ASTA 5 BRUKERHÅNDBOK. Brukerhåndbok til Asta 5.4. Brukerhåndbok versjon 5.4. Mai 2015

Transkript

1 ASTA 5 BRUKERHÅNDBOK Brukerhåndbok til Asta 5.4 Brukerhåndbok versjon 5.4 Mai 2015 Utskrift:

2 ASTA 5 BRUKERHÅNDBOK INTRODUKSJON Objekter Relasjoner Modulene HOVEDBILDET Strukturtreet Objektlisten Visningsruten Menylinjen i hovedbildet Verktøylinjen i hovedbildet ENKEL REGISTRERING Registrere nytt arkiv Gjøre ny registrering i eksisterende arkiv ARKIVENHETER Arkivstruktur Registrere arkivenheter Opprette arkiv Opprette serier Registrere stykker Registrere mapper eller dokumenter Opprette mapper under serie Hvordan knytte mapper til lagringsenheter Nummerering av lagringsenheter Registrering av foto, kart, tegninger, film og lyd Registreringsbildet for arkivenheter

3 Arkivenhetsfanen Knytte til aktør Registrere bestandsenheter Opprette ny bestandsenhet Endre bestandsenhet MALARKIV KLAUSULER/RESTRIKSJONER Restriksjonsregimet i Asta og nyere utgaver Å sette restriksjoner på ett arkiv Opprette en restriksjon Knytte relasjon til allerede eksisterende klausul Endre restriksjonsvurdering Slette restriksjonsvurdering Oppheve restriksjon Klausulliste REGISTRERING AV ELEKTRONISKE ARKIVENHETER Knytte til filer Opprette ny filtilknytning Lenker UTSKRIFTER Hvordan skrive ut rapporter Skriv ut Arkivliste Skriv ut etiketter Endre på etiketter Administrativ rapport Skrive ut administrativrapport

4 FLYTTING, RENUMMERERING OG INKORPORERING Flytte Renummerere stykker, mapper og dokumenter Renummerere serier Renummerere lagringsenheter Endre identifikator Renummerere arkiv med lagringsenheter nummerert innen arkiv Innkorporere KVALITETSKONTROLL AKTØRER Registrere aktør Samfunnsplassering: Adresse/Topografi: Alternative navn: Aktører: Arkivenheter: Aksesjoner/Tilvekster: Filer: Opprette ny filtilknytning Lenker: Annet: Opprette aktørhierarki SØK Enkelt søk Trunkeringstegn og andre søkefunksjoner Avansert søk

5 Velge søketype Definere søkekriterier Søking i tekstfelter Søking i kategorifelter Søking i datofelter Utføre søket Endre eller slette søkekriterier Lagre søkekriterier MAGASINSTYRING Depotstruktur Opprette nytt magasin Legge til nye reoler i magasinet Legge til nye fag i reolen Legge til nye hyller i faget Endre magasinets egenskaper Slette hylle Slette fag Slette reol Standard/default hylleplassering Bestandsenheter Registrering av bestandsenheter i arkiv Registrering av bestandsenheter for aksesjon/plassering av aksesjon Flytte lagringsenheter Utskrifter fra magasin Reolskilt Bestandsoversikt

6 AKSESJON OG TILVEKST Opprette aksesjon Opprette tilvekst BESTILLING Knytte digitalisert element til en bestilling PUBLISERING Betingelser for publisering Begrenset publisering Oppdater publiseringen med nye digitale filer Å tilbakekalle publiserte arkiv EKSPORT OG IMPORT Eksportere arkiv Eksport av arkivenheter i Asta 5.2 og nyere versjoner Gammel eksport Import: Import av arkiver i Asta 5.2 og nyere versjoner Gammel import Eksport og import av arkiver med digitaliserte elementer MASSEDIGITALISERING Trinn 1: Kjør eksport Trinn 2: Knytt filer til mappene Trinn 3: Importer digitale elementer til arkivet Trinn 4: Masseprosessering av filer MASSEREGISTRERING KOBLINGSPROTOKOLLEN Fra XML (Asta) til Excel skritt for skritt

7 Opprett metadatasett Fra Excel til XML (Asta) XMP-stempling BRUKERADMINISTRASJON Ny brukeradministrasjonsmodul i Asta Brukere Opprette ny bruker (obligatoriske felter er merket med * i programmet) Brukergrupper Opprette ny brukergruppe Objekttilganger Opprette objekttilgang Tilgangskoder Opprette nye tilgangskoder/knytte tilgangskode til bruker Depotinstitusjoner Endre informasjon om depotinstitusjonen/knytte til nytt depot Depot Opprette nytt depot Akkumulatorer Opprette ny akkumulator/endre akkumulator Knytte akkumulatorer til avdeling Avdelinger Opprette ny avdeling Bestillingsinnstillinger Legge til bestillingsinnstilling Koble sammen bestillingsinnstillinger og depotinstitusjontilbud KOMME I GANG

8 BRUKSANVISNING FOR FØRSTE GANGS BRUK OFTE STILTE SPØRSMÅL (OSS/FAQ) Hvorfor får jeg opp arkivenhetstype dokument når jeg vil ha liste? Hvor finner jeg arkivets historikk? Hvilke arkivenheter er det lov å ha under hverandre? Jeg klarer ikke å opprette tilvekst fra tilvekst-fanen i Registreringsbildet for arkiv Hva er forskjellen på en total og uspesifisert restriksjon? Jeg er ikke fornøyd med hvordan etikettene ser ut. Kan jeg gjøre noe med det? Jeg får ikke lov til å lagre etter at jeg har flyttet Jeg får ikke lov til å opprette arkiv, men pleide å få lov til det. Hva har skjedd? Jeg får ikke lov til å opprette arkiv, aktører og/eller aksesjoner, men skulle hatt rettigheter til det Jeg vil plassere en bestandsenhet, men får melding om at det ikke er plass Jeg har kjørt et Excel ark gjennom koblingsprotokollen, og forsøker nå å importere resultatfilen i Asta basen min men får feilmelding ORDLISTE Akkumulator Aksesjon Aktør Angre Arkiv Arkivdel Arkivenhet Arkivkode Arkivnøkkel

9 Arkivportalen Arkivskaper Avdeling Avdelingsansvar Avlevering Bestandsenhet Bestilling Bestillingsapplikasjonen Bestillingslinje Brukere Brukergrupper Databasemenyen Deponering Depot Depotinstitusjon Depotstatus Dokument Eksternt arkiv Enkeltarkiv Foto Fotoserie Godkjent Hjelpmenyen Hovedbildet Id (Identifikator) Kart

10 Kartserie Klausul Klausulkategorier Koblingsprotokoll Lagre Lagringsenhet Liste og Listeserie Malarkiv Massedigitalisering Masseregistrering Menylinjen Ny-knappen Objektlisten Objektmenyen Objekttilgang Produksjonskatalog Produsert Programmoduler Programmodultilknytning Proveniens Publisering Registreringsbildet Restriksjon Restriksjonskategorier Sak (1) Sak (2)

11 Serie Standard/default hylleplassering Statuslogg Sti Strukturtreet Tilgangskode Tilvekst URN Utskriftmenyen Verktøylinjen i hovedbildet Verktøylinjen i registreringsbildet Verktøymenyen Vis-menyen Visningsruten VERSJONSDOKUMENTASJON ASTA ASTA ASTA ASTA ASTA ASTA ASTA ASTA OPPDATERINGER AV BRUKERHÅNDBOKA BRUKERDOK TIL ARKIVPORTALEN INNLEDNING ARBEIDSFLYTSEKSEMPLER

12 BEHANDLE BESTILLING AV DIGITALISERING FRA WEB Søke frem bestilling: Bestillingsliste Bestillingslinje detaljer Rekvirere Produksjon Godkjenning Prising Retur Faktura Godkjenne bestilling BEHANDLE BESTILLING FOR UTLÅN PÅ LESESAL Opprette ny bestilling Finne frem til bestillingen Ny bestillingslinje Fremhenting Utlån Retur Betaling BILDER I SYSTEMET GENERELT BESTILLINGSLISTE HOVEDVINDU Bildedokumentasjon Beskrivelse av felter/kommandoer innenfor Utvalg Beskrivelse av kommandoer innenfor Sortering Beskrivelse av felter/kommandoer i Bestillingslisten

13 Beskrivelse av liste med predefinerte utvalgvalg av bestillingslister (Menyvalg) BESTILLING Bildedokumentasjon Beskrivelse av felter/kommandoer innenfor Bestilling TabelLkort BESTILLINGSLINJE Bildedokumentasjon Beskrivelse av felter/kommandoer innenfor BestillingSlinje Tabellkort Tabkort Arkivenhet Tabkort Digitalisert Tabkort Prisdata Tabkort Avslag/avbestille Tabkort Produksjon Tabkort Godkjenning Tabkort Statuslogg ANDRE HJELPEVINDUER Arkivbruker Utskift Meldinger Melding på bestillingslinje Melding fra web Melding fra arkivar Melding til depotinstitusjon PUBLISERINGSAPPLIKASJONEN

14 Bakgrunn Skjermbildet Et typisk scenario

15 ASTA 5 BRUKERHÅNDBOK INTRODUKSJON Denne brukerhåndboka tar for seg hvordan man bruker Asta 5 Den forklarer trinn for trinn hvordan man bruker programmet, men den forutsetter litt arkivfaglig kunnskap om hvorfor og hvordan man registrerer. I tillegg er det derfor laget en arkivfaglig veiledning som forklarer hvordan og hvorfor man registrerer. Asta 5 er et arkivregistreringssystem for historiske eller avsluttede arkiv. Den skiller seg derfor fra andre journalsystemer eller dokumentflytsystemer. Asta ble opprinnelig laget for å kunne registrere papirarkiv men er nå også tilpasset registrering av elektroniske arkiv. Systemet er tilpasset både store og små arkiv og arkivinstitusjoner og arkivmateriell fra statlige, kommunale og private arkivskapere. Programmet blir utviklet av Stiftelsen Asta som er eid av LLP (Landslaget for Lokal- og privatarkiv) og Riksarkivaren. OBJEKTER Programmet består av ulike objekter som er knyttet sammen ved ulike relasjoner. De mest sentrale objektene er arkivenhetene. Arkivenhet finnes på flere nivåer; for eksempel arkiv, serie, stykke, mappe og dokument. Blant Aktør-objektene er arkivskaper den viktigste. 15

16 Aksesjon Tilvekst Lagringsenhet Arkivenhet Aktør Hylle Klausul RELASJONER Mellom objektene kan man knytte relasjoner. Mellom arkiv og aktør er det for eksempel mulig å sette relasjonen er skapt av slik at aktøren blir arkivskaper og det opprettes da den motsatte relasjonen har skapt fra aktør til arkiv. Når man oppretter en aksesjon knyttes det automatisk en relasjon til aktøren som har avlevert og på samme måte knyttes det automatisk en relasjon til aksesjonen og til arkivet når en tilvekst blir opprettet. Relasjon til lagringsenhet er nødvendig for å lagre et stykke, men kan også knyttes til mapper eller dokumenter som registreres direkte under serier. Lagringsenhetene har alltid en relasjon til den hyllen de står på. Klausuler er objekter som eksisterer innen for arkiv og så knyttes til de ulike arkivenhetene med relasjoner. MODULENE Det er fire hovedmoduler og brukeradministrasjon. De fire modulene har likt brukergrensesnitt slik at man skal kunne kjenne seg igjen. Brukeradministrasjonen er imidlertid laget i et annet grensesnitt. I Asta 5.4 er det kommet en helt ny brukeradministrasjon som er koblingsbasert. Med Asta 5.1 kom i tillegg bestillings- og publiseringsmodulen som forholder seg til henholdsvis arkivmodulen og arkiv- og aktørmodulen. Det finnes en søkefunksjon knyttet til arkiv-, aktør- og aksesjonsmodulen. Import og eksport er knyttet til arkiv- og aktørmodulen. Utskriftsmulighet er knyttet til alle fire moduler; arkiv, aktør, aksesjon og magasin. Koblingsprotokollen er ny med versjon 5.2. Denne gjør det mulig å opprette koblinger mellom registreringer gjort i for eksempel Excel og legge disse inn i Asta 5. 16

17 Brukeradministrasjon Arkiv Aktør Aksesjon Magasin Asta5 modulene med tilleggsmoduler/funksjoner: Bestilling Import og eksport ekseksportekspor t Brukeradministrasjon Arkiv Aktør Aksesjon Magasin Publisering Søk Utskrift 17

18 HOVEDBILDET Hovedbildet er tredelt og består av et strukturtre, en objektliste og en visningsrute, med verktøylinje øverst. Det er likt uansett hvilken modul du befinner deg i. STRUKTURTREET Strukturtreet befinner seg til venstre i hovedbildet. Strukturtreet viser de objektene man har søkt frem i enkelt søk med underliggende enheter og gir således et oversiktsbilde. Strukturtreet kan ekspanderes ved å klikke på enhetene. Det at det står et +-tegn foran enheten betyr at det finnes underliggende enheter som kan vises. Du kan åpne redigeringsbildet, opprette underliggende og slette enheter ved å høyreklikke på dem i strukturtreet. Underliggende til det som er markert i strukturtreet vises i objektlisten. 18

19 OBJEKTLISTEN Objektlisten befinner seg øverst til høyre i hovedbildet. Objektlisten viser underliggende til det som er markert i strukturtreet, eller søkelisten du har søkt frem i avansert søk. Den er den aktive delen av hovedbildet, og knappene på verktøylinjen forholder seg til objektlisten. Også menylinjen forholder seg til objektlisten. Du kan høyreklikke i objektlisten for å redigere eller opprette nye enheter. Flyttefunksjonen åpnes også ved å høyreklikke i objektlisten og består av en øvre og en nedre objektliste. VISNINGSRUTEN Visningsruten befinner seg nederst til høyre i hovedbildet. Visningsruten viser generell informasjon om objektet som markeres i strukturtreet eller objektlisten. Den er ikke aktiv, men viser informasjonen som er blitt registrert om objektet. MENYLINJEN I HOVEDBILDET Menylinjen befinner seg helt øverst i hovedbildet, over verktøyknappene. Menylinjen har seks menyer; Objekt, Eksport/Import, Verktøy, Utskrift, Vis og Hjelp. VERKTØYLINJEN I HOVEDBILDET Verktøylinjen befinner seg øverst i hovedbildet, under menylinjen, og har seks knapper; Ny, Ny kopi, Rediger, Slett, Søk og Hjelp. Verktøylinjen forholder seg til det som er markert i strukturtreet. 19

20 ENKEL REGISTRERING Dette er en enkel instruks for å begynne registreringen. Du har logget på og står i hovedbildet og har to muligheter for å begynne registreringen. 1. For å opprette en et nytt arkiv, høyreklikk på depotinstitusjonen i strukturtreet og velg Nytt arkiv. 2. For å gjøre nye registreringer i et eksisterende arkiv, søk frem arkivet ved å skrive inn navn i Navnefeltet eller identifikator i Idfeltet. Arkivet kommer frem i strukturtreet, og hvis du klikker på arkivet åpner det seg slik at du får se underliggende serier og arkivdeler. REGISTRERE NYTT ARKIV 20

21 1. Når du har valgt Nytt arkiv, åpner registreringsbildet for arkivenheter seg på arkivnivå. 2. Arkivet har automatisk fått tildelt neste ledige identifikator, men ønskes en annen identifikator kan den forandres. Alle arkiv i basen må ha sin egen unike identifikator. 3. Hvis du ønsker at lagringsenhetene skal være nummerert innen arkiv isteden for nummerert innen serie (som er vanlig standard), må du endre dette før arkivet lagres første gang. Dette gjøres i Annet-fanen. 4. Skriv in navn i Navnefeltet. 5. Legg så inn opplysninger om år i periode feltene og informasjon om arkivmaterialet i innholdsfeltet. Denne informasjonen kan også legges til eller endres senere, når hele arkivet er ordnet og man har full oversikt over innhold og ytterår. Det er til enhver tid mulig å gå inn og redigere tidligere opprettede arkivenheter og andre objekter, da selvsagt med mindre arkivet har blitt låst. 6. Lagre. 7. For å opprette en serie velg Ny underliggende-knappen (Opprett barn av)eller klikk Ctrl + U. 8. Registreringsbildet for arkivenheter er nå oppe i serie nivå og du må velge id og navn. Dette gjøres ved å skrive inn en bokstav fra allment arkivskjema i idfeltet og klikke Enter, eller ved å velge fra allment arkivskjema som kan åpnes ved å kikke på knappen ved siden av Navnefeltet. 21

22 9. Lagre. 10. Lag underserie ved å velge Ny underliggende. 11. Registreringsbildet er det samme, men du skal nå lage en underserie. Fastsett en id. Den første bokstaven i identifikatoren for en underserie er alltid den samme som i hovedserien (f.eks D ) og en ny liten bokstav (f.eks a ) slik at den for eksempel heter Da (man kan ha flere nivåer med underserier, eks Daa under Da). 12. Skriv inn navn på serien. Navnet er tittelen på serien og forteller hvilken type materiale som befinner seg under den, for eksempel Saksarkiv ordnet etter arkivnøkkel, Budsjett eller Hjemmelsdokumenter. 13. Lagre. 14. For å registrere stykker velg Ny underliggende. I nedtrekkmenyen for arkivenheter står det stadig Serie. For å få et stykke endrer man til Stykke i nedtrekksmenyen. Ikonet øvers til venstre endrer seg fra tre arkivbokser (serie) til en arkivboks (stykke). Det første stykket i en serie får alltid Id L00001 (med mindre du velger nummerering av lagringsenheter innenfor arkiv). 15. Skriv inn navnet på stykket i Navnefeltet. Navnet er tittelen på stykket. Det er hovedinnfallsporten til å finne igjen stykket etterpå. Hvis man har tilleggskommentarer kan de legges inn i Innholdsfeltet. Skriv inn stykkets ytterår i periodefeltene. 16. Ettersom dette er første stykke i serien, må den knyttes til lagringsenhet og hylle plassering. Klikk på Ny hylleplassering, knappen rett til høyre for hyllefeltet i registreringsfeltet for lagringsenheter. 22

23 17. Registreringsbildet for lagringsenheter åpner seg. Behold lagringsenhets id. 18. Velg boks, pakke, protokoll, mikrofilm osv. fra nedtrekksmenyen som angir type lagringsenhet. 19. Plasser lagringsenheten ved først å velge depot, så magasin, så reol, så fag og tilslutt hylle. Det anbefales å lagre på standard midlertidig hylle hvis man ikke allerede har den permanente lagringsplassen klar. Man kan opprette en default hylle til hver bruker så man slipper å velge depot, magasin, fag og hylle for hver ny serie. Se Standard/default hylleplassering. 20. Klikk OK. 21. Lagre. 22. Du er nå klar for å lage neste stykke ved å klikke Ny (Ctrl + N) eller Ny kopi (Ctrl + K). Ny gir et nytt stykke med nytt nummer, men ellers er alle felt tomme. Ny kopi gir et nytt stykke med nytt nummer mens teksten i alle felt unntatt periode blir kopiert fra forrige stykke. Husk at når du kopierer ett stykke, så vil opplysninger om klausuler/restriksjoner bli kopiert til det neste stykket. 23. Hvis du ønsker å legge mapper under stykket velger du Ny underliggende (Ctr + U). Når du har laget de mappene du trenger kan du bruke pil-tastene til å komme deg opp på stykke nivå igjen. GJØRE NY REGISTRERING I EKSISTERENDE ARKIV 1. Søk frem arkivet ved å skrive inn navn i Navnefeltet eller identifikator i Idfeltet. 2. Klikk på arkivet i strukturtreet. Du kan da se hvilke serier som finnes. 3. Kanskje trenger du også å klikke på serien for å se hvilke stykker eller mapper som finnes der. 4. Hvis du skal lage ny serie a. Høyreklikk på arkivet og velg Ny underliggende. b. Registreringsbildet for arkivenheter åpner seg. c. Skriv inn id og navn. d. Lagre. 5. Hvis du skal lage et nytt stykke i eksisterende serie. 23

24 a. Høyreklikk på serien og velg Ny underliggende. (Alternativt kan du, om du skal ha samme tekst som i det eksisterende siste stykke, høyreklikke på det siste stykket i serien og velge Rediger. Redigerningsbildet for det siste stykket vi da åpne seg, og du kan velge Ny kopi.) b. Ditt nye stykke åpner seg. Skriv inn navn, ytterår og eventuell annen informasjon. c. Lagre. 6. Hvis du skal redigere på en arkivenhet a. Finn arkivenheten i strukturtreet. b. Høyreklikk på arkivenheten og velg Rediger. c. Registreringsbildet åpner seg for arkivenheten. d. Gjør endringene. e. Lagre. 24

25 ARKIVENHETER Arkivenheter er de logiske enhetene et arkiv bygges opp av (til forskjell fra de fysiske enhetene). De logiske enhetene består i Asta 5 av arkiv, arkivdel, serie, stykke, mappe, listeserie, dokumentserie, kartserie, fotoserie, tegningserie, dokument, sak, liste, foto, kart og tegning. Disse enhetene brukes i beskrivelsen av et arkiv fra det øverste generelle nivå til de nederste spesifikke nivåene. I Asta 5 må de to øverste nivåene være med i beskrivelsen. Det betyr at du må registrere arkiv og serie/arkivdel før du fortsetter beskrivelsen. Deretter brukes de enhetene som er nødvendig for en adekvat beskrivelse av arkivet. ARKIVSTRUKTUR Programmet har et regelverk som styrer hvilke arkivenheter som kan komme under hverandre. Imidlertid er den vanlige strukturen som følger: Arkiv (Arkivdel) Serie Underserie (Stykker) Mapper Dokumenter/Foto/Kart/Tegning/etc. Det anbefales å bruke underserie for å forenkle inkorporering av nytt materiale, og også for å differensiere mellom ulike underserier. Stykke er ikke nødvendig da man kan registrere mapper direkte under underserien, men i noen arkiv er det naturlig å registrere materialet på stykkenivå. Har man materiale som står forskjellige steder (eksempelvis om deler av arkivet er avlevert, og deler står hos arkivskaper) kan man opprette arkivdeler mellom arkiv- og serienivå. Man kan da eksempelvis ha en arkivdel med id 01 og navn Avlevert Riksarkivet, hvor man legger de avleverte seriene/underseriene. Og så en arkivdel med id 02 som består av de seriene/underseriene som fortsatt befinner seg hos arkivskaper. 25

26 REGISTRERE ARKIVENHETER Nedenfor foreslås en vanlig vei for arkivbeskrivelse. Til slutt nevnes noen av attributtene under de ulike fanene i nedre del av redigeringsbildet Opprette arkiv 1. Gå til åpningsbildet og velg Arkiver i nedtrekksmenyen (Arkiver skal være forhåndvalgt). 2. Høyreklikk på depotinstitusjon i strukturtreet og klikk på Nytt arkiv 3. Registreringsbildet for arkivenhet åpner seg. 4. Skriv inn navn og kontroller at id er slik du vil ha den. Id blir automatisk valgt neste ledige. 5. Lagre (Lagre knappen på verktøylinjen eller Ctrl + S) Skal du registrere flere arkiver kan dette gjøres fra redigeringsbildet ved å klikke på knappen Oppretter nytt søsken til denne arkivenheten Opprette serier 1. Stå i redigeringsbilde for arkiv. 2. Klikk på knappen Opprett barn av arkivenhet eller Ctr+U. Bildet tømmes for tidligere informasjon. 3. Velg arkivenhetstype serie (skal være forhåndsvalgt). Alternative barn av arkiv er arkivdel eller serie. Dvs ønskes arkivdel så velges det i nedtrekksmenyen og opprettes først, og så opprettes serier under arkivdelen. 4. Skriv inn seriekode i Id-feltet og trykk enter eller tab. I begge tilfeller fylles Idog navnefelt eller klikk på grunnregisterknapp til høyre for navnefeltet, markér serie og trykk Velg og lukk. 5. Skriv inn evt. annen informasjon i periode- og innholdsfeltene. Id og Navn er obligatorisk, ellers er feltene valgfrie. 6. Lagre. Registrering fra strukturtreet: Høyreklikk på arkivet og klikk på Ny underliggende. 26

27 Skal du registrere flere serier kan dette gjøres fra redigeringsbildet ved å klikke på knappen Oppretter nytt søsken til denne arkivenheten. Registrere stykker 1. Stå i redigeringsbildet for arkivenheter på serie nivå. 2. Klikk på knappen Opprett barn av arkivenhet. Bildet tømmes for tidligere informasjon. 3. Velg enhetstype Stykke og første ledige stykkenummer i serien kommer opp. 4. Skriv inn tekst i Navnefeltet. (Navn og id er obligatorisk før lagring) 5. Trykk på Lagreknappen og du får beskjed om at lagringsenheten er ikke plassert. 6. Trykk OK, gå inn på feltet for lagringsenheter og velg Ny. Bildet for lagringsenheter kommer opp. Behold foreslått id, velg arkivenhetstype (boks, pakke, protokoll eller mikrofilmrull). Plasser stykket i depot (eventuelt en midlertidig hylleplassering)og trykk OK. 7. Skriv inn evt. annen informasjon i arkivkode-, periode- og innholdsfeltene. 8. Lagre. 9. Skal du registrere flere stykker kan dette gjøres fra redigeringsbildet ved å: a. klikke på knappen Oppretter nytt søsken til denne arkivenheten. Du får da opp et nytt stykke uten tidligere informasjon. b. klikke på knappen Opprette ny kopi til denne arkivenheten. Du får da opp et nytt stykke med informasjon fra det forrige stykket, bl.a. tekst fra navnefeltet og plassering. Registrering fra strukturtreet: Høyreklikk på serien og klikk på Ny underliggende. Skal du registrere stykker i en serie med tidligere registrerte stykker, kan det være lurt å gå inn i redigeringsbildet til siste registrerte stykke. Dette gjøres ved å høyreklikke på sist registrerte stykke i strukturtreet, velg Rediger og velge Opprette kopi til denne arkivenheten. På denne måten får du med deg opplysninger fra siste registrering og i tillegg slipper du å registrere ny lagringsenhet 27

28 Registrere mapper eller dokumenter 1. Stå i Registreringsbildet for arkivenheter på stykkenivå. 2. Klikk på knappen Opprett barn av arkivenhet. Bildet tømmes for tidligere informasjon. 3. Velg enhetstype Mappe eller Dokument og første ledige mappe- /dokumentnummer i stykket kommer opp. 4. Skriv inn tekst i Navnefeltet. 5. Skriv inn evt. annen informasjon i arkivkode-, periode- og innholdsfeltene. Id og Navn er obligatorisk, ellers er feltene valgfrie. 6. Lagre. 7. Skal du registrere flere stykker kan dette gjøres fra redigeringsbildet ved å: a. klikke på knappen Oppretter nytt søsken til denne arkivenheten. Du får da opp en ny mappe eller et nytt dokument uten tidligere informasjon. b. klikke på knappen Opprette ny kopi til denne arkivenheten. Du får da opp en ny mappe eller et nytt dokument med informasjon fra forrige mappe eller dokument. Registrering fra strukturtreet: Høyreklikk på serien og klikk på Ny underliggende. OPPRETTE MAPPER UNDER SERIE Det er aktuelt å registrere mapper direkte under serie hvis det ikke er noen ny informasjon som blir beskrevet på stykke nivå. For at man skal finne igjen materialet i magasinet og i arkivlister er det nødvendig å knytte mappene til lagringsenheter. Hvordan knytte mapper til lagringsenheter Hvis man har et lite arkiv kan det være hensiktsmessig å registrere alt materialet på mappe nivå isteden for stykker. Dette gjelder også for oversiktlige serier hvor man ikke har noen ny informasjon å legge inn på stykknivå. Registrerer man ett helt arkiv fortløpende som mapper knyttet til lagringsenheter får man for eksempel denne strukturen: 28

29 Ba - Kopibøker 0001 Kopibok (mappe) Kopibok (mappe) Da - Saksarkiv 0001 Korrespondanse Korrespondanse 1857 Lagringsenhet (boks) L Korrespondanse Korrespondanse Korrespondanse Korrespondanse Korrespondanse Korrespondanse 1863 Lagringsenhet (boks) L Korrespondanse 1864 Ra - Regnskap 0001 Regnskapsbok Opprett et nytt arkiv ved for eksempel å høyreklikke på depotinstitusjonen i strukturtreet og velg Nytt arkiv. 2. Gå til Annet-fanen og velg Nummerering innen arkiv fra Lagringsenheternedtrekksmeny. Dette må gjøres før arkivet lagres. 3. Skriv inn navn i navnefeltet, se etter at id er riktig og lagre arkivet. 4. Opprett første serie ved å velge Ny underliggende, for eksempel ved å klikke Ctrl+U. 5. Lagre. 6. Opprett Ny underliggende en gang til og velg Mappe fra nedtrekksmenyen øverst til venstre. Mappe må velges selv om det skulle være en protokoll. 7. Skriv inn navn og knytt lagringsenhet til mappen ved å velge Ny plassering fra lagringsenhetsområdet. Se bildet: 29

30 8. Registreringsbildet for lagringsenhet åpner seg. Plasser lagringsenheten slik du ville ha plassert et arkivstykke ved å velge plassering fra nedtrekksmenyene. 9. Lagre. 10. Hvis du skal registrere flere mapper, opprett nye mapper ved Ctrl+K, da blir lagringsenheten også kopiert. 11. Alle mappene vi havne i samme lagringsenhet med mindre du gir beskjed om noe annet, så husk å velge Ny i lagringsenhetsområdet hver gang du skal over på en ny lagringsenhet. 12. Når du skal opprette ny serie, naviger til serienivå, for eksempel med Alt+ pil opp, og velg Ny (Ctrl+N). 13. Gjenta punktene 6 og Mappen knyttes til en allerede eksisterende lagringsenhet ved å velge eksisterende lagringsenhet fra id-nedtrekksmenyen. Se bildet: 30

31 15. Lagre og gjenta punkt Når det er klart for neste lagringsenhet (det vil si en ny boks) velger du igjen Ny fra lagringsenhetsområdet (ikonet til høyre i bildet ovenfor markert med pil). Om man har behov for å registrere alle mappene før man knytter til lagringsenheter, må man knytte alle mappene til eksempelvis lagringsenhet L0001 for så å flytte de til andre lagringsenheter. Man må da gå inn på hver enkelt mappe i etterkant og knytte mappen til en annen lagringsenhet. Hver gang man ønsker å legge mappen i en ny lagringsenhet velger man Ny i lagringsenhetsområdet. Når man ønsker å legge en mappe i en allerede påbegynt lagringsenhet velger man den aktuelle lagringsenhetens Id i Id-nedtrekksmenyen i lagringsenhetsområdet. Er det eksempelvis plass til to mapper pr boks vil man på mappe 1 velge Ny og velge første lagringsenhet L0001, mens man på mappe 2 går inn i Id-nedtrekksmenyen og velger L0001. På mappe 3 velges Ny (nå L0002), mens det på mappe 4 velges L0002 i Id-nedtrekksmenyen. Husk å lagre når mappen er knyttet til en lagringsenhet. Fremgangsmåten blir den samme om man ønsker å opprette en enkelt serie hvor man bare bruker mapper i stedet for stykker og så mapper. Man oppretter serien, underserien, og går så direkte til mappe. Mappene knyttes fortløpende til lagringsenheter etter hvert som boksene blir fulle. Nummerering av lagringsenheter Nummerering av lagringsenheter gjør det mulig å finne igjen arkivenhetene i arkivlister og i magasinene. Det går an å nummerere lagringsenheter innen serie eller 31

32 innen arkiv. Hvis du ikke gjør et aktivt valg nummereres lagringsenhetene innen serie. Du må endre Lagringsenheter: Nummerering innen arkiv i Annet-fanen før du lagrer arkivet første gang. Se Registrere nytt arkiv. REGISTRERING AV FOTO, KART, TEGNINGER, FILM OG LYD Fotografier registrert som arkivenhetstype Foto blir søkbare i Asta og på Arkivportalen. Digitaliserte versjoner kan knyttes til den enkelte registrering. Fotografier kan registreres enkeltvis under mapper, men de kan også registreres enkeltvis under fotoserie. Foto er den eneste arkivenhetstypen du får lov å opprette under fotoserie. En fotoserie kan være en egen lagringsenhet, eksempelvis ett fotoalbum eller en diaskarusell i eske. Det kan også være flere fotoserier i en lagringsenhet, eksempelvis om det er flere fotoalbum i en arkivboks. I tillegg kan selvsagt en fotoserie gå over flere lagringsenheter. I de to første tilfellene knyttes lagringsenheten til fotoserien. Om en fotoserie går over flere lagringsenheter knyttes det enkelte foto til lagringsenhet. En fotograf knyttes til fotoserien ved å gå til fanen Aktører, og så følge malen som vist her Knytte til aktør. Film og lyd kan registreres som enheter i ett stykke, eller direkte under underserien. Da knyttes den enkelte film- eller lydregistreringen til en lagringsenhet (på samme måte som når man knytter mapper til lagringsenhet, forklart ovenfor). For registrering av fotografier benyttes fanene Teknikk og Motiv. I Teknikk fanen fyller man ut informasjon om selve gjenstanden, som Lagringsmedium (papir, elektronisk...), Bunnmateriale (glass, papir ), Teknikk (positivkopi, polaroid ), størrelse, fysisk tilstand og så videre. I Motiv fanen legger man inn informasjon om motivet som type motiv, hvilke personer som er med på bildet, kontekst og lignende. Man kan også legge inn informasjon om stedet bildet er tatt i Sted fanen. 32

33 Sted fanen benyttes også for å registrere kart, og Teknikk fanen benyttes også for film og lyd. REGISTRERINGSBILDET FOR ARKIVENHETER Det er i programmet forsøkt å gjøre registreringsbildene for de ulike objektene så like som mulig slik at man skal kunne kjenne seg igjen selv om man kommer til et nytt registreringsbilde. Registreringsbildet for arkivenheter er kanskje det viktigste. Derfor gjennomgås det her i detaljer. Hovedfelt Statusrute Lagringsenhetsfelt Faner Registreringsbildet inneholder et hovedfelt i øvre halvdel av vinduet. Det er her man registrerer navn på arkivenheten og eventuelt endrer eller føyer til id. Det er også her man finner feltene for å legge inn periode, altså informasjon om år eller dato. Til høyre 33

