Møteinnkalling. Eventuelle forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

Transkript

1 HARSTAD KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtedato: Møtested: Harstad Rådhus Møterom 1 - Rådhus 1B (4. etg.) Tidspunkt: 12:00 Eventuelle forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksnr Tittel PS 13/23 IK-HMS Hovedhåndbok - Revidering 2013 PS 13/24 Nærvær 3 kvartal 2013 PS 13/25 Registrering av avvik fra arbeidsplanen i skolen PS 13/26 Virksomhetsplanen PS 13/27 HMS-rådgiver orienterer desember 2013 Dokumentene vedrørende ovenstående saker er lagt ut til ettersyn på kommunens hjemmeside Harstad, 26. november 2013 Max Jenssen Leder Side1

2 Side2

3 Saksdokument Saksmappenr: 2013/6766 Saksbehandler: Siw Schultz Gabrielsen Arkivkode: 440 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Arbeidsmiljøutvalget /23 IK-HMS HOVEDHÅNDBOK - REVIDERING 2013 Vedlegg: ingen Andre saksdokumenter: IK-hovedhåndbok HMS (Ikke vedlagt) Ingress: Internkontroll håndbok HMS skal i sin helhet revideres innen Rådmannens tilrådning: Hovedhåndbok Internkontroll HMS prolongeres til Saksopplysninger Hovedhåndbok IK-HMS skal i sin helhet revideres innen Det forventes ikke vesentlige endringer med unntak av vedlegg som «retningslinjer for håndtering av konflikter og mobbing» og diverse vedlegg til kap.11 «innkjøp og leie av tjenester, teknisk utstyr og maskiner.» Vurdering Grunnet vesentlig høyere saksmengde med dertil nødvendig prioritering bes det om utsettelse på frist. Det vil også medføre en enkelt endring i stedet for flere mindre. Dette ses på som «ryddigere» i arbeidet med å bekjentgjøre endringene i organisasjonen. Hugo Thode Hansen Rådmann Siw Schultz Gabrielsen HMS-rådgiver Side3

4 Saksdokument Saksmappenr: 2010/4534 Saksbehandler: Siw Schultz Gabrielsen Arkivkode: 440 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Arbeidsmiljøutvalget /24 NÆRVÆR 3 KVARTAL 2013 Vedlegg: Frisknærværsstatistikk Harstad kommune 2013 Sykefraværsstatistikk Harstad kommune 2013 Andre saksdokumenter: (Ikke vedlagt) Ingress: Harstad kommune hadde et nærvær på 91.9 % i 3.kvartal Samla sett er dette likt med tall fra samme periode i Rådmannens tilrådning: Med kjennskap til pågående prosesser (lederopplæring, LEAN, Uups! opp igjen osv) tar AMU saken til orientering. Saksopplysninger Personalsjefen orienterer i møtet. Hugo Thode Hansen Rådmann Siw Schultz Gabrielsen HMS-rådgiver Side4

5 Sykefraværsstatistikk Harstad kommune 2013 Harstad kommune Antall Enhet årsverk Total Total 1.kv. 2. Kv 3. Kv 4.kv Total 1.kv. 2. Kv 3. Kv 4.kv Total Rådmannen 7 9,3 5,0 8,0 12,1 12,4 0,4 8,5 1,6 0,4 0,8 Personal og organisasjon 27,6 10,8 12,7 9,9 4,4 4,9 6,0 6,2 7,9 6,7 5,9 Økonomi og utvikling 22 6,7 6,3 3,7 0,6 0,3 1,3 1,6 2,0 1,8 1,5 Administrasjonsenheten 15 7,2 7,1 11,2 11,8 8,1 11,6 10,7 6,8 3,4 5,4 Regnskapsenheten 15,7 2,6 9,0 18,3 13,5 5,8 11,7 12,4 10,2 9,6 14,1 Koordinerende enhet 9,8 2,2 8,7 6,5 0,8 2,9 1,3 2,8 9,2 12,8 5,6 Kemnerenheten 13,4 5,4 2,9 9,0 5,7 6,6 12,5 8,5 7,7 5,0 0,5 Areal og byggesak 24,3 4,8 4,5 3,8 5,6 4,6 4,7 4,8 5,8 3,0 3,1 Brann og redning 30,9 4,4 1,7 5,1 8,4 4,5 2,2 5,0 4,7 4,6 6,4 Bygg og eiendom 79 12,1 12,5 8,3 10,9 12,1 9,6 10,1 11,2 9,9 10,4 - herav renhold 50 13,4 14,8 10,8 14,1 16,3 13,6 13,5 14,3 14,6 11,5 Drift og utbyggingstj. 66,1 5,0 4,4 6,1 7,3 7,0 6,2 6,7 7,5 6,4 2,5 Helsehuset 112,9 11,3 10,7 13,8 10,4 6,2 7,3 9,4 7,7 6,6 6,8 NAV komunalt ansatte 25,3 9,9 13,5 15,4 8,6 7,4 8,7 10,4 12,7 14,8 15,4 Barne og ungdomstj. 33,9 6,8 9,8 12,0 10,0 12,0 16,4 12,8 14,5 15,3 12,5 Harstad bibliotek 8,1 10,1 22,1 16,7 6,7 10,1 17,3 11,8 8,2 6,1 18,1 Harstadåsen barnehager 31,5 11,4 10,3 16,8 11,3 6,0 6,2 9,9 6,7 8,5 12,6 Byggeklossen barnehager 33 10,9 20,7 19,8 12,2 15,7 16,4 14,0 12,3 11,0 9,3 Fargeklatten barnehager 23,9 9,2 13,2 11,3 8,7 3,4 8,7 8,2 15,6 13,7 11,8 Heggen barnehager 40 8,7 12,3 20,2 14,7 11,1 16,9 15,7 19,1 12,0 13,5 Gangsåstoppen barnehage 29,5 11,7 8,4 8,8 10,1 9,4 7,2 9,3 11,2 6,8 5,2 Hinnsteinen barnehager 32,9 10,8 20,3 21,0 12,8 12,7 18,0 16,2 16,4 14,2 9,1 Bergsåsen barnehager 23 11,3 10,8 11,7 5,3 7,2 16,4 10,0 16,8 18,3 13,3 Medkila skole 27,5 12,6 9,1 8,4 5,3 6,4 11,1 7,6 14,0 13,0 6,4 Sørvik oppvekstsenter 34 5,9 10,2 12,6 10,1 9,5 9,6 10,5 13,6 14,7 8,2 Kila skole 60 7,2 6,8 6,0 4,4 2,9 7,2 5,3 6,9 6,2 2,5 Kanebogen skole 39 11,6 12,5 6,1 5,2 2,9 9,1 6,0 12,0 9,7 9,0 Seljestad barneskole 41 6,9 10,1 3,7 1,3 1,2 6,7 3,3 6,5 4,5 3,7 Seljestad ungdomskole 36,3 7,0 9,3 14,3 9,6 6,8 6,2 9,1 4,4 3,1 3,1 Harstad skole 52,8 6,7 5,6 8,9 6,7 5,4 11,5 8,0 14,5 12,2 9,2 Hagebyen skole 36,4 9,2 15,0 14,5 15,6 6,5 11,8 12,3 10,9 7,9 4,4 Bergseng skole 41,5 8,6 11,5 10,2 6,0 3,2 7,0 6,5 11,8 12,4 7,5 Grytøy oppvekstsenter 19,6 8,7 12,1 11,2 10,9 9,8 11,7 10,6 7,5 3,6 1,7 Stangnes ,2 6,0 4,9 1,7 2,3 11,4 6,0 11,7 17,6 4,9 Bjarkøy oppvekstsenter 19,8 13,3 8,3 2,9 Harstad kulturskole 19,2 9,5 1,0 5,6 1,3 2,6 3,3 3,2 3,7 5,1 3,8 Voksenopplæringen 23 4,0 3,6 6,2 5,6 2,9 11,0 6,7 8,9 9,3 6,4 Omsorg Stangnes 102,8 10,6 11,1 13,9 12,1 14,0 15,2 13,9 16,8 10,8 8,5 Omsorg Sør 148,8 12,0 12,2 15,3 14,7 10,5 12,8 13,4 13,1 10,9 11,1 C:\PdfConverterDocProcessingDirectory\EPHORTE\ XLS Side5

