MØTEINNKALLING. Eventuelt forfall meldes til tlf eller pr. e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

Transkript

1 RANA KOMMUNE Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid: MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til tlf eller pr. e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Referatsaker: - 12/1279-7: VEDRØRENDE STØTTE TIL OPPRUSTINGEN AV EVENES SYNS- OG MESTRINGSSENTER - 12/ : OVERSENDELSE AV RAPPORT ETTER TILSYN - RANA KOMMUNE SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 106/12 11/461 EKSPROPRIASJON AV TOMT TIL OMSORGSBOLIGER PÅ SELFORS TIDL. SAK 07/ /12 12/1913 FEIE- OG TILSYNSAVGIFT /12 12/1023 UTTALELSE: KONSESJONSSØKNAD FOR SKAMDAL KRAFTVERK SØKER: SKAMDALSKRAFT AS 109/12 12/1614 FRITAK FRA VERV - MEDDOMMERE /12 12/2013 KUNNGJØRING, TILDELING OG SALG AV TOMTER PÅ VIKALEIRA INDUSTRIOMRÅDE. PRIS OG PROSEDYRER. ORDFØREREN I RANA, 22.Oktober 2012 Kai Henriksen Ordfører Tomas A. Bang Sekretær

2 REFERERES FRA DOKUMENTJOURNAL Dato: Utvalg: FSK Formannskapet Saksnr Regdato Avd/Sek/Sakb Arkivkode Løpenr Navn Innhold 12/ SERV/SERV/MAKI /12 Norges Blindeforbund VEDRØRENDE STØTTE TIL OPPRUSTINGEN AV EVENES SYNS- OG MESTRINGSSENTER 10/ SERV/SERV/TOB /12 Statsarkivet i Trondheim OVERSENDELSE AV RAPPORT ETTER TILSYN - RANA KOMMUNE

3

4 Rana kommune Postboks MO I RANA Deres ref. Vår ref. Dato 2008/21357 KNKN Oversendelse av rapport etter tilsyn - Rana kommune Vedlagt følger kopi av rapport som ble satt opp etter arkivtilsyn i Rana kommune. Vi takker for den hyggelige måten vår representant ble mottatt på da han var i Rana kommune. Han ble vist stor tillit og alle hans spørsmål ble besvart så langt det lot seg gjøre. Vårt hovedinntrykk er at Rana kommune på mange områder arbeider godt med arkivene sine, men at kommunen også står overfor flere store utfordringer på arkivområdet. Det er blant annet uheldig at kommunens arkiver er plassert i lokaler med betydelige avvik, noe som gjør at det er en fare for skade på arkiver og tap av informasjon. Rana kommune har arkiver plassert hos Rana museum. Vi vil i denne sammenhengen understreke at arkivene fortsatt tilhører kommunen. Om ansatte ved museet skal ha tilgang til arkivene eller på en eller annen måte håndterere arkivene, må dette nedfelles i en skriftlig avtale om hvem ved museet som har denne tilgangen og i hvilke sammenhenger. Da lokalene til museet ikke er egnet til oppbevaring av arkiver, må arkivene flyttes ut fra de lokalene der de nå er oppbevart. Statsarkiv for Møre og Romsdal, Kontoradresse: Organisasjonsnr: Telefon: Telefaks: Sør-Trøndelag, Nord-Trøndelag Maskinistgata og Nordland Trondheim statsarkivet.trondheim@arkivverket.no

5 2 Statsarkivet står gjerne til disposisjon hvis noe i rapporten er uklart og vi bidrar selvfølgelig med råd og veiledning i det arbeidet kommunen nå skal i gang med. Vi ber om at en overordnet tidsplan for arbeidet som skal gjøres, sendes oss innen Med hilsen Astrid Løvlien statsarkivar

6 STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Rana kommune Tilsynsrapport Sak: 2008/21357 Dato for tilsyn: Faktagrunnlag godkjent av kommunen: Rapportdato: Utarbeidet av: Knut Arild Knudsen

7 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Bakgrunn for tilsynet Mottatt dokumentasjon Deltakere Arkivansvar, arkivorganisering og arkivsystem Arkivansvar Arkivplan Arkivrutiner Behandling av post og saksdokument Kvalitetssikring av journal og arkivsystem Periodisering av arkiv Arkivlokaler Eldre og avsluttede arkiv Kommunens arkivdepot Avlevering av papirarkiver Avlevering av elektronisk arkivmateriale Publikums tilgang til arkivmateriale Oppsummering og avvik Oppsummering Avvik Vedlegg 1: Vurdering av arkivlokaler

8 1 Innledning 1.1 Bakgrunn for tilsynet Statsarkivet i Trondheim var på vegne av Riksarkivaren på tilsynsbesøk hos Rana kommune den Hjemmelsgrunnlaget for Riksarkivarens tilsynsvirksomhet er gitt i lov av nr. 126 om arkiv 7: Riksarkivaren har rettleiings og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ. Denne myndigheten er delegert til statsarkivarene. Statsarkivaren i Trondheim har Møre og Romsdal, Sør Trøndelag, Nord Trøndelag og Nordland som sitt distrikt. Hensikten med tilsynet var å undersøke om arkivdanning, arkivlokaler og rutiner knyttet til disse er i overensstemmelse med arkivloven og forskriften 1. Formålet med denne loven er å sikre at arkiver som har kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettighetsmessig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for samtid og ettertid. Vi gjør oppmerksom på at det ikke har vært foretatt et uttømmende tilsyn med alle arkiv og arkivlokaler i kommunen. 1.2 Mottatt dokumentasjon Tilsynet ble varslet i brev av til Rana kommune. Statsarkivet i Trondheim ba om å få tilsendt gjeldende arkivplan, arkivrutiner og relevante instrukser i forkant av tilsynet. Kommunen ga svar i brev , der det ble meldt inn at arkivplanen til kommunen er tilgjengelig på Arkivplanen ble gjennomgått i forkant av tilsynet. I etterkant av tilsynet har kommunen i e post den gitt tilbakemelding på statsarkivets beskrivelse av fakta (ingen kommentarer), samt oversendt oversikt over elektroniske systemer som benyttes og interkommunale samarbeid kommunen deltar i. Rapporten er justert etter dette. 1.3 Deltakere Fra Rana kommune møtte: Servicesjef Marianne Kibsgaard deltok under det innledende møtet. Konsulent Ulla Myhre og arkivar Sonja Skogsvoll deltok under innledende møte og gjennomgang av arkivplan. Arkivleder Tone Ø. Bruun deltok under hele tilsynet. Fra Statsarkivet i Trondheim møtte arkivar Knut Arild Knudsen. 1 Lov om arkiv. LOV (i rapporten: arkivloven), Forskrift om offentlege arkiv FOR (i rapporten: arkivforskriften) 3

9 2 Arkivansvar, arkivorganisering og arkivsystem 2.1 Arkivansvar Krav i regelverket 1 1 i arkivforskriften fastslår at i kommuner er arkivansvaret en del av det overordnede administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen. I henhold til arkivforskriftens 2 1 skal det daglige arkivarbeidet utføres av en arkivtjeneste, under daglig ledelse av en arkivansvarlig. Arkivforskriftens 5 1 stiller krav om at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiv blir plassert hos en depotansvarlig. Funn Det overordnede ansvaret for arkivene er i arkivplanen plassert hos rådmann. Arkivleder har ansvar for arkivdanning og kommunens eldre og avsluttede arkiver. Arkiv i Nordland er kommunens arkivdepot. Dette er beskrevet i arkivplan. Konklusjon Formell plassering av arkivansvar er i henhold til forskriftens krav. Arkivene i interkommunale samarbeid ble ikke inspisert under tilsynet. Vi ser av kommunens nettsider at kommunen deltar i ulike interkommunale samarbeid. Vi vil her poengtere at kommunens administrasjonssjef har, uansett organisering, det overordnede ansvaret for arkiv som dokumenterer kommunen og dens innbyggere. Det er derfor vesentlig at disse ordningene rent arkivmessig blir organisert på en måte som ivaretar kommunens og innbyggernes dokumentasjonsbehov, og at arkivene som skapes er i henhold til regelverkets krav. Det skal foreligge rutiner for håndtering av slik dokumentasjon hos den kommunen som er vertskommune. Disse rutinene må finnes hos alle medlemskommunene som en del av rutinebeskrivelsene i arkivplanen. Dette er av avgjørende betydning for at man i ettertid skal kunne finne fram til denne dokumentasjonen. 2.2 Arkivplan Krav i regelverket En kommune skal i henhold til arkivforskriftens 2 2 til en hver tid skal ha en ajourført samleplan, en arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal vise hvilke instrukser, regler, planer m.v. som gjelder for arkivarbeidet. Planen skal gjelde for alle arkiver i kommunen. Funn Kommunen har en oppdatert arkivplan fra 2012, som godt beskriver kommunens rutiner og systemer og som gir oversikt over eldre arkiver og arkiver som er plassert ute på enhetene. Arkivplanen er utarbeidet i arkivplan.no. Konklusjon Kommunen har arkivplan i henhold til kravene i arkivforskriften. 4

10 3 Arkivrutiner 3.1 Behandling av post og saksdokument Krav i regelverket I kapittel 3 del A i arkivforskriften stilles krav til rutiner for prosessen fra kommunen mottar en henvendelse og fram til behandlingen er avsluttet med et svardokument eller en beslutning om at henvendelsen ikke krever svar. Rutinene må inneholde beskrivelser for håndtering av henvendelser på alle former for media. De må gjelde for hele kommunens virksomhet. Funn Kommunen har et felles postmottak og arkiv for administrasjonen i kommunen. Administrasjonen i kommunen er koblet til EDB Sak og Arkiv. Det finnes skrevne rutiner for behandling av post og saksdokument for denne arkivdanningen. Enheter i kommunen utover den sentrale administrasjonen, er ikke koblet til kommunens sak /arkivsystem. Kommunens ytre enheter som skoler etc., har egne arkiver og fører journal enten i papirjournal eller i regneark. For denne delen av arkivdanningen mangler det skrevne rutiner. Det er et mål for kommunen at alle enheter skal ta i bruk EDB Sak og Arkiv. Konklusjon Kommunen har skrevne rutiner for arkivdanningen i sakarkivsystemet, som oppfyller arkivforskriftens krav. Avvik: Det påpekes som et avvik i forhold til arkivforskriftens kapittel 3 del A at det mangler rutiner for arkivdanningen hos ytre enheter. 3.2 Kvalitetssikring av journal og arkivsystem Krav i regelverket Arkivforskriftens 2 10 pålegger kommunen å ha administrative rutiner som sikrer at arkivtjenesten utfører kvalitetssikring av journal og arkivdatabasen. Funn saksnivå Kommunen har skrevne rutiner for hvordan kvalitetssikring av journal og arkivdatabasen skal skje. For å undersøke om kvalitetssikringen blir gjennomført, gjorde arkivtjenesten søk i ESA for oss. Søket viste at mange saker som er opprettet langt tilbake i tid, står som uavsluttet. Konklusjon saksnivå Det påpekes ikke avvik. Vi vil anbefale at kommunen innarbeider en fast rutine med å avslutte saker i EDB Sak og Arkiv når en sak i realiteten er avsluttet. Dette bør gjøres for å unngå å få et stort etterslep av løpende saker, som i realiteten er avsluttet. Et etterslep vil medføre at man får et stort oppryddingsarbeid på et senere tidspunkt, ved neste periodisering. 5

11 Funn journalpostnivå På journalpostnivå ble det søkt etter utgående journalposter i status reservert (R), og journalposter i status ferdig (F). Status R betyr at dette er et utgående brev fra kommunen som ikke er sendt (er under arbeid). Søket i basen viste at det for perioden i alt sto 367 journalposter i status R. Flere av disse journalpostene var opprettet så tidlig som år 2000, 2001 og Det kan være at noen av disse dokumentene aldri er sendt eller gjort ferdig, men da skulle man ha satt disse til status utgått (U). Om de har blitt sendt, skulle saksbehandler eller arkivet endret status fra R til F (ferdig). Dokumenter i status F skulle arkivtjenesten ha endret fra F til J (journalført). Det anmerkes at 368 journalposter står i status F fra perioden Disse skulle fortløpende vært endret til J av arkivtjenesten. Konklusjon journalpostnivå Når status ikke endres til J (journalført) når et dokument blir sendt, vil det kunne oppstå to avvik i forhold til arkivforskriftens krav. Det ene er i forhold til arkivforskriftens 2 10, fordi man ikke gjennomfører kvalitetssikring som påkrevd. Det andre er i forhold til arkivforskriftens 2 6, krav om journalføring, fordi journalposter i status R og F ikke vises i offentlig journal. Det betyr at brev fra kommunen kan ha blitt sendt uten at disse har kommet i journal og offentlig journal. Kommunen må innskjerpe disse rutinene. Det må også gjennomføres nødvendig kvalitetskontroll for eldre innføringer i basen, slik at eldre dokumenter i R eller F enten settes i status J (om de er blitt sendt) eller i status U (om de er utgått). Avvik: Det anmerkes som et avvik i forhold til arkivforskriftens 2 10 at det ikke er gjennomført tilstrekkelig kvalitetssikring av journal og arkivdatabasen. Når slik kvalitetssikring ikke gjennomføres, kan det oppstå et mulig avvik i forhold til arkivforskriftens Periodisering av arkiv Krav i regelverket Kravene til periodisering finnes i arkivforskriftens kapittel 3 del B. Sakarkiv og den tilhørende journalen skal deles i perioder. Det skal være samsvar mellom periodeinndeling i journalen og sakarkivet. Når en arkivperiode er avsluttet, skal arkivmaterialet fra perioden skilles ut fra det aktive arkivet. Når man setter bort arkivet skal det enkelte arkivstykke merkes tydelig, og det skal lages ei fullstendig avleveringsliste. Møtebøker, kopibøker og papirjournaler skal bindes inn. Når en periode blir avsluttet i en elektronisk journal, skal saker som hører til den avsluttede perioden tas ut fra den avsluttede basen, eller utgjøre en egen logisk enhet i eller i tilknytning til den aktive basen. En elektronisk kopi av basen for en avsluttet periode skal klargjøres for deponering i kommunens arkivdepot. Data organiseres som det er spesifisert i Noark standarden, eller kommunen kan benytte et annet opplegg som på fullgod måte ivaretar hensyn til langtidslagring og framtidig dokumentasjon. Funn Man har benyttet Kontor 2000 / EDB Sak og Arkiv siden Systemet er brukt til journalføring i perioden I denne perioden hadde man papirbasert arkiv. Fra gikk man over til elektronisk arkiv. Det er ikke foretatt periodiseringer i systemet. 6

