Samarbeid på Fosen Fosen regionråd

Transkript

1 Samarbeid på Fosen Fosen regionråd

2 Hvor

3 Oppgave Kan du ta en bolk og snakke om erfaringer, utfordringer, praktiske ting angående felles regnskapstjeneste på Fosen? Du står relativt fritt til å velge innfallsvinkel, men husk at det skal være litt lærerikt for oss andre! Tid: ca 20 minutter.

4 Fosen samarbeidet Utredning om samarbeid innen økonomiområdet fra januar 2002 Skulle utrede både samarbeid og anskaffelse av nytt system

5 Mandat - økonomi Utrede felles innkjøp av økonomisystem. Utrede ulike driftsmodeller for drift av økonomisystemene. Utrede tjenestesamarbeid innen området. I økonomisystem ligger: lønn og personal regnskap inklusive innkjøp og e- faktura fakturering

6 Mandat skatt Gruppen skal utrede hvilke samarbeidsformer mellom de ulike skatteoppkrever - kontorene som kan være aktuelle. Løsningen kan enten være i form av samarbeid hvor alle kontorene er med eller hvor to eller flere samarbeider. Alle oppgavene i forbindelse med skatt og skatteregnskap skal være med i vurderingen.

7 Organisering Prosjektgruppe for Skatt Økonomi Skattegruppen inkludert i økonomigruppen underveis

8 Visjoner Ikke spesielt omhandlet Regnskap og lignende hva /hvordan om 5år - 10 år - 15 år Hvordan vil rådmannsgruppen/ordførerene at administrasjonen skal være

9 Deltagere Prosjektgruppa Bjugn Rissa Roan Åfjord

10 Teori/erfaring fra andre Konkretiserte drivkrefter Ny teknologi Nye styringsprinsipper BMS Key performance indicator Nye lover/regler Økonomifunksjon Nye typer sluttbrukere Nye verktøy/tjenester Nye forretningsmodeller Nye merkantile prosesser Betaling og oppgjørsprosesser E-handel

11 Teori/erfaring fra andre Økonomiske analyser Kontroll og risikovurderinger Transaksjonsprossering/ registrering og rapportering 20% 20% 60% I dag 50% 25% 25% I morgen

12 Teori/erfaring fra andre Følgende fellesnevnere kan trekkes fram i begrunnelsen for etablering av Senter for felles økonomitjenester: Høyt volum på inngående og utgående bilag Gjentagelse Fokus på effektivitet Lett å måle ytelse Konsistente kundebehov Serviceorientering

13 Organisering Vertskommune Interkommunalt selskap

14 Løsningsforslag Opprettes tre selvstendige enheter skatt med innfordring lønn regnskap/fakturering Forutsetning: sentral skanningsløsning sentral innfordringsavdeling

15 Løsningsforslag Økonomisjef blir igjen Arbeidsoppgaver: budsjettutarbeidelse budsjettoppfølging økonomiske analyser innkjøp ressursutnyttelse

16 Ansatte Forutsetning for gevinst: Ingen kjøring i arbeidstiden Dette medfører enten at de som ønsker å være med over får relativt lang kjøring eller at man må rekruttere nye ansatte Ønsker ikke å være med over Omplassering??? Kommunenes ansvar

17 Ressursbruk Økonomi/ Lønn/ fakturering personal Skatt Sum Laveste Fosenkommune 18,1 13,8 6,0 37,8 Gjennomsnitt fire laveste 19,5 14,9 6,4 40,8 Laveste 6,9 5,5 7,9 20,3 sammenligningskommune Gjennomsnitt sammenligningskommune 12,8 9,7 6,9 29,4 Multiplikasjonsmetoden (- "sjefer") Dagens bemanning i Fosenkommunene 8,0 9,0 7,5 24,5 22,6 18 7,3 47,9 Forslag til bemanning 7,0 8,0 7,0 22,0 Gjenværende ressurs 8,0 8,0 16,0 Total bemanning 15,0 16,0 7,0 38,0

18 Gevinster Lavere personalkostnader i økonomi- og lønnsfunksjonene Behov for mindre tid til å anvise/attestere i enhetene Mer effektiv oppfølging av fakturaer Bortfall av morarenter (om systemet utnyttes fullt ut)

19 Bestilling Tar imot vare 42 kr 79 kr Økonomi Tar emot faktura Kopierar Arkiverar Attest 40 kr Attest 2 kr 1 kr Bestiller Handläggarsjesjeposavavavgiro Grupp- Sektions- Intern- Innkjøps- Økonomi- Data- Post- Tradisjonell fakturahåndtering Leverandør Post Exp. best Exp. order Post Post 54 kr 28 kr Post 435 kr 71 kr 2 kr 1kr Post 37 kr 60 kr Efterbeh. faktura Bet. kontr. 60 kr 14 kr Betaling Datafil Koll utdrag 15 kr Arkivering Betaler Ankomsthantering Sakgranskar Kontoutdrag Send vare Faktura Mottar betaling

20 Gevinster Ca inngående fakturaer gevinstpotensiale: dagens kostnad kr 400 / faktura ny kostnad kr 100 / faktura innsparing kr * kr 300 = 15,6 mill. kr Hvordan ta ut dette??

