vil ha forskjellig utsende avhengig av antall nivåer som skrives ut. Ved utskrift av stemplingspar vises både dato, ukedag og klokkeslettene for stemplingene. Kolonnene i utskriften er beskrevet under. Først vises en detaljert rapport dvs. du har med ansatte og når det er jobbet på kostnadsstedet. 242 Rapporter

249 Beskrivelse av feltene i kostnadsstedsrapporten Rapportoverskriften Sorteringsnivå som er valgt. f.eks. ansatte, avdeling, prosjekt Utskriftstidsrom Tas fra rapportbestilling. Ansatte Ansatte som er utvalgt fra laveste til høyeste verdi. Kostnadsstedsnivåene Navn på nivåene med laveste og høyeste verdi hvis ikke alle er valgt. Overskriftslinjen Beskriver de enkelte kolonner med ledetekst. Ledeteksten er kategorienes kortnavn og kan endres. For mer informasjon se WinTid, Faste data og Koder og kategorier. Du må begrense kortnavnet til 6 karakterer for å plass i kolonne overskriften. Rapportlinjen Ved utskrift med stemplingspar vises en linje pr. dato Dato Dato det er jobbet på kostnadsstedet. Dag 1-4 Inn og ut klokkeslettet tilsvarer bytt kostnadssted tidspunkt. Kategorier Vises i gruppert følgende rekkefølge: normaltid, overtid og tillegg. Da det er variabelt fra jobb til jobb hvilke kategorier som er brukt, vises det noen eksempler på kategorier fra de ulike kategorigruppene i utskriftseksemplene. Normaltid Dagens normaltid dvs. antall timer opparbeidet innenfor normaltids avgrensningen i beregningsskjemaet. Overtid Overtidskategorier viser alle overtidsarbeidene 50 % Antall timer den dagen med overtidstillegg 1. f.eks 50 %. 100 % Antall timer den dagen med overtidstillegg 2. f.eks 100 %. Sum OT Summen av 50 % og 100 %. Tillegg Kategoriene tillegg vises etter overtiden der disse er brukt. Du kan selv bestemme navn på tilleggene slik at det som er vist bare er eksempler. Hvilke tillegg og hva de beskriver blir definert i beregningsskjemaet. Rapporter 243

250 Fravær Timer på fravær vises som de siste kategoriene i utskriften. Kolonnen O (overtid) O Hvis det er stemplet overtid den dagen, viser kolonnen hvilken overtidskode som er brukt. Dette brukes til raskt å finne hvilke dager det er jobbet overtid i løpet av perioden. Kolonnen Skj(ema) Skj. Totalt Kolonnen viser hvilket beregningsskjema som er brukt den dagen. Viser en total kolonne sum til slutt på rapporten Under vises en rapport med brudd summer. Det er valgt å vise brudd nivåer for avdeling, prosjekt og aktivitet, men hvem og når jobben er utført vises ikke. Ved å kombinere hvilke nivåer og rekkefølgen på nivåene i rapportbestillings- bildet, får du ut de data du ønsker fra kostnadsstedsfordelingen i WinTid. I utskriftseksemplet under skrives kun brudd summer ut. Resultatrapport uten oppsett Dette er en rapport hvor man selv må velge de funksjonene man ønsker. I rapportbestillingen er det valgt kategoriene overtid 50 % og 100 % og fleksitid. 244 Rapporter

251 Avviksrapport Avviksrapporten brukes til å dokumentere eventuelle avvik som må følges opp. Dette kan være tid på fravær som skal følges opp f.eks. skoft, fleksitid, syk kode. Videre må du følge opp dager med glemt utstempling eller dager uten stemplinger. Du får også med de som har overtid eller tid på ikke OT-kategorien. Når man får opp rapporten på skjerm, kan man dobbelklikke på selve navnet eller dato og komme rett inn i deres stemplingsbilde på den dagen personen har avvik. Ønsker man å gjøre endringer, kan man gjøre det og eventuelt lagre. Etter at man har rettet opp og eventuell lagret, lukker man stemplingsbilde og du er tilbake i Rapporter 245

252 Avviksrapporten. For at avviksrapporten skal oppdatere seg er du nødt for å kjøre ut ny rapport Rapporten skrives ut på liggende A4 til skjerm og skriver og er sortert pr. avdeling, dato og ansatt nummer. Rapportbestilling - Oppfølging av avvik Rapportbestillingen består i å definere hvilke ansatte og kriterier for fraværskoder du ønsker med på rapporten. Fra til dato for ønsket datointervall. Default foreslås gårsdagens dato. Bruk TAB hvis du ønsker å endre fra og til dato. Fra til avdeling kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge fra enkelte avdelinger eller intervall av avdelinger. Default vises alle tilgjengelige avdelinger fra første til største avdelings nummer. Fra til ansatte kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge ansatte etter navn, firma, avdeling, frigruppe, lønnsgruppe, adgangsgruppe eller lønnsart tabell. Default vises alle tilgjengelige ansatte fra første til største ansatt nummer. Fra til fraværskoder. Her angir du hvilke fraværskoder du ønsker å tatt med som avvik. Dette kan være skoft, helligdagsgodtgjørelse, avspasering eller tilsvarende. Da det kan være vanskelig å angi fra til på fraværskode nummer, anbefales det at du bruker utvalg og nytt utvalg for å velge de fravær du skal ha med. Du kan da enkelt markere enkelt fravær eller intervaller av fravær. Husk å markere lagre utvalg, slik at du kan bruke funksjonen siste utvalg for fraværskodene ved neste kjøring. Du har følgende avkrysninger i rapport bestillingsvinduet: Lagre utvalg 1/100 dels minutter (sende til) skjerm/printer. 246 Rapporter

253 Beskrivelse av Avviksrapport Overskrift Inneholder datointervallet og utvalget for avdeling, ansatt og fraværskodene som er definert under rapportbestilling. Laveste og høyeste verdi vises, hvis det er valgt enkelt verdier, ellers vises alle. Dato og klokkeslett for rapportutskriften skrives også i overskriften. Avdeling Dette er første sortering og bruddnivå dvs. du får avdelingsnummer og navn på egen linje og under følger informasjon om de ansatte i denne avdelingen. Dato Dato er andre sortering og skrives sammen med første ansatte. Ved å dobbelklikke på dato eller navn Ansatt Ansatt nummer og navn sortert på ansatt nummer som tredje sortering. Det anbefales ikke å velge annen sortering. Stempling Her vises teksten Glemt hvis det mangler utstempling i tillegg vises teksten Mangler hvis det mangler stempling den dagen. Her vil det også vises om vedkommende har stemplet i kjernetiden ifm med bruk av kjernetidsregler. Fleks Her vises negative og positive resultater på fleksitid. Dette gjelder kun for ansatte som har beregningsskjema med fleksitidsregel dvs. bruker målt tid. Hvis den viser full dag i minus betyr det at det ikke er noen stemplinger den dagen eller at vedkommende avspaserer dagen. For å skille på det anbefales det at du tar med avspaseringskodene under fraværskoder, slik at du kan se om det er avspasering eller om det er en dag uten informasjon. I WinTid Konfigurasjon System data Andre, kan man sette nedre og øvre grense på fleksitid., slik at du kun ser den fleksitiden som er interessant for deg i rapporten. Rapporter 247

254 Overtid Alle som har jobbet overtid tas med på listen. Dette er nødvendigvis ikke avvik, men gir mulighet for kontroll at overtiden er pålagt og godkjent. Her vises antall OT timer den ansatte har jobbet. Mertid Her vises hvor mange timer en ansatt har på kategorien for mertid. OT kode I denne kolonnen vises den OT koden ansatte har brukt den dagen. Ikke OT I kolonnen vises alle som har fått tid på kategorien Ikke OT. Dvs. de har jobbet utover normaltidsavgrensningen og ikke brukt noen overtidskode for å få godskrevet denne tiden. Dette er informasjon slik at det kan vurderes om det skal gjøres noe med denne tiden. Fravær Kolonnen viser fraværskode og betegnelse for utvalgte fravær den ansatte har hatt på gjeldende datoer. Fraværstid Kolonnen viser påløpt tid for fraværet. 248 Rapporter

255 Dagsrapport Dagsrapport er opprettet for å være til hjelp for å hente ut dagens resultater for en ansatt eller avdelingsvis, noe som kan være nyttig for eksempel i forhold til oppfølging av daglige avvik. Når man får opp rapporten på skjerm, kan man dobbelklikke på selve navnet eller dato og komme rett inn i deres stemplingsbilde på den dagen personen har avvik. Ønsker man å gjøre endringer, kan man gjøre det og eventuelt lagre. Etter at man har rettet opp og eventuell lagret, lukker man stemplingsbilde og du er tilbake i Avviksrapporten. For at avviksrapporten skal oppdatere seg er du nødt for å kjøre ut ny rapport Dagsrapporten vil vise alle ansatte som man har satt i utvalget i Rapportbestillingen, men det forutsetter at minst en ansatt i utvalget har data. Rapporten skrives ut på liggende A4 til skjerm og skriver og er sortert per. Dato og ansattnummer. Rapportbestilling - Dagsrapport Rapportbestillingen består i å definere hvilke ansatte og kriterier for beregningsskjemaer og kategorier du ønsker med på rapporten. Fra til dato for ønsket datointervall. Default foreslås gårsdagens dato. Bruk TAB hvis du ønsker å endre fra og til dato. Fra til ansatte kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge ansatte etter navn, firma, avdeling, frigruppe, lønnsgruppe, adgangsgruppe eller lønnsart tabell. Default vises alle tilgjengelige ansatte fra første til største ansatt nummer. Fra til beregningsskjema kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge fra enkelte beregningsskjemaer eller intervall av beregningsskjemaer. Default Rapporter 249

256 vises alle tilgjengelige beregningsskjemaer fra første til største beregningsskjema nummer. Fra til kategorier kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge fra enkelt kategorier eller intervall av kategorier. Default vises alle tilgjengelige kategorier fra første til største kategorinummer. Du har følgende avkrysninger i rapport bestillingsvinduet: Lagre utvalg 1/100 dels minutter (sende til) skjerm/printer. Beskrivelse av Dagsrapport Overskrift Inneholder datointervallet og utvalget for ansatte, beregningsskjema og kategoriene som er definert under rapportbestilling. Laveste og høyeste verdi vises, hvis det er valgt enkelt verdier, ellers vises Alle. Dato og klokkeslett for rapportutskriften skrives også i overskriften. Avdeling Dette er første sortering og bruddnivå dvs. du får avdelingsnummer og navn på egen linje og under følger informasjon om de ansatte i denne avdelingen. Ansatt nr / Ansatt navn Den ansattes nr og navn Dato Stemplingens dato Dag Stemplingens Ukedag. Stemplingspar Alle stemplingsparene som finnes pr. dag vises med 2 par i bredden. 250 Rapporter

257 Res. korr Ved korreksjon av resultater vises dette på egen linje under dagens resultat. Dette markeres med rødt og korrigert verdi ligger under den kategorien som er korrigert. Rapporter 251