12 Konklusjon Det anmerkes ingen avvik i forhold til arkivforskriften i forhold til periodiseringen. Vi minner likevel om at når det kommer til nye dokumenter i den papirbaserte arkivdelen (saker som oppsto på papir), skal disse som tidligere arkiveres på papir. Det anbefales at den papirbaserte arkivdelen avvikles innen 2 år. 4 Arkivlokaler Krav i regelverket Arkivforskriften stiller krav til arkivlokaler slik at disse gir arkivene vern mot vann og fukt, mot brann og skadelig varme, mot skadelig påvirkning fra klima og miljø og mot skadeverk, innbrudd og ulovlig tilgang. Alle rom der man oppbevarer arkivmateriale over lengre tid, blir regnet som arkivlokale. Arkiv som er hyppig i bruk kan plasseres i vanlige kontorlokaler. Bortsettingsarkiv skal så langt som mulig plasseres i spesialrom for arkiv. Eldre og avsluttede arkiv skal plasseres i spesialrom for arkiv. Det stilles strengere krav til spesialrom enn til lokaler for dagligarkiv. Funn I forbindelse med Riksarkivarens krav om rapportering for arkivlokalene har kommunen sendt inn bygningsfaglig rapport den , som viser flere avvik ved kommunens arkivlokaler. Kommunen konkluderer i rapporten at Basert på kartleggingen og de omfattende manglene er vår byggfaglige vurdering at disse arkivene fases ut og at det igangsettes en prosess med å finne andre egnede lokaler, evt bygge nye arkivlokaler, som kan tilfredsstille kravene. Våre vurderinger av lokalene i rådhuset finnes i vedlegg 1. Det ble videre opplyst at deler av kommunens eldste arkiver er plassert hos Rana museum, i lokaler som ble omtalt som uegnede. Arkiv i Nordland er kommunens arkivdepot. Kommunen har startet overføring av arkiver til Arkiv i Nordland for deponering. Konklusjon Kommunen bruker arkivlokalene til Arkiv i Nordland som arkivdepot, og har startet overføring av noen av de eldre arkivene dit. Kommunen har likevel fortsatt større mengder arkivmateriale som er plassert i lokaler med avvik, som gjør at det er en risiko for skade på og tap av arkivmateriale. Det anses som spesielt uheldig at materiale står i dårlige lokaler hos Rana museum. Avvik: Kommunens arkivlokaler har avvik i forhold til kravene i arkivforskriftens kapittel 4. Kommunen har stipulert flere løsninger for å løse dette, enten ved flytte til andre lokaler, bygge nye lokaler eller eventuelt deponere mer materiale hos Arkiv i Nordland. Vi ber kommunen utarbeide en plan for hvordan man skal håndtere dette. Materialet som står hos Rana museum må flyttes. 7

13 5 Eldre og avsluttede arkiv 5.1 Kommunens arkivdepot Krav i regelverket Arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål, og arkiv etter enheter som er nedlagte eller har avsluttet sin virksomhet, skal avleveres til arkivdepot. Arkivforskriften fastslår at kommuner skal opprette eget arkivdepot, plassere ansvaret for dette hos en depotansvarlig og at man skal utarbeide rutiner som ivaretar de spesifiserte kravene til arkivdepot i arkivforskriften. Kommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal depotordning. Funn Kommunen bruker Arkiv i Nordland som arkivdepot. I kommunens arkivplan finnes rutiner for overføring av arkivmateriale til arkivdepot (Arkiv i Nordland). Kommunen har gjennomført en grundig kartlegging av alt arkivmateriale som står rundt hos de ulike enhetene i kommunen. I alt har man kartlagt 720 ulike arkivserier, som finnes i 75 dagligarkiv og 60 bortsettingsarkiv. Planen er at materiale skal sendes direkte fra enhetene til AiN. Arkivansvarlig har også formelt ansvar for de eldre og avsluttede arkivene, har en koordinerende funksjon i forhold til dette arbeidet og har kontakten med Arkiv i Nordland. Kommunen har skrevne rutiner for hvordan materiale skal ordnes og overføres fra enhetene og til sentral oppbevaring i kommunen / Arkiv i Nordland. Konklusjon Rana kommune har de påkrevde rutiner for hvordan eldre og avsluttede papirarkiver skal håndteres. 5.2 Avlevering av papirarkiver Krav i regelverket For å sikre at arkiver blir bevart og at det er mulig å bruke dem, har arkivforskriftens 5 4 og 5 5 krav til hvordan arkivmateriale som skal avleveres og bevares i depot skal være ordnet. Dette er krav i forhold til pakking, for å sikre at arkivene ikke blir ødelagt. Det stilles også krav til listeføring og etikettering, slik at det er mulig å finne frem i og bruke materialet. Funn Kommunen har tidligere ordnet det meste av arkivene som er eldre enn 1964, dvs. arkivene fra kommunene som da ble sammenslått til Rana kommune. I 2011/2012 har kommunen overført ca 65 hyllemeter med uordnet materiale til Arkiv i Nordland, som skal ordnes for deponering. Oversikten som kommunen har utarbeidet, og tilsynet, viste likevel at kommunen har et etterslep av uordnede eldre og avsluttede arkiver. Konklusjon Deler av de eldre arkivene fra kommunen er ordnet, merket og listeført i henhold til de krav som stilles i forskriften. I tillegg er mer overført til Arkiv i Nordland for ordning. Det er positivt at deler av de eldre arkivene er håndtert som påkrevd. Tilsynet viste likevel at kommunen har en betydelig mengde med eldre og avsluttede arkiver som må gjennomgås og ordnes. 8

14 Avvik: Det omtales som et avvik i henhold til 5 4 og 5 5 at kommunen har et etterslep av avsluttede og eldre uordnede arkiver. Kommunen må lage en tidsplan for arbeidet med disse arkivene. Vi ber om en kopi av tidsplanen. 5.3 Avlevering av elektronisk arkivmateriale Krav i regelverket Arkivforskriften og Normalinstruksen for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner stiller også krav til kommunene i forhold til håndtering av elektronisk skapt materiale. Avlevering av elektronisk skapt materiale skal omfatte definerte uttrekk av data fra IT systemer, ikke IT systemene i seg selv. Kommunen bør følge de samme reglene som benyttes for avlevering fra statlige organer til Arkivverket 2. Disse gir bestemmelser om lagringsmedium, organisering av datauttrekk og krav til dokumentasjon av systemet og dataene. Dette innebærer at å ha en kopi av avsluttede systemer på en server ikke er en tilstrekkelig løsning for langtidsbevaring av elektronisk arkiv. Funn Iflg informasjonen vi har fått benytter kommunen ca 50 ulike elektroniske systemer. Kommunen har beskrevet de fleste av disse i arkivplanen, men en oversikt som ble oversendt i etterkant av tilsynet oppgir noen flere systemer. Rana kommune mangler en plan for hvordan informasjonen i de elektroniske systemene skal oppbevares på lang sikt. Arkiv i Nordland, som kommunen er medeier i, har rutiner for deponering av elektroniske arkiv. Konklusjon En stor del av kommunens arkivdanning skjer i elektroniske fagsystemer. For å sikre at bevaringsverdig informasjon fra disse systemene blir bevart på lang sikt, må kommunen utarbeide rutiner. Det er i denne sammenhengen positivt at kommunen er knyttet til et arkivfaglig miljø som Arkiv i Nordland. Kommunen må utarbeide en oversikt over de elektroniske systemer som finnes i kommunen, inkludert avsluttede systemer. Det må beskrives hvordan informasjonen skal bevares, enten i elektronisk form, eller man må sikre at all relevant informasjon fra systemet blir bevart i papirformat (for eksempel som klientmapper). Avvik: Det anmerkes som et avvik i forhold til arkivforskriftens 3 17 at kommunen ikke har et opplegg som på fullgod måte ivaretar hensynet til langtidslagring og framtidig dokumentasjon av elektronisk skapte arkiver. 2 Disse finnes i Forskrift 1. desember 1999 nr om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, kapittel 8 og 9. 9

15 5. 4 Publikums tilgang til arkivmateriale Krav i regelverket Arkivforskriftens 5 6 om tilgjengelighet for publikum til informasjon i arkivene, gir en generell plikt for offentlige arkivdepoter, herunder kommuner, til å legge forholdene til rette slik at publikum kan gjøre bruk av arkivmaterialet. Unntaket er materiale som er unntatt fra offentlighet. Det er i utgangspunktet kommunen selv som avgjør hvordan materialet skal gjøres tilgjengelig. Likevel gis det enkelte føringer i regelverket, som skal følges. Blant annet skal det kunne gis avskrift/kopier av dokumenter. Det er også viktig at originaldokumenter kun gjøres tilgjengelig for publikum under tilsyn. Funn Kommunen har skrevne rutiner for bruk av arkivsaker i rutinen lesesalsreglement. Kommunen har rutiner og praksis for å gi publikum tilgang til arkivene. Dette skjer til dels gjennom samarbeid med Arkiv i Nordland. Konklusjon Kommunens opplegg og rutiner for publikums tilgang til arkivene er i henhold til arkivforskriftens krav. 6 Oppsummering og avvik 6.1 Oppsummering Tilsynet viste at Rana kommune har arbeidet godt med å utarbeide en relevant og oppdatert arkivplan. Det er også laget gode oversikter over hvilke arkiver som finnes rundt om i kommunen, noe som er et godt utgangspunkt for god håndtering av arkivene. Selv om kommunen har arbeidet bra innenfor mange områder i forhold til arkiv, har kommunen også flere utfordringer: Arkivlokalene er ikke av en slik standard at de oppfyller lovpålagte krav. Innenfor arkivdanningen har man en utfordring i å få satt av tid til å gjennomføre nødvendig kvalitetskontroll, noe som har gjort at man har et etterslep i journal og arkivdatabasen. Langsiktig bevaring av elektronisk skapt materiale i ulike fagsystemer, er også en utfordring for kommunen. 6.2 Avvik Innenfor de områder tilsynet ble gjennomført i Rana kommune, ble avvikene fra arkivforskriften som er listet opp nedenfor, avdekket. Vi ber Rana kommune innen å sende oss en plan for hvordan de vil håndtere avvikene. 1. Det vises til punkt 3.1. Det mangler arkivrutiner for deler av arkivdanningen. Dette er et avvik i forhold til arkivforskriftens kapittel 3 del A. 2. Det vises til punkt 3.2. Det er ikke gjennomført tilstrekkelig kvalitetssikring på journalpostnivå Dette er et avvik i forhold til arkivforskriftens 2 10 og et mulig avvik i forhold til arkivforskriftens Det vises til punkt 4. Arkivlokalene har avvik i forhold til arkivforskriftens kapittel 4. 10

16 4. Det vises til punkt 5.2. Kommunen har et etterslep av uordnede eldre og avsluttede arkiv. Dette er et avvik i forhold til arkivforskriftens 5 4 og Det vises til punkt 5.3. Det anmerkes som et avvik i forhold til arkivforskriftens 3 17 at kommunen ikke har et opplegg som på fullgod måte ivaretar hensynet til langtidslagring og framtidig dokumentasjon av elektronisk skapte arkiver. 11

17 Vedlegg 1: Vurdering av arkivlokaler Tabell 1: Vurderte bortsettingslokaler Hvor i bygg Definert som Temperatur Luftfuktighet 004: Skolekontor Kjeller Bortsetting 20, : Kulturkontor Kjeller Bortsetting 18, : Skolekontor Kjeller Bortsetting 20, : Arkiv, kjeller Kjeller Bortsetting 19, : Teknisk arkiv Kjeller Bortsetting 17 28,1 235: Mulig plan å bygge om dette til bortsettingsarkiv 2 etg. Bortsetting 22,8 25 Tabell 2: Avvik i kommunens bortsettingslokaler. Der teksten i tabellen er i kursiv, er vurdering gjort av kommunen og sendt til statsarkivet i kommunens brev datert Avvik i arkivlokalet i henhold til forskriftens kapittel : Skolekontor 034: Kulturkontor 036: Skolekontor 037: Arkiv, kjeller 038: Teknisk arkiv Lokalet skal ikke være et tilfluktsrom 4 4 Golv skal ha tilstrekkelig bæreevne 4 4 Reoler skal ikke være av brennbart materiale 4 4 Det skal ikke være lagret andre ting som reduserer tryggheten til arkivmaterialet Definert som dette i bygningsfaglig rapport Definert som dette i bygningsfaglig rapport Definert som dette i bygningsfaglig rapport Definert som dette i bygningsfaglig rapport Noen trereoler Noen trereoler Maling oppbevart i lokalet Definert som dette i bygningsfaglig rapport OK Må sjekkes før eventuell ombygging 4 4 Arkivmateriale skal ikke stå rett på golvet Noe står rett på golvet Noe står rett på golvet 4 4 Arkivmateriale skal ikke inntil vegg Inntil vegg Inntil vegg Noe inntil vegg Noe inntil vegg Noe inntil vegg Inntil vegg 4 5 Lokalet skal ha fast renhold Mangler Mangler Mangler Mangler Mangler Antatt ok 4 5 Lokalet skal ha fast tilsyn Mangler Mangler Mangler Mangler Mangler Antatt ok 4 6 Lokalet skal være sikret slik vann og fukt ikke trenger inn 4 6 Det skal ikke være er vannrør i lokalet Bygningsfaglig rapport = fare for vann / fukt Bygningsfaglig rapport = fare for vann / fukt Bygningsfaglig rapport = fare for vann / fukt Bygningsfaglig rapport = fare for vann / fukt Bygningsfaglig rapport = fare for vann / fukt Vannrør Vannrør Vannrør Vannrør Vannrør 12

