INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET. Tid/sted: Onsdag 31. mai 2016 kl på rådhuset, kommunestyresalen.

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalgets medlemmer Vidar Skarpeid (leder), Torbjørn Ougland (nestleder), Margit Hovland (medlem), Harald Lande (medlem), Doris Høyland (medlem) INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid/sted: Onsdag 31. mai 2016 kl på rådhuset, kommunestyresalen. SAKSLISTE: ORIENTERING Kl Berge Barneskole anbudsprosess m.m. v/ rådmannen, jf. side 2 i saksheftet. SAK 11/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 12/16 OVERORDNET ANALYSE INNSPILL FRA KONTROLLUTVALGET SAK 13/16 FINANSFORVALTNINGEN 2015 ATTESTASJONSUTTALELSE FRA REVISOR FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 08/16 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Ref. 09/16 Agder Sekretariat, møtebok fra styret Lyngdal, den 25. mai 2016 Vidar Skarpeid Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og melding om mulig inhabilitet bes meldt til Willy Gill på tlf Kopi av innkalling er sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann og revisor Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no 1

2 E-post fra Vidar Skarpeid til Agder Sekretariat v/ Willy Gill onsdag kl : Dette er de to mailene om B. Barneskole Mvh Vidar Skarpeid Rosfjordveien Lyngdal Tlf Videresendt melding Fra: "Jan Kåre Nakkestad" Dato: 2. mar Emne: Berge barneskole. Til: "Vidar Skarpeid" Kopi: "Mikal Stene" "Siv Aavik" Hei! Det er jo nødvendig å skaffe flere klasserom på Berge barneskole. I den forbindelsen er vi flere som undres på hva som har foregått i denne saken: -- Var det ikke slik at det som en midlertidig løsning skulle leies noen brakker/moduler inntil man fikk utarbeidet planer og bygget et permanent bygg? Bevilget ikke kommunestyret ca 6-7 mill. til dette? Nå nærmer vi oss vel 13 mill.? Hva blir vedlikeholdskostnadene? Hvem er det som har besluttet at man i stedet for å leie brakker skal reise det bygget som man nå holder på med? Ble oppdraget med å bygge dette bygget avertert/lyst ut i samsvar med kommunens innkjøps-reglemang? Kommunen har jo kjøpt eiendommen hvor Kruse Smith nå holder til. Er bygget plassert slik at man får en optimal utnyttelse av hele skoleområdet, eller er bygget plassert slik at det vil være til hinder for en optimal utnyttelse av skoleområdet? Har de kommunale utvalgene og kommunestyret hele tiden godkjent endringene i prosjektet? Er dette en sak som kontrollutvalget bør se på? Med vennlig hilsen Jan Kåre Nakkestad Skolegata 4 N Lyngdal Tlf: e-post: jan.nakk@gmail.com 2

3 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lyngdal kommune Sak 11/16 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 11/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen. 3

4 LYNGDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 02/16 Dato: , kl Sted: Rådhuset, formannskapssalen Tilstede: Vidar Skarpeid, leder Margit Hovland, medlem Harald Lande, medlem Doris Høyland, medlem Forfall: Torbjørn Ougland, nestleder MØTEBOK Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Administrasjonen v/ Norman Udland, Jan Martin Kaarigstad Lyngdal Kultursenter KF v/ Jan Seland Kommunerevisjonen Vest v/ Monica Nilsen, Irene Loka Agder Sekretariat v/willy Gill Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste. SAKSLISTE: SAK 05/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 06/16 ÅRSREGNSKAPET 2015 LYNGDAL KULTURSENTER KF SAK 07/16 ÅRSREGNSKAPET 2015 LYNGDAL KOMMUNE SAK 08/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2015 SAK 09/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL SAK 10/16 SAMMENSLÅING AV KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS OG ROGALAND REVISJON IKS - UTTALELSE FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 05/16 Skatteregnskapet 2015 Ref. 06/16 Agder Sekretariat, møtebok fra fellesmøte Ref. 07/16 Jan Kåre Nakkestad, henvendelse vedr. Berge barneskole Underskrift Vidar Skarpeid Leder 1 Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 4

5 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg ORIENTERINGER v/rådmannen: SAK 05/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen. SAK 06/16 ÅRSREGNSKAPET LYNGDAL KULTURSENTER KF Kultursjef presenterte hovedtrekkene i årsregnskap og årsberetning. Revisor orienterte om utført revisjonsarbeid. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet regnskapet til Lyngdal Kultursenter KF for Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller de formelle krav og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 11. mars 2016, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2015 for Lyngdal Kultursenter KF. 2 5

6 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Saksdokumenter: Årsregnskapet for 2015 Årsberetning for 2015 Revisjonsberetning, datert Styrebehandling av årsregnskapet Saksopplysninger: Regnskapet viser et netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Det er avgitt standard revisjonsberetning uten presiseringer eller forbehold. Som tidligere signalisert har foretaket fra og med 2015 foretatt nødvendige endringer slik at pensjon blir ivaretatt og presentert i foretakets regnskap slik forskrift tilsier. Styret har behandlet årsregnskapet i møte den og fattet da følgende vedtak: «Styret for Lyngdal kultursenter KF vedtar regnskap, årsmelding og årsberetning for Styret vedtar å disponere fjorårets mindreforbruk (overskudd) slik: Mindreforbruket på kr avsettes til disposisjonsfond, hvorav kr. øremerkes «Lyngdal ungdomsråds aktivitetsfond». Ubrukte midler i investeringsregnskapet, kr., overføres til investeringsbudsjett for Styret ber kultursjefen om å oversende regnskap og årsberetning til revisjon.» Vurderinger: Det er positivt at forholdene som tidligere år er påpekt av revisor og kontrollutvalget nå er fulgt opp av foretaket. Alt ligger dermed til rette for en standard uttalelse fra kontrollutvalget. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet regnskapet til Lyngdal Kultursenter KF for Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller de formelle krav og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 11. mars 2016, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2015 for Lyngdal Kultursenter KF. 3 6

