Møteinnkalling. Verran kommune. Administrasjonsutvalget MALM Tlf.: Utvalg: Verran Servicekontor, møterom: Fosdalen

Transkript

1 Verran kommune 7790 MALM Tlf.: Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 10:00 Administrasjonsutvalget Verran Servicekontor, møterom: Fosdalen Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Malm Bjørn Skjelstad /s/ Ordfører Jacob Br. Almlid /s/ Rådmann Dokumenter er utlagt til offentlig ettersyn på servicetorget.

2 Sakliste Utvalgssaksnr PS 1/13 PS 2/13 Innhold Etiske regler for ansatte i Verran kommune Revidering av kommunens permisjonsreglement Untatt off.

3 Verran kommune Arkivsak. Nr.: 2012/ Saksbehandler: Frank Christiansen,Planlegger Ansvarlig leder: Jacob Br. Almlid,Rådmann Godkjent av:, Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 1/ Etiske regler for ansatte i Verran kommune Vedlegg 1 Etiske regler for ansatte i Verran kommune Utrykte vedlegg: 1 X Etisk reglement vedatt av kommunestyret den Ann Baardvik m.fl. Saksopplysninger Verran kommunestyre vedtok siste gang etiske regler for ansatte i Verran kommune den , K- sak 18/05. Utarbeidelsen var også da basert på kommentarer fra ansatte og deres tillitsvalgte (fagorganisasjonene). Ut fra ulike forhold er det i ettertid kommet forslag om å oppdatere reglementet, hvilket i denne omgang er blitt gjort. Et utkast er blitt fremlagt for ledergruppen (med driftslederne) og fagorganisasjonene (tillitsvalgte HTV), hvor det ble gitt noen innspill. Vurdering En oppdatering av de etiske retningslinjer har vektlagt som formål å sikre en god etisk praksis og definere felles standarder for de ansatte i Verran kommune. Dette angår i særlig grad at det stilles høye krav til alle medarbeideres etiske holdninger i sin virksomhet for kommunen, dvs. som forvaltere av samfunnets fellesmidler. Foruten en beskrivelse av habilitet og taushetsplikt, er det laget regler for forretningsmessig virksomhet (innkjøp mm.), ytringsfrihet og varslingsrett og bruk av sosiale medier. I forbindelse med det siste har det vært viktig å sette fokus på den ansattes rolleavklaring i jobbsammenheng og privat. Foruten nyansattes underskriving av taushetserklæring, vil det i tillegg bli krav om tilsvarende underskriving av databrukeravtale og datasikkerhet (jf. kommunens informasjonssikkerhets-håndbok). For å bidra til en bedre oversikt over kommunens reglementer for sine ansatte, både til oppslag og ikke minst ved nyansettelser, vil disse bli samlet og gjort tilgjengelig i et og samme hefte (etiske regler, arbeidsreglement, rutiner for varsling og informasjonssikkerhetshåndbok). Rådmannens forslag til vedtak Administrasjonsutvalget vedtar fremlagte forslag til etisk reglement for Verran Kommune.

4

5 Etiske regler for ansatte i Verran kommune Vedtatt av kommunestyret , K-sak 18/05 og , K-sak 00/13 Hvorfor etiske regler? Etikk i Verran kommune handler om at vi skal kunne stå for de valgene vi gjør i jobbsituasjonen. Vil de tåle offentlighetens lys? Kan jeg for eksempel ta imot en konsertbillett eller en vinflaske fra en fornøyd innbygger? Kan jeg leie inn naboen min til et oppdrag? Kan jeg forsvare at vi ikke valgte det billigste hotellet til tjenestereisen? Ansatte i Verran kommune skal behandle brukere og kolleger med respekt, bruke fellesskapets midler på den mest effektive måten og følge gjeldende lover og regler. Vi tar både hodet, magefølelsen og ryggmargsrefleksen i bruk når vi handler, og som regel ender vi opp med de gode valgene. Etiske regler er hjelp til å handle riktig, men noen situasjoner er vanskeligere enn andre, og derfor har Verran kommune utviklet etiske regler for alle oss som har Verran kommune som arbeidsplass. Dette heftet tar for seg disse reglene. Reglene sørger for at valgene våre ikke går på bekostning av fellesskapets beste, og de setter en standard for hvordan vi skal utføre oppgavene våre på en måte som gjør at innbyggerne kan ha tillit til oss. Jacob Br. Almlid, april Formål og virkeområde Formålet med Verran kommunes etiske regler er å sikre en god etisk praksis og definere felles standarder for ansatte i Verran kommune. Retningslinjene gjelder alle kommunale arbeidstakere i Verran kommune som er i et fast forpliktende arbeidsforhold (jf. HTA Fellesbestemmelser 1). 2. Generelt Verran kommune legger stor vekt på redelighet, ærlighet og åpenhet i all sin virksomhet, og de ansatte har ansvar for å etterleve dette prinsippet. Som forvalter av samfunnets fellesmidler stilles det spesielt høye krav til den enkelte medarbeiders etiske holdninger i sin virksomhet for kommunen. Det forventes av alle medarbeidere at normal folkeskikk på en naturlig måte legges til grunn for sitt virke som ansatt i kommunen. De ansatte skal utføre sine oppgaver og opptre på en måte som ikke skader kommunens omdømme og tillit i befolkningen. Alle ansatte og engasjerte medarbeidere plikter lojalt å overholde de lover, forskrifter og reglement som er gjeldende for Verran kommune sin virksomhet. Dette innebærer også at alle skal forholde seg lojalt til vedtak som er truffet. 1

6 Alle ansatte og engasjerte medarbeidere har et selvstendig ansvar for å ta opp forhold som en får kjennskap til på arbeidsplassen, som ikke er i samsvar med kommunens etiske retningslinjer. 3. Ansvar og plikter Verran Kommune stiller strenge krav til sine medarbeideres opptreden og handlemåte slik at ingen skal kunne trekke i tvil den ansattes rettskaffenhet og pålitelighet. Alle medarbeidere skal være seg bevisste at de danner et viktig grunnlag for innbyggernes tillit og holdning til kommunen. De skal derfor ta aktiv avstand fra og bekjempe enhver uetisk forvaltningspraksis. Alle ansatte og engasjerte har et selvstendig ansvar for å utnytte arbeidstiden mest mulig effektivt. Ledere på alle nivåer har et særlig ansvar for å tydeliggjøre og skape aksept for etisk forsvarlig atferd. 4. Møte med kommunens brukere Ansatte i Verran kommune skal møte innbyggere og brukere med respekt. Faglige kunnskaper og faglig skjønn skal ligge til grunn i rådgivning, myndighetsutøvelse og tjenesteyting. Sammenblanding av ansattes og brukernes private interesser og økonomiske midler skal ikke forekomme. VI MØTER BRUKERNE OG INNBYGGERNE MED RESPEKT Under et hjemmebesøk kom jeg til å nevne at jeg hadde det litt trangt økonomisk, og da fikk jeg tilbud om å låne penger. Det ville være å blande interesser, så jeg takket høflig nei og forklarte at det ville være en sammenblanding av jobb og privatliv. Å vise respekt kan blant annet handle om å gi nok og forståelig informasjon. Noen av brukerne våre har mindre innsikt i rettighetene sine enn andre, og da blir det vår oppgave å sørge for at også de får det de har krav på. 5. Forvaltning av samfunnets fellesmidler Ansatte i Verran kommune skal være seg bevisst at de forvalter samfunnets fellesmidler på vegne av alle innbyggerne i kommunen. De ansatte plikter å ta vare på kommunens ressurser på den mest økonomiske og rasjonelle måte, og skal ikke misbruke eller sløse med kommunens midler. Kommunens ansatte skal ikke tilegne seg personlige fordeler av kommunens ressurser, verken økonomiske midler, eiendommer eller andre eiendeler. Inngåtte innkjøpsavtaler medfører forpliktelse til oppfølging. Dette betyr at det ikke skal undersøkes priser hos andre leverandører, og at det ikke er aktuelt å benytte annen leverandør enn den det er inngått avtale med, selv om annen leverandør tilbyr lavere priser på enkeltprodukter. Det er et mål å opprette innkjøpsavtaler innenfor de vare- og tjenestegrupper hvor kommunen jevnlig foretar innkjøp. Kjøp av varer og tjenester, herunder innleie via vikarbyrå o.l., skal så langt mulig etterstrebe og unngå sosial dumping. 2