6 Harstad kommune Antall Enhet årsverk Total Total 1.kv. 2. Kv 3. Kv 4.kv Total 1.kv. 2. Kv 3. Kv 4.kv Total Omsorg Sentrum ,5 11,5 13,8 9,6 7,5 10,7 10,4 12,1 12,6 10,5 Omsorg øysamfunn 30,7 6,6 9,2 11,6 Omsorg Nord 157,7 15,4 15,3 18,2 14,7 14,3 17,4 16,1 15,4 12,6 10,4 Alle barnehagene 237,7 10,6 13,8 16,4 11,3 9,9 13,1 12,4 14,1 11,8 10,7 Alle skolene 408,7 8,2 9,5 9,2 7,3 4,9 9,0 7,6 10,4 9,2 5,5 Helse og omsorg 704,7 12,3 12,2 15,1 12,4 10,4 12,6 12,6 12,7 10,8 9,7 Hele Harstad kommune 1759,1 9,8 10,6 12,0 9,7 8,1 10,7 10,1 11,3 9,9 8,1 C:\PdfConverterDocProcessingDirectory\EPHORTE\ XLS Side6

7 Frisknærværsstatistikk Harstad kommune 2013 Harstad kommune Antall Enhet årsverk Total Total 1.kv. 2. Kv 3. Kv 4.kv Total 1.kv. 2. Kv 3. Kv 4.kv Total Rådmannen 7 90,7 95,0 92,0 87,9 87,6 99,6 91,5 98,4 99,6 99,2 0,0 0,0 Personal og organisasjon 27,6 89,2 87,3 90,1 95,6 95,1 94,0 93,8 92,1 93,3 94,1 0,0 0,0 Økonomi og utvikling 22 93,3 93,7 96,3 99,4 99,7 98,7 98,4 98,0 98,2 98,5 0,0 0,0 Administrasjonsenheten 15 92,8 92,9 88,8 88,2 91,9 88,4 89,3 93,2 96,6 94,6 0,0 0,0 Regnskapsenheten 15,7 97,4 91,0 81,7 86,5 94,2 88,3 87,6 89,8 90,4 85,9 0,0 0,0 Koordinerende enhet 9,8 97,8 91,3 93,5 99,2 97,1 98,7 97,2 90,8 87,2 94,4 0,0 0,0 Kemnerenheten 13,4 94,6 97,1 91,0 94,3 93,4 87,5 91,5 92,3 95,0 99,5 0,0 0,0 Areal og byggesak 24,3 95,2 95,5 96,2 94,4 95,4 95,3 95,2 94,2 97,0 96,9 0,0 0,0 Brann og redning 30,9 95,6 98,3 94,9 91,6 95,5 97,8 95,0 95,3 95,4 93,6 0,0 0,0 Bygg og eiendom 79 87,9 87,5 91,7 89,1 87,9 90,4 89,9 88,8 90,1 89,6 0,0 0,0 - herav renhold 50 86,6 85,2 89,2 85,9 83,7 86,4 86,5 85,7 85,4 88,5 0,0 0,0 Drift og utbyggingstj. 66,1 95,0 95,6 93,9 92,7 93,0 93,8 93,3 92,5 93,6 97,5 0,0 0,0 Helsehuset 112,9 88,7 89,3 86,2 89,6 93,8 92,7 90,6 92,3 93,4 93,2 0,0 0,0 NAV komunalt ansatte 25,3 90,1 86,5 84,6 91,4 92,6 91,3 89,6 87,3 85,2 84,6 0,0 0,0 Barne og ungdomstj. 33,9 93,2 90,2 88,0 90,0 88,0 83,6 87,2 85,5 84,7 87,5 0,0 0,0 Harstad bibliotek 8,1 89,9 77,9 83,3 93,3 89,9 82,7 88,2 91,8 93,9 81,9 0,0 0,0 Harstadåsen barnehager 31,5 88,6 89,7 83,2 88,7 94,0 93,8 90,1 93,3 91,5 87,4 0,0 0,0 Byggeklossen barnehager 33 89,1 79,3 80,2 87,8 84,3 83,6 86,0 87,7 89,0 90,7 0,0 0,0 Fargeklatten barnehager 23,9 90,8 86,8 88,7 91,3 96,6 91,3 91,8 84,4 86,3 88,2 0,0 0,0 Heggen barnehager 40 91,3 87,7 79,8 85,3 88,9 83,1 84,3 80,9 88,0 86,5 0,0 0,0 Gangsåstoppen