7 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg SAK 07/16 ÅRSREGNSKAP LYNGDAL KOMMUNE Administrasjonen presenterte årsregnskap og årsberetning. Revisor orienterte om utført revisjonsarbeid. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Lyngdal kommunes årsregnskap for Sammen med regnskapet forelå årsberetning fra rådmannen og revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsberetning, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert , har kontrollutvalget ingen merknader til Lyngdal kommunes årsregnskap for Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskap for 2015 Årsberetning for 2015 Revisjonsberetning, datert Kopi av notat fra revisor til rådmannen datert Saksopplysninger: Årsregnskapet for Lyngdal kommune for 2015 viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Revisor har avgitt en standard revisjonsberetning uten forbehold eller presiseringer. Revisor har ikke avdekket vesentlige forhold som gjør det nødvendig å sende nummerert brev. For øvrig opplyser revisor at det gjennom hele året har vært god kontakt mellom revisjonen og administrasjonen for nødvendige avklaringer. 4 7

8 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg For ytterligere informasjon vises det til revisjonsberetningen. Administrasjonen vil være tilstede i kontrollutvalgets møte for å presentere årsregnskapet. Behandling av årsregnskapet Behandling av årsregnskap og årsberetning vil være som følger, jf forskrift om årsregnskap og årsberetning: - Rådmann og fagansvarlig for regnskap avlegger årsregnskapet - Rådmann utarbeider årsberetning - Revisor avgir revisjonsberetning til kommunestyret - Kontrollutvalget avgir uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret - Formannskapet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning og disponering (Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge når formannskapet behandler regnskapet) - Kommunestyret godkjenner regnskapet Vurderinger: I og med at det foreligger en standard revisjonsberetning og at det heller ikke er avdekket vesentlige forhold som gjør det nødvendig med et nummerert brev fra revisor, ligger alt til rette for en standard uttalelse fra kontrollutvalget. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Lyngdal kommunes årsregnskap for Sammen med regnskapet forelå årsberetning fra rådmannen og revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsberetning, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert , har kontrollutvalget ingen merknader til Lyngdal kommunes årsregnskap for SAK 08/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2015 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill 5 8

9 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2015 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget. Jeg har utarbeidet et forslag til årsmelding som er basert på tidligere årsmeldinger. Foruten informasjon om kontrollutvalgets oppgaver, er det fokus på gjennomført regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Orienteringer fra administrasjonen er også en viktig del av kontrollutvalgets påse-ansvar og tema for disse orienteringene er medtatt i årsmeldingen. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. SAK 09/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Revisor presenterte planforslaget. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar forslag til Plan for selskapskontroll for Lyngdal kommune der det planlegges gjennomføring av selskapskontroll i følgende selskap: - Sørlandsbadet IKS 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Forslag til plan for selskapskontroll datert Bakgrunn: Selskapskontroll er et middel for å påse at forvaltningen av kommunens eierinteresser fungerer tilfredsstillende i henhold til kommunestyrets vedtak og forutsetninger, samt i henhold til aktuelle lover og regler. 6 9

10 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg Kommuneloven 77 nr. 5 fastslår at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens ( ) interesser i selskaper mm. Forskrift om kontrollutvalg krever at det utarbeides en plan for selskapskontroll og at planen utarbeides minst en gang i valgperioden. Selskapskontrollens innhold er beskrevet i 14 og rapportering om selskapskontroll er omtalt i 15 i samme forskrift. Selskapskontrollen kan deles inn i to deler; en obligatorisk eierskapskontroll og en frivillig forvaltningsrevisjon. Formålet med eierskapskontrollen er å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresse, utøver myndigheten slik det er fastsatt i den aktuelle virksomhetsloven samt ivaretar kommunens interesser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Eierskapskontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring, og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. Selskapskontrollen omfatter både heleide og deleide selskaper, herunder også selskaper med private eiere. På grunn av at innsynsretten etter 80 er begrenset til heleide kommunale selskaper, vil det imidlertid være forskjeller mht hvordan selskapskontrollen kan gjennomføres i heleide kontra deleide selskaper. Det ble gjennomført følgende selskapskontroller i forrige valgperiode: Brannvesenet Sør IKS- Gjennomført i 2012 Lister Bompengeselskap AS- Gjennomført i 2014 Q43- Q FIRE TRE AS- Gjennomført i 2014 I forslag til plan for selskapskontroll peker revisjonen på følgende selskap det kan være aktuelt å gjennomføre selskapskontroll i: Sørlandsbadet IKS Ved prioritering av selskapskontroll kan følgende kriterier være relevante i forbindelse med en risiko- og vesentlighetsvurdering: 1. Selskapets tjenestetilbud til kommunens innbyggere 2. Selskapets samfunnsmessige ansvar 3. Kommunens eierandel 4. Økonomisk gevinst- og tapspotensial 5. Kommunens motiv for eierskapet Dette forslaget bygger på en risiko- og vesentlighetsvurdering. Vurderinger: Kommunestyret vedtar planen etter innstilling fra kontrollutvalget. Det anbefales at kontrollutvalget gis fullmakt til å gjøre endringer i planen dersom det skulle oppstå behov for det. Budsjettrammen for Kontroll og tilsyn setter begrensningene for omfanget av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon som kan gjennomføres. 7 10

