BRUKERVEILEDNING BRUKERVEILEDNING. Nosyko AS. Versjon Versjon 1.8. Rådhusgt. 17 Telefon: Oslo Telefaks:

Transkript

1 Nosyko AS Rådhusgt. 17 Telefon: Oslo Telefaks: Epost: Web: BRUKERVEILEDNING Versjon BRUKERVEILEDNING Versjon 1.8 DOKUMENTDATO:

2 drofus AS Rådhusgata Oslo Epost: Web: Telefon:

3 Innhold DEL 1: Generelt Innledning Om dette dokumentet Hva er drofus Installasjon Systemkrav Installasjon Automatiske programvareoppdateringer Generelt om bruk av programmet Pålogging Språk Navigering Formatert tekst og bruk av hyperlinker Hurtigtaster Innstillinger DEL 2: Rom og funksjoner Rom og romkjerneopplysninger Innledning og begreper Opprette rom og funksjonsstruktur Flytt eller kopiere funksjoner og delfunksjoner Romoversikt Romkjerneopplysninger Romnavn oversikt Grupper Arealoversikt Krav til rom og funksjoner Generelt om kravsetting i drofus Standardrom Innledning og begreper Standardrom/maler i drofus Maler i drofus Romfunksjonsprogram (RFP) RFP fra standardrom Avledet RFP Unik RFP Oppretting og sletting av RFP tilknytning Åpne RFP vinduet for redigering eller lesing RFP skjermbildet Grupper Bruk av både standardrom og grupper Regler/begrensninger ved bruk av grupper Bruk av grupper i drofus Funksjonsprogram Innledning Oversikt Endre data Se og endre data for flere felter av gangen Navigasjon

4 8.6. Visninger Rapporter Grafisk funksjonsplanlegger Bakgrunn Konsepter Brukergrensesnitt Faner til venstre Diagramvisning Visning av funksjonsegenskaper Visning av romegenskaper Visning av kravegenskaper DEL 3: Utstyr Planartikler Innledning og begreper Artikkeloversikt Bilder og dokumenter til artikkelen Tilleggsartikler NS3420 koding av artikler Hoved/underartikler Begrensing av brukerrettigheter på ansvarsgrupper Utstyr i rom Innledning og begreper Oppretting og sletting av utstyrslister Endring av utstyrslister Endring i avledet utstyrsliste Endring fra artikkeloversikt Forekomstdata i rom Flere utstyrslister Eksisterende utstyr Innledning Oversikt Registrering Kopiering og registrering av flere like komponenter Import fra MS-Excel Kontroll for underprogrammering og overprogrammering Innledning Oppretting og sletting av regler Kjøring av regler DEL 4: Rombehandling Rombehandlingsskjema Innledning Oppretting og sletting av rombehandlingsskjema Åpne rombehandlingsskjema for redigering / lesing Rombehandlingsskjema Rapporter og eksport DEL 5: Logger og rapporter Logger Generelt om logger Loggvindu

5 15.3. Logg med endringsliste Logg med loggnotat Bilder / dokumenter Bilder Dokumenter Rapporter Rapport begrensninger / utvidelser Oversikt over rapporter Rapport på utvalgte RFP opplysninger / artikkelspesifikasjoner Utskrift og lagring av rapporter Endring og lagring av rapporter i andre formater Andre rapporter i MS-Excel Lagre rapportoppsett Generere individuelle PDF rapporter for flere rom/artikler (PDF Samling) Prosjektrapporter i vindusmenyer Eksportering av data Eksportering til MS-Excel og MS-Word Eksportering til XML Eksportering til IFC Eksport til NS Importering og oppdatering av data Importere rom fra MS Excel Import av dynamiske data Oppdatering av rom fra MS-Excel Importering og oppdatering av utstyr til rom fra MS-Excel Importering og oppdatering av standardrom fra MS-Excel Importer dokumneter til rom Importering og oppdatering av utstyr til standardrom fra MS-Excel Import av artikler fra MS-Excel Oppdatering av artikler fra MS-Excel Import av eksisterende utstyr Import av dokumenter og bilder til artikler IFC (Industry Foundation Classes) Om IFC Bruk av IFC i drofus Brukerstøtte Brukerstøtte Rapportering av feil og mangler

6 DEL 1: GENERELT GENERELT OM BRUK AV PROGRAMMET OG INSTALLASJON 5

7 1. INNLEDNING 1.1. Om dette dokumentet Dette dokumentet gir en innføring i bruk av programmet drofus: installasjon, sentrale begreper og navigering. Det forusettes at du er kjent med navigering og bruk av Windows programmer og at du kjenner noe til den arbeidsprosessen du skal bruke programmet i. Vi anbefaler alle som skal bruke drofus om å lese gjennom hele dette dokumentet, eller de delene som omhandler den funksjonaliteten du skal bruke. Samtidig som du leser, bør du ha tilgang til drofus slik at du kan klikke deg rundt og følge forklaringene, samt prøve deg frem litt. Dokumentet er delt inn i deler som tilsvarer funksjonalitetsmoduler i programmet. Du bør lese de delene som omhandler de modulene du skal bruke. I de første kapitlene står det generelle ting slik som installasjon og generelle tips. De påfølgende delene beskriver følgende: 1. Generelt. Denne delen omhandler generelle tips om bruk og installasjon av programmet. Bør leses av alle. 2. Rom og funksjoner. Denne delen beskriver sentrale konsepter som rom, romkjerneopplysninger og funksjoner. Videre ser vi på hvordan vi setter krav til funksjoner (funksjonsprogram) og rom (romfunksjonsprogram). 3. Utstyr. Denne delen omhandler modul for utstyrsplanlegging inkludert overflyttbart utstyr og regelsjekking mot romfunksjonsprogram (RFP). 4. Rombehandling. Denne delen omhandler bruk av modulen for rombehandlingsskjemaer. 5. Logger og rapporter. Felles funksjonalitet for de ovenstående modulene. Beskriver bl.a. bruk av logger, rapporter og eksportering av data. For anskaffelsesmodulen er det laget en egen brukerveiledning: Anskaffelse i drofus. For teknisk informasjonsdatabase (TIDA) er det også laget et eget hjelpedokument. Det er også utarbeidet en brukerveiledning for brukere med administrasjonsrettigheter i drofus. Siste versjon av disse dokumentene er tilgjengelige fra våre hjemmesider: Om du skulle finne feil i dokumentet eller det er noe du mener mangler, nøl ikke med å ta kontakt! 1.2. Hva er drofus drofus er en applikasjon og et databaseverktøy for å støtte arbeidsprosessen ved romfunksjonsprogrammering og utstyrplanlegning. Konseptet er å kunne knytte sammen informasjon om rom-, romfunksjons-, rombehandlings- og utstyrsdata i en felles database. drofus er et prosjekt og sektor uavhengig program og brukes i alle typer bygg uavhengig av byggets kompleksitet. drofus er tilrettelagt for å kunne gjøre store tilpasninger til det enkelte prosjekt, slik at programmets funksjonalitet og utseende kan variere fra prosjekt til prosjekt. Programmet tilpasser seg også hvilke rettigheter den enkelte har i prosjektet og vil således se annerledes ut for en utstyrskonsulent og en romfunksjonsprogrammerer. 6

8 drofus er en klient-tjener applikasjon, der du arbeider mot en sentral databasetjener over Internett. Dette gjør at flere kan jobbe mot de samme dataene uavhengig av geografisk lokasjon og at det gir stor fleksibilitet i forhold til hvor du velger å jobbe fra. 7

9 2. INSTALLASJON 2.1. Systemkrav Generelle krav Minimum Operativsystem Windows XP Windows 7/8 Minne 128 MB 512 MB Ledig diskplass 50 MB Anbefalt Internettilgang Ja ADSL/SDSL eller annen fast Internettilkobling. Andre programmer Adobe Reader MS-Excel for Excel eksport MS-Word for Word eksport. Programmet er designet og testet for nyere versjoner av Windows og all funksjonalitet vil derfor ikke være tilgjengelig i de eldste versjonene. Ingen data lagres lokalt på maskinen, men lagres på en server for at alle skal kunne se endringer som blir gjort med en gang. Dette medfører at mye data overføres over Internett som igjen betyr at jo raskere linje en har jo bedre. Som bruker er du nødt til å være tilknyttet Internett hele tiden mens du bruker programmet. Port 5432, 80 og 8180 må være åpne for at programmet skal virke. Enkelte brannmurer kan derfor gjøre at programmet ikke fungerer. Kontakt din lokale itadministrator hvis du ikke klarer å logge på. Andre programmer Alle rapporter som blir generert av drofus, blir laget i PDF (Portable Document Format) format. Du trenger derfor Adobe Reader for å kunne lese og skrive ut disse rapportene. Programmet er gratis og kan lastes ned fra Adobe sine hjemmesider: For å kunne benytte deg av muligheten til å eksportere data til Microsoft Excel og Microsoft Word må du ha disse programmene installert. Se avsnitt

10 2.2. Installasjon Last ned nyeste versjon av drofus Nyeste versjon av drofus kan til enhver tid lastes ned fra drofus' sider: Installer drofus Etter nedlasting kjører du installasjonsprogrammet (dobbeltklikk på drofus-setup.exe som du lastet ned) og følger instruksjonene på skjermen. Når dette er gjort kan du senere starte programmet ved å velge det fra startmenyen. Avinstallering For å avinstallere drofus velger d drofus drofus katalogen I startmenyen Automatiske programvareoppdateringer. Ved innlogging vil drofus sjekke om nye versjoner av programmet er tilgjengelig. Om dette er tilfelle vil du få valget om du vil installere nyeste versjo får dette valget da nyere versjoner vil inneholde ny funksjonalitet og eventuelle feilrettinger. Merk at hvis du bruker Windows Vista må du starte drofus som administrator for å oppdatere. Det vil normalt ta kort tid å laste ned en ny versjon. 9

11 3. GENERELT OM BRUK AV PROGRAMMET 3.1. Pålogging Når du starter programmet blir du bedt om å logge deg på et prosjekt. Du trenger følgende informasjon for å kunne gjennomføre dette: Brukernavn/passord: Du vil motta et personlig brukernavn/passord fra drofus eller fra prosjektets administrator. Vennligst ikke bruk andres brukernavn/passord eller gi fra deg ditt til andre. Dette av sikkerhetsmessige grunner og fordi programmet endrer funksjonalitet etter rettighetsnivå, samt at logg av endringer baserer seg på din identitet. Du kan selv endre ditt eget passord etter pålogging ved å velge menyen drofus -> Endre eget passord eller generer ett nytt passord fra Tjener: Dette er IP adressen eller navnet på tjeneren du ønsker å koble til. Normalt vil dette være db2.nosyko.no hvis ikke prosjektet har installert drofus på egen server. Se da tjenerinformasjon i eposten du fikk da du ble opprettet som bruker i prosjektet. Database: Dette er navnet på prosjektdatabasen du ønsker å logge på. Denne informasjonen mottok du sammen med brukernavn/passord og er gjerne en forkortelse for prosjektets navn. Husk at du må være tilkoblet Internett hele tiden når du bruker programmet Språk drofus har støtte for flere språk. Når du installerer drofus velger du standard språk for programmet. Dette kan endres under menyen drofus->innstillinger. I drofus har imidlertid hvert prosjekt sitt standardspråk, uavhengig av hvilket språk du som bruker har valgt. Dette fordi man i de aller fleste tilfeller ønsker at ledetekster og data som fylles ut i programmet er på samme språk. Når du logger på et prosjekt som har et annet språk enn det du har valgt blir du derfor spurt om du vil bytte til dette. Det anbefales å gjøre dette Navigering Programmet er navigeringsmessig stort sett lagt opp som andre Windows programmer. Merk allikevel er par generelle tips greie å huske på: Menyer og verktøylinjer På menylinjen vil du til enhver tid finne all aktuell funksjonalitet for det aktive vinduet. Prosjektets hoveddeler som romliste og standardromliste finner du under menyen Prosjekt. Høyreklikk: I lister, f.eks. romliste vil aktuell funksjonalitet på et bestemt 10 Figur 1: Eksempel på valg fra høyreklikk menyen

12 rom være lettest tilgjengelig ved å klikke med høyre musetast på rommet. All funksjonalitet vil også være tilgjengelig fra hovedmenylinjen og noe fra hurtigtaster. Høyreklikkmenyen er ofte også tilgjengelig ved å trykke på SHIFT+F10 eller på spesialtasten for dette på en Windows tastatur (ofte mellom CRTL og Windows tasten til høyre på tastaturet). Bruk av listevinduer I store lister (som romlisten) vil det ofte være nyttig å sortere på en bestemt kolonne og dette gjøres ved å klikke på overskriften øverst i listen på det feltet du ønsker å sortere etter. Ved å klikke en gang til vil du få listen sortert i omvendt rekkefølge. Eksempelvis kan du i romlisten sortere den alfabetisk etter romnavn ved å klikke øverst i romnavn kolonnen. I alle lister kan en også omorganisere rekkefølgen på kolonnene. Dette gjøres ved at en klikker på overskriften og drar kolonnen til ønsket posisjon. Rekkefølgen og sorteringen av kolonner huskes mellom hver gang du benytter drofus. Ønsker du å tilbakestille til original rekkefølge kan du høyreklikke og velge Legg til/fjern kolonner og tilbakestill. I noen av listevinduene (som romlisten) er det er også mulig å markere flere rader av gangen og så utføre en operasjon på alle disse. Figur 2: Eksempel på knytninigen mellom rom og standardrom Flere rader etter hverandre kan markeres ved å klikke på den første raden du vil markere, så trykke og holde Shift tasten inne og klikke på den siste raden du vil markere. Hvis en vil markere flere rader som ikke nødvendigvis kommer etter hverandre kan en, eventuelt i kombinasjon med metoden over, holde Ctrl tasten inne mens en klikker på de radene en vil ha med. Når flere rader er markert kan en høyreklikke på en av de markerte radene og velge hva som skal gjøres med alle. Eksempelet til høyre viser et tilfelle der en ønsker å tilknytte seks kontorer til å ha RFP fra samme standardrom og istedenfor å gjøre dette for hver og en av dem, markerer en bare de en ønsker, og velger deretter som vanlig. I lister generelt åpnes det mest vanlige valget ved å trykke RETURN på elementet. I spesielle vinduer har du flere hurtigtaster (se 3.5) Alle lister i programmet kan eksporteres til MS-Excel ved å trykke CTRL+E mens man har fokus i listen. Enkelte av de viktigste listene i programmet kan du som bruker også tilpasse ved å høyreklikke i listen og velge Legg til/fjern kolonner. 11

13 En dialog tilsvarende den under vil vises avhengig av hvilken liste du er i. Hvilke valg du gjør her vil bli husket inntil sette valgene tilbake til forhåndsdefinerte kolonner. Enkelte av kolonnene kan føre til at det tar lenger tid å søke og navigere i listen. Disse er markert med oransje. Normalt vil dette ikke være merkbart, men for eksempel antall forekomster i artikkelvinduet kan gjøre at listen blir tregere. Figur 3: Legg til/fjern kolonner Frem og tilbakenavigering I de fleste detaljvinduene (RFP, utstyr i rom, artikkelspesifikasjon, tilleggsartikler osv.) finnes det frem- og tilbakenavigeringsknapper i vinduet. Disse lar deg åpne informasjon til h.h.v. neste eller forrige rom/artikkel i den bakenforliggende listen, den listen du åpnet vinduet fra. Hvis du derimot klikker på den lille pilen ned på siden kan du velge å gå opptil ti hakk i hver retning (se figur). Du kan også bruke tastene ALT+Høyre/Venstre for å navigere uten mus. Eksempel: Fra romlisten kan det åpnes to detaljvinduer; utstyr i rom og RFP. Disse har begge frem og tilbakenavigering, Figur 4: Rom uten RFP er utilgjengelige men vil ha forskjellig betydning. Begge vil gå frem og tilbake avhenging av hvordan romlisten er sortert (se avsnittet over). Neste i denne sammenhengen vil si neste nedenfor i romlisten. Er den sortert på romfunksjonsnummer vil neste rom bli neste romfunksjonsnummeret, hvis en istedenfor velger å sortere romlisten på f.eks. romnavn vil forrige/ menes neste rom som har de kravene vi er ute etter. I utstyr i rom vil en bevege mellom de rommene som har fått opprettet en utstyrsliste i romlisten som har opprettet RFP. I menyen som kommer ned når en klikker på den lille pilen - il. Ved lukking av det bakenforliggende vinduet vil det derfor naturlig nok ikke være mulig å navigere frem og tilbake lenger og disse knappene blir ikke tilgjengelig lenger. Excel/Word eksport av lister Alle lister i programmet kan eksporteres til MS-Excel og MS-Word. Plasser fokus i listen du ønsker å eksportere og trykk henholdsvis CTRL+E for Excel eller CTRL+W for Word. Dette krever at Excel og Word er installert på maskinen. 12

14 3.4. Formatert tekst og bruk av hyperlinker I alle tekstefelter i drofus har prosjektene mulighet til å benytte seg av formatert tekst. Formatert tekst tekstfelt skiller seg fra et ordinært tekstfelt ved at du vil se formateringsvalg over selve tekstfeltet. Disse formateringsvalgene inkluderer fet skrift, kursiv, understreket tekst, punktliste, nummerert liste og fargevalg. I tillegg er det mulig å skrive inn hyperlinker til re aktiv i PDFrapporter generert fra dr Formatert tekstfelt kan implementeres i alle skjemaer i drofus som RFP skjema, artikkelvinduet, funkjsonsprogrammet, rombehandling og innkjøpsmodulen. For å legge til formatert tekstfelt kontakt prosjektets administrator eller drofus AS Hurtigtaster I de fleste vinduer, spesielt trær og lister kan du navigere uten bruk av mus. Under følger en liste generelle hurtigtaster og for enkelte spesielle vinduer Generelt F5 TAB SHIFT+TAB CTRL+P RETURN ALT+høyre/venstre Piltaster i et trevindu SHIFT+piltaster SHIFT+F10 CTRL+F4 CTRL+TAB ALT+F4 CTRL+E CTRL+W Frisk opp listen Gå til neste felt/vindu Gå til forrige felt/vindu Skriv ut Åpne element i en liste I vinduer som har frem og tilbakenavigering, naviger neste/forrige Naviger i trevinduet Naviger i trevinduet uten å friske opp listen (raskere!!) I lister, ta frem høyreklikkmeny (kan også bruke spesialtast) Lukk aktivt vindu Bytt aktivt vindu (sirkulerer mellom åpne vinduer) Avslutt programmet Eksporterer en liste til MS-Excel Eksporter en liste til MS-Word Romlisten SHIFT+piltaster RETURN SHIFT+RETURN CTRL+RETURN F3 Naviger i funksjonstre uten å friske opp romlisten Åpne RFP Åpne romkjerne Åpne utstyrliste Gå til søkefeltet Artikkelliste RETURN SHIFT+piltaster F3 Åpne artikkel Naviger i funksjonstre uten å friske opp romlisten Gå til søkefeltet ALT+Opp/Ned ALT+Høyre/Venstre RFP-/Artikkel vindu Blar til forrige/neste flagg/tabulator i RFP/Artikkelspesefikasjonen Blar til forrige/neste rom 13

15 3.6. Innstillinger Du kan spesifisere noen brukerdefinerte innstillinger fra programmet. Disse trenger du normalt ikke gjøre noe med, men det kan være greit å vite om dem. Velg menyen drofus -> Innstillinger. Her kan du endre følgende: Bekreft før avslutting: Hvis denne er krysset av vil du få spørsmål om å bekrefte når du lukker eller avslutter programmet. Språk: Velg standardstråk som drofus starter i. Merk at programmet vil be deg skiftet til prosjektets språk, uavhengig av denne inntillingen. Slett brukerinnstillinger: Her kan du slette alle lagrede innstillinger slik som lagrede forhåndsvalg for tjener og database når du logger det inn. Slett lagrede vindusstørrelse: Dette vil også tilbakestille innstillinger om kolonner til anbefalte/forhåndsdefinerte. Både bredder, posisjon og hvilke kolonner som skal vises. Slett lokale IFC modeller og 3D filer for dette prosjektet: Sletter lokale modeller og 3D visningsfiler i prosjektet du er logget inn i fra datamaskinen. Slett alle lokale modeller og 3D filer, samt nedlastede 3D modeller: Sletter alle lokale modeller og 3D visningsfiler fra datamaskinen. Ikke spør ved legg til rom: Fjerner sikkerhetsspørsmålet når du oppretter nye rom i romlisten. 14

16 DEL 2: ROM OG FUNKSJONER MODULER FOR FUNKSJON OG ROMFUNKSJONSPROGRAMMERING 15

17 4. ROM OG ROMKJERNEOPPLYSNINGER 4.1. Innledning og begreper Det mest sentrale begrepet i programmet er et rom. Rommene er plassert i en funksjonell struktur, som deler bygget opp i funksjonelle enheter. Det er gjerne to eller tre nivåer i denne strukturen. Den funksjonelle plasseringen til rommet har ingen direkte sammenheng med rommets geografiske plassering og lokalisering. Rommet identifiseres unikt ved et romfunksjonsnummer. Rommet beholder dette nummeret under hele byggeprosjektet, og nummeret blir aldri gjenbrukt innenfor samme prosjekt på et annet rom. Romfunksjonsnummeret er bygd opp av rommets plassering i funksjonsstrukturen, samt et løpenummer, f.eks. vil rom nr være plassert slik: For å slette ett rom må du ha administrasjonsrettigheter. Som oftest slettes aldri rom når de er opprettet, men kan merkes som utgått hvis de ikke lenger skal være med i prosjektet. Skal et rom flyttes til et annet sted i strukturen, vil du bli spurt om du vil merke det opprinnelige rommet som utgått og et nytt rom opprettet med et nytt romfunksjonsnummer. Du vil også få et valg om å flytte rommet. Denne operasjonen bør ikke benyttes når romfunksjonsnummeret er i bruk i prosjektet fordi de gamle numrene vil kunne gjenbrukes. Rommet har en del sentrale egenskaper som beskrives i romkjerneopplysningene. Dette er informasjon som: Romfunksjonsnumnmer, navnet på rommet, beskrivelser av rommet, andre romnummer (tegningsnummer, prosjektert/geografisk romnummer og bruksnummer), programmert areal (rommets planlagte størrelse), og prosjektert areal (rommets endelige størrelse slik det er tegnet av arkitekten). Endringer i rommets kjerneopplysninger samt andre vesentlige endringer i rommet blir logget til en logg som kalles romlogg. Rommet tilknyttes videre andre opplysninger, slik som romfunksjonsprogram (RFP) og utstyrsliste. Dette er opplysninger som rommet ikke automatisk har, men som må opprettes på hvert enkelt rom. Disse begrepene er forklart senere i dette dokumentet Opprette rom og funksjonsstruktur Det finnes flere måter å opprette en romliste i drofus. Du kan manuelt opprette funksjonsstruktur og rom fra romoversikten, du kan importere fra Excel eller du kan opprette rom fra en IFC-modell. IFC funksjonaliteten er detaljert forklart i en egen brukerveiledning 16

