KONSULENTTJENESTER FOR IMPACT ASSESSMENT BASELINE STUDY, PEMBA ISLAND

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG AVTALE FOR KJØP AV KONSULENTTJENESTER FOR IMPACT ASSESSMENT BASELINE STUDY, PEMBA ISLAND SAKSNR ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOA DEL I OG II Side 1 av12

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING GENERELT ANSKAFFELSENS FORMÅL KOMPLETT KONKURRANSEGRUNNLAG BESTÅR AV FØLGENDE DOKUMENTER: ANSKAFFELSESPROSEDYRE KONTRAKT ANSKAFFELSENS VERDI/KVANTUM KONFIDENSIALITET OFFENTLIGHET EKSTERN INFORMASJON FORSVARLIG SAKSBEHANDLING HABILITET 5 2. FRISTER VEDSTÅELSESFRIST TILBUDSFRIST FREMDRIFTSPLAN 6 3. KOMMUNIKASJON HOVEDPRINSIPP FOR KOMMUNIKASJON KONTAKTPERSON HOS OPPDRAGSGIVER SPRÅK TILBUDSBEFARING/TILBUDSKONFERANSE 6 4. UKLARHETER, FEIL OG ENDRINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET UKLARHETER I KONKURRANSEGRUNNLAGET/BESVARELSE AV SPØRSMÅL FEIL I KONKURRANSEGRUNNLAGET ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET 7 5. UTFORMING AV TILBUD KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSPROSESSEN DELTILBUD ALTERNATIVE TILBUD AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET UNDERLEVERANDØRER SIGNERING AV TILBUD 8 6. INNLEVERING AV TILBUD INNLEVERINGSFORM INNLEVERINGSSTED 8 Side 2 av12

3 7. BEHANDLING AV TILBUD ÅPNING ANSKAFFELSESPROTOKOLL AVVISNING/AVLYSNING FORHANDLINGSFORBUD RETUR AV TILBUDENE 9 8. KVALIFIKASJONSKRITERIER/DOKUMENTASJON SKATTEATTESTER HMS-EGENERKLÆRING LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING LEVERANDØRENS TEKNISKE KVALIFIKASJONER, DET HENVISES TIL KAP 4 I TOR (VEDLEGG 1) TILDELINGSKRITERIER/EVALUATION CRITERIA S DISPOSISJON FOR BESVARELSEN KAPITTEL 0 - TILBUDSBREV AVSLUTNING AV KONKURRANSEN FORBEHOLD MEDDELELSE OM KONTRAKTSTILDELINGEN KONTRAHERING 12 Side 3 av12

4 1. INNLEDNING 1.1 Generelt, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til deltakelse i åpen anbudskonkurranse med sikte på å inngå avtale om kjøp av konsulenttjenester for etablering av baseline i forbindelse med to norskstøttede prosjekter på Pemba: 1) Undersjøisk kabel fra Pemba til Tanga og 2) Rehabilitering av veier på Pemba. Det henvises til ToR for nærmere opplysninger, se vedlegg 1. er Norges kompetansesenter for internasjonalt utviklingssamarbeid i den globale kampen mot fattigdom og har ansvar for å kvalitetssikre norsk bistand. skal aktivt følge opp regjeringens fokus på kvalitet og resultater i bistanden gjennom rådgivning, metodeutvikling og konkrete tiltak. For ytterligere informasjon om og aktuelle avdeling, se: Anskaffelsens formål Formålet med denne avtalen er å etablere baseline for de to prosjektene. 1.3 Komplett konkurransegrunnlag består av følgende dokumenter: Komplett konkurransegrunnlag består av følgende dokumenter: - Følgebrev - Administrative bestemmelser (dette dokument) - Vedlegg 1 Terms of Reference (ToR) - Vedlegg 2 Utkast til kontrakt, Bistandsavtalen 1.4 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA av 07. april 2006 nr. 402). Endret ved forskrift 24. november 2006 nr For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. Anskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse. Det vil ikke være anledning til å forhandle om vilkår og priser i avtalen, og potensielle leverandører oppfordres til å gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristen. Lønns og arbeidsvilkår for arbeidere som utfører tjenestekontrakter for staten Oppdragsgiver er etter pålegg i rundskriv fra Moderniseringsdepartementet datert pålagt å sørge for etterlevelse av ILO-konvensjonen nr 94 om arbeidsklausuler i offentlige arbeidskontrakter som skal sikre like arbeidsvilkår uanhengig av nasjonalitet. Leverandøren skal derfor sørge for ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare de ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen i virksomheten er ansvarlig for at denne regelen etterleves. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utførelse av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har rett til å holde tilbake deler av kontraktsummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare 2 ganger innsparing for arbeidsgiver. Side 4 av12

