Innkalling til årsmøte Narvik Studentersamfunn

Transkript

1 Innkalling til årsmøte Narvik Studentersamfunn Oppdatert Tid: 25. september 2012, kl 16:00 Sted: Auditorium 1 Saksliste: 00/13 - Valg av møteleder og referent 00/13 - Godkjenning av innkalling 00/13 - Godkjenning av sakslisten 00/13 - Godkjenning av dagsorden og forretningsorden 00/13 - Oppnevning av tellekorps og protokollunderskrivere 01/13 - Godkjenning av regnskap /13 - Godkjenning av halvårsregnskap første halvår /13 - Godkjenning av budsjett /13 - Godkjenning av årsmelding /13 - Godkjenning av halvårsmelding første halvdel /13 - Behandling av strategisk plan og handlingsplan 07/13 - Nye æresmedlemmer av Narvik Studentersamfunn 08/13 - Vedtektsendring 1 09/13 - Vedtektsendring 2 10/13 - Vedtektsendring 3 11/13 - Vedtektsendring 4 12/13 - Vedtektsendring 5 13/13 - Vedtektsendring 6 14/13 - Vedtektsendring 7 15/13 - Vedtektsendring 8 16/13 - Vedtektsendring 9 17/13 - Valg av ett medlem til valgkomite 18/13 - Nettvalg av nytt presidentskap Sak 00/13 Valg av møteleder og referent Som møteleder foreslås Kim Roar Foldøy Hauge. Som referent foreligger det ingen innstilling, man ber om en frivillig fra salen.

2 Forslag til vedtak: Kim Roar Foldøy Hauge leder møtet, X skriver et kort referat. Sak 00/13 Godkjenning av innkalling Innkallingen var tilgjengelig på studentersamfunnets websider og studentene ble varslet med oppslag på NSS-tavla. Sakspapirene kom litt over en dag for sent pga sykdom og strømbrudd. Forslag til vedtak: Innkallingen godkjennes uten innvendinger. Sak 00/13 Godkjenning av dagsorden og forretningsorden Møteleder forklarer kort om dagsorden og forretningsorden og hvordan man kan uttale seg til årsmøtet samt i hvilken rekkefølge ting skal foregå. Forslag til vedtak: Forretningsorden og dagsorden godkjennes slik forklart av møteleder. Sak 00/13 Oppnevning av tellekorps og protokollunderskrivere Tellekorpset, to til tre personer har som opppgave å telle antall stemmer ved avstemming for å sikre at resutlatet er korrekt. To protokollunderskrivere har som oppgave å sjekke at det som tår i referatet fra møtet gjenspeiler det som faktisk ble vedtat og signerer så på at protokollen fra møtet er korrekt. Forslag til vedtak: To til tre personer blir valgt som tellekorps og to som protokollunderskrivere. Sak 01/13 Godkjenning av regnskap 2012 Regnskapet viser en oversikt over flyten i pengene for kalenderåret Komplett regnskap ligger som vedlegg 01. Dersom det er ønskelig fra revisorene kan revisorene på møtet si noe om regnskapsføringen. Det bør bemerkes at det allerede er godkjent halvårsregnskap for første halvdel av Resultatet er på hyggelige kr ,06. Det er viktig å påpeke at man fikk inn bevilgningen først i Av den grunn er resultatet kr høyere enn man normalt kunne forvente, med tilhørende underskudd i I forbindelse med 2012-aktiviteter fikk man kr i tilskudd fra samskipnaden, mens man ved hjelp av aktiviteter og kontingenter hadde inntekter på ca kr fra andre kilder. Forslag til vedtak: Regnskapet for 2012 godkjennes slik det ble lagt frem.

