Krav til entreprenørens byggeprosess

Transkript

1 Vedlegg 08 Krav til entreprenørens byggeprosess Tilbygg nye sykehjemsplasser September

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. SHA helse, sikkerhet og arbeidsmiljø Ytre miljø Rent, tørt bygg RTB Kvalitetssikring og avviksbehandling Ivaretakelse av tekniske grensesnitt ved utførelsen av arbeidene Ferdigstillelse og overlevering av entreprisen Dokumentasjon av kontraktsoppfyllelse Planlegging og styring av framdrift Krav til planleggingsverktøy Måling og rapportering av framdrift Styring av framdrift Beslutningsplaner Dokumentert oppfyllelse av frister i kontrakten Økonomistyring og endringshåndtering Endringsliste Entreprenørens endringsforslag / pristilbud Varsel og krav fra entreprenøren Fakturering Styringsgrunnlag for rapporteringen Rapportering fra entreprenøren Rapporteringsperiode og cut-off Periodisk rapportering Rapportering til Skattekontoret for utenlandssaker (SFU) Rutiner for korrespondanse Generelle krav til korrespondanse inkl. digitale formater Forsendelse av korrespondanse Rutiner for møter Oppstartsmøte og kontraktsgjennomgang Byggherremøter Byggemøter Fremdriftsmøter Samordningsmøter Kvalitetssikrings- / avviksmøter Særmøter Rutiner for dokumentstyring og distribusjon av teknisk dokumentasjon Prosjekthotell

3 1. SHA helse, sikkerhet og arbeidsmiljø I byggherrens SHA - plan er det beskrevet hvordan sikkerhet, helse og arbeidsmiljø skal ivaretas i byggeprosjektet. Det henvises til SHA plan, som er en del av tilbudsgrunnlaget. 2. Ytre miljø I byggherrens miljøoppfølgingsplan (MOP) er det beskrevet hvordan hensynet til ytre miljø skal ivaretas i byggeprosjektet. Det henvises til MOP- plan, som er en del av tilbudsgrunnlaget. 3. Rent, tørt bygg RTB For de arbeider hvor det er relevant skal entreprenøren sørge for å oppfylle kravene til rent, tørt bygg i henhold til RIF s håndbok Rent Tørt Bygg, forebyggende helsevern i bygninger, 2. utgave Entreprenøren må blant annet legge opp til byggeprosesser som sikrer mot fuktinntrengning, og sikrer mot innebygging av fukt og støv i byggeperioden. 4. Kvalitetssikring og avviksbehandling Entreprenøren skal benytte et kvalitetssystem tilsvarende kravene i NS-EN ISO 9001: 2000, Systemer for kvalitetsstyring krav, for planlegging, styring og kontroll av kvaliteten på sin leveranse. Kvalitetsplanen (jf. ISO 10005:2005) er det aktive hoveddokumentet for styring av kvalitetsarbeidet i entreprisen. Kvalitetsplanen skal blant annet gi anvisning på kvalitetskontroll og kvalitetssikring av både de arbeidsprosesser som benyttes og de produkter som framstilles. Prosedyrer, instrukser, kontrollplaner og sjekklister samt planer for revisjon, verifikasjon og validering er viktige dokumenter i kvalitetsplanen. Kvalitetsplanen skal omfatte arbeid utført i egen produksjon så vel som i underentreprise. Fyllestgjørende kvalitetsplan skal være forelagt for byggherren før produksjonen i entreprisen starter. Kvalitetssystemet skal også inneholde rutiner for avviksbehandling som blant annet sikrer at alle avvik fra spesifiserte krav og utførelse blir registrert og tiltak iverksatt for å fjerne avviket som er avdekket. Foreslåtte tiltak skal fremlegges byggeherre for godkjenning. Kvalitetssystemet skal også vise hvordan entreprenøren skal evaluere og forbedre sine arbeidsprosesser når slik forbedring er påkrevet. Som del av kvalitetssikringen skal entreprenøren spesielt legge vekt på en detaljert gjennomgang av arbeidene og de produksjonsprosesser som skal benyttes slik at disse er godt kjent både for de som skal lede og utføre arbeidet. Team skal bygges og samarbeid utvikles. Slik samarbeidsutvikling omfatter både egne ansatte, underentreprenører, sideentreprenører og byggherrens representanter. Aktiviteter som er nødvendige for å få dette til, skal være en prioritert del av arbeidet i kontrakten. 3