21 Gevinster Mer fokus på oppfølging og analyse både fra økonomi og fra lønn/personal Lønnsarbeid vries fra registrering til service for ansatte Kjøp uten sammenslåing noe dyrere grunnet flere lisenser Revisjonen får en enklere hverdag - mindre kjøring blant annet.

22 Utfordringer Kompetansen Beholdes/forsvinner?? Kapasitet Hvor mye behøves Arbeidsmiljø Arkiv Kostnadsfordeling

23 Fordeler Bedre og bredere fagmiljø Mindre sårbar Økonomi Styrker regiontenkningen

24 Risiko/avkastning Avkastning Rask innføring. Middels Langsom Tilfeldighetenes spill Risiko

25 Diverse Skatt henger sammen med resten løsningsmessig ingen problem med program delt løsning samlet to/tre steder?

26 Gevinstuttak = Kostnadsfordeling fra fellessenter minus dagens kostnader i kommunen(e)

27 Erfaringer Ting tar tid Fordel med press (holdbarhetsdato på dagens system) Klare mål Interesserte deltagere Prosjektarbeid avsett mer ressurser enn du tror

28 Erfaringer Vinn vinn - alle får noe Anbefales: Kjør en større prosess med flere aktuelle samarbeidsområder og fordel arbeidet ut til de som har kompetansen. Alle bør da ha mulighet til å få noe

29 Erfaringer Lag rutine for klagebehandling ved innkjøp Ikke start 1. april Årsoppgjør Ikke vær for ambisiøs Skanning - lag en plan for gevinstuttak

30 Erfaringer Prosjektarbeid tar tid Skift alt samtidig Planlegg nøye Informer løpende til alle berørte På salgssiden Rutinegjennomgang Klargjøring av forutsetningene God kontakt med kunden

31 Veien videre Mål bli best på Agresso og kommunalt regnskap Utvikle seg kontinuerlig Ikke stivne i gamle vaner Beholde og utvikle det gode arbeidsmiljøet Ikke bli regnskapsfabrikk

32 Omstart Startet 1. januar Mer prosjektressurser Teknisk Styring/oppfølging Ansatt separat leder fra begynnelsen av eventuelt hatt gruppeledere Kjørt kun for egen organisasjon i en periode (om man må skifte system)

33 Omstart Mer kompetanse Gradvis innfasing av øvrige kommuner Sett inn ekstra ressurser i overgangen (ikke glem utfaktureringen/purring) Planlegg årsoppgjøret (vær ajour) Opplæringen i kommunene var OK, men ta høyde for repetisjonskurs Ha rapportene ferdig

34 Omstart Skifte system og tjenestesamarbeid samtidig???? Samarbeid mellom regnskap og lønn har fungert bra

35 Veien videre Vi må levere kvalitet holde tidsfrister ressursbruken må ned Vi må kreve riktig input til rett tid

36 Evalueringsrapport august 2007 Gjennomført av Ernst og Young Bestilt av regionrådet Vurdere målsettingene opp mot resultatet Overordnet konklusjon: Betydelige kvalitative gevinster Ikke klare økonomiske gevinster

37 Oppsummering av evaluering

38 Faglig kvalitet Vurdert til 3.9 på en skala fra 1-5 Brukerne betrakter det som en styrke Fagpersonene opplevd en sterk utvikling FR - NKK skolen siste år Oppstartsproblemer i FR og FL

39 Evaluering av service Vurdert til 4 på en skala fra 1-5 Brukerne: opplever god service ønsker et mer profesjonelt forhold mer avklarte samarbeidsrutiner Behov for serviceerklæring Delte oppfatninger mellom kommunene

40 Medarbeidertilfredshet Svært høy trivsel blant de ansatte Føler stor grad av tilfredshet med større spesialisering

41 Økonomisk utvikling Økning i lønns- og driftskostnader Økt bruk av administrative og faglige system

42 Økonomisk utvikling

43 Økonomisk utvikling Positiv avregning i 2008

44 Effektivitet i tjenestene

45 Effektivitet i tjenestene

46

47 Frigjort tid

48

49 Videre arbeid Enhetlig satsing for å realisere teknologiske gevinster Videreutvikle gode rutiner Kompetanseheving Økonomihåndbok Økt bruk av elektroniske funksjoner Avklare framtidig organisering

50 Dagens situasjon Om lag 30 regnskap Kommune/krk/KF/IKS/AS/ Mye fokus på årsoppgjør Tar for lang tid Egen systemansvarlig Oppgradert to ganger underveis Plunder og heft en periode Mottiltak: Planlegg + sett inn ekstraressurser + test nøye

51 Dagens situasjon Bemanning Ett årvkerk ut etter 1,5 års drift 0,1 årsverk ut i fjor System Bra oppdatert / nye funksjoner Samarbeid med lønn Bra, men perioder med forbedringspotensiale Samlokalisert hadde vært en fordel / felles leder

52 Dagens situasjon Ingen benchmarking siden 2007 Samarbeid med Inderøy Momskontroll Brukes for mye ressurser? Brukes for lite ressurser? Feil kontroll? Cash Management Er bilagsflyten god nok? Bankavstemming

53 Dagens situasjon Ingen plan for gevinstrealisering ved oppstart EHF innført i god tid før fristen I overkant mange rettelser på systemet Oppslutningen øker, men langsomt Kjører tiltak mot leverandørene

54 TAKK FOR MEG