34 for Id-feltet er ett felt for låsing av arkiv. Man må være avdelingsansvarlig (rettighet i administrasjonsmodulen) for å kunne låse arkiv. I Innholdsfeltet kan man legge til tilleggs informasjon om arkivenheten, for eksempel om innhold hvis man ikke har mulighet til å registrere underliggende enheter. Til høyre for innholdsfeltet er det en knapp med tre prikker på. Ønsker man å legge inn mer informasjon enn innholdsfeltet tillater kan man trykke på denne knappen, og det åpner seg et blankt ark som utvider seg ettersom man fyller det med tekst. Dette utvidede innholdsfeltet har en begrensning på 4000 tegn. Under innholdsfeltet, nederst i hovedfeltet, ligger Merknadsfeltet. Informasjon fra dette feltet blir ikke med ut på Arkivportalen ved publisering, så dette regnes som ett privat felt hvor institusjonen kan legge inn informasjon de ønsker å ha tilgjengelig men ikke allment synlig. (Ikke å forveksle med sensitiv informasjon!) Om publisering av arkiv på Arkivportalen, se Publisering. Under hovedfeltet, i midten av bildet, har man ruten for lagringsenheter. Til høyre i bildet finnes statusruten som viser oversiktsinformasjon hentet fra fanene. Nederste halvdel av registreringsbildet er viet detaljregistrering. Det er 14 faner som gir inngang til ulike sider av detaljregistreringen: Arkivenheter viser relasjonene til over- og underliggende arkivenheter, samt andre arkivenheter man aktivt har knyttet relasjon til. Relasjoner til andre arkivenheter knyttes fra denne fanen. Aktør er fanen hvor man kan se hvilke aktører, for eksempel arkivskapere, som er knyttet til arkivet. Det er også mulig å registrere nye relasjoner til aktører fra denne fanen. Bestandsenheter er en fane som bare er aktiv på arkivnivå. Det er her man oppretter nye bestandsenheter, og eksisterende bestandsenheter er synlige i en liste. Tilvekster lister opp tilknyttede tilvekster. Det er ikke mulig å knytte til tilvekster fra denne fanen, dette gjøres fra aksesjonsmodulen. Restriksjoner er fanen for å se alle restriksjoner (tidligere kalt klausuler) som gjelder for arkivenheten, både de som er satt direkte på arkivenheten og de som er satt på overliggende arkivenheter. Her er det også mulig å lage nye restriksjoner eller knytte nye relasjoner til eksisterende restriksjoner. Katalogisering er fanen for registrering av katalog- og ordningsinformasjon. El. lagring er for elektroniske lagringsenheter. Her kan du opprette nye elektroniske lagringsenheter og knytte relasjoner til eksisterende lagringsenheter. Det finnes også en liste med de elektroniske lagringsenhetene som er knyttet til denne arkivenheten. 34

35 Logg-fanen er for å registrere hendelser som skjer med arkivenheten. I tillegg til hendelsene man selv loggfører er det også en del informasjon som blir automatisk loggført, for eksempel restriksjonsvurderinger og sletting av restriksjoner. Teknikk er for detaljregistreringer av materiale, foto og tegninger. Sted er for registrering av geografisk plassering. Motiv er fanen for detaljregistrering av motiv av tegninger og foto. Tilgjengelige typer avhenger av arkivenheten som er valgt. Filer er fanen hvor man kan se tilknyttede filer og laste opp nye filer. Man kan også legge til lenker til nettsider. Emneord gir en liste over emneord for aktører, hentet fra Felleskatalogen, som kan knyttes til for søkbarhet. Her kan man også knytte til egne emneordregistre. I fanen for Alternative navn legger man inn andre (ofte eldre) navn arkivet kan være kjent under, mye brukte forkortelser (eks NRK og NATO) og eventuelle ulike skrivemåter for arkivet. For fremfinning kan det være hensiktsmessig å registrere alternative navn til arkivenheten. Det finnes ingen regler for hva et alternativt navn er, men i tillegg til tidligere offisielle betegnelser, kan altså varianter av forkortelser og akronymer registreres. Man kan legge inn flere alternative navn. Søker man på arkiv vil det søkes både i navnfeltet og i fanen for alternative navn. I Annet-fanen kan man registrere opplysninger om omfang og kassasjon, samt sette tilgangskode. ARKIVENHETSFANEN For å knytte relasjoner mellom arkivenheten og andre serier eller arkiver åpnes fanen Arkivenheter. 1. Klikk på Ny relasjon. Registreringsbilde for relasjon mellom arkivenheter åpner seg. Se bilde. 35

36 Fra/til meny 2. Gå i nedtrekksmenyen øverst til venstre, og velg hvilken vei relasjonen skal settes. Fra denne arkivenheten til en annen, eller fra en annen arkivenhet og til denne. 3. Gå i nedtrekksmenyen for relasjonstype. Alternativene som gis endres etter som menyen i punkt 2 er satt til Fra eller Til. Velger man Fra og Fortsetter som vil arkivenheten man knytter denne til få relasjonene Er fortsettelse av. 4. Når relasjonstype er valgt velges arkivet det skal knyttes relasjon til, enten relasjonen skal knyttes til en serie innen samme arkiv eller ett helt annet arkiv. Dette gjøres ved å søke frem riktig arkiv, enten ved å skrive inn arkiv-id i det første feltet til venstre, eller ved å skrive inn hele eller deler av arkivnavnet i feltet til høyre og så trykke Søk arkiv eller Enter. Et nytt skjermbilde med alle arkiver som svarer til søkekriteriet åpner seg. Marker riktig arkiv og trykk Velg og lukk. 5. Når arkiv er valgt velges arkivenheten det skal knyttes relasjon til. Det gjøres ved å skrive inn id i id-feltet eller navn i navnefeltet og så trykke Søk arkivenhet eller Enter. Et nytt skjermbilde med alle arkivenheter som svarer til søkekriteriet åpner seg. Marker riktig arkivenhet og trykk Velg og lukk. 6. Relasjonen knyttes ved å trykke Lagre og lukk. 7. Lagre på nytt i registreringsbilde for arkiv. Relasjonen er nå synlig i arkivenhetsfanen for begge de to arkivenhetene det er knyttet mellom. Ved endring eller sletting av relasjon merk den aktuelle relasjonen i Arkivenhetsfanen, og trykk Endre relasjon eller Slett relasjon. 36

37 KNYTTE TIL AKTØR For å knytte aktør til en arkivenhet åpnes fanen Aktører. 1. Trykk på Ny relasjon for å åpne bildet for å registrere relasjoner. 2. Velg fra nedtrekksmenyen hvilken relasjon arkivenheten skal ha til aktøren. 3. Søk så frem aktøren det skal opprettes relasjon til ved søkefelt for aktør-id eller søkefelt for navn (hvor du kan søke på deler av navn). Skriv inn søkeverdier og trykk på søkeknappen. Hvis du får flere enn ett treff, vil du få opp en resultatliste hvor du velger aktøren. Om søkeverdier ikke legges inn vil man ved å trykke på søkeknappen få opp en liste over alle aktører som ligger i basen. Om ikke aktøren allerede befinner seg i basen kan den opprettes ved å trykke Ny aktør. Registreringsbildet for aktør åpner seg, og kan fylles ut. Husk å lagre den nyopprettede aktøren. 4. Legg den registrerte relasjonen til i listen over relasjoner ved å trykke på lagre-knappen (NB! relasjonen er likevel ikke lagret i basen.) Det skjer først ved lagring i hovedbildet for arkiv). I dette bildet er lagre-knappen i form av en diskett oppe i verktøylinjen. 5. Klikk Lukk, eller trykk på ny-knappen for å opprette en ny relasjon. 6. Husk å lagre når du er tilbake i registreringsbildet for arkiv. REGISTRERE BESTANDSENHETER Registrering av bestandsenheter gjør man i registreringsbildet for arkivenheter under fanen Bestandsenheter. Bestandsenheter er knyttet til arkiv og kan derfor bare knyttes til på arkivnivå. Opprette ny bestandsenhet 1. I registreringsbildet for arkivenheter, gå til fanen Bestandsenheter 2. Klikk Ny. Vinduet Vedlikehold av bestandsenheter åpnes. 3. Skriv inn en id til bestandsenheten, og evt. en beskrivelse av innholdet (består arkivet av bare en bestandsenhet kan id en være 01). 4. Lagre. 5. Først etter at bestandsenheten er lagret, kan man registrere magasinplassering til den. Registrering av omfanget av bestandsenheten gjøres også ved registrering av plassering. 37

38 Endre bestandsenhet 1. I registreringsbildet for arkivenheter, gå til fanen Bestandsenheter 2. Marker en bestandsenhet i listen over bestandsenheter i fanen, og trykk på Endre-knappen. Registreringsbildet åpnes med valgt bestandsenhet. Du kan endre både id og beskrivelse av bestandsenheten. Du kan også endre relasjoner når du står i registreringsbildet. Dobbeltklikk på den bestandsenheten du ønsker å endre i listen over eksisterende bestandsenheter, eller marker en bestandsenhet og trykk på åpne-knappen. Dermed aktiveres denne bestandsenheten for endringer. For å redigere eksisterende bestandsenheter, trykk på "Endre" og redigeringsbildet Vedlikehold av bestandsenheter vil komme opp. Aktuell Bestandsenhet vil da være valgt for redigering. For å Opprette nye bestandsenheter. Skriv inn unik "ID" for bestandsenheten og en beskrivelse av hva den inneholder. I det bestandsenheten lagres ved å trykke på lagreikonet, vil knappen "Velg plassering" vil bli aktivert og bestandsenheten kan plasseres i depot. Se Bestandsenheter for mer om dette. MALARKIV I Asta 5.4 er det mulig å definere ett arkiv som mal, og generere ny arkivstruktur ut i fra denne. Dette er arbeidsbesparende om man har mange arkiver med samme oppbygging, dvs samme seriestruktur. Man kan bruke ett eksisterende arkiv som mal, eller man kan opprette ett eget arkiv for formålet. Marker det aktuelle arkivet i strukturtreet, høyreklikk på arkivet og velg Marker som malarkiv fra menyen. 38

39 Legg inn navn på eller en enkel beskrivelse av malarkivet. Ved opprettelse av nytt arkiv velger man så Nytt arkiv fra mal, og velger det aktuelle malarkivet. Malarkivet kopieres slik at du får ett nytt arkiv med samme navn og samme serieinndeling. Du må oppgi id for det nye arkivet, og navnet må endres. Du kan selvsagt legge til nye serier eller slette unødige serier i det nye arkivet på vanlig måte. 39

40 KLAUSULER/RESTRIKSJONER Et arkiv eller en arkivenhet kan være klausulert. Det vil si at det ikke er allmenn tilgang til arkivmaterialet. I Asta 5 er det et eget restriksjonsregime som med bakgrunn i lovgivning og inngåtte avtaler ivaretar klausulsettingen. Under fanen Restriksjoner (Klausuler i eldre versjoner enn Asta 5.1.1) i arkivenhetsbildet vedlikeholdes alle restriksjonsopplysninger (klausulopplysninger)for arkivenheten. Herfra kan man opprette ny relasjon til en restriksjon, man kan endre en eksisterende relasjon; man kan slette en restriksjonsrelasjon og man kan oppheve en restriksjon. Listen over restriksjoner i fanen viser også de restriksjonene som er satt på overordnede nivåer. Disse restriksjonene vises med grå bakgrunnsfarge, mens de restriksjonene som er knyttet direkte til gjeldende arkivenhet, vises med hvit bakgrunnsfarge. Man kan finne ut hvor restriksjonsrelasjonen er satt ved å holde musepekeren over relasjonen med grå bakgrunnsfarge. Da får man opp stien til den arkivenheten hvor relasjonen er satt. Vær oppmerksom på eventuelle klausuler på overordnet nivå ved flytting av arkivenheter. Klausuler følger bare med ved flytting om de er satt direkte på den enheten som flyttes, eller enhetens underliggende nivåer. Er ett stykke en del av en klausulert serie, og blir flyttet over i en annen serie, så følger ikke klausulen med. På samme måte vil ett stykke som flyttes inn i en klausulert serie automatisk bli underlagt den klausulen som er satt på serien. RESTRIKSJONSREGIMET I ASTA OG NYERE UTGAVER Med Asta er det innført ett helt nytt restriksjonsregime som erstatter den tidligere formen for klausulering. Mye fra det gamle regimet er beholdt, men mye har også kommet til. Fanen som før het Klausuler heter nå Restriksjoner. Det som først og fremst er nytt er att alle arkiver nå skal restriksjonsvurderes. Det vil si at i tillegg til å sette klausuler på aktuelle mapper, stykker eller serier så skal man også restriksjonsvurdere arkivet på arkivnivå. Alle arkiver må være restriksjonsvurdert før de kan publiseres på arkivportalen. Ut i fra prinsippet om meroffentlighet er det ett mål at alle arkiver skal få restriksjonen Fritt tilgjengelig (event. med visse unntak). Restriksjonene som begrenser innsyn i materialet settes kun der det er nødvendig, og på så lavt nivå i arkivstrukturen som mulig. 40

41 Digitaliserte elementer knyttet til klausulert materiale blir ikke med ut på Arkivportalen (med mindre restriksjonen er satt grunnet materialet fysiske tilstand). Det vil si at er det digitaliserte elementer knyttet til fritt tilgjengelige deler av arkivet må dere sette restriksjonsvurderingen på øverste nivå til Fritt tilgjengelig. Ingen nivåer over de digitaliserte elementene kan være klausulert, restriksjonene settes på serier som ikke inneholder digitaliserte elementer dere ønsker å publisere og/eller på stykknivå. På nåværende tidspunkt er ikke det at en restriksjon har blitt opphevet nok til at de tilknyttede digitaliserte elementer blir med ut på Arkivportalen. Restriksjonen må slettes for at filene skal bli publisert. Da man samtidig fjerner informasjon om arkivenheten anbefales det å legge inn i ett notat i arkivenhetens innholdsfelt om at enheten har vært klausulert, hva slags type klausul som ble benyttet, hvorfor, og når klausulen ble opphevet. (Dette blir selvsagt loggført, men da må man inn i loggen på den enkelte arkivenheten for å se om enheten har vært klausulert.) Dette gjelder ikke for registreringer som er sperret på grunn av fysisk tilstand. Å SETTE RESTRIKSJONER PÅ ETT ARKIV Restriksjoner er objekter som eksisterer innenfor et arkiv. En restriksjon består av restriksjonstype, kategori, hjemmel, antall år og merknad. Man kan knytte én restriksjon til mange arkivenheter. En restriksjon har en spesifisert rekkevidde i forhold til arkivenheten den knyttes til: Total rekkevidde: Restriksjonen gjelder hele arkivenheten. Uspesifisert rekkevidde: Restriksjonen gjelder deler av arkivenheten. Egenskaper som rekkevidde og dato for oppheving knyttes til relasjonen. Oppheving av en restriksjon er en opplysning som settes på relasjonen. 41

42 OPPRETTE EN RESTRIKSJON 1. For å opprette en ny relasjon til en restriksjon går du til fanen Restriksjoner og trykker på knappen Ny restriksjonsvurdering. Det åpnes et registreringsbilde for å registrere relasjonen. Ny restriksjon Knytte til eksiste restriksjon 2. Først velger du om arkivenheten skal være Fritt tilgjengelig eller om det skal settes en Restriksjon. Dette gjøres ved å hake av det aktuelle feltet øverst til venstre eller høyre i Restriksjonsvurderings-bildet. 3. For å opprette en ny restriksjon, trykker du på knappen Ny restriksjon og redigeringsbildet kommer opp. 42

43 4. Her velger du først hva slags restriksjon du vil sette; Fysisk sperring, avtale om skjerming, eller lovhjemlet skjerming av innhold. Så velger du hvilken kategori klausulen tilhører, antall år den skal gjelde, hjemmelen for å sette klausul, og evt. merknad til klausulen. Vær obs på at merknaden tilhører selve klausulen, og ikke relasjonen. Klausulen kan knyttes til mange forskjellige arkivenheter, og merknaden bør være såpass generell at den gjelder for alle arkivenhetene klausulen knyttes til. 5. Trykk Lagre og lukk. Restriksjonen vises nå i rammen i relasjonsbildet. 6. Skriv evt. inn årstall for når den valgte restriksjonen skal oppheves for gjeldende arkivenhet i feltet Oppheves år, og velg omfanget til restriksjonen. Total vil si at den valgte restriksjonen gjelder for hele den aktuelle arkivenheten. Uspesifisert vil si at restriksjonen gjelder for uspesifiserte deler av den aktuelle arkivenheten. Det vil si at man må gå gjennom innholdet og se om det finnes klausulbelagt materiale der før arkivenheten kan lånes ut. Knytte relasjon til allerede eksisterende klausul Hvis arkivet allerede har restriksjoner/klausuler kan du hente frem eksisterende restriksjon og benytte de flere ganger. 1. Gå til restriksjonsfanen og trykk på Ny relasjon. 2. Du henter fram en eksisterende restriksjon ved å trykke på knappen Velg restriksjon. Da åpnes en dialog som viser alle restriksjonene som eksisterer innenfor arkivet. 3. Velg en av restriksjonene og trykk OK. Informasjon om den valgte restriksjonen legger seg i registreringsbildet for restriksjonsvurderings-. 4. Trykk OK. Restriksjonen vises nå i rammen i relasjonsbildet. Endre restriksjonsvurdering 1. For å endre restriksjon må du stå på det nivået restriksjonen er satt. (Vises på hvit bakgrunn i visningspanelet) 2. Marker en relasjon i listen over klausulrelasjoner i fanen, og trykk på knappen Endre restriksjonsvurdering. Registreringsbildet åpnes med valgt relasjon. 43

44 3. Endre de opplysningene du ønsker, og trykk på OK. Husk at restriksjonsendringen gjelder alle arkivenhetene som har knyttet til seg denne restriksjonen. Slette restriksjonsvurdering 1. For å slette restriksjon må du stå på det nivået restriksjonen er satt. (Vises på hvit bakgrunn i visningspanelet) 2. Marker en relasjon i listen over relasjoner i fanen, og trykk på knappen Slett restriksjonsvurdering. Du får meldingen Er du sikker på at du vil slette restriksjonen?. 3. Svarer du Ja og det finnes underliggende enheter som har arvet klausulen, vil du få meldingen Ønsker du at restriksjonen skal flyttes til underliggende arkivenheter? Svarer du Ja flyttes restriksjonen til underliggende enheter mens den slettes på nivået du står på. Svarer du Nei slettes restriksjonen på denne og underliggende nivåer. Oppheve restriksjon Når man opphever en restriksjon for gjeldende arkivenhet, betyr det at man markerer at den tilknyttede restriksjonen ikke lenger gjelder for den aktuelle arkivenheten. Men restriksjonen kan være knyttet til andre arkivenheter, og fremdeles gjelde for dem. 1. For å oppheve en restriksjon må du stå på det nivået restriksjonen er satt. (Vises på hvit bakgrunn i visningspanelet) 2. For å oppheve en restriksjon for gjeldende arkivenhet, markerer du restriksjonen i listen over relasjoner i fanen, og trykker på knappen Endre restriksjonsvurdering (Endre relasjon). 3. I vedlikeholdsbildet markerer du avkrysningsboksen Restriksjon opphevet (Opphev klausul) og skriver inn dagens dato, og velger deg selv i listen over Ansvarlige. 4. Trykk OK, og lagre endringene. 44

45 Klausulliste Klausulliste skrives ut som andre rapporter. 1. Merk arkivet du skal skrive ut klausulliste for i objektlisten. 2. Velg Utskrifter i menylinjen 3. Skjermbildet Rapporter kommer opp 4. Velg Klausulliste Det genereres en Word-fil som vil åpne seg i standard dokumentbehandler, der rapporten kan bearbeides før endelig utskrift. REGISTRERING AV ELEKTRONISKE ARKIVENHETER Det går an å registrere uttrekk fra elektroniske arkivsystemer i Asta 5. De plasseres da i arkivhierarkiet der informasjonene hadde vært plassert dersom det var lagret på papir, dvs. elektroniske journaler som en underserie til C, elektroniske sakssystemer dom underserie til D og elektroniske fagsystem under ledig serie F-O. For å registrere elektroniske arkivenheter må du ha registreringsbildet for arkivenheter åpent på den serien arkivmaterialet hører hjemme. For å opprette serier se Opprette serier. 1. Opprett en underserie med navn som beskriver uttrekket og legg inn periode. 2. Klikk på knappen Opprett barn av arkivenhet. Bildet tømmes for tidligere informasjon. 3. Velg enhetstype liste, listeserie eller dokument ettersom hva som beskriver din første fil best. Skriv in Navn på arkivenheten. 4. Klikk på fanen El.lagring. 5. Velg Ny relasjon. 6. Velg en eksisterende lagringsenhet, eller velg Ny lagringsenhet for å få neste ledige nummer. Hvis du velger Ny lagringsenhet har du mulighet til å endre nummeret på lagringsenheten og velge hvilket lagringsformat det er. Hvis det er en fysisk disk kan du registrere hylle plassering. 7. Velg OK. 8. Hvis du har en fil plassert på server kan du nå registrere filadressen. 9. Velg OK. 45

46 10. For å registrere B-kopien av uttrekket, følger du de samme instruksjonene, men når du velger Ny lagringsenhet skriver du in B-nummeret av A- lagringsenheten. 11. Fortsett slik til alle filene er beskrevet. Hvis alle filene er samlet på samme lagringsenhet, kan det være like greit å registrere den elektroniske lagringsenheten til serie eller en overliggende mappe. Under er et forslag til struktur for registreringen av et elektronisk journalsystem: KNYTTE TIL FILER I filfanen kan elektroniske filer knyttes til arkivenheten. Når en fil knyttes til, legges det en kopi av filen i en filbase som Asta håndterer. Filene blir altså en del av Asta-basen, og man kan slette eller flytte de opprinnelige filene, uten at det berører de tilknyttede filene. Feltet for forhåndsvisning fungerer for de vanligste grafiske formater, men ikke for word- eller excel-filer. Filene bør minimum være 1024x768 piksler (visningskvalitet), men helst 3072x2048 (trykkvalitet). Lagringsformat kan være JPG, PNG, GIF, PDF, TIFF eller BMP. Vi anbefaler JPG eller PNG på bilder og PDF på dokumenter (eventuelt med bilder). Størrelsen på serveren avgjør hvor store og mange filer som kan knyttes til. 46

47 Opprette ny filtilknytning 1. Trykk på knappen Legg til fil. Et vindu åpnes med en standard åpne fil-dialog for å finne fram til filen. Dobbeltklikk på filen du ønsker å knytte til, eller merk den og trykk OK/Open. Alternativt kan du benytte drag and drop funksjonen, hvor det er mulig å trekke flere filer over samtidig. (Se Feil! Fant ikke eferansekilden.) 2. Filen(e) legges inn i Astas filbase, knyttet til gjeldende arkivenhet, først med status importert. Merk en fil i venstre side av fanen, og klikk Vis valgt for å se originalfilen. Et klikk på forhåndsvisning fungerer på tilsvarende måte. 3. For å skrive inn tittel og eventuell beskrivelse av en eller flere filer: a. Velg en fil ved å klikke på filnavnet. b. Velg flere filer ved å holde inne CTRL mens du klikker på de resterende filene, eventuelt alle filene ved å trykke CTRL + a. c. Klikk Endre detaljer d. Velg en fil i listen, og skriv inn detaljene. e. Klikk Lagre før du velger ny fil fra listen. f. Dersom flere filer velges, vil alle få samme detaljer. 47

48 g. Du kan åpne filen ved å klikke på forhåndsvisningen. 4. For å produsere, godkjenne, publisere/avpublisere eller slette en eller flere filer: a. Velg en eller flere filer som beskrevet i punkt 3 b. Klikk på Prosessér valgte c. Velg en, flere, eller alle filene i listen som åpner seg d. Velg steget du ønsker blant radioknappene til høyre. Dersom du velger en funksjon litt nede i listen, vil de nødvendige operasjonene utføres automatisk; du behøver ikke gjennomføre alle stegene manuelt. e. Klikker du Produsér, vil filen(e) bli synlig i forhåndsvisningsfeltet, status endrer seg til produsert, og filnavnet i fillisten endres til en unik streng. f. Velger du Godkjenn, blir status endret til godkjent. Dersom filene ikke er produsert på forhånd, skjer dette automatisk. g. Om filen skal være med når arkivet publiseres på arkivportalen; trykk Publiser. Status endres til publiserbar. h. Husk å lagre når operasjonene er fullført. Prosessering av filer 48

49 Legge inn detaljinformasjon til filer Du kan bare knytte arkivet til en fil som allerede er lagt inn i basen, hvis den første filen er produsert. Ønsker du å legge inn en fil på nytt uten å produsere den første, må du først flytte den så den ikke ligger på samme adresse som forrige gang den ble lagt inn. For å slette en filtilknytning markerer du filen i listen over filer, og trykker på knappen Slett fil. Du får opp en dialog med spørsmål om du vil slette denne relasjonen. Trykk på Ja. Publiserbare filer må avpubliseres for å kunne slettes. Du kan ikke endre på filer som ligger i Astas filbase. Filen åpnes derfor skrivebeskyttet, slik at du må lagre den lokalt på maskinen din eller i nettverket ditt. Skal du oppdatere filen i basen, må du først slette den eksisterende tilknytningen, og opprette ny tilknytning til den endrede filen. Under Filer-fanen kan man også legge til lenker til informasjon på nettet. Vær oppmerksomme på at nettsider kan flyttes eller fjernes, så slike lenker bør kontrolleres med jevne mellomrom for å sikre at de fortsatt er aktive. Lenker Dersom det skal knyttes lenker til artikler eller dokumenter som ikke ligger i ASTA, benyttes funksjonen Legg til lenke under filfanen. Dette kan for eksempel være lenker til artikler på Wikipedia. Lenker bør gjennomgås med jevne mellomrom for å sikre seg mot døde lenker knyttet til arkivene. 49

50 UTSKRIFTER Asta 5 kan lage ulike typer rapporter, alt etter hvilken modul man står i. Arkiv: Administrativ oversikt for arkiver, arkivenhetsliste (arkivliste), arkivtabell, etiketter, klausulliste, A3 legg, serieliste og visningsruten Aktør: Administrativ oversikt for aktører, Aktørrapport og visningsruten Aksesjoner: Aksesjonsrapport med eller uten tilvekst Magasin: Bestandsoversikt (for ett helt magasin) og reolskilt HVORDAN SKRIVE UT RAPPORTER Rapportene forholder seg til objektlisten. Dvs. at man først må velge noe i objektlisten for å kunne skrive ut en rapport. Hvis ingenting er valgt i objektlisten, får man kun mulighet til å skrive ut generelle rapporter som eksempelvis administrativ oversikt. For Arkivliste, Serieliste og Legg til A4 kan man kun velge én arkivenhet. De underliggende blir da traversert. 1. Hent fram de objektene du ønsker å skrive ut rapport for i objektlisten 2. Merk de ønskede objektene i objektlisten. 3. Velg Utskrifter i verktøylinjen, og klikk på Utskrifter. 4. Skjermbildet Rapporter kommer opp. 5. Velg en rapport i nedtrekksmenyen og klikk på knappen Kjør rapport. Rapporten lages i rtf-format og når den er ferdig, åpnes den i standard redigeringsprogram for rtf-filer på din datamaskin, eksempelvis Word. Ønsker du å lagre rapporten, må du selv bestemme hvor den skal lagres. Ellers kan rapporten skrives ut straks fra redigeringsprogrammet den er åpnet i. Du kan også gjøre endringer i rapporten om så er ønskelig. SKRIV UT ARKIVLISTE Arkivlisten viser alle nivåer i arkivet. Rapportheadingen viser arkivets signatur og navn samt tilknyttet arkivskaper. Det som er lagt inn i registreringsfeltene Id, Kode, Navn, Innhold og Ytterår kommer med i arkivlisten, i tillegg til hylleplassering for den enkelte lagringsenheten og eventuelle klausuler. 50

51 1. Hent opp arkivet du skal skrive ut liste fra og marker det i objektlisten. 2. Velg Utskrifter i verktøy-menyen, og klikk på Utskrifter. 3. Skjermbildet Rapporter kommer opp. Velg rapporten Arkivliste - Arkiv. 4. For å skrive ut arkivliste for en serie, må denne serien være markert i objektlisten. Velg rapporten Arkivliste - Serie. Det genereres en rtf-fil som vil åpne seg i standard dokumentbehandler, der rapporten videre kan bearbeides før endelig utskrift. Du kan skrive ut flere arkivlister av gangen, men du vil kun få navn, signatur og arkivskaper til ett av arkivene som heading på rapportsidene. SKRIV UT ETIKETTER Det finnes 3 størrelser av etiketter i Asta 5. Liten, middels og stor. I tillegg kan du I Asta 5.3 velge stor etikett uten innhold. Dette betyr ikke at etiketten er blank, men at mappene ikke blir med på etiketten. 1. Hent opp arkivet, serien eller stykkene du skal skrive ut etiketter til og marker det/de i objektlista. 2. Velg Utskrifter i verktøy-menyen, og klikk på Utskrifter. 3. Skjermbildet Rapporter kommer opp. 4. Velg Etikett Liten, Etikett - middels eller Etikett- stor og klikk på Kjør rapport. Det genereres en.doc-fil som vil åpne seg i standard dokumentbehandler, der rapporten videre kan bearbeides før endelig utskrift. 51

52 Depotinstitusjon Arkivnavn Arkivdel Id og navn serie og underserie Kode, navn og ytterår - stykke Kode, navn og ytterår - mapper Stykkets serietilhørighet og id ENDRE PÅ ETIKETTER I Word kan man benytte alle vanlige redigeringsmuligheter for å endre på etikettene. Ønsker man eksempelvis å endre depotinstitusjon benytter man søk og erstatt funksjonen. Beskrivelsen nedenfor følger Microsoft Office Word Skriv inn depotinstitusjonen som står på etikettene i søk etter feltet 52

53 2. Trykk Mer nede i venstre hjørne 3. Trykk Formater nede i venstre hjørne og velg Skrift 4. Velg Skrift Times New Roman, Skriftstil - Fet eller Halvfet og Størrelse 14 pt. Både depotinstitusjon og arkivnavn står i dette formatet. 5. Gå på Erstatt og skriv inn den ønskede tekst (depotinstitusjonsnavnet du vil ha på etikettene) 6. Trykk Formater og velg Skrift 7. Velg samme skrifttype og format som i punkt Trykk erstatt alle ADMINISTRATIV RAPPORT Den administrative rapporten eller oversikten er en statistisk rapport som viser hvor mye man har registrert av enhver arkivenhet og hvor mange hyllemeter som er brukt i depotstyring. Rapporten gir totalt tall, samt tall for nye registreringer for de siste år. Skrive ut administrativrapport 1. Stå i hovedbildet for arkiv. 2. Marker et hvilket som helst arkiv i objektlisten. 3. Velg Utskrifter fra verktøymenyen Skriv ut administrativ oversikt for arkivenheter. (Alternativt kan du velge Utskrifter, Utskrifter en gang til og så Administrativ rapport fra nedtrekksmenyen). 4. Rapporten blir generert og åpner seg i ett tekstbehandlingsprogram, for eksempel Word. 53

54 FLYTTING, RENUMMERERING OG INKORPORERING Flytting, renummerering og inkorporering gjøres fra objektlisten i hovedbildet. Flyttefunksjonen kan brukes til å flytte alle arkivenheter under arkiv innefor arkiv og mellom arkiv. Det er også i flyttefunksjonen man renummererer og endrer id. Vær oppmerksom på klausuler på overliggende nivå i forbindelse med flytting (se avsnittet Klausuler/Restriksjoner). FLYTTE Flyttefunksjonen åpnes ved å høyre-klikke i objektlisten. Flyttefunksjonen består av to objektlister. En man flytter fra og en man flytter til. Bare en er aktiv av gangen. Den aktive er markert i oransje, mens den inaktive er grå. Oransje, aktiv Flytt fra Grå, inaktiv Flytt til 1. Stå i hovedbildet og ha strukturtreet oppe med det arkivet du skal flytte fra. Skal du flytte mellom serier el.lign. bør du ha hele strukturtreet åpent slik at du ser både det du skal flytte fra og det du flytter til. 2. Stå på det overliggende nivået (nivået over det du skal flytte) i strukturtreet, slik at du får det du ønsker å flytte opp i objektlisten. Vil du flytte mapper merker du stykket disse ligger i i strukturtreet, skal du flytte stykker merker du serien de ligger under osv. 54

55 3. Høyreklikk i objektlisten og velg Flytt fra menyen som kommer frem. Det åpnes så en ny objektliste under den opprinnelige objektlisten. Bare en objektliste er aktiv av gangen. Den aktive er oransje, mens den inaktive er grå. 4. Marker i den øvre objektlisten de objektene du ønsker å flytte. 5. Klikk så i den nedre objektlisten slik at den blir aktiv (oransje). Den nedre objektlisten vil nå reagere på det du markerer i strukturtreet. Med mindre du bare skal endre rekkefølge på noe innenfor en serie, boks el.lign. så trenger du en annen objektliste å flytte til. Marker den arkivenheten (serien el.lign.) du ønsker å flytte til i strukturtreet. 6. Du skal nå ha objektlisten som viser arkivenhetene du ønsker å flytte i den øvre objektlisten. I den nedre objektlisten skal du vise hvor du ønsker å flytte disse enhetene til. Øverst i hver objektliste er det en sti som viser deg hvor du befinner deg i arkivhierarkiet. 7. Du må nå velge mer spesifikt hvor du ønsker å flytte til. Ønsker du å flytte enhetene før, etter eller innimellom de enhetene som ligger i den nedre objektlisten fra før? Du trenger en arkivenhet å navigere etter. Marker denne arkivenheten i den nedre objektlisten ved å klikke på den. Hvis du skal flytte til en arkivenhet som ikke har noen underliggende enheter fra før, lar du den nedre objektlisten være tom, men passer på at stien som står i overskriften er riktig. 8. Klikk på Flytt før eller Flytt etter avhengig av hvor du vil ha arkivenhetene i forhold til den markerte arkivenheten fra forrige punkt. 9. Hvis arkivenhetene du har flyttet har id basert på tall, kan det nå være nødvendig å renummerere. Klikk Regenerer id-er og Ok. (Du kan velge å la nummereringen starte på noe annet enn 0001, mer om dette i avsnittet under.) 10. Hvis arkivenhetene du har flyttet har id basert på bokstaver, kan det være nødvendig å gi ny id til noen av seriene for at det ikke skal være to like eller fordi de ikke begynner med riktig første bokstav. Marker serien og klikk på Ny identifikator. Skriv inn ny id. 11. Klikk Lagre. 12. Klikk Lukk. RENUMMERERE STYKKER, MAPPER OG DOKUMENTER Stykker, mapper og dokumenter er sortert nummerisk. De kan renummereres i flyttefunksjonen, eksempelvis om du har lagt inn a- og b-bokser eller ønsker at nummereringen innefor en gitt serie skal begynne på noe annet enn