18 som er tilgjengelig fra Hvordan en importerer en romliste fra Excel er forklart i kapittel 19. Manuell oppretting av rom og funksjonsstruktur Før man kan opprette et rom må man opprette et nivå (funksjon) rommet skal ligge under. For å opprette et nivå i funksjonsstrukturen høyreklikk på prosjektnavnet i romoversikten og velg Ny avdeling (se figur 5). Dette valget kan ha forskjellige navn fra prosjekt til prosjekt. Du kan også gjøre denne operasjonen for å lage undernivåer. Dette har du kun tilgang til hvis du har rettigheter til det. Hvor dyp (hvor mange nivåer under hverandre) strukturen kan være og hva de ulike nivåene skal hete (avdeling,seksjon osv) settes av administrator av prosjektet. Figur 5: Opprette funksjoner/delfunksjoner Rom kan kun opprettes i nivå som ikke har undernivåer det vil si at du må stå på laveste nivå for å opprette rom. Når du legger til et rom (Legg til rom fra verktøylinjen), vil du få frem romkjernevinduet for utfylling av kjerneopplysninger under listen over rom. Mer om grensesnittet i romlisten kommer i neste kapittel. Alle funksjoner du ellers kan gjøre på et rom, er tilgjengelig ved å høyreklikke på rommet. Hvis du merker et rom som utgått vil rommets prosjekterte areal settes til null og all tilknyttet informasjon (RFP, utstyr, rombehandlingsskjema) slettes Flytt eller kopiere funksjoner og delfunksjoner Om du har opprettet en funksjon eller delfunksjon som du ønsker å kopiere eller flytte til en annen funksjon kan man gjøre dette fra romlisten. Høyreklikk på den funksjonen du ønsker å kopiere eller flytte og du skal kunne se valgene «Flytt» og «Kopier» 17

19 Flytt: Flytter valgt funksjon/delfunksjon til en annen lokasjon i samme prosjekt eller en anne lokasjon i et annet prosjekt om det finnes flere prosjekter i databasen Kopier: Kopierer funksjonen/delfunksjonen til en annen funkjson eller delfunksjon i samme prosjekt eller til et annet prosjekt. Når man flytter eller kopierer funksjoner eller delfunksjoner vill alle data også bli kopiert/flyttet: Romliste med RFP og utstyrsstsatus, funkjsonsprogram og bilder/dokumenter. Om man flytter f.eks. en delfunksjon opp ett nivå slik at den blir en hovedfunksjon vil du måtte endre nummer på denne om det allerede finnes en funksjon med samme nummer. For å flytte eller kopiere funksjoner/delfunksjoner behøves skrivetilgang til rom i drofus Romoversikt Tilgang til rom er primært gjennom romlisten som kan åpnes fra menyen Prosjekt -> Romoversikt, eller fra velkomstvinduet. Til venstre i vinduet vises prosjektets funksjonsstruktur (funksjoner og delfunksjoner). Hvis du velger et nivå vil du få frem alle rom under dette nivået samt dets undernivåer i listen til høyre. I denne listen vises rommets funksjonsnummer og navn, arealer og status for RFP, utstyr og rombehandling. Dette er beskrevet senere i dette dokumentet. Figur 6: Eksempel på grensesnittet i romoversikten Til venstre i romoversikten finner vi to faner; Funksjoner og Grupper. Under Funksjoner ligger funksjonsstrukturen, mens under Grupper vil en se hvilke romgrupper som er definert for prosjektet. Hvordan rom knyttes til grupper er forklart senere i dette kapittelet. Ved å markere en funksjon i funksjonsstrukturen får du frem alle rom som ligger under denne funksjonen i listen til høyre. Ved å bruke Åpne knappen som ligger over rommene kan du velge å se rommets RFP, utstyr i rom eller romkjernopplysninger. Ved å velge RFP eller utstyr i rom 18

20 åpner du de respektive vinduene for RFP og utstyr. Men velger du romkjerne vil skjermbildet dele seg i to. Øverst vil du ha rommene fra den funksjonen du har valgt. Nederst vil du se romkjerneopplysninger for det rommet som er markert i romlisten. På statusbaren nederst vises antall rom og arealsummer. Om du velger et utvalg av rommen ei listen vil statusbaren summere opp antall rom og arealer for valgte rom. Foran hvert rom vises et statusikon. Dette har følgende betydning: Ikon Betydning Rommet er ikke tilknyttet noe RFP skjema Rommet er tilknyttet et RFP skjema Det er registrert en merknad/notat på dette rommet. Rommet er utgått. Romlisten viser i utgangspunktet ikke utgåtte rom. For å vise dette kryss av for Vis utgåtte rom i verktøylinjen. Notat til rom Til rommet kan det knyttes en merknad/notat. Hvis rommet har en slik merknad vises dette med et eget ikon ( ) i romoversikten. Notatet fremkommer også i RFP vinduet og utstyrslisten. Et notat kan endres, slettes eller opprettes ved å høyreklikke på rommet og fanen i romkjernopplysningene. Søk f.eks. navn eller romfunksjonsnummer eller andre romkjerne felter kan du istedenfor benytte hurtigsøk, se under. 19

21 Figur 7: Dialogboksen for søk I søkedialogen velger du først hvilket felt du vil søke på ved å trekke ned den første nedtrekkboksen. Hvis du velger RFP eller rombehandlingsspesifikasjon kan du også velge enkelte felt i RFP eller rombehandling. Når du har valgt felt velger du søkekriterie og verdi, f.eks. større enn 100 eller Er lik Ja. Du vil få ulike valg avhengig av om feltet er et tall, Ja/Nei eller tekst. Du kan legge til flere kriteriet ved å trykke på plusstenget ved siden av det nederste kriteriet. Hvis du vil fjerne et kriterie kan du trykke på minus tegnet. Øverst kan du angi hvorvidt du vil at alle kriteriene skal oppfylles eller om det holder at ett av dem er oppfylt. Du kan lagre et søk for senere bruk. Trykk på lagre knappen og gi søket et gjengkjennelig navn. Du kan senere hente det opp igjen fra nedtrekkboksen nederst i bilde eller direkte fra romlisten ved å trekke ned søkeknappen. For tekst finnes det to typer kriterier som krever noe nærmere forklaring: Mønster: Mønster lar deg lage et mer presist søkeuttrykk der du kan benytte? og * som jokertegn for å betegne henholdsvis et vilkårlig tegn eller flere vilkårlige tegn. Du benytte for å betegne eller og gruppere uttrykk med parates. Uttrykket S1??(N M)* vil gi det alle som begynner med S1 og har enten N eller M som 5 tegn. Uten mønster betyr alle unntatt de som treffer. Eksempelvis vil da *BA gi alle som ikke slutter med BA. Regulært uttrykk: Med regulære uttrykk kan man utforme svært avanserte søkeuttrykk på mønster i tekst. Dokumentasjon på dette kan du finne her: Du kan også søke etter rom som oppfyller spesielle krav fra artikkelspesifikasjon. Ved å velge «Velg artikkelspesifikasjon» kan du velge hvilket datafelt fra artikkelspesifikasjonen du ønske å søke på. Om man f.eks. velger dette søket; 20

22 Figur 8: Søk ette r artikkelspesifikasjon i romlisten Vil du søke etter alle rom som har utstyr som skal fastmonteres på vegg. Hurtigsøk i romlisten Øverst i verktøylinjen finner du et søkefelt for å søke ette rom (du kan også trykke F3 for å komme til dette feltet). Når du søker her vil rom som inneholder ordet du søker etter i enten romnavn, rombetegnelse, romfunksjonsnr, prosjektert/geografisk romnr, bruksromnr eller ekstra romkjernefelter være en del av resultatet. Det Utskrift Romlisten kan skrives ut ved å trykke på utskriftknappen i verktøylinjen. Denne skriver ut den funksjonen du står på. Vil du skrive ut alle rom så høyreklikk i funksjonsstrukturen og velg Skriv ut. Da vil du få frem en dialogboks som vist i figur 8. Her kan du gjøre begrensninger på romnivå evt. ta med rom og arealer. Sorteringer og valg du har gjort i listen vil ikke bli gjort i denne rapporten. Hvis du ønsker å gjøre andre valg og sorteringer så gå under rapportoversikt og velg Rom- >Liste over rom. Du kan også bruke rapporten Romfrem arealsummer under hver funksjon. Figur 9: Utskrift av rom til PDF dialog boks 4.5. Romkjerneopplysninger Romkjerneopplysningene vises og kan endres ved å velge Åpne ->Romkjerne ifra menyen, eller merke ett rom og bruke hurtigtastene SHIFT + ENTER. 21

23 Figur 10: Felter i romkjernen kan avvike fra prosjekt til prosjekt. Romkjernen inneholder et sett opplysninger som er unike for hvert enkelt rom i prosjektet. Rommets romfunksjonnr blir tildelt automatisk av systemet etter hvilken funksjon du har plassert rommet i (figur 9). Romfunksjonsnrummeret er den viktigste opplysningen i romkjernen og identifiserer rommet. Dette nummeret vil aldri bli gjenbrukt og følger rommet gjennom hele dets levetid. Romnavn og betegnelse Det er vesentlig for prosjektet og ha en konsistent navngivning av rom. drofus har funksjonalitet for å hjelpe til med dette. Rommet kan navngis ved hjelp av to felt, navn og betegnelse. slik at rom av samme type lett kan søkes etter. Så gir man rommet en mer spesifikk vn, edtrekkslisten. Hvis navnet du vil ha ikke står i listen, så sjekk om det er vanlig å bruke et annet navn i prosjektet. Hvis ikke, skriv det inn. Når du lagrer vil du få beskjed om at det vil legges til i listen over lovlige romnavn. Når du har valgt romnavn vil listen over betegnelse vise de betegnelsene som er aktuelle for det valgte romnavnet. Velg en av disse eller skriv inn en ny. Hvis du la inn en betegnelse som ikke før er brukt sammen med det valgt romnavnet vil du bli spurt om du vil legge til betegnelsen i forslagslisten. Se også kapittel 4.5 Romnavn oversikt. Arealer og mål Rommet har en del unike arealer og mål. Prosjektet definerer selv hvilke og hvor mange disse skal være ut over de som er standard: Programmert og prosjektert areal, omkrets og behandlingshøyde. 22

24 Endre romkjerneopplysninger i flere rom Om du ønsker å endre romkjerneopplysninger i flere rom, kan du gjøre dette i en operasjon. Marker de rommene i romlisten du ønsker å endre enten ved å bruke SHIFT eller CTRL knappen nede mens du markerer. I romkjernen vil du da se at det kommer avkryssingsbokser foran feltene. For å endre et felt må du klikke av for feltet du ønsker å endre og skrive inn ønsket verdi. Klikk deretter på lagreknappen. Du har nå angitt ny verdi i rommene du har merket. Merk: Når du endrer romkjernefelter for flere rom setter du inn lik verdi for dette feltet for alle rommene. Er du usikker på hva gammel verdi var, merk et rom, høyreklikk og gå til romloggen Romnavn oversikt For å se og endre hvilke romnavn, rombetegnelser og tegningsnavn som benyttes i prosjektet kan du benytte romnavn oversikt vinduet. Det åpnes fra menyen Prosjekt->Romnavn oversikt. Figur 11: Romnavn oversikt Som beskrevet i kapittel 4.5 består navnet til et rom av kombinasjonen romnavn og rombetegnelse. Øverst til venstre vises en liste over de romnavn som er benyttet med antall rom og antall betegnelser samt tegningsnavn. Når en klikker på et romnavn vises de betegnelsene som er i registrert under romnavnet i listen øverst til høyre. Når du klikker på et romnavn eller en rombetegnelse vises de rom som har dette romnavnet og ev trombetegnelsen i listen nederst. Ved å høyreklikke på et romnavn eller en rombetegnelse får du opp følgende valg: Endre - Lar deg endre romnavn og tegningsnavn. Alle rom som benytter dette navnet vil automatisk få det nye navnet. 23

25 Legg til lar deg legge til nye navn som kommer opp som forslag ved opprettelse av rom. Slett sletter navnet. Hvis navnet benyttes på noen rom vil disse få blankt navn eller betegnelse. Oppdater oppdaterer listen fra databasen. Dette kan være nyttig hvis du gjør mye endringer på navn eller slår sammen. Hvis du markerer flere navn har du kun valget slett. Dette kan være nyttig i forbindelse med sortering på antall rom for å slette navn som ikke lenger er i bruk. Romnavn som kun er ulike på grunn av blanke (mellomrom/space) eller forskjellig bruk av store og små bokstaver vil komme som oransje i navnelisten. Dette for at du enkelt skal kunne oppdage feil som har oppstått i navnebruk som kanskje ikke var gjort bevisst. Ved å markere og høyreklikke på ett eller flere rom har du også muligheten for å endre romnavnet og betegnelsen brukt på de valgte rommene. Slå sammen romnavn Hvis du endrer et romnavn til et som allerede eksisterer vil du få spørsmål om du ønsker å slå sammen disse romnavnene. Svarer du ja vil alle rommene få det samme navnet og eventuelle betegnelser som fantes på den du endret vil bli overført til det nye romnavnet Grupper I romlisten finnes det to faner; Funksjoner og Grupper. Under Funksjoner er rommene strukturert etter hvilken funksjon de hører hjemme. Under Grupper har prosjektet mulighet til å gruppere rom etter andre kriterier som for eksempel brukergrupper,sikkerhetssoner, leietakerer. Andre eksempler på gruppetyper kan være byggefase, etasje, fløy etc. Det finnes ingen begrensning i programmet for hvor mange gruppetyper eller hvilke typer grupper som opprettes. Grupper er derfor et fleksibelt verktøy for prosjekter som ønsker å gruppere og holde oversikt over rom basert på andre kriterier enn funksjonsstrukturen. Opprette gruppetype Funksjoner Deretter gis gruppetypen et navn. I vinduet til høyre finnes to faner: Gruppetype og Rom. Under gruppetype kan du angi en beskrivelse av gruppetypen, klassifisering (se egen veiledning for IFC støtte i drofus->grupper), og det kan det knyttes RFP-krav til gruppen. Romgrupper og krav er nærmere forklart i kapittel 7.7. Opprette gruppe For å opprette en gruppe høyreklikk på gruppetypen og velg Ny gruppe og gi den et navn. I vinduet til høyre finnes det nå to forskjellige faner. Rom fanen gir deg en oversikt over hvilke rom som er knyttet til gruppen du har markert. Nederst i vinduet vises en oppsummering av antall rom og summert areal for rommene som er knyttet til gruppen. I neste fane vises de RFP feltene som er definert til gruppen. Mer om grupper og krav er forklart i kapittel

26 Oversikt over grupper Når du har fokus på en gruppetype i trestukturen vil du i tillegg til egenskapene for denne typen få en oversikt over gruppene på høyre side. Denne summerer antall rom og areal for alle gruppene samt mulighet for å angi en referanse og farge for hver gruppe. Dette er mest innteresant ved bruk i kombinasjon med IFC/BIM (se egen veiledning for IFC støtte i drofus- >Grupper) Knytte rom til grupper Når gruppene er opprettet gjenstår det å knytte rom til de forskjellige gruppene. Dette kan gjøres på forskjellige måter: Legg til rom knappen finnes i menyen under Rom fanen. Her kan en plukke fra rom fra romlisten, evt. søke opp rom ved å bruke søkefeltet. En annen mulighet er å søke frem rom ved hjelp av Hurtigsøk eller dialogboksen for mer avansert søk (kapittel 4.3). Etter du har søkt frem rom kan du markere de ved å benytte SHIFT og/eller CTRL, høyreklikke på et av de markerte rommene og velge Legg til i gruppe. Siste mulighet er å knytte rom til grupper fra romkjernevinduet. Gruppetypene som er opprettet vil komme tilsyne i romkjernevinduet under Grupper. Her kan du markere ett eller flere rom og knytte de til en gruppe i samme operasjon. Merk: Et rom kan kun ligge i en gruppe innenfor samme gruppetype, men kan ligge i flere forskjellige grupper så lenge gruppene ligger i forskjellige gruppetyper. Grupper i rapporter Når du har gruppert rom finnes det flere ulike rapporter som kan genereres for de ulike gruppene. Dette gjelder for eksempel rapporten for Utstyr i rom, RFP Romfunksjonsprogram, Rombehandlingskjema, Kostnadskalkyle per romgruppe m.m. Eksempel: La oss si at et prosjekt skal finne budsjettert verdi på utstyr i ulike områder i opprette grupper under denne gruppetypen med navn på de forskjellige områdene og deretter knytte rom til gruppene. Gå deretter til Rapporter og eksporter->kalkyler- >Kostnadskalkyle 4.8. Arealoversikt I romoversikten finner du også fanen Areal som gir deg en summering av alle arealer avhengig av hvor du står i treet på venstre side. Hvis du står på prosjektet vil den gi deg en summert oversikt over alle funksjoner. Denne har også utvidet funksjonalitet hvis du er tilkoblet en IFC modell (se egen veiledning for IFC støtte i drofus->grupper). Figuren under viser areal fanen. 25

27 unksjonsstrukturen. Kun funksjoner på samme eller høyere nivå enn det valgte nivået vises i listen. valgt i treet. Når du velger en funksjon i listen så vises et panel nederst hvor du har mulighet til å endre arealverdiene til funksjonen. Det er tre typer arealverdier: Funksjonsplanleggingsarealer Disse brukes til å planlegge funksjonsarealer før man har rom og benyttes i modulen Grafisk funksjonsplanlegger. De er nærmere beskrevet i avsnitt 9.6. Programmerte arealer Brutto regnes ut av netto * burtto/netto faktor (under) og kan ikke endres direkte. Kan benyttes for å kalkulere ut en omtrentelig brutto areal basert på en gitt faktor. Netto er sum av det programmert areal for rom i denne funksjonen (eller underfunksjoner). Hvis det ikke finnes rom så vil dette arealet være settes lik funksjonsplanleggingareal - netto. Brutto/netto faktor benyttes for å regne ut brutto (se over) og skrives inn direkte. Prosjekterte arealer Brutto kan settes inn direkte, eller synkroniseres inn fra modell. Netto er sum av det prosjekterte arealet for rommene i denne funksjonen, eller underfunksjoner. Brutto/netto faktor regnes ut basert på brutto og netto som angitt over. Du kan velge en farge for hver funksjon. Fargen brukes for å markere forekomster av rommene i funksjonen i en IFC modell. Den brukes også i modulen grafisk funksjonsplanlegger. 26

28 5. KRAV TIL ROM OG FUNKSJONER 5.1. Generelt om kravsetting i drofus I drofus kan man sette krav på ulike nivåer. Funksjonsprogram Her kan man sette krav til prosjekt og funksjoner/avdelinger. Disse kravene har ingen direkte sammenheng med kravene på romnivå og det kan ikke arves nedover. Dette er krav til funksjonen samlet og ikke direkte til alle rommene. Slik som dette brukes i dag er det i stor grad tekstfelter eller formaterte tekstfelter (kapittel 3.4). Funksjonsprogram er forklart i kapittel 8. Romfunksjonsprogram Her setter man krav til de enkelte rom ved hjelp av: Standardrom Maler (det anbefales at standardrom benyttes. Bruk av maler må aktiveres av prosjektadministrator) Grupper Unik RFP Felles for standardrom, maler og grupper, er at det er hjelpemidler for å sette krav på rom (som gjelder det enkelte rom), men som en kan endre på et overordnet nivå. Gjør man en endring i et standardrom, mal eller kravgruppe så gjør man i realiteten en endring på mange rom. En annen stor fordel ved bruk av standardrom og kravgrupper er at en kan begynne tidlig i prosjektet og jobbe med disse konseptene selv om ikke romlisten foreligger. Dette er også informasjon en kan ha stor gjenbruk av som flergangs byggherre. Standardrom/mal: Man kan sette felles krav til flere rom ved hjelp av standardrom eller en mal. Dette er rom som en vil ha flere av i prosjektet, gjerne på tvers av funksjoner. Standardrom og maler er forklart i kapittel 6.1 og 6.2. Kravgruppe: Man sette felles krav til deler av rommet (deler av RFP skjema) som er felles for flere rom. Gjerne for bare ett fag, på tvers av standardrom. Bruk av kravgrupper er forklart i kapittel 7.7. Unik RFP: Betyr at rommets krav er unike, dvs. ikke tilknyttet et standardrom eller mal. Merk at et unikt rom kan likevel få krav fra en kravgruppe. Mer om RFP kommer i kapittel 7. 27