18 4 6 & 4.7.1: Rommet skal ikke varmes opp med radiatorer / ovner (kilder med potensiell vann eller brannfare) Radiator Radiator Radiator Radiator Radiator I lokalet skal det ikke være annet elektrisk utstyr enn nødvendig Lokalet skal være klassifisert som egen branncelle brannmotstandsevne REI Dører, luker osv inn til arkivlokalet skal kunne motstå åpen ild i minst 60 minutter (ha brannmotstandsevne EI 60) Bygningsfaglig rapport = ikke tilstrekkelig brannmotstandsevne Bygningsfaglig rapport = ikke tilstrekkelig brannmotstandsevne Bygningsfaglig rapport = ikke tilstrekkelig brannmotstandsevne Bygningsfaglig rapport = ikke tilstrekkelig brannmotstandsevne Bygningsfaglig rapport = ikke tilstrekkelig brannmotstandsevne Kopimaskin Må sjekkes før eventuell ombygging Eldre dør av tre, Eldre dør av tre, Eldre dør av tre, Eldre dør av tre, Eldre dør av tre, Antatt ikke ikke ikke ikke ikke ikke brannbestandig brannbestandig brannbestandig brannbestandig brannbestandig brannbestandig Dører skal være selvlukkende Ikke selvlukkende Ikke selvlukkende Ikke selvlukkende Ikke selvlukkende Ikke selvlukkende Ikke selvlukkende Lokalet skal ha automatisk brannalarm Mangler Mangler Er en føler i rommet, trolig brannalarm Mangler Mangler I lokalet skal det finnes håndslokkingsapparat 4 8 Lokalet skal ha stabil klima (gjennom hele året) Mangler Mangler Mangler Mangler Mangler Mangler Bygningsfaglig rapport = Ja Bygningsfaglig rapport = Ja Bygningsfaglig rapport = Ja Bygningsfaglig rapport = Ja Bygningsfaglig rapport = Ja 4 8 Lokalet skal kunne varmes opp til vanlig romtemperatur (gjennom hele året) (og holdes kjølig nok om sommeren) 4 9 Bygningsdeler som avgrenser arkivlokalet, skal være utformet slik at det er fullgodt sikret mot innbrudd og at uvedkommende slipper inn Bygningsfaglig rapport = Ja Bygningsfaglig rapport = tilstrekkelig sikret Bygningsfaglig rapport = Ja Bygningsfaglig rapport = tilstrekkelig sikret Bygningsfaglig rapport = Ja Bygningsfaglig rapport = tilstrekkelig sikret Bygningsfaglig rapport = Ja Bygningsfaglig rapport = tilstrekkelig sikret Bygningsfaglig rapport = Ja Bygningsfaglig rapport = tilstrekkelig sikret 4 9 Det skal finnes regler for hvem som har tilgang til lokalet Nøkkelstyrt, antatt ok Nøkkelstyrt, antatt ok Nøkkelstyrt, antatt ok Nøkkelstyrt, antatt ok Nøkkelstyrt, antatt ok Skal installeres adgangskontroll om dette skal bygges om til bortsettingsarkiv 4 9 Lokalet skal ha innbruddsalarm Mangler Mangler Mangler Mangler Mangler Mangler 13

19 RANA KOMMUNE Sak 106/12 EKSPROPRIASJON AV TOMT TIL OMSORGSBOLIGER PÅ SELFORS TIDL. SAK 07/1110 Saksbehandler: Dag-Arnfinn Nilsen Arkiv: 611 H41 Arkivsaksnr.: 11/461 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Kommunestyret /12 Formannskapet Rådmannens innstilling: 1. Da minnelig avtale med grunneier av gnr. 99 bnr. 8 på Selfors ikke er oppnådd eksproprierer Rana kommune nødvendige tomtearealer fra eiendommen regulert til offentlig formål samt inntilliggende regulerte friarealer. Dette gjelder følgende parseller: - Regulert tomt til offentlig formål/omsorgsboliger ca m2 - Inntilliggende regulert friareal ca m2. 2. Da ekspropriasjonsarealet er rekvirert fradelt av grunneier vil dette vedtak om ekspropriasjon gjelde for den nye opprettede matrikkelenheten (grunneiendommen) når denne foreligger. 3. Rana kommune begjærer skjønn til Rana Tingrett hva angår disse parsellene. Rådmannen i Rana, den 18. oktober 2012 Side 2 av 28

20 Sak 106/12 Saksutredning BAKGRUNN Med bakgrunn i planer om fremtidig kommunal bygging av omsorgsboliger på Selfors foreslås det at Rana kommune eksproprierer regulert tomt til formålet inkludert inntilliggende friområder. Til sammen utgjør arealene ca m2. Dette berører privat eiendom gnr. 99 bnr 8. Hvilket areal dette er, fremkommer av vedlagte kartutsnitt som følger denne saken som trykt bilag. Forhandlinger med grunneier har ikke ført frem. I tillegg har vi fått opplyst at opprinnelig grunneier nå har inngått kontrakt om salg av tomta til et selskap som har som utgangspunkt å forsøke og få utviklet området til boligformål for allmennheten. Hjemmelen i sakens anledning er plan- og bygningslovens 16-2 der det er inntatt at kommunestyret kan foreta ekspropriasjon til gjennomføring av reguleringsplan forutsatt at dette skjer innen 10 år etter at reguleringsplanen er kunngjort. Kommunens kompetanse til å vedta ekspropriasjon kan delegeres. Kompetansen er i Rana kommunes delegasjonsreglement pkt. 2.3 delegert til formannskapet. GJELDENDE REGULERINGSPLAN Gjeldende reguleringsplan ble vedtatt av kommunestyret den Planen ble kunngjort ved oversendelse fra kommunen datert Planforslaget innebærer at det tillates oppført «blokkbebyggelse» for omsorgsboliger på området som tidligere er kalt kirketomta. Reguleringsformålet er «offentlig bebyggelse» med omsorgsboliger som underspesifisering. Byggehøydebestemmelsene sammen med bestemmelsene om terrenghøyde innebærer at det kan oppføres bygg i 2 etasjer nærmest eksisterende boligbebyggelse i Forsbakkveien, - og 3 etasjer lengst nord på tomta. Adkomst til området vil være fra Forsbakkveien som vil få et nytt kryss med Selforsveien i området der det er en snuplass i dag. Total utbygging er fra kommunens side vurdert til 60 boenheter fordelt på 2 bygg. DIALOG MED GRUNNEIER Det har vært god dialog med grunneier både under reguleringsplanprosessen, og i ettertid i forbindelse med et mulig kommunalt grunnerverv. Allerede i 2007, før reguleringsplanen var vedtatt, - fikk Rana kommune en skriftlig avtale med grunneier Martin Jensen om grunnboring i området i forbindelse med forprosjektering. Intensjonen inntatt i avtalen var at det etter hvert skulle innledes forhandlinger mellom grunneier og kommunen med tanke på et kommunalt kjøp av nødvendig tomt til utbyggingsformålet. I perioden g 2008 brukte Rana kommune drøyt 3 mill.kr. til grunnundersøkelser og planlegging / prosjektering av omsorgsboligene på Forsbakkheia. Finansiert som selvfinansierende, men som derimot ikke vil bli selvfinansierende før boligene er bygget og solgt. Side 3 av 28

21 Sak 106/12 Sommeren 2009 fremsatte kommunen et skriftlig tilbud til Jensen med forbehold om politisk godkjenning. Dette med bakgrunn i kjente råtomtepriser, blant annet fra et skjønn som ble avhjemlet på Selfors i år Videre ble det referert til nylig verdifastsetting i tilknytning til regulering av festeavgifter på Selfors samt kommunens kjøp av omsorgsboligtomta på Hauknes. Kommunens tilbud til Jensen var en råtomtepris til sammen kr ,- for byggetomta og friarealet som fordelte seg på kr. 80,-/m2 for friarealet og kr. 125,-/m2 for byggearealet. Videre informerte vi i oversendelsen om 3 alternative mulige måter et slikt grunnerverv kunne gjennomføres på: 1. Minnelig avtale. Denne ervervsform er i praksis mest benyttet og vil være den måten kommunen er innstilt på å få til. 2. Avtaleskjønn. Her kan kommunen og grunneier være enige om selve ervervet men ikke om pris/erstatning. Kommunen kan da få tiltre de nødvendige arealer mot at erstatning i ettertid fastsettes ved skjønn. Skjønnsretten fastsetter også den rente av erstatningsbeløpet som kommunen må betale fra tiltredelsesdato til utbetaling skjer. Forutsetningen for at avtaleskjønn kan begjæres er at det foreligger en godkjent regulerings- eller bebyggelsesplan slik det gjør i dette tilfelle. 3. Ekspropriasjonsskjønn. Her er partene ikke enige om noen ting. Kommunen har da mulighet med hjemmel i plan- og bygningsloven å tvangserverve areal til gjennomføring av regulerings- og bebyggelsesplan. Prosessen er omstendelig og kan ta tid. Vår henvendelse ble ikke besvart av grunneier. I løpet av 2010 var det ingen formell kontakt mellom kommunen og grunneier. I mellomtiden var omsorgsboligprosjektet forskyvet i tid i kommunens investeringsbudsjett. Av økonomiske årsaker ble det valgt å sette omsorgsboligene på Selfors «på vent» inntil tilsvarende prosjekt på Hauknes var ferdig og solgt. Dette fordi det den gang heftet usikkerhet om hvordan det ville gå med salget av omsorgsboligene på Hauknes det var naturlig å ferdigstille ett prosjekt om gangen. I brev av ba grunneier om at Rana kommune satte i gang igjen prosessen med kjøp av eiendommen. Jensen hadde nå gitt fullmakt til Jack Holand hva forhandlinger angikk. Den får kommunen et tilbud fra Holand basert på en m2-pris på kr ,- for m2 (totalt kr ,-). Friarealene var det i utgangspunktet ikke ønskelig å selge. Vårt tilsvar av var forslag om et rettslig skjønn for å fastsette prisen altså et avtaleskjønn (jfr. ovennevnte pkt 2). Dette begrunnet i stort økonomisk sprik samt oppfatning av verdien av råtomteprisen. I brev av fra advokat Lars Nygaard (som vi nå får opplyst representerte grunneier Jensen) får kommunen bekreftet at det er enighet om at det vil være fornuftig med et rettslig skjønn i sakens anledning, og ut i fra dette ble det akseptert et avtaleskjønn hva angår byggetomta på m2. Når det gjaldt friarealene på 4000 m2 var det ønskelig med en dialog med kommunen vedr. fremtidig utnyttelse. I forbindelse med slike avtaleskjønn er det vanlig at det inngås en avtale på forhånd som Side 4 av 28

22 Sak 106/12 beskriver fremgangsmåte samt partenes rettigheter og plikter i den forbindelse. I mars 2012 oversendte kommunen til adv. Lars Nygaard slik avtale med anmodning om signering. Avtalen var forutsatt behandlet av formannskapet for å være bindende for kommunen. Etter gjentatte purringer fra vår side i perioden mai-juli 2012 får vi beskjed fra adv. Lars Nygaard via mail den om at han ikke lenger representerer Jensen. Han bekrefter at Jensen har solgt den omtalte tomta som kommunen ønsker å kjøpe til firmaet Creo Holding AS (daglig leder = Jack Holand). Årsaken til salget skal være at Jensen er en eldre mann som ikke ønsker å kjøre en prosess med kommunen. Gjennom salget av området til firmaet har Jensen et ønske om å bli ferdig med saken. I mellomtiden har Martin Jensen rekvirert fradelt tomta for omsorgsboligene samt det omtalte friarealet som et ledd i klargjøringen av salget til Creo Holding AS. I skrivende stund er den nye eiendommen ikke opprettet og tomt ikke formelt overskjøtet til firmaet. Dette forventes å skje i løpet av behandlingen av denne saken altså oktober/november Innholdet i kjøpekontrakt mellom Martin Jensen og Creo Holding AS kjenner vi ikke til. EKSPROPRIASJONSVARSEL Med bakgrunn i saken slik den nå har utviklet seg er administrasjonens innstilling nå at kommunen bruker sin ekspropriasjonshjemmel i plan- og bygningslovens Det erkjennes at vi ikke vil komme til enighet med tomteeier i denne saken hva prisspørsmålet angår. Saken anses som mest mulig klarlagt. Vi kommer ikke til enighet i prisspørsmålet, - og ny eier spiller inn en annen utnyttelse (annet byggeformål) av arealene enn det vedtatte gjeldende reguleringsplan legger opp til Ekspropriasjonsvarsel ble sendt rekommandert til Martin Jensen, med gjenpart til Creo Holding AS, den Før kommunestyret gjør vedtak om ekspropriasjon skal de som inngrepet retter seg i mot ha hatt muligheter til å uttale seg. Frist for å avgi uttalelse ble satt til TILBAKEMELDING PÅ EKSPROPRIASJONSVARSELET Tilbakemelding kommer i brev av fra Codex Advokat Tromsø AS v/bård Brevik Harila som representerer Creo Holding AS. Brevet følger i sin helhet med denne saken som trykt bilag. Her er tilbakemeldingen at det ikke synes særlig aktuelt å selge området til Rana kommune. Dette av flere årsaker. Primært har Creo Holding AS et ønske om selv å utvikle eiendommen. Ønsket om å utvikle eiendommen har sitt utspring i at en ikke synes tomta er særlig godt egnet til blokkbebyggelse av omsorgsboliger. Tomtas svært gode beliggenhet, nærhet til sentrum, skole, handel, sykehus etc. gjør den særlig godt egnet til beboelse for allmennheten. Samlet prisvurdering for området antydes til kr ,-. Prisen hevdes å basere seg på salg av to boligtomter på 407 m2 og 600 m2 til henholdsvis kr ,- og kr ,-. (det er ikke opplyst hvor; vår anm.). Videre hevdes det at ved en eventuell ekspropriasjonssak anses det ikke relevant hva gjelder verdsettelsen av arealet hvorvidt arealet er regulert til omsorgsboliger eller ordinære boliger. Side 5 av 28