3 Sak 02/13 Godkjenning av halvårsregnskap første halvår 2013 Regnskapet viser en oversikt over flyten i pengene for første seks måneder kalenderåret Det finnes som vedlegg 02. Dersom det er ønskelig fra revisorene kan revisorene på møtet si noe om regnskapsføringen og økonomien generelt. Forslag til vedtak: Regnskapet for første halvdel 2013 godkjennes slik det ble lagt frem. Sak 03/13 Godkjenning av budsjett for 2014 Budsjettet viser en oversikt over estimerte inntekter og utgifter for kalenderåret Komplett budsjett ligger som vedlegg 03. Det knyttes en del mer usikkerhet til inntektene som en følge av den nye samskipnanden og mulige endringer i bevilgningene. Forslag til vedtak: Budsjettet godkjennes slik det foreligger. Sak 04/13 Godkjenning av årsmelding for 2012 Årsmeldingen beskriver hva som har skjedd i studentersamfunnet i kalenderåret Komplett årsmelding ligger som vedlegg 04. Forslag til vedtak: Årsmeldingen 2012 godkjennes slik den ble lagt frem. Sak 05/13 Godkjenning av halvårsmelding for første halvdel av 2013 Halvårsmeldingen beskriver hva som har skjedd i studentersamfunnet i første halvdel av kalenderåret Halvårsmelding ligger som vedlegg 05. Forslag til vedtak: Halvårsmeldingen for første halvdel 2013 godkjennes slik den ble lagt frem. Sak 06/13 Behandling av strategisk plan og handlingsplan Strategisk plan og handlingsplan håndteres av Dumaen. Forslag til vedtak: Dumaen utarbeider strategisk plan og handlingsplan.

4 Sak 07/13 Godkjenning av nye æresmedlemmer Æresmedlemmer er medlemmer av studentersamfunnet på livstid. Utenom det følger det ingen større privilegier. For å forenkle det hele foreslås det at alle mottakere av Store og Lille Bjørn fra 2012 og utover automatisk også blir æresmedlemmer. I tillegg er det også foreslått at følgende personer innvilges æresmedlemskap: Ralf Nummelin, Krister Berntsen, Torgrim Teigstad, Frode Petterson og Torkild Sivertsen. Det er åpent for at årsmøtet også kan foreslå ytterlgiere kandidater. Forslag til vedtak: Alle store og Lille Bjørn-mottakere fra 2012 og utover innvilges æresmedlemskap. I tillegg innvilges følgende personer: Ralf Nummelin, Krister Berntsen, Torgrim Teigstad, Frode Petterson og Torkild Sivertsen. Sak 08/13 Vedtektsendring kan med fordel være mer spesfikk og lettfattelig. Gammel ordlyd Misbruk av denne rettigheten kan føre til eksklusjon fra Narvik Studentersamfunn Dersom årsmøtet mener at det ikke eksisterer en god grunn til at et ekstraordinært årsmøte ble holdt, kan årsmøtet velge å ekskludere en eller flere medlemmer fra organisasjonen. Sak 09/13 Vedtektsendring har krav om epost, dette kan med fordel byttes ut med et mindre spesifikt krav. Dessuten er det en liten særskrivingsfeil i vedtektene. Gammel ordlyd Årsmøtet må annonseres minst en uke i forveien per student e-post og på oppslagstavlen til foreningen. Det er fordelaktig at andre kommunikasjonskanaler også benyttes Årsmøtet må annonseres minst en uke i forveien på websidene og på oppslagstavlen til foreningen. Alternativt kan man annonsere årsmøtet på en annen tilsvarende vidtrekkende måte så lenge denne annonseringsmetoden er godkjent av Dumaen.

5 Sak 10/13 Vedtektsendring 3 Ved å slå sammen noen av de første paragrafene kan man rydde opp og få et kortere sett med vedtekter. Gammel ordlyd 1. Foreningens navn 1-1. Foreningens fulle navn er: Foreningen Narvik Studentersamfunn Foreningen omtales i dagligtale som Narvik Studentersamfunn med NSS som forkortet form. 2. Foreningens formål 2-1. Foreningen Narvik Studentersamfunn er en forening som skal ivareta den myke velferden for studentene på Høgskolen i Narvik Foreningen skal tilrettelegge for den ideelle klubbdriften Foreningen skal jobbe med forlystelse av studentene i Narvik. 3. Foreningens kontor er i Narvik kommune 1. Foreningens grunnpillarer 1-1. Foreningens fulle navn er: Foreningen Narvik Studentersamfunn. Foreningen bør omtales som Narvik Studentersamfunn i dagligtale med NSS som forkortet versjon Foreningen har kontor i Narvik Foreningen skal ivareta den myke velferden for studenter ved Høgskolen i Narvik gjennom å drive med mer eller mindre organisert forlystelse av studentene i Narvik Foreningen skal legge til rette for underholdning, studentarrangement, klubbdrift, utdannelse samt andre studentvennlige adspredelser. Sak 11/13 Vedtektsendring 4 I 4-1 er det en litt klønete formulering. Denne bør skrives om. Gammel ordlyd 4-1. Foreningens daglige drift håndteres av et presidentskap på grunnlag av vedtak i Dumaen og i henhold til vedtekter og vedtak fastsatt på årsmøtet Foreningens daglige drift håndteres av et presidentskap. Dette gjør i henhold til Dumaens vedtak, årsmøtets vedtak og foreningens vedtekter. Sak 12/13 Vedtektsendring 5