barnehage 29,5 88,3 91,6 91,2 89,9 90,6 92,8 90,7 88,8 93,2 94,8 0,0 0,0 Hinnsteinen barnehager 32,9 89,2 79,7 79,0 87,2 87,3 82,0 83,8 83,6 85,8 90,9 0,0 0,0 Bergsåsen barnehager 23 88,7 89,2 88,3 94,7 92,8 83,6 90,0 83,2 81,7 86,7 0,0 0,0 Medkila skole 27,5 87,4 90,9 91,6 94,7 93,6 88,9 92,4 86,0 87,0 93,6 0,0 0,0 Sørvik oppvekstsenter 34 94,1 89,8 87,4 89,9 90,5 90,4 89,5 86,4 85,3 91,8 0,0 0,0 Kila skole 60 92,8 93,2 94,0 95,6 97,1 92,8 94,7 93,1 93,8 97,5 0,0 0,0 Kanebogen skole 39 88,4 87,5 93,9 94,8 97,1 90,9 94,0 88,0 90,3 91,0 0,0 0,0 Seljestad barneskole 41 93,1 89,9 96,3 98,7 98,8 93,3 96,7 93,5 95,5 96,3 0,0 0,0 Seljestad ungdomskole 36,3 93,0 90,7 85,7 90,4 93,2 93,8 90,9 95,6 96,9 96,9 0,0 0,0 Harstad skole 52,8 93,3 94,4 91,1 93,3 94,6 88,5 92,0 85,5 87,8 90,8 0,0 0,0 Hagebyen skole 36,4 90,8 85,0 85,5 84,4 93,5 88,2 87,7 89,1 92,1 95,6 0,0 0,0 Bergseng skole 41,5 91,4 88,5 89,8 94,0 96,8 93,0 93,5 88,2 87,6 92,5 0,0 0,0 Grytøy oppvekstsenter 19,6 91,3 87,9 88,8 89,1 90,2 88,3 89,4 92,5 96,4 98,3 0,0 0,0 Stangnes ,2 0,0 94,0 95,1 98,3 97,7 88,6 94,0 88,3 82,4 95,1 0,0 0,0 Bjarkøy oppvekstsenter 19,8 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 86,7 91,7 97,1 0,0 0,0 Harstad kulturskole 19,2 90,5 99,0 94,4 98,7 97,4 96,7 96,8 96,3 94,9 96,2 0,0 0,0 Voksenopplæringen 23 96,0 96,4 93,8 94,4 97,1 89,0 93,3 91,1 90,7 93,6 0,0 0,0 Omsorg Stangnes 102,8 89,4 88,9 86,1 87,9 86,0 84,8 86,1 83,2 89,2 91,5 0,0 0,0 Omsorg Sør 148,8 88,0 87,8 84,7 85,3 89,5 87,2 86,6 86,9 89,1 88,9 0,0 0,0 o:\informasjon\sykefravær\2011\samlet oversikt\enhetsvis sykefraværsoversikt Side 3 Side7

8 Harstad kommune Antall Enhet årsverk Total Total 1.kv. 2. Kv 3. Kv 4.kv Total 1.kv. 2. Kv 3. Kv 4.kv Total Omsorg Sentrum ,5 88,5 86,2 90,4 92,5 89,3 89,6 87,9 87,4 89,5 0,0 0,0 Omsorg øysamfunn 30,7 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 93,4 90,8 88,4 0,0 0,0 Omsorg Nord 157,7 84,6 84,7 81,8 85,3 85,7 82,6 83,9 84,6 87,4 89,6 0,0 0,0 Alle barnehagene 237,7 89,4 86,2 83,6 88,7 90,1 86,9 87,6 85,9 88,2 89,3 0,0 0,0 Alle skolene 408,7 91,8 90,5 90,8 92,7 95,1 91,0 92,4 89,6 90,8 94,5 0,0 0,0 Helse og omsorg 704,7 87,7 87,8 84,9 87,6 89,6 87,4 87,4 87,3 89,2 90,3 0,0 0,0 Hele Harstad kommune 1759,1 90,2 89,4 88,0 90,3 91,9 89,3 89,9 88,7 90,1 91,9 0,0 0,0 o:\informasjon\sykefravær\2011\samlet oversikt\enhetsvis sykefraværsoversikt Side 4 Side8

