Torsdag kl i Kommunestyresalen

Transkript

1 1 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Kontrollutvalet Bergen, 25. april 2013 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Torsdag kl i Kommunestyresalen Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er til Kari Nygard, tlf / , kari.nygard@hfk.no eller til Hogne Haktorson, tlf / , hogne.haktorson@hfk.no. Det er planlagt at Kari Nygard og Hogne Haktorson møter frå sekretariatet på dette møtet. Til varamedlemmer er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemmer må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Frøydis Fjellhaugen (s) -nestleiar kontrollutvalet- Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Kvinnherad kommune Deloitte AS Rådmannen i Kvinnherad kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 2 Sakliste: Saknr. Sak 10/13 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 11/13 Godkjenning av protokoll frå møter og Vedlegg 12/13 Orienteringssaker Vedlegg 13/13 Meldingar Vedlegg 14/13 Årsmelding 2012 frå skatteoppkrevjar og kontrollrapport 2012 vedr. Vedlegg skatteoppkrevjarfunksjonen i Kvinnherad kommune. Uttale frå kontrollutvalet. 15/13 Rekneskap og årsmelding 2012 for Kvinnherad kommune. Uttale frå Vedlegg kontrollutvalet. 16/13 Rapport etter forvaltningsrevisjon av «Internkontroll i Kvinnherad Vedlegg kommune». 17/13 Søknad om ekstraløyving til budsjett 2013 for kontroll- og tilsynsarbeid 18/13 Gjennomgang av møteprotokollar Møteprotokollar finn ein på Kvinnherad kommune si heimeside Ymse 2

3 3 Kviinnheerrad kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Samfunnstoppen i rådhuset Saknr.: 01/13 07/13 MØTELEIAR Sølvi Ulvenes (H) DESSE MØTTE Frøydis Fjellhaugen (Ap) Are Traavik (Sp) Sigmund Nordfonn (Frp) Annemor Ekeland (V) FORFALL ingen forfall DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/else Holst-Larsen Administrasjonen v/ verksemdsleiar for TTBU, Monika Haugland Solheim i sak 03/13 vedr. rapport etter tilsyn av barnevernstenesta, og leiar for fellestenester Hans Olav Femsteinevik i sak 03/13 vedr. rutiner for bruk av lesebrett, om tilgang til heimesida til kommunen, m.m. Ordførar Synnøve Solbakken var med i starten av møtet under orienteringssak nr. 1 og sak 04/13 meldingar drøfting av sak vedr. budsjett for kontrollutvalet for Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 01/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/13 Godkjenning av protokoll frå møte /13 Orienteringssaker 04/13 Meldingar 05/13 Møteplan for kontrollutvalet for /13 Årsmelding for kontrollutvalet for /13 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1

4 4 01/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 02/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 03/13 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram og handsama i møtet: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann v/ verksemdsleiar for TTBU, Monika Haugland Solheim Fylkesmannen i Hordaland har gjennomført tilsyn med barnevernstenesta i Kvinnherad kommune. Det er lagt fram rapport etter tilsynet. Verksemdleiar vil orientera til kontrollutvalet om arbeidet med å følgja opp det som vart påpeika. Tilsynet har funne at Kvinnherad kommune, barnevernstenesta, ikkje har nødvendig styring og kontroll med at krav i barnevernslova knytt til undersøking og evaluering blir følgde. Dette medfører mellom anna at det i einskilde tilfelle tar for lang tid før hjelpetiltak blir satt inn og at evaluering av tiltaka ikkje alltid blir gjennomført. 2 Rådmann v/ Hans Olav Femsteinevik Verksemdleiar for TTBU Monika Haugland Solheim orienterte i møtet: Om korleis barneverstenesta er organisert, antal ansatte. Om kva tilsynet hadde påpeika Korleis det blir arbeidd med oppfølging om å få på plass rutinar og dokumentera det som vert gjort, herunder arbeid med tiltaksplanar. Kontrollutvalet kom med kommentarar og stilte spørsmål, som det vart svara på. Det er sett frist til april med å avslutta arbeidet med oppfølging etter tilsynet. Kontrollutvalet ber om å få lagt fram melding tilbake til Fylkesmannen om dette, og svarbrev frå Fylkesmannen om lukking av saka. Konklusjon: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Utvalet ber om at kopi av melding om avslutning av tilsynet til / frå Fylkesmannen vert sendt til kontrollutvalet v/sekretariatet. Orientering om: rutinar for bruk av lesebrett, innkalling til møter, utsending av protokollar o.l., ansvar for bruken av lesebrett, m.m. om tilgang til å henta protokollar o.a. ut frå heimesida til kommunen, tilgang på møter i kommunehuset osv. Det vart orientert i møtet om rutinane for utsending av innkallingar, og innsyn i møteprotokollar og dokument på heimesida. Dette er knytta opp mot kommunen sitt sakshandsamarsystem. 2

