SAMEIET ILSETRA LEILIGHETER

Transkript

1 REFERAT FRA ÅRSMØTE FREDAG DEN 26. FEBRUAR 2016 kl på ILSETRA HOTEL DAGSORDEN: 1. VELKOMMEN V/STYRELEDER Styreleder Geir Sandvik åpnet møtet og ønsket velkommen til årsmøtet. 2. DELTAKELSE Antall sameiere representert: 17 tilstede samt 3 med fullmakter. 3. GODKJENNELSE AV INNKALLINGEN Innkallingen ble godkjent uten kommentarer. 4. VALG AV MØTELEDER Styreleder ble valgt til å lede møtet. 5. VALG AV REFERENT OG 1 PERSON TIL Å BEKREFTE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDER Referent: Knut Collett Mellbye bygg A Bekreftende med signatur: Sjur Talstad - bygg A 6. VIRKSOMHETEN I 2015 a) Styrets virksomhet Styret har hatt 3 møter siden siste årsmøte. I tillegg har styret hatt en betydelig saksbehandling gjennom mailutveksling og pr. telefonkontakt. b) Kollektiv avtale for digital-tv og bredbånd På årsmøtet 2015 ble et tilbud om installasjon av internett og digital-tv fra Eidsiva Bredbånd/Get basert på en kollektiv avtale diskutert. Tilbudet forutsatte inngåelse av en avtale om å få levert TV og nett til sameiet kollektivt. Dette ga bedre kvalitet og priser enn om hver enkelt tegnet et privatabonnement. Tilbudet forutsatte videre at samtlige sameiere er en del av avtalen og at kostnaden faktureres gjennom sameiet. Det er tre års bindingstid for avtalen. Selve installasjonen er gratis for sameierne. Med en slik kollektiv avtale må felleskostnadene oppjusteres med et tilsvarende beløp. Referat fra årsmøte i Sameiet Ilsetra Leiligheter 26. februar

2 Forslaget ble sluttforhandlet og installasjonen fant sted før jul Fra tidlig 2016 er felleskostnadene justert justert med kr /mnd og fra 1. april 2016 vil kostnaden være kr /mnd i overensstemmelse med vedtaket. Prisen inkluderer nett på 25 Mbps første året og deretter 10 Mbps de neste to årene. Prisen inkluderer også GET Digital grunnpakke fritid som gir flere kanaler enn de fleste har hatt fram til nå. Vi får et fibermatet nett. Det blir i hver leilighet installert multimediakontakt, modem, trådløst ruter og GET Micro boks uten kostnad. Orientering ble tatt til etterretning. Det ble presisert at hastighet er 35 Mbps første året. c) Lading av el-biler Årsmøtet 2015 ga styret fullmakt å klargjøre garasjene for el-billadning. Dette innebærer at ladeanlegg som etableres på den enkelte sameiers parkeringsplass, blir direkte knyttet til hans egen strømmåler, og således ikke vil belaste fellesskapets anlegg. Det er deretter opp til den enkelte å installere stikkontakt som passer hans behov. Etter noen forsinkelser i installasjonen er nå alle garasjene ferdig forberedt til lading. Sameiere som ønsker å installere stikk for lading, bes ta direkte kontakt med El-Installasjon i Lillehammer. Sameiere som har benyttet fellesanlegget for lading av el-biler før deres eget stikk ble montert, bes om frivillig å innbetale kr 150 pr. lading til sameiets konto, som kompensasjon; i overensstemmelse med beslutning på sameiermøtet Som det fremgår av ordensreglene er det ikke lenger tillatt å lade el-biler fra fellesanlegget, etter at alle garasjene nå er klargjort for installasjon av private ladestasjoner. Orientering ble tatt til etterretning d) Avtale med Øyer Invest AS / Hafjelltoppen Appartement AS. Forholdet til GLØR Styret forhandlet i 2014 en omfattende avtale med Buchardt. Avtalen er formelt på plass og gjelder for fullt. Imidlertid er det en del formelle forhold rundt avtalen som er krevende å få på plass. Dette gjelder i hovedsak tinglysning av de avtalte rettigheter, i begge parters favør. Styret har løpende holdt trykk på denne saken. Status er i øyeblikket rapportert som følger (rapport mottatt fra Øyer Invest): Det har som du skjønner ut i fra tidsløpet vist seg å være litt mer komplisert og tidkrevende å få tinglyst denne avtalen enn først antatt. Vi kommer i mål med dette, men jeg er avhengig av at Statskog først kommer i mål med både oppmåling og utskillelse av friområdet som ikke skal bebygges (del av F2b) med et eget festenummer. Deretter skal det utarbeides egen festeavtale for dette området. Statskog opplyste før jul at dette måtte utsettes til nyåret grunnet stor Referat fra årsmøte i Sameiet Ilsetra Leiligheter 26. februar