56 1. Stå i hovedbildet og ha de arkivenhetene du skal renummerere i objektlisten. 2. Høyreklikk i objektlisten og velg Flytt. 3. Klikk Regenerer id-er nederst i nedre objektliste. Du får opp dette bildet: Ønsker du at nummereringen skal starte på 0001, trykk Ok. Ønsker du at nummereringen skal starte på noe annet, legg inn ønsket startnummer i feltet før du trykker Ok. 4. Klikk Lagre. 5. Klikk Lukk. RENUMMERERE SERIER Serier er nummerert alfabetisk. Det gjør at de ikke automatisk kan renummereres, men i flyttefunksjonen kan man endre identifikator. 1. Stå i hovedbildet og søk fram arkivet og åpn det i strukturtreet. Hvis det er underserier du skal renummerere, klikk på hovedserien i strukturtreet slik at de underseriene du skal renummerere kommer opp i objektlisten. 2. Åpne flyttefunksjonen ved å høyreklikke på en av seriene i objektlisten. 3. I nedre objektliste kan du markere en av seriene ved å klikke på den. 4. Trykk så på Ny identifkator nederst i bildet. 5. Det åpner seg et lite vindu hvor du kan skrive inn ny id for serien. 6. Klikk OK. 7. Marker så neste serie og endre identifikator på den også. 56

57 8. Gjenta til alle seriene har riktig id. 9. Klikk Lagre. 10. Klikk Lukk. RENUMMERERE LAGRINGSENHETER Hvis man har løse lagringsenheter som ikke er knyttet til stykker, vil man ikke klare å skifte id på stykkene til de numrene som de løse lagringsenhetene har. Dette fordi det skal være et en-til-en forhold mellom stykker og lagringsenheter og samtidig skal alle id-er være unike. Hvis det finnes løse lagringsenheter vil man heller ikke klare å renummerere i flyttefunksjonen. 1. Få frem serien som skal renummereres i objektlisten. Det kan gjøres ved å klikke på overliggende arkivenhet (hovedserie eller arkiv) i strukturtreet. 2. Marker serien i objektlisten. 3. Velg Renummerer lagringsenheter fra menyen Verktøy i verktøylinjen. 4. Det kommer opp et nytt vindu. De løse lagringsenhetene ligger nederst i listen. Klikk Renummerere. 5. Klikk OK ENDRE IDENTIFIKATOR Det er alltid mulig å endre id i registreringsbildet, men hvis du har flere arkivenheter som skal endre id er det raskere å gjøre det i flyttefunksjonen. 1. Stå i hovedbildet og høyreklikk i objektlisten. 2. Åpne flyttefunksjonen ved å klikke Flytt. 3. I nedre objektliste markerer du arkivenheten du ønsker å endre id på ved å klikke på den. 4. Trykk så på Ny identifkator nederst i bildet. 57

58 5. Det åpner seg et lite vindu hvor du kan skrive inn ny id for serien. 6. Klikk OK. 7. Så kan du endre id på andre arkivenheter ved å gjenta for dem. 8. Klikk Lagre 9. Klikk Lukk. RENUMMERERE ARKIV MED LAGRINGSENHETER NUMMERERT INNEN ARKIV Vanlig renummerering i flyttefunksjonen forholder seg til arkiv med lagringsenheter nummerert innen serie. Hvis du har flyttet eller inkorporert stykker i et arkiv med lagringsenheter nummerert innen arkiv, må du renummerere ved hjelp av renummererings verktøyet 1. Få frem arkivet som skal renummereres i objektlisten. Det kan gjøres ved å klikke på overliggende arkivenhet (hovedserie eller arkiv) i strukturtreet. 2. Marker serien i objektlisten. 3. Velg Renummerer lagringsenheter fra menyen Verktøy i verktøylinjen. 4. Det kommer opp et nytt vindu. Klikk Renummerere. 5. Klikk OK INNKORPORERE Hvis du får nytt materiale som skal innkorporeres i eksisterende serier, anbefales det å registrere disse stykkene eller mappene sist i serien og siden flytte og eventuelt renummerere disse arkivenhetene. Hvis materialet allerede har etiketter går det an å opprette nye stykker, men endre id til for eksempel L0024a og L0024b for å plassere de to nye stykkene mellom stykke L0024 og L

59 KVALITETSKONTROLL Det er mulig å kjøre en kvalitetskontroll blant annet opp mot uregelmessigheter i datofeltene. Marker det aktuelle arkivet i strukturtreet og høyreklikk. Velg Kvalitetskontroll fra menyen. Velg hvilken kontroll du ønsker å kjøre, og trykk Sjekk. Det kjøres en kontroll, og du vil få opp en liste over avvik som kan/bør rettes opp. 59

60 AKTØRER I Asta er aktør definert som en organisatorisk enhet eller en person som har en rolle i forhold til arkivmateriale. I hovedbildet registreres de mest sentrale opplysningene om aktøren. Her angis om det dreier seg om en virksomhet eller person, periode og historikk. I tillegg kan det registreres opplysninger om aktørens samfunnsplassering, geografiske plassering og relasjoner til andre aktører og arkivenheter m.m. Her skal vi se på hvordan vi registrerer en aktør. Vi viser også hvordan vi registrerer de ulike opplysningene om aktøren og vi ser på hvordan man oppretter relasjoner til aktøren. REGISTRERE AKTØR 1. Gå til hovedbildet og velg Aktører i nedtrekksmenyen. 2. Høyreklikk på depotinstitusjon i strukturtreet og klikk på Ny aktør eller trykk Ctrl + N. 3. Aktørbildet åpner seg og Id er forhåndsvalgt (kan endres, men må være unik innenfor basen). Skriv inn Navn på aktøren. Id og navn er obligatorisk, ellers er feltene valgfrie. 4. Skriv evt. inn årstall for aktørens virketid (periode kan skrives som dd.mm.åååå, mm.ååå eller åååå ) 5. Velg om aktøren er Virksomhet eller Person. 6. Lagre. I Historikk feltet legges aktørens historikk inn. Om det er behov for mer plass, trykk på knappen med tre prikker på til høyre for Historikk feltet. Dette åpner ett ekspanderende felt med en begrensning på 4000 tegn. SAMFUNNSPLASSERING: Her plasseres aktører ut fra ulike kriterier. Disse kriteriene blir i tillegg til beskrivelsen av aktøren bl.a. brukt til søking og fremfinning av opplysninger om de ulike aktørene og de arkivene som aktørene spiller en rolle i. Kriteriene som brukes her er bl.a. samfunnssektor, organisasjonstype, forvaltningsnivå og -område. Du kan også kategorisere aktørene etter nærings- og organisasjonskategorier, og bruke kriterier som yrke, kjønn og aldersgruppe. Rekkefølgen av registreringen er viktig i denne fanen. Valget av Samfunnssektor avgjør hva man får opp som valg i nedtrekksmenyene for Aktørtype, Forvaltningsnivå og Aktørgruppe. Før du har valgt samfunnssektor, vil det ikke ligge noen verdier i nedtrekksmenyene. 60

61 Du kan registrere én eller flere næringskategorier til en aktør. Trykk på Legg til. Da åpnes en liste med næringskategorier du kan velge fra. Alle tilgjengelige næringskategorier vises i listen Vil du filtrere listen etter visse hovedkategorier, velger du først emne under nedtrekksmenyen Kategorikode. Velg den næringskategorien du vil knytte til aktøren, og trykk Lukk. Du kan ikke velge flere kategorier i en omgang, så vil du legge til flere gjentar du prosedyren. For søkbarhet er det en fordel å legge inn næringskategori både på overordnet og detaljnivå (eks. 80 Undervisning, 80.1 Førskole- og grunnskoleundervisning og Grunnskoleundervisning). Har du valgt Privat som samfunnssektor, får du opp et felt der du kan registrere én eller flere organisasjonskategorier til en aktør. Trykk på Legg til. Da åpnes en liste med organisasjonskategorier. Marker en kategori og trykk på Lukk. Du kan ikke velge flere kategorier i en omgang, så vil du legge til flere gjentar du prosedyren. Også her er det med tanke på søkbarhet en fordel å legge inn både på overordnet og detaljnivå (eks. 10 Idrett, ungdoms- og fritidsorganisasjoner og 10.1 Idrett). ADRESSE/TOPOGRAFI: Her registreres geografiske opplysninger om aktøren. De fleste feltene her er fritekstfelt. Du kan registrere kommune- og fylkestilknytning til aktøren i rammen Kommune. Trykk på Ny. Da åpnes en liste over kommuner (inkl. tidligere kommuner, merket med en *) og fylker du kan velge fra. Marker en kommune eller et fylke og trykk Velg. Du kan ikke velge flere kommuner/fylker i en omgang, så vil du legge til flere gjentar du prosedyren. ALTERNATIVE NAVN: For fremfinning kan det være hensiktsmessig å registrere aktørens eventuelle alternative navn. Det finnes ingen regler for hva et alternativt navn er, men i tillegg til tidligere offisielle betegnelser, kan varianter av forkortelser og akronymer registreres. eks. NATO, NRK. Du kan legge inn flere alternative navn. Registrere alternativt navn: 1. Gå til fanen Alternative navn og trykk Ny. 2. Skriv inn Alternativt navn og evt. tidsperiode da navnet var i bruk. Her kan også avmerkes om navnet var offisielt. 3. Lagre. Om du endrer navn på en aktør vil du automatisk få spørsmål om det gamle navnet skal lagres. Svarer du Ja vil det bli lagret som alternativt navn. 61

62 AKTØRER: Her registrerer du aktører som har en eller annen relasjon til gjeldende aktør. I hovedbildet kan man velge å opprette aktører som del av andre aktører ved å høyreklikke på den overliggende aktøren og velge Ny underliggende. Dette hierarkiet vil framtre i strukturtreet, og man vil også se disse relasjonene i aktør-fanen. Men slike relasjoner kan ikke opprettes i denne fanen, de kan kun opprettes fra hovedbildet. Alle andre relasjoner mellom aktører kan vedlikeholdes her. 1. Trykk på knappen "Ny relasjon" for å åpne bildet for å opprette relasjoner. 2. Velg hvilken relasjon gjeldende aktør skal ha til den andre aktøren i nedtrekksmenyen. 3. Søk frem aktør det skal opprettes relasjon til (dette gjøres ved å legge inn ID i id-feltet eller navn (eller deler av navn) i navnfeltet). Skriv inn søkeverdier og trykk på søkeknappen eller enter. Hvis du får flere enn ett treff, vil du få opp en resultatliste hvor du merker aktøren før du trykker Velg og lukk. 4. I feltene for periode kan du angi hvilken periode de to aktørene hadde denne relasjonen til hverandre. 5. Legg den opprettede relasjonen til i listen over relasjoner ved å trykke på lagre-knappen (NB! Relasjonen er likevel ikke lagret i basen. Det skjer først ved lagring i hovedbildet for aktøren). Deretter kan du lukke bildet, eller trykke på ny-knappen for å opprette en ny relasjon. ARKIVENHETER: Her registrerer du arkivenheter som har en eller annen relasjon til gjeldende aktør. I Asta kan man knytte alle typer arkivenheter til aktøren fra aktørmodulen, det være seg arkiv, serie, mappe osv. Dette kan også gjøres fra arkivmodulen. 1. Trykk på knappen "Ny relasjon" for å åpne bildet for å opprette relasjoner. 2. Velg hvilken relasjon gjeldende aktør skal ha til arkivenheten 3. Søk frem arkivenheten det skal opprettes relasjon til fra nedtrekkmenyen. Først velges type arkivenhet (arkiv, serie, mappe osv). Deretter følger to felt hvor det kan søkes på arkivenhets-id og/eller Navn/deler av navn. Skriv inn søkeverdier og trykk på søkeknappen. Hvis du får flere enn ett treff, vil du få opp en resultatliste hvor du velger den ønskede arkivenheten. Ved å trykke søkeknappen uten å ha lagt inn søkekriterier får man opp en liste over alle arkivenhetene av gjeldene type i basen. Dette bør ikke gjøres med mindre det er en liten base med et meget begrenset antall arkiver/arkivenheter av gjeldende type. 62

63 4. Velg riktig arkivenhet, og klikk Lagre. 5. Klikk Lukk. 6. Husk å lagre i registreringsbildet for aktør også. AKSESJONER/TILVEKSTER: Denne fanen viser tilknyttede aksesjoner og tilvekster. Se Registrering av aksesjoner. FILER: Her kan man knytte elektroniske filer til en aktør. Når en fil knyttes til, legges det en kopi av filen i en filbase som Asta håndterer. Filene blir altså en del av Asta-basen, og derfor kan man slette eller flytte de opprinnelige filene, uten at det berører de tilknyttede filene. Opprette ny filtilknytning 1. Trykk på knappen Legg til fil. Et vindu åpnes med en standard åpne fil-dialog for å finne fram til filen. Dobbeltklikk på filen du ønsker å knytte til, eller merk den og trykk OK/Open. Alternativt kan du benytte drag and drop funksjonen, hvor det er mulig å trekke flere filer over samtidig. (Se Feil! Fant ikke eferansekilden.) 2. Filen(e) legges inn i Astas filbase, knyttet til gjeldende aktør. Den får først status importert. Merk en fil i venstre side av fanen, og klikk Vis valgt for å se originalfilen. Klikk på forhåndsvisning fungerer på tilsvarende måte. 3. For å skrive inn tittel og eventuell beskrivelse av en eller flere filer: a. Velg en fil ved å klikke på filnavnet. b. Velg flere filer ved å holde inne CTRL mens du klikker på de resterende filene, eventuelt alle filene ved å trykke CTRL + a. c. Klikk Endre detaljer d. Velg en fil i listen, og skriv inn detaljene. e. Klikk Lagre før du velger en ny fil i listen. f. Dersom flere filer velges samtidig, vil alle få samme detaljer. (Se Feil! ant ikke referansekilden.) g. Du kan åpne filen ved å klikke på forhåndsvisningen. 4. For å Produsere, godkjenne, publisere/avpublisere eller slette en eller flere filer : a. Velg en eller flere filer som beskrevet i punkt 3 b. Klikk på Prosessér valgte (Se Feil! Fant ikke referansekilden.) c. Velg en eller alle filene i listen som åpner seg 63

64 d. Velg steget du ønsker blant radioknappene til høyre. Dersom du velger en funksjon litt nede i listen, vil de nødvendige operasjonene utføres automatisk; du behøver ikke gjennomføre alle stegene manuelt. (Se Feil! Fant ikke referansekilden.) e. Klikker du Produsér, vil filen(e) bli synlig i forhåndsvisningsfeltet, status endrer seg til produsert, og filnavnet i fillisten endres til en unik streng. f. Velger du Godkjenn, blir status endres til godkjent. Dersom filene ikke er produsert på forhånd, skjer dette automatisk. g. Om filen skal være med når aktøren publiseres på arkivportalen, trykk Publiser. Status endres til publiserbar. h. Husk å lagre når operasjonene er fullført. Du kan bare knytte aktøren til en fil som allerede er lagt inn i basen, hvis den første filen er produsert. Ønsker du å legge inn en fil på nytt uten å produsere den første, må du først flytte den så den ikke ligger på samme adresse som forrige gang den ble lagt inn. For å slette en filtilknytning markerer du filen i listen over filer, og trykker på knappen Slett fil. Du får opp en dialog med spørsmål om du vil slette denne relasjonen. Trykk på Ja. Publiserbare filer må avpubliseres for å kunne slettes. For å se innholdet i en tilknyttet fil, markerer du den i listen over filer og trykker på knappen Vis valgt. Filen åpnes da i standard visningsprogram for denne type filer, dvs. standardprogram satt på din datamaskin. Du kan ikke endre på filer som ligger i Astas filbase. Filen åpnes derfor skrivebeskyttet, slik at du må lagre den lokalt på maskinen din eller i nettverket ditt. Skal du oppdatere filen i basen, må du først slette den eksisterende tilknytningen, og opprette ny tilknytning til den endrede filen. For skjermbilder se Knytte til filer. Lenker: Dersom det skal knyttes lenker til artikler eller dokumenter som ikke ligger i ASTA, benyttes funksjonen Legg til lenke under filfanen (se over). Dette kan for eksempel være lenker til artikler på wikipedia ANNET: Her kan det legges inn informasjon som om aktøren er del av prosjekt, ekstern og lokal id, tilgangskode og evt. merknad 64

65 OPPRETTE AKTØRHIERARKI Ønsker man å opprette en aktør som skal være underliggende en annen aktør så gjør man det fra hovedbildet. 1. Høyreklikk på aktøren som skal ha en aktør under seg i strukturtreet. 2. Velg Ny underliggende. Registreringsbilde for aktør åpner seg, og en ny underliggende aktør registreres. 3. Klikk Lagre. 4. Klikk Lukk, Skal en allerede eksisterende aktør knyttes til som underliggende høyreklikker man på den overordnede aktøren, og velger Endre underliggende (relasjoner). Ett nytt bilde åpnes, og man klikker Legg til. Ett søkebilde kommer opp. Søk i ID eller navnfelt. Aktørene som passer søkekriteriet legges i en liste. Marker ønsket aktør, og klikk Velg og lukk. 65

66 SØK ENKELT SØK Enkeltsøket i hovedbildet består av de to feltene Id og Navn. Disse brukes til å hente opp utvalgte arkiver, aktører og aksesjoner. Kjenner man ID en kan man skrive denne inn i id-feltet og trykke på Vis. Du kan også skrive inn flere ID er (husk mellomslag mellom ID ene). Kjenner man kun navn, kan disse trunkeres på ulike vis i navnefeltet for å få så nøyaktige treff som mulig. Trefflisten til aksesjon er litt annerledes enn arkiv og aktør. Du kan på vanlig vis søke etter ID, mens navnesøket går etter avleverende aktør (Mottatt fra). Har man søkekriterier i ID- eller navnefeltet trykker du alltid på Vis. Har du ingen kriterier trykker du på knappen Vis alle. Vær obs på at Vis alle kan være et tungt søk avhengig av antall objekter i basen. o Søker på ID eller navn. Søker kun på øverste nivå. Vis, vis alle. TRUNKERINGSTEGN OG ANDRE SØKEFUNKSJONER I programmet kan både % og * brukes som trunkeringstegn, om man ikke selv bruker trunkeringstegn vil systemet legge inn dette både foran og bak søkeordet. Om man derimot legger inn ett selv så vil programmet ikke legge inn egne trunkeringstegn. I Asta kan du også bruke + og for å inkludere eller utelate ord i søket. For eksempel om man ønsker å søke på departement men ønsker å fjerne treff fra departementsråden kan man skrive +departement råd i søkefeltene. AVANSERT SØK Avansert søk utføres fra hovedbildet. For å hente fram avansert søk, må du trykke på søkeknappen (forstørrelsesglass) i verktøylinja. Da erstattes strukturtreet med en søkerute. Riktig modul må være valgt før du åpner søkebildet. Skal du søke etter arkivenheter, må du velge Arkiver i nedtrekksmenyen øverst til venstre i bildet. Skal du søke etter aktøreopplysninger, må du velge Aktører. o Avansert søk Søkefelttype Søkefelt Søkeverdi 66

67 Tekstfelt Kategorifelt Datofelt o Søk frem (forstørrelsesglass symbolet i redigeringsbildene) VELGE SØKETYPE I første felt i søkebildet bestemmer du hva du vil søke innenfor. 1) Alle objekter av valgt type (Standardvalg):Har du valgt Arkiver i nedtrekksmenyen, søker du på alle arkivenheter fra øverste til nederste nivå i alle registrerte arkiver. Har du valgt Aktører, søkes det i alle aktører. 2) Valgte objekter i objektlisten: Med dette valget søkes det kun på de markerte objektene i objektlisten. Dette er en grei funksjon når søk skal innskrenkes. Første søk gir for mange treff, hele objektlisten markeres, søkekriteriene tilspisses og nytt søk utføres, og det søkes da kun innenfor de enhetene man fikk treff på i første søkerunde. 3) Valgte objekter i objektlisten og alle undernivåer: Med dette valget søkes det på de markerte objektene i objektlisten og alle underliggende objekter. Velegnet for å søke etter informasjon i ett eller flere spesifiserte arkiv. 67

68 DEFINERE SØKEKRITERIER Etter å ha valgt type, defineres søkekriteriene. Søkefeltene er delt i tre: 1) Tekstfelter (Standardvalg): Søker i felt hvor data er registrert som fritekst. 2) Kategorifelter: Søker i felt hvor verdiene velges fra et sett tilgjengelige verdier, dvs. i stor grad de felter man møter som nedtrekksmenyer når man registrerer. 3) Datofelter: Søker i feltene for ytterår eller endret dato. Innholdet i rammen nedenfor Søkefelttype endrer seg etter hvilken felttype du velger. Etter at et søkekriterium er spesifisert, legges det i listen over søkekriterier, som vises nederst i søkebildet (trykk Legg til/endre). Her legger man inn de kombinasjonene av søkekriterier man ønsker: man kan søke på ulike tekstfelter, kategorifelter og datofelter samtidig. For at du skal få treff, må alle søkekriteriene være oppfylt. SØKING I TEKSTFELTER Velg Tekstfelt i nedtrekksmenyen Søkefelttype. Rammen nedenfor denne nedtrekksmenyen viser felter for å spesifisere søkefelt og søkeverdi. Velg hvilket søkefelt du ønsker å søke i (Fritekst som er forhåndsvalgt gir søk i alle tekstfelt), og skriv inn søkeverdien i feltet Søkeverdi. Klikk på knappen Legg til/endre for å legge til søkekriteriet i listen over søkekriterier. Klikk på Søk for å søke. 68

69 SØKING I KATEGORIFELTER Velg "Kategorifelt" i nedtrekksmenyen Søkefelttype. Rammen nedenfor denne nedtrekksmenyen viser felter for å spesifisere søkefelt og søkeverdi. Velg hvilket felt du ønsker å søke i under nedtrekksmenyen Søkefelt. Listen under viser verdier på bakgrunn av valget gjort i Søkefelt. Velg én eller flere verdier i denne listen. For å velge flere verdier, holder du nede enten Shift-tasten eller Ctrl-tasten mens du klikker på verdier i listen. Klikk på knappen Legg til/endre for å legge til søkekriteriet i listen over søkekriterier. Klikk på Søk for å søke. SØKING I DATOFELTER Velg "Datofelt" i nedtrekksmenyen Søkefelttype. Rammen nedenfor menyen oppdateres til å vise søkekriterier for datoer. Velg hvilket datofelt det skal søkes i (velg mellom registrerte Ytterår og Endret dato), og skriv inn fra- og til-dato det skal søkes innenfor. Skal det søkes innenfor ytterår må søkemåte spesifiseres. Følgende valg er tilgjengelige: 1) Oppgitt intervall må overlappe det lagrede intervallet: Dette betyr at du får treff på arkivenheter fra perioder som berører det oppgitte intervallet. Eks: hvis du søker på intervall , vil du få treff på alle arkivenheter hvor fra-år er tidligere enn 1960, og til-år er etter 1950 eller tomt. Du vil også få treff på alle arkivenheter som ikke er registrert med noen dato. 2) Hele oppgitt intervall innenfor det lagrede intervallet: Dette betyr at du får treff på arkivenheter fra perioder som strekker seg over det oppgitte intervallet. Eks: hvis du søker på intervall , vil du få treff på alle 69

70 arkivenheter hvor fra-år er tidligere enn eller lik 1950, og til-år er senere enn eller lik Du vil også få treff på arkivenheter hvor fra-år er blank, og til-år er senere enn 1960, men du vil ikke få treff hvis hvis fra-år er før 1950 og til-år er blank. Du får heller ingen treff hvis både fra-år og til-år er blanke. 3) Én eller begge datoer må være lik tilsvarende lagret: Dette betyr at du får treff på arkivenheter hvor fra-år er lik oppgitt fra-år, og til-år er lik oppgitt til-år. Det er mulig å søke kun på fra-år eller kun på til-år. UTFØRE SØKET Legg til ønskede søkekriterier. Trykk på knappen Søk for å kjøre søket. Vent til søket er ferdig, det kan ta litt tid. Søkeresultatet dukker opp i objektlisten. Her vil alle treffene vises, og du kan markere hvert enkelt objekt og lese informasjonen i visningsruten. For å se f.eks. en arkivenhet i dens kontekst i arkivstrukturen, kan du åpne redigeringsbildet, og derfra manøvrere deg oppover, nedover og sidelengs i strukturen. Alternativt kan du fra stien øverst i visningsruten se hvor arkivenheten ligger, og så søke fram arkivet og deretter bla deg nedover i strukturen. ENDRE ELLER SLETTE SØKEKRITERIER For å endre et søkekriterium, erstatter du bare søkeverdien med en ny verdi. Skal du f.eks. endre hvilket navn du søker etter, velger du bare "Navn" på nytt i nedtrekksmenyen Søkefelt, og skriver inn en ny søkeverdi. Deretter trykker du på knappen Legg til/endre. Da oppdateres søkekriteriet med den nye verdien. 70

71 For å slette et søkekriterium, erstatter du den aktuelle søkeverdien med tom verdi, og trykker på knappen Legg til/endre. Kriteriet fjernes dermed fra listen over søkekriterier. LAGRE SØKEKRITERIER Du kan lagre søkekriteriene og bruke dem om igjen senere. For å lagre dem, trykker du på knappen Lagre søkeverdier. Da får du opp en dialog hvor du skriver inn navn på søket. Klikk deretter på OK-knappen, og dette definerte søket vil legge seg i nedtrekksmenyen øverst i søkebildet, hvorfra det kan hentes fram igjen. For å kunne lagre søkeverdiene, må "Alle objekter av valgt type" eller et lagret søk være valgt i nedtrekksmenyen øverst i søkebildet. Hvis du velger "Valgte objekter i objektlisten", vil knappen Lagre søkeverdier være inaktiv. 71

72 MAGASINSTYRING DEPOTSTRUKTUR Før lagringsenheter og bestandsenheter kan plasseres i magasinet, må depotstrukturen bygges opp. Et depot er definert som et eller flere magasiner som består av et gitt antall reoler som består av et gitt antall fag som har et gitt antall hyller. Denne strukturen ivaretar Asta 5, som kan skreddersy en depotmodell slik at den blir helt lik det fysiske depotet. Du kan opprette deler av et magasin, for ved en senere anledning å supplere magasinet med nye reoler, supplere eksisterende reoler med nye fag og/eller supplere eksisterende fag med nye hyller. Du kan i ettertid også slette både magasiner, reoler fag og hyller, men det forutsetter at det ikke er plassert lagringsenheter og/eller bestandsenheter på de enhetene som skal slettes. Alt dette gjøres i magasinstyringsmodulen. I magasinmodulen vil det øverste hvite huset i strukturtreet representere depotinstitusjonen, mens huset/husene under representerer institusjonens depoter. OPPRETTE NYTT MAGASIN 1. Velg Magasiner i nedtrekksmenyen i hovedskjermbildet. 2. Høyreklikk på det depotet du ønsker å opprette et eller flere nye magasiner i og klikk på Nytt magasin. 3. Bildet Nytt magasin og/eller opprett reoler kommer opp. 4. Skriv inn magasinets Id og Betegnelse (hvilket rom det er, eks kjellerrom ). 5. Klikk Lagre. 6. Når du har lagret blir nedre halvdel av bildet aktivt. Legg inn Antall nye reoler, Antall fag pr. reol og Antall hyller pr. fag. Velg også hvilket nummer den første reolen i det nye magasinet skal ha (Start på reolnummer, kan bare velge numerisk), Reolformat (A4, Folio, Kart eller tegninger), Fagenes Id-type (kan bare velge numerisk) og Hyllebredde (målt i cm) og trykk Opprett reolene. Lagre og Lukk. Glemmer du å fylle ut hyllebredden vil hyllene være 0 cm, ergo vil de ikke ta noen plass og reolene blir ikke opprettet. Alternativt blir de opprettet, men du får beskjed om at plassen ikke er ledig når du prøver å knytte bestandsenheter til plassen. Dette fordi det ikke er plass til noe på hyller på 0 cm. Legge til nye reoler i magasinet 1. Stå i magasinmodulen. 2. Klikk på depotet for å utvide strukturtreet. 3. Høyreklikk på det magasinet du ønsker å legge til reoler i og klikk på Nye reoler. 72

73 4. Bildet Nytt magasin og/eller opprett reoler kommer opp. 5. Legg inn Antall nye reoler, Antall fag pr. reol og Antall hyller pr. fag og magasinets første ledige reolnummer (Start på reolnummer), Reolformat (A4, Folio, Kart eller tegninger), Fagenes Id-type (må være numerisk) og Hyllebredde (målt i cm) og trykk Opprett reolene. Legge til nye fag i reolen 1. Stå i magasinmodulen. 2. Klikk på riktig magasin for å utvide strukturtreet. 3. Høyreklikk på den reolen du ønsker å legge til fag i og klikk på Nye fag. 4. Bildet Rediger reol og/eller opprett fag kommer opp. 5. Legg inn Antall nye fag, Antall hyller pr. fag og Hyllebredde i cm og trykk Opprett fagene. Lagre og lukk. Legge til nye hyller i faget Nye hyller etter eksisterende hyller 1. Stå i magasinmodulen.. 2. Klikk på riktig reol for å utvide strukturtreet. 3. Høyreklikk på det faget du ønsker å legge til hyller i og klikk på Nye hyller. 4. Bildet Rediger fag og/eller opprett hyller kommer opp. 5. Legg inn Antall nye hyller og trykk Opprett hyllene. Lagre og lukk. Nye hyller mellom eksisterende hyller 1. Høyreklikk på hyllen som skal få ny hylle over seg, og klikk på Ny hylle før. 2. Den nye hylla legger seg foran den markerte hyllen og hyllenummer oppdateres. Endre magasinets egenskaper I tillegg til å legge til og slette reoler, fag og hyller kan man endre hyllebredden i et opprettet magasin. 1. Stå i magasinmodulen, høyreklikk på det aktuelle faget og klikk Rediger fag. 2. Endre hyllebredde. Lagre og lukk. Slette hylle 1. Høyreklikk på den aktuelle hyllen. 2. Klikk Slett hylle. 73

74 Det kan ikke ligge noen Lagringsenheter eller bestandsenheter på hyllen når den skal slettes. Slette fag 1. Høyreklikk på det aktuelle faget. 2. Klikk Slett fag. Det må ikke ligge noen Lagringsenheter eller bestandsenheter på hyllene i faget som skal slettes. Slette reol 1. Høyreklikk på den aktuelle reolen. 2. Klikk Slett reol. Alle fag må slettes (ett og ett) før reol slettes. Det må ikke ligge noen Lagringsenheter eller bestandsenheter på hyllene. STANDARD/DEFAULT HYLLEPLASSERING Man kan velge seg en standard hylle som man så kan velge at alle stykker man registrerer blir plassert på, uten å måtte velge magasin/reol/fag/hylle i feltet for lagringsenheter hver gang man oppretter stykker under en ny serie. Velg deg ut en hylle i magasinmodulen. Det kan være greit å opprette et eget dummymagasin (med reol, fag og hyller) for bruk til midlertidig hylleplassering. Merk faget hyllen er plassert i i strukturtreet, slik at hyllene i faget kommer opp i objektlisten. Høyreklikk på den ønskede hyllen og velg Velg som default hylleplassering. Når du flytter deg i strukturtreet, eksempelvis markerer en annen hylle, vil du se at hyllen nå er markert. 74

75 For å bruke default hyllen når man har opprettet ett nytt stykke i en ny serie så trykker man først på Ny plassering. Når man får opp bildet for plassering av lagringsenheter velger man knappen for default hylleplassering istedenfor å velge depot, magasin, reol, fag og hylle. BESTANDSENHETER Bestandsenheter er den delen av et arkiv som står samlet i magasinet. Det er ikke nødvendig å registrere bestandsenheter for å bruke programmet. Derimot må man registrere bestandsenheter om man ønsker å bruke depotstyringsfunksjonen og skrive ut reolskilt og bestandsenhetsoversikt. Bestandsenheter er knyttet til arkiv eller aksesjoner og kan ikke eksistere uten dem. Hvis man sletter arkivet eller aksesjonen, slettes også bestandsenheten. Bestandsenheten er det som for programmet fyller hyllene. Det vil si at hvis du registrerer bestandsenheter får du også oversikt over hvor du har ledig plass. 75

76 Registrering av bestandsenheter i arkiv 1. Stå i Arkivmodulen. Åpne registreringsbildet for det arkivet bestandsenheten skal knyttes til. Registreringsbildet må åpnes på arkivnivå. 2. Klikk på fanen for Bestandsenheter. Her vil du se om det finnes eksisterende bestandsenheter i arkivet. 3. Velg Ny. 4. Legg først inn Id og Innhold. Bestandsenheter blir gjerne nummerert fortløpende innen arkivet slik at den første id blir 01 og den neste 02 osv. I innholdsfeltet skriver du hva som er inkludert i bestandsenheten, for eksempel Hele arkivet, Serie D, Perioden eller Fotografier. 5. Lagre. 6. Når du har lagret blir depotplasseringen aktiv. Klikk Velg plassering. Registreringsbildet for plassering i depot åpner seg. 7. Velg plasseringen av bestandsenheten ved å benytte nedtrekkmenyene i Fra hylle raden. Tilkjennegi hvilket depot og hvilket magasin bestandsenheten står i. Velg i tillegg hvilken reol, hvilket fag og hvilken hylle bestandsenheten begynner på. Det vil si den hyllen det første stykket i bestandsenheten er plassert på. Hvis bestandsenheten ikke fyller hele første hylle skriver du inn hvor mye av hyllen som er dekket i siste felt. Benevnelsen er hyllemeter. Fylles hele hyllen opp skal det stå det 1 i siste felt. Er bare halve hyllen fylt opp skriver du inn 0,5 i det siste feltet. 8. Fyll inn hvor bestandsenheten slutter i Til hylle raden. Det vil si den hyllen det siste stykket i bestandsenheten er plassert på. En bestandsenhet må befinne seg samlet i et magasin, derfor er de to første feltene i hylleplasseringen grået ut. 9. Klikk Beregn. Omfanget kommer da frem i hyllemeter. Kontroller at beregnet omfang stemmer overens med bestandsenhetens omfang. (Om disse to tallene ikke stemmer overens er det noe galt, og du må kontrollere hylleplasseringen du nettopp la inn.) 10. Klikk Lagre og lukk. Registrering av bestandsenheter for aksesjon/plassering av aksesjon 1. Stå i Aksesjonsmodulen. Åpne Registreringsbildet for den aksesjonen du ønsker å plassere. 2. Klikk på fanen Plassering. 76