5 5 Kontrollutvalet drøfta korleis utvalet kan tilpassa seg med rutinar for å henta ut dokument frå heimesida, få tilsendt innkallingar, protokollar, o.a. Sekretariatet noterte kva som må følgjast opp for at bruken av lesebrett i kontrollutvalsmøtet kan fungera på ein optimal måte. Ein må og finna ut av korleis kontrollutvalsmøta skal kunngjerast, og korleis ein på ein god måte finn fram til innkallingar og protokollar på heimesida til kommunen. Konklusjon: Arbeid med å tilpassa bruken av lesebrett og tilgang til heimesida vert arbeidd vidare med. Tilbakemelding på neste møte. 3 Rådmann Skriftleg orientering om retningslinjer for bruk av kommunal tenestebil vart delt ut og gjennomgått. Det vart kommentert at dette ikkje er retningslinjer, men ei utgreiing om korleis bruken av tenestebil fungerer i dag. Kontrollutvalet vil be om at det blir utarbeida ordinære rutinar. Desse bør omhandla både praktisk bruk av tenestebil, og korleis regelverket for skattlegging når det gjeld bruk av arbeidsbil i tenesta, skal fungera. Kontrollutvalet vil be om tilbakemelding om dette når det har gått ei tid. Konklusjon: Kontrollutvalet rår til at rådmann syter for at det vert utarbeida retningslinjer for bruk av tenestebil. 4 Sekretariatet Notat vedr. revisor sin plass i kommunestyremøter vart gjennomgått og kommentert. Konklusjon: Notatet vert å senda til kommunestyret v/ordførar som melding. Ymse: - Aktuelle orienteringssaker på neste møte vart drøfta. Kontrollutvalet ber om at desse orienteringssakene vert sett opp: o Samhandlingsreforma innføring i Kvinnherad kommune o Psykiatritenester i Kvinnherad kommune Sekretariatet får i oppgåve å be administrasjonen førebu orientering i desse sakene. - Til neste møte vil kontrollutvalet og ha orientering om kva som er gjort vedr. oppfølging etter vedtak i sak om SIM selskapskontroll. Sekretariatet ber administrasjonen legga fram orientering. - Notat vedr. sjølvkost SIM som er tinga av kontrollutvalet i Bømlo kommune vart delt ut. Dette er eit notat som vil bli brukt av kommunane når det gjeld oppfølging av vedtaket. Sekretariatet tok opp at kostnaden med å få utarbeida notatet bør delast mellom kummunane som nyttar det. Kontrollutvalet godkjenner at Kvinnherad sin del vil bli inntil kr ,-. Notatet vert å legga ved når førespurnad om orientering i SIM-saka vert oversendt til administasjonen v/rådmann. Konklusjon: På sitt neste møte vil kontrollutvalet ha orientering om o Samhandlingsreforma innføring i Kvinnherad kommune o Psykiatritenester i Kvinnherad kommune Kontrollutvalet vil og på neste møte ha orientering om kva som er gjort vedr. oppfølging etter vedtak i sak om SIM selskapskontroll. Kontrollutvalet godkjenner del av kostnad med utarbeiding av notat som gjeld sjølvkost i SIM, med inntil kr ,- 3

6 6 FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. VEDTAK: Vedr. orienteringssak nr.1: Tilsyn med barnevernstenesta i Kvinnherad kommune. Kontrollutvalet ber om at kopi av melding om avslutning av tilsynet til / frå Fylkesmannen vert sendt til kontrollutvalet v/sekretariatet. Vedr. orienteringssak nr.3: Bruk av kommunal tenestebil. Kontrollutvalet ber rådmann syta for at det vert utarbeida retningslinjer for bruk av tenestebil. Vedr. orienteringssak nr.4: Revisor sin plass i kommunestyremøter. Notatet vedr. revisor sin plass i kommunestyremøter vert å senda til kommunestyret v/ordførar som melding. Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak under ymse: På sitt neste møte vil kontrollutvalet ha orientering om o Samhandlingsreforma innføring i Kvinnherad kommune o Psykiatritenester i Kvinnherad kommune Kontrollutvalet vil og på neste møte ha orientering om kva som er gjort vedr. oppfølging etter vedtak i sak om SIM selskapskontroll. Kontrollutvalet godkjenner del av kostnad med utarbeiding av notat som gjeld sjølvkost i SIM, med inntil kr ,- Vedtaka som er fatta var alle samrøystes. Kontrollutvalet tek elles informasjonen til orientering. 04/13 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram og handsama i møte: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak å melda til kontrollutvalet: Vedtak i sak vedr. budsjett for kontrollutvalet for Det er gjeve ei ramme på kr ,- (brutto) for 2013, og kontrollutvalet får fullmakt til å organisera kontrollarbeidet innanfor budsjettramma. Oppsett budsjett for kontrollutvalet sitt budsjett for Notat som syner budsjettstoda for kontrollutvalet var og lagt fram. Ordførar var med i drøftinga av denne saka. Det vart drøfta at moms er lagt inn som del av ramma, og difor reduserer disponibelt budsjett med kr Ordførar opplyste at moms-spørsmålet ikkje hadde vore drøfta då kommunestyret gjorde vedtak, men at oppfatninga var at kontrollutvalet skulle disponera ei ramme på kr Konklusjon: Sekretariatet får i oppgåve å ta føring av moms opp som spørsmålstilling med økonomisjef. Om det ikkje let seg gjera å føra tilbake moms på annan post i rekneskapen, ber kontrollutvalet om at det vert utarbeida sak om ekstraløyving til kontrollutvalet til neste møte. Prosessen med budsjetthandsaminga i formannskap / kommunestyre vart gjennomgått og drøfta. Ein drøfta og korleis denne prosessen skal gjennomførast for seinare år. I forståing med ordførar skal sak om budsjett til kontrollutvalet takast opp før totalbudsjettet til kommunen. 4