11 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret vedtar forslag til Plan for selskapskontroll for Lyngdal kommune der det planlegges gjennomføring av selskapskontroll i følgende selskap: - Sørlandsbadet IKS 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. SAK 10/16 SAMMENSLÅING AV KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS OG ROGALAND REVISJON IKS - UTTALELSE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttale til forslag om sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland revisjon IKS: Kontrollutvalget er positiv til at Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS blir slått sammen med Rogaland Kommunerevisjon IKS til Sør-vest revisjon SA, da dette etter utvalgets vurdering vil gi revisjonen økt kompetanse og større fleksibilitet, og på den måten vil sammenslåingen styrke kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Rapport om sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland Revisjon IKS 2. Særutskrift fra representantskapet i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS fra møte Saksopplysninger Representantskapet i Kommunerevisjon Vest, Vest-Agder IKS ga i møte den styret i selskapet mandat til å invitere nærliggende interkommunale revisjonsselskaper/fylkeskommunale revisjoner til et utredningssamarbeid om ny felles revisjonsordning. Formålet var å øke den samlede kompetanse og gi en bedre revisjon, mindre sårbarhet ved vakanser og lettere rekruttering, samt effektivisering av revisjons- og kontrollarbeidet. Pågående kommunereformarbeid hadde også betydning for veien videre. De interkommunale revisjonsselskapene i Aust-Agder, Vest-Agder og Rogaland ble invitert til å delta i et felles utredningsarbeid om etablering av ny revisjonsenhet. Rogaland Revisjon IKS takket ja til invitasjonen. 8 11

12 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg Rapport fra utredningsarbeidet følger vedlagt. Representantskapet i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har enstemmig anbefalt at selskapet blir slått sammen med Rogaland Revisjon IKS gjennom opprettelse av en ny revisjonsenhet, Sør- vest revisjon SA. Rapporten viser til en rekke fordeler ved å etablere en større revisjonsenhet. Det kan her nevnes: o Økt kompetanse og spesialisering o Økt fleksibilitet og kapasitet o Redusert sårbarhet o Bedre rekrutteringsmulighet o Styrket konkurransekraft o Økt mulighet til å revidere flere av kommunenes selskap Hovedfokuset for selskapet vil være å levere kostnadseffektive tjenester og være kommunenes naturlige valg av revisor For øvrig vises det til vedlagte rapport med forslag til vedtekter, stiftelsesdokument og åpningsbalanse i nytt selskap. Drøfting av kontrollutvalgets plikter ved innlemmelse i nytt selskap: Kapittel 12 i kommuneloven gir kontrollutvalget en viktig rolle og et omfattende ansvar for tilsyn, kontroll og revisjon av kommunens virksomhet. Kontrollutvalget skal på kommunestyrets/bystyrets vegne stå for det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Etter innstilling fra kontrollutvalget er det kommunestyret selv som avgjør hvilken revisjonsordning kommunen skal ha, og hvem som skal velges som kommunens revisor. Kommuneloven gir ikke kommunestyret anledning til å delegere til andre å fatte vedtak i disse sakene. Det har vært usikkerhet omkring forståelsen av kommunelovens 78 nr. 3 (endring av revisjonsordning) og nr. 4 (valg av revisor) når det gjelder det aktuelle forholdet hvor saken gjelder sammenslåing av interkommunale revisjonsselskaper. På grunn av usikkerheten er spørsmålet forelagt Norges Kommunerevisorforening (NKRF), som har gitt oss en uttalelse i saken. I sin uttalelse når det gjelder 78 nr. 3 heter det bl.a. følgende: Slik vi ser det, er overgang fra f.eks. en form for interkommunal revisjon til en annen form for interkommunal revisjon eller endring av medlemssammensetningen ikke å betrakte som skifte av revisjonsordning. I uttalelsen fremgår det videre (ang. 78 nr. 4) at: Det finnes her en praksis som går ut på at dersom en av enhetene opprettholdes og de andre enhetene går inn i denne, vil dette ikke innebære valg av revisor for kommunene i den første enheten, men det vil det for kommunene i den andre. I alle tilfelle vil det måtte inngås ny selskapsavtale, men dette kan skje uten medvirkning fra kontrollutvalgene, og innstilling er ikke aktuelt. 9 12

13 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg Hva angår det forhold at Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS blir slått sammen med et annet interkommunalt revisjonsselskap, synes det klart at dette ikke er å betrakte som skifte av revisjonsordning, og krever ikke innstilling fra kontrollutvalget. Når det gjelder om den aktuelle omorganiseringen innebærer valg av revisor, jfr. 78 nr. 4 i kommuneloven, er vi tvilende til om den praksis som ifølge NKRF finnes fra tidligere, er den riktige forståelsen av lov og forskrift. I Ot.prp. nr. 70 ( ) står det: «Nr. 4 første setning fastslår at det er kommunestyret som skal velge revisor. Dersom kommunestyret har gjort en prinsippbeslutning, jfr. nr. 3, om at det skal gjennomføres konkurranseutsetting, vil det være kontrollutvalgets oppgave å sette revisjonen ut på anbud. Når anbudene er vurdert, må kontrollutvalget bringe resultatet inn for kommunestyret for valg av revisor. Annen setning her fastslår at det er kontrollutvalget som skal utarbeide saksframlegget om valg av revisor.» Vi kan vanskelig se at det skal foretas et valg av revisor når to interkommunale selskaper slår seg sammen. Hvilket valg av revisor skal kontrollutvalget innstille på? Revisor er jo valgt gjennom den ordningen som allerede eksisterer, og denne ordningen videreføres gjennom den selskapsrettslige omorganiseringen som nå foreslås og som skal vedtas av kommunestyret/bystyret. Etter vår vurdering er det i denne saken mer en omorganisering av samarbeid om revisjon, og ikke noen endring av revisjonsordning eller valg av revisor. Vurdering: Kontrollutvalget finner ikke at kontrollutvalget skal innstille til kommunestyret iht. kommuneloven 78 nr. 3 og 4. Kontrollutvalget vil allikevel gi en uttale som følger saken i den videre behandlingen i kommunestyret/bystyret, fordi kontrollutvalget har en særskilt rolle i forhold til revisjon av kommunens virksomhet, jf. Kommuneloven 77 nr. 4 og 5: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon).» «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m.» Kontrollutvalget vil mene at ut fra det som fremkommer i rapporten og foreslåtte vedtekter, vil kommunen fortsatt ha en forsvarlig revisjonsordning, og ser flere fordeler ved at et større selskap gir økt kompetanse, større fleksibilitet og kapasitet. Dette vil styrke det totale kontroll- og tilsynsarbeidet som er pålagt kontrollutvalg og kommunestyre/bystyre. Det legges opp til at det etableres kontorsteder i det nye selskapet som sikrer minst mulig dødtid i reiser samtidig som de er lett tilgjengelig for kundene. Forslag til vedtak: 10 13