77 3. Velg Ny plassering. 4. Før du kan lagre må du legge inn Id og Innhold. Bestandsenheter blir gjerne nummerert fortløpende innen arkivet slik at den første id blir 01 og den neste 02 osv. I innholdsfeltet skriver du hva som er inkludert i bestandsenheten for eksempel Hele arkivet, Serie D, Perioden eller Fotografier. 5. Lagre. 6. Klikk Velg plassering. Registreringsbildet for plassering åpner seg. 7. Velg plasseringen av bestandsenheten ved å benytte nedtrekkmenyene i Fra hylle raden. Tilkjennegi hvilket depot og hvilket magasin bestandsenheten står i. Velg i tillegg hvilken reol, hvilket fag og hvilken hylle bestandsenheten begynner på. Hvis bestandsenheten ikke fyller hele første hylle skriver du inn hvor mye av hyllen som er dekket i siste felt. Benevnelsen er hyllemeter. 8. Fyll inn hvor bestandsenheten slutter i Til hylle raden. En bestandsenhet må befinne seg samlet i et magasin, derfor er de to første feltene i hylleplasseringen grået ut. 9. Klikk Beregn. Omfanget kommer da frem i hyllemeter. 10. Klikk Lagre og lukk. FLYTTE LAGRINGSENHETER Det kan være nødvendig å flytte lagringsenheter fra en midlertidig til en reell hylleplassering når man er ferdig med å ordne et arkiv, eller det kan være nødvendig å flytte lagringsenheter for å gjenspeile fysiske forflytninger i magasinet. 1. Stå i hovedbildet for magasin. For å komme til hovedbildet for magasin velger du Magasiner fra modul-nedtrekksmenyen til venstre under verktøymenylinjen. 2. Åpne strukturtreet slik at den hyllen du ønsker å flytte fra kommer frem i objektlisten. Dette får du til ved å klikke på faget hyllen tilhører i strukturtreet. 3. Høyreklikk på hyllen i objektlisten og velg Flytt lagringsenheter. 4. Det åpner seg nå en nedre objektliste. 5. Marker i den øvre objektlisten hvilke lagringsenheter du ønsker å flytte på. Lagringsenhetene vises gjerne hulter til bulter når objektlisten åpnes, så du må først sørge for at lagringsenhetene står i riktig rekkefølge. Dette gjøres ved å 77

78 klikke på Id, øverst til venstre i objektlisten. Arkivenhetene sorterer seg da etter Id. Man må ofte trykke to ganger for å få det sortert i stigende rekkefølge. Se gjennom listen (arkivenhetsstien til venstre i objektlisten) for å kontrollere at alt ligger i riktig rekkefølge. Marker så lagringsenhetene som skal flyttes, det vil si de lagringsenhetene som får plass på den første hyllen. 6. Klikk i den nedre objektlisten for å gjøre den aktiv. 7. Klikk på hyllen du ønsker å flytte til i struktur treet. Da vil innholdet på hyllen komme frem i nedre objektliste. Den vil enten være tom hvis det ikke står noe på hyllen fra før, eller ha lagringsenheter. Følg med på stien som er synlig over objektlistene. Stien over den øvre objektlisten viser hvor du flytter fra, og stien over den nedre objektlisten viser hvilket magasin, reol, fag og hylle du flytter til. 8. Klikk Flytt hit. 9. Klikk Lagre. 10. Så skal det som får plass på den neste hyllen flyttes. Fortsett med punktene 5. til 9. til alle lagringsenhetene er flyttet. 11. Klikk Lukk. Øvre objektliste: ma enhetene som skal f en hylle av gangen Hyllen materialet skal flyttes til er markert i strukturtreet Nedre objektliste aktiv (oransje), o skal vise hvilken materialet skal fly 78

79 Når man trykker Flytt hit forflyttes materialet fra den øvre objektlisten (den opprinnelige hylleplasseringen) til den nedre objektlisten, og alt nyflyttet er markert med gult. Trykk Lagre, marker den neste hyllemeteren som skal flyttes i den øvre objektlisten, marker den nedre objektlisten så den blir aktiv og marker den neste hyllen som skal fylles opp i strukturtreet. Fortsett slik til alt er flyttet. UTSKRIFTER FRA MAGASIN Reolskilt For å skrive ut reolskilt gjøres følgende: 1. Åpne magasinstrukturen. Klikk på magasin. Reolene kommer opp i objektlisten. 2. Marker den ønskede reolen i objektlisten. 3. Klikk på Utskrifter - Utskrifter i menylinja. 4. Velg riktig rapport og trykk på Kjør rapport. Det genereres en word-fil som vil åpne seg i standard dokumentbehandler der rapporten kan bearbeides før endelig utskrift. Bestandsoversikt Bestandsoversikt er en liste over alle bestandsenhetene i et magasin. 1. Stå i hovedbildet for magasin. 79

80 2. Stå på depot i strukturtreet slik at magasinene vises i objektlisten. Marker magasinet du ønsker utskrift fra i objektlisten. 3. Klikk på Utskrifter - Utskrifter i menylinja. 4. Velg riktig Bestandsoversikt og trykk på Kjør rapport. AKSESJON OG TILVEKST Aksesjon er det samlede arkivmaterialet som mottas i en leveranse til en depotinstitusjon. En aksesjon kan bestå av materiale fra ulike arkiver, og vi har muligheter til å opprette én tilvekst til hvert av de arkivene som er representert i aksesjonen. Vi skal her se på hvordan vi oppretter aksesjoner og tilvekster. OPPRETTE AKSESJON Gå til hovedbildet og velg Aksesjon i nedtrekksmenyen. 1. Høyreklikk på depotinstitusjonen i strukturtreet og klikk på Ny aksesjon. 2. Aksesjonsbildet åpner seg og aksesjonsnr. er enten forhåndsvalgt, eller du velger å skrive inn ny signatur. (Hvis Asta 5 er satt opp med rettigheter og signaturer skal feltene Aksesjonsnr:, Avdeling og Fagansvarlig være ferdig utfylt). 3. Aksesjonen kan bare knyttes opp mot en allerede registrert aktør. Du kan eventuelt gå inn å registrere en aktør før du går videre. 4. Skriv inn signatur eller navn (deler av navn) i feltene etter Mottatt fra og trykk på søk (forstørrelsesglass). 5. Alle aktørene som tilfredsstiller søkekriteriene kommer opp i et nytt bilde. Trykker du på søkesymbolet uten å angi kriterier vil alle aktørene som er registrert i basen komme opp i listen. For ikke å få opp for mange aktører, kan det være smart å trunkere aktører med flere ord i navnet eks. Direktoratet for brann- og elsikkerhet. 6. Marker riktig aktør og trykk på knappen Velg og lukk. 80

81 7. Skriv inn Mottatt dato (eks ) og evt. Saksnummer, Mottatt sted, Beskrivelse og Omfang. 8. Obligatorisk utfylte felt er Aksesjonsnr, Mottatt fra og Mottatt dato. 9. Klikk på Lagreknappen. 10. Aksesjonen vil nå være registrert og kan gjenfinnes under fanen Aksesjoner i redigeringsbildet for aktøren. OPPRETTE TILVEKST Tilvekst defineres som den delen av en aksesjon som tilhører et bestemt arkiv. Aksesjonen kan som sagt bestå av materiale tilhørende et eller flere arkiver og materiale tilhørende et arkiv defineres da som en tilvekst. Skal du registrere tilvekster som en direkte fortsettelse av aksesjonsregistreringen: 1. Gå til fanen Tilvekster og klikk på knappen Ny tilvekst. 2. Tilvekstbildet åpner seg og skrivemerket står i Tilvekstnr.feltet. Skriv inn Id (det enkleste er å ha en løpende nummerering av tilvekster). Finnes det ingen tilvekster fra før, blir første tilvekstnr Tilveksten kan bare knyttes opp mot et allerede registrert arkiv. 4. Skriv inn signatur eller navn (deler av navn) i feltene for Arkiv og trykk på søk (forstørrelsesglass). Trykker du på søkesymbolet uten å angi kriterier vil alle arkivene som er registrert i basen komme opp i listen. 5. Alle arkivene som tilfredsstiller søkekriteriene kommer opp i et nytt bilde. 6. Marker riktig arkiv og trykk på knappen Velg og lukk. 7. Skriv inn evt. Innhold og Omfang. 8. Klikk på Lagre-knappen. 9. Tilveksten vil nå være registrert og kan gjenfinnes under fanen Tilvekster i redigeringsbildet for arkivet. Alternative veier. Skal du registrere tilvekster til en allerede opprettet aksesjon, henter du opp aksesjonen i strukturtreet, høyreklikker på aksesjonen og klikker Ny tilvekst. 81

82 BESTILLING Bestillingsmodulen er til bruk for å følge opp henvendelser fra Arkivportalen og lesesalen. Brukerdokumentasjonen til de modulene som var nye med Arkivportalen er lagt ved som vedlegg etter brukerhåndboka for de som ønsker ytterligere utdyping. 1. Søk fram den arkivenheten som brukeren ønsker. 2. Marker dette objektet i objektlisten og høyreklikk. Velg Bestill arkivenhet fra menyen. (Bare objekter som er knyttet til lagringsenheter stykker, mapper, dokument, foto osv. kan bestilles) Det åpner seg en bestillingstralle i visningsruten hvor de bestilte objekter legger seg. 3. Gjenta til alle ønskede objekter er lagt i trallen. Bestillingstrallen forsvinner av syne når du beveger deg i strukturtreet, men den kan alltid hentes opp igjen ved å legge nye enheter i trallen, ved å gå på Vis og Vis bestillinger, eller ved å trykke på tralle-ikonet nede i høyre hjørne. 4. Når du har funnet alt du ønsker å bestille, se over trallen og klikk Bestill. Gå til bestilling fra vis Gå til bestilling fra arkivtralle 5. Det åpner seg et vindu for å knytte bestilling til bruker. Søk frem brukeren, eller registrer ny bruker. Du kan også hente informasjon om bestillere fra Arkivportalen med knappen opprett brukeren lokalt 82

83 Opprett b 6. Alle bestillinger er forhåndsvalgt til Utlån lesesal. Hvis du ønsker å endre leveringsformat, må det gjøres for hver linje. Merk en og en linje, endre leveringsformat og legg eventuelt inn en merknad i merknadsfeltet. Leverings Merknad 7. Velg Opprett bestilling 8. Bestillingsmodulen åpner seg. Du kommer til denne modulen både ved å opprette en bestilling, og ved å gå på Vis og Vis bestilling i hovedbildet i Asta. 9. Til venstre ligger bestillingstrallene. Klikk på plusstegnet til venstre for trallen for å få opp bestillingslinjene (hvert bestilt objekt gir en bestillingslinje). Alle bestillinger består av ett bestillingsnummer og x-antall bestillingslinjer. 83

84 Sorterings kriterier Strukturtre for bestillinger Bestilling detaljinfo Faner for å følge opp bestillingen 10. Informasjon om bestillingen er knyttet til hver bestillingslinje. Klikk på bestillingslinjen for å få opp detaljinformasjonen. 11. Klikk på Skriv ut rekvisisjon nederst i skjermbildet for å få en rekvisisjonsblankett for den enkelte arkivenhet. Blanketten gir detaljer for bestillingen samt arkivenhetens plassering i depot. Bestillingen kan følges ved å endre status. Status endringen er manuell og utføres i fanen Statuslogg. Når rekvisisjon er skrevet ut blir Rekvirert automatisk krysset av i loggen. De neste skritt i statusloggen er Fremhentet (materialet er hentet fra magasin), Produsert (se avsnitt for digitalisert element) eller Utlånt lesesal (materialet levert ut på lesesalen), Reservert (materialet reserveres) eller Ekspedert (bruker er ferdig med materialet), Returnert (materialet er returnert til magasinet) og Avsluttet. 12. Når en bestillingslinje er merket som Avsluttet i statusloggen blir den grået ut og den blir innaktiv. Man kan behandle flere bestillinger parallellt om de skal igjennom det samme løpet. 13. Når alle bestillingslinjene er avsluttet forsvinner bestillingen fra strukturtreet. 84

85 KNYTTE DIGITALISERT ELEMENT TIL EN BESTILLING 1. Velg bestillingslinjen du ønsker å jobbe med 2. Finn frem materialet som skal digitaliseres og sett status til Fremhentet. 3. Gå til fanen Produksjon. 4. Velg Opprett produksjonskatalog. Adressen til produksjonskatalogen finner du i feltet over knappen. Du vil få opp en melding om at produksjonskatalogen ble opprettet, og dennes adresse. (Første gang du gjør dette må du først opprette en mappe med navn Asta5 og som inneholder mappen Produksjon på maskinen din.) 5. Flytt eller kopier digital fil til den nyopprettede produksjonskatalogen. Produksjonsmappen for din bestillingslinje finner du ved å legge bestillingen og bestillingslinjen til produksjonskatalogadressen. For eksempel C:\Asta5\produksjonsfiler\56_1 vis si at mappen ligger på din maskin (C:\) at bestillingen er nummer 56 og at det er første bestillingslinje i bestillingen. 6. Når det ligger ett eller flere digitaliserte element i mappen er du klar til å importere filene. 7. Velg Hent digitaliserte dokumenter i fanen Produksjon. Filene blir da lastet opp. 8. Endre statusen til Produsert. 9. Gå til fanen Godkjenning. Her skal de produserte filene ligge. 10. Du kan se på filene ved å markere filen og klikke på Vis original. 11. Etter å ha kontrollert om det er den korrekte filen klikker du Produsér. Filen får en unik URL-streng og det produseres visningskopi, formidlingskopi og en thumb-nail. Disse visningsalternativene kan vises ved å klikke Vis original, Vis visningskopi, Vis formidlingskopi og Vis thumb. 12. Filen godkjennes ved å klikke på Godkjenn. I det du velger godkjenn legges filen til arkivenheten i Asta og den vil bli publisert på Arkivportalen om arkivet publiseres. 13. Endre status til Godkjent og følg arkivmaterialet ettersom det blir levert tilbake til magasinet. 85

86 PUBLISERING Arkivportalen.no er en nasjonal søketjeneste som muliggjør søk i arkiver på tvers av arkivinstitusjoners kataloger. Nettstedet gir informasjon om historiske arkiver og dokumenter i Norge. Den enkelte arkivinstitusjon kan gjennom Asta 5.1 og nyere utgaver av Asta legge sine arkiver ut på Arkivportalen.no. Før man kan begynne å publisere må institusjonen ha fylt ut arkivportalskjemaet som ligger på Arkivportalen.no. Gå inn på Hjelp, og Last ned arkivportalskjema. Dette skjemaet må fylles ut og sendes til Stiftelsen Asta, slik at den nødvendige informasjon om depotinstitusjonen kan legges inn i søketjenesten (som eksempelvis hvilke tjenester institusjonen har tenkt å tilby; digitalisering, utlån lesesal og lignende). Først når dette er på plass kan institusjonen begynne å publisere arkivene sine til Arkivportalen. Det er mulig å publisere arkiv med tilhørende arkivskapere på Arkivportalen. Arkivene må være låst og den som skal publisere må være knyttet til brukergruppen Avdelingsleder. Arkivene må også være restriksjonsvurdert før de publiseres. 1. Gå til Verktøy i menylinjen i hovedbildet. 2. Velg Publisering av arkiv fra nedtrekksmenyen. 3. Søk frem det arkivet du ønsker å publisere ved bruk av id eller navn. 4. Fra og med Asta 5.2. kan man begrense publiseringen til Arkiv og serienivå gjennom å krysse av i ruten merket publiser kun arkiv- og serienivå 5. Du må krysse av for at du godtar betingelsene for publisering. Disse betingelsene kan du lese her: 86

87 BETINGELSER FOR PUBLISERING Institusjonen er selv ansvarlig for at den informasjonen som publiseres. Materiale som publiseres eller henvises til fra institusjonens katalog skal være i overensstemmelse med tredjemanns rettigheter og med norsk lov, og institusjonen er selv ansvarlig for å ha sjekket andres immaterielle rettigheter. Det som publiseres fra Asta-basen til Arkivportalen; Arkivenheter: Alle nivåer fra arkiv ned til mappe eller dokument/foto hvis det er registrert. Navn, innhold, id, URN, sti, periode, datokvalitet, sted, omfang og arkivtype. Kataloginformasjon: Katalogiseringskode, katalogmedium, katalogreferanse. Relasjoner mellom arkivenheter. Arkivskaper og tilleggsproveniens. Publiserbare digitaliserte dokumenter med tittel og beskrivelse, URN og produksjonsdato. Depotinstitusjon med navn, kontaktinformasjon og merknader. Arkiv-enhetstype. Teknikk: Målestokk, størrelse, teknikktype. Emneord. Informasjon om materiale som er klausulert, hvis det eksisterer. Aktører: Navn, identifikator, periode, URN, historikk, aldersgruppe, kommune, fylke, land, aktørtype, hovedtype. Samfunnsplassering, forvaltningsområde og -nivå, næringskategorier. Depotinstitusjon. Relasjoner mellom arkivenheter og aktører. Publiserbare digitaliserte dokumenter med tittel og beskrivelse, URN og produksjonsdato. Det som ikke publiseres fra Asta-basen til Arkivportalen: Digitalisert materiale og andre filer som er klausulert (Dette gjelder ikke om materialet er sperret på grunn av fysisk tilstand) Registreringer / katalogdata med tilgangskode Hvilke forberedelser bør gjennomføres? Korrekturlesing av data både for feil og for å sjekke at felter som publiseres ikke inneholder informasjon som ikke bør være med. Vær spesielt oppmerksom på personsensitivt innhold Sjekke klausuler og tilgangskode Undersøke detaljnivået på registreringene. For bestilling fra Arkivportalen må arkivenhetene være registrert ned til minst arkivstykkenivå 87

88 6. Publiser ved å velge Publisér. Arkivet vil da bli lagt i publiseringskøen. 7. Søker du frem arkivet på nytt vil du se at arkivet har fått statusen Initiert publisering, dato og klokkeslett for publiseringen, og informasjon om hvilken bruker som publiserte arkivet. 8. Når arkivet har kommet seg gjennom publiseringskøen endres statusen til Publisert. Arkivet kan da søkes frem på Arkivportalen. Hvis institusjonen publiserer mye på en gang eller materialet inneholder mange digitaliserte elementer kan det ta litt tid før det blir tilgjengelig på portalen. Generell kø i portalen (at det er mange som publiserer samtidig) gjør også at det kan ta litt tid å få fullført publiseringen. Asta vil forsøke å publisere gjentatte ganger i 20 timer. Har ikke arkivet endret status fra Initiert publisering til Publisert innen ett døgn bør brukerstøtte kontaktes. Det kan da være feil i datastrukturen, eller det kan være manglende kontakt mellom Asta og Arkivportalen grunnet nettverk eller feil innstilling. I Betingelser for publisering er det informasjon om hvilke registreringer som blir med ut på arkivportalen, forberedelser i forkant av publisering og lignende. Det er viktig å tenke på registreringenes kvalitet. I Asta bør man alltid tenke på at materialet skal være søkbart og gjenfinnelig. Gode registreringer hjelper til med dette. Tenk gjennom hvilke søkeord folk flest trolig vil benytte for å finne nettopp dette materialet. Korrekturles registreringene før publisering, skrivefeil forhindrer treff. Husk at jo mer informasjon som legges inn, jo mer søkbart blir materialet. Det anbefales alle å ta en titt på avansert søk på Arkivportalen for å se litt på søkemulighetene, og hvilke felter man bør passe på å fylle ut. 88

89 BEGRENSET PUBLISERING Det er fullt mulig å publisere arkiver til portalen uten at alle registreringer dermed legges ut. Eksempelvis kan enkelte serier tilbakeholdes fra publiseringen. Dette gjøres ved at man setter tilgangskode på seriene som ikke skal publiseres. Det kan være greit å opprette en egen tilgangskode for dette formål (eksempelvis kode IP, Ikke publiser). Om tilgangskoder finnes (og brukeren har tilgang på disse) vil de vises, og kunne velges i Annet-fanen. Husk å lagre etter at tilgangskode er satt. Om det allerede er satt tilgangskode på materialet (grunnet sensitiv informasjon i registreringene) er det selvsagt ikke nødvendig å sette enda en tilgangskode for å hindre publisering. Som nevnt ovenfor under Betingelser for publisering vil ikke registreringer med tilgangskode bli publisert, uavhengig av hvilken tilgangskode som er satt. For informasjon om hvordan nye tilgangskoder opprettes se Tilgangskoder. Husk å enten gi alle som skal kunne se materialet tilgang til tilgangskoden som er brukt, eller alternativt å fjerne tilgangskodene igjen etter publisering av arkivet. Man kan også velge å publisere kun ned til serienivået gjennom en særskilt funksjon. OPPDATER PUBLISERINGEN MED NYE DIGITALE FILER Har man publisert ett arkiv som ikke hadde knyttet til seg digitale filer, eller man har lagt til nye digitale filer i Asta, kan man kun publisere de (nye) digitale filene gjennom en egen funksjon. Gå til strukturtreet og velg den noden (arkivet, serien etc) filene ligger under, og høyreklikk på denne. Velg "Republiser digitale dokumenter". Asta vil nå publisere alle filer som ligger under denne noden (uavhengig av antall nivåer), og som ikke er publisert tidligere. 89

90 Å TILBAKEKALLE PUBLISERTE ARKIV Har man publisert ett arkiv som ikke var klart for publisering så er ikke det noe stort problem. Om man foretar de nødvendige endringer og publiserer på nytt vil det nye arkivet overskrive det gamle. Alternativt kan man også tilbakekalle arkivet fra Arkivportalen. Gå på verktøy, Publisering og Publisering av arkiv. Søk opp arkivet du vil tilbakekalle, merk det og hak av for Godta betingelser. Trykk så Tilbakekall. 90

91 EKSPORT OG IMPORT I Asta 5 er det mulig å eksportere ett eller flere enkeltarkiver i én operasjon. Eventuelle tilknyttede arkivskapere tas også med i eksporten. Vil du eksportere kun arkivet eller arkivskaperen må relasjonen mellom arkiv og aktør slettes. Det er også mulig å gjøre den samme eksporteren fra aktørbildet. I Asta 5.2- Asta 5.4 vil den gamle eksport-/importfunksjonen vi kjenner fra eldre utgaver eksistere side om side med den nye eksport-/importfunksjonen laget for Asta 5.2. Den nye eksport-/importfunksjonen er kun beregnet på Asta 5.2 (eller nyere)-filer. Ønsker du å eksportere eller importere eldre filer må Gammel eksport brukes. EKSPORTERE ARKIV Ved å eksportere et arkiv lager du en fil med kopi av opplysningene om et arkiv inkludert aktøren arkivskaper. EKSPORT AV ARKIVENHETER I ASTA 5.2 OG NYERE VERSJONER 1. Søk frem arkivet eller arkivene du ønsker å eksportere. 2. Høyreklikk på arkivet i objektlisten og velg Legg arkivenhet til eksportjobb. 3. Nede i høyre hjørne i hovedbildet dukker det opp ett lite ikon når noe er lagt til eksport. Ved å klikke på dette ikonet får man opp Eksportutvalg vinduet. Her ligger en oversikt over alt som er lagt til eksport. Alternativt; gå på Eksport/import i menylinjen og velg Eksporter arkivenhet(er) i nedtrekksmenyen. 91

92 4. Om det ligger flere arkiver til eksport, og man ikke ønsker å eksportere alle så merkes de uønskede arkivene, og man trykker Fjern. Ved å trykke Fjern alle tømmer man eksportutvalget for alt som er lagt der. 5. Samtlige enheter som ligger i eksportutvalget vil bli eksportert. Om digitale filer skal være med i eksporten må man hake av for Opprett mappestruktur, og så for Ta med digitale filer. Om der ikke er noen digitale filer knyttet til arkivet er det ikke nødvendig å hake av for noe. 6. Trykk Velg/lag eksportmappe. Velg hvor eksporten skal legges. Det er ikke nødvendig å legge inn filnavn, dette genereres automatisk. Når ønsket plassering for eksporten er valgt kommer denne adressen opp i mappefeltet nede til venstre i eksportutvalgbildet, og det automatisk genererte filnavnet legger seg i feltet for filnavn nede til høyre. 7. Trykk Eksporter. Når eksporten er ferdig kan vinduet for eksport av arkivenheter lukkes. Har det blitt kjørt eksport med digitale filer vil resultatet bli to eksportfiler. En vanlig XML fil, og en eksportmappe med mappestruktur. 92

93 GAMMEL EKSPORT 1. Søk frem arkivet du ønsker å eksportere. 2. Marker arkivet i objektlisten. 3. Gå til Eksport/Import i menylinjen. 4. Velg Gammel eksport fra nedtrekksmenyen, og så Eksporter eller Legg til eksport. 5. Du får opp eksport vinduet, hvor den eller de arkivene du har lagt til eksport vises. Klikk på Kjør eksport. 6. Du får nå opp et nytt vindu. Velg hvor du ønsker å lagre filen og gi den et navn. 7. Trykk lagre. Det kjøres ingen sjekker på eksporten, så det skal gå relativt raskt å eksportere store mengder informasjon. IMPORT: Det kjøres en rekke sjekker mot importen, så avhengig av størrelse kan dette ta litt tid. IMPORT AV ARKIVER I ASTA 5.2 OG NYERE VERSJONER 1. Gå på Eksport/Import i menylinjen og velg Importer arkiv. 2. Skjermbildet Forberede import til Asta kommer opp. Øverst er det et felt for Importfil, og til høyre for dette feltet, dvs øverst til høyre i bildet, er det en knapp som heter Åpne. Trykk på denne for å velge fil for import. 3. Når filen leses kommer det opp et vindu for Forberedelse av import: Leser importfil. Her valideres importfilen, og systemet sjekker at filen er på riktig versjon. Kun Asta 5.2 filer kan leses i denne importen. Når valideringen er ferdig kan vinduet lukkes. 93

94 4. Trykk på URN alternativer. Velg om du ønsker å generere nye URN for alle enhetene i importen, noe som vil gjøre alle enhetene nye. Alternativt beholder du eksisterende URN, og oppdaterer eventuelle enheter som allerede finnes i systemet. 5. Trykk så på Sjekk innhold i importfil. Systemet initierer en sjekk for å se om datainnholdet i filen er lovelig iflg. systemoppsettet. Om systemet finner feil i filen vil dette bli synliggjort i feltet for Gjennomgående endringer ved at linjene hvor feil inntreffer er markert i rødt. Linjen for arkiv id vil også bli markert i rødt om denne id en allerede finnes i basen. 6. I listen over Gjennomgående endringer har man mulighet for å foreta ulike endringer før filen importeres. Linjer merket med rødt viser eventuelle feil systemet har funnet under punkt 5. Disse må endres før filen kan importeres. Linjer som er merket med gult viser mangler systemet har oppdaget (eksempelvis tomme felter i Asta). De gule linjene er ikke ment som feilmeldinger, mer som informasjon. Manglene kan rettes opp i før import av filen, men dette er ikke noe som må gjøres for at man skal kunne importere. 94

95 7. Må endringer gjøres dobbeltklikker man i Ny verdi feltet som skal endres, og skriver inn den nye verdien. Her kan man endre fagansvarlig, depotinstitusjon, arkivenhet id m.v. Lengst til høyre i hver linje ligger en knapp man kan trykke på for å få opp alternativene for ny verdi. Når endringer er lagt inn/utført trykk Oppdater (knappen med to grønne piler til høyre for feltet). Du kan ikke gå videre før alle feil (linjer merket med rødt) er rettet. 8. Nederst til venstre ligger en knapp for å Se forskjeller. Denne viser om importen vil overskrive noe som allerede ligger i basen, og eventuelle forskjeller mellom importen og det i basen allerede eksisterende arkivet. Har du valgt Generer ny URN under punkt 4 vil alle enhetene være nye, og systemet vil ikke finne noen forskjeller. 9. Om du ønsker å jobbe mer med importfilen før selve importen trykk Lagre importfil. Filen blir da lagret og videre endringer kan utføres på ett senere tidspunkt. 10. Når eventuelle endringer er utført og filen klar for import trykk Start import. Før importen havner i den nye basen kommer det opp en melding om at importen er ferdig, og man blir bedt om å bekrefte at man ønsker å lagre importen i databasen. Velg Lagre. Når importen er fullført kommer det 95

96 importerte arkivet automatisk opp i både strukturtre og objektliste. Vinduet for Import av arkivenhet data kan lukkes. GAMMEL IMPORT 1. Gå til Eksport/Import i menylinjen. 2. Velg Gammel eksport, og så Importer fra nedtrekksmenyen. 3. Bildet for import kommer opp og Les ny fil er markert. Trykk OK. 4. Finn filen du vil importere (søk den frem ved å trykke på knappen med etter filnavnfeltet) og trykk på Les fil. 5. Når filen er lest inn trykk Lukk. 6. Importbildet er fortsatt oppe. Er Rett feltverdi-feil markert, så trykk OK. Du får da opp en liste over verdi-feil, som eksempelvis depotinstitusjons id og bruker id som ikke finnes i basen du skal importere til. Depotinstitusjons id en må endres fra eksporterende institusjon til importerende institusjon. Alle verdi-feilene må rettes før du kan gå videre. Når du er ferdig, lukk bildet. 7. Sjekk om det finnes logiske feil (ID-konflikter) er markert. Trykk OK. I øvre del av bildet, etter Antall logiske feil, får du melding om eventuelle og antall logiske feil. Disse må rettes opp. Det er flere andre endringer som kan gjøres med informasjonen, eksempelvis Vis/slett utvalgte deler av de innleste data; Har du eksportert flere arkiver enn du ønsker å importere kan du slette de her. 8. Etter at eventuelle endringer er gjennomført, marker Overfører data til driftsdatabasen og trykk OK. Importen fullføres. 9. Trykk Avslutt. EKSPORT OG IMPORT AV ARKIVER MED DIGITALISERTE ELEMENTER Ved eksport av arkiv med eksisterende digitaliserte elementer haker man av for Opprett mappestruktur og for Ta med digitale filer i eksportbildet før eksporten kjøres. Man vil da få to eksporter; en vanlig XML fil, og en eksportmappe med mappestruktur som tilsvarer arkivstrukturen i Asta. Ved import (om arkivet ikke allerede ligger i basen) kjøres det først en import av XML filen uten mappestruktur og digitale elementer. På den måten kommer arkivet inn i basen med fullt strukturtre. Så kjører man Importer digitale elementer til arkivet, og velger da å få med underliggende mapper med digitale elementer. 96

97 MASSEDIGITALISERING Med Asta 5.2 kom muligheten for massedigitalisering, som betyr at man kan legge til mange digitale filer på en gang, og også at man ved scanning kan legge filene rett der de hører hjemme. Man starter med å ta en eksport av det aktuelle arkivet. Skal man bare knytte digitale elementer til en spesifikk serie kan man velge å bare eksportere denne ene serien. Trinn 1: Kjør eksport 1. Søk frem arkivet eller serien du ønsker å eksportere. 2. Merk arkivet eller serien i objektlisten, høyreklikk på arkivet og velg Legg arkivenhet til eksportjobb. Alternativt merk arkivet/serien i strukturtreet, høyreklikk på det og velg Legg arkivenhet til eksportjobb. 3. Nede i høyre hjørne i hovedbildet dukker det opp ett lite ikon når noe er lagt til eksport. Ved å klikke på dette ikonet får man opp Eksportutvalg vinduet. Her ligger en oversikt over alt som er lagt til eksport. 97

98 4. Om det ligger flere arkiver til eksport, og man ikke ønsker å eksportere alle så merkes de uønskede arkivene, og man trykker Fjern. Ved å trykke Fjern alle tømmer man eksportutvalget for alt som er lagt der. 5. Samtlige enheter som ligger i eksportutvalget vil bli eksportert. Hak av for Opprett mappestruktur. Om det allerede finnes digitale filer knyttet til så hak også av for Ta med digitale filer. Om der ikke er noen digitale filer knyttet til arkivet er det ikke nødvendig å hake av for dette. Når man har valgt å opprette mappestruktur vil man få to eksporter; en vanlig XML fil, og en eksportmappe med mappestruktur som tilsvarer arkivstrukturen i Asta. 6. Trykk Velg/lag eksportmappe. Velg hvor eksporten skal legges. Det er ikke nødvendig å legge inn filnavn, dette genereres automatisk. Når ønsket plassering for eksporten er valgt kommer denne adressen opp i mappefeltet nede til venstre i eksportutvalgbildet, og det automatisk genererte filnavnet legger seg i feltet for filnavn nede til høyre. 7. Trykk Eksporter. Når eksporten er ferdig kan vinduet for eksport av arkivenheter lukkes. 98

99 Illustrasjonen viser hvordan strukturen i Asta er eksportert og gjenskapt som en mappestruktur vist i filbehandler. Trinn 2: Knytt filer til mappene Gå inn på den nyopprettede eksporten. Den skal ha form av en mappe, med dato og klokkeslett for eksporten som navn. Åpne mappen. Du vil finne en ny mappe med depotinstitusjons-id en som navn. I denne mappen vil det ligge en mappe med arkivid en din som navn. Denne mappen vi igjen inneholde mapper for hver enkelt hovedserie i arkivet ditt (eller bare en mappe for den aktuelle serien om du bare har eksportert en serie), i tillegg til en XML-fil. Hver av seriemappene vil inneholde mapper for underserier, samt en XML-fil. Underseriemappene inneholder mapper for hvert enkelt stykke i undersereien, alternativt mapper for hver enkelt mappe om disse er registrert direkte under underserien. Mappene for hvert enkelt stykke inneholder mapper for hver enkelt mappe i stykket. 99