6 Dessverre har ikke 5-6 fungert som opprinnelig ønsket og det har vært mange problemer knyttet opp til andre organisasjoners stemmerett i Dumaen. Dumaen har også vokst i størrelse og i dag utgjør disse stemmene en liten andel. Det hender ofte at enkelte av disse organisasjonene ikke møter opp med en representant. Dette kan skyldes en rekke forhold, men det er mulig at det føles problematisk å måtte ta stilling til interne forhold ti studentersamfunnet. Ved å senke terskelen for grav av deltakelse kan man muligens få til en bedre oppslutning rundt møtene. Gammel ordlyd 5-6. Antall stemmer i Dumaen for andre parter. SSiN har ett medlem i Dumaen med en stemme, styret til SSiN avgjør hvem. HiN har ett medlem i Dumaen med en stemme, styret til HiN avgjør hvem. Studentstyret har ett medlem i Dumaen med en stemme, Studentstyret avgjør hvem Man har tre representanter i Dumaen, en fra hver av tre viktige samarbeidspartnere. Representantene har tale og forslagsrett. Studentsamskipnaden ved studiestedet er representert, styret i samskipnaden avgjør hvordan denne utpekes. Høgskolen i Narvik er representert, studieadministrasjonen ved Høskolen i Narvik avgjør hvordan denne utpekes. Studentstyret er representert, studentstyret avgjør hvordan denne utpekes. Sak 13/13 Vedtektsendring er problematisk da man har opplevd at flertallet i Dumaen ønsker en endring, uten at denne går gjennom. Det fører til mange detaljstyrende vedtak og problemer innad i foreningen som en følge av at flertallet ikke har tillit til presidentskapet. Gammel ordlyd 5-7. Dersom minst 2/3 av representantene har hatt mulighet til å stemme over et slikt forslag, kan Dumaen innføre unntakstilstand dersom 2/3 av Dumaen stemmer for dette. I så fall har ikke Presidentskapet, eller bestemte enkeltmedlemmer i Presidentskapet, lenger myndighet til å utøve sitt embete inntil et ekstraordinært årsmøte har behandlet grunnen til unntakstilstanden Dersom 2/3 av Dumaens representanter har hatt mulighet til å stemme, kan man ved rent flertall innføre en unntakstilstand hvor ett eller flere medlemmer av presidentskapet ikke lenger skal utføre sitt embete. Unntakstilstanden varer til et ekstraordinært årsmøte har behandlet saken. Dumaen kan utpeke personer til å midlertidig utføre vervene. Alternativt kan man også bestemme at alle handlinger som gjøres i forbindelse med verv i preseidentskapet skal godkjennes av en eller flere personer utpekt av Dumaen.

