1. INNLEDNING DAGENS ORGANISERING... ".. ""... ".. ""... "... " FREMTIDIG ORGANISERING AV STARTLÅNSARBEIDET... "."...

Transkript

1 '

2 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING DAGENS ORGANISERING... ".. ""... ".. ""... "... " FREMTIDIG ORGANISERING AV STARTLÅNSARBEIDET... "." STYRINGSSIGNALER FOR STARTLÅNSARBEIDET "... "... ""... """" ENDRING I FULLMAKTER """... ""... "... """""""""""""".""... """ GRENSESNITT OG RUTINER FOR SAMHANDLING MED BYDELENE... """""" RESSURSBEHOV VED SENTRALISERING... ""... """"""".. """""""... ""."""""19 8. GRENSESNITT FOR SAMHANDLING MED OSLO KOMMUNES KLAGENEMD BEHOV FOR IKT- OG ARKIVMESSINGE ENDRINGER... "... ".. ".. """"... " MÅLOPPNÅELSE OG OBJEKTIVE KVALITETSINDIKATORER... """"""... " ØKONOMISK GEVINSTPOTENSIAL"""... """""".. """""... """... ".""""... " OPPSUMMERING

3 1. INNLEDNING Byråd for helse og sosiale tjenester har besluttet at de økonomiske og administrative konsekvensene ved en sentralisering av arbeidet med tildeling av startlån skal utredes. På bakgrunn av dette er Velferdsetaten i brev av 1 I fra Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester gitt følgende oppdrag: «Velferdsetaten utarbeider en skisse, i dialog med byrådsavdelingen for gjennomføringen av utredningsoppdrag. Skissen skal beskrive hvordan etaten vil gjennomføre utredningsarbeidet». Skissen ble godkjent av byrådsavdelingen den 5. mai «l forbindelse med denne utredningen skal hver enkelt beskrivelse presenteres med fordeler og ulemper samt tilhørende konsekvenser for valgt handlingsalternativ». Utredningen er delt i 10 utredningspunkter som er beskrevet i kapittel 2 til 11. Kapittel 12 oppsummerer utredningen. Velferdsetaten har gjennomført utredningen ved å bruke interne ressurser med bred kjennskap og erfaring fra bydelenes boligkontorer. I tillegg er låneforvaltningen og faglig sekretariat for Oslo kommunes klagenemnd involvert i utredningsarbeidet. 2. DAGENS ORGANISERING 1 Utgangspunktet for sosialt boligarbeid i Oslo, er at arbeidet skal være rettet mot dem som trenger det mest. Hovedstrategiene et at boligvirkemidlene skal bidra til at enkeltpersoner og familier i størst mulig grad blir selvhjulpne. Oslo skal ha en sammenhengende kjede av boligtiltak til vanskeligstilte som i størst mulig grad er differensiert etter individuelle behov og problemer. Den kommunale ressursbruken skal være effektiv og tiltakene kvalitetssikret. Oslo har en strategi om å tilby en sammenhengende kjede av boligvirkemidler. Dette innebærer at det må finnes et spekter av boligvirkemidler for å dekke behovene til personer i ulike livsfaser og med forskjellige behov. De ulike leddene i boligvirkemidlene vil også påvirke hverandre gjensidig. Startlån og tilskudd er sentrale virkemidler i denne sammenhengen og har et nært samvirke virkemidlene imellom. 1 Dette kapittelet er sitert i sin helhet fra EST sin rapport av , gjennomgang av Oslo kommunes tildelingspraksis og organisering av startlån, med unntak av punkt

4 / I..-.. \.." ".. "" " "," \ ) -... \ I.. ",. / ". Figur 1 Arbeidet med de personrettede boligvirkemidlene utføres hovedsakelig i Oslos 15 bydeler. Dette følger Oslo kommunes overordnede strategi om å ha en sammenhengende kjede av boligtiltak til vanskeligstilte som i størst mulig grad er differensiert etter individuelle behov og problemer. Bydelene saksbehandler statlig og kommunal bostøtte, fatter vedtak om startlån, tilskudd og kommunal bolig med mer. Sosialtjenesten ved av-kontorene i bydelene gir øko nomisk støtte til dekning av boutgifter, tilbyr råd og veiledning om boligmarked et. Bydelene tilbyr også oppfølgingstjenester. 4

5 Forenklet oversikt over saksgangen ved tildeling og forvalting av startlån i Oslo kommune Figur 2 Velferdsetaten har ansvaret for byomfattende funksjoner for boligvirkemidlene, og er faglig støttespiller for bydelene på dette området. Velferdsetaten har budsjettansvar for startlån og tilskuddsordningene, samt kvotefordelingsansvar for tilskudd. VEL utarbeider også innspill og analyser på oppdrag fra Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester. Etaten har videre ansvar for forvaltning av kommunens utlånsportefølje til boligformål, som utføres av Lindorff. Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester er ansvarlig for fordeling av startlånskvoter til bydelene. 2.1 Bydelenes ansvar og oppgaver Bydelene er fra bystyret tillagt ansvaret for produksjon og tildeling av en rekke tjenester til innbyggerne innenfor sitt geografiske område. På dette området innebærer det at bydelene har ansvaret for saksbehandling og vedtak til byens innbyggere. Fullmaktene for bruken av de personrettede økonomiske boligvirkemiddelene er trinnvis delegert fra bystyret til bydelsdirektørene. Bydelene har ansvar for saksbehandling av startlån og tilskudd innenfor sine tildelte kvoter. Dette innebærer alle former for vedtak som forhåndsgodkjenning, avslag på søknad, innvilgelse av lån ved kj øp av bolig og så videre. Fra søknad kommer inn til søker har kjøpt bolig, så foregår all kommunikasjon mellom lånesøker og bydelen. Bydelene saksbehandler og fatter vedtak i saker om refinansiering, og forbereder påklagede saker for Oslo kommunes klagenemnd. Dagens organisering er preget av at det ved forvaltningen av de boligsosiale virkemidlene er behov for å tenke helhetlig om boligsosialt arbeid. Det er flere personrettede ordninger, jfr. figur 1 om sammenhengende kjeder av boligtiltak, og effekten av ordningene ligger dels i samspillet mellom dem. I tråd med overordnede målsetninger om å bistå flere vanskeligstilte på boligmarkedet til å få egnede boliger, er en viktig oppgave for tjenestestedene som innvilger startlån å samhandle med andre tjenestesteder på tvers innad i bydelen. Dette for å identifisere, motivere og bistå potensielle brukere som kan gjøre bruk av ordningene. Gjennom saksbehandlingsverktøyet «startsak» rapporterer bydelene fortløpende inn sitt forbruk av låne- og tilskuddsmidler. 5