23 Sak 106/12 Det er ingen grunn til at type beboere skulle kunne medføre endringer i tomteverdsettelsen. VURDERING Litt historikk Forsbakkheia på Selfors ble tidlig på 1960-tall regulert til offentlig formål / kirke. Arealene ble ikke ervervet av det offentlige. Kommunen valgte i første omgang å bygge kirke på Ytteren, men reguleringen til kirkeformål på Selfors ble ikke opphevet før området i 2008 ble regulert til annet offentlig formål. I første generasjon Kommunedelplan Mo og Omegn fra 1992 ble hele dette området lagt ut til barnehagetomt og til uspesifisert offentlig formål (kirke var aktuelt fortsatt). I andre generasjon Kommunedelplan Mo og Omegn fra 1998 ble noe av arealet avsatt til offentlig formål endret til boligformål med plankrav etter initiativ/søknad fra den private grunneier. Resten av arealet ble fortsatt avsatt til uspesifisert offentlig formål. I årene som fulgte fremmet grunneier, og fikk vedtatt, - privat reguleringsplanforslag med eneboligtomter på disse arealet som var avsatt til boligformål. Området er nå bebygd. I årene frem mot kommunestyrets vedtak av tredje og fortsatt gjeldende generasjon av Kommunedelplan Mo og Omegn i 2007 ble områdets fremtidige bruk og disponering et av hovedtemaene i planrulleringen. Omsorgsboligbygging og botilbud for eldre hadde da stort fokus både her og andre steder på Selfors og i kommunen forøvrig. Vedtatt plan bestemte at resterende område avsatt til offentlig formål siden tidlig 1960-tall fortsatt skulle brukes til offentlig formål, men nå spesifisert som offentlige omsorgsboliger med tilbud om heldøgns omsorg og pleie. Barnehagetomt ble da valgt bort, for så vidt også kirkeformål. Ved samme rullering fikk grunneier gjennomslag for ytterligere boligbyggeareal i området ved at det ble åpnet for at et tidligere regulert FRI-areal ved Selforsveien kunne reguleres til tettbygd boligformål. FRI-området som der ble omdisponert skulle kommunen sørge for at ble erstattet gjennom detaljregulering for området som ble avsatt til offentlig formål. Dette ble også gjort i reguleringsplanen som kommunen utarbeidet. Det var selvsagt plankrav i kommunedelplanen, og kommunen igangsatte straks detaljregulering av hele det aktuelle området, også området som var åpnet for privat boligbygging. Dette siste i nær dialog med en utbygger som hadde inngått avtale med grunneier om å bygge ut tomta. Gjeldende reguleringsplan nr for Forsbakkheia ble som tidligere nevnt vedtatt Tomta som da ble regulert for privat tett boligbygging ble umiddelbart tatt i bruk og er i dag bebygd med leilighetsbygget kalt Selforstunet. Parallelt med dette reguleringsarbeidet satte kommunen i gang arbeidet med forprosjektering av omsorgsboligene som det ble regulert for. Dette etter kommunens oppfatning i god og konstruktiv dialog med grunneier. Drøyt 3 mill. kr. er forbrukt i dette arbeidet. Intensjonen var at kommunalt erverv skulle avventes til regulerings- og utbyggingsplanene var klare da Side 6 av 28

24 Sak 106/12 disse ville være et viktig insitament for en prisfastsettelse for det kommunale grunnervervet. Detaljreguleringsplanen for omsorgsboligtomta ble på sett og vist skreddersydd for det byggeprosjektet som ble utviklet. Eierens planer om annen arealutnytting Innspillet fra Codex Advokat Tromsø AS på vegne av eier vedrørende en annen utnyttelse av tomta sett i forhold til dagens reguleringssituasjon blir ikke nærmere vurdert i denne saken. Jfr. historikken ovenfor. Denne sakens fremmes som ekspropriasjonssak til fordel for gjeldende reguleringsformål offentlig formål og friareal. BETYDNINGEN AV REGULERINGSPLANEN SETT I FORHOLD TIL VERDIFASTSETTELSEN. Viser her til notat av fra kommuneadvokaten som følger denne saken som trykt bilag. KONKLUSJON Da vi ikke ser noen muligheter for minneligløsning med grunneier er vår konklusjon at kommunen med hjemmel i plan- og bygningslovens 16-2 foretar ekspropriasjon av nødvendig areal fra gnr. 99 bnr. 8 til gjennomføring av reguleringsplanen. Da ekspropriasjonsarealet er rekvirert fradelt av grunneier vil dette vedtaket som kommunen nå evt. fatter gjelde for den nye opprettede matrikkelenheten (grunneiendommen) når denne foreligger. Rana kommune begjærer skjønn til Rana Tingrett hva angår disse parsellene. Trykte vedlegg: - Notat fra Kommuneadvokaten v/are Thorsvik dat Situasjonsplan (utsnitt av reguleringsplan) datert Forhåndsvarsel om ekspropriasjon datert Brev av fra Codex Advokat Tromsø AS - Skisse dat utarbeidet av Tegneverket på vegne av Creo Holding AS Teknisk avdeling, den 18. oktober 2012 Sverre Å. Selfors konst. teknisk sjef Dag-Arnfinn Nilsen saksbehandler Side 7 av 28

25 KOMMUNEADVOKATEN NOTAT - EKSPROPRIASJON TIL GJENNOMFØRING AV REGULERINGS- PLAN - OMSORGSBOLIGER PÅ SELFORS - VERDIFASTSETTELSE AV AREAL Det vises til i saken av fra konst. teknisk sjef Sverre Selfors, hvor det bes om et notat om gjeldende rett for verdifastsettelse av avsatt areal i et slik tilfelle. Jeg vil gi en noe mer utfyllende gjennomgang av saken for sammenhengens skyld. Gjeldende reguleringsplan Reguleringsplan for gnr. 99 bnr. 8 - for bygging av omsorgsboliger på Selfors, ble vedtatt Grunneier er iflg. grunnboken Martin Jensen. Kommunen har brukt drøyt kr. 3. mill. til grunnundersøkelser og prosjektering mv. i perioden Grunnerverv Et grunnerverv av det aktuelle tomteområdet kan skje ved: Minnelig avtale Avtaleskjønn Ekspropriasjon Forhandlinger mellom partene - forsøk på minnelig avtale Det har vært forhandlinger mellom Rana kommune og grunneier Martin Jensen om grunnervervelse til omsorgsboligene. Den ble grunneier tilbudt kr ,- for tomteområdet med forbehold om politisk godkjenning, med basis i gjeldende reguleringsplan og kjente råtomtepriser fra avtaleskjønn og regulering av festeavgifter mv. Dette tilbudet ble ikke akseptert fra grunneiers side. Avtaleskjønn I brev av fra advokat Lars Nygaard som representerte grunneier, ble det akseptert avtaleskjønn for hoveddelen av tomteområdet. Rana kommune sendte i mars d.å. avtaleforutsetningene for et slik avtaleskjønn til advokat Lars Nygaard. Etter en rekke purringer fra kommunens side, fikk kommunen beskjed fra advokat Nygaard om at grunneier ikke var rettslig bundet av et avtaleskjønn da grunneier ikke hadde undertegnet avtaleforutsetningene, samt at han ikke lengre representerte grunneieren. Det ble samtidig orientert om at firmaet Creo Holding AS er ny eier av det aktuelle tomteområdet, hvor Jack Holand er daglig leder. Tomteområdet er av Creo Holding AS omsøkt fradelt, men dette er p.t. ikke gjennomført. Creo Holding AS ved Jack Holand har avslått forhandlinger mellom partene for eventuelt å få en minnelig ordning, samtidig som han ikke vil ha et avtaleskjønn. Ekspropriasjon Dersom Rana kommune skal få et grunnerverv til det aktuelle tomteområdet må en fremme en ekspropriasjonssak for Rana tingrett, jf. plan- og bygningsloven 16-2,

26 hvor det er bestemt at kommunestyret kan foreta ekspropriasjonen til gjennomføring av reguleringsplan innen 10 år etter at reguleringsplanen er kunngjort. Fristen utløper etter dette den Kommunestyrets kompetanse til å vedta ekspropriasjon kan delegeres, jf. Kommunal- og regionaldepartementets rundskriv H-14/02 pkt. 4.1, jf. Innjord, komm.utg. s Kompetansen er i Rana kommunes delegasjonsreglement pkt. 2.3 delegert til formannskapet. Ekspropriasjonsvarsel Pbl fjerde ledd annet pkt. bestemmer at oreigningsloven 12 og 28 gjelder tilsvarende i saker om ekspropriasjon etter plan- og bygningsloven. Oreigningsloven 12 annet ledd bestemmer at kvar ein inngrepet råkar skal ha fått anledning til å uttale seg før vedtak treffes. Ekspropriasjonsvarsel ble sendt grunneieren og Creo Holding AS den Krav fra grunneier etter ekspropriasjonsvarsel I brev av fra Codex Advokat Tromsø AS, ved advokat Bård Brevik Harila, som representerer Creo Holding AS, fremgår det at p.t. anses det ikke som særlig aktuelt å selge området til Rana kommune, idet grunneier selv vil utvikle tomteområdet. Det hevdes med basis i tidligere salg av to tomter at verdien av det aktuelle tomteområdet har en markedspris på kr ,-. Det er altså svært stort sprik mellom kommunens tilbud på kr ,-, med basis i gjeldende reguleringsplan og kjente råtomtepriser fra avtaleskjønn mv., og påstått markedspris for tomta. Økonomisk tap - ekspropriasjonsvedtak - hovedregel - gjeldende reguleringsplan Det grunneiere har krav på å få erstattet ved ekspropriasjon, er det økonomiske tap de lider ved ekspropriasjonsinngrepet. Det har således i rettspraksis vært lagt til grunn at reguleringsplaner som er bindende for grunnutnyttelsen, som hovedregel må legges til grunn ved erstatningsutmålingen. Det kan bare gis erstatning for bruk som den eksproprierte tomta er avsatt til i reguleringsplanen, eller bruk som planen ikke hindrer, dvs. etablert bruk av tomta som må sannsynliggjøres av grunneier. Unntakene fra hovedregelen Fra hovedregelen finnes to unntak: 1) tomt innenfor områder som skal utbygges, ut fra en likhetsbetraktning hvor det har blitt gitt en strøkspris, uavhengig av om grunnen skal bebygges eller være friområde. 2) grunneieren kan ved ekspropriasjon av grunn som er regulert til offentlige bygninger eller anlegg, kreve at erstatningen blir fastsatt på grunnlag av påregnelig alternativ regulering, jf. plenumsdommen - Lena - dommen - Rt s Det er vel spørsmålet om påregnelig utnyttelse som er mest sentralt å gjennomgå her. Påregnelig utnyttelse Dette innebærer at dersom det skal gis salgsverdierstatning på grunnlag av den bruk som tomta er regulert til, så må det finnes et marked for salg av tomta til bruk som omsorgsboliger. Dette vil vel først teoretisk kunne oppstå i det tilfellet hvis andre aktører vil bygge ut omsorgsboliger og er interessert i tomta til markedspris. Dette er 2