14 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg Uttale til forslag om sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland revisjon IKS: Kontrollutvalget er positiv til at Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS blir slått sammen med Rogaland Kommunerevisjon IKS til Sør-vest revisjon SA, da dette etter utvalgets vurdering vil gi revisjonen økt kompetanse og større fleksibilitet, og på den måten vil sammenslåingen styrke kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: Neste møte 31.5 kl Overordnet analyse. EVENTUELT REFERATER Ref. 05/16 Skatteregnskapet 2015 Ref. 06/16 Agder Sekretariat, møtebok fra fellesmøte Ref. 07/16 Jan Kåre Nakkestad, henvendelse vedr. Berge barneskole Vedrørende ref. 7: Kontrollutvalget ønsker en redegjørelse om dette prosjektet fra rådmannen i neste møte før utvalget tar stilling til om dette er en sak som utvalget vil ta opp. Stikkord for orienteringen: Bakgrunn, vedtak, anbudsordning, prosess, økonomi/budsjett, endringer, midlertidig/varig bygg, inventar, valg av entreprenør. Konklusjon: Referatene 5 og 6 ble tatt til etterretning

15 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lyngdal kommune Sak 12/16 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 12/16 OVERORDNET ANALYSE - INNSPILL FRA KONTROLLUTVALGET Vedlegg: 1. Overordnet analyse Plan for forvaltningsrevisjon Bakgrunn for saken: I forrige møte bestilte utvalget en overordnet analyse fra Kommunerevisjonen Vest som skal danne grunnlaget for plan for forvaltningsrevisjon for perioden. Kontrollutvalget har nå muligheten til å komme med innspill til områder/temaer som kan være interessante for nærmere undersøkelser. Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for forrige periode følger som vedlegg til saken. Tidspunkt for ferdigstillelse av planen er utgangen av Når den overordnede analysen foreligger vil det på bakgrunn av kontrollutvalgets prioriteringer bli utarbeidet et forslag til plan for forvaltningsrevisjon for inneværende periode. Planforslaget sendes så til kommunestyret for endelig behandling. Forslag til vedtak: Kontrollutvalgets innspill medtas som grunnlag for den overordnede analysen. 15

16 KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS Foto: Rolf Steinar Bergli Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Lyngdal kommune August

17 Lyngdal kommune Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Sammendrag Denne overordnede analysen skal legge grunnlaget for kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon. Gjennom en risiko- og vesentlighetsanalyse har vi kartlagt aktuelle områder for forvaltningsrevisjon i Lyngdal kommune. Analysen er basert på en gjennomgang av dokumenter, samtale med regnskapsrevisor, ordfører, rådmann og skolefaglig ansvarlig. Kommunens overordnede virksomhet i henhold til kommuneloven kan deles i fire: Legge til rette for et funksjonsdyktig kommunalt folkestyre (målsetning 1), stå for en rasjonell og effektiv forvaltning av de kommunale fellesinteresser (målsetning 2), bidra til en bærekraftig utvikling (målsetning 3), og legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard (målsetning 4). For at den første målsetningen skal være oppfylt er det en del forutsetninger som må være tilstede. Blant annet må saker som legges fram for de folkevalgte være forsvarlig utredet, og alle vedtak som blir gjort må følges opp og settes i verk. Alle avgjørelser skal tas av de folkevalgte dersom ikke myndighet er vedtatt delegert til ansatte i kommunen. Innbyggernes rettsikkerhet må være ivaretatt i møte med den offentlige forvaltningen, og det må være et tilfredsstillende personvern i kommunen. Det er også krav til offentlighet for å sikre forvaltningen. Vi har ingen indikasjoner på at Lyngdal kommune ikke har et funksjonsdyktig folkestyre, men det kan likevel være nyttig ut fra et samfunnsmessig perspektiv å gjøre grundigere undersøkelser knyttet til hvordan lokaldemokratiet fungerer. Under den første målsetningen har vi derfor kommet fram til disse områdene som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon: 1) Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. 2) Kontrollere om bruk av myndighet er i henhold til delegasjonsvedtak. 3) Vurdere om kommunens saksbehandling er i henhold til saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven. 4) Vurdere om dokumenter som er unntatt offentlighet skulle vært offentliggjort. 5) Se på kommunens rutiner for å hindre at personopplysninger feilaktig blir offentliggjort. Under den andre målsetningen om rasjonell og effektiv forvaltning har vi tatt en gjennomgang av alle tjenesteområdene i kommunen. Vi har vurdert etterlevelse av lovverk, kvalitet og produktivitet (Kostratall). Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS 17 side i

