Vanylven kommune. Forespørsel om Utbygging og drift av fiberaksessnett fra Hundsneset til Kragset i Vanylven kommune Konkurransegrunnlag

Transkript

1 Vanylven kommune Forespørsel om Utbygging og drift av fiberaksessnett fra Hundsneset til Kragset i Vanylven kommune Konkurransegrunnlag Kjøp med forhandlinger

2 Innhold 1. Generell beskrivelse Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Deltilbud Kunngjøring Viktige datoer Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud Anskaffelsesprosedyren Taushetsplikt Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger Kvalifikasjonskrav Generelt om kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Innlevering av tilbud Tilbudets utforming Søknadsfrist tidspunkt for innlevering Innleveringssted Vedståelsesfrist Forbehold Endring og tilbakekalling av søknad Komplett søknad Oppdragsgivers behandling av søknadene Registrering og åpning av søknadene Åpning... 13

3 5.3. Avviste og forkastede søknader Tildelingskriterium Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Innstilling til kontraktstildelingen Kravspesifikasjon Prosjektplan og fremdriftsplan Vedlegg... 16

4 1. GENERELL BESKRIVELSE 1.1. Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne konkurransen er Vanylven kommune. For mer informasjon om Vanylven kommune henvises det til kommunens hjemmeside; Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: E-post: Andreas Chr. Nørve Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson Anskaffelsens formål og omfang Hovedmålet med anskaffelsen er å etablere et fiberbasert distribusjonsnett mellom Hundsneset og Kragset i Vanylven kommune. Kommunen har allerede et fiberbasert distribusjonsnett eksisterer allerede på Hundsneset, og det er ønske om å videreføre dette til Kragset via Klovningen. Følgende trasé foreslås for utbyggingen: Fiber føres på stolper eller med sjøkabel fra Hundsneset til Fluevågen Fiber føres med sjøkabel fra Fluevågen til Klovningen, med ett landtak i Sandvika Fiber føres i rør og på stolper fra Klovningen til Kragset Hele strekningen er til sammen ca. 18 km. Detaljprosjekteringen kan gi behov for endringer i trasévalget. Nettet skal kunne benyttes til å knytte bedrifter, organisasjoner og private kunder til et høyhastighets bredbåndsnett. I tillegg er denne utbyggingen et ledd i den samlede planen om å knytte kommunene på Søre Sunnmøre sammen med fiber og redundans. Utbyggingsområdet er markert i vedlagt kart. For nærmere orientering om hva som omfattes av oppdraget vises det til kravspesifiseringen i kapittel 6 samt beskrivelse av utbyggingsområdet i vedlegg nr. 3 og kart i vedlegg nr Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen se

5 1.5. Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsramme for prosessen: Vanylven Kommune Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN / TED 4. juli 2014 Frist for å levere tilbud 8. august 2014 kl. 12:00 Tilbudsåpning 8. august 2014 kl. 13:00 Tilbudets vedståelsesfrist 3 måneder etter innleveringsfrist Evaluering / forhandlinger Uke 33 og 34 Meddelelse om valg av leverandør Uke 34 Klagefrist To uker etter valg av leverandør er meddelt Kontraktinngåelse Uke 36 Ferdig utbygget 31. mai 2015

6 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1. Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren «Konkurranse med forhandling». Alle interesserte leverandører gis adgang til å levere tilbud. Forhandlingene vil kunne bli gjennomført i flere faser for å redusere det antall tilbud det forhandles om. En første reduksjon av tilbud vil kunne skje før forhandlingene starter. Reduksjonen av antall tilbud det forhandles om skjer på bakgrunn av en vurdering av tildelingskriteriene, jfr. forskriftens 11-8(1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunkt som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no.

7 2.6. Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: «Anbudskonkurranse, ref saksnummer: 2013/1087» og sendes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post.