7 Sak 14/13 Vedtektsendring er litt lite spesifikk. Paragrafen kan med fordel utbedres. Gammel ordlyd 6-1. Presidentskapet skal gi jevnlig informasjon om driften til Dumaen Presidentskapet plikter å informere Dumaen om driften av studentersamfunnet på en slik måte at Dumaen kan fatte vedtak som sikrer at studentersamfunnet driftes forsvarlig. Sak 15/13 Vedtektsendring gir oss litt knapp tid med tanke på regelen. Dette fører til at årsmøtets dato må annonseres allerede før studiestart. Gamme ordlyd Foreningen skal ha årsmøte fortrinnsvis i siste halvdel av september Foreningen skal ha årsmøte fortrinnsvis i første halvdel av oktober. Sak 16/13 Vedtektsendring 9 Det bør innføres en paragraf som gjør det lettere å gjøre redaksjonelle endringer av vedtektene. Ny paragraf X Redaksjonelle endringer X-1. Dumaen kan godkjenne redaksjonelle endringer av vedtektene. Dette skal kun gjelde endringer på rekkefølge av paragrafer, ortografi, tegnsetting og lignende. Sak 17/13 Valg av medlem til valgkomiteen I henhold til vedtektene skal det på årsmøtet velges et medlem til valgkomiteen. Sittende valgkomite og ordstyrer vil kort orientere om dette vervet. Man stemmer skriftlig på den kandidaten man ønsker. Skulle det være slik at ingen av kandidatene får rent flertall tar man bort den

8 kandidaten som fikk minst stemmer og stemmer på nytt helt til man får rent flertall. Er det stemmelikhet ved kun to kandidater avgjøres det hele med loddtrekning. Forslag til vedtak: Valgkomiteens nye medlem er X. Sak 18/13 Nettvalg av nytt presidentskap Det utføres nettvalg av alle medlemmene i det nye presidentskapet. Det vil bli en orientering om hva vervet innebærer samt mulighet for debatt. Nettvalget bør avsluttes senest to uker etter årsmøtet. Behandlingen av denne saken er siste frist for å melde sitt kandidatur. Avstemming gjøres på studentersamfunnets egen webside, Dette er en egenutviklet løsning som har vært brukt tidligere uten problemer. Det finnes en beskrivelse av vervene i presidentskapet i arbeidsinstruksen, denne finner man på Aktuelle kandidater kan under behandling av saken holde en kort appell til hvorfor man bør stemme på nettopp dem. Valgkomiteen kan levere en innstilling til kandidater om det er funnet gode kandidater. Det er fullt mulig og ønskelig at man stiller spørsmål til kandidatene for å bedre avgjøre hvem som er best egnet til vervet. Forslag til vedtak: Nytt presidentskap avgjøres ved nettvalg.

9 Vedlegg 01: Regnskap kalenderåret 2012 Inntekter Inntekt:Annen Inntekt kr 2 034,17 Inntekt:Billettsalg kr ,00 Inntekt:Medlemskontigenter kr ,00 Inntekt:Renteinntekt kr 297,84 Inntekt:Salg kr 1 680,00 Inntekt:Salg egenprodusert materiell kr ,00 Inntekt:Samarbeidspartnere kr ,00 Inntekt:Tilskudd kr ,03 Totalt kr ,04 Utgifter Utgifter:Artisthonorar kr 1 878,00 Utgifter:Avgifter kr 4 673,94 Utgifter:Bankgebyr kr 392,94 Utgifter:Diverse kr ,82 Utgifter:Domeneavgifter kr 1 763,30 Utgifter:Forsikring kr 6 000,00 Utgifter:Kontigenter kr 635,00 Utgifter:Kontormateriell kr 6 569,77 Utgifter:Leie kr ,00 Utgifter:Materiell kr ,46 Utgifter:Matkostnader kr ,40 Utgifter:Premier kr 6 098,50 Utgifter:Reise kr 1 560,85 Totalt kr ,98 Resultat kr ,06

10 Utvalgte underavdelinger, klubber og hovedkontoen. Klubb Inntekter Utgifter Resultat Saldo Biljard kr 0,42 kr 0,00 kr 0,42 kr 586,49 Elektronikk-klubben kr ,22 kr ,07 kr ,85 kr ,25 Hinil kr ,56 kr ,00 kr 6 171,56 kr ,90 Hinsides kr ,00 kr 7 353,00 kr ,00 kr ,91 Jägermeister kr 7 604,22 kr 7 651,46 kr -47,24 kr 3 687,61 Narvik Studentradio kr ,74 kr ,01 kr 1 823,73 kr ,52 Nåløyet kr 500,74 kr 430,00 kr 70,74 kr 1 039,98 Origo kr 900,70 kr 3 938,00 kr ,30 kr 981,47 Paintballklubben kr ,48 kr ,70 kr ,22 kr 165,44 Spillklubben kr ,64 kr ,33 kr ,69 kr 49,83 Stärk(ar) kr ,08 kr ,58 kr ,50 kr 4 073,02 Stöy kr ,57 kr 8 000,00 kr ,57 kr ,38 SysRq kr 3 784,42 kr ,37 kr ,95 kr ,34 Arrangement kr ,81 kr ,22 kr ,59 kr ,59 Foreningskonto kr ,61 kr ,89 kr ,72 kr ,36