7 VI FORVALTER SAMFUNNETS FELLESMIDLER PÅ EN BEST MULIG MÅTE Når vi handler inn varer og tjenester, kan det være fristende å bruke underleverandører som vi allerede har god erfaring med. Men siden det er skattebetalernes penger vi bruker, er vi forpliktet til å sjekke om andre kan levere den samme varen til en rimeligere pris. Jeg prøver å tenke på hvordan jeg bruker ressursene, og det handler jo også om de små tingene f.eks. ikke å skrive ut dokumenter jeg strengt tatt ikke trenger å ha en papirversjon av. 6. Habilitet og interessekonflikter Forvaltningslovens kap. 2 og Kommunelovens 40 nr. 3 gir bestemmelser om habilitet som gjelder for alle ansatte og engasjerte medarbeidere i kommunen. Alle saksbehandlere plikter å gjøre seg kjent med denne loven og forholde seg i samsvar med lovens bestemmelser. Kommunens ansatte og engasjerte medarbeidere skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunes interesser og personlige interesser. Dette kan også gjelde tilfeller som ikke rammes av Forvaltningslovens habilitetsbestemmelser. Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak en har faglig ansvar for eller for øvrig deltar i behandlingen av, skal en ta dette opp med overordnede. Eksempler på mulige interessekonflikter kan være: Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver eller arbeidskollegaer Lønnet bierverv som kan påvirke den ansattes arbeid i kommunen Engasjement i interesseorganisasjon eller politisk virksomhet som berører forhold som den enkelte arbeider med i kommunen Personlige økonomiske interesser som kan føre til at vedkommende medarbeider kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunens virksomhet Familiære og andre nære sosiale forbindelser Medarbeidere i Verran kommune plikter å underrette arbeidsgiver om bistillinger eller bierverv vedkommende har eller senere påtar seg. VI VARSLER OVERORDNEDE OM INHABILITET En gang opplevde jeg at kusinen min søkte på en jobb der jeg var med i ansettelsesprosessen. Da ble lederen min og jeg enige om at det var mest ryddig at en annen tok min plass. Jeg husker en gang da naboen min var med i en anbudsrunde der jeg hadde beslutningsmyndighet. Vi har i flere år hatt et litt anstrengt naboforhold, og derfor fant lederen min og jeg ut at jeg skulle overlate plassen til andre denne gangen. 7. Taushetsplikt og informasjon Medarbeiderne i Verran kommune er i hht. Forvaltningslovens 12 pålagt taushetsplikt. Hun/han kan heller ikke utnytte taushetsbelagte opplysninger i egen virksomhet eller i arbeid for andre. Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kommunen, må respekteres og ikke brukes til personlig vinning. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Verran kommune pålegger ansatte og engasjerte alltid å bidra til å gi en korrekt og fullstendig informasjon om kommunens virksomheter og forskjellige tjenester. All 3

8 informasjon som gis i forbindelse med virksomhet for kommunen, skal være korrekt og pålitelig og ikke med hensikt gis tvetydig formulering. 8. Forbud mot gaver og andre fordeler i tjenesten Ansatte i Verran kommune må for seg selv eller andre ikke motta gaver, provisjoner, tjenester eller andre ytelser i forbindelse med anskaffelser og kontraktsinngåelser, eller når ytelsen er egnet til eller av giveren er ment å påvirke vedkommendes tjenstlige handlinger. Dette omfatter også gunstige betingelser knyttet til reiser og opphold. Med mindre gaven er av ubetydelig verdi, plikter også ansatte å gi avkall på gaver og testamentariske gaver fra brukere av kommunens omsorgstjenester, selv om gaven ikke kan påvirke tjenesteytelsen. a) Personlige fordeler Ansatte og medarbeidere i kommunen skal alltid unngå å oppnå personlige fordeler og gaver av en art som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelse eller vedtak. b) Gaver Tilbud om gaver for å innta et bestemt standpunkt i enkeltsaker, skal avslås og rapporteres via nærmeste overordnede til rådmannen. Ved tilbud om gaver o.l. som har et omfang som går utover disse retningslinjer, skal rapporteres via nærmeste overordnede til rådmannen. Mottatte gaver skal straks returneres til avsender sammen med et brev, med kopi til rådmannen, som redegjør for kommunens regler. Gaver omfatter ikke bare materielle gjenstander, men også andre fordeler, f.eks. i form av personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester. Reglementet gjelder ikke gaver av ubetydelig verdi, så som reklamemateriell, blomster o.l. Gaver til en maksimal verdi av inntil kr pr. kalenderår, og gave inntil kr. 100,- pr. gang kan i denne forbindelse mottas. VI HAR IKKE LOV TIL Å TA IMOT GAVER I TJENESTEN En bruker på sykehjemmet der jeg jobber, hadde faktisk testamentert kroner til meg. Dette kunne jeg ikke ta imot. Det ville ikke vært etisk forsvarlig. Da vi hadde lyst ut tjenesten på anbud, ble vi invitert på restaurant av en tilbyder slik at vi kunne gå gjennom tilbudet deres nærmere i detalj. Vi avslo fordi det ville skape for tette bånd til tilbyderen, og dessuten ville det vært ulovlig. c) Representasjon Moderate former for gjestfrihet og representasjon hører naturlig med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles slik at den kan påvirke beslutningsprosesser, eller kan gi andre grunn til å tro dette. Samtlige invitasjoner til informasjonsmøter mv. med tilhørende middag/lunsj arrangert av leverandør/potensielle leverandører, tas opp med nærmeste overordnede på forhånd. 4