100 Når man skanner materialet kan man nå legge de digitaliserte elementene direkte inn i den mappen de skal knyttes til. Har man allerede eksisterende digitale filer kan disse flyttes eller kopieres inn i mappene de skal knyttes til. Når alt av digitale filer er knyttet til skal mappene importeres inn i Asta igjen. Trinn 3: Importer digitale elementer til arkivet Marker arkivet ditt i strukturtreet eller i objektlisten. Kjørte du eksport av en enkelt serie er det denne du skal markere. Høyreklikk og velg Importer digitale dokumenter til arkivenhet. Du får opp ett standard fil-søkefelt. Søk frem eksportmappen for arkivet ditt, eller alternativt mappen for serien om du bare eksporterte en serie. Merk at du må stå på samme nivå i Asta og i mappestrukturen. Hak av for at importen skal kjøres Med underliggende mapper. Trykk Importer. I første omgang vil filene som nå importeres få status som Importert. Trinn 4: Masseprosessering av filer For å gå igjennom prosessen fra Importert til Publisert som beskrevet i avsnittet Knytte til filer Høyreklikk på arkivet/serien, og velg Prosessér underliggende digitale dokumenter. Alle tilknyttede og underliggende digitaliserte dokumenter vil vises i listen til venstre. Velg en eller flere filer i listen, velg produksjonssteg blant radioknappene til høyre, og klikk Prosessér. For å legge til tittel og beskrivelse, høyreklikk på arkivet/serien og velg Rediger underliggende digitale dokumenter. Velg en eller flere filer i listen til venstre, og registrer informasjon. 100

101 MASSEREGISTRERING Masseregistreringsverktøyet muliggjør konvertering av data lagt inn i ett Excel-ark over til en XML-fil som så kan importeres til Asta 5.2 eller nyere versjoner. 1. Gå inn på Verktøy, Masseregistrering, Åpne mal for masseregistrering. Ett ferdig Excel metadatasett (ett Excel-ark med ferdig definerte kolonner) kommer opp. Lagre dette Excel-arket lokalt. Åpne den lagrede versjonen og fyll ut med registreringsdata. De ferdig definerte kolonnene synliggjør den informasjonen som er påkrevd for å kunne kjøre en import/konvertering fra Excel til Asta. De påkrevde kolonnene er enhetstype (en oversikt over enhetstype-id ene ligger i ark to), sti, identifikator, navn, innhold, startdato, sluttdato, arkivkode fra, arkivkode til, merknad, kommunenummer, sted, adresse, fylke, landkode, depotinstitusjon, URN og endret dato. Av disse MÅ enhetstype, sti, identifikator, navn og depotinstitusjon være utfylt. De resterende feltene fylles ut ved behov (når det finnes informasjon å legge inn i feltene). Defininsjon av "sti" og" full sti": Begrepet "sti" i koblingsprotokollen viser kun til overliggende, og inneholder ikke objektets identifikator. "Full sti" er overliggende og identifikator. Ved registrering i Excel for konvertering til Asta vær oppmerksom på verdiformat i Asta. Datofelt i Asta godtar eksempelvis bare siffer (åååå, mmåååå eller ddmmåååå). 101

102 2. For at koblingen skal fungere må Excel registreringene ligge i hierarkisk rekkefølge; arkiv, hovedserier, underserier, stykker og mapper. Videre må serie A ligge før D, og serie Ba før Da. Når du er ferdig med å fylle ut exelarket må feltene derfor sorteres. Gå på Sorter og filtrer, velg Egendefinert sortering. Når sorteringen er utført, se over registreringene med fokus på enhetstype, sti og identifikator for å sjekke at alt ligger riktig. 3. Nå kan protokollen kjøres. Gå inn på Verktøy, Koblingsprotokoll og velg Kjør protokoll. Du må først velge hvilken protokoll som skal kjøres. Gå på Protokoll og Hent fra server (om du vil bruke protokollen som følger med, Hent fra fil om du har laget en egen som du har lagret lokalt). Du må så velge Fra fil (hvilket datasett som skal konverteres, dvs. Excel-arket ditt), og Til fil som definerer navn på og hvor resultatfilen (dvs Asta-filen) skal legge seg. Når protokollen er kjørt blir resultatet en Asta-fil (XML) som kan importeres i Asta. 102

103 4. Når protokollen er kjørt kan informasjonen importeres til Asta. Gå på Eksport/Import, Importer arkiv, velg resultatfilen din, og kjør import på vanlig måte. Om andre/flere opplysninger skal være med i Excel-arket enn de som er med i masseregistrerings-exelarket så må man opprette ett nytt metadatasett og en ny protokoll. For hvordan dette gjøres, se Koblingsprotokoll. KOBLINGSPROTOKOLLEN Koblingsprotokollen er ett verktøy for å kunne koble to datasamlinger sammen. Det er alltid en tosidig affære, med en fra-enhet og en til-enhet. Datasamlingene kan være av type XML, Excel og XMP. En Asta eksport er en XML-fil. For å få koblet sammen de to datasamlingene må det opprettes ett metadatasett til hver samling. Ett metadatasett er en fil som inneholder rammeverket for overføring av data mellom registreringene og Asta5. Etter å ha opprettet to metadatasett som skal kobles opprettes det en koblingsprotokoll basert på de spesifikke metadatasettene som skal benyttes. 103

104 FRA XML (ASTA) TIL EXCEL SKRITT FOR SKRITT Trykk på Verktøy i menylinjen, og velg Koblingsprotokoll og så Åpne koblingsprotokoll. Øverst i skjermbildet for Koblingsprotokoll ligger en menylinje. Under Fil har man funksjonene Ny protokoll, Åpne, Lagre, Lagre som, eller Slette. Under Server har man tilsvarende funksjonene Ny protokoll, Åpne, Lagre, Lagre som, og Slett. Metadatasett gir alternativene XML, Excel og XMP. Under Handlinger kan vi velge Kjør protokoll. Benytter man Fil jobber man mot den lokale maskinen, mens man ved å benytte Server jobber mot serveren man har installert Asta på. Det vil si jobber man mot fil jobber man offline, men mot server jobber man online. Under menylinjen er det noen tekstfelt hvor man, ved opprettelse av ny protokoll, legger inn protokollens navn og en beskrivelse av den. Man legger også inn hva slags type protokoll det er snakk om (Eksport, Import, Registrering, Indeksering) og versjonsnummeret. Under disse tekstfeltene er det to inaktive felter hvor fil-/serveradressen valgt for Datasamling fra og Datasamling til dukker opp. 104

105 Så er det et større felt med fanene Koblinger og Kjørelogg. Står man i fanen Koblinger er feltet todelt. På venstre side kan man ved å trykke Åpne velge Fra metadatasett, og på høyre side kan man ved å trykke Åpne velge Til metadatasett. OPPRETT METADATASETT For å opprette et metadatasett går man på Metadatasett og velger hva slags format metadatasettet skal være i; XML, Excel eller XMP. Om Fra metadatasettet skal være en Asta fil velger man XML. Legg inn navn på filen, og eventuelt en beskrivelse. Gå inn på Fil, og velg Last fra eksempelfil. Velg en Asta eksport fra maskinen din. (Vær oppmerksom på at kun de feltene som har blitt fylt ut i det eksporterte arkivet i Asta før eksporten ble kjørt vil komme med i 105

106 denne eksempelfilen. Har du eksempelvis ikke brukt feltene for arkivkode i det eksporterte arkivet så vil heller ikke disse feltene komme med i eksempelfilen. Det kan derfor være en ide å kjøre eksport av et registreringsmessig komplett arkiv som man så lagrer som eksempelfil til protokollbruk.) I det store feltet nederst hvor det står XML Schema elementer får du nå opp alle felter som finnes i Asta programmet (nærmere bestemt alle felter som er tatt i bruk i det eksporterte arkivet). Fra disse skal du velge de feltene du vil hente informasjon fra, det vil si hvilke data du ønsker å legge inn i Excel. Du må alltid ha med de påkrevde feltene Enhetstype, Sti, Identifikator, Navn og Depotinstitusjon. Velg Asta5ArkivEksport/arkivenhet fra scrollen etter Post-separator. XML Schema elementer feltet er todelt. Til høyre ligger stien, det vil si hva de ulike feltene heter i XML. Til venstre er feltet for Brukernavn (alias). Her legger man selv inn ett brukernavn på de ulike linjene. Det er kun ett poeng å navngi linjene som markerer feltene man ønsker å hente informasjon fra. 106

107 Om å lese linjene i XML schema: Når du har valgt Asta5ArkivEksport/arkivenhet som Post-separator vil alle linjene starte på nettopp dette. Det du skal se på når du skal finne de riktige linjene er det som kommer etter Asta5ArkivEksport/arkivenhet/ i stien. Skal du ha linjer som gir informasjon om arkivenheten så skal du lete opp linjene Asta5ArkivEksport/arkivenhet/info. Her vil det som står sist i stien (info) være informasjon knyttet til arkivenhet. Linjen for stien i Asta er som følger: Asta5ArkivEksport/arkivenhet/fullSti. Linjen for arkivenhetens identifikator er Asta5ArkivEksport/arkivenhet/identifikator. Tilsvarende er linjen for arkivenhetens navn Asta5ArkivEksport/arkivenhet/navn. Skal du ha linjer som gir informasjon om eksempelvis depotinstitusjonen så skal du lete opp linjene hvor /depotinstitusjon/info står etter post-separatoren. Her vil det som står sist i stien (info) være informasjon knyttet til depotinstitusjonen. Linjen for depotinstitusjons ID er som følger: Asta5ArkivEksport/arkivenhet/depotinstitusjon/depinstid. 107

108 Man kan sortere XML schema elementene på bruksnavn, og dermed få en oversikt over hvilke felter man har inkludert. Når alle feltene man ønsker å hente data fra har blitt navngitt lagrer man (Lagre som under Fil eller Server) og lukker. Man har nå opprettet metadatasettet for Asta-eksporten. Nå må man opprette ett metadatasett for formatet man ønsker å ha på til metadatasettet. For Excel gå inn på Metadatasett og velg Excel. Legg inn navn og eventuell beskrivelse. Nederste del av skjermen Viser kolonner i Excel. Trykk på ny for å opprette en kolonne. Første felt, Ark, viser hvilket Excel ark vi er på (om arket skal hete noe annet enn Ark 1 så må du trykke Legg til/fjern arkfaner (i Excel) og oppgi nytt navn). Neste felt, Kolonne, angir hvilken kolonne i tabellen. Det tredje feltet, Bruksnavn (alias) angir hva vi ønsker at kolonnen skal hete. Det er dette feltet som skal hente informasjon fra Astaeksporten/XML metadatasettet. 108

109 Når alle ønskede kolonner er opprettet, lagre (Lagre som under Fil eller Server) og lukk. Du kan nå gå inn i henholdsvis venstre og høyre halvdel av Koblingsprotokoll bildet og trykke Åpne. På venstresiden, velg fra metadatasettet (i dette tilfellet XML-filen). I høyre halvdel, velg til metadatasett (i dette tilfellet Excel-filen). Du får da opp de to metadatasettene i hver sin halvdel av skjermen. 109

110 Sorter Fra metadatasettet på bruksnavn for å få de feltene du har merket øverst. Merk de enkelte linjene på venstre og høyre side som skal kobles sammen. Trykk Koble. Koblingen legger seg nederst i bildet, under Koblinger. Velg de neste linjene som skal kobles sammen og gjenta. Linjer som allerede har blitt koblet blir merket grønt. 110

111 Data fra flere felter på venstre side kan legges inn i ett enkelt felt på høyre side ved å merke flere linjer på venstre siden samtidig. Data fra disse to feltene vi nå bli slått sammen når koblingsprotokollen blir kjørt. Man kan holde dataene adskilt ved å legge inn skilletegn eller lignende. Dette gjøres ved å merke den aktuelle linjen i det nederste feltet hvor koblingene legger seg, og så trykke på knappen Rediger kobling. Ett nytt skjermbilde kommer opp. 111

112 Til høyre er det ett felt for Konstant/skilletegn. Her legger man inn hvilke skilletegn, skilleord, eller opprom man ønsker. I feltet til venstre ser man hvilke felter data blir hentet fra, det vil si hvilke data man ønsker skilletegn el.lign. mellom. Feltet viser også hvordan uttrykket er nå. Her viser man hvor man ønsker at skilletegn skal inn. Når ønsket skilletegn o.a. er lagt inn i Konstant/skilletegn feltet, trykk på Legg til knappen til venstre for feltet. Skilletegnet og eventuelle andre tegn legger seg nå nederst i feltet Uttrykk, med enkle anførselstegn. Merk linjen med skilletegnet, og velg plassering ved å trykke på piltasten til høyre for feltet. Ved å trykke på piltasten som peker oppover vil skilletegnet flytte seg en linje oppover, og vil dermed ligge mellom dataenhetslinje en og to. 112

113 Ønsker du å slette skilletegnet, merk linjen og trykk på den røde knappen med minustegnet. På samme måte kan også de andre linjene i koblingen flyttes, om rekkefølgen har blitt feil. Når skilletegnet og alt annet er der du ønsker å ha det, trykk Lukk. I feltet for koblinger har nå skilletegnet kommet med. Denne type endringer kan også gjøres i allerede eksisterende protokoller. Gjenta koblingsprosessen mellom linjene til alle ønskede linjer er koblet. Husk å lagre protokollen, enten under Fil eller under Server. 113

114 Nå skal koblingsprotokollen kjøres. Gå på Handlinger, og velg Kjør protokoll. Hent opp protokollen du har lagret. 114

115 Velg fra-fil, i dette tilfellet en Asta-eksport. Velg til-fil. Denne filen blir ny, da dette blir resultatet av koblingen. Du skal velge hvor du vil legge filen. Trykk så Kjør. 115

116 FRA EXCEL TIL XML (ASTA) Man kan koble fra Excel til XML på samme måte. Man oppretter på samme vis to metadatasett og en koblingsprotokoll. Som Excel metadatasett tar man utgangspunkt i Excel arket som ligger under masseregistreringsmalen. Fjern eventuelle kolonner du ikke har behov for (men ikke de kolonnene som må være med for å få gjennomført en kobling; Enhetstype, sti, identifikator, navn og depotinstitusjons id), og legg til eventuelle egne informasjonskolonner. XML metadatasettet laster man fra en eksempelfil. (Se Opprett metadatasett.) Excel metadatasettet blir Fra metadatasett, og XML metadatasettet blir Til metadatasett. Koblingen mellom datasettene utføres på samme måte som fra XML til Excel, men Excel metadatasettet er nå på venstre side av skjermen, og XML settet på høyre side. 116

117 Man kan ikke slå sammen felter som i Asta er adskilte (ytterår og lignende). Har man flere informasjonsfelter i Excelarket kan disse selvsagt slås sammen i Astas frie felt, som innholdsfeltet eller merknadsfeltet. Man bør også være oppmerksom på verdiformat i ulike Asta felt. Datofeltene kan, eksempelvis, bare ta siffer (åååå, mmåååå eller ddmmåååå). Når alle feltene er koblet og eventuelle redigeringer utført lagres (Lagre som) protokollen under fil eller server. For at protokollen skal kunne kjøres må du ha registrert materiale i Excel, slik at du har noe som skal konverteres. Ta utgangspunkt i masseregistreringsmalen, lagre den på ditt eget område, og revider den. (Se Masseregistrering) Excelarket registreringene skal gjøres i skal tilsvare Excel-metadatasettet du opprettet ovenfor. Heter arkfanen din Ark 1 så skal arkfanen også hete det i metadatasettet. Er enhetstype, sti og identifikator lokalisert i kolonne A, B og C i metadatasettet ditt så skal de også være lokalisert i kolonne A, B og C i Excelarket ditt. Ett tips er å først sette opp Excelarket som dere skal bruke til registrering. Ta utgangspunkt i masseregistreringsmalen, og 117

118 sørg for at de fem obligatoriske feltene er med. Gå så inn i koblingsprotokollen (gjerne når registreringene er ferdige og klare til konvertering) og opprett metadatasettet som korresponderer med registreringsarket. På samme måte som med masseregistrering må Excelarket sorteres før det kan kobles. Registreringene skal ligge i hierarkisk rekkefølge; arkiv, hovedserier, underserier, stykker og mapper. Serie A må ligge før D, og serie Ba før Da. Når du er ferdig med å fylle ut Excelarket går du på Sorter og filtrer, og velger Egendefinert sortering. (Denne egendefinerte sorteringen ligger ferdig til bruk når du har tatt utgangspunkt i masseregistreringsmalen.)når sorteringen er utført, se over registreringene med fokus på enhetstype, sti og identifikator for å sjekke at alt ligger riktig. 118

119 Nå kan protokollen kjøres. Gå inn på Verktøy, Koblingsprotokoll og velg Kjør protokoll. Du må først velge hvilken protokoll som skal kjøres. Gå på Protokoll og Hent fra server (om du vil bruke protokollen som følger med, Hent fra fil om du har laget en egen som du har lagret lokalt). Om du akkurat har laget protokollen og fortsatt står i bildet for den nye protokollen din kan du kjøre protokollen ved å velge Handlinger og Kjør protokoll. Du må så velge Fra fil (hvilket datasett som skal konverteres, dvs. Excel-arket ditt), og Til fil som definerer navn på og hvor resultatfilen (dvs Asta-filen) skal legge seg. Trykk så Kjør. Resultatet blir en XML-fil som kan importeres i Asta-basen din på vanlig måte. (Se Import av arkiver i Asta 5.2) XMP-STEMPLING XMP (Extensible Metadata Platform) er et format som skal standardisere metadata for dokumenter, bilder og annet. XMP formatet kan brukes av både.jpeg og.pdf. Gjennom koblingsprotokollen kan metadataene stemples på et digitalt dokument. Ved XMP-stemplingen vil matadata fra Asta legge seg ved bildet. Disse metadataene blir en egenskap ved bildet, og vil følge med selv om bildet skulle bli tatt ut av sin 119

120 opprinnelige kontekst. Informasjon som eksempelvis fotograf og depotinstitusjon vil følge bildet og vil kunne vises som metadata i programmer som Photostation og Photoshop. Det ligger ikke nødvendigvis noen protokoll for XMP-stempling av filer i Asta når dere oppgraderer. Den eneste protokollen som skal ligge inne er for enkel konvertering av Excel til XML. Andre protokoller må dere legge inn selv, basert på deres egne behov. Skrittvis veiledning 1. Kjør en eksport med opprettelse av mappestruktur og med digitale filer. Er dette allerede opprettet i forbindelse med massedigitalisering så benytt dette, såfremt alle arkivets/seriens digitale filer som skal XMP-stemples ligger i denne mappestrukturen. 2. Gå til koblingsprotokollen og velg protokoll som gir XMP-stempling av filer. 3. Velg mappestrukturen med de digitale filene i feltet hvor det står Velg mappe. Hak av for Ta med underliggende mapper. 4. Kjør protokollen 5. Importer mappestrukturen tilbake i Asta. 6. Ved åpning av et bilde i eksempelvis Photoshop eller Photostation vil man se tilhørende metadata som aktør og depotinstitusjon (dvs. man vil se de metadata angitt av protokollen man har brukt). 120

121 BRUKERADMINISTRASJON Brukeradministrasjonen er en egen modul som de med brukeradministrator rettigheter kan logge seg på. Brukeradministrasjonssystemet brukes til å vedlikeholde opplysninger om depotinstitusjoner, depot, avdelinger, akkumulatorer, brukere av systemet og brukergrupper. Her kan man også gi enkeltbrukere tilgang til enkeltarkiver og enkeltaktører. NY BRUKERADMINISTRASJONSMODUL I ASTA 5.4 I Asta 5.4 har vi fått en ny brukeradminstrasjonsmodul som er litt mer intuitiv enn den vi har hatt i tidligere utgaver av programvaren. Du kommer til brukeradministrasjonen ved å gå på Verktøy, så Administrasjon i Verktøymenyen i hovedbildet. Om du har tilgang til brukeradministrasjonen vil det nå åpne seg en ny side. Bruker- og tilgangsadministrasjonen er delt i fire grupper: Brukeradministrasjon her kan man styre systemets brukere og disses tilganger 121

122 Systemdata- og kontroll gir ajourhold av tilgangskoder Grunndatatabeller her ligger informasjonen om depotinstitusjonen, tilknyttede depoter, avdelinger og akkumulatorer. Her styrer man i tillegg innstillingene vedr bestillinger gjort rett i systemet (ikke over nett). Arkivportalen gir ajourhold for koblingene som angår Arkivportalen De forskjellige punktene i Grunndatatabeller settes opp når basen klargjøres, før man begynner å bruke Asta aktivt. Dette gjøres vanligvis av Stiftelsen Asta. Noe vedlikehold utføres av institusjonen selv når informasjon endres, depotinstitusjonen får ett nytt depot osv. I tillegg inneholder ofte enkelte akkumulatorer årstall, og disse bør dermed oppdateres årlig. Også punktene under Arkivportalen blir satt opp ved klargjøringen av basen før Asta tas i bruk. Det er nok lite behov for endringer her, det måtte da først og fremst være om institusjonen endrer reglene for mengde materiale som kan bestilles pr. bestilling, hvilke tjenester de ønsker å tilby via Arkivportalen og lignende. Det er gjerne Brukeradministrasjonen, med opprettelse og vedlikehold av brukere og tilganger, som blir flittigst brukt. BRUKERE Brukere er alle registrerte brukere av Asta 5; både aktive og historiske brukere. Under Ajourhold av brukere finnes oversikt over alle brukere i basen, man kan opprette nye brukere, se oversikt over informasjon om hver enkelt bruker, gi ny brukertilgang og knytte bruker til brukergruppe. Opprette ny bruker (obligatoriske felter er merket med * i programmet) 1. Velg Ajourhold brukere i hovedmenyen i Bruker- og tilgangsadministrasjonen. 2. Velg Ny-knappen øverst til høyre i bildet. Du kan også redigere eksisterende brukere ved å merke brukeren i listen og så velge Endre. 122

123 3. Skriv inn bruker-id. Denne må være unik, og skal være på 2-4 tegn. Systemet er følsomt for små og store bokstaver. 4. Skriv inn navn. 5. Velg om personen har fagansvar. Det er ingen funksjonalitet knyttet til dette feltet. De viser bare om personen har fagansvar eller ei. 6. Velg om personen har avdelingsansvar. Ingen funksjonalitet knyttet til dette feltet. Viser bare om personen har avdelingsansvar eller ei. Rettigheter som opplåsing av arkiver er knyttet til avdelingsansvarlig. 7. Legg inn startdato (sluttdato legges inn når brukeren ikke lenger skal bruke Asta). Disse feltene viser når brukeren var aktiv bruker. Ingen funksjonalitet knyttet til feltet, dvs. pålogging er ikke styrt av datoene her. 8. I Språk velg målform. 9. Velg avdeling. Uten avdelig får du ikke registrert arkiv. Avdelingen styrer hvilke akkumulatorer som brukes ved oppretting av nye objekter. 10. Velg depotinstitusjon. Dette bestemmer hvilken depotinstitusjon objektene som brukeren oppretter tilhører. 11. I Astabruker velg om brukeren er aktiv eller historisk bruker. En historisk bruker kan ikke logge seg inn i Asta5. Denne funksjonen brukes om brukere som ikke lengre registrerer i Asta for at historikken skal være komplett. 12. Legg inn telefonnummer og epostadresse. 13. Trykk Ok. 14. Brukeren er registrert, men uten passord kan man ikke logge seg på Asta 5. Velg Passord nede til høyre i bildet. Legg inn passord for brukeren (minst to tegn, systemet er følsomt for store og små bokstaver) og trykk Ok. 15. Så må du knytte brukeren til brukergrupper. Velg Brukergrupper til høyre i bildet. Sørg for at brukeren er merket i feltet på venstre side, og merk så brukergruppene brukeren skal knyttes til i feltet på høyre side. Trykk så på knappen merket Koble. Koblingene vil komme opp i feltet nederst i bildet. Alle må være knyttet til brukergruppen Brukere for å kunne logge seg på. Se brukergrupper for rettighetene knyttet til de ulike brukergruppene. Når du er ferdig, trykk Lukk nederst til høyre i koblingsbildet. 16. Om brukeren skal ha tilgangskoder, velg Tilgangskoder. Sørg for at brukeren er merket i feltet på venstre side, og merk så tilgangskodene brukeren skal knyttes til i feltet på høyre side. Trykk på knappen merket Koble. Koblingene 123

124 vil komme opp i feltet nederst i bildet. Når du er ferdig, trykk Lukk nederst til høyre i tilgangskodebildet. 17. Om brukeren kun tilhører brukergruppen Brukere, og skal ha tilgang til å registrere enkeltarkiver eller aktører, velg Objekttilganger på høyre side i bildet. Sørg for at brukeren er merket i feltet på venstre side, og merk så objektene (arkivene og aktørene) brukeren skal knyttes til i feltet på høyre side. Trykk på knappen merket Koble. Koblingene vil komme opp i feltet nederst i bildet. Når du er ferdig, trykk Lukk nederst til høyre i objekttilgangsbildet. 18. Når du er ferdig med å gi brukeren tilganger og annet, trykk Lukk nederst i høyre hjørne. BRUKERGRUPPER Hvilke brukergrupper en bruker er tilknyttet avgjør denne brukerens rettigheter i programmet. Man bør definere opp de brukergruppene man vil ha før man oppretter brukere. Det følger med standard brukergrupper i en installasjon: brukere: Alle brukere må være tilknyttet denne for å kunne logge seg på. Brukere som har sluttet, fjerner man dermed bare fra denne gruppen. webadmin: Har rettigheter til administrasjonsmodulen. sysadm: Har alle rettigheter i systemet, med unntak av administrasjonsmodulen. regadm: Brukere som skal registrere mye kan knyttes til denne. Gir skrivetilgang til alle arkivenheter og aktører. Man må være tilknyttet denne gruppen, i tillegg til avdleder, for å få tilgang til å slette arkiv.??? Grradmin: Gruppe for ajourhold av grunnregister. Ingen trenger denne tilgangen, da denne styrer de faglige grunnregistre som er en del av programmets oppsett. Disse må ikke endres på. 124

125 avdleder: Avdelingsleder har rettigheter til å låse/låse opp arkiv, rettigheter til å endre id på eller slette arkiv og rettigheter til å publisere arkiv. Man må være både avdleder og regadm for å få slette arkiv. depadm: Depotansvarlig knyttes til denne. Har tilgang til å opprette magasinstruktur og plassere bestandsenheter i depot. Opprette ny brukergruppe Du kan selv sette sammen brukergrupper basert på programmodulene. Husk at uansett hvordan du kombinerer programmodulene for å lage brukergrupper, må alle brukere i tillegg være tilknyttet brukergruppen Brukere for å kunne logge seg på Asta Velg Ajourhold Brukergrupper under Bruker- og tilgangsadministrasjon. 2. Velg Ny. 3. Skriv inn Brukergruppe-ID, Navn og eventuelt Beskrivelse. Trykk Ok. 4. Merk den nye brukergruppen i listen, og Klikk Rolle nede på høyre side. 5. Du får opp en koblingsboks. På høyre side er det en liste med roller (det som tidligere het programmoduler). Merk den rollen du ønsker å knytte til, eventuelt flere, og merk også brukergruppen din på venstre side. 6. Trykk Koble. 7. Klikk Lukk. 8. For å koble til brukere til brukergruppen uten å gå om Ajourhold brukere, klikk på Bruker nede på høyre side. 9. Du får opp en ny koblingsboks. På venstre side er det en liste med alle brukere i systemet ditt. Merk brukeren eller brukerne som skal knyttes til brukergruppen, og merk også brukergruppen din på høyre side. 10. Trykk Koble. 11. Klikk Lukk. 12. Du er tilbake i bildet for Ajourhold brukergrupper. Om du er ferdig, klikk Lukk. 125

126 Om du ønsker å slette en brukergruppe må du først slette koblingene mellom den aktuelle brukergruppen og tilknyttede roller og brukere. Man kan også koble brukere til brukergrupper, tilgangskoder og objekter, samt koble brukergrupper til roller uten å gå veien om Ajourhold brukere eller Ajourhold brukergrupper. Da velger man isteden ett av koble sammen alternativene under Brukeradministrasjonen. OBJEKTTILGANGER Objekttilgang er tilgang til å registrere bestemte objekter, nærmere bestemt arkiver og aktører. Hvis en bruker i utgangspunktet ikke har tilgang til å registrere arkiver eller aktører, kan brukeren likevel få tilgang til å registrere enkelt arkiver eller enkeltaktører gjennom at brukere får objekttilgang til disse. Opprette objekttilgang 1. Velg koble sammen brukere og objekter i hovedmenyen i Brukeradministrasjonen. 2. Søk opp objektet du vil knytte til i feltet øverst til høyre, eller velg fra listen under som viser alle arkiver og aktører i basen. 3. Merk objektet i listen til høyre, og brukeren/brukerne som skal ha objekttilgang i listen til venstre. Trykk på Koble. Koblingen legger seg i feltet nederst i bildet. 4. Når du er ferdig med å gi objekttilganger, trykk Lukk. TILGANGSKODER Tilgangskoder er et filter som bare gir brukere med tilgangskode tilgang til objekter med samme tilgangskode. Det kan settes tilgangskode på alle arkivenheter, aktører, 126

127 aksesjoner og tilvekster. Da er det kun de brukerne som har fått de samme tilgangskodene som får se objektene. Brukere som ikke har disse tilgangskodene, ser ikke disse objektene verken i strukturtreet eller objektlisten, og de kommer heller ikke fram ved søk. Opprette nye tilgangskoder/knytte tilgangskode til bruker 1. Velg Ajourhold tilgangskoder fra hovedmenyen i Bruker- og tilgangsadministrasjonen. Det ligger under Systemdata- og kontroll. 2. Du får automatisk opp en liste over alle tilgangskodene I systemet. Med programmet følger tilgangskoder beregnet på gradert materialet. Det er imidlertid mulig å lage andre tilgangskoder selv. 3. For å opprette en ny tilgangskode, trykk Ny, legg inn id og beskrivelse på den nye tilgangskoden, og trykk Ok. 4. For å knytte tilgangskode til bruker, merk den aktuelle tilgangskoden i listen, og trykk så på Bruker. Koblingsbildet kommer opp. Merk tilgangskoden i feltet til høyre og brukeren eller brukerne som skal ha tilgang i feltet til venstre. Trykk Koble. Koblingen legger seg i feltet i nedre halvdel av bildet. Når du er ferdig, trykk Lukk. 5. Du er tilbake i bildet for ajourhold tilgangskoder. Når du er ferdig med å gi med tilgangskoder, trykk Lukk. DEPOTINSTITUSJONER Alle objekter knyttes til depotinstitusjon, som er øverste node i strukturtreet. Brukere knyttes til depotinstitusjoner, og får kun tilgang til materialet fra sin depotinstitusjon. Depotinstitusjons-id en skal være unik. Disse opprettes og forvaltes av Stiftelsen Asta. Mye av informasjonen under Grunndatatabeller legges inn av Stiftelsen Asta når Asta 5 basen klargjøres. Det kan dog være nødvendig med noe vedlikehold av informasjon fra tid til annen. 127

128 Endre informasjon om depotinstitusjonen/knytte til nytt depot 1. Velg Ajourhold depotinstitusjoner fra hovedmenyen i Bruker- og tilgangsadministrasjonen. Det ligger under Grunntabeller. 2. Alle depotinstitusjonene i basen kommer opp. Merk den du ønsker å redigere. Klikk Endre. 3. Gjør endringer. Klikk OK. 4. Om de oppdaterte opplysningene skal ut på Arkivportalen, trykk på Publiser. 5. Om du ønsker å knytte ett nytt depot til depotinstitusjonen, trykk Depot. Du får opp koblingsbildet. Merk depotinstitusjonen i listen til høyre, og det nye depotet i listen til venstre. Trykk Koble. Koblingen kommer opp i feltet i nedre halvdel av bildet. 6. Har dere ett depot som ikke lenger skal brukes kan dette fjernes ved å merke koblingen og trykke Fjern. Det må også slettes i Ajourhold depoter. 7. Trykk Lukk. DEPOT Depot er stedet arkivmaterialet oppbevares. I depotet oppretter man magasiner med reoler, fag og hyller. Dette gjørers i magasinmodulen. Depoter tilhører ikke nødvendigvis depotinstitusjonen. Flere depotinstitusjoner kan dele samme depot. Opprette nytt depot Hvis du har en konvertert base, vil tidligere brukte depot være med i den nye installasjonen. 1. Velg Ajourhold depoter fra hovedmenyen i Bruker- og tilgangsadministrasjon. Det ligger under Grunntabeller. 2. Du får opp en liste over alle depotene som ligger I basen. Trykk Ny. 128

129 3. Skriv inn DepotID; 2-4 tegn, og navnet på depotet i Sted-feltet. Legg eventuelt inn en beskrivelse. Trykk Ok. 4. Du kan nå knytte det nye depotet til depotinstitusjonen din. Merk depotet i listen, og trykk på Depotinstitusjon. 5. Koblingsbildet kommer opp. Merk depotet i feltet til høyre, og depotinstitusjonen i listen til venstre. Klikk Koble. Koblingen kommer opp i feltet i nedre halvdel av bildet. Klikk Lukk. AKKUMULATORER Akkumulatorer spesifiserer hvordan identifikatorer til de ulike objektene som registreres i Asta 5 skal se ut. Dessuten holder de telling med id-ene, og foreslår neste ledige id når man oppretter et nytt objekt. Man kan opprette akkumulatorer for arkiver, aktører, aksesjoner, tilvekster, globale lagringsenheter og elektroniske lagringsenheter. Dvs akkumulatorene er i seg selv ikke knyttet til noen type objekt. Denne tilknytningen skjer via registreringsbildet til avdeling. NB! Det finnes også akkumulatorer som nummererer lagringsenheter, stykker, mapper og så videre. De nummereres av programmet og kan ikke endres. Opprette ny akkumulator/endre akkumulator 1. Velg Ajourhold akkumulatorer i hovedmenyen i Bruker- og tilgangsadministrasjonen. Det ligger under Grunntabeller. 2. Du får opp en liste over alle akkumulatorene i systemet. 3. Ønsker du å opprette en ny akkumulator, klikk Ny. 4. Du får opp registreringsbildet for akkumulator. Her legger du inn ønskede verdier: a. Betegnelse er ditt eget navn på akkumulatoren. Betegnelsen vil ikke være synlig utenfor brukeradministrasjonen. Eksempel: Arkivakkumulator privatarkivavdelingen b. Akkumulatortype er arkiver, aktører, aksesjoner, tilvekster, fotograf, lagringsenheter eller elektroniske lagringsenheter. Denne velger du fra nedtrekksmenyen. 129