27 vel ikke tilfellet i denne saken. Det er vel ikke noe kjent marked i Mo i Rana for salg av tomta til bruk som omsorgsboliger. Siden tomta er regulert til offentlig bebyggelse, med omsorgsboliger som underspesifisering, kan tomta vel ikke benyttes til kommersiell virksomhet og vil vel ikke ha markedsmessig appell. Etter reguleringsplan fra , var tomta regulert til offentlig formål - kirketomt. For at en bruk skal kunne danne grunnlag for en egen salgsverdi, må den være egnet til å gi økonomisk avkastning eller tilfredsstille behov som etterspørrerne er villig til å betale for. Dette kan vel ikke ses å være tilfellet for offentlige omsorgsboliger med allmennyttige formål på ikke-forretningsmessig basis, idet omsorgsboligene skal være selvfinansierende, jf. Steinerskolen - dommen, jf. Rt s I sterk kontrast til det ovennevnte påstås det fra grunneiers side, i brev av fra advokat Bård Brevik Harila, at ved en eventuell ekspropriasjonssak anses det ikke relevant hva gjelder verdsettelse av arealet hvorvidt arealet er regulert til omsorgsbolig eller ordinær boligvirksomhet. Jeg vil vel hevde at dette ikke er riktig, og påstanden er vel slik jeg ser det heller ikke i samsvar med gjeldende rett. Jeg er således kommet til at det for kommunens del vel vil være både riktig og hensiktsmessig å påstå at privat regulering til private utbyggingsformål ikke anses å være påregnelig utnyttelse av det aktuelle tomteområdet. Det kan vel likevel være at erstatningen for tomteområdet blir noe høyere enn tilbudet fra 2009 på kr ,-, justert for inflasjon mv., men vel trolig ikke i nærheten av grunneiers verdivurdering av tomteområdet på kr ,-. I motsetning til ved et avtaleskjønn vil kommunen imidlertid ikke være bundet til å gjennomføre ekspropriasjonen hvis verdifastsettelsen skulle bli mye høyere enn det kommunen finner akseptabelt. Konklusjon: Den gjeldende reguleringsplanen fra 2008 for gnr 99 bnr 8 som omsorgsboliger, skal legges til grunn ved erstatningsutmålingen ved ekspropriasjonen av eiendommen. Grunneiers egen verdsettelse av tomten ved ekspropriasjon - anførsler Under forutsetning av en annen konklusjon ovenfor, dvs. salgsverdierstatning, må det videre knyttes noen anførsler til grunneiers verdifastsettelse av tomteområdet i brev av Det opplyses her at grunneier tidligere har solgt to boligtomter på hhv. 407 kvm og 600 kvm for ,- og ,-. Det må da antas at det er tale om ferdige byggeklare tomter. I det aktuelle tomteområdet er det ikke infrastruktur - vann - kloakk - strøm - veg. Det påvirker verdivurderingen i stor grad. Forskjellen på råtomt i forhold til byggeklar tomt kan være vesentlig - antakelig bare 25 % av verdi i forhold til byggeklar tomt. I tillegg kommer klargjøringskostnader - verdi da på under 50 % av byggeklar tomt. Det må vel videre antas at det i grovskissen til utnyttelse av tomteområdet opereres med en for høy grad av arealutnyttelse. Dessuten vil vel krav til friareal kunne redusere graden av arealutnyttelse. Are Thorsvik Advokat 3

28

29 REKOMMANDERT Martin Gunder Jensen Fossetangen Mo i Rana Mo i Rana, Saksnr.-dok.nr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. 11/ H41 TEK/EOK/DAN FORHÅNDSVARSEL: EKSPROPRIASJON AV TOMT TIL OMSORGSBOLIGER PÅ SELFORS. PARSELL AV DERES EIENDOM GNR. 99 BNR. 8 Viser til tidligere korrespondanser og samtaler i sakens anledning. Via Deres tidligere advokat Lars Nygaard har vi fått bekreftet at et avtaleskjønn som opprinnelig forutsatt ikke lenger er aktuelt. Han opplyser også at De har inngått avtale med selskapet Creo Holding AS v/jack Holand om salg av den aktuelle regulerte tomta. Avslutningsvis kommenterer han at fremtidige henvendelser vedrørende saken skal rettes til Creo Holding AS. Etter møte med Creo Holding AS den er det muntlig orientert om at dette forhåndsvarselet vil komme. Da De pr. dags dato fremdeles er notert som hjemmeshaver til eiendommen rettes dette forhåndsvarselet formelt til deg. Creo Holding AS får imidlertid en rekommandert gjenpart av denne oversendelsen slik at alle parter får dette varselet og dermed gis anledning til å uttale seg. Det varsles herved om at det vil bli fremmet sak til kommunestyret med forslag om ekspropriasjon av tomt regulert til omsorgsboliger samt friareal på eiendommen gnr. 99 bnr. 8 i Rana kommune. Det aktuelle areal er vist på vedlagte situasjonsplan og omfatter ca m2 byggetomt samt 4000 m2 friareal. Hjemmelen i sakens anledning er plan- og bygningslovens 16-2 der det er angitt at kommunestyret kan foreta ekspropriasjon til gjennomføring av reguleringsplan forutsatt at dette skjer innen 10 år etter at reguleringsplanen er kunngjort. Reguleringsplanen ble vedtatt av kommunestyret den Planen ble kunngjort ved oversendelse fra kommunen datert Adresse: Telefon: Telefax: Org.nr: Rådhusplassen 2 Sentralbordet E-post: postmottak@rana.kommune.no Bankgiro: Pb 173, 8601 Mo i Rana Servicetorget Internett:

30 Side 2 av 2 Vi gjør for ordens skyld oppmerksom på at oreigningslovens 28 har bestemmelser som nå vil begrense eierens adgang til å gjøre noe med eiendommen som kan hindre, vanskeliggjøre eller fordyre det påtenkte eiendomsinngrepet. Dette inntreffer så snart grunneier eller rettighetshaver er blitt gitt mulighet til å uttale seg etter oreigningslovens 13. Det er denne mulighet som nå gis i dette forhåndsvarselet. Det orienteres ellers om at den som blir rammet av en ekspropriasjonssak i utgangspunktet har krav på å få dekket sine nødvendige utgifter til juridisk bistand i sakens anledning. For utgifter som knytter seg til skjønnet og skjønnsforberedelsen fremgår dette av skjønnsprosesslovens 54. Før det overfor kommunestyret blir fremmet forslag om ekspropriasjon skal altså de som blir berørt som nevnt ha anledning til å uttale seg. Dersom det ønskes gitt slik uttalelse må denne være oss i hende innen mandag 8. oktober Med hilsen TEKNISK AVDELING Sverre Å. Selfors konst. teknisk sjef Dag-Arnfinn Nilsen saksbehandler Tlf: Vedlegg: - Utsnitt av reguleringsplan dat Gjenpart m/vedlegg: - Creo Holding AS Fossetangen Mo i Rana

31

32

33

34 RANA KOMMUNE Sak 107/12 FEIE- OG TILSYNSAVGIFT Saksbehandler: Bjørn Kvitnes Arkiv: 233 M88 Arkivsaksnr.: 12/1913 Saksnr.: Utvalg Møtedato 107/12 Formannskapet /12 Kommunestyret Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 107/12 Vedtak: Saken utsettes og sendes tilbake til behandling i formannskapet. Behandling: Geir Waage(Ap) fremmer følgende forslag: Saken utsettes og sendes tilbake til behandling i formannskapet. Votering: Geir Waages(Ap) utsettelsesforslaget ble enstemmig vedtatt, 36 0 Rådmannens innstilling: Følgende satser for årlig Feie- og tilsynsavgift vedtas for 2013, gjeldende fra og med den : Feiing og tilsyn med fyringsanlegg, inntil 2 etasjer: kr. 400,- (2012 Kr. 415,-) Feiing og tilsyn med fyringsanlegg, over 2 etasjer: kr. 500,- (2012 Kr. 514,-) I tillegg kommer m.v.a. Følgende satser vedtas for enkeltoppdrag som faktureres utenom Feie- og tilsynsavgift, gjeldende fra og med den : Feiing av større fyringsanlegg: kr. 867,- (2012 Kr. 899,-) Serviceoppdrag feietjenesten (timepris): kr. 666,- (2012 Kr. 694,-) Fysisk plombering av skorstein / ildsted: kr. 1137,- (2012 Kr. 1180,-) Feiing av sentralfyr / ildsted: kr. 666,- (2012 Kr. 694,-) Fresing av skorstein: kr. 666,- (2012 Kr. 694,-) I tillegg kommer m.v.a. Rådmannen i Rana, Side 8 av 28

35 Sak 107/12 Saksutredning: Saken gjelder fastsettelse av gebyr for lovbestemte feie og tilsynsoppgaver i henhold til Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn 2-3. Lagt til grunn er også Forskrift om feie og tilsynsavgift, Rana kommune, Nordland. Gebyrfastsettelsen for feietjenesten er basert på prinsippet om selvkost. Gebyrets størrelse beregnes på grunnlag av en forkalkyle som omfatter budsjetterte kostnader og en beregning av indirekte kostnader. Til fratrekk kommer forventede inntekter i tillegg til feie og tilsynsavgift og lønn som forventes dekket over andre budsjettområder. Kalkylen korrigeres om nødvendig i forhold til status på feietjenestens driftsfond. Videre gjelder saken fastsettelse av gebyr for oppdrag som ikke hører inn under Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn 2-3, men som rutinemessig utføres av feietjenesten. Disse gebyrene reguleres prosentvis tilsvarende som for Feie- og tilsynsavgift. Foreslåtte gebyrstørrelse betyr en reduksjon i forhold til de to foregående år. Bakgrunn: Feietjenesten har et bundet driftsfond som skal ta opp svigninger i feietjenestens økonomi. Feietjenesten har de siste årene hatt lavere kostnader enn forutsatt. Dette er hovedsakelig begrunnet i langtidsfravær og ubesatte stillinger. Som en følge av dette vil driftsfondet nå ha et overskudd på i overkant av kr ,-. Det er hele tiden et mål om at dette fondet skal ligge nær 0,- og det bør nå taes grep for å redusere størrelsen på fondet. I forhold til prinsippet om selvkost der det derfor riktig å redusere feie- og tilsynsavgift for Vurdering: Vedlegg: Side 9 av 28

36 RANA KOMMUNE Sak 108/12 UTTALELSE: KONSESJONSSØKNAD FOR SKAMDAL KRAFTVERK SØKER: SKAMDALSKRAFT AS Saksbehandler: Dag-Arnfinn Nilsen Arkiv: S11 Arkivsaksnr.: 12/1023 Saksnr.: Utvalg Møtedato 108/12 Formannskapet /12 Miljø-,plan- og ressursutvalget Behandling/vedtak i Miljø-,plan- og ressursutvalget den sak 71/12 Vedtak: 1. Rana kommune kan anbefale at det gis konsesjon etter vannsressurslovens 8 for bygging og drift av Skamdal kraftverk. 2. Rana kommune forutsetter at det i konsesjonsvilkårene gis bestemmelser om tilstrekkelig stor minstevannsføring hele året jfr vannressurslovens 10. Minstevannføringa i sommerhalvåret må være så stor at fossen ved E6, også etter en utbygging, - fremstår som et positivt landskapselement. Tiltakshaver må pålegges å dokumentere at kravet om minstevannføring overholdes. 3. Utbyggingen må ikke få negative konsekvenser for beboerne i Skamdal hva vannforsyning og vannkvalitet angår. 4. Det kreves at rørgata graves ned. Gjennom Høgåsen anbefales det profilboring eller annen hensiktsmessig føring av rørtraseèn. 5. All kraft skal føres ut av kraftstasjonen i jordkabel til etablert nettforsyning i området. 6. Før utbygging kan igangsettes må utbygger søke kommunen om dispensasjon fra kommuneplanens arealdel for bygging av anlegget i LNF-1 område. Behandling: Forslag fra repr Mary Ann Dahl (V): Nytt pkt. 1 Rana kommune fraråder at det blir gitt konsesjon til Skamdal kraftverk som omsøkt. Dersom det likevel gis konsesjon må følgende vilkår oppfylles: (se protokolltilførsel) Forslag fra repr. Hans Myrnes (FrP): Nytt pkt. 4. Det kreves at rørgaten graves ned. Gjennom Høgåsen anbefales det profilboring eller annen hensiktsmessig føring av rørtraseèn. Ble votert punktvis. Pkt. 1 i rådmannens innstilling vedtatt 10-1 (V) Forslag fra repr Mary Ann Dahl (V) falt. Pkt. 2 enstemmig vedtatt 11-0 Pkt. 3 enstemmig vedtatt 11-0 Pkt. 4 i rådmannens innstilling falt 0-11 Forslag fra repr Hans Myrnes (FrP) ble enstemmig vedtatt 11-0 Side 10 av 28

37 Sak 108/12 Pkt. 5 og 6 enstemmig vedtatt 11-0 Prokokolltilførsel: Opprinnelig utbyggingsløsning for Skamdal kraftverk med inntak på kote 88 og utløp på kote 3 har tidligere fått vassdragskonsesjon ( ), men er ikke realisert grunnet svak økonomi. I den nye søknaden vil Skamdal kraftverk utnytte et fall på 142m i Skamdalselva og en lengre en elvestrekning på 2,8 km. Fra inntaket på kote 145 føres nå en vannet ut av vassdraget uten tilbakeføring. Konsekvensene for vannkvalitet er ikke vurdert i forhold til vanndirektivet. NVE må stille krav om dette også fordi drikkevann hentes til beboerne i området og Yttervik camping. Det er registrert to bekkeløfter som berøres av tiltaket. Den øverste er verdisatt til lokalt viktig (verdi C), mens den nederste er verdisatt til verdi B (regionalt viktig) / på grensa mot verdi A (nasjonalt viktig). Flere kravfulle og dels rødlistede arter forekommer i den nederste kløfta, og det er klart potensial for ytterligere funn av slike. Nedenfor kote 100 renner elva flatt i en lengre strekning, gjennom en relativt godt utviklet flommarksskog. Skogen kan betegnes som en veksling mellom flommarksskog og sumpskog, og er gitt verdien C (lokal verdi). Det er ikke synliggjort verken i miljørapporten eller søknaden at disse verdier blir sikret. Kraftverket vil bidra årlig med 6,1 GWh ny fornybar energi, kun 1,9 som vinterkraft og 4,2 GWh som sommerkraft. Samfunnsnytten vil derfor være minimal da utbyggingen befinner seg i produksjonsområde 3 der kraftoverskuddet er 40 % og kapasiteten på overføringsnettet er begrenset. Ågskar kraftverk lenger opp i Skamdalselva er allerede etablert med sterkt redusert fossefall i bekkekløft. Sumvirkninger er ikke vurdert i forbindelse med Skamdal kraftverk. Det samme gjelder samlet belastning i en kommune som allerede har regulert det meste av vassdragsnaturen. Mary Ann Dahl Rana Venstre Rådmannens innstilling: 1. Rana kommune kan anbefale at det gis konsesjon etter vannsressurslovens 8 for bygging og drift av Skamdal kraftverk. 2. Rana kommune forutsetter at det i konsesjonsvilkårene gis bestemmelser om tilstrekkelig stor minstevannsføring hele året jfr vannressurslovens 10. Minstevannføringa i sommerhalvåret må være så stor at fossen ved E6, også etter en utbygging, - fremstår som et positivt landskapselement. Tiltakshaver må pålegges å dokumentere at kravet om minstevannføring overholdes. 3. Utbyggingen må ikke få negative konsekvenser for beboerne i Skamdal hva vannforsyning og vannkvalitet angår. 4. Det kreves at rørgata graves ned. Gjennom Høgåsen i nedre del av rørtraseen anbefales det profilboring. Side 11 av 28

