Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter

Transkript

1 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Veileder om beste praksis

2 FORORD GODE OG SAMFUNNSANSVARLIGE offentlige anskaffelser bidrar til å sette standarder i arbeidslivet og kan være et virkemiddel for å påvirke aktørene i markedet. Veilederen er til hjelp for deg som skal følge opp at krav til lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter for tjenester og bygge- og anleggsarbeider blir etterfulgt. Den bygger på beste praksis i bransjene bygg og anlegg samt renhold, men kan også brukes ved anskaffelser i andre bransjer som faller inn under forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Veilederen er laget på oppdrag fra Arbeids- og sosialdepartementet og er ett av tiltakene i regjeringens strategi mot arbeidslivskriminalitet. Difi vil takke: Arbeidstilsynet, Asker kommune, Boligbygg Oslo KF, Bærum kommune, Entreprenørforeningen Bygg og Anlegg (EBA), Forskningsstiftelsen Fafo, Forsvarsbygg, Implenia Norge AS, ISS Facility Services AS, Jernbaneverket, Kommunesektorens organisasjon (KS), Landsorganisasjonen i Norge (LO), NAV, Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU), Omsorgsbygg Oslo KF, Oppegård kommune, Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten, Oslo Lufthavn, Ski kommune, Spekter, Statens vegvesen, Statsbygg, Tronrud GRUPPEN AS, Undervisningsbygg Oslo KF, Utlendingsnemnda, Veidekke Entreprenører, Virke og Yrkesorganisasjonenes Sentralforbund (YS). INNHOLD 4 Introduksjon 4 Beste praksis 5 Hvorfor jobbe mot sosial dumping 5 Minimumskrav 6 Kontraktsoppfølging 8 Kontraktsinngåelse 10 Rutiner og ansvar 12 Egenrapportering 14 Risikovurdering 16 Dokumentasjonsgjennomgang 18 Stedlig kontroll 20 Tiltak og sanksjoner 22 Rapport etter kontroll 2 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 3