6 2.1.1 Bydelenes organisering I forbinde lse med arbeidsgruppas rapport har byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester innhentet informasjon om bydelenes organisering og ressursbruk i forbindelse med bydelenes saksbehandling av startlån. De aller fleste bydelene oppgir å ha egne enheter/boligkontorer som står for saksbehandlingen av startlån og de øvrige boligvirkemidlene. I enkelte bydeler er dette organisert inn under AV eller bestillerkontor mens det i andre bydeler er egne autonome enheter. Kontorene oppgir å ha et bredt spekter av oppgaver til utførelse. Det er gjennomgående at kontorene har ansvaret for, og saksbehandler de økonomiske boligvirkemidlene. Kontorene er også ansvarlige for tildelingen av kommunale boliger. Flere kontorer administrerer og forvalter bydelens innleie av boliger til fremleie. Enkelte kontorer har også ansvaret for booppfølgning, boligfremskaffelse og bomiljøarbeid i bydelen. Kontorene oppgir å samarbeide tett med andre tjenestesteder og ressurser innad i bydel som for eksempel gjeldsrådgivere og andre aktører innen sosialtjenesten, barnevernstjenesten med mer Velferdsetatens ansvar og oppgaver Velferdsetaten skal være en faglig støttespil ler for bydelene på fagområdet sosiale boligvirkemidler, og har ansvaret for byomfattende funksjoner når det gjelder boligvirkemidlene. Budsjettansvar for ordningene og overvåkning av forbruket Velferdsetaten har regnskaps- og budsjettansvar for kommunens låne- og tilskuddsordninger. Etaten utarbeider budsjettforslag for de ulike ordningene. Videre fremmer etaten søknad på vegne av kommunen til Husbanken om låne- og tilskuddsmidler. Søknaden tar utgangspunkt i byrådets budsjettforslag med forbehold om bystyrets godkjenning. Velferdsetaten følger med på utviklingen i videreutlånsporteføljen og bydelenes bruk av tildelte startlåns- og tilskuddskvoter. Dette for å kunne foreta eventuelle nødvendige omdisponeringer gjennom budsjettåret og gi innspill til EST angående kvotefordelingen av startlån Kvotefordeling Velferdsetaten er ansvarlig for fordeling av tilskuddsmidler til bydelene. Kvoter for startlån blir fordelt til bydelene i kommunaldirektørens sak. Bydelene rapporterer forbruket av midler gjennom saksbehandlingssystemet «startsak». Kontakt med samarbeidspartnere, rapportering Velferdsetaten har tett kontakt med Husbanken og har løpende driftsoppfølging og dialog med ekstern låneforvalter som er Lindorff. Låne- og tilskuddsordningene er statlige virkemidler med statl ig definerte målgrupper. Kommunen må derfor rapportere om bruken av midlene til Husbanken. Denne rapporteringen gjøres etter anvisning fra Husbanken Låneforvaltning Låneforvaltningens hovedformål er å sikre at lånekundene kan beholde sin bolig og forhindre tap på utlån for Oslo kommune. 6

7 Velferdsetaten har ansvaret for forvaltning av Oslo kommunes utlånsportefølje til boligformål. Låneadministrasjon og inkassotjenester er konkurranseutsatt og ivaretas av Lindorff. Nåværende avtale har varighet ut Enkelte mindre fullmakter om betalingslettelser på lån er i løpet av 2012 overført til Lindorff, slik at etaten kan rette sin innsats mot kunder med store betalingsproblemer. Oppfølging av kommunens låntakere og vedtak om endrede betalingsvilkår samt forvaltningsog endringsvedtak ivaretas av etaten, i tillegg til annen service og informasjon etter behov til kommunens lånekunder. Med forvaltningsvedtak menes vedtak som i hovedsak har med endring av sikkerhet på lån å gi øre. Endringsvedtak omfatter alle endringer i låntakernes betalingsplaner som inngås etter utbetaling av lånet. Velferdsetaten har et bredt spekter av virkemidler for å avhjelpe og forebygge betalingsproblemer på lån. Etaten tar også stilling til gjeldsordningssaker og legger opp lånebetjeningen etter konkret vurdering og etter anbefaling fra namsmyndighetene og/eller økonomirådgivertjenesten hos NAV i bydelene. 2.3 Velferdsetatens vurderinger av utfordringer ved dagens organisering En av utfordringene ved dagens organisering er at arbeidet med tildeling av startlån foregår i små enheter, som kan ha utfordringer med å etablere og opprettholde tilstrekkelig kompetanse, og som er sårbare ved fravær. Det viser seg at det er stor forskjellsbehandling mellom bydelene. Innen fagområdene refinansiering av lån og tilpasning av bolig for personer med funksjonsnedsettelser har flere av bydelene få eller ingen saker, og derfor heller ikke tilstrekkelig kompetanse til å behandle slike saker. Det er også store variasjoner mellom bydelene i graden av tilgjengelighet for publikum. Enkelte bydeler har stor grad av tilgjengelighet på telefon eller for timeavtale og henvendelser, mens andre er mer skjermet og utilgjengelig. Det viser seg at tilgjengeligheten henger sammen med antall ansatte og påtrykket fra kunder. Bydeler med få ansatte opplever i større grad at det er vanskelig å være tilgjengelige til enhver tid og samtidig saksbehandle effektivt. Flere bydeler melder om behov for å skjerme saksbehandlerne i større grad. I enkelte bydeler er det kun en person som arbeider med tildeling av startlån. Disse bydelene er spesielt sårbare ved fravær, noe som har ført til null eller lav tilgjengelighet i perioder. Små enheter har også mindre ressurser til å bemanne og drifte et tilfredsstillende publikumsmottak. Et annet aspekt ved tilgjengelighet er samarbeidet internt i de enkelte bydelene mellom ulike faginstanser. Flere bydeler har ikke et tilfredsstillende internt samarbeid mellom relevante faggrnpper i arbeidet med startlån. 3. FREMTIDIG ORGANISERING AV STARTLÅNSARBEIDET Beskrive fremtidig organisering av startlånsarbeidet, hvor en eller flere modeller for sentralisering av startlånsarbeidet beskrives 3.1 Modeller for sentralisering Organiseringen av arbeidet med startlån og tilskudd ble desentralisert og vedtaksfullmakt ble gitt den enkelte bydel. Før dette hadde arbeidet med kommunens 7