29 6. STANDARDROM 6.1. Innledning og begreper Standardrom Standardrom er fiktive rom som brukes for å lage maler for opplysninger som man tilknytter rom, slik at man kan gjenbruke RFP og utstyrsopplysninger der rommene er like eller nesten like. Standardrommene har nøkkelopplysninger slik som et rom har kjerneopplysninger, men disse brukes aldri direkte siden rommet ikke er et faktisk rom. De er ment som beskrivende informasjon for hva som er tilknyttet rommet. Hvis man lager to standard møterom, et på 20 kvm og et på 80 kvm, vil arealet si noe om forskjellen på eventuelt RFP og utstyrsopplysninger som disse rommene har tilknyttet seg og hva slags rom disse opplysningene er ment å brukes på. Standardrom beskrives ved et navn, en beskrivelse og et programmert areal. Nettopp fordi de er fiktive vil de ikke ha et prosjektert areal. De har en romhistorie og statusinformasjon på samme måte som vanlige rom. Standardrom er ikke plassert i noen form for nivåstruktur men har et unikt standardromnummer slik som rom har. Dette er kun et løpenummer. Standardrom brukes for å lage maler for: Romfunksjonsprogram RFP Utstyr i rom Rombehandlingsskjema For standardrom blir RFP-, rombehandlingsskjema- og utstyrsopplysninger automatisk tilknyttet standardrommet, de må ikke opprettes som for vanlige rom. Et rom kan knyttes til f.eks. en standard RFP. Dette kan gjøres på flere måter, som er nærmere beskrevet under RFP i dette dokumentet. Hvis et rom har RFP opplysninger direkte fra et standardrom vil endringer i standardrommets RFP gjenspeiles i alle rom som er tilknyttet denne. Maler Standardrom brukes som sagt for å lage standardiserte RFP, rombehandlingsskjema og utstyrslister for hele prosjektet, slik som kontorer, toaletter og så videre. I større prosjekter kan det imidlertid være mange rom som er like men man ønsker likevel ikke å kalle det for et standardrom fordi det ikke er standardisert i hele prosjektet. Dette kan f.eks. være spesialrom innenfor en bestemt avdeling. Man ønsker allikevel en mal når man har to like rom fordi man da kan oppdatere malen og være sikker på at alle rom som var ment å være like blir like. Til dette kan man opprette maler, da enten utstyrsmaler, rombehandlingskjemamaler eller RFP maler. Til forskjell fra standardrom er malene av en bestemt type og det er ikke koblet utstyr til en RFP mal og omvendt. Maler har heller ingen andre kjerneopplysninger enn en kode og et navn. Det er først og fremst i større prosjekter, der antall standardrom ville blitt høyt og uoversiktlig at det først og fremst vil være nyttig å bruke malbegrepet i tillegg til standardrom. 28

30 6.2. Standardrom/maler i drofus Standardrom aksesseres normal fra standardromlisten (Prosjekt -> Standardromoversikt). Et eksempel på dette er vist på bildet nedenfor. Som i romoversikten kan du aksessere all funksjonalitet om standardrommet ved å høyreklikke på et standardrom. Kjerneinformasjonen om standardrommet vises til høyre, og de påfølgende tab-vinduene viser en liste over rom som har RFP, rombehandlingsskjema eller utstyr fra dette standardrommet. Skriv ut knappen gir en liste over alle standardrom. Du kan også fra denne oversikten knytte de enkelte standardrommene til ulike kravgrupper som er definert i prosjektet. Notatfeltet kan også benyttes av de med kun lesetilgang for å kommentere på rommet. Figur 12: Standardrom oversikt Du kan søk i listen over standardrom med feltet øverst til høyre. Fra standardrom menyen øverst har man følgende valg: Nytt standarrom: Oppretter et nytt blankt standardrom Slett standardrom: Sletter valgt standardrom RFP: Åpner standardrommets romfunksjonsprogram (vil kun vises om man har tilgang til rom) Utstyr i rom: Åpner standardrommets utstyrsliste (vil kun vises om man har tilgang til utstyr) Rombehandling: Åpner standardrommets rombehandling (vil kun vises om man har tilgang til rombehandling) Romlogg: Åpner loggen for valgt standardrom Skriv ut: Eksporterer en liste med alle standardrom i PDF format. Søk: Hurtigsøk for enklere å finne standardrommet man skal arbeide med. 29

31 For å kopiere et standardrom kan man høyreklikke på standardrommet man vil kopiere og velge «Kopier standardrom» Maler i drofus Maler aksesseres gjennom RFP-mal oversikten (Prosjekt -> RFP maler) og utstyrsmal oversikten (Prosjekt -> Utstyrsmaler). I disse vinduene er det en liste over alle malene i venstre del av vinduet. Her kan man legge til nye maler og slette dem. Når man legger til en ny mal vil man bli bedt om å oppgi et prefiks og et navn til den nye malen. Prefikset er den bokstaven eller tallet som vil komme før løpenummeret til malen, f.eks. K.020 vil K være prefikset. Det kan være greit å kunne gi forskjellige prefiks til forskjellige rom, slik at man lettere kan skille mellom dem. Løpenummeret vil automatisk bli generert av systemet. Ved å høyreklikke på en mal og velge Tilknyttede rom vil man få opp en liste med de rom som har tilknytning til denne malen. I høyre del av det samme vindu har man tilgang til å redigere henholdsvis RFP og utstyrsliste for de gjeldende malene. 30

32 7. ROMFUNKSJONSPROGRAM (RFP) RFP opplysningene beskriver funksjonelle og bygningstekniske krav til et rom. RFP opplysninger vil være tilknyttet et rom eller et standardrom. Et standardrom vil alltid være tilknyttet RFP. Dette gjør at et standardrom kan brukes som en mal ved opprettelse av RFP ved rom. Se forøvrig kapittelet over for å lese mer om hva standardrom er. I drofus kan et rom ha fire ulike statuser for RFP: Ikke opprettet dvs. ikke satt noen krav til rommet Standard rommet får sine krav fra et standardrom Avledet rommet får sine krav fra et standardrom men har avvik Unik rommet har unike krav Det er mulig å endre mellom disse ulike formene for bruk av standardrom underveis i prosjektet. Nedenfor følger kapitler som forklarer de ulike statusene for RFP RFP fra standardrom At et rom får RFP fra standardrom betyr at et rom har alle sine RFP opplysninger fra et standardrom. Dette er rom som man vil ha flere av i prosjektet, gjerne på tvers av funksjoner. Det betyr at det ikke er mulig å redigere RFP direkte fra det gjeldende rommet, men må redigeres i standardrommet det arver fra. Dette medfører at når en endrer noe i RFP tilknyttet et standardrom s standardrommet. RFP fra standardrom blir derfor brukt til rom som har felles bygningsmessige krav. En av de store fordelene ved standardrom er at de er nettopp standard. Dvs. at et standardrom definerer alle kravene til et rom. I et stort prosjekt med mange rom vil det være sånn at en da gjenkjenner og husker vanlige standardrom. Ser du at et kontor har RFP fra standardrom SR.001 vet du hvilke krav som gjelder det rommet - du trenger ikke grave deg ned i detaljene. I tillegg er dette en rask måte å programmere på og en kvalitetssikring på at alle rom som er ment å være like blir like. I illustrasjonen under kan du se hvordan funksjonaliteten rundt bruken av standardrom (i dette tilfelle et kontor) fungerer. Figur 13: Standard RFP 31

33 7.2. Avledet RFP Hvis du har et rom som har alle kravene knyttet til seg som i standardrommet, men du ønsker å gjøre noen få endringer på det faktiske rommet kan du opprette en avledet RFP. Dette betyr at kravene fremdeles kommer fra standardrommet, men at det er mulig å overskrive de data du ønsker at skal være unike. Dette vises i programmet når du åpner RFP'en. Det unike kravet gjelder da kun for det valgte rommet, mens de andre kravene kommer fra standardrommet. Gjør du en endring på standardrommet vil dette også oppdateres på rommet så lenge det ikke er en av de verdiene du har skrevet over. Figuren under forsøker å illustrere dette der rommet har de fleste kravene fra standardrommet (de lilla), men har skrevet over noen unike verdier (de hvite). Figur 14: Avledet RFP Eksempel på forskjellen mellom avledet og standard RFP: La oss si at en har standardrom SR.001 som kun har to opplysninger: Antall tlf uttak til 1 og antall faks uttak til 1. Vi lar så rom R1 ha RFP opplysninger avledet fra S1 og R2 ha RFP opplysninger fra S1. I R1 setter vi så antall faks uttak til 0. Så setter vi antall tlf uttak og antall faksuttak til 3 i S1. Resultatet av dette er at rom R1(avledet) vil ha 0 faksuttak og 3 tlf uttak, mens rom R2 vil ha 3 tlf og faks uttak Unik RFP Dette betyr bare at rommet har RFP krav knyttet til seg, men at disse er unike for dette rommet. Skal du gjøre en endring på 10 rom som har unik RFP må du gjøre endringen på hvert av de 10 rommene. Dette gjelder rom som har så spesielle bygningsmessige krav at det ikke er hensiktsmessig (tidssparende) å dele opplysninger fra andre rom. Figur 15: Unik RFP 32

34 7.4. Oppretting og sletting av RFP tilknytning Fra romlisten (Prosjekt -> Romoversikt) kan du tilknytte RFP til et rom på følgende måter: Marker det aktuelle rommet i romlisten, eventuelt maker flere ved å bruke Ctrl/Shift tasten slik beskrevet i kapittel 3.3 Høyreklikke og så velge RFP og derfra velge ønsket tilknytting, eller på menyen velge Rom -> RFP og derfra velge ønsket tilknyting. Hvis du velger Kopier RFP vil du kunne velge et rom og kopiere fra. De rommene du nå har valgt i lista vil da få identisk RFP og RFP status som det rommet du valgte å kopiere fra. Man kan gi ett eller flere rom både RFP og utstyrslister i en og samme operasjon ved å velge «Opprett alt fra standardrom» i høyreklikk menyen. Velg hva som skal opprettes fra standardrom og velg hvilket standardrom rommene skal knyttes til. I samme dialogvindu har man mulighet for å kopiere navn og programmert areal fra standardrommet til rommene du har valgt. Ved opprettelse av standardrom blir det automatisk opprettet RFP tilknyttet dette rommet Åpne RFP vinduet for redigering eller lesing Fra standardromlisten (Prosjekt -> Standardromoversikt): Dobbeltklikk på det ønskede standardrommet Eller høyreklikk og velge RFP Fra romlisten (Prosjekt -> Romoversikt): Dobbeltklikk på det ønskede rommet. Eller høyreklikk og velge RFP. Eller på menyen velge Rom -> RFP. Eller velg RFP fra verktøylinjen. Tips: På menyen for både standardrom og rom har en et valg i tillegg til Åpne RFP som heter Åpne RFP i nytt vindu. Normalt når en allerede har et RFP vindu oppe og velger å åpne RFP for et annet rom, så åpner det seg i det vinduet som allerede av åpnet, ønsker du derimot å ha to vinduer oppe samtidig (for å f.eks. kunne sammenligne RFP for to rom) kan du velge Åpne RFP i nytt vindu. 33

35 7.6. RFP skjermbildet Figur 16: Eksempel på hvordan et RFP vindu kan se ut. Skjemaet kan variere fra prosjekt til prosjekt. Fra verktøylinjen kan du gjøre følgende: Neste og forrige knappen gir deg RFP opplysninger for hhv. neste og forrige rom som har opprettet RFP i det nivået du står i romlisten (se kapittel 3.3 for mer forklaring på forrige/neste navigering). Du kan også dra ned listen (ved å trykke på den lille pilen ved siden av knappen) for å hoppe direkte til rom lengre frem eller tilbake på listen. Lagre lagrer RFP til databasen. kan du velge mellom ulike valg for kopiering. Hvilke valg som er tilgjengelig kan variere avhengig av hvordan RFP som er knyttet til rommet (unik/standard). Kopier fra: Kopier alle RFP verdier fra et annet rom. De vil legges som unike data på det rommet du står på. Kopier deler av RFP fra. Som over, men lar deg begrense kun noen av feltene å kopiere, f.eks. beskrivelse og elkraft krav fra et annet rom. Kopier til. Kopier alle RFP verdier fra det rommet du står på til ett eller flere andre rom. Kopier deler av RFP til. Som over, men lar deg velge ut hvilke felter fra RFP du skal kopiere. Kopier status og verdier fra rom: Her kan du velge et rom og ikke bare kopiere RFP verdier, men også status fra. Hvis du her f.eks. velger å kopiere status og verdier fra et avledet rom, vil rommet du står på også gjort til avledet og få de samme avledninger som det du kopierte fra. Skriv ut generer en rapport over RFP opplysningene for dette valgte rommet. Du kan velge mellom noen forhåndsdefinerte valg eller klikk på "Flere valg" om du ønsker å sette flere valg for rapporten. Utstyr i rom: Åpner utstyrslisten for dette rommet Visning: Lar deg velge mellom ulike visninger. Dette bestemmer hvilke felter du kan se og fylle ut i skjermbildet. Hvilken visning du velger vil huskes fra gang til gang. For å definere og endre ulike visninger i prosjektet må man være administrator og velge menyen: Administrasjon Filter/visning RFP visningsfilter. RFP logg viser endringer som er gjort på dette rommet. Hvis prosjektet har startet logging av RFP endringer så vil alle endringer lagres og i RFP loggen kan en se hva som er blitt endret, av hvem og når. 34

36 Notat: Viser og gir mulighet for å redigere en kommentar/notat til dette RFP skjema. Dato: Dette feltet er tilgjengelig dersom det finnes logg for dette rommet. Du kan da få se på RFP for en bestemt dato. Det er ikke mulig å velge datoer som er før eller etter de logg innslagene som finnes. Etter å valgt en bestemt dato vil felter som har vært endret siden den valgte datoen merkes med en blå stjerne. Du kan føre muspekeren over feltet for å se den nåværende verdien. MERK: Forskjellen på Kopier fra og Kopier status og verdier fra rom. Kopier fra vil ikke gjøre noe med RFP status på rommet. Dvs hvis du står på et rom med unik RFP og velger kopier fra et rom som f.eks. har RFP fra et standardrom, vil rommet fremdeles være unikt, men alle RFP verdiene vil være som fra det rommet du kopierte. Om du velger kopier status og verdier fra rom og velger det samme rommet vil RFP status endres til å være som det rommet du kopierte fra og alle verdier være like. I status feltet kan du se når RFP tilknytning til dette rommet ble opprettet og når RFP data for dette rommet sist ble endret. Her vises også hva slags RFP tilknytning rommet har. På avledede rom blir felter som er avvikende fra standarden merket med en rød * (stjerne). Du kan føre muspekeren over feltet for å se hva den opprinnelige verdien I rom med avledet RFP vil man se et tilleggsvalg inne i RFP vinduet kalt «Avledede verdier».: Figur 17: "Avledede verdier" i RFP Dette valget vil gi en oversikt over alle avledede verdier I rommet med mulighet til å sette dem tilbake til standard verdi. Figur 18: Avledede verdier 35

37 For å tilbakestille verdier til standard huk av kryssboksen til venstre for feltet og vel «Slett» i bunn menyen. For å markere alle felt velg «Merk alle». Bilder/Dokumenter I RFP skjema er det en egen fane for bilder og dokumenter. Der kan du legge opp illustrasjoner og annet billedmaterialet, samt dokumenter som du vil knytte til rommet. Dette er nærmere forklart i avsnitt 16. Rom med standard og avledet RFP vil også få bilder og dokumenter fra standardrommet. Utstyr Hvis du har utstyrsrettigheter vil det kunne være en ekstra fane i vinduet som viser hvilket utstyr som er lagt inn i utstyrslisten for rommet hvis dette er aktivert i prosjektet Grupper Problemet (og fordelen) med standardrom er at de gjelder for alle RFP feltene og en ønsker å sette på et rom. I et prosjekt er det ikke uvanlig at det er flere standardrom for de ulike kontorene som skal være, grupperom osv. For noen fagområder eller felter i RFP skjema blir dette kanskje unødvendig oppsplitting og en ønsker å sette krav bare på noen av feltene, men som også skal gjelde for mange rom i prosjektet. Hvilke rom som er naturlig at skal ha de samme kravene (tilhøre samme gruppe) kan også variere avhengig av hvilke felter det gjelder. For å løse dette kan du benytte kravgrupper (eller grupper). Konseptuelt fungerer det på samme måten som standardrom, men det gjelder bare for noen av feltene. Kravgrupper er gruppert sammen av en gruppetype. Gruppetyper Gruppetype er måte å organisere grupper på. Det er gruppetypen som definerer hvilke felter Romtemperatur som en ønsker å si noe om temperaturkravene til så definerer man at RFP felt maksimal og minimal temperatur er de feltene denne gruppetypen skal si noe om. Grupper i denne gruppetypen kan man så gi de faktiske verdiene man ønsker. Andre gruppetyper kan gjelde for andre felt, men ett felt kan bare bli satt krav til i en gruppetype så f.eks. maksimaltemperatur kan man nå bare bruke grupper i romtemperatur for å sette. Figur 19: Eksempel på Gruppetyper og grupper 36

38 Rom knyttet til gruppe En gruppe kan, på samme måte som for standardrom, knyttes til mange rom. I eksemplet under vises da at tre rom får tempraturkrav fra samme gruppe. Oppdaterer man verdien på gruppen oppdateres alle rommene. Kravene som kommer fra en gruppe er ikke mulig å overskrive på det enkeltet rommet. Ønsker du unike verdier der må du fjerne knytningen til gruppen. Figur 20: Knytte rom til en gruppe Men i motsetning til standardrom kan et rom også knyttes til flere grupper som ligger i ulike gruppetyper. Dette fordi vi vet at to grupper i to ulike gruppetyper ikke kan ha krav om de samme feltene. Eksemplet under viser et rom som har unik RFP, men krav fra to grupper. Disse fargede feltene kommer da fra gruppen og kan bare endres der, mens de hvite er unike for rommet. Figur 21: Et rom kan knyttes til to eller flere grupper i ulike gruppetyper 37

39 7.8. Bruk av både standardrom og grupper Kravgrupper og standardrom har litt forskjellig bruksområde og kan med fordel benyttes samtidig. Et standardrom kan også knyttes til en gruppe. Dermed blir alle rommene som er knyttet til standardrommet også knyttet til den gruppen. Siden standardrom skal gjelde alle kravene i RFP kan derfor ikke et rom som har RFP fra standardrom knyttes til andre kravgrupper enn den som standardrommet er knyttet til. Figuren under viser et eksempel på et rom som har RFP fra standardrom. Standardrommet har igjen deler av sine krav fra gruppen og dermed får også rommet det. Figur 22: Bruke av både standardrom og kravgruppe I fanen «Grupper» i romlisten kan man se hvilke standardrom som er knyttet til gruppen ved å gå til Romoversikt Grupper Velg deretter en gruppetype og gruppe og åpne fanen «Standradrom» Regler/begrensninger ved bruk av grupper Følgende regler gjelder derfor ved bruk av kravgrupper med eller uten standardrom: For at en gruppe skal knyttes direkte til rommet må rommet ha en unik RFP. Hvis et rom har avledet RFP kan man kun skrive over de data som ikke kommer fra gruppene, men standardrommet (de lilla i figuren over). Et hvert rom (eller standardrom) kan bare være knyttet til en gruppe i en gruppetype (kan ikke både ligge i klimagruppe 1 og 2). Kravene fra en gruppe kan ikke overskrives hverken på rom eller i standardrom Bruk av grupper i drofus Gruppetyper og grupper opprettes i 38

40 vil nå kunne gi den nye gruppetypen et navn for eksempel at det ligger to ke krav dialogboks som lar deg velge hvilke RFP-felter som skal tas med. Her kan en ta med hele faner eller enkelte felter ved enten å dobbeltklikke på fanen/feltene eller å bruke pilene midt i dialogboksen. Felter som er inkludert vil befinne seg på høyre side. Når du har valgt alle aktuelle felter som denne gruppetypen skal inkludere. For å op, gi den nye gruppen et navn. I eksempelet under er det opprettet to grupper under gruppetype -fanen vil de rom som er knyttet til denne gruppen stå listet. Du har fra denne fanen også mulighet til å foreta noen valg: Legg til rom: Lar deg velge rom som du ønsker å knytte til gruppen. Se kapittel 7.9 for regler/begrensninger ved bruk avgrupper. Åpne: Lar deg åpne enten RFP, romkjerne, utstyr i rom eller rombehandling for det markerte rommet. Skriv ut: Skriver ut alle rom som er knyttet til gruppen i Excel, Word eller PDF format. Søk: Lar deg søke ut rom fra romlista. Mer om bruk av søkefunksjonen finner du i kapittel fanen vil du se de RFP-feltene du har valg for den aktuelle gruppetypen. Det her du setter inn de faktiske verdiene i RFP-feltene. Gruppetype RFP felter inkludert Figur 23: Eksempel på en gruppetype vindu 39

41 Group RFP verdier satt på gruppen Figur 24: Eksempel på gruppe vindu Knytte grupper til rom -fanen under den aktuelle gruppen. En annen måte å gjøre denne koblingen på er å gå til romoversikten og markere de rommene du ønsker å knytte til en gruppe. I romkjernen kan du se de forskjellige gruppetypene som er definert. Selve gruppene vil ligge som valg i nedtrekkmenyen for hver gruppetype. Du kan også knytte rom til en gruppe ved å markere ett eller flere rom og RFP verdier fra gruppe Figur 25: RFP skjema med temperaturkrav fra en gruppe Når du har åpner en RFP som har krav fra en gruppe vil disse feltene være markert i gult. Du kan ikke gjøre endringer på disse feltene unikt på rommet. For å gjøre endringer i disse feltene må endre/legge til verdier under gruppe-fanen i romoversikten. Knytte standardrom til gruppe For å knytte et standardrom til en gruppe gå til standradromoversikten; Prosjekt- >Standardromoversikt. Gruppetypene er plassert i kjerneopplysningene for standrdrommene. 40

42 Marker et standardrom og velg en gruppe fra nedtrekkmenyen ved siden av gruppetypen. For at det skal være mulig å knytte et standardrom til en gruppe må feltene som den aktuelle gruppen inneholder være fri for informasjon i standardrommet. Slett derfor informasjonen i de aktuelle feltene i standardrommet før du gjør knytningen. 41