3 INTRODUKSJON Avklare behov og forberede anskaffelse Byggenæringens landsforening (BNL) har utarbeidet veileder for valg av seriøse leverandører spesielt rettet mot næringslivet. Målsettingen er at byggenæringen gjennom gode valg skal hindre at useriøse og kriminelle aktører kommer inn i kontraktskjedene. BNLs veileder finner du på I STORTINGSMELDING 29 ( ) Felles ansvar for eit godt og anstendig arbeidsliv slår myndighetene fast at det er sosial dumping når utenlandske arbeidstakere blir utsatt for brudd på helse-, miljø- og sikkerhetsregler, blant annet regler om arbeidstid og krav til bostandard, og/eller når de blir tilbudt lønn og andre ytelser som er uakseptabelt lave, sammenlignet med det norske arbeidstakere normalt tjener, eller som ikke er i tråd med allmenngjøringsforskrifter der slike gjelder. I anskaffelsessammenheng kan du bidra til å bekjempe sosial dumping blant annet ved å stille krav om lønns- og arbeidsvilkår og ved å følge opp at leverandører og underleverandører etterlever kravene i kontraktsperioden. Difi anbefaler at anskaffelsesprosessen gjennomføres i tre faser: Konkurransegjennomføring Mange opplever at kontraktsoppfølgingsfasen er utfordrende. Formålet med denne veilederen er å hjelpe deg videre i arbeidet med kontraktsoppfølging av krav til lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter i praksis. I Difis veileder «Ta ansvar motvirk sosial dumping i anskaffelser» og på Difis nettsider kan du finne mer veiledning som vil hjelpe deg å gjennomføre gode offentlige anskaffelser med hensyn til lovpålagte krav om lønns- og arbeidsvilkår. Beste praksis Flere offentlige oppdragsgivere gjennomfører systematisk og god kontraktsoppfølging av lønns- og arbeidsvilkår. Noen av disse virksomhetene har utviklet gode verktøy og maler for sitt arbeid. Difi har samlet inn en rekke virksomhetsinterne dokumenter og utviklet generell veiledning og verktøy basert på det som anses som beste praksis per i dag. Veiledningen er utformet som en sjekkliste med ulike nivåer: skal, bør og kan. Det som skal gjøres er lovpålagte krav, og er derfor et absolutt minimum for oppfølgingsarbeidet. For å styrke vernet mot sosial dumping ytterligere, har Difi kommet med noen anbefalinger til hva virksomheten din bør gjøre i tillegg til de lovpålagte kravene. Videre har vi tatt med noen forslag som kan følges av avanserte brukere og/eller ved særlig høy risiko for brudd på lønns- og arbeidsvilkår. Du finner mer informasjon, verktøy og eksempler på temasidene Kontraktsoppfølging Hvorfor motvirke sosial dumping Offentlige oppdragsgivere har et særskilt ansvar for å motvirke sosial dumping. Selv om lønns- og arbeidsvilkår primært er arbeidsgivers ansvar, er offentlige oppdragsgivere pålagt å kontrollere etterlevelse av kravene i praksis i forbindelse med sine kontrakter. Sosial dumping har store sosiale og økonomiske konsekvenser, også utover de personer som er direkte berørt. Jo mer utbredt sosial dumping blir i en bransje, desto vanskeligere blir det å opprettholde de rettighetene som er bygget opp over tid i arbeidslivet. Når useriøse leverandører vinner anbud basert på uakseptable lønns- og arbeidsvilkår, blir det et hinder for konkurranse på like vilkår. Seriøse leverandører kan på sikt bli presset ut av markedet. Arbeidstilsynets erfaringer tilsier at der det forekommer sosial dumping, avdekkes det ofte kriminelle forhold. Det er også en betydelig omdømmerisiko å samarbeide med leverandører som bryter regelverket. Det offentlige må gjennom sine anskaffelser gå foran i arbeidet med å fremme et seriøst arbeidsliv. REGJERINGENS STRATEGI MOT ARBEIDSLIVSKRIMINALITET Minimumskrav Regelverket krever at offentlige oppdragsgivere skal: I kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget opplyse om at kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskriften. Det er tilstrekkelig å legge ved kontrakten som inneholder krav til lønns- og arbeidsvilkår, men Difi anbefaler at du i tillegg opplyser om dette under «Spesielle kontraktsvilkår» i Doffin/TED. I kontrakten stille krav om at ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med gjeldende allmenngjøringsforskrift og/eller landsomfattende tariffavtale for vedkommende bransje stille krav om at leverandøren og underleverandører på forespørsel dokumenterer at kravene blir oppfylt bestemme sanksjoner som er egnet til å påvirke leverandøren og underleverandører til å oppfylle vilkårene I kontraktsoppfølgingen for anskaffelser innen allmenngjorte 1 områder etablere skriftlige systemer og rutiner gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Graden av kontroll kan tilpasses behovet i vedkommende bransje, geografisk område mv. overholde lovbestemt taushetsplikt og verne om personopplysninger og annen sensitiv informasjon dokumentere prosessen i henhold til gjeldende regelverk, herunder forvaltningsloven og arkivloven. 1 Oppdatert oversikt over allmenngjorte tariffavtaler finner du på 4 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 5

4 KONTRAKTSOPPFØLGING Kontraktsinngåelse Rutiner og ansvar Høy risiko Ingen avvik Dokumentasjonsgjennomgang og stedligkontroll (revisjon bør vurderes) Avvik Egenrapportering Risikovurdering Tiltak og sanksjoner Tiltak etterlevd og dokumentert Kontroll avsluttes Rapport etter kontroll Middels risiko Dokumentasjonsgjennomgang og/ eller stedlig kontroll Avvik Ingen avvik Start/slutt Prosess Beslutning Lav risiko Arkiv (erfaringsdatabase) Bør gjøres Bør vurderes 6 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 7