8 låneordninger vært sentralt organisert. Forut for desentraliseringen i 1990 var gjennomføringen av bydelsreformen fra , hvor 25 bydeler ble opprettet. Kommunens arbeid med lån og tilskudd til boligsosiale formål har tidligere vært organisert i en sentral enhet, og kommunen er kjent med organisasjonsmodellen. Arbeidet med startlån og tilskudd kan organiseres på flere måter, og det er variasjoner mellom bydelene i dagens desentraliserte modell. I diskusjonene rundt en mulig sentralisering har tre modeller vært drøftet. Disse er full sentralisering, en totrinns modell og en sektormodell. Beskrivelsen av disse fø lger under Full sentralisering En modell med full sentralisering innebærer at publikumsmottak, saksbehandling, økonomiikt- og arkivfunksjoner blir samlet i en virksomhet. Det vil innebære at nesten samtlige oppgaver som i dag ivaretas av bydelene innen tildeling av startlån blir overført til en sentral enhet i kommunen. Den eneste funksjonen som blir igjen i bydelene er noe info1masjon og veiledning om ordningene til publikum, som et supplement til den infonnasjon og veiledning som ivaretas av sentral enhet Totrinnsmodell Denne modellen baserer seg på to saksbehandlingsnivåer, der førsteinstans i bydelene saksbehandler søknader og sender søknad med innstilling til en sentral anneninstans for godkjenning. Dette innebærer en modell hvor saker saksbehandles to ganger, da også andreinstans gjennomgår søknadene fullt ut Sektormodell Sektormodell er en mellomløsning av de to ovennevnte, hvor flere bydelers saksbehandling slås sammen i større sektorer. Dagens 15 desentraliserte enheter kan samles i en modell bestående av fire sektorer, der for eksempel «Vest» vil bestå av bydelene Frogner, Vestre Aker, Ullern og Nordre Aker, «Sentrum» av bydelene St. Hanshaugen, Sagene, Grunerløkka og Gamle Oslo, «Nord» av bydelene Bjerke, Grorud, Stovner og Alna og «Søm av bydelene Østensjø, Nordstrand og Søndre Nordstrand. Ansvaret for saksbehandlingen tilordnes en av bydelene i sektoren. 3.2 Vurdering av modellene Dette er beskrivelse av tre mulige modeller for arbeidet med startlån og tilskudd. I det følgende vurderes modellene ut fra kriteriene: faglig kvalitet, effektiv organisering (saksbehandlingstid, økonomi og administrasjon) og tilgjengelighet for publikum. Faglig kvalitet vurderes etter i hvilken grad modellene bidrar til likebehandling og forsvarlig saksbehandling, samhandling med andre instanser internt i kommunen, ressursbruk, mulighet fo r å benytte standardiserte styringsdata i saksbehandlingssystemet og tilgangen til komplekse saker. Effektiv organisering for de ulike modellene vurderes etter behov for bemanning, muligheten for å oppnå stordriftsfordeler, saksbehandlingstid, hvor raskt organisasjonen tilpasser sin saksbehandlingspraksis til endringer i regelverk og styringssignaler, samt muligheten for å etablere et godt fagmiljø. Tilgjengelighet for publikum vurderes ut fra tilgjengelighet på telefon, på e-post, i mottak og tilgjengelighet på nett. Geografisk tilgjengelighet for enheten(e) i kommunen som skal saksbehandle søknader om startlån tillegges ikke stor betydning. Startlån og tilskudd er 8

9 finansielle «tjenester» hvor den fysiske kontakten med det offentlige i hovedsak er på søknadstidspunktet. Etter at startlånet er utbetalt vil over 8 av 10 startlånskunder aldri være i kontakt med kommunen igjen. Signering av lånedokumenter forgår hos låneforvalter, ikke i bydelene. Det er videre annonsert fra Husbanken at e-søknad for startlån blir innført fra Dette viser at geografisk tilgjengelighet for publikum får mindre og mindre betydning innen arbeidet med startlån Full sentralisering Faglig kvalitet Ved en sentral organisering av arbeidet med startlån vil man få en større og mer robust organisasjon. En slik modell vil i stor grad bidra til likbehandling av innbyggerne og vil være mindre sårbar ved fravær. Det vil være lettere å etablere et enhetlig og kompetent fagmiljø, som raskt vil tilpasse seg nye regler og styringssignaler. Det vil være rimelig å anta at faglig kvalitet på saksbehandlingen vil øke i en sentralisert modell fordi modellen i større grad vil sikre kunnskapsdeling og faglig utvikling hos saksbehandlerne. Det vil være flere komplekse saker, økt mulighet for spesialisering og standardisering, samt etablering av felles praksis for skjønnsmessige forhold som nøktern og egnet bolig, inntektsgrenser, forsvarlig gjeldsbelastning og boligstørrelse sett i forhold til husstandssammensetning, med videre. I tillegg vil det bli lettere å sikre enhetlig bruk av saksbehandlingssystemer, noe som vil føre til økt kvalitet på styringsdata. Det er få utfordringer ved full sentralisering ut fra kriteriet om faglig kvalitet og effektivitet. I en sentral modell for tildeling av startlån er det viktig å etablere sarnhandlingsstrukturer med bydelene for å finne gode løsninger for lånekunder som trenger annen oppfølging, og eventuelt andre boligvirkemidler, for å kunne nyttiggjøre seg startlån og tilskudd og for å sikre boforholdet på sikt. Effektiv organisering Økonomisk effektivitet er en viktig parameter for valg av modell. Dette temaet vil bli grundigere belyst senere i rapporten, og det er sannsynlig at en sentralisert modell for lånearbeidet vil utløse flere stordriftsfordeler. Dette vil gi en reduksjon av kommunens administrative kostnader til arbeidet med startlån. Det er også trolig at gjennomsnittlig saksbehandlingstid vil reduseres i en sentralisert modell. Dette vil være til gunst for både publikum og kommunen. Startlån og tilskudd er virkemidler som kan benyttes i kommunens strategi for å bidra til å løse innbyggernes boligutfordringer. Optimal bruk av startlån og tilskudd kan i mange tilfeller lette kommunens egne utgifter til boligformål. Samhandling internt i bydelene gir grunnlag for å finne de mest vanskeligstilte og etablere gode tiltak slik at de kan nyttiggjøre seg virkemidlene. Det kan resultere i at andre knapphetsgoder, som for eksempel kommunal bolig eller institusjonsplasser, kan frigj øres og tildeles andre mere vanskeligstilte. Samhandling med det øvrige tjenesteapparatet i bydelene må sikres i en sentralisert modell. Tilgjengelighet for publikum rutgangspunktet kan man anta at dagens desentraliserte organisering gir størst tilgjengelighet for publikum siden saksbehandlere er plassert geografisk nærmere søkerne. Likevel er det flere forhold som nødvendigvis ikke støtter denne påstanden. Små organisatoriske enheter er sårbare for fravær hos nøkkelpersonell. Et slikt fravær fører til manglende tilgjengelighet, og flere bydeler har erfart at slike situasjoner oppstår og har 9