38 Sak 108/12 5. All kraft skal føres ut av kraftstasjonen i jordkabel til etablert nettforsyning i området. 6. Før utbygging kan igangsettes må utbygger søke kommunen om dispensasjon fra kommuneplanens arealdel for bygging av anlegget i LNF-1 område. Rådmannen i Rana, den 31. august 2012 Side 12 av 28

39 Sak 108/12 Saksutredning BAKGRUNN NVE har mottatt søknad fra Skamdalskraft AS datert om tillatelse til å bygge Skamdal kraftverk i Rana kommune. Opprinnelig utbyggingsløsning med vanninntak på kote 88 og utløp kote 3 har tidligere fått vassdragskonsesjon ( ) men er ikke realisert på grunn av lav produksjon og svak økonomi. MPR-utvalget behandlet den forrige søknaden den i sak 114/06 hvor det ble vedtatt at Rana kommune stiller seg positiv til at det gis konsesjon etter Vannressurslovens 8 for bygging og drift av Skamdal kraftverk. Resten av vedtaket samt saksutredningen i sak 114/06 følger denne saken som trykt vedlegg. I den nye søknaden vil Skamdal kraftverk utnytte et fall på 145 m i Skamdalselva. En betydelig større del av elvestrekningen vil derav bli berørt. Plan- og bygningsloven (pbl) styrer og samordner areal- og ressursbruken i kommunene. I dette tilfelle er tiltaks- og influensområdet i kommuneplan for Rana (arealdelen) avsatt som LNF-1 område. En konsesjon etter vannressursliven gir ikke automatisk tillatelse til endret arealbruk etter pbl. Når tiltak som søkes konsesjon ikke er i tråd med arealbruksformålet kan kommunen kreve å få behandlet arealbruken i prosjektet etter pbl. Dette kan gjøres ved utarbeidelse av reguleringsplan eller ved at kommunen fatter vedtak om dispensasjon fra gjeldende plankrav. Dersom det gis konsesjon etter vannressursloven, ev. vassdragsreguleringsloven, - er tiltaket unntatt fra byggesaksbehandling etter plan- og bygningsloven (kapittel XII til og med XVII). OM FORELIGGENDE SØKNAD Hoveddata kraftverk Inntak kote: 145 Avløp kote: 3 Brutto fallhøyde: 142 m Lengde berørt elvestrekning: 2,8 km Slukeevne: maks 1,95 m3/s Slukeevne: min 0,083 m3/s Tilløpsrør diameter: 0,8 0,9 m Vannvei lengde: 950 m Installert effekt: 2129 kw Brukstid: 2855 timer/år Side 13 av 28

40 Sak 108/12 Produksjon Vinter (1/10 30/4): 1,87 GWh Sommer (1/5 20/9): 4,21 GWh Årlig middelproduksjon: 6,08 GWh Økonomi Utbyggingskostnad: 22,8 mill.kr Utbyggingspris: 3,75 kr/kwh Vanninntak Det søkes etablert en massivdam av betong med fritt overløp. Dammens lengde i bunn blir ca. 10 m mens damtoppens lengde blir ca m. Damhøyde ca. 1,5 2,5 meter. Vannet får da et rolig parti på ca. 50 meter før det kommer frem til inntaket. Rørgate (vannvei) Rørgaten går først i samme trasé som veien til Ågskar kraftverk. Deretter følger den Hølbekken ned mot E6 hvor kraftstasjonen blir liggende. Vannvegen vil bestå av tildekket rør i grøft i hele sin lengde. Rørgaten er imidlertid ikke detaljprosjektert. Det kan oppstå problemer med tildekkingen i de nedre bratteste partier. Her må rørgata i ca. 200 m lengde gjennom en forhøyning i terrenget i søknaden kalt Høgåsen. Søknaden beskriver 3 alternative metoder med relativt dype grøfter (10 12 m) alternativt profilboring. Kraftstasjonen Det planlegges at kraftstasjonen bygges delvis under bakken i Hulbekkbukta, ca 800 meter øst for Skamdalselvas utløp i sjøen ca. 10 m ovenfor E6 der Hulbekken krysser veien. Totalt arealbehov ca. 100 m2. Vei bygging Som adkomstvei til vanninntaket planlegges å benytte eksisterende atkomstvei til Ågskar kraftverk som krysser Skamdalselva like nedstrøms der vanninntaket planlegges. Som adkomstvei til kraftstasjonen benyttes eksisterende avkjøring og gamle E6-trase. Således trengs ingen nye permanente veier i forbindelse med bygging og drift av kraftverket. Ca 250 m midlertidige vei må bygges i tilknytning til transport under anlegget. Disse vil bli tilbakeført ved anleggsslutt / avsluttende terrengarronderingsarbeider. Nett-tilknytning Helgelandskraft AS er område konsesjonær. Eksisterende 22 kv linje i området er en dobbeltlinje som er i bruk i forbindelse med Urlandåga kraftverk i naboelva samt Ågskar kraftverk lengre opp i Skamdalselva. Skamdal kraftverk vil mate inn på samme linje. Eksiterende linje nås enten ved jordkabel (220 m) eller luftspenn (140 m). Massetak og deponi Alle grøftemasser forutsettes tilbakeført ved gjenfylling/overfylling av rør. Dersom profilboring gjennom Høgåsen bli aktuelt må det etableres et sedimenteringsbasseng like nedenfor utslaget. Dette vil bli nærmere avklart i detaljplanfasen. Side 14 av 28

41 Sak 108/12 BIOLOGISKE UTREDNINGER: På oppdrag fra søker er biologiske utredninger gjort av Ecofact Nord AS v/geir Arnesen og Ingve Birkeland. Her er konklusjonen at hva Skamdalselva angår vil endringen føre til en vesentlig reduksjon av vannføringen på en lengre elvestrekning enn hva som var konsekvensene ved den tidligere gitte konsesjonen med vanninntak på kote 88. Fuktkrevende moser og lav langs den nye berørte elvestrekningen er truet, men negativ effekt vil avbøtes med minstevannsføring. Flommarksskog er også truet av tiltaket, men negativ effekt vil avbøtes med foreslått minstevannsføring evt. terskler i elva. Planlagt rørgatetrasé, som blir marginalt lengre, - fører til inngrep i marka, men vegetasjonen langs traséen er stort sett av triviell karakter og vil med tiden gro igjen. Vei til opprinnelige konsesjonsgitt inntak ved kote 88 trenger ikke å bygges og er positivt for det biologiske mangfoldet. Totalvurderingen konkluderes til følgende: Verdi: Liten/Middels Konsekvens av utbyggingen: Liten negativ. VURDERING Miljøfaglig vurdering Som trykt vedlegg til denne saken ligger utrag fra rapporten Miljøfaglig vurdering av småkraftverk i Rana kommune utarbeidet av Multiconsult AS på oppdrag fra Rana kommune i Skamdalselva omfatter delfelt 12. Her nevnes under avsnittet Konfliktpotensial : Natur og kulturlandskap En av de få eksponerte landskapskvalitetene innenfor delfeltet vil sannsynligvis forsvinne ved en eventuell småkraftutbygging. Skamdalselvas fall mot fjorden (foss) er tydelig sett fra både E6 og jernbanen, men inntrykket er av svært kort varighet (Lavt konfliktnivå). Naturmiljø og verneinteresser Konfliktpotensial i forhold til vassdragsutbygging vurderes som relativt høyt. Viktige verdier er knyttet til vassdraget, og da til kløfter og fossefall langs elva (Høyt konfliktnivå). Friluftsliv og reiseliv Fjelltoppene og nærmiljøet er de viktigste områdene for friluftslivet og eventuelle begrensede tekniske inngrep nede i dalen i delområdet vil gi begrensede negative virkninger (Lavt konfliktnivå). Reindrift Tekniske installasjoner i lavereliggende områder vurderes å ha liten negativ virkning på reinens arealbruk. Anleggsarbeid i perioden når reindrifta benytter området eller er på flytting gjennom området kan gi store negative virkninger (Lavt konfliktnivå). Side 15 av 28

42 Sak 108/12 Deler av området som blir berørt av en utbygging i Skamdalselva er i betydelig grad påvirket av menneskelig aktivitet allerede med E6, kraftlinjer og skogsveier. Ågskar kraftverk lengre opp i vassdraget fikk sin konsesjon i Foreliggende endringen i utbyggingen for Skamdal kraftverk i forhold til konsesjonen som også ble gitt i 2007 medfører at en del planlagte inngrep i forbindelse med inntak på kota 88 kan droppes. Dette gjelder selve inntaket, permanent adkomstvei og rørgate. I stedet anlegges rørgate lenger øst delvis inntil eksisterende adkomstvei til Ågskar kraftverk. Samlet sett ser det ut for at det er lite endring i arealer av naturområder som blir berørt. Det kan være en fordel at naturinngrepene i området blir mer samlet. Hva berørt elvestrekning angår så er denne betydelig lenger i dette prosjektet sammenliknet med det forrige (5 ganger lengre). En reduksjon av vannføringen vil først og fremst ha konsekvenser for de organismene som lever i tilknytning til vannet i elva. Dette gjelder spesielt en del vanlige steinboende mosearter. I de delene av elva som går i stryk vil disse få store habitatsendringer og noen arter vil gå tilbake. Når det gjelder den registrerte regnaturtypen Bekkekløft og bergvegg i området er det usikkerhet hvilken utslag prosjektet vil gi for miljøforholdene i den delen av Skamdalselva elva hvor denne naturtypen forekommer. I den biologiske utredningen fra søker sin side hevdes at hva gjelder steinboende mose- og lavarter i bergveggene i bekkekløfta er disse stort sett ikke direkte påvirket av vannet i elva, men snarer avhengig av tilsig fra sidefelt og ikke minst høy luftfuktighet. Den kjølende virkningen fra vannet i elva sammen med den innestengte topografien i en kløft skaper i sum et miljø med høy luftfuktighet. Så lenge det fastsettes en viss minstevannsføring er det store sjanser dette miljø ikke vil endres vesentlig. Ved forrige konsesjonsbehandling av Skamdal kraftverk var ørretproduksjon på de nederste 200 meterne av elva et tema der sjøvandrende fisk forekommer. Elva har tidligere vært rotenonbehandlet sammen med flere andre elver i distriktet. Nordnorske Ferskvannsbiologer har vurdert dette og konkludert med at andronom strekning i elva er for kort til at denne kan produsere nok fisk for fangst. Verdien av bestanden i elva må veies opp mot ulempene ved å redusere vannmengden som følge av utbyggingen. Tiltaket må ikke få konsekvenser for vannkvalitet og vannforsyningsinteresser i området. Det er et mindre vannverk i Skamdalselva med inntak på ca. kote 88 som forsyner beboerne i Skamdal med drikkevann. Utbygger har dialog med brukerne av vannverket og partene vil inngå en minnelig avtale rundt saken før evt. anleggsstart. Før utbygging igangsettes kreves dispensasjon fra kommuneplanens arealdel for bygging av anlegget i LNF-1 område. KONKLUSJON Med bakgrunn i den vurdering som ble gjort av Rana kommune forrige gang Skamdal kraftverk var ute på høring (2006), samt en samlet vurdering av de endringer som foreslås i ny søknad, - kan Rana kommune anbefale at ny konsesjon gis for Skamdual kraftverk. Betingelsene fremgår av rådmannens forslag til vedtak som langt på vei er de samme som ved forrige konsesjonshøring dog med noen mindre endringer/justeringer. Side 16 av 28

43 Sak 108/12 TRYKTE VEDLEGG: - Oversendelsesbrev fra NVE det Kartutsnitt over området. - MPR-utvalgssak 0114/06 av Utdrag Miljøfaglig vurdering av småkraftverk i Rana kommune delfelt 12. UTRYKTE VEDLEGG: - Konsesjonssøknad fra Skamdalskraft AS dat. Februar TEKNISK AVDELING, den 31. august 2012 Sverre Å. Selfors konst. teknisk sjef Dag-Arnfinn Nilsen saksbehandler Side 17 av 28

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55 RANA KOMMUNE Sak 109/12 FRITAK FRA VERV - MEDDOMMERE Saksbehandler: Marianne Kibsgaard Arkiv: X42 Arkivsaksnr.: 12/1614 Saksnr.: Utvalg Møtedato 109/12 Formannskapet Rådmannens innstilling: Rådmannen i Rana, Side 18 av 28

56 Sak 109/12 Saksutredning: Mulighet for fritak er regulert av Domstolloven 74; En person kan søke seg fritatt fra valg dersom helsetilstand eller andre særlige grunner tilsier det, eller vedkommende har vært medlem av et utvalg av lagrettemedlemmer eller meddommerer i to perioder tidligere. Avgjørelse om fritak treffes av kommunen. Kommunen, ved Formannskapet, setter skjønnsmessig baserte grenser for fritak. Å bli fritatt bør ikke være kurant. Dette er en borgerplikt som loven pålegger den enkelte, og fritak bør være godt begrunnet. Dersom man eksempelvis har vanskelig for å møte ved en konkret innkalling, så kan det innvilges fritak etter Domstollovens 90. Espen Lillegård har begrunnet søknad om fritak som meddommer med jobb situasjon. Han er eier og nøkkelperson for driften av Fagbygg Rana AS, og han har ansvar for driften ute på byggeplasser. Lillegård skriver at bedriften er liten med få nøkkelpersoner, og bedriften vil få en uforholdsmessig ulempe ved at han er borte. Henvisning til arbeidsbelastning er vanligvis ikke sett som gyldig fravær, heller ikke for så vidt gjelder langvarige saker. Selv om man har et hardt arbeidspress, er det tidligere vurdert at det er greit å møte noen ganger i løpet av perioden som meddommer i retten. Lønnsmottakere vil få dekket tapt arbeidsfortjeneste gjennom de regler om godtgjørelse fastsatt etter Domstolloven. Vurdering: Med bakgrunn i tidligere praksis for perioden anbefaler administrasjonen at Espen Lillegård får avslag på søknad om fritak. Marianne Kibsgaard Servicesjef Støttetjenester Linda Løvaas Leder Sentrale Utrykte vedlegg: - Søknad om fritak fra Espen Lillegård, Side 19 av 28