5 KONTRAKTSINNGÅELSE EN VIKTIG FORUTSETNING for vellykket arbeid med oppfølging av lønnsog arbeidsvilkår er å kontraktsfeste hvilke krav som stilles og hvilke sanksjoner som er aktuelle ved brudd på kravene hos leverandør og underleverandører. Kontraktsfeste at leverandøren og eventuelle underleverandører skal følge krav til lønnsog arbeidsvilkår i henhold til gjeldende forskrift Kontraktsfeste at leverandøren og eventuelle underleverandører må dokumentere at kravene er oppfylt dersom oppdragsgiver ber om dette Kontraktsfeste hensiktsmessige sanksjoner dersom leverandøren og underleverandøren(e) ikke følger bestemmelsene. Sanksjonene skal være egnet til å påvirke leverandøren eller underleverandøren til å oppfylle vilkårene. Difis anbefalte standard kontraktskrav for lønns- og arbeidsvilkår Kontraktsfeste at leverandøren skal sende oppdragsgiver et utfylt egenrapporteringsskjema om lønns- og arbeidsvilkår senest 1 måned etter kontraktsinngåelse VIRKSOMHETEN KAN: Kontraktsfeste sanksjoner dersom leverandøren bruker urimelig lang tid på innsending av etterspurt dokumentasjon Kontraktsfeste krav om at alle arbeidstakere skal synlig bære gyldig ID-kort der regelverket krever det (lovpålagt for arbeidstakere innen bygg, anlegg og renhold) Kontraktsfeste krav om forhåndsinnmelding/forhåndsgodkjenning av underleverandører Spesielt aktuelt for bygg og anlegg: Kontraktsfeste en begrensning i antall ledd med underleverandører 8 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 9

6 RUTINER OG ANSVAR DET OVERORDNEDE ANSVARET for arbeidet mot sosial dumping i offentlige kontrakter ligger hos ledelsen i virksomheten og bør omtales i relevante strategidokumenter. Difi anbefaler i tillegg å innarbeide kravene til lønns- og arbeidsvilkår i sentrale rutinedokumenter, som håndbøker og sjekklister. Den ansvarlige for oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår kan for eksempel være innkjøpsleder, kontraktsansvarlig, prosjektleder, renholdsleder, eiendomssjef eller koordinator for utførelse av byggeprosjekt. Det kan også være hensiktsmessig å involvere en eller flere personer fra HR/personalavdelingen som kan være en ressurs ved innhenting og tolkning av dokumentasjon av lønns- og arbeidsvilkår samt eventuelle arbeidsrettslige forhold. Innarbeid kravene til lønns- og arbeidsvilkår i sentrale rutinedokumenter, som håndbøker og sjekklister. For anskaffelser innen allmenngjorte områder etablere skriftlige systemer og rutiner for å undersøke, og om nødvendig følge opp at kravene i allmenngjøringsforskriftene etterleves For alle anskaffelser omfattet av forskrift om lønns- og arbeidsvilkår etablere skriftlige systemer og rutiner for å undersøke, og om nødvendig følge opp at kravene i forskriften etterleves Dokumentere hvem som har ansvar for å følge opp lønns- og arbeidsvilkår i kontrakten. Dette kan for eksempel gjøres i kontraktstrategien Sørge for at den med ansvaret for oppfølging av leverandøren har nødvendige ressurser og kompetanse VIRKSOMHETEN KAN: Omtale målsettingene for arbeidet mot sosial dumping i relevante strategidokumenter Definere mål og måleparametre for arbeidet mot sosial dumping og måle resultatene årlig Rapportere måloppnåelsen for oppfølgingsarbeidet i årsmeldingen Sørge for at ledelsen får rapporter for gjennomførte kontroller Drøfte i ledermøtene status for arbeidet mot sosial dumping TIPS Oppdatert oversikt over allmenngjorte tariffavtaler finner du på 10 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 11