10 vedvart over lengre tid. I tillegg opplyser mange bydeler om at saksmengden er så stor at saksbehandlere i perioder må gjøre seg utilgjengelige for å kunne behandle søknader. En full sentralisering av lånearbeidet vil lettere kunne kompensere for slike problemer. En stor enhet vil i mindre grad være sårbar ved fravær. Et stort antall søknader til en og samme enhet vil generere mange henvendelser. Dette gjør det enklere å organisere et mer permanent og profesjonelt publikumsmottak med gode sørvisfasiliteter, som tilgjengelighet på telefon og e post, og oppdatert informasjon på kommunens nettsider. Muligheten for fremtidig e-søknad vil også redusere betydningen av geografisk beliggenhet ytterligere Totrinnsmodell Faglig kvalitet I en totrinnsmodell blir den faglige kvaliteten ivaretatt i anneninstans som virker som et kontrollorgan. I hvor stor grad kvaliteten ivaretas er avhengig av hvor mye ressurser som tilføres anneninstans, og i hvilken grad faglig kompetanse overføres mellom instansene. I dag finansierer bydelene til sammen 800 til 1000 kjøp av bolig, og bydelene mottar til sammen nærmere 4500 søknader i året. I en totrinnsmodell er det avgjørende om alle saker skal til annen instans for avgjørelse, eller om det velges kun å behandle for eksempel positive vedtak. Anneninstans skal sikre god faglig kvalitet og mer enhetlig saksbehandling. Bemannes anneninstans med få personer og mange saker sendes dit for avgjørelse, vil det kunne gå på bekostning av den faglige kvaliteten. Effektiv organisering Det er vanskelig å se at denne modellen vil kunne gi økonomiske gevinster i form av reduksjon i antall saksbehandlere. Det er rimeligere å anta at den vil gi et økt behov for stillinger til saksbehandlingen. Det er også mer tungvint med flere instanser, og kan gi økt feilrisiko. Tilgjengelighet for publikum Tilgjengeligheten for publikum i en totrinnsmodell vil antagelig være relativt lik dagens modell, med unntak av at det innføres et nytt nivå i saksbehandlingen. Dette kan medføre flere komplikasjoner for lånesøkerne. Da bydelene ikke har fullmakt til å fatte vedtak, vil de vanskelig kunne gi klare svar til søkerne. Den sentrale instansen vil antagelig ikke være bemannet til å yte utstrakt sørvis overfor brukere. I tillegg kan et tonivåregime lett føre til at publikum kan få ulike svar fra de forskjellige nivåene i modellen Sektormodell Faglig kvalitet Ved en sektormodell vil det bli større enheter enn i dag, noe som vil medføre noe større fagmiljøer. Større fagmiljøer gir normalt økt kompetansedeling mellom saksbehandlere, og således høyere faglig kvalitet på arbeidet. Sektorenhetene vil ha noe større tilgang på komplekse og sammensatte saker, som igjen vil gi saksbehandlerne bredere erfaring. En slik modell gir ikke fullgod uttelling med hensyn til likebehandling av innbyggerne, rask tilpasning av saksbehandlingspraksis til endrede regler og styringssignaler eller med hensyn til stordriftsfordeler. Det vil fremdeles være behov for faglig og økonomisk koordinering av sektorene fra en sentral enhet. 10

11 Effektiv organisering Det er vanskelig å anslå om denne modellen vil gi vesentlige innsparinger i form av reduksjon i antall saksbehandlere. Det er nærliggende å anta at denne modellen ikke vil gi den store administrative gevinsten på kort sikt, men over tid kan føre til en liten reduksjon i antall saksbehandlere i noen av sektorene. Den økonomiske innsparingen vil i denne modellen være vesentlig mindre enn ved full sentralisering. Tilgjengelighet for publikum Det er usikkert om man vil oppnå bedre tilgjengelighet for publikum i en sektormodell. Det kan virke forvirrende for enkelte å forholde seg til en annen organisering enn bydelsmodellen eller en sentral enhet. 3.3 Videre utredning Den videre utredningen vil ta utgangspunkt i modellen med sentral håndtering av arbeidet med tildeling av startlån. Denne modellen gir størst effekt med hensyn til kriteriene faglig kvalitet, effektiv organisering og tilgjengelighet for publikum. 3.4 Samarbeid mellom sentral enhet og bydelene I en sentralisert modell for arbeidet med tildeling av startlån og tilskudd er det viktig å etablere og opprettholde kontakt med bydeler og andre instanser som har kontakt med aktuelle målgrupper. Dette kan løses på ulike måter, for eksempel ved å opprette formaliserte samhandlingsstrukturer. Dette blir belyst senere i rapporten under pkt. 6. Arbeidet med refinansiering var underlagt sentral etat fram til da oppgaven ble overført til bydelene. Det var et velfungerende samarbeid mellom daværende etat og bydelens gjeldsrådgivere i sosialtjenesten. Etter desentraliseringen av arbeidet med refinansiering rapporterer flere bydeler om problemer med det interne samarbeidet mellom boligkontor og gjeldsrådgivere i forsøket på å finne løsninger i kompliserte saker. Da refinansie1ing ble behandlet sentralt, fungerte samarbeidet mellom etat og bydelenes gjeldsrådgivere godt, med faste møter mellom sentral enhet og bydelene. Dette viser at samarbeid mellom etat og bydeler i noen tilfeller kan fungere vel så godt som samarbeidet internt i bydelene. 4. STYRINGSSIGNALER FOR STARTLÅNSARBEIDET Beskrive og vurdere om en endret organisering er i tråd med statlige styringssignaler. Velferdsetaten har nedenfor valgt å se på to av de statlige publikasjonene innen boligfeltet som antas å være førende for startlånsarbeidet. Nasjonal strategi «Bolig for velferd » og Norsk offentlig utredning «NOU 2012/21 Rom for alle». Bolig for velferd : «Strategien skal også sikre en mer koordinert bruk av de statlige virkemidlene slik at de i større grad bidrar til at vanskeligstilte på boligmarkedet får en varig og stabil bosituasjon» «Vi vil rette en særskilt innsats mot Oslo kommune, og bygge videre på det etablerte samarbeidet som Husbanken har med kommunen. Oslo er den kommunen som har de største boligsosiale utfordringene. Oslo kommune og Husbanken har en samarbeidsavtale for og nå felles mål i boligsosialt arbeid. Samarbeidsavtalen ser forvaltning og utvikling av økonomiske virkemidler i sammenheng med boligsosial og områderettet innsats». 11

12 «Kommunene må ha kapasitet til å gi individuell veiledning og oppfølging, og de må ha kompetanse på låneforvaltning og privatøkonomi. Husbanken skal bidra til at kommunene får økt kompetanse om bruk av individuelt tilpassede lånevilkår for startlån og om god oppfølging av startlånskunder med betalingsproblemer». «Det boligsosiale arbeidet skal ha høy kvalitet. Arbeidet skal være kunnskapsbasert, og vi skal rette innsatsen der behovene er størst. Det boligsosiale arbeidet er komplekst og krever bidrag fra flere sektorer og forvaltningsnivåer. Arbeidet må derfor være godt organisert på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer, og helhet og sammenheng må sikres på både strategisk og operativt nivå i kommune og stat». NOU 2012/21 Rom for alle: «God gjennomføring av det boligsosiale arbeidet må imøtekomme en del krav. For det første må arbeidet ivareta politiske mål, for det andre forvaltningsrettslige krav til saksbehandlingen og for det tredje må arbeidet utføres kostnadseffektivt slik at man oppnår best mulig tjenestetilbud for lavest mulige kostnader. Disse kravene viser til en praksis der man i tillegg til å dekke ulike behov i befolkningen, også sikrer effektiv og målrettet bruk av knappe ressurser og at brukerne behandles iiktig og rettferdig. Helhetlig organisering og god planlegging er forutsetninger for å lykkes med gjennomføringen». Ut fra det som fremkommer vil det derfor være relevant å stille spørsmål om en sentralisert organisering vil: Bidra til å sikre en mer koordinert og enhetlig bruk av de statlige virkemidlene? Bidra til å skape forutsigbarhet og helhet i dialogen mellom kommunene og statlige instanser? Gi bedre kapasitet til å gi individuell veiled ning og oppfølging? Bidra til økt kompetanse om bruk av individuelt tilpassede lånevilkår for startlån og god oppfølging av startlånskunder med betalingsproblemer? Sikre at det boligsosiale arbeidet er kunnskapsbasert og av høy kvalitet? Sikre god styring og målretting av arbeidet? Øke treffsikkerheten for de økonomiske ordningene og bidra til å hj elpe målgruppen? Stimulere til nytenkning og sosial innovasjon? Som det fremgår flere steder i denne rapporten er det grunn ti l å forvente at en sentral organisering vil ha en rekke positive gevinster i forhold dagens organisering. Dette vil være i samsvar med de ovennevnte statlige styringssignalene og man kan forvente fø lgende: Koordinert og enhetlig bruk av startlån. Økt tilgjengelighet for publikum. Raskere og mer stabil saksbehandlingstid som følge av mindre sårbarhet ved sykdom/fravær, samt ved standardiserte rutiner for saksbehandlingen. Høyere faglig kvalitet på vedtakene på grunn av et større fagmiljø og mer enhetlig saksbehandling. Et større og mer kompetent fagmiljø ved en samlokalisering av saksbehandlere i motsetning til dagens situasjon hvor saksbehandlere sitter med eneansvar for saksområdet i bydelene. 12