9 d) Reiser Reiseutgifter i alle tjenstlige sammenhenger skal dekkes av kommunen. Unntak fra dette prinsippet kan bare skje dersom: Reiser betalt av potensielle leverandører i forbindelse med innkjøp, forelegges og godkjennes av rådmannen Øvrige tjenestereiser som betales av andre skal forelegges og godkjennes av driftsleder/rådmann Slike reiser skal ha en klar faglig forankring, og kan ikke ha karakter av kundeoppfølging. 9. Forretningsetiske regler Kommunens forretningsmessige virksomhet må drives slik at innbyggere, brukere og leverandører har tillit til kommunen som forvalter av innbyggernes fellesmidler og som forretningspart. All forretningsvirksomhet skal bidra til å nå de mål kommunen har for sin virksomhet. Ansatte som deltar i kommunens forretningsmessige virksomhet, plikter å sette seg grundig inn i og etterleve lov og forskrift om offentlige anskaffelser og kommunens eget regelverk på området. Alle anskaffelser må baseres på forutsigbarhet, gjennomsiktighet, etterprøvbarhet, likebehandling og god forretningsskikk. Kommunens ansatte kan ikke levere varer og tjenester til den virksomhet i kommunen hvor de selv er ansatt. Kommunens ansatte skal ikke gjøre privat bruk av kommunens samkjøpsavtaler eller rabattordninger. Det skal ikke foretas privat bestilling fra leverandører som de ansatte har kontakt med som representant for kommunen, når dette kan skape tvil om sammenblanding av offentlige og private midler. VI FØLGER FORRETNINGSETISKE REGLER På jobben har vi tilgang til gode rabatter fra enkelte leverandører. Jeg vet at flere har vurdert å bruke disse kontaktene for å handle til privat bruk også, eller til foreninger som de er engasjert i. Vi kan ikke utnytte stillingen vår på denne måten, da kan folk miste tilliten til oss. 10. Bruk av maskiner og utstyr mv. Bruk av kommunens maskiner, biler og annet utstyr tillates lånt av kommunens ansatte etter spesifikk avtale med driftsleder for den enhet som disponerer utstyret (Jf. rutiner og avtaler på den enkelte driftsenhet). Driftsleder skal føre egnet logg over slikt utlån. Kommunens mobiltelefoner tillates ikke brukt til privat formål. Unntak er korte, nødvendige samtaler med familie, og ansatte med pålegg om døgnmessig tilgjengelighet. 11. Avstå fra kjøp av seksuelle tjenester Ansatte i Verran kommune skal ikke oppføre seg på en måte som er egnet til å bringe kommunen i miskreditt. Ansatte som i Norge eller i utlandet er på tjenestereise eller annet oppdrag for Verran kommunes regning, skal avstå fra kjøp av seksuelle tjenester. Dette gjelder også i fritiden under slike oppdrag. 12. Uregelmessigheter Uregelmessigheter og mistanke om sådanne, skal rapporteres til nærmeste overordnede, som tar saken opp med rådmannen. 5

10 13. Lederansvar Ledere i Verran kommune skal bygge en organisasjonskultur basert på åpenhet, og som ivaretar kommunens verdigrunnlag og etiske regler. Ledere på alle nivåer skal gjennomgå de etiske reglene med sine medarbeidere en gang i året, og ved nyansettelse. Lederne skal påse at alle ansatte undertegner på at de har lest og forstått kommunens etiske regler. Det vises for øvrig til internt notat: Prinsipper for ledelse i Verran kommune. 14. Personlig ansvar Ansatte i Verran kommune har et personlig og selvstendig ansvar for å følge kommunens etiske regler. Ansatte må ta opp tvilstilfeller i forhold til de etiske reglene med sin nærmeste leder. Kommunens ansatte har rett til å nekte å følge pålegg som er ulovlige eller medfører brudd på de etiske regler. Brudd på de etiske reglene kan i henhold til personalreglementet medføre konsekvenser for arbeidsforholdet. 15. Åpenhet Verran kommune skal gi offentligheten innsyn i den kommunale forvaltning. Kommunen har en generell aktiv informasjonsplikt. Kommunens ansatte skal alltid gi korrekte og tilstrekkelige opplysninger til innbyggere, organisasjoner, selskaper og andre myndigheter. 16. Ansattes ytringsfrihet og rett til å varsle Ansatte i Verran kommune kan gi faktaopplysninger om eget ansvarsområde. Som alle andre borgere kan kommunens medarbeidere delta i samfunnsdebatten og uttale seg på egne vegne. Mht. uttalelse til media, vises det til kommunens arbeidsreglement. Kritikkverdige forhold i en virksomhet bør tas opp, slik at forholdene kan bedres. Varsling bør først skje internt, men ansatte har rett til å varsle offentlig når dette er formålstjenlig (jf. kommunens rutiner for varsling). Ytringsfrihet er en grunnlovfestet rettighet, og virksomheter har ikke anledning til å begrense ansattes mulighet til å ytre sine meninger. Alle ansatte har imidlertid taushetsplikt. Vedtatt arbeidsreglement sier følgende i 18: "Alle ansatte er underlagt taushetsplikt og skal signere taushetserklæring ved tiltredelse. Når en sak er undergitt taushetsplikt i hht. lov eller andre bestemmelser, må ingen arbeidstaker omtale saken overfor noen utenforstående". VI HAR YTRINGSFRIHET OG RETT TIL Å VARSLE Hvis du vil varsle om noe, velger du selv om du vil bruke kommunens sentrale varslingsordning, eller om du vil varsle lokalt. Ordningen er trygg for alle som varsler, både for dem som ønsker å oppgi navn, og for dem som varsler anonymt. Varslingsordningen verner også den det varsles om. Varslingsordningen skal fange opp varsler fra brukere, leverandører, publikum og kommunens egne ansatte. Det kan for eksempel varsles om korrupsjon, svindel, misligheter, økonomiske lovbrudd, brudd på etiske regler eller HMS-regler. Du kan bruke elektronisk skjema, skrive brev, ringe, sende faks eller møte opp personlig. Mer om varsling finner du på 6

11 17. Bruk av sosiale medier Sosiale medier kan være både en kommunikasjonsform og en arbeidsmåte. Ulike nettsamfunn og nettaktiviteter er basert på brukerstyrt innhold hvor det er mulig å dele informasjon, utvikle egne og andres ideer og å innhente kunnskap. Sosiale medier er uformelle og brukerstyrt. Eksempler på utbredte sosiale medier er Face book, Twitter, You Tube, Flickr, o.a. Ansvar Ansatte i Verran kommune har et personlig og selvstendig ansvar for å følge de gjeldende retningslinjer for privat bruk av sosiale medier. I tilfeller hvor man er i tvil om hvordan en skal forholde seg, bør den ansatte ta kontakt med sin nærmeste leder. Bruk av sosiale medier i arbeidstiden Privat bruk av internett og sosiale medier i arbeidstiden er ikke tillatt. I unntakstilfeller skal dette være godkjent av nærmeste leder (jf. vedtatt arbeidsreglement 11). Bruk av sosiale medier i fritiden Den ansatte selv avgjør sin private aktivitet mht. bruk av sosiale medier. En må være seg bevisst sin rolle som ansatt i Verran kommune når en omtaler kollegaer, egen arbeidsplass og når det gjelder generelle ytringer på sosiale medier. Da en ofte vil kunne assosieres med egen profesjon og yrkesrolle, må en ved tvil om sin rolle alltid presisere at en ikke ytrer seg på vegne av Verran kommune. Som privatperson og samtidig som ansatt i Verran kommune, må en vurdere nøye om en skal ha kontakt med elever, brukere, pårørende, leverandører o.a. gjennom sosiale medier. Selv om det oppleves greit å skille mellom rollene, kan det over tid oppstå situasjoner som kan oppleves utfordrende for begge parter. Henvendelser som gjelder saker knyttet til kommunal drift, henvises til riktig instans. Bruk av sosiale medier stiller store krav til den offentlig ansatte sin etiske opptreden. En skal derfor alltid utvise klokskap, og ikke minst være klar over problematikken mht. sletting av ytringer på Internett etter at de første er lagt ut. 7