4 Byggherren skal ha full og uhindret tilgang til entreprenørens kvalitetssystem og kvalitetssikringsarbeid. Entreprenøren skal rettlede og bistå byggherren ved slik gjennomgang. Likeledes skal entreprenøren bistå byggherren ved dennes kvalitetskontroll når dette er etterspurt. Byggherren har ubegrenset rett til å gjennomføre kvalitetskontroll, revisjon, verifikasjon og validering av entreprenørens virke i entreprisen. 5. Ivaretakelse av tekniske grensesnitt ved utførelsen av arbeidene Entreprenøren plikter selv aktivt å søke informasjon og avklaring med alle relevante grensesnittsaktører hvor hans arbeider har et grensesnitt mot andre leveranser. Grensesnittene skal håndteres på slik måte at prosjektets funksjonelle og kvalitative krav blir oppfylt. Entreprenøren må også innrette sine arbeider på en slik måte at også de andre leverandørene i grensesnittet får utført sine arbeider på en hensiktsmessig måte. Det skal tilstrebes et samarbeid som gir en samlet sett hensiktsmessig utførelse. Entreprenøren kan ikke påregne at dette er den mest rasjonelle måten å utføre eget arbeid på. 6. Ferdigstillelse og overlevering av entreprisen Entreprenøren skal aktivt drive fram en styrt og kvalitetssikret ferdigstillelse av sine kontraktsarbeider slik at disse kan leveres til avtalt tid med forutsatt kvalitet. Ferdigstillelsesprosessen skal planlegges og gjennomføres i samarbeid med de aktører entreprenøren har grensesnitt mot. Skjematisk skal ferdigstillelsesprosessen inneholde følgende trinn, som også skal vises i framdriftsplanen: 1) Egenkontrollbesiktigelse entreprenøren besiktiger eget arbeid og utarbeider aksjonsliste for komplettering og feilretting. Etterfølgende utførelse av kompletterende arbeider og feilretting. 2) Forhåndsbesiktigelse av arbeidene sammen med byggherrens representant Byggherrens byggeleder leder besiktigelsen og utarbeider mangelliste. Entreprenøren utfører mangelutbedring. 3) Idriftsettelse av eventuelle tekniske anlegg utføres av den enkelte leverandør / entreprenør. 4) Innregulering og uttesting av eventuelle tekniske anlegg hver for seg inkludert eventuell feilretting - utføres av den enkelte leverandør / entreprenør. 5) Integrasjonstester ledes av den som er utpekt som integrasjonsansvarlig med deltakelse fra alle de leverandører / entreprenører hvis leveranser er berørt av integrasjonstesten. Utbedringer og justeringer etter integrasjonstest og eventuelt ny integrasjonstest. 6) Overlevering av dokumentasjon som bekrefter fullstendig oppfyllelse av kontraktsmessig leveranse inkludert tillatelser og godkjenninger som entreprenøren er tillagt kontraktsmessig ansvar for. Dokumentasjonen skal leveres jfr. Kontraktsbestemmelsene. 4