43 8. FUNKSJONSPROGRAM 8.1. Innledning På samme måte som for rom kan tekniske krav til funksjonene (avdelinger og seksjoner) beskrives. Ulik RFP kan man velge hvilke opplysninger man ønsker å si noe om og man trenger i prinsippet ikke ta stilling til hele skjemaet. Hensikten med funksjonsprogrammet er å gi en overordnet beskrivelse eller beskrive krav som gjelder alle rom under funksjonen. Dette er særlig egnet i en tidligfase, da f.eks. romlisten ikke er ferdig enda og før man begynner RFP arbeidet, men kan benyttes til alle typer opplysninger og i alle faser av prosjektet. Hvilke typer opplysninger som skal registreres kan bestemmes av den enkelte prosjektet på lik linje med RFP skjemaet Oversikt romoversikten Endre data For å arbeide med data i funksjonsprogrammet navigerer du i treet til det feltet du ønsker å endre. Hvis det er et tekstfelt får du da all tilgjengelig plass til å endre data i dette. Fra legge til notat eller bilder. De felter som har enten notat eller bilde vil få det angitt i treet. og tabelelr direkte inn i tekstfeltene i funksjonsprogrammet; Bilder kan også kopiere s og limes direkte inn i tekstfeltene, hvor man også kan justere bildets størrelse. l da kun få tilgjengelig de feltene som ligger under den overskriften du klikker på. Hvis det ikke er flere tilgjengelige felter vil ikke dette valget vises. Du kan slette data om et felt enten ved å klikke på det røde krysset når en ser mange felter, elle element i treet. 42

44 Figur 26: Grensesnittet i funksjonsprogrammet 8.4. Se og endre data for flere felter av gangen I stedenfor å kun se på og arbeide med ett felt av gangen kan du høyreklikke på et nivå og men mer komprimert da tekstfelter utvider og krymper avhengig av hvor mye data som ligger i feltet. For å se/endre bilder eller notater må du velge et bestemt felt Navigasjon Du kan benytte hurtigtaster for å navigere deg rundt. Bruk ALT+PIL HØYRE og ALT+PIL VENSTRE for å flytt fokus mellom romnivå, felttre og datafeltet. Du kan også benytte hurtigmenytasten på tastaturet for å få opp høyreklikkmenyen for å legge til og slette felter osv. Har du ikke en egen tast for dette kan du benytte SHIFT+F10 for å få opp denne. romnivå. Står du f.eks. på Funksjonskrav generelt og navigerer til et nytt nivå vil du se data under funksjonskrav generelt på det nye nivået også (hvis dette nivået har noe data om det). t med fet skrift (bold) Visninger Funksjonsprogrammet kan også tilpasses til hvordan du ønsker å se det. over eller til vensre for dataene. 43

45 skrues av og på i toolbaren om du ønsker at navigasjonstreet skal skal vise alle felter som er benyttet under et nivå Eksempler: Figur 27: Visning med utvidet navigasjonstre til venstre Figur 28: Visning uten utvidet navigasjonstre over 44

46 8.7. Rapporter I toolbaren er det også lagt inn et valg hvor du kan generere rapporter direkte. Det er også to formater (PDF) anbefales og RTF som er mer eksprementell, men som du kan åpne i Word: Byggeprogram. Genererer en rapport satt opp etter Statsbyggs ønske der data kommer gruppert etter de feltene som ligger i databasen (pr fag). Forenklet byggeprogram. Som over, men kun med funksjonskrav, romliste og kapittel 1. Funksjonsprogram. Henter ut data pr romnivå. Dvs alle data som ligger under prosjekt, så alle under de ulike undernivåer (ikke pr fag). I tillegg er det valg om å eksportere til MS-Word og MS-Excel. Dette tar ut kun de data som for øyeblikket vises i datavinduet. 45

47 9. GRAFISK FUNKSJONSPLANLEGGER 9.1. Bakgrunn Grafisk funksjonsplanlegger er en diagrameditor for å visuelt planlegge funksjoner og rom i et prosjekt. Den lar deg opprette, redigere og slette funksjoner og rom, sette programmerte arealer og definere krav mellom dem. Diagrammer er lagret som bilder som kan vises i andre deler av drofus programmet i tillegg til å inkluderes i rapporter Konsepter Editoren bruker de samme funksjonene og rommene som resten av drofus. Derfor vil enhver funksjon og ethvert rom opprettet i editoren vises i romlisten og vice versa. Editoren lar deg opprette krav mellom funksjoner og rom. Et krav er en relasjon mellom to objekter. Det finnes En kravtype har sin egen stil som definerer utseendet til alle krav av den kravtypen. En kravtype kan også inverteres, for kravtypen har sin egen stil. Et diagram består av et sett med visuelle elementer. Det har et navn, en beskrivelse og en skalering. Skaleringen definerer den relative størrelsen til elementene i diagrammet. Et diagram tilhører enten et prosjekt eller en funksjon og hver av dem kan ha null eller flere diagrammer. Editoren bruker de samme tilgangsrettighetene som resten av drofus programmet. Du trenger lesetilgang for rom for å starte editoren. Du trenger skrivetilgang til rom for å kunne opprette nye diagrammer, funksjoner, rom og krav. 46

48 9.3. Brukergrensesnitt Figur 29: Skjermbilde av funksjonsplanleggeren Bildet over viser et skjermbilde av den grafiske funksjonsplanleggeren. Editoren består av et hovedvindu med tre deler; et sett av faner på venstre siden, en diagramvisning i midten og en egenskapsvisning på den høyre siden Faner til venstre Funksjons- og romvisning Den første fanen viser alle funksjonene og rommene som er opprettet for det gjeldende prosjektet. Det viser de samme funksjonene og rommene som vises i drofus romlisten. Når du dobbeltklikker på et prosjekt eller en funksjon vil alle diagrammene som er opprettet for det valgte objektet vises. Du kan opprette en funksjon ved å høyreklikke på enten et prosjekt eller en annen funksjon og Ny <nivå> Nivå angir her navnet på de ulike nivåene i funksjonsstrukturen i drofus. For eksempel dersom du har mulighet til Du kan slette en funksjon ved å høyreklikke på Du kan opprette et rom ved å høyreklikke på en funksjon og vel Legg til Merk at du ikke kan opprette en funksjon under en annen funksjon dersom den har et eller flere rom. På samme måte kan du ikke opprette et rom under en annen funksjon dersom den har en eller flere underfunksjoner. Visning av figuregenskaper 47

49 Editoren har et stort sett med predefinerte figurer som man finner i den andre fanen. Du kan legge til en figur ved å dra den fra fanen og inn i et diagram. Du kan endre størrelsen på en figur ved å dra på et av dens håndtak. Når du velger en figur i et diagram så vises dens egenskaper i egenskapsvisningen til høyre. En tekstfigur er bare en firkantet figur så det samme gjelder for den. Visning av kravtypeegenskaper Den siste fanen viser egenskapene til kravtypene. Den lar deg opprette, redigere og slette kravtyper. Du kan endre den vanlige og inverterte stilen til en kravtype i tillegg til å velge om kravtypen kan bli invertert. Du kan kun sette at en kravtype ikke kan inverteres dersom ingen krav bruker den inverterte versjonen av kravtypen Diagramvisning Diagramvisningen viser alle diagrammer for et prosjekt eller en funksjon. Du legger til funksjoner og rom til et diagram ved å dra dem fra rom- og funksjonsvisningen til venstre. Dersom en funksjon eller et rom allerede har blitt lagt til i et diagram så kan hverken dens overfunksjoner eller underfunksjoner legges til i samme diagrammet. For eksempel funksjonen A har en underfunksjon B som igjen har et rom R. Dersom A finnes i diagrammet så kan hverken B eller R legges til. Dersom R finnes i diagrammet så kan hverken A eller B legges til. Editoren har fire moduser; merk, funksjon, rom og tekstfigur. Den gjeldende modus endres ved å trykke på en av de fire knappene i verktøylinjen som vises i figuren under. I modusen merk kan ingen elementer tegnes i diagrammet men en eller flere elementer kan velges, flyttes og endre størrelse på. I modusen funksjon blir en funksjon opprettet dersom du tegner en firkant i diagrammet. I modusene rom og tekstfigur opprettes henholdsvis et rom og en tekstfigur dersom en du tegner en firkant. Figur 30: Knapper for ulike modus Dra en linje fra en funksjon eller rom til en annen funksjon eller rom for å opprette et krav mellom dem. Alle moduser unntatt merk tillater krav å bli opprettet Visning av funksjonsegenskaper Når du velger en funksjon i funksjons- og romvisningen eller i et diagram så vil dens egenskaper vises i egenskapsvisningen som vist i figuren under. Ved å klikke på den fargelagte knappen under funksjonsnavnet vil en dialog vises som lar deg velge fargen til funksjonen. Denne fargen brukes som bakgrunnsfarge for alle figurer av funksjonen i alle diagrammer for å gi den et konsistent utseende. 48

50 Figur 31 Egenskaper for en funksjon Planlagte arealer Planlagte arealer brukes i en tidlig fase i et prosjekt for å planlegge arealene til en funksjon. Disse verdiene er helt uavhengige av verdiene til andre funksjoner og blir ikke summert på noen måte. Planlagt brutto angir det planlagte bruttoarealet for funksjonen. Planlagt netto angir det planlagte nettoarealet til funksjonen. Planlagt brutto/netto faktor angir verdien av planlagt bruttoareal delt på planlagt nettoareal. Du kan angi planlagt brutto og få utregnet planlagt brutto/netto faktor eller angi faktoren og få utregnet planlagt brutto. Klikk på hengelås ikonet for å låse eller låse opp verdien. En låst verdi blir automatisk regnet ut basert på de to andre verdiene. Summerte arealer Summerte arealer blir utregnet basert på verdiene til eventuelle underfunksjoner og rom. Summert netto angir det summerte nettoarealet til funksjonen. Dersom funksjonen har en eller flere underfunksjoner angir summert netto summen av nettoarealene til alle underfunksjonene. Dersom funksjonen har en eller flere rom angir summert netto summen av det programmerte arealet for alle rommene. Hvis funksjonen hverken har rom eller underfunksjoner angir summert netto funksjonens programmerte nettoareal. Summert brutto er summert netto multiplisert med summert brutto/netto faktor. Dersom du endrer summert brutto/netto faktor og funksjonen har underfunksjoner endres også summert brutto/netto faktor tilsvarende for alle underfunksjonene. Størrelsen på funksjonsfiguren Størrelsen på en funksjonsfigur i et diagram avhenger av funksjonens summerte nettoareal. Denne kan kun endres dersom funksjonen ikke har hverken rom eller underfunksjoner. I såfall kan du enten angi et nummer for programmert netto eller dra dra i håndtakene til funksjonsfiguren i et diagram. 49

51 uten å endre dens summerte nettoareal. Når arealet er låst kan du kun endre enten høyden eller bredden på funksjonsfiguren. Listen nederst i egenskapsvisningen viser alle kravene mellom funksjonen og en annen funksjon eller rom. Ved å høyreklikke på et krav i listen kan du legge til kravet i det gjeldende diagrammet, fjerne det fra det gjeldende diagrammet eller slette det. Når et krav fjernes fra et diagram eksisterer det fortsatt og kan bli lagt til igjen i det samme eller et annet diagram Visning av romegenskaper Når du velger et rom i funksjons- og romvisningen eller i et diagram så vil dets egenskaper vises i egenskapsvisningen som vist i figuren under. Et rom får sin bakgrunnsfarge fra funksjonen den tilhører. Figur 32 Egenskaper for et rom Programmert og prosjektert angir henholdsvis det programmert arealet og det prosjekterte arealet til rommet. Du kan endre størrelsen på rommet ved å enten dra i håndtakene til rom Programmert rommet i diagrammet uten å endre rommets programmerte areal. Når det er låst kan du kun endre enten høyden eller bredden på figuren til rommet. Listen nederst i egenskapsvisningen viser alle kravene mellom rommet og en funksjon eller et annet rom. Ved å høyreklikke på et krav i listen kan du legge til kravet i det gjeldende diagrammet, fjerne det fra det gjeldende diagrammet eller slette det. Når et krav fjernes fra et diagram eksisterer det fortsatt og kan bli lagt til igjen i det samme eller et annet diagram Visning av kravegenskaper Når du velger et krav i et diagram vil dets egenskaper vises i egenskapsvisningen. Den viser alle objektene som kravet tilhører, for eksempel to funksjoner, og du kan endre kravtypen til kravet. Du kan kun velge et krav med samme kravtype som det gjeldende kravet. 50

52 Figur 33 Egenskaper for krav og kravtyper 51

53 DEL 3: UTSTYR MODUL FOR UTSTYRSPLANLEGGING 52

54 10. PLANARTIKLER Innledning og begreper En artikkel er en utstyrsenhet som er beskrevet så nøye at dens funksjonelle krav og bruk er bestemt, men at beskrivelsen ikke peker mot en bestemt type eller leverandør.. En artikkel spesifiseres og kan senere brukes i flere rom og også andre prosjekter. Artiklene er samlet i et artikkelregister som gjerne er delt mellom flere prosjekter. Artikler er plasser i en funksjonell struktur, på samme måte som rom, se 4.1. Den funksjonelle strukturen er gjerne på to nivåer, men kan også være flere. Strukturen skal gruppere artikler funksjonelt slik at det er lett å finne igjen dem igjen. Plasseringen i den funksjonelle strukturen legger også grunnlaget for artikkelnummeret som artikkelen får når den blir opprettet. Dette følger altså samme mønster som når rom får romfunksjonsnummer, se 4.1. Det er allikevel en vesentlig forskjell mellom nummerering av artikler og rom. Mens romfunksjonsnummer følger rom gjennom hele prosjektet kan artikler bytte nummer, og nummeret kan også gjenbrukes. Dette er fordi artikler kan flyttes til andre grupper etter at de er opprettet, dermed må nummeret også endres, og artikler kan også slettes. Artikkelen har en rekke basisopplysninger. Dette er blant annet budsjettpris som senere legger grunnlag for kostnadskalkyler, dato for når prisen ble innhentet eller satt og en priskommentar for hvor prisen ble innhentet fra, navn som skal beskrive hva artikkelen er. Hver artikkel kan videre tilknyttes en ansvarsgruppe som beskriver hvilken konsulentgruppe som har ansvaret for planleggingen av denne artikkelen, og en anbudsgruppe som gruppere artikler som skal kjøpes inn sammen. I tillegg har artikkelen en spesifikasjon som skal spesifisere artikkelen funksjonelt Artikkeloversikt Artikkeloversikten inneholder oversikt over hele artikkelregisteret. Denne kan åpnes fra menyen Prosjekt -> Artikkeloversikt eller fra Artikler i velkomstvinduet. Et eksempel på en artikkeloversikt er vist på bildet under. Til venstre kan du navigere i artikkelstrukturen på samme måte som i romstrukturen. Hvis du plasserer deg på et hovednivå vil listen til høyre inneholde alle artiklene som befinner seg i dens undernivåer. Til høyre vises altså artiklene som forekommer under det markerte nivået, med noen få opplyninger. Under denne vises det en oversikt over hvilke rom den valgte artikkelen forekommer i (eller den første artikkelen hvis ingen spesiell artikkel er valgt), og under der igjen eventuelle tilleggsartikler til denne artikkelen. Dette er forklart nærmere i hhv. 11 og Tips: Disse to ekstravinduene kan skrus av og på ved å trykke på Forekomster eller Tilleggsartikler på verktøylinjen. Hvis de er av gir dette bedre plass til artikkelregisteret, i tillegg til at det går raskere å navigere i det fordi programmet slipper å hente opp denne informasjonen. Tips: Du kan åpne utstyrslister og tilleggsartikkelvinduer samt skrive ut lister og åpne artikler ved å høyreklikke på en artikkel i forekomst eller tilleggsartikkelvinduet. 53

55 Figur 34: Artikkeloversikten På statuslinjen vises hvor mange artikler som er i det valgte nivået, hvor mange forekomster (eller mer spesifikt, hvor mange rom artikkelen forekommer i), og hvor mange tilleggsartikler artikkelen har. Artiklene i oversikten kan ha følgende ikoner: Ikon Betydning Det er registrert en merknad/notat på denne artikkelen. Det ligger et bilde på denne artikkelen. Du kan søke i artikkelregisteret ved å bruke søkefeltet øverst til høyre. Skriv inn ønsket søkeord og trykk Enter. Du vil da få frem en liste over alle de artiklene der artikkelnavnet eller artikkelnummeret inneholder det ordet du søkte på. Du kan også gjøre et mer presist søk over alle tilgjengelige felter i artikkelen ved å trykke på. Se under søk for rom i avsnitt 4.4. Søk kan lagres og er da tilgjengelig ved å trekke ned søkeknappen. Utskrift fra artikkeloversikten vil gi deg artikkelliste for det nivået du står på, eventuelt hele hvis du står på prosjektnivå. For andre rapporter gå til Prosjekt->Rapporter. Vis IFC-data viser artikkeloversikten i IFC modus med mulighet til å se hvilke artikler og forekomster som er tegnet og hvilke som mangler på tegning. Dette er beskrevet i en egen brukerveiledning om IFC som er tilgjengelig på Du kan også endre en eller flere forekomster i vinduet Forekomster ved å markere dem og velge Endre. Se 11.3 for mer informasjon. 54

56 TIPS: Du kan endre hvilke kolonner du ønsker å se i listene ved å høreklikke i listen og velge Legg til/fjern kolonner. Endringer i funksjonsstrukturen Funksjonsstrukturen kan endres ved å høyreklikke på det ønskede nivået. Da kan du slette nivået (såfremt det ikke er artikler under det), legge til et nytt undernivå eller endre navn og nummer på nivået. Vær oppmerksom på at hvis du endrer nummer på et nivå med artikler, vil alle artiklene også endre nummer. Endre, flytte og legge til artikler Artikler opprettes ved å trykke på Ny artikkel fra verktøylinjen eller velge fra Artikkelmenyen på hovedmenyen, eller menyen som er tilgjengelig ved å høyreklikke i artikkellisten. Det opprettes da en artikkel i det nivået du står i, som blir tildelt et artikkelnummer. Du vil deretter få opp artikkelvinduet for å fylle ut opplysninger om denne artikkelen. Du kan senere endre disse opplysningene ved å dobbeltklikke på en artikkel eller velge Åpne artikkel fra menyen. Du kan også flytte en artikkel fra et nivå (gruppe) til et annen. Klikk på artikkelen og dra den over i den nummer. Artikkelbildet Skjermbildet for å endre i basisopplysningene og spesifikasjonen til en artikkel vil eksempelvis se ut som på figur 27. Figur 35: Bildet vil avvike fra prosjekt til prosjekt. 55

57 Øverst vises basisopplysningene for denne artikkelen, og under spesifikasjonen. Fra verktøylinjen kan du gjøre følgende: Du kan navigere til forrige/neste artikkel i artikkellisten. Lagre: Lagrer endringer Artikkelloggen gir deg oversikt over endringene i denne artikkelen Kopier fra/til kopierer kun spesifikasjonen for denne artikkelen hhv. fra en annen artikkel og til denne, eller fra denne og til andre artikler. For detaljert fremgangsmåte på dette se under kopi av RFP opplysninger, Avsnitt 7.6. Merk at alle eksisterende spesifikasjonsopplysninger vil bli slettet i den artikkelen du kopierer til. Skriv ut genererer en spesifikasjonsrapport for denne artikkelen. Notat viser en kommentar som tilhører denne artikkelen Overskrevne verdier: Viser en oversikt over alle overskrevne verdier. Kun aktiv for underartikler som har arvet data fra en hovedartikkel Bilder og dokumenter til artikkelen Det er mulig å knytte ett eller flere bilder opp mot en artikkel. Dette kan benyttes for å formidle hvordan en artikkel kan se ut til en arkitekt. For å se eller legge til bilder som er knyttet til artikkelen, velg siste fanen i artikkelspesifikasjonen som Bilder/Dokumenter I samme fane kan du også legge inn dokumenter/filer. Se kapittel 16 for mer informasjon om bruk av bilder og dokumenter Tilleggsartikler Planartikler kan bestå av andre planartikler, ved å legge til tilleggsartikler. Hensikten med dette er å kunne bygge opp en hovedartikkel av flere andre selvstendige planartikler slik at man kan spesifisere og bruke delene, samt sette sammen flere og betegne at disse til sammen utgjør en enhet. Når man så senere legger hovedartikkelen inn i et rom, vil alle tilleggsartiklene automatisk følge med. Når man legger til tilleggsartikler til en hovedartikkel har man valget om man vil at denne tilleggsartikkelen skal mengdeberegnes eller ikke. Hvis man velger at tilleggsartikkelen skal mengdeberegnes vil denne blir regnet med som en netto forekomst i rommet. Dette vil igjen føre til at prisen på tilleggsartikkelen vil bli tatt med i kostnadskalkylen for rommet i tillegg til prisen på hovedartikkelen. Det vil i de fleste tilfeller være aktuelt å sette prisen på hovedartikkelen til null i disse tilfellene. Hvis man imidlertid sier at tilleggsartikkelen ikke skal mengdeberegnes vil artikkelen ikke ha noen nettoforekomster, kun brutto, som igjen fører til at kostnaden av denne ikke vil telle med i regnskapet. Hensikten med dette er at man ved å ikke mengdeberegne tilleggsartiklene kan prise hovedartikkelen og på den måten ikke behøve å måtte detaljprise tilleggsartiklene. Dette vil også føre til at når man skal kjøpe hovedartikkelen vil man kjøpe det som en enhet, ikke delene fordi de ikke har noen netto forekomster. Hvis man ønsker å kjøpe inn delene, samt prise dem kan man mengdeberegne disse. Man kan også velge å mengdeberegne noen av tilleggsartiklene og ikke mengdeberegne andre. For å endre, legge til og slette tilleggsartikler til en artikkel, velger men tilleggsartikler fra Artikkelmenyen (enten fra hovedmenylinjen eller ved å høyreklikke på den bestemte artikkelen i artikkeloversikten). Eksempel på et slikt vindu er vist på figur

