Felles internasjonalt kontor for Høgskolen i Gjøvik og Høgskolen i Lillehammer

Transkript

1 Prosjektplan Felles internasjonalt kontor for Høgskolen i Gjøvik og Høgskolen i Lillehammer Innhold: 1. MÅL OG RAMMER Bakgrunn Prosjektmål Rammer OMFANG OG AVGRENSING ORGANISERING Prosjektleiing Øvrige roller BESLUTNINGSPUNKT OG OPPFØLGING Beslutningspunkt Oppfølging RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING Kritiske suksessfaktorar Kvalitetssikring GJENNOMFØRING Hovedaktivitetar for internasjonalt kontor Oppgåver og roller i teamet ØKONOMI KONTRAKTER OG AVTALAR...10 Inger Elin Nes Hjelle Desember 2004

2 1. MÅL OG RAMMER 1.1. Bakgrunn Kvalitetsreformen stiller Høgskolen i Gjøvik og Høgskolen i Lillehammer overfor store utfordringar når det gjeld internasjonalt samarbeid. Studentane skal førebuast til eit globalisert arbeidsliv der dei får relasjonar og oppgåver som forutset internasjonal forståing. Universiteta og høgskulane skal derfor vere internasjonale arenaer, og studentane har krav på at det blir lagt til rette for studentutveksling. Alle som ønsker det, skal få sjansen til å ta ein del av studiet sitt i utlandet, og internasjonalisering vil i stadig større grad bli ein viktig faktor for å auke rekrutteringa av både studentar og tilsette. Ikkje minst er det viktig å auke talet på innreisande studentar, slik at det blir skapt eit internasjonalt miljø også for dei som av ulike grunnar ikkje kan reise ut. Internasjonalisering er tidkrevande arbeid som stiller store krav til kompetanse og fleksibilitet. Det må ei bevisst satsing til om ein skal oppnå gode resultat, og arbeidet må vere forankra i leiinga på alle nivå. Felles internasjonalt kontor skal vere eit ressurssenter og ein pådrivar for internasjonalisering. For HiG og HiL har det vore personalmessig vanskeleg å få til eit internasjonalt kontor med nok årsverk til å kunne dekke alle arbeidsområde og yte god nok service til studentar og fagmiljø. Eit felles internasjonalt kontor vil drive meir rasjonelt, fordi dei tilgjengelege ressursane kan nyttast på ein meir effektiv måte. HiG og HiL har i dei tre siste åra hatt eit nært samarbeid om internasjonalisering. Prosjekt Innlandsuniversitetet har vore ramma for dette samarbeidet, og medarbeidarane ved dei internasjonale kontora på HiL, HiG og HiHm har alle vore involverte. Etablering av felles internasjonalt kontor for HiG og HiL er ei vidareføring av dette. Ved å slå saman ressursane og bruke dei til felles beste, vil ein få meir ut av både økonomiske og menneskelege ressursar. Utviklinga i PIU gjer det naturleg at det i første omgang er HiG og HiL som går saman om eit felles internasjonalt kontor. Samarbeidet med HiHm vil likevel fortsette som før. Høgskulestyra godkjente etablering av felles internasjonalt kontor i styremøte 6. oktober 2004 (HiG) og 2. november 2004 (HiL). 2