5 7. Dokumentasjon av kontraktsoppfyllelse Senest en uke før overlevering av kontraktsarbeidene skal entreprenøren levere byggherren dokumentasjon som bekrefter fullstendig oppfyllelse av kontraktsmessig leveranse inkludert tillatelser og godkjenninger som entreprenøren er tillagt kontraktsmessig ansvar for. Dokumentasjonen skal leveres samlet og være sammenstillet med innholdsfortegnelse, sortert kapittelvis og paginert slik at det er lett å orientere seg og finne fram i materialet. Dokumentasjonen skal oversendes elektronisk i PDF-format til: info.no@afconsult.com Tillatelser, godkjenninger, sertifikater og lignende dokumentasjon skal også leveres i original. Nedenfor er gitt en del eksempler på dokumentasjon som vil være nødvendig for å bevise at kontrakten er oppfylt fullt ut. Listen er ikke uttømmende. Entreprenøren oppfordres til å forelegge sitt forslag til dokumentasjonsomfang for byggherren tidlig i kontraktsforløpet. Leveranseomfang: Kvalitetskontroll: Oppfyllelse av funksjonskrav: Oppfyllelse av miljøkrav: Oppstillinger som viser at utstyr og inventar er levert fullt ut, kvitteringer for levert FDV-dokumentasjon og utført opplæring av driftspersonalet samt oppstilling av eventuelle restanser i leveransen. Kontrollerklæringer, signerte kontrollplaner og sjekklister, signerte logger som viser at registrerte avvik er lukket og opplisting av eventuelle gjenstående avvik, samsvarserklæringer med mer. Dokumentasjonen skal også vise hvilke kvalitetskrav som er stillet til leveransenes overflater og toleranser. Materialsertifikater og lignende som bekrefter at leverte materialer og produkter oppfyller de krav som er stillet til brannmotstand, lyddemping (luftlyd, strukturlyd, trinnlyd), akustisk demping, bæreevne, tetthet (regn, vind, damptrykk, overflatevann, grunnvann), universell utforming, sikkerhet, brannvern og rømning, dørfunksjon støyavgivelse, lufthastighet, temperatur, luftfuktighet automasjon og regulering, inneklima, el sikkerhet og virkning, adgangskontroll, brannvarsling, innbruddsalarm, ITV, antenneanlegg, solskjerming, SD, heis, nødlys, reservekraft, UPS, IKT og lignende. Likeledes at utførelsen samsvarer med forutsetningene for produktenes godkjenning. Prøving, kontroll og annen verifikasjon som bekrefter at funksjonelle krav er oppfylt og at leveransen virker etter hensikten. Erklæringer, kontrollplaner, sjekklister, sertifikater, måleprotokoller og lignende som bekrefter at kontraktens krav til miljøoppfølging er ivaretatt. 5

6 Dokumentert idriftsettelse: Ytelsesbaserte målinger: Tester: Tillatelser og godkjenninger: Levering av FDV-dokumentasjon: Dokumentasjon som viser at anlegg og installasjoner er satt i drift på en kontrollert måte med registrering av funksjonalitet og effekt. Slik dokumentasjon kan blant annet være oppstartsprosedyrer, kontrollister, registreringer av strømstyrke og effekter, kapasitetsmålinger, I/O lister med mer. Entreprenøren skal foreta kontroll og innregulering av de leverte anleggene og måle oppnådde ytelser for å dokumentere at leveransene oppfyller de krav som er stillet. Eksempler på slike målinger kan være luftmengder, vannmengder, temperatur, fuktighetsnivåer, hastigheter, effekter og lignende. Entreprenøren skal gjennomføre og dokumentere de tester som er nødvendig for å bevise at leveransene er i den stand som er avtalt i kontrakten. Dette omfatter både tester av de enkelte anlegg og installasjoner hver for seg, og integrasjonstester. Aktuelt for slik integrasjonstesting kan være brannvern, rømning, sikkerhet og røykventilasjon. Registrering, styring og varsling via sentral driftskontroll samt adgangskontroll, overvåking, tyverialarm og sikringstiltak kan være andre slike testområder. Testingen skal være så omfattende at entreprenøren kan dokumentere at kontraktens krav er oppfylt. Testene skal baseres på scenariobeskrivelser og I/O lister. Hendelsesforløp skal registreres. Kontraktskravene skal identifiseres i dokumentasjonen og oppfyllelse av disse skal klart framgå. Det utarbeides egen protokoll fra alle tester. Som del av sin dokumentasjon for kontraktsoppfyllelsen skal entreprenøren framskaffe alle de offentlige tillatelser og godkjenninger som tilligger entreprenøren i kontraktsforholdet. Eksempler på slike vil være midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest, heiskontrollens godkjenning, næringsmiddeltilsynets godkjenning, godkjenning fra vegmyndighetene, kommunale vann- og avløpsetater, offentlige tilsyn med mer. Entreprenøren skal utarbeide og levere en rapport som beskriver de krav kontrakten stiller til leveranse av FDVdokumentasjon og hvordan disse kravene er oppfylt. Leveransens omfang skal beskrives og kvantifiseres. Likeledes hvordan dokumentasjonen har blitt utarbeidet og kontrollert i forhold til kontraktskravene, hvordan materialet er levert, til hvem og i hvilket omfang. 6