12 Verran kommune Arkivsak. Nr.: 2010/ Saksbehandler: Robert Bjørk, Leder Ansvarlig leder: Robert Bjørk, Personalleder Godkjent av: Jacob Br. Almlid, Rådmann Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 2/ Revidering av kommunens permisjonsreglement Vedlegg 1 Revidert permisjonsreglement 2 Revidering av kommunens permisjonsreglement 3 Svar fra Åpen omsorg- Revidering av permisjonsregelmentet 4 Revidering av permisjonsreglement 5 Revidering av permisjonsreglement - Innspill fra driftsleder NAV 6 Svar fra Strandveien barnehage - Revidering av permisjonsreglement Utrykte vedlegg: 1 X Angående studiepermisjoner - innskjerping av reglement Aldis Reinaas m.fl. 3 U Avklaringsmøte/drøftingsmøte Fagforbundet 4 X Nytt permisjonsreglement S Permisjonsreglement Verran kommune 6 U Endring av permisjonsreglement Arbeidstakerorganisasjonene i Verran kommune 7 X Skjema velferdspermisjon 8 X Innspill til permisjonsreglement - Utdanningsforbundet Robert Bjørk 9 X Innspill til permisjonsreglement - Sykepleierforbundet 10 X Vedtatt permisjonsreglement den U Permisjoner - innskjerping av reglement Sykepleierforbundet m.fl. 12 N Revidering av permisjonsreglement Ann Baardvik m.fl. 13 U Revidering av kommunens permisjonsreglement Arbeidstakerorganisasjonene i Verran kommune

13 14 N Referat fra møte i arbeidsgruppe Robert Bjørk 15 S Revidering av kommunens permisjonsreglement 16 N Endret frist - innspill permisjonsreglement Ann Baardvik m.fl. 23 N Referat fra møte i arbeidsgruppe Robert Bjørk 24 U Utkast til nytt permisjonsreglement Arbeidstakerorganisasjonene 25 S Revidering av kommunens permisjonsreglement Saksopplysninger I kommunens vedtatte handlingsplan for reduksjon av sykefravær, var et av tiltakene at man skulle se på muligheten for å myke opp nåværende velferdspermisjonsreglement. Da reglene rundt velferdspermisjoner inngår som en del i kommunens permisjonsreglement, så er det riktig å se på hele permisjonsreglementet i denne sammenheng. Det ble satt ned en gruppe som fikk i oppgave å starte en prosess med involvering av tillitsvalgte og ansatte og eventuelt fremme endringer i permisjonsreglementet til administrasjonsutvalget. Denne gruppen har bestått av: - HTV Fagforbundet, Morten Aakvik - HTV Utdanningsforbundet, Håvard Bergfall - Personalleder, Robert Bjørk Arbeidsgruppen har gjennomført to møter. I første møte ble man enige om prosessen og i det andre møtet ble man enige om endringsforslaget som fremlegges til administrasjonsutvalget. Gruppen innhentet innspill fra alle driftsledere og alle arbeidstakerorganisasjoner, samt fra arbeidsmiljøutvalget. Innspillene er vedlagt saken. Etter at alle innspill var innkommet, utarbeidet gruppen et revidert forslag til reglement som ble utsendt til alle arbeidstakerorganisasjoner for uttalelse. Arbeidsgruppen har ikke mottatt uttalelse etter fristen utløp, som var den Revidert forslag til permisjonsreglement er vedlagt. Vurdering Følgende har gitt innspill til endring av permisjonsreglement: - Arbeidsmiljøutvalget - Åpen omsorg - Malm skole - Nav Verran - Strandveien barnehage Følgende endringer er innarbeidet i forslaget til nytt permisjonsreglement:

14 Gjeldende pkt Saksbehandling/avgjørelsesmyndighet. Behandling av permisjonssøknader gjennomføres i alle tilfelle av driftsleder. Velferdspermisjoner behandles direkte på eget søknadsskjema, kopi sendes personalavdeling for registrering. Øvrige søknader saksbehandles av driftsleder i Ephorte ved hjelp av egen mal (utgående brev). Brevet sendes til personalleder for elektronisk godkjenning. Vedtak skal alltid begrunnes, både ved avslag og innvilgelse. Nytt forslag pkt Saksbehandling/avgjørelsesmyndighet. Søknad om permisjon rettes skriftlig til driftsleder/nærmeste overordnede. Velferdspermisjoner søkes og besvares på eget skjema. Kopi av søknad med vedtak sendes personalavdelingen for registrering. Alle øvrige permisjonssøknader saksbehandles i ephorte. I saker hvor driftsleder ikke er delegert avgjørelsesmyndighet, saksbehandler driftsleder og utarbeider innstilling med begrunnelse til avgjørende myndighet. Vedtak skal alltid begrunnes, både ved avslag og innvilgelse. Gjeldende pkt Ved alvorlig sykdom Ved alvorlig sykdom i nærmeste familie (ektefelle, foreldre, besteforeldre, barn, søsken eller andre som står arbeidstakeren nær): Inntil 5 dager. Rett til permisjon ved barns og barnepassers sykdom i henhold til arbeidsmiljøloven 12-9 og hovedtariffavtalen kap. 1 8 pkt. 8-6 gjelder i tillegg til denne bestemmelsen. Arbeidsmiljølovens gir rett til permisjon inntil 20 dager for pleie av nære pårørende i heimen i terminalfasen. Folketrygden betaler for slikt fravær, jfr. folketrygdlovens kap 9. Avgjørelsesmyndighet: Driftsleder Nytt forslag pkt Ved alvorlig sykdom Ved alvorlig sykdom i nærmeste familie (ektefelle, registrert partnerskap, registrert samboerskap, foreldre, besteforeldre, barn, søsken eller andre som står arbeidstakeren nær): Inntil 10 dager etter fremleggelse av dokumentasjon. Rett til permisjon ved barns og barnepassers sykdom i henhold til arbeidsmiljøloven 12-9 og hovedtariffavtalen kap. 1 8 pkt. 8-6 gjelder i tillegg til denne bestemmelsen. Arbeidsmiljølovens gir rett til permisjon inntil 60 dager for pleie av nærstående i hjemmet i livets sluttfase. Folketrygden betaler for slikt fravær, jfr. folketrygdlovens kap 9. Avgjørelsesmyndighet: Driftsleder Gjeldende pkt Ved dødsfall Ved dødsfall i nærmeste familie og andre som har stått arbeidstakeren nær: Inntil 3 dager, evt. med tillegg av nødvendige reisedager. Avgjørelsesmyndighet: Driftsleder Nytt forslag pkt Ved dødsfall Ved dødsfall i nærmeste familie (ektefelle, registrert partnerskap, registrert samboerskap, foreldre, besteforeldre, barn, søsken eller andre som har stått arbeidstakeren nær): Inntil 7 dager, evt. med tillegg av nødvendige reisedager. Avgjørelsesmyndighet: Driftsleder