58 Figur 36: Tilleggsartikler Noe av mulighetene i dette vinduet er tilgjengelig fra verktøylinje, resten er tilgjengelig fra menyen Tilleggsartikler fra hovedmenylinjen eller ved å høyreklikke i vinduet. Når du endrer på noen av tilleggsartiklene, sletter eller legger til nye, vil disse linjene markeres i rødt og statusfeltet vil betegne hva slags endring som er gjort Følgende funksjonalitet er tilgjengelig enten fra verktøylinjen eller fra menyen. Hvilke valg som er tilgjengelige varier ettersom du har merket en bestemt artikkel eller ikke: Legg til: legger til flere tilleggsartikler til listen. Denne dialogen lar deg legge til flere artikler fra artikkelregisteret på en gang. Du kan finne frem til disse enten ved å bla i artikkelstrukturen, eller ved å søke på artikkelens navn eller nummer. Til høyre i bildet vises det en liste med de artiklene du ønsker å legge til listen. For å flytte en artikkel over fra venstre til høyre e artiklene du ønsker å legge til, trykk OK. Endre, eller ved å dobbeltklikke på en artikkel vil du kunne endre antallet og velge om artikkelen skal mengdeberegnes eller ikke. Åpne artikkel, åpner artikkelvinduet for den valgte artikkelen. Slett artikkel merker tilleggsartikkelen for sletting fra listen Slett alle merker alle artiklene i listen for sletting. Opphev sletting fjerner slettemerking på en slettet artikkel. Man må i så fall gjøre dette før man lagrer, for da blir slettingen utført og det er ikke mulig å oppheve denne. Kopier til kopier listen med tilleggsartikler til en eller flere andre artikler. Kopier fra kopier listen med tilleggsartikler fra en annen artikkel til denne. Skriv ut skriver ut listen med tilleggsartikler. Bytte tilleggsartikler i rom Når man benytter tilleggsartikler har man mulighet for å bytte individuelle tilleggsartikler til en Dette gir en fleksibilitet og sørger for at man kan hodle antallet artikler med tilleggartikler til et minimum. For å kunne bytte en tilleggartikke i et rom må man benytte konseptet om hoved og underartikkel som er beskrevet i kapittel Om man oppretter en artikkel med to 57

59 underartikler kan man bytte mellom disse tre I alle rom der artikkelen er benyttet som tilleggsartikkel. Dette vil sørge for at at der hvor du setter inn en hovedartikkel vil artikkelens tilleggsartikkel eller en underartikkel av trilleggsartikkelen alltid følge med inn I rommet. La oss si at et prosjekt lager en artikkel som heter «Kontorarbeidsplass». Dette kontorarbeidsplassen inneholder alt det en kontorarbeidsplass skal inneholde, dette er lagt inn som tilleggsartikler. Men man vet f.eks. ikke om brukerne ønsker kontorstoler med armlener eller ikke. Løsningen vil være å lage en generell stol med f.eks. to underartikler. En med armlener og en uten. Den generelle stolen kan legges som underartikkel til kontorarbeidsplassen. Når kontorarbeidsplassen er plassert rundt om i bygget kan man etterpå gå inn i rommene å bytte fra den generelle stolen til en mer spesifikk. Figur 37: BYtte mellom tilleggsartikler i utstyrsliste En tilleggsartikkel kan byttes mot en annen underartikkel eller hovedartikkel for alle avledet og unike utstyrslister. Men det er ikke mulig i utstyrslister fra standardrom NS3420 koding av artikler Artikler kan kodes med NS3420 koder. Til dette benyttes drofus seg av NS3420 databasen fra Standard Norge og programvare fra NOIS 1. For å bruke kodeoppslagssystemt må du ha GPROG installert på maskinen. Alle som ikke har GPROG installert kan få se på kodene og endre beskrivelse, men ikke selve koden. For å kode en artikkel, velg artikkelen i artikkellisten, åpne den og gå til NS3420 fanen 2. Trykk deretter på knappen ved siden av kode feltet for å åpne kodeplukkeren. Når du har velg korrekt kode vil tekst og tilleggstekst komme bli hentet med inn i fanen. Du kan redigere tilleggsteksten samt sette inn et løpenr for beskrivelsen. Dette er nyttig dersom du ønsker å eksportere artiklene til GPROG eller FOCUS Anbud. 1 Norconsult Informasjons Systemter 2 Hvis du ikke finner noe slik fane er ikke NS koding aktivert for prosjektet. Spør din lokale drofus ansvarlig for å aktivere dette 58

60 Du kan deretter eksportere artikler til et NS3459 format fra Rapporter og Eksporter->Andre eksporter->artikler NS Hoved/underartikler Artikler i drofus er utstyrstyper med data og spesifikasjoner som plasseres rundt i rom via enten standard eller unike utstyrslister. Endrer man artikkelen vil man også endre de alle forekomstene av artikkelen som er plassert ut i rom. Dette er en effektiv metode for å styre informasjon på typenivå. Det er ikke uvanlig at det knyttes opp mot 100 ulike parameter til en artikkel i drofus noe som lett fører til behov for variasjoner av artikler. Om man ønsker å håndtere variasjoner på en oversiktlig og feektiv måte kan man benytte konseptet hoved/underartikler. Termen «Hovedartikkel» blir ikke brukt inne i drofus men brukes i denne veiledningen for å skille en underartikkel fra den artikkelen den arver data fra (kalt hovedartikkel). Du kan opprette en underartikkel fra hvilken som helst artikkel i artikkelregisteret. For å lage en ny underartikkel må du markere en artikkel i listen og velge «Ny underartikkel» fra menyen; Figur : Opprette underartikkel Underartikkelen vil dele første del av artikkelnummeret til hovedartikkelen og initielt kopiere alle kjernedata fra hovedartikkelen til underartikkelen. Eksempler på kjernedata er navn, pris, etc. men dette er data som ikke har noen tilknytning til hovedartikkelen og må ses på som unik informasjon for hver underartikkel. En underartikkel vil arve all dynamisk data (eller artikkelspesifikasjoner) fra hovedartikkelen. Dvs. om man oppdaterer en spesifikasjon på hovedartikkel vil man også oppdatere samme felt på underartikkelen. Unntaket er der hvor man har overskrevet verdien i feltet på underartikkelen. Om man overskriver et felt på en underartikkel vil dette feltet bli et avledet felt som ikke lenger blir oppdatert fra hovedartikkelen. Man kan også lage underartikler til underartikler i en ubegrenset dybde. 59

61 Om man f.eks. har du har en arbeidsbenk av ulike varianter, men stort sett for dimensjoner kan du opprette en hovedartikkel og spesifisere en beskrivelse og annen informasjon. Deretter kan du opprette underartikler for de ulike variantene av arbeidsbenken med ulike dimensjoner. Alle fremtidige oppdateringer av f.eks. beskrivelser vil på denne måten bli oppdatert for alle underartiklene (bortsett fra der verdien er overskrevet på underartikkelen, som tidligere beskrevet). I eksempelt under er :1:1 - Arbeidsbenk, 120x80 cm, mobil en underartikkel av underartikkel :1 - Arbeidsbenk, 120x80 cm. Spesifikasjonene blir arvet ned fra hovedartikkelen til underartiklene slik at man kan sette generelle beskrivelser på et overordnet nivå. Deretter kan man gi de ulike underartiklene ulike dimensjoner i spesifikasjonen. Når du ser i artikkelspesifikajonen vil du se arvede verdier som normale verider på underartikkelen. Overskrevne verdier vil bli merket med en rød stjerne (slik som for RFP). Om du fører musemarkøren over et overskrevet felt vil du se hvilken verdi som er satt på hovedartikkelen. Unike verdier Arvede verdier Figur 38: Arvede og unike verdier Om man ønsker å fjerne avledede verdier på en underartikkel og sette tilbake til verdier fra hiovedartikkelen kan man velge valget «Overskrevne verdier» fra menyen i artikkelvinduet. Marker de verdiene du ønsker å sette tilbake og velg «Slett». Mange til mange link mot modell Når man benytter hoved og underartikler i drofus kan man benytte disse for å linke f.eks. flere artikler mot det samme objektet i en modell (Revit/ArchiCAD). Man kan arbeide med et høyere detaljeringsnivå i drofus enn i modellen. Fordi f.eks. ulike typer av en laboratoriebenk har ulik spesifikasjon og pris er det viktig å splitte disse i ulike artikler i drofus slik at de skilles i f.eks. rapporter og budsjetter. Likevel kan geometrien være lik for alle varianter. I slike tilfeller kan man operere med et generisk objekt i modellen(e) som linkes til hovedartikkelen i drofus. På denne måten vil ikk plug-in til verken Revit og ArchiCAD rapportere avvik på ulike varianter av artikkelen så lenge antallet på hovedartikkelen matcher antallet av objektet i modellen. 60

62 Omvendt kan man også ha en høyere detaljeringsgrad i modell enn i drofus. Om man f.eks. ønsker å ha ulik farge på en stol i modell (som typeinformasjon), men i en sjekk mot drofus ønsker man bare å sjekke antall og at objektet er plassert i korrekt rom kan man opprette ulike typer som underartikler i modell som man linker til en hovedartikkel i drofus. Se også brukerveiledningene for de ulike plughoved/underartikkel opp mot modeller. Koble en artikkel til en annen som underartikkel Man kan lage underartikler av artikler som allerede er opprettet i artikkelregisteret. Om man f.eks. har en artikkel som man egentliog ønsker som en underartikkel til en annen artikkel kan man gjøre dette ved å; Høyreklikke på en eller flere markerte artikler og velge «Bli Eksisterende verdier på underartiklene blir overført som avledede verdier. I tillegg vil underartiklene nå få verdier fra hovedartikkelen der dette ikke er overskrevet på underartiklene. Bytte Hovedartikkel med en underartikkel i utstyrslister Når du har planlagt utstyr med en hoverartikkel som har underartikler kan du bytte mellom hoved og underartikkelen i utstyr i rom eller fra forekomstlisten i artikkelregisteret. Man vil kun få lov til å bytte i avledet eller unike utstyrslister. For å bytte artikkel høyreklikk på aktuell artikkel i utstyrslisten og velg «Bytt artikkel». Om artikkelen har underartikler vil disse vises som valg i menyen. Her kan man også bytte til en artikkel som ikke er underartikkel ved å velge «Velg artikkel». Ønsker du å opprette en ny underartikkel for så å bytte til denne kan valget «Ny underartikkel» velges. Figur 39: Bytt artikkel i rom 61

63 10.7. Begrensing av brukerrettigheter på ansvarsgrupper Alle artikler i drofus kan knyttes til en prosjektdefinert ansvarsgruppe (f.eks. ARK, RIV, RIE etc.). Ansvarsgruppene definerer hvem som har ansvaret for å planlegge og følge opp artiklene i prosjeket. I administrasjonssystemet på web kan prosjektenes administrato sette ulike tilgangsnivåer basert på de ansvarsgruppene som er definert i prosjektet. Tilgangsnivåene vil strekke seg fra «Ingen tilgang» til «Full skrivetilgang» for hver ansvarsgruppe. Dette muligjør en detaljert styring av tilgang på artikler i et prosjekt. En bruker kan ha ulik tilgangsnivå på ulike artikler avhengig av hvilkne ansvarsgruppe artiklerne tilhører. Dette vil gjelde for både artikkelregisteret og utstyr i rom. Dette er vist visuelt ved at artikler/forekomster man ikke har skrivitilgang til vil være grået ut i utstyrslisten; Brukerrettightene er ikke bare gjeldende når man arbeider i drofus, men også når man benytter plug-ins fra Revit/ArchiCAD, importer fra Excel og direkte SQL forbindelser. For mer informasjon om tildeling av brukerrettigheter se drofus administrasjonsveiledning. 62

64 11. UTSTYR I ROM Innledning og begreper Til rom og standardrom kan det tilknyttes utstyrslister, det vil si lister med hvilke planartikler som skal være i rommet. Når en planartikkel blir lagt inn i et rom sier vi at denne artikkelen har en forekomst i dette rommet. En slik forekomst har følgende opplysninger tilknyttet seg. Antall - Det vil si hvor mange av denne planartikkelen som skal være i rommet Eksisterende antall Hvis noe av utstyret allerede eksisterer slik at det ikke er behov for å kjøpe det inn kan man angi dette antallet her. Dette antallet vil da bli trukket i fra på nettoregnskapet for denne artikkelen. Prioritet Prioriteten på hvor viktig det er å ha dette utstyret. Eier Hvis det er flere eiere av utstyr kan det her defineres hvem skal være eier av dette utstyret. Forekomstdata Prosjektdefinerte parametre/spesifikasjoner. Se under. Antallet av hver planartikkel legger grunnlag for brutto antallet av denne planartikkelen i rommet. Netto antallet er antallet minus det eksisterende antallet. I tillegg vil tilleggsartikler som ikke skal mengdeberegnes også trekkes fra slik at de ikke kommer med i netto antallet. Netto antallet sammen med artikkelens budsjettpris vil gi en kalkyle på hvor mye en utstyrsliste i et rom vil koste. Denne summen vil komme frem på budsjettrapporter og rapporter over utstyr i rom. Standard utstyrslister Når man oppretter et standardrom vil det også bli laget en tom utstyrsliste. Denne kan brukes videre til å lage en standard utstyrsmal, som senere kan knyttes til rom. Utstyrslister tilknyttet rom Utstyrslister kan tilknyttes rommet på forskjellige måte, ettersom man vil benytte en standardliste eller ikke. Dette bestemmer man når man oppretter utstyrslisten på rommet, se nedenfor. Et rom kan derfor ha følgende status for utstyrsliste: Utstyrsliste ikke opprettet betyr at et rom ikke er tilknyttet noen utstyrsliste. Utstyrsliste fra standardrom betyr at rommet har utstyrsliste fra et standardrom. Dette betyr at det ikke er mulig å endre utstyrslisten direkte i rommet, men må redigeres i standardrommet den får utstyrslisten fra. Dette medfører at når en endrer i standardlisten vil utstyrslisten forandre seg for alle rom som har utstyrsliste fra dette standardrommet. Utstyrsliste avledet fra standardrom betyr at rommet har utstyrslisten til et standardrom, slik som over, men at det er mulig å legge til nytt utstyr i tillegg, endre eller fjerne det som ligger i standardlisten. Unik utstyrsliste. Dersom utstyrslisten for rommet ikke har noe tilfelles med andre rom, slik at det ikke vil være hensiktsmessig å opprette den fra en standardliste, kan rommet få en unik utstyrsliste. Man starter da med en tom liste der alle enringer er tillatt. 63

65 11.2. Oppretting og sletting av utstyrslister Oppretting og sletting av utstyrliste til rom gjøres i romoversikten (Prosjekt -> Romoversikt) på følgende måte. Marker det rommet du vil opprette en utstyrsliste på, eventuelt marker flere ved å holde Ctrl eller Shift tasten inne. tilknytning. Man kan gi ett eller flere rom både RFP og utstyrslister i en og samme operasjon ved å velge «Opprett alt fra standardrom» i høyreklikk menyen. Velg hva som skal opprettes fra standardrom og velg hvilket standardrom rommene skal knyttes til. I samme dialogvindu har man mulighet for å kopiere navn og programmert areal fra standardrommet til rommene du har valgt. ra Standardrom får automatisk tilknyttet en tom utstyrsliste når rommet opprettes Endring av utstyrslister For å åpne en utstyrsliste gjør du følgende: Fra romlisten (Prosjekt -> Romoversikt) eller standardromlisten (Prosjekt -> Standardromoversikt) Marker det ønskede rommet Høyreklikk på romme bruk knappen på verktøylinjen, eller trykk CTRL+RETURN Et eksempel på en utstyrsliste er vist på figur 29. Alle valgene i dette vinduet er tilgjengelig ved også tilgjengelig fra verktøylinjen. Du har følgende valg (de fleste er også tilgjengelig som hurtigtaster): De grønne pil- knappen navigerer til neste/forrige utstyrsliste. Endre (åpnes også ved å dobbeltklikke på en artikkel) åpner en dialog der du kan endre antall og eksisterende antall av denne artikkelen (Figur 30) Åpne artikkel åpner artikkelspesifikasjonen for den markerte artikkelen. Endre tilleggsartikler viser listen med tilleggsartikler for den valgte artikkelen. Eksisterende utstyr viser eventuelt tilknyttede eksisterende utstyr til denne forekomsten (se kapittel 12). Ved å velge en av dem åpnes det aktuelle komponenten. Ny artikkel åpner en dialog der du kan velge artikler som skal legges til listen. Denne dialogen lar deg legge til flere artikler fra artikkelregisteret på en gang. Du kan finne frem til disse enten ved å bla i artikkelstrukturen, eller ved å søke på artikkelens navn eller nummer. Til høyre i bildet vises det en liste med de artiklene du ønsker å legge til listen. For å flytte en artikkel over fra venstre til høyre dobbeltklikker du på den. For å fjerne artikler fra denne listen dobbeltklikker du igjen på den artikkelen du ønsker å fjerne. Når du har velg alle artiklene du ønsker å legge til, trykk OK. Slett artikkel sletter den markert artikkelen fra listen. 64

66 Figur 40: Eksempel på en utstyrsliste Figur 41: Endre antall, eksisterende antall, prioritet og eier på forekomsten. Slett alle sletter alle artiklene i utstyrslisten. Opphev sletting opphever slettemarkeringen for den valgte artikkelen. Man må i så fall gjøre dette før man lagrer, for da blir slettingen utført og det er ikke mulig å oppheve denne. Kopier fra/til kopierer utstyrslisten fra eller til et annet rom. Hvis du velger kopier fra, vil du få frem en liste med andre rom. Marker da det ønskede rommet og trykk OK. Hvis du velger kopier til har du muligheten til å kopiere utstyrslisten til et eller flere andre rom. Velg da de rommene du ønsker å kopiere til ved å velge dem over i listen til høyre. I begge tilfellene vil rommet få en nøyaktig kopi av utstyrslisten, inkludert status, slik at hvis du kopierer fra et rom som har standard utstyrsliste vil det kopierte listen også være standard. Utstyrslogg viser logg over endringene i utstyrslisten Skriv ut gir mulighet for ulike rapporter av denne utstyrslisten til PDF, Word eller Excel. RFP<->Artikkel regler sjekker alle definerte regler på dette rommet, se avsnitt 12 65

67 Flytt forekomst Flytter valgt forekomst til et valgfritt annet rom. All forekomstdata vil også flyttes med forekomsten. Merk at flytt forekomst kun kan gjøres for unike utstyrslister, eller for forekomster som er avledet. Vis IFC-data viser artikkeloversikten i IFC modus med mulighet til å se hvilke artikler og forekomster som er tegnet og hvilke som mangler på tegning. Dette forutsetter import av IFC data fra tegneprogrammet som er beskrev i kapittel 20. Tips: Du kan også endre flere forekomter på en gang ved å markere flere (med SHIFT eller CTRL + marker). Du må da velge hvilke felt du vil overskrive ved å markere av haken foran feltet og så skrive inn verdien du ønsker. Eksempelet under vil sette antall for alle de merkede forekomstene til Endring i avledet utstyrsliste Når en utstyrsliste er avledet fra standard har man mulighet for å legge til, slette og endre både antall og forekomstdata på forekomsten. Men det flølger med noen regler i forbindelse med endring i avledet utstyrsliste; Om man legger til en artikkel i en standard utstyrsliste vil denne bli lagt til også i avledet utstyrsliste. Om man sletter en artikkel fra standard utstyyrsliste, fjernes også artikkelen fra avledet utstyrsliste. Om man gjør endringer på en forekomst I en avledet utstyrsliste vil ikke forekomsten lenger blir oppdatert fra standard utstyrsliste. F.eks. om man endrer antall på en artikkel i avledet utstyrsliste vil dette antallet nå være unikt for rommet og endringer gjort på forekomsten fra standard utstyrsliste vil ikke gjelde for forekomsten. 66

68 Figur 42: Eksempel på en avledet utstyrsliste Ikoner og status i utstyrslisten Hvis det er en kommentar knyttet til forekomsten vil dette vises med et notat ikon (det samme som det som brukes i romlisten, se 4.4). Andre ikoner som vises refererer til hvilket steg i forekomsten er. For forklaring på hva de enkelte symbolene betyr, se i brukerveiledningen for anskaffelse. Du kan også se hvilket steg forekomsten befinner seg i og antall i status feltet. Dette antallet er enten på formen kjøp/opsjon eller kun et antall Endring fra artikkeloversikt. Utstyrslisten kan også endres fra forekomstvinduet i artikkeloversikten. Dette kan være praktisk hvis du ønsker å endre på mange forekomster av samme artikkel. Du kan også markere flere forekomster og endre mange samtidig. I artikkellisten kan du også flytte alle forekomster fra en artikkel til en annen fra høyreklikkmenyen Forekomstdata i rom I tillegg til kjerneinformasjon som: antall, eksisterende antall, prioritet, eier og kommentar kan til farge, hengsler eller andre spesifikasjoner det er mest hensiktsmessig å håndtere på forekomstnivå. Forekomstdata vil alltid være unikt for forekomsten i et rom og vil ikke bli arvet fra artikkelen eller et standardrom (standardrom har ikke forekomstdata). Dette betyr at selv om to rom har lik utstyrsliste fra et standardrom, kan de ha ulike verdier i forekomstadata. 67