258 Kategorier Vises i følgende rekkefølge: fleks, normaltid, overtid, tillegg og fravær. Da dette er variabelt fra ansatt til ansatt hvilke kategorier som er brukt vises det under noen eksempler på noen kategorier fra de ulike gruppene. Fleks Dagens fleksitid dvs. resultatet av antall timer normaltid minus lengden på arbeidsdagen. Normal Dagens normaltid dvs. antall timer opparbeidet innenfor normaltidsavgrensningen i beregningsskjemaet. SumTid Overtid Total tid den dagen. Dvs. både normaltid og overtid Overtidskategorier viser all overtidsarbeide 50 % Antall timer den dagen med overtidstillegg 1. for eksempel 50 %. 100 % Antall timer den dagen med overtidstillegg 2. for eksempel 100 %. Sum OT OTa 50 OTa 100 Mertid IkkeOT Tilleggene Antall fullt utbetalte overtidstimer i perioden 50 % overtidstillegg opparbeidet ved overtid avspasering. 100 % overtidstillegg opparbeidet ved overtid avspasering. For deltidsansatte. Dette er tiden mellom arbeidstidslengde og fram til tiden når OT starter. Dette utbetales som vanlig timelønn. Tid utenfor normaltids avgrensning på dager det ikke er stemplet overtid. Kategoriene tillegg vises etter overtiden der disse er brukt. Dere kan selv bestemme navn på tilleggene slik at det som er vist under bare er eksempler. Hvilke tillegg og hva de beskriver blir definert i beregningsskjemaet når disse lages. Kveld Helg Fravær Timer tjent opp slik dette tillegget er definert i beregningsskjemaet. Timer tjent opp slik dette tillegget er definert i beregningsskjemaet. Etter tillegg vises fravær som er brukt i perioden. Om tallene viser timer eller dager avhenger av hva du har definert på fraværet i kategoritabellen (Faste data Koder og kategorier Kategorier). Det anbefales å merke kategori kortnavnet med en D for de fravær som viser resultatet i dager. 252 Rapporter

259 Koder OGMK er koder som gir viktig informasjon om hva som har påvirket resultatet den dagen. O G M K Nr Hvis det er stemplet overtid den dagen eller den ansatte er tilknyttet en fast OT kode, viser kolonnen hvilken overtidskode som er brukt. Dette brukes til raskt å finne hvilke dager det er jobbet overtid i løpet av perioden. G under G-kolonnen, betyr glemt utstempling den dagen. Hvis det står R, er den glemte utstemplingen den dagen korrigert, dvs. utstemplingen er lagt inn manuelt. M står for merknad og kan inneholde disse kodene: R - ved rettelser/korreksjoner og A auto innlegging fra for eksempel planlagt fravær. K under K-kolonnen, betyr kjernetidsstempling den dagen. Kjernetiden er definert i beregningsskjema. Du kan ta ut egen Kjernetidsrapport. Kolonnen viser hvilket beregningsskjema som er brukt den dagen. Ved korreksjon av resultat (Korrigere resultat) viser kolonnen hvilken type korreksjon som er utført. 1 = Sett resultat til dvs. dagens resultat som du har på linjen over er erstattet av verdien på linjen under. 2=Legg til verdi på resultat dvs. utregnet resultat blir påplusset korrigert verdi. 3=Sett utresultat til verdi dvs. du overstyrer det som er påløpt tidligere og det er denne verdien som akkumuleres fremover. Tid Kolonnen viser hvor lang en arbeidsdag skal være. Tallet hentes fra feltet arbeidsdagens lengde i beregningsskjema. Sum for avdeling Sum linjen viser kolonnene summert og har tilsvarende overskriftslinje som over kolonnene. Eksempelvis: 50 % viser hvor mye overtid med 50 % tillegget som er jobbet for utskrevet periode. Tilsvarende for de andre overtidstilleggene, andre tillegg og fravær. Rapporter 253

260 Glemte utstemplinger Rapporten Glemte utstemplinger er opprettet for å være til hjelp for å hente ut de dagene som har glemte utstemplinger for en ansatt eller flere ansatte, noe som kan være nyttig for eksempel i forhold til oppfølging av daglige avvik. Rapporten skrives ut på liggende A4 til skjerm og skriver og er sortert per. dato og ansattnummer. Rapportbestilling Glemte utstemplinger Dagsrapport er opprettet for å være til hjelp for å hente ut dagens resultater for en ansatt eller avdelingsvis, noe som kan være nyttig for eksempel i forhold til oppfølging av daglige avvik. Rapporten skrives ut på liggende A4 til skjerm og skriver og er sortert per. dato og ansattnummer. Fra til dato for ønsket datointervall. Default foreslås gårsdagens dato. Bruk TAB hvis du ønsker å endre fra og til dato. Fra til ansatte kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge ansatte etter navn, firma, avdeling, frigruppe, lønnsgruppe, adgangsgruppe eller lønnsart tabell. Default vises alle tilgjengelige ansatte fra første til største ansatt nummer. Du har følgende avkrysninger i rapport bestillings vinduet: Lagre utvalg 1/100 dels minutter (sende til) skjerm/printer. 254 Rapporter

261 Beskrivelse av rapporten Glemte utstemplinger Overskrift Inneholder datointervallet og utvalget for ansatte som er definert under rapportbestilling. Laveste og høyeste verdi vises, hvis det er valgt enkelt verdier, ellers vises Alle. Dato og klokkeslett for rapportutskriften skrives også i overskriften. Dato Stemplingens dato Ansatt nr / Ansatt navn Den ansattes nr og navn Avdeling Tilhørende avdeling tilknyttet den ansatte i personal data. Rapporter 255

262 Saldorapport Saldo rapporten er opprettet for å være til hjelp for å hente ut saldoer for en ansatt eller flere ansatte. Rapporten skrives ut på liggende A4 til skjerm og skriver og er sortert per. dato og ansattnummer. Rapportbestilling Saldo rapport Fra til dato for ønsket datointervall. Default foreslås gårsdagens dato. Bruk TAB hvis du ønsker å endre fra og til dato. Fra til ansatte kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge ansatte etter navn, firma, avdeling, frigruppe, lønnsgruppe, adgangsgruppe eller lønnsart tabell. Default vises alle tilgjengelige ansatte fra første til største ansatt nummer. Fra til kategorier kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge fra enkelt kategorier eller intervall av kategorier. Default vises alle tilgjengelige kategorier fra første til største kategorinummer. Du har følgende avkrysninger i rapport bestillingsvinduet: Lagre utvalg 1/100 dels minutter (sende til) skjerm/printer. 256 Rapporter

263 Beskrivelse av Saldorapport Overskrift Inneholder datointervallet som er definert under rapportbestilling. Dato og klokkeslett for rapportutskriften skrives også i overskriften. Ansatt nr / Ansatt navn Den ansattes nr og navn Kategorier Her vises saldoene per person på utvalgte dato. Disse saldoene finner man igjen i Daglige data - Stemplingsbilde Vedlikehold stemplinger Akkumulerte resultater på ut saldoen. NB! Det er kun kategorier som har periodeavrunding per måned eller år som vises her. Sjekk Faste data Periode data Periodeavrunding for å se hva slags periodeavrunding din kategori har. Rapporter 257

264 Inndata Inndata er første stopp for stemplingen fra terminalen og inn i WinTid. Stemplingen legges inn og det opprettes en rad med status, dato, klokkeslett, sekvensnummer og hele stemplingsstrengen. Inndata beholdes i 30 dager eller det antall dager som er satt under Sykliske programmer i WinTid Konfigurasjon og Programkjøring. Sletting kjøres normalt hver søndag. Med inndatarapporten kan du få dokumentert hvordan det er stemplet og om stemplingen er kommet inn i WinTid. Det siste er nødvendig å sjekke hvis du for eksempel ikke finner stemplingene i Stemplingsbildet. Da skal du sjekke om stemplingene i det hele tatt er kommet inn fra stemplingsterminalene til inndata. Finnes de i inndata men ikke i mønstringsbildet, kan du få lest stemplingene inn på nytt ved hjelp av reversering som du finner WinTid Konfigurasjon under Vedlikeholdmenyen. Rapportbestilling - Inndatarapport Rapportbestillingen består i å definere tidsintervall og hvilke ansatte du ønsker med på rapporten. Fra til dato for ønsket datointervall. Siste måned foreslår default. Bruk TAB hvis du ønsker å endre dato verdiene direkte i feltene. Alternativt kan du ved å bruke utvalg og nytt utvalg velge datointervallet som enkelt uker, måned, enkelt datoer, år, ukedag eller perioder. Fra til ansatte kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge ansatte etter navn, firma, avdeling, frigruppe, lønnsgruppe, adgangsgruppe eller lønnsart tabell. Default vises alle tilgjengelige ansatte fra første til største ansatt nummer. 258 Rapporter

265 Du har følgende avkrysninger i rapportbestillingsvinduet: Lagre utvalg Vis kun feilstemplinger (sende til) skjerm/printer. Beskrivelse av feltene for Inndata Overskrift Inneholder datointervallet og utvalget for ansatte som ble valgt under rapportbestillingen. Laveste og høyeste verdi vises hvis det er valgt enkelt verdier, ellers vises teksten Alle. Dato og klokkeslett for rapportutskriften vises også i overskriften. Stemplet dato / tid Rapporten bryter pr. dato dvs. at dette er første sortering og under hver dato sorteres stemplingen etter stigende klokkeslett. Datoen skrives på egen linje som en overskrift. Ansattnr og navn Ansatt nummer og navn hentet fra personaltabellen. Stemplingstype Kolonnen viser hva slags stempling som er utført dvs. hvilken funksjon som er brukt på stemplingsterminalen. Eksempler er inn, ut, Fravær inn, fravær ut, saldo, overtidsstempling, bytte jobb, start jobb, avslutt jobb etc. Status Kolonnen viser stemplingens status Kortnr Kolonnen viser kortnummer til den som har stemplet. Denne finnes i stemplingsstrengen. Terminal adresse Kolonnen viser hvilken stemplingsterminal som stemplingen ble utført på. Terminalen betegnes og oppover. Terminaladresse finnes i stemplingsstrengen. Mer informasjon om terminaladressen finner du under adgangsgruppe. Innlest dato/tid Kolonnen viser hvilken dato stemplingen ble lest inn til WinTid. Dette er normalt samtidig med tidspunktet det ble stemplet hvis ikke andre oppgaver er utført av innlesingsprogrammet eller kommunikasjonen har vært nede. Stempling Kolonnen viser stemplingsstrengen slik den er sendt fra terminalen til WinTid. Rapporter 259