3 1.2. Prosjektmål Hovudmål: Høgskolen i Lillehammer og Høgskolen i Gjøvik skal vere aktive og synlege aktørar på den internasjonale utdanningsmarknaden. Internasjonalisering skal vere ein integrert del av den ordinære faglege verksemda ved institusjonane, og arbeidet skal vere forankra i den faglege og administrative leiinga på alle nivå. Internasjonalt kontor skal, i samarbeid med fagmiljøa, sørge for at det blir lagt til rette for utveksling av studentar og lærarar i alle studieprogramma. Delmål: Alle studieprogram skal ha ein definert utvekslingsperiode på minimum 3 månader. Det skal vere klare alternativ å velje mellom i denne definerte perioden. 10 % av studentane på bachelor- og masterstudium skal ha eit studieopphald i utlandet på minimum 3 månader i løpet av utdanninga. I løpet av prosjektperioden skal talet på innreisande studentar aukast, slik at det er minimum halvparten så mange inn som ut. På lengre sikt er det eit mål å oppnå balanse mellom talet på utreisande og talet på innreisande utvekslingsstudentar. HiG og HiL skal ha fått tildelt ECTS Label innan utgangen av prosjektperioden. HiG og HiL skal auke deltakinga i dei europeiske utvekslingsprogramma. Minst halvparten av studentutvekslinga skal foregå innan desse programma Rammer Samanslåing av dei internasjonale kontora ved HiG og HiL er eit organisatorisk grep. Det er ei viktig forutsetning at det ikkje skal vere ei fysisk samanslåing. Begge campus skal ha eit internasjonalt kontor som yter service og støtte til studentane. I prinsippet skal internasjonalt kontor vere bemanna på begge lærestadane kvar dag. Sidan staben ikkje er på meir enn tre personar, og det er mange aktivitetar utanfor campus som ein må delta på, vil dette ikkje alltid la seg gjere. Å vere tilgjengeleg for studentane mesteparten av tida er uansett ei prioritert målsetting. 3

4 Felles internasjonalt kontor er i første omgang oppretta som eit prosjekt på tre år, bl.a. fordi det er ein del økonomiske og organisatoriske spørsmål som lettare får ei løysing ved å velje ein prosjektmodell. Driftsmidla til internasjonalt kontor skal tildelast gjennom dei ordinære budsjettprosessane ved HiG og HiL og overførast til ein prosjektkonto på HiG. Leiar av internasjonalt kontor er ei stilling som er felles for dei to høgskulane. I tillegg har HiG og HiL ein medarbeidar kvar i 50 % stilling. I samarbeidsavtalen som er inngått for oppretting av felles internasjonalt kontor, har høgskulane forplikta seg til å oppretthalde denne bemanninga. Dersom aktivitetsnivået utviklar seg som forventa, vil det på sikt vere behov for å tilføre fleire ressursar. Ved oppstart av prosjektet er 2,4 årsverk knytta til felles internasjonalt kontor: Leiar av internasjonalt kontor i 100 % stilling 2 medarbeidarar i 50 % stilling 2 studentassistentar i 20 % stilling Både HiL og HiG har innført teamorganisering i administrasjonen. Internasjonalt kontor vil utgjere eitt av teama. I organisasjonsstrukturen vil dette teamet ligge under studiedirektørane, men internasjonalt kontor skal ha eit eige budsjett som leiar av kontoret har ansvar for. I tillegg til det administrative personalet bør det vere faglege koordinatorar på kvar avdeling/institutt eller for kvart studieprogram. Dei skal ha ansvaret for godkjenning, oppfølging og kvalitetssikring av faglege opplegg for inn- og utreisande studentar. 2. OMFANG OG AVGRENSING Internasjonalt kontor skal ivareta og administrere høgskulane sitt institusjonelle samarbeid med utanlandske lærestadar. Primærfunksjonen skal vere å yte service og støtte til inn- og utreisande utvekslingsstudentar, samt utgjere ein ressurs for avdelingane/institutta i deira internasjonaliseringsarbeid. Dessutan har kontoret det administrative ansvaret for høgskulane si deltaking i utvekslingsprogram som Erasmus, Nordplus, Leonardo og kvoteordninga. Gjennom nokre av desse programma får HiG og HiL også lærarmobilitetsstipend. Internasjonalt kontor disponerer desse midla, men hovudansvaret for internasjonalt samarbeid på fagsida 4