9 Sykefraværsstatistikk Harstad kommune 2013 Harstad kommune Antall Enhet årsverk Total Total 1.kv. 2. Kv 3. Kv 4.kv Total 1.kv. 2. Kv 3. Kv 4.kv Total Rådmannen 7 9,3 5,0 8,0 12,1 12,4 0,4 8,5 1,6 0,4 0,8 Personal og organisasjon 27,6 10,8 12,7 9,9 4,4 4,9 6,0 6,2 7,9 6,7 5,9 Økonomi og utvikling 22 6,7 6,3 3,7 0,6 0,3 1,3 1,6 2,0 1,8 1,5 Administrasjonsenheten 15 7,2 7,1 11,2 11,8 8,1 11,6 10,7 6,8 3,4 5,4 Regnskapsenheten 15,7 2,6 9,0 18,3 13,5 5,8 11,7 12,4 10,2 9,6 14,1 Koordinerende enhet 9,8 2,2 8,7 6,5 0,8 2,9 1,3 2,8 9,2 12,8 5,6 Kemnerenheten 13,4 5,4 2,9 9,0 5,7 6,6 12,5 8,5 7,7 5,0 0,5 Areal og byggesak 24,3 4,8 4,5 3,8 5,6 4,6 4,7 4,8 5,8 3,0 3,1 Brann og redning 30,9 4,4 1,7 5,1 8,4 4,5 2,2 5,0 4,7 4,6 6,4 Bygg og eiendom 79 12,1 12,5 8,3 10,9 12,1 9,6 10,1 11,2 9,9 10,4 - herav renhold 50 13,4 14,8 10,8 14,1 16,3 13,6 13,5 14,3 14,6 11,5 Drift og utbyggingstj. 66,1 5,0 4,4 6,1 7,3 7,0 6,2 6,7 7,5 6,4 2,5 Helsehuset 112,9 11,3 10,7 13,8 10,4 6,2 7,3 9,4 7,7 6,6 6,8 NAV komunalt ansatte 25,3 9,9 13,5 15,4 8,6 7,4 8,7 10,4 12,7 14,8 15,4 Barne og ungdomstj. 33,9 6,8 9,8 12,0 10,0 12,0 16,4 12,8 14,5 15,3 12,5 Harstad bibliotek 8,1 10,1 22,1 16,7 6,7 10,1 17,3 11,8 8,2 6,1 18,1 Harstadåsen barnehager 31,5 11,4 10,3 16,8 11,3 6,0 6,2 9,9 6,7 8,5 12,6 Byggeklossen barnehager 33 10,9 20,7 19,8 12,2 15,7 16,4 14,0 12,3 11,0 9,3 Fargeklatten barnehager 23,9 9,2 13,2 11,3 8,7 3,4 8,7 8,2 15,6 13,7 11,8 Heggen barnehager 40 8,7 12,3 20,2 14,7 11,1 16,9 15,7 19,1 12,0 13,5 Gangsåstoppen barnehage 29,5 11,7 8,4 8,8 10,1 9,4 7,2 9,3 11,2 6,8 5,2 Hinnsteinen barnehager 32,9 10,8 20,3 21,0 12,8 12,7 18,0 16,2 16,4 14,2 9,1 Bergsåsen barnehager 23 11,3 10,8 11,7 5,3 7,2 16,4 10,0 16,8 18,3 13,3 Medkila skole 27,5 12,6 9,1 8,4 5,3 6,4 11,1 7,6 14,0 13,0 6,4 Sørvik oppvekstsenter 34 5,9 10,2 12,6 10,1 9,5 9,6 10,5 13,6 14,7 8,2 Kila skole 60 7,2 6,8 6,0 4,4 2,9 7,2 5,3 6,9 6,2 2,5 Kanebogen skole 39 11,6 12,5 6,1 5,2 2,9 9,1 6,0 12,0 9,7 9,0 Seljestad barneskole 41 6,9 10,1 3,7 1,3 1,2 6,7 3,3 6,5 4,5 3,7 Seljestad ungdomskole 36,3 7,0 9,3 14,3 9,6 6,8 6,2 9,1 4,4 3,1 3,1 Harstad skole 52,8 6,7 5,6 8,9 6,7 5,4 11,5 8,0 14,5 12,2 9,2 Hagebyen skole 36,4 9,2 15,0 14,5 15,6 6,5 11,8 12,3 10,9 7,9 4,4 Bergseng skole 41,5 8,6 11,5 10,2 6,0 3,2 7,0 6,5 11,8 12,4 7,5 Grytøy oppvekstsenter 19,6 8,7 12,1 11,2 10,9 9,8 11,7 10,6 7,5 3,6 1,7 Stangnes ,2 6,0 4,9 1,7 2,3 11,4 6,0 11,7 17,6 4,9 Bjarkøy oppvekstsenter 19,8 13,3 8,3 2,9 Harstad kulturskole 19,2 9,5 1,0 5,6 1,3 2,6 3,3 3,2 3,7 5,1 3,8 Voksenopplæringen 23 4,0 3,6 6,2 5,6 2,9 11,0 6,7 8,9 9,3 6,4 Omsorg Stangnes 102,8 10,6 11,1 13,9 12,1 14,0 15,2 13,9 16,8 10,8 8,5 Omsorg Sør 148,8 12,0 12,2 15,3 14,7 10,5 12,8 13,4 13,1 10,9 11,1 C:\PdfConverterDocProcessingDirectory\EPHORTE\ XLS Side9

10 Harstad kommune Antall Enhet årsverk Total Total 1.kv. 2. Kv 3. Kv 4.kv Total 1.kv. 2. Kv 3. Kv 4.kv Total Omsorg Sentrum ,5 11,5 13,8 9,6 7,5 10,7 10,4 12,1 12,6 10,5 Omsorg øysamfunn 30,7 6,6 9,2 11,6 Omsorg Nord 157,7 15,4 15,3 18,2 14,7 14,3 17,4 16,1 15,4 12,6 10,4 Alle barnehagene 237,7 10,6 13,8 16,4 11,3 9,9 13,1 12,4 14,1 11,8 10,7 Alle skolene 408,7 8,2 9,5 9,2 7,3 4,9 9,0 7,6 10,4 9,2 5,5 Helse og omsorg 704,7 12,3 12,2 15,1 12,4 10,4 12,6 12,6 12,7 10,8 9,7 Hele Harstad kommune 1759,1 9,8 10,6 12,0 9,7 8,1 10,7 10,1 11,3 9,9 8,1 C:\PdfConverterDocProcessingDirectory\EPHORTE\ XLS Side10