266 Forklaring @B B B Terminalen som stemplingen kommer fra. terminal 1 osv. Sjekk systemfilen på F7 - siden med terminalbeskrivelse. Blank : Kommunikasjons modus. Blank=på (online), (modem) dvs stemplinger sendes kun når den blir bedt om å sende. B1: Stemplingskode, forklart under. 1: Posisjon 8. Klokke i dent. 0=feil med klokke, 1=klokke ok : Dato for stemplingen. 1612: Klokkeslettet for stemplingen 0: Posisjon 19. Error i dent. 0=ingen feil, 1=feil. Resten: Posisjon er det sifrene som leses fra stemplingskortet. Ofte er de 5 siste kortnummeret. Etter kortnummeret følger tilleggsinformasjon som fraværskoder, jobbkoder, retur informasjon etc. Dvs. alt som er stemplet i tilknytning til en funksjonstast på stemplingsterminalen. Inndatarapporten gir deg mulighet til å ta ut informasjon direkte fra inndata for å se hva som er kommet inn. Under følger en oversikt over hva kodene betyr. Bruk denne som et oppslagsverk når du skal lese inndata informasjon. Eksempel på en stemplingsstreng som blir lagt inn i B Strengen er forklart over, kodene (uthevet) som WinTid bruker er vist under. Type navn: Mønstrings koder: B0 SALDO? (?) B1 INN -----> ( ) B2 UT ( ) -----> B3 FRAVÆR ( ) - - -> B4 FRAVÆR INN - - -> ( ) B5 FRAVÆR UT ( ) - - -> B6 OVERTID (*) b0 ADGANG INFO (9290) CA UTTAK MED PRODID CB UTTAK UTEN PRODID 260 Rapporter

267 Produksjon/jobb koder: F0 JOBB? [?] F1 START JOBB -----> [ ] F2 AVSLUTT JOBB [a] -----> F3 RESTART JOBB - - -> [ ] F4 AVBRYT JOBB [ ] - - -> F5 BYTT JOBB [ ] -> [ ] F7 BYTTAVSL JOBB [a] -> [ ] F8 FORTSETT JOBB -->[ ]--> FA START JOBB -----> [ ] FB AVSLUTT JOBB [a] -----> FC RESTART JOBB - - -> [ ] FD AVBRYT JOBB [ ] - - -> FE BYTT JOBB [ ] -> [ ] FG BYTTAVSL JOBB [a] -> [ ] FH FORTSETT JOBB -->[ ]--> >3 PARAMETER UP-LOAD >8 PARAMETER DOWN-LOAD REQUEST >9 PARAMETER UP-LOAD SLUTT A0 ADGANG FORESPØRSEL a0 ADGANG FORESPØRSEL (9290) O1 FEIL I DATA FRA PC O2 STAMSATS BUFFER FULL O3 STAMSATS BUFFER FINNES IKKE S0 STEMPLINGSBUFFER TOMT S2 STEMPLINGSBUFFER FULL S3 BRUK AV MASTERKORT - START S4 BRUK AV MASTERKORT - SLUTT S5 BRUK AV DIAGNOSEKORT - START S6 BRUK AV DIAGNOSEKORT - SLUTT S7 TERMINALSTATUS Sa SUBTERMINAL OK IGJEN Sb MISTET KONTAKT MED SUBTERMINAL SH SERIENUMMER / HW-PARAMETER SV PROM VERSJON Rapporter 261

268 TM STATUS ENDRING (9290) U0 DATO OG TID SENDT FRA TERMINAL 262 Rapporter

269 Adgangs koder: X1 DØR ÅPNET FOR LENGE X2 DØR BRUTT OPP X3 DØR LUKKET IGJEN X4 SABOTASJE X5 SABOTASJE SLUTT X6 GISSEL ALARM! X8 FEIL PÅ LÅSEBOLT Y0 STAMSATS UP-LOAD Y9 STAMSATS UP-LOAD SLUTT Antall stemplinger per dato: Etter hver dato telles antall inndatarader opp. Rapporter 263

270 Tilstede/fravær Tilstede-/fraværsrapporten brukes til å vise status på de ansatte dvs. om de er innstemplet, på fravær eller ute. Rapporten kan skrives ut hver morgen eller etter at skift er begynt for å få oversikt over hvem som er kommet. Rapporten skrives til skriver eller skjerm på A4 format og er sortert pr. alfabetisk pr. avdeling. Rapportbestilling Tilstede / fraværsoversikt Rapportbestillingen består i å definere hvilke avdelinger og status dvs. inne/ut eller på fravær du ønsker med på rapporten. Fra til avdeling kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge fra enkelte avdelinger eller intervall av avdelinger. Default vises alle tilgjengelige avdelinger fra første til største avdelings nummer. Inne/Ute. Her angir du hvilke status du inne eller ute. Ønsker du alle, trenger du ikke å klikke i listboksen. Med statusen ute får du de som er på fravær og de som ikke har stemplet inn. Du har følgende avkrysninger i rapport bestillingsvinduet: Lagre utvalg (sende til) skjerm/printer. 264 Rapporter

271 Beskrivelse av feltene i Tilstede/fraværsoversikt Overskrift Inneholder utvalget for avdeling og status inne/ute som er definert under rapportbestilling. Laveste og høyeste verdi vises, hvis det er valgt enkelt verdier, ellers vises alle. Dato og klokkeslett for rapportutskriften skrives også i overskriften. Avdeling nr / navn Dette er første sortering og bruddnivå dvs. du får avdelingsnummer og navn på egen linje og under følger informasjon om de ansatte i denne avdelingen. Ansatt nr / navn Ansatt nummer og navn sortert på ansatt nummer som andre sortering. Det kan velges mellom andre utskrifter under egenskaper. Siste stemplet Dato og klokkeslett for siste stempling for den ansatte. Inne / Ute / Fravær Status er inne, ute eller på fravær og status markeres med v i firkanten for hver ansatt. Ved status fravær vises hvilken fraværskode den ansatte er på etter fraværskolonnen. Retur dato / tid Kolonnen viser dato eller klokkeslett for retur, hvis dette stemples i fm. med fraværsstempling. Om det vises klokkeslett eller tid avhenger hva fraværskoden er satt opp til å skulle brukes sammen med. Rapporter 265

272 Per avdeling Etter hver avdeling vises informasjon om antall inne/ute eller på fravær. Til slutt Til sutt vises informasjon om antall inne/ute eller på fravær totalt for hele rapporten. Egenskaper Ved å skrive rapporten til skjerm, kan du velge andre formateringer dvs. sorteringer og ønsket sideskift for denne rapporten. Du bruker høyre musetast og velger egenskaper nederst, eller du finner egenskaper under meny - punktet WinTid. 266 Rapporter

273 Sortering Du kan velge mellom avdelingsvis sortering (default) eller alfabetisk etter navn. Alfabetisk etter navn Følgende kolonner vises: Ansatt nr / navn, avdelingsnr / navn, sist stemplet, inne, ute eller fraværskode og retur data/tid. Sideskift pr. avdeling Ved utskrift avdelingsvis, kan du velge under egenskaper om du ønsker skifteskift pr. avdeling. Rapporter 267

274 Kjernetidsrapport Kjernetidsrapporten brukes til å dokumentere ansatte som har stemplet inn eller ut innenfor den grensen som er definert som kjernetid i beregningsskjemaet. Hvis det ikke er lagt inn grenser for kjernetid, vil du ikke få ut noe på rapporten. Du kan velge om inn eller ut på fravær, stemplet i kjernetiden skal tas med på rapporten. Mønstringsrapporten viser også kjernetidsstempling ved å markere dette med en K i egen kolonne. Rapporten skrives ut på stående A4 format sortert pr. avdeling med mulighet for sideskifte pr. avdeling. De ulike utskriftsalternativene velges under egenskaper. Rapportbestilling - Kjernetidsrapport Rapportbestillingen består i å definere hvilke avdelinger du ønsker med på rapporten for ønsket periode. Fra til dato for ønsket datointervall. Default foreslås siste hele måned. Bruk TAB hvis du ønsker å endre fra og til dato. Fra til avdeling kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge fra enkelte avdelinger eller intervall av avdelinger. Default vises alle tilgjengelige avdelinger fra første til største avdelings nummer. Du har følgende avkrysninger i rapport bestillings vinduet: Lagre utvalg (sende til) skjerm/printer. 268 Rapporter

275 Beskrivelse av feltene i Kjernetidsrapport Overskrift Inneholder datointervallet og utvalget for avdeling som er definert under rapportbestilling. Laveste og høyeste verdi vises, hvis det er valgt enkelt verdier, ellers vises alle. Dato og klokkeslett for rapportutskriften skrives også i overskriften. Avdelingnr / navn Dette er første sortering og bruddnivå dvs. du får avdelingsnummer og navn på egen linje og under følger informasjon om de ansatte i denne avdelingen. Ansattnr / navn Ansatt nummer og navn sortert på ansatt nummer som tredje sortering. Stemplet, Dato og Klokke Dato og klokkeslett viser tidspunkt for kjernetidsstemplingen. Klokkeslettet sammenlignes med det som er satt i beregningsskjema som er brukt den dagen. Stemplingstype Kolonnen viser om det er stemplet inn eller ut innenfor kjernetiden. Rapporter 269

276 Egenskaper. Ved å skrive rapporten til skjerm, kan du velge andre formateringer dvs. med inn/ut på fravær innenfor kjernetiden og ønsket sideskift for denne rapporten. Du bruker høyre musetast og velger egenskaper nederst i menyen, eller du finner egenskaper under meny - punktet WinTid. Kjernetid for inn/ut/fravær stemp Ved å velge dette valget får du også med de stemplingene som er inn/ut på fravær utført innenfor kjernetiden. Etter stemplingstype som nå også viser Fravær inn og fravær ut, vises fraværskode og fraværsbeskrivelse. 270 Rapporter

277 Sideskift per avdeling Ved utskrift avdelingsvis, kan du velge under egenskaper om du ønsker skifteskift pr. avdeling. Rapporter 271

278 Loggliste I WinTid logges hendelser fra stemplinger hentes fra terminalene og frem til de ligger i stemplingstabellene. Korreksjoner logges i tillegg. Med denne rapporten får du oversikt over hendelser utført av innlesings Pc-en. Du kan velge mellom informasjon som stopp/start av innlesing, advarsler og feil som er oppstått f.eks. under beregning. Rapporten brukes ved behov for å dokumentere driftsproblemer med de funksjoner innlesings Pc-en utfører. Rapportbestilling - Loggtabell Rapportbestillingen består i å definere tidsintervall og logg type du ønsker med på rapporten. Fra til dato for ønsket datointervall. Siste måned foreslås som i utgangspunktet. Bruk TAB hvis du ønsker å endre datoverdiene i feltene. Alternativt kan du ved å bruke utvalg og nytt utvalg velge datointervall som enkeltluker, måned, enkeltdatoer, år, ukedag eller perioder. Logg type kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og velger om du ønsker informasjon om advarsler eller feil på loggen. Default foreslås alle. Du har følgende avkrysninger i rapport bestillingsvinduet: Lagre utvalg, Slette data etter rapporten, sende til skjerm/printer. Slette data etter rapporten Det er ingen vedlikehold av tabellen med feilstemplinger og det anbefales å slette disse for eksempel en gang pr. måned, eller for den perioden du velger å følge opp feilstemplinger. Ved oppstart av WinTid anbefales det at du gjør dette en gang pr. uke. Ta ut eventuell papirkopi for arkivering. Krysser du av dette feltet vil dataene for utvalget slettes etter at rapporten er kjørt. 272 Rapporter