7 7 Konklusjonen vart at prosessen skal leggast opp på same måte til hausten, og at budsjettframlegget frå kontrollutvalet skal sendast til kommunestyret ved ordførar. Budsjettframlegget frå kontrollutvalet skal så takast opp før kommunestyret tek opp total-budsjettet til kommunen. 2 Deloitte Else Holst Larsen orienterte om stoda vedr. arbeid med forvaltningsrevisjon. Prosjektet er i rute så langt, og det ser ut til at rapporten vil bli levert som avtalt i framdriftsplan. Revisor informerte og om arbeid med interimsrevisjon og rekneskapsavslutning. Arbeid med avslutning av rekneskap for 2012 er starta opp denne veka og ligg såleis i rute for levering til handsaming innan fristane. 3 Fylkesmannen / DSB Konklusjon: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering Rapport etter «tilsyn med brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid i Kvinnherad kommune» v/ direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap er lagt fram som melding til formannskapsmøte Kontrollutvalet har og fått rapporten framlagt til dette møtet. Kontrollutvalet har merka seg at det var for sein reaksjon hjå kommunen då Fylkesmannen varsla beredskap. Det vart peika på at det må koma på plass betre rutinar på dette. Kontrollutvalet ser positivt på at det er starta prosjekt med ROS-analyse, og vil ha ei orientering om dette arbeidet etter Konklusjon: Kontrollutvalet ber om informasjon om dette arbeidet til hausten. 4 Fylkesmannen Brev vedr. «Verjemålsreforma status og gjennomføring i 2012.». Kontrollutvalet ser positivt på at ansvar for ordning med verjemål vert overført til Fylkemannen. Det er positivt at denne tenesta vert meir formalisert og at kontrollrutinane vert følgde opp på ein god måte. 5 Kommunal- og regionaldep. Konklusjon: Meldinga vart teke til orientering. Melding frå KRD om at det nå er lovfesta med opne møter i kontrollutval og kommunale føretak, og at dette vil gjelda frå , vart gjennomgått. Konklusjon: Meldinga vart teke til orientering. Ymse det var ingen meldingar å ta opp under ymse. FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. VEDTAK: Vedr. melding nr. 1: Budsjett for kontrollutvalet. Sekretariatet får i oppgåve å ta føring av moms opp som spørsmålstilling med økonomisjef. Om det ikkje let seg gjera å føra tilbake moms på annan post i rekneskapen, ber kontrollutvalet om at det vert utarbeida sak om ekstraløyving til kontrollutvalet til neste møte. Prosessen med budsjett for kontrollutvalet skal leggast opp på same måte til hausten, og at budsjettframlegget frå kontrollutvalet skal sendast til kommunestyret ved ordførar. Budsjettframlegget frå kontrollutvalet skal så takast opp før kommunestyret tek opp totalbudsjettet til kommunen. Vedr. melding nr. 3: Samfunnssikkerheit og beredskap. Kontrollutvalet ber om informasjon om arbeid med ROS-analyse til hausten Kontrollutvalet tek elles meldingane til orientering. 5

8 8 05/13 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALET FOR 2013 FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet legg opp til slik møteplan for Dato: Merknad: Noverande møte planlegging av aktivitet i Handsaming av / uttale til kommunerekneskap for Utarbeida framlegg til budsjett for 2014 Evt. handsaming av rapport etter forvaltningsrevisjon Planlegging av aktivitet i 2014 HANDSAMING I MØTE: Framlegg til møteplan for kontrollutvalet for 2013 vart gjennomgått og drøfta. Som tiltak for å halda knappe rammer som er gjeve til kontrollutvalet går ein inn for å kun ha 4 møter i Dersom det kjem til ekstra-saker må ein vurdera fleire møter. Det vart bestemt at første møte til hausten vert sett til tysdag 01.oktober. Elles vart møteplanen samrøystes godkjent. VEDTAK: Kontrollutvalet legg opp til slik møteplan for Dato: Merknad: Noverande møte planlegging av aktivitet i Handsaming av / uttale til kommunerekneskap for Utarbeida framlegg til budsjett for Evt. handsaming av rapport etter forvaltningsrevisjon Planlegging av aktivitet i /13 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET FOR 2012 FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for 2012 HANDSAMING I MØTE: Framlegg til årsmelding vart gjennomgått og drøfta. Ut frå drøfting vart det gjort nokre små endringar. Når desse justeringane er gjort vert årsmeldinga oversendt til kommunestyret. Det vart gjort samrøystes vedtak om innstilling. INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for /13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Annemor Ekeland skal ha ansvar for gjennomgang av møteprotokollar for komitè for helse, omsorg og miljø. Protokollar og saker vart gjennomgått og kommentert. Kontrollutvalet merka seg at det er få møter og få saker både i utval for helse, omsorg og miljø og i utval for næring og samferdsel. Sigmund Nordfonn får i oppgåve å sjå på protokollar for investeringsutvalet for seinare møter. 6

9 9 VEDTAK: Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Kontrollutvalet vil og ha gjennomgang av møteprotokollar for investeringsutvalet som fast post under denne saka. Sigmund Nordfonn får særleg ansvar for å følgja med i protokoll frå dette utvalet. YMSE Det var ingen saker å ta opp under ymse. Sølvi Ulvenes Leiar Kari Nygard Sekretær 7

10 10 Kviinnheerrad kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Møtet vart avvikla som telefonmøte Saknr.: 08/13 09/13 MØTELEIAR Sølvi Ulvenes (H) DESSE MØTTE Frøydis Fjellhaugen (Ap) Sigmund Nordfonn (Frp) Annemor Ekeland (V) FORFALL Are Traavik (Sp) - Forfall vart meldt så seint at det ikkje var tid til å innkalle vara (meldt kl ) DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/ Else Holst Larsen Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 08/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 09/13 Søknad om revidert budsjett for kontrollutvalet Ymse 08/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Innkalling til møtet vart sendt ut Møtet er eit ekstramøte i høve til oppsett møteplan. Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 1

11 11 09/13 SØKNAD OM REVIDERT BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET HANDSAMING I MØTET Sekretariatet gjekk gjennom hovudpunkta for saksframlegget som var lagt fram og sendt ut med innkallinga. Kontrollutvalet kommenterte og drøfta opplysningane i saksframlegget. Utvalet meiner at opplysningane som er trekt fram i saka er viktige å få gjeve til kommunestyret som orientering. Kontrollutvalet gjorde samrøystes vedtak om at saksframlegget skal sendast ut til kommunestyret før møtet VEDTAK 1. Kontrollutvalet vil at saksframlegget som vart lagt fram på kontrollutvalet sitt møte , vert sendt til kommunestyret. 2. Kontrollutvalet ber om at kommunestyresak 12/13 vedr. «Søknad om revidert budsjett for kontrollutvalet», til møte , vert trekt frå saklista. YMSE Det var ingen saker å ta opp under ymse. Sølvi Ulvenes Leiar Kari Nygard Sekretær 2