18 Lyngdal kommune Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Aktuelle områder for forvaltningsrevisjon er følgende: Innkjøp lov om offentlige anskaffelser Det er et komplisert regelverk som regulerer offentlige anskaffelser. Det er i senere år blitt stadig større fokus på de innkjøp som gjøres av det offentlige. Forskning og undersøkelser på området har vist at mange kommuner foretar anskaffelser som ikke er i tråd med regelverket. Konsekvensen kan bli at kommunene blir klaget inn for KOFA (klagenemda for offentlige anskaffelser) eller domstol, og i verste fall idømt erstatningsplikt. 6) Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å vurdere eksisterende rutiner og foreta kontroll av om større anskaffelser er i samsvar med rutiner og lov om offentlige anskaffelser Kostra Kostratall kan nyttes i planleggings- og styringsøyemed og kvaliteten på tallene er derfor av betydning. Kommunen deltar i et prosjekt kalt God kommunal styring i samarbeid med Universitetet i Agder. Her vil en prøve å finne nøkkeltall som kan være gode styringsindikatorer ut fra kommunens behov. Dersom en skal bruke Kostra som styringsverktøy, forutsetter det at Kostratallene kan stoles på. 7) Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å foreta en gjennomgang av om data rapporteres korrekt til Kostra. Tilskudd Kommuner har mulighet til å få tilskudd fra staten til mange ulike tiltak. Det er av stor økonomisk betydning at kommunen fanger opp og søker på mange av de tilskuddene som kan være aktuelle. 8) Aktuell forvaltningsrevisjon kan være å se på kommunens rutiner og behandling av øremerkede tilskudd fra staten. Journalføring og saksbehandling Kommunen benytter elektronisk sak-arkivsystem. Systemet er viktig for å få en effektiv håndtering av dokumenter og sakslister. Kommunen er også underlagt strenge krav til dokumentregistrering og -oppbevaring. 9) En aktuell forvaltningsrevisjon kan være en gjennomgang av rutiner og praksis til kommunens sak - og arkivsystem for å vurdere om dette fungerer i samsvar med lov og intensjon. Kvalitetslosen Kvalitetslosen er et verktøy for kvalitetssikring. Det skal bidra til å øke kvaliteten i kommunale tjenester og brukes av alle enheter. Systemet skal gjøre det enkelt for ansatte å melde inn avvik til sin nærmeste leder, og følge videre behandling av avviksmeldingen. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS 18 side ii

19 Lyngdal kommune Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Ledere kan tildele ansatte arbeidsoppgaver ved lukking av avvik. Systemet skal være med å sikre internkontroll og gjøre det mulig utføre kontinuerlig forbedringsarbeid. Iflg rådmannen fungerer ikke systemet tilfredsstillende og det arbeides med forbedringer av dette. Det kan være aktuelt å følge opp dette arbeidet og gjennomføre en forvaltningsrevisjon mot slutten av planperioden. 10) Det kan være aktuelt å gjennomføre en evaluering av kommunens kvalitetssikringssystem og om dette fungerer etter intensjonen. Skole og barnehage I Lyngdal kommune får en stor andel av elevene spesialundervisning, jfr tabell 3. Spesialundervisning har stor betydning for de elevene dette angår. Andelen er økende jo eldre elevene blir. Det er også fra sentralt hold uttrykt bekymring for at tallene på barn og elever med behov for spesialundervisning er så høyt. Kommunen har som mål å redusere andel elever med spesialundervisning. 11) Det kan være aktuelt å gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til kommunens bruk av spesialundervisning. Et godt psykososialt miljø er grunnleggende for at den enkelte elev skal kunne utvikle seg positivt i skolen. Kommunen har som mål å oppnå lavere snitt på mobbing enn nasjonalt snitt. Resultatene 1 i 2011 var lik nasjonalt snitt. En oppfølging av kommunens arbeid med mobbing kan være aktuelt som et forvaltningsrevisjonsprosjekt mot slutten av perioden. Da har kommunen fått noe tid til å innarbeide de påleggene som kom etter tilsyn fra fylkesmannen. 12) Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt er en vurdering av mobbing i skolene i Lyngdal. God klasseledelse er en betingelse for å redusere mobbingen på en skole og er identifisert som en av de mest betydningsfulle faktorene for å oppnå et godt læringsmiljø. Et innspill til prosjekt var å se nærmere på klasseledelse for å identifisere hvilke faktorer som kan ha betydning for læringsmiljøet. 13) Et aktuelt prosjekt for forvaltningsrevisjon er en nærmere gjennomgang av klasseledelse i skolen. Helse- og omsorg På flere av Kostra-tallene for pleie- og omsorg ligger Lyngdal høyere enn sammenlignbare kommuner (kostragruppe 10), gjennomsnittet for Vest-Agder og gjennomsnittet for landet (uten Oslo). Et innspill i prosessen med overordnet analyse var å gjennomføre en forvaltningsrevisjon knyttet til tildeling av tjenester innen pleie og omsorg. Det kan da være aktuelt å se nærmere på hvordan tjenester tildeles og styring ift bruk av ressurser og brukernes behov. 14) Aktuelt prosjekt for forvaltningsrevisjon kan være å se nærmere på tildeling av tjenester innen området for pleie og omsorg. 1 Elevundersøkelsen Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS 19 side iii