130 c. Prefix er teksten som blir stående foran verdien akkumulatoren teller. Eksempel: A- foran arkivet A d. Postfix er teksten som blir stående bak verdien akkumulatoren teller. Eksempel: etter den elektroniske lagringsenheten E/ e. Startverdi er den verdien basen startet å telle på. Hvis det er en konvertert base, er det den neste ledige verdien etter de konverterte verdiene. Er det en ny base velger du selv, men vi anbefaler firesifret, da gjerne 1001 (akkumulatoren sorterer forfra slik at 1, 11 og 111 kommer foran 2, 3 og 4). f. Neste verdi er neste ledige verdi. g. Inkrement er økningen fra en verdi til den neste. Standard er Når du er ferdig, trykk Ok. 6. Akkumulatorer med årstall som pre- eller postfiks bør oppdateres på starten av året. Det kan også være andre grunner til at man ønsker å endre på en akkumulator. Merk akkumulatoren du ønsker å endre på i listen og klikk Endre. 7. Du får opp registreringsvinduet. Skriv inn de nye verdiene. 8. Klikk OK. 9. Når du er ferdig, klikk Lukk. Knytte akkumulatorer til avdeling 1. Velg Vedlikehold av avdelinger i hovedmenyen i Brukeradministrasjonen. 2. Klikk Vis. 3. Klikk Endre foran den avdelingen du ønsker å knytte eller endre akkumulatorer til. 4. Du får opp et nytt vindu. Klikk Velg etter den akkumulatoren du ønsker å endre eller knytte til. 5. Klikk Velg foran den akkumulatoren du ønsker å knytte til. 6. Klikk OK. 130

131 7. Klikk Lagre endringer. Det er først når du lagrer endringene at akkumulatorene er knyttet til. AVDELINGER Avdelingens funksjon er å styre akkumulatorene for de ulike objektene. Alle brukere må knyttes til avdeling. Har ikke depotinstitusjonen flere avdelinger må det allikevel opprettes minst en avdeling i Asta. Har man således bare en avdeling kan den gjerne hete det samme som depotinstitusjonen. Opprette ny avdeling 1. Velg Ajourhold avdeling i hovedmenyen i Bruker- og tilgangsadministrasjonen. Det ligger under Grunndatatabeller. 2. Velg Ny. 3. Skriv inn Avdeling-ID, som må være på 2-4 tegn, og Avdelingens navn, eventuelt også en beskrivelse. Du kan legge en avdeling under en annen. 4. Knytt så akkumulatorer til avdelingen. Disse velges fra en nedtrekksmeny. 5. Klikk OK og Lukk. BESTILLINGSINNSTILLINGER Bestillingsinnstillingene viser hvor mange arkivenheter man kan legge til i en bestilling, og hvor mange enheter brukeren får lov til å låne med til lesesalsplassen av gangen. 131

132 Legge til bestillingsinnstilling 1. Velg Ajourhold av bestillingsinnstillinger for depotinstitusjoner i hovedmenyen i Bruker- og tilgangsadministrasjonen. Det ligger under Grunndata. 2. Velg Ny. 3. Legg inn depotinstitusjons id (velges fra nedtrekksmeny). 4. Legg inn maks antall utlån til kunde. 5. Legg inn maks antall arkivenheter per bestilling. 6. Trykk Ok. Koble sammen bestillingsinnstillinger og depotinstitusjontilbud Her kan du koble nye tilbud til depotinstitusjonen din, som bestilling av digitalkopi, papirkopi, utlån lesesal, utlån eksternt eller avskrift/transkripsjon. 1. Velg Koble sammen bestillingsinnstillinger og depotinstitusjoner i hovedmenyen i Bruker- og tilgangsadministrasjonen. Det ligger under Grunndata. 2. Merk depotinstitusjonen din i feltet på venstre side, og merk tjenestene dere ønsker å tilby i feltet på høyre side. Trykk Koble. Når du er ferdig, trykk Lukk. 132

133 KOMME I GANG BRUKSANVISNING FOR FØRSTE GANGS BRUK Hvis du åpner Asta 5 for aller første gang, må du se etter at alle innstillingene i brukeradministrasjonen er de rette. Dette er rekkefølgen det er enklest å gjøre dette på: 1. Gå inn på Depotinstitusjon og se etter at informasjonen er riktig (Hvis depotinstitusjonen ikke finnes må du ta kontakt med Stiftelsen Asta for å få depotinstitusjons-id) 2. Gå inn på Depot for og se at depot er knyttet til depotinstitusjonen. 3. Gå inn på Avdeling. Har du fått konvertert basen vil den ha en avdeling som heter KONV. Det er greit å bare beholde den. Hvis du har en tom base må du opprette en avdeling (akkumulatorer og brukere er avhengig av at det finnes avdeling). Den kan godt hete det samme som depotinstitusjonen. 4. Gå til Akkumulatorer og sjekk at alle akkumulator prefiks er som depotinstitusjonen vil ha det. Hvis dere har en konvertert base, husk å sette startverdien til den neste ledige i serien. 5. Gå til Brukere for å opprette brukere. Husk at alle brukere må ha passord ellers kan man ikke få logget seg på. 6. Gå til fanen Brukergruppe i brukerregistreringsbildet for å gi brukerne brukertilgang. Husk at alle brukere må være Bruker for å få logget på. I tillegg kan man gi ansvar som registeransvarlig, depotansvarlig, systemansvarlig eller webansvarlig. 7. Hvis det er aktuelt å gi brukere objekttilgang, gå til Objekttilgang og velg om du vil søke frem arkiv eller aktør. Søk frem det objektet du vil knytte tilgang til og knytt det deretter til bruker. (Obs! Objekttilgang er en sterkere tilknytning enn brukergrupper, så en systemadministrator med tilknyttet objekttilgang, vil bare ha objekttilgang, ikke alle rettigheter.) Du kan også se Brukeradministrasjonen for flere tips. Hvis du har en konvertert base må du også gå inn i magasinmodulen og sjekket at magasinstrukturen er riktig. 133

134 1. Stå i hovedbildet og velg Magasin fra modulnedtrekksmenyen 2. Åpne magasinstrukturen i strukturtreet ved å klikke på de små boksene med +- tegn 3. Se etter at det er riktig antall magasin, med riktig antall reoler, fag og hyller. 4. Hvis dette ikke stemmer følg brukerveiledningen for Magasinstyring, depotstruktur. 134

135 OFTE STILTE SPØRSMÅL (OSS/FAQ) Hvorfor får jeg opp arkivenhetstype dokument når jeg vil ha liste? Svar: Hvis du bruker Ny kopi isteden for Ny, er arkivenhetstype også kopiert og du kan ikke velge en annen arkivenhetstype. Hvor finner jeg arkivets historikk? Svar: Historikk er knyttet til arkivskaper og finnes i Registreringsbildet for aktør. Ellers kan man bruke Innholdsfeltet i Registreringsbildet for arkivenheten arkiv for å skrive kommentarer til arkivmaterialets utvikling. Hvilke arkivenheter er det lov å ha under hverandre? Svar: Den mest intuitive inndelingen er 1)arkiv, 2) arkivdel, 3) serie, 4) stykke, 5) mappe, 6) dokument/foto/tegning/kart. Hvilke som helst av de foregående nivåene kan være borte, så mappe kan komme direkte under arkiv og foto kan ligge direkte i stykke. Det er i tillegg noen spesialtilfeller. Arkivdel kan bare være direkte under arkiv og serie kan bare være direkte under arkiv, arkivdel og en annen serie. Stykke kan også bare være under arkiv, arkivdel og serie. Hvis listeserie, fotoserie, tegningsserie eller kartserie er valgt, vil bare liste, foto, tegning eller kart være valg som underliggende. Jeg klarer ikke å opprette tilvekst fra tilvekst-fanen i Registreringsbildet for arkiv Svar: Tilvekster må registreres under Aksesjoner og det gjør man i aksesjonsmodulen. Relasjonen mellom tilvekst og arkiv knyttes også fra tilveksten til arkivenheten. Hva er forskjellen på en total og uspesifisert restriksjon? Svar: En total restriksjon gjelder for alt underliggende materiale, mens en uspesifisert restriksjon indikerer at det finnes materiale blant det markerte materialet som det ikke kan gis innsyn i, men at det muligens også finnes materiale som kan lånes ut. Informasjonen er satt slik at man kan gå igjennom materialet før det eventuelt lånes ut. Jeg er ikke fornøyd med hvordan etikettene ser ut. Kan jeg gjøre noe med det? Svar: Etikettene er en doc-fil som kan åpnes i Word. Det er flere måter man kan individuelt tilpasse etikettene. Erstatt alle -funksjonen er fin til å endre depotinstitusjon, fjerne tekst, legge til tekst eller endre formatering av tekst. Fasongen på etikettene kan endres ved å flytte på linjalen. Jeg får ikke lov til å lagre etter at jeg har flyttet. Svar: Hvis du har to like id får du ikke lov til å lagre. Du kan da renummerere ved å klikke Regenerer id-er før du lagrer. Hvis du får feilmeldingen En av de flyttede 135

136 arkivenhetene har feil format på ID kan det være to grunner. Enten har du flyttet arkivenheter med forskjellig id type for eksempel serie (Ddd), stykke (L0276) eller mappe (0012) dette er ikke lov, så her er det best å avbryte flyttingen og heller flytte på en lovlig måte eller du kan ha underserier som ikke har samme hovedbokstav som hovedserie for eksempel Ea har blitt forsøk flyttet under D. Det er da mulig å endre id til Da (eller noe annet som begynner på D) ved hjelp av Ny identifkator-knappen som er nederst i nedre objektliste når flyttefunksjonen er åpen. Jeg får ikke lov til å opprette arkiv, men pleide å få lov til det. Hva har skjedd? Svar: Fra og med versjon Asta har det blitt opprettet en egen brukergruppe som heter avdelingsansvarlig. De som tidligere var systemadministratorer må være knyttet til denne brukergruppen i tillegg. Jeg får ikke lov til å opprette arkiv, aktører og/eller aksesjoner, men skulle hatt rettigheter til det. Svar: Gå inn i bruker administrasjonen og sjekk at du er knyttet til avdeling. Sjekk så at avdelingen har knyttet til akkumulator for den modulen du har problemer med. Det ser du ved at det er knyttet en akkumulator-id til avdelingen i menyen Vedlikehold av avdeling. Jeg vil plassere en bestandsenhet, men får melding om at det ikke er plass. Svar: Det kan være to årsaker. Enten at det allerede står en bestandsenhet den aktuelle plassen, eller at det ikke er lagt inn hyllebredde. Gå inn i magasinstyringsmodulen og sjekk at det ikke står noe på de aktuelle hyllene. Det gjør du ved å merke den aktuelle reolen i strukturtreet. Om det står plassert noe i reolen vil dette komme opp i visningsruten. Alternativt kan du også merke reolen i objektlisten og velge Utskrift, Utskrift, Reolskilt. Da får du også en oversikt over alt som befinner seg i reolen. Om plassen er ledig så sjekk bredden på hyllene. Merk faget i strukturtreet, høyreklikk og velg Rediger fag. Hyllebredden skal være hyllens bredde i antall centimeter. Står hyllebredden som 0 (noe den gjør om man har glemt å legge inn hyllebredde) vil det ikke være plass til noe materiale på hyllen. Rett opp og lagre. 136

137 Jeg har kjørt et Excel ark gjennom koblingsprotokollen, og forsøker nå å importere resultatfilen i Asta basen min men får feilmelding. Svar: Det er mange ting som kan gå galt i forbindelse med koblingsprotokollen. Koblingsprotokollen gjør bare det den får beskjed om, og er ting satt opp galt kommer feilmeldingen først ved import. Hvor går ting oftest galt? Datagrunnlaget: Obligatoriske felt mangler Dataformat blir ikke godtatt av databasen Enhetstypeid og sti er ikke i riktig rekkefølge (Excel registreringene må sorteres før de lagres og kjøres gjennom koblingsprotokollen) Datofelt er ikke riktig formatert Metadatasett: Det er ikke samsvar mellom ett eller flere felter i datagrunnlaget og metadatasettet (protokollen du prøver å bruke samsvarer ikke med Excel arket du har registrert i) Ark-fanen i Excel arket samsvarer ikke med metadatasettet Det er feil i.xml struktur 137

138 ORDLISTE Akkumulator Akkumulatorer spesifiserer hvordan identifikatorer til de ulike objektene som registreres i Asta 5 skal se ut. Dessuten holder de telling med id-ene, og foreslår neste ledige id når man oppretter et nytt objekt. Man kan opprette akkumulatorer for arkiver, aktører, aksesjoner, tilvekster, globale lagringsenheter og elektroniske lagringsenheter. Dvs akkumulatorene er i seg selv ikke knyttet til noen type objekt. Denne tilknytningen skjer via registreringsbildet til avdeling. Det finnes også akkumulatorer som nummererer lagringsenheter, stykker, mapper og så videre. De nummereres av programmet og kan ikke endres. Aksesjon En depotinstitusjons mottak av arkivmateriale ved avlevering eller deponering. En aksesjon er det materialet som depotinstitusjonen mottar i enkelt avlevering eller deponering. Aktør En organisatorisk enhet eller en person som har en rolle i forhold til arkivmateriale. Angre Det finnes ingen angreknapp i Asta. Det som er lagret er det ikke mulig å angre. Arkiv En type arkivenhet. Arkiv er enkeltarkiver som inngår i depotinstitusjonens egen bestand. Arkiv er øverste nivå i et hierarki av arkivenheter. Arkivdel Arkivenheten arkivdel er ment brukt for store arkiv hvor det kan være naturlig å dele inn arkivet i større deler enn serier. En arkivdel vil i hierarkiet befinne seg under arkiv og med hvilke som helst andre arkivenheter under. Arkivenhet Beskrivelsesenhet for den logiske beskrivelsen av arkivmaterialet i Asta 5. De arkivenhetstypene som finnes er arkiv, arkivdel, serie, mappe, stykke, sak, dokument, foto, tegning, fotoserie, kartserie, tegningsserie, kart, liste, listeserie, dokumentserie, film, lyd. Arkivkode En arkivenhet (for eksempel en mappe) kan knyttes til en eller flere arkivkoder. Sammenholdt med arkivnøkkelen viser dette hvilket eller hvilke emner arkivenheten omhandler. 138

139 Arkivnøkkel System for ordning av arkivmaterialet hos en arkivskaper. Systemet er vanligvis hierarkisk og består av en- eller flersifrede arkivkoder, hvor hvert siffer utgjør et nivå i hierarkiet. Den enkelte arkivkode representerer vanligvis et emne, og en tilknyttet tekst beskriver hvilket emne. Arkivportalen Fra Asta kan arkiver og aktører publiseres til På Arkivportalen kan brukere søke i arkivene som er publisert, og om depotinstitusjonen har åpnet for det, bestille arkivmateriale for digitalisering, utlån på lesesal, kopiering eller transkribering. Arkivskaper En organisatorisk enhet eller en person som skaper arkiv (enkeltarkiv). En rolle som en aktør kan ha i relasjon til en arkivenhet eller eksternt arkiv. Aktøren har skapt arkivet. Avdeling Alle brukere må knyttes til en avdeling. Uavhengig av antall avdelinger depotinstitusjonen har må man altså ha minst en avdeling. Den kan godt hete det samme som depotinstitusjonen. Det er mulig å legge en avdeling under en annen (jf. andre ledeteksten "Avdeling-ID"), men det er antakelig ingen som har et slikt behov. Avdeling styrer akkumulatorene for de ulike objektene. Avdelingsansvar Avdelingsansvar har ingen funksjon i hovedbildet for bruker registrering. Den viser bare ja eller nei. Avdelingsansvarlig er en brukergruppe. Bare de brukerne som er knyttet til denne brukergruppen (og brukergruppen regadm) kan låse/låse opp arkiv, endre id på arkiv og slette arkiv. Avlevering Overføring av arkivmateriale til en depotinstitusjon. Depotinstitusjonen overtar eiendomsretten til materialet. Bestandsenhet Den delen av et arkiv (dvs. av en arkivenhet av typen arkiv) som står samlet i magasinet. Bestilling Arkivmateriale kan bestilles gjennom Asta ved å høyreklikke på materiale (på stykkenivå eller lavere) i objektlisten. Arkivenheten legges i bestillingstrallen, og denne kan man se ved å gå til vis-menyen i menylinjen. Bestillingsapplikasjonen 139

140 Arkivmateriale kan bestilles ved bruk av Asta, eller av bruker på Arkivportalen. Depotinstitusjonen benytter bestillingsapplikasjonen for å se og betjene bestillingen. Bestillingsapplikasjonen åpnes automatisk når materiale bestilles via Asta, og ellers kan den åpnes i verktøymenyen i menylinjen. Bestillingslinje Hver bestilling som mottas i bestillingsapplikasjonen består av ett antall bestillingslinjer. En linje for hver arkivenhet i bestillingen. Brukere Brukere er alle registrerte brukere av Asta 5; både aktive og historiske brukere. Brukergrupper Er tilhørighet som gir en bruker visse rettigheter. For eksempel må alle brukere være knyttet til brukergruppen brukere for å ha lov til å logge seg på, mens bare brukere tilknyttet brukergruppen depadm eller sysadm kan opprette Magasin. Databasemenyen Databasemenyen befinner seg øverst til venstre i hovedbildet. Her kan du importere og eksportere arkiv. Deponering Overføring av arkivmateriale til en depotinstitusjon, men uten at depotinstitusjonen overtar eiendomsretten. Depot Depot er stedet arkivmaterialet oppbevares. I depotet opprettes magasiner, som er rommene hvor arkivmaterialet står plassert. Depoter tilhører ikke nødvendigvis depotinstitusjon. Flere depotinstitusjoner kan dele samme depot. Depotinstitusjon Organisatorisk enhet hvor arkivmateriale oppbevares på permanent basis, vanligvis etter at det er overtatt (avlevert) fra arkivskaper. Depotinstitusjon er det øverste nivået i systemet. Alle brukere, arkivenheter, aktører og depot må være tilknyttet en depotinstitusjon. Hver depotinstitusjon har sin unike id som forvaltes av Stiftelsen Asta. Denne id en blir en del av arkivenhetenes sti (eksempelvis på Arkivportalen), og viser hvor objektene kommer fra. Dette gir i tillegg alle objekter en egen unik id. Depotstatus Depotstatus betegner om en arkivenhet (arkiv, arkivdel eller serie) er avlevert, deponert eller befinner seg ute hos arkivskaper. Dokument Dokument er en arkivenhet på laveste nivå. 140

141 Eksternt arkiv En type arkivenhet. Eksterne arkiv er enkeltarkiver som ikke inngår i depotinstitusjonens egen bestand. Enkeltarkiv De dokumenter som er mottatt og produsert av en enkelt arkivskaper og samlet som resultat av dennes virksomhet. Foto Foto er en arkivenhet på laveste nivå. Fotoserie Fotoserie er en arkivenhet på mappenivå som kun kan ha foto som underliggende arkivenheter. Godkjent Godkjent er den egenskapen et digitalisert element må ha for å bli publisert med arkivenheten på Arkivportalen. Hjelpmenyen Hjelpmenyen befinner seg på menylinjen øverst i hovedbildet. Du kommer til brukerveiledningen. Hovedbildet Er det første bildet du får når du logger på Asta 5. Hovedbildet består av Strukturtre, Objektliste og Visningsrute. I hovedbildet kan du bare lese informasjon. Registrering og redigering foregår i registreringsbildene. Id (Identifikator) Alle objekter har en id som identifiserer hvor de hører hjemme. Id refererer bare til siste del av stien. I Registreringsbildene begynner hvert objekt med id og navn. Hvis man ikke har fylt ut id og navne-felt, får man ikke lagret. Kart Kart er en arkivenhet på lavest nivå. Kartserie Kartserie er en arkivenhet på mappenivå som kun kan ha kart som underliggende arkivenheter. Klausul I Asta 5 er klausuler et objekt som knyttes til arkivenheter ved en relasjon. Fra og med Asta benyttes betegnelsen restriksjon. Restriksjoner settes fra restriksjonerfanen (klausulsfanen i eldre utgaver av Asta). En restriksjon eller klausul består av type restriksjon, en restriksjonskategori, hjemmel, antall år og merknad. 141

142 Se klausulering Klausulkategorier For utgaver eldre enn Asta Klausulkategori er navnet på klausulen. De klausulkategoriene som finnes i programmet er Fritt tilgjengelig, sperret p.g.a fysisk tilstand (evt. Tilgjengelig kopi), Taushetsbelagt etter off. regelverk (inkludert gradert materiale), klausulert privatarkiv, adgang gis av bevaringsinstitusjonen, klausulert privatarkiv, adgang gis av eier eller tidligere arkiveier, spesielle klausulbestemmelser og klausulert, adgang gis av produsent. Koblingsprotokoll Koblingsprotokollen er ett verktøy for å kunne koble to datasamlinger sammen. Koblingsprotokollen muliggjør konvertering fra ett format til ett annet, eksempelvis fra Excel til XML, som er Asta importfilenes format. Kvalitetskontroll En funksjon som kan blant annet benyttes til å kontrollere at det ikke er uregelmessigheter i ett registrert arkivs datofelter. Lagre For å lagre kan man enten trykke Ctrl + S eller på Lagreknappen: Lagringsenhet Beskrivelsesenhet for den fysiske beskrivelsen av arkivmaterialet i Asta 5. En lagringsenhet beskriver en fysisk enhet hvor arkivmaterialet er lagret. Eksempler på typer av lagringsenheter: eske, protokoll, pakke, cd-plate, mikrofilmrull. Stykker knyttes automatisk til lagringsenheter. Om man velger å hoppe over stykkenivået må mappene knyttes til en lagringsenhet. Alle lagringsenheter har id som begynner med L, for eksempel L0123. Lagringsenhetene knyttes til hylleplassering. Liste og Listeserie Listeserie er en arkivenhet på mappe nivå som bare kan ha liste som underliggende arkivenhet. Lister brukes ved avlevering av elektroniske arkiv og betegner uttrekk av datalister. Malarkiv En funksjon som muliggjør kopiering av seriestruktur fra ett eksisterende arkiv når ett nytt skal opprettes. Massedigitalisering En teknikk som muliggjør mer effektiv tilknytting av digitale filer til en eller flere arkivenheter. 142

143 Masseregistrering Med masseregistreringsmalen kan man registrere serier eller hele arkiv i Excel. Registreringene konverteres til XML format gjennom koblingsprotokollen, og resultatfilen importeres i Asta. Menylinjen Menylinjen befinner seg helt øverst i hovedbildet, over verktøylinjen. Menylinjen har seks menyer; Database, Objekt, Verktøy, Utskrifter, Vis og Hjelp. Ny-knappen Ny-knappen har samme funksjon som Ctrl + N og oppretter en ny arkivenhet, aktør, aksesjon, eller magasinenhet etter hvilken modul man er i. Objektlisten Objektlisten er øverst til høyre i hovedbildet, over visningsruten. Objektlisten viser underliggende til det som er markert i strukturtreet, eller trefflisten ved avansert søk. Både verktøylinjen og menylinjen forholder seg til objektlisten, og det er i objektlisten man foretar flytting. Objektmenyen Objektmenyen befinner seg på menylinjen øverst i hovedbildet. Her kan du åpne nye objekt i alle modulene. Objekttilgang Objekttilgang er tilgang til å registrere bestemte objekter, nærmere bestemt arkiver og aktører. Hvis en bruker i utgangspunktet ikke har tilgang til å registrere arkiver eller aktører, kan han likevel få tilgang til å registrere enkeltarkiver eller enkeltaktører ved å få objekttilgang til disse. Se: Opprette objekttilgang Produksjonskatalog Ved bestilling av digitalisert materiale opprettes en produksjonskatalog med mappenavn tilsvarende bestillingsnummer og bestillingslinje. Produsert Et digitalisert element som er produsert er knyttet til en arkivenhet. For å kunne publiseres på Arkivportalen må man i tillegg ha trykket Godkjenn og Publiser. Programmoduler Programmoduler er rettigheter knyttet til programmet. Rettighetene bak programmodulene er hardkodet i programmet. Det finnes fem programmoduler; akstilv (rettigheter til aksesjon og tilvekst), aktor (rettigheter til aktør), arkstruk (rettigheter til å registrere arkivenheter under arkiv), depark (rettigheter til å 143

144 registrere arkivenheter på arkivnivå) og magstyr (rettigheter til å styre magasin og bestandsenheter). Programmodultilknytning Relasjonen mellom programmoduler og brukergrupper Proveniens Arkivmaterialets opphav (herkomst), dvs. arkivskapende enhet eller arkivskaper. Publisering Fra verktøymenyen i menylinjen kan man publisere aktør og arkiv til Arkivportalen. Når man legger til filer i filfanen må man velge Publiser for at filen også skal bli publisert når arkivet publiseres. Registreringsbildet Det finnes flere registreringsbilder. Til felles har de at det åpner seg et nytt bilde i tillegg til hovedbildet. Restriksjon Fra og med Asta ble betegnelsen restriksjon tatt i bruk for klausuler. I Asta 5 er en restriksjon et objekt som knyttes til en eller flere arkivenheter ved en relasjon. Restriksjoner settes fra restriksjoner-fanen. En restriksjon består av type restriksjon, en restriksjonskategori, hjemmel, antall år og merknad. Se Klausuler/Restriksjoner Restriksjonskategorier Restriksjonskategori er navnet på klausulen. Det finnes ulike restriksjonskategorier i programmet avhengig av type restriksjon som er satt (Fysisk sperring, Sperret pga. fysisk tilstand eller Lovhjemlet skjerming av innhold). Sak (1) Sak er en arkivenhet på samme nivå som mappe og dokument Sak (2) Et spørsmål som har vært oppe til behandling og alle saksdokumentene og registreringene knyttet til det. Serie Del av et enkeltarkiv som er ordnet etter ett og samme prinsipp. Serie er en type arkivenhet som kan være del av et arkiv og inneholde arkivenheter på lavere nivåer. En serie kan være del av andre serier på flere nivåer. Standard/default hylleplassering Gjør det mulig for hver enkelt bruker å ha sin faste, midlertidige hylleplassering for bruk ved registrering. 144

145 Statuslogg I bestillingsapplikasjonen følger man bestillingen i statusloggen fra bestillingen er mottatt og til den er avsluttet. Sti Stien forteller hvor en arkivenhet hører hjemme. Stien finner man øverst i registreringsbildet, i objektlisen og i visningsruten. Eksempel på sti: ASTA/A- 1034/B/Ba/L0004 (kopibok nummer fire i serie Ba i arkivet A-1034 knyttet til depotinstitusjonen Asta). Strukturtreet Strukturtreet befinner seg til venstre i hovedbildet. Strukturtreet viser de objektene man har søkt frem i enkelt søk med underliggende enheter (et +tegn foran en enhet betyr at det finnes underliggende enheter, og strukturtreet ekspanderes ved å klikke på enhetene). Trykker man Vis alle vil strukturtreet vise alle enhetene (i modulen man står i) i basen. Strukturtreet gir et oversiktsbilde over enkeltarkiver eller hele basen. Tilgangskode Tilgangskode brukes for å skjerme opplysninger, for eksempel gradert materiale. Tilgangskode tildeles bruker og bruker kan så sette tilgangskode på arkivenheter og aktører. Kun personer som har tilgangskoden kan se og søke frem objekter med tilgangskode. Tilvekst Den delen av en aksesjon som er knyttet til et bestemt arkiv. URN En unik identifikator som følger arkivenheten uavhengig av depotinstitusjon og arkivtilknytning. Tilsvarer bøkers ISBN nummer. Utskriftmenyen Utskriftmenyen befinner seg på menylinjen øverst i hovedbildet. Det er her man velger hvilke former for utskrifter og rapporter som skal skrives ut. De valgene man får er avhengige av hvilke objekter som er valgt i objektlisten, og hvilken modul man befinner seg i. Verktøylinjen i hovedbildet Verktøylinjen er linjen med verktøyknapper øverst i hovedbildet under menylinjen. Verktøylinjen har seks knapper; Ny, Ny kopi, Rediger, Slett, Søk og Hjelp. Verktøylinjen forholder seg til det som er markert i strukturtreet. Verktøylinjen i registreringsbildet I registreringsbildet er verktøylinjen er øverst til venstre i bildet. Verktøylinjen i registreringsbildet for arkivenheter har ti knapper; Ny, Ny kopi, Lagre, piltaster for å 145

146 ble Opp, Ned, Venstre og Høyre, Ny underliggende (Opprett barn av arkivenheten), Hjelp og Lukk. Verktøymenyen Verktøymenyen befinner seg på menylinjen øverst i hovedbildet. Det er her du går for å komme til brukeradministrasjonen eller grunnregisteret hvis du har rettigheter til det. Her kan man renummerere lagringsenheter nummerert innen arkiv. Her går man for å komme til bestillingsapplikasjonen, og det er her man går for å publisere arkiv eller aktør til Arkivportalen. Vis-menyen Vis-menyen befinner seg på menylinjen øverst i hovedbildet. Her fra kan du åpne strukturtreet til hvilken som helst av modulene. Her kan man også gå for å se hva som ligger i bestillingstrallen. Visningsruten Visningsruten er nederst til høyre i hovedbildet, under objektlisten. Visningsruten viser den registrerte informasjonen om objektet som er markert i strukturtreet eller objektlisten. 146

147 VERSJONSDOKUMENTASJON ASTA 5.0 Versjon fra 2007 Versjon: 5.0 Endret funksjonalitet: Ny depotstruktur: Vanntette skott mellom depotinst Rapporter Magasiner tilhører nå depot eller hus. Tidligere ble magasinene knyttet til depotinstitusjon. Endringen medfører at magasiner kan deles av flere institusjoner. Depotinstitusjoner kan nå dele databaser uten at data deles mellom inst.. Unntaket er magasinstyringen (se over) Nye: Klausulliste Endrete: Arkivliste (plassering av arkivkoder) Sortering, L-enhet Eksport/import Lagringsenhet sorteres etter ID i det man åpner for flytting av L-enhet i magasin Ny eksport-import utarbeidet ihht. ny databasestruktur Denne oppdateringen innholder endringer i Klient, JBOSS og database. Før oppdateringen starter: Stopp JBOSS-tjenesten gjennom å stoppe denne som en service eller å taste inn Ctlr+c når du står i CMD-vinduet runasta.bat Ta backup av databasen, for eksempel gjennom å kjøre commandoen 147

148 exp full=y fromuser=nyeasta file=c:\asta\nyeasta.dmp log=c:\asta\astaexp.txt buffer= Kjør skriptene mot databasen i den rekkefølgen som angis under. Oppdatering av database: Versjon: 5.0 Endringer i database: "NYEASTA"."DEPOT" Ny tabell: "DEPOTID" VARCHAR2(4 BYTE) NOT NULL ENABLE, "STED" VARCHAR2(50 BYTE), "BESKRIVELSE" VARCHAR2(200 BYTE) "NYEASTA"."DEPOTINSTITUSJON_DEPO T" "NYEASTA"."Magasin" Ny tabell: "DEPOTINSTITUSJONDEPINSTID" VARCHAR2(4 BYTE) NOT NULL ENABLE, "DEPOTDEPOTID" VARCHAR2(4 BYTE) NOT NULL ENABLE, CONSTRAINT DEPOTINSTITUSJON_DEPOT_PRIMAR Y" PRIMARY KEY ("DEPOTINSTITUSJONDEPINSTID", "DEPOTDEPOTID") Endring: Ny Kolonne "DEPOTDEPOTID" VARCHAR2 NYEASTAIMPORT.LAGRINGSENHET Endring: Ny kolonne DEPOTID VARCHAR2(4) Versjon:

149 Skript(rekkefølge): skript_ OBA_depot.sql impeks_oppdatering.sql _insert_qrapporter.sql Truncate-insert-soketabeller uten rapporter.sql Oppdatering av klient: Kopier inn filen nyeasta.jar og den tilhørende mappen Lib til området der klienten kjøres fra, for eksempel..\ ASTA5\klient Versjon: 5.0 Følgende filer skal skiftes ut: Klient: ASTA5_klient_ nyeasta.jar \...\Lib Oppdatering av JBOSS: Kopier inn filene angitt under til området der JBOSSen kjøres fra, for eksempel 149

150 ..\jboss-3.2.5\server\asta\deploy Følgende filer skal skiftes ut: JBOSS: ASTA5_JBOSS_ grunnregister.ear importeksportpakke.ear nyeasta.ear dpbrukerstandalone.ear ASTA Versjon fra 2007 Versjon: Endret funksjonalitet: Rapporter Nye: reolskilt, bestandsenheter Endret: Mappetekstene kommer nå med på etikettene til lagringsenheter tilknyttet stykker. Rettet: I visningsruten vises nå hver bestandsenhet kun én gang. Rettet: Man kan nå skrive ut etiketter for nyopprettede lagringsenheter. Sortering L-enhet Oppretting tilvekst Justering: Lagringsenhet sorteres etter ID i det man åpner for flytting av L-enhet i magasin Rettet 150

151 Denne oppdateringen innholder endringer i Klient og JBOSS Før oppdateringen starter: Stopp JBOSS-tjenesten gjennom å stoppe denne som en service eller å taste inn Ctlr+c når du står i CMD-vinduet runasta.bat Ta backup av databasen, for eksempel gjennom å kjøre commandoen exp DB/bruker@DB full=y fromuser=nyeasta file=c:\asta\nyeasta.dmp log=c:\asta\astaexp.txt buffer= Kjør skriptene mot databasen i den rekkefølgen som angis under. Oppdatering av database: Versjon: Endringer i database: INGEN STRUKTURENDRINGER INGEN NYE RAPPORTDEFINISJONER TRE SKRIPT Versjon: Skript(rekkefølge): skript_ _insert_qrapporter.sql truncate-insertsoketabeller_uten_rapporter.sql qrapportobjekt.sql