57 RANA KOMMUNE Sak 110/12 KUNNGJØRING, TILDELING OG SALG AV TOMTER PÅ VIKALEIRA INDUSTRIOMRÅDE. PRIS OG PROSEDYRER. Saksbehandler: Dag-Arnfinn Nilsen Arkiv: L83 Arkivsaksnr.: 12/2013 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Kommunestyret /12 Formannskapet Rådmannens innstilling: De kommunale regulerte tomtene på Vikaleira industriområde kunngjøres ledig for tildeling i november Søknadsfristen settes til 31. januar Tildeling/fordeling av tomtene skjer av administrasjonen i samråd med kommunens næringsetat (Rana Utviklingsselskap AS). Formannskapet er klageinstans. Det er bare søkere med utbyggingsformål som ligger innenfor reguleringsplanens bestemmelser som vil komme i betraktning, og i utgangspunktet kan det ikke søkes på enkelttomter. Med bakgrunn i områdets beliggenhet vil Rana kommune som grunneier/selger i forbindelse med tildelingen sette søkelys på å prioritere og legge til rette for virksomheter som driver med transport og tjenester innenfor spedisjon og logistikk. Følgende prosedyrer legges til grunn: 1. Er det flere søkere enn det er tomter ledige ved 1. gangs utlysing, og det av den grunn er nødvendig med en prioritering av søkere, - avgjøres saken av formannskapet etter innstilling fra administrasjonen. Kommunestyret er klagenemnd i slikt tilfelle. Er det ledige tomter igjen etter at søknadsfristen er gått ut, vurderes disse fortløpende etter samråd med kommunens næringsetat. 2. Tomteprisen fastsettes til kr. 575,-/m2. I tillegg kommer omkostninger i henhold til kommunens gjeldende gebyrregulativ i forbindelse med opprettelse og tinglysing av matrikkelenhet, saksbehandling delingssøknader, tinglysing av skjøte samt dokumentavgift til Staten. 3. Tomtas kjøpesum forfaller til betaling senest 6 mnd. etter at kommunen har kunngjort tomtene byggeklare. Skal arbeidene på tomta igangsettes etter at den er byggeklar, men før 6 mnd. er gått, - må oppgjøret imidlertid være foretatt. 4. Ønskes opsjon eller betalingsutsettelse ut over den opprinnelige betalingsfrist skal først et forskudd på tomtas kjøpesum innbetales til kommunen tilsvarende 10 % av tomtas kjøpesum. Deretter skal det innbetales en månedlig opsjonspremie/rente Side 20 av 28

58 Sak 110/12 tilsvarende en avkastning på 6 % p.a. av den resterende del av kjøpesummen i hele opsjonsperioden/ utsettelsestiden. Opsjonsperioden eller utsettelsestiden skal på forhånd avtales/tidsfastsettes. 5. Misligholdes innbetalingene, eller at kjøpekontrakten blir hevet på grunn av andre forhold, tilbakebetaler Rana kommune det innbetalte forskuddet uten renter. Innbetalt opsjonspremie/renter refunderes ikke. 6. Eiendommen skal bebygges etter forutsetningene i reguleringsplanen innen 1 år etter utstedelse av skjøte. Utsettelse kan gis etter søknad. Hvis byggefristen ikke overholdes plikter kjøper etter kommunens forlangende å overskjøte tomta tilbake til Rana kommune, uten kostnader for kommunen. Rana kommune tilbakebetaler imidlertid kjøpesummen uten renter. 7. Skjøte utstedes ikke fra kommunen sin side før kjøpesummen er innbetalt fullt ut alternativt at bekreftelse på finansiering foreligger. Ubebygde tomter kan ikke selges/overskjøtes videre til andre enn Rana kommune. Rådmannen i Rana, den 17. oktober Side 21 av 28

59 Sak 110/12 Saksutredning BAKGRUNN Denne saken redegjør for prosedyrer og tomtepris hva angår tildeling og salg av de nye tomtene som vil bli klargjort på Vikaleira industriområde. Saken bygger i hovedsak på tidligere gjeldende vedtak og praksis, men med enkelte justeringer blant annet hva angår tomteprisen. Det foreslås videreført at Rana Utviklingsselskap AS (RU) i forbindelse med Vikaleira, så lenge de fortsatt fungerer som kommunens næringsetat, - skal være høringsinstans ved fordeling/tildeling av tomtene i området. Dette i overensstemmelse med k.sak 30/10 av der kommunestyret vedtok at Før salg av næringstomter eller opsjon for kjøp av slik tomt i området gis, skal RU vurdere og avgi uttalelse om søknaden i næringsutviklings- sammenheng Vedtaket ble fattet i sammenheng med oppheving av avtalen mellom kommunen og Mo i Rana Næringspark AS vedrørende forvaltning og utvikling av området på Vikaleira. Eksisterende samarbeidsavtale mellom Rana kommune og RU er av kommunestyret vedtatt brakt til opphør men gjelder inntil videre. GJELDENDE REGULERINGSPLAN Regulerte tomter Gjeldende reguleringsplan med bestemmelser ble vedtatt av kommunestyret Etter klargjøring og ferdigstillelse av infrastrukturen i området vil kommunen ha ca. 75 daa ledige tomtearealer (75000 m2). I tillegg kommer et regulert tilleggsareal til Sjule Holding AS på ca 8,4 daa samt et mindre tillegg til Jernbaneverket på 1,6 daa. Området er i reguleringsplanen vist oppdelt i 14 tomter fra ca. 5 8 daa. Utsnitt av reguleringsplanen følger som trykt bilag til denne sak. Formål Reguleringsformålet er industri som omfatter bygninger og anlegg for tradisjonell vareproduksjon, samt håndverksvirksomhet, verkstedtjenester, servicearbeid, engrosvirksomhet, transportfunksjoner og liknende. For virksomheter innenfor vareproduksjon, håndverk-, service- og verkstedtjenester tillates at deler av bebyggelsen nyttes til butikk/utsalg tilknyttet virksomheten. Det tillates ikke etablert virksomheter som på grunn av støy eller annen forurensing vil være til vesentlig ulempe for omliggende boligstrøk. Rekkefølgekrav Før bebyggelse og anlegg i industriområdet tillates tatt i bruk skal krysset Koksverksgata X Vikaåsen være ombygd i henhold til detaljreguleringsplan. Dette i hht. reguleringsplanens bestemmelser. Før det gis tillatelse til tiltak (også fradeling) i industriområdet skal det være etablert sammenhengende vegetasjonsskjerm langs Moloveien og Koksverksgata. For all bebyggelse Side 22 av 28

60 Sak 110/12 og alle anlegg innenfor planområdet gjelder at brukstillatelse ikke kan gis før uteareal er opparbeidet i henhold til godkjent situasjonsplan for tiltaket. TOMTEPRIS PÅ VIKALEIRA - HISTORIKK Dagens tomtepris på Vikaleira er av kommunestyret fastsatt til kr. 206,-/m2 gjeldende for 2012 etter siste prisregulering gjort i budsjettvedtaket i fjor høst. Dette er ikke en reell pris men kun en framskrivning av akkumulerte utbyggingskostnader til oppfylling og overordnet infrastruktur ettersom ingen tomter i området er byggeklar pga. av manglende intern kommunalteknisk opparbeidelse som følger av lov og reguleringsplan. Ytterligere klargjøring av arealene, ut over slik Vikaleira fremstår i dag, - vil kreve en økning av prisen for å få dekket inn kostnadene. Et historisk tilbakeblikk viser at prisvurdering av kommunens tomter i området Mellomvika første gang ble vedtatt prisfastsatt i 1988 (f.sak 387/88 av ) til kr. 100,-/m2. Utgangspunktet for saken den gang var at tidligere var prisene på kommunale industri- og forretningstomter i Rana varierende alt avhengig av beliggenhet, attraktivitet og opparbeidelseskostnader. Praksis hadde vært at prisen ble fastsatt ved tildelingen av hver enkelt tomt og prisvurderingen ble gjort i forhold til sammenlignbare omsatte tomter. Nå ble det altså fastsatt en gjennomsnittelig forutsigbar pris som skulle gjelde samtlige kommunale industritomter i området Mellomvika - Vikaleira. I 1993 ble tomteprisen justert opp til kr. 115,-/m2 (f.sak 96/93 av ). Økningen ble kun gjort med bakgrunn i prisindeks. Dette var også den prisen som kommunen forlangte for tomtene innenfor feltet IND 7 som var det første området som kommunen klargjorde for salg på Vikaleira på 90-tallet. Siden 1993 har prisen for industritomter i Mellomvika/Vikaleira kun vært gjenstand for årlig prisjustering i henhold til indeks (2,5 % - 3,5 %) ved hver budsjettbehandling frem til i dag hvor denne nå altså er nådd kr. 206, /m2. Til orientering er kontor-/forretningstomtene på Mobekkleira og Moskjæran priset til kr. 672,-/m2 gjeldende for Den store forskjellen i forhold til Vikaleira skyldes at statstilskudd til steinmoloer og oppfylling utgjorde en betydelig større andel av kostnadene på Vikaleira, og at området har betydelig mindre intern infrastruktur i forhold til områdets størrelse enn de to andre feltene. Intern infrastruktur finansieres fullt ut gjennom tomteprisen. LITT OM PRINSIPPENE FOR BEREGNING AV KOMMUNAL TOMTEPRIS Prinsipp Det har vært et gjennomgående prinsippet at kommunen skal sikre å få dekket inn sine faktiske kostnader ved å gjøre et byggefelt byggeklart. Dette gjelder både industri- /næringstomter og boligtomter. Kjøpesummen for ei tomt er ment å skal dekke kommunens utgifter ved forutgående grunnerverv ( råtomt ) herav også kostnadene for erverv av de arealer i utbyggingsområdet som ikke kan omsettes videre slik som veiareal, friarealer etc. I tillegg er innkalkulert i tomteprisen en nærmere spesifisert andel til inndekking av kommunens nødvendige klargjøringskostnader ved å gjøre tomter byggeklare. Dette gjelder utbygging av bl.a. interne Side 23 av 28

61 Sak 110/12 adkomstveier samt anlegg for transport av vann, overvann og avløp. Det kan også være inntatt kostnader slik som asfaltering og gatelys samt nærlekeplasser (boligfelt). På Vikaleira var oppfyllingskostnadene vesentlig. I tillegg må tomtekjøper dekke gebyrer og omkostninger i henhold til kommunens til en hver tid gjeldende gebyrregulativ i forbindelse med opprettelse og tinglysing av matrikkelenhet (tidligere kalt målebrev), saksbehandling delingssøknader, tingslysing av skjøte samt dokumentavgift til Staten. Rana kommune vedtok tidlig et prisberegningssystem for kommunale tomter som innebar en ensartet (gjennomsnittelig) pris på alle kommunale tomter innenfor hver kategori (bolig / næring) uten andre variasjoner enn det prisutviklingen tilsa over år (indeksregulering). Prinsippet var at kommunen kunne gå med underskudd i enkelte områder overskudd i andre. Over tid skulle imidlertid tomteregnskapet gå i balanse. Tomtefondet Prinsippet er og var greit å forholde seg til all den tid kommunen kunne opparbeidet noen «billige» områder som kompensasjon for de kostbare utbyggingsarealene. Utviklingen går imidlertid den vei at den kommunale tomteprisen som er beregnet ut i fra ovennevnte prinsipp stadig er presset. Det går etter hvert lengre tid mellom opparbeidelse av kommunale felt som kan gi et «overskudd». Samtidig er det en utfordring at en del prosjekt ikke uten videre er selvfinansierende i og med at tomter allerede er solgt i de områdene hvor investeringer skal gjennomføres. En del nye ønskede tiltak i dag ble ikke tatt med i opprinnelige kostnadsoverslag. Her kan spesielt nevnes ferdigstillelsen av sjøfronten langs Mobekkleira. Tomtefondet brukes til å finansiere kommunale tomteerverv og klargjøring av tomter for salg. Når tomter selges (boligtomter i felt og næringstomter) så fylles tomtefondet. Når det bygges ut offentlig infrastruktur som skal finansieres av tomtekjøpere, - så tappes fondet. Før den spesifikke utbyggingen foreligger brukes tomtefondet også til finansiering av grunnerverv av tomter/areal til kommunale byggeprosjekt. Når byggeprosjektet iverksettes finansiere også tomta, og tomtefondet tilføres midler igjen. Dette er imidlertid prosesser som tar lang tid. Det tar naturligvis kortere tid å tappe fondet enn å fylle det. Derfor er det viktig at det til en hver tid er midler på fondet til bruk for nye prosjekt i og med at det tar tid å få fylt fondet opp igjen i forbindelse med eiendomssalg. (Et boligfelt tar eksempelvis ¾ år å klargjøre men det tar kanskje 5-10 år å få solgt ut alle tomtene) Ettersom kommunen i flere år nå ikke har klargjort nye tomteområder, og snart har solgt ut alle byggeklare tomter, - er fondet pr. dags dato relativt stort. Ved siste årsskifte utgjorde kommunens tomtefond ca. 33 mill. kr. Eksempler på fremtidig prosjekt som kan finansieres over tomtefondet kan nevnes: Opparbeidelse av denne omtalte interne infrastrukturen på Vikaleira Side 24 av 28