12 12 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 02. mai 2013 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 12/13 12/13 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Kommunalsjef Gunn Tove Petterteig «Samhandlingsreforma» - arbeid med innføring av reforma i Kvinnherad kommune. 2 Kommunalsjef Gunn Tove Petterteig Psykiatritenester i Kvinnherad kommune Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Kopi av mail med førespurnad om orientering Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

13 13

14 14

15 15 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 02. mai 2013 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 13/13 13/13 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak å melda til kontrollutvalet: Søknad om «revidert budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i 2013» vart utsett i møte Saka er sett opp på nytt på sakliste til kommunestyremøte , men det er gjort med ein feil saka vil ikkje bli handsama på dette møtet. Søknad om permisjon frå politiske verv søknad frå leiar i kontrollutvalet Sølvi Ulvenes. 2 Fylkesmannen i Kvinnherad kommune budsjett og økonomiplan Hordaland 3 Rådmann Rapport finansforvaltning 4 Rådmann Tilbakemelding om retningslinjer for bruk av kommunal tenestebil. 5 Sekretariatet Forum for Kontroll og Tilsyn sin fagkonferanse 05. og Eventuelt deltaking frå kontrollutvalet i Kvinnherad kommune. 6 Sekretariatet Vidare arbeid med kurstilbod for kontrollutval i Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Aktuelle saker frå kommunestyret Budsjettbrev frå Fylkesmannen Rapport finansforvaltning følgjer i eige vedlegg Mail til KUV med tilbakemelding om retningslinjer for bruk av kommunal tenestebil Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 02. mai 2013 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 14/13 14/13 ÅRSMELDING 2012 FRÅ SKATTEOPPKREVJAR OG KONTROLLRAPPORT 2012 VEDR. SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN I KVINNHERTAD KOMMUNE. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET Bakgrunn for saka: Viser til utdrag frå brev av , frå Skattedirektoratet: Kommunenes behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten. Staten er nå gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen har ansvaret for den formelle revisjonen av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkrever, utføres av regionale kontrollenheter lokalisert ved fem skattefogdkontor. Det er i denne forbindelse stilt spørsmål vedrørende kommunens behandling av skatteregnskapet. Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet anser det likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget. Skattedirektoratet har vidare i brev dagsett svara dette på førespurnad når det gjeld kontrollutvalget sin innsynsrett og tilsynsrolle knytt til skatteoppkrevjarfunksjonen: Ut i fra en vurdering av de aktuelle hjemler mener Skattedirektoratet at kontrollutvalget kan kreve å få seg forelagt nøkkeltall som vist i vedlagte skjema fra skatteregnskapet. Til tross for at kontrollutvalget ikke har instruksjonsmyndighet over skatteoppkreverne bør kontrollutvalget ha adgang til å bemerke forhold vedrørende samlede restanser og arbeidsgiverkontroll så lenge dette er et ledd i utvalgets arbeid med kontroll av revisjon og den økonomiske forvaltning i kommunen og fylkeskommunen. Kommunal- og regionaldepartementet har i brev dagsett kommentert skattedirektoratet sin uttale på denne måten: Departementet har gått gjennom Skattedirektoratets vurdering av spørsmålene. Vi slutter oss til Skattedirektoratets vurdering og avklaring av de konkrete spørsmålene som er reist. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

31 31 Drøfting: Kontrollrapporten frå Skatteetaten gjer, etter det som går fram av brevet frå skattedirektoratet nemnt ovanfor, attendemelding til kommunen på korleis skatteoppkrevjarfunksjonen i kommunen fungerar. Rapporten kan difor betraktas som ein gratis forvaltningsrevisjon og såleis hjelpe kontrollutvalet med å føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. Forskrift om Kontrollutvalg 4. Det vil difor vera naturleg at kontrollutvalet gjev ein uttale til kontrollrapporten frå Skatteetaten. Med dette som bakgrunn vert rapportar vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Kvinnherad kommune lagt fram til drøfting: Årsrapport for 2012 frå skatteoppkrevjaren i Kvinnherad kommune, datert Kontrollrapport 2012 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Kvinnherad kommune, frå skatteetaten, datert I årsrapporten frå skatteoppkrevjaren er det m.a. gjort greie for organisering, ressursar, kompetanse og fordeling av arbeidsoppgåvene ved kontoret. I 2012 slutta tidlegare skatteoppkrevjar og ny person tok over. Det vart og tilsett ny person, som særleg har hatt opplæring i og ansvar for oppgåver med intern / ekstern kontroll av arbeidsgjevarar. Sjølv om at det er synleggjort i årsrapporten at det har gått mykje tid til å setja seg inn i oppgåver og opplæring, viser det gode resultat for dei ulike oppgåve-områda til skatteoppkrevjar. Kontrollrapporten frå Skatteetaten stadfester det som er meldt i årsrapporten frå skatteoppkrevjar. Skatteetaten v/skatt vest har som oppgåve å føra tilsyn med utføringa av dei ulike arbeidsoppgåvene og internkontroll ved skatteoppkrevjarkontora i kommunane. Skatteetaten har gjennomført stadleg kontroll av skatteoppkrevjaren i Kvinnherad i Etter kontrollen vart det gjeve pålegg om rekneskapsføringa, rapporteringa og avlegginga av skatterekneskapet frå regional kontrollenhet. Alle pålegga er gjennomgått og retta opp. I kontrollrapport frå Skatteetaten er resultat av utført kontroll skildra slik: «På bakgrunn av dei kontrollane som vi har gjennomført, har skattekontoret ikkje funne vesentlege manglar i skatteoppkrevjaren sin overordna interne kontroll. På bakgrunn av dei kontrollane som vi har gjennomført, finn skattekontoret at rekneskapsføringa, rapporteringa og avlegginga av skatterekneskapen i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk og gjev eit rettvist uttrykk for skatteinngangen i rekneskapsåret.» Vidare uttaler skattekontoret om skatte- og avgiftsinnkrevjinga at: «På bakgrunn av dei kontrollane som vi har gjennomført, finn skattekontoret at utføringa av innkrevjingsarbeidet og oppfølginga av restansane i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk.» Når det gjeld gjennomføring av arbeidsgjevarkontrollar heiter det i kontrollrapporten: På bakgrunn av dei kontrollane som vi har gjennomført, finn skattekontoret at utføringa av arbeidsgjevarkontrollen i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regleverk og retningsliner, men vert ikkje utført i tilstrekkeleg omfang då det berre er utført 4,2 % kontrollar mot eit krav på 5 %. Konklusjon: Kontrollrapporten frå Skatteetaten konkluderer med at skatteoppkrevjarfunksjonen i Kvinnherad kommune totalt sett for 2012, vert utført på ein tilfredsstillande måte, og i samsvar med gjeldande regelverk. Årsrapporten frå skatteoppkrevjaren viser at det vert arbeidd målretta med å legga til rette for gode tenester når det gjeld oppgåvene med skatteoppkrevjing i kommunen. Det er og synleggjort at det er målsetjing om å gjennomføra tilstrekkeleg antal arbeidsgjevarkontrollar i høve til krav. 2