7 EGENRAPPORTERING DIFI ANBEFALER at oppdragsgiver krever egenrapportering om lønns- og arbeidsvilkår fra leverandøren innen den frist som er satt i kontrakten (anbefalt frist er senest 1 måned etter kontraktsignering). Å varsle om kravet om egenrapportering allerede ved utlysning av konkurranse kan i seg selv virke forebyggende mot brudd på lønns- og arbeidsvilkår i kontraktsperioden. Det krever imidlertid at du som oppdragsgiver bruker svarene fra leverandør aktivt ved vurdering av risiko i kontrakten og som grunnlag for dialog med leverandøren. I motsatt fall vil egenrapportering oppfattes som en byrde og en tidstyv. Det er derfor viktig å planlegge hvordan informasjonen skal håndteres og sette av nødvendige ressurser til arbeidet. Svarene fra leverandøren vil være viktige informasjonskilder for risikovurdering. Innhenting og vurdering av svarene i egenrapporteringsskjemaet vil også kunne regnes som oppfyllelse av kravet om nødvendig kontroll. I tillegg kan begrenset dokumentasjonsgjennomgang foretas for å verifisere innholdet i egenrapporteringen. Mer om risikovurdering og nødvendig kontroll kan du lese under «Risikovurdering». Gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønnsog arbeidsvilkår overholdes Dokumentere prosessen ved å arkivere utfylt egenrapporteringsskjema i tilknytning til kontrakten Kontraktsfeste at leverandøren skal fylle ut egenrapporteringsskjema om lønns- og arbeidsvilkår (anbefalt frist: senest 1 måned etter kontraktsignering) Benytte svar fra leverandøren som grunnlag for risikovurdering VIRKSOMHETEN KAN: Kontraktsfeste sanksjoner dersom leverandøren ikke leverer egenrapporteringsskjema innen fastsatt frist Innhenting og vurdering av svarene i egenrapporteringsskjemaet vil også kunne regnes som oppfyllelse av kravet om nødvendig kontroll. Difis mal for egenrapportering om lønns- og arbeidsvilkår 12 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 13

8 RISIKOVURDERING OPPDRAGSGIVER SKAL GJENNOMFØRE nødvendig kontroll av at krav til lønns- og arbeidsvilkår i kontrakter etterleves. 2 Egenrapportering med påfølgende risikovurdering kan i mange tilfeller være en hensiktsmessig kontroll med at kontraktsvilkårene oppfylles i kontraktsperioden. Det gjelder særlig: Kontrakter med lav risiko for sosial dumping Kontrakter hvor det foreligger dokumenterte gode erfaringer med leverandøren og underleverandøren(e) Når svarene på egenrapporteringen er utfyllende og troverdige Selv om risikoen vurderes som lav betyr det ikke at det ikke kan skje brudd på lønns- og arbeidsvilkår, men det handler om å prioritere ressursene på oppfølging av kontrakter der risikoen er størst. Hva nødvendig kontroll innebærer vil måtte bero på en konkret vurdering. For eksempel vil det ikke nødvendigvis være samme behov for kontroll der hvor det inngås nye avtaler med leverandører som oppdragsgiver har samarbeidet med tidligere og som oppdragsgiver kjenner som seriøse og lovlydige virksomheter. Ved inngåelse av kontrakter med nye leverandører, vil det kunne være behov for mer omfattende dokumentasjon og kontroll. Kontrollen kan foretas i form av stikkprøver dersom leverandøren og underleverandører viser seg å være seriøse. For å ha en formening om hvilke kontrakter og hvilke forhold ved kontrakten som skal kontrolleres grundigere, bør virksomheten gjennomføre en risikovurdering ved kontraktsinngåelse. Det kan også foretas risikovurderinger jevnlig i kontraktsperioden. Risikovurderingen gjennomføres ved at de ansvarlige, for eksempel saksbehandlere, ledere og kontraktsforvaltere, møtes for å drøfte risikomomentene i kontrakten. Resultatet av risikovurderingen vil gi en indikasjon på hvorvidt det er behov for å gå videre til mer omfattende kontroll (eskalering). Selv ved lav risiko anbefaler Difi at virksomheten tar stikkprøver (se «Dokumentasjonsgjennomgang»). Gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønnsog arbeidsvilkår overholdes Dokumentere prosessen ved å arkivere konklusjonene fra risikovurderingen i tilknytning til kontrakten Gjennomføre risikovurdering med jevne mellomrom, for eksempel en gang i året i forbindelse med ordinær oppfølging av leverandør Foreta en ny risikovurdering ved signaler om potensielle brudd (for eksempel negativ omtale i media, pålegg fra Arbeidstilsynet, endring i firmanavn/ organisasjonsnummer) Vurdere å ta stikkprøver i kontraktsperioden selv om risikoen viser seg å være lav og kontrollen avsluttes (dokumentasjonsgjennomgang eller stedlig kontroll bør vurderes) Prioriter ressursene på oppfølging av kontrakter der risikoen er størst. Difis mal for risikovurdering vedrørende lønns- og arbeidsvilkår VIRKSOMHETEN KAN: Følge opp risikovurderingen med grundigere kontroll ved middels til høy risiko for brudd (dokumentasjonsgjennomgang og/eller stedlig kontroll bør vurderes) no/hvordan-stille-og-folge- 2 Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår, 7 14 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 15