279 Beskrivelse av feltene for Loggliste Overskrift Kun dato og klokkeslett for rapportutskriften vises i overskriften. Dato Kolonnen viser dato for hendelsen Tid Kolonnen viser klokkeslettet for hendelsen Bruker id Kolonnen viser hvilken WinTid bruker som var pålogget da hendelsen skjedde. Tittel / Tekst Feilmelding eller dato/klokkeslettet for hendelsen som vises på linje nummer 2. Denne må rapporteres ifm. feilsøking og eller ifm. annen kontakt med support. Rapporter 273

280 Feilstemplinger Feilstemplingsrapporten lister stemplinger som defineres som feil av innlesningsprogrammet. Feil betyr at det er feil i rekkefølgen på stemplingene f.eks. at en ansatt har stemplet ut to ganger uten at det er noen innstempling i mellom. Det kan også være at det er brukt feil koder ifm. overtid og fravær. Rapporten brukes til å dokumentere eventuelle mangler ifm. at stemplinger ikke er kommet til stemplingsbildet. Rapportbestilling - Feilstemplinger Rapportbestillingen består i å definere hvilke ansatte du ønsker med på rapporten. Fra til dato for ønsket datointervall. Default foreslås siste hele måned. Bruk TAB hvis du ønsker å endre fra og til dato. Fra til avdeling kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge fra enkelte avdelinger eller intervall av avdelinger. Default vises alle tilgjengelige avdelinger fra første til største avdelings nummer. Du har følgende avkrysninger i rapport bestillingsvinduet: Lagre utvalg Slett data etter rapporten (sende til) skjerm/printer. Slette data etter rapporten Det er ingen vedlikehold av tabellen med feilstemplinger og det anbefales å slette disse for eksempel engang pr. måned eller for den perioden du velger å følge opp feilstemplinger for. Ved oppstart av WinTid anbefales det at du gjør dette f.eks. en gang pr. uke. Ta ut eventuell papirkopi for arkivering. Du setter kryss og data for utvalget slettes etter at rapporten er kjørt. 274 Rapporter

281 Beskrivelse av feltene i rapporten Feilstemplinger Overskrift Inneholder datointervallet og utvalget. Dato og klokkeslett for rapportutskriften skrives også i overskriften. Dato / Tid Kolonnen viser dato og tid for feilstemplingen Feil melding Kolonnen viser hvilken feilmelding stemplingen har gitt. Inndata linje Kolonnen viser strengen som er sendt fra stemplingsterminalen og som har ført til feilstemplingen. Strengen har en bestemt oppbygning. Se inndata rapporten. Rapporter 275

282 Fraværsrapport Fraværsrapporten viser påløpt fraværstid for valgfri periode og for ønskede fraværskoder. Rapporten brukes til rapportering av fravær der du ønsker å se når fraværene var og hvor lang tid hvert fravær varte. Rapporten skrives ut på liggende A4 format. Du får påløpt tid på fraværet for ønsket periode, men kan også se om fraværets start og slutt hvis dette er utenfor den perioden du spør på. Rapportbestilling - Fraværsrapport Rapportbestillingen består i å definere tidsintervall og hvilke ansatte du ønsker med på rapporten. I tillegg må du velge hvilke fraværskoder du ønsker å ha med. Fra til dato for ønsket datointervall. Siste måned vises default. Bruk TAB hvis du ønsker å endre dato verdiene direkte i feltene. Alternativt kan du ved å bruke utvalg og nytt utvalg velge datointervallet som enkelt uker, måned, enkelt datoer, år, ukedag eller perioder. Fra til ansatte kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge ansatte etter navn, firma, avdeling, frigruppe, lønnsgruppe, adgangsgruppe eller lønnsart tabell. Default vises alle tilgjengelige ansatte fra første til største ansatt nummer. Fra til fraværskoder. Her angir du hvilke fraværskoder du ønsker resultater for. Da det kan være vanskelig å angi fra til på fraværskode nummer, anbefales det at du bruker utvalg og nytt utvalg for å velg de fravær du skal ha med. Du kan da enkelt markere enkelt fravær eller intervaller av fravær. Du har følgende avkrysninger i rapport bestillingsvinduet: Lagre utvalg 1/100 dels minutter (sende til) skjerm/printer. 276 Rapporter

283 Beskrivelse av feltene i Fraværsrapporten. Overskriften Viser dato og klokkeslett for utskriften. Videre vises valgt periode for rapporten, fra første til siste ansatt nummer i utvalget. Rapporten er delt i to ved at du får resultatene for valgt periode til venstre og resultater for hele fraværet på høyre side. Ansatt nr og navn Rapporten sorteres på ansatt nummer og dato. Ønskes annen sortering må du bruke funksjonen sorter på høyre musetast eller ikonet i menylinje og velge hvilket felt du ønsker å sortere etter. Alternativ sortering på første nivå er å velge ansatt navn som gir alfabetisk sortering etter navn. Fraværskode og betegnelse Dette er andre sorteringsnivå og fraværskodene er sortert etter stigende kode. Fra dato til dato Dette er tredje sorteringsnivå og viser fraværets start og slutt dato. Hvis fraværet er startet før eller slutter etter utvalgs dato skrives dette til høyre på rapporten. Frav.dager Antall fraværsdager beregnes i WinTid etter hvor mange timer som skal utgjøre ½ eller 1/1 dag. Dette defineres pr. fraværskode med en prosentandel. Skal det ikke differensieres pr. fraværskode, er det definert per lønnsgruppe Faste data Tilordningsdata Lønnsgruppe. For eksempel er det satt 25 % for ½ dag og 60 % for 1/1 dag. Hvis et fravær er på 4 timer av en 7,5 timers dag, vil det vise 0,5 for fraværet i denne kolonnen. Dette fordi 4 timer ikke utgjør 60 %. For mange korttidsfravær vil det vise 0 i denne kolonnen. Rapporter 277

284 Antall dager Kolonnen viser antall virkedager (eller de dagene du har skjema med fravær i) dette fraværet har vart. Timefravær på en dag vil vise 1 i denne kolonnen selv om fraværet kun har vart 2 timer. Antall døgn Kolonnen viser antall døgn fraværet har vart. Hvis du er syk fredag og tom mandag vil dette være 4 døgn. Fraværstid Kolonnen viser fraværets lengde i timer, enten 1/100 eller 1/60 timer avhengig av hva du valgte under rapportbestilling. Resultater for hele fraværet ved start / slutt dato for rapporten som deler fraværet. Fravær start slutt uten for valgt datointervall Hvis fraværet startet eller sluttet utenfor det tidsintervallet du valgt i rapportbestilling, blir hele fraværet skrevet som egen linje under raden for dette fraværet. Du får samme informasjon som for fraværet, men det telles ikke med i kolonnesummeringen. Korrigerte fravær Hvis et fraværsresultat er opprettet som en korrigering, blir dette markert med en K. etter kolonnen fraværstid. Total summer Fraværstid summeres pr. ansatt for de fravær som valgt ut, og du får en tilsvarende totalsum for alle ansatte til slutt på rapporten. Avdelingsvis fraværsrapport Det er mulig å sortere fraværsrapporten avdelingsvis. Den sorteres etter avdelingsnummer. Ansatte sorteres under avdeling alfabetisk og deretter sorteres fraværene etter fraværskoder. Ved å høyreklikke på rapporten og velge egenskaper, får man opp følgende valg: 1. Sortert ansattvis 2. Sortert avdelingsvis uten sideskift 3. Sortert avdelingsvis med sideskift Ved valg 2 eller 3, summeres kolonnene fraværsdager, antall dager, døgn og fraværstid for hver avdeling i tillegg til at det nederst på rapporten summeres totalt for rapporten. 278 Rapporter

285 Rapporter 279

286 Ferierapport Ferierapporten brukes til å dokumentere ferieregnskapet. Du får oversikt over når feriedagene er tatt, hvor mange feriedager du har rett til i år og hvor mange du har igjen. Du kan velge mellom en detaljert rapport som viser hvilke datoer du har hatt ferie, eller en som gir en linje pr. ansatt med antall brukte feriedager av antall du har rett på i år og rest feriedager. Brukte feriedager hentes fra utresultatet på til dato for utvalget. Rapportbestilling - Ferie rapport Rapportbestillingen består i å definere tidsintervall og hvilke ansatte du ønsker med på rapporten. Default fra dato er 1.1. inneværende år og frem til i dag. Dvs. du får akkumulerte feriesaldo pr. gårsdagen. Ønsker du feriestatus på annen dato angir du dette som til dato. Fra til dato for ønsket datointervall. Default fra 1.1 til dagens dato. Bruk TAB hvis du ønsker å endre fra dato. Fra til ansatte kan enten skrives direkte inn, eller du kan bruke utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge ansatte etter navn, firma, avdeling, frigruppe, lønnsgruppe, adgangsgruppe eller lønnsart tabell. Default vises alle tilgjengelige ansatte fra laveste til høyeste ansattnummer. Du har følgende avkrysninger i rapport bestillingsvinduet: Lagre utvalg (sende til) skjerm/printer. 280 Rapporter

287 Beskrivelse av Ferierapport; Kun oppsummering Overskrift Viser datointervall for utvalget. Utskriftsdato og klokkeslett vises også som overskrift. Avdelingsnr. Avdelingsnummer er første sortering og rapporten bryter pr. avdeling og viser avdelingsnummer og navn som egen overskriftslinje. Ansatt nr. og navn Rapporten sorteres deretter på ansatt navn og tilslutt på dato. Det anbefales ikke å endre på sorteringsrekkefølgen Opptjent ferie Opptjent ferie er ferien den ansatte har krav på. For eksempel en ansatt som jobber hver dag har krav på 25 feriedager i året. Tallet hentes fra personal data. Feriedager i år Feriedager i år er opptjent ferie + ferien den ansatte hadde til gode i fjor. Tallet hentes fra personaldata. Brukte feriedager Brukte feriedager er feriedager den ansatte allerede har brukt. Tallet hentes fra stemplingsbilde på akkumulerte resultater på utvalgt dato. Tilgode feriedager Til gode feriedager er feriedager i år brukte feriedager. Sum for avdeling Viser sum for brukte feriedager og tilgode feriedager for avdelingen. Rapporter 281

288 Egenskaper for ferierapporten Ønsker man en mer detaljert rapport, høyreklikker man i rapporten og velger egenskaper. Velg deretter detaljert. Den detaljerte ferierapporten viser hvilke dager det er benyttet ferie. I ruta nederst til venstre vises en oversikt over feriedager i år, antall feriedager tatt ut i perioden, (dvs den perioden du har valgt i rapportbestillingen), samt hvor mange feriedager du har til gode. Fraværsstatistikk Disse statistikkene ligger tilgjengelig i WinTid, men blir ikke ajourholdt. Dette pga at bedrifter ikke lenger har krav på seg til å sende inn til AAD, NHO eller Kommunenes Sentralforbund. Legemeldt fravær blir nå meldt inn fra legene selv. Hvis det er ønskelig å benytte disse lokalt i bedriften, velges aktuell statistikk fra konfigurasjon-vedlikehold system-systemdata-generell. Rapport over planlagt fravær I WinTid kan du legge inn fremtidig fravær i personal data fraværsplan eller i stemplingsbilde - fraværsplan. Dette er fravær som den ansatte eventuelt ikke skal 282 Rapporter