32 32 FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Kvinnherad kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, med unntak av at det er lågare måloppnåing enn målkravet når det gjeld arbeidsgjevarkontrollen. 2. Årsmelding frå skatteoppkrevjar i Kvinnherad kommune og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2012 vert teke til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Årsrapport for 2012 frå skatteoppkrevjaren i Kvinnherad kommune, datert Kontrollrapport 2012 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Kvinnherad kommune, frå skatteetaten, datert

33 33 1 Årsrapport for 2012 Skatteoppkrevjaren i Kvinnherad kommune Årsrapport 2012 dato: Skatteoppkrevjaren i Kvinnherad

34 34 2 Innhold 1. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet Skatteoppkreverkontoret Ressurser Organisering Ressurser og kompetanse Internkontroll Vurdering av skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret Skatteutvalg Skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Margin Margin for inntektsåret Kommentarer til marginavsetningen Innfordring av krav Restanseutviklingen Totale restanser og berostilte krav Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Restanser eldre år Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Innfordringens effektivitet Vurdering av kontorets resultat pr Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat Omtale av spesielle forhold Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Særnamskompetanse Arbeidsgiverkontroll Organisering av arbeidsgiverkontrollen Planlagte og gjennomførte kontroller Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Samarbeid med andre kontrollaktører Gjennomførte informasjonstiltak... 8 Årsrapport 2012 dato: Skatteoppkrevjaren i Kvinnherad

35 Generelt om skatteoppkreverens virksomhet 1.1 Skatteoppkreverkontoret Ressurser Ressursfordeling Antall årsverk ved skatteoppkreverkontoret som kun er benyttet til skatteoppkreverfunksjonen i regnskapsåret Ressursbruk ved skatteoppkreverkontoret, fordeling Årsverk %-andel fordelt 2,8 100 % av årsverk Skatteregnskap 0,2 % Innfordring av skatt og arbeidsgiveravgift 1,5 % Arbeidsgiverkontroll 0,9 % Informasjon og veiledning overfor skatte- og avgiftspliktige og regnskapsførere/revisorer 0,05 % Skatteutvalg 0,05 % Administrasjon 0,1 % (Andel fordelt skal være 100 %) Sum 100 % Organisering Stillinga som skatteoppkrevjar er administrativt underlagt eininga Fellestenester, der verksemdsleiar er Hans Olav Femsteinevik. Han har direkte personalansvar for skatteoppkrevjaren sine tilsette. Oppgåva med innkrevjing av kommunale krav er lagt inn under skatteoppkrevjaren med 1 årsverk. Samla på skatt og kommunale krav er det 3,8 årsverk. Solveig Wika har som hovudoppgåve innkrevjing av kommunale krav i tillegg til at ho attesterer i skatterekneskapen ved fråvær. På grunn av seniortiltak jobbar ho 0,8%, men har utbetalt full lønn. Dette medfører at den dagen ho har fri er det skatteoppkrevjaren som må svare på spørsmål som gjeld kommunale krav. Skatteoppkrevjaren har og oppgåva hennar ved avvikling av ferie, ved sjukefråvær, og eventuelt anna fråvær. Av dei tilsette som berre har ansvar for SKO funksjonen, har Helga Fossheim ansvar for periodisk oppgjer, avrekning, samt tiltak retta mot personlege skattytarar. Grethe Richardsen er ny ved kontoret og har ansvar for intern/eksternkontroll av arbeidsgjevarar. I 2012 har det gått med ein god del tid til opplæring av henne. Skatteoppkrevjaren har som oppgåve utleggsforretning, konkursar og tyngre saker i tillegg til ansvar for administrasjon, ekstern kontakt m.a Ressurser og kompetanse Ressurssituasjonen hos skatteoppkrevjaren er krevjande ut i frå saksmengde og dei arbeidsoppgåver som vi har i dag. I 2012 har Solveig Wika hatt seniortiltak med 80 % stilling. Vi meiner å ha tilstrekkelig/god kompetanse når det gjeld innkrevjing og skatterekneskap. To tilsette har tatt utdanning når det gjeld innkrevjing, og arbeidsgjevarkontroll. Tidlegare Skatteoppkrevjar slutta i januar Dette medførte at kompetasen når det gjeld saker til skatteutval, konkursar og utlegg/tvangsdekking ble redusert. I løpet av 2012 har vi brukt en del tid på å sette oss inn i regelverk og rutinar på desse områda, og vi håper at vi skal få full effekt av det i Årsrapport 2012 dato: Skatteoppkrevjaren i Kvinnherad