15 Gjeldende pkt Flytting Dersom flytting er nødvendig ved skifte av arbeidssted hos Verran kommune kan det gis permisjon med lønn i inntil 1 dag. Avgjørelsesmyndighet: Driftsleder Nytt forslag pkt Flytting Dersom flytting er nødvendig etter arbeidsgivers beslutning om skifte av arbeidssted, kan det gis permisjon med lønn i inntil 2 dager. Avgjørelsesmyndighet: Driftsleder Gjeldende pkt For deltakelse i idrettsarrangement og musikkarrangement Deltakelse i idrettsarrangementer og musikkarrangementer skal som hovedregel gå til fradrag fra ferie eller tilstås uten lønn. For deltakelse i internasjonale konkurranser og landskamper kan tilstås permisjon i inntil 5 dager med lønn. For finale i norgesmesterskap kan det gis permisjon med lønn i inntil 2 dager. Ordninga praktiseres også for ledere. Det forutsettes at deltakelse gjelder i idrettsgren som er tilsluttet Norges Idrettsforbund eller musikk som er tilsluttet Norges musikkråd. Avgjørelsesmyndighet: Driftsleder Nytt forslag pkt Idrett og kultur Deltakelse i idrettsarrangementer og musikkarrangementer skal som hovedregel gå til fradrag fra ferie eller tilstås uten lønn. For deltakelse i internasjonale konkurranser og landskamper kan tilstås permisjon i inntil 5 dager med lønn. For finale i norgesmesterskap kan det gis permisjon med lønn i inntil 2 dager. Ordninga praktiseres også for ledere. Det forutsettes at deltakelse gjelder i idrettsgren som er tilsluttet Norges Idrettsforbund eller musikk som er tilsluttet Norges musikkråd. Avgjørelsesmyndighet: Driftsleder Gjeldende pkt Søknad om permisjon ut over sykelønnsåret Sykemeldt arbeidstaker kan etter sykelønnsåret innvilges permisjon uten lønn i inntil 12 måneder. I spesielle tilfeller kan permisjon innvilges ut over 12 måneder når det er tilnærmet sikkert at arbeidstaker kommer tilbake til sin stilling. Det kan kun engasjeres vikar i stillingen i permisjonstiden. Det forutsettes at den ansatte i god tid, senes 3 måneder før utgangen av sykelønnsåret, søker for det tidsrom som er naturlig i forhold til behandling/oppfølging/attføring eller andre ting som iverksettes med tanke på tilbakeføring til arbeidet. Mottar arbeidsgiver ikke søknad om permisjon, forutsettes det at arbeidstaker gjeninntrer i stilling. Dersom arbeidstaker ikke gjeninntrer i stillingen etter endt permisjon, må det påregnes at kommunen går til oppsigelse av arbeidsforholdet. Ved egen oppsigelse av stillingen innen utgangen av permisjonstiden, gis inntil 1 år fortrinnsrett ved ledighet i stilling vedkommende er kvalifisert for. Arbeidstaker må selv påberope seg fortrinnsrett ved skriftlig søknad. Avgjørelsesmyndighet: Personalleder Nytt forslag pkt Søknad om permisjon ut over sykelønnsåret Sykemeldt arbeidstaker kan etter sykelønnsåret innvilges permisjon uten lønn i inntil 12 måneder. I spesielle tilfeller kan permisjon innvilges ut over 12 måneder når det er tilnærmet sikkert at arbeidstaker kommer tilbake til sin stilling, og dette er dokumentert av behandlende lege. Det kan kun engasjeres vikar i stillingen i permisjonstiden.

16 Det forutsettes at den ansatte i god tid, senes 3 måneder før utgangen av sykelønnsåret, søker for det tidsrom som er naturlig i forhold til behandling/oppfølging/attføring eller andre ting som iverksettes med tanke på tilbakeføring til arbeidet. Mottar arbeidsgiver ikke søknad om permisjon, forutsettes det at arbeidstaker gjeninntrer i stilling. Dersom arbeidstaker ikke gjeninntrer i stillingen etter endt permisjon, må det påregnes at kommunen går til oppsigelse av arbeidsforholdet. Ved egen oppsigelse av stillingen innen utgangen av permisjonstiden, gis inntil 1 år fortrinnsrett ved ledighet i stilling vedkommende er kvalifisert for. Arbeidstaker må selv påberope seg fortrinnsrett ved skriftlig søknad. Avgjørelsesmyndighet: Personalleder Rådmannens forslag til vedtak 1. Fremlagte forslag til revidert permisjonsreglement vedtas.

17 PERMISJONSREGLEMENT VERRAN KOMMUNE Gjeldende fra Vedtatt i Administrasjonsutvalget den Ephorte 2010/

18 1. INNLEDNING Generelt Søknadsfrister Reglementets omfang Saksbehandling/avgjørelsesmyndighet Delegering av myndighet Lønn og lønnsansiennitet Lønn Lønnsansiennitet Pensjonsmedlemskap Fortolkning og anke på avslag om permisjon VELFERDSPERMISJONER Ved alvorlig sykdom Ved dødsfall For tilvenning av barn i barnehage og ved grunnskolestart Flytting For deltakelse i idrettsarrangement Deltakelse i hjelpekorps Andre velferdspermisjoner Bytte av vakter/innarbeiding 7 3. ANDRE PERMISJONER Offentlige tillitsverv/ombud Politisk arbeid nominasjonsmøter Stortingsrepresentant PERMISJON FOR UTFØRING AV TILLITSVERV/ OMBUD Tillitsverv/stilling i arbeidstakerorganisasjoner Andre tillitsverv 8 5. DIVERSE PERMISJONER UTEN LØNN Overgang til ny stilling Permisjon for spesielle oppdrag/engasjementer 8 6. PERMISJONER HJEMLET I HA OG AML Kompetansepermisjoner med hjemmel i Hovedavtalen og Hovedtariffavtalen 8 2

19 6.2 Andre bestemmelser vedrørende eksamen Permisjon ved sykdom svangerskap adopsjon amming - omsorg for barn under 12 år PERMISJON IFM KURS, KONFERANSER, FAGSEMINAR, ETC SYKDOM, EGENMELDING OG PERMISJONER Egenmelding Antall dager Sykemeldt arbeidstaker og permisjoner Søknad om permisjon ut over sykelønnsåret 12 3