7 Opplæring av driftspersonalet: Entreprenøren skal dokumentere at avtalt opplæring er gitt til driftspersonalet. Dette kan gjøres ved at omforent opplæringsplan leveres i kvittert stand fra alle som skal motta opplæringen. 8. Planlegging og styring av framdrift 8.1. Krav til planleggingsverktøy Planer og framdriftsrapporter skal leveres til byggherren på elektronisk form som kan importeres i byggherrens planverktøy. Entreprenøren skal i tillegg levere papirkopier dersom byggherren ber om dette. Entreprenørens plansystem skal omfatte planlegging, styring og kontroll av fremdrift og ressurser, herunder bemanning for kontraktsarbeidet. Plansystemet skal til en hver tid sikre styring og kontroll av framdrift, kvantiteter og bemanning på alle nivå. Godkjente endringer i kontraktsarbeidet skal innarbeides i plangrunnlaget. Byggherren benytter Safran Project (og Microsoft Project 2010, eller nyere versjon), som sitt planverktøy. Entreprenørens plansystem skal muliggjøre elektroniske utveksling av informasjon med byggherrens plansystem. Som et minimum skal plansystemet tilfredsstille disse krav: Systemet skal inneholde logisk nettverk, nødvendig slakk, tidsanalyse og entydig aktivitetskoding. Det skal være brukerfelt for identifisering og sortering av data innen planhierarkiet, prosjektnedbrytningsstruktur, fag, fysisk område, system etc. Systemet skal inneholde rapportgenerator med tabellariske og grafiske rapporter (Gannt, S-kurve og histogram) med sorteringsmuligheter som nevnt over Måling og rapportering av framdrift Framdrift måles som virkelig produksjon (verdiskapning) i form av kontraktsmengder. Ved rapportering skal oppnådd framdrift sammenlignes med planlagt framdrift. Framdriftsregistreringen utføres ved cut-off for hver rapporteringsperiode som er den siste dagen i mnd. Det skal utføres en registrering av utført mengde for hver aktivitet som har blitt produsert i perioden Styring av framdrift Entreprenøren skal styre ressursinnsatsen for utførelse av kontraktsarbeidene slik at framdriften for den enkelte aktivitet ikke på noe tidspunkt avviker mer enn 10 prosentpoeng fra planlagt framdrift og alle frister i kontrakten blir oppfylt. 9. Beslutningsplaner Entreprenøren skal utarbeide planer for den beslutningsframdrift han etterspør av byggherren. Planene skal minst identifisere beslutningstema, beslutningsunderlag som entreprenøren framskaffer, frister for levering av beslutningsunderlag og beslutninger samt de personer som er ansvarlige for leveranser og beslutninger. 7