11 Frisknærværsstatistikk Harstad kommune 2013 Harstad kommune Antall Enhet årsverk Total Total 1.kv. 2. Kv 3. Kv 4.kv Total 1.kv. 2. Kv 3. Kv 4.kv Total Rådmannen 7 90,7 95,0 92,0 87,9 87,6 99,6 91,5 98,4 99,6 99,2 0,0 0,0 Personal og organisasjon 27,6 89,2 87,3 90,1 95,6 95,1 94,0 93,8 92,1 93,3 94,1 0,0 0,0 Økonomi og utvikling 22 93,3 93,7 96,3 99,4 99,7 98,7 98,4 98,0 98,2 98,5 0,0 0,0 Administrasjonsenheten 15 92,8 92,9 88,8 88,2 91,9 88,4 89,3 93,2 96,6 94,6 0,0 0,0 Regnskapsenheten 15,7 97,4 91,0 81,7 86,5 94,2 88,3 87,6 89,8 90,4 85,9 0,0 0,0 Koordinerende enhet 9,8 97,8 91,3 93,5 99,2 97,1 98,7 97,2 90,8 87,2 94,4 0,0 0,0 Kemnerenheten 13,4 94,6 97,1 91,0 94,3 93,4 87,5 91,5 92,3 95,0 99,5 0,0 0,0 Areal og byggesak 24,3 95,2 95,5 96,2 94,4 95,4 95,3 95,2 94,2 97,0 96,9 0,0 0,0 Brann og redning 30,9 95,6 98,3 94,9 91,6 95,5 97,8 95,0 95,3 95,4 93,6 0,0 0,0 Bygg og eiendom 79 87,9 87,5 91,7 89,1 87,9 90,4 89,9 88,8 90,1 89,6 0,0 0,0 - herav renhold 50 86,6 85,2 89,2 85,9 83,7 86,4 86,5 85,7 85,4 88,5 0,0 0,0 Drift og utbyggingstj. 66,1 95,0 95,6 93,9 92,7 93,0 93,8 93,3 92,5 93,6 97,5 0,0 0,0 Helsehuset 112,9 88,7 89,3 86,2 89,6 93,8 92,7 90,6 92,3 93,4 93,2 0,0 0,0 NAV komunalt ansatte 25,3 90,1 86,5 84,6 91,4 92,6 91,3 89,6 87,3 85,2 84,6 0,0 0,0 Barne og ungdomstj. 33,9 93,2 90,2 88,0 90,0 88,0 83,6 87,2 85,5 84,7 87,5 0,0 0,0 Harstad bibliotek 8,1 89,9 77,9 83,3 93,3 89,9 82,7 88,2 91,8 93,9 81,9 0,0 0,0 Harstadåsen barnehager 31,5 88,6 89,7 83,2 88,7 94,0 93,8 90,1 93,3 91,5 87,4 0,0 0,0 Byggeklossen barnehager 33 89,1 79,3 80,2 87,8 84,3 83,6 86,0 87,7 89,0 90,7 0,0 0,0 Fargeklatten barnehager 23,9 90,8 86,8 88,7 91,3 96,6 91,3 91,8 84,4 86,3 88,2 0,0 0,0 Heggen barnehager 40 91,3 87,7 79,8 85,3 88,9 83,1 84,3 80,9 88,0 86,5 0,0 0,0 Gangsåstoppen barnehage 29,5 88,3 91,6 91,2 89,9 90,6 92,8 90,7 88,8 93,2 94,8 0,0 0,0 Hinnsteinen barnehager 32,9 89,2 79,7 79,0 87,2 87,3 82,0 83,8 83,6 85,8 90,9 0,0 0,0 Bergsåsen barnehager 23 88,7 89,2 88,3 94,7 92,8 83,6 90,0 83,2 81,7 86,7 0,0 0,0 Medkila skole 27,5 87,4 90,9 91,6 94,7 93,6 88,9 92,4 86,0 87,0 93,6 0,0 0,0 Sørvik oppvekstsenter 34 94,1 89,8 87,4 89,9 90,5 90,4 89,5 86,4 85,3 91,8 0,0 0,0 Kila skole 60 92,8 93,2 94,0 95,6 97,1 92,8 94,7 93,1 93,8 97,5 0,0 0,0 Kanebogen skole 39 88,4 87,5 93,9 94,8 97,1 90,9 94,0 88,0 90,3 91,0 0,0 0,0 Seljestad barneskole 41 93,1 89,9 96,3 98,7 98,8 93,3 96,7 93,5 95,5 96,3 0,0 0,0 Seljestad ungdomskole 36,3 93,0 90,7 85,7 90,4 93,2 93,8 90,9 95,6 96,9 96,9 0,0 0,0 Harstad skole 52,8 93,3 94,4 91,1 93,3 94,6 88,5 92,0 85,5 87,8 90,8 0,0 0,0 Hagebyen skole 36,4 90,8 85,0 85,5 84,4 93,5 88,2 87,7 89,1 92,1 95,6 0,0 0,0 Bergseng skole 41,5 91,4 88,5 89,8 94,0 96,8 93,0 93,5 88,2 87,6 92,5 0,0 0,0 Grytøy oppvekstsenter 19,6 91,3 87,9 88,8 89,1 90,2 88,3 89,4 92,5 96,4 98,3 0,0 0,0 Stangnes ,2 0,0 94,0 95,1 98,3 97,7 88,6 94,0 88,3 82,4 95,1 0,0 0,0 Bjarkøy oppvekstsenter 19,8 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 86,7 91,7 97,1 0,0 0,0 Harstad kulturskole 19,2 90,5 99,0 94,4 98,7 97,4 96,7 96,8 96,3 94,9 96,2 0,0 0,0 Voksenopplæringen 23 96,0 96,4 93,8 94,4 97,1 89,0 93,3 91,1 90,7 93,6 0,0 0,0 Omsorg Stangnes 102,8 89,4 88,9 86,1 87,9 86,0 84,8 86,1 83,2 89,2 91,5 0,0 0,0 Omsorg Sør 148,8 88,0 87,8 84,7 85,3 89,5 87,2 86,6 86,9 89,1 88,9 0,0 0,0 o:\informasjon\sykefravær\2011\samlet oversikt\enhetsvis sykefraværsoversikt Side 3 Side11