152 Oppdatering av klient: Kopier inn filen nyeasta.jar og den tilhørende mappen Lib til området der klienten kjøres fra, for eksempel..\ ASTA5\klient Versjon: Følgende filer skal skiftes ut: Klient: ASTA5_klient_ nyeasta.jar \...\Lib Oppdatering av JBOSS: Kopier inn filene angitt under til området der JBOSSen kjøres fra, for eksempel..\jboss-3.2.5\server\asta\deploy 152

153 Følgende filer skal skiftes ut: JBOSS: ASTA5_JBOSS_ nyeasta.ear Asta Versjon fra 2007 Versjon: Endret funksjonalitet: Rapporter På etiketten vises nå navnet på dep.inst i stedet for dep.inst ID Rettet: Kan nå skrive ut etiketter for lagringsenheter knyttet direkte til mapper (el. andre typer arkivenheter) Rettet: Man kan nå skrive ut etiketter for nyopprettede lagringsenheter. Rettet: Mappene kom ikke i riktig rekkefølge på etiketten Endret: Arkivstykket står nå i fet skrift på etiketten Endret: Det er lagt til årstall på etikettene Endret: Arkivkode kommer med på etikettene Endret: Arkivliste: årstall kommer med også på hovedserier. Arkiv som innholder over 50 arkivenheter eksporteres til C:\eksporter. Denne katalogen må defineres dersom den ikke finnes. 153

154 Import/eksport Rettet: Import fungerte ikke Rettet: relasjon-fra er rettet til relasjon-til i eksport av relasjoner Rettet: Ved sletting av arkiv eksportertes kun øverste nivå Import av klausuler ok også felles klausuler. Import av aktør er ok. Før oppdateringen starter: Stopp JBOSS-tjenesten gjennom å stoppe denne som en service eller å taste inn Ctlr+c når du står i CMD-vinduet runasta.bat Ta backup av databasen, for eksempel gjennom å kjøre commandoen exp DBU/PWD@SID full=y fromuser=nyeasta file=c:\asta\nyeasta.dmp log=c:\asta\astaexp.txt buffer= Oppdatering av database: Følgende filer skal skiftes ut: Klient: nyeasta.jar \...\Lib

155 JBOSS: nyeasta.ear Importeksportpakke.ear Kjør skriptene mot databasen i den rekkefølgen som angis under. Endringer i database: Disse MÅ kjøres før skriptene Oppdatering_nyeastimport.sql Definere depot, magasin, reol, fag, hylle for dummy importer dersom dette ikke finnes fra før Depot: ASTA Magasin: IMP Kan gjøres gjennom programmet Qtabell_arkivfinnes.sql Skript(rekkefølge): 1 01_qtabell_antarkivfinnes.sql _oppdatering_nyeastaimport.sql _insert_qrapporter.sql _truncate_insert_soketabeller_uten_rapporter.sql ASTA Ikke-distribuert versjon mars 2008 Versjon: Endret funksjonalitet: 155

156 Rapporter Rettet: Alternativ ident på arkivenhet fjernet fra eksporten Depot-id vises for plassering i visningsruta Rettet visningsrute for arkivenhet. Tilknyttede aktører og Tilknyttede tilvekster har nu kun en overskrift Fysisk tilstand vises i visningsruten Sted vises i visningsruten Nytt: Ny rapport med reolskilt for A4 stående format Ny rapport med reolskilt for A5 stående og liggende format Før oppdateringen starter: Stopp JBOSS-tjenesten gjennom å stoppe denne som en service eller å taste inn Ctlr+c når du står i CMD-vinduet runasta.bat Ta backup av databasen, for eksempel gjennom å kjøre commandoen exp DBU/PWD@SID full=y fromuser=nyeasta file=c:\asta\nyeasta.dmp log=c:\asta\astaexp.txt buffer= ASTA Versjon mars

157 Versjon: Endret funksjonalitet: Registreringsbildet for aktør Registreringsbildet for arkivenheter Det første valget i listen næringskategori kommer med når man velger kategorikode WorkerThreads laget så skjermbildet skal lastes raskere Feltet Størrelse i teknikkfanen er endret så man kan skrive inn tekst og desimaltall Grunndata for bunnmateriale er flyttet til teknikk I aktørfanen kan flere aktører knyttes til med relasjonen er skap av. Fra år (dato)- Til år (dato) er endret til Periode Datokvalitet er endret til Presisjon Elektroniske lagringsenheter er endret til El. lagring Fil er endret til Filer Id-feltet er flyttet over navnefeltet Registreringsbilde for lagringsenheter Lagringsenheter Elektroniske lagringsenheter Nedtrekksmenyen for magasin er nå blank hvis depot ikke er valgt Arkivstykker som ikke er knyttet til lagringsenheter kan slettes Ny melding om at man må lagre hvis man forsøker å knytte til elektronsik lagringsenhet før man har lagret arkivstykket Id på elektroniske lagringsenheter må nå være 157

158 unike Søk Det søkes også på alternative navn ved søk på navn på arkiv Det søkes også på alternative navn ved søk på navn på aktør Sørger for at søk returnerer treff. Oppdatert søkekategorier for arkivenheter (Depotstatus, ordningsgrad, katalogisering, lagringsmedium, bunnmateriale, teknikk, fysisk tilstand, motivtype, kommune, fylke, land, avdeling, fagansvarlig, kassasjonskode, klausulkategori og klausul antall år) Det er mulig å søke på aktørtype Flytting Magasin Dersom en arkivenhet forsøkes å flyttes under seg selv får brukeren en feilmelding. Valget alfanummerisk er fjernet fra nedtrekksmenyen Hylle el fag slettes dersom det ikke er bestandsenhet el lagringsenhet der. Hylle blir lagt til dersom det ikke er samme bestandsenhet på hyllen før eller etter. Import/eksport Relasjoner fordobles ikke ved import Registreringsbildet kan åpnes ved import av eksisterende. Redigering av kategorifeil mulig f.eks endring av fagansvarlig ved import Alternativ ident på arkivenhet er fjernet fra eksporten Rapport Arkivskaperrapport endret til Aktørrapport Reolskilt for A4 stående format og A5 stående og liggende Klausuler for hele arkivet kommer øverst i 158

159 klausullisten Årstall på hovedserier er med i arkivlisten "Arkivliste - Arkiv" og "Arkivliste - Serie" er fjernet og "Arkivliste - Arkiv m/kode" har endret navn til "Arkivliste - Arkiv" og "Arkivliste - Serie m/kode" har endret navn til "Arkivliste - Serie" Visningsrute Depot-id er knyttet til lagringsenheter i visningsruten Fjernet multi-overskift for Tilknyttede aktører og Tilknyttede tilvekster i lagringsrute for arkivenheter Fysisk tilstand med i visningsrute for arkiv Sted er med i visningsruten for arkiv Generelle endringer Pålogget bruker vises nå nederst i hovedbildet Verktøytips er lagt til verktøyknappene i hovedbildet Teksten Ulovlig handling fjernet fra standard feilmelding Refreshing av bilde når man skifter modul Sjekker unik identifikator uavhengig av store/små bokstaver Depotstatus er ikke hardkodet, men lagt ut i scope.properties Dersom arkiv eller aktør slettes også evt. Objekttilgang. Tekniske endringer JBOSS har byttet portnummer for å senke mulighetene for portkonflikter. Det nye portnummeret er

160 Følgende filer skal skiftes ut: Klient: Hele klientkatalogen nyeasta.jar \...\Lib JBOSS: nyeasta.ear soknyeasta.ear importeksportpakke.ear Grunnregister.ear Endringer i database: Endre verdier bunnmateriale og teknikktype Oppdatering felt i importdatabasen Skript(rekkefølge): 1 Endring_bunnmateriale_teknikktype.sql Oppdatering_teknikk_db.sql (Veldig viktig

161 at oppdateringene i skriptet kjøres i riktig rekkefølge) 3 Oppdatering_impfeil.sql (Nyeastaimport db) _insert_qsoketabeller.sql _insert_qrapporter.sql Konfigureringsendringer Endringer i filen /../klient/jndi.properties Setningen java.naming.provider.url=host:1099 endres til java.naming.provider.url=host: ASTA Versjon oktober 2008 Versjon: Endret funksjonalitet: 161

162 Administrativt Koblingen mellom fagansvarlig og avdeling er fjernet Det er opprettet en egen brukergruppe for redigering av grunnregistre. Tidligere hadde alle med brukeradministrasjonsrettigheten webadmin også tilgang til grunnregisteret. Kun de brukerne tilknyttet brukergruppen webadmin kan nå bruke passord for å komme inn i brukeradministrasjonen. Tidligere kunne alle brukere som kjente passordet komme inn, nå må man bruke passordet knyttet til brukeren Funksjonen historiske brukere er nå tatt i bruk. Det vil si at hvis en bruker er satt til historisk kan han eller hun ikke logge på og brukeren vil heller ikke kunne velges i nedtrekksmenyer. Imidlertid vil alle registreringene brukeren har gjort fortsatt være knyttet til brukerens signatur. Administrativerapporter er nå tilgjengelig fra utskriftsmenyen. Rapporten inneholder informasjon om depotinstitusjonen og endringer basert på år. Initiell bruker er nå knyttet til brukergruppen webadmin slik at man kan komme inn i brukeradministrasjonen ved nyinstalleringer. Aksesjon/tilvekst Aksesjoner og tilvekster kan slettes Aktører Saksområde-fanen er fjernet fra aktør ettersom funksjonen ikke var tatt i bruk Elektroniske lagringsenheter Elektroniskelagringsenheter kan nå ha opptil 15 siffer, mot tidligere ti. Hovedbildet Objektlisten har nå fått med sti til arkivenhetene. Dette var savnet i objektlisten for søk 162

163 Handlingsvalgene i hovedbildet er gjort konsistent slik at bare de handlingene man har rettigheter til å utføre er aktive. De andre skal være grået ut. Det er nå en standard visningrute som vises når man åpner programmet eller skifter modul. Menyoverskriften Depotinstitusjon er endret til Database Rapporter er endret til Utskrifter og har fått sitt eget punkt på verktøylinjen Om Asta er utviklet og aktiv fra Hjelp menyen Import/eksport Det kommer nå en dialogboks hvis man prøver å importere en arkiv-id man allerede har, som informere om at man da vil overskrive eksisterende arkiv. Det er nå mulig å importere serier Lagringsenhetsfeil ved import av serie rettet. Stien ble inkludert i lagringsenhets id-en og dette hindret riktig nummerering Lagringsenheter Første stykke i serien får nå automatisk tildelt lagringsenhet Det er sperret for registrering av globale lagringsenheter. Globale lagringsenheter er lagringsenheter nummerert innen depotinstitusjon istedenfor innen arkiv eller serie. Det er gjort rettelser slik at ny og endre knappene for lagringsenheter aktiv når den skal. Id-feltet for lagringsenheter er nå grået ut hvis og bare hvis man ikke kan endre den. Det er stengt for muligheten til å opprette stykker dersom overliggende arkivenhet er tilknyttet lagringsenhet Ved kopiering av serie tilknyttet lagringsenhet blir 163

164 lagringsenheten kopiert fullstendig Det er nå bare innen arkiv med lagringsenheter nummerert innen arkiv at serie får lov til å være knyttet til lagringsenhet. Det er justert for tilknyttning av lagringsenheter slik at det skal være mulig å ha flere serier knyttet til samme lagringsenhet og at man i samme arkiv både kan ha serier, stykker og mapper knyttet til lagringsenheter. Dette gjelder kun for arkiv med lagringsenheter nummerert innen arkiv. Akkumulator oppdateres etter sletting av stykker Det er rettet en feil som gjorde at stien på mapper ikke ble oppdatert ved renummerering av lagringsenheter. Systemets id knyttet riktige mapper til riktig stykke, men stien var feil i visningsruten. Nå er stien rett. Det genereres nå ikke nye lagringsenheter uten stykker. Derfor for man ikke lengre feilmelding om like id-er når man har renummerert stykker. Lagringsenheter skal slettes når stykket slettes. Dette for å unngå løse lagringsenheter Tilknytning til lokale lagringsenheter kyttes nå hvis man flytter en arkivenhet til et sted hvor overliggende arkivenhet er tilknyttet lokal lagringsenhet Akkumulator skal oppdateres etter flytting av stykker. Både flytte-til serien og flytte-fra serien skal være klar til neste ledige stykke. Det er sjekket for løse lagringsenheter både i arkiv nummerert innen arkiv og arkiv nummerert innen serie. Hvis serie er knyttet til lagringsenhet og kopieres, kopieres nå lagringsenheten fullstendig. Magasin Problemer med nedre objektliste ved flytting av lagringsenheter i magasin er rettet. Visningsrute er nå opprettet for magasinmodulen. Det 164

165 vil si at man kan se bestandsenheter på magasin- og reolnivå og lagringsenheter på hyllenivå. Søk I avansert søk er nedtrekksmenyene blitt lengre slik at alle valgene er tilgjenglige. Tidligere var det bare de ti øverste som var synlig. Mottatt fra fungerer nå i avansert søk på aksesjon, tidligere fungerte det bare på enkelt søk. Ymse Underserier kan nå ha to nye siffer, mot et tidligere Det er gjort oppdateringer med cursoren så man skal få timeglass når programmet jobber Sortering av B-elementer. For at sorteringen av mer komplekse strukturer; som magasinoversikt, reolskilt og mapperekkefølge på etiketter, måtte det utvikles en sortering av disse B-elementene. Man får nå beskjed hvis time-out har inntrådt. Time-out er endret til seks timer Det er satt i gang utviklingen av en ny brukerhåndbok og den første versjonen av den er knyttet til Hjelpfunksjonen Følgende filer skal skiftes ut: Klient: Hele klientkatalogen nyeasta.jar \...\Lib &

166 JBOSS: nyeasta.ear soknyeasta.ear importeksportpakke.ear grunnregister.ear dpbrukerstandalone.ear Pga timeout \conf\standardjboss.xml Historisk bruker skal ikke kunne logge seg på \conf\login-config.xml Endringer i database: Ny kolonne i Elagringsenhet endring_av_kolonne_i_elagringsenhet. sql Skript(rekkefølge): 02_insert_qsoketabeller.sql _insert_qrapporter.sql Legge til gruppe for grradmin.sql

167 vedlikehold av grunnregistre ASTA_som_webadmin.sql korrektur.sql slett-loese-lagringsenheter.sql ASTA Versjon februar 2009 Versjon: Endret funksjonalitet: Administrativt Brukergruppen avdelingsansvarlig er nå de eneste som kan opprette, slette, låse og endre id på øverste arkivnivå. Bruker-id kan nå være på seks tegn Aksesjon/tilvekst Mottatt dato for aksesjoner er nå dd.mm.åååå Det er sjekk på om det finnes aksesjoner med samme id når man lagrer Arkiv Forhåndsvalgt arkivenhetstype for underliggende til arkiv er nå serie Hvis man lager nytt underliggende stykke til serie som allerede har noen stykker, vil de arve hylleplassering Løselagringsenheter fjernes nå hvis man flytter mapper knyttet til lagringsenheter Det er nå sjekker som gjør at man skal få med seg informasjonene fra alle felt når ma lagrer. Det gjelder id, navn, til-dato og innhold. Aktør Det er sjekk på om det finnes aktører med samme id når man lagrer Næringskategoriene er nå blitt sortert etter hovedkategorier Administrativt Asta 5 kan nå kjøre på linux Æ, Ø, Å, feil for linuxbrukere er nå fjernet Programmet kjører nå på java 1.6 Flytting Stykker med etternavn f.eks L0123a eller L0123.b skaper nå ikke lenger stopp i flytting Det er nå gjort endringer i time-out slik at det skal være mulig å flytte innenfor større arkiv 167

168 Magasin NB! Visningsruta viser ikke innholdet i reoler, fag og hyller. Funksjonen er fjernet pga. for stor belastning på systemet. Det er nå mulig å se hele stien til lagringsenheter med mange overliggende serier Utskrifter Time-out for utskifter er endret fra 5 til 15 minutter slik at det skal kunne skrives ut store arkivlister Følgende filer skal skiftes ut: Klient: Hele klientkatalogen \nyeasta.jar \lib\ \hjelpefil\ JBOSS: dpbrukerstandalone.ear grunnregister.ear nyeasta.ear soknyeasta.ear importeksportpakke.ear JDK jdk1.6.0_06 168

169 Endringer i database: Endring på feltstørrelse for å justere i forhold til at brukerid kan være 6 tegn Endring av brukergrupper siden webadmin ikke skal kunne logge inn Skript(rekkefølge): 02_insert_qsoketabeller.sql _insert_qrapporter.sql alter_table_stmts.sql brukergrupper.sql

170 ASTA 5.1 Versjon februar 2010 Versjon: 5.1 Endret funksjonalitet: Nye moduler Bestillingsmodul Publiseringsmodul Bestillingsmodulen er hjelp for lesesalshenvendelser. Den brukes også til å motta bestillinger fra Arkivportalen. Bestillingsmodulen nås fra Verktøy på menylinja eller direkte fra bestillingslista når det ligger bestillinger i den. Bestillingsmodulen har flere underfunksjoner Bestillinger kan gjøres av fremsøkte arkivenheter (kun arkivenheter knyttet til lagringsenheter). Arkivenhetene markeres i objektlista og legges i bestillingslisten. Bestillingslisten vises nederst til høyre istedenfor visningsrute. Bestillingene knyttes til bruker ved ett brukerregister. Bestillinger fra Arkivportalen er knyttet til bruker og til format (utlån eller digitalisering). Modulen har en loggfunksjon så man kan følge bestillingens status. Digitaliserte bilder kan knyttes til bestillingen og vil da samtidig bli knyttet til arkivenheten. Digitaliseringer må godkjennes før de blir publisert på arkivportalen Utskrift av rekvisisjonslapper Melding kan sendes til arkivportalbrukeren Publiseringsmodulen nås fra Verktøy på menylinja. Den brukes til å publisere arkiv til Arkivportalen. Publisering forutsetter at depotinstitusjonen er registrert i arkiv. Søk av arkiv tilknyttet depotinstitusjonen. (IDer case-sensitiv, men ikke navnefelt) Godkjenningsbetingelser Kun brukere knyttet til brukergruppen avdleder kan åpne publiseringsmodulen 170

171 Andre endringer Administrativt Ved flytting av arkivenheter er Lagre og lukk endret til to knapper Lagre og Lukk Arkivenheter I tillegg til filer kan det nå knyttes lenker til arkivenheter. Hovedbildet Feilretting: Arkiv forsvinner ikke fra strukturtreet etter lagring. Feilretting: Objektlista sorterer nå datoer som dato ikke som tall, dvs. at den først sorterer på år, så måned og tilslutt dato, ikke etter første siffer. Høyreklikk i objektlista har fått et nytt valg Bestill som legger arkivenheten til bestilling. Magasin Ved flytting av lagringsenheter er Lagre og lukk endret til to knapper Lagre og Lukk I databasen er magasin blitt knyttet til depot og depotinstitusjon. Dette for å hindre problemer med bestandsenhetsproblemer ved flere depot i samme base. Søk Feilretting: Det går nå an å søke både på låste og ulåste arkiv. Ymse Nye ikoner Det er arbeidet med hastighetsforbedring på åpning av registreringsbildet Relasjonsknytning mellom arkivenhet og teknikk, motiv og sted er flyttet fra arkivenheten til de respektive entitetene. Det er laget et nytt lager for opplastede filer basert på jackrabbit Følgende filer skal skiftes ut: Klient: JBOSS: nyeasta.ear 171

172 Endringer i database: Skript(rekkefølge): 01_oracle_asta5arkivportalen _oracle_urngenerator _setupBestillingsnummerGenerator _setupMeldingsnummerGenerator _oracle_WsdlLokasjoner _oracle_produksjonshovedkatalog _hibernate_sequence _oracle_2009_10_

173 09_oracle_2009_12_ _insert_qsoketabeller _DigitalisertDokumentStatus _fjern_constraints _2010_01_ ASTA Versjon februar 2011 Versjon: Endret funksjonalitet: Endringer i de nye modulene Bestillingsmodul Brukerregisteret har fått søkbare felt. Bestilling settes ikke automatisk til rekvirert. Status settes automatisk satt til rekvirert når man har klikket Skriv ut rekvisisjon. Kan velg Produsert etter Reservert produksjon i statusloggen. Institusjonen får epost når ny bestilling kommer til bestillingsmodulen. Publiseringsmodul Arkiver kan nå tilbakekalles fra arkivportalen via en tilbakekallingsknapp under publiseringsfunksjonen. Aktør publiseres med tilhørende filer. Andre endringer Administrativt 173

174 Arkivenheter Mulig å lage relasjon mellom arkivenheter i ulike arkiver. Arkivdel Mulig å flytte serier inn og ut av arkivdel. Aktør Mulig å bygge relasjonene del av og underlagt mellom allerede eksisterende aktører. Hovedbildet Ny visningsrute for arkivenheter med ny layout og visning av digitaliserte elementer. Klausulregimet Endret med ett overliggende nivå. Restriksjoner innført som begrep, og navn på fanen endret. Restriksjonstype lagt til. Restriksjonskategori-scroll endret. Endres nå etter hvilken restriksjonstype som velges. Flere hjemmelskategorier lagt til. Dialogbokser endret i forbindelse med sletting av restriksjon. Lagringsenheter Kan knytte lagringsenheter til mapper/foto/dokument osv. i etterkant. Sletting Ny dialogboks som informerer om vellykket sletting/feil under sletting. Søk Feilretting: Gikk ikke an å søke opp aktører på underliggende nivå med enkelt søk. Ymse Forbedret ytelse. Følgende filer skal skiftes ut: Klient: JBOSS: 174

175 Endringer i database: Skript(rekkefølge): 175

176 ASTA 5.2 Versjon februar 2013 Versjon: 5.2 Endret funksjonalitet: Endringer i de nye modulene Koblingsprotokollen Muliggjør registrering i Excel eller andre programmer som støtter XML eller XMP og konvertere disse registreringene inn i Asta 5.2. Digitalisering Mulig å digitalisere mange bilder/filer på en gang for så å knytte de til mapper og lagringsenheter. Oppløsningen på visningskopier er endret til 2048x1024. Import 5.2 har en ny eksport- og importmodul for eksport av arkiv- og aktørinformasjon. Tilknyttede digitale filer fungerer som informasjon skapt i Asta 5.2. Nytt brukergrensesnitt Før import kan man lage en rapport som gir informasjon om filen, og om importen vil møte noen problemer som må løses. Gjennomgående endringer som er gjort/må gjøres vil bli fargekodet. Importen vil ta med alle filer knyttet til arkivet. Importen sletter nå eventuelle duplikater. Andre endringer Arkivmodulen Knappen for å låse og låse opp arkivet er flyttet til forsiden av registreringsbildet og er kun tilgjengelig på arkivnivå. Endret stedfanen slik at Norge ikke lenger er standardvalg ved nye registreringer. Tekstfeltet for bestandsenhet er økt til 255 tegn. Man kan velge startnummer etter en flytting ved renummerering. Restriksjoner Standardvalget er endret fra total til uspesifisert Fritt tilgjengelig restriksjoner oppheves ikke lengre i

177 Merknader og tekst knyttet til fritt tilgjengelig vises nå i visningsruten. Bestillingsmodulen Feltet Leveringsantall er nå kun aktivt dersom bestillingen inneholder en bestilling av typen papirkopi. Publisering Brukerne har mulighet til å sette maksimal størrelse på visningskopiene. Asta sjekker om filene allerede finnes på arkivportalen før publisering. Man kan velge å begrense den publiserte strukturen til Arkiv og serier. Aktør Ved publisering av aktør vil kun de fra brukerens depotinstitusjon komme med i listen. Ett registreringsfelt for fylke er lagt til i adresse/topografi fanen. Knappen kommune har fått ny dialogboks samt et søkefelt (Ctrl + F). Kommuneregisteret er oppdatert med ett nytt register som gir utvidet informasjon om historiske kommuner. Næringskategoriene er oppdatert i henhold til SSB s revisjoner. Magasinstyring Det kan opprettes en deault hylleplassering for den enkelte bruker. Feilmeldinger En rekke feilmeldinger er endret for å gi bedre informasjon. Utskrift og rapporter Rapportene genereres nå i Microsoft word format (.doc). Det er mulig å skrive ut stor etikett uten innhold (dvs uten at mappene kommer med). Nye visningsruter for Arkiv, Aktør, Aksesjon og Magasinstyring. Administrativ rapport, med data fra Asta 5 og Arkivportalen. Feilrettinger Brukernavn som inneholder særnorske tegn får nå skrevet ut rapporter. (Det anbefales allikevel ikke å bruke særnorske tegn i brukernavn.) Sletting av arkivenhet skaper løse lagringsenheter, en metode er lagt til for å sjekke om den tilknyttede lagringsenheten har flere arkivenheter. Ymse Forbedret ytelse og diverse mindre feilrettinger. 177

178 Følgende filer skal skiftes ut: Klient: JBOSS: Endringer i database: Skript(rekkefølge): 178

179 ASTA Versjon mai 2014 Versjon: Endret funksjonalitet: Endringer i de nye modulene Koblingsprotokollen Digitalisering Import Andre endringer Arkivmodulen Restriksjoner Bestillingsmodulen Publisering Aktør Magasinstyring 179

180 Feilmeldinger Utskrift og rapporter Feilrettinger Ymse Følgende filer skal skiftes ut: Klient: JBOSS: Endringer i database: 180

181 Skript(rekkefølge): OPPDATERINGER AV BRUKERHÅNDBOKA Februar 2009 Nytt: Administrativerapporter Avdelingsansvarlig To nye OSS Februar 2010 Nytt: Registrering av elektroniske arkiv 181

182 Lagt til Brukerdok for arkivportalen som vedlegg til brukerhåndboka Nytt kapittel Bestillingsmodulen Nytt kapittel Publisering Nye ord Godkjent og Produsert Februar 2011 Nytt: Gått gjennom hele brukerhåndboken for å fange opp endringer/feil Restriksjonsregimet Utdype Søk Nye ord Arkivportalen, Bestilling, Bestillingsapplikasjonen, Bestillingslinje, Produksjonskatalog, Publisering, Restriksjon, Restriksjonskategorier og Strukturtreet. Brukerhåndboken er blitt gjennomgått og revidert flere ganger siden februar 2011, sist i mai 2015 med oppgradering til Asta

183 BRUKERDOK TIL ARKIVPORTALEN Arkivportalen v0.2.4, Arkivportalen ASTA 183

184 Innholdsfortegnelse: 1 INNLEDNING ARBEIDSFLYTSEKSEMPLER BEHANDLE BESTILLING AV DIGITALISERING FRA WEB Søke frem bestilling: Bestillingsliste Bestillingslinje detaljer Rekvirere Produksjon Godkjenning Prising Retur Faktura Godkjenne bestilling BEHANDLE BESTILLING FOR UTLÅN PÅ LESESAL Opprette ny bestilling Finne frem til bestillingen Ny bestillingslinje Fremhenting Utlån Retur Betaling BILDER I SYSTEMET GENERELT BESTILLINGSLISTE HOVEDVINDU Bildedokumentasjon Beskrivelse av felter/kommandoer innenfor Utvalg Beskrivelse av kommandoer innenfor Sortering Beskrivelse av felter/kommandoer i Bestillingslisten 200

185 Beskrivelse av liste med predefinerte utvalgvalg av bestillingslister (Menyvalg) BESTILLING Bildedokumentasjon Beskrivelse av felter/kommandoer innenfor Bestilling TabelLkort BESTILLINGSLINJE Bildedokumentasjon Beskrivelse av felter/kommandoer innenfor BestillingSlinje TabelLkort Tabkort Arkivenhet Tabkort Digitalisert Tabkort Prisdata Tabkort Avslag/avbestille Tabkort Produksjon Tabkort Godkjenning Tabkort Statuslogg ANDRE HJELPEVINDUER Arkivbruker Utskift Meldinger Melding på bestillingslinje Melding fra web Melding fra arkivar Melding til depotinstitusjon 220 Dokumentinformasjon: V.NR DATO BESKRIVELSE SIGN Initiell versjon. MWH Oppdatert i henhold til reelle vinduer. PH 185

186 Videre oppdatering mhp reelle skjermbilder GBO Lagt til beskrivelse av meldinger og to arbeidsflyteksempler GBO Lagt til beskrivelser av publiseringsmodulen GBO MWH: Morten Wold Henriksen, Mesan AS GBO: Geir B. Ottersen, Mesan AS 186

187 187 INNLEDNING I dette dokumentet vil det først bli en beskrivelse av alle de ulike bildene/vinduene i systemet, med alle felter og kommandoer. Så følger en beskrivelse av de viktigste brukeroppgavene, og hvordan disse utføres. ARBEIDSFLYTSEKSEMPLER I dette kapittelet vil to typer scenarier bli presentert. De to ekseplene viser hvordan det er tenkt at en arkivar skal benytte den nye bestillingsmodulen for å kunne gjennomføre bestillinger. BEHANDLE BESTILLING AV DIGITALISERING FRA WEB En kunde(bestiller) Arnfinn har bestilt digitalisering av en mappe: P-0026/D/L0221/ Korrespondanse med Norges Bank på web. Arkivaren(behandleren) geirbo åpner bestillingsmodeulen i ASTA5 SØKE FREM BESTILLING: Arkivaren søker opp ny bestilling ved å velge Digitalisert som ønsket leveringsformat, status Registrert og bestilt fra web i utvalg. Søket starter idet man trykker på knappen Vis liste BESTILLINGSLISTE Et søkeresultat presenteres i en trestruktur som viser bestillinger. Bestillinger i treet viser dato registrert; bestiller; bestillingens status;bestillingsid. Arkivaren klikker på bestillingen og sjekker at adressen til bestiller er fylt ut. De bestillingslinjene som passer søkekriteriene vil være mulig å velge i treet. Arkivaren ekspanderer bestillingen og finner én bestillingslinje som arkivaren velger. Følgende skjermbilde vises: 187

188 188 BESTILLINGSLINJE DETALJER Arkivaren kan tilordne ansvarlig arkivar og gi prioritet ved å trekke slideren til venstre(lav prioritet) eller høyre(høy prioritet). Arkivaren lagrer ved å trykke på lagreknappen. REKVIRERE Arkivaren kan nå velge å rekvirere bestillingslinje ved å trykke på knappen Rekvirere 188

189 189 Bestillingen i treet endrer status til Under behandling og bestillingslinja får status Rekvirert. Nå kan arkivaren skrive ut rekvisisjonen ved å trykke på Skriv ut rekvisisjon Rekvisisjonen vil se ut som den i figuren under. Arkivarens pdf leser vil åpne dokumentet slik at det kan skrives ut. Rekvisisjonen vil vise plassering hvor arkivaren kan hente det som skal digitaliseres. På dette tidspunktet kan det være en idé og se om 189

190 190 det har blitt knyttet noen meldinger til bestillingslinjen. Meldingene får du opp ved å trykke på knappen Melding ved siden av Skriv ut rekvisisjon knappen. Arkivaren henter arkivenheten som skal digitaliseres. Arkivenheten består av ett dokument i dette tilfellet. Arkivaren åpner arkfanen Statuslogg og endrer status til fremhentet som vist i figuren under. Etter en bestillingslinje er fremhentet kan den enten bli produsert eller utlånt. PRODUKSJON Arkivaren henter frem igjen bestillingslinja og velger arkfanen Produksjon Arkivaren trykker på knappen Opprett produksjonskatalog 190

191 191 Katalogen vil ha samme navn som bestillingsnummer_bestillingslinjenr( _1). På en windows maskin vil mappen f.eks nås på C:\tmp\ _1. Det er i denne mappen det ene dokumentet skal legges etter det er scannet(digitalisert). Arkivaren får opprettet et dokument som f.eks heter 0001.jpg Nå kan arkivaren trykke på knappen Hent digitaliserte dokumenter. Det digitaliserte dokumentet vil bli lagt inn i systemet og fjernet fra produksjonskatalogen. Dokumentet dukker opp i tabellen som vist i figuren under. Ved å velge dokumentet kan man gi tittel (beskrivende navn) og beskrivelse og trykke på lagreknappen. Arkivaren åpner Statuslogg arkfanen og trykker på Produsert. Neste lovlige status er Godkjent. GODKJENNING Ved å trykke på Godkjenning arkfanen så vises det nylig produserte dokumentet i tabellen som figuren under. 191

192 192 Arkivaren høyreklikker på filen i tabelllista og velger Vis fil for å se på filen og Godkjenn for å godkjenne, En formidlingskopi vil lages, orginalen vil beholdes. Begge vil få URN. En thumbnail vil også lages og det digitaliserte dokumentet vil være tilgjengelig i arkivportalen. Vi ser at ny URN er laget til de forskjellige filene, ved å høyreklikke på filen vil vi få mulighet til å se på de to forskjellige versjonene som vist i figuren over. Arkivaren åpner Statuslogg arkfanen og trykker på Godkjent. Neste lovlige status er Ferdigbehandlet. PRISING Arkviaren åpner Prisdata og angir pris og internreferanse og lagrer som vist i figuren under. 192

193 193 Arkivaren åpner arkfanen Statuslogg og velger ny status Ferdigbehandlet RETUR Arkivaren legger arkivmaterialet tilbake i arkivet, åpner arkfanen Statuslogg og velger ny status Returnert. I dette tilfellet velges ny status Avsluttet også. FAKTURA Ved å velge bestillingen i bestillingslista(treet) så kan arkivar velge å lage fakturagrunnlag ved å taste inn fakturadato, referanse og eventuelt en merknad og å trykke på knappen Lag fakturagrunnlag. GODKJENNE BESTILLING Arkivaren trykker på knappen Godkjenn bestilling. Status på bestilling blir Ferdig. BEHANDLE BESTILLING FOR UTLÅN PÅ LESESAL OPPRETTE NY BESTILLING Arkivaren klikker på knappen Ny bestilling. Et tomt skjermbildet vil dukke opp som vist under. 193