62 Sak 110/12 Utbedring av gate Vikaåsen (for å ivareta rekkefølgebestemmelsene i reguleringsplanen for Vikaleira). Klargjøring av nye boligtomter i felt for eksempel Brennåsen. Opparbeidelse av sjøfronten Mobekkleira Moholmen Moskjæran. PRISFASTSETTING - VIKALEIRA Anbud Vikaleira Dagens pris på Vikaleira på kr. 206,-/m2 er historisk lav. Teorien er at denne altså skal dekke kommunens investeringer tilbake i tid slik området fremstår i dag etter at det er gjort fradrag for statstilskuddene. Kostnaden for den nye interne infrastrukturen for næringsområdet som nå skal klargjøres er ikke klart før senere i høst. Bydrift uttaler at de ikke vil spå utfallet av anbudsrunden. Endelig regnskap vil ikke foreligge før til neste sommer etter at entreprenør har ferdigstilt sitt arbeid. Eksakt kostnad er dermed uavklart. Rundkjøring Trearmet rundkjøring ble for noen år siden kostnadsberegnet til mellom 4 og 5 mill.kr., - noe som alene vil gjøre et påslag på dagens tomteprisen i størrelsesorden kr ,-/m2. Den løsning som MPR-utvalget har vedtatt skal utredes/reguleres vil imidlertid bli betydelig dyrere. Eksakt kostnad er dermed uavklart. Anleggsbidrag I tillegg varsler Helgelandskraft AS (HK) at de nå vil kreve anleggsbidrag i forbindelse med klargjøringen av Vikaleira. Dette har HK ikke praktisert tidligere overfor Rana kommune i tilsvarende feltutbygginger. Nettselskapene kan fastsette et anleggsbidrag for å få dekket inn anleggskostnadene ved nye nettilknytninger eller ved forsterkning av nettet til eksisterende kunder. Bidraget må Rana kommune betale til HK. Rana kommune må i sin tur sørge for å få denne kostnad igjen via tomteprisen. Anleggsbidraget er av HK stipulert til totalt kr ,- for Vikaleira. Dette er et estimert overslag for materiell og utstyr til stømforsyningsanlegg, trafo m.v. Ved ferdigstillelse vil Rana kommune bli fakturert for faktiske utgifter. Eksakt kostnad er dermed uavklart. I tillegg til kravet knyttet til materiell og utstyr må utbygger (kommunen) bekoste grøftearbeider for kabelanlegg. Disse kostnadene inngår i kommunens entreprise for den kommunaltekniske opparbeidelsen. Den nye praksis fra helgelandskraft med å kreve slik anleggsbidrag for feltutbygging i sentrale strøk vil her utgjøre et tillegg i tomteprisen på ca kr. pr. m2 Forslag til ny tomtepris på Vikaleira. Det forutsettes at en stipulert markedsbasert pris på Vikaleira kan være i størrelsesorden kr ,-/m2 vil dette kunne være et prisnivå som etter vår vurdering etter all sannsynlighet gir inndekking for de investeringer som må gjøres for at tomtene skal bli byggeklare. I og med at kommunen nå på et tidligere tidspunkt, før endelige utbyggingskostnader foreligger, - ønsker å markedsføre tomtene på Vikaleira foreslår dermed administrasjonen at prisen fastsettes til kr. 575,-/m2. risen er inklusive kostnader for anleggsbidrag til Helgelandskraft. Side 25 av 28

63 Sak 110/12 En økning av prisen med kr. 369,-/m2 i forhold til i dag vil gi en potensiell inntekt på vel 31 mill. kr forutsatt at alt areal blir solgt. Beløpet gir med stor sikkerhet dekning for både akkumulerte grunnlagsinvesteringer og kostnader som nå vil påløpe for å klargjøre området for bygging. Prisen er kr. 97,-/m2 lavere enn kommunens tomter på Mobekkleira noe som føles naturlig ut i fra feltets beliggenhet og utnyttelse. I forhold til Mobekkleira er nå dessuten anleggsbidrag og rundkjøringssystem utenfor området nye og ekstraordinære kostnader i forhold til hva som tidligere har vært nødvendig å finansiere En pris i denne størrelsesorden vil etter vår mening også kunne gi et større innslag av seriøse interessenter der eget byggeprosjekt er satt i et større fokus rent utnyttelsesmessig. Med det menes at man etter stor sannsynlighet kan unngå aktører med intensjon om å tilegne seg mest mulig billig kommunalt areal som kan resulterer i store tomter med lav utnytting. Vikaleira er tross alt pr. dags dato kommunens siste sentrale tomtereserve for dette utbyggingsformålet. Det kan her nevnes at tomteinndelingen i reguleringsplanen må ses på som veiledende ut i fra de størrelsesbehov vi mener å ha registrert ved etterspørsel. Her må det imidlertid kunne åpnes for at regulerte tomtegrenser må kunne justeres i forhold til de faktiske behov som melder seg. FORSLAG TIL PROSEDYRE VED TILDELING - VIKALEIRA Det foreslås at tildeling/fordeling av tomtene skjer av administrasjonen. I utgangspunktet er forslaget at det ikke kan søkes på enkelttomter. Det må imidlertid kunne åpnes for at søker oppgir spesielle ønsker ut i fra særskilte behov. Her må administrasjonen i sin behandling få gjort en vurdering om det med fordel kan være virksomheter som bør plasseres nært hverandre, - eller langt fra hverandre, - alternativt i nærhet til allerede etablerte foretak (for eksempel. Jernbaneverket/ NSB). Det er imidlertid kun søkere med utbyggingsformål som ligger innenfor reguleringsplanens bestemmelser som vil komme i betraktning. Rana Utviklingsselskap AS som kommunens næringsetat. I forbindelse med omstillingen omkring 1990 og klargjøringen av de første tomtene på Vikaleira, ble det iverksatte rutiner og prosedyrer ovenfor Rana Utviklingsselskap AS (RU) som grunnlag for å tildele tomter. Søkere på tomt måtte redegjøre for RU om sine planer for næringsutvikling, og tomter ble så solgt etter anbefaling fra RU som kommunens næringsetat. Samarbeidsavtalen inngått i 1989 mellom Rana kommune og Rana Utviklingsselskap er som kjent vedtatt skal bringes til opphør. Det foreslås imidlertid å videreføre dette samarbeidet med RU hva tomtetildeling på Vikaleira angår. Dette området er den siste reserven Rana kommune pr. dags dato har hva sentrumsnære industritomter angår. Det føler riktig at RU som den næringslivsaktør de er, - blir med på å kvalitetssikre eventuelle tomtesøknader som måtte komme. Opplegget er også i tråd med kommunestyrets vedtak av i k.sak 30/10 der kommunestyret vedtok at Før salg av næringstomter eller opsjon for kjøp av slik tomt i området gis, skal RU vurdere og avgi uttalelse om søknaden i næringsutviklingssammenheng Det foreslås derfor at RU blir høringsinstans i forbindelse med tildelingene. Søknader skal derimot fremmes til Rana kommune som grunneier. Arbeidsformen mellom kommunen og RU foreslås nærmere avklaret administrativt. Ved utløpet av fristen for 1. gangs utlysing ser vi for oss ett eller flere arbeidsmøte der vi gjennomgår de søknader som måtte foreligge og Side 26 av 28

64 Sak 110/12 eventuelt fordeler søkere på tomtene før tildeling/tilbud sendes ut. Eventuelle ledige tomter i ettertid tildeles fortløpende etter at RU er tilsvarende hørt i næringsutviklingssammenheng. RU har i mail av uttalt følgende: Som næringsetat er vi opptatt av at det legges til rette for at virksomheter som driver med transport og tjenester innenfor spedisjon og logistikk kan plasseres og tildeles tomter i et engere område gjerne opp mot frilastsområdet, men også generelt innenfor reguleringsområdet. Vikaleira er, og vil være, det sterkeste logistikknutepunktet vi har i grensesnittet mellom bil/båt og bane. Havnene i nærområdet vil ytterligere rustes opp og forsterke denne funksjonen, med de muligheter som det gir for å trekke næringsaktører til Mo i Rana. Rana Utviklingsselskap mener derfor området må ses i et strategisk og langsiktig perspektiv mht hvilke typer virksomheter som tildeles kjøp av tomter innenfor reguleringsområdet. Dette oppfatter vi vil ivaretas av prosedyren gjennom at alle salg skal ses og vurderes i en næringsutviklingssammenheng. I rådmannens innstilling er dette fulgt opp ved at Rana kommune som grunneier/selger vil sette søkelys på å prioritere og legge til rette for virksomheter som driver med transport og tjenester innenfor spedisjon og logistikk. TILDELINGSKRITERIER Det foreslås lagt opp til samme generelle prinsipp som formannskapet vedtok den i sak 59/01 hva angår tildeling og salg av kommunale næringstomter. Den tildelte tomta sin kjøpesum forfaller til betaling senest 6 mnd. etter tildeling. I dette tilfellet blir det 6 mnd. etter at kommunen har kunngjort tomtene byggeklare. I anbudsbeskrivelsen for opparbeidelsen av Vikaleira som for tiden er ute, er det beskrevet en klargjøring ca. uke 28 i Tidspunktet for når en rundkjøring er ferdigstilt er pr. dags dato uavklart. Skal arbeidene på tomta igangsettes etter at den er byggeklar, men før 6 mnd er gått, - må oppgjøret imidlertid være foretatt. De som får tildelt tomt vil bli nærmere orientert om dato for klargjøringen etter hvert som dette blir nærmere avklart. Ønskes opsjon eller betalingsutsettelse ut over de første 6 vederlagsfrie månedene skal først et forskudd på tomtas kjøpesum innbetales til kommunen tilsvarende 10 % av tomtas kjøpesum. Deretter skal det innbetales en månedlig opsjonspremie/rente tilsvarende en avkastning på 6 % p.a. av den resterende del av kjøpesummen i hele opsjonsperioden/utsettelsestiden. Opsjonsperioden eller utsettelsestiden skal på forhånd avtales/tidsfastsettes. Misligholdes innbetalingene, eller at kjøpekontrakten blir hevet på grunn av andre forhold, Side 27 av 28

65 Sak 110/12 tilbakebetaler Rana kommune det innbetalte forskuddet uten renter. Innbetalt opsjonspremie/renter refunderes ikke. Eiendommen skal bebygges (godkjent tiltak skal være påbegynt) etter forutsetningene i reguleringsplanen innen 1 år etter utstedelse av skjøte. Utsettelse kan gis etter søknad. Hvis byggefristen ikke overholdes plikter kjøper etter kommunens forlangende å overskjøte tomta tilbake til Rana kommune, uten kostnader for kommunen. Rana kommune tilbakebetaler imidlertid kjøpesummen uten renter. Skjøte utstedes ikke før oppgjøret er foretatt eventuelt at skriftlig bekreftelse på finansiering foreligger. Ubebygde tomter kan ikke selges/overskjøtes videre til andre enn Rana kommune. Det vil i tillegg bli tatt inn som heftelse på tomtene i kjøpekontrakt og skjøte at det innregulerte beplantningsbeltet langs offentlig gate som kommunen etablerer som en del av klargjøringen skal den enkelte tomteeier vedlikeholde selv på lik linje med øvrige uteareal på tomta. Om så foreta nyplanting som sikrer at vegetasjonsskjermen mot gata opprettholder den tiltenkte kvalitet. Trykt vedlegg: - Gjeldende reguleringsplan for Vikaleira TEKNISK AVDELING den 17. oktober 2012 Sverre Å. Selfors konst. teknisk sjef Dag-Arnfinn Nilsen saksbehandler Side 28 av 28

66 Y Y Y Y Y Y Y TEGNFORKLARING Y LINJESYMBOLER, FORMÅL OG HENSYNSONER i henhold til PBL 12-5 nr 1-6 og Y Reguleringsplan PBL 2008 I Industri o_go Godsterminal NE Energianlegg o_pu Øvrige kommunaltekniske anlegg (pumpestasjon) (navn) o_ V og f_fv Kjøreveg o_gs Gang/sykkelveg o_je Trase for jernbane VS Vegetasjonsskjerm X Felles for reguleringsplan PBL 1985 og 2008 X Planens begrensning Formålsgrense Regulert tomtegrense Eiendomsgrense som skal oppheves Byggegrense Byggelinje Regulert senterlinje Frisiktslinje Avkjørsel FORSLAGSTILLER: UTARBEIDET AV: GJENNOMFØRINGSFRIST: DETALJREGULERING FOR: VIKALEIRA PLANID 2126 SAKSBEHANDLING IFLG. PLAN- OG BYGNINGSLOVEN SAKSNR DATO X X Kunngjøring av oppstart av planarbeidet 1. gangs behandling i PR-utvalget Offentlig ettersyn 2. gangs behandling i PR-utvalget Offentlig ettersyn 3. gangs behandling i PR-utvalget Kommunestyrets vedtak: Ekvidistanse: Målestokk: 0 75/11 23/12 35/ Basiskart: N1 Høydegrunnlag: NN 1954 Koordinatsystem: UTM sone 33/Euref89 1,0 m m SAKSBEHANDLER: Plankontoret, Roy Laberg Reguleringsplan med tilhørende bestemmelser ble vedtatt av Rana kommunestyre Sverre Å. Selfors, teknisk sjef DATO mottatt: SIST REVIDERT: X X X X X X X X Y Y Y Y Y Y Y Y Y