11 Vedlegg 02: Halvårsregnskap våren 2013 Inntekt: Annen Inntekt kr 739,40 Inntekt: Billettsalg kr ,00 Inntekt: Medlemskontingenter kr 3 700,00 Inntekt: Renteinntekt kr 0,05 Inntekt: Salg kr 500,00 Inntekt: Salg egenprodusert materiell kr ,00 Inntekt: Tilskudd kr 3 476,00 Totalt kr ,45 Utgifter: Avgifter kr 5 130,00 Utgifter: Bankgebyr kr 300,37 Utgifter: Diverse kr 6 461,32 Utgifter: Domeneavgifter kr 683,75 Utgifter: Kontigenter kr 270,00 Utgifter: Kontormateriell kr 759,00 Utgifter: Leie kr 2 450,00 Utgifter: Leie utstyr kr 1 000,00 Utgifter: Materiell kr ,08 Utgifter: Matkostnader kr 7 366,80 Utgifter: Premier kr 2 449,00 Utgifter: Reise kr 8 334,00 Totalt kr ,32 Resultat kr ,87

12 Vedlegg 03: Budsjett kalenderåret 2014 Inntekter Inntekt:Annen Inntekt kr Inntekt:Billettsalg kr Inntekt:Medlemskontingenter kr Inntekt:Renteinntekt kr 300 Inntekt:Salg kr Inntekt:Salg egenprodusert materiell kr kr Inntekt:Samarbeidspartnere kr Inntekt:Tilskudd kr Totalt kr Utgifter Utgifter:Artisthonorar kr Utgifter:Avgifter kr Utgifter:Bankgebyr kr 400 Utgifter:Diverse kr Utgifter:Domeneavgifter kr Utgifter:Forsikring kr 0 Utgifter:Kontigenter kr 700 Utgifter:Kontormateriell kr 5000 Utgifter:Leie kr Utgifter:Materiell kr Utgifter:Matkostnader kr Utgifter:Premier kr Utgifter:Reise kr Utgifter:Studentkro kr Totalt Kr Resultat kr 1 600

13 Vedlegg 04: Årsmelding for kalenderåret 2014 Årsmelding for er et interessant år for studentersamfunnet. Det preges først og fremst av gjenoppbygging etter vanstyre og interne problemer i 2011, men også av at studentersamfunnet fortsatte oppbyggingen og forbedringene. Samlet sett er man ved slutten av året bedre rystet enn før til å gi studentene et bra fritidstilbud. Særlig merker man at økonomien har blitt mer forutsigbar og stabil. Presidentskapets sammensetting Man fikk inn to nye medlemmer i presidentskapet i 2012 da A.H.O og R.N trakk seg sent i De to nyvalgte var da Martin Hansen og Krister Berntsen. I mai trakk Krister Berntsen seg og Hauge ble gjenvalgt som ny president. Disse tre har sittet i resten av året som gikk. Gjennom hele perioden var Daniel Razafimandimby finansminister. Økonomi 2012-økonomien preges først og fremst av oppryddingen etter vanstyret i Bevilgninger for 2011 kom først på plass i 2012, og man leverer derfor på papiret gode tall. Regnskapsføringen ble foretatt i sin helhet av finansminister som nå var godt inne i rutinene. Ale klubbene har hatt mulighet til å se sine regnskap på web og har hatt mulighet til å purre ved treghet eller si i fra om det er gjort noe feil. Å ha flere øyne på regnskapet på denne måten er en form for revisjon som gjør jobben lettere for finansminister. Rekruttering til klubbene Rekruttering til klubbene var god på messedagene i Det ble fokusert mer på dette området enn på høsten Oppslutningen har vært god i de aller fleste klubbene, men man ser at det er enkeltklubber som sliter litt med rekruttering og stor andel av samme årskull i styret. Blant annet falt Origo helt sammen i løpet av Det samme ser også ut til å ha skjedd med Nåløyet, som hadde mange felles styremedlemmer og ildsjeler med Origo. Dumaen Dumaen har fungert mye bedre i 2012 enn i Et mer velfungerende studentdemokrati har ført til at man har gjenvunnet mye av respekten for Dumaen som institusjon, respekt som gikk tapt i Man har ikke hatt noen unødvendige saker. Grunnet vanstyre i 2011 var det en del etterslep i saker, og det var derfor en del lange møter i starten av året. Her har det nye presidentskapet gjort en god jobb. Det bør alikevel bemerkes at Nummelin gjorde en del for å rette opp i problematikken året før, uten hans innsats hadde 2012 blitt enda tyngre. Prisutdelinger Første utdeling av priser var i forbindelse med beste stand under messedagen. Videre ble det delt ut en Sprellemann i Vinterfestuka. Mot sommeren ble det delt ut Lille Bjørn-priser. På høstsemesteret delte man igjen ut priser for beste stands på messedagen samt Store og Lille Bjørn på juleballet. Rammene rundt prisene fungerte bra, men man kan med fordel jobbe mer med PR og dekning av disse arrangementene.