8 3. KVALIFIKASJONSKRAV 3.1. Generelt om kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskravene er minimumskrav som knytter seg til søkers egnethet til å oppfylle kontrakten. Formålet med å stille disse minimumskravene er således at søker har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som anses nødvendig for å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Alle krav må oppfylles for at virksomheten skal bli ansett kvalifisert. Søkeren må dokumentere oppfyllelsen av kravene gjennom innlevering av dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Søker kan støtte seg på kapasitet og ressurser hos andre foretak. Dette krever at søker kan dokumentere at man har tilgang til disse ressursene, hvilket oppfylles ved å fremlegge en forpliktelseserklæring med følgende ordlyd: Undertegnede bekrefter at selskap XX stiller de nødvendige ressurser til selskap X sin disposisjon for oppfyllelse av kontrakt om... med (aktuelle kontrakt). Attester i henhold til kapittel 3 gjelder også for eventuelle underleverandører som leverandør ønsker å benytte arbeidskraft fra. Det er kun søkere som er funnet kvalifiserte som vil få sine tilbud evaluert opp mot tildelingskriteriene. Dette innebærer at: Søker vil bli avvist dersom kvalifikasjonskravene ikke er oppfylt. Søker vil bli avvist ved manglende oppfyllelse av dokumentasjonskravene under punkt 3.2 Søker kan bli avvist ved manglende oppfyllelse av øvrige dokumentasjonskrav. Oppdragsgiver forbeholder seg en tilsvarende rett til å innhente tilleggsdokumentasjon som fremgår av anskaffelsesforskriftens 21-3 og Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling Dokumentasjon Skatteattest Merverdiavgiftattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller av skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder fra tilbudsfrist.

9 Leverandøren skal ha et fungerende HMS- og miljøsystem Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske Vedlagt egenerklæring for HMS i utfylt stand, se vedlegg Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjon Leverandøren skal være Norske selskaper: Firmaattest et lovlig selskap Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjon Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget / kontrakten Foretakets to siste årsregnskap (balanse- og resultatregnskap) inkl. noter, styrets årsberetning og revisorerklæring. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjon Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. (Man bør utdype hva man legger i "tilsvarende oppdrag"). Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e- post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget.

10 Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem Eller Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon.

11 4. INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 4.1. Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til: Vanylven Kommune Navn: Adresse: Andreas Chr. Nørve Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: «Tilbud, Utbygging av aksessnett for fiber fra Hundsneset til Kragset, saksnr. 2013/1087 v/ Andreas Chr. Nørve. Åpnes kun av adressat.» Tilbudet skal leveres i ett eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd eller minnepenn Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev, og det skal leveres på norsk. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet skal inneholde alle opplysninger som dette konkurransegrunnlaget stiller krav om, og skal følge samme inndeling / nummerering som oppsettet for kravspesifikasjon. Ufullstendige tilbud vil bli forkastet Søknadsfrist tidspunkt for innlevering Søknaden må være oppdragsgiver i hende innen 8. august 2014 kl. 12:00. For sent innkomne søknader vil bli avvist Innleveringssted Postadresse: Besøksadresse: 4.5. Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende i 3 måneder etter innleveringsfrist Forbehold Eventuelle forbehold må være klart og entydig formulert og gå frem av tilbudsbrevet. Det er ikke anledning til å ta forbehold mot grunnleggende element i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til at tilbudet forkastes. Det tas forbehold om at tilbudet er innenfor avsatte midler til prosjektet.

12 4.7. Endring og tilbakekalling av søknad Tilbudet kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av søknaden er å betrakte som en ny søknad, og skal utformes i samsvar med punkt 4.1, 4.2 og Komplett søknad Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i perm og med inndeling av vedlegg som beskrevet nedenfor: 1. Signert tilbudsbrev 2. Kort om tilbyder 3. Dokumentasjon for kvalifikasjonskravene, jf. kapittel 3 4. Utfyllende dokumentasjon/beskrivelse av relevans for tildelingskriteriene, jf. punkt Dokumentasjon for kravspesifikasjonen, jf. kapittel 6 inkludert utfylte tabeller i kapittel 7 Det vises for øvrig til punkt 4.1 og 4.2. Tilbudet skal også leveres elektronisk. Alle priser skal være i norske kroner (NOK) og være eks. mva. Angitte priser skal være faste og gjeldene i tidsrommet avtalen gjelder.