36 Internkontroll Skatteoppkrevjaren har rutinebeskrivelser som dekker dei fleste områdane, men desse er stadig i endring. Rutinane treng oppdaterast på enkelte punkter, samt at vi må ha inn rutinar som dekker fleire oppgåver. Skatteoppkrevjaren prøver å jobbe med rutinebeskrivelsene innimellom alt anna dersom det er tid til det. 1.3 Vurdering av skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Skatteinngangen har totalt ein auke på kr , dette utgjer 5,65 %.Hovudårsaka til dette er at det er ei auke i innbetaling av personlege skattar frå 2011 til 2012 med kr. 61,94 mill. Vi har ein bra aktivitet i industri og næringsliv sjølv om det er permitteringer i ommunens største private bedrift, og enkelte andre industribedrifter som verkar inn på skatteinngangen i negativ retning. Selskapsskatten har ein nedgang på vel 4,36 mill frå 2011 til Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret Skatteinngongen til kommunen har ei auke på kr , dette utgjer 5,95 %. Fordelingstallet til kommunen er tilnærma likt for 2011 og I 2012 er dette 28,49%. 1.4 Skatteutvalg To saker er behandla i skatt vest i Skatteregnskapet 2.1 Avleggelse av skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Skatteoppkrevjaren i Kvinnherad kommune stadfester at skatteregnskapet for 2012 er ført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldande forskrifter og retningslinjer, jf. Instruks for skatteoppkrevere 3-1. Det er mottatt pålegg om rekneskapsføringa, rapporteringa og avlegginga av skatteregnskapet frå regional kontrollenhet. Alle pålegga er gått igjennom og retta opp. Årsregnskapet for 2012 følgjer som vedlegg til årsrapporten, og er signert av skatteoppkrevjaren. 2.2 Margin Margin for inntektsåret 2011 Årsrapport 2012 dato: Skatteoppkrevjaren i Kvinnherad

37 37 5 Beskrivelse Beløp Innestående margin for inntektsår 2011, pr For mye avsatt margin for inntektsår 2011 For lite avsatt margin for inntektsår Marginprosent Prosentsats marginavsetning: 9 % gyldig frå: Margin for inntektsåret 2012 Marginavsetning for inntektsåret 2012, pr kr Gjeldande prosentsats: 9 % 3. Innkrevjing av krav 3.1 Restanseutviklingen Totale restanser og berostilte krav Skatteart Restanse Herav berostilt restanse Restanse Herav berostilt restanse Endring i restanse Reduksjon (-) Økning (+) Endring i berostilt restanse Reduksjon (-) Økning (+) Sum restanse pr. skatteart Arbeidsgiveravgift Artistskatt Forsinkelsesrenter Forskuddsskatt Forskuddsskatt person Forskuddstrekk Gebyr Innfordr.inntekter Innt. av summarisk fellesoppgjør Kildeskatt Restskatt Restskatt person Sum restanse diverse krav Diverse krav Sum restanse pr. skatteart inkl. diverse krav Årsrapport 2012 dato: Skatteoppkrevjaren i Kvinnherad

38 Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Vi har totalt hatt auke i restansane frå 2011 til Dette har fleire årsaker. Vi har i 2012 prioritert å få opp antall arbeidsgjevarkontroller ved å endre oppgåvefordelinga ved kontoret. Kontrolløren vår starta i jobben i februar 2012, og har fått opplæring parallelt med at hun har utført kontrollane. Tidlegare skatteoppkrevjar slutta i jobben i januar 2012, og underteikna overtok jobben som formell skatteoppkrevjar. Dette innebar at parallelt med opplæring av ny kontrollør skulle eg og sette meg inn i oppgåvene som ligg til skatteoppkrevjarstillinga. Samtidig har innkrevjinga av trekk og avgift, samt utlegg og konkursar lagt til skatteoppkrevjaren. Oppgåvene med gjeldsordningar og søknader til skatteutvalet er lagt til stillinga som har innkrevjing på personlege skattytarar. Alt i alt har 2012 vært eit år med mykje opplæring og endringar i arbeidsoppgåver som har teke tid og setja seg inn i. Dette viser nok igjen i restansesituasjonen. I tillegg har vi ein del konkursbu som ikkje er avslutta, både personlege konkursar og AS. Vi begynner no å få innarbeid nye rutinar og reknar med at i 2013 skal vi komme betre ut Restansar eldre år Inntektsår Sum restanse (debet) Herav skatteart Restskatt person Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Gi kommentarer til restanser for eldre år: Situasjonen her har og samanheng med situasjonen som beskrive ovanfor. Restansane for åra 2007 til 1988 består mykje av ubetalte forseinkingsrenter. Elles er det og her ein del konkursar som verkar inn, samt at det er ein del gamle skjønnslikningar på skattytarar som i dag motteke sosial stønad frå Nav. Desse har vi ikkje moglegheiter til å få innbetalt pr. dags dato. Gi kommentarer til restanseoppfølgingen for eldre år: Antall krav som var foreldet pr : 14 Samlet beløp på krav som var foreldet pr : Kr ,-. I denne summen ligg to konkursbu som ikkje er avslutta. Desse utgjer til saman kr ,- av totalsummen. Resten av krava er knytt til utlendingar som ikkje har betalt, og der krava er for små til og senda bistandsanmodning. Kontoret har gjennomgått rapporten Restanseliste forelda krav dato t.o.m Årsrapport 2012 dato: Skatteoppkrevjaren i Kvinnherad