289 stemple. Vi anbefaler at de ansatte alltid selv stempler seg ut på det første fraværet og at de påfølgende fraværende legges inn som planlagt fravær. Rapporten viser hvilke fravær som er planlagt, dvs. lagt inn på forhånd. Rapporten kan skrive ut planlagt fravær som allerede er over, fravær som pågår og fravær planlagt fremover. Dette velger du under rapportbestilling. For de som bruker MinTid må be de ansatte registrere kommende fravær som planlagt fravær der, eller du ønsker å forhåndsregistrere f.eks. ferie og annet fravær i tilknytning til ferien som planlagt fravær, vil rapporten være nyttig da den viser hvordan f.eks. ferieavviklingen blir. Rapportbestilling - Planlagt fravær Rapportbestillingen består i å definere tidsintervall og hvilke ansatte du ønsker med på rapporten. I tillegg må du velge ut hvilke fraværskoder du ønsker tatt med. Fra til dato for ønsket datointervall. Bruk TAB hvis du ønsker å endre dato verdiene direkte i feltene. Alternativt kan du ved å bruke utvalg og nytt utvalg velge datointervallet som enkelt uker, måned, enkelt datoer, år, ukedag eller perioder. Det er ingen sperre dato intervallet du velger! Fra til ansatte kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge ansatte etter navn, firma, avdeling, frigruppe, lønnsgruppe, adgangsgruppe eller lønnsart tabell. Default vises alle tilgjengelige ansatte fra første til største ansatt nummer. Fra til fraværskoder. Her angir du hvilke fraværskoder du ønsker å ha,ed på fremtidig fravær rapporten. Da det kan være vanskelig å angi fra til på fraværskode nummer, anbefales det at du bruker utvalg og nytt utvalg for å velg de fravær du skal ha med. Du kan da enkelt markere enkelt fravær eller intervaller av fravær. Du har følgende avkrysninger i rapport bestillings vinduet: Lagre utvalg (sende til) skjerm/printer. Rapporter 283

290 Beskrivelse av rapporten Fremtidig fravær. I rapporten over fremtidig planlagt fravær vises en rubrikk om fraværet er godkjent eller ikke. Denne godkjenningen foretas av lederen og gjøres i Dashboard. Overskrift Inneholder datointervallet, utvalget for ansatte og hvilke fraværskoder som er definert under rapportbestilling. Laveste og høyeste verdi vises hvis det er valgt enkelt verdier, ellers vises teksten Alle. Dato og klokkeslett for rapportutskriften skrives også i overskriften. Avdelingnr / navn Dette er første sortering og bruddnivå dvs. du får avdelingsnummer og navn på egen linje og under følger informasjon om de ansatte i denne avdelingen. Ansattnr / navn Ansatt nummer og navn sortert på ansatt nummer som annen sortering. Fraværskode Kolonnen viser fraværskode og beskrivelse av det fremtidige fraværet. Planlagt fra Dato og klokkeslett for starten på fraværet. Dette er hentet fra fremtidig fravær i fraværsplan som finnes under personal data og stemplingsbilde. Planlagt til Dato og klokkeslett for siste dag av fraværet. Dette er hentet fra fremtidig fravær i fraværsplan som finnes under personal data og stemplingsbilde Antall døgn Viser antall døgn fraværet går over. Rest Viser hvor mange døgn det er fra dagens dato til siste dag av fraværet. Antall registreringer for avdeling Viser antall forekomster av fremtidig fravær. Telles opp pr. avdeling og vises før ny avdeling. 284 Rapporter

291 Antall registreringer totalt Viser antall forekomster av fremtidig fravær totalt for alle avdelinger. Grunnlag for SSB sykefraværsrapport Formålet med rapporten er å gi et grunnlag for å kunne fylle ut skjema over egenmeldt fravær til Statistisk Sentralbyrå (SSB). Rapporten viser sykefraværet summert i forhold til arbeidet tid i en bestemt periode etter gitte regler. Det er mulig å skrive ut 2 varianter av rapporten ut fra hva som gjelder for bedriften. Egenmelding standard eller egenmelding IA. (Inkluderende Arbeidsliv). Rapporten kjøres ut kvartalsvis. Rapportuttaket foreslår automatisk siste kvartal. Det gjøres utvalg på firma og avdelinger. Dette for at det skal være mulig å kjøre ut rapporten for hele bedriften eller deler av bedriften som er valgt til å rapportere til SSB. På bakgrunn av de opplysningene som er satt inn i rapportutvalget, vil rapporten komme ut som vist nedenfor. Grunnlaget kommer frem på bakgrunn av hva som er meldt i vedlikehold stemplinger. Rapporter 285

292 Forklaring av feltene: Antall personer med egenmeldt fravær Her føres opp det samlede antall personer som har hatt ett eller flere egenmeldte sykefravær i løpet av kvartalet. Personer som har hatt flere sykefraværstilfeller telles bare en gang. Antall egenmeldte sykefraværstilfeller Her føres opp det totale antall egenmeldinger i kvartalet, dvs. sykefraværstilfeller. Ett sykefraværstilfelle defineres som eller flere sammenhengende kalenderdager med sykdom. Har en ansatt flere egenmeldte sykefraværstilfeller i kvartalet, føres følgelig alle tilfellene opp. Deltidsarbeidende som ikke jobber daglig, skal regnes som ett sammenhengende sykefraværstilfelle fra den første sykefraværsdagen til vedkommende er tilbake på jobb igjen. Antall egenmeldte sykefraværsdager Her oppgis det samlede antall sykefraværsdager som alle egenmeldte sykefraværstilfeller utgjør i perioden. Det er kun normalarbeidsdager som her skal regnes med som sykefraværsdager. Dvs. at generelle fridager og helgedager i sykefraværsperioden skal holdes utenfor. Har man vært fraværende under en halv dag telles ikke denne dagen med. Antall dagsverk med egenmeldt sykefravær Her føres opp det samlede antall dagsverk som bortfaller pga egenmeldt sykefravær. Dagsverk med sykefravær beregnes ved å ta utgangspunkt i antall sykefraværsdager og korrigere for stillingsandel dersom det dreier seg om deltidsansatte. (Hvis stillingsandelen er varierende for den ansatte, kan det brukes et anslag for gjennomsnittlig stillingsandel). For heltidsansatte blir antall sykefraværsdagsverk og sykefraværsdager det samme. Fraværsprosentrapport Denne rapporten skal regne ut og vise prosentvis sykefravær for en gitt periode. 286 Rapporter

293 Alle rapportene kan settes opp med 3 kolonner med valgfrie kategorier for utregning fravær prosentvis av antall timeverk. Antall timeverk utgjøres av arbeidstidens lengde på beregningsskjema. Det er også mulig å ekskludere valgfrie kategorier fra utregningen i rapportoppsettet. Rapporten finner du under menyen Rapporter Andre fraværsrapporter Prosentrapport. Rapportoppsett Det defineres ett eller flere oppsett for visning av rapporten. Se eksempel nedenfor. Lagre oppsettet når et nytt er laget, hvis du vil bruke det samme oppsettet senere. Skal du lage et nytt, trykker du på Nytt oppsett og ved sletting av oppsett brukes knappen Slett oppsett. Trykk OK for å komme til rapportbestillingsvinduet. Rapporter 287

294 Rapportbestillingsvinduet I feltet Rapport Type, velges layout for rapporten. Standard valg er Ansatte avdelingsvis, brudd på avdeling. I dato-feltet velges fra- og tildato for rapporten. Standard settes den 1. og siste dato i foregående måned.. Feltet for å velge ansatte henter alle ansatte som standard. Utvalg av ansatte gjøres i kolonnen Utvalg. Det kan også gjøres utvalg på hvilke beregningsskjemaer som skal være med i rapporten. Rapport type Ansatt avdelingsvis, brudd på avdeling Viser rapporten med en linje for hver ansatt, gruppert per avdeling. Beskiver feltene for valgt periode, i tillegg vises tilsvarende data, regnet ut hittil i år. 288 Rapporter

295 Rapport type Totalt avdelingsvis Viser rapporten med en linje for hver avdeling. Beskriver feltene for valgt periode, i tillegg vises samme data regnet ut hittil i år. Rapport type Menn, Kvinner og totalt avdelingsvis Viser rapporten med menn, kvinner og totalt, avdelingsvis. Rapport type Menn, kvinner og totalt fordelt på stillingskategori avdelingsvis Viser rapporten med menn, kvinner og totalt fordelt på stillingskategori, avdelingsvis. Rapporter 289

296 Rapport type Menn, kvinner og totalt fordelt på heltid/deltidsansatte, avdelingsvis. Viser rapporten med menn, kvinner og totalt fordelt på stillingskategori, avdelingsvis. Sykefraværsstatistikk Rapporten viser en oversikt over antall dager av sykefravær og prosentberegner fraværet i en bedrift. Rapportoppsett: Oppsett I dette feltet gir du oppsettet et navn, for eksempel Sykestatistikk 290 Rapporter

297 Overskrift for rapporten Skriv inn den overskriften du ønsker å få ut på rapporten. Kategorier for sykefraværene Ved å trykke på utvalgsknappen, får du tilgang til sykefraværskodene som ligger i WinTid. Veld de sykefraværskodene du ønsker å ha med i rapporten.. Overskrift sykefravær 1 Skriv inn overskrift som skal vises i kolonne 1. Varighet sykefravær 1 (f.o.m.) Skriv inn første tall i varigheten av sykefraværet som skal vises i kolonne 1. Bør samsvare med overskrift for sykefravær 1. Overskrift sykefravær 2 Skriv inn overskrift som skal vises i kolonne 2. Varighet sykefravær 2 (f.o.m.) Skriv inn første tall i varigheten av sykefraværet som skal vises i kolonne 2. Bør samsvare med overskrift for sykefravær 2. Overskrift sykefravær 3 Skriv inn overskrift som skal vises i kolonne 3. Varighet sykefravær 3 (f.o.m.) Skriv inn første tall i varigheten av sykefraværet som skal vises i kolonne 3. Bør samsvare med overskrift for sykefravær 3. Overskrift sykefravær 4 Skriv inn overskrift som skal vises i kolonne 4. Varighet sykefravær 4 (f.o.m.) Skriv inn første tall i varigheten av sykefraværet som skal vises i kolonne 4. Bør samsvare med overskrift for sykefravær 4. Aldersgruppe 1-4 I disse feltene setter du inn de intervallene du ønsker splitte fraværet i når det gjelder alder. Kategorier ikke inkludert i timeverk/dagsverk Under utvalgsknappen får du tilgang til fraværskodene dine. Velg de fraværskodene som ikke skal oppdatere timeverk/dagsverk for eksempel feriekoden. Antall timer i dagsverk Her setter du inn det antall timer som skal være grunnlag for utregning av et dagsverk, for eksempel 7, 5. Rapporter 291