5 Leverandøren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon om de lønns og arbeidsvilkår som blir brukt. 1.5 Kontrakt Det vil bli inngått kontrakt med en hovedleverandør, som er ansvarlig for oppdraget. Avtalen vil ha en varighet på 6 måneder. 1.6 Anskaffelsens verdi/kvantum Oppdragsgiver har, uten forbindtlighet, satt av budsjettmidler for inntil kr NOK eksklusive merverdiavgift til denne anskaffelsen. 1.7 Konfidensialitet Denne forespørselen og all eventuell tilleggsinformasjon er oppdragsgivers eiendom og skal ikke komme tredjepart i hende, med mindre tredjepart er en mulig underleverandør. Forespørselen må ikke kopieres for andre formål enn å utarbeide det tilbud oppdragsgiver her ber om. Tilbyder har taushetsplikt om tilbudet og tilbudsprosessen. 1.8 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll er unntatt offentlighet. 1.9 Ekstern informasjon All informasjon utad relatert til anbudskonkurransen skal gis av oppdragsgiver. Verken oppdragsgiver eller tilbyder har adgang til å gi informasjon om tilbudene til tredjemann Forsvarlig saksbehandling Samtlige parter i konkurransen skal tilstrebe en profesjonell og forsvarlig saksbehandling, samt medvirke til at partenes rettigheter ikke diskrimineres eller krenkes Habilitet Leverandør skal stadfeste om potensielle habilitetsproblemer kan sees eller ikke. Ved behandling av saken av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningslovens 6 til FRISTER 2.1 Vedståelsesfrist Tilbudet forutsettes vedstått til kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 60 dager regnet fra tilbudsfristens utløp jfr pkt Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt senest innen 25. mars 2009 k Side 5 av12

6 2.2 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring Frist for å levere tilbud , kl Evaluering Uke 13/14 Valg leverandør og meddelelse til tilbydere Klagefrist tilbydere , kl Kontraktsinngåelse Forventet oppstartstidspunkt Uke 16 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er tentative. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 3. KOMMUNIKASJON 3.1 Hovedprinsipp for kommunikasjon Alle spørsmål og henvendelser angående denne tilbudsinnbydelsen skal fremsettes skriftlig pr. epost med henvisning til saksnr til oppdragsgivers kontaktperson. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte og vil bli lagt ut på Doffin. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson i pkt Kontaktperson hos oppdragsgiver Navn: E-post: 3.3 Språk Hege Bakke Sørreime hege.sorreime@norad.no All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal skje på engelsk, herunder skal tilbudet utformes på engelsk, alle henvendelser vedrørende tilbudet og all kommunikasjon vedrørende forhold som gjelder kontraktens ytelser og alle forhold som står i forbindelse hermed, skal skje på engelsk. Henvisninger til dokumentasjon på andre språk enn norsk eller engelsk skal ikke forekomme. 3.4 Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. 4. UKLARHETER, FEIL OG ENDRINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET 4.1 Uklarheter i konkurransegrunnlaget/besvarelse av spørsmål Dersom leverandør anmoder om avklaringer i konkurransegrunnlaget, skal slik anmodning fremsettes i god tid før frist for innlevering av tilbud utløper. Ethvert spørsmål om tekniske, kontraktuelle eller kommersielle forhold, eller spørsmål omkring andre områder relatert til innholdet i konkurransegrunnlaget eller inngivelse av tilbud skal være skriftlig og rettet til oppdragsgivers kontaktperson i tilbudsfasen. Side 6 av12