5 ligg hos fagmiljøa. Då fagleg aktivitet er utgangspunkt og nærmast forutsetning for studentutveksling, er det heilt avgjerande å få opp det internasjonale engasjementet blant dei vitskapleg tilsette. Eit internasjonalt kontor kan vere pådrivar og legge til rette, men vil aldri kunne oppnå gode resultat utan bidrag og innsats frå fagmiljøa. Prioriterte oppgåver i startfasen av prosjektet vil vere kvalitetssikring av avtaleporteføljen, etablering av felles rutiner og prosedyrer rundt studentutveksling, mottaksapparat for innreisande studentar og oppretting av felles websider for internasjonalisering (norsk og engelsk). Tilrettelegging for og oppfølging av internasjonalt forskningssamarbeid vil ikkje falle inn under ansvarsområdet til internasjonalt kontor. 3. ORGANISERING 3.1. Prosjektleiing Inger Elin Nes Hjelle er tilsett som leiar av felles internasjonalt kontor og har dermed også rolla som prosjektleiar. Leiaren har eit hovudansvar for strategi- og planarbeid, budsjett og økonomistyring, eksterne kontakter og programadministrasjon Øvrige roller Styringsgruppa vil bestå av studiedirektørane ved HiG og HiL. I mange saker vil leiar av internasjonalt kontor også ha eit nært samarbeid med rektorane. 4. BESLUTNINGSPUNKT OG OPPFØLGING 4.1. Beslutningspunkt Beslutning om eventuell vidareføring av prosjektet skal fattast innan 1. oktober Oppfølging Internasjonalt team skal ha månadlege statusmøte. I tillegg skal det haldast regelmessige møte med koordinatorane på avdelingane/institutta. 5

6 Leiar av internasjonalt kontor rapporterer til studiedirektørane ved HiG og HiL. Det skal haldast eitt felles rapporteringsmøte pr. halvår, i tillegg til kontinuerleg kontakt for oppdatering og utveksling av informasjon. Det skal også lagast skriftlege årsrapportar som leiargruppene får til orientering (ev. også høgskulestyra). 5. RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1. Kritiske suksessfaktorar Internasjonalt kontor får tildelt tilstrekkelige ressursar (bemanning, økonomi). Forankring i leiinga (sentralt og på avdelings-/instituttnivå). Fagleg kontaktpunkt på avdelings-/instituttnivå. Engasjement i fagmiljøa! God oppfølging av samarbeidsavtalar slik at det blir etablert tillitsforhold mellom HiG/HiL og samarbeidspartnarane ute. Aktivt informasjonsarbeid overfor studentane. God marknadsføring av tilbud til innreisande studentar. Boliggaranti til innreisande studentar. Dette er allereie i dag, med eit forholdsvis lite antal innreisande, eit stort problem. Kompetanse, fleksibilitet, idealisme! Faren for at det skal oppstå motsetningar og konfliktar er å sjå på som liten. Dei to institusjonane konkurrerer på svært få område tvert imot supplerer dei kvarandre. Til saman har HiG og HiL ein brei og variert fagportefølje og utgjer ein meir attraktiv samarbeidspartnar for utanlandske universitet enn kvar høgskule gjer separat Kvalitetssikring Internasjonalisering skal diskuterast i leiarmøta på høgskulane med jamne mellomrom for å sikre den nødvendig forankringa av strategiske val og prioriteringar. Internasjonalt kontor skal gjennomføre månadlege møte med dei faglege internasjonale koordinatorane og årlege møte med kvart fagmiljø. Kvalitetssystema på dei to høgskulane fastlegg øvrige rutinar. 6

7 6. GJENNOMFØRING 6.1. Hovedaktivitetar for internasjonalt kontor STRATEGI- OG PLANARBEID Utarbeide strategidokument og tiltaksplanar Budsjettarbeid og økonomistyring Evaluering og rapportering EKSTERNE KONTAKTER Avtaleetablering Avtaleoppfølging Avtaleadministrasjon Partnerbesøk til HiG/HiL Institusjonsbesøk (ut) Representasjon PIU samarbeidsgruppe HiG/HiL/HiHm Konferanse- og seminardeltaking STUDENTMOBILITET Utreisande: - Veiledning - Informasjonsmøte - Søknadsbehandling og rutiner - Fagleg innpassing og godkjenning - Oppfølging når dei er ute - Evaluering Innreisande: - Veiledning - Søknadsprosedyrer - Fagleg tilrettelegging - Mottak - Bolig 7