9 DOKUMENTASJONS- GJENNOMGANG FOR GRUNDIGERE KONTROLL etter egenrapportering kan virksomheten gjennomføre dokumentasjonsgjennomgang. Difis anbefalte standard kontraktsvilkår gir deg adgang til å foreta dokumentasjonsgjennomgang for å kontrollere etterlevelse av krav til lønns- og arbeidsvilkår. Det er viktig å vurdere hva slags dokumentasjon som er hensiktsmessig å hente inn. Dette gjelder særlig arbeidsavtaler, timelister og lønnsslipper for arbeidstakere som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Det kan være hensiktsmessig å innhente dokumentasjonen i to omganger: 1. leverandørens avtalte lønns- og arbeidsvilkår med eventuelle underleverandører; oppdatert liste over gjeldende landsomfattende og allmenngjorte tariffavtaler; lønnsrammer for stillingskategoriene/stillingskodene og satser/ tillegg for skift, turnus, overtid og ulempe; 2. arbeidsavtaler; timelister; lønnslipper; dekning av utgifter til reise, kost og losji Det er mulig å hente inn mer informasjon, men husk at en del dokumentasjon inneholder personopplysninger som vil kunne kreve samtykke fra arbeidstakerne. Kravene til behandling i personopplysningsloven vil da gjelde. Difi anbefaler derfor at du basert på risikovurderingen bestemmer hvilken informasjon som er nødvendig å få fra leverandør og legger en plan for hvordan den skal behandles. Det er også mulig å kontrollere dokumentasjon ved stedlig kontroll. Gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønnsog arbeidsvilkår overholdes Sørge for at taushetsplikten overholdes ved innhenting av dokumentasjon og at personopplysninger og annen sensitiv informasjon behandles på en lovlig og forsvarlig måte Prioritere forhold som skal kontrolleres på bakgrunn av gjennomført risikovurdering Innhente relevant dokumentasjon og kontrollere forhold på bakgrunn av gjennomført risikovurdering Innhente gjeldende landsomfattende tariffbestemmelser Presentere observasjonene skriftlig for leverandøren, slik at leverandøren har mulighet til å kommentere observasjonene, gi tilleggsinformasjon eller oppklare misforståelser (kontradiksjon) Difis mal for dokumentasjonsgjennomgang av lønns- og arbeidsvilkår Difi anbefaler at du basert på risikovurderingen bestemmer hvilken informasjon som er nødvendig å få fra leverandør og legger en plan for hvordan den skal behandles. 16 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 17

10 STEDLIG KONTROLL DIFIS ANBEFALTE standard kontraktskrav for lønns- og arbeidsvilkår gir deg adgang til å foreta anmeldte eller uanmeldte stedlige kontroller hos leverandør/ underleverandør, og ved lokasjon der tjenesten utføres. En slik kontroll kan inkludere tilgang til lønns- og personalsystemer. Ved bruk av andre kontraktsbestemmelser enn Difis, må adgangen til å foreta stedlig kontroll og rett til innsyn i interne systemer inntas spesifikt i kontrakten. Fremgangsmåten vil variere avhengig av om kontrollen er anmeldt eller uanmeldt. Ved forhåndsanmeldte kontroller, ta kontakt med leverandøren i forkant og informerer om gangen i kontrollen. Det kan være hensiktsmessig å gi leverandøren beskjed om en anmeldt kontroll kort tid i forveien, for eksempel 3 7 dager. Gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønnsog arbeidsvilkår overholdes Sørge for at taushetsplikten overholdes ved håndtering av dokumentasjon og at personopplysninger og annen sensitiv informasjon behandles på en lovlig og forsvarlig måte Vurdere om kontrollen skal være anmeldt eller uanmeldt Prioritere forhold som skal kontrolleres på bakgrunn av gjennomført risikovurdering Utføre kontroll hos leverandør/ underleverandør Presentere observasjonene i et avslutningsmøte med leverandøren eller et dokument, slik at leverandøren har mulighet til å kommentere observasjonene, gi tilleggsinformasjon eller oppklare misforståelser (kontradiksjon) VIRKSOMHETEN KAN: Utføre kontroll ved lokasjonen hvor tjenesten utføres, i henhold til en sjekkliste utarbeidet basert på risikovurderingen Vurdere å gjennomføre en uanmeldt stedlig kontroll utenom normal arbeidstid. Mulighetene for å avdekke brudd er større da Vurdere å bruke en uavhengig tredjepart til å utføre kontrollen. Som oppdragsgiver har du ansvar for oppfølgingen og skal definere hva som kontrolleres Kontrollere ID-kort på arbeidsplassen der det er krav om det Offentlige virksomheter skal gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Mer veiledning om stedlig kontroll finner du på: 18 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 19