7 Alle spørsmål mottatt av oppdragsgiver vil sammen med svarene, publiseres på saken i Doffin. Interesserte kandidater er selv ansvarlige for å følge med på Doffin for ny informasjon. Enhver informasjon fra oppdragsgiver som tilbyder får på annen måte enn beskrevet over, vil med henblikk på kontrakten bli ansett for ikke å ha blitt gitt. 4.2 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget og som har betydning for kjøpets ytelser, herunder forståelsen, gjennomføringen, eller prissettingen i kontrakten, plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. 4.3 Endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver kan bare foreta endringer/suppleringer og rettelser som ikke er vesentlige og innen tilbudsfristens utløp. Endringer/suppleringer legges umiddelbart ut på Doffin. Dersom endringer/suppleringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbydere å ta hensyn til det i tilbudet, skal oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. En eventuell forlengelse av tilbudsfristen, vil legges ut på Doffin. 5. UTFORMING AV TILBUD Tilbudet skal gi en komplett besvarelse til invitasjonen. 5.1 Kostnader i forbindelse med tilbudsprosessen Tilbyderne har ikke krav på noen form for godtgjørelse i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet eller i forbindelse med eventuelle avklaringer. 5.2 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 5.3 Alternative tilbud Det gis ikke adgang til å gi alternative tilbud. 5.4 Avvik fra konkurransegrunnlaget Eventuelle avvik i tilbudene fra konkurransegrunnlaget skal være i tråd med kravene i FOA Eventuelle forbehold skal dessuten beskrives og prissettes slik at oppdragsgiver kan analysere og kvantifisere implikasjonene av disse. Som del av tilbudet skal det vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle forbehold og øvrige avvik fra konkurransegrunnlaget. Oversikten kan inneholde en henvisning til hvor i tilbudet eventuelle forbehold er nærmere beskrevet. Eventuelle avvik i tilbudet skal besvares under kap. 6, se disposisjonen angitt i kap. 11. Side 7 av12

8 5.5 Underleverandører Det skal være en hovedleverandør som skal ha ansvaret for tilbudet. Leverandøren kan etter eget ønske benytte underleverandører på deler av tilbudet, men hovedleverandøren skal i så fall være ansvarlig for underleverandørens leveranse. Leverandør skal kontraktsmessig ha forpliktet sine underleverandører til å følge forpliktelsene i vedlagte avtale. 5.6 Signering av tilbud Tilbudet skal inneholde et tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet. Tilbudsbrevet skal inneholde personnavn, firmanavn, organisasjonsnummer og skal være signert av bemyndiget person. 6. INNLEVERING AV TILBUD 6.1 Innleveringsform Det skal det leveres to komplette eksemplarer i papirversjon. Ett av disse eksemplarene leveres i løse ark (uten stifter, permer, innbinding o.l. for arkivformål). Det andre eksemplaret skal leveres inn i en ringperm som er tydelig merket med leverandørens navn og tilbudets navn, se pkt I tillegg skal det leveres en elektronisk versjon på CD-rom. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Det henvises til kap. 10 i dette dokumentet, samt til kap. 4 i Terms of Reference (Vedlegg 1) for utformingen av tilbudet. Tilbudet skal leveres som ett felles dokument. 6.2 Innleveringssted Signert og datert tilbud legges i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst:. Energiavdelingen v/ Hege Bakke Sørreime Tilbud: BASELINE IMPACT ASSESSMENT PEMBA ASSISTANCE Saksnr Ved fremmøte leveres tilbudet i resepsjonen 6. etasje, Ruseløkkveien 26, som vil kunne gi kvittering for mottatt tilbud. Tilbudet skal leveres/sendes til adresse: Energiavdelingen v/ Hege Bakke Sørreime Ruseløkkveien 26 Postboks 8034 Dep 0030 Oslo 7. BEHANDLING AV TILBUD 7.1 Åpning Offentlig åpning av tilbudene vil ikke finne sted. Oppdragsgiver og de personer som oppdragsgiver gir myndighet til å delta, vil være til stede under åpningen. Side 8 av12

9 Åpning av innkomne tilbud vil finne sted , kl Anskaffelsesprotokoll Det føres protokoll hvor tilbyders navn blir innført. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. 7.3 Avvisning/avlysning Oppdragsgiver vil avvise for sent innkomne tilbud. Oppdragsgiver kan avvise tilbud som ikke er besvart i henhold til det som er etterspurt. De leverandører som ikke oppfyller de angitte krav til fremlagt dokumentasjon kan bli avvist. Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle deltakerne bli skriftlig informert om dette. Leverte tilbud på over 1 million NOK avvises. En nærmere begrunnelse for avvisning vil snarest mulig bli gitt den enkelte leverandør. Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle deltakerne bli skriftlig informert om dette. 7.4 Forhandlingsforbud Ved åpen anbudskonkurranse er det iht. regelverket absolutt forbud mot å føre forhandlinger med leverandørene. Det gis allikevel adgang til å foreta mindre avklaringer rundt forhold som er uklare eller å rette åpenbare feil dersom det er klart hva feilen skal rettes til. Avklaringer og presiseringer må imidlertid ikke endre grunnleggende sider ved tilbudene. 7.5 Retur av tilbudene Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudene til de tilbydere som ikke blir valgt. Ikke antatte tilbud vil bli makulert av oppdragsgiver tre år etter at kontrakt er inngått. 8. KVALIFIKASJONSKRITERIER/DOKUMENTASJON Kvalifiserte tilbydere vil få sine tilbud vurdert. Tilbydere som ikke kvalifiserer seg vil bli meddelt dette. 8.1 Skatteattester Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor tilbyder hører hjemme, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor oppdragsgiver, tilbyder hører hjemme. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristen. Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor tilbyder hører hjemme, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogden for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor tilbyder hører hjemme. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristen Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende skatteattester fra sine land. Side 9 av12