39 Innfordringens effektivitet Vurdering av kontorets resultat pr Kontoret hadde eit godt innkrevjingsresultat pr i forhold til resultatkrava. Vi oppnådde alle resultatkrava for Vi har store restansar på enkelte skattytare som er vanskeleg å få inn. Dette er skattytarar som er personleg konkurs og utan inntekt. Nokre av dei motteke bare stønad frå Nav Vurdering av samanheng mellom aktivitet og resultat Vi har hatt ei auke i innkrevjingsaktiviteten etter at vi starta med å nytte særnamsmannskompetansen og debitor tilpassa innkrevjing i Dette gjer at vi i liten grad gjeve betalingsavtalar eller utsetjing med betaling, men vi ser likevel ei auke i søknader om betalingsordning i I mange av tilfella er det stort forbruk og inkasso frå andre kreditorar som er årsaka til at vi får søknad om betalingsordningar. Vi prøver å være tidleg ute med tyngre innkrevjingsstiltak som utleggstrekk og utleggsforretningar. Tall utleggsforretningar i 2012 er gått litt ned. Dette har samanheng med at vi måtte opparbeide kompetanse på området etter at førre Skatteoppkrevjaren slutta i januar Omtale av spesielle forhold Det har som tidlegare nemnt vore store personlege konkursar med store uteståande restansar etter skjønlikning i 2009 og Dette har påverka innkrevjingsresultatet for personlege skattytarar negativt Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Vi er på rett vei når det gjeld å få på plass oppgåvefordeling, kompetanse og rutinar, og reknar med at dette vil vise igjen på resultantane når 2013 er over. Det vil etter kvart og gå mindre tid med til opplæring. Dette vil frigje tid til innkrevjing. 3.3 Særnamskompetanse Skatteoppkrevjaren byrja å avhalde eigne utleggsforretningar i For 2012, har særnamsmannskompetansen blitt nytta fullt ut. 4. Arbeidsgiverkontroll 4.1 Organisering av arbeidsgiverkontrollen Skatteoppkrevjaren deltek i interkommunalt samarbeid med Hordaland kommunale rekneskapskontroll ved kemneren i Bergen. I tillegg gjennomfører vi eigne kontrollar. 4.2 Planlagte og gjennomførte kontroller Antall planlagte kontroller for 2012: 20, som utgjør: 4,8 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller 2012: 17, som utgjør 4,2 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller i 2011: 5 Årsrapport 2012 dato: Skatteoppkrevjaren i Kvinnherad

40 Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Vi har totalt gjennomført 17 kontroller av 20 i 2012 der Kemneren i Bergen har utført 7 av kontrollane. Vi har avdekka beløp i 6 av kontrollane med kr ,- i inntektsgrunnlaget og kr ,- i avgiftsgrunnlaget. Vi har pr. dags dato ikkje motteke fastsetjing frå Skatt Vest. 4.4 Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Vi har i 2012 brukt mykje tid på å få opp antall kontroller, og har lukkast med dette då vi i 2012 gjennomførte 17 kontrollar av 20. Vi ser at ved å endre oppgåvefordelinga ved kontoret har vi klart å komme nærmare målet om at 5% av arbeidsgjevarane i kommunen skal kontrollerast pr. år. Konsekvensen av denne endringa er at det blir meir arbeid på de to andre tilsette ved kontoret, men vi håper at dette skal gå bra ved å innarbeide gode rutinar når det gjeld resten av oppgåvene vi skal utføre. 4.5 Samarbeid med andre kontrollaktører Vi har i 2012 gjennomført ein kontroll i lag med Skatt Vest. Denne var det Kemneren i Bergen som gjennomførte for oss i lag med Skatt Vest. Hordaland interkommunale regnskapskontroll ved Kemneren i Bergen har totalt gjennomført 7 kontroller for oss. 4.6 Gjennomførte informasjonstiltak Informasjon og veiledning Antall nye arbeidsgivere som er gitt informasjon/veiledning om sine plikter 10 Antall nye arbeidsgivere i kommunen ,0 % Antall informasjonstiltak rettet mot regnskapsførere/revisorer (ikke tiltak i regi av skattekontoret) 10 Rosendal den Vibeke Skåla Skatteoppkreverens signatur Vedlegg: Årsregnskapet for signert av skatteoppkreveren. Årsrapport 2012 dato: Skatteoppkrevjaren i Kvinnherad

41 41

42 42

43 43

44 44

45 45 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 02. mai 2013 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 15/13 15/13 REKNESKAP OG ÅRSMELDING 2012 FOR KVINNHERAD KOMMUNE. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. Bakgrunn for saka: Av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7, framgår det at kontrollutvalet skal gje uttale om årsregnskapet: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet / kommunerådet eller fylkesutvalget / fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret / fylkestinget. Det er ikkje krav om at kontrollutvalet handsamar årsmeldinga, men denne skal følgja som sakstilfang til saka, og det skal merkast om det er vesentlege avvik mellom årsmeldinga og rekneskapen. Kommunestyret skal vedta både årsrekneskap og årsmelding i same møte. Årsrekneskapen skal vedtakast etter innstilling frå formannskapet. Øvrig saksgang kan kommunen sjølv velja, gjerne at det går fram av eit kommunalt reglement. Mange kommunar praktiserar at det er formannskapet som innstiller overfor kommunestyret også når det gjeld årsmeldinga, sjølv om det ikkje er eit formalitetskrav om at formannskapet handsamar dette dokumentet. Om årsregnskap og årsberetning (for kommunar og fylkeskommunar) står det i 10 følgjande i Forskrift om årsrekneskap og årsberetning : 10 Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i regulert budsjett, skal det redegjøres for avviket. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet skal vurdere tiltak for å bedre den økonomiske oppfølgingen gjennom året dersom det oppstår vesentlige avvik fra regulert budsjett. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