8 10. Dokumentert oppfyllelse av frister i kontrakten Ved passering av kontraktsfestede frister skal det registreres ved protokoll om fristen er oppfylt eller ikke. Det påhviler entreprenøren å innkalle byggherren til registrering av milepælsoppfyllelse. Innkalling skal sendes en uke i forveien. Ved manglende innkalling anses fristen som oversittet. Ved besiktigelse skal det registreres om fristen er oppfylt eller ikke. Byggherren fører protokoll fra besiktigelsen som skal konkludere med hensyn til fristens oppfyllelse. Dersom fristen ikke er oppfylt skal entreprenøren snarest mulig utføre de arbeider / ytelser som manglet for innfrielse av fristen og innkalle byggherren til ny besiktigelse slik at det blir protokollført på hvilket tidspunkt den aktuelle milepæl i framdriften ble nådd. 11. Økonomistyring og endringshåndtering Regler for endringsbehandling i kontrakten følger av kontraktsbestemmelsene Endringsliste Byggherren benytter endringsliste som skjema for dokumentasjon og spesifikasjon av endringer. Ved utarbeidelse av endringslisten fyller byggherren også ut enhetspriser fra kontrakten. Entreprenøren skal prise alle nye poster på utførelsesdagens prisnivå og returnere til info.no@afconsult.com i PDF-format. Entreprenøren skal i normaltilfellet besvare endringslisten innen åtte arbeidsdager fra mottagelsen Entreprenørens endringsforslag / pristilbud Dersom entreprenøren på eget initiativ framsetter endringsforslag eller pristilbud, skal slike oversendes til info.no@afconsult.com i PDF-format Varsel og krav fra entreprenøren Entreprenøren skal oversende sine varsler og krav til info.no@afconsult.com i PDF-format Fakturering Fakturering utføres en gang pr. måned. Ordinære avdrag på kontrakten, tilleggsbestillinger og eventuelt beregnet lønns- og prisstigning skal faktureres på separate fakturaer. For tilleggsbestillinger utarbeides en faktura for hver bestilling. Ved avdragsfakturering skal det av fakturaen framgå gjeldende bestillingssum, opparbeidet beløp bilagt spesifisert avregning, innestående beløp, tidligere utbetalt, merverdiavgift og fakturabeløp. Fakturaer stiles og sendes i henhold til PA-bok for byggefasen. Fakturaer behandles av byggherren i henhold til PA-bok for byggefasen Styringsgrunnlag for rapporteringen Entreprenøren skal ajourføre sitt prosjektregnskap og økonomiske prognoser slik at han kan levere komplett og ajourført rapportering på slik måte som det er krevet i kontrakten. 8

9 12. Rapportering fra entreprenøren Rapporteringsperiode og cut-off Rapporteringsperioden er en måned. Cut-off er siste søndag i måneden. Rapport sendes info.no@afconsult.com fredag i påfølgende uke. Perioden juli og august leveres samlet Periodisk rapportering Prosjektets status skal rapporteres i henhold til prosjektets rapportmal. Annen rapportmal kan benyttes etter godkjenning av byggherren. Ivaretakelse av ytre miljø, rent, tørt bygg (RTB) samt sikkerhet, helse og arbeidsmiljø skal rapporteres i samme skjema. Rapportene skal sendes info.no@afconsult.com i PDF-format Rapportering til Skattekontoret for utenlandssaker (SFU) Entreprenøren skal rapportere alle avtaleforhold med underentreprenører og all bruk av utenlandsk arbeidskraft til Sentralskattekontoret for Utenlandssaker innenfor de frister og det regelverk som myndighetene til enhver tid gjør gjeldende. Entreprenøren skal påse at dette etterleves i alle ledd nedover i kontrakts- og avtalekjeden. Eventuelle bøter, mulkter, gebyrer eller lignende reaksjoner fra myndighetene som følge av mangler ved entreprenørens rapportering vil bli videreført til entreprenøren. Entreprenøren skal oversende kopi av all rapportering til SFU til byggherren. Entreprenøren skal også ha tilgjengelig en oppdatert liste over alle medarbeidere som deltar i kontraktsarbeidet. Av listen skal det framgå navn og personalia, nasjonalitet, stilling, firma samt start og sluttidspunkt for vedkommende på byggeplassen. Entreprenøren er ansvarlig for at alle utenlandske entreprenører eller ansatte som skal utføre deler av kontraktsarbeidet i Norge har gyldig arbeids- og oppholdstillatelse før arbeidet påbegynnes. 13. Rutiner for korrespondanse Generelle krav til korrespondanse inkl. digitale formater All korrespondanse i byggesaken skal oversendes elektronisk som MS Office-fil eller i PDFformat. For de forhold der det kan være nødvendig å bevise dokumentets ekthet, må dette også oversendes pr. post. Korrespondansen skal være merket med byggherrens prosjektnavn, det vil si Sorteringsanlegg ROAF, samt kontraktsnummeret. Hvert dokument skal kun omhandle én sak Forsendelse av korrespondanse All korrespondanse fra entreprenøren inkl. fakturaer stiles til byggherren og oversendes elektronisk til byggeleder på info.no@afconsult.com ÅF Advansia AS Postboks Lysaker 9