20 1. Innledning. Dette Permisjonsreglementet skal fungere som et personalpolitisk redskap for ledere i deres utøvelse og håndtering av permisjonssaker. Reglementet må sees på som et hjelpemiddel og rettesnor, og vil ikke kunne gi svar på alle saker som ligger under permisjonsområdet. Intensjonene i Verran kommunes vedtatte Arbeidsgiverpolitikk er derfor viktig å ha med seg i saker som berører enkeltpersoner og hvor man må nyttiggjøre seg av skjønn. Husk at god personalpolitikk vil kunne kreve individuelle vurderinger som således vil kreve ulike behandlinger. 1.1 Generelt Verran kommune er opptatt av at sine medarbeidere søker å utvikle seg selv og sin funksjon i den hensikt å levere bedre kvalitative tjenester til publikum og brukere. Dette betinger at vi alle ser etter muligheter for å øke kompetansen vår. Dette reglementet er etter vårt skjønn et virkemiddel i å nå slike mål, gjennom muligheten som ligger i det å ta kurs, videreutdanning og/eller ikke minst prøve seg i stillinger i andre virksomheter, så vel offentlige som private. 1.2 Søknadsfrister I forbindelse med saker som omfattes av dette reglement, skal det på tidligst mulige tidspunkt fremmes søknad for behandling. Det gjelder normalt en søknadsfrist på 14 dager uten ved velferdspermisjon. Ved kompetansehevende kurs/ utdanning skal det på forhånd avsjekkes hvorvidt det er mulig å få permisjon til aktiviteten før man eventuelt takker ja, til studieplass. Utgangspunktet for innvilgelse av permisjoner i slike tilfeller, er driftsenhetenes kompetanseplaner. 1.3 Reglementets omfang Reglementet gjelder alle kommunale arbeidstakere i et fast forpliktende arbeidsforhold, herunder arbeidstakere med tidsbegrensede arbeidsavtaler, med en på forhånd fastsatt arbeidstid (eventuelt gjennomsnittlig arbeidstid pr. uke). jfr. Hovedtariffavtalens Fellesbestemmelser 1. Deltidsansatte innvilges permisjon forholdsmessig etter stillingens størrelse. Ved kursdeltakelse får deltidsansatte lønnskompensasjon (personlig grunnlønn uten tillegg), i tiden mellom kursdagens lengde og arbeidstakers faktiske arbeidstid den/de aktuelle dagen/ene, begrenset oppad til vanlig arbeidsdag. Reisetid medregnes og utbetales som ordinær timelønn, når arbeidsgiver har pålagt deltagelse. Dette gjelder kurs/opplæring som er i tråd med kompetanseplan/pålagt deltakelse av arbeidsgiver. Kvoten for lønnet permisjon for arbeidstakere med tidsbegrenset ansettelse fastsettes i forhold til hvor stor del av året ansettelsen gjelder. Rettighetene til permisjon gjelder fra arbeidsforholdet starter. Unntatt fra disse reglene er personale som har permisjonsbestemmelser regulert i forhold til lover og avtaler. I slike tilfeller følges disse bestemmelsene. 1.4 Saksbehandling/avgjørelsesmyndighet. Søknad om permisjon rettes skriftlig til driftsleder/nærmeste overordnede. Velferdspermisjoner søkes og besvares på eget skjema. Kopi av søknad med vedtak sendes personalavdelingen for registrering. Alle øvrige permisjonssøknader saksbehandles i ephorte. I saker hvor driftsleder ikke er delegert avgjørelsesmyndighet, saksbehandler driftsleder og utarbeider innstilling med begrunnelse til avgjørende myndighet. Vedtak skal alltid begrunnes, både ved avslag og innvilgelse. 4

21 1.4.1 Delegering av myndighet Rådmann kan delegere myndighet til å innvilge permisjonssøknader. Personalleder kan delegere myndighet til å innvilge permisjonssøknader innenfor egen enhet. Driftsledere kan delegere myndighet til å innvilge og permisjonssøknader innenfor egen enhet. 1.5 Lønn og lønnsansiennitet Lønn Ved innvilgelse av permisjon med lønn utbetales stillingens lønn inkl. tillegg, med mindre annet følger av lov og avtaleverk Lønnsansiennitet Permisjon med hel eller delvis lønn avbryter ikke opptjening av lønnsansiennitet. Det samme gjelder syke- og svangerskapspermisjon inntil 1 år og tvungen vernepliktstjeneste. Ulønnet permisjon for å utføre offentlige ombud og ombud i arbeidstakerorganisasjoner medregnes i lønnsansienniteten. Ulønnet utdanningspermisjon medregnes med inntil 1 år når utdanningen har betydning for vedkommendes arbeid i kommunen. Grunnutdanning er unntatt. Det vises for øvrig til bestemmelsene i Hovedtariffavtalen og Hovedavtalen. 1.6 Pensjonsmedlemskap Arbeidstaker som innvilges permisjon uten lønn for et lengre tidsrom enn 1 måned, meldes ut av pensjonsordningen. Arbeidstakeren tilbys samtidig frivillig medlemskap etter de regler som gjelder i de respektive pensjonsordninger. 1.7 Fortolkning og anke på avslag om permisjon. Spørsmål om fortolkning av dette reglement behandles av rådmann. Arbeidstaker som får avslag på permisjon og som mener at avslaget ikke er i tråd med reglementet eller intensjon med reglementet, har rett til å få søknaden behandlet på nytt av høyere myndighet. Klageinstans for saker som behandles av Driftsleder og personalleder, er rådmannen. 2. VELFERDSPERMISJONER Det gis anledning til å søke permisjon med lønn i de tilfeller som er opplistet nedenfor. Avslag på søknad om permisjon må være begrunnet i at fravær ikke er forenelig med tjenestens behov for tilgjengelig personell, og/eller at kvalifisert vikar ikke kan skaffes. Velferdspermisjon med lønn etter pkt. 2.1 til 2.7 nedenfor kan maksimalt innvilges for til sammen 12 arbeidsdager pr kalenderår for ansatte i 100 % stilling. Permisjon ut over 12 dager, eller ut over det dagantall som er maksimum for de forskjellige permisjonsgrunner, kan i tilfelle innvilges som ulønnet permisjon. I helt spesielle tilfeller kan det søkes om permisjon med lønn begrunnet i andre forhold som kan dokumenteres. Det gis også adgang til å bytte vakt(er), innarbeiding for senere avspasering uten innleie, og/eller en søknad om permisjon uten lønn. Dette forutsettes klarert med nærmeste foresatt. For deltidsansatte gis permisjon med lønn forholdsmessig etter stillingsstørrelse. 5