3 arbeidsbelastning. Vi legger trykk på Statskog nå for at dette kommer på plass så snart som mulig. Tinglysning av de ulike avtalene vil deretter skje suksessivt. I tillegg har Anders jobbet videre med nytt renovasjonspunkt. Dagens søppelcontainere skal som kjent erstattes med brønner som graves ned. Dette er det GLØR som må forestå og vi har jevnt og trutt forsøkt å få de til å prioritere Ilsetra. Etter stor tålmodighet med GLØR var endelig alt klart i høst og brønnene ble levert. Som du sikkert er kjent med er det i reguleringsplanen angitt plassering for renovasjon. Hafjell Maskin som skulle grave ned brønnene avdekket imidlertid at det går vann- og avløpsledninger tvers gjennom renovasjonspunktet. Frustrerende nok må vi dermed identifisere et nytt sted hvor brønnene kan plasseres. Ingen ønsker å få disse plassert for nært og vi har foreløpig ikke klart å finne en egnet plassering. Dersom dere har gode forslag og evt areal å avsette så er vi takknemlige for forslag. Vi holder trykket oppe mot Statskog, og skal forsøke å få mest mulig på plass (eller i prosess mot kartverket) før deres årsmøte. Orientering ble tatt til etterretning. Det ble fra årsmøtet godkjent at styret kan spille inn dagens plassering av containere som forslag til plassering av nytt renovasjonspunkt. Dog slik at de nye brønnene trekkes noe tilbake fra veien mot øst. e) Utbygging på det nye hyttefeltet vest for vår tomt Foreløpig er det bebygget to hytter på dette feltet. Bygget på tomten nærmest vårt bygg D var i avtalene begrenset i høyden og hytten er nå i overensstemmelse med avtalen. Den andre tomten som er under bebyggelse er underlagt områdets reguleringsplan. Styret er av den oppfatning at kommunen her har tolket reguleringsplanen på en tvilsom måte og at bygget er unødvendig dominerende. Styret har protestert til kommunen og forventer tilbakemelding på den kommunale behandlingen i løpet av de nærmeste ukene. Orientering ble tatt til etterretning 7. GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Regnskapet for 2015 omfatter enkelte spesielle poster som beskrives nedenfor. Bokført resultat viser et underskudd på kr Etter et 2014 preget av ekstraordinære poster, gikk sameiet inn i regnskapsåret 2015 med et budsjett som forutsatte en ekstraordinær inntekt på kr for veirett til to usolgte hyttetomter (fant ikke sted i 2015), få spesifikke vedlikeholdsprosjekter, men et budsjett på kr til vedlikehold og vaktmestertjenester. Årsmøtet diskuterte og vedtok a) opplegg for lading av el-biler med separate kontakter og sameierspesifikk avregning, b) belysning foran garasjedørene og c) en kollektiv avtale for TV/Internett (denne siste hadde ingen konsekvens for regnskapet for 2015). I løpet av våren ble det registrerte et antall skader på bygningsmassen som ble reparert etter beste evne for å begrense ytterligere skade. Referat fra årsmøte i Sameiet Ilsetra Leiligheter 26. februar