13 Korrekt og enhetlig bruk av saksbehandlingsverktøy og bedre rapportering. Mer enhetlig praksis med hensyn til størrelse og standard på bolig, bedre oversikt over boligmarkedet. Raskere tilpasning av saksbehandlingen til endringer i styringssignaler og regelverk. Kortere avstand fra besluttende myndighet, mindre koordineringsbehov og derav mer effektiv implementering av regelendringer. Bedre utnyttelse av startlån og tilskudd som følge av mindre koordinering og bedre målstyring. 5. ENDRING I FULLMAKTER Beskrive behovet for endringer i dagens fullmakter. Fullmaktene for de personrettede økonomiske boligvirkemidlene er i dag trinnvis delegert fra bystyret til bydelsdirektørene 2. En sentral organisering vil kreve at vedtaksfullmakt overføres fra bydelene til sentral enhet i samsvar med Oslo kommunes delegasjonsreglement. 6. GRENSESNITT OG RUTINER FOR SAMHANDLING MED BYDELENE Beskrive grensesnitt og saksbehandlingsrutiner for samhandling med bydelene. Her må det særlig fremkomme hvordan det er mulig å ivareta startlån som et virkemiddel for å sikre gjennomstrømning i den kommunale boligmassen, og ivaretakelse av startlånsfunksjon i boligvirkemiddelskjeden. 6.1 Innledende informasjon Det fø rste møtet innbyggere med behov for bistand har med det kommunale tjenesteapparatet vil ofte være i bostedsbydelen. Enkelte av innbyggerne har behov for flere typer tjenester og ordninger, og det er derfor behov for kunnskap og samhandling mellom ulike sektorer i kommunen. Personer med funksjonsnedsettelser med behov for tilpasning av bolig vil trenge ergoterapeuttjenester for å angi tilpasningsmuligheter, kontakt med Nav og hjelpemiddelsentralen for nødvendige hjelpemidler, og boligkontoret for nødvendig finansiering. For å hjelpe kunder som har kommet i en økonomisk vanskelig situasjon grunnet kreditt- og forbruksgjeld, trengs både økonomisk rådgiving fra sosialtjenesten i Nav og finansieringsbistand fra bydelenes boligkontor for å kunne søke om refinansiering av boliglån. Startlån og tilskudd er økonomiske boligvirkemidler som skal hjelpe varig vanskeligstilte til å kj øpe og bli boende i egen bolig. Låneordningene benyttes både til kjøp, refinansiering, reetablering samt utbedring og tilpasning av bolig. Søknadene behandles i dag av bydelene. Geografisk nærhet kan være viktig for de aller svakeste søkerne, som kan ha problemer med å forholde seg til det offentlige uten bistand, men det viktigste for publikum er at de som forvalter tjenesten er tilgjengelig for råd og veiledning i publikumsmottak, på telefon og på e post. 2 Saksnr. Bv79/200 I, bv. 18/ 13 av ,Brv 1495/02, brv. I 088.1, byrådens sak 40/0 I 13

14 Ved en sentralisert modell for tildeling av startl ån må det etableres samhandlingsstrukturer med bydelene for å sikre koordinering med tjenestesteder i bydelene og nødvendig kompetansedeling. I drøftingen under vil behovet for samhandling mellom ulike instanser og forslag til hvordan dette kan løses, bli beskrevet nærmere. For å beskrive de kritiske punktene som bør ivaretas spesielt i en slik samhandling, skisseres her saksgangen fra en søknad kommer inn, til den avsluttes i I. instans: levert i PM Innkommet med ordinær postgang Innkommet per elektlooislc søknad.... re:gisfrere i pos!joomal " lage saksmappe regis1rere i S artsak Ela blering - bare sende vedtak oota mæsøller hvis.avslag. ga til ' Refinan "ering - pkt 8 kootakl med søker. hvis tilsagn. gatil gjeldsrådgiver. pkt 5 kreditorer mm. Tapasning - kon akt med søker. ergoterapeu håndverkere mm. Etablering - konta kt med søker og meglere ved budgivninger Refinansiering - kontakt med søker og kreditorer Tilpasning - kootakt med søker. ergoterapeut el.i" håndverkere mm.,...,.,..., -,,.,- lnnv1lge/utferd1ge..., Figur 3 ' I tillegg til startlån og tilskudd har Oslo kommune en rekke boligvirkemidler som, alene eller sammen, skal sikre husstander egnet bolig. Søknadene behandles i dag stort sett i samme virksomhet, av og til av samme saksbehandler. Ved en sentralisering av arbeidet med tildeling av startlån, må det etableres samhandlingsrutiner og avklaring av ansvar mellom de ulike instansene. Den videre drøftingen vil ta for seg kjeden av boligvirkemidler og beskrive behovet for samhandling i arbeidet med virkemidlene. Det vil avslutningsvis fokuseres på tiltak som bør etableres for å ivareta nødvendig samarbeid og kompetanseutveksling mellom ansatte i bydelene og sentral enhet. 6.2 Statlig bostøtte og kommunalt boligtilskudd (KBT) Ved vurderingen av betjeningsevne for lån skal man vurdere om husstanden kvalifiserer for statlig bostøtte og kommunalt boligtilskudd, KBT. Riktig bruk av bostøtteordningene i beregning av betjeningsevne for startlån vil påvirke (redusere) behovet for tilskudd til etablering i bolig. Underforbruk av bostøtte vil føre til et overforbruk av tilskudd, som igjen fører til at færre søkere får mulighet til å kjøpe egen bolig. Søknader om statlig og kommunal bostøtte saksbehandles i bydelene. Saksbehandlerne i en sentral enhet må ha kunnskap om relevante økonomiske virkemidler som påvirker betjeningsevnen for startlån. Basert på den dokumentasjon som skal følge søknader om startlån, vil saksbehandlerne ha nødvendig informasjon for å foreta slike beregninger. Husbanken og Oslo kommune har begge gode og brukervennlige beregningskalkulatorer som det er enkel tilgang til. Saksbehandlingen av bostøtte ligger i bydelene og startlånkundene må selv påse at de får søkt innen gjeldende frister. For de mest vanskeligstilte kundene vil det kunne få økonomiske konsekvenser dersom det ikke søkes innen de frister og med de kravene som er satt for 14