10 14. Rutiner for møter Oppstartsmøte og kontraktsgjennomgang Ved oppstart av kontrakten vil byggherren avholde oppstartsmøte for gjennomgang av kontraktskrav, rutiner og atferdsregler sammen med entreprenøren. Det skal settes av tid for en grundig gjennomgang av kontrakten. Kontraktsgjennomgangen skal ha så bred deltakelse at den bidrar til god kontraktsforståelse i alle ledd både i entreprenør og byggherreorganisasjonen Byggherremøter Gjennomføres jfr. Kontraktsbestemmelser Byggemøter Byggherremøtet er det overordnede møtet for regelmessig kontakt mellom byggherre og entreprenør i utførelsesentreprisekontrakten (en eller flere entreprenører kan delta i møtet). Møtene avholdes hver 14. dag. Møtene innkalles, ledes og refereres av byggherren ved byggeleder. Entreprenøren plikter å delta med representant som er bemyndiget til å opptre fullt ut på vegne av entreprenøren innenfor rammene av møtet Fremdriftsmøter Fremdriftsmøtet er byggherrens overordnede møte for ledelse og koordinering av fremdriften av arbeidene på byggeplassen i entreprisekontraktene. Møtene avholdes hver 14. dag. Møtene innkalles, ledes og refereres av byggherren. Entreprenørene plikter å delta med representanter som er bemyndiget til å opptre fullt ut på vegne av entreprenørene innenfor rammene av møtet. Entreprenørene plikter å rapportere fremdriftsstatus 2 dager før hvert møte samt aktivt bidra til å planlegge/koordinere neste periodes aktiviteter på byggeplass i de tilfeller hvor flere aktører har samproduksjon innenfor ett område Samordningsmøter Når flere entreprenører er til stede på byggeplassen samtidig, skal det avholdes samordningsmøter minst hver annen uke for samordning av verne- og sikringstiltak på byggeplassen. Samordningsmøte avholdes i tilknytning til vernerunder Kvalitetssikrings- / avviksmøter Ved behov vil byggherren innkalle til, lede og referere kvalitetssikrings- / avviksmøter for gjennomgang og behandling av kvalitetssikring og kvalitetsavvik i kontraktens leveranser Særmøter Særmøter innkalles ved behov. Innkaller er også ansvarlig for møteledelse og referat. 15. Rutiner for dokumentstyring og distribusjon av teknisk dokumentasjon Entreprenøren må etterleve prosjektets krav til dokumentformat, -identifikasjon, -merking, styring og distribusjon. Eksempler på slike kan være: Kodemanual Krav til FDV-dokumentasjon Identifikasjons- og merkesystem for utstyr og installasjoner Nummereringssystem for digitale formater og teknisk dokumentasjon 10

11 Krav til dokumentplan og distribusjon av teknisk dokumentasjon Krav til DAK og DAK-manual 16. Prosjekthotell Prosjektet skal bruke prosjekthotell og alle entreprenører må belage seg på dette som lagrings og eventuelt distribusjonsmedium for saksdokumenter. Arbeidstegninger distribueres kun via prosjekthotellet. Den enkelte entreprenør må selv besørge plotting og distribusjon av arbeidstegninger og andre dokumenter fra prosjekthotellet. I første omgang skal prosjekthotellet benyttes til lagring av følgende dokumenter, men byggherren forbeholder seg retten til å begrense eller utvide bruken: Arbeidstegninger, skjemaer og tabeller Fremdriftsplaner Møtereferat Avviksmeldinger Endringslister Rapporter Tilgjengelighet til dokumenter i prosjekthotellet styres av byggherren. 11