298 Nytt oppsett Ønsker man å lage et oppsett til, klikk på knappen Nytt oppsett. Lagre oppsett Når man har lagt inn tall og kategorier i oppsettet, må man klikke på knappen Lagre for å lagre oppsettet. Gjør man endring, husk å Lagre endringen. Slett oppsett Ønsker man å slette et oppsett, velg det oppsettet du ønsker å slette og klikk på knappen Slett oppsett. OK Ønsker man å gå videre til rapportbestillingen, klikk OK Avbryt Denne funksjonen avbryter jobben og går ut av oppsettet. Rapportbestillingen I rapportbestillingsvinduet er det 4 forskjellige valg. Man kan skrive ut sykefraværsstatistikken gruppert på avdeling, heltid/deltid, aldersgruppering og stillingskategorier. Hver av grupperingene gir samtidig en fordeling på kjønn kvinner og menn. Rapporten skrevet ut pr avd. 292 Rapporter

299 Forklaring til feltene: Avdelingsnr.; Viser nr. på avdelingen(e) som er valgt. Avdelingsnavn; Viser navnet på avdelingen(e) som er valgt. Gj.snittlig antall ansatte; Her regnes det ut gjennomsnittlig antall ansatte i løpet av valgt rapportperiode. Mulige dagsverk; Antall mulige dagsverk for valgt rapportperiode. Dette regnes ut fra arbeidstidens lengde på de skjemaer som er benyttet i perioden, justert for stillingsandel og ferie. (De kategoriene det justeres for må settes inn i oppsettet under kategorier som ikke inkluderes i mulige timeverk/dagsverk). Syk 1-16; De neste kolonnene her vil være avhengig av hvilket oppsett som er hentet. Tallene for fravær vil settes inn i de respektive kolonner ut fra lengden på fraværet for den enkelte ansatte. Det gjøres oppmerksom på at det er antall dagsverk/arbeidsdager som vises. Til sammen; I denne kolonnen blir alt sykefravær fra kolonne 1-4 summert. Herav betalt av bedriften; Her vises sykefravær som skal betales av bedriften. Dette gjelder sykefravær < 17 dager. Prosent fravær; I denne kolonnen vises fravær i prosent av mulige dagsverk. Totalt fravær kvinner/menn; Raden viser det totale fraværet fordelt på kvinner og menn Totalt fravær: Raden viser det totale fraværet. Rapporten skrevet ut pr heltid/deltid: Rapporter 293

300 Rapporten skrevet ut pr aldersgruppering: Rapporten skrevet ut pr stillingskategori: 294 Rapporter

301 Rapporter 295

302 Grunndata rapporter Beregningsskjemaer Utskrift av grunndata rapporter er dokumentasjon av det som er definert og registrert inn i WinTid. Det meste av disse dataene er faste og blir sjelden endret, med unntak av utskrifter av ansatt data. Det anbefales å skrive ut det som er definert og arkivere dette i en WinTid driftsperm. Under de enkelte rapportene vises rapportbestilling og rapportlayout med forklaring og forslag til hvordan det skal brukes. Beregningsskjema beskriver regelverket for en dag, og det er viktig at dette studeres hvis resultater blir feil under beregning. Hvis telefonvakten kontaktes i slike saker ønsker vi alltid å få sendt inn skjemaet sammen med annen dokumentasjon som mønstringsrapport for perioden, fraværskoder etc. Utskriften viser tidssonene, eventuelle tillegg som er definert og de regelverk med beskrivelse av disse som brukes av beregningsskjemaet. For forklaring på begreper se Faste data Beregningsskjema og Kalender - Beregningsskjema. Du kan velge mellom to ulike utskrifter. En fullstendig som viser innholdet i skjema og en som viser en liste over definerte beregningsskjema. Den siste velger du fra Egenskaper når rapporten er skrevet til skjerm (høyreklikk). Rapportbestilling - Beregningsskjema I rapportbestilling for utskrift av beregningsskjema velger du ut det eller de skjemaene du ønsker utskrift av. Ønsker du flere enkelte må du benytte funksjonen Utvalg og velge beregningsskjema fra venstre kolonne. Se Utvalg av variable. 296 Rapporter

303 Beregningsskjema med detaljer Beregningsskjema kun oversikt Rapporter 297

304 Beregningsskjema per ansatt I rapporten beregningsskjema per ansatt, kan man få oversikt over de beregningsskjemaene de ansatte har blitt beregnet for i en gitt periode. Rapporten kan også skrives ut for fremtidige datoer og viser da hvilke skjemaer / skift ansatte skal på. Rapportbestilling Beregningsskjema per ansatt Fra til dato for ønsket datointervall. Bruk TAB hvis du ønsker å endre dato verdiene direkte i feltene. Alternativt kan du ved å bruke utvalg og nytt utvalg velge datointervallet som enkelt uker, måned, enkelt datoer, år, ukedag eller perioder. Fra til ansatte kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge ansatte etter navn, firma, avdeling, frigruppe, lønnsgruppe, adgangsgruppe eller lønnsart tabell. Default vises alle tilgjengelige ansatte fra første til største ansatt nummer. Du har følgende avkrysninger i rapport bestillingsvinduet: Lagre utvalg (sende til) skjerm/printer. 298 Rapporter

305 Beskrivelse av rapporten Beregningsskjema per ansatt Overskrift Inneholder datointervallet som er definert under rapportbestilling. Navn / Ansattnr / Avdeling Dette er første sortering og bruddnivå dvs. du får navn, ansattnr og avdeling på egen linje og under følger informasjon om den ansatte i denne avdelingen. Dag Beskriver ukedagen Dato Viser dato Skjema nr Viser hvilket skjema nr de ansatte er tilknyttet på den ukedagen / dato. Skjema navn Beskriver hvilket skjema den ansatte er tilknyttet på den ukedagen / dato. Arb.lengde Viser arbeidstidslengde som står i skjema. Rapporter 299

306 Utskrift av Kalendere Rapporten skriver ut en liste over kalendere i WinTid og har ingen utvalgsmuligheter annet at du kan ta utskrift til skjerm eller skriver. Rapporten viser følgende kolonner: kalender nummer og navn, startdato dvs. neste start dato for opplegg av syklus, antall dager i syklusen, om kalenderen tar hensyn til helligdager og skal autogenereres hvert år, helligdagsprofil og navn på denne og sommertid periode hvis dette er definert for kalenderen. For nærmere forklaring på kolonnene henvises det til kalender definisjonen, se Faste data Beregningsskjema og Kalender Kalender 300 Rapporter

307 Kalender tilordning Denne rapporten viser en oversikt for hvilke ansatte som er tilknyttet de forskjellige kalendere i et gitt tidsrom. Rapportbestilling Kalender tilordning Fra til dato for ønsket datointervall. Bruk TAB hvis du ønsker å endre dato verdiene direkte i feltene. Alternativt kan du ved å bruke utvalg og nytt utvalg velge datointervallet som enkelt uker, måned, enkelt datoer, år, ukedag eller perioder. Fra til ansatte kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge ansatte etter navn, firma, avdeling, frigruppe, lønnsgruppe, adgangsgruppe eller lønnsart tabell. Default vises alle tilgjengelige ansatte fra første til største ansatt nummer. Fra til kalendere kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge en eller flere kalendere, default vises alle tilgjengelige kalendere fra første til siste kalender nummer. Du har følgende avkrysninger i rapport bestillingsvinduet: Lagre utvalg Skriv detaljer (sende til) skjerm/printer. Rapporter 301

308 Beskrivelse av rapporten Kalender tilordning Overskrift Inneholder datointervallet, utvalget for ansatte og hvilke kalendere som er definert under rapportbestilling. Laveste og høyeste verdi vises hvis det er valgt enkelt verdier, ellers vises teksten Alle. Dato og klokkeslett for rapportutskriften skrives også i overskriften. Kalender nr / navn Dette er første sortering og bruddnivå dvs. du får kalender nr og navn på egen linje og under følger informasjon om den ansatte. Ansatt nr / navn Viser hvilke ansatt som er tilknyttet denne kalenderen. Fra dato / Til dato Viser dato for når denne kalenderen ble tilknyttet den ansatte. Antall ansatte tilknyttet kalender Viser antall ansatte som er tilknyttet denne kalenderen. 302 Rapporter

309 Utskrift av helligdager/ spesialdager Utskrift av helligdager er en oversikt som viser helligdager og /eller spesialdager for en gitt periode. Rapporten viser hvilken dato disse dagene faller på samt hva slags helligdagstype disse har. Helligdagstypene ble definert før man laget kalenderne. For mer informasjon vedrørende helligdagstyper se Faste data Beregningsskjema og Kalender Helligdager. Rapportbestilling Utskrift av helligdager Fra til dato for ønsket datointervall. Rapporterbestillingen foreslår dato for et helt år. Bruk TAB hvis du ønsker å endre dato verdiene direkte i feltene. Alternativt kan du ved å bruke utvalg og nytt utvalg velge datointervallet som enkelt uker, måned, enkelt datoer, år, ukedag eller perioder. Du har følgende avkrysninger i rapport bestillingsvinduet: Lagre utvalg (sende til) skjerm/printer. Rapporter 303

310 Beskrivelse for rapporten Utskrift av helligdager Overskrift Inneholder selve overskriften og dato og klokkeslett for rapportutskriften. Dato Viser dato for helligdagen Navn Beskriver helligdagen / spesialdagen Helligdagstype Viser hvilken helligdagstype denne helligdagen / spesialdagen har. 304 Rapporter

311 Utskrift av lønnsarter Rapporten skriver ut en liste over lønnsarter som er definert i WinTid og har ingen utvalgsmuligheter annet enn at du kan ta utskrift til skjerm eller skriver. Den har ingen alternative utskrifter. For nærmere forklaring på kolonnene henvises det til oppretting av lønnsart tabeller se Faste data Tilordningsdata Lønnsart tabell. Beskrivelse av rapporten Utskrift av lønnsarter Overskrift Foruten selve overskriften kan man se utskrifts dato samt klokkeslett. Lønnarttabell nr / navn Viser nr og navn på lønnsarttabellen som inneholder disse lønnartene. Lønnsart Viser lønnarten i lønnsarttabellen. Kategori Viser hva salgs kategori lønnarten har. Multiplikasjonsfaktor Viser multiplikasjonsfaktoren hvis lønnarten skal multipliseres. Rapporter 305

