NEC SV 8100 Enkel brukerveiledning for InMail

Transkript

1 NEC SV 8100 Enkel brukerveiledning for InMail Digitel/IPtel Velkommen til InMail. Dette er NEC IP Server Talepostkasse. Fra denne postkassen kan du slå videre til alle i vår bedrift. Legg beskjed, navn og telefonnummer, så ringer vi tilbake i løpet av dagen. Din beskjed blir nemlig videresendt til riktig person. Innholdsfortegnelse (i full skjerm: trykk over teksten) Side Kodebasert. Dette dokumentet er ikke en fullstendig bruksanvisning. Menybeskrivelse 2 Viderekopling til Talepost Administrere firmameldinger Talekort 5 Ekstern tilgang til InMail 6 Administrere firmameldinger InMail 6

2 Menybeskrivelse Din Talepostkasse er din personlige telefonsvarer. Når du forlater plassen din, er opptatt eller ikke rekker å svare alle anropene, sørger du for å viderekople telefonen til postkassen din som svarer med en av dine tre velkomstmeldinger. Du kan legge meldinger til kollegaer, og du kan sende mottatte meldinger videre til kollegaer. Du har normalt to forhåndsprogrammerte knapper for enklest bruk av Telepost, den ene for å anrope postkassen - og som gir meldingsindikasjon, og en annen for enkelt å kunne viderekople anrop til postkassen. Talepost gir deg talt meny (som i oversikten nedenfor). Bruk denne, eller benytt Display Menytaster på din telefon. Enkelt og praktisk. Hovedmeny 0 Hovedmeny kan velges etter at du har anropt postkassen din: Avspille melding 5 Avspillingsmodus - Mens du lytter til meldingen har du flere valg: Talepost 1. Trykk funksjonsknapp for Talepost, eller (hvis du ikke har denne); 2. Løft av og slå VM Anropsnummer (eks. 99) og ditt eget postkassenummer. VM Anropsnummer: Kontakt systemansvarlig. Pause i avspilling/ restarte avspilling Spole frem noen sekunder Spole tilbake noen sekunder Spole tilbake til meldingsstart Avspille neste melding * Arkivere meldingen Ankomsttid og Avsender nr. Omstyre meldingen (til kollega) Besvare melding med ny melding Ringe opp meldingsavsender Liste med nye meldinger Liste med arkiverte meldinger Alle meldingslister (nye/arkiverte) Tilbake til meny for Avspillingsmodus Tilbake til Hovedmeny Slette meldingen Legge melding (til kollega) Under meldingsopptak kan du: Etter valgt internnummer (kollega): Pause i opptak/ restarte opptak Avslutte opptak * Endre valgt internnummer Sende melding * Slette opptak Side 2 av 6

3 Menybeskrivelse (forts.) Velkomstmelding Les inn velkomstmelding 1- som du vil benytte for ulike fravær: Avspill melding Innles Melding Gi postkassen et navn 6 Navnet avspilles som avsender istedenfor postkassenummer: Slett Tilleggsmeny 6 Arrangere oppsett for postkassen din. Valgene er: Endre/slette passord Meldingsvarsel Håndtering av anrop (ikke tilgjengelig) Tidsmarkering Avslutte Varselvalg Varsel på Telefon Varsel til E-post Beklager feil i talte meldinger vedr. aktivert/deaktivert E-post varsel. Bruk displaymeldinger AV / PÅ for å velge riktig. * Tid og dato 8 Administrative muligheter 2 Kun med administrativ tilgang: Redigeringsvalg p.kasse : Instruksjonsmelding Annonseringsmelding Distribusjonsliste Brukervedlikehold Overstyring av svar Svarmelding Info om Talepost versjon Red.valg Avspill melding Innles melding Slett Liste med nye meldinger 16 Liste med arkiverte meldinger 1 Alle meldingslister 12 Forlate Talepost 9 Meldingslistene er også tilgjengelig fra Avspilling. * Meldinger ved varsel til E-post: 1. Hvis aktivert: Meldingsvarsel til E-post er deaktivert. (Korrekt: aktivert.) For å deaktivere meldingsvarsel til E-post; trykk Hvis deaktivert: Meldingsvarsel til E-post er aktivert. (Korrekt : deaktivert.) For å slå på meldingsvarsel til E-post; trykk 6. Side av 6