69 Det er flere tilfeller hvor det kan være hensiktsmessig å benytte forekomstadata, men det vil også alltid være et valg man må gjøre om data skal knyttes til artikkelen (typen) eller forekomster). Forekomstdata kan benyttes til f.eks. å skape små variasjoner som ikke skal påvirke standardrom eller i tilfeller hvor man ønsker å presisere «hvor» og ikke «hvordan». F.eks. om alle typer av en stol skal ha en gitt farge i en gitt etasje, og det totale antallet ikke skal påvirkes. Men merk at forekomstdata må vedlikeholdes i utstyr i rom og man vil ikke ha mulighet for å f.eks. endre flere forekomster i ulike rom ved hjelp av f.eks. standardrom. Det man derimot har muligheten til er å markere flere forekomster enten fra Utstyr i rom eller fra artikkelregisteret. For mer informasjon om hvordan man oppretter forekomst data felter se drofus Administrasjonsguide Flere utstyrslister Normal innstilling i drofus er at en database operere med èn utstyrsliste kalt «Utstyr i rom». Dette er den anbefalte måten å arbeide med utstyr i rom når det er den samme gruppen personer som er ansvarlig for alt utstyret i ett prosjekt. Denne arbeidsflyten «tvinger» databasen til kun ha èn utstyrsliste kyttet til standardrom eller rom, slik at du «vet» hvilket utstyr romemt har ved å se på rommets utstyrsstatus i romlisten. Om man har ulike grupper personer som arbeider med ulik type utstyr og man ønsker å gi særskilte brukertilganger til de ulike typer utstyr kan det være hensiktsmessig å opprette ulike utstyrslister for de ulike typer utstyr. For eksempel om man både planlegger møbler/inventar og medisinsk teknisk utstyr i samme dataabse, og det er ulike personer som arbeider med de ulike typene av utsyr kan man opprette to utstyrslister i databasen; en for møbler og inventar og en annen fro med-tek utstyr. Dette for å forhindre at man tråkekr hevrandre på tærne i utstyrslisten og for å kunne gi spesifikke brukertilganger til de ulike utstyrslistene. Opprette flere utstyrslister For å opprette flere utstyrslister trenger man Administrator tilgang til databasen og gå til; Administrasjon Instillinger Utstyr Utstyrslister. Når man oppretter flere utstyrslister i et prosjekt vil alle fungere som uavhengige lister som kan knyttes til rom. Om man f.eks. oppretter to utstyrslister kalt «Møbler/inventar» og «Medisinsk teknisk utstyr» vil et rom eller et satndardrom kunne knyttes til begge utstyrslister. Et rom kan også ha ulik status for de forskjellige utstyrslistene. I dette tilfelle kan et rom f.eks. ha «Møbler/inventar» fra et standardrom og ha unik «Medisinsk teknisk utstyr» liste. Standardrom Et standardrom vil alltid ha alle utstyrslister som er definert i prosjektet, men når du knytter et rom til et standradrom trenger du ikke å gi rommet alle utstyrslister. Man kan også «krysskoble» utstyrslister i et rom ved at rommet får «Møbler/inventar» fra et standardrom og «Medisinsk teknisk utstyr» fra et annet. Flere utstyrslister og brukertilgang En utstyrsliste kan være tilknyttet en eller flere ansvarsgrupper. Om en utstyrsliste er tilknyttet en eller flere ansvarsgrupper har det følgende betydning i drofus: 68

70 Kun Artikler med en ansvarsgruppe som allerede er tilknyttet utstyrslisten kan legges til i utsytrslisten, dette vil gjelde for alle tilleggsartikler som er knyttet til artiklene også. Dette for å forhindre at artikler som er lagt til i en utstyrsliste ikke skal kunne endres til en «ulovlig» ansvarsgruppe (eller at man skal kunne legge til tilleggsartikler som er knyttet til en «ulovlig» ansvarsgruppe). Kun brukere med full tilgang til alle tilknyttetde ansvarsgrupper kan endre tilknytninger til rom (f.eks. opprette inik utstyrslister, slette utstysrliste og knytte rom til standard utstyrsliste). Brukere med lesetilgang til en eller flere av ansvarsgruppene vil se utstyrslisten. Men om man f.eks. har laget en utstyrsliste «Dører» og begrenset denne til ansvarsgruppe «D» vil en bruker uten tilgang til ansvarsgruppe «D» verken se utstyrsliste «Dører» eller status for denne utstyrsliaten i romlisten i drofus. Om man legegr til en forekomst fra modell (Revit/ArchiCAD) så akn de automatisk bli lagt til i korrekt utstyrsliste om man også har knyttet korrekt ansvarsgruppe til artikkelen. Se kapittelet under. Om en utstyrsliste ikke er begrenset til noen ansvarsgrupper har det følgende kosekvenser i drofus; Endringer av utstyrsstatus i romlisten er tilgjengelig for alle brukere med minst begrenset rettighet på utstyr. Men dette vil ikke være tilgjengelig om det i tillegg ligger utstyr i utstyrslisten som brukeren ikke har skrivetilgang til. Utstyrslisten (med statuskolonne i romlisten) vil være synlig for alle brukere med lesetilgang på utstyr Merk: Man bør være litt forsiktig med å begrense en utstyrsliste til ansvarsgrupper. Dette fordi man potensielt kan ha artikler i artikkelregisteret som man ikke får lov til å legge til en utstyrsliste og dermed knyte til et rom. Dette kan f.eks. være tilfelle for artikler som ikke har fått noen ansvarsgruppe definert. Selv om en utstyrsliste er synlig for en bruker betyr ikke det at alt utstyret i listen vil være synlig om det finnes utstyr knyttet til en ansvarsgruppe som brukeren ikke har tilgang til. Rapporter Standard oppførsel når man genererer en rapport som inkluderer utstyr i rom er at alt utstyr i alle utstyrslister blir inkludert. Det er også mulig å begrense rapportene på en eller flere utstyrslister om man ikke vil inkludere alle utstyrslister. Flere utstyrslister fra Revit/ArchiCAD Om man sjekker antall forekomster mellom utstyrslister i drofus og Revit/ArchiCAD vil alle utstyrslister i drofus kobineres slik at man får en total oversikt. For å filtrere ut utstyr man Når man velger å oppdatere drofus med en ny forekomst fra Revit/ArchiCAD vil forekomsten automatisk legges til korrekt utstyrsliste i drofus ved å benytte følgende logikk: Om artikkelen man skal legge til er knyttet til en ansvarsgruppe vil drofus først undersøke om det finnes en utstyrsliste som har ansvarsgruppen knyttet til seg. Finnes det en slik utstyrsliste vil forekomsten bli lagt inn i denne utstyrslisten. 69

71 Om ingen utstyrslister blir funnet i sjekken over, eller om artikkelen ikke har noen ansvarsgruppe tilknyttet vil den bli lagt til i den første utstyrsløisten som ikke har en begrensning på ansvarsgruppe. Om du f.eks. har tre utstyrslister: Dører (begrenset til ansvarsgruppe D), Medisinsk teknisk utstyr (begrenset til ansvarsgruppe M) og Møbler/Inventar (uten begrensning) vil alle dører og med.tek. utstyrs bli lagt i utstyrsliste Dører & Medisinsk teknisk utstyr mens resten av utstyret i modell bli lagt til i Møbler/Inventar. Inkompatibilitet med eldre versjoner av drofus (<1.6) Det er viktig å merke seg at om et prosjekt bruker mer enn en utstyrsliste (altså flere utstyrslister) må alle brukerne i prosjektet benytte drofus versjon 1.6 eller nyere. 70

72 12. EKSISTERENDE UTSTYR Innledning Eksisterende, eller overflyttbart utstyr, kan registreres i et eget register i drofus. Deretter kan dette utstyret kobles opp mot planlagt utstyr i rom. Normalt vil man først registrere alt utstyr som det kan være aktuelt å flytte, for deretter å vurdere hvorvidt dette utstyret er brukbart. Man kan så koble det til en planartikkel som dette utstyret skal erstatte, og deretter en forekomst av denne planartikkelen i et rom Oversikt Registeret over eksisterende utstyr åpnes fra menyen Prosjekt->Eksisterende utstyr. I denne listen fremgår blant annet navnet på apparatet og dets status (for eksempel om apparatet er kassabelt eller brukbart), eventuelt tilknytning til planartikkel og rom hvis dette er registrert og noen andre sentrale opplysninger. Figur 43 Oversikten vil i utgangspunktet være tom. Man kan da enten velge å registrere et nytt komponent ved å velge Legg til eller søke opp et eksisterende komponent/apparat. Tallet nederst i høyre hjørne av vinduet viser hvor mange komponenter som finnes i databasen og hvor mange som nå vises i listen. Man kan velge å vise alle komponenter ved å velge Vis alle i verktøylinjen. Merk at dette kan ta noe tid hvis det er mange registrerte apparater. Man kan til enhver tid overføre den aktive listen over apparater til MS-Excel ved å trykke CTRL+E i listen. 71

73 Når man søker i registeret vil man kunne søke over deler av ord i apparatnavnet, nåværende avdeling, registreringsnummer og status. TIPS: Ved å trykke F3 i listen vil man forflytte seg til søkefeltet. Søket man gjorde vil vises i statusfeltet nederst i vinduet Registrering Under fanen Detaljer kan en registreres informasjon om det enkelte komponenten. Under fanen Bilder/Dokumenter kan en legge inn bilder av komponenten og eventuelle dokumenter. Se 16 for beskrivelse av dette. For å knytte apparatet til et rom, må man først spesifisere hvilken planartikkel dette utstyrskomponenten tilsvarer. Deretter kan man knytte apparatet til et rom der denne planartikkelen forekommer i utstyrslisten. Når man gjør dette, vil eventuelle data som er registrert om eksisterende forekomster i planen (se 11.1), bli fjernet og erstattet av det antall faktiske apparater som er knyttet til denne forekomsten. Det totale nettoantallet av denne artikkelen vil derfor bli redusert. Programmet sikrer ikke at du ikke registrerer for mange eksisterende artikler på en forekomst, så man må selv passe på at ikke nettoantallet blir negativt. I utstyrslistene vil det fremkomme at det er tilknyttet eksisterende utstyr. Når man har knyttet eksisterende artikler til en forekomst i et rom, kan man ikke lenger slette denne forekomsten fra rommet uten å fjerne det eksisterende utstyret først. Hvis rommet har forekomster fra et standardrom eller mal, kan man heller ikke endre disse før eventuelle eksisterende artikler er fjernet fra rommene som bruker denne listen. Man kan følgelig heller ikke slette eller gjøre om på listen før dette er gjort Kopiering og registrering av flere like komponenter I listen kan man enkelt kopiere en eller flere komponenter til en eller flere kopier. Merk de komponentene du ønsker å kopiere og velg Kopier fra høreklikkmenyen. Dette vil lage èn kopi av de merkede komponentene. Hvis du ønsker å lage flere kopier velger du Kopier flere og skriver inn det antall kopier du ønsker. Merk at de kopierte komponentene vil få samme registreringsnummer (noe du antagelig vil gjøre om) og de vil ikke kopiere romtilknytningen. Dette må gjøres individuelt for hvert komponent Import fra MS-Excel Se

74 13. KONTROLL FOR UNDERPROGRAMMERING OG OVERPROGRAMMERING Innledning Når både rom og artikler er spesifisert i detalj, kan sammenhengen mellom disse spesifikasjonene sjekkes ved hjelp av å definere et sett regler. Når en artikkel legges inn i et rom og det er avhengig av bygningsmessige krav, kan reglene sjekke om romfunksjonsprogrammet for dette rommet oppfyller dette kravet. La oss si at det settes 3 datamaskiner inn i et rom som alle krever strømtilkobling. Hvis det kun er satt opp 2 uttak i rommet er dette sannsynligvis feil. Er det satt opp 30 uttak, og det ikke er noe annet utstyr i rommet som krever strøm, er dette også sannsynligvis en feil. Dette er et eksempel på en ressurs i rommet man ønsker å telle ned, men man kan også tenke seg andre regler. For eksempel kan noen typer utstyr krever en viss min/maks temperatur i rommet for å fungere, eller at rommet er skjermet for støy fordi utstyret støyer mye. Oppsett av regler kan bli komplisert og dette vil derfor normalt gjøres av prosjektadministrator Oppretting og sletting av regler Du kan lage regler som kan sjekke mellom alle logiske (Ja/Nei) og nummeriske(tall) felter i RFP og artikkelspesifikasjonen. Typen avgjøres automatisk når du velger hvilke felter du vil opprette regelen mellom. Tabell 1 viser sammenhengen mellom felttypen og hva slags regler som kan lages. RFP felt: Artikkelfelt: Kan telles ned: Logisk Logisk Nei Underprogrammering: Resultat: Hvis artikkelfeltet er må også RFP feltet være. Eksempel: Hvis artikkelen har avkryssing for avsug, må RFP felte avsug også være avkrysset. Overprogrammering: Hvis ingen artikler i rommet har feltet være. Eksempel ikke være avkrysset., så skal heller ikke RFP feltet Numerisk Logisk Ja Underprogrammering: RFP feltet må være lik eller høyere enn antall artikler i rommet som har artikkelfeltet avkrysset. Eksempel: Hvis artikkelen har avkrysning for strømtilkobling, må antall strømuttak i rommet være høyre eller lik summen av alle disse artiklene som trenger strøm. Overprogrammering: RFP feltet må ikke være høyere enn antall artikler i rommet som har artikkelfeltet avkrysset. Eksempel: Antall strømuttak i rommet må ikke være høyere enn antall artikler som trenger strøm. Logisk Numerisk Nei Underprogrammering: Hvis en artikkel i rommet har feltet høyere enn 0 må RFP feltet være avkrysset. Overprogrammering: 73

75 Numerisk Numerisk Nei Underprogrammering: Hvis ingen artikler i rommet har feltet høyere enn 0 må RFP feltet ikke være avkrysset. Her kan man velge en operator man skal sammenligne verdiene med. Hvis lik RFP feltet Eksempel: Minimumstemperaturen til artikkelen må være høyere eller lik minimumstemperaturen i rommet. Overprogrammering: Numerisk Numerisk Ja Underprogrammering: Operatoren valgt (for underprogrammering) snus. Eksempel: Minimumstemperaturen til artikkelen må ikke være lavere enn minimumstemperaturen i rommet. Sjekk av overprogrammering for denne typen regler gir egentlig ingen mening i praksis. Her må den summen av artikkelfeltet for alle artiklene i rommet være lavere eller lik verdien til RFP feltet. Eksempel: Antall datatilkoblinger til alt utstyret i rommet må være lavere eller lik antall datauttak i rommet Overprogrammering: Verdien i RFP felte må ikke være høyere enn summen av artikkelfeltet for alle artikler i rommet. Eksempel: Antall datatilkoblinger til alt utstyret i rommet må ikke være høyere enn antall datauttak i rommet. Tabell 1 For å lage og slette regler vel Prosjekt -> RFP<->Artikkel regler. Du får da en oversikt over alle Til venstre i skjermbildet du vises et tre med alle RFP feltene og til høyre alle artikkelfeltene. Velg et felt i hver av disse ved å dobbeltklikke på de ønskede feltene. Avhengig av hva slags type felter du har valgt vil du få valg om du vil at ressursen skal telles ned og hvilken operator du vil bruke. Når du har definert regelen ferdig vil forklaring på regelen komme frem i tekstfeltene, for henholdsvis underprogrammering og overprogrammering. Velg så en alvorlighetsgrad og trykk ok. Hvis du ønsker å slette en regel, merker du den aktuelle regelen å velger slett Kjøring av regler Reglene kan kjøres på to måter: En regel på alle rom Alle regler på et rom (kun underprogrammering) En oversikt over reglene får du ved å velge Prosjekt->RFP<->Artikkel regler. Listen innholder en oversikt over hvilke felter regelen ser på og om ressursen skal telles ned eller ikke, og hvilke sammenligningsoperatorer som skal brukes. Ved å dobbeltklikke på en regel eller velge Du kan så velge å kjøre regelen for å sjekke underprogrammering eller overprogrammering. Hvis du ikke ønsker å kjøre regelen, lukk vinduet ved å klikke i venstre hjørne eller trykk ESC. Når programmet har sjekket alle rommene, får du frem et resultatvindu som vist på bildet nedenfor. Denne inneholder en liste, med hvilke rom reglene som bryter forekommer i (ytterste nivå), hvilken artikkel i rommet som bryter regelen, og så til slutt hvilke regler som denne artikkelen i dette rommet bryter. Det kan være flere artikler under et rom som bryter med regler og flere en artikkel kan også bryte flere regler selv om det ikke fremkommer av 74

76 ) ikke er det. 44: RFP <-> Artikkel reglel Du kan høyreklikke på en av resultatradene og velge å åpne RFP, artikkel eller utstyrslite for å rette feilen. Regelen må kjøres igjen for å se resultatet av rettinger. For å kjøre alle regler for et rom, går man inn i en utstyrsliste (se avsnitt 11.3) og velger derfra RFP<->Artikkel regler. 75

77 DEL 4: ROMBEHANDLING MODUL FOR ROMBEHANDLINGSSKJEMA 76

78 14. ROMBEHANDLINGSSKJEMA Innledning Rombehandlingsskjema gjør det mulig å knytte prosjekteringsopplysinger til rom. Det er hovedsakelig tiltenkt arkitektens rombehandlingsopplysninger, men siden skjema kan defineres fritt er det ingen begrensninger på hva som kan registreres. Skjema kan inneholde felter som regnes ut på grunnlag av visse romkjerneopplysninger slik som areal og behandlingshøyde. Hvordan disse utregningsfeltene regnes ut kan bestemmes av prosjektet. Det er vanlig f.eks. at man lager en fane for tak eller gulv og at alle felter som regnes ut i denne fanen settes lik det prosjekterte arealet i romkjernen. Så kan man ha felter i en fane for vegg som regnes ut på grunnlag av behandlingshøyde, omkrets av rommet samt fratrekk for veggareal. Alle disse arealopplysningene må oppdateres i romkjernen og må oppdateres for det enkelte rom. Slik som for RFP knyttes rommet enten til et unikt skjema eller til et standardskjema. Det kan knyttes rombehandlingsskjema både til standardrom og til rombehandlingsmaler som senere kan knyttes til rom. Rommet kan ha følgende rombehandlingsstatuser: Skjema ikke opprettet: Rommet er ikke knyttet til noe rombehandlingsskjema Unikt rombehandlingsskjema: Rommet har et unikt rombehandlingsskjema som kun gjelder dette rommet. Standard rombehandlingsskjema: Rommet har rombehandlingsskjema fra et standardrom og endringer i dette standardskjema gjenspeiles derfor i dette rommet. Avledet rombehandlingsskjema: Rommet er knytte til et standard skjema, men har noen felter som ikke følger denne standarden. Alle felter/behandlinger som er definert i standarden må også vises på det avledete skjema, men kan ha andre verdier. En kan også velge å si noe om andre behandlinger enn de som er i standarden. Data som avviker fra standarden/malen du fører muspekeren over feltet vil du se den eventuelle standardverdien dette feltet har. Kopiert rombehandlingsskjema: Rommet har et unikt skjema, men dette ble i utgangspunktet kopiert fra et standardrom eller en mal. Rombehandlingsskjema kan sees på som en hybrid mellom RFP skjema og utstyrslister. Det består av samme type felter som et RFP skjema, men i liket med utstyrslister må du velge ut hvilke felter du ønsker å si noe om. I RFP skjemaet vises til enhver tid alle feltene. Det er imidlertid vært å merke seg noen forskjeller fra RFP. Selv om du oppretter et rom med standard eller avledet rombehandlingsskjema vil den de utregnede feltene alltid basere seg på romkjerneverdier for det aktuelle rom. Disse utregnede feltene gir heller ikke noen mening i et standard skjema, slik at disse vil være tomme eller null for standardrom og maler Oppretting og sletting av rombehandlingsskjema. Fra romlisten (Prosjekt -> Romoversikt) kan du knytte rombehandslingsskjema til et rom på følgende måter: 77

79 Marker det aktuelle rommet i romlisten, eventuelt maker flere ved å bruke Ctrl/Shift tasten. Høyreklikke og så velge rombehandlingsskjema og derfra velge ønsket tilknytting, eller på menyen velge Rom -> rombehandlingsskjema og derfra velge ønsket tilknyting. Ønsker du å slette skjema, gjør det samme men velg Slett rombehandlingsskjema. Ved opprettelse av standardrom blir det automatisk opprettet rombehandlingsskjema tilknyttet dette rommet Åpne rombehandlingsskjema for redigering / lesing Fra standardromlisten (Prosjekt -> Standardromoversikt): Høyreklikk på det ønskede standardrommet og velg rombehandlingsskjema Fra romlisten (Prosjekt -> Romoversikt): Høyreklikk og velge Rombehandlingsskjema. Eller på menyen velge Rom -> Rombehandlingsskjema. Eller velg rombehandlingsskjema fra verktøylinjen. Eller rombehandlingsmaler (Prosjekt -> Rombehandlinsmaler) Rombehandlingsskjema Bildet nedenfor viser et eksempel på hvordan et rombehandlingsskjema kan se ut: Fra verktøylinjen kan du gjøre følgende: Figur 45 Neste og forrige knappen gir deg rombehandlingsskjema for hhv. neste og forrige rom som har et slik skjema i det nivået du står i romlisten. Du kan også dra ned listen (ved å trykke på den lille pilen ved siden av knappen) for å hoppe direkte til rom lengre frem eller tilbake på listen. Legg til behandling. Se forklaring nedenfor. Skriv ut generer et rapport med dette skjema. Rombehandlingslogg viser endringer som er gjort på dette rommet. 78