12 Harstad kommune Antall Enhet årsverk Total Total 1.kv. 2. Kv 3. Kv 4.kv Total 1.kv. 2. Kv 3. Kv 4.kv Total Omsorg Sentrum ,5 88,5 86,2 90,4 92,5 89,3 89,6 87,9 87,4 89,5 0,0 0,0 Omsorg øysamfunn 30,7 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 93,4 90,8 88,4 0,0 0,0 Omsorg Nord 157,7 84,6 84,7 81,8 85,3 85,7 82,6 83,9 84,6 87,4 89,6 0,0 0,0 Alle barnehagene 237,7 89,4 86,2 83,6 88,7 90,1 86,9 87,6 85,9 88,2 89,3 0,0 0,0 Alle skolene 408,7 91,8 90,5 90,8 92,7 95,1 91,0 92,4 89,6 90,8 94,5 0,0 0,0 Helse og omsorg 704,7 87,7 87,8 84,9 87,6 89,6 87,4 87,4 87,3 89,2 90,3 0,0 0,0 Hele Harstad kommune 1759,1 90,2 89,4 88,0 90,3 91,9 89,3 89,9 88,7 90,1 91,9 0,0 0,0 o:\informasjon\sykefravær\2011\samlet oversikt\enhetsvis sykefraværsoversikt Side 4 Side12

13 Saksdokument Saksmappenr: 2013/6765 Saksbehandler: Siw Schultz Gabrielsen Arkivkode: 440 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Arbeidsmiljøutvalget /25 REGISTRERING AV AVVIK FRA ARBEIDSPLANEN I SKOLEN Vedlegg: Andre saksdokumenter: 2009/5972 (AMU) med vedlegg (Ikke vedlagt) Ingress: Frisknærværet i skolen synker. Avvik fra arbeidsplanen er, etter verneombudene i skolen sin mening, hyppig forekommende. Verneombudene har helt siden 2009 ønsket å kartlegge om det eventuelt kan være sammenheng mellom disse påstander. Rådmannens tilrådning: Omdisponering av personell er en påregnelig del av tjenesten. Skolen skal derimot registrere tapt planlagt styrking til grunnlag for løpende å se på hvordan dette i størst mulig grad kan reduseres. Saksopplysninger Harstad kommune registrerer, i tillegg til avvik fra lov og forskrift, også uønska hendelser. I tillegg til at hvert enkelt avvik skal følges opp, skal også den helhetlige situasjonen vurderes med tanke på forbedringer. Verneombudene i skolen ønsker å bruke kategorien underbemanning på vakt for å registrere følgende: Planlagt undervisningsopplegg, hvor forutsetningen er to lærere til stede, utgår grunnet at den ene blir omdisponert. Planlagt undervisningsopplegg utgår grunnet pålegg av andre oppgaver på kort varsel (kort varsel = samme dag) Pålagt (ikke planlagt) sammenslåing av større elevgrupper grunnet underbemanning (i følge arbeidsplanen) Kvalitetsutvalg for skole har tidligere ikke ønsket denne registreringa da de mener dette innvirker på leders styringsrett. Vurdering Endring fra arbeidsplan og spesielt planlagt styrking i klasserom eller direkte til enkeltelev, skal unngås så langt råd er. Fravær spesielt knyttet til arbeidsgiverperioden, er en kjent faktor som påvirker budsjettet og som medvirker til at en del vikarer planlegges brukt. Der hvor hull i arbeidsplanen allikevel ikke lar seg fylle opp, vil omdisponering av lærere måtte påregnes som en naturlig del av daglig drift. Det vil være ønskelig å erstatte styrking på et senere tidsrom, slik at planlagt aktivitet opprettholdes. Der hvor dette ikke er mulig, skal skolen internt registrere tapt planlagt styrking for å ha grunnlag for løpende å se på hvordan dette i størst mulig grad kan reduseres. Hugo Thode Hansen Rådmann Siw Schultz Gabrielsen HMS-rådgiver Side13

14 Saksdokument Saksmappenr: 2013/6744 Saksbehandler: Siw Schultz Gabrielsen Arkivkode: 440 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Arbeidsmiljøutvalget /26 VIRKSOMHETSPLANEN Vedlegg: VHP Andre saksdokumenter: (Ikke vedlagt) Ingress: Rullering av virksomhetsplanen mot Budsjett 2014 Rådmannens tilrådning: Saken legges frem uten tilrådning Saksopplysninger Rådmannen informerer i møtet. Vurdering En del av vedtak i AMU (sitat): AMU ser det som svært viktig å ha fokus på arbeidsmiljø og å følge utviklingen i frisknærværet løpende. Tiltak i forhold til dette er svært viktig. AMU vil spesielt peke på: Videreføring i læringslean Særskilte tiltak/ prosesser i fht sykefravær på arbeidsplasser/ enheter/ sektorer med høgt eller sterkt økende sykefravær. God dialog mellom rådmann, tillitsvalgt og verneorganisasjonen/ ansatte. Informasjon til brukere om endringer av betydning for tjeneste tilbudet. Spesielt viktig innen helse og omsorg, barnehage og skole. Hugo Thode Hansen Rådmann Siw Schultz Gabrielsen HMS-rådgiver Side14

15 driftsnavn: Harstad kommune Virksomhetsplan Foto: Trym Ivar Bergsmo Vedtatt i Kommunestyret i sak 13/xx Side15