15 ordningene. Det er derfor nødvendig at en sentral enhet også har kunnskap om søknadsfrister, utbetalingsrutiner og lignende forhold rundt bostøtteordningene. En sentral enhet må også kunne opplyse og informere om bostøtteordningene. For å redusere risiko for betalingsmi slighold hos denne gruppen av lånekunder, kan det fo r eksempel tenkes rutiner som påser bi stand til utfylling og signering av nødvendige søknadsskjemaer for bostøtte og som oppretter konkret kontakt mellom søker og bydel. Yelferdsetaten kartla i 2013 bydelenes saksbehand ling av startlån og bruk av bostøtte og fant at det var store mangler i bydelenes beregning av bostøtte. Dette viser at geografisk nærhet til saksbehandlere av andre tjenester ikke nødvendigvis er en suksessfaktor. For å etablere og opprettholde nødvendig kompetanse, både i sentral enhet og hos dem som saksbehandler bostøtte i bydelene, må det etableres samarbeidsstrukturer som ivaretar dette. Det bør være den sentrale enhetens ansvar å etablere og sikre slike arenaer, og det må være obligatorisk deltakelse for bydelene. Se pkt Slike arenaer er til en viss grad etablert i Velferdsetaten i dag. 6.3 Leierett til kommunal bolig og boplan Et av hovedkriteriene for tildeling av kommunal bolig er at søker ikke har annen mulighet for å få egnet bolig, heller ikke med annen offentlig bistand. Dersom man tilfredsstiller kriteriene for å få innvilget startlån og tilskudd til kjøp av egen bolig, er dette å anse som annen bistand og kriteriene for å få kommunal bolig er dermed ikke oppfylt. De fleste bydelene, med unntak av Bydel Sagene, har for få boliger i forho ld til anta ll søkere som fyller grunnvilkårene i Forskrift for tildeling av kommunal boli g, og det er derfor viktig at søkere som kan betjene startlån og tilskudd, ikke blir tildelt kommunal boli g. En slik praksis er også i tråd med det politiske ønsket om at flest mulig skal eie egen bolig. I mange tilfeller er det imidlertid forhold som reduserer betjeningsevnen, for eksempel kreditt- og forbruksgjeld og/eller midlertidig inntekt. Bydelene vil da kunne benytte leierett til kommunal bolig med tilhørende boplan som et virkemiddel frem mot en mer ordnet økonomisk situasjon, som i sin tur kvalifiserer for startlån. Det kan blant annet gis tre års leieperiode med den begrunnelse at det antas at søker innen utgangen av perioden har fått en mer avklart økonomisk situasjon. Det er videre et uttalt mål at man skal tilstrebe økt gjennomstrømning i den kommunale boli gmassen. Dette er også begrunnet i eierlinjeprinsippet, samt i at kommunale leieboliger er et knapphetsgode. Ved søknader om forlengelse av leieforhold i kommunale boli ger, må det alltid vurderes hvorvidt søker har mulighet for å kjøpe egen bolig ved hjelp av startlån og tilskudd. Det er også et mål å motivere leietakere med løpende kontrakter, både tidsbegrensede og spesielt tidsubegrensede, å bli vurdert for startlån og tilskudd. Oslo kommune ønsker å benytte boplan for å ivareta dette målet. Ved en sentralisering av arbeidet med startlån og en bydelsvis tildeling av kommunale bo liger, må man sikre kunnskap om startlån hos bydelenes saksbehandlere, slik at sammenhengen mellom disse to boligvirkemidlene fortsatt kan ivaretas. Som beskrevet under pkt. 6.6 vil kompetansehevende tiltak som nettverksgrupper, fagmøter, kurs og lignende opprettholde kunnskapsnivået i bydelene. Det bør også her være den sentrale enhetens ansvar å etablere slike tiltak. Bydelene må forpliktes til å fø lge dette opp. I tillegg til ovennevnte kompetansekrav til bydelens saksbehandlere, vil et mål om økt gjennomstrømning i den kommunale boligmassen også ivaretas i den sentrale enheten. Det vi l 15

16 være gunstig å fange opp aktuelle startlånskandidater så tidlig som mulig før kontraktsutløp, og et nyttig virkemiddel kan for eksempel være å gi de som behandler søknader om startlån lesetilgang i saksbehandlingssystemet GOBO. På den måten vil den sentrale enheten kunne få kunnskap om de leietakere Boligbygg sender brev til ca. 6 måneder før kontraktsutløp, og vil kunne kontakte disse for råd og veiledning om startlån og tilskudd til kjøp av egen bolig. I dagens ordning er det opp til den enkelte bydel å prioritere hvordan de jobber for å fange opp potensielle startlånskunder og gi nødvendig bistand til å søke lån og tilskudd til kjøp av egen bolig. Basert på rapporter og resultat fra , er det store forskjeller i hvor mange kommunale leietakere den enkelte bydel får bosatt i egen eid bolig. Ved å skape rutiner for oppfølging av denne målgruppen, vil det bli en mer enhetlig praksis for hvem som blir vurdert for mulighet til å kjøpe egen bolig ved hjelp av startlån og tilskudd. 6.4 Tilpasning av bolig Startlån og tilskudd kan gis til tilpasning av både eid og leid bolig slik at personer med nedsatt funksjonsevne kan bli boende. Det er som hovedregel bydelens ergoterapeuter, som i fom1 av en beskrivelse av sammenhengen mellom funksjonsnedsettelsen og det som søkes tilpasset, dokumenterer søkers behov. Saksbehandlerne i bydelene vurderer husstandens behov for startlån eller tilskudd for å finansiere tilpasningen. Det rapporteres i dag om varierende kontakt mellom saksbehandler og ergoterapeuter, men det er enighet om at tett samhandling mellom ergoterapeuter og saksbehandler er en suksessfaktor for riktig bruk av dette boligvirkemiddelet. Erfaring viser at tett kontakt fører til at flere brukere får informasjon om ordningene og på den måten kan nyttiggjøre seg virkemiddelet best mulig. Dagens erfaring er at statens intensjon bak, og mål retning av ordningene endrer seg med jevne mellomrom. Endring av regler bestemmes sentralt, men skal utøves av 15 ulike instanser. Samlet budsjett- og fagansvar for bruk av virkemidlene ligger i dag i Velferdsetaten, og ivaretas i form av informasjon, opplæring og økonomioppfølging. Velferdsetaten har ingen myndighet over bydelene, og måloppnåelsen er avhengig av den enkelte saksbehandlers kompetanse og forståelse for det som blir formidlet. En sentralisering av saksbehandling vil derfor gi en mer ensartet forståelse av regelverk og bruk av skjønn. Husbankens intensjon om bedre målretting og økt bruk av midlene vil bli bedre ivaretatt. Å få budsjett- og måloppnåelse, felles regelforståelse, samt nærhet mellom ergoterapitjenesten og saksbehandlingsinstansen, fordrer tett kontakt og samarbeid. Som ved de ovennevnte boligvirkemidlene bør den sentrale enheten ha ansvar for å etablere en slik fo1malisert og forpliktende samhandling mellom seg og bydelene. Se pkt Reetablering og refinansiering Startlån og tilskudd kan i tillegg til etablering og tilpasning benyttes til reetablering og refinansiering. Dette kan benyttes der en husstand allerede eier egen bolig, men har kommet i en situasjon hvor man har behov for ytterligere finansiering i form av startlån og/eller til skudd for å kunne bli boende i en egnet bolig. Reetablering i egen bolig benyttes stort sett ved samlivsbrudd hvor søker har behov for lån eller tilskudd for å kjøpe ut tidligere ektefelle/samboer. Reetablering i annen bolig er der en søker allerede eier bolig, men hvor denne ikke er egnet på grunn av størrelse, beliggenhet eller 3 Rapportering på bruken av økonomiske virkemidler 2013, figur 15, s