20 Lyngdal kommune Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon NAV Lyngdal Sosialtjenesten har vært en del av NAV i flere år nå. I budsjettdokumentet for 2012 er det pekt på at overgang fra prosjekt til kontinuerlig drift innen enkelte områder i NAV er en utfordring. Det kan derfor være aktuelt å foreta en evaluering av samarbeidet mellom kommunen og NAV og om organiseringen fungerer etter intensjonen. 15) Et aktuelt forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å foreta en evaluering av samarbeidet mellom kommunen og NAV og om organiseringen fungerer etter intensjonen. Tekniske tjenester Området for beregning av selvkost innen vann, avløp og feiing er underlagt en rekke lover og regler. Grunnlaget for å kreve inn gebyrer er hjemlet i lovverket. Det sentrale er at kommunen ikke kan kreve høyere gebyrer enn selvkost. 16) Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt er om Lyngdal kommune følger retningslinjer for beregning av selvkost. Eiendomsforvaltning Organisering og styring av eiendomsforvaltningen kan være avgjørende for å få en kostnadseffektiv forvaltning og drift av kommunens eiendommer. Kommunenes bygningsarealer representerer også store verdier. 17) Mulig prosjekt kan være en gjennomgang av kommunens eiendomsforvaltning og en oppfølging av vedlikeholdsplanen for kommunale bygg. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS 20 side iv

21 Lyngdal kommune Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Innholdsfortegnelse: Sammendrag... i Forord:... vi 1. Innledning Overordnet perspektiv - kommunens virksomhet i henhold til kommuneloven Overordnet analyse Funksjonsdyktig kommunalt folkestyre Forsvarlig utredning og iverksettelse av vedtak Delegasjon av myndighet Forvaltningsloven Offentlighetsloven Personvern Rasjonell og effektiv forvaltning av ressursene Organisering administrasjon/politisk Hovedtall Innkjøp - Lov om offentlige anskaffelser Kostra-rapportering Tilskudd Støtteenheter Skoler og barnehager Helse og omsorg NAV Lyngdal Tekniske tjenester Oppsummering Tabelloversikt: Tabell 1: Hovedtall regnskap... 7 Tabell 2: Kostratall spesialundervisning Tabell 3: Kostratall pleie og omsorg Tabell 4: Oversikt over mulige prosjekter for forvaltningsrevisjon Figuroversikt: Figur 1: Organisasjonskart administrativ organisering Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS 21 side v

22 Lyngdal kommune Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Forord: Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS, har fått i oppdrag av kontrollutvalget i Lyngdal kommune, sak 11/12 i møte , å foreta en overordnet analyse av kommunens virksomhet for å kunne identifisere sektorer og områder der det kan være behov for å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon er et viktig verktøy for kommunens øverste politiske organ for å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås. Forvaltningsrevisjonen skal foreta systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet og måloppnåelse med utgangspunkt i kommunestyrets vedtak og forutsetninger. I tillegg kommer vurdering av om regelverket etterleves, om kommunens styringssystemer og virkemidler er hensiktsmessige, og om beslutningsgrunnlaget som legges fram for politiske organer, er i samsvar med offentlige utredningskrav. Bestemmelsene om at kontrollutvalget skal påse at det utføres forvaltningsrevisjon kom inn i kommuneloven med virkning fra , 77 nr. 4. I forskrift om kontrollutvalg pålegges kontrollutvalget å utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i valgperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Det er kommunestyret som ved å vedta en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal bestemme innholdet i og omfanget av forvaltningsrevisjonsarbeidet. Dette gir kommunestyret en mer aktiv, bestemmende rolle i forvaltningsrevisjon. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har gjennomført overordnet analyse for Lyngdal kommune. Analysen er gjennomført på et overordnet nivå og vil kunne gi informasjon om hvilket område det er mest aktuelt å se nærmere på, og gi kontrollutvalget et grunnlag til å foreta valg mellom ulike alternative forvaltningsrevisjonsprosjekt. Analysen er utført i juni av revisjonssjef Irene Loka og revisor Monica Nilsen. Flekkefjord, den 31. august 2012 Sign. Irene Loka revisjonssjef Sign. Monica Nilsen revisor Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS 22 side vi

23 Lyngdal kommune Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Innledning Forvaltningsrevisjon er et viktig verktøy for kommunens øverste politiske organ for å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås. Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. I tillegg kommer vurderinger av om regelverket etterleves, om kommunens styringssystemer og virkemidler er hensiktsmessige, og om beslutningsgrunnlaget som legges fram for politiske organer er i samsvar med offentlige utredningskrav. Hensikten er bl.a. å bidra til en bedre og mer effektiv kommunal forvaltning. Det er kontrollutvalget som skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Ved utøvelse av forvaltningsrevisjon kan kommunen oppnå: Å få påvist forbedringsområder som bidrar til økt produktivitet og måloppnåelse i forhold til politiske vedtak og forutsetninger. Å bidra med informasjon til kommunens beslutningstakere som er til nytte for: Kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen. Ledelsens vurdering av muligheter for mer sparsom/økonomisk drift, økt produktivitet, større effektivitet og bedre måloppnåelse. Denne rapporten gir en overordnet analyse av Lyngdal kommune. Hensikten med den overordnede analysen er å framskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet slik at det er mulig for kontrollutvalget å legge en plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjøre forvaltningsrevisjon. Målet er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Analysen skal baseres på risiko- og vesentlighetsvurderinger. Vi har basert analysen på gjennomgang av dokumenter og Kostratall. Dokumentene som er gjennomgått er i hovedsak budsjett 2012, økonomiplan , og årsregnskapet og årsmeldingen for Videre er det tatt hensyn til erfaringer fra regnskapsrevisjon, samt møter med rådmann, ordfører, skolefaglig ansvarlig og kontrollutvalg. Gjennom møtene har vi ønsket å drøfte og få innspill til nyttige og relevante prosjekter. Innspill fra disse møtene har vi lagt stor vekt på i analysen, og enkelte av prosjektene vi foreslår som aktuelle, baserer seg på disse innspillene. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS side 1 23