16 Innholdsfortegnelse Side 1. Rådmannens innledning DEL I: BUDSJETT 2013 OG ØKONOMIPLAN Rammebetingelser/budsjettforutsetninger Frie inntekter Lønns- og prisvekst, pensjon og arbeidsgiveravgift Finansforvaltning Økonomiske oversikter Budsjettskjema 1A driftsbudsjettet Budsjettskjema 1B Driftsbudsjett pr. tjenesteområde Økonomisk oversikt driftsbudsjett Budsjettskjema 2A investeringsbudsjettet Økonomisk oversikt investeringsbudsjett Budsjettskjema 2B Investeringstiltak per tjenesteområde Oversikt over drifts- og investeringstiltak m/salderinger i økonomiplanperioden DEL II: Kommuneplanens fokusområder Utfordringer for Harstadsamfunnet DEL III: Styringssystem og servicestrategi - resultatmål, nøkkeltall og prognoser Hovedstyringssystem for kommunen Kommunens planstrategi Resultatmål kommunale enheter Felles målekart for alle enheter Organisasjon/personell Resultatmål for den enkelte tjeneste Nærings- og samfunnsutvikling Barnehage Grunnskoleopplæring Voksenopplæring Helse og omsorg Sosialtjenesten og flyktningetjenesten (NAV) Barnevern Vann Avløp Renovasjon og avfall Fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø, herunder også byggesak, rekreasjon og friluftsliv Kultur, bibliotek, kino, ungdomstiltak, idrett, musikk og kulturskole Kirke, tros- og livssamfunn Samferdsel og parkering Boligutleie og Husbankmidler Brann og ulykkesvern Støttetjenester, fellesutgifter og administrativ styring Kommunal eiendomsdrift DEL IV: Politisk behandling Side16

17 Vedlegg (ikke i dette dokumentet): Vedlegg I Fritakseiendommer Eiendomsskatt Vedlegg II Betalingsregulativ 2014 kommunale tjenester Vedlegg III Oversikt over eksterne søknader Side17

18 1. Rådmannens innledning Rådmannen legger med dette fram sitt forslag til budsjett for 2014 og virksomhetsplan (VHP) for Forslaget bygger på «Strategi for økonomisk balanse» og VHP Det økonomiske opplegget for 2014 og kommende år er preget av den økonomiske omstillingen kommunen er midt inne i. Opplegget skal ivareta to motstridende hensyn. På den ene siden skal det bidra til å dekke inn det regnskapsmessige underskuddet fra 2011 og gjenskape en sunn kommuneøkonomi. På den annen side skal det legge til rette for vekst og utvikling. Dette medfører store investeringer. Satsingen i 2014 består av store investeringer som nytt sykehjem, nye barnehager, næringsarealer og fullføring av miljøoppryddingen i havnebassenget. Konsekvensen er økte forpliktelser i driften i form av renter, avdrag og ordinære driftsutgifter. Samtidig bortfaller momskompensasjon fra investeringer som inntektspost i driften. Det positive resultatbidraget fra premieavviket reduseres også på grunn av at amortiseringsutgiften øker. De ordinære pensjonsutgiftene vil videre øke på grunn av lav rente/avkastning og økte forpliktelser som følge av langt liv. I sum gjør dette situasjonen krevende og øker behovet for omstilling i årene framover. Budsjettet for 2014 viser et netto driftsresultat på 21,8 mill kr. Det er foreslått en avsetning på 27 mill kr til disposisjonsfond. Det tilsvarer den delen av det regnskapsmessige underskuddet rådmannen pr. 2. tertial 2013 meldte at kommunen ikke klarer å dekke inn i Budsjettet er krevende å oppfylle. Inntektspostene og utgiftspostene er strukket helt til grensen av det realistiske. Videre ligger det inne omstillinger innen områdene helse og omsorg, administrativ enheter og tekniske enheter som må realiseres. Den planlagte omstillingen innen skole er realisert etter planen i 2012 og Det er ikke lagt inn noen reserve for en eventuell renteøkning i Rådmannens bekymring er imidlertid større for balansen i driften og for den langsiktige evnen til å realisere større investeringer for årene etter Fra 2015 er det påkrevd med ytterlige omstilling for å balansere driften. Kommunens vil da ha om lag 2,44 mrd. kr i langsiktig gjeld. Det vil utgjøre over kr ,- pr. innbygger og % av driftsinntektene. Dette er svært høyt. De siste årene har investeringene vært så å si 100 % lånefinansiert og låneopptakene har vært på ca. kr. 200 mill. pr. år. Dette kan ikke fortsette. Låneopptakene bør begrenses til maksimum det kommunen betaler i avdrag. Ambisjoner på investeringssiden utover dette bør finansieres gjennom midler som frigjøres fra drift. Det bør være et mål å frigjøre mill. kr fra driften årlig. Det tilsvarer et netto driftsresultat på +/- 3 % pr. år. Videre er avsatt 8,8 mill. kr til kommunal medfinansiering av Bjarkøyforbindelsen. Dette er et årlig bidrag Harstad kommune skal gi i 15 ½ år, forutsatt at Troms fylkeskommune står ved sin forpliktelse og vedtar realisering av prosjektet. Dette er den første kommunesammenslåingen hvor den nye kommunen bidrar i en slik størrelsesorden til realisering av infrastruktur. Bjarkøyforbindelsen var en forutsetning for kommunesammenslåingen. Samtidig som kommunen er i en krevende økonomisk situasjon og gjennomfører store omstillinger ligger mye til rette for vekst og utvikling i Harstad. Byggeaktiviteten er stor. Bankene opplever sterk utlånsvekst. Alle kjøpesentrene i byen har konkrete utbyggingsplaner. Statoils hovedkontor i nord er lokalisert i Harstad. Selskapet skal doble bemanningen og vurderer om de skal utvide i Medkila eller bygge nytt. De andre petroleumsrelaterte virksomhetene oljeselskaper, engineeringselskaper og andre leverandørbedrifter tar markedsandeler og vokser. Lundin har gjort funn i Barentshavet i en lisens som de eier 40 % av, og hvor Det norske er partner med en like stor eierandel. Til sist kommer at flere virksomheter ser mot nord og vurderer Harstad som blant de mest attraktive lokaliseringsalternativene. Størst spenning knytter deg seg nå til Statoils lokalisering av driftsorganisasjonen for Johan Castberg. Harstad skipsindustri bygger ny dokk, og ønsker også å satse i markedet for riggvedlikehold. Det gjør at verkstedindustrien kan få et betydelig løft i byen. Kommunens utfordring og viktigste oppgave er å sikre gode og tidsmessige kommunale tjenester, sørge for en effektiv og forutsigbar forvaltning og gjennom samhandling med andre aktører bidra samfunnsutvikling. Blant annet er det pågående arbeidet med Harstadpakken, kommuneplanens Side18