10 Ved bygge- og anleggskontrakter skal entreprenøren kreve skatteattest i alle underliggende entrepriseforhold ved inngåelse av kontrakter i tilknytning til oppdraget. Skatteattestene må vedlegges søknaden og foreligge senest innen tilbudsfristen. Dersom attestene ikke er levert innen fristen kan søknaden bli avvist. 8.2 HMS-egenerklæring Leverandør som skal utføre arbeid i Norge skal fremlegge en egenerklæring i samsvar med vedlegg om at leverandør oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. HMS-egenerklæringen må vedlegges søknaden og foreligge senest innen frist for innlevering av kvalifikasjonssøknad. Dersom attesten ikke er levert innen fristen kan søknaden bli avvist. Ved bygge- og anleggskontrakter skal entreprenøren kreve HMS-egenerklæring i alle underliggende entrepriseforhold ved inngåelse av kontrakter i tilknytning til oppdraget. 8.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav Dokumentasjon - Bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 1 Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Firmaattest 8.4 Leverandørens tekniske kvalifikasjoner, det henvises til Kap 4 i ToR (Vedlegg 1) Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav Krav 1 Det kreves betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag. Krav 2 Det kreves meget god gjennomføringsevne. Krav 3 Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssystem Dokumentasjon - Bevis for at de stilte krav er oppfylt Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. Referanser på de 10 mest relevante leveransene/prosjektene til denne anskaffelsen inkludert involvert personell. Kort redegjørelse for firmaets kvalitetssikrings-/styringssystem Side 10 av12

11 9. TILDELINGSKRITERIER/EVALUATION CRITERIA S Evaluation criteria Team Leader- Competence for position, particularly broadness in experience from similar engagements and geographical area. Knowledge of Swahili will be an asset.. Other professional personnel Competence for position/ experience from similar engagements and geographical area. Knowledge of Swahili is a prerequisite. Maximum number Maximum of Pages evaluation points CV- max 5 pages 20 CV - max 5 pages per person. Methodology and Work Plan Max 10 pages 25 Firm s, and subcontracted Max 10 project 10 firms/institutions, relevant experience and backstopping ability references. Price of tender 20 Total DISPOSISJON FOR BESVARELSEN Referer pkt 4 i ToR. Tilbudet skal presenteres i henhold til den disposisjonen som følger under. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i forespørselen besvares/belyses: 0. Tilbudsbrev 1. Skatteattester, 2 stk 2. Firmaattest 3. HMS egenerklæring 4. Technical Proposal, ref. kap 4 i ToR (Vedlegg 1) 5. Financial Proposal, ref. kap 4 i ToR (Vedlegg 1) 6. Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget 10.1 Kapittel 0 - Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å binde tilbyder. Brevet skal forøvrig inneholde: - referanse til saksnummer/forespørselsnummer - fullt juridisk navn og registreringskontor til tilbyder Side 11 av12

12 - tilbyders adresse, telefon/telefaksnummer, foretaksnummer - tilbyders kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse - bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist - erklæring om at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og innbydelsen er akseptert - stadfestelse om potensielle habilitetsproblemer - bekreftelse på at det ikke skal være kontakt med andre personer hos oppdragsgiver enn personen oppgitt i pkt AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 11.1 Forbehold Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å inngå/tildele kontrakt som følge av forespørselen. Oppdragsgiver anser ikke å ha inngått noen bindende avtale før endelig kontrakt er signert Meddelelse om kontraktstildelingen Når kontraktspartner er valgt, skal samtlige tilbydere samtidig få skriftlig melding om valg av leverandør med begrunnelse, samt frist for å levere inn klage over beslutningen. Slik melding sendes i rimelig tid før kontraktsinngåelse Kontrahering Bindende avtale er inngått når den er signert av begge parter. Utkast til avtale følger vedlagt i vedlegg 2. Side 12 av12