17 manglende tilpasningsmuligheter. I de tilfellene der det er uegnet bolig som utløser behov for reetablering, vil det være nødvendig med tett kontakt med ergoterapeut eller annen fagperson som kan bistå med vurdering av egnethet ved ny bolig. Det vil da være tilsvarende behov for samhandling mellom tjenestene som beskrevet over i pkt Det er i hovedsak omfattende kreditt- og forbruksgjeld som fører til behov for å søke om startlån og/eller tilskudd til refinansiering. Hvorvidt en søker får bistand til å forhandle med kreditorene for å få ned gjelden der det er mulig og å få betalt ut resterende ved hjelp av startlån, er i de fleste tilfeller bestemmende for hvorvidt søker kan klare å beholde boligen eller ikke. Denne situasjonen vil kunne utløse behov for annen type samhandling enn ved reetablering. Alle bydelene har gjeldsrådgivere tilknyttet Nav, og disse kan bistå kundene i gjeldsforhandlinger og med andre eventuelle forberedelser før søknad om refinansiering. Det rapporteres i dag om svært ulikt samarbeid mellom gjeldsrådgivere og de som saksbehandler startlån. De saksbehandlerne som viser til et godt samarbeid med gjeldsrådgivere, anser dette å være en suksessfaktor både for å oppnå et godt resultat, og for å unngå at kunden kommer i samme vanskelige økonomiske situasjon i fremtiden. Ved en sentralisering av startlånarbeidet er det nødvendig å formalisere et tett og forpliktende samarbeid mellom sentral instans og gjeldsrådgiverne i bydelene. Se pkt Basert på tidligere erfaring med tilsvarende organisering av arbeidet med refinansiering, var det et tettere og bedre samarbeid mellom saksbehandler og gjeldsrådgiver før ordningen ble desentralisert. Det antas at grunnen til dette var at det var etablerte strnkturer for samhandling, med obligatoriske og regelmessige møter. Rapporter fra tidligere år om bruken av de økonomiske boligvirkemidlene viser at det er stor ulikhet mellom bydelene i bruk av startlån og tilskudd til refinansiering 4. En sentralisert saksbehandling, vil føre til en mer enhetlig og lik saksbehandling av slike saker. 6.6 Samhandlingsarenaer Som beskrevet over er det av stor betydning for en målrettet bruk av startlån og tilskudd at det etableres god samhandling mellom bydelene og sentral enhet. Først og fremst for å påse at de aller svakeste søkerne får best mulig hjelp til å etablere seg i egen bolig eller å kunne bli boende der. Det er også viktig at både bydelene og den sentrale enheten har tilstrekkelig kunnskap om samtlige sosiale boligvirkemidler, slik at disse blir benyttet riktig og målrettet. For å oppnå dette, må det etableres samhandlingsstrukturer som sikrer tilstrekkelig kompetanse og gjør det både forpliktende og enkelt å samhandle rundt målgruppene, uansett hvor de i utgangspunktet henvendte seg. Man kan tenke seg ulike metoder for dette, og under beskrives noen arenaer som basert på tidligere erfaring har fungert godt for sammenlignbare forhold Sektorgrupper Tidligere erfaring viser at faste møtepunkter med et begrenset antall deltakere er nyttig for å få kontinuitet i samhandlingen og for å holde terskelen nede for kontakt og samarbeid. En modell kan være å dele bydelene inn i fire sektorer basert på lokalisasjon, og å koble to til tre faste kontaktpersoner i den sentrale enheten på hver sektor. Disse foraene må ha formaliserte, regelmessige møter hvor både saker og samhandlingsrutiner drøftes og hvor spørsmål rundt 4 Rapportering på bruken av økonomiske virkemidler 2013, figur 12, s

18 ordninger, regelverkstolkning og skjønnsutøvelse drøftes. Det forutsettes at den sentrale enheten er ansvarlig for gjennomføringen av slike samarbeidsfora og det antas at tre til fire slike møter årlig vil ivareta behovet. Slike sektormøter vil være et nyttig forum både for saksbehandlere av de øvrige boligvirkemidlerne, men også for ergoterapeuter, gjeldsrådgivere og andre med nødvendig spesialkompetanse. Slike grupper bør ikke overstige ti deltakere, og bør drøfte avgrensede temaer. Det kan enten opprettes flere grupper innenfor samme sektor eller etablere et system hvor aktuelle kandidater kalles inn basert på hvilket tema som drøftes. En blanding av disse formene er også mulig Fagmøter I tillegg til de mindre sektorgruppene, vil det være nødvendig med større møtepunkter hvor alle deltakere får samme informasjon og opplæring. For eksempel ved større regelverksendringer, ved informasjon rundt innlån, sentrale føringer, generell informasjon med mer. Det vil også her være naturlig at den sentrale enheten er ansvarlig for å etablere og gjennomføre møtene. Møtefrekvens kan variere noe, men det antas at to til tre slike samlinger årlig vil dekke behovet Andre lærings- og samarbeidsarenaer Felles forståelse og kunnskap om sosiale boligvirkemidler og sammenhengen mellom disse er viktig for å gjøre folk selvhjulpne på boligmarkedet. Det kan for eksempel være nyttig å etablere hospiteringsopplegg mellom bydelene og sentral enhet, hvor hospiteringen går begge veier. For å skape og opprettholde gode relasjoner mellom ansatte i bydelene og sentral enhet, bør terskelen for åta gjensidig kontakt være lav. Sentral enhet må være tilgjengelig for veiledning og informasjon. Dette kan for eksempel ivaretas ved betjent vakttelefon, e-post og chattelinje på intranett. 6.7 Rutinebeskrivelser For å sikre riktig saksbehandling og samhandling med bydelene om boligvirkemidlene, bør det utarbeides saksbehandlingsrutiner som beskriver hvordan dette skal ivaretas. Det kan for eksempel være at man ved vurdering av betjeningsevne for lån også skal vurdere om søker kvalifiserer for statlig bostøtte, og en beskrivelse av hvordan man foretar den konkrete beregningen. En slik rutine vil kunne omfatte flere områder saksbehandler forventes å beherske, og vil sammen med det til enhver tid gjeldene regelverk for behandling av søknader, være noe saksbehandler er forpliktet til å følge. 6.8 Kompetansetiltak Over har det vært drøftet tiltak og arenaer som skal sikre kompetansedeling mellom bydelene og den sentrale enheten. Det er videre behov for å sikre at bemanningen i en sentral enhet har nødvendige kvalifikasjoner og forsvarlig kompetanse for å ivareta startlånsarbeidet i kommunen. En sentral enhet vil administrere og innvilge lån på godt over 1 milliard kroner årlig. I et marked med høye boligpriser trengs det relativt store startlån for å få kjøpt bolig, slik at lånekundene får innvilget høye lån. Startlån skal rettes mot varig økonomisk vanskeligstilte. Det er derfor av stor betydning at saksbehandlingen er forsvarlig, på vegne av kunden og på 18