46 Deloitte har avlagt revisjonsmelding dagsett , samt revisjonsrapport for 2012, datert I revisjonsmeldinga gjev revisor sin uttale om årsrekneskapen for Kvinnherad kommune for Revisjonsmeldinga stadfester at driftsrekneskapen viser kr til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr I revisjonsmeldinga uttaler Deloitte at: Årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Kvinnherad kommune per 31. desember 2012, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge.» Det er å merka til revisjonsmeldinga at den er utforma på bokmål, medan Kvinnherad kommune nyttar nynorsk som målføre. I revisjonsrapporten som føreligg er det nytta nynorsk målføre. Revisjonsrapport nr. 14, som er motteke saman med meldinga, gjer greie for resultat av kartlegging og vurdering av dei viktigaste kontroll- og rekneskapsrutinane i kommunen, for å identifisera kor det er størst risiko for feil i rekneskapsrapporteringa. Det vert meldt om at det ikkje er funne vesentlege formelle eller materielle feil i den framlagde rekneskapen. Revisor kommenterar likevel i sin rapport situasjonen som har utvikla seg over dei siste åra på finansområdet. Revisor peikar på bakgrunnen for situasjonen som har utvikla seg på finansområdet. Det er laga ei oppstilling som, slik det vert uttalt i rapporten: «viser at kommunen i realiteten har lånefinansiert deler av midlane som er forvalta i Kraftfondet.» Vidare konkluderer revisor, og tilrår følgjande: «Konsekvensen av dette er at kommunen då ikkje lenger fylgjer sitt eige finansreglement eller «Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning». I realiteten har kommunen lånefinansiert all sin «ledig likviditet og andre midlar berekna for driftsformål» og deler av investeringane i Kraftfondet. Revisjonen tilrår at kommunestyret vurderer dei finansielle plasseringane og syter for at det berre er langsiktige finansielle aktiva som plasserast i tråd med Finansreglementets kapittel 8.» Sekretariatet rår til at Kvinnherad kommune prioriterer å setje fokus på dette området. Når kontrollutvalet skal gje sin uttale til årsrekneskapen og årsmeldinga til kommunen, er det fleire forhold utvalet kan velja å sjå på. Døme på slike forhold er: Manglar ved den interne kontrollen. Korleis rekneskap og årsmelding vert lagt fram og presentert Om det er funne manglar ved avstemmingar av lønnsrekneskapen mot kommunerekneskapen. Likviditet (særleg peika på ev. svekka likviditet). Utviklinga i utgifter sett opp mot inntekter. Øvrig økonomisk utvikling, eks. lånegjeld osv. Viktige forhold som ikkje er omtala i rådmannen si årsmelding (i tilstrekkelig grad). Realisme i budsjett (eks. store endringar mellom opphavleg budsjett og justert budsjett. Det vert tilrådd at kontrollutvalet uttalar seg om forhold i årsrekneskap og årsmelding som bygger på den same uttalen som er gjeve dei siste åra. Med dette som bakgrunn er det lettare for den vidare handsaminga at ein kan samanlikna frå år til år, og på dette viset sjå på utviklingstrendar, både i rekneskapstala og opplysningane i årsmeldinga. Det vert tilrådd at kontrollutvalet m.a. innarbeidar følgjande i uttalen sin: rekneskapsmessig resultat netto driftsresultat talmateriale frå revisjonsmeldinga 46 2

47 47 tilrådingar i revisjonsrapport nr. 14 frå Deloitte innhald i årsmeldinga Av rekneskapen for 2012 har sekretariatet merka seg eit positivt netto driftsresultat på kr Netto driftsresultat vert omrekna i netto resultatgrad 5,55 %, sett opp mot sum driftsinntekter. Utviklinga av resultatgrad dei siste åra kan då synleggjerast slik i ein tabell: Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB pr til samanlikning netto resultatgrad på 2,7 % i Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 % for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. Netto resultatgrad viser kva ein har igjen etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Eit positivt driftsresultat kan nyttast til å finansiera investeringar eller avsetjast til seinare bruk, noko som gjev handlefridom og evne til å tåla svingingar i økonomien. For 2012 ser ein at Kvinnherad kommune oppnår denne målsetjinga med god margin. Av tabellen over ser ein også at det er store svingningar i resultatet dei siste åra, og at rekneskapsresultata i Kvinnherad, mellom anna, har vore påverka av situasjonen i finansmarknaden. Fylkesmannen har også peika på dette i sine budsjettbrev til kommunen, både i 2012 og det som ligg føre no i Fylkesmannen har peika på at: «Kommunen er til dels svært mykje dyrare enn samanliknbare kommunar på grunnskule, samt på pleie og omsorg. Det bør difor vere gode høve til å få til ei meir effektiv drift som likevel stettar naudsynte kvalitetskrav.» Vidare i budsjettbrevet frå Fylkesmannen heiter det: «Etter rekneskapen for 2011 sto det att eit akkumulert underskot, no på kr. 55,69 mill. Mykje av dette var relatert til finans. Fylkesmannen er informert om at kommunen arbeider for å betre drifta, og har lagt til grunn større varsemd kva gjeld forventa avkastning.» Sekretariatet har merka seg kva rådmannen skriv i årsmeldinga for 2012 om den økonomiske statusen: For å få midlar nok til å finansiere den høge drifta nyttar kommunen alle variable inntekter frå kraftfond og konsesjonskraftsal. I tillegg har ein teke utbytte frå Kvinnherad Energi AS og ein har innført eigedomskatt på verk og bruk og anna næringseigedom. Kommunen har såleis 3