4 Viderekopling til Talepost Din systemtelefon har normalt to Funksjonsknapper (knappene 1-2) programmert for enkel og hurtig manøvrering i Talepost: 1. Talepost Talepost bruker du for å anrope postkassen din, og knappen blinker når du har ny melding. Anrop postkassen ved å trykke knappen, og bruk Menybeskrivelse for å manøvrere I postkassen. 2. Vk.T.post bruker du for å viderekople til postkassen når du forlater plassen din, er opptatt eller ikke kan svare. Dette er en flerfunksjonsknapp; Trykkes flere ganger for å velge type viderekopling, eller for å slette viderekopling: 1. TRYKK: Vk. Generelt 2. TRYKK: Vk. Ikke svar. TRYKK: Vk. Opptatt. TRYKK: Vk. I.sv./Oppt. 5. TRYKK: Vk. slettet Hvis du ikke har disse knappene, se Brukerveiledning for systemtelefoner, eller snakk med systemansvarlig I bedriften. Viderekoble generelt (alle) Viderekoble Ikke svar (når du ikke kan svare) Viderekoble opptatt (når du sitter I samtale) Viderekoble I.svar/Oppt. (du er oppt. / kan ikke svare) - Trykk 1 gang på (display viser vk. status ALLE SAMT). - Alternativ: Bruk Display Menyknapper (PROG VKBL ALLE SET ) + Talepost Anropsnr. + HOLD. - Trykk 2 ganger på (display viser vk. status IKKE SVAR). - Trykk ganger på (display viser vk. status IKKE SVAR). - Trykk ganger på (display viser vk. status IKKE SVAR). Slette Viderekopling - Trykk ganger på (display viser vk. status IKKE SVAR). NB! Talepost Anropsnr. : Kontakt systemansvarlig. Side av 6

5 Administrere firmameldinger Talekort Din telefonansvarlige eller installatøren har forberedt hvilke meldingsnumre ( ) som har hvilke formål (menyvalg, nattsvar, lunchmelding m.m.). Normalt vil en systemansvarlig i din bedrift administrere slike felles firmameldinger i bedriften. Eksempler: Kømeldinger Kømeldinger er talemeldinger innringer kan motta når det er kø på sentralbordet eller i grupper av telefoner. Man kan ha opptil to slike kømeldinger/gruppe. Normalt leses inn en velkomstmelding med informasjon om køsituasjonen, deretter benyttes en melding som repeteres ( fremdeles kø ). Menystyrt innvalg Talte velkomstmeldinger som ber innringer velge destinasjon ved for eksempel å slå: 1 for salg, 2 for service. eller vent på svar fra sentralbordet. Installatøren har på vegne av din bedrift på forhånd bestemt hvilke telefoner som skal ringe for hvert av valgene 1, 2, etc Fraværsmelding (nattsvar, lunch-, ferie-, e.a.) Talesvar med informasjon om åpningstider, lunch, fellesferie, eller annet. Disse meldingene kan også ha andre formål. Slik taler du inn melding Løft røret Nr : 100 Meldingsoversikt Brukes til: Slå Slå meldingsnr Tal inn meldingen. Avslutt med. Ikke legg på røret ennå, du hører meldingen din avspilt, og du har følgende valg: : = Les inn ny melding 5: = Hør på melding : = Slett melding. Legg på røret når du er ferdig. Køsvar Løsningen for talt felles melding kan være: Menysvar Nattstilling svar Side 5 av 6

6 Ekstern tilgang til InMail Det vil være mulig å anrope egen postkasse fra ekstern telefon hvis SV8100 og InMail er satt opp for dette. Man skal i slike tilfelle benytte passord for adgang til postkassen. For innlegging/endring av passord, se Tilleggsmeny (6) i Menybeskrivelse. Anrope egen postkasse (du har viderekoplet til postkassen) Hvis du viderekopler telefonen din til egen postkasse før du forlater arbeidsplassen, kan du ringe den opp ved å velge ditt eget innvalgsnummer. Mens din egen melding avspilles kan du: Slå + 0 (hvis internnummeret ditt er 0), Slå passord (f.eks. 00), og bruk deretter valgene i Menybeskrivelse. Anrope egen postkasse via Menystyrt innvalg Hvis bedriften har Menystyrt innvalg, eller har avsatt et innvalgsnummer for ekstern kontakt med InMail, kan du anrope dette nummeret for å administrere postkassen din. Når du får svar fra InMail: Slå + 0 (hvis internnummeret ditt er 0), Slå passord (f.eks. 00), og bruk deretter valgene i Menybeskrivelse. Administrere firmameldinger i InMail InMail kan også benyttes til administrative formål (menyvalg, nattsvar, lunchmelding m.m.). Normalt vil en systemansvarlig i din bedrift administrere slike felles firmameldinger i bedriften. Den systemansvarlige vil da ha Administrativ tilgang i sin postkasse. Ekstern Administrasjon av firmameldinger Intern Administrasjon av firmameldinger Redigering av Administrative meldinger er kun tilgjengelig fra en postkassebruker med administrativ tilgang. Benytt en av anropsmulighetene ovenfor (Ekstern tilgang til InMail) for kontakt med systemet fra ekstern telefon, og velg Meny 2 (se Menybeskrivelse). Talepost Trykk funksjonsknapp for Talepost, eller (hvis du ikke har denne); Løft av og slå VM Anropsnummer (eks. 99) og ditt eget postkassenummer Slå 2, og følg menyanvisninger i Menybeskrivelse. Symbolet påkliseret dette produktet viser at dette ikke skal kastes, men leveres til gjenvinning. Side 6 av 6