11 TILTAK OG SANKSJONER HVIS DET AVDEKKES BRUDD på krav til lønns- og arbeidsvilkår, bør oppdragsgiver iverksette tiltak, samt vurdere eventuelle sanksjoner. Tiltak og sanksjoner skal iverksettes ut fra bruddets alvorlighetsgrad og omfang. Mulige sanksjoner er retting, dagbøter, tilbakeholdelse av kontraktssum, og heving. Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter krever at det inntas bestemmelser om sanksjoner i kontrakten (se «Kontraktsinngåelse»). Vurdere avvik og brudd med tanke på alvorlighet og iverksette nødvendige tiltak og sanksjoner Varsle Arbeidstilsynet om kritikkverdige forhold relatert til arbeidsmiljø Ha skriftlig kommunikasjon med leverandøren/underleverandøren Be om leverandørens kommentar til eventuelle funn (kontradiksjon) Gi leverandøren en rimelig frist for å rette forholdene og dokumentere at retting er gjennomført Vurdere å bruke juridisk kompetanse ved tvil om hvilke tiltak som er riktig VIRKSOMHETEN KAN: Be leverandøren om forpliktende handlingsplan for retting av avvik som tar noe tid Tiltak og sanksjoner skal iverksettes ut fra bruddets alvorlighetsgrad og omfang. TIPS Arbeidstilsynet bør varsles om kritikkverdige forhold relatert til arbeidsmiljø: 20 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 21

12 RAPPORT ETTER KONTROLL EN GJENNOMFØRT KONTROLL av lønns- og arbeidsvilkår skal dokumenteres i henhold til relevante regelverk, spesielt forvaltningsloven og arkivloven. Difi anbefaler å lage et notat eller en rapport etter utført kontroll. Sammen med en skriftlig risikovurdering vil dette dokumentet vise at du har ivaretatt virksomhetens plikt til å gjennomføre nødvendig kontroll i hht. regelverkets krav. Videre vil rapporten ligge til grunn for fremtidige kontroller, både innenfor samme kontrakt og som en erfaring som kan benyttes ved oppfølging av andre kontrakter. Rapporten kan legges frem for ledelsen og bidra til ledelsesforankring Rapporten bør inneholde informasjon om hva som ble kontrollert, hvilken dokumentasjon som ble innhentet, eventuelle funn, hvilke krav som ble satt og hvilke frister som ble gitt Eventuelle brev, møtereferat, epost i forbindelse med saken bør ligge som vedlegg til rapporten Rapporten skal arkiveres i tilknytning til kontrakten Den gjennomførte kontrollen vil danne grunnlag for en eventuell ny kontroll på et senere tidspunkt. Dersom det konstateres brudd på krav i regelverket og i kontrakten, vil det være naturlig å vurdere en eventuell utvidet kontroll med eller uten ny egenrapportering fra leverandør Dokumentere prosessen ved å arkivere rapport etter utført kontroll i tilknytning til kontrakten Ha all relevant skriftlig kommunikasjon som vedlegg til rapporten Sende ferdig rapport oppover i systemet (ledelsesforankring) Benytte rapporten som en kilde i fremtidige risikovurderinger Benytte rapporten til å vurdere ressursbruk for oppfølging fremover Vurdere en ny kontroll med eller uten ny egenrapportering fra leverandør for å verifisere forholdene som ble rettet og eventuelt kontrollere andre forhold Difis mal for rapport etter kontroll 22 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 23

13