80 Kopier fra (kun tilgjengelig for unike og kopierte rom) gir deg mulighet for å kopiere skjema fra et annet rom. Fra menyen kan du også velge å kopiere skjema til andre rom som enten har unik et unikt skjema eller ikke har opprettet skjema. I det siste tilfelle vil det opprettes et unik skjema. For å velge rom du vil kopiere skjema til, åpnes dialogen med rom. Velg de rommene du vil kopiere til ved bla i funksjonsstrukturen ned til de rommene du ønsker. Notat: Viser og gir mulighet for å redigere en kommentar/notat til skjema. Dato: Dette feltet er tilgjengelig dersom det finnes logg for dette rommet. Du kan da få se på skjema for en bestemt dato. Det er ikke mulig å velge datoer som er før eller etter de logg innslagene som finnes. Etter å valgt en bestemt dato vil felter som har vært endret siden den valgte datoen merkes med en blå stjerne I status feltet kan du se når skjema tilknytning til dette rommet ble opprettet og når skjema sist ble endret. Her vises også hva slags tilknytning skjema har til rommet. Legg til behandling I motsetning til RFP skjema må en i rombehandlingsmodulen velge hvilke felter en ønsker å si noe om. Dette fordi det ofte kan være veldig mange ulike behandlinger og en ønsker som oftest bare informasjon de behandlingene som skal være på rommet. Legg til behandling gjør en enten fra verktøylinjen, ved å høyreklikke i vinduet eller klikke på. Felter/behandlinger velger en fra en dialog som vist til høyre. Hvilke felter en kan benytte defineres av prosjektet. Øverste nedtrekk definerer fane eller hovedgruppering. Dette vil ofte være gulv, vegg, himling osv. Du kan markere flere ved å bruke Ctrl eller Shift tasten. knappen brukes for å fjerne en behandling som ikke lenger er aktuell for rommet. Figur 46 Merk: Hvis en benytter seg av avledet rombehandling for et rom er det kun mulig å fjerne de behandlingene som er lagt til unike for dette rommet. En kan gi andre verdier til behandlingene som kommer fra standarden. Ønsker en derfor å skifte en behandling i et avledet rom må en legge til den nye behandlingen og sette verdier som viser at standarden ikke er i bruk (f.eks. sette dekning til 0) Rapporter og eksport I tillegg til at informasjonen om rombehandlingsskjema kan lese ut av programmet er det lagt opp til to eksporter/rapporter.: 1. Man kan skrive ut rombehandlingsskjema pr. rom slik at den f.eks. kan brukes av de som skal utføre arbeidet i rommet. Denne rapporten finnes i rapportoversikten, eller man kan bruke 'Skriv ut' knappen direkte i rombehandslingsskjema. 2. Man kan ta ut alle data om rombehandslingsskjema direkte i MS-Excel. Her kan man videre filtrere, sortere og summere slik man selv ønsker. Det er ikke lagt opp til noen 79

81 egen funksjon som summerer bruk av f.eks. ett materiale i drofus, men lagt opp til at man skal gjøre dette via denne eksportfunksjonen. 80

82 DEL 5: LOGGER OG RAPPORTER FELLESFUNKSJONALITET FOR ALLE MODULER 81

83 15. LOGGER Generelt om logger Alle opplysninger i programmet logges når de endres. Dette for å ha fullstendig kontroll og endringshistorikk. Loggene er delt opp etter hva de inneholder logg for, det vil si at romkjerneopplysninger blir logget i en logg, RFP i en, endring i utstyr i rom i en annen osv. Systemadministrator kan velge å skru av og på loggingen for de ulike delene av programmet Loggvindu Loggen kan åpnes fra de fleste vinduer der endringer bli logget. Loggen vil da vises for det aktuelle rommet/artikkelen osv. man er i. Loggen kan også åpnes fra toppmenyen Logg- >Logger. Her er loggen er delt inn i 7 deler; Rom Standardrom Grupper Funksjonsprogram Artikkel Eksisterende utstyr TIDA Etter du har valgt hvilke type logg du ønsker å søke på kan du gjøre ytterligere filterringer under Logger/Hendelser. Hvis du for eksempel kun ønsker å se endringer i RFP, velger du RFP. Videre har du mulighet til å filtrere på en bestemt fane i RFP skjemaet og til slutt et spesifikt felt under denne fanen. Eksempelvis, hvis man ønsker å se på alle endringer i RFP den siste måneden for rom i funksjon 15 på felter som har med Elektro å gjøre man følgende: Velger RFP logg i logg feltet, skriver '15*' i nr feltet for å begrense til ønskede rom. I felt skriver man 'El*' for å velge ut riktige felter og til slutt fra dato til forrige måned. Figur 34 nedenfor viser et eksempel på dette. I Loggdata filter kan man gjøre søk etter de loggoppslagene man er interessert i. Man kan benytte * som jokertegn for å gjøre fritekstsøk. Til hvert loggoppslag kan det knyttes en tekst. Dette kan f.eks. være en kommentar til hvorfor endringen har skjedd eller referatet der endringen ble vedtatt. Man kan velge ett eller flere loggoppslag og skrive kommentaren i kommentarfeltet. Deretter kan man søke på denne teksten hvis man f.eks. ønsker å se alle endringer knyttet til en bestemt begrunnelse eller referat. Hvilken logg de forskjellige loggoppslagene gjelder vises i kolonnen Logg. type. 82

84 Figur 47: Eksempel på endringslogg i et bestemt RFP-felt Logg med endringsliste For å strukturere endringene i drofus kan man benytte seg av endringslister. Endringer vil da automatisk bli knyttet til en endringsliste som er lett å filtrere på i loggvinduet. Om man for eksempel skal gjøre et sett med endringer i forbindelse med et brukermøte, prosjekteringsmøte, byggemøte etc. kan det være greit å knytte disse endringene til en endringsliste slik at man enkelt kan søke de frem i loggvinduet. For å starte en logg med endringsliste gå til Logg->Start logging med endringsliste. Figur 48 I vinduet som kommer opp vil du se alle endringslister som tidligere er opprette i prosjektet. Du kan enten velge å knytte endringene du nå skal gjøre til en eksisterende endringsliste eller opprette en ny. Om du velger sistnevnte klikk da på Ny og velg et navn eller nummer på endringslisten. 83

85 Figur 49 Dette navnet vil dukke opp i loggvinduet under Endringsliste. Du har også mulighet til å skrive inn et loggnotat som automatisk vil bli lagret i notatfeltet i loggen for alle endringer du nå gjør for denne endringslisten. Klikk deretter Ok, merk at kun endringer i funksjonsprogram, rom, RFP og rombehandling blir loggført i endringslista. Altså ikke utstyr. Alle endringer du nå gjør blir merket med navnet du har gitt endringslista, og vil fortsette til du velger å avslutte logging med endringsliste. Gå til Logg->Stop logging med endringsliste for å avslutte endringslisten. Når du nå har et sett med endringer som er merket med en endringsliste kan du gå til loggvinduet, velge hvilken logg du ønsker å se, gå ned til Endringsliste og velge den du har opprettet. Alle endringene knyttet til endringslisten vil da bli synlige i listen til venstre (figur 37). Figur 50: Filtrering på endringsliste Man kan også koble en endring til en endringsliste uten å velge «Start logging med endringsliste». I RFP, romkjerne og utstyrslister kan man benytte nedtrekksmenyen ved siden av «Lagre» knappen for å legge endringen til en endringsliste eller loggnotat (se kapittel 15.4). 84

86 Figur 51: Lagre til endringsliste eller loggnotat Logg med loggnotat På samme måte som logging med endringsliste kan du gjøre endringer hvor du automatisk får med et loggnotat på de endringene du gjør i databasen. For å starte logging med loggnotat gå til Logg->Start logging med notat. I vinduet som dukker opp skriver du inn notatet du ønker skal komme frem i loggnotatet i loggen. For å stanse logging med notat gå til Logg->Stopp logging med notat. 85

87 16. BILDER / DOKUMENTER Bilder Bilder kan knyttes til ulike steder i drofus. Dette gjelder artikler, eksisterende utstyr, rom og i funksjonsprogrammet. Dette kan benyttes til å formidle hvordan planartikler kan se ut, skisser eller tegninger til rom eller foto av utstyret som skal flyttes med. Figur 52: Utsnitt fra artikkelvin Tabellen nedenfor forklarer hva de ulike knappene på høyresiden betyr. De samme valgene er også tilgjengelig ved å høyreklikke i bildefanen. Ikon Betydning Gå til neste bilde. Denne vil bare være tilgjengelig hvis det er registrert mer enn ett bilde. Gå til forrige bilde. Slett det bildet som nå vises. Legg til bilder. Du kan velge å legge til filer av typen, GIF, JPG, TIF, PNG og BMP. Det er mulig å legge til flere bilder på en gang. Hvis bildene er veldig store, eller på annet format enn GIF eller JPG vil de bli omgjort før de lastes inn i databasen. Se også tipsene nedenfor. Kopier til utklippstavlen. Det valgte bildet blir kopiert til utklippstavlen slik at du kan kopiere det inn i andre programmer som Word eller billedbehandlingsprogrammer (vanligvis ved Rediger->Lim inn eller Ctrl-V). Gjør at du kan lagre bildet som vises til en egen fil. Vis bildet i et nytt vindu for full størrelse. Dette skjer også hvis du dobbeltklikker på bildet. Tips: Bilder kan også legges til ved bruk av klikk-og-dra teknikk. For raskere arbeid kan du derfor sitte med en filbehandler og klikke på de bildene du ønsker å knytte til, holde museknappen nede og slippe over bildefanen. 86

88 Tips: Teknikken over kan benyttes direkte fra websider. Hvis du ønsker å legge til et bilde fra en webside, kan du dra et bilde fra Internet Explorer eller an annen webleser og over i bildefanen. Hvis du har problemer med å laste opp enkelte bilder kan det være fordi de er av et format som ikke programmet gjenkjenner. Forsøk å åpne det i foreksempel forhåndsvinsingen i filbehandleren og lagre det igjen som et JPEG bildet før du forsøker å laste det opp på nytt Dokumenter Dokumenter og filer kan knyttes opp mot ulike data i drofus slik som rom, artikler, anbud osv. Dokumenter som knyttes opp vil bli lagret i databasen på den sentrale tjeneren slik at de er tilgjengelig for alle som logger seg på, uavhengig av hvor de. Avhengig av hvor rask internettlinjen er vil det kunne ta lang tid å laste opp og ned store dokumenter. Forsøk derfor å minimer størrelsen på de dokumentene som legges opp. Du kan laste opp dokumenter enten ved å slippe dem høyreklikkmenyen eller verktøylinjen. Du kan endre navn og legge til en beskrivelse av For å lagre ett eller flere dokumenter til din lokale harddisk, merker du de ønskede dokumentene og velger agre. Du kan også velge å åpne filen direkte hvis du har et program som støtter å vise det ved å velge. Ikon Betydning Nytt dokument Åpne dokumentet direkte. Lagre dokuement/dokuentene til din lokale harddisk Slett dokumentet fra tjeneren. Vis egenskaper til dokumentet Endre visning for dokumentlisten ADVARSEL: Hvis du skal endre på et dokument må du først lagre det, endre dokumentet og så laste det opp igjen. Endringer på dokumenter du har åpnet direkte blir ikke lagret på tjeneren hvis du ikke laster opp dokumentet igjen. 87

89 17. RAPPORTER drofus tilbyr flere typer rapporter som egner seg for utskrift, lagring eller sending via e-post. Alle rapportene genereres i PDF format. Alle data som lagres i drofus lagres på en sentral tjener, som også genererer rapporter som sendes tilbake til deg over Internett. Det er en fordel å avgrense rapportgenereringen hvis man kan. Rapportene som genereres over f.eks. alle rommene i prosjektet tar naturlig nok mye lenger tid enn for ett rom. Når du ber om en rapport, vil en Internett leser automatisk komme opp, vise status for rapportgenereringen og til slutt vise rapporten. Hvis dette tar lang tid, kan du jobbe videre med f.eks. drofus i mellomtiden. De fleste rapportene er tilgjengelig direkte fra de fleste vinduene (f.eks. romlisten og RFPvinduet). Les mer om dette under de respektive kapitlene. Alle rapportene er tilgjengelig fra rapportvinduet, som åpnes fra menyen: Prosjekt -> Rapporter->Rapportoversikt. Med unntak av rapporter på utvalgte RFP opplysninger og artikkelspesifikasjoner (se 17.3) som åpnes fra hhv Prosjekt ->Rapporter->Rapport, valgte RFP opplysninger og Prosjekt ->Rapporter->Rapport, valgte artikkelspesifikasjoner. På venstre del av vinduet er rapportene kategorisert inn i en trestruktur gir en oversikt generelt over begrensninger og utvidelsesmuligheter på rapporter. Avsnitt 17.2 gir en kort oversikt over de forskjellige rapportene. Merk at ikke alle trenger og være tilgjengelige på alle prosjekter og at nye rapporter og begrensninger kan komme til Rapport begrensninger / utvidelser På de fleste rapportene kan du gjøre valg som vil utvide en rapport og eventuelt gjøre begrensninger til det utvalget en er ute etter. Begrensninger Mange av begrensingsmulighetene gjentar seg på flere rapporter så her følger en oversikt over begrensningsmulighetene. Nivåbegrensning, her kan du begrense rapporten til kun å gjelde noen utvalgte nivåer. Dette gjør en ved å klikke på mappen( ) og så velge i trevinduet som kommer opp. Trykk på krysset( ) for å fjerne valget. Merk. Det holder ikke å bare makere et nivå, men du må klikke i boksen ved siden av så det kommer et kryss. Tips. For å markere et helt nivå med undernivåer, holder det å kun markere dette (trenger ikke klikke på alle undernivåene). Se figur ved siden av for eksempel. 88

90 Artikkel- / rombegrensning, her kan du begrense på enkelte artikler eller rom. Ved å klikke på mappen( ) får du opp samme vindu som ved kopiering av RFP/utstyr. I motsetning til nivåbegrensning så kan du her også skrive inn funksjonsnummeret(ene) på de rom/artikler du ønsker å gjøre begrensninger på. Merk at du må trykke på det nivået du ønsker å finne rom under først, der etter vil det programmet hente opp rommene under. Hvis du ønsker å skrive inn flere funksjonsnummer skrives dette inn kommaseparert, du kan også skrive intervaller ved å skille dem med (minus tegn) eller en kombinasjon. Eksempelvis vil , gjøre en begrensning på og fra og med til og med Også her vil krysset ( ) fjerne valget. Merk. Også her må en sørge for at det kommer et kryss på de artiklene/rommene en ønsker å ta med. Datobegrensning. I alle loggrapportene er det mulighet for å gjøre begrensning på dato. Dette velges fra kalenderen. Spesifikasjonsbegrensning. Der det står Velg spesifikasjon kan man begrense på visse felter innenfor artikkelspesifikasjonen, RFP eller rombehandlingsskjema. Les mer om dette under Begrens feltuttak: Dette lar deg begrense hvilke grupper av felt som skal komme i RFP, artikkelspesifikasjon og rombehandlingsrapporten. Andre begrensninger. I tillegg er det en rekke andre begrensninger som er mulige, f.eks. kun benyttede artikler i prosjektet, begrensning på RFP type, ansvarsgruppe, prioritet og budsjettgruppe. Utvidelser I tillegg til å kunne gjøre begrensninger kan også de fleste rapportene utvides i den betydning Med logg. Ved å klikke på denne vil du kunne få med den aktuelle loggen for den aktuelle rom vil loggen over RFP på det rommet følge. Med artikler/rom. I funksjonsstruktur, kostnad av utstyr i rom og artikler per funksjonsgruppe kan en velge å ta med hhv rom og artikler inn i funksjonsstrukturen. Med forekomster. Tar med forekomster av utstyr i rom i artikkelspesifikasjonsrapporten Oversikt over rapporter Det er et stort antall rapporter tilgjengelig og man kan lett miste oversikten over de forskjellige typene og hvor de genereres fra. Siden rapportene endrer seg og nye rapporter stadig kommer til har vi ikke her noen fullstendig liste over tilgjengelige rapporter. Vi vil her gi noen eksempler på hvilke rapporter du kan finne i de forskjellige kategoriene i 89

91 rapportoversikten. Det beste er å prøve de forskjellige rapportene for på den måten å gjøre seg kjent med dem. Standardrom Her finner du lister over standardrom og rapporter på opplysninger tilknyttet standardrom. Dette inkluderer standard RFP, standard utstyrslister, standard rombehandlingsskjemaer. Det er også egne loggrapporter for disse. Du finner også lister over hvilke rom som er tilknyttet standardrom på en eller annen måte. Det finnes også en spesialrapport for å liste ut rom med avledede RFP verdier og dets opprinnelige standardverdi. Maler Her finner du de samme rapportene som under standardrom, men for de forskjellige maltypene. Rom Her finner du alle rapporter om rom og tilknyttede opplysinger. Romlister med arealsummeringer, romfunksjonsprogram, rombehandlingsskjemaer, utstyrslister og logger. Artikler Rapporter vedrørende planartikler og utstyr, f.eks. forskjellig typer artikkellister, artikkelspesifikasjoner, forekomst av artikler i rom, eksisterende utstyr som er knyttet til rom, tilleggsartikler og logg. Innkjøp Her finner du rapporter knyttet til innkjøp og anskaffelse av utstyr. Kalkyler Kalkylerapportene oppsumerer kostnader av utstyr i rom gruppert på forskjellige måter Rapport på utvalgte RFP opplysninger / artikkelspesifikasjoner. I noen rapporter har du mulighet til å spesifisere verdier for RFP opplysninger / artikkelspesifikasjoner og hente ut rapporter over de rommene/artiklene som fyller disse kravene. Du kan f.eks. hente ut en romliste for alle rom som har RFP f døråpning I begrensningsbildet for en valgt rapport, f.eks. RFP rapport, velg Velg spesifikasjon. Du vil da få et skjermbilde som vist på Bilde 1. I bildet ser du alle feltene gruppert etter fane i treet til ventre. Gjør så følgende: 1. Velg ett av feltene ved å klikke på/i dette. Feltet vil da vises til høyre. 90

92 2. Videre vises også valg du har for Hvis du valgte et logisk felt har du valget mellom å begrense uttaket for de rommene som har Ja eller Nei for dette feltet, mens valgte du et numerisk felt kan du angi om feltet skal være høyere, mindre, lik eller ulik en bestemt numerisk verdi. Velg ønsket verdi. 3. Du kan nå velge å velge flere felt for å begrense/utvide utvalget ytterligere. Trykk da på plusstegnet helt til høyre. Hvis du vil slette en begrensning kan du trykke på minus tegnet. Du kan angi over om du vil at alle kriteriene skal oppfylles, eller om det holder at en av dem er oppfylt. 4. Trykk OK for å hente ut rapporten. Bilde 1 Spørringer av denne typen kan også lagres til senere bruk. Velg da Lagre. Disse kan hentes Utskrift og lagring av rapporter Etter at en rapport er generert, åpnes rapporten i Adobe Acrobat Reader. Herfra kan du skrive den ut ved å trykke på printersymbolet eller velge fra menyen Fil- >skriv ut. Hvis du ønsker å lagre rapporten, for f.eks. å sende den på e-post til andre eller lese den ved en senere anledning trykker du på diskettsymbolet Endring og lagring av rapporter i andre formater Som nevnt tidligere kommer alle rapporter i PDF format, som kan leses av Adobe Reader eller andre dokumentlesere som støtter dette formatet. Det finnes også programmer du kan endre og eksportere PDF filer med. Disse er imidlertid ikke gratis. Det mest brukte av disse er Adobe Acrobat. Her kan du bland annet endre og redigere PDF dokumenter, slå sammen dokumenter samt en rekke andre muligheter. I versjon 6 av dette programmet kan du eksportere PDF filer til f.eks. Word eller Excel format. Dette kan du gjøre ved å velge Lagre som/save as fra menyen og velge det ønskede formatet. 91

93 Vær oppmerksom på at dokumentene sannsynligvis ikke vil bli seende like ut som i PDF formatet, dessverre. Ønsker du å trekke ut visse data til et Excel ark kan du gjøre det på følgende måte: Velg Table selection tool fra verktøylinjen og marker tabellen/dataene du ønsker å eksportere til Excel. Deretter kan du enten dobbeltklikke på det merkede område (da vil Excel starte), eller høyreklikke og lagre det merkede område i Excel format. For brukere med Adobe Reader er mulighetene for eksportering mer begrensede. Her kan dokumenter lagres som ren tekst ved å velge Fil->Lagre som tekst. Man kan også bruke Klipp/Lim funksjonalitet. Velg Select text/marker tekst fra verktøylinjen og marker den teksten du ønsker å kopiere over i et annet program. Velg deretter Rediger->Kopier eller trykk CTRL+C. Åpne så det programmet du ønsker å kopiere inn i f.eks. MS Word og velg Rediger->Lim inn eller trykk CTRL+V. Slik kopiering vil ikke bevare tekstens formatering. Til det kreves det fullversjon av Acrobat (Standard versjon 6 eller 5) Andre rapporter i MS-Excel drofus AS har laget en rekke rapporter etter forespørsler fra prosjekter, særlig på økonomi og kostnader. Disse baserer seg på MS-Excel og henting av data fra en drofus server. De generes ikke direkte fra drofus men er egne regneark som henter data. Disse regnearkene finner du her: Lagre rapportoppsett Det er mulig å lagre alle begrensningene gjort for å generere en rapport. Dermed slipper man å gjøre de samme begrensningene senere for å regenerere den samme rapporten. Etter at alle begrensninger er gjort trykk på Ny/Lagre. Du får da opp en dialog hvor du kan konfigurere den nye rapporten som vist i bildet under. 92

94 Tittel Angir navnet på rapporten. Denne trenger ikke være et unikt navn. Beskrivelse Tekstlig beskrivelse av rapporten. Delt Angir om også andre brukere i prosjektet kan generere rapporten. Selv om rapporten er delt så kan kun du og eventuelle administratorer endre din egen rapport. Mappe Viser mappestrukturen som rapporten kan legges i ellers legges den under Prosjektrapporter noden som angitt av den blå sirkelen. Du kan opprette en ny mappe under prosjektrapporter ved å høyreklikke på noden og velg Ny. Mal Angir om rapporten bruker en innebygd rapportmal eller om den bruker en egendefinert rapportmal laget i for eksempel XF Designer. Brukerveiledning for bruk av XF Designer kan lastes ned her. For å generere den nye rapporten velg den og trykk på Generer knappen. For å endre konfigureringen av rapporten trykk på Endre knappen. Det er ikke mulig å endre de lagrede begrensningene for rapporten, dvs. de som er grået ut. I stedet må du lage en ny rapport. Kopiere prosjektrapporter For å kopiere en predefinert prosjektrapport; Høyreklikk på rapporten du ønsker å kopiere og velg «Lag kopi» Generere individuelle PDF rapporter for flere rom/artikler (PDF Samling) Om man ønsker å f.eks. å generere en rapport med flere rom og i tillegg ønsker at hvert rom blir lagret i individuelle PDF filer kan man velge «Flere valg» og velge «PDF samling» under valget «Format»; 93