312 Utskrift av frigrupper Rapporten skriver ut en liste over frigrupper som er definert i WinTid og har ingen utvalgsmuligheter annet enn at du kan ta utskrift til skjerm eller skriver. Den har ingen alternative utskrifter. Rapporten viser følgende kolonner: Frigruppe med nummer og navn og undergrupper med nummer og betegnelse. For nærmere forklaring på kolonnene henvises det til oppretting av frigrupper se Faste data Tilordningsdata Gruppering Beskrivelse av rapporten Utskrift av frigrupper. Overskrift Foruten selve overskriften kan man se utskrifts dato samt klokkeslett. Frigruppenr / navn Beskriver nr og navn på frigruppen som inneholder undergruppene. Undergruppenr / navn Beskriver nr og navn på undergruppen 306 Rapporter

313 Utskrift av kategorier Rapporten skriver ut en liste over ønskede kategorier fra i WinTid. Du kan velge å skrive ut alle kategorier eller grupper av disse: overtids-, fraværs-, tilleggs- eller normaltidskategorier. Den har ingen alternative utskrifter. Rapporten viser følgende kolonner: Kategoritype, kategori nummer, betegnelse på kategorien og kortnavn. For nærmere forklaring på kolonnene henvises det til bruk av kategorier se Faste data Koder og kategorier Kategorier. Rapportbestilling for utskrift av kategorier Rapporter 307

314 Beskrivelse av rapporten Utskrift av kategorier Overskrift Foruten selve overskriften kan man se utskrifts dato samt klokkeslett. Kategori type Viser hvilken type kategori dette er. Kategori nr / navn Beskriver nr og navn på selve kategorien. Kortnavn Viser kortnavnet til kategorien. Kortnavnet kommer fram som overskrift i rapportene. 308 Rapporter

315 Utskrift av fraværskoder Rapporten skriver ut en liste over fraværskoder i WinTid og har ingen utvalgsmuligheter annet at du kan ta utskrift til skjerm eller skriver. Den har ingen alternative utskrifter. Rapporten viser alle kolonnene som du kan krysse av under definisjon av fraværene. For nærmere forklaring på kolonnene henvises det til definisjon av fraværskoder. Se Faste data Koder og kategorier - Fraværskoder. Rapporter 309

316 Utskrift av overtidskoder Rapporten skriver ut en liste over overtidskoder i WinTid og har ingen utvalgsmuligheter annet at du kan ta utskrift til skjerm eller skriver. Den har ingen alternative utskrifter. Rapporten viser alle kolonnene som du kan krysse av under definisjon av fraværene. For nærmere forklaring på kolonnene henvises det til definisjon av overtidskoder. Se Faste data Koder og kategorier Overtidskoder. 310 Rapporter

317 Utskrift av ansatt data Den informasjonen som registreres i personalia kan skrives ut med rapporter om ansatt data. Du kan velge mellom 3 ulike Ansatt data rapporter, Tilordning, Person data og Tidligere ansatte som er tilgjengelig under Egenskaper. (Høyreklikk i rapporten og velg hvilken rapport du ønsker.) Rapportbestilling - utskrift av ansatt data Fra til ansatte kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge ansatte etter navn, firma, avdeling, frigruppe, lønnsgruppe, adgangsgruppe eller lønnsart tabell. Default vises alle tilgjengelige ansatte fra første til største ansatt nummer. Du har følgende avkrysninger i rapport bestillingsvinduet: Lagre utvalg (sende til) skjerm/printer. Rapporter 311

318 Beskrivelse av rapporten Ansatt data - Tilordning Ansatt datarapporten Tilordning viser hva den ansatte er tilknyttet; firma, adgangsgruppe, lønnsart tabell, stillingskategori, lønnsgruppe, kalender og fast overtidskode. Du velger andre Ansatt datarapporter ved å bruke egenskaper som du finner ved å bruke høyre musetast eller under menypunktet WinTid når du har skrevet resultatet til skjerm. 312 Rapporter

319 Beskrivelse av rapporten Ansatt data Person data Rapporten Persondata, velges fra egenskaper viser kortnr, deltidsprosent, rett til ferie dager, opprinnelige feriedager, signatur, ansatt fra dato og fødselsdato Beskrivelse av rapporten Ansatt data Tidligere ansatte Rapporten Tidligere ansatte, velges fra egenskaper viser Ansatt nr / navn, Kortnr, Rett til feriedager, Opprinnelige feriedager, Signatur, Ansatt fra dato, Ansatt til dato og Fødselsdato. Rapporter 313

320 Ansatt frie tekster Rapportbestilling - utskrift av ansatt data Fra til dato kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge dato etter år, måned, uke og dato. Fra til ansatte kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget Med denne funksjonen kan du velge ansatte etter navn, firma, avdeling, frigruppe, lønnsgruppe, adgangsgruppe eller lønnarttabell. Default vises alle tilgjengelige ansatte fra første til største ansatt nummer. Fra til fritekst kan enten skrives direkte inn, eller du bruker utvalg og nytt utvalg for annen definisjon av utvalget. Med denne funksjonen kan du velge utvalg av de fritekstene du har opprettet. Du har følgende avkrysninger i rapport bestillingsvinduet: Lagre utvalg (sende til) skjerm/printer 314 Rapporter

321 Overskrift Inneholder datointervallet, utvalget for ansatte og hvilke fritekster som er definert under rapportbestilling. Laveste og høyeste verdi vises hvis det er valgt enkelt verdier, ellers vises teksten Alle. Dato og klokkeslett for rapportutskriften skrives også i overskriften. Ansatt nr / navn Viser hvilke ansatte som er tilknyttet fritekster. Firma Viser hvilket firma den utvalgte ansatte er tilknyttet. Avdeling Viser hvilken avdeling den utvalgte ansatte er tilknyttet. Lønnart Viser hvilken lønnarttabell den utvalgte ansatte er tilknyttet. Personnummer Viser personnummeret til den utvalgte ansatte. Ansatt dato Viser dato for når den utvalgte ansatte ble ansatt i firmaet. Stillingsprosent Viser hvilken stillingsprosent den utvalgte ansatte har. Fritekst navn/tekst Viser hvilke fritekster som er lagt inn på den utvalgte ansatte. Rapporter 315

322 Oversikt Denne rapporten kan vise meg for eksempel dager uten stemplinger på ansatte. Den viser da en farge for hver spørring jeg foretar meg. Jeg kan velge en spørring per år, per måned eller per uke. Oversikt per år Denne spørringen viser at ansatt nr 1, år 2003 har 4 dager uten stemplinger 316 Rapporter

323 Oversikt per måned Denne oversikten viser alle ansatte som har stemplet i kjernetiden for denne juni måned. Oversikt per uke Denne oversikten viser alle ansatte som har Dager med glemte utstemplinger i uke 17. Rapporter 317

324

325 Godkjenning Godkjenning Ved hjelp av godkjenningsmodulen i WinTid kan du elektronisk godkjenne resultater for ansatte for valgfritt tidsrom. Dette betyr at daglige resultater låses for endringer etter at de er godkjent. Dette er aktuelt å benytte ifm overføringer av resultater til andre systemer som lønn, personal og MPS. Ved oppretting av WinTid brukere avgjør du om brukeren også skal kunne godkjenne resultater. (For mer informasjon se WinTid Konfigurasjon.) Brukeren får kun mulighet til å godkjenne resultater for tildelte ansatte. Når den brukeren som har rett til å godkjenne data starter WinTid, vil brukeren automatisk få opp menyen Godkjenning på menylinjen. Godkjenning i WinTid Funksjonaliteten rundt godkjenning av resultater kan gjøres på tre ulike nivåer. Ansatt skal kun godkjenne sine egne dager/perioder. Leder godkjenner mønstrings-, kostnadssted- og jobbresultater for sine tildelte ansatte. Overført til lønn settes i det leder overfører dager/resultater til lønn. For de som benytter prosjektfordeling, vil det ikke være noen automatikk i at dagen blir godkjent når alle timer er ferdig fordelt. Når den ansatte har fordelt sine timer under prosjektfordelingen, kan den ansatte godkjenne sine dager. Ansatte; Adgang til godkjenning kan settes for alle ansatte i lønnsgruppe eller for den enkelte ansatte i personalia. I personalia er det opprettet et nytt felt hvor man bestemmer om den enkelte ansatte skal få godkjenne selv. Dersom adgang er satt på den ansatte, overstyrer dette adgangen som er satt i lønnsgruppe. Verdiene det kan velges på er ja for at de ansatte skal kunne godkjenne egne dager. Nei, hvis de ikke kan godkjenne egne dager eller bruk lønnsgruppe hvis dette skal styres fra lønnsgruppe for de ansatte. Default i feltet er bruk lønnsgruppe. I forbindelse med at man kan sette dette i lønnsgruppe, er det laget et nytt felt med godkjenning av egne dager. Ja, hvis de ansatte i lønnsgruppen kan godkjenne egne dager. Nei, hvis ikke. Default i feltet er nei. Leder; Adgang til godkjenning for leder settes i konfigurasjon. Brukeradministrasjon-brukere. Dersom det tidligere har vært krysset av for autorisasjon til å godkjenne resultater på brukeren, vil feltene koststed/mønstring og prosjekt/produksjon automatisk bli huket av. Hvis dere skal ta i bruk dette for første gang, må det selvfølgelig hukes av på de verdiene som skal gjelde for den som skal Godkjenning 319

326 godkjenne. Settes det hake for koststed/mønstring betyr det at brukeren har autorisasjon til å godkjenne mønstringsresultater og de koststeder som lederen eier. Hukes det av for prosjekt/produksjon, vil brukeren ha autorisasjon til å godkjenne mønstrings- og jobbresultater. Ved å sette en hake for avgodkjenn overførte, vil brukeren også ha autorisasjon til å avgodkjenne allerede overførte resultater. Godkjenningsløp De ansatte kan godkjenne/avgodkjenne inntil leder har godkjent. Leder kan godkjenne/avgodkjenne inntil resultatene er overført til lønn. Leder kan tildeles rettigheter til å avgodkjenne allerede overførte resultater. Rettigheter til dette settes i vedlikehold av brukere i konfigurasjon. Det er også innført fargekoder for å vise nivåer for godkjenning. Når de ansatte godkjenner sine dager/perioder i MinTid.exe og MinTid.net, vil dette vises med blå farge og hake i feltet for godkjenning. Denne ruten vil være synlig i perioderapporten, lederrapporten og stemplingskorreksjon i MinTid samt i WinTid under godkjenn periode og godkjenning av resultater og stemplinger. I oversikt over stemplinger i WinTid vil det vises at dagen er godkjent av ansatt. Er det lederen som godkjenner settes fargen til grønn. Er perioden overført til lønn blir fargen rød. Godkjenn periode Godkjenn periode er lik med Lederrapporten som finnes i MinTid.exe. Eneste forskjellen er at man ikke kan dobbelklikke på en ansatt og komme inn i dens perioderapport. For at man skal ha tilgang til denne funksjonen må, oppsettet for Lederrapporten gjøres ferdig. Dette gjøres i WinTid Konfigurasjon / Vedlikehold system/ rapportoppsett. For mer informasjon se WinTid Konfigurasjon dokumentasjon. Godkjenningen foregår ved at du får en perioderapport som godkjenningsansvarlige kan kontrollere resultatet etter. Annet materiale som mønstringsrapport eller lønnsrapport må brukes som kontroll for resultatene. Når en ansatt er OK, godkjennes perioden for den ansatte ved å krysse av i godkjenningskolonnen. Alle dager i perioden som er valgt i droppboksen blir godkjent. (Også dager uten 320 Godkjenning