19 vegne av kommunen, for å unngå tap for begge parter. Saksbehandlingen må omfatte vurdering av finansielle forhold som husstandens betjeningsevne, rentevilkår, løpetid på lån, boligpris, i tillegg til forhold av mer sosial karakter. Dette viser behovet for å etablere relevante krav til formal- og realkompetanse hos saksbehandlerne i den sentrale enheten Sertifisering Oslo kommune vurderer muligheten for å utvikle et sertifiseringsprogram i samarbeid med Husbanken, for nye og eksisterende saksbehandlere. Opplæringen vil ta for seg finansielle forhold, regelverk og føringer på området, blant annet Finansavtaleloven, Husbankens gjeldende forskrifter og kommunens egne regler og kriterier for tildeling av startlån. Det bør også være oppmerksomhet på statens og kommunens målsetninger for brnken av midlene, samt innføring i Forvaltningslovens regler og prinsipper av betydning for denne type saksbehandling, f.eks. skjønnsutøvelse, habilitet, offentlighet m.m. Det er ønskelig at saksbehandlere må fornye sertifiseringen årlig. Opplæring i forbindelse med sertifiseringen vil kunne ha ulike former. Man kan tenke seg opplæring i form av heldagskurs, eller e-læringsmoduler som den ansatte selv gjennomfører over tid. En modell vil kunne være felles opplæring i fom1 av kursdager ved hovedsertifiseringen, mens den årlige sertifiseringsoppdatering vil kunne ivaretas ved e læringsmoduler Interne fagmøter og andre læringsarenaer I tillegg til de møter og fora som er beskrevet over under pkt. 6.6, vil det være behov for ytterligere arenaer som ivaretar saksbehandlernes løpende kompetanse og faglig oppdatering. Interne fagmøter, deltakelse på eksterne kurs og seminarer, samt veiledning fra leder vil være viktige kompetansehevende og -bevarende tiltak. For å sikre likebehandling og kompetansedeling, vil det være nyttig med møteplasser for saksdrøfting og/eller vedtaksfatting. Slike møter vil også kunne benyttes til ny vurdering av klagesaker, og til læring fra avgjørelser i klagenemnda eller henstillinger fra andre overordnede organer. 7. RESSURSBEHOV VED SENTRALISERING Anslå det samlede ressursbehovet ved ny organisering. 7.1 Innledende informasjon Ved en sentralisering av arbeidet med tildeling av startlån, forntsettes det at funksjoner fra søknad mottas til den er ferdig saksbehandlet, implementeres i samme organisatoriske enhet. Alle nødvendige funksjoner for arbeidet med startlån og tilskudd må samles i samme virksomhet: Informasjonsarbeid overfor publikum, bydeler og andre samarbeidspartnere. Publikumsmottak og telefontjeneste. Merkantile funksjoner. Saksbehandling. Klagesaksbehandling i 1. instans. Personalledelse. Faglig ansvar. 19

20 Budsjett og målstyring. Rapporteringer. Kompetanseheving. Det kommer inn omlag søknader om startlån og tilskudd årlig. Tallet er basert på statistikk fra de senere årene, samt en forutsetning om at antall søknader vil stabiliseres basert på nåværende målgruppeinnretning og nåværende nivå på videreutlånet (1,2 MRD). Statistikk for de senere årene viser at ca 40 % av søknadene får positivt svar, og at 60 % avslås. Av de søknadene forventes det at omlag 250 søker om refinansiering og at omtrent 100 søknader vil dreie seg om utbedring eller tilpasning i eksisterende bolig. Det antas videre at omlag 10 % av alle vedtak påklages, og at rundt 110 av disse ender opp i klagenemnda for endelig avgjørelse der. 7.2 Antall saksbehandlingstimer per år i et årsverk Antatt effektiv og påregnelig saksbehandlingstid er beregnet ut fra forutsetninger om 100 % stilling, fastsatte ferie og fridagsordninger og en antatt minimumsforventning om kurs- og møtevirksomhet, samt annet fravær. Ett årsverk i effektive saksbehandlingstimer: 52 uker 5 ferieuker 1 uke fastsatte fridager 1 uke kurs, egen kompetanse (*) 1 uke planlegging av og deltakelse på fellesmøter med bydelene (**) 1 uke - annet fravær, sykdom, permisjon etc. 43 uker x 35 arbeidstimer pr uke (eksklusive lunsjpause) timer 3 timer intern møtevirksomhet pr uke, 129 timer(***) effektive saksbehandlingstimer (*)Når det gjelder behov for kurs og møter som skal ivareta egen kompetanse anser velferdsetaten at 5 heldagskurs er å anse som et gjennomsnittlig behov for en saksbehandler. (**)I tillegg anses det som rimelig at saksbehandler må påregne planlegging og deltakelse i de samhandlingsfora og opplæringsarenaene som beskrevet over i pkt (***)Det antas at en saksbehandler i gjennomsnitt deltar i andre møter rundt 3 timer i uken. Dette er i tillegg til kundemøter og timeavtaler. Disse er å anse som en del av saksbehandlingen som beskrevet under i pkt Gjennomsnittlig tidsbruk per søknad Tidsangivelsene i dette avsnittet er basert på faktisk erfaring nåværende ansatte i Velferdsetaten har fra arbeid med tilsvarende saker i to bydeler og innhenting av informasjon fra ansatte i tre bydeler, som arbeider med tilsvarende saker i dag. Samtlige ki Ider påpeker at tidsbruk per sak og per delområde varierer mye, men har valgt å angi antatt gjennomsnittlig tidsbruk. Tidsangivelsen på de ulike delene varierer noe mellom de ulike besvarelsene, men ved åta et gjennomsnitt av besvarelsene ble det endelige resultatet på tidsbruk tilnærmet samsvarende. Det antas med denne begrensningen at følgende tid går med for å utføre de 20