14 Studentkro Man har dessverre enda ikke fått åpnet studentkro i kjelleren slik planlagt. Faste krokvelder ca en gang per måned har vært avholdt i kantina. Forhåentligvis vil det skje mer på denne fronten i Arrangement Studentersamfunnet hadde en rekke gode arrangement i Man var tungt inne med mange gode arrangement i VU. I mai hadde man arrangement i forbindelse med 17. mai. Mot sommeren ble sommerfesten arrangert med gratis grillmat til alle fremmøtte. Etter høsten var det nok en messedag, Lano, Næringslivsdagen og Juleballet. Næringslivsdagen, som NSS var med på å grunnlegge hadde i 2012 en sunnere økonomi enn på lenge, men det er en viss bekymring for arrangementets fremtid siden man har hatt en del mangler på åpenhet ved arrangementet. En del klassiske arrangement som Sundance og NaiT ble ikke arrangert, og det ser ikke ut til at det er ledig kapasitet til flere større arrangement. Det har vært en del flere konsertarrangement i ymse regier, noe som er positivt. Klubber De aller fleste klubbene skriver egne årsmeldinger, ta kontakt med enkeltklubber for å få tak i mer informasjon om hva som skjedde i en klubb det året. Dokumentasjon For å bedre dokumentasjonen om hvordan studentersamfunnet driftes ble det på slutten av 2012 opprettet en wiki som skal være et supplement til websidene. er ment for eksterne og alle studenter, mens wikien er beregnet for dem som er aktive innad i studentersamfunnet.

15 Vedlegg 05 Halvårsmelding første halvår Hålvårsmelding første halvdel 2013 Første halvår i 2013 gikk veldig bra for studentersamfunnet. På grunn av personlige grunner var president ikke tilgjengelig ved HiN i denne perioden, men var jevnlig i kontakt med studentmiljøet per telefon og internett. En del av hans arbeidsoppgaver falt da på andre i presidentskapet, og dette gikk stort sett helt fint. Særlig Martin Hansen skal ha honnør for en god innsats. En del innsats og tid ble også lagt ned i forbedring av wikien og websidene selv om en ikke var fysisk tilstede. Økonomi Økonomien for perioden første halvår 2013 er god. Finansministeren har lang erfaring med regnskapsføring og det er stort sett gode bilag og oversiktlig økonomi. På papiret ser ikke tallene så gode ut, men det skyldes i stor grad at inntektene til studentersamfunnet vanligvis er i høstsemesteret. Dokumentasjon Arbeidet med wikien har gått veldig bra. Man har etter hvert fått over 60 ulike artikler. Sammen med websidene begynner dokumentasjonen til studentersamfunnet å bli ganske anstendig. Arrangement Man hadde flere vellykke arrangement dette halvåret. Blant annet messedagen, vinterfestukearrangement, 17. mai tog, sommerfest og en del andre hendelser.