13 5. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV SØKNADENE 5.1. Registrering og åpning av søknadene Innleveringspunkt skal påføres søknadene etter hvert som de kommer inn. Tilbyder har krav på skriftlig bekreftelse av at tilbudene er levert. Det er ikke anledning for tilbydere å være tilstede under åpningen Åpning Åpningen finner sted 8. august 2014 kl. 13:00. Åpningen foretas av minst to representanter for oppdragsgiver Avviste og forkastede søknader Avviste og forkastede søknader vil ikke bli returnert Tildelingskriterium Tildeling av kontrakt vil bli basert på laveste pris for valgt løsning Tilbyders kostnadsansvar Dersom totalkostnaden for prosjektet blir mer enn 10 % høyere enn avtalt, og kommunen ikke har noe særlig ansvar for dette, vil de øvrige kostnadene tilfalle tilbyder Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan ved saklig grunn avlyse konkurransen. Slik saklig grunn vil være om tiltaket får vesentlig høyere kostnader enn forventet Innstilling til kontraktstildelingen Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltagerne samtidig, i rimelig tid før kontrakten inngås. Med «kontrakten inngås» menes tidspunktet da begge parter har undertegnet kontrakten. Meldingen vil inneholde en begrunnelse for valget og en frist for søkerne til eventuelt å klage på beslutningen.

14 6. KRAVSPESIFIKASJON Vanylven kommune har mottatt støtte fra Møre og Romsdal fylkeskommune for å bygge fiberkabel mellom Hundsneset og Kragset. Dette er for å sikre stabil og rimelig internettilgang til innbyggerne, samtidig som det legges til rette for interkommunalt samarbeid, redundans i fibernettet på Søre Sunnmøre og telemedisin. Basert på denne finansieringen vil vi innby til anbudskonkurranse på dette oppdraget. Vi gir tilbydere mulighet til å kjøpe opp til 50 % av kapasiteten i fiberkabelen, mot reduserte utbyggingskostnader. Leverandøren kan også påvirke trasévalg og steder med kveil for avgreining / skjøt. Kostnadene til dette må spesifiseres og betales i sin helhet av utbygger. Vi ønsker å legge en fiberkabel med 48 fibre, med kveil for avgreining / skjøt på avmerkede steder. Vi ser for oss en kombinasjon av føringsveier på stolpe, i rør og i sjø. Leverandøren må komme med den mest kostnadseffektive løsningen. Kommunen har ikke oversikt over eksisterende infrastruktur som kan benyttes. Det er leverandørens ansvar å avklare at valgt trasé kan benyttes, og at det ikke kommer merkostnader i prosjektet på grunn av endring i trasévalg etter avtaleinngåing. Kartskisse med informasjon om hvor vi ønsker kveil for avgreining / skjøt. Trasévalget er kun en skisse for å markere avgreiningspunkt. Bedre kart finnes i vedlegg nr. 3.

15 1. Startpunkt, Hundsneset telesentral 2. Kveil for avgreining, Fluevågen 3. Landtak / kveil for avgreining, Sandvika 4. Landtak / kveil for avgreining, Klovningen 5. Sluttpunkt, Kragset telesentral Fiberkabelen skal kobles mot Vanylven kommunes eksisterende fibernett ved Hundsneset telesentral. Opp til 24 fibere skal termineres i denne omgangen, dette arbeidet skal være inkludert i tilbudet.

16 7. PROSJEKTPLAN OG FREMDRIFTSPLAN Tilbudet skal inneholde en generell skildring av prosjektrammeverket som skal benyttes i etableringen av løsningen. I tillegg skal det legges frem en prosjektplan som minimum detaljeres ned til forpliktende tidspunkt for ferdigstillelse. Prosjektplanen skal inneholde: Prosjektkontroll og ansvarsområde Aktiviteter, tidsplan og plan for kvalitetskontroll av ferdig levert og idriftsatt løsning Prosjektplanen skal inneholde tidsplan med utgangspunkt i avtaledato og vise varighet for de ulike aktivitetene. Prosjektplanen skal vise aktiviteter frem til godkjenningsdato for løsningen. Leverandøren skal oppgi hvor lang tid som vil gå fra bestilling til oppstart / etablering og videre til ferdigstillelse av løsningen. Løsningen skal være ferdigstilt etter fremlagt fremdriftsplan. 8. VEDLEGG 1. HMS-egenerklæring 2. Kart over utbyggingsområdet 3. Detaljert informasjon om utbyggingsområdet