24 Lyngdal kommune Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Overordnet perspektiv - kommunens virksomhet i henhold til kommuneloven Kommunens overordnede målsetting er, ifølge kommuneloven, rasjonell og effektiv forvaltning av de kommunale fellesinteresser. For å nå dette målet må kommunen ha en god måloppnåelse, riktig oppfølging av vedtak, god økonomistyring og en optimal produktivitet. Analysen tar utgangspunktet i kommunens virksomhet på et overordnet plan. Kommunelovens 1 deler den kommunale virksomheten inn i fire kategorier: Legge til rette for et funksjonsdyktig kommunalt folkestyre. Stå for en rasjonell og effektiv forvaltning av de kommunale fellesinteresser innenfor rammen av det nasjonale fellesskap. Bidra til en bærekraftig utvikling. Legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på høy etisk standard. Dersom en tar utgangspunkt en risiko- og vesentlighetsvurdering kan en utdype disse kategoriene videre: Fungerer lokaldemokratiet som forutsatt i kommuneloven? Risiko- og vesentlighetsvurderingene vil her for eksempel være knyttet til spørsmålet om i hvor stor grad administrasjonen realiserer vedtak fattet av folkevalgte organer, om sakene som legges fram for folkevalgte organer er tilfredsstillende utredet, og om kravene i forvaltningsloven og offentlighetsloven overholdes. Vurderingene kan også gjelde spørsmålet om sakene legges fram på en måte som treffer de folkevalgte som målgruppe. Produserer kommunen de tjenestene innbyggerne har krav på, og skjer produksjonen på en rasjonell og effektiv måte? Dette punktet innbefatter det meste av kommunens økonomiske aktivitet og gjelder kommunens ytelse av tjenester overfor innbyggerne. Kravet til de kommunale tjenestene finnes nedfelt i ulike lover og forskrifter. De mest sentrale lovene er opplæringsloven, barnehageloven, sosialtjenesteloven, kommunehelsetjenesteloven, barnevernloven, plan- og bygningsloven og brann- og eksplosjonsvernloven. Her vil det innenfor rammen av en overordnet analyse være aktuelt å vurdere risiko og vesentlighet i forhold til om kommunen oppfyller de krav til de ulike tjenestene som framgår av lovverket, både når det gjelder omfang og kvalitet, og om produksjonen skjer på en rasjonell og effektiv måte. Bidrar kommunen gjennom sin virksomhet til en bærekraftig utvikling? Her vil risiko- og vesentlighetsvurderingen fokusere på kommunens virksomhet i et framtidsrettet utviklingsperspektiv. Et sentralt spørsmål her er om kommunen har en beredskap i forhold til trender i befolkningsutviklingen og befolkningssammensetningen. Et annet viktig spørsmål er om kommunen oppfyller de pliktene de er pålagt i regelverket på miljøområdet. Her kan det være aktuelt å vurdere om kommunen tar grep for å møte og motvirke de miljø- og klimaendringene som er varslet. Viktig er også antakelser om nærings- og konjunkturutvikling og utviklingen i andre forhold som antas å ha betydning for kommunen. Denne målsetningen er ikke aktuell i denne analysen da den vil være for omfattende. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS side 2 24

25 Lyngdal kommune Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Har kommunen en tillitskapende forvaltning som bygger på høy etisk standard? Her kan det være aktuelt å vurdere om kommunen har systemer for å sette i verk og følge opp tiltak for å sikre en høy etisk standard gjennom hele organisasjonen, for på den måten å skape tillit overfor kommunens innbyggere. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS side 3 25

26 Lyngdal kommune Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Overordnet analyse Den overordnede analysen tar utgangspunkt i kommunens virksomhet fra et overordnet perspektiv. Først vil vi ta for oss en analyse av lokaldemokratiet, og om dette fungerer som det skal i henhold til kommuneloven. Deretter gis en analyse av de mest vesentlige områdene i forhold til kommunens forvaltning av ressursene Funksjonsdyktig kommunalt folkestyre For at vi skal ha et funksjonsdyktig folkestyre, og et lokaldemokrati som fungerer, må enkelte forutsetninger være tilstede. De folkevalgte må få tilstrekkelige, forståelige saksframstillinger fra administrasjonen i forkant av at en sak behandles. Vedtak som blir fattet skal utformes i henhold til lovverk, og administrasjonen må ha et system som sørger for at alle vedtak blir satt ut i livet (effektuert). Ansatte i kommunens administrasjon som tar avgjørelser må ha fått tildelt myndighet til dette. Dessuten må innbyggernes rettssikkerhet være tatt vare på. Dette er ikke uttømmende, men noen av de grunnleggende forutsetningene som bør være til stede for at vi kan si at vi har et lokaldemokrati som fungerer. Det er ikke foretatt noen helhetlig risikovurdering av dette området, og vi har heller ikke noen klare indikasjoner på at det er stor risiko for at kommunen ikke har et funksjonsdyktig folkestyre. Det kan likevel være nyttig ut fra et samfunnsmessig perspektiv, å gjøre grundigere undersøkelser knyttet til dette området Forsvarlig utredning og iverksettelse av vedtak Kommuneloven angir at rådmannen er ansvarlig for at saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Dersom administrasjonen mangler et system for oppfølging av vedtak eller har manglende kapasitet til å følge opp vedtak, har man en risiko for at kommunelovens bestemmelser ikke overholdes. Det samme dersom rådmannen bruker et fagspråk som er vanskelig å forstå eller ikke foretar tilstrekkelig saksutredning. Andre risikofaktorer kan være at det holdes tilbake opplysninger, eller vedtak treneres. 1) Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak Delegasjon av myndighet Alle avgjørelser i kommunal sektor tas av folkevalgte. Avgjørelser som gjelder kommunens innbyggere kan bare tas av tilsatte når myndighet til dette er delegert fra et folkevalgt organ på lovlig måte. Den sentrale bestemmelsen om kommunal styring er kommunelovens 6, som sier: Kommunestyret er det øverste kommunale organet. De treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. I utgangspunktet ligger all kommunal myndighet til kommunestyret. Kommunal myndighet ligger hos andre organer bare der hvor en lovbestemmelse uttrykkelig fastsetter dette eller kommunestyret selv har delegert myndigheten. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS side 4 26