19 arealdel og sentrumsplanen viktig. Det samme er det kontinuerlige omstillingsarbeidet som kreves for at kommunen skal ha økonomisk handlingsrom til å svare på en ny tids utfordringer Oppsummering og saldering Budsjettets hovedtall Samlet vil det bli omsatt for 2,1 mrd kr til drift og investeringer. Kommunens budsjett for 2014 har en omsetning sum driftsinntekter på 1,721 mrd kr. Driftsutgiftene, eksklusive avskrivninger, er på 1,591 mrd kr. Netto finansutgifter beløper seg til ca 109,7 mill kr. Budsjettet viser et netto driftsresultat på 20,7 mill kr. Dette avsettes til disposisjonsfond til inndekning av det som eventuelt måtte gjenstå av underskuddet fra Utgiftene til lønn og sosiale utgifter i 2014 er budsjettert til 1,108 mrd kr. Antall årsverk ved inngangen til 2014 er Disse fordeler seg med 409 (23,3 %) årsverk i grunnskolen, 237 (13,5 %) årsverk i barnehagene, 699 (39,8 %) årsverk innen helse og omsorg og 410,9 årsverk (23,4 %) på øvrige områder (inkl. interkommunale samarbeid). Finansieringsbehovet i investeringsregnskapet er 360,3 mill kr. Av dette er 221 mill kr / planlagt finansiert med lån, hvorav ca 200 mill kr i nye lån. De største investeringsprosjektene i 2014 er: Fullføring av barnehage i Gullhaugen Påbegynning av barnehage og Fagerlia Harstad Teknologipark Ombygging Felleskjøkkenet til kok-kjøl Fullføring av investering vann Bergselvdammen-Grunnvannet Fornying avløp St. Olavsgate sør Fornying avløpsledninger Fauskevåg Fullføring av Bergsodden sykehjem Planlegging av Helsehuset/lokalmedisinsk senter Oppgradering av veier Oppgradering av kommunale bygg Ren Harstad Havn Den driftsmessige omstillingen fortsetter i I all hovedsak etter den planen som ble lagt i «strategi for økonomisk balanse» og i VHP Etter at gjennomførte tiltak har bidratt til saldering så gjenstår følgende mål om kostnadsreduksjoner fom 2014: Tjenesteområde Helse og omsorg Tekniske enheter Politisk område Øvrige enheter SUM Når det gjelder kostnadsreduksjoner på det politiske området så gjelder dette mål om reduserte utgifter til revisjons- og kontrollvirksomhet. Rådmannen overlater til kommunestyret å konkretisere innsparingsmålet på dette området. Avseting til fond/inndekning av underskudd i 2014 burde normalt gi et betydelig økonomisk handlingsrom resten av økonomipanperioden, når midlene som brukes til inndekningen frigjøres til andre formål. Slik er det imidlertid ikke. Når konsekvensen av tilleggsproposisjonen fra regjeringen er lagt inn så er netto driftsresultat i 2015 negativt selv om det er rom for å avsette litt til disposisjonsfond. Et negativt netto driftsresultat er bekymringsfullt og tilsier at det ikke er handlingsrom til nye tiltak. Fra 2016 er situasjonen ennå verre. Kommunen har en underliggende utgiftsvekst i årene framover som er svært sterk. Årsaken til dette er økte rente- og avdragsutgifter som følge av et svært ekspansivt investeringsprogram, økte utgifter til amortisering av premieavvik og økte driftsutgifter til barnehager. I tillegg kommer renterisiko knyttet til høy lånegjeld. Økningen i forventede rente- og avdragsutgifter fra 2014 til 2017 er på ca 36 mill. kroner. Dette Side19

20 tilsvarer ca. 72 årsverk og ca. 4,25 % av sum antall årsverk i Harstad kommune. Rådmannen mener at det er nødvendig å foreta en tilsvarende innsparing for å skape fremtidig handlingsrom for å få nødvendig egenkapital til investeringer. Det legges opp til reduksjon i antall årsverk med halv effekt i 2016 og full effekt fra Rådmannen må komme nærmere tilbake til hvor mange årsverk det er nødvendig å redusere på de enkelte tjenesteområdene. Hvis reduksjonen blir forholdsmessig lik i hele Harstad kommune så vil den bli som følger: Administrative enheter Tekniske enheter NAV og Barne- og ungdomstjeneste Barnehage Skole Helse og omsorg Kulturtjenester 3,9 årsverk 7,1 årsverk 2,4 årsverk 10,1 årsverk 17,4 årsverk 29,7 årsverk 1,2 årsverk Dvs totalt ca, 72 årsverksreduksjoner. Dette kommer i tillegg til tidligere vedtatte kostnadsreduksjoner for tjenesteområdene. Tiltak for budsjettbalanse og kostnadsreduksjoner i VHP perioden: Tjenesteområde Helse og omsorg* Teknisk* Øvrige områder* Politisk område* Bemanningskutt på årsverk /36 mill kr ** SUM * Tidligere vedtatt ** Nytt Tiltak som er lagt inn i VHP Investering i nye barnehager og netto økning i antall barnehageplasser. Utdanningsvalg utprøving VGO for elever Ombygging Harstad Felleskjøkken til kok-kjøl Drift av Sørvik legesenter Innkjøp av digitale trygghetsalarmer Renovering av kjøkken ved Sama aktivitetssenter Kjøp av ekstern bistand for analyse av omsorgssektoren Investering i Velferdsteknologi på sykehjem Videreføring av elektronisk melding innen omsorgssektoren Bergsodden sykehjem Helsehuset/lokalmedisinsk senter Utskifting av kunstgress på Harstad stadion Reduksjon av tilskudd til Grottebadet AS Side20