22 Bestemmelsene under punkt 2 kommer i tillegg til Arbeidsmiljølovens Kap 12 Rett til permisjon, og Hovedtariffavtalens Kap 1 8 Lønn under sykdom, svangerskap, fødsel og adopsjon, samt Arbeidsmiljølovens jfr. Folketrygdlovens 9-12 om rett til fri ved pleie av pårørende. Følgende norm nyttes ved innvilgelse av velferdspermisjon med lønn. Skjema søknad om velferdspermisjon med lønn benyttes, kopi sendes lønn/personal. 2.1 Ved alvorlig sykdom Ved alvorlig sykdom i nærmeste familie (ektefelle, registrert partnerskap, registrert samboerskap, foreldre, besteforeldre, barn, søsken eller andre som står arbeidstakeren nær): Inntil 10 dager etter fremleggelse av dokumentasjon. Rett til permisjon ved barns og barnepassers sykdom i henhold til arbeidsmiljøloven 12-9 og hovedtariffavtalen kap. 1 8 pkt. 8-6 gjelder i tillegg til denne bestemmelsen. Arbeidsmiljølovens gir rett til permisjon inntil 60 dager for pleie av nærstående i hjemmet i livets sluttfase. Folketrygden betaler for slikt fravær, jfr. folketrygdlovens kap 9. Avgjørelsesmyndighet: Driftsleder 2.2 Ved dødsfall Ved dødsfall i nærmeste familie (ektefelle, registrert partnerskap, registrert samboerskap, foreldre, besteforeldre, barn, søsken eller andre som har stått arbeidstakeren nær): Inntil 7 dager, evt. med tillegg av nødvendige reisedager. Avgjørelsesmyndighet: Driftsleder 2.3 For tilvenning av barn i barnehage og ved grunnskolestart For tilvenning av barn i barnehage gis det normalt permisjon med lønn for samlet tilsvarende 1 dag, dersom arbeidstakeren må være tilstede hos barnet den første dagen(e). I spesielle tilfeller kan det gis permisjon inntil 3 dager pr. år. Det kan gis inntil 1 dags permisjon med lønn for å følge eget barn til grunnskolestart. Avgjørelsesmyndighet: Driftsleder 2.4 Flytting Dersom flytting er nødvendig etter arbeidsgivers beslutning om skifte av arbeidssted, kan det gis permisjon med lønn i inntil 2 dager. Avgjørelsesmyndighet: Driftsleder 2.5 Idrett og kultur Deltakelse i idrettsarrangementer og musikkarrangementer skal som hovedregel gå til fradrag fra ferie eller tilstås uten lønn. For deltakelse i internasjonale konkurranser og landskamper kan tilstås permisjon i inntil 5 dager med lønn. For finale i norgesmesterskap kan det gis permisjon med lønn i inntil 2 dager. Ordninga praktiseres også for ledere. Det forutsettes at deltakelse gjelder i idrettsgren som er tilsluttet Norges Idrettsforbund eller musikk som er tilsluttet Norges musikkråd. Avgjørelsesmyndighet: Driftsleder 2.6 Deltakelse i hjelpekorps Arbeidstakere som er knyttet til Røde Kors Hjelpekorps og Norsk Folkehjelps beredskaps- og ettersøkningsgruppe, samt hundeførere med godkjente hunder tilknyttet Norske Redningshunder, kan innvilges permisjon i inntil 3 dager med lønn i forbindelse med utrykning til hjelp for nødstilte, under forutsetning av forsvarlig drift. Avgjørelsesmyndighet: Driftsleder 6

23 2.7 Andre velferdspermisjoner Undersøkelse og behandling hos lege, tannlege, fysioterapeut etc. og andre private gjøremål må så vidt mulig legges i fritiden. Permisjon med lønn kan innvilges for andre velferdsformål, hvor det finnes rimelig. Vurdering av om det er grunnlag for å tilstå velferdspermisjon med lønn må foretas av den som etter delegasjonsreglementet er gitt myndighet til å innvilge permisjon. Ved avgjørelsen bør det tas hensyn til de anførte permisjonsgrunner og arbeidstakerens behov. Permisjon uten lønn kan også vurderes. Ved innkalling til undersøkelse og behandling hos lege på tidspunkt hvor søker trenger hvile i forkant (eks etter nattevakt) kan driftsleder foreta en vurdering av behov for å innvilge delvis permisjon av forutgående vakt. Avgjørelsesmyndighet: Driftsleder 2.8 Bytte av vakter/innarbeiding Det gis mulighet for bytte av vakter og innarbeiding for senere avspasering der dette er mulig. Bytte av vakter skal avklares med nærmeste leder. Avgjørelsesmyndighet: Driftsleder 3. Andre permisjoner Skriftlig søknad sendes nærmeste leder. Nærmeste leder vurderer søknad og utformer svar som sendes personalleder til godkjenning. 3.1 Offentlige tillitsverv/ombud Med offentlige tillitsverv forstås ombud som er opprettet ved lov, eller med hjemmel i lov, herunder domsmenn, skjønnsmenn og rettsvitne. Arbeidstaker innvilges permisjon uten lønn i inntil 10 dager pr. år for å utføre offentlige tillitsverv. Det forutsettes at vervet ikke kan utføres utenfor arbeidstid. Avgjørelsesmyndighet: Personalleder 3.2 Politisk arbeid nominasjonsmøter Arbeidstaker som blir valgt til utsending til nominasjonsmøter ved stortingsvalg, fylkestingsvalg eller kommunevalg innvilges permisjon med lønn. Avgjørelsesmyndighet: Personalleder 3.3 Stortingsrepresentant. Arbeidstaker som velges til stortingsrepresentant, ordfører eller annet offentlig tillitsverv på heltid, innvilges permisjon uten lønn for valgperioden. For offentlig tillitsverv på deltid, innvilges permisjon med forholdsmessig redusert lønn Avgjørelsesmyndighet: Personalleder 4. PERMISJON FOR UTFØRING AV TILLITSVERV/ OMBUD Skriftlig søknad sendes nærmeste leder. Nærmeste leder vurderer søknad og utformer svar som sendes personalleder til godkjenning. 4.1 Tillitsverv/stilling i arbeidstakerorganisasjoner Arbeidstakere som velges/ansettes i fastlønnet tillitsverv i organisasjonens sentrale eller distrikts- /fylkesvise organer eller ansettes som funksjonær i sin organisasjon, innvilges permisjon i inntil 4 år. Permisjon innvilges i henhold til og på de vilkår som framgår av gjeldende Hovedavtale. Avgjørelsesmyndighet: Personalleder 7

24 4.2 Andre tillitsverv Kommunen kan etter en konkret vurdering innvilge permisjon i inntil 10 dager pr. år for utførelse av andre verv. Avgjørelsesmyndighet: Personalleder 5. DIVERSE PERMISJONER UTEN LØNN 5.1 Overgang til ny stilling Det kan innvilges permisjon for overgang til annen fast stilling, vikariat eller engasjement i eller utenfor kommunen når den ansatte har vært fast ansatt i 3 år eller mer. Søknad skal fremmes på tidligst mulig tidspunkt. I følgende tilfeller kan det innvilges permisjon: permisjon som er hjemlet i overenskomst/hovedavtale tjeneste som er av særlig faglig betydning for søkerens egenutvikling og det erverves kunnskaper som kommer kommunen til nytte når vedkommende kommer tilbake, kan det innvilges permisjon inntil 1 år permisjon utover 1 år kan vurderes i de tilfeller det ikke er til ulempe for arbeidsgiver permisjon for å prøve å utvikle egen arbeidsplass kan vurderes for inntil 1 år når tjenesten søkes av helsemessige årsaker kan det innvilges permisjon inntil 1 år vikariat/engasjementsstilling i eller utenfor kommunen Prinsipper for innvilgning av permisjoner er: - at det søkes permisjon for hele stillingsprosenten. - at det kan etableres forsvarlig vikarordning. Avgjørelsesmyndighet: Personalleder 5.2 Permisjon for spesielle oppdrag/engasjementer Etter særskilt vurdering kan ansatte gis begrenset permisjon for å arbeide med forskning innen sitt fagområde. Det er en forutsetning av forskningen skjer i tilknytning til en forskningsstasjon. Det kan gis nødvendig permisjon i forbindelse med avtaler om utveksling av arbeidstakere mellom kommuner/fylkeskommuner og statlige etater. Det kan innvilges permisjon uten lønn i inntil 2 år for å arbeide i norsk hjelpetiltak i utviklingsland eller annet arbeid i utlandet i regi av norske organisasjoner. Avgjørelsesmyndighet: Personalleder 6. PERMISJONER HJEMLET I HA OG AML Skriftlig søknad sendes nærmeste leder. Nærmeste leder vurderer søknad og utformer svar som sendes personalleder til godkjenning. 6.1 Kompetansepermisjoner med hjemmel i Hovedavtalen og Hovedtariffavtalen Det kan gis permisjon til grunn-, etter- og videreutdanning i tråd med bestemmelsene i Hovedtariffavtalen 14.2 samt Arbeidsmiljølovens En forutsetning for å gi permisjoner er at 8