8 - Fadderordning - Introduksjonsprogram - Norskkurs - Ekskursjonar/sosiale tiltak PROGRAMADMINISTRASJON Erasmus Nordplus Leonardo Kvoteordninga - OFK stipend Søknader om tildelingar Søknadsbehandling og stipendtildeling Oppdatering på regelverk Økonomiadministrasjon og rapportering INFORMASJON Web engelsk Web norsk ECTS Diploma Supplement Brosjyremateriell norsk/engelsk Institusjonspresentasjonar på engelsk 6.2. Oppgåver og roller i teamet Leiar av internasjonalt kontor har hovudansvar for utarbeiding av strategiar og handlingsplanar, budsjett og økonomistyring, programadministrasjon, eksterne kontakter og informasjonsarbeid. Oppgåvene til dei to medarbeidarane i 50 % stilling vil i hovudsak vere konsentrert rundt tilrettelegging for studentmobilitet. Sjølv om den eine skal halde til på HiL og den andre på HiG, vil begge inngå i internasjonalt team og til ein viss grad jobbe på tvers av institusjonane. Teamet har felles ansvar for å utføre oppgåvene. Det skal lagast rutiner for informasjonsflyt og overføring av kompetanse. Studentassistentane skal primært jobbe med mottak av og tiltak for innreisande studentar. Dei faglege koordinatorane vil også vere knytta tett opp mot internasjonalt team. Dei vil ha eit hovudansvar for den faglege tilrettelegginga. 8

9 7. ØKONOMI Driftsbudsjettet til internasjonalt kontor må kunne dekke bl.a. følgjande aktivitetar: Mottaksapparat og sosiale tiltak for innreisande studentar Norskkurs Institusjonsbesøk (ut) Besøk til HiG/HiL frå utlandet (representasjon) Deltaking i nasjonale og internasjonale fora Servicepakke for utreisande studentar (informasjon, forberedande kurs) Kompetanseutvikling Informasjonsmateriell Lønnsutgifter kjem i tillegg. Årleg driftsbudsjett (utanom lønnsutgifter) blir fastlagt i høgskulane sine ordinære budsjettprosessar. Det er ei forutsetning at HiG og HiL gir omtrent like tildelingar til internasjonalt kontor sitt driftsbudsjett. I tillegg til driftsbudsjettet er det ønskeleg at internasjonalt kontor disponerer strategisk reisestøtte til fagleg tilsette. Midla skal gå til faglege besøk ved partnarinstitusjonar, i samsvar med utarbeida retningslinjer for tildeling. Sjølv om dei enkelte avdelingane/institutta i teorien skal sette av midlar til internasjonalt arbeid, viser det seg i praksis av denne posten på budsjettet ofte blir nedprioritert i kampen om ressursane. Dersom internasjonalt kontor kan gi slik støtte, vil dette styrke samarbeidet med fagmiljøa. Det vil bli enklare å utarbeide institusjonelle strategiar og modellar, og det ville bringe private kontaktar opp på institusjonsnivå. For kvar inn- og utreisande utvekslingsstudent får institusjonen 5000 kroner i mobilitetsstøtte. Denne støtta er eit tillegg til institusjonane sine ordinære budsjettavsetningar til internasjonalisering. Pengane blir kanalisert tilbake til avdelingane og bør der øyremerkast til internasjonalisering. Det må opprettast eit system for rapportering om bruken av mobilitetsmidla, slik at avdelingane blir bevisste på å bruke midla til å utvikle det internasjonale arbeidet. 9

10 8. KONTRAKTER OG AVTALAR Øvrige organisatoriske og økonomiske forhold er klargjort i samarbeidsavtalen mellom Høgskolen i Gjøvik og Høgskolen i Lillehammer om etablering av felles internasjonalt kontor, datert