4 Fuktskader ble utbedret for totalt kr De to elektroarbeidene kostet som forventet kr Total oversteg kostnadene til drift og vedlikehold av bygningsmassen budsjettet med ca. kr Det var en diskusjon rundt innkreving av felleskostnader til sameiet og fordelingen av disse. Det ble fra sameiedeltagerne Berit Kjeldsberg og Pål Engebretsen fremmet følgende forslag til vedtak ; Sameierne Kjelsberg og Engebretsen mener at det av styret fremlagte forslag til vedtak om å godkjenne regnskap ikke kan besluttes. De kostandsfordelingsprinsipper som ligger til grunn i styrets forslag til regnskap for 2015 strider etter vår oppfatning mot både sameiets egne vedtekter i tillegg til at vi mener det strider mot Lov om eierseksjoner 23. Konsekvensen av å slutte seg til styrets forslag mener vi i realiteten er en vedtektsendring av sameiets vedtekter pkt 6 Fordeling av felleskostnader.. Et slik vedtak krever enstemmighet og er heller ikke fremlagt for årsmøtet. Som følge av forannevnte foreslår Kjeldsberg/Engebretsen at det nedsettes en hurtigarbeidende gruppe til å gjennomgå regnskapets kostander og kostnadsfordelingsprinsipper for 2015 i lys av sameiets gjeldende vedtekter og Lov om eierseksjoner 23, og evt. foreslå endringer av fordelingsprinsippene og av sameiets vedtekter pkt. 6. Gruppens arbeid og konklusjoner forelegges et ekstraordinært årsmøte for beslutning så snart som mulig Gruppen foreslås sammensatt av 4 personer/sameiere. 2 sameierne med leiligheter mindre enn gjennomsnittet (173/6770) og to med leiligheter større enn gjennomsnittet. Med en slik sammensetning vi evt motstridende interesser bli balansert i gruppens arbeid. Ved avstemming ble årsregnskapet godkjent mot en stemme. Forslag fra Sameierne Kjelsberg og Engebretsen således ikke besluttet. 8. BUDSJETT FOR 2016 Det forventes ingen ekstraordinære utgifter eller inntekter i 2016, men budsjettet inneholder 3 elementer som krever kommentar: TV/Internett budsjettkostnad kr Den kollektive avtalen med Eidsiva gir sameierne bedre kvalitet til en lavere pris. Etter oppstart belastes kr /mnd. Vedlikehold budsjett kr Siste års erfaring tilsier et fremtidig vedlikeholdsbehov på kr årlig. Hittil har vi ikke registrert så høye årlige kostnader over tid, men etterhvert som byggene eldes vil behovet øke. Dette krever en streng vurdering av nye engasjementer på bygningssiden og her må skademinimering stå i høysetet. Den langsiktige vedlikeholdsplan setter rammen for vedlikeholdsbehovet. Den vil hvert år nøye bli gjennomgått og de mest kritiske sakene prioritert. I tillegg får vi pålegg fra myndighetene om utbedringer. Referat fra årsmøte i Sameiet Ilsetra Leiligheter 26. februar

5 Sameieravgift budsjett kr Sameieravgift skal dekke kostnadene og sikre opprettholdelse av sameiets egenkapital. Den foreslåtte økningen er på 30% i budsjettet, fra kr kr til , omtrent på det nivået sameieravgiften lå på i Fordi 1. kvartal allerede er avregnet vil økning som inkluderes i regningen fra og med 1. april bli noe høyere. Budsjett og vedlikeholdsplan ble gjennomgått i møtet, og budsjettet ble enstemmig vedtatt. Det ble også enstemmig vedtatt at kostnaden med TV/internett ikke er å oppfatte som en ordinær og varig del av felleskostnadene og derfor bør fordeles med lik kostnad pr seksjon og innkreves i tillegg til felleskostnadene for perioden Det ble dog tatt forbehold om at dette vedtak kan reverseres dersom det er i strid med Sameiets vedtekter og / eller Lov om eierseksjoner Som en forlengelse av diskusjonen rundt forslag fra sameiedeltagerne Berit Kjeldsberg og Pål Engebretsen under punkt 7 anbefalte årsmøtet at styret nedsetter en komite til å vurdere hvorvidt det er aktuelt å endre kostnadsfordelingsprinsippene ved innkreving av felleskostnader, i lys av sameiets gjeldende vedtekter, tidligere vedtak i sameiet og Lov om eierseksjoner 23. Komiteen skal eventuelt foreslå endringer av fordelingsprinsippene og av sameiets vedtekter pkt 6. Komiteen arbeid og konklusjoner forelegges årsmøte 2017 for beslutning. Komiteen bør bestå av representanter for forskjellige typer leiligheter. 9. ANSVARSFRIHET FOR STYRET Sameiets forsikringer omfatter ikke styreansvarsforsikring. Det foreslås derfor i likhet med tidligere år å vedta ansvarsfrihet for styret. Ansvarsfrihet for styret ble vedtatt 10. VALG Valg av styre: Følgende styre ble valgt REP Navn Valgt Valgt til Forslag sist Bygg A: Jo Langmoen Ikke på valg Bygg B: Eskild Larsen Ikke på valg Bygg C: Knut Ivar Torgersrud Nytt styremedlem Bygg D: Erik Helli Ikke på valg Bygg E: Mona Nydal Nytt styremedlem Valg av styreleder: Eskild Larsen ble enstemmig valgt til ny styreleder. Valg av revisor. BDO ble gjenvalgt. Referat fra årsmøte i Sameiet Ilsetra Leiligheter 26. februar

6