25 tiltaket er beskrevet i gjeldende opplæringsplan og er budsjettert samt at permisjon ikke er til hinder for arbeidsgivers forsvarlige planlegging av drift og personaldisponeringer. Plikttjeneste/bindingstid skal avtales og må påregnes, dersom kommunen ved opplæring yter økonomisk støtte. Plikttjeneste begrenses til maks. to år. Jf Hovedtariffavtalen 14.3 Alle permisjoner må tilpasses arbeidsgivers behov for mulighet til å skaffe vikar, samt økonomiske rammer. Permisjonsregler for tillitsvalgte gjelder Hovedavtalen del B 3-4, 3-5 og 3-6. Gjeldende Hovedavtale Del B 3-4, 3-5 og 3-6 har følgende ordlyd: 3-4 Rett til fri fra ordinært arbeid Tillitsvalgte har rett til tjenestefri for å utføre sine oppgaver. Under utøvelsen av sin virksomhet som tillitsvalgt og under forhandlinger og drøftinger med arbeidsgiver, beholder den tillitsvalgte sin lønn. Med lønn menes i denne forbindelse ordinær lønn, faste årsbeløp og variable tillegg etter oppsatt turnusplan. Arbeidet som tillitsvalgt skal avvikles slik at det volder minst mulig ulempe for arbeidets gang. Fravær skal så vidt mulig avtales på forhånd med nærmeste overordnede. Forholdene skal legges slik til rette at tillitsvalgte som arbeider etter tjenesteplan, eller har arbeid som faller utenfor ordinær dagarbeidstid, får samme arbeidsforhold og vilkår som de med ordinær dagarbeidstid. For tillitsvalgt som innkalles av arbeidsgiver til møter som faller utenfor vedkommendes arbeidstid, avklares om medgått tid kompenseres med timelønn eller avspasering. I større kommuner og fylkeskommuner med slik spredning av arbeidsplassene at dette medfører en omfattende reisevirksomhet for den tillitsvalgte, kan det avtales at slike reiser innenfor en fastsatt ramme skal dekkes etter satsene i reiseregulativet. Der arbeidsgiver innkaller til møte, skal reisekostnader dekkes etter satsene i reiseregulativet. 3-5 Permisjon Søknad om permisjon etter 3-5 skal dokumenteres med innkalling. a) Ved deltakelse i og nødvendig forberedelse til lokale forhandlinger innvilges permisjon med lønn. b) Ved deltakelse i sentrale forhandlinger innvilges permisjon med lønn. c) Det kan ikke uten tvingende grunn nektes permisjon med lønn i inntil 12 arbeidsdager pr. år for valgte, faste medlemmer som skal møte i en arbeidstakerorganisasjons - styrende (vedtektsfestede) sentrale organer - styrende (vedtektsfestede) distrikts-/fylkesorganer - øverste (vedtektsfestede) organ på distrikts-/fylkesplan - og dessuten til valgte medlemmer og delegater for å møte i den enkelte arbeidstakerorganisasjons/hovedorganisasjons høyeste organ (landsmøter/kongresser o.l.) Lik rett til permisjon kan innvilges for valgte, faste medlemmer i tilsvarende organer i yrkesfaglige organisasjoner organisert som egne juridiske enheter eller landsforeninger/landsråd/yrkesfaglige seksjoner med minst 500 medlemmer. Lik rett til permisjon kan innvilges for valgte, faste medlemmer i tilsvarende organer i forhandlingssammenslutningen. d) Arbeidsstaker har rett til permisjon uten lønn for å overta tillitsverv på heltid eller deltid i den arbeidstakerorganisasjon/ forhandlingssammenslutning vedkommende er medlem av. 9

26 3-6 Tillitsvalgtopplæring Tillitsvalgte har rett til opplæring som har betydning for deres funksjon som tillitsvalgt. Forholdene skal legges til rette slik at det tas hensyn til arbeidstakerorganisasjonens/ forhandlingssammenlutningens og den enkelte tillitsvalgtes behov for opplæring. Ved slik opplæring gis det permisjon med hel eller delvis lønn. For hovedtillitsvalgt/fellestillitsvalgt gis permisjon med full lønn. Med lønn menes i denne forbindelse ordinær lønn, faste årsbeløp og variable tillegg etter oppsatt turnusplan. Den tillitsvalgte har rett og plikt til å delta i den generelle opplæring som finner sted for vedkommendes yrkesgruppe i kommunen. Gjeldende Hovedtariffavtale har følgende ordlyd i 14: 14.1 Arbeidstaker som er pålagt å utføre kommunale eller andre offentlige verv, gis permisjon og kan etter søknad få beholde sin lønn. Arbeidstakeren plikter på forhånd å gjøre henvendelse til nærmeste overordnede om permisjon. Når viktige velferdsgrunner foreligger, kan en arbeidstaker tilstås velferdspermisjon med lønn i inntil 12 (14) arbeidsdager eller inntil 24 (28) arbeidsdager med halv lønn innen kalenderåret Utdanningspermisjon Rett til utdanningspermisjon reguleres av arbeidsmiljøloven Hvis det, i forbindelse med utdannelse som er av verdi både for arbeidstakeren og arbeidsgiver, er nødvendig med hel eller delvis permisjon, skal dette innvilges, med mindre særlige grunner er til hinder for det. I den utstrekning det etter kommunens/virksomhetens* syn er nødvendig å heve kunnskapsnivå samt styrke kompetanse for å utføre pålagte arbeidsoppgaver/arbeidsfunksjoner, skal det gis permisjon med lønn og dekning av legitimerte utgifter. Turnusarbeidere som er innvilget permisjon med lønn for å delta på opplæringstiltak/kurs på sin lovbestemte ukefridag, gis ny fridag som kompensasjon. * Virksomhet i denne sammenheng: selvstendig, juridisk enhet som ikke er kommune Bindingstid Plikttjeneste/bindingstid kan avtales med den enkelte dersom kommunen/fylkeskommunen ved opplæring yter vesentlig økonomisk støtte. Plikttjeneste begrenses til maks. to år Eksamen/fagprøver/prosjekt o.l. I forbindelse med avleggelse av eksamen gis permisjon med lønn for eksamensdagen(e) samt to lesedager før hver eksamen. Ved eksamensformer som varer 3 sammenhengende dager eller mer, skal det drøftes en ytterligere tilrettelegging. Det er en forutsetning at vedkommende ville hatt ordinært arbeid de to dagene umiddelbart før eksamen, og at faget har betydning for kommunen. 6.2 Andre bestemmelser vedrørende eksamen Hjemmeeksamen over flere dager teller som 1 eksamen i relasjon til fritid for forberedelse. Eksamensdag settes til innleveringsdag. Lesedager fastsettes i forhold til innleveringsdag som eksamensdag. Permisjon ut over dette kan gis etter avtale med arbeidsleder, men da uten lønn. Ved avleggelse av fagprøve gis det fri for selve prøven. Det gis ikke lesedager forut for slik prøving. 10