327 resultater som lørdag, søndag og fridager.) Du kan også fjerne godkjenningen ved å klikke i Godkjent status kolonnen. Feltbeskrivelse for Godkjenn periode Disse kolonnene bestemmes i rapportoppsettet i WinTid Konfigurasjon med unntatt av Godkjent status, Ansatt navn, Overtid xt over xdg og antall korreksjoner. Vis alle Hentes fra Faste data Periodedata - Opplegg av perioder. Her kan man velge mellom å vise alle ansatte i alle lønnsperioder eller kun vise månedlig, 14 dagers perioder etc. Klikk i nedtrekksmenyen og velg. Januar 05 Hentes fra Faste data Periodedata - Opplegg av perioder. Her velger man hvilken periode man ønsker å godkjenne. Godkjent status Blank felt er ikke godkjent, Blått felt er godkjent av den ansatte, grønt felt med er godkjent og rødt felt viser at timene er overført til lønn. Overtid xt over xdg Denne kolonnen kommer opp automatisk og viser hvor mange timer OT personen hadde over et viss antall dager. Antall korreksjoner Dette er antall korreksjoner som har blitt gjort i stemplingsbildet på de ansatte. I stemplingsbildet vil det være fargekoder på knappen for godkjenn/avgodkjenn. Når leder åpner skjermbildet, vil vedkommende leder se at de ansatte har godkjent sin dag ved at fargen rundt godkjenningsknappen er blå. Godkjenning 321

328 Når leder godkjenner dagen, vil fargen rundt godkjenningsknappen samt fargen i feltet hvor stemplingene er bli grønn. Når dagen er godkjent, både på ansattnivå og på ledernivå, er det ikke mulig å gjøre endringer på dagen. For dager/resultater som er overført til lønn, vil bakgrunnsfargen på godkjenningsknappen være rød. Dette må spesifiseres i hvert enkelt lønnsutlegg for kunden. Godkjenning av mønstringsresultater Mønstringsgodkjenning for de ansatte innebærer kun godkjenning av dagen og ikke godkjenning av enkeltstående mønstringsresultater. Godkjenningen foregår enten i perioderapporten eller i stemp.korreksjoner fra MinTid. I perioderapporten kan de ansatte godkjenne hele perioden eller dag for dag. Det er ikke mulig å godkjenne dager som ikke er beregnet eller som har glemt utstempling. Hvis bedriften kun har mønstringsresultater, kan leder godkjenne disse fra perioderapporten eller lederrapporten i MinTid eller fra godkjenning av resultater og stemplinger i WinTid. Godkjenning av resultater/stemplinger 1. Under Godkjenningsmenyen, velger du første valg: Godkjenning av resultater og stemplinger. Finn frem ansatt(e) som du skal godkjenne resultater for. Det gjør du ved å trykke på knappen Ansatte. Du får opp bilde under og kan velge ansatte enkeltvis ved å markere med venstre museknapp sammen med Shift/ Ctrl tastene og dra de over i høyre kolonne. Du kan også velge ansatte per firma, avdeling, frigruppe, adgangsgruppe eller lønnsart tabell ved å gå i listeboksen øverst til venstre, som vist under. Du avslutter utvalg av ansatte med å trykke OK. Du kommer til bake til godkjenningsbildet uten at det endres. 2. Velg deretter datoer/ periode for godkjenning ved å trykke knappen Datoer. Du får opp bildet under og kan default velge ønsket periode ved å markere ukenummer. Ønsker du å markere per måned, år, periode, enkeltdatoer eller ukedager, velges dette fra listeboksen øverst til venstre. Du avslutter utvalg av datoer med å trykke OK. 322 Godkjenning

329 Skjermbildet fylles nå med ditt utvalg av ansatte og datoer. For hver ansatt vises det alle dager oppdelt i jobber. For eksempel vil en dag med 2 forskjellige jobber resultere i 3 rader: en for mønstringsresultater og to for produksjonsresultater. Det er mulig og godkjenne /avgodkjenne enkelte jobber uten at hele dagen er godkjent. Som forslag til godkjenning markeres alle rader med godkjenning = Ja. Brukeren kan overskrive dette og ta vekk godkjenningsmarkeringen på enkelte rader. Det er også mulig å markere flere radere ved hjelp av Shift/ Ctrl tastene og endre godkjenning fra Ja til Nei eller omvent for alle Godkjenning av jobbresultater Ved godkjenning av jobbresultater gjøres dette i godkjenning av resultater og stemplinger. Eller man godkjenner dag for dag direkte i vedlikehold av stemplinger. Status under godkjenning i stemplingsbildet vil være ansatt + leder hvis begge har godkjent. Godkjenning 323

330 Beskrivelse av feltene i godkjenningsvinduet Hver rad er et resultat. Det kan være flere rader for hver ansatt per dato avhengig om det er stemplet jobb-bytte eller timene er fordelt på prosjekter. Ved godkjenning av flere ansatte, sorteres radene først per ansatt nummer og deretter etter dato. Ansatt nr Kolonnen viser ansatt nummer for hver rad. Ansatt navn Kolonnen viser ansattes navn hentet fra personaltabellen. Dato/ Dato navn Kolonnene viser dato og navn på dato for resultatet. Jobb Kolonnen viser teksten mønstring for mønstringsresultater dvs et resultat per dato. Er det jobbresultater vises kode/ tekst på jobben. Det vises en jobb per rad ved flere jobber på samme dag. Godkjenn Kolonnen viser om resultatet er godkjent eller ikke (blank). Du endrer status ved å klikke i feltet. Velg ansatte og datoer til godkjenning Her velger man ut de ansatte og periode man ønsker å godkjenne. Godkjenn resultater og stemplinger Ønsker man å godkjenne de ansatte som man ser i tabellen, merk de radene som skal godkjennes og klikk på Godkjenn knappen. Skal man avgodkjenne, merk radene og klikk på knappen Avgodkjenn. Default godkjenning Du kan velge mellom 3 varianter: 324 Godkjenning

331 Ja, sett forslag på alle rader. Dette er default forslag og gir godkjenning på alle resultater ved innhenting. Nei, vis det som er godkjent fra før. Dvs at radene ikke er markert med unntatt for allerede godkjente resultater. Ja, kun på kategorier med definert godkjent. Viser kun på de resultater som har godkjent enkelt kategorier. Dette kan være at kun overtid skal godkjennes før lønnsoverføring. Vis mønstring og jobb data Du kan velge hvilke resultater du ønsker vist i godkjenningsvinduet. Både mønstring og jobb. Dette er default og viser alle resultater. Kun mønstring. Viser kun mønstringsresultatet dvs en rad per dato. Kun jobb. Viser kun jobb resultater. Godkjenning enkeltresultater I vinduet ned til høyre vises resultatet fordelt på kategoriene. Her kan du se overtid og andre tillegg som er påløpt før dagen godkjennes. Ved godkjenning av enkeltkategorier vises stemplingsparene fra stemplingsbildet for markert dato. Korreksjoner kan utføres direkte her før godkjenning. Korreksjon av stemplinger ved godkjenning Hvis det er nødvendig å utføre korreksjon av stemplingene, må dette gjøres i stemplingsbildet. Ved å dobbeltklikke på raden i godkjenningsvinduet på rett ansatt og dato, åpnes stemplingsbildet på tilsvarende dato. Godkjenning 325

332 Godkjenning av kostnadssted Ved godkjenning av kostnadssted, kan dette gjøres fra flere steder. Når man går inn på godkjenning-kostnadsstedsrapport med godkjenning, så godkjenner man de kostnadsstedene som jeg som leder er tildelt. Denne tildelingen gjøres fra konfigurasjon-kostnadssted-tildeling. I kostnadsstedsrapporten godkjennes dag for dag hvor det er et kostnadssted. Etter at leder har godkjent kostnadsstedene vil dagene være delvis godkjent. (Dvs at det kun er kostnadsstedet denne dagen som er godkjent.) Kolonnene og feltene er beskrevet under Kostnadssteds-rapporten. Til venstre i hver rad finner du boksen du krysser av i når kostnadsstedsregistrering skal godkjennes. Grønt betyr at fordelingen er godkjent. Når kostnadsstedsregistrering er godkjent, markeres dette ved at stemplingsvinduet blir gult. Velger du å godkjenne dagen direkte i stemplingsbildet eller i Lederrapporten godkjennes også kostnadsstedsresultatet automatisk. Ved å gå til stemplingsbildet på en enkelt ansatt, vil dagen være delvis godkjent (gul). Kostnadsstedet til denne lederen vil få godkjent av leder i daglige resultater i stemplingsbildet. Hvis en ansatt har jobbet på et annet kostnadssted enn sitt opprinnelige, må lederen/eieren for dette kostnadsstedet godkjenne sitt kostnadssted før dagen kan godkjennes i sin helhet. Dagen vil også i dette tilfelle vises som delvis godkjent. 326 Godkjenning

333 Lederen for ovennevnte ansatte må deretter inn å godkjenne selve dagen. Lederen kan gjøre dette ved å gå til godkjenning- kostnadsstedsrapport med godkjenning. Ved å godkjenne tildelte kostnadssteder, vil dagen automatisk bli godkjent. Både kostnadssted og mønstringsresultater. Leder kan også gå inn i stemplingsbildet og godkjenne både dagen og resultatene dag for dag. Den leder som godkjenner siste kostnadssted vil godkjenne hele dagen. Leder kan også godkjenne hele dagen rett fra stemplingsbildet. Da vil hele dagen bli godkjent og få grønn farge. Status vil være godkjent av leder under daglige resultater. Godkjenning 327

334 Godkjenningsrapporten Godkjenningsrapporten skal brukes til å sjekke om det er ansatte som ikke er godkjente før avslutning/ overføring til lønn. Man har flere alternative utskrifter på rapporten. Rapporten viser både godkjente og ikke godkjente per avdeling. Ønsker man andre alternative utskrifter, høyreklikker man i rapporten og velger Egenskaper i hurtigmenyen. 328 Godkjenning

335 Egenskaper for Godkjenningsrapporten: Detaljert m/ sideskift per avdeling Tilsvarende den viste rapporten og med sideskift per avdeling. Viser både de godkjente og ikke godkjente i samme rapport. Sortert alfabetisk på navn. Kun summer Viser antall ikke godkjente i avdelingen. Kun godkjente Viser tilsvarende rapport som vist, men kun de som er godkjent. Kun ikke godkjente Viser rapport med kun de som ikke er godkjente. Rapport for revisjon Formålet med rapporten er å kunne se hvem som har godkjent sist på ledernivå i WinTid ved revisjon. Rapporten er tilgjengelig i WinTid under menypunktet Godkjenning og heter rapport for revisjon. Rapporten må legges inn i brukergrupper Godkjenning 329