194 194 Her legger arkivaren inn brukernummeret til kunden og trykker på Søk/registrer bruker. Systemet henter brukerdata inn i skjermbildet eller viser et registreringsskjema hvis kunden ikke eksisterer. FINNE FREM TIL BESTILLINGEN Bestillingen må nå søkes frem f.eks ved at man gir inn data som vis under og trykker på Vis liste NY BESTILLINGSLINJE Arkivaren høyreklikker på bestillingen i lista(treet) og velger Ny bestillingslinje I hovedvindu åpnes et nytt skjermbilde for registrering av bestillingslinje som vist under. Bestillingen vil automatisk få status Rekvirert 194

195 195 1) Arkivaren finner frem til arkivenheten som kunden ønsker i ASTA5 applikasjonen og kopierer inn sti til arkivenhet i feltet som vist i figuren over. Limer inn sti og trykker på Knytt arkivenhet. 2) Arkivaren legger inn antall, ønsket utlånsdato, tilordner ansvarlig i nedtrekksfelt, angir merknad om ønskelig og angir prioritet 3) Trykker på Lagre og bestillingslinja blir lagret og treet ekspanderer til ny bestillingslinje. Arkfanene skal nå bli tilgjengelige slik som vist i figuren under. 195

196 196 FREMHENTING Arkivaren sjekker hvor arkivenheten ligger og henter den ut fra arkivet. Plasseringen kan finnes på Arkivenehet arkfanen. Arkivaren åpner Statuslogg arkfane og trykker på Fremhentet. UTLÅN Arkivren leverer arkivenheten til kunde og trykker på Utlånt. RETUR Når kunden kommer tilbake med arkivenheten som skal returneres, så søker arkivaren opp bestillingen ved å søke etter bestillingslinje med status utlånt og arkivbrukernr 2517 for eksempel Arkivaren åpner Statuslogg arkfanen og trykker på Ferdigbehandlet, og så trykker på Returnert BETALING 196

197 197 Hvis bestillingen koster noe så skal arkivaren ta betalt. Arkivaren setter inn pris på Prisdata arkfanen og trykker lagre. Arkivaren åpner Statuslogg arkfanen og trykker på Avsluttet. I dette tilfellet skal kunden betale med kontater. Arkivaren velger bestillingen i treet, ser at det er en pris på faktura og trykker på Skriv ut kvittering BILDER I SYSTEMET GENERELT Systemet består av et hovedvindu med flere dataområder. I dette kapittelet beskrives først bestillingslisten, med de muligheter for utvalg, søking og sortering denne har. Så kommer en beskrivelse av bestillings- og bestillingslinjevinduene i egne delkapitler. Til slutt kommer en oversikt over de resterende hjelpevinduene 197

198 198 BESTILLINGSLISTE HOVEDVINDU BILDEDOKUMENTASJON Bestillinger som kommer inn fra web eller fra registrering i skranke, legges i et enkelt listevindu som kan liste ut alle bestillingene som blir behandlet i systemet. I tillegg benyttes den samme listen til å liste ut bestillinger basert på utvalgsparametre inngitt av bruker, slik at når man skal ha oversikt over det materialet som f.eks. ligger klar til produksjon eller man ønsker se hvilke arkivenheter som er ute på lesesal, benyttes den samme listen man inngir bare forskjellige utvalgsparametre. En utvalgsparameter kan f.eks. være bestillingens status, dato, osv. I utgangspunktet skal man gjennom dette vinduet kunne håndtere all behandling av bestillinger, både fra web og de som registreres i skranke; man skal kunne registrere bestillinger, registrere produksjon, godkjenne, utlån av arkivmateriale og returnering til arkivet. Øverst i vinduet ligger et område for utvalg av bestillinger, samt markering for å kunne sortere utvalget. Til venstre i vinduet ligger en liste med bestillinger / bestillingslinjer med data som tilsvarer de krav som er inngitt i utvalget. Listen kan (om)prioriteres av ansvarlig arkivar. F.eks. bestillinger opprettet 198

199 199 av interne brukere (lesesalansatt, andre ansatte) vil således kunne bli prioritert foran bestillinger som kommer over nettet. Til høyre i vinduet ligger et dataområde for å vise / endre / registrere data, iht valgt bestilling eller bestillingslinje i listen. I meny ligger valg til faste / predefinerte utvalg av bestillingslisten, slik at hvis man skal ha oversikt over de bestillinger eller arkivenheter som f.eks. skal returneres til arkivet, BESKRIVELSE AV FELTER/KOMMANDOER INNENFOR UTVALG Felter innenfor Utvalg : Ønsket lev.format: Det er mulig å begrense utvalget av bestillinger/bestillingslinjer, basert på valgt leveringsformat, mulige formater er: Digitalisering, Kopi, Kopi attestert, Avskrift, Utlån lesesal og Utlån eksternt. Status: Det er mulig å begrense utvalget av bestillinger/bestillingslinjer basert på valgt status, mulige statuser er: o Registrert o Rekvirert o Fremhentet arkiv o Produsert o Godkjent produksjon o Utlånt o Reservert o Reservert for produksjon o Ferdigbehandlet o Returnert arkiv o Avsluttet samt statusene o Avbestilt (fra kundens side) o Avslått (fra arkivinstitusjonens side) for bestillinger som ikke skal effektueres. Bestillinger fra/til dato: Det er mulig å begrense utvalget av bestillinger/bestillingslinjer, basert på en tidsperiode. Baserer seg på bestillingens dato. Datoformat er YYYY.MM.DD. For eksempel Ved ingen fra dato angitt, men tildato angitt, vil bestillinger frem angitt til dato bli vist i treet, og visa versa. Bestilt fra: Det er mulig å begrense utvalget av bestillinger/bestillingslinjer, basert på hvor de er bestilt fra; internt eller internett. Arkivar: 199

200 200 Det er mulig å begrense utvalget av bestillinger/bestillingslinjer, basert på tilknyttet arkivar til bestillinglinje Bruker: Man kan angi et brukernummer i utvalget og alle bestillinger knyttet til brukeren kommer opp i bestillingslisten. Kommandoer i forbindelse med Utvalg : Søk: Går til vindu for Arkivbruker for å kunne søke opp bruker, dette vinduet blir beskrevet i kap 0 nedenfor. BESKRIVELSE AV KOMMANDOER INNENFOR SORTERING Bestillingslisten kan sorteres i hendhold til hvilken radio-buttom som er valgt. Liste kan sorteres på Dato, Brukernavn eller Prioritet. BESKRIVELSE AV FELTER/KOMMANDOER I BESTILLINGSLISTEN Innholdet i bestillingslisten: - Initielt er ikke bestillingslinjene ekspandert, kun aktuelle bestillinger. Informasjonen de blir lagt ut med er; bestillingsdato, arkivbrukers navn, bestillingsstatus og bestillingsnummer. - Ved ekspandert liste, kommer bestillingslinjene frem, under tilhørende bestilling. Informasjon bestillingslinjene blir langt ut med er; arkivenhet, arkivenhetsnavn, bestillingslinjestatus, leveringsformat, ønsket leveringsdato. Kommandoer i forbindelse med Bestillingslisten : Vis liste: Viser ut liste av bestillinger i vinduet basert på inngitt utvalgkriterier og sorteringsangivelse. Utskrift liste: Går til vindu for Utskrift, dette vinduet blir beskrevet i kap 0 nedenfor. Ny bestilling: Valg for å registrere ny bestilling. Åpner vinduet for bestilling i dataområdet, beskrevet i kap 0 nedenfor. Høyreklikk på bestilling. Ny bestillingslinje: Valg for å registrere ny bestillingslinje. Gjelder for merket/aktuell bestilling. Åpner vinduet for bestillingslinje i dataområdet, beskrevet i kap 0 nedenfor. Klikke på en bestilling i listen: Ved enkeltklikk på en bestilling i listen skal data tilhørende bestillingen vises i vinduet Bestilling i dataområdet, beskrevet i kap 0 nedenfor. Klikke på en bestillingslinje i listen: 200

201 201 Ved enkeltklikk på en bestillingslinje i listen skal data tilhørende bestillingslinjen vises i vinduet Bestilling i dataområdet, beskrevet i kap 0 nedenfor. BESKRIVELSE AV LISTE MED PREDEFINERTE UTVALGVALG AV BESTILLINGSLISTER (MENYVALG) Dette er predefinerte utvalg av bestillingslister. Her kan bruker velge eksempelvis Til behandling å få ramset opp alle bestillingene som er kommet inn og må gjennom en behandling før de kan effektueres. Det er satt opp hurtigvalg for: 1) Til behandling (nye bestillinger som skal godkjennes for effektuering. Disse kommer ifra Web og har status Registrert ) 2) Til utplukk (bestillingslinjer med arkivenheter som skal hentes frem fra arkivet. Bestillingslinjer med status Rekvirert ), 3) Til produksjon -> Digitalisering (bestillingslinjer med arkivenheter som er klare for produksjon - digitalisering) 4) Til produksjon -> Avskrift (bestillingslinjer med arkivenheter som er klare for produksjon - transkribsjon) 5) Til godkjenning (bestillingslinjer med arkivenheter som er blitt digitalisert og skal kontrolleres før de legges i Arkivportalen. Bestillingslinjer som har status Produsert 6) Til utlån (bestillingslinjer med arkivenheter som ligger klare for utlån. Bestillingslinjer som enten har status Fremhentet eller Reservert 7) Til innlevering (bestillingslinjer med arkivenheter som er klare for innlevering (fra utlån). Bestillingslinjer som har status Utlånt 8) Til retur ((bestillingslinjer med arkivenheter som er klare for å returneres arkivdepot etter digitalisering eller utlån. Bestillingslinjer som har status Ferdigbehandlet 201

202 202 BESTILLING BILDEDOKUMENTASJON I dette vinduet er dataområdet fylt ut med data fra en bestilling (bestillingshode). Her kan man registrere ny bestilling, endre data i en bestilling eller slette en bestilling (såfremst den ikke er tatt under behandling eller kommer ifra Web) Vindu for bestillinger tjener tre formål. 1. vise data om en bestilling som er registrert via Arkivportalen (web). 2. registrere data for en ny bestilling (f.eks. på lesesal). og 3. vise / registrere data i forbindelse med generering av kontantfaktura eller fakturagrunnlag for periodisk fakturering. BESKRIVELSE AV FELTER/KOMMANDOER INNENFOR BESTILLING Felter i forbindelse med Bestilling : Best.Nr: Viser bestillingsnummeret til bestillingen. 202

203 203 Ved registrering hentes neste ledige bestillingsnummer og vises i vinduet. Best.dato: Ved Visning av bestilling, vises bestillingsdatoen. Ved registrering av ny bestilling settes bestillingsdato til dagens dato Status: En bestilling har en livsløpsstatus, denne kan være; registrert, under behandling og avsluttet. Ved registrering av ny bestilling settes statusen direkte til Til utplukk. Det vil si at man hopper over den godkjenningsprosedyren som ligger mot bestillinger som kommer fra web (portalen). Fakturasum: Summen av priser som er registrert på alle bestillingslinjer som eies av denne bestillingen. Bestilt fra: Ved registrering av ny bestilling settes bestilt fra til Internt. Hvis bestillingen er registrert på portalen vil denne stå: Web. Brukernummer: Ved registrering av ny bestilling, må brukerens nummer legges inn. Alternativt kan man gå via Søk / registrer ny bruker for å finne aktuell bruker eller registrere ny. Navn: Blir fylt ut på basis av arkivbrukernummer. Adresse: Blir fylt ut på basis av arkivbrukernummer. Postnr: Blir fylt ut på basis av arkivbrukernummer. Sted: Blir fylt ut på basis av arkivbrukernummer. TABELLKORT I dette tabellkortet registreres og vises data i forbindelse med fakturering av bestilt produksjon. På de enkelte linjene registreres (eventuell) pris på produksjonen. Felter i forbindelse med tabellkort Faktura : Sum: Viser beregnet fakturasum utifra pris på samtlige bestillingslinjer under bestillingen. Faktureringsdato: Viser dato for forfallsdato for faktura. Vår referanse: Registrerer / viser Vår referanse. Skrives ut på fakturaen. Fakturamerknad: Registrerer / viser Fakturamerknad. Skrives ut på fakturaen. Kommandoer i forbindelse med tabellkort Faktura : Lag fakturagrunnlag 203

204 204 Valg for å generere et fakturaunderlag for månedlig fakturering av bestillingen. Etter at fakturaunderlag er generert, blir alle data i bestillingen låst for endringer. Skrive ut kvittering Valg for å generere et fakturaunderlag og skrive ut en kvittering (kontantfaktura). Etter at kvittering er skrevet, blir alle data i bestillingen låst for endringer. Kommandoer i forbindelse med Bestilling : Søk/registrer bruker: Går til vindu for Arkivbruker for å kunne søke opp/registrere bruker, dette vinduet blir beskrevet i kap 0 nedenfor. Slett: Valg for slette en registrert bestilling, med tilhørende bestillingslinjer. Må bekreftes. Bestilling kan ikke slettes hvis den kommer ifra Web eller har underliggende bestillingslinjer som har annen status enn Rekvirert Godkjenn bestilling: Valg for å godkjenne bestillingen, anser bestilling som ferdig behandlet. Alle underliggende bestillingslinjer må ha vært godkjent. Lagre: Lagrer/oppdaterer bestillingen i vinduet. 204

205 205 BESTILLINGSLINJE BILDEDOKUMENTASJON I dette vinduet kan man registrere ny bestillingslinje, endre data i en bestillingslinje eller slette en bestillingslinje. En bestillingslinje inneholder referanse til den arkivenheten som ønskes kopiert, utlånt, digitalisert eller transkribert og data i forbindelse med dette. Hvis bestilling kommer fra Web, må den rekvireres før man skal viderebehandle bestillingslinjen. Er bestillingslinjen opprettet fra treet, så får den automatisk status Rekvirert og den kan straks behandles av arkivar. Vinduet tjener to formål. 1. Vise data om en bestillingslinje som er registrert via Arkivportalen (web). 2. Registrere data for en ny bestillingslinje (f.eks. på lesesal). BESKRIVELSE AV FELTER/KOMMANDOER INNENFOR BESTILLINGSLINJE Felter i forbindelse med Bestillingslinje : 205

206 206 Best.dato: Visning av bestillingsdatoen (fra bestillingshodet) Best.Nr: Viser bestillingsnummer for bestillingen Navn: Viser navnet til bruker som har bestilt produksjon/utlån. Linjenr: Linjenummeret, starter på 1 for hver bestilling Ved registrering av ny linje, legges det til 1 fra forrige bestillingslinje på bestillingen Arkivenhet/sti: Identifikatoren for den aktuelle bestillingslinjen Ved regisrering av ny bestillingslinje mottas verdien fra bruker, ellers mottas returverdi etter Søk arkivenhet har hentet enhet fra ASTA Navn: Viser navnet til den aktuelle arkivenheten Ønsket format: Viser ønsket leveringsformat for bestillingslinjen; digitalisering, kopiering, attestert kopi, avskrift og utlån Ved registrering mottas verdi fra bruker Ant: Benyttes ved kopiering. Viser ønsket antall kopier Ved registrering mottas verdi fra bruker Ønsket dato: Viser ønsket leveringsdato Ved registrering mottas verdi fra bruker Status: Viser bestillingslinjestatus; registrert, rekvirert, fremhentet arkiv, produsert, godkjent produksjon, utlån lesesal, utlån eksternt, reservert, reservert produksjon, ferdigbehandlet, returnert arkiv, avsluttet Ved registrering mottas verdi fra bruker Tilordne ansvarlig: Bestillingslinjen kan knyttes til en arkivar som behandler saken overfor kunde Viser ansvarlig arkivar Ved registrering mottas verdi fra bruker Angi pri: Prioritet kan legges på bestillingslinjen. Benyttes i forbindelse med sortering. Viser prioritet, mellom 1 og 5 Ved registrering mottas verdi fra bruker Bestiller merknad: Bestiller kan registrere tekst for å presisere hva han ønsker med bestillingen. Viser bestillers merknad Ved registrering mottas verdi fra bruker Kommandoer i forbindelse med Bestillingslinje Knytt arkivenhet: Valg for å gå til hovedvinduet i ASTA Sjekk arkivenhet: 206

207 207 Valg for å gå til registreringsvinduet (Arkivenhet) i ASTA Slett: Valg for å slette bestillingslinjen. Må bekreftes. Rekvirere: Setter status til Rekvirert og oppdaterer Web. Bestillingen får status Under behandling Dette er det første som skal gjøres hvis bestilling er fra Web. Skriv ut rekvisisjon: Valg for å skrive ut (enkeltvis) rekvisisjon. Melding: Valg for å gå til meldingsvinduet, beskrevet i kap. 0 nedenfor. Som gir mulighet til å registrere/se på meldinger i forbindelse med bestillingslinjen/arkivportal brukeren. Lagre: Lagrer/oppdaterer bestillingslinjen i vinduet. Samt alle underliggende enheter. TABELLKORT Under bestillingslinjevinduet finnes det syv tabellkort, disse beskrives i de etterfølgende kapitler: Tabkort Arkivenhet I dette tabkortet kan man se informasjon om den arkivenheten som ligger som bestilt i hoveddelen av vinduet Bestillingslinje, hovedvindu. 207

208 208 Data hentes fra Asta 5 og viser øyeblikksbilde av: o Arkivenhetens innhold o Eventuelle klausuler som er knyttet til arkivenheten o Hvor arkivenheten er plassert i arkivet Felter som ligger i tabkort Arkivenhet : Innhold: Gir en beskrivelse av hva skags arkivmatriale som inngår i arkivenheten. Klausuler: Lister ut de klausuler som inngår i arkivenheten. Tilhørighet: Tilhørighet for gitt arkivenhet. ID: Identifikasjonen tilknyttet gitt arkivenhet. Type: Type for gitt arkivenhet. Dep: Depotid tilknyttet gitt arkivenhet. Mag: Magasinkode tilknyttet gitt arkivenhet. Reol: 208

209 209 Fag: Hyl: Reolnummer tilknyttet gitt arkivenhet. Fagnummer tilknyttet gitt arkivenhet. Hyllenummer tilnyttet gitt arkivenhet. 209

210 210 Tabkort Digitalisert I dette tabkortet har man oversikt over de (eksisterende) digitale filer som er knyttet til arkivenheten. Man kan merke en (digitalisert) fil og få vist innholdet ved å dobbeltklikke på den aktuelle linjen. Felter som ligger i tabkort Digitalisert : URN: Angir katalog (sti) og navn (URN) på digitalisert fil. Dobbeltklikk for å få vist innhold av den digitale filen. Beskrivende navn: Angir beskrivende navn på digitalisert fil. Status: Angir status på digitalisert fil. Tilgjengelige status er: PRODUSERT, GODKJENT og RETUR 210

211 211 Tabkort Prisdata I dette tabkortet kan man registrere (eventuell) pris på produksjonen av en bestillingslinje. Priser på alle linjer blir slått sammen til en fakturasum for bestillingen. Felter som ligger i tabkort Prisdata : Bestillingslinje pris: Viser registrert pris Ved registrering mottas verdi fra bruker Bestillingslinje referanse Ved registrering mottas verdi fra bruker Viser registrert referanse. Skrives ut på faktura. 211

212 212 Tabkort Avslag/avbestille Her kan det registreres avslag direkte til bruker (ved mer åpenbare, klare begrunnelser for avslaget), eller det kan registreres avslag slik at det sendes videre til Arkivinstitusjonens e-postadresse og derfra blir gjenstand for en mer formalisert saksbehandlingsprosess. Videre kan bestillingen avbestilles. Avbestilling skjer etter henvendelse fra bruker, og kan f.eks. komme gjennom meldingssystemet. Felter i forbindelse med Avslag/avbestille : Institusjonens e-postadresse: Her vises arkivinstitusjonens e-postadresse, det er dette som blir Adressaten for mailen/meldingen Avslag til bruker (med datofelt): Hvis denne settes, settes dato feltet etter til dagens datoavslag til saksbeh (med datofelt): Hvis denne settes, settes dato feltet etter til dagens dato og epost sendes til epostadresse som ligger på depoinstitusjonen. Tittel: Bestilling XX er avvist. Meldingen lyder: Det anmodes om å starte en saksbehandling for å avvise bestillingen. Status på bestillingslinje settes til Avslått Avbestilling (med datofelt): Hvis denne settes, settes dato feltet etter til dagens dato. Status på bestillingslinjen vil bli Avbestilt Melding til bruker: Fritekstfelt for registrering / visning av melding til bruker. Gjelder kun til Avslag til bruker 212

213 213 Kommandoer i forbindelse med Avslag/avbestille : Ved å lagre/oppdatere bestillingslinjen skjer følgende, basert på hvilke endringer som er gjort: Hvis Avslag til bruker er satt, lages det en melding som overføres til arkivportalen. Hvis Avslag til saksbeh er satt, sendes det en mail til arkivbrukeren Hvis en av checkboxene er valgt, endres bestillingslinje statusen til Ferdigbehandlet og det opprettes en statuslogg Hvis teksten i Melding til bruker er endret, lagres/oppdateres merknaden for bestillingen med teksten og merknadtype Avslagsmelding til bruker Tabkort Produksjon I dette tabkortet kan man knytte de filene som digitaliseres opp mot bestillingslinjen.filene skal kunne hentes av systemet fra en dedikert produksjonskatalog. I tillegg skal det være mulig å registrere metadata i forbindelse med de digitaliserte dokumentene. Felter i forbindelse med Produksjon : Liste over digitaliserte dokumenter: Filnavn: 213

214 214 Består av et løpenummer og et filnavn for hver digitale fil som tilhører bestillingslinjen Ved å bruke høyre-mustast på en av linjene, vil tilhørende fil kunne vises i et eget vindu. Status: Beskrivelse av status på utviklingen av det figitale objektet. Beskrivende navn: Navn (BeskrivendeNavn) er det beskrivende navn på den digitale filen som er valgt i listen. Kan registreres av produksjonspersonale under produksjonen eller av arkivarer/saksbehandler som godkjenner produkesjonen. Beskrivelse: Beskrivelse av det digitale dokumentet Kan registreres av produksjonspersonale under produksjonen eller av arkivarer/saksbehandler som godkjenner produkesjonen. Produksjons hovedkatalog: Viser filbanen for produksjonskatalogen. Denne hentes fra klassen Arkivinstitussjon. Kommandoer i forbindelse med Produksjon : Opprett produksjonskatalog: Ved valg av denne kommandoknappen vil systemet opprette en egen katalog for bestillingslinjen under produksjonsområdets hovedkatalog, hvor man skal legge alle digitaliserte dokumenter i tilknyttning til bestillingslinjen. Hovedkatalogen må allerede eksistere. Hent digitaliserte dokumenter: Ved valg av denne kommandoknappen skal systemet hente alle digitale filer under produksjonskatalogen for bestillingslinjen og opprette tilhørende forekomster av Digitalisert Dokument (samt skrive disse ut i listen i tabkortet). Filene flyttes fysisk over til katalog i Asta 5 / Arkivportalen hvor filer som er klare for godkjenning legges Ved å høyreklikke på filen kan man velge å se på filen eller slette den. Hvis du velger å se på filen så vil programmet som er installert på klientmaskinen som er assosiert med filtypen åpne og vise filen. Velger man å slette så forsvinner filen fra listen. Ved velge en fil i listen og taste inn beskrivelse og beskrivende navn og trykke lagre, så vil den metadataen bli lagret og knyttet til filen. 214

215 215 Tabkort Godkjenning Digitaliseringer som er ferdigprodusert må godkjennes av arkivar før de knyttes opp mot arkivenheten og blir tilgjengelig. Disse filene kommer frem i tabkort: Godkjenning på bestillingslinjen/rekvisisjonen. Her kan Arkivaren hente opp/se på den digitaliserte orginalfilen. Hvis kvaliteten på digitalisering er ok, vil metadata vedrørende digitaliseringen kunne bli registrert og den/de digitale filene linkes til Arkivkatalogen. Godkjente filer tilordnes en URN kode som vil tjene som en unik identifikator for senere bruk. Godkjente filer legger seg ned i produksjonsområdet nederst i tabkortet. Filer som ikke blir godkjent (kode A avvist), må eventuelt digitaliseres på nytt. Felter i forbindelse med Godkjenning : Type: URN: Viser type digitalisert dokument: Orginalfil, formidlingskopi, visningskopi, thumb. Viser URN-id til kopiene til de digitale dokumentene som er godkjent og kopiert i ulike formater. Format: Viser formatet til de ulike kopiene for de godkjente digitale dokumentene 215

216 216 Størrelse: Viser størrelsen, i KB, for kopiene av det digitale dokumentet Kommandoer i forbindelse med Godkjenning : Høyere klikk i listen over digitaliserte dokument: Et valg går på å sette status til godkjent på det digitale dokumentet, ved dette valget, blir det opprettet kopier for formidling, visning og thumb. Eller så kan man velge å returnere dokumentet, det vil så igjen bli synlig i produksjonstabkortet. Ved retur av et tidligere godkjent digitalt dokument, vil formidlings, visning og thumb kopiene slettes. Eller man kan se på filen. Hvis filen allerede er godkjent så vil kun to alternativer dukke opp ved å høyreklikke på filen. Det er Vis orginal fil og Vis formidlingskopi Godkjenne alle: Denne godkjenningsknappen godkjenner alle digitaliserte filer som er registrer inn under bestillingslinjen. Tabkort Statuslogg I tabkortet Statuslogg kan man registrere status for en bestillingslinje. 216

217 217 Felter i forbindelse med Statuslogg : Statuslisten (på høyre side) i vinduet er en liste som har lagret dato, tid, status og ansvarlig saksbehandling for alle statusendringer. Lovlige statuser er satt ut til høyre for listen. Statuser som ikke settes i dette skjermbildet er Rekvirert hvor knappen Rekvirere skal brukes i stedet. Hvis en bestillingslinje avbestilles eller avslås så vil status hoppe direkte til den statusen. Endring: Viser når (dato og klokkeslett) statusen eller tilstanden ble satt. F.eks. når bestillingslinjen ble Godkjent.. Status Status navn / -betegnelse. Ansvarlig Viser hvilken bruker (registrerer) som utførte status- eller tilstandsendringen på bestillingslinjen. De ulike statusene blir ramset opp under: Oversikt statussettingen. Navn Registrert Rekvirert Fremhentet Produsert --- Godkjent Utlånt Beskrivelse Bestillingen er registrert (ute på web-portalen), og skal godkjennes før den behandles videre eller den skal stanses. Bestillinger med denne statusen kommer frem i listen over de som skal godkjennes. Hvis bestillingen kan leveres, så får bestillingen satt 020 Rekvirert. Denne statusen settes automatisk ved registrering av en bestilling i skranke (ved et arkivdepot). Bestillinger med denne statusen kommer frem i listen over de som skal hentes ut av arkivet. Når bestillingen er hentet frem fra depot, merkes den som fremhentet i statusloggen og bestillingen vil være klar for produksjon (digitalisering, transkripsjon,...) eller klar for utlån (alt etter hva som er bestilt). Bestillinger med denne statusen satt kommer frem i listen over de som skal produseres eller skal utlånes. De bestillinger som skal produseres, må få registrert produksjonen (de digitale filene) i et eget tab-kort. Når produksjonen krysses av som ferdig, blir denne statusen satt. Bestillinger med denne statusen satt kommer frem i listen over de bestillinger som skal få godkjent de digitale filene som er produsert. Godkjenning av produksjonen (de digitale filene) for en bestilling skjer i et eget tabkort etter en kontroll av arkivar/saksbehandler. Når godkjenningen krysses av som ferdig, blir denne statusen satt. De arkivenhetene som er produsert hektes opp mot arkivenheten og den aktuelle bestillingslinjen. Ved utlån av arkivenheten på lesesal, registreres dette på bestillingslinjen. 217

218 218 Reservert Reservert Produksjon Ferdigbehandlet Returnert Avsluttet Denne statusen skal stå på alt utlånt materiale. Bestillinger med denne statusen satt kommer frem i listen over de bestillinger / arkivenheter som er ute til utlån for øyeblikket (og skal leveres inn). Arkivenheter som er utlånt, men ikke ferdigbehandlet fra bruker sin side, mottas og legges klar til utlån neste dag (i safen). I slike tilfeller krysses det av for status Reservert på arkivenheten. Bestillinger med denne statusen satt kommer frem i listen over de bestillinger / arkivenheter som skal til utlån (og ligger klar). Arkivenheter som er til utlån, og som bruker/kunde finner å ville digitalisere, får satt status Reservert prod. Dette vil gjøre det mulig å registrere en ny linje på bestillingen som bestiller digitalisering av arkivenheten. Arkivenheter som har vært til utlån, og som skal settes tilbake i arkivet, eller arkivenheter som er blitt produsert og skal utleveres til bruker/bestiller, settes status Ferdigbehandlet Bestillinger med denne statusen satt kommer frem i listen over de bestillinger / arkivenheter som skal til returneres til sin plass i arkivet. Hvis bestillingen gjelder produksjon/digitalisering, blir de enkelte filene (som er merket for det) overført til arkivportalen. Arkivenheter som settes tilbake i arkivet, må få registrert status Returnert. Bestillinger med denne statusen satt kommer frem i listen over de bestillinger / arkivenheter som ersatt tilbake i arkievet og skal avsluttes. Denne statusen avslutter behandlingen av arkivenheten. Kan settes ifm returnert til arkivet. ANDRE HJELPEVINDUER ARKIVBRUKER UTSKIFT MELDINGER MELDING PÅ BESTILLINGSLINJE Det skal være mulig for en bestiller å kommunisere med arkivar angående bestillingslinje. En korrespondanse kan enten opprettes fra web eller fra arkivarens side. Melding fra web 218

219 219 På web er det mulig å opprette en melding. Denne meldingen blir sendt til mottaksmodulen uten en angitt mottaker. I mottaksmodulen kan man se på meldingen ved å trykke på Melding knappen. Følgende skjermbilde vil dukke opp: Skjermbildet består av fem elementer; 1) En linje som viser hvem som opprettet tråden, og tittel på tråden. 2) Tabell med meldinger, sortert på dato, synkende. Tabellen viser dato melding er opprettet, hvem den kommer ifra og utdrag av selve meldingen. 3) Innhold i valgt melding. Den melding som er valgt i tabelllisten over. 4) Felt for å skrive inn ny melding. 5) Knapperad. Knappen Legg til vil opprette en melding med teksten som er gitt i feltet over (Felt 4), sende meldingen til bestiller og tømme feltet. Knappen Lukk vil fjerne skjermbilde, teksten som er skrevet i feltet over vil forsvinne. Når den kommer ifra web vil en generell tråd bli automatisk opprettet som inneholder meldingen som er knyttet til bestillingslinjen, hvilket betyr at melding angår bestilleren. Feltet øverst til høyre er ikke editerbart, heller ikke knappen Opprett tråd. Melding fra arkivar Samme skjermbilde gjelder om melding kommer fra arkivar som fra bestiller. Forskjellen er at hvis arkivaren trykker på Melding knappen som vist på figuren under, og det ikke er opprettet noe tråd på bestillingslinjen tidligere(bestiller ikke har sendt melding på bestillingslinje) 219

220 220 Hvis det ikke eksisterer noen tråd og meldinger på bestillingslinje, så har arkivaren mulighet til å opprette en korrespondanse(meldingstråd) Da vil feltet i element 1 på meldingsskjermbildet være editerbart som vist på figuren under. Knappen Opprett tråd vil opprette tråden med tittel angitt i feltet øverst på figuren over og arkivaren vil kunne skrive en ny melding som vil dukke opp hos bestilleren på web. MELDING TIL DEPOTINSTITUSJON Det er mulig for bestiller å sende melding til depotinstitusjon som ikke er direkte knyttet til bestillingslinje. Disse meldingen kan arkivar finne ved å bruke menyer som vist i figuren under. Menyvalget tar deg til et tredelt skjermbilde som vist under. 220

221 221 Skjermbildet består av 3 elementer: 1. Søk etter tilordnet arkivar. Her kan man søke etter meldingstråder som ligger på Asta installasjonen. Søk etter samtlige meldingstråder eller alle meldingstråder til en enkelt arkivar, dvs meldingstråder som er tildelt en arkivar. 2. Tabell som viser resultat av søk. Tabellen viser tittel på meldingstråd, dato opprettet, hvem tråden er tildelt til og hvilken depotinstitusjon tråden tilhører. 3. Felt for å tilordne valgt tråd. Nedtrekksfeltet er knyttet til valgt rad i tabellen, ved å endre verdi i nedtrekkfelt og trykke på Lagre tilordning, så vil tråden oppdateres med ny tilordning. PUBLISERINGSAPPLIKASJONEN BAKGRUNN Det var ønskelig å lage en enkel publiseringsmodul i ASTA er for å publisere arkiver til arkivportalen. SKJERMBILDET Skjermbildet åpnes ifra Asta applikasjonen fra menyen Verktøy -> Publiseringsapplikasjon. Skjermbildet er firedelt med en meny øverst, med en nedtrekksliste med handlinger. Et søkeområde med to søkefelt, søk id og søk navn. En treffliste hvor resultat fra søk blir vist. Et publiseringområde hvor man må krysse av for betingelser før man kan publisere. 221

222 222 1) Meny Verktøylinjen øverst har én meny som har én undeliggende handling som heter Lukk. Denne handlingen lukker vinduet. Samme handling kan også utføres ved å trykke på krysset øverst til høyre i vinduet. Handling kan nås uten mus ved Alt + H. Den eneste handlingen er Lukk og kan nås ved å trykke på L-knappen eller piltast og enter. 2) Søkeområde I søkeområdet så kan man søke etter arkiver. I feltet Søk Id gis id til arkivet/arkivene. I feltet Søk Navn gis navnet til arkivet/arkivene. Søket vil søke opp arkiv som INNEHOLDER søketeksten du har gitt. Hvis begge søkefelt er tomme, så vil ingen treff vises siden det vil gi for stort treff hos enkelte institusjoner. Søk vil begynne ved å trykke på knappen Søk eller trykke enter i søkefeltet etter søkeord er gitt. Merk at søket skiller mellom store og små bokstaver(case sensitive). 3) Treffliste I trefflisten vil arkiv som samsvarer søket dukke opp. I denne listen kan du velge ett arkiv om gangen. Arkivet kan velges med museklikk eller piltaster. Det er det valgte arkivet som eventuelt kan publiseres. 4) Publiseringsområde 222