95 Figur 53: "PDF samling" Når genereringen starter vil en nettside komme til syne som gir deg statusen på fremdrift. Alle når genreringen er ferdig; Figur 54: Status og nedlastbar.zip fil 94

96 Navngivning av PDF filer Standard navngivning av filer er Romfunksjonsnummer for rom og artikkelnummer for n kan drofus AS kontaktes for å gjøre denne endingen Prosjektrapporter i vindusmenyer Når du lager en ny prosjektrapport vil denne, i tillegg til å være tilgjengelig i «Rapporter og ekpsorter», være tilgjengelig i ulike vinduer under «Skriv ut» valget. Hvilke rapporter som vises hvor avhenger av hvilken type rapport det er. For eksempel vil en RFP prosjektrapport vises i alle RFP skejmaer i databasen. Alle lagrede «Utsyr i rom» rapporter vil vises i rommenes utstyrslister osv.; Figur 55: RFP prosjektrapport også tilgjengelig i RFP vinduet 95

97 18. EKSPORTERING AV DATA Eksportering til MS-Excel og MS-Word Programmet kan eksportere visse data til Excel format slik at du lettere kan sortere og filtrere data selv. Dataeksport vil si at du lagrer data i et annet dataformat enn det som opprinnelig er lagret i systemet. Merk at eksporterte data ikke kan importeres tilbake til programmet. Følgende data kan eksporteres til Excel: Romfunksjonsprogram Funksjonsprogram Artikkelspesifikasjoner Utstyr i rom Rombehandlingsskjemaer for rom Alle lister i programmet (se nedenfor) Eksporteringen skjer via en eksporteringsveiviser som viser deg vei gjennom de valgene og begrensingene du trenger å ta. Du starter veiviseren ved å velge fra menyen Prosjekt-- >Rapporter og eksporter eller Rapporter og eksporter direkte fra velkomstvinduet. Velg deretter ønsket type og eksport. Alle excel eksportene lar deg velge hvilke felter som skal inkluderes, samt rekkefølgen av feltene. Merk at eksporteringen kan ta noe tid og det lønner seg å gjøre noen begrensinger hvis du ikke er interessert i alle data. Lagring av Excel eksport Det er mulig å lagre alle begrensningene og oppsettet av felter gjort for å generere en excel eksport. Dermed slipper man å gjøre de samme valgene senere for å regenerere den samme eksporten. Etter at alle begrensninger er gjort og feltene er valgt, trykk på Lagre. Du får da opp en dialog hvor du kan konfigurere den eksporten som vist i bildet under. 96

98 Tittel Angir navnet på eksporten/rapporten. Beskrivelse Tekstlig beskrivelse av eksporten. Delt Angir om også andre brukere i prosjektet kan kjøre eksporten. Selv om eksporten er delt så kan kun du og eventuelle administratorer endre din egen eksport. For å generere eksporten velg den under MS Excel prosjekteksporter. Den vil da automatisk fylle ut begrensninger og valgte felter. Deretter kan du enten velge å endre på den eller trykke på Neste og Generer knappen. For å lagre endringer i eksporten, gjør eventuelle endringer og trykk på Lagre knappen. Excel eksport med malfil Excel eksportene støtter bruk av malfil. Dette gjør at du kan lage ditt eget kolonneoppsett og utseende som du ønsker å benytte hver gang du skal utføre en eksport. En malfil er en hvilken som helst excel fil (.xls,.xlsx,.xlt,.xltx). Du kan velge hvilken celle eksporten skal begynne å skrive til, standard celle er A1,og om du ønsker å eksportere overskrifter til kolonnene eller ikke. 97

99 Lister til Excel Alle listevinduer i programmet kan eksporteres til Excel, slik som f.eks. romliste, artikkelliste, logg osv. Med fokus i listen trykk CTRL+E. Dette tar de data som ligger i listen over i Excel. Dette krever av Excel er installert på maskinen Lister til Word På samme måte som lister kan eksporteres til Excel, kan de også eksporteres til tabeller i MS- Word. Dette gjøres ved å trykke CTRL+W i listen. Dette krever at MS-Word er installert på maskinen Faner til Excel/Word I flere vinduer med faner og vinduer kan du også eksportere alle utfylte verdier til Excel eller Word. Dette gjelder f.eks. RFP vinduet, artikkelspesifikasjon og i anskaffelsesvinduer. Høyreklikk i vinduet og velg eksportering til Word eller Excel. I vinduer med flere faner kan du også velge å klikke i vindet som fanene ligger i, og på denne måte eksportere alle fanene til samme dokument/regneark. Du vil her også få valg om hvilke faner du ønsker å eksportere Eksportering til XML Rapportene fremstilles på bakgrunn av XML, slik at alle data som er i rapportene vil også kunne hentes ut i XML format. XML egner seg for importering til andre datasystemer. Det er ikke fult så egnet til importering i brukerprogrammer slik som Office applikasjoner o.l. XML av data kan fåes på forespørsel, for eksempel ved avslutningen av et prosjekt. 98

100 18.3. Eksportering til IFC drofus støtter eksportering av data til den internasjonale standarden IFC. IFC støtte i drofus er beskrevet i et eget dokument IFC støtte i drofus som er tilgjengelig fra Eksport til NS3459 drofus støtter eksport av artikler til NS3459. Denne finner du under menyen Prosjekt- >Rapporter og eksporter->andre eksporter. Eksporter kan benyttes i programmer som G- PROG og Focus Anbud. Eksporten egner seg best hvis man benytter muligheten for NS3420 kodin av artikler, se

101 19. IMPORTERING OG OPPDATERING AV DATA Importere rom fra MS Excel Du kan importere rom, romfunksjonsstruktur, romkjerneinformasjon, grupper og RFP data inn i drofus fra Excel ved å gå til drofus -> Importer/oppdater og velg Importer rom. Du vil få opp et vindu som lar deg velge en Excel-fil fra din maskin. Etter du har gjort dette vil drofus automatisk foreslå første rad med data og se om programmet kjenner igjen kolonnenavn som matcher med enten romkjernefelter, gruppenavn eller RFP felter i drofus. Dette er kun ment som forslag og må dobbeltsjekkes med Excel-arket før du kjører importen. Sjekk også at riktig ark er angitt. For at importen skal fungere må Excel-arket følge en viss struktur. Det er viktig at nummer og navn på funksjoner og delfunksjoner kommer i forskjellige kolonner, men de trenger ikke komme i sortert rekkefølge hvis et nivå gjentas senere i dokumentet vil drofus se om dette finnes og i så fall benytte det eksisterende. Hvilke kolonner disse eller annen data ligger i spiller ingen rolle, men du må selv angi det i importdialogen. Kun de kolonnene du angir at skal importeres vil bli lest. Selv om du har annen informasjon i arket spiller det ingen rolle. Hvilke rom som blir importert kan avgjøres på to måter: Hvis du har mer enn ett rom per rad må du angi dette i en egen kolonne og huke av for antall rom. drofus vil da kun importere de rom som har antall større eller lik 1. Rader med blankt antall eller antall mindre enn 1 vil da bli ignorert. Hvis du ikke huker av for antall rom vil importen se på det som ligger i navnekolonnen og kun importere de rader som ikke har blankt/tomt navn. Et eksempel på hvordan denne prosessen fungerer kan du se på illustrasjonen under. Excel ark -dialogen hvor kolonnene fra Excel-arket er mappet med romkjernfelter i drofus. Kun de kolonnene som er huket av og gitt en verdi vil bli importert. Bilde 5: Forklaring på import av rom prosessen Resultatet vist i romoversikten i drofus 100

102 Feltene for Funksjonsnivå vist i dette eksempelet i Importer rom vinduet kan variere fra prosjekt til prosjekt avhengig av hvor mange funksjonsnivåer som er definert for prosjektet og hvilke navn disse har Import av dynamiske data For å velge hvilke kolonner med dynamisk data som skal importeres, trykk på RFP knappen (hvis det er RFP-data som skal importeres) eller Spesifikasjon knappen (hvis det er artikkelspesifikasjondata som skal importeres). En dialog med alle definerte RFP-felter vil da vises og man kan velge hvilke felter man ønsker å importere. Programmet prøver å automatisk gjenkjenne feltene baset på overskriftene i arket. Dynamiske data slik som RFP og artikkelspesifikasjon består av fire deler. Derfor må overskriften bestå av fire rader for at programmet skal klare å finne en match. Den første raden må inneholde navnet på fanen, den andre raden må inneholde navnet på gruppen, den tredje raden må inneholde navnet på gruppeelementet og den fjerde raden må inneholde navnet på feltet. Bildet under viser et rom som er eksportert til excel med både romdata og noen RFP-felter. Merk at dersom et dynamisk felt i drofus matcher to eller flere kolonner i excel så håndteres det som om programmet ikke fant en match for dette feltet Oppdatering av rom fra MS-Excel Romopplysninger kan oppdateres direkte fra et Excel ark, slik som f.eks. en liste med oppdaterte arealer eksportert ut av et CAD program. Romfunksjonsnummeret må ligge i Excel arket. Nye rom kan ikke importeres men må opprettes manuelt først for å få tildelt et romfunksjonsnummer. For å starte importen velger du fra menyen drofus -> Oppdater rom fra MS-Excel. 101

103 Velg først ønsket fil og eventuelt ark hvis data ikke befinner seg i det første arket. Angi også hvilken rad i Excel arket du ønsker å starte å importere data fra. Det neste du må gjøre er å angi hvilke kolonner i Excel arket de data du ønsker å oppdatere befinner seg. Du må angi hvilken Excel kolonne (A IV) romfunksjonsnummeret befinner seg i da dette brukes som oppslagsnøkkel i drofus. Det er så valgfritt hvilke data du ønsker at skal oppdateres (huk av valgboksen). De andre kolonnene i Excel arket ignoreres. Det vil kun oppdateres som en endring hvis verdien er ulik den som allerede befinner seg i drofus. Velg deretter Start. Etter importen vil du få en rapport på eventuelle feil og hvor mange rom som ble oppdatert. Du kan også gå i loggen romhistorie for å se hvilke endringer som ble gjort. For å importere RFP felter så trykk på RFP knappen. En dialog med alle definerte RFP felter vil da vises og man kan velge hvilke felter man ønsker å importere. Se 19.2 for mer informasjon om import av dynamiske data. Tips. Hvis du benytter samme ledetekst som benyttes i drofus (bruk Excel eksporten som mal) vil programmet automatisk gjenkjenne hvilke data som ligger i hvilke kolonner. Du må selv huke av for å angi hvilke som skal oppdateres. Tips. Hvis du bare angir romfunksjonsnummeret og ingen andre kolonner vil importen kun gå gjennom Excel arket og se om den finner rommet eller ikke. F.eks. for å sjekke gyldige funksjonsnummer mot eksport fra tegning. Merk. Arealer og størrelser i drofus angis i meter. Eksporter fra CAD angir ofte disse i millimeter. Husk derfor å omgjøre disse til meter før du gjør importen Importering og oppdatering av utstyr til rom fra MS-Excel Du kan både importere og oppdatere utstyr til rom inn i drofus fra Excel ved å gå til drofus -> Importer/oppdater og velg Importer/oppdater utstyr til rom. Du vil få opp et vindu som lar deg velge en Excel-fil fra din maskin. Filen må inneholde data for å identifisere eksisterende rom og eksisterende artikkel samt data for å lage en ny eller oppdatere en eksisterende forekomst. Du kan velge å enten bare importere utstyr som ikke finnes fra før, bare oppdatere eksisterende utstyr eller begge deler. Ved å kun importere nytt utstyr så blir alle forekomster som allerede eksisterer ignorert. Ved kun å oppdatere utstyr så blir alle forekomster som ikke finnes ignorert. Du må velge hva slags måte rommene skal identifiseres på, for eksempel gjennom å angi deres romfunksjonsnummer. Du må også angi en måte å identifisere artiklene på, for eksempel gjennom å angi deres artikkelnummer. Etter at du har angitt Excel-filen så vil drofus automatisk foreslå første rad med data og se om programmet kjenner igjen kolonnenavn som matcher valgte identifikasjonstype for rom og for artikkel. Dette er kun ment som forslag og må dobbeltsjekkes med Excel-arket før du kjører importen. Sjekk også at riktig ark er angitt. Hvilke kolonner dataene ligger i spiller ingen rolle. Kun de kolonnene du angir skal importeres vil bli lest. Selv om du har annen informasjon i arket spiller det ingen rolle. 102

104 19.5. Importering og oppdatering av standardrom fra MS-Excel Du kan både importere og oppdatere standardrom, standardromkjerneinformasjon, grupper og RFP data inn i drofus fra Excel ved å gå til drofus -> Importer/oppdater og velg Importer/oppdater standardrom. Du vil få opp et vindu som lar deg velge en Excel-fil fra din maskin. Etter du har gjort dette vil drofus automatisk foreslå første rad med data og se om programmet kjenner igjen kolonnenavn som matcher med enten romkjernefelter, gruppenavn eller RFP felter i drofus. Dette er kun ment som forslag og må dobbeltsjekkes med Excel-arket før du kjører importen. Sjekk også at riktig ark er angitt. Hvilke kolonner dataene ligger i spiller ingen rolle, men du må selv angi det i importdialogen. Kun de kolonnene du angir at skal importeres vil bli lest. Selv om du har annen informasjon i arket spiller det ingen rolle. Du kan velge å enten bare importere standardrom som ikke finnes fra før, bare oppdatere eksisterende standardrom eller begge deler. Du må også velge hvordan standardrom skal identifiseres dersom de skal oppdateres, for eksempel via deres kode. Ved å kun importere nye standardrom så vil alle standardrom som matcher eksisterende standardrom i drofus gi en feilmelding og operasjonen avsluttes uten at dataene i drofus endres. Tilsvarende vil skje dersom man kun ønsker å oppdatere standardrom men et eller flere standardrom ikke matcher eksisterende standardrom i drofus. For å importere RFP felter så trykk på RFP knappen. En dialog med alle definerte RFP felter vil da vises og man kan velge hvilke felter man ønsker å importere. Se 19.2 for mer informasjon om import av dynamiske data Importer dokumneter til rom Dokumenter kan importeres til rom ved å velge drofus->importer/oppdater/->importer dokumenter til rom. Du angir en mappe som sjekkes for filer hvor filnavnet inneholder det valgte identifiseringsvalget for et rom i drofus. Dersom filnavnet ikke er hele identifiseringsvalget så må du angi en streng som filnavnet deles på. Beskrivelse angir en beskrivelse som settes på alle dokumenter som blir importert. La oss anta at vi bruker valgene satt i dialogen i bildet under (filnavnet deles på bindestrek). Filen Mitt dokument doc vil kunne importeres til drofus dersom det finnes en rom med romfunksjonssnummer

105 19.7. Importering og oppdatering av utstyr til standardrom fra MS-Excel Du kan både importere og oppdatere utstyr til standardrom inn i drofus fra Excel ved å gå til drofus -> Importer/oppdater og velg Importer/oppdater utstyr til standardrom. Du vil få opp et vindu som lar deg velge en Excel-fil fra din maskin. Filen må inneholde data for å identifisere eksisterende standardrom og eksisterende artikkel samt data for å lage en ny eller oppdatere en eksisterende forekomst. Du kan velge å enten bare importere utstyr som ikke finnes fra før, bare oppdatere eksisterende utstyr eller begge deler. Ved å kun importere nytt utstyr så blir alle forekomster som allerede eksisterer ignorert. Ved kun å oppdatere utstyr så blir alle forekomster som ikke finnes ignorert. Du må velge hva slags måte standardrommene skal identifiseres på, for eksempel gjennom å angi deres kode. Du må også angi en måte å identifisere artiklene på, for eksempel gjennom å angi deres artikkelnummer. Etter at du har angitt Excel-filen så vil drofus automatisk foreslå første rad med data og se om programmet kjenner igjen kolonnenavn som matcher valgte identifikasjonstype for standardrom og for artikkel. Dette er kun ment som forslag og må dobbeltsjekkes med Excelarket før du kjører importen. Sjekk også at riktig ark er angitt. Hvilke kolonner dataene ligger i spiller ingen rolle. Kun de kolonnene du angir skal importeres vil bli lest. Selv om du har annen informasjon i arket spiller det ingen rolle Import av artikler fra MS-Excel På samme måte som du kan importere rom kan du også importere en liste med artikler til drofus. Dette kan være hensiktsmessig når det er mange nye artikler som skal opprettes. For at programmet skal kunne plassere artiklene riktig i artikkelstrukturen må Excel arket følge en bestemt struktur. Nummer og navn på hovednivå og undernivåer må komme i egne kolonner slik som for rom (se kap.18.1), deretter lister man opp artiklene nedover. For å se hvilke felter som kan importeres fra Excel gå til drofus -> Importer/oppdater -> Importer artikler. Følg samme prosedyre som for rom ved å mappe de feltene du vil inkludere i importen til kolonner i Excel-arket. For å importere artikkelspesifikasjonsfelterså trykk på Spesifikasjon knappen. En dialog med alle definertefelter vil da vises og man kan velge hvilke felter man ønsker å importere. Se 19.2 for mer informasjon om import av dynamiske data Oppdatering av artikler fra MS-Excel Artikkelopplysinger kan oppdateres fra Excel. For å se hvilke felter som kan oppdateres gå til drofus -> Importer/oppdater -> Oppdater artikler. Ta først ut en liste over artikler ved å søke de ut i artikkelregisteret, eller å markere et hovednivå eller undernivå. For å få frem alle artiklene sett inn * tegn i hurtigsøket og klikk Enter. For å inkludere flere felter i eksporten høyreklikk i romlisten og velg Legg til/fjern kolonner. Velg de feltene du ønsker å se og klikk Ok. Når du er fornøyd med visningen i artikkelregisteret markerer du en linje i listen og eksporterer til Excel ved å trykke Ctrl + E. Du kan nå gjøre endringer i de aktuelle feltene, lagre dokumentet og oppdatere ved å bruke Oppdater artikler funksjonen. Du kan velge å benytte enten artikkelnummer, artikkelnavn eller BIM ID som identifikator for å finne artikkelen i drofus. 104

106 Oppdatering av artikkelspesifikasjonsfelter gjøres på samme måte som ved import av artikler (se kapittel 19.8) For å importere artikkelspesifikasjonsfelter så trykk på Spesifikasjon knappen. En dialog med alle definerte felter vil da vises og man kan velge hvilke felter man ønsker å importere. Se 19.2 for mer informasjon om import av dynamiske data Import av rombehandling fra MS Excel Man kan importere rombehandlingsdata til rom og standardrom fra drofus Importer/Oppdater importer rombehandling til rom/standardrom. Ett dialogvindu vil åpnes hvor du kan velge en Excel og importere fra. Når Excel en er valgt vil drofus automatisk forsøke å koble datafelter til kolonner i Excel arket basert på overskriftene i Excel. Trykk «Ja» om du ønsker at drofus skal forsøke å gjøre denne mappingen automatisk. Sjekk at korrekt ark I Excel er valgt. Det spiller ingen rolle hvilken rekkefølge kolonnene har i Excel. idrofus kan du uansett manuelt velge hvilken kolonne som skal kobles til de ulike datafeltene. Kun kolonner du har koblet til datafelter i drofus vil bli importert. For at drofus skal kjenne igjen rommene I Excel må du velge hvilket nummer som skal benyttes som nøkkel mellom drofus og Excel. Her kan du velge mellom romfunksjonssnummer, prosjektert romnummer eller bruksromsnummer. For å importere data må altså ett av disse numrene befinne seg i Excel. Klikk så på Rombehandling for å importere data. Dette vil åpne ett nytt dialogvindu hvor du kan koble rombehandlings parametere i drofus med kolonner i Excel. Merk at om du skal importer etil en nedtrekksmeny må verdiene i Excel matche de predefinerte verdiene i nedtrekksmenyen i drofus Import av eksisterende utstyr Eksisterende utstyr importeres fra Excel på omtrent samme måte som rom (over). Data fra Excel arket vil bli lagt til i registeret. Du kan ikke oppdatere data fra excel, kun legge til nytt utstyr. For å starte importen høyreklikker du i oversikten over eksisterende utstyr og velger Importer fra MS-Excel. Følg så samme prosedyre som for rom Import av dokumenter og bilder til artikler Dokumenter Dokumenter kan importeres til artikler ved å velge drofus->importer/oppdater/->importer artikkel dokumenter. Du angir en mappe som sjekkes for filer hvor filnavnet inneholder det valgte identifiseringsvalget for en artikkel i drofus. Dersom filnavnet ikke er hele identifiseringsvalget så må du angi en streng som filnavnet deles på. Beskrivelse angir en beskrivelse som settes på alle dokumenter som blir importert. La oss anta at vi bruker valgene satt i dialogen i bildet under (filnavnet deles på bindestrek). Filen Mitt dokument doc vil kunne importeres til drofus dersom det finnes en artikkel med artikkelnr

107 Bilder Bilder kan importeres til artikler ved å gå til drofus Importer/oppdater Importer bilder til artikler. Du angir en mappe som sjekkes for filer hvor filnavnet inneholder det valgte identifiseringsvalget for en artikkel i drofus. Dersom filnavnet ikke er hele identifiseringsvalget så må du angi en streng som filnavnet deles på. Bildekommentar angir en beskrivelse som settes på alle bildene som blir importert. 106