27 Lyngdal kommune Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon ) Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å kontrollere om bruk av myndighet er i henhold til delegasjonsvedtak Forvaltningsloven Forvaltningsloven regulerer enkeltpersoners rettigheter når de er i kontakt med offentlige instanser. Forvaltningsloven skal ivareta borgernes rettssikkerhet og sikre en betryggende saksbehandling. Forvaltningsloven er en overordnet lov som tas i bruk i all saksbehandling, så lenge ikke annen lov gjelder etter særlovgivning. Forvaltningsloven bestemmer blant annet hvordan en kommune skal treffe vedtak, og gir innbyggerne klare rettigheter i møtet med det offentlige. Loven skal ivareta innbyggernes rettssikkerhet og sikre en betryggende saksbehandling, og gir en rekke generelle regler om blant annet habilitet, taushetsplikt og veiledningsplikt. Den har regler som gjelder utredningsplikt, begrunnelsesplikt, underretningsplikt og regler om klage- og omgjøringsadgang. Loven inneholder også regler om hvordan forskrifter (vedtekter) skal utarbeides. Manglende kunnskaper om forvaltningsloven er en risikofaktor som kan føre til at enkeltpersoners rettssikkerhet ikke ivaretas. I styringsdialogen mellom Fylkesmannen og kommunen i 2011 kommenterte fylkesmannen at noen vedtak i klagesaker var blitt opphevet på grunn av saksbehandlingsfeil og dette burde unngås. 3) Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å vurdere om kommunens saksbehandling er i henhold til saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven Offentlighetsloven Offentlighetsloven er den generelle lov om offentlighet for forvaltningens dokumenter. Offentlighetsprinsippet i vid forstand omfatter både dokumentoffentlighet, møteoffentlighet og enkeltopplysninger om en person i et register. Forvaltningen er også pålagt å vurdere meroffentlighet, det vil si å gjøre kjent dokumenter helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet. Risikofaktorer her er manglende kunnskaper om lovverket, og at det kan skje en bevisst tilbakeholdelse av opplysninger. 4) Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å vurdere om dokumenter som er unntatt offentlighet skulle vært gjort offentlig Personvern Kommunen behandler hver dag store mengder personopplysninger. Hver person har i utgangspunktet rett til å bestemme selv hva andre skal få vite om hans eller hennes personlige forhold. Derfor er kommunens håndtering av slike opplysninger underlagt omfattende lovregulering. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS side 5 27

28 Lyngdal kommune Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Personvernlovgivningen er ikke bare avgrenset til spørsmål om den enkeltes rett til å bestemme hvem som kan få tilgang til opplysningene, men innebærer også krav til hvordan opplysningene behandles. Opplysningskvalitet, retten til innsyn i egne personopplysninger og sikring av personopplysninger er viktig. Taushetsplikten er i utgangspunktet pålagt personer og ikke organer. Siden taushetsplikten er personlig, er opplysninger prinsipielt sett ikke tilgjengelig for organet som sådan bare fordi en saksbehandler har fått dem. Kommunenes informasjonssikkerhet, tilgang til IKT - systemer og behandling av personopplysninger er viktig for å sikre at taushetsbelagte opplysninger ikke røpes. 5) Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å vurdere kommunens rutiner for å hindre at personopplysninger feilaktig blir offentliggjort Rasjonell og effektiv forvaltning av ressursene I følge kommuneloven skal kommunen ha en rasjonell og effektiv forvaltning. For å sikre dette må kommunen ha en god måloppnåelse, etterlevelse av lovverk, riktig oppfølging av vedtak, god økonomistyring og en optimal produktivitet. Krav til kommunale tjenester finnes nedfelt i ulike lover og forskrifter. De mest sentrale lovene er opplæringsloven, barnehageloven, sosialtjenesteloven, kommunehelsetjenesteloven, barnevernloven, plan- og bygningsloven og brann- og eksplosjonsvernloven. Det vil innenfor rammen av en overordnet analyse som denne, være aktuelt å vurdere risiko- og vesentlighet i forhold til om kommunen oppfyller de krav til ulike tjenestene som framgår av lovverket, både når det gjelder omfang og kvalitet, og om produksjonen skjer på en rasjonell og effektiv måte. Analysen gir først en oversikt over hvordan kommunen er organisert administrativt og politisk og så en presentasjon av tall fra årsregnskapet Deretter beskrives vesentlige områder som gjelder hele organisasjonen, før vi kommer inn på en beskrivelse av de enkelte enheter/områder vi har funnet aktuelle Organisering administrasjon/politisk Lyngdal kommune er politisk organisert med hovedutvalg for miljø, plan og drift, Komité 1 og Komité 2. I tillegg kommer formannskap, administrasjonsutvalg og kontrollutvalg. Kommunestyret er øverste politiske organ. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS side 6 28